Informe 03 USI Propuestas Organizacion USI

Unidad de Sistemas de Informacin:
Propuesta de Estructura Organizacional de la

USI
03
Unidad de Sistemas de Informacin.

KIXI Crdito
24/09/2014

Propuesta de la Estructura Organizacional de la USI
Contenido
Contenido ........................................................................ 1
Introduccin .................................................................... 2
Antecedentes .................................................................. 3
Estructura actual de la USI .............................................. 4
Problemas con la estructura actual de la USI.................. 6
Propuesta de nueva estructura de la USI ......................12
Piloto de la nueva estructura ........................................22
Anexos ...........................................................................23
EL AUTOR
Las opiniones vertidas en el presente documento solo es una propuesta para la nueva estructura que debe tener
la Unidad de Sistemas de Informacin y por lo tanto no representan posicin oficial de KIXI Crdito.
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24/09/2014

Introduccin
Hace un par de dcadas atrs la informacin no era considerada un bien tan til dentro de
los procesos productivos y las tomas de decisiones y debido a los enormes cambios sufridos
por el mercado en los ltimos aos con la incorporacin de tecnologas informticas que
facilitarn la administracin de los datos, con el fin de ofrecer mejoras en la toma de decisiones
gerenciales, en la actualidad todas las empresas, incluso las pequeas empresas, requieren de
la implementacin de un sistema de informacin que colabore con los procesos de gestiones
empresariales. La implementacin de sistemas de informacin en una compaa, brindan la
posibilidad de obtener grandes ventajas e incrementar la capacidad de organizacin de la
empresa.
El departamento de Sistemas de Informacin es el encargado de
administrar las
tecnologas de informacin y comunicacin adecuadamente para el procesamiento y

transmisin de los datos que se gestionarn en el sistema de informacin con lo cual se permite
acceder a los datos relevantes de manera frecuente y oportuna que garantiza el xito comercial.
El no tener una Unidad de Sistemas bien organizado podra traer consigo el
desaprovechamiento en el uso de los sistemas que posee una empresa lo cual significa restar
competitividad. Es por eso que en KIXI Crdito en el ao 2012 se cre la Unidad de Sistemas de
Informacin cuya estructura inicial ya no es apropiada debido al crecimiento y al ordenamiento
de los procesos.
Con esta propuesta se plantea cambiar la organizacin actual de la Unidad de Sistemas de
Informacin teniendo en cuenta el giro del negocio, las oportunidades tecnolgicas y las
perspectivas de crecimiento.
La nueva estructura organizacional est orientado a resolver problemas tanto tcnicos
como operativos mediante la atencin oportuna y la creacin de soluciones ptimas
equilibrando costos y efectividad.
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24/09/2014

Antecedentes
KIXI Crdito es concebida como empresa comercial en el ao 2007 cuyo giro de negocio es la
microfinanzas cuyo objetivo principal es atender con crditos a la poblacin que la banca
tradicional no toma en cuenta, persiguiendo contantemente la inclusin financiera.
KIXI Crdito es sus inicios no contemplaba con la Unidad de Sistemas de Informacin, pero
debido al crecimiento de la empresa y de la necesidad de informacin en
junio del 2012 se crea la Unidad de Sistemas de Informacin compuesto
en una primera instancia con los siguientes puestos; de Jefe de la USI y
un Tcnico en Informtica cuyos responsables eran:
Jefe de la USI
Albertino Mbenza Manuel da Costa
Tcnico en Informtica
Olivera Nzinga Rene
Comenzando en este instante una adecuacin casi constante de la organizacin en vista de las
actividades de las cuales se tenan que hacer responsables.
Esta etapa fue muy laboriosa debido a que se tena que dar respuesta a requerimientos de
informacin y conjuntamente a los problemas tcnicos que acontecan, haca que el personal
trabajara ms de las horas normales de trabajo inclusive das no laborables. Despus de seis
meses, a finales del 2012, se decide por contratar a dos personas ms con el fin de organizar
mejor el trabajo quedando de esta manera la estructura:
Jefe de la USI
Administrador de Sistemas y
Seguridad de la Informacin.
Albertino Mbenza Manuel da Costa

Olivera Nzinga Rene
Help Desk
Luis Gaspar Teixeira de Carvalho
Tcnico en Informtica
Cristiano Kakesse Kapenda
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24/09/2014

En esta nueva estructura se crea nuevos cargos con actividades no muy bien definidas. La
implementacin de esta nueva estructura llevo casi 4 meses debido a que se tena que pasar
conocimiento a los nuevos integrantes, especialmente al Help Desk, cuya labor se torn de vital
importancia para el buen funcionamiento de la Unidad de Sistemas de Informacin. Con este
cambio el personal antiguo pudo gozar, por periodos cortos de tiempos, de sus vacaciones.
Para agosto del 2014 KIXI Crdito contrata los servicios de Kemy Valera Valles profesional en
sistemas, con la finalidad de apoyar en la Gestin de la Unidad de Sistemas de Informacin
teniendo como proyecto principal, a ejecutarse en ese momento, la Migracin al T24 MCB1,
despus de realizar un anlisis de la estructura organizacional y funcional de la USI se decide
presentar una propuesta nueva de estructura que se describe a lo largo de este documento.
Estructura actual de la USI

Asamblea General
Consejo de Administracin
Director Ejecutivo
Unidad de Sistema de Informacin
Administrador de Sistemas
y Seguridad de la Informacin
Help Desk
Departamento de Recursos Humanos
Tcnico de Informtica
Departamento Comercial
Departamento de Administracin
Departamento de Contabilidad y Finanzas
Fuente: Organigrama no aprobado pero que nos sirve debido a que sistemas mantiene la misma
estructura.
La Unidad de Sistemas de Informacin depende directamente del Director Ejecutivo y es

una Unidad Auxiliar.
Some key features of the proposed T24MCB Microsoft Azure: T24 MCB trabaja con una base centralizada
con tecnologa Cloud Computing que garantiza funcionamiento, soporte y adecuacin constante a las exigencias del
mercado global-actual en base a estndares con el cual se minimiza riesgos operativos y se garantiza la atencin
oportuna a los clientes de KIXI Crdito.
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24/09/2014

A continuacin se analiza el organigrama de la USI:
Chefe USI
Administrador de
Sistemas y
Seguridad de la
Informacin
Help Desk
Tcnico de
Informtica
Fuente: Manual de Procedimientos de la TICs (2 DRAFT) y de la Descripcin de Tareas2 de los

cargos de la USI.
De donde se resume lo siguiente3:

o
Chefe USI:
Depende del Director Ejecutivo y su objetivo es garantizar la Gestin de las Tecnologas
de Informacin y Comunicacin.
Administrador de Sistemas y Seguridad de la Informacin :

Depende del Chefe USI y su objetivo es garantizar la seguridad de informacin
empresarial, velar por la fiabilidad, integridad, disponibilidad y consistencia de la
informacin producida en los diferentes subsistemas.
Help Desk:
Depende del Chefe USI y su objetivo es facilitar la interconexin entre los clientes
(usuarios) y/o soporte tcnico en tecnologa de informacin y comunicacin y gestionar
servicios de secretariado y logstica de la unidad.
Tcnico de Informtica:
Depende del Chefe USI y su objetivo es garantizar el buen funcionamiento de los
equipos conectados a las tecnologas de informacin y comunicacin.
Documento formal en donde se especifica, la funcin, el responsable, el objetivo y las responsabilidades

de un cargo del Departamento de Sistemas de Informacin de KIXI Crdito.
3
Manual de Organizacin y Funciones.
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Problemas con la estructura actual de la USI

Los problemas principalmente radican en las actividades, para lo cual se realiz el siguiente
anlisis de cada actividad descrita de la USI:
Tarea/Actividad
Gestiona y dirige al equipo de sistema de
informacin, con decisiones estratgicas en
base a los objetivos generales de la
empresa.
Interactuar con la Alta Direccin
Acompaar y explorar nuevas tecnologas y
conocimientos a nivel de las TICs
Analizar los problemas de negocio,
identificar oportunidades y definir
soluciones de los sistemas de informacin.
Analizar, evaluar y seleccionar sistemas
(Software/Hardware).
Chefe
USI
ASSI4
Tcnico5
Help
Desk
Lo
realiza?
Si
Si
Si
Si
Si
Participar en los procesos de anlisis de

nuevos software y de los procesos de
compra de software y aplicativos.
Si
Si/Si
Presupuesta y gestiona la adquisicin de

equipos y Contratacin de servicios.
Contacto inicial con proveedores de TICs.
Auxiliar a los usuarios de los sistemas.
Si
Optimizar los procesos de negocio

Evaluar el desempeo de los sistemas de
informacin y planificar su optimizacin.
Definir normas para la documentacin de
los sistemas de informacin.
Si
Si
Si
Definir reglas y procedimientos para los

sistemas de informacin.
Si
Desarrollar las capacidades de los usuarios

finales. Planificar capacitacin en sistemas
en coordinacin con el rea de formacin.
Si
Desarrollar una comprensin del potencial

de las tecnologas de informacin.
Educacin y sensibilizacin de los
funcionarios y concientizacin en toda la
organizacin.
4
5
Si
Observaciones
Los procesos de Analizar,

evaluar y seleccionar sistemas
(Software/Hardware). Es
responsabilidad del Jefe de la USI
pero pueden participar los
integrantes responsables de los
cargos de la USI.
Actividad que est ligada a la
anterior.
Para Tcnico de Informtica no
est registrada formalmente pero
si lo hace.
Esta actividad es inherente al
cargo de cualquier responsable
de sistemas, pero se debe ser
especfico al asignar actividades a
los otros cargos.
Es este punto enfocarse a los

planes de capacitacin en TI a los
usuarios finales.
Esta actividad no est establecida
de manera formal.
Actividad relacionada al Jefe de la
Unidad. Estas actividades pueden
ser ejecutadas por personal de
sistemas bajo responsabilidad de
planificacin del Jefe de
Sistemas.
Administrador de Sistemas y Seguridad de la Informacin.

Nos referimos al Tcnico de Informtica.
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Responde por la seguridad de informacin

elaborando, implementando y gestionando
aplicaciones de normas y polticas de
proteccin de los activos y sistemas.
Gestiona la informacin, garantizando la
seguridad y el acceso a la misma.
Garantiza una buena gestin de la
Infraestructura del sistema de informacin.
Garantiza la integracin de los sistemas.
Gestiona los problemas que puedan ocurrir
en los sistemas de informacin.
Gestiona la planeacin, desarrollo e
implementacin de los Sistemas de
Informacin.
Gestionar los procesos de viabilidad de los
nuevos sistemas y tecnologas.
Realizar reportes de la gestin realizada y
de informacin solicitada por la alta
direccin.
Realizar otras tareas de la institucin,
relacionadas a la gestin de TI, atribuidas
por el superior jerrquico.
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Gestionar la interconexin de las agencias

por VPN
Monitorear inventario/Patrimonio
informtico en colaboracin con el
departamento de Finanzas y
Administracin.
Efectuar correcciones y/o regulaciones de

transacciones a nivel de la USI;
correcciones fuera de los dominios de los
gerentes.
03
Si/Si/Si
Si/Si
Si/Si
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Es importante mencionar que

ciertas gestiones de problemas
son llevados por los otros
integrantes del rea debido a las
especialidades de los mismos.
Actividad no establecida
formalmente.
Esta actividad debe estar en
todos los cargos que tiene la USI
con la finalidad de abarcar
actividades no planificadas o
identificadas en un inicio.
La gestin de interconexin se
basa en conocimientos tcnicos
de comunicaciones, lo cual
involucra que el perfil de Help
Desk a parte de tener
conocimiento de la operativa
diaria debe tener conocimientos
tcnicos de comunicaciones. Se
observa que la actividad tambin
es responsabilidad del
Seguridad de la Informacin. Se
recomienda que esta actividad
sea responsabilidad del
Seguridad de la Informacin. Para
el tcnico de informtica esta
actividad no est registrada
formalmente.
Se observa que esta actividad es
responsabilidad de Help Desk y
del Administrador de Sistemas y
Help Desk manifiesta que lo hace
de manera espordica.
Responsabilidad crtica para un
Help Desk. Por cuestiones
estructurales y giro de la
empresa. Se observa que la
actividad tambin es
responsabilidad del
Seguridad de la Informacin. Esta

Auditar sistemas de redes corporativas.

Analizar polticas y procedimientos
inherentes a las tecnologas de informacin
y comunicacin.
Velar por el cumplimiento de las polticas y
normas de seguridad implementadas en la
empresa.
Proveer una amplia gama de servicios tales
como consulta, soporte tcnico, lnea de
atencin, formacin de los usuarios, uso y
control de los recursos tecnolgicos
disponibles.
No
Si
Si
Si
Supervisar el proceso de respuesta a los

incidentes.
No
Investigar las violaciones de seguridad y

ayudar con las cuestiones disciplinarias y
legales asociadas con tales violaciones.
Si
Si/Si
No
No
Si
Si
Desarrollar anlisis de riesgos e identificar

vulnerabilidades, teniendo en cuenta los
problemas que puedan causar riesgo en la
seguridad de la informacin.
Participacin en la elaboracin del plan

estratgico de continuidad de negocio y
recuperacin de desastres Disaster
Recovery Plan
Gestionar la implementacin y
manutencin de la poltica de seguridad
global, normas directrices y
procedimientos para garantizar la
manutencin permanente de seguridad,
proteccin fsica, la prevencin de
incidentes en el local de trabajo.
Implementar herramientas de
administracin de seguridad.
Velar por las buenas condiciones de la
infraestructura de TIC para garantizar el
ptimo servicio en las redes (sistemas,
datos y voz), trfico y seguridad.
Es el responsable por mantener un sistema
de banco de datos, integro fiable y
disponible de modo de garantizar la
consistencia de la informacin.
Crear condiciones que permitan al usuario

efectuar backup en servidor (Data Center).
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Si
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No
actividad es ejecutada por el Jefe

de la USI.
No se identifica como una tarea
valida de la USI.
Actividad no registrada
formalmente.
Con esta actividad se observa una

lnea de coordinacin con el Help
Desk, aunque el Administrador
de Sistemas y Seguridad de la
Informacin no lo realiza.
No se ayuda con las cuestiones
disciplinarias y legales asociadas
con tales violaciones.
Se debe delimitar
responsabilidades en las
actividades ya que se observa
que esta actividad esta
compartida entre el Chefe de
Sistemas y el Administrador de
Sistemas y Seguridad de la
Informacin. El anlisis de
Riesgos lo realiza actualmente el
Jefe de la USI.
No porque hasta la fecha no se
ha realizado.
En coordinacin con el Jefe de la

USI. Se observa que no hay
informacin actual disponible.
El Tcnico de Informtica crea
condiciones en una carpeta es
decir maneja permisos en el
servidor, situacin que no es
congruente con las actividades de
seguridad ya que tener privilegios

en el servidor para crear

condiciones de backup debera
pertenecer al Administrador de
Informacin.
Efectuar backup y otros procedimientos de
seguridad de los datos almacenados.
Garantizar control de los planos de internet
contratados por la empresa, licencias de
software.
Efectuar manutencin y conservacin de
los equipos y redes.
Crear e implementar procedimientos de
restricciones de accesos y utilizaciones de
redes, como contraseas, eliminacin y
creacin de unidades, etc.
Velar por el control de las contraseas de
accesos (Email, red, sistemas).
Elaborar reportes semanales y mensuales,

etc. De acompaamiento de trabajo
tcnico realizado.
Responder por la USI en ausencia del

responsable.
Prestar soporte a los usuarios de redes de
computadoras que involucran montaje,
reparacin y configuracin de equipos y en
la utilizacin de Hardware y Software
disponibles. Este soporte muchas debe
realizarse de manera remota.
Si
Si
No/Si
No
Si
No/Si
Si
Entrenar a los usuarios en los aplicativos

disponibles, dando soporte a la solucin de
los problemas inherentes a las TIC.
Si
Instalar software de up-grade y hacer otras

adaptaciones y/o modificaciones para
mejorar el desempeo de los equipos.
Si
No
Si
Si
Si
Adquisicin y montaje de los equipos e

implementacin de los sistemas utilizados
por las unidades de servicios.
Elaborar pequeos programas para facilitar
la interface usuario-soporte.
Participar en el anlisis de partes/
accesorios y materiales de informtica que
exijan especificaciones y/o
configuraciones.
Detectar e identificar problemas con
equipos y tele-informtica probando,
investigando y estudiando soluciones y
simulando alteraciones a fin de asegurar la
normalidad de los trabajos en todas las
reas de la empresa.
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Se observa que esta actividad no

est bien delimitada o existe
duplicidad de actividad entre el
Actividad relacionada al
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Los reportes a elaborados

respecto a los trabajos tcnicos
son parecidos en algunos temas
llevados por el Administrador de
Informacin y el Tcnico de
Informtica.
Actividad no est registrada
formalmente.
Se observa que esta actividad
debera ser coordinada con el

No se entiende muy bien la parte
de Adquisicin.

Homologar, instalar y probar los equipos

adquiridos por la empresa controlando los
trminos de garanta y documentacin de
los mismos.
Registro de Incidencias.
Recepcin de llamadas
Recepcin de Email.
Recepcin de Pedidos de Trabajo
Recepcin de Backups.
Escalonamiento de Incidencias y
distribucin de trabajos para los tcnicos.
Soporte Remoto a usuarios

Efectuar pedidos de compras de equipos
informticos
Contacto con los Proveedores (Facturas,
proformas)
Efectuar solicitudes de consumibles.
Dar seguimiento a los procesos de entrega
de equipos informticos a usuarios finales
Producir reportes relacionados a las
incidencias y las atenciones realizadas.
Gestionar los archivos fsicos y virtuales de

la USI
Si
X
X
X
X
X
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si/No
Si
No
Si
Si
No se especifica en que se da
soporte, por lo tanto no se
establece responsabilidad.
Quien garantiza que estos
pedidos estn autorizados.
No registrada formalmente para
el Tcnico de Informtica.
Actividad no especfica podra

prestarse a cualquier tipo de
interpretacin.
Problemas encontrados:
1. Algunas actividades faltan replantearlas con la finalidad de adecuarla a la realidad de
la operativa, estas actividades deben tener un alcance claro y deben ser especificadas
de tal modo que est libre de interpretaciones arbitrarias.
2. Tenemos actividades que son realizadas por ms de un cargo o puesto de trabajo con
lo cual se pierde responsabilidad de las consecuencias de ejecutar de manera
incorrecta una actividad. En este punto se debe tener en cuenta que las
responsabilidades de una actividad pueden ser divididas entre la planeacin, ejecucin
y control.
3. Tenemos actividades que se realizan en la operativa diaria cotidiana que no estn
asignadas de manera formal segn los documentos analizados.
4. Se observa que las actividades del Help Desk estn combinadas con las actividades de
un Asistente de la USI lo cual no le permite desarrollar de manera ptima ninguno de
los dos cargos; porque se acumula actividades para una sola persona y al ejecutar
algunas actividades perjudica el objetivo del otro cargo.
5. Se observa de que existe una dependencia de control entre las actividades del Tcnico
de Informtica y el Administrador de Sistemas y Seguridad de la informacin.
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Grficamente se tiene (Las elipses transparentes grafican el mbito de las fusiones de un cargo,
donde se observa que existe mucha interseccin):
Como se concibi:
Como funciona:
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La forma de cmo est funcionando actualmente la USI solo est orientado a solucionar
problemas que van aconteciendo relacionados a aspectos tcnicos y operativos, dejando de la
lado actividades muy importantes de la toda unidad o departamento que administra
tecnologas de informacin que es proponer constantemente la optimizacin de procesos en
base al uso de la tecnologa y al desarrollo de aplicativos exclusivos para KIXI Crdito.
A continuacin se lista algunas deficiencias que existen por el desorden que genera la actual
estructura:
1.
No se tiene la informacin de manera disponible y oportuna.
2.
No existe ningn aplicativo desarrollado para optimizar algn proceso.
3.
No existe un adecuado inventario de Hardware.
4.
No existe inventario de software.
5.
Existe personal que no puede gozar de vacaciones solo porque no pueden abandonar su
cargo.
Lo mencionado anteriormente es lo que se tendra que haber desarrollado bsicamente, en

este tiempo que lleva implementado la USI, y que por dedicacin a actividades no definidas
correctamente ha hecho difcil su realizacin, en consecuencia es necesario realizar algunos
cambios para que la USI permita a KIXI Crdito ser competitivo en sus procesos.
Propuesta de nueva estructura de la USI

Para la nueva propuesta es importante primero definir cul es la Misin es la Visin que
debemos tener en la USI, para lo cual proponemos lo siguiente:
MISION
VISION
Desarrolla, gestiona y capacita en aplicaciones y

recursos de tecnologa informtica y da soporte
tcnico de calidad que ayuda al cumplimiento de
los objetivos de la empresa y promueve una
cultura de modernidad y transparencia en la
gestin.
Brindar las herramientas tecnolgicas y de

comunicacin que permitan la optimizacin
continua del otorgamiento, recuperacin y
seguimiento de los crditos en el sector
microfinanciero en base a una sostenida
innovacin tecnolgica.
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Para poder cumplir con nuestra misin y visin y teniendo en cuenta en anlisis situacional de
informe 01 es necesario levantar ciertas observaciones encontradas en las actividades, las que
se realizan por medio de recomendaciones:
Recomendacin 01
Unir al Administrador de Sistemas y Seguridad de la Informacin con el Tcnico de Informtica;
con eso se conseguir que las actividades de soporte tcnico tenga un solo responsable pero
que pueden ser ejecutados con la ayuda de un asistente tcnico quedando de la siguiente
manera:
Recomendacin 02
Eliminacin del cargo del Help Desk; los Help Desk son implementados como cargo en si en
empresas cuyo rea de sistemas son muy grandes y tienen que atender a ms 500 usuarios.
Este cargo actualmente combina actividades relacionadas a soporte tcnico y la operativa
diaria adicionando actividades de secretariado entre otros, actividades que simplemente no
podra desarrollar una persona que abarca muchas secciones de la USI. Quedando de la
siguiente manera:
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Recomendacin 03
Se recomienda ampliar los puntos de atencin a los usuarios finales que se pueden
determinar de la siguiente manera:
-
Los problemas comunes de la USI se dividen en dos tipos:

o
Problemas de soporte tcnico.
Problemas en la operativa diaria.
Concluyendo se tiene la creacin de dos secciones con las cuales se garantiza la

especificacin de actividades, responsabilidades, etc. Y estas son:
o
Seccin de Soporte Tcnico. (El responsable sera a cargo del actual

Administrador de Sistemas y Seguridad de la Informacin)
Seccin de Produccin. (Se tendra en cuenta al actual Help Desk por la solucin
a problemas operativos que sabe atender)
Cada seccin se relaciona con los proveedores en cuestin tcnica bajo coordinacin y
supervisin del Jefe de sistemas de la siguiente manera:
-
Seccin de Soporte Tcnico: con proveedores de Hardware y Software que tienen que
ver con la administracin y seguridad de equipos informticos.
Seccin de Produccin: Con proveedores de software que apoyen la operativa diaria

tanto en el Back Office y el Front Office.
Quedando de la siguiente forma:
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Recomendacin 04
Para el cumplimiento de las actividades bsicas del Jefe de Sistemas que son:
-
Acompaar y explorar nuevas tecnologas y conocimientos a nivel de las TICs.
Analizar los problemas de negocio, identificar oportunidades y definir soluciones de

los sistemas de informacin.
Analizar, evaluar y seleccionar sistemas (Software y Hardware).
Evaluar el desempeo de los sistemas de informacin y planificar su optimizacin.
Definicin de normas en los temas de uso de las TICs.
Responder por la seguridad de la informacin, elaborando implementando y

gestionando aplicaciones de normas y polticas de proteccin de los activos y
sistemas.
Es necesario la creacin otra seccin que permitir desarrollar productos en la unidad,

evaluar sistemas, optimizar procesos, proponer el uso de nuevos software entre otros.
Esta Seccin se denominara Seccin de Proyectos y Desarrollo.
Quedando de la siguiente forma:
La suplencia de la Jefatura de la USI en caso de ausencia debe ser de acuerdo al siguiente

orden:
-
Jefe de la Seccin de Produccin.
Jefe de la Seccin de Proyectos y Desarrollo.
Jefe de la Seccin de Soporte Tcnico.
Las coordinaciones en la USI son canalizadas por el Jefe de la USI lo que garantiza el
cumplimiento de los objetivos de la unidad.
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Concluyendo la estructura en el organigrama quedara de la siguiente forma:
Asamblea General
Consejo de Administracin
Director Ejecutivo
Unidad de Sistema de Informacin
Seccin de Soporte Tcnico
Seccin de Produccin
Departamento de Recursos Humanos
Seccin de Proyectos y Desarrollo
Departamento Comercial
Departamento de Administracin
Departamento de Contabilidad y Finanzas
El rea de sistemas depende directamente del Director Ejecutivo. A continuacin se

muestra el organigrama propuesto de la USI:
Chefe USI
Soporte
Tcnico
Produccin
Proyectos y
Desarrollo
De donde se resume lo siguiente:
03
Chefe USI:
Depende del Director Ejecutivo y su objetivo es garantizar la Gestin de las Tecnologas
de Informacin y Comunicacin.
Soporte Tcnico:
Depende del Chefe USI y su objetivo es garantizar el funcionamiento correcto de los
equipos informticos adems velar por la seguridad de los mismos en base a la
implementacin de polticas de seguridad.
Produccin:
Depende del Chefe USI y su objetivo es la atencin en problemas relacionadas a la
operatividad en agencias como en la oficina administrativa adems administra las
bases de datos.
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Proyectos y Desarrollo:
Depende del Chefe USI y su objetivo es desarrollar y dar mantenimiento a los
programas, adems propone soluciones informticas de desarrollo en beneficio de la
optimizacin de procesos.
En base a las secciones creadas y las actividades asignadas se garantiza un desarrollo

ptimo de la USI teniendo en cuenta el giro, tamao y perspectivas actuales de la empresa.
Las actividades a desarrollarse con la nueva estructura son las siguientes:
Tarea/Actividad
Jefe
Produccin
Proyectos
Soporte
Desarrollo
tcnico
Actividades de Gestin
Gestiona y dirige al equipo de sistema de informacin,
con decisiones estratgicas en base a los objetivos
generales de la empresa haciendo uso de las TICs.

Define las reglas y las normas que garanticen la
administracin adecuada de los equipos informticos
en la empresa.
Responde por la seguridad de informacin elaborando,
implementando y gestionando aplicaciones de normas
y polticas de proteccin de los activos y sistemas.
Gestiona la informacin, garantizando la seguridad y el

acceso a la misma.
Garantiza la integracin de los sistemas.

Determina la viabilidad de proyectos relacionados con
las TICs.
Velar por el cumplimiento de las polticas, normas y

procedimientos que tengan que ver con el uso,
seguridad y administracin de las TICs.

Desarrollar anlisis de riesgos e identificar
vulnerabilidades, teniendo en cuenta los problemas
que puedan causar riesgo en la seguridad de la
informacin.
Gestiona la implementacin y manutencin de la
poltica de seguridad global, normas directrices y
procedimientos para garantizar la manutencin
permanente de seguridad, proteccin fsica, la

prevencin de incidentes en el local de trabajo.
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Gestiona la atencin de las incidencias, de los usuarios,
de problemas operativos de los sistemas, mediante el

registro, tipificacin, estado y tiempo de solucin.
Propone reglas y normas relacionadas al uso de
sistemas back y front office.

Realiza el anlisis de requerimientos, optimizacin de
procesos de negocio en base al uso de las tecnologas

de informacin.
Garantiza el correcto funcionamiento delos equipos
informticos y software de soporte mediante la
aplicacin estratgica de mantenimientos teniendo

como prioridad el aspecto de seguridad.
Gestiona la atencin de las incidencias, de los usuarios,
de problemas de soporte tcnico, mediante el registro,

tipificacin, estado y tiempo de solucin.
Proponer reglas y normas relacionadas al uso de
equipos informticos y seguridad.

Actividades de Planificacin
Realiza los planes continuas de mejoras en los
aspectos relacionados a las TICs para lo cual debe
estar siempre pendiente las oportunidades
tecnolgicas del mercado actual.

Planifica el desarrollo de aplicativos que ayudarn en
la operativa para lo cual deben recopilar informacin
de la seccin de produccin y si es necesario, soporte

de equipos informticos, con la seccin de Soporte
Tcnico.
Planifica las visitas a agencias en base al Plan de
Mantenimiento anual, la finalidad es garantizar el
correcto funcionamiento de los equipos informticos y

no se entorpezca la operativa.
Actividades de Anlisis
Analiza y evala nuevas TTICs en compaa de la
seccin especializada en el rubro.
Participa en el anlisis y evaluacin de nuevos sistemas
de front office y back office. Brinda opinin e informe.
X
X
Participa en el anlisis y evaluacin de programas
relacionados al desarrollo y administracin de

proyectos. Brinda opinin e informe.
Participa en el anlisis y evaluacin de equipos
informticos y de software que permite administrar los
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equipos informticos y la seguridad de los mismos.

Brinda opinin e informe.
Actividades Especificas
Participacin en la elaboracin del plan estratgico de
continuidad de negocio y recuperacin de desastres
Disaster Recovery Plan

Desarrollar una comprensin del potencial de las
tecnologas de informacin. Educacin y sensibilizacin
de los funcionarios y concientizacin en toda la
organizacin.
Controla que el proceso de respaldos de informacin
se est desarrollando de acuerdo a lo normado.
Identifica problemas en los sistemas y gestiona su

pronta solucin, adems debe ser capaz de proponer
alternativas mientras llegue la solucin final en un
proceso.
Capacitar al personal de la empresa en los temas
relacionados a la seccin de produccin, previa
coordinacin con el Jefe dela USI.

Controla que la ejecucin de los manuales de procesos
se realice de acuerdo a lo registrado.
Controla que las fechas de los respaldos solo estn

retrasados un da. Esta verificacin debe ser plasmada
en formatos de control.
Asegura la continuidad de la operativa en base a la
atencin oportuna de problemas relacionados al uso
de los sistemas de back office6 y front office7.

Proponen, desarrollan e implementan sistemas que
integran la operativa y optimiza el trabajo.
Realiza programas que optimizan el proceso de
respaldos.
X
X
Atender a los usuarios en temas relacionados al

desconocimiento del uso de equipos informticos, y
los relacionados a problemas tcnicos.
Se incluye en este tipo de aplicaciones a todas aquellas con que no se atiende al cliente o que sirve para optimizar
actividades que dan soporte a la administracin de una empresa como ejemplo tenemos los programas contables,
los relacionados a finanzas, administracin de personal, logstica, etc.
7
Se incluye en este tipo de aplicaciones a todas aquellas con que se atiende al cliente o que estn de cara al cliente.
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Capacitar al personal de la empresa en los temas
relacionados a la seccin de soporte tcnico, previa

coordinacin con el Jefe de la USI.
Garantiza el funcionamiento de la red, busca
constantemente alternativas que mejoren la

conectividad en la empresa.
Responsable de reunir los respaldos de todas las
agencias, para lo cual es muy importante que el envo
se realice en el mismo da y soporte tcnico garantice
que la conectividad para este envi este en ptimas

condiciones. Adems realiza los respaldos en la Oficina
Administrativa.
Responsable de la administracin de la Sala de
mquinas, que consiste en distribucin de equipos,

acondicionamiento y acceso al mismo.
Homologar, instalar y probar los equipos adquiridos
por la empresa controlando los trminos de garanta y

documentacin de los mismos.
Actividades de Interaccin Coordinacin Dependencias
Interactuar con la Alta Direccin

Coordinacin y dependencia directa con el Jefe de la
USI. Toda nueva actividad debe tener la aprobacin del
Jefe de sistemas.
Coordinacin con todos los departamentos con la
finalidad de planificar y ejecutar actividades conjuntas
de mejora continua de la empresa

Coordina con la Unidad de Desenvolvimiento de
Personal la capacitacin en TICs (procesos, polticas y
seguridad)
Coordinar con la Unidad de patrimonio que el
inventario de la USI est de acuerdo con el inventario
de patrimonio.
Es responsable de la USI en ausencia del Jefe de la USI

y el Jefe de la Seccin de Produccin.

y el Jefe de la Seccin de Produccin y del Jefe de la

Seccin de Proyectos y Desarrollo.
Actividades de Documentacin y Reportes
Realiza Plan de Mejoras para la alta direccin en base a
propuesta de adquisicin, mantenimiento, reemplazo
de TICs con sustento tcnico y operativo.
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Realiza reportes de productividad lo que se basa en; el

promedio de incidencias atendidas, la eliminacin de
problemas de manera definitiva y avances de los
proyectos.
Controlar la creacin y la actualizacin de la
documentacin relacionadas a la administracin del
TICs; Normas, procedimientos e inventarios.

Realizar reporte de atenciones atendidas, problemas
que persisten en la operativa, alternativas de solucin
a problemas de la operativa, y problemas solucionados

en el periodo.
Presupuesta los sistemas de front y back office. Para lo
cual establece relacin con proveedores.

Mantener actualizado los manuales de procesos
relacionados a los sistemas de front y back office.

Presupuesta los aplicativos relacionados al desarrollo y
administracin de proyectos. Para lo cual establece

relacin con proveedores.
Elabora los manuales, tcnicos, de procedimientos y
de instalacin de los productos resultantes de la
seccin. El Manual de procedimiento debe tener el
visto bueno de la seccin de produccin, el manual de

instalacin debe tener el visto bueno la seccin de
soporte tcnico.
Realizar reportes de avances de proyectos.
Mantener actualizado el inventario de software.
Realiza el Plan Anual de Mantenimiento preventivo
tanto de hardware como software base y antivirus.

Presupuesta los equipos informticos, software base y
antivirus. Para lo cual establece relacin con

proveedores.
Realizar reportes de atenciones atendidas, problemas
que persisten con los equipos y software administrado

por la seccin de Soporte Tcnico.
Mantener actualizado el inventario del hardware y el
plano de redes de todas las agencias de la empresa.

Otras actividades
Realizar otras tareas de la institucin, relacionadas a la
gestin de TI, atribuidas por el superior jerrquico.
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Piloto de la nueva estructura

Como piloto se ha cambiado las funciones de acuerdo a la nueva estructura con la finalidad de
probar su efectividad quedando de la siguiente manera:
A continuacin se muestra la estructura actual teniendo en cuenta que la asignacin de sus

puestos fue en base a las capacidades y la labor desarrollada hasta el momento:
Cargo
Jefe de la USI
Encargados
Kemy Valera Valles (33 aos)

o Ingeniero de Sistemas e Informtica de la Universidad Nacional de San Martn del
Per.
Experiencia en el sector microfinanciero:
12 aos en 4 empresas.
Albertino Mbenza Manuel da Costa (33 aos) Responsable
Seccin de
Produccin
o Superior de Contabilidad y Administracin Facultad de Economa UAN.

o Estudiante de AIEC/Vestibular (Ingenieria de Sistemas).
5 aos en KIXI Crdito.
Luis Gaspar Teixeira de Carvalho (28 aos) Asistente

o 12 Tcnico Medio de Contabilidad y Gestin en Complejo Escolar Dom Bosco.
Olivera Nzinga Rene (27 aos) Responsable

o Estudiante de Ciencia de Computacin de la Facultad de Ciencias UAN.
Seccin de
Soporte Tcnico

Cristiano Kakesse Kapenda (29 aos) Asistente

o 2 ao de Facultad de Ingenieria de Informtica.
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Falta personal para la Seccin de Proyectos y Desarrollo, el Jefe de la USI est ejerciendo esta
funcin lo que no le permite avanzar de manera adecuada con las responsabilidades de la
Jefatura.
Logros conseguidos:
1. Se ha establecido funciones bien definidas y delimitadas con la cual no se interseca
responsabilidades.
2. Se est implementando las recomendaciones establecidas en el Informe 01 y el 02 el
cual tiene un grado de avance de un 10% (Ver anexo 01) a pesar de que eso significa el
incremento de actividades con la misma cantidad de personal.
3. Se ha podido establecer un cronograma de vacaciones, sin afectar los proyectos que se
estn ejecutando:
CRONOGRAMA DE VACACIONES
Personal de la USI
Luis de Carvalho
Oliveira Rene
Albertino da Costa
Inicio
Retorno
16-09-2014
17-11-2014
18-12-2014
15-10-2014
16-12-2014
19-01-2015
Anexos
Anexo 01: Avance de la implementacin de recomendaciones.
Nmero de
recomendacin
Nmero
informe
origen
01
02
03
04
17
01
21
01
24
02
Aspecto
Avance
Estructura
Organizacional de
la USI
Estandarizacin de
Bases de Agencias
Mejorar
infraestructura de
red
25 %
6%
Actividades principales para la

implementacin de esta recomendacin
1.
2.
3.
4.
1.
1%
1.
06
14
03
01
Activacin de
Servidores.
Elaboracin de propuesta. (25%)

Afinacin de propuesta. (25%)
Aprobacin de propuesta. (25%)
Contratacin de Personal nuevo.
(25%)
Cada agencia representa el 6%.
1%
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2.
Activar Servidor de Aplicaciones.

(33%).
Activar Servidor de Migracin.
(33%)
23

3.
08
19
20
22
23
03
01
01
05
01
25
02
07
11
01
15
01
09
01
13
01
16
01
10
01
12
01
18
01
Establecer Proceso
de Cierre.
Proceso de
Depuracin
Aplicativos para
mejorar la
administracin de
la USI
Plan de
Mantenimiento de
Equipos
Inventario de
Hardware y
Software
Normas de
Seguridad
Planos de red por
agencia
Acondicionamiento
de Sala de
Mquinas
Distribucin fsica
de los integrantes
de la USI.
No adicin de
punto de acceso
inalmbrico.
Presupuesto de
Licenciamiento de
Software
Compromiso de
terminar estudios
superiores
25 %
3.
Activar Servidor de Base de Datos y

Archivos. (34%)
Backup del LPF 25%.
Backup del Primavera y Recursos
Humanos 25%.
Proceso de Consolidacin (50%)
1.
2.
Instalacin del Spark. (50%)

Instalacin del GLPI. (50%)
1.
2.
3.
1.
Directrices del Plan.

Elaboracin del Plan.
Ejecucin del Plan.
Cada agencia representa el 6%.
1.
Cada agencia representa el 6%
1.
2.
3.
Elaboracin de propuesta. (25%)

Aprobacin de propuesta. (25%)
Ejecucin de la propuesta. (50%)
1.
2.
0%
0%
0%
0%
0%
5%
1%
1%
100 %
0%
0%
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Informe 03 USI Propuestas Organizacion USI

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Propuesta de Estructura Organizacional de la

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Albertino Mbenza Manuel da Costa

Olivera Nzinga Rene

Albertino Mbenza Manuel da Costa

Luis Gaspar Teixeira de Carvalho

Cristiano Kakesse Kapenda

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Estructura actual de la USI

Departamento de Recursos Humanos

Departamento de Contabilidad y Finanzas

La Unidad de Sistemas de Informacin depende directamente del Director Ejecutivo y es

Unidad de Sistemas de Informacin:

A continuacin se analiza el organigrama de la USI:

Fuente: Manual de Procedimientos de la TICs (2 DRAFT) y de la Descripcin de Tareas2 de los

De donde se resume lo siguiente3:

Administrador de Sistemas y Seguridad de la Informacin :

Documento formal en donde se especifica, la funcin, el responsable, el objetivo y las responsabilidades

Unidad de Sistemas de Informacin:

Problemas con la estructura actual de la USI

Participar en los procesos de anlisis de

Presupuesta y gestiona la adquisicin de

Auxiliar a los usuarios de los sistemas.

Optimizar los procesos de negocio

Definir reglas y procedimientos para los

Desarrollar las capacidades de los usuarios

Desarrollar una comprensin del potencial

Los procesos de Analizar,

Es este punto enfocarse a los

Administrador de Sistemas y Seguridad de la Informacin.

Unidad de Sistemas de Informacin:

Responde por la seguridad de informacin

Gestionar la interconexin de las agencias

Efectuar correcciones y/o regulaciones de

Es importante mencionar que

Unidad de Sistemas de Informacin:

Auditar sistemas de redes corporativas.

Supervisar el proceso de respuesta a los

Investigar las violaciones de seguridad y

Desarrollar anlisis de riesgos e identificar

Participacin en la elaboracin del plan

Crear condiciones que permitan al usuario

actividad es ejecutada por el Jefe

Con esta actividad se observa una

En coordinacin con el Jefe de la

Unidad de Sistemas de Informacin:

en el servidor para crear

Elaborar reportes semanales y mensuales,

Responder por la USI en ausencia del

Entrenar a los usuarios en los aplicativos

Instalar software de up-grade y hacer otras

Adquisicin y montaje de los equipos e

Se observa que esta actividad no

Los reportes a elaborados

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Gestionar los archivos fsicos y virtuales de