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DOCUMENTO NO CONTROLADO
Sistema de Gestin de la Calidad
TTULO: MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA DIVISION FINANCIERA
PROCESO: Organizacin
RESPONSABLE: RECTORADO - DIVISION FINANCIERA - JEFE

Referencia:
MOFGC-031
Versin:
2
F.Implementacin:
29-08-2012
DIV ISION FINA NCIERA / ENCA RGADO
Autor:
OFICINA DE CALIDA D / GERENTE DE CA LIDAD
Aprobado por:

1. Objetivo:
Establecer la estructura y describir las funciones y responsabilidades que le compete al personal adscrito a la Divisin
Financiera.
2. Finalidad:
El Manual de Organizacin y Funciones de la Divisin Financiera es un documento normativo que precisas las funciones
especficas de los cargos segn el nivel de autoridad.
3. Responsable:
Jefe de la Divisin Financiera
4. Alcance:
El presente Manual alcanza a: Jefe de la Divisin financiera, Asistente, Jefe del Departamento de Presupuesto, Jefe del
Departamento de Contabilidad, Jefe del Departamento de Cobranzas, Jefe del Departamento de Tesorera, Jefe del
Departamento de Compras, Jefe del Departamento de Mantenimiento, Jefe del Departamento de Patrimonio y Encargados
de las Unidades de Administracin en los Centros ULADECH Catlica.
5. Estructura Orgnica:
5.1. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

5.2. ORGANIGRAMA FUNCIONAL

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6. Descripcin de las Funciones:


6.1. DEL JEFE DE LA DIVISIN FINANCIERA:
a) Supervisar que las cancelaciones de las facturas de proveedores, recibos por honorarios y planillas de
remuneraciones, se realicen en los plazos establecidos en la Orden de Compra, Contratos, y fechas
determinadas de pago de planillas.
b) Supervisar que la documentacin que sustenten las compras o pagos se enmarquen dentro de la
normatividad contable, tributaria y legal.
c) Evaluar y proponer a la Gerencia Corporativa la colocacin de los excedentes dinerarios de la Universidad,
colocndolos en las entidades Financieras y Bancos a la mejor tasa de inters pasiva que hubiere en el
mercado con el fin de rentabilizar.
d) Supervisar que se tenga la disponibilidad dineraria en los Bancos para efectuar los pagos de planillas, CTS,
Tributos e impuestos, cancelaciones de facturas, servicios de terceros y compras de bienes y servicios que
permitan el flujo continuo de las operaciones.
e) Supervisar que los pagos estn debidamente presupuestados y que las unidades operativas cumplan con los
ingresos programados en el presupuesto anual.
f) Supervisar que los Estados Financieros se presenten de manera mensual dentro de los primeros 20 das
hbiles del mes siguiente.
g) Programar supervisiones peridicas a los Jefes de los Departamentos y Encargados de las unidades de
administracin a su cargo.
h) Supervisar que se cumplan los procesos aprobados en los instructivos
i) Coordinar con la Jefatura de Cobranzas los cronogramas de cobranzas en cada uno de los periodos.
j) Supervisar que las cobranzas se efecten en sus fechas programadas, evaluando la morosidad y
proponiendo acciones inmediatas que disminuya a niveles razonables con tendencia a minimizarla.
k) Supervisar que los fondos dinerarios permanezcan en las cuentas de la Universidad.
l) Presentar informes Trimestrales a la Gerencia Corporativa sobre la evolucin y avances econmicos
financieros de la Universidad.
m) Aprobar los arqueos de los departamentos de Cobranzas y Contabilidad.
n) Realizar fiscalizaciones de los departamentos a su cargo.
o) Supervisar que las unidades de administracin de los centros cumplan con los procesos, instructivos y
reglamentos vigentes.

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p) Visar los comprobantes de pago que sustentan el fondo fijo.


q) Resguardar documentos valorados de la Universidad.
r) Firmar cheques y otros documentos como apoderado de la Universidad.
s) Otras que le asigne la Gerencia Corporativa.
6.1.1.

DE LA ASISTENTE DE LA DIVISIN FINANCIERA


a) Recepcionar el trmite y distribuir la documentacin que llega a la Divisin.
b) Archivar la documentacin de la Divisin Financiera.
c) Digitar cartas, oficios, solicitudes, memorndum y contratos diversos.
d) Ingresar pagos diarios a los sistemas de las entidades bancarias.
e) Generar rdenes de Transferencias en el Mdulo.
f) Imprimir todos los pagos por tele crditos, pagos masivos y proveedores.
g) Efectuar pagos de servicios, trmites notariales, depsitos judiciales y otros.
h) Hacer seguimiento a los pagos y documentos que lleguen a la Divisin.
i) Llevar un control de la vigencia de los contratos en general.
j) Otras que le asigne la Jefatura de la Divisin Financiera.

6.2.

DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO


a) Gestionar el Presupuesto General Institucional, en concordancia con el Plan Operativo y las propuestas de
las unidades operativas.
b) Revisar y gestionar los Presupuestos Especficos (cursos, talleres, PATPROS, maestras, seminarios, etc.),
presupuesto de admisin y presentarlos para su aprobacin.
c) Controlar los ingresos y egresos presupuestados del Presupuesto General, Especficos y de Admisin.
d) Evaluar trimestralmente la ejecucin del Presupuesto General Institucional, Presupuestos Especficos y
Presupuesto de Admisin a las unidades correspondientes.
e) Evaluar los requerimientos de activos fijos de acuerdo al presupuesto asignado y los resultados de
ejecucin.
f) Evaluar las solicitudes de bonificaciones y convenios institucionales, a solicitud de Rectorado.
g) Evaluar la ejecucin econmica de los centros productores de bienes (Farmacia Universitaria, Clnica
Odontolgica, Institucin Educativa, Librera; etc.) y otras unidades operativas.
h) Revisar y aprobar los gastos por conceptos de viticos, pagos de docentes, jurados y coordinadores,
enmarcados dentro de sus presupuestos especficos.
i) Evaluar los costos y mrgenes de ganancia de libros, merchandising y productos para la venta y la
determinacin de precios y el pago de los autores por el material bibliogrfico vendido y otros servicios.
j) Otras que le asigne la Jefatura de la Divisin Financiera.
6.2.1.

DEL ASISTENTE DE PRESUPUESTO


a) Verificar y coordinar los presupuestos especficos de cursos, talleres y maestras.
b) Verificar y coordinar los gastos presupuestados por concepto de viticos, pagos de docentes,
jurados y coordinadores de los presupuestos especficos.
c) Atender el trmite documentario del Departamento.
d) Archivar documentos del Departamento.
e) Otras que le asigne la Jefatura del Departamento de Presupuesto.

6.3.

DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD


a) Recepcionar, verificar y visar los documentos que respaldan ingresos y gastos (Comprobantes de pago)
para su registro, gestin y/o archivo.
b) Revisar y visar los pagos mensuales por alquileres de locales de la sede central y los centros acadmicos,
segn contrato de arrendamiento.
c) Supervisar que se mantenga actualizada la informacin contable, desde el registro hasta el archivamiento.
d) Presentar el Balance trimestral y anual.
e) Realizar arqueos inopinados de fondo fijo y cajas recaudadoras.
f) Supervisar que se provisione y revise el registro de Compras.
g) Supervisar que se registre y revise los recibos de servicios pblicos mensuales en cuanto al lmite de
consumo de agua, energa, telfonos fijos, celulares, RPM, Internet y otros, a nivel nacional.
h) Supervisar que se registre, hacer seguimiento y controlar los importes otorgados por rendir.
i) Supervisar que se registre, haga seguimiento y controle los importes otorgados como anticipos.
j) Supervisar que se hacen conciliaciones Bancarias de las Cuentas Corrientes, Ahorros y Depsitos a plazo.
k) Supervisar que se controle los vencimientos y Cargos en cuenta de los Prstamos Bancarios y de las

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Plizas de seguros (vencimientos y coberturas).


l) Supervisar que se revise los pagos remitidos por la Divisin de Personal como son Planillas, vacaciones,
gratificaciones, CTS.
m) Procesar, renovar, aperturar y revisar los comprobantes de pago que sustentan el fondo fijo.
n) Declarar mensualmente el IGV y Renta ante la SUNAT.
o) Liquidar las Obras menores, consideradas en la contabilidad como trabajos en curso.
p) Elaborar y presentar la Declaracin anual de impuesto a la renta.
q) Liquidar las obras menores consideradas como trabajos en curso.
r) Supervisar el personal a su cargo y el cumplimento de las funciones asignadas.
s) Otras que le asigne la Jefatura de la Divisin Financiera.
6.3.1.

DEL ANALISTA CONTABLE


a) Elaborar miscelneos diversos (descuentos, intereses devengados, garantas, prstamos, etc.).
b) Controlar las Plizas de seguros (vencimientos y coberturas).
c) Revisar los pagos remitidos por la Divisin de Personal (Planillas, Vacaciones,
Gratificaciones, CTS).
d) Revisar y analizar las cuentas contables para la presentacin de los estados financieros.
e) Impresin de libros contables de acuerdo a las normas legales.
f) Otros que le asigne la Jefatura del Departamento de Contabilidad.

6.3.2.

DEL ASISTENTE DE RENDICIONES Y CONCILIACIONES


a) Realizar las conciliaciones bancarias de las Cuentas Corrientes, Ahorros y depsitos a plazo.
b) Generar, controlar y hacer seguimientos de los recibos por rendir a los trabajadores, previa
autorizacin de la Divisin Financiera y la Oficina de Rectorado.
c) Generar, controlar y hacer seguimiento de los anticipos otorgados a Proveedores.
d) Revertir contablemente las rendiciones y los anticipos.
e) Otros que le asigne la Jefatura del Departamento de Contabilidad.

6.3.3.

DEL ASISTENTE DE REGISTRO CONTABLE


a) Recepcionar, verificar y registrar los comprobantes de pago que sustentan adquisiciones de
bienes y servicios en el sistema contable.
b) Visar y controlar los alquileres mensuales de locales de los centros acadmicos segn contrato
de arrendamiento.
c) Visar y controlar mensualmente los recibos de servicios pblicos a nivel nacional, verificando
los lmites de consumo establecidos (agua, energa, telfonos fijos, celulares, rpm, internet y
otros).
d) Derivar los comprobantes de pago aprobados al Dpto. de Tesorera para su cancelacin.
e) Otros que le asigne la Jefatura del Departamento de Contabilidad

6.3.4.

DEL ASISTENTE DE FONDO FIJO Y OBRAS


a) Revisar los fondos fijos de los diferentes centros acadmicos y reas autorizadas de acuerdo al
instructivo y dispositivos legales vigentes.
b) Provisionar los comprobantes de pago en el registro de compras.
c) Liquidar el fondo fijo.
d) Verificar y registrar los pagos por obras, calificados contablemente como trabajos en curso.
e) Verificar y requerir los tiles de oficina.
f) Otros que le asigne la Jefatura del Departamento de Contabilidad.

6.3.5.

DEL AUXILIAR DE ARCHIVOS


a) Ordenar y archivar los comprobantes de diario (miscelneos), comprobantes de caja (voucher),
comprobantes de compras, liquidaciones del Fondo Fijo con las visaciones correspondientes.
b) Mantener ordenado todos los archivos, libros contables y otros documentos, de los almacenes
de archivos contables de aos anteriores.
c) Registrar el ingreso de voucher en el Mdulo de Archivo.
d) Reportar los voucher faltantes e incompletos.
e) Otros que le asigne la Jefatura del Departamento de Contabilidad.

6.4.

DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TESORERIA

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a) Generar pagos a proveedores segn cronograma


b) Generar pagos de haberes, adelantos de sueldo y liquidaciones de docentes y administrativos
c) Generar otros pagos diarios como viticos, reembolsos, por rendir, fondo fijo y proveedores de pagos
inmediatos.
d) Recepcionar los cheques de ingreso y efectuar los depsitos.
e) Firmar las transferencias bancarias mediante el sistema de telecrdito.
f) Firmar cheques y otros documentos como apoderada de la Universidad.
g) Informar sobre la posicin bancaria y colocaciones financieras de manera diaria.
h) Resguardo de las chequeras de la Universidad de los diferentes bancos.
i) Guardar y resguardar el dinero recaudado del da de la Caja de rectorado para su depsito al da siguiente.
j) Enviar los cheques a los Centros Acadmicos y a mesa de partes para su respectiva entrega.
k) Emite comprobantes de caja de egresos (pagos va cheques y/o transferencias)
l) Emite comprobantes de caja de ingresos por conceptos de devoluciones
m) Verificar, analizar y reportar la posicin bancaria diaria.
n) Controlar los vencimientos y cargos en cuenta de los prstamos bancarios.
o) Otras que le asigne la Jefatura de la Divisin Financiera.
6.5.

DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS


a) Verificar y efectuar el seguimiento del cumplimiento de la programacin de pagos de los estudiantes, de los
Centros ULADECH e instituciones por convenio para tomar las medidas correctivas.
b) Emitir reportes de ingresos econmicos y reportes de la morosidad a la Divisin Financiera mensualmente.
c) Efectuar los arqueos de caja inopinados peridicamente a las diferentes unidades de caja informando de los
resultados a la Divisin Financiera.
d) Ejecutar la coordinacin con la Oficina de Bienestar Universitario sobre aquellos estudiantes categorizados
o becados por convenios u otros y comunicar a la sede interesada.
e) Ingresar y programar las tasas aprobadas segn resolucin.
f) Presentar los indicadores de gestin de cobranzas mensualmente.
g) Coordinacin con las unidades operativas a nivel nacional.
h) Realizar supervisiones peridicas al personal del Departamento
i) Otras que le asigne la Jefatura de la Divisin Financiera.
6.5.1.

DEL ASISTENTE DE LA SECCIN ATENCIN AL USUARIO CHIMBOTE


a) Ingresar y programar los costos de matrculas y pensiones por semestres acadmicos.
b) Ingresar los cronogramas de pago a nivel nacional.
c) Emitir Notas de Crdito por boletas de ventas y facturas.
d) Emitir las constancias de no adeudo.
e) Programar los proyectos de patpros, talleres, seminarios, etc.
f) Atencin a los alumnos para consultas en general.
g) Otras que le asigne la Jefatura del Departamento de Cobranzas.

6.5.2.

DEL ASISTENTE DE SECCIN ATENCIN A CENTROS ULADECH


a) Atender trmites por reincorporacin, segunda carrera, traslados internos, cambios de
modalidad, para su actualizacin en el sistema de cobranzas.
b) Ingresar y regularizar en el sistema de cobranzas los compromisos de pago por: crditos
adicionales, matriculas de cursos rezagados por segunda y tercera vez, convalidaciones, crditos
validados, guiatex, carnet de biblioteca, carnet universitario, merchandising, etc).
c) Depositar la recaudacin diaria de la unidad de caja central.
d) Depositar en el Banco de la Nacin los pagos por concepto de detraccin.
e) Programacin y control de pagos de alquiler de ambientes de locales de la Universidad
(cafetines, fotocopias, centros de convenciones).
f) Control y seguimiento de las facturas por cobrar.
g) Actualizacin en el kardex del alumno de los pagos errados.
h) Otras que le asigne la Jefatura del Departamento de Cobranzas.

6.5.3.

DEL ASISTENTE DE SECCIN DE TELETRANSFERENCIA


a) Efectuar la recepcin y descargo diario de los archivos de pagos realizados a travs del
teletransfer de los Bancos autorizados.
b) Imprimir las Facturas y/o boletas de venta de los pagos realizados por los alumnos en los
bancos a nivel nacional por el sistema teletransfer y remitirlas a todas las escuelas y centros

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ULADECH
c) Impresin de facturas y/o boletas de ventas de las pensiones pendientes de pago al cierre del
semestre acadmico.
d) Registrar los ingresos efectuados en el banco y en las cajas recaudadoras.
e) Efectuar la elaboracin de los ajustes contables de depsitos y descuentos por planilla.
f) Programar compromisos de pagos y la generacin de las matrculas para el envo de la
informacin a los bancos autorizados.
g) Hacer los backups de los ingresos diarios de todos los centros ULADECH y unidades de caja.
h) Revisar el anexo del balance Cuenta 12 en el mdulo de Contabilidad.
i) Otras que le asigne la Jefatura del Departamento de Cobranzas.
6.5.4.

DEL ASISTENTE DE SECCIN LIQUIDACIONES


a) Recepcionar y revisar las liquidaciones de las unidades de caja a nivel nacional.
b) Recepcionar y revisar las boletas de venta de las unidades de caja a nivel nacional y su archivo
correspondiente.
c) Revisar el Registro de ventas.
d) Recepcionar y revisar los pagos por convenios a nivel nacional y el envo de su factura.
e) Atender telefnicamente a los alumnos. (generacin de matrculas, generacin de
compromisos pendientes de pago, prrrogas, etc.)
f) Otras que le asigne la Jefatura del Departamento de Cobranzas.

6.5.5.

DE LA UNIDAD DE CAJA CENTRAL


a) Cobrar en efectivo las tasas administrativas de pagos varios, matrculas y pensiones en casos
especiales, alquileres de auditorios, centro de convenciones y ambientes para cafetines y
fotocopiadoras y cualquier ingreso que perciba la Universidad.
b) Emitir boletas de venta de descuento por planilla y notas de crdito.
c) Reportar liquidaciones de la cobranza diaria.
d) Entregar el dinero de la cobranza diaria a la responsable de depsito en el banco.
e) Brindar prrrogas a los alumnos dentro del semestre con fecha lmite.
f) Otras que le asigne la Jefatura del Departamento de Cobranzas.

6.5.6.

DE LAS UNIDADES DE CAJA CENTROS ULADECH


a) Recaudar los ingresos de las tasas administrativas de admisin, matrculas y pensiones en
casos especiales, y cualquier ingreso que perciba la Universidad.
b) Programar los cronogramas de matrcula de acuerdo a la informacin remitida por Dpto. de
Cobranzas.
c) Brindar prrrogas a los alumnos.
d) Generar compromisos de pagos de patpros, talleres, cursos autorizados y matrculas
especiales.
e) Emitir Constancias de No Adeudo Provisionales, para trmite de grado de bachiller y ttulo, as
como brindar informacin a usuarios sobre la situacin de pagos.
f) Ejecutar la liquidacin diaria de los ingresos por el recaudo de los pagos y remitir al Dpto. de
Cobranzas las boletas de Venta junto con el voucher del dinero depositado en el Banco,
escaneado por trmite documentario en el da y en fsico por valija.
g) Recepcionar, entregar y archivar bajo responsabilidad las boletas de ventas remitidas por la
sede central y todo tipo de documento.
h) Otras que le asigne la Jefatura del Departamento de Cobranzas y/o el Coordinador del Centro.

6.5.7.

DE LAS UNIDADES DE CAJA EN LAS OFICINAS DE ADMISIN


a) Recaudar y depositar los ingresos de los postulantes por admisin e Inscripcin.
b) Cobrar matrculas excepcionalmente, previa autorizacin.
c) Realizar el depsito de dinero de la cobranza diaria en los bancos, previa coordinacin con el
Coordinador del Centro ULADECH Catlica o jefe inmediato, de acuerdo a los procedimientos
establecidos.
d) Ejecutar la liquidacin diaria de los ingresos por el recaudo de los pagos y remitir a la unidad
de Cobranzas las boletas de Venta junto con el voucher del dinero depositado.
e) Mantener el archivo documentario actualizado de todo tipo de documento: recibidos,
remitidos, solicitudes, liquidaciones diarias, resoluciones, etc. que tengan que ver con las
cobranzas y coordinar permanentemente con la jefatura del Departamento de Cobranzas.

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f) Otras que le asigne la Jefatura del Departamento de Cobranzas.


6.5.8.

DE LAS UNIDADES DE CAJA CLNICA


a) Recaudar ingresos de alumnos.
b) Mantener actualizado los costos de los insumos de clnica.
c) Ejecutar la liquidacin diaria de los ingresos por el recaudo de los pagos y remitir a la unidad
de Cobranzas las boletas de venta junto con el voucher del dinero depositado.
d) Realizar el depsito de dinero de la cobranza diaria en los bancos, previa coordinacin con el
coordinador del centro acadmico o jefe inmediato.
e) Mantener el archivo documentario actualizado de todo tipo de documento: recibidos,
remitidos, solicitudes, liquidaciones diarias, resoluciones, etc. que tengan que ver con las
cobranzas y coordinar permanentemente con la jefatura del Departamento de Cobranzas.
f) Otras que le asigne la Jefatura del Departamento de Cobranzas.

6.5.9.

DE LAS UNIDADES DE CAJA FARMACIA UNIVERSITARIA


a) Recaudar ingresos de alumnos.
b) Mantener actualizado los costos de los insumos de farmacia.
c) Ejecutar la liquidacin diaria de los ingresos por el recaudo de los pagos y remitir a la unidad
de Cobranzas las boletas de venta junto con el voucher del dinero depositado.
d) Realizar el depsito de dinero de la cobranza diaria en los bancos, previa coordinacin con el
coordinador del centro acadmico o jefe inmediato.
e) Mantener el archivo documentario actualizado de todo tipo de documento: recibidos,
remitidos, solicitudes, liquidaciones diarias, resoluciones, etc. que tengan que ver con las
cobranzas y coordinar permanentemente con la jefatura del Departamento de Cobranzas.
f) Otras que le asigne la Jefatura del Departamento de Cobranzas.

6.6.

DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO


a) Elaborar y supervisar el cumplimiento de la ejecucin del Plan Operativo de mantenimiento de
infraestructura y equipamiento.
b) Organizar y distribuir al personal que tiene a su cargo, para el desarrollo y cumplimiento de las actividades
del Plan Operativo de mantenimiento de infraestructura.
c) Supervisar y proporcionar al personal de mantenimiento y limpieza los equipos e implementos necesarios
para el cumplimiento de sus funciones.
d) Planificar y solicitar los diferentes requerimientos para el cumplimiento de las actividades programadas.
e) Verificar que los ambientes acadmicos y administrativos cuenten con la comodidad y equipamiento para
una ptima enseanza-aprendizaje.
f) Atender de manera inmediata las necesidades que se presentan de manera inesperada.
g) Supervisar el uso adecuado de uniformes y herramientas de seguridad y proteccin del personal.
h) Formular la distribucin mensual de los trabajadores.
i) Otras que le asigne la Jefatura de la Divisin Financiera.
6.6.1.

DEL ASISTENTE DE MANTENIMIENTO


a) Verificar, informar y dar atencin de los documentos del Sistema de trmite documentario,
Sistema de requerimientos, etc.
b) Formular y emitir mensualmente los reportes de lavados de cortinas, tareajes nocturnos del
personal de mantenimiento y limpieza.
c) Formular y emitir semanalmente los reportes de pasajes a la Divisin Financiera.
d) Ingresar y hacer seguimientos de los requerimientos de materiales y/o herramientas en el SIIA.
e) Realizar la entrega de documentacin a los trabajadores.
f) Llevar el control de los consumos de agua y luz de los locales de la Universidad, informando a
la Jefatura.
g) Remitir oportunamente los recibos de agua y luz a la Divisin Financiera.
h) Realizar el registro y atencin de los suministros en el almacn virtual de mantenimiento.
i) Registrar los movimientos de suministros de mantenimiento y limpieza en el Krdex fsico.
j) Informar el estado de los suministros de limpieza y mantenimiento para mantener un stock
mnimo.
k) Informar los requerimientos trimestrales de suministros de limpieza en base a las necesidades
de cada local.
l) Verificar e informar el estado de suministros de limpieza atendidos en cada trimestre.

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m) Otras que le asigne la Jefatura del Departamento de Mantenimiento.


6.6.2.

DEL TCNICO ELECTRICISTA


a) Atender los casos de emergencia del sistema elctrico y de iluminacin.
b) Realizar remodelaciones y ampliaciones de los sistemas elctricos de acuerdo al Plan anual de
mantenimiento.
c) Realizar diagnstico y reparacin de motores, generadores y transformadores.
d) Resguardar los equipos elctricos existentes en la Universidad y recomendar su adecuada
utilizacin.
e) Realizar las instalaciones elctricas teniendo en cuenta los aspectos legales.
f) Aplicar las normas tcnicas de seguridad propias de su labor.
g) Formular los requerimientos de materiales y/o herramientas, para el desarrollo de sus
funciones.
h) Realizar las recomendaciones para el mantenimiento adecuado de las instalaciones elctricas.
i) Otras que le asigne la Jefatura del Departamento de Mantenimiento.

6.6.3.

DEL JARDINERO
a) Mantener las reas verdes de los locales de la universidad en ptimas condiciones bajo
responsabilidad.
b) Ejercer sus actividades segn las normas de seguridad, higiene, proteccin del usuario y del
medio ambiente.
c) Formular los requerimientos de materiales y/o herramientas, para el desarrollo de sus
funciones.
d) Realizar las recomendaciones para el mantenimiento adecuado de las plantas y jardines.
e) Otras que le asigne la Jefatura del Departamento de Mantenimiento.

6.6.4.

DEL MAESTRO PINTOR


a) Ejecutar y asesorar en los trabajos de pintura de diversos ambientes internos y externos de los
locales de la universidad bajo responsabilidad.
b) Realizar el trabajo en altura, teniendo en cuenta las normas de seguridad.
c) Supervisar el cumplimiento del trabajo del personal a su cargo.
d) Formular los requerimientos de materiales y/o herramientas, para el desarrollo de sus
funciones.
e) Realizar las recomendaciones para el mantenimiento adecuado de los ambientes de la
Universidad.
f) Otras que le asigne la Jefatura del Departamento de Mantenimiento.

6.6.5.

DEL TCNICO SOLDADOR


a) Fabricar estructuras de fierro como: puertas, protectores de ventanas, rejas, carpetas, racks, etc.
b) Efectuar mantenimiento a estructuras metlicas.
c) Darle un uso adecuado a los equipos asignados para ejecutar su labor bajo responsabilidad.
d) Formular los requerimientos de materiales y/o herramientas, para el desarrollo de sus
funciones.
e) Realizar las recomendaciones para el mantenimiento de las estructuras metlicas.
f) Otras que le asigne la Jefatura del Departamento de Mantenimiento.

6.6.6.

DEL CARPINTERO
a) Verificar e informar el estado de las estructuras de madera, melamine, etc., de la universidad,
para tomar medidas preventivas y correctivas.
b) Realizar mantenimiento y/o reparacin de muebles, mobiliarios, puertas, etc., de los ambientes
de la universidad.
c) Utilizar y maniobrar herramientas, equipos y maquinaria a su cargo, as como sus elementos y
accesorios, siendo responsable de su buen uso, limpieza y mantenimiento.
d) Formular los requerimientos de materiales y/o herramientas, para el desarrollo de sus
funciones.
e) Realizar las recomendaciones para el mantenimiento adecuado de los muebles.
f) Otras que le asigne la Jefatura del Departamento de Mantenimiento.

6.6.7.

DEL GASFITERO

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a) Inspeccionar el funcionamiento de conexiones sanitarias de agua y desage.


b) Realizar trabajos de mantenimiento interno y reparacin de instalaciones de agua y desage.
c) Revisar el funcionamiento y dar mantenimiento de las electrobombas de agua en los locales de
la Universidad.
d) Informar las incidencias diarias del sistema de agua y desage de cada local.
e) Formular los requerimientos de materiales y/o herramientas, para el desarrollo de sus
funciones.
f) Realizar las recomendaciones para el mantenimiento adecuado de las conexiones sanitarias de
agua y desague.
g) Otras que le asigne la Jefatura del Departamento de Mantenimiento.
6.6.8.

DEL OBRERO ALBAIL


a) Verificar e informar el estado de la infraestructura de la universidad: Pisos, paredes, techos,
etc.
b) Realizar el mantenimiento y/o reparacin de pisos, paredes, etc., e instalacin de cermicos,
vinlicos, etc.
c) Formular los requerimientos de materiales y/o herramientas, para el desarrollo de sus
funciones.
d) Realizar las recomendaciones para el mantenimiento adecuado de la infraestructura de la
Universidad.
e) Otras que le asigne la Jefatura del Departamento de Mantenimiento.

6.6.9.

DEL JEFE DE OPERACIONES


a) Distribuye los suministros de acuerdo a la programacin.
b) Designa asistentes para el mejor cumplimiento de sus funciones.
c) Evaluar mensualmente las necesidades de cada local de los materiales e implementos de
limpieza.
d) Realiza la supervisin del mantenimiento y limpieza de los locales.
e) Otras que le asigne la Jefatura del Departamento de Mantenimiento

6.6.10.

DEL PERSONAL DE MANTENIMIENTO

a) Apoyar a los maestros especialistas en los diferentes trabajos asignados.


b) Apoyar en los traslados de equipos y mobiliarios para cualquier evento programado por las
diferentes unidades operativas.
c) Apoyar en la mudanza de las oficinas a otros locales.
d) Otras que le asigne la Jefatura del Departamento de Mantenimiento.
6.6.11.

DEL PERSONAL DE LIMPIEZA

a) Mantener la limpieza y orden diario de los ambientes de la Universidad.


b) Realizar el mantenimiento general de los ambientes de la Universidad semanalmente.
c) Acondicionar ambientes para eventos sociales, acadmicos y/o administrativos.
d) Informar al Jefe de Operaciones de las deficiencias que se presenten en los locales.
e) Formular los requerimientos de materiales y/o herramientas, para el desarrollo de sus
funciones.
f) Otras que le asigne la Jefatura del Departamento de Mantenimiento.
6.7.

DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE PATRIMONIO


a) Registrar las notas de ingreso de activos de Almacn, en el mdulo de patrimonio, actualizando los datos
del bien, generndose el registro contable y el cdigo del activo.
b) Emitir la orden de Salida del activo patrimonial, al usuario responsable del activo, impresin del cdigo de
activo Fijo y etiquetado.
c) Autorizar en el mdulo de patrimonio los traslados de los bienes solicitados por los usuarios a nivel
nacional.
d) Mantener en custodia los activos que son devueltos por las diferentes reas, por motivo de exceso,
desgaste, mantenimiento o se encuentran obsoletos.
e) Efectuar el proceso de dar de baja a los bienes que son autorizados por la Divisin Financiera y el
Departamento de Contabilidad, procediendo a su destruccin, incineracin, venta, donacin y/o entrega en
custodia, debido a su desgaste fsico y/o tecnolgico, segn los informes presentados por el Departamento de
Soporte Tcnico, Mantenimiento y/o Tcnicos Especialistas.

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f) Ejecutar el Inventario Fsico de los Activos Fijos, en forma anual, verificando su existencia en los
ambientes asignados segn actas.
g) Etiquetar los bienes que por algn motivo perdieron su etiqueta de inventario, manteniendo actualizado los
reportes de activos por usuario.
h) Otras que le asigne la Jefatura de la Divisin Financiera.
6.8.

DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS


a) Supervisar la gestin del proceso de compras.
b) Supervisar que se mantenga actualizado el kardex de proveedores.
c) Evaluar al proveedor respecto a legalidad de la empresa, vigencia de RUC, calificacin financiera y otros.
d) Evaluar y visar los expedientes de los requerimientos.
e) Elaborar y firmar contratos de compras segn los procedimientos establecidos.
f) Controlar que los requerimientos sean atendidos en los plazos establecidos.
g) Derivar los requerimientos de acuerdo a los niveles de stock de almacn.
h) Custodiar los documentos del Departamento de Compras.
i) Otras que le asigne el Jefe de la Divisin Financiera.
6.8.1.

DEL ANALISTA DE COMPRAS


a) Verificar y revisar la documentacin sustentatoria de las compras de suministros (rdenes de
compra, requerimiento, cotizaciones, facturas, guas de remisin y otros).
b) Realizar el registro contable a las compras de suministros.
c) Verificar la documentacin sustentatoria de compras de activos, previos a su ingreso al
almacn, y registro contable por el Departamento de Patrimonio.
d) Verificar y enviar la documentacin sustentatoria de los servicios al asistente de compras para
el trmite de pago correspondiente.
e) Atender los gastos por fondo fijo.
f) Otras que le asigne el Jefe del Departamento de Compras.

6.8.2.

DEL ASISTENTE DE SUMINISTROS Y ACTIVOS


a) Realizar la bsqueda de los proveedores de suministros y/o activos.
b) Enviar a proveedores la solicitud de cotizaciones, recepcionar e ingresar al Mdulo de
Compras.
c) Armar el expediente para el V B del especialista, unidades aprobadoras del gasto.
d) Generar y enviar la orden de compra al proveedor.
e) Recepcionar la factura y gua de remisin, con orden de compra de parte del proveedor luego
que almacn haga la recepcin del producto en la Sede Central y Centros ULADECH Catlica.
f) Enviar comprobantes de pago al Departamento de contabilidad, para su respectiva cancelacin.
g) Otras funciones que le asigne el Jefe del Departamento de Compras.

6.8.3.

DEL ASISTENTE DE SERVICIOS


a) Realizar la bsqueda de los proveedores de servicios.
b) Enviar a proveedores la solicitud de cotizaciones, recepcionar e ingresar al Mdulo de
Compras.
c) Armar el expediente para el V B del especialista, unidades aprobadoras del gasto.
d) Generar y enviar la orden de compra al proveedor.
e) Recepcionar la factura y gua de remisin, con orden de compra de parte del proveedor luego
que almacn haga la recepcin del producto en la Sede Central y Centros ULADECH Catlica.
f) Enviar comprobantes de pago al Departamento de contabilidad, para su respectiva cancelacin.
g) Otras funciones que le asigne el Jefe del Departamento de Compras.

6.8.4.

DEL AUXILIAR DE COMPRAS


a) Buscar proveedores locales para atencin a requerimientos de menor cuanta.
b) Distribuir a las diferentes unidades operativas los requerimientos inmediatos.
c) Apoyar en el envo de la documentacin al Departamento de Contabilidad y/o Divisin
Financiera.
d) Otras que le asigne la Jefatura del Departamento de Compras.

6.8.5.

DEL ESPECIALISTA TI

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a) Realizar la bsqueda de los proveedores de suministros, servicios y activos tecnolgicos.


b) Enviar a proveedores la solicitud de cotizaciones, recepcionar e ingresar al Mdulo de
Compras.
c) Armar el expediente para el V B del especialista, unidades aprobadoras del gasto.
d) Generar y enviar la orden de compra al proveedor.
e) Recepcionar la factura y gua de remisin, con orden de compra de parte del proveedor luego
que almacn haga la recepcin del producto en la Sede Central y Centros ULADECH Catlica.
f) Derivar a la Analista de compras los comprobantes de pago para el trmite respectivo.
g) Otras que le asigne la Jefatura del Departamento de Compras.
6.8.6.

DEL CHOFER
a) Realizar el traslado de las compras inmediatas y entregas de materiales y/o bienes a unidades
operativas autorizadas por la Jefatura del Departamento de Compras.
b) Verificar, custodiar y mantener el correcto funcionamiento y operatividad del vehculo a cargo
del Departamento de Compras.
c) Otras que le asigne la Jefatura del Departamento de Compras.

6.8.7.

DEL JEFE DE ALMACN


a) Recepcionar y verificar la calidad, cantidad y medidas de los suministros y activos, en
concordancia con la orden de compra y gua de remisin.
b) Abastecer de bienes y suministros a todas las unidades operativas de Chimbote y centros, que
sean derivados por el mdulo de compras para la atencin inmediata.
c) Verificar la conformidad de la recepcin del usuario.
d) Emitir guas de remisin para el traslado de los activos y llevar el control de las mismas.
e) Mantener actualizado los krdex y bincard de los bienes y suministros que permanecen en el
almacn.
f) Registrar en el Mdulo de Almacn las notas de ingreso y salidas de suministros y activos.
g) Otras que le asigne la Jefatura del Departamento de Compras.
6.8.7.1. DEL ASISTENTE DE ALMACN
a) Verificar los suministros y bienes a recibir y/o entregar de acuerdo a orden de
compra.
b) Realizar la distribucin de bienes y suministros del almacn a las diferentes
unidades operativas.
c) Preparar las guas de remisin de las salidas de bienes y suministros para las
unidades operativas.
d) Otras que le asigne el Jefe de Almacn.

7. Requisitos Legales y Reglamentarios:


a) Estatuto Institucional V7
b) Reglamento General Institucional V7
c) Reglamento de Organizacin y Funciones V1
d) Cuadro de Asignacin de Personal y Legajo Personal
8. Historial de la base del Documento:
Creacin: 06-04-2011

Autor: RECTORADO-DIVISION FINANCIERA-JEFE

Ultima Aprobacin: 29-08-2012 Aprobador: RECTORADO-SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD-GERENTE DE CALIDAD

9. Peticin de cambio:
No existe peticiones de cambio realizadas
10. Presentacin, Revisin, Aprobacin, Publicacin, Actualizacin y Vigencia del Manual de Organizacin y
Funciones:
Aprue ba: RECTORADO-SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD-GERENTE DE CALIDAD Fe cha: 29-08-2012

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