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Microsoft

Official
Academic Course
MOS
EXAMEN
77-420

Microsoft
Excel 2013

Microsoft Official Academic Course

Microsoft excel 2013

Incluye la cobertura de los siguientes exmenes de Especialista en


MicrosoftOffice (MOS):
Examen de MOS 77420: Excel 2013
Examen de MOS 77427: Experto en Excel 2013, Parte 1
Examen de MOS 77428: Experto en Excel 2013, Parte 2

ii
Editor
Bryan gambrel
Publicador Don fowley
Director de Ventas
Mitchell beaton
Editora Tcnica
Joyce nielsen
Director Ejecutivo de Marketing Chris ruel
Subdirectora de Marketing
Debbie martin
Directora de Relaciones
Estratgicas de Microsoft Natasha Chornesky de microsoft learning
Asistente de Programa Editorial Allison winkle
Director de Contenido
Kevin holm
Editora de Produccin
Jill spikereit
Director Creativo Harry nolan
Diseo de portada
Tom nery
Diseadora de Producto
Jennifer Welter
Editora de Contenido Wendy Ashenberg
Este libro fue configurado en Garamond por BoxTwelve, e impreso y encuadernado por Courier/Kendallville. Las cubiertas fueron impresas por Courier/Kendallville.
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dominio, direccin de correo electrnico, logotipo, persona, lugar o acontecimientos reales.
El libro expresa puntos de vista y opiniones del autor. La informacin contenida en este libro se
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Inc., Microsoft Corporation, ni sus revendedores o distribuidores sern responsables de cualquier dao
causado o presuntamente causado directa o indirectamente por este libro.
ISBN 978-0-470-13308-8
Impreso en los Estados Unidos de Amrica
10 9 8 7 6 5 4 3 2 1

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iii
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PARA EL EBOOK DE MOAC Y EL CONTENIDO PARA EL INSTRUCTOR
Este es el Contrato de Licencia del Usuario Final limitado de John Wiley and Sons, Inc. (Wiley), que rige
el uso que hace del eBook de Microsoft Official Academic Course (eBook de MOAC) y del contenido
relacionado (Contenido para el Instructor) de Wiley. Al acceder, descargar o utilizar el eBook de
MOAC O EL CONTENIDO PARA EL INSTRUCTOR, usted acepta los trminos y condiciones de este
Contrato. Si no los acepta, no acceda, descargue ni utilice el eBook de MOAC NI EL CONTENIDO
PARA EL INSTRUCTOR.
Licencia:
Por medio de este documento, Wiley concede al miembro, instructor o estudiante del Programa Microsoft IT
Academy (usted) derechos que puede ejercer en virtud de este contrato, y usted aceptauna licencia no
exclusiva y no transferible para utilizar el eBook de MOAC y el Contenido paraelInstructor solo segn los
siguientes trminos y condiciones:
a. Usted reconoce que los eBooks de MOAC y el Contenido para el Instructor se le licencian por unperiodo
breve y que el uso que haga de estos est sujeto a los trminos y condiciones de estecontrato.
b. Los siguientes son dos conjuntos independientes de derechos de uso.Solo uno de estos conjuntos se aplica
a su caso.
i. Si usted es un miembro activo del Programa Microsoft IT Academy:
1.

Los eBooks de MOAC son solo para el uso de los instructores y estudiantes.

2.

Solo puede descargar la cantidad de copias del ttulo del eBook de MOAC aplicable
necesarias para los instructores que imparten la clase correspondiente a dicho ttulo
ypara los estudiantes que asisten a la misma.

3.

Solo puede distribuir los ttulos del eBook de MOAC a los instructores que imparten una
de las clases correspondientes a dicho ttulo y a los estudiantes que asisten a la misma, a
travs de:
o correo electrnico;
o un dispositivo USB seguro conectado directamente a los dispositivos personales de
los estudiantes;
o un sitio web protegido con contrasea al que solo tengan acceso los instructores
yestudiantes.

4.

Solo puede distribuir el Contenido para el Instructor a los instructores, con fines de
preparacin y enseanza de una de las clases correspondientes al ttulo del eBook
deMOAC asociado.

5.

Antes de proporcionar acceso de cualquier tipo a un eBook de MOAC, se le notificar a


cada persona que solo puede acceder o utilizar un eBook de MOAC si acepta hacer uso
de este en cumplimiento con los siguientes criterios:
o Solo se utilizar el eBook de MOAC para fines personales de entrenamiento.
o Solo se instalar el eBook de MOAC en un dispositivo que sea de propiedad dela
persona o que est bajo el control de esta.
o No se copiar, modificar, imprimir, transmitir, publicar, mostrar, vincular,
reenviar ni distribuir el eBook de MOAC, ni total ni parcialmente.
o Solo se podr utilizar el ttulo del eBook de MOAC mientras dure la clase en laque la
persona est participando, es decir, mientras se ensee el ttulo del eBook de MOAC
o por un periodo de ciento ochenta (180) das, lo que sea mayor. Despus de esto, se
deben eliminar de forma segura todas las copias delttulo del eBook de MOAC que
la persona posea o que estn bajo su control.
o El uso que se haga de los ttulos del eBook de MOAC tambin cumplir con todos
los trminos, condiciones o licencias adicionales que se apliquen, que acompaen o
que se incluyan en el eBook de MOAC.

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iv

6.

Antes de proporcionar acceso de cualquier tipo al Contenido para el Instructor, se lenotificar a cada instructor que
solo puede acceder o utilizar el Contenido para el Instructor si acepta hacer uso de este en cumplimiento con los
siguientes criterios:
o Solo se utilizar el Contenido para el Instructor con fines de preparar y ensear la sesin de entrenamiento.
o Solo se instalar el Contenido para el Instructor en un dispositivo que sea de propiedad del instructor o que est
bajo el control de este.
o No se copiar, modificar, imprimir, transmitir, publicar, mostrar, vincular, reenviar ni distribuir el
Contenido para el Instructor, ni total ni parcialmente.
o Solo se podr utilizar el Contenido para el Instructor mientras dure la clase en laque el instructor ensea
el ttulo del eBook de MOAC relacionado o por un periodo de ciento ochenta (180) das, lo que sea mayor.
Despus de esto, se deben eliminar de forma segura todas las copias del ttulo del Contenido paraelInstructor
que el instructor posea o que estn bajo su control.
o El uso que se haga del Contenido para el Instructor tambin cumplir con todos los trminos, condiciones o
licencias adicionales aplicables, que acompaen oque se incluyan en el Contenido para el Instructor.

ii. Si es un estudiante, usted reconoce y acepta que:


1.

Actualmente asiste a la clase de un miembro de IT Academy Program que ensea eleBook de MOAC.

2.

Solo utilizar los eBooks de MOAC para fines personales de entrenamiento.

3.

Solo instalar el eBook de MOAC en un dispositivo que sea de su propiedad oqueusted controle.

4.

No copiar, modificar, imprimir, transmitir, publicar, mostrar, vincular, reenviar ni distribuir el eBook de MOAC,
ni total ni parcialmente.

5.

El uso que haga de los ttulos del eBook de MOAC tambin cumplir con todos lostrminos, condiciones o licencias
adicionales que se apliquen, que acompaen oque se incluyan en el ttulo del eBook de MOAC.

c. Salvo segn se autorice expresamente en la seccin b anterior, no puede cargar, copiar, modificar, transmitir, hacer trabajos derivados,
reenviar ni distribuir ningn eBook de MOAC niContenido para el Instructor, ni total ni parcialmente, creado mediante descompilacin,
as como tampoco el cdigo fuente de ningn eBook de MOAC o Contenido para el Instructor. No puede imprimir copias de ningn
eBook de MOAC ni Contenido para el Instructor completo; sin embargo, puede imprimir pginas individuales o secciones de los
captulos del eBook de MOAC especficamente para su uso en el aula. No puede utilizar ni total ni parcialmente el eBook de MOAC ni
el Contenido para el Instructor con fines de retribucin monetaria por medio de la venta, reventa, prstamo, transmisin, contratacin o
cualquier otra forma de explotacin deleBook de MOAC o del Contenido para el Instructor. Si transmite la propiedad de cualquier eBook
de MOAC o Contenido para el Instructor a terceros, se pondr trmino a su licencia automticamente. Dicha terminacin ser adicional y
sustituir cualquier recurso de equidad, civil o de otro tipo disponibles para Wiley.
d. Solo podr utilizar el ttulo del eBook de MOAC y el Contenido para el Instructor mientras dure la clase en la que se ensee el ttulo del
eBook de MOAC especfico o por un periodo de ciento ochenta (180) das, lo que sea mayor. Despus de esto, deber eliminar de forma
segura todas las copias del ttulo del eBook de MOAC y del Contenido para el instructor que posea o estn bajo su control.
e. LOS EBOOKS DE MOAC Y EL CONTENIDO PARA EL INSTRUCTOR SE LICENCIAN TAL CUAL YSEGN DISPONIBILIDAD,
SIN GARANTAS DE NINGN TIPO.
f.

Usted reconoce que todos los derechos (incluyendo, sin limitacin, la propiedad intelectual, las patentes y los secretos empresariales)
en los eBook de MOAC y el Contenido para el Instructor son propiedad nica y exclusiva de Wiley y sus licenciantes. La aceptacin de
este contrato no loconvierte en propietario de los eBooks de MOAC ni del Contenido para el Instructor, sin embargo, s le concede
una licencia limitada para utilizar el eBook de MOAC y el Contenido parael Instructor de acuerdo con las disposiciones de este
contrato. Usted acepta proteger eleBook de MOAC y el Contenido para el Instructor del uso, la carga, la descarga, la reproduccin o
la distribucin no autorizados. Adems, acepta no traducir, descompilar, desensamblar ni realizar ingeniera inversa de ninguno de los
eBooks de MOAC ni del Contenido para el Instructor. Wiley se reserva todos los derechos que no se le concedan expresamente en este
contrato.

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Prefacio
Bienvenido al programa de Microsoft Official Academic Course (MOAC) para Microsoft Office 2013.
MOAC representa la colaboracin entre la empresa editorial John Wiley & Sons, Inc. y Microsoft Learning. Microsoft y Wiley se unieron para crear una serie de libros de texto que ofrecieran soluciones de
enseanza convincentes e innovadoras para los instructores y destrezas de aprendizaje superiores para
los alumnos. Estos libros de texto maximizan la transferencia de conocimientos en un tiempo mnimo
gracias a la preparacin e instruccin por el conocimiento en profundidad de los creadores de Microsoft
Office y Windows, as como por la elaboracin de los libros de texto por una editorial de prestigio mundial debido a la calidad pedaggica de sus productos. Se desafa a los alumnos a que logren su potencial
usando nuevos conocimientos tcnicos como miembros altamente productivos del rea de trabajo.
Debido a que esta base de datos proviene directamente de Microsoft, arquitecto del sistema Office 2013
y creador de los exmenes de Especialista en Microsoft Office (MOS), los estudiantes tienen la seguridad de que se abordarn los temas ms relevantes para el xito personal y profesional. La participacin
directa de Microsoft no solo le asegura que el contenido de los libros de texto MOAC es preciso y est
actualizado; tambin significa que los estudiantes recibirn la mejor instruccin posible para tener xito
en los exmenes de certificacin y en el entorno de trabajo.

Programa Microsoft Official Academic Course


La serie de cursos Microsoft Official Academic Course constituye un programa completo dirigido
a instructores e instituciones para preparar e impartir cursos de gran calidad sobre las tecnologas
de software de Microsoft. Con MOAC, reconocemos que, debido al rpido ritmo de cambios en la
tecnologa y el plan de estudios desarrollado por Microsoft, existe un conjunto de necesidades ms
all de las herramientas de instruccin acadmica para que un instructor est preparado para impartir
el curso. El programa MOAC trata de proporcionar soluciones para todas estas necesidades de manera
sistemtica con el fin de garantizar una experiencia de entrenamiento satisfactoria y gratificante para
el instructor y el alumno: aprendizaje tcnico y plan de estudios para la preparacin del instructor
con nuevas versiones de software; el propio software para que los alumnos lo usen en casa para la
adquisicin de conocimientos prcticos, evaluacin y validacin del desarrollo de habilidades; y un
excelente conjunto de herramientas para realizar la instruccin en el aula y en el laboratorio. Todas ellas
son importantes para la entrega sin problemas de un interesante curso sobre software de Microsoft, y
todas se proporcionan con el programa MOAC.

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vi

Informacin sobre el libro


Caractersticas pedaggicas
El material didctico MOAC para el sistema Microsoft Office 2013 est diseado para cubrir todos los
objetivos de aprendizaje para el examen de MOS, que se denomina "dominio del objetivo". Muchas
caractersticas pedaggicas han sido desarrolladas especficamente para los programas de Microsoft
Official Academic Course.
Mediante una extensa informacin sobre los procedimientos y conceptos tcnicos integrados, a lo
largo del libro de texto se plantean desafos para el alumno y el instructor por igual. A continuacin,
mostramos una lista de caractersticas clave de cada leccin diseadas para preparar a los estudiantes
para el xito en los exmenes de certificacin y en el lugar de trabajo:

Cada leccin comienza con una Matriz de conocimientos de la leccin. Ms que una lista estndar
de objetivos de aprendizaje, la matriz de conocimientos correlaciona cada conocimiento de software
tratado en la leccin con el dominio del objetivo de examen MOS especfico.

Cada leccin se abre con una Orientacin sobre el software. Esta caracterstica proporciona una

visin general de las caractersticas de software con las que trabajarn los estudiantes en esta leccin.
La orientacin detallar las propiedades generales del software o de caractersticas especficas, tales
como una cinta o un cuadro de dilogo; e incluye una imagen de la pantalla grande con etiquetas.

Instrucciones concisas y frecuentes paso a paso ensean a los alumnos caractersticas nuevas y

ofrecen la oportunidad de ponerlas en prctica. Los pasos numerados proporcionan instrucciones paso
a paso detalladas que sirven de ayuda para que los alumnos adquieran conocimientos de software.
Los pasos tambin muestran resultados e imgenes de la pantalla para que coincidan con lo que los
estudiantes deben ver en las pantallas del ordenador.

Ilustraciones: las imgenes en pantalla proporcionan informacin visual a medida que los estudiantes
van realizando los ejercicios. Estas imgenes refuerzan los conceptos clave, proporcionan pistas
visuales acerca de los pasos que se deben realizar y permiten a los alumnos comprobar su progreso.

Evaluacin de conocimientos: proporciona preguntas en una serie de pruebas en las que los

estudiantes deben responder verdadero o falso, rellenar espacios en blanco, emparejar o elegir entre
varias opciones, todo ello sobre conceptos aprendidos en la leccin.

Proyectos: proporcionan actividades de final de leccin progresivamente ms difciles.


Archivos en lnea: el sitio web de apoyo del estudiante contiene los archivos de datos necesarios para
cada leccin.

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vii

Programa de apoyo para el instructor


Los programas Microsoft Official Academic Course van acompaados de una generosa variedad
de recursos que incluyen extensas imgenes del libro de texto para formar un paquete pedaggico
coherente Estos recursos proporcionan todo el material que los instructores necesitan usar para impartir
sus cursos. Los recursos disponibles en lnea para su descarga incluyen:

Guas del instructor que contienen soluciones para todos los ejercicios del libro de texto, as como

de los captulos y notas para la clase. Estas guas estn disponibles en el sitio de apoyo del libro del
instructor.

Archivos de la solucin de todos los proyectos del libro que estn disponibles en lnea en el sitio de
apoyo del libro del instructor.

Un banco de pruebas que contiene preguntas organizadas por leccin en formatos de respuesta
mltiple, verdadero o falso, respuesta corta y redaccin, y se puede descargar desde el sitio de apoyo
del libro del instructor. Se proporciona una clave de respuestas completa.

Presentaciones de PowerPoint. Un conjunto completo de presentaciones en PowerPoint est

disponible en el sitio de apoyo del libro del instructor para mejorar las presentaciones en el aula. Estas
presentaciones, adaptadas a la cobertura de temas del texto y a la matriz de conocimientos, estn
diseadas para transmitir los conceptos clave abordados en el texto.

Archivos de datos del alumno que estn disponibles en lnea en el sitio de apoyo del libro del
instructor y, en el caso de los estudiantes, en el sitio de apoyo del libro del estudiante.

Archivos de datos del alumno


Copia de los archivos de PRCTICAS
Es posible que el instructor ya haya copiado los archivos de prcticas antes de que llegue a clase. Sin
embargo, tal vez le pida que copie los archivos de prcticas por s mismo al comienzo de la clase.
Asimismo, si quiere completar cualquiera de los ejercicios de este libro por s mismo en el hogar o en el
lugar de trabajo despus de clase, puede que le interese copiar los archivos de prcticas.

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viii

Reconocimientos
Nos gustara dar las gracias a los numerosos instructores y revisores que han ledo cuidadosamente
el esquema y el manuscrito, y han proporcionado informacin muy valiosa para obtener materiales
didcticos de calidad.
Catherine Bradfield, DeVry University
DeAnnia Clements, Wiregrass Georgia Technical College
Dee Hobson, Richland College
Sandra Jolley, Tarrant County College
Joe Lamontagne, Universidad de Davenport
Edward Martin, Kingsborough Community College-City University of New York
Aditi Mukherjee, Universidad de FloridaGainesville
Linda Nutter, Peninsula College
Dave Rotherham, Sheffield Hallam University
Nos gustara expresar nuestro agradecimiento al equipo de Microsoft Learning, en especial a Alison
Cunard, Tim Sneath, Zubair Murtaza, Keith Loeber, Rob Linsky, Anne Hamilton, Wendy Johnson,
Julia Stasio y Natasha Chornesky por su estmulo y apoyo en la creacin de los programas Microsoft
Official Academic Course con los mejores materiales acadmicos para que los alumnos e instructores
dominen las nuevas tecnologas de Microsoft. Finalmente nos gustara dar las gracias a Jeff Riley y su
equipo de Box Twelve Communications, Laura Town y su equipo de WilliamsTown Communications,
Debbie Collins y Sandy DuBose por su asistencia tcnica y editorial.

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ix

Crditos de autor
Kim Lindros
Kim Lindros es una escritora a tiempo completo, desarrolladora de contenido y administradora de
proyectos que ha trabajado en el mbito de la alta tecnologa y la informtica desde principios de los
noventa. Coautora de Introduction to Computers with Windows XP and Office 2007 (Kaplan, 2013),
MTA Microsoft Technology Associate Exam 98-349 Windows Operating System Fundamentals (Wiley,
2012), PC Basics with Windows 7 and Office 2010 (Jones & Bartlett Learning, 2010), y numerosos
cursos centrados en Windows y Microsoft Office.

Rick Winter
Rick Winter ha publicado ms de 50 libros y artculos sobre informtica y para nios, y ha formado
a ms de 3000 adultos en el mbito del software informtico. Tiene una licenciatura en Artes en
Medioambiente Internacional de la Universidad de Colorado y un Mster de Administracin Pblica de
la Universidad de Colorado en Denver. Rick ha recibido premios que incluyen el Creek School District
Leadership y el Service Award, Information Systems Trainers Distinguished Service Award, as como
el Rocky Mountain Chapter Society for Technical Communication Distinguished Award, es Phi Beta
Kappa, Eagle Scout y aparece en el "Quin es quin en Amrica".

Jennifer Fulton
Jennifer Fulton, socio de Ingenus, LLC y antigua "entrenadora de equipos" de iVillage, es una escritora
tcnica experimentada con ms de 20 aos en el negocio. Jennifer ha escrito y editado cientos de
materiales de cursos en lnea para universidades y colegios pblicos y es autora de ms de los 150 libros
ms vendidos sobre equipos informticos para usuarios principiantes, intermedios y avanzados, entre
los que se incluyen Outlook 2010 All-in-One for Dummies, Windows 7 eLearning Kit for Dummies y
Outlook 2007 All-in-One Desk Reference for Dummies. Jennifer tambin es entrenadora de equipos
informticos para empresas e imparte diversos cursos sobre Windows, Microsoft Office, Paint Shop
Pro, Photoshop Elements y otros.

GREGORY TRUBY (EXPERTO EN CONTENIDO)


Gregory Truby es el propietario de GabrAria LLC, una consultora que desarrolla aplicaciones
profesionales personalizadas, basadas en Excel y Access para empresas. Asimismo, Greg ha impartido
seminarios sobre Excel por todo el pas para la formacin de empresas como Fred Pryor Seminars.
Desarroll el curso e imparti las clases del programa de aprendizaje sobre Excel Avanzado de cinco
das completos para profesionales financieros para la revista CFO. Antes de abrir su propia empresa,
Greg trabaj en el sector de los negocios internacionales durante ms de 20 aos. Cre un sistema de
contabilidad multiusuario para ahorros y prstamos mientras viva y trabajaba en Costa Rica. Multiplic
por 20 la exportacin de un pequeo fabricante del Medio Oeste en menos de siete aos. Mientras estaba
en Sony Electronics, dirigi un grupo de exportacin que que hizo exportaciones por valor de ms de
32 millones de dlares al ao y supervis la conversin del Centro de reparacin de piezas mundial de
Amrica en una zona de comercio exterior. A Greg le gusta aprovechar su experiencia en la solucin de
sus propios problemas empresariales en Excel para desarrollar materiales pedaggicos y ensear a los
dems a responder de forma eficaz a sus necesidades de negocio en Excel.

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xi

Contenido breve
Leccin 1:

Informacin general 1

Leccin 2:

Trabajar con Microsoft Excel 201312

Leccin 3:

Uso de Office Backstage34

Leccin 4:

Uso de frmulas bsicas47

Leccin 5:

Uso de las funciones60

Leccin 6:

DAR FORMATO A rangos y celdas68

Leccin 7:

Formato de hojas de clculo88

Leccin 8:

Administracin de hojas de clculo103

Leccin 9:

Trabajar con datos y macros120

Leccin 10: Uso de frmulas avanzadas155


Leccin 11: PROTEGER los libros180
Leccin 12: Creacin de grficos200
Leccin 13: Agregar imgenes y formas a una hoja de clculo236
Leccin 14: Cobertura adicional para el examen de expertos en
Excel77-427260
Leccin 15: Cobertura adicional para el examen de expertos en
Excel77-428287

Apndice318

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Informacin general

Matriz de conocimientos de la leccin


Conocimientos

Objetivo del examen

Nmero de objetivo

Iniciar Excel

Crear libros en blanco nuevos

1.1.1

Trabajar en la ventana de Excel

Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido

1.4.3

Cambiar la vista de Excel

Dividir la ventana

1.4.13

Cambiar las vistas de un libro

1.4.6

Mostrar cmo se usa Ir a.

1.2.4

Mostrar cmo utilizar el cuadro de nombre.

1.2.5

Trabajar con un libro ya existente

Contoso, Ltd. ofrece atencin sanitaria especializada para toda la familia, desde el perodo prenatal hasta la tercera edad. La
clnica, propiedad de la Dra. Stephanie Bourne, tiene una lista creciente de pacientes. En la actualidad cuenta con 36 empleados,
entre ellos tres mdicos de familia adicionales. El horario de atencin de cada mdico es exclusivo y la instalacin est abierta
de 7 de la maana a 7 de la tarde los lunes, y de 8 de la maana a 4 de la tarde el resto de la semana. La directora y la nueva
ayudante que va a contratar se encargarn de realizar el seguimiento de los ingresos y los gastos de la prctica, as como del
mantenimiento de un gran volumen de datos de los empleados. Por otra parte, la directora crear ejercicios de simulacin para
probar a los candidatos, en especial a aquellos que hayan finalizado recientemente la Universidad. En esta leccin, aprender a
introducir texto y nmeros en una hoja de clculo de Excel para mantener actualizados los registros de empleados. Al finalizar
el libro, deber de ser capaz de realizar las tareas de simulacin que se exigen en la prueba para usuario especializado de
Microsoft Office y las simulaciones necesarias en varios trabajos, para las que se necesita tener aptitudes centradas en Excel.

Orientacin sobre el software


Pantalla de inicio de Microsoft Excel
Microsoft Office Excel 2013 ofrece herramientas avanzadas que permiten a los usuarios organizar,
analizar, administrar y compartir informacin fcilmente. Las celdas, las filas y las columnas de
las hojas de clculo, as como las mismas hojas de clculo como parte de un libro constituyen el
fundamento de Excel y las ubicaciones donde trabajar. La mayora de las herramientas que usa al
trabajar en Excel se encuentran en la cinta que se extiende por la parte superior de la ventana.
Dicha cinta est organizada en pestaas de comandos orientadas a la realizacin de tareas. Cada
pestaa est dividida en grupos de comandos orientados a la realizacin de tareas especficas para
el tipo de trabajo que el usuario est realizando en esos momentos. Dado que se puede personalizar
la cinta y que segn la configuracin pueden aparecer nuevas opciones como las pestaas
DESARROLLADOR, COMPLEMENTO y POWERPIVOT, es posible que la pantalla tenga un
aspecto diferente al de la Figura 1-1.

Leccin 1
Barra de herramientas de acceso rpido Pestaas de comandos Barra de ttulo
Pestaa ARCHIVO

Cinta

Cuadro de nombres
Celda activa
Barra de
frmulas

Etiquetas de
columnas

Etiquetas de
filas

Pestaa de la hoja de clculo


Figura 1-1
Libro en blanco de Excel

Iniciar Excel
Para trabajar de forma eficaz con Microsoft Excel, es preciso familiarizarse con su interfaz de
usuario principal. Puede abrir Microsoft Excel 2013 en Windows 8 yendo a la esquina inferior
izquierda de la pantalla, haciendo clic en Inicio, a continuacin haciendo clic con el botn derecho
en un rea vaca de la pantalla Inicio y, por ltimo, haciendo clic sucesivamente en Todas las
aplicaciones y en Excel 2013.
Excel abre una lista de plantillas y en la mayora de los casos solo se elige un libro en blanco o se abre
un archivo anterior. En la Figura 1-1, se muestra un libro o archivo de hoja de clculo. Un libro es
similar a un libro fsico con muchas pginas. El nombre del archivo (Libro1) y el nombre del programa
(Excel) aparecen en la barra de ttulo en la parte superior de la pantalla. Libro1 (o Libro2, Libro3 y
as sucesivamente) es el ttulo temporal del libro hasta que lo guarda con el nombre que elija. El
nuevo libro contiene una hoja de clculo (Pgina1) por defecto (similar a la primera pgina de un
libro), donde se introduce la informacin. Si un libro tiene ms pginas (u hojas de clculo), use las
pestaas de las hojas que se encuentran justo por encima de la barra de estado y se identifican como
Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Con el botn de nueva hoja (+) puede agregar hojas de clculo o cambiar su
nombre para identificar su contenido tantas veces como sea necesario.

Abrir Excel
En este ejercicio, aprender a usar la pantalla Inicio para abrir Excel y ver la primera hoja de clculo en
blanco del libro.

Informacin general

Iniciar Excel

Paso a paso

PREPRESE. Asegrese de que Microsoft Excel est instalado en su ordenador. A continuacin, realice los
siguientes pasos:
1. Si se muestra el escritorio de Windows, haga clic en la miniatura de la pantalla Inicio en la esquina
inferior izquierda de la pantalla de Windows 8.
2. Haga clic sucesivamente en un rea vaca de la pantalla y en Todas las aplicaciones.
3. En la lista de aplicaciones bajo Microsoft Office 2013, haga clic en Excel 2013 Se abrir una ventana
con los ltimos archivos de Excel abiertos y ejemplos de plantillas que puede utilizar (vase la
Figura1- 2).

Figura 1-2

Haga clic
en un libro
en blanco
para iniciar
un nuevo
archivo.

Pantalla de inicio de
Microsoft Excel

Haga
clic para
obtener
ms
informacin
sobre Excel.

Archivos
recientes
que ha
abierto (si
los hay)

Haga clic
en otras
plantillas
para ver
qu puede
hacer en
Excel o para
empezar
con un
ejemplo.

4. Haga clic en Libro en blanco. Se abrir un libro en blanco y se mostrar la hoja de clculo denominada
Hoja1 tal como se muestra en la Figura 1-1.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

Tome nota

Si utiliza Excel en varias ocasiones, es posible que le interese anclar la aplicacin en la pantalla Inicio.
En la pantalla Todas las aplicaciones, haga clic con el botn derecho en la aplicacin y elija Anclar a
Inicio. Tambin puede seleccionar Anclar a la barra de tareas para que pueda hacer clic en el icono de la
parte inferior de la pantalla del escritorio de Windows para iniciar Excel.
Una hoja de clculo es una cuadrcula compuesta por filas, columnas y celdas. Todas las columnas de
una hoja de clculo empiezan en la parte superior de la hoja de clculo, llegan hasta la parte inferior de
esta y se identifican mediante una letra. Todas las filas empiezan en el borde izquierdo de la hoja de
clculo, continan a la derecha y se identifican mediante un nmero. Cada cuadro o celda de la
cuadrcula se identifica por la interseccin de una columna y una fila. As, la primera celda de una hoja
de clculo abierta es A1. Introduzca la informacin escribindola en la celda activa o seleccionada,
cuyo contorno est formado por un rectngulo en negrita. Esto tambin se denomina la celda actual o
resaltada.

Leccin 1

Trabajar en la ventana de Excel


Cuando inicia Excel y hace clic en Libro en blanco, el programa abre un libro nuevo y muestra una hoja
de clculo en blanco. En la seccin anterior, aprendi qu son algunos de los componentes ms
importantes de la hoja de clculo de Excel como las filas, las columnas y las celdas. En esta seccin,
explorar la ventana de Excel y aprender a identificar y personalizar la barra de herramientas de acceso
rpido, la cinta y otras herramientas y componentes importantes en la pantalla. Tambin aprender a
abrir y utilizar la vista Backstage, sustituto de Microsoft para el botn de Office y los comandos del
men Archivo de las versiones anteriores de Office.

0,03
La barra de herramientas de acceso rpido permite tener un acceso rpido y fcil a las herramientas
que utiliza ms a menudo en cualquier sesin de Excel determinada. Se muestra en el lado izquierdo de
la barra de ttulo, por encima de la cinta (aunque puede mover la barra de herramientas por debajo de la
cinta si quiere que est ms cerca del rea de trabajo). Puede agregarle o quitarle comandos para que
contenga nicamente los comandos que usa con ms frecuencia. En esta leccin, aprender a mover y
personalizar la barra de herramientas de acceso rpido agregando y quitando comandos. Tambin
aprender a usar la informacin en pantalla, que se muestra en forma de rectngulos pequeos que
muestran texto descriptivo cuando pone el puntero sobre un comando o un control.

Uso de las herramientas en pantalla

Paso a paso

PREPRESE. USE el libro en blanco que abri en el ejercicio anterior para realizar estos pasos:
1. Seale cada uno de los iconos de la barra de herramientas de acceso rpido y lea la descripcin que
aparece como informacin en pantalla.

Tome nota

Use la informacin en pantalla para recordar la funcin de los comandos. La informacin en pantalla
mejorada se muestra en un rectngulo ms grande que contiene ms texto descriptivo que una
informacin en pantalla. La mayora de dicha informacin contiene un vnculo a un tema de ayuda.
2. En el lado derecho de la barra de herramientas de acceso rpido, haga clic en la flecha desplegable.
En la lista desplegable, seleccione Abrir. El icono Abrir se agregar a la barra de acceso rpido. Vuelva
a hacer clic en la flecha abajo y seleccione Impresin rpida en la lista desplegable (vase la Figura
1-3).

Figura 1-3
Personalizacin de la
barra de herramientas de acceso
rpido

3. A continuacin, haga clic con el botn derecho en cualquier punto de la barra de herramientas de
acceso rpido y luego seleccione Mostrar la barra de herramientas de acceso rpido por debajo de la
cinta de opciones.
4. Haga clic con el botn derecho en la pestaa INICIO y haga clic en Contraer la cinta de opciones.
Ahora, solo permanecen las pestaas en pantalla, lo que aumenta el rea de trabajo.
5. Vuelva a hacer clic con el botn derecho en la pestaa INICIO y elija Contraer la cinta de opciones
para anular la seleccin de la opcin y que se puedan volver a ver los comandos de la cinta.

Informacin general

6. En el lado derecho de la barra de herramientas de acceso rpido, haga clic en la flecha desplegable.
Haga clic en Mostrar encima de la cinta de opciones de la lista desplegable.
7. Haga clic con el botn derecho en el comando Abrir comando y seleccione Eliminar de la barra de
herramientas de acceso rpido.
8. En el lado derecho de la barra de herramientas de acceso rpido, haga clic en la flecha desplegable y
en Impresin rpida para quitar la marca de verificacin del men y as eliminar el icono de impresin
rpida de la barra de herramientas de acceso rpido.

Tome nota

Para agregar a la barra de acceso rpido comandos que no aparecen en la lista desplegable, haga clic en
Ms comandos en el men desplegable. Se abrir el cuadro de dilogo Opciones de Excel. Tambin
puede haga clic con el botn derecho en la barra de herramientas de acceso rpido o en cualquier
pestaa de la cinta y seleccionar Personalizar barra de herramientas de acceso rpido para abrir el
cuadro de dilogo Opciones de Excel.
HAGA UNA PAUSA. CIERRE Excel.

De forma predeterminada, la barra de herramientas de acceso rpido contiene los comandos Guardar,
Deshacer y Rehacer. A medida que trabaje en Excel, personalice la barra de herramientas de acceso
rpido para que contenga los comandos que utiliza con ms frecuencia. Sin embargo, no elimine los
comandos Deshacer y Rehacer. Estos comandos no estn disponibles en las pestaas de comandos de la
cinta.

Cambiar la vista de Excel


En la cinta, la pestaa VISTA contiene comandos para controlar el aspecto del documento visualizado.
Tambin puede abrir y organizar ventanas nuevas y dividir ventanas para obtener vistas en paralelo de
diferentes partes del documento.

Cambio de la vista de Excel


Como indicamos en una seccin anterior, algunos grupos de pestaas de la cinta tienen una flecha en la
esquina inferior derecha denominada Selector de cuadro de dilogo. Si se hace clic en la flecha, se
abrir un cuadro de dilogo o una ventana que contiene ms opciones para dicho grupo de comandos en
concreto. En este ejercicio, aprender a usar los comandos de la pestaa VISTA para cambiar la vista de
Excel.

Cambio de la vista de Excel

Paso a paso

PREPRESE. Inicie Excel y empiece un nuevo libro.


1. Si es necesario, haga clic en la pestaa INICIO para activarla.
2. Seleccione la celda A1 para activarla. A continuacin, escriba 456 y presione Tabulador.
3. En la esquina inferior derecha del grupo Fuente, haga clic en la flecha del Selector de cuadro de
dilogo. Se abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas de la Figura 1-4. En la mayora de los casos,
la fuente predeterminada de Excel es Calibri, 11 puntos, sin negrita ni cursiva.
Figura 1-4
Cuadro de dilogo Formato
de celdas

Leccin 1
4. Observe que la pestaa Fuente del cuadro de dilogo est activa. Desplcese hacia abajo en la lista
Fuente, haga clic en Arial y luego en Aceptar. Ahora la celda B1 est activa.
5. Escriba 456 en esta celda y, a continuacin, presione Tabulador. Observe la diferencia de tamao y
aspecto entre este nmero y el que introdujo en la celda A1.
6. Haga clic en la pestaa VISTA.
7. En el grupo Vistas de libro, haga clic en Diseo de pgina. En esta vista, puede ver los mrgenes,
dnde hay saltos de pgina y puede agregar un encabezado o un pie de pgina (vase la Figura 1-5).

Figura 1-5
Vista Diseo de pgina

Regla horizontal

Regla
vertical

El panel de la derecha muestra


celdas adicionales que se
imprimiran en otra pgina si esta
tuviera entradas

8. En el grupo Vistas de libro, haga clic en Normal para que la hoja de clculo ya no muestre reglas, ni
encabezados, ni pies de pgina ni saltos de pgina.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

Como se demuestra en este ejercicio, puede obtener una vista previa de la hoja de clculo impresa
haciendo clic en la pestaa VISTA de la cinta y, a continuacin, haciendo clic en Diseo de pgina en el
grupo Vistas de libro (primera seccin). Esta vista le permitir ajustar las pginas antes de imprimir.
Puede cambiar el diseo y el formato de la hoja de clculo tanto en esta vista como en la vista Normal.
Tambin puede usar las reglas para medir la anchura y la altura de la ventana y determinar si necesita
cambiar los mrgenes o la orientacin de impresin.

Divisin de la ventana
Cuando una hoja de clculo contiene una gran cantidad de datos, puede ver solo una pequea porcin
de la hoja de clculo en las vistas Normal y Diseo de pgina de Excel. El comando Dividir le permite
superar esta limitacin ya que permite ver la hoja de clculo en dos paneles o en cuatro cuadrantes.
Despus de ejecutar este comando, puede usar las barras de desplazamiento de la derecha y de la parte
inferior de la ventana para mostrar distintas secciones de la hoja de clculo al mismo tiempo de modo
que pueda comparar o contrastar ms fcilmente los datos o ver qu efecto podra tener un cambio en
una parte de la hoja de clculo en otra parte distante de la misma. En este ejercicio, aprender a dividir
la ventana de Excel y utilizar las barras de desplazamiento para ver diferentes secciones de una hoja de
clculo. Tambin practicar la introduccin de datos en celdas de ventanas divididas y aprender a
eliminar la separacin para volver a obtener una vista de ventana nica.

Informacin general

Dividir la ventana

Paso a paso

PREPRESE. USE la hoja de clculo que dej abierta en el ejercicio anterior o escriba 456 en las celdas A1
y B1 de un libro nuevo.
1. Haga clic en la celda F1 para activarla.
2. En la pestaa VISTA, haga clic en Dividir. Observe que la pantalla se divide verticalmente en dos
paneles diferentes.
3. En la barra de desplazamiento horizontal del panel de la derecha, mantenga presionada la flecha
derecha hasta que vea la celda AA1. Observe que puede seguir viendo las celdas A1 y B1 del panel de
la izquierda.
4. Vuelva a hacer clic en Dividir. La pantalla ya no estar dividida.
5. Haga clic sucesivamente en la celda A17 y en Dividir. La pantalla se dividir horizontalmente en dos
paneles diferentes.
6. Vuelva a hacer clic en Dividir. La pantalla ya no estar dividida.
7. Haga clic sucesivamente en la celda F14 y en Dividir. Esta vez, la pantalla se dividir en cuatro paneles.
8. Elija el cuadrante inferior derecho haciendo clic en cualquier celda de ese panel y luego desplcese
hacia abajo para mostrar la fila 40.
9. En la celda H40, escriba 236 y presione Entrar. Debern verse los datos introducidos en las celdas A1 y
B1 junto con lo que acaba de escribir en la celda H40 (vase la Figura 1-6).
Figura 1-6
Trabajo en una ventana
dividida

Comando Dividir

Barras de
desplazamiento

10. Haga clic en Dividir para eliminar la divisin. Dejarn de verse los datos de la celda H40.
HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro y DEJE Excel abierto.

Tome nota

El comando Dividir es especialmente til cuando se necesitan comparar diversas partes de una larga
hoja de clculo.
Cuando se trabaja con una hoja de clculo que contiene pocos datos, es fcil desplazarse por ella y
centrarse en celdas concretas. Sin embargo, a medida que adquiera experiencia trabajando con Excel, es
posible que acabe trabajando en hojas de clculo mucho ms grandes. La capacidad de ver ms de una
seccin de una hoja de clculo al mismo tiempo usando ventanas divididas es especialmente til cuando
se necesita comparar diferentes secciones de datos.

Leccin 1

Trabajar con un libro ya existente


Muchos libros requieren actualizaciones frecuentes porque los datos existentes cambiaron o deben
agregarse datos nuevos. Los trabajadores con frecuencia abren un libro existente, actualizan la
informacin y luego guardan el libro para revisarlo de nuevo ms tarde. A menudo, un usuario crea
archivos que, posteriormente, son usados o actualizados por otros usuarios. Los nombres de archivo
deben reflejar el tipo de datos que el archivo contiene. Un nombre de archivo descriptivo le permitir
localizar y recuperar rpidamente los archivos. Los nombres de archivo pueden tener hasta 255
caracteres de largo, incluida la extensin de archivo. No obstante, la mayora de los usuarios utilizan
nombres cortos descriptivos que identifican claramente el contenido del libro.

Navegacin por una hoja de clculo


Una hoja de clculo de Excel puede contener ms de un milln de filas y ms de diecisis mil
columnas. Hay varias maneras de moverse por las hojas de clculo que contienen numerosas filas y
columnas. Puede usar las teclas de flecha, las barras de desplazamiento o el mouse para navegar por
una hoja de clculo. En los ejercicios siguientes, estudiar los diversos mtodos para moverse por
una hoja de clculo.
Tome nota

Una hoja de clculo puede ser muy grande o muy pequea segn sus necesidades. Las columnas
disponibles van desde la A hasta las letras XFD y las filas disponibles pueden ir desde 1 hasta 1.048.567.

Navegacin por una hoja de clculo

Paso a paso

PREPRESE. Haga clic en la pestaa Archivo y luego en Abrir. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione la
ubicacin de los archivos de datos de Lesson01, seleccione 01 Contoso Employee Info y haga clic en Abrir.
1. Presione Ctrl + Fin para ir al final del documento (celda D27).
2. Presione Ctrl + Inicio para ir al principio del documento (celda A1).
3. Haga clic en el Cuadro de nombres, escriba A3 y presione Entrar para activar la celda.
4. Presione Ctrl + Flecha abajo para ir a la ltima fila de datos (celda A27).

Tome nota

Ctrl + Flecha le permite ir al comienzo y al final de rangos de datos. El ttulo de la hoja de clculo, que
abarca todas las columnas, no se considera parte del rango de datos de la hoja de clculo.
5. Presione Ctrl + Flecha derecha. La celda D27, la ltima columna del rango de datos, se convierte en la
celda activa.
6. Presione Ctrl + Flecha abajo. Se visualizar la ltima fila posible de la hoja de clculo.
7. Presione Ctrl + Inicio.
8. Presione Bloq Despl. A continuacin, presione la tecla Flecha derecha. Esto mover la columna activa
una columna hacia la derecha, y toda la hoja de clculo se mover.
9. Use la barra de desplazamiento vertical para navegar desde el principio hasta el final de los datos.
10. Si el mouse tiene un botn de rueda, gire dicho botn adelante y atrs para desplazarse rpidamente
por la hoja de clculo.

Tome nota

Cuando Bloq Despl est activo, se muestra BLOQ DESPL en el lado izquierdo de la barra de estado.
Para usar las teclas de flecha para moverse entre celdas, desactive Bloq Despl. Algunos teclados
disponen de una tecla de Bloq Despl mientras que otros no. Se trata de una opcin y no de una
necesidad.
HAGA UNA PAUSA. Vuelva a presionar Bloq Despl para desactivarlo. DEJE el libro abierto para el prximo
ejercicio.

Informacin general

Navegacin de datos con el comando Ir a


El libro usado en estos ejercicios no es especialmente largo ni complicado. Cuando empiece a trabajar
con bases de datos o conjuntos de libros mucho ms grandes, tal vez le gustara disponer de medios ms
sencillos que el desplazamiento para moverse por los datos. El Cuadro de nombres indica la celda
actual en la que est, y le da la oportunidad de nombrar la celda o un rango. El comando Ir a puede
llevarle a puntos concretos de una hoja de clculo, incluidas celdas y rangos de celdas a las que dio un
nombre.

Navegacin de datos con el comando Ir a

Paso a paso

USE el libro 01 Contoso Employee Info del ejercicio anterior.


1. Seleccione la celda A17.
2. En el Cuadro de Nombres a la izquierda de la barra de frmulas, seleccione la celda A17.
3. Elimine A17, escriba MedAssts y presione Entrar.
4. Seleccione la celda M11.
5. En la pestaa INICIO, en el grupo Edicin, haga clic en Buscar y seleccionar. Haga clic en Ir a.
Aparecer el cuadro de dilogo Ir a (vase la Figura 1-7).
Figura 1-7
Cuadro de dilogo Ir a

6. En la lista Ir a, haga clic en MedAssts y luego en Aceptar. La celda A17 se convertir en la celda activa.
7. Vuelva a hacer clic en Buscar y seleccionar y luego en Ir a Especial. Aparecer el cuadro de dilogo Ir a
Especial (vase la Figura 1-8).
Figura 1-8
Cuadro de dilogo Ir a
Especial

8. En el cuadro de dilogo Ir a Especial, haga clic en ltima celda.


9. Haga clic en Aceptar. La celda D27 se convertir en la celda activa. La ltima celda es la celda inferior
derecha de la hoja de clculo con contenido o formato.
CIERRE el libro y no guarde. CIERRE Excel.

10

Leccin 1

Evaluacin de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. Indique cul de los elementos siguientes est disponible cuando ve una flecha en la esquina inferior
derecha de un grupo de la cinta.
a. cuadro de dilogo
b. libro adicional
c. lista de hojas de clculo
d. parte adicional del rango actual

2. Qu funcin le permitir obtener una vista previa de los encabezados, pies de pgina, saltos de
pgina y otras caractersticas que se imprimirn?
a. Diseo de pgina
b. Diseo de impresin
c. Desplazamiento sincrnico
d. Vista de la ventana

3. Cuando divide una ventana en cuntos paneles se divide?


a. dos
b. tres
c. cuatro
d. dos o cuatro

4. Cul es la interseccin de una fila y una columna?


a. rango
b. pestaa
c. grfico de barras
d. celda

5. Indique cul de los elementos siguientes empieza con Guardar, Deshacer y Rehacer y puede
personalizarse para contener los comandos que usa con ms frecuencia.
a. Una hoja de clculo
b. La ventana de ayuda
c. La barra de herramientas de acceso rpido
d. La cinta

6. Con cuntas hojas de clculo abre un libro de Excel 2013 nuevo?


a. una
b. dos
c. tres
d. cuatro

Verdadero / Falso
Haga un crculo alrededor de la V si el enunciado es verdadero o alrededor de la F si el enunciado es falso.

V F

1. La barra de herramientas de acceso rpido aparece en el lado derecho de la barra de ttulo,


por encima de la cinta.

V F

2. Las columnas de una hoja de clculo se identifican mediante nmeros.

V F

3. El contorno de la celda activa de una hoja de clculo es un rectngulo en negrita.

V F

4. La vista Diseo de pgina es til cuando se preparan los datos para imprimirlos.

Informacin general

11

Proyectos
Proyecto 1-1: usar la cinta
PREPRESE. INICIE Excel si no est ejecutndose y visualice un libro en blanco.
1. Haga clic en la pestaa VISTA. Se trata del acceso instantneo a la vista Backstage. Haga clic en varios
de los comandos de la vista Backstage que se muestran en la barra de navegacin del panel izquierdo.
2. Haga clic en la flecha Volver al documento para volver al libro. Haga clic en la pestaa INICIO si no
aparece. Mueva el puntero del mouse sobre la cinta, lea la informacin en pantalla que aparece
cuando inmoviliza el puntero encima de elementos individuales de la cinta.
3. En la pestaa INICIO, en el grupo Fuente, haga clic en la flecha Fuente. Observe que se muestra la
primera fuente de la parte superior de la lista de fuentes. Vuelva a hacer clic en la flecha para ocultar
la lista.
4. Vuelva a hacer clic en la flecha Fuente y elija Times New Roman. Observe el cambio correspondiente
en la fuente de la lista de fuentes.
5. Mueva el puntero a la barra de herramientas de acceso rpido y haga clic en el botn Deshacer.
Observe que la fuente vuelve a la fuente predeterminada, por lo general Calibri.
6. Haga clic en la pestaa INSERTAR. Mueva el puntero sobre la cinta y examnelo mientras lee la
informacin en pantalla.
7. Haga clic en la pestaa VISTA. Seale de nuevo la cinta y estudie sus caractersticas.
8. Vuelva a hacer clic en la pestaa ARCHIVO para mostrar la vista Backstage.
9. Haga clic en el comando Cerrar de la parte inferior del panel izquierdo para cerrar el libro. Si el
sistema le solicita que guarde el documento, elija No guardar.
DEJE Excel abierto para el prximo proyecto.

Proyecto 1-2: navegar por una lista de casas en venta


Fabrikam, Inc., un agente inmobiliario, tiene una lista de casas en venta. Necesita saber cun larga es la
lista.
PREPRESE. INICIE Excel si todava no est en funcionamiento.
1. Abra el archivo 01 Fabrikam Customer Houses.
2. Presione Ctrl + Fin para ir a la ltima celda del libro.
3. Presione Ctrl + Inicio para ir a la primera celda.
4. Haga clic en la celda B6.
5. Presione Ctrl + Flecha derecha para ir al borde derecho del rango activo.
6. Presione Ctrl + Flecha izquierda para ir al borde izquierdo.
7. Presione Ctrl + Flecha arriba para ir al borde superior del rango activo.
8. CIERRE el libro.
CIERRE Excel.

Trabajar con
Microsoft Excel 2013

Matriz de conocimientos de la leccin


Conocimientos

Objetivo del examen

Nmero de objetivo

Crear libros

Crear libros en blanco nuevos

1.1.1

Guardar libros

Guardar libros en formatos de archivo


alternativos

1.5.2

Mantener la compatibilidad con versiones


anteriores

1.5.6

Guardar archivos en ubicaciones remotas

1.5.8

Anexar datos a una hoja de clculo

2.1.1

Buscar y reemplazar datos

2.1.2

Ajustar el ancho de columna

1.3.5

Mostrar cmo usar la herramienta de


autorrelleno

2.1.4

Ampliar informacin a travs de las


columnas

2.1.5

Eliminar celdas

2.1.6

Usar tipos de datos para rellenar una hoja de clculo

Aplicar formatos de nmero

2.2.6

Cortar, copiar y pegar datos

Copiar y pegar datos

2.1.3

Editar las propiedades de un libro

Agregar valores a las propiedades de un


libro

1.4.8

Introducir y editar datos bsicos en una hoja de


clculo

Por lo general, comprar una casa es la mayor inversin financiera que realizan las personas en su vida. Los agentes inmobiliarios
asesoran y ayudan a quienes desean comprar una casa nueva o vender la suya. Algunos agentes tambin ayudan a encontrar
casas de alquiler a quienes lo desean. Cuando las personas quieren vender sus casas, a menudo contratan a un agente inmobiliario
quien, a cambio de vender la casa, obtiene una comisin o un porcentaje sobre el precio de venta. En Estados Unidos, los
agentes tienen que pasar un examen de su estado para poder ejercer la profesin. Muchos agentes autorizados se convierten
tambin en Realtors. Se trata de un nombre registrado que el agente solo puede usar si se une a una asociacin local, estatal
o nacional de Realtors. Fabrikam, Inc., con sede en Columbus, Ohio, es una empresa inmobiliaria propiedad de Richard Carey
y David Ortiz. Fabrikam cuenta con cinco agentes de ventas a tiempo completo y un pasante universitario. El pasante de Fabrikam
usa Excel como ayuda para administrar las ventas y los gastos, y para dar soporte al negocio. En esta leccin, seguir viendo,
agregando y manipulando datos en una hoja de clculo de Excel 2013 similar a la que usa Fabrikam, Inc.

12

Trabajar con Microsoft Excel 2013

13

Orientacin sobre el software


Pestaa INICIO de Excel
La cinta de Microsoft Office Excel 2013 se compone de una serie de pestaas, cada una
relacionada con tipos especficos de tareas que realiza en Excel. La pestaa INICIO, que
se muestra en la Figura 2-1, contiene los comandos que los usuarios ejecutan ms a
menudo cuando crean documentos de Excel. Al estar los comandos visibles en la
superficie de trabajo, el usuario puede ver, con solo echar un vistazo, la mayora de las
tareas que quiere llevar a cabo. Cada pestaa contiene grupos de comandos relacionados
con tareas o funciones especficas.
Cortar
Pegar

Copiar

Selectores de cuadros de dilogo de


comandos

Barra de frmulas
Figura 2-1
Cinta, barra de frmulas y
opciones de comando

Grupos de
comandos

Flechas de las opciones de


comandos

Marcador de columna

Algunos comandos tienen una flecha asociada. En la Figura 2-1, se pueden ver las flechas
de opciones asociadas a Autosuma y a Buscar y seleccionar. Esto indica que adems de la
tarea predeterminada, la tarea tiene otras opciones asociadas. Asimismo, algunos de los
grupos tienen asociados selectores de cuadros de dilogo. Si hace clic en ellos, se mostrarn
comandos adicionales que no aparecen en la cinta. En la Figura 2-1, los grupos Portapapeles,
Fuente, Alineacin y Nmero tienen asociados cuadros de dilogo, mientras que Estilos,
Celdas y Edicin no.

Crear libros
Hay tres maneras de crear un libro de Microsoft Excel nuevo. Puede abrir un libro nuevo y en
blanco usando la pestaa ARCHIVO para tener acceso a la vista Backstage o cuando inicia
Excel. Puede abrir un libro de Excel ya existente, introducir datos nuevos o adicionales y
guardar el archivo con otro nombre, creando as un libro nuevo. Tambin puede usar una
plantilla para crear un libro nuevo. Una plantilla es un modelo que ya ha sido configurado para
mostrar ciertos tipos de datos, tales como informes de ventas, facturas, etc.

Creacin de un libro desde cero


Para crear un libro nuevo, inicie Excel y seleccione un libro en blanco u otro tipo de plantilla.
Si est trabajando en Excel y quiere empezar un libro nuevo, haga clic sucesivamente en la
pestaa ARCHIVO, en Nuevo y en Libro en blanco. Las hojas de clculo a menudo empiezan
por un texto que describe su contenido. En este ejercicio, crear dos libros de Excel: uno con
una direccin de la empresa y otro con un mensaje telefnico rpido.

Paso a paso

Crear un libro desde cero


PREPRESE. INICIE Excel. Excel le da la oportunidad de elegir entre empezar un libro en blanco, dar un
paseo o usar plantillas (vase la Figura 2-2).

14

Leccin 2
Figura 2-2
Opciones disponibles
despus de iniciar Excel

1. Haga clic en Libro en blanco. Si acaba de iniciar Excel, aparecer Libro1 Excel en la barra de ttulo de
la parte superior de la ventana. Se abrir un libro en blanco con la celda A1 activa.
2. En la celda A1, escriba Fabrikam Inc.Esta celda constituye el ttulo principal de la hoja de clculo.
Tenga en cuenta que a medida que escribe, el texto aparece en la celda y en la barra de frmulas
(vase la Figura 2-3). Consulte la definicin de barra de frmulas en la seccin "Edicin del contenido
de una celda" de la pgina 37.
Figura 2-3
El texto escrito aparece en
la barra de frmulas y en la
celda activa.

3. Presione Entrar. El texto se introduce en la celda A1, aunque parece como si fluyera a la celda B1.
4. En la celda A2, escriba 123 Fourth Street y presione Entrar.
5. En la celda A3, escriba Columbus, OH 43204 y presione Entrar.
6. En ocasiones, se necesita un rea de trabajo rpido para completar otra tarea mientras se est en
medio de un libro. Puede abrir otro libro como rea de borrador. Haga clic en la pestaa ARCHIVO y,
en el panel izquierdo, haga clic en Nuevo. Aparecen las distintas plantillas disponibles (vase la Figura
2-2).
7. En la vista Backstage, haga clic en Libro en blanco. Se abrir otro libro de Excel y aparecer Libro2 en
la barra de ttulo.
8. En la celda A1, escriba Llamadas y presione Entrar.
9. En la celda A2, escriba Vuelo de David Ortiz UA 525 llegada a las 16:30 y presione Entrar.
HAGA UNA PAUSA. DEJE los dos libros de Excel abiertos para el siguiente ejercicio.

Trabajar con Microsoft Excel 2013

15

guardar libros
Los archivos se pueden guardar en una carpeta del disco duro del equipo, una unidad de red, un
disco, un CD, una unidad USB, OneDrive u otra ubicacin de almacenamiento. Sin embargo,
primero debe identificar dnde se guardar el documento. El resto del proceso de guardar es el
mismo, independientemente de la ubicacin del dispositivo de almacenamiento.

Nombrar y guardar un libro


Cuando se guarda un archivo por primera vez, se le hacen dos preguntas importantes: Dnde
quiere guardar el archivo? Qu nombre le dar al archivo? En esta leccin, practicar la
respuesta a estas preguntas con dos archivos diferentes. De forma predeterminada en todas las
aplicaciones de oficina los documentos se guardan en la carpeta Mis documentos.

Nombrar y guardar un libro

Paso a paso

PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior o escriba su nombre y direccin en un libro nuevo.
1. Haga clic en la pestaa ARCHIVO para abrir la vista Backstage. En el panel de la izquierda, haga clic en
Guardar como para mostrar las opciones de guardar.
2. Haga doble clic en Equipo para abrir el cuadro de dilogo Guardar como (vase la Figura 2-4).
Figura 2-4
Cuadro de dilogo Guardar
como

3. En el panel de navegacin izquierdo, en el cuadro de dilogo Guardar como, haga clic en Escritorio. El
escritorio se convertir en el nuevo destino del archivo guardado.
4. En el cuadro de dilogo Guardar como, haga clic en Nueva carpeta. Aparecer un icono de carpeta
con las palabras Nueva carpeta seleccionadas.
5. Escriba Excel Leccin 2 y presione Entrar.
6. Haga clic en el botn Abrir.
7. En el cuadro Nombre de archivo, escriba 02 Fabrikam Address Solution.
8. Haga clic en el botn Guardar.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Tome nota

Guarde el libro a menudo, en especial antes de abrir otro libro u otra impresin, o despus de
introducir informacin.

Guardar en OneDrive
OneDrive es una aplicacin basada en la nube que permite almacenar los archivos, de modo
que pueda recuperarlos en cualquier lugar y compartirlos con otros usuarios si as lo desea.
OneDrive es tambin un excelente lugar para almacenar los archivos de copia de seguridad de

16

Leccin 2

documentos importantes. OneDrive se entrega con Windows 8 o se puede instalar la aplicacin


gratuita de escritorio en Windows 7 y Windows Vista. En este ejercicio se presupone que el
usuario tiene Windows 8 cargado con OneDrive.

Guardar en OneDrive

Paso a paso

PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior o escriba su nombre y direccin en un libro nuevo.
1. Haga clic en la pestaa ARCHIVO y luego en Guardar como.
2. En la vista Backstage, en Guardar como, haga clic en [Nombre del usuario] OneDrive (vase la Figura
2-5). Es posible que deba iniciar sesin en OneDrive si todava no lo ha hecho.
Figura 2-5
Informacin de OneDrive
sobre la vista Backstage

3. Haga clic en el botn Examinar.


4. Haga clic en el botn Nueva carpeta.
5. En el cuadro de texto Nueva carpeta, escriba Excel Leccin 2 para guardar una carpeta para esta
leccin en OneDrive y presione Entrar.
6. Haga doble clic en el icono Excel Leccin 2 para pasar a esa carpeta.
7. Guarde el archivo con el mismo nombre (o escriba 02 Fabrikam Address Solution en el cuadro
Nombre de archivo) y haga clic en el botn Guardar.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Guardar un libro con otro nombre


Puede cambiar el nombre de un libro ya existente para crear otro libro. Por ejemplo, la direccin
que cre en el ejercicio anterior es actual. Si tiene varias oficinas, puede guardar el archivo con
otro nombre y usarlo para escribir datos de otra oficina. Tambin puede usar un libro ya
existente como plantilla para crear libros nuevos. En este ejercicio, aprender a usar el cuadro
de dilogo Guardar como para implementar cualquiera de estas opciones.

Trabajar con Microsoft Excel 2013

17

Guardar un libro con otro nombre

Paso a paso

PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior o escriba Fabrikam Inc. en la celda A1.
1. En la celda A2, escriba 87 East Broad Street y presione Entrar.
2. En la celda A3, escriba Columbus, OH 43215 y presione Entrar.
3. Haga clic en la pestaa ARCHIVO y, en el panel izquierdo, haga clic en Guardar como. La vista
Backstage muestra que la carpeta actual (vase la Figura 2-6) corresponde a Excel Leccin 2 de
OneDrive, porque es la carpeta que se us por ltima vez para guardar un libro.
Figura 2-6
Carpetas actuales y recientes
utilizadas

4. Haga clic en Equipo para volver a la unidad de disco que us antes.


5. En el panel derecho, haga doble clic en Excel Leccin 2.
6. Haga clic en el cuadro Nombre de archivo, despus haga clic detrs de Fabrikam escriba Broad para
que el nombre quede como 02Solucin Direccin Fabrikam Broad.
7. Haga clic en Guardar. Acaba de crear un libro nuevo al guardar un libro ya existente con otro nombre.
8. Haga clic en la pestaa ARCHIVO y, en el panel izquierdo, haga clic sucesivamente en Guardar como y
en Examinar.
9. En el cuadro Nombre de archivo, escriba 02 Solucin Plantilla direccin Fabrikam.
10. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en la flecha desplegable y elija Plantilla de Excel. Haga clic
en el botn Guardar.

Tome nota

Las plantillas se guardan automticamente en otra ubicacin, de modo que puedan abrirse con
la opcin ARCHIVO, Nuevo.
HAGA UNA PAUSA. CIERRE Excel. No guarde el libro de llamadas telefnicas.

Si crea una plantilla basada en el archivo de ejemplo para usarla para cada libro nuevo,
eliminar la posibilidad de perder datos por haber sobrescrito un archivo despus de escribir
datos nuevos. Para usar la plantilla, seleccione ARCHIVO > Nuevo > Personal y seleccione la
plantilla que guard. Al salir, se le solicitar que guarde el archivo con otro nombre.

Guardar un libro en formato de Excel anterior


Los archivos creados con versiones anteriores de Excel pueden abrirse y revisarse en Excel
2013. Sin embargo, si algunos usuarios no tienen la ltima versin o utilizan otras aplicaciones,
tal vez no sean capaces de abrir el archivo. Puede guardar una copia de un libro de Excel 2013

18

Leccin 2

(con la extensin de archivo .xlsx) en una versin que sea compatible con Excel 97 a travs de
las versiones de Excel 2013 (con la extensin de archivo .xls). El smbolo del programa que
aparece con los nombres de archivo es diferente, pero es una buena idea darle otro nombre al
archivo de la edicin anterior. Tambin es una buena idea comprobar qu problemas podran
perderse con el comprobador de compatibilidad de Excel.

Guardar un libro en formato de Excel anterior

Paso a paso

PREPRESE. INICIE Excel.


1. En la parte inferior del panel izquierdo, haga clic en Abrir otros libros.
2. En el panel de libros recientes de Backstage, haga clic en 02 Solucin Direccin Fabrikam Broad.
3. Primero compruebe los problemas de compatibilidad. Haga clic sucesivamente en la pestaa
ARCHIVO, en Informacin, en Comprobar si hay problemas y, por ltimo, en Comprobar
compatibilidad. Se abrir el cuadro de dilogo Comprobador de compatibilidad de la Figura 2-7.
Figura 2-7
El comprobador de
compatibilidad muestra
que no hay problemas de
compatibilidad

4. Lea la informacin del cuadro de dilogo Comprobador de compatibilidad y haga clic en Aceptar.
5. Haga clic sucesivamente en la pestaa ARCHIVO, en Exportar y en Cambiar el tipo de archivo. La vista
Backstage muestra los diferentes tipos de archivo (vase la Figura 2-8).

Figura 2-8
Cambiar las opciones de
tipo de archivo en la vista
Backstage.

Trabajar con Microsoft Excel 2013

19

6. Haga clic en Libro de Excel 97-2003 (*.xls) y luego en Guardar como.


7. En el cuadro Nombre de archivo, haga clic antes de Solution, escriba 97-03 y, a continuacin, haga clic
en Guardar.
8. Haga clic en la pestaa ARCHIVO y luego en Abrir. El panel Libros recientes de la vista Backstage
muestra el ltimo conjunto de documentos que se han guardado.
9. Haga clic en 02 Solucin Direccin Fabrikam Broad.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Guardar en formatos de archivo distintos


Se puede guardar un archivo de Excel 2013 en un formato que no sea .xlsx o .xls. Los formatos
de archivo que aparecen como opciones en el cuadro de dilogo Guardar como o en la pestaa
ARCHIVO dependen de los tipos de formato de archivo compatibles con la aplicacin. Si
guarda un archivo en otro formato, tal vez se pierda parte del formato, los datos y las
caractersticas.

Guardar en formatos de archivo distintos

Paso a paso

PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior o escriba su nombre y direccin en un libro nuevo.
1. Haga clic en la pestaa ARCHIVO y luego en el botn Exportar.
2. Haga clic en el botn Cambiar el tipo de archivo. Excel explica los diferentes tipos de archivo (vase la
Figura 2-8).
3. Haga clic en la opcin Crear documento PDF/XPS. En la Figura 2-9 se muestra por qu motivo se usa
este formato.
Figura 2-9
Vista previa de Backstage
con informacin sobre el
formato PDF/XPS

4. En el panel derecho, haga clic en el botn Crear PDF/XPS.


5. En el panel de navegacin izquierdo, haga clic en Escritorio.
6. Haga doble clic en Excel Leccin 2 para ir a esa carpeta.
7. El nombre del archivo le da el nombre con una extensin PDF.
8. Haga clic en Publicar.
9. La aplicacin del lector abre el archivo PDF mostrado.
10. Presione Alt + F4 para cerrar la aplicacin del lector.
11. Si es preciso, presione Alt + Tab para regresar al archivo de Excel.
HAGA UNA PAUSA. CIERRE todos los libros abiertos y DEJE Excel abierto para usarlo en el siguiente
ejercicio.

Tome nota

Adobe PDF (formato porttil de documentos) garantiza que su archivo impreso o consultado
conserve el formato deseado, pero el archivo no se puede cambiar fcilmente. Tambin puede
guardar sus libros en formato de pgina web para usarlos en sitios web con opciones de Pgina
web de un solo archivo o pgina web. Para importar datos a otro formato, tambin puede probar
los formatos Texto (delimitado por tabuladores) o CSV (delimitado por comas). Todas estas
opciones estn disponibles en el men desplegable Guardar un tipo o en la pestaa ARCHIVO.

20

Leccin 2

Introducir y editar datos bsicos en una hoja de clculo


Puede escribir los datos directamente en una celda o en varias celdas de una hoja de clculo.
Tambin puede copiar y pegar informacin de otra hoja de clculo o de otros programas. Copia
toma la informacin de una nica ubicacin y la duplica. El comando Pegar se usa para poner
esta informacin en otra ubicacin. Para introducir datos en una celda de una hoja de clculo,
debe activar la celda deseada y luego escribir los datos. Para ir a la siguiente columna despus
de introducir texto, presione la tecla Tab. Contine presionando dicha tecla para ir a la siguiente
columna.

Introduccin de datos bsicos en una hoja de clculo


Cuando termine de escribir las entradas de una fila, presione Entrar para ir al principio de la
fila siguiente. Tambin puede utilizar las teclas de flecha para ir a una celda adyacente o hacer
clic en cualquier celda para activarla. Presione Entrar para aceptar la entrada. En el ejercicio
siguiente, crear una lista de personas que trabajan en la oficina.
Paso a paso

Introducir datos bsicos en una hoja de clculo


PREPRESE. Si es necesario, INICIE Excel y ABRA un libro nuevo.
1. Haga clic en la celda A1, escriba Fabrikam Inc. y presione Entrar. Observe que la celda activa pasa a la
siguiente fila, a la celda A2.
2. En la celda A2, escriba Lista de empleados y presione Entrar.
3. Haga clic en la celda A4, escriba Nombre y presione Tab. Observe que la celda activa pasa a la
siguiente columna, a la celda B4.

Solucin de
problemas

Si escribe datos incorrectos, puede hacer clic en la celda y volver a escribir la entrada. En las secciones
siguientes, ver cmo editar texto.
4. Escriba Extensin y presione Entrar. Observe que la celda activa pasa a la primera celda de la fila
siguiente.
5. Escriba Richard Carey y presione Tab.
6. Escriba 101 y presione Entrar. Parece que Richard Carey est cortado.
7. Haga clic en la celda A5 y observe que la entrada completa de Richard Carey aparece en la barra de
frmulas.
8. Haga clic en la celda A6, escriba David Ortiz y presione Entrar.
9. Escriba Kim Akers y presione Entrar.
10. Escriba Nicole Caron y presione Entrar.
11. GUARDE el libro en la carpeta Excel Leccin 2 del equipo como 02 Fabrikam Employees Solution. El
archivo debe tener un aspecto como el de la Figura 2-10.

Figura 2-10
El libro completo de 02 Empleados de Fabrikam

HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para la prxima leccin.

Tome nota

El texto se almacena en una nica celda, incluso cuando parece que se extiende a las celdas
adyacentes. Si una entrada es ms larga que el ancho de la celda y la celda siguiente contiene
datos, los datos se muestran truncados. Para editar los datos, debe ir a la celda donde comienza
el texto y no a las celdas adyacentes.

Trabajar con Microsoft Excel 2013

21

Cambio del ancho de columna


En Excel, el ancho de columna se establece basndose en los datos existentes. Cuando se
agrega una entrada a una columna que se extiende ms all del ancho de dicha columna, es
necesario ajustar el ancho de esta para dar cabida a la entrada.

Paso a paso

Cambiar el ancho de columna


PREPRESE. Use el archivo 02 Fabrikam Employees Solution del ejercicio anterior.
1. Mueva el puntero del mouse entre las columnas A y B, a los marcadores de columna de la parte
superior de la hoja de clculo (vase la Figura 2-11). El puntero del mouse tomar la forma de una
flecha de dos puntas.

Figura 2-11
Marcadores de columna
para las columnas A y B

Ancho de columna con flecha


de dos puntas

2. Haga doble clic en el marcador de columna entre A y B. El ancho de la columna cambiar a la entrada
ms ancha de la columna A. En este caso, las entradas ms anchas son Lista de empleados y el nombre
de Richard Carey.

Tome nota

Para cambiar el ancho de columna manualmente, seale el marcador de columnas entre las
columnas A y B y arrastre el puntero a la izquierda o a la derecha en vez de hacer doble clic.
3. Arrastre el puntero del mouse con la flecha de dos puntas entre las columnas B y C hasta que aparezca
la informacin en pantalla Ancho: 20 (145 pxeles) o algo parecido a esta cantidad (vase la Figura
2-12).

Figura 2-12
Arrastrando la flecha de dos
puntas la informacin en
pantalla muestra el ancho de
la columna

4. GUARDE el archivo 02 Fabrikam Employees Solution. Esto sobrescribir la versin anterior sin el
cambio de ancho de columna.
HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro y DEJE Excel abierto para el ejercicio siguiente.

Tome nota

Cuando escriba texto que sea ms largo que el ancho de la celda, parecer como si el texto se
extendiera a la celda contigua. Sin embargo, cuando escriba en la celda siguiente, el texto
desbordado no se mostrar. El texto sigue estando ah. A menudo es ms fcil corregir un
trabajo si los anchos de columna coinciden con el texto ms largo. Puede hacer doble clic en
los marcadores de columna para ajustar automticamente a la entrada ms amplia o arrastrar
el marcador de columna para ajustar el ancho de la columna al ancho deseado.

Edicin del contenido de una celda


Una de las ventajas de los registros electrnicos en comparacin con los registros manuales es
que en los primeros los cambios se pueden efectuar de forma rpida y sencilla. Para editar la

22

Leccin 2

informacin de una hoja de clculo, puede introducir los cambios directamente en la celda o
editar el contenido de una celda en la barra de frmulas, ubicada entre la cinta y la hoja de
clculo. Cuando introduce datos en una celda, el texto o los nmeros aparecen en la celda y en
la barra de frmulas. Tambin puede introducir los datos directamente en la barra de frmulas.
Sin embargo, antes de introducir los cambios, debe seleccionar la informacin que va a cambiar.
Seleccionar texto significa resaltar el texto que debe cambiarse. Puede seleccionar una nica
celda o parte del texto de la celda en la barra de frmulas antes de realizar los cambios. Tambin
puede hacer doble clic en una celda para colocar el punto de insercin para la edicin.
Paso a paso

Editar el contenido de una celda


PREPRESE. ABRA un libro en blanco.
1. Haga clic en la celda A1, escriba Fabrikam y presione Entrar. El punto de insercin se mover a la celda
A2 y no aparecer nada en la barra de frmulas.
2. Haga clic en la celda A1. Observe que la barra de frmulas muestra Fabrikam (vase la Figura 2-13).

Figura 2-13
Celda activa y barra de
frmulas mostrando la misma informacin
Barra de frmulas
Celda activa

3. Haga clic despus de Fabrikam en la barra de frmulas, deje un espacio, escriba Incorporated y
presione la tecla Tab. El punto de insercin se mover a la celda B1 y no aparecer nada en la barra de
frmulas (vase la Figura 2-14).
Figura 2-14
Aunque parece que el texto
est en B1, se trata de texto
extendido desde A1.

No se muestra nada en la
barra de frmulas.

4. Haga clic en la celda A1 y en la barra de frmulas, haga doble clic en Incorporated para seleccionarlo.
Escriba Inc. y presione Entrar.
5. Escriba Ventas y presione Entrar.
6. Haga clic en la celda A2 y despus de Ventas en la barra de frmulas.
7. Presione Inicio. El punto de insercin se mover al principio de la barra de frmulas.

Tome nota

Mientras est editando en la barra de frmulas, puede presionar Inicio para ir al principio, Fin
para ir al final o las teclas de flecha izquierda o derecha para mover un carcter a la vez. Presione
Suprimir para suprimir los caracteres situados despus del punto de insercin. Presione la tecla
Retroceso para suprimir los caracteres anteriores al punto de insercin.
8. Escriba Mensual y presione la barra espaciadora. Presione Entrar.
9. En la celda A3, escriba enero y presione Entrar.

Trabajar con Microsoft Excel 2013

23

10. Haga clic en la celda A3, escriba febrero y presione Entrar. El texto original de la celda A3 desaparece
y febrero sustituye a enero.
11. Haga clic en la celda A3 y presione Eliminar. Se eliminar la entrada de la celda A3.
12. Sobre la fila 1 y a la izquierda de la columna A, haga clic en el botn Seleccionar todo. Se seleccionan
todas las celdas de la hoja de clculo.
13. Presione Eliminar. Se eliminarn todas las entradas.
HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro sin guardar y DEJE Excel abierto para el ejercicio siguiente.

Tome nota

Si edita el contenido de una celda y cambia de opinin antes de presionar Entrar, presione Esc
y se restaurar el texto original. Si cambia el contenido de una celda y luego no quiere el
cambio, haga clic en el botn Deshacer de la barra de herramientas de acceso rpido o presione
Ctrl + Z. Se restaurar el texto eliminado.
Puede editar una celda haciendo doble clic en ella y escribiendo el texto de reemplazo en la
celda. O bien, puede hacer clic en la celda y en la barra de frmulas.
Cuando est en modo de edicin:
El punto de insercin aparece como una barra vertical y la mayora de los comandos est

inactiva.

Puede mover el punto de insercin utilizando las teclas de flecha izquierda y derecha.

Use la tecla Inicio del teclado para mover el punto de insercin al principio de la celda y utilice
la tecla Fin para mover el punto de insercin al final de la clula. Puede agregar caracteres
nuevos en la ubicacin del punto de insercin.
Para seleccionar varios caracteres mientras se encuentra en modo de edicin, presione Mays
mientras presiona las teclas de flecha. Tambin puede usar el mouse para seleccionar caracteres
mientras edita una celda. Solo tiene que hacer clic y arrastrar el puntero del mouse sobre los
caracteres que desea seleccionar.
Al igual que en los ejercicios anteriores, existen varias formas de modificar los valores o el
texto que introduce en una celda:
Borrar el contenido de la celda.
Reemplazar el contenido de la celda con otra cosa.
Editar el contenido de la celda.

Eliminacin y borrado del contenido de una celda


Para borrar todo el contenido de una celda, haga clic en la celda y presione Suprimir. Esto
borrar el contenido de la celda en vez de la celda en s. Para borrar el contenido de ms de una
celda, seleccione todas las celdas que quiera borrar y, en el teclado, presione la tecla Suprimir.
Si presiona Suprimir, eliminar el contenido de la celda, pero no eliminar ningn elemento
del formato (como negrita, cursiva o un formato de nmero diferente) que pueda haber aplicado
a la celda.
Paso a paso

Eliminar y borrar el contenido de una celda


PREPRESE. ABRA un libro en blanco.
1. En la celda A1, escriba 1 y presione Entrar.
2. Escriba 2 y presione Entrar.
3. Escriba 3 y presione Entrar.
4. Escriba 4 y presione Entrar.
5. Resalte las celdas A1 a A4 (que contienen los nmeros 1 a 4).

24

Leccin 2
6. Presione Eliminar. Se borrarn todas las celdas.
7. En la barra de acceso rpido, haga clic en el botn Deshacer para rehacer las entradas de la celda.
8. Haga clic en la celda B5, escriba 275.000 USD y presione Entrar. El valor y el formato se colocarn
dentro de la celda.
9. Haga clic en la celda B5 y presione Eliminar.
10. Escriba 225000 sin el signo de dlar ni el punto y presione Entrar. Tenga en cuenta que 225.000
USD tiene formato. Aunque no se conserve la entrada original, la celda conserva el formato anterior
cuando presiona Eliminar.
11. Haga clic en la celda B5 y en la pestaa INICIO, en el grupo Edicin, haga clic en Borrar (vase la Figura
2-15).
Figura 2-15
El men Borrar

12. Haga clic en Borrar formatos. 225000 se mostrar sin el signo de dlar ni el punto.

Tome nota

Borrar muestra una serie de opciones. Para eliminar la entrada y el formato, seleccione Borrar todo.
HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro sin guardar y DEJE Excel abierto para el ejercicio siguiente.

Usar tipos de datos para rellenar una hoja de clculo


Puede introducir tres tipos de datos en Excel: texto, nmeros y frmulas. En esta leccin ya
introdujo texto bsico y datos numricos. En los ejercicios siguientes, introducir fechas y
utilizar el relleno automtico para completar los datos de una serie. En la leccin 4, "Uso de
frmulas bsicas", introducir frmulas. Las entradas de texto contienen caracteres alfabticos
y cualquier otro carcter que no constituya un valor puramente numrico. La fuerza de Excel
radica en su capacidad para calcular y analizar nmeros basndose en los valores numricos
introducidos. Por supuesto, si introduce nmeros incorrectos, los clculos obtenidos estarn
equivocados. Por dicho motivo, es fundamental especificar los datos de forma precisa.

Introduccin de fechas
Las fechas se usan a menudo en las hojas de clculo para realizar un seguimiento de datos en
un perodo de tiempo especificado. Al igual que el texto, las fechas pueden utilizarse como
encabezados de fila o de columna. Sin embargo, se considera a las fechas nmeros de serie, lo
que significa que son secuenciales y se pueden agregar, restar y usar en los clculos. Las fechas
tambin pueden utilizarse en frmulas y en la elaboracin de grficos y tablas. La forma en que
se muestra inicialmente una fecha en una celda de una hoja de clculo depende del formato en
el que escriben los caracteres. En Excel 2013, el formato de fecha predeterminado usa cuatro
dgitos para el ao. Tambin de forma predeterminada, las fechas se justifican a la derecha de
las celdas.
Paso a paso

Introducir fechas
PREPRESE. ABRA 02 Fabrikam Sales de los archivos de datos de esta leccin.
1. Haga clic en la celda B5, escriba 4/1/2014 y presione Entrar.
2. Haga clic en la celda B6, escriba 25/1/14 y presione Entrar. La fecha se introduce en C6 como
25/1/2014 y B7 se convierte en la celda activa.
3. Escriba 17/1 y presione Entrar. 17-Ene se introduce en la celda. Haga clic en la celda B7 y observe que
en la barra de frmulas aparece 17/1/20XX (con XX representando el ao actual).
4. Si el ao no es 2014, haga clic en celda B7 y presione F2. Cambiar el ao a 2014 y presione Entrar.

Trabajar con Microsoft Excel 2013

25

5. En la celda B8, escriba 28/1/14 y presione Entrar.


6. Escriba 21 de enero de 2014 y presione Entrar. En la celda, aparecer 21 de enero de 2014. Si
introduce una fecha en otro formato que el especificado o ya haba introducido algo en la celda y lo
haba borrado, puede que la hoja de clculo no refleje los resultados descritos. Los formatos de fecha
de la columna B no son coherentes (vase la Figura 2-16). En la seccin siguiente, aplicar un formato
de fecha coherente.
Figura 2-16
Si no escribe todas las fechas
igual, los formatos del libro
sern incoherentes.

7. En la celda B9, escriba 1/1/10 y presione Entrar. Observe que el valor cambia pero que el formato
sigue siendo el mismo.
8. Haga clic en el botn Deshacer para volver al libro que se muestra en la Figura 2-16.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Excel interpreta los aos de dos dgitos de 00 a 29 como los aos 2000 a 2029; los aos de dos
dgitos que abarcan desde 30 hasta 99 se interpretan como los aos comprendidos entre 1930
y 1999. Si especifica 28/01/28, la fecha se mostrar como 28/01/2028 en la celda. Si especifica
28/01/37, la celda mostrar 28/01/1937.
Si escribe 28 de enero 2020, la fecha se mostrar como 28-ene-20. Si escribe 28/01 sin
especificar el ao, Excel interpretar la fecha como perteneciente al ao en curso. En la celda
se ver 28-ene y la barra de frmulas mostrar 28/01 seguido del ao en curso. En la prxima
seccin, aprender a aplicar un formato homogneo a una serie de fechas.
Cuando especifica una fecha en una celda con un formato determinado, se aplica
automticamente formato a la celda, aunque elimine la entrada. Los siguientes nmeros que
especifique en la celda se convertirn al formato de la fecha de la entrada original.
Independientemente del formato de fecha mostrado en la celda, la barra de frmulas muestra
la fecha con el formato mes/da/ao de cuatro dgitos porque es el formato requerido para los
clculos y los anlisis.

Rellenar una serie con llenado automtico


Excel ofrece opciones de llenado automtico para rellenar automticamente las celdas con
datos o con formato. Para rellenar una celda nueva con datos existentes en una celda
adyacente, use la funcin de relleno automtico ejecutando el comando o usando el
controlador de relleno. El controlador de relleno es un pequeo cuadrado verde ubicado en la
esquina inferior derecha de una celda o un rango de celdas seleccionado. Un rango es un grupo
de celdas contiguas que selecciona para realizar operaciones en todas las celdas seleccionadas.
Al referirse a un rango de celdas, la primera y la ltima celda se separan mediante dos puntos
(por ejemplo, C4:H4). Para usar el controlador de relleno, seale la esquina inferior derecha
de la celda o el rango hasta que el puntero del mouse se convierta en una +. Haga clic en el
controlador de relleno y arrstrelo desde las celdas que contienen datos a las celdas que desea
llenar con esos datos o haga que Excel contine automticamente una serie de nmeros,
combinaciones de nmeros y texto, fechas o perodos de tiempo, basndose en un patrn
establecido. En este ejercicio, usar el comando de relleno automtico y el controlador de
relleno para rellenar celdas con datos. Para elegir un rango para las series, escriba las dos
primeras entradas, seleccinelas y luego utilice el controlador de relleno para ampliar la serie
mediante el patrn de las dos celdas seleccionadas.

26

Leccin 2

Rellenar una serie con llenado automtico

Paso a paso

PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior o escriba el texto de la Figura 2-16.
1. Seleccione el rango C4:H4. Enero est en la primera celda.
2. En la pestaa INICIO, en el grupo Edicin, haga clic en el botn Rellenar. Aparecer el men Rellenar
(vase la Figura 2-17).
Figura 2-17
Men desplegable Rellenar

Botn de relleno
Opciones de relleno

3. En el men, haga clic en Derecha. Todas las celdas se rellenarn con el contenido de C4 (enero).
4. Haga clic en el botn Deshacer.
5. Seleccione el rango C9:C13 y haga clic en el botn Rellenar. Elija Abajo. El contenido de C9 se copiar
en las cuatro celdas adicionales.
6. Haga clic en el botn Deshacer.
7. Haga clic en la celda C4, seleccione el controlador de relleno de la esquina inferior derecha de la celda
(vase la Figura 2-18), arrstrelo a E4 y librelo. Aparecer el botn Opciones de autorrelleno y se
mostrar de enero a marzo.
Figura 2-18
El puntero del mouse cambia
a un + negro en la parte
inferior derecha de un rango
seleccionado

Controlador de relleno

8. Haga clic en la celda C5, seleccione el controlador de relleno, arrstrelo a C9 y suelte. Todos los
nmeros se convertirn en 275.000 USD en la columna C. El botn Opciones de autorrelleno
aparecer en D10 (vase la Figura 2-19).
Figura 2-19
Puede rellenar con nmeros,
formatos u otras opciones.

Opciones de autorrelleno, botn


9. Haga clic en el botn Opciones de autorrelleno y elija Rellenar formatos solo en la lista que aparece.
Todos los nmeros regresarn a sus valores anteriores y adoptarn el formato anterior.
10. Repita los pasos 8 y 9 para el rango B5:B9.
11. Haga clic en la celda A9 y, a continuacin, arrastre el controlador de relleno a A15. Se repetir el
nombre de Ryan Calafato.
12. Haga clic en el botn Deshacer para volver a la hoja de clculo.
13. GUARDE el libro como 02 Fabrikam Sales Solution.
HAGA UNA PAUSA. CIERRE Excel.

Trabajar con Microsoft Excel 2013


Tome nota

27

Cuando Excel reconoce una serie, la opcin de relleno predeterminada es completar la serie.
Cuando usa el controlador de relleno y no hay una serie, el valor predeterminado es copiar el
contenido de la celda. El botn Opciones de autorrelleno tambin permite rellenar nicamente
el formato o rellenar sin formato.
Despus de rellenar las celdas con el controlador de relleno, aparece el botn Opciones de
autorrelleno para que pueda elegir cmo se rellenar la seleccin. En Excel, la opcin
predeterminada es copiar el contenido y el formato originales. Con el relleno automtico,
puede seleccionar cmo aparece el contenido de la celda original en cada celda del rango
rellenado.

Tome nota Cuando escribe datos suficientes para que Excel reconozca una serie, el controlador de relleno

har el resto. Por ejemplo, para registrar ventas diarias, puede que quiera que las columnas
consecutivas estn etiquetadas con los das de la semana. Si escribe Lunes en la primera celda,
puede rellenar el resto de los das arrastrando el controlador de relleno desde la celda de Lunes
para completar la serie.

Excel reconoce Enero como el comienzo de una serie natural y completa la serie hasta
donde lleve el controlador de relleno. Por definicin, se entiende que una serie natural es una
serie con formato de texto o nmeros que se extienden en una secuencia normal como meses,
das de la semana, nmeros u horas. Por ejemplo, una serie de nmeros natural podra ser 1, 2,
3, o 100, 200, 300, o una serie natural de texto podra ser lunes, martes, mircoles o enero,
febrero, marzo. Para diferentes series naturales, vase la Tabla 2-1.
Tabla 2-1
Ejemplos de series con llenado automtico

Seleccin inicial

Serie extendida

1, 1, 1, 1,

1, 2

3, 4, 5,

2012, 2013

2014, 2015, 2016,

8:00

9:00, 10:00, 11:00,

18:00

19:00, 20:00...

Lun

Mar, Mi, Jue...

Lunes

Martes, Mircoles, Jueves...

Ene

Feb, Mar, Abr...

Enero

Febrero, Marzo, Abril...

Trim1

Trim2, Trim3, Trim4, Trim1...

2/8/2014, 2/15/2014

2/22/2014, 3/1/2014, 3/8/2014,

1 cualquier texto

2 cualquier texto, 3 cualquier texto, 4 cualquier texto...

Cualquier texto 1

Cualquier texto 2, Cualquier texto 3, Cualquier texto 4...

Tome nota Tenga en cuenta que tal vez tenga que seleccionar dos celdas en lugar de una para seguir

algunos de los patrones anteriores. Para crear su propia lista personalizada, vaya a ARCHIVO
> Opciones > Avanzadas > Seccin General > Cree listas para utilizar con criterios de
ordenacin y secuencias de relleno > Editar listas personalizadas.

Cortar, copiar y pegar datos


Despus de introducir datos en una hoja de clculo, a menudo es necesario reorganizar o
cambiar el orden de parte de dichos datos para que sea ms fcil comprender y analizar la hoja
de clculo. Puede utilizar los comandos Cortar, Copiar y Pegar de Excel para copiar o mover
celdas completas con su contenido, formato y frmulas. Estos procesos se abordan a medida
que se realizan los ejercicios de esta seccin. Tambin puede copiar contenido o atributos
especficos de las celdas. Por ejemplo, puede copiar el formato solo sin copiar el valor de la
celda, o copiar el valor resultante de una frmula sin copiar la frmula en s misma. Tambin
puede copiar el valor de la celda original pero conservar el formato de la celda de destino.

28

Leccin 2

Las funciones de cortar, copiar y pegar pueden realizarse de varias formas mediante:
El mouse
Los comandos de la cinta
Los comandos de acceso directo, tales como Ctrl + C (copiar), Ctrl + X (cortar) y Ctrl + V

(pegar)

El panel del portapapeles de Office

Copiar una serie de datos con el mouse


La edicin mediante arrastrar y colocar est activada de forma predeterminada, para que
pueda usar el mouse para copiar (duplicar) o mover celdas. Solo tiene que seleccionar la celda
o el rango de celdas que desea copiar y mantener presionada la tecla Ctrl mientras apunta al
borde de la seleccin. Cuando el puntero se convierta en un puntero de copia (flecha con un
signo ms), podr arrastrar la celda o el rango de celdas a la nueva ubicacin. A medida que
arrastra, una informacin en pantalla desplazable identifica dnde se copiar la seleccin si
libera en ese momento el botn del mouse. En este ejercicio, practicar la copia de datos con el
mouse.
Paso a paso

Copiar una serie de datos con el mouse


PREPRESE. Antes de iniciar estos pasos, inicie Microsoft Excel.
1. Abra el archivo 02 Customer Houses.
2. Seleccione el rango A12:A22.
3. Presione Ctrl y mantenga presionado el botn del mouse mientras apunta al borde derecho del rango
seleccionado. Se mostrar el puntero de copia.

Solucin de
problemas

Recuerde que debe mantener presionada la tecla Ctrl en todo momento, mientras arrastra una serie de
datos para copiarla con el mouse; de lo contrario, mover la serie en vez de copiarla.
4. Con el puntero de copia visualizado, mantenga presionado el botn izquierdo del mouse y arrastre la
seleccin a la derecha, hasta que aparezca H12:H22 en la informacin en pantalla desplazable junto a
la seleccin.
5. Suelte el botn del mouse y, a continuacin, deje de presionar Ctrl. Los datos de A12:A22 tambin
aparecern en H12:H22.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Mover una serie de datos con el mouse


Los datos pueden moverse de una ubicacin a otra de un libro de forma muy parecida a las
operaciones de copia. Para mover una serie de datos, seleccione la celda o el rango de celdas y
apunte el borde de la seleccin. Cuando el puntero se convierta en un puntero de movimiento,
podr arrastrar la celda o el rango de celdas a otra ubicacin. Cuando se mueven datos, estos
reemplazan los datos existentes en las celdas de destino. En este ejercicio, practicar mover
una serie de datos de un rango de celdas a otro.
Paso a paso

Mover una serie de datos con el mouse


PREPRESE. USE el libro 02 Customer Houses del ejercicio anterior.
1. Seleccione E12:E22.
2. Seale el borde derecho del rango seleccionado. Se mostrar el puntero de movimiento.
3. Con el puntero de movimiento visualizado, mantenga presionado el botn izquierdo del mouse y
arrastre la seleccin a la derecha, hasta que aparezca I12:I22 en la informacin en pantalla desplazable
junto al rango seleccionado.

Trabajar con Microsoft Excel 2013

29

4. Suelte el botn del mouse. En la hoja de clculo, las celdas de destino estn vacas; por lo tanto, no
es preciso preocuparse por reemplazar los datos existentes. Los datos que antes se encontraban en
E12:E22 ahora estn en I12:I22.
5. Arrastre A1 a H12. Observe que un cuadro de dilogo le advierte acerca de la sustitucin del
contenido de las celdas de destino.
6. Haga clic en Cancelar.
7. Arrastre A1 a H11.
8. Arrastre E1 a I11. La hoja de clculo debe tener un aspecto similar al que se muestra en la Figura 2-20.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Figura 2-20

02 Customer Houses

Tome nota

Cuando se intenta mover una seleccin a una ubicacin que contiene datos, se abre un cuadro
de dilogo de advertencia. "Aqu ya hay datos. Desea reemplazarlos?" es un recordatorio de
que mover los datos a una nueva ubicacin reemplaza los datos existentes. Puede hacer clic en
Aceptar o cancelar la operacin.

Copiar y pegar datos


El Portapapeles de Office recopila y almacena hasta 24 elementos copiados o cortados que
estn disponibles para usarlos en el libro activo, en otros libros o en otros programas de
Microsoft Office. Puede pegar (insertar) los elementos seleccionado en el portapapeles en otra
ubicacin de la hoja de clculo. Los datos cortados (movidos) los datos se extraen de la hoja de
clculo, pero siguen estando disponibles para usarlos en varias ubicaciones. Si copia varios
elementos y luego hace clic en Pegar, solo se pegar el ltimo elemento copiado. Para obtener
acceso a varios elementos, debe abrir el panel del portapapeles. En este ejercicio, usar
comandos del grupo Portapapeles y el panel del portapapeles para copiar y pegar datos de
celdas.

Paso a paso

Copiar y pegar datos


PREPRESE. USE el libro 02 Customer Houses del ejercicio anterior.
1. En la pestaa INICIO de la cinta, haga clic en el Selector del cuadro de dilogo Portapapeles. El panel
Portapapeles se abrir en el lado izquierdo de la hoja de clculo. El ltimo elemento copiado se agrega
siempre a la parte superior de la lista de este panel, y es el elemento que se copiar cuando haga clic
en Pegar o en un comando de acceso directo.

30

Leccin 2
2. Seleccione A1:E22 y presione Eliminar.
3. Seleccione H11:I22 y en el grupo Portapapeles, haga clic en el botn Copiar. El borde que rodea el
rango seleccionado se convierte en un borde mvil.
4. Seleccione A1 y haga clic en el botn Pegar. El borde mvil permanece activo alrededor de H11:I22.
Un rango copiado no se desactiva hasta que escriba texto nuevo, ejecute otro comando, haga doble
clic en otra celda o presione Esc.
5. Seleccione A20 y haga clic en la flecha desplegable del botn Pegar. Aparecer el men de opciones
de Pegar (vase la Figura 2-21).
Figura 2-21
Opciones de Pegar

6. En Pegar valores, seleccione la primera opcin. Observe que los valores de la columna B ya no tienen
formato.
7. Haga clic en el botn Deshacer.
8. Seleccione H11:I22 y presione Eliminar.
9. Presione Ctrl + Inicio para volver a la parte superior del libro.
10. GUARDE el libro como 02 Customer Houses Solution.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Tome nota

Pegar con vista previa dinmica se introdujo en Office 2010. Si seala las opciones de Pegar en
el men contextual o las opciones del comando Pegar en el grupo Portapapeles, podr ver los
cambios antes de aplicarlos en realidad.

Edicin de las PROPIEDADES de un libro


El libro tiene una serie de propiedades asociadas que facilitan su administracin. Entre las
propiedades figuran elementos que el usuario cambia indirectamente como el tamao del
archivo o la fecha en que se este edit por ltima vez. Las propiedades de libro tambin
incluyen elementos que se cambian directamente como las palabras clave. Si se asignan
palabras clave a las propiedades de un documento, ser ms fcil organizar y buscar
documentos. Tambin puede agregar ms notas al archivo para clasificar y administrar
documentos.

Asignar palabras clave


Si trabaja para Fabrikam, Inc., puede asignar la palabra clave ventas a hojas de clculo que
contienen datos sobre ingresos. Esto har que pueda buscar y localizar todos los archivos que
contengan informacin sobre ventas. Se puede asignar ms de una palabra clave a un
documento.

Trabajar con Microsoft Excel 2013


Paso a paso

31

Asignar palabras clave


PREPRESE. Antes de iniciar estos pasos, inicie Microsoft Excel.
1. ABRA el archivo 02 Customer Houses Solution con el que trabaj en los ejercicios anteriores.
2. Haga clic en ARCHIVO. La vista Backstage mostrar las propiedades actuales en el lado derecho de la
ventana (vase la Figura 2-22).

Figura 2-22
Propiedades del documento
actual

3. En la parte superior del panel derecho, haga clic en el botn Propiedades. El men desplegable
Propiedades mostrar dos opciones (vase la Figura 2-23). Haga clic en Mostrar el panel de
documentos.

Figura 2-23
Men desplegable de
propiedades

4. Haga clic en el campo Palabras clave y escriba Cliente, M. cuadrados, Precio.


5. Haga clic en el campo Categora y escriba Ingresos.
6. Haga clic en el campo Autor y escriba su nombre.
7. Sobre el campo Autor, haga clic en la flecha desplegable Propiedades del documento y luego en
Propiedades avanzadas. Se abrir el cuadro de dilogo Propiedades.
8. Haga clic en la pestaa Resumen del cuadro de dilogo para ver las propiedades que introdujo.
9. Haga clic en la pestaa Estadsticas para ver la fecha de modificacin del archivo.
10. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Propiedades.
11. En la esquina superior derecha del panel Informacin del documento, haga clic en el botn Cerrar.
12. GUARDE el libro en la carpeta de la Leccin 2 como 02 Customer Houses Prop Solution.
HAGA UNA PAUSA. CIERRE Excel.

32

Leccin 2

Despus de guardar el archivo, la pestaa Estadsticas registrar cundo se obtuvo acceso al


archivo y cundo se modific. Tambin identificar a la persona que guard el archivo por
ltima vez. Despus de guardar un libro, la barra de ttulo del cuadro de dilogo Propiedades
mostrar el nombre y la ubicacin de este.

Evaluacin de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. Cul de las opciones siguientes son detalles que describen o identifican un archivo, incluido al autor?
a. Pegar
b. Propiedades del documento
c. Copiar
d. Rango
2. Qu comando se utiliza para insertar una seleccin cortada o copiada en una celda o un rango de
celdas?
a. Pegar
b. Propiedades del documento
c. Copiar
d. Rango
3. Si quiere utilizar un libro en otro tipo de documento, indique en qu forma puede guardarlo con la
opcin guardar como.
a. Formato de archivo
b. Hoja de clculo
c. Hoja de archivo
d. Rango de archivo
4. Cul de los siguientes es el pequeo cuadrado verde de la esquina inferior derecha de una celda o
un rango de celdas seleccionado que puede usar para copiar una celda en celdas adyacentes o para
crear una serie?
a. Puntero de celda
b. Marcador de columna
c. Controlador de relleno
d. Barra de frmulas
5. Cul de los siguientes se usa para arrastrar o hacer doble clic para cambiar el ancho de una
columna?
a. Puntero de celda
b. Marcador de columna
c. Controlador de relleno
d. Barra de frmulas

Verdadero / Falso
Haga un crculo alrededor de la V si el enunciado es verdadero o alrededor de la F si el enunciado es falso.

V F 1. El uso de la tecla Suprimir elimina el texto y el formato de una celda.


V F 2. Puede asignar palabras clave para que otros usuarios puedan buscar sus documentos en lnea.
V F 3. La barra de frmulas se encuentra en la parte inferior de la ventana de Excel.
V F 4. Use el controlador de relleno para crear una serie natural, como los meses del ao.
V F 5. Los libros pueden guardarse como pginas web, archivos PDF y para usarlos en versiones
anteriores de Excel.

Trabajar con Microsoft Excel 2013

33

Proyectos
Proyecto 2-1: Crear un libro de opciones de viviendas muy solicitadas
Cree un nuevo libro de Fabrikam, Inc., que es el resultado de un grupo focal que muestra las
opciones de casa ms deseadas para compradores primerizos.
PREPRESE. INICIE Excel y empiece un libro en blanco nuevo.
1. Haga clic en la celda A1, escriba Fabrikam, Inc. y presione Entrar.
2. Haga clic en la celda A2 y escriba Solicitudes del grupo focal (20 a 30 aos).
3. A partir de la celda A4, escriba las siguientes etiquetas y valores. Presione Tab entre cada nueva celda
y Entrar para pasar a una nueva fila:
Opcin
Prioridad Coste
Sala de juegos
Baja
25,000
Equipamiento de ejercicio Baja
2500
Patio cercado para perro Media
$10,000
HDTV de pantalla plana Media
1000
Amueblado
Media
15000
Lavadora y secadora
Elevada
1500
Lavavajillas
Media
1000
Cerca de carril para bicis Elevada
0
Aro de baloncesto
Baja
100
4. Si es necesario, ajuste los anchos de columna para mostrar todo el texto en las columnas.
5. Arrastre el controlador de relleno desde la celda C5 hasta la celda C13 y elija Rellenar formatos solo.
6. GUARDE el libro como 02 Focus Group Solution en la carpeta Excel Leccin 2 que cre en un ejercicio
anterior.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo proyecto.

Proyecto 2-2: configurar las propiedades de un documento y asignarle


palabrasclave
Use Propiedades del documento para asignar propiedades de documento a un libro existente.
PREPRESE. Si es necesario, ABRA el libro 02 Focus Group Solution que cre en el proyecto anterior.
1. Haga clic en la pestaa ARCHIVO.
2. Haga clic en Propiedades y luego en Mostrar el panel de documentos.
3. Haga clic en el campo Autor, escriba [su nombre] y presione Tab.
4. En el campo Ttulo, escriba Solicitudes de grupo focal y presione Tab.
5. En el campo Asunto, escriba Ventas y presione Tab.
6. En el campo Palabras clave, escriba 20-30, opciones, prioridades.
7. Haga clic en el campo Estado y escriba Necesita formato.
8. GUARDE el archivo como 02 Focus Properties Solution.
9. En la parte del panel Informacin del documento, haga clic en el botn Cerrar (X).
10. CIERRE el archivo.
CIERRE Excel.

Uso de Office
Backstage

Matriz de conocimientos de la leccin


Conocimientos

Objetivo del examen

Nmero de objetivo

Establecer un rea de impresin

1.5.1

Imprimir hojas de clculo individuales

1.5.3

Establecer la escala de impresin

1.5.4

Configurar libros para imprimirlos

1.5.7

Personalizar la barra de herramientas


de acceso rpido

1.4.3

Personalizar la cinta

1.4.4

Crear libros nuevos mediante plantillas

1.1.2

Acceso y uso de la vista Backstage


Imprimir con Backstage

Cambiar el entorno de Excel

Acceder a las plantillas de Excel y


usarlas

Contoso, Ltd. cuenta con cientos de empleados. La empresa premia a sus empleados con cenas compartidas mensuales en los
departamentos y entre departamentos. En el pasado, haba demasiadas bebidas y postres, mientras que los platos principales
y las ensaladas eran escasos. Contoso ha pedido a la nueva ayudante que establezca algn tipo de organizacin para que las
comidas sean equilibradas y conserven su talante divertido. En esta leccin aprender a crear los tipos de libros que Contoso
utiliza para esta tarea. Tambin aprender a imprimirlos.

Orientacin sobre el software


Vista de Microsoft Excel 2013 Backstage
La cinta es una interfaz visual que permite trabajar en un archivo y realizar tareas
como cambiar las fuentes, crear grficos y dar formato a nmeros. Por otra parte, la
vista Backstage es una interfaz visual con la que puede utilizar y dominar funciones de
administracin de archivos de Excel que le permiten efectuar acciones en un archivo
en vez de dentro de un archivo. El panel de navegacin del lado izquierdo de la vista
Backstage (vase la Figura 3 - 1) le da acceso a comandos relacionados con el libro y el
archivo por medio de una serie de pestaas como Informacin, Nuevo, Abrir, Guardar,
Guardar como, Imprimir, Compartir, Exportar, Cerrar, Cuenta y Opciones. Algunas de las
pestaas aportan pestaas adicionales, mientras que otras pestaas permiten seleccionar
entre muchas opciones o configuraciones diferentes. Por ltimo, algunas pestaas ejecutan
una tarea y devuelven al usuario al libro.

34

Uso de OfficeBackstage
Tome nota

35

El comando Salir ya no est disponible en Office 2013, al menos igual que en las versiones
anteriores. En este caso, la pestaa Cerrar de la vista Backstage cierra el libro. El botn
Cerrar (X) de la esquina superior derecha de la ventana de Excel 2013 cierra Excel (vase
la Figura 3-1).

Botn Volver al documento

Cerrar la
ventana

Las pestaas
adicionales
cambian una
tercera parte de la
pantalla

Cerrar libro

Pestaas del panel de


navegacin
Figura 3-1
Vista Backstage: pestaa
Abrir

Acceso y uso de la vista Backstage


En la ventana de Excel 2013, se ve a la pestaa ARCHIVO verde en la esquina superior izquierda.
Se trata del acceso a la vista Backstage. Si hace clic en la pestaa ARCHIVO para acceder a la
vista Backstage, ver el panel de navegacin que contiene muchos de los mismos comandos a
los que se tiene acceso mediante el botn de Microsoft Office de versiones anteriores de Excel
(vase la Figura 3-1). Tambin puede tener acceso a la vista Backstage presionando Alt + F.

Imprimir con Backstage


La vista Backstage contiene comandos y opciones de impresin de Excel. Puede utilizar
la configuracin de impresin para manipular elementos del libro como los mrgenes, la
orientacin, el tamao del papel y as sucesivamente.

Establecimiento del rea de impresin


Puede utilizar las opciones de impresin de la vista Backstage para imprimir solamente una
parte seleccionada, o rea de impresin, de un libro de Excel. En este ejercicio, aprender a
seleccionar un rea de un libro para imprimirla. Puede imprimir solo la lista de elementos
y hacer que un par de personas compruebe que se trata de aportaciones de las personas a la
comida compartida.

36

Leccin 3

Definir el rea de impresin

paso a paso

PREPRESE. ABRA 03 Contoso Potluck en los archivos de datos de esta leccin.


1. Haga clic en la pestaa DISEO DE PGINA.
2. En el grupo Configurar pgina, presione el botn rea de impresin. Tenga en cuenta la informacin
en pantalla que se muestra y define la tarea que debe completarse.
3. En la hoja de clculo, haga clic en la celda A3, mantenga presionado el botn del mouse y arrastre
hasta la celda A13. El rango de celdas debe estar resaltado en gris (vase la Figura 3-2).
Figura 3-2
Seleccin de un rea de
impresin

El cuadro de
nombres indica A3.

4. Con estas celdas resaltadas, en el men que aparece, haga clic en la flecha desplegable rea de
impresin y en Establecer rea de impresin. Acaba de establecer el rea de impresin. Mientras
el rea sigue seleccionada, tenga en cuenta que ahora en el cuadro de nombre se indica rea_de_
impresin (vase la Figura 3-3).

Figura 3-3
rea de impresin
seleccionada
El cuadro de nombres dice
rea_de_impresin.

5. Haga clic en la pestaa ARCHIVO para abrir la vista Backstage.


6. Haga clic en Imprimir y observe que en el panel de vista previa de impresin se puede ver nicamente
aquello que se llevar y no el texto de las filas 1 y 2 y las columnas B y C.
7. Haga clic en el botn Volver al documento. Ahora no va a imprimir.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro en la carpeta de la Leccin 3 con el nombre 03 Contoso Potluck
Solution y cierre Excel.

Uso de OfficeBackstage

37

Impresin de hojas de clculo seleccionadas


En este ejercicio, aprender a acceder a las opciones de impresin de hojas de clculo
individuales en un libro. Puede usar estas opciones para imprimir nicamente la hoja de
clculo actual o imprimir varias hojas de clculo.

Imprimir hojas de clculo seleccionadas

paso a paso

PREPRESE. INICIE Excel 2013 y luego siga estos pasos:


1. ABRA 03 Contoso Potluck Depts. Se trata de una versin modificada del libro para las comidas
compartidas que cre anteriormente. En este caso, hay tres hojas de clculo diferentes para tres
departamentos diferentes.
2. Haga clic en cada una de las tres pestaas de la hoja de clculo Recursos Humanos, Operaciones y
Finanzas. Observe que el ttulo de la celda C1 muestra el nombre del departamento y que el nmero
de platos para llevar a la comida compartida depende del tamao del departamento. Haga clic en la
pestaa Recursos Humanos.
3. Presione Ctrl + P para mostrar las opciones de impresin en la vista Backstage. En el panel de vista
previa de impresin no se muestra toda la hoja de clculo (vase la Figura 3-4). Esto se debe al rea de
impresin seleccionada.
Figura 3-4
No se visualiza la hoja de
clculo completa porque
se seleccion el rea de
impresin.

4. Presione Esc o haga clic en el botn Volver al documento.


5. Haga clic en la pestaa DISEO DE PGINA y en Imprimir rea y, a continuacin, seleccione Borrar
rea de impresin.
6. Haga clic en la pestaa ARCHIVO y en Imprimir. Observe que aparece la hoja de clculo completa de
Recursos Humanos. Observe tambin que el nmero de pgina muestra 1 de 1, lo que indica que solo
se imprimir una de las hojas de clculo y que todo cabr en una sola pgina.
7. En la seccin Configuracin del panel central de las opciones de impresin, haga clic en la flecha
desplegable Imprimir hojas activas. En el men desplegable que aparece, puede seleccionar varias
opciones de impresin para el libro o la hoja de clculo.

38

Leccin 3
8. Haga clic en el botn Volver al documento.
9. Mientras que la hoja de clculo Recursos Humanos est activa, mantenga presionada la tecla Ctrl y
haga clic en la pestaa Finanzas. Ahora estn seleccionadas las hojas de clculo de Recursos Humanos
y Finanzas.
10. Haga clic en la pestaa ARCHIVO y en Imprimir. Ahora en el rea de vista previa de impresin, la parte
inferior de la pantalla muestra 1 de 2 con la vista previa de la hoja de clculo de Recursos Humanos.
Haga clic en la flecha de la derecha para ir a la segunda pgina y observe las vistas previas de la hoja
de clculo de Finanzas (vase la Figura 3-5).

Figura 3-5
Se imprimirn dos hojas a
la vez.

La pgina 2
es la hoja de
Finanzas.

La pgina 1 era la hoja de


Recursos Humanos.

11. Haga clic en el botn Volver al documento para volver al libro sin imprimir.
HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro sin guardar los cambios. DEJE Excel abierto para el prximo ejercicio.

Impresin de libros seleccionados


En la mayora de escenarios de negocios, los libros estn compuestos por varias hojas de
clculo. Es mucho ms fcil imprimir un libro completo que imprimir individualmente las
hojas de clculo de un libro. En este ejercicio, utilizar los comandos de la vista Backstage para
imprimir un libro completo.

paso a paso

Imprimir los libros seleccionados


PREPRESE. Con Excel abierto desde el ejercicio anterior, realice los siguientes pasos:
1. Haga clic en la pestaa ARCHIVO y en Abrir si no est seleccionado. Como acaba de utilizar el libro
03 Contoso Potluck Depts, este debe estar en la parte superior de la lista de los libros recientes.
2. Haga clic en 03 Contoso Potluck Depts para abrirlo.
3. Haga clic en la pestaa ARCHIVO y en Imprimir.
4. Observe que no se visualiza la hoja de clculo completa de Recursos Humanos. Esto se debe a que no
guard el libro despus de borrar el rea de impresin. Borre el rea de impresin tal como lo hizo en
el paso 5 de la seccin anterior y vuelva a la pestaa Imprimir de la vista Backstage.

Uso de OfficeBackstage

39

5. En las opciones de configuracin de la ventana de impresin, haga clic en la flecha desplegable


Imprimir hojas activas y en Imprimir todo el libro (vase la Figura 3-6). Ahora no va a imprimir.

Figura 3-6
Impresin de un libro
completo
Imprimir todo el libro

HAGA UNA PAUSA. CIERRE Excel y no GUARDE el libro.

Aplicar opciones de impresin


El comando Imprimir de la vista Backstage ofrece una serie de opciones para personalizar
los libros impresos. Este ejercicio le prepara para personalizar opciones como configurar una
pgina, escala, seleccin de papel y lneas de cuadrcula, todo ello ejecutando los comandos
de la vista Backstage.

Aplicar opciones de impresin

paso a paso

PREPRESE. INICIE Excel, ABRA 03 Contoso Potluck HR y asegrese de que la hoja de clculo HR-P1 est
seleccionada.
1. Haga clic en la pestaa ARCHIVO y seleccione Imprimir (vase la Figura 3-7). Observe que la hoja de
clculo es pequea y que sera una buena idea tener lneas para que la gente escribiera en una pgina
impresa.

Figura 3-7
rea de configuracin de
impresin

Opciones de
impresin
de hoja de
clculo
Opciones de
orientacin
de la pgina
Opciones de
tipo de papel
Opciones de
margen
Opciones de
escala

40

Leccin 3
2. En la seccin Configuracin de la ventana Imprimir, haga clic en el desplegable de los mrgenes y en
Ancho. Los nuevos mrgenes permitirn perforar la hoja de clculo y ponerla en una carpeta.
3. Haga clic en el desplegable de la escala y vea las opciones que estn ms abajo. Las opciones de
escala garantizan que todas las columnas, filas o la hoja de clculo completa quepan en una sola
pgina.

La opcin actual es Sin escalado, lo que har que el documento se imprima con el mismo tamao que
el de la pantalla.

Si quiere incluir todo el contenido de la hoja de clculo en una sola pgina, seleccione Ajustar hoja en
una pgina.

Si solo hay un par de columnas adicionales, haga clic en Ajustar todas las columnas en una pgina.
Si solo hay un par de filas adicionales, haga clic en Ajustar todas las filas en una pgina.
4. En este caso, hace el texto ms grande sin cambiar la fuente. Haga clic en Personalizar opciones de
escala. Se abrir el cuadro de dilogo Configurar pgina.
5. Asegrese de que la pestaa Pgina est seleccionada y seleccione Horizontal para que la pgina se
imprima horizontalmente.
6. En el rea de escala, escriba 200 para el % de tamao normal.
7. Haga clic en la pestaa Hoja y, en la seccin Imprimir, seleccione el cuadro Lneas de divisin.
8. Haga clic en Aceptar para volver a la vista Backstage. Observe que la parte inferior de la pantalla sigue
indicando 1 de 1, lo que significa que solo se imprimir una nica, y que la vista preliminar muestra
texto ms grande con cuadros alrededor de cada celda.
9. Sin imprimir el documento, haga clic en el botn Volver al documento y luego en la hoja de clculo
HR-P2.
10. Presione Ctrl + P para ir a la pestaa Imprimir de la vista de Backstage y observe que la parte inferior
de la pantalla indica que el documento se imprimir en dos pginas.
11. Cambie la configuracin para imprimir con las opciones Horizontal, Ajustar hoja en una pgina
y agregue lneas de divisin basndose en los pasos anteriores de esta seccin. Vista previa de
impresin debe verse como en la Figura 3-8.
Figura 3-8
Vista final de HR-P2 antes de
la impresin

12. GUARDE el libro en la carpeta de la Leccin 3 como 03 Contoso Potluck HR Print Ready Solution.
HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro y mantenga Excel abierto para el ejercicio siguiente.

Uso de OfficeBackstage

41

Cambiar el entorno de Excel


La vista Backstage tambin ofrece una serie de comandos y opciones para cambiar el trabajo de
Excel. En esta seccin, aprender a manipular varios elementos del entorno de Excel, como la
cinta, la barra de acceso rpido, la configuracin predeterminada de Excel y las propiedades de
un libro. La Configuracin predeterminada constituye una serie de opciones preestablecidas
que determinan cmo se comportar Excel cuando ejecute una accin. Por ejemplo, una
impresora predeterminada es la que siempre se utilizar para imprimir los documentos, a
menos que cambie la configuracin. De forma predeterminada, hay una hoja de clculo en un
libro y la fuente tiene 11 puntos, aunque tambin puede cambiar estas configuraciones.

Personalizacin de la barra de herramientas de acceso rpido


No se puede cambiar el tamao de la barra de acceso rpido, aunque s se puede personalizar
agregando y quitando botones de comandos. En este ejercicio, personalizar la barra de
herramientas de acceso rpido agregando comandos para las funciones que usa con ms
frecuencia en Excel y organizando los botones de comandos de la barra de herramientas que
se adapten mejor a sus necesidades y estilo de trabajo.
Tome nota Despus de cambiar el entorno de Excel en estos ejercicios, volver a asignarle los valores

predeterminados en el ejercicio de restablecimiento de la configuracin predeterminada, la


cinta y la barra de acceso rpido.

Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido

paso a paso

PREPRESE. ABRA un libro en blanco de Excel.


1. Haga clic en la pestaa ARCHIVO para tener acceso a la vista Backstage.
2. En el panel de navegacin, haga clic en la pestaa Opciones. Se abrir el cuadro de dilogo Opciones
de Excel.
3. En el panel de la izquierda del cuadro de dilogo, haga clic en Barra de acceso rpido para mostrar
las opciones de la barra de acceso rpido (vase la Figura 3-9). En el panel de la derecha, la lista de la
izquierda contiene los comandos que puede agregar a la barra de herramientas. La lista de la derecha
muestra los comandos que figuran actualmente en la barra de herramientas.
Figura 3-9
Personalizacin de las
opciones de la barra de
acceso rpido

Grupo de comandos
predeterminado

Lista de comandos

Botn RESTABLECER la
configuracin
predeterminada
Comando Mover elementos
seleccionados
4. En la lista de la izquierda, desplcese hacia abajo, haga clic en Copiar formato y en el botn Agregar
del centro de las dos listas para agregar Copiar formato a la barra de herramientas de acceso rpido.
5. Siguiendo el mismo proceso, mueva cinco comandos ms que ejecute a menudo a la barra de
herramientas de acceso rpido. Cuando haya acabado, haga clic en Aceptar para aplicar los cambios
(los cambios no surtirn efecto hasta que haga clic en aceptar).

42

Leccin 3
6. Ahora, la barra de herramientas de acceso rpido debe incluir botones de comandos adicionales.
Del mismo modo, puede eliminar cualquier comando que agregara a la barra de herramientas. En
cualquier momento, puede restablecer la barra de herramientas en sus valores predeterminados. Vea
el botn Restablecer en la Figura 3-9.
HAGA UNA PAUSA. CIERRE Excel.

Personalizacin de la cinta
Tal como indicamos en la leccin 1, la cinta es una interfaz visual que permite manipular
objetos en la hoja de clculo. Puede agregar una pestaa nueva de la cinta, agregar un grupo en
cualquier pestaa de la cinta y agregar comandos dentro de un grupo. Los grupos de comandos
de las pestaas de la cinta predeterminadas se relacionan por las funciones. Por ejemplo, en la
pestaa INICIO, el grupo Fuente permite cambiar la fuente, el tamao de la fuente, agregar
negrita, cursiva o subrayado, o cambiar el color de la celda o fuente. El cuadro de dilogo
Opciones de Excel tambin ofrece selecciones para personalizar la cinta. Puede agregar y
quitar comandos, y puede cambiar la ubicacin de los comandos de la cinta para facilitar el
acceso a los comandos que ejecuta con ms frecuencia. En este ejercicio, usar los comandos
del cuadro de dilogo Opciones de Excel para crear una nueva pestaa y un grupo de comandos
para que contenga los comandos que ejecuta con frecuencia.
paso a paso

Personalizar la cinta
PREPRESE. ABRA un libro en blanco de Excel.
1. Haga clic en la pestaa ARCHIVO para abrir la vista Backstage.
2. Haga clic en la pestaa Opciones.
3. En el cuadro de dilogo Opciones de Excel, haga clic en Personalizar cinta de opciones. Aparecern
las opciones de Personalizar la cinta de opciones. De forma predeterminada, la opcin Comandos ms
utilizados est seleccionada en el cuadro desplegable Comandos disponibles en. La lista de comandos
ms utilizados aparece en la lista que est por debajo del cuadro desplegable. Asimismo, de forma
predeterminada, la opcin Pestaas principales aparece en el cuadro Personalizar la cinta de la
derecha, con las pestaas principales de la cinta enumeradas debajo.
4. En la lista de comandos populares, haga clic en Copiar formato. Observe que el botn Agregar del
centro del cuadro de dilogo est ahora activo.
5. En la lista Personalizar la cinta de la derecha, haga clic en el + anterior a Inicio para ampliar la lista de
grupos de comandos de la pestaa Inicio si an no est ampliada. Puede utilizar este mtodo para
mostrar los grupos actuales disponibles en una pestaa de la cinta.
6. En las opciones de Personalizar la cinta, haga clic en el botn Nueva pestaa (vase la Figura 3-10)
para insertar una nueva pestaa en blanco en la lista Personalizar la cinta. Cuando crea una nueva
pestaa, se crea automticamente un grupo nuevo en la pestaa Nuevo.

Figura 3-10
Personalizacin de la cinta

Opciones de personalizar la cinta

Lista de
comandos

Pestaa y grupo nuevos

Botn Eliminar
activo

Botn Cambiar nombre


Botn Nueva pestaa

7. Haga clic a la derecha de Nueva pestaa (personalizado) para seleccionarlo y luego en el botn
Cambiar nombre. En el cuadro de dilogo Cambiar nombre que aparece, escriba Mi pestaa nueva y,
a continuacin, haga clic en Aceptar.

Uso de OfficeBackstage

43

8. En la nueva pestaa, haga clic en Nuevo grupo (personalizado) para seleccionarlo. Vuelva a hacer clic
en el botn Cambiar nombre. Esta vez, el cuadro de dilogo Cambiar nombre le permitir seleccionar
un smbolo (vase la Figura 3-11). Seleccione el smbolo de mano. En el cuadro Nombre para mostrar,
escriba Mi nuevo grupo y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Se cambiar el nombre de Nuevo
grupo.
Figura 3-11
Cuadro de dilogo Cambiar
nombre de grupo
Smbolo de
mano

Escriba un nombre
de grupo

9. En la lista Personalizar la cinta de la derecha, haga clic en Mi nuevo grupo. En la lista de comandos
de la izquierda, haga clic en el comando que elija y luego en el botn Agregar. El comando aparecer
en la pestaa nueva de la cinta. En la lista Comandos disponibles en, elija Todos los comandos y, a
continuacin, agregue otro comando de la lista. En la lista Comandos disponibles en, elija Pestaa
Archivo y, a continuacin, agregue otro comando. La pantalla deber parecerse a la figura 3-12.
Figura 3-12
Comandos agregados
Opcin
Personalizar
cinta de opciones
resaltada

Pestaa Archivo

Pestaa recin agregada


Grupo
y comandos

10. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Opciones de Excel. Cuando salga, ver su
pestaa llamada Mi pestaa nueva en la cinta.
11. Haga clic en la pestaa Mi pestaa nueva. Los comandos se mostrarn en Mi nuevo grupo de la
pestaa.
HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro sin guardarlo y mantenga Excel abierto para el siguiente ejercicio.

Acceso a las plantillas de Excel y uso de las mismas


Excel cuenta con varias plantillas que estn disponibles cuando inicia Excel o cuando hace
clic en la pestaa ARCHIVO y selecciona Nuevo, y muchas ms plantillas que puede buscar.
Las plantillas son archivos que ya incluyen formato y frmulas completos con diseos,
herramientas y tipos de datos especficos. Este ejercicio le familiarizar con la ubicacin de
las plantillas y cmo seleccionarlas y usarlas.

Seleccin de una plantilla de la Pestaa Nueva


Las plantillas permiten crear libros profesionales en una fraccin del tiempo que necesitara
para desarrollarlos a partir de cero. Se pueden usar, por ejemplo, para presupuestos, modelos
de prstamo, facturas, calendarios, etc.

44

Leccin 3

paso a paso

Seleccione una plantilla de la Pestaa Nueva


PREPRESE. ABRA un libro en blanco.
1. Haga clic en la pestaa ARCHIVO y en Nuevo. Aparecer la ventana Nuevo, tal como se muestra en la
Figura 3-13, con una serie de plantillas recomendadas. Ya utiliz la plantilla de libro en blanco de este
libro.

Figura 3-13
Plantillas disponibles en la
ventana Nuevo

El cuadro de bsqueda permite


buscar plantillas adicionales.

Las bsquedas
sugeridas muestran las
plantillas adicionales
que no se encuentran
en la pantalla original.

Use la barra de
desplazamiento
para ver plantillas
adicionales.

Libro en blanco

PERSONAL permite
crear y usar sus
propias plantillas.

El botn
DESTACADO
muestra ms de
20 plantillas de
negocios.

2. Desplcese hacia abajo si es necesario y haga clic en el icono de seguimiento de proyectos.

Solucin de
problemas

En algunos casos necesitar buscar una plantilla si no aparece de forma predeterminada. Si no puede
encontrar la plantilla de seguimiento de proyecto, escrbala en el cuadro de bsqueda.
3. Haga clic en el botn Crear. Es posible que Excel tarde un momento en descargar el libro.
4. Observe que hay dos hojas de clculo en este libro: el Seguimiento de proyectos con los datos de
ejemplo que puede cambiar y Configuracin que le permite introducir una lista de categoras y
empleados. Cuando haya terminado de buscar esta plantilla, haga clic en ARCHIVO y en Cerrar. Si se le
solicita, no guarde los cambios.
5. Haga clic en la pestaa ARCHIVO y en Nuevo.
6. Busque la plantilla Calendario cualquier ao y haga clic en el botn Crear.
7. Haga clic en el ao y utilice la flecha arriba o abajo para cambiar al ao en curso si es necesario.
8. Imprima la hoja de clculo y culguela en una pared, si as lo desea.
9. GUARDE el libro en la carpeta de la Leccin 3 como 03 My Calendar Solution.
10. Haga clic en la pestaa ARCHIVO y en Nuevo. Observe que la plantilla Calendario cualquier ao
aparece como el tercer elemento de la lista de plantillas porque se us recientemente.
HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro y CIERRE Excel.

Tome nota Puede modificar este nuevo libro con su nombre, nombre de empresa y fotos favoritas para

personalizar el calendario y adaptarlo a sus gustos o usarlo como un regalo para los dems.

Uso de OfficeBackstage

45

Evaluacin de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. En cul de los elementos siguientes se puede guardar, seleccionar una plantilla, cambiar las
propiedades de un documento y cerrar o salir de Excel?
a. Backstage
b. Imprimir
c. Editar
d. Ventanas

2. Cul de las siguientes opciones de la pestaa ARCHIVO se usa para cambiar la configuracin de la
impresora, el diseo o los mrgenes?
a. Informacin
b. Opciones
c. Imprimir
d. Abrir

3. Cul de las siguientes opciones se puede personalizar para obtener un acceso ms rpido a los
comandos ms utilizados?
a. Vista previa de impresin
b. Barra de herramientas de acceso rpido
c. Configuracin de la impresora
d. Libro

4. Cul de las siguientes opciones se crea al modificar la cinta?


a. comando
b. pestaa
c. botn
d. hoja de clculo

5. Qu archivo con diseo previo ya tiene una cantidad importante de formato, texto y otras
caractersticas?
a. Libro en blanco
b. Archivo preestablecido
c. Archivo de texto
d. Plantilla

Verdadero/Falso
Haga un crculo alrededor de la V si el enunciado es verdadero o alrededor de la F si el enunciado es falso.

V F

1. Para tener acceso a una plantilla de Excel, puede hacer clic en la pestaa ARCHIVO y hacer clic
en Nuevo.

V F

2. Si tiene demasiadas columnas en una pgina, la nica opcin para verlas todas en una pgina
impresa consiste en disminuir el ancho de la columna.

V F

3. Puede tener acceso a la vista Backstage presionando Ctrl + B.

V F

4. En Excel, puede agregar los comandos que ms usa a la barra de herramientas de acceso
rpido.

V F

5. En esa cinta puede crear una pestaa de cinta completamente nueva adems de grupos.

46

Leccin 3

Proyectos
Proyecto 3-1: Buscar y usar una plantilla
En este proyecto, buscar una plantilla para pelculas y agregar su propia pelcula.
PREPRESE. INICIE Excel si an no se est ejecutando.
1. Desde la vista Backstage, haga clic en Nuevo y busque la plantilla de lista de pelculas.
2. Haga clic en el botn Crear.
3. Agregue una pelcula adicional a la lista.
4. GUARDE el libro como 03 My Movies Solution y, a continuacin, cierre el archivo.
DEJE Excel abierto para el prximo proyecto.

Proyecto 3-2: Imprimir un rea u hoja de clculo especfica


Imprimir un rea seleccionada en la hoja de clculo y una hoja de clculo especfica.
PREPRESE. Abra el archivo desde la carpeta leccin 3 titulada 03 My Movies Solution.
1. Seleccione el rango D5:L9.
2. ABRA Vista Backstage.
3. Haga clic en Imprimir en el panel de navegacin de Vista Backstage.
4. En la seccin Configuracin de la ventana Imprimir, haga clic en la flecha desplegable Imprimir hojas
activas y en la opcin Imprimir seleccin del men desplegable.
5. Haga clic en el botn Imprimir para imprimir el rea seleccionada de la hoja de clculo.
6. En la vista Backstage, haga clic en la pestaa Imprimir para volver a las opciones de Configuracin,
abra el men desplegable Imprimir seleccin y, a continuacin, haga clic en Imprimir hojas activas.
7. Haga clic en el botn Imprimir para imprimir la hoja de clculo activa.
8. CIERRE el libro.
CIERRE Excel.

Uso de frmulas bsicas

Matriz de conocimientos de la leccin


Conocimientos

Objetivo del examen

Nmero de objetivo

Comprender y visualizar frmulas

Mostrar frmulas

1.4.10

Comprender el orden de las operaciones

Definir el orden de las operaciones

4.1.2

Usar referencias de celdas en frmulas

Demostrar cmo utilizar las referencias


(relativas, mixtas, absolutas)

4.1.1

Usar rangos de celdas en las frmulas

Crear rangos con nombre

2.3.4

Referencia a rangos de celdas en las


frmulas

4.1.3

Al mudarse a una nueva casa de alquiler, tal vez necesite realizar algunas compras por adelantado para la nueva vivienda,
como cortinas, contenedores de almacenamiento o algunos muebles. Por otra parte, tendr que pagar un alquiler mensual
que, por lo general, no variar (un gasto peridico). Otros gastos mensuales, como la electricidad, el agua y servicios similares,
cambiarn en funcin de las variaciones de uso y de temporada. Puede utilizar Excel para realizar el seguimiento de todos estos
gastos y elaborar un presupuesto. En esta leccin aprender los fundamentos de las frmulas y el orden de las operaciones.
A continuacin, trabajar con una sencilla hoja de clculo de gastos del hogar. Para ello, utilizar frmulas para resumir la
informacin de los datos que figuran en la hoja de clculo. Al realizar los ejercicios, aprender a dar flexibilidad a las hojas de
clculo mediante el uso de referencias de celdas en frmulas y la denominacin de rangos de frmulas.

Orientacin de software
Excel le permite crear un gran nmero de frmulas simplemente escribiendo en una celda
o usando el puntero del mouse para seleccionar las celdas que se incluirn en una frmula.
Por ejemplo, puede crear frmulas bsicas de adicin, sustraccin, multiplicacin y divisin
utilizando estos mtodos. Sin embargo, como ya descubri en lecciones anteriores, la
interfaz de usuario dispone de herramientas que le facilitan el trabajo con datos. En esta
leccin, utilizar unos cuantos grupos de comandos de la pestaa FRMULAS para
mostrar frmulas y rangos de nombre para usarlos en frmulas.
Utilice la Figura 4-1 como referencia a lo largo de esta leccin a medida que se familiariza
con algunos de los grupos de comandos de la pestaa FRMULAS y los usa para trabajar
con frmulas. Aprender ms acerca de los comandos de la pestaa FRMULAS en la
siguiente leccin, que aborda las funciones.

47

48

Lesson 4
Ver y editar rangos
con nombre

Barra de frmulas

Cuadro de nombres

Definir nombre

Mostrar frmulas

Crear desde seleccin

Figura 4-1
La pestaa FRMULAS en Excel 2013

COMPRENSIN Y VISUALIZACIN DE FRMULAS


La verdadera fuerza de Excel radica en su capacidad para realizar clculos complejos y
comunes. Las frmulas constituyen uno de los elementos fundamentales de Excel, ya que le
permiten sumar, restar, multiplicar y dividir nmeros. Cuando introduce una frmula en una
celda, la frmula se almacena internamente y los resultados se muestran en la celda. Puede ver
la frmula subyacente en la barra de frmulas cuando la celda est activa, cuando hace doble
clic en la celda para editarla y usando la pestaa FRMULAS.

Mostrar frmulas

paso a paso

PREPRESE. Antes de empezar a ejecutar estos pasos, INICIE Microsoft Excel y ABRA un libro en blanco
nuevo.
1. Haga clic en la celda A1.
2. Escriba =7+8*3/2-4 y presione Entrar. Acaba de introducir una frmula.

Tome nota

Las frmulas deben escribirse sin espacios, aunque si introduce alguno, Excel los eliminar
cuando presione Entrar.
3. Haga clic en la celda A1. Observe que el resultado de la frmula se muestra en la celda, pero que la
frmula en s aparece en la barra de frmulas (vase la Figura 4-2).

Figura 4-2
Visualizacin de una frmula
en la barra de frmulas
La frmula se muestra en la
barra de frmulas.
Resultados de la visualizacin
de frmula en la celda.

4. Haga doble clic en la celda A1. La frmula aparecer en la celda activa y en la barra de frmulas.
Puede editar la frmula de este modo.
5. Presione Entrar.
6. En la pestaa FRMULAS, en el grupo Auditora de frmulas, haga clic en Mostrar frmulas. Se
mostrar la frmula de la celda A1.

Tome nota

Mientras visualiza las frmulas, no ver los resultados de estas.

Uso de frmulas bsicas

49

7. Vuelva a hacer clic en Mostrar frmulas para desactivar la visualizacin de frmulas.


8. GUARDE el libro en la carpeta de Leccin 4 como 04 Formula Practice Solution.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Se entiende por frmula una ecuacin que realiza clculos como sumas, restas, multiplicaciones
y divisiones, con valores de una hoja de clculo. En Excel, un valor puede ser un nmero, una
direccin de celda, una fecha, texto o datos booleanos, aunque por lo general es un nmero
o una direccin de celda en trminos de frmulas. Una frmula consiste en dos elementos:
operandos y operadores de clculo. Los operandos identifican los valores que se usarn en
el clculo. Un operando puede ser un valor constante o una variable como una referencia de
celda, un rango de celdas u otra frmula. Una constante es un valor de texto o un nmero
que se introduce directamente en una frmula. Una variable es un smbolo o un nombre que
representa otra cosa, ya sea una direccin de celda, un rango de celdas y as sucesivamente.
Los operadores de clculo especifican los clculos que se realizarn. Para que Excel pueda
distinguir entre las frmulas y los datos, todas las frmulas empiezan por un signo igual (=).
Tome nota

Puede empezar una frmula con un signo ms (+) o un signo menos () como operador de
inicio de clculo, pero Excel lo cambiar a un signo igual cuando presione Entrar. Excel no
reconoce una frmula del tipo 3+4= como frmula legtima. La tratar como una cadena de
caracteres normal.
Excel usa cuatro tipos de operadores de clculo: aritmtica, comparacin, concatenacin de
texto y referencia. En esta leccin se estudian varios operadores aritmticos y el signo igual,
que es un operador de comparacin. Los operadores aritmticos se enumeran en la Tabla 4-1.

Tabla 4-1
Operadores aritmticos
de Excel

Operador aritmtico

Nombre

Clculo

Ejemplo

Signo ms

Suma

5+2

Signo menos

Resta

52

Negacin

Asterisco

Multiplicacin

5*2

Barra diagonal

Divisin

5/2

Signo de porcentaje

Porcentaje

20%

Smbolo de intercalacin

Exponenciacin

5^2

Cuando crea una frmula, aparece en la barra de frmulas y en la misma celda. Cuando
complete la frmula y presione Entrar, el valor se mostrar en la celda y la frmula en la
barra de frmulas si selecciona la celda. Puede editar una frmula en la celda o en la barra de
frmulas igual que puede editar cualquier entrada de datos.
Cuando hace clic en el botn Mostrar frmulas de la pestaa FRMULAS, se mostrarn
todas las frmulas de la hoja de clculo. Vuelva a hacer clic en el botn Mostrar frmulas para
desactivar la visualizacin de frmulas.

Comprender el orden de las operaciones


Si utiliza ms de un operador en una frmula, Excel seguir un orden especfico, llamado
el orden de operaciones, para calcular la frmula. Los parntesis desempean un papel
importante en el control del orden de las operaciones.

50

Lesson 4

Comprender el orden de las operaciones

paso a paso

PREPRESE. USE la hoja del ejercicio anterior.


1. Haga clic en la celda A1 para convertirla en la celda activa.
2. Haga clic en la barra de frmulas.
3. Ponga 7 + 8 entre parntesis.
4. Ponga 3 / 2 entre parntesis.
5. Ponga (7 + 8) * (3 / 2) entre parntesis, tal como se muestra en la barra de frmulas de la Figura 4-3.
Presione Entrar. El resultado de la celda A1 cambiar a 18,5.

Figura 4-3
Parntesis agregados a la
frmula
6. GUARDE el libro en la carpeta de la Leccin 4 con el nombre 04 Order of Operations Solution y
CIRRELO.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Excel aplicar las reglas de las matemticas para determinar cmo se calculan las frmulas. A
continuacin, se muestra el orden en el que se aplicarn los operadores aritmticos:
Nmero negativo ()
Porcentaje (%)
Exponenciacin ()
Multiplicacin (*) y divisin (/) (de izquierda a derecha)
Suma (+) y resta () (de izquierda a derecha)

Por ejemplo, considere la ecuacin original:


7 + 8 * 3 / 2 4 = 15
Siguiendo las prioridades de operadores aritmticos, la primera operacin es 8 multiplicado
por 3 y el resultado se divide por 2. A continuacin se agrega 7 y se resta 4.
Puede utilizar los parntesis de una frmula para reemplazar el orden estndar de operaciones.
Excel realiza primero los clculos de las frmulas que estn entre parntesis. Los parntesis
que estn dentro de parntesis se denominan parntesis anidados. Los clculos se realizan
primero en las frmulas que estn en el conjunto de parntesis ms profundo, y de izquierda
a derecha si los parntesis anidados se encuentran en el mismo nivel. Por lo tanto, el resultado
de la siguiente ecuacin con parntesis ser diferente del anterior:
((7 + 8) * (3 / 2)) 4 = 18.5
Siguiendo las prioridades de operadores aritmticos, la primera operacin es la suma de 7 + 8
multiplicada por el cociente de 3 dividido por 2. A continuacin, se resta 4.
Solucin de
problemas

Al modificar una frmula compleja, si decide revertir a la frmula original y volver a empezar, solo tiene
que presionar Esc. Si ya presion Entrar, solo tendr que hacer clic en el botn Deshacer de la barra de
herramientas de acceso rpido.

Uso de frmulas bsicas

51

Usar referencias de celdas en frmulas


Tal como aprendi en la leccin 1, "Informacin general", todas las celdas de una hoja de clculo
de Excel tienen un identificador nico que indica su columna y fila, como A1 (columna A, fila
1) o E4 (columna E, fila 4). Cuando crea una frmula, puede hacer referencia al identificador
de la celda en vez de escribir el nmero que aparece en esa celda. Una referencia de celda
identifica la ubicacin de la celda en la hoja de clculo basndose en la letra de la columna y
el nmero de fila. Si usa la referencia de una celda en vez de los datos mostrados en la celda
aportar mayor flexibilidad a la hoja de clculo. Si los datos de una celda cambian, las frmulas
que hagan referencia a la celda cambiarn tambin. Por ejemplo, si la celda E1 contiene el
nmero 12, pero ms tarde se cambia a 15, cualquier frmula que haga referencia a la celda E1
se actualizar automticamente. El mismo principio se aplica a una celda que contenga una
frmula y a la que se haga referencia en otra frmula.

Uso de referencias de celda relativas en una frmula


Una referencia de celda relativa es una referencia que ajusta automticamente el identificador
de celdas si inserta o elimina columnas o filas, o si copia la frmula a otra celda. Una referencia
de celda relativa es, por lo tanto, una referencia cuyas referencias cambian "en relacin" a la
ubicacin donde se copia o mueve.

Uso de referencias de celda relativas en una frmula

paso a paso

PREPRESE. ABRA el archivo de datos 04 Budget Cell References para esta leccin.
1. Haga clic en la celda B18.
2. Haga clic en la barra de frmulas y reemplace 1200 con la celda B3. Observe que la celda B3 se resalta
y est rodeada por un borde azul mientras que modifica la frmula (vase la Figura 4-4).

Figura 4-4
Introduccin de una referencia de celda relativa

Introduccin de una
referencia de celda relativa
La celda B3 est resaltada y
rodeada de un borde azul.

Tome nota

Puede utilizar maysculas o minsculas cuando escribe una referencia de celda en una frmula.
Por ejemplo, no importa si escribe B4 o b4 en la frmula que introduce.
3. Presione Entrar. Ahora, la frmula de la celda B18 utiliza una referencia de celda relativa a la celda B3.
4. Copie la celda B18 en la celda B21. El resultado visualizado cambia a 400.
5. Observe en la barra de frmulas que la frmula de la celda B21 es =B6+500-100, pero la frmula que
copi es =B3+500-100. Eso es porque la referencia de celda original de la celda B3 cambi a la celda
B6 cuando copi la frmula tres celdas ms abajo y la celda B6 est en blanco. La referencia de celda
se ajusta con respecto a su posicin en la hoja de clculo.
6. Una forma alternativa de utilizar una referencia de celda consiste en hacer clic en la celda a la que se
hace referencia mientras se crea o se modifica una frmula. Con la celda B21 activa, haga clic en la
barra de frmulas y seleccione B6.
7. Haga clic en la celda B3. La celda B3 se resalta y queda rodeada por un borde azul discontinuo,
mientras que la celda B3 aparece en la barra de frmulas en lugar de celda B6 (vase la Figura 4-5).
Presione Entrar.

52

Lesson 4
Figura 4-5

Uso del mouse para introducir una referencia de celda


relativa

Introduccin de una
referencia de celda relativa
La celda B3 est resaltada y rodeada
de un borde azul discontinuo.

8. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 4 como 04 Budget Cell References Solution.


HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Utilice referencias de celda relativas cuando quiera que la referencia se ajuste automticamente
al copiar o rellenar la frmula en filas o en columnas de rangos de celdas. De forma
predeterminada, las nuevas frmulas de Excel utilizan referencias relativas.
En este ejercicio, aprender dos mtodos para crear frmulas utilizando referencias relativas:
Escribiendo la frmula directamente en la celda
Haciendo clic en una celda para incluir en la frmula en lugar de escribir la referencia de

celda

El segundo mtodo es generalmente ms rpido y elimina la posibilidad de escribir un


identificador de celda incorrecto, en especial si necesita crear una frmula con muchas referencias
de celda. Por ejemplo, es ms fcil cometer un error escribiendo =D2+D7+D9+D12+D14 que
haciendo clic en cada celda para agregarla a la frmula.
Tambin puede hacer referencia a un rango de celdas de una frmula, punto que aprender ms
adelante en esta leccin.
La referencia de celdas plantea otro punto importante acerca de Excel. Cuando realiza
operaciones matemticas en una serie de nmeros sobre papel, estos estn generalmente uno
justo al lado del otro en una columna o una fila. En una hoja de clculo, no es preciso que los
nmeros sean adyacentes: puede crear frmulas que hagan referencia a celdas de cualquier
lugar de la hoja de clculo.
Tome nota Al crear una hoja de clculo, considere la posibilidad de usar referencias de celda relativas

a menos que sepa que habr motivos para no ajustar el identificador de la celda al insertar o
eliminar filas y columnas.

Uso de referencias de celdas absolutas en una frmula


En ocasiones no es necesario recurrir a una referencia de celda para cambiar al mover o copiar.
Para hacer una referencia de celda absoluta, utilice el signo de dlar ($) delante de la columna
y de la fila de la celda a la que desea hacer referencia.

paso a paso

Usar una referencia de celda absoluta en una frmula


PREPRESE. USE la hoja de clculo que modific en el ejercicio anterior.
1. Haga clic en la celda B18.
2. Haga clic en la barra de frmulas e inserte smbolos de dlar en la referencia de celda B3 para que
quede como $B$3.
3. Presione Entrar. Ahora, la frmula de celda B18 usa una referencia de celda absoluta a la celda B3.
4. Copie la celda B18 en la celda B21. El resultado visualizado es 1600, que coincide con B18.

Uso de frmulas bsicas

53

5. Copie la celda B21 en la celda C21. El resultado visualizado sigue siendo 1600.
6. Observe que en la barra de frmulas, las frmulas de las celdas B21 y C21 son ambas =$B$3+500-100.
La Figura 4-6 muestra la frmula para la celda C21. Independientemente de dnde copie la frmula de
la hoja de clculo, la frmula sigue haciendo referencia a la celda B3.

Una referencia de celda


absoluta contiene signos de
dlar.

Figura 4-6
Una referencia de celda
absoluta

Las celdas B21 y C21


muestran los resultados de
la misma referencia de celda
absoluta.

7. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Una referencia de celda absoluta se refiere a una celda o un rango de celdas especfico, con
independencia de dnde se encuentra la frmula de la hoja de clculo. Las referencias de celda
absolutas incluyen dos signos de dlar en la frmula, delante de la letra de la columna y del
nmero de la fila. As, la referencia de celda absoluta $B$3 se refiere a la columna (B) y a la
fila (3). Cuando copie la frmula en cualquier celda de la hoja de clculo, la referencia absoluta
no se ajustar a las celdas de destino.

Uso de referencias de celdas mixtas en una frmula


Tambin puede crear una referencia mixta en la que una columna o una fila sea absoluta y la
otra relativa. Por ejemplo, si la referencia de celda de una frmula es $A5 o A$5, se tendra una
referencia mixta en la que un componente es absoluto y el otro relativo.

paso a paso

Usar una referencia de celda mixta en una frmula


PREPRESE. USE la hoja de clculo que modific en el ejercicio anterior.
1. Haga clic en la celda B21.
2. Haga clic en la barra de frmulas y elimine el signo de dlar de delante de 3 en la frmula, para que
parezca $B3.
3. Presione Entrar. Ahora, la frmula de la celda B21 utiliza una referencia de celda mixta.
4. Copie la celda B21 en la celda C22. El resultado visualizado es 440, que es diferente del resultado de
B21. Eso se debe a que la frmula de C22 hace referencia a la celda B4 (vase la Figura 4-7). El signo de
dlar delante de B en la frmula es absoluto, pero el nmero de fila es relativo.

54

Lesson 4
Figura 4-7

Una referencia de celda


mixta contiene un signo
de dlar.

Una referencia
de celda mixta

La celda C22 muestra el


resultado de una referencia
de celda mixta.
5. Elimine el contenido de las celdas B21, C21 y C22.
6. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro y guarde Excel abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Una referencia de celda mixta es una referencia de celda que usa una referencia de fila o de
columna absoluta, pero no ambas.
En el ejercicio, la porcin de columna de la referencia de celda es absoluta y no cambia en la
frmula independientemente de dnde se copie la frmula. La parte de la fila de la frmula
es relativa (no tiene signo de dlar delante del nmero de fila de 3), por lo que parte de la
referencia de celda cambia cuando se copia la celda.
Si copia una frmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajustar automticamente,
mientras que la referencia absoluta no se ajustar. Por ejemplo, cuando copi la frmula que
contiene la referencia mixta $B3 en otra celda de la columna C, la referencia de la celda de
destino cambi a $B4. La referencia de columna se mantuvo igual porque esa parte de la
frmula es absoluta. La referencia de fila se ajust porque es relativa.

Usar rangos de celdas en las frmulas


En Excel, se denomina rangos a los grupos de celdas. Los grupos de celdas son adyacentes
o no adyacentes. Puede asignar un nombre (definir) rangos, cambiar el tamao de los rangos
despus de definirlos y usar rangos con nombre en las frmulas. El cuadro de nombres y el
administrador de nombres le ayudarn a realizar el seguimiento de los rangos con nombre y
sus direcciones de celda. Tambin puede utilizar el comando Pegar nombres para crear una
lista de rangos con nombre y sus direcciones en una hoja de clculo.

Dar un nombre a un rango


Cuando se refiere el mismo rango de celdas una y otra vez, tal vez sera ms conveniente
darle un nombre. Excel reconoce el nombre como el rango de celdas y utiliza los valores de
dichas celdas para realizar lo especificado. Por ejemplo, si tiene una serie de cifras de ventas
en una columna, en vez de referirse a ellas como el rango C4:C10, puede asignarles el nombre
VentasTR3. Cada vez que utilice el nombre VentasTR3 en una frmula, Excel usar los valores
de dichas celdas.
paso a paso

Dar un nombre a un rango de celdas


preprese. ABRA el archivo de datos 04 Budget Ranges para esta leccin.
1. Haga clic en Habilitar contenido, si se le solicita. Haga clic en la pestaa de la hoja Detalles de gastos.
2. Seleccione B3:D14. Estas son las celdas a las que se dar nombre.

Uso de frmulas bsicas

55

3. A la izquierda de la barra de frmulas, haga clic en el cuadro Nombre.


4. Escriba un nombre de una palabra para la lista, como GastosTR1 y presione Entrar. El nombre del
rango aparecer en el cuadro de nombres (vase la Figura 4-8). Excel guardar este nombre y lo usar
en cualquier referencia posterior a este rango.
Figura 4-8
Uso del cuadro de nombres
para dar nombre a un rango

El nombre del rango


aparece en el cuadro de
nombres.

Las celdas
resaltadas que
forman parte del
rango.

5. Otra forma de dar nombre a un rango consiste en utilizar el cuadro de dilogo Nombre nuevo.
Seleccione B16:M16.
6. En la pestaa FRMULAS, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Definir nombre. Aparecer el
cuadro de dilogo Nombre nuevo (vase la Figura 4-9).
Figura 4-9
Uso del cuadro de dilogo
Nombre nuevo para dar
nombre a un rango

7. Excel utiliza el encabezado de fila como el nombre de rango que se muestra en el cuadro de
texto Nombre. Puede cambiar el nombre si as lo desea. Para este ejercicio, dejar el nombre
predeterminado.
8. Abra la lista desplegable mbito. Sus opciones son Libro, Detalles de gastos y Resumen. Las dos
ltimas entradas corresponden a hojas individuales del libro. Cierre la lista desplegable y deje Libro
seleccionado.
9. Introduzca comentarios en el cuadro de texto Comentarios, si as lo desea.
10. Deje la direccin de la celda que aparece en el cuadro de texto Se refiere a. Este es el rango
seleccionado. Observe que el nombre de la hoja tambin se incluye automticamente.
11. Haga clic en Aceptar. Se guarda el nombre Subtotales_Utilidades para el rango B16:M16.
12. Otra forma de dar un nombre a un rango consiste en usar el cuadro de dilogo Crear nombres a partir
de la seleccin. Seleccione B3:D14. Esta seleccin incluye la etiqueta del encabezado de columna.
13. En la pestaa FRMULAS, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Crear desde seleccin.
Aparecer el cuadro de dilogo Crear nombres a partir de la seleccin.
14. Excel determina que desea utilizar la etiqueta de encabezado de columna como nombre de rango.
Haga clic en Aceptar. El rango se guarda con el nombre Total.
15. Abra la lista desplegable del cuadro de nombres. Puede seleccionar entre tres rangos con nombre.
16. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 4 como 04 Budget Ranges Solution.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Tal como aprendi en la leccin 2, un rango es un grupo de celdas adyacentes que se seleccionan
para llevar a cabo operaciones en todas las celdas seleccionadas. Se hace referencia a un rango
de celdas separando la primera y la ltima celda del rango con dos puntos como, por ejemplo,
B1:B9 y D4:G9. Los totales y subtotales de 04 Rangos de presupuesto utilizan rangos de celdas
en sus frmulas.

56

Lesson 4

Un rango con nombre es un grupo de celda y en ocasiones una sola celdas, con un nombre
designado. El motivo ms habitual para dar un nombre a un rango es referirse a l en frmulas
y funciones. Nombrar rangos o una celda individual segn los datos que contienen es una
tcnica de ahorro de tiempo, aunque no lo parezca cuando se trabaja con archivos de datos
limitados en ejercicios de prctica. Sin embargo, dar nombre a un rango de una hoja de clculo
grande o compleja permite trasladarse rpidamente a la ubicacin, como si fuera un favorito.
Despus de seleccionar un rango de celdas, puede dar nombre al rango con tres mtodos
diferentes:
Escribiendo un nombre en el cuadro de nombres ubicado junto a la barra de frmulas
Utilizando el cuadro de dilogo Nombre nuevo
Utilizando el cuadro de dilogo Crear nombres a partir de la seleccin

Las reglas y pautas para dar nombre a rangos son las siguientes:
Los nombres de rangos pueden tener hasta 255 caracteres.
Los nombres de rango puede empezar por una letra, el carcter de subrayado (_) o una barra

diagonal inversa (\). El resto del nombre puede incluir letras, nmeros, puntos y caracteres de
subrayado, pero no una barra diagonal inversa.

Los nombres de rangos no pueden consistir exclusivamente de las letras "C", "c", "R" o "r",

que se utilizan como accesos directos para seleccionar filas y columnas.

Los nombres de rango no pueden incluir espacios. Microsoft recomienda que se use el carcter

de subrayado (_) o el punto (.) para separar palabras, como Lista_de_frutas o Presupuesto.
Personal.

Los nombres de rangos no pueden ser los mismos que una referencia de celda, como A7 o

$B$3.

Todos los nombres tienen un mbito, ya sea una hoja de clculo especfica o el libro entero.
El mbito de un nombre es la ubicacin dentro de la cual Excel reconoce el nombre sin
cualificacin. Excel requiere que un nombre sea nico dentro de su mbito, pero puede utilizar
el mismo nombre en diferentes mbitos. En el cuadro de dilogo Nombre nuevo, si selecciona
un nombre de hoja de clculo en la lista mbito, el mbito ser el nivel de hoja de clculo local.
Si se selecciona Libro, el alcance ser a escala global del libro.
Si defini un rango con nombre despus de introducir una referencia de celda en una frmula,
tal vez desee actualizar la referencia de celda existente al nombre definido. Seleccione una
celda vaca, haga clic en la flecha junto a Definir nombre y haga clic en Aplicar nombres. En el
cuadro de dilogo Aplicar nombres, haga clic en uno o varios nombres y en Aceptar.
Tome nota

Puede utilizar el mismo nombre para rangos equivalentes de otras hojas de clculo dentro de
un libro. Ponga el nombre de la hoja de clculo entre parntesis antes del nombre de rango para
identificar a qu hoja de clculo se refiere.
Despus de crear los rangos con nombre, puede seleccionar un nombre en la lista nombre del
cuadro de nombres para seleccionar el rango con nombre en la hoja de clculo.

Creacin de una frmula que funciona en un rango con nombre


Puede usar el nombre de cualquier rango en una frmula, igual que puede utilizar un
identificador de celda.
paso a paso

Crear una frmula que funciona en un rango con nombre


preprese. USE la hoja de clculo que modific en el ejercicio anterior.
1. En la hoja Detalles de gastos, haga clic en A21.
2. Escriba Gastos del primer trimestre y presione Entrar.

Uso de frmulas bsicas


3. En la celda B21, escriba =SUM(.
4. En la pestaa FRMULAS, en el grupo nombres definidos, haga clic en Utilizar en la frmula.
5. Seleccione GastosTR1 en la lista (vase la Figura 4-10), escriba ) para cerrar la ecuacin y presione
Entrar. La cantidad total de gastos de enero a marzo aparece en celda B21.

Figura 4-10
Uso de un rango con nombre
en una frmula

Seleccin de GastosTR1
en la lista desplegable
de uso en las frmulas

6. GUARDE el libro y CIRRELO.


CIERRE Excel.

Evaluacin de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. Cul de los siguientes no es un operador aritmtico?



a. +
b.

c.
*
d.
]
2. Segn el orden de las operaciones cul de las siguientes opciones se calcula primero?
a.
Suma (+) y resta () (de izquierda a derecha)
b.
Exponenciacin ()
c.
Porcentaje (%)
d.
Nmero negativo ()
3. Cul de las siguientes opciones es un nombre aceptable para un rango con nombre?
a.
C7
b.
subtotal_oeste
c.
subtotal oeste
d.
subtotal/oeste
4. Indique cul de las siguientes opciones es un ejemplo de una referencia de celda absoluta.
a.
A9
b.
A$9
c.
$A$9
d.
A9:E9
5. Cul de las siguientes opciones es un ejemplo de una referencia de celda mixta?
a.
A9
b.
A$9
c.
$A$9
d.
A9:E9

57

58

Lesson 4
Verdadero / Falso
Haga un crculo alrededor de la V si el enunciado es verdadero o alrededor de la F si el enunciado es falso.

V F

1. Para que Excel pueda distinguir entre las frmulas y los datos, todas las frmulas empiezan
por un signo igual (=).

V F

2. Con respecto a un rango con nombre, el mbito de un nombre es la ubicacin dentro de la


cual Excel reconoce el nombre sin cualificacin.

V F

3. Puede crear un nuevo rango al seleccionar las celdas y escribir un nombre en el cuadro
Nombre junto a la barra de frmulas.

V F

4. El orden de operaciones determina las partes de una frmula que se calculan antes que otras
partes de la frmula.

V F

5. La frmula = 6 * 2 / 3 produce el mismo resultado que =6 * (2 / 3).

Proyectos
Proyecto 4-1: trabajar con el orden de las operaciones
Practica trabajando con el orden de las operaciones.
PREPRESE. Antes de iniciar estos pasos, ABRA Excel y el libro 04 Project Operations Practice.
1. Seleccione C3 y modifique la frmula insertando parntesis en torno a 5+2. Presione Entrar. La nueva
frmula debera ser =(5+2)*8. El valor de C3 cambia de 21 a 56.
2. Seleccione D2. Haga clic en la barra de frmulas y ponga entre parntesis 6529. Presione Entrar. La
nueva frmula debera ser =(6529)*8+97/5. El valor de D2 cambia de -147,6 a 307,4.
3. Seleccione D2. Haga clic en la barra de frmulas y ponga entre parntesis 97/5. Presione Entrar. La
nueva frmula debera ser =(6529)*8+(97/5). El valor de D2 sigue siendo el mismo en 307,4.
4. Seleccione D2. Haga clic en la barra de frmulas y cambie los parntesis para que la frmula sea =(65
(29*8)+97)/5. Presione Entrar. El valor de D2 cambia a -14.
5. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 4 como 04 Project Operations Solution y CIRRELO .
DEJE Excel abierto para usarlo en el siguiente proyecto.

Proyecto 4-2: Dar nombre a un rango y usarlo en una frmula


Blue Yonder Airlines quiere analizar las ventas y los datos de gasto de su historial de cuatro
aos.
PREPRESE. INICIE Excel si an no se est ejecutando.
1. ABRA el libro 04 Income Analysis de esta leccin.
2. En la hoja de ventas, seleccione B4:E4 y use el comando Definir nombre de la pestaa FRMULAS
para dar nombre al rango. Acepte los valores predeterminados del cuadro de dilogo.
3. Seleccione B5:E5 y use el cuadro de nombres para dar nombre al rango. Use el encabezado de fila
como nombre de rango e introduzca un carcter de subrayado para separar las palabras.
4. Seleccione A6:E6. Ejecute el comando Crear desde seleccin de la pestaa FRMULAS para dar
nombre al rango. Seleccione la opcin predeterminada del cuadro de dilogo.
5. Cree un rango con nombre para A7:E7 utilizando el mtodo que elija.
6. Cree una frmula en la celda F4 que sume los valores de B4:E4 usando el nombre de rango.
7. Repita el paso 6 para las otras tres fuentes de ingresos.
8. Crear nombres de rango en la hoja de gastos mediante el mtodo de su eleccin.

Uso de frmulas bsicas

59

9. Sume las cuatro categoras de gastos en la hoja de gastos igual que hizo en la hoja de ventas. Tenga
cuidado y seleccione el nombre de rango de hoja de clculo en vez del nombre de rango de libro en
cada caso. Volver a usar este libro de nuevo en la leccin 5 y crear frmulas con funciones en la hoja
de anlisis.
10. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 4 como 04 Income Analysis Solution y CIERRE el archivo.
CIERRE Excel.

60

Uso de las funciones

Leccin 5 5

Matriz de conocimientos de la leccin


Conocimientos

Objetivo del examen

Nmero de objetivo

Resumir datos con funciones

Demostrar cmo aplicar la funcin SUMA

4.2.1

Demostrar cmo aplicar la funcin CONTAR

4.2.3

Demostrar cmo aplicar la funcin PROMEDIO

4.2.4

Demostrar cmo aplicar las funciones MIN y MAX

4.2.2

Para crear y mantener un presupuesto personal no solo se necesita estimar y realizar un seguimiento de los gastos. A menudo
es preciso ver, por ejemplo, los subtotales de determinados datos, para determinar cunto se va a gastar trimestralmente. En
ocasiones, querr saber cul es su pago promedio por gastos que varan a lo largo del ao. Los presupuestos son tambin
documentos de trabajo; cambian con el tiempo y puede que sea preciso realizar modificaciones en su estructura. La creacin de
frmulas adecuadas aumenta la flexibilidad en las hojas de clculo. Excel proporciona una amplia variedad de funciones
predefinidas tiles para introducir frmulas de forma rpida y precisa. En esta leccin, aprender a utilizar funciones bsicas de
Excel trabajando con un presupuesto anual de gastos del hogar.

Orientacin sobre el software


Pestaa FRMULAS
La pestaa FRMULAS de Excel 2013, mostrada en la Figura 5-1, proporciona acceso
a una biblioteca de funciones y frmulas. En esta pestaa, puede utilizar los comandos
para insertar funciones y totales, y mostrar un mapa visual de las celdas que dependen de
una frmula rpidamente.
Funcin Insertar

AutoSuma

Biblioteca de funciones

Figura 5-1
La pestaa
FRMULAS en
Excel 2013

Botn de la funcin Insertar junto a


la barra de frmulas

En esta leccin, aprender a usar una variedad de funciones bsicas para realizar clculos
en una hoja de clculo de presupuesto.

60

Uso de las funciones

61

Resumir datos con funciones


Las funciones permiten realizar fcilmente trabajo matemtico en un rango de celdas, de forma
rpida y cmoda. En esa seccin se muestra cmo utilizar algunas de las funciones bsicas de
Excel: SUMA, CONTAR, CONTARA, PROMEDIO, MIN y MAX.

Uso de la funcin SUMA


Agregar un rango de celdas es uno de los clculos que se realizan con ms frecuencia en
los datos de la hoja de clculo. La funcin SUMA suma todas las celdas de un rango,
fcilmente y con precisin. Autosuma facilita an ms esta operacin, ya que calcula (de
forma predeterminada) el total desde la celda adyacente hasta la primera celda no numrica,
utilizando la funcin SUMA en su frmula. SUMA es generalmente la primera funcin que la
mayora de los usuarios aprende a ejecutar en Excel. De hecho, ya la vio en accin en la leccin
4, en "Uso de frmulas bsicas".

Usar la funcin suma

Paso a paso

PREPRESE. inicie Excel si todava no est en funcionamiento


1. ABRA el archivo de datos 05 Budget Start para esta leccin. Haga clic en Habilitar edicin, si se le
solicita. Este libro es similar al libro 04 Budget Start usado en la leccin 4, aunque con modificaciones
para acomodar la leccin actual.
2. En la celda B7, escriba =SUMA(B3:B6) y presione Entrar. El resultado, 2140, es la suma de los gastos sin
servicios de enero.

Solucin de
problemas

Si recibe un mensaje de error al introducir una frmula de Excel bsica, recuerde que todas las frmulas
deben empezar por el signo igual (=). Una funcin es simplemente una frmula predefinida, as que debe
usar el signo igual.
3. Haga clic en la celda C7. Haga clic en la pestaa FRMULAS y luego en la parte superior del botn
Autosuma. La funcin SUMA aparecer con los argumentos introducidos, pero solo se incluye C6.
Escriba C3: delante de C6 para corregir el rango (vase la Figura 5-2). Presione Entrar. El resultado,
1340, es la suma de los gastos sin servicios de febrero.

Figura 5-2
Uso de la funcin SUMA

4. Copie la celda C7 en D7:M7 para escribir los subtotales restantes.


5. Copie la celda N6 en N7 para introducir los gastos sin servicios totales.
6. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 5 como 05 Budget Math Solution.
Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

62

Leccin 5

La alternativa a la funcin SUMA consiste en crear una frmula de suma utilizando las
referencias de celda para cada valor de celda que debe agregarse, como se indica a continuacin:
=B7+C7+D7+E7+F7+G7+H7+I7+J7+K7+L7+M7
La manera ms fcil de lograr el mismo resultado consiste en utilizar la funcin SUMA o
Autosuma. La Autosuma es una caracterstica incorporada de Excel que reconoce las celdas
adyacentes en filas y columnas como la seleccin lgica para realizar la Autosuma.

Uso de la funcin CONTAR


Las funciones estadsticas como SUMA y CONTAR, compilan y clasifican datos para presentar
informacin significativa. Use la funcin CONTAR cuando quiera determinar cuntas celdas de
un rango contienen un nmero.

Uso de la funcin CONTAR

Paso a paso

1. USE el libro que modific en el ejercicio anterior.


2. En la celda O5, escriba Contar y presione Entrar. Esta es la etiqueta de identificacin de la frmula que
insertar en el siguiente paso.
3. En la celda O6, escriba =CONTAR(B6:M6) y presione Entrar. El resultado, 9, es el nmero de meses que
presupuest para gastos varios (vase la Figura 5-3).

Figura 5-3
Resultado de la funcin
CONTAR

4. GUARDE el libro.
Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

En este ejercicio, podra haber incluido el encabezado de fila, Subtotales sin servicios, en el
rango de frmulas junto con los datos de las celdas B6 a M6. La funcin CONTAR omite A6
porque no contiene un nmero y la funcin no tiene en cuenta las celdas en blanco. Ver este
efecto utilizando CONTARA en el prximo ejercicio.

Uso de la funcin PROMEDIO


La funcin PROMEDIO suma un rango de celdas y, a continuacin, lo divide por el nmero
de entradas de celdas para determinar el valor medio de todos los valores del rango. Con
respecto al presupuesto personal, dado que el coste de la electricidad y el gas flucta segn la
temporada, tal vez sera interesante saber la cantidad mensual media que podra gastar en el
transcurso de un ao entero.

Uso de las funciones

63

Uso de la funcin PROMEDIO

Paso a paso

PREPRESE. USE el libro que modific en el ejercicio anterior.


1. En la celda O8, escriba Promedio y presione Entrar.
2. En la celda O9, escriba =PROMEDIO(B9:M9) y presione Entrar. El resultado, 175,8333, es la cuenta de
electricidad mensual promedio prevista.
3. En la celda O10, escriba =PROMEDIO(B10:M10) y presione Entrar. El resultado, 93,33333, es la factura
de gas mensual media prevista (vase la Figura 5-4).

Figura 5-4
Los resultados de la funcin
PROMEDIO

Resultados de la funcin
PROMEDIO

4. GUARDE el libro.
Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Uso de la funcin MIN


La funcin MIN le permite determinar el valor mnimo de un rango de celdas. Vamos a usar
esta funcin para determinar cules sern las facturas ms bajas de electricidad y de gas. En
vez de escribir manualmente la frmula, usar el grupo Biblioteca de funciones de la pestaa
FRMULAS para crear la frmula.

Uso de la funcin MIN

Paso a paso

PREPRESE. USE el libro que modific en el ejercicio anterior.


1. En la celda P8, escriba Min y presione Entrar.
2. Haga clic en la celda P9 y luego en la pestaa FRMULAS.
3. Haga clic en la flecha del botn Autosuma y, a continuacin, seleccione Min en el men. Se
seleccionar automticamente el rango B9:O9 (vase la Figura 5-5). Este rango no es correcto, por lo
que tendr que editarlo.

Figura 5-5
Rango errneo seleccionado
para la funcin MIN.

64

Leccin 5
4. Haga clic en la celda B9, mantenga presionada la tecla Maysculas y haga clic en la celda M9. El rango
B9:M9 aparecer en la funcin, que ahora se ve de la siguiente forma= MIN(B9:M9). Vase la Figura
5-6. Presione Entrar. Aparece el resultado, 150, que es la factura de electricidad ms baja prevista
para el ao.

Figura 5-6
Modificacin de la
funcin MIN

5. Copie la celda P9 en la celda P10. El resultado, 70, es la factura del gas mnima prevista para el ao.
6. GUARDE el libro.
Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Uso de la funcin MAX


La funcin MAX devuelve el valor ms alto de un conjunto de valores. La funcin MAX
funciona del mismo modo que MIN, salvo que MAX determina el valor mximo de un rango
de celdas. Para utilizar MAX en una frmula, escribamos la funcin manualmente.

Uso de la funcin MAX

Paso a paso

PREPRESE. USE el libro que modific en el ejercicio anterior.


1. En la celda Q8, escriba Max y presione Entrar.
2. En la celda Q9, escriba =MAX(B9:M9) y presione Entrar. El resultado, 230, es la factura de electricidad
mensual ms alta prevista.
3. Copie la celda Q9 en Q10. El resultado, 120, es la factura mensual de gas ms alta que debera recibir
(vase la Figura 5-7).

Figura 5-7
Los resultados de la funcin
MAX
Resultados de la
funcin MAX

4. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 5 y CIRRELO.


CIERRE Excel.

Uso de las funciones

65

Evaluacin de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. Cul de los siguientes enunciados calcula el total desde la celda adyacente hasta la primera celda no
numrica de forma predeterminada, utilizando la funcin SUMA en su frmula?
a. PROMEDIO
b. AutoSuma
c. CONTAR
d. MAX

2. Quiere sumar un rango de celdas y luego dividir el total por el nmero de entradas de la celda para
determinar el promedio de todos los valores en el rango. Qu funcin usar?
a. MIN
b. PROMEDIO
c. CONTAR
d. MAX

3. Debe calcular la cantidad de celdas que no estn en blanco en la hoja de clculo. Qu funcin usar?
a. SUM
b. CONTAR
c. MIN
d. MAX

4. Cul de los siguientes enunciados describe con precisin la seleccin predeterminada para
AutoSuma?
a. Debe realizar la seleccin antes de hacer clic en AutoSuma.
b. De forma predeterminada, Autosuma suma todas las entradas ubicadas encima de la celda en
la que se encuentra la frmula, incluso si las celdas contienen una combinacin de contenido
numrico y no numrico.
c. De forma predeterminada, Autosuma calcula el total desde la celda adyacente hasta la primera
celda no numrica.
d. Autosuma no tiene una seleccin predeterminada.

5. De qu categora de funciones son ejemplos las funciones CONTAR y MIN?


a. texto
b. estadstica
c. financiera
d. lgica

Verdadero / Falso
Haga un crculo alrededor de la V si el enunciado es verdadero o alrededor de la F si el enunciado es falso.

V F 1. La funcin PROMEDIO devuelve el nmero de celdas del rango seleccionado que contienen
texto o valores, pero no celdas en blanco.

Proyectos
Proyecto 5-1: Utilizar funciones estadsticas para analizar victorias y derrotas en
juegos

Trabaja para Wingtip Toys y jug a tres juegos nuevos cada da para dominarlos, con la
esperanza de efectuar una demostracin de los juegos en la tienda. Ha estado realizando un
seguimiento de sus victorias y derrotas en una hoja de clculo. Un "1" indica una victoria,
mientas que un "0" indica una derrota.

66

Leccin 5
PREPRESE. inicie Excel si todava no est en funcionamiento
1. ABRA el archivo de datos 05 Game Stats de esta leccin.
2. En la celda E3, escriba =PROMEDIO(B3:D3) y presione Entrar.
3. Copie la frmula de E3 en E4:E12.
4. Haga clic en la celda G2.
5. En la pestaa FRMULAS, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en la flecha del botn
Autosuma y seleccione Contar nmeros.
6. Haga clic en la celda B3 y arrastre el puntero del mouse a D12.
7. Suelte el mouse y presione Entrar para aceptar el rango B3:D12. El resultado, 30, es el nmero total de
veces que jug a los juegos en 10 das.
8. En la celda G3, escriba =SUMA(B3:D12) y presione Entrar. El resultado, 17, representa el nmero total
de veces que gan en los juegos.
9. En la celda G4, escriba =G2-G3 y presione Entrar. El resultado, 13, representa el nmero total de veces
que perdi en los juegos.
10. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 5 como 05 Game Stats Solution y, a continuacin, CIERRE
el archivo.
DEJE Excel abierto para usarlo en el siguiente proyecto.

Proyecto 5-2: Crear frmulas para calcular totales y promedios


Un empleado de Wingtip Toys introdujo datos de ventas del segundo trimestre en una hoja
de clculo. Introducir frmulas para calcular las medias de ventas y los totales trimestrales.
PREPRESE. inicie Excel si todava no est en funcionamiento
1. ABRA el archivo de datos 05 Wingtip Toys Sales de esta leccin.
2. Haga clic en la celda B11, escriba =SUMA(B4:B10) y presione Entrar.
3. Haga clic en la celda C11. En la pestaa FRMULAS, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en
Insertar funcin.
4. En el cuadro de dilogo Insertar funcin, seleccione SUMA y haga clic en Aceptar.
5. En el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, haga clic en Contraer dilogo y seleccione C4:C10, si
an no est introducido.
6. Haga clic en el botn Ampliar dilogo y en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo.
7. Copie la frmula de C11 en D11.
8. Haga clic en la celda E4. En la pestaa FRMULAS, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en el
botn Autosuma. Presione Entrar para aceptar B4:D4 como las celdas que se sumarn.
9. Haga clic en la celda E5 y, a continuacin, en el grupo Biblioteca de funciones haga clic en Insertar
funcin. En el cuadro de dilogo Insertar funcin SUMA ser el valor por defecto. Haga clic en
Aceptar.
10. El rango B5:D5 debe aparecer en el cuadro Nmero1 del cuadro de dilogo Argumentos de funcin.
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo.
11. Haga clic en la celda E5 y utilice el controlador de relleno para copiar la frmula en E6:E10.
12. Haga clic en la celda E11. En el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Autosuma. Presione Entrar
para aceptar el rango como E4:E10.
13. Haga clic en la celda F4. Haga clic en el botn Insertar funcin. Seleccione PROMEDIO en el cuadro de
dilogo Insertar funcin y haga clic en Aceptar. En el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, haga
clic en Aceptar.
14. Haga clic en la barra de frmulas y cambie E4 por D4. Haga clic en Aceptar.
15. Haga clic en la celda F4 y utilice el controlador de relleno para copiar la frmula en F5:F11.
16. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 5 como 05 Wingtip Toys Sales Solution y, a continuacin,
CIERRE el archivo.
DEJE Excel abierto para usarlo en el siguiente proyecto.

Uso de las funciones

67

Proyecto 5-3: Completar la hoja de anlisis del libro de presupuesto


Blue Yonder Airlines quiere analizar las ventas y los datos de gasto de su historial de cuatro
aos. En este proyecto completar la hoja de anlisis para resumir los datos.
PREPRESE. INICIE Excel si todava no est en funcionamiento
1. ABRA el archivo de datos 05 Income Analysis Start de esta leccin.
2. En la hoja Anlisis, calcule las ventas promedio para cada una de las cuatro categoras de servicio
utilizando nombres de rango. Utilice el Administrador de nombres para examinar nombres de rango
en el libro antes de introducir las frmulas.
3. Calcule el promedio de los gastos para cada una de las cuatro categoras de servicios.
4. Calcule la cantidad mxima de ventas para cada una de las cuatro categoras de servicios.
5. Calcule los gastos mximos para cada una de las cuatro categoras de servicios.
6. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 5 como 05 Income Analysis Solution y, a continuacin,
CIERRE el archivo.
CIERRE Excel.

Aplicar formatos a rangos y celdas

Matriz de conocimientos de la leccin


Conocimientos

Objetivo del examen

Nmero de objetivo

Insertar y eliminar celdas

Insertar y eliminar celdas

2.1.6

Dar formato manualmente al contenido de una celda

Modificar la alineacin y la sangra de una celda

2.2.2

Cambiar la fuente y los estilos de fuente

2.2.3

Aplicar resaltado

2.2.7

Aplicar formatos de nmero

2.2.6

Ajustar texto dentro de las celdas

2.2.5

Combinar celdas

2.2.1

Copiar el formato de un celda con Copiar formato

Usar Copiar formato

2.2.4

Dar formato a celdas con estilos

Aplicar estilos de celda

2.2.8

Trabajar con datos hipervinculados

Insertar hipervnculos

1.2.2

Aplicar formato condicional a celdas

Aplicar formato condicional

2.3.1

Cuatro mdicos y un asistente mdico (PA) generan los ingresos de Contoso, Ltd. En colaboracin con los mdicos, el PA atiende
a pacientes que necesitan una cita cuando los horarios de todos los mdicos estn completos. Muchos enfermos crnicos cuyo
estado requiere una monitorizacin frecuente tienen una cita programada con el PA. Dado que a menudo la programacin y las
horas extras de la empresa estn completas, en administracin se est sopesando la posibilidad de agregar una enfermera
practicante (NP) para equilibrar la carga de pacientes. Una NP es una enfermera con capacidad para ofrecer servicios que en
parte coinciden con los de un mdico. Por ejemplo, en la mayora de los Estados Unidos una NP puede recetar medicamentos.
En esta leccin, utilizar Excel para administrar los datos pertinentes asociados a los mdicos de Contoso y sus asistentes para
determinar si debe agregarse una NP al personal.

Orientacin sobre el software


Formato de hojas de clculo de Excel
La pestaa INICIO de Excel que se muestra en la Figura 6-1 contiene comandos de
formato y edicin que le ayudarn a mejorar el aspecto y la legibilidad de las hojas
de clculo. Usar comandos de casi todos los grupos de esta pestaa a medida que
aprende a aplicar formatos a datos, copiar formatos y aplicar estilos.

68

Aplicar formatos a rangos y celdas


Formatos de
nmero

Atributo de
carcter

Figura 6-1
Pestaa INICIO

69

Comandos de
estilo

Comandos de alineacin de
texto

Comandos para insertar y eliminar


celdas, y aplicarles formato

Excel ofrece varias formas de dar formato al texto y a los valores de una hoja de
clculo. En el mundo de los negocios, las hojas de clculo generalmente se imprimen y
se comparten con otros. Por lo tanto, es conveniente que las hojas de clculo sean tan
atractivas y comprensibles como sea posible.

INSERTAR Y ELIMINAR CELDAS


Despus de crear una hoja de clculo, tal vez decida agregar ms datos o eliminar datos
innecesarios. Aunque puede insertar o eliminar columnas y filas enteras, a veces solo necesita
trabajar con una sola celda o un rango de celdas. Puede insertar o eliminar celdas individuales
o rangos de celdas, pero tenga en cuenta que al hacerlo afecta la ubicacin de otras celdas.

Insercin de celdas en una hoja de clculo


Cuando inserte una celda en una columna, obliga a las dems celdas de la misma columna a
desplazarse hacia abajo. Insertar una celda en una fila desplaza las dems celdas de la misma
fila hacia la derecha.

Insertar celdas en una hoja de clculo

Paso a paso

PREPRESE. Inicie Microsoft Excel.


1. ABRA el archivo de datos 06 Patient Visits Insert Delete de esta leccin.
2. Haga clic en la celda G5 para activarla.
3. En la pestaa INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la parte superior del botn Insertar. Todas las
celdas de la columna G que comienzan por G5 se desplazarn una celda hacia abajo.
4. Escriba 590 y presione Entrar.
5. Seleccione las celdas O3:O9.
6. En la pestaa INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botn Insertar y seleccione Insertar
celdas.
7. En el cuadro de dilogo Insertar, compruebe que la opcin Desplazar las celdas hacia la derecha est
seleccionada, como se muestra en la Figura 6-2. Haga clic en Aceptar.

Figura 6-2
Cuadro de dilogo Insertar

70

Leccin 6
8. Observe que las celdas que anteriormente se encontraban en O3:O9 se desplazan una celda a la
derecha. La hoja de clculo debe ser parecida a la de la Figura 6-3.

Figura 6-3
Hoja de clculo despus de
insertar celdas

Comando
Insertar

Rango de
celdas
insertado

Las celdas de la columna G


desplazadas hacia abajo

9. En la celda O3, escriba Noviembre.


10. Introduzca los nmeros siguientes en las celdas comprendidas entre la O4 y la O9:
480
502
446
577
302
302
11. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 6 como 06 Patient Visits Insert Delete Solution.
Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Agregar y cambiar son actividades habituales en los libros de Microsoft Office Excel 2013.
Despus de crear y guardar un libro de Excel para realizar el seguimiento de los pacientes
tratados mensualmente, el ayudante administrativo de Contoso descubri que era preciso
efectuar correcciones y agregar datos adicionales. En el ejercicio anterior, se hicieron las
correcciones y adiciones. En esta leccin, utilizar la misma hoja de clculo ms adelante para
determinar si es necesario contratar a una enfermera practicante en el nmero promedio de
horas trabajadas por los empleados.
Cuando hace clic en la flecha del comando Insertar en el grupo Celdas de la pestaa INICIO,
el men indica que puede insertar fcilmente celdas, filas y columnas de la hoja de clculo o
incluso una nueva hoja de clculo en un libro.
Si hace clic en el botn Insertar del grupo Celdas, se insertar una celda en blanco y, de
forma predeterminada, las celdas existentes se desplazarn hacia abajo en la columna. Si,
sin embargo, hace clic en la flecha del botn Insertar y selecciona Insertar celdas, se abrir el
cuadro de dilogo Insertar que se muestra en la Figura 6-2 y podr elegir desplazar las celdas
hacia la derecha o hacia abajo, insertar una fila o insertar una columna en una hoja de clculo.

Eliminar celdas de una hoja de clculo


Cuando elimina celdas de una hoja de clculo, quita una o ms celdas, obligando a las dems
celdas a moverse hacia arriba o hacia la izquierda.

Aplicar formatos a rangos y celdas

71

Eliminar celdas de una hoja de clculo

Paso a paso

PREPRESE. USE el libro que modific en el ejercicio anterior.


1. Haga clic en la celda P7 para convertirla en la celda activa.
2. En la pestaa INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botn Eliminar y, a continuacin,
seleccione Eliminar celdas.
3. En el cuadro de dilogo Eliminar, seleccione la opcin Desplazar las celdas hacia la izquierda y haga
clic en Aceptar. El contenido de la celda Q7 se desplazar a la izquierda y aparecer en la celda P7.
4. Resalte el rango A8:P8.
5. Haga clic con el botn derecho en la seleccin, que es un duplicado de la siguiente fila de datos, y
seleccione Eliminar en el men contextual.
6. En el cuadro de dilogo Eliminar, asegrese de que Desplazar las celdas hacia arriba est seleccionado
y haga clic en Aceptar.
7. Para eliminar un rango de celdas de una columna, resalte el rango D3:D8 y, en la pestaa INICIO, en el
grupo Celdas, haga clic en la flecha del botn Eliminar y, a continuacin, seleccione Eliminar celdas.
Asegrese de que est seleccionada la opcin Desplazar las celdas hacia la izquierda y haga clic en
Aceptar. La hoja de clculo debe ser parecida a la de la Figura 6-4.
Figura 6-4
Hoja de clculo despus de
eliminar celdas

8. GUARDE el libro y CIERRE el archivo.


Pausa. deje Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Cuando hace clic en la flecha de debajo del comando Eliminar del grupo Celdas de la pestaa
INICIO, observe que puede eliminar una celda o una fila de la hoja de clculo o una hoja de
clculo completa.
En la leccin 2 "Trabajar con Microsoft Excel 2013", aprendi que eliminar una celda no
es lo mismo que borrar el contenido de esta. Una hoja de clculo de Excel es como varias
pilas de cajas. Las cajas estn alineadas unas junto a otras y encima de otras para formar una
cuadrcula. El lado abierto de cada caja mira en direccin del usuario. Puede sacar el contenido
de la caja y, por consiguiente, vaciarlo, pero la caja seguir estando en la pila. Esto equivale
a borrar el contenido de una celda. El mismo principio se aplica cuando se presiona la tecla
Supr del teclado, simplemente est eliminando el contenido de la celda. Sin embargo, cuando
saca una caja de la pila, la caja entera sale. Esto equivale a eliminar una celda ejecutando el
comando Eliminar celdas.

Dar formato manualmente al contenido de una celda


Excel proporciona un gran nmero de herramientas variadas que le ayudarn a dar formato al
contenido de una celda. Aplicar formato puede hacer que sea ms fcil comprender las hojas
de clculo, destacar informacin importante y aportar un toque profesional. Las herramientas
que necesita para destacar las hojas de clculo se encuentran en varios grupos en la pestaa
INICIO de la cinta.

Alineacin y sangra del contenido de las celdas


Excel le permite alinear el texto y los nmeros horizontal y verticalmente. Por alinear se
entiende organizar en una lnea o poner en la alineacin. La alineacin horizontal incluye
alineacin a la izquierda, a la derecha y centrar. La alineacin vertical incluye alineacin
superior, central e inferior. Puede usar los comandos de alineacin del grupo Alineacin de
la pestaa INICIO o los comandos del cuadro de dilogo Formato de celdas para cambiar la
alineacin del contenido de la celda. La sangra mover el contenido de la celda ms cercana
del borde derecho de una celda.

72

Leccin 6

Alinear el contenido de la celda

Paso a paso

PREPRESE. inicie Excel si todava no est en funcionamiento


1. ABRA el archivo de datos 06 Patient Visits Format Cells para esta leccin.
2. Seleccione A3:O3.

Solucin de
problemas

El formato manual se aplica nicamente a las celdas seleccionadas. Por lo tanto, debe seleccionar la celda o
un rango de celdas antes de aplicar el formato.
3. En la pestaa INICIO, en el grupo Alineacin, haga clic en el botn Centrar, tal como se muestra en la
Figura 6-5. Ahora, las etiquetas de columna estn centradas horizontalmente.
Alineacin superior
Alinear en la parte inferior
Centrar

Figura 6-5
Botones de alineacin
Alinear a la izquierda

Centrar Alinear a la derecha

4. Seleccione D4:O8 y, a continuacin, en la pestaa INICIO, en el grupo Alineacin, haga clic en el


botn Alinear a la derecha. Ahora, todos los nmeros de las columnas de meses estn alineados a la
derecha.
5. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 6 como 06 Patient Visits Format Cells Solution.
Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

De forma predeterminada, cuando introduce caracteres alfabticos o caracteres alfabticos


combinados con nmeros o smbolos, el contenido de la celda se alinea horizontalmente a
la izquierda, lo que significa que se alinea a lo largo del lado izquierdo de la celda. Cuando
introduce nmeros, el contenido se alinea a la derecha; es decir, se alinea con la parte derecha
de la celda. Cuando centra el contenido, se alinea con el punto medio de la celda.
La alineacin vertical afecta verticalmente la ubicacin del contenido de una celda. Las
opciones en el grupo Alineacin de la pestaa INICIO son Alinear en la parte superior, Alinear
en el medio y Alinear en la parte inferior. Tambin puede seleccionar Justificar o Distribuido,
que estn disponibles en el cuadro de dilogo Formato de celdas, que se muestra en la Figura
6-6. Para obtener acceso al cuadro de dilogo, haga clic en el selector de cuadros de dilogo en
la esquina inferior derecha del grupo Alineacin de la pestaa INICIO.

Figura 6-6
Cuadro de dilogo Formato
de celdas

Aplicar formatos a rangos y celdas

73

A continuacin se describe cada tipo de alineacin vertical:


Superior (o Alineacin superior): la lnea superior del texto aparece en la parte superior de

la celda.

Centrar (o Alinear en el medio): el texto est centrado a medio camino entre la parte

superior e inferior de la celda.

Inferior (o Alinear en la parte inferior): el texto aparece en la parte inferior de la celda.

Esta es la alineacin vertical por defecto.

Justificar: el texto se extiende de forma uniforme por toda la celda. Excel ajustar el texto,

adems de ajustar automticamente la altura de la fila, si es necesario.

Distribuido: el texto se extender uniformemente entre la parte superior de la celda y la

parte inferior, con un espacio en blanco como separacin.

Eleccin de fuentes y tamaos de fuente


Se entiende por fuente un conjunto de propiedades de texto que afectan el tipo de letra, el
tamao y aspectos del texto similares. La fuente predeterminada, o predefinida, de un texto
normal en Excel 2013 es Calibri, 11 puntos. Puede cambiar la fuente de una celda seleccionada,
un rango de celdas, filas, columnas e incluso caracteres especficos dentro de una celda. Para
cambiar la fuente, seleccione una nueva fuente en el men Fuente en el grupo Fuente de la
pestaa INICIO. Tambin puede cambiar el tamao en el cuadro Tamao de fuente o hacer clic
en Aumentar tamao de fuente o Disminuir tamao de fuente hasta que se visualice el tamao
que quiera en el cuadro Tamao de fuente.

Elegir fuentes y tamaos de fuente

Paso a paso

PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.


1. Haga clic en A1.
2. En la pestaa INICIO, en el grupo Fuente, abra el men Fuente y seleccione la primera opcin de
Fuentes del tema en la parte superior, Calibri Light, tal como se muestra en la Figura 6-7. Solo el texto
de la celda A1 cambiar a la nueva fuente.
Figura 6-7
Men Fuente

3. Mantenga seleccionada la celda A1 y abra el men Tamao de fuente que se indica en la Figura 6-8.
Seleccione 18. El tamao de fuente del texto cambiar a 18 puntos.
Figura 6-8

Disminuir tamao de fuente


Aumentar tamao de fuente

Opciones relacionadas con la


fuente en el grupo Fuente
Fuente

Tamao de fuente

74

Leccin 6
4. Seleccione A3:O3 y en la lista Fuentes, seleccione Arial.
5. Mantenga seleccionado el rango A3:O3 y cambie el tamao de la fuente a 10. Las etiquetas de
encabezado de columna estn ahora en Arial 10 puntos.
6. GUARDE el libro y CIERRE el archivo.
Pausa. deje Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Excel proporciona muchas fuentes como Arial, Calibri y Times New Roman en el men Fuente.
Para mejorar el diseo general de una hoja de clculo, por lo general se ampla el tamao de
fuente de los ttulos y las etiquetas.
El tamao de la fuente se mide en puntos. Cada vez que haga clic en Disminuir tamao de fuente
o Aumentar tamao de fuente, el tamao cambiar en funcin de una cantidad establecida que
coincida con las opciones de tamao de la lista Tamao de fuente. Los puntos se refieren a la
medicin de la altura de los caracteres de una celda. Un punto equivale a 1/72 pulgadas.
En el cuadro de dilogo Opciones de Excel (seleccione Archivo > Opciones), en la pgina
General, puede cambiar la fuente predeterminada que se usa en todos los libros nuevos.
Solucin de
problemas

Si elige otra fuente o tamao de fuente predeterminado, dicha fuente se usar nicamente en los libros
que cree despus de cambiar el valor predeterminado y reiniciar Excel. Los libros existentes no se vern
afectados.

Cuando seleccione texto, celdas, filas o columnas para darles formato, puede utilizar la
minibarra de herramientas que se muestra en la Figura 6-9, para aplicar las funciones de
formato que seleccione. Dicha minibarra de herramientas es una herramienta de formato que
aparece por encima o por debajo del men contextual cuando hace clic con el botn derecho en
una celda. Esta barra de herramientas nica proporciona los comandos de formato utilizados
con ms frecuencia. A diferencia de la barra de acceso rpido, que se puede personalizar, esta
minibarra de herramientas no se puede personalizar.
Figura 6-9
Minibarra de herramientas

Llenar celdas con color


Cuando d formato a hojas de clculo, a menudo se encontrar con que desea aplicar un
sombreado con color o un resaltado en el fondo de celdas para que destaquen del resto de las
celdas que las rodean. Utilice la herramienta Color de relleno del grupo Fuente en la pestaa
INICIO para lograr este tipo de resaltado.
Paso a paso

Rellenar celdas con color


PREPRESE. ABRA el archivo de datos 06 Patient Visits Format Cells2 de esta leccin.
1. Seleccione A3:O3.
2. En el grupo Fuente, haga clic en la flecha del botn Color de relleno, tal como se muestra en la Figura
6-10. Aparecern las paletas Colores del tema y Colores estndar.

Figura 6-10
Botn Color de relleno en el
grupo Fuente
Color de relleno
3. Seleccione el cuadro de colores Azul, nfasis 1, Claro 80%, tal como se muestra en la Figura 6-11. Se
aplicar un fondo azul claro a la fila del encabezado de la columna.

Aplicar formatos a rangos y celdas

75

Figura 6-11
El cuadro de colores Azul,
nfasis 1, Claro 80% en la
herramienta Color de relleno

4. GUARDE el libro como 06 Patient Visits Format Cells Solution2 y CIERRE el archivo.
Pausa. deje Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Sin color (nada) es el color de fondo predeterminado. La paleta de colores que utiliz para
aplicar el color de la fuente tambin se utiliza para el color de fondo.
Al igual que pasa cuando selecciona un color de fuente, despus de seleccionar un color y
aplicarlo al fondo de una celda, el botn Color de relleno adopta dicho color. Para aplicar el
color que se muestra en el botn Color de relleno, solo tiene que seleccionar y hacer clic en el
botn. Para aplicar otro color de relleno, haga clic en la flecha situada junto a Color de relleno
y aplique un color del tema o un color estndar. Tambin puede hacer clic en Ms colores para
abrir el cuadro de dilogo Colores y personalizar una mezcla de colores.
Puede aplicar a las celdas tanto un efecto de trama como un color de fondo. Para ello, primero
tiene que seleccionar el rango de celdas al que quiere aplicar un color de fondo con efectos de
trama y, a continuacin, hacer clic en el selector de cuadros de dilogo del grupo Fuente. Se
abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas. Haga clic en Relleno. Tal como se muestra en
la Figura 6-12, realice una seleccin en el cuadro Estilo de trama para agregar una trama al
color de fondo.
Figura 6-12
Agregar una trama al color
de fondo de una celda

Aplicar formatos de nmero


Normalmente, los valores que se introducen en las celdas no tienen formato, simplemente
consisten en una cadena de nmeros. Debe dar formato a esos nmeros para que sean ms
fciles de leer o sean coherentes en cuanto a la cantidad de decimales mostrados. Puede utilizar
las herramientas del grupo Nmero de la pestaa INICIO para aplicar una amplia variedad de
formatos de nmero, desde moneda hasta fecha y hora, pasando por notacin cientfica.

76

Leccin 6

Paso a paso

Aplicar formatos de nmero


PREPRESE. Con Excel en ejecucin, lleve a cabo estas acciones:
1. ABRA el archivo de datos 06 Contoso Revenue para esta leccin.
2. Asegrese de que la Hoja1 est activa.
3. Seleccione B4:D8. Estos datos deben tener el formato General, sin comas ni puntos decimales.
4. En la pestaa INICIO, en el grupo Nmero, abra el men Formato de nmero tal como se muestra en
la Figura 6-13.

Figura 6-13
El men Formato de nmero

5. Seleccione Moneda. Los nmeros ahora reciben el formato de dlares, con dos espacios decimales
que representan los centavos.
6. Mantenga seleccionado el rango B4:D8 y seleccione Contabilidad en el men Formato de nmero.
Este formato permite alinear a la izquierda el signo de dlar en cada celda.
7. En el grupo Nmero, haga clic dos veces en el botn Disminuir decimales para mostrar espacios no
decimales. Los botones Aumentar decimales y Disminuir decimales se muestran en la Figura 6-14.
Ahora los nmeros estn redondeados a dlares completos.
Figura 6-14
Botones del grupo Nmero

Formato de
nmero de
contabilidad

Disminuir decimales
Aumentar decimales
Estilo millares
Estilo porcentual

8. Haga clic en una celda en blanco, como A11.


9. Haga clic en la Hoja2.
10. Seleccione B6:B11.
11. En el grupo Nmero, haga clic en el botn Estilo millares. Observe que se aplica a los nmeros un
formato con separador de miles y dos decimales pero sin el signo de dlar.
12. Mantenga selecionado el rango B6:B11 y, en el grupo Nmero, haga clic en el botn Formato de
nmero de contabilidad y , a continuacin, haga clic dos veces en el botn Disminuir decimales. Estas
acciones hacen que el rango actual sea coherente con el formato de nmero de la Hoja1.
13. Seleccione C6:C11.
14. En el men Formato de nmero, seleccione Fecha corta. Las fechas ahora se visualizan con el formato
mm/dd/aaaa.
15. Disminuya manualmente el ancho de columna C para eliminar el espacio adicional.
16. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 6 como 06 Contoso Revenue Solution.
Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Aplicar formatos a rangos y celdas

77

Dar formato a un nmero no afecta al valor de la celda; el formato simplemente cambia la


apariencia del nmero.
El men Formato de nmero contiene varias opciones que le permiten aplicar rpidamente
formatos de nmero habituales. Cuando hace clic en una de estas opciones, la celda activa
adopta el formato de nmero especificado. Tambin puede seleccionar un rango de celdas (o
incluso una fila o columna entera) antes de hacer clic en una opcin de formato de nmero. Si
selecciona ms de una celda, Excel aplica el formato de nmero a todas las celdas seleccionadas.
En la Tabla 6-1 se enumeran los distintos formatos disponibles en el men Formato de nmero.
Tabla 6-1
Opciones preestablecidas
de formato de nmero de
Excel del men Formato de
nmero

Formato de
nmero

Descripcin

General

Este es el formato predeterminado que Excel aplica cuando introduce texto o un nmero en una celda.

Nmero

Este formato se utiliza para la visualizacin general de nmeros, con dos decimales por
defecto.

Moneda

Este formato se utiliza para valores monetarios generales y muestra el smbolo de


moneda predeterminado con dos decimales.

Contabilidad

Este formato tambin se utiliza para valores monetarios. Los smbolos de moneda y los
signos decimales estn alineados en este formato.

Fecha corta

De forma predeterminada, este formato muestra los das, meses y aos en el estilo de
mm/dd/aaaa.

Fecha larga

Este formato muestra las fechas en formato largo, como domingo, 10 de enero de 2014.

Hora

Este formato se aplica a un nico formato: 12:00:00 AM. Si desea elegir otro formato de
tiempo, debe utilizar el cuadro de dilogo Formato de celdas.

Porcentaje

Este formato muestra el nmero con un signo de porcentaje y dos decimales.

Fraccin

Este formato muestra el nmero como una fraccin.

Cientfico

Este formato muestra los nmeros con notacin exponencial (con una E): por
ejemplo,2,00E+05 = 200.000; 2,05E+05 = 205.000.

En la mayora de los casos, los formatos de nmero proporcionados en el men Formato de


nmero son adecuados. Sin embargo, es posible que quiera tener ms control sobre cmo
aparecen los valores. Excel ofrece control sobre los formatos de nmero mediante el cuadro de
dilogo Formato de celdas.
La pestaa Nmero del cuadro de dilogo Formato de celdas muestra 12 categoras de formatos
de nmero entre las que puede elegir. La mayora tambin estn disponibles en el men Formato
de nmero. Sin embargo, cuando seleccione una categora en el cuadro de lista del cuadro de
dilogo Formato de celdas, el lado derecho de la pestaa cambiar para mostrar las opciones.
Por ejemplo, la categora Nmero tiene tres opciones que puede controlar:
El nmero de decimales que se mostrarn
Si se utilizar el separador de miles
Cmo se mostrarn los nmeros negativos

Observe que el cuadro de lista Nmeros negativos tiene cuatro opciones, dos de las cuales
muestran los valores negativos en rojo. Estas opciones cambian en funcin del nmero de
posiciones decimales y si decide separar los miles. Asimismo, observe que en la seccin de
ejemplo que est cerca de la parte superior del cuadro de dilogo se obtiene una vista previa de
cmo aparecer la celda activa con el formato de nmero seleccionado. Cuando haya acabado
de seleccionar, haga clic en Aceptar para aplicar el formato de nmero a todas las celdas
seleccionadas.

78

Leccin 6

Las categoras de formato de nmero exclusivas de la pestaa Nmero del cuadro de dilogo
Formato de celdas estn descritas en la Tabla 6-2.

Tabla 6-2
Categoras de formato de
nmero adicionales

Formato de
nmero

Descripcin

Especial

Contiene formatos de nmero adicionales especficos para su pas. En los Estados Unidos,
hay cuatro (Cdigo postal, Cdigo postal+4, Nmero de telfono y Nmero de Seguridad
Social); en Canad, hay dos (Nmero de telfono y Nmero de Seguridad Social); en la
mayora de los pases, no hay ninguno.

Personalizado

Permite definir formatos de nmero personalizados que no estn incluidos en ninguna de


las dems categoras.

Texto

Cuando se aplican a un valor, Excel trata el valor como texto (aunque parezca un
nmero). Esta caracterstica es til para artculos tales como nmeros de pieza.

Ajuste de texto en una celda


Cuando una celda tiene el formato de ajuste de texto, los datos que son demasiado largos
para mostrarse dentro del ancho de la celda automticamente se muestran en la siguiente lnea
dentro de la celda. El texto ajustado tambin aumenta automticamente la altura de fila. Si
ms adelante cambia el ancho de columna, se ajustarn automticamente el ajuste del texto y
la altura de la fila.

Paso a paso

Ajustar texto en una celda


PREPRESE. USE el libro que guard en el ejercicio anterior.
1. Haga clic en la Hoja1. Tenga en cuenta que el contenido en dos celdas en la columna A no se puede
mostrar totalmente por su longitud.
2. Haga clic en A4 y, a continuacin, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en A7. Se seleccionan
ambas celdas (A4 y A7).
3. En la pestaa INICIO, en el grupo Alineacin, haga clic en el botn Ajustar texto. El texto de ambas
celdas se ajustar en otra lnea sin afectar el ancho de la columna, tal como se muestra en la Figura
6-15. Observe que el botn Ajustar texto tiene el fondo verde, lo que indica que el texto de la celda
seleccionada est ajustado.

Figura 6-15
Hoja de clculo con formato
con ajuste del texto

Indica que el contenido de


las celdas seleccionadas est
ajustado

Celdas ajustadas

4. GUARDE el libro.
Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Aplicar formatos a rangos y celdas

79

Puede quitar el ajuste de texto seleccionando la celda o las celdas adecuadas y volviendo a
hacer clic en el botn Ajustar texto.
Solucin de
problemas

Si elige otra fuente o tamao de fuente predeterminado, dicha fuente se usar nicamente en los libros
que cree despus de cambiar el valor predeterminado y reiniciar Excel. Los libros existentes no se vern
afectados.

Combinacin de celdas y divisin de celdas combinadas


La combinacin es una herramienta til cuando se combinan datos de otras fuentes y como
medio para centrar un encabezado entre varias columnas. Una celda combinada combina dos
o ms celdas en una nica celda. Dividir las celdas o anular su combinacin separa las celdas
combinadas previamente. El botn Combinar y centrar del grupo Alineacin de la pestaa
Inicio proporciona varios comandos de combinacin, as como el comando Separar celdas.

Paso a paso

Combinar y dividir celdas


PREPRESE. USE el libro que guard en el ejercicio anterior.
1. En la Hoja1, seleccione A1:D1.
2. En la pestaa INICIO, en el grupo Alineacin, haga clic en la parte principal del botn Combinar y
centrar. El nombre de la empresa permanece en una celda individual, que ahora est centrada en las
columnas.
3. Seleccione A2:D2.
4. En la pestaa INICIO, en el grupo Alineacin, abra el men Combinar y centrar. Seleccione Combinar
y centrar. El encabezado permanecer en una nica celda, que ahora est centrada en las columnas.
Este paso tiene el mismo efecto en A2:D2 que tuvo el paso 2 en A1:D1.
5. Seleccione A3:D3.
6. En el men Combinar y centrar, haga clic en Combinar y centrar.
7. Lea el mensaje de error que aparece y haga clic en Aceptar.
8. Solo permanecer el encabezado de la primera columna, lo que no es el efecto deseado. Presione
Ctrl + Z para deshacer el ltimo cambio y restaurar los encabezados. Vase la Figura 6-16.

Figura 6-16

Combinadas y
centradas

Hoja de clculo con formato


con las celdas de las dos
primeras filas combinadas y
centradas

9. GUARDE el libro y CIERRE el archivo.


Pausa. deje Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Una celda combinada se crea combinando dos o ms celdas adyacentes horizontal o


verticalmente. Cuando combina celdas, las celdas seleccionadas se convierten en una celda
grande que se extiende por varias columnas o filas.
Para dividir o anular la combinacin de celdas despus de combinarlas, presione Ctrl + Z.
O bien, abra el men Combinar y centrar y seleccione Separar celdas para dividir las celdas
combinadas. Puede volver a dividir las celdas que se han fusionado, pero no puede dividir una
celda nica de una hoja de clculo, que no se haya combinado previamente.

80

Leccin 6

Copiar el formato de un celda con Copiar formato


Copiar formato es una caracterstica que se encuentra en la mayora de las aplicaciones de
Office que le permite copiar rpidamente atributos de formato que ya ha aplicado y "pintar"
dichos atributos en otro texto, otras formas, imgenes y celdas de la hoja de clculo. Puede usar
Copiar formato para copiar la fuente, el tamao y el color de la fuente, atributos de carcter
como la negrita y el subrayado, la alineacin, la sangra, los formatos de nmero, los bordes y
el sombreado. Copiar formato se encuentra en el grupo Portapapeles de la pestaa INICIO y
en la minibarra de herramientas.

Paso a paso

Usar Copiar formato para copiar el formato


PREPRESE. INICIE Excel si todava no est en funcionamiento
1. ABRA el archivo de datos 06 Contoso Painter Paste Special para esta leccin.
2. Haga clic en la Hoja2.
3. Haga clic en la celda A5.
4. En la pestaa INICIO, en el grupo Alineacin, haga clic en el botn Centrar.
5. En la pestaa INICIO, en el grupo Portapapeles, haga clic en el botn Copiar formato. El puntero del
mouse cambiar a un signo ms con un pincel, tal como se muestra en la Figura 6-17.

Figura 6-17
Puntero de Copiar formato
Copiar formato

Puntero del mouse


con Copiar formato
seleccionado
Celda con formato
para copiar
6. Arrastre sobre B5:C5. El formato de A5 se aplicar a B5 y C5.
7. Si Copiar formato sigue activo, vuelva a hacer clic en el botn Copiar formato o presione Esc para
desactivar Copiar formato.
8. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 06 Contoso Painter Paste Special Solution y, a
continuacin, CIERRE el archivo.
Pausa. deje Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Puede hacer doble clic en Copiar formato si desea aplicar formatos a diversas selecciones.

Dar formato a celdas con estilos


Excel ofrece una galera de estilos de celdas predefinidos que puede aplicar para mejorar en
gran medida el atractivo de las hojas de clculo. Puede duplicar y modificar estilos para crear
sus propios estilos personalizados y puede quitar fcilmente los estilos si ya no quiere usar ese
formato en concreto.

Aplicar formatos a rangos y celdas

81

Aplicacin de un estilo de celda


Se entiende por estilo un conjunto de atributos de formato que puede aplicar a una celda o un
rango de celdas ms fcilmente que estableciendo cada atributo por separado. Para aplicar un
estilo de celda a una celda o un rango activo, haga clic en Estilos de celda en el grupo Estilos
de la pestaa INICIO y, a continuacin, elija el estilo de celda que desee aplicar. Puede aplicar
ms de un estilo a una celda o rango.

Paso a paso

Aplicar estilos de celda


PREPRESE. inicie Excel si todava no est en funcionamiento
1. ABRA el archivo de datos 06 Contoso Cell Styles para esta leccin.
2. Haga clic en la Hoja1.
3. Seleccione la celda A1.
4. En la pestaa INICIO, en el grupo Estilos, abra el men Estilos de celda. Aparecer la galera Estilos de
celda, tal como se muestra en la Figura 6-18.

Figura 6-18
Galera de estilos de celda

5. En la seccin Ttulos y encabezados, seleccione el estilo Encabezado 1 para aplicarlo a la primera celda
de la hoja de clculo.
6. Seleccione la celda A2.
7. Abra la galera Estilos de celda y en la seccin Estilos de celda de tema, seleccione nfasis1. Se
aplicar un fondo azul con texto blanco a la celda A2.
8. Seleccione A8:D8.
9. Abra la galera Estilos de celda y, en la seccin Ttulos y encabezados, seleccione Total. Aparecer un
borde fino azul sobre A8:D8 y un subrayado doble bajo el rango de celdas. Seleccione una celda en
blanco para ver los resultados. Vase la Figura 6-19.

82

Leccin 6
Figura 6-19

Hoja de clculo con estilos


de celda aplicados

10. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 6 como 06 Contoso Cell Styles Solution y, a continuacin,
CIERRE el archivo.
Pausa. deje Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Los atributos de estilo incluyen las fuentes y sus tamaos, los formatos de nmero, y los bordes
y sombreado. Excel tiene varios estilos predefinidos que se pueden aplicar; tambin puede
modificar o duplicar un estilo de celda para crear un estilo de celda personalizado.
Cuando apunta a los estilos definidos en la galera de estilos de celda, puede ver el formato
que se utilizar cuando aplica cada estilo. Esta caracterstica le permite evaluar el formato sin
tener que aplicarlo realmente.
Experimente y combine estilos para lograr el efecto deseado. Por ejemplo, puede hacer clic en
un estilo de celda temtico, que se aplicar sombreando la celda. A continuacin, puede volver
a hacer clic en Estilos de celda y en Encabezado 1; se aplicar un tamao de fuente ms grande,
negrita y un borde grueso inferior.
Si no le convence un estilo aplicado, puede usar el comando Deshacer inmediatamente despus
de aplicar el estilo, quitar el estilo aplicando el estilo Normal o aplicar otro estilo a la celda o
el rango.

Trabajar con datos hipervinculados


Para tener un acceso rpido a informacin relacionada en otro archivo o en una pgina
web, puede insertar un hipervnculo en una celda de una hoja de clculo. Se entiende por
hipervnculo una especie de mtodo abreviado que le permite navegar a una pgina web o a
una ubicacin en otro archivo con solo hacer un clic con el mouse. Los hipervnculos permiten
complementar los datos de la hoja de clculo con informacin y recursos adicionales.

Insercin de un hipervnculo en una hoja de clculo


Puede agregar un hipervnculo al documento haciendo clic con el botn derecho en una celda
y seleccionando Hipervnculo en el men contextual.
Paso a paso

Insertar un hipervnculo en una celda


PREPRESE. inicie Excel si todava no est en funcionamiento
1. ABRA el archivo de datos 06 Contoso Hyperlink para esta leccin.
2. Haga clic en la Hoja2.
3. Haga clic en la celda A15.
4. Escriba Sitio web de la empresa: y presione Entrar.
5. Ensanche manualmente la columna A hasta que todo el contenido se vea correctamente en la celda
A15.
6. Haga clic con el botn derecho en B15 y seleccione Hipervnculo en el men contextual.
7. En el cuadro de dilogo Insertar hipervnculo, en el cuadro Direccin, escriba http://www.contoso.
com/ y, a continuacin, haga clic en Aceptar. El hipervnculo aparecer en la hoja de clculo, tal como
se muestra en la Figura 6-20.

Aplicar formatos a rangos y celdas

83

Figura 6-20
Hipervnculo insertado en
una hoja de clculo

Hipervnculo

8. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 6 como 06 Contoso Hyperlink Solution y, a continuacin,


CIERRE el archivo.
Pausa. deje Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Aplicacin de formato condicional a celdas


La caracterstica de formato condicional de Excel le permite aplicar formato segn
las reglas. Puede aplicar una nica regla o varias reglas, y puede utilizar las reglas
predefinidas proporcionadas por Excel o personalizarlas para sus necesidades concretas.
El administrador de reglas de Excel le da mayor control sobre las reglas ya que le permite
establecer el orden de varias reglas, ajustar la configuracin de las reglas y mucho ms.

Aplicacin de un formato condicional especfico


Para aplicar un formato condicional especfico, utilice el men Formato condicional del grupo
Estilos de la pestaa INICIO y seleccione una de las diversas opciones proporcionadas.
Paso a paso

Aplicar un formato condicional especfico


PREPRESE. inicie Excel si todava no est en funcionamiento
1. ABRA el archivo de datos 06 Patient Visits Conditional Formatting de esta leccin.
2. Seleccione D4:O8.
3. En la pestaa INICIO, en el grupo Estilos, haga clic en Formato condicional y, a continuacin,
seleccione Resaltar reglas de celdas > Mayor que. Aparecer el cuadro de dilogo Mayor que.
4. En el cuadro Aplicar formato a las celdas que son MAYORES QUE, escriba 600.
5. Deje el color de relleno predeterminado, tal como se muestra en la Figura 6-21. Haga clic en Aceptar.
Las celdas que contienen un valor superior a 600 tienen un formato con un color de fondo rojo
claro y un color de texto rojo oscuro. Estos datos representan los meses en que los mdicos estaban
atendiendo un nmero superior al nmero ideal de pacientes.

Figura 6-21
Cuadro de dilogo Mayor
que y celdas que muestran el
formato condicional

6. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 6 como 06 Patient Visits Conditional Formatting Solution
y cierre el archivo.
Pausa. deje Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

84

Leccin 6

El formato condicional es una eficaz funcin de Excel que le permite especificar cmo deben
mostrarse las celdas que cumplen una determinada condicin. Por lo tanto, por formato
condicional se entiende que Excel aplica formato automticamente, basndose en criterios
establecidos.
Al analizar datos, a menudo plantea preguntas como:
Quines son los alumnos con mayor rendimiento en el libro de calificaciones?
Qu representantes de ventas superaron sus objetivos de venta y en que trimestre?
En qu meses fueron los ingresos ms altos o ms bajos?

El formato condicional ayuda a responder este tipo de preguntas resaltando las celdas o los
rangos de celdas pertinentes. Incluso puede establecer varias reglas de formato condicional
para un rango de datos.

Uso del administrador de reglas para aplicar formatos condicionales


El administrador de reglas de Excel le permite elegir entre formatos condicionales especficos
preestablecidos que proporcionan un anlisis visual de una hoja de clculo o un rango de datos
seleccionado. Puede aplicar una o varias reglas, y puede modificar las reglas preestablecidas
para mostrar formatos tal como quiera.
Paso a paso

Usar el administrador de reglas para aplicar formatos condicionales


PREPRESE. ABRA el archivo de datos 06 Patient Visits Conditional Formatting2 para esta leccin.
1. Seleccione D4:O8.
2. En la pestaa INICIO, en el grupo Estilos, haga clic en el men Formato condicional y seleccione
Borrar reglas > Borrar reglas desde las celdas seleccionadas.
3. Vuelva a abrir el men Formato condicional y seleccione Administrar reglas. Aparecer el cuadro de
dilogo Administrador de reglas de formato condicionales.
4. Haga clic en el botn Nueva regla. En el cuadro de dilogo Nueva regla de formato, seleccione Aplicar
formato nicamente a los valores de rango inferior o superior. El cuadro de dilogo cambiar tal
como se muestra en la Figura 6-22.

Figura 6-22
Cuadro de dilogo Nueva
regla de formato

5. En la seccin Editar la descripcin de regla, haga clic en la casilla % del rango seleccionado.
6. Haga clic en el botn Formato. Se abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas.
7. Haga clic en la pestaa Rellenar si an no est seleccionada y, a continuacin, seleccione el cuadro de
color rojo claro (rosa). Haga clic dos veces en Aceptar.
8. En el cuadro de dilogo Administrador de reglas de formato condicionales, haga clic en el botn
Nueva regla.
9. En el cuadro de dilogo Nueva regla de formato, seleccione Aplicar formato nicamente a los valores
de rango inferior o superior.
10. En la seccin Editar la descripcin de regla, en la primera lista desplegable de la izquierda, seleccione
Inferior y, a continuacin, haga clic en la casilla % del rango seleccionado.

Aplicar formatos a rangos y celdas

85

11. Haga clic en el botn Formato.


12. En el cuadro de dilogo Formato de celdas, haga clic en un color de fondo amarillo en la pestaa
Llenar, y luego haga clic en Aceptar dos veces.
13. Haga clic en Aceptar. El administrador de reglas aplicar las reglas a las celdas seleccionadas, tal como
se muestra en la Figura 6-23. Esta vista le permite ver el 10% de los valores superior e inferior del
rango.

Figura 6-23
Hoja de clculo con el 10%
superior y el 10% inferior de
las reglas aplicadas

14. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 6 como 06 Patient Visits Conditional Formatting Revised
Solution y, a continuacin, CIERRE el archivo.
CIERRE Excel.

El administrador de reglas de Excel le permite crear, modificar, aplicar, eliminar y administrar


formato condicional, incluidos varios criterios, todo ello en un nico cuadro.
Asimismo, puede visualizar el administrador de reglas para ver cules son las reglas en vigor
para la hoja de clculo y aplicar dichas reglas en el momento adecuado. En el cuadro de dilogo
Administrador de reglas de formato condicionales, puede agregar nuevas reglas, editar reglas
ya existentes o eliminar una o todas las reglas. Las reglas se aplicarn en el orden en el que
aparecen en el administrador de reglas. Puede aplicar todas las reglas, o puede aplicar reglas
especficas para analizar los datos. Aplicar formato es visible cuando est abierto el cuadro de
dilogo Administrador de reglas de formato condicionales. Por lo tanto, puede experimentar
con los formatos que desea aplicar y el orden en el que se aplican.

Evaluacin de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. Desea insertar una celda en la hoja de clculo. Qu comando debe usar?


a. El comando Insertar del grupo Celdas de la pestaa INICIO
b. El comando Formato del grupo Celdas de la pestaa INICIO
c. El comando Copiar formato del grupo Portapapeles de la pestaa INICIO
d. El comando Formato del men contextual al hacer clic con el botn derecho en una celda

2. Desea dar formato a una celda para que el texto se extienda uniformemente por toda la celda,
se ajuste automticamente y, si es preciso, se ajuste tambin la altura de la fila. Qu opcin de
alineacin debe elegir?
a. Centrar
b. Alinear en el medio
c. Justificar
d. Distribuido

3. Cul de las siguientes opciones no se puede copiar con Copiar formato?


a. Color de fuente
b. Negrita
c. Tamao de fuente
d. Contenido de la celda

86

Leccin 6

4. No le gusta el estilo de celda que acaba de aplicar. Cul de las siguientes es la forma menos efectiva
de eliminar o reemplazar el estilo?
a. Aplicar otro estilo a la celda.
b. Usar el comando Deshacer.
c. Eliminar el contenido de la celda.
d. Aplicar el estilo Normal a la celda.

5. Cul de las siguientes opciones no es til para cambiar el tamao de fuente?


a. Lista desplegable de tamao de fuente
b. Botn Aumentar tamao de fuente
c. Botn Disminuir tamao de fuente
d. Orientacin, botn

Verdadero / Falso
Haga un crculo alrededor de la V si el enunciado es verdadero o alrededor de la F si el enunciado es falso.

V F 1. Cuando elimina celdas de una hoja de clculo, quita una o varias celdas y obliga a las dems
celdas a moverse hacia abajo o hacia la derecha.
V F 2. Cuando apunta a los estilos definidos en la galera de estilos de celda, puede ver el formato
que se utilizar cuando aplica cada estilo.
V F 3. Los atributos de estilo incluyen las fuentes y sus tamaos, los formatos de nmero, y los
bordes y sombreado.
V F 4. No puede dividir una nica celda de hoja de clculo que no se haya combinado.
V F 5. Despus de seleccionar un color y aplicarlo al fondo de una celda, el botn Color de relleno
adopta ese color.

Proyectos
Proyecto 6-1: Aplicar formato bsico
Aplique formato bsico a una hoja de clculo que contiene las cifras de ventas regionales de un
distribuidor de equipos de deportes.
PREPRESE. INICIE Excel si todava no est en funcionamiento.
1. ABRA 06 Regional Sales.
2. Seleccione A1:E1.
3. Combine y centre el ttulo de la hoja de clculo.
4. Seleccione A2:E2.
5. Aplique negrita a los encabezados y cntrelos.
6. Seleccione B3:E6.
7. Aplique el formato de nmero de moneda.
8. Disminuya los espacios decimales de dos en dos, para que no aparezcan espacios decimales.
9. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 6 como 06 Regional Sales Solution.
DEJE el libro abierto para el prximo proyecto.

Proyecto 6-2: Aplicar estilos de celda a una hoja de clculo


Sume las cifras de ventas y aplique estilos para realzar el aspecto de una hoja de clculo que
contiene las cifras de ventas regionales de un distribuidor de equipos de deportes.
PREPRESE. INICIE Excel si todava no est en funcionamiento.
1. ABRA 06 Regional Sales Solution si an no est abierto.
2. En la celda A7, escriba la palabra Total.

Aplicar formatos a rangos y celdas

87

3. Seleccione B7:E7.
4. Ejecute Autosuma en cada una de las celdas.
5. Haga clic en A1.
6. En el men Estilos de celda, aplique el estilo Ttulo.
7. Seleccione A2:E2.
8. En el men Estilos de celda, aplique el estilo nfasis6.
9. Seleccione A3:A7.
10. Aplique el estilo de celda 40% - nfasis6.
11. Seleccione B3:E7.
12. Aplique el estilo de celda 20% - nfasis6.
13. Seleccione A7:E7.
14. Aplique negrita a todas las celdas del rango.
15. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 6 como 06 Regional Sales Formatted Solution y CIERRE el
archivo.
CIERRE Excel.

Aplicar formato a las


hojas de clculo

Matriz de conocimientos de la leccin


Conocimientos

Objetivo del examen

Nmero de objetivo

Trabajo con filas y columnas

Insertar y eliminar columnas y filas.

1.3.3

Ajustar el alto de las filas y el ancho de las


columnas.

1.3.5

Ocultar filas y columnas.

1.4.2

Transponer filas y columnas.

2.3.3

Uso de los temas

Cambiar temas del libro.

1.3.4

Modificacin de la apariencia impresa y en


pantalla de una hoja de clculo

Modificar la configuracin de la pgina.

1.3.2

Insercin de encabezados y pies de pgina

Insertar encabezados y pies de pgina.

1.3.7

Insertar marcas de agua.

1.3.6

Repetir los encabezados y los pies de pgina.

1.5.5

Establecer la escala de impresin.

1.5.4

Configurar libros para imprimirlos.

1.5.7

Preparacin de un documento para su impresin

Consolidated Messenger es un servicio de entrega urgente en el mismo da que atiende a ms de 500 abogados de Nueva York.
Las entregas de la compaa se realizan a pie, en bicicleta o por medio de vehculo para entregar documentos a los tribunales,
realizar tramitaciones, entregas de documentos y pequeos paquetes, o recuperar registros. Los trabajadores de Consolidated
Messenger utilizan hojas de clculo de Excel para realizar el seguimiento de las entregas diarias. El departamento de contabilidad
combina las hojas de clculo de todos los encargados para procesar las facturas y las nminas, y para presentar informes a la
gerencia. Los informes de gerencia deben tener un aspecto profesional y ser muy fciles de leer ya sea en pantalla o impresos.
En esta leccin, aprender a trabajar con las filas y columnas de una hoja de clculo, aplicar temas, modificar la apariencia en
pantalla y la apariencia impresa de una hoja de clculo, insertar encabezados y pies de pgina, y preparar un documento para
imprimirlo.

Orientacin sobre el software


Aplicar formatos a las hojas de clculo de Excel
Excel 2013 proporciona un gran nmero de herramientas para mejorar la apariencia
de las hojas de clculo, ya sea en pantalla o impresas. Para mejorar cmo se
muestra una hoja de clculo en la pantalla de un equipo o para preparar una hoja
de clculo para imprimirla, ejecutar comandos que se encuentran principalmente
en la pestaa INICIO y la pestaa DISEO DE PGINA, tal como se muestra en
la Figura 7-1. El uso y la aplicacin de las opciones de formato de los grupos de
comandos de estas pestaas permite garantizar que las hojas de clculo sern ms
tiles, ms legibles y ms atractivas.

88

Aplicar formato a las hojas de clculo

Comando Estilos de celda

Figura 7-1
Grupos de comandos de la
pestaa INICIO y la pestaa
DISEO DE PGINA

Grupo Temas

Grupo
Configurar
pgina

Grupo
Ajustar rea
de impresin

89

Grupo Celdas

Grupo
Opciones de
la hoja

TRABAJAR CON FILAS Y COLUMNAS


Microsoft dise las hojas de clculo de Excel con el objeto de aportar una flexibilidad
que le permita insertar o eliminar filas y columnas en una hoja de clculo ya existente,
aumentar o disminuir la altura de las filas o el ancho de las columnas y aplica todo tipo de
formatos a columnas y filas enteras. Tambin puede ocultar y mostrar filas y columnas,
incluso transponer datos para que los datos de una fila aparezcan en una columna y
viceversa.

Insercin o eliminacin de una fila o columna


Muchas veces, despus de haber introducido datos en una hoja de clculo, ver que tiene que
insertar columnas o filas adicionales. Para insertar una fila, seleccione la fila o una celda de
la fila por debajo de donde quiere que aparezca la nueva fila. A continuacin, se insertar la
nueva fila por encima de la fila o la celda seleccionada. Para insertar varias filas, seleccione
el mismo nmero de filas que desee insertar. La insercin de columnas funciona del mismo
modo, salvo las columnas se insertan a la izquierda de la celda o la columna seleccionada. De
forma predeterminada, la columna insertada adoptar el mismo formato que la columna que
tenga la izquierda. Eliminar una fila o una columna es tan fcil como la operacin anterior;
solo tiene que seleccionar y eliminar.

Insertar y eliminar filas y columnas

Paso a paso

PREPRESE. Antes de iniciar estos pasos, asegrese de iniciar Microsoft Excel.


1. Abra el libro llamado 07 Messenger Row-Column.
2. Haga clic en el encabezado de la fila 14 para seleccionar la fila completa.
3. En la pestaa INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botn Insertar y seleccione Insertar
filas de hoja, tal como se muestra en la Figura 7-2. Aparecer una nueva fila en blanco como fila 14.
Figura 7-2
Men Insertar

90

Leccin 7
4. Para insertar varias filas a la vez, haga clic en el encabezado de la fila 25, mantenga presionada la tecla
Ctrl y, a continuacin, haga clic en los encabezados de las filas 34 y 43. Haga clic con el botn derecho
en cualquiera de las filas seleccionadas y seleccione Insertar en el men contextual. Las filas en blanco
aparecern sobre las filas seleccionadas, de modo que los datos de cada mensajero queden separados
por una fila en blanco.
5. Haga clic en el encabezado de la columna D para seleccionar la columna completa. Esta columna
contiene la zona de entrega.
6. En la pestaa INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botn Eliminar y seleccione Eliminar
columnas de hoja. Desaparecer la columna de Zona.
7. Haga clic con el botn derecho en el encabezado de la fila 3 y seleccione Insertar en el men
contextual. En la celda A3, escriba Zona 1.
8. Seleccione A3:I3. En la pestaa INICIO, en el grupo Alineacin, haga clic en el botn Combinar y
centrar. El texto "Zona 1" se centrar en las columnas de datos.
9. GUARDE el libro como 07 Messenger Row-Column Solution.
Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Por encabezado de fila o encabezado de columna se entiende la letra o su nmero de


identificacin. Puede seleccionar una columna o una fila completa haciendo clic en el
encabezado. Para seleccionar varias columnas o filas adyacentes, haga clic en el encabezado
de primera fila o columna, mantenga presionada la tecla Maysculas y, por ltimo, haga clic en
el ltimo encabezado. Tambin puede seleccionar varias columnas o filas no adyacentes. Solo
tiene que hacer clic en el encabezado de la primera fila o la primera columna y, a continuacin,
mantener presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en otros encabezados.

Modificacin de la altura de una fila y el ancho de una columna


De forma predeterminada, todas las columnas de una hoja de clculo nueva tienen el mismo
ancho, mientras que todas las filas tienen la misma altura. Es probable que en la mayora de
las hojas de clculo desee cambiar algunos valores predeterminados de fila o de columna
para acomodar los datos de la hoja de clculo. Modificar la altura de las filas y el ancho de las
columnas puede facilitar la lectura del contenido de una hoja de clculo y aumentar su atractivo
visual. Puede establecer la altura o el ancho de una fila o un columna en un valor especfico
o cambiar dicha altura o ancho para acomodar el contenido. Para cambiar la configuracin de
la altura y el ancho, utilice los comandos de formato del grupo Celdas de la pestaa INICIO,
utilice el men contextual que aparece cuando hace clic con el botn derecho en una fila o una
columna seleccionada, o hace doble clic o arrastra el lmite, que es la lnea entre las filas o
columnas.

Modificar de la altura de una fila y el ancho de una columna

Paso a paso

PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.


1. Haga doble clic en el lmite a la derecha del encabezado de la columna G (vea la Figura 7-3), que ajusta
el ancho de columna para mostrar todo el contenido de la columna G.
Figura 7-3
Haga doble clic en la
lnea del lmite entre las
columnas G y H

Seleccin de la
lnea de lmite

Aplicar formato a las hojas de clculo

91

2. Haga clic en cualquier celda de la columna H. En la pestaa INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la
flecha del botn Formato y seleccione Ancho de columna. En el cuadro de dilogo Ancho de columna,
en el cuadro de texto de ancho de la columna, escriba 16 y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Aparecer todo el contenido de la columna H.
3. Mantenga presionado el lmite de debajo del encabezado de la fila 3. Arrastre la lnea hacia arriba
para disminuir la altura de la fila 3 a 18, tal como se muestra en la Figura 7-4. Observe que cuando
arrastra la lnea de lmite aparece informacin en pantalla que muestra la altura de la fila en puntos (el
primer nmero) y pxeles.

Figura 7-4
Disminucin de la altura de
una fila arrastrando la lnea
de lmite

Informacin en
pantalla que
muestra la altura
de una fila

4. Seleccione la fila 2. En la pestaa INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botn Formato
y seleccione Autoajustar alto de fila. Mantenga seleccionada la fila, vuelva a hacer clic en botn
desplegable Formato y seleccione Alto de fila. El cuadro de dilogo Alto de fila indica que la fila tiene
18,75 puntos de altura. Haga clic en Aceptar.
5. GUARDE el libro y CIERRE el archivo.
Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

La altura de la fila, o la medicin de arriba abajo de una fila, se mide en puntos; un punto
equivale a 1/72 pulgadas. La altura predeterminada de una fila es de 15 puntos, aunque puede
especificar una altura de fila que abarque entre 0 y 409 puntos. Ancho de columna es la medida
de izquierda a derecha de una columna. Aunque puede especificar un ancho de columna de 0
a 255 caracteres, el ancho de columna predeterminado es de 8,43 caracteres (basndose en la
fuente y el tamao de fuente predeterminados). Si se establece el ancho de una fila o la altura
de una columna en 0, la fila o la columna correspondiente se ocultar.
Como aprendi en la leccin 2, cuando el texto que introduce supera el ancho de columna,
dicho texto desborda a la siguiente columna, o bien se trunca cuando la siguiente celda contiene
datos. Del mismo modo, si el valor introducido en una columna supera el ancho de columna,
aparece el smbolo ###, que indica que el nmero es mayor que el ancho de columna.
Tome nota

Para autoajustar rpidamente las entradas de todas las filas de una hoja de clculo, haga clic
en el icono Seleccionar todo en la esquina superior izquierda de la hoja de clculo (en la
interseccin de los encabezados de columna y fila) y, a continuacin, haga doble clic en uno
de los lmites de fila.
Segn cmo estn alineados los datos en las columnas, es posible que parezca que los datos de
la hoja de clculo estn apelotonados o demasiado separados cuando usa la opcin Autoajustar
ancho de columna porque esta opcin ajusta el ancho de columna a la anchura exacta de la
entrada ms grande de la columna. Por lo tanto, despus de usar esta opcin, tal vez quiera
utilizar el mouse para arrastrar el lmite derecho de columna de todas las columnas que
parezcan estar demasiado llenas o tienen demasiado espacio en blanco. Espacio en blanco es el
rea vaca de un documento, en la que no aparece contenido.

Tome nota

Puede utilizar Copiar formato para copiar el ancho de una columna en otras columnas. Para
ello, seleccione el encabezado de la primera columna, haga clic en Copiar formato y luego en
el encabezado de la columna o las columnas en las que desea aplicar el ancho de columna.

92

Leccin 7

En Excel, puede cambiar el ancho predeterminado de todas las columnas de una hoja de clculo
o un libro. Para ello, haga clic en Formato y, a continuacin, seleccione Ancho predeterminado.
En el cuadro de dilogo Ancho estndar, escriba una medida de columna predeterminada
nueva. Tenga en cuenta que cuando se cambia la altura o el ancho predeterminado de una
columna o una fila, las columnas y las filas que contienen datos o a las que se haya aplicado
formato previamente conservan el formato.

Ocultar o mostrar una fila o una columna


Es posible que no quiera o no necesite que todas las filas y columnas de una hoja de clculo
estn visibles todo el tiempo, en especial si la hoja de clculo tiene un gran nmero de filas o
columnas. Puede ocultar una fila o una columna ejecutando el comando Ocultar o estableciendo
la altura de una fila o el ancho de una columna en cero. Cuando se ocultan las filas, no aparecen
en la pantalla ni en las copias impresas, pero los datos siguen existiendo y se pueden mostrar.

Ocultar o mostrar una fila o una columna

Paso a paso

PREPRESE. Abra el libro llamado 07 Messenger Row-Column2.


1. Seleccione las columnas D y E. Las columnas para Fecha y Hora estn seleccionadas.
2. Haga clic con el botn derecho en el encabezado de columna D o E y seleccione Ocultar. Las columnas
de fecha y hora quedarn ocultas a la vista, y aparecer una lnea verde que indica la existencia de
contenido oculto, tal como se muestra en la Figura 7-5.
Figura 7-5
Las columnas de fecha y
hora ya no se ven en la hoja
de clculo.

La lnea verde indica


contenido oculto. Ya no
aparecen las columnas
D y E.

3. Haga clic en cualquier celda. La lnea verde desaparecer y el lmite entre las columnas C y F ser una
lnea vertical doble (vea la Figura 7-6), que indica la existencia de columnas ocultas.
Figura 7-6
La lnea de lmite vertical
doble indica columnas
ocultas.

Lnea de lmite
vertical doble

4. Seleccione la fila 3. En la pestaa INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botn Formato,
apunte Ocultar y mostrar y seleccione Ocultar filas. Ahora, la fila 3 est oculta.
5. Seleccione las filas 2 y 4. Haga clic con el botn derecho en la seleccin y seleccione Mostrar. La fila 3
es ahora visible.

Solucin de
problemas

Cuando seleccione las filas 2 y 4 para mostrar la fila oculta, debe seleccionarlas de forma que incluya las filas
ocultas. Presione la tecla Maysculas al seleccionar la fila 4 o seleccione la fila 2 y arrstrela para incluir la fila
4. Si selecciona la fila 2, presione Ctrl y haga clic en la fila 4. Ahora la fila oculta no se har visible. Asimismo,
si selecciona solo los datos de las filas no liberar la fila oculta.
6. GUARDE el libro como 07 Messenger Row-Column Solution2.

Abra el libro llamado 07 Messenger Row-Column.


Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Aplicar formato a las hojas de clculo

93

Una hoja de clculo puede contener filas o columnas con datos de gran importancia o extraos
que no utiliza o no quiere que puedan verse mientras est trabajando en otras reas de la hoja
de clculo. Si ejecuta el comando Ocultar, los ocultar de la vista, pero seguirn existiendo en
la hoja de clculo.
Para hacer visibles las filas ocultas, seleccione la fila que est encima y la fila que est debajo
de la fila o las filas ocultas y ejecute el comando Mostrar filas. Para mostrar las columnas
ocultas, seleccione las columnas adyacentes y siga los mismos pasos que se utilizaron para
mostrar las filas ocultas.
Puede utilizar la funcin Ir a, introducida en la leccin 1, para encontrar una fila o una columna
oculta y luego hacerla visible.

Transposicin de filas o columnas


Si transpone una fila o una columna, los datos de la celda cambiarn de orientacin. Los
datos de la fila se convertirn en datos de columna, y los datos de la columna se convertirn
en datos de fila. Puede utilizar el comando Pegado especial para realizar este tipo de copia de
celda irregular. En el cuadro de dilogo Pegado especial, seleccione la casilla Transponer para
transponer los datos de una columna o fila.

Transponer filas o columnas

Paso a paso

PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.


1. Haga clic en la pestaa Hoja2.
2. Seleccione las filas 2 a 7 y presione Ctrl + C para copiar los datos en el portapapeles. Aparecer un
borde de marquesina verde.
3. Haga clic en la celda A10.
4. En la pestaa INICIO, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha del botn Pegar y seleccione
Pegado especial. Se abrir el cuadro de dilogo Pegado especial.
5. Active la casilla Transponer, tal como se muestra en la Figura 7-7.
Figura 7-7
Cuadro de dilogo
Pegado especial

Opcin Transponer

6. Haga clic en Aceptar. Los datos aparecern con los datos de las filas en columnas y los datos de las
columnas en filas, tal como se muestra en la Figura 7-8.

94

Leccin 7
Figura 7-8
Datos transpuestos

Datos originales

Datos transpuestos

7. Haga clic en la pestaa Hoja1 para volver a la hoja de clculo principal.


8. GUARDE el libro y CIERRE el archivo.
Pausa. deje Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Uso de los temas


Se entiende por tema del documento un conjunto predefinido de colores, fuentes y efectos
que se pueden aplicar a un libro completo o a elementos especficos de un libro, como grficos
o tablas. Puede utilizar los temas de un documento para aplicar formato fcilmente a un
documento completo y darle una apariencia fresca y profesional. Los temas pueden compartirse
en otras aplicaciones de Office, como Microsoft Office Word y Microsoft Office PowerPoint, lo
que permite darle un aspecto uniforme en cuanto a colores, fuentes y efectos a los documentos
de Office. (Efectos tales como sombras o biseles modifican la apariencia de un objeto).

Eleccin de un tema para un libro


Excel tiene varios temas de documento predefinidos. Al aplicar un tema a un libro, los colores,
las fuentes y los efectos que el tema contiene reemplazan cualquier estilo que ya estuviera
aplicado a las celdas o los rangos.

Paso a paso

Elegir de un tema para un libro


PREPRESE. inicie Excel si todava no est en funcionamiento.
1. ABRA el archivo de datos 07 Messenger Theme para esta leccin.
2. Con la Hoja1 activa, haga clic en la celda A3.
3. En la pestaa INICIO, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha del botn Estilos de celda y seleccione
20% - nfasis 4. Se aplicar un fondo prpura claro al rango de celdas, se reducir el tamao de la
fuente y el color de la fuente se cambiar a negro.
4. En la pestaa DISEO DE PGINA, en el grupo Temas, haga clic en la flecha del botn Temas para
abrir la galera Temas. En la galera aparecern varios temas integrados. Mueva el puntero del mouse
sobre cada tema para ver su efecto en la hoja de clculo subyacente, lo que se denomina Vista previa
dinmica.
5. Busque y seleccione el tema Faceta, tal como se muestra en la Figura 7-9. Acaba de cambiar el tema
predeterminado del documento por el tema Faceta. La fuente para los subencabezados y los datos
generales cambi de Calibri a Trebuchet MS y el fondo de las celdas A3:I3 ahora es de color rosa claro.

Aplicar formato a las hojas de clculo

95

Figura 7-9
Galera de temas

Tema Faceta

6. Haga clic en la Hoja2. Observe que la fuente tambin cambi en esa hoja.
7. Haga clic en la Hoja1 para volver a la hoja de clculo principal. En la pestaa INICIO, en el grupo
Estilos, haga clic en la flecha del botn Estilos de celda para visualizar la galera Estilos. Observe que
las combinaciones de color para los diversos grupos cambiaron. Esto se debe a que se aplic un nuevo
tema de documento, y varios estilos de celda integrados se crearon usando colores y fuentes del
tema.
8. GUARDE el libro como 07 Messenger Theme Solution y, a continuacin, CIERRE el archivo.
Pausa. deje Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

El tema de documento predeterminado de Excel 2013 se llama Office. Los temas de documento
son coherentes en todos los programas de Microsoft Office 2013.
Si aplica un tema nuevo, cambiarn las fuentes y colores, adems del color de las formas,
SmartArt, tablas, grficos y otros objetos.
Recuerde que los estilos de celda se utilizan para aplicar formato a celdas o rangos especficos
de una hoja de clculo; los temas del documento se utilizan para aplicar conjuntos de estilos
(colores, fuentes, lneas y efectos de relleno) a un documento completo.
Muchos estilos de celda integrados utilizan formato con reconocimiento de tema; por lo que
aplicar un tema nuevo determina qu fuentes y colores utilizan los estilos. Por eso not un
cambio en la galera Estilos despus de aplicar el nuevo tema en el ejercicio. Sin embargo, los
estilos son independientes de los temas en el sentido de que se pueden cambiar los estilos sin
importar el tema aplicado a un documento.
Tome nota

Cuando aplica un estilo de celda de encabezado a texto y, a continuacin, aumenta el tamao


de la fuente de esa celda, el tamao de la fuente no cambiar despus de aplicar un nuevo tema
del documento. Si no cambia el tamao de fuente del texto de encabezado, aplica un estilo
de celda de encabezado y, a continuacin, aplica un tema nuevo, el texto de encabezado se
mostrar con el tamao de fuente predeterminado del nuevo tema.

Modificacin de la apariencia impresa y en pantalla de


una hoja de clculo
Puede llamar la atencin sobre la apariencia en pantalla de una hoja de clculo mostrando
una imagen de fondo. Las lneas de cuadrcula (las lneas que aparecen alrededor de las
celdas de la hoja de clculo), los encabezados de fila y los encabezados de columna tambin
mejoran la apariencia de una hoja de clculo. En pantalla, estos elementos se muestran de
forma predeterminada, pero no se imprimen automticamente.

Visualizacin e impresin de las lneas de cuadrcula de una hoja de clculo


Puede elegir mostrar u ocultar las lneas de cuadrcula de la hoja de clculo. De forma
predeterminada, las lneas de cuadrcula estn presentes cuando se abre una hoja de clculo.
Tambin puede elegir si se imprimirn las lneas de cuadrcula. Una hoja de clculo impresa es
ms fcil de leer cuando se incluyen las lneas de cuadrcula.

96

Leccin 7

Ver e imprimir las lneas de cuadrcula de una hoja de clculo

Paso a paso

PREPRESE. INICIE Excel si todava no est en funcionamiento.


1. ABRA 07 Messenger Appearance y asegrese de que la Hoja1 est activa.
2. En la pestaa DISEO DE PGINA, en el grupo Opciones de la hoja, desactive la casilla Vista de
cuadrcula. Las lneas de cuadrcula desaparecern de la hoja de clculo.
3. Active la casilla Vista de las lneas de cuadrcula para restaurar las lneas de cuadrcula visibles.
4. Active la casilla Imprimir las lneas de cuadrculas, tal como se muestra en la Figura 7-10. Esta accin
har que aparezcan lneas de cuadrcula en la hoja de clculo impresa.
Figura 7-10
Casillas de las lneas de
cuadrcula

Casillas Ver e Imprimir para


las lneas de cuadrcula

5. Haga clic en el Selector de cuadro de dilogo en el grupo Opciones de la hoja para abrir el cuadro de
dilogo Configuracin de pgina.
6. En la pestaa Hoja, observe que est activada la casilla Lneas de cuadrcula. Haga clic en el botn
Vista previa de impresin. Las lneas de cuadrcula aparecern en la vista previa, tal como se muestra
en la Figura 7-11.
Figura 7-11
Vista previa de impresin
que muestra lneas de
cuadrcula
Las lneas de
cuadrcula aparecen
en la vista previa.

7. En la esquina superior izquierda de la ventana Imprimir, haga clic en el botn Atrs para volver a la
hoja de clculo.
8. GUARDE el libro como 07 Messenger Appearance Solution y, a continuacin, CIERRE el archivo.
Pausa. deje Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

En la leccin 3 se explic Backstage, vista previa de impresin y algunas opciones de


impresin. Vista previa de impresin es la pantalla que aparece al hacer clic en la pestaa
ARCHIVO y en Imprimir, o si hace clic en Vista previa de impresin en un cuadro de dilogo
que proporciona el botn. En Vista previa de impresin, puede ver cmo quedar el documento
antes de enviarlo a la impresora.

Insercin de encabezados y pies de pgina


Puede agregar encabezados o pies de pgina a las hojas de clculo para proporcionar
informacin til acerca de la hoja de clculo, como quin la prepar, la fecha de creacin
o su ltima modificacin, el nmero de pgina, etc. Los encabezados y pies de pgina son
visibles en la vista Diseo de pgina y aparecen en las impresiones. Un encabezado es una
lnea de texto que aparece en la parte superior de cada pgina de una hoja de clculo impresa.
Los pies de pgina son lneas de texto que aparecen en la parte inferior de cada pgina. Puede
agregar informacin de encabezado o pie de pgina predefinida a una hoja de clculo; insertar
elementos tales como nmeros de pgina, fecha y hora y nombre de archivo; o agregar su
propio contenido a un encabezado o pie de pgina.

Aplicar formato a las hojas de clculo

97

Insercin de un encabezado o pie de pgina predefinido


En la pestaa DISEO, el grupo Encabezado y pie de pgina contiene encabezados y pies de
pgina predefinidos que permiten agregar automticamente texto al encabezado o el pie de
pgina, como la fecha, el nmero de pgina, la cantidad de pginas, el nombre de la hoja y as
sucesivamente.

Paso a paso

Insertar un encabezado o pie de pgina predefinido


PREPRESE. INICIE Excel si todava no est en funcionamiento.
1. ABRA 07 Messenger Header-Footer y asegrese de que la Hoja1 est activa. Haga clic en la celda A1.
2. En la pestaa VISTA, en el grupo Vistas de libro, haga clic en el botn de vista Diseo de pgina para
ver los encabezados y los pies de pgina.
3. Haga clic en el cuadro de texto del encabezado central (donde aparece el texto temporal Haga clic
para agregar encabezado). Haga clic en la pestaa DISEO de herramientas de encabezado y pie
de pgina ahora que est activa. En el grupo Elementos del encabezado y pie de pgina, haga clic en
Nombre de hoja. &[Tabulacin] aparece en el cuadro de texto.
4. En el grupo Navegacin, haga clic en Ir al pie de pgina. Haga clic en el cuadro de texto de pie de
pgina derecho.
5. En el grupo Encabezado y pie de pgina, haga clic en la flecha del botn Pie de pgina y en la ltima
opcin de la lista, que combina Preparado por nombre de usuario, fecha actual y nmero de pgina.
Como el pie de pgina es ms ancho que el cuadro de texto derecho, la mayora del pie de pgina se
mueve al cuadro de texto central y el nmero de pgina aparece en el cuadro de texto derecho, tal
como se muestra en la Figura 7-12.

Figura 7-12

Texto de pie de
pgina predefinido

Pie de pgina predefinido

El nmero de pgina se traslad


al cuadro de texto de la derecha
6. GUARDE el libro como 07 Messenger Header-Footer Solution.
Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Puede rellenar los encabezados y pies de pgina seleccionando uno o varios elementos
predefinidos en Excel, lo que insertar cdigos en el encabezado o el pie de pgina. Cuando
se imprime el libro, Excel sustituye estos cdigos por la fecha actual, la hora actual, y as
sucesivamente. Puede ver la apariencia que tendrn los encabezados y los pies de pgina
mediante la vista previa de impresin en la vista Backstage.
Muchos de los encabezados y pies de pgina predefinidos de Excel combinan uno o varios
elementos. En el ejercicio anterior, insert una entrada combinada haciendo clic en ella. A
continuacin, puede personalizar la apariencia del encabezado o el pie de pgina en la vista
Diseo de pgina. Dentro de esta vista, una vez que tenga el encabezado o el pie de pgina
seleccionado, podr modificar la apariencia del texto que contiene mediante el grupo Fuente
de la pestaa INICIO. De esta forma, podr cambiar el tipo o el tamao de la fuente, agregar
efectos especiales o agregar otras opciones al texto.

Insercin de una marca de agua


En la mayora de documentos, una marca de agua es texto o una imagen que aparece detrs de
un documento, similar a un fondo de hoja de Excel. Sin embargo, Excel no imprime fondos de
hoja, as que no puede usarse como marca de agua. Excel 2013 no proporciona una caracterstica
de marca de agua, pero puede imitar una mostrando un grfico en un encabezado o un pie de
pgina. Este grfico aparecer detrs del texto y se mostrar e imprimir con el mismo estilo
de una marca de agua.

98

Leccin 7

Paso a paso

Insertar una marca de agua


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Asegrese de que la Hoja1 est activa y en la vista Diseo de pgina.
2. Haga clic en el cuadro de texto de encabezado izquierdo.
3. En la pestaa DISEO, en el grupo Elementos de encabezado y pie de pgina, haga clic en Imagen.
Haga clic en el botn Examinar, navegue a la carpeta de datos de alumnos, seleccione 07 watermark.
gif y luego haga clic en Insertar. Excel insertar un cdigo &[Imagen] en el cuadro de texto del
encabezado izquierdo.
4. Haga clic fuera del rea del encabezado y luego en el icono de vista Normal en la barra de estado.
5. Haga clic en la pestaa ARCHIVO y luego en Imprimir. La vista previa muestra la marca de agua de la
hoja de clculo, tal como se muestra en la Figura 7-13. Haga clic en el botn Atrs para salir de la vista
previa de impresin.

Figura 7-13
Hoja de clculo con una
marca de agua

Aparece la
marca de agua
"CONFIDENCIAL"

6. GUARDE el libro.
Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

La marca de agua de este ejercicio se cre usando un programa grfico sencillo y se guard
como un archivo GIF transparente, por lo que solo el texto y no el fondo de la imagen se
muestran como una marca de agua.
Puede cambiar el tamao o escala de la imagen mediante el botn Formato de imagen de la
pestaa Diseo del grupo Elementos del encabezado y pie de pgina. Si hace clic en el
botn, se abrir el cuadro de dilogo Formato de imagen, donde puede seleccionar las opciones
que quiera en la pestaa Tamao.
Para quitar la marca de agua, vaya al cuadro de texto de encabezado y elimine el cdigo
&[Imagen].

Repetir encabezados y pies de pgina


En las hojas de clculo que abarcan dos o ms pginas, puede indicar a Excel que imprima
filas o columnas especficas de cada pgina para dar a los lectores una mejor perspectiva
de los datos que estn visualizando. No tendrn que volver a la primera pgina para ver los
encabezados o las etiquetas de columna o fila, que tambin se conocen como ttulos. Los
ttulos confieren a la hoja de clculo un aspecto uniforme desde la primera hasta la ltima
pgina.
Paso a paso

Repetir encabezados y pies de pgina


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Asegrese de que la Hoja1 est activa y en la vista Normal.
2. En la pestaa DISEO DE PGINA, en el grupo Configuracin de pgina, haga clic en el botn Imprimir
ttulos. El cuadro de dilogo Configuracin de pgina se abre en la pestaa Hoja.

Aplicar formato a las hojas de clculo

99

3. Escriba A1:I54 en el cuadro de texto rea de impresin. Este es el rango de todos los datos de la Hoja1
que se imprimirn.
4. En el cuadro de texto Repetir filas en extremo superior, escriba 1:4, tal como se muestra en la Figura
7-14. De este modo, se repetirn las cuatro primeras filas de la hoja de clculo, lo que incluye los
encabezados de columnas, en cada pgina.
Figura 7-14
Cuadro de texto del
rea de impresin
Filas que se repetirn
en la parte superior
(tambin llamadas
ttulos impresos)

Cuadro de dilogo Configurar pgina, pestaa Hoja

5. Haga clic en Vista previa de impresin. Aparecer la ventana Vista previa de impresin. Haga clic en
la flecha dirigida a la derecha de la parte inferior de la pantalla para avanzar a la segunda pgina. Las
cuatro primeras filas de la hoja de clculo aparecern en la segunda pgina (vea la Figura 7-15). Haga
clic en la flecha dirigida a la izquierda para volver a la vista previa de la pgina 1.
Figura 7-15
La vista preliminar muestra
que las primera cuatro filas
de la hoja de clculo aparecen en la segunda pgina.

Las primeras
cuatro filas de la
hoja de clculo se
repiten

Flechas de navegacin
6. Haga clic en el botn Atrs para volver a la hoja de clculo.
7. GUARDE el libro y CIERRE el archivo.
Pausa. deje Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Preparacin de un documento para su impresin


Cuando los datos de una hoja de clculo se imprimen en ms de una pgina, puede
utilizar varios comandos para configurar el documento y que se imprima de forma bien
organizada y fcil de leer. El comando Vista previa de salto de pgina de la pestaa
VISTA controla dnde se producen los saltos de pgina, lo que le permite dividir los datos
en los puntos ms lgicos. Tambin puede cambiar los mrgenes de pgina, la orientacin
de la hoja de clculo y aplicar una escala a la hoja de clculo para que incluya ms datos
en una sola pgina.

Escalado de una hoja de clculo para caber en una pgina impresa


Escalado se refiere a reducir o aumentar el resultado impreso en un porcentaje del tamao real.
Uno de los usos del escalado consiste en cambiar el tamao de un documento para que quepa
en una sola pgina. Antes de intentar cambiar el escalado de la salida de una hoja de clculo,
deben establecerse la anchura y la altura mximas en Automtico.

100

Leccin 7

Escalar una hoja de clculo para que quepa en una pgina impresa

Paso a paso

PREPRESE. INICIE Excel si todava no est en funcionamiento.


1. ABRA 07 Messenger Print. Asegrese de que la Hoja1 est activa y en la vista Normal.
2. En la pestaa DISEO DE PGINA, en el grupo Configuracin de pgina, haga clic en Orientacin y
compruebe que Vertical est seleccionado.
3. En el grupo Ajustar rea de impresin, haga clic en la flecha Altura y seleccione 1 pgina. Se reduce la
escala de la hoja de clculo para que encajen todas las filas en la misma pgina.
4. Haga clic en la pestaa ARCHIVO y luego en Imprimir. Observe que todas las filas aparecen en la
pgina y que el contenido es mayor de lo que era previamente, tal como se muestra en la Figura 7-16.
Cuando se reduce el resultado, se contraen la altura y el ancho proporcionalmente.
Figura 7-16
Visualizacin de la hoja
de clculo despus de
escalarla para que se ajuste
a una sola pgina

El contenido se
comprime para caber
en una sola pgina

5. GUARDE el libro como 07 Messenger Print Solution y CIERRE el archivo.


CIERRE Excel.

Por lo general, una hoja de clculo se escala para reducirla, de manera que se pueda imprimir
en una sola pgina. Tambin puede ampliar la hoja para que los datos parezcan ms grandes y
llenen ms de una pgina impresa. Cuando los cuadros de anchura y altura estn configurados
en Automtico, puede hacer clic en las flechas del cuadro Escala para aumentar o disminuir
el escalado de la salida impresa. Cada vez que hace clic en la flecha, el escalado cambia en un
5%.
Tome nota

La configuracin de anchura y altura debe establecerse en Automtico si quiere especificar una


escala como el 75%.

Evaluacin de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. Cmo se aumenta o disminuye el ancho de una columna?


a. Haciendo clic con el botn derecho en cualquier parte de la columna y seleccione Formato
de celdas.
b. Utilizar el cuadro de dilogo Configuracin de pgina.
c. Arrastrar el lmite junto al encabezado de columna.
d. Seleccionar un valor de Ancho en el grupo Ajustar rea de impresin en la pestaa DISEO
DE PGINA.

Aplicar formato a las hojas de clculo






2. Qu cuadro de dilogo utiliza para transponer filas y columnas?


a. Configuracin de pgina
b. Pegado especial
c. Ancho de columna
d. Altura de fila

3. Dnde estn las casillas que se pueden seleccionar para ver o imprimir lneas de cuadrcula?
a. En Vista previa de impresin
b. En la pestaa INICIO, en el grupo Celdas
c. En la pestaa DISEO DE PGINA, en el grupo Opciones de la hoja
d. En la pestaa DISEO DE PGINA, en el grupo Configuracin de pgina

4. Cmo se muestra una fila o una columna oculta?


a. Seleccionando un rango de celdas de la fila o columna, haciendo clic con el botn derecho
y seleccionando Mostrar.
b. Utilizar el cuadro de dilogo Configuracin de pgina.
c. Quitar todos los saltos de pgina.
d. Seleccionar las filas o columnas que se encuentran antes y despus de las filas o columnas
ocultas, hacer clic con el botn derecho y seleccionar Mostrar.

101

Rellene los espacios en blanco


Complete las oraciones siguientes escribiendo la palabra o palabras correctas en los espacios en blanco proporcionados.

1.
El ___ es la lnea entre las filas o columnas.

2. Un __________ es una lnea de texto que aparece en la parte superior de cada pgina de una hoja
de clculo impresa.

3. __________ es la medida de arriba abajo de una fila, medida en puntos.

4. La letra de identificacin de la parte superior de una columna se llama el __________.

5. Por __________ se entiende reducir o aumentar el resultado impreso a un porcentaje del tamao
real.

6. Por __________ se entiende un conjunto predefinido de colores, fuentes y efectos que se pueden
aplicar a un libro completo o a elementos especficos de un libro, como grficos o tablas.

Proyecto
Proyecto 7-1: Practicar trabajando con filas y columnas
Utilice la hoja de clculo para la escuela de Bellas Artes para practicar el trabajo con filas y
columnas.
PREPRESE. inicie Excel si todava no est en funcionamiento.
1. Abra 07 Fine Art de los archivos de datos de esta leccin.
2. Haga clic en el encabezado de la columna D para seleccionar la columna completa.
3. En la pestaa INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botn Formato, apunte Ocultar y
mostrar y seleccione Ocultar columnas. Ahora, la columna D est oculta.
4. Haga clic en el encabezado de la columna B para seleccionar la columna completa.
5. En la pestaa INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botn Formato y seleccione Ancho
de columna. En el cuadro de dilogo Ancho de columna, escriba 11 en el cuadro de texto del ancho de
columna y haga clic en Aceptar.
6. Haga doble clic en el doble lmite entre los encabezados de columna C y E. Aparecer la columna D.
7. Haga clic en el encabezado de la fila 11, haga clic con el botn derecho y seleccione Insertar.
8. Escriba lo siguiente en la fila en blanco:
Nombre Apellido Materia
Bruce Keever Escultura

Fecha de inscripcin
10/15/2012

GPA
=SUMA(3.4+3.5+3.7)/3

9. Haga clic en el signo ms (+) a la derecha de la Hoja1 para crear una hoja de clculo nueva en blanco.

102

Leccin 7
10. Haga clic en Hoja1, seleccione A2:E15 y presione Ctrl + C para copiar el contenido en el portapapeles.
11. Haga clic en Hoja2 y luego en la celda A1.
12. En la pestaa INICIO, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha del botn Pegar y seleccione
Pegado especial. Se abrir el cuadro de dilogo Pegado especial.
13. Active la casilla Transponer y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
14. En la Hoja2, seleccione todo el contenido.
15. En la pestaa INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botn Formato y seleccione
Autoajustar ancho de columna.
16. Haga clic en la Hoja1.
17. GUARDE el libro como 07 Fine Art Solution y CIERRE el archivo.
Cierre Excel.

Administracin de
hojas de clculo

Matriz de conocimientos de la leccin


Conocimientos

Objetivo del examen

Nmero de objetivo

Organizar hojas de clculo

Copiar y mover hojas de clculo.

1.1.6

Cambiar el orden de la hoja de clculo.

1.2.3

Cambiar el color de las pestaas de las hojas


de clculo.

1.3.1

Ocultar las hojas de clculo.

1.4.1

Agregar hojas de clculo a libros existentes.

1.1.5

Demostrar cmo usar el zoom.

1.4.9

Inmovilizar paneles.

1.4.11

Buscar datos en un libro.

1.2.1

Buscar y reemplazar datos.

2.1.2

Mostrar cmo se usa Ir a.

1.2.4

Usar el zoom e Inmovilizar para cambiar la vista en


pantalla

Buscar y reemplazar datos

Trabaja para un servicio de administracin de oficinas que cuenta con un club de atletismo local entre sus clientes. El club
dispone de un balneario, que registra sus reservas por separado del resto del club. La forma en que el balneario organiza sus
registros; es decir, los clientes de cada da se registran en una hoja de clculo de Excel individual y las transacciones de cada
semana se registran en un archivo de libro. Cada nueva semana comienza con una especie de "plantilla", que contiene un
formulario para los clientes del lunes. Su trabajo consiste en registrar las transacciones de cada cliente en su propia lnea de la
hoja de clculo, para que los totales de esa hoja reflejen los totales finales del da. Para cada nuevo da de la semana, debe
agregar nuevas hojas en el libro utilizando la hoja del lunes como formulario. Por lo tanto, debe saber cmo agregar, mover y
cambiar los componentes de un libro de Excel, as como cambiar la vista de los datos en las hojas de clculo de ese libro, para
que sean ms fciles de administrar.

Orientacin sobre el software


Administracin de hojas de clculo
Un libro de Excel es como una coleccin de todo aquello que se suele registrar sobre papel
o guardar en una carpeta que despus se archiva en un armario. Un libro no tiene por
qu incluir el contenido de todo el gabinete, simplemente los registros que pertenecen a
un tema. As, por ejemplo, un libro puede estar formado por las transacciones que tienen
lugar durante un perodo de tiempo, como una semana o un mes especfico. Si realiza
el seguimiento del tiempo de los clientes, podra crear un libro donde se desglosara en
categoras a qu dedican su tiempo los clientes y donde cada pestaa correspondiera a

103

104

Leccin 8

una categora. Si se factura a los clientes en diferentes ciclos, tal vez necesite un libro
donde se muestre cundo facturar a cada cliente.
Una buena manera de dividir el libro en hojas consiste en desglosar las transacciones por
subcategoras de das, como los registros de un balneario. Otra opcin consiste en que
cada hoja represente un determinado departamento de ventas. Con esto se asume que el
libro se utiliza como libro mayor y que Excel tambin se puede utilizar para muchos otros
fines adems de para realizar un seguimiento de las cuentas empresariales.
En esta leccin, se familiarizar con la forma en que un libro contiene hojas de clculo
y cmo se pueden manipular dichas hojas dentro de un libro, como si reorganizase el
contenido de una carpeta de su escritorio. Sin embargo, a diferencia del viejo cajn de
escritorio, dispone de algunas herramientas que le recordarn que est usando un equipo,
como por ejemplo el comando Buscar que le ayudar a buscar contenidos determinados.
Los comandos de esta leccin se encuentran en el grupo Celdas y el grupo Editar, ambos
en la pestaa INICIO (vea la Figura 8-1).
Figura 8-1
Comandos para organizar
hojas de clculo
Men
desplegable de
administracin
de las hojas de
clculo
Men contextual de
administracin de
las hojas de clculo

Ocultar y
mostrar hojas
de clculo
Mover y
copiar hojas
de clculo

Eliminar hojas
clculo de un libro

Insertar hojas de
clculo

Organizar hojas de clculo


Un libro de Excel nuevo tiene, de forma predeterminada, una hoja en blanco. Tal vez necesite
solamente una, aunque puede agregar ms cuando necesite varias hojas de clculo para el
mismo tema. No existe un lmite prctico para la cantidad de hojas de clculo que un libro
puede contener. El orden de las hojas de clculo de un libro se determina mediante la secuencia
de las pestaas ubicadas en la parte inferior de la ventana de Excel. Utilice estas pestaas para
cambiar entre las hojas de clculo en la ventana. De esta manera, puede organizar las hojas de
clculo en un orden razonable que le ayude a encontrarlas con mayor facilidad y mantener el
contenido relacionado agrupado.

Copia de hojas de clculo


Existe una clara diferencia entre copiar el contenido de una hoja de clculo en otra hoja de
clculo y copiar hojas de clculo completas. Aqu abordaremos esta ltima tarea. Uno de los
principales motivos para ejecutarla es que con ella podr crear un formulario nuevo con un
estilo y un formato idnticos a otro formulario ya existente, para poder introducir datos nuevos.

Administracin de hojas de clculo

105

Es como si fuera un tipo de libro mayor que se publica para s mismo, de hoja en hoja. Tal vez
tenga que eliminar de la hoja que acaba de producir algunos o todos los datos copiados, segn
la cantidad de datos que ya haya introducido y hasta qu punto se aplican a la nueva hoja de
clculo. Copiar una hoja de clculo tambin implica que se duplique todo, tanto el formato,
como los datos y las frmulas.

Copiar una hoja de clculo

paso a paso

PREPRESE. Antes de iniciar estos pasos, inicie Microsoft Excel.


1. ABRA el libro 08 Spa Services de esta leccin.
2. GUARDE el libro en la carpeta de leccin 8 como 08 Spa Services Week of 2-18-13 Solution.
3. Con la hoja de clculo del lunes activa, haga clic en la pestaa INICIO y, en el grupo Celdas, haga clic
en Formato.
4. Haga clic en Mover o copiar hoja. Se abrir el cuadro de dilogo Mover o Copiar. Aqu, la lista de
hojas previas muestra la secuencia actual de hojas de clculo del libro, aunque solo haya una. La hoja
seleccionada representa la ubicacin delante de la cual desea poner la hoja copiada.
5. En la lista de hojas previas, seleccione (mover al final). A continuacin, seleccione el cuadro Crear una
copia y haga clic en Aceptar. Se insertar una copia de la hoja del lunes al final de la secuencia, a la
derecha de la bsqueda. La nueva hoja de clculo recibir el nombre predeterminado de Lunes (2).
6. Haga clic en la pestaa Lunes de la hoja de clculo. A continuacin, haga clic y mantenga presionada
la pestaa Lunes y luego mantenga presionada la tecla Ctrl. El puntero cambiar y pasar de ser una
flecha a un papel con un signo ms en l.
7. Arrastre el puntero hacia la derecha hasta que la flecha abajo que est justo encima de la barra de
pestaas apunte a la lnea divisoria que est a la derecha de Lunes (2). Suelte el botn del mouse y la
tecla Ctrl. Se crear una hoja de clculo nueva, con la pestaa justo a la derecha de donde apuntaba la
flecha abajo. Su nombre es Lunes (3).
8. Con Lunes (3) activo, haga clic en la celda B4 y escriba la fecha 19/02/2013.
9. Seleccione las celdas B8:H13.
10. A partir de la celda B8, escriba los datos siguientes, omitiendo las celdas que no tienen una "x" o un
nmero (vea la Figura 8-2):
Sarah

351

0.5

Elena

295

Clarisse

114

Genevieve

90

Abhayankari

205

Regina

34

Figura 8-2
Hoja de clculo completa de
los servicios de balneario

11. GUARDE el libro.


HAGA UNA PAUSA. DJELO abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

106

Leccin 8

Cuando necesite una hoja de clculo nueva con los estilos, formato y frmulas que funcionan
bien en otra hoja de clculo ya existente, es fcil copiar simplemente esa hoja y ponerla en
la ubicacin del libro donde debe ir. Cuando sea preciso, copie la hoja ya existente antes de
agregar datos en ella, aunque esto no sea siempre posible. La hoja de clculo que copi contiene
un duplicado de los datos que contiene la hoja ya existente, aunque puede eliminar fcilmente
los datos sin quitar el formato que quera copiar primero.
En el ejercicio anterior, utiliz dos mtodos para copiar una hoja de clculo y obtuvo un libro
de tres hojas. Excel asigna un nombre a cada hoja copiada, aunque probablemente solo se trate
de uno temporal, con el nombre de la hoja copiada seguido de un nmero entre parntesis
como, por ejemplo, Lunes (3). Si opta por seleccionar el comando Mover o copiar hoja del
men Formato, la tarea ser ms explcita, ya que se mostrar un cuadro de dilogo con todas
las opciones.
El segundo mtodo es ms bien un atajo en el que mantiene el puntero sobre la pestaa de la
hoja de clculo mientras presiona Ctrl y mueve la hoja copiada a la nueva ubicacin. El puntero
del mouse le ayudar ya que seala simblicamente que est copiando una hoja de clculo.
Puede utilizar cualquier mtodo que prefiera.

Cambiar el nombre de una hoja de clculo


Se supone que el nombre que Excel asigna a una hoja de clculo recin copiada es temporal,
ya que Excel no puede adivinar el nombre que desea darle. En el ejemplo, evidentemente no
queremos varios lunes y, por otra parte, el da para el que acaba de introducir transacciones es
el martes.
paso a paso

Cambiar el nombre de una hoja de clculo


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga doble clic en la pestaa de la hoja de clculo Lunes (3) para seleccionar el nombre.
2. Escriba Martes y presione Entrar. El nuevo nombre aparecer en la pestaa.
3. Repita este proceso para la pestaa de hoja de clculo Lunes (2) y cmbiele el nombre por Mircoles.
4. Con la hoja de clculo Mircoles activa, seleccione la celda B4 y escriba la fecha 20/02/2013.
5. Seleccione las celdas B8:H15.
6. A partir de la celda B8, escriba los siguientes datos y omita las celdas que no tienen una "x" o un
nmero (vea la Figura 8-3):
Regina

210

ngela

44

1.5

Ariel

191

Micaela

221

Julie

118

Yolanda

21

Gwen

306

Elizabeth H.

Administracin de hojas de clculo

107

Figura 8-3
Hoja de clculo Mircoles
completa

HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DJELO abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Cambiar la posicin de las hojas de clculo de un libro


Si tiene que entregar una carpeta de archivos llena de documentos importantes a alguien con
responsabilidades, como su jefe, seguramente la secuencia de documentos de esa carpeta ser
importante. Probablemente, no meter dentro de la carpeta un montn de papeles de cualquier
manera, porque es posible que su jefe sea el tipo de persona que lee el contenido de la carpeta
de principio a fin o en orden cronolgico. El mismo principio se aplica a la organizacin de
las hojas de clculo de un libro. No le ayudar no disponer de una secuencia de organizacin
adecuada, aunque al principio no sea evidente y tuviera que inventar una secuencia por s
mismo.
paso a paso

Cambiar la posicin de las hojas de clculo de un libro


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la pestaa de la hoja de clculo Martes. En la pestaa INICIO, en el grupo Celdas, haga clic
en Formato.
2. Haga clic en Mover o copiar hoja. Se abrir el cuadro de dilogo Mover o Copiar.
3. Para asegurarse de que Martes aparece antes que Mircoles, en la lista de hojas previas, haga clic en
Mircoles y luego en Aceptar.
4. Haga clic y mantenga presionada la pestaa de la hoja de clculo Buscar. El puntero cambiar y pasar
de ser una flecha a un papel sin un signo ms.
5. Arrastre el puntero hacia la derecha hasta que la flecha hacia abajo que est justo encima de la barra
de pestaas apunte a la lnea divisoria que est a la derecha de Mircoles. Suelte el botn del mouse.
La hoja de clculo Buscar cambiar de posicin al final de la secuencia sin que cambie su contenido.
6. Haga clic en la pestaa Lunes de la hoja de clculo.
7. Seleccione las celdas B8:H11.
8. Comenzando por la celda B8, introduzca los siguientes datos, omitiendo las celdas sin una "x" o un
nmero:
Barbara C.

15

Regina

210

Ellen

301

Genevieve

213

9. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DJELO abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

108

Leccin 8
Tome nota

La hoja de clculo que ve cuando abre por primera un libro es la hoja que estaba activa cuando
guard por ltima vez el libro, independientemente de dnde se encuentra dicha hoja en el
orden de pestaas.

Cambiar el color de una pestaa de hoja de clculo


En Excel 2013, las "pestaas" que denotan los nombres de las hojas de clculo de un libro no
se parecen mucho a las pestaas de la vida real. El color es una caracterstica que las pestaas
tienen en el mundo real, en especial cuando se usan para clasificar documentos en carpetas. Si
su empresa ya utiliza una codificacin de colores para sealar categoras de documentos que
se encuentran en el archivador o si solo necesita un toque de color para ayudarle a distinguir
mejor entre las hojas de clculo de un libro, puede aplicar una franja de color debajo de la
etiqueta de la pestaa de cada hoja de clculo.

Cambiar el color de una pestaa de hoja de clculo

paso a paso

PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.


1. Haga clic con el botn derecho en la pestaa Lunes.
2. En el men contextual, haga clic en Color de pestaa.
3. En el men emergente, en Colores estndar, haga clic en Rojo. Excel aplicar un ligero tono rojo a la
pestaa Lunes de la hoja de clculo.
4. Haga clic en la pestaa de la hoja de clculo Martes. Observe que ahora la pestaa Lunes de la hoja de
clculo tiene el color rojo fuerte que eligi. Excel solo aplica el tono degradado a la pestaa de la hoja
de clculo visible en esos momentos para que sobresalga sobre las dems.
5. Repita el proceso de seleccin de color para las pestaas Martes y Mircoles de la hoja de clculo y
elija respectivamente naranja y amarillo.
6. Haga clic en la pestaa Buscar de la hoja de clculo. Ahora, la barra de pestaas debe aparecer tal
como se muestra en la Figura 8-4.
Figura 8-4
Pestaas de la hoja de
clculo con color

HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DJELO abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Administracin de hojas de clculo


Tome nota

109

Si copia una hoja de clculo cuya pestaa ya tiene color, dicho color se copiar en la nueva hoja
de clculo junto con el contenido y el formato.

Ocultar y mostrar hojas de clculo


No siempre es necesario que todos los elementos de datos de un libro estn visibles para todos
los usuarios, en especial si est enseando a un nuevo usuario del equipo a trabajar con Excel
y no quiere confundir a esa persona. Por ejemplo, muchos de los libros contienen tablas de
bsqueda y otros datos auxiliares. Es posible que de vez en cuando deba actualizarlas, pero
no es necesario que se visualicen siempre para los que utilizan el libro. Por esta razn, puede
ocultar una hoja de clculo y mostrarla para volver a trabajar con ella. El hecho de que una
hoja de clculo est oculta no significa que sea confidencial, ya que es fcil mostrar todas las
hojas de clculo y Excel sabe que sigue en el libro. Ocultar simplemente saca elementos de
delante de la vista, como si estuviera guardando algo en un cajn del escritorio.

paso a paso

Ocultar y mostrar una hoja de clculo


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Con la pestaa Buscar de la hoja de clculo activa, en la pestaa INICIO, en el grupo Celdas, haga clic
en Formato.
2. Haga clic en Ocultar y mostrar y luego en Ocultar hoja. La hoja Buscar dejar de estar visible.
3. Haga clic sucesivamente en Formato, Ocultar y mostrar y Mostrar hoja. Aparecer el cuadro de
dilogo Mostrar.
4. Asegrese de que Buscar est seleccionado en la lista de hojas de clculo Mostrar y, a continuacin,
haga clic en Aceptar. La hoja de clculo Buscar reaparecer y se activar.
5. En la hoja de clculo Buscar, seleccione la celda B3.
6. Escriba 70 y presione Entrar.
7. Haga clic con el botn derecho en la pestaa de la hoja de clculo Buscar y, a continuacin, haga clic
en Ocultar. Volver a desaparecer la hoja de clculo Buscar, aunque el cambio que realiz en un precio
se reflej en las dems hojas que se refieren a l.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DJELO abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Tome nota

Cuando un libro contiene hojas de clculo ocultas, el comando Mostrar hoja est habilitado
en el men Formato, mientras que el comando Mostrar est habilitado en el men contextual
cuando se hace clic con el botn derecho en cualquier pestaa.
Para ocultar varias hojas de clculo al mismo tiempo, mantenga presionada la tecla Ctrl,
haga clic en la pestaa de todas las hojas que desee ocultar, haga clic con el botn derecho
en cualquiera de esas pestaas y, por ltimo, haga clic en Ocultar en el men contextual.
Asimismo, puede mostrar nicamente una hoja de clculo a la vez. Haga clic con el botn
derecho en cualquier pestaa visible y haga clic en Mostrar para que aparezca el cuadro de
dilogo Mostrar con la lista Mostrar hoja donde podr elegir una hoja de clculo para que sea
visible.

Insercin de una hoja de clculo nueva en un libro


Cuando crea un libro nuevo con la ltima versin de Excel, se inserta nicamente una hoja de
clculo. Sin embargo, para la mayora de las tareas cotidianas, le sorprender descubrir con
qu frecuencia necesita ms de una hoja. Un libro nunca puede estar demasiado lleno, al menos
desde la perspectiva de Excel. Podra estar agregando hojas de clculo continuamente, aunque
en la vida real es ms prctico y ms fcil mantener solo unas cuantas pginas. Si las tareas
se vuelven tan complejas que necesita decenas de hojas de clculo a la vez, tal vez le interese
dividir las hojas entre varios libros. Excel reconoce las referencias de celda que traspasan
los lmites del libro, por lo que los libros no se limitarn a las hojas de clculo que solo estn
relacionadas entre s.

110

Leccin 8

Insertar una hoja de clculo nueva en un libro

paso a paso

PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.


1. Haga clic en la pestaa Mircoles.
2. En la pestaa INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha abajo junto a Insertar (vea la Figura
8-5).

Figura 8-5
Men Insertar

3. Haga clic en Insertar hoja. Se crear una hoja de clculo en blanco nueva y su pestaa se insertar
delante de la pestaa de la hoja activa (Mircoles). Excel le asignar un nombre temporal que empieza
por Hoja y va seguido de un nmero.
4. Mueva la hoja de clculo nueva hasta el final de la secuencia de pestaas.
5. Cambie el nombre de la hoja de clculo nueva a Encuesta.
6. Vuelva a hacer clic en la pestaa de la hoja de clculo Mircoles.
7. Haga clic en el botn + de la derecha de las pestaas de la hoja de clculo. Se crear otra hoja de
clculo nueva con un nombre temporal y esta vez la pestaa se insertar despus de Mircoles.
8. Cambie el nombre de los totales de esta hoja de clculo nueva.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DJELO abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Eliminacin de una hoja de clculo de un libro


Quitar una hoja de clculo de un libro y de su secuencia de pestaas es un proceso sencillo,
al menos en principio. Probablemente los problemas vengan despus, al tener que conciliar
frmulas que podran hacer referencia a datos que se encuentran en la hoja eliminada.
Compruebe que no se haga referencia al contenido de una hoja de clculo que est a punto de
borrar o que ningn elemento de otra hoja de clculo haga referencia a dicho contenido.
paso a paso

Eliminar una hoja de clculo de un libro


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la pestaa de la hoja de clculo Totales.
2. En la tabla INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha abajo junto a Eliminar.
3. Haga clic en Eliminar hoja. Se eliminar la hoja de clculo de totales y su pestaa desaparecer.
4. Haga clic con el botn derecho en la pestaa Encuesta y en Eliminar. Se eliminar la hoja de clculo
Encuesta y su pestaa desaparecer.
5. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DJELO abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Solucin de
problemas

Aunque Excel dispone de una manera segura de deshacer muchas de las cosas que se realizan por error
en los libros (por ejemplo, presionando Ctrl + Z para revisar los errores cometidos), no puede deshacer
la eliminacin de una hoja de clculo de un libro. Para evitar la prdida de horas de trabajo, guarde con
frecuencia el libro. De esa manera, si elimina por accidente una hoja de clculo, al menos podr recuperar
una versin ligeramente ms antigua del archivo guardado.

Administracin de hojas de clculo

111

Trabajo con varias hojas de clculo


Una de las ventajas de tener varias hojas de clculo de un libro basadas en el mismo formulario
es que siempre que aparezcan datos en la misma celda o celdas de cada uno, puede seleccionarlos
todos, realizar cambios en los datos una vez y hacer que se reflejen en todas las hojas al mismo
tiempo. Excel no sabe de antemano qu hojas de clculo son iguales o similares, as que el
usuario tiene que seleccionarlas primero y reunirlas en un grupo. Cuando la palabra [Grupo]
aparece en la barra de ttulo, significa que Excel agrup las hojas. Cuando vea [Grupo], todo lo
que escriba en una hoja del grupo, o determinados cambios que realice en una hoja del grupo,
se reproducirn en todas las dems. Para reanudar el trabajo individual en una hoja de clculo,
primero deber desagrupar las hojas de clculo.

Trabajo con varias hojas de clculo de un libro


El usuario puede ver partes de varias hojas de clculo de un libro al mismo tiempo. Esto es til
cuando sea necesario realizar comparaciones entre los datos que aparecen en dichas hojas. No
es preciso cerrar una ventana y abrir otra, ir y venir entre ellas y recurrir a la memoria para
recordar los detalles de lo que no se ve. En el siguiente ejercicio, agrupar un grupo de hojas
de clculo para prepararlas para realizar cambios que afectarn a todas ellas y las dispondr
en pantalla para comparar el contenido.

paso a paso

Trabajar con varias hojas de clculo de un libro


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 8 como 08 Spa Services Week of 2-18-13 Solution 2.
2. Haga clic con el botn derecho en la pestaa de cualquier hoja de clculo y haga clic en Seleccionar
todas las hojas. Ahora, en la barra de ttulo se lee Solucin para la semana de servicios de balneario
del 18/02/13 2.xlsx [Grupo]. Todas las hojas de clculo visibles estn en este grupo, mientras que las
hojas de clculo ocultas estn excluidas. Aunque ahora todas las pestaas de las hojas de clculo
estn en negrita, la hoja de clculo activa sigue estando resaltada en verde.
3. Seleccione las celdas I8:M33.
4. En la pestaa INICIO, en el grupo Nmero, haga clic en $ (formato de nmero de contabilidad). Los
formatos de celda para el rango cambian a un estilo de moneda donde se alinea el signo de dlar a la
izquierda y el valor se alinea a la derecha con dlares y centavos. La columna K (Facial) es demasiado
estrecha para su contenido, por lo que sus valores se leen como ####.
5. Ajuste el ancho de la columna K para ajustar su contenido.
6. Seleccione la columna M.
7. En el grupo Fuente, haga clic en B (negrita). Ahora, todas las celdas de la columna M estn en negrita.
8. Haga clic en la pestaa de una hoja de clculo que no sea Mircoles. Ahora, las hojas de clculo se han
desagrupado, pero los cambios realizados en la hoja anterior se reflejan en las tres hojas de clculo,
tal como muestra la hoja de clculo Mircoles reformada.
9. Seleccione la hoja de clculo Lunes.
10. En la pestaa VER, en el grupo Ventana, haga clic en Nueva ventana. Aparecer una nueva ventana de
Excel que tambin contiene la hoja de clculo Lunes.
11. Con la nueva ventana activa, seleccione la hoja de clculo Martes.
12. Haga clic en la pestaa Ver y vuelva a hacer clic en Nueva ventana. Aparecer otra ventana.
13. Con esta nueva ventana activa, seleccione la hoja de clculo Mircoles.
14. En la pestaa VER, en el grupo Ventanas, haga clic en Organizar todas. Se abrir el cuadro de dilogo
Organizar ventanas.
15. En el cuadro de dilogo, haga clic en Vertical y luego en Aceptar. Excel reorganizar las tres ventanas
para que aparezcan tal como se muestra en la Figura 8-6.

112

Leccin 8
Figura 8-6
Hojas de clculo con
mosaico vertical

HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Supongamos que agrup varias hojas de clculo, tal como aprendi previamente. Cuando
intenta copiar o cortar datos de una hoja de clculo de un grupo, Excel asume que est
intentando extraer dichos datos de todo el grupo. As que cuando intenta pegar dichos datos
en una hoja de clculo individual y desagrupada (tal vez en otro libro), no puede. Esto se debe
a que Excel espera que el rea en la que pega datos tenga el mismo tamao que los datos
cortados o copiados, que en este caso provienen de varias hojas. Sin embargo, si intenta pegar
en un grupo de hojas de clculo que es igual que el punto de donde proviene el rea cortada o
copiada, s podr realizar esta operacin.
Tome nota

Cuando hay poco espacio para que aparezcan todas las pestaas de hojas de clculo en la
barra de pestaas, como es el caso de la Figura 8-6, las flechas de desplazamiento izquierda y
derecha aparecern una junto a la otra en la esquina inferior izquierda de cada ventana. Utilice
dichas flechas para deslizar las pestaas a la izquierda o la derecha hasta que encuentre la que
busca.

Usar el zoom e Inmovilizar para cambiar la vista en


pantalla
Microsoft Windows en general es aproximadamente del tamao de su pantalla. La mayora
de las veces, intenta presentar el contenido de los documentos, como las hojas de clculo
Excel, con aproximadamente el mismo tamao que tendran si las imprimiera sobre papel.
Ese tamao aproximado es lo que Excel llama "100 %". Por lo tanto, una ampliacin del
50% equivale aproximadamente a la mitad del tamao que la hoja de clculo tendra si
estuviera impresa, mientras que el 200% equivale a dos veces el tamao. Puede ajustar o
hacer zoom en esta ampliacin de pantalla en cualquier momento para que sea ms fcil leer el
contenido, o para ajustar ms contenido en la pantalla al mismo tiempo, sin afectar el tamao
de la hoja de clculo cuando la imprima. Cuando guarda el libro, Excel guarda la ampliacin
de cada una de las hojas.
Est familiarizado con el vidrio de la ventana de su casa. En algunas aplicaciones de Windows,
entre ellas Excel, un panel es una porcin de una ventana dividida. A menudo con las hojas
de clculo que utiliza como formularios, reserva una fila de celdas para utilizarlas como
etiquetas. Pero cuando la cantidad de datos que agrega a dicho formulario se hace demasiado
grande, puede perder vista la etiqueta de la fila cuando necesita desplazarse hacia abajo.
Excel le da una forma de inmovilizar partes de una hoja de clculo en la pantalla para que
cuando se desplace hacia abajo, o incluso cuando cambie la ampliacin, no pierda la nocin de
los elementos a los que se refieren las etiquetas.

Administracin de hojas de clculo

113

Usar Zoom e Inmovilizar para cambiar la vista en pantalla

paso a paso

PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.


1. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 8 como 08 Spa Services Week of 2-18-13 Solution 3.
2. Maximice la ventana que contiene la hoja de clculo Lunes.
3. Seleccione la celda B8.
4. Para aumentar la ampliacin, haga clic y mantenga presionado el control de zoom de la esquina
inferior derecha (vea la Figura 8-7) y mueva el puntero hacia la derecha. El zoom mximo es de 400 %.
Observe que la ventana acerca la celda que seleccion.
Figura 8-7
Zoom mximo en
una hoja de clculo

5. Haga clic en la pestaa VER y, en el grupo Zoom, haga clic en 100%. La hoja de clculo retomar la
ampliacin estndar. Desplcese hasta la parte superior de la hoja de clculo para que la fila 1 est
visible otra vez. De ser necesario, desplcese hacia la izquierda para poder ver la columna A otra vez.
6. En la pestaa VER, en el grupo Ventana, haga clic en Inmovilizar paneles y luego en Inmovilizar
paneles en el men que aparece. Las celdas ubicadas encima y a la izquierda de la celda seleccionada
(B8) ahora estn inmovilizadas para el desplazamiento.
7. Desplcese hacia abajo para que la fila 33 se acerque a las etiquetas de la fila 7. Observe que las filas 1
a 7 permanecen en su lugar (vea la Figura 8-8).
Figura 8-8
Hoja de clculo con paneles
inmovilizados

Lnea de inmovilizacin vertical

Lnea de inmovilizacin horizontal

8. Presione Ctrl + Inicio para desplazar la hoja de clculo hasta la parte superior. En la el grupo Ventana,
haga clic en Inmovilizar paneles y luego en Liberar paneles. Las lneas delgadas que identifican los
bordes inmovilizados de la hoja de clculo desaparecen.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

114

Leccin 8

Si ests acostumbrado a usar la rueda del mouse para desplazarse hacia arriba y hacia abajo,
puede utilizar la misma rueda mientras mantiene presionada la tecla Ctrl para acercarse (arriba)
o alejarse (abajo) a una hoja de clculo.

Buscar y reemplazar datos


Si anteriormente ha usado un procesador de textos como, por ejemplo Microsoft Word,
probablemente habr ejecutado el comando Buscar, que localiza un pasaje de texto. Y si ha
escrito una carta o una nota, tal vez haya usado Buscar y reemplazar para cambiar la ortografa
de una palabra a travs de un documento. Excel tiene un comando Buscar y un comando
Reemplazar que funcionan de manera similar, salvo que navegan por las celdas en lugar de los
prrafos.

Localizacin de datos con el comando Buscar


Con Excel, puede utilizar el comando Buscar para buscar texto que ha introducido como
datos, como el nombre de una persona, as como valores que sean resultado de frmulas. Se
trata de una capacidad interesante ya que si, por ejemplo, est seguro de que el valor $10.000
aparece en una celda pero nunca ha escrito esos dgitos directamente en el sistema, podr
encontrarlos, aunque sea la suma de una columna o el resultado de una frmula.
Tome nota

El comando Buscar no busca contenido de una hoja de clculo oculta.

Localizar datos con el comando Buscar

paso a paso

PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.


1. Seleccione la hoja de clculo Lunes. Seleccione la celda B8.
2. En la pestaa INICIO, en el grupo Edicin, haga clic en Buscar y seleccionar (el botn de los
binoculares). Haga clic en Buscar. Aparecer el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar.
3. En el cuadro de dilogo, haga clic en Opciones. El cuadro de dilogo se ampliar.
4. Haga clic en la flecha desplegable Dentro y, en la lista desplegable, haga clic en Libro.
5. Haga clic en la flecha desplegable Buscar en y, en la lista desplegable, haga clic en Valores.
6. Haga clic en el cuadro de texto Buscar: elimine el contenido que aparezca ah y escriba ngela.
Haga clic en Buscar siguiente. La ventana del libro se trasladar a Mircoles y seleccionar
automticamente ngela en la celda B9. Mientras tanto, aparecer el cuadro de dilogo tal como se
muestra en la Figura 8-9.

Figura 8-9
Cuadro de dilogo
Buscar y reemplazar

Administracin de hojas de clculo

115

7. Haga doble clic en el cuadro de texto Buscar: presione Eliminar y, a continuacin, escriba Beth. Haga
clic en Buscar siguiente. Excel resaltar la celda B15, cuyo contenido incluye "beth" en el medio de la
celda y en mayscula no coincidente.
8. Seleccione la celda B9.
9. En el cuadro de dilogo, haga clic en Coincidir maysculas y minsculas y luego en Buscar siguiente.
Esta vez, Excel informa que el texto no se puede encontrar, ya que busca un nombre que comienza
con una "B" mayscula. Haga clic en Aceptar para cerrar el mensaje.
10. Haga doble clic en el cuadro de texto Buscar: presione Eliminar y, a continuacin, escriba 420. Haga
clic en Buscar todos. El cuadro de dilogo mostrar un informe detallado en el que se enumeran todas
las celdas del libro que contienen el valor 420. En este caso, apunta a todos los lugares donde los
clientes pagaron "el trabajo" por todos los servicios junto.
11. Haga clic en el primer elemento de la lista cuya entrada Hoja est marcada como Martes. Excel
mostrar la hoja de clculo Martes y seleccionar la celda M9, que contiene una entrada por USD
$420.00.
12. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo.
13. Cierre las otras dos ventanas de libros que se encuentran abiertas.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Solucin de
problemas

Cuando elige la opcin Coincidir con el contenido de toda la celda del cuadro de dilogo Buscar y reemplazar,
Excel omite las celdas cuyo contenido no coincide con el texto del cuadro Buscar: en su totalidad. Por
ejemplo, en este caso una bsqueda de "Elizabeth" omitira la celda que contiene "Elizabeth H", si la opcin
Coincidir con todo el contenido de la celda est seleccionada.

Reemplazar datos con el comando Reemplazar


Las funciones para buscar y reemplazar texto se encuentran en el mismo cuadro de dilogo,
aunque Excel le ofrece dos maneras de abrirlo. Es posible que ya haya observado la pestaa
Buscar en la parte superior del cuadro de dilogo Buscar y reemplazar. La pestaa Reemplazar
est a su lado. El comando Reemplazar difiere de Buscar solo en un aspecto importante,
agrega un cuadro de texto para el contenido que pretende insertar en las coincidencias que
Excel encuentra. De esta forma, si escribe incorrectamente un nombre en todo un libro, puede
corregirlo una nica vez y reflejar dicha correccin en todas partes.
paso a paso

Reemplazar datos con el comando Reemplazar


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Seleccione la hoja de clculo Mircoles. Seleccione la celda B8.
2. En la tabla INICIO, en el grupo Edicin, haga clic en Buscar y seleccionar. Haga clic en Reemplazar en
el men. Aparecer el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar (vea la Figura 8-10).
3. Asegrese de que el cuadro de dilogo est ampliado y que se haya seleccionado la opcin Libro para
Dentro de.
4. Si el cuadro de texto Buscar qu muestra el contenido de la bsqueda anterior, haga doble clic en el
cuadro de texto y presione Eliminar para borrar el contenido.
5. Haga clic en el cuadro de texto Buscar: y escriba Micaela.
6. Haga clic en el cuadro de texto Reemplazar por y escriba Michaela. Ahora, el cuadro de dilogo debe
aparecer como se muestra en la Figura 8-10.

Figura 8-10
Cuadro de dilogo Buscar y
reemplazar con la pestaa
Reemplazar elegida

116

Leccin 8
7. Haga clic en Reemplazar todos. Excel buscar todas las instancias de Micaela y agregar una "h"
en medio (correccin del error ortogrfico del cliente) y, a continuacin, le notificar cuando haya
finalizado el trabajo. Excel realizar un reemplazo.
8. Haga clic en Aceptar y luego en Cerrar.
GUARDE el libro. CIERRE Excel.

Solucin de
problemas

Use Reemplazar todos solo cuando est seguro de que necesita reemplazar todas las instancias de un texto
o un elemento de los datos. Habr ocasiones en las que necesitar reemplazar solamente algunas instancias,
pero no todas, y es imposible explicarle a Excel cmo elegir las que cambian y las que no.

Evaluacin de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. Cul de los siguientes procedimientos no es una forma de eliminar una hoja de clculo de un libro?
a. Hacer clic con el botn derecho en una pestaa de hoja de clculo y hacer clic en Eliminar.
b. Presionar Ctrl + A para seleccionar todas las celdas de la hoja de clculo y presionar
Suprimir.
c. Hacer clic en la flecha desplegable que est junto a Eliminar en la pestaa del men Inicio
y hacer clic en Eliminar hoja.
d. Seleccionar un grupo de hojas de clculo, hacer clic con el botn derecho en el grupo y
haga clic en Suprimir.

2. Cul de las siguientes afirmaciones sobre las hojas de clculo ocultas y visibles es correcta?
a. Las hojas de clculo visibles no pueden contener frmulas que hagan referencia a hojas de
clculo ocultas.
b. Cuando se hace clic en Buscar todas, el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar mostrar
todo el contenido coincidente tanto de las hojas de clculo ocultas como de las visibles.
c. No se puede eliminar accidentalmente una hoja de clculo oculta.
d. Excel crea una ventana minimizada para cada hoja de clculo oculta.

3. Por qu motivos puede necesitar copiar una hoja de clculo dentro de un libro?
a. Es la forma ms fcil para crear una copia de seguridad antes de realizar cambios.
b. Le permite repetir los formatos y las frmulas de trabajo en una hoja nueva.
c. Permite que Excel sepa dnde se encuentran sus rangos de datos.
d. Debe tener una hoja de clculo oculta por si se produce un error.

4. Para representar dos veces la cantidad normal de hojas de clculo para cualquier rea determinada de
la pantalla, a qu cambiara el Zoom?
a. 200%
b. 120%
c. 75%
d. 50%

5. Cmo se cambia el color de la pestaa de una hoja de clculo?


a. En la pestaa DISEO DE PGINA, en el grupo Temas, seleccione Colores.
b. Hacer clic con el botn derecho en la pestaa y seleccionar la pestaa Color.
c. Utilizar la herramienta Color de relleno de la pestaa INICIO.
d. No se puede cambiar el color de la pestaa de una hoja de clculo.

6. Cul de los siguientes pasos es necesario para ocultar la ventana de una hoja de clculo?
a. En la pestaa VER, ver, en el grupo Ventana, hacer clic en Ocultar.
b. Seleccionar el rea visible de la hoja de clculo.
c. Hacer clic con el botn derecho de la hoja de clculo y luego en Ocultar.
d. Introducir el nombre de la hoja de clculo en el cuadro de dilogo Ocultar.

Administracin de hojas de clculo

117

7. Cul de los siguientes pasos no es un mtodo para insertar una hoja de clculo en un libro?
a. Hacer clic con el botn derecho en la pestaa ubicada a la derecha del punto donde se
desee insertar una hoja de clculo y, a continuacin, hacer clic en Insertar.
b. En la pestaa INICIO, hacer clic en Insertar y luego en Insertar hoja.
c. En la pestaa INSERTAR, hacer clic en Hoja de clculo.
d. En el cuadro de dilogo Insertar, hacer clic en Cuadro de dilogo y luego en Aceptar.

8. Para poder inmovilizar la primera columna de una hoja de clculo en un panel inmovilizado:
a. Todo el contenido de la columna debe estar visible.
b. La primera fila de la columna no debe estar en blanco.
c. Las hojas de clculo duplicadas tambin deben poder tener sus primeras columnas
inmovilizadas.
d. Puede hacer clic en Inmovilizar primera columna en el men Inmovilizar paneles.

9. Acaba de crear una copia de una hoja de clculo denominada Agosto. Qu nombre le da Excel?
a. Septiembre
b. Agosto (2)
c. Hoja2
d. Julio

10. Cuando hace clic en el botn + (Hoja nueva) en la barra de pestaas, dnde se inserta siempre la hoja
de clculo?
a. Al principio de la secuencia de pestaas
b. Antes de la hoja de clculo activa
c. Despus de la hoja de clculo activa
d. Al final de la secuencia de pestaas

Proyectos
Proyecto 8-1: Hoja de ventas anual de tienda de msica
Est realizando la contabilidad de una cadena de partituras y CD coleccionables de todo
el Estado. En este proyecto, cambiar el nombre de una hoja de clculo, utilizar el cuadro
Nombre para navegar por una hoja de clculo y copiar una hoja de clculo ya existente.
PREPRESE. INICIE Excel si an no se est ejecutando.
1. ABRA 08 Brooks Music Annual Sales de los archivos de datos para esta leccin.
2. GUARDE el libro como 08 Brooks Music Annual Sales 2013 Solution.
3. En la pestaa INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en Formato. Haga clic en Cambiar nombre de la
hoja.
4. Escriba Q1 y presione Entrar.
5. Vuelva a hacer clic en Formato y luego en Mover o copiar hoja.
6. En el cuadro de dilogo Mover o copiar, haga clic sucesivamente en (mover al final), Crear una copia y,
por ltimo, en Aceptar.
7. Cambie el nombre de la hoja TR1 (2) como TR2.
8. En la hoja de clculo TR2, seleccione la celda C5.
9. Elimine el texto Ene y reemplcelo por Abr.
10. Use Autorrelleno para cambiar los encabezados de columna de los dos meses siguiente y luego
cambie Tr 1 por Tr 2.
11. Haga clic en el cuadro Nombre y, a continuacin, introduzca la referencia de celda C6:E10. Presione
Entrar y, a continuacin, presione Eliminar.

118

Leccin 8
12. Para los meses del segundo trimestre, introduzca los valores siguientes:
$22,748.00

$21,984.00

$20,194.00

$22,648.00

$21,068.00

$21,698.00

$24,971.00

$23,498.00

$23,011.00

$23,400.00

$24,681.00

$23,497.00

$21,037.00

$20,960.00

$19,684.00

13. Si es preciso, ajuste el ancho de cada columna para que se puedan leer las entradas.
GUARDE y CIERRE el libro. DEJE Excel abierto para el prximo proyecto.

Proyecto 8-2: Seguimiento de las ventas de accesorios de tienda de fotos


Est ayudando en un local de revelado de fotos de un establecimiento local de suministros para
oficinas a efectuar el seguimiento de las ventas adicionales que los empleados deben realizar
para poder seguir manteniendo abierta una tienda de revelado en la poca de las cmaras
digitales. En esta leccin, cambiar el nombre de hojas de clculo, mostrar una hoja de clculo
de formulario oculta, organizar las ventanas en pantalla y realizar cambios.
PREPRESE. INICIE Excel si an no se est ejecutando.
1. ABRA 08 Photo Weekly Product Tracker de los archivos de datos para esta leccin.
2. GUARDE el libro como 08 Photo Weekly Product Tracker 130407 Solution.
3. Haga clic en la pestaa de la hoja de clculo Hoja1.
4. En la pestaa INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en Formato. En el men, haga clic en Cambiar el
nombre de la hoja.
5. En la pestaa de la hoja de clculo de Hoja1, escriba Akira (el nombre del asociado de ventas de la
celda A7) y presione Entrar.
6. Repita este proceso para los asociados de ventas de las Hoja2 y Hoja3.
7. En la pestaa INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en Formato. En el men, haga clic en Ocultar y
Mostrar y en Mostrar hoja.
8. En el cuadro de dilogo Mostrar, seleccione Forma y haga clic en Aceptar.
9. Con la hoja Forma activa, vuelva a hacer clic en Formato y luego en Mover o copiar hoja.
10. En el cuadro de dilogo Mover o copiar, en la lista de hojas previas, haga clic en Forma. Haga clic en
Crear una copia. Haga clic en Aceptar.
11. Haga clic en la celda A7. Escriba el nombre de Jairo Campos.
12. Edite la celda B4 para reflejar la fecha que aparece en las dems hojas de clculo.
13. Cambie el nombre de la hoja de clculo Forma (2) por Jairo.
14. Haga clic con el botn derecho en la pestaa Forma. Haga clic en Ocultar.
15. En la hoja de clculo Jairo, seleccione las celdas B9:H13 y escriba los siguientes valores por cada uno
de los das indicados en la tabla siguiente, omitiendo las celdas en blanco tal como se indica:
Domingo
2
10

400
3

Lunes

Martes
3

4
75

Mircoles

Jueves
4

150
2

Viernes

6
2

Sbado
2

200
2

Administracin de hojas de clculo


16. Seleccione la hoja de clculo Akira.
17. En la pestaa VER, en el grupo Ventana, haga clic en Nueva ventana.
18. En la nueva ventana, seleccione la hoja de clculo Taneel.
19. De nuevo, en la pestaa VER, en el grupo Ventana, haga clic en Nueva ventana.
20. En la ventana nueva, seleccione la hoja de clculo Kere.
21. De nuevo, en la pestaa VER, en el grupo Ventana, haga clic en Nueva ventana.
22. En esta nueva ventana, seleccione la hoja de clculo Jairo.
23. En la hoja de clculo Jairo, en la pestaa VER, en el grupo Ventana, haga clic en Organizar todo.
24. En el cuadro de dilogo Organizar ventanas, haga clic en Mosaico. Haga clic en Ventanas del libro
activo. Haga clic en Aceptar.
GUARDE este libro y CIERRE Excel.

119

Trabajar con datos y macros

Matriz de conocimientos de la leccin


Conocimientos

Objetivo del examen

Nmero de objetivo

Importar datos

Abrir archivos no nativos directamente en


Excel.

1.1.4

Importar archivos.

1.1.3

Anexar datos a hojas de clculo.

2.1.1

Establecer la validacin de datos.

1.3.8

Crear esquemas.

2.3.5

Contraer grupos de datos en esquemas.

2.3.6

Insertar subtotales.

2.3.7

Aplicar estilos a tablas.

3.2.1

Banda de filas y columnas.

3.2.2

Eliminar estilos de las tablas.

3.2.4

Definir ttulos.

3.1.3

Insertar filas de totales.

3.2.3

Agregar y eliminar celdas dentro de las


tablas.

3.1.2

Filtrar registros.

3.3.1

Ordenar datos en varias columnas.

3.3.2

Cambiar el criterio de ordenacin.

3.3.3

Eliminar duplicados.

3.3.4

Mover entre tablas y rangos.

3.1.1

Asignar teclas de mtodo abreviado.

1.4.12

Grabar macros bsicas.

1.4.7

Administrar la seguridad de las macros.

1.4.5

Asegurar la integridad de los datos


Ordenar datos
Filtrar datos
Delinear y obtener subtotales de datos

Configurar datos en un formato de tabla

Guardar el trabajo con macros

120

Trabajar con datos y macros

121

Ha sido contratado para llevar los libros de una clnica veterinaria local. En lo que se refiere a la contabilidad, la clientela se sale
de lo normal. Aunque los colegas de trabajo deben realizar un seguimiento de las caractersticas de los pacientes, no se trata en
realidad de clientes que pagan. Es posible que los responsables de pagar en su nombre tengan a su cargo ms de un paciente a
la vez.
Aunque tcnicamente Excel no es un programa de administracin de bases de datos, en las oficinas se utiliza ms que cualquier
otro programa para dicho fin. Los usuarios aprecian la comodidad de poder tener los registros individuales en filas nicas, por
lo que todo lo que se registre sobre un determinado paciente felino o canino, por ejemplo, se registra en una sola fila. De esta
manera, Excel puede ordenar una base de datos completa segn el nombre de los pacientes o mostrar nicamente determinados
registros que cumplen los criterios que el usuario especifique (por ejemplo, solo gatos o solo spaniels) sin que ello afecte la
integridad de la propia base de datos ni cambie el libro.

Orientacin sobre el software


Pestaa Datos
En la mayora de los ejercicios de esta leccin se utiliza la pestaa DATOS. Aunque en
un principio los programas de hoja de clculo como Excel tenan como objeto servir de
motores de clculo, a menudo es cmodo tener los registros y el clculo en un mismo
programa. Aunque piense que introducir datos sea una tarea tan repetitiva y aburrida
como un maratn de reuniones del consejo municipal sobre la televisin de acceso pblico,
Excel ayuda a importar datos desde orgenes que no sean el mismo usuario, adems de
ser til para ordenar y administrar correctamente los datos, una vez que estos estn en el
libro.
Figura 9-1
Pestaa DATOS

Importar desde
orgenes que no
son Excel

Pestaa
Datos

En la Figura 9-1 se muestra la pestaa DATOS en una ventana maximizada de Excel, con
muchas de las caractersticas que se utilizan en esta leccin sealadas.

Ordenar de A a Z (ordenar
de menor a mayor)

Ordenar de Z a A
(ordenar de menor a
mayor)

Filtrar
columnas

Grupos de filas o
columnas en clsteres

Eliminar filas
duplicadas

Insertar filas de
subtotales

Desagrupar filas
o columnas
agrupadas

122

Leccin 9

Importar datos
Cuando trabaja con un libro que requiere un gran volumen de datos, solo puede desear
fervientemente que esos datos ya existan de alguna forma y que no sea preciso introducirlos
manualmente. Si los datos que necesita para un libro se originan fuera de Excel, este programa
necesita poder recibir dichos datos de tal manera que pueda comprender dnde empiezan y
terminan las celdas y dnde comienzan y terminan los registros. Se pueden importar incluso
archivos de texto simples con valores separados (delimitados) por comas, ya que las comas
actan como delimitadores, y Excel los reconoce. Las complejas bases de datos relacionales
estn formadas por varias tablas y por lo tanto no pueden importarse directamente. As que el
truco consiste en ser capaz de abrir una conexin con la base de datos (por ejemplo, un canal
de comunicaciones) y transmitir las tablas especficas que necesita a Excel, de manera que
Excel pueda analizarlas fcilmente (interpretarlas carcter por carcter).

Abrir archivos no nativos directamente en Excel


Excel tiene dos formatos de datos principales: un formato ms antiguo propiedad de Microsoft
y operado por Microsoft, cuyos archivos terminan con la extensin .XLS, y un formato .XLSX
ms reciente, basado en XML, cuyas caractersticas se han compartido pblicamente. Dado que
el nuevo formato es pblico, existen ahora ms programas y servicios que publican datos en un
formato que Excel acepta. Pero no siempre es as, puesto que muchos servicios proporcionan
datos en un formato XML bsico que Excel puede importar. En dicho caso, no se puede
garantizar que las columnas vayan a estar todas correctamente alineadas o que los encabezados
vayan a ocupar el lugar que Excel espera para una tabla. El "denominador comn ms bajo"
para la compatibilidad de archivos es el archivo .CSV, que es texto sencillo que utiliza como
delimitadores (caracteres que separan las entradas de datos entre s) determinados caracteres,
tales como comas y comillas, que Excel no interpreta como parte de una entrada de celda.

Abrir un archivo no nativo directamente en Excel

paso a paso

PREPRESE. Antes de iniciar estos pasos, INICIE Microsoft Excel.


1. Si el libro activo no es un libro nuevo y en blanco, haga clic en la pestaa ARCHIVO. En Backstage, haga
clic en Nuevo y luego en la miniatura marcada como Libro en blanco.
2. En la pestaa DATOS, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde el texto.
3. En el cuadro de dilogo Importar archivo de texto, busque y haga clic en 09 NA-EST2012-01.csv. Haga
clic en Importar.
4. En el paso 1 del Asistente para importar texto, observe la vista previa en la parte inferior (vea la
Figura 9-2). Esta es la mejor aproximacin de Excel, por el momento, a cmo se debe aplicar formato
a los datos. Observar que hay cifras de poblacin representadas entre comillas con comas entre
cada cifra. En este caso, las comas actan de delimitadores y es difcil juzgar si cada una de las cifras
entre las comas tendr la misma longitud. En Elegir tipo de archivo que mejor describe sus datos, elija
Delimitado y seleccione Mis datos tienen encabezados.
Figura 9-2
Asistente para la
importacin de texto, paso 1

Trabajar con datos y macros

123

5. La vista previa muestra los encabezados que empiezan en la fila 3. Por lo tanto, para la opcin
Importar en la fila, elija 3. Haga clic en Siguiente.
6. En el paso 2 del Asistente, desactive Tabulador porque la vista previa no indica espacios largos entre
las cifras. Active Coma. Establezca Calificador de texto en (comillas). Desplcese hacia abajo por el
panel Vista previa de datos y observe ahora que Excel encontr las separaciones de columnas entre
las cifras. Haga clic en Siguiente.
7. En el paso 3 del asistente podr establecer el tipo de datos para cada columna descubierta. Haga clic
en la primera columna del panel Vista previa de datos. Haga clic en Finalizar.
8. En el cuadro de dilogo Importar datos que aparece a continuacin, deje Dnde desea situar los
datos? configurado en Hoja de clculo existente. Haga clic en Aceptar.
9. Disminuya el ancho de la columna A a 16.
10. La hoja de clculo que gener Excel, que se muestra en la Figura 9-3, muestra los clculos mensuales
de poblacin de los Estados Unidos desde abril de 2010 hasta diciembre de 2012. Excel no pudo
analizar las fechas de la columna A, por lo que dej el tipo de datos configurado en General para la
mayora de las celdas. Sin embargo, cometi un error al intentar convertir el ao de la celda A25. Para
corregirlo, comience por eliminar las filas 2, 12 y 25.
Figura 9-3
Hoja de clculo con datos del
censo recin importada

11. Haga clic en la celda A2, escriba Abril de 2010 y presione Entrar.
12. Arrastre el controlador de relleno desde la celda A2 hasta la celda A34 y sultelo. Excel cambiar las
entradas de la columna A por los meses correctos.
13. Elimine las filas 35 a 40.
14. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 9 como 09 Monthly Census Data Solution.
CIERRE el libro y deje Excel abierto para el ejercicio siguiente.

Obtencin de datos externos


En el mundo de los equipos, existen bases de datos y archivos de datos. Teniendo en cuenta que
normalmente las bases de datos se almacenan en archivos, es lgico preguntarse "Cul es la
diferencia?" Un archivo de datos almacena una serie de registros en un formato relativamente
sencillo y Excel es un programa que utiliza los archivos de datos de esta manera. Una
base de datos es un sistema relativamente complejo que puede almacenar un gran volumen de
datos relacionados que requieren un programa que evale y procese esa informacin. As que
cuando Excel importa datos de una base de datos en vez de un archivo de datos (como en el
ejercicio anterior), en realidad inicia un programa, comienza un proceso de comunicacin con
dicho programa e instruye al programa para que transmita los datos que necesita.
Tome nota

En este ejercicio, utilizar un archivo de Microsoft Access, aunque no necesita tener Access
instalado en el equipo para continuar.

124

Leccin 9

Obtener datos externos

paso a paso

PREPRESE. INICIE Excel si an no se est ejecutando.


1. Si el libro activo no es un libro nuevo y en blanco, haga clic en la pestaa ARCHIVO. En Backstage, haga
clic en Nuevo y luego en la miniatura marcada como Libro en blanco.
2. En la pestaa DATOS, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde Access.
3. En el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos, ubique el archivo de base de datos 09 GMcC
Customer contacts.accdb. Seleccinelo y haga clic en Abrir.
4. En el cuadro de dilogo Seleccionar tabla que se muestra en la Figura 9-4, haga clic en Clientes (la
tabla que queremos importar) y luego en Aceptar.

Figura 9-4
Cuadro de dilogo
Seleccionar tabla

5. En el cuadro de dilogo Importar datos, haga clic en Tabla. En Dnde desea situar los datos?, haga clic
en Hoja de clculo existente y asegrese de que el cuadro de texto contenga =!$A$1.
6. Haga clic en Aceptar. Excel necesitar un tiempo para consultar la base de datos. Pronto mostrar
una tabla con formato (vea la Figura 9-5) completa con los botones de filtro automtico en los
encabezados, sobre los que aprender ms en esta leccin en la seccin "Usar los filtros automticos".
Figura 9-5
Datos XML no coincidentes,
recin importados

7. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 9 como 09 2005 Customers Solution.


CIERRE el libro y deje Excel abierto para el ejercicio siguiente.

Anexin de datos a una hoja de clculo


Despus de importar datos desde otro formato o base de datos a una hoja de clculo,
probablemente dedicar mucho tiempo a conciliar esos datos con los registros existentes. En
los dos ejercicios anteriores, tuvo la suerte de importar datos a hojas de clculo en blanco. En la
vida real, llevar datos desde otros orgenes a una hoja de clculo llena y tendr que esforzarse
para que encajen de alguna manera.

Trabajar con datos y macros

125

Anexar datos a una hoja de clculo

paso a paso

PREPRESE. ABRA el libro 09 Owners.xls de esta leccin.


1. Haga clic en la celda A21.
2. En la pestaa DATOS, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en De otras fuentes y luego en
Desde importacin de datos XML.
3. En el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos, ubique y seleccione el archivo de datos 09 2010_
Owners.xml. Haga clic en Abrir.
4. En el cuadro de dilogo Importar datos, haga clic en Hoja de clculo existente y luego en Aceptar.
Aunque se anexa una lista de clientes al final de la hoja de clculo, las columnas no se alinean, tal
como muestra claramente la Figura 9-6. Esto es normal en los datos anexados. En este punto puede
aparecer un cuadro de dilogo marcado Error en XML. Si es as, haga clic en Aceptar para cerrar el
cuadro de dilogo y continuar.

Solucin de
problemas

Con el tiempo, las carpetas donde solan residir archivos de datos antiguos pueden dejar de existir. Este
es ciertamente el caso del archivo XML original desde el cual import datos a la hoja de clculo. Algunas
versiones del analizador XML de Microsoft vern esto como un "error", mientras que otras no. Diversos
factores pueden contribuir al analizador XML que tenga su equipo. En cualquier caso, no se trata realmente
de un error y no necesita preocuparse por ello.

Figura 9-6
Datos XML no coincidentes,
recin importados

5. Para corregir el problema, comience por mover los nombres del rango de celdas E23:E75 al rango
B23:B75. Sobrescriba el contenido existente en la columna B.
6. Mueva los apellidos desde el rango de celdas H23:H75 al rango de celdas A23:A75. Sobrescriba el
contenido de la columna A.
7. Repita el proceso para los estados de la columna J que deberan estar en la columna E, los cdigos
postales de la columna K que deberan estar en la columna F, y los nmeros de telfono de la columna
I que deberan estar en la columna G.
8. Elimine las columnas H a L.
9. Elimine las filas 21 y 22.
10. Reemplace las 11 instancias de Dell City en la columna D por Del City.
GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 9 como 09 Car Owners Solution.xlsx. CIERRE el libro y deje
Excel abierto para el ejercicio siguiente.

126

Leccin 9

Asegurar la integridad de los datos


A primera vista no se ve, pero un libro de Excel es en realidad una especie de programa en
s mismo. No solo recibe datos, ejecuta algunas frmulas y tabula los resultados. En realidad
puede crear reglas para cada libro, que Excel puede poner en prctica para ayudar a todos los
usuarios a introducir los datos correctos de forma adecuada. Al copiar datos nuevos desde
un papel, sobre todo con varios registros a la vez, es fcil escribir los dgitos o caracteres
incorrectos, especialmente en los campos donde se usa un carcter para indicar un tipo,
por ejemplo un adulto mayor o un nio, o un perro o un gato. Hgase rpidamente esta
pregunta: La letra C en una clnica veterinaria debera representar canario o canino?
La validacin permite garantizar que se hayan introducido correctamente los datos, antes
de procesarlos incorrectamente. Las herramientas de validacin de datos de Excel pueden
ayudarle a configurar reglas que impidan que los usuarios introduzcan datos no vlidos o
inutilizables, o que no se introduzcan datos obligatorios.

Restriccin de entradas de celdas a ciertos tipos de datos


Quizs la forma de regla ms habitual que cree para libros de Excel establecer ciertas
expectativas para los datos que se vayan a escribir. Por ejemplo, en Amrica del Norte (donde
los clientes de los negocios locales tienden a residir fuera), un cdigo de rea telefnica tiene
tres dgitos. Puede configurar una regla que ejecute un ping al usuario siempre que este escriba
por error un cdigo de dos o cuatro dgitos. El usuario podr entonces responder desestimando
el mensaje y volviendo a empezar o cancelando lo escrito si el problema es que el usuario no
tena la intencin de escribir nada en esa celda.

paso a paso

Restringir entradas de celdas a ciertos tipos de datos


PREPRESE. ABRA el libro 09 Vet Clinic Patients para esta leccin.
1. Haga clic en la pestaa ARCHIVO y luego seleccione Guardar como. GUARDE el libro en la carpeta de
la leccin 9 como 09 Vet Clinic Patients (Active) Solution.
2. Inmovilice las filas 1 a 5 en las dos hojas de clculo del libro.
3. En la hoja de clculo Lista de clientes, seleccione la columna L (cdigo de rea).
4. En la pestaa DATOS, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validacin de datos. Se abrir el
cuadro de dilogo Validacin de datos.
5. Haga clic en la pestaa Configuracin.
6. En el cuadro de lista Permitir, elija Longitud de texto. Este es el primer paso para crear una norma que
regule cuntos caracteres debe contener cada entrada nueva.
7. En el cuadro de lista Datos, elija igual a.
8. Haga clic en el cuadro Longitud y escriba 3.
9. Haga clic en la pestaa de mensaje Entrada. Esta pestaa mostrar informacin en pantalla siempre
que seleccione una celda en esta rea especialmente validada.
10. Haga clic en el cuadro Ttulo y escriba Regla.
11. Haga clic en el cuadro de mensaje Entrada y escriba Solo cdigos de rea de tres dgitos. Ahora el
cuadro de dilogo Validacin de datos debe aparecer tal como se muestra.
12. Haga clic en la pestaa de Mensaje error. Excel notificar a un usuario que no vio la informacin en
pantalla de que los datos que introdujo no son vlidos.
13. Haga clic en el cuadro Ttulo y escriba Error en la entrada de datos.
14. Haga clic en el cuadro de mensaje Entrada y escriba Solo se reconocen cdigos de rea de tres
dgitos. Este mensaje se mostrar en un cuadro de dilogo cada vez que se realice una entrada no
vlida en la columna L. Ahora, el cuadro de dilogo debe aparecer tal como se muestra en la Figura
9-7.

Trabajar con datos y macros

127

Figura 9-7
Configurar una advertencia
para cuando se viola la regla
de validacin.

15. Haga clic en Aceptar.


16. Para probar la nueva regla de validacin, haga clic en la celda L58. Debera ver el mensaje de
notificacin que escribi en la pestaa Mensaje de entrada.
17. Escriba 40 y presione Entrar. Excel mostrar un cuadro de dilogo de alerta con el mensaje que cre
(vea la Figura 9-8).

Figura 9-8
Hoja de clculo con regla de
validacin aplicada

Mensaje de error de validacin

Validacin del mensaje de entrada

18. Haga clic en Cancelar. Se borrar la entrada parcial de la celda L58.


HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y djelo abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Tome nota

Las reglas de validacin de Excel solo corresponden a los datos nuevos que va introduciendo
en el libro, no a los datos que existan en el libro antes de crear las reglas. No confe en que las
reglas de validacin corrijan los errores que ya existen, sino que capturarn los errores nuevos
que puedan surgir.

Permitir que solo se introduzcan valores especficos en las celdas


Es normal encontrar en una base de datos un nica letra que represente una caracterstica,
como el gnero o la afiliacin a un partido poltico o el turno de trabajo al que se est asignado.
En la entrada de datos, es fcil que el usuario se equivoque e introduzca un carcter no vlido.
Si ese error no se detecta y se reemplaza a la persona que lo cometi, podr rectificarlo el
sustituto? Puede prever casos como este creando una regla que restrinja la entrada a una serie
de caracteres vlidos.

128

Leccin 9

paso a paso

Permitir que solo se introduzcan valores especficos en las celdas


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la pestaa ARCHIVO y luego seleccione Guardar como. GUARDE el libro en la carpeta de
la Leccin 9 como 09 Vet Clinic Patients (Active) Solution 2.
2. Haga clic en la pestaa Lista de pacientes.
3. Seleccione la columna D.
4. En la pestaa DATOS, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validacin de datos.
5. En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haga clic en la pestaa Configuracin.
6. En el cuadro de lista Permitir, elija Lista. Aparecer el cuadro Origen en la parte inferior del cuadro de
dilogo.
7. Haga clic en el cuadro Origen. Escriba M,F,N fijndose bien en incluir las comas.
8. Desactive el cuadro Omitir blancos.
9. Haga clic en la pestaa Mensaje de entrada. Haga clic en el cuadro Mensaje de entrada y escriba
Macho, Hembra o Castrado.
10. Haga clic en Aceptar. Ahora, cualquiera que introduzca un nuevo paciente en la base de datos deber
especificar el sexo del animal.
11. Seleccione la columna E (n. de propietario).
12. En el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validacin de datos.
13. Haga clic en la pestaa Configuracin. En el cuadro de lista Permitir, haga clic en Lista.
14. En el lado derecho del cuadro Origen , haga clic en el botn Contraer dilogo.
15. Con el cuadro de dilogo Validacin de datos contrado, haga clic en la pestaa de hoja de clculo
Lista de clientes.
16. Seleccione la columna A (n. de cliente).
17. Al final del cuadro Origen, haga clic en el botn Expandir dilogo. Reaparecer el cuadro de dilogo
completo y ahora el cuadro Origen debe contener =Client list!$A:$A.
18. Desactive los cuadros Omitir blancos y Men desplegable en celdas.
19. Haga clic en la pestaa de mensaje Entrada. Seleccione Advertencia en el cuadro Estilo.
20. En el cuadro de mensaje Error, escriba El propietario debe tener el nmero para un cliente
preexistente.
21. Haga clic en Aceptar. Ahora la columna N. de propietario puede contener solo nmeros para clientes
que aparezcan en la columna N. de cliente de la hoja de clculo Lista de clientes.
22. Para asegurarse de que sus nuevas reglas de validacin funcionen, en la hoja de clculo Lista de
pacientes, en la parte inferior de la lista, haga clic en la celda A58 e intente introducir los siguientes
datos:
Murdock
Perro Rottweiler
B
61
23. Despus de intentar introducir B en la columna D, responda al cuadro de dilogo de error haciendo
clic en Reintentar y escribiendo M.
24. Despus de intentar introducir 61 en la columna E, responda al cuadro de dilogo de error haciendo
clic en No y escribiendo 31.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y djelo abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Tome nota

Sigue siendo posible que un valor no vlido permanezca en una hoja de clculo despus de
que el sistema haya alertado al usuario de que no es vlido. Por ejemplo, si en el paso anterior
hubiera hecho clic en S en lugar de No, el valor 61 seguira en la columna E, incluso aunque
no haya ningn cliente con el nmero 61 en la columna A de la lista Clientes. Posiblemente,
de esta manera pueda introducir intencionalmente un nuevo paciente canino en la lista sin un
dueo, si desea agregar la informacin del dueo ms adelante.

Quitar las filas duplicadas de una hoja de clculo


En muchas bases de datos, es importante que cada registro (cada fila de una tabla de base
de datos de Excel) sea nico. Si una entrada aparece dos veces, Excel puede tratar dichas
entradas como si fueran diferentes, aunque contengan informacin idntica, en especial en
los casos en que la repeticin de entradas sea accidental. Por consiguiente, los problemas se
presentan cuando intenta conciliar cualquier otro registro o datos posteriores que pueden hacer
referencia a cualquiera de esas dos entradas duplicadas. Para limpiar la base de datos, Excel
puede buscar las entradas duplicadas y depurarlas antes de se produzcan demasiados daos.

Trabajar con datos y macros


paso a paso

129

Quitar las filas duplicadas de una hoja de clculo


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. GUARDE el libro actual como 09 Vet Clinic Patients (Active) Solution 3.
2. Haga clic en la pestaa de la hoja de clculo Lista de clientes.
3. Haga clic en la celda A58 y en fila 58, escriba los siguientes datos en las columnas correspondientes:
Seora Mary Jane Brink 704 Fairway Drive
Cincinnati
OH
45250 513 255-1655
4. Seleccione el rango de celdas A5:N58.
5. En la pestaa DATOS, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Eliminar duplicados. Aparecer
el cuadro de dilogo Eliminar duplicados.
6. En la lista Columnas, desactive la seleccin junto a N. de cliente. Si aparecen direcciones y nombres
duplicados en la lista, es probable que los nmeros de ndice de clientes no estuvieran duplicados.
7. Deje activada la casilla Mis datos tienen encabezados. De esta forma, Excel no tratar la fila 5 como si
contuviera datos.
8. Haga clic en Aceptar. Excel responder con un cuadro de dilogo indicando que se elimin un
conjunto de valores duplicados (el que acaba de introducir).
9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo. Tenga en cuenta que se elimin la segunda
instancia (inferior) de la entrada duplicada, de la fila 58.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y djelo abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Ordenar datos
Despus de introducir datos en un rango de datos o, como ver ms adelante en esta leccin,
en una tabla de base de datos formal, el nmero de la fila en el que aparece cada registro no
importa en absoluto. De hecho, es importante que recuerde que las entradas de datos de Excel
no se indexan segn el nmero de fila, ya que estn sujetas a cambios. Ordenar un rango de
datos le permite encontrar con mayor facilidad los datos exactos que usted necesita. En algunos
aspectos, tambin le puede servir a Excel para buscar ciertos datos que se van a introducir en
las frmulas (ver leccin 5), aunque la clasificacin se realiza principalmente para su beneficio.
Tal vez quiera, por ejemplo, mantener a la gente de una tabla ordenada por el apellido en vez
de ordenarla de acuerdo con algn nmero de cliente arbitrario que no recordar. As que
cuando introduzca un cliente nuevo cuyo apellido empiece por una letra anterior a "Z", tal
vez le resulte ms fcil introducir el nombre en la parte inferior de la lista y despus volver a
ordenarla alfabticamente. De esta forma, no tendr que introducir manualmente una fila en
blanco en medio de la hoja de clculo, en la ubicacin alfabtica adecuada.

Ordenar datos segn un nico criterio


Probablemente oy la palabra "criterios" con ms frecuencia que su contrapartida singular,
criterio. Ambas palabras se refieren a elementos que estn contemplados en el curso de la
ejecucin de una funcin. Por ejemplo, las pginas blancas de un directorio telefnico estn
ordenadas por los apellidos de los propietarios de telfonos (o mejor dicho, en esta sociedad
culturalmente ms expansiva, por su primer apellido). El primer apellido es un criterio de
clasificacin. Como muchas personas comparten el mismo primer apellido, las listas de
propietarios de telfonos que tienen el mismo primer apellido se clasifican segn el nombre
y, a continuacin, por las iniciales medias cuando se utilizan. Esto conduce a tres criterios
diferentes para este tipo de clasificacin. Sin embargo, cuando las personas de una base de
datos estn indexadas por nmero, y dicho nmero es nico, se utiliza un nico criterio para
ejecutar una operacin de clasificacin comn.
paso a paso

Ordenar datos segn un nico criterio


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. GUARDE el libro actual como 09 Vet Clinic Patients (Active) Solution 4.
2. En la hoja de clculo Lista de pacientes, haga clic en la celda E6. Tenga en cuenta que esta es la fila
que est encima de la columna N. de propietario y que todas sus entradas son numricas.

130

Leccin 9
3. Mantenga presionada la tecla Mays mientras hace clic en la celda A58. Esto seleccionar el rango
completo que desea ordenar.
4. En la pestaa DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botn Ordenar de menor a mayor
(con una A sobre una Z y una flecha hacia abajo). Ahora, la lista est ordenada en orden numrico
ascendente (a pesar de la presencia del alfabeto en el botn) por N pedido, que fue la primera
columna en la que hizo clic al seleccionar el rango.
5. Haga clic en la celda A6.
6. Mantenga presionada la tecla Mays mientras hace clic en la celda E58.
7. Vuelva a hacer clic en el botn Ordenar, cuya informacin en pantalla es ahora el botn Ordenar de
A a Z (ya que est ordenando texto alfanumrico). Esta vez, la lista est ordenada por Nombre de
paciente, y nuevamente, la primera columna en la que hizo clic al seleccionar el rango. Murdock el
Rottweiler, que agreg anteriormente a la fila 58 ahora aparece en la fila 45.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y djelo abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Solucin de
problemas

Antes de ordenar un rango, compruebe primero que haya seleccionado el rango completo, incluidas las
columnas que estn ms a la derecha. Excel deja sin modificar todo el contenido que est fuera del rango de
orden, lo que deja al usuario con contenido no ordenado si no selecciona el rango completo.

Ordenar datos basndose en varios criterios


Una base de datos adecuada que contiene registros de personas divide cada elemento de
los nombres como mnimo entre el nombre y el primer apellido e incluye, preferentemente,
elementos opcionales como las iniciales medias, adems de prefijos y sufijos. Por esta razn,
cada vez que ordene una base de datos, rango o tabla por nombres, le ser til ordenarlos
siguiendo varios criterios.

Ordenar datos basndose en varios criterios

paso a paso

PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.


1. Haga clic en la pestaa Lista de clientes.
2. Seleccione el rango A5:N57.
3. Asigne el nombre Clientes al rango.
4. En la pestaa DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar. Aparecer el cuadro de
dilogo Ordenar.
5. En el cuadro de lista Ordenar por, en Columna, elija Apellido.
6. Haga clic en Agregar nivel.
7. En el cuadro de lista Luego por que aparece, elija Nombre.
8. Haga clic en Agregar nivel.
9. En el siguiente cuadro de lista Luego por, elija IM (inicial media).
10. Vuelva a hacer clic en Agregar nivel.
11. En el siguiente cuadro de lista Luego por, elija Sufijo. Ahora, el cuadro de dilogo debe aparecer como
se muestra en la Figura 9-9.
Figura 9-9
Cuadro de dilogo Ordenar

Trabajar con datos y macros

131

12. Deje activada la casilla Mis datos tienen encabezados para que Excel no trate la fila de encabezados
como una entrada de datos.
13. Haga clic en Aceptar. La lista de clientes ahora est ordenada alfabticamente, con las personas que
comparten el mismo apellido ordenadas alfabticamente por nombre. Aunque los nmeros de cliente
aparecen desordenados, los datos no han cambiado y la base de datos conserva su plena integridad.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y djelo abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Ordenar datos segn los atributos de celda


En la leccin 6, vio cmo Excel puede aplicar un formato especial a celdas segn el contenido
detectado (por ejemplo, una columna de temperatura con un sombreado de color rojo intenso
cuando el valor numrico supera los 90 grados). Excel puede ordenar los registros basndose
en el formato condicional que se aplica a las celdas. Esto es importante ya que Excel no tiene
una funcin de "tipo condicional", donde se crea una regla o una frmula que Excel evala
para agrupar u organizar filas. En cambio, puede crear reglas que aplican formatos o grficos
especficos a celdas basndose en su contenido. A continuacin, Excel puede ordenar y agrupar
los registros cuyas celdas tienen estos formatos especiales aplicados.
paso a paso

Ordenar datos utilizando atributos de celda


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. En la hoja de clculo Lista de pacientes, seleccione la columna E.
2. Haga clic con el botn derecho en la columna y luego en Insertar en el men contextual.
3. Con la columna E seleccionada, en la pestaa DATOS, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en
Validacin de datos.
4. En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haga clic en Borrar todo. Haga clic en Aceptar.

Solucin de
problemas

Cuando se crea una columna nueva a la derecha de la columna que est regida por una regla de validacin
de datos, la nueva columna adquiere la misma regla, incluso aunque se haya creado con otro objetivo. Para
eliminar esta regla, seleccione la columna nueva, visualice el cuadro de dilogo Validacin de datos y haga
clic en Borrar todo segn lo demostrado anteriormente.
5. Haga clic en la celda E5 y escriba Esterilizado/Castrado.
6. En la columna E, escriba S para los siguientes nmeros de fila: 7, 22, 23, 26, 35, 38, 47 y 51.
7. En la columna E, escriba N para los siguientes nmeros de fila: 6, 8, 9, 10, 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 21,
25, 28, 30, 31, 32, 33, 36, 37, 39, 42, 43, 44, 46, 48, 49, 50, 53, 55, 56, 57 y 58.
8. Seleccione la columna E.
9. En la pestaa DATOS, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validacin de datos.
10. En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haga clic en la pestaa Configuracin. En Permitir, elija
Lista.
11. En el cuadro Origen, escriba E,C.
12. Haga clic en la pestaa Mensaje de entrada. En el cuadro Mensaje de entrada y escriba E =
Esterilizado, C = Castrado. Haga clic en Aceptar.
13. Seleccione el rango E6:E100. En la pestaa INICIO, en el grupo Estilos, haga clic en Formato
condicional. Haga clic en Nueva regla.
14. En el cuadro de dilogo Nueva regla de formato, seleccione Dar formato solo a celdas que contengan
en la lista Seleccionar un tipo de regla.
15. En el cuadro de lista, en Aplicar formato nicamente a las celdas con, seleccione Sin espacios en
blanco.
16. Haga clic en Formato.
17. En cuadro de dilogo Dar formato a celdas, haga clic en la pestaa Llenar. Elija la sexta muestra de
color de la izquierda en la tercera fila. Haga clic en Aceptar.
18. Haga clic en Aceptar. Ahora los animales esterilizados y castrados deben aparecer sombreados.
19. Seleccione el rango A5:F58. Asigne el nombre Pacientes al rango.
20. En la pestaa DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar.

132

Leccin 9
21. En el cuadro de dilogo Ordenar, en la lista Ordenar por, elija Esterilizado/Castrado.
22. En la lista Ordenar en, elija Color de celda.
23. Haga clic en la flecha desplegable junto a Sin color de celda. Tal como muestra la Figura 9-10, el
cuadro de lista que aparece muestra solo los colores que realmente se estn usando para el formato
condicional, en este caso, solo una muestra. Haga clic en la muestra de color.
Figura 9-10

Cuadro de dilogo Ordenar


que muestra la opcin de
color de formato condicional

24. Haga clic en Aceptar. Ahora, la hoja de clculo ordenada debe tener el aspecto que se muestra en la
Figura 9-11. Todos los animales E y C estn agrupados juntos en la parte superior, y los dos tipos se
mezclan entre s. Todos los animales no operados estn juntos en la parte inferior.
Figura 9-11
Hoja de clculo con clasificacin basada en formato
condicional aplicada

HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y djelo abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Solucin de
problemas

Las tablas que desea que Excel ordene no deben contener celdas combinadas (consulte la leccin 6). Para
que Excel pueda intercambiar uniformemente contenido de las celdas entre posiciones, cada fila debe tener
un nmero idntico de celdas. Cada una de las celdas de una columna puede recibir un formato diferente,
aunque sus anchos no pueden variar.

Filtrar datos
Cuando se busca informacin en Internet, se espera que el motor de bsqueda devuelva los
datos ms pertinentes de la bsqueda en la parte superior de la lista. Al igual que ocurre con las
bases de datos, cuando se solicita nicamente los registros que cumplen criterios particulares o
se consultan dichos registros, se espera ver solo los datos pertinentes y que se filtren los datos
irrelevantes o no coincidentes. Con Excel, existe una forma de especificar formalmente los
lmites de la tabla de base de datos; es decir, Esta parte de la hoja de clculo se debe tratar
como una base de datos y hacer que Excel filtre solo las filas que no corresponden a lo que
se busca. Esto no modifica la base de datos, ni se elimina ninguna fila con un filtro. Solo las
esconde temporalmente.

Trabajar con datos y macros

133

Uso del filtro automtico


Un filtro automtico es la forma ms rpida de configurar una tabla para que muestre
nicamente las filas que cumplen criterios bsicos (por ejemplo, solo clientes que viven en
el mismo Estado, o solo clientes que se han registrado para recibir boletines informativos
mensuales). Si los criterios de bsqueda incluyen informacin que se puede evaluar fcilmente
con una simple lectura de los datos existentes en las celdas, puede utilizar un filtro automtico
para configurar la bsqueda con muy pocos problemas. Existen formas de configurar filtros
ms complejos y ms avanzados que duplican datos en otra ubicacin (a menudo una hoja de
clculo nuevo) mediante criterios avanzados basados en frmulas. Sin embargo, para realizar
simples evaluaciones de datos, el filtro automtico requiere menos esfuerzos. Esto convierte
la fila de encabezados de la tabla en un conjunto de controles que se utilizan para elegir los
criterios y seleccionar los datos que desea ver.

paso a paso

Usar el filtro automtico


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. GUARDE el libro actual como 09 Vet Clinic Patients (Active) Solution 5.
2. Haga clic en la pestaa de la hoja de clculo Lista de clientes. En el cuadro Nombre, escriba Clientes y
presione Entrar. Excel resalta el rango de datos para la tabla Clientes.
3. En la pestaa DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Filtro. Excel agregar botones
desplegables a los nombres de campo de todas las columnas de la lista.
4. Haga clic en la flecha desplegable junto al encabezado N. cliente de la columna A. Excel mostrar el
men Autofiltro que se muestra en la Figura 9-12.

Figura 9-12
Men de filtro automtico
para una columna numrica

5. Para ordenar la tabla por nmero de cliente, haga clic en Ordenar de menor a mayor. Esto le permitir
acceder directamente a ordenar sin tener que pasar por el men.

134

Leccin 9
6. Para mostrar solo los clientes con direcciones en Ohio, haga clic en la flecha desplegable, junto a
Estado. En el men Autofiltro que aparece, desactive el cuadro (Seleccionar todo) para desactivar
todas las casillas y, a continuacin, active OH y haga clic en Aceptar.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y djelo abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Cuando un filtro automtico est activo; es decir, se ven los resultados filtrados en vez de la
tabla completa, Excel aplica una notacin especial a los botones de filtro automtico y a los
nmeros de fila. Tal como se muestra en la Figura 9-13, el botn de la columna utilizada en
ordenar ahora contiene una flecha hacia arriba larga, mientras que el botn de la columna
utilizada en el filtro contiene un smbolo de embudo, como el aparato por el que se vierte aceite
en el motor.
Figura 9-13
Smbolos en una tabla
filtrada

Indicadores
de fila enmascarados

Columna ordenada
(orden ascendente)

Columna filtrada

Asimismo, observe que los nmeros de fila son de color azul y no son consecutivos. Si presta
atencin, ver que all donde estn ocultas las filas que no coinciden, Excel pone un lmite
doble entre los nmeros de las filas coincidentes, por ejemplo, entre las filas 18 y 21 y entre las
filas 47 y 55.

Creacin de filtro automtico personalizado


Un filtro automtico personalizado usa un regla que el usuario ha creado e instruye a Excel
sobre cmo evaluar las entradas de cada fila. El resultado de esa evaluacin determina si se
mostrarn o filtrarn las filas. Con un filtro automtico sencillo, Excel busca contenido basado
en muestras reales de la columna. Por ejemplo, en la tarea anterior, Ohio (OH) e Indiana (IN)
eran opciones porque ambos figuraban en la columna Estado; no se mostraba ningn otro
Estado. Por el contrario, con un filtro automtico personalizado, puede establecer una regla que
instruya a la hoja de clculo para que muestre solo los registros cuyos valores en una columna
determinada estn por encima o por debajo de una determinada cantidad. Bsicamente, la
regla indica a Excel que compare cada valor de la columna con algo. La visualizacin del valor
depende de las condiciones de la comparacin; es decir es igual? es superior? es inferior?
se encuentra entre los diez superior o inferiores? El filtro automtico personalizado es una de
las herramientas ms flexibles de Excel.
paso a paso

Crear un filtro automtico personalizado


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Inserte una columna nueva en la hoja de clculo Lista de pacientes, entre las columnas existentes D y E.
2. Borre las reglas de validacin de la nueva columna E.
3. Agregue el ttulo Vacuna contra la hepatitis a la fila 5.

Trabajar con datos y macros

135

4. Escriba las fechas siguientes en las celdas:


E9
18/01/2012
E12
16/08/2011
E14
15/05/2012
E19
01/03/2009
E23
19/10/2010
E27
05/07/2012
E33
02/02/2011
E38
15/08/2012
E39
14/07/2011
E44
09/01/2012
5. Seleccione el rango de datos Pacientes. El rango se debe haber estirado automticamente para incluir
la nueva columna.
6. En la pestaa DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Filtro.
7. Haga clic en la flecha desplegable junto a Vacuna contra la hepatitis. En el men, haga clic en Filtros
de fecha y luego en Filtro personalizado. Se abrir el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado.
8. En el primer cuadro de lista debajo de Vacuna contra la hepatitis, elija est antes de. En el cuadro de
la derecha, escriba 01/01/2012.
9. Haga clic en el botn O entre las dos filas de cuadros de lista.
10. En el segundo cuadro de lista debajo de O, elija es igual a. Deje el cuadro de lista en blanco (que
signifique literalmente en blanco o nada).
11. Haga clic en Aceptar. Despus de que desaparezca el cuadro de dilogo, Excel filtra todas las entradas
de la lista de pacientes en las que se sabe que el paciente recibi la vacuna contra la hepatitis en el
ao 2012 o posteriormente. Quedan los animales de los que se sabe que fueron vacunados en 2011 o
anteriormente, o aquellos cuya fecha de vacunacin de desconoce.
12. Vuelva a hacer clic en el botn Filtro junto a Vacuna contra la hepatitis. En el men, haga clic en Filtros
de fecha y luego en Filtro personalizado.
13. En el segundo cuadro de lista que actualmente indica es igual a, elija la entrada en blanco de la parte
superior de la lista. Ahora el cuadro debe estar vaco.
14. Haga clic en Aceptar. La lista debe mostrar ahora solo los cinco animales de los que se sabe que
fueron vacunados en 2011 o en fechas anteriores.
15. Vuelva a hacer clic en el botn Filtro junto a Vacuna contra la Hepatitis. En el men, elija Borrar filtro
de "Inoculacin Hepatitis".
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y djelo abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Filtro de los datos mediante los atributos de celda


Cuando se aplica formato condicional a una columna de celdas, dicho formato es algo que
Excel entiende. Dicho de otro modo, en las bsquedas del sistema de filtro vale tanto como
un valor. As que puede filtrar y ocultar fcilmente filas donde las celdas de una columna no
tengan un formato determinado, como un fondo sombreado o un color de fuente.

paso a paso

Filtrar los datos utilizando los atributos de celda


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. En la hoja de clculo Lista de pacientes, haga clic en el botn desplegable Esterilizado/Castrado.
2. En el men, haga clic en Filtrar por color.
3. En el men emergente, elija la muestra rosada. Ahora Excel mostrar solo aquellos animales que
hayan sido esterilizados o castrados.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y djelo abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

136

Leccin 9

Esquematizar y obtener subtotales de datos


Hasta ahora, ha estado trabajando con datos ordenados como tablas llenas de registros, donde
cada fila representa una entrada de elementos relacionados. Las hojas de clculo tambin pueden
servir como listas de valores con descripciones relacionadas. Imagine una lista de inventario que
muestre el precio de venta de los artculos ordenado por departamentos. En su forma ms bsica
solo necesita dos columnas: una para la descripcin y la otra para el precio. Sin embargo, para
que esta lista sea til, necesitar una manera de desglosar los artculos entre sus departamentos
correspondientes, por ejemplo, indicando su ubicacin en el estante. Estas categoras descriptivas
ayudan a subdividir los datos en grupos y luego contraer dichos grupos en encabezados de
una sola fila, denominados esquemas. Excel utiliza esquemas para generar informes que
le proporcionan datos significativos sobre los elementos de cada grupo colectivamente. El
informe ms importante, y probablemente el que se usa con mayor frecuencia, le muestra los
subtotales de los valores que se agrupan.

Agrupar y desagrupar datos


En la forma ms sencilla de agrupar datos se toma una fila de celdas que tienen un atributo
relacionado, se las agrupa en clster y despus se contrae el clster como si fuera una carpeta
que puede volver a abrirse ms tarde. Esta tarea tiene como objetivo reducir el tamao de
los informes largos para que sean ms fciles de leer. El truco para ejecutarla correctamente
consiste en dejar atrs una fila, despus de contraer el grupo, para que represente el grupo en
su totalidad, de modo que alguien que lea la hoja de clculo sepa qu abrir ms tarde.
Cada vez que agrupa filas o realiza una operacin (como una esquematizacin automtica o un
subtotal automtico) en la que se crean grupos automticamente, Excel agrega controles junto
a los encabezados de fila y columna. Excel denomina dichos controles smbolos de esquema.
Las casillas marcadas con los smbolos ms o menos se colocan en la parte inferior de las filas
agrupadas o a la derecha de las columnas agrupadas. Cada uno puede contraer o expandir el
contenido del grupo. En la esquina superior izquierda se encuentran los botones de nmero
que le permiten mostrar u ocultar todo el contenido del grupo en un nivel determinado. Si
tiene dos grupos situados precisamente uno al lado del otro, dispone solo de dos niveles: la
vista contrada y la ampliada. Pero puede tener grupos dentro de grupos, y para cada nivel de
agrupacin que cree, Excel agregar otro nmero a este banco de smbolos de esquema.
Tome nota

paso a paso

Las filas y las columnas que inscriba en un grupo deben ser aquellas que no quiere ver cuando
contraiga el grupo. Las filas de nombre de campo que identifican las celdas y las filas de totales
que muestran los subtotales no debe incluirse en los grupos.

Agrupar y desagrupar datos


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. GUARDE el libro actual como 09 Vet Clinic Patients 130114 Solution. Es mejor agrupar los datos para
los informes finales y no para las bases de datos activas en las que se pueden introducir datos nuevos
ms adelante.

Tome nota

La inscripcin de un conjunto de registros en un grupo cambia el comportamiento de los


filtros automticos que podran incorporar dicho grupo. Por ejemplo, cuando intenta ordenar
una columna, se ordenan solo los registros que no son miembros de un grupo. Una vez que los
registros se agrupan, su orden se fija y se reduce su utilidad como parte de una base de datos
activa, sobre todo si agrega filas de subtotales en la mitad. Por este motivo, la agrupacin y la
esquematizacin debe reservarse a libros que se presentan como informes finales (invariables)
en un momento determinado del tiempo.
2. Con la hoja de clculo Lista de pacientes, en la pestaa DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic
en Borrar.
3. Junto a Perro o gato?, haga clic en el botn desplegable. En el men, haga clic en Ordenar de A a Z.
Ahora, todos los gatos estn agrupados en la parte superior y los perros en la parte inferior.
4. Haga clic con el botn derecho en el encabezado de la fila 30, la fila en la que aparece el primer perro.
Haga clic en Insertar en el men contextual.

Trabajar con datos y macros

137

5. Seleccione la celda H30. Escriba Cantidad de gatos.


6. Seleccione la celda G30. En la pestaa INICIO, en el grupo Fuente, haga clic en el botn Negrita. Esto
har que este nmero especfico destaque.
7. En la pestaa INICIO, en el grupo Edicin, haga clic en la flecha desplegable Autosuma. En el men,
haga clic en Contar nmeros y, a continuacin, presione Entrar. Excel insertar una funcin en la
celda que cuenta el nmero de celdas contiguas en la columna directamente superior que contiene
nmeros, en este caso, los nmeros de propietarios para los clientes.
8. Agregue una funcin similar para contar el nmero de perros a la fila 60. (Omita la regla de validacin
al hacer clic en S en el cuadro de dilogo.)
9. Seleccione las filas 6 a la 29 (todos los gatos).
10. En la pestaa DATOS, en el grupo Esquema, haga clic en el botn Grupo. Se agregar una lnea de
indicador de grupo a la izquierda de los marcadores de fila y un smbolo de esquema en la fila que est
justo debajo del final del grupo (vea la Figura 9-14).
Figura 9-14
Hoja de clculo con grupos
aplicados

Botones de nivel de
esquema

Lnea indicadora de grupo

Smbolo de esquema

11. Repita el proceso de los pasos 9 y 10 para los perros de las filas 31 a 59. Aplique a la celda G60 el
formato Negrita. En la celda H60, escriba Nmero de perros.
12. Para contraer el grupo de gatos, haga clic en el cuadro menos (vea la Figura 9-14) junto a la fila 30,
que contiene el nmero de gatos. El control se convertir en un cuadro ms, lo que indica que cuando
hace clic en l se expandir para mostrar las filas ocultas.
13. Contraiga el grupo de perros con el cuadro menos en la fila 60. Ahora, la hoja de clculo aparecer
completamente contrada (vea la Figura 9-15).
Figura 9-15
Hoja de clculo con grupos
contrados

138

Leccin 9
14. Haga clic en el botn Seleccionar todo. En la pestaa DATOS, en el grupo Esquema, haga clic en
Mostrar detalle.
15. Seleccione las columnas B a F.
16. En el grupo Esquema, haga clic en el botn Agrupar. Se crear un nuevo grupo de columnas.
17. Haga clic en el cuadro menos sobre la columna G para contraer el grupo de columnas. Haga clic en el
cuadro ms que ocupa su lugar para expandirlo.
18. Seleccione las columnas B a G.
19. En el grupo Esquema, haga clic en el botn Desagrupar. Desaparecer el grupo de columnas.
GUARDE y CIERRE el libro. Deje Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Esquematizar datos en forma automtica


Agrupar datos es un proceso sencillo cuando se tienen solo unos cuantos grupos en la hoja de
clculo que realmente importen, tales como perros y gatos. Para un informe complejo, como un
balance con los activos y pasivos desglosados por departamentos y subdepartamentos, la tarea
se vuelve mucho ms aburrida. Por este motivo, Excel permite facilitar el trabajo. Supongamos
que insert celdas de valor total a lo largo de las filas inferiores de celdas relacionadas, o a lo
largo de la columna de la derecha al lado de celdas relacionadas, o quizs ambas. Probablemente
necesite hacer esto de todos modos para un balance formal, o para una tabla con los nombres
de vendedores en las filas y las ventas por das de la semana en las columnas; aqu establece el
total para cada vendedor a lo largo de la columna de la derecha y por cada da a lo largo de la
fila inferior. Excel puede detectar cundo y por qu configur la hoja de clculo as, de modo
que cuando esquematice automticamente una tabla o una hoja de clculo llena de tablas,
cree los grupos automticamente y le ahorre molestias.

paso a paso

Datos de esquematizacin automtica


PREPRESE. ABRA el libro 09 Critical Care Expenses de esta leccin.
1. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 9 como 09 Critical Care Expenses 0315 Solution.
2. Seleccione la celda H18. En la pestaa INICIO, en el grupo Fuente, haga clic en el botn Negrita. A
continuacin, en el grupo Edicin, haga clic en el botn Autosuma y presione Entrar. El total general
aparecer en negrita en la celda.
3. Repita el proceso de total general para la celda H28 y aplique Negrita a la celda.
4. Seleccione el rango de celdas B10:H28, abarcando ambos grupos de gastos en su totalidad.
5. En la pestaa DATOS, en el grupo Esquema, haga clic en la flecha desplegable junto a Grupo. En el
men, haga clic en Esquema automtico. Excel agrupa automticamente las filas 12 a 17 y las filas
22 a 27, despus de detectar la fila Gastos totales en la parte inferior de cada clster. Excel tambin
agrupa las columnas que abarcan del 15 al 19 de marzo, despus de detectar las columnas de totales
semanales a la derecha.
GUARDE el libro y DEJE Excel abierto para el siguiente ejercicio.

Contraccin de grupos de datos en un esquema


Cuando crea esquemas basados en grupos de datos de una hoja de clculo, aparecen smbolos
de esquema por cada grupo de filas y columnas. Utilcelos para contraer y expandir el esquema,
de modo que pueda cambiar entre las vistas de resumen y detallada de la hoja de clculo.

paso a paso

Contraer grupos de datos en un esquema


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en los tres cuadros con el signo menos para contraer sus respectivos grupos. Ahora, la hoja
de clculo debe aparecer reducida de modo que solo se vean las celdas de total general que cre con
las etiquetas adecuadas (vea la Figura 9-16).

Trabajar con datos y macros

139

Figura 9-16
Hoja de clculo con esquema
y grupos contrados

2. Haga clic en cualquiera de los cuadros ms (que reemplazan los cuadros menos) para expandir el
grupo al que estn conectados.
3. Para eliminar el esquema completamente, en la pestaa DATOS, en el grupo Esquema, haga clic en el
botn desplegable Desagrupar. En el men, haga clic en Borrar esquema.
GUARDE y CIERRE el libro. Deje Excel abierto para el prximo ejercicio.

Subtotal de datos en esquemas


Supongamos que una hoja de clculo sirve de informe de determinada actividad que se produce
en determinados das con respecto a divisiones especficas de la empresa en determinadas
regiones del pas. Estas tres categoras representan niveles de informacin. Si ordena una hoja
de clculo para que estos niveles sigan un orden preciso, tal como hemos visto cmo se hace,
Excel puede aceptar cada uno de estos niveles como capas de un esquema. Un esquema le
proporciona un resumen completo a la vez que oculta los detalles hasta que los solicita.

paso a paso

Datos del subtotal en esquemas


PREPRESE. ABRA el libro 09 Server Usage Stats de esta leccin.
1. GUARDE el libro en la carpeta de la Leccin 9 como 09 Server Usage Stats 130831 Solution.
2. Seleccione el rango A5:G140.
3. En la pestaa DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar.
4. En el cuadro de dilogo Ordenar, en la lnea Ordenar por, elija Fecha, del ms antiguo al ms reciente.
Haga clic en Aceptar.
5. En la pestaa DATOS, en el grupo Esquema, haga clic en Subtotal. Aparecer el cuadro de dilogo
Subtotal.
6. En el cuadro de lista En cada cambio, haga clic en Departamento.
7. De ser necesario, en el cuadro de lista Usar funcin, elija Suma.
8. En la lista de columnas marcadas como Agregar subtotal a, seleccione los cuadros de Banda
promedio, Datos de entrada, Datos de salida y Transacciones.
9. Active las casillas Resumen debajo de los datos y Reemplazar subtotales actuales, de ser necesario.
10. Haga clic en Aceptar. Excel inserta filas de subtotales para cada divisin de empresa, agrupando los
valores de consumo de datos para las tres regiones corporativas. Coloca cada uno de los clsteres de
fila de divisin en grupos. Luego crea un grupo ms amplio para el rango completo y agrega una fila
de totales general al final. El resultado es una hoja de clculo con subtotal con un esquema de tres
niveles (vea la Figura 9-17).

140

Leccin 9
Figura 9-17
Hoja de clculo con
subtotales calculados
automticamente con
esquema de tres niveles

GUARDE y CIERRE el libro. Deje Excel abierto para el prximo ejercicio.

Tome nota

Cuando elimina un esquema de un rango con subtotales automticos, permanecen las filas de
subtotales que Excel insert automticamente. As que para devolver a una hoja de clculo su
estado anterior a los subtotales, debe eliminar todas las filas de subtotales manualmente.

Configurar datos en un formato de tabla


Hasta ahora en esta leccin, es posible que piense que la mayora de los datos utilizados en las
hojas de clculo han sido, para todos los propsitos, tablas. Cmo podra no ser as? Tienen
encabezados a lo largo de la parte superior, tienen entradas nicas que identifican las filas y
algunas incluso tienen ndices. Desde una perspectiva tipogrfica, sin duda son tablas. Pero
Excel tiene una relevancia especial para una clase de datos que formalmente denomina tabla.
Cuando aplica formatos a un rango nico y rectangular con una fila de encabezados por arriba
y debajo de los encabezados de columnas, convertir ese rango a una tabla le permite a Excel
tratarlo como una base de datos. Procesar los datos de una tabla es ms rpido, incluso para
ordenar. Y Excel puede aplicar un formato rpido elaborado que hace la que la tabla se vea
elegante y profesional. Cuando compone frmulas, las tablas formales le permiten hacer
referencia a nombres de campo explcitamente (por ejemplo, "Precio" y "Marcado") en lugar
de por la referencia de celda (por ejemplo, B7).

Aplicar formatos a una tabla con un estilo rpido


Seamos honestos: las hojas de clculo grandes son difciles de leer. Cuando se mira un
documento bien diseado que contiene una tabla llena de cifras, se puede ver cmo los
tipgrafos aplican herramientas grficas, como poner bandas en lneas alternas para facilitar
la lectura de la tablas. Puede aplicar (meticulosamente) este tipo de estilo a un rango normal,
pero qu ocurrira cuando ordenara el rango? El formato de celda se movera junto con las
celdas y las bandas alternas se mezclaran. Al denotar qu parte de una hoja de clculo es una
tabla, Excel puede aplicar algn tipo de formato con independencia del contenido. As que una
tabla con las bandas debidamente aplicadas permanecer properly banded when you sort the
table, or when you insert and delete rows.

Trabajar con datos y macros


paso a paso

141

Aplicar formatos a una tabla con un estilo rpido


PREPRESE. ABRA el libro 09 Pet Pharma Sales para esta leccin.
1. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 9 como 09 Pet Pharma Sales August Solution.
2. En la hoja de clculo Ventas de agosto, seleccione el rango de datos A6:K93.
3. En la pestaa INICIO, en el grupo Estilos, haga clic en Dar formato de tabla. Excel mostrar un colorido
men lleno de diseos de muestra.
4. Haga clic en la muestra de la fila 4, columna 7 (Estilo de tabla medio 7). Aparecer el cuadro de
dilogo Dar formato de tabla.

Tome nota

Puede cambiar el formato de una tabla en cualquier momento usando el comando Dar formato
de tabla. Solo ver el cuadro de dilogo Dar formato de tabla la primera vez que aplique
formatos a una tabla, lo que cambiar efectivamente un rango estndar en una tabla. Despus,
solo tendr que seleccionar una celda dentro de la tabla para indicarle a Excel a qu tabla desea
volver a aplicar formatos.
5. Ya que las referencias de las celdas en Dnde estn los datos para la tabla? estn correctas, no
realice cambios y haga clic en Aceptar. Excel convertir el rango de datos en una tabla formal y
aplicar el estilo que eligi, que incluye filas dispuestas automticamente con bandas que mantienen
las bandas incluso cuando se ordenan las filas. Tambin se agregan controles de filtro automtico a la
fila de nombres de campo.
6. Para aplicar el formato negrita automticamente en la columna ubicada en el extremo de la derecha
de la tabla (ventas totales), haga clic en cualquier celda dentro de la tabla. En la pestaa DISEO, en el
grupo Opciones de estilo de tabla, haga clic en ltima columna.

Tome nota

El grupo Opciones de estilo de tabla tambin contiene una opcin para aplicar bandas a columnas
en vez de aplicarlas a filas. Desactive Filas con bandas de este grupo y, a continuacin, active
Columnas con bandas.
GUARDE el libro y DJELO abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Eliminacin de estilos de una tabla


Si desea crear un estilo personalizado para una tabla o para mltiples tablas del libro, tal vez
quiera empezar por quitar el formato actual. La funcin de eliminacin de estilo de una tabla
de Excel no es muy visible y es preciso sacarla a luz para usarla.
paso a paso

Eliminar estilos de una tabla


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 9 como 09 Pet Pharma Sales August Solution 2.
2. En la hoja de clculo Ventas de agosto, haga clic en cualquier celda dentro de la tabla.
3. En la pestaa DISEO, en el grupo Estilos de tabla, haga clic en el botn desplegable Ms. (O si solo ve
el botn Estilos rpidos, haga clic en l).
4. En el men, haga clic en Borrar. Se eliminar el formato automtico.
5. Para cambiar el estilo de tabla a algo que contraste contra los otros de esta serie, vuelva a visualizar el
men Estilos rpidos y, esta vez, elija Estilo de tabla claro 6 (esquina superior derecha).
6. Para aplicar el formato negrita automticamente a la columna de la derecha, asegrese de que, en
el grupo Opciones de estilo de tabla, est activada la casilla ltima columna. Para ejecutar la misma
operacin en la columna del extremo de la izquierda, active Primera columna.
GUARDE el libro y DJELO abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Definicin de un ttulo para una tabla


Hasta ahora, ha visto algunas diferencias sutiles y matizadas entre las tablas y los rangos de
datos comunes. La gran diferencia entre los dos consiste en la capacidad de asignar un ttulo

142

Leccin 9

a la tabla, de modo que sea posible referirse a ella y a las columnas que la constituyen por el
nombre en vez de tener que indicar el lugar de referencia. Esto lo cambia todo cuando escribe
frmulas que hacen referencia a partes de la tabla, porque ahora ya no tiene que saber dnde
estn ubicadas, sino cmo se llaman.
Una vez se asigna un ttulo a una tabla, pueden usarse todos los nombres de las columnas
en lugar de las referencias de celda de una frmula. El resultado no solo es una frmula que
es ms fcil de concebir, sino tambin de leer e incluso de escribir. As que en vez de una
referencia de celda absoluta como $B$2:$B$55 (que evidentemente empieza en la segunda fila,
ya que los encabezados estn siempre en la primera fila), puede utilizar una referencia como
Inventario[Precio de venta]. Excel ya sabe que no debe tratar la primera fila como valores, y
cuando se agregan registros a la tabla, los resultados de la frmula se ajustan sin la frmula
incluso cuando se cambia la apariencia.
La sintaxis de una referencia a campos de una tabla de Excel es la siguiente:
NombreTabla[NombreCampo]

Componente

Significado

NombreTabla

Nombre arbitrario que se da a una tabla, en lugar de su referencia


como rango. Puede tener ms de una tabla en una hoja de clculo,
aunque no siempre es cmodo.
Ejemplos: clientes, retrasos en los pedidos, problemas de cmics

NombreCampo

Nombre del campo de la fila de encabezado de la tabla. El nombre


se refiere al conjunto de celdas que juntas forman la columna con
nombre de la tabla. No es preciso especificar la celda inicial y final.
El nombre del campo siempre se indica mediante [corchetes].
Ejemplos: apellido, fecha de emisin, precio de venta

Nota: Excel reconoce cuatro constantes que se refieren a la misma rea general de una tabla,
que puede usar aqu cuando sea aplicable para reemplazar el nombre del campo:

#Todo

El conjunto de todas las celdas de la tabla

#Datos

Conjunto de todas las celdas que contienen datos, excluida la fila


de encabezado de la parte superior y las filas de totales o subtotales que puedan aparecer en la parte inferior

#Encabezados

Conjunto de todas las celdas de la primera fila de la tabla

#Totales

Conjunto de todas las celdas donde aparecen los totales, generalmente la columna de la derecha de la tabla donde se emplea una
funcin SUMA

Cuando escribe una referencia de estilo de tabla dentro de una frmula, Excel le da un acceso
directo. Despus de escribir el segundo carcter del nombre de la tabla, Excel muestra una lista
de nombres que puede agregar a la frmula (incluidos los rangos con nombre). La Figura 9-18
muestra su apariencia. En vez de escribir el resto del nombre, puede usar las teclas de direccin
del teclado para navegar por este men hasta que se resalte el nombre que quiere (nombre de la
tabla) y luego presione la tecla Tab. Se introducir el nombre completo en la frmula, lo que le
ahorrar unos cuantos segundos de tiempo.

Trabajar con datos y macros

143

Figura 9-18
Men IntelliSense para el
nombre de tabla

El men aparece aqu

Con el nombre de tabla introducido, cuando sea necesario referirse a un nombre de campo de
la tabla, puede empezar por el corchete izquierdo ( [ ). Excel mostrar una lista de todos los
nombres de campo que la tabla contiene. Use las teclas de direccin para resaltar el nombre de
campo que est buscando y, a continuacin, presione la tecla Tab. A continuacin, escriba el
corchete derecho ( ] ) para completar la referencia.
Del mismo modo, cada vez que desee utilizar una de las cuatro constantes (#Todo, #Datos,
#Encabezados o #Totales), empiece por el signo de la libra #. Excel mostrar la lista y, a
continuacin, deber resaltar la constante que desee y presionar la tecla Tab. Microsoft
comercializa esta caracterstica como IntelliSense y en el sistema de ayuda ver que se
denomina de esta misma forma.
Solucin de
problemas

Cuando resalte la entrada que desee en el men de IntelliSense, asegrese de presionar la tecla Tab y no
Entrar. La tecla Entrar indica a Excel que la frmula est completa y, en este punto, a menudo este no es el
caso.

Tome nota

Al referirse a un campo de nombre por el nombre en una frmula que se utiliza dentro de
la misma tabla que el nombre del campo, se puede omitir el nombre de tabla. Por ejemplo,
la referencia Clientes[Apellido] se puede reemplazar simplemente por el apellido cuando la
referencia est dentro de la tabla Clientes.

paso a paso

Definir un ttulo para una tabla


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 9 como 09 Pet Pharma Sales August Solution 3.
2. En la hoja de clculo Ventas de agosto, haga clic en cualquier celda dentro de la tabla.
3. En la pestaa DISEO, en el grupo Propiedades, haga clic en el cuadro de texto en Nombre de tabla.
4. Escriba VentasMedicamentos (en una sola palabra) y presione Entrar. Le dio un nombre a la tabla.
Ahora puede reemplazar las frmulas extraas de la parte inferior de la hoja de clculo de ventas de
agosto por frmulas que son ms fciles de leer y dan los mismos resultados.
5. Seleccione la celda D97 (ventas totales).
6. Escriba =suma(Dr.
7. Cuando aparezca VentasMedicamentos en la lista, presione la tecla Tab.
8. Escriba [ (corchete izquierdo).
9. Use las teclas de direccin para seleccionar Ventas totales en la lista y, a continuacin, presione la
tecla Tab.
10. Escriba ] (corchete derecho), seguido de ) (parntesis derecho) y Entrar. Si introduce correctamente la
frmula, el resultado debe ser idntico al que exista antes.
11. Reemplace la frmula de la celda D98 con lo siguiente:
=SUMAR.SI(VentasMedicamentos[Para tratar],Perro,VentasMedicamentos[Ventas totales])
12. Reemplace la frmula de la celda D99 por una basada en la frmula de D98, pero busque Gato en vez
de Perro.
GUARDE el libro y djelo abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Uso del comando Fila de totales en una tabla


Una vez que Excel reconoce una tabla formal, puede colocar automticamente una fila de totales
automticos a lo largo de la parte inferior. No es lo mismo que una fila de subtotales que cae despus
de un grupo. Sin embargo, una vez que elija un estilo de tabla, Excel aplicar automticamente
negrita a la fila de totales para hacerla sobresalir, de modo que sea evidente desde una distancia que
contiene totales, y que sirve de "sujetalibros" para todos los datos del medio.

144

Leccin 9

paso a paso

Usar del comando Fila de totales en una tabla


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Seleccione cualquier celda de la tabla. Excel agregar la pestaa DISEO a la cinta.
2. Con la hoja de clculo Ventas de agosto activa, en la pestaa DISEO, en el grupo Opciones de estilo
de tabla, seleccione el cuadro Fila de totales. Excel agregar una fila total a la parte inferior, con una
etiqueta en la columna del extremo de la izquierda y el total general en la columna del extremo de la
derecha.
3. Para agregar otros subtotales o frmulas a Fila totales, puede elegir uno desde un men desplegable.
Haga clic en la celda en la fila total en la parte inferior de la columna Precio de artculo.
4. Haga clic en la flecha desplegable que aparece en el lado derecho de la celda en blanco. En el men
emergente (vea la Figura 9-19), haga clic en Promedio. Excel calcular el precio medio por artculo de
venta.

Figura 9-19
Agregar frmulas a la fila de
totales

5. Repita el proceso para buscar el nmero mximo de artculos vendidos en un pedido, eligiendo la
funcin Max para la columna N. vendido.
GUARDE el libro y djelo abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Agregar y quitar filas o columnas de una tabla


Las bases de datos nunca estn acabadas. Cuando mantiene datos en un rango normal, uno
de los problemas que se plantean con frecuencia es cmo y dnde insertar una fila nueva. No
hay ninguna regla que diga que un registro nuevo debe insertarse en orden alfabtico, cuando
el rango est ordenado alfabticamente. Puede agregarlo al final y ordenar otra vez. Este es
el problema: si el rango ya tiene nombre, cuando agregue el registro al final, tal vez tenga
que volver a asignar el nombre de rango. Con una tabla formal, no solo el rango de la tabla
sigue con un nombre correcto, pero cuando se insertan filas (as como se borran) el rango con
nombre cubierto por la tabla se ajusta para adaptarse automticamente. Y cualquier frmula
que utilice dentro de cada una de las filas de la tabla se copiarn y ajustarn a las filas nuevas
que agregue.
paso a paso

Agregar y quitar filas y columnas de una tabla


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 9 como 09 Pet Pharma Sales August Solution 4.
2. En la hoja de clculo Ventas de agosto, seleccione la celda A88 (en la columna Medicamentos).

Trabajar con datos y macros

145

3. En la pestaa INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha desplegable Insertar. En el men, haga
clic en Insertar filas de tabla arriba.
4. Escriba los siguientes valores en las celdas A88:F88:
Soloxina Hipertiroidismo
Perro o gato

20

5. Observe que el valor en la columna Existencias de artculos se actualiza automticamente, ya que


Excel copi la frmula en la fila nueva.
6. Seleccione la celda H88 (en la columna Artculos restantes) y escriba el valor 41. Se actualizar la celda
I88.
7. Seleccione la celda J88 (en la columna Precio de artculo) y escriba el valor 25,95. Se actualizar la
celda K88.
8. Seleccione cualquier celda de la fila 32.
9. En la pestaa INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha desplegable Eliminar. En el men, haga
clic en Eliminar filas de tabla. La fila 32 se eliminar y la tabla se reducir para ajustarse.
10. Seleccione cualquier celda de la columna I (N. vendido).
11. En la pestaa INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha desplegable Eliminar y luego en
Eliminar columnas de tabla. La Columna I se elimina y, en adelante, los errores #REF! se generan a lo
largo de la columna Ventas totales, que contiene frmulas que hacan referencia a N. vendido.
12. Mantenga seleccionada una celda de la columna I , haga clic en la flecha desplegable junto a Insertar
en el grupo Celdas y, en el men, haga clic en Insertar columnas de tabla a la izquierda.
13. Cambie el encabezado de la celda I6 a N. vendido.
14. Haga clic en la celda I7 y escriba la frmula =[Existencias de artculos]-[Artculos restantes]. Use los
mens de IntelliSense cuando escriba cada corchete izquierdo [ para agilizar la entrada. Observe
que cuando presiona Entrar, Excel copia automticamente la frmula por el resto de la columna.
Normalmente no tiene que hacerlo manualmente para una tabla.
15. Haga clic en la celda K7 y escriba la frmula =[N.. vendido]*[Precio de artculo]. Esta vez, al presionar
Entrar, Excel no introducir la frmula en el resto de la columna, porque no llenar automticamente
las celdas que no estn en blanco.
16. Llene la nueva frmula Ventas totales hasta la fila 93, asegurndose de detenerse antes de la fila de
totales. La frmula para el total general en la celda K94 ahora est fija.
17. Haga clic en la celda L7, fuera de la tabla.
18. Escriba la frmula =[Ventas totales]/PROMEDIO([Ventas totales]). Observe que esta vez no aparecen
los mens IntelliSense, ya que la celda activa no est dentro de la tabla. Despus de presionar
Entrar, Excel no solo crea la frmula, sino que ampla la tabla una columna hacia la derecha y copia
la frmula hacia abajo en toda la columna L. Por ahora, Excel le da a la nueva columna el nombre
temporal Columna1 (vea la Figura 9-20).

Figura 9-20
Columna anexada
a una tabla

Columna generada automticamente

146

Leccin 9
Tome nota

Excel no aplica su funcin de IntelliSense de autorrelleno para nombres de campo de tabla


mientras introduce datos fuera de la tabla.
19. Cambie el nombre de la nueva columna por % de prom.
20. Seleccione el rango de celdas L7:L93 y aplquele el estilo de porcentaje. Excel no copia
automticamente estilos de celda personalizados a lo largo de una columna, por lo que primero
deber seleccionar el rango manualmente. Observe cmo Excel ha pasado el formato negrita de la
ltima columna de Ventas totales a % de prom.
21. Haga clic en cualquier celda en % de prom. y luego en la flecha desplegable, junto a Eliminar. Haga clic
en Eliminar columnas de tabla. Al desaparecer la columna anexada, la negrita se vuelve a aplicar a
Ventas totales.
GUARDE el libro y djelo abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Filtro de registros de una tabla


Los botones de filtro o clasificacin que aparecen al lado de los nombres de campo en la fila
superior de una tabla funcionan igual que los botones de filtro o clasificacin para un rango
donde se aplique el filtro automtico. La gran diferencia con las tablas radica en la fila de
totales. Los valores de una fila de subtotal cambian para reflejar nicamente lo que es visible
en la tabla despus de que se aplique el filtro.
paso a paso

Filtrar registros de una tabla


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. En la hoja de clculo Ventas de agosto, haga clic en la flecha desplegable Ventas totales .
2. En el men, haga clic en Filtros de nmero y luego en 10 mejores. Se abrir el cuadro de dilogo
Autofiltro de las 10 mejores.
3. Deje las opciones configuradas en 10 artculos principales y, a continuacin, haga clic en Aceptar. La
tabla se filtra hasta los 10 artculos con las mayores ventas.
GUARDE y CIERRE el libro y deje Excel abierto para el ejercicio siguiente.

Tome nota

El filtro 10 elementos superiores siempre muestra 10 artculos (a menos que la tabla tenga
menos de 10 registros). En comparacin, el filtro de 10 % principal muestra todos los registros
que componen el 10 % principal de los valores de la columna filtrada.
La fila de totales de una tabla filtrada ajusta su contenido de modo que las frmulas reflejen
solo las celdas visibles (filtradas). La frmula promedio de la celda J94 se ajusta para mostrar
el precio promedio por artculo solo entre los 10 principales. Sin embargo, mire ms abajo en
la seccin de anlisis. Las frmulas para Ventas totales, Ventas de productos solo para perros
y as sucesivamente, siguen refirindose a la tabla completa, y no solo a la porcin filtrada.
As que cualquier anlisis que desee realizar mediante filtrado debe introducirse en una fila de
totales, que est incluida dentro del rea de filtrado.

Solucin de
problemas

Las excepciones a la regla sobre las referencias a una tabla fuera de una tabla filtrada son las constantes
#. Si la frmula de la celda D98 del ejemplo es =SUMA(VentasMedicamentos[#Totales]) en vez de
=SUMA(VentasMedicamentos[Ventas totales]), la frmula se autorregula para contar solo los registros
visibles, filtrados.

Ordenar datos en varias columnas de una tabla


Con una tabla, al igual que con un rango con filtro automtico, puede aplicar un filtro y un criterio
de ordenacin al mismo tiempo; por ejemplo, puede mostrar solo los registros que contienen
una determinada entrada (todas las motocicletas, todos los perros y as sucesivamente),
ordenados por orden alfabtico segn el nombre.

Trabajar con datos y macros


paso a paso

147

Ordenar datos en varias columnas de una tabla


PREPRESE. VUELVA A ABRIR el libro 09 Car Owners Solution que us anteriormente en esta leccin.
1. GUARDE el libro en la carpeta de la Leccin 9 como 09 Car Owners Solution 2.
2. Seleccione el rango A1:G73.
3. En la pestaa INICIO, en el grupo Estilos, haga clic en Dar formato de tabla. En el men, haga clic en
Estilo de tabla medio 14.
4. En el cuadro de dilogo Dar formato de tabla, haga clic en Aceptar.
5. Ya que este rango contiene datos agregados de un origen exterior (consulte la seccin "Agregar datos
a una hoja de clculo" anteriormente en esta seccin), los datos de consulta relacionados a ese origen
externo todava estn agregados al rango. Haga clic en S en el cuadro de dilogo para que Excel
elimine estas conexiones.
6. Haga clic en el cuadro Nombre y cambie el nombre de la tabla por Propietarios.
7. Cambie el tamao de las columnas B, E y F para que se ajusten de forma ms adecuada al contenido.
8. Cambie la fuente de toda la tabla a Cambria, 11 puntos.
9. Justifique la columna G a la izquierda.
10. Con la tabla Propietarios seleccionada, en la pestaa DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en
Ordenar. Aparecer el cuadro de dilogo Ordenar.
11. En el cuadro de lista Ordenar por, elija Apellido.
12. Haga clic en Agregar nivel.
13. En el cuadro de lista Luego por que aparece en Columna, elija Nombre. Haga clic en Aceptar.
GUARDE el libro y djelo abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Cambiar el criterio de ordenacin de una tabla


Una vez que haya establecido el criterio de ordenacin de una tabla, puede cambiarlo de dos
maneras. En primer lugar, todas las opciones de clasificacin que ejecute con los botones de
filtro automtico invalidan el criterio de ordenacin actual, incluso cuando la tabla se ordena
segn varias columnas. En segundo lugar, en el cuadro de dilogo Ordenar, elimine el orden
existente e introduzca otro.

paso a paso

Cambiar el criterio de ordenacin de una tabla


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Con la celda activa en la tabla Propietarios, en la pestaa DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga
clic en Ordenar.
2. En el cuadro de dilogo Ordenar, haga clic en Eliminar nivel y luego en Eliminar nivel nuevamente,
para eliminar el orden existente.
3. Haga clic en Agregar nivel.
4. En el cuadro de lista Ordenar por que aparece, haga clic en Cdigo postal. Haga clic en Aceptar.
GUARDE el libro y djelo abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Eliminacin de duplicados en una tabla


Cuando importa datos y los anexa al final de una tabla o un rango existente, puede darse el
caso de que algunas entradas se dupliquen; por ejemplo, una persona aparece dos veces o
quizs ms. En vez de tener que revisar la lista punto por punto, Excel ofrece una forma ms
inteligente de suprimir las entradas duplicadas de una tabla.

148

Leccin 9

paso a paso

Eliminar duplicados en una tabla


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en cualquier celda dentro de la tabla.
2. En la pestaa DISEO, en el grupo Herramientas, haga clic en Eliminar duplicados.
3. El cuadro de dilogo Eliminar duplicados le permite determinar la cantidad de un registro que debe
estar repetida antes de calificar como un duplicado. Por ejemplo, dos o ms clientes pueden tener el
mismo nombre, aunque probablemente no compartan la misma direccin o nmero de telfono. En la
lista Columnas, desactive Ciudad, Estado y Cdigo postal.
4. Haga clic en Aceptar. Excel mostrar un cuadro de dilogo que informa de cuntas entradas
duplicadas se eliminaron. Haga clic en Aceptar para cerrarlo.
GUARDE y CIERRE el libro y deje Excel abierto para el ejercicio siguiente.

Uso de un filtro de segmentacin para ver los datos de una tabla


Existen dos formas de filtrar una tabla de modo que esta muestre solo los registros que contienen
un determinado objeto. Una forma consiste en usar el filtro automtico. Otra en facilitar el
acceso a la tabla a los usuarios novatos. Este mtodo se denomina filtro de segmentacin y
consiste en un panel de seleccin que flota sobre una hoja de clculo (como lo hace un grfico).
Este panel contiene botones etiquetados con cada uno de los contenidos de una de las columnas
de la tabla. Cuando hace clic en un botn, la tabla se filtra para mostrar solo las filas que
coinciden con la seleccin. Al disear la hoja de clculo, cada segmentacin de datos es como
una ventana con una barra de ttulo. Puede reubicar una segmentacin de datos arrastrndola
por la barra de ttulo, lo que tiene que hacer porque su vida empieza en medio de la hoja de
clculo. Cada segmentacin de datos tiene tambin controladores blancos a lo largo de sus
bordes. Arrastre uno de dichos controladores para cambiar el tamao de la segmentacin de
datos siguiendo la direccin por la que est arrastrando.

paso a paso

Usar una segmentacin de datos para ver los datos de una tabla
PREPRESE. VUELVA A ABRIR el libro 09 Pet Pharma Sales August Solution 4 para esta leccin.
1. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 9 como 09 Pet Pharma Sales August Solution 5.
2. En la pestaa DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Borrar. Haga clic en cualquier celda
dentro de la tabla.
3. En la pestaa DISEO, en el grupo Herramientas, haga clic en el botn Insertar segmentacin de
datos.
4. El cuadro de dilogo Insertar segmentacin de datos contiene casillas vacas para cada uno de los
campos para los que puede crear botones. Haga clic en Para su uso en y Para tratar.
5. Haga clic en Aceptar. Cuando desaparezca el cuadro de dilogo, las dos herramientas de
segmentacin aparecern como objetos grficos en el centro de la hoja de clculo. En realidad no
estn dentro de la tabla.
6. Reubique la herramienta de segmentacin Para su uso en arrastrando la barra de ttulo hacia la parte
superior derecha de la hoja de clculo. A medida que la arrastre hacia el borde de la ventana, la hoja
de clculo se desplazar automticamente para revelar espacio donde pueda dejar la segmentacin
de datos. Suelte la segmentacin de datos cuando est a la derecha de la tabla, justo debajo de la fila
de encabezados.
7. Repita el proceso con la herramienta de segmentacin Para tratar, arrastrndola bajo la herramienta
de segmentacin Para su uso en. La hoja de clculo debe ser parecida a la de la Figura 9-21.

Trabajar con datos y macros

149

Figura 9-21
Hoja de clculo con filtros de
segmentacin agregados

8. Para ver solo los tratamientos que se aplican a perros, haga clic en Perro en el filtro de segmentacin
Para tratar. Observe que el botn de filtro automtico de la columna Para tratar muestra que se aplic
un filtro.
9. Para mostrar solo los tratamientos que se aplican al sistema endocrino, haga clic en Endocrino en el
filtro de segmentacin Para su uso en. Tenga en cuenta que los filtros de ambas segmentaciones de
datos se aplican simultneamente, de modo que debera ver solo los tratamientos para el sistema
endocrino para perros. La segmentacin de datos resalta solo los criterios en uso para el filtro actual.
10. Para borrar los filtros con las herramientas de segmentacin, haga clic en el botn Borrar filtro en la
esquina superior derecha de cada filtro de segmentacin.
GUARDE y CIERRE el libro y deje Excel abierto para el ejercicio siguiente.

Solucin de
problemas

Cuandose usa un botn de filtro automtico para una columna para filtrar una tabla y existe un filtro de
segmentacin para la misma columna, dicha segmentacin mostrar los criterios que se usan actualmente
para ese filtro. Sin embargo, el botn Borrar filtro para la segmentacin de datos est desactivado. Para
eliminar el filtro, debe usar el botn de filtro automtico.

Conversin de una tabla en rango


Para anexar ms datos a una tabla desde un origen externo, tal vez sea ms cmodo que elimine
las caractersticas de tabla de la tabla, aunque solo sea temporalmente, y vuelva a aplicarlas
cuando los nuevos datos se importen y se limpien. Adems, antes de exportar un archivo de
libro a un nuevo formato (por ejemplo, para que otro usuario lo importe a una base de datos),
tal vez necesite convertir las tablas en rangos, ya que Excel trata los datos almacenados en
tablas de forma diferente a los datos almacenados en hojas de clculos normales.
paso a paso

Convertir una tabla en un rango


PREPRESE. VUELVA A ABRIR el libro 09 2005 Customers Solution para esta leccin.
1. Cerca de la parte superior de la ventana Excel, responda a la advertencia de seguridad haciendo clic
en Habilitar contenido.
2. GUARDE el libro en la carpeta de la Leccin 9 como 09 2005 Customers Solution 2.
3. Haga clic en cualquier celda dentro de la tabla.
4. En la pestaa DISEO, en el grupo Herramientas, haga clic en Convertir en rango.
5. Excel abrir un cuadro de dilogo para comprobar que esta conversin sea la que desea. Haga clic
en Aceptar. Los botones de filtro automtico se eliminarn de la fila encabezado y las entradas se
dejarn ordenadas tal como estaban. Las filas de subtotales y totales permanecern (si es aplicable) y
el formato se deja tal como estaba. Ya no se mostrar la pestaa DISEO.
GUARDE y CIERRE el libro y deje Excel abierto para el ejercicio siguiente.

150

Leccin 9

Guardar el trabajo con macros


Algunos de los primeros programas de hoja de clculo usaban listas de funciones, escritas
en una columna oculta en el borde invisible de la hoja, como clculos de pasos mltiples que
tenan el valor agregado de ejecutar comandos automticamente. Estas fueron las primeras
macros y obtuvieron su nombre por el hecho de que eran consideradas "grandes funciones".
Con los aos, la cantidad de categoras diferentes de macros que Excel es capaz de ejecutar ha
crecido y las mismas categoras varan tan ampliamente que un anlisis completo al respecto
requerira otro libro. Para los propsitos de esta leccin, nos concentraremos en un tipo: el
registro de una secuencia de comandos y entradas copiadas que puede reproducir en otro lugar
de la hoja de clculo. De esta manera, se pueden realizar las mismas secuencias de comandos
en diferentes lugares, reduciendo el tiempo necesario para completar trabajos redundantes.

Grabar una macro bsica


Una macro grabada es til porque puede reproducirse en cualquier celda que sea la celda
activa. Una macro grabada consiste en una serie de pasos que pueden repetirse y que
probablemente quiera repetir con frecuencia para ahorrarse tiempo. Como ha visto, existen
formas de automatizar el formato de las celdas que, de hecho, son ms sencillas que grabar y
reproducir macros. As que los tipos de pasos que desea grabar son los de tipo repetitivo que,
de lo contrario, tendra que estar repitiendo una y otra vez.
Solucin de
problemas

paso a paso

Excel graba solo aquellos pasos que tienen una repercusin directa sobre el contenido de la hoja de clculo.
Para ser precisos, graba la repercusin de dichos pasos y no los comandos que han llevado a la repercusin.
Por ejemplo, si selecciona varias filas y columnas, Excel graba el hecho de que se agrupen las filas y las
columnas. Pero si ampla o contrae ese grupo, no lo graba porque esto no tiene ninguna repercusin sobre
la hoja de clculo en s. Sin embargo, existen excepciones como el filtro y clasificacin de rangos y tablas,
que Excel s graba.

Grabar una macro bsico


PREPRESE. ABRA el libro 09 4Strong Tour Revenues de esta leccin.
1. Haga clic en la pestaa ARCHIVO y luego en Opciones.
2. En el cuadro de dilogo Opciones de Excel, haga clic en Personalizar cinta de opciones.
3. En la lista Pestaas principales de la derecha, active la casilla Desarrollador si todava no lo est. Esto
agregar la pestaa DESARROLLADOR en Excel, permitindole grabar macros. Haga clic en Aceptar.
4. La macro que grabe crear una fila de subtotales personalizada en el lugar que defina, en vez de
grabarla en algn lugar que Excel determine. La regla que sigue consiste en que el usuario (usted)
debe seleccionar la celda en la que desea que aparezca el subtotal y luego ejecutar la macro. De modo
que para preparar la grabacin, haga clic en la celda D21.
5. En la pestaa DESARROLLADOR, en el grupo Cdigo, busque Usar referencias relativas. Si no est
resaltado, haga clic para seleccionarlo. Necesita referencias relativas para esta macro.
6. En el grupo Cdigo, haga clic en Grabar Macro.
7. En el cuadro de dilogo Grabar macro, haga clic en el cuadro Nombre de macro y escriba
SubtotalesPersonalizados.
8. En el cuadro Tecla de mtodo abreviado junto a Ctrl +, escriba la letra mayscula S. Esto cambiar la
tecla de mtodo abreviado a Ctrl + Mays + S. Deje Almacenar macro configurado en Este libro. Ahora
deber aparecer el cuadro de dilogo Grabar macro.
9. Haga clic en Aceptar. Ahora est grabando una macro.

Solucin de
problemas

Si comete un error en un paso durante la grabacin de la macro, no se preocupe. Haga clic en Detener
grabacin, en el grupo Cdigo de la pestaa Desarrollador. Luego comience de nuevo desde el paso 6.
Utilice el mismo nombre y cuando Excel le pregunte si desea sobrescribir la macro existente con el mismo
nombre, responda S.
10. Presione Mays + Flecha abajo.
11. En la pestaa INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha Insertar. En el men, haga clic en
Insertar filas de hoja.

Trabajar con datos y macros

151

12. Presione Mays + Flecha arriba.


13. En el grupo Edicin, haga clic en Autosuma. No presione Entrar todava.
14. En el Portapapeles, haga clic en Copiar.
15. Presione la tecla Tab.
16. Escriba la frmula parcial =max(.
17. En el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar.
18. Escriba ) (parntesis final) y presione la tecla Tab.
19. Presione Flecha izquierda.
20. Haga clic en $ (Formato de nmero de contabilidad) en el grupo Nmero.
21. En la pestaa DESARROLLADOR, en el grupo Cdigo, haga clic en Detener grabacin.
22. Ahora que ha dejado de grabar, ajuste el ancho de la columna E para que quepa el contenido. Como
se muestra en la Figura 9-22, la macro genera un total para la parte inferior del clster arbitrario de
registros y tambin tabula el mayor valor de dicho clster en la celda adyacente al subtotal.
Figura 9-22
Subtotales personalizados
generados con macro

Subtotales personalizados
generados con macro

23. Haga clic en la pestaa ARCHIVO y luego en Guardar como.


24. En Backstage, busque la carpeta de la Leccin 9.
25. En el cuadro de dilogo Guardar como, en Guardar como tipo, elija Libro de Excel habilitado para
macros (*.xlsm).
GUARDE el libro como 09 4Strong Tour Revenues Solution.xlsm y djelo abierto para el siguiente ejercicio.

Por motivos de seguridad, Excel ya no guarda las macros en sus archivos .XLS y .XLSX
habituales. Esto se debe a la frecuencia con que muchos usuarios utilizaron la funcin de
macros malintencionadamente, enviando libros de Excel a otros usuarios mediante archivos
adjuntos de correo electrnico. Ahora, solo se puede guardar un libro habilitado para macros
asignndole el tipo de archivo .XLSM especial. De esta forma, las empresas que deseen evitar
cualquier posibilidad de propagacin de malware pueden hacer cumplir polticas que eviten
que se adjunten archivos .XLSM o se reciban mediante correo electrnico.

Administracin de la seguridad de las macros


Debido a la proliferacin de software malintencionado, Microsoft ha configurado Excel para
que despus de que est instalado, no pueda ejecutar macros de un archivo que abra (incluso un
libro habilitado para macros explcitamente) hasta que no haya ledo la notificacin y no haya
hecho clic en Habilitar contenido. Si no planea ejecutar macros o si tiene dudas acerca de sus
colegas de oficina, puede desactivar las macros completamente. Tambin puede desactivar las
notificaciones y habilitar todas las macros si trabaja en una oficina, como la de un proveedor
de servicios financieros, donde las macros se utilizan constantemente, confa en el origen de
los libros de Excel y las notificaciones solo fuesen una molestia.

152

Leccin 9

paso a paso

Administrar la seguridad de las macros


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. En la pestaa DESARROLLADOR, en el grupo Cdigo, haga clic en Seguridad de macros.
2. En el cuadro de dilogo Centro de confianza (vea la Figura 9-23), haga clic en Deshabilitar todas las
macros con notificacin para que Excel le avise cada vez que un libro abierto contenga macros, lo que
le permitir activar o desactivar las macros segn su decisin.

Figura 9-23
Centro de confianza con
configuracin de proteccin
de macros

3. Haga clic en Aceptar.


CIERRE el libro. CIERRE Excel.

Evaluacin de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. Cul de los siguientes procedimientos no es una forma de ordenar una tabla por el contenido de una
columna?
a. Haga clic en el botn Ordenar en el grupo Ordenar y filtrar de la pestaa Datos.
b. Hacer clic en un botn de filtro automtico en la fila de totales.
c. Hacer clic en un botn de filtro automtico en la fila de nombres de campo.
d. Hacer clic en el botn Filtro en el grupo Ordenar y filtrar de la pestaa Datos.

2. Cul es una razn vlida para convertir una tabla en un rango?


a. Borrar los criterios de ordenacin y volver a empezar.
b. Prepararse para eliminar una columna.
c. Prepararse para importar nuevos datos desde un archivo que no sea de Excel.
d. Prepararse para cambiar el formato condicional.

3. Cul de los siguientes enunciado indica una diferencia entre una hoja de clculo con esquema
automtico y una hoja de clculo con mltiples grupos?
a. Ninguno.
b. Solo una hoja con esquema automtico puede contener filas de totales.

Trabajar con datos y macros


153

c. Una hoja de clculo con esquema automtico contiene solo un botn para contraer y
expandir.
d. Solo una hoja de clculo de agrupacin mltiple puede agrupar filas y columnas.

4. Cul de los enunciados siguientes es una referencia correcta a la celda en la columna Venta total en
el extremo derecho de una tabla llamada Artculos de remate?
a. Tabla[Artculos de remate(Venta total)]
b. Artculos de remate(Venta total)
c. Artculos de remate[#Totales]
d. #Totales[Venta total]

5. Cul de los siguientes procedimientos no es una forma de filtrar una tabla por el contenido de una
columna?
a. Hacer clic en el botn de criterio en el filtro de segmentacin.
b. Hacer clic con el botn derecho en la celda cuyo contenido desea para el criterio y hacer
clic en Filtro en el men.
c. Hacer clic en el botn Filtro en el grupo Ordenar y filtrar de la pestaa Datos.
d. Hacer clic en el botn Autofiltro en la fila de totales en la parte inferior.

6. Cul de los siguientes atributos no es un posible criterio para un ordenamiento de filtro automtico?
a. Color de fuente
b. Estilo de fuente
c. Color de celda
d. Icono de celda

7. Cul es la diferencia entre un rango de registros de filtro automtico en una lista y una tabla?
a. Ninguno.
b. Una tabla mantiene el criterio de ordenacin despus de cerrarla y volver a abrirla.
c. Una tabla con un ttulo permite que sus campos de nombre se utilicen en frmulas en
lugar de referencias de celdas.
d. Una tabla permite funciones especiales de subtotales para las filas de totales.

8. Qu caracteres no se pueden usar para comenzar un nombre de campo en una tabla?


a. = @ b. $ = (
c. % { [
d. $ % @

9. Qu motivo tendra para querer grabar una macro con referencias absolutas en vez de relativas?
a. Desea conservar la integridad de las celdas a las que hacen referencia las frmulas de la
macro.
b. Desea que los valores de todas las celdas copiadas a la macro sean exactos.
c. Desea que los resultados de todas las frmulas producidas por la macro sean exactos.
d. Desea que la macro reproduzca sus resultados en el mismo lugar todas las veces.

10. Desde cul de las siguientes opciones Excel no puede importar datos?
a. Una base de datos activa
b. Una pgina Web
c. Una bsqueda web
d. Un archivo XML

Proyectos
Proyecto 9-1: Comparacin para comprar una casa
Ha creado una lista de casas en venta en su vecindario con algunas caractersticas importantes
que desea comparar entre ellas. Se pregunta si el agente inmobiliario est pidiendo todo lo que
debera por su casa. En este proyecto, generar una tabla, la filtrar de acuerdo con mltiples
criterios y calcular el precio promedio de las casas preguntando el precio de las casas del
vecindario que cumplen los criterios.

154

Leccin 9
PREPRESE. INICIE Excel si an no est abierto.
1. ABRA 09 Homes for Sale de los archivos de esta leccin.
2. GUARDE el libro como 09 Homes for Sale 3-19 Solution.
3. Haga clic en cualquier celda del rango de datos. En la pestaa INICIO, en el grupo Estilos, haga clic en
Dar formato de tabla. Aplique a la tabla el estilo Estilo de tabla claro 19. Haga clic en Aceptar.
4. En la pestaa DISEO, en el grupo Opciones de estilo de tabla, haga clic en Primera columna.
5. Haga clic en la celda A23.
6. En la pestaa INICIO, en el grupo Edicin, haga clic en el botn desplegable a Autosuma. En el men,
haga clic en Promedio.
7. Haga clic en el botn de filtro para Chimenea. En el men, desactive las casillas activadas y luego
seleccione la casilla de Y. Haga clic en Aceptar.
8. Repita este proceso para la columna Sala de estar.
9. Haga clic en la flecha desplegable junto a m2. En el men, haga clic en Filtros de nmero y en Mayor
o igual que.
10. En el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado, junto a es mayor o igual que, escriba 1900. Haga clic
en Aceptar. Ahora, la tabla muestra todas las viviendas en venta del barrio que tienen una chimenea
y una sala de estar y con 1900 metros cuadrados o ms. La fila de totales muestra el precio promedio
solo para las seis casas mostradas.
GUARDE y CIERRE este libro. Deje Excel abierto para el prximo proyecto.

Proyecto 9-2: Resumen de los ingresos de una recaudacin de fondos


Es un voluntario de una organizacin benfica que genera dinero para causas dignas reuniendo
atletas famosos en eventos pblicos. En este proyecto, generar filas de subtotales contrables
para obtener una lista del dinero recaudado en las diversas etapas de la gira.
PREPRESE. INICIE Excel si an no est abierto.
1. ABRA 09 4Strong Tour Revenues.xlsx de los archivos de esta leccin. Tenga en cuenta que este no es
el archivo de solucin .xlsm que cre durante el ejercicio de grabacin de una macro bsica.
2. GUARDE el libro como 09 4Strong Tour Revenues Summary Solution.xlsx.
3. Seleccione el rango A4:D232.
4. En la pestaa DATOS, en el grupo Esquema, haga clic en Subtotal.
5. En el cuadro de dilogo Subtotal, configure En cada cambio en en Fecha parada gira. Configure Usar
funcin en Suma. Active solo el cuadro Ventas en Agregar subtotal a. Active Resumen debajo de los
datos. Haga clic en Aceptar.
6. Despus de agregar todos los grupos, en el grupo Esquema, haga clic en Ocultar detalle.
7. Ample la columna D si es necesario para dejar espacio para el total general en la parte inferior.
CIERRE Excel.

Uso de frmulas avanzadas

10

Matriz de conocimientos de la leccin


Conocimientos

Objetivo del examen

Nmero de objetivo

Uso de frmulas para resumir datos


condicionalmente

Demostrar cmo aplicar la funcin SUMAR.SI.

4.3.1

Demostrar cmo aplicar la funcin CONTAR.SI.

4.3.3

Demostrar cmo aplicar la funcin PROMEDIO.SI.

4.3.2

Demostrar cmo usar las funciones DERECHA, IZQUIERDA y


MED.

4.4.1

Demostrar cmo utilizar la funcin ESPACIOS.

4.4.2

Demostrar cmo usar las funciones SUPERIOR e INFERIOR.

4.4.3

Demostrar cmo utilizar la funcin CONCATENAR.

4.4.4

Usar frmulas para buscar datos en un


libro
Agregar funciones de lgica condicional
a frmulas
Usar frmulas para modificar texto

Fabrikam, Inc. utiliza varios herramientas de anlisis de Excel para revisar los datos de ventas en las reuniones de planificacin
estratgica. Los propietarios de Fabrikam crearon un programa de bonificaciones como parte de los esfuerzos de la empresa para
conservar los empleados y alentar a los agentes de ventas individuales y a todos los empleados a prestar su apoyo para conseguir
los objetivos de ventas totales. La bonificacin se basa en los aos de servicio y en cundo un agente logra el objetivo de ventas
para el ao. Fabrikam se da cuenta de que todos los empleados de la oficina prestan su apoyo a los agentes de ventas, por lo que
da una bonificacin a todo el personal si se cumple el objetivo de ventas total. Para determinar qu agentes y empleados van a
recibir la bonificacin por rendimiento, los contables de Fabrikam deben crear frmulas para analizar los datos de ventas de la
empresa. Las frmulas integradas de Excel son la solucin perfecta para calcular y mostrar todos los clculos que los contables
necesitan. En los ejercicios de esta leccin aprender a aplicar estas frmulas.

155

156

Leccin 10

Orientacin sobre el software


La pestaa FRMULAS
En esta leccin, utilizar comandos de la pestaa FRMULAS para crear frmulas para
resumir datos condicionalmente, buscar datos, aplicar lgica condicional y modificar un
texto. La pestaa FRMULAS se muestra en la Figura 10-1.

Se usa para aplicar la lgica


condicional (SI, Y, O...)

Figura 10-1
Pestaa FRMULAS

Se usa para
modificar texto.

Matemticas y
trigonomtricas contienen
SUMA y SUMAR.SI.

Se usa para crear frmulas


BUSCARV y BUSCARH.

Crear y utilizar rangos con


nombre en las frmulas.

Utilice la opcin de frmulas estadsticas


para CONTAR.SI, CONTAR.SI.CONJUNTO,
PROMEDIO.SI, PROMEDIO.SI.CONJUNTO.

La pestaa FRMULAS contiene los grupos de comandos que se usan para crear y aplicar
frmulas avanzadas de Excel. Utilice esta ilustracin como referencia en toda la leccin.
En la Tabla 10-1 se resumen las funciones que se abordan en esta leccin y se indica dnde
se encuentran las funciones en la pestaa FRMULAS.

Tabla 10-1
Ubicacin y descripcin de
funciones

Funcin

Categora

Sintaxis

Descripcin

SUMAR.SI

Matemticas y
trigonomtricas

SUMAR.SI(Rango, Criterios,
[Rango_suma])

Suma las celdas de Rango o Rango_suma


especificadas mediante un Criterio
determinado.

SUMAR.
SI.CONJUNTO

Matemticas y
trigonomtricas

SUMAR.SI.CONJUNTO(Rango_
suma, Rango_criterios1, Criterios1,
[Rango_criterios2, Criterios2], ...)

Suma las celdas de Rango_suma que


cumplen varios criterios.

CONTAR.SI

Ms funciones >
Estadstica

CONTAR.SI(Rango, Criterios)

Cuenta la cantidad de celdas del rango que


cumplen los criterios.

CONTAR.
SI.CONJUNTO

Ms funciones >
Estadstica

CONTAR.SI.CONJUNTO(Rango_
criterios1, Criterios1, [Criteria_
Range2, Criteria2], )

Cuenta la cantidad de celdas dentro de


mltiples Rango_criteriosn que cumplen
Criteriosn.

PROMEDIO.SI

Ms funciones >
Estadstica

PROMEDIO.SI(Rango, Criterios,
[Rango_promedio])

Devuelve la media aritmtica de las celdas


de Rango o Rango_promedio que cumplen
los Criterios.

PROMEDIO.
SI.CONJUNTO

Ms funciones >
Estadstica

PROMEDIO.SI.CONJUNTO(Rango_
promedio, Rango_criterios1,
Criterios1, [Rango_criterios2,
Criterios2], )

Devuelve la media de las celdas de Rango_


promedio que cumplen varios Criterios.

BUSCARV

Bsqueda y
referencia

BUSCARV(Valor_buscado,Matriz_
buscar_en,Indicador_columnas
[Ordenado])

Busca un valor en la primera columna de


Matriz_buscar_en y devuelve un valor en la
misma fila de Indicador_columnas.

Uso de frmulas avanzadas


Tabla 10-1
Ubicacin y descripcin de
funciones

157

Funcin

Categora

Sintaxis

Descripcin

BUSCARH

Bsqueda y
referencia

BUSCARH(Valor_buscado,
Matriz_buscar_en, Indicador_filas,
[Ordenado])

Busca un valor en la fila superior de


Matriz_buscar_en y devuelve un valor en la
misma columna que Indicador_filas.

SI

Lgico

SI(Prueba_lgica, [Valor_si_
verdadero], [Valor_si_falso])

Cuando Prueba_lgica es VERDADERO,


devuelve Valor_si_verdadero; de lo
contrario, devuelve Valor_si_falso.

Lgico

Y(Valorlgico1, [Valorlgico2], ...)

Devuelve VERDADERO si todos los


Valorlgico1... son VERDADERO; devuelve
FALSO si cualquier Valorlgico1... es FALSO.

Lgico

O(Valorlgico1, [Valorlgico2], ...)

Devuelve VERDADERO si algn


Valorlgico1... es VERDADERO; devuelve
FALSO si todos los Valorlgico1... son
FALSO.

IZQUIERDA

Texto

IZQUIERDA(Texto, [Nm_de_
caracteres])

Devuelve el Nm_de_caracteres que estn


a la izquierdo del texto.

DERECHA

Texto

DERECHA(texto,Nm_de_
caracteres])

Devuelve el Nm_de_caracteres que estn


a la derecha del texto.

MED

Texto

MED(texto, Nm_inicial, Nm_de_


caracteres)

Devuelve Nm_de_caracteres del texto a


partir de Nm_inicial.

ESPACIOS

Texto

ESPACIOS(Texto)

Elimina espacios al principio y al final del


texto.

SUPERIOR

Texto

SUPERIOR(Texto)

Convierte texto a maysculas.

INFERIOR

Texto

INFERIOR(texto)

Convierte texto a minsculas.

CONCATENAR

Texto

CONCATENAR(Texto1, [Texto2], ...)

Une Texto1Texto2...

USO DE FRMULAS PARA RESUMIR DATOS CONDICIONALMENTE


Tal como aprendi en la leccin 4, "Uso de frmulas bsicas", una frmula es una ecuacin
que realiza clculos, como una suma, resta, multiplicacin o divisin, con los valores de
una hoja de clculo. Cuando introduce una frmula en una celda, la frmula se almacena
internamente y los resultados se muestran en la celda. Las frmulas dan resultados y
soluciones que ayudan a evaluar y analizar datos. Tal como aprendi en la leccin 6, "Dar
formato a rangos y celdas", puede utilizar un formato condicional, que cambia la apariencia
de un rango de celdas basndose en un criterio, para ayudarle a analizar datos, detectar
problemas crticos, identificar patrones y explorar visualmente tendencias.
Las frmulas condicionales agregan otra dimensin al anlisis de datos resumiendo datos que
cumplen uno o varios criterios. Los criterios pueden ser un nmero, texto o expresin que
prueban qu celdas deben sumarse, contarse o cuyo promedio debe obtenerse. Una frmula
condicional es una frmula en la que el resultado se determina mediante la presencia o la
ausencia de una condicin determinada. Entre las frmulas condicionales usadas en Excel
figuran las funciones SUMAR.SI, CONTAR.SI y PROMEDIO.SI que comprueban un criterio,
o sus contrapartidas SUMAR.SI.CONJUNTO, CONTAR.SI.CONJUNTO y PROMEDIO.
SI.CONJUNTO que comprueban varios criterios.

158

Leccin 10

Uso de SUMAR.SI
La funcin SUMAR.SI solo calcula el total de aquellas celdas que cumplen un determinado
criterio o condicin. La sintaxis de la funcin SUMAR.SI es SUMAR.SI(Rango, Criterios,
Rango_suma). Los valores que utiliza una funcin para realizar operaciones o clculos en una
frmula se denominan argumentos. Por lo tanto, los argumentos de la funcin SUMAR.SI son
Rango, Criterios y Rango_suma que, cuando se utilizan juntos, crean una frmula condicional
en la que se suman solo aquellas celdas que cumplen un criterio establecido. Las celdas de un
rango que no cumplen el criterio no se incluyen en el total. Si utiliza los nmeros del rango
de la suma, el argumento Rango_suma no es necesario. Sin embargo, si utiliza los criterios
para poner a prueba los valores que se sumarn de otra columna, el rango se convertir en
los valores probados y el Rango_suma determinar qu nmeros se sumarn en las mismas
filas que los criterios coincidentes. En este captulo, los argumentos opcionales se indican en
cursiva.

Usar la funcin SUMAR.SI

paso a paso

En la Tabla 10-2 se explica el significado de cada argumento de la sintaxis SUMAR.SI. Tenga


en cuenta que si omite Rango_suma en la frmula, Excel evaluar y sumar las celdas del
rango si cumplen el criterio.

Tabla 10-2
Argumentos en la sintaxis de
SUMAR.SI

Argumento

Explicacin

Rango

Rango de celdas que el usuario desea que la funcin evale. Suma tambin las
celdas coincidentes si Rango_suma est en blanco.

Criterios

La condicin o el criterio en forma de entrada de nmero, expresin o texto que


define qu celdas se sumarn.

Rango_suma

Celdas que se sumarn si las celdas de la fila correspondiente en Rango coinciden


con los criterios. Si se deja en blanco, use Rango tanto para las celdas que se sumarn como para las celdas contra las que evaluar los criterios.

PREPRESE. INICIE Excel.


1. ABRA el archivo 10 Fabrikam Sales para esta leccin y GURDELO en la carpeta de la leccin 10 como
10 Fabrikam Sales Solution.
2. Seleccione C20. Haga clic en la pestaa FRMULAS y en el grupo Biblioteca de funciones, haga
clic en Matemticas y trigonomtricas. Desplcese y haga clic en SUMAR.SI. El cuadro de dilogo
Argumentos de funcin se abre con cuadros de texto para los argumentos, una descripcin de la
frmula y una descripcin de cada argumento.
3. En el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, haga clic en el botn Contraer dilogo para el
argumento Rango. Esto le permitir ver una mayor superficie de la hoja de clculo. Seleccione el rango
de celdas C5:C16. Presione Entrar. Al hacer esto, aplicar el rango de celdas que la frmula utilizar en
el clculo.
4. En el cuadro Criterios, escriba >200000 y presione Tab. En la Figura 10-2 se ve que el cuadro de texto
Rango_suma no est en negrita. Esto significa que este argumento es opcional. Si deja Rango_suma
en blanco, Excel sumar las celdas que introduzca en el cuadro Rango. Acaba de aplicar criterios para
sumar todos los valores que son superiores a $200.000.

Uso de frmulas avanzadas

159

Figura 10-2
El cuadro de dilogo
Argumentos de funcin le
guiar en la creacin de
frmulas SUMAR.SI.

Botones del cuadro


Contraer dilogo

Seleccione las celdas


de la hoja de clculo o
escriba un rango que
se evaluar segn los
criterios
Negrita = argumentos requeridos
Atenuado = argumento opcional

Identifica el propsito
del actual argumento
del cuadro de texto

Mirar el rango y sumar


solo los valores que coinciden con este criterio

Tome nota

En el libro, las celdas de la columna C no estn resaltadas, mientras que el texto y el importe
de las celdas C19, E19 y E20 estn en blanco. Se ha modificado la Figura 10-2 para mostrar qu
celdas del rango C5:C16 cumplen los criterios >200000 (275.000+209.000+258.000+359.500+
250.000+305.600) y que el total es la suma de estas celdas individuales o 1.657.100. Si quiere
resaltar condicionalmente un rango, consulte la leccin 6.

Solucin de
problemas

No es necesario que introduzca el signo de dlar o comas cuando escriba cantidades de dlares en el cuadro
de dilogo Argumentos de funcin. Si los escribe, Excel los quitar de la frmula y devolver un valor preciso.
5. Haga clic en Aceptar para aceptar los cambios y cierre el cuadro de dilogo. Ver que $1.657.100 de
los ingresos de diciembre de Fabrikam provienen de propiedades valoradas por encima de $200.000.
6. Si, por algn motivo, necesita editar la frmula, seleccione la celda que contiene la funcin y haga clic
en la pestaa FRMULAS, o en la barra de frmulas, haga clic en el botn Insertar funcin para volver
al cuadro de dilogo Argumentos de funcin (vea la Figura 10-3).

160

Leccin 10
Figura 10-3

Los botones de la funcin


Insertar permiten regresar
al cuadro de dilogo
Argumentos de funcin.
Botones Insertar
funcin

Excel agrega comillas cuando


reconoce texto o ecuaciones

Tome nota

Vista previa de los


argumentos

Vista previa del resultado


si todos los cuadros estn
completos

El resultado de la frmula SUMAR.SI en C20 no incluye el valor de la propiedad de C15


porque la frmula especifica valores superiores a $200.000. Para incluir este valor, el criterio
debe ser >= (mayor o igual que).
7. Haga clic en Aceptar o presione Esc si no hay cambios.
8. Seleccione la celda C21 y en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Utilizado recientemente y
en SUMAR.SI para volver a abrir el cuadro de dilogo Argumentos de funcin. El punto de insercin
debe estar en el cuadro Rango.

Tome nota

Cuando haga clic en Utilizado recientemente, la ltima funcin que utiliz aparecer en la
parte superior de la lista. Del mismo modo, cuando haga clic en Insertar funcin, se abrir el
cuadro de dilogo Insertar funcin con la ltima funcin usada resaltada.
9. En el campo Rango, seleccione las celdas E5:E16. El rango seleccionado se introducir
automticamente en el cuadro de texto. Presione la tecla Tab.

Tome nota

No necesita contraer el cuadro de dilogo tal como lo hizo en el paso 3. Puede resaltar
directamente el rango si el cuadro de dilogo no est visualizado. Tambin puede optar por
mover el cuadro de dilogo arrastrando la barra de ttulo.
10. En el cuadro Criterios, escriba <3% y presione Tab. Introduzca los criterios que deben buscarse en la
columna E y busque los valores inferiores al 3%.
11. En el campo Rango_suma, seleccione las celdas C5:C16. La frmula de C21 es diferente de la frmula
de C20. En C21, el rango de criterios es diferente del rango de suma. En C20, el rango de criterios y
el rango de suma son los mismos. En C21, SUMAR.SI comprueba los valores de columna E que son
inferiores al 3% (E8 es el primero), busca el valor en la misma fila y columna C (C8 en este caso) y lo
agrega al total. Haga clic en Aceptar para aceptar los cambios y cerrar el cuadro de dilogo. Excel
devuelve un valor de $1.134.200.
12. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

Uso de frmulas avanzadas

161

Uso de SUMAR.SI.CONJUNTO
La funcin SUMAR.SI.CONJUNTO suma celdas de un rango que cumplen varios criterios.
Es importante sealar que el orden de los argumentos de esta funcin no sigue el mismo
orden que en SUMAR.SI. En una frmula SUMAR.SI, el argumento Rango_suma es el tercer
argumento, mientras que en SUMAR.SI.CONJUNTO es el primer argumento. En este ejercicio,
crear y utilizar dos frmulas SUMAR.SI.CONJUNTO, cada una de las cuales analiza los
datos basndose en dos criterios. La primera frmula SUMAR.SI.CONJUNTO suma el precio
de venta de las propiedades que Fabrikam vendi por ms de $200.000 y que estuvieron en el
mercado durante 60 das o menos. La segunda frmula suma las propiedades que se vendieron
con una diferencia inferior al 3% del precio indicado en un plazo de 60 das.
paso a paso

Usar la funcin SUMAR.SI.CONJUNTO


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la celda C22. En la pestaa FRMULAS, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en
Insertar funcin.
2. En el cuadro Buscar una funcin, escriba SUMAR.SI.CONJUNTO y, a continuacin, haga clic en Ir a.
SUMAR.SI.CONJUNTO est resaltado en el cuadro Seleccionar una funcin.
3. Haga clic en Aceptar para aceptar la funcin.
4. En el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, en el cuadro Rango_suma, seleccione las celdas
C5:C16. Esto agregar el rango de celdas al argumento de la frmula.
5. En el cuadro Rango_criterios1, seleccione las celdas F5:F16. En el cuadro Criterios1, escriba <=60. De
esta forma especifica que quiere calcular solo los valores que son inferiores o iguales a 60. Cuando
pase al siguiente cuadro de texto, observe que Excel pone el criterio entre comillas y aplica estas
marcas para saber que se trata de un criterio y no de un valor calculado.
6. En el cuadro Rango_criterios2, seleccione las celdas C5:C16. Ahora est eligiendo el segundo rango de
celdas.
7. En el cuadro Criterios2, escriba >200000. Haga clic en Aceptar. Acaba de aplicar un segundo criterio
que calcular los valores superiores a 200.000. Excel calcula la frmula, que dar como resultado un
valor de $742.000.
8. Seleccione C23 y, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Utilizado recientemente.
9. Seleccione SUMAR.SI.CONJUNTO. En el cuadro Rango_suma, seleccione C5:C16.
10. En el cuadro Rango_criterios1, seleccione las celdas F5:F16. Escriba <=60 en el cuadro Criterios1.
11. En el cuadro Rango_criterios2, seleccione las celdas E5:E16. Escriba <3% en el cuadro Criterios2 y
presione Tab. Para ver todos los argumentos, desplcese a la parte superior del cuadro de dilogo.

Solucin de
problemas

Es recomendable presionar Tab despus de la ltima entrada y obtener una vista previa de la funcin para
asegurarse de que introdujo correctamente todos los argumentos.
12. Haga clic en Aceptar. Despus de aplicar esta frmula, Excel devuelve un valor de $433.000.
13. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

Las frmulas que utiliza en este ejercicio analizan los datos basndose en dos criterios. Puede
continuar agregando hasta 127 criterios para evaluar datos.
Teniendo en cuenta que el orden de los argumentos es diferente en SUMAR.SI y SUMAR.
SI.CONJUNTO, si quiere copiar y editar estas funciones similares, compruebe que pone los
argumentos en el orden correcto (primero, segundo, tercero, y as sucesivamente).

Uso de CONTAR.SI
En una frmula condicional, la funcin CONTAR.SI cuenta el nmero de celdas de un
rango dado que cumplen una condicin especfica. La sintaxis de la funcin CONTAR.SI es
CONTAR.SI(Rango, Criterios). El Rango es el rango de celdas que la frmula contar y los

162

Leccin 10

Criterios son las condiciones que deben cumplirse para que se puedan contar las celdas. La
condicin puede ser una entrada de nmero, expresin o texto. En este ejercicio, practicar el
uso de la funcin CONTAR.SI dos veces para calcular los valores de las casas vendidas con un
valor >=200.000. Los rangos que especifique en estas frmulas CONTAR.SI son los precios
de las viviendas. El criterio selecciona solo aquellas casas con un valor de $200.000 o superior.

paso a paso

Usar la funcin CONTAR.SI


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Seleccione C24. En el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Ms funciones, seleccione
Estadstica y haga clic en CONTAR.SI.
2. En el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, en el cuadro Rango, seleccione las celdas B5:B16.
3. En el cuadro Criterios, escriba >=200000 y presione Tab. Obtenga una vista previa del resultado y haga
clic en Aceptar. Configure los criterios de valores en mayor o igual que $200.000. Excel devuelve un
valor de 9.
4. Seleccione C25 y, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Utilizado recientemente.
5. Seleccione CONTAR.SI. En el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, en el cuadro Rango,
seleccione las celdas C5:C16.
6. En el cuadro Criterios, escriba >=200000 y presione Tab. Obtenga una vista previa del resultado y haga
clic en Aceptar. Excel devuelve un valor de 7 cuando se aplica la frmula a la celda.
7. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

Uso de CONTAR.SI.CONJUNTO
La frmula CONTAR.SI.CONJUNTO cuenta el nmero de celdas de un rango que cumplen
varios criterios. La sintaxis es CONTAR.SI.CONJUNTO(Rango_criterios1, Criterios1,
Rango_criterios2, Criterios2 y as sucesivamente). Puede crear hasta 127 rangos y criterios. En
este ejercicio, realizar clculos basndose en criterios mltiples para la frmula CONTAR.
SI.CONJUNTO.

paso a paso

Usar la funcin CONTAR.SI.CONJUNTO


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Seleccione C26. En el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Insertar funcin.
2. En la bsqueda de un cuadro de funcin, escriba CONTAR.SI.CONJUNTO y haga clic en Ir a. CONTAR.
SI.CONJUNTO est resaltado en el cuadro Seleccionar una funcin.
3. Haga clic en Aceptar para aceptar la funcin y cerrar el cuadro de dilogo.
4. En el cuadro de dilogo Argumentos de funcin en el cuadro Rango_criterios1, escriba F5:F16. Acaba
de seleccionar el primer rango del clculo.
5. En el cuadro Criterios1, escriba >=60 y presione Tab. Las descripciones y consejos para cada cuadro
de argumento del cuadro de dilogo Argumentos de funcin se reemplazarn por el valor cuando
navegue al siguiente cuadro de argumento (vea la Figura 10-4). Tambin se mostrar el resultado de
la frmula, lo que le permitir revisar y realizar correcciones si se recibe un mensaje de error o se
obtiene un resultado inesperado. Ahora configura el primer criterio. El valor que Excel mostrar hasta
este paso es 8.

Uso de frmulas avanzadas

163

Figura 10-4
Argumentos y resultados
para la frmula CONTAR.
SI.CONJUNTO

Resultado de la frmula de vista previa. Observe este


cambio a medida que se agrega cada criterio.
6. En el cuadro Rango_criterios2, seleccione las celdas E5:E16. Ha seleccionado el segundo rango del
clculo.
7. En el cuadro Criterios2, escriba >=5% y presione Tab para obtener una vista previa. Haga clic en
Aceptar. Excel devuelve un valor de 2.
8. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

Una celda del rango que identifique en el cuadro de dilogo Argumentos de funcin se cuenta
solo si todos los criterios correspondientes que especific son VERDADERO para dicha celda.
Si un criterio hace referencia a una celda vaca, CONTAR.SI.CONJUNTO la tratar como un
valor 0.
Tome nota

Cuando crea frmulas, puede utilizar los caracteres comodn, signos de interrogacin (?)
y asteriscos (*) en los criterios. Un signo de interrogacin coincide con cualquier carcter
individual; un asterisco coincide con cualquier secuencia de caracteres. Si quiere buscar un
signo de interrogacin o un asterisco real, escriba un acento grave (') delante del carcter.
Aplicar esta tcnica ms tarde en la leccin.

Uso de PROMEDIO.SI
La frmula PROMEDIO.SI devuelve la media aritmtica de todas las celdas de un rango que
cumplen un determinado criterio. La sintaxis es similar a la de SUMAR.SI y es PROMEDIO.
SI(Rango, Criterios, y Rango_ promedio). En la sintaxis de PROMEDIO.SI, Rango es el
conjunto de celdas cuyo promedio quiere obtener. Por ejemplo, en este ejercicio, utiliza la
funcin PROMEDIO.SI para calcular el promedio de das que las propiedades valoradas
en $200.000 o ms estuvieron en el mercado antes de que se vendieran. El rango de esta
frmula es B5:B16 (celdas que contienen el valor de las casas que se vendieron). El criterio es
la condicin por la que quiere que se evalen las celdas; es decir, >=200000. Rango_promedio
es el conjunto real de celdas cuyo promedio se va a calcular; es decir, el nmero de das que

164

Leccin 10

cada casa estuvo en el mercado antes de venderse. Al igual que con la frmula SUMAR.SI, el
ltimo argumento, Rango_promedio, es opcional si el rango contiene las celdas que coinciden
con los criterios y se utilizan para el promedio. En este ejercicio, primero obtendr el promedio
de todas las celdas de un rango y despus el promedio condicional.
paso a paso

Usar la funcin PROMEDIO.SI


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Seleccione C27 y en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Ms funciones. Seleccione
Estadstica y haga clic en PROMEDIO.
2. En el cuadro Nmero1, escriba B5:B16 y haga clic en Aceptar. Se obtendr un promedio matemtico
para este rango.
3. Seleccione C28 y en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Insertar funcin.
4. Seleccione PROMEDIO.SI en la lista de funciones o utilice el cuadro de bsqueda de funciones para
localizar y aceptar la funcin PROMEDIO.SI. Se abrir el cuadro de dilogo Argumentos de funcin.
5. En el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, en el cuadro Rango, seleccione las celdas B5:B16.
6. En el cuadro Criterios, escriba >=200000.
7. En el cuadro Rango_promedio, seleccione F5:F16 y presione Tab para obtener una vista previa de la
frmula. En la vista previa, Excel devuelve un valor de 63,33.
8. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo.
9. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

Uso de PROMEDIO.SI.CONJUNTO
Una frmula PROMEDIO.SI.CONJUNTO devuelve el promedio (media aritmtica) de todas
las celdas que cumplen varios criterios. La sintaxis es PROMEDIO.SI.CONJUNTO(Rango_
promedio, Rango_criterios1, Criterios1, Rango_criterios2, Criterios2 y as sucesivamente). En
el siguiente ejercicio, aprender a aplicar la frmula PROMEDIO.SI.CONJUNTO para calcular
el promedio de un conjunto de nmeros en los que se cumplen dos criterios.
paso a paso

Usar la funcin PROMEDIO.SI.CONJUNTO


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la celda C29. En el grupo Biblioteca de funciones, En el grupo Biblioteca de funciones,
haga clic en Insertar funcin.
2. Escriba PROMEDIO.SI.CONJUNTO en el cuadro Buscar una funcin y haga clic en Ir a. PROMEDIO.
SI.CONJUNTO est resaltado en el cuadro Seleccionar una funcin.
3. Haga clic en Aceptar para aceptar la funcin y cerrar el cuadro de dilogo.
4. En el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, en el cuadro Rango_promedio, seleccione las celdas
F5:F16. Presione la tecla Tab.
5. En el cuadro Rango_criterios1, seleccione las celdas B5:B16 y presione Tab. Acaba de seleccionar el
primer rango de criterios.
6. En el cuadro Criterios1, escriba <200000. Acaba de configurar el primer criterio.
7. En el cuadro Rango_criterios2, seleccione las celdas E5:E16 y presione Tab. Acaba de seleccionar el
segundo rango de criterios.
8. En el cuadro Criterios2, escriba <=5% y presione Tab. Haga clic en Aceptar. Excel devuelve un valor de
60.
9. GUARDE el libro 10 Solucin para las Ventas Fabrikam y cirrelo.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para el prximo ejercicio.

Ha introducido solo dos criterios para las frmulas SUMAR.SI.CONJUNTO, CONTAR.

Uso de frmulas avanzadas

165

SI.CONJUNTO y PROMEDIO.SI.CONJUNTO que cre en los ejercicios anteriores. Sin


embargo, en las hojas de clculo grandes, a menudo necesitar utilizar mltiples criterios para
que la frmula devuelva un valor que sea significativo para el anlisis. Puede introducir hasta
127 condiciones que los datos deben cumplir para que se incluya una celda en el resumen
condicional que se obtiene a partir de una frmula SUMAR.SI.CONJUNTO, CONTAR.
SI.CONJUNTO o PROMEDIO.SI.CONJUNTO.
En los siguientes enunciados se resume cmo se tratan los valores cuando se introduce una
frmula PROMEDIO.SI o PROMEDIO.SI.CONJUNTO:
Si se omite Rango_promedio de los argumentos de funcin, se utilizar el rango.
Si una celda de Rango_promedio est vaca, PROMEDIO.SI no la tendr en cuenta.
Si todo el rango est en blanco o si contiene valores de texto, PROMEDIO.SI devuelve el

valor de error #DIV0!.

Si ninguna celda del rango cumple los criterios, PROMEDIO.SI devolver el valor #DIV/0!.

USO DE FRMULAS PARA BUSCAR DATOS EN UN LIBRO

Cuando las hojas de clculo contienen listas de datos largas y en ocasiones engorrosas, necesita
una forma de buscar rpidamente informacin especfica dentro de dichas listas. Aqu es
donde las funciones de bsqueda de Excel demuestran su utilidad. Las funciones de bsqueda
son una forma eficaz de buscar e insertar un valor en una celda cuando el valor deseado est
almacenado en otro lugar de la hoja de clculo o incluso en otro libro. BUSCARV y BUSCARH
son dos frmulas de bsqueda que utilizar en esta seccin. Estas funciones pueden devolver el
contenido de la celda encontrada. A medida que vaya avanzando con los siguientes ejercicios,
observar que el trmino tabla se refiere a un rango de celdas de una hoja de clculo que una
funcin de bsqueda puede utilizar.

Uso de BUSCARV
La "V" de BUSCARV significa vertical. Esta frmula se usa cuando el valor de comparacin
est en la primera columna de una tabla. Excel revisa la primera columna hasta encontrar una
coincidencia y, a continuacin, busca en una de las columnas de la derecha para encontrar el
valor en la misma fila. La sintaxis de la funcin BUSCARV es BUSCARV(Valor_buscado,
Matriz_buscar_en, Indicador_columnas, Ordenado). Vea la Figura 10-5 para obtener una
explicacin grfica de la funcin.
Figura 10-5
Bsqueda vertical
(BUSCARV)

1) BUSCARV baja en vertical por la


primera columna hasta que encuentra
una coincidencia con valor_buscado

BUSCARV(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas)


BUSCARV(5, Comisin, 3) = 1,50 %

Bono
individual

Aos con Fabrikam

1 es primera
columna

Indicador
columnas 1

Bonos Back
Office

1,00%

1,50%

1,50%

2,00%

1,50%

10
15

2,00%

Indicador
2.50% Indicador1.00%
columnas
2
columnas
3
3,00%
1,00%

Matriz_buscar_en es un
rango llamado
Propiedades
Comisin

2) Despus pasa a indicador_columnas

Matriz_buscar_en es una tabla de texto, nmeros o valores que se usa para la frmula. Puede ser
un rango de celdas (A1:D5) o un nombre de rango (Comisin). Los datos de una matriz de tabla
deben estar dispuestos en filas y columnas. En el prximo ejercicio, aplicar esta frmula para

166

Leccin 10

calcular las bonificaciones para los empleados. Cuando trabaja con argumentos y funciones
BUSCARV, debe tener en cuenta varios puntos clave:
Si Valor_buscado es inferior al valor ms pequeo de la primera columna de Matriz_buscar_

en, BUSCARV devolver el valor de error #N/D.

Los valores de Matriz_buscar_en pueden ser texto, nmeros o valores lgicos El texto en

maysculas o minsculas es equivalente.

Los valores de la primera columna de la seleccin de Matriz_buscar_en deben seguir un

criterio de ordenacin ascendente; de lo contrario, BUSCARV no podra devolver el valor


correcto. La tabla de bsqueda que utiliza en este ejercicio enumera los aos de servicio en
orden ascendente.

Ordenado es un cuarto argumento opcional que no se muestra en la Figura 10-5.


Si el argumento Ordenado es Verdadero o se omite, se devolver una coincidencia exacta o

aproximada. Si BUSCARV no encuentra una coincidencia exacta, devolver el mayor valor


siguiente que sea inferior al valor especificado en Valor_buscado.

Si Ordenado es Falso, BUSCARV solo encontrar una coincidencia exacta. Si no encuentra

una coincidencia exacta, devolver el valor de error #N/D.

Tome nota

paso a paso

Los nombres de rangos o referencias de celda utilizados en BUSCARV o BUSCARH no


distinguen entre maysculas y minsculas, por lo que puede escribir en maysculas, minsculas,
o en cualquier combinacin de caracteres en maysculas y minsculas. Adems, los nombres
de funcin BUSCARV y BUSCARH no distinguen entre maysculas y minsculas.

Usar la funcin BUSCARV


PREPRESE. INICIE Excel si an no est abierto.
1. ABRA el archivo 10 Fabrikam Bonus de esta leccin.
2. Con la hoja Rendimiento activa, seleccione las celdas A15:C20 de la hoja de clculo. Haga clic en
la pestaa FRMULAS y, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Definir nombre. Se abrir el
cuadro de dilogo Nuevo nombre.
3. En el cuadro de dilogo Nuevo nombre, en el cuadro Nombre, escriba Bonificacin. Haga clic en
Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Acaba de definir el nombre del rango.
4. Haga clic en la celda E5, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Bsqueda y referencia y
seleccione BUSCARV.
5. En el cuadro de texto Valor_buscado, escriba B5 y presione Tab. El punto de insercin se mover al
cuadro Matriz_buscar_en.
6. En el cuadro Matriz_buscar_en, haga clic en el botn Contraer dilogo. En el grupo Nombres
definidos, haga clic en Utilizar en la frmula y seleccione Bonificacin. Presione Entrar y Tab. El punto
de insercin se mover al siguiente cuadro de texto.
7. En el cuadro Indicador_columnas, escriba 2, que es la columna que contiene los importes de las
bonificaciones individuales. Presione la tecla Tab.
8. En el cuadro Ordenado, escriba Verdadero, que significa que BUSCARV puede buscar el valor ms
prximo que no supere el nmero de la primera columna; la misma bonificacin se paga para un
rango de aos, por lo que introduce Verdadero en el cuadro Ordenado para que devuelva un valor
para todos los agentes. El cuadro de dilogo Argumentos de funcin debe asemejarse al que se
muestra en la Figura 10-6. Haga clic en Aceptar. Excel devuelve un valor de 2,5%.

Uso de frmulas avanzadas

167

Figura 10-6
Cuadro de dilogo
Argumentos de funcin
BUSCARV

Bsqueda en
Matriz_buscar_en
denominada
Bonificacin

Localizar en el valor de la columna nmero


2 est en la misma fila que 10 (ms
cercano sin superar 12). La respuesta es
0,025 o 2,5%.

El Valor_buscado es B5 (que es 12)

9. Utilice el controlador de relleno de celda E5 para copiar la frmula en el rango E6:E11. Esto calcula las
tasas de bonificacin de los dems agentes de ventas. Aparecer el mensaje de error #N/D en la celda
E11, ya que no se dispone de un valor para los agentes que estuvieron empleados durante menos de
un ao. (Los agentes pueden optar a una bonificacin solo despus de un ao de servicio completo).
En otro ejercicio, cambiar este mensaje de error.
10. Haga clic en la celda F5 y escriba =BUSCARV(B5,Bonificacin,3). Observe que la informacin en
pantalla le proporciona informacin y le ayuda mientras avanza. Esta frmula buscar valores en la
tercera columna del rango Bonificacin. Presione Entrar.
11. Copie la frmula de F5 en el rango F6:F11.
12. GUARDE el libro como 10 Fabrikam Bonus Solution.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

Tome nota

Si introduce Verdadero en el cuadro Ordenado obtendr el valor ms cercano. Falso devolver


solamente un valor exacto. Si deja vaco el cuadro Ordenado tal como est en el paso 10 en el
ejercicio anterior, Excel introducir Verdadero cuando haga clic en Aceptar.

Uso de BUSCARH
La "H" de BUSCARH significa horizontal. BUSCARH busca un valor en la fila superior de una
tabla o una matriz horizontalmente y luego devuelve un valor en la misma columna desde una
fila especificada en la tabla o matriz. Utilice BUSCARH cuando los valores de comparacin
se ubican en una fila en la parte superior de una tabla de datos y quiere buscar en una fila
especificada (vea la Figura 10-7). En el ejercicio siguiente, utilizar una frmula BUSCARH
para buscar normas para una casa.

168

Leccin 10
Figura 10-7
Bsqueda horizontal
(BUSCARH)

BUSCARH(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_filas)


BUSCARH(Pie,Propiedades,3) = 1000

1) BUSCARH recorre horizontalmente la primera


columna hasta que encuentra
una coincidencia con
valor_buscado

2) Despus pasa a indicador_filas


Camas CO2 Salidas

Pie

500

1000

1500

2000

2500

3000

1 es la primera fila
2 es la segunda
3 es la tercera fila

Matriz_buscar_en es un rango
llamado Propiedades

El formato de BUSCARH y BUSCARV es similar. La Figura 10-8 y la tabla 10-3 comparan la


sintaxis de ambas funciones.
Figura 10-8
Comparacin de
BUSCARV y BUSCARH

BUSCARV(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas, ordenado)

Valor (5)
Rango (A5:C11)
Nmero
Texto (Pie)
Nombre del rango (comisin) Celda con nmero
Referencia celda (A5)

VERDADERO u omitir: encontrar el valor ms cercano


FALSO: tiene que ser una coincidencia exacta

BUSCARH(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_filas, ordenado)

Tabla 10-3
Sintaxis de la funcin
BUSCARV y BUSCARH

Argumento

Notas

Valor_buscado

Valor que se encuentra en la primera columna o fila. Puede ser un valor constante,
un valor de texto entre comillas, o la direccin o el nombre de una celda que
contiene una constante numrica o textual.

Matriz_buscar_en

Dos o ms columnas de datos. Utilice una referencia a un rango o a un nombre de


rango. Los valores de la primera columna de Matriz_buscar_en son los valores que
Valor_buscado busca en BUSCARV. Los valores de la primera fila son valores que
Valor_buscado busca en BUSCARH.

Indicador_columnas

Posicin numrica de la columna donde BUSCARV realizar la bsqueda. El


nmero de columna de Matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor
coincidente. Un Indicador_columnas de 1 devuelve el valor de la primera columna
de Matriz_buscar_en; un Indicador_columnas de 2 devuelve el valor en la segunda
columna de Matriz_buscar_en y as sucesivamente.

Indicador_filas

Posicin numrica de la fila en la que BUSCARH realizar la bsqueda.

Ordenado

Valor lgico que especifica si est listo para que BUSCARV o BUSCARH busque una
coincidencia aproximada. Si la funcin debe devolver el valor ms cercano, incluso
cuando no hay ninguna coincidencia, este valor debe establecerse en Verdadero;
si se requiere una coincidencia exacta, este valor debe establecerse en Falso; si no
se incluye este argumento, la funcin presupone que el valor es Verdadero.

Uso de frmulas avanzadas


paso a paso

169

Usar la funcin BUSCARH


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la pestaa de la hoja de clculo Normas para ir a la hoja de clculo de normas.
2. Haga clic en la celda F11 y, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Bsqueda y referencia y
seleccione BUSCARH.
3. En el cuadro de texto Valor_buscado, escriba E11. Esta es la celda que cambiar y el cuadro muestra
una vista previa en Pies porque eso es lo que est escrito actualmente en la celda E11.
4. En el cuadro de texto Matriz_buscar_en, escriba A1:D7. Este ser el rango de celdas en el que buscar.
5. En el Indicador_filas, escriba D11+1. Esto evala actualmente a 3. Si busca el nmero de camas que
hay en D11, no baja las filas suficientes debido a las etiquetas de la primera fila de Matriz_buscar_en.
El nmero de camas est en realidad a una fila ms que el nmero de camas ya que las etiquetas
(Camas, CO2, Salidas y Pies) cuentan como la primera fila y la fila 2 es 1 para cama.
6. En Ordenado, escriba FALSO ya que quiere una coincidencia exacta. Haga clic en Aceptar. En los
siguientes pasos, cambiar los valores de D11 y E11 y ver qu pasa cuando hay diferentes valores y
cuando no hay una coincidencia exacta.
7. En la celda D11, escriba 5 y el aviso de que el resultado de F11 cambiar a 2500.
8. En la celda E11, escriba CO2 y observe que el resultado cambia el resultado de la columna de CO2 para
5 camas, que es de 3.
9. Haga clic en la celda D11 y, a continuacin, escriba 7. Observe que recibe un error #REF! ya que la
tabla sube hasta cinco camas.
10. En la celda D11, escriba 1. La celda F11 muestra un resultado de 1.
11. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

Tal vez sea difcil recordar la sintaxis de una funcin BUSCARH o BUSCARV. Siempre puede
utilizar el cuadro de dilogo Argumentos de funcin como ayuda para recordar el orden de
los argumentos de cualquier frmula. Cuando haga clic en cada campo, revise las sugerencias
que aparecen a la derecha de cada cuadro, as como la explicacin de debajo de los cuadros de
argumento que indican el objetivo de cada uno de los argumentos de la frmula.

AGREGAR FUNCIONES DE LGICA CONDICIONAL A LAS FRMULAS


Puede utilizar las funciones Y y O para crear frmulas condicionales que den como resultado un
valor lgico; es decir, Verdadero o Falso. Tales frmulas prueban si una serie de condiciones
dan una evaluacin de verdadero o falso. Adems, puede utilizar la frmula condicional SI que
comprueba si un clculo se evala como verdadero o falso. A continuacin, puede indicar a
SI que devuelva un valor (texto, nmero o valor lgico) si el clculo es verdadero u otro valor
si es falso.

Uso de SI
El resultado de una frmula condicional se determina mediante el estado de una condicin
especfica o la respuesta a una pregunta lgica. Una funcin SI configura una instruccin
condicional para probar datos. Dicha frmula devuelve un valor si la condicin especificada
es verdadera y otro valor si es falsa. La funcin SI requiere la siguiente sintaxis: SI(Prueba_
lgica, Valor_si_verdadero, Valor_si_falso). En este ejercicio, utilizar una funcin SI para
determinar quin logr su objetivo y puede optar a una bonificacin por rendimiento.

170

Leccin 10

paso a paso

Usar la funcin SI
PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la pestaa de la hoja de clculo Rendimiento para convertirla en la hoja de clculo activa.
2. Haga clic en la celda G5. En el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Lgicas y luego en SI. Se
abrir el cuadro de dilogo Argumentos de funcin.
3. En el cuadro Prueba_lgica, escriba D5>=C5. Este componente de la frmula determina si el agente ha
cumplido su objetivo de ventas.
4. En el cuadro Valor_si_verdadero, escriba S. Este es el valor que se devuelve si el agente cumple su
objetivo.
5. En el cuadro Valor_si_falso, escriba No y haga clic en Aceptar.
6. Mantenga seleccionada la celda G5 y use el controlador de relleno para copiar la frmula en G6:G12.
Excel devuelve el resultado de que tres agentes ganaron el premio por rendimiento mostrando S en
las celdas.

Tome nota

Dentro de este objetivo se evala toda la compaa y se asignan bonificaciones al personal de


oficina si la empresa cumple su objetivo. El resultado de G12 se utiliza para las frmulas de la
columna I. Cuando copia, se incluye el formato.
7. Haga clic en el botn Opciones de autorrelleno en la esquina inferior derecha del rango y elija
Rellenar sin formato.
8. En la celda H5, escriba =SI(G5=S,E5*D5,0. Antes de completar la frmula, observe la informacin
en pantalla, los colores y las celdas seleccionadas. Mueva el puntero del mouse a cada uno de los
argumentos y se convertirn en un hipervnculo. E5 es la tasa de bonificacin individual y D5 muestra
las ventas reales. La bonificacin es la tasa multiplicada por las ventas.
9. Presione Entrar para finalizar la frmula.

Tome nota

En algunos casos, Excel completa la frmula. En el paso 8, el parntesis de cierre no fue


agregado y Excel fue capaz de completar la frmula.
10. Utilice el controlador de relleno de H5 para copiar la frmula a H6:H11.
11. En I5, escriba =SI($G$12=S,F5*D5,0 y, a continuacin, presione Entrar.
12. Utilice el controlador de relleno de I5 para copiar la frmula en I6:I11. Observe que Richard Carey, el
socio principal, no recibi una bonificacin de agente y no haba ninguna bonificacin para la oficina
de apoyo.
13. Se obtuvo la venta pendiente final de $700.000 del ao. En D5, escriba $3.900.000. Observe que H5 y
las cantidades de la columna I van de 0 a bonificaciones (vea la Figura 10-9).

Uso de frmulas avanzadas

171

Figura 10-9
Las bonificaciones cambian
agregando ventas a D5.

Ahora Ventas
reales > Objetivo ventas

$3.900.000 en
D5 cambia el
total de D12.

Ahora G12 es S.

14. GUARDE el libro.


HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

Uso de I
La funcin Y devuelve Verdadero si todos sus argumentos son verdaderos y Falso si uno o varios
argumentos son falsos. La sintaxis es Y(ValorLgico1, ValorLgico2 y as sucesivamente). En
este ejercicio, utilizar la funcin Y para determinar si las ventas anuales totales de Fabrikam
cumplen su objetivo estratgico y si el objetivo de ventas super las ventas del ao anterior en
un 5 por ciento.
paso a paso

Usar la funcin Y
PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la pestaa de hoja de clculo Ventas anuales. Haga clic en la pestaa FRMULAS si es
necesario.
2. Haga clic en la celda B6. En el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Lgicas y luego en la opcin
Y. Se abrir el cuadro de dilogo Argumentos de funcin con el punto de insercin en el cuadro de
ValorLgico1.
3. Haga clic en la celda B3, escriba <=, seleccione la celda B16 y presione Entrar. Este argumento
representa la primera condicin: Las ventas reales igualaron o superaron el objetivo de ventas?
Porque este es el primer ao en el que solo se introdujo una prueba lgica.
4. Seleccione la celda C6, haga clic en el botn Utilizado recientemente y en Y. En el cuadro
ValorLgico1, escriba C3<=C16. Esto es lo mismo que la condicin del paso 3 (las ventas superan o
igualan el objetivo de ventas).
5. En el cuadro Lgico2, escriba C16>=B16*1,05 y presione Tab. La vista previa de la frmula devuelve
Verdad, lo que significa que se cumplen ambas condiciones de la frmula.
6. Haga clic en Aceptar para completar la frmula.
7. Seleccione la celda C6 y copie la frmula en D6:F6.
8. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

Una vez ms, la funcin Y devuelve un resultado Verdadero solo cuando se cumplen las dos
condiciones de la frmula. Por ejemplo, considere los resultados obtenidos en el ejercicio
anterior. Las ventas del segundo ao superaron las ventas del ao anterior; por lo tanto, la
primera condicin se cumple. Las ventas del 2 ao tambin superaron las ventas del primer
ao en un 5 por ciento. Como ambas condiciones se cumplen, la frmula devuelve un resultado
Verdadero.
Ahora considere los argumentos para las pruebas lgicas del ao 3 (la frmula de D6). Las
ventas no superaron el objetivo de ventas; por lo tanto, el primer argumento devuelve el valor

172

Leccin 10

Falso. Sin embargo, las ventas s superaron las ventas del ao anterior en un 5 por ciento.
Cuando solo se cumple una condicin, la frmula devuelve Falso.

Uso de O
Aunque todos los argumentos de una funcin Y deben ser Verdadero para que la funcin
devuelva un valor Verdadero, solo uno de los argumentos de la funcin O debe ser Verdadero
para que la funcin devuelva un valor Verdadero. La sintaxis de una frmula O es similar a la
de una frmula Y. Con esta frmula, los argumentos deben evaluar en valores lgicos como
Verdadero o Falso o referencias que contienen valores lgicos. En este ejercicio, se crea una
frmula que evala si los agentes de ventas pueden optar a la bonificacin de oficina de apoyo
cuando son nuevos o cuando no consiguieron la bonificacin de ventas (menos de 4 aos en la
empresa o no consigui la bonificacin de agente). La frmula O devuelve Verdad si alguna de
las condiciones es Verdad.

paso a paso

Usar la funcin O
PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la hoja de clculo Rendimiento para activar esta hoja de clculo. Seleccione J5 y, en el
grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Lgicas .
2. Haga clic en O. Se abrir el cuadro de dilogo Argumentos de funcin. Crea una frmula que responde
a la siguiente pregunta: Carey ha trabajado menos de 4 aos en la empresa?
3. En el cuadro ValorLgico1, escriba B5<4 y presione Tab.
4. En el cuadro ValorLgico2, escriba G5=No y presione Tab. Este argumento responde a la segunda
pregunta: No logr Carey el objetivo de ventas? Cada uno de los argumentos se evala como falso,
por lo que la funcin entera se evala como falso.
5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo.
6. Seleccione la celda J5 y copie la frmula desde J6 hasta J11.
7. La celda J7 es la primera de la columna que devuelve un valor Verdad. Para ver los dems argumentos,
haga clic en la celda J7 y, a continuacin, haga clic en el botn Insertar funcin y volver al cuadro de
dilogo Argumentos de funcin (vea la Figura 10-10).

Figura 10-10
Argumentos de la funcin O

ValorLgico1 (B7<4) se evala


como Falso.
ValorLgico2 (G7="No") se evala
como Verdad.
As que la funcin completa se evala
como Verdad.

8. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo y volver al libro.


9. GUARDE el libro y CIRRELO.

Tome nota

A medida que agrega argumentos, los campos ValorLgico del cuadro de dilogo Argumentos
de funcin se amplan para permitirle introducir varios argumentos.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para el prximo ejercicio.

Uso de frmulas avanzadas

173

USO DE FRMULAS PARA MODIFICAR EL TEXTO


Cuando recibe archivos de otros usuarios o programas, a menudo tiene que modificarlos
bastante. Por ejemplo, a veces recibe archivos en un formato de texto con comas que separan
lo que debera ir en columnas. El texto a menudo no est en el formato que necesita para usar
en Excel. Parte del texto se puede combinar en una cadena larga, mientras que la otra parte
puede estar toda en minsculas o en maysculas.
Es posible que est familiarizado con el comando Convertir texto de Microsoft Word que le
permite cambiar las maysculas o minsculas del texto. Del mismo modo, en Excel puede
utilizar frmulas SUPERIOR e INFERIOR para convertir todos los caracteres de una cadena de
texto a maysculas o minsculas. Esta seccin le presenta un archivo de texto de una empresa
de alarmas. El archivo contiene mucha informacin til, pero est codificado para el sistema de
alarma en lugar de para usarlo en una hoja de clculo. El presidente de la empresa le ha pedido
que conserve en secreto el archivo porque contiene los cdigos de cada empleado, aunque
tambin le ha pedido que utilice sus conocimientos de Excel para convertir la informacin a
un formato utilizable.

Conversin de texto en columnas


Puede utilizar el asistente para convertir texto en columnas para separar el contenido bsico
de celdas como nombres y apellidos en columnas diferentes. Dependiendo de cmo estn
organizados los datos, puede dividir el contenido de la celda basndose en un delimitador
(divisor o separador), como un espacio o una coma, o basndose en la ubicacin de un salto
de columna especfico dentro de los datos. En el ejercicio siguiente, convertir los datos de la
columna A en dos columnas.

paso a paso

Convertir texto en columnas


INICIE Excel si es necesario.
1. Abra el libro 10 Fabrikam Alarm Codes. En la Figura 10-11 se muestra qu aspecto tiene el archivo
antes de convertir las filas en columnas y en la Figura 10-12 se muestran los mismos datos despus de
la conversin.

Figura 10-11
Archivo original de 10 cdigos de alarma Fabrikam

La coma convertir el
texto en columnas

El archivo es difcil de leer


2. Seleccione las celdas A2:A8. Haga clic en la pestaa DATOS y, en el grupo Herramientas de datos, haga
clic en Texto en columnas.
3. Se abrir el asistente para convertir texto en columnas con Delimitado seleccionado como valor
predeterminado, ya que Excel reconoce que los datos del rango seleccionado estn separados por
comas. Haga clic en Siguiente para pasar al siguiente paso del asistente.
4. Seleccione Coma como delimitador. Si hay otros delimitadores activados, anule su seleccin.

174

Leccin 10
5. Haga clic en Siguiente y luego en Finalizar.
6. Los datos se separarn en siete columnas. Para ayudarle a identificar las columnas, escriba el texto
en la fila 1 y aumente los anchos de columna de modo que pueda ver el contenido de la celda (vea la
Figura 10-12).

Figura 10-12

Escriba los encabezados


de columna.

Texto convertido

Haga doble clic en los bordes


de la columna para cambiar
los anchos de columna para
que coincidan con las entradas de columna ms anchas.

7. GUARDE el libro como 10 Fabrikam Alarm Codes Solution.


HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

USO DE IZQUIERDA
La funcin IZQUIERDA evala una cadena y toma cualquier nmero de caracteres del lado
izquierdo de la cadena. El formato de la funcin es IZQUIERDA(texto, Nm_de_caracteres).
La primera cadena del libro de datos de alarmas contiene la extensin telefnica del empleado
y el nmero de planta, que se obtiene mediante la funcin IZQUIERDA.

paso a paso

Uso de la funcin IZQUIERDA


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la celda H1, escriba Ext, y en I1 escriba Planta para etiquetar las columnas.
2. Seleccione la celda H2.
3. Haga clic en la pestaa FRMULAS. En el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Texto y elija
IZQUIERDA. Se abrir el cuadro de dilogo Argumentos de funcin.
4. En el cuadro Texto, haga clic en A2 y presione Tab.
5. En el cuadro Nm_de_caracteres, escriba 3 y presione Tab. La vista previa del resultado muestra 425.
6. Haga clic en Aceptar y doble clic en el controlador de relleno en la parte inferior derecha de la celda
H2 para copiar la frmula de H2 de H3 a H8.
7. Seleccione la celda I2, haga clic en el botn Utilizado recientemente y seleccione IZQUIERDA.
8. En el cuadro Texto, escriba A2, presione Tab y, en el cuadro Nm_de_caracteres, escriba 1. Haga clic
en Aceptar.
9. Copie la frmula de I2 de I3 a I8.
10. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

USO DE DERECHA
La funcin DERECHA es prcticamente idntica a la funcin IZQUIERDA, salvo que la
funcin devuelve el nmero de caracteres del lado derecho de la cadena de texto. En el archivo
de cdigos de alarma, la primera columna convertida contiene el ID de empleado de cinco
dgitos al final, mientras que el cdigo de alarma de la columna E contiene mes de nacimiento
del empleado.

Uso de frmulas avanzadas


paso a paso

175

Usar la funcin DERECHA


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la celda J1 y, a continuacin, escriba Cumpleaos. En la celda K1, escriba IDEmp para
etiquetar las columnas.
2. Seleccione la celda J2.
3. Haga clic en la pestaa FRMULAS y, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Texto y elija
DERECHA. Se abrir el cuadro de dilogo Argumentos de funcin.
4. En el cuadro Texto, haga clic en E2 y presione Tab.
5. En el cuadro Nm_de_caracteres, escriba 3 y presione Tab. La vista previa del resultado muestra Abr.
6. Haga clic en Aceptar y copie la frmula de J2 de J3 a J8.
7. Seleccione la celda K2, escriba =DERECHA(A2,5) y presione Entrar.
8. Copie la frmula de K2 de K3 a K8.
9. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

Uso de EXTRAE
Mientras que IZQUIERDA y DERECHA devuelven el nmero de caracteres que hay a ambos
lados de una cadena de texto, MED devuelve los caracteres del medio. Por este motivo, los
argumentos deben incluir la cadena Texto y, a continuacin, un punto de partida (Nm_inicial)
y el nmero de caracteres (Nm_de_caracteres). En la primera columna del archivo Alarma,
hay cdigos que indican dos categoras diferentes de empleados.

paso a paso

Usar la funcin Med


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la celda L1, a continuacin, escriba empcat1 y, en la celda M1, escriba empcat2 para
etiquetar las columnas.
2. Seleccione la celda L2.
3. Haga clic en la pestaa FRMULAS y, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Texto y elija
MED. Se abrir el cuadro de dilogo Argumentos de funcin.
4. En el cuadro Texto, haga clic en A2 y presione Tab.
5. El punto de partida del valor empcat1 es el cuarto carcter de (425oonp15210), as que escriba un 4
en el cuadro de texto Nm_inicial.
6. En el cuadro Nm_de_caracteres, escriba 2. La vista previa del resultado muestra oo.
7. Haga clic en Aceptar y copie la frmula de L2 de L3 a L8.
8. Seleccione la celda M2 y escriba =MED(A2,6,2) y presione Entrar.
9. Copie la frmula de M2 de M3 a M8.
10. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

Uso de ESPACIOS
A veces hay espacios adicionales en una celda, ya sea al final o al principio de la cadena,
especialmente despus de convertir un archivo de texto como el archivo de alarma (vea las
columnas SPFirst y SPLast). La funcin ESPACIOS elimina caracteres a ambos extremos
de la cadena. Solo hay un argumento: Texto. Por lo tanto, la sintaxis de la funcin es
ESPACIOS(Texto).

176

Leccin 10

paso a paso

Uso de la funcin TRIM


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la celda N1, escriba primer y, en la celda O1, escriba ltimo para etiquetar las columnas.
2. Haga clic en la celda N2.
3. Haga clic en la pestaa FRMULAS y, a continuacin, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en
Texto y elija ESPACIOS. Se abrir el cuadro de dilogo Argumentos de funcin.
4. En el cuadro Texto, haga clic en B2. Si se fija bien, ver que el valor original de la celda B2 es "david"
con un espacio delante del nombre.
5. Haga clic en Aceptar y copie la frmula de N2 de N3 a N8.
6. Seleccione la celda O2, escriba =ESPACIOS(C2) y presione Entrar.
7. Copie la frmula de O2 de O3 a O8.
8. GUARDE el libro y CIERRE el archivo.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para el prximo ejercicio.

Uso de SUPERIOR
La funcin SUPERIOR le permite convertir texto a maysculas (todo en maysculas). La
sintaxis es SUPERIOR(Texto), y Texto se refiere al texto que quiere convertir a maysculas. El
texto puede ser una referencia o una cadena de texto. En este ejercicio, convertir a maysculas
la categora de empleado (empcat1 y empcat2).
paso a paso

Usar la funcin SUPERIOR


PREPRESE. Abra el libro 10 Fabrikam Alarm Codes2.
1. Haga clic en la celda D11, escriba EmpCat1, y, en la celda E11, escriba EmpCat2 para etiquetar las
columnas.
2. Haga clic en la celda D12.
3. Haga clic en la pestaa FRMULAS y, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Texto y elija
SUPERIOR. Se abrir el cuadro de dilogo Argumentos de funcin.
4. En el cuadro Texto, haga clic en L2. Ver que oo se convierte en OO.
5. Haga clic en Aceptar y copie la frmula de D12 desde D12 hasta E18 (las dos columnas EmpCat1 y
EmpCat2).
6. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

Uso de INFERIOR
La funcin INFERIOR convierte todas las letras maysculas de una cadena de texto en
minsculas. INFERIOR no cambia caracteres a texto que no sean letras. Usar la frmula
INFERIOR en el siguiente ejercicio para aplicar texto en minsculas para distinguir ms
fcilmente una O (letra O) de un 0 (cero).
paso a paso

Usar la funcin INFERIOR


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la celda F11 y escriba oCode1. En la celda G11, escriba oCode2 para etiquetar las
columnas.
2. Haga clic en la celda F12.
3. Haga clic en la pestaa FRMULAS y, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Texto y elija
INFERIOR. Se abrir el cuadro de dilogo Argumentos de funcin.
4. En el cuadro Texto, haga clic en F2. Ver que 00O0O0O000 se convierte en 00o0o0o000.

Uso de frmulas avanzadas

177

5. Haga clic en Aceptar y copie la frmula de F12 de la celda F12 a G18 (las dos columnas oCode1 y
oCode2).
6. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

Usar de CONCATENAR

En algunos casos, es preciso combinar cadenas de texto. Use CONCATENAR para este
propsito. La sintaxis de la funcin es CONCATENAR(Texto1, Texto2, Texto3... hasta
Texto30). En este caso, combinar el nombre y los apellidos en dos formatos diferentes para
futuras combinaciones de correspondencia. En el primer formato, utilizar una coma para
separar el apellido y el nombre, pero como el carcter puede cambiar a un punto y coma o
a otro carcter, escriba la coma en una celda y utilice la referencia de celda en la frmula
CONCATENAR.
paso a paso

Usar la funcin CONCATENAR


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la celda H11 y escriba , (una coma seguida de un espacio) y, en la celda I11, escriba
Primero ltimo para etiquetar las columnas.
2. Haga clic en la celda H12.
3. Haga clic en la pestaa FRMULAS y, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Texto y elija
CONCATENAR. Se abrir el cuadro de dilogo Argumentos de funcin.
4. En el cuadro Texto, haga clic en la celda B12 y presione Tab. Haga clic en la celda H11, presione Tab y
haga clic en A12. En el rea de vista previa, ver "Ortiz, David."
5. Haga clic en Aceptar y copie la frmula de la celda H12 desde la celda H13 y a la celda H18. El
resultado ser un error (vea la Figura 10-13). Observe que la cadena es cada vez ms larga y Ortiz est
en todas las cadenas.
6. En la barra de frmulas, haga clic en la referencia de celda H11 y presione F4 (absoluta). La celda H11
debe convertirse en $H$11.

Figura 10-13
Copiar la frmula para el ltimo y el primero no funcion.

La cadena de comas (H11) debe convertirse en absoluta.


7. Presione Entrar y copie la frmula de la celda H12 desde la celda H13 a la celda H18 otra vez. Esta vez
la frmula se copiar correctamente.
8. Escriba un signo de ; (punto y coma seguido de un espacio) en H11 y observe que ahora todos los
valores de la columna tienen un punto y coma en vez de comas.
9. Seleccione la celda I12 y escriba =CONCATENAR(A12, ,B12). Observe que el segundo argumento es
una comilla, un espacio y una comilla. Esto separa el nombre y los apellidos.
10. Presione Entrar y copie la frmula de la celda I12 desde la celda I13 a la celda I18.
11. GUARDE el libro como 10 Fabrikam Alarm Codes Solution2.
HAGA UNA PAUSA. CIERRE Excel.

178

Leccin 10

Evaluacin de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. Qu funcin cuenta automticamente las celdas que cumplen varias condiciones?


a.
CONTAR.SI
b.
CONTAR
c.
CONTAR.SI.CONJUNTO
d.
SUMAR.SI.CONJUNTO
2. Qu funcin cuenta automticamente las celdas que cumplen una condicin especfica?
a.
CONTAR.SI
b.
CONTAR
c.
CONTAR.SI.CONJUNTO
d.
SUMAR.SI.CONJUNTO
3. En la frmula =SUMAR.SI.CONJUNTO(C5:C16, F5:F16, <=60, B5:B16, >200000), cul es el rango de
las celdas que se agregar?
a.
= C5:C16
b.
= F5:F16
c.
= B5:B16
d.
= C5:F16
4. En la frmula =SUMAR.SI.CONJUNTO(C5:C16, F5:F16,<=60, B5:B16, >200000) qu significa <=60?
a.
Si el valor de C5:C16 es mayor o igual que 60, el valor de C5:C16 se incluir en el total.
b.
Si el valor de F5:F16 es mayor o igual que 60, el valor de C5:C16 se incluir en el total.
c.
Si el valor de B5:BF16 es inferior o igual que 60, el valor de C5:C16 se incluir en el total.
d.
Si el valor de F5:F16 es inferior o igual que 60, el valor de C5:C16 se incluir en el total.
5. A qu se refiere el rango de criterios de una frmula?
a.
Los datos de la hoja de clculo que se incluirn en los resultados de la frmula
b.
El rango contiene una condicin que debe cumplirse para que se incluyan los datos en el resultado
c.
El tipo de frmula que se utiliza para el clculo
d.
El tipo de datos contenidos en las celdas que se incluirn en la frmula
6. Qu funcin devuelve un valor si una condicin es verdad y otro valor cuando la condicin no es
verdad?
a.
AND
b.
O
c.
S
d.
SUMAR
7. Qu funcin devuelve un valor si se cumplen todas las condiciones?
a.
AND
b.
O
c.
S
d.
SUMAR

Uso de frmulas avanzadas

179

Proyectos
Proyecto 10-1: Separar texto en columnas
En este proyecto, tomar un archivo de texto de calificaciones de los estudiantes y separar la
informacin en siete columnas en lugar de una.
PREPRESE. INICIE Excel si an no se est ejecutando.
1. ABRA el archivo 10 SFA Grades Import.
2. Seleccione las celdas A4:A41. Haga clic en la pestaa DATOS y, en el grupo Herramientas de datos,
haga clic en Texto en columnas.
3. Se abrir el asistente para convertir texto en columnas con Delimitado seleccionado como valor
predeterminado, ya que Excel reconoci que los datos del rango seleccionado estn separados con
delimitadores. Haga clic en Siguiente.
4. Seleccione Coma y Espacio como delimitadores. Si hay otros delimitadores activados (por ejemplo,
tabulacin), anule su seleccin y haga clic en Siguiente. Haga clic en Finalizar.
5. Etiquete todas las columnas de la fila 3 (de A3 a G3): Apellido, Nombre, Inicial, Identificador, Final,
Trimestre, Semestre.
6. GUARDE el libro en la carpeta leccin 10 como 10 SFA Grades Import Solution. CIERRE el libro.
DEJE Excel abierto para el prximo proyecto.

Proyecto 10-2: Crear frmulas SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO para resumir datos


condicionalmente
Se ha introducido informacin salarial de Contoso, Ltd. en un libro para que el director de
oficina puede analizar y resumir los datos. En el siguiente ejercicio, calcular sumas con
condiciones.
PREPRESE. INICIE Excel si an no se est ejecutando.
1. ABRA el archivo de datos 10 Contoso Salaries de esta leccin.
2. Seleccione la celda C35. Haga clic en la pestaa FRMULAS y, en el grupo Biblioteca de funciones,
haga clic en Insertar funcin.
3. Si la funcin SUMAR.SI no est visible, escriba SUMAR.SI en el cuadro de bsqueda de una funcin y
haga clic en Ir a. En la lista Seleccionar una funcin, haga clic en SUMAR.SI. Haga clic en Aceptar.
4. En el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, en el campo Rango, seleccione C4:C33.
5. En el cuadro Criterios, escriba >100000.
6. Haga clic en Aceptar. Como el rango y el rango de suma son iguales, no es necesario introducir el
argumento Rango_suma.
7. Seleccione C36 y haga clic en Insertar funcin. Seleccione SUMAR.SI.CONJUNTO y haga clic en
Aceptar.
8. En el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, seleccione C4:C33 como el rango de suma.
9. Seleccione D4:D33 .
10. Escriba >=10 como el primer criterio.
11. Seleccione C4:C33 como el segundo rango de criterios.
12. Escriba <60000 como el segundo criterio. Haga clic en Aceptar para terminar la frmula.
13. GUARDE el libro como 10 Contoso Salaries Solution. CIERRE el archivo.
CIERRE Excel.

180

11
Leccin 11

Asegurar los libros

Matriz de conocimientos de la leccin


Conocimientos

Objetivo del examen

Nmero de objetivo

Asegurar el trabajo
Control de cambios en un libro
Agregar comentarios en un libro

En Contoso, Ltd se pasa consulta a un gran nmero de pacientes al da. La clnica mantiene registros confidenciales sobre las
visitas de pacientes, los medicamentos y los problemas mdicos. Asimismo, en el caso de los empleados, se almacena informacin
sobre salarios, nmeros de identificacin nacional (nmeros de seguridad social en los Estados Unidos, nmeros de seguridad
social en Canad o nmeros de aseguradoras nacionales en el Reino Unido) y evaluaciones del rendimiento. El personal de
oficina debe ser capaz de compartir informacin, pero es fundamental que una gran parte de la informacin se mantenga
confidencial. En esta leccin, estudiar las herramientas de Excel de proteccin de documentos, seguimiento de cambios y
adicin de comentarios.

Orientacin sobre el software


La pestaa REVISAR
Microsoft Excel le proporciona varias capas de seguridad y proteccin que le permiten
controlar quin puede tener acceso a los datos de Excel y modificarlos. Los comandos de
la pestaa REVISAR (Figura 11 - 1) le permiten proteger un archivo de libro completo, de
modo que solo los usuarios autorizados puedan ver o modificar los datos (el mayor nivel
de proteccin). Tambin puede proteger determinados elementos de la hoja de clculo o del
libro para evitar que los usuarios cambien, muevan o eliminen datos importantes de forma
accidental o deliberada. La proteccin de datos es especialmente importante cuando mltiples
usuarios comparten y editan archivos.

Figura 11-1
Pestaa REVISAR

180

Botn
Proteger hoja

Botn Proteger
libro

Botn Compartir
libro

Botn Proteger y
compartir libro

Utilice esta ilustracin como referencia a lo largo de la leccin, a medida que aprende a
compartir y editar archivos usando las opciones de seguridad y proteccin de Excel.

Asegurar los libros

181

ASEGURAR EL TRABAJO
Se entiende por contrasea el texto que el usuario debe introducir para poder tener acceso
a un libro, una hoja de clculo o elementos de una hoja de clculo. Puede asegurar un libro
entero restringiendo quin puede abrir o utilizar los datos del libro y exigiendo una contrasea
para ver o guardar los cambios en el libro. Asimismo, puede proporcionar proteccin adicional
a determinados elementos de las hojas de clculo o los libros aplicando o sin aplicar una
contrasea.

Proteger las hojas de clculo


En un entorno de trabajo, a menudo ms de un empleado utiliza los libros. Cuando crea una hoja
de clculo a la que tienen acceso varios usuarios, muchas veces necesita protegerla para que un
usuario no cambie, mueva ni elimine datos importantes de forma accidental o deliberada. En
el prximo ejercicio, utilizar las frmulas ALEATORIO o ALEATORIO.ENTRE para crear
nmeros de identificacin nicos.
Excel dispone de dos funciones de nmero aleatorias: ALEATORIO y ALEATORIO.ENTRE
ALEATORIO no necesita argumentos de funcin, por lo que no es posible especificar el
nmero de dgitos que quiere en el nmero que la frmula ALEATORIO devuelve. Por el
contrario, ALEATORIO.ENTRE permite determinar los nmeros del principio y del fin.
paso a paso

Proteger una hoja de clculo


PREPRESE. INICIE Excel.
1. ABRA 11 Contoso Employees entre los archivos de datos de esta leccin.
2. En la hoja de clculo SSN, seleccione la celda G4.
3. Haga clic en la pestaa FRMULAS, seleccione Matemticas y trigonomtricas y seleccione
ALEATORIO.ENTRE. Esta frmula crear un nmero aleatorio para cada empleado, que puede
utilizarse como identificacin.
4. En el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, en el cuadro Inferior, escriba 10000 y en el cuadro
Superior, escriba 99999, tal como se muestra en la Figura 11-2. Haga clic en Aceptar. Para garantizar
la seguridad de la informacin, uno de los primeros pasos suele consistir en asignar un nmero de
identificacin de empleado que puede reemplazar los nmeros de seguridad social de los empleados
estadounidenses, los nmeros de seguridad social de los empleados canadienses y los nmeros de
seguro nacional de los empleados del RU en todos los documentos.

Figura 11-2
Generacin de un nmero
aleatorio de cinco dgitos

5. Haga doble clic en el controlador de relleno de la celda G4 para copiar el rango en G5:G33. Se ha
asignado a todos los empleados un nmero de Id de cinco dgitos aleatorio.
6. Seleccione el rango G4:G33 y, en la pestaa INICIO, haga clic en Copiar. Haga clic en la flecha Pegar y
luego en Pegar valores.

Solucin de
problemas

La frmula ALEATORIO.ENTRE generar un nmero aleatorio nuevo cada vez que se abra o modifique un
libro. Para conservar los nmeros de identificacin de empleado creados por la frmula, debe reemplazar
la frmula con los valores.

182

Leccin 11
7. Con G4:G33 seleccionado, en la pestaa INICIO, haga clic en Formato y luego seleccione Formato de
celdas. Haga clic en la pestaa Proteccin y compruebe que Bloqueado est activado. De esta forma,
evitar que los nmeros de identificacin de los empleados se cambien cuando se proteja la hoja de
clculo. Haga clic en Aceptar.
8. En la pestaa INICIO, haga clic en el botn Ordenar y filtrar y seleccione Ordenar de menor a mayor.
En el cuadro de dilogo Advertencia antes de ordenar, seleccione Continuar con la seleccin actual y
haga clic en Ordenar.
9. Seleccione las celdas C4:D33. En la pestaa INICIO, haga clic en Formato. Observe que el comando
Bloquear celda aparece seleccionado, lo que significa que de forma predeterminada las celdas estn
bloqueadas. Haga clic en Bloquear celda para desactivar la proteccin de dichas celdas y permitir que
cambien.
10. Haga clic en la pestaa REVISAR y, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja.
11. En el cuadro Contrasea para desproteger la hoja, escriba L11!e01. La contrasea no se mostrar en el
cuadro Contrasea para desproteger la hoja. En cambio, se vern asteriscos (*), tal como se muestra
en la Figura 11-3. Haga clic en Aceptar.
Figura 11-3

El cuadro de dilogo Proteger hoja muestra asteriscos


(*) a medida que escribe
para proteger la contrasea.

12. Se le solicitar que confirme la contrasea. Vuelva a escribir L11!e01 y haga clic en Aceptar. Acaba de
crear y confirmar la contrasea que bloquear la hoja de clculo. Las contraseas deben ser seguras.
Esto significa que todas las contraseas distinguen entre maysculas y minsculas. Por lo tanto, debe
escribir exactamente lo que se asign como contrasea; es decir, maysculas, minsculas, nmeros y
smbolos.
13. GUARDE el libro como 11 Contoso Employees. CIERRE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para el prximo ejercicio.

Tome nota

La proteccin de elementos de la hoja de clculo y del libro no debe confundirse con la


seguridad de contraseas de nivel de libro. La proteccin de elementos no puede proteger un
libro contra usuarios malintencionados.

Proteger un libro
Asignar una contrasea es una manera eficaz de evitar que cualquier usuario que no sepa la
contrasea pueda abrir el libro. Para proteger un libro entero, puede exigir una contrasea
para abrir y ver el libro. Tambin puede exigir una contrasea para abrir y leer el libro y otra
contrasea para modificar los datos del libro. Las contraseas que se aplican a un libro entero
ofrecen una seguridad ptima para los datos.
Ahora, cualquiera que tenga acceso al sistema informtico puede ver el libro 11 Solucin Datos
nmina que guard en el ejercicio anterior. Restringi la modificacin del archivo, pero no
restringi el acceso a los datos. En este ejercicio, limitar el acceso al libro requiriendo una
contrasea para abrir el documento.
Las contraseas de Excel pueden contener hasta 255 letras, nmeros, espacios y smbolos. Las
contraseas distinguen entre maysculas y minsculas, por lo que debe escribir correctamente
las maysculas y las minsculas. Si es posible, seleccione una contrasea segura que pueda
recordar y no tenga que escribirla. Se entiende por contrasea segura, una contrasea que
combina letras maysculas y minsculas, nmeros y smbolos; por ejemplo, la contrasea de

Asegurar los libros

183

ejemplo L11!e01 que us en el ejercicio anterior. Sin embargo, se considera que una contrasea
de 14 o ms caracteres es ms segura. Las contraseas que utilizan fechas de nacimiento,
nmeros de la direccin del hogar, nombres de mascotas y as sucesivamente ofrecen poca
proteccin para quien pueda buscar dicha informacin en las redes sociales o en Internet.
Tome nota

Es de importancia vital que recuerde las contraseas asignadas a los libros o las hojas de
clculo. Si se olvida de la contrasea, Microsoft no puede recuperarla. Si es preciso, escriba las
contraseas y gurdelas en un lugar seguro, lejos de la informacin que desea proteger.
Cuando proteja una hoja de clculo, puede ocultar cualquier frmula que no quiera que se vea
en la barra de frmulas. Seleccione las celdas que contienen las frmulas que desea ocultar. A
continuacin, en la pestaa Proteccin del cuadro de dilogo Formato de celdas, seleccione la
casilla Oculto.

paso a paso

Proteger un libro
PREPRESE. ABRA el libro 11 Payroll Data Solution que guard y cerr en el ejercicio anterior.
1. Haga clic en la celda G11 e intente escribir un valor nuevo en la celda. Un cuadro de dilogo le
informar de que no puede modificar la celda ya que la hoja de clculo est protegida. Haga clic en
Aceptar para continuar.
2. Haga clic en la celda D4 y cambie el nmero a 1. Puede introducir cambios en las celdas de las
columnas C y D porque desbloque las celdas antes de proteger la hoja de clculo. Haga clic en
Deshacer para invertir el cambio.
3. Haga clic en la pestaa de la hoja de clculo Rendimiento y seleccione la celda D4.
4. En la pestaa INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha Eliminar y en Eliminar filas de hoja.
Se extraern los datos del Dr. Bourne de la hoja de clculo, ya que esta hoja de clculo qued
desprotegida.
5. Haga clic en Deshacer para devolver los datos del Dr. Bourne.
6. Haga clic en la pestaa de la hoja de clculo SSN. Haga clic en la pestaa REVISAR y, en el grupo
Cambios, haga clic en Desproteger hoja.
7. Escriba L11!e01 (la contrasea que cre en el ejercicio anterior) y haga clic en Aceptar.
8. Haga clic en la celda D11. Escriba 8, presione la tecla Tab tres veces y , a continuacin, escriba 17000.
Presione la tecla Tab.
9. En la pestaa REVISAR, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja. En los dos cuadros de dilogo,
escriba la contrasea original de la hoja L11!e01 para volver a proteger la hoja de clculo SSN.
10. En la pestaa REVISAR, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger libro. Se abrir el cuadro de dilogo
Proteger estructura y ventanas. Seleccione Proteger libro en la casilla Estructura del cuadro de
dilogo, si no est ya seleccionada.
11. En el cuadro Contrasea, escriba L11&E02 y haga clic en Aceptar. Confirme la contrasea volvindola
a escribir y haga clic en Aceptar.

Tome nota

La contrasea del libro es opcional, pero si no suministra una contrasea, cualquier usuario
puede desproteger el libro y cambiar los elementos protegidos.
12. Para comprobar que no puede cambiar las opciones de la hoja de clculo, haga clic con el botn
derecho en la pestaa Rendimiento y observe los comandos atenuados.
13. Presione Esc y haga clic en la pestaa ARCHIVO. Seleccione Guardar como y, a continuacin, haga clic
en el botn Examinar.
14. En el cuadro de dilogo Guardar como, haga clic en el botn Herramientas. Se abrir el men
contextual (vea la Figura 11-4).

184

Leccin 11
Figura 11-4

Utilice las opciones de


herramientas del cuadro de
dilogo Guardar como para
restringir el acceso al libro.

15. Seleccione Opciones generales. Se abrir el cuadro de dilogo Opciones generales. En el cuadro
de dilogo Opciones generales, en el cuadro Contrasea de apertura, escriba L11&E02. Aparecen
asteriscos en el cuadro de texto a medida que escribe. Haga clic en Aceptar.
16. En el cuadro de dilogo Confirmar contrasea, escriba nuevamente la contrasea y, a continuacin,
haga clic en Aceptar. Debe escribir la contrasea exactamente igual cada vez.
17. Haga clic en Guardar y luego en S para reemplazar el documento. Como ahora el documento est
guardado, todos los que tengan la contrasea pueden abrir el libro y modificar los datos contenidos
en la hoja de clculo Rendimiento, ya que dicha hoja de clculo no est protegida. Sin embargo, para
modificar la hoja de clculo SSN, el usuario tambin debe conocer la contrasea que utiliz para
proteger la hoja de clculo en el primer ejercicio.

Solucin de
problemas

Cuando confirme la contrasea para evitar visualizaciones no autorizadas de un documento, el sistema le


recordar que las contraseas distinguen entre maysculas y minsculas. Si la contrasea que introduce en
el cuadro de dilogo Confirmar contrasea no es idntica a la que introdujo en el cuadro de dilogo anterior,
recibir un mensaje de error. Haga clic en Aceptar para cerrar el mensaje de error y escriba nuevamente la
contrasea en el cuadro de dilogo Confirmar contrasea.
18. CIERRE el libro y BRALO de nuevo.
19. En el cuadro Contrasea, escriba 111 y haga clic en Aceptar. Esta es una contrasea incorrecta
para probar la seguridad. Recibir un cuadro de dilogo de advertencia de que la contrasea no es
correcta. Haga clic en Aceptar.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para el prximo ejercicio.

Cuando guard el libro Solucin Datos nmina en el primer ejercicio de esta seccin, todos
los que tuvieran acceso a la red o al sistema del equipo podan verlo. Tal como vio al abrir el
archivo en este ejercicio, se poda ver el libro, pero no se poda modificar la hoja de clculo SSN,
con excepcin de las celdas que estaban desbloqueadas. Si guard el archivo con otro nombre,
dicho archivo tambin estara protegido y no podra modificar los datos sin la contrasea que
protege dicha hoja de clculo.
Si protege la estructura de un libro, evitar que los usuarios vean hojas de clculo que ha
ocultado; inserten hojas de clculo nuevas; muevan, eliminen, oculten o cambien los nombres
de las hojas de clculo. Si selecciona la casilla Ventanas en el cuadro de dilogo Proteger
estructura y ventanas impedir que el usuario cambie el tamao y la posicin de las ventanas
cuando se abra el libro.

Asegurar los libros

185

Uso del inspector de documentos


Antes de compartir un documento importante con colegas o usuarios que no pertenecen a la
organizacin, debe comprobar siempre la ortografa, adems de corregir y revisar el contenido
para comprobar que todo est correcto y que el documento no contenga nada que no desee
compartir con los dems. Debera revisar tambin el documento para detectar datos ocultos
o informacin personal que pueden estar almacenados en el libro o en las propiedades del
documento. En Excel, el inspector de documentos muestra varias opciones diferentes que le
permiten buscar y eliminar datos ocultos e informacin personal especficos de los libros de
Excel. Asimismo, el inspector de documentos tambin localiza datos XML personalizados,
hojas de clculo ocultas y contenido invisible.
En un libro de Excel, se pueden guardar varios tipos de datos ocultos e informacin personal.
Es posible que esta informacin no se vea inmediatamente cuando visualice el documento,
pero puede ser posible que otros la vean o recuperen la informacin. Esta informacin incluye
lo siguiente:
Comentarios y anotaciones: esta informacin permite a otras personas ver los nombres de

los usuarios que trabajaron en el libro, sus comentarios y los cambios introducidos en el libro.

Propiedades del documento e informacin personal: las propiedades del documento estn

constituidas por el autor, el tema y el ttulo, as como por el nombre de la ltima persona que
guard el libro y la fecha de creacin del libro.

Encabezados y pies de pgina: los encabezados y los pies de pgina pueden incluir el

nombre del autor, la fecha de creacin del archivo, etc.

Hojas de clculo, filas y columnas ocultas: las columnas pueden ocultarse para proteger los

datos relativos al salario y la seguridad social (Estados Unidos), la seguridad social (Canad)
o el seguro nacional (Reino Unido). Antes de quitar columnas o filas ocultas, asegrese de
que su eliminacin no cambiar los clculos en la hoja de clculo.

paso a paso

Usar el inspector de documentos


PREPRESE. ABRA el archivo 11 Contoso Employee IDS de esta leccin.
1. Haga clic en la pestaa ARCHIVO, luego en Guardar como y luego en Examinar y navegue hasta
la carpeta de la leccin 11. En el cuadro Nombre de archivo, escriba 11 Employee ID Doc Inspect
Solution para guardar una copia del libro. Haga clic en el botn Guardar.

Solucin de
problemas

Es buena idea realizar una inspeccin en una copia del libro, ya que tal vez no pueda restaurar el contenido
oculto que elimin en el proceso de inspeccin. Si intenta inspeccionar un documento que tiene cambios sin
guardar, se le pedir que guarde el documento antes de completar la inspeccin.
2. Haga clic en la pestaa ARCHIVO. A continuacin, con Informacin seleccionado, haga clic en el botn
Comprobar si hay problemas en el panel central de la vista Backstage. A continuacin, haga clic
en Inspeccionar documento. Se abrir el cuadro de dilogo Inspector de documentos, tal como se
muestra en la Figura 11-5.

186

Leccin 11
Figura 11-5

Cuadro de dilogo Inspector


de documentos

3. Haga clic en Inspeccionar. El inspector de documentos cambiar para incluir algunos botones Quitar
todo.
4. Haga clic en Quitar todo en Comentarios y anotaciones.

Tome nota

Debe quitar individualmente todos los tipos de datos ocultos. Puede volver a inspeccionar el
documento despus de quitar los elementos.
5. Haga clic tres veces en Eliminar todos para Propiedades del documento e informacin personal, Filas
y columnas ocultas y Hojas de clculo ocultas. Los encabezados y los pies de pgina deben los nicos
elementos ocultos restantes (vea la Figura 11-6).

Figura 11-6
Botn Quitar todo para encabezados y pies de pgina

Botn Quitar
todo

6. Haga clic en el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo Inspector de documentos.
7. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro.

Cuando abri el archivo en este ejercicio, contena columnas ocultas, as como otra informacin
que no quera compartir con otros usuarios. Primero cre una copia del libro original ya que
no siempre es posible restaurar los datos que el inspector de documentos elimina. Por este
motivo, elimin informacin importante de la copia; los datos completos se conservan en el
libro original. Si el libro original estaba protegido, la copia tambin lo estara y algunos de los
elementos del libro no podran cambiarse usando el inspector de documentos. En ese caso, es
preciso desproteger primero el libro para ejecutar el inspector de documentos.

Asegurar los libros

187

Marcar un documento como final


Antes de compartir un libro con otros usuarios, puede ejecutar el comando Marcar como
final para que el documento sea de solo lectura y desalentar los cambios en el documento.
Si marca un documento como final, estn indicando que comparte una versin completa del
documento y que ayuda a evitar que los revisores o lectores efecten cambios accidentalmente
en el documento.

Marcar un documento como final

paso a paso

PREPRESE. ABRA 11 Contoso Employee IDS.


1. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 11 como 11 Employee ID Final Solution.
2. Haga clic en la pestaa ARCHIVO y en la vista Backstage, haga clic en el botn Proteger libro. Haga clic
en Marcar como final, tal como se muestra en la Figura 11-7.

Figura 11-7
Marcar como final

3. Se abrir un cuadro de mensaje de Excel, indicando que el libro se marcar como final y se guardar.
Haga clic en Aceptar.
4. Otro cuadro de mensaje de Excel explica que el documento se ha marcado como final. Esto tambin
significa que el archivo se ha convertido en archivo de solo lectura, lo que significa que no se puede
editar a menos que haga clic en el botn Editar de todos modos. Haga clic en Aceptar. Observe un
icono Marcado como final en la barra de estado (vea la Figura 11-8).

188

Leccin 11
Figura 11-8

Icono Marcado como final en


la barra de estado
Marcado como final en
hoja de clculo

Icono Marcado como final


en la barra de estado

HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro.

El comando Marcar como final no es una caracterstica de seguridad. Todo el que abra un libro
que haya sido marcado como final puede editar el documento eliminando el estado Marcar
como final del documento haciendo clic en el botn Editar de todos modos.

CONTROL DE CAMBIOS EN UN LIBRO


El control de los cambios es la capacidad para marcar quin realiza los cambios introducidos
en un libro. La capacidad de controlar los cambios es especialmente til en un libro que varios
usuarios comparten y modifican. Cuando activa Control de cambios, el libro se convierte
automticamente en un libro compartido. Puede personalizar la caracterstica Control de
cambios para realizar el seguimiento de tipos especficos de cambios, puede permitir que varios
usuarios activen o desactiven esta caracterstica a su voluntad o especificar una contrasea
para proteger los cambios. Tambin puede decidir si aceptar o rechazar los cambios en los
datos originales del libro. Cuando desactiva el control de cambios, el libro deja de ser un libro
compartido.

Activacin o desactivacin del control de cambios


Puede activar el control de cambios mediante el comando Control de cambios, el comando
Compartir libro o el comando Proteger y compartir libro (todos ubicados en la pestaa
REVISAR). El comando Proteger y compartir libro proporciona el mayor nivel de seguridad
ya que puede agregar una contrasea. Cuando se comparten libros, a menudo es importante
saber qu cambios fueron hechos por cada usuario. El dueo (creador) del libro puede utilizar
las funciones de control de cambios para administrar los datos de un libro compartido. El
propietario puede usar el registro del historial de cambios para administrar el libro compartido
agregando o quitando usuarios y solucionando los cambios conflictivos. En el prximo
ejercicio, aprender a controlar los cambios.

Asegurar los libros


paso a paso

189

Activar o desactivar el control de cambios


PREPRESE. ABRA el libro 11 Contoso Assignments de esta leccin.
1. GUARDE el libro como 11 Assignments Solution en la carpeta de la leccin 11.
2. En la pestaa REVISAR, en el grupo Cambios, haga clic en el botn Proteger y compartir libro. Se
abrir el cuadro de dilogo Proteger libro compartido.
3. En el cuadro de dilogo, haga clic en Compartir con control de cambios. Cuando elija esta opcin, el
cuadro de texto Contrasea se activar. Puede asignar una contrasea en ese momento, aunque no es
necesario. Haga clic en Aceptar.
4. Haga clic en Aceptar cuando se le pregunte si desea continuar y guardar el libro. Acaba de marcar el
libro para guardar los cambios realizados.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

Puede desactivar el control de cambios haciendo clic en el botn Desproteger libro compartido,
que fue nombrado Proteger libro compartido antes de acabar el ejercicio anterior.
Tome nota

Desactivar el control de cambios eliminar el historial de cambios, as como el estado


compartido del libro, pero los cambios que ya se muestran en el documento se mantendrn
hasta que los acepte o los rechace.

Configuracin de las opciones de control de cambios


La pestaa Avanzadas del cuadro de dilogo Compartir libro le permite personalizar el
uso compartido del libro. Normalmente, el autor del libro establece estas opciones antes de
compartirlo. En este ejercicio, modificar estas opciones.

paso a paso

Configurar las opciones de control de cambios


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. En la pestaa REVISAR, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro. Se abrir el cuadro de
dilogo Compartir libro.
2. Haga clic en la pestaa Avanzadas (vea la Figura 11-9).

Figura 11-9
Pestaa Opciones avanzadas
de libro compartido

190

Leccin 11
3. En el cuadro Guardar historial de cambios durante, haga clic en la flecha de desplazamiento para
mostrar 35.
4. Haga clic en el botn de opcin Automticamente cada para que el archivo se guarde
automticamente cada 15 minutos (valor predeterminado).
5. Haga clic en Aceptar para aceptar la configuracin predeterminada para el resto de las opciones.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DJELO abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

La pestaa Avanzadas contiene cuatro opciones:


Control de cambios determina si se mantiene un historial de cambios y durante cunto

tiempo se guarda. En un libro compartido, el historial de cambios documenta los cambios


realizados en sesiones de edicin anteriores. La informacin incluye el nombre de la persona
que hizo cada cambio, cundo se efectuaron los cambios, y qu datos se cambiaron. El valor
predeterminado es 30 das. Contoso mantiene un registro mensual de la distribucin de
muestras. Si establece el historial de cambios en 35 das, se asegurar de que el director de
la oficina disponga del tiempo suficiente para revisar el libro y solucionar cualquier cambio
conflictivo antes de que se elimine el historial de cambios.

Actualizar cambios controla cundo se incorporan en el libro los cambios realizados en el

libro compartido.

En caso de cambios conflictivos entre usuarios determina qu ediciones se convertirn en

parte del archivo si dos o ms usuarios intentan editar al mismo tiempo. Por lo general, los
cambios del propietario del libro tienen prioridad.

Incluir en vista personal permite a cada usuario que edita el libro ver una vista personal de

este.

Insertar cambios realizados


Cuando abre un libro compartido, se activa automticamente el control de cambios. En la
mayora de los casos, el propietario del libro ha introducido una contrasea para evitar que un
usuario apague el control de cambios. Por lo tanto, se realiza el seguimiento de cualquier texto
que escriba en el libro.

paso a paso

Insertar cambios realizados


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. En la pestaa REVISAR, en el grupo Cambios, haga clic en Control de cambios. En la lista desplegable
que aparece, haga clic en Resaltar cambios. Aparecer el cuadro de dilogo Resaltar cambios.
2. El cuadro Controlar los cambios al modificar est inactivo ya que Control de cambios se activ al
compartir el libro. En el cuadro desplegable cundo, haga clic en la flecha desplegable y luego en
Todo. En la casilla y en la lista desplegable Quin, active el cuadro y seleccione Todos. El cuadro de
dilogo debe aparecer tal como se muestra en la Figura 11-10.

Figura 11-10
Insertar cambios realizados
Opciones de
control de
cambios

Cuadro de dilogo
Resaltar cambios

Asegurar los libros

191

3. La opcin Resaltar cambios en pantalla ya est seleccionada. Haga clic en Aceptar. Si aparece un
cuadro de advertencia, haga clic en Aceptar para aceptar.
4. Haga clic en la pestaa ARCHIVO y luego en Opciones. Se abrir el cuadro de dilogo Opciones de
Excel.
5. En la categora General, en Personalizar la copia de Microsoft Office, en el cuadro Nombre de usuario,
escriba Luca Dellamore. Haga clic en Aceptar. Ha cambiado el nombre de usuario del documento que
se mostrar en el Control de cambios.

Tome nota

Tome nota del nombre que quita. Restaurar el nombre de usuario original al final de esta
leccin.
6. Haga clic en la celda A14 y escriba la siguiente informacin en cada una de las columnas:
Dellamore Luca Administrativo de archivos Rehacer buzones
7. A medida que introduzca estos cambios, aparecern un tringulo de color y un cuadro de comentarios
por cada entrada. De esta forma, ser ms fcil ver los cambios ms tarde.
8. En la barra de acceso rpido, haga clic en Guardar para guardar los cambios realizados bajo el nombre
de usuario Luca Dellamore.
9. Haga clic en la pestaa ARCHIVO y seleccione Opciones.
10. En el cuadro Nombre de usuario, escriba Billie Jo Murray. Haga clic en Aceptar. Una vez ms est
cambiando el nombre de usuario y aplicndolo al documento.
11. Haga clic en la celda A15 y escriba la siguiente informacin en cada una de las columnas:
Murray Billie Jo Recepcionista
Retirar todos los viejos contactos
12. Mueva el puntero del mouse a la celda D15. El nombre de la persona que realiz el cambio, la fecha
del cambio y el cambio en s mismo aparecer en una informacin en pantalla, tal como se muestra en
la Figura 11-11.

Figura 11-11
Cambios realizados en una
hoja de clculo

Botn Mostrar tinta resaltado al


controlar los cambios

Cambios realizados con


comentarios

13. Mire las informaciones en pantalla para las dems celdas de las filas 14 y 15.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DJELO abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

En una red, no puede ver los cambios realizados por otros usuarios hasta que todos hayan
guardado los cambios. Para guardar los cambios en un libro compartido y ver los cambios que
otros usuarios han guardado desde que guard por ltima vez, haga clic en Guardar en la barra
de herramientas de acceso rpido o elija otras opciones para guardar como Ctrl + S. Tenga
en cuenta que cuando trabaja en un entorno de red, puede hacer clic en Compartir libro en el
grupo Cambios y ver una lista de otros usuarios que tienen el libro abierto.
En ocasiones se producen conflictos cuando dos usuarios editan un libro compartido e intentan
guardar cambios que afectan a la misma celda. Cuando el segundo usuario intenta guardar el
libro, Excel muestra el cuadro de dilogo Resolucin de conflictos. Segn las opciones que se
establecieron cuando se cre y se comparti el libro, puede mantener el cambio o aceptar el
cambio realizado por otro usuario.

192

Leccin 11

Tambin puede mostrar una lista que muestra cmo se solucionaron los conflictos en el pasado.
Esto se puede ver en otra hoja de clculo que muestra el nombre de la persona que realiz
el cambio, cundo y dnde fue hecho, qu datos se eliminaron o reemplazaron y cmo se
resolvieron los conflictos.

Eliminacin de los cambios


Como sealamos anteriormente, otros usuarios no pueden ver los cambios que realiza en un
libro compartido, hasta que no los guarda. Los cambios se convierten en una parte del historial
de cambios solo cuando los salva. Si cambia de opinin antes de guardar, puede editar o
eliminar los cambios. Los cambios deben guardarse para poder aceptarlos o rechazarlos. Si no
los guarda, Excel mostrar un mensaje indicando que debe guardar el libro para poder aceptar
o rechazar los cambios. Una vez que haya guardado el libro, si desea eliminar un cambio,
puede introducir nuevos datos o rechazar el cambio realizado antes de guardarlo.

paso a paso

Eliminar los cambios


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la pestaa ARCHIVO y luego en Opciones.
2. En la categora General, en Personalizar la copia de Microsoft Office, en el cuadro Nombre de usuario,
escriba Erin Hagens. Haga clic en Aceptar. Ha vuelto a cambiar el usuario del libro con fines de control
de cambios.
3. Seleccione la celda A16 y escriba la siguiente informacin en cada una de las columnas:
Hagens Erin Recepcionista Limpiar todos los psillos
4. Haga clic en la celda D13 y , a continuacin, edtela para que pasillos est escrito correctamente.
Cambie psillos por pasillos.

Tome nota

Deshacer est inactivo en un libro compartido. Si por error reemplaza sus datos o los datos de
otro usuario, deber rechazar el cambio para restaurar los datos que reemplaz.
5. En la pestaa REVISAR, haga clic en Control de cambios y luego en el men desplegable que aparece,
haga clic en Aceptar o rechazar cambios. Excel mostrar un cuadro de mensaje que confirma que
quiere guardar el libro. Haga clic en Aceptar. Se abrir el cuadro de dilogo Seleccionar cambios para
aceptar o rechazar.
6. En el cuadro de dilogo Seleccionar cambios para aceptar o rechazar, haga clic en la flecha desplegable
Quin, seleccione Erin Hagens y haga clic en Aceptar. Acaba de pedir a Excel que devuelva solo los
cambios realizados por Erin Hagens. Excel resaltar la fila 16 con guiones verde all donde est escrita
la informacin de Hagens.

Tome nota

El orden de aceptacin o rechazo de los cambios puede mostrarse de forma diferente. Acepte
el cambio de D13, pero rechace a todos los dems cambios.
7. Haga clic en Rechazar. Se eliminarn las cuatro entradas.
8. Cuando la celda D13 est seleccionada para corregir la ortografa de pasillos, haga clic en Aceptar.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DJELO abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Si reemplaza los datos de otro usuario y quiere restaurar los datos originales, debe rechazar el
cambio. Si en su lugar elimina el texto que introdujo como reemplazo de otro texto, dejar la
celda o el rango en blanco. Rechazar el cambio restaura la entrada que reemplaz.

Aceptar cambios de otro usuario


Despus de que se haya editado un libro compartido, puede identificar fcilmente qu celdas
han cambiado y determinar si desea mantener o rechazar los cambios. Puede elegir entre
aceptar o rechazar todos los cambios al mismo tiempo sin revisar ninguno, o bien puede
aceptarlos o rechazarlos uno por uno. En el siguiente ejercicio, aprender a aceptar cambios
de otros usuarios.

Asegurar los libros


paso a paso

193

Aceptar cambios de otro usuario


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la pestaa ARCHIVO y luego en Opciones.
2. En la categora General, en Personalizar la copia de Microsoft Office, en el cuadro Nombre de usuario,
escriba Jim Giest. Haga clic en Aceptar.
3. Haga clic en Control de cambios y seleccione Aceptar o rechazar cambios en la lista desplegable.
4. De forma predeterminada, est seleccionada la opcin Sin revisar. En el cuadro Quin, seleccione Luca
Dellamore. Haga clic en Aceptar. Se mostrar el cuadro de dilogo Aceptar o rechazar cambios.
5. Haga clic en Aceptar para aceptar cada uno de los cambios que Luca realiz. El cuadro de dilogo
Aceptar o rechazar cambios se cerrar despus de que haya aceptado todos los cambios realizados
por Luca Dellamore.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DJELO abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Tambin puede hacer clic en Contraer dilogo en el cuadro Quin del cuadro de dilogo
Seleccionar cambios para aceptar o rechazar y seleccionar las celdas que contienen cambios. A
continuacin, puede aceptar o rechazar los cambios en su totalidad. En este ejercicio, algunos
cambios se resaltaron por celda y otros se resaltaron por fila, y puede aceptar o rechazar
cambios en la celda o el rango seleccionado.

Rechazar los cambios de otro usuario


Como propietario del libro Asignaciones, el director de la oficina tiene la autoridad, en el
siguiente ejercicio, para aceptar o rechazar cambios de todos los usuarios. Sin embargo,
rechazar cambios no significa que se prohbe a un usuario volver a cambiar los datos. Cuando
todos los usuarios hayan hecho los cambios necesarios, el propietario puede quitar los usuarios
y dejar de compartir el libro.
paso a paso

Rechazar cambios de otro usuario


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en Control de cambios y en Aceptar o rechazar cambios.
2. En el lado derecho del cuadro Dnde, haga clic en el botn Contraer dilogo.
3. Seleccione los datos de la fila 15 y haga clic en el botn Ampliar dilogo. Haga clic en Aceptar para
cerrar el cuadro de dilogo Seleccionar cambios para aceptar o rechazar. Se mostrar el cuadro de
dilogo Aceptar o rechazar cambios.
4. Haga clic en Rechazar todos. Se abrir un cuadro de dilogo para preguntarle si desea eliminar todos
los cambios y no revisarlos. Haga clic en Aceptar. Los datos se eliminar y fila 15 quedar en blanco.
5. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 11 como 11 Assignments Edited Solution.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

Cuando trabaje en un libro compartido que se guarda en una red, probablemente se producirn
conflictos cuando intente guardar un cambio que afecta a la misma celda que los cambios
de otro usuario. En el cuadro de dilogo Resolucin de conflictos, puede leer la informacin
sobre cada cambio y los cambios conflictivos realizados por otro usuario. Las opciones
establecidas en la pestaa Avanzadas del cuadro de dilogo Compartir libro determinan cmo
se solucionarn los conflictos.

Quitar el estado compartido de un libro


Antes de dejar de compartir un libro, asegrese de que ha aceptado o rechazado todos los
cambios y que todos los dems usuarios han completado su trabajo. Los cambios que no
guarde se perdern cuando deje de compartir y se eliminar la hoja de clculo del historial. Por
lo tanto, antes de retirar el estado compartido un libro, debera imprimir la hoja de clculo de
historial o copiarla en otro libro. En este ejercicio, eliminar el estado compartido de un libro.

194

Leccin 11

paso a paso

Quitar el estado compartido de un libro


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. En la pestaa REVISAR, en el grupo Cambios, haga clic en Control de cambios y en Resaltar cambios.
2. En el cuadro Cundo, la opcin Todo est seleccionada de forma predeterminada. Esto le indica a
Excel que busque por todos los cambios realizados en la hoja de clculo.
3. Desactive las casillas Quin y Dnde si est seleccionadas.
4. Haga clic en la casilla Mostrar cambios en una hoja nueva. Haga clic en Aceptar. Se agregar una hoja
de historial al libro.
5. En la hoja de clculo Historial, en la esquina de la hoja de clculo adyacente a la primera columna y
la primera fila, haga clic en el botn Seleccionar todo. Haga clic en la pestaa INICIO y, en el grupo
Portapapeles, haga clic en el botn Copiar.
6. Presione Ctrl + N para abrir un nuevo libro.
7. En el nuevo libro, en la pestaa INICIO, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar.
8. GUARDE el nuevo libro como 11 Assignments History Solution. CIERRE el libro.
9. En el libro compartido, haga clic en la pestaa REVISAR, luego en Desproteger libro compartido
y luego en Compartir libro. Aparecer el cuadro de dilogo Compartir libro. En la pestaa Edicin,
asegrese de que Jim Giest (el ltimo nombre de usuario cambiado en Opciones de archivo) es el
nico usuario indicado en la lista Los siguientes usuarios tienen abierto este libro.
10. Desactive Permitir la modificacin por varios usuarios a la vez. Haga clic en Aceptar para cerrar el
cuadro de dilogo.
11. Se abrir un cuadro de dilogo para indicarle cmo retirar el libro de su uso compartido. Haga clic en
S para desactivar el estado compartido del libro. La palabra Compartido se eliminar de la barra de
ttulo.
12. GUARDE y CIERRE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para el prximo ejercicio.

Cuando se elimina el estado compartido de un libro, los cambios pueden realizarse como en
cualquier libro. Por supuesto, puede volver a activar el control de cambios, lo que compartir
automticamente el libro.

AGREGAR COMENTARIOS A UN LIBRO


En Excel, puede agregar una nota a una celda insertando un comentario. Tambin puede
editar el texto de los comentarios y eliminar cualquier comentario que ya no necesite. Los
comentarios se marcan con un tringulo rojo en la esquina superior derecha de la celda.
Cuando apunte a ese tringulo, el comentario aparecer en un cuadro al lado de la celda,
junto con el nombre del usuario conectado en el equipo en el momento en que se cre el
comentario.

Insercin de un comentario
Los comentarios constituyen una tcnica til para llamar la atencin sobre datos importantes o
significativos y para proporcionar una visin del usuario que explica ms acerca de los datos.
Por ejemplo, supongamos que se evala a los empleados de Contoso en funcin de tres medidas
de rendimiento. El director utilizar los comentarios para apuntar los incidentes relacionados
con dichas medidas. En este ejercicio, aprender a insertar comentarios.

paso a paso

Insertar un comentario
PREPRESE. ABRA el archivo 11 Contoso Personnel Evaluations de esta leccin.
1. Seleccione la celda E11. En la pestaa REVISAR, en el grupo Comentarios, haga clic en Nuevo
comentario. Se abrir el cuadro de texto de comentarios para editar.

Asegurar los libros

195

2. Escriba Con frecuencia llega tarde al trabajo tal como se muestra en la Figura 11-12.
Figura 11-12
Cuadro de texto Nuevo
comentario

Cuadro de texto
Comentario

Marcador de
comentario
3. Haga clic en la celda D8. Presione Mays + F2 y escriba Actualmente cursando un programa de
mster para obtener un certificado adicional. Haga clic fuera del cuadro de comentarios. El cuadro
desaparecer y quedar un tringulo rojo en la esquina superior derecha de la celda donde se
introdujo el comentario.
4. Haga clic en la celda E4. Haga clic en Nuevo comentario y escriba Horas ajustadas para emergencia
familiar.
5. Haga clic en la celda F10. Haga clic en Nuevo comentario y escriba Considerar aumento de sueldo.
6. GUARDE el archivo como 11 Evaluations Solution.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DJELO abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Como se mencion anteriormente, Contoso, Ltd. lleva a cabo una revisin anual del rendimiento
de sus empleados. En este libro, el director utilizar los comentarios para apuntar los eventos
o acciones que quiere recordar cuando realice las revisiones anuales de los empleados. Cuando
agrega comentarios, Excel muestra automticamente el nombre que aparece en el cuadro
Nombre de la configuracin general de Office en el cuadro de dilogo Opciones de Excel. Si
no quiere usar un nombre, puede seleccionarlo en el comentario y presionar Eliminar.

Visualizacin de un comentario
Cuando pone el puntero sobre el tringulo rojo que indica que una celda tiene un comentario
anexado, se muestra el comentario. Puede mantener visibles los comentarios seleccionados
mientras trabaja, o bien puede mostrar todos los comentarios mediante los comandos del grupo
Comentarios de la pestaa REVISAR. Los comandos Mostrar u ocultar comentario y Mostrar
todos los comentarios le permitirn mostrar u ocultar comentarios segn sea necesario. Los
comandos Anterior y Siguiente le permitirn pasar de un comentario a otro sin seleccionar las
celdas.
paso a paso

Ver un comentario
PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la celda F10 y en la pestaa REVISAR, en el grupo Comentarios, haga clic en Mostrar u
ocultar comentario. Tenga en cuenta que el comentario permanece visible mientras hace clic fuera de
la celda.
2. Haga clic en la celda E4 y en Mostrar u ocultar comentario. Una vez ms, el comentario permanecer
visible cuando haga clic fuera de la celda.
3. Haga clic en la celda F10 y en Mostrar u ocultar comentario. El comentario est oculto.
4. En el grupo Comentarios, haga clic en Siguiente dos veces para navegar hasta el siguiente comentario
disponible. Se mostrar el comentario de la celda E11.
5. En el grupo Comentarios, haga clic en Mostrar todos los comentarios. Se mostrarn todos los
comentarios.
6. En el grupo Comentarios, vuelva a hacer clic en Mostrar todos los comentarios para ocultar todos los
comentarios y asegurarse de que no se muestran.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DJELO abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

196

Leccin 11

Edicin de un comentario
Los comentarios pueden editarse y formatearse segn sea necesario. Puede formatear un
comentario usando la mayora de las opciones de formato de la pestaa INICIO, en el grupo
Fuente. Sin embargo, los botones de Color de relleno y Color de fuente de la pestaa INICIO
no estn disponibles para el texto del comentario. Para editar un comentario, seleccione la
celda que contiene el comentario y haga clic en Modificar comentario.

paso a paso

Editar un comentario
PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la celda E11 y mueva el puntero del mouse al botn Editar comentario de la pestaa
REVISAR. La informacin en pantalla tambin muestra Mays + F2 como una opcin, tal como se
muestra en la Figura 11-13.

Figura 11-13
Botn Modificar comentario
e informacin en pantalla

Botn Modificar
comentario

Botn Eliminar
comentario

Botn Comentario
anterior

Botn Siguiente
comentario

2. Haga clic en el botn Modificar comentario.


3. Tras el texto del comentario existente, escriba un . (punto) seguido de un espacio y luego A prueba.
A continuacin, haga clic en cualquier celda entre F4 y D8.
4. Haga clic en Siguiente. Se mostrar el comentario de D8.
5. Seleccione el texto del comentario existente en D8 y escriba MA completado; ahora puede recetar
medicamentos.
6. Haga clic en la celda E4 y en Modificar comentario.
7. Seleccione el texto del comentario adjunto a E4. En la pestaa INICIO, haga clic en Negrita.
8. Haga clic en la celda E11, luego en la pestaa REVISAR y luego en Modificar comentario.
9. Seleccione el nombre y el texto del comentario. Haga clic en la pestaa INICIO y observe que las
opciones Color de relleno y Color de fuente aparecen atenuadas. Haga clic con el botn derecho en el
texto seleccionado y seleccione Formato de comentario.
10. En el cuadro de dilogo Formato de comentario, haga clic en la flecha del cuadro Color y en Rojo. Haga
clic en Aceptar para aplicar el formato y cerrar el cuadro de dilogo. No hay ninguna opcin de relleno
para el cuadro de comentarios.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DJELO abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Eliminacin de un comentario
Por supuesto, puede eliminar comentarios de un libro cuando ya no sean necesarios. A menos
que el libro est protegido, cualquier usuario puede eliminar comentarios, por lo que si tiene un
libro con informacin confidencial o sensible, piense en protegerlo. En este ejercicio, aprender
a eliminar un comentario.

paso a paso

Eliminar un comentario
PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la celda E4. El comentario de esta celda se visualiza.

Asegurar los libros

197

2. En la pestaa REVISAR, en el grupo Comentarios, haga clic en Eliminar.


HAGA UNA PAUSA. GUARDE y CIERRE el libro. CIERRE Excel.

Evaluacin de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. Indique qu pestaa de la cinta tiene los comandos que se ejecutan para agregar, eliminar, mover y
ver comentarios.
a.
COMENTARIOS
b.
REVISAR
c.
FILE
d.
VIEW
2. Indique en qu pestaa de la cinta se encuentra el botn Proteger libro.
a.
COMENTARIOS
b.
REVISAR
c.
FILE
d.
VIEW
3. Indique cul de los enunciados siguientes NO es una opcin del grupo Comentarios.
a.
Nuevo comentario
b.
Eliminar
c.
Mostrar tinta
d.
Modificar comentario
4. Puede activar el control de cambios con todos los siguientes SALVO:
a.
Botn Control de cambios
b.
Botn Compartir libro
c.
Botn Proteger hoja
d.
Botn Proteger y compartir libro
5. Indique cul de los siguientes no se encuentra en la pestaa REVISAR.
a.
Botn Control de cambios
b.
Botn Compartir libro
c.
Botn Proteger celdas
d.
Botn Proteger y compartir libro
6. Indique cul de las siguientes es la contrasea ms segura.
a.
02Feb2011 (la fecha de cumpleaos de su perro)
b.
DenVer (la ciudad donde naci, con una capitalizacin extraa)
c.
679KrDj! (los tres ltimos dgitos de su nmero de la seguridad social o seguro social y los nombres
de cada uno de sus hermanos con un signo de exclamacin)
d.
BruinsO6 (la mascota del instituto y el ao en que se gradu utilizando la letra O como cero)
7. En Excel puede requerir una contrasea para todas las tareas siguientes, salvo una de ellas. Indique
cul.
a.
Abrir un archivo
b.
Formatear celdas, columnas y filas en una hoja de clculo
c.
Agregar una hoja de clculo nueva, eliminar una hoja de clculo
d.
Eliminar un archivo
8. Indique cul de las funciones siguientes le permite hacer que Excel ponga de forma aleatoria cualquier
nmero comprendido entre 10000 y 99999.
a.
ALEATORIO()
b.
ALEATORIO.ENTRE(10000,99999)
c.
PORCASUALIDAD(10000,99999)
d.
ALEATORIO(10000,99999)

198

Leccin 11

9. Indique cul de las tareas siguientes no se puede realizar con comentarios.


a.
Formatear el texto con un color diferente
b.
Cambiar el color del cuadro del comentario de fondo
c.
No incluir el nombre del usuario que hizo el comentario
d.
Ocultar el comentario

Proyectos
Proyecto 11-1: Proteger un archivo con una contrasea
En este proyecto, el director de la oficina le ha pedido que cree un inventario de las tarjetas de
crdito de la empresa y que guarde el archivo con una contrasea.
PREPRESE. INICIE Excel si an no est abierto.
1. Abra un libro en blanco y escriba Inventario de tarjetas de crdito de Contoso en la celda A1.
2. Escriba y formatee la informacin en la Figura 11-14. El ttulo de la celda A1 est combinado y
centrado, con el encabezado de estilo de celda 1 aplicado. Las etiquetas de la fila 3 estn centradas,
con el encabezado del estilo de celda 3 aplicado.

Figura 11-14
Creacin del libro de tarjetas
de crdito.

3. GUARDE el archivo como 11 Credit Cards Solution para usarlo en los dems ejercicios.
4. Haga clic en la pestaa ARCHIVO e informacin se seleccionar automticamente; haga clic en
Proteger libro y elija Cifrar con contrasea.
5. En el cuadro de dilogo Cifrar documento, escriba 11P1!s5 y vuelva a introducir la misma contrasea
en el cuadro Confirmar contrasea.
6. GUARDE y CIERRE el libro.
DEJE Excel abierto para el prximo proyecto.

Proyecto 11-2: Agregar comentarios a un archivo


En este proyecto, agregar comentarios a un archivo.
PREPRESE. INICIE Excel si an no est abierto.
1. ABRA el archivo 11 Credit Cards Solution que cre en el primer proyecto. Utilice la contrasea que
cre en el proyecto de 11-1.
2. GUARDE el archivo como 11 Credit Cards Comments Solution.
3. En la celda B4, escriba un nuevo comentario La E inicial se eliminar en la prxima tarjeta.
4. En la celda D9, escriba un nuevo comentario Tarjeta perdida Cancelar si no se encuentra maana.

Asegurar los libros


5. En la celda B12, escriba un nuevo comentario Yossi se ir al final del trimestre acordarse de
cancelar la tarjeta.
6. Edite el comentario de D9 para que ponga Tarjeta perdida y encontrada [fecha de hoy].
7. Asegrese de que todos los comentarios estn ocultos.
8. IMPRIMA la hoja de clculo con los comentarios visualizados al final de la hoja.
9. GUARDE y CIERRE el libro.
CIERRE Excel.

199

12

200

Leccin 12

Creacin de grficos

Matriz de conocimientos de la leccin


Conocimientos

Objetivo del examen

Nmero de objetivo

Creacin de grficos

Crear grficos y grafos.

5.1.1

Agregar leyendas.

5.2.1

Modificar los parmetros de grficos y grafos.

5.2.3

Agregar series de datos adicionales.

5.1.2

Cambiar entre filas y columnas en los datos de


origen.

5.1.3

Grficos y grafos de posicin.

5.2.5

Cambiar el tamao de grficos y grafos.

5.2.2

Aplicar estilos y diseos de grfico.

5.2.4

Insertar minigrficos.

2.3.2

Demostrar cmo utilizar el anlisis rpido.

5.1.4

Aplicar formatos a un grfico con un diseo o


un estilo rpido
Aplicar formatos manualmente a las partes
de un grfico

Modificar un grfico

Usar nuevas herramientas de anlisis rpido

Crear tablas dinmicas y grficos dinmicos

Fourth Coffee posee cafs en los 15 principales mercados. La mayora de sus ingresos provienen de la venta de caf recin
hecho, de marca registrada, y de bebidas expreso. En los cafs tambin se venden una variedad de pastas y pasteles, cafs y ts
envasados, y bocadillos, as como accesorios relacionados con el caf y artculos de regalo. Para preparar una prxima reunin
donde se abordar el presupuesto, el gerente corporativo quiere crear grficos para mostrar las tendencias en cada una de las
cinco categoras de ingresos para un perodo de cinco aos, as como prever dichas tendencias en las ventas futuras. Dado que
Excel le permite controlar grandes cantidades de datos y trabajar con ellos, en ocasiones es difcil obtener una imagen general
a partir de los detalles de la hoja de clculo. Con las capacidades de creacin de grficos de Excel, puede resumir y resaltar datos,
revelar tendencias y establecer comparaciones que pueden no ser evidentes al mirar los datos en bruto. Para presentar los
datos de Fourth Coffee utilizar grficos, herramientas de anlisis rpido, tablas dinmicas y grficos dinmicos.

200

Creacin de grficos

201

Orientacin sobre el software


La pestaa INSERTAR
La pestaa INSERTAR contiene los grupos de comandos que utilizar para crear grficos
en Excel (vea la Figura 12 - 1). Para crear un grfico bsico en Excel que pueda modificar
y aplicar formatos ms adelante, empiece por introducir los datos del grfico en una hoja
de clculo. A continuacin, seleccione los datos y elija un tipo de grfico para mostrar
grficamente los datos. Simplemente eligiendo un tipo de grfico, un diseo y un estilo de
grfico (todos ellos accesibles fcilmente en las pestaas INSERTAR y HERRAMIENTAS
DE GRFICOS) obtendr resultados de calidad profesional al instante, cada vez que cree
un grfico.

Figura 12-1
Pestaa INSERTAR

Grficos recomendados

Tipos de grficos del


grupo Grficos

Grupo Minigrficos

Utilice esta ilustracin como referencia a lo largo de esta leccin, a medida que se
familiariza con las capacidades de creacin de grficos de Excel y las utiliza para crear
atractivas ilustraciones que comunican un anlisis de datos.

CREACIN DE GRFICOS
Se entiende por grfico una representacin grfica de datos numricos de una hoja de clculo.
Los valores de datos se representan mediante grficos con combinaciones de lneas, rectngulos
verticales u horizontales (columnas y barras), puntos y otras formas. Cuando desee crear un
grfico o cambiar un grfico ya existente, puede elegir entre 11 tipos de grfico con numerosos
subtipos y grficos combinados. En la Tabla 12-1 se ofrece una breve descripcin de cada tipo
de grfico de Excel.
Tabla 12-1
Opciones y botones de cinta

Opciones y botn de
cinta

Nombre de
grfico

Funcin

Organizacin usual de los


datos

Columnas

Es til para comparar valores


entre categoras o un perodo de
tiempo. Los puntos de datos son
rectngulos verticales.

Por lo general, las categoras


(en cualquier orden) o el
tiempo estn en el eje
horizontal y los valores en el
eje vertical.

Lnea

til para mostrar las tendencias en


datos a intervalos iguales. Muestra
datos continuos en el tiempo frente
a una escala comn. Los valores se
representan como puntos a lo largo
de una lnea.

Tiempo en unidades iguales en


el eje horizontal y valores en el
eje vertical.

202

Leccin 12
Tabla 12-1

Opciones y botones de cinta

Opciones y botn de
cinta

Nombre de
grfico

Funcin

Organizacin usual de los


datos

Circular

til para comparar el tamao de


los elementos de una serie de
datos y cmo es cada porcin en
comparacin con la totalidad.
Los puntos de datos se muestran
como un porcentaje de un grfico
circular.

Solo una serie de datos y


ninguno de los valores son
negativos o cero.

Grfico de
anillos

til para mostrar la relacin de


las partes con un todo. Puede
contener ms de una serie de
datos. Los valores se representan
como secciones de una banda
circular.

Las categoras son los colores


de las bandas circulares y
el tamao de las bandas
constituyen los valores de cada
banda.

Barras

til para ilustrar las comparaciones


entre elementos individuales
cuando las etiquetas de los ejes son
largas. Los valores se representan
como rectngulos horizontales.

Las categoras o el tiempo


estn a lo largo del eje vertical
y los valores a lo largo del eje
horizontal.

reas

til para enfatizar la magnitud


del cambio en el tiempo. Puede
utilizarse para llamar la atencin
sobre el valor total de una
tendencia. Muestra las relaciones
de las partes con la totalidad. Los
valores se representan como reas
sombreadas.

Las categoras o el tiempo


estn en el eje horizontal y los
valores en el eje vertical.

Grfico de
dispersin

til para mostrar las relaciones


de un conjunto numrico de
datos en comparacin con otro
conjunto numrico de datos
para ver si existe una correlacin
entre dos variables. Los valores
se representan como puntos
individuales de datos que son la
interseccin de un valor de un eje
con un valor en el otro eje.

La variable independiente
est generalmente en el eje
horizontal mientras que la
variable dependiente est en el
eje vertical.

Grfico de
burbujas

til para comparar tres conjuntos


de valores.

El primer valor es la distancia


horizontal, el segundo valor
es la distancia vertical y tercer
valor es el tamao de la
burbuja.

Grfico de
cotizaciones

til para ilustrar la fluctuacin de


las cotizaciones en bolsa o los datos
cientficos cuando hay un valor
inicial, un valor final, un valor alto
y un valor bajo en cada perodo.
Tambin puede haber un valor
separado adjunto a cada perodo
de tiempo (por ejemplo, volumen).

Para cada perodo de tiempo,


hay de tres a cinco nmeros.

Grfico de
superficie

til para encontrar combinaciones


ptimas entre dos conjuntos de
datos. El trazado obtenido es
similar a un mapa topogrfico o un
trozo de tela tendido sobre puntos.

Tanto las categoras como los


valores son numricos.

Creacin de grficos
Tabla 12-1
Opciones y botones de cinta

Tome nota

Opciones y botn de
cinta

203

Nombre de
grfico

Funcin

Organizacin usual de los


datos

Grfico radial

til para mostrar mltiples


variables por cada tema. A menudo
las variables no estn relacionadas,
pero estn estandarizadas a la
misma escala. El valor de cada
variable es la distancia desde un
punto central. Representa los
valores como puntos que irradian
en radios desde el centro.

La primera columna es la
etiqueta del radio. La primera
fila es la etiqueta de las
unidades. Los valores de
cada unidad descienden por
cada columna a partir de la
segunda columna despus de
las etiquetas de fila. El valor
mximo es el borde exterior del
grfico. El valor mnimo est en
el centro del grfico.

Grfico combinado

Dos o varios tipos de grfico como


de lneas y columnas.

Cuando crea una hoja de clculo para un grfico, normalmente el perodo de tiempo aparece
en la primera fila y las categoras en la primera columna. Hay un botn Cambiar fila/columna
en la pestaa DISEO que permite cambiar la orientacin de los datos tal como aparecen
en el grfico. La cuarta columna de la Tabla 12-1 asume la configuracin predeterminada
de los datos en un grfico. Debe saber cules son los estndares de su organizacin, ya que
los grficos han sido pensados para explicar rpidamente una historia y si disean de forma
diferente a los estndares, los grficos pueden perder su objetivo y confundir en vez de aclarar
a su audiencia.

Seleccin de los datos que se incluirn en un grfico


La interfaz de la cinta de Excel facilita la creacin de grficos. Como ver en el siguiente
ejercicio, puede crear uno de los tipos de grficos habituales haciendo clic en la imagen del
grfico en la pestaa INSERTAR. Sin embargo, la seleccin de los datos que desea mostrar
grficamente es ms importante que el tipo de grfico. Qu aspectos de los datos quiere que
se vean? La respuesta a esa pregunta es un factor importante a la hora de seleccionar un tipo de
grfico adecuado. En este ejercicio, aprender a seleccionar datos para usarlos en un grfico de
Excel que devuelve los clculos y los datos en un grfico codificado por color con las secciones
identificadas mediante nmeros o etiquetas.
Existen dos enfoques para identificar los datos de una tabla. Si disea eficientemente la hoja de
clculo, puede seleccionar varios rangos a la vez que se convertirn en los diversos elementos
del grfico. La segunda manera consiste en identificar el tipo de grfico y despus seleccionar
los datos de cada elemento del grfico. Si crea muchos grficos y acaba identificando cules
son sus propios tipos de grfico, tal vez pueda serle til el primer mtodo. Si sus grficos son
ms complejos, le ser til usar el ltimo mtodo. En la primera parte de esta leccin se aborda
la seleccin de rangos, mientras que en la segunda parte se estudia cmo agregar y eliminar
ciertos elementos del grfico.
paso a paso

Seleccionar datos para incluirlos en un grfico


PREPRESE. INICIE Excel.
1. ABRA el archivo 12 4thCoffee Financial History para esta leccin.
2. Seleccione B2:B8 (los datos de 2010).
3. Haga clic en la pestaa INSERTAR y, en el grupo Grficos, haga clic en el botn Circular. Haga clic en
el primer grfico circular 2D. Se mostrar un grfico circular codificado mediante color con secciones
identificadas mediante un nmero.
4. Mueva el puntero del mouse al segmento ms grande. La informacin en pantalla mostrar Valor de
serie 1 punto 1: 2010 (39%), tal como se muestra en la Figura 12-2. Esto corresponde a la etiqueta 2010
en vez de a datos reales.

204

Leccin 12
Figura 12-2

Grfico circular creado con


datos incorrectos
Estilos de
grfico
2010 debe ser una etiqueta y no un segmento del
grfico circular

Rango
de datos
seleccionado
1575 es un
total y no
debe ser un
segmento.

Grfico
insertado

Haga clic para


seleccionar el grfico

Los nmeros identifican los segmentos del grfico circular

5. Apunte al segundo segmento ms grande y ver que el valor es de 1575, que es la cantidad total. Ni
la etiqueta de la columna (2010) ni la cantidad total de ventas deben incluirse como segmentos del
grfico circular.
6. Haga clic en el espacio en blanco del grfico y presione Eliminar. Ahora se eliminar el grfico y
desaparecer la pestaa HERRAMIENTAS DE GRFICOS.

Solucin de
problemas

Para eliminar un grfico, haga clic en el espacio en blanco y, a continuacin, presione la tecla Suprimir del
teclado. Si hace clic en el grfico o en otro elemento del grfico y presiona Suprimir, solo se eliminar el
elemento seleccionado.
7. Seleccione B3:B7, haga clic en la pestaa INSERTAR, en el grupo Grficos, haga clic en Circular y luego
en el primer grfico 2D. Se mostrarn los datos correctos, pero es difcil interpretar el grfico ya que
las diversas partes solo estn identificadas con nmeros.

Solucin de
problemas

Cuando inserte un grfico en la hoja de clculo, las pestaas HERRAMIENTAS DE GRFICOS (DISEO y
FORMATO) se visualizan en la cinta de Excel. De forma predeterminada, la pestaa DISEO est activa. Debe
seleccionar la pestaa INSERTAR en la cinta cada vez que desee insertar un grfico.
8. Haga clic en el espacio en blanco del grfico y presione Eliminar.
9. Seleccione A2:B7, haga clic en la pestaa INSERTAR y luego en Circular, en el grupo Grficos. Haga
clic en el primer grfico circular 2D. Tal como se ilustra en la figura 12-3, los datos estn claramente
identificados con un ttulo y una etiqueta para cada segmento de color del grfico circular.

Creacin de grficos

205

Figura 12-3
Grfico circular con formato

La primera celda de la segunda columna


se convierte en el ttulo del grfico
De B3 a B7 se determinan los tamaos
de los segmentos del grfico circular

La columna A se convierte en etiquetas


para los segmentos (leyenda)
10. Mueva el puntero del mouse a un punto en blanco del grfico y arrstrelo para moverlo debajo de los
datos.

Solucin de
problemas

Al igual que ocurre con la eliminacin de un elemento, si arrastra un elemento del grfico, el mouse mover
dicho elemento dentro del grfico.
11. Haga clic fuera del grfico, luego en ARCHIVO y luego en Imprimir. Observe que los datos de ventas
anuales aparecen con el grfico en la pgina.
12. Presione Esc, haga clic en Grfico y elija ARCHIVO, Imprimir. Ahora observe que el grfico aparece por
s mismo.

Tome nota

Si quiere imprimir solo un grfico insertado en un libro, seleccione el grfico antes de


seleccionar ARCHIVO, Imprimir.
13. CREE una carpeta para la leccin 12 y GUARDE el libro como 12 Charts Solution.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

En este ejercicio se ilustra que la seleccin de datos del grfico debe contener informacin
suficiente para interpretar los datos con solo echar un vistazo. Excel no distingua entre la
etiqueta de la columna B y los datos que esta contena, cuando seleccion nicamente los datos
de la columna B. Aunque la etiqueta tiene formato de texto, como la etiqueta de la columna era
numrica, Excel lo interpret como datos que deban incluirse en el grfico. Cuando ampli la
seleccin para incluir las etiquetas de fila, Excel reconoci correctamente 2010 como etiqueta
y la mostr como ttulo del grfico circular.
Cuando selecciona datos y crea un grfico circular, el grfico se coloca en la hoja de clculo.
Esto se conoce como un grfico insertado, lo que significa que se coloca en la hoja de clculo
en lugar de colocarse en una hoja de grfico diferente, una hoja que contiene solo un grfico.

Mover un grfico
Cuando inserta un grfico, de forma predeterminada se inserta en la hoja de clculo. Puede
hacer clic en una esquina de un grfico o en el punto medio de cualquier lado para visualizar los
controladores de tamao (flechas blancas verticales, horizontales o diagonales de dos lados).
Puede utilizar los controladores de tamao para cambiar el tamao de un grfico. Para mover
un grfico, haga clic y arrastre el puntero del mouse negro de cuatro puntas en el espacio en
blanco. Tal vez quiera que se revise un grfico junto con los datos de la hoja de clculo o tal vez
quiera que el grfico sobresalga. En este ejercicio, mover un grfico a una nueva hoja del libro.

206

Leccin 12

paso a paso

Mover un grfico
PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en el espacio en blanco del grfico para seleccionarlo.
2. En la pestaa DISEO, haga clic en el botn Mover grfico.
3. En el cuadro de dilogo Mover grfico, haga clic en el cuadro de la hoja Nuevo y escriba 2010Circular
para crear el nombre de la nueva hoja de grfico.
4. Haga clic en Aceptar. El grfico se convertir en una hoja separada del libro.
5. Haga clic en la pestaa de la hoja de clculo Datos para volver a la porcin de datos del libro.
6. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

Si desea devolver el grfico a la hoja Datos, puede ir a la pestaa 2010Circular, volver a hacer
clic en el botn Mover grfico y en el cuadro Objeto, seleccione Datos (el nombre de la hoja).

Eleccin del grfico adecuado para los datos


Puede crear la mayora de los grficos, tales como grficos de columnas o de barras, a partir
de datos dispuestos en filas o en columnas en una hoja de clculo. Algunos grficos, como
los grficos circulares o de burbujas, necesitan que los datos sigan un orden especfico. No se
puede usar un nico grfico circular para realizar comparaciones entre perodos de tiempo o
para analizar tendencias. El grfico de columnas funciona bien en las comparaciones. En un
grfico de columnas 3D o 2D, cada marcador de datos se representa mediante una columna.
En una columna apilada, los marcadores de datos se apilan de modo que la parte superior de
la columna sea el total de la misma categora (o tiempo) de cada serie de datos. Un grfico de
lneas muestra los puntos conectados mediante una lnea para cada valor. El grfico de lneas
subraya la tendencia o cambio en el tiempo y el grfico de columnas resalta las diferencias
entre categoras. En este ejercicio, aprender a crear un grfico de columnas y un grfico de
lneas para ilustrar el aumento de ventas de cafs y cafs Expreso en Fourth Coffee durante un
perodo de cinco aos.

paso a paso

Elegir un grfico adecuado para los datos


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Seleccione las celdas A2:F7.

Solucin de
problemas

Asegrese de que no incluir la fila 8 de ventas totales. De lo contrario, la ltima columna de cada ao ser
enorme y las dems columnas parecern minsculas a su lado. Es habitual no incluir los totales en los
grficos de columnas y de barras. En algunos casos puede ser til agregar una lnea con los totales como un
eje separado a la derecha.
2. Haga clic en la pestaa INSERTAR y, en el grupo Grficos, haga clic en Columna. En la lista desplegable
Columnas, mueva a cada una de las opciones. Al pausar una opcin, Excel muestra una vista previa
del grfico en la hoja de clculo y una descripcin y consejos para el tipo de grfico seleccionado. En
Columna 3D, mueva a la primera opcin. Tal como se muestra en la Figura 12-4, la informacin en
pantalla muestra que el tipo de grfico es un grfico de columnas agrupadas 3D y se sugiere comparar
valores cuando el orden de las categoras no es importante.

Creacin de grficos

207

Figura 12-4
Informacin en pantalla y
vista previa del grfico

Botn de grfico de columnas


Tipos de grficos de
columnas
Nombre del tipo de
opcin actual
Sugerencia sobre cundo
se debe utilizar

Vista previa del grfico

3. En la lista desplegable, haga clic en Columnas agrupadas 3D. El grfico de columnas mostrar las
ventas de cada una de las categoras de ingresos para un perodo de cinco aos. Aparecer la pestaa
HERRAMIENTAS DE GRFICOS con la pestaa DISEO activa.
4. En cualquier punto del rea en blanco, haga clic en el grfico, arrstrelo debajo de los datos de la hoja
de clculo y colquelo en el extremo izquierdo.
5. Haga clic fuera del grfico de columnas para anular la seleccin. Observe que la pestaa
HERRAMIENTAS DE GRFICOS desaparece.
6. Seleccione A2:F7, haga clic en la pestaa INSERTAR y, en el grupo Grficos, haga clic en Lneas. En
el grupo Lneas 2D, haga clic en la opcin Lnea con marcadores (primer grfico de la segunda fila).
Ponga el grfico de lneas junto al grfico de columnas. Observe que la pestaa HERRAMIENTAS DE
GRFICOS est en la cinta con la pestaa DISEO activa. Consulte la Figura 12-5.

Figura 12-5
Grfico de columnas y grfico de lneas

Las herramientas de la
pestaa DISEO cambian
las opciones para el tipo
de grfico de lneas
Rango de datos
seleccionado
La columna centra la vista
sobre las diferencias con
otras columnas

Grfico de
lneas activo

La lnea centra la vista en las tendencias

208

Leccin 12
Tome nota

Tmese un tiempo para estudiar los dos grficos. En el grfico de columnas, Caf y bebidas
calientes son en gran medida las mayores fuentes de ingresos, aunque Accesorios para caf
los est alcanzando. En el grfico de lneas, observe que Caf y bebidas calientes aumentan
con el tiempo, pero que Accesorios para caf aumenta an ms rpidamente. Por su parte, los
artculos de panadera estn disminuyendo y las ventas de bocadillos sube y baja.
7. Haga clic en el grfico de columnas y en la pestaa DISEO.
8. Haga clic en el botn Mover grfico, en el cuadro Hoja nueva, escriba Columna y, a continuacin, haga
clic en Aceptar.
9. Haga clic en la pestaa de la hoja de clculo Datos, seleccione el grfico de lneas, haga clic en el
botn Mover grfico y en el cuadro Hoja nueva, escriba Lneas y haga clic en Aceptar.
10. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

Los grficos de columnas y lneas proporcionan dos visualizaciones de los mismos datos,
ilustrando que el tipo de grfico que elige depende del anlisis que desea que el grfico
retrate. El grfico circular, que muestra los valores como parte de un todo, visualiza la
distribucin de las ventas durante un ao. Los grficos de columnas tambin facilitan las
comparaciones entre elementos, aunque tambin durante perodos de tiempo. El punto
fuerte de los grficos de lneas consiste en que muestran las tendencias con el tiempo.
El grfico de lneas que cre en este ejercicio incluye marcadores de datos para indicar las
ventas de cada ao. Se entiende por marcador de datos una barra, rea, punto, segmento u
otro smbolo de un grfico que representa un nico punto de datos o un valor que tiene su
origen en una celda de una hoja de clculo. Los marcadores de datos relacionados en un
grfico constituyen una series de datos.

Uso de grficos recomendados


Si se est iniciando en la creacin de grficos, puede ser abrumador disponer de hasta 11
opciones en cada uno de los 8 botones de grfico, sin mencionar las opciones de tipo de grfico
en cada botn. Excel 2013 tiene una nueva caracterstica que ayuda a precisar las opciones
dependiendo de los datos que seleccione. Se trata del botn Grficos recomendados. En este
ejercicio, seleccionar distintos conjuntos de datos y observar qu opciones muestra Grficos
recomendados.

paso a paso

Usar grficos recomendados


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la pestaa de la hoja de clculo Datos.
2. Seleccione las etiquetas Ao y las celdas Caf y bebidas calientes A2:F3, haga clic en la pestaa
INSERTAR y luego en el botn Grficos recomendados. Observe que Excel recomienda cuatro tipos de
grficos (vea la Figura 12-6). Excel explica cundo se usa cada uno de los grficos, debajo del ejemplo.

Creacin de grficos

209

Caf y caf Expreso se convierten en el ttulo del grfico.


Figura 12-6
Grficos recomendados para
dos filas de datos (etiquetas
y valores)

Excel pone
etiquetas en
el eje x.

Los valores de B3:F3


se convierten en la
altura de la lnea.

Descripcin
del tipo de
grfico.

3. Haga clic en los otros tres tipos de grfico y lea cada descripcin. Haga clic en el grfico de lneas y en
Aceptar.
4. Haga clic en el botn Mover grfico, en el cuadro Hoja nueva, escriba LneasCaf y, a continuacin,
haga clic en Aceptar.
5. Haga clic en la pestaa de la hoja de clculo Datos, seleccione las celdas A2:B7 para incluir las
etiquetas y los datos para el ao 2010 y luego, en la pestaa INSERTAR, haga clic en el botn Grficos
recomendados. Observe los tres tipos de grficos recomendados esta vez (vea la Figura 12-7).

Figura 12-7
Grficos recomendados para
texto en una columna y valores en la columna siguiente

2010 se convierte en el
ttulo del grfico.

Los valores de B3:B7


se convierten en la
longitud de las barras.

Excel pone los


valores en el eje
horizontal

210

Leccin 12
Tome nota

Observe que esta vez se recomiendan tres grficos en comparacin con otros casos en los que
se recomiendan cuatro grficos. Como 2010-2014 est en la primera fila en el ejemplo anterior,
se incluyen grficos que muestran tendencias (lneas y columnas). Dado que esta vez la primera
columna est seleccionada, se seleccionan los grficos que comparan elementos (de barras,
circular y de columnas). Existe cierta superposicin en los tipos de grficos recomendado; en
ambos casos se sugieren grficos de columnas.
6. Haga clic en Cancelar. Seleccione A2:F7 y haga clic en el botn Grficos recomendados. Observe cada
una de las opciones sugeridas y examine la descripcin. Haga clic en Cancelar.
7. Seleccione A8:F8 y haga clic en el botn Grficos recomendados. Observe que las opciones son
incluso diferentes de las opciones de la Figura 12-6. Haga clic en Cancelar.
8. Seleccione A2:F2, mantenga presionado Ctrl y seleccione A8:F8. No tiene que elegir rangos
adyacentes para los datos.
9. Haga clic en el botn Grficos recomendados. Observe que las opciones recomendadas en la Figura
12-8 son las mismas que en la Figura 12-6, ya que la primera fila incluye los aos y la segunda fila los
valores. Haga clic en Aceptar.

Figura 12-8
Rangos no adyacentes usados antes de elegir Grficos
recomendados
Selector
de cuadro
de dilogo
Grficos

Rango A2:F2
Rango A8:F8

Compare las opciones con las de


la Figura 12-6.

10. Haga clic en el botn Mover grfico, en el cuadro Hoja nueva, escriba TotalLneas y, a continuacin,
haga clic en Aceptar.
11. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

Creacin de un grfico de barras


Los grficos de barras son similares a los grficos de columnas y pueden ser utilizados para
ilustrar comparaciones entre elementos individuales. Los datos que estn organizados en
columnas o en filas en una hoja de clculo pueden trazarse en un grfico de barras. Los grficos
de barras agrupados comparan valores entre categoras. Los grficos de barras apiladas
muestran la relacin de elementos individuales comparados con la totalidad de ese elemento.
Los grficos de barras adyacentes que crear en este ejercicio ilustran dos visualizaciones de
los mismos datos. Puede experimentar con tipos de grficos y seleccionar el que mejor retrate
el mensaje que quiere transmitir a su audiencia de destino.

Creacin de grficos
paso a paso

211

Crear un grfico de barras


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la pestaa de la hoja de clculo Datos.
2. Seleccione las celdas A2:F7 y en la pestaa INSERTAR, en el grupo Grficos, haga clic en el botn
Barras.

Tome nota

Una informacin en pantalla muestra el nombre del tipo de grfico cuando pasa el puntero del
mouse en el botn u opcin de subtipo.
3. Haga clic en el subtipo Barras agrupadas 3D. Los datos se muestran en un grfico de barras agrupadas
y la pestaa DISEO est activa en la pestaa HERRAMIENTAS DE GRFICOS.
4. Arrastre el grfico de barras agrupadas a la izquierda, debajo de los datos de la hoja de clculo.
5. Seleccione A2:F7. En la pestaa INSERTAR, en el grupo Grficos, haga clic en el botn Barras.
6. Haga clic en el subtipo Barras apiladas 3D.
7. Coloque el grfico de barras apiladas al lado del grfico de barras 3D. La hoja de clculo debera verse
como en la Figura 12-9.

Figura 12-9
Barra agrupada y barra
apilada que usan los mismos
datos que los grficos de
columnas y de lneas vistos
anteriormente en la leccin
(vea la Figura 12-5).

Cada parte de la
barra se suma para
mostrar el total en la
barra apilada.

8. Haga clic en el botn Mover grfico, en el cuadro Hoja nueva, escriba BarrasApiladas y, a
continuacin, haga clic en Aceptar.
9. Haga clic en la pestaa Datos de la hoja de clculo y en el grfico de barras agrupado y, en el botn
Mover grfico, en el cuadro Hoja nueva, escriba BarrasAgrupadas y haga clic en Aceptar.
10. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

El grupo Grficos de la pestaa INSERTAR contiene ocho botones que conducen a varios
tipos de grficos (incluido un tipo de grfico combinado). Para crear uno de estos grficos,
seleccione los datos de la hoja de clculo, haga clic en el botn y elija una de las opciones
de tipo de grfico. Puede seleccionar cualquier tipo de grfico haciendo clic en el selector
de cuadros de dilogo Grficos (vea la Figura 12-8) para abrir el cuadro de dilogo Insertar
grfico. Se visualizar Grficos recomendados en la primera pestaa. Haga clic en la pestaa
Todos los grficos del cuadro de dilogo tal como se muestra en la Figura 12-10 para ver
muestras de todos los tipos y subtipos de grficos.

212

Leccin 12
Figura 12-10

Pestaa Todos los grficos


del cuadro de dilogo
Insertar grfico

Subtipo para cada tipo


de grfico
Cambiar la orientacin
de los datos

Cambiar el
tipo

Cuando hace clic en un tipo de grfico en el panel izquierdo del cuadro de dilogo, el primer
grfico de ese tipo se selecciona en el panel derecho. Tambin puede desplazarse por el panel
de la derecha y seleccionar cualquier subtipo de grfico. Se muestran diferentes ejemplos para
determinar si desea que los datos se interpreten en filas y columnas en vez de en columnas y
filas.

APLICAR FORMATOS A UN GRFICO CON ESTILO O DISEO RPIDO


Despus de crear un grfico, puede cambiar instantneamente su aspecto mediante la
aplicacin de un estilo o un diseo predefinido. Excel proporciona una variedad de diseos
y estilos rpidos y tiles entre los que puede elegir. Tal como se muestra en la Figura 12-11,
cuando crea un grfico, las herramientas de grficos estn disponibles y las pestaas DISEO
y FORMATO y el botn Diseo rpido aparecen en la cinta.

Pestaa DISEO

Pestaa HERRAMIENTAS
DE GRFICOS

Pestaa FORMATO

Figura 12-11
La pestaa HERRAMIENTAS
DE GRFICOS se activa cuando se inserta un grfico.
Botn Diseo
rpido

Botn Cambiar
colores

Botones de estilos de grfico

Formato de un grfico con un estilo rpido


Los estilos y los diseos predefinidos son caractersticas que permiten ahorrar tiempo y que
puede utilizar para mejorar el aspecto de los grficos. Los estilos rpidos, tal como los define
Microsoft, son los estilos de grfico disponibles en el grupo Estilos de grfico de la pestaa
DISEO en la pestaa HERRAMIENTAS DE GRFICOS. Se trata de estilos rpidos porque
puede hacer clic en ellos un instante, en vez de buscar en la galera de estilos de grficos. En
este ejercicio, aplicar un estilo rpido al grfico.
paso a paso

Aplicar formatos a un grfico con un estilo rpido


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la pestaa del grfico 2010Circular. Si la pestaa DISEO no est visible y los botones
estn activos, haga clic en el espacio en blanco dentro del lmite del grfico y en la pestaa DISEO si
es preciso.

Creacin de grficos

213

2. Uno de los estilos de grfico ya est seleccionado. Haga clic en cada uno de los estilos hasta que
encuentre el estilo que se muestra en la Figura 12-12 con las etiquetas y los porcentajes mostrados al
lado de cada segmento del crculo. Si es necesario, haga clic en la flecha hacia abajo para seleccionar
ms estilos.

Figura 12-12
Grfico circular con
etiquetas al lado de cada
segmento
Estilo actual
seleccionado

Hoja 2010Circular
seleccionada

Flechas arriba y abajo


para ms estilos

3. Los colores del grfico se determinan mediante el tema de la hoja de clculo. Haga clic en el botn
Cambiar colores y mueva el puntero del mouse sobre cada una de las distintas filas para ver la vista
previa del cambio del grfico circular.
4. Haga clic en Color 3 para introducir el cambio.
5. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

Aplicar formatos a un grfico con el diseo rpido


Adems de los colores y los diseos, puede cambiar los elementos que aparecen en el grfico y
el lugar donde aparecen. Esto incluye elementos como los ttulos de los ejes, las tablas de datos
y el lugar donde se coloca la leyenda. En este ejercicio, aplicar un diseo rpido al grfico para
mostrar una tabla de datos en la tabla.

paso a paso

Aplicar formatos a un grfico con el diseo rpido


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la pestaa del grfico de columnas.
2. En la pestaa DISEO, haga clic en el botn Diseo rpido. A medida que se mueve a cada una de las
opciones, el grfico cambiar para obtener una vista previa de la apariencia que tendr la opcin (vea
la Figura 12-13).

214

Leccin 12
Figura 12-13

Opciones de Diseo rpido

Diseo 5 seleccionado y
mostrado en el grfico

3. Haga clic en Diseo 5. La tabla de datos aparecer bajo el grfico. Los aos (2010 2014) actan como
etiquetas del eje x y los encabezados de columnas de la tabla de datos.
4. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

Tambin puede utilizar los botones de diseo de la derecha de un grfico seleccionado para
cambiar el estilo y el color, y qu elementos aparecen en el grfico. Haga clic en el grfico y
en el primer botn para seleccionar los elementos que aparecern en el grfico, tal como se
muestra en la Figura 12-14.

Figura 12-14
Botn Elementos de grfico

Haga clic en el segundo botn y elija qu estilo y color quiere.

APLICAR FORMATOS MANUALMENTE A LAS PARTES DE UN


GRFICO
La pestaa FORMATO ofrece una variedad de formas de aplicar formatos a los elementos de
un grfico. Para aplicar formatos a un elemento de grfico, haga clic en el elemento del grfico
que desea modificar y luego ejecute los comandos apropiados de la pestaa FORMATO.

Creacin de grficos

215

En la siguiente lista se definen algunos de los elementos del grfico cuyo formato puede
modificar manualmente en Excel. Estos elementos se ilustran en la Figura 12-15:
rea grfico: el grfico completo y todos sus elementos.
rea trazado: el rea delimitada por los ejes.
Eje: lnea que rodea el rea de trazado grfico utilizada como marco de referencia para la

medicin.

Series de datos: fila o columna de datos representada mediante una lnea, conjunto de

columnas, barras u otro tipo de grfico

Ttulo: texto descriptivo que se alinea a un eje o en la parte superior de un grfico.


Etiquetas de datos: texto que proporciona informacin adicional acerca de un marcador de

datos, que representa un solo punto de datos o valor que se origina en una celda de hoja de
clculo.

Leyenda: cuadro que identifica los patrones o colores asignados a las series de datos o

categoras de un grfico.

Figura 12-15
Elementos de grfico
Seleccione el elemento del grfico
Ttulo del
grfico
Series de datos Caf y
caf Expreso

rea del grfico


rea de trazado

Eje vertical
(valor)

Serie de datos Accesorios para caf

Eje horizontal
(categora)

Leyenda

Tome nota

Para conocer los elementos de un grfico, haga clic en la lista desplegable Elementos de grfico
y seleccione cada uno de los elementos en los grficos de muestra del libro.

Editar y agregar texto en grficos


Hasta ahora hemos aceptado las etiquetas predeterminadas de las tablas creadas. Puede editar
las etiquetas existentes igual que en una hoja de clculo. Haga clic en la etiqueta, seleccione
el texto y escriba el texto nuevo. Si el elemento no est visible, puede agregar la opcin de
elementos de grfico o insertando un cuadro de texto.

216

Leccin 12

paso a paso

Editar y agregar texto en grficos


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la pestaa del grfico 2010Circular.
2. Haga clic en el ttulo 2010, mueva el punto de insercin hasta el final de la etiqueta y haga clic.
Introduzca un espacio y escriba Ventas anuales. El texto aparecer en maysculas, basado en el
diseo actual.
3. Seleccione el texto de la etiqueta. Haga clic en la pestaa INICIO y en el selector de cuadro de dilogo
Fuente. Aparecer el cuadro de dilogo Fuente.
4. Haga clic en la casilla Maysculas para desactivar esta opcin. Haga clic en Aceptar.
5. Haga clic en la pestaa FORMATO y en el botn Cuadro de texto. Haga clic en la esquina inferior
izquierda del rea del grfico y escriba sus iniciales y la fecha de hoy en el cuadro de texto.
6. Edite los ttulos del grfico en cada uno de los grficos de la siguiente manera:
Grfico

Ttulo

Texto

Columna

Ttulo del grfico

Ventas anuales

Columna

Ttulo del eje

Miles

Lnea

Ttulo del grfico

Ventas anuales (en miles)

BarrasApiladas

Ttulo del grfico

Ventas anuales

BarrasAgrupadas

Ttulo del grfico

Ventas anuales

7. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

Aplicar formatos a una serie de datos


Use los comandos de la pestaa FORMATO para agregar o cambiar los patrones o los colores de
relleno aplicados a elementos del grfico. Seleccione el elemento cuyo formato desea modificar
y haga clic en uno de los botones de la cinta o visualice el panel Formato para agregar color de
relleno o un patrn al elemento de grfico seleccionado.

paso a paso

Aplicar formatos a una serie de datos


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la pestaa del grfico 2010Circular.
2. Haga clic en el segmento ms grande del grfico circular. Puede ver los selectores de datos alrededor
de cada uno de los segmentos del grfico circular.
3. Haga clic en la pestaa FORMATO y en el botn Relleno de forma y seleccione Rojo en la seccin de
colores estndar. Todos los segmentos del grfico circular cambiarn a rojo. Haga clic en Deshacer.
Desea seleccionar el segmento ms grande del crculo en vez de todos los segmentos.
4. Vuelva a hacer clic en el segmento ms grande del grfico circular y ver los selectores de datos
nicamente en el segmento. Haga clic en el botn Relleno de forma y elija Rojo. El segmento Caf y
bebidas calientes cambiar a rojo.
5. Haga clic en la pestaa Columna del grfico.
6. Haga clic en la barra ms alta (Caf y bebidas calientes). Observe que las cinco barras tienen selectores
de datos. Haga clic en el botn Relleno de forma y seleccione Rojo. Las cinco barras y el color de la
leyenda de Caf y bebidas calientes cambiarn a rojo.
7. Haga clic en el botn Efectos de formas y en Bisel y observe las opciones disponibles (vea la Figura
12-16).

Creacin de grficos

217

Figura 12-16
Men de efectos de formas

Caf y caf Expreso


est seleccionado

Opciones
de bisel

La leyenda y las columnas estn de color rojo

8. Haga clic en la primera opcin de Bisel (crculo). Repita esta opcin para cada una de las series de
datos.
9. Adems de los botones Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de formas, tambin puede
cambiar los elementos con el selector de cuadro de dilogo Estilos de la forma. En la pestaa
FORMATO, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el selector de cuadros de dilogo Estilos de
forma. El panel Formato de serie de datos se abre con el botn Opciones de serie seleccionado.
10. Haga clic en cada uno de los tres botones de la etiqueta Opciones de serie y observe las opciones.
Haga clic en una de las columnas Accesorios para caf.
11. Haga clic en el botn Relleno y lnea, elija RELLENO y seleccione Relleno con imagen o textura entre
las opciones.
12. Haga clic en la flecha desplegable Textura y elija la opcin Mrmol marrn.
13. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

Cuando use el mouse para apuntar un elemento del grfico, el nombre de dicho elemento
aparecer en una informacin en pantalla. Puede seleccionar el elemento cuyo formato desee
modificar al hacer clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de grfico en el grupo
Seleccin actual en la pestaa FORMATO. Esta lista es especfica para grficos. Cuando hace
clic en la flecha, la lista incluir todos los elementos que ha incluido en el grfico visualizado.

Cambio de la lnea del borde del grfico


Puede crear un contorno en torno a un elemento del grfico. Solo tiene que seleccionar el
elemento y aplicar uno de los contornos predefinidos o hacer clic en Contorno de forma para
aplicar formatos a la forma de un elemento del grfico seleccionado. Tambin puede hacer clic
en el selector de cuadros de dilogo Estilos de forma para visualizar el panel con opciones
de men para la apariencia del elemento. Incluso puede aplicar un borde alrededor de todo el
grfico. Seleccione un elemento del grfico y use los contornos de color del grupo Estilos de
forma de la pestaa Formato, o haga clic en Contorno de forma y elija un color estndar o
un tema para el borde.

218

Leccin 12

paso a paso

Cambiar la lnea del borde del grfico


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la pestaa del grfico de lneas y elija la pestaa FORMATO.
2. En el grupo Seleccin actual, haga clic en la flecha en el cuadro de seleccin Elementos de grfico y
haga clic en rea del grfico. La seccin del rea del grfico se activar.
3. Haga clic en la flecha Ms en el grupo Estilos de forma. Se abrir la galera de estilos de forma.
4. Desplcese por los estilos de contorno hasta localizar Contorno coloreado Azul, nfasis 1.
5. Haga clic en Contorno coloreado - Azul, nfasis 1. Tal vez no observe un cambio. Esto se debe a que el
ancho de la lnea puede establecerse tan delgado que no se vea.
6. En el panel Formato del rea del grfico, haga clic en la flecha BORDE para ampliar esa seccin.
7. Haga clic en la flecha Aumento de ancho, hasta llegar a 2,5 pt. Ahora podr ver que el contorno del
grfico es un borde azul claro.
8. Haga clic en la lnea Caf y bebidas calientes.
9. En el desplegable Color, en la seccin LNEA, elija Roja.
10. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

Modificacin de la leyenda de un grfico


Puede modificar el contenido de la leyenda, ampliar o contraer el cuadro de la leyenda, editar el
texto que se muestra y cambiar los atributos de carcter. Un grfico acabado debe ser autnomo;
es decir, el grfico debe contener suficientes datos para transmitir el mensaje deseado. En el
grfico que se modifica en este ejercicio, cambiar los colores de la fuente de la leyenda para que
coincidan con los bloques de las columnas proporciona una ayuda visual adicional que permite
al usuario ver rpidamente la contribucin de ingresos para cada categora.

paso a paso

Modificar la leyenda de un grfico


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la pestaa del grfico de lneas.
2. En la pestaa FORMATO, haga clic en la flecha desplegable Elementos de grfico y elija Leyenda.
3. Si no aparece el panel Formato de leyenda, haga clic en el selector de cuadros de dilogo Estilos de
forma.
4. Haga clic en el botn Opciones de leyenda.
5. En la seccin Posicin de la leyenda, haga clic en Derecha para mover la leyenda al lado derecho del
grfico.
6. Haga clic en la etiqueta Caf y bebidas calientes de la leyenda.
7. Haga clic en el botn OPCIONES DE TEXTO para visualizar los mens para el texto.
8. En el desplegable Color de relleno, seleccione Rojo de modo que el texto de la leyenda coincida con el
color de la lnea (vea la Figura 12-17).

Creacin de grficos

219

Figura 12-17
Cambio del color de la
leyenda del texto

Botn
Color de
relleno
El color del texto
cambi a rojo para
coincidir con la
lnea

9. Haga clic en la pestaa del grfico 2010Circular.


10. Haga clic dos veces en la etiqueta Caf y bebidas calientes. Si es preciso, haga clic en el botn
OPCIONES DE TEXTO y bajo RELLENO DE TEXTO, haga clic en el botn Color y elija Rojo para cambiar
el color del texto.
11. CIERRE el panel Formato de etiqueta de datos y GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

MODIFICAR UN GRFICO
A veces, el grfico que agrega desde la pestaa INSERTAR y que modifica mediante el diseo
rpido y los estilos de grfico no es exactamente lo que desea. Adems de usar las caractersticas
de creacin y diseo que se mencionaron anteriormente, puede modificar un grfico al agregar
o eliminar elementos individuales o al mover o cambiar el tamao del grfico. Tambin puede
cambiar el tipo de grfico sin tener que borrar el grfico existente y crear uno nuevo o cambiar
la forma en que Excel selecciona datos como elementos de datos cambiando filas por columnas.

Agregar elementos a un grfico


Si agrega elementos a un grfico puede proporcionar informacin adicional que no estaba
disponible en los datos que seleccion para crear el grfico. En algunos casos, agregar etiquetas
de datos ayuda a que sea ms fcil comprender los grficos. En este ejercicio, aprender a usar
el botn ELEMENTOS DE GRFICO para agregar elementos a un grfico.

paso a paso

Agregar elementos a un grfico


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la pestaa del grfico BarrasApiladas.
2. Si es necesario, haga clic en un espacio en blanco del grfico para seleccionar el grfico y que
aparezcan los botones de la esquina superior derecha.

220

Leccin 12
3. Haga clic en el botn ELEMENTOS DE GRFICO. Aparecer un men mostrando qu elementos se
encuentran actualmente en el grfico (cuadros marcados) y cules no (cuadros sin marcar). Vase la
Figura 12-18.

Figura 12-18
Elementos actuales
del grfico

Botn ELEMENTOS DE
GRFICO
Haga clic
en la casilla
activa para
quitar un
elemento
Haga clic en
la casilla sin
marcar para
agregar un
elemento

4. Haga clic en el cuadro Ttulos de los ejes para marcar el cuadro y agregar un marcador de posicin de
los ejes vertical y horizontal.
5. El ttulo del eje en la parte inferior de la pantalla tiene indicadores de seleccin para indicar que est
seleccionada. Escriba Miles y presione Entrar.
6. Haga clic en la pestaa del grfico TotalLneas y en el botn ELEMENTOS DE GRFICO, y seleccione la
opcin Ttulos de los ejes. Esta vez se selecciona el ttulo del eje vertical. Puede hacer clic en cualquier
marcador de posicin de etiqueta para seleccionarlo si ya est en un grfico. Escriba Miles para el
ttulo vertical.
7. Repita el paso anterior para agregar un eje vertical de miles para el grfico CoffeeLine y el ttulo del
eje horizontal para el grfico BarrasAgrupadas.
8. Haga clic en la pestaa del grfico BarrasApiladas y en el botn ELEMENTOS DE GRFICO, y
seleccione la opcin Rtulos de datos. Aparecern etiquetas para cada una de las barras del grfico.
9. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

Eliminar elementos de un grfico


Cuando un grfico es demasiado complicado, es posible que necesite eliminar elementos no
esenciales. Puede seleccionar un elemento del grfico y presionar la tecla Suprimir. Tambin
puede seleccionar un elemento del cuadro desplegable Elementos de grfico en el grupo
Seleccin actual y presionar Eliminar. Utilizar este prximo ejercicio para eliminar elementos
de algunos grficos. Dado que los aos son evidentes y no siempre es necesario un ttulo de
eje, eliminar las etiquetas de ttulo de eje genricas. Tambin crear una copia de la pestaa
del grfico BarrasApiladas y mostrar nicamente los elementos que estn aumentando con
regularidad en los ltimos cinco aos.

Creacin de grficos
paso a paso

221

Eliminar elementos de un grfico


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. En la pestaa de la hoja del grfico BarrasApiladas, haga clic en el Ttulo de eje vertical y presione
Eliminar.
2. Repita el paso 1 para eliminar las siguientes etiquetas de ttulo de eje genricas:
Pestaa del grfico

Ttulo de eje vertical u horizontal

LneasCaf Horizontal
TotalLneas Horizontal
BarrasAgrupadas

Vertical

3. Haga clic con el botn derecho en la pestaa del grfico BarrasApiladas y seleccione Mover o copiar.
En el cuadro de lista de hojas Antes, seleccione BarrasAgrupadas, haga clic en la casilla Crear una
copia y en Aceptar para crear otra copia del grfico BarrasApiladas.
4. Haga doble clic en la etiqueta BarrasApiladas (2) de la pestaa y escriba IncrementoDeVentas para el
nuevo nombre.
5. Haga clic en la etiqueta de datos $150 para la panadera en 2014. Todas las etiquetas de datos para
panadera tienen indicadores de seleccin. Presione Eliminar.
6. Repita el paso 5 para las etiquetas de datos Accesorios para el caf, Caf/t empaquetado y
Bocadillos.
7. Haga clic en el ttulo de ventas anuales y escriba Caf, cafs Expreso y accesorios solo incremento de
ventas regular. Presione Entrar.
8. Tambin puede ocultar series de datos. Haga clic en el botn Filtros de grficos a la derecha del
grfico y en el grupo SERIE, haga clic en Panadera para anular la seleccin (vea la Figura 12-19).

Figura 12-19
Desactive la serie que
no desee que aparezca
en el grfico.

Botn
Filtros de
grficos
Cuando el mouse est
en la serie, el grfico
resalta solo esa serie

Botn
Aplicar

9. Repita el paso 8 para Caf/t empaquetado y Bocadillos, y haga clic en el botn Aplicar.
10. Despus de examinar el grfico, tal vez decida que es mejor mantener todas las series de datos. Repita
los pasos 8 y 9 para revisar las series Panadera, Caf/t empaquetado y Bocadillos.
11. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

222

Leccin 12
Tome nota

Es importante recordar que, sin importar si el grfico est insertado en la hoja de clculo o
ubicado en una hoja de grfico, el grfico est vinculado a los datos de la hoja de clculo.
Cualquier cambio en los datos de la hoja de clculo se refleja en el grfico. Asimismo, si se
eliminan datos de la hoja de clculo, tambin se eliminar el grfico.

Agregar series de datos adicionales


Tal vez necesite agregar datos adicionales a un grfico. En este caso el CEO de la empresa le
ha pedido que cree una hoja de datos nueva que desglose el caf, los cafs Expreso, y el caf y
el t empaquetados, para ver si se puede detectar alguna de las nuevas tendencias.

paso a paso

Agregar series de datos adicionales


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic con el botn derecho en la pestaa de la hoja de clculo Datos, seleccione Mover o copiar,
desplcese hasta la parte inferior de la lista de hojas Antes y seleccione (desplazar hasta el final).
Haga clic en la casilla Crear una copia y en Aceptar. Haga doble clic en la pestaa Datos (2), escriba
DataExp y presione Entrar.
2. Seleccione A2:F7, haga clic en la pestaa INSERTAR y en el botn Insertar grfico de columnas y en
Columna 2D, haga clic en la opcin Columna agrupada.
3. Inserte las filas debajo de Caf y bebidas calientes y Caf/t empaquetado. Edite las etiquetas y los
valores tal como se muestra en la Figura 12-20.

Figura 12-20
Ventas anuales editadas con
nuevas categoras

Las nuevas filas de


datos no aparecen en el
grfico

4. Haga clic con el botn derecho en un rea vaca del grfico y elija Seleccionar datos. Se abrir el
cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos.
5. Haga clic en el botn Agregar y en el cuadro de nombres Series, haga clic en la celda A4. En el cuadro
de valores Series, elimine la entrada y arrastre sobre la hoja de clculo para seleccionar las celdas
B4:F4.
6. Haga clic en Aceptar y en el botn Subir varias veces para subir la etiqueta Cafs Expreso/Premium
debajo de Caf.
7. Repita los pasos 5 y 6 con T empaquetado en A8 y los datos de B8:F8 para que la etiqueta quede
debajo de Caf empaquetado. Haga clic en Aceptar para aceptar los cambios y volver a la hoja.
8. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

Creacin de grficos

223

Cambio del tamao de un grfico


Puede apuntar una esquina de un grfico o el punto medio de cualquier lado para mostrar los
controladores de tamao (flechas de dos caras). Use los controladores laterales para cambiar
la altura o el ancho del grfico. Use los controladores de tamao de la esquina para cambiar la
altura y el ancho. Aumentar el tamao de un grfico hace que sea ms fcil leerlo, especialmente
si se trata de un grfico insertado. Sin embargo, tenga cuidado cuando reduzca el tamao de un
grfico. Los ttulos y las leyendas deben poder leerse. En este ejercicio, aprender a cambiar
el tamao de un grfico.

paso a paso

Cambiar el tamao de un grfico


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior. La hoja DataExp debe seleccionarse.
1. Mueva el mouse por el espacio en blanco a la izquierda del ttulo del grfico. El mouse es una flecha de
cuatro puntas negra. Arrastre para mover el grfico hasta el borde izquierdo de la hoja y por debajo
de la fila 11.
2. Mueva el mouse a la esquina inferior derecha del grfico. El puntero del mouse es una flecha diagonal
de dos cabezas en el controlador de tamao. Arrastre el mouse para que est en la esquina inferior
derecha de la pantalla. El grfico se ampliar para tomar ms pantalla y podr ver las columnas y la
leyenda ms fcilmente.
3. Haga clic en el Ttulo del grfico y escriba Ventas anuales detalladas. Vuelva a hacer clic en el grfico
para seleccionarlo y moverlo hacia el controlador de tamao del centro a la derecha. La pantalla
deber parecerse a la figura 12-21.

Figura 12-21
Grfico con el tamao
cambiado
Controlador
de tamao
para cambiar
la altura

Controlador
de tamao
para cambiar
el ancho
El puntero del
mouse toma
la forma de
una flecha de
dos puntas

Cambia el ancho y la
altura

4. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

224

Leccin 12

Eleccin de un tipo de grfico diferente


Para la mayora de los grficos 2D y 3D, puede cambiar el tipo de grfico y darle un aspecto
completamente diferente. Si un grfico contiene mltiples series de datos, tambin puede
seleccionar un tipo de grfico diferente para cualquier serie de datos independiente y crear un
grfico combinado. Sin embargo, no puede combinar grficos 2D y 3D.
paso a paso

Elegir un tipo de grfico diferente


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior. La hoja de DataExp debe ser visible y el grfico debe estar
seleccionado.
1. Haga clic en la pestaa DISEO y seleccione el botn Cambiar tipo de grfico. Se abrir el cuadro de
dilogo Cambiar tipo de grfico.
2. Haga clic en cada uno de los tipos de grfico de la izquierda y ver un conjunto de iconos diferentes
que representan los subtipos de cada uno de los tipos de grfico. Haga clic en el botn Columna. Haga
clic en el subtipo Columna apilada (segundo icono del panel derecho, en la parte superior del cuadro
de dilogo).
3. Haga clic en Aceptar.
4. Haga clic en el botn Mover grfico, en el cuadro Hoja nueva, escriba DetSales y, a continuacin, haga
clic en Aceptar.
5. COPIE la hoja del grfico DetSales antes de la hoja DataExp y asigne el nombre DetSalesEs a la
pestaa.
6. En la pestaa DISEO, con el botn Cambiar tipo de grfico, cambie el tipo de grfico de nuevo a
Columna agrupada.
7. Haga clic solo en una de las columnas de Cafs Expreso/Premium.
8. En la pestaa DISEO, haga clic en el botn Cambiar tipo de grfico.
9. El cuadro Cambiar tipo de grfico se abrir en el tipo de grfico combinado. En el cuadro de tipo de
grfico Cafs Expreso/Premium, seleccione Lneas (vea la Figura 12-22).

Figura 12-22
Cambiar tipo de grfico con
el tipo de grfico combinado

Opcin de lnea
Tipo de grfico
combinado
Cambio de la serie de datos
individuales

10. Haga clic en Aceptar y edite el ttulo del grfico para que ponga MAGNFICO! Estas son las ventas de
caf espreso/premium.
11. Haga clic en la pestaa FORMATO y, en el grupo Insertar formas, haga clic en el botn Flecha y
arrastre la flecha del ttulo desde el ttulo del grfico hasta la lnea de Expreso. Use el botn Contorno
de forma para cambiar la flecha a Rojo y el Grosor a 6 pt.
12. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

Cambiar entre filas y columnas en los datos de origen


Tal vez quiera cambiar la orientacin del grfico de modo que las categoras estn a lo largo del
eje horizontal en vez de los aos o viceversa.

Creacin de grficos
paso a paso

225

Cambiar entre filas y columnas en los datos de origen


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. COPIE la hoja del grfico DetSales antes que la hoja DataExp y asigne el nombre DetSalesCat a la
pestaa.
2. En la pestaa DISEO, use el botn Cambiar tipo de grfico para volver a cambiar el grfico a
Columna agrupada.
3. El eje horizontal muestra cada ao y las categoras se repiten dentro de cada ao. Vamos a cambiar
el grfico para que cada categora sea un grupo y cada ao se muestre como una barra de color
diferente. En la pestaa DISEO, haga clic en el botn Cambiar fila/columna. El grfico cambiar (vea
la Figura 12-23).

Figura 12-23
Filas y columnas cambiadas
(categoras y leyenda cambiadas)
Botn
Cambiar
fila/
columna

Ahora el eje horizontal muestra las


categoras en vez de
los aos

La leyenda
muestra los
aos

4. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

Usar nuevas herramientas de anlisis rpido


Excel 2013 incluye una nueva caracterstica que permite el anlisis de datos con unos pocos
clics del mouse. Puede seleccionar un rango de datos y aparece el nuevo botn Anlisis rpido,
que le permite crear grficos rpidamente, aadir grficos en miniatura llamados, trabajar con
los totales, aplicar formatos a los datos con formato condicional y crear tablas dinmicas.

Agregar un grfico o minigrficos


Adems de la pestaa INSERTAR y de la tecla F11, el nuevo botn Anlisis rpido permite
agregar rpidamente grficos a un libro. Despus de agregar la tabla, puede modificarla
mediante los ejercicios anteriores.

226

Leccin 12

paso a paso

Agregar un grfico o minigrficos


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la pestaa de la hoja de clculo DataExp. Seleccione las celdas A2:F9. Aparecer el nuevo
icono Anlisis rpido en la parte inferior derecha del rango seleccionado. Mueva el puntero del mouse
al botn y se visualizar la informacin en pantalla (vea la Figura 12-24).

Figura 12-24
Botn Anlisis rpido e informacin en pantalla

Botn Anlisis
rpido
La informacin en
pantalla describe
el botn

2. Haga clic en el botn Anlisis rpido. Se abrir una pequea ventana denominada Galera de anlisis
rpido (vea la Figura 12-25).
Figura 12-25
Galera de anlisis rpido

3. Haga clic en la pestaa GRFICOS de la galera. Las opciones cambiarn en la parte inferior de la
galera. Mueva el puntero del mouse a cada una de los grficos y aparecer una vista previa en la
pantalla por encima de la galera de anlisis rpido. Por ejemplo, mueva el puntero del mouse a la
opcin rea apilada y ver una vista previa donde se muestra este tipo de grfico (vea la Figura 12-26).

Figura 12-26
Vista previa de grfico de
reas apiladas
Pestaa GRFICOS
Ms grficos
muestra los grficos
recomendados y
todos los grficos

4. Ahora, no agregaremos ningn grfico del men GRFICOS. Haga clic en la pestaa MINIGRFICOS.
Mueva el puntero del mouse para obtener una vista previa de la opcin Columna. Se mostrar un
conjunto de pequeas columnas en la columna G.
5. Haga clic en la opcin Lneas. Aparecern una serie de lneas en la hoja de clculo de la columna G.

Creacin de grficos

227

6. La fila 2 (aos) no debe tener un minigrfico. Haga clic en la celda G2 y, en la pestaa DISEO, haga clic
en el botn Eliminar. Se eliminar el minigrfico de la celda. En la celda G2, escriba Minigrfico.
7. Haga clic en la celda G9. Utilice el controlador de relleno para arrastrar a la celda G10. Aparecer un
minigrfico para el total.
8. Seleccione G3:G10 y haga clic en la pestaa DISEO. Puede optar por varias opciones con los
minigrficos.
9. En el grupo Mostrar, haga clic en Punto alto y Punto bajo y, en la galera de estilo, seleccione Estilo de
minigrfico Oscuro n 3 (vea la Figura 12-27).

Figura 12-27
Minigrficos en la columna G
Punto alto
Punto bajo

Estilo de minigrfico Oscuro n 3

Tome nota

Disminucin de las ventas

Aumento de las ventas

La pestaa DISEO cambiar a HERRAMIENTAS PARA MINIGRFICO cuando tenga


minigrficos seleccionados. Tmese el tiempo para explorar las opciones de la cinta que se
muestran en la Figura 12-27.
10. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

Trabajar con totales


El botn Anlisis rpido tambin puede agregar rpidamente las funciones SUMA, PROMEDIO
y CONTAR, as como el % del total y los totales acumulados ya sea a la fila inferior o a la
derecha de los datos.
paso a paso

Trabajar con totales


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior y haga clic en la pestaa de la hoja de clculo Datos.
1. Seleccione A3:F7. Haga clic en el botn Anlisis rpido y seleccione la pestaa TOTALES.
2. Vaya al primer icono, Suma (con la fila azul resaltada en el icono). Ver una vista previa en la hoja de
clculo de Suma que sobrescribe la fila Ventas totales que ya estaba all.
3. Vaya al siguiente icono y ver una vista previa de la fila 8 con promedios para cada columna. Mueva a
los iconos Contar, % total y Total acumulado y observe la vista previa del cambio de hoja de clculo.
4. Vaya al segundo icono Suma (con la columna naranja resaltada). Observe que la vista previa de la hoja
de clculo cambia para mostrar los totales de la columna G.
5. Haga clic en la flecha de la derecha para mostrar ms opciones. Obtenga una vista previa de las
opciones y vuelva a % total.
6. Haga clic en la opcin % total. Haga clic en la celda G3 y observe que la frmula =SUMA(B3:F3)/
SUMA($B$3:$F$7) aparece en la barra de frmulas.
7. En la celda G2, escriba Promedio.
8. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

228

Leccin 12

Aplicacin de formato condicional


La galera de anlisis rpido tambin dispone de una pestaa FORMATO que permite aplicar
formatos a los datos de una celda de diferentes maneras. Puede mostrar pequeas barras de
modo que las celdas parezcan un grfico de barras, cambiar los colores para obtener los valores
altos y bajos, as como otras opciones.

paso a paso

Aplicar formato condicional


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior. Debe de seguir en la pestaa de la hoja de clculo Datos.
1. Seleccione A3:F7. Haga clic en el icono Anlisis rpido. Se seleccionar la pestaa Formato.
2. Vaya al primer icono, Barras de datos. Puede ver una vista previa de pequeas barras en cada celda de
la hoja de clculo, lo que indica la existencia de un valor relativo en las celdas. El valor ms grande se
encuentra en F3 y la barra muestra el ancho ms grande (vea la Figura 12-28).

Figura 12-28
Vista previa de las
barras de datos

Valor ms alto

Valor ms bajo

3. Haga clic en la opcin Escala de colores para elegir. Haga clic en una celda fuera del rango para que
el formato sea ms claro. La hoja de clculo tiene un formato en verde para los valores ms altos y en
verde oscuro para el valor ms alto. Los valores ms bajos estn en rojo.
4. Si el valor est cerca del valor ms alto o del valor ms bajo, el color o la celda tiene un tono menos
fuerte. A medida que los valores se alejan del valor, el color se vuelve ms claro.
5. GUARDE y CIERRE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para el prximo ejercicio.

CREACIN DE TABLAS DINMICAS Y GRFICOS DINMICOS


Un informe de tabla dinmica y los grficos dinmicos son formas de colaborar para condensar
y volver a organizar grandes cantidades de datos rpidamente. Utilice un informe de tabla
dinmica para analizar y visualizar los datos numricos en detalle y para responder preguntas
imprevistas acerca de los datos. En este ejercicio, aprender a crear tablas dinmicas bsicas.
Los informes de tabla dinmica y los grficos dinmicos estn especialmente diseados para:
Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes.
Obtener subtotales y reunir datos numricos, resumir datos por categoras y subcategoras, y

crear frmulas y clculos personalizados.

Ampliar y contraer niveles de datos para filtrar los resultados, y explorar en profundidad los

puntos ms importantes de los datos resumidos para las reas de importancia.

Mover filas a columnas o columnas a filas dinmicas para examinar diferentes resmenes de

los datos.

Creacin de grficos

229

Filtrar, clasificar, agrupar y aplicar formatos condicionalmente al subconjunto de datos ms

til e interesante de datos para que pueda concentrarse en la informacin que desee.

Proporcionar informacin concisa, llamativa e interpretada en lnea o impresa.

Creacin de una tabla dinmica bsica


Los informes de tabla dinmica se usan para examinar y analizar los totales relacionados.
Por ejemplo, se puede calcular una larga lista de cifras o comparar varios hechos sobre cada
segmento de datos numricos. En este ejercicio, crear un informe de tabla dinmica bsico.

paso a paso

Crear una tabla dinmica bsica


PREPRESE. ABRA 12 School Test Data de los archivos de datos de los estudiantes.
1. Haga clic en la celda A1. Presione Final y luego la flecha abajo. Observe que hay 139.129 filas de datos.
2. Presione Ctrl + Inicio para volver a la parte superior de la hoja de clculo.
3. En la pestaa INSERTAR, haga clic en el botn Tablas dinmicas recomendadas.
4. Desplcese hasta abajo y haga clic en Contar la calificacin de escala por nivel de aptitud (vea la
Figura 12-29).

Figura 12-29
Cuadro de dilogo Tablas
dinmicas recomendadas
Botn Tabla
dinmica

Botn Tablas
dinmicas
recomendadas

Botn
Grfico
dinmico
Cuadro de
dilogo Tablas
dinmicas
recomendadas

Seleccionar
la ltima
opcin

5. Haga clic en Aceptar y ASIGNE EL NOMBRE Contar a la nueva hoja. Se abrir el panel Campos de
tabla dinmica a la derecha de la pantalla y los datos aparecern en la hoja de clculo. Observe
que los datos de Sin puntuacin estn en blanco. Eso se debe a que el nmero de filas se basa en la
puntuacin de la escala, que est vaca para las puntuaciones no disponibles. Probablemente desee
cambiar el campo para contar en un campo que tenga datos. Si revisa la pestaa Datos, todas las filas
estn rellenadas con un nivel, para que pueda usar esta columna y se cuenten todas las filas.

230

Leccin 12
6. Vuelva a la hoja Recuentos y arrastre el campo Nivel del panel Campos de tabla dinmica hasta la
seccin VALORES.
7. Arrastre el Recuento de calificacin de escala desde la seccin VALORES a la hoja de clculo para
quitarlo. Observe que la fila Sin puntuacin ahora cuenta cada puntuacin omitida.
8. Arrastre el campo Nivel al rea COLUMNAS. Aparecer un resumen con todos los niveles.
9. Arrastre el campo Prueba al rea FILTROS.
10. Ahora, la celda B1 muestra (todos). Haga clic en la flecha desplegable del filtro, elija Matemticas y
haga clic en Aceptar.
11. En el botn Filtro, haga clic en la celda B1 y elija Lectura. Haga clic en Aceptar. Los datos debern
parecerse a los de la Figura 12-30.
Figura 12-30
Resultados de la tabla
dinmica
Botn Filtro

El filtro actual
muestra Lectura

Se filtra por
Prueba

Tome nota

Cuando hace clic en cualquier celda vaca de la tabla dinmica, desaparece la lista de campos.
Para que vuelva a aparecer, solo tiene que hacer clic en cualquier celda activa que muestre
datos.
12. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 12 como 12 Test PivotTable Solutions.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el prximo ejercicio.

Despus de crear el informe de tabla dinmica inicial definiendo el origen de datos, organizando
los campos en la lista de campos de la tabla dinmica, y eligiendo un diseo inicial, puede
realizar tareas adicionales a medida que trabaja con el informe de tabla dinmica y lo mejora.
Dichas tareas pueden ser:
Explorar los datos: una vez que los haya creado, puede ampliarlos y contraerlos, y mostrar

los hechos esenciales que pertenecen a los datos. Puede ordenar, filtrar y agrupar campos
y elementos de datos. Puede editar funciones de resumen y crear frmulas y clculos
personalizados.

Cambiar el diseo de formularios y la organizacin de los campos: puede editar el

informe de tabla dinmica para mostrarlo bajo una forma compacta, esquemtica o tabular.
Puede agregar, reorganizar y eliminar campos, adems de editar el orden de los campos o
elementos.

Cambiar el diseo de columnas, filas y subtotales: Excel le permite activar o desactivar los

encabezados de los campos de columna o de fila, mostrar u ocultar filas en blanco, mostrar
los subtotales por encima o por debajo de filas y ajustar los anchos de columna al actualizar.

Creacin de grficos

231

Tambin puede mover un campo de columna al rea de filas o un campo de fila al rea de
columnas, y combinar o anular la combinacin de celdas para elementos exteriores a las filas
y columnas.
Cambiar la visualizacin de los espacios en blanco y los errores: puede cambiar cmo

se muestran los errores y las celdas vacas, cambiar cmo se muestran los elementos y las
etiquetas sin datos y mostrar u ocultar las lneas en blanco.

Cambiar el formato de la tabla dinmica: puede aplicar formato condicional y manual a

las celdas y rangos, y puede editar la apariencia general aplicando un estilo de formato de
tabla dinmica.

Tmese tiempo para explorar por su cuenta estas opciones para las tablas dinmicas.

Agregar un grfico dinmico


Un grfico dinmico es una herramienta esencial para ayudar a organizar y ordenar grandes
cantidades de datos de las hojas de clculo. Adems de resumir una gran cantidad de datos,
puede visualizar la informacin en un grfico sencillo.

paso a paso

Agregar un grfico dinmico


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. En la hoja de clculo Datos, haga clic en la celda A1.
2. En la pestaa INSERTAR, haga clic en el botn Grfico dinmico y elija Grfico dinmico, se abrir el
cuadro de dilogo Crear grfico dinmico y el rango est seleccionado.
3. La ubicacin predeterminada es para una Hoja de clculo nueva, por lo que debe hacer clic en
Aceptar. Asigne a la pestaa de la hoja nueva el nombre GrficoDinmico.
4. Arrastre el campo Prueba al rea FILTROS.
5. Arrastre Nivel al rea VALORES (cantidad de elementos).
6. Vuelva a arrastrar Nivel al rea del EJE.
7. Arrastre Nivel de aptitud al rea LEYENDA.
8. MUEVA el grfico al borde izquierdo de la hoja de clculo, por debajo de los datos, y luego cambie el
tamao del grfico.
9. En la flecha desplegable de la prueba en el grfico, elija Ciencia y haga clic en Aceptar. Observe que
solo estn disponibles los niveles 5, 8 y 10, ya que solo dichos niveles se presentan a la prueba de
ciencias.
10. Haga clic en la pestaa FORMATO, luego en el botn Cuadro de texto y luego en la parte superior del
grfico. Agregue una etiqueta que indique Puntuacin en la prueba de ciencias de los estudiantes y
ponga esta etiqueta en negrita y asgnele 18 puntos.
11. Haga clic en la celda A3 y cambie la etiqueta para que solo ponga Contar.
12. En F4, haga clic en la etiqueta de Insatisfactorio.
13. Mueva el puntero del mouse al borde izquierdo de la celda hasta que se convierta en una flecha negra
de cuatro puntas y arrastre el mouse entre las columnas C y D (vea la Figura 12-31).

232

Leccin 12
Figura 12-31

Arrastre Insatisfactorio hasta


la ubicacin entre Sin puntuacin y Parcialmente apto.

El puntero del mouse se


convierte en una barra de
insercin verde
Arrastre el borde de
Insatisfactorio

14. Repita el paso 13 y mueva la columna Avanzada hasta una posicin entre Apto y Total general.
15. Cambie el tamao del grfico dinmico para que vaya a la columna L.
16. GUARDE el libro como 12 Test PivotChart Solution. La hoja final debe verse tal como se muestra en la
Figura 12-32.

Figura 12-32
Grfico dinmico
completado

Columnas Avanzado
e Insatisfactorio
reorganizadas

HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro y DEJE Excel abierto para el ejercicio siguiente.

Creacin de grficos

233

Evaluacin de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. Qu tipo de grfico muestra valores como partes de un todo?


a. Columnas
b. Barras
c. reas
d. Circular

2. Qu tipo de grfico aparece en una hoja de clculo con otros datos?


a. Hoja de grfico
b. Insertado
c. Grfico dinmico
d. Mixto

3. En qu parte de una tabla debe hacer clic cuando desea seleccionar la tabla entera?
a. rea del grfico
b. rea de trazado
c. Ttulo del grfico
d. Leyenda

4. Cul de las siguientes opciones ocurre en un grfico si se borran los datos de origen?
a. Nada.
b. El grfico se mover al rea en la que se encuentran los datos.
c. Los datos del grfico se eliminan.
d. Se le preguntar si desea eliminar el grfico.

5. Cul es el primer paso que se debe seguir al crear un grfico?


a. Proporcionar un nombre para el grfico
b. Seleccionar el tipo de grfico
c. Seleccionar el rango de celdas que contienen los datos que usar el grfico
d. Elegir las etiquetas de datos que se usarn en el grfico

6. Si desea imprimir solo el grfico de una hoja de clculo, cul de las siguientes acciones debe realizar
antes de la impresin?
a. Haga clic en el grfico para seleccionarlo y luego imprimirlo.
b. Seleccione la opcin Imprimir solo grfico en el cuadro de dilogo Configuracin de
pgina.
c. Mueva el grfico a una nueva hoja por s solo y luego imprima esa hoja.
d. No puede imprimir solo el grfico si forma parte de una hoja de clculo ms grande.

7. De los siguientes valores, cules representan un grfico de barras?


a. Barras horizontales
b. Barras verticales
c. Lneas horizontales
d. Lneas verticales

8. De los siguientes valores, cules representan un grfico de columnas?


a. Barras horizontales
b. Barras verticales
c. Lneas horizontales
d. Lneas verticales

9. Para mover un grfico de una hoja de clculo a una hoja de grfico, cul de las siguientes acciones
debe realizar?
a. Use los controladores de movimiento y arrstrelo a la nueva ubicacin.
b. Use el botn Mover grfico de la pestaa DISEO.
c. Corte el grfico de la hoja de clculo y pguelo en una nueva hoja de libro.
d. No puede mover el grfico despus de su creacin.

10. Cul de las siguientes afirmaciones es falsa?


a. Puede cambiar la altura y el ancho de un grfico con comandos de la pestaa FORMATO.
b. Puede utilizar los controladores de tamao para cambiar la altura y el ancho de un grfico.

234

Leccin 12

c. Debe eliminar un grfico existente para poder mostrar los datos en un tipo de grfico
diferente.
d. Cuando se crea una hoja de clculo, ya no aparece en la hoja de clculo que contiene la
serie de datos.

Proyectos
Proyecto 12-1: Crear un grfico circular
El jefe de Blue Yonder Airlines le ha pedido que analice su tiempo el mes pasado.
PREPRESE. INICIE Excel si an no se est ejecutando.
1. CREE el libro siguiente tal como se muestra en la figura 12-33. Utilice la funcin SUMA en B9.

Figura 12-33
Datos para el grfico circular

2. Seleccione A3:B8.
3. Haga clic en la pestaa INSERTAR. Haga clic en Circular y en Circular 3D.
4. En la pestaa DISEO, haga clic en Diseo rpido y elija Diseo 4.
5. Haga clic en el botn Mover grfico.
6. En el cuadro Hoja nueva, escriba CircularTiempo y haga clic en Aceptar.
7. Haga clic en el botn ELEMENTOS DE GRFICO y active Ttulo del grfico.
8. Para el ttulo de grfico seleccionado, escriba Anlisis mensual de tiempo.
9. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 12 como 12 My Time Solution.
10. CIERRE el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para el prximo proyecto.

Proyecto 12-2: Crear un grfico de columnas


Sus amigos le han pedido que haga un resumen de sueldos para las ocupaciones seleccionadas.
Tienen prevista una reunin para debatir los pros y los contras de cada posicin. El salario es
solo uno de los temas que se abordar, aunque su importancia es significativa.
PREPRESE. INICIE Excel si an no se est ejecutando.
1. CREE el libro siguiente tal como se muestra en la Figura 12-34.

Creacin de grficos

235

Figura 12-34
Datos para el grfico de
columnas

2. Seleccione A3:B10.
3. Haga clic en la pestaa INSERTAR. Haga clic en Columna y en Columna agrupada.
4. Edite el ttulo del grfico para que indique Salarios de nivel de entrada.
5. Haga clic con el botn derecho en un rea vaca del grfico, elija Mover grfico y, en el cuadro Hoja
nueva, escriba Salarios. Haga clic en Aceptar.
6. Haga clic con el botn derecho en el eje Vertical (valor) y seleccione Formato de ejes.
7. En el panel Formato de ejes, seleccione NMERO y, en el cuadro desplegable Categora, seleccione
Moneda.
8. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 12 como 12 Salaries Solution y luego CIERRE el archivo.
CIERRE Excel.

13

Agregar imgenes y formas


a una hoja de clculo

Matriz de conocimientos de la leccin


Conocimientos

Objetivo del examen

Nmero de objetivo

Insertar imgenes

Insertar imgenes.

5.3.3

Agregar formas, lneas, cuadros de texto y WordArt

Insertar cuadros de texto.

5.3.1

Cambiar texto a WordArt.

2.2.9

Cambiar los colores de un objeto.

5.3.6

Objetos de posicin.

5.3.8

Agregar estilos y efectos a los objetos.

5.3.5

Agregar bordes a objetos.

5.3.4

Modificar las propiedades de un objeto.

5.3.7

Insertar SmartArt.

5.3.2

Formatear grficos

Agregar mejoras grficas mediante las herramientas


de imagen

Usar los grficos SmartArt

Tailspin Toys crea juguetes y juegos nicos destinados a la educacin infantil. La compaa tambin est muy comprometida en
actividades de caridad y recaudacin de fondos para organizaciones comunitarias, en especial para apoyar la despensa de comida
local. Tailspin Toys trabaja con la despensa para ejecutar diversas actividades de recaudacin de fondos durante todo el ao, as
como para brindar oportunidades educativas para capacitar a voluntarios y a la opinin pblica para ayudar a alimentar a los
hambrientos y acabar con el hambre en la comunidad. Tambin recogen alimentos donados para su distribucin a los necesitados.
A lo largo de esta leccin, agregar grficos a una hoja de clculo que informa sobre las actividades de recaudacin de fondos.
Aprender a manipular dichos grficos usando las mltiples herramientas de Excel para colocar, cambiar el tamao, cambiar color
y cambiar el formato de fotos, imgenes prediseadas, formas, SmartArt y WordArt.

Orientacin sobre el software


La ilustracin de la pestaa INSERTAR y herramientas de texto
Excel no solo sirve para amontonar nmeros o almacenar filas y filas de registros. Contiene
tambin un conjunto de herramientas slido que permite convertir datos en tablas; conceptos
y procesos en diagramas; y agregar fotos, imgenes prediseadas, formas y otros contenidos
dibujados con el objeto de que las hojas de clculo sean ms interesantes y se entiendan ms
rpidamente. En esta leccin, se concentrar en los diagramas, imgenes, formas y grficos
basados en texto, como WordArt y cuadros de texto, que se usan para realzar una hoja de
clculo y ayudar a los usuarios que la ven a comprender su contenido.

236

Agregar imgenes y formas a una hoja de clculo

237

La mayora de los elementos grficos que se pueden agregar a una hoja de clculo de Excel
se generan desde la pestaa INSERTAR, mostrada en la Figura 13-1, en las ilustraciones
y grupos de texto. Todo, desde imgenes, imgenes prediseadas, SmartArt, formas,
cuadros de texto y WordArt se encuentra en estos dos grupos de botones. Una vez que haya
insertado el elemento grfico que necesita, se visualizarn herramientas para permitirle
aplicar formatos, cambiar el tamao y colocar para satisfacer sus necesidades.

Grupo Ilustraciones

Grupo Texto

Figura 13-1
Grupos Ilustraciones y Texto
de la pestaa INSERTAR

Insertar imgenes
Como dice el refrn, "ms vale una imagen que mil palabras" y, en el caso de Excel, las
imgenes pueden valer varios miles de celdas llenas de texto y nmeros. Agregar de todo,
desde fotos hasta imgenes prediseadas es fcil en Excel, lo que lo ayudar a convertir una
hoja de clculo abrumadora, llena de nmeros y texto, en algo interesante de ver, de lectura
atractiva y fcil de explorar.

Insertar una imagen desde un archivo


Se entiende por grfico un objeto relacionado con el arte, como un dibujo (incluidas imgenes
prediseadas), una imagen o una forma. Tal vez el elemento grfico ms comn que se agregue
a una hoja de clculo sea, aparte de los grficos circulares y los grficos de barras, la imagen.
Con el botn Imgenes de la pestaa INSERTAR, es rpido y sencillo agregar cualquier
imagen almacenada en el equipo (o en una unidad de red a la que se tenga acceso), con solo
ir a la carpeta donde esa foto est almacenada y seleccionarla abriendo el cuadro de dilogo
Insertar imagen.
paso a paso

Insertar una imagen desde un archivo


PREPRESE. INICIE Excel y abra un libro en blanco nuevo. Descargue los archivos de imagen de esta
leccin y GURDELOS en la carpeta Mis imgenes. O bien, puede crear una subcarpeta en la carpeta de
datos de estudiante llamada Imgenes de la leccin 13 y guardar las imgenes en dicha subcarpeta.
1. En la pestaa INSERTAR, en el grupo Ilustraciones, haga clic en el botn Imgenes. Se abrir el cuadro
de dilogo Insertar imagen.
2. Vaya hasta la carpeta que contiene los archivos de imagen de esta leccin. Haga doble clic en la
imagen 13 Happy Kids o haga clic en la imagen una vez y despus haga clic en el botn Insertar. La
imagen se insertar en la hoja de clculo.

Solucin de
problemas

Si no puede ver el archivo de imagen en el cuadro de dilogo Insertar imagen despus de ir a la carpeta
donde esta se guarda, haga clic en la lista desplegable Todas las imgenes a la derecha del cuadro Nombre
de archivo. Excel mostrar todas las imgenes que admite, como BMP, JPG, PNG, TIFF y muchas ms.
3. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 13 como 13 Insert Pictures Solution.
Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

238

Leccin 13

Cuando inserta un grfico en Excel, la esquina superior izquierda del grfico se alinea con la
celda activa. Sin embargo, el grfico aparece encima de la cuadrcula de la hoja de clculo.
Aunque es posible que el grfico cubra contenido de la cuadrcula, esto no afecta el contenido
y en realidad el grfico no se inserta en ninguna celda de la hoja de clculo. Puede mover el
grfico en la hoja de clculo sin que esto afecte a ningn dato existente ni a los dems grficos
insertados.
Si decide utilizar otra foto, seleccione la imagen actual y, en la pestaa FORMATO, en el grupo
Ajustar, haga clic en el botn Cambiar imagen. En el cuadro de dilogo Insertar imgenes, elija
una imagen alternativa para reemplazar la imagen seleccionada en la hoja de clculo.

Insertar una imagen en lnea


Las imgenes y las imgenes prediseadas (dibujos y archivos de ilustraciones) pueden
incrementar el atractivo de muchas hojas de clculo. Fcilmente, puede obtener imgenes
libres de regalas de Office.com o buscar en la biblioteca de imgenes de Bing, ambas mediante
una sencilla bsqueda de palabra clave. En lugar de eso, puede examinar su propio OneDrive
(que forma parte de Office 365) para insertar una imagen que ha almacenado all. Todo se hace
a travs del botn Imgenes en lnea del grupo Ilustraciones de la pestaa INSERTAR.
paso a paso

Insertar imgenes prediseadas de Office.com


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la celda J1.
2. En la pestaa INSERTAR, en el grupo Ilustraciones, haga clic en el botn Imgenes en lnea. Aparecer
el cuadro de dilogo Insertar imgenes.
3. A la derecha de las imgenes prediseadas de Office.com, haga clic en el cuadro Buscar. Escriba una
palabra clave o frase, tales como comida enlatada.
4. Haga clic en el icono de la lupa en el extremo derecho del cuadro de bsqueda o presione Entrar para
empezar la bsqueda. Excel buscar en la base de datos en lnea de imgenes prediseadas de Office,
las imgenes que tengan las palabras clave "comida enlatada" en los metadatos.
5. El cuadro de dilogo muestra las imgenes que cumplen los criterios de bsqueda. Para insertar una
de las imgenes, haga clic en ella y en el botn Insertar del cuadro de dilogo. Tambin puede hacer
doble clic en la imagen deseada para insertarla en la hoja de clculo. Cuando se inserta una imagen, el
cuadro de dilogo se cierra automticamente.
6. GUARDE el libro.
Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Despus de buscar una imagen, si ninguna de las imgenes devueltas por Office.com cumple
con sus expectativas, escriba los nuevos criterios de bsqueda en el cuadro de bsqueda y
presione la tecla Entrar para iniciar una nueva bsqueda.
Por metadatos se entiende la informacin almacenada sobre imgenes, como palabras clave
que describen el contenido de la imagen, el nombre del fotgrafo, el tipo de imagen, la fecha
en la que la imagen fue tomada o la ltima vez que se edit, y as sucesivamente. Cualquier
bsqueda de imagen, ya sea a travs de Office.com o de una funcin de bsqueda de imagen
de un explorador web, se basa en los metadatos almacenados sobre cada imagen para devolver
resultados cuando un usuario busca una imagen que satisfaga sus expectativas.
paso a paso

Insertar una imagen mediante una bsqueda de imgenes de Bing


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. En la pestaa INSERTAR, en el grupo Ilustraciones, haga clic en el botn Imgenes en lnea. Aparecer
el cuadro de dilogo Insertar imgenes.
2. Haga clic en el cuadro Buscar en Bing a la derecha de Bsqueda de imgenes de Bing.

Agregar imgenes y formas a una hoja de clculo

239

3. Escriba una palabra clave o una frase, tales como nios comiendo para buscar en Internet a travs del
explorador web de Bing, imgenes que contienen dichas palabras clave en los metadatos.
4. Haga clic en el icono de la lupa en el extremo derecho del cuadro de bsqueda o presione Entrar para
empezar la bsqueda.
5. El cuadro de dilogo muestra las imgenes que cumplen los criterios de bsqueda. Para insertar una
de las imgenes, haga clic en ella y en el botn Insertar del cuadro de dilogo. Tambin puede hacer
doble clic en la imagen deseada. Una vez est insertada la imagen, el cuadro de dilogo se cierra
automticamente. Observe que la imagen se insert en la parte superior de la imagen prediseada.
6. Haga clic en la imagen que acaba de insertar para seleccionarla y presione la tecla Suprimir del
teclado.

Tome nota

La mayora de las imgenes que encontrar en Internet tienen derechos de autor, incluso aunque
no vea el smbolo de copyright o el texto de propiedad intelectual asociado a la imagen. Si desea
utilizar una imagen que encontr en Internet, debe ponerse en contacto con el propietario de
la imagen y pedirle permiso. Como alternativa, puede buscar "imgenes de dominio pblico"
para encontrar imgenes que no estn restringidas por derechos de autor, o adquirir imgenes
en cualquier sitio web que almacene imgenes.
Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

paso a paso

Insertar una imagen desde OneDrive


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior. Debe tener una cuenta en OneDrive.com. La configuracin
y el uso de las cuentas son gratuitos. OneDrive es la solucin de la nube de Microsoft para compartir y
colaborar. Si instal Office 2013 en el ordenador, probablemente se convirti en suscriptor de Office 365,
lo que le dio espacio dentro de la nube de OneDrive. Puede utilizar este espacio para almacenar archivos
de todo tipo, incluidas imgenes.
1. Conctese a la cuenta de OneDrive, vaya a la carpeta Imgenes y cargue las imgenes de la leccin 13.
Si no existe una carpeta Imgenes, cree una y suba a ella las imgenes.
2. Haga clic en la celda Q1.
3. En la pestaa INSERTAR, en el grupo Ilustraciones, haga clic en el botn Imgenes en lnea. Aparecer
el cuadro de dilogo Insertar imgenes.
4. Haga clic en el vnculo Examinar a la derecha de la opcin OneDrive. Aparecern las carpetas de
OneDrive, incluida una carpeta pblica.
5. Haga doble clic en la carpeta Imgenes o cualquier carpeta que contenga la imagen que desee
insertar. Se abrir la carpeta, mostrando las imgenes que contiene.
6. Desplcese por las imgenes, seleccione la imagen 13 Canned Veges (vegetales enlatados) y haga clic
en el botn Insertar. Tambin puede hacer doble clic en la imagen deseada.
7. Una vez est insertada la imagen, el cuadro de dilogo se cierra automticamente.
8. GUARDE el libro y CIERRE el archivo.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Agregar formas, lneas, cuadros de texto y WordArt


No hay nada ms rpido que una flecha o una lnea que apunte literalmente a los datos importantes
para atraer la atencin del usuario de una hoja de clculo sobre informacin clave. Microsoft
ofrece en varios productos de Office formas que son lneas, crculos, flechas, estrellas y mucho
ms que se pueden editar para llamar la atencin del usuario sobre una parte determinada de
la hoja de clculo. Puede agregar texto a las formas para proporcionar informacin adicional
a alguien que intente comprender datos complejos, lo que convertir la hoja de clculo en algo
ms amigable y accesible. Tambin puede insertar un cuadro de texto estndar, un cuadro
que puede contener texto o grficos y que puede insertar en cualquier parte de una hoja de
clculo. Un cuadro de texto puede utilizarse para explicar contenido complejo o proporcionar
el historial o el origen de los datos, o bien crear un ttulo llamativo mediante el uso de WordArt.

240

Leccin 13

Agregar formas
Excel, al igual que Word y PowerPoint, ofrece la capacidad de insertar y modificar las formas de
las hojas de clculo. La funcin Formas ofrece ocho categoras de formas diferentes, junto con
un grupo titulado Formas usadas recientemente, de modo que pueda dibujar una y otra vez las
mismas formas. Las categoras, es decir, Lneas, Rectngulos, Formas bsicas, Flechas de bloque,
Formas de ecuacin, Diagrama de flujo, Cintas y estrellas, y Llamadas proporcionan la capacidad
de dibujar prcticamente cualquier forma.

Agregar una forma

paso a paso

PREPRESE. INICIE Excel si an no se est ejecutando.


1. ABRA el archivo 13 Add Shapes de los archivos de datos de esta leccin.
2. En la pestaa INSERTAR, en el grupo Ilustraciones, haga clic en el botn Formas. Aparecer un men
de categoras de formas, tal como se muestra en la Figura 13-2.
Figura 13-2
Lista de formas

Icono de
flecha
arriba

3. En la seccin Flechas de bloque, haga clic en la forma Flecha arriba. La forma Flecha arriba se
encuentra probablemente en la primera lnea de la seccin Flechas de bloque, la tercera a partir de la
izquierda.
4. Mueva el puntero del mouse sobre la hoja de clculo, justo debajo de la columna FONDOS
RECAUDADOS. El puntero del mouse cambiar a seleccin con precisin. Dibuje la figura haciendo clic
y arrastrando hacia abajo y un poco hacia la derecha. La forma aparecer a medida que arrastra.
5. Cuando la forma tenga el tamao deseado (tanto el tamao como las proporciones pueden cambiarse
ms tarde, por lo que no se preocupe por lograr la perfeccin), suelte el botn del mouse. La flecha de
bloque debe asemejarse a la de la Figura 13-3.

Figura 13-3
Flecha de bloque dibujada
en una hoja de clculo

Agregar imgenes y formas a una hoja de clculo

241

6. Haga clic en cualquier celda en blanco.


7. GUARDE el libro en la carpeta leccin 13 como 13 Add Shapes Solution.
Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Cuando inserte una forma, la direccin que arrastre desde el punto de partida controlar el
tamao de la forma y sus proporciones. Controlando el ngulo, puede crear un cuadrado casi
perfecto o una elipse muy redonda, casi circular. Pero no es necesario hacer la forma a ojo. En
su lugar, mantenga presionada la tecla Mayscula mientras arrastra, y dibujar una forma que
es igual en ancho y en altura. Esto es aplicable a cualquier forma, aunque es fundamental en
el caso de los cuadrados y los crculos. El truco para usar con xito esta tcnica consiste en
liberar el botn del mouse y luego la tecla Mayscula.
Cuando se dibuja una forma, tiene controladores blancos en el permetro. Para los grficos, un
controlador es un cuadro blanco en el lateral o en la esquina del grfico en el que se hace clic
y se arrastra para aumentar o disminuir el tamao del grfico. Tambin puede hacer clic dentro
de un grfico y arrastrarlo para moverlo, as como cambiar el color del relleno o del esquema,
asumiendo que el valor azul predeterminado no es el valor que necesita. Aprender los detalles
de estos cambios de formato ms adelante en esta leccin.

Dibujo de lneas
Las lneas se pueden utilizar para sealar algo o para crear una conexin visual entre dos
formas o dos reas de la hoja de clculo. Puede dibujarlas en cualquier ngulo, a cualquier
longitud y, una vez dibujadas, aplicar formatos su apariencia.
paso a paso

Dibujar Lneas
PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. En la pestaa INSERTAR, en el grupo Ilustraciones, haga clic en el botn Formas.
2. En la seccin Lneas, haga clic en la lnea de flecha.
3. Mueva el puntero del mouse sobre la hoja de clculo (cambiar a seleccin con precisin cruz filar)
y haga clic sobre el lado izquierdo de la celda D22 y arrastre en diagonal hacia arriba y a la derecha,
hacia la celda D19.
4. Cuando la lnea est completa, suelte el botn del mouse y haga clic en una celda en blanco. La Figura
13-4 muestra la lnea acabada.

Figura 13-4
Lnea de flecha en la
hoja de clculo

Lnea de
flecha

5. GUARDE el libro.
Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Utilice los mtodos siguientes, segn el tipo de lnea que elija para dibujar:
Para dibujar una lnea recta, angular o curva, haga clic con el mouse y arrastre en la direccin

que quiera que la lnea siga.

242

Leccin 13
Para dibujar una lnea de forma libre, mantenga presionado el botn del mouse, de modo que

dibuje la lnea siguiendo la ruta del mouse.

Para dibujar una forma libre, contine arrastrando y dibujando la lnea igual que lo hara para

una lnea de forma libre, pero regrese al punto de partida de la lnea para cerrar la forma (la
forma se llenar entonces con el valor predeterminado azul).

Para dibujar una lnea con una punta de flecha en un extremo, arrastre hacia el lugar al que

debe sealar la lnea.

Agregar texto a una forma


Las formas de todo tipo pueden convertirse en cuadros de texto geomtrico escribiendo texto
directamente en la forma. Una vez en su lugar, el texto puede aplicar formatosse a cualquier
fuente, tamao o color y colocarse dentro de la forma usando las mismas herramientas que
alinean el texto en las celdas de la hoja de clculo. Todo esto hace posible poner vistosas
anotaciones en la hoja de clculo, con frases cortas o descripciones ms largas o instrucciones
de uso, junto a los datos.
paso a paso

Agregar texto a una forma


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. En la pestaa INSERTAR, en el grupo Ilustraciones, haga clic en el botn Formas.
2. En la seccin Cintas y estrellas, haga clic en la forma Explosin 1 (vea la Figura 13-5).

Figura 13-5
Forma Explosin 1 de la lista
de formas

Icono de
explosin 1

3. Haga clic y arrastre el puntero del mouse bajo la columna FONDOS NECESARIOS, de modo que la
forma sea similar a la de la Figura 13-6.
Figura 13-6
Dibujo de la forma
Explosin 1

Agregar imgenes y formas a una hoja de clculo

243

4. Mantenga seleccionada la forma y escriba Objetivo superado. El texto empieza en la esquina superior
izquierda de la forma y se ajusta a la forma, si el ancho es demasiado pequeo para mostrar todo el
texto en una lnea. No presione Entrar a menos que desee forzar el texto en una nueva lnea para
crear un nuevo prrafo o poner palabras o frases en lneas diferentes.
5. Para aplicar formatos el texto de la forma, seleccione el texto haciendo clic a la izquierda de la "O" de
Objetivo y arrastrando a travs de todo el texto. Tenga en cuenta que cuando est dentro de la forma
que contiene texto, el puntero del mouse se convierte en un cursor en I.
6. Con el texto seleccionado, utilice las herramientas de formato de la minibarra de herramientas o de la
pestaa INICIO, para aplicar negrita y centrar el texto, as como para cambiar el tamao de la fuente a
14. Seleccione un controlador de tamao a ambos lados de la forma y tire a la izquierda, la derecha, o
hacia abajo un poco hasta que aparezca todo el texto, tal como se muestra en la Figura 13-7.
7. GUARDE el libro.
Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Cuando selecciona texto dentro de una forma, puede utilizar las herramientas de formato de la
minibarra de herramientas o de la pestaa INICIO para cambiar la fuente, el tamao de fuente,
el color del texto y la alineacin del texto.
Puede aplicar efectos especiales a una forma haciendo clic con el botn secundario en la forma
y eligiendo Formato de forma en el men contextual. El panel Formato de forma aparecer
en el lado derecho del espacio de trabajo. Haga clic en la pestaa Opciones de texto y utilice
los iconos Contorno y relleno de texto, Efectos de texto y Cuadro de texto que se muestran en
la Figura 13-7 para aplicar varios efectos especiales, utilizando los comandos que aparecen
debajo de los iconos cuando selecciona cada uno.
Icono de contorno y
relleno de texto

Figura 13-7
Iconos de efectos especiales
para aplicar formatos las
formas

Icono de cuadro de
texto
Icono de efectos
de texto

Agregar un cuadro de texto


Las formas que contienen texto pueden funcionar como cuadro de texto, pero dan la libertad
para hacer que el cuadro aparezca como un crculo, una estrella, una flecha, una pancarta o
cualquier polgono. Sin embargo, si todo lo que necesita es un cuadro en blanco sencillo que
contenga texto, no necesita dibujar una forma, ni aplicar formatosla ni agregarle texto. En su
lugar, inserte un cuadro de texto y escriba texto dentro de l.
paso a paso

Agregar un cuadro de texto


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. En la pestaa INSERTAR, en el grupo Texto, haga clic en el botn Cuadro de texto .
2. Mueva el puntero del mouse en la hoja de clculo, sobre la celda B20. El puntero del mouse se
convertir en un cursor vertical.
3. Haga clic y arrastre hasta la celda C24 para dibujar un cuadro pequeo. Si dibuja un cuadro que es
demasiado grande o demasiado pequeo para el texto que va a escribir en el cuadro, puede cambiar
el tamao del cuadro despus de escribir el texto.
4. El cuadro de texto contiene un cursor parpadeante. Escriba Estos nmeros son preliminares.
Necesito consultar con el director antes de publicar la hoja de clculo en el tablero para su revisin.
Vase la Figura 13-8.

244

Leccin 13
Figura 13-8
Introducir texto en un
cuadro de texto

5. Haga clic en la celda A1 para desactivar el cuadro de texto y prepararse para el prximo ejercicio.
6. GUARDE el libro.
Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Puede utilizar las herramientas de formato de la pestaa INICIO o de la minibarra de


herramientas para aplicar formatos el texto de un cuadro de texto.

Uso de WordArt
Quiere agregar texto a la hoja de clculo y llamar la atencin de todo el mundo? WordArt,
una caracterstica de Microsoft Office que combina palabras y efectos artsticos, puede ser
justo lo que necesita. Utilizando una amplia serie de rellenos coloreados preestablecidos,
sombras paralelas, contornos y apariencias 3D, WordArt facilita la creacin de un objeto de
texto especializado rpidamente. Los puede utilizar para agregar frases como "Buen trabajo!"
junto a cifras de ventas altas o para incluir personal o nombres de productos, as como ttulos
cortos a la hoja de clculo, con el apoyo, adems, de las herramientas de formato limitadas
disponibles en el grupo Fuente de la pestaa INICIO.

paso a paso

Usar WordArt
PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. En la pestaa INSERTAR, haga clic en el grupo Texto y en el botn Insertar WordArt. La galera de
estilos de WordArt aparece, tal como se muestra en la Figura 13-9.

Figura 13-9
Galera de estilos de
WordArt

Botn Insertar
WordArt
Galera de estilos de
WordArt

1. Seleccione Relleno - Azul, nfasis 1, Sombra.


2. Aparecer un cuadro de texto de ejemplo en la hoja de clculo. Haga tres veces clic en el cuadro para
seleccionar todo el texto de ejemplo y escriba Gran recaudacin de fondos. Observe en la Figura 1310 que el estilo que eligi en el paso 2 se aplica al texto de ejemplo.

Agregar imgenes y formas a una hoja de clculo

245

Figura 13-10
WordArt en una hoja de
clculo

WordArt

3. GUARDE el libro como 13 Add Shapes Solution y CIERRE el archivo.


HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Puede cambiar el estilo de WordArt con solo seleccionar el objeto de WordArt en la hoja de
clculo y luego mostrarlo en la galera de estilos de WordArt en la pestaa FORMATO. Elija
otro estilo y el texto que escribi aparecer en ese estilo nuevo. Si quiere borrar el estilo por
completo y utilizar nicamente texto sin formato, elija Borrar WordArt en la galera de estilos
de WordArt de la pestaa FORMATO.
Si necesita corregir un error de escritura, o agregar o quitar texto, puede editar el texto en
cualquier momento seleccionando todo el texto o parte del mismo y escribiendo la correccin.
Tambin puede mover el grfico y cambiarle el tamao en cualquier momento, por lo que la
colocacin y el tamao solo dependen del usuario. Aprender ms acerca de cmo mover
grficos de cualquier tipo y cambiarles el tamao ms adelante en esta leccin.

Formatear grficos
Adems de mover o copiar grficos, probablemente necesitar cambiar su apariencia en algn
momento. Excel ofrece excelentes herramientas, desde estilos para el uso del mouse y teclado
para cambiar el aspecto, la colocacin y orden de apilamiento de los grficos superpuestos,
para crear grficos que son exactamente tal como los haba imaginado.

Aplicacin de estilos a formas y cambio de estilos


Una vez que haya dibujado una forma, la cinta de Excel cambia para mostrar las
HERRAMIENTAS DE DIBUJO con la pestaa FORMATO seleccionada. En los pasos
siguientes, aprender a aplicar Estilos de la forma y a personalizar las formas eligiendo su
propio color de relleno, contorno y efectos.

paso a paso

Aplicar un estilo a una forma


PREPRESE. INICIE Excel si an no se est ejecutando.
1. ABRA el archivo 13 Format Graphics de los archivos de datos de esta leccin.
2. En la hoja de clculo Eventos de recaudacin de fondos, haga clic en la forma explosin para
seleccionarla.
3. En la pestaa FORMATO DE HERRAMIENTAS DE DIBUJO, en el grupo Estilos de forma, mantenga el
puntero del mouse sobre cada uno de los estilos de la minigalera Estilos de forma. Excel muestra una
vista previa de cada estilo con la forma seleccionada.
4. Para ver la lista completa de estilos, haga clic en la flecha Ms en la esquina inferior derecha de la
minigalera Estilos de forma. Aparecer la galera Estilos de forma (vea la Figura 13-11).

246

Leccin 13
Figura 13-11

Galera de estilos de forma

5. En la galera, seleccione Contorno claro 1, relleno coloreado - Verde oliva, nfasis 3.


6. Para cambiar el color de relleno de la forma, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el botn
Relleno de forma. Aparece la paleta de colores.
7. En la paleta que est debajo de Colores del tema, seleccione Azul oscuro, Texto 2. El color de fondo
del objeto cambiar a azul oscuro (vea la Figura 13-12).
Figura 13-12
Cambio del color de relleno
de la forma

8. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 13 como 13 Format Graphics Solution.


Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Adems del color de relleno de una forma, tambin puede cambiar el contorno y los efectos
de la forma. Para cambiar el contorno de una forma, haga clic en el botn Contorno de forma
en el grupo Estilos de forma y, a continuacin, seleccione un color de forma en la paleta
que aparece. Para que el contorno sea ms grueso o para aplicar un contorno discontinuo no
slido, utilice los comandos Grosor y guiones del men Contorno de forma y seleccione en sus
respectivos submens.
Para aplicar un efecto de forma, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el botn Efectos de
formas y seleccione un efecto en la galera que aparece. Sombra, Reflexin y Resplandor son
algunos de los efectos disponibles.

Cambio del tamao de un grfico


Puede controlar el tamao de los grficos que dibuja, como el ancho y la altura de los polgonos,
la longitud de las lneas y el tamao de los cuadros de texto y los objetos de WordArt, mediante
la creacin original del grfico y el punto dnde hace clic y al que arrastra el mouse. Sin
embargo, una vez creado el grfico, puede cambiarle el tamao para satisfacer sus necesidades,
hacindolo encajar dnde desea colocarlo, para que sea lo suficientemente grande como para
albergar el texto que escribe, y que atraiga la atencin que necesita. Las mismas tcnicas sirven
para cambiar tambin el tamao de las imgenes.
paso a paso

Cambiar el tamao de un grfico


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Seleccione la forma explosin.

Agregar imgenes y formas a una hoja de clculo

247

2. Apunte al controlador de la esquina inferior izquierda. Cuando el puntero del mouse se convierta en
una flecha con dos puntas, arrstrela hacia adentro para reducir el tamao del grfico. Mantenga
seleccionado el controlador y arrstrelo hacia afuera para aumentar el tamao del grfico. Al
presionar la tecla Mays mientras usa el controlador de la izquierda, mantiene la proporcin de ancho
y alto al cambiar el tamao del grfico.
3. Para cambiar la altura de la forma, arrastre un controlador superior o inferior. Esto le permite estirar
la forma verticalmente.
4. Para cambiar el ancho de la forma, arrastre un controlador lateral hacia afuera para ensanchar la
forma y hacia adentro para reducirla. Ajuste la forma de explosin para que se asemeje a la Figura
13-13.

Figura 13-13
La forma de explosin
despus de cambiarle el
tamao

5. GUARDE el libro.
Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Para cambiar la longitud de una lnea que ha dibujado, seleccione la lnea y apunte a uno de los
controladores. Cuando el puntero del mouse se convierta en una flecha de dos puntas, arrastre
hacia fuera para alargar la lnea, o hacia el centro de la lnea para acortarla. Para mantener la
lnea en un ngulo de 90 o 45, mantenga presionada la tecla Maysculas mientras arrastra y
suelta el botn del mouse antes de soltar la tecla Maysculas.
Algunos polgonos, como las estrellas, las flechas de bloque o los tringulos, tienen ms que los
controladores estndar blancos en sus esquinas y laterales cuando se seleccionan. Estas formas
tambin tienen otros controladores, que son cuadros amarillos que se usan para cambiar la
profundidad de los lados. Utilice estos cuadros amarillos para que la flecha de bloque sea
ms puntiaguda o para profundizar los laterales de las estrellas, arrastrando hacia adentro los
ngulos ms agudos, o hacia fuera los ngulos ms obtusos o menos profundos.

Girar un grfico
Puede cambiar el giro de cualquier forma con el mouse, utilizando el controlador de giro que
aparece justo fuera de la forma, por encima del controlador lateral superior.

paso a paso

Girar un grfico
PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Seleccione la forma explosin.
2. Apunte al controlador de giro. El puntero del mouse se convertir en una flecha circular.
3. Arrastre el mouse en sentido contrario a las agujas del reloj. Mientras arrastra, el puntero del mouse
cambiar a una serie de flechas en un crculo.
4. Cuando se gira la forma hasta el ngulo deseado, similar a la Figura 13-14, suelte el botn del mouse.

248

Leccin 13
Figura 13-14
La forma de explosin
despus de girarla

5. GUARDE el libro.
Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Amontonar grficos superpuestos


Cuando los grficos se superponen, el orden de apilamiento se determina, de forma
predeterminada, segn el orden en el que se dibujaron o insertaron. As que si inserta una foto
y luego dibuja una flecha de bloque que seala a una zona de la hoja de clculo, si los objetos
se superponen, la flecha estar encima de la foto. Si desea cambiar este orden de apilamiento,
use el grupo de herramientas Organizar de la pestaa FORMATO DE HERRAMIENTAS DE
DIBUJO.

paso a paso

Controlar el orden de apilamiento cuando los grficos se superponen


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. En el libro Formato de grficos, haga clic en la pestaa de la hoja Superposicin. La hoja de clculo
contiene varios grficos superpuestos.
2. Seleccione el borde del grfico de WordArt (Grandes recaudaciones de fondos), que tiene otros
grficos apilados en su parte superior. En la Figura 13-15 se muestra la pila de grficos. Se selecciona
el objeto de WordArt, que est ms abajo en la pila.

Figura 13-15
Pila de objetos

toddtaulman /iStockphoto

3. En la pestaa FORMATO DE HERRAMIENTAS DE DIBUJO, en el grupo Organizar, haga clic en el botn


Traer adelante . El grfico de WordArt se mover un nivel hacia arriba de la pila.
4. Haga clic en el botn de flecha Traer adelante y seleccione Traer al frente. El grfico de WordArt
aparecer en la parte superior de la pila (vea la Figura 13-16).

Agregar imgenes y formas a una hoja de clculo

249

Figura 13-16
Ahora el grfico WordArt
est en la parte superior de
la pila.

toddtaulman /iStockphoto

5. Mantenga seleccionado el grfico de WordArt y haga clic en el botn Enviar atrs para moverlo un
nivel hacia atrs. La forma Campaa de alimentos ahora se encuentra en la parte superior.
6. GUARDE el libro y CIERRE el archivo.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Qu pasa si no puede ver la forma que est por debajo de otro grfico de la hoja de clculo?
Aqu es donde entra en juego el panel Seleccin. Para visualizarlo, seleccione cualquier grfico
y, en la pestaa FORMATO, en el grupo Organizar, haga clic en el botn Panel de seleccin.
Aparecer el panel en el lado derecho del espacio de trabajo. Ver que contiene una lista de
los grficos que estn en la hoja de clculo activa. Para volver a apilar las formas usando este
panel, arrstrelas por el nombre (como "Rectngulo 1") hacia arriba o hacia abajo en la lista,
con el mouse.
Si los grficos no se superponen o se superponen solo ligeramente, tal vez desee organizarlos en
una fila o columna bien ordenada, o bien asegurarse de que estn distribuidos uniformemente
en un grupo. Para ello, use el botn Alinear del grupo Organizar despus de haber seleccionado
todos los grficos que desee alinear. Seleccinelos primero (Maysculas + clic en los grficos
que desee incluir en la alineacin) y despus haga clic en el botn Alinear para elegir entre
alinearlos por los laterales, las partes superiores, las inferiores o las centrales. Las opciones
de distribucin tambin se encuentran en el men desplegable Alinear. Si quiere mantenerlos
juntos al copiarlos o moverlos, seleccione Grupo en las herramientas Organizar, justo debajo
del botn Alinear.

Agregar mejoras grficas mediante las herramientas de


imagen
No necesita una aplicacin de edicin de imgenes diferente para cambiar los colores, la nitidez
y el contraste de imgenes que agrega a una hoja de clculo. Excel proporciona herramientas
bsicas para introducir cambios rpidos a cualquier foto, dibujo o imagen prediseada que
agregue. Adems, resulta fcil tomar una captura de pantalla de cualquier parte de la interfaz
e incluirla como elemento grfico.

Hacer correcciones en un grfico


Supongamos que una de las fotos no se ve bien. Tal vez fue tomada con una cmara de baja
calidad, est un poco borrosa o bien demasiado oscura o demasiado clara. No necesita que est
perfecta, pero debe verse mejor, ms ntida, ms clara y ms profesional. Utilice las opciones
de Correcciones de la pestaa FORMATO DE HERRAMIENTAS DE IMAGEN para corregir
la iluminacin y la nitidez. Tambin puede utilizar las opciones del panel Formato de imagen
para introducir ms correcciones.
paso a paso

Hacer correcciones en un grfico


PREPRESE. INICIE Excel si an no se est ejecutando.
1. ABRA el archivo 13 Enhancements de los archivos de datos de esta leccin.

250

Leccin 13
2. En la hoja de clculo Correccin, seleccione la fotografa de dos nios.
3. En la pestaa FORMATO DE HERRAMIENTAS DE IMAGEN, en el grupo Ajustar, haga clic en el botn
Correcciones. Aparecer el men que se muestra en la Figura 13-17.

Figura 13-17
El men Correcciones
proporciona comandos para
introducir cambios rpidos
para mejorar la foto.
Botn
Correcciones

Zurijeta /iStockphoto

4. Usando las miniaturas de la foto seleccionada en la seccin de correcciones Ajustar nitidez, elija una
opcin que represente el ajuste que desea, ya sea ms nitidez para una imagen borrosa o tal vez
la suavizacin de una imagen que es demasiado ntida o que se expuso demasiado. En el extremo
derecho de la seccin Ajustar nitidez, seleccione Enfocar: 50%. En la Figura 13-18 se muestran dos
imgenes yuxtapuestas; la imagen de la izquierda representa el estado antes de aplicar un 50% de
nitidez, mientras que la de la derecha muestra el resultado.

Figura 13-18
D ms nitidez a una foto
borrosa con solo un clic.

Zurijeta /iStockphoto

Tome nota

Excel le permite colocar el puntero del mouse sobre las miniaturas que representan varias
correcciones y ver el efecto en la imagen seleccionada, antes de efectuar el cambio. Apunte
a cualquier imagen en miniatura en el men Correcciones, espere un segundo y observe el
cambio en la imagen. Si le gusta el efecto, haga clic en la miniatura. De lo contrario, siga a la
siguiente vista previa.
5. Para ajustar una foto que es demasiado oscura o demasiado clara, utilice la configuracin Brillo y
contraste, tambin representada por miniaturas que muestran la foto seleccionada en diferentes
etapas de correccin. Mantenga el mouse sobre cada una de las configuraciones para ver su efecto en
la foto, pero no seleccione ninguna configuracin.
6. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 13 como 13 Enhancements Solution.
Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

El panel Formato de imagen, que se muestra en la Figura 13-19, le permite realizar ajustes
ms precisos a una imagen. Para tener acceso al panel Formato de imagen, en la parte inferior
del men Correcciones, haga clic en el comando Opciones de correcciones de imgenes.
Se selecciona el icono ubicado ms a la derecha de la parte superior del panel, que muestra
controles ms detallados controles para ajustar el brillo y el contraste.

Agregar imgenes y formas a una hoja de clculo

251

Figura 13-19
Panel de correcciones
de la imagen

Zurijeta /iStockphoto

Los valores predeterminados son los mismos que lo que vio en el men Correcciones para
cada tipo de correccin. Puede arrastrar los controles deslizantes debajo de las opciones de
Preestablecidos para realizar ajustes precisos como aumentar la nitidez o suavizar la imagen
por pequeos incrementos, o agregar o quitar brillo o contraste en cantidades igualmente
pequeas, justo por la cantidad correcta de correccin.
El panel Formato de imagen tambin incluye una configuracin Recortar. Haga clic en esta
opcin e introduzca valores para el ancho y la altura deseados y el desplazamiento (cantidad
y ubicacin del recorte), o use la herramienta Recortar, que se encuentra en el grupo Tamao
de la pestaa FORMATO. Con la herramienta Recortar, utilice los controles de recorte, que se
muestran en la Figura 13-20, para recortar las partes no deseadas de la foto.

Figura 13-20
Controles de recorte

Los controles de recorte


como este aparecen en los
laterales y en las cuatro
esquinas.
Zurijeta /iStockphoto

Puede aplicar tambin correcciones a las imgenes prediseadas, pero las correcciones estn
diseadas para usarlas en fotos donde el brillo, el contraste y la nitidez puedan necesitar ajustes.

Uso de la caracterstica Color para mejorar las imgenes


Para mejorar el color de una foto o aplicar efectos de color especiales, como convertir una
imagen de cuatro colores en un duotono (una imagen con dos colores), tiene que empezar con
una foto. Tambin puede aplicar estos ajustes de color a imgenes prediseadas, aunque estn
diseados para utilizarse en fotos donde cambiar de color a blanco y negro o a niveles mayores
o menores de color (tambin conocido como saturacin) es ms til.
paso a paso

Cambiar el color de una imagen


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la pestaa de la hoja Color y seleccione la primera foto, que muestra un beb
sosteniendo una cuchara.
2. En la pestaa FORMATO DE HERRAMIENTAS DE IMAGEN, en el grupo Ajustar, haga clic en el botn
Color. Aparecer el men que se muestra en la Figura 13-21.

252

Leccin 13
Figura 13-21

El men Color brinda una


serie de ajustes de color.

Botn Color

zest_marina /iStockphoto

3. Site el mouse sobre cada miniatura de la foto para ver su efecto. Las opciones incluyen:
Saturacin de color: Este conjunto de opciones agrega o quita la profundidad de color. Puede usarlo
para atenuar los colores de una imagen o para crear una imagen con un color ms intenso. El nivel
de saturacin ms bajo hace que el color de una foto parezca blanco y negro o una escala de grises.
Tono de color: ajusta la temperatura, que esencialmente agrega ms azul para una imagen ms
fresca, de menor temperatura o ms rojo para una imagen ms vibrante, de ms temperatura.
Volver a colorear: este conjunto de opciones proporciona varios cambios de color preestablecidos,
que van desde una escala de grises o un blanco y negro verdadero (que parece una fotocopia mala)
a una variedad de duotonos, lo que significa que la imagen se compone de dos colores, negro y otro
color.
Ms variaciones: se trata de una ampliacin de las opciones de duotono presentadas por algunas de
las configuraciones preestablecidos de Cambiar color.
Definir color transparente: use esta opcin si quiere eliminar un color determinado de la imagen.
til cuando las fotos tienen un fondo blanco, como las imgenes de producto. Permite eliminar ese
fondo y que todo, menos el producto, sea transparente (haciendo que la hoja de clculo subyacente
sea visible).
Opciones de color de imagen: esta opcin muestra el panel Formato de imagen y abre un conjunto
de controles deslizantes para la saturacin, el tono y cambiar color, que permiten realizar ajustes
precisos de dichas configuraciones, en vez de tener que basarse en las miniaturas con cantidades
establecidas de color agregadas o eliminadas.
4. En la seccin Volver a colorear del men Color, en la primera lnea de la galera, seleccione Sepia. La
imagen adquiere tonos marrones.
5. En la pestaa FORMATO DE HERRAMIENTAS DE IMAGEN, en el grupo Ajustar, haga clic en el botn
Color y, a continuacin, seleccione Opciones de color de imagen en la parte inferior del men.
6. En el panel Formato de imagen a la derecha, mueva el control deslizante Nitidez hacia la derecha
hasta que llegue al valor 33%.
7. Cierre el panel Formato de imagen.
8. GUARDE el libro.
Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Cambiar un grfico con efectos artsticos


Para poder aplicar efectos artsticos, que son diferentes medios artsticos y efectos especiales,
necesita empezar por una foto. Tambin puede aplicar estos efectos a imgenes prediseadas,
pero estn diseadas para usarlas principalmente en las fotos.

Agregar imgenes y formas a una hoja de clculo


paso a paso

253

Aplicar efectos artsticos


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. En la hoja de clculo Color, seleccione la foto de la caja de donaciones.
2. En la pestaa FORMATO DE HERRAMIENTAS DE IMAGEN, en el grupo Ajustar, haga clic en el botn
Efectos artsticos. La galera de miniaturas de efectos se muestra en la Figura 13-22.

Figura 13-22
Elija entre ms de 20 efectos
artsticos diferentes.

Botn Efectos
artsticos
Efecto de dibujo de
lnea

mangostock /iStockphoto

3. Site el puntero del mouse sobre cada efecto para ver su vista previa en la foto. Seleccione el efecto
Dibujo de lnea.
4. Puede personalizar el efecto aplicado mediante el panel Formato de imagen. Para mostrar el panel,
abra el men Efectos artsticos y seleccione Opciones de efectos artsticos. En el panel Formato
de imagen que aparece a la derecha, mueva el control deslizante Tamao de lpiz a la derecha para
observar su efecto en la foto y detngase en el valor 28. A continuacin, mueva el control deslizante
Transparencia hacia la derecha y detngase en el valor 51 %.
5. Cierre el panel Formato de imagen.
6. GUARDE el libro.
Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Aplicacin de un estilo de imagen


Los estilos de imagen permiten agregar bordes, marcos, sombras y efectos similares con
un solo clic en cualquiera de los iconos de estilo de imagen de la pestaa FORMATO DE
HERRAMIENTAS DE IMAGEN. Utilice uno o varios para que las "resalten", ya sea con un
efecto de marco de cuadro o 3D.

paso a paso

Aplicar estilos de imagen


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. En la hoja de clculo Color, seleccione la foto de la caja de donaciones.
2. En la pestaa FORMATO DE HERRAMIENTAS DE IMAGEN, en el grupo Estilos de imagen, mantenga el
puntero del mouse sobre cada uno de los estilos de la minigalera para ver los efectos en la imagen.
3. En la esquina inferior derecha de la minigalera, haga clic en el botn Ms para visualizar la galera de
estilos de imagen (vea la Figura 13-23).

254

Leccin 13
Figura 13-23

Galera de estilos de imagen

mangostock /iStockphoto

4. Seleccione Rectngulo sombreado, que probablemente se encuentra en la primera fila, en la cuarta


posicin contando a partir de la izquierda. El estilo se aplicar a la imagen.
5. Para cambiar el borde de la imagen, haga clic en el botn Borde de la imagen, apunte a Grosor y
seleccione 3 pt.
6. GUARDE el libro.
Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Puede cambiar el color del borde de una imagen, hacer que este sea ms grueso o ms delgado,
y convertirlo de una lnea slida a una lnea discontinua.
Para cambiar los efectos de una imagen, haga clic en la flecha del botn Efectos de imagen y
elija un efecto en la paleta que aparece.
Para aplicar un diseo de imagen, haga clic en el botn Diseo de la imagen y seleccinelo en
la paleta de 30 diseos de imgenes, leyendas, conectores y as sucesivamente.

Restablecimiento de una imagen a su estado original


Ha aplicado correcciones, cambiado colores y elegido un efecto artstico para una foto en la
hoja de clculo, adems de haber cambiado tambin el tamao de una imagen Ahora no le
gustan uno o varios de los cambios y desea regresar a su estado original. Qu hacer? Puede
eliminar una imagen y volver a insertarla; aunque es mucho ms fcil usar el botn Restablecer
imagen, que se encuentra en la pestaa FORMATO DE HERRAMIENTAS DE IMAGEN, en
el grupo Ajustar.

paso a paso

Restablecer una imagen


PREPRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. En la hoja de clculo Color, desplcese hacia abajo y seleccione la tercera foto (elasticidad, ganancia,
crecimiento).
2. En la pestaa FORMATO DE HERRAMIENTAS DE IMAGEN, en el grupo Ajustar, haga clic en el botn de
flecha Restablecer imagen. Aparecern dos opciones (vea la Figura 13-24).

Agregar imgenes y formas a una hoja de clculo

255

Figura 13-24
Opciones de
Restablecer imagen

Opciones del men


Restablecer imagen

marekuliasz /iStockphoto

3. Seleccione Restablecer imagen y tamao para eliminar todos los cambios realizados desde la
insercin.
4. GUARDE el libro.
Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

La opcin Restablecer imagen elimina las correcciones, colores, estilos y efectos.


Si en vez de revertir o restablecer la imagen a su estado anterior a la correccin y el color,
quiere aplicar permanentemente los cambios realizados en el tamao y la calidad de la imagen,
haga clic en Comprimir imgenes en el grupo Ajustar. Aparecer un cuadro de dilogo que
le permitir elegir cul de los cambios desea conservar. Esta compresin reduce el tamao
del archivo de la hoja de clculo, lo que es especialmente til si inserta una foto de muy alta
resolucin y luego reduce el tamao y le quita el color.

Uso de las propiedades de imagen


Las propiedades de la imagen indican a Excel cmo quiere que trate los grficos que agrega
a las hojas de clculo, cmo los grficos deben relacionarse con la hoja de clculo, si se
imprimirn con el contenido de la hoja de clculo y si el texto de las formas o los cuadros de
texto puede editarse despus de la insercin. En esta seccin se le guiar por las opciones de
Propiedades de imagen.
paso a paso

Modificar las propiedades de una imagen


PREPRESE. USE el libro que modific en el ejercicio anterior.
1. Haga clic en la pestaa de la hoja Color.
2. Haga clic con el botn secundario en la foto del beb comiendo y seleccione Tamao y propiedades
en el men contextual. El panel Formato de imagen aparecer en el lado derecho del rea de trabajo.
3. Desplcese hacia abajo si es necesario y haga clic en la categora PROPIEDADES.
4. Seleccione la opcin Movimiento y tamao de celdas. Esta opcin asocia el objeto con las celdas a las
que se superpone.
5. Cierre el panel Formato de imagen.
6. Seleccione el borde de columna ubicado entre los encabezados de columna J y K y arrstrelo a la
derecha para ampliar la columna J. Observe que la imagen tambin se ampla.
7. En la barra de herramientas de acceso rpido, haga clic en el icono Deshacer para deshacer la
configuracin de ancho de la columna.
8. GUARDE el libro y CIERRE el archivo.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

256

Leccin 13

Las propiedades de la imagen se describen a continuacin:


Mover y cambiar el tamao con las celdas: esta opcin est desactivada de forma

predeterminada, pero si la selecciona (haciendo clic en el botn de opcin), si cambia el


ancho de las columnas o la altura de las filas, el grfico adyacente cambiar tambin. Si
mueve las celdas de una seccin de la hoja de clculo a otra hoja de clculo u otro libro,
tambin se llevar el grfico.

Mover pero no cambiar el tamao con las celdas: esta opcin, que est activada de forma

predeterminada, solo conecta el grfico con datos adyacentes. Los cambios realizados en las
clula no repercutirn en el tamao del grfico.

No mover ni cambiar el tamao con las celdas: con esta opcin, tambin desactivada de

forma predeterminada, los grficos son totalmente independientes del contenido de la hoja de
clculo, se quedan atrs si el contenido se mueve y no cambian el tamao automticamente
en respuesta al cambio de tamao de las celdas de la hoja de clculo.

Imprimir objeto: esta casilla est seleccionada de forma predeterminada. Simplemente

significa que si decide imprimir la hoja de clculo o establecer un rea de impresin que
contiene el grfico, se imprimir el grfico.

Bloqueado: opcin seleccionada de forma predeterminada. Ancla el grfico a su actual

ubicacin hasta que se desactive la opcin Bloqueado. Sin embargo, tenga en cuenta que esta
opcin no tiene ningn efecto a menos que la hoja de clculo tambin est protegida. Para
proteger la hoja de clculo, vaya a la pestaa Inicio y, en el men del botn Formato, elija
Proteger hoja. El cuadro de dilogo que se visualice le brindar opciones de proteccin.

Bloquear texto: esta opcin solo pertenece a las formas que contienen texto o a los objetos

Cuadro de texto. Evita los cambios en el texto.

Usar los grficos SmartArt


Explicar relaciones y procedimientos complejos con los datos de una hoja de clculo de Excel
puede ser difcil. Un grfico SmartArt es una representacin visual de informacin e ideas,
tales como un organigrama, un diagrama de flujo o un proceso o diagrama de Venn. Con
SmartArt, puede explicar visualmente la historia de la hoja de clculo por medio de una
combinacin de formas y cadenas de texto sencillas.

Creacin de un diagrama de flujo


Los diagramas de flujo muestran una serie de eventos y decisiones, as como el flujo de
la actividad a travs de ese proceso. Desde el diseo de software hasta la realizacin de
ventas rentables, pasando por la elaboracin de un presupuesto, cualquier actividad puede
representarse mediante un diagrama de flujo. La caracterstica de SmartArt de Excel facilita
la creacin de un diagrama de flujo gracias a un conjunto de formas y herramientas de texto
interactivos.
paso a paso

Crear un diagrama de flujo


PREPRESE. INICIE Excel si an no se est ejecutando.
1. ABRA 13 SmartArt de los archivos de datos de esta leccin.
2. En la parte inferior del libro, haga clic en el icono Hoja nueva para crear una hoja nueva. Cambie su
nombre a Proceso y muvala al extremo de la fila de hojas de clculo.
3. En la pestaa INSERTAR, en el grupo Ilustraciones, haga clic en el botn Insertar un grfico SmartArt.
Se abrir el cuadro de dilogo Elegir un grfico SmartArt.
4. En el lado izquierdo del cuadro de dilogo aparecer la lista de categoras de SmartArt. Haga clic en la
categora Proceso.
5. En las opciones, seleccione el diagrama de flujo que mejor se adapte a sus necesidades para el
proceso que desea representar. En la Figura 13-25 se elige el Flujo alternativo, que empareja un
cuadro de color con el nombre de un paso del proceso con una lista con vietas de las tareas
relacionadas con el proceso.

Agregar imgenes y formas a una hoja de clculo

257

Figura 13-25
Se obtiene una vista previa
de cada diagrama y se explican para ayudarle a tomar
una decisin.
Flujo alternativo

6. Haga clic en Aceptar para empezar a crear el diagrama de flujo.


7. En el borde izquierdo del grfico SmartArt, haga clic en el control de flecha para abrir el panel Texto.
En el panel Texto, escriba los nombres de cada paso del proceso (la primera vieta) y las tareas
relacionadas con cada paso (las vietas secundarias ubicadas bajo cada vieta principal). Excel crea
el diagrama de flujo a medida que escribe el texto. Consulte la Figura 13-26 para informarse del texto
que debe introducirse.

Figura 13-26
El grfico de flujo alternativo
combina formas, listas con
vietas y arcos que muestran las relaciones entre los
pasos del proceso.

Si hace clic en el
control de flecha
se abrir el panel
Texto.

Panel de texto

8. GUARDE el libro en la carpeta de la leccin 13 como 13 SmartArt Solution.


Pausa. deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Cada diagrama SmartArt empieza por un nmero predeterminado de objetos. Puede agregar
ms objetos rpidamente haciendo clic en el botn Agregar forma del grupo Crear grfico de la
pestaa DISEO (en HERRAMIENTAS DE SMARTART). Si el diagrama tambin requiere
texto adems de la etiqueta que aparecer en la forma que est agregando, tambin dispone del
botn Agregar vieta.

Evaluacin de conocimientos
Varias opciones
Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. En qu pestaa se encuentra el grupo Estilos de forma?


a. INSERTAR
b. FORMATO DE HERRAMIENTAS DE DIBUJO
c. INICIO
d. ESTILOS

258

Leccin 13

2. Qu controlador de cambio de tamao de objeto usa para cambiar el tamao de una forma o una
imagen proporcionalmente?
a. Central superior
b. Lateral izquierdo o derecho
c. Esquina
d. Girar

3. En qu botn hace clic para aplicar una sombra a una forma o una lnea?
a. Efectos de formas
b. Efectos de imagen
c. Efectos artsticos
d. Efectos 3D

4. Cuando escribe texto en una forma, qu alineacin de prrafo se aplica de manera predeterminada?
a. Central
b. Justificacin completa
c. Derecha
d. Izquierda

5. Qu botn le da acceso a la coleccin de imgenes prediseadas de Office.com?


a. Imgenes en lnea
b. Imgenes
c. Imgenes prediseadas en lnea
d. Imgenes prediseadas

6. Si quiere mover una forma un nivel hacia arriba en la pila de grficos superpuestos, en qu botn
hace clic?
a. Reapilar
b. Traer al frente
c. Reorganizar
d. Traer adelante

7. Cul de los siguientes elementos no se encuentra en el grupo Ilustraciones de la pestaa INSERTAR?


a. WordArt
b. Formas
c. Imgenes en lnea
d. Captura de pantalla

8. Dnde aparece de forma predeterminada el panel Formato de imagen?


a. Como panel flotante
b. En el lado derecho del rea de trabajo
c. En el lado izquierdo del rea de trabajo
d. Centrado en la parte inferior del rea de trabajo

9. En qu pestaa de la cinta se encuentra la herramienta Recortar?


a. FORMATO DE HERRAMIENTAS DE DIBUJO
b. INSERTAR
c. FORMATO DE HERRAMIENTAS DE IMAGEN
d. INICIO

10. Al dibujar lneas, cmo cambia el grosor?


a. Haciendo clic con el botn secundario y eligiendo Grosor.
b. En el men Contorno de forma, seleccionando Grosor.
c. Estableciendo el grosor antes de dibujar la lnea.
d. En el men Formas, seleccionando la opcin Lnea ms gruesa.

Proyectos
Proyecto 13-1: Agregar texto a una forma
Prctica de agregar grficos a una hoja de clculo para mejorar el documento.
PREPRESE. INICIE Excel.
1. ABRA el archivo 13 Cruises de esta leccin.
2. En la pestaa INSERTAR, en el grupo Ilustraciones, haga clic en el botn Formas.

Agregar imgenes y formas a una hoja de clculo

259

3. En la seccin Formas bsicas, haga clic en la forma Sol.


4. Dibuje la forma de la derecha de la seccin Mxico. La estrella debe tener aproximadamente la misma
altura que todas las filas de la seccin Mxico.
5. Con la forma seleccionada, haga clic en la pestaa FORMATO DE HERRAMIENTAS DE DIBUJO, abra el
men Contorno de forma y seleccione Sin esquema.
6. Haga clic con el botn secundario en la forma y seleccione Editar texto. Escriba EN VENTA dentro de
la forma.
7. Aplique negrita al texto y cntrelo.
8. Haga clic, tome un controlador de la esquina y ajuste el tamao del grfico para que pueda ver todas
las palabras.
9. GUARDE el libro como 13 Cruises Solution y CIERRE el archivo.
DEJE Excel abierto para el prximo proyecto.

Proyecto 13-2: Mejorar una foto


Practique las aptitudes de mejora de fotos.
PREPRESE. INICIE Excel si an no se est ejecutando.
1. ABRA el archivo de datos 13 Enhance Photo de esta leccin.
2. Seleccione la foto.
3. En la pestaa FORMATO DE HERRAMIENTAS DE IMAGEN, en el grupo Ajustar, abra el men Color y
seleccione Definir color transparente.
4. Haga clic en el fondo blanco de la foto. El fondo se vuelve transparente, fusionndose en el fondo azul
que tiene detrs.
5. Mantenga seleccionada la foto y abra el men Efectos artsticos del grupo Ajustar.
6. Seleccione el efecto Trama de grabado.
7. Mantenga seleccionada la foto y, en la pestaa FORMATO DE HERRAMIENTAS DE IMAGEN, en el grupo
Estilos de imagen, seleccione el estilo Rectngulo sombreado.
8. GUARDE el libro como 13 Enhance Photo Solution y CIERRE el archivo.
CIERRE Excel.

14

Cobertura adicional para el


examen de expertos en Excel 77-428

Matriz de conocimientos de la leccin


Conocimientos
Accesibilidad e internacionalizacin
Temas para expertos en frmulas
Temas para expertos en grficos
Temas para expertos en tablas dinmicas
PowerPivot

Accesibilidad e internacionalizacin
Si necesita compartir un libro con un compaero de trabajo, cliente o proveedor que tiene una
discapacidad, o si quiere que su libro distribuido ampliamente funcione bien con tecnologas
de asistencia, puede utilizar el comprobador de accesibilidad de Excel. Esta funcin de Excel
genera una lista de problemas que podran mejorarse para que funcione mejor el libro con la
mayora de las herramientas tecnolgicas de asistencia. Los problemas que el comprobador
marcar con ms frecuencia afectan a la accesibilidad de las personas con discapacidad visual.
A continuacin, mostramos una breve lista de los problemas que hay que evitar con mayor
frecuencia:
Evitar las celdas combinadas (aparte del problema de accesibilidad que se plantea, evitar las

celdas combinadas es, de todos modos, una buena prctica).

Evitar los nombres predeterminados para las hojas de clculo y las columnas de tabla.
Asegurarse de que todos los objetos de la hoja de clculo tienen texto alternativo si es posible.

Esto se aplica a formas, imgenes, grficos e hipervnculos.

Si el libro usara un objeto de vdeo insertado, trate de usar versiones con subttulos grandes.

El comprobador de compatibilidad no marcar los problemas de orden de tabulacin de


formas o de algunos otros objetos en la hoja de clculo. Algunos usuarios prefieren moverse de
objeto en objeto usando la tecla Tab o el software de asistencia puede utilizar el orden de
tabulacin cuando lee el texto alternativo. En el ejercicio paso a paso, tambin estudiaremos
cmo modificar el orden de tabulacin de los objetos de una hoja de clculo.

Accesibilidad
PASO A PASO

Revisar las funciones de accesibilidad


PREPRESE. INICIE Excel 2013 si an no est abierto.
1. ABRA el archivo del libro 14 Accessibility.xlsx para este ejercicio.
2. GUARDE el libro como 14 Accessibility - Completed.xlsx.

260

3. Haga clic en la pestaa ARCHIVO de la cinta de Excel y, en la seccin Informacin, haga clic en el
botn Comprobar si hay problemas. Seleccione Comprobar accesibilidad en el men desplegable.
A la derecha de la hoja de clculo, aparecer un panel con una lista de todos los problemas de
accesibilidad que encontr Excel. El problema ms habitual es la falta de texto alternativo.

Cobertura adicional para el examen de expertos en Excel 77-428

261

Antes de continuar, es posible que le interese estudiar la Figura 14-1 para familiarizarse con las
herramientas que usaremos en este ejercicio.
Figura 14-1
Abordar los problemas de
accesibilidad

4. Primero arreglaremos el elemento ms fcil. Haga doble clic en la pestaa de la hoja de clculo y
cambie el nombre de Hoja1 a Ejercicio de accesibilidad.
5. A continuacin, haga clic en la celda C2. En la pestaa INICIO, en el grupo Alineacin, haga clic en la
flecha del botn Combinar y centrar y seleccione Separar celdas.
6. Seleccione las celdas C2:I2. En la pestaa INICIO, en el grupo Alineacin, haga clic en el Selector de
cuadro de dilogo para abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas con la pestaa Alineacin visible.
7. Haga clic en el botn desplegable Horizontal seleccione Centrar en la seleccin y, a continuacin,
haga clic en Aceptar.
8. Haga clic con el botn derecho en la celda F13 y seleccione Modificar hipervnculo en el men
contextual. En la parte superior del cuadro de dilogo Editar hipervnculo, cambie el valor del texto
para mostrar la Gua de estudio de Wiley Publishing para el examen MOS 77-420. Haga clic en
Aceptar.
Tenga en cuenta que tambin estamos recibiendo un error "El texto del hipervnculo es confuso"
en la celda F16. Cuando este hipervnculo se cre originalmente, el campo del texto alternativo del
hipervnculo no captur el texto de la celda. [Nota: al editar hipervnculos, el "texto a mostrar" es lo
que se convierte en el "valor de texto alternativo" que cumplir el requisito de accesibilidad.] Aqu
podemos corregir el error de texto alternativo ausente abriendo simplemente el cuadro de dilogo
Editar hipervnculo y aceptando el comportamiento predeterminado.
9. Haga clic en la celda F16 y presione Ctrl + K para abrir el cuadro de dilogo Modificar hipervnculo.
Haga clic en Aceptar.
10. Mire el panel Comprobador de accesibilidad. Todo lo que nos queda son los elementos que no tienen
texto alternativo.
11. Haga clic en el grfico. A continuacin, haga clic en la pestaa FORMATO DE HERRAMIENTAS DE
GRFICO. En el grupo Seleccin actual, si el rea del grfico no es la seleccin actual, haga clic en la
flecha del botn Elementos de grfico y seleccione rea del grfico. A continuacin, haga clic en el
botn Dar formato a la seleccin.
12. En el panel Formato del rea del grfico, haga clic en el botn Opciones de grfico y luego en el
botn Tamao y propiedades. Si no ve los controles de TEXTO ALTERNATIVO, contraiga las secciones
TAMAO y PROPIEDADES. Ample la seccin TEXTO ALTERNATIVO, si es necesario.
13. Para el grfico, cambie el ttulo por Grfico de unidades vendidas y la descripcin por Un grfico de
columnas 3D de unidades vendidas desglosado por producto.
14. Haga clic en la forma del rectngulo azul en la hoja de clculo. En el panel Formato de forma, haga clic
en el botn Tamao y propiedades.
15. Asigne al rectngulo azul el ttulo de texto alternativo Rectngulo azul y la descripcin Un rectngulo
azul normal con esquinas redondeadas.

262

Leccin 14
16. Haga clic en la forma de rectngulo naranja en la hoja de clculo y dele el ttulo alternativo Naranja y
la descripcin Rectngulo naranja.
17. Haga clic con el botn derecho en la forma de rectngulo amarillo y seleccione Editar texto en el
men contextual. Escriba Limonada en el rectngulo amarillo. Agregue el texto Zumo de lima a la
forma de rectngulo verde.

Tome nota

Tenga en cuenta que si una forma tiene texto, la forma no requiere un valor de texto alternativo.
Ahora ni el rectngulo amarillo ni el verde aparecern en la lista de errores de accesibilidad.
Solo falta solucionar la tabla.
Para una tabla, intente seleccionar la tabla completa y utilizar el mismo panel que us para
agregar texto alternativo a los rectngulos y al grfico. Si lo intenta, ver que los controles de
ttulo de texto alternativo y de descripcin permanecen atenuados.
18. Haga clic con el botn derecho en la tabla, luego seale Tabla y seleccione Texto alternativo en el
men contextual. Introduzca el ttulo Tabla de ventas y la descripcin Pequea tabla de datos de
ventas para el ejercicio de accesibilidad. Haga clic en Aceptar.
Observe la marca de verificacin verde en el panel Comprobador de accesibilidad junto con un
mensaje indicando que no se detectaron problemas de accesibilidad. Queda una ltima cuestin por
abordar, el orden de tabulacin de las formas del rectngulo.
19. (Opcional) Si la pantalla est un poco desordenada puede cerrar los paneles Formato de forma y
Comprobador de accesibilidad. Ya ha acabado con ellos.
20. Haga clic en el rectngulo azul y, a continuacin, presione Tab cinco veces. Observe cmo el enfoque
va desde el rectngulo azul al amarillo, luego al rectngulo naranja, a continuacin a la tabla y, por
ltimo, al rectngulo verde.
21. Observe cmo el enfoque va desde el rectngulo azul al amarillo, luego al rectngulo naranja, a
continuacin a la tabla y, por ltimo, al rectngulo verde Panel de seleccin.
22. Haga clic en los botones arriba y abajo o arrastre los nombres de forma para organizar las formas de
modo que estn enumeradas en este orden:

Grfico de unidades vendidas

Rectngulo verde

Rectngulo amarillo

Rectngulo naranja

Rectngulo azul

23. CIERRE el panel de seleccin.


24. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

El comprobador de accesibilidad no marca otro problema de accesibilidad. Se trata de las


propiedades de las fuentes codificadas de forma rgida. Se anima a los diseadores de sitios
web a que no utilicen tamaos de fuente codificados de forma rgida. De lo contrario, es ms
difcil aumentar el tamao de las fuentes para los lectores con discapacidad visual. Igualmente,
si "codifica de forma rgida" las propiedades de una fuente, ser ms difcil para los usuarios
con discapacidad visual cambiar las fuentes por otras que ellos prefieran. (Por supuesto, pueden
hacer zoom en la pantalla). En el siguiente ejercicio, vamos a ver cmo las propiedades de
fuentes codificadas de forma rgida afectan a las opciones de formato de un usuario.
ABRA el libro 14 Accessibility - Completed.xlsx del ejercicio anterior, si lo cerr.
1. En la pestaa DISEO DE PGINA, el grupo Temas, haga clic en el botn Fuentes y mueva el mouse
sobre las diferentes opciones de fuente de la galera. Vea cmo cambian la apariencia del ttulo y la
tabla, a medida que mueve el mouse de un conjunto de fuentes a otro. Busque un conjunto de fuentes
con el emparejamiento Consolas-Verdana y seleccinelo.
2. Vueva a hacer clic en el botn Fuentes y haga clic en Personalizar fuentes en la parte inferior de la
galera.
3. En el cuadro de dilogo Crear nuevas fuentes del tema, cambie la fuente del encabezado a Broadway
y la fuente del cuerpo a Brush Script MT. En el cuadro Nombre, escriba Terrible y, a continuacin,
haga clic en Guardar. Observe el mal aspecto que tienen ahora el ttulo, la tabla, los hipervnculos, los
botones con texto, el ttulo del grfico y las etiquetas del eje x de la tabla.

Cobertura adicional para el examen de expertos en Excel 77-428

263

4. Vuelva a hacer clic en el botn Fuentes y seleccione el tema Oficina (Calibri Light y Calibri). La hoja de
clculo ya no tendr tan mal aspecto.
5. Haga clic en la celda C2 y presione Ctrl + 1 para abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas. En la
pestaa Fuente, en la lista Fuente, seleccione Broadway. Haga clic en Aceptar.
6. Seleccione E4:E9 y, en la pestaa INICIO, haga clic en la lista desplegable Fuente y seleccione Brush
Script MT u otra fuente que sea difcil de leer.
7. En la pestaa DISEO DE PGINA, haga clic en la flecha del botn Fuentes y, a continuacin, vuelva
a apuntar las diversas opciones. Seleccione la opcin que le convenga. Observe que las fuentes de la
cabecera de la hoja de clculo y de la columna Producto no respondieron al cambio de las fuentes de
Tema, ya que codificamos de forma rgida la fuente de dichas celdas en los pasos 5 y 6.
8. GUARDE el libro y CIRRELO.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Codificar de forma rgida las fuentes tambin anular las fuentes de cualquier estilo que haya
aplicado. Sin embargo si vuelve a aplicar el estilo, la fuente se restablecer (suponiendo que la
definicin de estilo incluya la configuracin de la fuente). Codificar de forma rgida las fuentes
a escala de celda o de rango, en vez de hacerlo a escala de tema o estilo implica que un usuario
con discapacidad visual deber buscar y reemplazar manualmente los estilos de fuente que
quiera cambiar, en vez de usar medios ms eficaces.

Internacionalizacin
En la economa global de hoy en da, incluso las pequeas empresas pueden verse en la
situacin de intercambiar libros con clientes o proveedores radicados en el extranjero. Los
usuarios de Excel de las grandes empresas pueden intercambiar con frecuencia libros con
filiales en el extranjero. Echaremos un vistazo a las tres partes de Excel que pueden entrar en
juego cuando se comparten libros fuera del pas.
Si necesita introducir texto y realizar una revisin ortogrfica en una lengua extranjera, vaya a
la zona de Backstage (haga clic en la pestaa ARCHIVO), haga clic en Opciones y, a
continuacin, seleccione Idioma en el panel izquierdo. Aqu, puede agregar diccionarios de
idiomas adicionales para comprobar la ortografa y corregir. Si se encuentra en Estados Unidos
adems del diccionario de ingls Office 2013 tendr tambin diccionarios de espaol y francs
listos para utilizarse. Si vive en otra parte del mundo, el paquete de diccionarios preinstalados
corresponder a su regin. Haga clic en el men desplegable para agregar un diccionario de
correccin. Si ese diccionario no est preinstalado en la zona del mundo donde vive, ver que
el estado de correccin es de "No instalado". Haga clic en el estado (es un hipervnculo) y luego
ubique y descargue el diccionario que busca. En la seccin Idioma del cuadro de dilogo
Opciones de Excel puede modificar el idioma en el que se muestra Excel, el idioma de la
informacin de ayuda y el idioma para la informacin en pantalla.
PASO A PASO

Utilizar smbolos y divisas internacionales


PREPRESE. INICIE Excel 2013 si an no est abierto.
1. ABRA el archivo de libro 14 Internationalization.xlsx para este ejercicio.
2. GUARDE el libro como 14 Internationalization - Completed.xlsx.
3. Haga clic en la celda C7, presione F2 y, a continuacin, presione en Inicio para entrar en el modo de
edicin y coloque el cursor al principio del texto de la celda.
4. Presione en la tecla de flecha derecha dos veces para colocar el cursor directamente despus de la
primera a y presione la tecla Retroceso para eliminar la a.
5. Haga clic en la pestaa INSERTAR. En el extremo derecho de la pestaa, observe que el botn
Smbolos es el nico botn que sigue habilitado mientras est en modo de edicin. Haga clic en el
botn Smbolos Se abrir el cuadro de dilogo Smbolo.
6. En el cuadro Fuente en la esquina superior izquierda del cuadro de dilogo, la fuente debe ser Calibri.
Si no lo es, cmbiela a Calibri.

264

Leccin 14
7. En la esquina superior derecha del cuadro de dilogo, asegrese de que el subconjunto seleccionado
sea Latn bsico.
NOTA: el control de subconjunto lo traslada al primer carcter de un subconjunto; no es un filtro. Hay
un salto de subconjunto para Smbolos de moneda. Si lo usa se acercar al smbolo del Euro (). Sin
embargo, si necesita la Libra esterlina () o el Yen japons (), estn mucho ms arriba en la tabla. Vea
la Figura 14-2.
Figura 14-2

El cuadro de dilogo
Insertar smbolos y nmeros
formateados con moneda
extranjera en el fondo

8. Encuentre el carcter y haga clic en l. A continuacin, haga clic en el botn Insertar y luego en
Cerrar. Presione Entrar para completar la edicin. El texto de la celda C7 cambi de Sao Paulo a
So Paulo.
9. Utilice el botn Smbolos de la pestaa INSERTAR para realizar las siguientes modificaciones en las
celdas especificadas:
a.C8: Brasilia Braslia
b.C9: Belem Belm
c.C10: Goiania Goinia
d.C11: Nova Iguacu Nova Iguau
e.C21: Kobe Kbe
f.C24: Tipo de cambio ($ / L) Tipo de cambio ($ / )
g.C25: Tipo de cambio (Y / $) Tipo de cambio( / $)
10. Seleccione las celdas D12:K16. En la pestaa INICIO, en el grupo Nmero, haga clic en la lista
desplegable junto al botn $ y seleccione Ingls (Reino Unido). Haga clic dos veces en el botn
Disminuir decimales para que los nmeros no muestren decimales.
11. Seleccione las celdas D17:K21. Presione Ctrl + 1 para abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas.
Haga clic en la pestaa Nmero, si es necesario.
12. En la lista Categora, seleccione Contabilidad. Cambie los espacios decimales a 0. En la lista
desplegable Smbolo, seleccione japons (desgraciadamente, la lista Smbolo no est ordenada
alfabticamente, de modo que tendr que desplazarse hasta encontrarlo). Haga clic en Aceptar.
13. Seleccione D7:K11 vuelva a presionar Ctrl + 1 .
14. Establezca el formato de nmero en Contabilidad con 0 espacios decimales. Deje el Smbolo como un
signo de dlar.
15. En la lista Categora, cambie la categora a Personalizada y edite el formato de nmero, colocando una
barra invertida y una R delante de cada smbolo $, para que muestre:
_(\R$* #,##0_);_(\R$* (#,##0);_(\R$* "-"_);_(@_)
16. Haga clic en Aceptar.
17. GUARDE el libro y CIRRELO.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Cobertura adicional para el examen de expertos en Excel 77-428

265

Temas para expertos en frmulas


Uso de la funcin TRANSPONER
De vez en cuando puede que se encuentre en una situacin en la que deba girar un rango de
celdas 90. En otras palabras tiene actualmente esta configuracin:
Adam

Brbara

Charles

Diane

Edgar

Y necesita esta configuracin (o viceversa):


Adam
Brbara
Charles
Diane
Edgar

O bien, tal vez tenga algo un poco ms complejo, como una tabla de datos como esta:
Adam

Brbara

Charles

Diane

Edgar

Jul

553

740

512

610

794

Ago

731

946

533

608

723

Sept

917

720

993

764

822

Oct

855

895

959

898

561

Nov

656

607

704

910

519

Dic

609

899

641

949

901

Y necesita "girar" la tabla para que se parezca a esto:


Jul

Ago

Sept

Oct

Nov

Dic

Adam

553

731

917

855

656

609

Brbara

740

946

720

895

607

899

Charles

512

533

993

959

704

641

Diane

610

608

764

898

910

949

Edgar

794

723

822

561

519

901

Normalmente, la solucin ms sencilla consiste simplemente en copiar las celdas y luego usar
la herramienta Pegado especial con la opcin Transponer para hacerlo. Sin embargo, si necesita
que estas celdas se actualicen al instante (en otras palabras, necesita que las celdas contengan
frmulas o vnculos, y no valores codificados de forma rgida), esta solucin no funcionar. En
este tipo de situaciones, necesita usar la funcin TRANSPONER.
La funcin TRANSPONER es algo diferente de la mayora de funciones de Excel en el sentido
de que de forma predeterminada es una funcin de matriz. Esto significa que necesita introducir
en matriz la frmula, en vez de simplemente introducirla de forma normal. La forma de
introducir en matriz una frmula consiste en confirmar la frmula, utilizando el mtodo
abreviado de teclado Ctrl + Maysculas + Entrar. Normalmente una frmula se confirma
presionando Entrar o haciendo clic en el botn Entrar (la marca de verificacin en la barra de
frmulas). Pero con TRANSPONER, no puede utilizar estos mtodos. Debe confirmar la
entrada presionando a la vez las teclas Ctrl + Maysculas + Entrar a la vez.

266

Leccin 14

PASO A PASO

Utilice la funcin TRANSPONER


PREPRESE. INICIE Excel 2013 si an no est abierto.
1. ABRA el archivo de libro 14 Formulas.xlsx de este ejercicio.
2. GUARDE el libro como 14 Formulas - Completed.xlsx.
3. Seleccione el rango H2:N2 en la hoja de clculo Ventas anuales.
4. En la celda H2, empiece a escribir = TRANSPONER(
5. Seleccione las celdas A3:A9.
6. Escriba el parntesis de cierre )
7. Mantenga presionadas las teclas Ctrl y Maysculas y presione Entrar.
8. Seleccione el rango H6:H10.
9. En la celda H6, escriba la frmula = TRANSPONER(B2:F2)
10. Mantenga presionadas las teclas Ctrl y Maysculas y presione Entrar.
11. Seleccione las celdas A2:F10.
12. Haga clic en la pestaa FRMULAS y, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Definir nombre. Se
abrir el cuadro de dilogo Nuevo nombre.
13. En el cuadro de dilogo Nuevo nombre, escriba ResumenVentas. Haga clic en Aceptar. Defini un
nombre para las celdas A2:F10.
14. Seleccione las celdas H14:P19.
15. En la celda H14, escriba la frmula = TRANSPOSE(ResumenVentas) y mantenga presionadas las teclas
Ctrl y Mays, mientras presiona Entrar.
16. Si ha realizado correctamente las tres transposiciones, la hoja de clculo debe verse tal como se
muestra en la Figura 14-3. (Quizs tenga que reducir el factor de zoom de la hoja de clculo para ver
las columnas A:P en la pantalla).

Figura 14-3
Funcin TRANSPONER

17. GUARDE el libro.


HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Solucin de El error que se produce ms a menudo cuando se trabaja con la funcin TRANSPONER es olvidar confirmar la
problemas frmula con Ctrl + Mays + Entrar. Si eso ocurre, solo tiene que presionar F2 y volver a confirmar la frmula,
esta vez presionando las teclas Ctrl y Mays al presionar Entrar.

Cobertura adicional para el examen de expertos en Excel 77-428

267

El segundo error que se produce ms a menudo es no seleccionar el rea de tamao correcto la primera
vez. Si eso ocurre, ver que no puede presionar la tecla SUPR para eliminar una frmula de matriz de una
sola celda. Si lo intenta, Excel mostrar un cuadro de dilogo que indica "No se puede cambiar parte de una
matriz." Primero debe seleccionar todas las celdas que contienen la misma frmula de matriz. Puede hacerlo
seleccionando manualmente el rango, aunque la forma ms fcil consiste en presionar Ctrl + / (la barra
diagonal. Est en la misma tecla que el signo de interrogacin).

Uso de la funcin BUSCAR


Adems de BUSCARV y BUSCARH, Excel tambin ofrece la funcin BUSCAR. Con la
funcin BUSCAR, debe especificar una lista de celdas o valores en los que debe realizarse la
bsqueda, as como tambin debe indicar qu debe buscarse. Asimismo, puede especificar de
dnde devolver. Si no especifica una matriz de retorno, Excel utilizar la matriz de bsqueda
como matriz de retorno. A continuacin, indicamos un par de diferencias clave entre BUSCAR
y BUSCARV/BUSCARH:
No puede especificar una coincidencia exacta con BUSCAR. BUSCAR asume que los datos

de la matriz de bsqueda estn ordenados. Si no lo estn, obtendr resultados errneos.

Puede mezclar y hacer coincidir matrices de retorno y bsquedas horizontales y verticales.

La matriz de bsqueda puede orientarse horizontalmente, mientras que la matriz de retorno


est orientada verticalmente y viceversa.

Tambin puede especificar bsquedas de varias filas y varias columnas, as como matrices de

retorno. Sin embargo, esta prctica es algo peligrosa, ya que BUSCAR asumir que el lado
ms largo es el lado que el usuario quiere utilizar como vector. En otras palabras, si especifica
ms filas que columnas, BUSCAR asumir que desea buscar en la primera columna y devolver
desde la ltima columna.

A diferencia de BUSCARV y BUSCARH, la matriz de ndice o clave puede estar a la derecha,

a la izquierda, por encima o por debajo de la matriz del valor devuelto.

Si el valor buscado es inferior al elemento ms bajo de la matriz de bsqueda, la funcin


devolver el error #N/D. Si intenta buscar un nmero y la matriz de bsqueda contiene solo
texto, la funcin devolver el error #N/D y viceversa. Sin embargo, la matriz de bsqueda
puede contener una combinacin de nmeros y texto. Si lo hace, BUSCAR har coincidir el
valor ms alto que siga siendo inferior al valor buscado.
PASO A PASO

Usar la funcin BUSCAR


PREPRESE. INICIE Excel 2013 si an no est abierto.
1. ABRA el libro 14 Formulas - Completed.xlsx del ejercicio anterior, si lo cerr.
2. Seleccione la hoja de clculo Buscar .
3. En la celda G3 introduzca la frmula:
= BUSCAR(F3,tbl.Lookup[Nmeros],tbl.Lookup[Texto])
4. En la celda F3 , introduzca los siguientes valores numricos de uno en uno y apunte en G3 los valores
de texto devueltos.
1, 1.5, 2, 3, 4, 5, 7, 8, 15, 20, 30, 33, 64, 222
5. En la celda G4 introduzca la frmula:
= BUSCAR(F4,tbl.Lookup[Texto],tbl.Lookup[Nmeros])
6. En la celda F4 , introduzca los valores de texto siguientes de uno en uno y apunte los valores
numricos devueltos en G4.
uno, dos, cuatro, cinco, sesenta, cero
7. Sorprendido por las cifras que obtiene en la celda G4? Ordene la tabla en orden ascendente en la
columna Texto. Especifique los valores para el paso 6 nuevamente. Tenga en cuenta los resultados
de "sesenta" y "cinco". "Diecisis" es la mayor cadena de texto que sigue siendo igual o inferior a
"sesenta" y "ocho" es la mayor cadena de texto que sigue siendo menor a "cinco" (en orden alfabtico,
"cuatro" es superior a "cinco").

268

Leccin 14
8. Seleccione el rango B12:I12 e introduzca la frmula
= TRANSPONER(tbl.Lookup[Texto])
Vio la lista traspuesta del texto de la tabla? O ha visto un montn de errores #VALUE? Si vio errores
#VALUE, qu olvid hacer al confirmar la funcin TRANSPONER? Consulte el paso 7 del ejercicio de
TRANSPONER si no lo recuerda.
9. En la celda F6, introduzca la frmula = F3.
10. En la celda G6, introduzca la frmula = BUSCAR(F6,tbl.Lookup[Nmeros],B12:I12)
11. Vuelva a ordenar los datos de la tabla por la columna Nmeros (ascendente)
12. Repita el paso 4 (vuelva a introducir los valores en F3). Los resultados de G6 deberan coincidir con los
de G3, aunque G6 busca en una matriz de bsqueda vertical y lee una matriz de retorno horizontal.
13. GUARDE el libro.
HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

ms funciones de fecha y hora


Como se mencion en la leccin 5, las fechas y horas son solo nmeros; en ocasiones, podra
verlos llamados "nmeros de serie" o "fechas en serie". Cualquier fecha de Excel se evala en
el nmero de das desde el 31 de diciembre de 1899 (en realidad, Excel tratar de decirle que
cero es "Enero 00, 1900"). Cualquier momento en Excel es la fraccin correspondiente de un
da, las 12 es el medioda, que es 0,5. Las 6:00 equivale a 0,25 y las 18:00 equivale a 0,75. Esto
nos permite calcular con facilidad el nmero de das entre las fechas, el nmero de horas entre
horas o agregar horas. En el siguiente ejercicio utilizar funciones adicionales que utilizan
valores de fecha.
En los pasos 1 a 4 se mostrarn las funciones para extraer partes de los valores de fecha, como el
ao, el mes o el da y partes de la hora como las horas, los minutos o los segundos.
En los pasos 5 a 8 calcularemos el nmero de das entre dos fechas y luego usaremos las funciones
para calcular el nmero de das laborables entre dos fechas (no contaremos los fines de semana). A
continuacin, usaremos una funcin alternativa que nos permite contar los das laborales si no
tenemos fines de semana estndar. Por ejemplo, nuestros "fines de semana" son los martes y
mircoles, en lugar de los sbados y domingos. Y, por ltimo, volveremos a calcular los das
laborables netos, aunque esta vez sacaremos las vacaciones.
A partir del paso 9, mostraremos cmo proyectar fechas hacia delante o hacia atrs, si tenemos la
fecha de principio o final y el nmero de das. Haremos una proyeccin sencilla y luego
proyectaremos 100 das laborables hacia delante y hacia atrs, seguida de 100 das laborables con
una lista de vacaciones.
PASO A PASO

Usar funciones de fecha avanzadas


PREPRESE. INICIE Excel 2013 si an no est abierto.
1. ABRA el libro 14 Formulas - Completed.xlsx del ejercicio anterior, si lo cerr.
2. Seleccione la hoja de clculo Fechas.
3. En la celda C3 introduzca la frmula:
= AO(B3)
Use Autorrellenar para llenar la frmula hasta la celda C8. Autorrelleno tambin copiar el formato
de la celda de C3 en C4:C8. Haga clic en el botn Opciones de autorrelleno y seleccione Rellenar sin
formato.
4. Repita el paso 3, introduciendo las siguientes frmulas en las celdas especificadas y rellenando hasta
la fila 8.


a.D3
= MES(B3)

b.E3
= DIA(B3)

c.F3
= HORA(B3)

d.G3
= MINUTO(B3)

e.H3
= SEGUNDO(B3)

f.I3
= DIASEM(B3)

Cobertura adicional para el examen de expertos en Excel 77-428

269

5. Introduzca la frmula siguiente en N3:


= M3-L3
6. Introduzca la frmula siguiente en O3:
= DIAS.LAB(L3,M3)
7. Introduzca la frmula siguiente en O4:
= DIAS.LAB.INTL(L3,M3,4)
8. Introduzca la frmula siguiente O5:
= DIAS.LAB(L3,M3,tbl.Holidays[Vacaciones])
9. Introduzca la frmula siguiente en M8:
= L8 + N8
10. Introduzca la frmula siguiente L9:
= M9-N9
11. Introduzca la frmula siguiente en M10:
= DIA.LAB(L10,O10)
12. Introduzca la frmula siguiente en L11:
= DIA.LAB(M11,-O11)
13. Introduzca la frmula siguiente en M12:
= DIA.LAB(L12,O12,tbl.Holidays[Vacaciones])
14. Tal vez haya observado que Excel utiliza nmeros de serie en las celdas M10, L11 y M12, en lugar de
fechas. Recuerde que los nmeros no cambian cuando convertimos una celda en una fecha, solo
cambia el formato. Formatee las celdas, M10, L11 y M12 usando el formato d-mmm-aa.
15. GUARDE el libro y CIRRELO.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el prximo ejercicio.

Temas para expertos en grficos


Agregar lneas de tendencia a grficos
Una lnea de tendencia es una lnea adicional que se agrega a un grfico y que no corresponde
directamente a ningn dato real de la hoja de clculo. En realidad, se trata de una lnea de
valores que se calculan o derivan a partir de los datos que se introdujeron en el grfico. Puede
indicar a Excel el tipo de clculo que debe utilizar para calcular la tendencia e incluso hacer
que Excel muestre la ecuacin que utiliza para crear la lnea de tendencia. Incluso Excel puede
mostrar un valor R 2 para mostrar qu bien se ajustan los clculos de tendencia a los puntos de
datos reales. Puede agregar lneas de tendencia a la mayora de los tipos de grficos 2-D, salvo
los grficos circulares.
PASO A PASO

Agregar lneas de tendencia a grficos


PREPRESE. INICIE Excel 2013 si an no est abierto.
1. ABRA el archivo del libro 14 Advanced Charts and Tables.xlsx para este ejercicio.
2. Guarde el libro como 14 Advanced Charts and Tables - Completed.xlsx.
3. Haga clic en la pestaa etiquetada Grfico - Lnea.
4. Haga clic con el botn derecho en la lnea de Caf y Caf expreso (lnea roja).
5. Seleccione Agregar lnea de tendencia en el men contextual.
6. Haga clic con el botn derecho en la lnea de tendencia discontinua azul que se agreg y seleccione
Formato de lnea de tendencia.
7. Haga clic en el botn Relleno y lnea en el panel Formato de lnea de tendencia. Cambie la lnea de
tendencia Color a rojo y aumente el grosor de la lnea de tendencia (ancho) a 3 puntos.
8. Haga clic con el botn derecho en la lnea de Panadera (lnea naranja).
9. Seleccione Agregar lnea de tendencia.
10. En el panel Formato de lnea de tendencia, haga clic en el botn Opciones de lnea de tendencia si esa
opcin an no se est mostrando.

270

Leccin 14
11. En la parte inferior del panel, seleccione los cuadros de Presentar ecuacin en el grfico y Mostrar
el valor de R al cuadrado en el grfico. Reubique el cuadro de texto con la ecuacin y el valor R2 para
que sea fcil de leer. Observe el valor R2 de 0,7201.
12. Vuelva a seleccionar la lnea de tendencia Panadera .
13. Cambie el tipo de Lineal a Exponencial. Observe que el valor R2 mejora a 0,9126. (El valor R2 y la
ecuacin se encuentran en el grfico del cuadro que apareci cuando activ las casillas del paso 11).
14. Cambie el tipo de Exponencial a Potencia. Observe que el valor R2 mejora a 0,9887.
15. Aumente el ancho de la lnea de tendencia de Panadera a 3 puntos.
16. Haga clic con el botn derecho en la lnea de Bocadillos (lnea azul).
17. Seleccione Agregar lnea de tendencia. Aumente el ancho de la lnea de tendencia Bocadillos a 3
puntos.
18. Cambie el tipo de Lineal a Media mvil y aumente el nmero de perodos a 3. En la Figura 14-4 se
muestran los resultados actuales.
Figura 14-4
Lneas de tedencia de
grficos

19. Haga clic en la pestaa de la hoja de grfico Grfico Columna.


20. En la pestaa INICIO, en el grupo Celdas haga clic en la lista desplegable Formato y seleccione Mover
o copiar hoja. Seleccione Crear una copia y haga clic en Aceptar para crear otra copia de la hoja de
grfico Grfico Columna.
21. Haga clic con el botn derecho en la copia de la hoja de grfico Grfico Columna (2) y observe que
la opcin de men Agregar lnea de tendencia aparece atenuada. Haga clic en un rea en blanco del
grfico.
22. En la pestaa DISEO, haga clic en el botn Cambiar tipo de grfico y cambie el grfico a Columna
agrupada 2-D.
23. Haga clic con el botn derecho en la serie Accesorios para caf y agregue una lnea de tendencia para
la serie.
24. Con el panel Formato de lnea de tendencia, en la seccin Opciones de lnea de tendencia, active la
casilla Sealar interseccin y deje el valor de interseccin configurado en cero.
25. Seleccione la hoja de grfico Grfico Barrasapiladas.
26. En la pestaa DISEO, haga clic en el botn desplegable Agregar elemento de grfico. Observe que la
opcin Lnea de tendencia est desactivada.
27. Cambie el tipo de grfico a un grfico Barra apilada en 2D.
28. Observe que la opcin Lnea de tendencia todava se encuentra desactivada en el botn Agregar
elemento de grfico de la pestaa DISEO.
29. Cambie el tipo de grfico a un grfico Barras agrupadas en 2D.
30. Haga clic en el botn desplegable Agregar elemento de grfico, apunte a la opcin Lnea de
tendencia y seleccione Lineal en el men desplegable.
31. Seleccione Caf y caf Espresso en el cuadro de dilogo Agregar lnea de tendencia y haga clic en
Aceptar.

Cobertura adicional para el examen de expertos en Excel 77-428

271

32. GUARDE el libro.


HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Crear grficos de doble eje


Si quiere crear un grfico que muestre los datos con distintas unidades de medida o las mismas
unidades de medida, pero a una escala muy diferente, le ser til usar grfico de doble eje. Un
grfico de doble eje utiliza el lado izquierdo (o parte superior) del grfico como un eje de
valores (eje y) y el lado derecho (o inferior) del grfico como otro eje de valores (eje y).

PASO A PASO

Crear un grfico de doble eje


PREPRESE. INICIE Excel 2013 si an no est abierto. Nota: para obtener los mejores resultados, debe
completar el ejercicio de lnea de tendencia antes de completar el ejercicio de grfico de doble eje.
1. Abra el libro 14 Advanced Charts and Tables - Completed.xlsx del ejercicio anterior, si lo cerr.
2. Seleccione la pestaa de la hoja de clculo con la etiqueta Grficos Ventas y ubicaciones.
3. Haga clic en cualquier punto de las celdas que contienen los datos de las ventas y las ubicaciones.
Presione la tecla F11.
4. Si no ve un grfico de lneas, en la pestaa DISEO, haga clic en el botn Cambiar tipo de grfico y
cambie el grfico a un grfico de Lneas.
5. Haga clic con el botn derecho en la serie # de ubicaciones y seleccione Formato de serie de datos
en el men contextual. En el panel Formato de serie de datos, haga clic en el botn Opciones de serie
(tres columnas de grfico pequeas), si es necesario.
6. Haga clic en el botn de opcin de Eje secundario.