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6 CLAVES PARA NO SATURAR

TUS LISTAS DE TAREAS


NUNCA MS
Iago Fraga
http://www.tecnicasdeorgani
zacion.com/wpcontent/uploads/2015/09/C%
C3%B3mo-puedoorganizarme-Iago-fraga.pdf
SATURAR-LISTA-DE-TAREAS
Uno de los factores que ms
aborrece de listas de tareas la
gente que las usa, es sin duda
la tendencia que tenemos a
saturarlas.
No est muy claro el por qu,
pero lo cierto es que siempre
entra ms de lo que sale. Esto
no slo te frustra, sino que
adems deriva en dos
problemas an ms graves:
Te hace perder la confianza
en la lista, dado que hay
demasiadas y al anotar una
muy
importante
temes
perderla de vista. Cada vez
tienes ms ganas de saltrtela
o reiniciarla.
Estars en constante deuda
de tiempo ya que para vaciar
la lista te sorprenders a ti
mismo ms de una vez
utilizando tiempo libre el fin
de semana para quitar cosas.
1. Una lista de tareas no es el
lugar para organizarte
Existe una gran diferencia
entre
un
sistema
de
organizacin y una lista de
tareas. El primero es capaz de
procesar absolutamente toda
la
informacin,
ideas,
proyectos,
estrategias,
objetivos, etc. que necesites,
una lista de tareas tan slo es
una lista y tan slo admite
tareas. Para que la lista
funcione no metas en ella
nada que no sea una tarea.
2. Las tareas de la lista
responden a un criterio

Cada lista debe contener un


nico tipo de cosas. Es
preferible crear varias listas a
mezclar todo en una. As
podemos tener una idea de lo
que contienen antes de leer el
primer elemento y podemos
saber
si
estamos
en
disposicin o no de hacer ese
tipo antes de empezar.
3. Crea una y slo una lista
principal
Necesitas una lista de tareas
principal que verificars cada
da rigurosamente. Una lista
de tareas te permite apuntar
elementos que hars y liberar
espacio en tu mente, pero
esto
podra
resultarte
imposible si cuando tienes
una tarea verdaderamente
importante, no dispones de
una lista a la que ests seguro
de volver antes de que sea
demasiado
tarde.
Sin
embargo, no es bueno ni
pertinente tener ms de una
de este tipo porque necesitas
habituarte a consultarla a
diario (pero si puedes poner
notas que indiquen lo que
tienes que hacer o tienes
apuntado en otros sitios).
4. Una tarea es una accin
simple
Otra necesidad para que tus
tareas no se apilen es que
sean
siempre
acciones
simples. A poder ser, describe
cada tarea con un verbo y
detalla hasta un nivel donde
tengas claro cmo la llevars
a cabo. No apuntes nunca
tareas demasiado extensas ni
complejas como Remodelar
la casa (porque tiene
demasiadas
etapas
intermedias)
ni
aparentemente simples si no
lo son para ti como hacer
una tortilla porque
5.
No
incluyas
tareas
condicionadas

Si no sabes preparar una


tortilla, lo primero es
aprender. El problema de
apuntar cosas como estas es
que, al no ser algo directo,
cuando mires tu lista de
tareas pensars sta an no
puedo, siguiente pero la
tarea quedar ah, volvers
otro da y el problema seguir
sin resolver porque la tarea
est mal formulada. As que
como norma general no
apuntes tareas bloqueadas,
sino el cmo desbloquearlas.
6. La gran clave: las
propuestas
Esto ha supuesto una
autntica revolucin para m
en los ltimos aos. Una vez
que has aplicado todos los
criterios anteriores an queda
un grupo de elementos que
NO son tareas y esto es lo que
yo llamo propuestas.
A diferencia de las tareas, las
propuestas no son cosas que
tengas la obligacin de hacer,
sino cosas que en caso de
poder hacerlas te harn
avanzar.
Ejemplo
de
propuestas son cosas como
mirar si te compensa cambiar
de compaa de telfono o
arreglar unos zapatos nuevos.
Las propuestas debemos
apartarlas y ponerlas en una
lista separada. Como no son
tareas no ests obligado a
mantener la lista vaca,
puedes acumularlas porque
son buenas ideas, pero a
ninguna idea le daremos
prioridad si siempre hay otras
mejores (lo cual optimiza una
vez
ms
nuestra
productividad).
Separando propuestas de
tareas, no slo consigues que
no se saturen tus listas de
tareas, sino que adems
respetars tus tareas como
obligatorias (porque sern

pocas y factibles) y al mismo


tiempo siempre que tengas
tiempo libre, tendrs una lista
con ideas muy buenas entre
las que seleccionar.
Concluyendo
A la salida de este artculo mi
recomendacin sera que
decidas qu lista ser tu
principal (tu agenda, por
ejemplo) y que crees un
archivo en tu ordenador de
propuestas vaco por el
momento.
Pero
cuando
detectes que en tu lista de
tareas hay algn elemento
que sea en realidad una
propuesta descrtalo ah sin
miedo.
Como siempre, el blog es
totalmente
tuyo
para
comentar, participar y opinar.
Te resuelve esto el problema
de las listas interminables de
tareas?

GTD: Olvida las Prioridades


Lo puedes leer en aprox. 3:23
minutos
http://www.optimainfinito.co
m/2010/07/gtd-olvida-lasprioridades.html
David Allen desaconseja el
uso de prioridades como
parte de su metodologa GTD.
El motivo es sencillo: las
prioridades no se pueden
administrar
sino
que
simplemente se tienen.
Imagina que ests trabajando
en un informe que tienes que
entregar al da siguiente. Es
un informe muy importante y
has decidido asignarle la
mxima prioridad, digamos
prioridad 1.
De repente suena el telfono.
Es tu jefe que necesita una
serie de datos para antes de
que acabe el da. As, como
por arte de magia, los datos

para tu jefe se han


convertido, sin que t puedas
hacer nada por evitarlo, en la
nueva mxima prioridad y ese
informe tan importante ha
pasado a ser prioridad 2.
Ests ocupado con los datos
para tu jefe cuando suena
nuevamente el telfono. Te
llaman del colegio de tu hijo;
se encuentra mal y debes ir a
recogerlo para llevrtelo a
casa.
Nuevamente
tus
prioridades cambian y los
datos para tu jefe reducen su
prioridad a 2, ya que recoger
a tu hijo es la nueva prioridad
1. A estas alturas ese informe
tan importante para maana
es ya prioridad 3.
Los
ejemplos
son
innumerables y dejan claro
que las prioridades no las
decides t. Por eso los
sistemas basados en asignar
prioridades segn criterios de
importancia y urgencia no
funcionan y son insuficientes
para organizar tu vida de un
modo productivo y sin estrs.
La cantidad de frentes
abiertos a los que tienes que
plantar cara a diario excede tu
capacidad as que por fuerza
tendrs que dejar parte de
ellos sin hacer. Ante esta
realidad, una vez asumes que
no vas a poder hacerlo todo,
lo que te va a proporcionar
mayor tranquilidad es estar
seguro de que tus decisiones
sobre lo que haces y lo que
dejas sin hacer son las
correctas.
Por eso en GTD no se
gestionan importancias, ni
urgencias, ni prioridades, sino
compromisos. Las preguntas
que debes plantearte cada
vez que vas a hacer algo no
tienen que ver con qu es lo
ms importante, lo ms
urgente o lo ms prioritario,

sino con cul es la forma ms


efectiva de gestionar tus
compromisos.
Las preguntas que debes
hacerte desde GTD antes de
decidir qu hacer son:
De entre todos los frentes
abiertos que tengo ante m,
cules me he comprometido
a abordar?
De entre los frentes abiertos
que me he comprometido a
abordar, cules tienen una
fecha/hora lmite reales?
De entre los frentes abiertos
que me he comprometido a
abordar y que tienen
fecha/hora lmite real, cules
puedo hacer en funcin del
contexto en (o contacto con)
el que estoy y el tiempo y la
energa de que dispongo?
De entre los frentes abiertos
que me he comprometido a
abordar, con fecha/hora
lmite real y que puedo hacer
en este contexto (contacto) y
con el tiempo y energa que
dispongo, cules estn ms
alineados con mis valores y
objetivos a corto, medio y
largo plazo?
Una vez completados todos
los frentes abiertos con
hora/fecha lmite que te has
comprometido a abordar,
deberas
repetirte
las
preguntas 3 y 4 para los
dems frentes abiertos, es
decir, para aquellos que
quieres completar cuanto
antes aunque no tengan plazo
lmite.
De forma anloga, una vez
completados todos los frentes
abiertos
que
te
has
comprometido a abordar,
tanto con plazo lmite como
sin l, deberas retomar tu
lista de acciones Algn
da/Tal vez y ver qu nuevas
acciones son las siguientes

que te vas a comprometer a


hacer.
En resumen, las decisiones
que tomas deben ser, en un
contexto amplio, coherentes
con tus valores y objetivos y,
en
un
contexto
ms
especfico, alineadas con lo
que puedes hacer en funcin
de las circunstancias en que
te encuentras y del tiempo y
energa de que dispones.
En el ejemplo que comentaba
al principio, mientras vas de
camino al colegio de tu hijo
no puedes trabajar en los
datos para tu jefe ni en el
informe para maana pero sin
embargo s puedes echar
mano de tu lista de prximas
acciones y aprovechar que
tienes manos-libres en el
coche para hacer un par de
llamadas
(contexto
@telfono) que no son
urgentes ni importantes pero
que
tambin
te
has
comprometido a hacer.
Lgicamente
todo
este
proceso
de
toma
de
decisiones debe ocurrir en
fracciones de segundo y de
forma automtica. Se trata de
incorporarlo en tu forma de
actuar hasta el punto que tus
elecciones
sean
casi
instintivas. La nica forma de
conseguirlo
es
aplicar
consistente y regularmente la
metodologa GTD.
Abandonar los esquemas
mentales
basados
en
importancia,
urgencia
y
prioridad y reemplazarlos por
este hbito es uno de los
retos que ms te va a costar
superar cuando comiences a
usar GTD pero, posiblemente
por eso mismo, uno de los
logros que mayor satisfaccin
te producir cuando lo hayas
alcanzado.

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Cuestin
de
Compromiso
GTD: La Importancia de la
Revisin Semanal
GTD: Cmo se Hace una
Revisin Semanal
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Mejores Opciones
Accin, Tiempo y Compromiso
en GTD

POSTERGAR Y LAS 6 RAZONES


POR LAS QUE POSTERGAMOS
Tendemos a postergar lo que
consideramos obligacin y lo
que nos da miedo.
http://end2endcoaching.es/ra
zones-por-las-quepostergamos/
A veces tenemos la esperanza
de que si postergamos lo
suficiente ciertas tareas, quiz
desaparezcan de nuestra lista
de pendientes. En ocasiones
estas tareas pendientes en
efecto, se esfuman (pero no
sus
irremediables
consecuencias),
otras
simplemente se difuminan o
se hacen menos visibles (pero
siempre quedan en el
background) y otras se
empean en quedarse ah
perennes
hasta
que
decidimos hacer algo al
respecto.
En todas esas ocasiones en
que,
consciente
o
inconscientemente,
posponemos en el tiempo, los
sentimientos de culpa y
autoengao suelen estar
presentes en nosotros. Por
qu?
Casi todos tendemos a ser,
como dira Albert Ellis,
hedonistas a corto plazo.
Solemos perder el tiempo,
aunque
aparentemos
frenticamente ocupados y
extremadamente
perfeccionistas. Vamos a
examinar las causas de una de
las barreras ms altas a la
hora de conseguir lo que nos
proponemos: la postergacin.
Si el postergador no tiene
garanta de xito, introduce
cada vez ms actividades o
tareas que nunca logra
completar.
La persona que pospone suele
aplazar temas que implicaran
su progreso o autodesarrollo

y la llevaran a entrar en una


posicin
ms
relevante
respecto de sus objetivos. Las
razones
por
las
que
inconscientemente no desea
en realidad ponerse en esa
situacin pueden ser variadas,
aunque por lo general suele
ser una mezcla de ellas.
1. Falta de objetivos o falta de
claridad en los objetivos: a
veces las personas que suelen
postergar lo hacen por falta
de claridad en sus objetivos.
Si se fijan objetivos que no
estn relacionados con su
escala de valores, difcilmente
seguirn un plan de accin
hacia el xito. Lo primero que
necesitamos y que es
imprescindible para evitar
postergar es fijar nuestros
objetivos inteligentemente y
que estn en lnea con
nuestros valores. Si uno de
mis valores principales es la
generosidad,
difcilmente
conseguir hacerme capo de
la mafia o traficante, y si lo
logro,
seguramente
me
sentir bastante mal en mis
funciones.
Tendemos a postergar lo que
consideramos obligacin y lo
que nos da miedo.
2. Perfeccionismo: la persona
excesivamente perfeccionista
no lo es por el mero hecho de
serlo. Casi siempre hay detrs
un
sentimiento
de
inadecuacin
y
de
postergacin. Quienes buscan
la perfeccin suele enfocarse
en lo que le falta, en lugar de
en los recursos de que
dispone. Se exigen niveles de
rendimiento irreales para
continuar sin dar ese paso del
que hablbamos antes. Esto a
su vez genera un sentimiento
de culpa por no poder cumplir
con sus propias directrices
tirnicas.
As,
se
ven

atrapados en un crculo de
demandas y auto-exigencias
del que difcilmente logran
salir. Siempre encontrarn
formas de mantenerse en el
mismo punto respecto a la
accin.
Dilogos
internos
relacionados:
Tengo
que
seguir
perfeccionando tal cosa antes
de dar el siguiente paso, no
sea que por no estar lo
suficientemente preparado,
me estampe.
O lo hago bien o no lo hago.
Si no lo hago perfectamente,
voy a quedar fatal frente a los
dems.
Hasta que no lo deje
perfecto, no lo doy por
terminado etc.
3. Resistencia al cambio: si
nos sentimos cmodos con un
hbito,
nos
es
extremadamente
difcil
cambiarlo puesto que esto
conllevara una serie de
nuevas normas a las que no
estamos habituados y que nos
generan ansiedad. Adems,
esos
cambios
pueden
generar, otra vez haciendo
referencia al avance de
nuestro propio desarrollo, un
progreso en la lnea de
nuestro objetivo, para el que
no nos sentimos preparados.
Dilogos
internos
relacionados:
Si dejase de salir tarde del
trabajo, tendra ms tiempo
para invertir en mi proyecto,
pero siempre me lan.
Mi forma de hacer las cosas
es as.
Aunque lo haga de este otro
modo, el resultado va a ser el
mismo
La persona que pospone suele
aplazar temas que implicaran
su progreso o autodesarrollo
y la llevaran a entrar en una

posicin
ms
relevante
respecto de sus objetivos.
4. Miedo al fracaso: derivado
de lo anterior, es causa
comn del postergador.
Para evitar sentir la ansiedad
de vernos ms cerca de
nuestra meta, posponemos
acciones que, de otra forma,
nos acercaran a ella. Se
retrasa el momento de pasar
a la accin, con la intencin
inconsciente de no sentirse
inadecuado frente al objetivo.
Dilogos
internos
relacionados:
Antes
de
dejar
definitivamente mi trabajo
tengo que (seguir aadiendo
ms y ms tareas irrelevantes
a mi proyecto).
Es que solo no puedo
hacerlo.
Esto lo tengo que hacer yo
solo, me cueste lo que me
cueste.
Prefiero no hacer nada antes
que fracasar.
5. Garantas de xito:
extremadamente vinculado al
miedo al fracaso y al
perfeccionismo.
Si
el
postergador no tiene garanta
de xito, introduce cada vez
ms actividades o tareas que
nunca logra completar. Con lo
que vuelve a la ansiedad de
tener demasiado que hacer y
demasiado bien, antes de
poder dar el paso que le site
ms cerca de lo que anhela.
Tambin es habitual buscar
garantas de xito incluso
antes de comenzar las mismas
actividades, por lo que no
empieza nunca. As, a medida
que el trabajo se va
acumulando, se siente cada
vez
ms
abrumado
y
saturado, encontrando el
pretexto perfecto para no
progresar.

Dilogos
internos
relacionados:
Cuando tenga mil visitas
diarias en el blog, o 20
clientes, me despido.
Necesito ms informacin,
me falta prctica, me falta
experiencia,
me
faltan
estudios.
Esto me tendra que resultar
fcil y lo veo muy negro.
6. Inmovilizacin: la mezcla de
todas o algunas de las
anteriores da como resultado
la inmovilizacin derivada de
la aparicin de sensacin de
impotencia (es que no puedo
con todo), angustia (se me
va de las manos) e
incapacidad de priorizar (no
s por dnde empezar).
Dilogos
internos
relacionados:
Si esto me supone un
esfuerzo es que no es el
momento. Lo dejo para ms
adelante.
Me lo voy a pensar mejor y
reflexionar.
El punto de partida para
solucionar nuestros hbitos
de postergacin es la toma de
conciencia de que en efecto
estamos postergando. Suelo
hacer cosas irrelevantes para
mi objetivo sabiendo que
existen cosas realmente
importantes
que
hacer?
Suelo lamentarme despus
cuando
no
las
hago?
Pospongo
decisiones
incmodas? Utilizo mucho
frases del tipo tengo que,
tendra que o debera?
Cuando utilizamos ese tipo de
frases,
nuestro
cerebro
automticamente
las
identifica
como
una
obligacin y como algo que
requiere esfuerzo y sacrificio.
Solamente hace falta ser
consciente, hazlo ahora, de
nuestro gesto facial y posicin

corporal al decir que tengo


que hacer algo que no nos
apetece nada. Con esos
nimos, quin va a ponerse
en accin?
Y t, qu excusas sueles
poner para postergar?