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CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

REQUERIMIENTOS DETALLADOS SISTEMA DE INFORMACIÓN MISIONAL PARA LA PGN (Funcionales)

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Histórico de Revisiones

Fecha

Versión

Descripción

Autor

05-05-05

1.0

Versión Inicial

C.García

22-06-05

2.0

Revisión documento de acuerdo a observaciones usuarios PGN.

C.Díaz,

D.Rubiano,

H.Velásquez

02-08-05

3.0

Versión final, de acuerdo a versión 3 de Casos de Uso.

C. García

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TABLA DE CONTENIDO

CAPÍTULO 1 - INTRODUCCIÓN

5

CAPÍTULO 2 - OBJETIVOS Y ALCANCE

7

CAPÍTULO 3 – REQUERIMIENTOS FUNCIONALES

10

CAPÍTULO 4 – ESPECIFICACIONES SUPLEMENTARIAS

13

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TABLA DE ANEXOS

ANEXO 1 - CASOS DE USO SIC ……………………………………………

A1-1

.

ANEXO 2 - CASOS DE USO SIAM ……………………………….…………

A2-1

ANEXO 3 - CASOS DE USO SIMIP

…………………………………………

A3-1

ANEXO 4 - CASOS DE USO SIREL …………………………………….…… A4-1

ANEXO 5 – DIAGRAMAS DE SECUENCIA………………………………… A5-1

ANEXO – GLOSARIO…………………………………………………………….A-1

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CAPÍTULO 1 -INTRODUCCIÓN

El contrato 066 de 2004 suscrito entre la Procuraduría General de la Nación y la Universidad de los Andes, incluye la Formulación de la arquitectura de sistemas de información para las áreas misionales de la entidad y el Detalle de requerimientos del sistema de información misional.

Este documento de “Requerimientos detallados del Sistema de Información Misional para la PGN” corresponde al entregable de la Etapa 7 y contiene la descripción de los requerimientos funcionales y las especificaciones suplementarias de los nuevos Subsistemas de la Procuraduría General de la Nación para sus áreas misionales:

SIC:

Subsistema de Información a la Ciudadanía

SIAM:

Subsistema de Apoyo a la Misión

SIMIP:

Subsistema de Procesos de la PGN

SIREL:

Subsistema de Legislación y Relatoría

En el capítulo 2, se presentan los objetivos y alcance del documento. En el capítulo 3, se enumeran los requerimientos funcionales y en el 4, se describen de manera general las especificaciones suplementarias, para los cuatro Susbsistemas mencionados anteriormente.

En los Anexos 1 a 4 del documento se presentan las especificaciones generales de los casos de uso de los Subsistemas del Sistema de Información Misional, de acuerdo con el alcance del contrato suscrito entre la Universidad y la PGN.

Para el Subsistema de Información de Registro de Sanciones e Inhabilidades – SIRI, existente actualmente en producción en la Procuraduría y el cual continuará operando de forma integrada con los cuatros Subsistemas de Información Misionales enunciados anteriormente, se entregará un documento adicional a este documento,

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donde se incluirán los casos de uso de este Subsistema. Los nuevos requerimientos de SIRI serán objeto de una contratación independiente de los Términos de Referencia del SIM, por parte de la Procuraduría.

Para lograr un mayor entendimiento del documento, la lectura del mismo debe ser complementada con los documentos “Requerimientos de Alto Nivel de los Sistemas de Información”, “Mapa del Sistema de Información” y “Arquitectura Seleccionada” que forman parte de los entregables de las etapas 4, 5 y 6, respectivamente del contrato Uniandes-PGN.

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CAPÍTULO 2- OBJETIVOS Y ALCANCE

En este capítulo se presentan los objetivos y el alcance de los requerimientos detallados del Sistema de Información Misional de la PGN, correspondientes a la Etapa 7, donde se refinan los requerimientos funcionales y las especificaciones suplementarias de los nuevos desarrollos de la Procuraduría General de la Nación.

En la Etapa 7 se hace el ajuste y refinamiento de los requerimientos identificados en la etapa 4, bajo la perspectiva de la alternativa seleccionada en la etapa 6.

En la Etapa 4 del proyecto se identificaron los requerimientos de alto nivel (funcionales y no funcionales) del Sistema de Información Misional que apoyará las áreas misionales de la Procuraduría. Para esto, los procesos y las necesidades misionales se expresaron identificando los casos de uso del sistema, con una breve descripción de cada uno de ellos.

En la Etapa 6 se consolidó la propuesta para la Arquitectura de los Sistemas de Información para la Procuraduría General de la Nación.

De acuerdo con la metodología utilizada en el proyecto, en el siguiente capítulo (capítulo 3) se presenta la lista de los casos de uso identificados para cada uno de los subsistemas del Sistema de Información Misional definido para la PGN, incluyendo los casos de uso de las interfaces entre los subsistemas y con los otros sistemas no misionales de la Procuraduría, principalmente con SIAF.

La descripción de cada uno de los casos de uso se encuentra en los Anexos 1 a 4 de este documento, de la siguiente manera:

ANEXO 1- CASOS DE USO SIC:

ANEXO 2- CASOS DE USO SIAM

ANEXO 3- CASOS DE USO SIMIP:

Subsistema de Información a la Ciudadanía

Subsistema de Apoyo a la Misión

Subsistema de Procesos de la PGN

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ANEXO 4- CASOS DE USO SIREL:

Subsistema de Legislación y Relatoría

El contenido de la descripción de los casos de uso que se encuentran en los Anexos 1 a 4, es el siguiente:

1. Descripción Breve

2. Actores Involucrados

3. Entradas

4. Salidas

5. Flujo de Eventos

5.1 Flujo Básico

5.2 Flujos Alternativos

6. Precondiciones

7. Post Condiciones

8. Asuntos Pendientes

Los términos utilizados para la descripción de los casos de uso están explicados en el anexo de Glosario.

Es importante mencionar, que la lista y los casos de uso presentados en los Anexos 1 a 4 puede aumentar a medida que el proveedor seleccionado por la PGN para la construcción del SIM detalle más los requerimientos funcionales del sistema. De igual manera, la especificación de los casos de uso también deberá ser ampliada y detallada por el proveedor seleccionado.

Adicionalmente, como complemento a los casos de uso, en el Anexo 5 se presentan dos Diagramas de Secuencia para dos casos de uso de SIMIP:

1)

“Asignar Servidor/Equipo de Trabajo a Solicitud/Caso” y

2)

“Definir Ruta y Plan de Actividades”

En el capítulo 4 de este documento se encuentra la enumeración de las especificaciones suplementarias identificadas para el Sistema de Información Misional de la Procuraduría.

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Como producto de la etapa 7 del proyecto también se entregan dos documentos complementarios a este documento los cuales hacen parte de los Términos de Referencia y tienen el siguiente contenido:

“Requerimientos No Funcionales del Sistema de Información Misional para la PGN”, los cuales deberán ser refinados por el proveedor que resulte elegido en la licitación que sigue a este contrato.

2) “Indicadores de Procesos Misionales”, el cual presenta los indicadores de procesos identificados hasta el momento y que son parte de los requerimientos funcionales del SIM.

1)

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CAPÍTULO 3 –REQUERIMIENTOS FUNCIONALES

En los cuadros siguientes se relaciona la lista de requerimientos (nombre de los casos de uso) por subsistema y el anexo en el cual se encuentran los casos de uso detallados.

3.1

SIC:

Subsistema de Información a la Ciudadanía (Anexo 1)

#

REQUERIMIENTO

 

SISTEMA

SIC1

Registrar Solicitudes

 

SIC

SIC2

Registrar Peticiones

   

SIC3

Consultar Información

 

SIC

SIC4

Generar datos estadísticos de demanda y evaluación de servicio

SIC

SIC5

Ingresar Inicio y Actuaciones Proceso Disciplinario reportados por OCID

SIC

SIC6

Evaluación automática del Poder Preferente

 

SIC

SIC_INT_1

SIC_INT_1.

Generar

archivo

de

INTERFAZ

solicitudes/peticiones ingresadas por la Web

3.2

SIAM:Subsistema de Apoyo a la Misión (Anexo 2)

 

#

REQUERIMIENTO

 

SISTEMA

SIAM1

 

Mantener Banco de Plantillas

 

SIAM

SIAM2

 

Administrar Recursos Físicos

 

SIAM

SIAM3

 

Administrar Servidor PGN

 

SIAM

SIAM4

 

Administrar Oficios

SIAM

SIAM5

 

Administrar Políticas y Proyectos

 

SIAM

SIAM6

 

Administrar Inventario de Entidades

 

SIAM

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#

REQUERIMIENTO

SISTEMA

SIAM7

Administrar Competencias de las Dependencias

SIAM

SIAM8

Administrar Etapas, Actividades, Actuaciones e Información Relacionada

SIAM

SIAM_INT_1

Cargar Datos Servidores PGN

INTERFAZ

3.3 SIMIP: Subsistema de Procesos de la PGN (Anexo 3)

#

REQUERIMIENTO

 

SISTEMA

SIMIP1

Asignar competencia (Dependencia)

 

SIMIP

SIMIP2

Evaluar duplicidad

 

SIMIP

SIMIP3

Acumular solicitud

 

SIMIP

SIMIP4

Reversar acumulación

 

SIMIP

SIMIP5

Abrir un documento de correspondencia en varias solicitudes

SIMIP

SIMIP6

Acumular caso

 

SIMIP

SIMIP7

Fraccionar Caso

 

SIMIP

SIMIP8

Relacionar casos

 

SIMIP

SIMIP9

Complementar Información Solicitud

 

SIMIP

SIMIP10

Asignar

Servidor/Equipo

de

Trabajo

a

SIMIP

Solicitud/Caso

 

SIMIP11

Recibir Documentación Física Solicitudes

 

SIMIP

SIMIP12

Contrastar solicitudes recibidas del SIAF contra documentación física.

SIMIP

SIMIP13

Definir Actuación

 

SIMIP

SIMIP14

Asignar Prioridad, Políticas y Proyectos a una Solicitud/Caso

SIMIP

SIMIP15

Abrir Caso

SIMIP

SIMIP16

Vincular IÚS con IÚC

 

SIMIP

SIMIP17

Gestionar Actores del caso

 

SIMIP

SIMIP18

Definir Ruta y Plan de Actividades

 

SIMIP

SIMIP19

Registrar

Actividades

y

Actuación/Decisión

SIMIP

realizadas

SIMIP20

Alertar Vencimiento Casos

 

SIMIP

SIMIP21

Registrar Conclusiones

 

SIMIP

SIMIP22

Generar oficios, autos

 

SIMIP

SIMIP23

Marcar Cierre Caso

 

SIMIP

SIMIP24

Marcar Archivo Físico Caso

 

SIMIP

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#

REQUERIMIENTO

 

SISTEMA

SIMIP25

Manejar ubicación del archivo en la dependencia

SIMIP

SIMIP26

Administrar préstamo de expedientes

 

SIMIP

SIMIP27

Indicar cumplimiento por caso preventivo

 

SIMIP

SIMIP28

Registra seguimiento

 

SIMIP

SIMIP29

Reabrir Caso

SIMIP

SIMIP30

Generar listado de fallos no enviados a SIRI

SIMIP

SIMIP31

Administrar Equipos de Trabajo

 

SIMIP

SIAM32

Manejar Agenda Servidores Públicos

 

SIMIP

SIMIP_INT_1

SIMIP_INT_1-

Recibir

Solicitudes

misionales

INTERFAZ

SIAF

SIMIP_INT_2

SIMIP_INT_2-Transmitir sanciones SIMIP a SIRI (diligenciar formato SIRI)

INTERFAZ

SIMIP_INT_3

SIMIP_INT_3. Proveer información de documentos de salida al SIAF

INTERFAZ

SIMIP_INT_4

SIMIP_INT_4. Sugerir Caso a SIREL

 

INTERFAZ

SIMIP_INT_5

SIMIP_INT_5 Recibir Solicitudes/Peticiones WEB SIC

INTERFAZ

3.4 SIREL: Subsistema de Legislación y Relatoría (Anexo 4)

#

REQUERIMIENTO

SISTEMA

SIREL1

AdministrarTemas

SIREL

SIREL2

AdministrarServidoresPGNTemas

SIREL

SIREL3

ComunicarCambiosServidoresPGN

SIREL

SIREL4

Administrar información jurídica

SIREL

SIREL5

Administrar links internos

SIREL

SIREL6

Administrar links externos

SIREL

SIREL7

ConsultarListaLinksInformaciónJurídica

SIREL

SIREL8

Buscar información jurídica

SIREL

SIREL9

Generar documento

SIREL

SIREL_INT_1

SIREL_INT_1. Consultar Temas

INTERFAZ

SIREL_INT_2

SIREL_INT_2. Evaluar casos sugeridos

INTERFAZ

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CAPÍTULO 4 – ESPECIFICACIONES SUPLEMENTARIAS

Las especificaciones suplementarias corresponden a requerimientos funcionales del sistema que no se encuentran especificados en los casos de uso descritos en los Anexos 1 a 4 de este documento, y en la mayoría de ellas aplican de manera general al sistema, más que a requerimientos particulares del mismo. Estas especificaciones han sido incluidas con el propósito de tener unas estimaciones de los requerimientos de consultas, reportes y generación de información del Sistema de Información Misional de la PGN.

Estos requerimientos funcionales adicionales deberán ser ampliados y detallados durante las fases de Inicio y Elaboración del Sistema de Información Misional de la PGN por el proveedor que realizará el análisis, diseño y construcción de este sistema y que será contratado por la Procuraduría con posterioridad al contrato 066 de 2.004 suscrito con la Universidad de los Andes.

4.1 Tipos de Información que debe generar el SIM

En este capítulo se han dividido las especificaciones suplementarias en:

a) Consultas de Información

b) Reportes y Generación de Información

c) Indicadores de Procesos

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4.1.1 Consultas de Información:

El sistema deberá ofrecer a todos los usuarios, la posibilidad de consultar información por diferentes conceptos, de acuerdo con el rol de cada uno de ellos.

La solución debe incluir ayudas en línea para apoyar al usuario en el diligenciamiento correcto de cada uno de los formularios que deban ser ingresados al sistema.

4.1.2 Reportes y Generación de Información :

El sistema debe permitir generar información y reportes que involucran información de varios conceptos y en estos casos, aunque la salida del reporte esté prediseñada, se debe permitir de una manera orientada, que el usuario defina los criterios de selección de datos para el reporte y el orden de la salida.

Suministrar información que permita a la PGN contar con información de soporte para el mejoramiento de las políticas, estrategias, reglamentos y procesos de la PGN.

El sistema debe generar información que facilite el desarrollo de las actividades de planeación, seguimiento, autocontrol, control de gestión, mejoramiento de procesos y servicios, racionalización de trámites y procedimientos, diagnósticos y estudios de impacto sobre los procesos misionales de la PGN.

4.1.3 Indicadores de Procesos

El sistema debe contar con la información y las facilidades para calcular y generar la

información de los indicadores de procesos misionales, definidos con base en los

procesos optimizados elaborados por la Universidad y las variables identificadas por

la PGN. Los indicadores identificados hasta el momento se encuentran en el

documento “Indicadores de Procesos Misionales”, el cual hace parte de los Términos

de

Referencia para la contratación del SIM.

4.2

Identificación de Información que debe generar el SIM

A

continuación se enuncian algunas consultas, reportes y plantillas identificadas

durante esta consultoría por la Universidad, como ejemplo de los que deberán ser

generados por el SIM, algunos de los cuales se encuentran mencionados en los casos

de uso de los Anexos 1 a 4 de este documento y otros han sido incluidos de manera

general con cantidades estimadas. La mayoría de los ejemplos dados corresponden a

la función disciplinaria.

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4.2.1

Consultas

Las consultas aquí identificadas han sido generadas a partir de los casos de uso especificados en el sistema SIM:

a)

Ejemplos de SIAM

-

Mantener banco plantilla - Consulta

-

Administrar recursos físicos - Consulta recurso

-

Administrar recursos físicos - Consulta tipo recurso

-

Administrar recursos físicos - Consulta de asignación

-

Administrar información Servidor PGN - Consulta

-

Administrar Inventario Entidades - Consulta Entidad

-

Administrar Políticas y Proyectos - Consulta

-

Administrar oficio - Consulta Oficio

-

Administrar oficio - Consulta Tipo Oficio

-

Administrador de competencias -Consulta Dependencia Organizacional

-

Administrador de competencias - Consulta Dependencia Virtual

-

Administrar Etapas Actividades, Actuaciones - Consulta

b)

Ejemplos de SIC

-

Consultar Información WEB - Solicitudes

-

Consultar Información WEB – Peticiones

c)

Ejemplos de SIMIP:

-

Definir ruta y Plan de Actividades - Consulta datos generales

-

Definir ruta y Plan de Actividades - Consultar programación una solicitud

-

Registrar Conclusiones - Consultar

-

Manejar ubicación del archivo en la dependencia - Consulta

-

Administrar préstamo de expedientes - Consulta

-

Generar lista de fallos no enviados a SIRI

-

Manejar Agenda Abogado - Consulta

-

Administrar Equipos de trabajo - Consultar

-

Programa de migración desde GEDIS - Consulta de datos

d)

Ejemplos de SIREL

-

Consultar lista Links información Jurídica

-

Buscar Información Jurídica

-

Generar Documento

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-

Administrar Temas - Eliminar

-

Administrar Sevidores PGN - Temas - Consulta

-

Administrar links internos - Consultar

-

Administrar links externos - Consultar

-

SIREL_INT_2_Evaluar Casos Sugeridos - Consulta

-

Programa de migración desde PIREL - Consulta de datos

e)

Consultas Adicionales

Adicionalmente se ha estimado que se requieran unas 30 consultas adicionales en el SIM, principalmente en el SIMIP, las cuales se han clasificado de complejidad alta, media y baja, de la siguiente manera:

Complejidad de la Consulta

Cantidad

Alta

5

Media

15

Baja

10

Total Consultas

30 en total

4.2.2

a) De manera general:

Con respecto a los reportes, generación de estadísticas y archivos que la Procuraduría debe generar con el Sistema de Información Misional – SIM, se han identificado y estimado por parte de la Universidad, algunos requerimientos adicionales a las especificaciones dadas en los casos de uso, los cuales deberán ser ampliados y detallados por el proveedor que contrate la PGN para la construcción del mencionado sistema. A continuación se enumeran algunos de estos requerimientos:

Reportes

Para SIC, la generación de datos estadísticos para seguimiento y evaluación del servicio por parte de la PGN.

10 Reportes para la generación de Indicadores de proceso (Documento

“Indicadores

de

Procesos

Misionales”),

los

cuales

se

han

estimado

de

complejidad alta.

 

50 reportes, clasificados de la siguiente manera:

 

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Complejidad del Reporte

Cantidad

Alta

20

Media

20

Baja

10

Total Reportes

50 en total

Convenios para suministrar la información que se genera actualmente con el sistema SEPREDH en medio magnético a las siguientes entidades: Fiscalía, Vicepresidencia, Alcaldía de Bogotá y Defensoría del Pueblo, con relación a Derechos Humanos.

Convenios para suministrar la información que se genera actualmente con el sistema GEDIS, ejemplo de uno de ellos es el del Ministerio de Defensa - Oficina de Derechos Humanos, que incluye los procesos activos y fallados contra miembros de las fuerzas militares y policía por violación en derechos humanos.

b) Ejemplos de Estadísticas generadas por el GEDIS actualmente:

El siguiente listado de estadísticas son ejemplos de las estadísticas generadas por Registro y Control con el sistema GEDIS (función disciplinaria), actualmente en operación en la PGN:

No. Nombre 1. Actuaciones realizadas por las FFMM 2. Actuaciones realizadas por dependencia 3. Actuaciones
No.
Nombre
1.
Actuaciones realizadas por las FFMM
2.
Actuaciones realizadas por dependencia
3.
Actuaciones realizadas por entidad y conducta
4.
Actuaciones realizadas por entidad
5.
Comisiones enviadas por dependencia
6.
Comisiones recibidas por dependencia
7.
Decisiones de 1ª. Instancia por dependencia
8.
Decisiones de 2ª. Instancia por dependencia
9.
Decisiones de 2ª. Instancia respecto a la 1ª
10
Movimiento Final por Etapas
11
Movimiento 2ª. Instancia por dependencia
12
Inventario de procesos por dependencia
13
Quejas recibidas desde/hasta una fecha dada de las FFMM
14
Quejas recibidas desde/hasta una fecha dada por entidad y conducta
15.
Quejas recibidas desde/hasta una fecha dada por entidad
16.
Relación de Expedientes con Sanciones en las FFMM
17.
Relación de Expedientes con Sanciones por dependencia

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No. Nombre 18. Relación Salida de Expedientes 19. Relación Expedientes Inventario Final 20. Sanciones 1ª.
No.
Nombre
18. Relación Salida de Expedientes
19. Relación Expedientes Inventario Final
20. Sanciones 1ª. Instancia FFMM
21. Sanciones 1ª. Instancia por entidad
22. Sanciones 2ª. Instancia FFMM
23. Sanciones 2ª. Instancia por entidad
24. Tipo de Actuaciones
25. Reporte de Quejas Registradas por Asunto

c) Ejemplos de Reportes Informativos y de Control generados por el GEDIS actualmente:

El siguiente listado de reportes de información y control del seguimiento de los procesos disciplinarios, son ejemplos de los reportes generados por Registro y Control y las diferentes dependencias de la PGN con el sistema GEDIS (función disciplinaria), actualmente en operación en la entidad. Es importante aclarar que algunos o muchos de estos listados en el nuevo sistema SIM pueden convertirse solo en consultas, sin requerirse un reporte de los mismos.

Nombre No. 1. Radicador 2. Implicados 3. Trámite Histórico 4. Quejas Próximas a Prescribir 5.
Nombre
No.
1.
Radicador
2.
Implicados
3.
Trámite Histórico
4.
Quejas Próximas a Prescribir
5.
Archivos
6.
Expedientes. para primera Instancia
7.
Expedientes para segunda Instancia
8.
Expedientes para Apelación Pruebas
9.
Comisiones
10.
Repartos

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Nombre No. 11. Listado de Afectados 12. Expedientes activos con fallo 13. Expedientes Activos a
Nombre
No.
11. Listado de Afectados
12. Expedientes activos con fallo
13. Expedientes Activos a una fecha
14. Repartos Primera Instancia
15. Repartos Segunda Instancia
16. 1a Instancia (periodo)
17. 2a Instancia (periodo)
18. Revocatoria Directa
19. Quejosos
20. Implicados Activos por Dependencias
21. Remisiones Entidades
22. Pliegos de Cargos
23. Implicados según conducta
24. Estado Expedientes por etapas

4.2.3

Plantillas

En este numeral se incluye a manera de ejemplo una lista de las plantillas más representativas identificadas hasta el momento como requerimientos de la PGN en el Sistema de Información Misional, particularmente en el Subsistema de Información de Apoyo a la Misión (SIAM). Esta lista de plantillas deberá ser ampliada y detallada por el proveedor que contrate la PGN para la construcción del mencionado sistema, durante el análisis y diseño del mismo, en el contrato que sigue a esta consultoría de la Universidad.

Esta lista ha sido elaborada con base en la especificación del Caso de Uso “Generar Oficios y Autos” del Subsistema SIMIP.

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No. Nombre Plantilla Función 1. Apertura de caso Prevención 2. Traslado por competencia a otra
No.
Nombre Plantilla
Función
1.
Apertura de caso
Prevención
2.
Traslado por competencia a otra dependencia
Prevención
3.
Traslado por competencia otra autoridad
Prevención
4.
Rechazo
Prevención
5.
Apertura de caso
Intervención
6.
Acumulación caso existente
Intervención
7.
Rechazo
Intervención
8.
Traslado por competencia a dependencia interna
Intervención
9.
Auto de Remisión por Competencia a otra
Entidad
Disciplinaria
10.
Auto de Archivo.
Disciplinaria
11.
Auto de Apertura Indagación Preliminar
Disciplinaria
12.
Auto de Apertura Investigación
Disciplinaria
13.
Auto de Acumulación.
Disciplinaria
14.
Auto de supervigilancia
Disciplinaria
15.
Citación a audiencia - procedimiento ante
Procurador General.
Disciplinaria
16.
Citación a audiencia - procedimiento verbal
Disciplinaria

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ANEXO 1 – DESCRIPCIÓN DETALLADA CASOS DE USO SIC

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TABLA DE CONTENIDO

SIC1 - Registrar Solicitudes…………………………………………………………………. 1

SIC2 - Registrar Peticiones…………………………………………………………………

7

SIC3 - Consultar Información……………………………………………………………… 13

SIC4 - Generar datos estadísticos de demanda y evaluación de servicio…………………

19

SIC5 - Ingresar Inicio y Actuaciones Proceso Disciplinario reportados por OCID…………24

SIC6 - Evaluación automática del Poder Preferente…………… …………………….…

30

SIC_INT_1. Generar archivo de solicitudes/peticiones ingresadas por la Web……… …

34

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CASO DE USO REGISTRAR SOLICITUDES

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Histórico de Revisiones

RegistrarSolicitudes.doc

Fecha

Versión

Descripción

Autor

04/05/05

1.0

Versión Inicial

Disney Rubiano

21/07/05

3.0

Revisión observaciones PGN

C.Díaz

26/07/05

3.0

Revisión observaciones PGN – Se abrió el caso de uso en Registrar Solicitudes (quejas) y Registrar Peticiones (derechos de petición), para dar mayor claridad.

C.Díaz

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Caso de Uso Registrar Solicitudes

1.

Descripción Breve

El presente caso de uso tiene como objetivo permitir el ingreso de demandas de servicio. Dichas demandas de servicio corresponden a solicitudes o quejas nuevas asociadas a alguna de las áreas misionales de la PGN. Puede ser utilizado por los ciudadanos que vía Web accedan al sistema o por servidores de la PGN que de forma oficiosa ante el conocimiento de un hecho ingresan una solicitud a SIMIP.

Vale la pena aclarar que dichas solicitudes corresponden a: Quejas disciplinarias, Solicitudes de acción preventiva, Solicitudes de Intervención Judicial o Administrativa o Solicitudes de Ejercicio del Poder Preferente que se registran por primera vez en el sistema. Las peticiones de los ciudadanos sobre casos ya existentes, para conocer por ejemplo información detallada del caso, se ingresan al sistema por el caso de uso Registrar Peticiones.

2.

Clasificación del Caso de Uso

2.1

Iteración

0

2.2

Prioridad

Alta

2.3

Complejidad

Alta

3.

Actores Involucrados

Ciudadano o Servidor PGN

4.

Entradas

Se debe recolectar como mínimo la siguiente información:

Datos de quien formula la demanda de servicio o solicitud:

Si es el servidor de la PGN que esta registrando una solicitud de manera oficiosa, la información del servidor quedará registrada automáticamente como persona que formula la solicitud.

Si es un ciudadano, debe recolectarse información como:

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Tipo de persona: Natural o Jurídica

Calidad: Particular o Pública

Nacionalidad: Nacional o Extranjero

Número de identificación (NIT, Cédula de ciudadanía, Cédula de extranjería, etc.).

Nombres y apellidos del ciudadano, Nombre de la entidad que formula la queja o solicitud.

Dirección de correspondencia, correo electrónico, fax y teléfono del ciudadano/entidad.

País, Departamento, Ciudad o Municipio de Procedencia

Datos de la Solicitud:

Tipo de solicitud: Queja disciplinaria – Solicitud de acción preventiva – Solicitud de Intervención Judicial o Administrativa – Solicitud de Ejercicio del Poder Preferente.

Fecha (automática).

Detalle de la solicitud: Esta pantalla de detalle debe contener los campos específicos de acuerdo al tipo de solicitud.

Ejemplos:

Para el caso disciplinario, se debe recolectar: fecha y lugar de los hechos, presuntos responsables – autoridad y/o servidores, presunta falta, víctimas

o perjudicados con la conducta, datos del quejoso y descripción de los hechos (resumen).

Si se trata de solicitud de ejercicio del poder preferente, se deberá registrar

el número del proceso disciplinario, entidad y estado del proceso (etapa),

agregando las razones por las cuales solicita que la PGN asuma el conocimiento del proceso y la calidad del solicitante en el proceso (autoridad de conocimiento, implicado, defensor, víctima, perjudicado, representante de las víctimas o perjudicados o tercero). Si el proceso se encuentra en segunda instancia para decidir recurso de apelación, se deberá indicar la fecha de admisión del recurso.

Si se trata de solicitud de intervención judicial, como agente ordinario o especial, deberá indicarse el número de proceso, autoridad de conocimiento, tipo de proceso, etapa, calidad del solicitante dentro del proceso (demandante, demandado o investigado, apoderado o defensor, autoridad de conocimiento o tercero) y exponer las razones por las cuales solicita la participación del Ministerio Público.

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Archivos anexos: El sistema debe permitir anexar documentos que el ciudadano o el servidor que este registrando la solicitud desee incorporar al momento de ingresar la solicitud.

5.

6.

6.1

Salidas

Registro con información de la demanda de servicio o solicitud, junto con el eventual archivo o documento adjunto si es del caso.

Flujo de Eventos Flujo Básico

Acción de los actores

Respuesta del sistema

1. Este caso de uso comienza cuando el

ciudadano o el servidor de la PGN, se dispone a ingresar los datos de una solicitud a SIMIP.

de

2. La

ingreso de datos sobre el sistema (Internet).

persona

selecciona

la

opción

4. La persona ingresa al sistema los datos de la demanda de servicio o solicitud, y da la opción de guardar.

3. El sistema despliega una pantalla donde se podrán ingresar los respectivos datos. Si el que esta ingresando la informacion es el ciudadano, el sistema desplegara una sección para registrar su información (nombre, dirección, etc). Si es un servidor PGN, el sistema automáticamente con la identificación del usuario llenará los campos relacionados con quien formula la solicitud.

(Ver sección de entradas de este documento).

5. Si la información es consistente y completa, el sistema almacena un registro en el sistema SIMIP con la correspondiente información del ciudadano o servidor, la información detallada de la solicitud y eventual archivo adjunto.

Luego se activa el caso de uso “Generar datos estadísticos”. (este caso de uso permite llevar un registro de información de quienes usan el sistema, especialmente del contacto ciudadano).

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6. El sistema debe generar un número de

solicitud, notificando al usuario el número y la fecha de radicación, para que a futuro pueda obtener información sobre el trámite que se dio a su solicitud. (Este número viene

del SIAF).

7. El sistema debe hacer un llamado al caso

de uso asignar competencia, con el fin de asignar la dependencia competente y generar un mensaje de llegada, como en el correo

electrónico, dejando el asunto como Tarea Pendiente en la respectiva dependencia.

En los casos en que no sea posible asignar la dependencia, el sistema asignará a la División de Registro y Control. (Este puede ser el caso de solicitudes realizadas por ciudadanos que no contengan toda la información requerida para la asignación automática de dependencia).

6.2

Flujos Alternativos

Línea 4: Si no ingresa los datos básicos, no se debe permitir el registro de los datos y se desplegará al usuario un mensaje indicándole de lo sucedido y de los valores que debió haber diligenciado para hacer el ingreso de la queja o solicitud.

7.

Precondiciones

La información correspondiente a la solicitud/demanda de servicio y al ciudadano/servidor PGN. El archivo adjunto.

8.

Post Condiciones

Se crea un registro en el sistema correspondiente a la solicitud en SIMIP.

9.

Asuntos Pendientes

Se debe revisar cual es la información detallada que va a ser solicitada, especialmente la diferencia entre la información que puede dar un ciudadano y la que puede suministrar un servidor. Y la relación de este caso de uso con el de completar información de SIMIP, que esta relacionado con el ingreso de la información de la solicitud.

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CASO DE USO REGISTRAR PETICIONES

CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

Histórico de Revisiones

RegistrarPeticionesv3.0.doc

Fecha

Versión

Descripción

Autor

25/07/05

3.0

Revisión observaciones PGN – Se crea este requerimiento para distinguir el registro de las solicitudes o quejas, del registro de los derechos de petición.

C.Díaz

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Caso de Uso Registrar Peticiones

1.

Descripción Breve

El presente caso de uso tiene como objetivo permitir el ingreso de peticiones vía Web (derechos de petición) de los ciudadanos para solicitar información a la PGN sobre conceptos, o casos ya existentes. Para ello se deberá registrar una petición con la información mínima necesaria para identificar el caso y/o la solicitud, para luego remitirse a la dependencia o funcionario a cargo quien se encargará de resolver o contestar dicha petición.

Las peticiones aquí registradas corresponden a consultas que implican análisis, fundamentación y posición por parte de la Entidad. Las consultas que pueden sen generadas por el sistema se encuentran descritas en el caso de uso Consultar Información.

2.

Clasificación del Caso de Uso

2.1

Iteración

0

2.2

Prioridad

Alta

2.3

Complejidad

Alta

3.

Actores Involucrados

Ciudadano

4.

Entradas

Se debe recolectar como mínimo la siguiente información:

Datos de quien formula la Petición:

Tipo de persona: Natural o Jurídica

Calidad: Particular o Pública

Nacionalidad: Nacional o Extranjero

Número de identificación (NIT, Cédula de ciudadanía, Cédula de extranjería, etc.).

Nombres y apellidos del ciudadano, Nombre de la entidad que formula la queja o solicitud.

CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

Dirección de correspondencia, correo electrónico, fax y teléfono del ciudadano/entidad.

País, Departamento, Ciudad o Municipio de Procedencia

Datos de la Petición:

 

Fecha (automática).

Detalle de la petición:

 

Si se trata de un derecho de petición relacionado con un caso existente en la PGN, deberá señalar el número del caso y la dependencia de conocimiento, a donde deberá direccionarse la solicitud.

Si se trata de un derecho de petición relacionado con un concepto, se deberá suministrar la información necesaria para direccionar la petición a la dependencia competente. Si no es posible establecer la competencia, se deberá asignar como dependencia la División de Registro y Control.

 

Archivos anexos: El sistema debe permitir anexar documentos que el ciudadano que este registrando la petición desee incorporar al momento del ingreso.

5.

Salidas

Registro con información de la petición, junto con el eventual archivo o documento adjunto si es del caso.

6.

Flujo de Eventos

6.1

Flujo Básico

Acción de los actores

Respuesta del sistema

1. Este caso de uso comienza cuando el

ciudadano se dispone a ingresar los datos de

una petición a la PGN.

de

2. La

ingreso de datos sobre el sistema (Internet).

persona

selecciona

la

opción

4. La persona ingresa al sistema los datos de la petición, y da la opción de guardar.

3. El sistema despliega una pantalla donde se podrán ingresar los respectivos datos. Si el que esta ingresando la informacion es el ciudadano, el sistema desplegara una sección para registrar su información (nombre, dirección, etc).

(Ver sección de entradas de este documento).

CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

Acción de los actores

Respuesta del sistema

5. Si la información es consistente y completa, el sistema almacena un registro en el sistema SIMIP con la correspondiente información del ciudadano, la información detallada de la petición y eventual archivo adjunto.

Luego se activa el caso de uso “Generar datos estadísticos”. (Este caso de uso permite llevar un registro de información de quienes usan el sistema, especialmente del contacto ciudadano).

6. El sistema debe generar un número de

solicitud, notificando al usuario el número y la fecha de radicación, para que a futuro pueda obtener información sobre el trámite

que se dio a su solicitud. (Este número viene del SIAF).

7. El sistema debe hacer un llamado al caso

de uso asignar competencia, con el fin de asignar la dependencia competente y generar un mensaje de llegada, como en el correo electrónico, dejando el asunto como Tarea Pendiente en la respectiva dependencia.

En los casos en que no sea posible asignar la dependencia, el sistema asignará a la División de Registro y Control. (Este puede ser el caso de peticiones realizadas por ciudadanos que no contengan toda la información requerida para la asignación automática de dependencia).

6.2

Flujos Alternativos

Línea 4: Si no ingresa los datos básicos, no se debe permitir el registro de los datos y se desplegará al usuario un mensaje indicándole de lo sucedido y de los valores que debió haber diligenciado para hacer el ingreso de la queja o solicitud.

7.

Precondiciones

La información correspondiente a la petición y al ciudadano. El archivo adjunto.

8.

Post Condiciones

Se crea un registro en el sistema correspondiente a la solicitud en SIMIP.

CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

9. Asuntos Pendientes

Se debe revisar cual es la información detallada que va a ser solicitada, especialmente para validar que el sistema pueda con base en dicha información disparar el caso de uso de asignar competencia para asignar la dependencia encargada de la petición. También debe revisarse la relación de este caso de uso con el de completar información de SIMIP, que esta relacionado con el ingreso de la información de la solicitudes.

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CASO DE USO CONSULTAR INFORMACIÓN

CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

Histórico de Revisiones

ConsultarInformación-v3.0

Fecha

Versión

Descripción

Autor

04/05/05

1.0

Versión Inicial

Disney Rubiano

21/07/05

3.0

Revisión Observaciones PGN

C.Díaz

27/07/05

3.0

Revisión Observaciones PGN – Se incluyen consultas a SIRI o RELATORIA como link a dichos aplicativos.

C.Díaz

Se cambia el nombre de Consultar Solicitudes a Consultar Información para hacerlo mas genérico e incluir consultas a peticiones y otros módulos como SIREL.

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Caso de Uso Consultar Información

1.

Descripción Breve

El presente caso de uso tiene como objetivo brindar información a los ciudadanos o autoridades sobre servicios de la PGN en las distintas áreas misionales.

Este caso de uso incluye los siguientes tipos de consultas:

SIRI (Link al aplicativo): Consultas de antecedentes en línea a través de la funcionalidad del aplicativo SIRI.

-

Relatoria (Link al aplicativo): Consultas de información de relatoría a través de la funcionalidad de SIREL. (Caso de uso SIREL-Buscar información)

-

-

Consulta Solicitudes y/o Casos: Consultas de información sobre casos registrados en

SIMIP. Dichas consultas deben tener en cuenta las disposiciones legales sobre la reserva de las investigaciones.

-

Consulta peticiones: Consultas sobre derechos de petición registrados en SIMIP.

Vale la pena aclarar que las dos últimas -consultas sobre SIMIP-, son aquellas en las que el ciudadano puede obtener información directa del sistema, y no requieren de un análisis por parte de la dependencia. En los casos en los que la consulta se refiera a un aspecto que implique análisis, fundamentación y posición por parte de la Entidad, se deberá registrar una petición con la información mínima necesaria para identificar el caso y la solicitud, para luego remitirse a la dependencia o funcionario a cargo quien dará respuesta a la solicitud. (Caso de uso Registrar Peticiones).

2.

Clasificación del Caso de Uso

2.1

Iteración

0.

2.2

Prioridad

Alta.

2.3

Complejidad

Alta.

3.

Actores Involucrados

Ciudadano o Entidad

CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

4.

Entradas

Datos del solicitante:

Tipo de persona: Natural o Jurídica

Calidad: Particular o Pública

Nacionalidad: Nacional o Extranjero

Número de identificación (NIT, Cédula de ciudadanía, Cédula de extranjería, etc.).

Nombres y apellidos del ciudadano, Nombre de la entidad que formula la queja o solicitud.

Dirección de correspondencia, correo electrónico, fax y teléfono del ciudadano/entidad.

País, Departamento, Ciudad o Municipio de Procedencia

Datos de la consulta:

Si es una consulta relacionada con SIRI o SIREL se debe desplegar la pantalla de parámetros de la Consulta del sistema correspondiente.

Si es una consulta relacionada con SIMIP, se deben desplegar los parámetros de acuerdo a si es sobre un caso/solicitud o si es sobre una petición. Ejemplo: Para consultas sobre un caso disciplinario casos los parámetros podrían ser datos del implicado, número de proceso disciplinario, etc.

5.

Salidas

Respuesta a la solicitud.

6.

Flujo de Eventos

6.1

Flujo Básico

Acción de los actores

Respuesta del sistema

1. Este caso de uso comienza cuando el ciudadano o autoridad hace una consulta a la PGN a través del SIC. (Dicha consulta puede ser resuelta por el sistema de manera automática.)

2. El sistema despliega formulario para que el ciudadano lo diligencie de acuerdo a las 4 opciones de consulta:

- SIRI

CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

Acción de los actores

Respuesta del sistema

3. El ciudadano o entidad ingresa la información mínima de la consulta. (Ver sección de entradas)

En todas las consultas, se deberá registrar los datos del solicitante (ciudadano o entidad).

Para las consultas de SIMIP: se debe registrar información particular del caso o petición.

6. El ciudadano analiza el contenido de la lista y selecciona la solicitud o queja que considere cumple su búsqueda.

- SIREL

- SIMIP – consulta casos/solicitudes

- SIMIP – consulta peticiones

4. Busca en el medio de almacenamiento, un registro con la información asociada a los parámetros suministrados.

5. Muestra al ciudadano una lista de los registros que cumplen dicha condición (puede ser mas de un registro, en el caso por ejemplo, de que un investigado tenga abierta mas de una investigación).

7. Despliega la información detallada correspondiente a la solicitud seleccionada en la línea 4.

Ejemplo: Para un caso disciplinario en trámite lo que se puede mostrar es la información básica del caso, como fecha de inicio, radicado, dependencia y etapas procesales.

Es importante resaltar que de acuerdo a la calidad del solicitante (ejemplo, en un proceso disciplinario, si es el apoderado, disciplinado, víctima, perjudicado, apoderado de las víctimas o tercero), la información suministrada por el sistema puede variar.

CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

6.2

Flujos Alternativos

Línea 3: Si no existen registros asociados a los parámetros suministrados, despliega un mensaje que le indica al usuario de la situación.

7.

Precondiciones

El usuario debe suministrar los parámetros de búsqueda de registros al sistema.

8.

Post Condiciones

Se despliegan los registros almacenados que corresponden a los parámetros de búsqueda suministrados por el usuario.

9.

Asuntos Pendientes

Se debe revisar si se requiere una opción adicional de consulta sobre estadísticas generales, como número total de casos, distribuida por áreas, por dependencias, etc.

También se debe definir en detalle los campos que se van a mostrar como resultado de la consulta de acuerdo a la calidad del solicitante y a la reserva.

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CASO DE USO GENERAR DATOS ESTADÍSTICOS DE DEMANDA Y EVALUACIÓN DE SERVICIO

CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

Histórico de Revisiones

GenerarDatosEstadísticos.doc

Fecha

Versión

Descripción

Autor

04/05/05

1.0

Versión Inicial

Disney Rubiano

21/07/05

3.0

Revisión Observaciones PGN

C.Díaz

25/07/05

3.0

Revisión observaciones PGN – aclaración estadísticas de demanda de servicio .vs. estadísticas de respuesta institucional.

C.Díaz

CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

Caso de Uso Generar Datos Estadísticos de Demanda y Evaluación de Servicio

1. Descripción Breve

El presente caso de uso tiene como objetivo generar reportes que permitan a la PGN conocer quienes son los ciudadanos que están usando los servicios de la Entidad para poder medir la demanda de servicio y la respuesta institucional al requerimiento, y eventualmente, poder llevar a cabo encuestas para medir la percepción de los mismos.

Se trata entonces de dos cosas, de un lado, llevar un registro de las demandas de servicio y peticiones a la PGN, generando estadísticas por tipo, área, dependencia, etc… Y de otro lado, emprender tareas de medición de la respuesta institucional, tales como casos resueltos, los tiempos de respuesta, el nivel de satisfacción del usuario, etc….

Estadísticas de demandas de servicio: Estas estadísticas se obtienen de la información suministrada por el ciudadano, autoridad o entidad al momento de registrar una solicitud o una petición. Como ejemplo tenemos:

- Tipo de solicitudes y peticiones que hacen a la Entidad los ciudadanos o autoridades en un tiempo determinado

- Datos de los solicitantes/ peticionarios (por ejemplo, personas naturales vs personas jurídicas, particulares vs autoridades, regiones, edades, etc…)

Estadísticas de respuesta institucional: Estas estadísticas se obtienen de la información registrada en SIMIP por los servidores de la PGN sobre las diversas actividades y actuaciones realizadas en cada caso o petición. Ejemplos de ellas son:

- Estadísticas de número de peticiones resueltas

- Estadísticas de número de solicitudes/casos resueltos

- Estadísticas del tiempo de respuesta de acuerdo a los términos establecidos por la ley, etc.

- Estadísticas por tipo de actuación (decisión). Ejemplo: número de fallos sancionatorios, número de casos archivados, etc.

Estas estadísticas pueden ser confrontadas con la percepción que los usuarios y autoridades puedan tener respecto de los servicios que presta la PGN.

CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

2.

Clasificación del Caso de Uso

2.1

Iteración

0

2.2

Prioridad

Alta.

2.3

Complejidad

Alta.

3.

Actores Involucrados

Sistema

4.

Entradas

Opciones que a través del SIC se dejan a disposición de los usuarios de la PGN – ciudadanos, autoridades o entidades del estado (oficinas de control interno).

5.

Salidas

Registra y contabiliza en el sistema lo correspondiente a los datos del usuario, al servicio solicitado (ejemplo: información de legislación y relatoría, consulta o registro de solicitudes, registro de inicio de procesos disciplinarios por parte de las oficinas de control interno disciplinario) y a la información desplegada por el sistema.

6.

Flujo de Eventos

6.1

Flujo Básico

Acción de los actores

Respuesta del sistema

1. Este caso de uso comienza cuando el SIC activa cualquiera de las siguientes acciones:

Consultas de Información :

Búsqueda de información de legislación y relatoría.

Búsqueda de los datos de una solicitud.

Búsqueda de los datos de una petición.

Búsqueda de información de SIRI.

Registro de una solicitud.

Registro de una petición.

CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

2. Toma los datos referentes al usuario y de la acción seleccionada y los registra. Por ejemplo: Almacena en el sistema el nombre y la identificación del usuario, y el tipo de acción que ejecutó.

También contabiliza la acción, Por ejemplo:

Cuenta un registro más de una consulta de solicitud, y dentro de esta cuenta una consulta más de una solicitud que es de competencia preventiva.

Cuenta las veces que no se encuentra información asociada a los parámetros de búsqueda.

Cuenta las veces que consulta un tema en particular dentro de SIREL.

El flujo básico descrito anteriormente corresponde a las estadísticas de demanda de servicio.

Respecto a las estadísticas de respuesta institucional se debe revisar si el sistema satisface los requerimientos a través de las estadísticas de gestión y la generación automática de indicadores, que pueden ser para un servidor, una dependencia, un área o a nivel institucional, lo cual, para este evento, se puede complementar con un informe de gestión e indicadores por caso, con lo cual, se generaría la información base para determinar la respuesta institucional ante la demanda de servicio.

6.2

Flujos Alternativos

No existen.

7.

Precondiciones

Se debe contar con valores referentes a los parámetros de búsqueda de información legal/SIREL, o de una búsqueda o registro de una solicitud o petición.

8.

Post Condiciones

Se registran los correspondientes valores del usuario y acción realizada sobre el sistema. Se hace la correspondiente contabilización de valores.

9.

Asuntos Pendientes

Relacionar las estadísticas de respuesta institucional con las estadísticas de gestión y la generación automática de indicadores.

CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

CASO DE USO INGRESAR INICIO/NOVEDADES PROCESOS OCID

CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

Histórico de Revisiones

IngresarInicioNovedadesOCID-v3.0

Fecha

Versión

Descripción

Autor

21/07/05

3.0

Versión Inicial

C.Díaz

27/07/05

3.0

Se incluyen además de los inicios de procesos disciplinarios, las actuaciones como apertura, cargos, fallos, etc, que serán registradas en el sistema, para que la PGN pueda ejercer el poder preferente en cualquier momento del proceso.

 

CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

Caso de Uso Ingresar Inicio Proceso Disciplinario

1.

Descripción Breve

El presente caso de uso tiene como objetivo que las Oficinas de Control Interno Disciplinario de las entidades del Estado puedan ingresar información del inicio de procesos disciplinarios por la Web para poner en conocimiento de la Procuraduría la apertura de investigaciones disciplinarias y de esta manera facilitar a la PGN el ejercicio del Poder Preferente.

Para reportar inicio de procesos disciplinarios, se debe tener en cuenta el mapa estratégico de la PGN, de tal forma, que únicamente se reporten aquellos casos que se adscriben a las prioridades institucionales.

De igual manera podrán reportar las principales decisiones del proceso disciplinario, tales como: archivo, apertura de investigación, cargos, fallo y suspensión del servidor investigado de tal manera que la Procuraduría pueda ejercer el poder preferente en etapas distintas al inicio del proceso disciplinario.

2.

Clasificación del Caso de Uso

2.1

Iteración

0.

2.2

Prioridad

Alta.

2.3

Complejidad

Media.

3.

Actores Involucrados

Oficinas de Control Interno Disciplinario (OCID)

4.

Entradas

Datos de la entidad que comunica el proceso disciplinario:

- Nombre de la Entidad

- Tipo de entidad: Nacional - Descentralizada

- Contacto (persona de la oficina de CI)

- Dirección de correspondencia, correo electrónico, fax y teléfono de la persona contacto.

CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

Datos del Proceso Disciplinario:

- Número del proceso

- Tipo de proceso: Verbal – Ordinario: Indagación Preliminar o Investigación

- Fecha de inicio

- Información del Investigado:

o

Nombre

o

Identificación

o

Cargo

o

Dependencia

o

Fuerza Pública: Tipo (FFMM – PN) – Rango.

- Información de los hechos y conductas investigadas :

o

Fecha y lugar de los hechos

o

Presunta Falta: Temática – Conducta – Falta

o

Forma de culpabilidad: Dolo – Culpa Gravísima - Culpa

o

Víctimas o Perjudicados con la Conducta

o

Resumen de los hechos

- Prioridad / Política a la que corresponde

- Tipo de Actuación en el proceso disciplinario: (Esta sección debe invocarse para registro de novedades, sobre un proceso disciplinario previamente registrado en el sistema).

o

Decisión

o

Fecha

5.

Fecha Salidas

Registro con información de la comunicación de la oficina de CI.

6.

Flujo de Eventos

6.1

Flujo Básico

Acción de los actores

Respuesta del sistema

1. Este caso de uso comienza cuando el encargado de una entidad (oficina de control interno), se dispone a ingresar los

CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

Acción de los actores

Respuesta del sistema

datos

la

proceso

disciplinario existente para conocimiento de

la PGN.

2. La persona selecciona la opción de ingreso de datos sobre el sistema (Internet).

las

proceso

disciplinario

actuaciones/decisiones

de

apertura

en

de

un

entidad

de

un

o

4. El funcionario de la oficina de CI de la entidad ingresa al sistema los datos de la comunicación de inicio de proceso cuando se esta registrando el proceso por primera vez, o los datos de actuación/decisión y fecha cuando se esta reportando una novedad y da la opción de enviar.

3. El sistema despliega una pantalla donde se

podrán ingresar los respectivos datos.(Ver sección de Entradas en el presente documento). Si se esta entrando una actuación (decisión) de un proceso disciplinario reportado previamente el sistema debe permitir invocar el proceso mediante el número de proceso (entidad) o el número de solicitud (SIMIP).

5. Si la información es consistente y completa, el sistema almacena un registro en el sistema SIMIP con la correspondiente información y eventual archivo adjunto. Activa el caso de uso “Generar datos estadísticos”.

6. El sistema debe generar un número de solicitud, notificando al usuario el número y la fecha de radicación en el caso de registro de inicio de proceso.

Cuando se esta registrando una novedad, el sistema debe desplegar un mensaje del estado de la transacción sin generar número nuevo de solicitud.

7.

Con base en la información registrada se

llama al caso de uso de asignar competencia para asignar la dependencia competente y generar un mensaje de llegada, como en el correo electrónico, dejando el asunto como

CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

Acción de los actores

Respuesta del sistema

 

Tarea

Pendiente

en

la

correspondiente

dependencia.

 

6.2

Flujos Alternativos

Línea 4: Si no ingresa los datos básicos, no se debe permitir el registro de los datos y se desplegará al usuario un mensaje indicándole de lo sucedido y de los valores que debió haber diligenciado para hacer el ingreso de la comunicación.

7.

Precondiciones

La información correspondiente a la comunicación en la oficina de Control Interno de la Entidad. El archivo adjunto.

8.

Post Condiciones

Se crea un registro en el sistema correspondiente a la comunicación.

9.

Asuntos Pendientes

Se debe revisar cuales son los datos que son obligatorios para el ingreso de una comunicación de una oficina de CI.

Se debe tener en cuenta que en el evento de ampliación de la apertura de investigación, se pueden vincular nuevos servidores a la investigación. De igual manera, al reportarse las actuaciones, se debe tener en cuenta que el OCID puede, por ejemplo, archivar contra XX y formular cargos contra ZZ, o sancionar a XX y absolver a ZZ.

Esta funcionalidad es similar al caso de uso de SIMIP de Registrar Actividades y Actuaciones/Decisiones, en cuanto a que algunas Actuaciones dependen de los actores. Sin embargo el detalle que se pretende llevar sobre las actuaciones de las oficinas de OCID es menor al detalle que se lleva para casos de la PGN.

CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

CASO DE USO EVALUACIÓN AUTOMÁTICA DEL PODER PREFERENTE

CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

Histórico de Revisiones

EvaluaciónAutomáticaPoderPreferente-v3.0

Fecha

Versión

Descripción

Autor

04/05/05

1.0

Versión Inicial

Disney Rubiano

27/07/05

3.0

Revisión Observaciones PGN

C.Díaz

CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

Caso de Uso Evaluación Automática del Poder Preferente

1.

Descripción Breve

El presente caso de uso tiene como objetivo marcar de manera automática el NO ejercicio del poder preferente de la PGN sobre los inicios y actuaciones de procesos disciplinarios reportados por las oficinas de control interno disciplinario - OCID, de acuerdo a unas políticas establecidas por la Entidad.

Una vez la OCID reporta el inicio o la actuación sobre un proceso disciplinario a la PGN, la dependencia competente tiene 3 días hábiles para manifestar si ejerce o no el poder preferente.

En caso afirmativo, el proceso disciplinario se debe convertir en un caso en SIMIP.

En caso negativo, existen dos posibilidades:

- Que el servidor de la PGN, manualmente indique que no se ejerce poder preferente y registre una razón.

- Que el sistema automáticamente después de los 3 días de la notificación por parte de la OCID, marque que NO se ejerce poder preferente y asigne como razón: acción automática.

2.

Clasificación del Caso de Uso

2.1

Iteración

0

2.2

Prioridad

Alta.

2.3

Complejidad

Alta.

3.

Actores Involucrados

Sistema

4.

Entradas

Registros de inicio o novedades (actuaciones) de procesos disciplinarios reportados por las OCID.

CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

5.

Salidas

Registro de aplicación negativa del poder preferente para un registro determinado.

6.

Flujo de Eventos

6.1

Flujo Básico

Acción de los actores

Respuesta del sistema

 

1.

Este caso de uso se activa como proceso

batch, sobre los inicios o actuaciones de procesos disciplinarios notificados por OCID.

2.

El sistema de manera automática marca el

Flag de poder preferente en NO y razón:

acción automática, para inicios o actuaciones reportadas por la OCID que no hayan sido convertidas en casos por parte de los servidores de la dependencia competente en el ejercicio del poder preferente una vez hayan transcurrido 3 días de la notificación.

6.2

Flujos Alternativos

No existen.

7.

Precondiciones

Registro de inicio o actuación de un proceso disciplinario reportado por una OCID.

8.

Post Condiciones

Registro proceso disciplinario reportado por una OCID con indicador de NO ejercicio de poder preferente.

9.

Asuntos Pendientes

Revisar el criterio por el cual se marca el no ejercicio de poder preferente. En este momento, el proceso se dispara al cabo de 3 días de ser notificados por la OCID.

CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

CASO DE USO SIC_INT_1. GENERAR ARCHIVO DE SOLICITUDES Y PETICIONES INGRESADAS POR LA WEB

CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

Histórico de Revisiones

SIC_INT_1GenerarArchivoSolicitudesWEB.doc

Fecha

Versión

Descripción

Autor

04/05/05

1.0

Versión Inicial

Disney Rubiano

C.Díaz

27/07/05

3.0

Revisión Observaciones PGN

C.Díaz

CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

Caso de Uso SIC_INT_1. Generar Archivo de Solicitudes y Peticiones ingresadas por la Web

1.

Descripción Breve

Este caso de uso tiene como objetivo generar un archivo con las solicitudes y peticiones que un ciudadano/entidad haya reportado vía Web, en el sistema SIC. La información del archivo será cargada en el SIAF (ver el caso de uso “SIAF_INT_1. Cargar solicitudes ingresadas por la Web”).

2.

Clasificación del Caso de Uso

2.1

Iteración

0

2.2

Prioridad

Media

2.3

Complejidad

Media

3.

Actores Involucrados

SIC.

4.

Entradas

La información recolectada vía SIC en las opciones de registro de solicitud y registro de petición:

Datos de quien formula la demanda de servicio (Solicitud) o Petición:

Tipo de persona: Natural o Jurídica

Calidad: Particular o Pública

Nacionalidad: Nacional o Extranjero

Número de identificación (NIT, Cédula de ciudadanía, Cédula de extranjería, etc.).

Nombres y apellidos del ciudadano, Nombre de la entidad que formula la queja o solicitud.

Dirección de correspondencia, correo electrónico, fax y teléfono del ciudadano/entidad.

CIFI-INFORMATICA – PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

País, Departamento, Ciudad o Municipio de Procedencia

Datos de la Solicitud/Petición:

Fecha (automática).

Detalle de la solicitud o petición: Descripción breve de la solicitud o petición.

Para el caso de solicitudes: Tipo de solicitud: Queja disciplinaria – Solicitud de acción preventiva – Solicitud de Intervención Judicial o Administrativa – Solicitud de Ejercicio del Poder Preferente. (Puede equivaler a tipo de clasificación de la solicitud o asunto en SIAF o a la naturaleza).

Nota: Se debe tener en cuenta la homologación de los campos ingresados en SIMIP con la información recolectada por SIAF una vez se tenga una versión más detallada de los requerimientos.

5.

Salidas

Un archivo que incorpore los datos que se necesiten de las entradas.

6.

Flujo de Eventos

6.1

Flujo Básico

Acción de los actores

Respuesta del sistema

1. Este caso de uso se inicia cuando se activa la opción de generación de un archivo, con la información de las solicitudes y peticiones registradas en SIC.

 

2. El sistema genera los registros de la interfaz en un archivo.

6.2

Flujos Alternativos

Línea 2: En caso de encontrar un error (por ejemplo: sobre el tipo del dato, la longitud del dato, inexistencia de un dato obligatorio), se debe almacenar en un archivo de log, el error detectado.

7.

Precondiciones

Deben haberse registrado en el SIC datos referentes a las solicitudes (quejas) y peticiones (derechos de petición), junto con la información del ciudadano o entidad que los formula. También debe tenerse en cuenta una eventual documentación adjunta.

8.

Post Condiciones

Se genera un archivo.

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9.

Asuntos Pendientes

9.1

Periodicidad del cargue

Se debe definir cada cuanto se debe activar la opción de generación del archivo en el sistema SIC.

9.2

Tipo de cargue

Se debe definir si el cargue es automático (proceso batch).

9.3

Definir donde se debe generar el archivo

Determinar donde debe ser creado el archivo/puestos los registros que se quieren cargar en el SIAF (servidor, path, base de datos).

9.4

Tipo de archivo

Definir el tipo de archivo que contendrá los datos que se van a cargar en el SIAF. Archivo plano, vistas de una base de datos?

9.5

Datos que se desean cargar en el SIAF

Se debe identificar cuales son los datos que necesita SIAF y que deben ser incorporados en el archivo. Además se debe definir las características de los datos (Tipos, longitudes, obligatorio/no obligatorio).

9.6

Manejo de errores durante el cargue

Definir si durante la generación del archivo se produce un error, se aborta o se continua? Definir si se hace una generación por lotes y si dicha generación del lote se aborta cuando se produce un error, pasando a la generación del siguiente lote.

9.7

Identificación del archivo

En caso de manejar archivos planos se debe definir una nomenclatura que permita definir la fecha y grupo de datos que almacena. Lo propio se debe hacer en la definición de vistas de una base de datos.

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ANEXO 2 – DESCRIPCIÓN DETALLADA CASOS DE USO SIAM

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TABLA DE CONTENIDO

SIAM1 - Mantener Banco de Plantillas.…………………………………………………

1

SIAM2 - Administrar Recursos Físicos……………………………………………………

9

SIAM3 - Administrar Servidor PGN………………………………………………………

19

SIAM4 - Administrar Oficios……………………………………………………………… 24

SIAM5 - Administrar Políticas y Proyectos…………………………………………………31

SIAM6 - Administrar Inventario de Entidades………………………………………………37

SIAM7 - Administrar Competencias de las Dependencias………………………………….44

SIAM8 - Administrar Etapas, Actividades, Actuaciones e Información Relacionada………52

SIAM_INT_1 - Cargar Datos Servidores PGN………………………………………………64

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CASO DE USO MANTENER BANCO PLANTILLAS

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Histórico de Revisiones

MantenerBancoPlanillas.doc

Fecha

Versión

Descripción

Autor

19/06/05

1.0

Versión Inicial

Disney Rubiano

14/07/05

2.0

Revisión Observaciones PGN

Disney Rubiano

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Caso de Uso Mantener Banco Plantillas

1.

Descripción Breve

Tiene como objetivo la administración, generación y modificación de plantillas que utilice la Procuraduría para generar comunicaciones, autos, decisiones, resolución de instrumentos, etc.

2.

Clasificación del Caso de Uso

2.1

Iteración

0.

2.2

Prioridad

Media.

2.3

Complejidad

Media

3.

Actores Involucrados

Administrador SIAM.

4.

Entradas

Ingreso de plantilla:

Identificación.

Descripción.

Diseñador.

Fecha de creación.

Versión.

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Estado de la plantilla (Un indicador que permite identificar si la plantilla se libera o no para que los usuarios del sistema la empiecen a usar en la generación de la correspondiente comunicación, auto, decisión o resolución de instrumentos). Si el valor es “si”, todos los usuarios con permisos en el sistema para generar documentación, podrían seleccionarla para generar el correspondiente documento. Si el valor es “no”, pese a que está creada la plantilla, ningún usuario con permisos para imprimir documentos en el sistema, tendría accedo a la plantilla.

Un ejemplo de operación de este ítem, es el siguiente: El Administrador puede a través de la implementación del presente caso de uso, configurar una plantilla y poner el presente ítem con valor “si”. Con esta situación todos los usuarios con permiso de impresión podrían acceder a la plantilla creada. Si en algún momento se requiere cambiar campos en la plantilla, se puede tomar la plantilla original y copiarla en una siguiente versión, en este caso el administrador puede poner el valor “no” en ese ítem y el valor “si” en la copia, con esto los usuarios sólo tendrían acceso a la copia (siguiente versión) y no a la plantilla original. Se debe tener en cuenta que en algunas situaciones puede suceder que por circunstancias de la administración se requiera mantener el original, así los usuarios con permisos para impresión no la accedan.

Por cada ítem de la plantilla:

o

Texto.

o

Tipo de letra del texto.

o

Tamaño de la letra del texto.

o

Estilo de la letra del texto.

o

Ubicación del texto (Coordenadas X,Y)

o

Campo para captura/despliegue del valor asociado al ítem. (Opcional: no todos los ítems deben capturar/ desplegar un valor – Texto o numérico).

o

Rango de valores del campo

o

Tipo del campo.

o

Lugar del medio de almacenamiento de donde toma el valor que despliega. Operación que lo genera el valor que se despliega.

o

Tipo de letra del valor.

o

Tamaño de la letra del valor.

o

Estilo de la letra del valor.

o

Ubicación del valor (Coordenadas X,Y).

Modificación de plantilla:

Identificación.

Descripción.

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Diseñador.