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Curriculum de Antonia Heredia Herrera

Es doctora en Historia de Amrica por la Universidad de Sevilla,


con premio extraordinario, y Acadmica de la Real Academia de Historia
de Cdiz. Es vocal de la Ctedra General Castaos. Ostenta la gran Cruz
de Caballero otorgada por el Senado colombiano. Fue nombrada en
mayo de 2007 por el Ministerio de Cultura para formar parte de la
Comisin de las normas espaolas de descripcin archivstica. En
febrero del 2008, en el VIII Congreso de ANABAD le fue impuesta la
medalla de dicha Asociacin y en mayo de dicho ao, la medalla de oro
de la Ciudad de Sevilla y recientemente ha recibido la medalla de oro de
la provincia de Sevilla. Es miembro de honor de la Asociacin de
archiveros asturianos y de Asociacin de archivlogos uruguayos
Desde 1954 hasta la fecha ha vinculado su actividad profesional a
los Archivos que ha compatibilizado con la investigacin de la Historia de
Amrica. Archivera, investigadora y docente de la Archivstica, ha sido
jefe de seccin en el Archivo General de Indias, Directora del Servicio de
Archivo y Publicaciones de la Diputacin Provincial de Sevilla, Directora
del Archivo General de Andaluca y profesora colaboradora de la Ctedra
de Derecho indiano en la Universidad hispalense, Ha formado parte del
Comit de valoracin del Consejo internacional de Archivos y de la
Comisin andaluza calificadora de documentos, Forma parte de la Mesa
de Archivos de Administracin Local y ha formado parte del grupo que
ha elaborado el borrador de una nueva ley de Documentos, Archivos y
Patrimonio documental para Andaluca. Ha impartido docencia en
numerosos cursos y masters. Actualmente codirige una Maestra en la
Universidad internacional de Andaluca con el ttulo Gestin documental y
Administracin de Archivos. Su presencia y participacin en los
Congresos, Seminarios y otros eventos en Hispanoamrica es de notar.
Los ttulos de sus trabajos, entre monografas, instrumentos de
descripcin y artculos de revista superan los doscientos cincuenta. De
su Manual Archivstica General :Teora y prctica se han hecho siete
ediciones.
Sus
ltimas
publicaciones
Qu
es
un
archivo?(TREA,2007),Memoria, Archivos y Archivstica: identidad y
novedad (ADABI,2008), Nuevos tiempos, nuevos conocimientos, nueva
Archivstica(ASARCA, 2008). Su ltimo libro con el ttulo: Lenguaje y
vocabulario archivsticos: algo ms que un diccionario( Junta de
Andaluca, 2011) condensa su pensamiento archivstico en este
momento a partir del anlisis de la terminologa archivstica.
Antonia Heredia no se entiende sin Amrica. Los archivos son su
vida.

PERMANENCIA, RENOVACIN, INVENCIN, DESVIRTUACIN


DE CONCEPTOS ARCHIVSTICOS?
Antonia Heredia Herrera
Doctora en Historia de Amrica
Archivera
Codirectora del master Gestin
documental y administracin de Archivos

El escenario de nuestra actuacin profesional ha cambiado


sensiblemente trascendiendo a la Archivstica. Cambios no solo
slo tecnolgicos sino sociales, en el camino de las Dictaduras a las
Democracias. De aqu que partiendo de un declogo que
representa la evolucin y actualizacin de la Archivstica de hoy,
tratar de analizar los cambios sufridos a lo largo de estos ltimos
aos.
Los puntos de dicho declogo sern el hilo conductor para las
reflexiones y puntualizaciones que han dado pie al ttulo de mi
intervencin.
Especialmente insistir en la necesidad de acotar al
documento de archivo, en papel y electrnico, frente a la diversidad
de registros de informacin.
No dejar a un lado la permanencia del principio de
procedencia frente a quienes lo ignoran o defienden su inutilidad, a
partir de un anlisis insistente del mismo.
Tambin abundar sobre el protagonismo y la evolucin de la
gestin documental y sobre su relacin con la Archivstica.
La renovacin archivstica va a exigir un archivero actualizado
capaz de asimilar los cambios que no cesan.
Sevilla 18 octubre 2011

Conferencia magistral de la Dra. Antonia Heredia Herrera titulada


Permanencia, renovacin, reinvencin, desfiguracin, de conceptos
archivsticos? que present en la Reunin Nacional de Archivos que se
llev a cabo del 9 al 11 de noviembre de 20011 en Manzanillo, Colima.

PERMANENCIA, RENOVACIN, INVENCIN, DESVIRTUACIN DE


CONCEPTOS ARCHIVST ICOS? (**)

Antonia Heredia Herrera


Doctora en Historia de Amrica
Archivera
Codirectora del Master Gestin
documental y Administracin de Archivos (UNIA)

En la conferencia que tuve el honor de exponer con ocasin de la


celebracin del 150 aniversario del Archivo Nacional de Lima, enumer el que
entenda poda ser el declogo de una Archivstica evolucionada, renovada,
desarrollada que sin embargo hunde sus races en la Archivstica tradicional
(1).
De dicho declogo voy a partir para marcar el escenario donde hemos
de desarrollar nuestra actuacin profesional y sus puntos sern el hilo
conductor para mis reflexiones, muchas de las cuales son para m objeto de
preocupacin e inquietud. Repetir algunas de las cuestiones expuestas all y
abundar en otras en las que no me extend.
El referido declogo dice as
1) El objeto de la Archivstica sigue siendo doble: los documentos de
archivo, en papel o electrnicos, y todos los Archivos, como
instituciones, con la salvedad del cambio de orden en su enumeracin
tradicional.
2) El principio de procedencia permanece y es un error arrinconarlo
3) El ciclo vital y sus tres edades exigen una revisin
4) Hay una ruptura del equilibrio entre prctica y teora: la teora hoy va por
delante y a veces es difcil alcanzarla con la prctica.
5) Hay una atencin preferente a los documentos antes que a los Archivos,
de aqu el protagonismo de la gestin documental que llega a arrinconar
a la Archivstica.
6) Los contextos, junto a los atributos, juegan un papel muy importante a la
hora de la identificacin de los documentos

7) Existe un protagonismo de las funciones y de los procesos que se hace


patente a la hora de la valoracin , de la clasificacin, de la gestin de la
calidad y hay una ampliacin de sus respectivos objetos
8) El control de los documentos ha venido a sustituir la obsesin por la
posesin, por la propiedad, de aqu la proliferacin de instrumentos de
control a la hora de la e-gestin documental
9) Es un hecho la anticipacin y adelanto de las funciones archivsticas
antes de la produccin de los documentos
10) Y tambin es evidente que la autonoma ha cedido el paso a la
corresponsabilidad.

1) Frente al orden tradicional de Archivos y documentos para expresar el


doble objeto de la Archivstica, el nuevo orden: documentos y Archivos no
es una revolucin sino una constatacin. Por un lado los documentos
pueden existir sin los Archivos, mientras stos difcilmente pueden
concebirse sin aquellos. Por otra parte cuando decamos ciencia de los
archivos entendamos tanto a los contenidos documentales, es decir los
documentos, como a las instituciones responsables de dichos contenidos y
la legislacin al respecto, al menos en Espaa, siempre ha empezado por
acotar el Patrimonio documenta l y despus los Archivos como las
instituciones para ese Patrimonio. Ese orden natural de documentos
primero y de Archivos, despus, no es sino la evidencia de una realidad que
no ha cambiado, aunque hoy parezca una novedad.
Dicho orden, adems, puede verse favorecido hoy por el hecho de la
atencin prioritaria a los documentos, en este caso electrnicos, antes que
a los Archivos en lo que despus insistiremos.
Ser conveniente, por lo que nos importa, detenernos en ese doble
objeto. Uno y otro siguen y seguirn siendo motivo preferente de anlisis,
de revisin, de repensamiento, de acotacin, de contextualizacin y de
relaciones.
Durante mucho tiempo, los archiveros no tuvimos necesidad de apostillar
al documento frente al libro, la aparicin del concepto documentacin
determin para su distincin la adjetivacin de archivo de aqu que,
personalmente no vea coherente, que continuamente los archiveros utilicen
documentacin sustituyendo a los documentos de archivo.
Hoy ms que nunca, ante eso que se denomina multiverso archivstico
en el que se reconocen diversidad de realidades documentales, actuales y
posibles, y objetos electrnicos (informacin, datos, bases de datos, hojas
de clculo, registros de informacin, documentos de archivo, documentos
administrativos, documentos orales, documentos sonoros, documentos
audiovisuales, documentos de conservacin permanente, documentos
electrnicos, etc.) importa, y mucho, la acotacin del documento de archivo
porque un documento de archivo es un registro de informacin pero no
todos los registros de informacin son documentos de archivo.

El documento de archivo est enmarcado por dos coordenadas


naturales: el productor que lo genera en virtud de las funciones que tiene
atribuidas o reconocidas y la funcin/actividad que lo determina, con
independencia de que sea en papel o electrnico. Es tanto el administrativo
como el de conservacin permanente que no son dos sino uno
evolucionado. El documento de archivo tiene como habitat natural al
fondo, resultado de toda la produccin documental de un productor a lo
largo de su vida. Esto no impide la presencia de documentos de archivo en
las colecciones y en otras agrupaciones documentales.
El documento de archivo, sea cual sea, requiere autenticidad, integridad,
fiabilidad y disponibilidad, de aqu lo inconveniente que puede resultar
equiparar documento de archivo con informacin. La sinonimia no cabe
entre ellos. De hecho la informacin puede desligarse del documento y
cambiar, ampliarse, actualizarse. El documento de archivo en cambio est
ligado a una informacin concreta que no puede variar porque la accin que
testimonia no vara y si la informacin la modificamos dara lugar a la
trasgresin. Y todo lo dicho sin perjuicio de que hoy los sistemas de gestin
de las Organizaciones parece que tienen ms inters en crear informacin
que en producir documentos propiamente dichos.
Las dificultades de acotacin hoy trascienden a partir de la equivalencia
entre documento de archivo y documento electrnico, cuando el documento
electrnico solo se identifica por su elaboracin o formacin electrnica lo
que lo lleva a reconocerlo como cualquier registro de informacin
electrnica sin ms. Sin embargo el documento electrnico que a los
archiveros nos interesa acotar es el documento de archivo electrnico que
no es cualquier documento electrnico y que parte de todos los atributos
reconocidos al documento de archivo en papel. Sin perjuicio del
reconocimiento de otros del que e l documento de archivo carece (2), as:
*su uso, lectura y difusin precisan de un medio electrnico
*su desmaterializacin exige una representacin en forma fsica de
aqu que el carcter de original y copia no resulte tan claro como en los
documentos en papel. Ahora la denominada copia fiel, es decir, la primera
se reconoce como el original
*sus plazos de perdurabilidad en el tiempo no estn garantizados
dependiendo del soporte en el que estn registrados, sujeto a
obsolescencia. De aqu que la migracin se haga inevitable
*si para el reconocimiento y representacin siempre hemos recurrido a
los elementos de descripcin, ahora, stos incluidos en los metadatos se
hacen necesarios para su contextualizacin, para hacerlo comprensible y
til, para garantizar su autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad
*las medidas para su conservacin se inician antes que para los
documentos en papel es decir antes del ingreso en los Archivos
*por otra parte el documento de archivo electrnico es tanto el
documento
formado
electrnicamente
como
el
reproducido
electrnicamente de los documentos en papel, lo que sin embargo no puede
llevarnos a identificar la digitalizacin con la gestin documental. Hay

quienes han optado por llamar a los segundos documentos digitales, pero
no perdamos de vista que la digitalizacin no convierte documentos en
documentos de archivo o lo que es lo mismo no todos los documentos
digitalizados que se encuentran en los Archivos son documentos de archivo.
Pero est ocurriendo que hay apreciaciones que pueden producir
desestabilizacin al respecto.
De hecho se ha llegado a afirmar en un trabajo reciente que los
documentos electrnicos no existen. Un colega espaol, compaero y
amigo, Alejandro Delgado dice del documento electrnico que es un
conjunto de datos e instrucciones desagregadas que se recomponen bajo
demanda en un entorno distribuido en la nube, lo cual equiva le a decir que
no existe(3). Y a mi me cuesta entender que algo que no exista sea un
documento. Por otra parte esa inexistencia dejara sin sentido tantos ros de
tinta sobre los documentos electrnicos volcados en la bibliografa reciente
y en los textos normativos.
Hay una diferencia notable entre la definicin de documento electrnico
citada y la dada para documento de archivo recogida en el texto del
borrador de la CNEDA difundido en la web del Ministerio de Cultura de
Espaa (www.mcu.es/archivos/MC/CNEDA/Documentos.html) que dice es
una unidad de informacin registrada en cualquier soporte como evidencia
de acciones producida por un agente en el ejercicio de sus funciones y
gestionada por su valor testimonial o informativo. Y yo quisiera insistir en
cuestiones que trasmite esta definicin: el documento de archivo es
testimonio y prueba de acciones y no de actividades como suele recoger
ms de una definicin porque son las series las que testimonian las
actividades; esa unidad de informacin puede estar formada por uno o ms
documentos y la produce -que no la crea- un agente que no puede ser otro
que el productor y no el autor y el contexto para esa produccin no es otro
que el del ejercicio de las funciones y actividades atribuidas
reglamentariamente a dicho productor de aqu que las funciones creativas
de las que cualquiera puede apropiarse no sean el marco adecuado para
los documentos de archivo. Entiendo que esta definicin vale para
documento de archivo y para documento de archivo electrnico sin perjuicio
que para la de ste habramos de hacer referencia a su formacin
electrnica.
Sin embargo no faltan otras posiciones. El mismo Alejandro Delgado
afirma que las definiciones de documentos en papel no valen para el
documento electrnico de archivo porque no hay garantas de estabilidad en
la forma, en la confiabilidad, ni en el contenido. Entiendo, sin embargo, que
la falta de garantas exigidas para la autenticidad, la integridad y con ellas la
fiabilidad no es motivo para invalidar las definiciones del documento de
archivo, la cuestin ser conseguir esas garantas sin que esto suponga el
no reconocimiento de las definiciones existentes.
A la hora de definir al documento de archivo hay dos trminos que han
cobrado protagonismo acumulacin y evidencia. Acumulacin es un

trmino equvoco que puede significar conservacin y agregacin y no s


hasta qu punto puede aadir algo a la esencia de aqul. Otra cosa es su
uso a la hora de acotar al fondo. Ms decisiva y determinante es la
incorporacin del trmino evidencia cuando pretende ampliar la dimensin
de testimonio y prueba y hacer del documento electrnico algo ms all del
documento de archivo, reivindicando, innecesariamente a mi modo de
ver-, testimonios cientficos, culturales, sociales, en una especie de
pantesmo. Y mi pregunta es existen razones suficientes para a partir de la
evidencia dimensionar el documento de archivo alejndonos de la que era
su acotacin?. Hasta ahora nunca hemos negado la condicin de testimonio
a ningn registro de informacin pero el documento de archivo es adems
garante de la accin que testimonia que en definitiva equivale a evidencia
de esa accin, no de su contenido. Lo que se me ocurre es que en ese afn
desmesurado de novedad que nos invade y a partir de la deconstruccin
se estn reconociendo realidades que no son nuevas pero que con un
cambio de denominacin pretenden pasar por nuevas.
Insisto cualquier registro de informacin (un libro, una cancin, una
pelcula, un peridico, una serie de televisin, una escultura, etc.) es
memoria pero no es un documento de archivo, sin que deje de ser
documento. Cada uno de ellos exige un tratamiento, una metodologa, sin
menoscabo a la hora de su uso y utilidad. No es cuestin de privilegio sino
de distincin y diferenciacin.
En Espaa la reciente norma de documento electrnico de 19 de julio
2011 que forma parte del desarrollo del Decreto de Interoperabilidad (4)
reconoce como documento electrnico
al documento administrativo
electrnico y a cualquier otro que no sindolo pueda formar parte de un
expediente electrnico. Para l reconoce el contenido, la firma electrnica y
los inseparables metadatos que en definitiva van a ser no solo los que lo
hagan reconocible sino tambin los que ayuden a mantener su autenticidad,
integridad, fiabilidad y disponibilidad. Desde esta perspectiva el documento
de archivo electrnico se reduce, al no alcanzar la perspectiva del de
conservacin permanente que sin embargo en dicha norma no queda
descartada a partir de la seleccin pero con vistas al Archivo.
De todo lo dicho se me ocurre que la identificacin del documento
electrnico se mueve entre su inexistencia, entre una dimensin ms all
del documento de archivo cuando se reconoce como cualquier registro de
informacin cultural, cientfica, social y entre una reduccin del concepto de
documento de archivo cuando se reconoce como tal solo al documento
administrativo electrnico. Ocurre por lo tanto que hay muchas acepciones
de documentos electrnicos y no todos son documentos de archivo
electrnicos. Tendremos que aclararnos.
En cuanto al segundo objeto de la Archivstica, los Archivos como
custodios, como instituciones, poco tengo que decir que no sepis y solo
har algn breve comentario. Pueden o no estar vinculados al agente
productor. El agente custodio no siempre coincide con el productor. Su
tipologa es muy variada aunque no siempre sea acertada. Hay

circunstancias que permiten su reconocimiento sin equvocos, en primer


lugar la prioridad de que su contenido responda a documentos de archivo lo
que no es obstculo para la existencia en ellos de otros documentos que no
sean de archivo e incluso de objetos que puedan estar relacionados con sus
contenidos. En segundo lugar me atrevo a decir que no hay Archivos sin
archivero. Y me refiero a los archiveros con formacin no a los que se dicen
tales porque estn en un Archivo. De aqu que en alguna ocasin cuando se
ha dicho que en Espaa existan ms de 40.000 Archivos inmediatamente
he pensado donde estn como mnimo los 40.000 archiveros para ellos No
confundamos Archivos con fondos! De lo que resulta que documentos de
archivo y archiveros, con todo lo que uno y otro significan, son las premisas
obligadas que no las nicas- para concluir si estamos o no ante un
Archivo.
Por todo lo cual habrn de hacernos reflexionar, por poner un ejemplo,
los que se dicen Archivos audiovisuales en los que los documentos
guardados se estiman obras o documentos de autor y quienes estn
encargados de su tratamiento son documentalistas. En un artculo
recientsimo Joan Boadas director del Archivo fotogrfico de Gerona, en
Espaa, reconoca a los Archivos fotogrficos como archivos singulares y
su valor como obra de autor abundando sobre las fotografas como obras
de creacin y dignas de figurar en un Museo (5).
Los Archivos forman parte de la estructura de las Organizaciones y a la
vez pueden estar relacionados entre ellos formando sistemas y redes, de
aqu lo inconveniente de estimarlos solamente desde la perspectiva de
instituciones culturales, hoy, antes de llegar a serlo son unidades de gestin
dentro de cualquier Organizacin. El Archivo se mueve entre la gestin
administrativa, la historia y la cultura, Se equivoca quien habla de Archivos
histricos y Archivos administrativos, cuando en esa enumeracin primero
son los administrativos y luego los histricos. No hay Archivos histricos sin
los administrativos pero a veces parece que lo ignoramos. Para tener
buenos Archivos Histricos habremos de cuidar a los administrativos. Y algo
importante en relacin con lo que digo, los Archivos municipales no se
pueden quedar en Archivos histricos.
A la hora de la e-administracin el nmero de Archivos tiende a
reducirse y yo dira a perder protagonismo como institucin. Carlota Bustelo
en un artculo reciente comentaba que ya no hay que hablar de Archivos
administrativos (6) De hecho, los Archivos ya no necesitaran de un edificio
emblemtico y el espacio y los metros lineales de estanteras dejaran de ser
una obsesin para los archiveros. Curiosamente siempre hemos afirmado
que un depsito no poda confundirse con un Archivo del que solo era una
parte. Ahora el Archivo se hace depsito a partir del servidor. Por otro lado
la funcin de archivo realizada dentro del Archivo a partir del ingreso de los
documentos queda reducida por haberse realizado antes. Ser mucho ms
importante lo que hagamos fuera que lo que habremos de hacer dentro. (7).
.

Los Archivos han evolucionado de la cultura de la conservacin a la


cultura de la comunicacin, como espacios cerrados a lugar de encuentro.
La visibilidad para ellos es una meta.
2) En el segundo punto del declogo me pronuncio por la permanencia del
principio de procedencia como nuestro primero, principal, natural y ms
general de los principios archivsticos, frente a quienes lo ignoran, evitan
hablar de l o declaran su inutilidad.
Han pasado muchos aos desde que M. Duchein afirmara que al
margen del respeto a los fondos o principio de procedencia, cualquier
trabajo no puede ser sino arbitrario, subjetivo y desprovisto de rigor ( 8 ).
Este principio condiciona la organicidad del fondo como agrupacin y
habitat natural de los documentos de archivo y determina su clasificacin
que a su vez favorece y facilita la descripcin para su conocimiento y
recuperacin y a su vez cada documento de archivo queda acotado por el
productor y la funcin/actividad atribuida a dicho productor. As, productor y
funcin son las coordenadas de cualquier documento de archivo que vienen
a ser como el padre y la madre.
Pero porqu ocurre que en el entorno electrnico se hable tan poco de
este principio cuando cualquier documento de archivo electrnico tiene un
productor que lo produce- no que lo crea- y una funcin que lo determina?.
Uno y otra para reconocerlo, para representarlo, para localizarlo debern
formar parte de los metadatos.
Lo que sucede es que quiz no tengamos debidamente acotado al
documento de archivo electrnico cuando su concepto se asimila a otras
realidades como son la informacin o cualquier registro informativo a los
que ciertamente dicho principio no les afecta.. Acabamos de verlo al
reflexionar sobre el objeto de la Archivstica. Si del documento electrnico
se dice que no existe cmo vamos a hablar de su padre y de su madre
que son el productor y la funcin?
La permanencia del principio de procedencia, entiendo, est ligada
indefectiblemente a la acotacin que hagamos del documento de archivo
electrnico.
He hecho bandera del principio de procedencia por eso no me voy a
privar aqu de insistir en ciertos conceptos con l relacionados en los que de
forma reiterada me vengo pronunciando (9)
Para tal fin he de empezar diciendo que en el borrado del glosario en
espaol de InterPARES 3 (10) dicho principio aparece enmascarado a
partir de trminos como creacin, creador, cuando su simple enunciado
habra de llevarnos indefectiblemente a productor, a produccin. Pero
ocurre que dada la trascendencia y la capacidad de referencia del proyecto
InterPARES creacin y creador estn suplantando a produccin, productor,
tergiversando el sentido de los mismos,desde mi punto de vista.La ausencia

del trmino productor ha llevado a alguno de los seguidores fieles de


Luciana Duranti a acudir al trminooriginador
Dando por sentado que la procedencia no tiene nada que ver con el
lugar de donde vienen los documentos no faltan quienes as lo creen y
difunden.
El principio de procedencia est relacionado con tres trminos
fundamentales: produccin., productor y procedencia. Produccin es una
funcin que tiene como resultado los documentos de archivo, el productor
es un agente que realiza esa funcin en el marco de las funciones que tiene
atribuidas y con ella establece una relacin natural e inexcusable con los
documentos de archivo y la procedencia es una relacin que se manifiesta
doblemente entre el productor y los documentos y entre las funciones
atribuidas al productor y los documentos funciones que no producen los
documentos, pero s los determinan-. A qu documento de archivo por el
hecho de ser electrnico no le afecta el principio de procedencia?.
Pero hay algo ms. La produccin supone expedicin y recepcin de
documentos en el mbito de las funciones atribuidas al productor, de tal
manera que el productor lo es de los documentos despachados y de los
documentos recibidos, de aqu que a pesar de lo repetitivo es cuestionable
esa generalizada definicin de fondo que empieza diciendo que es el
conjunto de documentos producidos y recibidos es que los recibidos no se
producen? No sera ms correcto hablar solo de documentos producidos o
bien de documentos producidos, es decir expedidos y recibidos.
Por otra parte hay un uso habitual de produccin que no coincide con el
sentido archivstico cuando sta se atribuye a la formacin fsica o lgica y
as se emplea en ms de una ocasin en el contexto electrnico (11).
Actualmente el trmino vinculo archivstico (relacin entre los
documentos de archivo) pudiera parecer que viene a sustituir, por aquello
de las relaciones, al principio de procedencia pero ciertamente no es lo
mismo.
Una ltima reflexin :en el amplio espacio documental e informativo o
multiverso archivstico que parece no necesitar de la acotacin del
documento de archivo, el arrinconamiento del principio de procedencia
ciertamente vendra a favorecer la integracin y equiparacin de los
Archivos, verdaderamente tales, con otras instituciones que se dicen
Archivos y quiz no lo sean. Me estoy refiriendo a los denominados
Archivos musicales, Archivos audiovisuales, Archivos orales, Archivos
sonoros, etc. Y estimo que la distincin no ha de suponer menoscabo para
ellos porque no cabe duda que son memoria y forman parte del patrimonio
cultural.
3 Mientras desde mi punto de vista, el principio de procedencia mantiene
toda su vigencia, el ciclo vital de los documentos entiendo- exige un
repensamiento que nos llevar a la reduccin de las tres edades clsicas

(activa, semiactiva, inactiva) con cuyas denominaciones nunca me he


sentido cmoda porque la inactividad no resulta coherente reconocrsela a
un documento de conservacin permanente.
Recordemos: el ciclo vital de los documentos est relacionado con el uso
y utilidad de los mismos y sus edades a su vez se relacionan con la red de
Archivos de una Organizacin (administrativos, intermedio e histrico)
convertidos en residencias para los documentos segn su edad. Si el uso
era el que determinaba las edades, la primera no poda iniciarse sino a
partir de concluida la produccin, es decir con el nacimiento del documento
que posibilitaba el ejercicio de derechos y obligaciones. Es decir la
produccin nunca haba formado parte del ciclo vital, ni estaba reconocida
en la gestin documental aplicada por los archiveros, hasta recientemente,
dentro de los Archivos. Pero situados en la e-administracin y en la
consiguiente e-gestin documental que ya no es exclusiva de los
archiveros- la produccin cobra un protagonismo inusitado en esa e-gestin
documental formando parte inexcusable de ella, de aqu que hoy el ciclo
vital y sus tres edades se tambaleen y teniendo en cuenta el uso y utilidad
de los documentos las edades documentales se van a reducir a dos: una
que pudiramos estimar de produccin o administrativa y otra de custodia o
de conservacin permanente. De tal manera que el ciclo vital aumenta su
espacio pero simplifica las edades, reducindolas (12)
Ahora bien no todos han entendido as el ciclo vital de los documentos.
Es el caso de la conceptuacin que trasciende del borrador de la traduccin
en espaol del glosario de InterPARES 3 que afirma que est formado por
ocho etapas identificadas prcticamente con las funciones archivsticas:
recepcin, clasificacin, mantenimiento, eliminacin o transferencias,
descripcin, preservacin, referencia y uso (13). Juan Voutssas repite e
identifica el ciclo vital con las referidas etapas quiz porque tambin l es
fiel seguidor de L.Duranti (14). Son posturas totalmente diferentes. En este
caso no es cuestin terminolgica sino conceptual y esto es importante a la
hora de encarar y trasmitir la teora archivstica.
4) Cuando me inici en esta profesin all por la dcada de los sesenta,
pocos tratados de Archivologa en espaol se conocan. Los archiveros nos
preocupbamos de catalogar documento a documento. Nuestro trabajo se
cea a una prctica continuada y rutinaria. Poco ms de veinte aos
despus la produccin bibliogrfica archivstica empez a dispararse. Ahora
la teora se ha impuesto a la prctica. Pensamos, repensamos,
reinventamos. Recordemos la multitud de normas que nos inundan
ahogndonos en un mar de siglas muchas de las cuales no llegamos a leer
por falta de tiempo lo cual dificulta o impide su aplicacin. De hecho el
equilibrio entre prctica y teora se ha inclinado a favor de la segunda. Y
esto no es bueno. Ms de una vez he pensado si no estaremos teorizando
demasiado arrinconando nuestro trabajo y sus resultados. En este sentido
me ha llamado la atencin el ttulo de una ponencia en la programacin de
este evento Menos reglas, mejores resultadosque tengo inters en
escuchar.

5) Al hacer mis observaciones sobre el doble objeto de la Archivstica creo


que ya apunt algo fcilmente constatable: la atencin preferente a los
documentos antes que a los Archivos. De hecho se habla ms de gestin
documental que de Archivstica como si sta no guardara relacin con
aquella cuando difcilmente puede aplicarse la gestin documental sin
conocimientos archivsticos.
No voy a extenderme e insistir en este desplazamiento y en los
equvocos que de esto han trascendido. En nota me remito a varios de los
trabajos que sobre el tema tengo publicados (15). Con todo algunas ideas
me interesa destacar.
No se puede abordar la gestin documental sin la Archivstica. Y no es lo
mismo gestin documental que gestin documental de las Organizaciones y
electrnica.
La gestin documental, en Espaa que no es la misma que la concebida
en los pases anglosajones, fue asimilada como responsabilidad exclusiva
de los archiveros dentro de los Archivos y sus funciones equiparadas a las
tradicionales de recoger, organizar y servir. Se iniciaba a partir del ingreso
en el Archivo y no antes. La expresin aunque traducida de la traduccin
francesa del records management form parte enseguida de nuestro
vocabulario archivstico.
A partir de la ISO 15489 pasamos a un concepto mucho ms amplio:
gestin documental de las Organizaciones que con la aplicacin de las TICS es
la que entendemos e-gestin documental. La gestin documental deja de ser
responsabilidad exclusiva de los archiveros. Ms an, y sigo hablando de
Espaa, de la expresin gestin documental se han apropiado otros
profesionales que distinguen entre gestin documental y el Archivo como si a
este no le afectara la gestin documental. Si antes la produccin de los
documentos no tena cabida en ella, ahora la produccin y su explotacin son
las protagonistas de la misma. Y est ocurriendo que siendo muchos los
modelos para la gestin documental, son las Organizaciones, que no los
archiveros, quienes eligen el modelo (16) . La expresin gestin documental y
Archivo es bien expresiva al marcar una separacin con dos etapas cuando al
menos desde mi punto de vista la gestin documenta l debera ser una,
integrada por funciones y procesos administrativos y archivsticos, con una
corresponsabilidad entre gestores administrativos, archiveros e informticos.
6) Se ha insistido suficientemente en que nada es reconocible fuera de
contexto y por lo que nosotros nos afecta los contextos son los que hacen
visibles a los documentos.
Los archiveros nunca hemos sido ajenos a la contextualizacin. El
reconocimiento del productor, de las funciones y actividades es una buena
prueba. Hoy sin embargo su constatacin ha cobrado un fuerte
protagonismo. Los contextos y con ellos las relaciones establecen un
entramado para el acercamiento a los documentos y a su profundo

conocimiento sin que sea precisa la formacin de los usuarios que tanto nos
preocupaba antes.
Los contextos son las circunstancias, personas, funciones, eventos que
rodean al documento, lo determinan y conforman(17) . Quiz convenga
puntua lizar que contexto no es igual a procedencia aunque sta sea uno de
los contextos. Su importancia es decisiva a la hora de la identificacin y
como consecuencia de la descripcin. De aqu que su presencia se ha
hecho ineludible a la hora del nuevo modelo de descripcin archivstica de
la CNEDA (Comisin de normas espaolas para la descripcin archivstica).
Por su parte en el proyecto InterPARES se reconocen cinco contextos:
jurdico-administrativo, documental, de procedencia, procedimental y
tecnolgico.
7) La mayora de las funciones archivsticas para alcanzar sus resultados
las habamos aplicado directamente a los documentos. Clasificbamos,
valorbamos documentos, ahora empezamos clasificando y valorando
funciones para estructurar los documentos de un fondo y para acotar las
series objeto de la seleccin. La descripcin tambin ha ampliado su objeto
y ya no se reduce a los documentos y sus agrupaciones: se describirn
otras entidades archivsticas (agentes, funciones, normas, temas y lugares).
8) Somos conscientes del sentido de propiedad sobre los documentos que
hemos desarrollado. La posesin se iniciaba a partir del ingreso de los
documentos en nuestro Archivo. Se conocen historias de archiveros que
escondieron documentos para beneficiarse de ellos sin hacer partcipes de
los mismos a los investigadores. El sentido de la propiedad ha cedido el
paso al control, control que no se inicia a partir de las transferencias sino
antes, mucho antes, antes de producirse los documentos. Nuestra
responsabilidad sobre ellos ahora se ejercitar a travs de un riguroso
control.
Recordad cmo al hablar del objeto de la Archivstica reconocamos para
el entorno del documento electrnico falta de estabilidad y riesgos de
permanencia y son precisamente estas carencias las que van a
dimensionar el control para que los atributos de autenticidad, integridad,
fiabilidad exigidos a cualquier documento de archivo se mantengan. Sern
los metadatos, entre otros, los instrumentos para ese control.
A tal efecto las Organizaciones han de acostumbrarse a una nueva
manifestacin de la gestin: la gestin del riesgo y de la incertidumbre.
9) La denominada funcin de archivo identificada con la gestin
documental de puertas adentro de los Archivos que integraba todas las
funciones y procesos archivsticos aplicados
a los documentos se
realizaba dentro de los Archivos por los archiveros. Hoy en el marco de la
e-Administracin y de la e-gestin documental la mayora de esas
funciones (clasificacin, valoracin, descripcin, conservacin) se
adelantan y se prevn y planifican, precisamente en funcin del control
exigido, antes de la produccin de los documentos.

As, el cuadro de clasificacin con una doble perspectiva funcional y


orgnica deber elaborarse anticipadamente y no a posteriori y deber ser
vlido para las dos etapas que reconocamos a la hora del ciclo vital, tanto
la de produccin como la de custodia y de dicho cuadro habr de
obtenerse el cdigo de clasificacin que identificara a documentos y
expedientes a partir de la captura por el sistema (18).
La valoracin de las funciones (directivas, especficas, paralelas,
comunes o de trmite etc) nos ayudaran a precisar las series
documentales, sus plazos de conservacin y de transferencia y esas
decisiones materializadas en tablas de valoracin o de temporalidades
tomaran forma de metadatos para automatizar la eliminacin y debern
estar previstos antes de la captura de los documentos.
Tambin la descripcin archivstica estar prevista a partir de los
elementos de descripcin, atributo y relaciones incluidos tambin en los
metadatos para el reconocimiento, recuperacin y localizacin de los
documentos.
En cuanto a la conservacin, es un hecho que los sistemas para tal fin
no son viables a largo plazo por motivos de escalas y de costes de aqu el
control temprano y permanente de la conservacin tecnolgica.
10)Si la gestin documental supona para los Archivos y para los archiveros
la autonoma de su gestin, a la hora de la e-gestin documental de las
Organizaciones muchas de las funciones y de los instrumentos resultantes
exigirn una corresponsabilidad y una forma de compartir. Ser el caso del
cuadro de clasificacin
que exigir la presencia de los gestores
administrativos para el reconocimiento de las funciones, de sus
procedimientos y de sus diagramas, mientras que para la identificacin de
las series y la asignacin de sus denominaciones se precisar del archivero.
Ese cuadro de clasificacin ya no ser un instrumento de exclusivo
beneficio para los archiveros sino un cuadro de mando para todos los
procesos de la propia organizacin.
Pero no perdamos de vista que de esta corresponsabilidad trasciende
algo importante como es el vocabulario y su uso. La corresponsabilidad
exige comunicacin entre las partes y difcilmente podremos llegar a
entendernos sin un vocabulario consensuado en el que ninguna de las
partes pierda su identidad (19).
He tratado de dar una visin de conjunto de la renovacin archivstica
por la que he sobrevolado que a su vez exige un archivero renovado,
actualizado, capaz de asimilar y compartir todos los cambios que no cesan.
Es un momento de grandes desafos y a la vez de bastantes oportunidades
que no hemos de desaprovechar. Todo lo cual no invalida, para terminar,
una recomendacin que suelo hacer a mis alumnos. sed rigurosos y
coherentes, antes que modernos.

Rigurosidad, coherencia, antes que modernidad.

NOTAS
(**) Este texto fue expuesto como conferencia magistral en la XXXIII
Reunin Nacional de archiveros mexicanos en Manzanillo(Colima) el da 9
de noviembre de 2011.Texto que con el ttulo Archivstica y gestin
documental, salvo la parte que va en cursiva, ha sido editado en el n 26
(noviembre-diciembre,2011)de la revista digital DOCUMENTACIN de la
Fundacin ciencias de la Documentacin (ISSN 1988-5032):
http://.documentalistas.org/publicaciones/revistas.php
(1) Qu es eso que decimos Archivstica?, Actas de rchivar para
qu?, Archivo General de la Nacin, Lima octubre 2011 (en prensa)
(2) Mendoza Navarro, Aida: Documentos electrnicos de archivo .Una
visin integradora, Biblioteca Nacional de Per, 2009
(3) Delgado Gmez, Alejandro: Archivar en la nube. La produccin del
documento
contemporneo.
Indicadores
tecnolgicos,
El
PROFESIONAL DE LA INFORMACIN, julio-agosto, v.20, n 4, 2011
pp-406-416.
(4) El decreto de interoperabilidad de 8 enero 2010, es uno de los decretos
que desarrolla el Reglamento (R.D.1671 de 6 de noviembre de 2009)
de la ley 11/2007 de 22 de junio de acceso electrnico de los
ciudadanos a los servicios pblicos
(5) Boadas i Raset, Joan:Los Archivos fotogrficos, La Vanguardia
Barcelona, 21-05.2011
(6) Bustelo, Carlota: Los grandes temas relacionados con la gestin de
documentos. desafos y oportunidades, El PROFESIONAL DE LA
InFORMACIN, marzo-abril, 2011, v.2, n2,pp.129-133
(7) Heredia Herrera, Antonia: De algunos conceptos archivsticos
fundamentales y de alguno ms, Conferencia en el Da Internacional
de los Archivos, Asociacin de Archiveros de Andaluca, Sevilla 9 julio
2011.
(8) Duchein, Michel. Le respect des fondos en Archivistique: principes
theoriques et problemas pratiques, La Gazette del Archives, Paris, n
97, 1977
(9) Heredia Herrera, Antonia : La formacin profesional y la Archivstica,
Actas XV ENEARQ , Universidad de Paraiba, Brasil, 18-23 julio 2011
(en prensa)
(10)
InterPARES 3. Project, TEAM Mxico: Glosario InterPARES de
preservacin digital, versin en espaolBeta2.0. junio 2010. Mxico
(11)
Vid. nota 3
(12)
Vid. nota 1
(13)
Vid. nota 10
(14)
La cadena de la previsin en Archivos digitales en Archivos
digitales. Textos y contextos, Universidad de Puebla, 2011, p.58
(15)
De donde venimos, donde estamos, Actas XI Jornadas
Archivsticas de Huelva, 6-9 abril 2010 (en prensa)

La Archivstica en la e-gestin documental, (conferencia)Sevilla 27


octubre
2010, Jornada
de Archivos de la Provincia, Archivo
Histrico
Provincial
El reto de la e-gestin documental, I Seminario de estudios
archivsticos:A gestao documental no contexto da administracao publica
estadual de Brasil, 35 noviembre 2010(en prensa)
(16)
La legislacin espaola reciente parte de la ley 11/2007 de 22
junio sobre el
acceso electrnico de los ciudadanos a los
servicios pblicos, su reglamento es
de 6 noviembre 2009 y los dos
decretos de desarrollo de 4 enero de 2010 de interoperabilidad y de 8
de enero 2010 sobre el sistema nacional de seguridad.
(17)
Heredia Herrera, Antonia: Lenguaje y vocabulario archivsticos.
Algo ms que un diccionario, Junta de Andaluca, 2011, p.76
(18)
Heredia Herrera, Antonia: Clasificacin, cuadros de clasificacin
y e-gestin documental, TABULA, Acal,13, 2010, pp.139-151
(19)
Heredia Herrera, Antonia: Lenguaje y .ob.cit 16

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