MANUAL DE AYUDA

PARA INGRESO DE
NOTAS EN LA UNIDAD
EDUCATIVA ISAAC
NEWTON

Ing. Marco Solrzano

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Introduccin
En estos tiempos cambiantes la tecnologa es nuestra mejor
amiga si sabemos cmo aprovecharla por tal motivo el rea
informtica de esta prestigiosa institucin presenta el manual
de ayuda al docente para el ingreso de notas y el ingreso del
comportamiento, lo cual facilitara el trabajo de todos los
docentes ya que solo debern generar un archivo plano al
momento de ingresar notas al sistema a partir de los archivo
de Excel que ya se utilizan.
Habilitar macros
Para poder dar el correcto uso de estos nuevos archivos de
Excel debemos en primer lugar habilitar el uso de Macros.

Al momento de abrir por primera vez estos archivos en

nuestras computadoras no aparecer una barra de color
amarillo dndonos una advertencia, debemos hacer clic en
Habilitar Edicin para poder utilizar estos archivos.
Una vez hecho lo anterior nos aparecer una nueva
advertencia indicando que las Macros se han deshabilitado en
Excel y nos pide permiso para Habilitar contenido como se
muestra en la siguiente figura.
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Y ya tendramos listo nuestro archivo base para la generacin

de los formatos en el Excel.
Generar archivos de Excel

En esta plantilla llenaremos los datos bases que

necesitaremos para generar nuestros archivos de notas cabe
indicar que mientras no se llenen los datos completos no se
podr generar el archivo, esto es una seguridad
implementada lo cual garantizara que los archivos estn con
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los datos completos durante todo el ao y no se podrn

cambiar.
Para el llenado de estos datos no se deber escribir
simplemente seleccionar el dato a utilizar; en el ejemplo
seleccionamos el curso el cual se despliega una lista con los
cursos existentes al hacer clip en la fecha de seleccin que
aparece a lado derecho de la celda.

Despus de llenar los datos y verificar que el curso tenga la

cantidad de alumnos correcta es decir mayor a cero hacemos
clip en el botn Generar Formato y hemos terminado el
proceso de generacin de archivo de Excel.

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Nos parecern dos mensajes indicando que el proceso fue

correcto y que se gener el archivo de Excel con los datos que
seleccionamos es decir el curso, paralelo y el nombre de la
materia.
En ambos casos debemos hacer clip en aceptar.

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Notaran que en la barra de ttulo aparecer el nuevo nombre

del archivo generado el cual lo encontraremos en la misma
carpeta donde se encuentra nuestro archivo base.

Uso del archivo de notas

Nuestro libro creado constara de varias hojas de clculo como
se muestra en la figura:

En los cuales trabajaremos a lo largo de este ao lectivo:

Tenemos 6 hojas PARCIAL cada una representando un parcial.

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2 hojas para los formatos QUIMESTRAL los cuales recopilan

informacin de cada parcial.

1 hoja llamada FINAL con las notas totales de ambos

quimestres.

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1 hoja llamada IMPRIMIR donde imprimiremos un resumen de

cada parcial para secretaria.

1 hoja llamada ESTADISTICA la cual contendr informacin

estadstica de las notas ingresadas durante todo el ao.

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Hoja parcial
En esta se ingresan la notas de los alumnos durante cada uno
de los parciales en la cual constan 5 parmetros a utilizar los
cuales debern contener mnimo una notas por parmetro
para poder generar nuestro archivos planos.
Adicionalmente podremos agregar columnas de ser necesario
a cada parmetro de la siguiente manera:
Haga clic derecho en la columna donde deseamos ingresar
otra y nos aparece un men en donde hacemos clic en
Insertar.

.
Como recomendacin general hacer este proceso en las
celdas centrales de los parmetros para evitar la prdida de
frmulas.
Una seguridad extra la veras en letras rojas en la parte
superior izquierda de esta hoja con un mensaje que indica que
faltan notas en letras rojas lo cual quiere decir que tenemos
que revisar porque es posible que tengamos algn rengln
con errores o en blanco.
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Generar el archivo

Cuando ya tengamos llena y completa nuestras actas de

notas y deseemos ingresar al sistema estas se debern
realizar los siguientes pasos:
1) Generar el archivo plano: Esto se lo realiza dando clic en
el botn Generar 1er Parcial

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2) Si todos los datos estn correctos nos aparece un

mensaje en donde nos indica que el archivo se gener de
manera correcta se debe dar clic en Aceptar, en esta se
encuentra la ruta donde se genera el archivo que es la
misma donde est el archivo de Excel.

3) Este archivo se debe enviar a secretaria para ser subido

al sistema ntese tambin que el nombre es descriptivo
llevando datos del parcial curso y materia.

4) Nos aparecer el cuadro de dialogo Guardar como en

este le daremos nombre al archivo a generar y la
direccin donde se grabara por default se guardara en la
misma direccin del archivo de Excel y con el mismo
nombre pero podemos cambiar tanto la direccin como
el nombre del mismo, ntese que se grabara con la
extensin *.tal este archivo nicamente sirve para el
rea de sistema y no lo podremos abrir, ni modificar en
nuestras computadoras.

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Hoja quimestral
En esta solo se debe ingresar la nota del examen quimestral
ya que los otros datos lo captura de las hojas parciales y no se
puede realizar ningn cambio ms en esta.

Una vez lleno estos datos al igual que en la hoja anterior se

debe generar los archivos planos de la misma manera
presionando el botn Examen Quimestral.

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El nombre de este archivo plano es diferente en su estructura

as mismo se debe enviar a secretaria

Hoja imprimir
Esta solo tiene la finalidad de imprimir un resumen de cada
parcial para secretaria aqu solo se pueden cambiar 2 datos el
parcial y el quimestre que se encuentran en los encabezados.

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Envi del archivo plano

Una vez creado el archivo plano se deber enviar por medio
del correo corporativo a su respectiva secretaria de seccin de
la siguiente forma:
1) Abrimos normalmente nuestro correo y nos colocamos
en Nuevo correo como siempre se lo realiza

2) A este nuevo correo se le debe adjuntar 2 archivos

uno el archivo original en Excel y archivo plano
generado como se muestra en las grficas siguientes
3) Hacemos clic en el Insertar y seleccionamos datos
adjuntos

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4) Nos parecer el siguiente cuadro de dialogo en el cual

buscamos los archivos a enviar para seleccionar ms
de un archivo a la vez presionamos la tecla Ctrl y
hacemos clic en los archivos requeridos y hacemos cli
en Aceptar

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5) Si hemos realizado correctamente el paso anterior nos

aparecern los archivos adjuntados al correo

6) Y por ltimo llenar los datos al correo indicando la

materia, el curso y el paralelo correspondiente como
se muestra en el siguiente grfico con copia del
mismo al director o rector de nuestra institucin como
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constancia de que se han enviado las notas en el

tiempo debido y no tenemos ningn atraso

7) Y finalmente damos clic en Enviar para terminar el

proceso

Espero que esta informacin les sea de gran ayuda y les sirva
para poder realizar mejor nuestro trabajo

Atentamente

Ing. Marco Solrzano

Profesor de computacin de la Unidad Educativa Isaac
Newton

Ing. Marco Solrzano

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