Manual para la Utilizacin de las Calculadoras del Costo de

Ciclo de Vida

Viceministerio para la Estrategia y Planeacin

Direccin de Planeacin y Presupuestacin
Grupo de Mejoramiento y Sostenibilidad Presupuestal

Versin 2015

Contenido

Envo de Sugerencias y Comentarios ................................................................................................... i

1. Introduccin .................................................................................................................................... 1
2. Metodologa de Costo Ciclo de Vida -CCV- ..................................................................................... 3
2.1 Clculo del Costo de Ciclo de Vida CCV- .................................................................................. 5
2.2 Vida til ..................................................................................................................................... 8
2.3 Herramienta para el Clculo de CCV ......................................................................................... 9
3. Lineamientos Generales para el Diligenciamiento de las Calculadoras de CCV ........................... 10
3.1 Conceptos Generales .............................................................................................................. 11
3.2 Estructura de las Calculadoras ................................................................................................ 17
3.3 Recomendaciones ................................................................................................................... 18
4. Calculadoras para Estimar el CCV de Equipos ............................................................................... 20
4.1. Soportes de los Costos ........................................................................................................... 21
4.1.1 Ejemplo Diligenciamiento Hoja Soportes ..................................................................... 24
4.2 Costos Generales de Adquisicin ............................................................................................ 24
4.2.1 Ejemplo del Diligenciamiento Hoja Formulario ............................................................ 28
4.3 Adquisicin Equipo y/o Infraestructura en Apoyo a la Misin ............................................... 31
4.3.1 Ejemplo Diligenciamiento Hoja Adquisicin de Apoyo ............................................... 32
4.4 Costos de Operacin y Soporte ............................................................................................... 33
4.4.1 Costos de Personal ........................................................................................................... 33
4.4.1.1 Ejemplo Diligenciamiento Hoja Costos de Personal .............................................. 34
4.4.2 Costos Asociados a Personal ............................................................................................ 35
4.4.2.1 Entrenamiento y Capacitacin .................................................................................. 36
4.4.2.2 Dotacin .................................................................................................................... 37
4.4.2.3 Ejemplo diligenciamiento hoja Otros Costos Asociados a Personal ...................... 38
4.4.3 Costos de Operacin ........................................................................................................ 39
4.4.3.1 Ejemplo Diligenciamiento Hoja Costos de Operacin ........................................... 45
4.4.4 Otros Costos Recurrentes................................................................................................. 47
4.5 Mantenimiento Mayor ............................................................................................................ 48

4.5.1 Ejemplo Diligenciamiento hoja Mantenimiento Mayor ............................................... 51

4.6 Disposicin Final ...................................................................................................................... 53
4.7 Informes de Resultado ............................................................................................................ 53
5. Calculadora para Estimar el CCV de Proyectos de Infraestructura ............................................... 55
5.1 Costos Generales de Adquisicin ............................................................................................ 56
5.1.1. Informacin Inicial ........................................................................................................... 57
5.1.1.1 Ejemplo del Diligenciamiento de la Hoja Informacin Inicial ................................ 58
5.1.2 Terreno e Infraestructura ................................................................................................. 58
5.1.2.1 Ejemplo Diligenciamiento de la Hoja Adquisicin ................................................. 60
5.1.3 Dotacin de la Unidad ...................................................................................................... 60
5.1.3.1 Ejemplo del Diligenciamiento de la Hoja Dotacin de la Unidad .......................... 62
5.2 Costos de Operacin ............................................................................................................... 64
5.2.1 Costos de Personal ........................................................................................................... 64
5.2.2 Costo de Mantenimiento de la Unidad ............................................................................ 65
5.2.3 Costos Adicionales............................................................................................................ 65
5.3 Informe de Resultado .............................................................................................................. 66

Envo de Sugerencias y Comentarios

Con el nimo de hacer del clculo del Costo de Ciclo de Vida un proceso en mejora continua, cualquier
comentario o sugerencia que apunte a esto (ej: deteccin de errores, inconsistencias en los clculos o trminos,
etc.) agradecemos remitirlo de manera escrita a la Direccin de Planeacin y Presupuestacin del Ministerio de
Defensa. Sus contribuciones sern valiosas para futuras actualizaciones de los archivos.

1. Introduccin
Dentro de las estrategias propuestas en la Poltica Integral de Seguridad y Defensa para la Prosperidad
(PISDP), se encuentra la modernizacin de la gestin del sector, la cual busca mejorar las prcticas gerenciales
para dar respuesta a las limitaciones presupuestales existentes tanto en el corto como en el mediano y largo
plazo. Como medio para implementar dicha estrategia, se cre el Grupo de Mejoramiento y Sostenibilidad
Presupuestal (GMSP) en la Direccin de Planeacin y Presupuestacin (DPP). Este grupo encaja dentro de la
estrategia descrita anteriormente en la medida en que tiene como objetivo desarrollar e implementar
herramientas, metodologas y modelos que conlleven a una toma de decisiones consistente entre las
prioridades de poltica, las misiones y capacidades de las fuerzas, la asignacin de recursos y las posibilidades
fiscales de la nacin en el mediano y largo plazo.
En esta lnea, dentro de las varias metodologas desarrolladas con el fin de cumplir dicho objetivo se implement
la Metodologa del Costo del Ciclo de Vida (CCV). Esta proporciona una base slida por medio de la cual se
realiza la transicin entre una planeacin con visin de corto plazo (adquisiciones como inversin inicial) a una
que permite visualizar el impacto presupuestal que tendrn las inversiones de hoy en el mediano y largo plazo.
Esto se logra al incorporar en las decisiones de adquisicin, la planeacin de la inversin inicial sumada a todas
las implicaciones presupuestales que tendr el sostener los bienes hasta finalizar su vida til. Particularmente,
el CCV es de gran utilidad, entre otras, para (1) realizar comparaciones entre diferentes alternativas que puedan
ser objeto de anlisis al momento de adquirir un bien, (2) planear el flujo de recursos requeridos para la
operacin, soporte y disposicin final de bienes ya adquiridos, (3) evaluar factibilidad de recepcin de
donaciones calculando todos los costos asociados durante su vida til.
Dadas sus diferentes utilidades, actualmente esta metodologa se abarca desde diversas perspectivas a nivel
Ministerio. Por una parte se dan lineamientos de la metodologa desde la Direccin de Planeacin y
Presupuestacin (DPP) realizando el soporte metodolgico para el clculo del costo de ciclo de vida en anlisis
de alternativas y estimacin de costos de las decisiones de adquisicin ya tomadas. Por otra, desde la Direccin
Logstica se hace uso de la metodologa con la implementacin de las Calculadoras1 de CCV en la herramienta
Business Planning and Consolidation (BPC) vinculada al SILOG, con lo cual se pretende mejorar la planeacin
logstica y facilitar la realizacin y visualizacin de informes a nivel estratgico respecto al CCV de bienes

Herramienta desarrollada por la DPP, por medio de la cual se facilita y estandariza la implementacin de la Metodologa
de CCV.
1

recibidos. Adicionalmente en dicha Direccin se realizan constantemente mesas de trabajo con el fin de mejorar
el registro de la informacin en el SILOG de forma tal que se tengan los datos con los cuales realizar anlisis
de confiabilidad de los equipos mayores y generar programas de mantenimiento por tipo de activo, esto permitir
mejorar el diligenciamiento de las Calculadoras de CCV.
Ahora bien, es de absoluta relevancia resaltar que si bien desde las diferentes Direcciones del Ministerio se
hace uso de esta metodologa y se realizan trabajos en bsqueda de su mejora continua, la efectividad en los
resultados obtenidos con la implementacin de esta metodologa, radica particularmente, en la correcta
utilizacin y en la calidad de la informacin que suministran las Fuerzas como implementadores de la
herramienta.
En torno a dichas Calculadoras de CCV, estas son libros de Excel en los que se estructur la incorporacin de
todos los costos pertinentes para el clculo del CCV por tipos de bien. Adems, su utilizacin permite mejorar
el manejo de la informacin, al estandarizar su procesamiento y presentacin por tipo de bien, ya sea para
adquisicin2 de armamento, aeronaves, vehculos de movilidad terrestre, martima y fluvial, equipos de
comunicacin, seguridad o informtica, equipos de ingeniera o para proyectos de infraestructura.
Cabe anotar que al ser una herramienta en mejoramiento continuo, las calculadoras de CCV se actualizan
anualmente con el fin de incorporar lecciones aprendidas mediante su uso y por ende minimizar el error
inherente a los procesos de estimacin de cifras. Particularmente, a raz de la experiencia adquirida en la
primera fase del ejercicio de Planeacin de Adquisiciones realizado con las Fuerzas Militares y la Polica
Nacional en el 2014, para la versin 2015 se incorporaron cambios estructurales para mejorar el clculo de las
estimaciones y facilitar su diligenciamiento.
En este orden de ideas, y teniendo en cuenta la adopcin institucional de esta metodologa, el GMSP ha
elaborado el presente manual con el fin de instruir y facilitar el diligenciamiento de las Calculadoras de CCV y
contribuir a mitigar los efectos que genera la alta rotacin de personal, inherente a las labores del Sector
Defensa, frente a la trasmisin de conocimientos requerida para dar continuidad a la interiorizacin del uso de
la herramienta. Con esto en mente, el presente documento busca mitigar dicho efecto al proporcionar las bases
necesarias para que un funcionario sin manejo previo de la herramienta, pero con conocimientos tcnicos del
activo a diligenciar, tenga la capacidad de recopilar e incluir adecuadamente la informacin requerida en esta.
2 Es importante tener en cuenta

que el trmino adquisicin, como es utilizado dentro del Sector Defensa, no hace referencia
nicamente a la compra de un bien. Ac entran tambin casos como donaciones e incautaciones para uso militar.

Lo anterior, teniendo en cuenta que las Calculadoras de CCV son base de una adecuada planeacin y por lo
tanto, el manejo incorrecto de la herramienta puede generar recomendaciones inadecuadas para los tomadores
de decisin.
Para su utilizacin, el manual se ha divido en cinco secciones. En el contenido de las primeras tres se describen
los conceptos generales ms relevantes relacionados con la Metodologa de CCV, as como los lineamientos
para el diligenciamiento de los formularios que conforman las calculadoras. En la seccin 4. Calculadoras para
Estimar el CCV de Equipos, se explica la forma como deben ser incluidos los datos para realizar el clculo de
CCV de los diferentes tipos de equipo, datos generados al momento de hacer una adquisicin como fechas de
pago, fechas de entrega, cantidad de equipos, vida til, costo unitario, costos en que se incurra por requerir
equipo especial de apoyo entre otros. De igual manera, en esta seccin se dan las indicaciones para incluir los
costos de operacin y soporte asociados a la adquisicin, como son los costos de personal, costos de operacin
y soporte recurrentes diferentes a personal y costos de mantenimiento mayor. Finalmente, la seccin 5.
Calculadora para Estimar el CCV de Proyectos de Infraestructura, contiene la explicacin para diligenciar en su
totalidad la calculadora correspondiente a proyectos de infraestructura, es decir a aquellas adquisiciones
destinadas a la construccin, compra o mejoramiento de bienes inmuebles.

2. Metodologa de Costo Ciclo de Vida -CCVEl Costo de Ciclo de Vida es una herramienta analtica por medio de la cual se evala el costo total de un activo,
entendido como la totalidad de costos esperados durante su vida til3, desde la adquisicin, instalacin,
mantenimiento y soporte hasta la disposicin final del mismo.
Teniendo en cuenta que en promedio los costos de sostenimiento de un activo representan la mayor parte de
la carga presupuestal durante su vida til (aproximadamente el 70%)4, esta metodologa da la perspectiva
necesaria para que los tomadores de decisiones entiendan las implicaciones a corto, mediano y largo plazo de
las decisiones tomadas en el presente.

Intervalo de tiempo entre la adquisicin de un activo y su disposicin final.

Tanto la experiencia internacional, conocida por medio de la agencia IDA (Institute for Defense Analyses) y casos de
estudio de Australia, Espaa y Reino Unido, como la adquirida durante el desarrollo del ejercicio de Planeacin de
Adquisiciones del Ministerio de Defensa Nacional, muestra que este costo representa en promedio un 70% de los costos
totales del ciclo de vida de un activo.
3
4

El anlisis que permite esta metodologa es muy til para la toma decisiones, asociadas con la adquisicin de
bienes, por cuanto da argumentos para:
a. Prever los mayores elementos generadores de costos, permitiendo que stos puedan ser medidos y
controlados.
b. Fundamentar las decisiones en una visin del costo total (y no solo el costo de inversin) de diferentes
alternativas, ya sea para la adquisicin de un solo tipo de activo o un grupo de activos
interrelacionados.
c. Evaluar la viabilidad presupuestal de la recepcin de donaciones mediante la cuantificacin de sus
costos de operacin, soporte y disposicin final.
d. Contribuir a determinar el momento en el tiempo en que un activo debe ser reemplazado para
minimizar los costos inherentes al mismo (operacin y soporte), teniendo en cuenta los costos
asociados al reemplazo del activo.
Los costos que intervienen en el clculo del
CCV se pueden clasificar en costos de
inversin, costos de operacin y soporte y
costos de disposicin final. Los primeros hacen
referencia al valor de la adquisicin de un bien,
la

construccin

y/o

mejoramiento

de

infraestructura y los costos de iniciacin del

proyecto tales como dotacin de inmuebles,
costos de despliegue, adquisicin de equipo
de apoyo y otros costos incurridos una sola vez
en los tiempos iniciales del proyecto. Por su
parte, los costos de operacin y soporte hacen referencia a aquellos que se derivan del uso de los bienes
adquiridos, tales como costos de personal, mantenimiento, combustible, repuestos, municin, seguros, servicios
pblicos, capacitacin y dotacin. Finalmente los costos de disposicin final, hacen referencia a todos aquellos

en que se incurre por efecto de sacar de funcionamiento los activos al final de su vida til (ej: chatarrizar,
destruir).
Cabe resaltar que tanto los costos de operacin y soporte, como los de disposicin final, se pueden clasificar
en costos recurrentes (capacitaciones, insumos operacionales, entre otros) y no recurrentes (mantenimientos
mayores y disposicin final).
Por lo cual, como se menciona anteriormente, resulta importante tener claridad y estimar con anticipacin a la
decisin de adquisicin los costos de operacin y soporte (O&S) que se presentarn durante la vida til del (los)
bien(es) a adquirir y se deben presupuestar durante la totalidad del tiempo en que se sostiene dicho activo, de
hecho, en ocasiones desde antes de la recepcin del bien (para los casos en que se incurre en costos de
capacitacin previa, por ejemplo).

2.1 Clculo del Costo de Ciclo de Vida CCVDado que la Metodologa de CCV requiere para su anlisis modelar los costos asociados a la adquisicin y
operacin de un activo, se hace necesario estimar los flujos de costos que se generarn a lo largo de la vida
til. Esto implica conocer en detalle el uso promedio que se les dar a los equipos, as como tener claridad
sobre los costos unitarios para cada concepto de gasto que se afecta en el periodo de operacin y soporte.
Por otra parte, teniendo en cuenta que la Metodologa de CCV es un insumo para una adecuada planeacin
presupuestal, es fundamental que todos los costos que se involucren en su anlisis estn debidamente
soportados. Esto, con el fin de (1) asegurar el uso de la mejor informacin disponible, con lo cual se minimiza
la probabilidad de error de las estimaciones y (2) contar con la trazabilidad de la informacin utilizada para
realizar dichas estimaciones.
Partiendo de esta aclaracin, es importante mencionar que en caso en que los soportes utilizados para estimar
los datos de costo involucrados en esta metodologa sean valores histricos tomados del sistema de
informacin FOCIS5, estos deben estar alineados con las cuentas de costo que se maneja en el Presupuesto
General de la Nacin (ej: combustibles y lubricantes, repuestos, mantenimiento de equipo de navegacin y

Force Oriented Cost System Information. DPP GMSP. Modelo de Sostenibilidad del Gasto.

transporte, armamento, municin, etc.) y se debe tener en cuenta que estos reflejan la proyeccin de costos
que surge de combinar el uso de los equipos y sus respectivos factores de costo6.
Finalmente, el CCV se puede sintetizar en la frmula general que sigue:

= ( + + + ) +
=1

Dnde:
= Costo de ciclo de vida

= ltimo ao de vida til (disposicin final)

= Costo de la inversin

= Costo de operacin

= Otros costos

= Costo de mantenimiento mayor

= Costo de disposicin final

Costo de inversin: Corresponde a los costos iniciales de una adquisicin, entendidos como la sumatoria
de costos por estudios, diseo, instalacin, transporte y en general todo lo asociado para poder disponer
operacionalmente de un activo. En este sentido, se incluyen costos como ingeniera bsica, ingeniera de
diseo, estudios ambientales y costos inherentes a la adquisicin de la maquinaria, armamento,
instalaciones o cualquier otro bien mueble o inmueble requerido inicialmente para el funcionamiento
integral del bien adquirido. Estos costos se obtienen a partir de estimaciones realizadas por las Fuerzas
Militares y la Polica Nacional teniendo en cuenta herramientas como historial de compras, cotizaciones,
referentes internacionales o publicaciones especializadas, entre otras.

Costo de operacin: Como su nombre lo indica, son todos aquellos costos en los que se incurre por la
operatividad del activo. Involucra los costos de personal asociados a operacin directa y mantenimiento,
las partidas destinadas para el entrenamiento y la dotacin del personal, los costos recurrentes asociados
a rubros como combustible, mantenimiento preventivo y correctivo, repuestos, municin requerida para la
operacin del armamento y todos aquellos cuyo fin sea permitir la operacin normal y recurrente del bien.

GRUPO DE MEJORAMIENTO Y SOSTENIBILIDAD PRESUPUESTAL. Direccin de Planeacin y Presupuestacin,

Ministerio de Defensa Nacional. Manual Clculo de Factores de Costo e Ingreso de Informacin al Modelo FOCIS. Bogot:
2014.
6

Es importante aclarar que los costos de operacin de los equipos en esta metodologa corresponden a
costos unitarios, es decir dependen de la unidad de medida establecida para la operacin del equipo
(horas de vuelo, kilmetros, horas de navegacin, ao, etc.). En la seccin 4.4.3 Costos de Operacin del
presente manual se explica en detalle la forma de incluir estos costos.

Costo de mantenimiento mayor: Si bien dentro de los costos de operacin se incluyen los costos de
mantenimiento menor recurrente (correctivo y preventivo), la Metodologa de CCV contempla
adicionalmente los mantenimientos mayores los cuales generan un impacto importante en los costos del
ciclo de vida de un activo y, dada su naturaleza no recurrente, no se incluyen dentro de los costos de
operacin anteriormente mencionados. Este tipo de mantenimientos consisten en reparaciones de gran
envergadura, como overhaul de motores o repotenciaciones, que se programan dependiendo de varios
factores tales como las recomendaciones del fabricante o la experiencia de las Fuerzas frente al equipo.
En la seccin 4.5 Mantenimiento Mayor, se explica en detalle lo referente a este tipo de mantenimiento de
equipos.

Otros costos: Algunos costos no estn asociados de manera directa a la operacin del equipo en el
sentido de permitir su operatividad, pero que tambin son necesarios por cuanto en la mayora de los
casos regulan, facilitan o permiten el funcionamiento en condiciones ptimas del bien. En esta categora
encontramos tems como son los seguros, las suscripciones, las actualizaciones de manuales, los
imprevistos7, el sostenimiento de los equipos y/o la infraestructura de apoyo. Dentro de estos costos se
considera tambin la depreciacin, la cual aunque es un costo contable que no implica la utilizacin de
recursos financieros, si se traduce en la previsin que se debe hacer para reconocer el desgaste que sufre
un bien por el uso que se haga de l durante su vida til.

Costo de retiro o disposicin final: Sacar de funcionamiento los activos al final de su vida til acarrea
un costo de retiro y adecuada disposicin o desecho del mismo tales como transporte, chatarrizacin,
fundicin, o cualquier otro dependiendo del bien. Adicionalmente en algunos casos se debe involucrar el
costo de recuperacin medioambiental del ecosistema.

Para el caso particular de aeronaves en el que se utilice la informacin proveniente del sistema de informacin FOCIS
como soporte de sus costos de operacin, no se deben incluir imprevistos para evitar duplicar estos costos. Esto se debe,
a que en FOCIS se utiliza la Metodologa para el Clculo del Costo Hora de Vuelo, en donde los imprevistos se incluyen
en el costo unitario de la hora de vuelo.
7

2.2 Vida til

Dentro de la Metodologa de CCV la vida til juega un papel fundamental, por cuanto es la que determina el
periodo de tiempo durante el cual se generarn los costos de operacin y soporte, as como el momento en el
cual se debe contemplar la recapitalizacin o recompra del equipo. En este sentido, la vida til puede definirse
como el perodo de tiempo durante el cual un determinado bien presta el servicio para el cual fue diseado,
manteniendo su integridad estructural8.
Si bien la vida til de algunos tipos de activos ha sido fijada por norma9, esta se utiliza para la contabilizacin
de la depreciacin como registro en libros contables. Sin embargo, con fines de planeacin presupuestal la vida
til de los activos puede discrepar de la establecida en esa norma, ya sea por el uso que se les d o por
circunstancias tales como: mejoras y adiciones, accin de factores naturales, obsolescencia, deterioro por uso,
especificaciones de los fabricantes o nuevas rdenes de ingeniera de las dependencias pertinentes. Para
ejemplificar esto, el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo de Bienes del
Ministerio de Defensa dictamina una vida til de 15 aos para las aeronaves, aun cuando en la actualidad la
Fuerza Pblica cuenta con helicpteros de hasta 44 aos, sobrepasando dicho lmite. Adicionalmente, esos
parmetros de vida til establecidos en dicho manual agrupan categoras de equipo muy diversas sin tener en
cuenta que la vida til puede variar hasta por el tipo de equipo (ej: la vida til de una fragata puede ser diferente
que la de un bote tipo midnight express).
Por otra parte, dada la naturaleza de las adquisiciones realizadas en el sector, se debe tener en cuenta que
para el caso de la vida til de bienes usados, sta se determina a partir del estado en el que se reciben dichos
bienes, tomando como base las condiciones fsicas de stos, las mejoras o reparaciones que se les realicen.
En este orden de ideas, para efectos de determinar la vida til de los bienes que se incluye en las Calculadoras
de CCV, se deben tener en cuenta el concepto de expertos, los registros histricos o seguir una metodologa
que permita llegar a un estimado (ste ltimo es el procedimiento ms robusto). En caso que se considere que
la vida til fijada corresponde a la establecida en los lineamientos formales10 se debe verificar y mostrar que se
ajusta a la experiencia con tipos particulares de activos.
SCIENTIA ET TECHNICA AO 2004, No. 25. Aproximacin al Reemplazo de Equipo Industrial, agosto 2004.
PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA. Decreto 3019 de 1989 (norma tributaria), diciembre 1989. DIRECCIN DE
FINANZAS. Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo de Bienes del Ministerio de Defensa
Nacional. 2012.
10
dem.
8
9

2.3 Herramienta para el Clculo de CCV

Para facilitar el anlisis que permite la implementacin de la Metodologa de CCV, el Grupo de Mejoramiento y
Sostenibilidad Presupuestal dise unos formularios en Microsoft Excel denominados Calculadoras de CCV.
En estas calculadoras se consolidan todos los costos utilizados y se proyecta su flujo de costos durante el
periodo que dura la vida til del activo.
Con el fin de brindar herramientas ajustadas a los diferentes tipos de activos, que difieren en mtricas y cuentas
presupuestales de costo utilizadas y, teniendo en cuenta las lecciones aprendidas mediante el desarrollo del
ejercicio de Planeacin de Adquisiciones y las observaciones y recomendaciones planteadas por las Fuerzas
Militares y la Polica Nacional, en especial las evidenciadas en las sesiones de capacitacin de CCV realizadas
en el 2014, se han diseado 7 modelos de calculadoras:
a) Aeronaves: Est diseada para adquisicin de activos como helicpteros, aviones, aeronaves
remotamente tripuladas ART- y simuladores de vuelo, entre otros. La mtrica empleada para el clculo
de los costos de operacin son las horas de vuelo. Cuando la adquisicin de aeronaves contemple dentro
de sus componentes material de artillera, stos deben incluirse en la calculadora de armamento y de esta
forma poder estimar sus costos de operacin y sostenimiento como es el caso de la municin que utilizan.
b) Movilidad martima o fluvial: Est diseada para adquisicin de bienes como barcos, submarinos,
lanchas patrulleras, botes, buques, hovercrafts y remolcadores fluviales, entre otros. Teniendo en cuenta
los acuerdos llegados con expertos de la Jefatura de Operaciones Logsticas (JOLA), Jefatura de Material
(JEMAT) y Jefatura de Planeacin Naval (JEPLAN) de la Armada Nacional, en el 2013, se establecieron
las mtricas (1) horas de navegacin y (2) horas de consumo, si se trata de equipos menores, o bien (1)
horas operando, (2) horas energizado y (3) horas asegurado si se trata de equipos mayores.
c) Movilidad terrestre: Est diseada para adquisicin de camperos, motocicletas, camiones, volquetas,
carrotanques y tractores, entre otros. El clculo de costos de operacin en este tipo de equipos se puede
realizar por consumo anual o por kilmetros recorridos. Se recomienda utilizar el primer caso solo cuando
no exista informacin sobre los factores de costo individuales asociados a la distancia recorrida.

d) Armamento: Est diseada para adquisicin de ametralladoras, fusiles, carabinas y equipo de artillera,
entre otras. El clculo de costos de operacin en este tipo de equipos se realiza por consumo anual y
solicita incluir la respectiva municin del armamento a costear.
e) Equipo de ingeniera: Est diseada para adquisiciones de todos aquellos bienes de soporte
especializado para el trabajo de ingenieros, entre ellos: robots antibombas, gras hidrulicas,
retroexcavadoras, soldador de carriles, entre otras. El clculo de costos de operacin en este tipo de
equipos se realiza por consumo anual.
f)

Equipo de comunicaciones, informtica o seguridad: Est diseada para la adquisicin de sistemas de

comunicacin satelitales, software de inteligencia, terminales de control y en general para aquellas en las
que se requiera una agrupacin de diferentes equipos para entrar a operar como un sistema que permita
la recopilacin, manejo, control y seguimiento de informacin. En este caso, cuando nos referimos a un
sistema es importante que se entienda como una serie de equipos que se encuentran interrelacionados e
interdependientes operando en un todo unificado con un fin determinado y cuyos costos en la mayora de
los casos hacen parte de un solo contrato de adquisicin. El clculo de costos de operacin en este tipo
de equipos se realiza por consumo anual.

g) Infraestructura: Est diseada para las adquisiciones orientadas a la construccin, compra, adecuacin
o mejoramiento de bienes inmuebles. El clculo de costos de operacin en este tipo de bien se realiza por
gasto anual.

3. Lineamientos Generales para el Diligenciamiento de las

Calculadoras de CCV
Obtener resultados confiables depende en gran medida de la claridad en los conceptos y de la informacin que
se utilice para realizar las estimaciones. Por esta razn es necesario definir con claridad el procedimiento para
diligenciar las Calculadoras de CCV, tener claros los conceptos involucrados en esta metodologa y seguir
algunas recomendaciones importantes que garanticen la efectividad de los resultados que proporciona esta
herramienta.

10

3.1 Conceptos Generales

Con el fin de hacer del proceso de diligenciamiento de las Calculadoras de CCV una tarea fluida y coherente,
es de vital importancia tener la mayor comprensin posible de los conceptos ms relevantes que deben tenerse
en cuenta al momento de utilizar esta herramienta. A continuacin se describen estos conceptos:

Costos Unitarios: Los costos unitarios, para efectos de este manual, tienen dos aplicaciones. La primera,
cuando stos se refieren a los costos relacionados a un solo equipo del total que puede incluirse dentro
de una misma calculadora, teniendo en cuenta que dentro de la misma se permite costear el CCV para
uno o varios equipos que tengan las mismas especificaciones de diseo y operatividad, es decir, si en una
calculadora se est estimando el CCV de tres aeronaves, el costo unitario se refiere a las estimaciones
de dicho costo para una sola de las tres.
La otra aplicacin es la que se refiere a los clculos asociados a factores de costo por mtricas como hora
de vuelo, hora de consumo, kilmetro, entre otros. En estos casos los costos estimados de operacin y
soporte deben incluirse dependiendo de la mtrica utilizada. Por ejemplo, si esta corresponde a horas
vuelo, los costos unitarios deben hacer referencia al consumo que se genera en una hora. Por otro lado,
cuando el factor sea anual los costos unitarios debern corresponder al consumo en el ao por cada una
de los equipos, igualmente con las otras mtricas establecidas.

Depreciacin: La depreciacin es el reconocimiento racional y sistemtico de la prdida de capacidad

operacional de la propiedad, planta y equipo, por el uso u otros factores normales, teniendo en cuenta su
vida til estimada y el costo ajustado por adiciones y mejoras11. Es importante tener en cuenta que este
clculo se realiza con fines contables, no presupuestales.
De acuerdo a lo establecido en el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo
de bienes del Ministerio de Defensa Nacional, el mtodo de depreciacin utilizado para los bienes del
Ministerio de Defensa es el de lnea recta. Por este mtodo se determina una tasa peridica constante
para registrarla como disminucin del patrimonio durante la vida til estimada del activo. Se aplica cuando
el activo es utilizado de manera regular y uniforme en cada periodo, la tasa para su clculo resulta de la
siguiente frmula:

DIRECCIN DE FINANZAS. Ministerio de Defensa Nacional. Manual de Procedimientos Administrativos y Contables

para el Manejo de Bienes del Ministerio de Defensa Nacional. Bogot: 2012.
11

11

Teniendo en cuenta la importancia de este clculo desde el punto de vista contable y econmico, al
reconocer el desgaste del activo por su uso, la Metodologa de CCV lo incluye dentro de los costos de
operacin y soporte. Sin embargo, para efectos de analizar el impacto presupuestal que pueden tener los
costos inherentes a la adquisicin en cuanto a los recursos que pueden ser asignados al sector, estos
costos son excluidos de los anlisis grficos incluidos en las calculadoras.

Estimacin de Costos: Un proceso predictivo utilizado para cuantificar y costear precios de los recursos
requeridos por el alcance de una opcin de inversin, actividad o proyecto12.

Hora de Vuelo: Tiempo (hora) transcurrido entre un decolaje y el consiguiente aterrizaje.

Horas de Consumo13: Tiempo durante el cual las unidades a flote consideradas menores (que no cuentan
con generadores) estn en operacin, con motores encendidos, y por ende generan consumo de
combustible.

Horas Energizado14: Tiempo durante el cual las unidades a flote consideradas mayores funcionan con
sus generadores encendidos y por ende generan consumo tanto de combustible, como de repuestos y
mantenimiento al presentarse desgaste en el equipo. 14

Horas de Navegacin15: Tiempo durante el cual las unidades a flote consideradas menores estn
generando costos por desgaste de mquina, es decir generan costos por repuestos y mantenimiento, pero
no necesariamente tienen sus motores encendidos, por lo cual no son necesariamente iguales a las horas
operando. 15

ECOPETROL - DIRECCIN CORPORATIVA DE PROYECTOS. Manual de Ingeniera de Costos para Proyectos de

Inversin. 2010
13, 14, 15
Mesas de trabajo del 17 de junio y 19 de julio de 2013. DPP-JEPLAN-JEMAT-JOLA
12

12

Horas Operando16: Tiempo durante el cual las unidades a flote consideradas mayores consumen
combustible, repuestos y mantenimiento al operar ya sea con motores y generadores encendidos o solo
con los motores encendidos. Razn por la cual los costos generados en dicho caso se suponen mayores
de los generados durante las Horas Energizado. 16

Inflacin: Consiste en un aumento generalizado del nivel de precios de la economa. Es un fenmeno

econmico que se manifiesta a travs de una relativa disminucin del valor del dinero, es decir la reduccin
en el poder adquisitivo a causa de una elevacin de los precios con relacin a la cantidad de bienes y
servicios que se pueden comprar con el mismo17. Tener en cuenta la inflacin es muy importante cuando
se trata de determinar las tasas de inters futuras y evaluar inversiones en inflacin. En presencia de
inflacin, la capacidad de compra o poder adquisitivo de un monto de dinero es mayor hoy que en un ao
ms.

Mantenimiento: Inspeccin, revisin, reparacin, conservacin y cambio de partes tendientes a conservar

un equipo en condiciones ptimas18. Existen varios tipos de mantenimiento que se pueden agrupar
dependiendo de si actan antes (preventivo) o despus (correctivo) de producirse la avera. Partiendo de
las definiciones encontradas en los diferentes manuales de mantenimiento de las Fuerzas Militares y la
Polica Nacional, se tiene:
- Mantenimiento preventivo: Es el mantenimiento que se ejecuta a los equipos en forma planificada y
con anticipacin. Tiene en cuenta inspecciones peridicas y programas dentro de los presupuestos
anuales, segn la naturaleza de cada equipo y encaminadas a descubrir posibles defectos que
puedan ocasionar paradas intempestivas de los equipos o daos mayores que afectan la vida til de
los mismos.
-

Mantenimiento correctivo: Es el conjunto de actividades establecidas para corregir los defectos o fallas
que se presentan en los equipos, sistemas o dependencias. Solo actuar cuando se presenta el dao.

dem.
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. Economa General. Tomado el 21 de enero de 2015 de
http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4010043/lecciones/11inflacydesemp.htm.
18 FUERZA AREA COLOMBIANA. Jefatura de Operaciones Logsticas Aeronuticas, Direccin de Ingeniera y
Mantenimiento Aeronutico. Manual de Mantenimiento. Bogot: 2007.
16
17

13

Es importante resaltar que el mantenimiento de los equipos se debe ejecutar conforme a los manuales de
mantenimiento de las Fuerzas y de acuerdo a lo establecido en los programas de mantenimiento,
manuales y diferentes documentos tcnicos emitidos por los fabricantes19.

Mantenimiento Mayor: Para efectos de este manual, se define como el conjunto de trabajos planificados
que restaura sustancialmente un equipo a una condicin cercana a su capacidad inicial de diseo
mediante el reemplazo o reparacin de sus partes constitutivas, utilizando personal y equipos altamente
calificados20. Este tipo de mantenimiento obedece en la mayora de los casos a los tiempos de servicio
estimado en los manuales de fabricantes, al uso excesivo, deficiencias o a la necesidad de recuperarlo
para el servicio despus de haber sufrido daos sustanciales21. El objeto de este tipo de mantenimiento
reside en la restitucin general de las condiciones de servicio del activo, ya sea desde el punto de vista
de diseo o estructural, para satisfacer las necesidades generadas en un periodo de tiempo considerable
disminuyendo la probabilidad de falla o interrupcin del servicio.

Rol o Misin: Con el propsito de asociar los costos de personal al tipo de actividad realizada, se han
diferenciado tres tipos de roles en las calculadoras de aeronaves y equipos de movilidad martima o fluvial:
personal en tierra, personal de mantenimiento y tripulacin.
- Personal en tierra: Aquellos individuos que desarrollan funciones de despacho de operaciones de
vuelo, martimas o fluviales, telecomunicaciones aeronuticas o martimas, informacin aeronutica,
meteorologa, cartografa y la instruccin en tierra del personal (siempre y cuando no pertenezcan a la
tripulacin), entre otros. Se utiliza en calculadoras de aeronaves y movilidad martima o fluvial.
- Personal de mantenimiento: Aquellos individuos que desarrollan funciones relacionadas con el
mantenimiento y reparacin en tierra en todos sus niveles. Aplica para aeronaves y equipo de movilidad
fluvial o martima.

Por ejemplo, para el caso de aeronaves el Manual de Mantenimiento de la Fuerza Area Colombiana en su captulo II
establece adems que el mantenimiento tambin se debe ejecutar de acuerdo a las ordenes tcnicas emitidas por la USAF,
manuales tcnicos del US ARMY, US NAVY y por las ediciones propias de la FAC originados por exigencias y necesidades
del servicio.
20 ARMADA NACIONAL DE COLOMBIA. Manual Administrativo de Material Naval. Bogot. - FUERZA AREA
COLOMBIANA. Manual de Mantenimiento. Bogot: 2007.
21 FUERZA AREA COLOMBIANA. Jefatura de Operaciones Logsticas Aeronuticas, Direccin de Ingeniera y
Mantenimiento Aeronutico. Manual de Mantenimiento. Bogot: 2007.
19

14

- Tripulacin: Conjunto de personas a bordo de la aeronave o de la embarcacin a quienes se les

asignan obligaciones esenciales para su operacin, de acuerdo a los manuales de requisitos y
procedimientos para tripulaciones de cada Fuerza. En el caso de las aeronaves se trata de personal
como pilotos, copilotos, ingenieros de vuelo y navegantes22. Cuando se trata de equipos de movilidad
fluvial, la tripulacin est conformada dependiendo de si el equipo es menor o mayor, en el primer caso
se encuentra el timonel, maquinista, motorista, marinero y en el otro tipo de equipo est el capitn,
operador de draga, pilotos, maquinistas, timonel, contramaestre, aprendiz de piloto, marinero,
ayudante de mquinas y cocinero23.

Valor del dinero en el tiempo VDT: Cuando se habla del valor del dinero en el tiempo se hace referencia
al valor o al poder adquisitivo de una unidad de dinero 'hoy' con respecto del valor de una unidad de dinero
en el futuro, es decir, el dinero adquiere valor y se incrementa en cantidad sobre un perodo de tiempo
especfico (aos)24. La tasa de descuento representa el valor del dinero en el tiempo, sta se describe
como la tasa nominal de incremento del valor del dinero en el tiempo.

= (1 + )
= Monto capitalizado (valor futuro)
= Inversin inicial (valor actual)
= Tasa de inters del periodo
= Nmero de perodos
(1 + ) Factor de capitalizacin
Ahora bien, se debe tener en cuenta que si bien en el clculo del CCV como se realiza a la fecha, no se
incorpora el valor del dinero en el tiempo utilizndose una tasa de inters adecuada, que en todos los
casos debe estar por encima de la inflacin, para efectos de incluir las variaciones mnimas en el poder
adquisitivo del dinero, actualmente se utiliza la tasa de inflacin definida por el Banco de la Repblica
cuando se trate de un periodo actual o anterior, o la establecida en los supuestos macroeconmicos del

dem.
La conformacin de la tripulacin de embarcaciones fluviales est reglamentada en la Resolucin 2107 de 1999 por
medio de la cual se expide el reglamento de tripulaciones y dotaciones de las embarcaciones fluviales.
24
ASSOCIACIN ESPAOLA PARA LA CALIDAD (AEC). Ponencia: Consideraciones sobre el impacto econmico de la
Confiabilidad, en el Anlisis de Costos de Ciclo de Vida de un activo de Produccin. Revisin de modelos bsicos.
Tomado el 24 de enero de 2015 de: http://www.unodc.org/colombia/es/press/censosimci2013.html
22
23

15

Ministerio de Hacienda cuando se trate de proyecciones. En este ltimo caso, pueden utilizarse igualmente
los supuestos que informen las oficinas de Planeacin de las respectivas Fuerzas.
Un ejemplo para ilustrar la forma como debe efectuarse este clculo, es la adquisicin en el 2016 de una
lancha patrullera de rio, para lo cual se ha estimado un costo de adquisicin basado en otra de las mismas
caractersticas adquirida en el 2012 por $9.800.000. Tomando en cuenta lo explicado anteriormente, es
de suponerse que al comprar esta lancha cuatro aos despus de haber adquirido la primera, no va a
valer lo mismo, seguramente el costo de adquisicin ser superior, precisamente por el valor que tiene el
dinero en el tiempo, por esta razn, se debe llevar el precio de la lancha del 2012 al 2016 con la frmula
descrita anteriormente.

= (1 + )
En donde:
= Valor de la adquisicin en 2016
= Valor de la adquisicin en 2012

= Tasa de inflacin (en este ejemplo ser del 3%)

= Nmero de aos transcurridos entre 2016 y 2012 es decir (2016-2012)

9.800.000 (1 + 3%)4 = . .
Como resultado tenemos que el costo de adquisicin de la lancha patrullera de rio pasa de ser $9.800.000
en el 2012 a $11.029.986 en el 2016.
Cabe resaltar que si bien las Calculadoras de CCV realizan este clculo automticamente para estimar
los flujos anuales, existen dos particularidades a tener en cuenta:
a.

Las calculadoras toman los aos incluidos en la hoja Soportes para hacer los ajustes necesarios
en los costos de adquisicin y de sostenimiento (recurrentes), dado que no necesariamente los
soportes con los que se cuentan estn a precios del ao del primer pago.

b.

Es caso de utilizar soportes anteriores al ao de recepcin de los equipos, el mantenimiento mayor

se deben incluir a precios del primer ao de operacin del equipo, el clculo de ajuste por inflacin
que se explic anteriormente debe ser realizado por el responsable del diligenciamiento de la

16

calculadora antes de incluir el valor en el campo destinado para tal fin. La calculadora proyectar el
flujo con inflacin a partir del ao de entrega y hasta el fin de su vida til.

3.2 Estructura de las Calculadoras

Los diferentes tipos de calculadoras se desarrollaron en libros Excel. Las celdas dispuestas para incluir
informacin estn en blanco mientras que las celdas con relleno corresponden a datos de resultado que se
generan automticamente con la informacin ingresada (y por ende no se deben modificar).
Las primeras dos hojas son informativas y en ellas encontramos el contenido
y las instrucciones generales que deben tenerse en cuenta para utilizar eficientemente las calculadoras.
Desde la versin 2015 de las Calculadoras de CCV se dise una hoja para incluir de forma
organizada todos y cada uno de los soportes empleados para sustentar los costos incluidos en las calculadoras.
El diligenciamiento de esta hoja es necesario para que la calculadora pueda proyectar el flujo de costos del
CCV, por lo cual el hecho de no hacerlo implica que se dejan de calcular costos necesarios para la adecuada
estimacin del CCV.

Siguiendo el orden se tienen las hojas Formulario y Adquisicin de Apoyo. En la

primera se incluyen los datos generales de quien elabora la calculadora y del activo que se est analizando,
junto con su costo de adquisicin unitario. En la segunda, los costos de la inversin, tanto del bien que se
adquiere, como del equipo o la infraestructura de apoyo requerida (en caso de que aplique).
En la hoja Personal se incluye la cantidad de personal
total y adicional requerida, por su parte los costos de capacitacin y dotacin necesaria se incluyen en las hojas
Otros costos asociados a Personal. Los factores de costo asociados al personal ya estn incluidos dentro de
las calculadoras teniendo en cuenta los diferentes grados militares y policiales. Estos factores provienen de la
actualizacin anual que las Fuerzas Militares y la Polica Nacional realizan sobre el Modelo de Sostenibilidad
del Gasto - FOCIS que se maneja en la Direccin de Planeacin y Presupuestacin. Es importante precisar
que los costos generados en la hoja Personal corresponden slo al personal adicional requerido.

17

En esta hoja se incluyen los costos recurrentes necesarios para la operacin del
equipo como los combustibles, repuestos, municin y mantenimiento menor anual. Estos costos se incluyen
dependiendo del tipo de equipo sobre el que se est trabajando.

Dentro de esta hoja se incluyen los costos del mantenimiento mayor que
requieren los equipos.
Dentro de esta hoja se incluyen costos recurrentes como servicios pblicos, seguros,
suscripciones, imprevistos y mantenimiento equipo e infraestructura de apoyo, entre otros.
Las calculadoras contienen tres hojas de
resultado con los flujos anuales para el total de costos que intervienen en el CCV. Adicionalmente, la hoja
Resumen Total viene acompaada de informes grficos que facilitan la interpretacin del resultado. Es
importante resaltar que la proyeccin de costos anuales que realiza la calculadora contempla ajustes por
inflacin (es decir maneja precios corrientes25).

3.3 Recomendaciones
Con el propsito de obtener los mejores resultados en la estimacin del flujo de costos que genera la
Calculadora de CCV, es de total importancia atender las siguientes recomendaciones sobre su uso:
a. Verifique que tenga sentido utilizar las Calculadoras de CCV para el activo al cual se realizar el costeo.
Para identificar esto, debe preguntarse si ste generar costos adicionales a los de su adquisicin.
Recuerde que no tiene sentido realizar calculadoras para, por ejemplo, bienes consumibles (escritorios,
elementos de aseo, sillas, entre otros). Este tipo de bienes muebles muy probablemente harn parte de
la inversin de un activo mucho ms grande (como la construccin de un edificio).
b. Lea cuidadosamente las indicaciones contenidas en la hoja Instrucciones antes de empezar su
diligenciamiento.

25

Ver 3.1 Conceptos Generales Valor del Dinero en el Tiempo

18

c. Utilice la calculadora correspondiente dependiendo del tipo de equipo del que vaya a realizar el costeo,
ya que de no hacerlo podra estar pasando por alto costos relevantes o calculando costos que no
corresponden.
d. Si va a costear el CCV de equipos con especificaciones y costos diferentes, independientemente de que
sean el mismo tipo de equipo (ej: aeronaves), utilice una calculadora por cada equipo. El CCV se calcula
teniendo en cuenta los usos proyectados, los cuales son inherentes a una sola calculadora. En este
sentido, si necesita calcular el CCV para un helicptero y para un avin tanquero, si bien los dos son
aeronaves, utilice dos calculadoras (una para el helicptero y otra para el avin).
e. Es necesario diligenciar en su totalidad todos los campos que tiene la hoja Formulario porque stos son
el punto de partida para los clculos realizados por la calculadora, de no hacerlo pueden presentarse
inconsistencia en los clculos.
f.

La hoja Soportes es de obligatorio diligenciamiento. No omita incluir el ao del soporte en ningn tipo
de costo que se vaya a estimar, ya que de no hacerlo la calculadora no podr convertirlos a precios del
primer ao de operacin de los equipos y por ende no calcular la proyeccin con el porcentaje de
inflacin incluido en la hoja Formulario.

g. Todos los costos de operacin y soporte, con excepcin de los costos de personal que ya vienen
incorporados, deben incluirse de forma unitaria. Por ejemplo, si va a utilizar una calculadora para cinco
vehculos del mismo tipo, cuando incluya los costos correspondientes a combustibles, repuestos y
mantenimiento debe hacerlo teniendo en cuenta lo que consume un solo vehculo en el ao o por
kilmetro recorrido, segn corresponda. La calculadora se encargar de computar los flujos de costos
anuales y totales por la cantidad total de equipos incluidos.
h. Cuando los costos de adquisicin del equipo/infraestructura de apoyo superen el valor del equipo para el
cual se est diligenciando la Calculadora de CCV, inclyalo en una calculadora independiente
correspondiente al equipo que requiere y as podr calcularle con mayor precisin sus costos de
operacin.
i.

Si el soporte del costo de adquisicin se encuentra en moneda extranjera, es necesario incluir en la hoja
Formulario los datos que sta solicita en cuanto al tipo y valor de la moneda. De lo contario la
calculadora no podr convertir los valores a pesos colombianos.
19

j.

Si los soportes que sustentan los costos de operacin estn dados en moneda extranjera, se deben
incluir en la calculadora en pesos colombianos correspondientes al primer ao de operacin del equipo,
utilizando los supuestos macroeconmicos del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico26 o las
proyecciones dadas a las oficinas de planeacin de la respectiva Fuerza por parte de la Direccin
Financiera del Ministerio de Defensa y hgalo expreso en las notas (en la seccin 4.4 Costos de
Operacin y Soporte de este manual se explica en detalle cmo hacer esta conversin).

k. Los costos de mantenimiento mayor deben ser incluidos en pesos corrientes del primer ao de operacin
del equipo (en la seccin 3.1 Conceptos Generales, valor del dinero en el tiempo, se explica en detalle
cmo aplicar esta tasa).
l.

Detalle claramente en la seccin de notas cualquier particularidad del activo o cualquier aclaracin
adicional a la incluida en la hoja de soportes sobre su costeo. Las Calculadoras de CCV deben ser
autocontenidas, esto es archivos que contentan toda la informacin necesaria para describir un conjunto
completo de elementos de anlisis (soportes, aclaraciones, estimaciones, etc.), lo cual dar trazabilidad
a la informacin y aportar a la transferencia de conocimiento. Tenga en cuenta que muchos de los costos
que se incluyen son calculados por expertos en el uso y operacin de los equipos, sin embargo, no todas
las personas que consultan las calculadoras tienen el mismo conocimiento para entenderlos y sacar el
mayor provecho al momento de realizar los anlisis pertinentes.

m. Nunca utilice informacin que no est validada y no deje de referenciar las fuentes de informacin
utilizadas. As mismo, debe tener en cuenta no utilizar estimaciones que estn basadas en tipos de
equipos muy diferentes al que se pretende costear (ej: utilizar los costos de operacin de una lancha de
ro para estimar la operacin de un hovercraft).

4. Calculadoras para Estimar el CCV de Equipos

Teniendo en cuenta que la estimacin de los costos vara sustancialmente entre el clculo de CCV de equipos
y de infraestructura, a continuacin se detalla el uso de las calculadoras de equipos, especficamente:
armamento, equipo martimo y fluvial, equipo terrestre, equipo de ingeniera, equipo de comunicaciones y
De no disponer de estos supuestos, puede contactar a los funcionarios del GMSP de la DPP los cuales le facilitarn el
archivo.
26

20

aeronaves. El detalle del diligenciamiento de las calculadoras de proyectos de infraestructura se encuentra en

la seccin 5. Calculadora para Estimar el CCV de Proyectos de Infraestructura.
Como se explic anteriormente, los costos de adquisicin corresponden a la inversin inicial que contempla el
diseo, la instalacin y la puesta en marcha del bien mueble o inmueble. En particular, sta se divide en dos
partes dentro de las Calculadoras de CCV. La primera se incluye en la hoja Formulario y corresponde a la
inversin inicial propiamente dicha, es decir al costo del bien requerido, incluyendo los costos de transporte que
en algunos casos estn implcitos en el costo del contrato. La segunda, corresponde a los costos en los que se
incurre por la necesidad de adquirir equipo o infraestructura adicional para apoyar el funcionamiento adecuado
del bien. Estos se deben incluir en la hoja Adquisicin de Apoyo. En los casos en que los costos asociados a
transporte e instalacin estn incluidos dentro de los costos de adquisicin, debe hacerse expreso en la columna
anotaciones de la hoja Soportes, o bien explicarlo en la celda destinada para notas de la hoja Formulario.
Dada la importancia que tienen los soportes de la informacin que se utiliza para la estimacin de costos del
CCV, se cre dentro de las calculadoras la hoja Soportes, de obligatorio diligenciamiento, la cual determina la
confiabilidad de los mismos dependiendo de su naturaleza y establece el ao a partir del cual la calculadora
debe ajustar los costos por inflacin, para llevarlos a precios corrientes del ao en el cual inician su operacin27.
A continuacin se explica cmo diligenciar las hojas que contienen dichos costos.

4.1. Soportes de los Costos

El hecho de que los clculos del CCV estn basados en estimaciones, lleva a tener la certeza de que se tendrn
que manejar mrgenes de error en todos los clculos que se realicen, sin embargo, la mejor manera de hacer
de dichos mrgenes tan pequeos como sea posible es utilizar las mejores fuentes de informacin disponible.
Por ende, teniendo en cuenta que la calidad de la informacin utilizada para la estimacin del CCV es
determinante frente a las decisiones que se tomen a partir del anlisis derivado, en procura de obtener las
estimaciones ms confiables, es necesario que los soportes que garantizan las cifras incluidas en las
calculadoras sean validables, verificables y que adems permitan tener trazabilidad, en este orden de ideas,
los soportes utilizados deben ser aquellos que cumplan con dichas caractersticas y por ende generen la mayor
confiabilidad posible.

Las calculadoras de CCV, asumen el primer ao de entrega de los equipos como la fecha en que inician su operacin
indiferente del mes en que pudieran ser recibidos.
27

21

Ahora bien, dependiendo de la rigurosidad que debe tenerse cuando se hacen estimaciones de costos, se
pueden considerar tres niveles de confiabilidad de la fuente: alta como datos histricos y cotizaciones, media
como pginas web y baja como conceptos de expertos. Este nivel depende del tipo de soporte a ser utilizado
para sustentar las cifras incluidas en las calculadoras, el cual pude ser una combinacin (o uno) de los
siguientes:

Datos Histricos: Estos deben ser registros estadsticos avalados. Ej: Informacin validada proveniente
de SILOG o de FOCIS.

Cotizaciones: Que provengan de proveedores reconocidos, de sistemas de informacin o publicaciones

especializadas confiables.

Pginas Web: Especializadas y reconocidas como revistas especializadas (http://www.au.af.mil/au/ssq),

pginas de instituciones oficiales (http://www.webinfomil.com,
empresas

reconocidas

http://www.marines.mil/), pginas de

(http://www.ibersystemsdedefensa.es/compania.php,

http://www.nexter-

group.fr/en/subsidiaries/nexter-systems). Se deben evitar consultas en pginas no confiables como blogs

personales,

opiniones

en

foros

de

discusin

(http://poderiomilitar-

jesus.blogspot.com/2011_06_04_archive.html, http://co.clasificados.st).

Conceptos de expertos: Se considera como experto a aquella persona que, en la medida de lo posible,
sume experticia considerable con un alto nivel de conocimiento acadmico y de industria en cuanto a su
saber particular.

Es conveniente precisar que si bien los conceptos de expertos pueden ser de gran utilidad en la toma de
decisiones, para efectos de soportar los clculos, es recomendable utilizar estos soportes de acuerdo al orden
de confiabilidad que se le est dando en este manual, sin que con esto se desconozca el valor de la experticia
que puedan involucrar estos conceptos.
Para incluir los datos bsicos de los soportes empleados para la estimacin de los diferentes costos que se
incluyen en la calculadora, se cuenta con la hoja Soportes, dentro de la cual se debe registrar el ao y la
descripcin del soporte, as como las anotaciones que considere relevantes para la validacin del mismo. La

22

matriz para incluir la informacin contiene cinco columnas, las primeras dos contienen datos predeterminados
dependiendo del tipo de calculadora y en las tres siguientes se deben incluir los datos del soporte.

Esta relacin puede variar dependiendo del tipo de costos involucrados en cada calculadora.
- Hoja: Para ilustracin de quien diligencia la calculadora, esta columna contiene el nombre de la hoja en
donde se encuentra el tipo de costo relacionado.
- Tipo de Costo: En esta columna se relacionan todos los costos involucrados para estimar el clculo del
CCV, los cuales varan dependiendo del tipo de equipo.
- Ao base del soporte: Como se mencion anteriormente, para incluir los diferentes costos se debe tener
algn soporte que sustente el costo incluido, bien sea una cotizacin, una referencia histrica, una
publicacin especializada, un contrato o un estudio de mercado, entre otras. En esta celda debe incluirse
el ao al cual corresponde este soporte, ya que a partir de esta fecha se calcularn los crecimientos
inflacionarios para estimar el valor futuro del equipo, en caso que los equipos se vayan a adquirir en aos
posteriores.
- Descripcin del soporte: Debe identificarse en esta celda el tipo de soporte utilizado.

23

- Anotaciones: Si tiene algn comentario relevante que considere debe saberse sobre el soporte, puede
incluirlo en esta celda.
Estos soportes no solo deben ser registrados en la hoja Soportes de la calculadora, tambin es recomendable
que se anexen, bien sea incluyendo las copias escaneadas dentro de hojas adicionales en la misma calculadora
o anexndolos en archivos independientes (calculadoras autocontenidas).
4.1.1 Ejemplo28 Diligenciamiento Hoja Soportes
Con el fin de realizar la Calculadora de CCV para la adquisicin de un avin de combate se consult la pgina
http: //www.deagel.com/Strike-and-Fighter-Aircraft.aspx29, segn la cual un avin de este tipo tiene, por ejemplo,
un costo unitario de 34 millones de dlares, a precios de 2014, por lo cual este sera el ao base. Este ejemplo
muestra cmo deben incluirse los datos para el tem Adquisicin Equipo:

Este tipo de equipo no se ha

adquirido con anterioridad
por lo cual se consulta una
pgina especializada.

4.2 Costos Generales de Adquisicin

Los costos generales de adquisicin se incluyen en la hoja Formulario, dentro de la cual se solicitan los
supuestos bsicos para la proyeccin de costos como son: la vida til, el costo unitario, la moneda en que est
dado dicho costo y la tasa de inflacin. Adicionalmente esta hoja debe contener las fechas, tanto de entrega de
los equipos, como de los desembolsos que se tienen proyectados, as como los datos explicativos, es decir,
aquellos que contribuyen a facilitar el anlisis del CCV tales como los elementos que incluye la adquisicin, el
propsito de la misma, y las notas aclaratorias de situaciones atpicas que afecten los datos incluidos, y en
general, datos que suministren informacin adicional sobre los soportes que se anexan.
Es importante tener en cuenta que si bien todas las hojas de la calculadora son relevantes para incluir los datos
asociados al CCV, en esta hoja se incluye la informacin bsica con la cual la calculadora inicia el proceso de
Para efectos del presente manual, todos los ejemplos y casos ac presentados corresponden a situaciones hipotticas
que no reflejan la realidad o la proyeccin futura de ninguna Fuerza.
29
Al presentar como soporte pginas de internet, estas deben ser especializadas son respecto al dato que soportan de
forma tal que se asegure confiabilidad en los datos suministrados.
28

24

clculo, esto quiere decir, que cualquier dato que deje de ingresarse, afecta el resultado de la estimacin, bien
sea por que no se puede efectuar el clculo o por que puede conllevar a proyecciones erradas, como son los
casos del ao de inicio y la duracin de tiempo por el cual se realizarn los clculos. Los campos a diligenciar
son los siguientes:
Datos Generales: En esta seccin de la hoja se incluyen los datos del gerente del proyecto o en su defecto,
de la persona que responda por el diligenciamiento de la calculadora, as como el nombre del proyecto (en
caso de que la calculadora se utilice para la sustentacin de un proyecto de inversin) y del equipo a adquirir.
Esto, con el fin de hacer seguimiento y dar trazabilidad a la informacin all contenida.

Las celdas de esta seccin del formulario deben ser diligenciadas en su totalidad, de lo contrario la celda
de validacin para este caso tendr el siguiente mensaje:

Supuestos Bsicos para Proyeccin de Costos: En esta matriz se ingresan los datos correspondientes
a: vida til, costo unitario base, tipo de moneda y porcentaje de inflacin, los cuales son necesarios para
estimar el valor de la adquisicin y calcular el flujo de costos.

Vida til de equipo: Corresponde al nmero de aos que el equipo estar en funcionamiento. En la
seccin 2.2 Vida til de este manual se explica la forma de estimar este dato.

25

Costo unitario base: Es el costo unitario que tiene el equipo en el soporte correspondiente. Cuando se
vaya a calcular el CCV de alguna donacin, esta celda no debe tener ningn costo a menos que se
incurra en costos de trasporte, adecuacin, revisin o remodelacin. En este caso, la calculadora solo
estimar los flujos de operacin, soporte y disposicin final. Ej: Para el caso del avin del combate el
costo unitario base sera 34 millones de dlares.

Tipo de moneda: Debe indicar la moneda en la que se encuentra el costo de adquisicin en el soporte,
bien sea dlares, euros, pesos, etc. Ej: Para el caso del avin de combate la moneda a ingresar sera
dlares.

Porcentaje de inflacin: Corresponde al porcentaje establecido en los supuestos macroeconmicos del

Ministerio de Hacienda o al que informen las jefaturas u oficinas de planeacin de las respectivas
Fuerzas. Si este porcentaje es modificado en la calculadora, todos los costos tanto de adquisicin
como de sostenimiento se recalculan automticamente.

Resumen General: Las celdas de esta matriz corresponden a cifras generadas por la calculadora, por lo
cual no deben ser digitados. Estos son datos que facilitan la interpretacin y el clculo del CCV.

Ao cero/primer pago: Corresponde al primer ao de desembolsos en el caso que se realicen varios

pagos. Este dato lo extrae la calculadora de los incluidos en la matriz Fecha de Realizacin de Pagos
de la hoja Formulario.

Primer ao de recepcin del equipo: Corresponde al primer ao en que se recibe el (los) equipo(s).
Este dato lo extrae la calculadora de los incluidos en la matriz Fecha de entrega del equipo de la hoja
Formulario.

26

Cantidad de equipos: Corresponde a la sumatoria del nmero de equipos incluidos en la matriz Fecha
de entrega del equipo de esta misma hoja.

Costo total de la adquisicin: Dato calculado que corresponde al monto total de la adquisicin. Este
costo ya contiene el ajuste por inflacin en caso de que se realicen varios pagos.

Fechas de Entrega del Equipo: En esta matriz se deben incluir datos en las tres primeras columnas: ao,
cantidad y tasa de cambio.

Datos a Ingresar

Datos de resultado

Ao: Se debe incluir el ao o los aos en que se van a recibir los activos que se van a adquirir.

Cantidad: Cantidad de equipos que se recibirn en cada ao.

Tasa de cambio: Cantidad de pesos colombianos que se deben pagar por una unidad de moneda
extranjera. Es importante mencionar que si el soporte utilizado para estimar el costo de adquisicin
est dado en otra moneda diferente al peso colombiano, se debe incluir la tasa de cambio de la moneda
y el ao correspondiente ya que solo de esta forma la calculadora podr convertir este monto a pesos
y aplicarle el incremento por inflacin. Para el caso del dlar, utilizar los supuestos macroeconmicos
del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico o las proyecciones dadas a las jefaturas/oficinas de
planeacin de las Fuerzas por parte de la Direccin Financiera del Ministerio de Defensa (las cuales
se realizan para dlar y euro). Si el costo de adquisicin del soporte est dado en pesos, no deber ir
ningn valor en dicha columna.

Fecha de Realizacin de Pagos: Se debe identificar el ao y los desembolsos de capital correspondientes

en cada uno de ellos (en precios corrientes). La suma de estos desembolsos, en todos los casos, debe ser
igual al costo total de la adquisicin calculado en el resumen general de la misma hoja.

27

Elementos que Incluye la Adquisicin: En esta celda se describen los componentes que tenga el
equipo que se adquiere o las especificaciones adicionales que considere til para el anlisis de la
informacin (Ej: Helicptero con sistema mejorado de pantalla de visualizacin frontal, intercomunicador
digital, provisiones e instalacin del localizador de emergencia, manuales del fabricante, kit bsico de
herramientas, etc.) En la medida de lo posible se deben incluir los costos de los elementos que componen
la adquisicin, bien sea en este campo o en los soportes adicionales.

Propsito de la Adquisicin: Como su nombre lo indica, all se debe constatar el objeto de la adquisicin.
Qu misionalidad va a fortalecer o de qu manera este equipo aporta el fortalecimiento de la Fuerza.
Notas: Se busca que las Calculadoras de CCV sean archivos autocontenidos, para lo cual esta seccin
deber dar las herramientas necesarias para que tanto quien realice el anlisis de CCV, como el tomador
de decisiones, tengan una visin completa y profunda de la informacin all suministrada. Por lo anterior, en
este espacio se deben incluir comentarios, aclaraciones u observaciones que se consideren necesarias con
respecto a los datos y/o soportes presentados, as como informacin adicional que considere se deba
conocer para mejorar el entendimiento frente al anlisis del CCV.
Finalmente, cabe resaltar que en caso en que se omitan costos o datos solicitados en la calculadora, se
argumenten claramente los motivos de la omisin, ya que el mal diligenciamiento de la misma puede generar
errores en el clculo del CCV.
4.2.1 Ejemplo del Diligenciamiento Hoja Formulario
La Divisin de Aviacin y Asalto Areo del Ejrcito Nacional (DAVAA) desea calcular el CCV de cinco
helicpteros, de los cuales se pagarn dos en 2015 y tres en 2016. Adicionalmente, estos sern entregados en
2016 y 2017, respectivamente. Suponga adems que el soporte para establecer el costo unitario de adquisicin
de la aeronave fue una cotizacin con un precio de compra en el 2014 de US$7.150.000.
28

En primer lugar se deben diligenciar todos los datos generales solicitados en la hoja Formulario:

En este ejemplo se ha tomado la vida til

recomendada por el fabricante en adquisiciones
anteriores, la cual difiere de los 15 aos estipulados
en el Manual de Bienes del Ministerio. Esta aclaracin
se anexa y se relaciona en la hoja Soportes.
En la siguiente matriz solo se incluyen los dos aos en los que se van a entregar las aeronaves 2015 y 2016,
la cantidad en cada uno de ellas y la tasa de cambio para el ao correspondiente (de acuerdo a los Supuestos
Macroeconmicos del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico a junio de 2014).

Como puede observarse, con los datos incluidos en la matriz de supuestos bsicos la calculadora estima el
costo unitario en pesos para el 2015 y el 2016, es decir, lleva los costos en la moneda de origen a precios del
ao respectivo y posteriormente a pesos. En este caso, el usuario no tiene que hacer ninguna operacin para
llevar el costo de la adquisicin en el tiempo.

29

La forma como se van a hacer los desembolsos se incluye en la

matriz Fecha de realizacin de pagos. En este ejemplo, las tres
aeronaves que ingresan en el 2015 se cancelarn en ese mismo
ao, las que ingresan en 2016 se cancelarn 50% en 2016 y 50%
en 2017, en este caso, la forma como se han fraccionado los
pagos, est acorde con lo establecido contractualmente, por esta
razn el 2017 no lleva efecto por inflacin. El total de desembolsos en todos los casos debe ser igual al costo
total de los equipos.
Por ltimo se incluyen en la hoja los elementos, el propsito de la adquisicin y las notas necesarias.

Lo escrito en la seccin de notas corresponde a las aclaraciones adicionales a las incluidas en la hoja
Soportes, las cuales, a juicio de quien elabora la calculadora, deben ser conocidas por la persona que validar,
analizar o utilizar la Calculadora de CCV.

30

4.3 Adquisicin Equipo y/o Infraestructura en Apoyo a la Misin

Dentro de los costos involucrados en el CCV de un activo se deben tener en cuenta aquellas inversiones
complementarias, que no estn incluidas dentro de los costos de adquisicin del equipo principal, para que ste
cumpla con las funciones para las cuales se adquiere (ej: nueva infraestructura o equipo especial de apoyo30).
Estos costos se incluyen en la hoja Adquisicin de Apoyo dentro de la cual se encuentran dos cuadros con
los campos necesarios para registrar el ao y el costo de las inversiones adicionales (en precios corrientes).
Adicionalmente se deben tener en cuenta la inclusin de futuras sustituciones del equipo/infraestructura de
apoyo (en caso que aplique).
Es importante tener en cuenta que para el caso de equipos recibidos en donacin, si bien puede que no se
incurra en costos de adquisicin directos, s se puede necesitar equipo o infraestructura de apoyo para estos,
razn por la cual se deben contemplar e incluir en esta hoja.
Como regla general, si los costos de adquisicin del equipo/infraestructura de apoyo superan el valor unitario
de adquisicin de los equipos para los cuales se est diligenciando la Calculadora de CCV, estos se deben
incluir en calculadoras independientes. Esto mismo debe hacerse cuando la composicin y el funcionamiento
de estos equipos/infraestructura son de tal complejidad31 que requieran especificar condiciones y generen
costos de operacin, soporte y disposicin final elevados. De no hacerlo as, se tendra que promediar todos
los costos de operacin de estos equipos para incluir un nico costo anual de operacin, resultando en
estimaciones imprecisas y difciles de validar a futuro. En caso de cumplirse alguna de estas dos condiciones,
debe hacerse explcito en el campo establecido para las notas en la hoja Formulario de la calculadora.
Ahora bien, para el caso en que los equipos/infraestructura de apoyo, efectivamente estn incluidos dentro de
la misma calculadora del activo principal, estos tambin deben generar unos costos de funcionamiento que
deben reflejarse en la columna costo de sostenimiento de esta hoja. stos deben incluirse en pesos corrientes
del ao del soporte, la calculadora se encarga de llevarlos a pesos del ao en el cual van a adquirirse.

Dentro del equipo especial en apoyo a la misin se pueden incluir herramientas o equipos especializados para la
operacin y/o mantenimiento del equipo que no vengan incluidas en la adquisicin del activo principal. Ej: Equipo ETAA,
FARE, ALSE.
31 Debe entenderse por complejidad aquellos equipos o infraestructura que requieran a su vez de equipos de apoyo o
adaptaciones para su funcionamiento o que requiera diversos costos de sostenimiento y operacin, los cuales en trminos
de planeacin, no sea conveniente promediar como un solo costo anual recurrente.
30

31

4.3.1 Ejemplo Diligenciamiento Hoja Adquisicin de Apoyo

Continuando con el ejemplo de la adquisicin de helicpteros de la Divisin de Aviacin y Asalto Areo, como
se explic en la parte de notas de la hoja Formulario, adquirir estos cinco helicpteros implica adquirir tambin
gras de rescate y ganchos de carga, los cuales se deben costear e incluir dentro de la calculadora.

Los costos all incluidos estn ingresados a precios corrientes del ao correspondiente y en pesos colombianos,
en la seccin 3.1 Conceptos Generales se explica detalladamente como realizar este clculo.
Suponemos adems que para la operacin de estas cinco aeronaves tambin se requieren dos hangares
Archspan, en voladizo de 600 m. de longitud, en los cuales se construir un piso de talleres que ocupen
aproximadamente 1/3 de la profundidad total del hangar. En este caso, debe hacerse una calculadora adicional
para esta infraestructura, dado que su complejidad, al ser necesaria la construccin de los talleres, va a generar
costos de operacin diversos como las herramientas para dotar esos talleres, su mantenimiento, los insumos
que se requieran para su funcionamiento, entre otros. As mismo, se debe realizar la aclaracin correspondiente
en las notas tanto de la calculadora de las aeronaves como en la de infraestructura indicando su relacin. A
continuacin se muestra el error en que se incurrira en la calculadora de helicpteros:

32

4.4 Costos de Operacin y Soporte

Al enmarcar todos los costos en los que se puede incurrir durante la vida til de un activo para su operacin y
correcto funcionamiento, se identifican ciertas grandes categoras de gasto generado, entre ellas: los costos del
personal destinado para su funcionamiento, costos de insumos operacionales y dems costos miscelneos o
administrativos. En ese orden de ideas, y para la comprensin de la estructura de las Calculadoras de CCV, en
el presente manual los costos de operacin y soporte se han dividido en cinco. En primer lugar, aquellos gastos
que corresponden al personal, los cuales incluyen la tripulacin, el personal en tierra y el personal de
mantenimiento para el caso de aeronaves y equipos de movilidad martima o fluvial, o personal en general
cuando se trate de equipos diferentes a stos. En segundo lugar, el entrenamiento y la dotacin que requiera
dicho personal. Por otra parte, los costos de operacin en lo concerniente a los insumos operacionales32 como
combustible, repuestos, municin y todos aquellos cuyo fin sea permitir la operacin normal y recurrente del
bien. En cuarto lugar el mantenimiento mayor y por ltimo los otros costos recurrentes no incluidos en las
categoras anteriores.
Todos los costos de operacin y soporte que solicita la calculadora deben incluirse a precios del ao del
respectivo soporte. La calculadora, dependiendo del ao registrado en la hoja Soportes, se encarga de llevar
estos costos a precios corrientes del ao de inicio de operacin de los equipos.
4.4.1 Costos de Personal
Particularmente hace referencia a los costos en que se incurre por la necesidad de vincular personal adicional
para realizar actividades relacionadas con la operacin y/o sostenimiento de los bienes adquiridos33. Para el
clculo de estos costos, las calculadoras contienen la hoja Costos de Personal, en la cual se incluye tanto el
nmero de personal actual que se tenga como el personal adicional requerido para operar la totalidad de los
bienes a adquirir, es decir, si en una calculadora se est calculando el CCV de tres helicpteros, se incluye la
cantidad de personas que operarn las tres aeronaves.

Es importante aclarar que para el caso especfico de aeronaves, se estableci la Metodologa para el Clculo del Costo
Hora de Vuelo, en la cual se definen los costos asociados que deben reportarse a FOCIS como son: combustible y
lubricantes, repuestos y mantenimiento menor, sin incluir los costos de personal ni de mantenimiento mayor. Para
profundizar en esta metodologa consultar: DIRECCIN DE PLANEACIN Y PRESUPUESTACIN, Grupo de
Mejoramiento y Sostenibilidad Presupuestal. Manual Clculo de Factores de Costo e Ingreso de Informacin al Modelo
FOCIS Versin 2014. Bogot: 2014
33
Si bien el personal perteneciente a las Fuerzas Militares o la Polica Nacional se incorporan con fines de Seguridad y
Defensa, se debe entender en este caso que gran parte de su tiempo ser empleado en la operacin de los equipos.
32

33

En esta hoja solo se ingresan cantidades de personal, ya que los costos resultantes son generados teniendo
en cuenta los costos unitarios anuales asociados a personal que han sido ingresados previamente al software
FOCIS34 por cada una de las Fuerzas. Adicional a esto se deben incluir los siguientes datos:
- Fuerza: Lista de seleccin para escoger la Fuerza a la que pertenece el personal
requerido para la operacin del bien al que se le realiza el clculo del CCV.
- Grado: Dependiendo de la Fuerza seleccionada, puede escoger el(los) grado(s)
del personal requerido. La calculadora despliega las opciones con los grados incluidos en la misma para
cada una de las Fuerzas.
- Rol/Misin: Se debe seleccionar dependiendo de las
actividades que realizar el personal requerido (Ver 3.1
Conceptos Generales)
- Cantidad de personal actual: Debe incluirse la cantidad de personas con las que se cuenta al momento
de hacer el anlisis de CCV para la adecuada operacin del equipo.
- Cantidad de personal adicional requerido: La base para el clculo del costo de personal es la necesidad
de contratar o incorporar personal adicional al actual para el adecuado funcionamiento del equipo. Por
lo tanto, adicionalmente se debe incluir la cantidad de personal adicional identificando igualmente su
grado y misin.

4.4.1.1 Ejemplo Diligenciamiento Hoja Costos de Personal

En este punto del diligenciamiento de la calculadora de los helicpteros de la DAVAA se pueden observar dos
listas de costos generados por la calculadora, una lista asociada al total de personal adicional requerido por
cada uno de los grados y otro correspondiente al total de los costos de personal por rol/misin.

Force Oriented Cost Information System, software utilizado para la consolidacin de la informacin requerida para el
Modelo de Sostenibilidad del Gasto. Eso implica la suma de sueldos, primas, bonificaciones y contribuciones inherentes a
la nmina. DIRECCIN DE PLANEACIN Y PRESUPUESTACIN, Grupo de Mejoramiento y Sostenibilidad
Presupuestal. Manual Clculo de Factores de Costo e Ingreso de Informacin al Modelo FOCIS Versin 2014. Bogot:
2014
34

34

Es importante tener en cuenta que al incluir personal adicional, su costo se prolonga en el tiempo hasta que
termine el ciclo de vida del equipo, es decir, si se incluyen cuatro Tenientes Coronel adicionales, uno en 2015
y tres en 2018 como se observa en el ejemplo, su costo se calcula desde el 2015 para un cargo y desde el 2018
cuatro cargos, el que vena, ms los tres adicionales que requiere en el 2018, hasta el 2037, que para este
caso, es el ao en que finalizan los 20 aos de vida til del ultimo helicptero recibido (establecidos en la hoja
Formulario). Es importante resaltar que en esta estimacin, est implcito el supuesto de que la planta de
efectivos se aumenta a razn del aumento de vida til del activo para el cual se est diligenciando la Calculadora
de CCV. Adicionalmente, no se tiene en cuenta el costo asociado al ascenso, por cuanto dentro de la estimacin
de CCV no se hace el seguimiento de la persona, sino del grado requerido (luego del cual van a tener que
buscar otra funcin para ellos) por lo cual es importante precisar dentro de la seccin de Notas de la hoja
Formulario esta dinmica en caso en que aplique. En la seccin 4.7 Informes de Resultado se puede observar
claramente el comportamiento de los flujos para cada tipo de costo.

4.4.2 Costos Asociados a Personal

Teniendo en cuenta que el personal requerido para el funcionamiento del equipo generar costos adicionales
derivados de su capacitacin, as como de la dotacin, se hace necesario contar con la informacin necesaria
para estimar su costo. Los clculos realizados por la Calculadoras de CCV en lo que tiene que ver con la
35

capacitacin, dependen de la periodicidad de las mismas y del momento en que van a ser realizadas.
Adicionalmente, se solicitan costos unitarios anuales de dotacin del personal.

4.4.2.1 Entrenamiento y Capacitacin

Corresponde a aquellos costos derivados de la capacitacin del personal que opera o realiza labores de
mantenimiento a los equipos. Estos costos se incluyen en la hoja Otros Costos Asociados a Personal y deben
estar en pesos corrientes del ao del soporte. En algunos casos, el soporte para estos costos se encuentra en
moneda extranjera, de ser as, debe convertirse a pesos colombianos puesto que la calculadora solo hace la
conversin a pesos cuando se trata de costos de adquisicin. Algo importante que debe tener en cuenta para
evitar duplicidad en las estimaciones, es que en algunas ocasiones los costos de capacitacin inicial van
incluidos con la adquisicin del activo (ej: offset). La hoja para ingresar estos datos contiene los siguientes
campos:

- Ao inicial de capacitacin: Corresponde al ao en el cual se va a realizar la capacitacin inicial, la cual

puede ser antes, al momento o despus de recibir el equipo.
- Periodicidad de capacitaciones futuras: Cuando se requieren capacitaciones recurrentes diferentes a la
inicial, se debe incluir la periodicidad en aos con que se van a realizar. Por defecto la periodicidad es
anual (1), pero podra ser cada 2, 3, 4 o los aos que se necesiten. Este dato no puede corresponder a
fracciones de tiempo, entendiendo la unidad anual.
- Rol/Misin: Se debe seleccionar dependiendo de las actividades que realizar el personal requerido (ver
3.1 Conceptos Generales)

36

- Costo unitario por persona ao inicial: Costo derivado de la capacitacin o del entrenamiento inicial para
cada una de las personas asociadas a la operacin o mantenimiento del equipo. Esta puede darse antes
o despus de recibir el equipo y los costos que incluyan deben estar en pesos corrientes del ao del
soporte y, dependiendo del ao que registre en la hoja Soportes, la calculadora los lleva a precios del
ao en que inicia la capacitacin.
- Cantidad de personas a capacitar en ao inicial: Cantidad de personal que ser capacitado o recibir
entrenamiento inicial en actividades relacionadas con la operacin o mantenimiento del equipo.
- Costo unitario por persona ao ao inicial: Costo derivado de la capacitacin o el entrenamiento
recurrente, diferente a la inicial para cada una de las personas asociadas a la operacin o mantenimiento
del equipo. Al igual que los cosos anteriores, los costos de esta capacitacin deben ser incluidos a
precios corrientes del ao del soporte y la calculadora lleva estos costos a precios corrientes del ao
correspondiente dependiendo de la periodicidad de capacitaciones futuras. En la seccin 4.4.2.3
Ejemplo diligenciamiento hoja Otros Costos Asociados a Personal se presenta con mayor claridad la
forma de incluir este costo.
- Cantidad de personas a capacitar ao ao inicial: Cantidad de personal que ser capacitado o recibir
entrenamiento de forma recurrente diferente al inicial en actividades relacionadas con la operacin o
mantenimiento del equipo.

4.4.2.2 Dotacin
Corresponde a los costos por el suministro de dotacin bien sea para realizar labores de mantenimiento o para
la operacin de los equipos. Se incluye a precios del primer ao de operacin del equipo, en la hoja Otros
Costos Asociados a Personal.

37

Es importante tener en cuenta que los costos y la cantidad de personas que se incluyen en esta hoja deben ser
acordes con la cantidad de personas necesarias para la operacin y mantenimiento incluidas en la hoja Costos
de personal.

4.4.2.3 Ejemplo diligenciamiento hoja Otros Costos Asociados a Personal

Dentro del costo de adquisicin de los helicpteros que se ha venido trabajando como ejemplo en este manual,
no se encuentra incluido lo correspondiente a capacitacin, sin embargo, es necesario capacitar a la tripulacin,
al personal de mantenimiento y al personal en tierra que operar y se encargar del mantenimiento de las cinco
aeronaves. La capacitacin se iniciar en el ao 2015 con una periodicidad de 2 aos, el mismo ao en que
se entregarn las primeras tres aeronaves. Para determinar el costo de la capacitacin se tiene como soporte
la cotizacin de una empresa reconocida dada en el 2014 y vigentes por un ao, en la cual se incluyen los
costos de adquisicin y de capacitacin.
Con esta informacin incluimos los datos correspondientes al ao inicial de capacitacin y periodicidad de
capacitaciones futuras, que para este caso se hace cada dos aos. Incluimos a su vez los costos por persona,
tanto de la capacitacin inicial como de la recurrente.
Como en este ejemplo los costos cotizados tienen validez de un ao, es decir sostienen el precio dado hasta el
2015, el ao que debe incluir en la hoja Soportes es 2015, y en anotaciones hacer la explicacin
correspondiente.

38

En la matriz de dotacin se incluyen los costos necesarios para dotar al personal.

4.4.3 Costos de Operacin

Se refiere a todos aquellos costos recurrentes generados por la utilizacin de los equipos, ya sea por insumos
operacionales o dems gastos generados directamente por su operacin. Los datos suministrados deben estar
acorde con las siguientes mtricas establecidas35 para cada equipo:

Estas mtricas corresponde a las definidas en el Manual Clculo de Factores de Costo e Ingreso de Informacin al
Modelo FOCIS
35

39

a) Horas Energizado, Horas Asegurado, Horas de Operacin: Aplica para unidades a flote consideradas
mayores.
b) Horas de Consumo, Horas de Navegacin: Aplica para unidades a flote consideradas menores.
c) Hora de Vuelo: Aplica para aeronaves.
d) Kilmetros: Aplica para equipos de movilidad terrestre.
e) Por ao: Se utiliza para aquellos equipos que por razones tcnicas o de informacin no es posible
asociarle una mtrica de uso continuo, por cual se toma como un costo fijo anual. Esto implica que
aunque pueda tener uso, su costo es independiente de ste. Est mtrica se utiliza para calcular los
costos de operacin de equipos de movilidad terrestre (en caso de no conocer costos por kilmetros),
equipos de ingeniera, armamento y equipos de comunicaciones, informtica o seguridad.

Los formatos establecidos en las calculadoras para proyectar los costos de operacin varan dependiendo del
tipo de equipo. Para aeronaves, en donde el clculo se hace tomando como base las horas de vuelo, el formato
es el siguiente:

Como puede observarse, en este caso hay que definir el nmero de horas de vuelo promedio anuales para
cada aeronave, puesto que este es el parmetro que permite calcular todos los costos de operacin. Por su
parte, las estimaciones de combustibles y lubricantes, repuestos y mantenimiento deben corresponder a lo
requerido para que una aeronave opere durante una hora de vuelo.
En las calculadoras diseadas para equipos de movilidad martima o fluvial, la diferenciacin en la forma de
estimar los costos se hace dependiendo del tipo de equipo: ya sea equipo menor o mayor se debe asociar a

40

las mtricas correspondiente (horas de navegacin, horas de consumo, horas operando, horas energizado,
horas asegurado).

En este caso, hay que incluir el nmero de horas de navegacin y de consumo anual para los equipos menores
y el nmero de horas operando, energizado y asegurado anual para los equipos mayores. Al igual que para
aeronaves, los costos que se incluyen por cada uno de los tems corresponde a los estimados por cada hora.
En la siguiente seccin se incluye un ejemplo de cmo incluir los datos para estos dos tipos de equipos.
Para los dems equipos, la mtrica empleada para el clculo de los costos de operacin es el ao, para lo cual
deben incluirse los valores promedios anuales que se requieren por cada tem. El formato establecido para
incluir estas estimaciones es el siguiente:

Actualizaciones: Categora presente en las calculadoras de sistemas de comunicaciones, seguridad o

informtica que corresponde a los costos por actualizaciones o adiciones del software que componen
dichos sistemas y que pueden evitar o corregir problemas, aumentar la seguridad del equipo o mejorar su
rendimiento. Tambin hace referencia a pago de planes de voz, datos y streaming, entre otros. Se debe
incluir el costo unitario anual estimado.

41

Combustibles y lubricantes: Estos costos, como todos los costos de operacin, dependen de la mtrica
establecida. Por lo tanto, para equipos que tienen mtricas continuas el valor que hay que ingresar es el
costo promedio por unidad de medida. Para el caso de aeronaves se debe ingresar el costo promedio de
una hora vuelo. Utilizando el mismo ejemplo del Manual Clculo de Factores de Costo e Ingreso de
Informacin al Modelo FOCIS, en el caso de un avin AS 555 en combustibles y lubricantes (CYL) habra
que ingresar el costo promedio de una hora de vuelo por este concepto con el siguiente clculo:

Como se puede ver, para calcular el dato de inters se parte del producto entre los galones/litros de
combustible adquiridos en cada abastecimiento en el transcurso del ao de inters y los precios de dichos
abastecimientos. Luego se divide la suma de dichos productos entre el uso total en horas de vuelo. Esto
ser equivalente a dividir el gasto total en combustible y lubricantes de toda la flota de aviones AS 555
entre la cantidad de horas voladas por la flota.
Al tratarse de equipos de movilidad martima o fluvial, el costo estimado para combustibles y lubricantes
depende del tipo de equipo. Si es un equipo menor, las estimaciones se realizarn por horas de consumo
y horas de navegacin, si es un equipo mayor, estas se harn por horas operando, horas energizado y
horas asegurado. Cuando se trate de equipos de movilidad terrestre se har por kilmetros o por ao.
Para el caso de los equipos que trabajan con un factor anual, como es el caso de los equipos de ingeniera,
o los sistemas de informacin, el clculo se limita a dividir el costo total consumido entre la cantidad de
equipos.

Imprevistos: Se refiere a todos aquellos costos relacionados con insumos operacionales o costos
generados directamente por la operacin que no estn estipulados en el presente manual. Es importante
tener presente que en los casos en que al momento de calcular los factores de costo, ya estn incluidos

42

algunos imprevistos, como sucede en equipos cuyo factor es la hora vuelo, no deben volverse a estimar
en este tem para evitar duplicidad36.

Mantenimiento: Corresponde a los costos necesarios para llevar a cabo las actividades recurrentes de
inspeccin, revisin y reparacin tendientes a conservar un equipo en condiciones ptimas (ver seccin
3.1 Conceptos Generales). La medicin del consumo para el caso de mantenimiento es similar a la
explicada en combustibles y lubricantes, es decir, dependiendo de la mtrica establecida para cada tipo
de equipo. Su costo, al igual que todos los costos de operacin, se debe incluir en precios corrientes del
ao del soporte correspondiente.

Materiales y suministros: Categora presente en las calculadoras de equipos de ingeniera y sistemas

de comunicaciones, seguridad o informtica. Corresponde a los costos relacionados con materiales
directos o indirectos necesarios para el funcionamiento de estos equipos, tales como tner, medios pticos
y magnticos, productos qumicos, farmacuticos y de laboratorio y en general todos aquellos
considerados como insumo para que el equipo o el sistema pueda cumplir con su funcin.

Municin: Este tem es exclusivo para los equipos incluidos en las calculadoras de armamento,
y se refiere a todos aquellos costos en que se incurre por la adquisicin de suministros que se
requieren para la utilizacin de armas tales como cartuchos para fsil y ametralladora, granadas
para mortero y de mano, cartuchos TASER, bateras para miras de combate, etc. No debe
olvidarse que si dentro de las adquisiciones de otros equipos se contempla integrar a ste material
de artillera, debe incluirse en la calculadora de armamento para poder costear con mayor precisin sus
costos de sostenimiento.
Los datos solicitados para calcular este costo son los incluidos en la siguiente matriz:

Si la fuente de informacin para la estimacin de los costos de insumos operacionales (combustible, lubricantes,
repuestos, mantenimiento recurrente-) se toman del sistema de informacin FOCIS, se debe tener en cuenta que este se
rige segn la Metodologa para el Clculo del Costo Hora de Vuelo, por lo cual no se debe incluir valor de imprevistos,
adicionalmente al costo unitario de mantenimiento recurrente-, dado que segn dicha metodologa los imprevistos se
incluyen al momento de realizar el clculo de los factores con un ao de rezago.
36

43

- Costo unitario de cada municion o batera: Corresponde al costo unitario de la muncin o bateras para
uno solo de los equipos incluidos en la calculadora.
- Consumo entrenamiento por ao: Se refiere a la cantidad de municin que se requiere anualmente para
ser empleada en actividades de instruccin o pruebas.
- Consumo combate por ao: Se refiere a la cantidad de municin estimada que se requiere anualmente
para ser empleada en operaciones del servicio policial o militar.

Repuestos: Son las piezas, partes, mecanismos, conjuntos, o elementos que sirven para reemplazar o
sustituir componentes de un equipo. Dentro de este tem, para el caso particular de armamento, pueden
incluirse accesorios, es decir, los aditamentos, piezas o mecanismos que sin constituir el cuerpo principal
de un arma, se le aaden o acompaan transitoria o permanentemente para modificar, perfeccionar, o
complementar su funcin, uso o eficiencia, como por ejemplo un flasher (sealizador infrarrojo),
silenciadores o porta granadas37.
La estimacin de costos por repuestos, al igual que los de mantenimiento, combustibles y lubricantes, se
hace con las mismas mtricas empleadas para su clculo y dependiendo del tipo de equipo. Es importante
tener en cuenta que en algunas ocasiones, principalmente en aquellas en que se utiliza como soportes
registros histricos de contratos, dentro del mantenimiento pueden estar incluidos algunos costos de
repuestos dado que al adquirir este tipo de servicios los contratos no discriminan que porcentaje
corresponde a obra de mano y que porcentaje a repuestos, esto podra llevar a duplicidad en los costos.
Servicios pblicos: Estos costos hacen referencia a los generados por el consumo de servicios dentro
de las unidades a flote. Su estimacin se hace anual.

POLICA NACIONAL, DIRECCIN GENERAL - OFICINA DE PLANEACIN. Manual Logstico de la Polica Nacional,
Captulo 3, p.83. Bogot: 2010
37

44

4.4.3.1 Ejemplo Diligenciamiento Hoja Costos de Operacin

Para estimar los costos de operacin del helicptero que se viene trabajando como ejemplo, se van a tomar los
datos histricos registrados en FOCIS en el ao 2013 para una aeronave de las mismas caractersticas. Este
soporte contiene el valor en millones de
pesos del consumo para una hora vuelo
en los tems de combustibles y
lubricantes, repuestos y mantenimiento.
Aunque tenemos los costos de operacin causados en el 2013, puede suceder, que estos costos correspondan
a una aeronave que lleva muchos aos en funcionamiento, por lo cual, dichos costos pueden ser ms elevados
a los que puede incurrir una aeronave recin comprada, en este sentido se va a aplicar una disminucin del
10% en los costos para compensar el efecto de envejecimiento del equipo. Teniendo en cuenta la destinacin
de la aeronave, se estima que al ao volar 450 horas.
En este ejemplo se ilustra todo el proceso de inclusin de los datos, desde la relacin de soportes hasta la
estimacin total que efecta la calculadora para todo el ciclo de vida (20 aos en el ejemplo que se viene
trabajando). Los pasos son los siguientes:
1) Se relacionan en la hoja Soportes la informacin correspondiente a los diferentes tipos de costo que
se estn estimando, para que la calculadora pueda pasar los costos a precios de 2015 y 2016, fecha
en la cual se entregan y cancelan los equipos.

2)

En la hoja Costos de Operacin se incluyen los costos a precios de 2013, ao del soporte,
y el nmero de horas de vuelo anuales estimadas para cada aeronave, descontando el 10%
que estimamos para compensar el efecto de envejecimiento del equipo.

45

Con esta informacin se generan los costos anuales para cada aeronave por cada concepto de gasto.
3) La tabla anterior es la base para que la calculadora proyecte los costos durante todo el tiempo que
dura la vida til. En este ejemplo, la hoja Resumen Total de la calculadora arroja una estimacin de
costos de operacin para las 5 aeronaves y durante todos los 20 aos de $2.002.1 billones.

4) En la hoja Resumen Anual Total, se genera el flujo anual de los costos desde el 2015, ao en el cual
entra el primer helicptero, hasta el 2035, ao en el cual termina la vida til de las aeronaves
entregadas en el 2016.

En el resultado anterior, se observa como los costos incluidos en el 2015 estn incrementados con
inflacin desde el 2013 ao base de soporte. As mismo, puede verse como el costo estimado en el
2015 corresponde al consumo de 3 aeronaves y en el 2016 corresponde a 5, es decir, las 3 que
entraron en 2015 ms las 2 que entraron en 2016.
46

5) Por ltimo, en la hoja Resumen Unitario se encuentra el flujo de costos anualizado de la primera
aeronave recibida, con un costo total de $395.7 mil millones durante todo el ciclo de vida.

4.4.4 Otros Costos Recurrentes

Teniendo en cuenta que dentro de los costos de operacin y soporte se deben tener en cuenta aquellos que, si
bien no estn asociados de manera directa a la operacin del equipo, son requeridos por cuanto en la mayora
de los casos regulan, facilitan o contribuyen a la mejor utilizacin, como son los asociados a las suscripciones
y los seguros. De igual manera se incluyen los imprevistos y la tasa de depreciacin.
El formato de ingreso de esta informacin dentro de las calculadoras se encuentra en la hoja Otros recurrentes
y se visualiza como sigue:

Aunque los costos de sostenimiento de las adquisiciones de apoyo como son el equipo especial y la nueva
infraestructura, hacen parte de los otros costos recurrentes, su diligenciamiento se hace en la hoja Adquisicin
de Apoyo de acuerdo a lo explicado en la seccin 4.3 Adquisicin Equipo y/o Infraestructura en Apoyo a la
Misin
Todos los costos que se incluyen en este formulario son unitarios y anuales para cada uno de los equipos que
se estn adquiriendo. Estos se deben incluir en pesos corrientes del ao del soporte, al igual que todos los
costos de operacin.
47

Suscripciones: Se refiere a los costos anuales originados por la necesidad de realizar suscripciones a
publicaciones que contribuyan al manejo y conservacin eficiente de los equipos.

Seguros: Corresponde a los costos anuales en los que se incurre con el fin de obtener una cobertura
monetaria sobre el riesgo al que se pueda enfrentar el equipo. Para los casos en que ste no se asegure,
bien sea por que no es necesario, porque el costo de asegurarlo es muy alto en relacin a los posibles
riesgos a enfrentar, o cualquier otra circunstancia, debe incluirse en las notas la razn y adjuntar el soporte
correspondiente de estas situaciones.

Tasa estimada de depreciacin anual: Porcentaje determinado automticamente por la calculadora de

acuerdo a la informacin previamente ingresada en la hoja Otros Costos. Esta se aplica anualmente y
de forma recurrente hasta la finalizacin de la vida til de los equipos, la cual proviene de las directrices
utilizadas por el Ministerio de Defensa en todos sus procedimientos contables.

Imprevistos: Es la estimacin de todos aquellos costos que se pueden generar por conceptos diferentes
a los ya incluidos, y que estn destinados a la solucin de inconvenientes no esperados en la operacin
de los equipos, es decir aquellos originados por un factor generador no previsible. No debe olvidarse que
los imprevistos, cuando se trate de estimar el sostenimiento de las aeronaves, y en el evento en que utilice
como soporte la informacin incluida en el modelo FOCIS, ste utiliza la Metodologa para el Clculo del
Costo Hora de Vuelo dentro de la cual se consideran los imprevistos para el clculo de repuestos y
mantenimiento menor, lo anterior para evitar duplicidad en los costos ingresados a la calculadora.

4.5 Mantenimiento Mayor

Como se explic en la seccin 3.1 Conceptos Generales, el mantenimiento mayor implica la realizacin de
actividades de gran complejidad orientadas a la recuperacin, modernizacin o modificacin del activo. Como
ejemplos de este tipo de mantenimiento, para el caso de aeronaves se tienen el desmonte y la revisin del tren
de aterrizaje y de las superficies de control de vuelo como timones o el cambio en el diseo del ncleo de la
hlice, entre otros; en los equipos de movilidad martima o fluvial un ejemplo es la recuperacin de los sistemas
de propulsin y generacin (motores, motogeneradores, embragues, tableros e instalaciones elctricas) y para
el equipo de movilidad terrestre el desmonte y revisin de motores, entre otras.

48

La diferencia de este tipo de mantenimiento con el recurrente, incluido en los costos de operacin, radica en
los tiempos de ejecucin, los requerimientos de inversin y la magnitud o alcance de los trabajos. Mientras que
el mantenimiento menor se realiza durante la operacin normal de los activos, o con interrupcin del servicio
del activo por cortos periodos, el mantenimiento mayor se aplica con el activo fuera de servicio por un tiempo
mucho ms prolongado. Por otra parte, la frecuencia con que se proyectan los costos del mantenimiento
recurrente es anual, mientras que la del mantenimiento mayor puede oscilar entre dos y quince aos
aproximadamente38, dependiendo de lo establecido en los manuales de mantenimiento de las Fuerzas Militares
y la Polica Nacional y de las recomendaciones dadas por los fabricantes (especialmente en temas de movilidad
area, martima, fluvial y terrestre). En este sentido, es importante al hacer las estimaciones de costos, consultar
los manuales de mantenimiento correspondientes para cada Fuerza por tipo de equipo.
Los datos a ingresar para estimar los flujos correspondientes a este tipo de mantenimiento se incluyen en la
hoja Mantenimiento Mayor, donde se identifican la cantidad de equipos y el ao en el cual se realizan dichas
actividades. Todos los costos son unitarios (anualmente por equipo) y deben estar a pesos corrientes del ao
en primer ao de inicio de operaciones. Adems, es importante tener en cuenta que en esta hoja se deben
programar todos los mantenimientos mayores que se deben realizar al equipo hasta que finalice su vida til.
Teniendo en cuenta los tipos de mantenimiento establecidos en los Manuales de Mantenimiento de la Fuerza
Area, del Ejrcito Nacional y el Manual Administrativo de Material Naval, para el caso de Calculadoras de CCV
de aeronaves y equipos de movilidad martima o fluvial se requiere seleccionar el tipo de mantenimiento y
mencionar la actividad especfica a realizar. Para los dems tipos de calculadoras solo se debe incluir la
actividad.

Dado que la periodicidad del mantenimiento mayor est asociado en algunos equipos como aeronaves, equipos de
movilidad fluvial o martima y en algunos casos los de movilidad terrestre, al uso efectivo de los equipos, la periodicidad
de los mismos no puede establecerse con exactitud.
38

49

- Tipo de Mantenimiento: En esta celda se selecciona el tipo de mantenimiento mayor que se va a

realizar. Tomando como base el Manual de Mantenimiento de la Fuerza Area Colombiana, el Manual
General de Mantenimiento del Ejrcito y el Manual Administrativo de Material Naval de la Armada
Nacional, se definen a continuacin los tipos de mantenimiento incluidos en esta matriz:
Overhaul: Trabajo tcnico programado que se ejecuta a un equipo y/o sus componentes, por haber
cumplido el lmite de tiempo operacional indicado por el fabricante, para llevarlo(s) a su condicin
original.
Tiempo controlado (TBO) (Time Between Overhaul): Corresponde a componentes que cuando
cumplen el tiempo de operacin (horas, ciclos, aterrizajes, etc.) que indica el manual del fabricante,
se desmontan de la aeronave o componente mayor con el fin de ser enviados a inspeccin o
reparacin general.

Tiempo lmite de vida (Hard Time): Son componentes que cuando cumplen el tiempo de vida
(horas, ciclos, aterrizajes, etc.) estipulado por el fabricante, deben ser desmontados de la aeronave
o componente mayor y reemplazados por uno nuevo (no podrn volver a ser utilizados).
Por condicin: Un componente de este tipo se debe cambiar cuando su condicin no permita el
ptimo funcionamiento del sistema al que pertenece y debe llevar un control que permita determinar
las variaciones en su estado utilizable y las condiciones que lo puedan estar afectando, adems debe
tener su respectiva trazabilidad con el fin de efectuar una operacin segura en los equipos.
- Actividad: Descripcin de la accin principal que ser desarrollada en el equipo y/o sus componentes
dependiendo del tipo de mantenimiento.
- Ao en que se realiza: Ao en que se estima realizar el mantenimiento. Cuando se d el caso de tener
diferentes tipos de mantenimiento en el mismo ao, se deben incluir en filas independientes. Ej: Si en el
2022 se requiere hacer un overhaul al motor y en ese mismo ao se debe realizar el mantenimiento por
fin de vida til a las palas, se deben incluir por separado los dos tipos de mantenimiento.

50

Cantidad de equipos: Debe incluirse la cantidad de equipos a los cuales se les realizar el
mantenimiento mayor. Es importante precisar que en esta matriz solo deben incluirse los equipos en
nmero y caractersticas iguales a los incluidos en la hoja Formulario de la calculadora, es decir, si est
calculando el CCV de 4 helicpteros, en la hoja correspondiente al mantenimiento mayor solo puede
incluir los costos correspondientes a estas 4 aeronaves. Por lo tanto, en la columna cantidad de equipos
no podr haber un nmero superior al incluido en la hoja Formulario. As mismo, hay que hacer claridad
que el nmero que solicita la columna cantidad en esta matriz no se refiere a la cantidad de componentes
a los cuales se les har el mantenimiento, sino al nmero de equipos para los cuales este estimando el
CCV.

- Costo anual del mantenimiento para cada equipo: Es el costo que tiene el mantenimiento mayor para
cada uno de los equipos. Hay que recordar que el costo debe incluirse en precios corrientes del ao en
que se inicia la operacin del equipo, es decir, si el equipo es entregado en 2015 y el mantenimiento
mayor se va a realizar en 2020, se debe incluir el costo a precios de 2015. Independientemente del ao
de soporte la calculadora se encarga de llevar estos costos a precios corrientes de 2020 aplicndole la
inflacin correspondiente. En la seccin 3.1 Conceptos Generales de este manual se encuentra descrito
el procedimiento para hacer este clculo.

4.5.1 Ejemplo Diligenciamiento hoja Mantenimiento Mayor

Para este ejemplo, se va a tener en cuenta un overhaul consistente en el mantenimiento general del motor a
las 1.500 horas de vuelo y un cambio de palas por tiempo lmite de vida para los cinco helicpteros incluidos
en la hoja Formulario.

51

Al observar los datos incluidos en la matriz anterior, sobre este ejemplo se pueden hacer las siguientes
precisiones:
1) Como el mantenimiento es recurrente cada 1.500 horas, al tener en cuenta que el nmero de horas de vuelo
promedio al ao para cada aeronave estimadas en la hoja Costos de Operacin fue de 300 horas, las
1.500 horas corresponden a cinco aos, razn por la cual se estima un Overhaul en el 2020, 2025, 2030 y
2035 para las tres primeras aeronaves recibidas en el 2016.
2) Dado que la vida til que se ingres en la hoja Formulario fue de 20 aos, es para este periodo que se
deben calcular todos los costos. Por tal motivo, el ltimo Overhaul ingresado para las tres primeras
aeronaves que se recibieron se hace en el 2035, ya que si se ingresara otro mantenimiento en el 2040 se
estaran involucrando costos que superan el periodo de operacin estimado para estos equipos.
3) En la matriz se ingresan datos de mantenimiento para la totalidad de aeronaves incluidas en la calculadora
(cinco) y de acuerdo a la fecha de recepcin de las mismas (2016 y 2017). Es decir, para las primeras tres
que se reciben en el 2016 el Overhaul inicia en el 2020, y para las 2 aeronaves restantes que ingresan en
el 2017 se inicia su mantenimiento en el 2021 (y as sucesivamente hasta terminar su vida til). Esto quiere
decir que si est calculando el CCV de cinco equipos, el mantenimiento mayor debe realizarse para el mismo
nmero de equipos y no para mayor o menor nmero.
4) En este ejemplo, el cambio de palas que se registra en la matriz para el ao 2020 corresponde en cantidad
y costo a 3 helicpteros. Es decir, si cada uno de ellos requiere cambiar dos palas, no se registran en esa
columna 6, ya que esto implicara costear por componente y no por equipo. Sin embargo, es importante
aclarar que el costo en ese caso de $220.000.000 corresponde efectivamente al reemplazo de las 2 palas
asociadas a la actividad de mantenimiento mayor.
5) En la matriz se involucran diferentes tipos de mantenimiento mayor, y cada uno de ellos debe incluirse para
los equipos y con la periodicidad que corresponda.
6) Los costos que se han incluido, tal como se explic anteriormente, estn a precios corrientes del ao en
que las aeronaves entran a operar (y la calculadora se encarga de realizar los ajustes por inflacin
correspondientes, de forma tal que estos valores se encuentre en precios corrientes durante todo el ciclo de
vida). Esto se puede observar en la matriz de resultado que genera la calculadora.

52

4.6 Disposicin Final

El costo de retiro o disposicin final, como se indic al comienzo del presente manual, es aquel en el que se
incurre en el momento de realizar el deshecho del equipo. Este costo, que puede estar ligado a tareas de
chatarrizacin, transporte, fundicin, o cualquier actividad que aplique segn el accionar particular al finalizar la
vida til del bien analizado, se incluye en la hoja Adquisicin de Apoyo en forma de costo unitario estimado.
Es importante aclarar que este valor se incluye en pesos del primer ao de operacin del equipo y la calculadora
se encarga de realizar los ajustes por inflacin.
Cuando se ingresa esta informacin es crtico no confundir los costos de disposicin final con el valor del bien
en libros segn depreciacin. Adicionalmente, no se deben incluir valores negativos para los casos en que el
realizar la disposicin final de un bien signifique un ingreso para la Nacin. Por ejemplo, si bien los diferentes
contratos de chatarrizacin con los que cuentan las Fuerzas Militares pueden generar un ingreso en trminos
del valor de la chatarra (se vende), estos no son reintegros que se realicen al Sector Defensa por lo que no
representan ingresos para la Fuerza (de hecho el reintegro se hace al Tesoro de la Nacin). Dicho esto, el valor
de disposicin final, si no se incurre en ningn costo de transporte, debera ser cero en este tipo de situaciones.

Con la inclusin de estos costos se finaliza el diligenciamiento de las Calculadoras de CCV y se tiene toda la
informacin requerida con el fin de entregar a los analistas y/o tomadores de decisin los resmenes y ayudas
necesarias para sacar el mximo provecho de la herramienta.

4.7 Informes de Resultado

Una vez han sido incluidos todos los datos solicitados en las diferentes hojas de la Calculadora de CCV, sta
genera tres informes de resultado con el total de costos proyectados durante el tiempo de vida til del equipo,
a saber: (1) Resumen total, (2) Resumen Anual Total y (3) Resumen Anual Unitario. El primer resumen incluye
un resumen global de costos y dos informes grficos que facilitan el anlisis de costo de ciclo de vida, el
53

Resumen Anual Total contiene el flujo de costos de todos los equipos incluidos en la calculadora y el Resumen
Anual Unitario, presenta el flujo de costos del primer equipo recibido.

Resumen total: En esta hoja se encuentra el resumen con el total de costos generados durante el ciclo
de vida de los equipos analizados y por cada uno de las
categoras de costo descritas anteriormente. De igual

Grfico No. 1
Composicin de Costos

manera, se encuentran dos informes grficos, el primero

presenta la composicin porcentual del total de costos y el
segundo la evolucin en el tiempo de los costos de
adquisicin, de operacin, soporte y disposicin final. Cabe
resaltar que dada la utilidad de estos informes para realizar
planeacin presupuestal de mediano y largo plazo, se
excluye de los informes grficos el clculo correspondiente
a la depreciacin.
Grfico No. 2
Evolucin Costos Ciclo de Vida

Resumen Anual Total: Este informe presenta el flujo de costos anuales para todos los aos que
contempla la vida til de todos los equipos incluidos en la hoja Formulario y para cada uno de los
conceptos que involucra el anlisis de CCV.

54

Resumen Anual Unitario: Este informe presenta el flujo de costos anuales para los aos que contempla
la vida til del primer equipo recibido de acuerdo a los datos incluidos en la hoja Formulario y para cada
uno de los conceptos que involucra el anlisis de CCV. El formato de salida es igual al del informe anterior.

5. Calculadora para Estimar el CCV de Proyectos de Infraestructura

Los proyectos de infraestructura estn orientados a la adquisicin, construccin/remodelacin, mejoramiento y
mantenimiento de bienes inmuebles para el desarrollo de las funciones propias del sector, de la poblacin militar
en general, o para contribuir con la disponibilidad de instrumentos necesarios para el ejercicio de las funciones
administrativas de las entidades del sector,39 como por ejemplo: la construccin de bases militares, el

Esta definicin toma como base los conceptos definidos en el Manual de Clasificacin Presupuestal del Gasto de
Inversin, publicado por el Departamento Nacional de Planeacin en el 2011.
39

55

mejoramiento o construccin de puentes en zonas de difcil acceso, la adquisicin, construccin o remodelacin

de sedes administrativas, la adecuacin de laboratorios forenses o la construccin de hangares, entre otros.
Al igual que para la adquisicin de equipos, al referirse al ciclo de vida de un proyecto de infraestructura se
estn contemplando todos los aspectos generadores de costo a lo largo de toda su vida, desde las etapas de
diseo e instalacin, hasta el sostenimiento asociado luego de terminada la obra. Sin embargo, dada la gran
diferencia entre estos proyectos y aquellos asociados con la adquisicin de equipos, especialmente en lo
relacionado con los costos de sostenimiento, para este caso las Calculadoras CCV se han adaptado a dichas
particularidades.
La estructura de estas calculadoras est conformada por 11 hojas de clculo. Las primeras dos son informativas
y similares a las diseadas para adquisicin de equipo, en las cuales se encuentra el contenido y las
instrucciones generales que deben tenerse en cuenta para su utilizacin. Tambin existe hoja Soportes para
relacionar los soportes utilizados para la estimacin de costos. Seguidamente se tienen siete hojas para incluir
datos y finalmente una hoja de resultados llamada Resumen CCV, la cual contiene dos informes grficos para
facilitar el anlisis y adicionalmente presenta los flujos que resultan una vez se incluye la informacin solicitada.
A diferencia de las calculadoras para equipos, todos los costos de adquisicin involucrados en la estimacin
del CCV de los proyectos de infraestructura deben ser incluidos a precios corrientes del ao en que se causen.
Por su parte, todos los costos de sostenimiento se deben incluir a precios del ao en que inicia a funcionar la
unidad.
Dado que la hoja Soportes para infraestructura es igual a la utilizada en las calculadoras para equipos, su
explicacin se omite en esta seccin, la forma de diligenciarla puede ser consultada en la seccin 4.1. Soportes
de los Costos. A continuacin se dan las indicaciones para diligenciar el resto de sus hojas.

5.1 Costos Generales de Adquisicin

Los costos de adquisicin para el caso de la infraestructura hacen referencia a compra de bienes inmuebles
como terrenos o edificios, la construccin y dotacin de los mismos, as como las mejoras y/o remodelaciones
que se hagan. Las calculadoras para infraestructura contienen tres hojas para incluir los costos de adquisicin:
Informacin inicial, terreno e infraestructura y dotacin unidad.

56

5.1.1. Informacin Inicial

La informacin que debe incluirse en esta hoja permite conocer los datos generales de quien elabora la
calculadora, el tipo y cantidad de obras de infraestructura que se van a realizar, as como el propsito del
proyecto y las notas necesarias para soportar o aclarar las estimaciones realizadas. Especficamente se tiene:

Datos Generales: La forma de diligenciar los campos correspondientes a Datos Generales, es igual a la
explicada para las calculadoras de equipos, descrita en la seccin 4.2 Costos Generales de Adquisicin
de este manual.

Al igual que en la hoja Formulario de las calculadoras para CCV de equipos, se debe diligenciar en su
totalidad, de lo contario saldr un mensaje de validacin para recordarlo:

Informacin del Proyecto: Debe indicar en esta matriz la descripcin de la obra que se piensa realizar
(o se realiz40), la cantidad de obras y el propsito de la misma (en lo posible establecer la poblacin que
se est beneficiando y las reas de capacidad que se estn fortaleciendo).

Tenga en cuenta que la herramienta no solo se utiliza para evaluacin de alternativas sino adicionalmente para
planeacin sobre decisiones ya tomadas y justificacin de necesidades, entre otras.
40

57

Notas: Al igual que con las calculadoras para equipos, esta hoja contiene un campo para incluir los
comentarios, aclaraciones u observaciones que se consideren necesarias con respecto a los datos y/o
soportes presentados, as como informacin adicional que considera se deba conocer para optimizar el
anlisis del CCV. Es importante recordar que esta calculadora contiene una hoja para relacionar los
soportes, con la misma estructura de la incluida en las calculadoras de equipos, por lo tanto, cualquier
aclaracin adicional a lo incluido en la hoja Soportes.

5.1.1.1 Ejemplo del Diligenciamiento de la Hoja Informacin Inicial

Se contempla para el 2016 la construccin de un batalln de accin integral en un terreno propiedad del Ejrcito
Nacional con el objeto de fortalecer los niveles operacionales y tcticos.

5.1.2 Terreno e Infraestructura

Si el proyecto de infraestructura que va a realizar requiere de la compra de terreno y/o la construccin o
mejoramiento de infraestructura, debe indicarlo con SI en las celdas correspondientes de esta hoja e incluir
los aos de inicio y recepcin de la obra, la vida til esperada y el supuesto de inflacin para la proyeccin de
costos..

58

- Ao inicial del proyecto: Ao en que se debe realizar el primer pago para la adquisicin ya sea para
comprar el terreno o para iniciar la construccin del inmueble.
- Ao de recepcin del bien: Ao en que se estima ser entregada la obra. A partir de este ao se calculan
todos los costos de sostenimiento.
- Vida til esperada en aos: Nmero de aos esperados de vida til. El dato que se incluye en esta celda
esta dado en nmeros enteros, por lo cual no se pueden incluir decimales que correspondan a meses.
- Porcentaje de Inflacin: Corresponde al porcentaje establecido en los supuestos macroeconmicos del
Ministerio de Hacienda o al que informen las jefaturas/oficinas de planeacin de las respectivas Fuerzas.
Si este porcentaje es modificado en la calculadora, todos los costos, tanto de adquisicin como de
sostenimiento, se recalculan automticamente.
Adicionalmente, en la misma hoja se encuentra una matriz en la cual se deben incluir los desembolsos anuales
estimados, en precios corrientes, para desarrollar el proyecto (ya sean los costos para adquirir terreno o para
adelantar la construccin de la infraestructura).

Es importante tener en cuenta en estos costos factores como licencias, interventoras, avalos, estudios y
diseos, entre otros. Por otra parte, debe considerar incluir otros costos no recurrentes, como remodelaciones41

El trmino "remodelacin", abarca todas las actividades relacionadas con la renovacin, restauracin, rehabilitacin,
conservacin, reacondicionamiento, recuperacin, demolicin, o cualquier otro trabajo similar destinado a mejorar los
edificios existentes y adaptarlos a las normas actuales.
41

59

futuras. Es importante que a todos los costos incluidos en esta matriz se le realice los ajustes por inflacin para
incluir los costos a precios corrientes del ao en que est haciendo la adquisicin42.
5.1.2.1 Ejemplo Diligenciamiento de la Hoja Adquisicin
En el siguiente ejemplo, se proyecta realizar la construccin en 2016 de un batalln en un terreno propiedad
del Ejrcito Nacional (no requiere inversin en terreno43), el cual ser terminado en ese mismo ao. Se toma
como base de estimacin de costos la informacin suministrada por la Direccin de Finca Raz de la Jefatura
de Ingenieros sobre construccin de un batalln tipo, por un valor de $47.562.000.000. Sin embargo, dichos
costos estn dados para obras realizadas en 2014. Como la obra se realizar en el 2016 debemos incrementar
estos costos con la inflacin esperada para los aos 2015 y 2016, como sigue:

= (1 + )
En donde:
= Valor de la obra en 2016
= Valor de la obra en 2014

= Tasa de inflacin (en este ejemplo ser del 3%)

= Nmero de aos transcurridos entre 2016 y 2014 es decir (2016-2014)

47.562.000.000 (1 + 3%)2 = . . .
De acuerdo a lo anterior, la informacin que se debe ingresar es:

5.1.3 Dotacin de la Unidad

Los costos de dotacin hacen referencia a todos aquellos en que se incurre para asignar los recursos y medios
que requieren los inmuebles44 objeto de anlisis para su funcionamiento, tales como mobiliario y enseres,
Ver 3.1 Conceptos Generales Valor del Dinero en el Tiempo.
Para este tipo de casos se debe realizar la aclaracin en la seccin de notas sobre cul es el terreno destinado para tal
fin y que utilidad se le estaba dando a este en caso de que ya existiera.
44
Teniendo en cuenta que la vida til de los bienes de dotacin, en la mayora de los casos, si no en todos, es menor a
la vida til de la infraestructura, se debe tener en cuenta la renovacin de esa dotacin en los aos que corresponda hasta
el final de la vida til de la infraestructura.
42,
43

60

equipos tcnicos, modulares para oficina, electrodomsticos y todos aquellos que no estn provistos en el costo
de adquisicin y/o construccin. Cuando se incluyen ampliaciones futuras en la hoja Terreno e Infraestructura
se debe considerar la dotacin que esta ampliacin requiere, as como la sustitucin de estos equipos en el
tiempo hasta tanto termine la vida til del inmueble. Todos los costos que se incluyan en esta hoja deben estar
en pesos corrientes del ao en que se est adquiriendo.
Con el objeto de vincular directamente a estos equipos los costos de sostenimiento y, teniendo en cuenta las
oportunidades de mejora identificadas en desarrollo del ejercicio de Planeacin de Adquisiciones, se han
definido en esta misma hoja los campos para incluir el sostenimiento de los mismos. Si se llegaren a recibir
equipos en calidad de donacin con destino a dotar las unidades, se deben igualmente relacionar en la siguiente
matriz, incluyendo solo lo que corresponde al costo de sostenimiento.

En cuanto a la forma como deben incluirse en esta matriz los costos de sostenimiento, se debe precisar, que
solo se registra en la matriz el sostenimiento del primer equipo o bien de dotacin que se est adquiriendo, si
requiere hacer sustitucin de stos en las mismas cantidades, la calculadora tomar el costo que se incluya en
el primer equipo adquirido y esta proyectar su sostenimiento hasta que termine el ciclo de vida de la
infraestructura. Esto puede entenderse mejor en el ejemplo trabajado en esta seccin.
- Ao de compra: Ao en el que se adquieren los equipos.
- Equipo/Bien/Enseres: Descripcin del equipo que se requiere para dotar la unidad.
- Cantidad: Nmero de equipos que se requieren para dotar la unidad.
- Valor unitario de la adquisicin: Costo estimado de cada uno de los equipos que se deben adquirir para
dotar la unidad. Hay que tener en cuenta la reposicin de estos equipos cuando la vida til de los mismos

61

sea menor al bien inmueble como sucede en la mayora de los casos. Se debe recordar que estos costos
deben estar a precios del ao en que se estn adquiriendo.
- Valor unitario del sostenimiento: Costo estimado para atender el sostenimiento de los equipos, bienes o
enseres que incluya como dotacin de la unidad.

5.1.3.1 Ejemplo del Diligenciamiento de la Hoja Dotacin de la Unidad

Continuando con el ejemplo anterior, para completar la dotacin del batalln se requiere adquirir algunos
equipos para oficina, dotacin para los alojamientos y plantas elctricas. En esta proyeccin se estima una
renovacin de la dotacin cada 5 aos para los equipos de oficina y alojamientos y 10 aos para las plantas
elctricas, para lo cual se incluyen las adquisiciones correspondientes considerando en su costo los ajustes por
inflacin. As como en el caso de los equipos, no es suficiente incluir los costos estimados. Es esencial contar
con los soportes que deben estar relacionados en la hoja correspondiente, as como incluir en la seccin Notas
de la hoja Informacin Inicial, las explicaciones y observaciones necesarias para sustentar las cifras incluidas
en la calculadora.
Como en este ejemplo la renovacin de los equipos adicionales se estima hacerla cada 5 aos, se deben incluir
estos costos a precios corrientes del ao en que se est haciendo la adquisicin. Para este clculo se emplea
la frmula propuesta en la seccin 3.1 Conceptos Generales valor del dinero en el tiempo. Por consiguiente, el
valor de cada dotacin de oficina pasa de costar $94.520.000 en el 2016 a $109.574.586 en el 2021 ajustndose
cada 5 aos.

= (1 + )
En donde:
= Valor de la dotacin en 2021
= Valor de la dotacin en 2016

= Tasa de inflacin (en este ejemplo ser del 3%)

= Nmero de aos transcurridos entre 2021 y 2016 es decir (2021-2016)

94.520.000 (1 + 3%)5 = . .

62

Adicionalmente, en este ejemplo las plantas elctricas consumen recurrentemente combustible para su
funcionamiento, razn por la cual se incluye en la columna Valor unitario sostenimiento lo estimado por este
concepto para el primer ao de operacin. La calculadora, al proyectar el flujo de costos, lleva este valor a
precios corrientes durante el tiempo que dure la vida til del inmueble. Como puede observarse en la siguiente
matriz, este costo solo se incluye frente al registro de las primeras tres plantas elctricas, puesto que
peridicamente se sustituyen las plantas en cantidad de tres, con esta informacin, la calculadora en el flujo
proyecta el sostenimiento correspondiente. Ahora bien, si por alguna circunstancia en un ao posterior
considera adquirir no tres sino cuatro plantas, tendra que incluir en ese ao lo correspondiente al sostenimiento
de la planta adicional que est adquiriendo. No sobra recordar que deben incluirse en la hoja Soportes la base
de clculo de estas estimaciones y las referencias o anotaciones pertinentes.

Ahora bien, para ilustrar mejor este mismo ejemplo, se conoce que en el 2017 se van a donar a esta unidad
dos plantas mviles de tratamiento, una para agua potable y otra para aguas residuales. Estas plantas requieren
para su funcionamiento unos costos de sostenimiento bastante elevados como son el mantenimiento de la fibra
de vidrio, cambio de material filtrante, mantenimiento general de vlvulas, etc., los cuales deben tenerse en
cuenta para el clculo del CCV de esta infraestructura.

63

El costo recurrente anual se ha estimado de acuerdo a los datos histricos que se tenan con respecto a la
operacin de otras plantas con las mismas caractersticas, las cuales fueron utilizadas por ltima vez en el
2015. Dichos costos hacen referencia a mantenimiento general de tuberas y accesorios, aditivos y resinas para
la fibra de vidrio y cambio de material filtrante, por valor de $26.500.000 para la de aguas residuales y
$18.800.000 para la de agua potable. Como las dos plantas entraran a operar en el 2017, se debe aplicar la
frmula ya conocida para ajustar los costos con inflacin:

= (1 + )
Igual procedimiento se debe hacer para el costo de sostenimiento de las planta de tratamiento de aguas
residuales y potable. El registro de estos costos en la matriz quedar as:

Como puede observarse, en este caso no se incluyen costos de adquisicin por cuanto corresponden a una
donacin. Solo se incluye el costo de sostenimiento en precios corrientes del primer ao de operacin de las
mismas (2017).

5.2 Costos de Operacin

Al igual que sucede en el clculo del CCV para equipos, los costos de operacin corresponden a todos aquellos
en los que se puede incurrir durante la vida til de un inmueble y estn asociados especficamente a los costos
del personal, a los costos derivados del sostenimiento de los equipos con los cuales se ha dotado y a los costos
propios del mantenimiento de la unidad como servicios pblicos, impuestos, reparaciones locativas, etc.
5.2.1 Costos de Personal
Estos costos se incluyen en la hoja Costos de Personal, cuya estructura y diligenciamiento es igual al que
tiene en las calculadoras correspondientes a adquisicin de equipos. Las estimaciones corresponden al
personal adicional necesario para prestar servicios relacionados con el sostenimiento de los bienes inmuebles.
Para consultar la forma como debe diligenciarse esta hoja puede ir a la, de este manual.

64

5.2.2 Costo de Mantenimiento de la Unidad

Hace referencia a todos aquellos costos asociados al mantenimiento fsico de la unidad, como adecuaciones,
o reparaciones locativas. El costo se ingresa para los aos en los que se estime se realizar el mantenimiento
a precios del respectivo ao. Hay que tener especial cuidado de no olvidar incluir los costos de sostenimiento
en construccin de edificaciones inteligentes, en donde stos pueden llegar a ser muy costosos y recurrentes.

5.2.3 Costos Adicionales

En esta hoja se deben incluir las estimaciones relacionadas con el costo anual generado por los impuestos que
deben ser cubiertos, como por ejemplo impuesto predial y de valorizacin. Igualmente, en esta hoja se incluyen
otros costos adicionales no incluidos anteriormente, que por su recurrencia no pueden excluirse como servicios
pblicos y vigilancia, entre otros.

65

5.3 Informe de Resultado

Una vez incluidos los datos solicitados, en la hoja Resumen CCV
de la calculadora se genera el flujo de costos durante el ciclo de

Grfico No. 1
Composicin de Costos

vida de la infraestructura, en la cual se incluyen tanto los costos de

inversin como los costos de sostenimiento. Al igual que en las
Calculadoras de CCV de equipos, esta hoja contiene dos informes
grficos, el primero con una composicin porcentual del tipo de
costo y el segundo con la evolucin en el tiempo de los costos de
adquisicin y todos los costos de operacin y soporte.

Grfico No. 2
Evolucin Costos Ciclo de Vida

66