Definicin de capacitacin

Para poder tener un concepto claro sobre la

capacitacin, es necesario diferenciarlo del
entrenamiento y el adiestramiento. El entrenamiento
es la preparacin que se sigue para desempear una
funcin.
Mientras que el adiestramiento es el proceso
mediante el cual se estimula al trabajador a
incrementar sus conocimientos, destreza y habilidad.
En cambio, capacitacin es la adquisicin de
conocimientos tcnicos, tericos y prcticos que van
a contribuir al desarrollo del individuos en el
desempeo de una actividad Se puedo sealar,
entonces, que el concepto capacitacin es mucho
ms abarcador.
La capacitacin en la actualidad representa para las unidades productivas uno de los medios ms
efectivos para asegurar la formacin permanente de sus recursos humanos respecto a las
funciones laborales que y deben desempear en el puesto de trabajo que ocupan.
Si bien es cierto que la capacitacin no es el nico camino por medio del cual se garantiza el
correcto cumplimiento de tareas y actividades, si se manifiesta como un instrumento que ensea,
desarrolla sistemticamente y coloca en circunstancias de competencia a cualquier persona. Bajo
este marco, la capacitacin busca bsicamente:

Promover el desarrollo integral del personal, y como consecuencia el desarrollo de la

organizacin.
Propiciar y fortalecer el conocimiento tcnico necesario para el mejor desempeo de las
actividades laborales.

Con la finalidad de que los centros de trabajo identifiquen y apliquen los aspectos mnimos
necesarios que deben ser considerados para emprender un proceso de capacitacin organizado,
que involucre como actividad natural del mismo el dar cumplimiento a las disposiciones legales que
se establecen en la materia, las fases sugeridas son las siguientes:

Beneficios de la capacitacin para las organizaciones

Entre los beneficios que tiene la empresa con la capacitacin se pueden enumerar los siguientes

Crear mejor imagen de la empresa

Mejora la relacin jefe subordinado
Eleva la moral de la fuerza de trabajo
Incrementa la productividad y la calidad en el trabajo.

Beneficios de la capacitacin para los trabajadores

Entre los beneficios que obtienen los colaboradores con la capacitacin estn:

Elimina los temores de incompetencia

Sube el nivel de satisfaccin con el puesto
Desarrolla un sentido de progreso

Anlisis situacional de la organizacin

Al ser las organizaciones laborales entidades econmicas destinadas a ofrecer al pblico usuario
productos o bienes, y a obtener en algunos casos beneficio de ello, requieren para su correcto
funcionamiento contar con una capacidad efectiva que les permita aprovechar los recursos de que
disponen
El xito de todo centro de trabajo depende en gran parte de la correcta administracin de los elementos y
recursos con que cuentan.
De manera interna se integra por personas, recursos materiales, financieros, tecnolgicos, etc., en donde cada
uno de ellos desempea una funcin especfica, pero a la vez contribuyen a las funciones generales de la unidad
ateniendo a un objetivo comn; hacia afuera existen factores que afectan su quehacer, stos se refieren a las
condiciones sociales, econmicas, culturales, educativas y fsicas del contexto.
Considerar cada uno de los aspectos anotados, y muchos otros ms, debe representar para toda organizacin el
punto de partida en la definicin de cualquier proyecto de trabajo que se emprenda.
La funcin de capacitacin se inserta como parte integrante del acontecer cotidiano de las
empresas y para cumplir con sus objetivos toma informacin del medio ambiente y del mismo
centro de trabajo.
Por ello, es necesario que antes de tomar alguna decisin al respecto se lleve a cabo un estudio
que permita identificar la situacin real que en trminos generales prevalece en el centro de
trabajo.
El anlisis situacional, en el esquema que aqu se presenta, constituye la primera fase del proceso
capacitador porque define el momento en que se establecen las bases de las actividades
posteriores.
Por lo anterior, ste debe reflejar informacin sobre:

Misin, objetivos y metas laborales

Proceso productivo
Estructura organizacional
Funciones y lneas de autoridad
Recursos disponibles
Clientes y proveedores
Fortalezas y debilidades

A partir del anlisis que realice la empresa de los aspectos antes anotados, se obtendr
informacin de las dificultades que enfrentan las reas que la componen.

Los puntos dbiles o deficiencias encontradas deben ser cuidadosamente estudiadas a fin de
establecer con claridad los problemas que pueden y deben ser resueltos con capacitacin
La capacitacin al ser una actividad planeada contribuye a preparar y formar al recurso humano
que requiere y labora actualmente en una empresa, por lo tanto no todos los problemas pueden ser
satisfechos con la misma.
Cuando el diagnstico de la empresa refleja problemas especficos en cuanto al desempeo
laboral de los trabajadores referidos a la induccin, formacin, actualizacin y desarrollo de sus
funciones, stos representan indicadores que guiarn el curso de las acciones de capacitacin; por
lo que representan la materia de la siguiente fase del proceso.

Diagnstico de Necesidades
La determinacin de necesidades de capacitacin es la parte medular del proceso capacitador que
permite conocer las deficiencias existentes en una empresa a fin de establecerlos objetivos y
acciones a considerar en el plan.

Sntomas posibles que puedan indicar o sugerir una necesidad de capacitacin son:
Baja produccin, normas de rendimiento, utilizacin de mquinas y equipos
Aumento en la tasa de accidentes, rotacin de personal, ausentismo, desperdicio.
Aumento en demoras, disputas, quejas de clientes, problemas de reclutamiento.
Tiempo demasiado prolongado para ejecutar los trabajos o para la utilizacin de mquinas
y equipo.

La capacitacin que surja de los problemas anteriores se reconoce como capacitacin reactiva, ya
que proviene de hechos y dificultades presentes.
Las caractersticas del diagnstico de la empresa permite flexibilidad en su aplicacin, ya que se
puede realizar como una revisin peridica, semestral o anual buscando siempre la calidad y
confiabilidad de los resultados, los cuales dependern sustancialmente de la veracidad de la
informacin.
Factores que provocan necesidades de capacitacin

Expansin de la empresa o ingreso de nuevo empleados

Trabajadores transferidos o ascendidos

Implantacin o modificacin de mtodos y procesos de trabajo

Actualizacin de tecnologa, equipos, instalaciones y materiales de la empresa

Produccin y comercializacin de nuevos productos o servicios

Los cambios que efecte la empresa provocarn futuras necesidades de capacitacin, a sta se le
reconoce como capacitacin proactiva, ya que se adelanta a los problemas y trata de prever
resultados que fortalecern a la organizacin.
Sin embargo, independientemente del tipo de necesidad, momento y situacin que la genera, los
beneficios y resultados a obtener son, entre otros:

Localizacin de necesidades reales a satisfacer

Determinacin de perfiles de puesto y/o actualizacin de los mismos.
Identificacin clara del universo a capacitar, nmero de trabajadores, reas y puestos.
Definicin de objetivos y metas concretas factibles de alcanzar
Estructuracin de un programa de trabajo con tareas definida
Determinacin de los recursos que sern necesarios para la realizacin de las acciones
que se programen

Cmo elaborar de un plan y programas de capacitacin?

Constituida y registrada la comisin mixta, se
procede a la estructuracin del plan y programas de
capacitacin con base en los resultados obtenidos
del diagnstico de necesidades.
Constituyen en si el conjunto de acciones
sistematizadas para orientar el proceso capacitador
en un centro laboral o conjunto de ellos.
El plan permite tener una visin general acerca de
lo que se desea realizar, por lo que considera:

Datos generales de la organizacin. Nombre, direccin, registro ante el IMSS y RFC, etc.
Puestos de trabajo que involucra.
Nmero de trabajadores que sern capacitados.
Perlado de tiempo en que ser desarrollado.
Prioridades de atencin
Eventos a realizar.

Los programas como parte sustancial del plan son la descripcin detallada de un conjunto de
actividades de instruccin - aprendizaje tendientes a satisfacer las necesidades de capacitacin de
los trabajadores y que pueden estar constituidos por temas, subtemas y/o mdulos.

Elementos de un programa

Relacin de eventos a impartir por puesto de trabajo.

Objetivos terminales e intermedios que especifiquen el cambio de conductas a modificar en
los trabajadores
Contenido temtico del evento.
Tcnicas grupales e institucionales que facilitarn el proceso instruccin - aprendizaje.
Los recursos didcticos que apoyarn y facilitarn la asimilacin de conocimientos a los
participantes.
Recursos financieros y materiales requeridos para efectuar las acciones.
Duracin total en horas de cada uno de los eventos que se programen.
El instructor y/o institucin capacitadora responsable de los eventos previstos.

Modalidades para impartir capacitacin

Elaborados el plan y programas de capacitacin, el siguiente paso es llevarlos a la prctica; es
decir, operar las acciones de capacitacin. Para ello se deben prever algunos aspectos antes,
durante y despus de la realizacin de los eventos.
1. Seleccionar la modalidad de capacitacin ms adecuada:
CURSO

Evento de capacitacin formal.

Desarrolla la adquisicin deconocimientos, habilidades y actitudes.
Puede combinar la teora y laprctica.
Su duracin depende del tiempodisponible y contenidos, en promedio 20 horas.
Se emplea cuando se deseainvolucrar al trabajador en actividades ms tericas.

TALLER

Evento de capacitacin que desarrolla temas vinculados a la prctica.

Es de corta duracin (menor de 12 horas)

SEMINARIO

Tiene como objetivo la investigacin o estudio de temas.

Los participantes fungen como investigadores.
Se conforman por grupos dediscusin y anlisis de temas.
Su duracin es corta (2 a 4 horas diarias aproximadamente).
Se utiliza para tener unconocimiento ms profundo de determinados temas y/o situaciones.

CONFERENCIA

Su finalidades proporcionar informacin, datos,. temas, etc.

El ponente debe ser un experto que explique, ilustre, etc.
Su duracin es relativa, depende de la prolongacin de las sesiones.
Se lleva a cabo principalmente para capacitar a personal de nivel directivo y cuando se
dispone de poco tiempo para el desarrollo de un tpico o grupo de ellos.

2. Los requisitos para su conformacin son::

Revisar el programa de capacitacin a fin e determinar con claridad los objetivos generales,
particulares y especficos.

Anlisis del contenido

Se revisan los temas y subtemas para establecer el manejo, orientacin y metodologa de

instruccin.

Seleccin, ordenamiento deactividades y tcnicas de instruccin

Asignacin de tiempos (del instructor y participantes).
Seleccin de recursos ymateriales didcticos a emplear por evento.

Agentes capacitadores
Otro elemento importante a considerar para la operacin de las acciones se refiere al papel de los
agentes capacitadores, pues de ellos depende en gran medida los resultados que se obtengan de
los eventos, son una parte a considerar en la planeacin de los mismos y en las sesiones de
instruccin as como un factor sustancial en la presentacin del plan y programas de capacitacin.
Existen diferentes tipos de agentes capacitadores de acuerdo a sus caractersticas y funciones as
como por lo establecido en los artculos que determinan su fundamentacin jurdica.

Recursos didcticos
Audible

Grabacin (disco y cintas)

Video

No proyectable: Pizarrn, carteles, rotafolio, franelgrafo, modelos, libros, maquinaria y

equipo.
Proyectable: Transparencias, acetatos, proyeccin de cuerpos opacos

Audiovisual

Pelculas en cine y videotape, televisin, transparencias unidas a un guin grabado.

Criterios para seleccionar los recursos didcticos

Analice los objetivos para definir el rea de dominio (cognoscitivo, afectivo, psicomotriz)
que se trabajar.
Considere la madurez, inters y aptitud del grupo para evitar el uso de recursos infantiles,
complicados y confusos.
Identifique las ventajas y limitaciones de cada uno de los recursos que se pretende elegir y
opte por el que proporcione mayores ventajas.

Al elegir un recurso se debe pensar enmantener un equilibrio, con ello se evitar el abuso
de uno solo, que puede provocar aburrimiento.
Considere la actividad particular deinstruccin, porque a pesar de que un recurso satisfaga
los requerimientos para su utilizacin, puede no ser adecuado para un tema especfico.
Identifique el dominio que tenga deltema y la habilidad como instructor para manejar los
recursos.
Observe las instalaciones en donde sellevar a cabo la capacitacin: la visibilidad,
acstica, iluminacin, ventilacin, amplitud y recursos con que cuenta la empresa.

Realizacin del evento

Una vez seleccionados a los agentes capacitadores a travs de los cuales se llevar a cabo el
desarrollo de los eventos, es necesario considerar las fases correspondientes a la ejecucin de los
mismos.
La realizacin de cualquier evento comprende los pasos siguientes:
Preparacin
Se refiere a la organizacin que debe existir para el desarrollo adecuado de un evento,
coordinando las caractersticas de los siguientes aspectos:
De los participantes:

Area ocupacional a la que pertenecen

Nivel que ocupan
Puesto que desempean
Edad
Escolaridad
Horario de trabajo

Del evento:

Nombre del curso, taller, conferencia, seminario, etc.

Nombre del instructor
Objetivos
Fecha de realizacin
Horario

Del ambiente:

Seleccin de aulas
Condiciones materiales e higinicas
Visibilidad, acstica, ventilacin, etc.
Servicios complementarios: cafetera, materiales, servicios, etc.

Ejecucin
Es la realizacin propiamente dicha de los eventos de capacitacin, en ese momento se deben
considerar:

La intervencin y desempeo de los agentes capacitadores

Ratificacin de los coordinadores.
Asistencia de los participantes.
ptimo funcionamiento de las instalaciones.
Desarrollo de los cursos, mdulos, talleres, etc.
Cumplimiento permanente de los objetivos.

Evaluacin del proceso de capacitacin

Proceso que permite estimar el logro de los objetivos propuestos y retroalimentar el proceso
Evaluacin de las acciones
Concluida la fase de operacin y con el propsito
de tener conocimiento preciso de los resultados
logrados en relacin a lo planeado, es necesario
llevar a cabo un trabajo de evaluacin para obtener
informacin til para analizar los cambios de
conducta logrados en los capacitados, su
desempeo en el rea de trabajo, juzgar
alternativas y tomar decisiones acerca de los
diferentes elementos que intervinieron en el
proceso.
Para obtener datos objetivos y completos de esta
etapa, es conveniente que se realice en tres
momentos:

Evaluacin diagnstica
Se efecta al inicio del proceso y parte de los resultados que arroja el diagnstico de necesidades,
de las propuestas establecidas en el plan y programas, ejecucin de las acciones, as como de los
conocimientos y habilidades que posee el capacitando y los que requiere.
Esta evaluacin permite analizar la situacin actual de la organizacin, losfines que busca lograr y
sobre todo de los compromisos y responsabilidades que competen a la funcin de capacitacin con
referencia al que hacer global del centro de trabajo.

Evaluacin intermedia
Se realiza durante el proceso con el objeto de localizar deficiencias cuando an se est en
posibilidad de subsanarlas, intenta poner de manifiesto los puntos dbiles y errores cometidos de
tal forma que sean corregidos, aclarados o resueltos.

Evaluacin sumaria
Se enfoca a los logros obtenidos como resultado de las actividades efectuadas afin de establecer
parmetros que coadyuven a retroalimentar y reiniciar el ciclo.
En este momento es cuando se analiza la efectividad y funcionalidad de las acciones emprendidas
a fin de reprogramar nuevas tareas.

Constancias de habilidades laborales

Para acreditar y avatar las acciones de capacitacin, deben expedirse constancias de habilidades
laborales que se otorgarn a los participantes una vez concluida su formacin integral.
Tienen un carcter terminal, entendindose por ello que las actividades de enseanza aprendizaje aprobadas por el trabajador, deben abarcar todos los aspectos que le permitan el
mejor desempeo especifico dentro de la empresa o centro de trabajo en que tal documento se
expida y de conformidad con el programa que para dicho puesto se estableci en el plan.

Seguimiento del proceso

Como parte del proceso evaluador de las acciones se considera

necesario llevar a cabo el seguimiento, el cual implica conocer los
resultados y su repercusin en el ambiente de la organizacin.
El seguimiento es un proceso integral, dinmico y participativo
enfocado a la obtencin de informacin para la toma de decisiones
en cuanto a la planeacin de las acciones y su retroalimentacin, la
ubicacin, desempeo y desarrollo profesional del capacitando para
determinar si su formacin fue la requerida, o no y por qu.
Los aspectos a considerar en el seguimiento sern aquellos que
tienen que ver con los recursos humanos, materiales y financieros
utilizados durante la realizacin de las acciones.

La obtencin de informacin significativa para una nueva planeacin y operacin de las acciones
de la capacitacin se obtiene utilizando diferentes instrumentos tales como el cuestionario,
mediante el cual el personal capacitado proporciona datos acerca de los aspectos que intervinieron
en su formacin y la forma en cmo estos estn siendo aplicados en la prctica laboral cotidiana
(organizacin, efectividad, evaluacin, intereses, experiencias adquiridas durante el curso, etc.).
Los resultados que se obtienen del seguimiento son:

Analizar el desempeo profesional del personal capacitado.

Comparar el desempeo del personal capacitado con el no capacitado.

Orientar la planeacin de las acciones para su mejor operacin.
Valorar las capacidades de las entidades responsables del programa (recursos humanos y
materiales).
Identificar necesidades no satisfechas, condiciones actuales y deseadas.
Determinar los objetivos y metas a cubrir en la empresa.

Modelo de planeacin estratgica de capacitacin

No se puede hablar de un slo modelo de planeacin

estratgica de capacitacin que sea aplicable y
exitoso para todas las empresas, ya que es necesario
elaborar un modelo en particular a cada empresa, ya
que ste depende de varios factores, como son:
Si la empresa sabe a dnde quiere llegar, cuenta con
un plan global, los directivos cuentan con autoridad e
injerencia en la empresa, la organizacin reconoce
los logros de la capacitacin y la impulsa, el tamao,
estructura, presupuesto y recursos que tiene la
organizacin y lo que est dispuesto a invertir en
cada unidad, etc.
Sin embargo, se plantea, a continuacin, un modelo base de la planeacin estratgica de
capacitacin que puede servir de gua para desarrollar un esquema diseado particularmente a las
necesidades y posibilidades de la organizacin.

Procedimiento
1. Anlisis del plan estratgico global

Definicin de la compaa que se quiere ser

Determinacin de situacin actual
Debilidades y oportunidades
Peligros y potencialidades
Recursos

2. Definir si la capacitacin va a ser una estrategia importante o incluso indispensable en la

planeacin estratgica global

Por qu?
Cules sern los apoyos?
Cmo la incorporan?
Quin o quines sern los responsables?

3. Analizar a los clientes de la capacitacin

Quines son?
Cmo deben ser clasificados?
Por qu sern usuarios de la capacitacin?
Mejorarn su desempeo?
Cmo?
A qu reas o segmentos de la empresa se da atencin?
Es correcto o debe cambiarse esta situacin

4. Analizar a la empresa

Sus tendencias
Estndares de calidad-productividad y estadsticas
Competencia
Requerimiento para el desarrollo de potencial humano

5. A dnde quiere llegar la capacitacin?

Cules son las oportunidades y peligros para la capacitacin? Cules sus potencialidades?
Evaluacin y seleccin de alternativas estratgicas para lograr las metas.
Desarrollo de objetivos a largo plazo.

6. Puede llegar hasta ah?

Requerimientos de personal para implantar un proceso capacitador.

Requerimientos de instalaciones, recursos financieros, etc.
Relacin entre metas y estrategias con base en el inters de la alta direccin en la
capacitacin y por lo tanto del apoyo y visualizacin de la misma, as como del anlisis
situacional de la empresa y de la capacitacin.

7. Qu decisiones deben tomarse para lograr lo esperado?

Preparar planes detallados para implantar estrategias a travs de los mecanismos adecuados:
sistema integral de capacitacin.
Desarrollar planes de contingencia; traducir los planes en presupuestos.
Decisiones y acciones a corto y mediano plazo en cuanto a organizacin, personal, etc.

8. Establecer objetivos estratgicos de capacitacin

De los objetivos estratgicos de la empresa se desprenden los objetivos estratgicos de

capacitacin.

9. Elaborar las estrategias de la planeacin estratgica de capacitacin

Definir como se lograrn los objetivos estratgicos de capacitacin.

Identificar y conocer a los clientes de capacitacin: reas claves, puestos, prioridad de
atencin.
Estos aspectos debern unirse y organizarse a travs de uno o varios planes orientadores.
Tambin aqu se debe establecer cmo y cundo se revisar y evaluar la planeacin
estratgica de capacitacin-

10. Revisin peridica

Puede realizarse semestral o anualmente.

Se puede llevar a cabo en un tiempo menor cuando sea por primera vez, siempre que se haya
decidido el tiempo para disponer de informacin y resultados a evaluar.

11. Evaluacin permanente de la planeacin estratgica de capacitacin. y de la planeacin

operativa de la capacitacin.

Auditar resultados y avances conforme a lo planeado.