CASO EstrategiasDocumentacion

Contribucin de Daniela Cofr,
profesor gua Luis Hevia
ESTRATEGIAS DE DOCUMENTACION
Documentacin, contexto y concepto

En una poca en que la ciencia es un ente dominante, la informacin es su
elemento fundamental y por esto tiene una importancia vital para la sociedad en
general. La informacin, como conocimiento transmitido, es un fenmeno de enorme
complejidad en la sociedad actual y que afecta profundamente a todos los pases y
estratos sociales.
La informacin es la transmisin del conocimiento por medio de un soporte
especifico llamado documento, lo que se conoce como conocimiento objetivo y que tiene
una capacidad de acceso libre y claro para el resto de personas.
El tratamiento de la informacin requiere un alto grado de complejidad y diversidad,
en donde intervienen especialistas de todas las disciplinas, formando as un entorno
interdisciplinario que tiende a construir contenidos tericos respaldados por un
consenso sobre su objeto, sus mtodos y sus procedimientos.
Esta diversidad y complejidad de las operaciones sucesivas que exige el
tratamiento de la informacin justifica esta aproximacin interdisciplinaria. No se trata
de almacenar en un origen comn y con un orden lgico cierto nmero de documentos,
con la pretensin de que esto sea documentacin, sino que se debe considerar en un
sentido ms global y abstracto.
De esta manera, Documentacin se puede definir como el registro de todas las
actividades o procedimientos1 relacionados a ciertos sucesos, dejando evidencia de lo
que est sucediendo actualmente con dichas actividades. Se configura de un cuerpo
sistemtico de conocimiento que en cierto sentido se puede contemplar como:
-
Ciencia: siendo el estudio de todos los aspectos desde los que su objeto - el
documento- puede ser examinado.
Se manejarn tres conceptos de documento: a) como herramientas para la
transmisin de informacin y comunicacin. El tipo y la extensin de la
documentacin depender de la naturaleza de los productos y procesos de la
organizacin, grado de formalidad de los sistemas de comunicacin y los
niveles de habilidad de comunicacin que tenga la organizacin y la cultura
organizacional. b) Provisin de evidencia que ha planeado y que actualmente
se esta llevando a cabo. c) Compartir conocimientos en el sentido de propagar
y preservar la experiencia de la organizacin. Como por ejemplo la
caminos especficos de llevar a cabo una actividad o proceso, ISO9000:2000
ESTRATEGIAS DE DOCUMENTACION PARA SISTEMAS COMPLEJOS
especificacin tcnica, la cual sirve como base para el diseo y desarrollo de

nuevos productos. [ISO 9000:2001]
-
Tcnica: siendo el estudio de todas las reglas e instrumentaciones relativas a

las operaciones de produccin, circulacin, conservacin y utilizacin de
documentos
Organizacin: siendo el estudio de los esfuerzos individuales e institucionales

en el trabajo intelectual y colectivo de documentar en todos los campos.
[ http://www.ucm.es/info/multidoc/multidoc/revista/num10/paginas/pdfs/Jros.pdf]
Documentacin es memoria, seleccin de ideas, sntesis de datos, reagrupacin de
nociones y conceptos, en donde hay que seleccionar, evaluar, analizar, traducir, sealar
el material capaz de satisfacer necesidades especficas. Aunque las necesidades son
variables, todas se fundamentan en el mismo principio: la informacin tiene que ser
amistosa, confiable, actual, flexible y disponible de inmediato.
Se le considera como ordenadora de mtodos, sistemas y tareas en general, para
obtener la comunicacin de todas las informaciones que se generan sobre el estudio
terico y prctico de ciencias y que, por ende, facilitan las fuentes al investigador y,
en
consecuencia,
el
avance
de
aqullas.
[ http://www.ucm.es/info/multidoc/multidoc/revista/num10/paginas/pdfs/Jros.pdf]
Considerando las definiciones anteriores, el enfoque organizacional es el que se
manejar mayormente en este trabajo, el cual considera a la documentacin una
herramienta que permite asegurar la calidad2 en servicios y productos, sobre todo ser
una gua explcita de acciones como son: el control de calidad; revisiones para el
planteamiento de mejoras funcionales; herramienta de seguimiento, almacenamiento,
desarrollo
distribucin
de
sistemas
organizacionales;
identificador
de
reas
problemticas y distribucin de informacin, lo que en conjunto forma la base del

conocimiento organizacional.
La aptitud de un producto o servicio para satisfacer las necesidades de los clientes definira su calidad.
Este trmino es aplicar excelencia a una disciplina, a la perfeccin de un proceso, a la obtencin de buenos
resultados con una determinada tcnica o procedimiento. Sin embargo, aun dentro de este particular mbito
del concepto, no existe una sola definicin para la calidad. As, para Crosbi, por ejemplo, calidad "es
conformidad con las especificaciones"; para Trifus "es dar al cliente aquello que espera" y para Taguchi es
"producir los bienes y servicios demandados, al menor costo posible para la sociedad"
Documentacin como herramienta de aseguramiento de

calidad
Entender a la documentacin como medio de transmisin de informacin, es para la
organizacin, una herramienta de vital importancia para el aseguramiento de calidad en
su gestin organizacional por diversos motivos, siendo los principales:
Control de Calidad
La documentacin como herramienta de control de calidad, es una gua formal para
el establecimiento de estndares y politicas de calidad, que asegura la efectvidad y
eficiencia en la planificacin, operacin y control de la cadena de procesos llevado a
cabo por la organizacin.
Poco a poco, a medida que se fijan estndares y polticas de calidad relacionadas a
los procedimientos de diseo y desarrollo de productos, en grandes organizaciones que
poseen distintas sucursales y que distan geogrficamente entre s, se logra homologar la
realizacin de dichos productos. Lo que permite llevar a cabo procesos aparentemente
diferentes, pero en el fondo son los mismos.
Revisiones y Seguimiento
Las revisiones peridicas y seguimiento de actividades, como gua explcita de
acciones nos ayudan a confirmar que efectivamente se han respetados los acuerdos y
caminos establecidos para lograr con xito las metas propuestas durante el proyecto,
disminuyendo la frecuencia de re trabajo.
Sin embargo, hay que tener cuidado en qu evaluar y qu revisar de manera de no
convertirlas en obstculos, sino ms bien una herramienta de control
y gua en las
diferentes actividades organizacionales.

Medio de almacenamiento
Sea cual sea el formato o como se lleva a cabo, la documentacin de procesos de
negocio de una organizacin, representa una fuente de informacin disponible.
Representando el mecanismo ms antiguo de almacenamiento de informacin.
Al mantener en algn medio fsico la historia de la organizacin, se pueden hacer

anlisis, pronsticos, estudios sobre impactos sufridos por cambios, y sobre todo, refleja
la evolucin de la organzacin, lo cual es vital para manejar el control.
Identificador de reas problemticas
Al tener los procesos bien documentados es fcil identificar las reas problema o
posibles falencias en el desarrollo de las diferentes actividades en desarrollo. Adems,
identifica al personal que no esta cumpliendo con sus deberes o tiene dificultades en la
realizacin de actividades.
Distribucin de informacin
La documentacin es un verdadero canal de distribucin de informacin, es un
medio formal de comunicacin, que con los respectivos estndares, entendidos por todo
el personal de la organizacin, representa un tipo de lenguaje organizacional, con alta
flexibillidad temporal, es decir, si existe, va a estar disponible y al alcance de todos en
cualquier momento.
Documentacin de procesos en organizaciones

Una documentacin estndar, coherente y correlacionadora de actividades,
demuestra la eficacia de la planificacin, operaciones, control y mejora continua de los
procesos de la organizacin. Sin embargo, muchas veces se consideran una actividad
innecesaria en la gestin de procesos, siendo las principales causales: la falta de recurso
humano, falta de organizacin, carencia de datos, aumento en el tiempo de desarrollo,
falta de conocimiento histrico y sobre todo falta de proyeccin, en otras palabras, se
considera como simples gastos extras que aumentan los costos y no como practicas que
ayudan a la realizacin de proyectos.
Hoy en da, en grandes organizaciones existe la modalidad, sobre todo en el rea
informtica, de exteriorizar los servicios, es decir contratar pequeas empresas que se
encarguen de la labor informtica, sin un mayor control y fiscalizacin.
Esta modalidad de contratacin masiva, desencadenada por toda una revolucin
de reduccin de costos, va provocando perdida en los procedimientos estandarizados y
declaracin formal de las actividades involucradas en la gestin organizacional. Debido
principalmente, a que las organizaciones ya no tienen el control interno de s mismas,
son simplemente clientes que esperan por un producto ptimo, perdiendo el estatus de
ente integral e independiente.
Por otra parte, estan presentes las carreras que tienen estas pequeas empresas
por lograr alcanzar los proyectos de las organizacines y obviamente se lo ganar la que
4
ofrezca bajos costos de desarrollo. Bajo estas circunstancias se hace lo justo y lo

necesario, en el menor tiempo posible y al menor costo, eliminano todo aquello que no
sea requerido explcitamente.
Estas empresas, que se pueden considerar como pequeas reas independientes
dentro de la organizacin, en muchos casos, proponen el proyecto, elaboran la
especificacin de requerimientos, se ponen en contacto con el usuario y realizan el
proyecto, bajo ciertos mrgenes de costos y bajo sus propios parmetros de
funcionalidad, lo que trae como consecuencia, que la nica accin sobre los proyectos
que tiene la organizacin es sobre su inversion y, ms an, en el caso que la empresa
contratistas retirarn sus servicios, inmediatamente provocaran el trmino de los
proyectos que estan realizando, ya que son los nicos que tienen el conocimiento de
ellos.
Una de las soluciones a estos problemas, es establecer estndares y parmetros
de elaboracin de documentacin, de manera que sea un reflejo del conjunto de
actividades realizadas para llevar a cabo proyectos y comenzar a introducirla como
hbito en el desarrollo de stos.
Documentacin como inversin

Para ver a la documentacin como inversin 3, es necesario que en las
organizaciones existan canales de comunicacin formal bien establecidos, en donde se
especifiquen estndares de procedimientos para la elaboracin de productos de calidad.
La documentacin debe reflejar la cadena de procesos, que en conjunto le dan
existencia a la organizacin, debe estar al alcance del correspondiente personal por
medio de canales masivos, de fcil acceso y actualizados. De tal forma, si la organizacin
necesita ampliar su staff no se requiera mucho tiempo extra en entrenar a la nueva
gente, y/o, si la organizacin decide implementar nueva tecnologa, no necesite partir de
cero, debido a que los desarrolladores de los sistemas actualmente utilizados, no estn o
no recuerdan con el completo y necesario detalle el lugar, los responsables y la
informacin que contienen. As, se puede enumerar muchos puntos en donde la
inexistencia y mediocridad de la documentacin se traduce en gastos adicional para la
organizacin e inclusive, puede ser el trmino de proyectos.
La tabla N 1 , muestra a grandes rasgos, slo a modo de referencia, cual es el
costo y
3
tiempo promedio perdido en un proyecto de 7 meses, tomando la hora de
El concepto de documentacin como inversin es la forma en que la empresa invierte hoy, para
no tener que hacer un gasto extra en la comunicacin de los procesos organizacionales en el

maana.
ingeniero a 0.4 UF, en slo comenzar e identifican el qu, cmo y dnde esta la
informacin necesaria para comenzar a trabajar en l. Se parte de la base que los
procesos no estan documentados, lo que trae como consecuencia, que algunas perdidas
se arrastren durante el desarrollo del proyecto.
Actividad
Identificar
ubicar
Tiempo
Costo
al personal que 27 horas 10.8 F
conozca del tema

Peticin de cuentas y accesos a los 36 horas 14.4
diferentes
sistemas
que
estan
Tiempo
Costo
real
3 horas
real
1.2 UF
9 horas
3.6 UF
10 horas
4 UF
UF
relacionado con el tema en cuestin

Actualizar y conocer los acuerdos y 84 horas 33.6
formas de trabajo (como mnimo 3 horas
UF
por semana)
Ubicacin de material til (lugares fsicos 200
80 UF
45 horas
18 UF
donde se encuentra la informacin)

horas
Obtener ultimas versiones de sistemas 3 horas
1.2 UF
1 hora
0.4 UF
tiles
Reuniones de avances (minimo 4 por 12 horas 4.8 UF
4 horas
1.6 UF
proyecto)
Totales
72 horas
28.8 UF
362
144.8
horas
UF
Tabla N1, referencia de perdidas por proyecto, debido a la falta de

documentacin
La columna tiempo real y costo real muestra el costo y tiempo que es aceptable
invertir por proyecto para la realizacin de actividades y que estan contemplado como
parte del proyecto.
Para obtener los valores de la tabla N1, se sac a groso modo un promedio de los
tiempos de ingenieros involucrados en proyectos de produccin minera. Se tom como
base, principalmente nuevos ingeniaron que se unan al grupo de desarrollo.
De este modo, es de vital importancia para las organizaciones crear una cultura
de documentacin, que vaya ms all de la gestin documental 4, en donde cada
integrante de proyecto adquiera el hbito de documentar sus procedimientos de forma
La gestin documental es una forma de administracin de documentos en donde se almacenan en grandes
repositorios. Se pueden ver, compartir, almacenar y distribuir en forma segura y masiva para todos los
usuarios de la organizacin. No es ms que una herramienta integradora que permite optimizar recursos,
pero por s sla no aporta una solucin ptima
clara y precisa, siguiendo los estndares de la organizacin, con el fin de establecer las
bases del conocimiento organizacional.
2. Caso de Estudio
Se expondrn aquellos puntos que tienen relacin directa con la organizacin y su
papel en el control de la elaboracin de proyectos informticos.
No existe control sobre sistemas informticos. Generalmente hay una gran
rotativa y variedad de grupos de desarrollo de proyectos informticos, con
entrega de escasa o ninguna documentacin acerca del proyecto. Es as que
existen por lo menos 60 sistemas informticos por divisin, de los cuales
muchas veces no se sabe donde estan ubicados, que hacen, quien los
desarroll y quien los administra. Recin al ao pasado, se hizo una especie de
catastro de los sistemas utilizados, sin embargo no esta a disposicin y
conocimiento de todo el personal.
La documentacin que se exige es mnima. La nica documentacin exigida a
cada proyecto que se desarrolla, son manuales necesarios para ponerlo en
marcha e involucra una serie de pasos correspondientes a testeo. Esta
transicin, denominada Paso a produccin, slo exige manuales de usuarios,
de administrador y de operacin. Sin embargo, esta documentacin es poco
efectiva y en caso de que hubiesen revisiones, estas no son exhaustivas, es
ms, en ciertos casos se sabe que la revisin de esta documentacin no se
realizar.
No hay informacin histrica. No existen registros de los procedimientos de
produccin histricos, lo cual dificulta en un mayor grado la tarea de
recoleccin de datos. Y por lo mismo no hay un medio de difusin de
informacin.
Estndares. No hay estndares para el diseo y desarrollo de sistemas
informticos.
Alta dependencia de personal externo. Si el grupo de desarrollo, que por lo
general son externos, se van de la empresa o no les renuevan contrato, el
proyecto termina ah.
Licitaciones. No existen bases claras para la elaboracin de licitaciones de
proyectos. Constantemente, se estan aadiendo puntos provocando demoras
en la entrega oficial del documento para llevar a cabo las licitaciones de
proyectos,
meses,
es ms en algunos casos han llegado a demorar ms de cinco
slo
por
el
hecho
de
hacer
actualizaciones.
Esto
se
debe
principalmente, a que son tres o cuatro personas las que trabajan en los
8
documentos de licitaciones y cada uno agrega sus modificaciones, no dejando

claro el lugar fsico de la ltima correccin, qu se hizo, por qu se hizo y
fechas lmites de entrega.
Grupo de desarrollo
Los puntos que se muestran a continuacin tienen relacin con la forma que tienen
los grupos de desarrollo de llevar a cabo los proyectos informticos.
1. Desarrollo de proyectos. Las reuniones con el cliente, reuniones del grupo de
desarrollo, control de cambios, formato de aplicaciones no se documentan en
ningn lugar.
2. Documentacin de sistemas. No existe documentacin del propio sistema una
vez que esta hecho.
3. Slo el grupo de desarrollo sabe sobre los sistemas cabalmente.
4. Metodologas de trabajo. No existen formas explicitas de cmo se har el
sistema. En caso de que se incorpore alguien nuevo al proyecto, se gasta
mucho tiempo en explicar las formas de trabajo.
5. Control de versiones. No hay control de versiones, por ejemplo no se sabe
cundo y qu se hizo la ltima vez que se vio el sistema. Y lo peor es que no se
sabe quien tiene la ltima versin.
6. Estndares. No existen formatos estndares para el desarrollo web, por
ejemplo dimensiones de frames, definicin de botones, opciones, color y
tamao de texto, imgenes que se presentan en las interfaces de usuarios. Lo
que trae como consecuencias que interfaces de un mismo sitio web no tengan
los mismos formatos.
7. Bases de Datos. En cuanto a desarrollos de bases de datos, no existe un
modelamiento formal, se hacen artesanalmente.
Proyectos
Estos puntos dan a conocer conceptos que estan relacionados con los proyectos
propiamente tal.
1. Sustento generico. Existen varios proyectos que no tienen sustento genrico,
como por ejemplo Variables Crticas, cuyas interfaces muestran tablas con
nmeros, pero en ninguna parte obedece a una problemtica, es decir no
existe un contraste con respectos a planes, son datos que no poseen un

camino explicito de cmo lograr que sean informacin.
2. Ayuda en lnea. No existen manuales de ayuda en lnea. Se asume que el
personal que utilizar los sistemas tienen conocimiento de ellos.
3. Control de informacin. No se sabe qu datos, en qu lugar y quin controla la
informacin que manejan los distintos sistemas. As, si uno quiere conseguir
algn tipo de informacin hay que preguntar por telfono o confiar en
encontrar rpidamente a la persona que te pueda ayudar.
4. No existen diccionarios de datos. Generalmente, debido a la falta de tiempo y
la no existencia de un requerimiento para la elaboracin de diccionarios de
datos, stos no se llevan a cabo.
5. No existe estandarizacin en los formatos de las interfaces.
6. No existe un control explcito de los tipos de usuario y servidores que estan
relacionados con las bases de datos.
Todos los puntos, anteriormente mencionados, fueron analizados y obtenidos del
desarrollo, historia y documentacin de un sistema en particular, el cual servir como
base para la elaboracin de las estrategias. El cual es presentado como Caso de Estudio.
10
2. ESTRATEGIA DE DOCUMENTACION
Tomando en consideracin que el punto de inters de este trabajo es elaborar
estrategias de documentacin, todos los puntos mencionados a continuacin estarn
referenciados a este tema, por lo tanto, es necesario establecer bien el valor y control de
la documentacin. Para esto se toma de base los conceptos y directrices que entrega la
ISO9001:2000 para configurar sistemas de gestin de calidad y el estndar CMM.
Definir el valor de la documentacin
La documentacin permite la comunicacin del propsito y la coherencia de la accin.
Su utilizacin contribuye a :
Lograr la conformidad con los requisitos del cliente y la mejora de la calidad
Proveer la informacin apropiada
La repetibilidad y la traceabilidad
Proporcionar evidencias objetivas de las acciones realizadas
Evaluar la eficacia y la adecuacin continua de las acciones con respectos a la realidad.
La elaboracin de la documentacin no debera ser un fin en s mismo, sino que debera
ser una actividad que aporte valor. (pag 4 de NCh-9000-2000)
Definir tipos de documentos
Existen numerosos tipos de documentos que apoyan el desarrollo de procesos
complejos, sin embargo es necesario hacer un filtro de los ms importantes, los cuales
debera incluir:
Declaraciones documentales de las poltica y de los objetivos para lograr productos de
calidad
Manuales que especifiquen los alcances de los sistemas, su interaccin y descripcin de
los procesos involucrados en ellos.
Los procedimientos documentados requeridos para normar al sistema, es decir la forma
en que sean establecidos, documentados, implementados y mantenidos.
Documentos necesarios para que la organizacin pueda asegurar la eficacia de la
planificacin, operacin y control de sus procesos.
Extensin de la documentacin requerida y los medios a utilizar para su distribucin.
Como tipos de documentos se destacan:
Especificaciones: Documentos que establecen requisitos. Como por ejemplo los
documentos de especificacin de requerimientos y especificaciones de diseo.
Guas: Documentos que establecen recomendaciones o sugerencias.
Manuales: Documentos que proporcionan informacin sobre cmo efectuar las
actividades
y los procesos de manera coherente. Tales documentos pueden incluir

11
procedimientos documentados, instrucciones de trabajo y planes, con el grado de detalle

que se requiera para el control de las actividades pertinentes, la responsabilidades,
autoridades e interrelaciones del personal que se gestiona, ejecuta, verifica o revisa el
trabajo que afecta a la calidad, como se deben ejecutar las diferentes actividades, la
documentacin que debe usarse y los controles que deben aplicarse.
Registros: Documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades
realizadas o resultados obtenidos en los procesos o productos.
Plan de calidad: documento que especifica los procesos del sistema y los recursos
que deben aplicarse para el desarrollo de la entidad, bajo los conceptos de calidad.
Extensin y formato de documentos
Cada organizacin determina la extensin y formato de la documentacin requerida y
los medios a utilizar . Lo cual depende de una serie de factores tales como el tipo y el
tamao de la organizacin, la complejidad e interaccin de los procesos, la complejidad
de los productos, los requisitos de los clientes, los requisitos reglamentarios que sean
aplicables, la competencia demostrada del personal y el grado en que sea necesario
demostrar el cumplimiento de los requisitos del sistema.
Control de los documentos
Todo tipo de documento requiere de control o validacin durante el periodo de creacin
y posterior aprobacin.
Estos controles deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la
conformidad con los requisitos, adems deben permanecer legibles, fcilmente
identificables y recuperables. Debe establecerse un procedimiento documentado para
definir los controles necesarios para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin,
la recuperacin, el tiempo de retencin y la disposicin de ellos.
Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios
para:
Aprobar los documentos antes de su emisin, considerando el personal que est
involucrado en su elaboracin y aprobacin.
Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente
Asegurarse de que identifiquen los cambios y el estado de revisin actual de los
documentos
Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren
disponibles en los puntos de uso.
Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fcilmente identificables.
Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo y se controla su
distribucin.
12
Prevenir el uso de documentos obsoletos, y aplicarles una identificacin adecuada en el

caso de que se mantenga por alguna razn.
Distribucin de la documentacin
Es necesario especificar el mtodo de distribucin interna, si es total o por seccin
definiendo controles, personal autorizado y vas alternativas sobre esta.
Plan operativo
Despus vienen las acciones concretas, con un plan operativo, con la definicin de
acciones concretas para distintos usuarios, clientes y operadores, definir estas acciones
de manera que sean coherentes y dejen ver que realmente llevarn a los objetivo.
Ejecucin del Plan Operativo
Ahora viene el ltimo paso y el esencial, ejecutar el plan operativo, y durante toda esa
planificacin y ejecucin tener en mente que todo se puede y debe mejorar, si ocurre
algn imprevisto es optimo incluirlo, para as tener un registro secuencial de los
caminos seguidos y los posibles errores cometidos
Mejora Continua
La mejora continua asegura el incremento de la probabilidad de aumentar la
satisfaccin de los clientes y de otras partes interesadas para el logro de objetivos. Lo
cual se logra por medio del establecimiento de mejores prcticas a lo largo de toda la
organizacin.
Adems, saber establecer mejoras continuas a la estrategia, puede marcar la diferencia
entre llegar o no a los objetivo, uno de los errores que se comete a menudo es hacer del
plan estratgico una foto esttica que queda muy bien donde nadie lo ve, siendo que el
plan va acorde de una realidad cambiante .
Los siguientes puntos son algunas de las acciones destinadas a mejorar continuamente
cualquier actividad que ha sido puesta en marcha :
-
Anlisis y evaluacin de la situacin existente para identificar reas para la

mejora.
Establecimiento de los objetivos para lograr la mejora
Bsqueda de posibles soluciones para lograr los objetivos
Evaluacin de dichas soluciones y su seleccin
Implementacin de la solucin seleccionada
Medicin, verificacin, anlisis y evaluacin de los resultados de la

implementacin para determinar que se han alcanzado los objetivos.
Formalizacin de los cambios.
Incluir al personal en las practicas de mejoramiento continuo.

13
Los resultados se revisan, cuando es necesario, para determinar las oportunidades

adicionales de mejora, de esta manera, la mejora es una actividad continua. Cuya
informacin retroalimentativa proviene de clientes involucrados, auditorias y revisiones.
pag 6 NCH 9000:2000
La serie de pasos anteriores definen los contenidos necesarios de una estrategia, en
donde se planifica, piensa, conoce y acta, conforme a todo ello se crea. Estos pasos se
pueden ver grficamente en la figura N 3.3. http://www.gestion21.com/art0004.htm
14
Figura N 3.3, Pasos de implementacin de estrategias
La importancia que tiene el hecho de documentar las acciones realizadas en proyectos

de software es concretizar lo intangible, de tal modo de poder aprender de los errores,
hacer ms fcil el acceso a la informacin y sobre todo la reutilizacin de la informacin
para las posteriores tomas de decisiones y alimentacin de las bases de conocimiento de
las entidades, con mira hacia el establecimiento de estndares.
La figura
N 3.4,
muestra qu participacin
deben
tener
las estrategias de
documentacin sobre el ciclo de vida de proyectos de software. El ciclo de vida

presentado en esta figura es un prototipo que est en desarrollo actualmente en XC ,
cuyas bases fueron creadas de acuerdo a los lineamientos presentados por el estndar
ITIL.
15
Figura N 3.4, Relacin estrategias con ciclo de vida de proyectos de
software
La figura N 3.5 presenta la visin completa de las estrategias de documentacin dadas

a conocer en este trabajo, mostrando claramente sus interacciones en el contexto global.
Una vez obtenidos los elementos y la forma de pensar para el logro de objetivos es
necesario establecer qu herramientas se utilizarn para llevar a cabo lo propuesto con
el fin de documentar la informacin necesaria y suficiente obtenida de estas etapas
Estas metodologas que documentan dinmicamente los procesos involucrados en la
entidad estn agrupadas en un producto de software denominado System Architect.
Figura N 3.5, Modelo de estrategias de documentacin
16
17

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Tcnica: siendo el estudio de todas las reglas e instrumentaciones relativas a

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diferentes actividades organizacionales.

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Al mantener en algn medio fsico la historia de la organizacin, se pueden hacer

Documentacin de procesos en organizaciones

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ofrezca bajos costos de desarrollo. Bajo estas circunstancias se hace lo justo y lo

Documentacin como inversin

tiempo promedio perdido en un proyecto de 7 meses, tomando la hora de

no tener que hacer un gasto extra en la comunicacin de los procesos organizacionales en el

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al personal que 27 horas 10.8 F

conozca del tema

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La gestin documental es una forma de administracin de documentos en donde se almacenan en grandes

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es ms en algunos casos han llegado a demorar ms de cinco

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documentos de licitaciones y cada uno agrega sus modificaciones, no dejando

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existe un contraste con respectos a planes, son datos que no poseen un

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y los procesos de manera coherente. Tales documentos pueden incluir

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procedimientos documentados, instrucciones de trabajo y planes, con el grado de detalle

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Prevenir el uso de documentos obsoletos, y aplicarles una identificacin adecuada en el

Anlisis y evaluacin de la situacin existente para identificar reas para la

Establecimiento de los objetivos para lograr la mejora

Bsqueda de posibles soluciones para lograr los objetivos

Evaluacin de dichas soluciones y su seleccin