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SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO-9001

PROCEDIMIENTO
CONTROL DE REGISTROS

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PR-CR-02
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PROCEDIMIENTO CONTROL
DE REGISTROS
RESPONSABLE
NOMBRE
:
PUESTO:

FIRMA

REVIS

APROB

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO-9001


PROCEDIMIENTO
CONTROL DE REGISTROS

NDICE DEL CONTENIDO


1.

OBJETIVO

2.

ALCANCE

3.

NORMAS A CONSULTAR

4.

DEFINICIONES

5.

CONDICIONES BSICAS

6.

CONDICIONES ESPECFICAS

7.

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

8.

FORMATOS

ANEXOS

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PROCEDIMIENTO
CONTROL DE REGISTROS

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1. OBJETIVO
Establecer el sistema que permita mantener un control de los registros, en lo relativo a su
elaboracin, identificacin, revisin, verificacin, recopilacin, clasificacin, tiempo de retencin,
archivo, proteccin, recuperacin, consulta y disposicin.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a las Unidades Administrativas, Proyectos, Servicios o
Instalaciones, que emiten y mantienen registros relacionados con el Sistema de Gestin
de Calidad, conforme al Manual de Calidad.
3. NORMAS A CONSULTAR
Sistemas de Gestin de la Calidad Fundamentos y vocabulario Norma ISO 9000
Sistemas de Gestin de la Calidad Requisitos Norma ISO 9001
Directrices para la documentacin de los Sistemas de Gestin de la Calidad Norma ISO
10013
Manual de Calidad de la Empresa.
4. DEFINICIONES
1. ATD: Archivo Tcnico Duplicado.
2. GC: Gerencia de Garanta de Calidad.
3. PSI: Unidad Administrativa, Proyecto, Servicio o Instalacin.
4. JD: Jefe de Departamento.
5. JAP: Jefe del rea programacin de GC.
6. RCD: Responsable del Control de la Documentacin.
7. RPSI: Responsable de la Unidad Administrativa, Proyecto, Servicio o Instalacin.
8. Documento: Informacin y su medio de soporte.
Nota 1: El medio de soporte puede ser papel o electrnico.
Nota 2: Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo: especificaciones y
registros, se denomina documentacin.
9. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeadas.
Nota 1: Los registros pueden utilizarse, por ejemplo: para documentar la trazabilidad y para
proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones
correctivas.
10. Verificacin: Confirmacin mediante la aportacin de evidencia objetiva de que se han
cumplido los requisitos especificados.
11. Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestin de la Calidad de una
organizacin.

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CONTROL DE REGISTROS

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5. CONDICIONES BSICAS
Todos los registros sern legibles y se guardarn y conservarn en unas condiciones que no
provoquen su deterioro.
6. CONDICIONES ESPECFICAS
6.1 Un registro se identifica mediante su ttulo o denominacin, al que le acompaa el
cdigo del procedimiento del cual deriva, su n de edicin (independiente de la del
procedimiento) y el n de pginas de que consta dicho registro.
6.2 Existen dos tipos de soporte para los registros: papel y sistemas electrnicos (disquete,
disco duro, etc.). Los registros de papel se almacenan en archivadores y los registros
electrnicos en su correspondiente medio.
6.3 Para los registros de papel se seguirn las directrices generales que se utilizan para la
conservacin de cualquier producto perecedero, es decir, se mantendrn alejados de
ambientes hmedos y preferentemente en armarios o en estanteras de habitaciones,
ambos espacios cerrados con llave al final de la jornada.
6.4 Para los registros en soporte informtico (principalmente disco duro) se dispondrn las
medidas:
Si se trabaja en red, clave de entrada.
Instalacin de un sistema antivirus.
Sobredimensionamiento de la capacidad de los dispositivos de almacenaje, con el
fin de prevenir los efectos por colapso.
6.5 Los registros, tanto en soporte papel como electrnico pueden ser de tipo Permanente o
No permanente, aunque pueden encontrarse particularidades en los procedimientos. Ver
Anexo 9.2.

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7. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Secuencia
de etapas

Actividad
Se elaboran los registros internos.
Se identifican los registros y son enviados al RCD para su
verificacin.
Los registros externos emitidos por parte de proveedores
son canalizados directamente al RCD para su clasificacin
y control.
Si por necesidades del PSI, se requiere la verificacin de los
registros, se enva a la Gerencia de Garanta de Calidad.
En caso de proceder la verificacin, se sella en todas y cada
una de sus hojas con un sello en color azul con la leyenda
Garanta de Calidad JT
Algunos registros que requieren verificacin:
Inventarios de equipos.
Expedientes de personal.
Historiales de los PSI.
Relaciones de registros.

Responsable

Elaboracin e
Identificacin

Verificacin

Recopilacin,
Clasificacin y
Tiempo de
Retencin

El RCD recibe y recopila los registros; tanto internos como


externos y clasifica con base a los siguientes criterios:
a) Al tipo de registro de que se trate Anexo 9.2.
b) Al tiempo de retencin que requiere estar
archivado cada registro.
Para establecer el tiempo de retencin de los registros en
el archivo, se debe consultar al Anexo 9.2., as como los
tiempos de retencin que establezcan los clientes
externos.

Persona que elabora,


Proveedor externo

JAP

RCD, Cliente externo

Archivo

Se archivan los registros.

RCD

Proteccin

Se procede a proteger los registros.

RCD

Se realizan prstamos de documentos y registros para


consulta mediante una tarjeta de control de documentos
y/o registros fuera del archivo. (Formato 8.5.).
El RPSI comprueba trimestralmente el estado que guarda
el archivo, revisando entre otros aspectos:
Que los documentos y registros estn en el lugar que les
corresponde.
Que las carpetas se encuentren en orden.
Que las Listas Maestras estn actualizadas.
Que los documentos y registros retirados del archivo no
rebasen un mes en poder del personal del PSI.
En caso de los registros electrnicos el RPSI verifica que
el RCD tenga en orden los directorios, adems de que
cumplan con los periodos de retencin que les
corresponda.

Recuperacin y
Consulta

a)
Comprobacione
s al Archivo

b)
c)
d)

RCD

RPSI

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PROCEDIMIENTO
CONTROL DE REGISTROS

Disposicin

Envo de
Registros al ATD

Anualmente, de preferencia en el mes de enero, el RCD


elabora una relacin de todos aquellos registros clasificados
como no permanentes, generados en el PSI y cuyo tiempo de
retencin haya concluido, para su disposicin.
El RCD entrega dicha relacin de registros al RPSI, para su
conocimiento y aprobacin. La enva a la Gerencia de
Garanta de Calidad para su verificacin.
GC recibe la relacin y despus de su verificacin la enva al
RPSI para que gestione la disposicin de los registros.
De proceder la disposicin de registros, el RCD los separa
del archivo y realiza las gestiones necesarias para su envo al
archivo de concentracin de la organizacin, para un control
de expedientes.
El RCD del PSI elabora una relacin de los registros para su
envo al ATD, utilizando para ello la forma mostrada en el
(Formato 8.4.), de acuerdo al Anexo 9.2.
Esta relacin, as como los registros en cuestin, son
enviados al JAP, el cual los turna al Jefe Auditor del PSI, para
su verificacin.
El Jefe auditor verifica los registros, confirmando la
clasificacin segn el Anexo 9.2.
Si la relacin de registros cumple con los requisitos de este
procedimiento, el Jefe auditor proceder a sellarlos, utilizando
el sello con la leyenda Garanta de Calidad JT, con tinta roja
y los regresa al JAP.
En caso de que la relacin de registros no cumpla con los
requisitos de este procedimiento, el Jefe auditor los turna al
JAP para que los regrese al RCD del PSI y se hacen
correcciones pertinentes.
Una vez realizadas las correcciones y sellados los registros,
el JAP regresa al RCD los registros para que sean enviados
al ATD.

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RCD, RPSI, JAP

JAP-Jefe auditor,
RPSI, RCD

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8. FORMATOS
DESCRIPCIN

EJEMPLARES

Tipo de registros y su clasificacin


Relacin de registros derivados de la
aplicacin del (Nombre del rea)
. para su envo al Archivo Tcnico Duplicado.

1
1

Tarjeta de control de documentos y/o


registros fuera del archivo.

8.1. Relacin de registros derivados de la aplicacin del


al Archivo Tcnico Duplicado

. para su envo

RELACIN DE REGISTROS DERIVADOS DE LA


APLICACIN
DEL
Garanta de Calidad
PSI:

Hoja:
De:

. PARA SU ENVO AL

ARCHIVO TCNICO DUPLICADO

PREPAR:
FIRMA:

IDENTIFICACI
N

RE
V.

FECHA
DE
EMISI
N

REGISTRO

FECHA:

PERODO DE RETENCIN
PERMANEN
TE

NO
PERMANEN
TE

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PROCEDIMIENTO
CONTROL DE REGISTROS

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8.2.
Tarjeta de control de documentos y/o registros
fuera del archivo.

TARJETA DE CONTROL DE DOCUMENTOS


Y/O REGISTROS FUERA DEL ARCHIVO
Documento y/o registro:

Cifra de Identificacin:

Ubicacin en el archivo:
Archivero N:

Gaveta N:
..
Contenedor N:

En Prstamo a:

Fecha de Prstamo:

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PROCEDIMIENTO
CONTROL DE REGISTROS
9. ANEXOS
1.1.

Cliente
Externo

Cdigo:
Versin:
Hoja:

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JAP-Jefe
auditor

Proveed
or
Externo

DIAGRAMA DE FLUJO
Persona
que
elabora

RCD

RPSI

INICIO

Requiere verificacin?
Establece
tiempos de
retencin y
disposicin
de sus
registros.

Elabora e
identifica
registros.

Si

Verifica
registros.

No
Emite
registros
externos.

Recopila y
clasifica los
registros.

Archiva y protege
registros.

Recuperacin y
consulta de
registros.

Comprobacin
del Archivo.

Elabora
relacin de
disposicin.

Aprueba la
relacin de
disposicin.

Realiza la
disposicin de
registros o el
envo al ATD.

Verifica la
relacin de
disposicin o
la relacin
para su envo
al ATD.

Recibe la
relacin
verificada y la
turna al RCD.

FIN

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PROCEDIMIENTO
CONTROL DE REGISTROS
1.2.

Nmero

Cdigo:
Versin:
Hoja:

PR-CR-02
1
12 de 12

TIPO DE REGISTROS Y SU CLASIFICACIN


Ttulo

Clasificacin
permanente
No permanente

1
2
3
4

Revisin por la Gerencia


Capacitacin
Realizacin del producto
Revisin de los requisitos

5
6

relacionados con el producto


Proceso de compras
Validacin de los procesos

de la produccin y de la

prestacin del servicio.


Control de la identificacin

8
9

nica del producto


Propiedad del cliente
Control de los equipos de

10

seguimiento y de medicin
Evaluar y registra la validez
de

11

los

resultados

de

3 aos

2 aos

las

2 aos

mediciones anteriores.
Registros de los resultados

Durante la vida

de

til del equipo

calibracin

la

12
13

verificacin.
Auditoria interna
Seguimiento y medicin del

14

producto.
Control del

15
16

conforme.
Accin correctiva
Accin preventiva

producto

no

6 aos

Nota: El tiempo de retencin de los registros permanentes en el archivo es de 12 aos o durante la vida
til del elemento.