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Sistema de planificacin de recursos

empresariales
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Los sistemas de planificacin de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en


ingls, enterprise resource planning) son sistemas de informacin gerenciales que
integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de
produccin y de los aspectos de distribucin de una compaa en la produccin de
bienes o servicios.
La planificacin de recursos empresariales es un trmino derivado de la planificacin de
recursos de manufactura (MRPII) y seguido de la planificacin de requerimientos de
material (MRP); sin embargo los ERP han evolucionado hacia modelos de suscripcin
por el uso del servicio (SaaS, cloud computing).
Los sistemas ERP tpicamente manejan la produccin, logstica, distribucin, inventario,
envos, facturas y contabilidad de la compaa de forma modular. Sin embargo, la
planificacin de recursos empresariales o el software ERP puede intervenir en el control
de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, produccin,
administracin de inventarios, calidad de administracin y la administracin de recursos
humanos.
Los sistemas ERP son llamados ocasionalmente back office (trastienda) ya que indican
que el cliente y el pblico general no estn directamente involucrados. Este sistema es,
en contraste con el sistema de apertura de datos (front office), que crea una relacin
administrativa del consumidor o servicio al consumidor (CRM), un sistema que trata
directamente con los clientes, o con los sistemas de negocios electrnicos tales como
comercio electrnico, administracin electrnica, telecomunicaciones electrnicas y
finanzas electrnicas; asimismo, es un sistema que trata directamente con los
proveedores, no estableciendo nicamente una relacin administrativa con ellos (SRM).
Los ERP funcionaban ampliamente en las empresas. Entre sus mdulos ms comunes se
encuentran el de manufactura o produccin, almacenamiento, logstica e informacin
tecnolgica, incluyen adems la contabilidad, y suelen incluir un sistema de
administracin de recursos humanos, y herramientas de mercadotecnia y administracin
estratgica.
Los ERP de ltima generacin tienden a implementar en sus circuitos una abstraccin
de la administracin denominada MECAF (Mtodo de Expresin de Circuitos
Administrativos Formalizado), lo cual los provee de una gran flexibilidad para describir

diferentes circuitos usados en distintas empresas. Esto simplifica la regionalizacin y la


adaptacin de los ERP a diferentes mercados verticales

ndice

1 Definicin

2 Implementacin

3 Ventajas

4 Desventajas

5 ERP versus software de gestin

6 Vase tambin

7 Referencias

8 Enlaces externos

9 Enlaces externos

Definicin
Los sistemas de planificacin de recursos empresariales son sistemas de gestin de
informacin que automatizan muchas de las prcticas de negocio asociadas con los
aspectos operativos o productivos de una empresa.
Las aplicaciones ERP son sistemas de gestin global para la empresa. Se caracterizan
por estar compuestos por diferentes mdulos. Estas partes son de diferente uso, por
ejemplo: produccin, ventas, compras, logstica, contabilidad (de varios tipos), gestin
de proyectos, GIS, inventarios y control de almacenes, pedidos, nminas, etc. Lo
contrario sera como considerar un simple programa de facturacin como un ERP por el
simple hecho de que una empresa integre nicamente esa parte.
Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

Optimizacin de los procesos empresariales.

Acceso a la informacin.

Posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes de la


organizacin.

Eliminacin de datos y operaciones innecesarias de reingeniera.

El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio,


tiempos rpidos de respuesta a sus problemas, as como un eficiente manejo de
informacin que permita la toma oportuna de decisiones y disminucin de los costos
totales de operacin.
Los beneficios que puede aportar una herramienta de ERP se resumen en la resolucin
de los problemas contables, mercantil o fiscal de la empresa. Asimismo, puede permitir
un mayor control del inmovilizado en el inventario permanente, conciliacin bancaria,
liquidacin de impuestos, etc.
Las caractersticas que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial son
que deben ser modulares y configurables:

Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de


departamentos que se encuentran interrelacionados por la informacin que
comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP,
tanto econmica como tcnica, es que la funcionalidad se encuentra dividida en
mdulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del
cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacn, recursos
humanos, etc.

Configurables. Los ERP pueden ser configurados mediante desarrollos en el


cdigo del software. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una
empresa necesite manejar la particin de lotes pero otra empresa no. Los ERP
ms avanzados suelen incorporar herramientas de programacin de cuarta
generacin para el desarrollo rpido de nuevos procesos.

Otras caractersticas destacadas de los sistemas ERP son:

Base de datos centralizada.

Los componentes del ERP interactan entre s consolidando las operaciones.

En un sistema ERP los datos se capturan y deben ser consistentes, completos y


comunes.

Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus
procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como
reingeniera de procesos, aunque no siempre es necesario.

Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difciles de implantar debido a que
necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa partiendo de la configuracin
inicial de la aplicacin, que es comn. Las personalizaciones y desarrollos particulares
para cada empresa requieren de un gran esfuerzo en tiempo, y por consiguiente en
dinero, para modelar todos los procesos de negocio de la vida real en la aplicacin.
Las metodologas de implantacin de los ERP en la empresa no siempre son todo lo
simples que se deseara, dado que entran en juego mltiples facetas.

No hay recetas mgicas ni guiones explcitos para implantaciones exitosas; solamente


trabajo bien realizado, una correcta metodologa y aspectos que deben cuidarse antes y
durante el proceso de implantacin, e inclusive cuando el sistema entra en
funcionamiento. Por ello, antes, durante y despus de la implantacin de un ERP es
conveniente efectuar los siguientes procedimientos:

Definicin de resultados que debe de obtener con la implantacin de un ERP.

Definicin del modelo de negocio.

Definicin del modelo de gestin.

Definicin de la estrategia de implantacin.

Evaluacin de oportunidades para software complementario al producto ERP.

Alineamiento de la estructura y plataformas tecnolgicas.

Anlisis del cambio organizativo.

Entrega de una visin completa de la solucin que implantar.

Implantacin del sistema.

Controles de calidad.

Auditora del entorno tcnico y del entorno de desarrollo.

Implementacin
Debido a que cubre una amplia gama de aspectos de la gestin de una empresa, un
sistema de software ERP est basado en algunos de los productos de software de mayor
tamao y complejidad en la industria. Al implementar tales sistemas en una compaa,
la metodologa tradicional sola involucrar a un grupo de analistas, programadores y
usuarios. Este fue el esquema que se emple, por lo menos, hasta el desarrollo de
Internet. Esta permite a los consultores tener acceso a las computadoras de la compaa
con el fin de poder instalar los datos actualizados y estandarizados de implementacin
del ERP, sin ayuda profesional. Este tipo de proyectos pueden llegar a ser muy caros
para grandes compaas, especialmente para las transnacionales. Las compaas
especializadas en la implementacin del ERP, sin embargo, pueden agilizar estos
procesos y completar la tarea en menos de seis meses con un slido examen piloto.
A la hora de realizar la implementacin de los sistemas ERP, las compaas muchas
veces buscan la ayuda de un proveedor o vendedor de ERP o de consultoras
tecnolgicas. La consultora en materia de ERP es de dos tipos, la consultora de
negocios y la consultora tcnica. La consultora de negocios estudia los procesos de
negocios actuales de la compaa y evala su correspondencia con los procesos del
sistema ERP, lo cual generalmente incluye la personalizacin de ciertos aspectos de los

sistemas ERP para las necesidades de las organizaciones. La consultora tcnica muchas
veces implica programacin. La mayora de los vendedores de ERP permiten modificar
su software para las necesidades de los negocios de sus clientes.
Muchas de las empresas que buscan la implantacin de un ERP cometen el error de
buscar soluciones a bajo coste, o no contratar a una empresa integradora. Este tipo de
empresa, no solamente les ayuda en la implantacin sino que les apoya a visualizar a su
cliente en todos los aspectos de su negocio tanto en hardware, software y en la
administracin del cambio.
Personalizar un paquete ERP puede resultar muy costoso y complicado, porque muchos
paquetes no estn diseados para su personalizacin, as que muchos negocios
implementan sus sistemas ERP siguiendo las mejores prcticas de la industria. Algunos
paquetes ERP son muy genricos en sus reportes e informes; la personalizacin de
dichos elementos se debe hacer en cada implementacin. Es importante tener en cuenta
que en ciertas ocasiones tiene mucho ms sentido la compra de paquetes de generacin
de reportes fabricados por terceros y que estn hechos para interactuar directamente con
el ERP.
Hoy en da, un buen nmero de sistemas ERP tienen una interfaz Web. La ventaja de
este tipo de interfaz es que no requiere la instalacin de una aplicacin cliente. Mientras
se tenga una conexin a Internet (o a la red local de la empresa, segn sea el caso), se
puede acceder a los ERP basados en Web a travs del tpico navegador web.

Ventajas
Una empresa que no cuente con un sistema ERP, en funcin de sus necesidades, puede
encontrarse con muchas aplicaciones de software cerradas, que no se pueden
personalizar, y no se optimizan para su negocio. Diseo de ingeniera para mejorar el
producto, seguimiento del cliente desde la aceptacin hasta la satisfaccin completa,
una compleja administracin de interdependencias de los recibos de materiales, de los
productos estructurados en el mundo real, de los cambios de la ingeniera y de la
revisin y la mejora, y la necesidad de elaborar materiales substitutos, etc. La ventaja de
tener un ERP es que todo esto, y ms, est integrado.
El cambio como un producto est hecho en los detalles de ingeniera, y es como ahora
ser hecho. La efectividad de datos puede usarse para el control cuando el cambio
ocurra desde una versin anterior a la nueva, en ambos productos los datos van
encaminados hacia la efectividad y algunos van a la suspensin del mismo. Parte del
cambio puede incluir la etiqueta para identificar el nmero de la versin (cdigo de
barras).
La seguridad de las computadoras est incluida dentro del ERP, para proteger a la
organizacin en contra de crmenes externos, tal como el espionaje industrial y crimen
interno, tal como malversacin. Una falsificacin en el escenario de los datos puede
involucrar terrorismo alterando el recibo de materiales como por ejemplo poner veneno
en los productos alimenticios, u otro sabotaje. La seguridad del ERP ayuda a prevenir el
abuso.

Hay conceptos de mercadotecnia y ventas (los que incluyen CRM o la relacin


administrativa con los consumidores, back end (el trabajo interno de la compaa para
satisfacer las necesidades de los consumidores) que incluye control de calidad, para
asegurarse que no hay problemas no arreglados, en los productos finales; cadena de
abastecimiento (interaccin con los proveedores y la infraestructura). Todo esto puede
ser integrado a travs de la ERP, aunque algunos sistemas tengan espacios de menos
comprensibilidad y efectividad. Sin un ERP que integre todo esto, puede ser complicado
para la administracin de la manufactura.

Desventajas
Muchos de los problemas que tienen las compaas con el ERP se deben a la inversin
inadecuada para la educacin continua del personal relevante, incluyendo los cambios
de implementacin y de prueba, y una falta de polticas corporativas que afectan a cmo
se obtienen los datos del ERP y como se mantienen actualizados.
Limitaciones y obstculos del ERP incluyen:

El xito depende en las habilidades y la experiencia de la fuerza de trabajo,


incluyendo la educacin y como hacer que el sistema trabaje correctamente.
Muchas compaas reducen costos reduciendo entrenamientos. Los propietarios
de pequeas empresas estn menos capacitados, lo que significa que el manejo
del sistema ERP es operado por personal que no est capacitado para el manejo
del mismo.

Cambio de personal, las compaas pueden emplear administradores que no


estn capacitados para el manejo del sistema ERP de la compaa empleadora,
proponiendo cambios en las prcticas de los negocios que no estn sincronizados
con el sistema.

La instalacin del sistema ERP es muy costosa.

Los vendedores del ERP pueden cargar sumas de dinero para la renovacin de
sus licencias anuales, que no est relacionado con el tamao del ERP de la
compaa o sus ganancias.

El personal de soporte tcnico en ocasiones contesta a las llamadas inapropiadas


de la estructura corporativa.

Los ERP son vistos como sistemas muy rgidos, y difciles de adaptarse al flujo
especfico de los trabajadores y el proceso de negocios de algunas compaas,
este punto se cita como una de las principales causas de falla.

Los sistemas pueden ser difciles de usarse.

Los sistemas pueden sufrir problemas de "cuello de botella": la ineficiencia en


uno de los departamentos o en uno de los empleados puede afectar a otros
participantes.

Muchos de los eslabones integrados necesitan exactitud en otras aplicaciones


para trabajar efectivamente. Una compaa puede lograr estndares mnimos, y
luego de un tiempo los "datos sucios" (datos inexactos o no verificados)
reducirn la confiabilidad de algunas aplicaciones.

Una vez que el sistema est establecido, los costos de los cambios son muy altos
(reduciendo la flexibilidad y las estrategias de control).

La mala imagen de unin de la compaa puede causar problemas en su


contabilidad, la moral de sus empleados y las lneas de responsabilidad.

La resistencia en compartir la informacin interna entre departamentos puede


reducir la eficiencia del software.

Hay problemas frecuentes de compatibilidad con algunos de los sistemas legales


de los socios.

Los sistemas pueden tener excesiva ingeniera respecto a las necesidades reales
del consumidor.

ERP versus software de gestin


La clasificacin de un determinado software de gestin como ERP determina que
disponga de una serie de requisitos y funcionalidades que posibiliten su diferenciacin.
En el mercado del software de hoy en da es habitual que cualquier suite de gestin
pretenda un mayor reconocimiento (por lo general irreal, dado que es igualmente
necesario un software de gestin normal que un ERP, slo que para niveles diferentes)
por el hecho de ser conocida como ERP en lugar de como software de gestin. As
podemos ver como estrategias de marketing que determinados programas de gestin que
llevan en el mercado varios aos, cambian bruscamente su denominacin a ERP,
buscando un nicho de trabajo superior (por lo general acompaado de una mayor
remuneracin, reconocimiento, etc) sin incrementar proporcionalmente la funcionalidad.
La principal diferencia estriba en la definicin. Un ERP es una aplicacin que integra en
un nico sistema todos los procesos de negocio de una empresa. Adicionalmente se
pretende que todos los datos estn disponibles todo el tiempo para todo el mundo en la
empresa (obviando por el momento permisos sobre disponibilidad, etc) de una manera
centralizada.
Esto descarta como ERP aquellos programas basados en mltiples aplicaciones
(denominados comnmente suites) independientes o modulares que duplican la
informacin (aun cuando la enlacen automticamente) o no la centralizan en una nica
base de datos. Tambin elimina aquellos programas que se basan en sistemas de base de
datos de ficheros independientes (sin motor de base de datos).
Por otra parte la definicin tradicional nos dice que los ERP estn diseados para
modelar y automatizar todos los procesos bsicos con el objetivo de integrar
informacin a travs de la empresa, eliminando complejas conexiones entre sistemas
distintos. Un ERP es una arquitectura de software que facilita el flujo de informacin

entre las funciones de manufactura, logstica, finanzas y recursos humanos de una


empresa.
As que a la caracterstica de la base de datos centralizada y de que los componentes del
ERP interacten entre s, consolidando todas las operaciones, se debe aadir que en un
sistema ERP los datos se introducen una sola vez, debiendo mantener la consistencia, y
ser completos. Como caracterstica colateral se puede aadir que, normalmente, las
empresas deben de modificar algunos de sus procesos para alinearlos con los del
sistema ERP. Es lo que se conoce como Reingeniera de Procesos.
Estas caractersticas bsica debieran permitir diferenciar bsicamente entre una suite de
gestin (habitualmente compuesta de programas o mdulos de facturacin y
contabilidad) y un ERP puro que debiera incluir todas aquellas funcionalidades que una
empresa pueda necesitar (gestin de proyectos, gestin de campaas, comercio
electrnico, produccin por fases, trazabilidad, gestin de la calidad, gestin de cajas
descentralizadas o centralizadas (TPVs), pasarelas de pago electrnico, gestin de la
cadena de abastecimiento, logstica, etc) integradas y enlazadas entre s. No basta con
tener algunas de esas funcionalidades. Realmente es necesario tener todas, aun cuando
no siempre las empresas las necesiten en este momento. Pero deben de estar disponibles
internamente para suplir las necesidades futuras.
El saber si una empresa necesita o no un ERP o una simple suite de gestin es otro
asunto, no obstante la definicin y caractersticas de un ERP debieran quedar claros.
As por ejemplo la gestin correcta de la cadena de abastecimientos es vital para una
empresa que precise de un ERP (una gran parte de los procesos de negocio dependen de
la cadena de abastecimiento y su logstica asociada), pero puede no serlo tanto para otra
que necesite nicamente automatizar una parte de sus procesos de negocio. El que la
primera debe de utilizar un ERP es claro, que a la segunda le basta una suite de gestin
ms simple, puede ser ms discutible (en funcin de las necesidades reales de la
empresa tras pasar por una reingeniera de procesos), lo que no es justo ni real, es
denominar comercialmente ERP a la suite de gestin utilizada por la segunda empresa.
En definitiva, las suites de gestin y los ERP ocupan dos nichos de mercado, claramente
distinguibles desde un punto de vista tcnico, pero comercial y publicitariamente
cruzables desde abajo hacia arriba. Esto ltimo es lo que hace que muchas empresas
medianas o grandes, se enfrenten con graves problemas de gestin al implementar un
software que crean ERP y que deja fuera de sus necesidades, bien sean actuales o
futuras, muchos de los procesos de negocio bsicos que la empresa usa o que ha pasado
a usar con el devenir del tiempo.

Vase tambin

Anexo:Software ERP

Herramientas de gestin

Software contable

Sistemas de informacin gerencial

Sistemas de informacin hospitalaria

Sistema Integral de Operacin Empresarial (EOS)

Gestin del conocimiento

Inteligencia empresarial

Planificacin de los requerimientos de material

Sistema de trazabilidad

Software de trazabilidad

MECAF (Mtodo de Expresin de Circuitos Administrativos Formalizado)

Referencias
Enlaces externos

Florencia Chiesa, Metodologa para seleccin de sistemas ERP Reportes


Tcnicos en Ingeniera de Software Vol. 6 N 1 (2004), pg. 17-37. ISSN: 16683137

Sistemas de planificacin de recursos empresariales: un caso real

Dataprix, Qu es un ERP y qu ventajas aporta a las empresas que lo


implantan?