Pe Ec2 747 Leer Tesis de Compra

UNIVERSIDAD PANAMERICANA
Facultad de Ciencias Econmicas

Licenciatura en Contadura Pblica y Auditoria
Implementacin de un Manual de Procedimientos de Compra en la empresa

ABC Impresiones, S.A.
Prctica Empresarial Dirigida PED
Annabella Petronila Morales Tzaj
Guatemala, Mayo de 2011
Implementacin de un Manual de Procedimientos de Compra en la empresa

ABC Impresiones, S.A.
Prctica Empresarial Dirigida PED
Annabella Petronila Morales Tzaj
Licenciado Manuel Sifredo Arrazola Aguilar, Asesor
Licenciada Dina Noem Prez Meja, Revisora
Guatemala, Mayo del 2011
Autoridades de la Universidad Panamericana
M.Th. Mynor Augusto Herrera Lemus

Rector
M.Sc. Alba Araceli Rodrguez Bracamontes de Gonzlez

Vicerrectora Acadmica y Secretaria General
Arq. Vicky Sicajol Caldern

Directora de Registro y Control Acadmico
Autoridades de la Facultad de Ciencias Econmicas
Licenciado Csar Augusto Custodio Cbar

Decano
Licenciada Miriam Lucrecia Cardoza Bermdez

Coordinadora
Licenciada Sucely de Len Piedrasanta

Asistente de Decanatura
Tribunal que practic el examen general de la

Prctica Empresarial Dirigida PED-
Lic. Julio Antonio Cantoral Lpez

Examinador
Lic. Luis Fernando Ajanel Coshaj

Examinador
Lic. Hugo Armando Perla Mndez

Examinador
Licenciado Manuel S Arrazola

Asesor
Licenciada Dina Noem Prez Meja

Revisora
ACTO QUE DIDICO
A DIOS: Por darme vida, sabidura y el perdn a travs de Jesucristo, a ti oh Dios te debo todo lo
que soy, a ti te ofrezco mi graduacin y mi vida.
A MIS PADRES: Gracias con todo mi corazn por su ejemplo de esmero y esfuerzo para
alcanzar lo que se quiere en la vida.
A MIS ABUELOS: Quienes ya nacieron a la vida eterna, a su memoria dedico este acto, gracias
por su amor, cario, y consejos que me brindaron; siempre vivirn en mi corazn.
A MIS HERMANOS: Gracias por su amor, cario, consejos y apoyo, ya que sin su ayuda no
hubiera sido posible este acto.
A MI CUADA: Gracias por el cario brindado a mi familia, sobre todo el amor hacia mi
hermano fruto del cual existen unas joyas preciosas mis sobrinos.
A MIS SOBRINOS: Por su ternura ensendome as a valorar las cosas pequeas de la vida y
esperando ser un buen ejemplo en sus vidas.
A MIS FAMILIARES: A mis tos y tas que me acompaan y a los que ya partieron a la
presencia de Dios (Q.E.P.D), a mis primos, y a la familia de mi cuada que ya es parte de mi
familia Gracias por todo su cario.
A MIS AMIGOS: Que he conocido durante las diferentes etapas de mi vida ensendome el
valor de la amistad, a los cuales no es necesario mencionar sus nombres pues ya se saben
aludidos pues he compartido con ellos parte de este esfuerzo y logro a la vez.
AGRADECIMIENTO
A MI ASESOR Y REVISOR
Por su valiosa conduccin en la elaboracin de esta tesis.
A LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS

Por haberme permitido formarme dentro de sus aulas, desde la educacin primaria hasta la
educacin superior.
A MIS MAESTROS
A los que por vocacin realizan su trabajo con amor y dedicacin; mi especial agradecimiento
por haber contribuido en mi aprendizaje.
A USTED
Gracias por su asistencia.
CONTENIDO
Resumen ........................................................................................................................................... i
Introduccin ..................................................................................................................................... ii
Captulo 1 ........................................................................................................................................ 1
1.1 Antecedentes............................................................................................................................. 1
1.1.1 Situacin actual................................................................................................................... 1
1.1.2 Control interno.................................................................................................................... 1
1.1.3 Informacin financiera y contable ...................................................................................... 2
1.1.4 Datos del personal .............................................................................................................. 2
1.1.5 Aspectos de organizacin ................................................................................................... 2
1.1.5.1 Visin .......................................................................................................................... 2
1.1.5.2 Misin .......................................................................................................................... 2
1.1.6 Estructura organizacional ................................................................................................... 3
Organigrama ............................................................................................................................ 4
1.1.7 Marco legal ......................................................................................................................... 5
1.2 Marco terico............................................................................................................................ 5
1.2.1 Definicin de procedimientos............................................................................................. 5
1.2.1.1 Importancia De Los Procedimientos ........................................................................... 6
1.2.1.2 Caractersticas de los procedimientos ......................................................................... 6
1.2.1.3 Beneficios de los procedimientos ............................................................................... 6
1.2.2 Definicin del departamento de compras ........................................................................... 7
1.2.2.1 Fijacin de precios ....................................................................................................... 7
1.2.2.2 Requisicin de compra ................................................................................................ 7
1.2.2.3 Funciones del departamento de compras ..................................................................... 8
1.2.2.4 Etapas de la decisin de compras ............................................................................... 8
1.2.2.5 Tcnicas para realizar las compras .............................................................................. 9
1.2.2.6 Relaciones con el proveedor ...................................................................................... 10
1.2.2.7 Calidad de las compras .............................................................................................. 10
1.2.3 Definicin de manual........................................................................................................ 11
1.2.3.1 Objetivos de los manuales ......................................................................................... 11
1.2.3.2 Tipos de manuales ..................................................................................................... 11
1.2.3.3 caractersticas de los manuales: ................................................................................. 12
1.2.3.3.1 Por su contenido ............................................................................................... 12
1.2.3.3.2 Por funcin especfica .............................................................................. 12

1.2.3.4 Ventajas de los manuales........................................................................................... 13
1.3 Planteamiento del problema .................................................................................................... 13
1.3.1 Justificacin ...................................................................................................................... 14
1.3.2 Pregunta de la investigacin ............................................................................................. 15
1.3.3 Objetivo general ............................................................................................................... 15
1.3.4. Objetivos especficos ....................................................................................................... 15
1.3.5 Alcances ........................................................................................................................... 15
1.3.6 Lmites .............................................................................................................................. 16
Captulo 2 ...................................................................................................................................... 17
2.1 Metodologa ............................................................................................................................. 17
2.1.1 Tipo de investigacin ....................................................................................................... 17
2.1.2 Sujetos de la investigacin ............................................................................................... 17
2.1.3 Instrumentos ..................................................................................................................... 17
2.1.4. Diseo de la investigacin ............................................................................................... 18
2.1.5. Aporte esperado ............................................................................................................... 19
Captulo 3 ...................................................................................................................................... 21
3.1 Resultados y anlisis de la investigacin................................................................................. 21
3.1.1 Procedimientos ................................................................................................................. 21
3.1.2 Resultados de hallazgos encontrados ............................................................................... 21
3.1.2.1 Hallazgos en la revisin financiera:........................................................................... 22
3.1.2.2 Hallazgos en la revisin administrativa: .................................................................... 26
3.1.2.3 Hallazgos en la revisin de produccin: .................................................................... 27
3.1.2.4 Hallazgos en la revisin de ventas:............................................................................ 28
3.1.2.5 Hallazgos en la revisin del rea fiscal..28
3.1.3 Presentacin de resultado del FODA.....29
3.1.4 Informacin financiera...32
Captulo 4....38
4.1 Propuesta de mejora y viabilidad del proyecto.........................38
4.2 Costos implcitos .....41
4.3 Costo estimado de prdida42
Conclusiones................................................................................................................................. .59
Recomendaciones ......................................................................................................................... .59
Fuentes de Consulta ....................................................................................................................... 60
Cronograma de trabajo .................................................................................................................. 61

ANEXOS ....................................................................................................................................... 62
Resumen
El presente informe contiene los resultados
de la evaluacin realizada a la empresa ABC
Impresiones, S.A., como parte de los resultados de la investigacin se determin que uno de los
puntos dbiles identificados es que no existen los adecuados controles internos que garanticen la
transparencia en la adquisicin de materia prima, insumos, activos fijos y servicios por la
ausencia del departamento, por lo que no existe ninguna persona responsable para realizar los
pedidos. El rea es muy delicada, ya que es susceptible a los manejos, donde puede existir la
sobre valoracin de los insumos que se adquieren.
Atendiendo a lo anterior, el presente informe pretende crear los procedimientos adecuados para
realizar las solicitudes de bienes necesarios as como de servicios solicitados en los diferentes
departamentos para que la persona que lo realice pueda actuar de manera uniforme.
Despus de realizar el anlisis a la empresa, a travs de los diferentes mtodos de evaluacin, se

determin que es necesario implementar un manual de procedimientos de compra de materia
prima, insumos, activos fijos y servicios.
La presente investigacin persigue que la empresa cuente con las herramientas adecuadas para
aplicar y lograr una mejora significativa tanto de la distribucin y almacenamiento de las
compras de materia prima, insumos, activos fijos y servicios as como reduccin de costos siendo
estas las principales funciones del departamento de compras.
Por lo mencionado anteriormente, se dise un manual de procedimientos de compra a la

empresa ABC Impresiones, S.A.
Introduccin
En la actualidad el mercado es muy competitivo en el mbito empresarial, es por eso que el
Contador Pblico y Auditor debe ser ms dinmico en la participacin del desarrollo de la
empresa, ya que juega un papel importante en la implementacin de sistemas de control que
ayuden a mejorar y optimizar los recursos de la compaa.
Al conocer las instalaciones y la manera en que se desempean las funciones administrativas

dentro de la empresa ABC Impresiones, S.A., se observ que no cuenta con un sistema de control
interno establecido para la adquisicin de materia prima, insumos, activos fijos y servicios
careciendo de procedimientos y formatos establecidos.
Es de suma importancia la existencia de un sistema de control interno dentro de la estructura

administrativa contable, para efectos de esta investigacin se enfoc el rea de compras debido a
que es un rea susceptible de fraudes o falta de eficiencia y eficacia por su naturaleza operativa.
Los procedimientos son de gran aplicacin en los trabajos que se repiten de manera que facilitan
la aplicacin continua, sistemtica y representan la forma ordenada de proceder a realizar los
trabajos en cualquier departamento.
El presente informe consta de cuatro captulos distribuidos en la siguiente forma:
El captulo 1 presenta aspectos generales, los cuales contienen informacin relacionada con los
antecedentes de la empresa, su estructura organizacional, el marco terico, planteamiento del
problema, objetivos, alcances y lmites.
En el captulo 2 se incluye la metodologa utilizada para recolectar la informacin as como los

tipos de investigacin, los sujetos de la investigacin y los instrumentos utilizados el diseo de la
investigacin y el aporte esperado.
ii
En el captulo 3 se presentan los resultados de anlisis e investigacin de las diferentes reas de la

empresa; rea financiera, administrativa, produccin y ventas.
En el captulo 4 se encuentra la propuesta de mejora y viabilidad del proyecto con el objeto de

minimizar los riesgos de operacin y procedimientos
en el departamento, se propone la
implementacin de un manual en la empresa.
Por ltimo se presentan las conclusiones, recomendaciones, fuentes de consulta y anexos que se
utilizaron, para que el lector pueda ampliar sus conocimientos.
iii
Captulo 1
1.1 Antecedentes
La empresa ABC Impresiones, Sociedad Annima es una empresa legalmente constituida en la
repblica de Guatemala iniciando sus operaciones en el ao del 2003, a partir de esa fecha ha
tenido un constante crecimiento en beneficio tanto de los trabajadores como de sus clientes. Se
encuentra inscrita en el rgimen especial del decreto 29-89 Ley de fomento y desarrollo de la
actividad exportadora y de maquila
Se dedica a la elaboracin de etiquetas autoadhesivas que vende localmente, y adems realiza

exportaciones a los pases de Honduras y El Salvador; elaborando productos con los ms altos
estndares de calidad, cuenta con tecnologa avanzada y materia prima de calidad y procesos
diseados para asegurar la ptima calidad de sus productos.
1.1.1 Situacin actual

El capital autorizado es equivalente a diez mil quetzales (Q. 10,000.00) representado y dividido
en veinte (20) acciones nominativas o al portador, con valor de quinientos quetzales (Q.500.00)
cada una; en la fecha de su constitucin se suscribe y paga diez (10) acciones equivalente a cinco
mil quetzales (Q. 5,000.00), siendo su capital inicial, representado por diez (10) acciones al
portador.
1.1.2 Control interno

La empresa cuenta con controles internos en las diferentes reas, para que la informacin se
realice en forma oportuna, as como tambin en la produccin para que sta se realice en forma
eficiente.
1.1.3 Informacin financiera y contable

Se lleva contabilidad completa realizando estados financieros en forma mensual, as como
registro de cuentas por cobrar y por pagar, adems se llevan integraciones contables y libro
auxiliar que permiten integrar la informacin que servir para la elaboracin de los estados
financieros.
Adems cumple con sus obligaciones tributarias efectuando los pagos respectivos de impuestos a
los cuales esta afecta.
1.1.4 Datos del personal

La empresa tiene personal laborando en forma indefinida aunque no cuenta con contratos. La
empresa cumple con las dems obligaciones patronales, dando un trato justo a los empleados y
motivndolos a ser excelentes trabajadores dndoles las prestaciones establecidas por la ley, y
cuenta con un total de veinticinco empleados.
1.1.5 Aspectos de organizacin

Su filosofa es la de ser una empresa comprometida con el logro de calidad total, es decir que
busca siempre lo mejor y lo ms avanzado, no solo en el aspecto tecnolgico sino tambin en lo
que se refiere a la satisfaccin de sus clientes y al bienestar de su personal. Para esto se busca la
excelencia en sus servicios, contando con la tecnologa ms avanzada y con recurso humano bien
seleccionado, capacitado y motivado logrando as satisfacer a sus clientes.
1.1.5.1 Visin
Mantener el ms alto nivel de calidad y el compromiso de estar a la vanguardia de la industria,
sirviendo con esmero y dedicacin a los clientes.
1.1.5.2 Misin
Renovacin contina mantenindonos a la par con los adelantos tecnolgicos de impresiones
modernas, contando con personal debidamente capacitado para cumplir con las expectativas de
los clientes, buscando la excelencia para ser la mejor alternativa en la impresin de etiquetas
autoadhesivas.
1.1.6 Estructura organizacional

Cuenta con una estructura organizacional definida, pero de acuerdo a su funcionamiento, el
organigrama se puede definir en funcin del ordenamiento jerrquico que especifica la funcin
que cada uno de sus colaboradores debe ejecutar en la organizacin. Las reas de actividad,
conocidas como reas de responsabilidad, departamentos o divisiones, estn en relacin directa
con las funciones bsicas que realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos.
La Empresa est organizada de la siguiente forma:

a. Junta directiva.
b. Presidente.
c. Gerente general.
d. Compras.
e. Gerente de operaciones
f. Administracin contable
Auxiliar 1 contabilidad
Auxiliar 2 costos
Auxiliar 3 auxiliar
g. Planificacin
h. Jefe de planta
Operarios
i. Asistente de gerencia
ORGANIGRAMA EMPRESA ABC IMPRESIONES, S.A.
JUNTA DIRECTIVA
PRESIDENTE
GERENTE GENERAL
GERENTE DE
OPERACIONES
ADMON.
CONTABLE
aux. 1
aux. 2
Contabilidad
E. Costos
JEFE DE
PLANTA
PLANIFICA
CIN
ASISTENTE
GERENCIA
aux. 3
Operarios
Operarios
I Auxiliar
Da
Noche
Fuente: Proporcionado por ejecutivos de la empresa.
1.1.7 Marco legal

Se encuentra inscrita en el Registro Mercantil y en la Superintendencia de Administracin
Tributaria, cumple con las leyes vigentes, est afecta a las siguientes leyes y reglamentos:
1. Impuesto Sobre la Renta. (ISR) Decreto del Congreso de la Repblica de Guatemala
No. 26-92 y su reglamento Acuerdo Gubernativo Nmero 206-2004.
2. Impuesto al Valor Agregado (IVA) Decreto del Congreso de la Repblica de Guatemala
No. 27-92 y su reglamento Acuerdo Gubernativo Numero 424-2006.
3. Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para Protocolos.
Decreto del Congreso de la Repblica de Guatemala No.37-92 y su reglamento Acuerdo
Gubernativo Nmero 737-92.
4. Impuesto Sobre Productos Financieros. Decreto del Congreso de la Repblica de
Guatemala No.26-95.
5. Cdigo Tributario. Decreto del Congreso de la Repblica de Guatemala No. 6-91.
6. Cdigo de Comercio. Decreto del Congreso de la Repblica de Guatemala No.2-70.
7. Cdigo de Trabajo. Decreto del Congreso de la Repblica de Guatemala No. 1441 y sus
modificaciones.
8. Impuesto de Solidaridad. Decreto del Congreso de la Repblica de Guatemala No. 732008
9. Ley de fomento y desarrollo de la actividad exportadora y de maquila Decreto del
Congreso de la Repblica de Guatemala No. 29-89
1.2 Marco terico

1.2.1 Definicin de procedimientos
Son los planes para establecer un mtodo habitual de manejar actividades futuras, detallan la
forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse. Consiste en describir
detalladamente cada una de las actividades a seguir en proceso por medio del cual se garantiza la
disminucin de errores.
El principal objetivo de los procedimientos es obtener la mejor forma de llevar a cabo una
actividad,
considerando
los
factores
del
tiempo,
esfuerzo
dinero.(Proceso
de
Compra:http://sistemas.itlp.edu.mx/tutoriales/mercadotecnia1/t43.htm)
1.2.1.1 Importancia de los Procedimientos

Lo importante es que los procedimientos existen y representan la empresa, y sirven de gua para
realizar los trabajos en cualquier departamento de la misma, de forma ordenada, para su mejor
funcin en cuanto a las actividades dentro de la organizacin. (Como implementar un sistema de
gestin de calidad en su empresa Compras:
http://www.monografias.com/trabajos23/gestion-
compras/gestion-compras.shtml)
1.2.1.2 Caractersticas de los procedimientos

Entre las caractersticas de los procedimientos se puede mencionar las siguientes:
No son de aplicacin general, sino que va a depender de cada situacin en particular.
Son de gran beneficio en los trabajos que se repiten, de manera que facilitan su ejecucin
continua y sistemtica.
Son flexibles y elsticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.
1.2.1.3 Beneficios de los procedimientos

Entre los beneficios de los procedimientos se pueden mencionar los siguientes:
Aumento del rendimiento laboral.
Permite adaptar las mejores soluciones a los problemas.
Contribuyen a llevar una buena coordinacin y orden en las actividades de la
organizacin.( Compras Otros conceptos y herramientas de contabilidad y finanzas:
http://www.gestiopolis.com/canales6/fin/compras-manejo-y-conceptos.htm)
1.2.2 Definicin del departamento de compras

Es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y
calidad requerida a un precio adecuado. Existen diversas razones por las que adquiere
importancia dentro de la organizacin entre ellos se puede mencionar:
La participacin en la obtencin de utilidades y este es el objetivo primordial de toda empresa,
por lo tanto el comercio es uno de los actos que ayudan a generar sta medida, que se realice una
buena compra, porque los costos repercuten directamente en el precio de venta del producto
final, si estos son bajos se podr ofrecer un precio de mercado competitivo y como consecuencia
se obtendr un margen de utilidad mayor.
1.2.2.1 Fijacin de precios

Algunos proveedores sostienen el precio slo por un tiempo determinado, debido a que las
materias primas pueden ser de importacin, por lo cual debe haber ajuste inmediato en el mismo
de acuerdo al deslizamiento del quetzal contra el dlar, por esta razn el comprador debe estar
informado de la situacin cambiaria de momento con el objeto de garantizar que el valor
cotizado sea respetado.
1.2.2.2 Requisicin de compra

Por medio de la requisicin de compras se realizan las adquisiciones de materiales, es
recomendable que se describan los materiales requeridos, y que se realicen con toda claridad
posible y en forma minuciosa para evitar confusiones al momento de solicitar las cotizaciones
con los proveedores.
Los elementos bsicos que deben contener las requisiciones son las siguientes:
9 Nombre de la persona que solicita el bien o servicio
9 Departamento que lo solicita
9 Si fuera sucursal el nombre o nmero de la dependencia que solicita
9 Fecha en que se realiza la requisicin
9 Nmero de pedido
9 Cantidad requerida
9 Descripcin clara y exacta de lo solicitado

9 Cdigo en caso de que exista catlogo
9 Partida
9 Unidad de medida
9 Nombre y firma de la persona que formul la solicitud y el visto bueno del departamento
correspondiente
1.2.2.3 Funciones del departamento de compras

Adquisiciones: Accin que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo necesarios para
el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos:
precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las
mercancas es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados y por ltimo
aceptarlas.
Guarda y almacenaje: Es el proceso de recepcin, clasificacin, inventario y control de las

mercancas de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas)
Proveer a las dems reas: Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de
todos los materiales necesarios, es obligacin proveer a las dems reas tomando en cuenta la
clase, cantidad y dimensin de las mismas.
1.2.2.4 Etapas de la decisin de compras

Las principales etapas del proceso de decisin de compras son las siguientes:
Reconocimiento de la necesidad: El proceso de compra comienza cuando el comprador

reconoce la necesidad de adquirir un producto o servicio a partir de reconocer una diferencia
entre el estado deseado y el estado real existente. Esta necesidad puede surgir por impulsos
externos o internos.
Bsqueda de informacin: En esta etapa el comprador debe recopilar toda la informacin

que considera necesaria para fundamentar sus anlisis y la toma de decisiones. Esta informacin
est relacionada con la definicin de los proveedores posibles, informacin sobre los parmetros
de las ofertas de cada proveedor, las caractersticas y exigencias de los consumidores de la
empresa, objeto de aprovisionamiento y otras relacionadas con el mercado y la empresa.
Formacin de alternativas: A partir de la informacin recopilada el comprador determinar

las opciones de compra ante las que se enfrenta, caracterizando a cada una de las mismas con
aquellos parmetros relevantes.
Evaluacin de alternativas: El comprador en cada compra determina cules son los

principales criterios de seleccin. A partir de esta definicin se evala de acuerdo a dichos
criterios cada alternativa y sobre la base de la ponderacin de los distintos criterios se llega a una
evaluacin integral de cada opcin para llegar a seleccionar la que es ms conveniente para la
empresa.
Decisin de compra: Considerando la evaluacin anterior y el esquema de fuerzas de los

actores de la adquisicin se llega a la decisin de compra que contempla un conjunto de
parmetros tales como: el proveedor, la cantidad a adquirir, el valor, forma de pago, sujeto de la
transportacin, lugar, fecha, caractersticas del producto.
Ejecucin de la compra: Esta etapa comprende el conjunto de acciones para ejecutar la

decisin tomada anteriormente. Adems tiene una gran importancia ya que en la misma es que se
logra la materializacin, y requiere de una atencin esmerada para ejecutar la compra ajustndose
a los parmetros que conforman la decisin.
1.2.2.5 Tcnicas para realizar las compras

Una vez tomada la decisin se pueden utilizar diversas tcnicas para realizarlas:
Pedidos abiertos: es un contrato de compra de ciertos artculos del proveedor. No es una

autorizacin para enviar algo. El suministro slo se hace a partir de la recepcin de un documento
acordado, que puede ser una peticin de suministro o un lanzamiento de suministro.
Pedidos electrnicos y transferencia de fondos: las rdenes electrnicas y las

transferencias de fondos reducen las transacciones en papel. Los pedidos electrnicos no slo
pueden reducir el papeleo, sino que tambin acelera el plazo de adquisicin.
El intercambio electrnico de datos (EDI) es un formato estndar de transferencia, para la
comunicacin informatizada entre las organizaciones. Por ejemplo, con EDI los datos para un
pedido, fecha de entrega, cantidad, nmero de partes, nmero del pedido de compra, direccin
estn incluidos en el formato estndar EDI.
1.2.2.6 Relaciones con el proveedor

Una buena relacin con el proveedor es aquella en la que ste est comprometido a ayudar al
comprador a mejorar su producto y ganar pedidos. Los proveedores pueden ser una fuente de
ideas sobre nueva tecnologa, materiales y procesos. Las compras son un modo de transmitir esta
informacin a la gente apropiada en la organizacin.
Adems, las buenas relaciones incluyen aquellas en las que el comprador est comprometido a
mantener informado al proveedor de posibles cambios en el producto y en el programa de
produccin.
La funcin de compras y los proveedores deben desarrollar relaciones mutuamente ventajosas.
1.2.2.7 Calidad de las compras

La empresa debe asegurar que el producto adquirido cumple los requisitos especificados, ya que
de la idoneidad de las materias primas y materiales adquiridos depender el efecto de estos en la
posterior realizacin del producto o en el producto/servicio final. Para lograr que la adquisicin
cumpla con su objetivo de forma efectiva debe elaborarse un procedimiento, el cual tiene por
objeto definir el alcance de las funciones a realizar por el departamento encargado y establecer
10
las lneas bsicas para coordinar estas funciones frente a los proveedores y ante otros
departamentos de la organizacin.
1.2.3 Definicin de manual

Documento elaborado sistemticamente en el cual se indican las actividades a ser cumplidas por
los miembros de una organizacin y la forma en que las mismas debern ser realizadas, ya sea
conjunta o separadamente. Es una expresin formal de todas las informaciones e instrucciones
necesarias para operar en un determinado sector; gua que permite encaminar en la direccin
adecuada los esfuerzos del personal operativo.
1.2.3.1 Objetivos de los manuales

Entre los objetos de los manuales se pueden mencionar:
Presentar una visin integral de cmo opera la organizacin.
Precisar la secuencia lgica de las actividades de cada procedimiento.
Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa.
Precisar funciones, actividades y responsabilidades para un rea especfica.
Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos de la empresa.
1.2.3.2 Tipos de manuales

Manual de organizacin: Describe la organizacin formal, mencionado para cada puesto de
trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.
Manual de polticas: Contiene los principios bsicos que regirn el accionar de los ejecutivos
en la toma de decisiones.
Manual de procedimientos y normas: Describe en detalle las operaciones que integran

los procedimientos las normas a cumplir por los miembros de la organizacin compatibles con
dicho procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecucin.
11
Manual del especialista: Contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a

determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la
actuacin de los empleados que cumplen iguales funciones.
Manual del empleado: Contiene aquella informacin que resulta de inters para los
empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relacin con la misma, y
que se les entrega en el momento de la incorporacin. Dichos temas se refieren a objetivos de la
empresa, actividades que desarrolla, plan de incentivacin y programacin de carrera de
empleados, derechos y obligaciones, etc.
Manual de propsito mltiple: Reemplaza total o parcialmente a los mencionados

anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensin de la empresa o el volumen de
actividades no justifique su confeccin y mantenimiento.
1.2.3.3 caractersticas de los manuales:

1.2.3.3.1 Por su contenido
Manual de historia del organismo
Manual de organizacin
Manual de polticas
Manual de procedimientos
Manual de contenido mltiple
Manual de adiestramiento o instructivo
Manual tcnico
1.2.3.3.2 Por funcin especfica
Manual de produccin
Manual de compras
Manual de ventas
12
Manual de finanzas
Manual de contabilidad
Manual de crdito y cobranza
Manual de personal
Manuales generales
1.2.3.4 Ventajas de los manuales

Entre las principales ventajas de los manuales se encuentran las siguientes:
Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una
organizacin.
La gestin administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a
improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento.
Clarifican la accin a seguir o la responsabilidad de asumir en aquellas situaciones en las
que pueden surgir dudas respecto a que debe actuar o a que nivel alcanza la decisin o
ejecucin.
Mantiene la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin administrativa y evitan
la formulacin de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.
Sirven para ayudar a que la organizacin se aproxime al cumplimiento de las condiciones
que configuran un sistema.
Son un elemento cuyo contenido ha mejorado con el transcurso del tiempo.
Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas.
1.3 Planteamiento del problema

De acuerdo al diagnstico integral realizado a la empresa ABC impresiones, S.A. se
determinaron varios problemas que actualmente presenta la misma. Una de las reas crtica
encontradas fue la falta de control en la adquisicin de suministros y servicios. Actualmente las
solicitudes de compras las realiza la asistente de gerencia y los proveedores los selecciona el
asistente de gerencia, el jefe de planta o el gerente de operaciones; es decir que no hay una
13
persona responsable de llevar un control sobre los pedidos y no existen cotizaciones de compras;
As mismo, la recepcin de la mercadera comprada la realizan los empleados del rea de
produccin los cuales no tienen el conocimiento del pedido que se realiz, nicamente firman la
factura que hace constar que recibieron el producto, lo que impide llevar un correcto control de lo
que se compra.
Estas deficiencias en esta rea, se debe a que no existe un manual de funciones para cada puesto
debidamente detallado, por lo que personas encargadas de otras reas realizan la tarea. Si
existiera un proceso o departamento especfico de compras estos controles se llevaran mejor. El
problema a abordar en esta prctica empresarial dirigida es Implementacin de un manual de
procedimientos de Compra en la empresa ABC Impresiones, S.A., considerando que de esta
manera se har un aporte significativo a la misma.
El no contar con un procedimiento ni departamento de compras dentro de la empresa genera que

no se tengan controles internos adecuados en la realizacin de sus compras.
1.3.1 Justificacin
La empresa ABC Impresiones, S.A. es una empresa con un crecimiento oportuno a nivel nacional
e internacional, sus controles de ventas y produccin son competitivos y sus resultados benefician
tanto a los ejecutivos como a los empleados; sin embargo, el procedimiento de compras efectivo
ayudara a tener un mejor control interno en esta rea, reduciendo costos si se contara con una
lista de proveedores eficientes, manuales y solicitudes de requisiciones oportunas para los otros
departamentos.
El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el

momento debido, con la cantidad y calidad requerida a un precio adecuado.
Actualmente el proceso de compras lo realiza la gerencia, y considerando que el proceso de

compra lleva un tiempo considerable de anlisis y comparacin de precios y productos, se
considera oportuno poder brindar a la empresa la implementacin de un sistema de compras
14
efectivo y eficiente, para que los resultados de la misma sigan aumentando para beneficio de ella
y sus empleados.
1.3.2 Pregunta de la investigacin

Cules son los procedimientos adecuados que deben implementarse para fortalecer el
control interno en el rea de compras de la empresa ABC Impresiones, S.A.?
1.3.3 Objetivo general

Implementar un manual de procedimientos de compra efectivo y eficiente, para que pueda ser
utilizado por la empresa y apoye a sus procesos de adquisicin de materia prima, insumos,
activos fijos o servicios solicitados por los diferentes departamentos de la entidad.
1.3.4. Objetivos especficos

Dar a conocer la importancia de los procedimientos para la realizacin de las compras.
Elaborar un esquema para estructurar los procesos de comprar necesarios y eficaces.
Elaborar un manual de compras donde se describan las atribuciones del encargado de
compras as como los procedimientos de controles internos a aplicar.
1.3.5 Alcances
Lo que se pretende con este prctica es implementar procedimientos de compras, implementando
un mtodo eficaz y prctico para que sus utilidades vean el resultado en el costo y calidad de la
mercadera que adquiere, debido a que es un nuevo sistema que se implementa; se presentar un
manual para que una persona encargada lo lleve a cabo para realizar las adquisiciones necesarias.
As mismo se elaborar un esquema donde de manera sencilla se expliquen los pasos
indispensables para realizar las solicitudes de adquisicin de materia prima, insumos, activos
fijos o servicios de manera eficiente.
15
1.3.6 Lmites
A solicitud del gerente general de la empresa no se da a conocer el nombre real de la misma. Por
el momento no es posible crear en un departamento de compras, ya que no se cuenta con la
disponibilidad financiera que implicara en costos, sin embargo con la contratacin de una
persona ms, se har ver los beneficios de esta inversin en personal a largo plazo para el futuro
de la entidad.
16
Captulo 2
2.1 Metodologa
Para llevar a cabo este proyecto se tom en cuenta el tipo de investigacin, los sujetos que
participaron en la misma y los instrumentos utilizados para recopilar la informacin para tener
una mejor visin del problema abordado.
2.1.1 Tipo de investigacin

Se utiliz la investigacin cualitativa de campo que es el tipo de investigacin que regularmente
se utiliza en ciencias sociales, con la cual se busca una mayor cooperacin de los individuos a
estudiar, formando parte de su entorno, conociendo sus necesidades y estableciendo un clima de
confianza natural, basado en el levantamiento de informacin de fuentes primarias a travs de la
diferentes tcnicas de investigacin que ayudaran para la recopilacin de la informacin
necesaria para conseguir respuestas directas as como los elementos de criterio de las personas
involucradas en sus puestos de trabajo de las reas evaluadas.
2.1.2 Sujetos de la investigacin

Para efectos de la recopilacin de la informacin se cont con el apoyo del personal clave de la
empresa, principalmente con el Administrador contable, el alumno que realiz su prctica
integrada, y con el personal involucrado en el proceso de compras.
Se llev a cabo en las instalaciones de la empresa, contando con el apoyo de los departamentos
relacionados con la realizacin de las compras.
2.1.3 Instrumentos
Los instrumentos utilizados fueron seleccionados con la finalidad de recolectar informacin de
utilidad en el proceso de investigacin, entre estos se puede mencionar entrevista, observacin,
cuestionarios, observaciones y anlisis de FODA. El proceso de recolectar informacin obedece a
la necesidad de conocer las particularidades de las actividades a las cuales se dedica la Empresa,
17
que constituyen la fuente para el diseo del plan y estrategia que se presentan, como resultado
final del trabajo de investigacin.
Entrevista: Se realiz una entrevista cualitativa no estructurada con el fin de iniciar una
relacin de confianza con los funcionarios de la empresa principalmente con las personas que
actualmente efectan el proceso de compras de la empresa obteniendo as la informacin
necesaria de la situacin actual de la empresa, requerida en los cuestionarios y las entrevistas.
Observacin: Se llev a cabo una visita de observacin general esta herramienta es de suma
importancia en la obtencin de datos reales observando en forma directa el funcionamiento de la
empresa y al personal en el momento de efectuar su trabajo, previo a determinar el problema a
abordar.
Cuestionarios: Se realiz un cuestionario estructurado, para conocer especficamente el

procedimiento que se utiliza actualmente para realizar las compras en la empresa.
Anlisis de FODA: Como parte complementaria de los resultados, se elabor un anlisis de

FODA de la empresa con la finalidad de identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades as
como las amenazas ms significativas de la misma y as poder tener un panorama claro de cul
es la situacin en la que se encuentra de acuerdo a los hallazgos tanto positivos como negativos
de las diferentes reas evaluadas.
2.1.4. Diseo de la investigacin

Con la investigacin cualitativa se crea un ambiente de confianza previo a la recopilacin de
datos, para lo cual se llev a cabo una entrevista informal dando a conocer la inquietud de poder
realizar el aporte a la empresa y a la prctica requerida, posteriormente se utilizaron los
cuestionarios como los instrumentos para recopilar la informacin necesaria, aplicando los
mismos a los encargados de los diferentes departamentos de una manera amena y cotidiana, para
18
luego realizar el anlisis de los mismos, y posteriormente plantear las recomendaciones

necesarias.
Se eligi el problema a abordar en la prctica empresarial dirigida y se estableci

Implementacin de Procedimientos de Compras, donde se considera necesario la elaboracin
de un manual de compras y un esquema estructurado de los pasos para realizar estas funciones de
manera efectiva.
2.1.5. Aporte esperado

A la empresa:
Se espera brindar un aporte eficaz a la empresa, facilitando sus procesos de compras y que su
beneficio se vea reflejado en sus utilidades y optimizacin de los recursos financieros y humanos,
as como el crear fuentes de empleo para contratar una persona con experiencia en el rea de
compras que aporte su conocimiento a la empresa y la adquisicin de las mercancas se vuelvan
una carga menos para el rea gerencial que hasta el momento ha llevado esa tarea,.
A la Universidad:
Con este aporte se promover la competitividad de la Universidad Panamericana al preparar a sus
estudiantes a dar aportes significativos a la sociedad guatemalteca, tanto para las empresas como
para los empleados, ya que al proponer nuevos mtodos siempre se abren nuevas oportunidades
de empleo y le da al futuro profesional la satisfaccin de hacer un trabajo ms all de lo lucrativo
donde su satisfaccin sea tambin en el mbito humano, motivando as a los otros estudiantes a
poner su mejor esfuerzos para realizar tareas que conlleven ms all de un contenido acadmico,
un componente humano y emprendedor que provea a la sociedad nuevas opciones y
oportunidades.
19
A Guatemala:
Con la implementacin de un Manual de Compras en la empresa mencionada, se espera alcanzar
a concientizar en las empresas en general la importancia de contar con los controles internos
adecuados, para que sus operaciones obtengan mejores resultados y beneficios de costos.
20
Captulo 3
3.1 Resultados y anlisis de la investigacin
En el presente captulo se encuentran los resultados expuestos, derivados de las pruebas y
anlisis, segn los objetivos generales y especficos que se plantearon en el captulo II , para
lo cual se utiliz la metodologa descrita en el mismo captulo.
3.1.1 Procedimientos
a) Se hizo un contacto inicial con la empresa, para obtener informacin general.
b) Se realizaron entrevistas con el personal clave de la organizacin, para determinar el rea
que presenta debilidades. As fue como se comprob que la empresa no cuenta con un
departamento de compras y existen deficiencias en dicho proceso, por lo que se opt por
evaluar cual es el procedimiento que se utiliza en la adquisicin de materia prima,
insumos, activos fijos o servicios.
c) Se realizaron entrevistas
al gerente general, gerente de operaciones, administrativo
contable y personas involucradas en el proceso.

d) Anlisis de la informacin recopilada.
e) Posterior al anlisis de la informacin, proponer las mejoras, efectuando las conclusiones
y recomendaciones necesarias para la implementacin de controles internos que ayuden
al buen manejo y control de la empresa al momento de decidir la cantidad de bienes y
servicios que se debe comprar.
3.1.2 Resultados de hallazgos encontrados

Con base a las tcnicas de investigacin aplicadas a la evaluacin integral se presentan a
continuacin los hallazgos resultantes de los estudios aplicados as como las reas crticas
identificadas.
21
3.1.2.1 Hallazgos en la revisin financiera:

Para el rea financiera se procedi a realizar cuestionarios de control interno para cada rea a
nivel general, caja y bancos, rea de compras, inventarios y produccin.
Hallazgos en la revisin general

Positivos
9 Se cuenta con una grfica de la empresa
9 Se preparan y entregan a la junta directiva de la empresa mensualmente estados
financieros y anlisis de las cuentas con notas aclaratorias
9 Se discuten los estados financieros con los Directores de la empresa, con el Consejo de
Administracin y con los Jefes de Departamentos sobre todo cuando muestran una
variacin de importancia con respecto a los estndares, a los presupuestos y a las cifras
del perodo anterior.
9 Cuenta con control presupuestal de los costos y gastos.
9 Respecto a las plizas de diario tienen explicaciones generales y se conservan junto a
ellas los comprobantes aprobados por un funcionario responsable.
9 Se sigue la poltica de obligar a todos los empleados a tomar sus vacaciones anuales y sus
trabajos son asignados a las personas empleadas en su ausencia.
9 Se utiliza catlogo de cuentas.
9 La empresa cumple con sus obligaciones fiscales dentro de los plazos establecidos por la
Superintendencia de Administracin Tributaria.
9 Est inscrita en el rgimen del decreto 29-89 Ley de fomento y desarrollo de la actividad
exportadora y de maquila.
Negativos
La empresa no cuenta con auditora interna.
No existe un manual o instructivo de contabilidad.
La contabilidad se lleva de forma externa.
22
No se ha contratado los servicios de auditora externa para revisin de los estados

financieros tanto para fines administrativos como fiscales.
No se ha solicitado devolucin de crdito fiscal ante la Superintendencia de

Administracin Tributaria, el monto asciende a Q 1,019,591.07
Hallazgos en la revisin del rea de caja y bancos

Positivos
9 La junta directiva de la empresa autoriza todas las cuentas de cheques
9 Se tiene un fondo de caja chica
9 El encargado del fondo de caja chica es independiente al encargado de cobros
9 Se limitan los fondos de efectivo a cantidades razonables de acuerdo a las necesidades de
la empresa
9 Los desembolsos de caja chica estn debidamente respaldados con sus comprobantes
9 Los comprobantes estn firmados por la persona que recibi el efectivo.
9 Los cheques emitidos por reembolso de caja chica se emiten a nombre del responsable del
fondo de caja chica
9 Los fondos de caja chica estn prohibidos para hacer efectivos cheques de funcionarios,
empleados o clientes o cualquier otra persona
9 Todas las cuentas bancarias estn autorizadas por la junta directiva
9 Estn registradas en los libros todas las cuentas bancarias que existen a nombre de la
empresa
9 Todos los cheques estn pre numerados
9 Se controlan todos los talonarios de cheques que no estn en uso de forma que se impida
su utilizacin indebida
9 Se mutilan los cheques anulados y se guardan a fin de controlar que la secuencia numrica
este completa
9 Est prohibida la firma de cheques en blanco
9 No se emiten cheques a nombre del portador
9 Los pagos se hacen nicamente contra comprobantes aprobados
23
9 Se depositan las cobranzas intactas y diariamente

9 Se realizan conciliaciones bancarias en forma regular
9 Las conciliaciones bancarias las realiza un empleado que no interviene en la preparacin,
aprobacin y firma de los cheques
9 Los cheques prefechados y otras remesas que no pueden depositarse inmediatamente se
guardan en un lugar seguro hasta su deposito
Negativos
Los fondos de efectivo no se limitan a cantidades razonables de acuerdo con las

necesidades de la empresa
Existen algunas debilidades de control en cuanto a los comprobantes que amparan el

desembolso de efectivo.
Las conciliaciones bancarias no son revisadas por un directivo responsable
Hallazgos en la revisin del rea de compras

9 No existen controles adecuados para salvaguardar que se hagan compras excesivas
9 No existen registros para la descripcin de pedidos en orden cronolgico de todas las
entradas
9 No se preparan informes de recepcin por todas las mercaderas recibidas, no hay notas de
entrega
9 Las compras no se realizan sobre base de requisiciones o solicitudes escritas
9 No existe un catalogo de proveedores
24
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Depto.Solicitante
Solicitud de
Compra
GerenteGeneral
GerentedeOperaciones
Asistente
Contabilidad
Recibe
solicitud de
compra
Realiza las
Compras
Recibe
Factura
Original
Procesa
Pago
Fuente proporcionada por la empresa
Hallazgos en la revisin del rea de inventarios

Positivos
9 Cuenta con personal adecuado para la determinacin de los costos
9 Se revisan los clculos de valuacin de inventarios
9 La revisin del clculo de inventarios la realiza un directivo importante
9 El mtodo de valuacin se sigue cada ao y la contabilidad la registra de forma integral
9 Se realizan inventarios fsicos de mercaderas en forma constante y se conservan las hojas
originales de los recuentos fsicos practicados
25
9 Se almacenan de manera ordenada y sistemtica las mercaderas en existencia

9 Se acostumbra a realizar peridicamente los registros de inventarios para determinar si las
existencias tienen poco movimiento, si son excesivas u obsoletas
9 Esta restringida la entrada a personas no autorizadas a los almacenes y reas de
almacenaje
9 Se cuenta con personal responsable de llevar el control de las cantidades de existencia del
almacn
9 Se registran las salidas de inventario haciendo referencia a las requisiciones y rdenes de
embarque despachados
9 Esta organizado el sistema de registro de tiempo de tal manera que la informacin relativa
a la distribucin del costo de mano de obra que se origine en el departamento de
produccin, se relacione con el total de la nmina
Negativos
No se cuenta con una persona responsable que lleve el control de la mercadera existente
en las bodegas de la empresa
No se realizan inventarios peridicos en la empresa
No existe procedimientos para llevar un control adecuado en el rea de inventarios
3.1.2.2 Hallazgos en la revisin administrativa:

Positivos
9 La empresa cuenta con una organizacin formalmente establecida
9 Existe un organigrama
9 Los funcionarios estn satisfechos con la organizacin actual
9 Se busca la especializacin de los empleados
9 Existe una lnea definida de autoridades desde la direccin hasta el ltimo de los niveles
9 Los jefes de los diferentes departamentos se renen peridicamente con la junta directiva
9 Existe un programa establecido para el reclutamiento y seleccin del personal
26
9 Los aspirantes llenan solicitud de empleo donde consignan sus datos personales y los
relativos a escolaridad, especializacin tcnica y experiencia laboral
9 Se verifican los datos de la solicitud y de empleos anteriores
9 Existen programas de induccin para los nuevos empleados
9 Los funcionarios asisten a cursos fuera de la empresa
Negativos
La empresa no cuenta con polticas por medio escrito solamente en forma verbal
No existen manuales de organizacin
No estn claramente definidas las funciones y responsabilidades de todos los puestos,

lneas de autoridad y niveles
La visin y misin de la empresa no estn en forma escrita el personal no las conoce
3.1.2.3 Hallazgos en la revisin de produccin:

Positivos
9 La produccin se planea con tiempo suficiente para asegurar la disponibilidad de los
materiales y de mano de obra
9 Se establecen programas de produccin que incluyan datos relativos a estndares
volmenes, calidad, tiempos, costos y otros
9 Para realizar la planeacin ms precisa se cuenta con datos de informacin histrica de
periodos de produccin
9 La empresa cuenta con maquinaria de calidad para elaborar de mejor manera el producto
para la venta
9 El personal con que cuenta la empresa esta altamente calificado para realizar su trabajo de
la mejor manera
Negativos
No se elabora presupuesto de produccin
27
No se tiene un mtodo de recuperacin para disponer de los materiales como de los

desperdicios
3.1.2.4 Hallazgos en la revisin de ventas:

Positivos
9 La empresa cuenta con manuales, instructivos, catlogos, listas de precios, muestrarios
etc.
9 Los vendedores tiene el apoyo de los supervisores de ventas y de la empresa en general
9 Se supervisa que las entregas de los productos para la venta se entreguen en el tiempo
oportuno
9 La empresa tiene establecidas las polticas de crdito
9 Los saldos de los clientes se verifican en forma semanal
Negativos
No se informa a las dems reas funcionales de la aceptacin que hubo del producto y de
las mejoras a que aspiran los clientes
No existe un rea de mercadeo y publicidad
3.1.2.5 Hallazgos en la revisin del rea fiscal:

Positivos
9 La empresa lleva al da los libros de compras, ventas, inventario, Estados financieros,
diario, mayor y auxiliar de bancos.
9 Los libros estn autorizados por la superintendencia de administracin tributaria.
9 Los asientos de los libros estn debidamente documentados
9 Estn presentados en tiempo los impuestos a los cuales esta afecta
9 Las exportaciones corresponden a un 81% del total de ventas anuales por lo que es
aceptable de acuerdo al artculo 25 de la ley del IVA.
28
9 Emite Constancia de Adquisicin de Insumos a proveedores locales por las compras de

materia prima que utiliza para la produccin que se exporta
9 Las facturas de ventas estn debidamente resguardadas y en orden correlativo, autorizadas
por la superintendencia de administracin tributaria
9 De conformidad con la ley de Fomento y Desarrollo de la Actividad Exportadora y de
Maquilas, la adquisicin de insumos locales no estar afecta al pago del Impuesto al Valor
Agregado.
9 Exoneracin total del Impuesto sobre la Renta, de las rentas que se obtengan o provengan
exclusivamente de las exportaciones. Tal exoneracin se otorgar por un perodo de diez
aos contados a partir del primer ejercicio de imposicin inmediato siguiente al de la
fecha de notificacin de la resolucin de su calificacin por el Ministerio de Economa
3.1.3 Presentacin de resultado del FODA

Despus de haber realizado la evaluacin de la empresa ABC Impresiones, Sociedad Annima,
para poder conocer el proceso y el funcionamiento de las reas objeto de estudio, con la finalidad
de detectar las causas y efectos de los problemas administrativo-financieros de la empresa, para
analizar y proponer alternativas viables de solucin que ayuden a la erradicacin de la deficiencia
de controles en el proceso de compras. El trabajo de investigacin permiti evaluar el proceso
administrativo que incluye las fases de organizacin, direccin y control, as como controles
internos de la empresa en el rea financiera detectando as las reas dbiles as como las
fortalezas de la empresa.
Primero se presenta el resultado de la informacin obtenida y posteriormente se hace el anlisis

correspondiente.
FODA, es una herramienta que permite analizar informacin de una entidad, es utilizada para
evaluar especficamente, las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. Este anlisis
representa un esfuerzo para examinar como las caractersticas particulares y el entorno en el cual
compiten influye en las estrategias que se deben plasmar en el plan de negocios para alcanzar el
xito.
29
FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
La empresa cuenta con recurso

humano capacitado para realizar su
trabajo
Cuenta con crdito fiduciario

Ampliacin de mercado por la
demanda del producto
La empresa cuenta con beneficios

fiscales por estar inscrita en el
rengln 29-89 ley de fomento y
desarrollo
de
la
Elaboracin
de
nuevos
diseos
como estrategia de mercado

Avances tecnolgicos
actividad
exportadora y de maquila
Utiliza tecnologa moderna para la
elaboracin de los productos
Cuenta con imagen y marca de
calidad
Cuenta con el apoyo financiero de
los accionista
DEBILIDADES
AMENAZAS
No se tiene con un organigrama

funcional
puestos
las
leyes
fiscales
Competencia
existente
en
el
mercado del producto
No cuenta con departamento de

contabilidad fiscal dentro de la
empresa
hay
en
vigentes del pas
Falta de manuales de descripcin de
No
Cambios
mensajero,
conserje,
seguridad y bodeguero
No existe un departamento de
compras para llevar un control de
los productos
30
Variacin en el tipo de cambio del

dlar
Con base en los cuestionarios contestados por el personal que forma parte de la empresa
ABC, Impresiones, S.A., objeto de investigacin, se estableci que sta no cuenta con manuales
de procedimientos de compras que apoyen el control interno de la empresa. Esta informacin se
transforma en evidencia suficiente y competente para hacer las propuestas necesarias en el
captulo siguiente. (Ver cuestionarios en Anexo)
31
3.1.4 Informacin financiera

A continuacin se presenta el Balance General, el Estado de Resultados y el Costo de Produccin
proporcionados por la empresa ABC Impresiones, S.A. Adems se realiz un anlisis de los
ndices financieros de los mismos.
ABC IMPRESIONES, S.A.

Balance de Situacin General
Al 31 de Diciembre 2009
Cifras Expresadas en Quetzales
ACTIVO CORRIENTE
Caja y Bancos
Otras Cuentas Por Cobrar Netas
Inventarios
Crdito Fiscal
ACTIVO NO CORRIENTE
Mobiliario y Equipo de oficina
Depreciacin Acumulada
Equipo de Computo y Software
Maquinaria y Equipo
Herramientas
Vehculos
5,579,972.77
971,380.87
2,303,000.83
1,286,000.00
1,019,591.07
5,579,972.77
3,734,982.42
26,414.77
16,065.10
98,167.68
85,874.81
5,313,001.58
2,234,355.67
733,351.39
99,871.81
1,607.15
1,392.77
40%
10,349.68
0%
12,292.87
0%
3,078,645.91
33%
633,479.58
7%
214.38
SUMA EL ACTIVO
PASIVO CORRIENTE
Proveedores del Exterior
Proveedores Locales
Prstamos Bancarios
IGSS por pagar
ISR por pagar
OTROS PASIVOS
Contingentes
PASIVO NO CORRIENTE
Prstamos Bancarios
TOTAL PASIVO
PATRIMONIO NETO
Capital Autorizado
(-) Acciones por Suscribir
Capital Pagado
Utilidades de periodos anteriores
Utilidad del Periodo
Reserva Legal
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
%
60%
10%
25%
14%
11%
9,314,955.19
100%
9,001,734.32
313,220.87
58%
38%
12%
6%
0%
1%
1%
1%
38%
38%
97%
3%
9,314,955.19
0%
1%
2%
0%
100%
5,356,912.14
3,582,273.27
1,116,602.40
553,311.36
3,941.28
100,783.83
113,806.94
113,806.94
3,531,015.24
3,531,015.24
10,000.00
5,000.00
5,000.00
72,679.31
224,325.29
11,216.26
Fuente: Departamento de contabilidad de la empresa.
32
ABC IMPRESIONES S.A.

Estado de Resultados
Periodo del 01 de Enero al 31 de Diciembre 2009
VENTAS
Ventas locales
Exportaciones
1,295,690.88
5,639,453.06
%
19%
81%
Ventas Netas
6,935,143.94
100%
Costo de Ventas
3,281,135.00
47%
Ganancia en Ventas
3,654,008.94
COSTO DE VENTAS
Inventario Inicial de Artculos Terminados
(+) Costo de Produccin
93,000.00
4,474,135.00
Artculos Disponibles
(-) Inventario Final de Artculos Disponibles
4,567,135.00
1,286,000.00
GASTOS DE OPERACIN
Gastos de Venta y Administracin
Gastos de Ventas
Sueldo de Vendedores
Comisiones
Cuota Patronal
Depreciaciones
Aguinaldo
Bono 14
Indemnizaciones
Mantenimiento y Reparacin de Vehculos
600,000.00
390,000.00
76,020.00
75,000.00
280,000.00
125,000.00
50,000.00
120,000.00
Gastos de Administracin
Sueldo de Administracin
Bonificacin Incentivo
Cuota Patronal
Depreciaciones
Papelera y tiles
Energa Elctrica, Telfono, Agua
Aguinaldo
Bono 14
Indemnizaciones
Mantenimiento y Reparacin de Vehculos
480,078.21
33,000.00
60,825.91
38,000.00
74,990.09
200,000.00
224,815.00
308,000.00
40,000.00
95,000.00
3,270,729.21
1,716,020.00
25%
9%
6%
1%
1%
4%
2%
1%
2%
1,554,709.21
22%
7%
0%
1%
1%
1%
3%
3%
4%
1%
1%
Ganancia en Operacin
OTROS GASTOS Y PRODUCTOS
Gastos Financieros
383,279.73
58,924.89
1%
754.28
0%
325,109.12
5%
58,924.89
OTROS PRODUCTOS
Ingresos no afectos
otros Ingresos
737.90
16.38
Ganancia antes de ISR
33
ABC IMPRESIONES S.A.

Estado de Costo de Produccin
Periodo del 01 de Enero al 31 de Diciembre 2009
MOVIMIENTO DE MATERIA PRIMA

Inventario Inicial
Compras de Materia
(+) Gastos sobre compras
Compras Brutas de Materia Prima
450,300.00
3,300,000.00
50,000.00
3,350,000.00
Compras Netas de Materia Prima
3,350,000.00
Mercaderas Disponibles
203,945.00
(-) Inventario Final
1,286,000.00
Materia Prima Consumida o empleada
2,267,945.00
51%
(+) Mano de Obra
594,058.00
Costo Primario
13%
2,862,003.00
64%
GASTOS DE FABRICACION
Mano de Obra Indirecta
157,505.00
Bonificacin Incentivo Fbrica
123,804.00
Cuotas Patronales Fbrica
95,223.00
Depreciacin Maquinaria
1,062,600.00
4%
3%
2%
24%
158,000.00
Energa Elctrica, Telfono, Agua

Alquiler Fbrica
4%
15,000.00
0%
Total de Cargos
1,612,132.00
COSTO DE PRODUCCION
4,474,135.00
34
36%
100%
ndice de liquidez
Liquidez es la capacidad que tiene la empresa para responder a sus obligaciones corrientes. Se
refieren al monto y a las relaciones entre el pasivo corriente y el activo corriente que, proveern
los fondos para amortizar las deudas. Su frmula es la siguiente:
Activo corriente
---------------------
5,579,972.77
=
Pasivo corriente
------------------ =
1.04
5,356,912.14
Este ndice nos muestra que por cada quetzal Q. 1.00 que tiene registrado en el pasivo corriente,
tiene Q. 1.04 centavos de quetzal en el activo corriente para pagar sus deudas. Este ndice se
considera aceptable para la entidad, pero la aceptabilidad depender de la industria en la cual
opere la Empresa, cuanto ms predecibles sean los flujos de efectivo de una compaa, ms bajo
ser el ndice de liquidez aceptable.
ndice de liquidez inmediata

Mide la capacidad de pago inmediata que se tiene para cubrir obligaciones a corto plazo. Recibe
tambin el nombre de prueba del cido. nicamente toma en cuenta las cuentas de caja y las
cuentas por cobrar y para efectos de la empresa ABC Impresiones, S.A. se toman los inventarios
debido a que por cualquier eventualidad puede venderse fcilmente o es aceptable como medio
de pago de las deudas a corto plazo.
Activo de rpida realizacin

------------------------------------Pasivo corriente
4,560,381.70
=
-------------------- = 0.85
4,356,912.14
Este ndice muestra que por cada quetzal Q. 1.00 que se debe y se tiene registrado en el pasivo
corriente, cuenta Q. 0.85 ochenta y cinco centavos de quetzal en el activo corriente de rpida
35
realizacin para pagar las deudas adquiridas. O sea que faltan 0.15 centavos para tener un punto
de equilibrio entre el activo corriente y el pasivo corriente.
ndice de endeudamiento
Mide el grado de financiamiento por parte de terceros en los activos de la Empresa, o sea el nivel
de control de los acreedores en los bienes de sta. Se le conoce con el nombre de apalancamiento
financiero, o sea mide la presentacin de los activos financiados por deuda, si el porcentaje es
mayor del 60% se est teniendo un nivel alto de financiamiento, que al final puede ser riesgoso.
Pasivo Total
-----------------
9,001,734.32
=
Activo Total
------------------- = 0.97
9,315,455.19
Este ndice nos demuestra que los acreedores tienen derecho sobre e l 97% del total de activos y
a los accionistas nicamente les corresponden el 3%. Esta Organizacin est trabajando con alto
endeudamiento y riesgo de no poder responder a sus acreedores, debido a que realiz un
prstamo bancario para adquirir una mquina para la produccin.
ndice de solidez
Nos indica cunto de los activos totales se tienen para pagar Q1.00 de pasivo total, este ndice
debe ser mayor que 1. Si en caso el ndice fuera igual a 1, significara que ya no tiene capital, y si
fuera menor que 1 estara en posicin de prdida. Por el contrario un ndice muy elevado de sta
razn implica que la
Empresa no tiene pasivos y est trabajando exclusivamente con su
patrimonio, lo cual no puede ser conveniente en algunos casos.
Activo Total
------------------Pasivo Total
9,315,435.19
=
-----------------
1.03
9,001,734.32
36
El resultado de este indicador establece que por cada quetzal de deuda se tienen Q 0.03 centavos
a favor de la Entidad lo cual indica que la empresa corre el riesgo de caer en quiebra.
Rotacin de inventarios
Indica los das requeridos para que la Empresa renueve sus inventarios en el lapso de un perodo
de tiempo, que normalmente es de un ao, para el clculo de este ndice se tom en cuenta el
inventario promedio que utiliza la empresa para el proceso de produccin de acuerdo a las
rdenes de compra del mes Q. 928,000.00
Depreciacin de Maquinaria
2,514,300.00
Costo Promedio de Inventarios
Periodo de Rotacin
Rotacin de Inventario
2.71
928,000.00
30
11.07 veces
2.71
Este ndice muestra que la rotacin del inventario es de 2.71 y el periodo de rotacin es de 30
das indicando que el inventario se rota 11 veces en el ao, tomando un promedio de 33.18 das
en rotarse.
37
Captulo 4
4.1 Propuesta de mejora y viabilidad del proyecto
Se propone establecer los procedimientos de compras mediante un formato para la adquisicin de
materia prima, suministro, activo fijo y en su caso los requerimientos de servicios, que se
solicitan para las diferentes necesidades de la entidad. Procedimiento que ser de observancia
general para todas las reas administrativas y de produccin por medio de formatos establecidos
mediante un manual de compras para poder llevar los controles internos necesarios que la
empresa necesite para funcionar efectivamente. Los manuales son por excelencia los documentos
organizativos y herramientas utilizadas para comunicar y documentar los procedimientos
contables y no contables y consiste en la organizacin lgica y ordenada de todos los
procedimientos identificados bajo el esquema de un libro actualizable.
La finalidad de los manuales es que permiten plasmar la informacin clara, sencilla y concreta, a
travs de esta herramienta se orienta y facilita el acceso de informacin a los miembros de la
organizacin, mediante cursos de accin cumpliendo estrictamente los pasos para alcanzar las
metas y objetivos obteniendo buenos resultados para la misma.
A raz de la problemtica encontrada se presenta a la empresa un manual de procedimientos de

compras para la persona encargada de las mismas adems de implementar este departamento
siendo una necesidad, y actualmente no se cuenta con cartera de proveedores, ni precios
establecidos as como no hay control de existencias de materia prima e insumos utilizados para la
produccin.
La implementacin del manual propuesto es viable por las condiciones de aceptacin de la

empresa ya que con este procedimiento de compras efectivo se tendr un mejor control interno
en esta rea, reduciendo costos si se contara con una lista de proveedores eficientes, manuales y
solicitudes de requisiciones oportunas para los otros departamentos.
38
Se propone el manual ya que no es factible en estos momentos implementar todo un

departamento de compras quien es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el
momento debido, con la cantidad y calidad requerida a un precio adecuado.
Adems al realizar el anlisis en el rea administrativa se observo que el organigrama no es

funcional por lo que en este captulo se incluye el organigrama propuesto.
39
Organigrama
JUNTA DIRECTIVA
PRESIDENTE
GERENTE GENERAL
GERENTE DE
OPERACIONES
ASISTENTE DE
GERENCIA
JEFE DE
PLANIFICACION
Compras
Bodega
JEFE DE
PRODUCCIN
Encargado
Turno Da
Encargado
Turno
Noche
JEFE ADMINISTRATIVO
CONTABLE
JEFE DE
VENTAS
Local
Exporta
ciones
Contabilidad
Fuente: Elaboracin propia.
40
Costos
Secretaria
Contadora
4.2 Costos implcitos

Para el presente proyecto ser necesaria la contratacin de una persona, la cual debe ser
capacitada en la utilizacin del manual para que se lleve a cabo la implementacin del mismo,
asimismo ser necesario equipar a la persona con las herramientas necesarias a llevar un control
adecuado. A continuacin se detalla el total de costo estimado
que se tendr en la
implementacin del manual de procedimientos de compra en la empresa.

DESCRIPCION
PRESUPUESTO
ANUAL
Contratacin de un encargado de compras
Q 30,000.00
Mobiliario y equipo para encargado de compras
3,500.00
Equipo de cmputo
5,000.00
Papelera y tiles
2,700.00
Aguinaldo
2,250.00
Bono 14
2,250.00
Vacaciones
Q 1,125.00
Indemnizacin
Total del costo estimado
Q 49,075.00
41
2,250.00
4.3 Costo estimado de prdida

El monto estimado de prdida que tiene la empresa en el proceso de compras se determin a
travs de muestras selectivas al azar de tres productos que al momento de recibirlos en la empresa
se cotejo la cantidad del producto contra lo facturado y se obtuvo los siguientes resultados:
COSTOESTIMADODEPERDIDA
Producto
Cantidad
Facturada
Cantidad
Recibida
MaterialA
1500
1400
100
29.6
2,960.00 Bobinadaada
MaterialB
5000
2500
2500
0.88
2,200.00 Faltantedematerial
MaterialC
60
57
30
96
2,880.00 Faltantedematerial
Diferencia
CostoUnitario
Totalcostoestimadodeprdida
CostoTotal
Descripcin
8,040.00
*A solicitud de la empresa, los materiales evaluados no deben ser mencionados por lo que se
les llamar para efectos de este informe: Material A, Material B y Material C.
De acuerdo a lo anterior se puede observar que en los tres productos seleccionados se tiene una
prdida que asciende a la cantidad Q. 8,040.00 si las mismas se compran mensualmente.
Proyectada a un ao la prdida sera de Q. 96,480.00.
Si se compara el costo implcito contra el costo de prdida la empresa ABC Impresiones, S.A.
estara economizando la cantidad de Q. 47,405.00 en el ao.
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Departamento:
Manual de procedimiento
Fecha de emisin
Compras
de compras de materia prima
Agosto 2010
insumos, activo fijo y servicios

1. Introduccin 2
2. Objetivos. 2
3. Importancia. 3
4. Finalidad. 3
5. Alcance 4
6. Responsable 4
7. Procedimiento de compras ............. 5
8. Formatos. 8
9.Flujograma...13
10. Contabilidad 14
11. Procedimientos contables para ejecutar el pago..15
Revisado por
Aprobado por
Firma
Firma Elaborado por:
Firma
Fecha
Fecha
Fecha
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1 Introduccin
El presente manual sirve de gua para identificar los procedimientos de compras de materia
prima, insumos, activos fijos o servicios de la empresa ABC impresiones, S.A.
El manual es el documento que registra y transmite, sin distorsiones, la informacin bsica
referente al funcionamiento de las unidades administrativas; adems facilitan la actuacin de
los elementos humanos que colaboran en la obtencin de los objetivos y el desarrollo de las
funciones.
La importancia del manual de procedimientos de compras radica en establecer los criterios
establecidos en la empresa ABC Impresiones, S.A. as como dejar plasmado cuales son los
pasos a seguir por los diferentes departamentos de la empresa a la hora de solicitar compras
de materia prima, insumos, activos fijos o servicios para el logro de los objetivos de la
empresa.
La empresa ABC Impresiones, S.A. es una empresa que valora el tiempo, calidad y servicio
los cuales se consideran a la hora de realizar una compra.
2. Objetivos
El principal objetivo de este procedimiento es el de obtener la mejor forma de llevar a cabo

las compras de materia prima, insumos, activos fijos o servicios solicitados por los diferentes
departamentos de la empresa.
Evitar el uso inadecuado de las compras de materia prima, insumos, activos fijos o servicios,
para obtener excelentes resultados en las actividades realizadas en los diferentes
departamentos.
Facilitar la induccin de empleados de nuevo ingreso o que sean promovidos al departamento
de compras
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3. Importancia
Es un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrollan en el
departamento de compras.
La gestin del departamento de compras no queda supeditada a improvisaciones o criterios
personales del funcionario actuante en cada momento.
Clarifican la accin a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que
pueden surgir dudas respecto a que debe actuar o a que nivel alcanza la decisin o ejecucin.
Mantiene la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin de compras y evitan la
formulacin de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.
Sirven para ayudar a que la empresa se aproxime al cumplimiento de las condiciones que
configuran un sistema.
Facilitan el control por parte del gerente general o de operaciones de las tareas delegadas al
encargado de compras.
4. Finalidad
La finalidad del presente manual es permitir plasmar la informacin clara, sencilla y concreta
a travs de procedimientos de compras de materia prima, insumos, activos fijos o servicios en
la empresa ABC Impresiones, S.A. que orientan y facilitan el acceso de informacin con esta
herramienta de control interno.
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5. Alcance
El presente manual comprende los procedimientos que se llevaran a cabo para la realizacin
de compras de materia prima, insumos, activos fijos o servicios solicitados por los diferentes
departamentos de la empresa ABC Impresiones, S.A. situada en la ciudad capital del
departamento de Guatemala, la misma se dedica a la elaboracin de etiquetas autoadhesivas
elaboradas con los ms altos estndares de calidad, contando para ello con tecnologa
avanzada y materia prima de calidad y procesos diseados para asegurar la optima calidad de
sus productos.
6. Responsable
El encargado de compras, es el responsable de abastecer de bienes y servicios a toda la
empresa en coordinacin con el gerente general, gerente de operaciones y el departamento
administrativo contable quienes aprueban la ejecucin del gasto.
6.1. Atribuciones del encargado de compras

1. Recibir, registrar, almacenar y analizar los requerimientos de bienes o servicios de los
diferentes departamentos que presenten su requisicin de compras.
2. Ejecutar las compras re queridas de materiales, suministros o servicios.
3. Coordinar conjuntamente con el gerente general, gerente de operaciones y rea
financiera la adquisicin de materiales, bienes o servicios solicitados.
4. Llevar un registro de proveedores de los materiales, suministros y servicios de
consumo recurrente para agilizar el proceso de cotizacin y adquisicin.
5. Llevar un control al da que demuestre el estado actualizado de las adquisiciones de
materiales, suministros y servicios.
6. Llevar un cuadro de calificacin de ofertas, para la adjudicacin de la adquisicin de
material, suministro o servicio por compra directa.
4
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7. Elaborar como mnimo tres cotizaciones y elegir la mejor opcin tanto en precio
como en calidad del material, tiempo de entrega y garanta del suministro o servicio.
8
Asegurarse de que se cumplan con los procedimientos de control interno en el rea de

compras.
Archivar de forma adecuada las cotizaciones ya sea por medio electrnico o impreso.
10 Coordinar la recepcin de bienes con el encargado de cada departamento que requiri

el material o servicio adquirido.
7. Procedimientos de compras
Para realizar la compra al proveedor seleccionado se realizan los siguientes procedimientos:
Llamar al proveedor y proporcionar la orden de compra
El proveedor recibe y ejecuta el pedido
Proveedor enva el pedido solicitado
Bodega recibe el producto solicitado, firma y sella
En bodega queda copia de factura para ingreso de producto solicitado
Llevar la factura original al departamento de contabilidad
Contabilidad emite contrasea de pago
Se emite cheque para pago
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7.1. Criterios
Los criterios a utilizar en las compras de bienes y servicios sern los siguientes:
Cumplir con el procedimiento y anlisis establecido
Debe estar incluido dentro del presupuesto
Compras extraordinarias autorizadas
Compras extraordinarias autorizadas
Compras hasta Q. 5000.00

9 La Administracin contable tiene autorizacin para hacer compras hasta Q. 5,000.00
previa cotizacin revisada por el gerente general o de operaciones.
Compras de Q. 5001.00 a Q. 20,000.00

9 Conseguir tres cotizaciones de proveedores precalificados.
9 Las cotizaciones deben ser evaluadas por el gerente general o gerente de operaciones y
luego firmar de autorizado sobre la cotizacin elegida.
9 Las ordenes de compra deben ser firmadas por lar persona que solicit la compra,
evaluadas y autorizadas por el gerente general o gerente de operaciones.
9 Despus de 1 ao deber cotizarse nuevamente el material o equipo necesitado.
9 Si los precios varan en ms de un 10%, la seleccin del proveedor ms caro debe ser
justificada por escrito. Si los precios estn dentro del 10% se puede escoger cualquiera de
los proveedores.
9 Las rdenes de compra debern de presentarse con 2 das hbiles de anticipacin para la
emisin de cheque para su pago.
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Compras mayores de Q. 20,001.00

9 Conseguir tres cotizaciones de proveedores precalificados.
9 Las cotizaciones deben ser evaluadas por el gerente general o gerente de operaciones y
luego firmar de autorizado sobre la cotizacin elegida.
9 Las rdenes de compra debern de presentarse con 6 das hbiles de anticipacin para la
emisin de cheque para su pago.
Generales
9 En el caso que se presente un evento que no ste considerado en esta poltica de compras
de bienes y servicios, deber de ser consultado al gerente general o gerente de
operaciones.
9 Cualquier modificacin a esta poltica deber de ser efectuada por el gerente general,
gerente de operaciones.
9 Los proveedores debern de obtener su calificacin como proveedores, llenar los
requisitos mnimos de calidad, servicio, precios, asuntos fiscales y legales, constituidos
como empresa comercial en el pas.
9 Cuando se requiera de compras de equipo, materiales o servicios de empresas no
registradas en el pas, estas entidades o empresas debern de ser aprobadas por la Junta
Directiva.
9 En la compra de bienes o servicios que requieran un anticipo, se emitir una orden de
compra por el monto total de la compra, debe anotar en ella el valor del anticipo y el
valor del saldo, con la fecha aproximada del desembolso. No ser necesario emitir nueva
orden de compra por saldos de rdenes de compra, nicamente se requiere fotocopia de la
orden de compra para adjuntar al pago del saldo. La suma de los valores de la orden de
compra ser igual al monto de lo facturado.
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9 Los pagos a proveedores sern tramitados conforme el procedimiento existente de pagos, y

sern realizados contra la factura respectiva.
9 Cuando se crea conveniente el Contralor podr revisar y auditar cualquier compra, sin
importar el monto.
8. Formatos
8.1. Formato de Requisicin

Toda solicitud de adquisicin de bienes y servicios deber realizarse mediante un formato de
requisicin de compras.
El departamento solicitante ser responsable de llenar la requisicin de compra, segn el
formato brindado por el departamento correspondiente, incluyendo todas las caractersticas o
especificaciones tcnicas de los bienes o servicios solicitados. Cuando se considere necesario
adquirir una marca o contratar una empresa determinada, deber incluirse la justificacin del
porque solicita dicha marca o empresa incluyendo las ventajas que representan para la empresa
la adquisicin de dicho bien o servicio.
a) Esta requisicin se entregar al encargado de compras la que ser revisada, verificando
que cumpla con lo establecido para poder darle trmite a su solicitud. Si cumple con
todos los requisitos se firma y sella una copia que se devuelve al departamento
solicitante para su archivo.
b) El departamento de compras acepta la requisicin y realiza como mnimo tres
cotizaciones de las cuales escoger la que considere llene los requisitos necesarios
tanto en precio, calidad y tiempo de entrega del producto y la trasladar al gerente
general cuando se trate de compras administrativas o gerente de operaciones si son
compras para la produccin de etiquetas para su aprobacin.
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c) El gerente realiza la revisin de la cotizacin y si considera que es ptima en gasto y

calidad para la empresa, la autoriza y la devuelve firmada y sellada al encargado de
compras para que realice el pedido. Si no autoriza la devuelve con las observaciones
que considere pertinentes para su re-cotizacin y autorizacin.
Modelo de requisicin de compras

Para facilitar y estandarizar las requisiciones de compra, se sugiere el siguiente modelo con el
fin de establecer mecanismos de control para facilitar la adquisicin de insumos o servicios
solicitados por los diferentes departamentos de la empresa que deber ser de observancia
general.
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Instructivo para llenar la requisicin de compras
1. Documento de control del departamento que requiere el pedido

2. Fecha de elaboracin de la requisicin
3. Nmero consecutivo que se asignar por el departamento de compras
4. Nombre del departamento
5. Nombre de la persona que solicita el producto
6. Si se tuviera un proveedor especifico el nombre del proveedor sugerido
7. La cantidad de producto solicitado
8. Descripcin completa de cada uno de los bienes solicitados
8.2 Orden de compra

Orden de compra se define como el formato o documento numerado que sirve de soporte
contable para la realizacin de una compra, el cul detalla los bienes y/o servicios que son
necesarios adquirir y cumplir de manera previa con todos los requisitos que establece el
procedimiento de compras de bienes y servicios
La orden de compra debe ser elaborada luego de hacer los anlisis y evaluaciones
correspondientes a las cotizaciones y condiciones de compra ofertadas. Donde se decide por
el proveedor que tenga la mejor opcin, para luego ser entregada a la persona responsable de
hacer la compra y el pago respectivo.
La orden de compra se compone de varias casillas que deben ser completadas sobre todo lo
que concierne a las firmas de autorizacin segn corresponda. Est conformada de original y
copia, la original se archiva en el voucher y la copia forma parte de un archivo aparte, donde
adems se adjuntan las cotizaciones que formaron parte del proceso de compra.
10
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Los tiempos para darle trmite a la orden de compra estn establecidos en la poltica de
compra de bienes y servicios.
Formato orden de compra
ORDEN DE COMPRA
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No. 0001
FECHA:____________________
CDIG
DESCRIPCIN ARTCULO
CANTIDAD SOLICITADA
OBSERVACIONES:
SOLICITA:
Vo.Bo.
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Contrasea de pago
CONTRASEA DE PAGO
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Proveedor: _____________________________________
Fecha de recepcin: _____________________________
Fecha de pago: _________________________________
Recibimos para trmite de pago las facturas siguientes:
Factura
Descripcin
Total
NOTA: Pagamos el da viernes, sin esta
Contrasea, no se efecta el pago.
F) _______________________________
Unidad de Contabilidad
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No. 0001
Valor

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9. Flujogramas
13
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10. Contabilidad
La contabilidad es parte primordial para reflejar el funcionamiento del rea de compras, es
por ello que se necesita tomar en cuenta los siguientes procedimientos
a) Registrar de manera adecuada el contenido de las facturas de compras:
Tener el debido cuidado para registrar en el sistema contable las compras de materia
prima, insumos, activos fijos o servicios en las cuentas correspondientes de acuerdo a
la nomenclatura contable.
Ingresar las cantidades a cuentas por pagar, generando as una obligacin de pago.
b) Realizar los ajustes necesarios para subsanar los errores que se detecten.
c) Rebajar cuando corresponda las cuentas de materia prima o insumos para reflejar un saldo
real en los estados financieros.
d) Verificar la fecha de vencimiento de los proveedores.
e) Conciliar los documentos fsicos con el listado de proveedores.
f) Verificar que los saldos de proveedores coincidan con los de las respectivas cuentas de
balance de saldos.
e) En el departamento de contabilidad se recibirn las facturas y se entregara la contrasea
respectiva a los proveedores por la compra efectuada, la misma debe llevar firma de la
persona responsable del ingreso la compra efectuada a la empresa.
f) El departamento de contabilidad ser el responsable del pago a proveedores en la fecha
estipulada y no se debe entregar ningn cheque sin la contrasea de pago respectiva.
14
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11. Procedimiento contable para ejecutar el pago

El procedimiento contable para ejecutar el pago es el siguiente:
a) Verificacin de datos del proveedor:
Nombre
Nmero de Identificacin Tributaria
Direccin
Rgimen ISR
Firma de recibido
b)Verificacin de la fecha de vencimiento, condiciones de pago y tipo de pago.

c) Ingresar los datos en el sistema contable.
d) Generar programacin de pagos y trasladarla al gerente de operaciones o gerente general
para su aprobacin.
e) Posteriormente se procede a la emisin del cheque por ningn motivo se emitirn cheques
al portador.
15
57
Conclusiones
La empresa presenta algunas debilidades como la falta de personal necesario para el

mejor funcionamiento administrativo, su organigrama no es funcional y no cuenta con
contratos de trabajo para sus empleados.
Actualmente el proceso de compras lo realiza la gerencia, y lleva un tiempo considerable

de anlisis y comparacin de precios y productos, se considera oportuno poder brindar a
la empresa la implementacin de un sistema de compras efectivo y eficiente, para que los
resultados de la misma sigan aumentando para beneficio de ella y sus empleados.
La realizacin de compras de materia prima, suministros, activos fijos o servicios de la

empresa ABC impresiones, S.A. se realiza de manera emprica, pues no existe ningn
mecanismo o procedimientos que oriente al desarrollo de las actividades de manera
efectiva.
Se ha generado prdida y fuga de materiales en vista de que no se cuenta con sistema de

control interno que determine los procedimientos de compras de materia prima,
suministros, activos fijos o servicios.
No hay ningn mecanismo o herramienta que sirva de instruccin y orientacin al

personal en la realizacin de compras de materia prima, suministros, activos fijos o
servicios, actualmente este proceso se realiza sin previas cotizaciones solicitadas a
proveedores.
La finalidad de los manuales es que permiten plasmar la informacin clara, sencilla y

concreta, a travs de esta herramienta se orienta y facilita el acceso de informacin a los
miembros de la organizacin, mediante cursos de accin cumpliendo estrictamente los
pasos para alcanzar las metas y objetivos obteniendo buenos resultados para la misma.
58
Recomendaciones
Reestructuracin del organigrama para que el mismo sea funcional y contratacin de

personal necesario para el mejor funcionamiento administrativo.
Elaboracin de contratos de trabajo para los empleados tanto a nivel operativo como
administrativo.
Contratacin de una persona que se encargue especficamente de realizar las compras

requeridas por los diferentes departamentos de la empresa.
La aplicacin del manual propuesto a la empresa ABC impresiones, S.A. para los
procedimientos de compras de materia prima, insumos, activo fijo o servicios, cuya
aplicacin tambin constituye un material informativo que instruya a los empleados y al
nuevo personal en cuanto al desarrollo del mismo
Seguir los procedimientos de compras de materia prima, insumos, activos fijos o servicios
descritos en el manual.
Que los empleados se orienten y ejecuten de manera secuencial y ordenada los

procedimientos de compras, con el fin de garantizar su fiel aplicacin. As mismo evitar
fugas o prdidas de materia prima, insumos, activos fijos o servicios adquiridos por la
empresa.
59
Fuentes de Consulta
1. Como implementar un sistema de gestin de calidad en su empresa Compras:
http://www.monografias.com/trabajos23/gestion-compras/gestion-compras.shtml
2. Compras
Otros
conceptos
herramientas
de
contabilidad
finanzas:
http://www.gestiopolis.com/canales6/fin/compras-manejo-y-conceptos.htm
3. Decreto Nmero 2-70 del Congreso de la Repblica, Cdigo de Comercio de Guatemala.
4. Decreto No. 6-91 del Congreso de la Repblica, Cdigo tributario.
5. Decreto No.17-73, Art. 263 del Congreso de la Repblica, Cdigo Penal.
6. Decreto No. 26-92 del Congreso de la Repblica, Ley del Impuesto sobre la Renta.
7. Decreto No. 27-92 Congreso de la Repblica, Ley del impuesto al Valor Agregado
8. Decreto del No. 73-2008 del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley del Impuesto
de Solidaridad.
9. Decreto No.106. del Congreso de la Repblica, Cdigo Civil.
10. Decreto del No. 1441 Congreso, del Congreso de la Repblica, Cdigo de Trabajo.
11. Decreto 29-89, Ley de Fomento y Desarrollo de la Actividad Exportadora y de Maquila.
12. Empresa de Produccin Costo de Materiales: http://www.mailxmail.com/curso-empresacosto-materiales
13. Proceso de Compra:http://sistemas.itlp.edu.mx/tutoriales/mercadotecnia1/t43.htm
14. Reglamento
ley
de
fomento
actividad
exportadora
de
maquila
http://www.mintrabajo.gob.gt/org/leyes-y-convenios/reglamentos/reglamento-ley-defomento-actividad-exportadora-y-de-maquilas
15. Whittington, Pany. (2006) Principios de Auditoria. XIV edicin. Mxico. Mc Graw Hill
editores.
60
Cronograma de trabajo
El cronograma de trabajo s se cumpli de acuerdo a las fechas estipuladas.
ACTIVIDADES PROGRAMADAS
08/05/2010 22/05/2010
24 al
28/05/10
29/05/2010
01 al
04/06/2010
07 al
24/06/2010
Primera reunin con Tutores

Entrega de Plan de Prctica
Recopilacin de Informacin
Entrevista con Administrador Contable
Elaboracin de Cuestionarios
Aplicacin de Cuestionarios
Observacin del procedimiento para
efectuar las compras
Observacin General de la empresa
Elaboracin de la propuesta
Fundamentacin terica
Entrega de Propuesta para revisin al
tutor
Elaboracin de esquema de compras
Elaboracin de formatos para
requisiciones de compras
Entrega de Captulo III y IV para revisin
al tutor
Elaboracin del informe final
Entrega de Informe final para revisin al
tutor
Correcciones de Informe final
Entrega de Informe final corregido al
tutor
61
26/06/2010
01 al
22/07/2010
24/07/2010
02 al
14/08/2010
16/08/2010
17 al
19/08/2010
23/08/2010
ANEXOS
62
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO REVISION GENERAL
Aplicado: Administrador Contable
PREGUNTAS
1. Actualmente se cuenta con una grfica de la organizacin?
2. De qu depende directamente el jefe de departamento de
contabilidad?
3. Tiene la compaa auditor interno?, De quin depende?
Describe brevemente el trabajo de auditor interno.
4. Actualmente hay algn manual o instructivo de contabilidad?
5. Se preparan y entregan a la junta directiva de la empresa
mensualmente estados financieros y anlisis de las cuentas con
notas aclaratorias?
6. Se? Discuten los estados financieros con los directores de la
empresa, con el consejo de administracin, con el presidente, el
tesorero, con los jefes del departamento, etc. Sobre todo cuando
muestran una variacin de importancia con respecto a los
estndares o normales a los presupuestos o a las cifras del
perodo anterior?
7. Se tiene control presupuestal de los costos y gastos?
8. A definido el consejo de administracin la poltica general con
respecto a seguros y el monto de los mismos, se realizan
procedimientos por algn funcionario responsable, el monto y los
seguros?
9. Respecto a las plizas de diario:
a) Tienen explicaciones generales, y se conservan junto a ellas
los
comprobantes
y
le
dieron
lugar?
B) Estn aprobadas por un funcionario responsable?
10. Se sigue la poltica de obligar a todos los empleados a tomar
sus vacaciones anuales y sus trabajos son asignadas a otras
personas o a empleados en su ausencia?
11. Algn funcionario o empleado de responsabilidad mantiene
un calendario o alguna otra forma central de las fechas en que
deben presentarse declaraciones de impuestos o informes
especiales a la Administracin Tributaria?
12. Alguno de los accionistas principales o funcionarios estn
relacionados con otras empresas con las cules la empresa tiene
negocios?
13. Algn funcionario o accionista est relacionado con
funcionarios de instituciones de crdito o gobierno?
14. Se usa catlogo de cuentas?
63
SI
X
NO
COMENTARIOS
Del gerente de operaciones

X
X
X
X
X
X
X
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

CAJA Y BANCOS
PREGUNTAS
1. La Junta Directiva de la empresa autoriza todas las cuentas de
cheques?
2. La empresa tiene fondo de caja chica?
3. Son los encargados de fondos de caja independientes del
empleado que es encargado de cobros?
4. Recae la responsabilidad principal de cada fondo de caja sobre
una sola persona?
5. Se hacen cortes de los fondos en efectivo por las personas
encargados de auditora?
6. Se limitan los fondos en efectivo a cantidades razonables de
acuerdo a las necesidades del negocio?
7. Estn los desembolsos de caja chica debidamente respaldados
por comprobantes?
8. En lo que se refiere a estos comprobantes?
a) Se preparan en forma tal que sea difcil su alteracin?
b) Estn aprobados por algn empleado responsable? De ser
as, En que momento son aprobados? Por quin son aprobados?
c) Se presentan para su inspeccin a la persona que firma los
cheques, cuando esta firma el cheque de reembolso?
d) Se cancelan con un sello fechador que diga pagado, una vez
que se firma el cheque de reembolso, y antes de retornarlos al
departamento de contabilidad?
9. Se emiten los cheques de reembolso de caja chica a favor de la
persona encargada de la auditoria?
10. Se efectan arqueos peridicos independientes de los fondos
de caja?
11. Est prohibido usar los fondos de caja para hacer efectivos
cheques de funcionarios, empleados, clientes y otras personas?
De no ser as, Quin autoriza el pago de estos cheques?
12. Efectan las labores de contabilidad y de caja empleados y
competentes enteramente independientes uno de otro?
13. Resguarda un empleado independiente del cajero, lo siguiente:
a) Facturas y documentos al cobro?
b) Activos negociables, tales como valores, etc.? De ser as,
Quin es?
14. Estn autorizadas por Junta Directiva todas las cuentas
bancarias, as como las combinaciones de firmas que se
requieren?
64
SI
NO
COMENTARIOS
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Administrativo contable

CAJA Y BANCOS
PREGUNTAS
15. Detalle a continuacin las personas autorizadas para firma de
cheques, as como las combinaciones de las firmas que se
requieren:
16. Estn registradas en libros todas las cuentas bancarias que
existen a nombre de la empresa?
17. Se registra en libros un asiente para cada una de las
transferencias de una cuenta bancaria a otra?
18. Se registran en todos los casos las transacciones de caja, en
la fecha en que se recibe el efectivo o se emiten los cheques?
19. Estn prenumerados todos los cheques?
20. Se controlan todos los talonarios o formas de cheques que no
estn en uso en forma tal que se impida su utilizacin indebida?
21. Se destruyen los cheques anulados (para evitar su uso
posterior) y se guardan a fin de controlar que la secuencia
numrica este completa?
22. Est prohibida la firma de cheques en blanco?
23. No se permite emitir cheques a nombre del portador?
24. Se hacen los pagos nicamente contra comprobantes
aprobados?
25. Se depositan las cobranzas intactas y diariamente?
26. Se preparan y archivan duplicados de las boletas de depsito
selladas por el banco?
27. Se sellan los cheques en el momento en que se reciben, con
un endoso similar a este: PARA ABONO EN CUENTA DEL
BENEFICIARIO?
28. En lo que se refiere a los cheques prefechados y otras remesas
que no se pueden depositar inmediatamente:
a) Se registran en el momento de recibirse?
b) Se guardan en un lugar seguro hasta su depsito?
29. Establecen los procedimientos en uso de los cheques, giros,
etc. No deben ser manejados por empleados de las cuentas por
cobrar, antes de que los cobros se registren en el libro de caja?
30. En los casos en que no se puede evitar el uso de los cheques
como instrumento de registro en el auxiliar de cuentas por cobrar,
existen controles apropiados para evitar su mal uso?
31. Se concilian las cuentas bancarias en forma regular
32. Formula las conciliaciones un empleado que no interviene
en la preparacin, aprobacin o firma de los cheques o maneja
cobros?
65
SI
NO
COMENTARIOS
Una sola persona firma los
cheques
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

COMPRAS
PREGUNTAS
1. La empresa aplica un sistema que le permite conocer los
costos de su servicio?
2. Existe algn registro para la descripcin de pedidos en orden
cronolgico de todas las entradas y quien los lleva?
3. Estn previamente enumerados y controlados los documentos
de recepciones de mercancas?
4. Se preparan informes de recepcin por todas las mercancas
recibidas?
5. Se inspecciona en este departamento los efectos adquiridos
para determinar la condicin en que se reciben, se cuentan, pesan
o miden?
6. Se cotejan por el departamento de recepcin las cantidades y
descripciones de los efectos recibidos contra las rdenes de
compra o contra avisos que se tienen?
7. Se usan notas de entrega?
8. Si no se usan notas de entrega, Se lleva en su lugar algn
registro de efectos recibidos?
9. Informa prontamente el departamento de recepcin acerca de
faltantes, rechazos, etc., al departamento de compras y
contabilidad?
10. Quin es el encargado de preparar las solicitudes de compra?
11. Se hacen todas las compras sobre la base de requisiciones o
solicitudes escritas?
12. Existe un catlogo de proveedores en la empresa?
13. Quin es el encargado de seleccionar a los proveedores?
14. Se cerciora el departamento de compras de que los
proveedores seleccionados son tan buenos o mejores en lo que
respecta a calidades, precios, fechas de entrega, etc.?
15. Revisan si se compran materiales en exceso, las cantidades
normales de consumo en previsin por un alza de precios?
16. Se confronta la documentacin de embarque contra la lista
de empaque antes de aprobar el pago de fletes?
17. Verificar Si existen controles adecuados para el registro del
impuesto al valor agregado?
18. Qu empleado revisa el impuesto al valor agregado en cada
factura de compras, costos o gastos?
66
SI
NO
COMENTARIOS
X
X
X
X
X
X
X
X
Asistente de Gerencia
X
X
Asistente de Gerencia, Jefe de
Planta y Gerente de Operaciones
X
X
X
X
Auxiliar de Contabilidad I

INVENTARIOS
Aplicado: Encargado de Costos
PREGUNTAS
1. Existe algn mtodo para evaluar los inventarios?
2. El mtodo que se utiliza es conveniente para valuar el costo?
3. Cuenta con el personal adecuado para determinar sus costos?
4. Existe alguna creacin de reservas con las cuales se puedan
cubrir prdidas en los inventarios, (robos, por daos, incendios)?
5. Se consideran las anotaciones en los inventarios constantes
por medio del catlogo de cuentas colectivas adecuadas?
6. La revisin del clculo de inventarios la hace un Directivo
importante?
7. Se sigue el mismo mtodo de valuacin cada ao?
8. La contabilidad realmente registra el sistema de costos de
forma integral y si no tiene fallas o defectos importantes?
9. Se encuentran escritos los procedimientos de produccin?
10. Qu medios o instrumentos utilizan para registrar la
mercanca entrante?
11. Quin es el encargado de seleccionar a los proveedores?
12. Se almacenan las existencias de una manera ordenada y
sistemtica?
13. Estn constituidas y segregados los almacenes y reas de
almacenaje de manera que brindan el acceso a personas no
autorizadas?
14. Se lleva un control en las notas de salida?
15. Identificar Cules son las principales mercancas de la
empresa?
16. Est organizado el sistema de registro de tiempo de tal
manera que la informacin relativa a la distribucin del costo de
la mano de obra que se originen el departamento de produccin,
se relacione con el total de la nmina?
17. Qu control se ha establecido para detectar los desperdicios?
18. Se entregan los abastecimientos mediante requisiciones o
vales de salidas?
67
SI
X
X
X
NO
COMENTARIOS
X
X
X
X
X
X
Asistente de Gerencia
Por pliza o facturas
Asistente de Gerencia, Jefe de
Planta
Etiquetas Autoadhesivas
X
Compra de mquina para
minimizar el desperdicio
X

PRODUCCION
Aplicado: Jefe de Planta
PREGUNTAS
1. Se planea la produccin con tiempo suficiente para asegurar la
disponibilidad de materiales y mano de obra?
2. Cmo se planea y controla la produccin?
3. Se lleva un control presupuestal de la produccin y est
debidamente coordinado con rea de ventas y finanzas?
4. Son establecidos programas de produccin que incluya datos
relativos a estndares volmenes, calidad, tiempos, costos y otros?
5. Se cuenta con informacin histrica de perodos de
produccin anteriores para hacer ms precisa la planeacin?
6. Cmo se elabora el presupuesto de produccin?
7. Quin elabora la programacin de los sistemas de produccin?

8. Cmo se mantiene la empresa actualizada respecto de los
avances tecnolgicos relacionados con la actividad?
9. Existen estndares, de control de calidad? Mencione cuales:
10. Se cuenta con un rea que verifique la aplicacin de los
estndares de produccin?
11. Qu rea se encarga de las medidas correctivas?
12. Qu mtodo de recuperacin se sigue para disponer de los
materiales y/o desperdicios?
13. Cmo se controlan los desperdicios y/o sobrantes?
14. Cul es la vida til de la maquinaria?
15. La maquinaria elegida realiza el trabajo adecuado y de la
mejor manera?
16. Hay mano de obra calificada para la eficiente operacin de la
maquinaria utilizada?
17. Las mquinas son de produccin nacional?
18. Hay repuestos disponibles y cual es su costo?
68
SI
NO
COMENTARIOS
X
Por rdenes de trabajo y
prioridades
X
X
X
X
Gerente de operaciones,
Encargado de planeacin y jefe
de planta
Por referencias de proveedores
X
X
Jefe de Planta
X
X
10 aos
X
X
X
X
Depende del repuesto solicitado

Pe Ec2 747 Leer Tesis de Compra

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UNIVERSIDAD PANAMERICANA

Facultad de Ciencias Econmicas

Implementacin de un Manual de Procedimientos de Compra en la empresa

Annabella Petronila Morales Tzaj

Guatemala, Mayo de 2011

Implementacin de un Manual de Procedimientos de Compra en la empresa

Annabella Petronila Morales Tzaj

Licenciado Manuel Sifredo Arrazola Aguilar, Asesor

Licenciada Dina Noem Prez Meja, Revisora

Guatemala, Mayo del 2011

Autoridades de la Universidad Panamericana

M.Th. Mynor Augusto Herrera Lemus

M.Sc. Alba Araceli Rodrguez Bracamontes de Gonzlez

Arq. Vicky Sicajol Caldern

Autoridades de la Facultad de Ciencias Econmicas

Licenciado Csar Augusto Custodio Cbar

Licenciada Miriam Lucrecia Cardoza Bermdez

Licenciada Sucely de Len Piedrasanta

Tribunal que practic el examen general de la

Lic. Julio Antonio Cantoral Lpez

Lic. Luis Fernando Ajanel Coshaj

Lic. Hugo Armando Perla Mndez

Licenciado Manuel S Arrazola

Licenciada Dina Noem Prez Meja

ACTO QUE DIDICO

A LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS

1.2.3.3.2 Por funcin especfica .............................................................................. 12

Cronograma de trabajo .................................................................................................................. 61

de la evaluacin realizada a la empresa ABC

Despus de realizar el anlisis a la empresa, a travs de los diferentes mtodos de evaluacin, se

Por lo mencionado anteriormente, se dise un manual de procedimientos de compra a la

Al conocer las instalaciones y la manera en que se desempean las funciones administrativas

Es de suma importancia la existencia de un sistema de control interno dentro de la estructura

El presente informe consta de cuatro captulos distribuidos en la siguiente forma:

En el captulo 2 se incluye la metodologa utilizada para recolectar la informacin as como los

En el captulo 3 se presentan los resultados de anlisis e investigacin de las diferentes reas de la

En el captulo 4 se encuentra la propuesta de mejora y viabilidad del proyecto con el objeto de

implementacin de un manual en la empresa.

Se dedica a la elaboracin de etiquetas autoadhesivas que vende localmente, y adems realiza

1.1.1 Situacin actual

1.1.2 Control interno

1.1.3 Informacin financiera y contable

1.1.4 Datos del personal

1.1.5 Aspectos de organizacin

1.1.6 Estructura organizacional

La Empresa est organizada de la siguiente forma:

ORGANIGRAMA EMPRESA ABC IMPRESIONES, S.A.

Fuente: Proporcionado por ejecutivos de la empresa.

1.1.7 Marco legal

1.2 Marco terico

1.2.1.1 Importancia de los Procedimientos

1.2.1.2 Caractersticas de los procedimientos

1.2.1.3 Beneficios de los procedimientos

1.2.2 Definicin del departamento de compras

1.2.2.1 Fijacin de precios

1.2.2.2 Requisicin de compra

9 Descripcin clara y exacta de lo solicitado

1.2.2.3 Funciones del departamento de compras

Guarda y almacenaje: Es el proceso de recepcin, clasificacin, inventario y control de las

1.2.2.4 Etapas de la decisin de compras

Reconocimiento de la necesidad: El proceso de compra comienza cuando el comprador

Bsqueda de informacin: En esta etapa el comprador debe recopilar toda la informacin

Formacin de alternativas: A partir de la informacin recopilada el comprador determinar

Evaluacin de alternativas: El comprador en cada compra determina cules son los