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FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

INFORME DE CONTABILIDAD GENERAL

SISTEMA CONTABLE DE UNA EMPRESA Y


DOCUMENTOS MERCANTILES

Alumnos

Pedro Gutirrez
Nelson Gacita
Rodrigo Gonzlez
Miguel Pacheco
Elizabeth Yez

Docente

Gilda Rodrguez Quezada

Asignatura

Contabilidad General

Los ngeles, Lunes 20 Julio de 2009

INDICE

1.-

INTRODUCCIN.......................................................................................................................................... 3

2.-

DESCRIPCIN DE LA EMPRESA..............................................................................................................4

2.1.- MISIN..................................................................................................................................................... 4
2.2.- VISIN..................................................................................................................................................... 4
2.3.- ORGANIGRAMA...................................................................................................................................... 5

3.-

FLUJO DE INFORMACIN CONTABLE Y REMUNERACIONES..............................................................6

4.-

EXPLICACIN FLUJO DE INFORMACIN CONTABLE Y REMUNERACIONES....................................8

4.1.- EXPLICACIN FLUJO DE INFORMACIN CONTABLE........................................................................8


4.2.- EXPLICACIN FLUJO DE REMUNERACIONES....................................................................................9

5.-

DOCUMENTOS MERCANTILES...............................................................................................................10

5.1.- FACTURA............................................................................................................................................... 10
5.2.- NOTA DE CRDITO / NOTA DE DBITO..............................................................................................13
5.3.- GUA DE DESPACHO............................................................................................................................ 15
5.4.- BOLETAS............................................................................................................................................... 16

6.-

CONCLUSIN............................................................................................................................................ 19

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1.- INTRODUCCIN
El presente informe investigativo, tiene como misin principal obtener una visin
objetiva y clara del funcionamiento del Sistema Contable en una empresa, en este
caso ser IMF S.A., posteriormente descrita.
Para ello nuestro grupo, recab informacin de la empresa, organigrama de esta,
flujo contable y flujo de remuneraciones, para poder identificar y aplicar los
conocimientos entregados en este ramo, hecho que nos lleva a efectuar ms
detalladamente y con mayor entendimiento lo expuesto.
Adems hemos reunido informacin clara y breve de algunos documentos
mercantiles, sustento relevante para los hechos econmicos que se registran en la
contabilidad de cualquier empresa.

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2.- DESCRIPCIN DE LA EMPRESA


IMF S.A., creada en el ao 1996, se defini como una empresa de servicios de
apoyo a la gestin agroforestal e industrial.
Sus servicios en las reas de mensura, certificaciones forestales, monitoreos
(Determinacin factores de conversin), control de operaciones territorialmente
dispersas y desarrollo gentico de eucaliptus, estn orientados a dar solucin a
cada cliente de forma automatizada y oportuna, aportando un importante valor
agregado a las decisiones vinculadas con la gestin tcnica, administrativa y
comercial.
Se divide en cinco reas operativas (Control Produccin, Certificaciones, Mensura,
Monitoreos, Gentica), con una dotacin de 105 trabajadores.
Mantiene un permanente programa de desarrollo de soluciones, un activo
programa de capacitacin al personal y su meta a corto plazo es obtener la
Certificacin de calidad Nch 2909.
La empresa cuenta con un Sistema Contable Computacional llamado
EdiContabilidad y para las Remuneraciones uno llamado EdiRemuneraciones.
2.1.- MISIN
Contribuir al logro de los objetivos empresariales de nuestros clientes,
proporcionando servicios integrales en las reas agroforestal e informacin
estratgica, basados en la excelencia de nuestro personal, la innovacin
tecnolgica y el mejoramiento continuo de los procesos, que permitan garantizar la
precisin, oportunidad, calidad y veracidad en la informacin y servicios
entregados.

2.2.- VISIN
Posicionar a IMF S.A. en el rea agroforestal, como una empresa de excelencia y
lder en innovaciones tecnolgicas de la informacin, expandiendo nuestros
servicios al mercado internacional y contribuyendo al desarrollo social, ambiental y
econmico.

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2.3.- ORGANIGRAMA

3.- FLUJO DE INFORMACIN CONTABLE Y REMUNERACIONES

4.- EXPLICACIN FLUJO DE INFORMACIN CONTABLE Y REMUNERACIONES


4.1.- EXPLICACIN FLUJO DE INFORMACIN CONTABLE
1. Recepcin y emisin de documentos contables:

Facturas, boletas, guas, etc. por parte de la relacin con los clientes y proveedores de la empresa.

Retroalimentacin de los documentos contables del perodo anterior, para inicio de nuevo perodo.

El responsable de la recepcin de dichos documentos es el Encargado Administracin y Contabilidad de la


empresa.
2. Ingreso de documentos y datos:

Ingreso de documentacin contable al sistema EdiContabilidad.

Ingreso de movimientos en efectivo al flujo de caja.

El responsable de la realizacin de estas actividades es el Encargado Administracin y Contabilidad de la


empresa.
3. Generacin de reportes:

Libro Diario, Mayor, Balance de 8 columnas, Balance clasificado, Balance de Comprobacin y Saldos, Estados
de Resultados, Libro de Honorarios, Libro de Compra y Ventas.

Declaracin y pago de los impuestos correspondientes a las actividades financieras de la empresa (IVARENTA).

El responsable de la generacin de estos reportes es el Encargado Administracin y Contabilidad de la


empresa. La impresin de Libro de Compra y Ventas y Libro de Honorarios se hace en hojas foliadas para
posterior timbraje por SII, para el respaldo contable.

4. Recepcin de documentacin contable para la toma de decisiones: Balances, estados de resultados, etc.
El responsable del anlisis de dichos documentos es el Gerente General de la empresa.

4.2.- EXPLICACIN FLUJO DE REMUNERACIONES


1. Emisin de tarja mensual con detalle de trabajadores y das trabajados con los respectivos bonos si
aplican.
Los responsables de la generacin de las tarjas mensuales son los Responsables de rea de la empresa.
2. Ingreso de liquidaciones de cada trabajador con sus respectivos haberes y descuentos a sistema
EdiRemuneraciones.
El responsable de la realizacin de estos ingresos es el Encargado Administracin y Contabilidad de la
empresa.
3. Generacin de reportes de remuneraciones:

Liquidaciones de sueldo.

Emisin y pago de planillas de AFP, Isapres, CCAF, Mutuales y Servicio Medico si aplica.

Centralizacin contable de remuneraciones con EdiContabilidad.

Generacin y envo de archivos digitales para PREVIRED.

El responsable de la generacin de estos reportes es el Encargado Administracin y Contabilidad de la


empresa.
4. Recepcin y firma de liquidaciones de sueldo por parte de los trabajadores.

El responsable de la aceptacin de las liquidaciones es cada Trabajador y la recopilacin de estas; firmadas es el


Encargado Administracin y Contabilidad de la empresa.

5.- DOCUMENTOS MERCANTILES


5.1.- FACTURA
La factura es un documento que acredita legalmente una operacin de
compraventa. En ella se relacionan detalladamente los artculos que el proveedor
manda al comerciante, o los que el comerciante entrega al cliente. Adems viene
desglosado el IVA.
Las facturas se confeccionan con los datos consignados en el pedido y en la gua
de despacho.
La obligacin de expedir y entregar facturas esta regulada de forma rigurosa.
Las facturas son exigidas por el artculo 52 del decreto Ley N 825 de 1974.
Debern expedir facturas los empresarios y profesionales por las operaciones que
realicen, incluso por las exportaciones, debiendo conservar las mismas.
Las facturas tienen dimensiones mnimas 21,5 centmetros de ancho y 15,0
centmetros de alto.
La numeracin debe ser correlativa, nica nacional, de acuerdo al contribuyente.
Los ejemplares llevan impresa la leyenda que indique su destino en el vrtice
inferior derecho del documento y en direccin horizontal:
ORIGEN
DUPLICADO
TRIPLICADO

: CLIENTE
: SERVICIO DE IMPUESTOS INTERNOS
: CONTROL TRIBUTARIO

Cualquier otra copia que los contribuyentes deseen incorporar deber llevar la
leyenda de su destino. Por ejemplo:
CUADRIPLICADO : CONTROL INTERNO CONTABILIDAD
QUINTUPLICADO : CONTROL INTERNO REGISTRO EXISTENCIA
El triplicado deber portarse para ser exhibido durante el traslado de las
mercaderas, junto con el original, el que debe ser entregado al Servicio de
Impuestos Internos que lo requieran. Si no fuera retirado por los funcionarios,
deber ser conservado por el destinatario, a fin de direccin regional del Servicio
de Impuestos Interno, cuando lo sea requerido.
Deben estar timbradas con el sello oficial, por el Servicio de Impuestos Internos.
Previo a su emisin por el comerciante.

El rol nico tributario del emisor del documento, el nombre del documento (la
palabra factura) y su numero correlativo debern ser impresos a cuatro
centmetros de altura por ocho centmetros de largo, enmarcado por una lnea por
un milmetro de grosor. Dicho recuadro ubicado al superior derecho del
documento, a 0,5 centmetros de corte y ser de color rojo.
Requisitos de Emisin:
Fecha de emisin.
Numeracin correlativa.
Nombre completo o razn social y nmero del rol nico tributario del
destinatario.
Domicilio completo del establecimiento.
Giro del negocio.
Detalle de la mercadera, precio unitario y monto de la operacin. El detalle de
las mercaderas y el precio unitario se podrn emitir mientras se hallan emitido
oportunamente las correspondientes guas de despacho.
Indicar separadamente la cantidad recargada por concepto de impuesto,
cuando proceda.
Indicar condiciones de venta; al contado, al crdito, mercadera puesta en
bodega del vendedor o del comprador, etc.
Las copias podrn emitirse con papeles y colores o tintas diferentes del original
y no debern llevar impreso ningn tipo de fondo.
Condiciones Especiales:
Se permite que las facturas dirigidas a un mismo destinatario contengan
diversas operaciones. En este caso deben constar separadamente las
contraprestaciones.
Pueden incluirse en una sola factura la totalidad de las operaciones realizadas
para un mismo destinatario durante cada mes tributario.
En las ventas al por menor bastar con poner a continuacin del precio la
expresin IVA incluido.
Principales Tipos de Facturas

Factura Electrnica
Factura de Venta
Factura de Compra
Factura Exenta de Iva

Factura Electrnica: Es un documento tributario generado electrnicamente, que


reemplaza al documento fsico, el cual tiene idntico valor legal y su emisin debe
ser autorizada previamente por el SII.
Descripcin de Factura Electrnica
El objetivo de este sistema es otorgarle validez legal tributaria a la factura
electrnica como medio de respaldo de las operaciones comerciales entre
contribuyentes y reemplazar con ello las facturas de papel que obliga a utilizar la
actual normativa. Esto permite obtener mejoras en los procesos de negocios de
los contribuyentes, disminuir sustantivamente los costos del proceso de
facturacin y facilita el desarrollo del comercio electrnico en nuestro pas,
contribuyendo de esta manera a impulsar la agenda tecnolgica y de
modernizacin del Pas.
La factura electrnica (o digital) es uno de los proyectos centrales en el mbito de
simplificacin tributaria de la Agenda Pro Crecimiento que el Gobierno viene
impulsando con organizaciones empresariales.
En Septiembre de 2003 el Servicio de Impuestos Internos declar abierto el
proceso de masificacin de la factura electrnica para todos los contribuyentes. A
partir de ese momento, los contribuyentes pueden postular y certificarse como
emisores y receptores de factura electrnica a travs de Internet y obtener la
resolucin del SII que los autoriza a operar con documentos tributarios
electrnicos.
La autenticidad del origen y la integridad de los documentos generados
electrnicamente sern
proporcionadas principalmente por el uso de los
certificados digitales, la firma electrnica y la intervencin de Servicio de
Impuestos Interno (SII).
Una vez emitido la factura electrnica es posible imprimir la misma en papel
simple, ya que debe contar con el mismo timbre electrnico en cdigo de barra
2d (PDF417). Es este cdigo que podr ser ledo en forma automtica y que
otorgar a la autoridad correspondiente todos los datos del documento que se
encuentra impreso para su fcil verificacin.

5.2.- NOTA DE CRDITO / NOTA DE DBITO


Estos documentos son complementarios a las facturas y tienen la finalidad de
aumentar o disminuir los valores de una factura anterior. La nota de dbito
aumenta los valores y la nota de crdito los disminuye. Por lo tanto tiene las
mismas caractersticas en dimensiones y normas que la factura.
Quienes deben emitir estos documentos?.
Los vendedores o prestadores de servicios, que habiendo emitido una
factura, se ven en la necesidad de aumentar o disminuir su valor por alguna
circunstancia. Estos documentos deben ser timbrados por el Servicio de
Impuestos Internos y deben tener, cada uno, una numeracin nica nacional, de
acuerdo al contribuyente.
Corresponde emitir una nota de crdito.
Disminucin del valor de la factura por:
Por diferencias de precio.
Descuentos o bonificaciones otorgados despus de la facturacin.
Sumas que se deben restituir a los compradores por devolucin de las
Mercaderas.
Si se emite mal una nota de dbito, esto se subsana emitiendo una nota de
crdito.
En general cualquier valor que disminuya el monto facturado.
Corresponde emitir una nota de dbito.
Aumento del valor de la factura por:

Aumento por diferencias de precios.


Intereses por operaciones a plazo.
Por gastos de cobranza de una factura.
Para dejar sin efecto la emisin de una nota de crdito.
En general, por cualquier motivo que se aumente el monto de lo facturado.

Datos que deben llevar impresos las notas de dbito y crdito.

Debe decir Nota de Dbito o Nota de Crdito.


Nombre o razn social del emisor.
Numero de RUT.
Domicilio de la casa matriz y sucursales.
Comuna.

Giro del negocio.


Telfono y casilla, si corresponde.
Numeracin correlativa nica para el documento.
Datos que deben ser llenados al emitir una nota de dbito o crdito.
Identificacin del destinatario con el nombre o razn social, Rut, giro,
comuna y telfono.
Fecha de emisin del documento.
Detallar el concepto por el que se emite el documento. Tratndose de
mercaderas, deben detallarse igual que en una factura.

5.3.- GUA DE DESPACHO


Son documentos de emisin obligatoria cuando se hubiera optado por postergar el
otorgamiento de la factura y cuando se trasladen bienes que constituyan o no
venta. Tambin quedan sujetas a las mismas medidas la factura, nota de crdito y
dbito.
Requisitos
Emitirse en triplicado, debiendo el original y el triplicado acompaar a los
bienes corporales muebles que se trasladan con motivo de una venta.
El duplicado deber conservarlo el emisor a objeto de proceder
posteriormente a la facturacin de la operacin, cuando corresponda debe
cumplir con los mismos requisitos sealados para las facturas.
Debe indicarse el nombre completo del prestador de servicio y receptor de
los bienes remitidos, cuando se trate de convenciones que no constituyen
venta, adems del resto de los antecedentes legales exigidos
Detalle completo de las especies que se trasladan, con indicacin de las
unidades, peso o volumen, nombre y caractersticas de las especies y valor
unitario.
En los traslados de bienes corporales muebles que correspondan a envos
que efecten los "vendedores" a consignatarios, comisionistas o martilleros,
cuando no importen ventas, ser obligatorio para los mandantes consignar
en las guas de despacho, un precio unitario de las especies, aproximado al
valor real de los bienes de que se trate. Pueden totalizarse, pero no indicar
separadamente el Impuesto al Valor Agregado.
En los otros traslados que no importen venta podr omitirse el valor unitario,
pero habr de consignarse en forma clara y detallada el motivo del mismo,
as por ejemplo: si se trata de traslado de bienes para su reparticin, de una
bodega a otra del propio emisor, para su distribucin

5.4.- BOLETAS
Quines estn obligados a emitir Boletas?
Las personas naturales o jurdicas, sociedades de hecho o comunidades que
realicen operaciones de ventas o prestacin de servicios que estn gravadas con
IVA.
A quienes hay que emitirles boletas?
A toda persona que compre o se beneficiaria de un servicio efectuada por las
personas sealadas en el punto anterior.
Timbraje y numeracin de las Boletas.
Las boletas de compraventas y servicios deben ser timbradas por el Servicio de
Impuestos Internos y tener una numeracin nica nacional.
Cuantos ejemplares tiene una Boleta y cual es su destino?
Tienen dos ejemplares:
Original: Lo conserva el vendedor.
Duplicado: Se entrega al cliente.
Datos impresos que debe tener una Boleta.
Debe decir Boleta de Ventas y Servicios
Nombre o razn social del emisor.
Rut
Direccin del establecimiento y sus sucursales, si corresponde.
Giro del negocio.
Numeracin correlativa.
Datos se deben llenar al emitir una Boleta
Fecha de emisin.
Monto de la operacin.
No deben anotarse los centavos.
El monto de la operacin incluye el IVA
No es obligatorio identificar las especies vendidas.
Opcionalmente, pueden hacerse boletas en que se identifique al comprador
y las especies vendidas.
Momento en que se debe emitir una Boleta
Si se trata de venta de bienes corporales muebles, la boleta debe emitirse al
momento de la entrega real o simblica de la cosa. Se considera entrega
simblica, cuando la cosa est a disposicin del comprador, pero ste no la retira,
cuando el vendedor entrega al comprador las llaves del lugar en que el bien est
guardado y cuando el comprador ya tena la posesin de la cosa desde antes de
la compraventa. Si trata de la prestacin de un servicio, la boleta debe emitirse al

momento del pago, o cuando el dinero se puso a disposicin del prestador del
servicio.
Monto mnimo para emitir una Boleta.
El monto mnimo para emitir una boleta es actualmente de $ 180. De todas formas
si el vendedor quiere, puede emitir boletas por menos del mnimo.
Qu debe hacerse con los montos inferiores al mnimo?
Se deben ir anotando en un listado y hacer una boleta por este monto al final del
da. Debe conservarse el original y la copia y anotarse en el libro de
compraventas.
Cmo se procede cuando nos devuelven mercaderas vendidas con una
boleta?
Se renen ambos ejemplares y se les pone la palabra nula. Al reverso debe
anotarse el nombre del comprador, su Rut y domicilio. Adems, ste debe firmar la
boleta. Si entre la venta y la anulacin han transcurrido menos de 3 meses, se
puede rebajar el IVA de la boleta en el mes que se anul. En general este es el
procedimiento para anular boletas de compraventa.
Se puede emitir nota de crdito o nota de dbito por venta realizada con
Boleta?
No, estos documentos son complementarios de las facturas.
Se puede vender con Boleta a un comerciante que pide Factura?
No, si se trata de un vendedor como nosotros, necesariamente se le debe emitir
una factura. De lo contrario no puede hacer uso del IVA,
Que detalle debe tener una Boleta.
Solo la fecha y el monto de la operacin. Pero si el vendedor quiere incluir otros
detalles en la boleta, puede hacerlo. Por ejemplo: detallar el artculo vendido.
Otros datos cotidianos
Se debe emitir la Boleta en un restaurante a un cliente en el momento en que ha
terminado de consumir, y en todo caso antes que el cliente haga abandono del
local.
Un comerciante minorista No se deben emitir boletas por la venta de cigarrillos al
pblico.
Que se hace si se han emitido boletas sin respetar el correlativo?
Se deben declarar en el mes que se emitieron. Deben hacerse los registros
correspondientes en el libro de ventas. Es recomendable destacarlo en el libro de
ventas.
Si se tienen varios vendedores en terreno, como se controla la entrega de
talonarios de boletas?

No hay un procedimiento establecido, pero puede hacerse lo mismo que en caso


de las sucursales, es decir, en el libro de control de documentos se anota la fecha
y la numeracin de los talonarios que se entregan a los vendedores.

6.- CONCLUSIN
Dentro del comn de nuestra motivacin por estudiar esta Carrera Tcnico en
Administracin de Empresas, hemos entendido lo fundamental que es la
Contabilidad General en el desempeo de una Empresa.
Nos permiti entender claramente como se produce el flujo contable y como
permite la informacin final, retroalimentar y tomar decisiones ms acertadas a la
hora de planificar. A la vez el hecho que el trabajo lo hayamos efectuado en
conjunto nos ayud a consolidar objetivos como equipo y entender lo que el otro
compaero expona.
Adems aprendimos datos importantes de los documentos mercantiles, algo que
en ms de una oportunidad pasbamos por alto o desconocamos.
Tambin algo relevante son los hechos econmicos que respaldados con orden,
confiabilidad y claridad de conceptos permiten la informacin adecuada y de
buena calidad.
El sistema contable ser determinado en funcin del tipo de empresa en que
estemos, ya sea manual o computacional.
Como objetivo final entendemos como funcionara en la parte contable nuestra
empresa en el da de maana.