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2 RELACIONES PUBLICAS COMO HERRAMIENTA DE TRABAJO

Una de las principales herramientas en el trabajo son las relaciones pblicas, para una
mejor comunicacin y alcance de un rea de sistemas.
Entre las relaciones pblicas destaca la entrevista a usuarios, ya que pudiramos decir
que todo se basa en interaccin entre las personas.

Entrevista con el Usuario.


La entrevista se deber llevar a cabo para comprobar datos proporcionados y la situacin
de la dependencia en el Departamento de Sistemas. Su objeto es conocer la opinin que
tienen los usuarios sobre los servicios proporcionados, as como la difusin de las
aplicaciones de la computadora y de los sistemas en operacin.
Las entrevistas se debern hacer, en caso de ser posible, a todos los a usuarios o bien en
forma aleatoria a algunos de ellos, tanto de los ms importantes como de los de menor
importancia, en cuanto al uso del equipo.

Desde el punto de vista del usuario los sistemas deben:

Cumplir con los requerimientos totales del usuario.

Cubrir todos los controles necesarios.

No exceder las estimaciones del presupuesto inicial.

Sern fcilmente modificables.

Para que un sistema cumpla con los requerimientos del usuario, se necesita una
comunicacin completa entre usuarios y responsable del desarrollo del sistema.
En esta misma etapa debi haberse definido la calidad de la informacin que ser
procesada por la computadora, establecindose los riesgos de la misma y la forma de
minimizarlos. Para ello se debieron definir los controles adecuados, establecindose
adems los niveles de acceso a la informacin, es decir, quin tiene privilegios de
consulta, modificar o incluso borrar informacin.

Esta etapa habr de ser cuidadosamente verificada por el auditor interno especialista en
sistemas y por el auditor en informtica, para comprobar que se logr una adecuada
comprensin de los requerimientos del usuario y un control satisfactorio de informacin.
Para verificar si los servicios que se proporcionan a los usuarios son los requeridos y se
estn proporcionando en forma adecuada, cuando menos ser preciso considerar la
siguiente informacin.

Descripcin de los servicios prestados.

Criterios de evaluacin que utilizan los usuarios para evaluar el nivel del servicio
prestado.

Reporte peridico del uso y concepto del usuario sobre el servicio.

Registro de los requerimientos planteados por el usuario.

Con esta informacin se puede comenzar a realizar la entrevista para determinar si los
servicios proporcionados y planeados por la direccin de Informtica cubren las
necesidades de informacin de las dependencias.
A continuacin se presenta una gua de cuestionario para aplicarse durante la entrevista
con el usuario.