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SESION 01: Generalidades, Entorno de

Trabajo y
Fundamentos de Proyectos.
Entorno de trabajo.
Creacin de proyectos.
Tipos de Tareas.
Vistas.
MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez

INTRODUCCION
ADMINISTRACIN DE PROYECTO
La administracin de proyectos es el proceso de planear, organizar y
administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto,
generalmente con delimitaciones de
tiempo,
recursos o costo.
Un plan de proyecto puede ser
sencillo, por ejemplo, una lista de
tareas y sus fechas de comienzo y
fin escritas en un bloc de notas. O
puede ser complejo, por ejemplo,
miles de tareas y recursos, y un
presupuesto del proyecto de
millones de soles.
La mayora de los proyectos
comparten actividades comunes, como la divisin del proyecto en
tareas de fcil manejo, la programacin de las tareas, la comunicacin
entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida
que progresa el trabajo. Adems, todos los proyectos constan de tres
fases principales:
1. Crear el plan
2. Administrar y realizar un seguimiento del proyecto
3. Cerrar el proyecto
MICROSOFT PROJECT 2013
Microsoft Project es un programa o software para la gestin de
proyectos.
Esta aplicacin permite organizar la informacin acerca de la
asignacin de tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos,
tanto de trabajo como materiales, del proyecto para que se puedan
respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir as los
objetivos planteados.
Microsoft Project es una herramienta de administracin de proyectos
eficaz y flexible que puede utilizar para controlar proyectos simples o
complejos. Le ayudar a programar y realizar un seguimiento de todas
las actividades para supervisar su progreso.

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CARGA
Pulse
y busque Microsoft Project 2013.
Tambin Pulsando las teclas
+
ENTORNO DE TRABAJO
Barra Acceso Rpido
Cinta de Opciones
Grupos

Escala de Tiempo

Escala Temporal
Lista de Tareas
Lnea de divisin

Barra de Estado

Diagrama de Gantt

Botones de visualizacin

Control deslizante del zoom

PROYECTOS
Consiste en una serie de tareas simples o complejas que pueden estar
relacionadas para conseguir un objetivo determinado, teniendo en
cuenta para esto delimitaciones de tiempo, costo, recursos, etc.
Creacin de proyectos
En Microsoft Project, se pueden crear de varias formas, entre las cuales
destacamos Proyecto en Blanco, a partir de un proyecto existente,
usando una plantilla como modelo, etc.
Proyecto en Blanco
Se generan por defecto al cargar MS Project, pero si desea forzar una
plantilla de proyecto en blanco, haga lo siguiente:
Botn Archivo
Clic en nuevo.
Clic en las en Proyecto blanco o elegir alguna plantilla deseada:

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Nota:
Tambin resulta, haciendo clic directamente en el icono Nuevo
de la barra de acceso rpido (
).
Tambin si el Ms Project ya est abierto pulse las teclas
control + U.
Usando un Proyecto Existente
Se realiza, abriendo un proyecto existente y generando uno nuevo con
los cambios que se realicen.
Botn Archivo/Nuevo
Clic en A Partir de un proyecto existente
Elija proyecto deseado y haga clic en CREAR NUEVO
Haga los cambios necesarios y proceda a guardar proyecto con
otro nombre.
Plantilla con Modelo
Estn instaladas en la Pc y nos permiten recuperar datos modelos
sobre diversos proyectos para ser ajustados en sus valores
Botn Archivo/Nuevo
Elija las Plantillas deseadas.

Elija plantilla deseada (1 clic)


Clic en botn Aceptar
Realice cambios y proceda a guardar con otro nombre
Nota:
Se pueden incrementar las plantillas si guarda algunos de sus
proyectos en la ruta indicada y con formato de Plantilla de Proyecto.
Observe que al elegir el tipo de formato, automticamente te ubica en
la carpeta PLANTILLA.

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ORGANIZAR VENTANAS
Se da para 2 o ms ventanas de proyectos abiertos.
Abrir 2 o ms ventanas de proyectos
Elija la Ficha Vista
Elija opcin deseada:

FORMATOS
Al cargar Ms Project 2013, este muestra una vista llamada Diagrama
de Gantt que dispone de una hoja con datos y una barra grafica.
Ambos pueden variar su apariencia
Formatos al Estilo de Texto

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Ubquese en cualquier celda


Elija la ficha FORMATO
Elija Estilos de texto

en el grupo Formato

NOTA: Tambin se puede modificar el aspecto de un TEXTO


SELECCIONADO haciendo lo siguiente:
Seleccione texto de celdas deseado

Elija ficha TAREA y elija opcin como se observa

Elija Aceptar
Formatos a los Estilos de Barra
OJO: Esto se apreciara mejor cuando las tareas estn vinculadas.

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Elija ficha FORMATOS Del grupo Estilos de Barra, haga clic en


icono Formato y elija opcin deseada:

Elija opciones deseadas


Para Barra

Para Estilos de Barra, por ejemplo para TAREA MANUAL:

TAREA
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Es la descripcin detallada de una accin o suceso importante en la


ejecucin de un proyecto. La secuencia y enlaces de las tareas se
denominan PROGRAMACION DE TAREAS. Toda tarea tiene asociado un
tiempo. Se recomienda conocer bien los procesos para no omitir
detalles,
Tipos de tareas
Tarea Simple
Es la descripcin detallada de la accin o suceso. Siempre tiene
asociado un tiempo.
Tarea de Resumen
Es una tarea que se genera a partir de una organizacin estructurada
de las tareas. Siempre muestran un valor a partir de las tareas
contenidas.
Hito
Es una tarea que dura 0. Es decir, solo sirve para indicar un hecho
relevante en la programacin.

Unidades de Tiempo
Por defecto, las tareas tienen 1 da (el signo? significa un valor
estimado) pero se pueden asignar valores sub-mltiplos (minuto:mins,
hora:h) y mltiplos (semana:sem, mes:ms). Para nuestros ejemplos
considere que 60 mins=1 h, 8h=1d, 4 sem=1 ms
Ejemplo:

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Edicin de tareas
Crear Tareas
Ubicarse en celda donde creara tarea
Escribir tarea y presionar tecla ENTER
Seleccionar Tareas
Haga clic en Nro. de fila y arrastre en forma vertical

Insertar Tarea
Seleccionar la tarea(s) a partir de la cual se insertara la nueva tarea
Presione la tecla INSERT.
Eliminar Tareas
Seleccione tarea(s) a eliminar
Presione la tecla SUPR
Dinmica de Tareas
Consiste en copiar mover tareas dentro de un proyecto
Seleccione tarea(s) a copiar o mover
Presione CTRL + C (Copiar) o CTRL + X (Mover) para copiar a
memoria
Ubquese en celda deseada y presione CTRL + V (pegar)
Desplazamiento de Tareas

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BUSCAR
Buscar una Tarea
Permite facilitar la ubicacin de una tarea que responda a un criterio
de bsqueda
Ubicarse en cualquier tarea
Elija la ficha Tarea, vaya al grupo Edicin y/o Buscar
Escriba palabra a buscar y haga clic en Buscar Siguiente

Para terminar, haga clic en el botn CERRAR


Reemplazar Tareas
Sustituye expresiones que coinciden con un criterio de bsqueda
especfico.
Elija ficha de tareas y en el grupo Edicin, vuelva a elegir Buscar
Escriba palabra a buscar y el dato nuevo por el cual reemplazara
y haga lo siguiente:
Para buscar y remplazar palabra por palabra
Haga clic en botn Buscar siguiente

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Haga clic en Reemplazar


Para continuar reemplazando
Reemplazar

siga

haciendo

clic

en

botn

Para Reemplazar todas las palabras


Haga clic en botn Reemplazar todas

Para terminar haga clic en botn CERRAR

BORRAR
Permite borrar hipervnculos, formatos, filas, notas de tareas, etc.
Seleccione la fila(s) de donde desea borrar lo indicado al inicio
Haga clic en

y haga clic en opcin deseada.

RELLENAR
Extiende un valor a una o ms celdas adyacentes
Seleccione la tarea y mas filas vacas como se observa y luego
extienda, por ejemplo hacia abajo.

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VISTAS
Es la forma como se muestra un proyecto y facilita su comprensin o
gestin. Por defecto, los proyectos se vern en Diagrama de Gantt,
pero se pueden cambiar con facilidad. Los ubicamos en la ficha TAREA,
RECURSO Y VISTA aunque en esta ltima en forma ms resumida.

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VISTAS MAS USADAS


Diagrama de Gantt
Es una vista que permite editar en una hoja los datos relacionados a
un proyecto (tareas, duracin, etc.) y un diagrama de barras que
representa la organizacin de las tareas.

Vista de Calendario
Permite visualizar las tareas y su organizacin por da y semana desde
un panorama mensual. Se pueden editar sus datos por medio de la
ficha de informacin de la tarea que se muestra al pulsar DOBLE CLIC
sobre la tarea.

Al acceder a la tarea como se observa, se obtiene la ventana


INFORMACION DE LA TAREA, donde podemos agregar Notas de
tarea, ver el avance de la tarea, etc.

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Vista Diagrama de Red


Es una vista que distribuye las tareas en forma de red donde las
dependencias se visualizan en forma de rbol o rama con sus
respectivas dependencias. Esta vista facilita el control por sus colores
y datos detallados. Muestra en un color rojo la ruta optima, es decir las
tareas que definen la duracin total del proyecto.

Vista Gantt de Seguimiento


Es una vista muy similar al diagrama de Gantt pero que permite
visualizar el % de avance o desarrollo de la tarea(Incompleta=0%,
Avanzada>0% b<100%, completada=100%). Adems, muestra en
un color rojo la ruta ptima, es decir las tareas que define la duracin
total del proyecto

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Vista de Uso de Tareas


Es una vista que nos permite ver un detalle por TAREA de la carga de
trabajo asignado a los recursos. Este detalle obedece a la carga horaria
del calendario utilizando para los das hbiles (8hr diarias en un
calendario estndar)

Vista Grafico de recursos


Es una vista que compara porcentualmente (0% - 100%) el uso de
cada recurso

Vista Hoja de Recursos


Es una hoja de datos que registra los datos de los recursos empleados
en el proyecto. Estos recursos pueden ser de trabajo o material
bsicamente y tiene asociado una tasa estndar que incidirn en el
costo final del proyecto.

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Vista de Uso de Recursos


Es una vista que nos permite ver un detalle cronolgico por RECURSO
de la tarea de trabajo asignados a las tareas. Este detalle obedece a la
carga horaria del calendario utilizado para los das hbiles (8hr diarias
en un calendario estndar)

Vista Personalizada
Es una interfaz con un entorno
personalizado a un propsito particular.
Se eligen de una galera disponible y
puede crear su propia vista. Ej.
Asignacin de Recursos.
Ej. Se elige para el proyecto actual la
vista personalizada ASIGNACION DE
RECURSOS
|

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Nota:
Si desea crear una vista en particular siga las indicaciones: Haga clic
en la ficha Tareas.

Elija opciones

1
2

Escriba el nombre de la

Elija opciones

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GUARDAR PROYECTO
Para almacenar el proyecto creado en una unidad de disco haga lo siguiente:
Escribir el proyecto deseado con toda la informacin requerida
Luego vaya a la ficha Archivo y haga clic en
Elija las opciones deseadas como el indicar la ruta donde guardaras, nombre del proyecto y
el tipo de proyecto (versin actual, versin anterior 97-2003, plantillas, etc.), y finalmente
haga clic en Guardar.

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CERRAR PROYECTO
Cierra todo el Proyecto actual

Solo haga clic en botn de cierre del proyecto

Cierra el Proyecto actual

ABRIR PROYECTO
Para acceder de nuevo al proyecto, haga lo siguiente:
Vaya a la ficha Archivo y elija la opcin indicada:
De la ventana de dialogo Abrir elija opciones indicadas

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