Manual Project Instituto Arts

MICROSOFT PROJECT 2013
NDICE
Introduccin .................................................................................................................................. 3
Antecedentes del Microsoft Project 2013 ....................................................................................... 3
Qu es Microsoft Project 2013?.................................................................................................... 4
Qu es un Proyecto? .................................................................................................................... 4
Caractersticas de un Proyecto ....................................................................................................... 4
Dimensionamiento de un Proyecto ................................................................................................ 5
Qu es la Gerencia de Proyecto? .................................................................................................. 5
Elementos de la Gerencia de Proyecto ........................................................................................... 6
Fases de un Proyecto ..................................................................................................................... 7
Las Fases dentro de un Proyecto .................................................................................................... 7
Qu es un Proceso? ...................................................................................................................... 8
Planificacin del Proyecto .............................................................................................................. 8
Una forma de Planificar un Proyecto .............................................................................................. 9
Ciclo de Vida del Proyecto ............................................................................................................ 10
Gua para Planificar Proyectos ...................................................................................................... 11
Definir Objetivos .......................................................................................................................... 11
Definir Premisas y Suposiciones ................................................................................................... 12
Tipos de proyectos ....................................................................................................................... 13
Proyecto Productivo: .................................................................................................................... 13
Proyecto pblico o social:............................................................................................................. 13
Otras clasificaciones de proyectos ................................................................................................ 13
Estructura de Descomposicin de Trabajo .................................................................................... 14
Elementos de Project 2013........................................................................................................... 15
Cmo funciona Microsoft Project 2013? ..................................................................................... 16
Interface de Project 2013 ............................................................................................................. 17
Fichas o Cintas ............................................................................................................................. 18
Arts Instituto de Computacin Grfica 2100 C.A.
Comenzando a Trabajar con Project 2013 .................................................................................... 19

Tarea Resumen del Proyecto ........................................................................................................ 20
Tarea Repetitiva ........................................................................................................................... 20
Tarea Hito .................................................................................................................................... 21
Dependencia entre Tareas ........................................................................................................... 21
Tiempo de Adelanto o de Posposicin entre Tareas ..................................................................... 21
Camino Crtico.............................................................................................................................. 22
Para configurar el camino crtico: ................................................................................................. 23
Definir el Calendario del Proyecto ................................................................................................ 23
Concepto de Recursos .................................................................................................................. 25
Tipos de Recursos ........................................................................................................................ 25
Gestin de Costos ........................................................................................................................ 26
Distribucin de Recursos .............................................................................................................. 27
Disponibilidad de Recursos:.......................................................................................................... 27
Control y Seguimiento .................................................................................................................. 27
Lnea Base del Proyecto: .............................................................................................................. 28
Conociendo las Tablas en Microsoft Project 2013 ......................................................................... 29
Creacin de Tablas Personalizadas ............................................................................................... 29
Campos que podemos Utilizar para Nuestras Tablas .................................................................... 30
Elaboracin de la Tabla de Clculo de Ganancia ........................................................................... 31
Indicadores Grficos dentro de las Tablas de Project 2013 ........................................................... 31
Aspecto Jurdico dentro de la Planificacin del Proyecto en Venezuela ......................................... 33
Principales aspectos legales en un proyecto ................................................................................. 34
Gerencia de Proyectos en
Microsoft Project
Introduccin
El presente manual fue creado con la finalidad de convertirse en un texto de consulta para
aquellas personas que estn involucradas en la gestin, direccin o planificacin de proyectos, y
que adems, estn interesadas en estudiar el Microsoft Project 2013. Aqu encontraran las
aplicaciones ms importantes que trae la ltima versin del Project. El contenido general del
presente manual la podemos dividir en varias etapas.
Primeramente se presenta una serie de conceptualizaciones tericas que estn muy vinculadas a
la planificacin de proyectos, y que, es de vital importancia comprenderlas para realizar una
buena planificacin.
Luego, se describe en forma detallada las diferentes formas de configurar un proyecto.
Seguidamente se hace hincapi en las tareas, se detallan los procedimientos a seguir para crear
una tarea, vincular tareas, definir la duracin de las tareas, jerarquizar tareas, introducir notas a
las tareas, etc.
Tambin se desarrolla el manejo de los recursos, las asignaciones de recursos y la creacin de las
mismas. Finalmente, se describe el control del proyecto que el Project ofrece mediante la lnea
base, a travs de ella, se puede hacer un anlisis comparativo de lo planificado con lo ejecutado.
Finalmente, se describe el control del proyecto que el Project ofrece mediante la lnea base, a
travs de ella, se puede hacer un anlisis comparativo de lo planificado con lo ejecutado.
Antecedentes del Microsoft Project 2013

Microsoft Project es un software de administracin de proyectos desarrollado y vendido por
Microsoft. La primera versin del programa fue lanzada para el sistema operativo DOS en 1984
por una compaa que trabajaba para Microsoft. Microsoft adquiri todos los derechos del
software en 1985 y produjo la versin 2. La versin 3 para DOS fue lanzada en 1986. La versin 4
para DOS fue la ltima versin para este sistema operativo, comercializada en 1987. La primera
versin para Windows fue lanzada en 1990, y fue llamada versin 1 para Windows. Un dato
interesante es que la primera versin para DOS introdujo el concepto de Lneas de dependencia
(link lines) entre tareas en la grfica de Gantt. Aunque este software ha sido etiquetado como
miembro de la familia Microsoft Office. Est disponible en dos versiones: Standard y Professional.
Microsoft Project
Qu es Microsoft Project 2013?

Es un programa o software para la gestin de proyectos. Esta aplicacin permite organizar la
informacin acerca de la asignacin de tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos,
tanto de trabajo como materiales, del proyecto para que se puedan respetar los plazos sin
exceder el presupuesto y conseguir as los objetivos planteados.
Microsoft Project es una herramienta de administracin de proyectos eficaz y flexible que puede
utilizar para controlar proyectos simples o complejos. Ayuda a programar y realizar un
seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso.
Qu es un Proyecto?
Podra definirse a un proyecto como el conjunto de actividades coordinadas e interrelacionadas
entre s que buscan cumplir con ciertos objetivos, para lo cual precisa de un equipo de personas
multidisciplinarias y una determinada cantidad de recursos. ste generalmente debe ser
alcanzado en un periodo de tiempo previamente definido.
Tambin es un esfuerzo temporal llevado a cabo para crear un producto, servicio o resultado
nico. Secuencia bien definida de eventos con un principio y un final identificados, que se centra
en alcanzar un objetivo claro
Caractersticas de un Proyecto
El Proyecto consume recursos (humanos, materiales, equipos) y son limitados
(Presupuesto)
El Proyecto se elabora paso a paso, por fases, en incremento.
Cada Proyecto tiene un inicio y final definidos. Se logra el fin cuando se han cumplido los
objetivos del Proyecto o cuando se determina que el Proyecto debe cancelarse.
Los Proyectos involucran la creacin de algo que no ha sido realizado anteriormente y
es, por lo tanto, nico y distinto.
Los Proyectos crean: Un producto cuantificable: un servicio, un resultado.
Microsoft Project
Dimensionamiento de un Proyecto
TAMAO
MICRO
PEQUEO
MEDIANO
PERSONAS
Menos de 3
HORAS
LABOR
DE
Menos de 300
4-6
300 1.000
6 12
1.000
15.000
TIEMPO DE
PLAN
CONTENIDO DEL
PLAN
FRECUENCIA
DE INFORMES
Menos de 1
hora
Objetivos, tareas
y cronograma
Semanal
3 reuniones
1-3 meses
Agregar: Alcance
y
matriz
de
responsabilidades
Agregar: Roles de
gerentes,
premisas, control
de cambios
GRANDE
Ms de 12
Ms
15.000
de
Varios
meses
Plan integral de
Proyectos
Quincenal
Mensual con
Replanificaciones
Mensual con
Replanificaciones
Qu es la Gerencia de Proyecto?
La Gestin de Proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a
las actividades de un proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.
Se logra mediante la aplicacin e integracin adecuada de los 42 procesos de la direccin de

proyectos, agrupados lgicamente, que conforman los 5 grupos de procesos.
Estos 5 grupos de procesos son:

Nota: Es importante al momento de tomar la Gerencia de un proyecto, llevar un registro de las
personas involucradas, en cuales actividades estn trabajando, el tiempo de esta, ya que, al
llevar el seguimiento de un proyecto debemos saber cules son los avances que ha tenido la
actividad o paralizacin, para poder tomar decisiones, como buen Gerente de Proyecto, es por
esto que la comunicacin es vital para saber todas estas eventualidades que ocurren.
Microsoft Project
Elementos de la Gerencia de
Proyecto
De manera vital la comunicacin, con las
personas responsables de las actividades, y
con nuestro Cliente o Jefe. Para tomar las
medidas necesarias dentro del Proyecto.
La Gestin de Proyectos es la aplicacin de
conocimientos, habilidades, herramientas y
tcnicas a las actividades de un proyecto
para cumplir con los requisitos del mismo.
Se logra mediante la aplicacin e
integracin adecuada de los 42 procesos de
la direccin de proyectos, agrupados
lgicamente, que conforman los 5 grupos
de procesos.
Microsoft Project
Fases de un Proyecto
Los proyectos, cualquiera sea su naturaleza estn divididas por fases o etapas en toda su vida til.
En la figura siguiente se presenta las diferentes fases con la que cuenta un proyecto:
FASES
MOMENTOS DEL PROYECTO

PERFIL DEL PROYECTO
FASE I
PRE-FACTIBILIDAD
PREINVERSIN
FACTIBILIDAD
FASE II
INVERSIN
FASE III
OPERACIN
EJECUCIN DEL PROYECTO
OPERACIN Y FUNCIONAMIENTO DEL PROYECTO
Las Fases dentro de un Proyecto

Las Fases dentro del Proyecto son divisiones dentro del mismo Proyecto, donde es
necesario ejercer un control adicional para gestionar eficazmente la conclusin de un
entregable mayor.
Las Fases del Proyecto suelen completarse de manera secuencial, pero en determinadas
situaciones de un proyecto pueden superponerse.
Una Fase del Proyecto no es un grupo de procesos de la gestin de proyectos.
La estructuracin en fases permite la divisin del proyecto en subconjuntos lgicos para
facilitar su gestin, planificacin y control.
Microsoft Project
Qu es un Proceso?
Es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas realizadas para obtener un producto,
resultado o servicio predefinido. Es importante mencionar que cada proceso se caracteriza por
sus entradas, por las herramientas y tcnicas que puedan aplicarse y por las salidas que se
obtienen.
Nota: Desarrollar el Cronograma es el proceso que consiste en analizar el orden de las actividades,
su duracin, los requisitos de recursos y las restricciones para crear el cronograma del proyecto.
Podemos observar el siguiente cuadro.
Planificacin del Proyecto

Es el Proceso a ser realizado para establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los
objetivos, y desarrollar la lnea de accin requerida para alcanzar dichos objetivos.
Los Procesos de Planificacin (Grupo) desarrollan el Plan para la gestin del proyecto y los
documentos del proyecto que se utilizaran para llevarlo a cabo.
Microsoft Project
Una forma de Planificar un Proyecto

Realizar un inventario de todo el trabajo que se requiere con una estimacin del tiempo. Esto
puede ser hecho en una sesin de planeamiento con todos los miembros del equipo. Tareas que
lleven mucho tiempo para terminar necesitan ser descompuestas en tareas menores. El resultado
es la Estructura de Descomposicin de Trabajo (EDT).
Identifquese todos los recursos necesarios para ejecutar cada elemento terminal del EDT (cada
tarea). En este momento usted puede estimar el costo para entregar cada elemento terminal y,
consecuentemente, todo el proyecto (aproximacin bottom-up)
Decida si este plan tiene sentido, es decir, si los costos justifican los beneficios. Modifique los
objetivos y el trabajo como sea necesario.
Defina dependencias entre tareas. Algunas tareas necesitan ser terminadas antes que otras tareas
puedan comenzar.
Calcule el tiempo mnimo para ejecutar el proyecto: es el trayecto ms largo a travs de la red del
proyecto (PERT), desde el comienzo del proyecto hasta su extremo final. Este trayecto se llama
camino crtico. Las otras tareas pueden ser hechas en paralelo al camino crtico, pero cualquier
atraso en las tareas del camino crtico resultar automticamente en el atraso del proyecto
completo.
Cree un cronograma de proyecto, por ejemplo, usando un Diagrama de Gantt.
Microsoft Project
Ciclo de Vida del Proyecto

Los Proyectos varan en tamao y complejidad. Todos los proyectos, sin importar cuan pequeos
o grandes, o cuan sencillos o complejos sean, pueden configurarse dentro de la siguiente
estructura del ciclo de vida:
Esto es lo que se conoce en Proyecto como el Estado Ideal de un Proyecto.
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Microsoft Project
Gua para Planificar Proyectos
Nota: Recuerde que siempre es muy importante determinar el cundo se va a realizar la actividad,
ya que no es igual comenzar un proyecto en los primeros das del mes de Diciembre, con tantas
fechas festivas cercanas, que hacerlo en los primeros das del mes de Junio, es por esta razn que
hay que tomar muy en cuenta los calendarios.
Definir Objetivos
Una lista de resultados que se deben entregar durante el Proyecto.
Fechas especficas de cumplimiento, tanto para la finalizacin completa del Proyecto
como para los hitos intermedios.
Criterios de calidad especficos que deben cumplir los resultados que se deben entregar.
Lmites de costo que el Proyecto NO debe superar.
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Microsoft Project
Definir Premisas y Suposiciones

Entregas de otros Proyectos o departamentos: si el Proyecto depende del trabajo de otros,
comprenden esta dependencia y estn de acuerdo con las fechas de entregas establecidas?
Disponibilidad y utilizacin de los recursos (incluidas personas, materiales y equipo): si no

administra algunas de las personas que trabajan en el Proyecto, a cargo de quin estn? Quin
lo hace?, ha aprobado esa persona la utilizacin de estos recursos?
Duracin de las tareas: las estimaciones de las tareas se basan en informacin slida o en
conjeturas?
Costos del Proyecto: qu importancia tiene el costo en el Proyecto? Quin tiene que aprobar el
presupuesto o aumentarlo si es necesario?
Tiempo disponible: Si se est trabajando teniendo presente una fecha lmite conocida, Se puede
completar de forma realista todas las tareas con un nivel de calidad aceptable?
Entregas: la lista de resultados del Proyecto que se deben entregar, coincide con lo que el cliente
y el resto de los participantes esperan? Si se tiene que hacer concesiones en una entrega, estn
de acuerdo los participantes en qu aspecto de la entrega debera comprometerse primero?
12
Microsoft Project
Tipos de proyectos
Proyecto Productivo:
Son proyectos que buscan generar rentabilidad econmica y obtener ganancias en dinero. Los
promotores de estos proyectos suelen ser empresas e individuos interesados en alcanzar
beneficios econmicos.
Proyecto pblico o social:

Son los proyectos que buscan alcanzar un impacto sobre la calidad de vida de la poblacin
objetivo, los cuales no necesariamente se expresan en dinero. Los promotores de estos proyectos
son los gobiernos (Municipales, Estatales y Nacionales), los organismos multilaterales, las ONG,
etc.
Otras clasificaciones de proyectos

Basndose en su contenido, los proyectos se las puede clasificar como:
- Proyectos de construccin
- Proyectos de Informtica
- Proyectos de desarrollo de productos
- Proyectos de desarrollo de organizacin
- Proyectos Logsticos
- Proyectos de Marketing
- Proyectos Comunitarios
- Proyectos culturales, etc.
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Microsoft Project
Estructura de Descomposicin de Trabajo

Es el Proceso a ser realizado para establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los
objetivos, y desarrollar la lnea de accin requerida para alcanzar dichos objetivos.
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Microsoft Project
Elementos de Project 2013

Recursos:
Los recursos son las personas, materiales y equipos que permiten realizar las tareas en un
proyecto, sin ellas sera imposible ejecutar las tareas. EL Project considera tres tipos de recurso,
estos son: recurso Material, recurso trabajo y Recurso costo.
Tareas:
Son actividades que tienen un comienzo y un final. Las tareas se solapan, se enlazan, se
concatenan en el tiempo hasta alcanzar una tras otra, la finalizacin del proyecto. Todo proyecto
est compuesto por tareas.
Toda tarea tiene otra tarea que se ejecuta antes de ella, excepto la inicial. La tarea que se ejecuta
antes que la actual se llama TAREA PREDECESORA.
Toda tarea tiene otra tarea que se ejecuta despus de ella, excepto la Final. La tarea que se
ejecuta despus que la actual se llama TAREA SUCESORA.
Tareas crticas:
Las tareas crticas son aquellas que tienen mayor incidencia en el tiempo de duracin del
proyecto, es decir, que al retrasarse en la ejecucin de alguna tarea critica repercute
directamente en la conclusin del proyecto. El conjunto de tareas crticas forman la ruta crtica
del proyecto.
Hito:
Representa un evento o condicin que marca la finalizacin de un grupo de tareas relacionadas o

la finalizacin de la fase de un Proyecto.
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Funcionamiento de
Microsoft Project
Cmo funciona Microsoft Project 2013?

Modo de Programacin:
Programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en cuenta: Las dependencias entre tareas,
las delimitaciones y las interrupciones, como das festivos y vacaciones.
Project trabaja en base a la siguiente ecuacin estndar:

Trabajo = Duracin * Esfuerzo de recurso
Duracin = Trabajo / Esfuerzo de recurso
Esfuerzo de Recurso = Trabajo / Duracin
Ejemplo:
Si tres personas trabajan dos das en una tarea
Esfuerzo de recurso: es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y su

asignacin. Esfuerzo de Recurso = 3 personas * 8 horas = 24 horas.
Trabajo: es el esfuerzo necesario durante un periodo de tiempo para realizar una tarea. Trabajo
Total = (2 * 3 personas das * 8 horas) = 48 horas
Duracin: es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea este realizada. Duracin =
48 horas / (3 personas * 8 horas) = 2 das
16
Interfaz en
Microsoft Project
Interface de Project 2013

- Barra de acceso rpido
Es importante familiarizarse con ellas para, realizar nuestros Proyectos de forma fluida.
Fichas o Cintas
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Interfaz en
Microsoft Project
Estas son los comandos que ms vamos a utilizar y las fichas que los contienen, de esta manera
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Trabajando en
Microsoft Project
Comenzando a Trabajar con Project 2013

Importante:
Verificar siempre en la parte inferior izquierda, del programa si las Nuevas Tareas estn en
Programada Automtica o Programada Manualmente, ya que esto depender que se realice la
programacin, que deseamos de nuestro Proyecto.
Mins.
Horas
Das
Semanas
Ms
Mes
Nomenclaturas de la
duracin de Tareas
dentro de Project 2013
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Trabajando en
Microsoft Project
Tarea Resumen del Proyecto

Esta opcin es para agregar una tarea inicial que contendr todas las tareas resumen y sub-tareas
del proyecto
Tarea Repetitiva
Esta es una tarea que va a tener un patrn de repeticin, el cual puede ser diario, semanal,
mensual, anual, que nos sirven para ahorrarnos en crear varias tareas dentro del Proyecto, que
tipo de tareas pueden ser estas, Reuniones de avances del Proyecto, una revisin peridica de
una actividad, pagos semanales, todos los viernes, y as.
20
Trabajando en
Microsoft Project
Tarea Hito
Esta nos va indicar un evento en el Proyecto, le podemos colocar en la duracin 0 das y se crea
este tipo de Tarea.
Dependencia entre Tareas

Existen cuatro tipos de dependencia entre tareas en Microsoft Project 2013, las cuales son (FC) Fin
comienzo, lo que quiere decir que al comenzar la primera tarea, al culminar esta la que depende
de ella inicia, luego vinculacin (CC) Comienzo - Comienzo, la actividad que tiene la dependencia
inicia simultneamente con la otra. Relacin (FF) Fin - Fin, ambas actividades terminan
simultneamente.
Tiempo de Adelanto o de Posposicin entre Tareas

En Microsoft Project 2013, retrase tareas agregando tiempo de posposicin a la tarea
predecesora, y superponga tareas especificando tiempo de adelanto. Tambin puede escribir el
tiempo de adelanto o de posposicin en forma de porcentaje de la tarea.
1. Dar doble clic a la tarea que tiene la dependencia.
2. Hacer clic en la ficha Predecesoras.
3. En el campo Pos, escriba el adelanto o la posposicin que desee como duracin o porcentaje
de la duracin de la tarea predecesora.
Escriba el adelanto o posposicin en forma de nmero negativo (por ejemplo, -1d para indicar un
da de adelanto) o en forma de porcentaje.
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Trabajando en
Microsoft Project
Camino Crtico
Identifica las tareas que son crticas para la duracin del Proyecto
Tareas Criticas:
No puede incrementarse su duracin o cambiar su fecha de inicio sin afectar a la finalizacin del
Proyecto
No tienen margen de demora. Las actividades pertenecientes al camino crtico son aquellas cuya
holgura total es igual a cero.
22
Trabajando en
Microsoft Project
Para configurar el camino crtico:

Ir a la Ficha Formato, seleccionar Tareas Crticas, o dar clic al asistente de diagrama de Gantt e ir
configurndolo.
23
Trabajando en
Microsoft Project
Definir el Calendario del Proyecto

Microsoft Project proporciona tres calendarios base. Estos calendarios son plantillas de calendario
que se pueden aplicar a un conjunto de recursos, de tareas o al proyecto en general.
Estndar: est establecido de lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. con una hora libre a medio
da. Este es el calendario predeterminado que utiliza el programa para el proyecto, las tareas y los
recursos.
Turno de Noche: El calendario laboral est establecido desde las 11:00 p.m. hasta las 8:00 a.m.
cinco das a la semana, con una hora libre de 3:00 a 4:00 de la maana.
24 horas: est determinado para perodos de 24 horas todos los das de la semana, sin detenerse.
Para Crear Un Calendario Nuevo:
Lo ms recomendable es que cada vez que se vaya a crear un nuevo proyecto, crear un calendario
donde se defina los das que se van a trabajar, das que tiene un mes, horas a la semana, etc.
Para esto lleve a cabo los siguientes pasos:
Ficha Proyecto, Cambiar Tiempo de Trabajo, Crear Calendario, colocar el nombre de ese nuevo
calendario, normalmente se utiliza una copia del Estndar, luego hacer clic en aceptar
24
Trabajando en
Microsoft Project
Concepto de Recursos
Los Recursos son Personas, lugares y elementos necesarios para realizar una tarea.
Con la asignacin de recursos a las tareas:
Se controla mejor el trabajo necesario para realizar una tarea
Costo del trabajo necesario
Progreso del Proyecto
Cada tarea necesita tener asignado los recursos necesarios para llevarla a cabo
Mnimo = 1 Recurso
Nombre del Recurso
Genrico = Cargo / Rol (Por ejemplo: Asistente Administrativo)
Especifico = Juan Prez
Tipos de Recursos
Recursos de Trabajo: pueden ser personas, herramientas, equipos que completan las tareas
empleando tiempo (o trabajo) en las mismas. Al configurar un Recurso de Trabajo, se hace en el
contexto del tiempo.
Recursos Materiales: se definen como los suministros u otros productos consumibles, utilizados
para realizar las tareas de un Proyecto (acero, tuberas, laptops, maquinaria, madera) Los
Recursos Materiales son diferentes de los recursos de trabajo, que utilizan tiempo en vez de
material para completar las tareas.
Recursos Costo: es un nuevo tipo de recurso agregado a partir de Project 2007, el cual le asigna
un monto a la tarea, el cual no se calcula ni por la duracin de la actividad, ni por aumento o
reduccin de la capacidad de los recursos, este tipo de recurso es muy til, para aplicar viticos,
refrigerios, gastos varios, entre otros
Se puede agregar notas a los recursos. Las notas pueden modificarse, eliminarse y verse segn se
desee.
Darle doble clic al recurso e ir a la ltima ficha llamada notas y all se le puede escribir la nota que
se desea.
25
Trabajando en
Microsoft Project
Para ver la nota del recurso, site el cursor sobre el icono Notas en el campo Indicadores.
Gestin de Costos
Trabajo basados en Tasas
Costos de recursos de trabajo, como personas o equipos, a los que se ha asignado tasas estndar
y (si es necesario) tasas de horas extras.
Cuando asigna un recurso a una tarea, Microsoft Project calcula el costo total del recurso,
utilizando las tasas de recursos por horas que haya introducido y el tiempo empleado.
Materiales basados en Tasas

Son costos de recursos materiales construccin o suministro a los que se les han asignado tasas
estndar.
Las tasas de recursos materiales se asignan por unidad de material, como tasa por metro o
tonelada.
Cuando asigna un recurso material a una tarea, Microsoft Project calcula los costos totales
materiales, utilizando la tasa de recurso material que se ha introducido y la cantidad de material
necesaria para completar la tarea.
26
Trabajando en
Microsoft Project
Distribucin de Recursos
Despus de tener todos los recursos asignados se debe verificar que no haya sobreasignaciones.
Una sobreasignacin significa que el recurso est trabajando en un solo da, ms horas de las que
puede.
En Ver Uso de Recursos todos los recursos que estn sobre asignados aparecern de color rojo.
Est vista nos muestra cuantas horas diarias est trabajando los recursos y dividiendo esto por el
nmero de recursos tengo cual es la cantidad de recursos que necesito para cumplir el programa
de trabajo.
Disponibilidad de Recursos:
Para los proyectos siempre hay recursos que estn disponibles en determinadas fechas y en otras
no. Si usted quiere considerar esto desde el inicio de la programacin
Microsoft Project calcula los costos de recursos en funcin de la normal y las tasas horas extra, en
los costos por uso de, en los costos fijos de o en los costos de recursos de costo de (por ejemplo,
la tarifa area o mantenimiento del hogar) que estn asignados a tareas. Antes de guardar los
cambios realizados en la informacin de un recurso de empresa de costo, el recurso debe estar
abierto para su edicin.
Los distintos tipos de costos funcionan de diferentes maneras, dependiendo de si el recurso es un

recurso de trabajo (una persona), un recurso material de (por ejemplo, cemento o arena) o un
recurso de costo de (por ejemplo, la tarifa area o mantenimiento del hogar).
Control y Seguimiento
En la Ejecucin del proyecto Microsoft Project puede ayudar a guardar informacin del progreso,
analizar el rendimiento y generar informes de estado.
Supervisando el progreso y el rendimiento, puede ajustar el plan del proyecto para asegurarse
de que el alcance, la programacin, los costos y los recursos estn equilibrados de forma
necesaria.
27
Trabajando en
Microsoft Project
Lnea Base del Proyecto:

Una lnea base nos permite comparar la informacin con que se plane el proyecto y la forma
como se est ejecutando.
Al guardar una lnea base se estar almacenando informacin inicial del proyecto en un momento
concreto.
28
Uso de Tablas en
Microsoft Project
Conociendo las Tablas en Microsoft Project 2013
Tablas
Es importante destacar que dentro del programa vamos a trabajar con mltiples tablas que
contienen informacin vital para llevar un buen control del proyecto que estamos elaborando,
inicialmente en la vista de Diagrama de Gantt estaremos cargando datos en la Tabla de entrada,
donde especificamos Nombre de la Tarea, Duracin, Predecesoras entre otros datos. Pero hay
otras Tablas como de Costo, de Seguimiento de Programacin que nos permiten realizar otras
modificaciones importantes y cambios, en el curso trabajaremos con varias de estas Tablas para
ver su funcionamiento. Tambin debemos mencionar que todas las Tablas en Project 2013, las
columnas son Campos, que estn relacionados todos entre s.
29
Uso de Tablas en
Microsoft Project
Creacin de Tablas Personalizadas

En el desarrollo de nuestro curso, vamos a realizar las tablas personalizadas de Presupuestos, las
cuales se actualizarn en relacin a las modificaciones que estemos realizando al Proyecto del
Ejercicio, es importante destacar que esta opcin la veremos en la ficha Vista, icono de tablas.
Al momento de elaborar nuestra tabla personalizada, debemos

entrar en la opcin de Mas Tablas, como vemos en la
ilustracin a la izquierda
Campos que podemos Utilizar para Nuestras Tablas

De Texto: van desde Texto 1 hasta Texto 30; aqu estos campos permiten colocar cualquier tipo de
informacin escrita en la tabla, por ejemplo, Unidades, Cdigos Covenin de Partidas, Notas,
informacin en general.
De Nmero: estos los vamos a encontrar desde Nmero 1 hasta Nmero 20; en estos campos
podemos colocar cualquier tipo de informacin numrica en la tabla, por ejemplo, cantidades,
montos, adems de que permiten la aplicacin de frmulas aritmticas, entre campos o valores
numricos
De Costo: solo hay desde Costo 1 hasta Costo 10; con este tipo de campo tambin podemos
colocar cualquier tipo de informacin numrica en la tabla, por ejemplo, montos, adems de que
30
Uso de Tablas en
Microsoft Project
permiten la aplicacin de frmulas aritmticas, entre campos o valores numricos (solo que este
campo coloca el smbolo de la Moneda)
Elaboracin de la Tabla de Clculo de Ganancia
Indicadores Grficos dentro de las Tablas de Project 2013

En relacin a los datos que nos suministra un campo, podemos utilizar los indicadores grficos los
cuales con iconos de colores nos dan una Informacin especfica de una actividad, es importante
estar atentos en las clases como aplicar dichos indicadores a las tablas.
Para Trabajar con estos indicadores grficos es necesario que en la ventana de campos
personalizados, le demos clic al botn que dice Indicadores Grficos, all nos van a salir las
opciones.
En la seccin de clculo de las filas de resumen, haga clic en la frmula de uso. Esto permite que
las tareas de resumen Mostrar indicadores grficos que resumen los indicadores de presupuesto
para las subtareas.
En la seccin de valores que desea mostrar, haga clic en indicadores grficos y, a continuacin,
seleccione las filas que no son de resumen en la lista desplegable de criterios para.
31
Uso de Tablas en
Microsoft Project
Para tener de una forma ms clara de cmo crear estos indicadores. Vamos a elaborar la Tabla de
indicadores Grficos de nuestro curso de Project 2013.
32
Marco Jurdico en la
Planificacin de un Proyecto
Aspecto Jurdico dentro de la

Planificacin del Proyecto en
Venezuela
Es muy importante resaltar que en la Gestin
de todo Proyecto, existe un Marco Jurdico que
regula el desenvolvimiento del mismo, por lo
que si somos Gerentes de Proyecto o
Planificadores que tenemos responsabilidad
sobre otros empleados.
El estudio de factibilidad de un proyecto de inversin no debe ignorar las normas y las leyes bajo
las cuales se regulan las actividades de un proyecto tanto en su etapa de ejecucin; como en su
etapa de operacin. Ningn proyecto, por muy rentable que sea, podr llevarse a cabo si no se
encuadra en el marco legal constituido.
A travs del estudio de la viabilidad legal, se busca determinar la existencia de normas y
regulaciones legales que impidan la ejecucin u operacin del proyecto.
Entre lo que debemos conocer tenemos los siguientes aspectos.
En primer lugar segn lo establecido en Nuestro Cdigo Civil, el Artculo 1.191.- Los dueos y los
principales o directores son responsables del dao causado por el hecho ilcito de sus sirvientes y
dependientes, en el ejercicio de las funciones en que los han empleado. Que nos establece este
artculo que si tenemos unos obreros a nuestro cargo u otro tipo de empleados somos civilmente
responsables por los actos que ellos cometan, siendo nosotros susceptibles a demandas Civiles.
En segundo lugar es importante saber del mismo Cdigo Civil los Artculo 1.194.- El propietario de
un edificio o de cualquiera otra construccin arraigada al suelo, es responsable del dao causado
por la ruina de stos, a menos que pruebe que la ruina no ha ocurrido por falta de reparaciones o
por vicios en la construccin. Artculo 1.195.- Si el hecho ilcito es imputable a varias personas,
quedan obligadas solidariamente a reparar el dao causado. Que observamos en estos Artculos
que si somos dueos de un edificio o estemos en construccin, si se produce un dao somos
civilmente responsable de este. Y que si son varias las personas responsables deben responder
solidariamente en el pago para la reparacin del dao.
De donde nace todo esto, de nuestro Cdigo Civil, donde se establece que, quien haya causado un
dao a otro, ya sea con culpa, intencin o inobservancia de una norma est obligado a la
reparacin del dao causado y no solo esto sino que tambin nos establece que la obligacin de
reparacin se extiende a todo dao material o moral causado por el acto ilcito.
33
Marco Jurdico en la
Principales aspectos legales en un proyecto

Si est usted involucrado en proyectos, el conocimiento
de los aspectos legales clave que surgirn en la
documentacin contractual podr ayudarle a ejecutar
los proyectos ms rpido, mantener los costes bajos,
reducir la responsabilidad y conseguir que su negocio
est a punto para el futuro.
Aspectos bsicos de ocupacin:
Esto variar entre jurisdicciones, y es importante para entender sus implicaciones. En el Reino
Unido, por ejemplo, la ocupacin se realiza sobre la base de un contrato de arrendamiento o una
licencia y hay diferencias fundamentales entre los dos. Un contrato de arrendamiento da al
cliente un mayor control, seguridad en la ocupacin y proteccin en caso de insolvencia del
operador (importante factores cuando la infraestructura est apoyando a los datos de misin
crtica), pero que implica un costo adicional, incluyendo impuestos a la propiedad. La flexibilidad
tambin ser importante - incluyendo la capacidad del cliente para instalar / retirar el equipo,
hacer otras alteraciones o asignar o rescindir el contrato - y las partes podrn tener intereses en
conflicto que deben ser equilibrados.
Diseo y entrega:
El control sobre los cambios en el diseo y las especificaciones puede causar un gran debate y los
derechos y responsabilidades de las partes deben establecerse claramente. El tiempo y las
mediciones tambin sern fundamentales y el cliente puede buscar daos especficos y en ltima
instancia reservarse el derecho de terminar si los objetivos se pierden.
Documentacin de construccin.
El contrato de construccin subyacente y las citas profesionales son clave cuando se trata de
obras significativas, con una mayor importancia de las instalaciones mecnicas y elctricas
respecto a otros proyectos de construccin. El operador tendr que garantizar que las
obligaciones de diseo / construccin contradas con los clientes se transmiten a su equipo de
construccin siempre que sea posible. Un cliente debe tener en cuenta que podra requerir la
habilidad de aprobar la identidad de ese equipo y de obtener obligaciones de cuidado por su
parte.
Especificaciones del sitio.
Es importante establecer fundamentos tales como los derechos de acceso, disponibilidad de
energa y permisos urbansticos necesarios
34
Marco Jurdico en la
La responsabilidad y los impuestos ambientales:

Las partes deben considerar y abordar los riesgos de una posible responsabilidad medioambiental
en relacin con el sitio.
Claridad en el alcance.
El contrato debe establecer con claridad lo que el operador est obligado a proporcionar en
trminos de servicios y cmo funcionan las obligaciones relacionadas. Tambin es importante que
la documentacin permita el nivel de flexibilidad requerido durante toda la vida del contrato.
Claridad de precio.
Un punto obvio, pero es necesario aclarar el precio que el cliente est pagando.
Eficacia de los remedios.
Qu pasa si las cosas van mal? El cliente necesita tener la capacidad de controlar el riesgo en el
futuro, sobre todo cuando el operador ha cometido una serie de fallos menores que socavan la
confianza, pero no necesariamente le dan al cliente ninguna influencia significativa en el marco
del acuerdo.
Responsabilidad.
Las partes tienen que cerrar un trato sobre la responsabilidad que distribuya el riesgo
adecuadamente. Normalmente las partes acordarn la exclusin de ciertos tipos de prdida (por
ejemplo, de la prdida de beneficios) y aplicarn lmites a la responsabilidad que reflejan la
cobertura de seguro a disposicin de las partes.
El alcance de cualquiera de estos temas depender de las circunstancias y la naturaleza del
acuerdo pero, sea cual sea la circunstancia, las partes debern considerar los riesgos clave (los
escenarios y si) y asegurarse de que tienen medios para mitigarlos
35

Este manual tiene todos los derechos
r e s e r v a d o s . El mismo ha sido
concebido para fines educativos y como
herramienta complementaria al curso que
realizan los estudiantes de Arts Instituto
de Computacin Grfica.
Este manual fue realizado utilizando como
apoyo el mismo programa, como tambin
la literatura oficial. No pretende sustituir
la documentacin que incorpora el
programa.
Todo
el
concepto,
redaccin,
diagramacin y ejecucin grfica han sido
concebidos por el autor.
Si necesita ms informacin sobre las
funciones del programa le sugerimos lo
siguiente:
*Visitar la ayuda del programa, ubicada en
la barra de men del mismo, Help
*Visitar el sitio web de Autodesk.
http://www.autodesk.com.com
Multicentro Empresarial del Este

Torre Libertador, Ncleo A, Piso16, Oficina
A-164
Chacao, CaracasVenezuela
Telfonos:
(0212)2663016/2661607/2662857
Sitio Web:
http://www.institutoarts.com.ve
Email: contactos@institutoarts.com.ve
Rif:J-30851036-0
Esta gua ha sido realizada por:
Lic. Luis Aparicio
ganarmetas@gmail.com
Caracas 01/07/2014
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Luego, se describe en forma detallada las diferentes formas de configurar un proyecto.

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Qu es Microsoft Project 2013?

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Se logra mediante la aplicacin e integracin adecuada de los 42 procesos de la direccin de

Estos 5 grupos de procesos son:

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MOMENTOS DEL PROYECTO

EJECUCIN DEL PROYECTO

OPERACIN Y FUNCIONAMIENTO DEL PROYECTO

Las Fases dentro de un Proyecto

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Podemos observar el siguiente cuadro.

Planificacin del Proyecto

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Una forma de Planificar un Proyecto

Cree un cronograma de proyecto, por ejemplo, usando un Diagrama de Gantt.

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MICROSOFT PROJECT 2013

Ciclo de Vida del Proyecto

Esto es lo que se conoce en Proyecto como el Estado Ideal de un Proyecto.

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Gua para Planificar Proyectos

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Definir Premisas y Suposiciones

Disponibilidad y utilizacin de los recursos (incluidas personas, materiales y equipo): si no

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Proyecto pblico o social:

Otras clasificaciones de proyectos

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Estructura de Descomposicin de Trabajo

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Elementos de Project 2013

Representa un evento o condicin que marca la finalizacin de un grupo de tareas relacionadas o

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Cmo funciona Microsoft Project 2013?

Project trabaja en base a la siguiente ecuacin estndar:

Si tres personas trabajan dos das en una tarea

Esfuerzo de recurso: es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y su

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