Está en la página 1de 91

UNIVERSIDAD VERACRUZANA

Facultad de Contadura y Administracin


La Importancia del Control Interno

MONOGRAFA
Para obtener el ttulo de:

Licenciado en Contadura
Presenta:

Luca Mateo Martnez


Asesor:

CP. Fredy Castro Naranjo

Xalapa-Enrquez, Veracruz

Enero 2010

UNIVERSIDAD VERACRUZANA
Facultad de Contaduria y Administraci~n

La Importancia del Control Inferno

MONOGRAFIA
Para obtener el titulo de:

Licenciado en Contaduria
Presenta:

Lucia Mateo Martinez


Asesor:

CP. Fredy Castro Naranjo

Xalapa-Enriquez, Veracruz

Enero 2010

Dedicatorias y/o Agradecimientos

AA mi papi: Emilio Mateo P. Gracias por haberme educado as. Estoy


orgullosa de ser como soy y eso te lo debo a ti. Te extraamos mucho Papi te amo
y gracias por todo que Dios te tenga en la gloria.

A mi mami: Teodora Martnez A. Gracias te doy por haberme apoyado y guiarme por
el buen camino, por tus consejos, tu confianza que depositaste en m.

A mis hermanos: Franklyn, Elideth y Aide. Agradezco a mis hermanos el apoyo


que siempre me han brindado con su impulso, fuerza y tenacidad que son parte de
mi formacin.

A mi esposo: Luis Romero. Gracias por tu apoyo, comprensin. Gracias por ser parte
de mi vida; eres lo mejor que me ha pasado.

A mi director de monografa: Fredy Castro N. Por el tiempo prestado para la


revisin del presente trabajo.

A mis sinodales: Luis Alberto de la Paz Ziga y Julio Alonso Iglesias.


Gracias por sus consejos, paciencia y opiniones sirvieron que me sienta satisfecho en mi
participacin dentro del presente trabajo.

INDICE
RESUMEN
INTRODUCCION
CAPITULO I
1.

Antecedentes y origen..............................................................................
7

2.

Definician del control interno....................................................................


9

3.

Analisis del control interno.......................................................................


9

4.

Elementos del control interno... ...............................................................


11
4.1. OrganizaciOn.....................................................................................
.................................................................................................................
11
4.1.1. Elementos.................................................................................
............................................................................................................
11
4.2. Contabilidad.......................................................................................
..................................................................................................................
12
4.2.1. ClasificaciOn..............................................................................

............................................................................................................
12
4.3. Sistemas de Contabilidad..................................................................
.................................................................................................................
13
4.4. Catalog de Cuentas.........................................................................
.................................................................................................................
14
4.4.1. Objetivos...................................................................................
............................................................................................................
14
4.4.2. Elementos.................................................................................
............................................................................................................
14
4.5. Estados Financieros...........................................................................
.................................................................................................................
14
4.5.1. Estados Financieros Basicos en Mexico.....................................
............................................................................................................
15
4.6. Presupuestos y PronOsticos...............................................................
..................................................................................................................
..................................................................................................................
19
4.6.1. Concepto de presupuesto.........................................................
............................................................................................................
19
4.6.1.1. Clasificaci~n (enunciativa no limitativa)................................
............................................................................................................
19
4.6.2. Concepto de pronOstico............................................................
............................................................................................................
19
4.6.2.1. ClasificaciOn (enunciativa no limitativa)................................
............................................................................................................
20
4.7. Entrenamiento, eficiencia y moralidad del personal..........................
20
5.

Importancia del control interno................................................................


21

6.

Principios del control interno....................................................................


22

7.

Objetivos del control interno.....................................................................


22

8.

Vigilancia y supervision del control interno..............................................


23

II

CAPITULO II. Estructura del control interno


1.

Definicin ..................................................................................................
25

2.

Elementos de la estructura del control interno .........................................


25

3.

Consideraciones generales ......................................................................


28

4.

Efectividad de la estructura del control interno .........................................


29

5.

Deficiencia en el diseo de la estructura del control interno ....................


30

6.

Deficiencia en la operacin de la estructura del control interno ...............


31

CAPITULO III. Clasificacin del control interno


1.

Control Interno Administrativo .................................................................


34

2.

Control Interno Contable .........................................................................


35

3.

Objetivos de un sistema de control interno .............................................


36

4.

Entorno de control interno contable .........................................................


37
4.1. Liderazgo de organizacin ..............................................................

37
4.2. Estructura organizacional ...............................................................
38
4.3. Presupuestos y Reportes internos .................................................
38
4.4. Auditoria interna ...............................................................................
39
4.5. Personal ..........................................................................................
39
4.6. Prcticas apropiadas ........................................................................
40
4.7. Circunstancias de la compaa ........................................................
40
5.

Principios de control interno contable ......................................................


41
5.1. Separacin de funciones ..................................................................
41
5.2. Procedimientos de autorizacin .......................................................
41
5.3. Procedimientos de documentacin ..................................................
42
5.4. Registros y procedimientos contables .............................................
43
5.5. Controles fsicos ...............................................................................
43
5.6. Verificacin interna independiente ...................................................

44

CAPITULO IV. Control Interno- Operaciones bsicas


1.
Control Interno de caja
y
bancos
.................................................................
1.1 Concepto ................................................................................................
.
.
1.2 Caja ........................................................................................................
.
.
1.3 Bancos ....................................................................................................
.
1.4
Principios de control interno de caja y bancos .......................................
.
1.5
Objetivos del control interno de caja y bancos .......................................
.
1.6
Bases
de control
.
interno .........................................................................
1.7
Revisin
de la conciliacin
en
.
bancos ....................................................
1.8
Control para cada origen de entradas a caja o bancos ..........................
.
2.
Control Interno de
Inventarios ......................................................................
2.1.

46

2.2.

50

2.3.

50

2.4.

51

2.5. Valuacin de
Inventarios .....................................................................
Control Interno de
Compras .........................................................................
3.1.

51

3.2.

54

3.3.

54

3.

4.

46
46
46
46
47
47
48
48
50
50

53
53

Control Interno de 54
Ventas ............................................................................
4.1 Concepto ........................................................................................ 54
.....
4.2. Principios ........................................................................................
54
.
.....
4.3Objetivos ......................................................................................... 55
.
.....
4.4
Bases de 55
.

1V

CAPITULO V
1.

Evaluacin
2.

3.

preliminar del

control interno .....................................................

57

El procesamiento electrnico de datos (PED) al evaluar la estructura del


controlInterno ..............................................................................................

58

Pruebas de cumplimiento y evaluacin final ................................................

58

4.

Comunicacin de situaciones a

Informar.....................................................

59

5.

Mtodos para evaluar el

control interno ......................................................

61

5.1.

Mtodo Descriptivo ..........................................................................

61

5.2.

Mtodo Grfico ................................................................................

62

Existen dos tipos de grficas de organizacin ........................

63

Mtodo de Cuestionarios .................................................................

63

5.2.1.
5.3.
6.
6.1.
6.1.1.
6.1.2.
6.2.
6.2.1.
6.2.2.
6.3.
6.4.

Estudio y Evaluacin del control interno por ciclos de transacciones.......


Ciclo de Ingresos .............................................................................

65

Asientos

Comunes ..................................................................

65

Formas y

Documentos Vitales .................................................

66

Ciclo de Compras ............................................................................


Asientos Comunes ..................................................................

66

Formas y Documentos Vitales .................................................


Ciclo de Produccin .........................................................................

67
68

67

Ciclo de Nminas .............................................................................


69
6.4.1. Asientos comunes ...................................................................
70
6.4.2. Formas y documentos vitales ..................................................
70

6.5.
70

64

Ciclo de Tesorera ............................................................................


6.5.1. Asientos Comunes ..................................................................
71
6.5.2. Formas y Documentos vitales ................................................
71

CAPITULO VI. CONTROL INTERNO MODELO AMERICANO COSO

1. Sntesis .........................................................................................................
73
2. Concepto .......................................

.........

73
3. Anlisis .........................................................................................................
75
1. La estructura del control interno ..................................................................
76
4.1. Ambiente de Control ........................................................................
77
4.2. Evaluacin de riesgos ......................................................................
78
4.3.Actividades de control ......................................................................
79
4.4.Informacin y Comunicacin ............................................................
81
4.5.Mon itoreo .........................................................................................
82
1. Reestructuracin de los controles internos ..................................................
83

CONCLUSINES..............................................................................................
84
FUENTESDE INFORMACIN .........................................................................
88

VI

RESUMEN
El Control Interno tiene como objetivos la efectividad y eficiencia de las
operaciones, la suficiencia y confiabilidad de la informacin financiera y el
cumplimiento de la normatividad.

La evaluacin adecuada del Control Interno es para el Auditor un ahorro de


tiempo y de labor durante el examen de los estados financieros.
El sistema de Control Interno permite al Auditor, efectuar una ponderacin de
la importancia relativa y riesgo probable de las partidas a evaluar, sin que
tenga la necesidad de efectuar una revisin total. En otras palabras gracias a
l, el Auditor se dirige a los aspectos y actividades que ms lo requieran e
influyan sobre las cifras que presentan los estados financieros.

Para que el sistema de Control Interno cuente con un alto grado de


confiabilidad,
debe estar en vigilancia permanente, para que pueda revisarse y actualizarse
permanentemente.

El

Control

Interno

es

una

responsabilidad

de

la

Administracin de la Empresa auditada y el papel del Auditor frente al mismo,


es el de su
evaluacin y la formulacin de sugerencias.

INTRODUCCIN
Este trabajo tiene como objetivo el estudio, conocimiento, revisin y
evaluacin del control interno para llevar acabo el correcto manejo de los
controles generalmente aplicados. El control interno comprende el plan de
organizacin y el conjunto de mtodos y medidas adoptadas dentro de una
entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de
su informacin financiera y administrativa, promover la eficiencia en las
operaciones, estimular la observacin de las polticas prescrita y lograr el
cumplimiento de las metas y objetivos programados.

El control interno ha sido diseado, aplicado y considerado como la

herramienta ms importante para el logro de los objetivos, la utilizacin


eficiente de los recursos y para obtener la productividad, adems de prevenir
fraudes, errores violacin a principios y normas contable, fiscal y tributaria.

En primer lugar debemos subrayar la falta de cumplimiento a las normas


bsicas y fundamentales en materia de control interno, pero por otro lado est
fa ausencia de amplitud de conceptos en cuanto al patrimonio a proteger, y
de los mtodos e instrumentos de anlisis a ser utilizados por los auditores
internos. Al igual que en el control de calidad, la falta de planificacin y
prevencin es la norma en muchas empresas en lo relativo tanto al control
interno, como al accionar de la auditora interna.

Por ello no es de sorprenderse ver a los auditores tratando de analizar que es


lo que sali mal, porqu, y que hacer para evitar su repeticin, cuando lo
correcto es actuar preventivamente, y de acontecer algn hecho perjudicial no
quedarse en los aspectos ms superficiales sino profundizar hasta llegar hasta
la causa-raz, tratando de desentraar de tal forma las razones que llevaron al
sistema a engendrar dichas falencias.
Otro aspecto importante a cuestionar en las auditoras es que la misma sea
percibida como una entidad dedicada slo a la inspeccin (y a veces hasta con

3
una perspectiva policaca), y no al asesoramiento con el objetivo de proteger y
mejorar el funcionamiento de la organizacin. Muchas empresas han dejado
de existir como producto de sus falencias en el control interno, y en la falta de
una auditora interna que evale eficazmente la misma.

La falta de buenos controles internos (no meramente normativos, sino


aplicados) no slo han dado lugar a estafas o defraudaciones (sea esta por
parte de ejecutivos, empleados o clientes), sino tambin a graves errores en
materia de decisiones producto de graves errores en materia de informacin.

El objetivo de este presente trabajo es definir los elementos de la estructura

del control interno y establecer los pronunciamientos normativos aplicables a


su estudio y evaluacin, como un aspecto fundamental al disear la estrategia
de auditoria, as como sealar los lineamientos que deben seguirse al informar
sobre debilidades o desviaciones al control interno.

El control interno es efectuado por diversos niveles, cada uno de ellos con
responsabilidades importantes. Los directivos, la gerencia y los auditores
internos y otros funcionarios de menor nivel contribuyen para que el sistema
de control interno funcione con efectividad, eficiencia y economa. Una
estructura de control interno slida es fundamental para promover el logro de
sus objetivos y la eficiencia y economa en las operaciones de cada entidad.

Ninguna estructura de control interno, por muy ptima que sea, puede
garantizar por si misma, una gestin eficiente y registros e informacin
financiera integra, exacta y confiable, ni puede estar libre de errores,
irregularidades o fraudes, especialmente, cuando aquellas tareas competen a
cargos de confianza. Por ello mantener una estructura de control interno que
elimine cualquier riesgo, puede resultar un objetivo imposible y, es probable
que, ms costoso que los beneficios que se considere obtener de su
implementacin.

4
La importancia de tener un buen sistema de control interno en las
organizaciones, se ha incrementado en los ltimos aos, esto debido a lo
prctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de
implantarlos; en especial si se centra en las actividades bsicas que ellas
realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado. Es bueno
resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus operaciones,
conducir a conocer la situacin real de las mismas, es por eso, la importancia
de tener una planificacin que sea capaz de verificar que los controles se
cumplan para darle una mejor visin sobre su gestin.
Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organizacin en
todos los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades

del negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y


confiabilidad de los datos contables, as como tambin llevar la eficiencia,
productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesin a las
exigencias ordenadas por la gerencia. De lo anterior se desprende, que todos
los departamentos que conforman una empresa son importantes, pero,
existen dependencias que siempre van a estar en constantes cambios, con la
finalidad de afinar su funcionabilidad dentro de la organizacin.

Siendo las cosas as, resulta claro, que dichos cambios se pueden lograr
implementando y adecuando controles internos, los cuales sean capaces de
salvaguardar y preservar los bienes de un departamento o de la empresa.
Dentro de este orden de ideas, expresa que el control interno: "Es la base
sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de
fortaleza determinar si existe una seguridad razonable de las operaciones
reflejadas en los estados financieros. Una debilidad importante del control
interno, o un sistema de control interno poco confiable, representa un aspecto
negativo dentro del sistema contable".

CAPITULO 1
1. Antecedentes y origen
Si bien en un principio el Control Interno comienza en las funciones de la
administracin pblica, hay indicios de que desde una poca lejana se
empleaba en las rendiciones de cuenta de los factores de los estados feudales
y haciendas privadas. Dichos controles los efectuaba el auditor, persona
competente que escuchaba las rendiciones de cuenta de los funcionarios y
agentes, quienes por falta de instruccin no podan presentarlo por escrito.
El origen del Control Interno, suele ubicarse en el tiempo con el surgimiento
de la partida doble, que fue una de las medidas de control, pero no fue hasta
fines del siglo XIX que los hombres de negocios se preocuparon por formar y

establecer sistemas adecuados para la proteccin de sus intereses.


A finales de este siglo, como consecuencia del notable aumento de la
produccin, los propietarios de los negocios se vieron imposibilitados de
continuar atendiendo personalmente los problemas productivos, comerciales y
administrativos,

vindose

forzados

delegar

funciones

dentro

de

la

organizacin conjuntamente con la creacin de sistemas y procedimientos que


previeran o disminuyeran fraudes o errores, debido a esto comenz a hacerse
sentir la necesidad de llevar a cabo un control sobre la gestin de los
negocios, ya que se haba prestado ms atencin a la fase de produccin y
comercializacin que a la fase administrativa u organizativa, reconocindose
la necesidad de crear e implementar sistemas de control como consecuencia
del importante crecimiento operado dentro de las entidades.

7
El Control Interno es un proceso que lleva a cabo la alta direccin de una
organizacin y que debe estar diseado para dar una seguridad razonable, en
relacin con el logro de los objetivos previamente establecidos en los
siguientes aspectos bsicos:
1).- Efectividad y eficiencia de las operaciones;
2).- Confiabilidad de los reportes financieros y
1).- Cumplimiento de leyes, normas y regulaciones, que enmarcan la
actuacin
administrativa.
Es de capital importancia destacar, que el Control Interno, si importa que tan
bien
haya sido diseado y operado correctamente, para que la alta direccin
obtenga
una seguridad razonable sobre el logro de sus objetivos.
La probabilidad de logro y eficacia del sistema, se ve afectada en muchas

ocasiones, por limitaciones inherentes al sistema de control interno


Estas limitaciones pueden incluir fallas en decisiones tomadas con respecto a
la poltica de la entidad, fallas en el diseo de costos vs. Beneficios,
extralimitaciones de la Direccin, fracasos en el control por causa de las
personas que se unen para burlar los controles o simplemente errores de los
diferentes miembros de la organizacin.
Esta metodologa que se presenta sobre el Sistema de Control Interno, no
pretende dogmatizar sino enriquecer las bases conceptuales que de una u
otra forma se han cultivado. Mediante el examen y objetivos del control
interno, registros y evaluacin de los estados financieros se crea la confianza
que la entidad debe presentar frente a la sociedad.
La evaluacin del sistema de control interno basado en principios, reglas,
normas,
procedimientos y sistemas de reconocido valor tcnico es el fundamento de la
realizacin de una buena auditora financiera.

2. Definicin del control interno


Plan de organizacin entre la contabilidad, funciones de empleados y
procedimientos coordinados que adopta una empresa pblica, privada o
mixta, para obtener informacin confiable, salvaguardar sus bienes, promover
la eficiencia de sus operaciones y adhesin a su poltica administrativa.

3. Anlisis del control interno


Plan de organizacin. Es decir, el control interno es un programa que
precisa el desarrollo de actividades y el establecimiento de relaciones
de conducta entre personas y lugares de trabajo en forma eficiente.

La contabilidad. Qu tendr por objeto registrar tcnicamente todas las


operaciones y adems, presentar peridicamente informacin verdica y
confiable, al efecto se implantar un sistema de registro y de
contabilidad apropiado y prctico que permita registrar, clasificar,
resumir y presentar todas las operaciones que lleve a cabo la empresa.

Funciones de empleados. Distribucin en forma debida de las labores que


realizan los funcionarios y empleados; funciones de complemento, no
de revisin.

Procedimientos coordinados. Procedimientos contables, estadsticos,


fsicos, administrativos, etc., armonizadas entre si para la mejor
consecucin de los objetivos establecidos por la empresa.

9
Empresa pblica, privada o mixta. Empresa pblica u organismo social
integrado por elementos humanos, tcnicos, materiales, inmateriales, et5c.,
cuyo objetivo natural es la prestacin de servicios a la colectividad.
Empresa privada u organismo social integrado por elementos humanos,
tcnicos, materiales, inmateriales, etc., cuyo objetivo natural es la de
obtener utilidades.
Empresa privada u organismo social integrado por elementos humanos,
tcnicos, materiales, inmateriales, etc., cuyo objetivo natural es la de
prestar servicios a la colectividad y obtener utilidades.

Obtener informacin confiable. Unos de los objetivos del control interno, es


la de obtener informacin oportuna, confiable y segura que coadyuve a la
toma acertada de decisiones.

Salvaguardar sus bienes. Otro objetivo del control interno, es la de proteger


y salvaguardar los bienes, valores, propiedades, activos, etc., de la
empresa, dificultando y, tratar de evitar los malos manejos, fraudes, robos,
etc.
Promover la eficiencia de operaciones. Otro objetivo del control interno es la
de promover y fomentar la eficiencia de todas las operaciones de la
empresa.
Adhesin a su poltica administrativa. Otro objetivo del control interno es
facilitar que las reglas establecidas por la administracin, se cumplan
eficientemente.

'o
4.

Elementos del control interno.

Los elementos del control interno son siete, a saber:


Organizacin
Catlogo de cuentas
Sistema de contabilidad
Estados financieros
Presupuestos y pronsticos
Entrenamiento, eficiencia y moralidad del
personal Supervisin

4.1. Organizacin
Establecimiento de relaciones de conducta entre trabajo, funciones, niveles y
actividades de empleados de una empresa para lograr su mxima eficiencia
dentro de los planes y objetivos establecidos.

4.1.1. Elementos

1.- Establecimiento de la estructura ptima de la empresa funcional.


2.- Coordinacin adecuada de trabajo y funciones de empleados por reas
afines.
3.- Divisin de cada proceso en partes o labores.
4.- Asignacin de las labores correspondientes a cada puesto.
5.- Establecimiento de instructivos.
6.- Determinacin de autoridad y responsabilidad de cada nivel.

Instructivo. Es un Documento que describe de forma detallada el "cmo"


desarrollar una actividad dentro de un procedimiento.

11

4.2. Contabilidad
Conjunto de principios y mecanismos tcnicos aplicables para registrar,
clasificar, resumir y presentar sistemtica y estructuralmente, informacin
cuantitativa
expresada en unidades monetarias, de las operaciones que realiza una entidad
economice.

4.2.1. Clasificacin
Contabilidad financiera. Es el conjunto de principios y mecanismos tcnicos
aplicables para registrar, clasificar, resumir y presentar sistemticamente y
estructuralmente informacin cuantitativa expresada en unidades monetarias,
de las operaciones que realiza una empresa, orientado a terceros relacionados
con la misma.
La contabilidad financiera, de hecho, es un sistema de informacin orientado a
terceros relacionados con la empresa, tal es el caso de accionistas,
instituciones de crdito, inversiones, clientes, proveedores, etc. Ahora bien, la

contabilidad financiera proporciona informacin sobre el pasado, es decir,


hechos histricos de la empresa, para diagnosticar la situacin actual, que
servir de base para fijar las rutas y estrategias a seguir.

Contabilidad de costos. Es una rama de la contabilidad financiera que,


implantada e impulsada por las empresas industriales, permite conocer el
costo de produccin de sus productos, as como el costo de la venta de tales
artculos y fundamentalmente la determinacin de los costos unitarios; es
decir, el costo de cada unidad de produccin, mediante el adecuado control de
sus elementos: la materia prima, la mano de obra y los gastos de fabricacin o
produccin. Asimismo, tiene otras aplicaciones, como la determinacin del
punto de equilibrio (el punto en que la empresa no obtiene utilidades ni
prdidas) con base en los

12
costos fijos y variables, as como la determinacin de los costos totales y de
distribucin.
Contabilidad Fiscal. Es un rea de la contabilidad que tiene por objeto
registrar, clasificar, resumir y presentar informacin orientada a dar
cumplimiento a las
obligaciones tributarias de la empresa.

Contabilidad Administrativa. Sistema de informacin para usuarios internos,


destinada a la toma acertada de decisiones.
Es un sistema de informacin gerencia) que tiene por objeto elegir de diversas
alternativas factibles, la mejor, para solucionar problemas en una empresa, y
alcanzar las metas y objetivos preestablecidos por la entidad econmica.

4.3. Sistemas de Contabilidad


De aplicacin prctica, se conocen dos sistemas de contabilidad, a saber:

- Sistema por partida simple. Sistema de contabilidad basado en


operaciones matemticas de suma y resta, es decir, todas las
operaciones
de cualquier empresa se registran en simples listas de acumulacin, tal
es el caso, por ejemplo de anotaciones de ingresos y egresos, etc.

- Sistema por partida doble. Sistema de contabilidad basado en el


principio de dualidad econmica (antes denominado principio de la
partida doble) que tiene el antecedente cientfico del principio de la
causalidad (causa y efecto; accin y reaccin). Ahora bien, desde el
punto de vista matemtico, el sistema de contabilidad por partida doble
se basa en la ecuacin de primer grado: a = p + c (activo es igual a
pasivo ms capital).

13

4.4. Catlogo de Cuentas


Relacin del rubro de las cuentas de activo, pasivo, capital, costos, resultados
y de orden, agrupados de conformidad con un esquema de clasificacin
estructuralmente adaptado a las necesidades de una empresa determinada,
para
el registro de sus operaciones.

4.4.1. Objetivos

1.- Registro de clasificacin de operaciones similares en cuentas especficas.


2.- Facilitar la preparacin de estados financieros.
3.- Facilitar la actividad del contador general, de costos, auditor, etc.
4.- Servir de instrumento en la salvaguarda de los bienes de una empresa.
1.- Promover la eficiencia de las operaciones y la adhesin de la poltica
administrativa prescrita.

4.4.2. Elementos
Dos son los elementos que integran el contenido de un catlogo de cuentas:
El numrico. Empleado como smbolo o clave, mismo que puede estar
formado por nmeros, letras, etc.
El descriptivo. Est formado por el rubro, ttulo, membrete o
denominacin de las diferentes cuentas de la empresa.

4.5. Estados Financieros


Aquellos documentos que muestran la situacin econmica de la empresa, la
capacidad de pago de la misma, a una fecha determinada, pasada o futura; o
bien,

14
el resultado de las operaciones obtenidas en un periodo o ejercicio pasado o
futuro, en situaciones normales o especiales.
4.5.1. Estados Financieros Bsicos en Mxico
*Balance General
Uno de los estados financieros bsicos es el balance general, tambin llamado
estado de situacin financiera o estado de posicin financiera, que muestra
informacin relativa a una fecha determinada sobre los recursos y obligaciones
financieros de la entidad.
Objetivos que persigue:
Su intencin principal no slo es igualar las partidas que lo integran sino
mostrar la situacin financiera de la empresa a una determinada fecha.
Adicionalmente, de su anlisis e interpretacin, los encargados de tomar
decisiones, podrn conocer:

-Su liquidez o capacidad de pago inmediata o a corto plazo; es decir, la


capacidad de la empresa de hacer frente a sus compromisos u obligaciones
financieras a
corto plazo.
-El capital de trabajo, mismo que se determinar de la diferencia de los activos
circulantes y los pasivos circulantes.
-El porcentaje de los recursos del negocio que ha sido aportado por los
acreedores y por los propietarios, para conocer quin posee realmente la
entidad y prevenir los riesgos de que la empresa quede en manos de los
acreedores.
-El rendimiento o rentabilidad sobre la inversin, la cual se conocer
comparando
las utilidades que reporte el estado de resultados, mismas que aparecen en el

15
balance general dentro del capital ganado, contra la inversin o recursos que
muestra el Estado, para saber si la empresa es rentable o no; es decir, si se
trata de un buen o mal negocio.
Elementos que integran al Balance General:

Activo.

Conjunto

segmento,

cuantificable,

de

los

beneficios

econmicos futuros fundadamente esperados y controlados por una


entidad, representados por efectivo, derechos, bienes o servicios, como
consecuencia de transacciones pasadas o de otros eventos ocurridos.
Pasivo. Conjunto o segmento, cuantificable, de las obligaciones
presentes de una entidad particular, virtualmente ineludibles, de
transferir efectivo, bienes o servicios en el futuro a otras entidades,
como consecuencia de transacciones o eventos pasados.
Capital Contable. El derecho de los propietarios sobre los activos netos
que surge por aportaciones de los dueos, por transacciones y otros
eventos o circunstancias que afectan una entidad y el cual se ejerce
mediante reembolso o distribucin.

* Estado de Resultados
Es el estado financiero bsico que muestra la utilidad o prdida resultante en
un periodo contable, a travs del enfrentamiento entre los ingresos y los
costos y gastos que les son relativos.
Objetivos que persigue:
El Estado de Resultados es un estado financiero bsico, que presenta
informacin relevante acerca de las operaciones desarrolladas por una
entidad durante un periodo determinado. Mediante la determinacin de la
utilidad neta y de la identificacin de sus componentes, se mide el resultado
de los logros alcanzados

y de los esfuerzos desarrollados por una entidad durante el periodo consignado


en
el mismo estado.
Esta informacin es til principalmente para que, en combinacin con la de los
otros estados financieros bsicos, se pueda:
-Evaluar la rentabilidad de una empresa.
-Estimar su potencial de crdito.
-Estimar la cantidad, el tiempo y la certidumbre de un flujo de efectivo.
-Evaluar el desempeo de una empresa.
-Medir riesgos.
-Repartir dividendos.

Los elementos que componen al Estado de Resultados son:

-Ingresos. Es el incremento de los activos o el decremento de los pasivos de


una entidad, durante un periodo contable, con un impacto favorable en la
utilidad o
prdida neta o, en su caso, en el cambio neto en el patrimonio contable y,
consecuentemente, en el capital ganado o patrimonio contable,
respectivamente.
-Costos y Gastos. El costo y el gasto son decrementos de los activos o
incrementos de los pasivos de una entidad, durante un periodo contable, con
la intencin de generar ingresos y con un impacto desfavorable en la utilidad
o prdida neta o, en su caso, en el cambio neto en el patrimonio contable y,
consecuentemente,

en

su

capital

ganado

patrimonio

contable,

respectivamente.

17
-Utilidad o prdida neta. Es el valor residual de los ingresos de una entidad
lucrativa, despus de haber disminuido sus costos y gastos relativos
reconocidos en el estado de resultados, siempre que estos ltimos sean
menores a dichos ingresos, durante un periodo contable. En caso contrario, es
decir, cuando los costos y gastos sean superiores a los ingresos, la resultante
es una prdida neta.

*Estado de cambios en la situacin financiera


Muestra los recursos generados por la operacin, as como los principales
cambios ocurridos en las fuentes de financiamiento y de inversin de la
entidad, durante un periodo determinado. El estado de flujo de efectivo
muestra el aumento neto o la disminucin neta del efectivo durante un
perodo determinado y el saldo de efectivo al final del mismo, lo cul permite
evaluar la liquidez de la empresa al mostrar la capacidad de las mismas de
generar flujo de efectivo a partir de sus operaciones normales.

*Estado de Origen y Aplicacin de Recursos


El Estado de origen y aplicacin de fondos es una informacin adicional que
facilitan las empresas en sus cuentas anuales, en la que se detallan

Los recursos que han entrado en la empresa durante el ejercicio y la


utilizacin que se les ha dado. El efecto que este movimiento de entrada y
aplicacin de recursos ha tenido en el activo circulante. Esta informacin nos
permite conocer si los recursos generados en la actividad han sido suficientes
para atender la financiacin requerida o si, por el contrario, la empresa ha
tenido que recurrir a fuentes adicionales de financiacin.

18

4.6. Presupuestos y Pronsticos


4.6.1. Concepto de presupuesto
Conjunto de estimaciones programadas de las condiciones de operacin y
resultados que prevalecern en el futuro dentro de un organismo social
pblico, privado o mixto.

4.6.1.1.

Clasificacin (enunciativa no limitativa)

Por el tipo de empresa


Por su contenido
Por su duracin
Por su valuacin
Por el sistema de costos
Por su forma
Por su reflejo en los estados financieros
Por su finalidad
Por empresa matriz y sucursales

Por su base cero


Por su formulacin
Por su aspecto formal
Por su aspecto material
Por su moneda

4.6.2. Concepto de pronstico


Conjunto de proyecciones financieras formulado con la intencin de predecir
lo que va a acontecer o pasar en el futuro dentro de una empresa pblica,
privada o

19
mixta. Ahora bien, es conveniente distinguir entre cifras reales, del pronstico
y del presupuesto:
Lo que pas

o Cifras reales

Lo que va a pasar en el futuro

Cifras del pronstico

Lo que debe pasar en el futuro

Cifras del presupuesto

4.6.2.1.

Clasificacin (enunciativa no limitativa)

Los pronsticos se pueden clasificar exactamente igual que los presupuestos,


es decir, en pblicos,
medianos,

largos,

privados,

estimados,

mixtos, bsicos,

estndar,

secundarios, cortos,

absorbentes,

marginales,

fijos,

flexibles, de posicin financiera, de resultados, de origen y aplicacin de


recursos, de costos, por programas, de promocin, de aplicacin, de fusin, de
casa matriz, de sucursales, consolidados, base cero absoluto, base cero por
paquetes de decisin, previos, definitivos, master, en moneda nacional, en
moneda extranjera, etc.

4.7. Entrenamiento, eficiencia y moralidad del Personal

Elemento del control interno que tiene por objeto que todos los empleados
lleguen a poseer preparacin, conocimientos y experiencia para alcanzar las
metas y
objetivos de la empresa pblica, privada o mixta. Que sepa cumplir sus
responsabilidades eficazmente. Exige las siguientes caractersticas:
Reclutamiento de personal
Seleccin de personal
Contratacin de personal
Capacitacin de personal
Manejo de personal

20

Eficiencia
Este subelemento del control interno permite medir y evaluar el rendimiento
adecuado de los recursos humanos de una empresa, a travs de la
exploracin de las habilidades, conocimientos y aptitudes del personal para
ejercer las funciones y actividades necesarias para alcanzar el objetivo de la
institucin.

Moralidad
En el control interno es la actuacin de los trabajadores de acuerdo con los
principios y normas que regulan su conducta dentro de la empresa, as como
en la sociedad.
El establecimiento de este subelemento garantiza la actuacin adecuada de
los recursos humanos en la realizacin de sus funciones y actividades a fin de
cumplir con los objetivos de la empresa. La importancia de este subelemento
es que, a nivel de directivos, empleados, trabajadores, proveedores, asesores,
clientes y de cualquier otra persona que tenga contacto con la empresa,

uniforma la actuacin correcta de estos recursos humanos en beneficio de la


propia institucin.

5. Importancia del control interno


Todas la empresas pblicas, privadas y mixtas, ya sean comerciales,
industriales o financieras, deben de contar con instrumentos de control
administrativo, tales como un buen sistema de contabilidad, apoyado por un
catlogo de cuentas eficiente y prctico, deben contar, adems, con un
sistema de control interno, para confiar en los conceptos, cifras, informes y
reportes de los estados financieros.

Luego entonces, un buen sistema de control interno es importante, desde el


punto
de vista de la integridad fsica y numrica de bienes, valores y activos de la

21
empresa, tales como el efectivo en caja y bancos, mercancas, cuentas y
documentos por cobrar, equipos de oficina, reparto, maquinaria, etc., es decir,
un sistema eficiente y prctico de control interno, dificulta la colusin de
empleados,
fraudes, robos, etc.

6. Principios del control interno


Los principios del control interno son cinco:
Separacin de funciones de operacin, custodia y registro.
Dualidad o plurilateral de personas en cada operacin; es decir, en cada
operacin de la empresa, cuando menos deben intervenir dos personas.
Ninguna persona debe tener acceso a los registros contables que
controlan
su actividad.
El trabajo de empleados ser de complemento y no de revisin.

La funcin de registro de operaciones ser exclusivo del departamento de


contabilidad.

7. Objetivos del control interno


Los objetivos del control interno son:
a) Prevenir fraudes
b) Descubrir robos o malversaciones,
c)

Obtener informacin administrativa, contable y financiera confiable y


oportuna,

d) Localizar errores administrativos, contables y financieros,


e) Proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades y dems
activos
de la empresa,
f)

Promover la eficiencia del personal,

22
g) Detectar desperdicios innecesarios tanto de material, tiempo, etc.
h) Mediante su evaluacin, graduar la extensin del anlisis,
comprobacin (pruebas) y estimacin de las cuentas sujetas a
auditora, etc.

8. Vigilancia y supervisin del control interno


Para la obtencin de la mxima eficiencia del sistema de control interno, es
necesario su vigilancia peridica y metdica, por parte de:
a) Gerente general
b) Contralor
c)

Comisarios o consejo de vigilancia

d) Auditores internos

e) Auditores externos, etc.

Es comn en todas las empresas la tendencia humana de apartarse de las


reglas

establecidas,

generalmente,

en

aqullas

donde

se

siguen

procedimientos montonos y de rutina, de ah que resulte til, prctico y


conveniente supervisarlo, vigilarlo y revisarlo peridica y metdicamente para
que el sistema de control interno no decaiga ni pierda eficiencia.

Por lo anterior es de vital importancia que el supervisor tenga conocimiento


de la forma en que se aplican las tcnicas, procedimientos y la observancia a
la normatividad en los trabajos de auditora, lo que le dar una visin ms
amplia y le permitir ejecutar un trabajo ms profesional.

23

CAPITULO II: ESTRUCTURA DEL CONTROL


INTERNO
1. Definicin
La estructura de control interno de una entidad consiste en las polticas y
procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de
poder lograr sus objetivos especficos de la entidad.

2. Elementos de la estructura del control interno


1.- Ambiente de control. El ambiente de control representa la combinacin
de
factores que afectan las polticas y procedimientos de una entidad,

fortaleciendo o debilitando sus controles. Estos factores son los siguientes:


Actitud de la administracin hacia los controles internos
establecidos. * Estructura de la organizacin de la entidad.
* Funcionamiento del Consejo de Administracin y sus Comits.
Mtodos para asignar autoridad y responsabilidad.
Mtodos de control administrativo para supervisar y dar seguimiento al
cumplimiento de las polticas y procedimientos, incluyendo la funcin de
auditora interna.
Polticas y prcticas de personal.
* Influencias externas que afectan las operaciones y prcticas de la entidad.

De modo general, el ambiente de control comprende las actitudes,


capacidades,
percepciones y acciones del personal de una empresa, especialmente de su
direccin.

25
2.- Evaluacin de riesgos. Riegos relevantes a la informacin financiera
incluyen eventos o circunstancias externas e internas que pueden ocurrir y
afectar la habilidad de la entidad en el registro, procesamiento, agrupacin o
reporte

de

informacin,

consistente

con

las

aseveraciones

de

la

Administracin en los estados financieros. Estos riesgos podrn surgir o


cambiar

derivado

de

circunstancias

como

continuacin:

Cambios en el ambiente operativo.


W

Nuevo personal.
Sistemas de informacin nuevos o
rediseados. Crecimientos acelerados.
Nuevas tecnologas.
Nuevas lneas, productos o actividades.
Restructuraciones corporativas.

las

que

se

mencionan

Cambios en procedimientos contables.


Personal con mucha antigedad en el
puesto. Operaciones en el extranjero.

Los procesos de la evaluacin del riesgo deben estar orientados al futuro,


permitiendo a la direccin anticipar los nuevos riesgos y adoptar las medidas
oportunas para minimizar y/o eliminar el impacto de los mismos en el logro de
los resultados esperados. La evaluacin del riesgo tiene un carcter
preventivo y se debe convertir en parte natural del proceso de planificacin de
la empresa.

3.- Los sistemas de informacin y comunicacin. Los sistemas de


informacin relevantes a los objetivos de los reportes financieros, los cuales
incluyen

el

sistema

contable,

consisten

en

los

mtodos

registros

establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar y producir


informacin

cuantitativa

de

las

operaciones

que

realiza

una

entidad

econmica.

26
La calidad de los sistemas generadores para controlar las actividades de la
entidad y preparar reportes financieros confiables y oportunos. Para que un
sistema contable se til y confiable, debe contar con mtodos y registros que:

Identifiquen y registren nicamente las transacciones reales que renan


los
criterios establecidos por la administracin.
Describan oportunamente todas las transacciones con el detalle necesarios
que permita su adecuada clasificacin.
Cuantifiquen el valor de las operaciones en unidades monetarias.
Registren las transacciones en el perodo correspondiente.
Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los estados
financieros

4.- Procedimientos de control. Los procedimientos y polticas adicionales


al ambiente de control y al sistema contables, que establece la administracin
para proporcionar una seguridad razonable de lograr los objetivos especficos
de la entidad, constituyen los procedimientos de control.

Los procedimientos de control persiguen diferentes objetivos y se aplican en


distintos niveles de organizacin y del procesamiento de las transacciones.
Tambin pueden estar integrados por componentes especficos del ambiente
de control y del sistema contable. Atendiendo a su naturaleza, estos
procedimientos pueden ser de carcter preventivo o detectivo.

Los procedimientos de carcter preventivo son establecidos para evitar errores


durante el desarrollo de las transacciones.
Los procedimientos de control de carcter detectivo tienen como finalidad
detectar
los errores o las desviaciones que durante el desarrollo de las transacciones,
no
hubieran sido identificados por los procedimientos de control preventivos.

27
Los procedimientos de control estn dirigidos a cumplir con los objetivos:

* Debida autorizacin de transacciones as como de actividades.


* Adecuada segregacin de funciones y, a la par, de responsabilidades.
Diseo y uso de documentos y registros apropiados que aseguren el
correcto registro de las operaciones.
Establecimiento de dispositivos de seguridad que protejan los activos.
Verificaciones independientes de la actualizacin de otros y adecuada
valuacin de las operaciones registradas.

5.- La vigilancia. Una importante responsabilidad de la administracin es la


de establecer y mantener los controles internos, as como el vigilarlos, con
objeto de identificar si stos estn operando efectivamente y si deben ser

modificados cuando existen cambios importantes.


La vigilancia es un proceso que asegura la eficiencia del control interno a
travs del tiempo, e incluye la evaluacin del diseo y operacin de
procedimientos de control en forma oportuna, as como el aplicar medidas
correctivas cuando sea necesario.

3. Consideraciones generales
Los factores especficos del ambiente de control, la evaluacin de riesgos, los
sistemas de informacin y comunicacin, los procedimientos de control y la
vigilancia deben considerar los siguientes aspectos:
Tamao de la entidad
Caractersticas de la actividad econmica en la que opera.
Organizacin de la entidad.
Naturaleza del sistema de contabilidad y de las tcnicas de control
establecidas.

28
* Problemas especficos del negocio.
Requisitos legales aplicables.

Por ejemplo, una estructura de organizacin con una delegacin formal de


autoridad, podr influir favorablemente de modo importante en el ambiente
de control de una entidad grande. Sin embargo, una entidad pequea, con
participacin electiva del dueo-gerente, normalmente no requiere de
procedimientos contables extensos ni de registros contables sofisticados o
procedimientos de control forma/es, tales como polticas escritas, seguridad de
la
informacin o procedimientos pare obtener cotizaciones competitivas.
El establecimiento y mantenimiento de una estructura de control interno
representa

una

importante

responsabilidad

de

la

administracin

para

proporcionar una seguridad razonable de que se logren los objetivos de una

entidad. La gerencia deber vigilar de modo constante la estructura de control


interno,

para

determinar

se

est

opera

debidamente

se

modifica

oportunamente, de acuerdo
con los cambios en las condiciones existentes.
Seguridad razonable
El concepto de seguridad razonable reconoce que el costo de la estructura de
control interno de una entidad, no deber exceder los beneficios esperados al
establecerla.

4. Efectividad de la estructura del control interno


Estn sujetas a limitaciones inherentes tales como:
Malos entendidos de instrucciones
Errores de juicio, descuido, distraccin o fatigas personales
Colusin entre personas dentro y fuera de la entidad
Caso omiso por parte de la gerencia, de ciertas polticas y procedimientos.
29
Para tener una mejor comprensin de las polticas y procedimientos, el auditor
deber obtener conocimiento suficiente sobre cada uno de los elementos de la
estructura de control interno, a travs de experiencias anteriores con la
entidad y de averiguaciones con el personal apropiado, inspeccin de
documentos y registros y observacin de las actividades y operaciones.
La naturaleza y alcance de los procedimientos, suele variar de una entidad a
otra y se ven afectados por el tamao y complejidad de la misma, experiencia
anterior,
naturaleza de la poltica o procedimiento en particular y la documentacin
existente.
El auditor deber documentar su conocimiento y comprensin de la estructura
de control interno, como parte del proceso de planeacin de la auditoria. La
forma y alcance de esta documentacin se vern influidos por el tamao y

complejidad de la entidad y la naturaleza de la estructura del control interno


de la misma. Por ejemplo, la documentacin de una entidad grande y
compleja, podr incluir diagramas de flujo, cuestionarios o rboles de
decisiones. En cambio en una entidad pequea, la documentacin en forma
de Memorndum, podr ser suficiente.

5. Deficiencia en el diseo de la estructura del control


interno
Como ya se indic las "situaciones a informar", son asuntos que llaman la
atencin del auditor, pues representan deficiencias importantes en el diseo y
operacin de la estructura del control interno, que a su juicio podran afectar
negativamente la
capacidad de la organizacin para registrar, procesar, resumir y reportar
informacin financiera consistente con las afirmaciones de la administracin
sobre
los estados financieros.

30
Los siguientes son ejemplos de posibles "situaciones a informar". Se
presentan agrupadas por tipo de deficiencia y situaciones especficas dentro
de cada una de ellas.
-Diseo inadecuado de la estructura del control interno en general.
- Ausencia de una adecuada segregacin de funciones, acorde con los
objetivos
de control establecidos.
- Falta de revisin y aprobacin adecuada de las transacciones, plizas
contables
o reportes emitidos.

- Procedimientos inadecuados para la evaluacin y aplicacin adecuada de


principios de contabilidad.
- Medidas deficientes para la proteccin de los activos.
- Ausencia de tcnicas de control adecuadas para el tipo de transacciones
efectuadas.
- Fallas en el diseo del sistema para suministrar informacin completa y
correcta, congruente con los objetivos y necesidades de la entidad.

6. Deficiencia en la operacin de la estructura del control interno


-Deficiencias en los controles establecidos para la prevencin y deteccin de
omisiones en la informacin contable.
-Fallas en el suministro de informacin completa y correcta de acuerdo con los
objetivos de la entidad, como consecuencia de omisiones en la aplicacin de
los
procedimientos de control.

3!
-Violacin intencional de los controles establecidos, por parte de personal de
alto
nivel jerrquico.
- Fallas en la proteccin de los activos, contra prdidas, daos o uso indebido
de
los mismos.
- Fallas en la ejecucin de funciones que son parte de la estructura del control
interno, tales como preparacin o revisin oportuna de conciliaciones.
- Aplicacin indebida de principios de contabilidad con la intencin de
distorsionar

la informacin financiera.
- Falta de adhesin a las polticas y procedimientos establecidos por la
Administracin.

32

CAPITULO III: CLASIFICACIN DEL CONTROL


INTERNO
1. Control Interno Administrativo
Los controles administrativos comprenden el plan de organizacin y todos los
mtodos y procedimientos relacionados principalmente con eficiencia en
operaciones y adhesin a las polticas de la empresa y por lo general
solamente
tienen relacin indirecta con los registros financieros.

Incluyen ms que todos controles tales como anlisis estadsticos, estudios de


mocin y tiempo, reportes de operaciones, programas de entrenamientos de
personal y controles de calidad.

En el Control Administrativo se involucran el plan de organizacin y los


procedimientos y registros relativos a los procedimientos decisorios que
orientan la autorizacin de transacciones por parte de la gerencia.

Implica todas aquellas medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la


observacin de polticas establecidas en todas las reas de la organizacin.

Cuando los objetivos fundamentales son:

a) Promocin de eficiencia en la operacin de la empresa.


b) Que la ejecucin de las operaciones se adhiera a las polticas
establecidas por la administracin de la empresa.

34

2. Control Interno Contable


Los controles contables comprenden el plan de organizacin y todos los
mtodos
y procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de
los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros.
Generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y
aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de operacin y
custodia de activos y auditora interna. Cuando los objetivos fundamentales
son:

a) Proteccin de los activos de la empresa.

b) Obtencin de informacin financiera veraz, confiable y oportuna.

El control interno comprende el plan de organizacin y los procedimientos y


registros que se refieren a la proteccin de los activos de la empresa y
consecuentemente a la confiabilidad de los registros financieros que estn
diseados para resumir seguridad razonable de que:

a) Las operaciones que realizan de acuerdo con autorizaciones generales o


especficas de la administracin.

b) Las operaciones se registran:


Para permitir preparacin de estados financieros de conformidad con los
principios de contabilidad generalmente aceptadas, o cualquier otro
criterio aplicable.
Para mantener datos relativos a la custodia de los activos.
c)

El acceso a los activos slo se permitir de acuerdo con las

autorizaciones
de la administracin de la empresa.

35
d) Los datos registrados relativos a la custodia de los activos, son
comparados con los activos existentes durante intervalos razonables,
tomndose las
medidas pertinentes y apropiadas con respecto a cualquier diferencia.

3. Objetivos de un sistema de control interno


El objetivo de un sistema de control interno es prever una razonable seguridad
(ya que esta no puede ser absoluta o total), de que el patrimonio est
resguardado
contra

posibles

prdidas

disminuciones

asignadas

por

los

usos

disposiciones no autorizadas, y que las operaciones o transacciones estn


debidamente autorizadas y adecuadas o apropiadamente registradas, a fin de
permitir o
asegurar:
La preparacin de los estados contables de acuerdo a normas contables.

Reportes o informes de gestin de realidad aceptable.


Es fundamental, que el auditor comprenda los objetivos del control interno y,
dentro de ese entendimiento, pueda separar los objetivos principales que
persiguen los controles fundamentales de aquellos controles de menos
importancia o trascendencia.
El auditor debe saber cules son los objetivos que persigue cada control, o qu
pretende cada control, para poder evaluarlo o entenderlo, y as poder
determinar cundo ese control es efectivo o simplemente no se cumple, lo
que significa que
debe ir a la fuente del control.
Conocer los objetivos del sistema del control interno resulta importante para
poder
controlar el funcionamiento de esta. De forma rutinaria citaremos cuatro:
1- Proteccin de los activos del patrimonio.
2- Obtencin de informacin adecuada.

36
3- Promocin de la eficiencia operativa.
4- Estimular la adhesin a las polticas de la direccin.

4. Entorno de control interno contable


Cada sistema de control contable opera dentro de un conjunto de condiciones
o circunstancias que en su conjunto es lo que se conoce como entorno de

control interno.
Un buen entorno de control interno complementa procedimientos prescritos
de control, incluye tanto factores externos como internos.
Los primeros incluyen condiciones econmicas, de la industria y negocios
actuales, en tanto que los ltimos factores incluyen:

a)

Liderazgo de administracin

a) Estructura organizacional
b) Presupuesto y reportes internos
c)

Auditoria interna

d) Personal
e) Prcticas apropiadas
f)

Circunstancias de la compaa

Estos factores se aplican independientemente si el mtodo de procesamiento


de datos es manual, mecnico o electrnico.

4.1. Liderazgo de organizacin.


La administracin es responsable de establecer un entorno favorable de
control
dentro de la organizacin. El consejo de directores y particularmente su
comit de auditoria y la alta gerencia, debern proporcionar liderazgo al
establecer un nivel

37
elevado de concientizacin respecto al control. La comunicacin de las
polticas de
control, frecuencia y grado de vigilancia del sistema por parte de la
administracin, as como la disposicin de la administracin para excepciones
a controles
prescritos, afectan la actividad potencial de un sistema.

4.2. Estructura organizacional.

Est constituye a un buen entorno de control interno estableciendo un marco


general para planear, coordinar y controlar las operaciones. La estructura
organizacional de una compaa involucra:

Establecer la independencia organizacional de reas funcionales,


divisiones y/o departamentos y
Permitir la asignacin de responsabilidades y delegacin de autoridad
dentro de cada unidad organizacional.

La estructura de una compaa por lo general se presenta dentro de una


grfica de la organizacin u organigrama, la estructura organizacional deber
establecer descripciones de puestos clave dentro de cada unidad.

4.3. Presupuestos y Reportes internos.


Esto proporciona los medios para formular y comunicar los objetivos de la
compaa a travs de la organizacin, proporcionan una base para medir los
resultados contra las metas planeadas.
Los presupuestos debern ser actualizados peridicamente con el fin de que
reflejen las expectativas modificadas de la administracin derivada de
condiciones diferentes y dems factores. Un sistema efectivo de informacin
interno a todos

38
los niveles de administracin se considera esencial para un buen entorno de
control.
Cuando son debidamente elaborados y analizados los reportes internos
proporcionan una base para evaluar la actuacin y la forma de cmo se est
cumpliendo con la responsabilidad delegada, los informes internos debern
ser oportunos y presentados en forma regular.

4.4. Auditoria interna.


Presenta la funcin de evaluacin y contribuye a un buen entorno de control
mediante la vigilancia del funcionamiento de procedimientos prescritos de
control. Una funcin efectiva de auditoria interna podr ayudar a la
administracin a ejercer una supervisin continua sobre el sistema, adems,
podr ofrecer sugerencias constructivas para mejorarlo.

4.5. Personal.
Bsico para un entorno apropiado de control lo ser la calidad y la integridad
del personal que deber llevar acabo los mtodos y procedimientos prescritos.
El personal deshonesto y/o incompetente provocara que la mayor parte de los
procedimientos de control resulten inoperativos. Las personas que ocupan
puestos

de

responsabilidad,

como

los

funcionarios,

los

jefes

de

departamentos, administradores y cajeros, debern ser individuos que tengan


el entrenamiento y experiencia para ejecutar las responsabilidades asignadas
a ellos de una forma eficiente y econmica, adems de capacidad el personal
deber tener altas
normas personales y ticas.

La capacidad e integridad del personal depender bsicamente de las polticas


y
procedimientos, remuneracin, evaluacin de actuacin y ascensos.
39

4.6. Prcticas apropiadas.


Se refieren a medidas miscelneas tomadas por una compaa para crear un
buen entorno de control. Las siguientes prcticas son representativas de
aquellas
ampliamente utilizadas:

Establecer fianzas sobre el personal que ocupe puestos de confianza


(comnmente se llaman afianzamiento de empleados.)
Tener un cdigo por escrito de conducta de funcionarios y empleados y
tal cdigo sealara las normas morales de comportamiento y
prohibiciones
contra actos ilegales.
Poseer una poltica de sealar con toda claridad cuestiones de conflicto
de intereses relacionadas con acciones que se consideran incompatibles
con
los objetivos de la compaa.

Establecer una poltica de vacaciones forzosas para el personal que


ocupa puestos de confianza.

4.7. Circunstancias de la compaa.


Se relaciona factores tales como:
La dispersin geogrfica de sus negocios.
La existencia de subsidiarias total o parcialmente controladas.
La reciente adquisicin de compaas cuyos controles podrn no ser
comparables con los de la empresa.

40
Estas condiciones sugieren que puede existir falta de conformidad de controles
a
travs de una compaa. Este factor podr ser particularmente importante
dentro
de las compaas multinacionales subsidiarias dentro de pases del extranjero.

5. Principios de control interno contable


Para alcanzar los objetivos del control interno contable, un sistema deber
tener
ciertas caractersticas esenciales. Los siguientes seis principios se consideran
bsicos para un sistema efectivo de control contable:

5.1. Separacin de funciones


El objetivo principal de la separacin de funciones se refiere a prevenir y
detectar con rapidez los errores o irregularidades en el desarrollo de las
responsabilidades asignadas. Las funciones se consideran incompatibles,
desde un pinto de vista de control, cuando es posible para una persona
cometer errores o irregularidades en el curso normal de sus funciones sin que
el sistema lo detecte.
La principal aplicacin de este principio se refiere a que la responsabilidad
para ejecutar una transaccin y registrarla, y la custodia de activos resultante
de la transaccin deber ser asignado a diferentes departamentos y personas.

5.2. Procedimientos de autorizacin


El propsito de este principio bsico es asegurarse que las transacciones sean
autorizadas por personal de la administracin actuando dentro del alcance de
su autoridad. Estas pueden ser generales o especificas, las primeras se
refieren a condiciones generales bajo lo cual se autorizan las transacciones, y
sern listas de precios estndar para los productos y polticas de crdito
respecto a las ventas de

41
crdito. Las ultimas de refieren a la autorizacin que se otorga sobre la base de
cada caso individual tales como las inversiones a largo plazo y la emisin de
acciones representativas de capital social.

Los procedimientos de autorizacin se consideran tambin importantes para


restringir acceso a los activos, ya solamente personal autorizado podr
acceder a las reas de almacenamiento de recursos tangibles, tales como
inventarios,
efectivo e inversiones negociables; de manera similar, deber existir cierta
restriccin de acceso a reas de guarda de formas no utilizadas, como seran
los cheques en blanco y los comprobantes o cuentas por pagar, que pudieran
ser utilizadas para un mal uso en los activos.

5.3. Procedimientos de documentacin


Los documentos proporcionan evidencias de que han sucedido ciertas
transacciones, adems de indicar el precio, naturaleza y trminos de la
transaccin. Las facturas, cheques, contratos y boletos de tiempo son
ejemplos de tipos de comunes de documentos. Cuando estos vienen
debidamente formados o
estampados. Tambin proporcionan una base adecuada para fijar
responsabilidades para realizar y contabilizar las transacciones.

Para poder mantener un buen control se recomienda que tales documentos


sean
numerados con anticipacin, porque garantiza que:

1.- Todas las transacciones se registren.


2.- Que ninguna transaccin se registre ms de una vez.
3.- que todos los documentos que se utilicen debern ser conservados.

Los procedimientos de documentacin se preparan para la oportuna


elaboracin
de los documentos por personal operativo y cuando se realizan las
transacciones.
42
Se facilita el registro de transacciones cuando los documentos son tramitados

con
prontitud al departamento de contabilidad, para posteriormente archivarlos de
una
manera ordenada.

5.4. Registros y procedimientos contables


Este principio bsico se centra en el registro de transacciones dentro del
departamento de contabilidad. Los objetivos de este control sern:

1.- que se hagan registros oportunos en los libros de contabilidad.


2.- que se preparen informes oportunos basados en datos contables, los
cuales se
proporcionaran a los usuarios.
Se consideran importantes tanto los procedimientos y manuales de
contabilidad,
como un catalogo de cuentas, ya que este ultimo proporciona la base para la
clasificacin de transacciones y facilita enormemente la elaboracin de
estados
financieros.

5.5. Controles fsicos


Los controles fsicos se refieren a:

Medidas y medios de seguridad para salvaguardar los activos, registros


contables y formas pre impresas no utilizadas.
El uso de equipo mecnico y electrnico en la ejecucin y registro de las
transacciones.
Los medios de seguridad salvaguardadas en el propio lugar, como seria tener
cajas de seguridad y bvedas protegidas contra incendio, as como almacenes

43
bodegas cerradas y protegidas con candados, adems de otras
salvaguardadas
fuera de la empresa tales como bvedas de deposito bancario y almacenes
nacionales de deposito.

5.6. Verificacin interna independiente


Se relaciona con la revisin y de la exactitud y precisin del trabajo de un
empleado por otro empleado. Para que este principio sea efectivo, tres
condiciones debern existir:

El estudio debe ser realizado por un empleado que no tenga relacin y que
sea independiente del personal que originalmente preparo los datos o que
tienen custodia de activos relacionados.
El estudio deber efectuarse con frecuencia ya sea en el total o sobre una
base de muestreo.
Los errores y diferencias se debern comunicar rpidamente a los
empleados involucrados para realizar la accin correctiva. Errores
recurrentes y significativos, as como las incongruencias se debern
reportar a la administracin.

Una verificacin interna independiente puede implicar comparar los registros


contables con los activos existentes (como en el caso de un arqueo de caja o
un recuento fsico de inventarios), contar que las cuentas de control
concuerden con
las sumas de las subcuentas que aparecen en los registros auxiliares.

44

CAPITULO IV: CONTROL INTERNO-OPERACIONES


BSICAS
1. Control Interno de caja y bancos
1.1. Concepto
Es el plan de organizacin entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleos y procedimientos coordinados que tiene por objeto obtener
informacin segura, salvaguardar el efectivo en caja y bancos as como
fomentar la eficiencia de operaciones y adicin de la poltica administrativa de
cualquier empresa.

1.2. Caja
Conjunto de medios legales de pago, representados por dinero, giros postales
y
telegrficos, entre otros, de disposicin libre e inmediata.

1.3. Bancos
Conjunto de medios legales de pago, sustitutos del dinero, representados por
saldos disponibles en cuentas de cheques o depsitos a la vista que se
convierten
en dinero a su prestacin.

1.4. Principios de control interno de caja y bancos


Separacin de funciones de autorizacin, ejecucin, custodia y registro de
caja y bancos.
En cada operacin de caja y bancos deben intervenir cuando menos dos
personas.
Ninguna persona que interviene en caja y bancos, debe tener acceso a los
registros contables que controlan su actividad.

46
El trabajo de empleados de caja y bancos ser de complemento y no de
revisin.
La funcin de registro de operaciones de caja y bancos ser exclusiva del
departamento de contabilidad.

1.5. Objetivos del control interno de caja y bancos


Prevenir fraudes de caja y bancos
Descubrir robos y malversaciones de caja y bancos
Obtener informacin administrativa, contable y financiera confiable de
caja y
bancos
Localizar errores de caja y bancos
Proteger y salvaguardar el efectivo de caja y
bancos Promover la eficiencia del personal de caja
y bancos Detectar desperdicios y filtraciones de
caja y bancos

1.6. Bases de control interno


Entradas
1.- Control para cada origen de entradas a caja y bancos.
2.- Depsito ntegro en instituciones de crdito de todas las entradas a caja.
Salidas
1.- Creacin de un fondo de caja chica.
2.- Pagos por medio de cheques nominativos con firmas mancomunadas.
Existencias
1.- Conciliacin peridica de cuentas de cheques.
2.- Cortes y arqueos de caja peridicos y de sorpresa.
3.- Afianzamiento del personal de caja.

47

1.7. Revisin de la conciliacin en bancos


Revisar que lo que este en la pliza, en el estado de cuenta y en
el documento sea lo mismo.
Revisar los cheques no presentados al cobro durante un perodo
excesivamente largo se investigue el motivo. Despus de 30 das se
cancelan los cheques.
Revisar si las transferencias de los traspasos entre bancos sean
realizados sin demora excesiva.
Revisar donde se realizan las conciliaciones bancarias.
Revisar si realmente esa conciliacin es evaluada por un funcionario.
Si se reporta el resultado de la conciliacin de cada mes y a quienes.

1.8. Control para cada origen de entradas a caja o bancos


Cobros por ventas de contado directo.
Cobros por ventas de contado C.O.D en plaza.
Cobros por ventas de contado C.O.D fuera de plaza.
Cobros por ventas a crdito en plaza.
Cobros por ventas a crdito fuera de plaza.
Una vez realizados los cobros se entregan al cajero quien firma de
conformidad una relacin deber coordinarse y verificarse el deposito
bancario correspondiente. La revisin y verificacin encausara a comprobar
que todos los documentos, cheques y giros, hayan sido depositados
ntegramente en el banco con el que trabaja la empresa, de acuerdo con los
registros y listas correspondientes.
Cobros empleados y deudores: Cuando existan entradas por este concepto
la empresa expedir recibos de caja numerados progresivamente.

48

Entradas diversas a caja: Ventas, regalas, primas de seguros cancelados, ventas de activo

fijo, dividendos, etc., y se expide un recibo de caja. La suma diaria de los recibos ser igual
al ingreso a caja y deposito bancario diario. Deposito integro en instituciones de crdito de
todas las entradas a caja. Se hace al da siguiente hbil de su percepcin, el depsito lo
deber efectuar un empleado ajeno al cajero.
Creacin de un fondo fijo de caja: Con la finalidad de realizar pagos menores que no
excedan al importe mximo establecido por la empresa. Cuando se agote se suman los
comprobantes y se expide un cheque nominativo a cargo del encargado de manejar el
fondo y se realiza el reembolso de caja.
Pago de cheque nominativos con firmas mancomunadas: Como regla general nunca se
expedirn cheques al portador, es decir los pagos se harn por medio de cheques
nominativos con firmas mancomunadas, con lo que la responsabilidad recaer por lo
menos en dos personas, de preferencia funcionarios de alta gerencia ajenos a contabilidad y
a cajeros. Es de hacer mencin quien confirma el pago en el cheque, deber tener una
jerarqua superior a quien revisa y aprueba comprobantes y pago; los comprobantes de
desembolso debern sellarse con la palabra PAGO, para que no sean aprovechados y se
paguen nuevamente.
Conciliacin peridica de cuenta de cheques: Los saldos y estados de cuenta
bancarios debern conciliarse mensualmente, y todas las diferencias y partidas de
conciliacin se investigan y comprueban amplia y satisfactoriamente
Cortes y arqueos de caja peridicos y de sorpresa: Cada da debern cortarse los
registros de caja, con el objeto de conocer la existencia a esa fecha, la cual se comprueba
con arqueos efectuados por funcionarios de empleados ajenos a contabilidad o cajeros.
Cuando se efectan los arqueos sorpresa, se evita que los cajeros manejen indebidamente
los documentos, efectivo y valores de caja,

49
observado una conducta honesta. Cualquier discrepancia se investigara
amplia y satisfactoriamente.

Afianzamiento del personal de caja: El afianzamiento del personal de caja evita


que la empresa sufra perdidas en caso de robo, fraudes, desfalcos y abuso de
confianza por parte de los cajeros, ya que la afianzadora reintegrara el
importe del dano a la empresa. El personal afianzado sabe que en caso de
manejo delictivo la afianzadora denunciara a los tribunales competentes con
la pena correspondiente.

2. Control Interno de Inventarios


2.1. Concepto
Plan de organizaciOn entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados, que tienen por objeto obtener
informaci6n segura, salvaguardar las mercancias, materia prima, productos en
proceso y productos terminados propios, en existencia y de disponibilidad
inmediata, que en el curso normal de operaciones es-tan destinados a la yenta
ya sea en su estado original de compra o despu~s de transformados.

2.2. Inventarios
Conjunto de bienes corp6reos, tangibles y en existencia, propios y de
disponibilidad inmediata para su consumo (materia prima), transformaciOn
(productos en proceso) y yenta (mercancias y productos terminados).

2.3. Principios
1.- separaci6n de funciones de adquisiciOn, custodia y registro contable.
1.- Ninguna persona que interviene en inventarios deber~ tener acceso a los
registros contables que controlen su actividad.
50
3.- El trabajo de empleados de almacn de inventarios ser de complemento y
no
de revisin.

4.- La base de valuacin de inventarios ser constante y

consistente 2.4. Objetivos


1.- Prevenir fraudes de inventarios
2.- Descubrir robos y sustracciones de inventarios.
1.- Obtener informacin administrativa, contable y financiera confiable de
inventarios.
3.- Valuar los inventarios con criterio razonable, consistente y conservador.
4.- Proteger y salvaguardar los inventarios.
5.- Promover la eficiencia del personal de almacn de inventarios.
6.- Detectar desperdicios y filtraciones de inventarios.

2.5. Valuacin de Inventarios


Los inventarios de mercancas, materia prima, productos en proceso y
productos
terminados se valan generalmente a precio de costo o mercado, el que sea
ms bajo. Ahora bien el precio de costo puede ser de adquisicin y de
produccin. El costo de adquisicin, conocido tambin como costo de compra,
puede ser costo promedio, costo PEPS (primeras en entrar, primeras en salir),
costo UEPS (ltimas en entrar, primeras en salir), costo especfico, etc. El
costo de produccin, conocido tambin como costo de fabricacin o
transformacin, puede ser
absorbente y marginal a su vez, puede ser de costo histrico, costo estimado
y costo estndar.

Precio de mercado, aquel que permite reponer el inventario en una fecha


determinada; es aplicable nicamente cuando es inferior al precio de
costo.

51

Costo de adquisiciOn. El costo de compra de mercancias, materias


primas, materiales, etc. Se forma por el precio neto de factura m~s los
gastos de compra.

Costo promedio, cuando se divide la suma del importe del inventario


inicial m~s el costo de compra de cada articulo, entre la suma de
unidades compradas m~s las unidades de inventario inicial.

Costo PEPS, se basa en que los primeros articulos que entren en el


almac~n son los primeros que salen, por lo que a las existencias est~n
representadas por las Oltimas entradas y est~n valuadas a los Oltimos
precios de adquisiciOn.

Costo UEPS, se basa en que los Oltimos articulos que entran en el


almacen son los primeros en salir por lo que las existencias est~n
representadas por las primeros entradas en el almac~n y est~n
valuadas a los precios unitarios de adquisiciOn m~s antiguos.
El movimiento y manejo fisico tiene que coincidir can las capas del
inventario en las que estan valuadas las existencias.

Costo Especifico. Es aquel valor del costo, que puede ser claramente
identificable can un producto, departamento, centro de costo, o en
general con un objetivo del costo.

Costo de producciOn Absorbente, formada por el costo de los materiales


directos o materia prima, salarios directos y cargos indirectos fijos y
variables de producci6n que requiere la fabricaci6n de un articulo.

Costo de Producci6n Marginal, formado por el costo de los materiales


directos o variables, salarios directos o variables y cargos directos o
variables de producciOn que requiere la fabricaci6n de un articulo; esta
base de valuaciOn de inventarios tambi~n recibe el nombre de costos
de producci6n variable y costo o costeo directo de producciOn.

52
Costo histrico, se determina y conoce cuando termina el periodo,
ejercicio o proceso de fabricacin; las hojas de costos de la empresa

indicarn el precio para valuacin del inventario de produccin en


proceso y produccin terminada; esta base de valuacin tambin recibe
el nombre de costo real, pudiendo ser absorbente o marginal.
Costo Estimado, son la tcnica ms rudimentaria de los Costo
Predeterminados, pero muy necesaria, ya que su clculo u obtencin se
basa en la experiencia habida, en el conocimiento ms o menos amplio
del costo que se desea predeterminar, y quiz en algunas partes se
empleen mtodos cientficos, pero de ninguna manera en su totalidad.
En las condiciones anteriores, El Costo Estimado indica lo que puede
costar algo, motivo por el cual dicho dato se ajusta al Costo Histrico o
Real, ya que el pronstico se realiz sobre bases empricas, referidas a un
periodo precisado.
Costo Estndar, consiste en establecer los costos unitarios y totales de los
artculos a elaborar por cada centro de produccin, previamente a su
fabricacin, basndose en los mtodos ms eficientes de elaboracin y
relacionndolos con el volumen dado de produccin. Son costos objetivos
que deben lograrse mediante operaciones eficientes.

3. Control Interno de Compras


3.1. Concepto
Es el plan de organizacin entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tienen por objeto obtener
informacin segura, oportuna y confiable, as como promover la eficiencia de
operaciones de adquisicin o compra.

53

3.2.

Principios
La funciOn de registro de operaciones de compras sera exciusiva del

departamento de contabilidad.

El trabajo de los empleados del departamento de compras sera de


complemento y no de revision.

NingOn empleado del departamento de compras debe de tener acceso a


los registros de contabilidad.

Separaci6n de funciones de adquisiciOn, pago y registro de compra.

3.3. Objetivos

Obtener informaciOn confiable, veraz y oportuna que ayude a una buena


toma de decisiones.

Prevenir fraudes en compras por favoritismo en contabilidad.

Promover la eficiencia del personal de compras.

Localizar errores administrativos, contable y financieros.

4. Control Interno de Ventas


4.1. Concepto
Plan de organizaciOn entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados
y procedimientos coordinados, que tienen por objeto obtener informaci6n
segura, oportuna, confiable y promover la eficiencia de operaciones de yentas.

4.2. Principios

Separaci6n de funciones de yentas, cobro y registro en contabilidad

Ninguna persona que interviene en yentas debe tener acceso a los


registros contables que controlen su actividad.

54
El trabajo de empleados que intervienen en ventas, ser de complemento
y no de revisin.
La funcin de registro de operaciones de ventas ser exclusiva del

departamento de contabilidad.

4.3. Objetivos
Prevenir fraudes en ventas
Localizar errores administrativos, contables y financieros.
Obtener informacin segura, oportuna y confiable en
ventas. Promover la eficiencia del personal en ventas.

4.4. Bases de control


Ventas de contado
Directo
C.O.D. en plaza
C.O.D. fura de plaza
Ventas a crdito
* En plaza
* Fuera de plaza
Registro de contabilidad
Ajustes a ventas y clientes

CAPITULO V
1. Evaluacin preliminar del control interno

55

Aun cuando en esta etapa no se han probado los controles internos y, por lo
tanto,
cualquier decisin preliminar, el auditor deber primeramente

a) Comprender el ambiente de control establecido por la Administracin para


detectar errores potenciales.
a) Describir y verificar su comprensin de los procedimientos de control
de la Administracin, incluyendo aquellos relativos a la evaluacin de
riesgos.
b) Conocer los procesos de mayor riesgo de la entidad y evaluar su
importancia.
b) Evaluar el diseo de los sistemas de control en los procesos de mayor
riesgo, para determinar si es probable que sean eficaces para prevenir o
detectar y corregir los errores potenciales Identificados.
c) Formarse un juicio sobre la confianza que podr depositarse en el control
que ser evaluado.
Una vez que el auditor ha adquirido un conocimiento general de la estructura
de control interno, estar capacitado para decidir el grado de confianza que
depositar en los controles existentes, para la prevencin y deteccin de
errores potenciales Importantes, o bien, definir si directamente los objetivos de
auditoria se pueden alcanzar de manera ms eficiente y efectiva a travs de la
aplicacin de pruebas sustantivas.

La evaluacin final de los procedimientos de control seleccionados, se har


despus de llevar a cabo las pruebas de cumplimiento de dichos controles.

57

2. El procesamiento electrnico de datos (PED) al evaluar


la estructura del control Interno

Por la importancia que han adquirido los sistemas de PED en la Informacin


contable. Por el volumen de operaciones procesadas en ellos, as como por la
prdida de huellas visibles y concentracin de funciones contables que
frecuentemente se dan en un ambiente de este tipo, el auditor debe conocer,
evaluar y, en su caso, probar el sistema de PED como parte fundamental del
estudio y evaluacin del control interno y documentar adecuadamente sus
conclusiones sobre su efecto en la informacin financiera y el grado de
confianza
que depositar en los controles.

3. Pruebas de cumplimiento y evaluacin final


La finalidad de las pruebas de cumplimiento es reunir evidencia suficiente para
concluir si los sistemas de control establecidos por la Administracin
prevendrn, detectarn y corregirn errores potenciales que pudieran tener un
efecto importante en los estados financieros. Esta conclusin permite confiar
en el control como fuente de seguridad general de auditora y disminuir el
alcance de las pruebas sustantivas.

Las pruebas de cumplimiento estn diseadas para respaldar la evaluacin de


la aparente confiabilidad de procedimientos especficos de control. La
evaluacin se har determinando si los procedimientos de control estn
funcionando de manera efectiva, segn se disearon, durante todo el periodo.
Estas pruebas pueden implicar el examen de documentacin de transacciones
para buscar la presencia o ausencia de atributos especficos (controles
detectivos).

58
Al efectuar una prueba de cumplimiento en una muestra de transacciones
seleccionadas,

se

puede

determinar

una

tasa

maxima

estimada

de

desviaciones y asi Ilegar a una conclusion sobre la eficacia de los

procedimientos de control durante el periodo examinando.


Ademas de las pruebas que se describen, es necesario establecer por
indagaciOn y observaciOn e inspecciOn de documentaciOn, la forma en que la
AdministraciOn se ha asegurado que el sistema de control continua operando
efectivamente, a pesar de posibles cambios en el medio ambiente.
Los procedimientos de auditoria podria variar si como resultado de las pruebas
de cumplimiento presentan debilidades o desviaciones a los procedimientos de
control.

4. ComunicaciOn de situaciones a Informar


En virtud de que las expectativas de los usuarios con respecto a la
responsabilidad del auditor para informar por escrito sobre debilidades o
desviaciones relacionadas con la estructura del control interno se han
incrementado, ha sido necesario definir las situaciones a informar, asi como la
forma y contenido de dicho informe.

Durante el curso de su trabajo, el auditor debe estar al tanto de los asuntos


relacionados con el control interno que puedan ser de interes para el cliente,
los cuales se identifican como 'situaciones a informar". Estas situaciones son
asuntos que Ilaman la atenci6n del auditor y que en su opini6n deben
comunicarse al cliente, ya que representan deficiencias importantes en el
disefio u operaciOn de la estructura del control interno, que podrian afectar
negativamente la capacidad de la organizaci6n para registrar, procesar,
resumir y reportar informaci6n financiera uniforme con las afirmaciones de la
AdministraciOn en los estados financieros. Tales deficiencias pueden incluir
diferentes aspectos del control interno.

59
Esta comunicacin se debe hacer con personas de alto nivel de autoridad y
responsabilidad, tales como el consejo de administracin, el dueo de la
entidad o con quienes haya contratado al auditor, preferentemente por escrito,

y deber ser documentada en los papeles de trabajo.

El objetivo del auditor en una auditoria es emitir una opinin sobre los estados
financieros de la entidad, por lo que no tiene la obligacin de investigar y
encontrar "situaciones a informar". Sin embargo, debe estar al tanto de ellas a
travs de la evaluacin de los elementos de la estructura del control interno,
de la aplicacin de procedimientos de auditoria sobre saldos o transacciones o
de alguna otra manera dentro del curso de la revisin.

El juicio del auditor con respecto a las 'situaciones a informar" varia en cada
trabajo, y est influenciado por la naturaleza y extensin de los procedimientos
de auditoria y otros factores, tales como el tamao de la entidad, su
complejidad y la naturaleza y diversificacin de sus actividades.
Como parte de su trabajo, el auditor debe, adems, proporcionar sugerencias
que permitan mejorar la estructura de control interno existente, y en el caso,
de que el auditor identifique asuntos que a su juicio no sean estrictamente
situaciones a informar o bien, sean poco importantes, tendr que decidir si
comunica o no estos asuntos en beneficio de la administracin.

La existencia de "situaciones a informar", con relacin al diseo y operacin de


la estructura del control interno, representa una decisin consciente de la
gerencia, en donde sta deber comparar el grado de riesgo que implica dicha
debilidad contra los costos a incurrir necesarios para implementar las medidas
correctivas y, por lo tanto, es responsabilidad de la gerencia tomar las
decisiones con respecto a los costos a ser incurridos y los beneficios
relacionados.

60
Para que la AdministraciOn tenga conocimiento de tales deficiencias y de sus
posibles riesgos, el auditor debe decidir cuando es necesario reportar un
asunto peri6dicamente o, en su caso, debera evaluar si a causa de cambios en

la gerencia o simplemente por el paso del tiempo, es apropiado y oportuno


reportar tales asuntos nuevamente.

5. Metodos para evaluar el control interno


Existen los siguientes rn~todos para la documentar el conocimiento del
Control Interno por parte del auditor, los cuales no son exclusivos y pueden ser
utilizados en forma combinada para una mejor efectividad.

5.1. Metodo Descriptivo


Consiste en la narraci6n de los procedimientos relacionados con el control
interno, los cuales pueden dividirse por actividades que pueden ser por
departamentos, empleados y cargos o por registros contables.
La descripci6n debe hacerse de manera tal que siga el curso de las
operaciones en todas las unidades administrativas que intervienen, nunca se
practicara en forma aislada o con subjetividad.
Detallar ampliamente por escrito los rn~todos contables y administrativos en
vigor, mencionando los registros y formas contables utilizadas por la empresa,
los empleados que los manejan, quienes son las personas que custodian
bienes, cuanto perciben por sueldos, etc.
La informaci6n se obtiene y se prepara segLin lo juzgue conveniente el
Contador POblico, por funciones, por departamentos, por algOn proceso que
sea adecuado a las circunstancias.

61
Una descripcin adecuada de un sistema de contabilidad y de los procesos de
control relacionados incluye por lo menos cuatro caractersticas:

Origen de cada documento y registro en el sistema.

Cmo se efecta el procesamiento.


Disposicin de cada documento y registro en el sistema.
Indicacin de los procedimientos de control pertinentes a la evaluacin de
los riesgos de control
Ventajas
El estudio es detallado de cada operacin con lo que se obtiene un mejor
conocimiento de la empresa.
Se obliga al contador pblico a realizar un esfuerzo mental, que
acostumbra al anlisis y escrutinio de las situaciones establecidas.
Desventajas
Se pueden pasar inadvertidos algunas situaciones anormales.
No se tiene un ndice de eficiencia.

5.2. Mtodo Grfico


Consiste en la preparacin de diagramas de flujo de los procedimientos
ejecutados en cada uno de los departamentos involucrados en una operacin.
Un diagrama de flujo de control interno consiste en una representacin
simblica y por medio de flujo secuencia) de los documentos de la entidad
auditada. El diagrama de flujo debe representar todas las operaciones,
movimientos, demoras y procedimientos de archivo concernientes al proceso
descrito. Este mtodo debe
incluir las mismas cuatro caractersticas del mtodo grfico enunciadas
anteriormente.

62
5.2.1. Existen dos tipos de graficas de organizaciOn

Cartas Maestras.
Cartas suplementarias

Las cartas maestras presentan las relaciones existentes entre los principales
departamentos.
Las cartas suplementarias muestran cada una, la estructura de departamento
en forma mas detallada.
Ventajas

Proporciona una rapida visualizaciOn de la estructura del

negocio. Desventajas

Perdida de tiempo cuando no se esta familiarizado a este sistema o no


cubre las necesidades del Contador PUblico.

Dificultad para realizar pequenos cambios o modificaciones ya que se


debe elaborar de nuevo.

Se recomienda como auxiliar a los otros metodos.

5.3. Mbtodo de Cuestionarios


Basicamente consiste en un listado de preguntas a traves de las cuales se
pretende evaluar las debilidades y fortalezas del sistema de control interno.
Estos cuestionarios se aplican a cada una de las areas en las cuales el auditor
dividi6 los rubros a examinar. Para elaborar las preguntas, el auditor debe
tener el conocimiento pleno de los puntos donde pueden existir deficiencias
para asi

63
formular la pregunta clave que permita la evaluacin del sistema en vigencia
en la
empresa.
Generalmente el cuestionario se disea para que las respuestas negativas
indiquen una deficiencia de control interno. Algunas de las preguntas pueden

ser de tipo general y aplicable a cualquier empresa, pero la mayora deben ser
especficas para cada organizacin en particular y se deben relacionar con su
objeto social.

Ventajas
Representa un ahorro de tiempo.
Por su amplitud cubre con diferentes aspectos, lo que contribuye a
descubrir si algn procedimiento se alter o descontinu.
Es flexible para conocer la mayor parte de las caractersticas del control
interno.
Desventajas
El estudio de dicho cuestionario puede ser laborioso por su extensin.
Muchas de las respuestas si son positivas o negativas resultan
intrascendentes si no existe una idea completa del porque de estas
respuestas.

6. Estudio y Evaluacin del control interno por ciclos de


transacciones
Consiste en identificar, por parte del auditor, ciclos de transacciones cuyo
control interno estar sujeto a revisin y evaluacin. Esta identificacin incluye
el determinar las funciones aplicables a cada ciclo con base en las
caractersticas especficas del mismo.

64

6.1. Ciclo de Ingresos


El ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se
requieren Ilevar a cabo para cambiar por efectivo, can los clientes, sus
productos o servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los
clientes, el embarque de los productos terminados, el use por los clientes del
os servicios que presta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a

clientes y recibir de estos el efectivo. En virtud de que ciclo de ingresos es el


ciclo en que el control fisico y el derecho de propiedad sobre los recursos se
vendes, la determinaci6n del costo de yentas es una funci6n contable que
puede identificarse con el ciclo de ingresos.
Las funciones tipicas de un ciclo de ingresos son:

Otorgamiento de cr~dito

Toma de pedidos

Entrega o embarque de mercancia y/o prestaci6n del servicio

Facturaci6n

ContabilizaciOn de comisiones

ContabilizaciOn de garantias

Cuentas por cobrar

Cobranza

Ingres del efectivo

Ajuste a facturas y/o notas de cr~dito

DeterminaciOn del costo de yentas

6.1.1. Asientos Comunes

Las yentas

Costo de yentas

Ingresos de Caja

Devoluciones y rebajas en yentas

65
Provisiones para cuentas dudosas.
6.1.2. Formas y Documentos Vitales
Pedidos
rdenes y Conocimientos de Embarque
Facturas de Venta

Recibos
Avisos de remesas de fondos
Cheques
Cintas de mquinas registradoras
Depsitos bancarios

6.2. Ciclo de Compras


El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que se
requieren llevar a cabo para:
La adquisicin de bienes, mercancas y servicios
El pago de las adquisiciones anterior
Clasificar, resumir e informar lo que se adquiri y lo que se pago
El ciclo de compras contiene la adquisicin y el pago de:
Inventarios
Activo fijo
Servicios externos
Suministros o abastecimientos
En este ciclo se clasifica la adquisicin de los recursos antes mencionados
entre diversas cuentas de activo y de resultados. En virtud de que existen
diferencias en tiempo entre la recepcin del os recursos y el pago de los
mismos, deben

considerarse tambien como parte de este ciclo las cuentas por pagar y los
pasivos acumulados derivados de la adquisiciOn de dichos recursos.
Las funciones tipicas de compras son:

SelecciOn de proveedores

PreparaciOn de solicitudes de compra

Fund& especifica de compras

Recepci6n de mercancias y suministros

Control de calidad de mercancias y servicios adquiridos

Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados

Desembolso de efectivo.

6.2.1. Asientos Comunes

Compras

Desembolsos de efectivo

Ajustes, distribuciOn de cuentas

Pagos anticipados.

6.2.2. Formas y Documentos Vitales

Solicitud de compra, Ordenes de compra

Documentos de recepci6n

Facturas de proveedores

Notas de debit y credito

Solicitudes de cheques

Cheques

Autorizaciones para desembolsos.

67

6.3. Ciclo de Produccin


Las funciones del ciclo de produccin manejan recursos tales como inventarios,
propiedades y equipos depreciables, recursos naturales existentes, seguros
pagados por adelantado y otros activos no monetarios que se tienen para
usarse

en el negocio.
En un negocio de manufactura, montaje proceso, la actividad mas importante
del ciclo de produccin es la obtencin de un artculo terminado mediante el
uso de
los recursos adquiridos con ese propsito: materiales, mano de obra directa y
elementos de costos indirectos.
El ciclo de produccin de una empresa de esa clase incluira el proceso y
movimiento de todos los recursos relacionados con los inventarios, hasta que
los
productos terminados se transfieren a su almacn respectivo. Los embarque a
clientes son parte del ciclo de ingresos.
Las industrias usan distintos mtodos de contabilidad para determinar el costo
de
los productos fabricados o vendidos. Muchos fabricantes utilizan sistemas
sofisticados de costos para valuar los recursos que se ponen en produccin, los
artculos producidos y las mercancas vendidas.
Las funciones tpicas de un ciclo de produccin son:
Contabilidad de costos
Control de fabricacin
Administracin de inventarios
Contabilidad de inmuebles, maquinaria y equipo.

68

6.4. Ciclo de NOminas


El ciclo de nominas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere
Ilevar a cabo para:

La contrataciOn y utilizaciOn de mano de obra

El pago de mano de obra

Clasificar, resumir e informar lo que se utilizo y pago de mano de obra

El ciclo de nominas contiene la contratacibn, utilizaciOn y pago de servicios


personales como por ejemplo nomina de mano de obra directa, mano de obra
indirecta, ejecutiva, administrativa, etc.
En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepciOn de los
servicios del personal y el pago de los mismos, est~n relacionados como parte
de este ciclo de las cuentas por pagar y pasivos acumulados derivados de la
obtenci6n de dichos recursos.
Las funciones tipicas de nominas son:

Reclutamiento y selecciOn de personal

Contrataci6n de personal

Llevar las relaciones laborales

Prepara informes de asistencia

Registro, informaci6n y control de la n6mina

Desembolso de efectivo

PromociOn y evaluaciOn de personal

69
6.4.1. Asientos comunes
Nminas pagadas
Beneficios de empleados
Distribuciones de mano de obra

Ajustes de nmina
Pagos anticipados
6.4.2. Formas y documentos vitales
Solicitud de empleo
Entrevista y pruebas
Seleccin preliminar
Exmenes fsicos
Contratos de trabajo
Aviso de promocin
Aviso de aumento salarial
Despido de personal
Liquidacin al personal.

6.5. Ciclo de Tesorera


El ciclo de Tesorera de una empresa incluye aquellas funciones que tratan
cobre la estructura y rendimiento del capital.
Las funciones del ciclo de Tesorera se inician con el reconocimiento que las
necesidades de efectivo, continan con la distribucin del efectivo disponible a
las operaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolucin del
efectivo a los inversionistas y a los acreedores.

70
Las funciones tipicas de un ciclo de Tesoreria podrian ser:
Relaciones con sociedades financieras y de cr~dito
Relaciones con accionistas
Administraci6n del efectivo y las inversiones

AcumulaciOn, cobro y pago de intereses y dividendos


Custodia fiscal del efectivo y los valores
AdministraciOn de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiarios.

6.5.1. Asientos Comunes

Incurrir en deudas y pagarlas


Emitir y retirar acciones
Adquirir y vender acciones de tesoreria.

6.5.2. Formas y Documentos vitales

Certificados o titulos de acciones


Documentos por pagar
EmisiOn de obligaciones
Acciones, bonos y otros de inversion
Convenios para plan de beneficios
Cheques de dividendos e intereses.

71

CAPITULO VI: CONTROL INTERNO MODELO


AMERICANO COSO
1. Sntesis

En septiembre de 1992 el comit de Organizaciones Patrocinadoras de la


Comisin Treadway en los Estados Unidos, public el documento denominado
Control Interno- Marco Integrado, mejor conocido como el Modelo de Control
COSO, por Las siglas en ingls de Comit (Committee of Sponsoring
Organizations of the Tradeway Commission). A partir de tal publicacin,
diversos pases, reconociendo la importancia y utilidad del documento, se
dieron a la tarea de buscar su aplicacin tanto en empresas privadas como en
organizaciones gubernamentales.

1. Concepto
El control interno es un proceso... efectuado por la junta directiva de la
entidad, por la administracin y por otro personal... diseado para proporcionar
a la
administracin un aseguramiento razonable con respecto al logro de los
objetivos en la Efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la
informacin
financiera y cumplimiento de las leyes y
ordenamientos. El control interno es:
El corazn de una organizacin.
La cultura, las normas sociales y ambientales que gobiernan a la misma.
Los procesos de negocio, los mecanismos por medio de los cuales una
organizacin proporciona bienes y/o servicios de valor agregado.
La infraestructura, entendiendo dentro a los sistemas, la tecnologa de
informacin, las facilidades, las polticas y los procedimientos.

73
Modelo. Los modelos enfocan ciertas partes importantes de un sistema (por lo
menos, aquella que le interesan a un tipo de modelo especifico), restandole
importancia a otras.

Modelo de control. Un m~todo para controlar un proceso que tiene condiciones

de operaciOn, una o mas entradas, y una o mas producciones, el proceso


define parametros de una o mas producciones

Elementos que integra un modelo de control.

a) Conciencia de control y estilo operativo. La conciencia de control es la


importancia que la administraci6n le da al control interno y la actitud que
toma para que funcionen los controles establecidos asi como la difusi6n de
la importancia y el respeto a los mismos.

El estilo operativo lo determinan la integridad, motivaciOn, competencia,


habilidades, capacidad y aptitud que posea la administraci6n, adernas de que
en cada puesto clave se encuentre la persona indicada para desarrollar el
puesto adecuadamente.

a) Integridad y valores eticos. El consejo de administraciOn y el comite de


auditoria

deben

mantener

un

principio

~tico

en

la

organizaciOn,

proporcionando guias para la conducta apropiada, invalidando oportunidades


para conductas no eticos e impartiendo la disciplina correspondiente.

Los objetivos y la manera como se logren estan basados en preferencias,


juicios de valor y estilos administrativos. Tales preferencias y juicios de valor
trasladados

modelos

de

conducta

reflejan

la

integridad

de

los

administradores y su compromiso con los valores eticos.

74
c) Participacin de la direccin y del comit de auditora en la vigilancia de la
entidad. El ambiente de control es afectado por el consejo de administracin y
el
comit de auditora, quienes mediante sus evaluaciones y sugerencias, pueden
contribuir a un entorno ms seguro y confiable.

3. Anlisis
El primer aspecto clave es que el control interno se define como un
proceso. Por lo cual, los controles internos no deben ser sucesos,
mecanismos o funciones que conjuntamente logren algn fin o resultado
como un sistema integrado de materiales, equipo, mtodos y personas.

La siguiente fase del concepto, efectuado por la junta directiva, la


administracin y otro personal de la entidad, indica que el control interno se
encuentra sobre las personas. Ninguna organizacin puede conocer todos
sus riesgos y exposiciones en algn tiempo determinado y desarrollar
controles para cubrir todos y cada uno de stos. Las personas de la
organizacin, por lo tanto, deben de estar consientes de la evaluacin de
los riesgos y de los controles para encontrarse en una posicin que los
ayude a responder apropiadamente.

El tercer aspecto, diseado para proporcionar a la administracin un


aseguramiento razonable, indica la importancia del entendimiento de las
limitaciones de control. No se pueden esperar controles internos para
prevenir
cada problema, cubrir cada problema o permitir la satisfaccin organizacional.

Indiscutiblemente el aspecto ms importante de esta definicin es con


respecto
al logro de los objetivos. Los controles internos no son restricciones, pero si
facilitan el proceso que permite o promueve el logro de objetivos al cubrir
los riesgos asociados con stos. No slo existes objetivos respecto a los
reportes

75
financieros o respecto al cumplimiento de regulaciones, sino tambien con
respecto a las regulaciones para manejar el negocio.
Esta vision de control eleva la importancia de la evaluaciOn de los

controles, y mejora de los controles internos, asi como tambien los hace
responsabilidad de todos.

4. La estructura del control interno


La estructura integrada identifica cinco componentes de control interno, y
lo mas importante, ilustra la union entre dichos componentes. Tambien
muestra la forma en que la estructura de control atraviesa las tres
categorias de objetivos de una entidad:
n Operaciones eficientes
n Reporte financiero exacto

Cumplimiento de regulaciones

Los cinco componentes del control interno son:


n Ambiente de control
n EvaluaciOn de riesgos
n Actividades de control
n InformaciOn y comunicaciOn

Monitoreo

Operan a lo largo de todos los aspectos de una organizaciOn. Debido a que


estos componentes forman un sistema integrado, las fortalezas en un area
pueden compensar las debilidades en otra, proporcionando un nivel apropiado
de control para los riesgos a que se enfrente la organizaciOn. A continuaciOn
analizamos con mayor detalle los cinco componentes de control interno.

76

4.1. Ambiente de Control


El ambiente de control se encuentra en funcin de la integridad y competencia

del personal de una organizacin, por lo que tener una tica slida tambin es
esencial en los negocios.
Los valores ticos son los elementos esenciales del ambiente de control, que
afectan a otros componentes del mismo.
La efectividad de los controles internos no puede surgir sobre la tica y los
valores
de los individuos que los crean, administran o monitorean.

La necesidad de empleados competentes es obvia, particularmente en


ambiente de tecnologa de informacin. No se puede esperar que las personas
que no cuentan con una buena capacitacin o que no saben qu hacer en una
crisis apoyen y promuevan los controles, ya que se encuentran demasiado
ocupados con slo tratar de realizar su trabajo.

La administracin necesita especificar los niveles de competencia para los


trabajos particulares y traducir dichos niveles en requisitos de conocimientos y
habilidades, por medio de buenas prcticas de contratacin y capacitacin.

El ambiente de control se encuentra influenciado grandemente por el grado,


hasta
el cual los empleados entiendan que sern responsables de sus acciones.

Y es recomendable que el rea de recursos humanos enve mensajes a los


empleados con respecto a los niveles esperados de actuacin y conducta. El
ambiente de control es sin discusin el componente ms importante del
proceso de control.

77

4.2. EvaluaciOn de riesgos


Las organizaciones de todos los tamanos se enfrentan a un sinnOmero de

riesgos desde fuentes internas y externas. La evaluaciOn de riesgos es la


identificaciOn y analisis de aquellos que se relacionan con el logro de los
objetivos, formando una base para determinar la forma en que deben
manejarlos. Aunque tomar riesgos prudentes es necesario para crecer, la
administraci6n debe identificarlos y analizarlos, cuantificar su magnitud, y
proyectar su probabilidad y sus posibles consecuencias.

Consideramos que hoy en dia se debe prestar especial atenci6n a:

n Los avances tecnolOgicos


n Los ambientes operativos en cambio
n Las nuevas lineas de negocio
n La restructuraciOn corporativa
n La expansion o adquisiciOn de operaciones extranjeras
n El personal de nuevo ingreso
n El crecimiento rapido.

Por la naturaleza dinamica de dichos factores, la evaluaciOn de riesgo no


puede ejercerse una sofa vez sino que debe ser un proceso continuo.

Los procesos de evaluaciOn de riesgos deben ser percibidos, permitiendo a la


administraciOn anticipar los nuevas riesgos y tomar las medidas apropiadas. El
enfoque no se encuentra en el use de una metodologia de evaluaciOn de
riesgos en particular, sino en la realizaciOn de la evaluaciOn de riesgos como
una parte natural del proceso organizacional de planeaci~n.

78

4.3. Actividades de control


Las actividades de control deben encontrarse integradas dentro del proceso de
la evaluacin de riesgos. Una vez que los riesgos hayan sido analizados, la

administracin desarrolla actividades de control que deben ser realizadas


apropiada y oportunamente. Se aseguran que se tomen las acciones
necesarias para cubrir los riesgos que afecten el logro de los objetivos.

Las actividades de control ocurren a lo largo de la organizacin, en todos los


niveles y todas las funciones, incluyendo los procesos de aprobaciones,
autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisin de actuacin operativa,
etctera.
Las actividades de control se clasifican como sigue:
Controles preventivos
Controles de deteccin
Controles correctivos
Controles manuales o de usuario
Controles cmputo o de tecnologa de
informacin Controles administrativos.
Cualquiera que sea el esquema de clasificacin utilizado, las actividades de
control deben ser las apropiadas para minimizar los riesgos. Existe una gama y
una variedad de actividades de control especficas que los empleados realizan
cada da para asegurarse de que la compaa se adhiera a los planes de accin
y al seguimiento con respecto de los objetivos.

Los tipos de actividades de control. Existen varias posibilidades diferentes con


respecto a las actividades de control particulares. Lo importante es que se
combinen para formar una estructura coherente de control.

79
Los controles de procesamiento de tecnologia de informaciOn incluyen una
variedad de actividades de controles de aplicaciOn y de tecnologia de
informaciOn, tanto programada como basada en el usuario, las cuales se
realizan para revisar la exactitud, totalidad y autorizaci6n de las transacciones.
Ejemplos:

Procesamiento de cr~ditos y autorizaciOn en linea.

Reportes de excepci6n y su seguimiento.

n Consideraciones de seguridad y controles de acceso.

Los controles fisicos aseguran que el equipo de cOnnputo, los inventarios,


valores, obligaciones y titulos, el efectivo y otros activos se encuentran
seguros fisicamente, y sean contados peri6dicamente y conciliados con los
montos que se mantengan en los registros de control. Ejemplos:
n Las cuentas de inventario para todas las computadoras personales en
una organ izaciOn.
n La salvaguarda de los activos como computadoras notebooks, que
pueden robadas f~cilmente.
n Las actividades de control de la administraciOn de alto nivel
generalmente
son revisiones de los reportes y de otra informaci6n, la cual puede
incluir:
a) Seguimiento de las iniciativas principales, como el desarrollo de
sistemas.
b) Anblisis de cifras reales contra las presupuestadas.
La administraciOn de actividades normalmente se refiere a la revision de la
administraciOn de los reportes de actuaciOn, como:

n Productividad

Flujos diarios de efectivo

Conformidad, etc.

80
Los indicadores de actuacin se refieren a los datos utilizados en el reporte de
cierta informacin financiera y operacional clave, que sea analizada para
identificar las reas en que los objetivos se encuentren en peligro de no ser
alcanzados. Ejemplos de esto, incluyen:

n Las variaciones en el precio de compra.


El porcentaje de recuperacin.
La calidad del producto.

Es posible que las compaas se encuentren demasiado controladas hasta el


punto en que las actividades de control impidan las operaciones eficientes,
disminuyendo la calidad del sistema de control.

Por ejemplo, un proceso de aprobacin que requiera varias firmas diferentes


puede ser no tan efectivo como un proceso que requiera de una o dos firmas
autorizadas de los funcionarios con esa responsabilidad, que realmente revisen
lo que estn aprobando antes que lo firmen. Al dividir la responsabilidad entre
varias personas, la responsabilidad y confianza, as como tambin el nivel de
control puede disminuir. El nmero absoluto de las actividades de control o los
participantes no necesariamente aseguran un sistema de control de calidad.

4.4. Informacin y Comunicacin


La base de la estructura de control es la calidad de la informacin y de las
comunicaciones. Se debe desarrollar la informacin relevante, y se debe
comunicar oportunamente sobre una forma que permita a las personas
entender y realizar sus responsabilidades.

81
Los aspectos principales de informacin y comunicacin incluyen:

Los sistemas de informacin


La delegacin de las responsabilidades de control
La comunicacin organizacional
La comunicacin externa.

4.5. Monitoreo
Los controles internos deben ser monitoreados constantemente para
asegurarse de que el proceso se encuentra funcionando como se pretende.
Esto es
extremadamente importante porque los factores internos y externos cambian
continuamente, por los que los controles que una vez fueron apropiados y
efectivos, pudieran ya no ser los adecuados.

Alcance y frecuencia del monitoreo. El alcance y frecuencia de las actividades de


monitoreo depende de que los riesgos sean controlados, y del nivel de
confiabilidad de la administracin con respecto al proceso de control.
El monitoreo de los controles internos puede ser logrado por medio de las
actividades continuas, que se construyan en los procesos de negocio y de las
evaluaciones por separado de la administracin, de auditora interna o de
partes externas.

Las actividades de monitoreo continuas que examinen la efectividad del


control
interno incluyen actividades regulares de administracin y supervisin,
conciliaciones y otras acciones de rutina.

82

5. ReestructuraciOn de los controles internos


Existe la necesidad de que los altos ejecutivos de varias organizaciones tomen
una posiciOn proactiva, y evalCien y reestructuren los controles internos
comparando a la compariia con sus familiares o con otras entidades.

Controles implementados en los procesos del negocio


Se deben implementar controles efectivos en los procesos del negocio, sin
inhibir la realizaci~n del proceso operativo. Los controles internos que se
hacen la ejecuciOn lenta son evitados en muchas instancias, lo cual puede ser
mas dafiino que no tener controles, debido al falso sentido de seguridad
proporcionado.

Muchos controles son ya sea demasiado molestos, como varios procesos de


aprobaci6n, o se presentan demasiado tarde en el proceso, como la inspecci6n
de la salida del proceso.

Se deben implementar controles efectivos en los procesos del negocio de tal


forma

que

quienes

sigan

los

procedimientos

no

se

les

recuerde

constantemente que existen. Los controles deben reflejar el nivel de riesgo y


las exposiciones deben de ser cubiertas.
Por supuesto, el beneficio del logro del objetivo debe de ser sopesado con el
costo del control. Al mismo tiempo, los controles deben de ser flexibles y lo
suficientemente adaptables para lidiar con el ambiente siempre cambiante, y
asi permanecer efectivos.

83

CONCLUSIONES
La preocupaciOn del hombre por satisfacer las necesidades de la poblaciOn
que dia a dia crece mas, ha originado en los Ciltimos afios la creaciOn de
pequenas y medianas empresas cada vez mas competitivas y con mayor
volumen de operaciones, lo cual ha traido como consecuencia una gran
complejidad en el manejo de las mismas obligando a sus propietarios y

administradores a observar la imperiosa necesidad de controlar la totalidad de


las operaciones para poder alcanzar los objetivos que se persiguen at crearlas.

De todo esto se deduce que el control interno es el sistema nervioso de una


empresa, ya que abarca toda la organizaci6n, sirve como un sistema de
comunicaci6n de dos vias, y esta disenado Cinicamente para hacer frente a las
necesidades de una empresa especifica.

Incluye mucho mas que sistema contable y cubre cosas tales como: las
practicas de empleo y entrenamiento, control de calidad, planeaciOn de la
producciOn, politica de

enta de auditoria interna. Toda operaci6n Ileva

implicito el control interno. El trabajador lo ejecuta sin percatarse de que es


miembro activo de su ejecuciOn. Cuando se ejecuta un proceso el concepto de
control debe funcionar dentro de ella.

El Contador PCiblico debe efectuar un estudio y evaluaciOn adecuados del


control interno existente en la empresa que examina, con el fin basic de
determinar la confianza que puede asignar a cada fase y actividad del negocio,
para precisar la naturaleza, alcance y oportunidad que ha de dar a sus pruebas
de auditoria.

El Control Interno es una herramienta de suma importancia para salvaguardar


y proteger aspectos tales como de indole financiero, econ6mico, etc. Pues su
debida utilizaciOn trae consigo que en las entidades permanezca un debido
orden acorde a lo establecido por las resoluciones pertinentes en cada
territorio nacional para las entidades.

85
Debemos analizar y reflexionar detenidamente sobre el cambio que vivimos,
para poder evaluar sus tendencias y prever sus efectos, a fin de determinar lo
que a partir de hoy debemos realizar para ayudar a nuestras organizaciones a
definir
nuevos horizontes que maximicen oportunidades.

La utilizacin del Control Interno en las entidades permite que se reduzcan en


gran magnitud las ilegalidades y corrupcin dentro del marco laboral, ya que
obliga a cada elemento de la organizacin a ser mayor controlado por la
persona
pertinente
El control interno comprende el plan de organizacin y la coordinacin de
todos los mtodos y medidas adoptadas por una empresa para proteger sus
activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, para
promover la eficiencia operativa y estimular la adhesin a las polticas
administrativas prescritas por la direccin de la empresa.

El sistema de control interno se desarrolla y vive dentro de la organizacin, con


procedimientos o formas preestablecidas que aseguren su estructura interna y
comportamiento, adems debe contar con un grupo humano idneo para las
funciones a cumplir.

Este existe por el inters de la propia administracin. Ningn administrador


desea
ver prdidas ocasionadas por error o fraude o a travs de decisiones errneas
basadas en informaciones financieras no contables.

As, el control interno es una herramienta til mediante la cual la


administracin
logra asegurar, tanto como sea razonable, la conduccin ordenada y eficiente
de las actividades de la empresa. El nivel de control debe partir de un anlisis
costo
beneficio.

86
Consiste en unir el cumplimiento de las normas con la responsabilidad del
individuo, fijando puntos estrat~gicos donde practicar el control, para vigilar
su cumplimiento o rendimiento en forma espor~dica y concentrarse en los

desvios o excepciones a lo predeterminado, para evaluarlo en cuanto a su


magnitud e importancia, en ultima instancia, realizar una acciOn que tienda a
corregir sus desvios o irregularidades.

La finalidad del control interno es comprobar si la organizaci6n encuentra,


cumple o alcanza los objetivos que persigue. Atendiendo a necesidades
gerenciales fundamentales, los controles se entrelazan a las actividades
operativas como un sistema cuya efectividad se acrecienta al incorporarse a la
infraestructura y formar parte de la esencia de la instituci6n.

En conclusion podemos decir, que la importancia que esta adquiriendo el


control interno en los Ciltimos tiempos, a causa de numerosos problemas
producidos por su ineficiencia, ha hecho necesario que los miembros de los
consejos

de

administraci6n

asumieran

de

forma

efectiva,

unas

responsabilidades que hasta ahora se habian dejado en manos de las propias


organizaciones de las empresas.

Por eso es necesario que la administraciOn tenga claro en qu~ consiste el


control interno para que pueda actuar al momento de su implantaciOn. El
control interno no tiene el mismo significado para todas las personas, lo cual
causa confusi6n entre empresarios y profesionales, legisladores, etc.
En consecuencia, se originan problemas de comunicaciOn y diversidad de
expectativas, lo cual da origen a problemas dentro de las empresas.

87

FUENTES DE INFORMACIN

Asofis. Coso. Recuperado el 28 de octubre de 2010, de http://asofis.org.mx

De acuerdo a las Normas de procedimientos de Auditoria y Normas para


atestiguar (2010), La estructura de control interno de una entidad consiste...

De acuerdo a Perdomo Moreno (2004), Los elementos del control interno son
siete, a saber...
De acuerdo a Perdomo Moreno (2004), La contabilidad es el conjunto de
principios
y mecanismos tcnicos aplicables para registrar....

De acuerdo a Perdomo Moreno (2004), El catlogo de cuentas es la relacin de


las cuentas de activo, pasivo, capital...

De acuerdo a Perdomo Moreno (2004), Los objetivos del catlogo de cuentas


son...
De acuerdo a Perdomo Moreno (2004), Los estados financieros son aquellos
que
muestran la situacin...
De acuerdo a Perdomo Moreno (2004), Presupuesto es el conjunto de
estimaciones programadas...

De acuerdo a Perdomo Moreno (2004), Los objetivos del control interno son...

Estos factores se aplican independientemente si el mtodo de procesamiento


de datos es manual, Triana Tello (1998).

88
La auditoria interna presenta la funciOn de evaluaciOn y contribuye a un buen
entorno, (Suarez Suarez, 1991)

Plan de organizaci6n

entre la contabilidad, funciones de empleados y

procedimientos (Perdomo Moreno, 2004).

Comisi6n Normas y Procedimientos de Auditoria, Control Interno por Objetivos


y Acto de Transacciones y El Muestreo Estadistico en Auditoria, 4 a edici6n,
Mexico, IMPC.

Holmes W., Arthur, Auditoria, Principios y Procedimientos, Edit. Hispano


Americana, Mexico.

Instituto Mexicano de Contadores (2010), Normas y Procedimientos de


auditoria y normas para atestiguar, 30a ediciOn, Mexico.

Mailxmail. Curso de auditoria-control interno. Recuperado el 14 de septiembre


de 2010, de http://mailxmail.com

Mailxmail. Control interno/ caja-bancos. Recuperado el 26 de septiembre de


2010, de http://mailxmail.com

Mc Graw Hill Interamericana Editores S.A de C.V., Auditoria en Informatica, 2a


edici6n, Mexico D.F.

Monografias. Control interno. Recuperado el 10 de octubre de 2010,


http://monografias.com

Monografias. Control interno herramienta efectiva. Recuperado el 13 de


noviembre de 2010, de http://monografias .com/trabajos73

89
Normas y Procedimientos de Auditoria y Normas para Atestiguar 30 a edicin,
2009, Instituto Mexicano de Contadores Pblicos. Mxico.
OSORIO, I. (2004). Fundamentos de Auditoria de Estados Financieros, 3 a

edicin,
Mxico, Thomson,
PERDOMO A. (2007). Fundamentos de control Interno, 9 a edicin, THOMSON,.
Mxico.
SANTILLANA, J. (200). Auditoria 1, 3a edicin, Mxico, Ecafsa.

SANTILLANA, J. (200). Auditoria 2, 1

edicin, Mxico, Ecafsa/ Thomson.

Surez, A. (1991). La Auditoria Moderna, MC Graw Hill, Mxico.

Triana J. (1998). Estudio y evaluacin del control interno, Tesis de licenciatura,


universidad veracruzana, Mxico.
Whittington R, Kurt, P Ramos, J. Peana, Principios de Auditoria, 2a edicin, Mc
Graw Hill, Mxico.

90