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Captulo 3

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

OBJETIVOS
1.
2.

3.
4.
5.
6.
7.

Comprender cmo se inician y seleccionan los proyectos, definir un problema de negocios y


determinar la viabilidad de un proyecto propuesto.
Hacer un inventario y valorar los componentes actuales y propuestos de hardware y software, y
determinar la forma en que brindan soporte a las interacciones de los humanos con la tecnologa.
Evaluar las soluciones considerando ventajas y desventajas de crear software personalizado,
comprar software COTS y subcontratar un proveedor de servicios de aplicaciones.
Pronosticar y analizar los costos y beneficios tangibles e intangibles.
Planear un proyecto al identificar las actividades y programarlas.
Administrar los miembros del equipo y las actividades de anlisis y diseo, de manera que se
cumplan los objetivos del proyecto sin exceder el tiempo programado.
Escribir y presentar en forma profesional una propuesta de sistemas efectiva, con nfasis tanto en
el contenido como en el diseo.

INICIACIN DEL PROYECTO


Los empresarios sugieren proyectos de sistemas por dos
tipos de razones:
1. Porque experimentan problemas que se prestan por s
solos a soluciones de sistemas.
2. Porque reconocen oportunidades para mejorar
mediante la actualizacin o modificacin de los sistemas
existentes, o la instalacin de sistemas nuevos.

Problemas en la organizacin
Situaciones en las que nunca se cumplieron los objetivos o
dejaron de cumplirse en algn punto.

No se estn cumpliendo las medidas de rendimiento.


Incluyen errores excesivos y un trabajo que se desempea con
mucha lentitud, en forma incompleta, incorrecta o que
simplemente no se lleva a cabo.

Problemas en la organizacin
Sntomas de problemas:
Las personas no cumplen con los objetivos de rendimiento
de referencia.
Cambios en el comportamiento de los empleados:
Ausentismos
Inconformidad
Alta rotacin

Problemas en la organizacin
Retroalimentacin:
Quejas o sugerencias de los clientes, distribuidores o
proveedores.
Prdida de ventas o reduccin en las mismas.
Los roles para el analista de sistemas cambian sutilmente
cuando se inician los proyectos.

Definicin del Problema


El analista primero define los problemas y objetivos en el
sistema.
La definicin del problema contiene una declaracin del
mismo, sintetizada en uno o dos prrafos.
Pueden ser muy especficos o se pueden redactar mediante
una declaracin general.

Contiene los requerimientos, las cosas que se deben lograr,


junto con posibles soluciones y las restricciones que limitan
el desarrollo del sistema.

Definicin del Problema


La definicin del problema se produce despus de terminar
con las entrevistas, las observaciones y el anlisis de los
documentos del usuario.

Los usuarios son quienes pueden identificar mejor los


objetivos mas crticos.
Se debe presenciar el problema, para confirmar los hallazgos.
Pedir a los usuarios que asignen una ponderacin para cada
cuestin u objetivo.

Seleccin de Proyectos
El analista debe tener razones muy claras para recomendar un estudio
de sistemas.
Se cuenta con cinco criterios especficos para la seleccin de proyectos:

1.
2.
3.

4.
5.

Contar con el respaldo de la administracin.


Que sea el momento oportuno para comprometerse con el
proyecto.
La posibilidad de mejorar la obtencin de los objetivos de la
organizacin.
Que sea prctico en trminos de recursos.
Que el proyecto valga la pena en comparacin con las dems
formas en que la organizacin podra invertir sus recursos.

DETERMINACIN DE LA VIABILIDAD
El Estudio de Factibilidad permite evaluar la viabilidad de
los proyectos de sistemas en base a su operacin, a su
capacidad tcnica y a su economa.
Se utiliza para recopilar datos ms generales para los
miembros de la administracin, lo cual a su vez les permite
tomar una decisin en cuanto a si deben continuar o no
con un estudio de sistemas.
Debe tardar el menor tiempo posible.

Determinar si es posible o no
El proceso de evaluacin de la viabilidad es efectivo para descartar:
Proyectos inconsistentes con los objetivos de la empresa
Que requieran una capacidad tcnica imposible
Que no tengan ningn mrito econmico.

Determinar si es posible o no
Viabilidad Tcnica:
El analista debe averiguar si es posible desarrollar el nuevo sistema
teniendo en cuenta los recursos tcnicos actuales:

Complementar o actualizar los sistemas existentes.


Tecnologa que cumpla con las especificaciones.
Personal con habilidad tcnica suficiente para lograr objetivos.
Paquetes de software disponibles, o personalizacin.

Determinar si es posible o no
Viabilidad Econmica:
Determinacin de los recursos:

Tiempo del analista y del equipo de anlisis de sistemas.


Costo de realizar un estudio de sistemas completo.
Costo del tiempo de los empleados.
Costo estimado del hardware y del software o su desarrollo.

Si el sistema no produce una reduccin inmediata de los costos de produccin, el


sistema no es econmicamente viable y el proyecto no debe continuar.

Determinar si es posible o no
Viabilidad Operacional:
Depende de los recursos humanos disponibles para el proyecto e implica
la accin de pronosticar si el sistema funcionar y se utilizar una vez
instalado.
Resistencia a la implementacin.
Interfaces de usuario elegidas.

Prctica
1. Williwonks Chocolates de St. Louis fabrica varios tipos de dulces y
novedades de chocolate.
La empresa tiene seis tiendas en la ciudad: cinco en los principales
aeropuertos metropolitanos y una pequea sucursal de pedidos por
correo.
Williwonks tiene un pequeo sistema de informacin computarizado que
rastrea el inventario en su planta, ayuda a programar la produccin y
algunas otras cosas ms, pero este sistema no est enlazado
directamente con ninguna de sus tiendas de menudeo.
El sistema de pedidos por correo se administra en forma manual.

DETERMINACIN DE LAS NECESIDADES DE HARDWARE


Y SOFTWARE
Para evaluar la viabilidad tcnica hay que evaluar la
habilidad del hardware y software computacional para
manejar las cargas de trabajo en forma adecuada.
Inventario del hardware computacional.
Requerimientos de informacin.
Estructura Organizacional.

DETERMINACIN DE LAS NECESIDADES DE HARDWARE


Y SOFTWARE

Hacer un inventario del Hardware Computacional


Inventario de hardware disponible en la organizacin.
Expandir o reciclar el hardware actual.
Contar con un inventario de hardware actualizado, rpidamente.

Hacer un inventario del Hardware Computacional


Se necesita conocer:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Tipo de equipo: modelo y fabricante.


Estado de funcionamiento del equipo.
Edad estimada del equipo.
Vida proyectada del equipo.
Ubicacin fsica del equipo.
Departamento o persona responsable del equipo.
Arreglo financiero sobre el equipo: propio, alquilado o rentado.

Estimacin de las cargas de trabajo


Formular cifras que representen las cargas de
trabajo actuales y pronosticadas para el
sistema.
Las innovaciones tecnolgicas superiores
pueden dictar el reemplazo del hardware.

La comparacin de la carga de trabajo del


Sistema Existente y el Propuesto, analiza
cundo y cmo se realiza cada proceso,
cunto tiempo humano se requiere y cunto
tiempo de computadora se necesita.

Evaluacin del Hardware Computacional


Simular y ejecutar las cargas de trabajo en distintos sistemas (Benchmarking).
Criterios para evaluar el rendimiento del hardware:
1.
2.
3.
4.

Tiempo requerido para las transacciones promedio.


Capacidad del volumen total del sistema.
Tiempo de inactividad de la CPU o red.
Tamao de memoria provisto.

Considerar el rpido avance de la tecnologa, se debe investigar los tipos de


computadoras disponibles en el momento especfico en que se escriba la
propuesta.

Adquisicin del equipo computacional


3 Opciones:
Comprarlo
Arrendarlo
Rentarlo
Dentro de los factores que influyen en la consideracin para decidir
la mejor opcin para una instalacin en particular estn:

Costos iniciales contra los costos a largo plazo,


Si la empresa puede comprometer capital en equipo de cmputo y
Si la empresa desea un control y responsabilidad total sobre el
equipo de cmputo.

Adquisicin del equipo computacional


Compra:
La compra del equipo implica que la empresa sea el propietario del mismo.
Una consideracin determinante para la compra es la vida proyectada del sistema.
Si el sistema ser utilizado por ms de cuatro o cinco aos (mientras que los dems factores
se mantengan constantes), la decisin a tomar ser comprar.
Conforme los sistemas se vuelven ms pequeos y los sistemas distribuidos son ms
populares, las empresas se deciden por la compra de equipo.

Adquisicin del equipo computacional


Arrendamiento:
La renta con opcin a compra o arrendamiento financiero del equipo de un vendedor o de una
compaa arrendataria es ms prctico si la vida proyectada del sistema es menor a cuatro aos.
Adems, si es inminente un cambio significativo en la tecnologa, el arrendamiento es la mejor
opcin.
El arrendamiento financiero permite tambin a la empresa el colocar su dinero en otra
inversin, donde pueda trabajar para ella ms que comprometerlo.
Sin embargo, a largo plazo, el arrendamiento financiero econmicamente no es la mejor manera
de adquirir poder de cmputo.

Adquisicin del equipo computacional


Renta:
Una de las ventajas principales de la renta es que no se compromete el capital de la compaa. En
consecuencia, no se requiere de un financiamiento.
Tambin, la renta de equipo de cmputo hace ms fcil su cambio.
Finalmente, el mantenimiento y el seguro se encuentran generalmente incluidos en los contratos de
renta.
Por su alto costo final y por el hecho de que la compaa no es duea del equipo rentado, la renta debe
contemplarse slo como una alternativa a corto plazo para resolver las necesidades de cmputo
limitadas o no recurrentes, o cuando los cambios tecnolgicos son muy frecuentes.

Adquisicin del equipo computacional


Ventajas

Desventajas

Comprar

1. A largo plazo, ms econmico que rentar


2. Posibilidad de cambiar el sistema
3. Ofrece ventajas fiscales al permitir la
depreciacin acelerada
4. Control total

1. El costo inicial es elevado


2. Riesgo de caer en la obsolescencia
3. Riesgo de atarse a una eleccin errnea
4. Plena responsabilidad

Arrendar

1. El capital no queda atado


2. No se requiere de financiamiento
3. El pago es menor que la renta simple

1. La compaa no es duea del sistema cuando expira


el contrato de alquiler
2. Por lo general hay una multa muy alta por terminar
anticipadamente el contrato
3. El alquiler es ms caro que la compra

Rentar

1. El capital no queda atado


2. No se requiere financiamiento
3. Facilidad de cambio de sistema
4. Por lo general incluye el mantenimiento y
seguros

1. La compaa no es duea del equipo


2. Los costos son muy altos porque el proveedor
asume el riesgo (es la alternativa ms cara)

Adquisicin del equipo computacional


Evaluacin del soporte de los distribuidores en relacin con el
hardware de computadora

La mayora de las casas comerciales ofrecen la prueba del equipo


al recibirlo y una garanta de 90 das contra cualquier defecto de
fbrica, pero se debe asegurar qu otra cosa puede ofrecerle el
vendedor.
Los establecimientos de prestigio se distinguen sobre sus
competidores por la gama de servicios que ofrecen.

Adquisicin del equipo computacional


Hay otras eventualidades que la administracin debe
considerar y que incluyen:
1.

La posibilidad de expandir el sistema si las necesidades aumentan


en el futuro.

2.

La posibilidad de enlazar el equipo con el de otras marcas, si el


sistema llegara a crecer.

3.

La estabilidad corporativa del vendedor.

Evaluacin del software


La grfica muestra el costo del software (siempre creciendo) como una fraccin del
costo total de la plataforma informtica de trabajo.

Evaluacin del software


Ventajas

Creacin de
Software
Personalizado

Desventajas

Respuesta especfica a las


Puede tener un costo inicial
necesidades especializadas de
considerablemente alto en
la empresa.
comparacin con el software
La innovacin puede dar a la
COTS o un ASP.
empresa una ventaja
Es necesario contratar o trabajar
competitiva.
con un equipo de desarrollo.
Personal interno disponible
Mantenimiento gratuito.
para dar mantenimiento al
software.
Orgullo de propiedad.

Evaluacin del software


Comprar
paquetes COTS

Ventajas

Desventajas

Refinado en el mundo
comercial.
Mayor confiabilidad.
Mayor funcionalidad.
Por lo general tiene un menor
costo inicial.
Ya lo utilizan otras empresas.
La ayuda y capacitacin se
incluyen con el software.

Enfocado en la programacin, no
en la empresa.
Hay que acoplarse a las
caractersticas existentes.
Personalizacin limitada.
Futuro financiero incierto del
distribuidor.
Menor propiedad y compromiso.

Evaluacin del software


Usar un ASP

Ventajas

Desventajas

Las organizaciones que no se


especializan en sistemas de
informacin se pueden
enfocar en lo que hacen mejor
(su misin estratgica).
No hay necesidad de
contratar, capacitar o retener
una gran cantidad de personal
de TI.
No se gasta el tiempo de los
empleados en tareas de TI o
esenciales.

Prdida de control de los datos,


sistemas, empleados de TI y
horarios de trabajo.
Preocupacin sobre la viabilidad
financiera y estabilidad a largo
plazo de ASP.
Cuestiones de seguridad,
confidencialidad y privacidad.
Prdida de ventaja corporativa
estratgica potencial en relacin
con la capacidad de innovacin
de las aplicaciones.

Evaluacin del software


Requerimientos de software

Caractersticas especficas del software

Efectividad del Rendimiento

Poder realizar todas las tareas requeridas


Poder realizar todas las tareas deseadas
Pantallas de visualizacin bien diseadas
Capacidad adecuada

Eficiencia del Rendimiento

Tiempo de respuesta rpido


Entrada eficiente
Salida eficiente
Almacenamiento de datos eficiente
Respaldo eficiente

Facilidad de Uso

Inteface de usuario satisfactoria


Mens de ayuda disponibles
Archivos Lame para los cambios de ultimo minuto
Interfaz flexible
Retroalimentacin adecuada
Buena capacidad para recuperarse de errores

Evaluacin del software


Requerimientos de software

Caractersticas especficas del software

Flexibilidad

Opciones para la entrada


Opciones para la salida
Se puede usar con otro software

Calidad de la documentacin

Buena organizacin
Tutorial en lnea adecuado
Sitio Web con seccin de preguntas frecuentes (FAQ)

Soporte del fabricante

Lnea directa de soporte tcnico


Boletn de noticias/correo electrnico
Sitio Web en donde se pueden descargar las
actualizaciones del producto

Evaluacin del software


Evaluacin del software comercial a partir de demostraciones
con datos de la empresa.
Revisin de la documentacin que le acompae.
El vendedor asegurar que el software funciona y que ha sido
probado en sus instalaciones.
No garantizar que est libre de errores en un momento dado
o que no fallar cuando se lleven a cabo acciones incorrectas
por parte de los usuarios.

Evaluacin del software


La necesidad de copias mltiples del software implica
negociar con el vendedor una licencia de uso mltiple, de tal
forma que los derechos del autor no se infrinjan al crear
copias ilegales.
Tambin es posible negociar un contrato de servicios
especiales que cubra el soporte del software adquirido.

Mantenimiento de emergencia y el preventivo;


Actualizaciones sin costo o a un precio reducido,
Copias adicionales de la documentacin y
Capacitacin de los usuarios.

IDENTIFICACIN, PRONSTICO Y COMPARACIN DE LOS


COSTOS Y BENEFICIOS
Los costos y los beneficios del sistema propuesto de cmputo se
interrelacionan y con frecuencia dependen entre s.
La decisin para continuar con la propuesta del sistema se
basar en el anlisis de los costos y los beneficios y no en los
requerimientos de informacin.
Muchas veces los beneficios se miden por su costo.

Pronsticos
El analista de sistemas cuenta con numerosos modelos de pronsticos.
La condicin principal es la disponibilidad de datos histricos.
Si no se dispone de ellos, el analista debe seleccionar alguno de los mtodos de criterio
como:
Estimacin de la fuerza de ventas,
Encuestas que estimen la demanda del cliente,
Estudios Delphi (un pronstico de consenso que se desarrolla de manera independiente
por un grupo de expertos a travs de una serie de iteraciones),
Creacin de escenarios,
Elaboracin de analogas histricas

Pronsticos
Un rbol decisiones para elegir que mtodo de pronstico utilizar es el siguiente:

Identificacin de los Beneficios y Costos


Beneficios tangibles
Los beneficios tangibles son las ventajas econmicas cuantificables que obtiene la
organizacin a travs del uso del sistema de informacin.

Ejemplo de beneficios tangibles seran:

El incremento en la velocidad de proceso


Contar con cierta informacin que de otra manera sera inaccesible
La obtencin de informacin con mayor puntualidad que en el pasado
Aprovechar el mayor poder de clculo de las computadoras
Reducir el tiempo requerido por los empleados para concluir una tarea especfica

Los beneficios tangibles pueden estimarse en trminos de ahorro de dinero,


recursos o tiempo.

Identificacin de los Beneficios y Costos


Beneficios intangibles
Algunos de los beneficios que la organizacin obtiene a travs de un sistema de
informacin son difciles de cuantificar, pero no por ello dejan de ser importantes.
A stos se les conoce como beneficios intangibles.
Los beneficios intangibles incluyen:

La mejora del proceso de toma de decisiones


El incremento de precisin
El llegar a ser ms competitivo en los servicios al cliente
El mejoramiento de la imagen del negocio
El incremento de la satisfaccin de los empleados al eliminar tareas de naturaleza tediosa

Identificacin de los Beneficios y Costos


Los beneficios intangibles pueden tener
implicaciones de relevancia para el negocio, en su
relacin con personas tanto ajenas como propias de
la organizacin.
Un sistema soportado exclusivamente por
beneficios intangibles no tendr xito.

En la propuesta se deben discutir tanto los


beneficios tangibles como los intangibles, permitir
a la directiva contar con un slido soporte para
sustentar su decisin sobre el sistema propuesto.

Identificacin de los Beneficios y Costos


Costos tangibles
Los costos tangibles son aquellos que pueden proyectar con precisin
el analista de sistemas y el personal de contabilidad.
Dentro de los costos tangibles se incluyen:
El costo del equipo, como computadoras y terminales
El costo de los recursos
El costo del tiempo del analista de sistemas
El costo del tiempo de programacin y de otros salarios del
personal
En general estos costos se encuentran definidos o pueden localizarse
de manera sencilla, siendo los costos que requerirn del gasto de
efectivo de la empresa.

Identificacin de los Beneficios y Costos


Costos intangibles
Los costos intangibles son difciles de estimar y pudieran no conocerse.
Entre ellos estn:
El costo de perder una ventaja competitiva, perder puntos por no ser el primero en innovar, o ser
lder en un sector
Demeritar la imagen de la compaa debido al descuido continuo de los clientes
La toma de decisiones ineficaz por la falta de informacin o por su extemporaneidad

Es imposible proyectar con precisin una cantidad monetaria para los costos
intangibles.

Comparacin de los Costos y Beneficios


Existen tcnicas excelentes para la comparacin de los costos y los beneficios del
sistema propuesto.
Entre ellas se tiene:
Anlisis del punto de equilibrio
Retorno de la inversin
Anlisis de flujo de efectivo
Valor presente
Todas estas tcnicas proporcionan con precisin informacin sobre el valor del
sistema propuesto.

Comparacin de los Costos y Beneficios


Anlisis del punto de equilibrio
Este tipo de anlisis al comparar exclusivamente los costos, permite determinar
el momento en el cual se alcanza el equilibrio del sistema de informacin
propuesto.
El punto en el cual se interceptan los costos totales del sistema actual y del
sistema propuesto representa el punto de equilibrio a partir del cual la empresa
obtendra utilidades si contara con el nuevo sistema de informacin.

Comparacin de los Costos y Beneficios


Anlisis del punto de equilibrio
Los costos totales incluyen el costo que se asocia a la operacin del sistema
adems del costo de desarrollo que ocurre una sola vez (costos nicos al instalar
el nuevo sistema).
El anlisis del punto de equilibrio es til cuando una empresa est creciendo y el
costo asociado al volumen se vuelve de gran relevancia en el costo global de la
operacin.
Una desventaja del anlisis de punto de equilibrio es que se supone que los
beneficios se mantienen constantes, independientemente del sistema que se
utilice.

Comparacin de los Costos y Beneficios


Anlisis del punto de equilibrio

Un ejemplo de un anlisis de punto de equilibro para una pequea tienda que


mantiene su inventario mediante un sistema manual.
A medida que se eleva el volumen, los costos del sistema manual se elevan en
una tasa incremental.
Un nuevo sistema computacional costara una buena suma de dinero al inicio,
pero los costos incrementales por un volumen mayor seran bastante bajos.
La grfica muestra que el sistema computacional sera efectivo en costo para la
empresa si vendiera aproximadamente 600 unidades por semana.

Comparacin de los Costos y Beneficios

Comparacin de los Costos y Beneficios


Anlisis de flujo de efectivo
El anlisis de flujo de efectivo examina la direccin, la magnitud y el patrn de
flujo del efectivo que se asocia con el sistema de informacin propuesto.
Si propone el reemplazo de un viejo sistema por uno nuevo y ste no generar
efectivo adicional para la empresa, nicamente habr gastos de efectivo
asociados con el proyecto.
El sistema propuesto debe incrementar las utilidades junto con los recursos
gastados.

Comparacin de los Costos y Beneficios


Anlisis de flujo de efectivo

Comparacin de los Costos y Beneficios


Valor presente
El anlisis del valor presente auxilia al analista de sistemas para presentarle a los
tomadores de decisiones de la empresa el valor de la inversin en el tiempo, as como el
flujo de efectivo asociado con el sistema de informacin.
El valor presente es la manera de valorar todos los recursos econmicos gastados y
generados a lo largo de la vida til del sistema y de comparar los costos actuales con los
costos futuros, y los beneficios actuales con los beneficios futuros.

El valor presente es el costo o beneficio medido a valor actual del efectivo y depende del
costo del dinero.
El costo del dinero es el costo de oportunidad o la tasa que podra obtenerse si el capital
comprometido en el sistema propuesto se invirtiera en otro proyecto (relativamente
seguro).

Comparacin de los Costos y Beneficios


Valor presente

Comparacin de los Costos y Beneficios


Lineamientos para el anlisis
El uso de los mtodos anteriores depende en primera instancia, de cul
metodologa se emplee y se acepte dentro de la organizacin. Sin embargo, como
lineamientos generales conviene enunciar los siguientes:
Utilizar el anlisis del punto de equilibrio si el proyecto necesita justificarse con
base en su costo y no en sus beneficios; o si los beneficios no mejoran de
manera substancial con el sistema propuesto.
Utilizar el anlisis de flujo de efectivo cuando el proyecto sea costoso, en
relacin con el tamao de la empresa o cuando el negocio se vea afectado de
manera significativa por una gran sangra de fondos.

Comparacin de los Costos y Beneficios


Lineamientos para el anlisis
Utilizar el valor presente cuando el periodo de la inversin sea largo o cuando el
costo del financiamiento sea elevado.
Es importante mantener de manera sistemtica un anlisis costo/beneficio para
cualquier mtodo que se elija, de forma tal que se pueda explicar y justificar ante la
administracin, quien eventualmente decidir si se comprometen recursos para el
proyecto del sistema.

PLANEACIN Y CONTROL DE ACTIVIDADES


La administracin de proyectos incluye las tareas
generales de planeacin y control.
La planeacin incluye:

1. Seleccionar un equipo de anlisis de sistema.


2. Asignar miembros del equipo a los proyectos
apropiados.

3. Estimar el tiempo requerido para completar cada


tarea.
4. Programar el proyecto de manera que las tareas se
completen a tiempo.

PLANEACIN Y CONTROL DE ACTIVIDADES


El control implica:
1. Utilizar retroalimentacin para supervisar el proyecto.
2. Tomar la accin apropiada para agilizar o reprogramar las
actividades de manera que se puedan terminar a tiempo.
3. Motivar a los miembros del equipo para que completen el trabajo
de forma apropiada.

Estimacin del tiempo requerido


Determinar el nivel de detalle para definir las actividades.
El menor nivel de detalle es el SDLC y el mayor es incluir cada paso detallado.

Descomponer las
principales
actividades en otras
ms pequeas

Fase

Actividad

Anlisis

Recopilacin de datos
Anlisis de flujo de datos y decisiones
Preparacin de la propuesta

Diseo

Diseo de la entrada de datos


Diseo de las entradas
Diseo de las salidas
Organizacin de los datos

Implementacin

Implementacin
Evaluacin

Estimacin del tiempo requerido


Actividad

Actividad Detallada

Semanas Requeridas

Recopilacin de datos

Realizar entrevistas
Administrar cuestionarios
Leer informes de la compaa
Introducir el prototipo
Observar las reacciones al prototipo

3
4
4
5
3

Anlisis de Flujo de datos y Decisiones

Analizar el flujo de datos

Preparacin de la propuesta

Realizar el anlisis costo-beneficio


Preparar la propuesta
Presentar la propuesta

3
2
2

Descomponer
stos incluso
an ms

y despus
estimar el
tiempo
requerido

Estimacin del tiempo requerido


El grado de detalle necesario depende del proyecto.
Todos los pasos crticos deben aparecer en los planes.
Las malas estimaciones en la programacin de los tiempos obstaculizan el xito
del proceso.
La experiencia del analista es lo ms importante.
Estimaciones ms probables, pesimistas y optimistas, aplicar promedio
ponderado.
Metodologa estructurada para identificar actividades y distribuirlas con
suficiente detalle.

Uso de grficos de Gantt para programar proyectos

Un grfico de Gantt es una forma fcil para calendarizar tareas.


Es un grfico donde las barras representan cada tarea o actividad.
La longitud de cada barra representa la longitud relativa de la tarea.
La ventaja principal de la grfica de Gantt es su simplicidad.

Uso de grficos de Gantt para programar proyectos


El analista de sistemas encontrar que esta tcnica no solamente es fcil de usar,
sino que tambin lleva por s misma a una comunicacin valiosa con los usuarios
finales.
Otra ventaja del uso de un grfico de Gantt, es que las barras son trazadas a
escala indicando la longitud relativa del tiempo.

Uso de grficos de Gantt para programar proyectos


La elaboracin de Gantt comprende los siguientes pasos:
1. Identificar el programa, proyecto y sus objetivos.
2. Establecer actividades del programa, los supuestos y limitaciones de recursos.

3. Describir quin ejecutar cada actividad, cmo, con qu recursos y en qu momento. (Actividades
y secuencia).
4. Determinar el tiempo de duracin de cada actividad.
5. Representar las actividades secuencialmente mediante la utilizacin de barras de tamao
proporcional a su duracin.
6. Despus de elaborar el grfico de Gantt, se procede a ejecutar el programa y controlar las
actividades programadas con relacin al cumplimiento de las actividades ejecutadas.

Uso de grficos de Gantt para programar proyectos

18. Brian C. OByrne (segn l, la C significa congelado) es propietario de una empresa de comida congelada
y desea desarrollar un sistema de informacin para rastrear los envos a los almacenes.
a. Use los datos de la tabla de la figura para dibujar un grfico de Gantt y ayudar a Brian a organizar su
proyecto de diseo.
b. Cundo sera apropiado usar un grfico de Gantt? Cules son las desventajas? Explique en un prrafo.

Uso de diagramas de Pert


PERT son las siglas de Tcnicas de Evaluacin y Revisin de Programas.
Un programa es representado por una red de nodos y flechas, y es luego
evaluado para determinar las actividades crticas, mejorar la calendarizacin, si
es necesario, y revisar el avance una vez que el proyecto se realiza.
El PERT es til cuando las actividades pueden ser realizadas en paralelo en vez
de en secuencia.

Uso de diagramas de Pert


Los diagramas del PERT muestran las
prioridades, las actividades que deben ser
terminadas antes de que se inicie la siguiente.
Una vez que se dibuje un diagrama es posible
identificar la ruta crtica, la trayectoria ms
larga que recorren las actividades.
Monitoreando la ruta crtica identificar el
tiempo ms corto para completar el proyecto.

Uso de diagramas de Pert


Actividad

Predecesor

Duracin

Ninguno

Ninguno

Realizar Entrevistas

Administrar cuestionarios

Leer informes de la compaa

Analizar el flujo de datos

B,C

Introducir el prototipo

B,C

Observar las reacciones al prototipo

Realizar un anlisis de costo-beneficio

Preparar la propuesta

F,G

Presentar la propuesta

Uso de diagramas de Pert

Uso de diagramas de Pert


IDENTIFICAR LA RUTA CRTICA
Una vez dibujado el diagrama PERT, para identificar la ruta crtica se calcula la suma de
los tiempos de las actividades en cada ruta y se elige la ruta ms larga.
En este ejemplo hay cuatro rutas:
10-20-30-50-60-70-80,
10-20-30-40-60-70-80,
10-30-50-60-70-80 y
10-30-40-60-70-80.
La ruta ms larga es 10-20-30-50-60-70-80, que tarda 22 das.
Es esencial que el analista de sistemas supervise con cuidado las actividades en la ruta
crtica para poder mantener el proyecto completo a tiempo o incluso reducir la longitud
del proyecto, si se puede garantizar.

Uso de diagramas de Pert


Ventajas:

Fcil identificacin del orden de precedencia


Fcil identificacin de la ruta crtica y las actividades crticas

Fcil determinacin del tiempo de holgura, el margen de maniobra para


retrasos en los caminos no crticos.

20. Cherry Jones es propietaria de una empresa de medicina homeoptica llamada Fainthealers. Ella vende
vitaminas y otros productos relativamente no perecederos para quienes desean opciones relacionadas con la
medicina alternativa. Cherry est desarrollando un nuevo sistema en el que hay que volver a capacitar al
personal. Dada la informacin de la figura, realice un diagrama PERT para ella e identifique la ruta crtica. Si
Cherry pudiera encontrar la forma de ahorrar tiempo en la fase escribir casos de uso, sera til? Por qu s o
por qu no?

ADMINISTRACIN DEL PROYECTO


El gerente del proyecto necesita comprender:
Cmo determinar qu es necesario y cmo iniciar un
proyecto
Cmo desarrollar la definicin del problema
Examinar la viabilidad de completar el proyecto de
sistemas
Reducir el riesgo
Identificar y administrar las actividades
Contratar, administrar y motivar a los dems miembros
del equipo

ADMINISTRACIN DE LAS ACTIVIDADES DE ANLISIS Y


DISEO
Administrar a las personas.

Comunicacin precisa con los miembros del equipo seleccionado.


Establecer objetivos de productividad del proyecto.

Motivar a los miembros de los equipos de anlisis de sistemas.

Ensamblar un equipo
Los gerentes de proyectos necesitan buscar miembros del equipo
con las siguientes habilidades y competencias:

Compartan sus valores de trabajo en equipo


Guiados por el deseo de producir un sistema de alta calidad, a
tiempo y dentro del presupuesto
tica laboral
Honestidad
Disposicin de asumir el liderazgo con base en la experiencia, la
motivacin, el entusiasmo por el proyecto y la confianza de sus
compaeros de equipo

Ensamblar un equipo
Contar con un especialista en la misma rea que la del sistema que se va a
desarrollar.
Para un sitio de comercio electrnico, contar con la ayuda de alguien en marketing.
Para un sistema de inventarios, contar con alguien de produccin y operaciones.

Experiencia en programacin.

Experiencia en pruebas y documentacin.

Ensamblar un equipo
Mantener al equipo motivado.
Seleccionar a las personas adecuadas desde el inicio.
Entusiasmo, imaginacin, habilidad de comunicacin con todo tipo de personas.
Buenos redactores y oradores elocuentes.
Confianza, responsabilidad, compromiso, trabajo en equipo.

Estrategias de comunicacin para administrar equipos


Equilibrio entre realizar el trabajo y mantener las relaciones entre los miembros
del equipo.
Dos lderes (tarea y socioemocional), uno que dirige a los miembros para realizar
tareas y otro que se preocupa por las relaciones sociales entre los miembros del
grupo.
Resolver las tensiones de forma continua.

Estrategias de comunicacin para administrar equipos


Uso habilidoso de la retroalimentacin.

Expectativas, valores y formas de comportamiento colectivas, explcitas e


implcitas, propias de cada grupo.
Preguntarse si las normas del equipo ayudan o dificultan el progreso del equipo.

Establecer objetivos de productividad del proyecto


Los proyectos exitosos requieren metas de productividad razonables para salidas
tangibles y que el proceso de las actividades sean fijadas.
El equipo necesita formular los objetivos y estar de acuerdo con ellos, basndose
en:

Experiencia de los miembros del equipo


Desempeo en proyectos anteriores
Naturaleza del proyecto especfico

Motivacin de los miembros del equipo del proyecto


Las personas se unen a las organizaciones para satisfacer algunas de sus
necesidades bsicas.

Existen otros niveles de necesidades:


Afiliacin
Control
Independencia
Creatividad

Motivacin de los miembros del equipo del proyecto


Los miembros del equipo se pueden motivar por medio de la participacin en el
establecimiento de los objetivos.

Los miembros del equipo saben con exactitud lo que se espera de ellos.
Cierta autonoma para lograr objetivos, utilizar su propia experiencia y habilidad.

Administracin de proyectos de comercio electrnico


La administracin de proyectos de comercio electrnico y de software tradicional
tienen las siguientes diferencias:
1. Los datos usados por los sistemas de comercio electrnico estn dispersos por
toda la organizacin, polticas de seguridad.
2. Los sistemas de E-commerce necesitan a personal con una amplia variedad de
habilidades.
3. Los gerentes de proyectos de comercio electrnico requieren establecer
acuerdos de cooperacin tanto interna como externamente mucho antes de la
implementacin.
4. La seguridad es de primordial importancia.

Creacin de los estatutos del proyecto


Qu se va a hacer y en qu momento?
Los estatutos del proyecto son una narrativa escrita que aclara las siguientes
cuestiones:

Qu espera el usuario del proyecto (cules son los objetivos)?


Qu har el Sistema para satisfacer las necesidades (lograr los objetivos)?
Cul es el alcance (o los lmites) del proyecto?

Qu considera el usuario que est ms all del alcance del proyecto?


Qu mtodos de anlisis utilizar el analista para interactuar con los usuarios en
el proceso de recopilar los datos, desarrollar y probar el sistema?

Creacin de los estatutos del proyecto


Quines son los participantes clave?
Cunto tiempo estn dispuestos los usuarios y se pueden comprometer a
participar?

Cules son los entregables del proyecto?


Cules son los componentes nuevos o actualizados de software, hardware,
procedimientos y documentacin que los usuarios esperan que estn disponibles
para interactuar con ellos al momento de terminar el proyecto?
Quin evaluar el sistema y cmo lo har?

Creacin de los estatutos del proyecto


Cules son los pasos en el proceso de evaluacin?
Cmo y a quin se comunicarn los resultados?
Cul es el cronograma estimado del proyecto?
Con qu frecuencia informarn los analistas sobre los avances del proyecto?
Quin capacitar a los usuarios?
Quin se encargar de dar mantenimiento al sistema?

Creacin de los estatutos del proyecto


Los estatutos describen en un documento escrito los resultados esperados del
proyecto de sistemas (entregables) y el periodo para la entrega.

Es un contrato entre el analista en jefe, su equipo de anlisis y los usuarios de la


organizacin que solicitan el nuevo sistema.

Cmo evitar los fracasos del proyecto


Los proyectos de sistemas pueden y llegan a tener problemas graves.
Para ilustrar lo que puede salir mal en un proyecto, es conveniente que el
analista de sistemas dibuje un diagrama de esqueleto de pescado o diagrama de
causa efecto o Ishikawa.

Lista sistemtica de todos los posibles problemas.

Ishikawa para identificar todo lo que puede salir mal en


el desarrollo de un sistema
Calidad
Tasa de defectos excesiva
El cliente no est satisfecho con la interfaz

Miedo al cambio
El diseo no es lo
bastante creativo

Diseo

Costo
Alta rotacin de personal
Se requieren ms programadores

El sistema fracasa en
Las pruebas
Retroalimentacin
inadecuada de las pruebas

Prueba

Alcance
Corrupcin del alcance
Caractersticas con poco valor

Cdigo demasiado complejo


Hay que cambiar el cdigo debido
a cambios en la empresa

Codificacin

Tiempo
Desplazamientos en el
programa de horarios

Comprensin incorrecta
de los negocios
Interrupcin de las
comunicaciones

Escucha

Cmo evitar los fracasos del proyecto


Aprender de la sabidura que obtuvieron las personas involucradas en fracasos
de proyectos anteriores.

Establecimiento de fechas imposibles o poco realistas para completar el


proyecto.
No contar con expertos profesionales fuera del grupo para ayudarlos a resolver
problemas especficos.

LA PROPUESTA DE SISTEMAS
El propsito de los estatutos del proyecto es:
Identificar los objetivos
Determinar el alcance
Asignar responsabilidades
Se debe preparar una propuesta de sistemas en la que se incluyan detalles sobre:
Necesidades
Opciones
Recomendaciones

Organizacin de la propuesta de sistemas


Qu se debe incluir en la propuesta de Sistemas?
1. Carta de presentacin
2. Portada del Proyecto
3. ndice de contenido
4. Resumen ejecutivo (incluyendo recomendaciones)
5. Esquema del estudio de sistemas con la documentacin apropiada
6. Resultados detallados del estudio de sistemas
7. Alternativas de sistemas (3 o 4 posibles soluciones)
8. Recomendaciones de los analistas de sistemas
9. Resumen de la propuesta
10. Apndices (documentacin variada, resumen de fases, correspondencia, etc.)

Organizacin de la propuesta de sistemas


Carta de
Presentacin

Gerentes y Fuerza de Trabajo de IT


Listado de las personas que hicieron el estudio
Resumen de los objetivos del estudio
Concisa y amigable

Portada del
Proyecto

Nombre del Proyecto


Nombres de los miembros del equipo de anlisis de
sistemas
Fecha de envo de la propuesta
Expresar con precisin el contenido

ndice de
contenido

til si la propuesta es extensa


Si la propuesta tiene menos de 10 pginas se puede
omitir

Organizacin de la propuesta de sistemas


Resumen
ejecutivo

250 a 375 palabras


Quin, qu, cundo, dnde, por qu y cmo de la
propuesta
Recomendaciones del analista
Se escribe al final

Esquema del
estudio

Mtodos que se utilizaron en el estudio


Quin o qu fue lo que se estudi
Cuestionarios, entrevistas, muestras, observacin,
creacin de prototipos

Resultados
detallados

Necesidades de usuarios y del sistema detectadas


Conclusiones sobre los problemas
Oportunidades de las alternativas

Organizacin de la propuesta de sistemas


Alternativas del
sistema

Dos o tres soluciones alternativas


Una alternativa que recomiende dejar el sistema
como est
Costos y Beneficios de cada alternativa
Ventajas y Desventajas de cada alternativa

Recomendaciones
de los analistas de
sistemas

Solucin recomendada
Razones que respaldan la recomendacin del
equipo

Organizacin de la propuesta de sistemas

Resumen
de la
propuesta

Objetivos del estudio y la solucin recomendada


Importancia y viabilidad del proyecto
Valor de las recomendaciones para cumplir con los
objetivos
Observacin positiva

Apndices

Informacin de inters para ciertos individuos

Uso de figuras para una comunicacin efectiva


Algunos lineamientos para el uso de tablas son:
1. Integre las tablas en el cuerpo de la propuesta. No las relegue a los apndices.
2. Trate de ajustar toda la tabla verticalmente en una sola pgina, de ser posible.
3. Enumere y asigne un ttulo a la tabla en la parte superior de la pgina. El ttulo
debe ser descriptivo y representativo.
4. Etiquete cada fila y columna. Use ms de una lnea para un ttulo de ser
necesario.
5. Use una tabla cuadriculada si hay espacio para ello. Las rayas verticales en las
columnas mejoran la legibilidad.
6. Use notas al pie si es necesario para explicar la informacin detallada contenida
en la tabla.

Uso de figuras para una comunicacin efectiva


Los lineamientos para incluir grficos efectivos en una propuesta son:
1. Seleccione un estilo de grfico que transmita de manera efectiva el significado
que desea.

2. Integre el grfico en el cuerpo de la propuesta.


3. Asigne al grfico un nmero de figura secuencial y un ttulo representativo.
4. Etiquete los ejes y las lneas, columnas, barras o piezas del pastel en el grfico.

5. Incluya una clave para identificar y diferenciar las lneas de colores, las barras
sombreadas o las reas con patrones cuadriculados.

Ejercicios
En una universidad el proceso conocido como Inscripcin de Asignaturas es
completamente manual, lo que provoca diversos problemas. Por ejemplo,
no es posible verificar que se cumpla el reglamento acadmico en el sentido
de que un alumno de cualquier carrera podra inscribir una asignatura
habindola reprobada dos veces. O que un alumno pueda inscribir una
carga acadmica de menos de 16 unidades valorativas o ms de 24 sin la
autorizacin del jefe de carrera.
El inconveniente es que cuando se detectan estas complicaciones ya es
tarde, puesto que el alumno, a esas alturas, ya ha cursado la mitad de la
asignatura y debe renunciar a ella, lo que provoca una serie de molestias
producto de esta situacin. Adems no es posible tener un listado de los
alumnos de un curso sino hasta bien avanzado el semestre, no se pueden
controlar los cupos por asignatura, provocando dificultades al sistema de
asignacin de aulas pues no se conoce con exactitud cuntos alumnos hay
por curso.

Ejercicios
Se pide:

Elaborar el Diagrama de Contexto del Sistema.


Elaborar el Modelo Entidad-Relacin del Sistema.
Definir el problema a resolver.
Objetivo general y especficos

Ejercicios:
Elaborar Diagrama de Gantt y Grfico de Pert
Descripcin

Tarea

Va despus de

Tiempo (Semanas)

Dibujar el flujo de datos

Ninguna

Dibujar rbol de decisiones

Revisar rbol

10

Escribir proyecto

C,I

Organizar diccionario de datos

Realizar prototipo de salida

Ninguna

Revisar diseo de salida

Escribir casos de uso

Ninguna

10

Disear base de datos

H,E y G

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