Curso LDER TRANSFORMADOR

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LIDERAZGO TRANSFORMADOR
COMUNICACIN EFECTIVA
ASERTIVIDAD
PLANIFICACIN
DERECHOS CIUDADANOS
DESARROLLO PROYECTOS
GUA RECURSOS E INSTITUCIONES

PLANIFICACIN

Curso e-learning Diseo Ucorp S.A. www.ucorp.cl

Curso LDER TRANSFORMADOR

PLANIFICACIN
OBJETIVOS

Estimular el uso de
instrumentos de
planificacin, control y
cumplimiento de
compromisos.
Organizar el tiempo propio.
Optimizar el tiempo para la
organizacin.
Utilizar las nuevas
tecnologas en la
planificacin.

CONTENIDOS

Tema 1. Planificacin?
Costo de la impuntualidad
Mi agenda diaria
Gasto o Inversin de tiempo
La Agenda de la organizacin

Tema 2. PLANIFICACIN TRADICIONAL

Instrumentos de planificacin tradicionales
Planificacin y Nuevas tecnologas
Trmites por internet
Capacitacin a Distancia

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PLANIFICACIN

Tema 1
PLANIFICACIN?

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PLANIFICACIN
El costo de la impuntualidad
Planificar es prever y decidir hoy las acciones que nos pueden llevar desde el presente hasta
un futuro deseable. No se trata de hacer predicciones acerca del futuro sino de pensar y
tomar las decisiones oportunas para que ese futuro ocurra.
No planificar, tiene costos de todo tipo. He aqu algunos ejemplos en tres mbitos, a los que
seguramente, pueden agregarse ms.
Econmicamente Reuniones de cinco personas promedio, se atrasan entre 5 y 10 minutos.
Con tres reuniones al mes, Cuntas horas o das de trabajo se pierden al
ao?
Socialmente
Las horas de improductividad no son traducibles en ms dinero ni en ms
tiempo de esparcimiento... son traducibles en stress. No saber a qu hora
se puede empezar la reunin, ya que no llega toda la gente, ni tener
certeza a qu hora ir a terminar, son causa de stress.
Culturalmente
Qu peor que nos digan que en Chile nada empieza a la hora, que no
somos responsables, o que no se puede hacer nada correctamente? Esto,
sin contar los atrasos al entregar el resultado de un trabajo, pago de
cuentas u otros compromisos.

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PLANIFICACIN
Mi agenda diaria
Comencemos por lo siguiente: Cunto controlamos nuestra agenda diaria?

Por ejemplo, se piensa o se cree que la capacidad de una duea de casa es superior a la de
muchos ejecutivos de empresas, en cuanto a responder a la gran cantidad de actividades, y
que no requieren de hacer ninguna planificacin para cumplir con su familia, trabajo o los
varios roles de la vida moderna. Y en cierta medida, es cierto pero Y un dirigente?...

Ser dirigente de cualquier organizacin social implica compatibilizar su

tiempo entre los distintos roles que todas las personas tienen; padre/madre,
esposo/a, trabajador/a, vecino/a, etc., por lo que el tiempo se convierte en
un bien el tiempo es oro y por tanto es gastado o invertido.
Curiosamente y por razones contrarias se supone que los hombres, por no tener tantas
obligaciones familiares, puede dedicarse resolver su agenda sin complicaciones. A
continuacin le proponemos un ejercicio simple para ver como ocupa usted su tiempo.

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PLANIFICACIN
Gasto o Inversin del tiempo?
Existen mtodos simples para organizar y planificar metas y medios, esto lo veremos ms
adelante a revisar los instrumentos tradicionales y en la planificacin usando las nuevas
tecnologas. Por ahora le proponemos una matriz que divide las actividades en Importantes
y No importante y luego en Urgentes y No urgentes. Al combinar estas categoras, resultan 4
cuadrantes.
URGENTE

NO URGENTE

IMPORTANTE

1. ACTUAR
Crisis
Problemas
apremiantes
Proyectos con fecha
de caducidad

2. PENSAR
Prevencin
Construir
Planificar
Reconocer nuevas
oportunidades

NO
IMPORTANTE

3. DELEGAR
Interrupciones
Cuestiones
inmediatas
Algunas reuniones
o informes

4. CONSIDERAR
Trivialidades
Prdida de tiempo
Actividades
agradables

Analicemos ahora, uno a uno estos cuadrantes.

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PLANIFICACIN
URGENTE

NO URGENTE

IMPORTANTE

1. ACTUAR
Crisis
Problemas
apremiantes
Proyectos con fecha
de caducidad

2. PENSAR
Prevencin
Construir
Planificar
Reconocer nuevas
oportunidades

NO
IMPORTANTE

3. DELEGAR
Interrupciones
Cuestiones
inmediatas
Algunas reuniones
o informes

4. CONSIDERAR
Trivialidades
Prdida de tiempo
Actividades
agradables

URGENTE

NO URGENTE

IMPORTANTE

1. ACTUAR
Crisis
Problemas
apremiantes
Proyectos con fecha
de caducidad

2. PENSAR
Prevencin
Construir
Planificar
Reconocer nuevas
oportunidades

NO
IMPORTANTE

3. DELEGAR
Interrupciones
Cuestiones
inmediatas
Algunas reuniones
o informes

4. CONSIDERAR
Trivialidades
Prdida de tiempo
Actividades
agradables

En el cuadrante 1, actuamos cada da en lo IMPORTANTE

Y URGENTE. Todo lo que hacemos es necesario, estamos
obligados a las rutinas diarias, pero en este cuadrante se
incluyen aquellas actividades que hemos ido postergando
y arrastrando o que no las planificamos y se convirtieron
en Urgentes, se transformaron en crisis y nos obliga a
ACTUAR.
El cuadrante nmero 1, ACTUAR es el que domina a las
personas, las mantiene en el stress y las agota. Tambin
se puede decir que este cuadrante es el de los bomberos
que viven apagando fuegos.

En el cuadrante 2, est el tiempo dedicado a lo NO

URGENTE pero si IMPORTANTE, es cuando planificamos,
cuando nos anticipamos a los problemas. Es el tiempo
invertido en calidad. PENSAR no es urgente pero es muy
importante. Para todos/as desarrollar este cuadrante
posibilita prevenir, preparar, ejercer liderazgo interior y
por tanto mejorar las capacidades de ejecutar un
liderazgo transformador. En este cuadrante, PENSAR es
cuando la persona domina su tiempo.

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PLANIFICACIN
URGENTE

NO URGENTE

IMPORTANTE

1. ACTUAR
Crisis
Problemas
apremiantes
Proyectos con fecha
de caducidad

2. PENSAR
Prevencin
Construir
Planificar
Reconocer nuevas
oportunidades

NO
IMPORTANTE

3. DELEGAR
Interrupciones
Cuestiones
inmediatas
Algunas reuniones
o informes

4. CONSIDERAR
Trivialidades
Prdida de tiempo
Actividades
agradables

URGENTE

NO URGENTE

IMPORTANTE

1. ACTUAR
Crisis
Problemas
apremiantes
Proyectos con fecha
de caducidad

2. PENSAR
Prevencin
Construir
Planificar
Reconocer nuevas
oportunidades

NO
IMPORTANTE

3. DELEGAR
Interrupciones
Cuestiones
inmediatas
Algunas reuniones
o informes

4. CONSIDERAR
Trivialidades
Prdida de tiempo
Actividades
agradables

El cuadrante 3 DELEGAR es engaoso, plantea lo

URGENTE Y NO IMPORTANTE como si fueran actividades
del cuadrante 1, pero son prioridades, necesidades o
expectativas de los dems. Por ejemplo, llamadas de
telfono, interrupciones, correos electrnicos, hacer
favores o gestiones para otros. Este cuadrante es
frecuente en personas no asertivas y cortoplacistas, sin
objetivos y que hacen muchas actividades sin sentido.
Este cuadrante requiere de mucha atencin porque es
tiempo gastado.
El cuadrante 4 CONSIDERAR, NO URGENTE Y NO
IMPORTANTE, es la prdida del tiempo o el escape a la
rutina, porque es el tiempo utilizado en actividades que
nos distraen y hacen olvidar el agobio que producen los
cuadrantes 1 y 3. Es frecuente en los lugares de trabajo
donde las personas se dedican a leer correos sin
importancia, ver videos y publicidades, el diario o la
televisin, watsapear, tomar caf, hacer pausas o
conversaciones sin importancias, o estar conectados y
pendientes del facebook. El resultado en el mbito
laboral es muchas veces motivo de conflictos y despidos.

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PLANIFICACIN
Sera recomendable que realizara lo siguiente: utilice la matriz vista para revisar y ajustar sus
tiempos. Vea qu cosas, sean acciones o actividades puede planificar y qu incendios tiene
que apagar en el cortsimo plazo. Considere su rutina diaria personal, agregue y clasifique
las actividades que hace durante la semana, no olvide aquellas que sean espordicas.
Ejemplo: La Seora Luisa, realiz el ejercicio y el resultado fue el siguiente:
URGENTE

NO URGENTE

ACTUAR
PENSAR
Dejar a las hijas al colegio.
En las noches antes de acostarse piensa en la
Pagar las cuentas; luz, agua, cuotas casas agenda del da siguiente.
comerciales.
Ordeno las actividades despus dejar a las
nias en el colegio.
IMPORTANTE Pedir hora para el mdico de su mam/hijo
Todas las tareas de la casa; cocinar, lavar, A veces con la secretaria del comit pensamos
hacer aseo, etc
y repartirnos las gestiones con el SERVIU,
Ir al municipio por gestiones del Comit de Municipio, Gobernacin, con la comunidad
para entregar informacin y documentos.
allegados.
DELEGAR
El telfono suena todo el da.
CONSIDERAR
NO
La gente del comit me pide gestiones que
IMPORTANTE
podran hacer ellos mismos, buscar No me queda tiempo.
formularios, averiguar casos especiales.

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PLANIFICACIN
La Agenda de la organizacin
Imaginemos que todos los aos, en las mismas fechas, una federacin debe estar presente
en un encuentro anual de una Confederacin. Este ao los dirigentes por distintas razones
personales y familiares, les complica la fecha y asumen que otra/o podr ir. Finalmente,
slo asiste uno, y como en el encuentro haba distintas comisiones, el nico representante
no pudo estar en todas, por lo tanto la federacin quedo mal representada, mal informada y
en desventaja frente a otras federaciones.

Si todos los aos en las mismas fechas se rene la Confederacin, que pas esta vez?
Una alternativa es que coincidieron los tiempos personales y los de la federacin. Otra
alternativa es que se les olvid y se comprometieron por casualidad, todos menos uno.
Podra pasar esto en la Organizacin que usted participa?
Si cuenta con una Agenda o plan de trabajo es probable que no, porque invertir tiempo en
Planificar le dar varias ventajas. La primera es que podr calendarizar las actividades y
hacer las coordinaciones internas con anticipacin. Una planificacin del trabajo adems
permite el seguimiento a los avances de los compromisos y metas a alcanzar mes a mes e ir
ajustando lo que haga falta para lograrlas.

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PLANIFICACIN
Esta tabla es un ejemplo de Planificacin de actividades relevantes para el ao.
Actividades Importantes

Planificacin Anual / Meses

10

11

Asamblea extraordinaria anual

de socios
Paseo de los socios y familia
a la montaa
Paseo de los socios y familia
a la playa
Reuniones con autoridades
locales, regionales, nacionales
Encuentro de la
Confederacin
Cursos de capacitacin
Organizacin y Participacin en
Ferias de Navidad

Las ventajas de una planificacin en un grupo organizado, permite:

Saber para dnde se va?

Qu se necesita hacer?

Conocer cmo llegar?

Quines lo harn?

Cunto demorar?

Cmo lo harn?

12

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PLANIFICACIN
En el mdulo Liderazgo Transformador de este curso, se hace referencia al sentido de
manada y de cardumen. As denominamos el Nosotros en un grupo organizado, cuando
se comparte informacin, o se asumen tareas y responsabilidades.
Todo esto parte cuando se hace una planificacin con la participacin de tod@s, lo que es
una gran oportunidad para sentirse involucrad@s, ser desde la idea parte de una tarea,
una gesta, un objetivo, y pertenecer a una organizacin, sentirse que algo lo/la identifica.

A modo de resumen de lo visto ac y complementando lo anterior, aunque en Chile es

frecuente la improvisacin o la inspiracin, y aceptando que ambas son importantes para
concretar iniciativas, es mejor la alternativa de contar con un Agenda de Trabajo o Carta
de navegacin.
No olvide que el xito de una planificacin ser la capacidad de maniobra que se tenga si
necesita cambiar el rumbo.

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PLANIFICACIN

Tema 2
PLANIFICACIN
TRADICIONAL

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PLANIFICACIN

Una vez realizado el ejercicio anterior, y a la luz de esos resultados, veamos:

poca 1. Si usted pertenece a la generacin anterior a los 90, sus dominios de la tecnologa
eran las mquinas de escribir y las calculadoras.
poca 2. Usted es de la generacin que naci preparada para la tecnologa, de los jvenes
que todo lo que necesitan est en su telfono, IPod o notebook.
Independiente de la poca, a continuacin encontrar una gua para utilizar Instrumentos de
planificacin tradicionales y linkearemos para Planificar usando las nuevas tecnologas.

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PLANIFICACIN
Instrumentos de planificacin tradicionales
Como ya se vio, hacer un listado de tareas a ejecutar durante un da o una semana, es una
buena base para planificar. Sirve adems para ordenar y priorizar las tareas. Un listado de
asuntos por resolver, le dar tambin la medida de cmo anda el control de sus tiempos y en
qu cuadrante se mueve su vida. Lo malo de las listas, papelitos o anotaciones sueltas, es
que suelen perderse. Una forma muy antigua de planificar, pero an vigente es el uso de
las AGENDAS.

Las Agendas y la palabra agenda, corresponde a un vocablo latino y que originalmente era
una palabra en plural que significa acciones a ser acometidas.
Las agendas de papel son usadas con frecuencia como cuaderno de
anotaciones y apoyo de los temas tratados en reuniones. Las agendas
tradicionales son muy tiles para registrar actividades. Como base de
informacin o disco duro, servir para planificar todo lo que deba
hacer, incluya telfonos, direcciones de correos electrnicos.
Una Agenda bien cuidada y llevada, es un gran apoyo a su tarea social.

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PLANIFICACIN
Ahora si usted quiere ver el bosque y no slo los rboles, le sugerimos usar los
CALENDARIOS DE PLANIFICACIN, que tienen la ventaja de mostrar una panormica del
periodo que usted necesite (mensual, anual) con los compromisos y tareas a la vista.
Las ventajas son: Cuenta con una forma grfica fcil de comprender para todas y todos.
No depende de ninguna tecnologa, ni tan siquiera de energa elctrica.
Servir de recordatorio permanentemente.
Ejemplo de un
Calendario
Mensual

LUNES

MARTES

MIRCOLES

JUEVES

VIERNES

SBADO

Reunin de
apoderados de la
Sofi
7

15

10
Reunin Comunitaria
(Asunto: Fondos
Concursables)

16

17

Reunin con
Alcalde
22

23

24

Salida cultural a la
playa con el grupo
tercera edad
28
Solicitar reunin
con SERVIU

11

29

12

13

19

20

26

27

Ir a la feria
18
Salida cultural con el
grupo jvenes a la
playa

21

Ir a la feria

Cumpleaos de mi
bebe (15 aos)
14

DOMINGO

Ir a la feria

25
Ir a la feria

30

31
Programar
vacaciones
con la familia

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PLANIFICACIN
Tambin recomendamos utilizar para planificar con su organizacin, un formato bsico que
luego pueda ser transferido o copiado a un programa computacional o planilla electrnica
como el Excel.
Plan de ejecucin de los trmites (Tiempo dividido en semanas)
Actividades

Informarse sobre la postulacin

al subsidio (pgina web Minvu).
Aprender el paso a paso del
proceso (documentos necesarios,
descarga de formulario, etc.)

Recopilar documentos
necesarios.
Postular personalmente en las
oficinas correspondientes del
Minvu o de forma online.
Esperar los resultados de la
postulacin (30 das despus).
Cobro del subsidio en caso de
obtencin.

Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Semana 6 Semana 7 Semana 8 Semana 9 Semana 10

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PLANIFICACIN
Planificar con las Nuevas Tecnologas
Ahora que las nuevas tecnologas entraron a la casa y se instalaron en nuestros hogares,
relaciones familiares y sociales, en vez de ser sus esclavos, vamos a valernos de algunas de
ellas para empezar a mejorar nuestros esfuerzos por comunicar, difundir informacin y
planificar, utilizando las ventajas que brindan, especialmente los computadores.
Antes detengmonos a pensar sus ventajas y desventajas de los nuevos aparatos:
APARATO

VENTAJAS

DESVENTAJAS

CELULAR SMARTPHONE,
IPAD

Comunicacin inmediata, ver y contestar correos

en lnea.
Mensajes de textos.

Alarma, dependencia, stress, distrae, poner en riesgo la

seguridad de las personas, produce ansiedad.

AGENDAS DIGITALES

Directorios y bases de datos.

Acceso para expertos.

COMPUTADORES
FIJO Y PORTTIL

Comunicacin y correo en lnea, programas de

textos y programas de clculos, Cursos Elearning.

Acceso para expertos.

Limitado al acceso a internet, el envo de correos es
limitado a la capacidad de expresin escrita y
comprensin lectora.

REDES COMUNITARIAS
FACEBOOK O
WHATSAPP COLECTIVOS

Difusin/fluidez de informacin.
Convocatorias virtual.
Whatsapp no sufre sobrecarga y es muy til en
casos de emergencias.

Confundir espacio comunitario con espacios privados.

BLOGS, TWITER

Difusin/fluidez de informacin instantnea.

Limitado la red sufre una sobrecarga.

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PLANIFICACIN
Si usted se considera un usuario avanzado en las nuevas tecnologas de informacin y
comunicacin (NTIC), y al inicio de este tema, incluso se reconoci en la POCA 2, los
siguientes links le permitirn acceder a Cursos tutoriales y planificar utilizando programas
computacionales como Microsoft Project o Gantt Project.
Los links, son los siguientes:
http://youtu.be/YBTyCfDUhM

http://www.slideshare.net/
http://www.bibliotecalibre.cl/

Y si se requiere conocer o repasar, la siguiente es una GUIA para Bsquedas en Internet:

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PLANIFICACIN

En la Barra de
direcciones, ingresas
la pgina web;
www.google.cl o
www.google.com

Abrir el
navegador
predeterminado;
puede ser Google
Chrome, Internet
Explore, Firefox u
Opera.

Se abrir una
pgina del
buscador con una
barra de
bsqueda, donde
ingresaras lo que
ests averiguando.

Al entrar a la seleccionada
pgina, debe analizar y leer
atentamente el contenido
del sitio donde ingresas, es
importante revisar muy
bien las categoras (que se
encuentran en la parte
superior del sitio o en las
partes altrelas).

Debes tener muy claro lo que buscas, esto quiere

decir que debes ocupar Palabras Claves para la
bsqueda. Por ejemplo: si deseas realizar un proyecto
deportivo para la comuna o sector donde vives, no
sabes dnde sacar los fondos para ese proyecto.
Entonces debes ingresar de esta forma a la barra de
navegacin: FONDOS PARA PROYECTOS DEPORTIVOS.
Y presionas la tecla entre o el icono al costado de la
barra, que es una lupa y significa buscar.

Se abrirn las
pginas
relacionadas
con lo que
busca.

Es importante
revisar todos los link
adjuntos o bien los
documentos que
puedan ser
importante para lo
que uno busca.

Analizar la que
ms te llama la
atencin, o la que
te da ms
informacin con
lo que te muestra
en la pgina.

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PLANIFICACIN
Trmites por internet
Un gran aliado para optimizar el tiempo, es la posibilidad de realizar trmites por internet,
tanto para asuntos personales, como para las gestiones de su organizacin social. Tambin,
estn disponibles los portales institucionales, a los que se puede acceder a travs de
computadores y hasta por algunos telfonos inteligentes o Smartphone.

En este curso, se incluye una Gua que le ayudar en la bsqueda de

informacin, y cuando se trate de hacer los respectivos trmites, cada
pgina le ir indicando el paso a paso. Es recomendable ejercitar los
trmites online, bajar documentos y llenar formularios electrnicos
directamente.

Por ejemplo, en el Servicio de Registro Civil, usted puede encontrar

informacin sobre la atencin de las oficinas y sus horarios, cmo
obtener
certificados
y
hacer
trmites
en
lnea
en:
https://www.registrocivil.cl/.

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Capacitacin a Distancia
Para realizar cursos e-learning (a distancia) no necesita tener gran dominio tecnolgico, y
estos cursos son una alternativa importante para usar su tiempo y formarse. Los cursos elearning son tiles especialmente para aquellas personas que por la geografa o por
cualquier limitacin de acceso fsico a los centros de formacin pueden aprovechar las
ventajas de este modo de aprendizaje.

Las siguientes, son otras ventajas para que evale las alternativas que ofrece la tecnologa
para expertas/os y no expertas/os. Al clickearlas, muestran ms informacin.
VENTAJAS DE E LEARNING
MS
DEMOCRTICA

MS PRCTICO

COMPATIBILIDAD
DE ACTIVIDADES

FLEXIBLE

ACCESIBLE

COMODIDAD

MS
APRENDIZAJE

AUMENTA LA
RETENCIN

REDUCCIN DE
COSTOS

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PLANIFICACIN
MS
DEMOCRTICA
FLEXIBLE
MS
APRENDIZAJE
MS PRCTICO
ACCESIBLE
AUMENTA LA
RETENCIN
COMPATIBILIDAD
DE ACTIVIDADES
COMODIDAD
REDUCCIN DE
COSTOS

Es ms democrtica porque un modelo de enseanza que elimina las barreras

espacio-tiempo que limitan la informacin y la educacin.
Es flexible, se puede adaptar a cualquier grupo, colectivo social y temtica.
Ofrece la posibilidad del auto aprendizaje al ritmo que cada persona. Se
elimina la barrera profesor-alumnado y se reemplaza por un gua facilitador
del aprendizaje que ofrece al estudiante herramientas para su auto
aprendizaje, a la vez que resuelve dudas y necesidades. Se centra ms en el
aprendizaje que en la enseanza.

Es ms prctico respecto al mtodo convencional de la clase en una sala,

porque no es necesario el estar programando cada vez la logstica que
conlleva cualquier otra accin de formacin (bsqueda / reserva de locales
apropiados, seleccin de los interesados, contratacin del profesorado,
evaluacin, etc.), sino que una vez ofertado un curso, los alumnos pueden
recibirlo en cualquier franja horaria, segn el tiempo de que disponga y de los
objetivos que se haya fijado.

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PLANIFICACIN
MS
DEMOCRTICA
FLEXIBLE
MS
APRENDIZAJE
MS PRCTICO
ACCESIBLE
AUMENTA LA
RETENCIN
COMPATIBILIDAD
DE ACTIVIDADES
COMODIDAD
REDUCCIN DE
COSTOS

Generalmente slo necesita un terminal con conexin a Internet y el Internet

Explorer para que el/la alumno/a pueda seguir cualquier curso de e-learning.
Segn estudios experimentales, la informacin asimilada en procesos
modalidad e-learning son retenidas un 25% ms que si se utilizan soluciones
convencionales de formacin presencial.
El e-learning es compatible con muchas otras actividades, casi de manera
simultnea -trabajo, ocio, etc., pues basta slo con acceder al computador en
cualquier momento y, por otra parte, detener la formacin cuando se desee.
El e-learning evita muchos desplazamientos, lo que se traduce en una gran
comodidad en las grandes ciudades donde son frecuentes los
desplazamientos a lugares alejados de su lugar de trabajo. En localidades
aisladas para formarse a veces las personas deben incluso que pernoctar
fuera del domicilio habitual.
El e-learning puede llegar a ser hasta un 30% ms barato que la formacin
convencional en el aula, para quien entrega los cursos, en la modalidad
presencial en muchos casos se gasta en el alojamiento y el transporte de los
quienes van al lugar formacin.