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ARCHIVISTICA:
MANEJO Y
ORGANIZACIN
DE ARCHIVOS
CAPITULO 1:
Introduccin:
CAPITULO 2:
1. DOCUMENTO
Qu es un documento?
Un documento es toda aquella informacin contenida y registrada sobre cualquier
soporte material y que es producido, recibido y conservado por las instituciones,
organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades. Es, por tanto,
un testimonio de la actividad humana.
Los documentos pueden ser textuales (manuscritos, mecanografiados o impresos),
iconogrficos (mapas, planos, dibujos, fotografas, diapositivas, etc.), sonoros
(discos, cintas magnetofnicas, discos compactos), audiovisuales (cintas de video,
pelculas cinematogrficas), electrnicos (disquetes, CD.ROM, bases de datos, etc.),
virtuales (webs, blogs, etc.), y cualquier otra propuesta que el avance tecnolgico
pudiera plantear en el futuro.
Qu es un documento archivstico?
Debe tenerse en cuenta que no todos los documentos existentes en nuestras oficinas
o dependencias forman parte, necesariamente, del archivo institucional. Por ejemplo:
las normas legales, boletines oficiales, diarios, publicaciones peridicas, etc., si bien
Alcalda,
Gerencia
Municipal,
Secretara
General,
Gerencia
de
CAPTULO 3:
ARCHIVO
Qu es un archivo?
Un archivo es el conjunto de documentos producidos por personas naturales o
jurdicas durante el ejercicio de sus actividades cotidianas y que son administrados,
organizados y conservados para difundir la informacin contenida en ellos. Tambin se
denomina archivo al espacio fsico o a la institucin.
PRIMERA ETAPA
Durante esta etapa el documento es de circulacin y tramitacin por los canales
regulares, en busca de respuesta y solucin al asunto que le ha dado origen y adems
hay un manejo frecuente de parte del funcionario responsable de su tramitacin. Esta
documentacin forma parte del ARCHIVO DE GESTIN y, en algunos casos, del
denominado ARCHIVO PERIFRICO.
SEGUNDA ETAPA
TERCERA ETAPA
Finalmente, en esta etapa el documento adquiere un valor permanente o histrico,
restringindose su consulta a su carcter cultural e informativo, principalmente con
fines de investigacin. Su archivamiento y conservacin ser definitivo en
el ARCHIVO HISTRICO.
CAPTULO 4:
ORGANIZAR ARCHIVOS. PROCESOS TCNICOS EN LA
ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS
3. PROCESOS TCNICOS
ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS
NIVELES DE ARCHIVO
objeto de uso frecuente en los archivos de oficina, pero cuyo valor administrativo an no
ha prescrito y todava podra ser objeto de consultas por parte de la propia administracin
o de los ciudadanos. El Archivo Central suele ubicarse fsicamente en los locales del
archivo y est bajo la responsabilidad del Archivero de la Institucin.
CAPITULO 5
ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS. DESCRIPCIN Y
SELECCIN DOCUMENTAL.
ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS
DESCRIPCIN DOCUMENTAL
Es un proceso tcnico archivstico que consiste en identificar, analizar y determinar los
caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los
auxiliares o instrumentos descriptivos (guas, inventarios, catlogos), que permitan
conocer, localizar y controlar los fondos documentales de cada entidad. Esto nos
permitir brindar adems un eficiente y eficaz servicio de informacin.
SELECCIN DOCUMENTAL
Es un proceso tcnico archivstico que consiste en identificar, analizar y evaluar las series
documentales generadas en una institucin. Esto sirve para establecer el tiempo que
estas series pueden seguir siendo utilizadas para fines administrativos y cules otras han
de conservarse permanentemente para la consulta ciudadana o con fines culturales. Este
proceso permite programar las transferencias de documentos, adems de la eliminacin
peridica de los documentos innecesarios, de acuerdo a su ciclo vital y de acuerdo al siguiente
detalle:
Inventarios de eliminacin
CAPITULO 6
CONSERVACIN DE DOCUMENTOS
a) El local de archivos
El local deber estar ubicado distante de los lugares que puedan ocasionar un
siniestro y tambin lugares excesivamente hmedos. Preferentemente se debe
decidir por locales construidos con material noble, evitndose el revestimiento de
muros y paredes con materiales inflamables (tapizones, alfombras, etc.)
El local de archivo debe tener bsicamente tres ambientes: rea de trabajo tcnico y
administrativo, depsitos y rea de atencin al usuario (oficina).
Es fundamental tener en cuenta que las instalaciones elctricas y sanitarias debern
conservarse en perfecto estado y el mobiliario archivstico (estantes, archivadores
verticales, mapotecas, etc.) deben ser preferentemente de metal.
qumicos
(insecticidas,
bactericidas,
fungicidas,
etc.)
menos
rociar
d) Medidas de Seguridad
* Restringir el ingreso a los depsitos a personas no autorizadas. Se debern
adoptar las medidas convenientes para evitar la sustraccin de documentos.
* No fumar, comer o beber en los depsitos, reas de trabajo o en cualquier otro
lugar donde existan documentos. Desconectar los servicios elctricos y cerrar la
llave general
del agua al
peridicamente.
* No mantener en el Archivo materiales inflamables (gasolina, petrleo, cera,
etc.). Disponer de extintores de polvo qumico seco, con carga vigente y cuyo
manejo debe ser conocido suficientemente por el personal de archivo.
CAPITULO 7
SERVICIOS ARCHIVISTICOS (ADMINISTRACION DE ARCHIVOS).
MEDIDAS Y UBICACIN DE ESTANTERAS.
SERVICIOS ARCHIVSTICOS
En realidad, el objetivo principal de todo archivo es brindarse permanente al
servicio de la Institucin y de los administrados. Debemos de estar prestos a poner a
disposicin de los usuarios la documentacin de cada entidad con fines de
informacin, mediante la consulta, bsqueda, lectura, prstamos, expedicin de
copias, etc. Es pertinente remarcar que todos los documentos que son custodiados en
los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos son accesibles al pblico en
general, de acuerdo a las normas administrativas vigentes, con excepcin de aquellos
que puedan atentar contra los intereses y la seguridad nacional, o contra la
privacidad o intimidad personal.
- La resistencia de cada balda, segn sea el largo, deber ser de 100 kilos como mnimo.
- Los espacios entre baldas sern de acuerdo al tamao de los documentos que se
quieran instalar.
- El espacio del piso a la primera balda deber ser de, mnimo, 15 cm.
- Cada estante debe tener amarre a la pared o a otro estante para que no pierda
estabilidad.
- La distancia de la ltima balda al techo ser de 30 cm., como mnimo.
- En las esquinas superiores e inferiores de los estantes se colocarn ngulos de soporte
(refuerzos).
- Las baldas pueden ser de doble faz o segn tamao de los documentos o segn
necesidad de su ubicacin.
- Un solo estante no debe tener ms de 10 cuerpos.
- Los estantes no deben colocarse pegados a la pared.
CAPITULO 8
Finalidad
El S.N.A. tiene por finalidad integrar estructural y funcionalmente los archivos de las
entidades pblicas existentes en el mbito nacional mediante la aplicacin de
principios, normas, tcnicas y mtodos de archivo, garantizando con ello la defensa,
conservacin organizacin y servicio del Patrimonio Documental de la Nacin. El
Sistema Nacional de Archivos est integrado por:
Archivos Regionales
Son Organismos Descentralizados de los Gobiernos Regionales, dependientes tcnica
y normativamente del AGN que conducen las actividades del SNA en su jurisdiccin.
Archivos Pblicos
Son los archivos pertenecientes a la administracin estatal (poderes del Estado, entes
autnomos, instituciones pblicas descentralizadas, empresas estatales de derecho
pblico y privado, empresas mixtas con la participacin accionaria del Estado,
gobiernos regionales, locales y las notaras), dependiendo tcnica y normativamente
del AGN. (Cabe aclarar que nuestro archivo institucional est incluido en este rubro).
se
administrativas
aprob
por
el Reglamento
infracciones
en
de
contra
aplicacin
del
de
Patrimonio
sanciones
Documental
- Todos los actos realizados por los archiveros estn sujetos a reglamentos y normas
legales, por lo que nadie puede obligarlos a ir en contra de la Ley, es decir, a ocultar,
desaparecer o, sin escrpulos, vender documentos bajo su custodia.
- El archivero debe procurar constantemente la formacin de una conciencia
archivstica en el pblico, a fin de que ste interprete cabalmente la funcin de los
archivos y el papel de los propios archiveros.
- Por ltimo, los archiveros por su propia condicin de servidores pblicos estn
prohibidos de mantener intereses de conflicto, obtener ventajas indebidas, realizar
actividades de proselitismo poltico, hacer mal uso de informacin privilegiada y de
presionar y/o acosar.