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Guia Paso a Paso

para Trnasformar tu
Empresa

Gua Paso a Paso para Transformar tu Empresa


Un camino seguro para que tu negocio trabaje para ti

THE

PUMPKIN
PLAN

Introduccin
Lleno de energa comenzaste tu negocio. Ese futuro
prometedor est a la vuelta de la esquina, pensaste.
Soy MUY bueno en lo que hago. Pero

No ha sido lo que esperabas.


La libertad tras la que ibas se esfum. El estilo de vida
que imaginaste no lleg. Tu empresa se convirti en
un amo exigente y absorbente. T solo. Nadie, nadie
ms que yo sabe cmo se hacen las cosas aqu.
Tus empleados, dispersos, apticos, errticos, as
los ves. Tu familia, no tienes tiempo para estar con
ellos. Los clientes jams parecen estar satisfechos y
agradecidos. Tus planes, aplazados o cancelados!

Qu pas?
Haces el trabajo que te gustaba hacer pero
ya no se ve tan divertido! Ahora te toca hacer
otras muchas actividades que ni te imaginabas.
Labores que no sabes hacer, que no son tu
fuerte, pero HAY que hacerlas.

Tu sueo se esfuma. duele


El tiempo que ahora sera para ti, tus intereses,
tu familia no est. Qu hago, cmo le
hago?. Est en juego tu salud, tu familia, tu
economa, tu futuro.

Qu hacer?

A veces hay que empezar(otra vez) desde el principio.


Empezar a construir tu empresa. Paso a paso. Pero esta vez, dando pasos firmes, seguros. Creando
cimientos slidos para que no se tambalee la estructura.
En EMyth tenemos 40 aos ayudando a empresarios de todo el mundo a construir negocios exitosos.
En cada caso hemos usado esta misma metodologa. Est probada y comprobada en cientos de miles de
casos.
Ahora est en tus manos este mapa de 25 pasos para construir una empresa rentable, gratificante y que
trabaje duro para ti.
Manos a la obra!

Copyright Derechos de autor 2015 por Ms tiempo, Ms dinero, Ms vida, S.A. de C.V. Todos los derechos reservados. Esta publicacin no puede reproducirse o
transmitirse total o parcialmente por ninguna forma o medio, electrnico o mecnico, incluyendo fotocopiado, grabacin o cualquier sistema de almacenamiento y
recuperacin de informacin, sin permiso escrito de Ms tiempo, Ms dinero, Ms vida, S.A. de C.V.

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ETAPA I.

Convirtete en un emprendedor con


liderazgo
Paso 1. Define tu objetivo de vida
Tu empresa y tu vida son cosas diferentes.
De hecho, tu vida es ms importante que tu empresa. Tu negocio es solo el medio para que alcances tus
objetivos personales y profesionales. Y para que tu organizacin tenga xito, debes tener muy claro qu
es lo que quieres lograr en la vida.
As que empieza por redactar tu objetivo de vida. Qu te motiva? Qu te mueve? Cmo quieres que
sea un da tpico en tu vida dentro de 5 aos? Cunto quieres ganar? Cunto tiempo quieres trabajar?

Paso 2. Define tu objetivo estratgico


Ahora s, ya que tienes una idea clara de cmo quieres que sea tu vida, puedes disear un modelo de
negocio que haga realidad tu sueo.
Cmo se ver tu empresa cuando est completa, consolidada? La respuesta a esta pregunta es tu
objetivo estratgico.
La informacin que te da tu objetivo estratgico es vital, te dice cmo llegar al lugar que quieres llegar. Si
no tienes esta informacin corres un gran peligro. Cmo sabrs si ya llegaste a tu meta o cunto te falta
por llegar. Cmo podras medir si vas por el rumbo correcto o si llevas un buen ritmo.
Tus esfuerzos se dispersaran, llevndose tu dinero, tu tiempo y tus sueos. Mejor, preparara tu objetivo
estratgico a detalle :cmo quieres que est tu negocio en 5 o 7 aos.
Ponlo en papel: cuntos empleados tendr tu empresa, cmo se comportarn, cmo sern sus uniformes,
cules sern las ventas anuales, los mrgenes brutos y netos, cuntas oficinas o sucursales tendrn, dnde
estarn ubicadas, cuntos productos o servicios ofrecern, cmo sern percibidos en el mercado
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Paso 3. Controla tu tiempo


Olvdate de los intentos por estirar cada minuto de tu tiempo y de no lograrlo.
Si desarrollas estas 5 habilidades, podrs ser dueo de tu tiempo.
CONCNTRATE: enfoca tu atencin en el ahora.
DISCRIMINA: elige hacer las cosas ms importantes por los motivos ms importantes.
ORGANIZA: genera orden y previsibilidad.
INNOVA: crea una accin correcta a partir de una incorrecta.
COMUNCATE: de manera clara, precisa, con pasin y determinacin.
Ten claro que tu prioridad es el trabajo estratgico, el que expande tu negocio.
Tu trabajo como dueo / director general debe ser el 90% de tu tiempo. Y el 10% restante es trabajo de
administracin. El trabajo operativo delgalo!

Paso 4. Desarrolla tus indicadores estratgicos clave


A continuacin debes establecer los medidores que te indican si vas con buen rumbo y a buena velocidad:
los indicadores estratgicos clave. Estos pueden ser cuantitativos y cualitativos.
Estos los obtienes directamente de tu objetivo estratgico.
Dichos indicadores son los ms importantes de la empresa. Tu labor como empresario es seguirlos y
monitorearlos todo el tiempo para que puedas medir el desarrollo de la empresa conforme al objetivo
estratgico que definiste antes.
Los indicadores varan segn el giro de tu empresa. Algunos ejemplos son: nmero de clientes que entra
en tu negocio, cuntos llaman, cuntos compran, qu compran, cuntos regresan, cuntos no regresan,
qu estrategia de ventas funcion, etc.

Paso 5. Disea y documentalos sistemas / procesos de tu empresa


Si los procesos en tu empresa an no son un sistema de trabajo, corres el riesgo de que cada uno de tus
empleados haga sus tareas segn le parezca. Y, peor an, si llega a renunciar t tendrs que hacer el
trabajo por l.
La solucin es que documentes y disees el sistema de trabajo en la empresa. Esto exige que desarrolles
tus procesos de manera detallada. Haz un recuento exhaustivo y por escrito de cada una de las labores que se realizan en tu negocio.
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Incluye las actividades que hacen falta y corrige las que no estn funcionando bien. Disea tu proceso
ideal.
Finalmente, implementa con xito y de manera prctica tu sistema / proceso.

Paso 6. Conoce los instrumentos de medicin financiera de tu empresa


Te atreveras a pilotear un avin sin calcular la altura, la velocidad, el combustible y la duracin del vuelo?
Seguramente no.
En tu empresa pasa lo mismo, necesitas conocer toda su informacin financiera para saber si vas a llegar
adonde quieres llegar, si tienes los recursos y el tiempo necesarios.
Es importante que aprendas a interpretar los estados financieros, el estado de resultados y el balance
general de tu empresa. Aprovecha la ventaja de relacionar los estados financieros y la operacin diaria de
tu negocio.
Y utiliza los indicadores financieros como herramientas para tomar decisiones da con da.

Paso 7. Prepara tu presupuesto operativo bsico


Sin un plan, es muy fcil que gastemos de ms. Igual en la casa y en la empresa.
Si gastas de ms, habr pagos que no podrs realizar, lo que traer clientes y /o proveedores insatisfechos,
molestos.
Es preferible que calcules tus presupuestos de operacin. Son una herramienta bsica de control y
monitoreo del desempeo de la empresa.
Tambin puedes disear un presupuesto que controlelas diferencias entre la operacin diaria y el
presupuesto original, as difcilmente habr desrdenes.

Paso 8. Cuida tu plan de flujo de efectivo


Si has tenido cuidado de tu salud, sabrs que necesitas mantener estable tu nivel de energa para desarrollar
todas tus actividades. Si por algo no te alimentas, tendrs una insuficiencia y habr consecuencias
En tu empresa pasa igual. Cuida con lupa tu flujo de efectivo. Es como la sangre y el oxgeno de tu
empresa. Si no lo monitoreas correctamente, puedes tener resultados desastrosos.
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Anticipa temporadas complicadas en tu negocio y toma las medidas preventivas para cuidar siempre el
efectivo y asegurar la sana operacin de la compaa.

Ya completaste los pasos de liderazgo y planeacin bsica?


Excelente!
Ahora ests listo para pasar a la siguiente etapa

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ETAPA II.

Creala experiencia del cliente


Paso 9. Conoce a tu cliente ideal
Si llegaste hasta aqu, ya tienes un perfil claro y eficaz de tu empresa. Ahora toca definir el de tus clientes.
S, tambin tus clientes tienen un perfil definido concelo!
Puedes ahorrar mucho dinero y hacer mucho dinero si sabes quines son tus clientes, qu necesitan
y cmo puedes satisfacerlos. Para conocer a tu cliente ideal, cuentas con informacin demogrfica y
psicogrfica para tener un retrato muy preciso de l.
La informacin demogrfica te dice dnde est tu cliente y qu hace. La psicogrfica te dice qu y cmo
piensa.
Puedes observar, encuestar, buscar en fuentes de informacin (como el INEGI) para identificarlo con
claridad. Entre ms sepas de tu cliente ideal, ms aprovechars tu inversin y mejores utilidades tendrs.
Por ltimo, aprovecha este conocimiento y establece una estrategia de mercadotecnia y de diseo del
producto/servicio dirigidos especialmente a l.

Paso 10. Desarrolla tu estrategia y diseo de produccin


El conocimiento de tu cliente ideal se debe ver reflejado en el tipo de producto o servicio que ofreces.
Con base en las caractersticas psicogrficas y demogrficas que conoces, revisa qu tanto lo que ofreces
satisface esas demandas.
Cuando veas la diferencia entre el perfil de tu cliente y tu producto o servicio, establece un proceso
de mejora del diseo de tus productos y servicios, conforme a las necesidades de tu mercado actual y
potencial.
Si no existe un satisfactor para esa necesidad en tu empresa, desarrolla el ideal para ese vaco.
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Paso 11. Implementa procesos de calidad en tu empresa


Para que tu negocio trabaje para ti y llegue el momento en el que t te libres del trabajo operativo, debes
convertir en un proceso repetible toda actividad dentro de tu organizacin.
Los procesos estandarizados y predecibles facultan a un empleado novato a dar la misma calidad en su
trabajo que la que ofrece un veterano.
As todos ganan:
para ti esto se traduce en libertad!
a tu cliente le asegura recibir siempre la misma calidad en el producto y en el
contacto con tu empresa.
para tu negocio estos procesos lo llevan a una mejora continua, imprescindible
para ser competitivo.

Paso 12. Cumple con el cliente


El trato a tus clientes tambin debe convertirse en un proceso repetible y sistematizado. T y cada uno de
tus empleados estarn saciando en cada intervencin ese algo que slo tu negocio puede ofrecer.
Ahora sabes que la lealtad de los clientes no sucede por accidente, la generas a travs de un proceso
estandarizado. El sistema con el que te acerques al cliente debe satisfacer ampliamente su necesidad. As,
el cliente sentir cumplida su expectativa.
Pon manos a la obra, crea un plan que fomente la lealtad de tus clientes de manera que regresen una y
otra vez.

Paso 13. Prepara el proceso que genera prospectos


Ahora llegamos a la generacin de prospectos. Esta funcin tambin est llamada a ser un proceso
estandarizado y predecible.
Todo el trabajo previo que has realizado para conocer a tu cliente ideal, desarrollar tu producto y servicio
ideales y generar la lealtad de tus clientes, te va a ayudar para encontrar tu manera muy particular de
atraer a esas personas que necesitan o desean tu producto.
Cuando tengas claros los pasos que das para identificar y atraer a esas personas y convertirlas en prospectos
/ clientes, estars listo para documentar esta funcin y convertirla en un proceso.
Este proceso debe ser estandarizado y medible para que lo puedas monitorear todo el tiempo y hacer
predicciones.

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Paso 14. Convierte a tus prospectos en clientes


Como el crecimiento de un beb, as t puedes conquistar a tus prospectos para que alcancen su mximo
potencial como clientes leales.
Da seguimiento puntual y especfico a tus prospectos. Esto es muy importante para que evolucionen y se
conviertan en clientes, sin importar de qu canal hayan llegadoa tu empresa.
Y despus de la primera venta, la relacin con tu cliente est en el camino para llegar a ser una de lealtad,
si la sabes promover.
La madurez de la relacin entre el cliente y la empresa depende de tu cuidado en todos los detalles que
son significativos para l, tu cliente leal.
No corras el riesgo de perderlo, estandariza tu proceso de venta y tus resultados sern predecibles.
Tambin es aconsejable que midas tu tasa de conversin de prospectos. Es el termmetro de si tus
estrategias

Paso 15. Convierte a tus prospectos a travs de referencias


Esmerarte en el proceso de generar la lealtad de tu cliente es bsico para el crecimiento de tu empresa.
Sabemos que no hay mejor promotor o vendedor de los productos o servicios de un negocio que alguien
que ya los haya probado.

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ETAPA III.

Elabora la estrategia de personal y el proceso


para implementar los sistemas
Paso 16. Define tu estrategia organizacional
Si ya sabes lo que tu empresa vende, cmo lo vende y a quin se lo vende, ahora podrs deducir qu
funciones son necesarias en tu negocio y ordenarlas en un organigrama.
Prepara el organigrama de tu empresa basado en las funciones que ah se desempean y en el objetivo
estratgico.
Puedes partir de la vieja empresa para encaminarla hacia la nueva empresa, con las funciones requeridas
definidas en los recuadros del nuevo organigrama.
Poco a poco pondrs en los recuadros del organigrama el nombre de alguna persona que se har cargo
de esa funcin.

Paso 17. Redacta los contratos para cada funcin /puesto


Despus de muchas pruebas, seguramente ya encontraste la manera correcta y exitosa de hacer las cosas
en tu organizacin.
Este conocimiento es muy valioso como para arriesgarte a perderlo si algn empleado lo modifica, lo
olvida o se va. Resguarda esta informacin porque es fruto de tu inversin, y viene directo del corazn de
tu negocio. Cmo?
Redacta un contrato por cada funcin en tu empresa. Este documento no slo debe describir toda la
actividad que se espera de esa funcin en particular, tambin es un contrato de posicin.
A travs de este convenio, t y tu colaborador establecern un compromiso de cumplimiento de los
resultados esperados para ese puesto. Este documento formaliza la relacin laboral y deja fuera las
interpretaciones sobre responsabilidades y resultados esperados.
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As te evitars sorpresas desagradables y resultados catastrficos.
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Paso 18. Crea tu proceso de reclutamiento


As como los marineros se alistan para ser parte de alguna misin en los mares, los candidatos a empleados
de tu empresa deben compartir tus valores y visin.
Tu proceso de reclutamiento debe enfocarse en buscar a los candidatos que sean afines a la cultura de
tu empresa. Los candidatos ideales son aquellas personas que se identifican con lo que se hace en tu
negocio, los que compran tu historia.
Detecta las habilidades, competencias y actitudes de los futuros empleados, para que estn en lnea con el
objetivo estratgico y con el tipo de producto y servicio de la compaa. Si todos estn mirando al mismo
lugar que t miras, toda la organizacin avanzar hacia ese propsito que visualizaste.
Ms que personas altamente calificadas, necesitas en tu empresa personas profundamente comprometidas
con tus valores.

Paso 19. Crea tu proceso de contratacin


Tus valores de calidad, produccin y cuidado del cliente son la base de tu proceso de contratacin.
Busca personas para quienes la calidad en servicio y producto sean tan valiosas como para ti. Desarrolla
los filtros necesarios para escoger al personal adecuado y con las caractersticas de tu empresa.
A travs de estos filtros, tambin estandarizas tu proceso de contratacin de personal, reduces los errores,
la rotacin de personal y el gasto de tiempo y dinero!

Paso 20. Desarrolla a tu gente


Ya que desarrollaste las funciones de cada posicin dentro de tu negocio, sabrs lo importante que es el
correcto desempeo de cada persona en ese lugar.
Comunica con conviccin y seriedad a cada uno de tus empleados la trascendencia de su labor, as sabrn
que para ti es muy importante su trabajo y que para la organizacin es vital. Si cada colaborador logra
valorar su aportacin al xito de la empresa, habrs ganado un aliado, ms que un empleado!
Ayuda que establezcas un sistema prctico y formal de retroalimentacin para observar que se estn
llevando a cabo los compromisos aceptados en el contrato.
Puedes abrir canales de retroalimentacin en la empresa. Si as lo haces, mantenlos activos; esto favorece
un clima organizacional positivo, evita los conflictos e incertidumbre.
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Paso 21. Establece las reglas del juego


Igual que en una familia, en la empresa existen actitudes y acciones correctas, otras ms o menos aceptables
y otras definitivamente intolerables.
Como lder de tu negocio, es tu responsabilidad definir claramente el cdigo de comportamiento dentro
de tu empresa y las consecuencias si alguien no lo sigue. Cuando lo elabores, busca que este cdigo
favorezca la solidaridad hacia la empresa y el compaerismo entre tus colaboradores.
Un consejo: evita tomar decisiones de manera discrecional, ya que t tambin te enriqueces cuando
escuchas la retroalimentacin de un empleado comprometido.
En pocas palabras, dale formalidad a tu empresa estableciendo claramente las reglas del juego para
todos.
T debes dar el ejemplo: el primero en seguirlas.

Paso 22. Crea un ambiente de alto desempeo


Tu empresa est viva y es muy sensible a los cambios internos y externos.
Como el capitn del barco, debes dirigir a tu tripulacin conforme a la informacin fresca que los indicadores
clave van arrojando. As, las funciones y responsabilidades de los empleados de tu empresa deben estar en
un proceso continuo de actualizacin. Y cada persona debe ir adaptndose a la nueva cultura del negocio.
Todos tus colaboradores, nuevos y los de ms tiempo, deben de pasar por la nueva capacitacin. Cmo
lo haces?, establece planes sencillos de capacitacin, enfocados en los ajustes necesarios segn los ltimos
resultados de los indicadores clave.
Slo eso.

Paso 23. Implementa los sistemas en tu empresa


Ya que trabajaste en la reestructuracin de cada parte de tu empresa, lleg el momento de pasarlo a la
experiencia de da a da.
Para esto, prepara un plan con los plazos en los que irs implementando todos los sistemas/procesos en
tu negocio .Es prctico si elaboras un inventario de los sistemas/procesos, indicando la duracin de la
implementacin y las personas responsables.
Conserva un enfoque realista, siempre es mejor. Ayuda si haces una lista de prioridades.

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Paso 24. Evala tus sistemas continuamente


Los resultados del desempeo de tu empresa son como el radar que te indica hacia adnde se dirige tu
nave.
Si va hacia donde t quieres, perfecto! Pero si est yendo a otra direccin, ser necesario que corrijas el
rumbo.
Es bueno que implementes un plan de evaluacin continua de los sistemas/procesos, porque en el primer
momento en que surja una necesidad de cambio, podrs actuar sin prdida de tiempo en la mejora.
Evaluar tus sistemas es tan importante como implementarlos.
Y as, tienes en tus manos las riendas de tu empresa!

Paso 25. Trae el futuro a tus sistemas


Como el capitn de un barco escudria el horizonte para reconocer el panorama, as t tambin debes
examinar las tendencias que afectan a tu empresa.
Adelntate a la competencia y genera ventajas para tu negocio con la innovacin continua de los procesos.
Esto es parte fundamental de un sistema de mejora integral. No puedes confiarte, lo que hoy est
funcionando de manera excelente en tu negocio, maana puede dejar de hacerlo.
Ponte atento a lo que pasa en el bosque entero, no te pierdas observando un solo arbolito!

Finalmente sabes qu hacer con los sistemas internos de tu


empresa, te deseamos todo el xito que te mereces!

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