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Software de Contabilidad

MANUAL DEL USUARIO


Versin Visual 2006.x

Especialistas en Software Empresarial


Calle Manuel Fuentes 833 San Isidro 440-5440

WWW.REALSYSTEMS.COM.PE

CONTENIDO
CAPITULO 1................................................................................................................................ 3
INTRODUCCION......................................................................................................................... 3
CAPITULO 2................................................................................................................................ 4
DESCRIPCION GENERAL.......................................................................................................... 4
CAPITULO 3................................................................................................................................ 7
INGRESO AL SISTEMA............................................................................................................... 7
EXPLICACION DE LOS MODULOS............................................................................................8
1. MODULO DE ARCHIVO (BASES DE DATOS PRINCIPALES)...............................................9
1.a PLAN DE CUENTAS............................................................................................................. 9
OBSERVACIONES PARA MODIFICAR EL PLAN DE CUENTAS.......................................15
1.b. CDIGO DE ANEXOS........................................................................................................ 16
1.c. TABLAS GENERALES.........................................................................................................18
1.d. TABLA DE TIPOS DE CAMBIO........................................................................................... 31
1.e. TABLA DE TRANSFERENCIA DE LA 6 A LA 9...................................................................32
1.f. TABLA DE NUMERACION DE COMPROBANTES.............................................................34
1.g. TABLA DE CONSOLIDACIN ASIENTO DE CIERRE....................................................35
1.h. MANTENIMIENTO CUENTAS BANCOS.............................................................................36
1.i. TABLA INDICES INFLACION............................................................................................... 37
2. MODULO DE REGISTRO DE COMPROBANTES..............................................................38
2.a. REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR CON CONVERSION..............................40
2.b. REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR SIN CONVERSION................................44
2.c. REGISTRO DE COMPROBANTES DE COMPRAS...........................................................47
2.d. REGISTRO DE COMPROBANTES DE VENTAS...............................................................58
2.e REGISTRO DE COMPROBANTE DE HONORARIOS.......................................................64
2.f. REGISTRO DE COMPROBANTE DE BANCOS.................................................................66
2.g. REGISTRO DE COMPROBANTES DE CHEQUES...........................................................69
3. MODULO DE CONSOLIDACION O PROCESO DE CIERRE...............................................75
4. MODULO DE EMISION DE REPORTES...............................................................................77
5. MODULO DE ANALISIS DE CUENTAS................................................................................84
6. MODULO DE PRESUPUESTO.............................................................................................. 86
7. MODULO DE CONCILIACIN BANCARIA..........................................................................88
7.1 CONCILIACION BANCARIA............................................................................................... 88
7.2 REGISTRO DE ESTADOS DE CUENTA.............................................................................93
7.3 MOVIMIENTO DE DATOS................................................................................................... 95
7.4 COPIA DE SEGURIDAD...................................................................................................... 95
7.5 PDT SUNAT........................................................................................................................... 96
7.6 COA SUNAT........................................................................................................................ 96
7.7 REPORTES VARIOS........................................................................................................... 97
8. MODULO DE UTILITARIOS.................................................................................................. 97
ASIENTOS AUTOMTICOS................................................................................................ 103
A. PROCESO DE REGULARIZACION DE DIFERENCIA DE CAMBIO.................................103
B. PROCESO DE AJUSTE POR DIFERENCIA DE CAMBIO - FASB 52...............................106
C. AJUSTE POR INFLACIN.................................................................................................. 109
RECOMENDACIONES PARA LA CONTABILIDAD BIMONETARIA.................................112
CAPITULO 4............................................................................................................................ 113
PASOS A SEGUIR PARA LA CARGA INICIAL DE DATOS.......................................................113
CAPITULO 5............................................................................................................................ 114
ANEXO 1.................................................................................................................................. 114
EJEMPLO DE COMPROBANTES............................................................................................114
ANEXO 2.................................................................................................................................. 116
CARGA DE ASIENTOS AUTOMATICOS DESDE OTROS SISTEMAS....................................116
DICCIONARIO DE DATOS..................................................................................................... 117

-2-

CAPITULO 1
INTRODUCCION
El presente documento tiene por finalidad servir como gua en la administracin y operacin del
sistema de Contabilidad General, CONCAR Versin Visual.
La metodologa aplicada, est orientada a brindar la informacin necesaria que permita una
comprensin adecuada tanto al personal especializado como al usuario final.
El sistema ha sido desarrollado utilizando las ltimas tcnicas de procesamiento de datos que
incluyen las siguientes caractersticas:
A) Diseo modular mediante el uso de mens que permite gran facilidad de operacin por el
usuario final.
B) Proceso distribuido que permite al usuario participar en el proceso del sistema,
descentralizando as las funciones operativas del centro de cmputo.
C) Proceso interactivo donde el usuario se comunica con el sistema en forma amigable, lo cual
le permite alimentar y obtener informacin en tiempo real.
Es de responsabilidad del usuario mantener actualizado el presente manual con los
cambios que pudieran afectar al sistema, sea por cambios en la legislacin vigente o por
cambios en la poltica de la empresa.

-3-

CAPITULO 2
DESCRIPCION GENERAL
El sistema de Contabilidad General ha sido desarrollado para ser utilizado por el rea de
Contabilidad, en la elaboracin de los libros contables, balances y estados financieros.
posibilitando de esta manera mejorar la oportunidad y confiabilidad de los resultados para la
toma de decisiones por la Alta Direccin.
La concepcin del sistema se basa en la informacin que soportan las diferentes bases de
datos principales, como son el Plan de Cuentas, Tabla General y de Anexos. Estos conjugados
con la informacin variable (asientos contables) permiten generar los reportes de resultado que
se obtienen.
Las caractersticas principales del sistema son las siguientes:

FLEXIBILIDAD DEL SISTEMA

El sistema puede aplicarse a empresas industriales, comerciales, servicios, financieras,


navieras, constructoras y en general todos los giros de negocios.
Con un solo Plan de Cuentas pueden trabajar mltiples compaas, uniformizando de esta
manera la informacin de grupos empresariales.
El sistema permite un alto grado de autonoma a los usuarios para adecuar el sistema a sus
necesidades, ya que los parmetros son manejados por medio del Plan de cuenta y tablas
complementarias

ESTADOS FINANCIEROS Y ANALISIS DE CUENTAS EN MONEDA NACIONAL Y


DOLARES

Los Estados financieros , libros y reportes de anlisis de cuentas son emitidos en moneda
nacional y dlares. Para fines de ley los reportes pueden emitirse solo en moneda nacional.

ESTADOS DE CUENTA DE CLIENTES, PROVEEDORES Y OTROS

Existen consultas y reportes de los documentos pendientes de clientes, proveedores, socios,


empleados y otros anexos de acuerdo a las necesidades. Las cuentas que requieren este nivel
de anlisis son indicadas por el usuario en forma libre. Los clientes, proveedores u otros
pueden ser codificados por el RUC, o por un cdigo interno de la empresa.

REPORTES POR CENTROS DE COSTOS

Se puede emitir informacin por centros de costos o departamentos de las cuentas de ingresos
y egresos. El cdigo de centro de costo puede tener 6 dgitos o letras.

VARIEDAD DE REPORTES COMPLEMENTARIOS

Existen reportes configurables por el usuario tales como balances de comprobacin y


generales, ganancias y prdidas, costos, diario, mayor, anlisis de cuentas, registro de ventas y
compras.

REGISTRO DE COMPROBANTES DE VARIOS MESES EN FORMA SIMULTANEA

El sistema permite registrar los comprobantes de diferentes meses en forma simultnea sin
tener que efectuar cierres. Esto es importante ya que se agiliza el ingreso de datos, permitiendo
obtener la informacin oportunamente.

-4-

REGISTRO DE COMPROBANTES DIRECTAMENTE EN EL SISTEMA

Los comprobantes pueden crearse directamente en el computador sin tener que previamente
codificarse en formatos manuales, y el sistema los numera automticamente. Posteriormente
los comprobantes registrados se pueden imprimir en formularios continuos simples para ser
adjuntados al documento original. Tambin se puede registrar comprobantes previamente
codificados y con numeracin manual.. El sistema efecta la validacin de datos conforme se
van registrando los datos minimizando los errores y al terminar el comprobante se controla que
cuadre pudindose dejar pendiente. Las compras y ventas producen asientos automticos.

EMISION DE CHEQUE-VOUCHER

El software permite generar los comprobantes de cheques e imprimir el Cheque-Voucher o los


vouchers de cheque manuales, presentando informacin de cheque girado por banco, fecha y
proveedor.

CARGA DE ASIENTOS AUTOMATICOS

Permite incorporar con una opcin los asientos contables automticos producidos por otros
sistemas auxiliares computarizados , para evitar la digitacin.

CONVERSION AUTOMATICA DE ASIENTOS DOLARES

Los comprobantes pueden ser ingresados en dlares, moneda nacional u otra moneda, segn
la moneda original de la operacin y el sistema los convierten a moneda nacional y dlares de
acuerdo a la Tabla de tipo de cambio diaria o segn el tipo de cambio en particular que se
desee. Opcionalmente se puede indicar al sistema que no efecte la conversin de un
comprobante.

REGULARIZACION Y AJUSTE AUTOMATICO DE DIFERENCIAS DE CAMBIO

El sistema regulariza automticamente mediante un asiento los saldos de documentos en


moneda nacional o dlares ya cancelados pero que no se les aplic el ajuste por diferencia de
cambio al momento de cancelarlos, simplificando en trabajo.
Tambin genera un asiento automtico de las diferencias de cambio de acuerdo al FASB 52, al
cierre del mes de las cuentas que se le indique.

GENERACION DE CUENTAS AUTOMATICAS

El sistema genera cuentas automticas de dos formas:


Por el Plan de Cuentas, en donde se indican el cargo y abono automtico de cada cuenta. Por
la Tabla de Transferencia de la 6 a la 9 con abono a 79, en base a cdigo de costo, pudindose
establecer en estos casos porcentajes.

CONCILIACION BANCARIA AUTOMATICA

El sistema realiza la conciliacin de los documentos bancaria en forma automtica en la


moneda de la cuenta corriente bancaria. Los documentos que no concilian automticamente
pueden regularizarse manualmente. Para realizar la conciliacin deben ingresarse los
movimientos de los estados de cuenta bancarios.

PRESUPUESTO POR CENTRO DE COSTO

Existe la opcin para registrar el presupuesto de ingresos y gastos por cada centro de costo,
mes y cuenta, para que el sistema controle su ejecucin en base a los movimientos contables
automticamente.

-5-

ARCHIVOS PARA EL COA - SUNAT

El sistema emite el Registro de Compras y en base a los datos de compras y proveedores


registrados, se puede crear automticamente los archivos X58CPCOA.DBF y X61COAPR.DBF
para el sistema COA de la SUNAT, ahorrando de esta manera una considerable cantidad de
tiempo.

VISUALIZACION DE INFORMACION EN PANTALLA

Los reportes pueden visualizarse en la pantalla antes de imprimirse. Esta facilidad permite un
significativo ahorro de papel y de tiempo de impresin ya que solo deben imprimirse los
reportes definitivos y no los borradores. Toda las bases de datos pueden ser consultadas
amigablemente.

TRANSFERENCIA DE REPORTES A EXCEL

El sistema permite exportar a Excel los principales reportes automticamente.

ARCHIVO HISTORICO DE REPORTES EN DISCO

Los reportes pueden ser archivados al disco para posteriormente emitir una copia o visualizarlo
en pantalla permitiendo de esta manera disponer de informacin de meses anteriores para la
Gerencia o Auditores, sin tener que efectuar nuevos procesos que demandan tiempo.

ARCHIVOS PARA EL PDT SUNAT

El sistema posee una interfase con los archivos necesarios para el PDT de la SUNAT. El PDT
de Compras, Ventas y Honorarios son generados por el sistema y luego podrn ser exportados
al diskette del PDT.

AJUSTES POR INFLACIN

El proceso de ajuste por inflacin se puede configurar de manera amigable en el mdulo de


ajuste. Este cuenta con diferentes caractersticas as como el mantenimiento de ndices de
inflacin, las cuentas de ajuste ACM y la generacin de los asientos contables.

-6-

CAPITULO 3
INGRESO AL SISTEMA
En el escritorio de Windows en cada estacin se ha creado un icono
haciendo doble click con el mouse.

CONCAR80. Se abre

Contabilidad Concar v. 9.x


Debe ingresar el Usuario y el Password con maysculas. Como usuario inicial el
predeterminado es SIST y como Password NORTON hasta que se creen los usuarios reales.
Para ingresar al sistema deber ingresar el cdigo de la compaa o pulsar el botn con la
flecha para seleccionar. En este caso aparecer la ventana de ayuda para seleccionar el
cdigo.

-7-

EXPLICACION DE LOS MODULOS


El sistema de Contabilidad General, ha sido dividido en mdulos, cada uno de estos mdulos
se encarga de manejar una actividad especfica del sistema, de la misma forma en que se
encuentran clasificados los procedimientos contables para la elaboracin de un balance se ha
dividido el sistema en los siguientes mdulos.
Los mdulos del Sistema de Contabilidad son los siguientes:
1) Mdulo de Archivo (Base de Datos Principales)
2) Mdulo de Registro de Comprobantes
3) Mdulo de Consolidacin Cierre
4) Mdulo de Emisin de Reportes Mensuales
5) Mdulo de Anlisis de Cuentas
6) Mdulo de Presupuesto
7) Mdulo de Conciliacin Bancaria
7.1 Conciliacin Bancaria
7.2 Movimiento de Datos
7.3 Copia de Seguridad
7.4 PDT Sunat
7.5 COA Sunat
7.6 Reportes Varios
8) Mdulo de Utilitarios

Al ingresar al sistema de Contabilidad General, podemos observar el Men Principal, el cual


contiene una lista con todos los mdulos programados, permitiendo as, poder ingresar a
cualquiera de ellos de acuerdo a los requerimientos o necesidades al momento de trabajar.

-8-

1. MODULO DE ARCHIVO (BASES DE DATOS PRINCIPALES)


El mdulo de archivo (bases de datos principales) nos permite efectuar el mantenimiento y
consulta de las bases de datos del sistema. Las bases de datos principales son aquellas que
mantienen la informacin relativamente fija en el sistema; es decir, es aquella informacin que
sufre modificaciones muy rara vez y en donde se encuentran todos los datos que caracterizan a
la empresa.
Entre los procesos que se permiten realizar en este mdulo son: el de mantenimiento (Adicin,
modificacin, eliminacin, consulta) y listado de los datos contenidos en estas bases de datos.
Las bases de datos principales definidas para el sistema de Contabilidad General son los
siguientes:
a) Plan de Cuentas
b) Cdigos de Anexos
c) Tablas Generales
d) Tipos de Cambios
e) Tabla de Transferencias de la 6 a la 9
f) Tabla de Numeracin de Comprobantes
g) Tabla de Asientos de Cierre
h) Mantenimiento Cuentas Bancos
i) Tabla de Indices de Inflacin
1.a PLAN DE CUENTAS
La base de datos del PLAN DE CUENTAS es usada para describir las cuentas contables del
sistema, cada una con sus propias caractersticas. El cdigo de cuenta puede contener hasta
ocho dgitos, el usuario deber definir la cantidad de dgitos a utilizar segn sus necesidades y
proceder a crear las cuentas en base a la longitud definida. Es recomendable que todas las
cuentas tengan una longitud uniforme, pero no es una norma obligatoria. No es necesario que
la cuenta tenga muchos dgitos ya que existen los Cdigos de Anexos (8 caracteres para
identificar clientes, proveedores, empleados y otros que se requiera) y el Cdigo de Centro de
Costo (6 caracteres para identificar gastos por departamento, planta u otro que se requiera)
que son datos complementarios. Las cuentas a dos y tres dgitos deben usarse como ttulos
(Tipo X), ya que existen algunos reportes que emiten informes a ese nivel, pero si el usuario los
desea tambin pueden definirse estas cuentas para registrar los movimientos. Adems, cada
cuenta contiene datos que son usados por el sistema para indicar ciertas caractersticas de
validacin para efectos del ingreso de asientos as como para emitir reportes.
El Plan de cuentas es la matriz principal del sistema por lo cual se sugiere meditar bien sobre
los datos a registrar porque de estos depender la exactitud de la informacin.
Se recomienda tener especial cuidado en la asignacin de los datos de cada cuenta para evitar
distorsiones en la informacin que emita el sistema. Esto especialmente en los de TIPO DE
ANEXO, NIVEL DE SALDO y DOCUMENTO DE REFERENCIA, ya que con estos datos el
sistema proporcionar informacin de saldos de anlisis de cuenta (documentos pendientes)
Si se desea modificarlos dentro de un ejercicio contable, debe analizarse los efectos pues los
datos registrados en los meses anteriores puede perderse para efectos de Anlisis de Cuentas.
Deben crearse cuentas separadas de clientes, proveedores y bancos para soles u dlares para
facilitar el trabajo posterior de ajustes por diferencia de cambio y control de documentos
pendientes.

-9-

COMPOSICION DEL PLAN DE CUENTAS


Mantenimiento del Plan de Cuentas:

Los datos a ingresar son los siguientes:


Campo
CUENTA

DESCRIPCION

Descripcin
El cdigo de cuenta contable puede contener
hasta 8 dgitos. Los ttulos de las cuentas debern
tener dos o tres dgitos.
La descripcin de la cuenta

- 10 -

TIPO DE CUENTA

Segn la Tabla General 08. Los tipos validos son :


A = Activo
P = Pasivo y Patrimonio
G = Ganancias y prdidas
X = Ttulos a 2 o 3 dgitos
V = Gestin varias
O = Orden
La asignacin del tipo de cuenta depende del tipo de
plan de cuentas que se use o del tipo de empresa
(financieras, seguros, cooperativas, industriales,
comerciales, servicios).
En el plan de cuentas para empresas comerciales,
industriales o servicios normalmente el tipo es:
Las cuentas de la clase 1 a la 5 son cuentas de
activos, pasivo y patrimonio.
Las cuentas de la clase 60,61,62,63,64,65,68,
71,72,78,79,8X se pueden considerar como de
gestin varias.
Las cuentas 66,67, 69., 70,73,74,75,76,77 pueden
considerarse como de Ganancias y Prdidas.
Las cuentas de la clase 9 se pueden definir como de
gestin varias para Costo de Produccin o de
Ganancias y Prdidas para Gastos de Adm. Vtas. y
Financieros.

NIVEL DE SALDO

Este campo sirve para indicarle al sistema que


mantenga los saldos de las cuentas segn el nivel de
anlisis que se desea.
Es importante definir adecuadamente estos niveles
para poder optimizar el uso de espacio de los
archivos (disco) y obtener la informacin adecuada.
El sistema mantiene una base de datos histrica de
cada movimiento de cargo y abono de las cuentas
con nivel 2 o 3.
Esto niveles pueden ser :
1 : SALDO POR CUENTA .- Este nivel es para las
cuentas que no tienen anexo y que no requieren tener
control de cuenta corriente. Generalmente tienen nivel
de saldo 1 son las clases 6 , 7 , 8 , 9, pero si el
usuario lo desea puede asignarle otro nivel a estas
cuentas.
2 : SALDO POR CUENTA Y ANEXO .- Mantiene
cuenta corriente por cuenta y anexo. Permite
consultar o imprimir los saldos por cuenta y por
cdigo de anexo. Normalmente es para las cuentas
de bancos, cuentas por cobrar al personal y otras que
se requiera.
3
:
SALDO
POR
CUENTA,
ANEXO,
DOCUMENTO .- Mantiene cuenta corriente por
cuenta, anexo y documento. Permite consultar o
imprimir saldos por cuenta, anexo y documento. Para
este nivel es obligatorio que la cuenta tenga anexo y
documento de referencia. Normalmente es para la
cuenta de clientes, proveedores, pagares.
NOTA : Si se modifica una cuenta con el nivel de
saldo de 1 a 2 o 3, deber realizarse un proceso
generacin de saldos del modulo de anlisis de
cuenta para el sistema acumule el movimiento de la
cuenta modificada.

- 11 -

TIPO DE ANEXO

Este dato permite subdividir una cuenta para su


mejor anlisis, en cdigos complementarios llamados
Cdigos de Anexo Este campo ser llenado con el
tipo de segn la Tabla General 07. Los tipos validos
son:
0
cuenta corriente bancos (obligatorio)
C
Clientes
T
Personal
P
Proveedores
V
Varios
Un espacio en blanco indica que no requiere cdigo
de anexo. Por ejemplo, para las cuentas 121 y 123 se
puede asignar el tipo de anexo C, y al registrar un
movimiento contable para cualquiera de estas
cuentas el sistema pedir en forma obligatoria que se
digite el cdigo del cliente (anexo).

TIPO DE ANEXO REFERENCIAL

Este dato permite subdividir una cuenta para su


mejor anlisis, en cdigos complementarios llamados
Cdigos de Anexo Este campo ser llenado con el
tipo de segn la Tabla General 07. De esta manera
una cuenta contable puede tener dos cdigos de
anexos. Es decir
que permite tener una segunda
posibilidad de clasificar los movimientos contables y
emitir reportes por el mismo.

CENTRO DE COSTO

Este campo indicar que la cuenta requiere Centro de


costo al registrar el movimiento contable (segn Tabla
General 05 ). Ser usado slo para las cuentas de
ingresos o gastos, para indicar la procedencia y poder
obtener los reportes por Centro de Costo.
Este campo ser llenado con dos opciones:
"NO"
Indica que la cuenta no requiere del uso se
Centro de costo.
"SI"
Indica que la cuenta requiere del uso de
Centro de costo.

DOCUMENTO REFERENCIA

Este campo indicar si la cuenta requiere que se


ingrese como dato obligatorio el tipo, numero y fecha
de documento al registrar un movimiento contable
(segn Tabla General 06 para cuentas varias y Tabla
General 15 para cuentas de Conciliacin Bancaria).
Para el nivel de saldo 3 este dato debe estar en "S",
en forma obligatoria.
Este campo ser llenado con dos (02) opciones:
"N" Cuenta no requiere de tipo y nmero de
documento.
"S" Cuenta requiere de tipo, nmero de documento
y fecha.

FECHA VENCIMIENTO.

Este campo sirve para indicar si la cuenta requiere


que se ingrese como dato obligatorio la fecha de
vencimiento al registrar el movimiento contable. El
campo ser llenado con dos opciones:
"S" Cuenta requiere de una fecha de vencimiento.
"N" Cuenta no requiere de una fecha de vencimiento.

- 12 -

AREA

Este campo permite para esta cuenta al momento de


registrar el movimiento contable se le asigne un
cdigo de rea de acuerdo a la Tabla General 26,
para posteriormente emitir el Reporte por reas. Una
aplicacin puede ser para clasificar los ingresos y
egresos de efectivo (Flujo de Efectivo)
Este campo ser llenado con dos opciones:
"N" Indica que la cuenta no requiere del uso de Area.
"S" Indica que la cuenta requiere del uso de Area

REGISTRO DE LA CUENTA

Indicar si la cuenta se puede registrar por medio de


comprobantes manuales o slo en forma de asientos
automticos. Los valores asignados pueden ser :
M = Manual
A = Automtico
Las cuentas que se generan automticamente
pueden ser marcadas como automticas para evitar
que sean digitadas manualmente.

MONEDA DE REFERENCIA

Sirve para identificar la moneda en que se


mantendrn los saldos de la cuenta. Permite emitir el
cuadro de anlisis cuenta "Documentos Pendientes,
en una sola moneda". (CTDOCU08).
El proceso automtico de Ajuste de la Diferencia de
cambio utiliza estos datos para determinar si actualiza
el saldo en soles o el de dlares.

CUENTA AJUSTE

Este campo indicar si la cuenta es producto del


ajuste por correccin inflacin ( ACM ) para permitir
incluir o excluir su saldo de los estados financieros.
Este campo ser llenado con dos opciones:
"N"
Indica que no es cuenta de ajuste .
"S"
Indica que es cuenta de ajuste.

CONCIL. BANCOS

Este campo indicar que la cuenta se considerar


para el proceso de Conciliacin Bancaria automtica.
Debe usarse slo para las cuentas de bancos. Este
campo ser llenado con dos opciones:
"N"
Indica que la cuenta no se concilia .
"S"
Indica que la cuenta se concilia

CUENTA CARGO

Este campo indicar la creacin de un cargo


automtico a nivel de comprobante, en el proceso
mensual.

CUENTA ABONO

Este campo indicar la creacin de un abono


automtico a nivel de comprobante, en el proceso
mensual.

- 13 -

FORMATO DE BALANCE GRAL.

Indica que cdigo de agrupacin o donde se


acumular el movimiento de la cuenta para efectos
del Balance General. El sistema solicitar este
formato para las cuentas que tienen tipo "A" o "P".
Los formatos validos estn en la TABLA GENERAL
10.

FORMATO DE GAN.PER FUNCION

Indica que cdigo de agrupacin o donde se


acumular el movimiento de la cuenta para efectos de
los Cuadros de Ganancias y Prdidas por funcin. El
sistema solicitar este formato para las cuentas que
tienen tipo "G" . Los formatos validos estn en la
TABLA GENERAL 11.

FORMATO DE GAN.PER POR NATURALEZA


Indica que cdigo de agrupacin o donde se
acumular el movimiento de la cuenta para efectos de
los Cuadros de Ganancias y Prdidas por naturaleza.
El sistema solicitar este formato para las cuentas
6XX a 9XX . Los formatos validos estn en la TABLA
GENERAL 13.
FORMATO DE COSTOS

Indica que cdigo de agrupacin o donde se


acumular el movimiento de la cuenta para efectos de
los Cuadros de Costos. El sistema solicitar este
formato para las cuentas que tienen "S" en el campo
CENTRO DE COSTO. Los formatos validos estn en
la TABLA GENERAL 12.

- 14 -

FORMATOS ALTERNOS
FORMATO DE INGRESOS Y GASTOS Nos permite configurar rubros de ingresos y gastos de
la
TABLA GENERAL 71 el cual nos servir para
emitirlos en los reportes de ingresos y gastos.
FORMATO DE COSTOS

Es un comparativo de ingresos y gastos por centros


de costos configurables en la TABLA GENERAL 72.

FORMATO DE BALANCE GRAL.

Su comportamiento es igual al formato de balance


general pero nos permite configurar otro tipo de
balance especificado en la TABLA GENERAL 20.

FORMATO DE GAN. PER. FUNCION

De acuerdo a la TABLA GENERAL 21

FORMATO DE GAN. PER NATURAL.

De acuerdo a la TABLA GENERAL 23

OBSERVACIONES PARA MODIFICAR EL PLAN DE CUENTAS


A) Si se desea modificar una cuenta que no tiene TIPO DE ANEXO y DOCUMENTO DE
REFERENCIA y se desea que a partir de cierto mes si tenga estos datos, se deber
desagregar el saldo global por anexo y documento realizando los siguientes pasos :
- Registrar en el sistema un comprobante incompleto cancelando" el saldo global de la
cuenta sin anexo y documento.
- Modificar el Plan de Cuentas asignando el indicador de Anexo y/o Documento a la cuenta
respectiva.
- Completar el comprobante del primer paso, registrando los movimientos de la cuenta
modificada con su respectivo anexo y/o documento.
B) Si se modifica una cuenta que tiene nivel de saldo 1 para asignarle nivel 2 o 3 se deber
efectuar nuevamente los Procesos Mensuales de cierre desde el mes de Enero o
desde el mes de inicio de operaciones del sistema hasta el mes contable vigente.
Esto se debe a que el movimiento de una cuenta con nivel 1 no se acumula para fines de
Anlisis de Cuentas y el saldo del Balance no coincidira el movimiento histrico anual.
C) Errores frecuentes que se producen al crear cuentas.
1) Si se trabaja con la clase 6 (61,62,63,64,65,68) y la clase 9 debe generarse
automticamente
1.1 - Se crean cuentas de la clase 6 y se le indica que usar centro de costo y a la vez se
registra cuenta de cargo y abono automtico, lo que origina que la cuenta 9 , 79 se genere
duplicada. (Si la Tabla de Transferencia esta vaca no se produce este error).
1.2 - Se crean cuentas de la clase 6 y no se le indica que usar centro de costo , lo que
origina que al registrarse el movimiento no pide centro de costo y no genera la cuenta
automtica 9 y 79.

- 15 -

1.b. CDIGO DE ANEXOS


Los cdigos de anexos, son datos complementarios a las cuentas y sirven para identificar a los
clientes, proveedores, personal, accionistas y en general a toda entidad que la empresa desee
controlar. El cdigo de anexo puede tener hasta 18 dgitos o letras.
Esta base de datos es utilizada para registrar los cdigos de anexos que haremos referencia en
nuestros asientos contables y reportes y consultas de anlisis de cuenta.
Los cdigos de anexos que se pueden definir se encuentran en la Tabla general 07 de tipos de
anexos, la cual puede ser ampliada de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Estos cdigos son las entidades a la que nosotros hacemos referencia cada vez que se
produce una transaccin contable, como por ejemplo: cuenta corriente de bancos, empleados,
obreros, proveedores, clientes, proyectos, obras, procesos, vehculos. Y otros que la empresa
requiera.
Para la codificacin de clientes y proveedores se puede usar el numero de RUC. o un cdigo
propio de la empresa.
Ejemplo :
Proveedores
15202505
21168319
AME01

Alternadores S.A.
Alianza Motor S.A.
American Machine CO.

Clientes
21168319
99145236459

Real Systems S.A.


Empresa S.A.C.

Chasis
123456789012345678
ABC543210123456VB

Nissan SW Negra Diesel Automtica


Toyota Corolla Blanco Gas. Mecnica

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COMPOSICION DE ANEXOS

Los datos a ingresar son los siguientes:


TIPO DE ANEXO

Identifica el grupo a que corresponder el cdigo del


anexo. El tipo de anexo "0" esta reservado para
bancos , pudindose asignar cualquier numero para
los otros tipos.

ANEXO

Cdigo de 18 caracteres para identificar el anexo.

DESCRIPCION

Nombre del anexo.

- 17 -

REFERENCIA

Segn necesidad de la compaa, pudiendo colocar la


direccin o telfono.

RUC

Indicar para clientes y proveedores pues este dado se


usar para la impresin del Registro de Compras y
Ventas.

MONEDA

MN = Soles ,US = Dlares, ESPACIOS


Este campo es obligatorio para los tipos de anexo 0
anexos de cuenta corrientes de bancos ya que sirve
para la Conciliacin Bancaria automtica. Para otras
cuentas es slo referencia.

ESTADO

V = Vigente o A = Anulado

DATOS COMPLEMENTARIOS DEL ANEXO

Los datos complementarios sirven en su mayora para identificar los datos de los servicios
contratados (Profesionales, empleados etc.) para generar luego el archivo del PDT de
Honorarios solicitado por la SUNAT.

- 18 -

1.c. TABLA GENERAL


La Tabla General es aquel donde se define todos los cdigos especiales que van a servir para
la identificacin y validacin de algunos datos caractersticos de la empresa usados en el
sistema.
Esta base de datos puede contener hasta 100 tablas diferentes, las que comprendern del 00
al 99; la tabla # 00 es la que esta reservada como ndice de tablas.
Estas tablas obedecen a una estructura dada por una clave (cdigo de bsqueda) y una
descripcin (significado).

Los datos a ingresar son los siguientes:


OPCION
CODIGO
DESCRIPCION

Opcin - Puede ser Alt + C = Creacin , Alt + M =


Modificacin y Alt +E = Eliminacin
Es el cdigo de hasta 8 caracteres , que sirve para
identificar de un elemento de la tabla.
Son hasta 60 caracteres, con el nombre del elemento
de la tabla.

Entre las tablas a definir se encuentran :


TABLA No 00.INDICE DE TABLAS.
Aqu se codificarn todas las Tablas que se mantendrn como parte de la Tabla general. Este
cdigo tendr un campo de dos (2) caracteres.
TABLA No 02. SUBDIARIOS.
Aqu se codificarn todos los Registros o Libros Auxiliares a usarse en la compaa, sirve para
poder identificar el tipo de operacin que se esta efectuando. Este cdigo tendr un campo de
dos (2) dgitos
Los subdiarios deben ser adecuados a las necesidades de cada empresa, y los nicos que no
pueden ser variados son el 00 , 90 y 99.
Los subdiarios de la serie 9X no son considerados para la generacin de cuenta automticas.

- 19 -

EJEMPLO
CDIGO
00
01
02
04
05
90
99

DESCRIPCION
Asiento inicial (de apertura)
Caja
Bancos
Registro de Compras
Registro de Ventas
Carga inicial de conciliacin bancaria
Asiento de Cierre

TABLA Nro. 03 CDIGO DE MONEDA.


Esta tabla servir para identificar los tipos de monedas a usarse en el Sistema de Contabilidad,
dicho cdigo tendr un campo de dos (2) caracteres.
EJEMPLO
CDIGO
MN
US

DESCRIPCION
Soles
Dlar

TABLA Nro. 05 CENTRO DE COSTOS.


Esta tabla determina mediante un cdigo de seis (6) dgitos o letras los departamentos
administrativos o plantas de produccin en las que estar divididos la empresa para efectos de
costeo y as determinar la procedencia del Ingreso o gasto. Tambin puede usarse para
identificar lneas de productos o servicios, as como otra aplicacin que le pueda dar la
empresa.
EJEMPLO
CDIGO
001
002
003
004
101
102

DESCRIPCION
Gerencia General
Gerencia Administrativa
Departamento de Contabilidad
Departamento de Computo
Tienda Miraflores
Tienda San Miguel

El sistema solicitar este dato al registrar los movimientos contables para aquellas cuentas del
Plan, que tengan el respectivo indicador "S" de Centro de Costo.
La utilizacin principal del este dato es para obtener los CUADROS DE COSTO, los cuales se
emiten agrupados por centro de costo. En los Reportes por Centro de Costo se pueden
consolidar varios centros por el primer dgito.
Este dato tambin servir para efectuar la transferencia automtica de las cuentas 6xx a la
9xx, segn lo indicado en la Tabla de Transferencia, cuando la contabilizacin se realiza por la
clase 6.

- 20 -

TABLA Nro. 06 TIPOS DE DOCUMENTOS.


En esta tabla se codificar toda la relacin de tipos de documentos que usar la compaa y
que se ingresarn al registrar los movimientos contables en el transcurso de las operaciones
diarias, para aquellas cuentas del Plan que tengan el indicador "S" en el campo Documento de
Referencia. ( Los tipos de documentos bancarios se registrarn el la Tabla General 15 ).
El usuario del sistema deber crear en esta tabla los documentos que utilizar en el registro de
sus operaciones . Esta tabla esta relacionada con la Tabla General 53 y 56 (Compras y Ventas)
El uso correcto de los Tipos de Documentos, permitir identificar las operaciones realizadas en
las consultas y reportes que emite el sistema. Esto es especialmente importante para los
reportes de Anlisis de Cuentas y documentos pendientes.
En la columna 40 de la DESCRIPCION se puede asignar un numero alternativo para digitarlo al
momento de registrar los comprobantes en lugar de las siglas. Por ejemplo para digitar solo
campos numricos, 01 en lugar de FT.
En la columna 59 se deber indicar el tipo de documento SUNAT, para generar el archivo COA
y para la impresin de los Registros de Ventas y Compras (de acuerdo a ley)
EJEMPLO
CDIGO

DESCRIPCION

BV
FT
LT
NC
ND
RC
RH
TK
BA

Boleta de Ventas
Factura
Letra
Nota de Crdito
Nota de Dbito
Recibo Serv. Pblicos
Recibo de Honorarios
Ticket
Boleto areo

01
02
03
04
05
06
07
08
09

03
01
07
08
13
02
12
05

TABLA Nro. 07 TIPOS DE ANEXO.


En esta tabla se identificar con un cdigo (de un carcter) todos los tipos de anexos que
sirvan para hacer referencia al registrar cuentas contables en Plan o cdigos de anexos en la
Tabla de Anexos.
EJEMPLO
CDIGO
0
C
T
P
V

DESCRIPCION
Bancos (no modificable)
Clientes
Personal
Proveedores
Varios

- 21 -

TABLA Nro. 10 FORMATO DE BALANCE


Es el cdigo que permite clasificar estructurar el Balance General .
Esta Clasificacin se basa en criterios y normas contables , agrupando los saldos de
determinadas cuentas en un rubro principal permitiendo as su correcta presentacin.
EJEMPLO
CDIGO
1100
1101
1102
1199
2000
2100
2108
2199
3000
3101
3101L
3110
3899
3999

DESCRIPCION
ACTIVO CORRIENTE
Caja y Bancos
Cuentas Corrientes
TOTAL ACTIVO CORRIENTE
PASIVO
PASIVO CORRIENTE
Cuentas por Pagar Comerciales
TOTAL PASIVO CORRIENTE
PATRIMONIO
Capital Social
**(Ojo , deja lnea en blanco)*
Resultado del Ejercicio
TOTAL PASIVO
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO

Los cdigos cuyos ltimos 2 dgitos son 00 , corresponden a ttulos y no deben ser asignados a
cuentas.
Los cdigos cuyos ltimos 2 dgitos son 99 , corresponden a totales y no deben ser asignados
a cuentas.
Los cdigos cuyos ltimos 3 dgitos son 999, corresponden a totales de Activo (1) , Pasivo (2) y
Patrimonio (3).
El RESULTADO DEL EJERCICIO tiene como cdigo el 3110 en forma fija.
Para dejar una lnea en blanco, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato
agregndole la letra "L".
Para imprimir rayas debajo de los importes, despus de cada rubro se repite el cdigo del
formato agregndole la letra "R".
Para imprimir rayas debajo de los importes y luego dejar una lnea en blanco, despus de cada
rubro se repite el cdigo del formato agregndole las letras "RL". En las posiciones 57/60 , se
podr indicar un rubro alterno para que en el proceso mensual sea cambiado el rubro cuando
el saldo de la cuenta sea acreedor (Activos) o deudor (Pasivos). Por ejemplo en el caso de
sobregiros bancarios o anticipos a proveedores.

- 22 -

TABLAS Nros. 11 y 13 - FORMATO DE GANANCIAS Y PRDIDAS


Es el cdigo que permite clasificar estructurar los Cuadros de Ganancias y Prdidas.
Esta clasificacin se basa en criterios y normas contables , agrupando los saldos de
determinadas cuentas en un rubro principal permitiendo as su correcta presentacin.
EJEMPLO
CDIGO
1000
1001
1002
1099
1101
1109
1201
1201F

DESCRIPCION
VENTAS
(SUBTTULO)
Ventas
Ingresos Financieros
TOTAL VENTAS (SUBTOTAL)
Costo de Ventas
TOTAL COSTO DE VENTAS
UTILIDAD OPERATIVA
1009,1109
(FRMULA)

SUBTTULOS : Los cdigos cuyos ltimos dgitos son 00 , corresponden a subttulos y no


deben ser asignados a cuentas.
SUBTOTALES : Los cdigos cuyos ltimos dgitos son 99 , corresponden a subtotales y no
deben ser asignados a cuentas. El programa totalizar todos los rubros cuyos 2 primeros
dgitos son iguales al SUBTOTAL.
FRMULAS : Las frmulas permiten calcular subtotales de varios rubros de acuerdo a las
necesidades del usuario. La frmula se establece registrando en la tabla un rubro con la
descripcin y adicionalmente otro registro con el numero de rubro mas la letra "F". LA frmula
lleva en el campo "descripcin" hasta 8 rubros separados por comas en cada frmula. Estos
rubros pueden ser tambin totales (xxx9).
Por ejemplo el rubro 1201F , es una frmula que el programa calcular sumando
algebraicamente los rubros 1099 y 1109.
Las descripciones pueden tener 35 caracteres y una raya en la posicin 40 "-" , indicar que el
resultado del rubro es negativo pero que debe imprimirse como positivo.
Para dejar una lnea en blanco, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato
agregndole la letra "L".
Para imprimir rayas debajo de los importes, despus de cada rubro se repite el cdigo del
formato agregndole la letra "R".
Para imprimir rayas debajo de los importes y luego dejar una lnea en blanco, despus de cada
rubro se repite el cdigo del formato agregndole las letras "RL".
TABLA Nro. 12 FORMATO DE COSTOS
Es el cdigo que permite clasificar estructurar los Cuadros de Costos. Esta clasificacin se
basa en criterios y normas contables , agrupando los saldos de determinadas cuentas en un
rubro principal permitiendo as su correcta presentacin.
EJEMPLO
CDIGO
0001
0002
0003

DESCRIPCION
Alquileres
Gastos de personal
Tributos

- 23 -

TABLA Nro. 15 TIPOS DE DOCUMENTOS BANCARIOS.


En esta tabla se codificar todos los tipos de documentos que se ingresarn al registrar los
movimientos contables de las cuentas de bancos en el transcurso de las operaciones diarias ,
as como en el PROCESO DE CONCILIACION.
EJEMPLO
CDIGO
CH
EN
NA
ND
XA
XC

DESCRIPCION
Cheque
Entrega
Nota de Abono
Nota de Cargo/Dbito
Extorno abono
Extorno cargo

Debe/Haber
H
D
D
H
D
H

En la columna 60 se deber indicar si es Debe o Haber desde el punto de vista contable.


TABLA Nro. 26 AREAS
En esta tabla se codificar las reas que ser n informadas al registrar el movimiento contable
de aquellas cuentas que tienen en el Plan el indicador "S" de Area. El uso de este dato es para
obtener los Reportes por reas que el usuario del sistema puede utilizar de acuerdo a sus
necesidades. Un ejemplo aplicado para el flujo de efectivo es el que a continuacin se detalla.
CDIGO DESCRIPCION
001
002
010
020
050
060
070
110
120
130
160
170

APERTURA
TRANSFERENCIAS
COBRANZA A CLIENTES
OTROS COBROS DE EFECTIVO RELAT. A LA ACTIV. DE OPERACION
PAGOS A PROVEEDORES
PAGOS DE REMUNERACIONES Y BENEFICIOS SOCIALES
OTRO INGRESO DE EFECT. RELATIV. A LA ACTIV. DE OPERACIN
INGRESOS POR VENTA DE VALORES
INGRESOS POR VENTA DE INMUEBLES MAQUINARIA Y EQUIPO
OTROS INGRESOS RELATIVOS A LA ACTIV. DE INVERSION
PAGOS POR COMPRA DE INMUEBLES MAQUINARIA Y EQUIPO
PAGOS POR COMPRA DE VALORES

TABLA Nro. 30 CUENTAS RESUMIDAS EN EL MAYOR


En esta tabla se codificar las cuentas a dos dgitos que debern mostrarse resumidas en el
Mayor (CTMAYO02). En el mayor slo se mostrar el total de cargo / abonos y saldo de todo el
grupo de cuentas.
EJEMPLO
CDIGO
60
79

DESCRIPCION
COMPRAS
CARGAS IMPUTABLES A CENTROS DE COSTOS

- 24 -

TABLA Nro. 41 TIPO DE OPERACIONES DE ASIENTO DE CIERRE


En esta tabla se indican los tipos de operaciones para el asiento de cierre.
PUEDEN SER :
CDIGO
DESCRIPCION
S
T
O

SALDAR
TRANSFERIR
OMITIR

TABLA Nro. 42 SUBDIARIOS COPROBANTES BANCOS


En esta tabla se indican los subdiarios que se van a registrar en Comprobante de Bancos
PUEDEN SER :
CDIGO
DESCRIPCION
21
22

INGRESOS BANCOS
EGRESOS VARIOS

TABLA Nro. 53 PARMETROS PARA COMPROBANTES DE COMPRAS


Permite registrar los parmetros (cuentas,subdiarios,tipos de documento) que usar el
programa de Registro de Comprobantes de compras. La descripcin detallada est el anexo
correspondiente.
TABLA Nro. 54 PARAMETROS PARA COMPROBANTES DE HONORARIOS
Permite Configurar los parmetros para el proceso del PDT. Ver seccin de PDT
HONORARIOS en el mdulo de Utilitarios CONCAR.
CLAVE
CTA1
CTP1
CTP2
CTR1
CTS1
DOC1
SUB1

PARAMETROS PARA REGISTRO DE HONORARIOS


1...5....10..........15.......20.......25......30.......35......40......45......50.....55....60
63201
HONORARIOS PROFESIONALES
MN
46901
HONORARIOS MN
US
46902
HONORARIOS US
40174
RETENCION RENTA 4TA
40192
IMPUESTO EXT.SOLIDARIDAD
RH
RECIBO POR HONORARIO
15
SUBIDARIO DE HONORARIOS

- 25 -

TABLA Nro. 55 PARMETROS PARA LA REGULARIZACION AUTOMTICA


DE DIFERENCIA DE CAMBIO
En esta tabla se codificarn los cdigos datos necesarios para el proceso de regularizaciones
de diferencias de cambio
EJEMPLO
CDIGO
CTA01
CTA02
SUB1
XGA
XGP

DESCRIPCION
121001 FACTURAS POR COBRAR
421001 FACTURAS POR PAGAR
25
Subdiario
76601
Cuenta de Ganancia
67601
Cuenta de Prdida

Cuentas por regularizar : Es posible indicar todas las cuentas que sean necesarias en el
formato CTAXX. Las cuentas deben tener Nivel de saldo 3 y documento de referencia en "S" en
el Plan de Cuentas.
TABLA Nro. 56 PARMETROS PARA COMPROBANTES DE VENTAS
Permite registrar los parmetros (cuentas,subdiarios,tipos de documento) que se usarn en el
programa de Registro de Comprobantes de ventas. La descripcin detallada esta el anexo
correspondiente.
TABLA Nro. 58 PARMETROS PARA EL AJUSTE AUTOMTICO DE DIFERENCIA DE
CAMBIO
En esta tabla se codificarn los cdigos datos necesarios para el proceso de ajuste de
diferencias de cambio
EJEMPLO
CDIGO
CTA01
CTA02
SUB
XGA
XGP
XMON

DESCRIPCION
121001
421001
26
76601
67601
UZ

M FACTURAS POR COBRAR


V FACTURAS POR PAGAR
Subdiario
Cuenta de Ganancia
Cuenta de Prdida
Moneda de Ajuste(*)

(*)XMON Indica la moneda para el tipo de cambio del da del mes para efectos del ajuste
FASB.
Cuentas por Ajustar : Es posible indicar todas las cuentas que sean necesarias en el formato
CTAXX. Las cuentas deben indicarse con el tipo de cambio a usar (M = Compra , V = Ventas.
Posicin 10 ).

- 26 -

TABLA 60 CONCEPTO GIRO DE CHEQUES AUTOMATICOS


En esta Tabla se configurarn los conceptos de giro de cheques automtico para ser utilizado
en la opcion de Comprobante de Cheques Automtico.
CLAVE

DESCRIPCIN

CON01
CON02
CON03

1.....5......10......15......20......25......30........35......40......45......50.......55....60
42101
D
FACTURAS SOLES
42102
D
FACTURAS DOLARES
38101
D
RENDICIN DE CUENTA

TABLA Nro. 72 - FORMATO DE REPORTES ESPECIALES - 02 PLAN DE


CUENTAS - programa CTLIST12
Es el cdigo que permite clasificar estructurar el cuadro de reportes especiales CTLIST12,
que muestra los importes hasta 12 meses.
Esta clasificacin se basa en criterios y normas contables , agrupando los saldos de
determinadas cuentas en un rubro principal permitiendo as su correcta presentacin.
EJEMPLO
CDIGO
1000
1001
1002
1099
1101
1109
1201
1201F

DESCRIPCION
VENTAS
(SUBTTULO)
Ventas
Ingresos Financieros
TOTAL VENTAS (SUBTOTAL)
Costo de Ventas
TOTAL COSTO DE VENTAS
UTILIDAD OPERATIVA
1009,1109
(FRMULA)

SUBTTULOS : Los cdigos cuyos ltimos dgitos son 00 , corresponden a subttulos y no


deben ser asignados a cuentas.
SUBTOTALES : Los cdigos cuyos ltimos dgitos son 99 , corresponden a subtotales y no
deben ser asignados a cuentas. El programa totaliza todos los rubros cuyos 2 primeros dgitos
son iguales al SUBTOTAL.
FRMULAS : Las frmulas permiten calcular subtotales de varios rubros de acuerdo a las
necesidades del usuario. La frmula se establece registrando en la tabla un rubro con la
descripcin y adicionalmente otro registro con el numero de rubro mas la letra "F". LA frmula
lleva en el campo "descripcin" hasta 8 rubros separados por comas en cada frmula. Estos
rubros pueden ser tambin totales (xxx9).
Por ejemplo el rubro 1201F , es una frmula que el programa calcular sumando
algebraicamente los rubros 1099 y 1109.
ACUMULADOS: Los acumulados permiten mostrar un total de los meses anteriores siguiendo
el mismo criterio de las frmulas.
Las descripciones pueden tener 35 caracteres y una raya en la posicin 40 "-" , indicar que el
resultado del rubro es negativo pero que debe imprimirse como positivo.
Para dejar una lnea en blanco, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato
agregndole la letra "L".
Para imprimir rayas debajo de los importes, despus de cada rubro se repite el cdigo del
formato agregndole la letra "R".
Para totalizar un acumulado siguiendo el mismo criterio de las formula agregar al formato la
letra T
Para saltar de pagina agregar al formato las letras EJ
Para imprimir rayas debajo de los importes y luego dejar una lnea en blanco, despus de cada
rubro se repite el cdigo del formato agregndole las letras "RL".

- 27 -

TABLA Nro. 93 CONTROLES VARIOS


CLAVE

DESCRIPCIN

AUTO S
(Nos indica si el sistema va a generar asientos de cuentas automticas en el archivo de
cuentas automticas, en caso de considerarlo se especifica S en la descripcin, en caso
contrario N. Si no se configura esta clave el sistema asume por defecto S. Util para los reportes

de estado de cuentas con cuentas automticas)


MEMOPM
S
(Nos indica si el sistema va a optimizar la memoria en el proceso de consolidacin, en caso de
considerarlo se especifica S en la descripcin, en caso contrario N. Si no se configura esta
clave el sistema asume por defecto S)
MONPRE
US
(Parmetro que indica en que moneda se van a llevar los Presupuestos. Por defecto el sistema
asume US (Dlares) , para especificar en Moneda Nacional se configura MN.
PRN
LPT1
(Asigna el puerto de impresin para imprimir en modo MS-DOS, opcin de texto en la pantalla
de dilogo de la impresin)
CTAAXXXX
S
(Nos indica si el sistema va a generar asientos de cuentas automticas para el balance, en
caso de considerarlo se especifica S en la descripcin, en caso contrario N. Si no se configura
esta clave el sistema asume por defecto S. XXXX viene a ser el cdigo de la compaa)
COS
S
(Parmetro que especifica si se va a generar el proceso de acumulacin de centro de costos.
Este proceso es til para todos los reportes de centros de costos. Se especifica S para generar
este proceso, en caso contrario N. El sistema asume por defecto N.)
Se especifica en la descripcin en la columna 58 el parmetro TOD para parametrizar a
cualquier cuenta el flag de centro de costo.
NUMLIB
N
(Permite digitar el nmero de comprobante libremente sin ninguna validacin de mes para el
nmero del comprobante ingresado, para ello se debe especificar S en la descripcin. El
sistema asume por defecto N.)
EJER
MMMM
(Permite establecer el ejercicio contable desde un mes especifico a otro por un periodo de
doce meses. Ej 0403 (Abril2000-Marzo2001) No es necesario especificar este parmetro si se
trabaja desde Enero a Diciembre.
APET
S
(Permite aperturar cualquier cuenta de balance tipo A y P. Por defecto es N , en este caso el
sistema considera como cuentas de balance las que sean menores a la clase 6)

- 28 -

TABLA Nro. 94 PARAMETROS DE VENCIMIENTOS


Esta tabla se configura para emitir el reporte de antigedad de deuda ubicado en el mdulo de
reportes varios de Utilitarios Concar (RSUTIL.EXE). Las claves que comienzan con COB son
las cuentas por cobrar a considerar en el reporte y las que comienzan con PAG son las cuentas
por pagar. RPVE viene a ser la proyeccin de das de documentos por vencer y RVEN es la
proyeccin de das de documentos vencidos.
EJEMPLO
CODIGO
COB01
COB02
COB03
COB04
PAG01
PAG02
PAG03
PAG04
RPVE
RVEN

DESCRIPCION
12101
12102
12301
12302
42101
42102
42301
42302
030,060,090
030,060,090

TABLA Nro. 95 PARAMETROS PARA EL ASIENTO DE AJUNTE POR INFLACION


Esta tabla nos permite configurar el proceso de ajuste por inflacin.
CLAVE

DESCRIPCIN
1......5......10......15......20....25.....30.....35.....40.....45....50....55....60

CTAN
CTAR
DECF
SUBB
SUBF
SUBN

79888
89888
3
87
88
89

CARGAS IMP. CTAS.COSTOS ACM


CUENTA REI
No.DE DECIMALES PARA FACTOR DE AJUSTE
SUBDIARIO AJUSTE POR INFLACIN BALANCE
SUBDIARIO AJUSTE POR INFLACIN GP-F
SUBDIARIO AJUSTE POR INFLACIN GP-N

- 29 -

TABLAS GENERALES RESERVADAS


Las tablas que se detallan a continuacin no debern ser modificadas por los usuarios. Sin
embargo el sistema permitir efectuar cambios en futuras ampliaciones:
TABLA DESCRIPCION

USO

08 Tipos de cuenta

Plan de cuentas

09 Nivel de saldo

Plan de Cuentas,Proceso Mensual,


Anlisis de cuentas.

15 Tipos de documentos bancarios

Conciliacin bancaria

16 Rubros de Conciliacin bancos

Conciliacin bancaria

17 Tipos de conversin de moneda

Registro de comprobantes/Proceso
Mensual

18 Estado de la cuenta
19 Registro de la cuenta

Plan de cuentas, Registro de


comprobantes.
Plan de cuentas, Registro de
comprobantes.

41 Tipos de operaciones para


el asiento de cierre

Asiento de cierre

90 Descripcin de mes

Emisin de reportes

93 Controles del Sistema

Emisin de reportes, Proceso


Mensual

- 30 -

1.d. TABLA DE TIPOS DE CAMBIO


La tabla de Tipo de Cambios es aquella donde se definen las monedas con su equivalencia en
moneda nacional de cada da. Esta tabla ser usada por el sistema para convertir cada asiento
contable a soles y dlares. Para registrar el tipo de cambio del dlar se deber usar el cdigo
US. Es obligatorio registrar el tipo de cambio del primer da (01) del mes cuyo cierre contable
se desea procesar.
COMPOSICION DE LA TABLA DE TIPO DE CAMBIO

Los datos a ingresar son los siguientes:


Debe seleccionarse la moneda a actualizar, luego se ingresar el ao, mes, y a continuacin
los tipos de cambio de cada da.
DATOS DE GENERALES
MONEDA

Cdigo de la moneda a registrarse

AO / MES

Del perodo a registrar el tipo de cambio

DATOS DE LOS TIPOS DE CAMBIO


DIA

Fecha al corresponde el tipo de cambio

CAMBIO COMPRA

Tipo de cambio M (Compra), segn la Tabla General


17.

CAMBIO VENTA

Tipo de cambio V (Venta), segn la Tabla General 17.


Si este tipo de cambio esta en 0, se asume el mismo
que el tipo M

- 31 -

1.e. TABLA DE TRANSFERENCIA DE LA 6 A LA 9


Esta tabla es usada cuando el Plan de cuentas esta estructurado para trabajar con la clase 6 y
su uso es opcional.
Esta Tabla permite definir la forma como se generarn en forma automtica las cuentas de la
clase 9 y 79 al ingresar una cuenta 6.
El programa solo considerar las cuentas de la clase 6 para crear la cuenta automtica, si
alguna cuenta de otra clase tiene centro de costo no generar cuenta automtica.
En esta Base de datos se definen los centros de costos (creados en la Tabla General 05) y las
cuentas de la clase 9 con abono a la 79, a donde se generarn automticamente.
La transferencia se realiza en el proceso de CIERRE.
COMPOSICION DE LA TABLA DE TRANSFERENCIA

- 32 -

Los datos a ingresar son los siguientes:


Debe seleccionarse la opcin que se desee tomar y luego se ingresarn los datos para la
transferencia automtica.
DESCRIPCIN DE LOS CAMPOS
CENTRO DE COSTO

Cdigo de centro de costo.

CTA CARGO

Cuenta de cargo

CTA ABONO

Cuenta de abono

FACTOR

Porcentaje a transferir. Si es totalmente se indicar


100.

El uso de esta tabla es opcional y si no se registran datos en ella (vaca), el sistema no


generar (transferir) cuentas automticas aun cuando estas se hallan registrado las cuentas
de la clase 6XX con el dato del centro de costo. Esto es porque en algunos casos se utilizan los
centros de costo al registrar la clase 6xx, pero la transferencia a la clase 9 se indica
directamente en el Plan de Cuentas indicando la cuenta de cargo y abono.
Los movimientos contables con subdiarios de la serie 9X no son considerados para la
generacin automtica de cuentas.
Ejemplo para el uso de esta tabla
Tenemos definido la siguiente Tabla de centros de costo
101 Lavado
102 Corte
103 Planta elctrica
201 Gerencia
202 Contabilidad
205 Ventas
Tabla de transferencia
CENTRO DE COSTO
101
102
103
103
201
202
205

Lavado
Corte
Planta elctrica
Gerencia
Contabilidad
Ventas

CARGO
900001
900001
900001
910001
910001
910001
920001

ABONO FACTOR
799001
799001
799001
799001
799001
799001
79900

100
100
090
010
100
100
100

En el Plan de Cuentas tenemos lo siguiente


621001 Sueldos
622001 Salarios
636001 Electricidad y agua
671001 Intereses
799001 Cargas transferidas
900001 Produccin
910001 Administracin
920001 Ventas
970001 Financieros

- 33 -

Asientos contables
CUENTA
1) Manual
621001
621001
622001
622001
636001
411001
Automtico
910001
910001
900001
900001
900001
910001
799001

C.COSTO
201
202
101
102
103

DEBE

HABER

100
150
300
200
500
1250
100
150
300
200
450
50

Porcentual
Porcentual
1250

En este ejemplo la 671001 no es necesario codificarla con centro de costo ya que su traslado a
la clase 9 se puede indicar directamente en el Plan de Cuentas.
1.f. TABLA DE NUMERACION DE COMPROBANTES
En esta Base de datos se muestran los Subdiarios y el ltimo numero de comprobante
generado en forma automtica por cada ao/mes. Esta Tabla se actualiza automticamente al
registrar los comprobantes con numeracin automtica, pero puede ser modificada cuando se
requiera. Por ejemplo si se desea igualar con la numeracin manual.
COMPOSICION DE LA TABLA NUMERACION DE COMPROBANTES

- 34 -

Los datos a ingresar son los siguientes:


SUB.DIARIO

Cdigo de Subdiario

AO / MES

PERODO

COMPROB.

ltimo
numero
automticamente.

de

comprobante

generado

1.g. TABLA DE CONSOLIDACIN ASIENTO DE CIERRE


En esta Base de datos se definen los asientos automticos de cierre del ejercicio.
En esta opcin se deben crear las plantillas o modelos de cada asiento de cierre.
Primero se debe establecer la secuencia de los asientos de cierre y que cuentas se van a
cerrar o transferir en cada paso. Cada asiento de cierre se identifica por un NUMERO DE
ASIENTO y cada asiento producir automticamente un comprobante contable.
Por ejemplo el asiento 001 servir para cerrar las cuentas 9 y 79, en el 002 se transferir el
saldo de la 70 a la clase 80101, el 003 se transfiere la 80101 a 82101, y as sucesivamente.
Los asientos definidos en esta opcin deben procesarse en el men de asiento automticos
con la opcin de ASIENTOS DE CIERRE.
COMPOSICION DE LA TABLA ASIENTO DE CIERRE

Los datos a ingresar son los siguientes:


NUMERO DE ASIENTO

Numero de secuencia

DESCRIPCION

Esta descripcin se grabar en la glosa del


comprobante contable.

COMPROBANTE

Numero de comprobante
automticamente.

O(Opcin)

Alt+C=Creacin,Alt+M=Modificacin
Alt+E=Eliminacin,Alt +R=Revisin,
Alt +F=Finalizar

que

se

producir

- 35 -

SC (Secuencia)

Numero de secuencia o lnea. Por ejemplo 01, 02 ,


03, y debe ser digitada por el usuario.

OPERACIN

Indica que operacin se va ha efectuar con el saldo


de la cuenta o cuentas. Los valores validos son :
S= Saldar . Los saldos de las cuentas se saldan entre
si.
T= Transferir . Los saldos de las cuentas indicadas se
transfieren a la CUENTA RECEPTORA
X= Omitir. La cuenta indicada no se considerar en
este asiento.

CUENTA

Cdigo de la cuenta .
Puede indicarse con todos sus dgitos o en forma
genrica.
Ejemplo de genrica 70X , incluye todas las cuentas
que sus 2 primeros dgitos es 70. En estos casos
debe existir en el Plan de cuentas la cuenta 70 como
tipo Titulo.

CUENTA RECEPTORA

Cdigo de la cuenta que recibir el saldo de la cuenta


de origen.

1.h. MANTENIMIENTO CUENTAS BANCOS


Esta opcin permite crear los cdigos de cuentas corrientes bancarias con las cuales se
girarn los cheques.

CODIGO DE ANEXO
DESCRIPCION DEL BANCO
NOMBRE DEL BANCO
NUMERO CUENTA
MONEDA
CUENTA CONTABLE

Ingresar el codigo de anexo del Banco


Nombre del Banco
Nombre del Banco
Numero de Cuenta Corriente del Banco
Moneda de Banco (Soles o Dolares)
Cuenta Contables segn Plan de Cuentas

- 36 -

1.i. TABLA INDICES INFLACION


MANTENIMIENTO DE INDICES DE INFLACIN
En este mantenimiento se ingresan los ndices de precios promedio mensual al por mayor a
nivel nacional publicados por el diario El Peruano para realizar el ajuste por inflacin.

- 37 -

2. MODULO DE REGISTRO DE COMPROBANTES


Los asientos contables son recibidos por cinco opciones disponibles:
a. Registro de Comprobantes Estndar con Conversin (Asientos de diarios)
b. Registro de Comprobantes Estndar sin Conversin (Asientos de diarios)
c. Comprobantes de Compras
d. Comprobantes de Ventas
e. Comprobante Honorarios
f. Comprobante Bancos
h. Comprobante Cheques
REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR CON CONVERSION, permite registrar en el
sistema cualquier tipo de comprobante como son asientos de diario, bancos, caja, planillas,
costos, canjes, cancelaciones de clientes y otros. Al registrar un comprobante el sistema
solicitar en cdigo de moneda original y el tipo de cambio y convertir automticamente a la
otra moneda (si la moneda original es Soles lo convierte a dlares y viceversa) todo los
movimientos registrados en dicho comprobante, es decir el todo el comprobante tendr el
mismo tipo de cambio.
Con esta opcin tambin se puede modificar un comprobante registrado en cualquiera de las
opciones del sistema.
REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR SIN CONVERSION, permite registrar en el
sistema cualquier tipo de comprobante como son asientos de apertura, de diario, caja, costos,
cancelaciones de clientes y otros. Al registrar un comprobante el sistema solicitar en cdigo de
moneda original pero no el tipo de cambio. Al ingresar cada lnea o detalle del comprobante el
usuario podr digitar el importe en soles y dlares de cada movimiento contable. Es decir que
un comprobante cada lnea o detalle puede convertirse o no la moneda contraria o puede tener
un tipo de cambio diferente en cada lnea o detalle.
Con esta opcin tambin se puede modificar un comprobante registrado en cualquiera de las
opciones del sistema
COMPROBANTES DE VENTAS, permite registrar los documentos de las operaciones de
ventas y produce el asiento completamente, debiendo el usuario del sistema finalizarlo. Esta
opcin permite registrar boletas y en este caso el sistema automticamente determina el
importe de I.G.V.
COMPROBANTES DE COMPRAS, permite registrar los documentos de las operaciones de
compras y produce el asiento afectando la cuenta del IGV. y la provisin a la, 42 debiendo el
usuario afectar la cuenta de gastos, activos o compras de existencias.
El registro de los comprobantes se puede realizar desde formatos previamente codificados y
numerados manualmente.
COMPROBANTE DE HONORARIOS, permite registrar los documentos de las operaciones de
compra de servicios mediante un Recibo por Honorario. El asiento se genera automaticamente
previa configuracion de la Tabla 54 (Tablas Generales).
COMPROBANTE DE BANCOS, mediante esta opcion se automatiza todo lo referente a
cualquier operacin bancaria (cobranzas en banco, depositos, pagos a proveedores, leasing,
gastos de letras, prestamos, etc). Para ello el usuario tiene que definir las transacciones
bancarias basicas de la empresa en el Mantenimiento de Movimientos Bancos.
COMPROBANTES DE CHEQUES, permite registrar los cheques girados produciendo el
comprobante contable con la afectacin automtica de la cuenta de bancos (104XX), debiendo
el usuario ingresar las cuentas de contrapartida como por ejemplo la 42 o cualquier otra cuenta.
adicionalmente al comprobante creado automticamente, esta opcin mantiene un archivo de
los cheques girados, pudindose emitir el cheque/voucher en formato continuo, voucher de
cheques manuales, relacin de cheques girados por fecha/banco o proveedor.

- 38 -

Tambin se puede registrar los comprobantes directamente en el sistema sin previa


codificacin, para lo cual se deber indicar al sistema que se desea numeracin automtica al
momento de ingresar a cualquiera de las opciones de registro de comprobantes. En este caso
el sistema efectuar la numeracin de los comprobantes automticamente.
El sistema permite la organizacin de los comprobantes en SUBDIARIOS, y se recomienda que
los nmeros de subdiarios estn en relacin con los archivos fsicos de documentos y tipos de
operaciones.
La numeracin de los comprobantes es por cada Subdiario y mes contable con la siguiente
estructura (EJEMPLO) :
SUBDIARIO
04
04
04
05
05
05

COMPROBANTE
010001
010002
020001
010001
010002
020001

MES
01
01
02
01
01
02

Cuando se desee modificar algn comprobante ya finalizado o pendiente se deber indicar al


sistema que no se desea numeracin automtica. Luego se deber digitar el cdigo de
Subdiario y numero de comprobante.
El sistema verificar si el comprobante ya esta registrado , utilizando para dicha verificacin el
cdigo de SUBDIARIO y NUMERO DE COMPROBANTE.
El sistema permite registrar comprobantes de varios meses simultneamente.
Un comprobante puede ser quedar en situacin de "P" pendiente cuando se abandona la
opcin de Registro de movimientos, para continuar con el registro posteriormente.
El sistema rechazar los comprobantes que tengan fecha de comprobante de un mes cerrado,
es decir que ya se efectu el Proceso mensual Definitivo.
Un comprobante puede ser eliminado totalmente, para lo cual existe la opcin en el Men de
Registro de comprobantes.
Al ingresar a esta opcin el sistema preguntar si se desea numeracin automtica, debindose
responder con "SI" o "NO". Con "SI" el sistema asignar en numero de comprobante en forma
automtica. Con "NO" , el usuario deber registrar el numero de comprobante.

- 39 -

2.a. REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR CON CONVERSION


COMPOSICION DE DATOS DEL COMPROBANTE
REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE

SUBDIARIO

El cdigo de tipo de comprobante que lo identifica y


que deber existir en la Tabla General 02.

COMPROBANTE

El nmero de comprobante de acuerdo a la siguiente


estructura :
Los 2 primeros dgitos indicarn el mes contable.
Los 4 siguientes dgitos ser un numero correlativo
desde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes.

FECHA COMPROBANTE

La fecha del comprobante en formato da, mes y ao.


La fecha ser rechazada si el mes contable ya fue
cerrado (Proceso Mensual Definitivo)
La fecha de comprobante es muy importante ya que
en la conversin de dlares a soles y viceversa se
esta fecha para ubicar el tipo de cambio
correspondiente.

MONEDA

El cdigo de moneda que deber existir en la tabla de


tipo de moneda.

GLOSA

Hasta 40 caracteres, en el Diario y Mayor slo se


imprimir n los 30 primeros.

- 40 -

TIPO CONVERSION

Debe indicarse el tipo de cambio que se usar para


convertir el comprobante de soles a dlares o
viceversa. Los tipos validos son los siguientes :
M = Tipo de cambio M (Compra), segn la Tabla
General 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de
cambio diario en base a la fecha de comprobante.
Este tipo de cambio debe ser Compra o promedio.
Adems debe existir el tipo de cambio M (Compra)
para el da de la fecha del comprobante.
V = Tipo de cambio V (Venta), segn la Tabla General
17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de cambio diario
en base a la fecha de comprobante . Este tipo de
cambio debe ser Venta. Adems debe existir el tipo
de cambio V (Venta) para el da de la fecha del
comprobante.
C = Especial, en este caso el usuario debe indicar al
sistema el tipo de cambio a utilizarse.
F = Fecha pasada, en este caso el usuario debe
indicar al sistema la fecha de la cual se busca el tipo
de cambio M (Compra) o V (Venta) en la Tabla de
tipo de cambios, el cual debe haberse generado
previamente.

TIPO DE CAMBIO

Slo para TIPO CONVERSION C

FECHA TIPO CAMBIO

Fecha a utilizar para la bsqueda del tipo de cambio


cuando el TIPO DE CONVERSION es F

SITUACION

Indicar si el comprobante esta finalizado , o


pendiente. Este dato no es modificable y se muestra
en forma automtica.

TOTAL COMPROBANTE

Este dato se muestra automticamente para los


comprobantes finalizados.

FECHA DE CONTROL

Indica en forma automtica la fecha real en que se


registro el comprobante.

HORA DE CONTROL

Indica la hora de creacin o modificacin

USUARIO

Indica el cdigo de usuario que ha creado o


modificado el comprobante

- 41 -

REGISTRO DE MOVIMIENTOS DEL COMPROBANTE


El sistema validar en forma inmediata los datos que se ingresan y los solicitar de acuerdo a
las especificaciones del Plan de cuentas.

Los datos a ingresar son los siguientes:


SEC

SECUENCIA, el nmero de lnea que en forma


correlativa y automtica se asignar para cada lnea
del comprobante.

CUENTA

CUENTA CONTABLE. Deber existir en el Plan de


Cuentas.

ANEXO

CDIGO DE ANEXO. Debe existir en la Base de


datos de anexos.

COS

CENTRO DE COSTO. El cdigo de centro de costo


que deber existir en la TABLA GENERAL 05.

DEBE / HABER. El cdigo que indica si es cargo (D o


+) o abono (H o -)

IMPORTE

IMPORTE. El importe del asiento

- 42 -

DOCMTO

TIPO Y NUMERO DE DOCUMENTO. El tipo de


documento de referencia que deber existir en la
TABLA GENERAL 06 para cuentas varias o en la 15
para las cuentas de Conciliacin Bancaria.
El numero de documento debe registrarse
apropiadamente ya que el sistema lo usa para
cancelar" las facturas y otros documentos,
especialmente en las siguientes cuentas : Para
Clientes
(12X)
o
Proveedores
(42X),
la
recomendacin, es de que el nmero de documento
se registre incluyendo el numero de serie ( sin guin ).
Para esto en el Plan de cuentas debe indicarse una
longitud de 10 para estas cuentas. Ejemplo : El
documento puede registrarse como FT 0010002412 o
tambin FT 0012412, en donde 00221 es el numero
de serie y 2412 el nmero de factura. Los ceros del
nmero de serie es conveniente respetarlos pero los
del documento se pueden omitir, pero tanto en el
cargo como en el abono debe registrase exactamente
el mismo nmero, por que de lo contrario el
documento figurar como pendiente en la cuenta
corriente.
Para las cuentas de bancos en caso de cheques la
conciliacin bancaria usa los ltimos 4 nmeros del
cheque para la comparacin contra el movimiento del
estado de cuenta. El nmero de documento para sta
versin soporta veinte (20) caracteres.

FEC.DOC

FECHA DE DOCUMENTO. La fecha en formato da,


mes, ao.

FEC.VEN

FECHA DE VENCIMIENTO. La fecha de vencimiento


de referencia en formato da, mes y ao.

ARE.

AREA (Segn TABLA GENERAL 26).

GLOSA

Glosa del movimiento , por cada lnea.(hasta 30


caracteres

- 43 -

2.b. REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR SIN CONVERSION


COMPOSICION DE DATOS DEL COMPROBANTE
REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE

SUBDIARIO

El cdigo de tipo de comprobante que lo identifica y


que deber existir en la Tabla General 02.

COMPROBANTE

El nmero de comprobante de acuerdo a la siguiente


estructura :
Los 2 primeros dgitos indicarn el mes contable.
Los 4 siguientes dgitos ser un numero correlativo
desde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes.

FECHA COMPROBANTE

La fecha del comprobante en formato da, mes y ao.


La fecha ser rechazada si el mes contable ya fue
cerrado (Proceso Mensual Definitivo)
La fecha de comprobante es muy importante ya que
en la conversin de dlares a soles y viceversa se
esta fecha para ubicar el tipo de cambio
correspondiente.

MONEDA

El cdigo de moneda que deber existir en la tabla de


tipo de moneda.

GLOSA

Hasta 40 caracteres, en el Diario y Mayor slo se


imprimir n los 30 primeros.

SITUACION

Indicar si el comprobante esta finalizado , o


pendiente. Este dato no es modificable y se muestra
en forma automtica.

TOTAL COMPROBANTE

Este dato se muestra automticamente para los


comprobantes finalizados.

- 44 -

FECHA DE CONTROL

Indica en forma automtica la fecha real en que se


registro el comprobante.

HORA DE CONTROL

Indica la hora de creacin o modificacin

USUARIO

Indica el cdigo de usuario que ha creado o


modificado el comprobante

REGISTRO DE MOVIMIENTOS DEL COMPROBANTE SIN CONVERSION

Los datos a ingresar son los siguientes:


SEC

SECUENCIA, el nmero de lnea que en forma


correlativa y automtica se asignar para cada lnea
del comprobante.

CUENTA

CUENTA CONTABLE. Deber existir en el Plan de


Cuentas.

ANEXO

CDIGO DE ANEXO. Debe existir en la Base de


datos de anexos.

DEBE / HABER. El cdigo que indica si es cargo (D o


+) o abono (H o -)

- 45 -

DOCMTO

TIPO Y NUMERO DE DOCUMENTO. El tipo de


documento de referencia que deber existir en la
TABLA GENERAL 06 para cuentas varias o en la 15
para las cuentas de Conciliacin Bancaria.
El numero de documento debe registrarse
apropiadamente ya que el sistema lo usa para
cancelar" las facturas y otros documentos,
especialmente en las siguientes cuentas : Para
Clientes
(12X)
o
Proveedores
(42X),
la
recomendacin, es de que el nmero de documento
se registre incluyendo el numero de serie ( sin guin ).
Para esto en el Plan de cuentas debe indicarse una
longitud de 10 para estas cuentas. Ejemplo : El
documento puede registrarse como FT 0010002412 o
tambin FT 0012412, en donde 00221 es el numero
de serie y 2412 el nmero de factura. Los ceros del
nmero de serie es conveniente respetarlos pero los
del documento se pueden omitir, pero tanto en el
cargo como en el abono debe registrase exactamente
el mismo nmero, por que de lo contrario el
documento figurar como pendiente en la cuenta
corriente.
Para las cuentas de bancos en caso de cheques la
conciliacin bancaria usa los ltimos 4 nmeros del
cheque para la comparacin contra el movimiento del
estado de cuenta. El nmero de documento para sta
versin soporta veinte (20) caracteres.

FEC.DOC

FECHA DE DOCUMENTO. La fecha en formato da,


mes, ao.

FEC.VEN

FECHA DE VENCIMIENTO. La fecha de vencimiento


de referencia en formato da, mes y ao

IMPORTE

IMPORTE. El importe del asiento (En soles y dlares


dado a que el sistema no lo va a convertir en los
procesos de ajuste, generalmente se usa en los
asientos de apertura)

COS

CENTRO DE COSTO. El cdigo de centro de costo


que deber existir en la TABLA GENERAL 05.

ARE.

AREA (Segn TABLA GENERAL 26).

GLOSA

Glosa del movimiento , por cada lnea.(hasta 30


caracteres

- 46 -

2.c. REGISTRO DE COMPROBANTES DE COMPRAS


Esta opcin permite registrar las facturas y otros comprobantes de pago de Proveedores en
forma simplificada y automatizada. Esta opcin se encuentra en el men de Registro de
comprobantes.
Cuando se registra una factura por medio de esta opcin, el sistema genera en forma automtica un
comprobante contable con el cargo a la 401 por el IGV y el abono a cuenta 42 por la provisin.,
debiendo el usuario registrar slo el movimiento contable de la cuenta de naturaleza (3x , 6xx )
Para poder usar esta opcin debe configurarse previamente la Tabla General 53 , con los parmetros
necesarios y actualizar en la Tabla General los tipos de documentos aprobados por la SUNAT. Al
registrar las compras por esta opcin el comprobante contable que se produce, servir para el
Balance , Mayor , Diario , Registro de Compras y reportes de cuentas por pagar.
Los procesos de Registro de Comprobantes de Compras as como los de generacin e impresin de
Registro de Compras utilizan las Tablas Generales 06 (Documentos), 53 (Parmetros de
comprobantes de Compras) y la 02 (Subdiarios).

- 47 -

EJEMPLO DE LA TABLA GENERAL 53:


AFP. FINANCIERA S.A.

TABLAS GENERALES

PAG.1

CODIGO DESCRIPCION
1...5...10...15...20...25...30...35...40...45...50...55...60
--------------------------------------------------------------------------53 PARMETROS PARA ASIENTOS DE COMPRAS
--------------------------------------------------------------------------CTA01

MN42

421001

PROVEEDORES SOLES

CTA02

US42

421002

PROVEEDORES DOLARES

CTA03

MN46

461001

HONORARIOS SOLES

CTA04

US46

461002

HONORARIOS DOLARES

DOC01 FT

FACTURAS

DOC02 ND

NOTA DE DEBITO

DOC03 NC

NOTA DE CREDITO

DOC04 RL

RESUMEN DE LIQ. DE ADUANAS

DOC05 RH

RECIBO DE HONORARIOS

DOC06 RC

RECIBO DE SERVICIOS PUBLICOS

IGV

401001

ISC

401006

SUB1

04

COMPRAS PARA VENTAS AFECTAS

SUB2

14

COMPRAS PARA VENTAS GRABA. Y NO GRAB.

SUB3

15

COMPRAS AFECTAS SIN DERECHO A CREDITO

SUB4

16

IMPORTACIONES

SUB4

17

HONORARIOS

TIGV

18.00

TASA DE I.G.V.

XGEN

0000001

PROVEEDORES VARIOS

ZINA1

609009

GASTOS INAFECTOS

ZINA2

631099

SERVICIOS DE TERCEROS INAFECTOS

ZZIGV

401002

IGV. COMPRAS CONTADO CAJA

ZZSUB01 10
ZZOTR01

SUBDIARIO CAJA
401004

RETENCION DE CUARTA

- 48 -

NOTAS :
Parmetros que son utilizados en el programa de Registro de los Comprobantes as
como en la impresin del Registro de Compras.
CODIGO : CTAXX (Cdigo de Compra)
Pueden existir varios cdigos de compra, segn la moneda y la cuenta que se afecte.
En la columna

1/2

debe indicarse la moneda de la factura u otro documento que se desea

En la columna

3/4

debe indicarse un cdigo cualquiera

En la columna

10

debe indicarse la cuenta que se afecta

En la columna

20

debe indicarse la descripcin de operacin

registrar.

CODIGO : DOCXX (Documentos validos)


En la columna 1/2 debe indicarse el tipo de documento validos (deben estar en la Tabla
general 06. Pueden existir varios tipos de documento.
En la columna 10 debe indicarse D=debe, H=Haber
En la columna 20 debe indicarse la descripcin del documento
CODIGO : ISC (Cuenta de Impuesto Selectivo al Consumo)
En la columna

10

debe indicarse la cuenta que se afecta para el impuesto. (Es opcional y

solo debe registrarse si se est afecto al tributo).


CODIGO : IGV (Cuenta de Impuesto General a las Ventas)
En la columna

10

debe indicarse la cuenta que se afecta para el impuesto.

CODIGO : SUBXX (Cdigo de subdiario)


Cdigo de subdiario a generar en forma automtica, si hay varios el sistema solicitar este
dato, mostrando siempre el primero.
En las columnas 1/2 debe indicarse el subdiario a utilizar, pueden haber varios subdiarios ,
deben estar en la Tabla general 02.
En la columna 20 debe indicarse una descripcin resumen del uso del subdiario.
En la columna 60 debe indicarse la columna del Registro de Compras en donde se imprimir la
base imponible de acuerdo a lo siguiente :
Columna
1

Concepto
COMPRAS PARA VENTAS AFECTAS Y DE EXPORTACION

COMPRAS PARA VENTAS GRABA. Y NO GRABADAS

COMPRAS AFECTAS SIN DERECHO A CREDITO FISCAL

Pueden usarse varios subdiarios apuntando a la misma columna.


Las letras XX deben reemplazarse por 01,02,03,04 ..

- 49 -

CODIGO : TIGV (Tasa de I.G.V.) OPCIONAL


En la columna 1 de la descripcin se indicar el porcentaje de I.G.V.
CODIGO : TISC1 (Tasa de I.S.C.)
En la columna 1 de la descripcin se colocar el nmero 1 y a la altura del 10 debajo del 0 la
tasa del Impuesto Selectivo al Consumo.
CODIGO : XGEN (Cdigo de proveedor genrico) OPCIONAL
Cdigo de proveedor genrico.
Esto permite registrar una factura sin tener que inscribir al proveedor en el archivo de anexos.
Al momento de registrar la factura el programa solicitar el nombre y numero de RUC, los
cuales quedarn anotados en la glosa del comprobante. Posteriormente al imprimirse el
Registro de Compras , el programa tomar el nombre de la glosa del comprobante y no el del
archivo de anexos.
Parmetros que son utilizados en el programa de la impresin del Registro de Compras.
CDIGO : ZINAXX (Cuenta de gasto inafecta ). OPCIONAL
En la columna

10

debe indicarse la cuenta que se afecta

En la columna

20

debe indicarse la descripcin de la cuenta

Pueden ser varias cuentas


Cuando de registre un comprobante con esta cuenta, el programa que genera e imprime el
Registro de Compras, no efectuar el clculo para determinar el monto afecto e inafecto y los
monto registrados con esta cuenta sern considerados en la columna de inafectos. Esto es
valido para los documentos registrados en la provisin de Comprobantes de compras o los que
se registran directamente por caja. Las cuentas de gastos inafectos que registran por Caja o
reposicin de fondo fijo deben tener en el Plan de cuentas anexo de proveedores y documento
de referencia S (Si). En el comprobante deben registrase con las mismas caractersticas de
la cuenta de IGV. Para compras contado.
CODIGO : ZZIGV (Cuenta de IGV. Adicional para compras contado). OPCIONAL
En la columna

10

debe indicarse la cuenta de IGV.

En la columna

20

debe la descripcin de la cuenta de manera referencial.

El objetivo de este parmetro es permitir registrar las compras cargndolas directamente al


gasto por medio de un subdiario de Caja o fondo fijo, sin tener que provisionarlas por la cuenta
42 o 46.

- 50 -

Por ejemplo : Se ha creado una cuenta en el Plan de Cuentas de la siguiente manera:


CUENTA

: 401002

NIVEL

:2

DOCUMENTO

: S (Si)

DESCRIPCION : I.G.V. Contado

ANEXO

: P (Proveedores)

El comprobante contable se registra en el subdiario 01 - Caja efectivo


CTA ANEXO

D/H

IMPOR DOCUMENTO FECHA

635001

500

401002 00000001

180 FT 002-5456 03-06-96

401002 00000001

90 FT 001-2223 01-06-96

GLOSA

GROMY S.A. RUC 2345678


CURIER S.A

RUC21168319
101001

1,770

Por cada factura debe informarse una cuenta 401002, con los datos correspondientes. Para
estos registros contables el programa que imprime el Registro de Compras, calcular la base
imponible en base al monto del IGV. informado.
La Glosa es importante registrarla con el nombre del proveedor y la palabra RUC para que
aparezcan estos datos en el Registro de Compras.
CODIGO : ZZSUBXX (Subdiario adicional para compras contado que ingresan directamente al
gasto por caja.) OPCIONAL .
Este parmetro funciona con el parmetro ZZIGVXX
Cdigo de subdiario adicional a incluir en el Registro de Compras.
En las columnas 1/2 debe indicarse el subdiario a utilizar, pueden haber varios subdiarios,
deben estar en la Tabla general 02.
En la columna 60 debe indicarse la columna del Registro de Compras en donde se imprimir la
base imponible al igual que en el parmetro ZZSUBXX.
CODIGO : ZZOTRXX ( Otros importes que se imprimirn en la columna del registro de
Compras.
En la columna

10

debe indicarse la cuenta que se afecta

En la columna

20

debe indicarse la descripcin de la cuenta

Pueden ser varias cuentas


Cuando de registre un comprobante con esta cuenta, el programa de impresin del Registro de
Compras imprimir el importe en la columna : OTROS IMPORTES O IMPUESTOS QUE NO
FORMAN PARTE DE BASE IMPONIBLE..

- 51 -

REGISTRO DE COMPROBANTES DE COMPRAS


COMPOSICION DE DATOS DEL COMPROBANTE
REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE -

CDIGO DE COMPRA

Elegir el cdigo segn la ventana de opciones

SUBDIARIO

El cdigo de tipo de comprobante que lo identifica y


que deber existir en la Tabla General 02. Es
automtico. Si existen mas de dos subdiarios en la
Tabla 53 el sistema permite modificar el subdiario.

COMPROBANTE

El nmero de comprobante de acuerdo a la siguiente


estructura :
Los 2 primeros dgitos indicar n el mes contable.
Los 4 siguientes dgitos sern un numero correlativo
desde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes.

FECHA CONTABLE

Fecha de contabilizacin.
La fecha del comprobante en formato da, mes y ao.
La fecha ser rechazada si el mes contable ya fue
cerrado (Proceso Mensual Definitivo).
La fecha de comprobante es muy importante ya que
en la conversin de dlares a soles y viceversa se
esta fecha para ubicar el tipo de cambio
correspondiente.
Se recomienda que la fecha de la factura y la del
comprobante sean iguales. Si es una factura del mes
anterior y esta en dlares se recomienda digitar como
fecha de comprobante el primer da del mes y usar el
TIPO DE CONVERSION F , debindose informar
la fecha de la factura.

- 52 -

CDIGO DE PROVEEDOR

Segn la Tabla de Anexos

NOMBRE

Nombre de proveedor genrico (Cuando existe el


parmetro XGEN en la tabla general 53.)

RUC

Ruc del proveedor genrico

DOCUMENTO

Tipo y numero de la Factura - nota de dbito o nota


de crdito u otro comprobante de pago.
El tipo de documento ser validado
El numero debe registrarse con su numero de serie si
es que la tiene, separando el numero con un guin.
Puede registrarse de la siguiente manera :
1-000005
o
001-000005
o
1-5
Al momento de imprimirse en el registro de Compras
o para el sistema COA, el sistema separar la serie y
le completar los ceros automticamente, quedando
as :
001 000005
o
001 000005
o
001 5

FECHA EMISION
ISC
IGV

Fecha de emisin de la factura, nota de dbito,


crdito.
Importe de Impuesto Selectivo al Consumo
Importe del Impuesto General a las Ventas

TASA

Porcentaje afecto

ANEXO IGV

Opcional si la cuenta de IGV. tiene anexo.

IMPORTE TOTAL

Importe total del documento

- 53 -

TIPO CONVERSION

Debe indicarse el tipo de cambio que se usa para


convertir el comprobante de soles a dlares o
viceversa. Los tipos validos son los siguientes :
M = Tipo de cambio M (Compra), segn la Tabla
General 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de
cambio diario en base a la fecha de comprobante.
Este tipo de cambio debe ser Compra o promedio.
Adems debe existir el tipo de cambio M (Compra)
para el da de la fecha del comprobante.
V = Tipo de cambio V (Venta), segn la Tabla General
17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de cambio diario
en base a la fecha de comprobante . Este tipo de
cambio debe ser Venta. Adems debe existir el tipo
de cambio V (Venta) para el da de la fecha del
comprobante.
C = Especial, en este caso el usuario deber indicar
al sistema el tipo de cambio a utilizarse.
F = Fecha pasada, en este caso el usuario deber
indicar al sistema la fecha de la cual se buscar el tipo
de cambio en la Tabla de tipo de cambios. Esta
opcin debe usarse para los casos de facturas en
dlares de meses anteriores.

TIPO DE CAMBIO

Slo para TIPO CONVERSION C, usar este campo


cuando la fecha de comprobante difiere de la fecha
de la factura. Ejemplo : facturas de meses pasados
en dlares.

FECHA TIPO CAMBIO

Fecha a utilizar para la bsqueda del tipo de cambio


cuando el TIPO DE CONVERSION es F

GLOSA COMPROB.

Esta glosa es general para todo el comprobante, el


sistema asume automticamente la glosa con el
nombre del proveedor y el numero de documento,
pero puede ser modificada. La glosa tiene hasta 40
caracteres, en el Diario y Mayor slo se imprimirn los
30 primeros.

GLOSA MOVIMI.

Esta glosa se grabar en cada movimiento del


comprobante siempre y cuando la cuenta
correspondiente tenga el indicador de Glosa en el
Plan de cuentas.

- 54 -

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------MENSAJES DEL PROGRAMA


Este programa emite los siguientes mensajes :
1) Resultado de clculo del IGV.. para determinar la correcta aplicacin de la Tasa
2) Facturas duplicadas (ya registradas)
IMPORTACIONES
Las importaciones deben registrarse en cinco comprobantes separados :
1) Registro de la factura del proveedor del exterior por la opcin de comprobantes estndar y
utilizando un subdiario diferente al de compras.
2) Factura de los gastos de la Agencia de aduanas (Registro de Compras)
3) Liquidacin de Aduanas, en donde se cancela el AD-VALOREN e IGV. (Registro de
Compras)
4) Supervision de Importacion, se registra en la opcion de Comprobantes Estandar con
Convesion.
5) Aplicacin IGV No Domiciliados, este asiento se contabiliza en Comprobantes de Compras
cuando se ha declarado y pagado al Fisco el IGV por el servicio prestado por un No
Domiciliado, para efecto de mostrarlos en el Registro de Compras.
En el registro del documento de Resumen de Liquidacin de Aduanas o PO Plizas, que
tendrn un tratamiento especial, pues el programa que imprime el Registro de Compras, les
calcular automticamente la base imponible tomando como referencia el monto de IGV. Dado
que a la fecha la SUNAT no ha definido un cdigo de documento para la Declaracin nica de
importacin para anotarlo en el Registro de Compras , se usar en la columna 59 de la Tabla
General 06 el tipo DU, para los documentos RL.

- 55 -

IMPRESION DEL REGISTRO DE COMPRAS


Existen dos opciones para imprimir el Registro de Compras :
1) Emisin del Registro de Compras Ajuste ao anterior
Esta opcin es la que debe utilizarse y consta de 3 pasos
A) Genera Registro de Compras.-

Esta opcin crea un archivo con las compras del


mes desde el cual se emite el Registro de
Compras.

B) Consulta / Ajusta. -

Esta opcin permite modificar el archivo con las


compras del mes. Los datos que pueden ser
modificados son el nombre del proveedor, RUC, o
el monto imponible o inafecto de cada factura, sin
afectar los comprobantes contables. Esta opcin
debe realizarse si ya no existen comprobantes
contables por modificar o registrar.

C) Imprime Registro

Imprime el Registro de Compras desde el archivo


generado.

2) Emisin del Registro de Compras Esta opcin es la que debe utilizarse y consta de 4 pasos
A) Genera Registro de Compras.-

Esta opcin crea el archivo con las compras del


mes desde el cual se emite el Registro de
Compras.
Esta opcin debe procesarse despus de realizar
un proceso de cierre contable cuando se hayan
agregado o modificado comprobantes contables.
Este proceso selecciona los comprobantes de
compras (subdiarios y cuentas indicadas en la
Tabla General 53), calcula la base imponible y el
monto inafecto y crea un archivo con las compras
del mes (COPPAAMM.DBF, en donde PP es la
compaa y AAMM es el ao/mes del movimiento).
El archivo que se crea puede ser modificado sin
afectar ;los asientos contables para luego ser
impreso en el formato de Registro de Compras. Se
recomienda que las modificaciones se realicen
cuando ya no se van a modificar o agregar ms
comprobantes contables.
Si se han modificado o creado comprobantes de
compras y luego debe procesarse nuevamente
esta opcin y las modificaciones que se hubieran
hecho en el archivo COPPAAMM.DBF, se
perdern..
Este programa tiene las siguientes opciones :
TASA DE IGV. : Asume 18 %
FORMA DE CALCULO :
NORMAL : El programa efectuar el recalculo de la
base imponible e inafectos en base al monto del
IGV ajustando el importe inafecto a la columna
base imponible si es menor a 1 % o si en menor a
S/. 2.

- 56 -

AJUSTADO : El programa recalcula la base


imponible en base al monto del IGV. y determina el
monto inafecto. Si el monto inafecto es menor al
importe indicado en CENTAVOS lo acumula en la
base imponible. Esto es para no mostrar montos
pequeos con 0.01 o 0.02 como inafectos ya son
producto del calculo con decimales.
SIN RECALCULO : El Programa no realiza el
recalculo del IGV. y mantiene los valores tal como
se han ingresado.
B) Consulta / Modifica. -

Esta opcin permite modificar el archivo con las


compras del mes. Los datos que pueden ser
modificados son el nombre del proveedor, RUC, o
el monto imponible o inafecto de cada factura, sin
afectar los comprobantes contables. Esta opcin
debe realizarse si ya no existen comprobantes
contables por modificar o registrar.

C) Imprime Registro

Imprime el Registro de Compras desde el archivo


generado en moneda nacional o dlares.

- 57 -

2.d. REGISTRO DE COMPROBANTES DE VENTAS


Esta opcin permite registrar las facturas de Ventas en forma simplificada y automatizada.
Esta opcin se encuentra en el men de Registro de comprobantes.
Cuando se registra una factura por medio de esta opcin, el sistema genera en forma
automtica el cargo a cuenta 12X por la provisin y los Abonos a la 401 por el IGV.y a la 70 por
el valor de venta.
Cuando se trata del registro de una Boleta de Venta el sistema calcula en monto de IGV.
Para poder usarla debe crearse previamente la Tabla General 56 , con los parmetros
necesarios.
EJEMPLO DE LA TABLA GENERAL 56 :
AFP. FINANCIERA S.A.
CLAVE

TABLAS GENERALES

PAG.1

DESCRIPCION
1.....5...10...15.......20...25...30...35...40...45...50...55...60

--------------------------------------------------------------------------56 PARMETROS PARA COMPROBANTES DE VENTAS


--------------------------------------------------------------------------CTA01

MN12

121001

FACTURAS SOLES

CTA02

US12

121002

FACTURAS DOLARES

DOC01

FT

FACTURAS

DOC02

ND

NOTA DE DEBITO

DOC03

NC

NOTA DE CREDITO

DOC04

BV

BOLETA DE VENTA

IGV

401001

ISC

401004

OTR

46109

SUB01

08

TIGV1

18.00

TIGV2

0.00

OTROS
SUBDIARIO REGISTRO DE VENTAS

VTA01

701001

MERCADERIAS

VTA02

702001

PRODUCTOS TERMINADOS

XANUL

999999

DOCUEMENTOS ANULADOS

XGEN

000001

CLIENTES VARIOS

NOTAS :
Parmetros que son utilizados en el programa de Registro de los Comprobantes as
como en la impresin del Registro de Ventas.

- 58 -

CODIGO : CTAXX (Cdigo de Venta)


Pueden existir varios cdigos de venta, segn la moneda y la cuenta de la clase 12 o 16 que se
afecte.
En la columna

1/2

debe indicarse la moneda de la factura u otro documento que se desea

En la columna

3/4

debe indicarse un cdigo cualquiera

En la columna

10

debe indicarse la cuenta que se afecta

En la columna

20

debe indicarse la descripcin de operacin

registrar.

CODIGO : CLAVE DOCXX (Documentos validos)


En la columna 1/2 debe indicarse el tipo de documento validos (deben estar en la Tabla
general 06. Pueden existir varios tipos de documento.
En la columna 10 debe indicarse D=debe, H=Haber
En la columna 20 debe indicarse la descripcin del documento
CODIGO : ISC (Cuenta de ISC.)
En la columna

10

debe indicarse la cuenta que se afecta para el impuesto. (Es opcional y

solo debe consignarse si se est afecto al tributo.


CODIGO : IGV (Cuenta de IGV.)
n la columna

10

debe indicarse la cuenta que se afecta para el impuesto.

CODIGO : SUBXX (Cdigo de subdiario)


Cdigo de subdiario a generar en forma automtica, si hay varios el sistema solicitar este
dato, mostrando siempre el primero.
En las columnas 1/2 debe indicarse el subdiario a utilizar, pueden haber varios subdiarios ,
deben estar en la Tabla general 02.
CODIGO : TIGVX (Porcentaje de IGV vigente
Porcentajes de I.G.V., vigentes. Estos datos son usados por el programa para procesar las
boletas de venta, para deducir en forma automtica el monto de impuesto
En la columna 1 debe indicar la secuencia , puede ser igual al ltimo dgito de TIGVX
En la columna 10 debe indicarse el porcentaje de IGV.

- 59 -

CODIGO : OTR ( Otros tributos que se imprimirn en la columna del registro de Ventas.
En la columna

10

debe indicarse la cuenta que se afecta

En la columna

20

debe indicarse la descripcin de la cuenta

Pueden ser varias cuentas , pero el programa solo pedir la ultima.


Cuando de registre un comprobante con esta cuenta, el programa de impresin del Registro de
Compras imprimir el importe en la columna : OTROS TRIBUTOS.
CODIGO : VTAXX (Cuenta de venta - clase 70)
Debe indicarse la cuenta(s) de la clase 70 que se afectan
En la columna

10

debe indicarse la cuenta que se afecta

En la columna

20

debe indicarse la descripcin de la cuenta

CODIGO : XGEN (Cdigo de Cliente genrico) OPCIONAL


Cdigo de cliente genrico.
Esto permite registrar una factura sin tener que inscribir al cliente en el archivo de anexos. Al
momento de registrar la factura el programa solicitar el nombre y numero de RUC, los cuales
quedarn anotados en la glosa del comprobante. Posteriormente al imprimirse el Registro de
Ventas , el programa tomar el nombre de la glosa del comprobante y no el del archivo de
anexos.
CODIGO : XANUL (Cdigo de Cliente para documentos anulados) OPCIONAL
Cdigo de cliente que debe estar registrado en el archivo CODIGOS DE ANEXO
Esto permite registrar una factura o boleta anulada. Cuando se digita este cdigo el programa
crea automticamente el asiento de factura anulada.

- 60 -

REGISTRO DE COMPROBANTES DE VENTAS


COMPOSICION DE DATOS DEL COMPROBANTE
REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE

CDIGO DE VENTA

Elegir el cdigo segn la ventana de opciones

SUBDIARIO

El cdigo de tipo de comprobante que lo identifica y


que deber existir en la Tabla General 02. Es
automtico. Si existen mas de dos subdiarios en la
Tabla 56 el sistema permite modificar el subdiario.

COMPROBANTE

El nmero de comprobante de acuerdo a la siguiente


estructura :
Los 2 primeros dgitos indicarn el mes contable.
Los 4 siguientes dgitos sern un numero correlativo
desde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes.

TIPO DE DOCUMENTO

El tipo debe existir en la tabla 53

DOCUMENTO

Numero de la Factura - nota de dbito, nota de crdito


o boleta. Debe digitarse separando con un guin el
numero de serie y el numero del documento.

- 61 -

FECHA DOCUMENTO

La fecha del comprobante en formato da, mes y ao.


La fecha ser rechazada si el mes contable ya fue
cerrado (Proceso Mensual Definitivo)
La fecha de comprobante es muy importante ya que
en la conversin de dlares a soles y viceversa se
esta fecha para ubicar el tipo de cambio
correspondiente.
Se recomienda que la fecha de la factura y la del
comprobante sean iguales. Si es una factura del mes
anterior se recomienda digitar como fecha de
comprobante el primer da del mes y usar el tipo de
cambio especial C , debindose informar el tipo de
cambio de la fecha de la factura.

COD. DE CLIENTE

Segn la Tabla de Anexos

AREA

Cdigo de rea si alguna cuenta lo requiere de la 12 o


70.

C.COSTO

Cdigo de centro de costo si alguna cuenta


requiere.

NOMBRE

Solo se ingresa cuando se usa el cdigo de cliente


genrico.

RUC

Para los clientes genricos.

CUENTA DE VENTA

El sistema asigna esta cuenta de tabla 56 , si hay


mas de una cuenta entonces se puede modificar.

TIPO DE IGV.

El sistema lo solicita para boletas segn la Tabla 56

TIPO CONVERSION

Debe indicarse el tipo de cambio que se usar para


convertir el comprobante de soles a dlares o
viceversa. Los tipos validos son los siguientes :

lo

M = Tipo de cambio M (Compra), segn la Tabla


General 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de
cambio diario en base a la fecha de comprobante.
Este tipo de cambio debe ser Compra o promedio.
Adems debe existir el tipo de cambio M (Compra)
para el da de la fecha del comprobante.
V = Tipo de cambio V (Venta), segn la Tabla General
17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de cambio diario
en base a la fecha de comprobante . Este tipo de
cambio debe ser Venta. Adems debe existir el tipo
de cambio V (Venta) para el da de la fecha del
comprobante.
C = Especial, en este caso el usuario deber indicar al
sistema el tipo de cambio a utilizarse.
TIPO DE CAMBIO

Slo para TIPO CONVERSION C

GLOSA

El sistema asume automticamente la glosa con el


nombre del proveedor y el numero de documento,
pero puede ser modificada .La glosa tiene hasta 40
caracteres, en el Diario y Mayor slo se imprimirn los
30 primeros.

- 62 -

GLOSA MOVIMI.

Esta glosa se grabar en cada movimiento del


comprobante siempre y cuando la cuenta
correspondiente tenga el indicador de Glosa en el
Plan de cuentas.

CONCEPTOS
VENTAS

Cuentas de la clase 70 especificadas en la Tabla 56.

VENTA ACUM

Total de cuentas de la clase 70 consideradas para el


asiento.

IMPORTE

Importe de la cuenta 70.

ANEXO

Anexo de la cuenta 70.

VENTA TOTAL

Importe total de las cuentas de la clase 70.

DESCUENTO

Se informar el importe y el anexo siempre y cuando


la cuenta est especificada en la tabla 56.

ISC

Se informar el importe y el anexo del ISC siempre y


cuando est especificada en la tabla 56.

IGV

Se informar el importe y el anexo del IGV siempre y


cuando est especificada en la tabla 56. No se
requiere para boletas o tickets ya que el sistema lo
calcula.

OTROS NO BASE

Se informar el importe y el anexo de otros no base


siempre y cuando est especificada en la tabla 56.

IMPORTE TOTAL

Importe total del documento calculado

- 63 -

2.e REGISTRO DE COMPROBANTE DE HONORARIOS


El sistema permite efectuar el registro contable de los Recibos de Honorarios Profesionales.
Los pasos a seguir son los siguientes:
Crear en el Plan de Cuentas las cuentas de Honorarios Profesionales 469XX y 469YY para
Honorarios Soles y Dlares respectivamente. Estas cuentas deben tener Nivel 3, documentos
de referencia y anexo P (Proveedores) o H (Honorarios).

CODIGO DE COMPRA

Elegir el cdigo segn la ventana de opciones,


Honorarios en soles o dlares.

SUBDIARIO

El cdigo de tipo de comprobante que lo identifica y


Que deber existir en la Tabla 02 y en la Tabla 54.

COMPROBANTE

El nmero de comprobante de acuerdo a la siguiente


Estructura:
Los 2 primeros dgitos indican el mes contable.
Los 4 siguientes dgitos sern un nmero correlativo
Desde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes.

FECHA COMPROBANTE

Fecha de contabilizacin. La fecha del comprobante


En formato da, mes y ao. La fecha ser rechazada
Si el mes contable ya fue cerrado (Proceso Mensual
Definitivo).

CENTRO COSTO

Centro de Costo al que va direccionado el gasto.

ANEXO REFERENCIAL

Subanexo del anexo de Honorarios

CODIGO DE PROVEEDOR

Segn la Tabla de Anexos

NO. DE RECIBO Y DOCUMENTO

Tipo de documento (RH) y nmero del Recibo de


Honorarios.
- 64 -

FECHA DE EMISIN

Fecha de emisin del Recibo de Honorarios

IMPORTE HONORARIO

Importe bruto del Recibo de Honorario.

CUENTA GASTO

Seleccionar la cuenta contable del gasto segn


Configuracin en la Tabla 54.

RENTA 4TA.

Importe de la Renta de Cuarta Cateogoria

RETENCION SOLIDARIDAD

Importe del Imp. Ext.de Solidaridad

IMPORTE NETO

El importe neto se genera automticamente.

TIPO DE CONVERSIN

Debe indicarse el tipo de cambio que se usa para


Convertir el comprobante de soles a dlares o
Viceversa. Los tipos de cambio vlidos son los
Siguientes:
M = Tipo de cambio compra
V = Tipo de cambio venta
C = Tipo de cambio especial
F = Tipo de cambio de acuerdo a fecha

GLOSA COMPROBANTES

Esta glosa es general para todo el comprobante, el


Sistema asume automticamente la glosa con el
Nombre del proveedor y el nmero de documento, pero
Puede ser modificada.

GLOSA MOVIMIENTO

Esta glosa se grabar en cada movimiento


Comprobante.

- 65 -

2.f. REGISTRO DE COMPROBANTE DE BANCOS


Aqu se registraran todo lo referente a cualquier operacin bancaria por ejemplo: cobranzas en
banco, depsitos, pagos a proveedores, leasing, gastos de letras, prstamos, etc.; para ello se
tiene que definir las transacciones bancarias bsicas de la empresa en la opcin:
Mantenimiento Movimientos Bancos. Este Mantenimiento est compuesto de dos partes, una
cabecera y otra que es el detalle.
CABECERA:
TIPO DE MOVIMIENTO:
CODIGO DE MOVIMIENTO:
TIPO DE DOCUMENTO:

Entrada o Salida del Banco


Orden y Descripcin del Movimiento Bancario
El tipo de documento que se utilizara para dicho movimiento

- 66 -

DETALLE:
En el detalle se especifica las cuentas que van a intervenir en la operacin bancaria.
Especificando el tipo de lnea V (varias lneas) el usuario puede ingresar en detalle las cuentas
(detallar documentos como ejemplo).
Especificando el tipo de lnea S (una sola linea) el usuario solo ingresar el monto de la cuenta.

COMPOSICIN DE DATOS DEL COMPROBANTE


REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE

- 67 -

SUBDIARIO

El cdigo del tipo de comprobante que lo identifica y que debe


Existir en la Tabla General No.42 (SUBDIARIOS BANCOS)

COMPROBANTE

El nmero de comprobante de acuerdo a la siguiente estructura


Los 2 primeros dgitos indicarn el mes contable.
Los 4 siguientes dgitos sern un nmero correlativo desde
0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes.

FECHA COMPROBANTE

La fecha del comprobante en formato da, mes y ao. La fecha


Ser rechazada si el mes contable ya fue cerrado (Proceso
Mensual Definitivo)

CUENTA BANCO

El cdigo de Banco que va a ser cargada

TRANSACCIN

El tipo de movimiento sea E (Entrada) o S (Salida) configurado


En Mantenimiento Movimiento Bancos.

TIPO Y No. DE DOCUMENTO El tipo de documento es automtico, ingresar el nmero del


Documento.
FECHA DEL DOCUMENTO

Se ingresar la fecha de registro del documento

TOTAL DOCUMENTO

Importe total del documento bancario

AREA

Cdigo de Area, si lo requiere la cuenta de


Bancos 104XX.

ANEXO REFERENCIA

Cdigo de Anexo de Referencia, si lo requiere la cuenta de


Bancos 104XX.

C.COSTO

Cdigo de C.Costo, si lo requiere la cuenta de


Bancos 104XX.

CONCEPTOS

Montos acumulado de cada documento. Se tiene que hacer


Click en los botones para detallar la transaccin de cada
concepto.

TIPO DE CONVERSIN

Debe indicarse el tipo de cambio que debe usarse para


Convertir el comprobante de soles a dlares o viceversa. Los
Tipos vlidos son los siguientes:
M = Tipo de cambio M (Compra), segn la Tabla General 17 y
De acuerdo a la Tabla de Tipo de Cambio Diario en base a la
Fecha de comprobante.
V = Tipo de cambio V (Venta), segn la Tabla General 17 y de
Acuerdo a la Tabla de Tipo de Cambio Diario en base a la
Fecha de comprobante.
C = Especial, en este caso el usuario debe indicar al sistema el
Tipo de cambio a utilizarse.
F = De acuerdo a fecha, ingresa la fecha y luego seleccionar
El tipo de cambio a utilizarse, C (compra) o V (venta).

GLOSA CABECERA

Ingresar el movimiento que se esta realizando , el tipo de


Documento y el nmero.

GLOSA MOVIMIENTO

Esta glosa se grabar en cada movimiento del comprobante


Siempre y cuando la cuenta correspondiente tenga el indicador
De Glosa en el Plan de Cuentas.

- 68 -

2.g. REGISTRO DE COMPROBANTES DE CHEQUES


Los cheques girados deben ser registrados por la opcin de Registro de Comprobantes de
Cheques. Los comprobantes producidos pueden ser impresos con la opciones de
cheques/voucher en formato continuo o en formato simple para los cheques manuales.
Al registrar los cheques girados se produce el comprobante contable con la afectacin
automtica de la cuenta de bancos (104XX), debiendo el usuario ingresar las cuentas de
contrapartida como por ejemplo la 42 o cualquier otra cuenta. adicionalmente al comprobante
creado automticamente, esta opcin mantiene un archivo de los cheques girados.
Pueden emitirse el cheque/voucher en formato continuo, voucher de cheques manuales y
relacin de cheques girados por fecha/banco o proveedor.
1) Comprobantes de Cheques
En esta opcin se registran los comprobantes de cheques.
2) Comprobante de Cheques Automtico
En esta opcin las cuentas contables se ingresan como conceptos, para as facilitar el
trabajo de usuarios desconocedores de trminos contables.
3) Reportes
Se puede emitir cheques/voucher en formulario continuo , voucher de cheque manual ,
relacin de cheque girados en el da, relacin de cheque girados por proveedor o banco en
un periodo de tiempo.

- 69 -

1. REGISTRO DE COMPROBANTES CHEQUES


COMPOSICION DE DATOS DEL COMPROBANTE
REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE -

SUBDIARIO

El cdigo de subdiario en donde se registrar la


operacin y que deber existir en la Tabla General 02.

COMPROBANTE

El nmero de comprobante de acuerdo a la siguiente


estructura :
Los 2 primeros dgitos indicarn el mes contable.
Los 4 siguientes dgitos sern un numero correlativo
desde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes.

CODIGO DE BANCO

El cdigo de banco que debe estar registrado en la


Tabla de Cuenta Bancarias.

FECHA

La fecha del cheque que a la vez ser la del


comprobante contable en formato da, mes y ao. La
fecha ser rechazada si el mes contable ya fue
cerrado (Proceso Mensual Definitivo)
La fecha de comprobante es muy importante ya que
en la conversin de dlares a soles y viceversa se
esta fecha para ubicar el tipo de cambio
correspondiente.

CODIGO GIRADO

El tipo y cdigo anexo al que se le girar el cheque.


Debe existir en la tabla de anexos.

GIRADO

Hasta 50 caracteres, para identificar el nombre de la


persona a la cual se emite el cheque.

- 70 -

CONCEPTO

Hasta 50 caracteres para describir el concepto por el


cual se gira el cheque.

IMPORTE

Monto de cheque.

TIPO CONVERSION

Debe indicarse el tipo de cambio que se usar para


convertir el comprobante de soles a dlares o
viceversa. Los tipos validos son los siguientes :
M = Tipo de cambio M (Compra), segn la Tabla
General 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de
cambio diario en base a la fecha de comprobante.
Este tipo de cambio debe ser Compra o promedio.
Adems debe existir el tipo de cambio M (Compra)
para el da de la fecha del comprobante.
V = Tipo de cambio V (Venta), segn la Tabla General
17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de cambio diario
en base a la fecha de comprobante. Este tipo de
cambio debe ser Venta. Adems debe existir el tipo
de cambio V (Venta) para el da de la fecha del
comprobante.
C = Especial, en este caso el usuario deber indicar al
sistema el tipo de cambio a utilizarse.
F = Fecha pasada, en este caso el usuario deber
indicar al sistema la fecha de la cual se buscar el tipo
de cambio M (Compra) en la Tabla de tipo de
cambios.

TIPO DE CAMBIO

Slo para TIPO CONVERSION C

2. REGISTRO DE COMPROBANTE CHEQUES AUTOMATICO


Los conceptos se deben ingresar en la Tabla General 60
CLAVE

DESCRIPCIN

CON01
CON02
CON03

1.....5......10......15......20......25......30........35......40......45......50.......55....60
42101
D
FACTURAS SOLES
42102
D
FACTURAS DOLARES
38101
D
RENDICIN DE CUENTA

- 71 -

COMPOSICIN DE DATOS DEL COMPROBANTE


REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE

SUBDIARIO

El cdigo de subdiario en donde se registrar la


operacin y que deber existir en la Tabla General 02.

COMPROBANTE

El nmero de comprobante de acuerdo a la siguiente


estructura :
Los 2 primeros dgitos indicarn el mes contable.
Los 4 siguientes dgitos sern un numero correlativo
desde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes.

CODIGO DE BANCO

El cdigo de banco que debe estar registrado en la


Tabla de Cuenta Bancarias.

FECHA

La fecha del cheque que a la vez ser la del


comprobante contable en formato da, mes y ao. La
fecha ser rechazada si el mes contable ya fue
cerrado (Proceso Mensual Definitivo)
La fecha de comprobante es muy importante ya que
en la conversin de dlares a soles y viceversa se
esta fecha para ubicar el tipo de cambio
correspondiente.

CODIGO GIRADO

El tipo y cdigo anexo al que se le girar el cheque.


Debe existir en la tabla de anexos.

GIRADO

Hasta 50 caracteres, para identificar el nombre de la


persona a la cual se emite el cheque.
Hasta 50 caracteres para describir el concepto por el
cual se gira el cheque.

CONCEPTO

- 72 -

IMPORTE

Monto de cheque.

TIPO CONVERSION

Debe indicarse el tipo de cambio que se usar para


convertir el comprobante de soles a dlares o
viceversa. Los tipos validos son los siguientes :
M = Tipo de cambio M (Compra), segn la Tabla
General 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de
cambio diario en base a la fecha de comprobante.
Este tipo de cambio debe ser Compra o promedio.
Adems debe existir el tipo de cambio M (Compra)
para el da de la fecha del comprobante.
V = Tipo de cambio V (Venta), segn la Tabla General
17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de cambio diario
en base a la fecha de comprobante. Este tipo de
cambio debe ser Venta. Adems debe existir el tipo
de cambio V (Venta) para el da de la fecha del
comprobante.
C = Especial, en este caso el usuario deber indicar al
sistema el tipo de cambio a utilizarse.
F = Fecha pasada, en este caso el usuario deber
indicar al sistema la fecha de la cual se buscar el tipo
de cambio M (Compra) en la Tabla de tipo de
cambios.

TIPO DE CAMBIO

Slo para TIPO CONVERSION C

- 73 -

DETALLE DEL COMPROBANTE

En el detalle del comprobante o voucher contable, se seleccionar el concepto configurado en


la Tabla 60.

- 74 -

3. MODULO DE CONSOLIDACION O PROCESO DE CIERRE


Este mdulo se encarga de procesar los comprobantes de un mes contable para permitir
consultar e imprimir los estados financieros y reportes actualizados a dicho mes. En este
proceso de consolidacin se realizan verificaciones y actualizaciones que permitir disponer de
la informacin actualizada y precisa.
El proceso de consolidacin se puede realizar diariamente, procesndose los comprobantes del
mes registrados hasta fecha, permitindose de esta manera disponer de informacin de saldos
hasta dicha fecha. Antes de realizar el cierre el sistema verifica que no existan comprobantes
sin finalizar del mes de proceso.
El sistema nos muestra dos opciones de consolidacin, el previo y el definitivo. El proceso
previo no cierra el mes de proceso ms el definitivo si bloquea automticamente el Registro de
comprobantes del mes procesado.
Se elige definitivo cuando ya no se deban modificar o registrar comprobantes del mes contable.
En caso de haberse escogido esta opcin y si se desea ingresar o reprocesar comprobantes
del mes cerrado, se deber hacer lo siguiente :
A.- Reabrir el mes , modificando la fecha de cierre con la opcin 1 del men de Cierre Mensual
ingresndose como fecha de cierre el ltimo da del mes anterior al mes que se desea
reprocesar.
B.- Modificar o registrar los comprobantes del mes ya reabierto.
C.- Realizar el proceso de consolidacin del mes reabierto.
Para sta versin, ya no es necesario arrastrar los cierres en caso de que se modifique un mes
anterior, solo ser necesario cerrar el mes modificado y luego el ltimo mes trabajado. Por
consiguiente, los balances y los estados de ganancias y prdidas pueden emitirse a cualquier
mes.
Los pasos detallados que se realizan en el proceso mensual pueden observarse a
continuacin.

- 75 -

PASOS DEL PROCESO MENSUAL


PASOS

DESCRIPCION

Actualiza fecha de proceso

Verifica comprobantes no finalizados.


Verifica que todos los comprobantes del mes proceso
estn finalizados. Si hay comprobantes pendientes ,
el proceso de consolidacin no se realiza.
Crea el archivo con el movimiento mensual y verifica
que los comprobantes cuadren, es decir que el Debe
y Haber sean iguales ( para prevenir errores por
cadas del sistema ). Si hay comprobantes
descuadrados , el proceso no se no se realiza.

Genera cuentas de transferencias de 6 a 9XX/ 79


Crea cargos y abonos en base al Centro de costo y la
Tabla de transferencias por cada comprobante.

Genera cuentas automticas en base al Plan de


Cuentas
Crea cargos y abonos en base al Plan de cuentas por
cada comprobante.
Actualizacin de datos desde Plan de cuentas
Actualiza en movimiento mensual con datos
necesarios para los procesos posteriores.

Actualizacin de saldos del balance


Actualiza los saldos del Balance con el movimiento
del mes.

Actualiza Movimiento mensual por Centros de


Costos

Actualiza FECHA DE CIERRE


(Solo para consolidacin definitiva)

- 76 -

4. MODULO DE EMISION DE REPORTES

Este mdulo nos permite emitir los reportes de resultado en base a los datos ya
ingresados va asientos contables, despus de haberse efectuado el clculo de
balance. La mayora de reportes mostrarn datos e informacin a cualquier
mes sin necesidad de efectuar el consolidado del mes requerido, a excepcin
de los sealados con en la lista adjunta.
Todos los reportes pueden ser visualizados en la pantalla antes de ser
impresos. Tambin es posible archivarlos en disco para posteriormente
imprimirlos o importarlos a cualquier hoja de clculo (Ej., Excell, Word, etc.) sin
tener que reprocesar el mes.
Los reportes pueden ser emitidos en dlares o soles , por que el usuario deber
indicar en que moneda desea que se imprima. La moneda es solicitada por
cada programa.
Para emitir el REGISTRO DE VENTAS, debe registrarse en la Tabla General 56
los datos de control para emitir el Registro de Ventas. El programa de Registro
de Ventas slo considerar los subdiarios especificados en dicha Tabla, as
como las cuentas que sean de la clase 12 o 16, y que en el Plan de cuentas se
le haya especificado con un tipo de anexo y documento de referencia en "S".
Para emitir el REGISTRO DE COMPRAS, deben prepararse adecuadamente
las Tablas Generales 53 datos de control para emitir el registro de Compras. El
programa de Registro de Compras slo considerar los subdiarios y cuentas
especificados en dichas Tablas. Las cuentas que se indiquen deben tener en el
Plan de Cuentas las siguientes caractersticas :
- Ser de la clase 42 o 46
- Tener tipo de anexo obligatorio (pueden ser Proveedores u otros.
- El documento de referencia debe estar en "S".
Los reportes que se emiten en este mdulo son los que se detallan a
continuacin.

- 77 -

REPORTES
1. BALANCES DE COMPROBACION
CTBALA08 BALANCE DE COMPROBACION
Nos permite cuadrar el balance a un mes determinado, detallando el saldo anterior, movimiento
del mes asi como el saldo actual. Para emitir este reporte es necesario hacer el proceso de
consolidacin del mes respectivo. El mismo nos permite agrupar las cuentas a 2/3 y 4 digitos.
CTBALA02 BALANCE DE COMPROBACION A 2/3/4 DIGITOS
Resume el balance de comprobacin a 2/3 y 4 digitos.
CTBALA09 BALANCE DE SALDOS EN DOLARES Y MONEDA NACIONAL
Es el balance de comprobacin pero en bimoneda. Detallando las cuentas de movimientos.
CTBALA07 SUMAS Y SALDOS
Es la hoja de trabajo de contabilidad en el cual se ve el balance, el estado de ganancias y
perdidas por funcion y naturaleza y el libro de inventarios. El reporte hace resumen a 2/3/4 y 8
digitos.
CTBALA18 BALANCE DE COMPROBACIN A 8 DIGITOS
Es el balance de comprobacin con al particularidad de agrupar las cuentas a dos digitos.
2. BALANCES GENERALES
CTBALA03 BALANCE GENERAL
Nos muestra el balance en dos columnas o en formato continuo con opcion de mandarlo Excel.
Este reporte dispone de dos tablas. La Tabla General #10 que es para el formato estandar y la
Tabla General #20 que es para el formato alterno. La utilidad de estas dos tablas es que con la
primera se emiten los balances que se van a legalizar y con la segunda se trabajan los
balances como un reporte interno, en el cual tambien se pueden detallar los rubros en ingles.
CTBALA34 BALANCE GENERAL ANALITICO
Este reporte nos detalla los saldos de las cuentas pertenecientes a cada rubro del balance
general. (Tabla General #10)
CTBALA14 ANALISIS DEL BALANCE GENERAL
Este reporte nos detalla le saldo anterior, movimiento del mes y el saldo actual de las cuentas
pertenecientes a cada rubro del balance general. Este reporte puede tomar la configuracin de
la Tabla General #10 o #20.
CTBALA16 BALANCE GENERAL HASTA 12 MESES
Este reporte nos muestra los saldos o el movimiento mensual del balance mes a mes.
CTBALA04 BALANCE GENERAL HISTORICO AJUSTADO
Este reporte nos muestra el valor historico en libros y el ajustado por inflacin del balance
general.
3. GANANCIAS Y PRDIDAS
CTGYP01 DEL MES O ACUMULADO
Este reporte nos muestra el estado de ganancias y perdidas por funcion o naturaleza con
movimientos del mes o saldos acumulados. Para ello se dispone de cuatro tablas de
configuracin. Para ganancias y perdidas por funcion la Tabla General #11 que es la estandar y
a Tabla General #21 que es la alterna. Para ganancias y perdidas por naturaleza la Tabla
General #13 y #23. La utilidad de estas tablas es la misma que se detalla en el reporte de
balance.

- 78 -

CTGYP05 ANALISIS DE GANANCIAS Y PRDIDAS


Este reporte nos detalla el saldo anterior, movimiento del mes y el saldo actual de las cuentas
pertenecientes a cada rubro del estado de ganancias y perdidas por funcion o naturaleza. Este
reporte puede tomar la configuracin de la Tabla General #11 o #21.
CTGYP07 COMPARATIVO 12 MESES
Este reporte nos muestra un comparativo mensual del estado de ganancias y perdidas por
funcion o naturaleza. Hay la opcion de emitir el reporte en Excel.
CTGYP02 GANANCIAS Y PERDIDAS HISTORICO Y AJUSTADO
Este reporte nos muestra el valor historico en libros y el ajustado por inflacin del estado de
ganancias y perdidas por funcion o naturaleza.
CTGYP13 GANANCIAS Y PERDIDAS POR LINEA CENTRO DE COSTO
Reporte estilo Ganancias y Prdidas que muestra la liquidez que ha tenido las Lneas de
negocio o Proyectos. Para emitir el reporte se necesita consolidar el mes respectivo. El reporte
lo encuentra en Reportes/Ganancias y Prdidas. El programa puede trabajar con los
siguientes formatos de ganancias y Perdidas configuradas en el Plan de Cuentas:
Ganancias y Prdidas
Ganancias y Prdidas
Ganancias y Prdidas
Ganancias y Prdidas

por Funcin (Tabla General 11)


por Naturaleza (Tabla General 13)
por Funcin alterno (Tabla General 21)
por Naturaleza alterno (Tabla General 22)

Las cuentas de clase 6 intervienen en el EG y P por Naturaleza


Las cuentas de clase 9 intervienen en el EG y P por Funcin
Se debe configurar tambin en
- Tabla General 04 Lineas Centro de Costos
Configurar el campo clave con el texto GYP13-XX, donde XX es el Cdigo de Lnea o Proyecto
a 2 dgitos
Configurar el campo descripcin, en la posicin 1 y 2 el cdigo de Lnea o proyecto a 2 dgitos,
igual al cdigo XX de la clave, en la posicin 3 a 50 la descripcin de la Lnea o Proyecto.
Clave

Descripcin

GYP13-01

01

Lima

GYP13-02

02

Piura

- Tabla General 05 (Centros de Costos)


Adicionalmente se debe Ingresar los Centros de Costos que totalizarn los Gastos.
La clave que los agrupa usar los 2 primeros dgitos para agrupar a los Centros de Costos por
lnea o Proyecto, siendo el formato a usar LLXXXX, donde LL es la Lnea y XXXX el Centro de
Costo.
Tabla General 05:
Clave
Descripcin
0101

Milkito Lima

0102
0201
0202

Milkito Piura
Laive Lima
Laive Piura

- 79 -

CTGYP12 GANANCIAS Y PERDIDAS POR LINEA Y UNIDAD


Reporte estilo Ganancias y Prdidas que muestra la liquidez que ha tenido las lneas de
negocio. Para emitir el reporte se necesita consolidar el mes respectivo. El reporte lo encuentra
en Reportes/Ganancias y Prdidas.
El programa usa el formato de la Tabla General 21, Ganancias y Prdidas por Funcin
Alterno. Este se configura en el Plan de Cuentas.
Las Unidades de negocio deben de configurarse en la Tabla de Anexos, como tipo Anexo
U(Unidad) y el cdigo debe ser a 2 dgitos.
Adicionalmente se debe Ingresar los Centros de Costos(Tabla General 05) que totalizarn los
Gastos por Lneas de Negocio. El Centro de Costo debe de configurarse a cuatro caracteres de
la siguiente manera
Centro Costo: LLUU donde, LL es la Lnea de negocio y UU es la Unidad de Negocio
Tabla de Anexos: Tipo U Descripcin de Lneas
Anexo
Descripcin
01

Tienda

02

Distribuidora

Tabla General Centro Costos 05


Clave
Descripcin
0101

Milkito Tienda

0102
0201
0202

Milkito Distribuidora
Laive Tienda
Laive Distribuidora

4. REPORTES DE COSTOS
CTCOST05 ACUMULADO POR CENTRO DE COSTO
CTCOST08 CUADRO POR CENTRO DE COSTOS POR RUBRO / CUENTA
CTCOST07 RESUMEN DE CENTRO DE COSTOS POR RUBRO
CTCOST30 COMPARATIVO ANUAL DE CENTRO DE COSTO
POR RUBRO / CUENTA
CTCOST31 COMPARATIVO ANUAL RESUMEN DE CENTRO DE COSTOS
POR RUBRO
CTPVC01

CENTRO DE COSTO POR ANEXO Y CUENTA

CTCOST33 CONSOLIDADO POR RUBRO


CTCOST34 CONSOLIDADO POR CUENTA
CTCOST41 CONSOLIDADO POR AREA ANALITICO
CTCOST42 CONSOLIDADO POR AREA RESUMEN
CTCOST43 CENTRO DE COSTO ANALITICO
CTCOST13 ELEMENTOS DE COSTO CLASE 9 6

- 80 -

CTCOST12 CUENTA DE ORIGEN DESTINO


CTCOST32 MOVIMIENTO MENSUAL POR CENTRO DE COSTO
CTCOST44

MOVIEMIENTOS POR OBRA POR CENTRO DE COSTO

DIARIOS
CTDIAR01 LIBRO DIARIO BIMONEDA
CTDIAR02 LIBRO DIARIO
CTDIAR04 RESUMEN POR SUBDIARIO Y CUENTA
CTDIAR06

RESUMEN POR SUBDIARIO, CUENTA Y ANEXO

MAYORES
CTMAYO01 LIBRO MAYOR BIMONEDA
CTMAYO02 LIBRO MAYOR
CTMAYO03

MOVIMIENTO POR CUENTA ANEXO BIMONEDA

CTMAYO05

LIBRO MAYOR FORMATO GRANDE

REGISTRO DE VENTAS
CTREGV11 GENERA ARCHIVO MENSUAL DE VENTAS
CTREGV12 MANTENIMIENTO DE ARCHIVO DE VENTAS
CTREGV13 EMISION DEL REGISTRO DE VENTAS ESTANDAR
CTREGV15 EMISION DEL REGISTRO DE VENTAS FORMATO CHICO
CTREGV16 REGISTRO DE VENTAS CON IGV ASUMIDO POR EL ESTADO
CTLIST13

COMPARATIVO DE VENTAS POR CLIENTE

CTREGV18 REGISTRO DE VENTAS BIMONEDA


REGISTRO DE COMPRAS
CTREGC25 GENERA ARCHIVO MENSUAL DE COMPRAS
CTREGC22 MANTENIMIENTO DE ARCHIVO DE COMPRAS
CTREGC23 EMISION DEL REGISTRO DE COMPRAS F. GRANDE
CTREGC34 EMISION DEL REGISTRO DE COMPRAS F. CHICO
LIBRO DE CAJA BANCOS
CTREGB01 LIBRO DE CAJA
CTREGB02 LIBRO DE BANCOS POR CUENTA / ANEXO

- 81 -

AREAS
CTAREA01 RESUMEN MENSUAL POR AREAS
CTAREA02 MOVIMIENTO MENSUAL POR AREAS
CTAREA03 INGRESOS Y GASTOS POR AREAS
BANCOS
CTBANC01 SALDOS POR CUENTA
CTBANC02 MOVIMIENTOS POR CUENTA
INGRESOS Y GASTOS
CTLIST10

RESUMEN DE INGRESOS Y GASTOS

CTLIST11

MOVIMIENTOS DE INGRESOS Y GASTOS

CTLIST12

COMPARATIVO ANUAL DE INGRESOS Y GASTOS

COMPROBANTES MENSUALES
CTVARI04

REPORTE DE COMPROBANTES DEL MES

() Para emitir estos reportes se debe consolidar el mes requerido.

- 82 -

RATIOS FINANCIEROS
Son factores de anlisis financieros que permiten establecer la posicin financiera de la
empresa por medio de frmulas. Estas frmulas se aplican a una serie de datos por los cuales
se puede calcular la posicin real de la empresa.
El sistema de contabilidad Concar Windows nos brinda un total manejo de los ratios como
herramienta de anlisis de balance o estados financieros.
Para generar los ratios se requiere tener Excel 97 y adems definir bien las frmulas
aritmticas.

Mantenimiento de Ratios
En este mdulo se van a definir la frmula del ratio. Esta frmula comprende Operadores,
Rubros de Balance, Ganancias y Prdidas por Funcin/Naturaleza, Cuentas Balance y
Secuencia de Items.
Operadores
( )
Parntesis Separadores de Frmulas
/
Divisin
*
Multiplicacin
+
Suma
Resta
Rubros
B
F
N
C
V

Balance
Ej.
Gan. Y Perdidas por Funcin
Ej.
Gan. Y Perdidas por Naturaleza Ej.
Cuentas Balance
Ej.
Nmeros
Ej.

B1101 Rubro Caja y Bancos


F1101 Rubro de Ventas
N1105 Produccin del Ejercicio
C12101Cuenta Facturas X Cobrar
V5.51

Secuencia de Items
Se usa para especificar una frmula extensa particionndola en varios items. Ej:
Item
1
2
3

Frmula
B1110
B2110
I01/I02

Se antecede el prefijo I para indicar que es un Item

Emisin de Ratios
Nos permite obtener el resultado del ratio. Para ello se debe escoger el ratio definido y
presionar el botn de Reporte Excel. Luego, nos mostrar en Excel la frmula con sus
Items y el resultado. El usuario decidir si grabar la hoja Excel o no.

- 83 -

5. MODULO DE ANALISIS DE CUENTAS


Este mdulo nos permite consultar y emitir reportes de saldos por cuenta y anexos,
documentos pendientes en forma selectiva a la fecha de cierre y estados de cuentas sin
necesidad de efectuar el cierre del mes a consultar.
Las cuentas que pueden ser analizadas en este proceso son aquellas que han sido definidas
con Nivel de Saldo 2 o 3 en el Plan de Cuentas.
Los reportes que pueden emitirse son los de documentos pendientes, movimientos de una
cuenta entre fechas y movimiento total por meses de una cuenta.
Para emitir los reportes pendientes se necesita generar los archivos de anlisis de cuenta a
una fecha especfica (Programa CTDOCU01) con el fin de obtener datos actualizados. No se
necesita generar el proceso de cierre del mes a consultar antes de generar el proceso.
Solamente los reportes que tengan check en la opcin del menu dependern de este proceso.
La mayora de estados de cuenta se emiten directamente desde los comprobantes.
Los reportes que se emiten en este mdulo son los que se detallan a continuacin.
INFORMACION DE ANALISIS DE CUENTAS
GENERACION DE ARCHIVO SALDO DE DOCUMENTO
CTDOCU01 GENERACION DE ARCHIVO SALDO DE DOCUMENTO
CONSULTA
CTDOCU11 BALANCE DE COMPROBACION
REPORTE DE DOCUMENTOS PENDIENTES
CTDOCU02 POR ANEXO / DOCUMENTO ANALITICO
CTDOCU16 POR ANEXO / DOCUMENTO
CTDOCU03 POR TIPO DE ANEXO / DOCUMENTO
CTDOCU07 POR CUENTA ANEXO ANALTICO
CTVENC01

ANTIGEDAD DE DEUDA

CTDOCU08

PENDIENTES POR VENCIMIENTO

- 84 -

REPORTE DE ESTADOS DE CUENTA


CTDOCU04

ESTADO DE CUENTA / ANEXO

CTDOCU10 SALDOS POR CUENTA / ANEXO BIMONEDA


CTDOCU05

ESTADO POR ANEXO / CUENTA

CTANAC03

ESTADO DE CUENTA POR ANEXO / CUENTA BIMONEDA

CTANAC01

ESTADO DE CUENTA POR DOCUMENTO

CTANAC02

ESTADO DE CUENTA POR ANEXO / CENTRO DE COSTO Y CUENTA

CTDOCU18

ESTADO DE CUENTA POR NIVEL DE CUENTA

CTDOCU16

ESTADO DE CUENTA POR ANEXO CON CUENTAS AUTOMATICAS

CTANRE01

ESTADO DE CUENTA POR ANEXO REFERENCIAL

CTDOCU21

ESTADO DE CUENTA ANEXO CON SALDO DIARIO

CTANAC06

ESTADO ANEXO-CUENTA GENERAL

MOVIMIENTOS DE CUENTAS ANUAL


CTBALA10 MOVIMIENTO DE CUENTAS ANUAL
CTCUEN01 MOVIMIENTO ANUAL POR CUENTA
CTCUEN02 MOVIMIENTO ANUAL A 2 Y 3 DIGITOS
()

PARA EMITIRLOS SE NECESITA GENERAR


DOCUMENTO (PROGRAMA CTDOCU01)

EL ARCHIVO

DE

SALDO

DE

- 85 -

6. MODULO DE PRESUPUESTO
Este mdulo nos va a permitir formular un presupuesto y comparlo con el movimiento contable.
El presupuesto se puede llevar por centro de costo y por cuenta.

MANTENIMIENTO DE PRESUPUESTO POR CENTRO DE COSTO

Se va a especificar los presupuestos mensuales por cada centro de costo y cuenta. Por defecto
el sistema configura el importe en dlares pero se puede configurar a soles en la TABLA
GENERAL 93.
(La clave MONPRE con descripcin MN (Moneda Nacional) y las cuentas deben tener el flag
de centro de costo.)

- 86 -

MANTENIMIENTO DE PRESUPUESTO POR CUENTA

En el mantenimiento de presupuesto por cuenta se debe ingresar en el campo de Centro de


Costo la variable XXXXXX para no considerar el centro de costo y solo considere la cuenta.
REPORTE DE PRESUPUESTO
Nos emite el presupuesto configurado en el mantenimiento de presupuesto. Si se desea emitir
el reporte en otra moneda se debe especificar la moneda y el da de tipo de cambio para todos
los meses a convertir.
REPORTE DE EJECUCION PRESUPUESTAL
Este reporte nos permite comparar lo presupuestado por centro de costo contra lo ejecutado y
luego ver la variacin tanto en monto como en porcentaje.
Cabe recalcar que este reporte es solo para la configuracin de presupuesto por centro de
costo.
EJECUCION PRESUPUESTAL POR FUNCION O NATURALEZA
Este reporte nos muestra una comparacin entre lo presupuestado y el estado de ganancias y
perdidas por funcin o naturaleza.

Cabe recalcar que este reporte es solo para la configuracin de presupuesto por cuenta.

- 87 -

7. MODULO DE CONCILIACIN BANCARIA


7.1 CONCILIACION BANCARIA
Este mdulo nos permite efectuar la conciliacin bancaria automtica o manual.
El sistema efecta la conciliacin automtica comparando los movimientos contables contra los
movimientos de los estados de cuenta a una fecha limite determinada.
Las especificaciones del sistema para efectuar la comparacin de los movimientos es la
siguiente :
Los Cheques se comparan por banco, numero (4 ltimos dgitos) e importe.
Los otros documentos (entregas , notas de cargo y abono) se comparan por banco, fecha e
importe.
Cuando se produce la igualdad en la comparacin el sistema considera al movimiento como
"CANCELADO".
Los movimientos tanto contables como del estado de cuenta seleccionados por la opcin de
conciliacin manual no entran al proceso de comparacin antes mencionado, pero si se
consideran como "CANCELADOS" en el proceso de conciliacin.
Para iniciar el proceso de conciliacin bancaria, debe registrarse en el sistema los movimientos
pendientes (carga inicial) ,tanto del movimiento contable ,as como de los estados de cuenta
bancarios al mes anterior en que inicia la conciliacin bancaria. Los movimientos contables que
se registren deben tener fecha contable menor al mes en que se inicia el proceso de
conciliacin (eje: si se inicia en junio de 1993 la fecha contable de la carga inicial debe ser de
mayo y anteriores). Los movimientos bancarios de estados de cuentas pendientes deben
registrarse en un slo estado de cuenta por banco inicindose en el 000001, tambin con
fechas anteriores al mes de inicio. Para la carga inicial de los movimientos contables existe una
opcin especial en el men y el sistema asignar automticamente el subdiario 90. Para
registrar los movimientos bancarios pendientes debe usarse la opcin normal de Registro de
Estados de cuenta.
Los pasos a seguir para realizar la conciliacin bancaria son los siguientes :
A.- Acumulacin del movimiento contable.
Este proceso de Acumulacin , "COPIA" desde los comprobantes contables del ltimo mes del
PROCESO MENSUAL DE CONTABILIDAD, ya sea Previo o Definitivo, el movimiento de las
cuentas de bancos que tienen el indicador de conciliacin de bancos en "S", el cual se acumula
en las bases de datos del Mdulo de Conciliacin de bancos.
Si posteriormente al proceso de Acumulacin se modifica un comprobante contable con una
cuenta de bancos, y se repite el PROCESO MENSUAL DE CONTABILIDAD, esta modificacin
no se reflejar en el movimiento acumulado de la conciliacin.
En caso de ser necesario se puede eliminar el movimiento contable Acumulado, siempre y
cuando no se haya efectuado algn proceso de conciliacin Definitiva que afecte dicho
movimiento. Esto es posible cuando se desea eliminar el movimiento para efectuar una nueva
acumulacin.

- 88 -

B.- Registro de los Estados de Cuenta.


Debe registrarse los estados de cuenta y cuadrarse.
Es posible registrar estados de cuenta de varios meses simultneamente, ya que el sistema los
selecciona segn el mes de proceso.

C.- Proceso de Conciliacin - Preliminar.


Debe realizarse un proceso de conciliacin "preliminar", indicando la fecha de cierre, y el
sistema slo procesar los movimientos contables con fecha de comprobante y los movimientos
del estado de cuenta con fecha de movimiento hasta dicha fecha de cierre.

- 89 -

D.- Emisin de reportes de Conciliacin Preliminar


Deben emitirse los reportes
CTCONR01 - Cancelacin de documentos
CTCONR02 - Movimiento contable bancario del mes
CTCONR03 - Resumen de conciliacin De las cuentas de soles y de dlares
revisados segn el ANEXO A-04 .

para ser

E.- Correccin al movimiento contable.


De ser necesario se modificar algunos datos de los movimientos contables acumulados para
permitir la conciliacin en forma automtica en el siguiente proceso de conciliacin preliminar o
definitiva. Los datos que pueden ser modificados son el NUMERO y FECHA DE DOCUMENTO.

- 90 -

F.- Conciliacin Manual.


De ser necesario podrn seleccionarse los movimientos que no han sido conciliados en forma
automtica, para que en el siguiente proceso de conciliacin sean considerados como
conciliados manualmente.

- 91 -

G.- Proceso de Conciliacin - Definitiva.


Debe realizarse el proceso de conciliacin "Definitiva", cuando estn conformes los datos de
los reportes. Este proceso actualiza los movimientos contables del acumulado y del estado de
cuenta marcndolos como "conciliados" y dejando el sistema preparado para la siguiente
conciliacin.
H.- Emisin de reportes de Conciliacin Definitiva
Deben emitirse todos los reportes de conciliacin como sustento de los procesos efectuados.
Los pasos opcionales de la conciliacin bancaria son los siguientes:
1 - Proceso de desconciliacin
Luego de realizada la Conciliacin Definitiva y despus de actualizadas las bases de datos, se
puede anular dicha conciliacin. Para esto el sistema vuelve a poner en situacin de
"Pendientes", los movimientos actualizados en la ultima conciliacin definitiva y restaurando el
numero anterior.
2 - Eliminacin del movimiento contable acumulado
Permite eliminar el movimiento contable acumulado correspondiente a un mes, siempre y
cuando este movimiento no tenga registros conciliados en forma definitiva. Esto es posible para
permitir una nueva acumulacin del movimiento.

- 92 -

7.2 REGISTRO DE ESTADOS DE CUENTA


Los estados de cuenta bancarios deben numerarse manualmente en forma correlativa a partir
del 000100. Los nmeros de 000001 al 000099 ser n usados para registrar los datos de la
carga inicial de los movimientos bancarios pendientes de conciliacin. Los estados de cuenta
pueden registrarse simultneamente de varios meses.
Es posible registrar varios estados de cuenta de un mismo banco y de un mismo mes pero las
fechas iniciales y finales deben ser correlativas.
Cuando algn banco informe en el estado de cuenta movimientos de 2 meses , estos deben
separarse en dos estados de cuenta o puede cambiarse la fecha del movimiento menos
significativo asignndosele el mes del movimiento ms significativo. Esto debe realizarse para
facilitar el cuadre del saldo contable con el bancario.
La conciliacin Preliminar o Definitiva puede realizarse sin haber "Finalizado" los estados de
cuenta.
Cada estado de cuenta debe registrarse completamente slo por un terminal o
microcomputadora, para evitar duplicacin en el numero de tem de los movimientos.
COMPOSICION DE ESTADOS DE CUENTA
DATOS DE TOTALES DEL ESTADO -

NUMERO ESTADO

Numero asignado al estado de cuenta

BANCO

CDIGO DE BANCO. Deber existir en ANEXOS.

MONEDA

MONEDA DE LA CUENTA. Es referencial y el sistema


la muestra automticamente de ANEXOS.

- 93 -

FECHA INICIAL

Fecha inicial del movimiento.

FECHA FINAL

Fecha final del movimiento El ao y mes de la fecha


inicial y final deben ser iguales.

FECHA DE SALDO

FECHA DEL SALDO FINAL. Slo referencial.

SALDO ANTERIOR

SALDO INICIAL DEL ESTADO DE CUENTA.

IMPORTE CARGOS

Importe total de cargos. Sirve para cuadrar el


movimiento .

IMPORTE ABONOS

Importe total de abonos. Sirve para cuadrar el


movimiento

SALDO FINAL

SALDO FINAL. Calculado por el sistema.

SITUACION

SITUACION DEL ESTADO.


P = Pendiente .- Es posible registrar o modificar los
movimientos
F = Finalizado.- El sistema no permite registrar o
modificar los movimientos.
Para finalizar un estado de cuenta deben cuadrar los
totales de cargos y abonos a nivel del movimiento.
Al crear un estado de cuenta el sistema le asigna
automticamente la situacin de "P" pendiente, y este
se finaliza cuando en el registro de movimientos se
selecciona la opcin "F" finalizacin.

COMPOSICION DE ESTADOS DE CUENTA


DATOS DE MOVIMIENTO DEL ESTADO OPCIONES

Las opciones pueden ser las siguientes :


C = Crea movimiento
M = Modifica movimiento
E = Elimina movimiento
I = Inserta movimiento. Para esta opcin se debe
ingresar en numero de tem que se desea registrar.
S = Salir del registro dejando pendiente el estado de
cuenta. Esto permite continuar con el registro de
movimientos en otra oportunidad.
R = Revisin. Permite revisar todo el movimiento
registrado y seleccionar uno de ellos para fines de
modificacin o eliminacin.
F = Finalizacin. Da por terminado el registro de
movimientos del estado de cuenta. Para poder
finalizar un estado de cuenta los totales de cargos y
abonos ingresados a nivel de totales deben cuadrar
con el movimiento. Luego de finalizado el estado de
cuenta, ya no se podr modificar ni ingresar datos del
mismo.
El sistema no permite modificar o eliminar un
movimiento que ya este conciliado.

ITEM

Numero de tem asignado automticamente por el


sistema a cada movimiento registrado. Se incrementa
automticamente de 5 en 5 durante la opcin de
Creacin.

- 94 -

FECHA

REFERENCIA

Fecha de movimiento en formato da/mes. Para


estados de cuenta normales el mes debe ser el
mismo para todos los movimientos. Para estados de
cuenta de carga inicial de pendientes el mes puede
ser diferente.
Glosa libre.

DOCUMENTO

Tipo de documento de acuerdo a la Tabla General 15


y numero de documento de 4 dgitos. Para los
cheques se debe registrar los ltimos 4 dgitos.

CARGO/ABONO

Importe del movimiento segn el estado de cuenta.

7.3 MOVIMIENTO DE DATOS


a. Transferencia del Plan de cuentas y anexos.
Nos permite transferir el Plan de Cuentas y las Tablas de Anexos, General y de Tipo de
Cambio a diskette o disco duro. Es muy til en el caso de que se lleve la contabilidad en
dos mquinas separadas y se quiera utilizar la misma configuracin de tablas.
b. Carga de Anexos.
Esta opcin carga al sistema los anexos de otra mquina con contabilidad Concar
monousuario o generado externamente para cargar anexos.
c. Transferencia de Comprobantes.
Nos permite transferir por mes o por subdiario los comprobantes de una compaa y
ejercicio especfico. Es muy til para transferir vouchers entre dos puntos remotos.
d. Carga de Comprobantes.
La carga de comprobantes adiciona vouchers al sistema originados ya sea por la
tranferencia de comprobantes del Concar o por archivos externos especificados en el
Anexo 3.
7.4 COPIA DE SEGURIDAD
Es de vital importancia el guardar regularmente la contabilidad de la empresa en cualquier
dispositivo magntico, ya sea diskette, disco duro, zip, o CD para preveer la prdida de datos
por cualquier motivo. Para generar el backup nadie debe estar trabajando en el sistema de
contabilidad (versin redes).
Es de responsabilidad del usuario el generar esta copia de seguridad regularmente.

- 95 -

7.5 PDT Sunat


A) PDT HONORARIOS
El sistema permite imprimir el Libro de Retenciones mensuales y generar el archivo PDT de la
SUNAT.
Los pasos a seguir son los siguientes :
a) Ingresar a PDT Honorarios / Previo Registro de Honorarios y seleccionar el mes a
generar, esta opcion crea un archivo con los comprobantes de honorarios del mes.
b) Mantenimiento Archivo Honorarios, seleccionar el mes, la moneda y visualizar en
pantalla el Libro de Retenciones dando un clic en el boton binocular al lado izquierdo
de la pantalla.
c) Generacin de archivo para PDT..- Esta opcin crea el archivo que debe ser importado
en el PDT mensual para la SUNAT
B) DAOT (DECLARACIN ANUAL DE OPERACIONES CON TERCEROS)
1. Generar el Registro de Compras y Ventas mensual
2. Entrar al men de Conciliacin Bancaria / PDT Sunat
3. Ingresar a la opcin PDT Compras, generar el archivo del periodo 01 (Enero) al periodo
12 (Diciembre) del 2002 y darle un clic en el boton A aceptar. Aparecern todos los
proveedores con el total acumulado de compras.
4. Dar un clic en el botn PDT ingresar el tope de importe de proveedores para el PDT,
se generara el archivo COSTOS.TXT y guardarlo en un directorio dentro de CONCAR.
5. Entrar al PDT Sunat e importar dicho archivo COSTOS.TXT.
6. El mismo procedimiento para el PDT VENTAS, en este caso se generara el archivo
INGRESOS.TXT.
7.6 COA SUNAT

Primero se genera el archivo COA-SUNAT, esta opcin se encuentra al momento de


imprimir el Registro de Compra ya sea formato grande o chico.
En la opcin de Conciliacin Bancaria se encuentra el mdulo de PROCESO COA
SUNAT se tiene que seguir el siguiente procedimiento:

1. Entrar a Genera Previo Mensuales Compras e ingresar el mes a procesar.


2. Seleccionar Mantenimiento Previo Facturas, seleccionar el mes, y presionar enter,
aparecer en pantalla todos los documentos de compras que han sido generados. Al
lado izquierdo en la parte inferior seleccionar el binocular para visualizar el reporte y
poder imprimir si lo desea. Luego seleccionar el icono X58 que es para generar el
archivo COA y guardarlo en una carpeta.
3. Seleccionar Mantenimiento Previo Notas, seleccionar el mes, y presionar enter,
aparecer en pantalla todas las notas de crdito. Al lado izquierdo en la parte inferior
seleccionar el binocular para visualizar el reporte y poder imprimir si lo desea. Luego
seleccionar el icono X68 que es para generar el archivo COA y guardarlo en una
carpeta.
4. Luego crear el archivo de Proveedores en la opcin Crear Archivo X61COAPR,
seleccionar el mes y procesar.
5. Seleccionar Mantenimiento Archivo X61COAPR Proveedores, seleccionar el mes y
presionar enter, generar el archivo dndole un clic en X61.

Una vez realizado todos estos procedimientos en el Sistema de Contabilidad Concar,


se har la transferencia al programa ADCOA SUNAT.

- 96 -

Estando en el programa COA SUNAT, debe dirigirse al modulo de proceso en la opcin


transferencia se debe elegir las opciones de transferencias de facturas, proveedores, notas de
crdito y seleccionar archivo ASCII.
7.7 REPORTES VARIOS
En esta opcin encontramos diversos Reportes Especiales hechos a medida para
determinados clientes.
a)
b)
c)
d)

Libros IVA
Resportes Proyecto PARA
Estado Ganancias y Perdidas por Linea Venta
Gerenciales por Centro de Costo

8 MODULO DE UTILITARIOS
En este mdulo se encuentran las opciones de servicios complementarios del sistema.
Dentro de este mdulo complementario se encuentra el siguiente menu:

Reindexacin
Mantenimiento de Compaas
Mantenimiento de Usuarios
Mantenimiento Usuarios/Programas
Mantenimiento Usuarios/Compaias
Inicializacin Balance
Historico Reportes en Disco
Verifica Comprobantes

Las opciones de reindexacin de bases de datos deben procesarse cuando se reinicie el


sistema luego de haberse producido una interrupcin del servicio de computo por falta de
energa elctrica, falla del computador o "colgada del sistema". tambin deben procesarse una
vez por semana para reordenar las bases de datos. Durante el proceso de reindexacin los
usuarios no deben estar trabajando con el sistema. Estas opciones son las siguientes:
a. - Reindexado de bases de datos principales.
Con esta opcin se reindexan las siguientes bases de datos:
- Plan de Cuentas
- Anexos
- Tablas Generales
- Tabla de tipo de cambio
- Tabla de Transferencias
b. - Reindexado de bases de datos de la compaa.
Con esta opcin se reindexan las bases de datos de comprobantes , estados de cuenta
del banco, numeracin de comprobantes de la compaa con la que se esta trabajando
en ese momento.
c. - Reindexado de bases de datos mensuales.
Con esta opcin se reindexan las bases de datos del movimiento mensual, balances y
anlisis de cuenta.

- 97 -

d. - Mantenimiento de compaas.
Permite agregar una nueva compaa al sistema o modificar los datos generales de
una de ellas. Tambin permite iniciar un nuevo ejercicio contable de una compaa.

Campo
CDIGO
NOMBRE
EJERCICIO

Descripcin
El cdigo de compaa se informar con 2 dgitos. A
este cdigo en sistema le antepondr 00
El nombre de la compaa que se mostrar en la
pantalla (consultas y mens), puede ser abreviado.
Ao que se apertura. P.Ejemplo 99

- 98 -

NOMBRE REPORTES
MONEDA NACIONAL

El nombre de la compaa que se mostrar en los


reportes y estados financieros.
Cdigo con que se identificar la moneda nacional,
para el ingreso de datos.
Normalmente debe ser MN., pero puede ser
cambiada por otra que exista en la tabla de Monedas.

AO/MES INICIO

El ao y mes en que la compaa inicia el registro de


la informacin contable, formato AAMM. Normalmente
es de enero, pero se puede indicar otro mes. Con
este dato el sistema podr ubicar desde donde
procesarn los comprobantes, asumiendo que con
fecha anterior no existirn comprobantes.

RUC.

Para ser impreso en los reportes.

PLAN DE CUENTAS A USAR

Se debe elegir que Plan de Cuentas se usar :


1) EL MISMO DE OTRA COMPAIA : Un Plan de
cuentas, Anexos y Tablas Generales, comn o
compartido para varias empresas. El sistema
solicitar el cdigo de compaa que cuyo Plan
ser el comn. Cualquier cambio que se efecte en
el Plan de cuentas , anexos o tablas afectar a
todas las empresas.
2) TOTALMENTE NUEVO : El sistema crear un Plan
de cuentas y Anexos sin datos , es decir para
ingresar totalmente las cuentas.
3) NUEVO COPIADO : EL sistema crear un nuevo
Plan de cuentas exclusivo para la compaa,
copiando los datos desde el Plan de cuentas de
otra compaa. Los Anexos se crearn sin datos. El
usuario podr modificar este Plan de Cuentas para
adaptarlo a las necesidades de la nueva empresa.

CIA MODELO

Cdigo de compaa cuyo Plan de cuentas se tomar


como modelo para las opciones 2 y 3. Para las
opciones 2 y 3 , las Tablas Generales, se crearn con
los datos de la compaa modelo.

e. - Mantenimiento de la Tabla de usuarios. (Ver detalle a continuacin)


Esta opcin permite la creacin , modificacin o eliminacin de los usuarios del sistema.
Al ingresar al sistema, el usuario deber ingresar su CDIGO y PASSWORD.
La composicin de datos de la tabla de usuarios es la siguiente :
CDIGO DE USUARIO

Identificacin de usuario , puede tener hasta 5 letras o


nmeros.

NOMBRE

Nombre del usuario , hasta 40 letras

TIPO DE USUARIO

Identifica el tipo de usuario.


O : Operador
M : Master ( Administrador)
Los usuarios tipo O, slo pueden modificar su
NOMBRE o PASSWORD

- 99 -

Los usuarios tipo M, pueden crear nuevos usuarios,


eliminar o modificar los datos de cualquier usuario. En
la versin de red los usuarios tipo M pueden ingresar
a todas funciones del sistema, y los usuarios tipo O
solo pueden ingresar a las funciones que se le
autorice en la opcin de USUARIOS/PROGRAMAS.
PASSWORD

Clave secreta del usuario de hasta 6 letras o


nmeros. Es un dato no visible.

Nota : con las teclas Alt + K , se puede modificar el PASSWORD.

f. - Mantenimiento de la Tabla de Usuarios-Programa.


Disponible solo para la versin en redes y nos permite asignar los diferentes programas
del sistema a un usuario especfico, ya sea individualmente o por rangos.

- 100 -

g. -Mantenimiento de Usuarios / Compaia


Nos permite mantener la lista de compaias que dispone el sistema que se le van a
asignar a los usuarios.

- 101 -

h. Inicializacin de Balance
El programa inicializa los archivos de Balance, Centro de Costos, Cuentas Automticas,
y Movimiento Mensual
i.- Histrico de reportes en disco.
Nos permite consultar e imprimir cualquier reporte que se haya guardado en disco.
(*.PRN)
j.- Verifica Comprobantes.
Nos permite visualizar aquellos comprobantes y cuentas contables mal configuradas en
el sistema.

- 102 -

ASIENTOS AUTOMTICOS
1.- PROCESO DE REGULARIZACION DE DIFERENCIA DE CAMBIO
Este proceso permite generar en forma automtica un asiento para cancelar los saldos de
cuentas, anexos o documentos en soles o dlares originados por la diferencia de cambio.
Para cancelar los saldos en sistema selecciona los saldos del balance (Nivel de saldo 1),
saldos por anexos (Nivel de saldo 2) o los documentos pendientes (Nivel de saldo 3) que tienen
el saldo en dlares mayor a 0 y el saldo en soles igual a 0 o viceversa, y genera en forma
automtica dos asientos contables (uno para dlares y otro para soles).
Por ejemplo :
La contabilizacin del cargo y abono de una factura en dlares se realiz en la cuenta 121001
de la siguiente manera :
DLARES
DOCU. FECHA

TIPO

DEBE HABER

FT 0030

30-01-94

US

FT 0030

30-03-94

US

SALDO

1000

SOLES
CAMBIO
2.15

1000

DEBE HABER
2150

2.20

2200

---------------

-----------------

50

Como de observa, el asiento del 30-01-94 al igual que el abono del 30-03-94 se realizaron en
dlares. El saldo del documento en la columna de dlares es 0, pero el saldo en soles es
acreedor, por que se ha producido una diferencia de cambio (ganancia) de 50.
Si realizamos una consulta de ANALISIS DE CUENTA, este documento ser mostrado como
pendiente, ya que el saldo en dlares esta en 0, pero tiene un saldo en soles.
En la prctica puede producirse la situacin inversa, de que el documento este cancelado en
soles, pero tenga saldo en dlares por la diferencia de cambio.
El sistema detectar ambos casos y "cancelar" el saldo pendiente en dlares o soles.

- 103 -

Para que el sistema "cancele" automticamente el saldo de diferencia de cambio debe


realizarse lo siguiente :
1) Crear la Tabla General 55, con los parmetros necesarios, indicando las cuentas que se
deben regularizar, subdiario a utilizar (exclusivo para esta operacin) y cuentas de
ganancias y prdidas de diferencia de cambio.
Las cuentas deben ser aquellas de Clientes , Proveedores, personal y otras que el usuario
determine, y que como caractersticas deben tener indicado en Plan de cuentas lo siguiente:
Si la cuenta tiene Nivel de saldo 3 debe tener documento de referencia igual a " S"
2) Crear en la Tabla General 02 , el subdiario asignado para el asiento de regularizacin
(exclusivo).
3) Despus de un proceso de consolidacin previo y adems la generacin del archivo de
anlisis por cuenta, debe realizarse la REGULARIZACION DE DIFERENCIAS DE CAMBIO
procesando las siguientes opciones :
- Genera Diferencias . - El sistema crea un archivo con los saldos de documentos por
regularizar. Estos documentos corresponden a los indicados en la Tabla General 55, y que
tienen el saldo en dlares en 0 y saldo pendiente en soles o viceversa.
- Consulta / Elimina . - Permite visualizar los anexos o documentos con saldos irregulares y
eliminar algunos de ellos que no correspondan para la regularizacin.
- Impresin .- Permite imprimir los anexos o documentos por regularizar.
- Genera asiento .- Crea un asiento automtico en el subdiario indicado en la Tabla General
55, con los siguientes nmeros de comprobantes :
MM0001 DLARES
MM0002 SOLES
- Proceso de Consolidacin.- Debe repetirse el proceso de consolidacin para que incluya
los asientos generados.
- Generacin de archivos de Anlisis de Cuenta .- Debe repetirse el proceso para que
incluya el asiento generado.
Estos dos ltimos procesos no requieren un orden especfico.

- 104 -

EJEMPLO DE LA TABLA GENERAL 55


AFP. FINANCIERA S.A.

TABLAS GENERALES

PAG. 1

CLAVE

DESCRIPCION
1...5...10...5...20...25...30...35...40...45...50...55...60
--------------------------------------------------------------------------55 PARMETROS PARA REGULARIZACION DIF. CAMBIO
-- ---------------------------------------------------------------------

CTA1
CTA2
CTA3
CTA4
CTA5
CTA6
CTA7
SUB
XGA

121001
121002
121003
121004
141001
421001
421002
25
776001

FACTURAS POR COBRAR - M.N


FACTURAS POR COBRAR - U.S.
LETRAS POR COBRAR -M.N
LETRAS POR COBRAR - U.S
CUENTAS POR COBRAR AL PERSONAL
FACTURAS POR PAGAR MN
FACTURAS POR PAGAR US
SUBDIARIO DE REG. DIF. CAMBIO
GANANCIA POR DIF. CAMBIO

XGP

676001

PRDIDA POR DIF. CAMBIO (ojo 9XX si trabaja con la clase 9)

Notas :
CLAVE CTAXX
En la columna 1 se debe indicar la cuenta que se regularizar.
CLAVE SUB
En la columna 10 se indicar el subdiario para generar el asiento automtico, este subdiario
debe ser para el uso exclusivo de este proceso.
CLAVE XGA
En la columna 1 debe indicarse la cuenta de ganancia
CLAVE XGP
En la columna 1 debe indicarse la cuenta de prdida , 67X o 9XX segn corresponda.
Las cuentas por regularizar deben tener Nivel de Saldo 2 (con Anexo) o 3 (con documento de
Referencia "S")
Todas las cuentas deben existir en el Plan de Cuentas
El subdiario debe estar en la Tabla General 02.

- 105 -

b.- PROCESO DE AJUSTE POR DIFERENCIA DE CAMBIO - FASB 52


El proceso de ajuste por diferencia de cambio permite generar un asiento automtico que
actualiza los saldos de las cuentas en dlares al tipo de cambio del ltimo da del mes.
Para facilitar este proceso es conveniente que en el Plan de cuentas estn separadas las
cuentas de soles y dlares en forma clara, es decir que la moneda de referencia sea MN o US.,
especialmente en los que se refiere a bancos, clientes y proveedores.
Para realizar el ajuste, el sistema ubica las cuentas que se deben ajustar en la Tabla General
58 y toma en consideracin el Nivel de saldo de la cuenta asignado en el Plan, generando el
asiento de ajuste segn lo siguiente :
Nivel
1

Ajuste a 6/8 dgitos

Ajuste por cada cdigo de anexo

Ajuste por cada documento

Las cuentas que tengan especificado en el Plan, como cdigo de moneda soles (MN), y que se
encuentren en la Tabla, se ajustar en forma automtica el saldo en dlares. Si la cuenta tiene
especificado dlares (US) se ajustar el saldo en soles.
Las cuentas de bancos (104xxx) con nivel de saldo 2 y con tipo de anexo 0, pueden tener la
moneda de referencia en blanco pues

se ajustan slo si el anexo respectivo tiene como

moneda de referencia US o MN.


PASOS A SEGUIR PARA REALIZAR EL PROCESO DE AJUSTE
1) Crear la Tabla general 58 , con los parmetros necesarios.
Cuentas por ajustar, tipo de cambio a usar, subdiario y cuentas de ajuste por ganancias y
prdidas. (ver ejemplo)
2) Crear en la Tabla General 02 , el subdiario asignado para el asiento de ajuste, este subdiario
debe ser exclusivo para este proceso.
3) Despus de un proceso de consolidacin previo, de la generacin del archivo de anlisis de
cuenta y de haber efectuado el proceso de las Regularizaciones por diferencia de cambio,
debe realizarse

el AJUSTE AUTOMATICO DE

DIFERENCIAS DE CAMBIO FASB 52,

procesando las siguientes opciones :


- Calcula Diferencias . - El sistema crea un archivo con los importes por ajustar de cada
cuenta . Estos cuentas corresponden a las indicadas en la Tabla General 58, y que tienen
el saldo mayor a 0.
El sistema crea registros segn el nivel de saldo
Nivel 1 .- Un registro por cuenta
Nivel 2 .- Un registro por cada anexo

- 106 -

Nivel 3.- Un registro por cada documento pendiente


El sistema requiere que las cuentas indicadas en la Tabla General 58 , corresponden a
saldos en dlares o soles.
Para el caso de las cuentas de bancos, el sistema efectuar el ajuste slo si el anexo
tiene moneda de referencia US o MN.
- Consulta / Elimina . - Permite visualizar los importes por ajustar y eliminar algunos de ellos
que no correspondan para el ajuste.
- Impresin .- Permite imprimir los saldos por ajustar.
- Genera asiento .- Crea un asiento automtico en el subdiario indicado en la Tabla General
58, con el siguiente numero de comprobante :
MM0001 SOLES
MM0002 DLARES
- Proceso de Consolidacin.- Debe repetirse el proceso de consolidacin para que incluya
los asientos generados.
- Generacin de archivos de Anlisis de Cuenta .- Debe repetirse el proceso para que
incluya el asiento generado.
Estos dos ltimos procesos no requieren un orden especfico.
EJEMPLO DE LA TABLA GENERAL 58
AFP. FINANCIERA S.A.

TABLAS GENERALES

PAG. 1

CLAVE

DESCRIPCION
1........5......10...15...20...25...30...35...40...45...50...55...60
--------------------------------------------------------------------------58 PARAMETRO PARA EL AJUSTE POR DIF. CAMBIO FASB 52
-- ---------------------------------------------------------------------------CTA01

104000

CUENTAS CORRIENTE BANCOS

CTA02

121001

FACTURAS DLARES

SUB

56

XGA

776001

GANANCIAS

XGP

940100

PRDIDAS (ojo 67X si trabaja con la clase 6)

SUBDIARIO PARA ASIENTO

- 107 -

Notas :
CLAVE CTAXX
En la columna 1 del campo Descripcin se debe indicar la cuenta que se ajustar.
En la columna 10 se debe indicar el tipo de cambio a usar para el ajuste:
M = TIPO DE CAMBIO COMPRA
V = TIPO DE CAMBIO VENA
CLAVE SUB
En la columna 10 se indicar el subdiario para generar el asiento automtico, este subdiario
debe ser para el uso exclusivo de este proceso.
CLAVE XGA
En la columna 1 debe indicarse la cuenta de ganancia
CLAVE XGP
En la columna 1 debe indicarse la cuenta de prdida 67X O 9XX segn corresponda.
Todas las cuentas deben existir en el Plan de Cuentas
El subdiario debe estar registrado en la Tabla General 02.
En la columna 20 se puede indicar la descripcin de la cuenta como referencia.

- 108 -

C. AJUSTE POR INFLACIN


C.1 MANTENIMIENTO DE INDICES DE INFLACIN
En este mantenimiento se ingresan los ndices de precios promedio mensual al por mayor a
nivel nacional publicados por el diario El Peruano para realizar el ajuste por inflacin.

- 109 -

C.2. CUENTAS AJUSTE ACM


En este mantenimiento se debe asignar las cuentas ACM a las cuentas que se van a ajustar, ya
sea cuentas de balance (Tipo B), Ganancias y prdidas por Naturaleza (Tipo N) y Ganancias y
Prdidas por Funcin (tipo F).
Previamente debe registrarse en el plan de cuentas estas cuentas ACM. El mdulo tiene una
opcin dentro del men de creacin en donde se puede configurar un rango de cuentas por
medio de el comodn (*) para establecer las cuentas a ajustar.
Ej.

C.3. GENERACIN DE ARCHIVO DE AJUSTE POR INFLACIN


Este programa hace el clculo de ajuste por inflacin de todas las cuentas configuradas en la
seccin 13.b. Previo a este clculo se debe configurar en la tabla general 95 los subdiarios de
ajuste por inflacin para balance, G y P por naturaleza y funcin as como la cuenta REI.
Ej.

- 110 -

Este programa tiene dos partes, el clculo previo que permite ser visualizado por pantalla y la
generacin del archivo de ajuste por inflacin que va a servir para generar el asiento y/o poder
modificarlo. Cabe recalcar que este archivo no es histrico, es decir se genera el ajuste a un
mes y luego se procede a generar el asiento.
C.4. MANTENIMIENTO DE ACHIVO DE AJUSTE POR INFLACIN
En este mantenimiento uno puede modificar el archivo de ajuste por inflacin generado en la
seccin 13.c.
C.5. GENERACIN DE ASIENTO DE AJUSTE POR INFLACION
Esta opcin genera el asiento contable en base a la seccin 13.d.
El mdulo de ajuste por inflacin se puede generar mensual, semestral o anualmente
dependiendo de las particularidades de cada compaa. El asiento de Ganancias y Prdidas
por funcin va a estornar las cuentas de Ganancia y Prdida por diferencia de cambio
configuradas en la tabla general 58 (XGAN y XPER).
El orden para generar los asientos de Ganancias y Prdidas sera primero el de Funcin y
luego el de Naturaleza. Entre la generacin de este asientos es necesario el procesar la
consolidacin previa (cierre) del mes respectivo a ajustar.

- 111 -

RECOMENDACIONES PARA LA CONTABILIDAD BIMONETARIA


A) Registro de comprobantes
Los comprobantes deben registrarse en la moneda en que se realiz la operacin,
indicndose el tipo de cambio que se usar para se convierta de dlares a soles o
viceversa.
Esto simplifica el registro de los comprobantes ya que evita el trabajo manual de conversin
de los importes, y adems permite obtener todos los estados financieros en soles y dlares
simultneamente.
B) Tipo de Cambio a usar.
Debe definirse el tipo de cambio que se usar para cada tipo de comprobante,
especialmente en lo referente a Ventas, Compras , y operaciones con bancos.
El sistema permite tener en la Tabla de tipo de cambio, el de compra y venta por cada da.
Tambin es posible registrar un comprobante con un tipo de cambio especial.
C) Cuentas Contables en soles y dlares.
En el plan de cuentas deben definirse cuentas separadas para las operaciones de soles y
dlares , especialmente en las cuentas por cobrar y por pagar, porque se esta manera se
simplifica el ajuste mensual de diferencia de cambio.
D) Registro de operaciones de bancos
La comprobante de operaciones de bancos deben registrarse en la moneda en que se
realizan, para evitar diferencias de conversin en la conciliacin bancaria.
Por ejemplo , si se paga una factura de proveedor en soles con un cheque en dlares, debe
registrarse el comprobante en dlares.
E) Regularizacin de diferencias de cambio
En la cobranza de facturas de clientes o pago a proveedores, deben registrarse los
comprobantes en la moneda de la operacin.
El sistema tiene una opcin automtica que permite regularizar las diferencias de cambio
del mes generando un asiento.
Ejemplo 1:
Factura emitida en dlares 1,000.00 , tipo de cambio 2.20, equivale a S/. 2,200.00
Abono de la Factura en dlares 1,000.00, tipo de cambio 2.10, equivale a S/. 2,100.00
El sistema detecta el saldo en soles de S/. 100.00 y genera un asiento de prdida por
diferencia de cambio en soles sin conversin a dlares.
Ejemplo 2:
Factura emitida en soles 1,000.00 , tipo de cambio 2.20, equivale a US. $ 454.55.
Abono de la Factura en soles 1,000.00, tipo de cambio 2.10, equivale a US $. 476.19.
El sistema detecta el saldo en dlares de US $ -21.64 y genera un asiento de ganancia por
diferencia de cambio en dlares sin conversin a soles.
F) Ajuste por diferencia de cambio FASB 52
El sistema dispone de una opcin para ajustar los saldos de las cuentas en dlares al tipo
de cambio compra o venta del ltimo da del mes.
Este ajuste se realiza en forma global por cuenta o detalladamente cuando corresponde a
documentos de clientes o acreedores.
Para facilitar este ajuste en conveniente que las cuentas en dlares estn claramente
definidas en el Plan de cuentas.

- 112 -

CAPITULO 4
PASOS A SEGUIR PARA LA CARGA INICIAL DE DATOS
1) Planeamiento
- Usuarios y responsabilidades
Cada persona debe tener una responsabilidad en la fase de instalacin y operacin del
sistema.
- Subdiarios a manejar
Los diferentes canales de informacin o archivos deben estar identificados por un
subdiario
-Esquema de Trabajo
Se debe establecer si se codificaran asientos o si estos se prepararan directamente en
el terminal pos cada usuario. Tambin se opta por una solucin mixta.
- Forma de Contabilizacin
Debe definirse si se va afectar la clase 9 en los asientos para luego generar la 6 y 79
automticamente o si se codifica va la clase 6 para generar la 9 y 79 en base al centro
de costo. Esto es importante para la definicin del Plan de Cuentas.
- Aprovisionamiento de datos
Debe establecerse la fuente para obtener cdigos de clientes, proveedores, personal,
bancos, saldos de inicio, procedimientos de documentos.
- Calendarios de cierres mensuales
Es aconsejable que se establezcan metas para el cierre de operaciones y obtencin de
la informacin contable diaria o mensual, para que el personal tenga claramente
asignada su carga de trabajo.
- Procedimiento diario de Backup (Copia de seguridad de los archivos)
El backup es de responsabilidad del usuario.
Los usuarios deben establecer la forma mas adecuada para obtener un backup diario
del directorio del Sistema de Contabilidad (directorio CONCAR y subdirectorios
correspondientes), al finalizar la jornada. Este backup se efectuar con los recursos de
software y hardware de que se disponga. Si es que se utiliza en procedimiento que
Real Systems S.A. le proporciona como ejemplo, este debe ser modificado y
actualizado de acuerdo a los volmenes de datos que maneja la empresa, numero de
empresas y ejercicios que se tiene abiertos.
2) Definicin de datos de las Tablas generales
3) Definicin de las cuentas contables
4) Definicin de Anexos
5) Carga de datos
6) Listados de las Bases de datos
7) Preparacin del Asiento de inicio
8) Codificacin / Transcripcin de asientos.
9) Proceso Mensual de Prueba
10) Emisin de Reportes

- 113 -

CAPITULO 5
ANEXO 1
EJEMPLO DE COMPROBANTES
ANEXO 1 EJEMPLO DE COMPROBANTES
1) Provisin por Compras
DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE
SUBDIARIO
04
Registro de Compras
COMPROBANTE
080005
FECHA DE COMPROBANTE
20-08-95
MONEDA
US
Dlares
CONVERSION
S
(Se convierte a soles)
TIPO CONVERSION
V
(Utilizar cambio venta)
MOVIMIENTOS DEL COMPROBANTES
CUENTA
ANEXO
CEN. F

IMPORTE

DOCUMENTO

40101
42101
63501

180
1,180
1,000

FT 001-1234

10225562
010

D
H
D

20-08-95

2) Cancelacin de la factura con cheque


DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE
SUBDIARIO
02
Bancos
COMPROBANTE
080003
FECHA DE COMPROBANTE
25-08-95
MONEDA
US
Dlares
CONVERSION
S
(Se convierte a soles)
TIPO CONVERSION
V
(Utilizar cambio venta)
MOVIMIENTOS DEL COMPROBANTES
CUENTA
ANEXO
CEN. F

IMPORTE

DOCUMENTO

42101
10401

1,180
1,180

FT 001-1234
CH 014222

10225562
0101

D
H

30-08-95
30-08-95

EXPLICACION DE LOS ASIENTOS


En la provisin de la compra, la afectacin de la cuenta 42101 - Facturas por pagar - Dlares,
se registra el cdigo del anexo (proveedor), tipo de documento FT (factura) y el numero de
documento.
En la cancelacin de la factura al afectar la cuenta 42101, se debe indicar el mismo cdigo de
anexo, tipo de documento FT (Factura) y numero de documento, con el fin de que el saldo de
dicha factura no figure como pendiente en el reporte de facturas pendientes.
La cuenta 63501 Alquileres , tiene registrado el centro de Costo 010, que el sistema lo utilizar
para transferir a la clase 9 y para obtener los reportes de Costos.
La cuenta 42101 Facturas por pagar - Dlares, ha sido configurada en el Plan de cuentas con
las siguientes caractersticas :
NIVEL DE SALDO
:
3
Saldo por cuenta, anexo
y documento
ANEXO
:
P
Proveedores
CENTRO DE COSTO
:
N
No

- 114 -

DOCUMENTO DE REFERENCIA
LONGITUD DE NRO DE DOC.
MONEDA DE REFERENCIA

:
:
:

La cuenta 63501 Alquileres ha sido


caractersticas :
NIVEL DE SALDO
ANEXO
CENTRO DE COSTO
DOCUMENTO DE REFERENCIA
LONGITUD DE NRO DE DOC.
MONEDA DE REFERENCIA

configurada en el Plan de cuentas con las siguientes


:
:
:
:
:
:

S
10
US

1
S
N
0

Si
Hasta 20 dgitos
Dlares

Saldo por cuenta, anexo


Sin anexo
Si
No
Sin moneda

En la cancelacin de la factura la cuenta 10401 se ha registrado indicando el cdigo de anexo


(numero de cuenta corriente), tipo de documento CH (cheque) y el numero del cheque.
La cuenta 10401 Banco del Norte, ha sido configurada en el Plan de cuentas con las siguientes
caractersticas :
NIVEL DE SALDO
:
2
Saldo por cuenta, anexo
ANEXO
:
0
Bancos
CENTRO DE COSTO
:
N
No
DOCUMENTO DE REFERENCIA
:
S
Si
LONGITUD DE NRO DE DOC.
:
10
Hasta 20 dgitos
MONEDA DE REFERENCIA
:
Sin moneda
CONCILIACION BANCARIA
:
S
Si
En esta cuenta no es necesaria la moneda , ya que para el caso de bancos se define en el
anexo.

- 115 -

ANEXO 2
CARGA DE ASIENTOS AUTOMATICOS DESDE OTROS SISTEMAS
El Sistema de Contabilidad permite incluir asientos contables producidos en forma
automtica desde otros sistemas del usuario. Por ejemplo si se dispone de un Sistema de
Facturacin, el usuario puede preparar un programa para producir el asiento contable y
grabarlo en un archivo en diskette o disco duro y luego cargar este asiento en el sistema de
Contabilidad, evitndose la digitacin. Estos asientos pueden producirse en forma diaria,
semanal, mensual y la afectacin contable y numeracin de comprobantes deben ser
definidas por el usuario contable.
Para esto se debe producir dos archivos los cuales deben contener los asientos que se van a
agregar. Estos archivos pueden crearse en diskette o disco duro.
Los comprobantes deben ser numerados correlativamente por subdiario y mes contable.
El usuario debe decidir si mantendr un archivo de control de numeracin de comprobantes
para cada sistema que origina el comprobante, o si desea puede utilizar el archivo de control
de numeracin CNUXXAA.DBF (Donde XX = Compaa y
AA = Ejercicio) para obtener dicha numeracin.
Se recomienda que cada sistema que genera comprobantes tenga asignado un numero de
subdiario exclusivo para tener un mejor control de la numeracin.
La numeracin de los comprobantes es por cada Subdiario y mes contable con la siguiente
estructura (EJEMPLO) :
SUBDIARIO

COMPROBANTE

04
04

010001
010002

ENERO

04

020001

FEBRERO

05
05

010001
010002

ENERO

05

020001

FEBRERO

Los dos primeros dgitos del comprobante indican el mes contable u debe coincidir con la fecha
del comprobante
Los dos archivos son los siguientes :
CCXXXXAA
CDXXXXAA

- Comprobantes Cabeceras
- Comprobantes Detalles

Ejemplo CC000199
Ejemplo CD000199

En donde XXXX es el cdigo de la compaa y AA el ao del ejercicio contable.


En el archivo de Cabeceras debe existir un registro por cada comprobante, y el archivo de
detalles deben existir varios registros por comprobante. Los campos de relacin son los
campos SUBDIA y COMPRO.

- 116 -

DICCIONARIO DE DATOS
=================================================================
CAMPO
DESCRIPCION
T
LG DC
=================================================================
CNUXXAA

CONTROL DE NUMERACION

1 CTSUBDIA

CDIGO DE SUBDIARIO

2 CTANO

AO

3 CTMES

MES

4 CTNUMER

ULTIMO NRO DE COMPROBANTE


AUTOMATICO

5 CTFECCRE

FECHA DE CREACION

6 CTFECACT

FECHA DE MODIFICACION

NOTAS
1.- Existe un archivo CNUXXAA.DBF por cada ejercicio contable y Compaa.
Ejemplo CNU0196.DBF
2.- El archivo CNUXXAA.DBF tiene un ndice CNUXXAA1.NTX con la siguiente estructura:
CTSUBDIA+CTANO+CTMES
3.- El archivo CNUXXAA.DBF es usado por los programas de registro de comprobantes por
lo que si se desea actualizar deben usarse las convenciones para manejo de red.
4.- Para actualizar un registro del CNUXXAA.DBF , debe buscarse dicho registro por los
campos indicados en el ndice, si no existe el registro debe crearse y luego incrementar
el campo CTNUMER en 1, regrabandose inmediatamente.

- 117 -

================================================================
CAMPO
DESCRIPCION
T LG DC.
================================================================
CCXXXXAA COMPROBANTES - CABECERAS
1 CSUBDIA

SUBDIARIO (TABLA 02)

2 CCOMPRO

NUMERO DE COMPROBANTE (MMNNNN)


Los dos primeros dgitos son el mes contable
y los 4 siguientes el numero correlativo

3 CFECCOM

FECHA DE COMPROBANTE (AAMMDD)

4 CCODMON

CDIGO DE MONEDA
US = Dolar , MN=Soles

5 CSITUA

SITUACION ( P = PENDIENTE , F = FINALI.)

6 CTIPCAM

TIPO DE CAMBIO
(solo para CTIPO = C )

10 4

7 CGLOSA

GLOSA

40

8 CTOTAL

IMPORTE TOTAL DEL COMPROBANTE

14 2

11 CDATE

FLAG DE CONVERSION DE MONEDA


S= Si se convierte , N= No se convierte
FECHA DE ACTUALIZACION (DATE)

12 CHORA

HORA DE ACTUALIZACION

13 CFECCAM

FECHA DE TIPO DE CAMBIO


(PARA CTIPO=F)

14 CUSER

USUARIO ACTUALIZADOR

15 CORIG

SISTEMA DE ORIGEN

16 CFORM

MANUAL / AUTOMATICO

17 CTIPCOM

TIPO COMPROBANTE

18 CEXTOR

COMPROBANTE EXTORNADO

9 CTIPO
10 CFLAG

TIPO DE CONVERSION
C=Especial ,M=Compra , V=Venta

- 118 -

================================================================
CAMPO
DESCRIPCION
T
LG DC.
================================================================
CDXXXXAA COMPROBANTES - DETALLES DEL ASIENTO
1 DSUBDIA

SUBDIARIO

2 DCOMPRO

NUMERO DE COMPROBANTE

3 DSECUE

4 DFECCOM

SECUENCIA
C
Correlativo desde 0001 por cada comprobante
FECHA DE COMPROBANTE
C

5 DCUENTA

CUENTA CONTABLE

6 DCODANE

CDIGO DE ANEXO

18

7 DCENCOS

CENTRO DE COSTO (TABLA 05)

8 DCODMON

CDIGO DE MONEDA

9 DDH

DEBE HABER

(D=Debe,H=Haber)

10 DIMPORT

IMPORTE

14 2

11 DTIPDOC

TIPO DE DOCUMENTO

12 DNUMDOC

NUMERO DE DOCUMENTO

20

13 DFECDOC

FECHA DE DOCUMENTO

14 DFECVEN

FECHA DE VENCIMIENTO

15 DAREA

CDIGO DE AREA

16 DFLAG

FLAG DE CONVERSION DE MONEDA (S , N) C

17 DXGLOSA GLOSA DEL MOVIMIENTO

30

18 DDATE

FECHA DE ACTUALIZACION

19 DCODANE2

CODIGO DE ANEXO AUXILAR

18

20 DUSIMPORIMPORTE EN DOLARES

14 2

21 DMNIMPOR

14 2

IMPORTE EN SOLES

22 DCODARCTIPO COMPROBANTE

- 119 -