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GUIA TECNICA PARA LA

FORMULACION DE
ORGANIGRAMAS.
GUIA TECNICA
DOCUMENTO PRELIMINAR
PREPARADO POR
EL DR. JOSE RODRIGUEZ ARROYO.
ASESOR EN GESTION PUBLICA DEL CONSEJO NACIONAL DE
DESCENTRALIZACION CND.

FORMULACIN DE ORGANIGRAMAS
DR JOSE RODRGUEZ ARROYO
1.- CONCEPTOS BSICOS
1.1 Definicin de Organigramas
El organigrama es a representacin grfica mediante smbolos convencionales de la estructura
orgnica de una Institucin o Empresa. El organigrama como documento formal reflejar la
estructura administrativa es cogida y la interrelacin funcional entre sus componentes. Se le
conoce tambin como cartas o grficas de la Organizacin.
A travs de los organigramas se trata de representar: la desagregacin y el agrupamiento de
funciones; la estructura y niveles jerrquicos, la naturaleza de la Unidades Orgnicas, las
relaciones de autoridad responsabilidad, los canales formales de comunicacin, las jefaturas de
unidades, las relaciones entre los cargos, etc.
1.2 Utilidad e Importancia
La importancia de los organigramas radica en que permite observar como estn dispuestas y
relacionadas las partes constitutivas de una organizacin; as como dar a conocer con precisin el
lugar que le corresponde a cada unidad orgnica y trabajador dentro de la misma.
Particularmente, la aplicacin de los organigramas es importante porque:
- Permite visualizar los niveles jerrquicos y los que tienen poder de decisin; as
como las relaciones de autoridad responsabilidad.
-

Identifica a las Unidades Orgnicas que conforman la organizacin (Oficinas,


Gerencias, Direcciones, Departamentos, Secciones, etc.); as como a los cargos
desempeados en ellas.

Da a conocer con sencillez, claridad y precisin el lugar que le corresponde a


cada dependencia, grupo y cargo dentro de la organizacin.

Se constituye en un valioso medio de estudio y consulta a efectos de analizar los


aspectos positivos y negativos de la estructura.

Los organigramas ofrecen una gran utilidad como herramientas de comunicacin. A continuacin
sealaremos algunos de sus usos:
- Se usa para proveer un cuadro general de la estructura que permita su
comprensin y anlisis
-

Para informar a los miembros de la organizacin, la posicin relativa que ocupan y


su relacin con el resto de la estructura

Para facilitar a las personas que se incorporen a la organizacin, el conocimiento


de la estructura de la misma

Para informar al pblico ajeno a la Institucin como se encuentra estructurada la


misma

Los organigramas se disean a fin de cumplir con dos objetivos primordiales:

Objetivo Tcnico.- Para analizar organizaciones existentes, cambiar estructuras,


planear nuevas organizaciones, capacitar al personal sobre la organizacin,
facilitar el cumplimiento de funciones, etc.

Objetivo de Comunicacin.- Para difundir la existencia, propsitos, funciones y


actividades de la organizacin.

2 CLASES DE ORGANIGRAMAS
Podemos distinguir las siguientes clases o tipos de organigramas.
2.1 Por la extensin
Organigrama Analtico
Es el que representa con detalle a todas las unidades estructurales, e incluye signos
convencionales para representar los enlaces o relaciones de la organizacin. Se utiliza
esencialmente con fines tcnicos.
Organigrama Sinttico
Es el organigrama que muestra las principales unidades estructurales de la organizacin, as como
las relaciones simples indispensables para que pueda ser comprendido.
2.2 Por la Informacin
Organigrama Estructural o Esquemtico
Es el que representa solamente las unidades estructurales de una organizacin
Organigrama Funcional
Es el que representa, adems de las unidades, las funciones que cumple y sus relaciones
jerrquicas y de coordinacin, consignando los propsitos, funciones o actividades de cada unidad
estructural.
Organigrama de Personal
Es el superpone al Estructural y Funcional es una relacin del nmero de cargos comprendidos
dentro de cada unidad estructural, constituyendo un resumen del cuadro orgnico de personal.
2.3 Otras Clasificaciones
Organigrama Formal
Es el que representa a la estructura formal de una organizacin existente.
Organigrama de Proyecto
Es el que representa a una organizacin que se crea o que se propone crear.
Organigrama de Levantamiento o Anlisis
Es el que representa la estructura real de una organizacin existente, se confecciona con la
informacin obtenida despus de un estudio o anlisis administrativo de la organizacin. Es un
organigrama real de momento.
Organigrama Efectivo o Real
Es el esquema de la estructura actual de un organismo tal como funciona. La estructura est en
constante desarrollo y se modifica cuando el organismo evoluciona.
2.4 Por la Forma de Representacin
REPRESENTACIN VERTICAL

REPRESENTACIN HORIZONTAL

REPRESENTACIN CIRCULAR
Secc.

GERENCI
A
GENERAL

Dpto.

REPRESENTACIN LINEAL

GERENCIA GENERAL

GERENCIA COMERCIAL

DEPARTAMENTO
PRODUCTO A

GERENCIA DE
PRODUCCIN

GERENCIA DE FINANZAS
Y CONTROL

DEPARTAMENTO
PRODUCTO B

3 DISEO DE ORGANIGRAMAS
3.1 Factores de la Organizacin a considerarse
Entre los factores organizativos que consideramos de mucha importancia para la diagramacin de
los organigramas tenemos.
Autoridad y Responsabilidad
Se representa por los niveles jerrquicos. Se considera en forma descendente la autoridad, en
tanto que la responsabilidad en las dos formas (Ascendente y Descendente) La responsabilidades
inherentes a la funcin que el individuo desempea, luego no se pierde por delegacin.
Facultad de Mando
Seala el derecho de dar instrucciones obligatorias y de tomar decisiones. Existe en todos los
niveles de la organizacin en forma delimitada y regulando las conexiones del mismo nivel.
Equilibrio Orgnico
Objetivo importante de la organizacin es conseguir el equilibrio dentro de la misma, es decir
conseguir que todas sus partes trabajen en el mayor rendimiento para la obtencin de la meta
propuesta. En tal sentido el proceso de departamentalizacin debe resguardar el equilibrio de la
estructura. Bsicamente, todo organigrama debe estructurarse teniendo en cuenta los siguientes
aspectos:
Diferenciar claramente, los diferentes tipos de unidades administrativas. Esto ya sea
por la nomenclatura, la ubicacin o el nivel.
Evitar el nmero excesivo de niveles jerrquicos en lo posible.
Asegurar que las personas o unidades son responsables slo ante un jefe.
Cada funcin necesaria para el cumplimiento de los objetivos del Organismo deber
integrarse a una unidad orgnica.
3.2 Elementos y signos convencionales para confeccionar un Organigrama
Elementos
Para el trazado de un Organigrama deber tenerse en cuenta la utilizacin de los siguientes
elementos, los cuales son pautas convencionales y en ningn caso reglas universalmente vlidas.
a) Las casillas.Que representan las diversas unidades estructurales del Organismo. Estas casillas son
generalmente rectngulos horizontales. La importancia de la unidad graficada generalmente se
manifiesta en el rea del rectngulo as como en la altura en el plano organizacional.
Los rectngulos a un mismo nivel generalmente sern del mismo tamao sobre la lnea horizontal.
Las casillas en lneas punteadas, indican estructuras por crear:

b) Las Lneas continuas


Que representan las relaciones directas de autoridad, stas pueden ser verticales, horizontales o
oblicuas:

El espesor de las lneas de las unidades administrativas puede ser de 0.5 mm y de las lneas de
autoridad 1 mm. La lnea de autoridad o de mando principal, deber diferenciarse de las otras
hacindolas de mayor espesor.

c) La lneas punteadas
Sealan que existe relacin de coordinacin entre las Unidades.
d) Lneas quebradas
La desconcentracin, especialmente la Geogrfica o Territorial se expresa a travs de una lnea
Quebrada.
Ejemplo:

e) Puente
Se utiliza cuando por requerimiento de diseo se cruzan dos lneas sin que exista conexin entre
ellas.

f) El organigrama se comprende partiendo de arriba hacia abajo, o de izquierda a derecha.


3.3.- Signos Convencionales
Para llevar a cabo la representacin grfica del Organismo, es necesario utilizar determinados
signos convencionales que permitan su graficacin, los principales son los siguientes:
a) Las lneas de Autoridad
Que se presentan por lneas rectas, que van en ngulos rectos, en plano horizontal o vertical.
Estas lneas salen de la parte media inferior del rectngulo superior, (lnea de mando)
descendiendo a la parte media superior del rectngulo inferior que presenta la unidad subordinada.

b) Las lneas de Asesora


Son de dos tipos:
- Cuando no existe dependencia:
Son las lneas laterales que une a dos rectngulos por sus lados laterales en forma directa.

- Cuando existe dependencia


La lnea asesora (a) sale lateralmente de la lnea de autoridad (b) del nivel asesorado, y va a
interceptar a la unidad asesora (c)

(c)

(a)

(b)

c) Las lneas de Relacin


Mediante ellas se muestran las relaciones funcionales o dependencias tcnica o mando
especializado. Se representa por lneas oblicuas que salen de la parte media inferior del rectngulo
de mayor nivel jerrquico, y termina en la parte media superior del rectngulo inferior que
representa a la estructura del grado inferior de dependencia.

Es preferible omitir en un organigrama, la representacin de las relaciones funcionales para evitar


confusin en la distincin de los niveles.
d) Lneas de Coordinacin
Se representan con lneas punteadas unindolas unidades comprendidas en la coordinacin.

Si la lnea de coordinacin cruza niveles de autoridad, se debe representar as:

e) Otros
Cuando existen varias Unidades equivalentes que acten en forma descentralizada y que por su
gran numero no pueden ser graficadas en un organigrama, stas se pueden abreviar, no
graficndolas todas, si no representndolas en la siguiente forma:

Asimismo, si se quiere expresar la idea de que en un nivel hay varias Unidades equivalentes, sta
se hace de la siguiente manera:

DIVISIN 1

DIVISIN 2

DIVISIN 3

En caso de puestos o unidades iguales, se superponen los rectngulos. Se pueden graficar de la


siguiente forma:

Cuando una Unidad no existe, pero esta programada su creacin, se presenta as:

Cuando por razones de espacio, no pueden representarse todas las Unidades Administrativas en
forma horizontal sta podr hacerse en forma vertical como se indica en el ejemplo siguiente:

4 PAUTAS PARA LA ELABORACIN DE ORGANIGRAMAS


Debido a que en la actualidad no existen normas rgidas y uniformes para la elaboracin de
Organigramas por las diferentes escuelas existentes, es que se sugiere a continuacin algunas
reglas convencionales:

a) Se recomienda iniciar el trazado de un organigrama siguiendo un eje funcional de


distribucin especial para la localizacin funcional de la unidades estructurales.
Campo de las Unidades de Nivel Superior (Nivel de Decisin)

Campo de las
Unidades de
Apoyo

Campo de las
Unidades de Asesoria

Campo de las Unidades de operacin o de lnea.


Pueden ser de lnea Normativos o Ejecutivos de acuerdo a la naturaleza de la
Entidad (Nivel de produccin o prestacin de servicios finales o intermedios)
Dentro de cada uno de los espacios funcionales anteriores es posible ubicar a cualquiera
de las Unidades estructurales que integran un Organismo, de acuerdo al tipo de funcin
que cumple, as mismo en cada uno de los espacios es posible resaltar los niveles
jerrquicos de cada unidad, bien por la posicin que ocupe o por el tamao del rectngulo
que lo represente.
b) Las unidades estructurales de mayor jerarqua, se colocarn en las partes altas de los
espacios funcionales y generalmente, stas son representadas por rectngulos de mayor
rea.
Haciendo excepcin de esta regla en los espacios correspondientes a los rganos de
asesoramiento y apoyo.
c) Confeccionar un organigrama implica algo ms que la graficacin de funciones y
responsabilidades, abarca la esfera general de influencia de algunas unidades orgnicas
en comparacin con otras, ente este sentido las unidades que por lo general forman parte
de una organizacin son los siguientes:
- rganos de Direccin
- rganos de Lneas
- rganos Tcnicos Normativos
- rganos de Ejecucin
- rganos de Control
- rganos Consultivos
- rganos de Asesoramiento
- rganos de Apoyo
d) Dentro de la estructura organizacional podemos ubicar estos rganos como se muestra en
el siguiente grfico:

ORGANOS DE DIRECCION
ORGANOS DE CONTROL

NIVEL DE DECISIN
FUNCION DETERMINANTE

ORGANOS CONSULTIVOS

NIVEL DE CONTROL INTERNO


ORGANOS
DE ASESORIA
NIVEL DE SERVICIOS TCNICOS
NORMATIVOS
FUNCION ASISTENCIAL
ASESORIA Y EVALUACION

ORGANOS
DE APOYO
NIVEL DE SERVICIOS
GENERALES

ORGANOS
DE LINEA
e) Los rganos podrn desagregarse en una mas unidades orgnicas, de acuerdo con la
necesidad debido a la magnitud de funciones que tiene que desarrollar.
Esta desagregacin puede ser la siguiente:
PARA LA ALTA DIRECCIN
- Despacho Ministerial
- Despacho del Vice Ministro
- Jefatura
- Direccin Tcnica
- Concejo Municipal
- Alcalda
- Direccin Ejecutiva
- Presidencia
- Gerencia General
PARA LOS ORGANOS DE LINEA
- Direccin General/ Gerencia Central
- Direccin / Gerencia
- Divisin
- Departamento
- Seccin
PARA LOS RGANOS DE ASESORAMIENTO, APOYO Y CONTROL
- Oficina o Inspectora
- Unidad

- rea
- Equipo
f)

El desdoblamiento de las unidades orgnicas no requerir necesariamente seguir el orden


mencionado, pues depender de los criterios siguientes:
- Grado de discrecionalidad que se requiere en la toma de decisiones.
- Importancia o trascendencia de las funciones que se asigne a la unidad orgnica, as
como el nmero y naturaleza de las decisiones
- mbito de supervisin y cobertura de las acciones para desarrollar.
- Poltica de la Institucin referente al nivel de decisin que debe otorgrsele a la unidad
orgnica.

5 RECOMENDACIONES PARA SU ELABORACIN


a) Tratar de no usar lneas dobles, o lneas demasiado gruesas para representar los
rectngulos.
b) Los nombres de cada unidad administrativa, debern ser colocadas dentro del respectivo
rectngulo, y si por razones de espacio no alcanzara, se puede colocar a manera de ndice
en una parte del organigrama, colocando nmeros en cada uno de los rectngulos.
c) Diferenciar los diversos tipos de unidades administrativas.
d) Evitar duplicacin o superposicin de funciones
e) Limitar el numero de niveles jerrquicos
f) La autoridad y la responsabilidad debe centralizarse ante quien ejecute la funcin.
6 FORMAS DE REPRESENTAR ALGUNOS RGANOS
6.1 Representacin de los rganos de Direccin
a) Cuando una Direccin cuenta con Director y Director Adjunto o Sub-Director, y
cuando ambos comparten la responsabilidad de la Direccin sin separacin
especifica de funciones; en este caso se representar por un rectngulo divido en
dos partes iguales por una lnea horizontal.

DIRECTOR
SUBDIRECTOR
b) Cuando en una Direccin exista Director y ste delega en el Sub-Director
especficamente algunas responsabilidades de Direccin, de carcter tcnico y
administrativo, con exclusin de las otras, se representa la Direccin por dos
rectngulos separados, uno inmediatamente debajo y unido por una lnea continua
vertical. La lnea de mando se establece a travs del Sub-Director.

DIRECTOR
SUBDIRECTOR
c) Los cueros colegiados, directivos de funcin determinante e interpretativa, se
representan de la siguiente manera:
1. Cuando la Direccin ejerce la presidencia el Consejo se representa por medio
de un rectngulo de mayores dimensiones y ante puesto en la parte superior,
por un rectngulo menor donde se ubica la Direccin.

DIRECTOR
CONSEJO

2. Cuando la Direccin no tiene la Presidencia del cuerpo colegiado, pero


participa como secretario o representante de las funciones ejecutivas, el
Consejo se representa por un rectngulo mayor en la parte superior y la
Direccin por otro rectngulo que va en la parte inferior.

CONCEJO
DIRECCION
3. Cuando la Direccin no participa del Cuerpo colegiado, el Consejo se representa
por un rectngulo que va en la parte superior y la Direccin por otro rectngula
que va en la parte inferior unido al primero por una lnea vertical de autoridad.

CONCEJO
DIRECCION
6.2 Representacin de rganos Consultivos
Los cuerpos colegiados consultivos, de funcin asesora, se representan por rectngulos ubicados
en el espacio funcional correspondiente a las estructuras de asesoramiento y a la altura de la Alta
Direccin.

ALTA DIRECCION

ORGANOS
CONSULTORES

6.3 Representacin de rganos de Control


Para graficar las unidades de Control y Fiscalizacin en un Organismo, stas se representan, por
medio de un rectngulo en la parte lateral izquierda de la Alta Direccin seguidos por una lnea
continua horizontal.

UNIDAD DE
CONTROL

ALTA
DIRECCION

6.4 Representacin de rganos de Asesoramiento


La representacin de las unidades de Asesora de un organismo, se har por medio de rectngulos
ubicados en la parte lateral derecha inferior a la direccin y, unidades por una lnea vertical y
horizontal; de tal forma que la lnea vaya al lado lateral de la unidad asesora.

DIRECCION
ASESORIA

6.5 Representacin de rganos de Apoyo


Para el caso de las unidades de apoyo, stas se ubicaran unidas ala Direccin por una lnea
vertical y horizontal, de tal forma que de la lnea horizontal descienda otra lnea vertical, a la parte
media superior del rectngulo que representa la unidad de Apoyo.

DIRECCION

APOYO

APOYO

6.6 Representacin de rganos de Lnea


La representacin de las Unidades de lnea o de ejecucin de un organismo, se har por medio de
rectngulos ubicados en las partes inferiores; de tal forma que de la mitad inferior del rectngulo
que representa a la Direccin baje una lnea en forma vertical sobre la parte superior media del o
los rectngulos que representan a la unidad de lnea.

DIRECCION

LINEA
6.7 Representacin de rganos Desconcentrados
La representacin de la o las Unidades Desconcentradas de un Organismo se har mediante
rectngulos que su ubicacin en la parte inferior de la grafica que se representan, utilizando para
ello los signos convencionales sealados anteriormente de tal forma que la o las desconcentradas
estn ceidas a la Direccin, por una lnea que baje a la parte superior media del rectngulo (s) de
dicha (s) Unidad (s).

DIRECCION

UNIDAD
ORGANICA A

UNIDAD
ORGANICA B

UNIDAD
DESCONCENTR
ADA

UNIDAD
ORGANICA C