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quienes han optado por llamar a los segundos documentos digitales, pero
no perdamos de vista que la digitalizacin no convierte documentos en
documentos de archivo o lo que es lo mismo no todos los documentos
digitalizados que se encuentran en los Archivos son documentos de archivo.
Pero est ocurriendo que hay apreciaciones que pueden producir
desestabilizacin al respecto.
De hecho se ha llegado a afirmar en un trabajo reciente que los
documentos electrnicos no existen. Un colega espaol, compaero y
amigo, Alejandro Delgado dice del documento electrnico que es un
conjunto de datos e instrucciones desagregadas que se recomponen bajo
demanda en un entorno distribuido en la nube, lo cual equiva le a decir que
no existe(3). Y a mi me cuesta entender que algo que no exista sea un
documento. Por otra parte esa inexistencia dejara sin sentido tantos ros de
tinta sobre los documentos electrnicos volcados en la bibliografa reciente
y en los textos normativos.
Hay una diferencia notable entre la definicin de documento electrnico
citada y la dada para documento de archivo recogida en el texto del
borrador de la CNEDA difundido en la web del Ministerio de Cultura de
Espaa (www.mcu.es/archivos/MC/CNEDA/Documentos.html) que dice es
una unidad de informacin registrada en cualquier soporte como evidencia
de acciones producida por un agente en el ejercicio de sus funciones y
gestionada por su valor testimonial o informativo. Y yo quisiera insistir en
cuestiones que trasmite esta definicin: el documento de archivo es
testimonio y prueba de acciones y no de actividades como suele recoger
ms de una definicin porque son las series las que testimonian las
actividades; esa unidad de informacin puede estar formada por uno o ms
documentos y la produce -que no la crea- un agente que no puede ser otro
que el productor y no el autor y el contexto para esa produccin no es otro
que el del ejercicio de las funciones y actividades atribuidas
reglamentariamente a dicho productor de aqu que las funciones creativas
de las que cualquiera puede apropiarse no sean el marco adecuado para
los documentos de archivo. Entiendo que esta definicin vale para
documento de archivo y para documento de archivo electrnico sin perjuicio
que para la de ste habramos de hacer referencia a su formacin
electrnica.
Sin embargo no faltan otras posiciones. El mismo Alejandro Delgado
afirma que las definiciones de documentos en papel no valen para el
documento electrnico de archivo porque no hay garantas de estabilidad en
la forma, en la confiabilidad, ni en el contenido. Entiendo, sin embargo, que
la falta de garantas exigidas para la autenticidad, la integridad y con ellas la
fiabilidad no es motivo para invalidar las definiciones del documento de
archivo, la cuestin ser conseguir esas garantas sin que esto suponga el
no reconocimiento de las definiciones existentes.
A la hora de definir al documento de archivo hay dos trminos que han
cobrado protagonismo acumulacin y evidencia. Acumulacin es un
conocimiento sin que sea precisa la formacin de los usuarios que tanto nos
preocupaba antes.
Los contextos son las circunstancias, personas, funciones, eventos que
rodean al documento, lo determinan y conforman(17) . Quiz convenga
puntua lizar que contexto no es igual a procedencia aunque sta sea uno de
los contextos. Su importancia es decisiva a la hora de la identificacin y
como consecuencia de la descripcin. De aqu que su presencia se ha
hecho ineludible a la hora del nuevo modelo de descripcin archivstica de
la CNEDA (Comisin de normas espaolas para la descripcin archivstica).
Por su parte en el proyecto InterPARES se reconocen cinco contextos:
jurdico-administrativo, documental, de procedencia, procedimental y
tecnolgico.
7) La mayora de las funciones archivsticas para alcanzar sus resultados
las habamos aplicado directamente a los documentos. Clasificbamos,
valorbamos documentos, ahora empezamos clasificando y valorando
funciones para estructurar los documentos de un fondo y para acotar las
series objeto de la seleccin. La descripcin tambin ha ampliado su objeto
y ya no se reduce a los documentos y sus agrupaciones: se describirn
otras entidades archivsticas (agentes, funciones, normas, temas y lugares).
8) Somos conscientes del sentido de propiedad sobre los documentos que
hemos desarrollado. La posesin se iniciaba a partir del ingreso de los
documentos en nuestro Archivo. Se conocen historias de archiveros que
escondieron documentos para beneficiarse de ellos sin hacer partcipes de
los mismos a los investigadores. El sentido de la propiedad ha cedido el
paso al control, control que no se inicia a partir de las transferencias sino
antes, mucho antes, antes de producirse los documentos. Nuestra
responsabilidad sobre ellos ahora se ejercitar a travs de un riguroso
control.
Recordad cmo al hablar del objeto de la Archivstica reconocamos para
el entorno del documento electrnico falta de estabilidad y riesgos de
permanencia y son precisamente estas carencias las que van a
dimensionar el control para que los atributos de autenticidad, integridad,
fiabilidad exigidos a cualquier documento de archivo se mantengan. Sern
los metadatos, entre otros, los instrumentos para ese control.
A tal efecto las Organizaciones han de acostumbrarse a una nueva
manifestacin de la gestin: la gestin del riesgo y de la incertidumbre.
9) La denominada funcin de archivo identificada con la gestin
documental de puertas adentro de los Archivos que integraba todas las
funciones y procesos archivsticos aplicados
a los documentos se
realizaba dentro de los Archivos por los archiveros. Hoy en el marco de la
e-Administracin y de la e-gestin documental la mayora de esas
funciones (clasificacin, valoracin, descripcin, conservacin) se
adelantan y se prevn y planifican, precisamente en funcin del control
exigido, antes de la produccin de los documentos.
NOTAS
(**) Este texto fue expuesto como conferencia magistral en la XXXIII
Reunin Nacional de archiveros mexicanos en Manzanillo(Colima) el da 9
de noviembre de 2011.Texto que con el ttulo Archivstica y gestin
documental, salvo la parte que va en cursiva, ha sido editado en el n 26
(noviembre-diciembre,2011)de la revista digital DOCUMENTACIN de la
Fundacin ciencias de la Documentacin (ISSN 1988-5032):
http://.documentalistas.org/publicaciones/revistas.php
(1) Qu es eso que decimos Archivstica?, Actas de rchivar para
qu?, Archivo General de la Nacin, Lima octubre 2011 (en prensa)
(2) Mendoza Navarro, Aida: Documentos electrnicos de archivo .Una
visin integradora, Biblioteca Nacional de Per, 2009
(3) Delgado Gmez, Alejandro: Archivar en la nube. La produccin del
documento
contemporneo.
Indicadores
tecnolgicos,
El
PROFESIONAL DE LA INFORMACIN, julio-agosto, v.20, n 4, 2011
pp-406-416.
(4) El decreto de interoperabilidad de 8 enero 2010, es uno de los decretos
que desarrolla el Reglamento (R.D.1671 de 6 de noviembre de 2009)
de la ley 11/2007 de 22 de junio de acceso electrnico de los
ciudadanos a los servicios pblicos
(5) Boadas i Raset, Joan:Los Archivos fotogrficos, La Vanguardia
Barcelona, 21-05.2011
(6) Bustelo, Carlota: Los grandes temas relacionados con la gestin de
documentos. desafos y oportunidades, El PROFESIONAL DE LA
InFORMACIN, marzo-abril, 2011, v.2, n2,pp.129-133
(7) Heredia Herrera, Antonia: De algunos conceptos archivsticos
fundamentales y de alguno ms, Conferencia en el Da Internacional
de los Archivos, Asociacin de Archiveros de Andaluca, Sevilla 9 julio
2011.
(8) Duchein, Michel. Le respect des fondos en Archivistique: principes
theoriques et problemas pratiques, La Gazette del Archives, Paris, n
97, 1977
(9) Heredia Herrera, Antonia : La formacin profesional y la Archivstica,
Actas XV ENEARQ , Universidad de Paraiba, Brasil, 18-23 julio 2011
(en prensa)
(10)
InterPARES 3. Project, TEAM Mxico: Glosario InterPARES de
preservacin digital, versin en espaolBeta2.0. junio 2010. Mxico
(11)
Vid. nota 3
(12)
Vid. nota 1
(13)
Vid. nota 10
(14)
La cadena de la previsin en Archivos digitales en Archivos
digitales. Textos y contextos, Universidad de Puebla, 2011, p.58
(15)
De donde venimos, donde estamos, Actas XI Jornadas
Archivsticas de Huelva, 6-9 abril 2010 (en prensa)