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CONTENIDO
CAPITULO 1................................................................................................................................ 3
INTRODUCCION......................................................................................................................... 3
CAPITULO 2................................................................................................................................ 4
DESCRIPCION GENERAL.......................................................................................................... 4
CAPITULO 3................................................................................................................................ 7
INGRESO AL SISTEMA............................................................................................................... 7
EXPLICACION DE LOS MODULOS............................................................................................8
1. MODULO DE ARCHIVO (BASES DE DATOS PRINCIPALES)...............................................9
1.a PLAN DE CUENTAS............................................................................................................. 9
OBSERVACIONES PARA MODIFICAR EL PLAN DE CUENTAS.......................................15
1.b. CDIGO DE ANEXOS........................................................................................................ 16
1.c. TABLAS GENERALES.........................................................................................................18
1.d. TABLA DE TIPOS DE CAMBIO........................................................................................... 31
1.e. TABLA DE TRANSFERENCIA DE LA 6 A LA 9...................................................................32
1.f. TABLA DE NUMERACION DE COMPROBANTES.............................................................34
1.g. TABLA DE CONSOLIDACIN ASIENTO DE CIERRE....................................................35
1.h. MANTENIMIENTO CUENTAS BANCOS.............................................................................36
1.i. TABLA INDICES INFLACION............................................................................................... 37
2. MODULO DE REGISTRO DE COMPROBANTES..............................................................38
2.a. REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR CON CONVERSION..............................40
2.b. REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR SIN CONVERSION................................44
2.c. REGISTRO DE COMPROBANTES DE COMPRAS...........................................................47
2.d. REGISTRO DE COMPROBANTES DE VENTAS...............................................................58
2.e REGISTRO DE COMPROBANTE DE HONORARIOS.......................................................64
2.f. REGISTRO DE COMPROBANTE DE BANCOS.................................................................66
2.g. REGISTRO DE COMPROBANTES DE CHEQUES...........................................................69
3. MODULO DE CONSOLIDACION O PROCESO DE CIERRE...............................................75
4. MODULO DE EMISION DE REPORTES...............................................................................77
5. MODULO DE ANALISIS DE CUENTAS................................................................................84
6. MODULO DE PRESUPUESTO.............................................................................................. 86
7. MODULO DE CONCILIACIN BANCARIA..........................................................................88
7.1 CONCILIACION BANCARIA............................................................................................... 88
7.2 REGISTRO DE ESTADOS DE CUENTA.............................................................................93
7.3 MOVIMIENTO DE DATOS................................................................................................... 95
7.4 COPIA DE SEGURIDAD...................................................................................................... 95
7.5 PDT SUNAT........................................................................................................................... 96
7.6 COA SUNAT........................................................................................................................ 96
7.7 REPORTES VARIOS........................................................................................................... 97
8. MODULO DE UTILITARIOS.................................................................................................. 97
ASIENTOS AUTOMTICOS................................................................................................ 103
A. PROCESO DE REGULARIZACION DE DIFERENCIA DE CAMBIO.................................103
B. PROCESO DE AJUSTE POR DIFERENCIA DE CAMBIO - FASB 52...............................106
C. AJUSTE POR INFLACIN.................................................................................................. 109
RECOMENDACIONES PARA LA CONTABILIDAD BIMONETARIA.................................112
CAPITULO 4............................................................................................................................ 113
PASOS A SEGUIR PARA LA CARGA INICIAL DE DATOS.......................................................113
CAPITULO 5............................................................................................................................ 114
ANEXO 1.................................................................................................................................. 114
EJEMPLO DE COMPROBANTES............................................................................................114
ANEXO 2.................................................................................................................................. 116
CARGA DE ASIENTOS AUTOMATICOS DESDE OTROS SISTEMAS....................................116
DICCIONARIO DE DATOS..................................................................................................... 117
-2-
CAPITULO 1
INTRODUCCION
El presente documento tiene por finalidad servir como gua en la administracin y operacin del
sistema de Contabilidad General, CONCAR Versin Visual.
La metodologa aplicada, est orientada a brindar la informacin necesaria que permita una
comprensin adecuada tanto al personal especializado como al usuario final.
El sistema ha sido desarrollado utilizando las ltimas tcnicas de procesamiento de datos que
incluyen las siguientes caractersticas:
A) Diseo modular mediante el uso de mens que permite gran facilidad de operacin por el
usuario final.
B) Proceso distribuido que permite al usuario participar en el proceso del sistema,
descentralizando as las funciones operativas del centro de cmputo.
C) Proceso interactivo donde el usuario se comunica con el sistema en forma amigable, lo cual
le permite alimentar y obtener informacin en tiempo real.
Es de responsabilidad del usuario mantener actualizado el presente manual con los
cambios que pudieran afectar al sistema, sea por cambios en la legislacin vigente o por
cambios en la poltica de la empresa.
-3-
CAPITULO 2
DESCRIPCION GENERAL
El sistema de Contabilidad General ha sido desarrollado para ser utilizado por el rea de
Contabilidad, en la elaboracin de los libros contables, balances y estados financieros.
posibilitando de esta manera mejorar la oportunidad y confiabilidad de los resultados para la
toma de decisiones por la Alta Direccin.
La concepcin del sistema se basa en la informacin que soportan las diferentes bases de
datos principales, como son el Plan de Cuentas, Tabla General y de Anexos. Estos conjugados
con la informacin variable (asientos contables) permiten generar los reportes de resultado que
se obtienen.
Las caractersticas principales del sistema son las siguientes:
Los Estados financieros , libros y reportes de anlisis de cuentas son emitidos en moneda
nacional y dlares. Para fines de ley los reportes pueden emitirse solo en moneda nacional.
Se puede emitir informacin por centros de costos o departamentos de las cuentas de ingresos
y egresos. El cdigo de centro de costo puede tener 6 dgitos o letras.
El sistema permite registrar los comprobantes de diferentes meses en forma simultnea sin
tener que efectuar cierres. Esto es importante ya que se agiliza el ingreso de datos, permitiendo
obtener la informacin oportunamente.
-4-
Los comprobantes pueden crearse directamente en el computador sin tener que previamente
codificarse en formatos manuales, y el sistema los numera automticamente. Posteriormente
los comprobantes registrados se pueden imprimir en formularios continuos simples para ser
adjuntados al documento original. Tambin se puede registrar comprobantes previamente
codificados y con numeracin manual.. El sistema efecta la validacin de datos conforme se
van registrando los datos minimizando los errores y al terminar el comprobante se controla que
cuadre pudindose dejar pendiente. Las compras y ventas producen asientos automticos.
EMISION DE CHEQUE-VOUCHER
Permite incorporar con una opcin los asientos contables automticos producidos por otros
sistemas auxiliares computarizados , para evitar la digitacin.
Los comprobantes pueden ser ingresados en dlares, moneda nacional u otra moneda, segn
la moneda original de la operacin y el sistema los convierten a moneda nacional y dlares de
acuerdo a la Tabla de tipo de cambio diaria o segn el tipo de cambio en particular que se
desee. Opcionalmente se puede indicar al sistema que no efecte la conversin de un
comprobante.
Existe la opcin para registrar el presupuesto de ingresos y gastos por cada centro de costo,
mes y cuenta, para que el sistema controle su ejecucin en base a los movimientos contables
automticamente.
-5-
Los reportes pueden visualizarse en la pantalla antes de imprimirse. Esta facilidad permite un
significativo ahorro de papel y de tiempo de impresin ya que solo deben imprimirse los
reportes definitivos y no los borradores. Toda las bases de datos pueden ser consultadas
amigablemente.
Los reportes pueden ser archivados al disco para posteriormente emitir una copia o visualizarlo
en pantalla permitiendo de esta manera disponer de informacin de meses anteriores para la
Gerencia o Auditores, sin tener que efectuar nuevos procesos que demandan tiempo.
El sistema posee una interfase con los archivos necesarios para el PDT de la SUNAT. El PDT
de Compras, Ventas y Honorarios son generados por el sistema y luego podrn ser exportados
al diskette del PDT.
-6-
CAPITULO 3
INGRESO AL SISTEMA
En el escritorio de Windows en cada estacin se ha creado un icono
haciendo doble click con el mouse.
CONCAR80. Se abre
-7-
-8-
-9-
DESCRIPCION
Descripcin
El cdigo de cuenta contable puede contener
hasta 8 dgitos. Los ttulos de las cuentas debern
tener dos o tres dgitos.
La descripcin de la cuenta
- 10 -
TIPO DE CUENTA
NIVEL DE SALDO
- 11 -
TIPO DE ANEXO
CENTRO DE COSTO
DOCUMENTO REFERENCIA
FECHA VENCIMIENTO.
- 12 -
AREA
REGISTRO DE LA CUENTA
MONEDA DE REFERENCIA
CUENTA AJUSTE
CONCIL. BANCOS
CUENTA CARGO
CUENTA ABONO
- 13 -
- 14 -
FORMATOS ALTERNOS
FORMATO DE INGRESOS Y GASTOS Nos permite configurar rubros de ingresos y gastos de
la
TABLA GENERAL 71 el cual nos servir para
emitirlos en los reportes de ingresos y gastos.
FORMATO DE COSTOS
- 15 -
Alternadores S.A.
Alianza Motor S.A.
American Machine CO.
Clientes
21168319
99145236459
Chasis
123456789012345678
ABC543210123456VB
- 16 -
COMPOSICION DE ANEXOS
ANEXO
DESCRIPCION
- 17 -
REFERENCIA
RUC
MONEDA
ESTADO
V = Vigente o A = Anulado
Los datos complementarios sirven en su mayora para identificar los datos de los servicios
contratados (Profesionales, empleados etc.) para generar luego el archivo del PDT de
Honorarios solicitado por la SUNAT.
- 18 -
- 19 -
EJEMPLO
CDIGO
00
01
02
04
05
90
99
DESCRIPCION
Asiento inicial (de apertura)
Caja
Bancos
Registro de Compras
Registro de Ventas
Carga inicial de conciliacin bancaria
Asiento de Cierre
DESCRIPCION
Soles
Dlar
DESCRIPCION
Gerencia General
Gerencia Administrativa
Departamento de Contabilidad
Departamento de Computo
Tienda Miraflores
Tienda San Miguel
El sistema solicitar este dato al registrar los movimientos contables para aquellas cuentas del
Plan, que tengan el respectivo indicador "S" de Centro de Costo.
La utilizacin principal del este dato es para obtener los CUADROS DE COSTO, los cuales se
emiten agrupados por centro de costo. En los Reportes por Centro de Costo se pueden
consolidar varios centros por el primer dgito.
Este dato tambin servir para efectuar la transferencia automtica de las cuentas 6xx a la
9xx, segn lo indicado en la Tabla de Transferencia, cuando la contabilizacin se realiza por la
clase 6.
- 20 -
DESCRIPCION
BV
FT
LT
NC
ND
RC
RH
TK
BA
Boleta de Ventas
Factura
Letra
Nota de Crdito
Nota de Dbito
Recibo Serv. Pblicos
Recibo de Honorarios
Ticket
Boleto areo
01
02
03
04
05
06
07
08
09
03
01
07
08
13
02
12
05
DESCRIPCION
Bancos (no modificable)
Clientes
Personal
Proveedores
Varios
- 21 -
DESCRIPCION
ACTIVO CORRIENTE
Caja y Bancos
Cuentas Corrientes
TOTAL ACTIVO CORRIENTE
PASIVO
PASIVO CORRIENTE
Cuentas por Pagar Comerciales
TOTAL PASIVO CORRIENTE
PATRIMONIO
Capital Social
**(Ojo , deja lnea en blanco)*
Resultado del Ejercicio
TOTAL PASIVO
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
Los cdigos cuyos ltimos 2 dgitos son 00 , corresponden a ttulos y no deben ser asignados a
cuentas.
Los cdigos cuyos ltimos 2 dgitos son 99 , corresponden a totales y no deben ser asignados
a cuentas.
Los cdigos cuyos ltimos 3 dgitos son 999, corresponden a totales de Activo (1) , Pasivo (2) y
Patrimonio (3).
El RESULTADO DEL EJERCICIO tiene como cdigo el 3110 en forma fija.
Para dejar una lnea en blanco, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato
agregndole la letra "L".
Para imprimir rayas debajo de los importes, despus de cada rubro se repite el cdigo del
formato agregndole la letra "R".
Para imprimir rayas debajo de los importes y luego dejar una lnea en blanco, despus de cada
rubro se repite el cdigo del formato agregndole las letras "RL". En las posiciones 57/60 , se
podr indicar un rubro alterno para que en el proceso mensual sea cambiado el rubro cuando
el saldo de la cuenta sea acreedor (Activos) o deudor (Pasivos). Por ejemplo en el caso de
sobregiros bancarios o anticipos a proveedores.
- 22 -
DESCRIPCION
VENTAS
(SUBTTULO)
Ventas
Ingresos Financieros
TOTAL VENTAS (SUBTOTAL)
Costo de Ventas
TOTAL COSTO DE VENTAS
UTILIDAD OPERATIVA
1009,1109
(FRMULA)
DESCRIPCION
Alquileres
Gastos de personal
Tributos
- 23 -
DESCRIPCION
Cheque
Entrega
Nota de Abono
Nota de Cargo/Dbito
Extorno abono
Extorno cargo
Debe/Haber
H
D
D
H
D
H
APERTURA
TRANSFERENCIAS
COBRANZA A CLIENTES
OTROS COBROS DE EFECTIVO RELAT. A LA ACTIV. DE OPERACION
PAGOS A PROVEEDORES
PAGOS DE REMUNERACIONES Y BENEFICIOS SOCIALES
OTRO INGRESO DE EFECT. RELATIV. A LA ACTIV. DE OPERACIN
INGRESOS POR VENTA DE VALORES
INGRESOS POR VENTA DE INMUEBLES MAQUINARIA Y EQUIPO
OTROS INGRESOS RELATIVOS A LA ACTIV. DE INVERSION
PAGOS POR COMPRA DE INMUEBLES MAQUINARIA Y EQUIPO
PAGOS POR COMPRA DE VALORES
DESCRIPCION
COMPRAS
CARGAS IMPUTABLES A CENTROS DE COSTOS
- 24 -
SALDAR
TRANSFERIR
OMITIR
INGRESOS BANCOS
EGRESOS VARIOS
- 25 -
DESCRIPCION
121001 FACTURAS POR COBRAR
421001 FACTURAS POR PAGAR
25
Subdiario
76601
Cuenta de Ganancia
67601
Cuenta de Prdida
Cuentas por regularizar : Es posible indicar todas las cuentas que sean necesarias en el
formato CTAXX. Las cuentas deben tener Nivel de saldo 3 y documento de referencia en "S" en
el Plan de Cuentas.
TABLA Nro. 56 PARMETROS PARA COMPROBANTES DE VENTAS
Permite registrar los parmetros (cuentas,subdiarios,tipos de documento) que se usarn en el
programa de Registro de Comprobantes de ventas. La descripcin detallada esta el anexo
correspondiente.
TABLA Nro. 58 PARMETROS PARA EL AJUSTE AUTOMTICO DE DIFERENCIA DE
CAMBIO
En esta tabla se codificarn los cdigos datos necesarios para el proceso de ajuste de
diferencias de cambio
EJEMPLO
CDIGO
CTA01
CTA02
SUB
XGA
XGP
XMON
DESCRIPCION
121001
421001
26
76601
67601
UZ
(*)XMON Indica la moneda para el tipo de cambio del da del mes para efectos del ajuste
FASB.
Cuentas por Ajustar : Es posible indicar todas las cuentas que sean necesarias en el formato
CTAXX. Las cuentas deben indicarse con el tipo de cambio a usar (M = Compra , V = Ventas.
Posicin 10 ).
- 26 -
DESCRIPCIN
CON01
CON02
CON03
1.....5......10......15......20......25......30........35......40......45......50.......55....60
42101
D
FACTURAS SOLES
42102
D
FACTURAS DOLARES
38101
D
RENDICIN DE CUENTA
DESCRIPCION
VENTAS
(SUBTTULO)
Ventas
Ingresos Financieros
TOTAL VENTAS (SUBTOTAL)
Costo de Ventas
TOTAL COSTO DE VENTAS
UTILIDAD OPERATIVA
1009,1109
(FRMULA)
- 27 -
DESCRIPCIN
AUTO S
(Nos indica si el sistema va a generar asientos de cuentas automticas en el archivo de
cuentas automticas, en caso de considerarlo se especifica S en la descripcin, en caso
contrario N. Si no se configura esta clave el sistema asume por defecto S. Util para los reportes
- 28 -
DESCRIPCION
12101
12102
12301
12302
42101
42102
42301
42302
030,060,090
030,060,090
DESCRIPCIN
1......5......10......15......20....25.....30.....35.....40.....45....50....55....60
CTAN
CTAR
DECF
SUBB
SUBF
SUBN
79888
89888
3
87
88
89
- 29 -
USO
08 Tipos de cuenta
Plan de cuentas
09 Nivel de saldo
Conciliacin bancaria
Conciliacin bancaria
Registro de comprobantes/Proceso
Mensual
18 Estado de la cuenta
19 Registro de la cuenta
Asiento de cierre
90 Descripcin de mes
Emisin de reportes
- 30 -
AO / MES
CAMBIO COMPRA
CAMBIO VENTA
- 31 -
- 32 -
CTA CARGO
Cuenta de cargo
CTA ABONO
Cuenta de abono
FACTOR
Lavado
Corte
Planta elctrica
Gerencia
Contabilidad
Ventas
CARGO
900001
900001
900001
910001
910001
910001
920001
ABONO FACTOR
799001
799001
799001
799001
799001
799001
79900
100
100
090
010
100
100
100
- 33 -
Asientos contables
CUENTA
1) Manual
621001
621001
622001
622001
636001
411001
Automtico
910001
910001
900001
900001
900001
910001
799001
C.COSTO
201
202
101
102
103
DEBE
HABER
100
150
300
200
500
1250
100
150
300
200
450
50
Porcentual
Porcentual
1250
En este ejemplo la 671001 no es necesario codificarla con centro de costo ya que su traslado a
la clase 9 se puede indicar directamente en el Plan de Cuentas.
1.f. TABLA DE NUMERACION DE COMPROBANTES
En esta Base de datos se muestran los Subdiarios y el ltimo numero de comprobante
generado en forma automtica por cada ao/mes. Esta Tabla se actualiza automticamente al
registrar los comprobantes con numeracin automtica, pero puede ser modificada cuando se
requiera. Por ejemplo si se desea igualar con la numeracin manual.
COMPOSICION DE LA TABLA NUMERACION DE COMPROBANTES
- 34 -
Cdigo de Subdiario
AO / MES
PERODO
COMPROB.
ltimo
numero
automticamente.
de
comprobante
generado
Numero de secuencia
DESCRIPCION
COMPROBANTE
Numero de comprobante
automticamente.
O(Opcin)
Alt+C=Creacin,Alt+M=Modificacin
Alt+E=Eliminacin,Alt +R=Revisin,
Alt +F=Finalizar
que
se
producir
- 35 -
SC (Secuencia)
OPERACIN
CUENTA
Cdigo de la cuenta .
Puede indicarse con todos sus dgitos o en forma
genrica.
Ejemplo de genrica 70X , incluye todas las cuentas
que sus 2 primeros dgitos es 70. En estos casos
debe existir en el Plan de cuentas la cuenta 70 como
tipo Titulo.
CUENTA RECEPTORA
CODIGO DE ANEXO
DESCRIPCION DEL BANCO
NOMBRE DEL BANCO
NUMERO CUENTA
MONEDA
CUENTA CONTABLE
- 36 -
- 37 -
- 38 -
COMPROBANTE
010001
010002
020001
010001
010002
020001
MES
01
01
02
01
01
02
- 39 -
SUBDIARIO
COMPROBANTE
FECHA COMPROBANTE
MONEDA
GLOSA
- 40 -
TIPO CONVERSION
TIPO DE CAMBIO
SITUACION
TOTAL COMPROBANTE
FECHA DE CONTROL
HORA DE CONTROL
USUARIO
- 41 -
CUENTA
ANEXO
COS
IMPORTE
- 42 -
DOCMTO
FEC.DOC
FEC.VEN
ARE.
GLOSA
- 43 -
SUBDIARIO
COMPROBANTE
FECHA COMPROBANTE
MONEDA
GLOSA
SITUACION
TOTAL COMPROBANTE
- 44 -
FECHA DE CONTROL
HORA DE CONTROL
USUARIO
CUENTA
ANEXO
- 45 -
DOCMTO
FEC.DOC
FEC.VEN
IMPORTE
COS
ARE.
GLOSA
- 46 -
- 47 -
TABLAS GENERALES
PAG.1
CODIGO DESCRIPCION
1...5...10...15...20...25...30...35...40...45...50...55...60
--------------------------------------------------------------------------53 PARMETROS PARA ASIENTOS DE COMPRAS
--------------------------------------------------------------------------CTA01
MN42
421001
PROVEEDORES SOLES
CTA02
US42
421002
PROVEEDORES DOLARES
CTA03
MN46
461001
HONORARIOS SOLES
CTA04
US46
461002
HONORARIOS DOLARES
DOC01 FT
FACTURAS
DOC02 ND
NOTA DE DEBITO
DOC03 NC
NOTA DE CREDITO
DOC04 RL
DOC05 RH
RECIBO DE HONORARIOS
DOC06 RC
IGV
401001
ISC
401006
SUB1
04
SUB2
14
SUB3
15
SUB4
16
IMPORTACIONES
SUB4
17
HONORARIOS
TIGV
18.00
TASA DE I.G.V.
XGEN
0000001
PROVEEDORES VARIOS
ZINA1
609009
GASTOS INAFECTOS
ZINA2
631099
ZZIGV
401002
ZZSUB01 10
ZZOTR01
SUBDIARIO CAJA
401004
RETENCION DE CUARTA
- 48 -
NOTAS :
Parmetros que son utilizados en el programa de Registro de los Comprobantes as
como en la impresin del Registro de Compras.
CODIGO : CTAXX (Cdigo de Compra)
Pueden existir varios cdigos de compra, segn la moneda y la cuenta que se afecte.
En la columna
1/2
En la columna
3/4
En la columna
10
En la columna
20
registrar.
10
10
Concepto
COMPRAS PARA VENTAS AFECTAS Y DE EXPORTACION
- 49 -
10
En la columna
20
10
En la columna
20
- 50 -
: 401002
NIVEL
:2
DOCUMENTO
: S (Si)
ANEXO
: P (Proveedores)
D/H
635001
500
401002 00000001
401002 00000001
90 FT 001-2223 01-06-96
GLOSA
RUC21168319
101001
1,770
Por cada factura debe informarse una cuenta 401002, con los datos correspondientes. Para
estos registros contables el programa que imprime el Registro de Compras, calcular la base
imponible en base al monto del IGV. informado.
La Glosa es importante registrarla con el nombre del proveedor y la palabra RUC para que
aparezcan estos datos en el Registro de Compras.
CODIGO : ZZSUBXX (Subdiario adicional para compras contado que ingresan directamente al
gasto por caja.) OPCIONAL .
Este parmetro funciona con el parmetro ZZIGVXX
Cdigo de subdiario adicional a incluir en el Registro de Compras.
En las columnas 1/2 debe indicarse el subdiario a utilizar, pueden haber varios subdiarios,
deben estar en la Tabla general 02.
En la columna 60 debe indicarse la columna del Registro de Compras en donde se imprimir la
base imponible al igual que en el parmetro ZZSUBXX.
CODIGO : ZZOTRXX ( Otros importes que se imprimirn en la columna del registro de
Compras.
En la columna
10
En la columna
20
- 51 -
CDIGO DE COMPRA
SUBDIARIO
COMPROBANTE
FECHA CONTABLE
Fecha de contabilizacin.
La fecha del comprobante en formato da, mes y ao.
La fecha ser rechazada si el mes contable ya fue
cerrado (Proceso Mensual Definitivo).
La fecha de comprobante es muy importante ya que
en la conversin de dlares a soles y viceversa se
esta fecha para ubicar el tipo de cambio
correspondiente.
Se recomienda que la fecha de la factura y la del
comprobante sean iguales. Si es una factura del mes
anterior y esta en dlares se recomienda digitar como
fecha de comprobante el primer da del mes y usar el
TIPO DE CONVERSION F , debindose informar
la fecha de la factura.
- 52 -
CDIGO DE PROVEEDOR
NOMBRE
RUC
DOCUMENTO
FECHA EMISION
ISC
IGV
TASA
Porcentaje afecto
ANEXO IGV
IMPORTE TOTAL
- 53 -
TIPO CONVERSION
TIPO DE CAMBIO
GLOSA COMPROB.
GLOSA MOVIMI.
- 54 -
- 55 -
B) Consulta / Ajusta. -
C) Imprime Registro
2) Emisin del Registro de Compras Esta opcin es la que debe utilizarse y consta de 4 pasos
A) Genera Registro de Compras.-
- 56 -
C) Imprime Registro
- 57 -
TABLAS GENERALES
PAG.1
DESCRIPCION
1.....5...10...15.......20...25...30...35...40...45...50...55...60
MN12
121001
FACTURAS SOLES
CTA02
US12
121002
FACTURAS DOLARES
DOC01
FT
FACTURAS
DOC02
ND
NOTA DE DEBITO
DOC03
NC
NOTA DE CREDITO
DOC04
BV
BOLETA DE VENTA
IGV
401001
ISC
401004
OTR
46109
SUB01
08
TIGV1
18.00
TIGV2
0.00
OTROS
SUBDIARIO REGISTRO DE VENTAS
VTA01
701001
MERCADERIAS
VTA02
702001
PRODUCTOS TERMINADOS
XANUL
999999
DOCUEMENTOS ANULADOS
XGEN
000001
CLIENTES VARIOS
NOTAS :
Parmetros que son utilizados en el programa de Registro de los Comprobantes as
como en la impresin del Registro de Ventas.
- 58 -
1/2
En la columna
3/4
En la columna
10
En la columna
20
registrar.
10
10
- 59 -
CODIGO : OTR ( Otros tributos que se imprimirn en la columna del registro de Ventas.
En la columna
10
En la columna
20
10
En la columna
20
- 60 -
CDIGO DE VENTA
SUBDIARIO
COMPROBANTE
TIPO DE DOCUMENTO
DOCUMENTO
- 61 -
FECHA DOCUMENTO
COD. DE CLIENTE
AREA
C.COSTO
NOMBRE
RUC
CUENTA DE VENTA
TIPO DE IGV.
TIPO CONVERSION
lo
GLOSA
- 62 -
GLOSA MOVIMI.
CONCEPTOS
VENTAS
VENTA ACUM
IMPORTE
ANEXO
VENTA TOTAL
DESCUENTO
ISC
IGV
OTROS NO BASE
IMPORTE TOTAL
- 63 -
CODIGO DE COMPRA
SUBDIARIO
COMPROBANTE
FECHA COMPROBANTE
CENTRO COSTO
ANEXO REFERENCIAL
CODIGO DE PROVEEDOR
FECHA DE EMISIN
IMPORTE HONORARIO
CUENTA GASTO
RENTA 4TA.
RETENCION SOLIDARIDAD
IMPORTE NETO
TIPO DE CONVERSIN
GLOSA COMPROBANTES
GLOSA MOVIMIENTO
- 65 -
- 66 -
DETALLE:
En el detalle se especifica las cuentas que van a intervenir en la operacin bancaria.
Especificando el tipo de lnea V (varias lneas) el usuario puede ingresar en detalle las cuentas
(detallar documentos como ejemplo).
Especificando el tipo de lnea S (una sola linea) el usuario solo ingresar el monto de la cuenta.
- 67 -
SUBDIARIO
COMPROBANTE
FECHA COMPROBANTE
CUENTA BANCO
TRANSACCIN
TOTAL DOCUMENTO
AREA
ANEXO REFERENCIA
C.COSTO
CONCEPTOS
TIPO DE CONVERSIN
GLOSA CABECERA
GLOSA MOVIMIENTO
- 68 -
- 69 -
SUBDIARIO
COMPROBANTE
CODIGO DE BANCO
FECHA
CODIGO GIRADO
GIRADO
- 70 -
CONCEPTO
IMPORTE
Monto de cheque.
TIPO CONVERSION
TIPO DE CAMBIO
DESCRIPCIN
CON01
CON02
CON03
1.....5......10......15......20......25......30........35......40......45......50.......55....60
42101
D
FACTURAS SOLES
42102
D
FACTURAS DOLARES
38101
D
RENDICIN DE CUENTA
- 71 -
SUBDIARIO
COMPROBANTE
CODIGO DE BANCO
FECHA
CODIGO GIRADO
GIRADO
CONCEPTO
- 72 -
IMPORTE
Monto de cheque.
TIPO CONVERSION
TIPO DE CAMBIO
- 73 -
- 74 -
- 75 -
DESCRIPCION
- 76 -
Este mdulo nos permite emitir los reportes de resultado en base a los datos ya
ingresados va asientos contables, despus de haberse efectuado el clculo de
balance. La mayora de reportes mostrarn datos e informacin a cualquier
mes sin necesidad de efectuar el consolidado del mes requerido, a excepcin
de los sealados con en la lista adjunta.
Todos los reportes pueden ser visualizados en la pantalla antes de ser
impresos. Tambin es posible archivarlos en disco para posteriormente
imprimirlos o importarlos a cualquier hoja de clculo (Ej., Excell, Word, etc.) sin
tener que reprocesar el mes.
Los reportes pueden ser emitidos en dlares o soles , por que el usuario deber
indicar en que moneda desea que se imprima. La moneda es solicitada por
cada programa.
Para emitir el REGISTRO DE VENTAS, debe registrarse en la Tabla General 56
los datos de control para emitir el Registro de Ventas. El programa de Registro
de Ventas slo considerar los subdiarios especificados en dicha Tabla, as
como las cuentas que sean de la clase 12 o 16, y que en el Plan de cuentas se
le haya especificado con un tipo de anexo y documento de referencia en "S".
Para emitir el REGISTRO DE COMPRAS, deben prepararse adecuadamente
las Tablas Generales 53 datos de control para emitir el registro de Compras. El
programa de Registro de Compras slo considerar los subdiarios y cuentas
especificados en dichas Tablas. Las cuentas que se indiquen deben tener en el
Plan de Cuentas las siguientes caractersticas :
- Ser de la clase 42 o 46
- Tener tipo de anexo obligatorio (pueden ser Proveedores u otros.
- El documento de referencia debe estar en "S".
Los reportes que se emiten en este mdulo son los que se detallan a
continuacin.
- 77 -
REPORTES
1. BALANCES DE COMPROBACION
CTBALA08 BALANCE DE COMPROBACION
Nos permite cuadrar el balance a un mes determinado, detallando el saldo anterior, movimiento
del mes asi como el saldo actual. Para emitir este reporte es necesario hacer el proceso de
consolidacin del mes respectivo. El mismo nos permite agrupar las cuentas a 2/3 y 4 digitos.
CTBALA02 BALANCE DE COMPROBACION A 2/3/4 DIGITOS
Resume el balance de comprobacin a 2/3 y 4 digitos.
CTBALA09 BALANCE DE SALDOS EN DOLARES Y MONEDA NACIONAL
Es el balance de comprobacin pero en bimoneda. Detallando las cuentas de movimientos.
CTBALA07 SUMAS Y SALDOS
Es la hoja de trabajo de contabilidad en el cual se ve el balance, el estado de ganancias y
perdidas por funcion y naturaleza y el libro de inventarios. El reporte hace resumen a 2/3/4 y 8
digitos.
CTBALA18 BALANCE DE COMPROBACIN A 8 DIGITOS
Es el balance de comprobacin con al particularidad de agrupar las cuentas a dos digitos.
2. BALANCES GENERALES
CTBALA03 BALANCE GENERAL
Nos muestra el balance en dos columnas o en formato continuo con opcion de mandarlo Excel.
Este reporte dispone de dos tablas. La Tabla General #10 que es para el formato estandar y la
Tabla General #20 que es para el formato alterno. La utilidad de estas dos tablas es que con la
primera se emiten los balances que se van a legalizar y con la segunda se trabajan los
balances como un reporte interno, en el cual tambien se pueden detallar los rubros en ingles.
CTBALA34 BALANCE GENERAL ANALITICO
Este reporte nos detalla los saldos de las cuentas pertenecientes a cada rubro del balance
general. (Tabla General #10)
CTBALA14 ANALISIS DEL BALANCE GENERAL
Este reporte nos detalla le saldo anterior, movimiento del mes y el saldo actual de las cuentas
pertenecientes a cada rubro del balance general. Este reporte puede tomar la configuracin de
la Tabla General #10 o #20.
CTBALA16 BALANCE GENERAL HASTA 12 MESES
Este reporte nos muestra los saldos o el movimiento mensual del balance mes a mes.
CTBALA04 BALANCE GENERAL HISTORICO AJUSTADO
Este reporte nos muestra el valor historico en libros y el ajustado por inflacin del balance
general.
3. GANANCIAS Y PRDIDAS
CTGYP01 DEL MES O ACUMULADO
Este reporte nos muestra el estado de ganancias y perdidas por funcion o naturaleza con
movimientos del mes o saldos acumulados. Para ello se dispone de cuatro tablas de
configuracin. Para ganancias y perdidas por funcion la Tabla General #11 que es la estandar y
a Tabla General #21 que es la alterna. Para ganancias y perdidas por naturaleza la Tabla
General #13 y #23. La utilidad de estas tablas es la misma que se detalla en el reporte de
balance.
- 78 -
Descripcin
GYP13-01
01
Lima
GYP13-02
02
Piura
Milkito Lima
0102
0201
0202
Milkito Piura
Laive Lima
Laive Piura
- 79 -
Tienda
02
Distribuidora
Milkito Tienda
0102
0201
0202
Milkito Distribuidora
Laive Tienda
Laive Distribuidora
4. REPORTES DE COSTOS
CTCOST05 ACUMULADO POR CENTRO DE COSTO
CTCOST08 CUADRO POR CENTRO DE COSTOS POR RUBRO / CUENTA
CTCOST07 RESUMEN DE CENTRO DE COSTOS POR RUBRO
CTCOST30 COMPARATIVO ANUAL DE CENTRO DE COSTO
POR RUBRO / CUENTA
CTCOST31 COMPARATIVO ANUAL RESUMEN DE CENTRO DE COSTOS
POR RUBRO
CTPVC01
- 80 -
DIARIOS
CTDIAR01 LIBRO DIARIO BIMONEDA
CTDIAR02 LIBRO DIARIO
CTDIAR04 RESUMEN POR SUBDIARIO Y CUENTA
CTDIAR06
MAYORES
CTMAYO01 LIBRO MAYOR BIMONEDA
CTMAYO02 LIBRO MAYOR
CTMAYO03
CTMAYO05
REGISTRO DE VENTAS
CTREGV11 GENERA ARCHIVO MENSUAL DE VENTAS
CTREGV12 MANTENIMIENTO DE ARCHIVO DE VENTAS
CTREGV13 EMISION DEL REGISTRO DE VENTAS ESTANDAR
CTREGV15 EMISION DEL REGISTRO DE VENTAS FORMATO CHICO
CTREGV16 REGISTRO DE VENTAS CON IGV ASUMIDO POR EL ESTADO
CTLIST13
- 81 -
AREAS
CTAREA01 RESUMEN MENSUAL POR AREAS
CTAREA02 MOVIMIENTO MENSUAL POR AREAS
CTAREA03 INGRESOS Y GASTOS POR AREAS
BANCOS
CTBANC01 SALDOS POR CUENTA
CTBANC02 MOVIMIENTOS POR CUENTA
INGRESOS Y GASTOS
CTLIST10
CTLIST11
CTLIST12
COMPROBANTES MENSUALES
CTVARI04
- 82 -
RATIOS FINANCIEROS
Son factores de anlisis financieros que permiten establecer la posicin financiera de la
empresa por medio de frmulas. Estas frmulas se aplican a una serie de datos por los cuales
se puede calcular la posicin real de la empresa.
El sistema de contabilidad Concar Windows nos brinda un total manejo de los ratios como
herramienta de anlisis de balance o estados financieros.
Para generar los ratios se requiere tener Excel 97 y adems definir bien las frmulas
aritmticas.
Mantenimiento de Ratios
En este mdulo se van a definir la frmula del ratio. Esta frmula comprende Operadores,
Rubros de Balance, Ganancias y Prdidas por Funcin/Naturaleza, Cuentas Balance y
Secuencia de Items.
Operadores
( )
Parntesis Separadores de Frmulas
/
Divisin
*
Multiplicacin
+
Suma
Resta
Rubros
B
F
N
C
V
Balance
Ej.
Gan. Y Perdidas por Funcin
Ej.
Gan. Y Perdidas por Naturaleza Ej.
Cuentas Balance
Ej.
Nmeros
Ej.
Secuencia de Items
Se usa para especificar una frmula extensa particionndola en varios items. Ej:
Item
1
2
3
Frmula
B1110
B2110
I01/I02
Emisin de Ratios
Nos permite obtener el resultado del ratio. Para ello se debe escoger el ratio definido y
presionar el botn de Reporte Excel. Luego, nos mostrar en Excel la frmula con sus
Items y el resultado. El usuario decidir si grabar la hoja Excel o no.
- 83 -
ANTIGEDAD DE DEUDA
CTDOCU08
- 84 -
CTANAC03
CTANAC01
CTANAC02
CTDOCU18
CTDOCU16
CTANRE01
CTDOCU21
CTANAC06
EL ARCHIVO
DE
SALDO
DE
- 85 -
6. MODULO DE PRESUPUESTO
Este mdulo nos va a permitir formular un presupuesto y comparlo con el movimiento contable.
El presupuesto se puede llevar por centro de costo y por cuenta.
Se va a especificar los presupuestos mensuales por cada centro de costo y cuenta. Por defecto
el sistema configura el importe en dlares pero se puede configurar a soles en la TABLA
GENERAL 93.
(La clave MONPRE con descripcin MN (Moneda Nacional) y las cuentas deben tener el flag
de centro de costo.)
- 86 -
Cabe recalcar que este reporte es solo para la configuracin de presupuesto por cuenta.
- 87 -
- 88 -
- 89 -
para ser
- 90 -
- 91 -
- 92 -
NUMERO ESTADO
BANCO
MONEDA
- 93 -
FECHA INICIAL
FECHA FINAL
FECHA DE SALDO
SALDO ANTERIOR
IMPORTE CARGOS
IMPORTE ABONOS
SALDO FINAL
SITUACION
ITEM
- 94 -
FECHA
REFERENCIA
DOCUMENTO
CARGO/ABONO
- 95 -
- 96 -
Libros IVA
Resportes Proyecto PARA
Estado Ganancias y Perdidas por Linea Venta
Gerenciales por Centro de Costo
8 MODULO DE UTILITARIOS
En este mdulo se encuentran las opciones de servicios complementarios del sistema.
Dentro de este mdulo complementario se encuentra el siguiente menu:
Reindexacin
Mantenimiento de Compaas
Mantenimiento de Usuarios
Mantenimiento Usuarios/Programas
Mantenimiento Usuarios/Compaias
Inicializacin Balance
Historico Reportes en Disco
Verifica Comprobantes
- 97 -
d. - Mantenimiento de compaas.
Permite agregar una nueva compaa al sistema o modificar los datos generales de
una de ellas. Tambin permite iniciar un nuevo ejercicio contable de una compaa.
Campo
CDIGO
NOMBRE
EJERCICIO
Descripcin
El cdigo de compaa se informar con 2 dgitos. A
este cdigo en sistema le antepondr 00
El nombre de la compaa que se mostrar en la
pantalla (consultas y mens), puede ser abreviado.
Ao que se apertura. P.Ejemplo 99
- 98 -
NOMBRE REPORTES
MONEDA NACIONAL
AO/MES INICIO
RUC.
CIA MODELO
NOMBRE
TIPO DE USUARIO
- 99 -
- 100 -
- 101 -
h. Inicializacin de Balance
El programa inicializa los archivos de Balance, Centro de Costos, Cuentas Automticas,
y Movimiento Mensual
i.- Histrico de reportes en disco.
Nos permite consultar e imprimir cualquier reporte que se haya guardado en disco.
(*.PRN)
j.- Verifica Comprobantes.
Nos permite visualizar aquellos comprobantes y cuentas contables mal configuradas en
el sistema.
- 102 -
ASIENTOS AUTOMTICOS
1.- PROCESO DE REGULARIZACION DE DIFERENCIA DE CAMBIO
Este proceso permite generar en forma automtica un asiento para cancelar los saldos de
cuentas, anexos o documentos en soles o dlares originados por la diferencia de cambio.
Para cancelar los saldos en sistema selecciona los saldos del balance (Nivel de saldo 1),
saldos por anexos (Nivel de saldo 2) o los documentos pendientes (Nivel de saldo 3) que tienen
el saldo en dlares mayor a 0 y el saldo en soles igual a 0 o viceversa, y genera en forma
automtica dos asientos contables (uno para dlares y otro para soles).
Por ejemplo :
La contabilizacin del cargo y abono de una factura en dlares se realiz en la cuenta 121001
de la siguiente manera :
DLARES
DOCU. FECHA
TIPO
DEBE HABER
FT 0030
30-01-94
US
FT 0030
30-03-94
US
SALDO
1000
SOLES
CAMBIO
2.15
1000
DEBE HABER
2150
2.20
2200
---------------
-----------------
50
Como de observa, el asiento del 30-01-94 al igual que el abono del 30-03-94 se realizaron en
dlares. El saldo del documento en la columna de dlares es 0, pero el saldo en soles es
acreedor, por que se ha producido una diferencia de cambio (ganancia) de 50.
Si realizamos una consulta de ANALISIS DE CUENTA, este documento ser mostrado como
pendiente, ya que el saldo en dlares esta en 0, pero tiene un saldo en soles.
En la prctica puede producirse la situacin inversa, de que el documento este cancelado en
soles, pero tenga saldo en dlares por la diferencia de cambio.
El sistema detectar ambos casos y "cancelar" el saldo pendiente en dlares o soles.
- 103 -
- 104 -
TABLAS GENERALES
PAG. 1
CLAVE
DESCRIPCION
1...5...10...5...20...25...30...35...40...45...50...55...60
--------------------------------------------------------------------------55 PARMETROS PARA REGULARIZACION DIF. CAMBIO
-- ---------------------------------------------------------------------
CTA1
CTA2
CTA3
CTA4
CTA5
CTA6
CTA7
SUB
XGA
121001
121002
121003
121004
141001
421001
421002
25
776001
XGP
676001
Notas :
CLAVE CTAXX
En la columna 1 se debe indicar la cuenta que se regularizar.
CLAVE SUB
En la columna 10 se indicar el subdiario para generar el asiento automtico, este subdiario
debe ser para el uso exclusivo de este proceso.
CLAVE XGA
En la columna 1 debe indicarse la cuenta de ganancia
CLAVE XGP
En la columna 1 debe indicarse la cuenta de prdida , 67X o 9XX segn corresponda.
Las cuentas por regularizar deben tener Nivel de Saldo 2 (con Anexo) o 3 (con documento de
Referencia "S")
Todas las cuentas deben existir en el Plan de Cuentas
El subdiario debe estar en la Tabla General 02.
- 105 -
Las cuentas que tengan especificado en el Plan, como cdigo de moneda soles (MN), y que se
encuentren en la Tabla, se ajustar en forma automtica el saldo en dlares. Si la cuenta tiene
especificado dlares (US) se ajustar el saldo en soles.
Las cuentas de bancos (104xxx) con nivel de saldo 2 y con tipo de anexo 0, pueden tener la
moneda de referencia en blanco pues
el AJUSTE AUTOMATICO DE
- 106 -
TABLAS GENERALES
PAG. 1
CLAVE
DESCRIPCION
1........5......10...15...20...25...30...35...40...45...50...55...60
--------------------------------------------------------------------------58 PARAMETRO PARA EL AJUSTE POR DIF. CAMBIO FASB 52
-- ---------------------------------------------------------------------------CTA01
104000
CTA02
121001
FACTURAS DLARES
SUB
56
XGA
776001
GANANCIAS
XGP
940100
- 107 -
Notas :
CLAVE CTAXX
En la columna 1 del campo Descripcin se debe indicar la cuenta que se ajustar.
En la columna 10 se debe indicar el tipo de cambio a usar para el ajuste:
M = TIPO DE CAMBIO COMPRA
V = TIPO DE CAMBIO VENA
CLAVE SUB
En la columna 10 se indicar el subdiario para generar el asiento automtico, este subdiario
debe ser para el uso exclusivo de este proceso.
CLAVE XGA
En la columna 1 debe indicarse la cuenta de ganancia
CLAVE XGP
En la columna 1 debe indicarse la cuenta de prdida 67X O 9XX segn corresponda.
Todas las cuentas deben existir en el Plan de Cuentas
El subdiario debe estar registrado en la Tabla General 02.
En la columna 20 se puede indicar la descripcin de la cuenta como referencia.
- 108 -
- 109 -
- 110 -
Este programa tiene dos partes, el clculo previo que permite ser visualizado por pantalla y la
generacin del archivo de ajuste por inflacin que va a servir para generar el asiento y/o poder
modificarlo. Cabe recalcar que este archivo no es histrico, es decir se genera el ajuste a un
mes y luego se procede a generar el asiento.
C.4. MANTENIMIENTO DE ACHIVO DE AJUSTE POR INFLACIN
En este mantenimiento uno puede modificar el archivo de ajuste por inflacin generado en la
seccin 13.c.
C.5. GENERACIN DE ASIENTO DE AJUSTE POR INFLACION
Esta opcin genera el asiento contable en base a la seccin 13.d.
El mdulo de ajuste por inflacin se puede generar mensual, semestral o anualmente
dependiendo de las particularidades de cada compaa. El asiento de Ganancias y Prdidas
por funcin va a estornar las cuentas de Ganancia y Prdida por diferencia de cambio
configuradas en la tabla general 58 (XGAN y XPER).
El orden para generar los asientos de Ganancias y Prdidas sera primero el de Funcin y
luego el de Naturaleza. Entre la generacin de este asientos es necesario el procesar la
consolidacin previa (cierre) del mes respectivo a ajustar.
- 111 -
- 112 -
CAPITULO 4
PASOS A SEGUIR PARA LA CARGA INICIAL DE DATOS
1) Planeamiento
- Usuarios y responsabilidades
Cada persona debe tener una responsabilidad en la fase de instalacin y operacin del
sistema.
- Subdiarios a manejar
Los diferentes canales de informacin o archivos deben estar identificados por un
subdiario
-Esquema de Trabajo
Se debe establecer si se codificaran asientos o si estos se prepararan directamente en
el terminal pos cada usuario. Tambin se opta por una solucin mixta.
- Forma de Contabilizacin
Debe definirse si se va afectar la clase 9 en los asientos para luego generar la 6 y 79
automticamente o si se codifica va la clase 6 para generar la 9 y 79 en base al centro
de costo. Esto es importante para la definicin del Plan de Cuentas.
- Aprovisionamiento de datos
Debe establecerse la fuente para obtener cdigos de clientes, proveedores, personal,
bancos, saldos de inicio, procedimientos de documentos.
- Calendarios de cierres mensuales
Es aconsejable que se establezcan metas para el cierre de operaciones y obtencin de
la informacin contable diaria o mensual, para que el personal tenga claramente
asignada su carga de trabajo.
- Procedimiento diario de Backup (Copia de seguridad de los archivos)
El backup es de responsabilidad del usuario.
Los usuarios deben establecer la forma mas adecuada para obtener un backup diario
del directorio del Sistema de Contabilidad (directorio CONCAR y subdirectorios
correspondientes), al finalizar la jornada. Este backup se efectuar con los recursos de
software y hardware de que se disponga. Si es que se utiliza en procedimiento que
Real Systems S.A. le proporciona como ejemplo, este debe ser modificado y
actualizado de acuerdo a los volmenes de datos que maneja la empresa, numero de
empresas y ejercicios que se tiene abiertos.
2) Definicin de datos de las Tablas generales
3) Definicin de las cuentas contables
4) Definicin de Anexos
5) Carga de datos
6) Listados de las Bases de datos
7) Preparacin del Asiento de inicio
8) Codificacin / Transcripcin de asientos.
9) Proceso Mensual de Prueba
10) Emisin de Reportes
- 113 -
CAPITULO 5
ANEXO 1
EJEMPLO DE COMPROBANTES
ANEXO 1 EJEMPLO DE COMPROBANTES
1) Provisin por Compras
DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE
SUBDIARIO
04
Registro de Compras
COMPROBANTE
080005
FECHA DE COMPROBANTE
20-08-95
MONEDA
US
Dlares
CONVERSION
S
(Se convierte a soles)
TIPO CONVERSION
V
(Utilizar cambio venta)
MOVIMIENTOS DEL COMPROBANTES
CUENTA
ANEXO
CEN. F
IMPORTE
DOCUMENTO
40101
42101
63501
180
1,180
1,000
FT 001-1234
10225562
010
D
H
D
20-08-95
IMPORTE
DOCUMENTO
42101
10401
1,180
1,180
FT 001-1234
CH 014222
10225562
0101
D
H
30-08-95
30-08-95
- 114 -
DOCUMENTO DE REFERENCIA
LONGITUD DE NRO DE DOC.
MONEDA DE REFERENCIA
:
:
:
S
10
US
1
S
N
0
Si
Hasta 20 dgitos
Dlares
- 115 -
ANEXO 2
CARGA DE ASIENTOS AUTOMATICOS DESDE OTROS SISTEMAS
El Sistema de Contabilidad permite incluir asientos contables producidos en forma
automtica desde otros sistemas del usuario. Por ejemplo si se dispone de un Sistema de
Facturacin, el usuario puede preparar un programa para producir el asiento contable y
grabarlo en un archivo en diskette o disco duro y luego cargar este asiento en el sistema de
Contabilidad, evitndose la digitacin. Estos asientos pueden producirse en forma diaria,
semanal, mensual y la afectacin contable y numeracin de comprobantes deben ser
definidas por el usuario contable.
Para esto se debe producir dos archivos los cuales deben contener los asientos que se van a
agregar. Estos archivos pueden crearse en diskette o disco duro.
Los comprobantes deben ser numerados correlativamente por subdiario y mes contable.
El usuario debe decidir si mantendr un archivo de control de numeracin de comprobantes
para cada sistema que origina el comprobante, o si desea puede utilizar el archivo de control
de numeracin CNUXXAA.DBF (Donde XX = Compaa y
AA = Ejercicio) para obtener dicha numeracin.
Se recomienda que cada sistema que genera comprobantes tenga asignado un numero de
subdiario exclusivo para tener un mejor control de la numeracin.
La numeracin de los comprobantes es por cada Subdiario y mes contable con la siguiente
estructura (EJEMPLO) :
SUBDIARIO
COMPROBANTE
04
04
010001
010002
ENERO
04
020001
FEBRERO
05
05
010001
010002
ENERO
05
020001
FEBRERO
Los dos primeros dgitos del comprobante indican el mes contable u debe coincidir con la fecha
del comprobante
Los dos archivos son los siguientes :
CCXXXXAA
CDXXXXAA
- Comprobantes Cabeceras
- Comprobantes Detalles
Ejemplo CC000199
Ejemplo CD000199
- 116 -
DICCIONARIO DE DATOS
=================================================================
CAMPO
DESCRIPCION
T
LG DC
=================================================================
CNUXXAA
CONTROL DE NUMERACION
1 CTSUBDIA
CDIGO DE SUBDIARIO
2 CTANO
AO
3 CTMES
MES
4 CTNUMER
5 CTFECCRE
FECHA DE CREACION
6 CTFECACT
FECHA DE MODIFICACION
NOTAS
1.- Existe un archivo CNUXXAA.DBF por cada ejercicio contable y Compaa.
Ejemplo CNU0196.DBF
2.- El archivo CNUXXAA.DBF tiene un ndice CNUXXAA1.NTX con la siguiente estructura:
CTSUBDIA+CTANO+CTMES
3.- El archivo CNUXXAA.DBF es usado por los programas de registro de comprobantes por
lo que si se desea actualizar deben usarse las convenciones para manejo de red.
4.- Para actualizar un registro del CNUXXAA.DBF , debe buscarse dicho registro por los
campos indicados en el ndice, si no existe el registro debe crearse y luego incrementar
el campo CTNUMER en 1, regrabandose inmediatamente.
- 117 -
================================================================
CAMPO
DESCRIPCION
T LG DC.
================================================================
CCXXXXAA COMPROBANTES - CABECERAS
1 CSUBDIA
2 CCOMPRO
3 CFECCOM
4 CCODMON
CDIGO DE MONEDA
US = Dolar , MN=Soles
5 CSITUA
6 CTIPCAM
TIPO DE CAMBIO
(solo para CTIPO = C )
10 4
7 CGLOSA
GLOSA
40
8 CTOTAL
14 2
11 CDATE
12 CHORA
HORA DE ACTUALIZACION
13 CFECCAM
14 CUSER
USUARIO ACTUALIZADOR
15 CORIG
SISTEMA DE ORIGEN
16 CFORM
MANUAL / AUTOMATICO
17 CTIPCOM
TIPO COMPROBANTE
18 CEXTOR
COMPROBANTE EXTORNADO
9 CTIPO
10 CFLAG
TIPO DE CONVERSION
C=Especial ,M=Compra , V=Venta
- 118 -
================================================================
CAMPO
DESCRIPCION
T
LG DC.
================================================================
CDXXXXAA COMPROBANTES - DETALLES DEL ASIENTO
1 DSUBDIA
SUBDIARIO
2 DCOMPRO
NUMERO DE COMPROBANTE
3 DSECUE
4 DFECCOM
SECUENCIA
C
Correlativo desde 0001 por cada comprobante
FECHA DE COMPROBANTE
C
5 DCUENTA
CUENTA CONTABLE
6 DCODANE
CDIGO DE ANEXO
18
7 DCENCOS
8 DCODMON
CDIGO DE MONEDA
9 DDH
DEBE HABER
(D=Debe,H=Haber)
10 DIMPORT
IMPORTE
14 2
11 DTIPDOC
TIPO DE DOCUMENTO
12 DNUMDOC
NUMERO DE DOCUMENTO
20
13 DFECDOC
FECHA DE DOCUMENTO
14 DFECVEN
FECHA DE VENCIMIENTO
15 DAREA
CDIGO DE AREA
16 DFLAG
30
18 DDATE
FECHA DE ACTUALIZACION
19 DCODANE2
18
20 DUSIMPORIMPORTE EN DOLARES
14 2
21 DMNIMPOR
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22 DCODARCTIPO COMPROBANTE
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