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CONCEPTO 85922 DE 1998

(Noviembre 5)
DIRECCIN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
DOCTRINA:
CONCEPTO 57186 DE 10 DE SEPTIEMBRE DE 2013. DIAN. Certificado al
proveedor.
TEMA: CONCEPTO ESPECIAL DE FACTURACIN
1. OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE.
Salvo las excepciones consagradas en los artculos 616-2 del Estatuto Tributario y 10 del Decreto
1165/96, para efectos tributarios, se encuentran obligados a expedir factura o documento
equivalente, independientemente de que sean o no contribuyentes de los impuestos administrados
por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, por cada una de las operaciones de venta o
prestacin de servicios que realicen, los siguientes sujetos:

Los responsables del Impuesto sobre las ventas que pertenezcan al rgimen comn, se
encuentren inscritos en este rgimen o no.
Las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes.

Quienes ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas.

Quienes enajenen bienes producto de la actividad agrcola o ganadera, salvo que se trate de
personas naturales y la transaccin supere la cuanta de $3300.000 (1998), en cuyo caso el
comprador deber expedir al vendedor un documento equivalente.

Los importadores.

Los prestadores de servicios.

En general quienes realicen habitualmente ventas a consumidores finales. (Arts. 511, 615 y
616-1 del Estatuto Tributario).

Cuando se trate de operaciones realizadas fuera de las Bolsa de Valores, como aquellas
denominadas Mercados de Mostrador, el comisionista deber expedir factura por cada una de
estas operaciones, con el lleno de los requisitos exigidos.(61428)
Se encuentran exceptuados de la obligacin de expedir factura:

Los Bancos, las Corporaciones Financieras, las Corporaciones de Ahorro y Vivienda y las
Compaas de Financiamiento Comercial.
Los responsables que pertenezcan al rgimen simplificado, salvo quienes presten el servicio
de elaboracin de facturas.

Las cooperativas de ahorro y crdito, los organismos cooperativos de grado superior, las
instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales y los
fondos de empleados, en relacin con las operaciones financieras que realicen tales
entidades.

Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petrleo, y gas natural


comprimido, en lo referente a estos productos.

Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios, cuando el valor de la


operacin no exceda de $3300.000 (ao 1998). Cuando la operacin supere esta cuanta el
comprador deber expedir al vendedor un documento equivalente.

Las empresas que prestan el servicio de transporte pblico urbano o metropolitano de


pasajeros, en relacin con estas actividades.

Quienes presten servicios de baos pblicos, en relacin con esta actividad.

Las personas naturales vinculadas por una relacin laboral o legal y reglamentaria, en
relacin con esta actividad.

Las personas naturales que nicamente vendan bienes excluidos del impuesto sobre las
ventas o presten servicios no gravados, siempre y cuando no sobrepasen los topes de
ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del rgimen simplificado.

En las enajenaciones y arrendamientos, de bienes que constituyan activos fijos, para el


enajenante o arrendador, que tenga la calidad de no comerciante.

Cuando el servicio de transporte pblico de pasajeros sea intermunicipal o interdepartamental,


deber expedirse el tiquete de transporte de que trata el numeral 3 del artculo 5 del Decreto
1165/96, el cual constituye documento equivalente a la factura.
No obstante, quienes opten por expedir factura o documento equivalente debern cumplir con los
requisitos sealados para el efecto. En este caso, los responsables del rgimen simplificado no
quedarn exonerados de llevar el Libro de Registro de Operaciones Diarias de que trata el artculo
616 del Estatuto Tributario.
En esta forma, entidades tales como las Juntas Administradoras de edificios, las Juntas de
Copropietarios, las empresas promotoras de salud y los miembros de juntas directivas, las
asociaciones y corporaciones sin nimo de lucro entre otras, por no estar exceptuadas del deber de
facturar debern hacerlo por los servicios que presten.
Se reitera que, la factura deber expedirse al adquirente del bien o servicio en cada una de las
operaciones que se realicen, siempre que exista obligacin para ello.
1.1 CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES
Para los efectos de la Ley 80/93, se entiende por CONSORCIO cuando dos o ms personas en
forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicacin, celebracin y ejecucin de un

contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la


propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en
desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarn a todos los miembros que lo conforman.
Igualmente, debe entenderse por UNIN TEMPORAL cuando dos o ms personas en forma
conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicacin, celebracin y ejecucin de un
contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto
contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y
del contrato se impondrn de acuerdo con la participacin en la ejecucin de cada uno de los
miembros de la unin temporal.
Ahora bien, frente a la obligacin de facturar por parte de los consorcios y uniones temporales, el
artculo 11 del decreto 3050/97, consagr la opcin de que tales consorcios o uniones temporales lo
hagan a nombre propio y en representacin de sus miembros, o en forma separada o conjunta cada
uno de los miembros de consorcio o unin temporal.
Cuando la facturacin la efecte el consorcio o unin temporal bajo su propio NIT, sta adems de
sealar el porcentaje o valor del ingreso que corresponda a cada uno de los miembros del consorcio
o unin temporal, indicar el nombre o razn social y el NIT de cada uno de ellos. Estas facturas
debern cumplir los requisitos sealados en las disposiciones legales y reglamentarias.
El impuesto sobre las ventas discriminado en la factura que expida el consorcio o unin temporal,
deber ser distribuido a cada uno de los miembros de acuerdo con su participacin en las
actividades gravadas que dieron lugar al impuesto, para efectos de ser declarado.
La factura expedida en cumplimiento de estas disposiciones servir para soportar los costos y
gastos, y los impuestos descontables de quienes efecten los pagos correspondientes, para efectos
del impuesto sobre la renta y del impuesto sobre las ventas.
1.2. EN LA INTERMEDIACIN
De conformidad con el artculo 1262 del Cdigo Civil, el mandato comercial es un contrato por el
cual una parte se obliga a celebrar o ejecutar uno o ms actos de comercio por cuenta de otra y
puede o no conllevar la representacin del mandante.
Mediante el artculo 3 del decreto 1514/98, se reglamento la facturacin en el mandato al sealar
que en los contratos de mandato, las facturas debern ser expedidas en todos los casos por el
mandatario.
Si el mandatario adquiere bienes o servicios en cumplimiento del mandato, la factura deber ser
expedida a nombre del mandatario.
Para efectos de soportar los respectivos costos, deducciones o impuestos descontables, o
devoluciones a que tenga derecho el mandante, el mandatario deber expedir al mandante una
certificacin donde se consigne la cuanta y concepto de estos, la cual debe ser avalada por contador
pblico o revisor fiscal, segn las disposiciones legales vigentes sobre la materia.
En el caso de devoluciones se adjuntar adems una copia del contrato de mandato.

El mandatario deber conservar por el trmino sealado en el Estatuto Tributario, las facturas y
dems documentos comerciales que soporten las operaciones que realiz por orden del mandante.
Cuando el mandatario obtenga el pago de la comisin pactada con el mandante, por las gestiones
adelantadas, deber expedirle factura, siempre y cuando no se encuentre exceptuado legalmente de
dicha obligacin.
La disposicin transcrita parte del supuesto de que la figura de la representacin se desarrolla dentro
del territorio nacional, lo que conlleva por parte del intermediario la obligacin de expedir factura
en los trminos prescritos y con el cumplimiento de los requisitos dispuestos para el efecto.
Por el contrario, si la representacin tiene su aplicacin en el extranjero, es claro que las normas
aplicables a la facturacin no pueden trascender su mbito territorial Cuando en virtud de un
contrato deba solicitarse reembolso de gastos realizados para el contratante y a su nombre, debe
diferenciarse lo que es tal reembolso, de lo que constituye la prestacin directa y propia del
contrato:
sta si es materia de facturacin por parte del contratista, mientras que la solicitud de
reconocimiento y cancelacin de reembolso que se haya causado puede formularse mediante otro
documento.
2. EXPEDICIN DE LA FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE
La expedicin de la factura o documento equivalente, consiste en la entrega del original con el lleno
de los requisitos legales, conservando copia de la misma Cuando se trate de factura cambiaria de
compraventa, tiquetes de transporte de pasajeros, y cuando se utilicen sistemas especiales de
impresin en papel qumico, como el sobreflex, que impiden la entrega del original al comprador o
usuario del servicio, se entender cumplida esta obligacin, con la entrega de la copia al comprador
o usuario del servicio.
En el caso de contribuyentes que utilizan el mecanismo de mquinas registradoras para facturar sus
operaciones, se podr aceptar la coexistencia de la factura y del tiquete de mquina registradora
sobre una misma operacin, cuando se trate de bienes gravados con el impuesto sobre las ventas y
el adquirente exija la expedicin de factura con la discriminacin del impuesto sobre las ventas por
tratarse de un responsable con derecho al correspondiente descuento. En la contabilidad del
vendedor se efectuar la respectiva conciliacin y en la factura deber identificarse el nmero
consecutivo registrado en el respectivo tiquete. (Art. 7, Decreto 3050/97)
Ahora bien, en el evento de fallar el fluido elctrico o por fallar el sistema del computador, es viable
utilizar otro que temporalmente lo reemplace, siempre que la factura que se expida cumpla con la
totalidad de los requisitos exigidos por el artculo 617 del Estatuto Tributario.
Cuando se presente el retiro de inventarios en una operacin sujeta al impuesto sobre las ventas y
exista la obligacin legal para el comerciante, de expedir factura, por sus operaciones, debe
concluirse que cualquiera sea la denominacin que se emple, (retiros, muestras, obsequios,
donaciones, etc.), e independientemente de la destinacin o uso que se haga de los retiros, debe
expedirse factura o documento equivalente, salvo en los casos expresamente dispuestos por la ley.

Con relacin a los anticipos, al ser estos un mecanismo de financiamiento no hay obligacin de
expedir factura; la factura se expedir respecto de la operacin o contrato en virtud de cual se
efecta el pago por anticipado.
No obstante lo anterior, cuando el anticipo sea imputado al pago habr lugar a cumplir con las
obligaciones de factura y retencin en la fuente.
El artculo 22 del Decreto 570/84 dice que en el caso de los negocios que operan en locales cuyo
uso se ha concedido a travs de contratos semejantes al de arrendamiento o con permiso para
utilizacin de espacio, tales como los denominados contratos de concesin, el responsable ser
quien aparezca en la factura o documento equivalente como emisor del mismo.
Lo anterior quiere decir que la ley permite pactar entre las partes (concedente y concesionario)
quin emite la factura o documento equivalente. Pero quien la emita, se hace responsable del
impuesto sobre las ventas.
Como consecuencia, quien emita la factura o documento equivalente, debe cumplir con todos los
requisitos de la factura de venta, contenidos en los artculos 617 y ss. del Estatuto Tributario y
cumplir con todas las obligaciones inherentes a los responsables del impuesto sobre las ventas.
Debemos recordar que el artculo 616-1 del Estatuto Tributario ordena que la factura o su
documento equivalente se expida en las operaciones que se realicen con comerciantes,
importadores, prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.
3. REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LAS FACTURAS
Los siguientes son los requisitos mnimos que deben cumplir las facturas sean de talonario o por
computador, para efectos fiscales, sin que a juicio de las partes y de acuerdo con las caractersticas
propias de la transaccin, se consignen en ella otras circunstancias que describan el tipo de
operacin realizada.
3.1 FACTURAS POR TALONARIO O DE PAPEL.
De conformidad con lo dispuesto en los artculos 617 y 618 del Estatuto Tributario, en concordancia
con el artculo 618-3 del mismo ordenamiento, las facturas expedidas a partir del 1 de julio de 1996,
debern contener los siguientes requisitos:
1. Denominarse expresamente factura de venta.
2. Identificacin del vendedor o de quien presta el servicio.
3. Identificacin del adquirente de los bienes y servicios, cuando se trate de un responsable con
derecho al descuento.
4. Numeracin consecutiva.
5. Fecha de la expedicin.
6. Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados.

7. Valor total de la operacin.


8. Identificacin del impresor.
9. Calidad de agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas.
10. Discriminacin del Impuesto sobre las ventas.
3.1.1 DENOMINACIN
La factura debe denominarse expresamente factura de venta, requisito que debe estar preimpreso
a travs de medios litogrficos, tipogrficos o de tcnicas industriales de carcter similar. Por
sustraccin de materia dicho requisito no ser exigible para el caso de los documentos equivalentes.
Cuando se trate de factura cambiaria de compraventa o factura cambiaria de transporte, esta
denominacin sustituye la de factura de venta. Estas facturas constituyen ttulos valores de
conformidad con lo previsto en el artculo 621 del Cdigo de Comercio y como tales para que
presten mrito ejecutivo deben satisfacer los requisitos de que tratan los artculos 774 y 776 del
ordenamiento mercantil.
Sin perjuicio de su cumplimiento, para efectos fiscales, salvo la denominacin que debe
conservarse, los requisitos consagrados en las normas comerciales deben armonizarse con las
exigencias de que tratan los artculos 617 y 618 del Estatuto Tributario.
En el caso de la factura cambiaria de transporte, el documento llevar esta denominacin
cumplindose as el requisito sealado en el literal a) del artculo 617 del Estatuto Tributario. (Art.
5, D. 1001/97)
3.1.2 IDENTIFICACIN DEL VENDEDOR O DE QUIEN PRESTA EL SERVICIO
Apellidos y nombre o razn social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio, los cuales
deben estar previamente impresos a travs de medios litogrficos, tipogrficos o de tcnicas
industriales de carcter similar.
Por stas ltimas, se hace referencia a todos aquellos mtodos especiales de impresin industrial
que se utilicen al momento de elaboracin del formato de la factura con los cuales se logra el efecto
de preimpresin y que proporcionen la misma seguridad que pretendi lograr el legislador con los
de tipografa y litografa.
Por ello, no se incluyen dentro de estas tcnicas la utilizacin de medios mecnicos, sellos de
caucho o medios manuales, por cuanto con ellos no se logra el objetivo perseguido con la exigencia;
significa entonces que con su utilizacin no se entienden cumplidos los requisitos de impresin
previa en la forma prevista en la norma.
Es costumbre comercial anotar en todos los tramites o registros, inclusive en la escritura de
constitucin, el nombre comercial (sigla), con el cual son conocidos muchos establecimientos
comerciales, ms an, cuando a la luz del numeral 1 del artculo 516 del Cdigo de Comercio ste
forma parte del establecimiento de comercio; el cual al estar registrado, sustituye el nombre
completo (al designar como tal al empresario, # 4 del artculo 583 del cdigo comercial), por lo cual

se considera que es viable utilizar esta denominacin o la razn social en todos documentos de la
sociedad, incluidas las facturas siempre y cuando se encuentre debidamente registrado.
3.1.3 IDENTIFICACIN DEL ADQUIRENTE DE LOS BIENES O SERVICIOS
Apellidos y nombre o razn social del adquirente de los bienes o servicios, cuando ste exija la
discriminacin del impuesto pagado por tratarse de un responsable del Impuesto sobre las ventas
con derecho al correspondiente descuento.
3.1.4 NUMERACIN CONSECUTIVA
Desde la expedicin de la Ley 49/90, las facturas deben llevar un nmero que corresponda a un
sistema de numeracin consecutiva como lo prescribe el literal b) del artculo 42, requisito que debe
estar preimpreso a travs de medios litogrficos, tipogrficos o de tcnicas industriales de carcter
similar.
La Ley 223/95 en su artculo 40, reitera el cumplimiento de este requisito, por lo tanto las facturas
que se expidan a partir de la vigencia de esta ley, debern igualmente cumplir con este requisito.
Como sistema tcnico de control establecido a travs de la Resolucin Nmero 3878 de junio 28 de
1996, a ms tardar el 1 de enero de 1997, el nmero de las facturas que se expidan por medio de
talonarios o por computador, deber corresponder a la numeracin autorizada por la DIAN, sin
perjuicio de que si la autorizacin se concede con anterioridad, deba expedirse la factura de acuerdo
con dicha autorizacin.
Para el efecto, a partir del 1 de Octubre de 1996, debern solicitar autorizacin de la numeracin,
las personas y entidades obligadas a expedir factura. No existe la obligacin de solicitar
autorizacin de la numeracin para el caso de los documentos equivalentes salvo lo previsto para
los expedidos por el sistema POS.
En tal virtud, quienes utilicen para el registro de sus ventas o servicios mquinas registradoras POS,
deben igualmente solicitar autorizacin, utilizando los mismos formularios sealados por la DIAN
para tal efecto y cumpliendo con todas las obligaciones relacionadas con la solicitud de numeracin.
En este punto es necesario aclarar que el artculo 3 de la Resolucin 3878/96, seala que no ser
necesario esta autorizacin igualmente en el caso de las facturas expedidas por: Entidades de
derecho pblico, incluidas las empresas industriales y comerciales del estado y las Sociedades de
economa mixta en donde el Estado posea ms del 50% de capital, entidades que presten servicios
pblicos domiciliarios, cmaras de comercio, notaras y en general los no contribuyentes del
impuesto sobre la renta.
Sin embargo, teniendo en cuenta que el artculo 17 del decreto 1001/97, seal que los documentos
que expidan las anteriores entidades, se consideran documentos equivalentes a la factura, y que
como qued visto, no es necesaria la autorizacin cuando se expidan documentos equivalentes
distintos de los POS; se concluye que no ser necesario que tales entidades cumplan con dicha
obligacin.
El obligado puede utilizar sistemas conjuntos de facturacin, es decir expedir diversas clases de
facturas (por talonario de papel o por computador), en este caso, o cuando requiera diferenciar los
ingresos por ventas o por prestacin de servicios, o segn la modalidad de pago, o por

establecimientos de comercio, puntos de venta, departamentos, por ciudad, por productos u otra
forma, podr utilizarse tambin numeracin con prefijos alfabticos, numricos o alfanumricos, sin
que estos excedan de cuatro (4) letras o nmeros. El prefijo que se utilice constituye parte del
nmero de la factura, por lo cual requiere de su preimpresin por medios tipogrficos, litogrficos o
de tcnicas similares, o por el sistema cuando se trate de factura por computador.
En este evento, deber solicitarse la autorizacin, indicando los rangos consecutivos y el prefijo o
serie alfabtica, numrica o alfanumrica escogido para su diferenciacin por tipo de factura y
mantener a disposicin de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales un REGISTRO, en el
cual conste la forma de distribucin de la facturacin. En todo caso no podrn expedirse facturas
con numeracin duplicada.
Las facturas que se expidan a partir de la autorizacin, debern llevar la numeracin consecutiva
autorizada sin que necesariamente deba comenzar con el nmero 001, e indicar mediante cualquier
medio (mecnico, sello o manual) el nmero y la fecha de la Resolucin de autorizacin o la
manifestacin de que la Administracin no se pronunci dentro de los quince (15) das hbiles
siguientes a su solicitud , y en todo caso el nmero de intervalos de numeracin consecutiva
autorizada. Cuando la numeracin autorizada contenga prefijos, deber indicarse el intervalo
autorizado que corresponda al mismo prefijo de la factura.
A ms tardar el 1 enero de 1997, todas las facturas que se expidan deben contener la numeracin
autorizada por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Como se ve, es opcional para el obligado, el expedir facturas por talonario o por computador, pero,
si se tiene autorizacin para expedir facturas por talonario y por cualquier circunstancia deje de
hacerlo para proceder a facturar por computador, o viceversa, debe solicitar autorizacin de la
numeracin de las facturas que se van a expedir por dicho medio, cumpliendo la totalidad de los
requisitos legales y teniendo presente que no se pueden expedir facturas con numeracin duplicada.
Cuando en una transaccin u operacin se utilice ms de una hoja de factura de talonario o de papel,
su contabilizacin deber efectuarse indicando el nmero de la hoja inicial y el nmero de la final,
dentro de una misma secuencia numrica, es decir, se podrn utilizar las facturas necesarias
observando una numeracin consecutiva. (Art. 4 Res 5709/96)
No ser necesario solicitar autorizacin de la numeracin, por parte de los no obligados a facturar
cuando opten por expedirla.
3.1.4.1 SOLICITUD
Quienes requieran de la autorizacin, debern presentar la solicitud personalmente o enviarla por
correo certificado a la Divisin de Recaudacin o a la dependencia que haga sus veces de la
Administracin de Impuestos y Aduanas Nacionales correspondiente al domicilio social principal si
se trata de personas jurdicas o al asiento principal de los negocios o donde se ejerza habitualmente
la profesin u oficio, cuando el obligado a facturar sea persona natural.
Cuando la facturacin autorizada resultare insuficiente, deber solicitarse autorizacin de nueva
numeracin, con la antelacin necesaria para que la Administracin Tributaria dentro del trmino
previsto se pronuncie y el interesado no se vea afectado con un posible incumplimiento en la
obligacin de facturar.

Una vez autorizada la numeracin o transcurrido el trmino de quince das hbiles siguientes a la
presentacin de la solicitud en debida forma, sin que la Administracin hubiere notificado la
decisin, el solicitante entregar al litgrafo, tipgrafo o persona que elabore las facturas, copia de
la Resolucin de autorizacin o en su defecto, manifestacin escrita sobre el vencimiento del
trmino, suscrita por el interesado, la cual se entender prestada bajo la gravedad del juramento con
su firma. En todo caso, el prestatario del servicio deber conservar una u otra, a disposicin de la
Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales. (Art. 2 Resolucin 5709 de 1996).
Cuando se solicite la autorizacin para facturas cuya numeracin ya estuviere preimpresa con
anterioridad al 1 de octubre de 1996, bastar indicar dentro de la factura por cualquier medio
(mecnico, sello o manual) el nmero y la fecha de la Resolucin de autorizacin o la manifestacin
de que la Administracin no se pronunci dentro de los 15 (quince) das hbiles siguientes a su
solicitud y el nmero de intervalos de numeracin consecutiva autorizada o el nmero de intervalos
de numeracin autorizada que corresponda al prefijo, cuando se utilicen estos.
3.1.4.2. HABILITACIN DE NUMERACIN
Cuando hayan transcurrido dos aos de vigencia de la Resolucin mediante la cual se autoriz la
numeracin y la facturacin no se hubiere agotado, la Direccin de Impuestos y Aduanas
Nacionales habilitar la numeracin no utilizada, para lo cual se deber diligenciar el formato de
solicitud DIAN 79.027.96.
3.1.4.3 NUMERACIN SOBRANTE.
Cuando no se utilice la totalidad de la numeracin autorizada, ya sea por prdida de la facturacin,
cese de actividades, liquidacin de la sociedad, o cuando no existiendo la obligacin de obtener la
autorizacin errneamente se solicit y obtuvo, deber ser reportada a la Administracin
correspondiente, para fines de control.
Si eventualmente se requiriera nueva autorizacin, no podr solicitarse la misma numeracin que
fue informada como sobrante.
3.1.5 FECHA DE SU EXPEDICIN
Debe corresponder a la de realizacin de la operacin de venta y/o prestacin del servicio.
3.1.6. DESCRIPCIN ESPECFICA O GENRICA DE LOS ARTCULOS VENDIDOS O
SERVICIOS PRESTADOS
Cuando la operacin comprenda venta y prestacin de servicios, la descripcin comprender
igualmente unos y otros.
Entendemos por gnero, aquella descripcin de cosas -bienes y/o mercancas-, que tienen caracteres
comunes, as, no sera procedente facturar con la descripcin de Muebles y Enseres toda vez que
no esta describiendo fsicamente los objetos sino presentndolos bajo la denominacin contable.
Otra cosa sera, hacer la descripcin como escritorios, mesas secretariales, maquinas de escribir,
archivadores, aparatos telefnicos, con lo cual se esta independizando genricamente los artculos
vendidos.

Por el contrario la descripcin ser especfica cuando se identifique cada uno de los bienes
facturados por las seas que lo individualizan.
3.1.7. VALOR TOTAL DE LA OPERACIN
Debe incluirse el monto total de la operacin, independientemente de la forma de pago. En el
evento de expedirse la factura en varias hojas, el valor de la operacin y el nmero de las facturas
utilizadas deber constar en la ltima, pudiendo subtotalizar en cada una de ellas, para tal efecto
cada una de las facturas utilizadas deber contener los requisitos exigidos legalmente.
Cuando la operacin deba ser reajustada por mayor valor a la transaccin efectuada, tambin
debern constar en nueva factura, sin perjuicio de los comprobantes internos que deben elaborarse y
su registro en los correspondientes libros.
En la nueva factura deber dejarse constancia que se trata de un ajuste a la operacin realizada
anteriormente y solamente deber expedirse por la diferencia no cobrada; de esta manera se lograr
que la nueva factura no se tome como expedida en una operacin diferente a la que se pretende
ajustar.
Cuando se realicen ventas de bienes o prestacin de servicios, las facturas debern expedirse en
idioma espaol y en pesos colombianos sin perjuicio de que cuando se requiera expresar el valor en
monedas diferentes al peso colombiano, deber atenderse lo dispuesto en el artculo 50 del Decreto
2649/93 y 95 de la Resolucin 21 de 1993, expedida por la Junta Directiva del Banco de la
Repblica.
No existe disposicin que prohba facturar en moneda diferente al peso de curso legal pero en todo
caso el valor en pesos deber registrarse; sin embargo para obligaciones que no correspondan a
operaciones cambiarias, el pago debe realizarse en pesos colombianos con la opcin de variar la
fecha o referencia para la conversin .
3.1.8 IDENTIFICACIN DEL IMPRESOR
La factura debe contener el nombre o razn social y el NIT del impresor de la factura, los cuales
deben estar previamente impresos a travs de medios litogrficos, tipogrficos o de tcnicas
industriales de carcter similar.
Este requisito debe cumplirse independientemente de si las facturas son elaboradas por el obligado
o si lo son por un tercero a quien se le encarga tal labor.
Por lo tanto, la identificacin deber ser plena, es decir: nombres y apellidos y el NIT si se trata de
personas naturales; o la razn social y Nit, si el impresor est constituido como sociedad.
3.1.9 CALIDAD DE AGENTE RETENEDOR DEL IVA
Este requisito podr cumplirse mediante la utilizacin de cualquier medio mecnico, manual o sello.
En todo caso deber constar cuando quien expide la factura tenga la calidad de agente de retencin
del Impuesto sobre las Ventas por operaciones con responsables del rgimen comn.

En caso de ser Gran Contribuyente, para tener la calidad de agente de retencin del Impuesto sobre
las ventas, adicionalmente debe concurrir en Este la calidad de responsable del Impuesto sobre las
Ventas del rgimen comn, sin que pueda suplirse la calidad de agente retenedor con la sola
mencin de ser Gran Contribuyente.
3.1.10 DISCRIMINACIN DEL IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS
La discriminacin del impuesto sobre las ventas debe efectuarse en todos los casos en que la factura
sea expedida por un responsable del rgimen comn. Sin perjuicio de lo anterior el valor del
Impuesto sobre las Ventas, en todos los casos deber incluirse en el precio de venta al pblico.
Si se facturan bienes con tarifas diferenciales, estos deben discriminar el IVA con la tarifa que les
corresponda, bien sean del 16 %, 20% o 35% segn el caso.
Cuando un responsable del rgimen simplificado expida factura, no podr discriminar ni cobrar el
Impuesto. De hacerlo deber cumplir a partir de tal momento, las obligaciones inherentes al
responsable del rgimen comn.
(Art. 15 del Decreto 380/96.)
3.2. FACTURA EXPEDIDA POR COMPUTADOR
Se entiende por factura expedida por computador, la que permite al software asociar la
identificacin del servicio o venta a la tarifa del impuesto sobre las ventas correspondiente, en la
que interactan la programacin, el control y la ejecucin de las funciones inherentes a la venta o
servicio, entre otras la emisin de facturas, comprobantes, notas crdito, notas dbito, etc. (Art. 13
del Decreto 1165/96.)
Sus requisitos son los mismos sealados anteriormente para la factura por talonario o de papel, esto
es los establecidos en los artculos 617 y 618 del Estatuto Tributario, entendindose cumplido el
requisito de preimpresin de la denominacin, identificacin del vendedor o de quien presta el
servicio, nmero consecutivo e identificacin del impresor, con la impresin efectuada por el
computador.
Cuando se utilicen facturas que tenga alguno de los requisitos preimpresos y se impriman por el
sistema de computador los dems requisitos, se considerar como factura por computador,
debiendo en consecuencia solicitar la autorizacin del SAF
Quienes en la expedicin de facturas por computador utilicen papel de facturacin con la
preimpresin de los requisitos sealados en el artculo 617 del Estatuto Tributario, solo requerirn
de la autorizacin de la numeracin a utilizar, la cual deber solicitarse a partir del 1 de octubre de
1996 y sta no se entiende factura por computador.
Si se utiliza factura con la preimpresin de los requisitos sealados en el artculo 617 del Estatuto
Tributario que deben cumplir tal formalidad, y el sistema computacional nicamente llena algunos
espacios, no se considerar factura por computador, an en el evento en que el programa permita al
software asociar la identificacin del artculo o servicio a la tarifa del impuesto sobre las ventas
correspondiente y ejecutar las dems operaciones a que hace referencia el artculo 13 del Decreto
1165 de 1996, es decir, no se est utilizando factura por computador conforme lo sealado
anteriormente y por lo tanto no existe obligacin de solicitar autorizacin del SAF.

Al igual que para la factura por talonario, la numeracin de la factura por computador deber ser
autorizada previamente a su expedicin, debiendo presentarse la solicitud por intervalos de
numeracin desde el 1 de octubre de 1996 y adoptarse una vez autorizada. En todo caso a ms
tardar el 1 de enero de 1997, como lo seala la Resolucin 3878/96, el nmero de las facturas que
se expidan deber corresponder a la numeracin autorizada.
Ahora bien, el artculo 617 del Estatuto mencionado, consagra los requisitos que deben cumplir las
facturas de venta, precisando que los contenidos en los siguientes literales deben estar preimpresos:
1. Estar denominada expresamente como factura de venta.
2. Apellidos y nombre o razn social y Nit del vendedor o de quien presta el servicio.
3. Llevar un nmero que corresponda a un sistema de numeracin consecutiva de facturas de venta.
4. El nombre o razn social y Nit del impresor de la factura.
La misma norma plantea la posibilidad para el obligado de reemplazar la factura de talonario por la
expedida por computador, esta factura debe cumplir con todos los requisitos que la ley impone; sin
embargo, con la impresin efectuada por el sistema de computador se entienden cumplidos los
requisitos de preimpresin previa anteriormente sealados.
Segn el mismo artculo cuando el contribuyente expida factura por el sistema de computador, se
debern proveer los medios necesarios para su verificacin y auditora.
Como se ve, si bien la norma permite la utilizacin de facturas por computador, impone que debe
cumplir idnticos requisitos que la factura expedida por talonario y consagra que deben
implementarse mecanismo para su control.
En este contexto, la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales expidi la resolucin 3878 de
1996; en ella estableci que quienes utilicen el sistema de facturacin por computador, deben
solicitar autorizacin del software, salvo quienes utilicen papel de facturacin con la preimpresin
de los requisitos sealados en el artculo 617.
Posteriormente la Resolucin 3316 de 1997 en el artculo 3 hizo extensiva la obligacin de utilizar
el SAF a todos los obligados a facturar que opten por hacerlo a travs de computador y a aquellos
que expidan comprobantes de venta por el sistema P.O.S.
Frente a este aspecto, resulta importante precisar que si bien la resolucin menciona que estn
obligadas a solicitar la autorizacin las personas que expidan facturas o documentos equivalentes
que utilicen el sistema de facturacin por computador, no puede entenderse que pretendi hacer
extensiva dicha obligacin a quienes expidan documentos equivalentes distintos de los P.O.S., por
cuanto como se vio, el mecanismo de control segn el artculo 617 citado debe implementarse para
la factura por computador; as mismo las resoluciones expedidas para dar cumplimiento a tal
control, en diferentes artculos hacen referencia a la exigencia nicamente para quienes utilicen
factura por computador o documentos equivalentes expedidos mediante sistema P.O.S.
De la misma manera, segn el artculo 1 de la Resolucin 3316/97, se entiende por software
autorizado, aquel que ha cumplido los requerimientos y especificaciones tcnicas solicitadas por la

DIAN y ha sido autorizado para ser utilizado en la emisin de facturas de venta por computador o la
generacin de tiquetes de venta en los Sistemas de punto de Ventas POS.
A partir del 1 de enero de 1999, de conformidad con la Resolucin 6305/ 98, quienes utilicen el
sistema de facturacin por computador, debern tener la autorizacin del software respectivo.
El sujeto obligado dentro del procedimiento de autorizacin, es el fabricante, desarrollador y/o
comercializador y/o distribuidor del software o propietario para uso exclusivo.
El usuario obligado a utilizar el SAF debidamente autorizado por la Direccin de Impuestos y
Aduanas Nacionales, deber solicitar al proveedor la expedicin de la respectiva factura comercial,
en la cual se debe registrar explcitamente el nmero y fecha de solicitud de autorizacin automtica
o resolucin de autorizacin, del software que se est adquiriendo.
Si el programa ha sido comercializado con anterioridad, el proveedor deber cumplir con la
obligacin de solicitar autorizacin del Software y entregar copia de la referida autorizacin al
usuario.
Si el software se adquiri a una empresa extranjera sin domicilio en el pas, el adquirente puede
solicitar autorizacin del SAF. Como propietario de uso exclusivo, cumpliendo con los requisitos
establecidos en las resoluciones que lo prescriben, anexando constancia de que el fabricante o
desarrollador extranjero no registra el SAF en Colombia, y anexando el documento que demuestre
que posee la licencia del proveedor propietario del Software.
Por otra parte, de expedirse diversas clases de facturas por parte de un mismo obligado (por
talonario o por computador) o cuando se requiera diferenciar los ingresos por ventas o por
prestacin de servicios, o segn la modalidad de pago, o por establecimientos de comercio, puntos
de venta, departamentos, por ciudad, por productos u otra forma, podr utilizarse tambin
numeracin con prefijos alfabticos, numricos o alfanumricos, sin que estos excedan de cuatro (4)
letras o nmeros. El prefijo que se utilice constituye parte del nmero de la factura, por lo cual
requiere de su preimpresin por medios tipogrficos, litogrficos o de tcnicas similares, o por el
sistema cuando se trate de factura por computador
DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA FACTURA
Por disposicin del artculo 616-1 y de los artculos 5 del Decreto 1165/96, 13 y 20 del Decreto
380/96, 5 del Decreto 3050/97 y 2 del Decreto 1514/98, constituyen documentos equivalentes a la
factura los siguientes:
1. Los tiquetes de mquinas registradoras.
2. Las boletas de ingreso a espectculos pblicos.
3. Los tiquetes de transporte de pasajeros
4. Los recibos de pago de matrculas y pensiones expedidos por establecimientos de educacin
reconocidos por el Gobierno, as el pago se efecte ante una entidad financiera.
5. Las plizas de seguros, ttulos de capitalizacin y los respectivos comprobantes de pago.

6. Los extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversin, fondos de inversin
extranjera, fondos mutuos de inversin, fondos de valores, fondos de pensiones y cesantas.
7. La factura electrnica emitida a travs de redes de valor agregado.
8. El libro fiscal de registro de operaciones diarias, para los responsables del rgimen simplificado
9. Los registros automatizados internos de la empresa que preste el servicio telefnico de larga
distancia nacional e internacional desde telfonos pblicos.
10. Contratos de medicina prepagada y afiliaciones a planes de salud. (Art. 4; D. 1001/97)
11. En la venta de loteras, rifas y apuestas, la boleta, fraccin o formulario. (Art. 8 D. 1001/97)
12. Los contratos celebrados con extranjeros sin domicilio o residencia en el pas, en cuyo caso,
para la procedencia del IVA descontable se deber acreditar, adicionalmente, que se ha practicado la
respectiva retencin en la fuente. (Art. 5, D. 3050/97)
13. Los expedidos para el cobro de peajes, siempre y cuando renan los requisitos previstos en el
artculo 17 del Decreto 1001 de 1997. (Art. 5, D. 3050/97)
14. El documento expedido para el pago de honorarios a miembros de juntas directivas. (Art. 11 D.
1001/97)
15. El certificado de liquidacin de las comisiones expedido por las Bolsas de Valores. (Art. 13. D.
1001/97)
16. La nmina, donde consten los descuentos efectuados a los trabajadores, originados en la venta
de bienes o prestacin de servicios por parte del empleador (Art. 12, D. 1001/97)
17. El certificado al proveedor que expidan las sociedades de comercializacin internacional. (Art.
16 D. 1001/97)
18. El comprobante de liquidacin en Bolsa expedido por las sociedades comisionistas de Bolsa.
(Art. 2, D. 1514/98)
En los espectculos pblicos y en la venta de loteras y rifas al pblico, no ser necesario expedir
copia del documento. El soporte de sus operaciones ser la planilla de control de ventas, llevada por
la entidad que efecta el sorteo o los empresarios para los espectculos pblicos.
4.1 REQUISITOS DE LOS DOCUMENTOS EQUIVALENTES
Los documentos equivalentes a la factura debern llevar numeracin consecutiva, la cual tratndose
de tiquetes expedidos por mquinas registradoras podrn llevar prefijos alfanumricos, alfabticos o
numricos, sin que sea necesario solicitar autorizacin de la numeracin por disposicin del artculo
3. de la Resolucin 3878 de 1996.
Cuando la venta o prestacin del servicio fuere gravado con el Impuesto sobre las ventas,
adicionalmente a los requisitos mnimos, en el documento equivalente deber constar la

discriminacin del Impuesto sobre las Ventas, cuando sea expedido por un responsable del Impuesto
sobre las Ventas del rgimen comn e identificarse el adquirente cuando sea un responsable con
derecho al descuento. Cuando no sea posible cumplir con este requisito, deber expedirse factura
por la operacin, la que constituye soporte para la contabilidad.
4.1.1 . TIQUETES DE MAQUINAS REGISTRADORAS CON SISTEMA P.O.S.
Los tiquetes expedidos por MAQUINAS REGISTRADORAS CON SISTEMA P.O.S. debern
cumplir como mnimo con los siguientes requisitos:
1. Nombre o razn social y Nit del vendedor o de quien presta el servicio.
2. Nmero consecutivo de la transaccin
3. Fecha de la operacin
4. Descripcin de los bienes o servicios
5. Valor total de la transaccin.
4.1.2 TIQUETES EXPEDIDOS POR MAQUINAS REGISTRADORAS POR ARTICULO
(P.L.U.) CON DEPARTAMENTOS Y MAQUINAS REGISTRADORAS POR
DEPARTAMENTOS.
Los tiquetes expedidos por mquinas registradoras por artculo (P.L.U) con departamentos y
mquinas registradoras por departamentos deben cumplir como mnimo con los siguientes
requisitos:
1. Nombre o razn social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
2. Nmero consecutivo de la transaccin
3. Fecha de la operacin
4. Valor total de la transaccin.
4.1.3. BOLETAS DE INGRESO A CINE
Debern contener como mnimo los siguientes requisitos:
1. Nombre o razn social de quien presta el servicio y su NIT
2. Numeracin consecutiva.
4.1.4. BOLETAS DE INGRESO A OTROS ESPECTCULOS PBLICOS Y RECIBOS DE
PAGO DE MATRICULAS Y PENSIONES.
1. Nombre o razn social de quien presta el servicio y su NIT.

2. Numeracin consecutiva.
3. Descripcin especfica o genrica del servicio.
4. Fecha
5. Valor de la operacin.
Cuando el ingreso a espectculos pblicos se realice mediante el uso de un documento adquirido
por una suma nica, que autorice la entrada a varios espectculos sin la expedicin de una boleta
para cada uno de ellos, se entiende cumplida la obligacin de facturar con el comprobante soporte
de ventas diarias arrojado por un sistema de computadora que contenga como mnimo los siguientes
requisitos: Nombre o razn social y NIT de la empresa, fecha que corresponde al comprobante,
descripcin especfica o genrica del servicio y valor total de la venta diaria.
Para la procedencia del costo o gasto, el adquirente deber elaborar un documento que contenga los
siguientes requisitos:
1. Apellidos y nombre o razn social y NIT de la persona o Entidad beneficiaria del pago o abono.
2. Fecha de la transaccin.
3. Concepto
4. Valor de la operacin (Art. 10, Decreto 3050/97)
4.1.5. TIQUETES DE TRANSPORTE; PLIZAS DE SEGUROS; TTULOS DE
CAPITALIZACIN Y SUS COMPROBANTES DE PAGO.
Debern contener como mnimo los siguientes requisitos:
1. Nombre o razn social de quien presta el servicio y su NIT
2. Numeracin consecutiva
3. Fecha de expedicin
4. Descripcin especfica o genrica del servicio
5. Valor de la operacin
4.1.6 EXTRACTOS EXPEDIDOS POR SOCIEDADES FIDUCIARIAS, FONDOS DE
INVERSIN, FONDOS DE INVERSIN EXTRANJERA, FONDOS MUTUOS DE
INVERSIN, FONDOS DE VALORES, FONDOS DE PENSIONES Y DE CESANTAS
1. Nombre o razn social de quien presta el servicio y su NIT.
2. Numeracin consecutiva.

3. Fecha del extracto


4. Descripcin especfica o genrica del servicio.
5. Valor de la operacin.
4.1.7. CONTRATOS DE MEDICINA PREPAGADA Y AFILIACIONES A PLANES DE
SALUD.
Son documentos equivalentes a la factura los contratos de medicina prepagada, sus planes
complementarios y las afiliaciones a planes obligatorios de salud, los cuales cumplirn con los
siguientes requisitos:
1. Razn social y NIT de la empresa de medicina prepagada o E.P.S.
2. Numeracin consecutiva
3. .Fecha de expedicin
4. Descripcin especfica o genrica del servicio
5. Valor de la operacin
4.1.8. EN LOTERAS, RIFAS Y APUESTAS.
En la venta de loteras, rifas y apuestas efectuadas al pblico, constituye documento equivalente la
boleta, fraccin o formulario.
El documento equivalente deber contener como mnimo los siguientes requisitos:
1. Nombre o razn social de la empresa responsable del sorteo.
2. Fecha de realizacin del sorteo.
3. Valor de la fraccin, boleta o apuesta. (Art. 8 D. 1001/97)
4.1.9. PAGO DE HONORARIOS A MIEMBROS DE JUNTAS DIRECTIVAS
En el pago de honorarios a miembros de las juntas directivas, constituye documento equivalente a la
factura el expedido por quien efecta el pago.
Este documento deber contener como mnimo los siguientes requisitos:
1. Razn social y NIT de quien hace el pago
2. Apellidos y nombre e identificacin de la persona a quien se hace el pago.
3. Fecha.

4. Concepto.
5. Valor.
4.1.10. DESCUENTOS POR NMINA
Constituye documento equivalente a la factura, la nmina, donde consten los descuentos efectuados
a los trabajadores, originados en la venta de bienes ,o prestacin de servicios por parte del
empleador. Este documento deber contener como mnimo los siguientes requisitos:
1. Nombre o razn social y NIT del empleador.
2. Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados.
3. Fecha.
4. Valor de los descuentos. (Art. 12 D. 1001/97)
4.1.11. TRANSACCIONES EN BOLSA DE VALORES
En las comisiones recibidas por las bolsas de valores, constituye documento equivalente, el
certificado de liquidacin expedido por estas entidades. Este documento deber contener como
mnimo los siguientes requisitos:
1. Razn social y NIT de la Bolsa de Valores
2. Nmero y fecha de la operacin.
3. Tipo de operacin.
4. Valor de la transaccin.
5. Comisin facturada a favor de la Bolsa.
Cuando se trate de operaciones realizadas fuera de las Bolsas de Valores, como aquellas
denominadas Mercados de Mostrador, el comisionista deber expedir factura por cada una de
estas operaciones, con el lleno de los requisitos exigidos. (61428)
4.1.12 VENTAS DE BIENES PRODUCTO DE LA ACTIVIDAD AGRCOLA O
GANADERA.
En las ventas de bienes producto de la actividad agrcola o ganadera efectuadas por personas
naturales, cuando la cuanta de la operacin no supere el valor establecido por el Gobierno Nacional
para cada ao, segn lo sealado en el articulo 616-2 del Estatuto Tributario, no se requerir la
expedicin de la factura o documento equivalente.
Cuando la enajenacin de dichos productos por parte de personas naturales, supere la cuanta a que
se refiere el inciso anterior, el comprador deber expedirle al vendedor un documento equivalente
que rena como mnimo los siguientes requisitos:

a. Apellidos y nombre e identificacin del vendedor.


b. Apellidos y nombre o razn social del adquirente y NIT.
c. Numeracin consecutiva.
d. Fecha de la operacin.
e. Descripcin del bien.
f. Valor total de la operacin.
4.1.13. OTROS DOCUMENTOS EQUIVALENTES EXPEDIDOS POR ENTIDADES DEL
ESTADO, SERVICIOS PBLICOS DOMICILIARIOS, CMARAS DE COMERCIO Y
NOTARAS.
Constituyen documentos equivalentes a la factura, los expedidos por entidades de derecho pblico
incluidas las empresas industriales y comerciales del Estado y sociedades de economa mixta donde
el Estado posea ms del cincuenta por ciento (50%) de su capital, los expedidos por empresas o
entidades que presten servicios pblicos domiciliarios, cmaras de comercio, notaras y en general
los expedidos por los no responsables del impuesto sobre las ventas que simultneamente no sean
contribuyentes del impuesto sobre la renta. Estos documentos debern contener como mnimo los
siguientes requisitos:
1. Nombre o razn social y NIT
2. Numeracin consecutiva
3. Descripcin especfica o genrica de bienes o servicios
4. Fecha
5. Valor (Art. 17 D. 1001/97)
4.1.14. FACTURA ELECTRNICA
Entendida como el documento computacional que soporta una transaccin de venta de bienes o
prestacin de servicios, transferido bajo un lenguaje estndar universal dado por las Naciones
Unidas, denominado EDIFACT, de un computador a otro, deber expedirse a travs de una red de
valor agregado autorizada por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales y cumplir los
requisitos previstos para las facturas, los cuales deben figurar en cdigos estndar.
El agente emisor de la factura ser el responsable ante la Administracin Tributaria del
cumplimiento de los requisitos exigidos para la factura. (Decreto 1094/96).
Las personas o entidades autorizadas por el Ministerio de Comunicaciones para prestar el servicio
de valor agregado y que sean intermediarias en la transmisin de facturas electrnicas, debern
inscribirse ante la Subdireccin de Fiscalizacin de la Direccin de Impuestos y Aduanas

Nacionales , a ms tardar treinta (30) das antes del inicio de dicha actividad. Para quienes se
encontraban operando al 21 de junio de 1996, el plazo se cuenta a partir de dicha fecha.
4.1.8. LIBRO FISCAL DE REGISTRO DE OPERACIONES DIARIAS.
Quienes comercialicen bienes o presten servicios gravados perteneciendo al rgimen simplificado
debern llevar el Libro Fiscal de registro de Operaciones Diarias por cada establecimiento, en el
cual se identifique al contribuyente, se encuentre debidamente foliado y se anoten diariamente en
forma global o discriminada las operaciones realizadas, debiendo al finalizar cada mes, con base en
las facturas que les hayan sido expedidas, totalizar tanto el valor pagado en la adquisicin de bienes
y servicios, como los ingresos obtenidos en desarrollo de su actividad.
Este Libro debe reposar en el establecimiento de comercio.
5. DOCUMENTOS SUSTITUTIVOS DE LA FACTURA
Constituyen documentos que sustituyen la factura los siguientes:
5.1 EN DISTRIBUCIN MASIVA Y AMBULANTE DE BIENES:
Seala el artculo 1 del Decreto 1514/98 que cuando los obligados a facturar realicen operaciones
de distribucin masiva y ambulante de bienes, se entiende cumplida la obligacin de facturar, con el
comprobante que stos deben elaborar a sus vendedores.
Los comprobantes deben contener como mnimo:
1. El nombre o razn social y NIT de la empresa,
2. La fecha, perodo al cual corresponde el comprobante,
3. Nombre completo del vendedor y su identificacin,
4. Mercanca entregada, mercanca devuelta, mercanca vendida y
5. Valor de la venta.
Cuando parte de la mercanca relacionada en el comprobante sea vendida a crdito, se realizar la
respectiva conciliacin con las facturas que se expidan para soportar esta ltima. Copia de estos
comprobantes debern reposar en el domicilio fiscal del emisor del documento, para cuando la
Administracin Tributaria lo solicite.
Seala igualmente, que el documento soporte para la procedencia del costo, deduccin o impuesto
descontable, por concepto de la adquisicin de los bienes de que trata este artculo, ser el previsto
en el artculo 3 del decreto 3050/97, salvo en lo que se refiere a las ventas a crdito en cuyo caso se
aplicarn las normas generales. Cuando se trate de la distribucin de productos de rgimen
monofsico, no ser exigible el requisito sealado en el numeral 5 de la norma citada.
5.2 EN JUEGOS DE SUERTE Y AZAR O ELECTRNICOS:

El documento que elabore el responsable del rgimen Comn por el servicio de utilizacin o
prstamo a cualquier ttulo de juegos de suerte y azar o electrnicos, por cada establecimiento o
sitio en que se preste el servicio, en el que se registren en forma global las operaciones del da y el
IVA generado y contenga como mnimo los siguientes requisitos:
1. Nombre o razn social de quien presta el servicio y su NIT
2. Numeracin consecutiva
3. Fecha de expedicin
4. Descripcin especfica o genrica del servicio
5. Valor de la operacin
5.3 EN OPERACIONES REALIZADAS POR AGENCIAS DE VIAJES:
Sin perjuicio de la obligacin de expedir factura o documento equivalente a los usuarios, las
agencias de viajes debern expedir a las empresas transportadoras una relacin peridica de las
operaciones que hayan realizado por cuenta de ellas, la cual deber contener como mnimo:

Lapso durante el cual se realizaron las operaciones


Valor individual y total de las operaciones

IVA generado

Monto de las Comisiones causadas, junto con el IVA correspondiente al servicio de


Intermediacin, cuando sea del caso.

5.4 EN SUSCRIPCIN MASIVA DE SERVICIOS DE TELEVISIN:


La expedicin de factura a la sociedad o junta administradora del edificio o condominio, sustituye la
facturacin a cada uno de los usuarios, cuando se trate de servicios de televisin por suscripcin o
cable.
La entidad prestadora del servicio mantendr a disposicin de la DIAN los registros de los usuarios
y generar al menos mensualmente una relacin de los pagos recibidos.
6. SISTEMAS TCNICOS DE CONTROL.
Constituyen sistemas tcnicos de control los implantados por la Resolucin No. 3878/96, que
debern adoptarse a ms tardar el 1 de enero de 1997, a saber:

La autorizacin de la numeracin, ya mencionada.


El control tcnico de que trata el numeral 1 del artculo 8 de la Resolucin citada para las
personas o entidades que utilicen en el registro de sus ventas de bienes o prestacin de
servicios, mquinas registradoras P.O.S. o facturas por computador. Como control fiscal los
comprobantes de informes diarios, impresos al final del da, por cada servidor, contentivos

de la informacin de que trata el numeral 2 de mismo artculo, el cual deber elaborarse en


original y copia. El original har parte integral de la contabilidad y la copia deber
conservarse en el establecimiento de comercio, para ser exhibido cuando la Administracin
Tributaria lo requiera.

El control tcnico de que trata el numeral 1 del artculo 9 de la Resolucin mencionada para
las personas o entidades que utilicen en el registro de sus ventas de bienes o prestacin de
servicios, mquinas registradoras por departamentos y por artculo con departamento
asociado PLU. Como control fiscal el comprobante resumen denominado Informe fiscal de
ventas diarias por cada establecimiento de comercio, que deber contener la informacin de
que trata el numeral 2 de este mismo artculo y al que deber anexarse el comprobante Z de
cada una de las mquinas registradoras utilizadas en el establecimiento de comercio.
Este informe deber elaborarse en original y copia. El original har parte integral de la
contabilidad y la copia deber conservarse en el establecimiento de comercio, para ser
exhibido cuando la Administracin Tributaria lo requiera.

La autorizacin del software aplicativo de facturacin para las personas que expidan
facturas por computador o tiquetes de venta mediante el sistema POS, el cual como ya se
mencion, ser exigible a partir del 1 de enero de 1999.

7. OBLIGACIONES DE QUIENES ELABORAN FACTURAS


Quienes elaboran facturas debern cumplir con las siguientes obligaciones:
1. Elaborar las facturas con los requisitos sealados en el Estatuto Tributario.
2. Llevar un registro de las personas o entidades que hayan solicitado la elaboracin de facturas, con
su identificacin, direccin, nmero de facturas elaboradas para cada usuario del servicio y la
numeracin respectiva.
3. Abstenerse de elaborar facturacin con la misma numeracin, a quien ya se le prest este
servicio.
4. Expedir factura por la prestacin del servicio, la cual adems de cumplir con los requisitos del
artculo 617 del Estatuto Tributario, deber tener la constancia del primero y ltimo nmero
consecutivo de dichos documentos, elaborados al usuario.
5. Discriminar el Impuesto sobre las Ventas cuando la persona o entidad que elabora facturas o
documentos equivalentes pertenezca al rgimen comn.
No existe prohibicin legal para que los tipgrafos o litgrafos elaboren sus propias facturas, sin
embargo este hecho no los exime de cumplir con el requisito de preimpresin de la identificacin
del impresor (Art. 618 y 618-2 del Estatuto Tributario).
En todo caso el ejercicio de esta actividad no se encuentra sujeto a inscripcin diferente a la del
Registro Nacional de Vendedores, ya sea en el rgimen comn o en el rgimen simplificado, como
responsables del Impuesto sobre las Ventas.

Cuando se contrate la elaboracin de facturas a travs de intermediarios las obligaciones sern


exigibles a stos. (Art. 14 Decreto 1165/96).
Tratndose de la obligacin de llevar el registro de las personas que han solicitado la elaboracin de
facturas, tanto el intermediario respecto de sus clientes como el impresor respecto del intermediario,
debern registrar la correspondiente informacin, sin perjuicio de la obligacin para el impresor de
elaborar las facturas con el cumplimiento de los requisitos sealados en el artculo 617 del Estatuto
Tributario.
Cuando los responsables del rgimen simplificado elaboren facturas o documentos equivalentes,
debern hacerlo cumpliendo los requisitos de que trata el artculo 617 del Estatuto Tributario y dejar
constancia del primero y ltimo nmero consecutivo de los documentos elaborados al usuario del
servicio.
Quienes elaboren documentos equivalentes, debern cumplir las previsiones impuestas para cada
unos de ellos.
8. RGIMEN SANCIONATORIO
Las siguientes actuaciones u omisiones por parte de los obligados a expedir factura o documento
equivalente o por quienes los elaboren, son objeto de sancin:

No expedir facturas o documento equivalente.


Expedir facturas sin requisitos.

Elaborar facturas con doble numeracin o sin el cumplimiento de los requisitos exigidos
legalmente.

Obtener o utilizar facturas con doble numeracin por parte de los obligados a expedirlas.

Llevar doble facturacin.

Llevar doble contabilidad.

No registrar en la contabilidad una factura o documento equivalente.

No presentar a las autoridades de Impuestos el Libro Fiscal de Registro de Operaciones


Diarias o presentar atraso en el mismo.

No adoptar o incumplir los sistemas tcnicos de control previstos en la Resolucin Nmero


3878/96 modificada por la Resolucin 5709/96.

Quienes incurran en alguna de las irregularidades mencionadas, se harn acreedores a la sancin de


clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina, consultorio o sitio donde se ejerza la
actividad, profesin u oficio, la cual se impondr previo traslado de pliego de cargos para responder
y se aplicar clausurando por un da el sitio o sede respectiva, mediante la imposicin de sellos
oficiales que contendrn la leyenda (CERRADO POR EVASIN)

Cuando se trate del Libro Fiscal de Registro de Operaciones Diarias, la constatacin de su atraso
por un da, dar lugar a la aplicacin de esta sancin, en razn a que el registro de las operaciones
debe efectuarse diariamente. El incumplimiento de alguno de los requisitos sealados para la forma
como debe llevarse el libro, puede conllevar a uno de los eventos expresamente previstos como
sancionables, tal sera el caso de no llevar un libro de registro de operaciones por cada
establecimiento lo cual ocasionar que el mismo no pueda ser presentado al momento en que la
administracin tributaria lo requiera; igualmente el no anotar diariamente en forma global o
discriminada las operaciones realizadas generara un atraso sancionable.
Tomados de manera aislada, el incumplimiento de los requisitos previstos en el inciso 1. del artculo
616 no permite la aplicacin de la sancin de cierre de establecimiento. El incumplimiento de las
citadas exigencias solamente puede ser sancionable en la medida en que de l se derive uno de los
hechos tipificados como sancionables.
En caso de reincidencia, la sancin de clausura se aumentar a diez das calendario y adems, se
impondr una multa equivalente al medio por ciento del mayor valor entre el patrimonio lquido y
los ingresos netos del ao anterior al de su imposicin, sin que pueda exceder de $210800.000.
Habr reincidencia siempre que el sancionado por acto administrativo en firme dentro de la va
gubernativa, cometiere una infraccin del mismo tipo, dentro de los dos aos siguientes a la
comisin del hecho sancionado, es decir que ser necesario que se trate de la misma omisin o
accin sancionada.
Por otro lado para aquellas personas que elaboren facturas y teniendo en cuenta que el
incumplimiento de la obligacin descrita en el numeral 2 del artculo 618 del E. T. no se encuentra
tipificado como sancionable con cierre del establecimiento de comercio, no es legalmente vlido
sancionar su incumplimiento con la aludida clausura.
Sin embargo, debe tenerse en cuenta que el artculo 629-1 del ordenamiento fiscal, en la forma
como fue adicionado por la ley 383/97, consagra que las empresas que elaboren facturas o
documentos equivalentes, deben informar anualmente, dentro de los plazos sealados por el
Gobierno Nacional, la identificacin de las personas a quienes han prestado el servicio de
elaboracin de facturas, con indicacin del intervalo de numeracin elaborada a cada uno de ellos.
Si se observa, esta informacin corresponde al registro de clientes a que hace referencia el aludido
numeral 2 del artculo 618-2.
El no suministrar esta informacin en el lugar y dentro del plazo establecido, o cuando presente
inconsistencias o no corresponda a la solicitada, dar lugar a la aplicacin de la sancin prevista en
el artculo 651 del Estatuto Tributario
9. SOPORTE DE LOS COSTOS, GASTOS E IMPUESTOS DESCONTABLES.
Para efectos tributarios, el artculo 615 del Estatuto Tributario impone como obligacin formal la de
expedir factura, la cual debe cumplir los requisitos previstos en los artculos 617 y 618 del mismo
ordenamiento.
La factura como documento es un medio de prueba mediante el cual pueden demostrarse los costos,
gastos, impuestos descontables. etc. Para los mismos efectos, la ley exige la expedicin de este
documento o su equivalente o su sustituto, no slo a las personas obligadas a llevar contabilidad,

sino tambin a aquellas otras taxativamente enumeradas por el artculo 615 del Estatuto Tributario y
normas concordantes.
Por su parte, el artculo 771-2 del mismo Estatuto seala que para la procedencia de costos y
deducciones en el impuesto sobre la renta, as como de los impuestos descontables en el impuesto
sobre las ventas, se requerir de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos.
Tratndose de documentos equivalentes se debern cumplir los requisitos contenidos en los literales
b), d), e) y g) del artculo 617 del Estatuto Tributario.
La relacin peridica de operaciones que presenten las agencias de viajes a las empresas
transportadoras constituye soporte para el clculo del Impuesto descontable en la forma establecida
en el artculo 497 del Estatuto Tributario. (Art. 8 Decreto 1165/96)
El documento soporte para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables por
operaciones realizadas con personas no obligadas a expedir facturas o documento equivalente, ser
el expedido por el vendedor o por el adquirente del bien y/o servicio, y deber reunir los siguientes
requisitos.
6. Apellidos y nombre o razn social y NIT de la persona o entidad beneficiaria del pago o abono.
7. Fecha de la transaccin
8. Concepto
9. Valor de la operacin
10. La discriminacin del impuesto generado en la operacin, para el caso del impuesto sobre las
ventas descontable.
Lo anterior no ser aplicable para la procedencia de los costos, deducciones e impuestos
descontables correspondientes a la retencin asumida en operaciones realizadas con responsables
del impuesto sobre las ventas del rgimen simplificado.
Cuando se trate de impuestos descontables originados en operaciones cambiarias realizadas por
entidades financieras no obligadas a facturar, el documento soporte deber ser expedido por quien
presta el servicio. (Art. 3 Decreto 3050/97)
Cuando se trate de una operacin realizada con un responsable del Impuesto sobre las ventas que
pertenezca al rgimen simplificado, podr constituir soporte de la respectiva transaccin,
adicionalmente a la nota de contabilidad de que trata el artculo 4 del Decreto 380 de 1996, el
documento externo cualquiera sea su denominacin que compruebe que efectivamente se efectu el
pago, expedido por el responsable del rgimen simplificado, en el que igualmente podr informar
esta calidad.
Cuando se vendan productos agrcolas o ganaderos por parte de personas naturales cuya cuanta sea
inferior a $3300.000 constituir soporte para la procedencia de los costos y gastos, el documento
externo expedido por el comprador en el que conste la operacin econmica.

Para el caso de los servicios pblicos domiciliarios, para la procedencia del costo, la deduccin o el
descuento del impuesto sobre las ventas, no es necesario que en la factura figure el nombre del
propietario o del arrendatario que solicita el costo, el gasto o el impuesto descontable.
Para tal efecto, bastar que se acredite la calidad de propietario o de arrendatario, obligado al pago
de los respectivos servicios pblicos domiciliarios. En estos casos, el costo, la deduccin o el
impuesto descontable no podrn ser solicitados por el tercero que figura en la factura.
(Art. 4, Decreto 3050/97)
Para efectos del impuesto descontable por adquisicin de gaseosas y similares, as como derivados
del petrleo entre productores, la correspondiente factura, adems de reunir los requisitos exigidos
en el artculo 771-2 del Estatuto Tributario, deber comprender la discriminacin
o certificacin del respectivo impuesto.
Sin perjuicio de la obligacin de efectuar los correspondientes registros contables, constituye
soporte de los ingresos, costos, deducciones, pasivos, impuestos descontables por concepto de IVA
y dems operaciones, el registro electrnico con el cumplimiento de los requisitos previstos en el
Decreto 1094/96.
10. DEBER DE CONSERVAR INFORMACIONES Y PRUEBAS
Por disposicin del artculo 632 del Estatuto Tributario, para efectos de control de los impuestos, las
personas y entidades contribuyentes o no contribuyentes, debern conservar por un perodo mnimo
de cinco aos contados a partir del 1 de enero del ao siguiente al de su elaboracin expedicin o
recibo, los siguientes documentos:

Las facturas, documentos equivalentes y documentos sustitutivos, excepto las copias de las
cintas de las mquinas registradoras, las que de acuerdo con el artculo 6 del Decreto
422/91, deben conservarse durante dos aos a partir de su utilizacin, siempre y cuando
conserven el registro resumen de las mismas como soporte contable, de acuerdo con el
artculo 632 del Estatuto Tributario.
Los medios magnticos que contengan la informacin, as como los programas respectivos,
el comprobante informe diario y la cinta testigo magntica, cuando se expidan facturas por
computador o se utilice el sistema P.O.S.

Los archivos magnticos y el software utilizados para el intercambio de documentos a


travs de la red, tratndose de la factura electrnica.

La identificacin tanto del emisor de la factura como del receptor, con indicacin de la
fecha de transmisin o recepcin, por parte de los administradores de la red de valor
agregado.

Los registros, comprobantes informes diarios, comprobantes Z, listas genricas y los


comprobantes resumen denominados informes fiscales de control en ellas adoptados.

El registro que deben llevar quienes elaboran facturas o documentos equivalentes de las
personas o entidades que hayan solicitado el servicio, y copia de las resoluciones de

autorizacin de la numeracin o constancias del vencimiento del trmino para decidir,


entregadas por el usuario del servicio.
11. PRECISIONES ADICIONALES
Para efectos fiscales, los obligados a expedir factura o documento equivalente o sustitutivo, no
podrn suplir la expedicin de ellos con documentos tales como: contratos diferentes a los previstos
en numeral 11 del punto 4 (considerados como documentos equivalentes por el Artculo 23 del
Decreto 836/91, disposicin derogada expresamente por el artculo 15 del Decreto 1165/96),
escrituras pblicas de compraventa, cuentas de cobro, rdenes de trabajo, recibos de pago y otros
documentos diferentes a los sealados anteriormente.
Tampoco se pueden suplir por las guas areas de carga y guas areas de correo, que por referirse a
documentos expedidos dentro del contrato de transporte de cosas, no son documentos equivalentes a
la factura:
Si bien es cierto, el artculo 19 del Decreto 2150/95 dispone que, la orden de trabajo, el contrato o el
documento en el cual conste la obligacin, acompaado si fuere del caso de la manifestacin de
recibo o cumplimiento a satisfaccin de la entidad contratante, sern requisitos suficientes para el
pago de las obligaciones contractuales, tambin lo es que para efectos fiscales al no afectar tal
disposicin por previsin del artculo 150 del mismo ordenamiento, las normas expedidas en
cdigos como es el Estatuto Tributario, no podr reemplazarse la expedicin de la factura o
documento equivalente con los documentos requeridos para efectos contractuales.
Previa la advertencia de que ciertos requisitos de la factura ya haban sido establecidos con
anterioridad a la vigencia de la Ley 223/95, en el caso de conservarse un inventario de facturas sin
utilizar que no cumplan con los nuevos requisitos en ella sealados, podrn suplirse solamente a
travs de medios litogrficos, tipogrficos o tcnicas similares. Por consiguiente no se podrn
utilizar medios mecnicos, sellos de caucho o medios manuales, para suplir los nuevos requisitos.
En todo caso ello no exime de la responsabilidad frente a un eventual incumplimiento de los
requisitos en las facturas expedidas.
Cuando de acuerdo con las necesidades del obligado a expedir factura o documento equivalente, se
opte por expedir diversas clases de facturas (de talonario o por computador) as como documentos
equivalentes, deben observarse los requisitos previstos para cada uno de tales sistemas y llevarse
una numeracin consecutiva, de tal manera que en ningn caso podrn expedirse documentos con
numeracin duplicada.
La Resolucin 5709/96, por la cual se modifica la Resolucin 3878 del mismo ao, en su artculo 4
prescribe la obligacin de tener un registro de distribucin de la numeracin autorizada, cuando se
utilicen prefijos numricos, alfabticos o alfanumricos para diferenciar sus operaciones.
OTRAS PREGUNTAS RELACIONADAS
PROBLEMA JURDICO
Si el obligado adems de expedir facturas cumpliendo los requisitos legales, expide documentos
equivalentes tales como la boleta de entrada a espectculos pblicos, se considera que lleva doble
facturacin?

RESPUESTA
COMO SE SEAL ANTERIORMENTE, PUEDE ACEPTARSE QUE UN OBLIGADO
UTILICE DIVERSOS SISTEMAS DE FACTURACIN, SIN EMBARGO ESTOS NO PODRN
UTILIZARSE SIMULTNEAMENTE PARA UNA MISMA OPERACIN, SALVO EL CASO
PREVISTO EN EL ARTCULO 7. DEL DECRETO 3050/97. ELLO SIGNIFICA QUE SI SE
UTILIZAN DIVERSOS DOCUMENTOS EN LA FACTURACIN, DEBER EXPEDIRSE UNO
SOLO DE ELLOS POR CADA OPERACIN. EN ESTE EVENTO CADA UNO DE LOS
DOCUMENTOS EXPEDIDOS, DEBER CUMPLIR CON LAS DISPOSICIONES VIGENTES;
DE EXPEDIRSE EN UNA MISMA OPERACIN, FACTURAS Y DOCUMENTOS
EQUIVALENTES SE CONSIDERAR COMO DOBLE FACTURACIN Y EN TAL MEDIDA
SER SANCIONABLE CONFORME LAS DISPOSICIONES VIGENTES.
PROBLEMA JURDICO
En operaciones realizadas por los responsables del rgimen comn, con personas que pertenecen al
rgimen simplificado, es viable utilizar un solo documento para efectos de soportar el registro de la
transaccin y de la retencin por IVA asumida?
TESIS
EN OPERACIONES REALIZADAS POR LOS RESPONSABLES DEL RGIMEN COMN,
CON PERSONAS QUE PERTENECEN AL RGIMEN SIMPLIFICADO, DEBER
ELABORARSE LA RESPECTIVA NOTA DE CONTABILIDAD QUE SIRVE DE SOPORTE AL
REGISTRO DE LA TRANSACCIN Y DE LA RETEFUENTE ASUMIDA.
INTERPRETACIN
Seala el artculo 4 Del Decreto 380/96, que los responsables del rgimen comn que adquieran
bienes o servicios gravados de personas que pertenezcan al rgimen simplificado, deben asumir la
retencin del IVA sobre dichas transacciones. Para tal efecto deben elaborar la respectiva nota de
contabilidad que deber contener los siguientes requisitos:
Apellidos y nombre o razn social y Nit del vendedor o de quien presta el servicio.
Fecha de la transaccin
Descripcin especfica o genrica de los artculos o servicios gravados adquiridos
Valor total de la operacin
Monto de la retencin asumida.
Por otra parte, seala el artculo 3 del Decreto 3050/97, que en operaciones realizadas con no
obligados a facturar, el documento soporte para la procedencia de costos, deducciones, e impuestos
descontables, ser el expedido por el vendedor o por el adquirente del bien o servicio, siempre y
cuando rena los requisitos all sealados. Dicho documento no ser procedente en el caso previsto
inicialmente, es decir para quienes contraten con responsables del rgimen simplificado que deban
asumir la retencin.

En conclusin, para los responsables del rgimen comn que contraten con responsables del
rgimen simplificado, para efectos de soportar los respectivos costos, deducciones e impuestos
descontables, y para soportar la retencin en la fuente por IVA asumida, bastar con la expedicin
de la nota de contabilidad que alude el artculo 4 del Decreto 380/96, citado.
El documento soporte a que se refiere el artculo 3 del Decreto 3050/97, deber expedirse en los
dems casos.
AUC/ LEPM/CACM/CVG/CCS/JAMG (sic)
ACLARACIN AL CONCEPTO ESPECIAL DE FACTURACIN
En consideracin a que en la expedicin del Concepto Especial N 85922 de Noviembre 5 de 1998,
se incurri en algunos yerros en la digitacin, procede este despacho a corregir y aclarar el sentido
de las respuestas contenidas en los acpites que a continuacin se relacionan:
En el acpite 1.- Obligados a expedir factura o documento equivalente, se cita el artculo 10 del
decreto 1165 de 1996 norma derogada por el artculo 19 del decreto 1001 de 1997, siendo correcto
citar el artculo 2 del Decreto 1001 de 1997.
En el acpite 1.1. Consorcios y Uniones Temporales, debe entenderse citada como norma fuente
la Ley 80 de 1993
En el acpite 1.2 denominado en la intermediacin, el ltimo inciso quedar as Cuando en
virtud de un contrato deba solicitarse reembolso de gastos realizados para el contratante y a su
nombre, debe diferenciarse lo que es tal reembolso, de lo que constituye la prestacin directa y
propia del contrato: sta s es materia de facturacin por parte del contratista, mientras que la
solicitud de reconocimiento y cancelacin de reembolso que se haya causado puede formularse
mediante otro documento.
En los anteriores trminos quedan corregidos los mencionados yerros y deben entenderse
incorporados al mismo Concepto 85922 de 1998.