GESTÃO DE EVENTOS

Córdoba – Argentina
21 e 22 de abril - 2016

2005
2006
Eventos
Testes

2002

2007

Sulamericano

HB PAN

1997

2008

Jogos
Mundiais da
Natureza

Casa Brasil
Beijing

EVENTOS

OEs e OUs

2009

26 eventos

Copenhagen

2012
Crystal
Palace

2011
Aclimataçao
La Loma

ESTRUTURA
CULTURAL
 Memória olímpica
 Museu
 Selo COB Cultural
 Academia Olímpica
 I.O.B.

SUPORTES
 Comunicação
 Relações Internacionais
ESPORTIVA
 Planejamento Esportivo
 Performance Esportiva

 Juventude e Infraestrutura
 Gestão Estratégica e Legado
 Integração Esportiva
 Jogos e Operações Internacionais
ADMINISTRATIVA
 Financeiro
 Tecnologia
 Prestação de Contas
 Recursos Humanos

MÉDICA
 Fisioterapia
 Nutrição
 Psicologia
 Anti-Doping

UNIDADE DE
JUVENTUDE E
INFRAESTRUTURA

ESPORTE
ESTUDANTIL

CENTRO DE
TREINAMENTO
TIME BRASIL

PAN – 2015
Toronto

PAN – 2019
Lima
JSJ – 2017
Santiago
YOG - 2018
Buenos Aires

J.O / J.P.O. - 2016
Rio de Janeiro

Grande marco do esporte olímpico brasileiro

2 de outubro
de 2009

Desafio 1

Realizar uma grande
edição dos Jogos
Olímpicos, aliando a
excelência técnica e a
alegria brasileira.

Desafio 2

Como país sede,
apresentar uma
delegação de atletas
competitivos, que
representem o país com
dignidade e ambição.

O que é um evento ?

Evento é “ qualquer fato que pode
gerar sensação e, por isso, ser
motivo de notícia (seja esta de
cunho interno ou externo)”.
Francisco Paulo de Melo Neto (1999)

Baseando-se nesta definição,
podemos destacar as seguintes
características de um evento:
 O evento como fato
 O evento como um acontecimento
 O evento como notícia

Fato
.

Tem data e horário para começar e
terminar

.

Realização em local determinado e deve
apresentar novidades.

O seu componente criativo é fator
indispensável para o sucesso.

Acontecimento

SUCESSO

BOAS
SENSAÇÕES
FATO

Como fato e acontecimento, e bem-sucedido
(em geral), o evento vira notícia na mídia.
A sua capacidade de virar
notícia é o que torna o
evento uma mídia
disputada pelos
patrocinadores.
Ele é, portanto, uma mídia eficiente e um
elemento gerador de notícias para a própria
mídia

Razões para Empresas
Investirem no Esporte

Comunicação

Relacionamento

Benefício
Econômico

PRODUTO DE
QUALIDADE

MÍDIA

CLIENTE
EXIGENTE

O setor do entretenimento movimenta anualmente no
mundo a respeitável quantia de US$ 1 trilhão.

Aproximadamente
US$ 360 bilhões
servem de
combustível para a
indústria do esporte
(MARINI, 2000).

Desafio
Aumento da Competitividade
Qualidade
+
Acesso
+
Promoção
+
Sustentabilidade

Crescimento do PIB do Brasil
foi de 3,2%, (2000 a 2010)
A média de crescimento anual
do setor esportivo foi de 6,2%
Movimentou, em 2010, R$
78,6 bilhões e elevou a fatia
no PIB de 1,702%, na década
anterior, para 1,997%.
R$ 1 investido em infraestrutura esportiva = R$ 6,50
para atividades de varejo e o marketing — (Ary Graça).

A desaceleração da economia
global é uma preocupação em
todo o mundo , mas:
As receitas desportivas
devem crescer cerca de 3,7%
145,3 bilhões dólares em
2015

Huff Post Business

PWC, apontou problemas
para patrocínio no futuro
próximo;
Conflito de gerações cada
vez maior entre os:
Fãs;
A gestão de direitos de
transmissão;
Crescentes custos de
jogadores;

Quatro principais itens de receita do esporte
1. Direitos de transmissão
2. Patrocínio
3. Merchandising
4. Venda de ingressos
Estimativa :
2010 - US $ 121,4 bilhões
2015 – US $ 145,3 bilhões (3,7%)

Patrocínio = 5,3% = US $ 45,3 bilhões
As organizações desportivas estão cientes que os patrocinadores exigem
mais de seu investimento.

"Há pressão do patrocínio de
empresas, eles querem indicação real
de retorno x valor do seu
investimento"
"O simples fato de que há a seu merchandising em um evento não é
suficiente.
As empresas estão procurando medidas (tangíveis) de quem vai vê-lo e
como eles vão se envolver emocionalmente ?

O relatório indicou
Queda da venda de ingressos
x ingressos mais caros
As organizações qualificaram
os eventos ( shows) para dar
aos consumidores uma
sensação de maior valor para o
dinheiro.
Os fãs manifestaram
descontentamento com o
aumento dos custos dos
ingressos

A divergência crescente de
plataformas de mídia
Venda de direitos das plataformas,
(TV , Iphone, Internet ) / produtos
grátis x produtos pagos
Crescentes salários dos jogadores
Futebol europeu, (20% dos clubes
preparados para lucro )

Conflito de Gerações

Fãs mais jovens
que não
frequentam a
jogos, mas
usam as mídias
sociais e internet
para se manter
engajados

Fãs mais velhos com renda para participar dos eventos, mas
não se envolvem em mídia social.

“Pessoas com mais 40 anos estão ficando mais
velhos e com o tempo vai diminuir esta
população:
É uma lacuna geracional em desenvolvimento
(onde) você tem que:
Satisfazer as pessoas que vão aos jogos agora,
bem como entreter as crianças ou você irá
perdê-los e:
As OE tem os 2 públicos e precisam de um
equilíbrio real

Em 10 anos tempo ninguém vai estar indo para
os jogos.

• Brasil - 7º lugar no ranking mundial (304
eventos)
• Rio de Janeiro - 1º lugar no ranking do
Brasil (69 eventos)
• As exigências da entidade (eventos
itinerantes, com periodicidade fixa e no
mínimo 50 participantes).
• Em 2003, 22 cidades brasileiras
realizavam eventos internacionais
• Em 2011 este número saltou para 57
diferentes cidades.

A ICCA (International
Congress and Convention
Association) 2011

Mais de 330 mil eventos / ano
80 milhões de participantes,
Cerca de 3 milhões de
empregos diretos e indiretos,
Nos último 10 anos, o setor
cresceu cerca de 300% no país

Fonte: SEBRAE

1 evento a cada 6 minutos
• Média de eventos
realizados em São Paulo
.
• Congressos, feiras,
convenções, shows
internacionais, grandes
festas, entre outros,
• Total de 90 mil por ano.
(Embratur , 2009 )

Almoço, Assembléia, Bazar, Brainstorming, Brunch, Café da manhã,
Campanha, Campeonato, Carnaval, Casamento, Chá da tarde,
Churrasco,
Coffee-break,
Coletiva
de
imprensa,
Colóquio,
Comemoração, Comício, Competição, Concerto, Concilio, Conclave,
Concurso, Conferência, Confraternizações, Congresso, Convenção,
Coquetel, Coral, Curso, Debate, Desfile, Encontro, Entrevista coletiva,
Excursão, Exposição, Feira, Festa, Festival, Formatura, Fórum,
Gincana, Happy Hour, Inauguração, Jantar, Jogos, Jornada,
Lançamento de livro, Lançamento de produto, Leilão, Mesa-redonda,
Micareta, Missa, Mostra, Noite de autógrafos, Oficina, Olimpíada,
Open day, Opera, Outorga de títulos, Painel, Palestra, Pedra
fundamental, Performance, Posse, Pré-estréia, Premiação, Regata,
Retrospectiva, Reunião, Roadshow, Rodada de Negócios, Rodeio,
Salão, Sarau, Semana, Seminário, Show, Showcasing, Solenidade,
Sorteio, Teleconferência, Torneio, Vernissage, Videoconferência, Visita,
Workshop

A Organizaçao de um Evento
Esportivo é:
Um objetivo essencial para um grande
número de Entidades Esportivas
.
A oferta de um produto ou um serviço
que deve satisfazer à diferentes
stakeholders.

Evento Esportivo

é um encontro social que agrupa um grande
número de pessoas em torno de uma série de
atividades por ocasião de uma competição.

Existe a
possibilidade
ainda que ele seja
transmitido pelos
Meios de
Comunicação.

Como os Eventos
Esportivos são realizados
em um tempo
determinado , devem ser
formulados com
antecedência um Plano
de Ação e um
Cronograma concreto.

Um modo de desenvolver a imagem de
uma Entidade.
Um modo de mobilizar RH antes,
durante e depois do evento.
Um processo que implica na Gestão de
Riscos, entre os quais os Riscos do Tipo
Humano , Econômico e Esportivo.

• Potnos
Importates

Pontos da
Objetivos
Importantes
aprendizagem

6.1 - Decidir se a sua Entidade organiza
ou não um Evento Esportivo;
6.2 - Desenvolver aspectos legais e de
funcionamento apropriados para o
Evento
6.3 - Identificar as principais fases que
compõe a organização de um Evento
Esportivo.
6.4 - Compor e gerir o RH necessário
para organizá-lo.

6.5 - Identificar as instalações
necessárias para organizá-lo

Os pontos
principais

6.1 - Decidir se a sua Entidade organiza
ou não um Evento Esportivo;
6.2 - Desenvolver aspectos legais e de
funcionamento apropriados para o
Evento
6.3 - Identificar as principais fases que
compõe a organização de um Evento
Esportivo.
6.4 - Compor e gerir o RH necessário
para organizá-lo.

6.5 - Identificar as instalações
necessárias para organizá-lo

Os pontos
principais

Os pontos
principais
• 6.1 - Decidir se a sua Entidade organiza ou não um
Evento Esportivo;

• São necessários recursos para preparar a
apresentação de uma candidatura para
organizar um evento e para determinar os
riscos que se apresentam para a
Entidade.
• Devemos comparar os riscos e vantagens
que nos trazem a organizaçao de um
grande evento.

%
ORÇAMENTO

%
ESTRATÉGICO

• Os eventos devem fazer parte da estratégia
das Entidades e dependem dos recursos
disponíveis.
• As Entidades devem apresentar sua
candidatura para organizar um evento ,
unicamente quando estão claros os motivos
que a sustentam.

Evento Esportivo = Sucesso
Deve estar integrado desde o
início com a estratégia de
desenvolvimento da Entidade a
médio e longo prazo.

Objetivos
• Apresentar um desafio
para os principais
atletas da Entidade;
• Elevar o nível do
esporte;
• Fomentar a promoção
do esporte;

2005

 Copa Pan-americana de Ciclismo

• 20 de Março de 2005
• Aterro do Flamengo - RJ
• 40 atletas
• 09 países
• 43,1 km

 II GP Rio de Atletismo

• 15 de Maio de 2005
• Estádio Célio de Barros – RJ
• 150 atletas
• 27 países
• 15 provas

 Desafio Pan-americano de Handebol - 2005
• 17 a 19 de Julho de 2005
• Ginásio Poliesportivo do
Guaimbê - Guarujá - SP
• Brasil x Argentina
• 03 partidas

 Copa Pan-americana de Judô

• 23 e 24 de Julho de 2005
• Ginásio do Tijuca Tênis
Clube – RJ
• 56 atletas
• 06 países

 Desafio Pan-americano de Vôlei de Praia

• 16 a 18 de Setembro de 2005
• Praia de Iracema - Fortaleza CE
• Brasil x Estados Unidos

 VI Campeonato Pan-americano de Boxe

• 25 de Setembro a 02 de
Outubro de 2005
• Ginásio Pedro Raje Jahara Teresópolis - RJ
• 76 atletas
• 10 países

 Pré-Pan de Ginástica Artística

• 06 a 09 de Outubro de 2005
• RIOCENTRO - RJ
• 136 atletas
• 17 países

 Pré-Pan de Ginástica Rítmica

• 10 a 13 de Novembro de 2005
• Clube de Natação e Regatas
Álvares Cabral - Vitória - ES
• 80 atletas
• 11 países
• Provas individuais e de conjunto

 Travessia dos Fortes - 2005
• 20 de Novembro de 2005
• Forte de Copacabana ao
Forte do Leme - RJ
• 3,8 km
• 3.800 atletas

 Corrida Pan-americana

• 18 de Dezembro de
2005
• Aterro do Flamengo RJ
• 10 km
• 5.500 atletas

2006

 Desafio Internacional de Judô
• 18 e 19 de Março de
2006
• Ginásio do Minas Tênis
Clube - Belo Horizonte MG
• 60 atletas
• 05 países

 Desafio Pan-americano de Handebol - 2006

• 14 a 16 de Abril de 2006
• Ginásio Poliesportivo do
Bom Clima - Guarulhos SP
• Brasil x Cuba
• 03 partidas

Riscos

• A Entidade pode ter dificuldades em ser
candidata no futuro , se o evento não for
bem realizado.
• A Entidade pode não ser capaz de organizar
e controlar os problemas técnicos e
econômicos do evento.

Riscos

• A Entidade pode ter dificuldades em
aproveitar os resultados do evento.
• A Entidade deve realizar um estudo
preliminar dos riscos, objetivos e
condições para o sucesso do evento.

Recomendações Básicas
• Definir com clareza os benefícios da
organização do evento.
• Estar seguro que os benefícios identificados
podem ser expressos como objetivos do evento.
• Realizar uma avaliação dos riscos.
• Estar seguro préviamente, de contar com o
apoio da Diretoria da Entidade.

Jogos Pan-Americanos
Rio 2007

Riscos Econômicos
Produçao de Sinal
x
Direitos de Transmissão
Participaçao dos atletas do país sede
Independente do tamanho do evento devem
ser analisados todos os riscos

Receitas Jogos Olímpicos de Sydney
100%

USD 1.400,00

51%

USD 1.200,00
USD 1.000,00
USD 800,00
21%

USD 600,00

14%
12%

USD 400,00
USD 200,00
2%

0%

USD 0,00
Direitos de TV

Patrocinios
Globais

Ingressos

Patrocinios LocaisLicenciamento

Rádio e TV

Missão da Gerência Geral
de Rádio e TV

• Identificar uma empresa para atuar como Emissora Anfitriã - Host
Broadcaster (HB) nos XV Jogos Panamericanos Rio 2007;
• Dar suporte à Emissora Anfitriã – Host Broadcaster (HB),
interagindo com as diversas áreas funcionais do CO-RIO, no
sentido de prover a infra-estrutura e serviços necessários para que
o HB pudesse cumprir com sucesso o Plano de Cobertura;
• Acompanhar o trabalho do HB, para que o projeto fosse
plenamente atendido de acordo com as especificações e o
cronograma estabelecidos.

Organograma

Gerência Geral de
Rádio e TV
Edgar Antonio Hubner

Assistente de Rádio e
TV
Bianca Peuker

Gerência de
Operações
de Rádio e TV
José Ricardo Mello dos
Santos

Gerência
Administrativa
de Rádio e TV
Carlos Hollanda

Gerência de Serviços
de Rádio e TV
Cristiano Barros Homem
d’El Rei

Detentores de Direito

NACIONAIS

INTERNACIONAIS

Rede Globo

OTI

Rede Bandeirantes

ESPN Deportes

Rede Record

Terra

ESPN Brasil

World Sports

Sportv

Telesur – VEN

BandSports

Canal Capital – COL

Rádio Globo

TVN – CHI

Rádio Bandeirantes

ICRT – CUB

Rede Itatiaia

Televisa – MEX

Rádio Guaíba

TYC – ARG

Rádio Gaúcha
Rádiobras

Host Broadcaster (HB)

Emissora Anfitriã responsável pela geração
das imagens e áudios a serem entregues às
emissoras de Rádio e Televisão (Broadcaster),
detentoras dos direitos de transmissão dos XV
Jogos Pan-americanos Rio 2007.

Composição do HB

- Realizado pelo próprio Comitê Organizador
- Realizado através de Emissora de TV Local
- Contratação de Empresa Internacional
Vantagens da Empresa Internacional:
Conhecimento, Experiência, Logística, Equipamentos

Funções Principais do HB

Empresa formada / contratada para gerar e
entregar os Sinais de Rádio e TV
Acompanhar as demandas para atender os
Detentores de Direitos ( RHBs )
Fundamental o HB ter todas as informações do
Comitê Organizador para este atendimento

Impactos das Requisições
do HB

Projetos das Instalações
Projetos de Tecnologia
Iluminação das Instalações
Energia Elétrica ( Doméstica e Técnica )
Adequação do Programação de Competição

Tipos de Cobertura

- Cobertura ao Vivo
- Pré-Gravado
- Ao vivo com recursos de equipamentos
diferenciados ( EX. Remo ).

Planejamento

Plano de Cobertura
Mínimo de 700 horas de cobertura ao vivo
Transmissão ao vivo das Cerimônias de
Abertura e Encerramento
Gravação de todas as Cerimônias de
Premiação
2 boletins diários de 40 minutos cada

Estrutura Física e
Operacional

Estrutura Física

• International Broadcast Center (IBC)
Centro Internacional de Transmissão de Rádio e TV,
localizado no RioCentro Pav.1, com total de 7.500 m2
onde estiveram localizadas as operações do HB e das
Emissoras Detentoras de Direitos.
• Rights Holding Broadcasters (RHB)
Emissoras Detentoras de Direitos de Rádio e TV.

Estrutura Operacional










900 pessoas no Grupo de Trabalho
15 venues com transmissão ao vivo
12 venues com cobertura pré-gravada
12 RHB’s nacionais e 10 internacionais
Mais de 100 câmeras e 30 gravadores
Mais de 2000 broadcasters credenciados
Mais de 100 posições para comentaristas (rate card)
10 Unidades Móveis (UM) e mais de 20 trailers broadcast
70 km de cabo no IBC
Televisões de plasma no IBC para monitorar mais de 50 sinais
simultâneos

Especificações Técnicas
Venue 1
IBC
UM

DD 1
(RH)

Venue 2

Rede de
Contribuição
(telecom)

(HB)

DD 2
(RH)

DD 3
(RH)
UM

Unidade Móvel (UM)

Lições aprendidas

• Pontos principais
Composição da equipe e integração com as
diferentes áreas
• Principal lição aprendida
Necessidade de treinamento e capacitação das
equipes
• O que poderia ser feito diferente
Nível de comunicação entre as diferentes áreas e
disponibilizar as informações para todos

•Transporte

Impactos Tangíveis

•Hospedagem
•Alimentação
•Geração de empregos temporários
•Arrecadação de impostos
•Tratamento de resíduos
•Alteração / Criação de leis
•Capacitação de RH
•Conhecimento de diferentes esportes

(imprensa, arquitetos, comunidade)

Impactos Intangíveis

• Programa de Voluntários
• Mídia local
• Novos programas e ações públicas
• Acessibilidade nos espaços públicos
• Visibilidade nacional e internacional
• Cultura de planejamento a longo prazo

6.1 - Decidir se a sua Entidade organiza
ou não um Evento Esportivo;
6.2 - Desenvolver aspectos legais e de
funcionamento apropriados para o
Evento
6.3 - Identificar as principais fases que
compõe a organização de um Evento
Esportivo.
6.4 - Compor e gerir o RH necessário
para organizá-lo.

6.5 - Identificar as instalações
necessárias para organizá-lo

Os pontos
principais

• 6.2 - Desenvolver aspectos legais e de funcionamento
apropriados para o Evento.

Estruturas legais e funcionais
• Os organizadores devem desenvolver uma
estrutura que assegure o êxito do evento
• O desenvolvimento de uma estrutura
organizadora apresenta 3 aspectos :
– Legal e político
– Funcional
– Coordenação

• Tipos de organizadores de evento
– Confederação
– Terceiros
• Tipos de entidades legais
– Entidade legal já existente
– Nova entidade legal , autônoma
• Tipos de estruturas legais
– Com ou sem fins lucrativos
– Público, privada ou de natureza mista

Aspectos funcionais da Organização
• Dividir as funções e tarefas entre os diferentes
departamentos / gerências / divisões
• Definir o centro de tomada de decisão e definir
uma linha de comando e controle:
– Estrutura divisional
– Estrutura funcional
– Estrutura matriz

Recomendações Básicas
• Decidir se é necessário constituir uma entidade
legal específica.
• Estabelecer uma estrutura legal que assegure
uma gestão responsável e ofereça também
proteção contra os riscos.
• Assegurar-se que no Comitê Organizador estejam
representados todos os grupos / departamentos.

• Identificar todas as tarefas necessárias para
colocar em andamento o evento e definir para
cada uma delas uma área funcional.
• Estabelecer a estrutura mais apropriada para
conseguir o sucesso e para que o Comitê
Executivo possa responsabilizar-se pelo
conjunto.
• Decidir quais tarefas podem ser subcontratadas.

6.1 - Decidir se a sua Entidade organiza
ou não um Evento Esportivo;
6.2 - Desenvolver aspectos legais e de
funcionamento apropriados para o
Evento
6.3 - Identificar as principais fases que
compõe a organização de um Evento
Esportivo.
6.4 - Compor e gerir o RH necessário
para organizá-lo.

6.5 - Identificar as instalações
necessárias para organizá-lo

Os pontos
principais

• 6.3 - Identificar as
principais fases
que compõe a
organização de um
Evento Esportivo.

O que é um evento ?
São todos os acontecimentos previamente
planejados, organizados e coordenados
de forma a contemplar o maior número de
pessoas em um mesmo espaço físico e
temporal, com informações, medidas e
projetos sobre uma ideia, ação ou produto,
apresentando os diagnósticos de resultados e
os meios mais eficazes para se atingir
determinado objetivo.
(MARTIN, 2008).

Universo da Atividade Física
Setor

Motivação

Público

Lazer

Privado

Turismo

Promoção
da Saúde
Terapeutica

Clientela
Faixa Etária

Crianças e Jovens
Adultos Jovens

Carreiras

Conhecimentos

Modalidades

Esporte Profissional

Diretos

Futebol

Gestão de Arenas

Indiretos

Basquete

Gestão de Clubes

Voleibol

Técnico Esportivo

Handebol

Meia Idade
Terceira Idade

Estética

Necessidades

Consultor

Trekking

Convíveo Social

Propósitos

Agente Esportivo

Canoagem

Profissional

Gestão de Produtos

MKT Esportivo

Candidatura

GESTOR
Construído

Cliente

Classificação dos Eventos




Educacional
Esportivo
Cultural
Social
Político

• Interna
• Local
• Estadual
• Nacional
• Internacional
CARÁTER

ABRANGÊNCIA

Hubner, 2001

FINS
• Financeiros
• Institucionais
• Mercadológicos

DURAÇÃO

• 1 período
• 1 dia (pernoite)
• + de 1 dia

Potência do
impacto

+ Força

Tipologia do
Evento
+ Importância

- Importância

Fraqueza

Extensão
Geográfica
do Impacto

Stakeholders

Patrocinadores

Midia

Público

EVENTOS
ESPORTIVOS
Atletas

Organizador

Governos

Mídias

Esporte
CIO

Jornal

Governos

Radio

Primeiro
Ministro

TV

Ministros

FNs

FIs

Candidatos
à Emprego

CONs

Fornecedores

Câmaras

Patrocinadores

Voluntários

Grande Londres

ODA
Habitantes

Cidade de
Londres

Colaboradores

Contribuintes

Cidadãos
Britanicos

Bairros

Assembléias

Nação
Estado

“Lobistas”
temáticos

Consultores

Pessoal LOCOG
LDA

Grupos
de interesses
particulares

Outros

Internos

Operacional

Comercial

Técnico

Administrativo

Planilha Orçamentária

Cronograma de planejamento

Rio 2007 – Principais Fases do Planejamento
2004

Fase

Foco

2005

1&2
Planos
Estratégicos e
Conceitos
Operacionais

Áreas Funcionais

2006

3
Planejamento
Operacional
Detalhado

Inst.
Modelo

4
Transição
para
Equipes das
Inst. e Testes

Equipes de
Planejamento

2007

5
Prontidão
Operacional

Equipes das
Instalações

Mais compreensão, detalhe & confiança
Evolução

Evolução da estrutura operacional do CO-RIO e cooperação
Evolução das equipes das instalações

Projeto
Técnico

I
Identificação

Quem está envolvido?

Identificar quais os órgãos que
estão vinculados à execução
do Projeto, sejam as
instituições responsáveis pela
Administração, Coordenação,
Patrocínio, etc.

II
Introdução

Histórico da situação
atual

Apresentar histórico
esclarecendo a natureza do
problema e as sugestões já
apresentadas para solucioná-lo

III
Justificativa

Qual o problema ?
O que fazer ?

Evidenciar o problema a ser
resolvido e porque a solução
proposta é mais viável identificar o efeito desejado

IV
Objetivo Geral

Para que fazer ?

Esclarecer a finalidade do
projeto , tomando por base as
diretrizes Políticas da
Instituição e seus efeitos
sociais, econômicos e políticos,
bem como quais os segmentos
a atingir.

V
Objetivos
Específicos

O que queremos
alcançar ?

Definir em tópicos o que se
espera obter com a execução
do projeto.

VI
Metodologia/ Estratégia

Como fazer ?
Como atingir o
objetivo ?
( Cronogramas )

Detalhar como será executado
o projeto, critérios de
participação, etapas, datas,
locais e responsabilidade de
cada envolvido. Descreve a
execução do projeto na prática.

VII
Recursos

Humanos Quem atuará ?

Definir o grupo de pessoas envolvidas com
a organização e a função de cada um.
Todas as pessoas necessárias para que a
idéia seja colocada em prática.

Materiais

Definir os materiais necessários para a
execução da idéia, sejam eles
administrativos, esportivos, premiação, infraestrutura física / operacional (hospedagem,
alimentação, transporte, segurança, saúde,
sonorização) etc..

Qual o
Material
Necessário?

Financeiro Qual o custo ?

Baseando-se nas necessidades descritas,
definir quanto será gasto em dinheiro para
cada etapa, discriminando valores unitários
e global dos itens

VIII
Divulgação

Como divulgar ?

Apresentar sugestões de
divulgação (rádio,
televisão, jornais, cartazes,
folders, camisetas,
sorteios, etc...)

IX
Atividades Especiais

Como incrementar ?

Acrescentar atividades
extras pré-definidas com o
objetivo de incrementar o
Projeto.

X
Plano de Retorno

Por que apoiar ?

XI
Avaliação

Como avaliar ?

Aqui deverão ser
apresentadas as
vantagens.
Criar instrumentos de
avaliação

Organização de um Evento Esportivo
1. Desenho do evento
– Analisar a viabilidade.
– Valorar, definir e estabelecer condições
para a viabilidade da operação.

2. Desenvolvimento do evento
– Comprovar como está sendo realizado o
trabalho e fazer os ajustes necessários.
– Fazer testes com as condições de
operação reais.
Fases do Evento mod 1

3. Implementação do evento
– Quem comanda o evento , identifica e antecipa os
problemas.
– Analisa a causa dos problemas e apresenta as
soluções.
4. Desmontagem do evento
– Analisar a eficiência das atividades , avaliar os
resultados e dispensar as equipes de trabalho .
– Preparar relatório para os principais stakeholders e
transmitir as experiências para o próximo Comitê
Organizador.

• Fase 1 – Avaliação da Viabilidade
• Fase 2 – Construção da Base de Apoio
• Fase 3 – Planejamento
• Fase 4 – Preparação
• Fase 5 – Todos os sistemas
em funcionamento
• Fase 6 – Operação do evento
• Fase 7 – Fechamento do evento
Fases do Evento mod 2

• Fase 1 – Avaliação da Viabilidade
• a) Coleta e Análise de Dados
• b) Desenvolvimento do conceito
• c) Identificação dos padrões para
sucesso

• Fase 2 – Construção da Base de Apoio
• a) Criação do Comitê Organizador
• b) Definição dos parceiros

• Fase 3 – Planejamento



a) Planejamento Genérico
b) Planejamento Estratégico
c) Planejamento Operacional
d) Operação

• Fase 4 – Preparação



a) Estabeleça o Comitê Organizador
b) Desenvolva os planos de trabalho
c) Monitoramento do processo
d) Contagem Regressiva

• Fase 5 – Todos os sistemas em funcionamento
• Fase 6 – Operação do evento
• Fase 7 – Fechamento do evento

Tarefas presentes
• Gestão e Coordenação
Estimativa financeira e engenharia financeira
Organização funcional, estrutura hierárquica e
gestão de RH
Planificação, acompanhamento e ajuste de tarefas
Gestão dos Temas Legais e Normativos

• Gestão das Operações Esportivas
Incluem desde a avaliação das
necessidades de recursos humanos e
materiais até o trabalho realizado pelo
pessoal, incluindo funcionamento das
áreas de competiçao e treinamento

Tarefas
• Trabalho de Secretaria, Administração e Gestão
As tarefas de secretaria e administração;
As relações econômicas com os fornecedores de
serviços;
A contabilidade;
Gestão de entrada de recursos e outros serviços.

Logística
Preparar as instalações do evento, sendo a
Segurança do Público prioridade;
Gestão e manutenção das áreas de competição
durante e após o evento – fundamental
desmontagem de algumas instalações ou
adaptação

Promoção e Venda
Estabelecer uma estratégia de Marketing;
Definir Estratégia de Comunicação e um Plano de
Ação dos Meios de Comunicação;
Buscar, Administrar , Acompanhar e Iniciar alianças
estratégicas com outras organizações.

“TODOS
SÃO
CLIENTES
DA
COORDENAÇÃO
OPERACIONAL”

INVESTIMENTOS

0
Dir.Esportes

Dir.Operações

Dir.Marketing

Dir.Administrativa

Gestão Operacional
3%

2% 2%1% 0%
0%

Transporte

3%

Infra-Estrutura

7%

Hospedagem
Alimentação
Saúde

9%
54%

Meios
Comunicação
Credenciamento
Ed.Ambiental
Logística

19%

Segurança
Voluntários

Um serviço consistente e
de alta qualidade traduzse em duas coisas
igualmente importantes:
ATENÇÃO
e
COMPETÊNCIA
Chip Bell & Rom Zemke

Recomendações Básicas
• Assegurar que o evento está bem desenhado antes
de iniciar a implementação.
• Assegurar-se que o Comitê Executivo esta
comprometido com o modelo do evento.
• Programar todas as tarefas com especificação de
Tempo para cada uma.
• Avaliar se foram atingidos os objetivos estabelecidos
uma vez que tenha sido concluído o evento.

6.1 - Decidir se a sua Entidade organiza
ou não um Evento Esportivo;
6.2 - Desenvolver aspectos legais e de
funcionamento apropriados para o
Evento
6.3 - Identificar as principais fases que
compõe a organização de um Evento
Esportivo.
6.4 - Compor e gerir o RH necessário
para organizá-lo.

6.5 - Identificar as instalações
necessárias para organizá-lo

Os pontos
principais

• 6.4 - Compor e gerir o RH necessário para organizá-lo.

Vários fatores influenciam no processo de tomada
de decisão.
Três em especial: o tempo, a necessidade, lógica.

Características
Principais

Gestão de Recursos Humanos
Na organização e programação do RH devemos incluir
os seguintes ítens :
– Determinar as pré-requisitos dos Recursos
Humanos;
– Contratação;
– Formação;
– Motivação;
– Comunicação interna;
– Gestão de Pessoal
– Programação das atividades de RH

Determinar as necessidades
de RH
• Iniciar com os serviços necessários.
• Elaborar um organograma.
• Formular descrição detalhada dos postos
de trabalhos.
• Identificar os Recursos Humanos.

• Contratação dos Recursos Humanos
– Preparar a contrataçào, elaborando o perfil dos
postos e a descriçào dos postos de trabalho.
– Recrutar os voluntários depois de definir como e
quando será necessário.
• Formação dos Recursos Humanos
– Levar em conta a disponibilidade das pessoas e
os gastos que são gerados.
– Para os grandes eventos, criar um programa de
formação .

• Motivação dos Recursos Humanos
– Levar em conta os fatores de motivação.
– Estabelecer relações entre os voluntários e o
pessoal contratado.
• Comunicação interna
– Comunicar através da web ou intranet .
– Assegurar-se que todos os membros da
organização podem ser acessados o mais
rápido possível durante o evento.

Avaliação e acompanhamento

• A avaliação indica o que as pessoas estão
fazendo de forma adequada , qual
formação necessitam e em quais pontos
temos muito ou pouco trabalho a fazer.
• Devemos manter um grupo pequeno para
realizar a avaliação final.

Recomendações básicas

• Identificar as necessidades de RH para o
evento.
• Dividir as necessidades em pessoal
remunerado, pessoal com contrato e
voluntários – contratar e recrutar o número
necessário em cada grupo.

• Buscar a pessoa adequada para a
tarefa adequada.
• Motivar os voluntários entendendo
o que os leva a vincularem-se ao
evento.
• Administrar os Recursos Humanos
de uma maneira justa e equitativa .

6.1 - Decidir se a sua Entidade organiza
ou não um Evento Esportivo;
6.2 - Desenvolver aspectos legais e de
funcionamento apropriados para o
Evento
6.3 - Identificar as principais fases que
compõe a organização de um Evento
Esportivo.
6.4 - Compor e gerir o RH necessário
para organizá-lo.

6.5 - Identificar as instalações
necessárias para organizá-lo

Os pontos
principais

6.5 - Identificar as instalações necessárias para a
organização dos eventos

Instalações e outros espaços para a
Instalações
realização do evento
Esportivas

Instalações
Auxiliares
Entorno

BEIJING
SHENYANG
610 km
QINHUANGDAO
270 km

SHANGHAI
1.078 km

HONG-KONG
2.000 km

TIANJING
120 km
QINGDAO
690 km

Inventário de Instalações e Serviços
necessários
Conhecer os Esportes e os regulamentos
técnicos das Federações;
Conhecer os regulamentos das provas;
Conhecer a legislação e leis locais relativas
a segurança das instalações de uso público

• Quadras / Piscinas / Pistas e área de
competição (áreas para atletas , árbitros é
técnicos )
• Instalações para o público
• Instalações de serviço
– Áreas de hospitalidade
– Zonas de segurança
– Funções Comerciais e Promocionais

Realização de competições em espaços
não específicamente esportivos
• A instalação esportiva é mais difícil de definir quando
os eventos são realizados em lugares não
preparados para a prática esportiva de forma
permanente ( Ex locais públicos ).
• As corridas em ruas públicas exigem medidas
concretas de segurança e restrições de acessos.

Espaços Auxiliares
• Escritórios Centrais e Espaço para a Administração
• Espaço para a recepção das delegações
• Locais de credenciamento
• Acomodações
• Outros locais que recebem atividades diversas.
• Vila Olímpica
• Conexão entre os espaços

• Proteção do Meio Ambiente
• Utilização do Desenvolvimento Sustentável
– Assegurar o desenvolvimento do esporte.
– Respeitar os interesses das gerações futuras.
• Desmontagem das instalações e outros espaços
– Restabelecer as instalações , locais e espaços
em seu estado original.
– Ter isso como pré-requisito desde a Fase de
formatação do Projeto.

16 de julho
a
12 de agosto

NÃO
RESIDENTES

CLIENTES

RESIDENTES

MISSÃO
PATROCINADORES

CONFEDERAÇÕES

Não
Residentes
IMPRENSA

CONVIDADOS

CONTRATADOS

COB

EQUIPE

ATLETAS

MÉDICA

Residentes

IMPRENSA

COMISSÕES
TÉCNICAS

BEACH VOLLEYBALL

Recomendações básicas
• Ter claros os requisitos das instalações esportivas
.
• Tentar evitar que sejam necessários movimentos em massa
de participantes e público .
• Estar seguro que o Meio Ambiente não será afetado de
forma negativa pelo evento.
• Planificar o legado durante a Fase de formatação do evento.
• Estar seguro que o legado será positivo para os habitantes
do local.

GRACIAS !!
edgar.hubner@cob.org.br

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