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Capitulo 5

Entrevista
Es importante destacar que la educacin, el intelecto, el contexto cultural y las emociones del entrevistador
son poderosos filtros para lo que estar oyendo.
Tipos de informacin buscada:
En la entrevista se guarda un formato de preguntas y respuestas y lo que se quiere es obtener la opinin del
entrevistado y lo que se quiere es obtener la opinin del entrevistado y sus sentimientos acerca del estado
actual del sistema, objetivos personales, de la organizacin y los procedimientos informales.
Hay que observar las opiniones de las personas que pueden ser ms importantes y reveladoras que los
hechos; viendo las opiniones se descubren cuales son los problemas a resolver.
Se debe tratar de capturar los sentimientos del entrevistado, esto ayuda a capturar la emocin, las actitudes
y grado de optimismo reinante.
Los objetivos: es informacin que puede surgir de una entrevista, estos permiten proyectar el futuro de la
organizacin.
La entrevista debe planearse ya que se establece una relacin con alguien. Se debe dar confianza y
comprensin para as, no perder el control de la entrevista.
Planeacin de la entrevista, 5 pasos:
1) Lectura del material a fondo: informarse a fondo respecto del entrevistado y su organizacin, de esta
manera se maximiza el tiempo de la entrevista evitando preguntas de fondo y adems debo
sencibilizarme con el lenguaje de los miembros de la organizacin para redactar preguntas
comprensibles.
2) Establecer los objetivos de la entrevista: Usando el material de fondo estudiado y su experiencia se
establecen los objetivos de la entrevista.
3) Decidir a quin entrevistar: hay que tratar de entrevistar a personas claves de todos los niveles de la
organizacin. Se debe guardar una proporcin entre las personas entrevistadas de cada nivel.
4) Preparar al entrevistado: Llamar al entrevistado con anticipacin para pensar acerca de la entrevista. La
entrevista no debe durar mas de 45 minutos o una hora, aunque el entrevistado este deseoso de
extender sus respuestas.
5) Decida sobre los tipos de preguntas y estructuras: son tipos bsicos de preguntas (abiertas o cerradas).
Tambin se debe estructurar la entrevista (pirmide, embudo o rombo).
Tipos de preguntas:
Abiertas: son las que permiten al entrevistado explayarse en su respuesta.
Cerradas: son las que limitan las respuestas disponibles del entrevistado. Las preguntas cerradas de
tipo bipolar son aquellas que solo permiten contestar sobre dos extremos (si/no; verdadero/falso).
Averiguaciones: el objetivo es ir mas all de la respuesta inicial (por qu?).
Fallas en las preguntas:
Preguntas conducentes: son las tienden a dirigir la respuesta del entrevistado hacia la respuesta que
uno parece querer.
Preguntas dobles: son las preguntas en las que se usa una solo pregunta cuando en realidad son dos.
Ej. : cmo toma las decisiones y qu es lo que decide?.
Estructuras de encuestas:
Pirmide: se comienza con preguntas muy detalladas y cerradas, luego expande el tema haciendo
preguntas generalizadas y abiertas. Se utiliza cuando el entrevistador necesita ambientarse en el tema.
Embudo: el entrevistador usa un sentido deductivo con preguntas abiertas y va estrechando las
respuestas con preguntas cerradas. Hace sentir cmodo al entrevistado.
Rombo: es una combinacin de las otras dos. La entrevista es entretenida, pero lleva mucho tiempo.
Registro de entrevista:
Hay que registrar los aspectos importantes de la entrevista. Se pueden tomar nota o usar una grabadora.

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Capitulo 6

Cuestionarios
Mediante los cuestionarios los analistas recolectan datos sobre actitudes, creencias, comportamientos y
caractersticas de gente importante de la organizacin.
Los cuestionarios son tiles s:
Si los encuestados estn muy dispersos
El sistema involucra a mucha gente y se necesita saber la proporcin de un grupo dado, si aprueba o no
el sistema
Se hace un estudio exploratorio para saber la direccin que debe tomar el sistema
Saber que problemas deben revelarse en las entrevistas
Definir el objetivo del cuestionario
Tipos de preguntas:
Abiertas: deben ser lo suficientemente estrechas para que se de una respuesta especifica, evitando
respuestas demasiado amplias.
Cerradas: se usa para grandes muestras de gente, y limitan las opiniones.
Uso de escalas en cuestionarios:
Es el proceso de designar nmeros o smbolos a un atributo o caracterstica para poder medirlo. Las
escalas son usadas por los analistas para medir las actitudes o caractersticas de las personas o cuando
quiere que stas acten como jueces de los temas propuestos en el cuestionario. Existen cuatro formas de
las escalas:
1) Nominal: se usan para clasificar cosas. Ej. : qu programa usa? Excel, Word, PowerPoint.
2) Ordinal: tambin permiten clasificacin pero implica un ordenamiento de rango; son muy tiles ya que
una clase es mayor o menor a otra.
3) De intervalos: los intervalos entre cada numero son iguales; esto permite hacer operaciones
matemticas sobre los datos del cuestionario.
4) De relacin: son muy similares a los de intervalo pero se usan cuando existe un cero absoluto. Son de
uso poco frecuente.
Las escalas deben tener como caractersticas principales validez y confiabilidad dado que si se realizan con
errores pueden traer problemas como: lenidad (blandura), tendencia central o efecto de halo.
Diseo y administracin del cuestionario, formato:
Dejar bastante espacio en blanco
Dejar espacio para las respuestas
Pedir que cierre las respuestas con un circulo
Usar un objetivo que ayude a determinar el formato
Ser consistente en el estilo
El orden de las preguntas
Las preguntas importantes primero
Agrupar conceptos de contenido similar
Emplear las tendencias asociativas del interlocutor
Poner primero los conceptos menos controvertidos
Administracin del cuestionario:

Reunir a todos los encuestados para asegurar que todos respondan y adems todos recibirn las
mismas instrucciones ahorrando tiempo
Permitir que el encuestado maneje el cuestionario, esto le da mayor seguridad, as como tambin le
garantiza el anonimato, es menos efectivo que la recoleccin de datos
Enviar el cuestionario por correo es muy poco efectivo ya que no involucra al encuestado en forma
personal

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Capitulo 7

Observacin directa
La observacin se usa para obtener informacin acerca de los tomadores de decisiones as como tambin
del ambiente en el cual se desenvuelven, algo que es inaccesible para otro mtodo. Esta observacin debe
ser estructurada y sistemtica si es que se quiere que la informacin se interpretable.
Observacin de las actividades de un gerente:
Los medios adecuados para recaudar informacin sobre el trabajo de los gerentes es la entrevista o el
cuestionario. La observacin me permite ver como los gerentes recopilan, procesan y usan la informacin
para hacer que el trabajo se realice. Entonces voy a seguir una serie de pasos:
Decidir las actividades que voy a observar
Determinar el nivel de concrecin de las observaciones que voy a realizar, esto determinar la cantidad
de interpretacin necesaria
Crear categoras que capturen las actividades principales
Prepara escalas, lista de verificacin u otros materiales
Decidir cuando observar
Muestreo de tiempos y evento:
El muestreo de tiempos permite que el analista ponga intervalos especficos en los cuales har la
observacin. La ventaja del muestreo de tiempos es que permite eliminar la subjetividad adems permite
una vista representativa de las actividades desarrolladas con frecuencia. La principal desventaja es que
puede tomarse tiempos en los cuales no se llegue a desarrollar la totalidad de un evento u decisin.
El muestreo de eventos proporciona observaciones sobre un comportamiento completo en su contexto
natural, la desventaja es que no es una muestra representativa de sucesos frecuentes. Es recomendable
combinar estos dos tipos de muestreo para obtener ptimos resultados.
Observacin del lenguaje corporal:
El anlisis del lenguaje corporal permite comprender los requerimientos de informacin del tomador de
decisiones, pero hay que destacar que es muy difcil su comprensin ya que varia entre culturas.
Pares de adjetivos y categoras: son pares de adjetivos muy utilizados (deciso/indeciso). Los sistemas de
categoras son determinados antes que se hagan las observaciones. Lo que se logra es establecer los
comportamientos en cada categora, la cantidad de veces que se repite, etc.
Guin del analista: se usa un guin para registrar el comportamiento observado, todas las actividades
desarrolladas por el actor se registran con verlos en accin. Este enfoque permite determinar la informacin
requerida para la toma de decisiones.
Observacin del ambiente fsico: esto hace referencia a la observacin de la oficina del tomador de
decisiones, su lugar de trabajo ya que son influenciados por l. El mtodo usado para la observacin del
ambiente se llama STROBE, es sistematico ya que:
1. Proporciona una metodologa y clasificacin estndar para analizar los elementos
2. Permite que otros analistas apliquen el mismo marco a la misma organizacin
3. Limita el anlisis de la organizacin a como exista en la etapa actual de su ciclo de vida
Elementos STROBE, son 7:
a) Ubicacin de la oficina: las oficinas de fcil acceso permiten la interaccin y el dialogo informal; los
grupos de oficinas motivan que se comparta la informacin
b) Ubicacin del escritorio: proporciona pistas sobre el ejercicio de poder
c) Equipo de oficina fijo: Son los archiveros, muebles y libreros. Si estos abundan es probable que el
tomador de decisiones valore la informacin
d) Propiedades: hace referencia a los tiles que usa el tomador de decisiones
e) Revistas y peridicos del negocio: esto puede revelar que usa informacin externa para la toma de
decisiones
f) Iluminacin y color de la oficina: una oficina iluminada incandescente indica tendencia a la comunicacin
personal; en tanto una oficina clidamente iluminada indica la informalidad del decisor
g) Vestimenta: determinar la credibilidad y el nivel de autoridad que quiere mostrar el tomador de
decisiones
Alternativas de aplicacin del mtodo STROBE
1) Anlisis de fotografas
2) Enfoque de la lista de verificacin: se desarrolla una escala de cinco puntos con relacin a las 7
caractersticas del ambiente
3) Listas anecdticas: es una forma menos estructurada. Se usa una lista de verificacin anecdtica con
smbolos
4) Comparacin de la observacin/narrativa
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Capitulo 8

Prototipos
La elaboracin de prototipos es una tcnica de recopilacin de informacin til para complementar el ciclo
de vida de desarrollo de un sistema tradicional. Cuando el analista de sistemas usa prototipos est
buscando reacciones, sugerencias, innovaciones y planes de revisin del usuario para hacer mejoras al
prototipo y, por lo tanto, modificar los planes del sistema con un mnimo de gastos y trastornos.
Reacciones del usuario: son las reacciones respecto del funcionamiento del prototipo son recopiladas por la
observacin, cuestionarios o entrevistas. El analista podr ver las dificultades del sistema as como su grado
de aceptacin.
Sugerencias del usuario: el analista est interesado en las sugerencias de los usuarios y la administracin
para cambiar o refinar el prototipo. Las sugerencias son resultado de la interaccin con el prototipo.
Innovaciones: son capacidades nuevas del sistema que no haban sido pensadas con el prototipo, aaden
algo nuevo al innovador.
Planes de revisin: ayudan a identificar prioridades cuando se debe construir un prototipo a continuacin y
as abaratar gastos.
Tipos de prototipos
1) Prototipo parchado: es un modelo operable, un sistema que trabaja pero est creado de manera
ineficiente y desprolijo que eventualmente ser mejorado. Es un sistema enlatado que para que sea
operacional deber ser modificado
2) No operacional: es un modelo a escala no funcional con el objeto de probar determinados aspectos del
diseo. Ej. : un auto hecho a escala para las pruebas de tnel de viento pero no es operacional
3) Primero de una serie: elaboracin de un primer modelo a escala de la aplicacin, un piloto. El prototipo
es completamente operacional y es lo que se espera de serie con caractersticas idnticas. Si el
resultado de la evaluacin de ese prototipo es satisfactorio se podr implementar para su uso. Este
primer prototipo es testeado por los usuarios.
4) De caractersticas seleccionadas: es un modelo que incluye algunas pero no todas las caractersticas
que tendr el sistema final. Cuando se construye ste modelo el sistema se va construyendo por
mdulos que se van incorporando al sistema final a medida que reciben la aprobacin del usuario.
Desarrollo de un prototipo:
Para tomar la decisin de crear el prototipo el analista tiene que evaluar si vale la pena, para ello el sistema
tiene que ser complejo y no tradicional, se tiene que desenvolver en un ambiente de cambios constantes ya
que los prototipos son evaluaciones y se los puede revisar. Por ultimo es importante estimar los costos del
prototipo y ver si estn incluidos en el costo total. El prototipo permite la retroalimentacion.
Lineamiento para el desarrollo de un prototipo:
1) Trabajar con mdulos manejables: No es necesario construir un sistema funcional completo para
efectos del prototipo. Al hablar de mdulos manejables es el prototipo que nos permite interactuar con
las caractersticas principales del sistema.
2) Construccin rpida del prototipo: el prototipo acorta el tiempo que existe entre los requerimientos de los
usuarios y la presentacin del sistema completo. Usando mtodos tradicionales de recoleccin de
informacin (entrevista, cuestionario y observacin) se debe construir el prototipo en menos de una
semana. El prototipo nos va a sealar los recursos que debemos asignar a la creacin del sistema.
3) Modificacin del prototipo: debe ser apto para ser modificado, crendolo en mdulos muy
independientes. Cada modificacin necesita una evaluacin del usuario.
4) Enfatizar la interfaz con el usuario: Lo que trata de hacer el prototipo es hacer que los usuarios
muestren sus necesidades y requerimientos de informacin. Si las interfaces no son adecuadas en esta
etapa de prototipos, pueden ser fcilmente modificadas.
Desventajas del prototipo:
El manejo del proceso de elaboracin del prototipo es difcil
Puede haber presiones para que sea puesto en servicio un prototipo incompleto
Ventajas:
El potencial para cambiar el sistema en etapas tempranas de su desarrollo
La oportunidad de detener el desarrollo de un sistema que no es funcional
La posibilidad de desarrollar un sistema que satisfaga en mejor forma las necesidades y expectativas de
los usuarios
El usuario puede ser de ayuda en la elaboracin del prototipo, tres formas:
Experimentando con el prototipo
Reaccionar abiertamente ante el prototipo
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Sugiriendo adiciones y/o eliminaciones del prototipo


Capitulo 9

Uso de diagramas de flujo de datos


El diagrama de flujo de datos (DFD) representarn grficamente los procesos y flujos de datos en un
sistema de negocios. El DFD muestra el panorama ms amplio posible de entradas, procesos y salidas del
sistema.
El enfoque de flujo de datos para la determinacin de requerimientos
Mediante el DFD el analista de sistemas puede reunir una representacin grfica de los procesos de datos a
lo largo de la organizacin.
Ventajas del enfoque de flujo de datos:
a) Da libertad para realizar en forma muy temprana la implementacin tcnica del sistema
b) Una mayor comprensin de las interrelaciones de los sistemas y subsistemas
c) Comunicacin del conocimiento del sistema actual a los usuarios por medio de DFDs
d) Anlisis de un sistema propuesto para determinar si han sido definidos los datos y procesos necesarios
Convenciones usadas en DFDs
Representa una actividad externa
Muestra el movimiento de datos de un punto a otro
Muestra un proceso
Representa un almacn de datos
Desarrollo de DFDs
Estos deben ser trazados en forma sistemtica. Los pasos son:
Creacin del diagrama de contexto: los diagramas se mueven de lo general a lo particular. El diagrama
de contexto inicial debe ser un panorama que incluya entradas bsicas, el sistema en general y salidas.
Cmo dibujar el Diagrama 0: El diagrama 0 es la explosin del diagrama de contexto y puede incluir
hasta nueve procesos.
Creacin de diagramas hijos: un diagrama hijo no puede producir salida o recibir entrada que el proceso
no produzca o reciba.
Revisin de errores en los diagramas: los flujos de datos no deben dividirse en dos o ms flujos de
datos diferentes. Todos los flujos de datos deben iniciarse o terminar en un proceso obligadamente. Los
procesos necesitan tener al menos un flujo de datos de entrada y un flujo de datos de salida.
DFDs lgicos y fsicos
Un DFD lgico se enfoca en el negocio y la manera en que se opera el negocio. No le importa la manera en
que el sistema ser construido. En cambio, describe los eventos del negocio que suceden y los datos
requeridos y producidos por cada evento.
Un DFD fsico muestra como ser implementado el sistema
Desarrollo de diagramas de DFDs lgicos: los sistemas formados usando DFDs lgico son ms
estables que aquellos que no los son, ya que estn basados en eventos del negocio y no en una
tecnologa o mtodo de implementacin particular.
Desarrollo de DFDs fsicos: se puede crear cuando el lgico est terminado. ste muestra cmo ser
construido el sistema.
Particin de DFDs
La particin es el proceso de examinar un DFD y determinar cmo debe ser dividido en conjuntos de
procedimientos manuales y conjuntos de programas de computadora.
Hay seis razones para la particin de DFDs:
a) Diferentes grupos de usuarios
b) Temporizacin
c) Tareas similares
d) Eficiencia
e) Consistencia de los datos
f) Seguridad
Uso de DFDs
Los DFDs puede ayudar a proporcionar un panorama de movimiento de datos a travs del sistema,
prestando una perspectiva visual que no se encuentra disponible en los datos narrados.
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Capitulo 4

Muestreo e investigacin de datos impresos


Muestreo
Es el proceso de seleccionar sistemticamente elementos representativos de una poblacin. Estos se
supone que darn informacin acerca de la poblacin.
La necesidad del muestreo: el muestreo ayuda a acelerar el proceso, recolectando datos seleccionados en
vez de todos los datos de la poblacin completa. (bajo costo, agilidad, etc.)
Diseo del muestreo, cuatro pasos:
1 Determinar los datos a ser recolectados o descritos
2 Determinar la poblacin a ser muestreada
3 Seleccionar el tipo de muestra, pueden ser: muestras de conveniencia, intencionadas, aleatorias
simples y aleatorias complejas
4 Decidir el tamao de la muestra: el tamao de la muestra depende del costo involucrado en el tiempo
requerido por el analista o hasta el tiempo disponible de las personas en la organizacin
Tipos de informacin buscada en la investigacin
El analista de sistemas busca hechos y cifras, informacin financiera, contextos organizacionales y tipos de
documentos y problemas mediante el muestreo e investigacin de datos relevantes.
Lo datos relevantes muestran donde ha estado la organizacin y hacia donde creen sus miembros que est
yendo.
El analista necesita examinar los datos impresos, tanto cuantitativa como cualitativamente, para ensamblar
una imagen precisa.
Anlisis de documentos cuantitativos:
Reportes usados para la toma de decisiones
Reportes de desempeo
Registros
Formas para capturar datos
Anlisis de documentos cualitativos:
Muchos de estos documentos son importantes para revelar las expectativas del comportamiento de otros y
de lo que pretendieron sus escritores
Memorndums
Consignas en un tablero de noticias o en reas de trabajo
Manuales
Manuales de polticas
Recopilacin de datos a partir de documentos archivados:
Cuando los datos cualitativos y cuantitativos no se encuentran en uso actualmente. Generalmente estos
fueron pagados a otras personas por lo cual es necesario tener precaucin cuando se utilicen, una solucin
es hacer revisiones cruzadas.

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