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UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE

HONDURAS
Mdulo # 6
I.

Datos Generales

Nombre de la Asignatura: Polticas de los Negocios


0911

Cdigo: PNE-

Unidades valorativas: 4 Duracin del Mdulo: 10 das

Objetivos Especficos:
Describir los diferentes formatos para elaborar
polticas. Aprender acerca de los manuales de
procedimientos.
Enumerar las recomendaciones importantes para tener un
texto eficaz. Enumerar los pasos preliminares para elaborar
un procedimiento.
Competencias a alcanzar:
1. Elaborar con precisin polticas con diferentes formatos,
considerando la importancia de los procedimientos como
elemento complementario de las
polticas y siguiendo los pasos preliminares para su elaboracin.

II.
do

Conteni

INTRODUCCIN

En este mdulo se presentan diferentes modelos de formatos para


elaborar polticas, y ya que no existe un modelo nico para elaborarlos,
cada organizacin debe elegir el que ms le convenga.
Estudiaremos adems los pasos preliminares para elaborar procedimientos
administrativos, as mismo las recomendaciones que son necesarias seguir
para tener un texto eficaz.

FORMATO DE LA POLTICA

No existe un formato nico para la presentacin de la poltica, esta se ajusta


a la necesidad de cada empresa o a lo que cada una desea destacar o
resaltar.
El formato utilizado en la figura 5.2 destaca en su parte superior toda la
informacin general, la cual es conocida como el encabezado de la
poltica.

Seguidamente

se describe cul es el propsito de elaborar la

poltica y todos los dems elementos, con esto la empresa quiere destacar
la razn o el por qu de las polticas.

Figura
No. 1

5.2

Formato

POLTICA DE CONTRATACIN DE MENORES

Cdigo:
RH-001

Logo de
la
empresa
Fecha Elaboracin:
Elaborado por:
Jefe de Recursos
Humanos

Versin: 01

18/04/2011

Aprobado por:

Fecha: 18/04/2011
Pgina 2 de 1

Gerente General

Propsito: Proteger la organizacin de incumplir las disposiciones del


Cdigo de la
Niez y la Adolescencia y el Reglamento sobre Trabajo Infantil.
Alcance: Todos los jvenes menores de 16 aos que quieran trabajar
dentro de la organizacin.
Responsable de la revisin: Jefe de Recursos Humanos.
POLTIC
AS

La contratacin de personas menores de edad se har conforme a lo


estipulado en el
Cdigo de Trabajo No.189, Artculo 133, el cual contiene los siguientes
requisitos:
1.) Edad del menor.

2.) Nombres y apellidos del trabajador menor, su domicilio y


direccin.
3.) Nombres y apellidos de los padres o de sus representantes legales si
los tuviere.
4.) Nombre de la empresa o patrono, su domicilio y
direccin.
5.) Autorizacin escrita de los padres o representantes legales del menor, y en
defecto de stos, de los funcionarios a que se refiere el Artculo 33 de este
Cdigo.
6.) La clase de trabajo a que se les
destine.
7.) Horas
trabajo.

diarias

de

8.) Forma y monto de la retribucin o


salario.
9.) Fecha de ingreso al
trabajo.
10.) Certificacin de que el menor ha cumplido o cumple su
obligacin escolar.

Concepto
s:
Cdigo de la Niez y la Adolescencia: Es el documento que contiene
el marco legal para la contratacin de menores de edad.
Documentos aplicables: 1. Acta de Nacimiento. 2. Permiso de Trabajo
extendido por el Ministerio de Trabajo. 3. Hoja de calificaciones certificada y
actualizada por la institucin educativa.

La

figura 5.3 es una variedad de la figura 5.2, donde parte del

encabezado no est incluido en la parte inicial de la poltica, sino que


hasta el final de la misma. En esta parte final se incluye una seccin
para que pueda ser firmada por la persona que elabor la poltica, as
como la persona que la aprob.

Figura
No. 2

5.3

Logo de l
aempre
sa

Formato
rea: Administracin

Fecha de Emisin: 18/04/1


1

Cdigo: ADMON-OO5

Sustituye a: N.A

Poltica Prctica Profesional


Propsito: Proporcionar a los estudiantes la oportunidad de ganar
experiencia realizando su prctica profesional en nuestra empresa.
Alcance: Todos los estudiantes que soliciten realizar la prctica
profesional.

Responsable:
Administrativo.

Gerente

Poltica
s:
En cada departamento se podr aceptar un mximo de 2 practicantes.
El solicitante deber tener un ndice acadmico mnimo de 80%.
Los practicantes debern acatar el reglamento interno de
trabajo y las polticas de la empresa que le sean aplicables.
Como compensacin a su trabajo realizado, la empresa otorgara al
practicante
un bono nico de
L.500.00.
El practicante deber portar en lugar visible su gafete que lo
identifique como tal.
Concepto
s:
Prctica Profesional: Perodo de tiempo durante el cual el estudiante aplica
en una empresa, los conocimientos adquiridos en el aula de clase, esto
como un requisito para su graduacin.
Solicitud de prctica profesional forma
xxxxxxx
Constancia prctica profesional forma
xxxxxx
Elaborado por: Gerente Administrativo Firma:
Aprobado por: Gerente General

Firma:

No. de Revisin: N. A.

Fecha de Revisin: N.A

El formato de la figura 5.4 desarrolla la poltica de una manera


sencilla, limitndose nicamente a completar los componentes de la poltica
sin ningn tipo de recuadro y nada especial.

Figura 5.4 Formato No. 3


Logo de la empresa.
Nombre de la poltica:
Lanzamiento de campaa
Cdigo:
MK - 001
Elaboro:
Gerente de Mercadeo
Aprob:
Gerente Operaciones
Fecha de Aprobacin:
18/04/2011

Propsit
o:
Dar a conocer a nuestros clientes internos y externos las
promociones vigentes durante un periodo determinado para incrementar
nuestras ventas.
Alcance
:
Todas las
empresa.

promociones

Responsable
revisin:
Gerente
Mercadeo.

de

de

la

la

de

Poltica
s:
Toda campaa a realizarse deber ser elaborada y revisada con dos
meses de anticipacin a su lanzamiento.
Se realizaran 6 campaas anuales las cuales se llevaran a cabo en los
meses de enero, febrero, marzo, mayo, junio y diciembre.
Concepto
s:
Campaa: es una serie coordinada de actividades promocionales que se
organizan en torno a un tema y cuya finalidad es cumplir una meta
especfica en un periodo determinado.
Si la empresa quiere destacar la poltica como tal, anteponindose al
propsito, puede utilizar el formato de la
observar,

el

orden

de

figura 5.5. Como podr

los dems componentes tambin puede ser

alterado, lo importante es que todos y cada uno de ellos estn claramente


identificados en cada poltica.

Figura 5.5 Formato No. 4

Logo de l
aempres
a

rea: Recursos Humanos

Fecha de Emisin:
18/04/2011

Cdigo: RRHH-002

Sustituye a: N.A.

Seleccin y Contratacin de Personal


Poltica: El jefe del departamento de Recursos Humanos con ayuda de los
jefes de cada departamento sern los encargados de realizar la entrevista a
los candidatos seleccionados. Toda persona que haya pasado el proceso
de seleccin deber firmar su Contrato Individual de Trabajo.
Propsito: Seleccionar y contratar el personal adecuado para ocupar el
puesto de trabajo, tratando de mantener la calidad y eficiencia del
personal de nuestra empresa.
Alcance: A todos los candidatos seleccionados que apliquen a los
requisitos.
Responsable:
Humanos

Jefe

de

Recursos

Concepto
s:
Seleccin: Es el proceso que se lleva a cabo para escoger de entre los
candidatos, aquel que se ajuste mejor a los criterios de seleccin.
Contratacin: Proceso mediante el cual se sella la relacin de
trabajo entre el empleado y la organizacin.

Solicitud de empleo forma x


xxxxxxxx
Contrato individual de trabajo
xxxxxxxxx
Elaborado por: Jefe de RRHH

Firma:_______________

Aprobado por: Gerente General

Firma:_______________

No. de Revisin: N. A.

Firma de Revisin: N.A.

En definitiva, segn Rodrguez (2002) el formato a utilizar depende en


gran medida de la facilidad con la que se pueda leer, consultar y
estudiar, as como hacer referencias rpidas y precisas, e inspirar
confianza por su apariencia y
orden
.

Quizs uno de los puntos ms importantes en cuanto al formato es


que una vez que este se ha seleccionado, sea el mismo en todas las
polticas, o sea que es recomendable utilizar un solo formato para todo el
manual, logrando con esto una uniformidad y un orden.
El formato de los manuales de polticas y procedimientos puede
presentar diferentes caractersticas que dependen tanto del propsito
que persigan, como del tipo de material con que se forme y las limitaciones
del equipo de impresin o reproduccin.
CMO ENUMERAR LAS PGINAS DE UN
MANUAL?
Despus de seleccionar el formato es necesario decidir como enumerar las
pginas. Podemos elegir entre tres mtodos:
a) Enumeracin
paginas

consecutiva

de pgina.

En

este

mtodo

las

se enumeran en orden consecutivo a partir del nmero 1, sin

embargo, aunque es el mtodo ms sencillo, tambin es el menos flexible.


b) Enumeracin de pginas por secciones. Con este mtodo, las
pginas se enumeran consecutivamente por seccin, rea o departamento.
Si la seccin corresponde al nmero 10, cada una de las pginas de dicha
seccin deber hacer referencia a ese nmero, por ejemplo 1-10. Eso
significa que es la pgina 1 de la seccin No.10; luego 210, se refiere a la
pgina 2 de la seccin No.10 y as sucesivamente.
c) Enumeracin de las pginas por documentos. La enumeracin
consecutiva se hace por cada poltica y procedimiento de manera
individual. Significa que si una

poltica junto con su procedimiento y diagrama abarcan 8 pginas, la


numeracin consecutiva sera, 1-8, 2-8, 3-8, etc. (Rodriguez Valencia,
2002)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS

En el tema anterior vimos cmo desarrollar las polticas y hemos


contestado

la pregunta qu?, qu hace la empresa frente a una

situacin especfica?
Ahora en este captulo procederemos a contestar la segunda pregunta,
cmo?,
cmo aplicaremos la poltica en una situacin determinada? Cul
es

el procedimiento a seguir para desarrollar las polticas? Qu o cules

son los pasos a seguir?


En esta seccin del manual procedemos a hacer una descripcin
narrativa y secuencial de cada uno de los pasos que deben realizarse en un
procedimiento. Para ello debemos indicar de una manera sencilla y prctica
en qu consisten esos pasos, adems de cundo realizarlos, cmo
realizarlos, con qu, dnde y en qu tiempo se deben llevar a cabo y
tambin sealar quin o quines son los responsables de
ejecutarlo
s.
Al hacer la descripcin narrativa debemos tener mucho cuidado de
identificar claramente quin hace qu, esto es con el propsito de
evitar confusin o asignar responsabilidades a quien no corresponda.
Si es un rea especfica la que tiene que realizar una accin,

entonces debe identificarse como tal, por ejemplo, La Secretaria,


Seguridad e Higiene, Mantenimiento, etc.

Si el responsable de realizar una actividad es quien ocupa un


puesto determinado,

se debe identificar el nombre del puesto, no el

nombre de la persona que lo ocupa, por ejemplo, podemos utilizar ttulos de


puestos como: El Cajero, El Contador, Auxiliar de Compras, etc.
Es recomendable identificar los pasos de manera consecutiva para
indicar qu sigue despus de qu, de tal manera que el procedimiento
se lleve a cabo siempre de una misma forma. Esto es muy importante en
aquellos casos donde sea posible realizar un procedimiento de varias
formas, por lo que la organizacin debe definir cul es la ms
conveniente para sus objetivos.
La descripcin narrativa de los procedimientos debe ser tan sencilla y
clara que los usuarios no se vean obligados a tener que recurrir al
diccionario o alguna otra fuente para poder interpretarlos. Los manuales
de polticas y procedimientos no se hacen con el propsito de demostrar
nuestra capacidad lingstica, u obtener un premio Nobel de la literatura,
debe ser un lenguaje de fcil interpretacin.
Recomendaciones para un texto
eficaz
(Rodriguez Valencia,
2002)
1. Usar un verbo al inicio de cada paso u operacin.
Por ejemplo: Elabora solicitud de cheque; Confirma referencias, etc.
2. Redactar en tiempo presente.
Por ejemplo: Notifica aprobacin de crdito; Enva documentos, etc.
3. Suprimir palabras innecesarias. Una buena redaccin no
necesariamente debe ser extensa, bastan unas pocas palabras.
A continuacin una lista de palabras innecesarias:
Innecesario
Adjunto este documento
Con el fin de
En el caso de que

Recomendable
Adjunto
Para
Si

En relacin con

Sobre

4. Evitar las incorrecciones. Esto es, colocar frases aclaratorias y/o


subordinadas junto a los nombres que califican.
Incorrecto
La encargada de admisiones

Correcto
La encargada de

admisiones despus del examen mdico

entrevista

al paciente despus entrevista al paciente.

del

examen mdico.
El jefe de crditos antes de

El jefe de crditos

revisa autorizar la solicitud revisa

historial

antes de autorizar el historial.

la

solicitud.
5.

Evitar palabras ostentosas.

Las

palabras

ostentosas

pueden

generar varios problemas con los usuarios, uno de ellos puede ser que al
encontrar palabras que no forman

parte

de

su

lenguaje

diario,

lo

rechacen. Otro problema puede ser, las diversas interpretaciones que


surgen del texto por lo que podramos escuchar expresiones como, yo
cre, yo pens, yo entend que, etc.
Ejemplo de una definicin rebuscada de Organizacin Modular:
Organizacin de manufactura que usa proveedores externos para que la
abastezcan con componentes o mdulos de productos que despus se
ensamblan en productos finales.
6. Expresarse con claridad. Se recomienda utilizar palabras sencillas y
solamente las necesarias, as lograremos una comunicacin efectiva.
El personal que no sigue los procedimientos lo hace bsicamente
por dos razones: una, por las deficiencias de quien lo dise y elabor y dos
por falta de disciplina de los empleados.

Varios autores han llegado a la conclusin que el origen de la


falta de aceptacin de las polticas y procedimientos se debe a:
* Oraciones extensas.
* Prrafos grandes.
* Voz pasiva.
* Palabras poco comunes o muy tcnicas.
Adems, encontraron que haba poca relacin entre lo que se escribe y lo
que se quiere comunicar. Un punto importante en esto es tener claro
cundo y dnde termina un procedimiento. As mismo, quin lo inicia y
quin lo termina.

No debe descuidarse por ningn motivo la secuencia lgica de los pasos


y el sealamiento de las reas, departamentos o personas que
realizan su aparicin en el proceso. Hay que tomar en cuenta que
la mayora o muchos de los
procedimientos involucran
administrativas.

varias

personas

unidades

Qu espera encontrar el usuario de un procedimiento?


El usuario cuando lee el procedimiento, lo hace con la esperanza de
responderse las siguientes preguntas:
Es este mi trabajo?
Cmo lo empiezo?
Cules son los pasos que debo seguir?
Dnde sigue el procedimiento?
A quienes involucra?
Hay restricciones o excepciones?
Qu requisitos debo cumplir?
Rodrguez (Rodriguez Valencia, 2002) define el procedimiento como
la sucesin cronolgica
relacionadas

entre

s,

secuencial

de

operaciones

ligadas

que realizadas por una o varias personas,

constituyen una unidad y son necesarias para realizar una funcin o parte
de ella.

lvarez (Alvarez Torres, 1996) dice que un procedimiento es una gua


detallada que muestra de una manera secuencial y ordenada cmo
dos personas realizan
un trabajo o una tarea.

El diccionario de la Real Academia Espaola (Buscon, 2001), define la


palabra secuencial como continuidad y sucesin ordenada; serie o
sucesin de cosas que guardan una relacin entre s; conjunto de
cantidades u operaciones ordenadas de tal modo que cada una est
determinada por las anteriores.
Esta misma fuente define la palabra ordenada como que guarda
orden y mtodo en sus acciones.
Por ser una de las definiciones ms sencillas y para entender mejor el
concepto de que el procedimiento es una gua detallada, secuencial y
ordenada propuesta por lvarez (Alvarez Torres, 1996), analicemos un poco
las siguientes listas:

Figura 6.1 Lista de nmeros y


cosas

a) 1, 2, 3, 4, 5
, 6b) 1, 3, 5, 5
, 7, 9
c) 2, 4, 6, 8, 10, 12
d) 1, 2, casa, 3, rbol.

La lista presentada en el inciso a) cumple tanto la condicin de ser


secuencial y ordenada, ya que en ella fcilmente se puede deducir que el
numero que debe seguir despus del 6, es el 7, luego el 8 y as
sucesivamente. Esto es porque tiene una secuencia lgica y ordenada.

En el inciso b) tenemos una lista con nmeros primos, pero igual


que

en

la anterior, de manera muy fcil podemos identificar que el

numero que sigue al 9 es el


11, luego el 13, etc.
La lista del

inciso c) est constituida por nmeros pares de una

manera tambin secuencial y ordenada. En ella igual que en las dos


anteriores, por lgica deducimos que los nmeros que le siguen al 12, son
el 14, el 16, etc.
Sin embargo, qu pasa con la lista del inciso d? Podemos decir
que esta es secuencial y ordenada? Definitivamente no, esta lista no
cumple ninguna de las dos condiciones ya no es ni secuencial, ni
ordenada. Est formada por nmeros (1, 2, 3) y cosas animadas (rbol) e
inanimadas (casa).
En esta lista es imposible determinar cul es el siguiente componente
despus de su ltimo elemento, el rbol. Qu sigue, un nmero, alguna
cosa animada o no? No es posible identificarlo porque no tiene una
secuencia lgica, ni est ordenada. El punto que quiero destacar es el
siguiente: siempre que elaboremos un procedimiento debemos tener
cuidado de que este cumpla con estas dos condiciones bsicas, que sea
secuencial

ordenado.

Si

solamente

cumple

una

de

estas

dos

condiciones, no est correcto.


Por ejemplo, veamos el siguiente procedimiento en la figura 6.2
que es secuencial, pero no ordenado, que carece de toda lgica.
Figura 6.2 Ejemplo de un procedimiento administrativo, incorrecto
Procedimiento para aplicar medidas disciplinarias. (Incorrecto)
1. Gerente Administrativo
1.1 Recibe y revisa reporte de falta del empleado.
1.2 Toma la decisin de sancionar o no.

1.3 Si procede sancionarlo, lo har segn el Reglamento Interno y/o el Cdigo de


Trabajo.

2. Supervisor de Supermercado
2.1 Analiza la gravedad de la falta.
2.2 Se pregunta si es Falta grave?
2.2.1 Si la respuesta es no, solamente hace un llamado de atencin.
2.3

Si la respuesta es s, lo reporta al Gerente Administrativo.

3. Empleado
3.1 Comete falta.

Si revisa detenidamente el procedimiento de la figura 6.2 notar que


carece de toda
Administrativo

lgica.

sancione

Veamos,
a

es

posible

que

el

Gerente

un empleado sin antes haber recibido el

informe del Supervisor de Supermercado en el que le notifica de la falta


cometida y aun ms sin que antes el empleado hubiera cometido dicha
falta?
Como notar, este procedimiento si tiene secuencia, porque se
realiza una actividad despus de otra, pero no tiene orden ni lgica.
Cmo debe presentarse este procedimiento con una secuencia
ordenada y lgica? Veamos la figura 6.3.
Figura 6.3 Ejemplo de un procedimiento desarrollado correctamente

Procedimiento para aplicar medidas disciplinarias. (Si est correcto)


1. Empleado
1.1 Comete falta.
2. Supervisor de Supermercado
2.1 Analiza la gravedad de la falta.

2.2 Se pregunta si es Falta grave?


2.2.1 Si la respuesta es no, solamente hace un llamado de atencin.
2.3

Si la respuesta es s, lo reporta al Gerente Administrativo.

3. Gerente Administrativo
3.1 Recibe y revisa reporte de falta del empleado.
3.2 Toma la decisin de sancionar o no.
3.3

Si procede a sancionar al empleado lo har segn el

Reglamento Intern o y/o Cdigo de Trabajo.

La

figura 6.3 presenta de manera correcta como debe procederse

secuencial, lgica y ordenadamente con la aplicacin de medidas


disciplinarias a los empleados. Primero el empleado comete una falta, luego
el supervisor elabora un reporte explicando sobre la falta cometida y se lo
enva al gerente administrativo para que este proceda. Esto es actuar de
manera secuencial, ordenada y lgica.
La

elaboracin

del

manual

de

procedimientos

es

una

tarea

minuciosa que requiere algunos puntos fundamentales para su realizacin.


Ahora procederemos a revisar algunos de ellos.

Pasos preliminares para elaborar un procedimiento


1.

Investigacin. Para llevar a cabo la investigacin correspondiente

previa a la integracin del manual respectivo, es necesario planear las


acciones para lograr la identificacin, captacin, y diseo de los programas
donde se consignen los requerimientos,
fundamentan

la

ejecucin

del

fases

procedimientos

que

mismo, para definir o conocer sus

caractersticas, propiedades, alcances o fines, e influir en su contenido,


mediante procesos subsecuentes de anlisis y diseo.

2. Anlisis. La base del anlisis depende en gran medida de los resultados

obtenidos en la investigacin, el cual comprende tres etapas.


Primera, el estudio de los antecedentes para conocer el principio y la
evolucin tanto de la organizacin, como del funcionamiento de la unidad
responsable, y verificar la validez o procedencia de la manera en que se
realizan una o varias actividades.
Segunda, la revisin de la situacin actual de la institucin y de sus
unidades responsables para conocer la articulacin y correspondencia
de

atribuciones, objetivos, estructuras orgnicas, normas y polticas,

competencias,

funciones,

actividades,

procedimientos,

operaciones,

puestos y plazas.
Tercera, el anlisis de la informacin existente para responder a las
preguntas siguientes:
Qu actividad u operaciones se realizan? Esto est en funcin de la
naturaleza y de las actividades que se van a documentar.
Para qu? Finalidad de las actividades, operaciones y de los resultados de
la ejecucin.
Quin (es)? Descripcin de los rganos o puestos responsables del
desarrollo de las actividades.
Cmo se realiza? Explicacin del mtodo de trabajo y del uso
de

los instrumentos, equipos, espacios y materiales, para lograr los

objetivos de una actividad.


Cundo se realiza? Relativo al sealamiento de los tiempos de ejecucin
y obtencin de los resultados, segn las normas, polticas y lineamientos del
procedimiento, la metodologa de trabajo y los requerimientos de los
usuarios, demandantes o beneficiarios.

Dnde se realiza? Referencia de la ubicacin tanto de la unidad


responsable, los puestos de trabajo, as como de sus usuarios.
Con qu se realiza? Sealamiento de los insumos, equipo y dems
medios utilizados para la ejecucin y logro de los resultados. Finalidad de las
actividades, operaciones y de los resultados de la ejecucin.
3. Diseo. En este apartado se mencionan los principales elementos que

conforman el manual de procedimientos, tales como:


a) Presentacin o
forma b) Contenido
-ndice
-Introduccin
-Presentacin de los procedimientos
-Nombre del procedimiento
-Objetivo del procedimiento
-Descripcin del procedimiento
-Formatos
-Diagrama de flujo
(Secretaria de la Controlaria General,
2004)

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