Book of Proceedings of the 7th International Conference on Industrial Engineering and

Industrial Management - XVII Congreso de Ingeniera de Organizacin.

Aplicacin de la Tecnologa BPMS en la Gestin

de los Procesos Relacionados con la Actividad
Docente en un Centro Universitario
Application of BPMS Technology in Process Management Related to Educational Activity in a University Center
Pardo JE1 , Mejas AM2
Abstract This paper presents a research project that is developing in order to analyze and foster the use of technology BPMS in processes management related to
educational activities that involve a University School. It is intended to briefly
reengineering management process through this technology in the management
and maintenance tasks in the computer rooms. The aim is to achieve increased efficiency and improve the perception of those agents involved, whether they should
develop these processes as those that are the recipients services offered through
them.

Resumen En esta comunicacin se presenta el proyecto de investigacin que est

desarrollando con el objeto de analizar y fomentar el uso de la tecnologa BPMS
en la gestin de los procesos relacionados con la actividad docente a los que tiene
que hacer frente un centro universitario. A travs de esta tecnologa, se pretende
realizar una breve reingeniera del proceso de gestin de las aulas informticas. El
objetivo es de conseguir incrementar su eficiencia y mejorar la percepcin de los
agentes implicados, tanto los que deben desarrollar estos procesos como aquellos
otros que son los receptores de los servicios que se ofrecen a travs de los mismos.

1Juan

E. Pardo Frojn ( e-mail: jpardo@uvigo.es)

Grupo OSIG. Dpto. de Organizacin de Empresas y Marketing. Escuela de Ingeniera Industrial.
Universidad de Vigo. C/Maxwell 9, Campus Lagoas-Marcosende, 36310 Vigo.
2Ana

M Mejas Sacaluga ( e-mail: mejias@uvigo.es)

Grupo OSIG. Dpto. de Organizacin de Empresas y Marketing. Escuela de Ingeniera Industrial.
Universidad de Vigo. C/Maxwell 9, Campus Lagoas-Marcosende, 36310 Vigo.

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Keywords: Business Process Management System (BPMS), Process Reengineering, Modeling.

Palabras clave: Procesos de Negocio, Reingeniera de Procesos, Herramientas
BMPS, Modelizacin.

1 Introduccin
La actividad empresarial, en particular la industrial, se caracteriza por la existencia
de dos clases de procesos fundamentales: los productivos y los relativos al negocio. Durante mucho tiempo los procesos productivos han ocupado el foco de atencin principal en sus estrategias, al considerar que en stos reside una buena parte
de su productividad. En este escenario, no es de extraar el auge que han tenido
las herramientas orientadas hacia esta actividad, como ha ocurrido con los sistemas ERP. Sin embargo, es importante reflexionar sobre uno de los principales
problemas de la economa espaola, la incapacidad para lograr el crecimiento
econmico a travs de mejoras en la productividad. Esto se debe, en gran parte, a
la poca importancia que se ha dado a los procesos de gestin o de negocio. Cada
vez ms, las empresas son conscientes de que los procesos de gestin consumen
una gran cantidad de recursos y son poco eficientes y, por tanto, repercuten de
forma negativa en sus resultados. Otra realidad que se detecta es que existe un
gran desconocimiento en las organizaciones de qu se hace, cmo se hace, por qu
se hace, quin lo hace,
Este aspecto, si cabe, se presenta en mayor medida en aquellas organizaciones
o instituciones, como las universitarias, con una clara orientacin al desarrollo de
procesos, lo que no deja de ser una aparente contradiccin.
En los ltimos aos, la gestin de los procesos se ha convertido en un enfoque
indispensable en la estrategia de las empresas/organizaciones al considerarse como un factor clave para la innovacin y para el aumento de la productividad de su
actividad. Por dicha razn, la aparicin de la tecnologa BPMS representa una
gran oportunidad para la consecucin de estos dos objetivos. La visibilidad que se
tiene de los procesos, la automatizacin de los mismos y el control y seguimiento,
son algunas de las claves que permiten a las empresas innovar y desarrollar procesos eficientes (Fingar et al., 2003). Los beneficios no son solamente de carcter
econmico, sino que adems consiguen una mayor implicacin del personal; saber
lo que se hace, para qu sirve y qu consecuencias tiene en el resto de la organizacin supone un gran estmulo para cualquier trabajador. Por otra parte, la imagen
que proyecta una empresa que desarrolla sus procesos de una manera gil y eficiente le confiere un plus que diferencia a las empresas lderes.

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2 Objetivos del Trabajo

El objetivo de este trabajo es aplicar la tecnologa BPMS en algunos de los procesos relacionados con la actividad docente de un centro universitario. La realidad
de los centros educativos, en particular los de enseanza universitaria, se caracterizan por una gran diversidad de procesos, algunos con una enorme complejidad, y
por una falta generalizada de recursos para acometer dichos procesos de una forma
satisfactoria. No es de extraar que, ante este escenario, algunas instituciones universitarias vean en las herramientas BPMS un gran potencial para mejorar la eficiencia de sus procesos y se hayan marcado una estrategia orientada hacia el uso
de estas herramientas. Otro aspecto, sin duda de gran inters, es la necesidad de
visualizar los procesos de una manera clara para llegar a comprender el alcance de
los mismos. Existe una percepcin generalizada de que las tareas que se llevan a
cabo dentro de las instituciones educativas no estn bien definidas y que consumen una cantidad enorme de recursos, con unos resultados y un nivel de eficiencia
muy bajos, sin entrar en el bajo nivel de satisfaccin que generalmente manifiestan los usuarios de estos servicios.
Para alcanzar este objetivo es necesario entender el alcance de la orientacin
hacia los procesos de negocio y los beneficios que sta pueden suponer para la institucin. Por ello, dada la enorme cantidad y diversidad de procesos a los que se ve
sometida la actividad docente propia de un centro universitario (configuracin del
plan de horarios, calendario de exmenes, organizacin de grupos, gestin de recursos tales como laboratorios y aulas informticas,) es necesario elegir, en una
primera fase, aquellos procesos que permitan entender claramente las ventajas de
este enfoque y la utilidad de la tecnologa BPMS, para luego extenderlo al resto de
los procesos de la organizacin.

2.1 mbito del Trabajo

Este proyecto de lleva a cabo en un centro universitario con ms de cuatro mil
alumnos, lo que hace que la dimensin de los procesos sea de una gran complejidad ya slo por el importante nmero de agentes que suelen intervenir en ellos y la
enorme variedad de situaciones que se presentan. Una de las caractersticas de este
centro, al tratarse de una Escuela de Ingeniera industrial, es la existencia de una
considerable actividad relacionada con la docencia en su acepcin prctica, es decir, aquella que se realiza al margen de las sesiones magistrales. La docencia
prctica presenta, de forma resumida, dos tipologas: aquella que desarrolla en laboratorios propios de las materias bsicas de corte experimental y, las segundas,
las que tienen lugar en aulas informticas apoyadas por programas generales y/o
especficos, donde los alumnos aprenden a manejar herramientas que les permiten

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aplicar aquellas conocimientos desarrollados en las clases de teora. Es en la gestin de estas ltimas donde se centra este trabajo.
El Centro cuenta con 15 aulas informticas, con una capacidad media de 30
puestos, que debe gestionar para atender las necesidades de los contenidos desplegados en las titulaciones que se imparten en la misma de forma satisfactoria atendiendo todas las peticiones demandas de los docentes que van a hacer uso de las
mismas a lo largo del curso acadmico.

2.2 Caractersticas del Proceso

Si bien el Centro cuenta con una dotacin de equipos y de programas que establece en funcin de unas necesidades, a lo largo del curso se presentan peticiones
particulares por parte de los docentes para que se lleve a cabo la instalacin de
ciertos paquetes o programas informticos que van a utilizar en el desarrollo de
sus prcticas. Estas peticiones son canalizadas a travs de un responsable que las
analiza y determina la viabilidad y la aprobacin de las mismas. En ltimo trmino, la instalacin de los programas se lleva a cabo a travs del personal destinado
a las labores de mantenimiento de las aulas (generalmente becarios informticos).
Debido al importante nmero de peticiones y al elevado nmero de equipos, es
imprescindible disponer de un enfoque que sea adecuado pero, adems, es necesario contar con un cierto soporte que permita su puesta en prctica. Por otra parte,
adems de las peticiones de software, estn las incidencias que se producen a diario como consecuencia de la actividad que en ellas se desarrolla. La enorme carga
que se tiene de peticiones a lo largo de todo el curso se ve agravada por dos cuestiones: el responsable de estas tareas es un miembro del equipo directivo que tiene
que compatibilizar esta tarea con otras de la direccin y con las docentes. Por otra
parte, el personal que atiende en ltimo trmino las tareas a realizar es personal
con una dedicacin parcial y de alta rotacin. Por ello, es muy importante definir
un modelo de funcionamiento que sea gil y que las personas puedan entender de
forma rpida para que el proceso de adaptacin sea lo ms reducido posible.

3 La Tecnologa BPMS. Caractersticas Principales

Los sistemas BPM (Business Process Management), tambin conocidos como
Sistemas para la Gestin por Procesos, constituyen un enfoque moderno de la
tecnologa de software empresarial para abordar la automatizacin y optimizacin
del funcionamiento de las organizaciones de toda ndole, ante la necesidad de dotarse de una eficacia que permita sobrevivir, prosperar y dar el adecuado servicio
en un contexto de intensa competencia y constantes cambios.
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La finalidad de un BPM es descomponer la actividad global de una empresa u

organizacin en un conjunto de Procesos (entidades de funcionamiento relativamente independiente, aunque conectadas con las dems) que pueden ser analizadas con detalle y cuyas acciones repetitivas puedan ser automatizadas, tanto en lo
concerniente a los sistemas como a las personas que intervienen, para optimizar
tiempos, oportunidades y costes, sin perder la capacidad de adaptacin constante y
rpida a los cambios y conservando la coexistencia de mtodos seguros con la necesaria flexibilidad para facilitar la intervencin activa y fundamental de las personas en los procesos (Freund et al., 2011).
Sin entrar demasiado en el detalle de lo que es la tecnologa BPMS, en este
apartado y para situar nuestro escenario, daremos unas breves referencias sobre los
aspectos ms relevantes de estas plataformas de trabajo utilizadas para dar soporte
a la gestin de los procesos y permitir su automatizacin. Generalmente, estas
herramientas se caracterizan por disponer de un modelizador o workflow que permite la construccin del diagrama que define un determinado proceso (construir el
mapa del proceso). Conviene sealar que la gran mayora de los BPMS ha adoptado para la modelizacin de sus Clases de Procesos el estndar internacional, llamado BPMN (Business Process Modeling Notation) definido por la organizacin
OMG (Object Management Group). Esta notacin permite ser mapeada a
BPEL4WS (Business Process Execution Lenguaje for Web Sevices), tambin llamado BPEL, que es el lenguaje XML estndar para la ejecucin de procesos. Esta
cuestin es muy importante ya que permite exportar/importar el modelado de los
procesos de unos sistemas a otros evitando as una atadura a una determinada
herramienta.

3.1 Principales Alternativas. Solucin Adoptada

Aunque el Centro Universitario donde se lleva a cabo este trabajo ha materializado
un acuerdo de colaboracin con una de las principales compaas de desarrollo de
esta tecnologa a travs de su producto Sistema Empresarial AuraPortal (uno de
los ms valorados por la prestigiosa consultora Gatner), dado el escenario actual
de importantes restricciones presupuestarias en el que se mueven las universidades
espaolas, parece ms idneo un planteamiento basado en la utilizacin de sistemas de perfil libre. Para este trabajo se ha realizado una breve revisin de este tipo
de herramientas encontrndonos con algunas soluciones de gran alcance. Sin pretender ser exhaustivos, entre los principales sistemas existentes encontramos tres
que podran encajar en el desarrollo de este trabajo: BonitaSoft, Intalio y BizAgi.
Conviene matizar que las alternativas de software libre no son, en general,
completamente gratuitas. Si bien suele existir una versin comunitaria (con prestaciones ms limitadas, o alguno de los componentes sin ningn coste), las versiones de corte ms empresarial estn sujetas al pago de un licenciamiento o de algn
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tipo de abono, aunque con unos costes bastante asequibles. Para este proyecto se
ha optado por la suite de BizAgi. Este sistema ofrece el componente modeler de
forma libre. Este componente es bsico dentro de un proyecto de estas caractersticas, una de las principales razones por la que se ha seleccionado. Otra de las razones es que BizAgi utiliza la notacin estndar para Gestin de Procesos de Negocio (BMPN) a la que anteriormente nos referimos. Adems, el modelado de sus
procesos es relativamente sencillo y a partir de esta notacin se puede definir un
diagrama de procesos de negocio sin necesidad de ser un experto en tecnologas
de la informacin. Por ltimo, dentro de la complejidad que presentan estos sistemas, BizAgi muestra un entorno de trabajo, en general, bastante amigable.

3.2 Principales Caractersticas de la Herramienta

Al margen de poseer un buen modelizador basado en la notacin estndar BPMN,
el software BizAgi presenta otras caractersticas que le confieren una gran versatilidad y lo colocan en una buena posicin dentro de las soluciones existentes en el
mercado. El concepto BPM de Bizagi consiste en generar automticamente una
aplicacin Web partiendo del diagrama de flujo del proceso sin necesidad de conocimientos de programacin. BizAgi maneja el ciclo de vida completo de los
procesos de negocio: Modelizacin, Ejecucin y Mejora Continua. Cada una de
estas etapas es administrada mediante distintos componentes que permiten, mediante un entorno grfico y dinmico, construir una solucin basada en procesos.

Fig. 1 Ciclo de Vida de los Procesos contemplado por BizAgi.

Entre las principales caractersticas cabe sealar las siguientes:

Las reglas de negocio se manejan en base a un estndar xPath basado en XML.
Este lenguaje permite el manejo de tareas complejas.

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Potente manejo de expresiones. Condiciones o reglas que se deben cumplir dentro de la organizacin.
Manejo de polticas. Las polticas son las reglas empresariales que se aplican
para los procesos de negocio.
Definicin de vocabulario. Se pueden ir agregando de forma dinmica todas
las expresiones que se requieren para el funcionamiento de los procesos de la
organizacin, construyndose su propio vocabulario.
Se puede establecer la estructura jerrquica de la empresa, se pueden dar de
alta las reas, la ubicacin geogrfica, la posicin dentro del organigrama y los
roles que desempea una persona en la organizacin (cada usuario puede tener
una o ms posiciones).
Existen validaciones para asegurarnos que los datos introducidos sean los correctos.
Adems, la solucin BiZagi presenta una serie de ambientes que permiten ir
dando los pasos de una manera estructurada. El primer ambiente es el de desarrollo, en el que se define el modelado del proceso. Tras esta primera etapa, se pasa al
siguiente nivel, el de prueba, donde se puede visualizar el resultado del proceso de
modelizacin anteriormente realizado. Una vez superado el nivel de prueba, el siguiente paso es pasar al ambiente de produccin, donde realmente est preparado
para funcionar en toda su extensin con todas las funcionalidades.

Fig. 2 Diagrama del modelado de un proceso a travs del modeler de la herramienta BiZagi.

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4 Enfoque metodolgico
Para llevar a cabo la aplicacin de la tecnologa BPMS al proceso de gestin de
las aulas informticas de un centro universitario, cuyas caractersticas han sido
descritas en epgrafes anteriores, es necesario contar con un planteamiento metodolgico adecuado. Para este trabajo se han seguido, teniendo en cuentas las recomendaciones de los expertos en este campo (Jeston and Nelis, 2008), las etapas
que se recogen en los siguientes apartados:
Anlisis detallado del proceso a desarrollar.
Construccin del Diagrama de Procesos basndose en la notacin estndar
(BPMN).
Datos del Proceso. Debe identificarse de una manera clara y precisa toda la informacin que afecta al proceso estudiado.
Identificacin y creacin de formas.
Establecimiento de las Reglas de Negocio que afectan al proceso.
Asignacin de recursos (qu se va a hacer, quin, cundo y cmo lo va a desarrollar).
Posible Interconexin con otros sistemas (SOA).
Verificacin del proceso. Comprobacin del modelo en un ambiente de prueba.
Puesta a punto del proceso.
Realizar el paso de la etapa de produccin.
Aplicacin Web de Implementacin.
Establecimiento de Indicadores de Gestin del Proceso.

5 Primeros Avances y Conclusiones

A pesar de que el proyecto todava se encuentra en fase de desarrollo y, por tanto,
debemos ser prudentes, los resultados obtenidos hasta el momento permiten poner
de manifiesto una serie de aspectos que consideramos muy interesantes.
Todava existe un gran desconocimiento de este tipo de herramientas en los entornos de las instituciones universitarias donde, paradjicamente, el volumen de procesos que se desarrollan es muy elevado. Adems, con el nuevo marco al que se
ven sometidos los centros universitarios por los procesos de acreditacin, hacen
necesario desarrollar un enfoque orientado hacia los procesos.
Tras la construccin de un primer modelo se ha podido comprobar como los
usuarios entienden mejor las tareas que hacen y el sentido de las mismas. Quizs
la mayor aportacin de este trabajo es que ha puesto la primera semilla para crear
una cultura de trabajo orientada hacia los procesos y se ha despertado la sensibilizacin hacia estos temas. Fruto de este proyecto de han derivado una serie de acti1185

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vidades formativas que est previsto acometer en el futuro con el objeto de manejar estas herramientas.

6 Referencias
Business Process Modeling Notation (BPMN) Information. OMG & BPMI.
http://www.bpmn.org/
Fingar H, Smith H (2003) Business Process Management. The Third Wave. Meghan-Kiffer Press
Freund J, Rcker B, Hitpass B (2011) BPMN 2.0. Manual de Referencia y Gua Prctica. BPM
Center. Edicin Hispana
Jeston J, Nelis J (2008) Business Process Management. Practical Guidelines to Successful
Implementacions, 2th Edition, Elsevier

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