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Contabilidad Electrnica
2016
ACTUALIZADA A ENERO 2016
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Contenido
1 Introduccin ..................................................................................................................................... 3
2 Obligacin de llevar contabilidad ..................................................................................................... 3
3 Lo que integra la contabilidad .......................................................................................................... 3
4 Registros o asientos contables ......................................................................................................... 4
5 Marco contable aplicable ................................................................................................................. 7
6 Personas obligadas a llevar contabilidad ......................................................................................... 8
7 Documentos a conservar por contribuyentes no obligados a llevar contabilidad........................... 9
8 Generacin de archivos XML con informacin contable ................................................................. 9
8.1 Catlogo de cuentas .................................................................................................................. 9
8.2 Balanza de comprobacin ....................................................................................................... 10
8.3 Plizas y auxiliares ................................................................................................................... 11
8.4 Auxiliar de Folios ..................................................................................................................... 11
8.5 Auxiliares de Cuentas o Subcuentas ....................................................................................... 11
9 Envo o presentacin de los archivos XML ..................................................................................... 12
9.1 Inicio del envo ........................................................................................................................ 12
9.2 Plazo para el envo .................................................................................................................. 13
9.3 Como y cuando enviar los XMLs de la Contabilidad Electrnica? ........................................... 14
9.4 Validar la Sintaxis de los XML de la Contabilidad Electrnica ................................................. 17
10 Tpicos sobre asientos y registros contables ............................................................................... 17
10.1 Agrupacin del Catlogo de cuentas con Cdigo Agrupador................................................ 17
10.2 Relacin de UUID en pliza en la provisin o en el pago/cobro? ....................................... 18
10.3 Registros contables En moneda extranjera? ....................................................................... 19
10.4 Forma y medio de pago en los registros contables............................................................... 20
10.5 Medio de pago no incluido en pliza XML ............................................................................ 21
10.6 Faltan nodos de otros medios de pago en el XLM de la pliza? ......................................... 21
11 Anexo 24 de la Resolucin Miscelnea Fiscal 2016 ..................................................................... 22
12 Envi de la Contabilidad por medio de un PPSRDD ..................................................................... 22
13 Herramientas Auxiliares para la Elaboracin de la Contabilidad Electrnica .............................. 23
13.1 - XML a Contpaqi ................................................................................................................... 23
1 Introduccin
Bsicamente la elaboracin de la Contabilidad ha cambiado, se obliga a llevar los registros y
asientos contables a travs de medios electrnicos e ingresar de forma mensual su informacin
contable a travs de la pgina de Internet del SAT.
Esta consiste en el envi mensual de informacin contable, nicamente se enviar la balanza de
comprobacin y el catlogo de cuentas con el cdigo agrupador del SAT que permita su
interpretacin.
Adicionalmente, los contribuyentes deben tener la posibilidad de generar informacin electrnica
de sus plizas contables y auxiliares para entregarla al SAT, slo cuando el SAT ejerza facultades de
comprobacin directamente al contribuyente o a terceros relacionados (compulsas) y tambin
cuando el contribuyente solicite una devolucin o realice una compensacin.
Todo lo anterior se har conforme lo establezcan el Reglamento del CFF y las disposiciones de
carcter general que emita el Servicio de Administracin Tributaria (SAT); es decir, conforme a la
Resolucin Miscelnea Fiscal.
Acciones, partes sociales y ttulos de crdito en los que sea parte el contribuyente
La documentacin relacionada con la contratacin de trabajadores, as como la relativa a su
inscripcin y registro o avisos realizados en materia de seguridad social y sus aportaciones
La documentacin relativa a importaciones y exportaciones en materia aduanera o comercio
exterior
La documentacin e informacin de los registros de todas las operaciones, actos o actividades,
los cuales debern asentarse conforme a los sistemas de control y verificacin internos necesarios
Papeles de trabajo
Cuentas especiales
Libros y registros sociales
Control de inventarios y mtodo de valuacin
Discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos
Los equipos o sistemas electrnicos de registro fiscal y sus respectivos registros
La documentacin comprobatoria de los asientos respectivos
Toda la documentacin e informacin relacionada con el cumplimiento de las disposiciones
fiscales
La que acredite sus ingresos y deducciones
La que obliguen otras leyes
Lo anterior se establece tanto en el Artculo 28 del CFF como en el Artculo 33 de su reglamento.
contabilidad, su saldo al final del periodo de registro inmediato anterior, el total del movimiento
de cargo o abono a cada cuenta en el periodo y su saldo final.
Libro diario y libro mayor
Podrn llevarse libros diario y mayor por establecimientos o dependencias, por tipos de actividad
o por cualquier otra clasificacin, pero en todos los casos debern existir los libros diario y mayor
general en los que se concentren todas las operaciones del contribuyente.
Identificacin
Permitir la identificacin de cada operacin, acto o actividad y sus caractersticas, relacionndolas
con los folios asignados a los comprobantes fiscales o con la documentacin comprobatoria, de tal
forma que pueda identificarse la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas y cuotas,
incluyendo aquellas operaciones, actos o actividades por las que no se deban pagar
contribuciones, de acuerdo a la operacin, acto o actividad de que se trate.
Inversiones
Permitir la identificacin de las inversiones realizadas relacionndolas con la documentacin
comprobatoria o con los comprobantes fiscales, de tal forma que pueda precisarse la fecha de
adquisicin del bien o de efectuada la inversin, su descripcin, el monto original de la inversin,
el porcentaje e importe de su deduccin anual, en su caso, as como la fecha de inicio de su
deduccin.
Relacin con saldos
Relacionar cada operacin, acto o actividad con los saldos que den como resultado las cifras
finales de las cuentas.
Estados financieros
Formular los estados de posicin financiera, de resultados, de variaciones en el capital contable,
de origen y aplicacin de recursos, as como las balanzas de comprobacin, incluyendo las cuentas
de orden y las notas a dichos estados.
Relacin de EPF con cuentas
Relacionar los estados de posicin financiera con las cuentas de cada operacin.
Identificar contribuciones
Identificar las contribuciones que se deban cancelar o devolver, en virtud de devoluciones que se
reciban y descuentos o bonificaciones que se otorguen conforme a las disposiciones fiscales.
Comprobar estmulos y subsidios
Comprobar el cumplimiento de los requisitos relativos al otorgamiento de estmulos fiscales y de
subsidios.
Inventarios
Identificar los bienes distinguiendo, entre los adquiridos o producidos, los correspondientes a
materias primas y productos terminados o semiterminados, los enajenados, as como los
destinados a donacin o, en su caso, destruccin.
Idioma y moneda
Plasmarse en idioma espaol y consignar los valores en moneda nacional. Cuando la informacin
de los comprobantes fiscales o de los datos y documentacin que integran la contabilidad est en
idioma distinto al espaol, o los valores se consignen en moneda extranjera, debern
acompaarse de la traduccin correspondiente y sealar el tipo de cambio utilizado por cada
operacin.
Centros de costos
Establecer por centro de costos, identificando las operaciones, actos o actividades de cada
sucursal o establecimiento, incluyendo aqullos que se localicen en el extranjero.
Datos de operacin y pago
Sealar la fecha de realizacin de la operacin, acto o actividad, su descripcin o concepto, la
cantidad o unidad de medida en su caso, la forma de pago de la operacin, acto o actividad,
especificando si fue de contado, a crdito, a plazos o en parcialidades, y el medio de pago o de
extincin de dicha obligacin, segn corresponda.
Parcialidades
Tratndose de operaciones a crdito, a plazos o en parcialidades, por cada pago o abono que se
reciba o se realice, incluyendo el anticipo o enganche segn corresponda. Adems de lo sealado
en el prrafo anterior, debern registrar el monto del pago, precisando si se efecta en efectivo,
transferencia interbancaria de fondos, cheque nominativo para abono en cuenta, tarjeta de
dbito, crdito o de servicios, monedero electrnico o por cualquier otro medio. Cuando el pago
se realice en especie o permuta, deber indicarse el tipo de bien o servicio otorgado como
contraprestacin y su valor.
Cuentas bancarias
Permitir la identificacin de los depsitos y retiros en las cuentas bancarias abiertas a nombre del
contribuyente y conciliarse contra las operaciones realizadas y su documentacin soporte, como
son los estados de cuenta emitidos por las entidades financieras.
Control de inventarios
Los registros de inventarios de mercancas, materias primas, productos en proceso y terminados,
en los que se llevar el control sobre los mismos, que permitan identificar cada unidad, tipo de
mercanca o producto en proceso y fecha de adquisicin o enajenacin segn se trate, as como el
aumento o la disminucin en dichos inventarios y las existencias al inicio y al final de cada mes y al
cierre del ejercicio fiscal, precisando su fecha de entrega o recepcin, as como si se trata de una
devolucin, donacin o destruccin, cuando se den estos supuestos.
Para efectos del prrafo anterior, en el control de inventarios deber identificarse el mtodo de
valuacin utilizado y la fecha a partir de la cual se usa, ya sea que se trate del mtodo de primeras
entradas primeras salidas, ltimas entradas primeras salidas, costo identificado, costo promedio o
detallista segn corresponda.
Arrendamiento financiero
Los registros relativos a la opcin de diferimiento de la causacin de contribuciones conforme a las
disposiciones fiscales, en el caso que se celebren contratos de arrendamiento financiero. Dichos
registros debern permitir identificar la parte correspondiente de las operaciones en cada ejercicio
fiscal, inclusive mediante cuentas de orden.
Donativos
El control de los donativos de los bienes recibidos por las donatarias autorizadas en trminos de la
Ley del ISR, el cual deber permitir identificar a los donantes, los bienes recibidos, los bienes
entregados a sus beneficiarios, las cuotas de recuperacin que obtengan por los bienes recibidos
en donacin y el registro de la destruccin o donacin de las mercancas o bienes en el ejercicio en
el que se efecten.
IVA
Contener el IVA que le haya sido trasladado al contribuyente y el que haya pagado en la
importacin, correspondiente a la parte de sus gastos e inversiones, conforme a los supuestos
siguientes: a. La adquisicin de bienes, de servicios y el uso o goce temporal de bienes, que se
utilicen exclusivamente para realizar sus actividades por las que deban pagar el impuesto b. La
adquisicin de bienes, de servicios y el uso o goce temporal de bienes, que se utilicen
exclusivamente para realizar sus actividades por las que no deban pagar el impuesto, y c. La
adquisicin de bienes, de servicios y el uso o goce temporal de bienes, que se utilicen
indistintamente para realizar tanto actividades por las que se deba pagar el impuesto, como
aqullas por las que no se est obligado al pago del mismo. Cuando el destino de los bienes o
servicios vare y se deba efectuar el ajuste del acreditamiento previsto en el artculo 5o.-A de la
Ley del IVA, se deber registrar su efecto en la contabilidad.
El marco contable aplicable deber ser emitido por el organismo profesional competente en esta
materia y encontrarse vigente en el momento en que se deba cumplir con la obligacin de llevar la
contabilidad.
Las entidades financieras previstas en el artculo 15-C del CFF, as como la sociedad controladora y
las entidades que sean consideradas integrantes de un grupo financiero en los trminos del
artculo 12 de la Ley para Regular las Agrupaciones Financieras y las sociedades a que se refiere el
artculo 88 de la Ley de Instituciones de Crdito, que estn obligadas a cumplir las disposiciones de
carcter general en materia de contabilidad emitidas por la Comisin Nacional Bancaria y de
Valores, la Comisin Nacional del Sistema de Ahorro para el Retiro, o la Comisin Nacional de
Seguros y Fianzas, segn corresponda, utilizarn el valor nico para uso exclusivo de las entidades
financieras antes referidas del cdigo agrupador contenido en el apartado B del Anexo 24 y el
catlogo de cuentas que estn obligadas a utilizar de conformidad con las disposiciones de
carcter general que les sean aplicables.
Que incluya saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas y cada una
de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos y resultado
integral de financiamiento) y cuentas de orden.
Que refleje los saldos de las cuentas que permitan identificar:
o Impuestos por cobrar y por pagar
o Impuestos trasladados efectivamente cobrados
o Impuestos acreditables efectivamente pagados
o Las cuentas de ingresos debern distinguir las distintas tasas, cuotas y las actividades por
las que no se deba pagar el impuesto.
En la balanza de cierre del ejercicio se debe incluir la informacin de los ajustes que para
efectos fiscales se registren.
La balanza de comprobacin se enviar al menos a nivel de cuenta de mayor y subcuenta a
primer nivel con excepcin de los contribuyentes que en su catlogo de cuentas generen
nicamente cuentas de nivel mayor.
Que incluyan el nivel de detalle con el que los contribuyentes realicen sus registros
contables.
En cada pliza se deben distinguir los folios fiscales de los comprobantes fiscales que
soporten la operacin. En caso de no poder identificarse, se podr elaborar un reporte
auxiliar donde se relacionen todos los folios fiscales, la clave del RFC y el monto de los
comprobantes de la pliza.
Debe permitir la identificacin de la forma de pago.
Debe permitir la identificacin de las distintas contribuciones, tasas y cuotas, incluyendo
las operaciones exentas.
En las operaciones relacionadas con un tercero deber incluirse la clave en el RFC de este.
Los auxiliares de la cuenta de nivel mayor y/o de la subcuenta de primer nivel debern
permitir la identificacin de cada operacin, acto o actividad.
Contribuyente obligado
Obligacin
Sector financiero
Personas morales y
personas fsicas con ingresos
acumulables iguales o
mayores a 4 millones de
pesos del ejercicio 2013.
Sector financiero y
personas morales con
ingresos acumulables
iguales o mayores a 4
millones de pesos del
ejercicio 2013.
Contribuyentes
cuyos
ingresos acumulables sean
inferiores a 4 millones de
pesos correspondientes al
ejercicio
2013.
Contribuyentes dedicados a
las actividades agrcolas,
silvcolas, ganaderas o de
pesca que cumplan con sus
obligaciones fiscales en los
trminos
del
Ttulo
II,
Periodo de cumplimiento
del primer envo
A ms tardar el 30 de abril
de 2015 la informacin de
enero y febrero de 2015.
Catlogo de cuentas
con cdigo
agrupador
Balanza de
comprobacin
Contribuyentes que se
inscriban al RFC durante el
ejercicio 2014 2015.
A partir del primer da del
mes siguiente a aquel en que
se inscribieron al RFC,
aquellos contribuyentes que
se inscriban a partir del 1 de
enero
de
2016.
Personas fsicas para el
caso de plizas y sus
auxiliares.
Por primera vez cuando se entregue la primera balanza de comprobacin en los plazos
establecidos en el apartado siguiente.
Cuando el catlogo enviado se modifique, deber enviarse a ms tardar al vencimiento de
la obligacin del envo de la balanza de comprobacin del mes en el que se realiz la
modificacin.
Personas morales: A ms tardar en los primeros 3 das del segundo mes posterior al mes
que corresponde la informacin.
Personas fsicas: A ms tardar en los primeros 5 das del segundo mes posterior al mes que
corresponde la informacin.
Contribuyentes emisores de valores que coticen en las bolsas de valores concesionadas,
as como sus subsidiarias, enviarn la informacin en archivos mensuales por cada
trimestre, conforme al siguiente calendario:
IV. En cuanto a las plizas y auxiliares, como ya se haba determinado con anterioridad, estas se
presentarn nicamente a requerimiento de la autoridad, o como parte de los trmites de
solicitud devolucin o aviso de compensacin de saldos a favor.
Es importante que el contribuyente consulte los acuses que recibi (de recepcin, aceptacin o
rechazo) para verificar si la informacin ingresada fue correcta y aceptada o rechazada y debe
corregirse.
En los acuses se incluirn el nmero de folio, el periodo, la fecha, hora, RFC del contribuyente,
nombre del archivo, tipo de archivo, estatus y motivo.
Puedes encontrar este validador en la pgina del SAT en la seccin de Contabilidad Electrnica o
desde el siguiente enlace: Validador de Sintaxis de XML de la Contabilidad Electrnica
Cabe aclarar que no es obligacin del contribuyente el adaptar sus cuentas o su catlogo de
cuentas al establecido por el SAT en su catlogo agrupador. La obligacin del contribuyente se
limita nicamente a asignarle a sus cuentas el cdigo agrupador. Las empresas no tienen
necesidad de llevar a cabo cambios a su catlogo de cuentas el cual, se reitera, atiende a las
necesidades de cada empresa en lo particular.
tener la posibilidad de adicionar informacin a registros pasados, de forma que se puedan incluir
datos que al momento de su creacin no se conocan.
Se debe tomar esto en consideracin para hacer las modificaciones operativas y de sistemas
conducentes con anticipacin suficiente, de manera que se cumpla con esta obligacin en tiempo
y forma.
Esto quiere decir que el Reglamento del Cdigo no prev que los asientos o registros contables se
puedan efectuar en moneda extranjera, sino nicamente los elementos aqu enlistados.
De contado
A crdito
A plazos
En parcialidades
Medio de pago
Para cada operacin debe indicarse el medio de pago, precisando si es:
En efectivo
Transferencia interbancaria de fondos
Cheque nominativo para abono en cuenta
Tarjeta de dbito, crdito o de servicios
Monedero electrnico o por cualquier otro medio
Cuando el pago se realice en especie o permuta, deber indicarse el tipo de bien o servicio
otorgado como contraprestacin y su valor
travs de sistema financiero. En este sentido, se tendra que a la autoridad de poco le servira
conocer, para los pagos en especie, datos de los bienes afectos a la transaccin, menos an la
informacin sobre compensaciones, novaciones y u otras formas de pago, ya que no estn
efectuadas a travs del sistema financiero.
Al margen de estos medios de pago o extincin de obligaciones, queda la duda sobre los datos de
las tarjetas de crdito, sobre las cuales no se solicita ningn dato, y que s son transacciones que se
realizan mediante sistema financiero.
Para comprender el origen de esta situacin es necesario conocer cmo es que funcionan los
pagos mediante tarjeta de crdito, que consisten en un mecanismo en donde el tarjetahabiente
firma un documento de pago, que es cubierto al receptor del documento por la institucin que
respalda la tarjeta (institucin financiera), generando un crdito para el tarjetahabiente, quien
queda obligado a liquidar el adeudo a el emisor de la tarjeta.
En este orden de ideas se tiene que el pago de la operacin lo realiza un tercero (institucin
financiera), con quien el contribuyente contrae una deuda.
Al finalizar el perodo de corte, generalmente un mes, la institucin financiera expide un estado de
cuenta al tarjetahabiente, quien se ve obligado a liquidar el importe del adeudo so pena de
penalizaciones e intereses.
Para liquidar esa deuda con la institucin financiera podr utilizar cheque, transferencia, o bien,
efectivo. En los dos primeros casos, los registros contables de dicha transaccin deber incluir los
datos ya sea del cheque o de la transferencia, segn se haya utilizado.
En resumen, no existe un nodo para tarjetas de crdito, porque finalmente ese crdito se liquidar
con cheque o transferencia y es ah donde se identificarn los datos de estas operaciones. De
llegar a pagarse en efectivo, no habra necesidad de incluir informacin del pago en el XML de las
plizas, pues al no realizarse mediante institucin financiera, por la naturaleza de la operacin,
difcilmente habra datos qu reportar, como ser el caso de los otros medios de pago o de
extincin de obligaciones referidos anteriormente.
Para esto la autoridad fiscal invit a todos los Proveedores Autorizados de Certificacin a formar
parte de esta nueva figura en la que recibirn todos los documentos digitales de los
contribuyentes, validarn esta informacin, asignarn un folio que identifique al contenido,
sellarn la informacin con un sello digital del SAT y notificarn al contribuyente mediante un
acuse de recibo o de rechazo.
Las personas morales podrn aplicar para ser Prestador de Servicios de Recepcin de Documentos
Digitales a travs del trmite 176/CFF. Para ello debern de estar al corriente con todas sus
obligaciones fiscales, tener un capital suscrito y pagado de mnimo diez millones de pesos y
dictaminar sus estados financieros para efectos fiscales. De igual manera debern de cumplir con
la proteccin de datos personales de toda la informacin recibida, conservarlos durante 3 meses y
proporcionar acuses electrnicos.
En el 2016 se trabajar para que los PSRDD puedan ser receptores no slo de declaraciones de IVA
pero tambin de contabilidad electrnica, pagos provisionales y declaraciones anuales.
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DIOT
Conclusin
Tenemos que cambiar el Chip en la elaboracin de la Contabilidad Electrnica, debemos estar
atentos a los cambios que se suscitan da a da. Y sobre todo apoyarnos de los avances
tecnolgicos disponibles que nos facilitaran esta transicin de la elaboracin tradicional de la
Contabilidad a la Contabilidad Electrnica.