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CURSO AUDITOR INTERNO

OHSAS 18001:2007

REFORZAMIENTO NORMATIVO
OHSAS 18001:2007

INTRODUCCIN

OCCUPATIONAL HEALTH AND SAFETY


ASSESSMENT SERIES

Serie para la evaluacin de Salud y


Seguridad Ocupacional

Beneficios
Integrar los temas de salud y seguridad ocupacional a
los intereses globales de la compaa.
Facilitar el cumplimiento regulatorio.
Demostrar el compromiso con la salud y seguridad
ocupacional a terceros.
Realzar la imagen corporativa.
Mantener buenas relaciones pblicas/comunitarias.
Mejorar la imagen y la participacin en el mercado.
Reducir los incidentes que puedan resultar en
responsabilidades legales.
Mejorar las relaciones industria trabajador.
Pasaporte seguro a los mercados globalizados.

OHSAS 18001:2007
aplica

especifica

REQUISITOS para un Sistema de


Gestin de Seguridad y Salud
Ocupacional (SySO),

Para hacer posible que una


organizacin :
1.Controle sus riesgos de SySO
2.Mejore su desempeo

1.

NO ESTABLECE CRITERIOS ESPECIFICOS DE DESEMPEO S Y SO

2.

NI INCLUYE ESPECIFICACIONES DETALLADAS PARA EL DISEO DE UN SISTEMA DE GESTION

A cualquier organizacin que desee:


Establecer un SGSySO con el fin de eliminar o minimizar los riesgos para el personal y otras
a partes interesadas, que puedan estar expuestas a los peligros de SySO asociados con sus
actividades;
b

Implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestin SySO

Asegurar conformidad con la poltica de SySO establecida;

Demostrar la conformidad con esta norma OHSAS;

Esta norma internacional se basa en la metodologa PDCA que se describe


brevemente como:

PLAN
DO

Establecer los objetivos y procesos necesarios para


conseguir resultados de acuerdo con la Poltica
Implementar y mantener los procesos

CHECK

Realizar el seguimiento y la medicin de los


procesos e informar los resultados

ACT

Tomar acciones para mejorar continuamente el


desempeo del Sistema de Gestin

Prevenir
lesiones /
enfermedades

REQUISITOS GENERALES,
POLITICA Y PLANIFICACION

La organizacin



DEBE 



Establecer
Documentar
Implementar
Mantener
Mejorar en forma continua

Un Sistema de
Gestin de Seguridad
y Salud Ocupacional

De acuerdo con los requisitos de esta


norma OHSAS.

Sistema de gestin de SySO:


Parte del sistema de gestin de una organizacin, empleada para
desarrollar e implementar su poltica de SySO y gestionar sus
riesgos de SySO.

La organizacin

DEBE

DEBE

determinar cmo cumplir estos requisitos.

 Definir
 Documentar

El alcance de su Sistema
de Gestin de Seguridad y
Salud Ocupacional.

Seguridad y salud
ocupacional
Condiciones y factores que afectan o pueden afectar la salud y la
seguridad de los empleados u otros trabajadores (incluidos los
trabajadores temporales y personal contratista), visitantes o cualquier
otra persona en el lugar de trabajo.

Poltica de S y SO:
Intenciones y direccin generales
de una organizacin relacionados
con su desempeo de SySO,
expresadas formalmente por la alta
direccin.

La alta direccin

DEBE

Definir
Autorizar

___________
___________
___________
___________
___________
___________
____

La poltica de
Seguridad y Salud
Ocupacional

Asegurar que, dentro del alcance definido de su sistema de gestin SySO, sta:

Es apropiada para la naturaleza y escala de los riesgos de SySO de la organizacin,

Incluye un compromiso con la prevencin de lesiones y enfermedades y con la mejora


continua en la gestin y desempeo de SySO

Mejoramiento Continuo:
Desempeo de SySO:
Resultados medibles de la gestin de una
organizacin en relacin con sus riesgos de
SySO.

Enfermedad:
Condicin fsica o mental adversa identificable,
que surge, empeora o ambas, a causa de una
actividad laboral, una situacin relacionada con
el trabajo o ambas.

Proceso
recurrente
de
optimizacin del sistema de
gestin en SySO, para lograr
mejoras en el desempeo en
SySO, de forma coherente con
la poltica en SySO de la
organizacin .

Incluye el compromiso de cumplir como mnimo los requisitos legales aplicables otros
requisitos suscritos por la organizacin, relacionados con sus peligros de SySO.

Proporciona el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de SySO.

Se documenta, implementa y mantiene.

Ser comunicada a todas las personas que trabajan bajo el control de la organizacin, con
la intencin de que tomen conciencia de sus obligaciones individuales de SySO

Est disponible para todas las partes interesadas,

Se revisa peridicamente para asegurar que sigue siendo pertinente y apropiada a


la organizacin

TRABAJO PRCTICO I:
Poltica

ACTIVIDADES, PRODUCTOS E INSTALACIONES DENTRO DEL


ALCANCE

4.3.2

4.3.1

Requisitos Legales
y Otros

Peligros
y Riesgos

4.3.3

Objetivos y
Programa(s)
Poltica SySO

La organizacin
DEBE

establecer
implementar
mantener

Procedimientos

Para la continua:

Identificacin de los peligros


Valoracin de riesgos
Determinacin de controles
Identificacin del peligro:

Peligro:

Proceso de reconocimiento de que existe un


peligro y definicin de sus caractersticas.

Fuente, situacin o acto con potencial de


dao en trminos de enfermedad o lesin a
las personas, o una combinacin de estos.

Estos procedimientos deben incluir:


a) Actividades de rutina y no rutinarias,
b) Actividades de todo el personal que tiene acceso a los lugares de trabajo
(incluyendo subcontratados y visitantes)
c) Comportamiento, aptitudes y otros factores humanos,
d) Los peligros identificados que se originan fuera del lugar de trabajo con
capacidad de afectar adversamente la salud y la seguridad de las personas
que estn bajo el control de la organizacin, en el lugar de trabajo

Estos procedimientos deben incluir:


e.

peligros generados en la proximidad del lugar de trabajo por actividades o trabajos


relacionados bajo el control de la organizacin.

f.

infraestructura, equipos y materiales en el lugar de trabajo, provistos por la organizacin u


otros.

g.

cambios o propuestas de cambios de la organizacin, sus actividades o materiales.

h.

cualquier obligacin legal aplicable referentes a la evaluacin de riesgos y la implantacin de


los controles necesarios.

i.

modificaciones al sistema de gestin de SySO, incluyendo cambios temporales y sus impactos


sobre las operaciones, procesos y actividades.

j.

diseo del lugar de trabajo, procesos, instalaciones, maquinarias, procedimientos


operacionales y organizacin del trabajo, incluyendo su adaptacin a la capacidad humana.

La organizacin
DEBE

establecer
implementar
mantener

Procedimientos

Para la continua:
Valoracin del riesgo:
Proceso de evaluar el(los) riesgo(s) que surgen
de un(os) peligro(s), teniendo en cuenta la
suficiencia de los controles existentes, y de
decidir si el (los) riesgo(s) es (son) aceptable(s)
o no.

Identificacin de los peligros


Valoracin de riesgos
Determinacin de controles

Riesgo:
Combinacin de la probabilidad de que ocurra un(os) evento(s) o exposicin(es)
peligroso(s), y la severidad de la lesin o enfermedad que puede ser causada por
el(los) evento(s) o exposicin(es).

Esta metodologa

DEBE
Estar definida respecto a su alcance,
naturaleza y momento en tiempo a fin de
asegurar que sea proactiva ms que
reactiva; y
Proporcionar la identificacin, priorizacin y
documentacin de riesgos y la aplicacin de
controles apropiados

En la gestin de cambios,

La Organizacin

DEBE
Identificar los peligros y riesgos de SySO asociados con cambios en la organizacin,
el sistema de gestin de SySO o sus actividades,
Previo a la introduccin de
dichos cambios.

Cuando se determine controles o cambios a los existente

DEBE
Considerar la reduccin de los riesgos de
acuerdo a la siguiente priorizacin:

Eliminacin

Sustitucin

Controles ingenieriles

Sealizacin, alertas y/o


controles administrativos

Equipos de proteccin personal

Riesgo aceptable:
Riesgo que ha sido reducido a un nivel que la
organizacin puede tolerar con respecto a sus
obligaciones legales y su propia poltica en SySO.

La organizacin

DEBE
DOCUMENTAR y MANTENER actualizados
los resultados de:
 la identificacin de peligros,
 evaluacin de riesgos y
 determinacin de controles.
ASEGURAR que los resultados de estas
evaluaciones y los efectos de estos
controles sean tomados en cuenta cuando
se fijen sus objetivos de SySO.
Documentar esta informacin
Mantener actualizada

 Establecer
 Implementar
 Mantener

Para
Procedimiento(s)

La organizacin

DEBE

Identificar y tener
acceso a

Los requisitos de SySO,


tanto legales como de otra
ndole, aplicables a ellas.

ASEGURARSE de que estos requisitos legales se


tengan en cuenta al
establecer, implementar y mantener su sistema de
gestin de SySO.
Mantener esta informacin actualizada.
Comunicar la informacin pertinente sobre requisitos
legales a sus
empleados y otras partes interesadas.

Objetivos de SySO:
Propsito en SySO en trminos del desempeo SySO, que una organizacin se establece a
fin de cumplirlas.

La organizacin
DEBE

establecer,
implementar
mantener

Documentados
Los objetivos de SySO en las
funciones y niveles pertinentes
dentro de la organizacin.

Cuando se establecen y revisan sus objetivos,


una organizacin debe tener en cuenta los
requisitos legales y otros que la organizacin
suscriba, y sus riesgos de SySO.

La organizacin

DEBE
opciones tecnolgicas
sus requisitos financieros

considerar

requisitos operacionales
las opiniones de las partes
interesadas pertinentes

Los objetivos deben ser medibles, cuando sea factible, y consistentes con la poltica de SySO,
incluidos los compromisos con la prevencin de lesiones y enfermedades, el cumplimiento con los
requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organizacin suscriba, y con la mejora
continua.

La organizacin
DEBE

Un(os) programa(s)
Lograr

establecer,
implementar
mantener

OBJETIVOS

DEBE incluir como mnimo


La asignacin de responsabilidades y autoridad para lograr
los objetivos en las funciones y niveles pertinentes de la
organizacin, y
Los medios y los plazos establecidos para el logro
de los objetivos.
El(los) programa(s) se debe(n) revisar a intervalos regulares y
planificados, y se debe(n) ajustar si es necesario, para asegurar
que los objetivos se logren.

IMPLEMENTACIN Y
OPERACIN

4.4.7

Recursos,
funciones,
autoridad.

Preparacin
y respuesta a
emergencia

4.4.6

4.4.1

Competencia,
formacin,
conciencia

Control
Operacional

4.4.5
Control de
documentos
4.4.4
Documentacin

Comunicacin,
participacin y
consulta

4.4.2

4.4.3

La alta direccin
DEBE

ASUMIR la mxima
responsabilidad por la
SySO y el sistema de
gestin en SySO.

La alta direccin
DEBE

demostrar su compromiso

Asegurando la disponibilidad de recursos esenciales para establecer, implementar, mantener y


mejorar el sistema de gestin de SySO;
Definiendo las funciones, asignando las responsabilidades y la rendicin de cuentas, y
delegando autoridad, para facilitar una gestin de SySO eficaz; se deben documentar y
comunicar las funciones, las responsabilidades, la rendicin de cuentas y autoridad.

La organizacin

DEBE

Con responsabilidad especfica


en SySO, independientemente
de otras responsabilidades y con
autoridad y funciones
definidos .

nombrar

Miembro de la Alta direccin

a) Asegurar que el sistema de gestin de SySO se establece,


implementa y mantiene de acuerdo con esta norma OHSAS;
b) Asegurar que se presentan informes sobre desempeo del sistema
de gestin de SySO a la alta direccin, para su revisin, y que se
usan como base para la mejora del sistema de gestin de SySO.

La organizacin
DEBE

ASEGURAR que cualquier


persona que est bajo su control
ejecutando tareas que pueden
tener impacto sobre la SySO

Sea competente
con base en su
educacin
formacin o
experiencia.

DEBE
CONSERVAR los
registros asociados.

DEBE

DEBE

IDENTIFICAR las necesidades de


formacin relacionada con sus
riesgos de SySO y su sistema de
gestin de SySO.
suministrar formacin o realizar otras acciones
para satisfacer esas necesidades, evaluar la
eficacia de la formacin o de la accin tomada, y
conservar los registros asociados

En relacin con sus peligros de SySO y su sistema de


gestin de SySO,
La organizacin

DEBE





establecer
implementar
mantener

Un(os) procedimiento(s) para:


a)
b)
c)

La comunicacin interna entre los diferentes niveles y


funciones de la organizacin;
La comunicacin con contratistas y otros visitantes al sitio de
trabajo.
Recibir, documentar y dar respuesta a las comunicaciones
pertinentes de las partes interesadas externas.

La organizacin
DEBE

 Establecer
 Implementar
 Mantener

Procedimiento(s)

Para

a)La participacin de los trabajadores en:








La identificacin de peligros, valoracin de riesgos y determinacin de controles;


La investigacin de incidentes;
El desarrollo y revisin de las polticas y objetivos de SySO;
A consulta, en donde haya cambios que afectan su SySO;
La representacin en asuntos de SySO;

b)La consulta con los contratistas, en donde haya cambios que afecten su SySO.
La organizacin debe asegurar que las partes interesadas externas pertinentes sean consultadas acerca
de asuntos relativos a SySO, cuando sea apropiado.

La documentacin
del sistema de
gestin de SySO:
DEBE incluir :
a)
b)
c)

d)
e)

La poltica y objetivos de SySO;


La descripcin del alcance del sistema de gestin de
SySO;
La descripcin de los principales elementos del
sistema de gestin de SySO y su interaccin, as
como la referencia a los documentos relacionados;
Los documentos, incluyendo los registros exigidos
en esta norma OHSAS, y
Los documentos, incluyendo los registros,
determinados por la organizacin como necesarios
para asegurar la eficacia de la planificacin,
operacin y control de procesos relacionados con la
gestin de sus riesgos de SySO.

Poltica
SySO
PROCEDIMIENTOS
Instrucciones Operativas
Pautas de Inspeccin
Registros

Directrices generales para el desarrollo de


cada elemento del Sistema de Gestin

Forma especfica de realizar un proceso


o actividad
Tareas y medios para realizar una
determinada operacin
Evidencia de las actividades
realizadas

La organizacin

DEBE

 Establecer
 Implementar
 Mantener
Procedimiento(s)

a)
b)
c)
d)
e)
f)

g)

para

Aprobar los documentos con relacin a su adecuacin antes de su emisin;


Revisar y actual izar los documentos cuando sea necesario, y aprobarlos
nuevamente;
Asegurar que se identifican los cambios y el estado de revisin actual de los
documentos;
Asegurar que las versiones pertinentes de los documentos aplicables estn
disponibles en los lugares de uso.
Asegurar que los documentos permanezcan legibles y fcilmente identificables;
Asegurar que estn identificados los documentos de origen externo
determinados por la organizacin como necesarios para la planificacin y
operacin del sistema de gestin de SySO, y que su distribucin est controlada,
y
Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una
identificacin adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razn.

La organizacin
determinar aquellas operaciones y actividades
asociadas con el (los) peligro(s) identificado(s)

DEBE
donde la implementacin de los controles es
necesaria para gestionar el (los) riesgo(s) de SySO.

DEBE incluir:
<<La Gestin del Cambio>>
Para aquellas operaciones y actividades, la organizacin debe implementar y mantener:
a)
b)
c)
d)
e)

los controles operacionales que sean aplicables a la organizacin y a sus actividades; la


organizacin debe integrar estos controles operacionales a su sistema general de SySO;
los controles relacionados con mercancas, equipos y servicios comprados;
los controles relacionados con contratistas y visitantes en el lugar de trabajo;
procedimientos documentados para cubrir situaciones en las que su ausencia podra conducir
a desviaciones de la poltica y objetivos de SySO;
los criterios de operacin estipulados, en donde su ausencia podra conducir a desviaciones de
la poltica y objetivos de SySO.

La organizacin

DEBE

 Establecer
 Implementar
 Mantener

Procedimiento(s)

Para
a) Identificar el potencial de situaciones de emergencia;
b) Responder a tales situaciones de emergencia.

DEBE
RESPONDER a situaciones de emergencia reales y prevenir o
mitigar consecuencias de SySO adversas asociadas.

VERIFICACIN

4.5.1

4.5.5
Medicin y seguimiento
del desempeo

Auditora
interna

4.5.2

4.5.4

Control de
registros

Evaluacin del cumplimiento


legal y otros

4.5.3
Investigacin de incidentes.
No conformidades, acciones correctivas
y preventivas

La organizacin

DEBE

 Establecer
 Implementar
 Mantener

Procedimiento(s)
Para

Hacer seguimiento y medir


regularmente el desempeo de SySO.Estos procedimientos debern prever:
A.

Medidas cualitativas y cuantitativas, apropiadas a las necesidades de la organizacin;

B.

Seguimiento al grado de cumplimiento de los objetivos de SySO de la organizacin;

C.

Seguimiento a la eficacia de los controles (tanto para salud como para seguridad);

D.

Medidas proactivas de desempeo con las que se haga seguimiento a la conformidad


con el (los) programa(s), controles y criterios operacionales de gestin de SySO;

E. Medidas reactivas de desempeo para seguimiento de enfermedades, incidentes


(incluidos los accidentes y casi-accidentes) y otras evidencias histricas de
desempeo deficiente en SySO;
F. Registro suficiente de los datos y los resultados de seguimiento y medicin para
facilitar el anlisis posterior de las acciones correctivas y preventivas

Si se requiere equipos para la medicin o seguimiento del


desempeo, la organizacin DEBE establecer y mantener
procedimientos para la calibracin y mantenimiento de
tales equipos, segn sea apropiado. Se deben conservar
registros de las actividades de mantenimiento y calibracin,
y de los resultados.

La organizacin
4.5.2.1
DEBE

4.5.2.2
DEBE

Procedimiento(s)

 Establecer
 Implementar
 Mantener

para
Evaluar peridicamente el cumplimiento de
los requisitos legales aplicables (4.3.2).

Evaluar la conformidad
con otros requisitos
que suscriba (4.3.2).

La organizacin puede COMBINAR esta evaluacin con la evaluacin del cumplimiento legal
mencionada en el numeral 4.5.2.1 establecer un(os) procedimiento(s) separados.

DEBE

mantener REGISTROS de los


Resultados de las evaluaciones
peridicas.

Incidente
Evento(s) relacionado(s) con el trabajo,
en el (los) que ocurri o pudo haber
ocurrido
lesin
o
enfermedad
(independiente de su severidad), o vctima
mortal.

La organizacin
Procedimiento(s)
DEBE

 Establecer
 Implementar
 Mantener

para

registrar,
investigar
analizar incidentes

Con el fin de
Determinar las deficiencias de SySO subyacentes, y otros factores
que podran causar o contribuir a que ocurran incidentes;
Identificar la necesidad de accin correctiva;
Identificar las oportunidades de accin preventiva;
Identificar las oportunidades de mejora continua;
Comunicar el resultado de estas investigaciones;

Las investigaciones se
deben llevar a cabo de
manera oportuna.

Cualquier necesidad identificada de


acciones correctivas u oportunidades
de acciones preventivas se debe
abordar de acuerdo con las partes
pertinentes del numeral 4.5.3.2.

Los resultados de las investigaciones


de incidentes se deben documentar y
mantener.

No conformidad:

Incumplimiento de un requisito.

Accin preventiva:

Accin correctiva:
Accin tomada para eliminar la causa de
una no conformidad detectada u otra
situacin indeseable.

Accin tomada para eliminar la causa de


una no conformidad potencial u otra
situacin potencial no deseable.

La organizacin

DEBE

 Establecer
 Implementar
 Mantener

Procedimiento(s) para
Reales
TRATAR ;

no conformidades

Potenciales

tomar acciones correctivas y preventivas

El(los) procedimiento(s) debe(n) definir los requisitos para :


a)

Identificar y corregir la(s) no conformidad(es), y tomar la(s) accin(es) para mitigar sus
consecuencias de SySO;

b)

Investigar la(s) no conformidad(es), determinar su(s) causa(s), y tomar la(s) accin(es) con
el fin de evitar que ocurran nuevamente;

c)

Evaluar la necesidad de accin(es) para prevenir la(s) no conformidad(es) e implementar las


acciones apropiadas definidas para evitar su ocurrencia;

d)

Registrar y comunicar los resultados de la(s) accin(es) correctiva(s) y la(s) accin(es)


preventiva(s) tomadas, y

e)

Revisar la eficacia de la(s) accin(es) correctiva(s) y la(s) accin(es) preventiva(s) tomadas.

Cuando la accin correctiva y la accin preventiva


identifican peligros nuevos o que han cambiado, o la
necesidad de
controles nuevos o modificados, el
procedimiento debe exigir que las acciones propuestas
sean revisadas a travs del proceso de valoracin del
riesgo antes de su implementacin.

Cualquier accin correctiva o preventiva tomada para eliminar


las causas de las no conformidades reales o potenciales debe
ser apropiada a las magnitud de los problemas, y proporcional
al (los) riesgo(s) de SySO encontrado(s).

La organizacin debe asegurar cambio necesario que surja de la accin


correctiva o preventiva se incluya en la documentacin del sistema de
gestin de SySO.

La organizacin
DEBE

 Establecer
Implementar
Mantener

Registro:

un(os) procedimiento(s)

identificacin,
almacenamiento,
proteccin,
recuperacin,
retencin
disposicin

Documento que presenta resultados


obtenidos, o proporciona evidencia
de las actividades desempeadas.

REGISTROS

La organizacin

DEBE

 Establecer
Mantener

REGISTROS

Demostrar conformidad de los


requisitos de su SGSySO y de
esta norma OHSAS y los
resultados.
Los registros deben ser y
permanecer
legibles,
identificables y trazables.

Auditoria:
Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener
"evidencias de la auditora" y evaluarlas de manera objetiva con el fin de
determinar el grado en que se cumplen los "criterios de auditora".

La organizacin

DEBE

ASEGURAR
que
auditorias internas
SGSySO

las
del

Se realicen a intervalos
planificados

PARA :
a) Determinar si el sistema de gestin de SySO:
1.
2.
3.

b)

cumple las disposiciones planificadas para la gestin de SySO, incluidos los


requisitos de esta norma OHSAS; y
ha sido implementado adecuadamente y se mantiene; y
es eficaz para cumplir con la poltica y objetivos de la organizacin;

Suministrar informacin a la direccin sobre los resultados de las


auditorias.

El (los) programa(s) de auditorias


se deben :






planificar
establecer
implementar
mantener

por la organizacin

Con base en los resultados de las valoraciones de riesgo de las actividades de la organizacin, y
en los resultados de las auditorias previas.

El (los) procedimiento(s) de auditora


se deben : 



establecer
implementar
mantener

Para que se tenga en cuenta:


a)

Las responsabilidades, competencias y requisitos para planificar y realizar las


auditorias, reportar los resultados y conservar los registros asociados; y

b)

La determinacin de los criterios de auditora, su alcance, frecuencia y mtodos.

La seleccin de los auditores y la realizacin de las auditorias


objetividad y la imparcialidad del proceso de auditoria.

deben asegurar la

REVISIN POR LA
DIRECCIN

La organizacin
DEBE

REVISAR el sistema de gestin de


SySO a intervalos definidos para
asegurar su conveniencia, adecuacin
y eficacia continua.

Estas revisiones deben incluir:

CONSERVAR los registros


de las revisiones por la
direccin.






La evaluacin de
oportunidades de
mejora,
La necesidad de efectuar cambios al
Sistema de gestin de SySO,
La poltica
Los objetivos de SySO.

Los elementos de entrada para las revisiones por la direccin deben incluir:
a)

los resultados de las auditoras internas y las evaluaciones de cumplimiento con


los requisitos legales aplicables y con los otros requisitos que la organizacin
suscriba;

b)

los resultados de la participacin y consulta (4.4.3);

c)

la(s) comunicacin(es) pertinentes de las partes interesadas externas, incluidas


las quejas;

d)

el desempeo de SySO de la organizacin;

e)

el grado de cumplimiento de los objetivos;

f)

el estado de las investigaciones de incidentes, acciones correctivas y acciones


preventivas;

g)

acciones de seguimiento de revisiones anteriores de la direccin.

h)

circunstancias cambiantes, incluidos los cambios en los requisitos legales y otros


relacionados con SySO, y;

i)

recomendaciones para la mejora

Las salidas de las revisiones por la direccin deben ser coherentes con el
compromiso de la organizacin con la mejora continua y deben incluir las
decisiones y acciones relacionadas con los posibles cambios en:
a)
b)
c)
d)

Desempeo en S y SO;
Poltica y objetivos de S y SO;
Recursos, y
Otros elementos del sistema de gestin de SySO.

Las salidas pertinentes de la revisin por la direccin deben estar


disponibles para comunicacin y consulta (4.4.3).

MODULO II: TCNICAS DE AUDITORA


ISO 19.011:2011

Qu es una Auditora?
Proceso sistemtico, independiente y documentado, para obtener evidencias de la
auditora y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar el grado en que se
cumplen los criterios de Auditora.
Evidencia de la auditora: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
informacin que es pertinente para los criterios de auditora y que es verificable.
Criterios de Auditora: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos usados como
referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditora.

Tipo de Auditora
De Primera Parte

Son las llamadas Auditoras Internas. Realizadas por la propia organizacin o en su


nombre. Generalmente las realiza:
 Un departamento a otro.
 La oficina central a un departamento.
 Puede realizarlas personal interno o externo (imparcialidad y objetividad).
De Segunda Parte





Partes interesadas

Son llevadas a cabo por partes interesadas. Como por ejemplo Clientes a
Proveedores - Casa Central a sucursales - Cliente a Contratista.
De Tercera Parte

Interna

Certificacin

Realizadas por organizaciones auditoras independientes y externas, que


proporcionan la certificacin de conformidad.
Basadas en una norma o estndar.
Segn criterios de acreditacin.
No se permite realizar consultora.

Principales Definiciones
Programa de auditora: Detalle acordados para un conjunto de una o ms auditoras
planificadas para un perodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito
especfico.
Plan de auditora: Descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una
auditora.
Alcance de una auditora: Extensin y lmites de una auditora. Incluye generalmente
una descripcin de las ubicaciones, las unidades de la organizacin, las actividades y los
procesos, as como el perodo de tiempo cubierto.
Conclusiones de la auditora: Resultado de una auditora tras considerar los objetivos de
la auditora y todos los hallazgos de la auditora.

Principales Definiciones
Hallazgos de la auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora
recopilada frente a los criterios de auditora.
NOTA. Los hallazgos de la auditora pueden indicar tanto conformidad o no conformidad
con los criterios de auditora como oportunidades de mejora.
No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Competencia: Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades para alcanzar los
resultados pretendidos.

Principios de Auditora
(Punto 4 ISO 19011:2011)
 Integridad: Fundamento de la profesionalidad (honestidad, diligencia, responsabilidad,
imparcialidad, demostrar competencia, cumplir requisitos legales).
 Presentacin imparcial: Informar con veracidad y exactitud.
 Debido cuidado profesional: Diligencia y juicio al auditar; factor importante es tener la
competencia necesaria
 Confidencialidad: Seguridad de la informacin (discrecin en el uso y proteccin de la
informacin adquirida).
 Independencia: Base de la imparcialidad y objetividad. Auditores independientes, libres
de sesgo y conflicto de intereses.
 Enfoque basado en la evidencia: Empleo del mtodo racional para alcanzar
conclusiones fiables y reproducibles (muestreo apropiado).
La evidencia de la auditora es verificable.

ACTUALIZACIN 19011:2011
La norma ISO 19011 tiene un alcance ms amplio que su predecesora, ya que ahora incluye cualquier
sistema de gestin. Anteriormente, el documento se limitaba a sistemas de gestin de la calidad y
sistemas de gestin ambiental. El nuevo documento incluye los principios y el proceso para planificar y
realizar una auditora
Se aclara la diferencia entre la ISO 19011:2011 y la ISO 17021:2011. La segunda aplica estrictamente para
auditoras realizadas como parte de un proceso de certificacin (tercera parte) por un rgano
competente, mientras que la primera incluye los otros tipos de auditoras (siempre que no sean
financieras).

ACTUALIZACIN 19011:2011
Principales Cambios
Los principales cambios del documento incluyen:
 Se defini la diferencia entre la norma ISO 19011 e ISO 17021.
 Se introdujo a la auditora el concepto de gestin de riesgo, as como la referencia a la
utilizacin de mtodos remotos de auditora.
 Se agreg la confidencialidad como un nuevo principio y se sustituy el principio de
conducta tica por la integridad.
 Se reorganizaron las secciones 5, 6 y 7 del documento. El principal cambio es la mejora
de la redaccin de las secciones para darles fluidez y la inclusin de referencias al
Anexo B, en el cual se hace referencia a tcnica y herramientas especficas para llevar a
cabo las orientaciones sugeridas en cada seccin.
 Se reforz el tema de competencias y el proceso de su evaluacin. Se da un perfil ms
alto a las funciones del administrador del Programa de Auditoras.
 En el Anexo B se presentan ejemplos ilustrativos de conocimientos y habilidades
especficos para un mayor rango de disciplinas.
 Se agregaron nuevas definiciones y se reescribieron otras.

Gestin de
Auditorias

Establecimiento de los objetivos del


programa de auditoria
(Punto 5.2)

(ISO 19.011:2011)

Establecimiento del programa de auditora


(Punto 5.3)

Planificar

- Funciones y responsabilidades
- Competencias
- Alcance
- Identificacin/evaluacin de riesgos
- Recursos
- Procedimientos
Implementacin del programa de auditora
(Punto 5.4)
- Definicin objetivo, alcance, criterios para
una auditora
- Seleccin mtodos de auditora
- Seleccin miembros equipo auditor
- Asignacin de responsabilidades al lder
equipo
- Gestin del resultado del programa
- Gestin y mantenimiento de los registros
Seguimiento del programa de auditoria
(Punto 5.5)

Revisin y mejora del programa de


auditoria
(Punto 5.6)

Competencia y
evaluacin de los
auditores
(Punto 7)
Hacer
Realizacin de una
auditora
(Punto 6)

Verificar

Actuar

Programa de Auditora
Un programa de auditora puede incluir una o ms auditoras, dependiendo del
tamao, la naturaleza y la complejidad de la organizacin que va a ser auditada.
La alta direccin debera otorgar la autoridad para la gestin del programa de auditora.
Cuando se identifiquen los recursos para el programa, debera considerarse:
a)

Los recursos financieros necesarios para desarrollar, implementar, dirigir y


mejorar las actividades de la auditora;

b)

Las tcnicas de auditora;

c)

Los procesos para alcanzar y mantener la competencia de los auditores y para


mejorar su desempeo;

d)

La disponibilidad de auditores y expertos tcnicos que tengan la competencia


apropiada para los objetivos del programa;

e)

La amplitud del programa;

f)

El tiempo de viaje, alojamiento y otras necesidades.

Programa de Auditora
Actividades:





Elaboracin del calendario de las auditorias.


Seleccin de los equipos auditores.
Conduccin de las actividades de auditora.
Conservacin de los registros.

Objetivos de las Auditoras:


 Determinacin del grado de conformidad del Sistema de Gestin auditado, o
parte de l, con los criterios de auditora.
 Evaluacin de la capacidad del Sistema de Gestin para asegurar el cumplimiento
de los requisitos legales, reglamentarios y contractuales.
 Evaluacin de la eficacia del Sistema de Gestin para lograr los objetivos
especificados.
 Identificacin de reas de mejora potencial del Sistema de Gestin.

69

Programa de Auditoria
Competencias del Auditor
 Las cualidades personales (tico, de mentalidad abierta, diplomtico, observador,
perceptivo, verstil, tenaz, decidido y seguro de s mismo.)
 La capacidad para aplicar los conocimientos y habilidades, adquiridos mediante la
educacin, la experiencia laboral, la formacin como auditor y la experiencia en auditoras.
Principios de auditora, procedimientos y tcnicas,
documentos del sistema de gestin y de referencia
situaciones de la organizacin
leyes, reglamentos y otros requisitos aplicables pertinentes a la disciplina.
 Conocimientos especficos de acuerdo al sistema de gestin a auditar.

Evaluacin de auditores:
 Identificar necesidades de formacin y de mejoras de otras habilidades.
 Se debe realizar respecto a las competencias y desempeo.

70

Programa de Auditora
Perodo

Fecha de aprobacin

Responsable aprobacin

rea Auditada /
Clusula / Proceso

Objetivo

Meses
E

TALLER

Equipo
Auditor

Actividades de Auditora
Inicio Auditora

Preparacin de actividades

Realizacin Auditoria In situ

Confeccin informe

Finalizacin

Seleccin del equipo auditor


Informacin del equipo auditor
Designacin del lder del equipo
- Preparacin del plan de auditora
- Confirmacin de los objetivos, alcance y criterios de auditora
- VB del plan de auditora por Representante de Gerencia
- Comunicacin del plan de auditora a las reas auditar
- Revisin de la documentacin relacionada y preparacin de los documentos de trabajo
- Realizacin de la reunin de apertura
- Recopilacin y verificacin de la informacin
- Generacin de hallazgos de auditora
- Preparacin de las conclusiones de la auditora
- Realizacin de la reunin de cierre
- Preparacin del informe de auditora (software optimum pro)
- Aprobacin y distribucin del informe de auditora

- Se han cumplido todas las actividades del plan y se ha distribuido informe aprobado

- Lderes tratan las no conformidades de acuerdo al proceso de acciones correctivas y preventivas

Seguimiento

- Auditorias posteriores, si la organizacin lo determina

1. Seleccin Equipo Auditor


Equipo auditor: Uno o ms
auditores que llevan a cabo
una auditora.

Auditor
Lder

Auditores

Auditor: Persona con la


competencia para llevar a
cabo una auditora

Observadores

Expertos
Experto Tcnico: Persona
que aporta experiencia o
conocimientos especficos con
respecto a la materia que se
vaya a auditar.

Responsabilidades de los Auditores


Auditor Lder:
Adems de las responsabilidades normales de un auditor debe:







Planificar la auditora y hacer uso eficaz de los recursos durante la auditora.


Asegurar que los auditores que componen el equipo de auditora realicen su funcin con
objetividad e imparcialidad.
Asegurar la realizacin de auditoras en concordancia con los requisitos de las normas del
Sistema de Gestin y de acuerdo al Procedimiento
Registrar y presentar el informe de auditora con sus respectivas no conformidades segn
los plazos definidos por la organizacin.
Proporcionar direccin y orientacin a los auditores en formacin.

Auditor:
 Efectuar e informar los resultados de las auditoras internas programadas.
 Asegurar que la evidencia de la auditora es suficiente y apropiada para declarar los
hallazgos.
 Planificar y ejecutar las responsabilidades asignadas en forma eficiente y efectiva.
 Documentar los hallazgos.
 Retener y salvaguardar los documentos de la auditora.
 Cooperar con el auditor lder y apoyarlo.

Actividades de Auditora
Inicio Auditora

Preparacin de actividades

Realizacin Auditoria In situ

Confeccin informe

Finalizacin

- Seleccin del equipo auditor


- Informacin del equipo auditor
- Designacin del lder del equipo
- Preparacin del plan de auditora
- Confirmacin de los objetivos, alcance y criterios de auditora
- VB del plan de auditora por Representante Gerencia
- Comunicacin del plan de auditora a las reas auditar
- Revisin de la documentacin relacionada y preparacin de los documentos de trabajo
- Realizacin de la reunin de apertura
- Recopilacin y verificacin de la informacin
- Generacin de hallazgos de auditora
- Preparacin de las conclusiones de la auditora
- Realizacin de la reunin de cierre
- Preparacin del informe de auditora (software optimum pro)
- Aprobacin y distribucin del informe de auditora

- Se han cumplido todas las actividades del plan y se ha distribuido informe aprobado

- Lderes tratan las no conformidades de acuerdo al proceso de acciones correctivas y preventivas

Seguimiento

- Auditorias posteriores, si la organizacin lo determina

1. Plan de Auditora
El Plan de auditora debera incluir:
a) los objetivos;
b) los criterios y documentos de referencia;
c) el alcance, incluyendo la identificacin de las unidades funcionales y procesos
a auditar;
d) las fechas y lugares de las actividades in situ;
e) el horario y duracin estimada de las actividades y reuniones;
f) las funciones y responsabilidades del equipo auditor;
g) la asignacin de recursos especiales.

1. Plan de Auditora
Plan de auditora
Organizacin:
Direccin:
Fecha de Auditoria:
Auditor Lder:
Equipo Auditor:
Objetivo
Alcance
Criterio / Documento

Fecha

Hora

Auditor

rea/ Departamento / Proceso / Funcin

Contacto Clave

TRABAJO PRCTICO III:


Confeccionar Plan de Auditora

3. Preparacin de los documentos de trabajo


El equipo auditor debera revisar la informacin pertinente de las tareas
asignadas y preparar los documentos de trabajo que sean necesarios
como referencia y registro.
Pueden incluir:
a) Listas de verificacin y planes de muestreo;
b) Formularios para registrar informacin, evidencias de apoyo,
hallazgos y registros de las reuniones.
El uso de listas de verificacin y formularios no debera restringir la
extensin de las actividades, que pueden cambiarse como resultado de la
informacin recopilada durante la auditora.
Los documentos de trabajo, incluyendo los registros resultantes, deben ser
retenidos, al menos, hasta la finalizacin de la auditora.

3. Preparacin de los documentos de trabajo


Propsito de las listas de verificacin:
 Ayudar a la memoria
 Asegurar que se cubran los aspectos y puntos de control
 Asegurar que la interaccin entre procesos sea cubierta
 Asegurar profundidad y continuidad a la auditoria
 Ayudar al manejo del tiempo
 Evita improvisaciones
 Para el reporte final de la auditoria
 Se preparan utilizando la informacin del sistema de gestin
 Considerar la secuencia e interaccin de los procesos
 Se referencia la documentacin de referencia

Lista de Verificacin
Fecha:
Equipo Auditor:
rea Auditada
Clusula /Norma/
Procedimiento

Requerimiento

C / NC /
Obs. / OM

Evidencia
(Respaldos)

Firma Equipo Auditor

81

TRABAJO PRCTICO IV:


Lista de Verificacin

Actividades de Auditora
Inicio Auditora

Preparacin de actividades

Realizacin Auditoria In situ

Confeccin informe

Finalizacin

- Seleccin del equipo auditor


- Informacin del equipo auditor
- Designacin del lder del equipo
- Preparacin del plan de auditora
- Confirmacin de los objetivos, alcance y criterios de auditora
- VB del plan de auditora por Representante Gerencia
- Comunicacin del plan de auditora a las reas auditar
- Revisin de la documentacin relacionada y preparacin de los documentos de trabajo
- Realizacin de la reunin de apertura
- Recopilacin y verificacin de la informacin
- Generacin de hallazgos de auditora
- Preparacin de las conclusiones de la auditora
- Realizacin de la reunin de cierre
- Preparacin del informe de auditora
- Aprobacin y distribucin del informe de auditora

- Se han cumplido todas las actividades del plan y se ha distribuido informe aprobado

- Lderes tratan las no conformidades de acuerdo al proceso de acciones correctivas y preventivas

Seguimiento

- Auditorias posteriores, si la organizacin lo determina

1. Reunin de apertura
Se debera realizar una reunin de apertura con la direccin del auditado o, cuando sea
apropiado, con el(los) responsable(s) de las funciones o procesos que se van a auditar. Su
propsito es:


Confirmar el plan de auditora;

Proporcionar un breve resumen de las actividades previstas;

Confirmar los canales de comunicacin;

Proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas.

En auditoras internas de pequeas organizaciones, la reunin inicial puede consistir en una


comunicacin de la realizacin de la auditora y la explicacin de su naturaleza.
NO OLVIDAR:
- Dirigida por auditor lder
- Se presenta al equipo auditor
- Se presenta y confirma el Plan de Auditora
- Realizar modificaciones horarias.

2. Recopilacin y verificacin
Durante la auditora, debera recopilarse, mediante un muestreo apropiado, y verificarse, la
informacin pertinente para los objetivos, alcance y criterios de la misma, incluyendo la
informacin relacionada con las interrelaciones entre funciones, actividades y procesos.
Slo la informacin que es verificable puede constituir evidencia de la auditora. La evidencia
debera ser registrada.
Importante sobre el Muestreo:
No hay un frmula matemtica o estadstica para establecer la cantidad correcta de muestras
a ser evaluadas durante una auditora.
Definir previamente la cantidad de muestras a ser analizadas (por ejemplo: uno, cinco o ms
registros) no es un mecanismo eficiente para asegurar la conformidad con un requisito
especfico. Es obvio que al aumentar la cantidad de muestras, el auditor tendr mayor
confianza respecto al estado real de implementacin del SIG que est auditando.

2. Recopilacin y verificacin
Cundo un muestreo es adecuado?
 Proporciona al auditor suficiente confianza de que el SIG del auditado est
implementado tal como se ha descrito en la documentacin
correspondiente.
 Cantidad de muestras a ser tomadas es coherente con la complejidad del
proceso que est siendo auditado, y con la calidad de la informacin
recibida del auditado durante las entrevistas.

2. Recopilacin y verificacin
Fuentes de informacin

Entrevistas, observacin, documentos, registros,


resmenes de datos, anlisis e indicadores, entre otros

Recopilacin y verificacin

HALLAZGOS:
Evidencias

Evaluacin c/ criterios

Hallazgos

Revisin

Conclusiones

Conformidades: La conformidad debe resumirse para


indicar las ubicaciones, funciones, procesos que se han
auditado.
No conformidades: Todas las no conformidades y las
evidencias de auditora que las apoyan deben ser
registradas. Las no conformidades pueden clasificarse
(categorizar su gravedad). Deberan revisarse con el
auditado para obtener el reconocimiento de que la
evidencia es exacta y que las no conformidades se han
comprendido.

2. Recopilacin y verificacin
El auditor debe realizar entrevistas, y analizar registros y evidencias durante la auditora.
Revisin de la documentacin:
 Manual del Sistema de Gestin
 Procedimientos
 Instructivos de trabajo
 Normas legales

 Plan de emergencia
 Otros documentos
 Registros

Obtencin muestra de registros:


 No existe el tiempo para verificar todo
 Seleccionar una muestra representativa de las acciones
 Cubrir el periodo que corresponde
Observaciones:
 No dejes de observar las evidencias (aspectos, equipos, condiciones fsicas,
controles operativos)
 Orden, limpieza, emisiones, residuos, condiciones de almacenamiento, etc.

Las 7 amigas del auditor

Quin?
Cundo?

Qu?
MUESTREME

Dnde?

Cmo?
Por qu?

PREGUNTAS CERRADAS:
Tienen como respuestas un si o no
No son recomendables en una auditora
PREGUNTAS TIPO APROVECHANDO LA OPORTUNIDAD:
Aprovechar una palabra o aspecto importante
PREGUNTAS DE ESCLARECIMIENTO
Que quiere decir?
Podra dar algunos ejemplos?

Comportamiento de un Auditor
 Escuchar atentamente.










Lenguaje simple, preciso y adaptado al interlocutor.


Preguntas simples y de manera que no induzcan las respuestas.
Ante una respuesta no mostrar alegra ni tristeza excesiva.
Mantener un tono de cooperacin.
No perder el control de la auditora.
Tener la autoridad suficiente para actuar en caso de que
no se vayan a cumplir los objetivos de la misma.
Presentarse amablemente y explicar los objetivos de su trabajo.
Tener presente que la auditora no es:
 Caza de brujas
 Desconfianza
 Traicin
 Venganza
 Evitar hacer observaciones sobre la eficacia de mtodos alternativos.
 El tiempo es un recurso limitado que debe ser gestionado para cumplir los
objetivos de la auditora.
 Debe evitar dejarse llevar por aspectos personales.

Un buen auditor
1.

Sinceridad, honestidad, objetividad y profesionalismo

2.

Ser capaz de ver lo que otros no ven

3.

No ver lo que no existe (no es evidenciable)

4.

Que no tenga miedo a enfrentar a la gerencia con malas


noticias

5.

Qu sepa reconocer sus propios errores y que le guste aprender


de los mismos

6.

Qu sea abierto a escuchar nuevas ideas o diferentes puntos de


vista acerca de una situacin o incidente.

7.

No ser conformista (en otras palabras, que no se conforme con


respuestas a medias dadas por los dueos de los procesos

Ejemplos de Auditor
1. El auditor de despacho:
Presta demasiada atencin a asegurar que toda la documentacin cumple con la norma y
dedica poco tiempo para verificar in situ la realidad del sistema.
Problema: No ha entendido bien la realidad de un SG; o bien no sabe planificar
correctamente.
2. El Terco:
Necesariamente tiene que encontrar algo mal para justificar su trabajo.
Se aferra a un requisito hasta encontrar algo mal, y despus pasa a otro punto.
Problema: Perder demasiado tiempo en un rea determinada, No sabe planificar el
tiempo.
3. El Auditor Sabelotodo:
Dice mucho ah ya entiendo (y piensa SOCORRO! En lugar de No estoy familiarizado
con ese proceso, podra explicrmelo?.
Cree que existe slo una forma correcta de implementar un requisito.
Trata de ver el sistema que le gustara y no el que existe realmente. Se cierra a otros
enfoques.
Problema: Auditor cerrado.
Propio de auditores que se familiarizan mucho con un requisito.

93

Ejemplos de Auditor
El Auditor Profesional
 Proporciona buen trato; logra cooperacin entre auditado - auditor.
 No es una competicin entre ambos.
 Logra del auditado una gran cantidad de informacin y la analiza con sentido comn.
Problema: Ser siempre reclutado para hacer auditorias.
Caractersticas de un Mal Auditor
 Crdulo
 Despreocupado.
 Cnico
 Falto de Visin.
 Indisciplinado.
 Influenciable.
 Discutidor.
Malos Hbitos que se deben evitar
 Fingir que se presta atencin.
 Preocupacin por otras cuestiones.
 Reaccin exagerada situaciones particulares de la empresa como; huelgas,
negociaciones, entre otras.
 Encarar al entrevistado.
 Hacer sonar los dedos.
 Mostrar impaciencia.
94

3. Hallazgos
No conformidad: Incumplimiento, total o parcial, de un
requisito. Los requisitos pueden ser normativos o propios del SIG.
 Requisitos normativos y legales = Debe establecidos en Norma ISO 9001/ISO
14001/OHSAS 18001/Leyes asociadas, como por ejemplo: Decreto 66, Decreto 67, Decreto
280, OGUC.
 Requisitos SIG = Debe establecidos en la documentacin perteneciente al SIG.

Observacin: Insuficiente evidencia para declarar una


No Conformidad.
Oportunidad de Mejora: Oportunidad para mejorar el
desempeo, los resultados y la satisfaccin de las
partes interesadas.

TRABAJO PRCTICO V:
Evaluacin de Hallazgos

4. Preparacin de las Conclusiones


Antes de la reunin de cierre, el equipo auditor debera:
a)

revisar los hallazgos y cualquier otra informacin recopilada durante la auditora


frente a los objetivos;

b)

acordar las conclusiones de la auditora tomando en consideracin la incertidumbre


inherente;

c)

preparar las recomendaciones, si as constaba en los objetivos;

d)

si procede, comentar las actividades de seguimiento.

Ayuda prctica:
Las conclusiones pueden dirigirse a cuestiones tales como:
- grado de conformidad del sistema de gestin con respecto a los criterios de auditora;
- eficacia de la implementacin, mantenimiento y mejora del sistema de gestin;
- capacidad del proceso de revisin por la direccin para asegurar la continua
adecuacin, eficacia y mejora del sistema.

5. Reunin de cierre
Se debera efectuar una reunin de cierre, presidida por el lder del equipo auditor, para
presentar los hallazgos y conclusiones de la auditora, de tal manera que sean
comprendidos y reconocidos por el auditado y, si es necesario, acordar el plazo para que el
auditado presente un plan de acciones correctivas y preventivas.
En auditoras internas en pequeas organizaciones, la reunin de cierre puede consistir
slo en una comunicacin de los hallazgos y las conclusiones.
En el resto de situaciones, la reunin debe ser formal y las actas, incluyendo los registros
de asistencia, deberan conservarse.

Actividades de Auditora
Inicio Auditora

- Seleccin del equipo auditor


- Informacin del equipo auditor
- Designacin del lder del equipo

Preparacin de actividades

- Preparacin del plan de auditora


- Confirmacin de los objetivos, alcance y criterios de auditora
- VB del plan de auditora por Representante de Gerencia
- Comunicacin del plan de auditora a las reas auditar
- Revisin de la documentacin relacionada y preparacin de los documentos de trabajo

Realizacin Auditoria In situ

-- Realizacin de la reunin de apertura


-- Recopilacin y verificacin de la informacin
-- Generacin de hallazgos de auditora
-- Preparacin de las conclusiones de la auditora
-- Realizacin de la reunin de cierre

Confeccin informe

Finalizacin

- Preparacin del informe de auditora.


- Aprobacin y distribucin del informe de auditora

- Se han cumplido todas las actividades del plan y se ha distribuido informe aprobado

- Lderes tratan las no conformidades de acuerdo al proceso de acciones correctivas y preventivas

Seguimiento

- Auditorias posteriores, si la organizacin lo determina

1. Preparacin, aprobacin y distribucin del


informe
Preparacin del informe.
 Responsabilidad del auditor lder.
 Distribucin a Representante de Gerencia y Coordinadores
 Proporcionar un registro claro, conciso y preciso de la auditora.
Contiene:







Los objetivos, alcance y criterios de auditora


Identificacin del auditor lder y equipo auditor
Fechas de la auditora
Hallazgos: Conformidades, no conformidades, observaciones y oportunidades de mejora
Recomendaciones
Conclusiones.

1. Preparacin, aprobacin y distribucin del


informe
A CONSIDERAR:

Evitar crticas personales y redactar el informe de un modo impersonal.

No reflejar opiniones sobre hechos que no se conocen.

No indicar la causa de una desviacin ni recomendar acciones correctivas.

Aprobacin y distribucin del informe.

Emisin en el tiempo acordado, si no es posible, comunicar al cliente razones del


atraso y concordar una nueva fecha.

Informe fechado, revisado y aprobado.

Distribuir a los receptores acordados con el cliente.

El informe es de propiedad del cliente.

2. Informe de auditora
Las no conformidades deben referenciar los requisitos que se incumplen (desviacin) y
soportarse en evidencias.
En caso de duda sobre una situacin observada, otorgar el beneficio de la duda y no
considerarla
Claro y conciso.
Basado en evidencias objetivas slidas.
Contenido de una NC:
descripcin del hecho.
cual es la evidencia?
dnde se detect?
requisito no cumplido (desviacin).

2. Informe de auditoria
REDACCIN DE LA NO CONFORMIDAD
Redactar una definicin clara y precisa de la NO CONFORMIDAD. Este
enunciado ha de ser preciso y debe poder medirse.

NC = DESVIACIN + EVIDENCIA
Un ejemplo:
Se evidencia que no se cumple con la frecuencia semestral establecida para la
revisin gerencial.
Evidencia: ltima revisin gerencial realizada con fecha 20.10.2009.
Fecha deteccin: 28.12.2010.

2. Informe de auditora
REDACCIN DE LA NO CONFORMIDAD
- Siempre en negativo.
-

Nunca indicar causas, soluciones o recomendaciones.

Claro, conciso y exacto.

Decir exactamente lo que se quiere decir.

Apoyarse en ejemplos concretos (evidencias).

Utilizar la misma terminologa empleada en el Sistema de Gestin.

Escribir nicamente de lo que se est seguro.

Redactar pensando en cmo se podra rebatir.

No olvidar el carcter muestral de toda auditora.

104

TRABAJO PRCTICO VI:


Anlisis de Situaciones para la
Identificacin de No Conformidades

Sinptico de actividades de la auditora.


Revisin documentacin

Recopilacin informacin

Hallazgos

Conformidades
Resumen

No Conformidades
Conclusiones

Reunin de cierre

Informe

Todas

Actividades de Auditora
Inicio Auditora

- Seleccin del equipo auditor


- Informacin del equipo auditor
- Designacin del lder del equipo

Preparacin de actividades

- Preparacin del plan de auditora


- Confirmacin de los objetivos, alcance y criterios de auditora
- VB del plan de auditora por Representante de Gerencia
- Comunicacin del plan de auditora a las reas auditar
- Revisin de la documentacin relacionada y preparacin de los documentos de trabajo

Realizacin Auditoria In situ

-- Realizacin de la reunin de apertura


-- Recopilacin y verificacin de la informacin
-- Generacin de hallazgos de auditora
-- Preparacin de las conclusiones de la auditora
-- Realizacin de la reunin de cierre

Confeccin informe

Finalizacin

-- Preparacin del informe de auditora (software optimum pro)


-- Aprobacin y distribucin del informe de auditora

- Se han cumplido todas las actividades del plan y se ha distribuido informe aprobado

- Lderes tratan las no conformidades de acuerdo al proceso de acciones correctivas y preventivas

Seguimiento

- Auditorias posteriores, si la organizacin lo determina

Actividades de Auditora
Inicio Auditora

- Seleccin del equipo auditor


- Informacin del equipo auditor
- Designacin del lder del equipo

Preparacin de actividades

- Preparacin del plan de auditora


- Confirmacin de los objetivos, alcance y criterios de auditora
- VB del plan de auditora por Representante de Gerencia
- Comunicacin del plan de auditora a las reas auditar
- Revisin de la documentacin relacionada y preparacin de los documentos de trabajo

Realizacin Auditoria In situ

- Realizacin de la reunin de apertura


- Recopilacin y verificacin de la informacin
- Generacin de hallazgos de auditora
- Preparacin de las conclusiones de la auditora
- Realizacin de la reunin de cierre

Confeccin informe

- Preparacin del informe de auditora


- Aprobacin y distribucin del informe de auditora

- Se han cumplido todas las actividades del plan y se ha distribuido informe aprobado

Finalizacin

- Lderes tratan las no conformidades de acuerdo al proceso de acciones correctivas y preventivas

Seguimiento

- Auditorias posteriores, si la organizacin lo determina

Ojo, es importante tener en cuenta que:

 Las auditoras son costosas.


 Las auditoras deben ser bien planeadas y conducidas.
 Las auditoras no deben ser realizadas por sorpresa.
 Se deben acordar siempre con el auditado las fechas
convenientes por adelantado para la elaboracin del Plan
de auditora.