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Los negocios y sus transacciones

1.1. Concepto de Contabilidad


El concepto de Contabilidad ha ido evolucionando con el tiempo, como un
resultado de las necesidades de desarrollo de la actividad comercial y
del volumen creciente de las inversiones que esta ha ido requiriendo.
En sus orgenes, la contabilidad era slo una expresin de la observacin de los
hechos acaecidos en el intercambio de bienes, derechos y usos diferidos, pero es
a partir de la utilizacin de la informacin contable para analizar las relaciones
lgicas del hombre con el flujo de la riqueza patrimonial para satisfacer sus
necesidades cuando se hace distinguible el objeto de la ciencia de la contabilidad.
Puede decirse que el concepto de contabilidad ha pasado por tres etapas, a saber:
la Contabilidad como una tcnica, la Contabilidad como una tecnologa y la
Contabilidad como una ciencia.
LA CONTABILIDAD COMO UNA TECNICA:
La Contabilidad es el arte de coleccionar, resumir, analizar e
interpretar datos financieros para determinar el resultado del movimiento de los
capitales en tiempos determinados y poder comprobar la exactitud e integridad de
los juicios y apreciaciones de ndole financiera que acerca de las circunstancias y
de los resultados se deduzcan.
LA CONTABILIDAD COMO UNA TECNOLOGIA
La Contabilidad es un sistema de informacin que permite recopilar, clasificar y
registrar, de una forma sistemtica y estructural, las operaciones mercantiles
realizadas por una empresa, con el fin de producir informes que analizados e
interpretados permiten planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad
de la empresa.
LA CONTABILIDAD COMO UNA CIENCIA
La Contabilidad es una ciencia aplicada cuya finalidad es la medicin de la
realidad cambiante en el tiempo de los factores de riqueza en una entidad
econmica, mediante mtodos especficos capaces de elaborar una informacin
financiera objetiva, de inters para los usuarios externos y valida para la toma de
decisiones internas.

Objetivos de la Contabilidad
Establecer en trminos monetarios, la cuanta de los bienes, las deudas y
el patrimonio que posee la empresa.
Llevar un control de los ingresos y egresos
Determinar las utilidades o perdidas obtenidas al finalizar el ciclo contable
Ejercer control sobre las operaciones del ente econmico y fundamentar la
determinacin de precios, tarifas y cargas tributarias.

Ofrecer en cualquier momento una informacin ordenada y sistemtica


sobre el desenvolviendo econmico y financiero de la empresa.
Servir de fuente fidedigna de informacin ante terceros
(clientes, proveedores, inversionistas, bancos y el Estado).
Facilitar la planeacin, organizacin y direccin de los negocios, no solo
dando a conocer los efectos de una operacin mercantil, sino tambin previendo
situaciones futuras.
reas de Intervencin de la Contabilidad
Para su mejor estudio, en la Contabilidad pueden distinguirse tres campos
de accin:
La Contabilstica o Tenedura de Libros, referida al arte de registrar en
forma clara, ordenada y sistemtica, transacciones comerciales u operaciones
mercantiles. Hay que reconocer que en cuanto exista un registro contable, la
comprobacin y la revisin de los resultados permite observar con gran facilidad
los acontecimientos de la riqueza, por lo que a contabilstica le puede ser atribuible
una conceptualizacin de "informacin contable".
La Finanza, es la interpretacin de las relaciones, en cualquier momento,
entre los resultados obtenidos y la situacin del capital invertido, considerando el
tiempo transcurrido y siguiendo los procedimientos contables, establecidos por
la ley. Para la bsqueda de la verdad acerca de los fenmenos patrimoniales,
tiene validez el anlisis y cotejo de las relaciones para sacar conclusiones
positivas acerca de las consecuencias de los hechos contables que se practiquen.
La Auditoria, consiste en el examen y comprobacin de la exactitud de la
informacin contable para dictaminar la calidad de las operaciones financieras
efectuadas. El desarrollo de teoras de las aplicaciones de naturaleza tecnolgica
con el fin de producir un laudo arbitral capaz de orientar cuestiones judiciales,
administrativas, polticas, de peritazgos,auditorias, etc., hace parte de un nivel
superior del conocimiento, capaz de ampliar la aplicacin de los mtodos de
indagacin para opinar sobre una situacin evidenciada por los datos contables.

1.2. Concepto de Empresa


Segn del Artculo 25 del Cdigo de Comercio, "se entiende por empresa toda
actividad econmica organizada para la produccin, transformacin,
circulacin, administracin o custodia de bienes, o para la prestacin de servicios".
Una organizacin puede ser con nimo de lucro o sin nimo de lucro.
Las organizaciones con nimo de lucro se denominan empresas o "negocios". Las
organizaciones sin nimo de lucro se denominan "Instituciones".
Dentro de las organizaciones existen tres tipos de factores necesarios para
realizar sus operaciones, estos son las personas que se encuentra representado
por los propietarios, los gerentes, los administradores y todos los empleados que
laboran en los procesos administrativos y operativos de la empresa, el capital que
est constituido por los aportes que hacen los propietarios de la empresa y puede
estar representado en dinero en efectivo, en mercancas, en maquinaria, en

muebles, en tecnologa o en cualquier otro aporte de bienes y el trabajo que es la


actividad que realizan las personas para lograr el objetivo primordial de la empresa
que puede ser la produccin de bienes, la comercializacin de mercancas o la
prestacin de algn servicio.
Desde el punto de vista econmico, el capital y el trabajo son intersustitubles. En
la postmodernidad, se distingue al personal de la empresa con el nombre de
"talento humano".
Clasificacin de las empresas
Las empresas se pueden clasificar segn los siguientes criterios: Por la actividad
que realizan, por su tamao, por el origen de su capital, su tamao, conformacin
de su capital, por la explotacin y conformacin de su capital, por los impuestos,
por el nmero de propietarios, por la funcin social.
POR LA ACTIVIDAD
Extractivas: Son las empresas cuyo objetivo primordial es la explotacin
de recursos que se encuentran en el subsuelo, como ejemplo estn las empresas
de petrleos, aurferas, de piedras preciosas y de otros minerales.
Comerciales: Son las empresas que se dedican a la compra
y venta de productos naturales, semi-elaborados y terminados a mayor precio del
comprado, obteniendo as una utilidad. Un ejemplo de este tipo de empresa es un
supermercado.
Industriales: Son las dedicadas a transformar la materia prima en productos
terminados o semi-elaborados como las fbricas de telas, de muebles, de calzado,
etc.
De Servicios: Son las que buscan prestar un servicio para satisfacer las
necesidades de la comunidad, ya sea
de salud, educacin, transporte, recreacin, servicios pblicos, seguros y otros
varios.
Agropecuaria: Son aquellas que explotan en grandes cantidades los productos
de origen agrcola y pecuario. Dentro de los ms comunes encontramos las
granjas agrcolas, las granjas porcinas, avcolas, apcolas, invernaderos,
haciendas de produccin agrcola etc.
POR SU TAMAO
Grande: Es la de mayor organizacin, posee personal especializado en cada una
de las reas de trabajo, se observa una gran divisin del trabajo y las actividades
mercantiles se realizan en un porcentaje elevado. Comprende las empresas con
ms de 200 trabajadores y ms de 15.001 SMMLV de capital
Mediana: En este tipo de empresa se observa una mayor divisin y delimitacin
de funciones administrativas y operacionales. La inversin y los rendimientos
obtenidos son mayores que los de la pequea empresa. Pueden tener entre 51 y
200 trabajadores y entre 5001 y 15000 SMMLV de capital.
Pequeas empresas: Son aquellas que manejan muy poco capital y poca mano
de obra, se caracteriza porque no existe una delimitacin clara y definida de
funciones entre el administrador y/o el propietario del capital de trabajo y los

trabajadores; por ello existe una reducida divisin y especializacin del trabajo.
Pueden tener entre 11 y 500 trabajadores y un capital comprendido entre 501 y
5000 SMMLV.
Micro empresas: Su nmero de trabajadores esta comprendido entre 1 y 10,
mientras que su capital se halla entre 1 y 500 SMMLV. Las llamadas
Famiempresas son un nuevo tipo de explotacin en donde la familia es
el motor del negocio convirtindose en una unidad productiva.
POR EL ORIGEN DEL CAPITAL
Oficiales o Pblicas: Su capital proviene del Estado.
Privadas: Son aquellas en que el capital proviene de personas particulares.
De Economa Mixta: El capital proviene una parte del Estado y la otra de
personas particulares.POR LA EXPLOTACIN Y CONFORMACIN DE SU
CAPITAL.
Multinacionales: En su gran mayora el capital es extranjero y explotan la
actividad en diferentes pases del mundo (globalizacin).
Grupos Econmicos: Estas empresas explotan uno o varios sectores pero
pertenecen al mismo grupo de personas o dueos.
Nacionales: El radio de atencin es dentro del pas normalmente tienen su
principal en una ciudad y sucursales en otras.
Locales: Son aquellas en que su radio de atencin es dentro de la misma
localidad.
POR LOS IMPUESTOS
Personas Naturales Declarantes: Estn obligados a presentar declaracin
del Impuesto de Renta y Complementarios.
Sucesiones Ilquidas: En este grupo corresponde a las herencias y legados que
se encuentran en proceso de liquidacin.
Responsables del Rgimen Simplificado del Impuesto a
las Ventas (IVA): Pertenecen al rgimen Simplificado del IVA la sociedades y
personas naturales que seale la las normas legales.
Para efectos fiscales los responsables del rgimen simplificado no estn obligados
a llevar libros de contabilidad, hallndose s obligados a llevar el libro fiscal de
registro de operaciones diarias. El artculo 499 del E.T., precisa que pertenecen al
rgimen simplificado del IVA, entre otras, las personas naturales comerciantes de
menores ingresos, sealamiento que independientemente de su calidad de
comerciantes es lo que permite atribuirles, para efectos fiscales, determinados
derechos y obligaciones.
El Art. 499 del Estatuto Tributario dice: "Al Rgimen Simplificado del Impuesto
sobre las Ventas pertenecen las personas naturales comerciantes y los artesanos,
que sean minoristas o detallistas; los agricultores y ganaderos, que realicen
operaciones gravadas, as como quienes presten servicios gravados, siempre y
cuando cumplan entre otras las siguientes condiciones:
- Que tengan mximo un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o
negocio donde ejercen sus actividades.
- Que no sean usuarios aduaneros.
- Que no hayan celebrado en el ao inmediatamente anterior ni en el ao en curso
-contratos de venta de bienes o prestacin de servicios gravados
por valor individual y superior a sesenta millones de pesos ($60.000.000)."

Es as como el artculo 506 del mismo ordenamiento, dentro de las obligaciones


fiscales atribuidas a los responsables del rgimen simplificado no formula
exigencia legal alguna de llevar contabilidad en los trminos y condiciones
dispuestos por el Cdigo de Comercio.Una interpretacin sistemtica de las
normas reguladoras del impuesto al valor agregadopermite precisar claramente el
manejo fiscal que la ley atribuye a los responsables del rgimen simplificado.
Cuando el pargrafo del artculo 437 del E.T., previene que, a las personas que
pertenezcan al rgimen simplificado, que vendan bienes o presten servicios, les
est prohibido adicionar al precio suma alguna por concepto del impuesto sobre
las ventas, so pena de incumplir ntegramente las obligaciones predicables de
quienes pertenecen al rgimen comn, con ello est delimitando las obligaciones
predicables del rgimen simplificado no en razn de su calidad de comerciantes
sino en razn de su actuar frente al rgimen fiscal, lo que de suyo le imprime un
tratamiento especial a este tipo de responsables.

Responsables del Rgimen Comn del Impuesto a las Ventas


(IVA):
Pertenecen al rgimen comn del IVA la sociedades y personas naturales que
seale la las normas legales. Art . 437 E.T.
Los comerciantes y quienes realicen actos similares a los de ellos y los
importadores son sujetos pasivos, responsables del Impuesto.
Son responsables del impuesto:
- En las ventas, los comerciantes, cualquiera que sea la fase de los ciclos de
produccin y distribucin en la que actan y quienes sin poseer tal carcter,
ejecuten habitualmente actos similares a los de aquellos;
- En la venta de aerodinos, tanto los comerciantes como los vendedores
ocasionales de stos;- Los importadores;
- Los contribuyentes del Rgimen Comn del Impuesto sobre las Ventas, cuando
realicen compras o adquieran servicios gravados con personas pertenecientes al
rgimen simplificado, por el valor del impuesto retenido, sobre dicha
transacciones.
Empresario Gran Contribuyente: son contribuyentes que por el monto de los
ingresos y patrimonio que administran, la DIAN los clasifica como grandes
contribuyentes, otorgndoles ciertas competencias especiales tal como la auto
retencin de IVA y otros impuestos.
POR EL NUMERO DE PROPIETARIOS
Empresas Individuales: denominadas tambin empresas unitarias o de
propietario nico. En ellas, aunque una persona es la duea, la actividad de la
empresa se extiende a ms personas, quienes pueden ser familiares o empleados
particulares. Ejemplos: Almacn don PATRICIO, de propiedad exclusiva de don
PATRICIO ROMERO.
La empresa unipersonal, creada por la ley 222 de 1995, permite a los
empresarios destinar una parte de sus bienes a la realizacin de determinados
negocios, dotndolos de personera jurdica y, por ende, logrando que
su responsabilidad quede limitada al monto del acervo asignado a la nueva

empresa; y todo esto podr alcanzarlo sin necesidad de acudir a otras personas
que colaboren como socios reales o simulados de la operacin.
Cuando por virtud de la cesin o por cualquier otro acto jurdico, la empresa
unipersonal llegare a pertenecer a dos o ms personas, deber convertirse
en sociedad comercial. La nueva sociedad asumir, sin solucin de continuidad,
los derechos y obligaciones de la empresa unipersonal.
Cuando se utilice la empresa unipersonal en fraude a la ley o en perjuicio de
terceros, el titular de las cuotas de capital y los administradores que hubieren
realizado, participado o facilitado los actos defraudatorios, respondern
solidariamente por las obligaciones nacidas de tales actos y por los perjuicios
causados.
En lo que no est previsto por la presente Ley, se aplicar a la empresa
unipersonal, las disposiciones relativas a las sociedades comerciales y, en
especial, las que regulan la sociedad de responsabilidad limitada. As mismo, las
empresas unipersonales estarn sujetas, en lo pertinente, a la inspeccin,
vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades, en los casos que
determine el Presidente de la Repblica.
Sociedades: Se debe hacer claridad, que la legislacin colombiana no define
como tal a las sociedades de personas y a las sociedades de capital, sino que es
una clasificacin que con el tiempo ha sido acogida por muchos autores la cual se
ha convertido en doctrina.
Se llaman sociedades de capital aquellas sociedades en las que lo que importa
son los aportes econmicos, las acciones y no las personas. En este tipo de
sociedades a la administracin no importa en manos de quien estn sus acciones.
Entre las principales sociedades de capital, podemos mencionar:
Sociedad annimaSociedad en comandita por accionesSociedad
de economa mixta
En cambio, se consideran sociedades de personas, aquellas sociedades donde lo
ms importante son las personas que la conforman, es decir, sus socios y, por lo
general, stas sociedades son administradas por sus socios, conformados por
miembros de una misma familia o por amigos muy cercanos. Entre estas, se
mencionan:
Cooperativas
Sociedad colectivaSociedad limitadaSociedad en comandita simpleSociedad
unipersonalLa legislacin Colombiana para clasificar las sociedades comerciales,
"toma en consideracin las alcuotas en que se divide el capital social; de ah que
la codificacin comercial hace a lo largo de su articulado referencia a tres formas
especificas a saber: sociedades por partes de inters, por cuotas, y por
acciones, las que en su orden dicen de las fracciones en que est representado el
capital de las sociedades tpicas reconocidas a saber: colectivas las primeras, de
responsabilidad limitad y en comandita simple las segundas y, annimas y en
comandita por acciones las ltimas".
El tema de la responsabilidad de los socios en los diferentes tipos de sociedades,
difiere segn el tipo de sociedad. En algunas, la responsabilidad de los socios se
limita monto de sus aportes, y en otras, como en las sociedades en comandita, se
pueden presentar tanto la responsabilidad limitada como la ilimitada, en la que los
socios responden con su patrimonio solidaria e ilimitadamente.

Colombia cuenta ahora con un nuevo tipo de asociacin empresarial. Se trata de


la Sociedad por Acciones Simplificada (SAS), que permite su constitucin por una
sola persona natural o jurdica y creada por tanto mediante acto unilateral, en el
que no existe un lmite mximo ni uno mnimo y por lo tanto hace posible tener
sociedades unipersonales o empresas con multiplicidad de accionistas, sin lmite
en el nmero.
La SAS ha sido diseada para facilitar trmites, reducir costos y tener ms
flexibilidad en las organizaciones colombianas. *La ley 1258 de 2008 que dio vida
a esta tipologa empresarial reza en sus tres primeros artculos: La sociedad por
acciones simplificada podr constituirse por una o varias personas naturales o
jurdicas, quienes slo sern responsables hasta el monto de sus respectivos
aportes. Salvo lo previsto en el artculo 42 de la presente ley, el o los accionistas
no sern responsables por las obligaciones laborales, tributarias o de cualquier
otra naturaleza en que incurra la sociedad.
Cuando una sociedad se disuelva por la reduccin del nmero de socios a uno,
podr, sin liquidarse, convertirse en empresa unipersonal, En este caso, la
empresa unipersonal asumir, sin solucin de continuidad, los derechos y
obligaciones de la sociedad disuelta.
La legislacin colombiana mediante la ley 1014 de 2006, haba creado las
sociedades unipersonales como sociedades iguales a todas las dems, salvo en la
circunstancia de tener un socio nico. Por su parte, el Articulo 46 de la ley 1258 de
2008 estableci para las sociedades unipersonales la obligacin de transformarse
en SAS durante los seis meses siguientes a la expedicin de esta ley. Sin
embargo, segn decisin de la Corte, las sociedades unipersonales constituidas
durante el lapso de emisin de la ley 1014 de 2006 y la ley 1258 de 2008 no estn
obligadas a convertirse en SAS.

1.3. La Actividad Mercantil

La actividad mercantil o actividad comercial se refiere a los actos de comercio


legalmente calificados como tales y a las relaciones jurdicas derivadas de la
realizacin de estos, en trminos amplios es la rama de actividad econmica
referida al ejercicio del comercio.
"Se denominan comerciantes a las personas que profesionalmente se ocupan en
alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. La calidad de
comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de
apoderado, intermediario o interpuesta persona". (Art. 10 C. de Co). Las personas
que ejecuten ocasionalmente operaciones mercantiles no se consideran
comerciantes, pero estarn sujetas a las normas comerciales en cuanto a dichas
operaciones. (Art. 11 C. de Co).
Se presume que una persona ejerce el comercio en los siguientes casos:
Cuando se halla inscrita en el Registro Mercantil.
Cuando tenga un establecimiento de comercio abierto y

Cuando se anuncia al pblico como comerciante por cualquier medio. (Art.


13 C. de Co).
OBLIGACIONES DE LOS COMERCIANTES
Matricularse en el Registro Mercantil.
Inscribir en el Registro Mercantil todos los actos, libros
y documentos respecto de los cuales la ley exige esa formalidad.
Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones
legales.
Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y dems documentos
relacionados con sus negocios o actividades.
Denunciar ante el juez competente la cesacin en el pago corriente de sus
obligaciones mercantiles.
Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal. (Art. 19 C. de Co).
REQUISITOS LEGALES PARA EL EJERCICIO DE LA ACTIVIDAD COMERCIAL.
Los comerciantes legalmente establecidos, o sea matriculados en la Cmara de
Comercio, para poder ejercer su actividad mercantil, deben tramitar los siguientes
documentos.
El Registro nico Tributario (RUT) expedido por la Direccin de Impuestos
y Aduanas Nacionales (DIAN).
La Matricula de Industria y Comercio, expedida por la Tesorera Municipal.
La Patente de Sanidad, expedida por la Secretaria de Salud Publica.
El Certificado del Cuerpo de Bomberos.
Los certificados expedidos por las oficinas de Planeacin Municipal, Obras
Publicas, para lo de su requerimiento, de acuerdo con la actividad u objeto social
del comerciante.
Paz y Salvo de SAYCO y ACINPRO.
Transaccin Comercial
Se entiende por transaccin comercial todo hecho o acto econmico que implique
la compra o venta de un bien o servicio. Una transaccin comercial es todo aquello
que ocurre cuando hay una adquisicin de bienes o servicios de forma onerosa
con destino a enajenarlo en igual forma.
Las transacciones comerciales, tambin llamadas financieras, producen
documentos fuentes de informacin, los cuales constituyen la base de la
contabilidad; entre estos documentos cabe destacar los cheques de banco, las
facturas extendidas y las pagadas, los recibos de caja, etc.. La informacin
contenida en estos documentos es trasladada a los libros contables, el diario y el
mayor. En el libro diario (o Bitcora del negocio) se reflejan todas las
transacciones realizadas por la empresa, mientras que en el mayor (o Control
comercial) se reflejan las transacciones que afectan a las distintas partidas
contables, por ejemplo, caja, bancos, clientes, proveedores, etctera; esto es lo
que llamamos asientos contables, por medio de los cuales resumimos todas las

operaciones mercantiles en los comprobantes de diario y registramos en los libros


de contabilidad.
Las transacciones son como las necesidades que deben cumplir las
organizaciones. Las transacciones comerciales ms comunes, son:
Aportes de Capital
Consignacin en Entidades Financieras
Compra de Mercancas al Contado
Compra de Mercancas a Crdito
Compra a Crdito de activos diferentes a mercancas
Ingresos recibidos por Anticipado
Prstamos Recibidos por la empresa
Gastos causados por Pagar
Venta de Mercancas al Contado
Ingresos corrientes
Venta de Mercancas a Crdito
Cargo o Dbito a Proveedores
Abono o Crdito de Clientes
Gastos
Cargo a Obligaciones Bancarias
Gastos pagados por Anticipado
Prstamos Concedidos por la empresa

1.4. Los Hechos Contables


Como ya ha sido mencionado, las transacciones son hechos o actos econmicos.
De acuerdo a su naturaleza, los hechos econmicos deben ser apropiadamente
tipificados, siguiendo para ello un plan contable previamente establecido por la
empresa o institucin y una metodologa de registro de la informacin, de tal
manera que se registren de modo apropiado en las cuentas adecuadas. Es as,
como los hechos econmicos son transformados en hechos o actos contables.
Los hechos contables pues, inician tras la incorporacin formal en la contabilidad
de aquellos sucesos puntuales que hacen variar las cuentas de la empresa, pero
es a partir de la utilizacin de la informacin contable para analizar los cambios
patrimoniales debido a los movimientos de la riqueza involucrada por los
emprendimientos humanos, cuando se hacen distinguibles como el objeto de la
ciencia de la contabilidad.
El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para transmitir correctamente la
informacin contable a los usuarios de dicha informacin. Las autoridades
econmicas profieren normas bsicas y normas tcnicas para regular el ciclo
contable y garantizar as, que todos los hechos econmicos sean reconocidos (Art.
46 Decreto 2649 de 1993).

En este contexto el ejercicio profesional de la Contadura en Colombia se rige por


la Ley 43 de 1990 mientras que la practica contable la regula el Decreto 2649 de
1993. El Artculo 1. del Decreto 2649 de Diciembre 29 de 1993, expresa: "De
conformidad con el artculo 6 de la ley 43 de 1990, se entiende por principios o
normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, el conjunto de
conceptos bsicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar
contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurdicas".
Apoyndose en ellos, la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar,
interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente econmico, en
forma clara, completa y fidedigna.
LA PARTIDA DOBLE
La contabilizacin de los hechos contables se realiza basndose en el mtodo de
la Partida Doble, el cual puede enunciarse as: "todo hecho contable afecta como
mnimo a dos partes o cuentas"
Esto significa que para anotar cualquier transaccin, por lo menos, es necesario
efectuar una doble anotacin en dos partes contrapuestas (causa y efecto) que se
utilizan en todo hecho contable
Por ejemplo, si una persona natural inicia un negocio cualquiera aportando $
70.000.000, esta primera transaccin que podremos llamar de Aportes de Capital
dar lugar al siguiente registro contable en el Libro de Diario:
Fecha
Cdigo Nombre de la Cuenta
Debe
Haber
24/08/20xx

Caja
Capital de Personas Naturales

70.000.000
70.000.000

Aqu, se llama Caja al lugar, parte o cuenta donde se va a depositar


momentneamente el dinero recibido, mientras que se llama Capital de personas
naturales al lugar, parte o cuenta que entrega la suma de dinero aportada,
quedando el negocio con la obligacin de responderle a la persona aportante por
tal suma de dinero para cuando la quiera retirar.
Como puede verse, el mtodo de la Partida doble se basa en los siguientes
principios:
En todo hecho contable o transaccin, siempre hay un deudor o varios
deudores, por el valor de la operacin y, un acreedor o varios acreedores por el
mismo importe.
En la contabilizacin de toda transaccin, el deudor es el elemento que
recibe y, acreedor es aquel otro elemento que entrega.
Ahora, para ser ms didcticos, podemos adoptar la analoga existente entre el
esquema del manejo de una cuenta y la letra T del alfabeto:

NOTA: Observe Usted como aqu se ha considerado ms conveniente anotar los


movimientos y el saldo de la cuenta en la parte superior de la T, En el modo
clsico y muy del criterio personal de los contadores, los movimientos (dbito y
crdito) y, consecuentemente el saldo (dbito o crdito), son anotados en la parte
inferior de la T. La conveniencia pues, radica en el permanente despliegue de
estos valores muy cercanos al encabezamiento de la T.
Las partes de una cuenta son:
el Nombre de la cuenta, el cual se anota en el encabezamiento de la T.
el Nombre de las columnas de la T. En la parte superior de la columna
izquierda, se anota la palabra DEBE y en la de la columna derecha se anota la
palabra HABER, respectivamente. La cuenta se divide en 2 partes; una de ellas,
se destina a recoger los aumentos de valor (si es cuenta de Activo, Gasto o Costo,
nos estamos refiriendo a columna de la izquierda) y la otra, recoge las
disminuciones de valor (si es cuenta de Activo, Gasto o Costo, nos referimos a la
columna de la derecha).
los registros que se hagan en la columna del DEBE, son llamados DEBITO
o CARGO, mientras que los registros en la columna del HABER, se llaman
CREDITO o ABONO.
la suma de los valores registrados en el DEBE de una cuenta se denomina
MOVIMIENTO DEBITO, mientras que la suma de los valores registrados en el
HABER se llama MOVIMIENTO CREDITO.
la diferencia entre el movimiento debito y el movimiento crdito se llama
SALDO DE LA CUENTA. Una cuenta tendr SALDO DEBITO cuando el
movimiento debito sea mayor que el movimiento crdito y, en contrario, una cuenta
tendr SALDO CREDITO cuando el movimiento crdito sea mayor que el
movimiento debito.
Ahora observando el registro del mismo ejemplo en cuentas T, encontraremos que
tambin se cumple la norma de la partida doble; la cual se refiere a que un asiento
afecta a dos cuentas como mnimo, esto es:

Sea otro ejemplo. Supongamos que al da siguiente, como una medida de


control, la empresa decida consignar el dinero recibido en una cuenta de
ahorros o una cuenta corriente en un banco. En este caso podremos llamar a
esta segunda transaccin como Consignacin en entidades financieras, la cual
dar lugar al siguiente registro en libros:
Fecha
Cdigo Nombre de la Cuenta
Debe
Haber
25/08/20xx

Bancos

70.000.000

Caja
70.000.000
En este caso, llamamos Banco al lugar, parte o cuenta donde se van a guardar los
dineros recibidos, mientras que la parte o cuenta que entrega el dinero es la que
anteriormente habamos denominado como Caja. Es por eso que ahora, el registro
en Banco es un dbito mientras que el registro en Caja es un crdito.
Volvamos a observar esto mismo con ayuda de las cuentas T. En este caso,
identificamos el asiento anotndole un parntesis con el nmero de la transaccin,
esto es (2):

Observamos ahora que como resultado de las dos transacciones, el lugar, parte o
cuenta que hemos llamamos Caja, contiene dos registros correspondientes a un
igual nmero de transacciones en que ha participado. En este ltimo registro
(identificado con el nmero 2 entre parntesis), vemos que tambin se cumple la
norma de la partida doble.
EL PLAN UNICO DE CUENTAS
Un Plan nico de Cuentas es el listado de cuentas adoptado por una empresa con
su respectiva descripcin y los procedimientos para su aplicacin contable.
Un Plan de Cuentas esta estructurado sobre la base de una codificacin que
comprende niveles o categoras de clasificacin, as:
Primer digito: CLASE
Segundo digito: GRUPO

Tercer y cuarto digito: CUENTA


Quinto y sexto digito: SUBCUENTA
Sptimo y octavo digito: AUXILIAR
Segn el Decreto 2894 de 1994, el Ministerio de Hacienda determino el Catalogo
de Cuentas Contables que debe usarse en el territorio colombiano, agrupndolas
del siguiente modo:
1- ACTIVOS
2- PASIVOS
3- PATRIMONIO
4- INGRESOS
5- GASTOS
6- COSTOS DE VENTAS
7- COSTOS DE PRODUCCION
8- CUENTAS DE ORDEN
LOS ASIENTOS CONTABLES
Un asiento contable es el registro de las operaciones mercantiles, tomando como
base las cifras presentadas en los soportes de contabilidad (recibo de caja, boleta
de consignacin, etc.) En el Registro Contable se Pueden Presentar dos Tipos de
Asientos
Asiento Simple: cuando solamente se afectan dos cuentas correspondientes a un
dbito y a un crdito. Ejemplo: el da 1 de Septiembre, el Almacn de
Electrodomsticos "El Yiyo", compra al contado, 10 cmaras fotogrficas
por $ 15.000.000.
En esta transaccin de Compras de Mercancas al Contado, las cuentas afectadas
son dos: DE MERCANCIAS, cuenta de Compras que por aumentar, se debita; y
BANCOS, cuenta de Activos que por disminuir, se acredita. En forma escrita, el
registro contable toma la siguiente configuracin:
Fecha
Cdigo Nombre de la Cuenta
Debe
Haber
01/09/20xx

De Mercancas

15.000.000

Bancos
15.000.000
Asiento Compuesto: cuando en el registro se afectan ms de dos cuentas, pueden
ser una cuenta deudora y dos o ms cuentas acreedoras, o dos o ms cuentas
deudoras y una acreedora. Ejemplo: si en la compra anteriormente
mencionada se paga la tercera parte al contado y las otras dos terceras
partes se aceptan a crdito por 30 das.
En esta transaccin de Compras de Mercancas a Crdito y al Contado, las
cuentas afectadas son tres: DE MERCANCIAS, cuenta de Compras que por
aumentar, se debita; PROVEEDORES, cuenta de Pasivos que por aumentar, se
acredita y, BANCOS, cuenta de Activos que por disminuir, se acredita. En forma
escrita, el asiento sera entonces:
Fecha
Cdigo Nombre de la Cuenta
Debe
Haber
01/09/20xx

De Mercancas
Proveedores

15.000.000
10.000.000

Bancos
Lo que en cuentas T, puede escribirse:

5.000 000

De lo anterior, se desprenden las siguientes dos propiedades del principio de la


partida Doble:
En todo hecho contable, la suma del valor adeudado a uno o varios
elementos patrimoniales, ha de ser igual a la suma del valor abonado a otros.
En cualquier momento, la suma del debe ha de ser igual a la suma del
haber.
En el mtodo de la partida doble, el efecto del ejercicio contable se puede
hallar de dos maneras: a) Balanza = Activo Pasivo y, b) Resultado = Ingresos
Gastos.
LA ECUACIN CONTABLE
La ecuacin contable se puede enunciar diciendo: "El total del Activo (A) es igual a
la suma del Pasivo (P) mas el Patrimonio (Pn )"
Se llaman ACTIVOS a los recursos que posee negocio. Son ejemplos de activos el
efectivo en caja, los terrenos, los edificios y los equipos de trabajo.
Son PASIVOS las obligaciones que recaen sobre estos recursos del negocio.
Suele decirse que reflejan los derechos de los acreedores.
El PATRIMONIO refleja el compromiso del negocio con sus propietarios y
representa el derecho o inversin de los dueos del negocio, que consiste
generalmente, en sus aportaciones, ms las utilidades retenidas (o perdidas), ms
otros tipos de supervit, como pueden ser las revaluaciones o donaciones. El
Patrimonio tambin recibe el nombre de "Capital Contable", para designar la
diferencia que resulta entre el activo y el pasivo de una empresa.
As, llegamos a siguientes expresiones fundamentales del sistema contable:
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO.
ACTIVOS + GASTOS = PASIVO + INGRESOS
VARIACION DEL PATRIMONIO = NUEVOS APORTES + UTILIDADES - RETIROS
1.5. Los Estados Financieros
La contabilidad representa la situacin inicial del patrimonio de la empresa y las
variaciones que ste haya experimentado a lo largo del ejercicio econmico,
procediendo al final a ordenar la informacin para calcular el beneficio o prdida
del ejercicio y para informar sobre el valor del patrimonio en ese momento. La
informacin as obtenida se resume a una fecha o por un perodo determinado en

unos documentos esencialmente numricos tambin llamados ESTADOS


CONTABLES que presentan la situacin financiera de una empresa, los resultados
obtenidos en un perodo determinado y el comportamiento del efectivo.
EL BALANCE GENERAL
El Balance General muestra la naturaleza y cantidad de todos los activos
posedos, naturaleza y cantidad del pasivo, tipo y cantidad de inversin patrimonial
de los propietarios de un negocio. Tiene por objeto rendir un claro y
preciso informe a las partes interesadas en la empresa sobre la situacin de la
misma al final de un ao comercial. Los rubros del Balance General se clasifican
en:
Activos: suma de bienes, recursos y derechos que posee la empresa
Pasivos: obligaciones o compromisos que ha adquirido la empresa hacia terceros
Capital o patrimonio: diferencia del activo y el pasivo, representa la inversin o el
aporte de socios y empresarios sobre los cuales puedan tener derecho.