1

PROYECTO SEGUNDA ENTREGA

GRUPO DE TRABAJO
BUITRAGO GUARIN FRANCI MILENA
ESCOBAR DAVILA LINA MARCELA
LLINAS GOMEZ ANDRES FRANCISCO
MORALES MORALES MONICA
MURILLO BARCO GLORIA ERICA

INSTITUCIN UNIVERSITARIA POLITCNICO GRANCOLOMBIANO

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ECONMICAS Y CONTABLES
PROGRAMA DE ESPECIALIZACIN EN GESTIN EMPRESARIAL
HERRAMIENTAS PARA LA GERENCIA EFICAZ DE PROYECTOS
NOVIEMBRE

2
2015

3
PROYECTO SEGUNDA ENTREGA

GRUPO DE TRABAJO
BUITRAGO GUARIN FRANCI MILENA
ESCOBAR DAVILA LINA MARCELA
LLINAS GOMEZ ANDRES FRANCISCO
MORALES MORALES MONICA
MURILLO BARCO GLORIA ERICA

MARTINEZ AMADO RUBEN DARIO

TUTOR

INSTITUCIN UNIVERSITARIA POLITCNICO GRANCOLOMBIANO

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ECONMICAS Y CONTABLES
PROGRAMA DE ESPECIALIZACIN EN GESTIN EMPRESARIAL
HERRAMIENTAS PARA LA GERENCIA EFICAZ DE PROYECTOS
NOVIEMBRE
2015

Historial de Revisin
Fecha
16/11/2015

Versin
1.0

20/11/2015

1.1

20/11/2015
20/11/2015

1.2
1.3

Descripcin
Revisin Gerencia del Costo
Revisin Gerencia de los Recursos
Humanos
Revisin de Gerencia de la Calidad
Revisin de Gerencia de las
comunicaciones

Autor
Lina Escobar
Monica
Morales
Gloria Mrillo
Franci
Buitrago

5
Tabla de Contenido

Introduccin................................................................................................................6

Plan de Gerencia del Costo.......................................................................................7

2.1

Estimar los Costos..............................................................................................7

2.1.1
Anlisis de costo de actividades..................................................................7
2.2
Determinar el Presupuesto.................................................................................9
2.2.1
Determinacin del A.U.I.............................................................................15
2.3
Controlar los Costos..........................................................................................16
3 Plan de Gerencia de la Calidad................................................................................25
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9

4
4.1
4.2
4.3
4.4
5

Identificacin de la empresa.............................................................................25
3.1.1
Estructura organizacional..........................................................................25
Poltica de calidad del proyecto........................................................................26
Alcance de la Poltica de calidad del Proyecto.................................................26
Exclusiones especficas....................................................................................27
Planeacin del proyecto....................................................................................27
Ejecucin del Proyecto......................................................................................28
Seguimiento y medicin del proyecto (verificacin)..........................................29
Mejora continua.................................................................................................30
Gestin de la calidad del proyecto....................................................................30
3.9.1
Nivel estratgico........................................................................................30
3.9.2
Marco legal.................................................................................................31
3.9.3
Elaboracin de los planes de calidad........................................................33
3.9.4
Planificacin del sistema de gestin de calidad........................................35
3.9.5
Seguimiento y revisin del sistema de gestin de calidad........................38
Plan de Los Recursos Humanos..............................................................................39
Desarrollar el Plan de Recursos Humanos.......................................................40
Adquirir el Equipo del Proyecto.........................................................................42
Desarrollar el Equipo del Proyecto...................................................................42
Dirigir el Equipo del Proyecto............................................................................43
4.4.1
Evaluacin del desempeo laboral en obra..............................................43
Plan de Gerencia las Comunicaciones....................................................................45

5.1
Identificar a los Interesados..............................................................................45
5.2
Planificar las Comunicaciones..........................................................................45
5.3
Distribuir la Informacin....................................................................................45
5.4
Gestionar las Expectativas de los Interesados.................................................45
5.5
Informar el Desempeo.....................................................................................46
5.6
Procedimiento para tratar Polmicas................................................................46
5.7
Gestin de las Comunicaciones.......................................................................47
6 Plan de Gerencia de los Riesgos.............................................................................50
6.1

Identificacin de Riesgos..................................................................................50

6
6.2
Anlisis del Riesgo............................................................................................50
7 Plan de Gerencia de la Procura...............................................................................56
7.1
Planificar las Adquisiciones...............................................................................56
7.2
Efectuar las Adquisiciones................................................................................57
7.3
Administrar las Adquisiciones...........................................................................57
7.4
Cerrar las Adquisiciones...................................................................................57
8 Plan de Gerencia de los Stakeholders o accionistas...............................................59
9

Conclusiones............................................................................................................62

10 Referencias..............................................................................................................63
11 Anexos......................................................................................................................64
11.1

Anexo 1: Procedimiento....................................................................................64

7
1 Introduccin
En el presente trabajo se aplican la metodologa bajo los lineamientos de Gestin de
Proyectos formulados por el PMI en empresas dedicadas a la construccin de
Infraestructura para la conduccin y distribucin de Gas Natural. La ejecucin exitosa
del proyecto permite el alineamiento de la planeacin estratgica de la organizacin y
en el PMI, que ofrece una serie de conceptos consignados en el PMBOK, pero para su
aplicacin se requiere el desarrollo de una metodologa con herramientas definidas,
procesos ajustados a las necesidades, plantillas, formatos y pasos a seguir en la
gestin de proyectos.
El contenido del documento muestra la redaccin de un Proyecto utilizando las
herramientas y tcnicas del estndar desarrollado por el PMI. Se hace entrega Plan de
Gerencia del Costo, Plan de Gerencia de la Calidad, Plan de Gerencia de los Recursos
Humanos, Plan de Gerencia de las Comunicaciones, Plan de Gerencia de los Riesgos,
Plan de Gerencia de la Procura y Plan de Gerencia de los Stakeholders o accionistas
de un ramal entre Copacabana y San Pedro de los Milagros en el departamento de
Antioquia, para el sistema de distribucin de gas Natural de empresas pblicas de
Medelln e.s.p.

8
2 Plan de Gerencia del Costo
Para el proyecto se ha estimado, presupuestado y se debe controla los costos de
acuerdo con lo siguiente presupuesto aprobado.
2.1 Estimar los Costos
En este proceso se desarrolla una aproximacin de los recursos financieros necesarios
para completar las actividades del proyecto. Se estima los costes del proyecto en base
al tipo de estimacin por presupuesto y definitiva. Esto se realiza en la planificacin del
proyecto y es responsabilidad del Project Manager, y aprobado por el Sponsor.
2.1.1 Anlisis de costo de actividades

te
m
1

2
3
4

VALORIZACION DE LAS ACTIVIDADES Y SUMINISTROS DEL ACTA DE TRABAJO

Valor unitario en $ Valor total en $ (Sin
Descripcin
Unidad
Cantidad
(Sin IVA y con
IVA y con AIU)
AIU) ofertado
ofertado
Valor del suministro de tubera PE 100 de
alta densidad de 250 mm, RDE 11, HD,
color negra franja naranja y sus accesorios.
Valor del suministro de tubera PE 80 de
90 mm, RDE 11, color amarillo y sus
accesorios.
Valor del suministro de tubera PE 80 de
63 mm, RDE 11, color amarillo y sus
accesorios.
Valor del suministro de tubera PE 80 de
32 mm, RDE 11, color amarillo y sus
accesorios.
Valor del transporte, almacenamiento,
instalacin (obra civil) y puesta en servicio
de tubera PE 100 de 250 mm, RDE 11, HD,
color negra franja naranja, sus accesorios y
tubera PE 80 de 32 mm, RDE 11, color
amarillo y sus accesorios. Todas en una
misma excavacin (Incluye instalacin de
mojones tipo poste y STI de dos (2)
polivlvulas de 250 mm PE 100 con sus
respectivos by pass y cajas para
polivlvulas, obras de geotecnia) Acabado
en afirmado.
Valor del transporte, almacenamiento,
instalacin (obra civil) y puesta en servicio
de tubera PE 100 de alta densidad de 250
mm, RDE 11, color negra franja naranja, sus
accesorios (Incluye la instalacin de
mojones tipo poste, obras de geotecnia).
Acabado en rieles.

16.000

110.800,00

$ 1.772.800.000,00

1.520

14.999,00

22.798.480,00

900

7.299,00

6.569.100,00

11.200

2.899,00

32.468.800,00

7.400

230.036,00

$ 1.702.266.400,00

400

299.384,00

119.753.600,00

10

11

12

13

14

15

Valor del transporte, almacenamiento,

instalacin (obra civil) y puesta en servicio
de tubera PE 100 de alta densidad de 250
mm, RDE 11, color negra franja naranja, sus
accesorios (Incluye STI de mojones tipo
2A o 2B) acabado en zona verde.
Valor del transporte, almacenamiento,
instalacin, obra civil y puesta en servicio
de tubera PE 100 de alta densidad de 250
mm color negra franja naranja, sus
accesorios y tubera PE 80 de 32 mm
color amarillo y sus accesorios. Todas en
una misma excavacin (Incluye instalacin
de mojones tipo poste, incluye obras de
geotecncia). Acabado en rieles.
Valor del transporte, almacenamiento,
instalacin, obra civil y puesta en servicio
de tubera PE 100 de alta densidad de 250
mm, RDE 11, color negra franja naranja, sus
accesorios (Incluye la instalacin de
mojones tipo poste y obras de geotecnia).
Acabado en afirmado.
Valor del transporte, almacenamiento,
instalacin, obra civil y puesta en servicio
de tuberas PE100 de 250 mm, RDE 11,
color negra franja naranja y sus accesorios y
PE 80 de 63 mm en una misma excavacin
(Incluye STI de mojones tipo 2A o 2B).
Acabado en zona verde
Valor del transporte, almacenamiento,
instalacin, obra civil y puesta en servicio
de tuberas PE100 de 250 mm, RDE 11,
color negra franja naranja y sus accesorios y
PE 80 de 90 mm, RDE 11, en una misma
excavacin (Incluye STI de mojones tipo
2A o 2B). Acabado en zona verde.
Valor del transporte, almacenamiento,
instalacin, obra civil y puesta en servicio
de tuberas: PE 100 de alta densidad de
250 mm, RDE 11, color negra franja naranja
y sus accesorios, tubera PE 80 de 90 mm
color amarillo y sus accesorios y tubera
PE 80 de 32 mm, RDE 11, color amarillo y
sus accesorios, Todas en una misma
excavacin (Incluye STI de mojones tipo
2A o 2B). Acabado en asfalto
Valor del transporte, almacenamiento,
instalacin, obra civil y puesta en servicio
de tuberas: PE 80 de 90 mm, RDE 11,
color amarillo y sus accesorios (Incluye STI
de mojones tipo 2A o 2B). Acabado en
asfalto
Valor del transporte, almacenamiento,
instalacin,obra civil y puesta en servicio
de tubera de PE 80 de 32 mm, RDE 11,
color amarillo, sus accesorios y tres (3)
polivlvulas de 32 mm (Incluye STI de
mojones tipo 2A o 2B). Acabado en
asfalto.
Suministro y transporte de mojones de
concreto tipo poste

1.540

129.967,00

200.149.180,00

100

299.872,00

29.987.200,00

2.000

279.410,00

558.820.000,00

900

162.607,00

146.346.300,00

360

162.607,00

58.538.520,00

820

299.531,00

245.615.420,00

340

119.568,00

40.653.120,00

370

91.299,00

33.780.630,00

Un

24

204.713,00

4.913.112,00

10

16

17
18

19

20

21

Diseo y construccin de cruces de

cauces con encamisado de 12 en
voladizo o sobre cobertura para tubera
PE 100 de 250 mm y PE 80 de 32 mm por
el mismo encamisado.
Perforacin dirigida sin zanja para tubera
de 250 mm PE 100 y 90 mm PE 80 en un
mismo orificio.
Cruce subfluvial de tubera PE 100 de 250
mm y PE 80 de 32 mm.
Obras civiles para Estaciones de
Regulacin y Medicin (ERM) de EPM,
ubicadas en la derivacin del Km 8 de
Copacabana y ERM en Lcteos Colanta.
Ver y colocar el valor total del formulario
N5.A cantidades y precios
Conexiones a las Estaciones de
Regulacin y Medicin (ERM). 1. ERM del
km 8 de Copacabana y 2 ERM de Colanta
en San Pedro de los Milagros.
Estudios para determinar cota de
inundacin para quebradas

60

1.099.229,00

65.953.740,00

30

1.299.912,00

38.997.360,00

25

1.198.473,00

29.961.825,00

GL

$ 209.838.692,00

209.838.692,00

GL

36.647.058,00

36.647.058,00

UN

3.998.750,00

11.996.250,00

2.2 Determinar el Presupuesto

En este proceso se suman los costos estimados de actividades individuales o paquetes

de trabajo para establecer una lnea base de costo autorizada.
Los precios cotizados NO contienen el IVA, aunque ste se cause, pues su valor ser
pagado por las Empresas, por separado. En el proyecto existen dos componentes que
se tienen presentes. Un componente de suministro y otra de obra civil (instalacin) se
tendrn en cuenta los impuestos para cada una de ellas.
El proyecto tuvo en cuenta todos los impuestos que puedan afectar sus precios y
hayan de causarse por la ejecucin de la obra contrato, tales como: Pliza de Anticipo,
Pliza de Cumplimiento, Pliza de Salarios y Prestaciones Sociales, Pliza de
Estabilidad, Pliza de Responsabilidad Civil, Impuesto de Seguridad, Estampillas
Prodesarrollo, Estampillas ProHospita y Gastos de Publicacin.
Presupuesto de Proyecto

Comercializadora SyE y Cia. S.A.

11
% Reserva de Contingencia
Lder del Proyecto: Andres Francisco Llins Gomez
Fecha de Inicio: 30 de Octubre de 2015

Total

Cdig
o
1

Tipo de Recurso

1,1

Tarea /
Actividad
Personal

Elemento

1,3

2
2.1

Tipo de Unidades

Unidades

Reservas
536.885.479

Tasa

Personal Tecnico

Tota

5.905.7

Presupu
350.331.

275.400.

Director del Proyecto

Labor (Personal)

Mes

10.530.000,00

52.650.

Ingeniero Civil

Labor (Personal)

Mes

6.000.000,00

30.000.

Tecnologo en Obras Civiles

Labor (Personal)

Mes

4.050.000,00

20.250.

Labor (Personal)

Mes

2.500.000,00

12.500.

Labor (Personal)

Mes

8.000.000,00

40.000.

Coordinador Administrativo

Labor (Personal)

Mes

8.000.000,00

40.000.

Coordinador de Auditorias

Labor (Personal)

Mes

8.000.000,00

40.000.

Coordinador de Calidad

Labor (Personal)

Mes

8.000.000,00

40.000.

Personal de Salud
Ocupacional
Coordinador de Logistica

1,2

Presupuesto
5.368.854.78
7

Personal Administrativo

24.479.

Secretaria

Labor (Personal)

Mes

1.215.000,00

6.075.

Mensajero de Obra

Labor (Personal)

Mes

1.109.400,00

5.547.

Almacenista de la Obra

Labor (Personal)

Mes

1.462.000,00

7.310.

Celador de la Obra

Labor (Personal)

Mes

1.109.400,00

5.547.

Personal de Obra

50.452.

Coordinador de Perforadora

Labor (Personal)

Dia

16,5

180.000,00

2.970.

Operario de Perforadora

Labor (Personal)

Dia

15,25

193.339,00

2.948.

Detectorista

Labor (Personal)

Dia

15,25

140.000,00

2.135.

Soldador de polietileno

Labor (Personal)

Dia

5,5

94.000,00

517.

Ayudante

Labor (Personal)

Dia

122

48.270,00

5.888.

Oficial

Labor (Personal)

Dia

69.610,00

417.

Topografo

Labor (Personal)

Dia

71,15

500.000,00

35.575.

Suministros

1.642.001.

Tuberias y Accesorios
PE 100 de alta densidad de
250 mm, RDE 11, color
negra franja naranja
PE 80 de 90 mm, RDE 11,
color amarillo

1.638.070.
Materiales

Cantidad

16000

98.929,00

1.582.864.

Materiales

Cantidad

1520

13.392,00

20.355.

PE 80 de 63 mm, RDE 11,

color amarillo

Materiales

Cantidad

900

6.517,00

5.865.

PE 80 de 32 mm, RDE 11,

color amarillo

Materiales

Cantidad

11200

2.588,00

28.985.

12

2,2

Mojones de Concreto
Mojones de concreto tipo
poste

3
3,1

3.930.
Materiales

Transporte, almacenamiento, instalacin y puesta en servicio

3.3.2

Tubera PE 100 de 250 mm,

RDE 11, HD, color negra
franja naranja, sus
accesorios y tubera PE 80
de 32 mm, RDE 11, color
amarillo y sus accesorios.
Tubera PE 100 de alta
densidad de 250 mm, color
negra franja naranja, sus
accesorios y tubera PE 80
de 32 mm color amarillo y
sus accesorios. Acabado en
rieles.
Tuberas PE 100 de 250 mm,
RDE 11, color negra franja
naranja y sus accesorios y
PE 80 de 63 mm. Acabado
en zona verde.
Tuberas PE 100 de 250 mm,
RDE 11, color negra franja
naranja y sus accesorios y
PE 80 de 90 mm, RDE 11.
Acabado en zona verde.
Tubera PE 100 de alta
densidad de 250 mm, RDE
11, color negra franja naranja
y sus accesorios, tubera PE
80 de 90 mm color amarillo y
sus accesorios y tubera PE
80 de 32 mm, RDE 11, color
amarillo y sus accesorios.
Acabado en asfalto.
Tuberias y Accesorios, acabado en Rieles
Tubera PE 100 de alta
densidad de 250 mm, RDE
11, color negra franja naranja
y sus accesorios.

3.930.

2.508.731.

1.746.205.

Materiales

Cantidad

7400

184.029,00

1.361.814.

Materiales

Cantidad

100

239.898,00

23.989.

Materiales

Cantidad

900

130.086,00

117.077.

Materiales

Cantidad

360

130.086,00

46.830.

Materiales

Cantidad

820

239.625,00

196.492.

95.802.

Materiales

Cantidad

400

239.507,00

Tuberias y Accesorios, acabado en Zona Verde

Tubera PE 100 de alta
densidad de 250 mm, RDE
11, color negra franja naranja
y sus accesorios.

Materiales

Tuberias y Accesorios, acabado en Asfalto

95.802.

160.119.

Cantidad

1540

103.974,00

Tuberias y Accesorios, acabado en Afirmado

Tubera PE 100 de alta
densidad de 250 mm, RDE
11, color negra franja naranja
y sus accesorios.

3.3.5

163.770,00

2.708.582.

Tuberias y Accesorios en una misma Excavacion

3.3.4

24

Servicios

3.3.1

3.3.3

Cantidad

160.119.

447.056.

Materiales

Cantidad

2000

223.528,00

447.056.

59.547.

13
Tuberas PE 80 de 90 mm,
RDE 11, color amarillo y sus
accesorios.
Tubera de PE 80 de 32 mm,
RDE 11, color amarillo, sus
accesorios y tres (3)
polivlvulas de 32 mm.

3,2

3,3

Obras civiles y Conexiones

Obras civiles y para
Estaciones de Regulacin y
Medicin (ERM) de EPM
Conexiones a las Estaciones
de Regulacin y Medicin
(ERM). ERM del km 8 de
Copacabana y ERM de
Colanta en San Pedro de los
Milagros.

340

95.655,00

32.522.

Materiales

Cantidad

370

73.039,00

27.024.

197.188.
Materiales

Global

167.870.954,0
0

167.870.

Materiales

Global

29.317.647,00

29.317.

2.662.
Consultoria

Global

2.662.991,00

Diseos

2.662.

117.527.
Diseo y construccin de
cruces de cauces con
encamisado de 12
Perforacin dirigida sin zanja
para tubera

Materiales

Cantidad

60

879.383,00

52.762.

Materiales

Cantidad

30

1.039.930,00

31.197.

Cruce subfluvial de tubera

Materiales

Cantidad

25

958.778,00

23.969.

Estudios para determinar

cota de inundacin para
quebradas

Materiales

Cantidad

3.199.000,00

9.597.

Gastos

5,1

Gastos por Arrendamiento y Oficina

5,2

Cantidad

Certificacion
Certificacin RETIE emitido
por organismo certificador

Materiales

550.412.

132.000.

Arrendamiento de la Oficina

Gastos Indirectos

Mes

2.000.000,00

10.000.

Servicios pblicos de la Obra

Gastos Indirectos

Mes

430.000,00

2.150.

Gastos Oficina

Gastos Indirectos

Mes

4.000.000,00

20.000

Transportes en Obra

Gastos Indirectos

Mes

8.400.000,00

42.000

Arrendamiento Almacn

Gastos Indirectos

Mes

650.000,00

3.250

Costo de Comunicaciones

Gastos Indirectos

Mes

720.000,00

3.600

Ensayos de Laboratorio

Gastos Indirectos

Mes

9.000.000,00

45.000

Dotacin Almacen

Gastos Indirectos

Global

6.000.000,00

6.000

409.643.

Gastos de Legalizacion e Impuestos

Pliza de Anticipo

Gastos Indirectos

Global

6.442.626,00

6.442.

Pliza de Cumplimiento

Gastos Indirectos

Global

1.073.771,00

1.073.

Pliza de Salarios y
Prestaciones Sociales

Gastos Indirectos

1.610.656,00

1.610.

Global

14
Pliza de Estabilidad

Gastos Indirectos

Pliza de Responsabilidad
Civil

Gastos Indirectos

Impuesto de Seguridad
Estampillas Prodesarrollo
Estampillas ProHospita

5,3

Gastos Indirectos
Gastos Indirectos

12.885.251,00

12.885

Global

6.442

Global

268.442

Global

6.442.626,00
268.442.739,0
0
107.377.096,0
0

Global

5.368.855,00

5.368

Gastos por Elementos de Seguridad Personal

Elementos de Seguridad
Personal

107.377

6.268.

Gastos por Publicacion

Gastos de Publicacin
Valla Informativa General del
Proyecto

5,4

Gastos Indirectos

Global

Gastos Indirectos

Global

5.368.855,00

5.368

Gastos Indirectos

Cantidad

36

25.000,00

900

2.500.
Gastos Indirectos

Mes

500.000,00

2.500

15
2.2.1 Determinacin del A.U.I

El AIU son las siglas correspondientes a Administracin, Imprevistos y utilidad que se

16
utiliza en algunos contratos especialmente en lo que tiene que ver con ingeniera civil y
arquitectura. Se busca con esta figura reconocer los costos o gastos de ejecucin
indirectos de un proyecto (administracin), y hacer las reservaciones necesarias para
cubrir los posibles imprevistos que genere el desarrollo del proyecto que busque cubrir
los riesgos inherentes a la obra, y que se determinan segn la naturaleza de la obra o
proyecto a ejecutar. (Gerencia.com, 2013)

1.638.068.196,43

196.568.183,57

Total Suministro con AIU ( SIN IVA)

1.834.636.380,00

Valor de Obra Civil (Sin IVA y Sin AUI) ITEM del 5 al 21

2.827.374.725,60

Valor de Suministro (Sin IVA y Sin AUI) ITEM del 1 al 4

AUI 12 % ( suministro ITEM del 1 al 4)

706.843.681,40

Total Obra Civil con AIU ( SIN IVA)

3.534.218.407,00

Valor de Total Proyecto (Sin IVA y Sin AUI) ITEM del 1 al 21

4.465.442.922,03

AUI 25 % ( suministro ITEM del 5 al 21)

AUI Proyecto (suministro 12% Obra civil 25%)

Total Obra Civil con AIU ( SIN IVA)

903.411.864,97

5.368.854.787,00

2.3 Controlar los Costos

De acuerdo con este proceso se monitorear la situacin del proyecto para actualizar el
presupuesto del mismo y gestionar cambios a la lnea base de costo.
Para controlar de forma integrada, el alcance, los costos y los tiempos del Proyecto,
midiendo el desempeo del mismo. Se utilizara como herramienta estandarizada la
Gestin del Valor Ganado o EVM (Earned Value Management).
Se deben hacer revisiones permanentes de:

Si se ha sobrepasado o no el presupuesto del Proyecto y en qu medida.

Si se han producido adelantos o atrasos en el cronograma del Proyecto.

17

Analizar la situacin del Proyecto en trminos de costo y tiempo.

Analizar si los datos obtenidos son favorables o desfavorables para el Proyecto.

Realizar proyecciones, basadas en hiptesis, segn la situacin del Proyecto.

Decidir si se sigue adelante o no con el Proyecto, si es preciso solicitar ms

fondos o tomar cualquier decisin importante respecto al Proyecto.

Para llevar a cabo la gestin del valor ganado, es preciso calcular tres valores:

Valor Planificado, PV (Planned Value): Presupuesto autorizado del trabajo que

es necesario realizar. El PV coincide con la lnea base de costo o presupuesto

acumulado.
Costo Real, AC (Actual Cost): Es el costo total del trabajo realizado hasta la

fecha.
Valor Ganado, EV (Earned Value): La estimacin del valor del trabajo realizado,
requiere una medicin del trabajo durante la ejecucin. Posteriormente,
convertiremos el porcentaje de avance en un valor monetario, multiplicndolo
por el costo total presupuestado.

La tcnica del anlisis del valor ganado, requiere evaluar variaciones e ndices de
tendencia y posteriormente realizar proyecciones.
VARIACIONES
Variacin de Costo, CV (Cost Variance): Nos permite identificar si estamos por encima
o por debajo del valor planificado hasta la fecha y en qu medida.
ndice de desempeo del presupuesto, CPI (Cost Performance Index): Se considera la
mtrica ms importante de la EVM y mide la eficacia de la gestin del costo para el
trabajo completado
Variacin del cronograma, SV (Schedule Variance): Nos indica cmo avanzamos en el
cronograma, de manera que nos permite evaluar adecuadamente el cumplimiento del

18
avance.
ndice de desempeo del cronograma, SPI (Schedule Performance Index): Mide el av
ance logrado en un Proyecto en comparacin con el avance planificado.
CV=

Variacin del Costo

EV=

Valor Ganado

AC=

Costo real

CPI =

ndice de Desempeo del Presupuesto

CV%=

Valor Relativo

SV=

Variacin del Cronograma

PV=

Valor Planificado

SPI=

ndice de Desempeo del Cronograma

SV%=

Valor Relativo

19

20

21

22

23

24
Frmulas de pronstico del valor ganado:
Especificacin de frmulas de pronstico que se utilizarn para el proyecto.
Tipo de pronstico:

EAC variaciones tpicas

Frmula:

AC + (BAC-EV)/CPI

Modo:

Informe de performance del proyecto semanalmente

Se evaluar el impacto de cualquier posible cambio del costo, informando al Sponsor

los efectos en el proyecto, en especial las consecuencias en los objetivos finales del
proyecto (alcance, tiempo y costo). El anlisis de impacto deber ser presentado al
Sponsor y evaluar distintos escenarios posibles, cada uno de los cuales
corresponder alternativas de intercambio de triple restriccin.
Toda variacin final dentro del +/- 5% del presupuesto ser considerada como normal.
Toda variacin final fuera del +/- 5% del presupuesto ser considerada como causa
asignable y deber ser auditada. Se presentar un informe de auditora, y de ser el
caso se generar una leccin aprendida.
Sistema de Control de Tiempos: Cada responsable del equipo de proyecto emite un
reporte semanal informando los entregables realizados y el porcentaje de avance. El
Project Manager se encarga de compactar la informacin del equipo de proyecto en el
Schedule, actualizando el proyecto segn los reportes del equipo, y procede a re
planificar el proyecto en el escenario del MS Project. De esta manera se actualiza el
estado del proyecto, y se emite el Informe Semanal del Performance del Proyecto.
La duracin del proyecto puede tener una variacin de +/- 10 % del total planeado, si
como resultado de la replanificacin del proyecto estos mrgenes son superados se
necesitar emitir una solicitud de cambio, la cual deber ser revisada y aprobada por el
Project Manager y el Sponsor.

25
3 Plan de Gerencia de la Calidad
3.1 Identificacin de la empresa

Empresa / Organizacin:

Comercializadora SyE y Cia. S.A.

Proyecto:

El ramal Copacabana San Pedro de los Milagros en

el departamento de Antioquia, para el sistema de
distribucin de gas Natural de empresas pblicas de
Medelln E.S.P.

Fecha de preparacin:

30 de Octubre de 2015

Cliente:

Empresas Pblicas de Medelln E.S.P. E.P.M

Patrocinador principal:

Empresas Pblicas de Medelln E.S.P. E.P.M

Gerente de Proyecto:

Andrs Francisco Llins Gmez

3.1.1 Estructura organizacional

La direccin y admiracin est a cargo de los rganos en conformidad con lo dispuesto
a los estatutos:

26
Organizacin para la Calidad del Proyecto

3.2 Poltica de calidad del proyecto

Describir el Sistema de Gestin de Comercializadora SYE Y CIA S.A. aplicado al

contrato y establecer las acciones de calidad, gestin ambiental y salud ocupacional, a
ser adoptadas para cumplir con la ejecucin del proyecto, cuyo objeto es: Suministro,
transporte, instalacin y puesta en servicio de tubera PE 100, RDE 11, HD 250 mm a
una presin de operacin de 10 BARM para el ramal Copacabana-San Pedro de los
Milagros en el Departamento de Antioquia, para el sistema de distribucin de Gas
natural de Empresas Pblicas de Medelln E.S.P

3.3 Alcance de la Poltica de calidad del Proyecto

Este plan integral de gestin, aplica para todas las actividades que se ejecuten en el
proyecto, desde la adjudicacin de este, hasta la entrega final, acorde con los objetivos
relacionados con la satisfaccin del cliente, la competencia del personal, la
preservacin del medio ambiente,la cultura del cuidado, el cumplimiento de la
normatividad aplicable y la rentabilidad para la compaa.

27
3.4 Exclusiones especficas

El numeral 7.5.2 Validacin de los procesos de la produccin y de la prestacin del

servicio de la NTC ISO 9001:08, no aplica para este proyecto, ya que los resultados
del producto, pueden verificarse mediante actividades de seguimiento posteriores
(inspeccin y ensayo). El numeral 7.3 Diseo y desarrollo de la NTC ISO 9001:08, no
aplica para este proyecto, ya que el objeto se refiere a la construccin de la conduccin
de gas natural, entre municipios.
NOTA: Los anexos se clasificarn as:
AC: Anexo Calidad
AGA: Anexo Gestin Ambiental
ASST: Anexo Seguridad y Salud en el Trabajo

3.5 Planeacin del proyecto

NTC ISO 9001:2008, numerales 5.1, 5.3, 5.2, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 5.4.1, 5.4.2
NTC ISO 14001: 2004, numerales 4.2, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3
NTC-OHSAS 18001:2007, numerales 4.2, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3
Requerimiento Norma
3.1. Nivel estratgico

Documento general
aplicable
AC 1: Nivel estratgico

3.2. Compromiso de la direccin

N/A

3.3. Enfoque al cliente

AC
4:
elaboracin
(P10)

3.4. Identificacin de peligros y

riesgos, aspectos e impactos
Ambientales

AGA
7:
Procedimiento
identificacin y evaluacin de
aspectos
e
impactos
ambientales
y
requisitos
normativos
(P14)
AGA
7:
Procedimiento

3.5. Requisitos legales y otros

Procedimiento
de propuestas

Aplicacin especfica para

el proyecto
AC 2: Despliegue estratgico
o cuadro de indicadores
AC 3: Compromiso Gerente
UNI
AC 5: Quejas y reclamos del
cliente
AC 6: Determinacin y
revisin de los requisitos
relacionados con el
producto
ASST 8: Matriz de peligros y
riesgos para el proyecto
(R230)
AGA 9: Matriz de aspectos e
impactos ambientales para el
proyecto (R156)
AC 10: Matriz de requisitos

28

3.6.
Objetivos,
programas

metas

identificacin y evaluacin de
aspectos
e
impactos
ambientales
y
requisitos
normativos
(P14)
ASST 11: Objetivos, metas y
programas (SISO)
AGA 12: Programas de
Gestin Ambiental (R184)

normativos (R440)

ASST 11: Objetivos, metas y

programas (SISO)
AGA 12: Programas de
Gestin Ambiental (R184)

3.6 Ejecucin del Proyecto

NTC ISO 9001:2008, numerales 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 5.5.1, 5.5.2, 6.1, 6.3, 6.4, 6.2.1,
6.2.2, 5.5.3, 7.2.3, 4.2.3, 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 7.6
NTC ISO 14001: 2004, numerales 4.4, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.3, 4.4.4, 4.4.5, 4.4.6, 4.4.7
NTC-OHSAS 18001:2007, numerales 4.4, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.3, 4.4.4, 4.4.5, 4.4.6,
4.4.7
Requerimiento Norma
4.1.
Recursos,
funciones,
responsabilidad, redicin de
cuentas y autoridad
4.2. Provisin de recursos,
infraestructura y ambiente de
trabajo
4.3. Recursos humanos

4.4. Comunicacin

Documento general
aplicable
AC 13: Organigrama UNI
AC 16: Representante de la
Direccin
N/A
AC 19: Instruccin ingreso de
personal (I02)
AC 20: Procedimiento para
seleccin de personal de obra
(P37)
AC 21: Procedimiento para
traslado de personal (P74)
N/A

Aplicacin especfica para

el proyecto
AC 14: Organigrama P-4159
AC 15: R96 para cargos del
proyecto
AC 18: Infraestructura
AC 17: Ambiente de trabajo
AC
58:
Proceso
de
informacin
AC 22: Proceso de gestin
humana

AC 23: Comunicacin

4.5. Documentacin

AC 24: Manual de Gestin

Integrado (M05)

N/A

4.6. Control de documentos y

registros

AC 25: Procedimiento control

de documentos y registros
(P01)

4.7. Realizacin del producto

AC 29: Instruccin para

seleccionar,
evaluar
y
reevaluar
proveedores
y
subcontratistas (I15)

AC
26:
Control
de
documentos en el proyecto
AC 27: Control de registros en
el proyecto (R03)
AC 28: Planificacin de la
realizacin del producto
AC 30: Proceso de compras y
almacn
AC 31: Control de la

29

4.8. Control operacional

ASST 43: Manual de normas

de seguridad y gestin
ambiental para contratistas
(M04)
ASST 45: Procedimiento para
gestin del cambio (P99)

4.9. Preparacin y respuesta

ante emergencias

N/A

produccin y de la prestacin
del servicio
AC 32: Mantenimiento de
equipos
AC
33:
Equipos
de
seguimiento y medicin
AC 34:
Identificacin
y
trazabilidad
AC 35: Propiedad del cliente
AC 36: Preservacin del
producto
AC 37: Plan de manejo y
almacenamiento
de
materiales
ASST 38: (Manipulacin y
transporte de liga asfltica
(ARO-07))
ASST 39: Procedimientos
SISO aplicables al proyecto
ASST
40:
Listas
de
verificacin
aplicables
al
proyecto
ASST 41: Matriz de elementos
de proteccin personal (R256)
ASST 42: Programas de
gestin aplicables al proyecto
ASST 44: Sistema de Gestin
de la Seguridad y la Salud en
el Trabajo (SG-SST) P-4159
(PSO-20)
AGA 46: Plan de manejo
ambiental P-4159 (PL25)
AGA
47:
PMIRS
y
PMIRESPEL (PL01)
ASST
48:
Plan
de
contingencias
para
obra
(R304)

3.7 Seguimiento y medicin del proyecto (verificacin)

NTC ISO 9001:2008, numerales 8.2.2, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.2, 8.5.3
NTC ISO 14001: 2004, numerales 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3, 4.5.5
NTC-OHSAS 18001:2007, numerales 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3, 4.5.5
Requerimiento Norma
5.1. Seguimiento y medicin de
los procesos
5.2. Seguimiento y medicin del
producto
5.3. Control del producto no

Documento general
aplicable
N/A
N/A
AC

51:

Procedimiento

Aplicacin especfica
para el proyecto
AC
49:
Seguimiento
y
medicin de los procesos
AC
50:
Seguimiento
y
medicin del producto
AC 52: Control del producto

30
conforme
5.4. Satisfaccin del cliente
5.5. Auditora interna
5.6. Accin correctiva y accin
preventiva
5.7. Investigacin de accidentes
e incidentes de trabajo

tratamiento
de
no
conformidades
(P02)
N/A
AC
53:
Procedimiento
ejecucin de auditora interna
(P04)
AC
51:
Procedimiento
tratamiento
de
no
conformidades (P02)

no conforme

ASST
55:
Procedimiento
notificacin e investigacin de
accidentes e incidentes de
trabajo (P06)

N/A

AC 57: Satisfaccin del cliente

AC 54: Auditora interna para
el proyecto
AC 59: Mejora continua,
accin correctiva y accin
preventiva

3.8 Mejora continua

NTC ISO 9001:2008, numerales 5.6.1, 5.6.2, 8.5.1
NTC ISO 14001: 2004, numerales 4.6
NTC-OHSAS 18001:2007, numerales 4.6
Requerimiento Norma
Mejora continua

Documento general
aplicable
AC 51: Procedimiento
tratamiento de no
conformidades (P02)

Aplicacin especfica
para el proyecto
AC 56: Revisin por la
Direccin
AC 59: Mejora continua,
accin correctiva y accin
preventiva

3.9 Gestin de la calidad del proyecto

3.9.1 Nivel estratgico
Misin
Somos una compaa dedicada a la produccin de tubera y accesorios de polietileno y
polipropileno,

construccin

de

redes

de

servicios

pblicos

(infraestructura),

comercializacin de productos y servicios relacionados con la Ingeniera, buscando

calidad de vida de la comunidad, bienestar de nuestros trabajadores, satisfaccin de
los clientes y rentabilidad para la compaa.
Visin

31
Ser una empresa lder en construccin de infraestructura, soluciones integrales,
servicio, produccin y comercializacin de productos con alta tecnologa, para redes de
servicios pblicos.
Objetivos estratgicos

Mejorar el nivel de satisfaccin de los clientes.

Mejorar la competencia del personal.
Fomentar la cultura del cuidado.
Preservar el medio ambiente.
Cumplir con la legislacin aplicable
Aumentar la rentabilidad de la compaa

Poltica integrada
Comercializadora SyE y Cia s.a., se compromete a:

Entregar al cliente productos y servicios conformes con los requisitos acordados

en ptimas condiciones de calidad y con el soporte de asesora profesional.
Promover la toma de conciencia y el respeto por el medio ambiente, prevenir la
contaminacin y controlar los aspectos ambientales para eliminar o mitigar, los
impactos ambientales adversos.
Identificar, intervenir y controlar los riesgos, las amenazas y los comportamientos
subestndares en los procesos, garantizando condiciones de trabajo y de salud
seguras.
Nuestra poltica integrada es concebida para que asegure el cumplimiento de la
normatividad aplicable y procure la satisfaccin de los empleados y partes
interesadas, mediante la mejora continua de la gestin de los procesos.

3.9.2 Marco legal

Marco de regulacin del sector gas en Colombia.
A partir de 1948 se comenz a legislar sobre gas en Colombia, las primeras
regulaciones fueron sobre la forma de distribucin, manejo y almacenamiento de gases
del petrleo.

32
Dentro de la legislacin Colombiana, hasta nuestros das se ha venido reglamentando
la exploracin, transporte, almacenamiento, manejo, distribucin, seguridad para
gasoductos troncales y urbanos en materia de gas natural.
Los aspectos legales pertinentes al sector del gas natural estn definidos hoy en da
principalmente por la Ley de Servicios Pblicos Domiciliarios, 142 de Julio de 1994, por
la Ley 286 de Julio de 1996 que modific parcialmente a la Ley 142/94, por la
resolucin CREG-057 de julio 30 de 1996 y por la Resolucin CREG-067/95 mediante
la cual la Comisin expidi el Cdigo de Distribucin de Gas Combustible por redes.
Ley de Servicios Pblicos Domiciliarios (Ley 142 de 1994).
Mediante la ley 142 se regula la distribucin de gas combustible as como las
actividades complementarias de produccin, comercializacin, y transporte.
Con esta ley adems se propicia la competencia que permite el establecimiento de un
rgimen tarifario de transporte y ordena una reestructuracin institucional de las
empresas, con nuevos esquemas de participacin.
De igual manera se definen criterios de confiabilidad, calidad y continuidad en el
servicio y se crea la superintendencia de Servicios Pblicos Domiciliarios SSPD, como
organismo de control y vigilancia de funcionamiento del sistema.
Finalmente como ente encargado de regular todos los aspectos que tiene que ver con
energa elctrica y gas, se crea por disposicin de la ley 153 de junio de 1994 la
Comisin de Regulacin de Energa y Gas CREG.
Norma Tcnica Colombiana (NTC).
Para los efectos pertinentes a la aplicacin del Cdigo de Distribucin de Gas
Combustible por Redes, todo distribuidor o usuario del sistema de distribucin, deber
cumplir como mnimo con las Normas Tcnicas Colombianas expedidas para el efecto.

33
En caso de no existir normas Colombianas, se emplearn normas de reconocido
prestigio internacional y aceptadas por el Ministerio de Minas y Energa.
En materia de seguridad, deber acogerse al Cdigo de Normas Tcnicas y de
Seguridad en Gas Combustible, compilado por el Ministerio de Minas y Energa y a
toda la reglamentacin que en la materia expida dicho Ministerio y la Comisin de
Regulacin de Energa y Gas.
Familia de Normas de la NTC ISO/IEC 17020
La Norma NTC ISO/IEC 17020 forma parte de un grupo de normas que cubren temas
de ensayo, inspeccin y acreditacin, las cuales se enumeran a continuacin:
Familia de Normas para Acreditacin

NTC 3008

NORMA

VERSION
1995

NTC 3113

1997

NTC ISO IEC 17025

2005

GTC 10 36

1997

GTC 37

1997

GTC 38

1997

NTC- ISO/IEC 17020

2002

ISO/IEC GUIDE 22

1996

ISO/IEC /TR 17010

1998

NORBRE DE LA NORMA
Sistemas de acreditacin de laboratorios de
calibracin y ensayo. Requisitos generales para la
operacin y el reconocimiento
Normalizacin
y
actividades
relacionadas.
Vocabulario General.
Requisitos Generales de competencia de
laboratorios de ensayo y calibracin.
Requisitos generales para organismos que
realizan evaluacin y certificacin / registro de
sistemas de calidad.
Requisitos Generales para la evaluacin y
acreditacin de organismos de certificacin /
registro.
Requisitos generales para organismos que operan
sistemas de certificacin de productos
Criterios generales para la operacin de varios
tipos de organismos de inspeccin
General Criteria for Suppliers Declaration of
Conformity.
General Requiriments for Bodies.

Fuente: Norma NTC ISO/IEC 17020

3.9.3 Elaboracin de los planes de calidad

34
Polticas
Poltica general de la empresa
La empresa COMERCIALIZADORA SYE Y CIA S.A. tiene como funcin la prestacin
de un excelente servicio pblico, marcado por un ptimo nivel de calidad en los
diferentes procesos que maneja para suministro de gas natural.
El factor humano de la empresa COMERCIALIZADORA SYE Y CIA S.A. es el
fundamento esencial del nivel de calidad que posee la organizacin, por lo tanto la
empresa vela por el desarrollo integral del recurso humano basado en los valores
propios de la misma, para as ofrecer la calidad que caracteriza a la empresa.
Poltica de calidad:
Es poltica de COMERCIALIZADORA SYE Y CIA S.A. Satisfacer de manera plena y
oportuna las necesidades de nuestros clientes, cumpliendo requisitos de calidad,
reglamentarios, ambientales y de seguridad, para ello contamos con personal
competente, identificado con los valores de la organizacin, y comprometidos con el
mejoramiento continuo del Sistema de Gestin de Calidad.
Compromiso de la alta direccin
El Gerente, se compromete a hacer cumplir la poltica integrada y los objetivos para el
proyecto, con el fin de implementar todas las actividades inherentes a ste, as como la
mejora continan de su eficacia. Para tal efecto, se asignarn los recursos tcnicos y
humanos necesarios, manteniendo una permanente comunicacin con el cliente.
Valores de la organizacin
Los valores de nuestro personal son la principal herramienta de trabajo, consideramos

35
que sin ellos no lograramos alcanzar nuestra misin y mucho menos nuestra visin.
Son los siguientes:
1. Pertenencia (Compromiso con la organizacin).
2. Vocacin de servicio (Estar siempre dispuesto a ayudar).
3. Tolerancia (Aceptacin del entorno).
4. Autoestima (Valoracin de s mismo).
5. Honestidad.
6. Responsabilidad social.
7. Autocontrol.
8. Confianza.
9. Lealtad.
10. Prudencia.
Procesos de comunicacin:
La alta direccin ha destinado para la comunicacin, elementos tales como radios
bases, porttiles, celulares, comunicacin internas, memorandos.
La empresa COMERCIALIZADORA SYE Y CIA S.A. difunde esta poltica a travs de
publicaciones y charlas programadas, para el personal de la empresa y para todos los
niveles administrativos de la misma.
3.9.4 Planificacin del sistema de gestin de calidad

En esta fase se procede a definir las actividades requeridas para llevar a cabo la
implantacin del Sistema y dar cumplimiento a la norma NTC, estas actividades son
planeadas junto con la Direccin.
A continuacin se describen las actividades que surgieron como resultado del proceso
de planeacin:
Establecimiento del grupo de trabajo.

36
La COMERCIALIZADORA SYE Y CIA S.A, con el propsito de promover la
participacin activa en el proceso y a fin de dar cumplimiento a los requisitos de la
norma, consider de vital importancia el establecimiento de un grupo de trabajo que
contribuya al desarrollo de los procesos.
Compromiso de la alta direccin.
El inters por implementar un sistema de calidad, la COMERCIALIZADORA SYE Y CIA
S.A nace por los siguientes motivos:
Contribuir al crecimiento y la competitividad de la empresa.
Consolidarse ante el Sector Gas, a partir de la Acreditacin del Organismo de
Inspeccin conforme la norma NTC ISO /IEC 17020:2002.
El Compromiso con este hecho se evidencia a travs de la particin activa y el
liderazgo por parte de COMERCIALIZADORA SYE Y CIA S.A.
Nombramiento del encargado del sistema de calidad.
La Dra. Gloria Murillo fue designada por la Alta direccin de la COMERCIALIZADORA
SYE Y CIA S.A, como la Coordinadora de Calidad del Organismo de Inspeccin, con la
autoridad suficiente para coordinar las labores del proyecto de Acreditacin del
Organismo de Inspeccin, dar seguimiento, evaluar y controlar el Sistema de Gestin
de Calidad.
Algunas de las funciones asignadas al Cargo de Coordinador de Calidad son:

Implementar el SGC apropiado al tipo, alcance y volumen de trabajo

realizado. Identificar oportunidades de mejora en el Sistema de Gestin de
Calidad.

37

Gestionar y coordinar las actividades de capacitacin interna.

Brindar apoyo al personal en temas relacionados con el Sistema de
Calidad. Colaborar con la Direccin en sus funciones de Administracin del

Personal.
Garantizar la vigencia y pertinencia de manuales, procedimientos y dems

documentos relacionados con el SGC.

Organizar y archivar los registros obtenidos en las diferentes actividades realizadas

en el Organismo de Inspeccin.
Elaborar y realizar seguimiento al Programa Anual de Auditorias Internas Calidad.

Elaborar y registrar las propuestas y desviaciones del Sistema de Gestin de

Calidad y realizar su respectiva supervisin.
Documentar y archivar los documentos generados durante la atencin de quejas y/o

reclamos.
Gestionar el desarrollo del Programa de Aseguramiento de la Calidad de los
Resultados.

Implementacin del sistema de gestin de calidad

La base del funcionamiento eficiente de un Sistema de Gestin de Calidad es el
establecimiento de una estructura documental eficaz que permita la operatividad,
control y seguimiento del Sistema de Calidad y a partir de l realizar su respectiva
implementacin.
Para llevar a cabo la implementacin del Sistema de Gestin de Calidad se realiza en
primera instancia el Proceso de Elaboracin Documental, que se describe a
continuacin:
Elaboracin de la documentacin
El proceso de elaboracin de la estructura documental se lleva a cabo a partir de la
realizacin de las actividades que se muestran en la en la siguiente imagen:
Pasos para la Elaboracin de la Documentacin

38

Revision, ajustes y
aprobacion
Elaboracion de la
documentacion
Diseo de la estruictura
documental
Diagnostico de la situacion
documental
Identificacion de la documentacion
necasaria

Implementacin del sistema de calidad

La implementacin del Sistema de Gestin de Calidad est orientada a dar
cumplimiento a los requisitos de la Norma NTC, dicha actividad se lleva a cabo
conforme a las fechas establecidas:
El desarrollo de la cultura de calidad y la adecuacin del sistema en la organizacin, se
da mediante la participacin activa de todos los integrantes del Organismo de
Inspeccin, a travs de:
Elaboracin de Manuales.

Definicin de funciones y responsabilidades de cada cargo.

Colaboracin en la elaboracin de Formatos.
Aportes individuales.
3.9.5 Seguimiento y revisin del sistema de gestin de calidad.

Seguimiento
Para el seguimiento del sistema de gestin de calidad el estudiante en proyecto

39
propone un Sistema de Indicadores de Gestin (Ver anexo 5) que permita medir la
efectividad y eficacia del Sistema de Calidad y proporcionen informacin que contribuya
a la evaluacin del mismo.
Revisin
La revisin de la documentacin del sistema de calidad se realizar anualmente, a
partir de la primera revisin, si la Direccin o el Coordinador de Calidad lo consideran
necesario se realizarn revisiones no programadas al sistema, estas revisiones pueden
presentarse por:

Mejoramiento de los procedimientos tcnicos

Unificacin de documentos
Eliminacin o inclusin de procedimientos.
Cambios por decisiones administrativas
Cambios de forma al documento.
Cambios de Fondo al documento

4 Plan de Los Recursos Humanos

El Plan de Gerencia de Recursos Humanos gerencia los perfiles, los roles y

responsabilidades y el organigrama del proyecto. Guarda estrecha relacin con el Plan
de Gestin de las Comunicaciones.
Este Plan establecer quin deber responder por cada uno de los entregables.
Adems, contemplar la capacitacin que se requiera en el proyecto as como el
manejo de las competencias de los recursos.
4.1 Desarrollar el Plan de Recursos Humanos
Es el proceso por el cual se identifican y documentan los roles dentro de un proyecto,
las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicacin, y

40
se crea el plan para la direccin de personal.

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

Identificar necesidades de personal nuevo y

de
sus
competencias
(educacin,
formacin, experiencia y habilidades), para
realizar las diferentes actividades inherentes
a los procesos.

Director del Proyecto

y/o Residente.

Realizar entrevista y seleccionar la persona

a ocupar el cargo, de acuerdo a las
competencias definidas.
Realizar los traslados del personal tal como
se define en el procedimiento.

Director del Proyecto

y/o Residente.

Realizar el ingreso segn lo especificado en

la instruccin Ingreso de personal.
En la obra el entrenamiento y la
capacitacin se estructura as:
Realizar induccin a todo el personal
que ingrese a la obra, donde se contemplen
los
siguientes
temas:
Estructura
organizacional del Contrato, reglamento
interno de trabajo, reglamento de higiene y
seguridad industrial, poltica integrada,
normas
de
seguridad,
AROS,
Procedimientos Seguros, Matriz de Peligros
y Riesgos , Plan de Contingencias, Matriz
de Aspectos e Impactos Ambientales,
Programa de Gestin Ambiental, Manejo de
Qumicos, Sistema de Gestin Integrado y
entrenamiento especfico, de acuerdo al
cargo a desempear.
El pago de parafiscales, subcontratistas y
empleados de la obra, lo realiza la Auxiliar
Administrativa de la oficina principal de la
siguiente manera:El pago a parafiscales, se
realiza dentro de los diez primeros das
hbiles de cada mes, por medio de planillas.
La relacin de los trabajadores es enviada
en archivo va internet, los cuales se
generan a travs del sistema de nmina.
El pago a los trabajadores se realiza
quincenalmente, con todas las novedades
que se generen en la quincena vencida.

Auxiliar
UNI.

Administrativa

Director del Proyecto,

Residente,
Gestor
Ambiental.

Auxiliar Administrativa.

DOCUMENTOS Y
REGISTROS DE SOPORTE
R96
Requisitos
de
competencias del personal
Registros de experiencia,
formacin,
educacin
y
habilidades del personal
contratado.
R96
Requisitos
de
competencias del personal.
P37 Procedimiento para
seleccin de personal de
obra.
P74 Procedimiento para
traslado de personal.
I02 Instruccin ingreso de
personal.

R26
Registro
de
capacitacin.
Reglamento
interno
de
trabajo.
Reglamento de higiene y
seguridad industrial.
Nivel estratgico.

Planillas
de
pago
de
parafiscales, subcontratistas
y trabajadores en la obra.

41

42
4.2 Adquirir el Equipo del Proyecto
Es el proceso por el cual se confirman los recursos humanos disponibles y se forma el
equipo necesario para completar las asignaciones del proyecto.
ACTIVIDADES

DOCUMENTOS Y
REGISTROS DE SOPORTE
I02 Instruccin Ingreso de
personal.

RESPONSABLES

Realizar el ingreso segn lo establecido en

la I02 instruccin ingreso de personal.
La Auxiliar Gestin Humana del Proyecto
debe informar sobre la persona o las
personas que se encuentran vinculadas al
proyecto

Auxiliar
Humana

Gestin

Auxiliar
Humana

Gestin

I02 Instruccin Ingreso de

personal. Email corporativo

4.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto

Es el proceso que consiste en mejorar las competencias, la interaccin de los
miembros del equipo y el ambiente general del equipo para lograr un mejor desempeo
del proyecto.

ACTIVIDAD
Induccin
Plan de Manejo Integral de
Residuos
Slidos
de
la
compaa
Divulgacin
del
plan
de
contingencias
Disposicin
de
material
proveniente de excavacin
(escombros)
Divulgacin
programa
de
prevencin y proteccin contra
cadas de alturas
Manipulacin de cargas y
herramientas
Uso
de
elementos
de
proteccin personal, reporte de
incidentes y accidentes de
trabajo
Riesgo qumico

DIRIGIDO A
Todo el personal del
proyecto
Personal operativo

FECHA DE
EJECUCIN

RESPONSABLE

Octubre de 2015

Coordinador
Ocupacional
Ambiental

Octubre de 2015

Gestor Ambiental

Todo el personal del

Octubre de 2015
proyecto

Gestor Ambiental

Personal operativo

Octubre de 2015

Gestor Ambiental

Personal operativo

Noviembre
2015

de

Gestor Ambiental

Personal operativo

Noviembre
2015

de

Personal operativo

Noviembre
2015

de

Personal operativo

Diciembre de 2015 Gestor Ambiental

Gestor Ambiental

Gestor Ambiental

Salud
Gestor

43
4.4 Dirigir el Equipo del Proyecto
Es el proceso que consiste en monitorear el desempeo de los miembros del equipo,
proporcionar retroalimentacin, resolver problemas y gestionar cambios a fin de
optimizar el desempeo del proyecto.
4.4.1 Evaluacin del desempeo laboral en obra

FECHA DE ACTUALIZACIN DE COMPETENCIAS ESPECIFICAS (FUNCIONES): Ao:

EVALUADO:

CARGO:

EVALUADOR:

CARGO:

CLASE DE EVALUACIN:

ANUAL

Mes:

Da:

PROYECTO:

__ __

ORDEN GERENCIAL
OTRA
______________________________________
PERIODO A EVALUAR:
FECHA DE EVALUACIN:
Ao:
Mes: Da:

____
____

Lea detenidamente la definicin de cada competencia y sus criterios de

desempeo y coloque una X en el nivel de la escala que mejor describa su
desempeo en el puesto. Coloque en Total el valor correspondiente.
Presente al empleado la evaluacin, propiciando un ambiente de dilogo y
respeto mutuo.

CUL

ESCALA DE CALIFICACIN
A: Siempre
B: Casi siempre
C: Algunas veces
D: Casi nunca
E: Nunca

Nota: Diligencie las competencias bsicas (1 2), de acuerdo al cargo a evaluar.

1.

COMPETENCIAS BSICAS AYUDANTE

DESCRIPCIN DEL DESEMPEO

Responsabilidad: Cumple autnomamente con las tareas, compromisos u
obligaciones de su cargo. Se esfuerza por cumplir las metas de su trabajo.
Respeto y acato normas: Atiende permanentemente las polticas y normas de la
empresa. Acepta instrucciones aunque difiera de ellas. Acepta la supervisin.
Utilizacin de recursos: Hace uso adecuado de los bienes que se le han asignado
para la realizacin de sus funciones.

CALIFICACIN
C
D
E
50
20
0
N/A N/A N/A

A
100
N/A

B
80
N/A

TOT
AL
N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

A
100
N/A

B
80
N/A

COMPETENCIAS ESPECFICAS
DESCRIPCIN DEL DESEMPEO
N/A

CALIFICACIN
C
D
E
50
20
0
N/A N/A N/A

TOT
AL
N/A

TOTAL
2.

COMPETENCIAS BSICAS OFICIAL, RASTRILLERO, LIGUERO, OPERADOR CORTADORA,

OPERADOR CILINDRO, SOLDADOR
CALIFICACIN
DESCRIPCIN DEL DESEMPEO
A
B
C
D
E
TOT
100
80
50
20
0
AL

Actitud positiva y flexible: Acepta y se adapta fcilmente a los cambios. Tiene

una actitud positiva frente al trabajo que realiza.

44
Calidad: Realiza el trabajo de acuerdo con los requerimientos y especificaciones
establecidas.
Responsabilidad: Cumple autnomamente con las tareas, compromisos u
obligaciones de su cargo. Se esfuerza por cumplir las metas de su trabajo.
Respeto y acato normas: Atiende permanentemente las polticas y normas de la
empresa. Acepta instrucciones aunque difiera de ellas. Acepta la supervisin.
Utilizacin de recursos: Hace uso adecuado de los bienes que se le han asignado
para la realizacin de sus funciones.
COMPETENCIAS ESPECFICAS

DESCRIPCIN DEL DESEMPEO

A
100

B
80

CALIFICACIN
C
D
E
50
20
0

TOT
AL

Realiza las labores de termofusin, de acuerdo a los procedimientos de soldadura

definidos por la Empresa, segn las NTC y especificaciones de EPM.
Apoya al Encargado de Cuadrilla, en sus labores de sealizacin y coordinacin de
personal.
Verifica que los requerimientos de la excavacin, si cumplan con las
especificaciones para la instalacin de las tuberas
Revisa que el tendido de la tubera, est acorde con los procedimientos.
Presuriza diariamente las redes construidas.
Tiene en cuenta las recomendaciones, para la intervencin de redes gasificadas
Realiza los empalmes de las acometidas, de acuerdo a los procedimientos
establecidos.
Reporta oportunamente al Encargado de Cuadrilla, las novedades que se
presentan en la ejecucin de los trabajos.
Responde por la manipulacin y utilizacin de los equipos asignados para la
actividad.
Responde por el buen uso y cuidado de los equipos y herramientas entregados,
para desempear su labor,
Realiza el aseo y organizacin del lugar que se intervino, durante la reparacin o
reconstruccin.
Maneja buenas relaciones interpersonales y respeto por los espacios y clientes,
donde ejecuta su actividad,
Entrega la prueba de hermeticidad de los proyectos construidos
Realiza reintegro al almacn de los materiales no instalados en obra
Gestiona los riesgos producidos por comportamientos o condiciones inseguras que
detecte en el desempeo de su labor e informar al jefe inmediato, los que no estn
al alcance de gestionar.
Reporta y participa en la investigacin de los incidentes, accidentes y posibles
emergencias.
Cumple con las etapas de separacin, recoleccin y almacenamiento de los
residuos, segn lo documentado en el PMIRS.
Genera acciones que evidencien la toma de conciencia, el respeto por el medio
ambiente y la prevencin de la contaminacin, en la ejecucin de las actividades
asociadas al proceso.
Cumplir con la poltica integrada de los sistemas de gestin, a travs de la
ejecucin eficiente y eficaz de las responsabilidades asignadas a su cargo.
Cumple los estndares, reglamentos e instrucciones de los programas de gestin
ambiental y de salud ocupacional de la compaa.

TOTAL
Sume los puntajes asignados a cada criterio, divida por el nmero de criterios y determine la calificacin total del desempeo laboral del
empleado.

Firma evaluador ______________________ Firma Evaluado ________________________

ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Determinar concertadamente con el evaluado, acciones concretas, para mejorar el desempeo, teniendo en cuenta
los criterios de ms bajo puntaje.
CRITERIO

ACCION A EMPRENDER

PLAZO

Firma evaluador ______________________ Firma Evaluado ________________________

SEGUIMIENTO
/ LOGROS

45
5 Plan de Gerencia las Comunicaciones

5.1 Identificar a los Interesados

Es el proceso que consiste en identificar a todas las personas u organizaciones
impactadas por el proyecto, y documentar informacin relevante relativa a sus
intereses, participacin e impacto en el xito del mismo.
Salidas
1 Registro de Interesados
2 Estrategia de Gestin de los Interesados
5.2 Planificar las Comunicaciones
Es el proceso para determinar las necesidades de informacin de los interesados en el
proyecto y definir cmo abordar las comunicaciones con ellos.
Salidas
1 Plan de Gestin de las Comunicaciones
2 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
5.3 Distribuir la Informacin
Es el proceso de poner la informacin relevante a disposicin de los interesados en el
proyecto, de acuerdo con el plan establecido.
Salidas
1 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin
5.4 Gestionar las Expectativas de los Interesados
Es el proceso de comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para
satisfacer sus necesidades y abordar los problemas conforme e presentan.

46
Salidas
1 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin
2 Solicitudes de Cambio
3 Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto
4 Actualizaciones a los

Documentos del Proyecto

5.5 Informar el Desempeo

Es el proceso de recopilacin y distribucin de la informacin sobre el desempeo,
incluyendo los informes de estado, las mediciones del avance y las proyecciones.
Salidas
1 Informes de Desempeo
2 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la

Organizacin

3 Solicitudes de Cambio

5.6 Procedimiento para tratar Polmicas

Se registran las polmicas a travs de la observacin y conversacin, o de alguna
persona o grupo que los exprese formalmente. Se registran las polmicas en la
bitcora de obra.
Se revisa la bitcora de obra en la reunin semanal de coordinacin con el fin de:
Determinar las soluciones a aplicar a las polmicas pendientes por analizar,
designar un responsable por su solucin, un plazo de solucin, y registrar la
programacin de estas soluciones
Revisar si las soluciones programadas se estn aplicando, de no ser as se
tomarn acciones correctivas al respecto.
Revisar si las soluciones aplicadas han sido efectivas y si la polmica ha sido
resuelta, de no ser as se disearn nuevas soluciones.

47
En caso que una polmica no pueda ser resuelta o en caso que haya evolucionado
hasta convertirse en un problema, deber ser abordada con el siguiente mtodo de
escalamiento:
En primera instancia ser tratada de resolver por el Project Manager y el
Equipo de Gestin de Proyecto, utilizando el mtodo estndar de resolucin de
problemas.
En segunda instancia ser tratada de resolver por el Project Manager, el Equipo
de Gestin de Proyecto, y los miembros pertinentes del Equipo de Proyecto,
utilizando el mtodo estndar de resolucin de problemas.
En tercera instancia ser tratada de resolver por el Sponsor, el Project
Manager, y los miembros pertinentes del proyecto, utilizando la negociacin y/o
la solucin de conflictos.
En ltima instancia ser resuelta por el Sponsor o por el Sponsor y el Comit de
Control de Cambios si el primero lo cree conveniente y necesario.

5.7 Gestin de las Comunicaciones

El Plan de Gestin de las Comunicaciones deber ser revisado y/o actualizado cada
vez que:
Hay una solicitud de cambio aprobada que impacte el Plan de Proyecto.
Hay una accin correctiva que impacte los requerimientos o necesidades de
informacin de los stakeholders.
Hay personas que ingresan o salen del proyecto.
Hay cambios en las asignaciones de personas a roles del proyecto.
Hay cambios en la matriz autoridad versus influencia de los stakeholders.
Hay solicitudes inusuales de informes o reportes adicionales.
Hay quejas, sugerencias, comentarios o evidencias de requerimientos de
informacin no satisfechos.
Hay evidencias de resistencia al cambio.

48

Hay evidencias de deficiencias de comunicacin intraproyecto y extraproyecto.

La actualizacin del Plan de Gestin de las Comunicaciones deber seguir los
siguientes pasos:
Identificacin y clasificacin de stakeholders.
Determinacin de requerimientos de informacin.
Elaboracin de la Matriz de Comunicaciones del Proyecto.
Actualizacin del Plan de Gestin de las Comunicaciones.
Aprobacin del Plan de Gestin de las Comunicaciones.
Difusin del nuevo Plan de Gestin de las Comunicaciones
Guas para Correo Electrnico.- Todos los correos electrnicos debern seguir las
siguientes pautas:
El asunto de los correos electrnicos deber empezar con la frace P. inventa .
Los correos electrnicos entre el Equipo de Proyecto de la empresa y los
proveedores debern ser enviados por el Project Manager, para establecer una
sola va formal de comunicacin con el Cliente.
Los enviados por los proveedores y recibidos por cualquier persona del Equipo de
Proyecto de la Empresa debern ser copiados al Project Manager (si es que stos
no han sido considerados en el reparto), para que todas las comunicaciones con
los proveedores estn en conocimiento de los responsables de la parte contractual.
Los correos internos entre miembros del Equipo de Proyecto, debern ser copiados a la
lista Director del proyecto que contiene las direcciones de los miembros, para que
todos estn permanentemente informados de lo que sucede en el proyecto.
Todas las reuniones debern seguir las siguientes pautas:
Debe fijarse la agenda con anterioridad.
Debe coordinarse e informarse fecha, hora, y lugar con los participantes.

49
Se debe empezar puntual.
Se deben fijar los objetivos de la reunin, los roles (por lo menos el facilitador y el
anotador), los procesos grupales de trabajo, y los mtodos de solucin de
controversias.
Se debe cumplir a cabalidad los roles de facilitador (dirige el proceso grupal de
trabajo) y de anotador (toma nota de los resultados formales de la reunin).
Se debe terminar puntual.
Se debe emitir un Acta de Reunin (ver formato adjunto), la cual se debe repartir a los
participantes (previa revisin por parte de ellos).
Guas para Almacenamiento de Documentos.- El almacenamiento de los documentos
del proyecto deber seguir las siguientes pautas:
Durante la ejecucin del proyecto cada miembro del equipo mantendr en su
mquina una carpeta con la misma estructura que el WBS del proyecto, donde
guardar en las sub-carpetas correspondientes las versiones de los documentos
que vaya generando.
Al cierre de una fase o al cierre del proyecto cada miembro del equipo deber
eliminar los archivos temporales de trabajo de los documentos y se quedar con
las versiones controladas y numeradas (ver guas para el control de versiones), las
cuales se enviarn al Project Manager.
El Project Manager consolidar todas las versiones controladas y numeradas de
los documentos, en un archivo final del proyecto, el cual ser una carpeta con la
misma estructura del WBS, donde se almacenarn en el lugar correspondiente los
documentos finales del proyecto. Esta carpeta se archivar en la Biblioteca de
Proyectos de la Empresa, y se guardar protegido contra escritura.
Se publicar una Relacin de Documentos del Proyecto y la ruta de acceso para
consulta.

50
6 Plan de Gerencia de los Riesgos
Uno de los elementos clave a la hora de asegurar el xito en el proyecto, medido en
trminos de cumplimiento de plazos, costes, alcance funcional y calidad final de la
solucin, es la Gestin de Riesgos.

Implantar una Gestin de Riesgos adecuada ser un elemento decisivo a la hora de

asegurar el Proyecto, mediante la identificacin y el anlisis por adelantado de los
riesgos potenciales que puedan afectar al Proyecto, y la elaboracin de las acciones
de contingencia adecuadas para evitar su aparicin o para minimizar el impacto en el
Proyecto, en caso de que finalmente el riesgo se verifique.

6.1 Identificacin de Riesgos

ID
R01
R02
R03
R04

Descripcin del Riesgo

Requisitos poco claros
Abandono temporal de un miembro del equipo
Falta de Experiencia en tareas de planificacin
Falta de Experiencia con las herramientas utilizadas

R05
R06
R07
R08
R09
R10
R11
R12
R13

Diseo Errneo
Falta de un Experto
Prdida de documentacin y/o otros artefactos
Conflictos entre los integrantes del grupo
Inestabilidad del entorno de desarrollo y documentacin el proyecto
Estimacin de costos fuera del alcance de la realidad
Falta de seguimiento permanente de tareas y actividades
Desconocimiento Tcnico
Falta de comunicacin entre los integrantes del grupo.

6.2 Anlisis del Riesgo

ID
R01

Anlisis del Riesgo

Magnitud

Tipo de Riesgo
Riesgo del Producto
Riesgo del Proyecto
Riesgo del Proyecto
Riesgo
del
Producto/Proyecto
Riesgo del Producto
Riesgo del Proyecto
Riesgo del Proyecto
Riesgo del Proyecto
Riesgo del Proyecto
Riesgo del Proyecto
Riesgo del Proyecto
Riesgo del Proyecto
Riesgo del Proyecto

51
Variable segn la fase de aparicin:
Inicio: baja.
Elaboracin: media.
Construccin: alta.
Transicin: muy alta
Descripcin
Los requisitos representan la idea que tiene el cliente sobre el proyecto, sobre ellos se
construyen los casos de uso y dichos casos de uso guan el desarrollo del proyecto. Una
mala o insuficiente recoleccin de los mismos afecta a la calidad de todo el proyecto.
Impacto
La incorporacin o modificacin de requisitos durante el desarrollo requerir realizar
cambios sobre gran parte de la documentacin del producto elaborada con anterioridad al
momento del cambio. Estas modificaciones sern menos costosas durante las dos
primeras fases del proyecto, pero pueden suponer trastornos importantes durante las fases
de Construccin y
Indicadores
Al realizar la consulta al cliente, no sabe indicar con propiedad cuales son los servicios que
espera obtener de la aplicacin.
R02
Magnitud
Alta, cuando afecta a un solo miembro. Muy alta, si afecta a ms de uno.
Descripcin
Algn miembro del proyecto no se encuentra disponible por cualquier motivo externo
(enfermedad, lesin, etc) durante un periodo corto de tiempo, y por lo tanto no puede
realizar tareas relacionadas con el proyecto.
Impacto
La falta de disponibilidad de los recursos humanos puede provocar el retraso con respecto
a la planificacin inicial de cualquier actividad del proyecto. Teniendo en cuenta que la
entrega no puede posponerse, la falta de disponibilidad de personal puede suponer una
prdida de calidad en el producto.
Indicadores
Ninguno. Al ser un riesgo por causas externas al proceso, se supone que es un riesgo
difcil de predecir.
R03

Magnitud
Media.
Descripcin
El grupo tiene poca experiencia en el desarrollo
tareas y fechas preestablecido.

de obras similares de una estructura de

Impacto
La planificacin gua todo el desarrollo del proyecto. Un error en la misma puede incidir
directamente en sus resultados. No obstante, la divisin en iteraciones reduce el posible
impacto de los errores, permitiendo que estos puedan ser corregidos o absorbidos en
iteraciones posteriores a la de su aparicin.
Indicadores
Diferencias entre el desarrollo real del proyecto y la planificacin estimada.

52

R04

Magnitud
Variable segn la fase de aparicin:
Inicio: baja.
Elaboracin: media.
Construccin: alta.
Transicin: alta.
Descripcin
El equipo tiene dificultades a la hora de realizar sus objetivos (tanto de documentacin
como de implementacin) por su inexperiencia con las herramientas disponibles para el
mismo.
Impacto
Puede suponer retrasos.
Indicadores
No procede.

R05
Magnitud
Baja en Elaboracin, alta en Construccin.
Descripcin
El diseo del trazado resulta inadecuado. Al realizar actividades de implementacin puede
encontrase que el diseo carece del suficiente nivel de detalle o est mal enfocado, bien
por la naturaleza del problema, o bien por restricciones de uso impuestas por tecnologas
de terceros.
Impacto
Puede introducir retrasos en el proyecto ante la necesidad de volver a considerar el diseo
trazado.
Requiere la actualizacin o modificacin de los artefactos de diseo.
Indicadores
La arquitectura no cumple las expectativas. Se complica la implementacin.
R06
Magnitud
Media.
Descripcin
No hay un experto del dominio en el equipo de desarrollo al que poder consultar.
Impacto
Puede suponer retrasos.

R07

Indicadores
No procede
Magnitud
Alta.
Descripcin
Por causas varias se pierde parte o el total de la documentacin as como la posibilidad de
perder parte o el total de otros artefactos, como pueden ser: parte de la implementacin o

53
ficheros de planificacin.
Impacto
Variable, puede suponer una catstrofe, o un simple retraso.
Indicadores
Ninguno.
R08

Magnitud
Media.
Descripcin
Aparicin de problemas y discrepancias entre los miembros del proyecto. Falta de acuerdo
en las decisiones tomadas.
Impacto
Si los desacuerdos no son rpidamente resueltos se pueden provocar retrasos en la
planificacin. Teniendo en cuenta que no se puede producir un retraso en la entrega final,
se tendra que reajustar la planificacin con una posible prdida de calidad del producto.
Indicadores
Mucho tiempo dedicado a decisiones concretas, nfasis en las posturas enfrentadas,
nmero de enfrentamientos con respecto a una misma decisin.

R09

Magnitud
Alta
Descripcin
Tanto el proceso de desarrollo como el de documentacin se soportan sobre un servidor
gratuito que puede sufrir cadas intermitentes.
Impacto
Puede generar desconfianza en el cliente en cuanto a la calidad del producto desarrollado.
Indicadores
La pgina donde se encuentre alojado el proyecto demora mucho en cargar y/o no carga.

R10
Magnitud
Media
Descripcin
Se sobreestiman o subestiman los costos involucrados con el desarrollo del producto
Impacto
Puede generar que el equipo entre en perodos de sobrecarga de trabajo o periodos de
ausencia del mismo, lo que a su vez puede conllevar a un deterioro en la calidad

R11

Indicadores
El equipo trabaja ms o menos horas de las inicialmente programadas, se presentan
quejas a jefe del Proyecto o Pedidos de redimensionamiento
Magnitud
Media
Descripcin
No se realiza un seguimiento de las tareas planificadas para cada sprint, lo que puede

54
ocasionar que algunas de ellas sean dejadas para ltima instancia, con la consecuente
baja en su calidad
Impacto
Sobrecarga de trabajo en los das previos a la entrega de un presentable, pobre calidad de
los entregables, se obvian detalles importantes.

R12

Indicadores
En el grfico Gantt se mantiene como constante una proporcin de horas mayor en los
ltimos das de cada iteracin en comparacin al trabajo
Magnitud
Alta
Descripcin

La obra que se va a construir requiere conocimiento tcnico. Los miembros del equipo
del proyecto tienen que tener conocimiento y dominio de la parte tcnica . Un
desconocimiento del obra impedir el desarrollo de la fase de construccin y elaboracin
de una manera gil.
Impacto
Puede generar retrasos as como tambin que se vuelvan a desarrollar mdulos que ya se
encontraban terminados.

R13

Indicadores
El cliente y/o el jefe de proyecto
Magnitud
Media

anuncian al equipo el cambio.

Descripcin
Durante la realizacin de un proyecto , hay muchos obstculos que superar y realizar y
tareas que completar por la totalidad de integrantes del grupo. Normalmente dichas tareas
estn relacionadas de alguna manera, y cualquier cambio independiente en una de ellas
afecta al resultado final o a otras tareas.
Impacto
Pueden producirse duplicacin de tareas.
Indicadores
Conflictos entre los artefactos desarrollados.

55

56
7

57
8 Plan de Gerencia de la Procura
Al referirse al proceso de gestin de procura o adquisicin se puede sealar que este
incluye los procesos de compra o adquisicin de los productos, servicios o resultados
que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto. La organizacin puede ser la
compradora o vendedora de los productos, servicios o resultados de un proyecto.
Adems su radio de accin implica procesos de gestin del contrato y de control de
cambios requeridos para desarrollar y administrar contratos u rdenes de compra
emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto.
La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto tambin incluye la administracin de
cualquier contrato emitido por una organizacin externa (el comprador) que est
adquiriendo el proyecto a la organizacin ejecutante (el vendedor), as como la
administracin de las obligaciones contractuales contradas por el equipo del proyecto
en virtud del contrato.
A continuacin se presenta una descripcin general de los procesos de Gestin de las
Adquisiciones del Proyecto, a saber:
8.1 Planificar las Adquisiciones
Es el proceso de documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificando
la forma de hacerlo e identificando a posibles vendedores.
Salidas
Plan de Gestin de las Adquisiciones
Enunciados del Trabajo
Relativo a Adquisiciones
Decisiones de Hacer o Comprar
Documentos de la Adquisicin
Criterios de Seleccin de Proveedores
Solicitudes de Cambio

58

8.2 Efectuar las Adquisiciones

Es el proceso de obtener respuestas de los vendedores, seleccionar un vendedor y
adjudicar un contrato.
Salidas
Vendedores Seleccionados
Adjudicacin del Contrato de Adquisicin
Calendarios de Recursos
Solicitudes de Cambio
Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
8.3 Administrar las Adquisiciones
Es el proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones,monitorear la ejecucin de
los contratos, y efectuar cambios y correcciones segn sea necesario.
Salidas
Documentacin de la Adquisicin
Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin
Solicitudes de Cambio
Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto
8.4 Cerrar las Adquisiciones

Es el proceso de completar cada adquisicin para el proyecto.

Salidas
Adquisiciones Cerradas
Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin

59

60
9 Plan de Gerencia de los Stakeholders o accionistas

Los grupos de inters pueden son los individuo o un grupo de individuos que pueden
afectar o verse afectados por la ejecucin de un Proyecto. De esta forma tanto una
persona, un grupo, una organizacin, una institucin o el entorno, pueden ser
considerados como grupos de inters actuales o potenciales en el proyecto.

Grupo de inters
Organizacin

Trabajadores

Intereses
Historia de la organizacin
Bases de la industria
Estructura de la organizacin
Realizacin econmica
Entorno competitivo
Misin o propsito
Reglas de la organizacin
Sistemas de direccin de los asuntos sociales y de los grupos de inters
Poltica general
Beneficios
Remuneraciones y seguridad en el trabajo
Indemnizaciones y recompensas
Formacin, desarrollo y planes de carrera
Programas de ayuda/subsidio a los trabajadores
Fomento de la salud
Absentismo y rotacin en el trabajo
Permisos de ausencia
Relaciones con los sindicatos
Despidos y desempleo

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Accionistas

Grupos financieros

Clientes

Proveedores

Gobierno

Comunidad

Jubilaciones
Equidad en el trabajo y discriminacin
La mujer en la direccin y en las juntas de la organizacin
Preocupaciones diarias y adaptacin a la familia
Comunicacin con los trabajadores
Riesgo profesional y seguridad en el trabajo
Trabajadores con jornada incompleta, temporal o contratados
Otros asuntos del trabajador o de recursos humanos
Polticas generales
Comunicacin con los accionistas y reclamaciones
Dividendos y revalorizacin de las acciones
Defensa de los accionistas
Derechos de los accionistas
Otros asuntos de los accionistas
Liquidez y solvencia de la empresa
Rentabilidad a corto y largo plazo
Grado de seguridad
Generacin de tesorera
Poltica general
Calidad
Comunicacin con los clientes
Seguridad en los productos
Reclamaciones de los clientes
Servicios a clientes especiales
Otros asuntos de los clientes
Relaciones estables y duraderas
Poltica general
Poder relativo
Otros asuntos de los proveedores
Cumplimiento con la ley
Cumplimiento con el trabajo
Cumplimiento con la competencia
Exactitud en los datos
Implicacin en polticas pblicas
Seguridad en las operaciones
Generacin de oportunidades de empleo
Contribucin a la comunidad
Actuaciones favorables
Sustitucin de recursos renovables
Inversiones sociales y donaciones
Relaciones con la comunidad
Salud pblica, seguridad y proteccin
Conservacin de los materiales y de la energa
Valoracin medioambiental en los proyectos
Otros asuntos medioambientales

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Registro de interesados(Stakeholders)
Nombre
Luis Ivar Vergaara

Puesto
Gerente

Informacin de identificacin
Organizacin /
Ubicacin
Empresa
Comercializadora SyE

Juan Carlos Herrera A. Jefe Unidad Proyectos

Andres Llinas

Centralizados 1
Director de Proyecto

Jaime Bose
Jorge Barraza

EPM

Rol en el proyecto

Medellin

Repres entante

Medellin

accionistas
Representante del

Medellin

Contratante
Director

Secretario de Planeacion San Pedro

San Pedro

Veedor

Secretario de Planeacion Copacabana

Caopacabana

Veedor

Comercializadora SyE

Informacin de
contacto
luis.ivar@sye.com.co

juan.carlos@epm.c
om.co
andrs@sye.com.co
bose.jaime@sanpe
dro.com
Jorge.barraza@cop
a.com

Informacin de evaluacin
Grado de
Requisitos principales Expectativas principales
influencia
Honrar el contrato,
ejecutarlo con calidad y
con las utilidades
proyectadas
Calidad y cos tos

Cumplir los presupuestos

Alta

Cumplir los presupuestos

Alta

Calidad y cos tos

Cumplir los presupuestos

Alta

Duracion

calida de obra

Media

Duracion

calida de obra

Media

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10 Conclusiones
La metodologa

PMI aplicada a la Direccin de Proyectos, es una disciplina que

abierta en su forma pero enmarada dentro de unos estndares cientficos. Tiene un

componente metodolgico que facilita conocer qu debe hacerse (en qu orden) para
gestionar correctamente un proyecto, un componente de conocimiento de diferentes
disciplinas (organizacin, gestin de recursos, gestin de riesgos, gestin financiera,
etc), pero el componente ms difcil de adquirir depende de las habilidades personales,
experiencia y capacidad de orquestar todo lo anterior hacia la consecucin del fn
ltimo que es el conseguir que los objetivos del proyecto se consigan en plazo y forma
dentro de los lmites econmicos establecidos.
A nuestro parecer la administracin de proyectos definitivamente es una ventaja
competitiva para las empresas que la utilicen formalmente debido a que permite a las
organizaciones incrementar su nivel de eficiencia y eficacia, maximizando el uso de sus
recursos financieros, materiales y de capital humano, dentro de los tiempos
establecidos para el desarrollo de producto o servicio.
Una de las principales lecciones aprendidas en este proyecto es que se debe saber
elegir el mtodo apropiado y en el PMI nos facilita el camino al xito si lo aplicamos
correctamente.

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11 Referencias

Gabriel, B. U. (1995). Evaluacin de Proyectos. Mxico DF: McGraw Hill.

Gerencia.com. (26 de 8 de 2013). Obtenido de AIU: http://www.gerencie.com/aiu.html
INSTITUTE, P. -P. (2008). A Guide to the Project Management. Pennsylvania: Project
Management Institute Inc.
Juan Jos, M. M. (1997). Gestin de Proyectos. Identificacin, Formulacin,Evaluacin
Financiera, Econmica, Social, Ambiental. Bogot: MB Editores.
Marmel, E. ( 2008). Microsoft Office Project 2007. Mexico D.F.: Mc Graw Hill.

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12 Anexos
12.1

Anexo 1: Procedimiento

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ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUEMTO O REGISTRO
ASOCIADO

4.1. Redactar o disear el

documento y enviar para
revisin, a su jefe inmediato
o la Directora Sistemas de
Gestin,
segn
corresponda.
Nota: Si el documento fue
enviado por un responsable
del proceso a su jefe
inmediato, este ltimo, debe
continuar con la actividad
4.2.

Responsable
proceso.

de

cada

E-mail o copia fsica del

documento,
segn
corresponda.

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