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I NSTITUTO T ECNOLÓGICO S UPERIOR DE M ULEGÉ LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN INFORME TECNICO DE

INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE MULEGÉ

LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN

INFORME TECNICO DE RESIDENCIA PROFESIONAL:

Manual de procedimientos del puesto de auxiliar administrativo

Rosa Guadalupe Escobedo Bojórquez

No. Control 081060014

Realizada en Terracerías y Triturados GUTIERREZ, En el periodo Agosto 2013-Enero

2014

Contenido

Índice

INTRODUCCIÓN

4

CAPÍTULO I

5

JUSTIFICACIÓN

5

CAPITULO II

6

OBJETIVOS GENERALES Y ESPECÍFICOS

6

2.1 Objetivo general

6

2.2 Objetivos específicos

6

CAPITULO III

7

DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

7

CAPITULO IV

8

CARACTERIZACIÓN DEL AREA EN QUE PARTICIPÓ

8

DATOS GENERALES DE LA EMPRESA

8

MISIÓN

8

VISIÓN

8

FILOSOFÍA

9

VALORES

9

ORGANIGRAMA

10

CARACTERISTICAS DEL AREA

12

CAPITULO V

14

ALCANCES Y LIMITACIONES

14

Alcances

14

Limitaciones

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CAPÍTULO VI

15

FUNDAMENTO TEÓRICO

15

4.1 ¿Qué es un manual?

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4.2 ¿Qué tipo de manuales existe?

16

4.3 ¿Cuál es su utilidad?

16

METODOLÓGIA

16

CAPITULO VI

18

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

18

CAPITULO VII

19

DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LAS ACTIVIDADES

19

7.1 Identificación de la

19

7.2 Recopilación de la

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7.3 Análisis de la información obtenida

19

7.4 Determinación de la información de

20

7.5 Establecer la terminología a utilizar

20

7.6 Estructurar un borrador del prototipo

20

7.7 Realización de un

20

7.8 Pruebas del

21

7.9 Aplicación de cambios sugeridos

21

7.10 Aplicación de la estructura

21

7.11 Entrega final del producto

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CAPITULO VIII

22

RESULTADOS

22

REGISTRO Y CONTROL EXPEDIENTES DE CUENTAS

22

REALIZACIÓN DE VENTAS

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2

EMISIÓN DE FACTURAS

31

POLIZA DE INGRESO (Contabilizar facturas emitidas)

35

CAPITULO IX

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CONCLUSIONES

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CAPITULO X

41

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Y VIRTUALES

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INTRODUCCIÓN

En la creciente demanda, en la actualidad, es necesario agilizar los procesos, y la manera más eficaz, para solucionar esos problemas, es estructurar una forma estándar de como realiza esos procedimientos, es el motivo por el cual se desarrolló el proyecto.

El proyecto se realizó, en el área administrativa, de la empresa Terracerías y triturados GUTIERREZ, el cual consiste en el desarrollo de un manual de procedimientos, que se tenga presente como una herramienta, que permitirá al ocupante del puesto la solución de las interrogantes al momento de desarrollar las actividades.

Una propuesta no tiene sentido si no se tiene las bases suficientes para hacer creer lo contrario, ese es el objetivo de la justificación que se presenta en el capítulo I, donde se justifica la necesidad de usar un manual de procedimientos, que le brinde al usuario una rápida solución.

en el capítulo II se establecen los objetivos generales y específicos que nos ayudarán a medir los resultados del proyecto, seguidamente n el Capítulo III se presenta la definición del problema, en donde se destaca la necesidad de esta herramienta, ya que con anterioridad, en algunos de los procesos, se tienen dudas, en el desempeño de las mismas.

En el capítulo IV, se encuentra la información referente a los antecedentes, la localización de la planta, estructura organizacional y la información del área en que se realizó el proyecto. En el capítulo V se menciona los alcances y las limitaciones que se presentaran en el desarrollo del proyecto, es decir, cuáles serán los logros y la limitación que pueda presentarse al desarrollarse el proyecto. De igual forma un proyecto debe de contar con los fundamentos teóricos en donde se mencionen las bases que define la decisión tomada para la solución, esto se menciona en el capítulo VI.

Siguiendo el plan de actividades, se incluye el capítulo VI y VII, se describe los lineamientos que indican las actividades que se realizaron en determinados periodos, la metodología utilizada, con base en estructura de investigación.

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CAPÍTULO I

JUSTIFICACIÓN

El proyecto se genera por la necesidad, de estructurar los procedimientos en el puesto de auxiliar administrativo en Terracerías y Triturados GUTIERREZ, ya que este carece de instrucciones para el desarrollo de las actividades en el puesto de auxiliar administrativo, el cual tiene como resultado una capacitación empírica, ya que la mayoría de las actividades se aprenden en la práctica, y que en ocasiones resultan interrogaciones, de las cuales no se tiene un fundamento para la resolución de las mismas y del el seguimiento correctos de las actividades. Lo que le permitirá a la empresa tener una herramienta para la correcta inducción de puesto antes mencionado. Y con esto, mejorar la productividad del puesto, resultando una mayor eficacia en el desarrollo de las actividades.

Y por lo tanto este deriva en un desarrollo ineficiente. Además se pretende agilizar la búsqueda de información de los datos de los clientes, esto le permitirá al ocupante del puesto una información establecida. Beneficiando la rapidez del desarrollo de las actividades, para la comodidad de los clientes.

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CAPITULO II

OBJETIVOS GENERALES Y ESPECÍFICOS

2.1 Objetivo general

Elaborar un manual de procedimientos para el claro establecimiento de las actividades, y así mismo del proceso para realizarlas, proporcionando a la empresa, y al trabajador una herramienta, que le suministre información clara y precisa para la realización de las tareas.

2.2 Objetivos específicos

Elaborar un listado de las actividades y procedimientos realizados en el puesto.

Establecer un procedimiento paso a paso para la realización de las actividades.

Proporcionar a la empresa y al empleado una herramienta para la fluidez de la información.

Suministrar información para la resolución de dudas.

Establecer el manual como una herramienta, que sirva de ayuda cualquier persona que se encuentre cubriendo el puesto, y este mismo puedan resolver sus dudas en cualquier momento.

Sustentar las bases al proporcionar un apoyo de la información teórica en cada una de las actividades.

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CAPITULO III

DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

El puesto de auxiliar administrativo, en la empresa “Terracerías y triturados GUTIERREZ, --no cuenta con la información necesaria para la realización de las actividades y seguimiento de los procedimientos. Resultando un desempeño pobre o deficiente, lo cual da a la necesidad de establecer las actividades de una manera formal mediante la aplicación de una herramienta que le permita al usuario una vista panorámica del curso de las actividades.

Un manual de procedimientos, el cual, sea direccionado a la persona que se encuentre ocupando el puesto, el cual no solo para esta persona sea de ayuda, si no cuando la primera no estuviese, una segunda persona pueda realizar las actividades de una misma manera.

Las necesidades de la aplicación de manual son principalmente:

1. La lentitud al realizar las actividades, debido a la falta de información.

2. Dudas al momento de realizar los procedimientos.

3. Falta de herramientas para la toma de decisiones.

Actualmente los procesos no se encuentran establecidos, y el manejo de los datos es difícil de localizar, por lo que algunas ocasiones los clientes se ven afectados por el corto alcance del desarrollo de los procedimientos.

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CAPITULO IV

CARACTERIZACIÓN DEL AREA EN QUE PARTICIPÓ

DATOS GENERALES DE LA EMPRESA

Nombre:

Terracerías y Triturados Gutiérrez

Razón Social: José Trinidad Gutiérrez Nuño

Actividad:

Extracción y venta de materiales pétreos

RFC:

GUNT600918C21

DIRECCIÓN: Carretera Transpeninsular, Km 7 al norte.

TELEFONO: (615) 109- 5928

CORREO ELECTRONICO: tytgutierrez@hotmail.com

(615) 109- 5928 CORREO ELECTRONICO: tytgutierrez@hotmail.com PUESTO A ORDENAR: AUXILIAR ADMINISTRATIVO. MISIÓN Responder

PUESTO A ORDENAR:

AUXILIAR ADMINISTRATIVO.

MISIÓN

Responder a la confianza de nuestros clientes, brindando la ingeniería, el soporte técnico y maquinaria para la ejecución de obras y así como de proveer agregados que cumplan las especificaciones requeridas por nuestros clientes.

VISIÓN

Ser la empresa líder, en el área de construcción de terracerías y suministro de agregados pétreos, contando con el personal técnico y maquinaria especializada para este fin y

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así establecer un compromiso de producción de materiales pétreos de alta calidad, contando con el capital necesario para aprovechar las oportunidades de negocio, e incrementando nuestras relaciones comerciales con los diferentes sectores del mercado.

FILOSOFÍA

Mantener una constante superación tanto en la calidad de los productos y servicios, como de la realización de nuestro capital humano, conformando un equipo humano profesional, capacitado, motivado e identificado con la empresa.

Creemos firmemente que nuestro esfuerzo crea clientes leales y satisfechos, quienes reconozcan los productos y servicios ofrecidos, donde muestren su plena satisfacción. Pues sabemos que la asesoría y la respuesta rápida y eficiente genera la confianza de nuestros clientes. Manteniendo como directrices nuestros valores.

VALORES

Responsabilidad y Compromiso: Respondemos a la confianza que nuestros clientes depositan en nosotros, asegurando el cumplimiento de los trabajos, al planearlos, para lograrlos de manera eficiente.

Servicio: Proporcionando atención plena a nuestros clientes, de manera que estén satisfechos, desde la cotización, hasta la finalización de los trabajos.

Respeto: Esforzándonos por comprender la empatía de nuestros colaboradores, proveedores y clientes, garantizando las buenas relaciones humanas.

Superación: Mantenemos el compromiso de mejorar cada día, fomentando en cada uno de los colaboradores, el sentirse identificados con la compañía, para potenciar la forma en que ellos realizan sus actividades.

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ORGANIGRAMA

C. Jose Trinidad Gutierrez Nuño Gerencia C.F.P. Raúl C. Pedro C. Sayra Lizeth Gutierrez A.
C. Jose Trinidad Gutierrez Nuño
Gerencia
C.F.P. Raúl
C. Pedro
C. Sayra Lizeth
Gutierrez A.
Lic. Paola
Armando Tamayo
Abraham Tirado
Vazquez Armenta
Armenta.
Ing. Sergio de
Jesús Enriquez
Hernandez
Amarillas
Administración
Contabilidad
R.R.H.H.
Ingenieria y operaciones
Mantenimiento
C. Rosa Gpe.
Escobedo
Bojorquez.
Armando Coronel
C. Arturo Gtz. N.
Aux. de administración
Criba #2
Almacén
Rodrigo Soto
C. Fco. Bernabe
Angulo H.
Criba #1
Electricidad
Jesus Fisher
Choferes
Amador
Acarreos
Mecánica
Blas Reyes
Mtto. preventivo
Operadores
Op. Maquinaria

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DESCRIPCIÓN GENERAL DE LOS PUESTOS

GERENCIA GENERAL.- En la parte gerencial, es donde se toman las decisiones, de más alto rango, en beneficio de la organización en general, por lo que cada una de las decisiones, tomadas en ese nivel, que deben ser acatadas por cada uno de los participantes de menor jerarquía. La toma de decisiones, será en base a las pruebas presentadas por los diferentes departamentos de nivel táctico.

ADMINISTRADOR.- Es la persona que dirige los esfuerzos, y se encarga de hacer posible, las decisiones del gerente general, supervisando cada una de las áreas, de manera que esta reciba reportes que indiquen el flujo de la compañía.

CONTADOR.- Es el encargado, de registrar las operaciones que afecten económicamente a la empresa, este produce información financiera, misma que sirve, para la toma de decisiones, ya sea amortizaciones o financiamiento.

Registro de operaciones.

Elaboración de estados de resultados, balance general, etc.,

Declaraciones informativas.

Declaración de información de operaciones con terceros

Actualización de información fiscal.

RECLUTADOR.- Es la persona, que mantiene contacto con el personal de la empresa, y realiza las actividades, ante las diferentes instituciones, con trámites relacionados, a los trabajadores.

Altas y bajas ante el Seguro social.

Elaboración de nómina.

Control de expedientes de los empleados.

INGENIERO.- Se encarga de la planeación, dirección y control de obras, y así mismo de la producción de la planta. Coordina a los operadores y choferes para la logística de las tareas diarias o de los proyectos.

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Planeación y desarrollo de los proyectos.

Realización de estimaciones.

Control de la producción.

Diseñar el plan de trabajo, para operadores y choferes.

Asistente. Es el encargado de supervisas las unidades de acarreos (volteos y pipas),

SUPERVISOR DE MATENIMIENTO. Es el encargado, de supervisar, el mantenimiento correctivo de la maquinaria en general. Supervisa, de manera directa las sub-áreas de almacén, electricidad y Mecánica.

Programar los servicios de mantenimiento en general.

Dirigir las reparaciones de las unidades.

Supervisar cada una de las tareas a realizar, en su área correspondiente.

Planear el suministro de almacén.

CARACTERISTICAS DEL AREA

Dentro del área administrativa, el seguir protocolos, para el desarrollo de los procedimientos es realmente necesario, ya que de ellos depende, que el desempeño de las actividades, se den de manera fluida. Según Münch Galindo […] el proceso administrativo puede dividirse en 5 etapas, la planeación, organización, integración, dirección y control [ ]

En el puesto de “Auxiliar administrativo” Se derivan, la mayoría de los procedimientos, de las diferentes áreas de la empresa, del área administrativa, ya que es donde se generan la facturación de los ingresos, el control de las compras, recepción de pedidos, control de expedientes de clientes, dar seguimiento a las requisiciones con proveedores externos.

Departamento: Administración.

Puesto: Auxiliar contable.

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Actividades a desarrollar:

o

Emisión de facturas (CFDi- Contpaqi En línea)

o

Contabilizar facturas de ingreso (Pólizas de ingreso- emitidas)

o

Contabilizar ingresos (Pólizas de diario).

o

Crear y controlar los expedientes de los clientes.

Comentario: Cada uno de los procedimientos los desarrollé por medio de consultas bibliográficas, entrevistas con el personal relacionado al puesto y por medio de la observación directa en el área de campo.

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CAPITULO V

ALCANCES Y LIMITACIONES

Alcances

1. A través del sistema, se podrá tener un centro de información para el desarrollo de las actividades y de los procedimientos completos, desarrollado por el auxiliar administrativo.

2. Contar con herramientas para la solución de dudas con respecto al desempeño de ciertas actividades.

3. Agilizar los procesos, mediante procedimientos ordenados.

4. El lenguaje utilizado, es comprensible a personal administrativo.

Limitaciones

1. Solo es de carácter administrativo, por lo que solo el personal del área puede

fácilmente traducir el lenguaje utilizado en los procedimientos.

2. Solo es posible implementarlo a la empresa.

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CAPÍTULO VI

FUNDAMENTO TEÓRICO

Es importante mencionar las terminologías que hacen referencia de información al proyecto. A continuación se define las bases teóricas de un Manual.

En la mayoría de las organizaciones, el tener la información no es suficiente, es entonces donde se requiere una formación integral. Por ese motivo, la implementación de herramientas de organización, tales como los manuales, se hacen ver de manera imprescindible, ya que es ahí, donde se buscan las soluciones de dudas, de ciertas actividades.

Entonces se determinan que las actividades deben estar establecidas, en documentos, y es donde podemos reflexionar acerca de la frase […]” El ser humanos es capaz de imaginar, soñar, y visualizar nuestros derroteros de transformación. Las metas constituyen un fruto de la imaginación. El ser humano puede emplear todos los elementos conocidos en un momento dado y otorgarles una nueva configuración. A fin de lograr aspectos nuevos y desconocidos hasta ese momento […]”. (Arias Galicia, 2006)

Es por eso que el determinar las actividades a realizar, utilizando técnicas de organización, facilitan el trabajo de las personas, logrando un flujo libre de las actividades.

Además que es de importancia la correcta administración de las actividades, ya que el implantar políticas y reglamentos de operación y desarrollo de trabajo, para con ello evitar, elevar los costos y la duplicidad de funciones y/o actividades.

Pero antes de seguir, podemos preguntarnos ¿Qué es un manual? ¿Para qué sirve? o bien ¿Qué ventajas ofrece? , Todas estas interrogantes serán respondidas a continuación.

4.1 ¿Qué es un manual?

[…] documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca dela organización de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser:

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4.2

¿Qué tipo de manuales existe?

De Políticas.

Departamentales.

De bienvenida.

De organización.

De procedimientos.

De contenido múltiple.

De técnicas.

De puesto.

4.3 ¿Cuál es su utilidad?

Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa.

Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.

Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y cómo se debe hacer.

Son una fuente de información, pues muestra la organización de la empresa.

Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.

Son una base para el mejoramiento de sistemas.

Reducen cosos al incrementar la eficiencia […]. (Münch Galindo, 2006)

METODOLÓGIA

Para el complemento del proyecto, es necesario seguir una metodología, que guíe el desarrollo del proyecto y que además sean directrices para el cumplimiento de los objetivos.

1. IDENTIFICACIÓN DE LA PROBLEMÁTICA. Etapa realizada, al percibir el deficiente desarrollo de las actividades, por falta de información, ya que todo se aprende de forma empírica o bien mediante el desempeño de la práctica.

2. RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN. Por medio de:

a. Consultas bibliográficas:

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i.

Fundamentos de Administración. Münch, García, Ed. Trillas. (2006)

ii. Primer curso de contabilidad. Ed. Trillas. (2006).

iii. Metodología de la investigación. Hernández S. R., Fernandez C. C y Baptista L. P. Ed. Mc Graw Hill. (2006).

b. Observación y análisis del desempeño de las actividades (Forma presencial).

c. Entrevistas:

i. Al personal directamente relacionado con este puesto, estableciendo cuestionamientos, que sirvan de guía para identificar los posibles problemas que aún no se han detectado en la fase de la definición del problema.

3. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN.

a. Una vez, obtenida la información necesaria para establecer las bases de

donde a partir para el desarrollo del manual, y de la misma manera plantear los diagramas de flujos para la correcta realización de los procedimientos.

4. ESTRUCTURACIÓN DE PROTOTIPO. Depuración de la información que es de utilidad, para establecer la estructura del prototipo del manual.

5. EVALUACIÓN DEL PROTOTIPO DEL MANUAL. Una vez desarrollado el prototipo, se pone a pruebas con personal relacionado con el

área administrativa. Verificando si el prototipo final, cumple con los requerimientos

del problema

definidos en

la

definición

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CAPITULO VI

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Semana

Actividad

1

2

3

4

5

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9

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14

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Identificación de la problemática

7 8 9 10 11 12 13 14 15 Identificación de la problemática Recopilación de información

Recopilación de información

Análisis de la información obtenida

Determinación

la

información

de

relevancia

Establecer la terminología a utilizar

de relevancia Establecer la terminología a utilizar Estructurar un borrador del prototipo Realización de

Estructurar un borrador del prototipo

Realización de borrador

Pruebas de manual

Aplicación de cambios sugeridos

Estructura digital del manual

Pruebas finales

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CAPITULO VII

DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LAS ACTIVIDADES

A continuación se presenta las actividades por cada etapa que fueron realizadas durante la instancia del periodo de residencia.

7.1 Identificación de la problemática.

Con la detección del problema, de manera vivencial, se identifican las principales fallas en el desarrollo de las actividades. Las necesidades del usuario son claras, por lo que realmente es evidente la intervención y la utilización de técnicas que permitan solucionar la problemática.

7.2 Recopilación de la información.

En esta etapa se realizarán entrevistas con el personal cercano al puesto de auxiliar administrativo, el primer acercamiento se desenvuelve, al momento de estar realizando las actividades, ya que son expresas por el propio personal administrativo.

7.3 Análisis de la información obtenida.

Se analiza la información obtenida, seleccionando y clasificando los puntos importantes, para la satisfacción de las necesidades recurrentes del usuario del puesto. Información que servirá para determinar los aspectos de la estructura del prototipo del manual de procedimientos.

7.4

Determinación de la información de relevancia.

Analizada la información y con base en la estructura del prototipo se establece la información relevante para determinar el curso de las funciones durante el desarrollo de cada uno de los procedimientos.

7.5 Establecer la terminología a utilizar.

En esta etapa se identifica el principal vocabulario para la utilización dentro del prototipo, señalando los principales conceptos de importancia para creador y usuario.

7.6 Estructurar un borrador del prototipo

Elaborar un diagrama con las actividades necesarias, donde sea posible observar el seguimiento y la aplicación necesarios, para establecer el borrador de prototipo, en el cual se enmarque las principales actividades de los procedimientos

7.7 Realización de un borrador.

Con base en el diseño de la estructura del prototipo, se desarrollan las principales actividades, dentro de los procedimientos realizados en el área del puesto del auxiliar administrativo, enmarcando los objetivos, alcances y la estructura interna de cada uno de los procedimientos.

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7.8

Pruebas del manual.

Una vez elaborado el borrador de manual, se pone a prueba, se involucra al personal directamente relacional con el puesto, ya que son ellos quienes advertirán de posibles mejoras al producto.

7.9 Aplicación de cambios sugeridos.

Previamente evaluado por el personal relacionado con el puesto del auxiliar, se desarrollan las sugerencias a mejora del producto. De aquí se obtiene el producto a detallar para la presentación a la empresa. Se procede a adjuntar cada uno de los diagramas necesarios para la realización del producto.

7.10 Aplicación de la estructura digital.

El borrador del manual, es ingresado a un medio digital (procesador de textos). Permitiendo las modificaciones necesarias, si en un futuro las necesitaran.

7.11 Entrega final del producto.

Se le proporciona al encargado del área de administración, el prototipo del manual elaborado para su acreditación final.

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CAPITULO VIII

RESULTADOS

REGISTRO Y CONTROL EXPEDIENTES DE CUENTAS

PROPOSITO

Establecer las condiciones y actividades que será aplicada en el registro, control y aprobación de cuentas a crédito, de los aspirantes en Terracerías y Triturados GUTIERREZ.

ALCANCE

El ámbito de la aplicación del procedimiento, es de la persona que ocupa el lugar de auxiliar administra, que a su vez es parte del Departamento de administración.

POLITICAS DE OPERACIÓN

De la obtención del crédito

La aprobación de una cuenta de crédito, requiere de la autorización del Jefe del departamento de administración, quien analiza y evalúa, la documentación del prospecto.

La solicitud del crédito, no le está limitada a persona morales, si no también físicas.

La documentación anexa a la solicitud, debe de contener:

a) R1 o Registro Federal de Contribuyentes.

b) Comprobante de domicilio

c) Identificación del representante legal (según sea el caso)

El Monto de crédito, será determinado por el jefe del departamento de administración.

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DIAGRAMA DE FLUJO

Administrador Auxiliar Administivo Cliente 6 Analizar documentación de prospectos 1 4 5 9

Administrador

Auxiliar Administivo

Cliente

6

Analizar

documentación de

prospectos

6 Analizar documentación de prospectos

1

4

5

9

Inicio
Inicio

Presentación de

la empresa.

Proporcionar

asesoría de

requisitos

Recibir solicitud y

documentación.

Enviar

documentación al

departamento de

administración

3

documentación al departamento de administración 3 Llenar solicitud de crédito y anexar documentación

Llenar solicitud de

crédito y anexar

documentación

de administración 3 Llenar solicitud de crédito y anexar documentación Crear expediente físico Termina
de administración 3 Llenar solicitud de crédito y anexar documentación Crear expediente físico Termina
Crear expediente físico
Crear
expediente
físico
Termina
Termina
2 A
2
A
Crear expediente físico Termina 2 A Notificar la ¿El crédito autorización del fue
Notificar la ¿El crédito autorización del fue crédito autorizado Captura de 8 información en el
Notificar la
¿El crédito
autorización del
fue
crédito
autorizado
Captura de
8
información en
el programa de
ventas
A

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Secuencia de etapas

Actividad

 

Responsable

 

1. Ofrecer la bienvenida a la empresa.

1.1

Proporcionar una breve

Auxiliar administrativo

 

información

de

los

 

materiales y servicios que

 

ofrece

la

empresa.

TARJETA

 

DE

PRESENTACIÓN.

2. Proporcionar asesoría de la información para la obtención del crédito

2.1

Proporciona información de los requisitos y/o documentación para la obtención del crédito.

Auxiliar administrativo

 

2.2

Provee formato de solicitud de crédito.

 

3. Llenar solicitud de crédito y anexar documentación

3.1

Llena solicitud de crédito con datos verídicos acerca de la empresa o bien de su persona.

Prospecto

3.2

Anexa documentación solicitada por el auxiliar administrativo.

4. Recibir

solicitud

y

4.1

Recibe la documentación y la solicitud previamente llenada por el prospecto.

Auxiliar Administrativo

 

documentación.

 
 

5.1

Promueve

 

la

Auxiliar administrativo

 

5. Enviar documentación al Jefe del departamento administrativo

documentación al departamento correspondiente para su análisis y aprobación.

 
 

6.1

Analiza los documentos presentados, para tomar la decisión si el crédito es aceptado o negado. ¿Se autorizó?

Jefe

del

Departamento

6. Analizar la documentación de aspirantes al crédito.

administrativo.

SI:

se notifica la

 

autorización

 

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24
   

NO:

Proporciona

 

Asesoría.

7. Notificar la autorización del crédito.

7.1

Informa al cliente la autorización del crédito.

Auxiliar administrativo

7.2

Hace del conocimiento del cliente, el número asignado, nivel de crédito, días de crédito aprobados, cuenta de depósitos.

8. Capturar información.

8.1

Captura la información presentada por el cliente en el programa de ventas. Manual de usuario SysCriba.

Auxiliar administrativo

9. Crear expediente.

9.1

Crear

expediente

físico,

Auxiliar administrativo

con

la

documentación

 

proporcionada

por

el

cliente,

además

de

carpeta

de

notas

de

remisión.

 

1.1 HERRAMIENTAS NECESARIAS

PROGRAMAS Y DOCUMENTOS

Manual de usuario SysCriba

Programa SysCriba

1.2 REGISTROS

Registro

Tiempo de retención

Responsable

de

Código de registro

conservarlo

Solicitud de obtención de crédito

1 año

Auxiliar administrativo

TYT-GUNT-ADMON-

P/001-D/01

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25

1.3 ANEXOS

1.8.1 Formato para solicitud de obtención de crédito.

TYT-GUNT-ADMON-P/001-D/01

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26
TYT-GUNT-ADMON-P/001-D.01 TERRACERIAS Y TRITURADOS GUTIERREZ JOSE TRINIDAD GUTIERREZ NUÑO GUNT60918-C21 SOLICITUD DE

TYT-GUNT-ADMON-P/001-D.01

TERRACERIAS Y TRITURADOS GUTIERREZ

JOSE TRINIDAD GUTIERREZ NUÑO

GUNT60918-C21

SOLICITUD DE CRÉDITO

Datos generales del Proveedor Información proporcionada por proveedor-subcontratista. 1. Razón Social o Nombre de la
Datos generales del Proveedor
Información proporcionada por proveedor-subcontratista.
1.
Razón Social o Nombre de la Persona Física: (en mayúsculas y sin signos de puntuación)
RFC:
CURP:
2.
Dirección Fiscal: (Según la registrada en el RFC)
Calle y Número
Colonia
Delegación / municipio
Estado
Correo electrónico:
Código Postal
3.
Contactos
Puesto
Nombre
Teléfono
( lada o código de área –
número – ext.)
Correo electrónico
Representante Legal
(Persona Moral)
Gerente de Compras
Cuentas por pagar
4.
Producción / Tipo de Servicio
GIRO DE LA EMPRESA:

Caracterización del crédito

Monto/unidades solicitadas Promesas de pago

del crédito Monto/unidades solicitadas Promesas de pago Periodo de cobranza Nombre y firma Acepto y reconozco

Periodo de cobranza

Nombre y firma

Acepto y reconozco que los datos aquí proporcionados son verídicos, y así mismo pueden ser comprobables si la empresa lo requiere

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REALIZACIÓN DE VENTAS

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

Establecer las actividades para la realización de venta de materiales y/o renta de maquinaria.

ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a los clientes, ya sea de crédito y/o contado.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Por el auxiliar administrativo a través de notas de remisión, registro de ventas a contado o crédito.

I. Nota de venta al público (Formato A).

II. Nota de venta a crédito (Formato B).

Todas las ventas sean a crédito o contado, deberán ser registradas en el programa de venta Syscriba.

En caso de que la venta sea al público, esta se captura en el tabulador de hoja de cálculo. TYT-GUNT-ADMON-P/002-D.01, donde se capturan los ingresos diarios. De lo contrario, las ventas a crédito se capturan en el siguiente tabulador. TYT-GUNT-

ADMON-P/002-D.02

Es responsabilidad del auxiliar llenar la nota de venta.

Es obligación del cliente firmar la nota cuando ha recibido el material.

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DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

CLIENTE

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

INICIO
INICIO

Solicita información y/o

cotización de precios de

los productos.

1

A
A

3

2

Elabora cotización
Elabora cotización
de precios de los productos. 1 A 3 2 Elabora cotización Acepta o requiere cambios de
de precios de los productos. 1 A 3 2 Elabora cotización Acepta o requiere cambios de

Acepta o requiere cambios

de la cotización

4 ¿Acepta la cotización?
4
¿Acepta la
cotización?

5

A
A

SI

Paga importe total de las notas

Elabora nota de venta ¿La venta es a contado?
Elabora nota de venta
¿La venta es a
contado?

Captura notas de remisión en

Syscriba.

es a contado? Captura notas de remisión en Syscriba. Archiva copia de notas de remisión en

Archiva copia de notas de

remisión en expediente

TERMINA
TERMINA
es a contado? Captura notas de remisión en Syscriba. Archiva copia de notas de remisión en

6

7

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30

EMISIÓN DE FACTURAS

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Emisión del Comprobante Fiscal Digital a través de internet (CFDi), desde la captura de los datos, hasta el timbrado del mismo, por medio de la página de Contpaqi en línea, en el cual se obtenga como producto final, una factura electrónica. (SAT, 2013)

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Obtener un CFDi, o bien una factura electrónica, que le permita al cliente comprobar sus egresos, declarando en ella, el producto y los montos proporcionados por nosotros, la parte vendedora.

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DIAGRAMA DE PROCESO

Auxiliar Administrativo

Inicio
Inicio

Abrir programa de PAC de

facturación electrónica

Introducir Usuario y contraseña

Abrir pestaña “Crear CFDi”

Llenar formulario de datos

Confirmar contraseña de

certificado

Descargar factura .XML y

.PDF

Imprimir factura
Imprimir factura

Registra factura

Termina
Termina

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32

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Secuencia de etapa

 

Actividad

Responsable

1. Abrir

PAC

de

1.1.

Abrirá la dirección web del Proveedor autorizado de certificación

Auxiliar

facturación

Administrativo

electrónica

 

2. Introducir

 

2.1

Introduce el usuario y contraseña, esta última se requisita el cambio cada 30 días (la solicitud llega vía correo electrónico.

Auxiliar

usurario

y

Administrativo

contraseña

de

ingreso

3. pestaña

Abrir

3.1 Abre la pestaña “Crear CFDi”, para seguir con el llenado de información del formulario, previo a la emisión de la factura.

Auxiliar

Crear CFDi.

 

Administrativo

4. Llenar

4.1

Teclea la información correspondiente al

Auxiliar

formulario

de

cliente y los productos a facturar.

Administrativo

datos

5. Confirmar

 

a. Teclea la contraseña del certificado (Esta no cambia durante vigencia del certificado).

Auxiliar

contraseña

de

Administrativo

certificado.

6. Descargar

 

5.1 Descarga archivo .PDF y lo guarda en la dirección:

Auxiliar

factura

Administrativo

Documentos/Control2014/Facturas2014/facturasPDF

5.2 Descargar archivo .XML y lo guarda en la dirección:

Documentos/control2014/Facturas2014/facturasXML

 

5.3 Imprime factura original (color) y dos copias (escala gris), la primera, para entrega al cliente, y la segunda para el auxiliar y el contador.

Auxiliar

7. Imprimir factura.

Administrativo

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33

En caso de que la factura ah sido entregada en crédito, el cliente deberá firmar de recibido, junto con fecha de recepción.

8. Registro

factura

de

5.4 Registra factura en control interno, mediante el tabulador de hoja de cálculo.

Auxiliar

administrativo

TYT-GUNT-ADMON-P.003/D.01

5.5 Contabiliza factura por medio del programa de control contable COMPAQi (ver siguiente procedimiento)

HERRAMIENTAS NECESARIAS

Programa de facturación, CONTPAQi

REGISTROS

 

Registro

Tiempo de retención

Responsable

de

Código de registro

conservarlo

Listado

de

facturas

Periodo anual hasta un máximo de 5 años

Auxiliar administrativo

TYT-GUNT-

emitidas

ADMON-P/003-D/01

a

partir de la

antigüedad

del

documento

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34

POLIZA DE INGRESO (Contabilizar facturas emitidas)

PROPÓSITO

Formar un registro de forma clara y precisa acerca de las operaciones de ingreso efectuadas, proporcionando en cualquier momento, una imagen clara de la situación financiera del negocio. Estableciendo un control de los productos vendidos.

ALCANCE

Propone establecer un control organizado para el área administrativa, teniendo en cuenta todas las ventar facturada.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Es responsabilidad del auxiliar administrativo emitir facturación oportuna, para realizar el registro del ingreso, verificando que la facturación coincida con los montos de productos vendidos.

El auxiliar registrará contablemente en el sistema CONTPAQi, las facturas emitidas, con el fin de descuidar la información oportuna que se pudiera necesitar.

Es obligación del auxiliar enviar la factura a cuentas por cobrar, para su futura liquidación.

De las liquidaciones al cierre mensual que hayan sido registradas, se les dará seguimiento ante el área de cuentas por cobrar

Del cargo y el abono

o

Clientes (Saldo deudor) Se carga: El valor de las ventas de mercancía a crédito pendientes de cobro.

o

Productos (saldo acreedor) Se abona: El valor de los productos vendidos.

o

Iva por pagar: (Saldo acreedor) Se Abona: El monto de IVA, total a ser declarado

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DIAGRAMA DE PROCESO

Auxiliar administrativo Inicio Ejecutar programa de contabilidad Ingresar a empresa Capturar información de factura
Auxiliar administrativo
Inicio
Ejecutar programa de
contabilidad
Ingresar a empresa
Capturar información de factura
Agregar movimientos de póliza
Imprimir póliza (reporte)
Archivar póliza
Termina

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36

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Secuencia de etapa

Actividad

Responsable

1. Ejecutar programa de contabilidad.

1.1 Ejecuta programa contable, por medio de acceso directo en el escritorio

Auxiliar administrativo

2. Ingresar a empresa

2.1 Ingresa a la empresa mediante la pestaña, catálogo de empresas, seleccionando la empresa “Jose Trinidad gutierrez Nuño.

Auxiliar administrativo

Capturar

3. información

3.1 Ingresa la información correspondiente a la factura de ingreso. Fecha: Del día en que

Auxiliar administrativo

de factura

se

emitió el

comprobante Tipo: Señalando que es una factura de ingreso Numero: Inicia en 1 cada mes Concepto:

F-(no. De factura), + [Nombre de la empresa], + Concepto de emisión de factura. Ejemplo:

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37
 

F-747,

Cemex

 

Agregados

S.A.

de

C.V.,

suministro de materiales

4. Agregar

movimientos

4.1 No. 1: Cargar a Empresa (monto total de la factura)- Buscar con F3. Referencia: (Número de factura) F- XXX Concepto:

(Cantidades y medidas del producto y/o servicio facturado). Ej. 20 M3 de Arena Triturada basalto malla

Auxiliar administrativo

de poliza

4.

4.2 No. 2 Abonar al producto (importe correspondiente al valor de los productos facturados). La referencia y el concepto serán los mismos para los tres movimientos.

4.3 No. 3 Abonar a la cuenta de IVA por pagar. (Primer Curso de Contabilidad, 2006)

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5. Imprimir póliza

5.1 Imprime la caratula de la póliza

Auxiliar administrativo

6. Archivar póliza

6.1 Archiva caratula de póliza, anexa a la factura, al expediente del cliente

Auxiliar administrativo

HERRAMIENTAS NECESARIAS

Programa de contabilidad CONTPAQi

REGISTROS

Registro

Tiempo de retención

Responsable

de

Código de registro

conservarlo

Factura

Periodo anual hasta un máximo de 5 años

Auxiliar administrativo

TYT-GUNT-

ADMON-P/004-D/01

a

partir de la

antigüedad

del

documento

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CAPITULO IX

CONCLUSIONES

A lo largo del desarrollo del proyecto se presentaron algunos retrasos, dentro de los cuales cabe resaltar, que en alguno de los procedimientos implementados fue necesaria actualizarse en materia fiscal, ya que debido a la emisión de facturas electrónicas, estas presentaría un cambio.

En la culminación de la carrera, se transforma en la aplicación de la práctica profesional de los conocimientos adquiridos, que es el resultado de proyecto de la materia de residencia profesional, y por ello puedo concluir que en las organizaciones privadas, se requiere un estricto control de los procedimientos por lo crece la necesidad de crear y mantener al alcance las herramientas necesarias para guiar los procesos.

Los manuales, son un método muy práctico para cualquier usuario, en el cual este presente una fuente de información donde se puedan resolver sus dudas.

La investigación nos ayuda a mantener fresca la información de los manuales, por lo que un correcto proceso de investigación, ya que asiste a obtener las bases necesarias para establecer un sustento probado de la información.

Al analizar la información, es necesario delimitar solamente la información necesaria y útil para el desarrollo de los procesos, ya que si solo incluimos la información sin tener un análisis de esta, estaremos afectando en el resto de la investigación. Terminada la fase de análisis y mientras estructuramos un borrador que sea el esqueleto del producto final, debemos de tener en cuenta los temas a desarrollar, ya que estos deben obtener resultados, en la aplicación de los mismos.

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CAPITULO X

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Y VIRTUALES

Bibliografía

Primer Curso de Contabilidad. (2006). Trillas.

Arias Galicia, F. (2006). ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS. México: Trillas.

Münch Galindo, L. (2006). FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN. México: Trillas.

SAT.

de

http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/asistencia_contribuyente/principiantes/comprobant

es_fiscales/66_19339.html

(7

de

Enero

de

2013).

Servicio

de

Administración

Tributaria.

Obtenido

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Agradecimiento

Agradezco a…

Mi madre Bertha Alicia Escobedo por su apoyo durante mi carrera.

A mis abuelos Edmundo y Dalia, que aunque ya no están presentes, sé que se encuentran orgullosos.

A mi Esposo e hija, que quienes con su paciencia me brindaron las fuerzas para seguir adelante.

A mi familia, compañeros y amigos.

A la institución por haberme brindado las bases necesarias para concluir mi carrera.

A mis asesores, por su guía durante el proyecto.

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