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Generador de Documentos Electrnicos Oficiales Manual de Usuario

MANUAL DE
GENERADOR
ELECTRNICO DE
DOCUMENTOS
OFICIALES
(GEDO)

Gerencia Operativa de Capacitacin


y Formacin Continua

Direccin General de Gestin Documental SECLYT


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Con el objetivo de agilizar los tiempos de gestin administrativa, el Gobierno de la


Ciudad de Buenos Aires avanza con la ejecucin progresiva de la digitalizacin de los trmites
y la documentacin interna que se realiza va papel.
El mdulo de Generador Electrnico de Documentos Oficiales GEDO se incorpora al
Sistema de Administracin de Documentos Electrnicos SADE.
La aplicacin permite la generacin electrnica, registro y archivo de documentos tales
como informes, providencias y disposiciones que se realizan dentro del mbito del Gobierno de
la Ciudad de Buenos Aires.
Asimismo, el mdulo brinda la posibilidad de darle validez, identificacin, registro y
archivo oficial a un documento electrnico que el usuario decida cargar en el mdulo.
Por otra parte el mdulo permite identificar documentos caratulados por el SADE, pero
que an circulan en soporte papel, para luego incorporarlos como documentos electrnicos,
previa digitalizacin.
El Decreto N 589/09 estable el marco normativo del Sistema de Administracin de
Documentos Electrnicos denominado SADE.
El Decreto N 765/10, en su Artculo 1, instruye a todos los organismos del Poder
Ejecutivo de la Ciudad de Buenos Aires a utilizar, del Sistema de Administracin de
Documentos Electrnicos (SADE), el mdulo GENERADOR ELECTRNICO DE
DOCUMENTOS OFICIALES como medio de creacin, registro y archivo de informes y
providencias.
El Decreto N 398/2013 establece que las decretos del Poder Ejecutivo se deben crear,
archivar y registrar por medio del mdulo GENERADOR ELECTRNICO DE DOCUMENTOS
OFICIALES del Sistema de Administracin de Documentos Electrnicos (SADE) y que las
mismas deben firmarse con tecnologa de firma digital.
El Decreto N 424/12 establece que las resoluciones se deben crear, archivar y registrar
por medio del mdulo GENERADOR ELECTRNICO DE DOCUMENTOS OFICIALES del
Sistema de Administracin de Documentos Electrnicos (SADE) y que las mismas deben
firmarse con tecnologa de firma digital.
El Decreto N 6/11 establece que las disposiciones se deben crear, archivar y registrar
por medio del mdulo GENERADOR ELECTRNICO DE DOCUMENTOS OFICIALES del
Sistema de Administracin de Documentos Electrnicos (SADE) y que las mismas deben
firmarse con tecnologa de firma digital.
La Resolucin 17-MJGGC-SECLYT-11 establece el procedimiento para la digitalizacin
de expedientes en papel y su incorporacin al RUDO a travs del mdulo GEDO.
La Resolucin N 130-SECLYT-14 Aprueba el "Reglamento para la Gestin de
Actuaciones Administrativas".
Artculo 4.- Documento: Constituye documento, cualquiera sea su soporte, una entidad
identificada y estructurada que comprende texto, grficos, sonido, imgenes o cualquier clase
de informacin.
Artculo 7.- GEDO: Todas las reas de gobierno debern utilizar el Generador de Documentos
Electrnicos del SADE, en adelante GEDO, como nico medio de creacin, registro, firma y
archivo de todos los documentos inherentes a la gestin administrativa.
Artculo 8.- Formulario: Los documentos del tipo formulario utilizados por las distintas reas
del Gobierno de la Ciudad Autnoma de Buenos Aires para asentar datos de cualquier ndole
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debern crearse, registrarse, firmarse y archivarse utilizando el GEDO, de conformidad con el


alcance que a tal efecto determine la autoridad.
Artculo 9.- Firma Digital: Todos los documentos firmados digitalmente creados utilizando
GEDO tienen la misma validez jurdica y probatoria que aquellos documentos firmados
olgrafamente.
Artculo 33.- Uso del GEDO: Todos los documentos deben ser creados, registrados, firmados y
archivados utilizando el mdulo GEDO del SADE.Artculo 34.- Tipos de documento GEDO: Los tipos de documento gestionados por el Gobierno
de la Ciudad de Buenos Aires son administrados por el SADE a travs del mdulo GEDO.
Artculo 35.- Identificacin de documentos GEDO: Todo documento se identifica en el SADE en
forma alfanumrica y su numeracin es correlativa.
Artculo 36.-Datos Propios: Todos los documentos electrnicos se identificarn con nmero
SADE.
Artculo 37.- Digitalizacin de documentos: Los documentos en soporte papel presentados ante
las Mesas de Entradas de los organismos de la Ciudad Autnoma de Buenos Aires, que tienen
relacin con una actuacin en soporte electrnico, debern ser digitalizados segn el
procedimiento descripto en el Anexo III.
Artculo 38.- Documentos con carcter de reservado: Establece que para solicitar el carcter de
reservado de un documento deber seguirse el procedimiento establecido en el Anexo II A).

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ndice
1 Introduccin
1.1 Descripcin general
1.2 Recomendaciones
1.3 Tipos de campos
1.4 Glosario
1.5 Plataforma SADE
2 Descripcin
2.1 Acceso al mdulo
2.2 Mis Tareas
2.2.1 Tarea Inicio de Documento
2.2.2 Produccin de un documento
2.2.2.1 Produccin de un documento Libre
2.2.2.2 Produccin de un documento Importado
2.2.2.3 Produccin de un documento Template Formularios
Controlados
2.2.3 Revisin de un documento
2.2.4 Firma de un documento
2.2.5 Historial
2.2.6 Archivos de trabajo
2.2.7 Previsualizacin de un documento
2.2.8 Documentos de firma conjunta
2.3 Avisos
2.4 Tareas de supervisados
2.5 Consultas de documentos GEDO
2.6 Perfil
2.6.1 Activar Portafirma
2.6.2 Plantillas
3 Acceso al Sistema de Ticket

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1 Introduccin
1.1 Descripcin general
El mdulo GENERADOR ELECTRNICO DE DOCUMENTOS OFICIALES GEDO
es utilizado por todas las reas del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires como nico medio
de creacin, registro y archivo de todos los documentos inherentes a la gestin administrativa.
Todos los documentos firmados digitalmente creados utilizando GEDO tienen la misma
validez jurdica y probatoria que aquellos documentos firmados olgrafamente.
El proceso de trabajo comienza con el inicio de un documento, que el usuario puede
enviar a producir por otro agente o confeccionarlo l mismo. A continuacin, se procede a la
edicin de la referencia y del contenido del documento. Luego, se lo puede enviar a revisar.
Finalmente, el documento debe ser firmado, ya sea por el usuario que lo produjo o por otro
agente a quien fuere remitido para tal fin.
En cada tarea, un mismo usuario puede recorrer el proceso completo o puede participar
un grupo de usuarios.
En la revisin, el usuario puede modificar la referencia y el contenido del documento y
puede enviarlo a revisar por otro usuario, enviarlo a firmar o firmarlo l mismo.
El usuario que recibe el documento para firmar, puede enviarlo a revisar, modificarlo o
firmarlo.
Una vez firmado, el sistema cierra el documento con la estampa de la numeracin, el
sello del usuario firmante y el sello del servidor.

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1.2.- Recomendaciones
Dado que GEDO forma parte de un entorno Web, es importante tener en cuenta las
siguientes consideraciones al momento de ser utilizado:
Se sugiere utilizar el navegador Mozilla Firefox

versin 29.

Se requiere actualizar el complemento Java a la versin 7, Update (actualizacin) 55 y


activarlo desde la seccin herramientas/complementos del navegador.
Para poder abrir los documentos generados en el sistema y procesar los materiales
digitalizados se recomienda tener instalado el Adobe Profesional.
Para volver a una pantalla anterior, evitar el uso de los botones Back / Atrs o Forward /
Adelante que proveen los navegadores o la tecla de Backspace / Borrar del teclado.
Todos los mdulos cuentan con botones
o
retroceder. De esta manera, se asegura la integridad del mdulo.

para

Para la utilizacin del Token USB para la firma digital, se requiere descargar el driver del
siguiente link:
http://ac.buenosaires.gob.ar
Para la correcta visualizacin de las firmas en los documentos oficiales, se debe validar a la
ASI en la lista de confianza de nuestro Adobe Reader. Para realizar dicha tarea, se deben
seguir los pasos que figuran en el instructivo del siguiente link:
http://10.10.1.50/token_validacion_firma.pdf

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1.3 Tipos de campos


En las pantallas que se visualizan en el mdulo se distinguen distintos tipos de campos
que se completan o seleccionan.
A continuacin, se muestra una lista de los ms utilizados.
En el caso de que no se complete alguno de los datos obligatorios, el mdulo
genera una notificacin prxima al campo correspondiente.
Campo de texto: se completa el dato en el recuadro blanco

Seleccin de dato: Permite seleccionar un usuario. Para ello, se deben ingresar las
primeras letras del nombre.

Como es un campo predictivo, se despliegan las opciones por aproximacin. Se


selecciona al presionar en el dato buscado.

Botn: se posiciona el mouse y se presiona la tecla izquierda. Cada botn tiene el


nombre de la accin que realiza.

Campo de fecha: requiere que se ingrese manualmente o se seleccione en el


calendario que se encuentra a la derecha del dato.

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Se posiciona el mouse en el da seleccionado y se presiona la tecla izquierda.


Combo: al presionar en la flecha se despliegan las opciones del campo.

Para su seleccin, posicionar en la opcin buscada y presionar la tecla izquierda del


mouse.

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1.4 Glosario
Certificados digitales: son aquellos que implementa y promueve la autoridad de aplicacin y
emite el ASI, como autoridad certificante, para la utilizacin de la firma digital y la firma
electrnica por parte de los suscriptores, en el mbito de aplicacin establecido.
Documento: Constituye documento, cualquiera sea su soporte, una entidad identificada y
estructurada que comprende texto, grficos, sonido, imgenes o cualquier clase de
informacin.
Documentacin administrativa: refiere a la totalidad de los documentos emitidos relacionados
con la gestin operativa de las diferentes reparticiones del Gobierno de la Ciudad Autnoma de
Buenos Aires.
Documentacin reservada: tipo de documentacin que, por su contenido, no resulta
conveniente que trascienda el mbito del Gobierno de la Ciudad y debe ser conocida slo por
el funcionario a quin est dirigida la actuacin, o a la persona expresamente autorizada.
Firma digital: es la creada y verificada mediante tcnicas de criptografa asimtricas, similares a
las utilizadas para encriptacin. Se generan dos claves complementarias y se asignan al
usuario. Una de ellas, una clave de firma, es guardada en privado constituyendo una clave de
uso privado, mientras que la otra, una clave de verificacin de firma es publicada, conformando
una clave pblica. Su utilizacin otorga los parmetros de seguridad necesarios que brindan
certeza de autenticidad y, paralelamente, mejora y racionaliza los circuitos y tiempos
administrativos.
Firma electrnica: conjunto de datos electrnicos integrados, ligados o asociados de manera
lgica a otros datos electrnicos, utilizados por el suscriptor como su medio de identificacin.
En caso de ser desconocida la firma electrnica, corresponde a quien la invoca acreditar su
validez.
Token: dispositivo criptogrfico que deber aplicarse para firmar ciertos documentos, que son
los de mayor jerarqua administrativa.

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1.5 Plataforma SADE

SADE

EU

Track

CCOO
P
A
P
E
L

Caratulacin
Pases
Remitos
Consultas

Notas
Memorandos
Datos
Personales

GEDO

EE
Caratulacin
Pases
Consultas
Tramitacin a
Distancia (TAD)

Normativa
Documentos
Oficiales
PF

Legajo
nico

Firmas
pendientes

Legajo elect.
RRHH

RIB
Registro de
Identificacin
de
Beneficiarios

GUP
Gestor nico
de
proveedores

PSOC
TUS Planes

Sociales y
Subsidios

RCE

LOyS
Expedientes
Electrn. de
contrataciones

RLM

Registro Civil
Electrnico

Registro
Legajo
Multipropsito

ARCH

AFJG

Archivo y
desarchivo de
Expedientes

Administracin
firma Jefe de
Gobierno

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En el marco de la Ley 3304 y con el objetivo de digitalizar todos los trmites y


comunicaciones el Poder Ejecutivo del Gobierno de la Ciudad ha desarrollado el Sistema de
Administracin de Documentos Electrnicos SADE, que es un sistema integrado por
aplicativos informticos que trabajan en forma colaborativa. Esta plataforma informtica respeta
todos los criterios establecidos por Ley y permite la gestin de todos los trmites de gobierno.
Los mdulos que integran el SADE son los siguientes:
TRACK SEGUIMIENTO: fue el primer mdulo que se implement por Decreto 589-09.
Permite gestionar cualquier actuacin en papel que sea requerida por razones administrativas.
De entre los papeles que circulan por el GCBA, el ms importante es el Expediente, sin
embargo existen otros documentos como los Oficios Judiciales, las Presentaciones a Agregar o
los Giros de Documentacin que tambin se gestionan por Track. Todo acto administrativo
debe ser caratulado o numerado para su identificacin y se debe registrar los pases para su
circulacin y generar los remitos correspondientes. El mdulo, adems, permite consultar
dnde se encuentran las actuaciones en papel para su seguimiento.
CCOO COMUNICACIONES OFICIALES: se implement por Decreto 287-10. Este mdulo
inaugura la documentacin administrativa electrnica en el GCBA. Permite la generacin,
registro y archivo de Notas y Memorandos.
GEDO GENERADOR DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS OFICIALES: se implement por
Decreto 765-10. Permite la generacin, registro y archivo de los documentos oficiales
necesarios para vincular en un Expediente Electrnico. Entre los documentos que estn
disponibles en GEDO, se pueden destacar los Informes, Providencias, Disposiciones o
Resoluciones Administrativas Comunales, entre otros. Asimismo, este mdulo posibilita el
resguardo de imgenes o de documentos generados en otro software en el RUDO.
EE EXPEDIENTE ELECTRNICO: se implement por Decreto 196-11. Permite la
caratulacin, vinculacin de documentos, pases y consultas de Expedientes Electrnicos.
La plataforma de Tramitacin a Distancia TAD se implementa por Decreto 429-13. Crea
TAD como medio de interaccin del ciudadano con la administracin, permite la recepcin y
remisin de presentaciones, solicitudes, escritos, notificaciones y comunicaciones, entre otros,
propiciados a travs de la plataforma.
PF PORTA FIRMA: permite administrar la firma de los actos administrativos. Ofrece algunas
opciones como la firma de documentos segn el usuario que remiti la tarea o la posibilidad de
firmar varios documentos al mismo tiempo. Funciona como una bandeja de firmas virtual.
LUE LEGAJO NICO ELECTRNICO: permite la creacin, guarda y archivo de todos los
documentos electrnicos correspondientes a los agentes que se desempean en el mbito del
Poder Ejecutivo de la Ciudad Autnoma de Buenos Aires.
GUP GESTOR NICO DE PROVEEDORES: permite gestionar informacin, documentacin
y antecedentes para la inscripcin de los proveedores del GCBA.
RIB REGISTRO DE IDENTIFICACIN DE BENEFICIARIOS: permite identificar una persona
registrada que es o ser candidato a percibir un beneficio de los programas sociales del
GCABA. El sistema permite detallar el grupo conviviente (hogar) al que pertenece la persona
en un momento dado.
PSOC PLANES SOCIALES Y SUBSIDIOS: permite la tramitacin electrnica total del trmite
de otorgamiento de beneficios, desde la solicitud, hasta el pago en la cuenta del beneficiario.

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LOYS LOCACIN DE OBRAS Y SERVICIOS: permite la caratulacin, vinculacin de


documentos, pases y consultas de Expedientes Electrnicos que tramiten la contratacin de
personal bajo los regmenes de Locacin de Obras y de Servicios.
RCE REGISTRO CIVIL ELECTRNICO: permite la generacin, tramitacin y guarda de
todos los documentos electrnicos respaldatorios de las inscripciones efectuadas por el
Registro Civil.
RLM REGISTRO/LEGAJO MULTIPROPSITO: apunta a resolver la problemtica de los
Registros que deben guardar datos y documentos respaldatorios de un grupo de personas
fsicas o jurdicas, que en principio busca identificarlos y habilitarlos a realizar ciertas
actividades.
Algunos ejemplos de Registros Pblicos son:
- Registro Pblico de Administradores de Consorcios
- Registro de empresas habilitadas para tareas de desinfeccin y fumigacin
- Registro de Guardavidas
- Registro de Asistentes Gerontolgicos.
ARCH SISTEMA INTEGRADO DE ARCHIVO: permite administrar el archivo de los
Expedientes. Este mdulo es de uso exclusivo de la Mesa General de Entradas y Archivo de la
Secretara Legal y Tcnica.
AFJG ADMINISTRACIN FIRMA JEFE DE GOBIERNO: permite recepcionar los
expedientes correspondientes a actuaciones para la firma del Jefe de Gobierno y realizar el
circuito de trabajo pertinente. Este mdulo es de uso exclusivo de la Direccin General de
Coordinacin Legal de la Secretara Legal y Tcnica.
EU ESCRITORIO NICO: es la interfaz que permite navegar por todos los mdulos que
integran el SADE, es por ello que se lo considera la cara visible del SADE. Muestra un resumen
de todas las tareas pendientes que el agente tiene en cada mdulo y las organiza por das.
Adems, permite que el superior jerrquico visualice la carga de trabajo del personal a cargo
de su sector.

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2 Descripcin
Los usuarios del SADE que utilicen el mdulo GEDO deben haber registrado sus Datos
Personales en el mdulo de Comunicaciones Oficiales.
Una vez que se dio de alta el usuario en CCOO deben pasar 20 minutos para que este
se encuentre habilitado para utilizar el mdulo GEDO.
2.1 Acceso al mdulo
Se ingresa a travs de un navegador, por medio de la siguiente direccin:

http://eu.gcba.gob.ar
A continuacin se muestra la pantalla de ingreso al Escritorio nico:

Se accede con el mismo nombre de usuario y clave de los mdulos del SADE.
Para obtener un usuario corresponde al funcionario de la reparticin solicitar al
administrador local del sistema la creacin de nuevos usuarios.
Una vez completados los campos de Usuario y Clave, se debe presionar en el botn
Acceder.
La siguiente pantalla muestra el inicio del Escritorio nico:

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A la derecha de la pantalla se encuentra la lista de aplicaciones a las que se permite


acceder al presionar la flecha cercana al nombre.
A continuacin se muestra la pantalla de inicio de la aplicacin:

En la parte superior, la pantalla ofrece las opciones de Salir de la aplicacin, Ir a


Escritorio y muestra el nombre del usuario en curso.
Luego, despliega solapas con el nombre de las tareas contempladas en la aplicacin.
Para seleccionar una tarea, se posiciona el mouse sobre el nombre y se presiona la
tecla izquierda.
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Debido a motivos de seguridad, el mdulo GEDO dispone de 30 minutos hasta


que la sesin expira por falta de actividad por parte del usuario. Por tal razn, se
perdern los datos que no hayan sido grabados. El mdulo requerir que el usuario
acceda nuevamente.

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2.2 Mis Tareas


2.2.1 Tarea Inicio de Documento
Al ingresar al mdulo, se muestra la solapa Mis tareas que presenta todas las tareas
pendientes que tiene el usuario en su buzn de tareas.

Para iniciar un documento se debe presionar el botn Inicio de Documento.


El mdulo muestra la siguiente pantalla.

Cuando se abre la pantalla de trabajo, se debe seleccionar el tipo de documento que se


quiere generar. El listado incluye los documentos disponibles en GEDO.
El modulo ofrece los documentos agrupados segn criterios temticos.

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Para seleccionar un documento se despliega cada combo con las opciones disponibles.

La columna Caractersticas muestra una serie de conos que se detallan a


continuacin.
Libre: indica que se debe confeccionar el documento completamente en el mdulo.

Importado: indica que el documento se generar al importar un archivo de la propia


computadora.
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Template:

Especial: significa que al documento, una vez firmado, se le asignar un nmero especial.
Reservado: indica que el documento es reservado, solo lo pueden elaborar y ver las
personas que estn autorizadas.
Token: indica que el documento se debe firmar con firma digital.
Firma Conjunta: el documento debe ser firmado por dos o ms usuarios.
Firma Externa: reconoce un documento firmado digitalmente fuera del SADE.
Luego de la seleccin del documento el usuario debe indicar quin ser el responsable
de confeccionar el documento. Puede ser l mismo o enviarlo a producir por otro agente.
Si la tarea se va a enviar a producir, se debe consignar el usuario en el recuadro
Usuario Productor del Documento y adems el mdulo ofrece la posibilidad de enviarle un
mensaje aclaratorio para la tarea solicitada, en el recuadro Mensaje para el Productor del
documento.

El usuario iniciador puede seleccionar el checkbox Quiero recibir un aviso cuando el


documento se firme. La notificacin de firma se podr ver en la seccin de Avisos cuando
corresponda.

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Asimismo puede seleccionar el checkbox Quiero enviar un correo electrnico al


receptor de la tarea. La tarea pendiente no solo le llegar al usuario seleccionado a su buzn
de Mis tareas sino que recibir un mail indicndole que tiene una tarea pendiente en GEDO.
En todas las instancias de trabajo, el mdulo ofrece la posibilidad de incorporar
Archivos de Trabajo al documento, que se deben importar desde el disco rgido de la PC.
Estos archivos formarn parte del documento final y pueden tener cualquier formato y se
recomienda no exceder los 5 megabites de peso para garantizar la carga correcta de la
informacin. Sin embargo, estos archivos de ningn modo sern oficiales (no tendrn firma),
sino que se utilizarn nicamente como complemento informativo o aclaratorio del documento
oficial.
Si el documento tuviera Datos propios, se puede ingresar en cualquier paso de la
produccin. En el caso de que estos datos sean obligatorios, se deben incluir antes de firmar el
documento. Estos datos facilitarn, una vez realizada la firma, el filtrado para una consulta o
bsqueda ms rpida.
Si el usuario opt por remitir la tarea a otro agente, luego de completar el usuario
productor debe presionar en el botn Enviar a Producir. El mdulo enviar una tarea
pendiente al buzn de Mis Tareas del usuario seleccionado.
En el caso de producir el documento el mismo usuario, debe presionar en el botn
Producirlo yo mismo y el mdulo reconducir, automticamente, a la tarea de produccin de
un documento.
Al presionar en el botn Cancelar el mdulo regresa a la pantalla anterior.

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2.2.2 Produccin de un documento


Una vez asignada la tarea de produccin del documento, el mdulo muestra la tarea
Confeccionar Documento en el buzn correspondiente.

El usuario selecciona la tarea que tiene asignada y debe presionar la accin Ejecutar.
Ingresa a la pantalla de produccin del documento.
2.2.2.1 Produccin de un documento Libre

Si las figuras que se encuentran sobre el vrtice superior derecho de la pantalla estn
en movimiento o cambian de color, significa que se adjuntaron archivos de trabajo y/o se le
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envi un mensaje aclaratorio al productor. Se posiciona el mouse sobre el cono y se despliega


la informacin que contiene.
El usuario productor ingresa la Referencia y el texto que va a contener el documento.
El campo desplegable Aplicar Plantilla permite la seleccin de un texto prediseado
por el usuario en la solapa Perfil, subsolapa Plantillas del mdulo. La utilizacin de la
plantilla reemplazar el texto que se hubiere ingresado hasta el momento, por lo cual se debe
seleccionar antes de la redaccin del documento.
El usuario productor puede seleccionar el checkbox Quiero recibir un aviso cuando el
documento se firme.

Una vez finalizada la tarea de produccin el usuario cuenta con varias posibilidades:
Ver el Historial del documento donde figuran los usuarios que intervinieron en la
elaboracin y la fecha en que realizaron la tarea.
Ingresar o modificar los Datos propios.
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Aadir Archivos de Trabajo.


Previsualizar Documento: la pantalla mostrar un PDF con el formato del documento
en produccin. Si se desea, se lo puede descargar al equipo para su ms cmoda
lectura.
Enviar a Revisar: se debe ingresar el nombre del usuario revisor en el campo
correspondiente. El remitente puede ingresar un mensaje aclaratorio para el usuario
revisor en el campo Mensaje para revisin.
Enviar a Firmar: se debe ingresar el nombre del usuario firmante en el campo
correspondiente. Esta tarea aparecer en el Buzn de tareas pendientes del
destinatario, sealada como Firmar documento.
Firmar yo mismo el documento: el sistema gua al usuario para continuar con la tarea
de firma del documento.
Cancelar: regresa a la pantalla anterior.
A continuacin se muestra un ejemplo de un documento generado y firmado:

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2.2.2.2. Produccin de un documento Importado


El mdulo permite importar documentos digitales para su registracin, numeracin e
incorporacin en la base de datos de la plataforma SADE.

Si las figuras que se encuentran sobre el vrtice superior derecho de la pantalla estn
en movimiento o cambian de color, significa que se adjuntaron archivos de trabajo y/o se le
envi un mensaje aclaratorio al productor. Se posiciona en mouse sobre el cono y se
despliega la informacin que contiene.
El usuario productor ingresa la Referencia del documento.
En el sector de la pantalla Adjuntar documento, se debe presionar en el botn
Seleccionar archivo para elegir el archivo pertinente y cargarlo al mdulo por medio del botn
Abrir, como se muestra en la pantalla que figura a continuacin:

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Una vez incorporado el documento al mdulo, se indica el nombre y extensin del


archivo en la seccin izquierda del campo Adjuntar documento.

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A la derecha del nombre del archivo seleccionado se encuentra el botn Eliminar que
permite quitar el archivo para seleccionar otro.
Solo se permite la seleccin de un archivo, el cual puede tener cualquier formato y no
debe exceder los 100 megabites de peso para garantizar la carga correcta de la informacin.
Por ltimo, se debe proceder a la firma del documento. Esta tarea se puede remitir a
otro agente o puede ser completada por el usuario en curso.
Una vez finalizada la tarea de produccin el usuario cuenta con varias posibilidades:
Ver el Historial del documento donde figuran los usuarios que intervinieron en la
elaboracin y la fecha en que realizaron la tarea.
Ingresar o modificar los Datos propios.
Aadir Archivos de Trabajo.
Previsualizar Documento: la pantalla mostrar un PDF con el formato del documento
en produccin. Si se desea, se lo puede descargar al equipo para su ms cmoda
lectura.
Incorporar Actuacin SADE: En el caso en que el archivo seleccionado sea la
digitalizacin de una actuacin SADE papel el mdulo solicita el ingreso del nmero.
Enviar a Revisar: se debe ingresar el nombre del usuario revisor en el campo
correspondiente. El remitente puede ingresar un mensaje aclaratorio para el usuario
revisor en el campo Mensaje para revisin.
Enviar a Firmar: se debe ingresar el nombre del usuario firmante en el campo
correspondiente. Esta tarea aparecer en el Buzn de tareas pendientes del
destinatario, sealada como Firmar documento.
Firmar yo mismo el documento: el sistema gua al usuario para continuar con la tarea
de firma del documento.
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Cancelar: regresa a la pantalla anterior.


A continuacin se muestra un ejemplo de un documento firmado.

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El documento importado tiene agregada al final una hoja de firmas donde se consignan
los datos del archivo ms la certificacin de la firma del usuario firmante.
A continuacin se muestra un ejemplo de una hoja adicional de firmas.

2.2.2.3. Produccin de un documento Template Formularios Controlados


Un documento con Template tiene un formato predefinido. Presenta campos para
completar. Los valores cargados se intercalan en un texto prediseado. Genera un documento
con prrafos preestablecidos y con la informacin cargada.

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Si las figuras que se encuentran sobre el vrtice superior derecho de la pantalla estn
en movimiento o cambian de color, significa que se adjuntaron archivos de trabajo y/o se le
envi un mensaje aclaratorio al productor. Se posiciona en mouse sobre el cono y se
despliega la informacin que contiene.
El usuario productor ingresa la Referencia del documento.
Se deben completar los datos que solicita el formulario.

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Una vez finalizada la tarea de carga de datos el usuario cuenta con varias posibilidades:
Ver el Historial del documento donde figuran los usuarios que intervinieron en la
elaboracin y la fecha en que realizaron la tarea.
Ingresar o modificar los Datos propios.
Aadir Archivos de Trabajo.
Previsualizar Documento: la pantalla mostrar un PDF con el formato del documento
en produccin. Si se desea, se lo puede descargar al equipo para su ms cmoda
lectura.

Enviar a Revisar: se debe ingresar el nombre del usuario revisor en el campo


correspondiente. El remitente puede ingresar un mensaje aclaratorio para el usuario
revisor en el campo Mensaje para revisin.

Enviar a Firmar: se debe ingresar el nombre del usuario firmante en el campo


correspondiente. Esta tarea aparecer en el Buzn de tareas pendientes del
destinatario, sealada como Firmar documento.
Firmar yo mismo el documento: el sistema gua al usuario para continuar con la tarea
de firma del documento.
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Cancelar: regresa a la pantalla anterior.


A continuacin se muestra un ejemplo de un documento firmado.

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2.2.3 Revisin de un documento


Una vez asignada la tarea de revisin del documento, el sistema la coloca como
Revisar Documento en el buzn correspondiente. Se debe presionar la accin Ejecutar para
darle comienzo.

El mdulo permite al usuario revisor modificar la referencia y el contenido del


documento.

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Finalizada la revisin del documento, el usuario puede:


Ver el Historial del documento donde figuran los usuarios que intervinieron en la
elaboracin y la fecha en que realizaron la tarea.
Ingresar o modificar los Datos propios.
Aadir Archivos de Trabajo.
Previsualizar Documento: la pantalla mostrar un PDF con el formato del documento
en produccin. Si se desea, se lo puede descargar al equipo para su ms cmoda
lectura.
Enviar a Revisar: se debe ingresar el nombre del usuario revisor en el campo
correspondiente. El remitente puede ingresar un mensaje aclaratorio para el usuario
revisor en el campo Mensaje para revisin.
Enviar a Firmar: se debe ingresar el nombre del usuario firmante en el campo
correspondiente. Esta tarea aparecer en el Buzn de tareas pendientes del
destinatario, sealada como Firmar documento.
Firmar yo mismo el documento: el sistema gua al usuario para continuar con la tarea
de firma del documento.
Cancelar: regresa a la pantalla anterior.
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2.2.4 Firma de un documento


Una vez asignada la tarea de firma del documento, el mdulo muestra la tarea Firmar
Documento en el buzn correspondiente.

El usuario que tiene asignada la tarea de Firmar Documento en su buzn de tareas,


debe presionar la accin Ejecutar para darle comienzo.
Al ejecutar la tarea, el sistema presenta el documento de previsualizacin con el formato
correspondiente.

El usuario cuenta con varias opciones antes de finalizar la tarea:


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Ver el Historial del documento donde figuran los usuarios que intervinieron en la
elaboracin y la fecha en que realizaron la tarea.
Aadir o revisar los Archivos de trabajo.
Descargar Documento: permite la previsualizacin del documento con el formato final
en soporte PDF.
Firmar con certificado: utiliza tecnologa de firma electrnica certificada por el sistema.
Se utiliza para todos los documentos de baja jerarqua administrativa.
Firmar con Token USB: utiliza tecnologa de firma digital certificada por medio de
Token USB con clave de seguridad y registro de firma en la Escribana General de la
Ciudad. Se utiliza solo para la firma de los actos administrativos que requieran, como
mnimo, la firma de un Director General (decretos, resoluciones, disposiciones, etc.).
Rechazo Firma de Documento: el usuario puede rechazar la firma del documento;
deber consignar un motivo del rechazo, y luego la notificacin la recibir el agente que
envi a firmar el documento.
Enviar a Revisar: se debe ingresar el nombre del usuario revisor en el campo
correspondiente. El remitente puede ingresar un mensaje aclaratorio para el usuario
revisor en el campo Mensaje para revisin.
Modificar Yo Mismo el Doc.: permite editar el documento. Se debe presionar el botn,
y el mdulo redireccionar a la pantalla de produccin para la rectificacin del cuerpo o
la referencia del documento.
Cancelar: regresa a la pantalla anterior.
Para proceder a la firma del documento, el usuario asignado debe presionar el botn
Firmar con certificado o Firmar con Token USB segn corresponda a la jerarqua del
documento. El mdulo le asigna un nmero SADE y muestra en pantalla la identificacin del
documento. Luego, almacena el documento generado en el Repositorio nico de Documentos
Oficiales RUDO.
La pantalla siguiente muestra la confirmacin de la accin.

Para los documentos especiales, la normativa, el sistema le asigna un nmero especial


por Reparticin.
El botn Descargar el Documento ofrece la previsualizacin del documento con el
formato final en soporte PDF.
El botn Volver a Buzn de Tareas remite a la pgina principal del mdulo.

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2.2.5 Historial
Durante el inicio del documento, la produccin, la revisin y la firma, el mdulo permite
ver el historial del documento.

El presionar el botn el mdulo muestra la siguiente pantalla, donde se pueden ver los
usuarios que intervinieron en la confeccin del documento, adems de la fecha y hora en que
realizaron las tareas.

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2.2.6 Archivos de Trabajo


Durante el inicio del documento, la produccin, la revisin y la firma, el mdulo permite
seleccionar una lista de archivos de trabajo que permanecern asociados al documento.

El presionar el botn el mdulo muestra la siguiente pantalla, donde el usuario podr


seleccionar archivos

Se deben elegir los archivos en forma individual y presionar el botn Abrir. Cada
archivo no debe superar la capacidad de 5 MB.

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Luego, se ver la lista de archivos cargados, donde podr presionar la accin


Visualizar la que mostrar el archivo en el formato original, o Eliminar el archivo de la lista en
forma permanente.

Para finalizar la accin presionar en el botn Volver.

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2.2.7 Previsualizacin de un documento


El mdulo permite previsualizar un documento en el formato final.

Adems se puede descargar el documento a su disco local, si el documento no est


firmado, el nmero del documento est pendiente de asignar as como la fecha por lo tanto no
es un documento oficial vlido.

En el caso en que el documento haya sido firmado muestra el nmero consignado por el
SADE y la fecha de firma.

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2.2.8 Documentos de Firma Conjunta


Para iniciar un nuevo documento de firma conjunta se debe presionar el botn Inicio de
documento y luego seleccionar del desplegable el Tipo de documento.
El mdulo muestra la siguiente pantalla.

En la zona inferior de la pantalla se agrega otro botn Carga Usuarios Firmantes. Al


presionar se presenta la pantalla de carga de los usuarios firmantes. Se debe seleccionar cada
usuario en el campo predictivo y luego presionar en el botn Agregar.

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A la derecha del nombre de usuario se encuentran las acciones que permiten cambiar el
orden de los firmantes, o eliminarlos.

Debajo de la lista de firmantes el mdulo informa la reparticin generadora del


documento.
Cada vez que se seleccione un usuario firmante, el mdulo controla si tiene designado
un Usuario Asesor/Revisor para firma conjunta: en la solapa Datos Personales del mdulo
CCOO Comunicaciones Oficiales.
Si el usuario firmante no complet el campo mencionado el mdulo permite el ingreso
en el momento del armado de la lista de firmantes del documento. Abre una ventana con la
siguiente informacin

Si se decide agregar un revisor, solamente para este documento, presionar en el botn


Si, despliega una ventana donde se selecciona el usuario revisor.

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Se ingresan las primeras letras del nombre y luego se selecciona de la lista que ofrece
el desplegable.

Luego de seleccionar el usuario presionar en el botn Guardar.

Una vez completa la lista de firmantes presionar en el botn Guardar.


Luego contina la produccin del documento como se muestra en captulos anteriores.
En la pantalla de produccin del documento, en el extremos superior derecho, el mdulo
presenta conos que avisan que el documento es de firma conjunta y, si se designaron, la lista
de usuarios asesores/revisores de los firmantes.

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Al presionar sobre el cono

Si se presiona sobre el cono


de los firmantes

muestra la lista de usuarios firmantes.

permite ver la lista de los usuarios asesores/revisores

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Al presionar en el botn de Modificar Lista Firmantes se ve la lista de firmantes y


permite la modificacin.
Al completar los datos solicitados en la pantalla de produccin, Referencia y cuerpo
del documento, se puede enviar a firmar.
El proceso de firma se completa de la siguiente manera:
En el buzn de tareas del asesor/revisor del primer firmante aparece una tarea de
Revisar Documento con Firma Conjunta. Una vez confirmada la solicitud pasa al
buzn de tareas del primer firmante de la lista como Firmar Documento.
Una vez firmado se redirige al buzn de tareas del asesor/revisor del siguiente firmante
y luego al firmante.
El ltimo firmante obtiene la identificacin SADE del documento y al resto de los
firmantes les llega un Aviso con los datos correspondientes.
Si un usuario firmante no complet el campo Usuario Asesor/Revisor para firma
conjunta en Comunicaciones Oficiales, en el proceso de firma el mdulo permite la
seleccin del usuario asesor/revisor en caso de que lo desee.

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2.3 Avisos
Si se marc la opcin Quiero recibir un aviso cuando el documento se firme recibir
una notificacin cuando se haya firmado exitosamente el documento.
Podr acceder a esa informacin en la solapa Mis Tareas en la seccin Avisos.

Las acciones que se pueden realizar en cada fila de la lista de avisos son:

eliminar el aviso
redirigirlo a otro usuario
descargar el documento

Asimismo se permiten acciones en forma masiva, como:

eliminar todos los avisos


eliminar los avisos seleccionados
redirigir los avisos seleccionados

Si durante el cierre del documento, cuando se valida que la firma del usuario sea
correcta, el mdulo llegara a presentar algn problema, podr visualizarlo en la lista de avisos
con el motivo correspondiente.

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2.4 Tareas de supervisados


El mdulo permite visualizar el Buzn de Tareas Pendientes de los supervisados del
usuario.

Al presionar sobre la accin Ver tareas el supervisor accede a las tareas pendientes
del supervisado seleccionado.

El usuario supervisor, puede adquirir las tareas de un usuario supervisado. Se


seleccionan una o ms tareas y luego se presiona el botn Avocarme las tareas
seleccionadas.
El mdulo quitar la tarea seleccionada del buzn de tareas pendientes del usuario
supervisado, y la enviar a la bandeja de tareas del usuario supervisor.
El usuario supervisor puede reasignar la tarea de un usuario para asignarla a otro
usuario cualquiera del sistema GEDO. Marca las tareas y presiona Reasignar las tareas
seleccionadas.
Luego de seleccionar del listado predictivo al usuario correspondiente, debe presionar el
botn Asignar.
Si se asigna la tarea a un usuario que no es de la misma reparticin, el mdulo solicita
la confirmacin de asignacin.
Al presionar en el botn Volver, el mdulo regresa al listado de usuarios supervisados.
El usuario supervisor puede eliminar la tarea de un supervisado de forma permanente.
Debe seleccionar las tareas y luego presionar Eliminar las tareas seleccionadas.
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El mdulo pedir confirmacin para la accin eliminar.


Al presionar en el botn Volver, el mdulo regresa al listado de usuarios supervisados.

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2.5 Consultas de documentos GEDO


La solapa Consultar Docs GEDO permite la bsqueda de documentos por criterios
generales o por nmero de identificacin.

Si se despliega el men Bsqueda de documentos, el mdulo permitir la consulta


de documentos generados por el usuario productor o por la reparticin a la que pertenece, lo
que incidir en los resultados obtenidos.

Si se selecciona Buscar en los documentos generados por m o Buscar en los


documentos generados en mi reparticin, el mdulo habilita una pantalla en la que se deben
definir los criterios de la bsqueda. El usuario puede optar por adoptar solo uno de estos filtros
o combinarlos para acotar los resultados.

Si se desea realizar una consulta por rango de fechas, se deben completar los campos
Fecha desde y Fecha hasta. Se puede ingresar el dato en el campo correspondiente, o bien
indicarlo en los calendarios destinados para tal fin.

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El mdulo mostrar por resultados todos los documentos generados por el usuario
durante el intervalo de tiempo establecido.

El listado de documentos obtenidos se organiza por columnas, segn los metadatos


principales de la actuacin. La columna Acciones permite Ver los datos propios del
documento, Descargar el documento final a su disco local, Ver historial del documento y
Ver archivos de trabajo asociados al documento.
En la bsqueda de documentos en mi Reparticin se habilita el campo Usuario
Firmante, se selecciona en el desplegable para que el mdulo muestre los documentos
firmados por el usuario elegido.

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Otra posibilidad es efectuar una bsqueda por Tipo de documento. En ese caso, se
debe seleccionar el tipo correspondiente de la lupa.

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Otra tipo de bsqueda es por Dato Propio. En ese caso, se debe seleccionar una
de las opciones del desplegable y luego completar el valor.

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Luego de presionar en el botn Buscar el mdulo muestra un listado con todos los
documentos que correspondan a la seleccin. Es importante aclarar que se deben elegir las
opciones de los campos desplegable y de la lupa.
La opcin Consulta de documentos por nmero permite optar entre la bsqueda Por
nmero SADE, Por nmero SADE Papel o Por nmero especial, si se despliega el men
correspondiente.

Una vez seleccionada la opcin correspondiente, se despliega una pantalla en la que se


debe ingresar la identificacin del documento buscado en los campos correspondientes y luego
presionar en el botn Buscar o Cerrar para cancelar la bsqueda.

El mdulo muestra un nico resultado que se corresponde a la actuacin buscada. En el


caso de los documentos asociados, como por ejemplo el informe grfico, se pueden buscar por
la letra especfica, IFGRA, o por la letra asociada, IF, en forma indistinta.

Luego de presionar en el botn Buscar muestra el resultado.

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2.6 Perfil
Desde la solapa Perfil se puede activar el mdulo Porta Firma y adems se permite
disear plantillas para facilitar la generacin de documentos con template.

2.6.1 Activar Portafirma


La activacin del mdulo se realiza al seleccionar el checkbox Deseo utilizar Portafirma
para firmar las solicitudes recibidas en GEDO.

Luego de marcar la opcin se debe presionar en el botn Guardar para registrar el


cambio.
Es importante destacar que las solicitudes de firma ya recibidas debern ser firmadas
en el mdulo donde se encuentran actualmente. Los cambios aplicarn para las nuevas
solicitudes de firma.

2.6.2 Plantillas
El mdulo permite el diseo de plantillas para facilitar la elaboracin de documentos con
template. Las plantillas generadas son propias de cada usuario.

Para generar un nuevo diseo se debe presionar en el botn Crear Nueva Plantilla; all
se presenta la siguiente pantalla en la que se deben ingresar los datos que solicita:

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Nombre: consignar el nombre de la plantilla


Descripcin: breve resumen del contenido de la plantilla
Plantilla: desarrollo del documento

Una vez que se completaron los datos, presionar en el botn Guardar.


Cancelar regresa a la pantalla anterior.
La pantalla siguiente muestra las plantillas generadas por el usuario.

Las opciones de Accin que se presentan para cada plantilla son:

Editar plantilla: permite la modificacin.

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Eliminar plantilla: permite descartar el diseo.

En la produccin de un documento Libre se puede seleccionar una de las plantillas


prediseadas.

Al seleccionar una plantilla el mdulo presenta la siguiente advertencia

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3 Acceso al Sistema de Ticket Mesa de Ayuda GOAAI


El Sistema de Ticket permite la comunicacin entre los usuarios del SADE y la
Administracin Central del SADE para la resolucin de inconvenientes y consultas, referidos al
Sistema.
El proceso se realiza a travs del envo de un ticket a la Mesa de Ayuda. Luego se
pueden seguir las respuestas con el nmero de ticket obtenido.
El sitio cuenta con un espacio Base de Conocimientos donde se encuentra
informacin til para el uso adecuado del SADE.
Se ingresa a travs de un navegador, por medio de la siguiente direccin:

sadesoporte.gcba.gob.ar
A continuacin se muestra la pantalla de inicio del Sistema de Ticket:

El campo Haga una pregunta permite buscar en la Base de Conocimientos temas de


inters para el usuario.
Al presionar en el botn Enviar un ticket se muestra la siguiente pantalla en la que
se debern completar los datos solicitados.
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Campos obligatorios
Apellido y Nombre: del solicitante.
E-mail: del solicitante.
Sistema: campo desplegable donde se debe seleccionar el mdulo al que se refiere el
ticket.
Usuario SADE: del solicitante
Tipo de Usuario: desplegable donde se debe seleccionar el perfil del usuario solicitante.
Reparticin: desplegable donde se debe seleccionar la Reparticin donde pertenece el
solicitante.
Sector: donde pertenece el solicitante.
Prioridad: desplegable donde se debe seleccionar la importancia del inconveniente o la
consulta.
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Tema: asunto del ticket.


Detalle: descripcin detallada del reporte.
Informacin adicional
Adjuntos: Se recomienda adjuntar al ticket la captura de pantalla donde se produjo el
inconveniente, ya que resulta de valor aclaratorio para su resolucin.

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Una vez que se completan los datos, presionar en el botn Enviar ticket. Se recibe por
e-mail la confirmacin del envo del ticket. La pantalla siguiente muestra la respuesta con el
nmero asignado.

Si se presiona en Visualizar su ticket muestra el detalle del mismo.


Al presionar en el botn Ver tickets existentes de la pantalla de Inicio, se puede
solicitar el cdigo del ticket a consultar.

La opcin No recuerda el ID de seguimiento? permite obtener va mail los cdigos de


los tickets pendientes.
Se recibe en el mail consignado en los datos, el aviso de respuesta por parte de la
Mesa de Ayuda.
Para visualizar el ticket y la respuesta se debe presionar en el botn Ver ticket.

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Si la respuesta de la Mesa de Ayuda concluye la consulta, presionar en Marcar como


resuelto. De lo contrario se puede continuar la comunicacin a travs del campo Detalle en la
zona de la pantalla Aadir respuesta.
Aclaracin: Pasados 7 das de respondido el ticket por parte de la Mesa de Ayuda y no
registrarse movimiento alguno por parte del usuario solicitante, pasa a estado de resuelto.
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