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Optimizar el plan para reducir los costos

Si determina que los costos planeados no cumple el presupuesto


destino, puede usar varias estrategias para reducir los costos.

Ajustar los recursos y costos para cumplir con el


presupuesto

entrar costos de recursos para ajustar la normal y tasas


de horas extra, costo por uso, los costos fijos o recursos de costo.

Quitar o reemplazar una asignacin de recursos a


reducir los costos al reemplazar un recurso ms caro (una persona,
equipo, material o costo) con uno o reducir la cantidad de recursos
comparables en una sola tarea. A veces, mediante los resultados de
recursos menos costosos en compensaciones correspondientes de
reduccin del mbito, programacin ms larga o menor calidad. Aun
as, esta es una de las estrategias ms realistas para optimizar los
costos. Si quita un recurso ms caro la asignacin, este recurso es
libre de trabajar en otras tareas o proyectos con ms rentables.

Reasignar el trabajo restante en una tarea para controlar


qu de varios recursos realiza qu parte del trabajo restante, o para
especificar exactamente cundo se realizar el trabajo restante.

Reducir el mbito del proyecto para cumplir con el


presupuesto
Haga todo lo que proceda:

Determinar si quiere cambiar el mbito o la entrega


Debe reducir el mbito para cumplir la fecha de finalizacin o el
presupuesto. O bien, despus de crear el plan del proyecto, es
posible que tenga ms tiempo o dinero de lo que esperaba. En
cualquier caso, puede cambiar el mbito del proyecto. Puede elegir
entre cambiar las entregas del producto o cambiar el mbito del
proyecto.

Reducir los resultados del producto Si


reduce el mbito disminuyendo los resultados del producto, en
realidad est ofreciendo menos de lo previsto a los clientes o
participantes. Por ejemplo, supongamos que trabaja en un proyecto

para desarrollar un producto nuevo. Para cumplir con la fecha de


finalizacin o con el presupuesto, decide disminuir las caractersticas
del producto que los clientes planearon y aprobaron originalmente.
En este caso, probablemente tenga que obtener la aprobacin de los
clientes o ajustar el contrato, si procede.

Recortar el mbito del proyecto Es posible


que pueda proporcionar los mismos resultados del producto
cambiando el modo en que los produce.
Por ejemplo, en el proyecto para desarrollar un producto nuevo,
decide quitar una tarea de investigacin de mercado y tambin
reducir la duracin de las pruebas del producto para cumplir con la
fecha de finalizacin o con el presupuesto. En este caso, el producto
final y los resultados no cambian. Sin embargo, cambi el mtodo
para proporcionar este producto final reduciendo el mbito del
proyecto.

Usar el tiempo o el presupuesto disponible


Si descubre que tiene ms tiempo o dinero de lo que esperaba,
puede agregar resultados. O bien puede incrementar el mbito del
propio proyecto, lo que suele resultar en un producto con mayor
calidad.

Considerar el efecto del mbito en la calidad


Puede que tenga que reducir el mbito para cumplir con la fecha de
finalizacin o adecuarse al presupuesto. O bien, despus de crear un
plan del proyecto, podra encontrarse con que tiene ms tiempo o
dinero de lo que esperaba. En cualquier caso, puede cambiar el
mbito del proyecto. Tenga en cuenta que la calidad y el mbito estn
estrechamente relacionados. Si reduce el mbito, puede que tenga
que aceptar una menor calidad. Si aumenta el mbito, probablemente
aumentar la calidad del proyecto y del producto resultante.

Cambiar la duracin para reducir la cantidad de tiempo


que se han planificado para las tareas. Asegrese de que la duracin
reducida permite que el trabajo que se complete. Adems, asegrese
de ajustar la cantidad de trabajo que se ha asignado a los recursos
correspondiente.

Quite una tarea si no es absolutamente necesaria. Pero


tenga en cuenta que, si quita tareas, puede disminuir la calidad de la
implementacin del proyecto general. Las tareas que se deben

realizar siguen teniendo que reflejarse en el plan, y slo se deberan


quitar las tareas que se consideran opcionales.
o

Reemplazar una asignacin de recursos reemplazando


un recurso ms caro (una persona, equipamiento o materiales) con
uno. A veces, usa menos consume recursos genera compensaciones
correspondientes de reduccin del mbito, programacin ms larga o
una reduccin de la calidad. Aun as, esta es una de las estrategias
ms realistas para optimizar los costos.
Identificar los recursos sobreasignados o infraasignados
Revise la carga de trabajo del recurso para el plan del proyecto que
acaba de crear. Aunque algunos sobreasignacin o infraasignacin
podra ser normal en determinadas circunstancias, esta revisin
puede ayudarle a ver si un rendimiento aceptable se asignan los
recursos o si necesita realizar ms ajustes en la carga de trabajo
del recurso.

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