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PROJECT SCHEDULE

indzara Project Planner (Basic)


Purpose of Template
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3.
4.
5.

To know if and when projects will complete given each project's tasks, task duration, resource availability and project priority.
If you have any due dates for projects, the template can determine if project will complete by due date.
To understand resource utilization and identify opportunities for re-assignment to improve project completions.
To determine how many hours of work are still pending after the planning period is over, so that you can request more resources.
To prepare printable project schedule (Gantt chart) and resource schedule.

Features

Can plan up to 25 projects at a time and a total of 150 tasks


Up to 15 resources can be included in planning
Each task is assigned to one and only one resource. A project can have multiple tasks and hence multiple resources.
Project Start Dates can be restricted (optional)
Project due dates can be input to compute if projects complete on time
Planning period is 60 working days from planning period start date
Only workdays are included (Weekends are not in the plan)
Takes into account up to 10 holidays (optional)
Planning is done at the granular unit of hours
Resource can be assigned to multiple tasks on the same day.
Limitation
Hours available to work per day (for the duration of the planning period) is customizable for each resource.
Projects need to be prioritized and prioritization is followed when resources are assigned
All the tasks within a project inherit project's priority
Each task can have up to two predecessors (dependencies). They can be within project or from other projects.
A task can begin only the day after its predecessors have completed.
PTOs can be accommodated by creating one separate project with the priority 1 and adding all PTOs as tasks.

How to use the template?

Enter Project and resource details in Projects sheet. Watch the Data validation box for any errors. Correct all errors for proper functioning of
template.
Enter task details in Tasks sheet. Watch the Data validation box for any errors. Correct all errors for proper functioning of template.
Use the Advice box for any tips to re-assign resources to improve project completions.
View and Print Project Schedule, Resource Schedule and Summary Report
Use the menu bar at the top in each sheet for navigation

RESOURCE
SCHEDULE
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Glossary
Field Name
Project Name
Project Description
Start Date
Due Date
Priority
Resource Name
Hours Available per Day
Task Name
Task Description
Predecessor 1
Predecessor 2
Planned Duration (Hours)
Comments
Project Task Name
Earliest Possible Start Date
Expected Start Date
Delay in Start
Expected completion Date
Tasks completed
On Time Completion
Hours Completed
Hours Pending
Hours Available
Resource Utilization Rate
Hours Unutilized
Total Number of Projects
Number of Resources
Projects Completed
Projects Completed on Time

SUMMARY REPORT
For advanced features such as planning period of 1 year, expanded number of projects, tasks & resources, customized
gantt charts and more, click to view Project Planner (Advanced) Excel Template
Definition
Name of the project. Please do not use the same name for more than one project.
Description of the project.
Optional field. Date before which the project cannot start.
Optional field. Date by which the project should complete.
Priority of the project among all projects. 1 is the highest priority and 25 the lowest.
Name of the resource
Number of hours each resource will be available for
Short Name of the task
Description of the task
Name of the task that your current task is dependent on. Your task cannot begin until the day after your predecessor 1 is complete.
Name of the second task that your current task is dependent on. Your task cannot begin until the day after your predecessor 2 is complete.
Hours that you expect the task to take (in hours)
Enter any comments on the task.
Concatenation of Project Name and Task Name
Date when the project task can begin assuming no resource constraints for that task
Date when the project task can begin given resource constraints
Number of days between Earliest Possible Start and Expected Start Date
Date when the project task can end given resource constraints
% of Tasks in the project that will be completed by the end of the Planning period
Flag to indicate if the project will complete prior to the project due date
Number of hours of work completed by the end of Planning period.
Number of hours of work pending by the end of Planning period. Planned Duration - Hours Completed
Number of hours of work available from all the resources during the entire Planning period.
Hours Completed/Hours Available
Hours Available - Hours Completed
Number of projects entered in the Projects sheet
Number of resources entered in the Projects sheet
Number of projects that will be completed by the end of the Planning period.
Number of projects that will be completed prior to Project due dates by the end of the Planning period.

Data Validation performed in the template checks for the following errors
in Projects sheet
No duplicate Project Names
No empty project priority
No duplicate project priorities
No more than 25 projects
No Planning Period Start Date
Duplicate resource names
No more than 15 resources
Start Date should be a weekday
in Tasks Sheet
Tasks entered for a Project not in list
No Tasks entered for a Project
Duplicate project-task names
No more than 150 tasks
Tasks assigned to resources not in list

indzara Project Planner (Basic)

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Template from indzara

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PROJECTS

TASKS

PROJECT SCHEDULE

RESOURCE SCHEDULE

Enter your project information. Priority field is required. Start and End Dates are optional.
Project Name
Project Description
Project 1
Project Descr 1

Start Date

Due Date

Priority
1

SUMMARY REPORT

Enter your resource information


Resource Name
Hours Available per Day
Resource A

Enter Planning Period Start Date


1/1/2013
6
Planning period: 60 working days

4
Enter Name

Enter list of holidays

Please enter up to 15 resources above.


Data Validation
No errors in data entry
Err:508
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Err:508
Err:508
Err:508
Err:508
Err:508

Please enter up to 25 projects above

indzara Project Planner (Basic)

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Template from indzara

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PROJECTS

TASKS

PROJECT SCHEDULE

RESOURCE SCHEDULE

SUMMARY REPORT

Data Validation

Enter tasks in the table below for all of your projects

Please correct following errors


Err:508
Err:508
Duplicate project task names
Err:508
Err:508

Advice

Project Name
Project 1

indzara Project Planner (Basic)

Task Name
Task 1

Task Description
Task 1 Descr

Resource Name
Resource A

www.indzara.com

Predecessor 1
Project 2 Task 1

Predecessor 2

Planned Duration
(Hours)
69

Comments

Template from indzara

indzara Project Planner (Basic)

www.indzara.com

Template from indzara

Please enter up to 150 tasks above

indzara Project Planner (Basic)

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PROJECTS

Project Name

Task Name

TASKS

PROJECT SCHEDULE

RESOURCE SCHEDULE

SUMMARY REPORT

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indzara Project Planner (Basic)

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indzara Project Planner (Basic)

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Number of Resources Err:508


Hours Pending 0

Projects Completed 1
Hours Unutilized 291

Projects Completed On Time 1


Resource Utilization Rate 19%

Resource Utilization Rate

Project Completion Dates


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90%
80%
70%

Project 1
16-Jan

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indzara Project Planner (Basic)

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Expected
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