Mdulo 4

La Organizacin
de Reuniones en
el Turismo de
Negocios

4.1- Habilidades y
tareas genricas
4.1.1-Objetivos
Uno de los primeros pasos de la organizacin de eventos de turismo de
negocios tiene que ver con el establecimiento de objetivos. Juan Manuel
Buenda (1991) destaca que el objetivo implica aquello hacia lo cual se
dirigen las acciones; suele conocerse con el nombre de meta.
Por grande o pequea que resulte una reunin, sea de una asociacin o
empresa, local, nacional o internacional, todas tienen una razn, motivo,
causa o justificacin por la cual se celebran.
La fijacin de objetivos debe ser clara y definitiva ya que ellos dan la razn
de ser al evento que se realiza. Establecen los lineamientos y parmetros
que regirn las acciones a seguir y servirn de base para todo el proceso de
la organizacin de la reunin en cuestin. Adems, influirn de modo
determinante en acciones significativas como la seleccin de sede, el
programa, presupuesto, etc.
Es muy recomendable establecer los objetivos por escrito y ante cualquier
conflicto, duda o confusin hay que remitirse a ellos.
Siguiendo a Juan Manuel Buenda, los objetivos se pueden clasificar en
individuales o colectivos, generales o particulares, bsicos o colaterales, de
corto o largo plazo, naturales, subjetivos o arbitrarios.
Objetivos generales: aquellos que estn por encima de otros y que abarcan
de forma ms amplia los intereses fundamentales de la asociacin o
empresa. Entre ellos se distinguen:

Educativo: mantiene los requerimientos profesionales o polticas de

las asociaciones o empresas, mediante la reunin de un programa
de actualizacin y/o capacitacin continuo.

Informativo: mantiene a travs de la reunin, una continua

comunicacin actualizada de tcnicas, conceptos, procesos
desarrollos, productos y servicios que afecten de forma general o
particular la profesin o el trabajo del individuo y los intereses de la
asociacin o empresa.
Motivacional: mantiene mediante la reunin un estado mental
positivo hacia la empresa o asociacin por parte de los
trabajadores, ejecutivos o asociados. Reconocer con estmulos las
acciones sobresalientes de los individuos cuya labor ha contribuido
al bienestar de la empresa o asociaciones.

Objetivos particulares: sin restar la importancia a los objetivos

generales, cabe sealar la trascendencia de los objetivos particulares
que, subordinados a aquellos, no dejan de ser significativos.
Este tipo de objetivo ms especfico se manifiesta de diferentes
maneras para cada asociacin, empresa, delegado, empleado o
ejecutivo.
Ejemplos de objetivos particulares:

Para una asociacin: imagen / ingresos / prestigio.

Para una empresa: cumplimiento con leyes / introduccin de
productos nuevos / relaciones industriales y pblicas.
Para un empleado: capacitacin y mejoramiento personal /
ampliacin de elementos de ventas / ascenso y reconocimiento
personal.

No quedan dudas que la fijacin de los objetivos o metas, determina el

curso de accin ptimo por seguir.
Swarbrooke & Horner (2002) tambin afirman que resulta imprescindible
fijar objetivos claros para las reuniones de turismo de negocios. Entre esos
objetivos se puede mencionar como ejemplo:
Aumentar las relaciones de networking entre personas que
comparten intereses comunes.
Lanzar nuevos productos a una audiencia en particular.
Incrementar el nivel de conocimiento de algn tema en
particular en un grupo de personas.
Obtener cierta cantidad de dinero mediante la organizacin de
una exhibicin.

Los objetivos deben guiar cada aspecto a la organizacin de un evento y

por ms que el evento se realice regularmente, se deben plasmar como si
fuera la primera vez.

4.1.2-Tiempos, equipo y
proceso de planificacin
Planeacin de tiempos
Cualquier tipologa de reunin de turismo de negocios demanda mucho
tiempo. Una falla comn es no dejar el suficiente para organizar el evento
correctamente. Esto puede ocasionar que:
-

La sede ideal no est disponible.

Las ponencias claves no estn disponible en esa fecha.

Muchos miembros del sector no puedan asistir.

Los organizadores tengan que pagar un precio alto por no tener

alternativas de oferentes por haber postergado.

Claramente, una mala planificacin de los tiempos de organizacin de los

eventos va a influir en el xito del mismo, en la disponibilidad de sedes,
alojamiento y servicios especficos que se requieran para la ejecucin.
Las acciones se deben programar para antes del evento, durante y luego de
que finalice, definiendo fechas exactas de ejecucin.

Fuente: Elaboracin propia.

Swarbrooke & Horner (2002) definen marcos de tiempo mnimos que

deben tenerse en cuenta para organizar un evento exitoso. Seguidamente
se detallan:

Seminario de pequea escala: varios meses.

Lanzamiento de producto de media escala: seis meses.

Curso de entrenamiento largo: un ao.

Conferencia internacional de una asociacin: dos o tres aos.

Una herramienta muy utilizada por los organizadores de eventos de

turismo de negocios y que se le recomienda al lector, es el conocido
Diagrama de Gantt, en el cual se plasman las actividades a realizar y en
qu fecha especfica.

Fuente: Elaboracin propia.

Equipo de planeacin
Para planificar un evento y no olvidar ningn detalle, lo ms conveniente es
contar con un equipo de personas que se encargue del asunto. Para
conferencias de asociaciones, por ejemplo, habr un grupo de
organizadores, un comit, que manejarn un aspecto particular del evento.
Necesariamente, un equipo debe juntarse para reunir todas las habilidades
necesarias para cumplir con las tareas del evento. La clave est en la
complementariedad. Swarbrooke & Horner (2002) distinguen reas
especficas a las que se dedican los integrantes de un equipo de trabajo:

Control financiero

Marketing

Gestin de operaciones

Servicios especiales

Es conveniente que esto equipos se renan regularmente para asegurar

que todo est progresando satisfactoriamente y, adems, para compartir
experiencias e informacin.

Proceso de planificacin
Juan Manuel Buenda (1991) define planeacin como la determinacin del
camino que se tomar y lo que se har conjuntamente con las acciones
cronolgicas de trabajo para lograr los objetivos sealados. Esto quiere
decir que la planeacin marca el curso de acciones a seguir para cumplir
con las metas fijadas.
En todo proceso de planeacin existen tres principios que se deben tener
en cuenta, de acuerdo a las necesidades de cada caso:

Principio de precisin: toda planeacin debe ser precisa y detallada,

pues regir acciones concretas.

Principio de flexibilidad: toda planeacin debe dejar un margen de

flexibilidad sujeto a cambios imprevistos y fuera de control.

Principio de unidad: se debe disear una planeacin para cada

accin y coordinar todas entre s.

Adems de los principios de la planeacin, Buenda (1991) sugiere fijar

reglas, que son dictmenes superiores que se establecen, los cuales no
estn sujetos a discusin, cambio o alteracin como las siguientes:

Si las esposas, familiares y/o acompaantes quedan excluidos o no

de las sesiones de trabajo durante la reunin.

Si la prensa nacional ser invitada o no con motivo de la celebracin

de la reunin.

Si el costo de eventos sociales programados durante la reunin ser

cubierto o no mediante la venta de los delegados participantes.

Por otro lado, para Swarbrooke & Horner (2002) la buena planificacin de
un evento se basa en un proceso sistemtico que en la siguiente figura se
puede visualizar:

Fuente: Libro Business Travel adn Tourism John Swarbrooke & Susan Horner

Segn Magalln (1991), para planear una convencin, es conveniente tener

en cuenta ciertos aspectos que a continuacin se enlistan:

Seleccin del lugar

Inspeccin del lugar

Costos

Fechas

Regulaciones

Ayuda voluntaria

Experiencia

Espacio funcional

Hospedaje

Para ampliar sobre este tema del programa, se recomienda al alumno

remitirse al Captulo 3 del libro Organizacin de Reuniones de Juan
Manuel Buenda.

4.1.3-El mercado objetivo

Este aspecto es el ms importante ya que eventos de turismo de negocios
exitosos son aquellos que satisfacen las necesidades de sus audiencias, es
decir, de sus mercados objetivos.
En primer lugar hay que reconocer que existe ms de una audiencia. Un
organizador de exhibiciones usualmente tiene dos audiencias, por un lado
a los exhibidores y, por el otro, a los visitantes. Cada uno de ellos con
diferentes deseos y necesidades. Otro caso es el de las conferencias, donde
el organizador debe satisfacer tanto al comit organizador como a los
delegados.
El organizador de eventos de negocios debe saber quin participar y por
ende resulta oportuno conocer:

Procedencia de los participantes, para ayudarlos a planear el

transporte y organizar sus tiempos de viaje.
Los intereses en actividades de placer de los participantes,
para viajes de incentivos por ejemplo.
Si hay personas que hablen un idioma diferente y puedan
necesitar interpretadores.
Cuantas personas podran necesitar dietas especiales, por
ejemplo comida para celacos.

Otros dos criterios que se utilizan mucho son edad y sexo, pero son
ampliamente criticados. Lo trascendental se encuentra en segmentar el
mercado teniendo en como base variables reales y no caer en estereotipos
que pudieran resultar perjudiciales para la organizacin.

4.2- Clculo de asistentes,

seleccin de fechas,
seleccin de destino y
venue.
Clculo de asistentes
A pesar de que cuando se establece el mercado objetivo se tiene una idea
aproximada sobre la cantidad de pblico que posiblemente asistir al
evento. Es de vital importancia hacer el clculo de los asistentes ya que
servir luego para la confeccin de los presupuestos.
Segn Swarbrooke & Horner (2002), el proceso de clculo consta de los
siguientes pasos:

Fuente: Libro Business Travel adn Tourism John Swarbrooke & Susan Horner

Como se puede observar, es un proceso largo que implica muchas

estimaciones. Incluso, muchos factores pueden afectar el nmero total y
real de participantes, por ejemplo, un evento que compita con el que t te
encuentras organizando por realizarse los mismos das en la misma ciudad
o en la zona. Esto afecta directamente y se vincula con el siguiente tem a
considerar.

Seleccin de fechas
A veces los organizadores no tienen alternativa en la eleccin de fechas, o
las fechas son sugeridas por tradicin. Es recomendable tener en cuenta
algunos factores cuando se eligen los das de celebracin de un evento.
Factores del lado de la demanda:

Vacaciones pblicas y religiosas en los mercados meta.

Clima.

Algunos das de la semana se perciben como correctos o incorrectos

para realizar reuniones y ferias.

Esquema de tiempos que permita suficiente tiempo para planear el

evento.

Disponibilidad de personas claves como invitados y ponentes.

Factores del lado de la oferta:

Disponibilidad de sedes.

Niveles de precios en diferentes pocas del ao y en diferentes das

de la semana.

Disponibilidad de servicio de transporte.

Clima.

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Seleccin del destino

En este aspecto hay una pregunta difcil de responder: qu viene primero,
el destino o la sede? Muchos dicen que la sede donde se llevar a cabo el
evento debera preceder. Esto no se aplica a los viajes de incentivo, que
tratan sobre todo de destinos y atracciones de placer. De todos modos, el
destino es importante porque:

Un destino que no es percibido como atractivo puede reducir el

nmero de participantes.
A veces el destino es dictado por el tema del evento o la
organizacin que se encuentra detrs del evento.
Un evento puede requerir grandes volmenes de comodidades o
especialistas particulares que solo pueden estar disponibles en
algunos destinos.
Hay eventos donde los programas sociales o para acompaantes
son elementos indispensables, por lo cual pueden preferirse
destinos donde existan muchas atracciones.
Las exhibiciones dirigidas al pblico en general usualmente se llevan
a cabo en grandes pueblos o ciudades que tengan mucha poblacin
residente.
Los eventos internacionales que involucran que muchos
participantes vuelen para asistir al evento, deben tener su propio
aeropuerto o contar con un aeropuerto a una hora de distancia.

Seleccin de la sede (venue)

A la hora de elegir la sede del evento de turismo de negocios, es crucial
realizar una buena investigacin o programar visitas de reconocimiento de
sedes potenciales. Es muy conveniente contar con una lista de chequeo
con los criterios para evaluar cualquier sede y luego poder comparar bajo
los mismos parmetros.
Lo primero que hay que definir es el tipo de sede que se prefiere:

Residencial con comodidades, o no residencial sin comodidades.

Una sede en un lugar particular (campo, montaa, ciudad).
Sede convencional o inusual.

Como se explic en mdulos anteriores, las sedes inusuales pueden incluir

universidades y colegios, casas y castillos histricos, museos, parques
temticos, pistas de carreras, estadios de deporte, teatros, campos de golf,
entre otros.

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Algunas organizaciones o empresas prefieren usar un organizador

especialista para asegurarse de que elijan la sede correcta para su evento.
La eleccin de la sede es la clave del xito del evento.

Qu otros servicios es preciso seleccionar?

El largo NO se puede modificar, el alto SI.
El largo NO se puede modificar, el alto SI.

Alojamiento
La mayora de eventos de turismo de negocios incluyen la necesidad de
reservar alojamiento, algunos puntos relativos a este servicio se detallan a
continuacin:

La categorizacin de los hoteles. Se usan diferentes

categorizaciones alrededor del mundo. Muchas veces no coincide
con la categorizacin oficial.
Los precios estndar en los hoteles se llaman tarifas estndar, pero
pocas veces los clientes de negocios pagan este precio. La
negociacin generalmente reduce significativamente este precio,
sobre todo en temporada baja.
Los organizadores deben ser claros en sus tratos con hoteles segn
cundo deben confirmar el nmero final de huspedes, y qu
pasar si no se presentan o se cancelan las reservas.
Hay que tener mucho cuidado con la sobreventa.
Hay que acordarse de que los hoteles no son la nica opcin, el
organizador tambin puede usar residencias de universidades,
apartamentos propios, cruceros, otros.

Comida y bebida
En lo que respecta a la gastronoma, los organizadores deben tener en
cuenta que:

Actualmente muchas personas son conscientes de la salud o son

vegetarianas, o tienen una dieta dictada por su religin.
Los almuerzos pesados no son productivos para las actividades
programadas despus de este.

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Existe una tendencia hacia las comidas temticas durante los

eventos.
Muchas sedes tienen mens estndar.

Transporte
Para este servicio, es oportuno considerar los siguientes aspectos:

Empresas de trenes y aerolneas usualmente ofrecen tarifas

especiales para aquellos que participan de conferencias o
exhibiciones importantes.
Recordar a los participante que las demoras son comunes, a la hora
de acuerdos sobre viajes, o cuando los hagas por su cuenta.
Hay que reconocer que hay cinco tipos de necesidades de
transporte para eventos:
1. desde la casa del participante al aeropuerto o estacin
de tren.
2. desde el aeropuerto o estacin de tren al aeropuerto de
destino.
3. desde el aeropuerto de destino a el alojamiento.
4. entre el alojamiento y la sede.
5. entre el alojamiento y/o sede y las atracciones y/o
actividades.

Proveedores
En el momento de elegir los proveedores para las reuniones de turismo de
negocios, existe una tendencia al uso de organizadores profesionales, pero
muchas empresas todava prefieren organizadores internos por razones
financieras.
Ello puede presionar mucho a empleados no especialistas para el logro de
un evento exitoso. Tambin puede resultar en una economa falsa,
porque el organizador profesional puede negociar mejores tratos con los
oferentes que los empleados sin experiencia.
Seguidamente se plasman las ventajas y desventajas de optar por
organizadores internos o por intermediarios.

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Internos

Ventajas

Desventajas

Entienden mejor los

propsitos propios.

Incapaces de ver el evento

objetivamente.

Menos costosos.

Pueden consumir mucho

tiempo.

Pueden controlarse
mejor.

Falta de experiencia.
Pueden ser costosos.

Experiencia.
Intermediarios

Ven el evento objetiva y

profesionalmente.

Puede que no les importe

tanto como al cliente.
Puede que no entienda
completamente las
necesidades de los clientes.

Fuente: Libro Business Travel adn Tourism John Swarbrooke & Susan Horner

4.2.1 Programacin
La tarea de programacin dentro de la organizacin de reuniones de
turismo de negocios es clave. El organizador junto a sus colegas y
ayudantes ms cercanos deben elaborar dicho programa. La colaboracin
de otros miembros implicados en el evento, favorece el enriquecimiento
del programa y sirve para no olvidar ningn detalle.
Siempre es recomendable hacer un borrador y luego ir haciendo
cambios, alteraciones en el orden de las acciones segn los objetivos
marcados. Cuando las revisiones hayan sido las suficientes, ser oportuno
hacer la versin final del programa de forma escrita.

14

Fuente: elaboracin propia.

Todas las acciones y tareas se agrupan segn las metas a alcanzar con la
ejecucin de las primeras. Generalmente los programas de reuniones se
subdividen en:

Programa tcnico cientfico

Programa social

Programa de promocin

Programa de alojamiento

Programa de registro

Cada una de las acciones de estos programas debe contar con un

responsable y deben estar encasilladas en un tiempo determinado de
ejecucin (fecha, hora) como ya se destac anteriormente en el apartado
de planificacin de tiempos.

15

Swarbrooke & Horner (2002) a cuestin de programacin lo siguiente:

La programacin de tiempos debe ser realista y prever un tiempo

adecuado para recreos, almuerzos y registros.
Intentar que los participantes no estn mucho tiempo en una misma
actividad.
Establecer actividades y ponentes interesantes.
Proveer tiempo libre programado para los participantes.
Los eventos sociales y excursiones pueden ayudara a relajar a los
participantes y a la vez, favorecer la comunicacin entre ellos
(relaciones pblicas).

El programa de una reunin es uno de los elementos fundamentales del

xito. La inversin de tiempo y dinero que las empresas, instituciones,
organizaciones y particulares hacen al asistir a una reunin, no justifica la
celebracin de programas mediocres o mal planeados.
La actualidad de los temas discutidos en las salas de trabajo, el prestigio y
renombre de las personalidades que exponen temas o estudios, la
posibilidad de una participacin activa de los asistentes de diversos
trabajos, las visitas a exposiciones y los programas de carcter social y de
recreacin, son los ingredientes que finalmente se evaluarn en la reunin.

16

Fuente: http://colimaproduce.net/wp-content/uploads/2013/07/PROGRAMA-DE-ACTIVIDADES-02.jpg

17

4.2.2. Presupuestacin.
Contratos. Dimensin legal.
Presupuestacin
Una de las cuestiones ms trascendentales de los eventos tiene que ver
con la presupuestacin. Los presupuestos pueden variar en sus objetivos
dependiendo el tipo de organizacin y el tipo de evento. Un presupuesto
puede basarse en la necesidad de:
Generar un nivel particular de ganancias.
Salir hecho: igualdad entre gastos e ingresos.
Operar con un subsidio en el cual los gastos no deben exceder los
ingresos por ms de un monto particular.
Resulta primordial cuantificar econmicamente todas las acciones que han
sido programadas en la organizacin del evento de turismo de negocios.
Juan Manuel Buenda (1991) define al presupuesto como:
la formulacin de planes para un perodo determinado y a futuro, dado
en trminos contables. Determina con la mxima exactitud posible, el
capital o inversin requerida para realizar la reunin y debe considerar la
recuperacin de la inversin mediante los diversos recursos disponibles.

El autor distingue entre dos tipos de presupuestos para reuniones:

Reuniones sujetas a presupuestos

Presupuestos sujetos a una reunin

Se recomienda al alumno ampliar estos conceptos en el Captulo 3, Pgina

49, Libro Organizacin de reuniones.
Es fundamental para los encargados de la presupuestacin el identificar los
costos:

Costos fijos: se incurre en ellos sin importar el nmero de

participantes. Por ejemplo: alquiler de la sede, gastos en marketing,
alquiler de equipos audiovisuales.

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Costos variables: vara directamente en relacin al nmero de

participantes. Por ejemplo: habitaciones en un hotel, comida y
bebida, impresiones, souvenirs.

Adems de analizar los costos, hay que programar los ingresos. Estos
pueden venir de diferentes fuentes:

Cuotas de los delegados.

Sponsoreo.
Alquiler de stands en una exhibicin relacionada a la conferencia.

Tambin deben ocuparse del flujo de cajas, que es cuando el dinero entra y
sale. Esto necesita balancearse para evitar problemas a corto plazo, donde
el gasto exceda los ingresos por un periodo en particular.
El mejor flujo de cajas se alcanzar si los organizadores:

Estimulan el ingreso temprano en el proyecto a travs de depsitos

de delegados.
Atrasan el pago a oferentes lo ms que puedan.

De todas formas, hay un periodo en el que se necesitan reservas para

mantener el proyecto solvente hasta que los ingresos comienzan a correr.
En la posible cancelacin del evento es importante que los organizadores
se aseguren de tener suficiente dinero para afrontar los costos que
aparecern aunque el evento no se lleve a cabo, como por ejemplo la
cancelacin del alquiler de la sede.

Negociacin
Las negociaciones son muy importantes y valiosas para la elaboracin del
presupuesto de un evento. La habilidad para negociar no es una capacidad
comn en la mayora de las personas, sin embargo, debe ser una
caracterstica innata en los OPC.
Los organizadores sern exitosos como negociantes siempre y cuando:

Se aseguren que la persona con quien negocian siente que ellos

tambin estn ganando (ganar ganar).
Tratan de no ponerse en una posicin donde no tienen espacio para
maniobrar.

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Consejos a tener en cuenta en el momento de negociar:

Prepararse.
Ser amable pero ganar respeto.
No mentir.
Ser flexible.
No revelar plazos.
No mencionar otros negocios a futuro.
Ser paciente.
Reclamar responsabilidad para la decisin final.
No subestimar a los proveedores.

En el sector de turismo de negocios la mayora de los servicios

que se requieren para la operacin de un evento son
negociables.

Con quines se puede negociar?

Hotel sede seleccionado y los de apoyo.

Lneas areas que vuelan al destino.
Autoridades oficiales de la sede.
Empresas proveedoras de servicios: transporte, agencias de viajes,
restaurantes.
Instituciones privadas.

Ejemplos de peticiones que se pueden negociar y son factibles de obtener:

Habitaciones de cortesa, con base en la totalidad de habitaciones

pagadas.
Atencin especial en proceso de check in y check out de los hoteles.
Coctel, recepcin o evento social por parte del hotel, asociacin,
autoridades locales o conjuntamente.
Apoyos promocionales.
Tarifas preferenciales y descuentos especiales.

20

Dimensin legal / Contratos

Resulta oportuno reconocer que la organizacin de eventos de turismo de
negocios supone sumas de dinero muy grandes e importantes riesgos si las
cosas no salen bien. Por tal motivo, es claramente necesario plasmar en un
documento legal los vnculos que se establecen entre clientes
proveedores intermediarios.
Principalmente, los contratos son usados para proteger a todas las partes.
Este documento debera subrayar:

Responsabilidades de cada parte.

Mecanismo por el cual se resolvern los problemas.
Proceso por el cual el acuerdo se termina.
Penas que deberan cumplir ambas partes si no cumplen las
obligaciones del contrato.

Fuente: elaboracin propia.

Obviamente, aquellos organizadores sin experiencia debern consultar a

un profesional en el tema para pedir consejos antes de firmar un contrato.

21

4.2.3. Marketing, reservas y

administracin
Marketing
Cuando se est organizando una reunin, un aspecto a considerar se
vincula con el marketing. Todos los eventos, por grandes o pequeos que
sean utilizan estrategias de comercializacin, por ejemplo:

Las conferencias deben comercializarse para lograr que los

delegados se registren en la misma.
Las exhibiciones tienen que utilizar medios para captar a visitantes y
a exhibidores.
En los viajes de incentivo, se realiza un marketing interno para
seducir al staff para que participe del evento.
Los lanzamientos de productos hay que vender el evento al pblico
objetivo, a la prensa y a consumidores en general.

Primero, es necesario ser claro con respecto al mercado meta al cual

apuntar y sobre la segmentacin de ese mercado. Se necesita comprender
los deseos y necesidades de los consumidores potenciales de manera que
se puedan disear productos y mensajes que apelen a ellos.
En relacin al marketing mix, el precio se basa generalmente en costos, por
supuesto, pero tambin se relaciona con la competitividad y donde se
quiere posicionar el evento en el mercado.
En cuanto a la promocin, puede ser de todas las formas usuales, como
publicidad, venta personal, prensa y relaciones pblicas y promociones de
venta. Para la mayora de los proveedores de servicios de turismo de
negocios, el folleto es todava la herramienta promocional muy exitosa
aunque los mails y las redes sociales estn tomando una posicin ms
destacada.
En lo que respecta a la plaza o distribucin, Internet est rompiendo con la
distincin entre promocin y distribucin, porque cumple con ambos roles.
Los clientes potenciales pueden acceder a la informacin y hacer reservas
en la misma transaccin.

22

Fuente:http://www.cautivacomm.com/lanzamos-seminario-de-investigacion-creativa/

23

Fuente: http://www.acapulcodigest.com/14a-feria-turistica-de-acapulco/

Reservas del evento

Las formas en las que los participantes se registran formalmente en un
evento de turismo de negocios deben ser simples, claras y atractivas. Los
organizadores deben intentar en una operacin, de ganar toda la
informacin posible sobre los participantes. Dentro de los datos solicitados
se incluye:

Nombre
completo
y
puesto
(si
representa
una
empresa/organizacin).
Direccin, telfono, fax y e- mail.
Informacin de acompaantes (cuando sea apropiado).
Detalles de fechas y horarios de llegada y salida.
Requerimientos de alojamiento.
Mtodo de pago elegido.
Una oportunidad para los participantes de notificar a los
organizadores de algn tema que ellos piensan que el organizador
necesita saber (dietas especiales, arribo tardo).
Detalles de cualquier evento social relevante al cual los
participantes puedan o no querer ir.

24

Fuente: http://www.congresosvenezolanosdecirugiaplastica.com/inscripciones.html

Administracin
La tarea de administracin dentro del proceso de organizacin de eventos
de turismo de negocios es fundamental. Entre las actividades se
encuentran:

Procesamiento y control de las reservas.

Seguimiento de pedidos.

25

Envo de mensajes.
Provisin de documentos relativos al evento.
Preparacin de rooming list.

Una actividad crucial es la de monitorear la situacin del presupuesto para

identificar posibles problemas en trminos de flujo de caja. Adems, es
conveniente tener un contacto constante con la sede, los hoteles,
transportes, proveedores de servicios complementarios, para asegurarse
de que cada uno tiene claras sus responsabilidades y est informado de los
cambios realizados.

4.3. Organizacin en el da.

Riesgos y planes de
contingencia. Evaluacin
post reunin. Habilidades de
la administracin de
reuniones.
Organizacin en el da
Si la planificacin ha sido buena y no hay problemas de ltimo momento,
todo va a seguir armoniosamente su curso. Entre las actividades claves en
el da del evento se destacan:

Dar la bienvenida a los participantes y registrarlos.

Asegurarse que todos saben qu est pasando y dnde.
Manejar los pedidos.
Recibir pagos de participantes donde sea apropiado.
Resolver dificultades de corto plazo.

26

El personal que trabaja el da del evento debe ser flexible y

estar preparado para trabajar largas horas bajo presin.

A lo largo de estas lecturas, el alumno habr observado que al realizar una

reunin son tan variados los detalles que se deben atender, vigilar,
supervisar y verificar en sus diversas etapas de desarrollo, que
prcticamente resulta imposible y muy arriesgado confiarlo todo a la
mente y a la memoria.
La elaboracin de listas de comprobacin es una prctica muy comn
entre los profesionales que organizan eventos. Si bien no toda accin
requiere una lista de comprobacin, las ms importantes s lo exigen, por lo
cual se recomienda su empleo.
A continuacin podrs observar varios ejemplos de listas de comprobacin,
tambin conocidas como check list.

Fuente: elaboracin propia.

27

Fuente: elaboracin propia.

Fuente: elaboracin propia.

Fuente: elaboracin propia.

28

Riesgos y planes de contingencias

Al celebrarse cualquier tipo de evento, siempre existe la posibilidad de que
algo no salga como se ha planeado. Entre algunos de los problemas ms
comunes:

Ponentes claves que no pueden asistir por problemas de salud o

transporte.
Retraso o imposibilidad de asistencia de los participantes a causa de
problemas de transporte.
Sobreventa en hoteles.
Alarmas de incendio y alertas de bomba.
Fallas de equipo audiovisual.
Condiciones climticas que dificultan la asistencia (lluvias intensas,
huracanes).

Estos riesgos y otros deben ser considerados previamente por el

organizador. Es muy importante tener un cronograma alternativo de
acciones ante crisis como las mencionadas. Por ejemplo, contar con un set
adicional de equipo audiovisual disponible. Es imprescindible que todos en
el equipo de trabajo sepan de estos planes de contingencia (es
recomendable tambin que estn escritos).
Consejos a tener en cuenta:

Que los clientes cuenten con un seguro de evento.

Tener un segundo destino en mente en caso de que el primer plan
se caiga.
Asegurarse de que haya disponibilidad en facilidades alternativas.
Disear un plan de crisis para cubrir eventualidades.
Asegurarse que el resto del staff sabe cmo proceder ante una
emergencia.
Chequear medios de transporte alternativos para llegar a destino
(en caso de paros areos o bloqueos de caminos).

29

Evaluacin del evento

Siempre es necesario evaluar los eventos para ver cun exitoso result o
cun bien se sintieron los clientes con la organizacin. El organizador debe
decidir cundo se evala: antes, durante o despus del evento, o una
mezcla de los tres.
Es conveniente definir qu evaluar y cmo hacerlo. El mtodo ms utilizado
es el cuestionario, aunque las entrevistas y grupos focales tambin son de
utilidad.
Juan Manuel Buenda (1991) respecto a la evaluacin y control,
recomienda un proceso de etapas por seguir:
a. Determinar cuidadosamente qu acciones de la reunin ameritan el
control y qu medios se aplicarn.
b. Establecer el sistema operativo y las formas de recoleccin y
concentracin de los datos, por ejemplo: dnde, quien, cundo,
cunto tiempo, etc.
c. Integrar el equipo evaluador para la integracin y valoracin de las
acciones.
d. Aprovechar los resultados para tomar las medidas de correccin
inmediatas, o solo como registro informativo para reuniones
posteriores.

Por otro lado, al momento de evaluar eventos, para Swarbrooke & Horner
(2002) resulta apropiado:

Establecer objetivos medibles.

Destinar tiempo para disear un cuestionario que posibilite obtener
la informacin que se necesita.
Acordar un presupuesto realista para dicha actividad.
Localizar el personal necesario y las herramientas requeridas para
realizar la evaluacin.
Usar audiencia electrnica y sistemas de respuesta que den
retroalimentacin instantnea.
Evaluar el evento mientras hay audiencia cautiva.
Considerar ofrecer un incentivo para dar valor a los delegados para
responder.
Adjuntar un sobre de respuesta paga si se hace un cuestionario
postal.

30

Post evento
Despus de que finaliza el evento, hay un nmero de tareas que deben ser
completadas:

Revisar cmo se desarroll el evento, sus fortalezas y debilidades

incluyendo los resultados de la evaluacin.
Pagar todas las cuentas que an se adeudan.
Darle seguimiento a aquellos participantes que no han abonado.
Enviar cartas de agradecimiento a los participantes.

En algunos casos puede incluirse comenzar a planear el siguiente evento, si

es un evento de celebracin regular.
A continuacin se enlistan algunos de los tems que se recomienda estn
incluidos en el informe final del evento:

Fuente: elaboracin propia.

31

Habilidades de la administracin de
reuniones
Proceso interactivo
Sera muy simple si los organizadores de eventos pudieran solamente
seguir una lista de chequeo lineal de la accin que lo conduce al siguiente
paso antes de que el evento tenga lugar, sin embargo, esto no es lo que
actualmente sucede.
En realidad, circunstancias imprevistas demuestran que las cosas estn
cambiando todo el tiempo. Esto significa que los eventos son el resultado
de un proceso interactivo donde los aspectos del mismo son revisados
muchas veces antes de que pueda finalizar.

La interdependencia de todos los elementos de un evento

implica que cambiar uno de ellos va a tener un efecto directo
en otro.
Seguidamente se vern las habilidades ms especficas para cada uno de
los tipos de eventos de turismo de negocios.
Conferencias:
El organizador de conferencias debe manejar eficientemente una check list
con los siguientes aspectos:

N de asistentes
Fechas (llegadas y salidas)
Alojamiento (cantidad de habitaciones, tarifas y reservas).
Invitados (transporte, alojamiento, bienvenida especial).
Instalaciones
y equipamiento
(luces,
sonido, tcnica,
estacionamiento, banners, decoracin, telfonos).
Reuniones (tipos de acomodo, horarios, distribucin de asientos,
micrfonos).
Informacin de exhibiciones (horas, conexiones elctricas, paneles,
mesas).
Registracin/ acreditacin (horarios, mesas, computadora, tarjetas,
gafetes, carpetas).
Msica (para las conferencias, los shows y actos).

32

Entretenimiento.
Publicidad (sala de prensa, fotgrafos).

Adems, como primera cuestin para elegir la sede del evento, tiene que
saber el nmero de asistentes y la capacidad que tienen los salones. Esto
depende del tipo de armado que se defina; los ms comunes son: tipo
teatro, herradura, mesa redonda y taller.
Es frecuente que los eventos tengan un programa social. Estos suelen
incluir excursiones, actividades recreativas, teatro, shows. El organizador
tiene que programar la transportacin y adems organizar actividades
paralelas para los acompaantes. La cena de gala es recomendable que se
haga fuera de la sede central para que los participantes conozcan algo
nuevo.
Exhibiciones
En este tipo de eventos, el organizador alquila una sede y luego la
subdivide en stands. Los mismos, tienen un costo que vera dependiendo el
tamao y la ubicacin.
En el negocio de la venta de stands se suele vender todo: desde el piso,
cableado, decoracin, bambalinas, luces, etc. Todos los servicios extras
tienen un costo y por lo general es elevado.
La venta de espacios de stand tiende a ser un tpico ejemplo de tcticas de
marketing con un montn de negociaciones basadas en la oferta y la
demanda. Los stands que quedan vacos, se les puede hacer descuentos
por ser considerados malos dentro de toda la exhibicin.
Como se mencion anteriormente, el marketing adems de vender stands,
se debe ocupar de atraer suficientes visitantes de calidad. Pueden ser
pblico en general o profesionales.
Por otro lado, el organizador junto con el equipo financiero, deben decidir
cunto va a costar la entrada a la exhibicin. Esto depender si se
considera a la entrada como una gran fuente de ingreso o no; tambin va a
depender de los objetivos del pblico que se quiere atraer.

33

Viajes de incentivo
Es menester recordar que un viaje de incentivo es un viaje de placer con
fines de negocios. SITE identific una serie de etapas para el buen
desarrollo de un programa de incentivo:
1. Examinar los objetivos de la empresa.
2. Desarrollar un programa especfico de objetivos.
3. Elaborar el presupuesto.
4. Determinar criterios para decidir qu participantes pueden acceder
o no al programa de incentivo.
5. Elegir el destino.
6. Disear el programa.
7. Deliberar el programa.
8. Evaluar y rever el programa.
Los viajes de incentivo involucran elementos educativos, de negocio y de
ocio. El paquete de incentivo debe ser especial y ajustado a las necesidades
del cliente. No debe ser algo que el cliente pueda armar por s solo.
El proceso de marketing primero es para el agente de la empresa que
organiza el viaje de incentivos y luego para los empleados que sern
beneficiarios del mismo.

Cursos de entrenamiento
Para disear un curso de entrenamiento, hay que basarse en los objetivos,
lo cual va a determinar la duracin, el contenido y el formato del evento.
Sin embargo, adems del propsito principal del curso, es importante
reconocer el valor de las actividades sociales y el tiempo libre para lograr
relaciones y redes entre los participantes.
Los cursos de entrenamiento generalmente requieren:
-

Tutores o instructores especialistas.

Varias salas y espacios para permitir realizar actividades,

charlas, talleres.

34

Organizar eventos mixtos

Muchos eventos son una mezcla de varios tipos, por ejemplo:

Una exhibicin con seminario o una conferencia con una exhibicin

soporte.

Un curso de entrenamiento que ha sido diseado para ser un viaje

de incentivo.

Un lanzamiento de producto que es tambin un viaje de incentivo.

Cuando se hacen eventos mixtos no hay que olvidar que cada uno tiene
objetivos especficos.

4.4- El perfil del profesional

Habilidades para administrar conferencias
El organizador de conferencias requiere poseer una amplia variedad de
habilidades. Segn Rogers (1998), esas habilidades incluyen:

Habilidades organizacionales.

Atencin a todos los detalles.

Disposicin a ser flexible y trabajar largas horas.

Creatividad e instinto.

Habilidad para trabajar bajo presin.

Otros deseables atributos de los organizadores, tienen que ver con

habilidades en:

Marketing.

Presupuestacin.

Motivacin y manejo de personal.

Tctica y diplomacia.

35

Negociacin.

Calma y asertividad.

Claramente, este un trabajo muy demandante y requiere mltiples talentos

personales.
Juan Manuel Buenda (1991) sostiene que los organizadores profesionales
de reuniones son claves para la administracin de eventos de turismo de
negocios. Dichos profesionales, con su experiencia, conocimientos,
capacitacin continua y superacin personal, prestan sus servicios a
asociaciones y empresas de forma total o parcial, segn lo requieran.
El papel del profesional puede ser tan amplio o tan limitado como la
empresa o asociacin lo estime conveniente. Tal ejecutivo puede
integrarse totalmente desde el inicio de la reunin, o asumir funciones de
asesora externa o responsabilidades ejecutivas en ciertas areas de una
reunin.
Los organizadores llevan a cabo multifacticas acciones que requieren
contar con ciertas cualidades personales. Continuando con el enfoque de
Buenda (1991), a continuacin se detallan las ms destacadas:

Tener habilidad para percibir con detalle todos los elementos

econmicos, polticos, sociales y de otra ndole, que intervengan en
la realizacin de la reunin.

Estar consciente de la significativa inversin de tiempo, dinero,

recursos humanos que representan la realizacin de un evento para
la asociacin o empresa, as como para los delegados asistentes a la
reunin.

Tener siempre una actitud positiva, es decir, afrontar las situaciones

que se presenten y tomar las acciones correctivas necesarias sin
refugiarse en la irresponsabilidad, fallas y deficiencias de terceros.

Ganarse el respeto de superiores y subalternos con base en los

conocimientos profesionales propios de la aplicacin de estos. Estar
dispuesto a defender los principios de sus conocimientos y
profesionalismo cuando estos se vean amenazados o violados.

Nunca dar nada por hecho. Mantener una supervisin estricta sobre
las responsabilidades y acciones delegadas a terceros y verificar su
ejecucin.

36

Tener el nimo de aprender aun en aquellas reas que no sean

nuestra responsabilidad directa. Estar siempre dispuesto a
compartir las ideas que surjan para enriquecimiento de la reunin.

Saber trabajar en grupo e individualmente; practicar el arte de un

comunicador eficaz, y manifestar las instrucciones con claridad u
precisin para no generar malas interpretaciones.

Seleccionar los colaboradores y ayudantes de acuerdo con sus

capacidades y conocimientos, mas no por recomendaciones o
compromisos.

Nunca perder de vista los detalles pequeos, sin importar qu tan

insignificantes parezcan.

Saber conciliar los intereses de la asociacin o empresa con los de

los delegados asistentes a la reunin y tener presentes sus
diferencias.

4.5- Ejemplos de
buenas prcticas
Swarbrooke & Horner (2002) en el Captulo 12 de la bibliografa
recomendada para esta asignatura, detallan algunos ejemplos de eventos
que se destacan por su excelente organizacin, la repercusin que tuvieron
en los asistentes y por las buenas prcticas emprendidas.
Seguidamente de detallan algunos casos:

Conferencia bianual de Wedgwood (empresa china) que la

realiz en 1999 en el hotel Radisson de Manchester.
Puntos destacables:
-

La empresa eligi deliberadamente un hotel que reflejara la

modernidad, la novedad. Esa era la imagen que deseaban
transmitir.

37

La sede fue seleccionada convenientemente para que 230

delegados del Reino Unido y de Irlanda viajaran para asistir al
evento.

El programa del evento comenz con un da libre de relax

para que los delegados se comenzaran a sentirse cmodos y
ambientados con el evento.

Famosos como el comediante Ken Dodd participaron en la

animacin y entretenimiento de los participantes.

Conferencia para 250 clientes de Apple Mac Information System

en 1998 en el Hotel Rochester Town Park en Cork:
-

La ubicacin permiti a los clientes visitar la fbrica localizada

en Cork.

El hotel tena gran capacidad para albergar a todos los

participantes.

El servicio brindado por el staff del hotel fue de alta calidad.

Excelente programacin de entretenimiento ofrecida por el

hotel.

World Travel Market, Londres, una de las ferias ms importantes

de turismo del mundo. Hace ms de veinte aos que debe su xito
a:
-

Su localizacin en una de las ciudades ms atractivas y en un

pas con gran generacin de turismo emisivo y receptivo.

La reputacin del evento que ha sido creada a lo largo de los

aos.

Una feria que incluye a la mayora de los destinos y proveedores

tursticos de la industria lo que brinda a los compradores un
gran impulso para visitarla.

Marketing efectivo en los mercados metas.

Seminarios programados para los profesionales de la industria.

Sede fcilmente accesible.

Se recomienda ingresar http://www.wtmlondon.com/

38

Viaje de incentivo de Compaq en Dubai en febrero de 2000 para

35 personas.
-

El evento fue planificado por dos agencias especialistas que

trabajaron juntas (Travel Impact y Motivation Management).

Claros objetivos para el evento enfocados en promover una

mejora en la performance de las ventas y en la construccin de
relaciones con la empresa.

El destino cuenta con excelente infraestructura, no se requiere

visa y tiene excelentes conexiones areas para los participantes
del Reino Unido.

Usaron un DMC local.

El alojamiento se brind en un hotel cinco estrellas.

Amplia variedad de actividades recreativas.

En los ejemplos vistos, se puede destacar que existen ciertos factores

comunes que contribuyen al xito en la organizacin de eventos de turismo
de negocios. Entre ellos se puede destacar:

Adecuada planeacin que incluye visitas de inspeccin en los

destinos y sedes.

Utilizar servicios que han sido experimentados con anterioridad.

Planear programas que claramente reflejan los objetivos del

evento.

El uso de la imaginacin en la programacin de los eventos y el

empleo del elemento sorpresa.

La provisin de alojamientos, comida y bebida de excelente calidad.

Asegurarse que los destinos y sedes son fciles de acceder para los
participantes del evento.

Como se destac en otras oportunidades, con frecuencia los organizadores

deben producir eventos que son en realidad un conjunto de eventos al
mismo tiempo. En otras palabras, ellos deben combinar conferencias con
exhibiciones, convenciones de ventas con viajes de incentivos o viajes de

39

incentivo con cursos de entrenamiento. Cada evento requiere una

cuidadosa gestin y organizacin para distinguir la diferencia entre los
objetivos de cada tipo de evento.

40

Bibliografa Lectura 4
Captulos: 11 & 12
Swarbrooke, John & Horner, Susan (2002), Business Travel and Tourism,
Oxford: Editorial Butterworh Heinemann.

Captulos: 1, 2, 3, 7, 10 & 12
Buenda, Juan Manuel (1991), Organizacin de reuniones: convenciones,
congresos, seminarios, Mxico: Editorial Trillas.

Captulo: 3
Tonatiuth Cravioto Magalln (1991), Organizacin de congresos y
convenciones, Mxico: Editorial Trillas.

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