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Seminario Gestin

por
Procesos

Antecedentes
La revolucin industrial hizo de la empresa un lugar muy importante
para la sociedad
A principios del siglo XX Frederick Winslow Taylor y Henry Ford
introdujeron en sus organizaciones iniciativas orientadas a mejorar los
procesos y los resultados de la fabricacin de productos en serie
A medida que la sociedad se ha globalizado y desarrollado, las
empresas y organizaciones han ido creciendo y se han vuelto ms
complejas

Revolucin industrial: la
empresa
Cadena de mandos:
Transmisin de rdenes
Las mquinas marcan la pauta y los ritmos de
funcionamiento
Personas de mandos inferiores se llaman mano
de obra
Las personas se adaptaban a las necesidades de
fabricacin de forma estricta
Relaciones humanas limitadas al control y
supervisin de las tareas opera>vas

Nueva empresa

Organizaciones complejas en cualquier sector: servicios,


industria, educacin, administracin pblica, salud, etc.
No es suficiente cubrir los requerimientos de mano de
obra (eficiente y en cantidad)
La competitividad no se consigue slo con el mximo
nmero de piezas producidas
El conocimiento y la innovacin juegan un papel crtico

Nueva empresa

Qu es un sistema de
gestin?

gestin
Del latn gesto, el concepto de gestin hace referencia a la accin y a la
consecuencia de administrar o gestionar algo. Al respecto, hay que decir que
gestionar es llevar a cabo diligencias que hacen posible la realizacin de una
operacin comercial o de un anhelo cualquiera. Administrar, por otra parte,
abarca las ideas de gobernar, disponer dirigir, ordenar u organizar una
determinada cosa o situacin.

Se denomina gestin al correcto manejo de los recursos de los que dispone


una determinada organizacin, como por ejemplo, empresas, organismos
pblicos, organismos no gubernamentales, etc. El trmino gestin puede
abarcar una larga lista de actividades, pero siempre se enfoca en la utilizacin
eficiente de estos recursos, en la medida en que debe maximizarse sus
rendimientos.

sistema
Conjunto de elementos que relacionados entre si
ordenadamente contribuyen a un determinado
objetivo

Sistema de gestin
documentos

personas
recursos

procesos

infraestructura

Estrutura
orgnica

estrategia

Sistema de gestin integrado

Herencia: jerarqua y
especializacin
ESQUEMA ORGANIZACIONAL JERRQUICO:

Transmisin de directrices en forma ver>cal
de arriba abajo
Las personas se agrupan segn el >po de
tareas que realizan y el conocimiento que
dichas tareas requieren (DEPARTAMENTOS)
Tipo de organizacin todava muy extendida

Organizacin funcional:
ventajas
Establece unas prioridades en la toma de
decisiones
Permite retener y potenciar el conocimiento
especializado
Sencilla de representar y fcil de interiorizar
como modelo organizativo

Nuevos paradigmas de la
gestin

liderazgo
Relativamente sencillo de
integrar
Permite identificar quines
deberan de ejercer el
liderazgo sobre las
personas que estn a su
cargo

Orientacin hacia los


resultados
Fcilmente encajable en el
modelo funcional
Al existir una jerarqua, las
personas que se encuentran
en los niveles inferiores
realizan tareas siguiendo las
directrices que les llegan de
instancias superiores
Se trabaja para la
consecucin de unos
objetivos en un sentido
ascendente
Cumplir o satisfacer
demandas que llegan de
arriba

Orientacin hacia los


resultados: problemas

Los objetivos tienen una naturaleza vertical


Objetivos estancos y departamentales
Riesgo a que entre departamentos se tengan objetivos contradictorios
Riesgo a tener objetivos no coherentes desde una visin global de la
empresa

Orientacin hacia los


resultados: problemas
Qu implica un objetivo de aumento de ventas para el departamento comercial?
Qu implica un objetivo de aumento de la produccin?

Relacin transversal

Orientacin hacia el cliente


Poner al cliente en el centro de las decisiones de la empresa

Dnde estn los clientes?

Ubicacin de los clientes

Organizacin competitiva

cmo encaja esto en una


organizacin funcional?

Qu es un PROCESO?

proceso

Conjunto de actividades relacionadas entre s y que siguen una secuencia lgica


con el objetivo de conseguir el resultado deseado

Un proceso es un conjunto de actividades que estn interrelacionadas y que


pueden interactuar entre s. Estas actividades transforman los elementos de
entrada en resultados, para ello es esencial la asignacin de recursos

Conjunto de mtodos, materias primas, mquinas, personas, medio ambiente y


recursos que, gracias a su interaccin crean un valor agregado con el que se
producen unos bienes y servicios

Secuencia o grupo de actividades que van aadiendo valor a un producto o


servicio destinado a un cliente interno o externo

Secuencia de actividades orientadas a generar valor aadido transformando una


entrada en un resultado, que a su vez puede ser la entrada de otro proceso. Todas
las actividades de una organizacin, desde la compra de materia prima hasta la
atencin de una reclamacin, pueden y deben considerarse procesos.

Modelo de proceso

Requisitos

Entradas
(insumos)

Retroalimentacin

Requisitos

Proceso

Salidas

(bienes y servicios)

Retroalimentacin

Elementos bsicos de un
proceso

Obje>vo
Propietario
Proveedor
Cliente
Insumos
Resultados
Guas y controles
Recursos

Elementos bsicos de un
proceso
Controles y guas

Restricciones de una ac>vidad,


e.g. Procedimientos,
presupuestos, regulaciones,
normas, etc.

Entrada
(input)

Lo que es requerido
antes de que un proceso
o ac>vidad ocurra, e.g.
Poner una orden, materia
prima, rma de contrato,
etc.

PROCESO/
Ac>vidad

Mecanismos o recursos

Lo que posibilita realizar una


ac>vidad, e.g. Equipos, personal
asignado, informacin,
herramientas, etc.

Salidas
(output)

Lo que es producido por


un proceso o ac>vidad,
e.g. Reportes, productos,
servicios, etc.

Red de procesos

Qu >po de organizaciones
>enen procesos?

MKT

Diseo

Prod

Diseo
Curricular

Expedicin

Admisin Urgencias

Diag.

Orientacin

Consulta Hospitalizacin

Diferentes niveles
de enseanza

Relacin de actividades

Lgica organizativa transversal


a la del modelo funcional

Relaciones cliente-proveedor interno

Procesos operativos, de
negocio o clave

Procesos de apoyo:
estratgicos y de gestin

Sa>sfaccin del cliente

Necesidades y expecta>vas del cliente

Organizacin horizontal

Esfuerzo de mejora

Mapa de procesos

Cadena de valor

Cadena de valor

Coca-cola: cadena de valor

La organizacin como
sistema abierto

Empresa de una nica industria

Empresa diversicada

Industria: Sistema de valor

Nuevo modelo organiza>vo


Cambio de paradigma

Transicin al nuevo
paradigma

Nuevo enfoque de gestin


propietario

Misin
Entradas y
proveedores

obje>vos e indicadores

procedimientos

Salidas y
clientes

Grupo de gestin

Grupo de inters
especco

Contro
le

Reuniones

Recurso

sistema

Gestin por procesos


Sistema aplicado a todos los procesos del nuevo Modelo

Paso 1: definir el mapa de


procesos

Paso 2: seleccionar el
proceso piloto

Paso 3: desarrollar el piloto

Paso 4: aplicar gestin del


proceso

Desplegar al resto de los


procesos

Objetivos bsicos de la
gestin por procesos
1. Satisfaccin de los clientes

2. Organizacin ms eficente

3. flexibilidad

Beneficios de la gestin por


procesos

Aporta una ntida visin global de la organizacin y de sus relaciones internas.


Una organizacin gestionada por procesos tiene ms flexibilidad que una basada en
jerarquas.
Dado que los procesos son transversales y afectan a diferentes unidades organizativas,
se favorecen las interrelaciones entre las personas.
Se establecen responsables de cada proceso. Todas las personas de la organizacin
conocen su rol en cada uno de los procesos y saben cmo contribuyen a alcanzar los
objetivos de la organizacin.
Permite que no se trabaje de manera aislada, buscando solo el beneficio de una parte
de la organizacin, sino buscando el beneficio comn.
Permite una optimizacin del uso de los recursos y, en consecuencia, una reduccin y
optimizacin de los costes operativos y de gestin.
Los procesos se miden; se establecen objetivos e indicadores para cada uno de ellos.
Entre las medidas que se analizan es muy importante el grado de satisfaccin del
cliente. La organizacin se orienta as a satisfacer las necesidades de los clientes.
Se promueve la mejora continua de los procesos. Se detectan ineficiencias, debilidades
organizativas, cuellos de botella y errores de manera rpida y metdica, reduciendo los
riesgos.

Factores de xito

Gestin del cambio que ayude a transformar una


organizacin jerarquizada a una gestionada por procesos.
La direccin de la compaa patrocine y lidere el proyecto,
que lo asuma como parte de los objetivos estratgicos del
negocio y sea capaz de trasladarlo a toda la organizacin.
Definir un plan de comunicacin y un plan de formacin como
elementos clave de la gestin del cambio.
Toda la organizacin debe tener un alto nivel de
compromiso en el proceso de cambio.
Capacidad de adaptacin de los empleados para llevar a
cabo su papel en cada uno de los procesos en los que
intervengan segn las necesidades de cada momento.

Errores a evitar

Falta de compromiso e implicacin de la direccin


general.
No dedicarle el tiempo y los recursos necesarios.
Montar un sistema de gestin paralelo y sin utilidad
para el da a da.
Retrasar demasiado la puesta en marcha por querer
detallar o precisar demasiado el desarrollo.
Querer implantar el nuevo modelo demasiado
bruscamente.
No sensibilizar, informar y formar debidamente a las
personas que participan y a las afectadas por los
cambios.

conclusiones

Video 1

Video 2
Video 3

Comentarios y preguntas