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Creado por: Tc.

Juan Antonio Ventura


juanventura200@gmail.com

CEPLAR 2011
Microsoft Access 2007

CREACION DE FORMULARIOS EN ACCESS 2007


Ejercicio 1: Crear una BD llamada miagenda con una tabla llamada contactos
cuyos campos: id_contacto, nombres, apellidos, direccin, telfono, email, website,
foto. Crear el formulario en blanco para la introduccin de datos y asignarle mscaras
de entrada a los campos, crear un reporte con los campos: nombre, apellidos,
telfono, email, foto.

Para ello
creamos
nuestra
base de
datos en
este caso
cre una
llamada
miagenda.

Le

cambiamos la vista a modo vista diseo


para crear los campos con los tipos de
datos que le asignemos.
Le damos nombre de contactos a
nuestra tabla y despus damos clic
en aceptar.

Le
agregamos
los
campos
antes
mencionados con sus tipos de datos, en el
campo idcontacto le dejamos con auto
numrico para que no repita el id del
contacto.

Por el momento le dejamos los tipos de


datos a todos los campos excepto a los
campos: email, website y foto ya que estos
contendrn datos distintos.
A los campos e-mail y web site le
dejaremos Hipervnculo, y al campo foto le
daremos el tipo de dato Datos Adjuntos ya
que para guardar una foto necesitamos
buscarla donde la tengamos guardada en
nuestro PC.
Ahora guardamos
los cambios de nuestra tabla
dando clic
en
el Diskette,
situado en la barra
de

herramientas de acceso rpido, a la par del


botn de Office.
Cambiamos a vista hoja de datos.

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informacin, es decir una informacin
externa:

1. Damos clic en la ficha Crear


2. Damos clic en Diseo del Formulario.
Recordemos que ser un formulario
totalmente en blanco para poder
trabajar.

Observe el recuadro, al llevar el puntero del


Mouse sobre el control nos indica el nombre
del control.

Aqu es el rea de trabajo, insertaremos


los controles como cajas de texto, etc.

En
la

Ahora
nos
disponemos a
cambiarle
nombre a las
etiquetas
y
asignarle
un
origen de datos a los campos, es decir, en
donde deseamos que guarde la informacin
que ingresemos en estos. Para cambiarle
nombre a las etiquetas solo damos doble
clic sobre estas y escribimos el nombre

ficha diseo.

De clic en al cuadro sombreado de amarillo,


este control es llamado cuadro de texto.
Y solo de clic en
donde
desee
colocar el cuadro
de texto, y as siga
con los dems
controles excepto
con los de email,
site web y foto. Para hacer uso de estos
otros
controles
recordemos
que
necesitamos uno que nos permita enviar a
buscar
otra

correspondiente:
Ahora le asignaremos un origen de datos:

Busque la opcin de formulario para


asignar origen de datos y que sea en
este formulario que se obtendrn los
datos

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Al dar clic
aqu en el
tringulo, nos
desplegar
un lista de
opciones, en
este caso los
nombres de
las tablas, por el momento solo aparece la
nica tabla que hemos creado contactos,
solo dele clic.
De clic en el cuadro de
texto para asignarle en
que campo guardar
esta informacin.

Cuando se abra el cuadro de dilogo, de


clic en la segunda opcin en operaciones

Y Solo de clic en el
tringulo,
y
desplegar
una
lista de opciones
en este caso los
campos
de
la
tabla.
Haga lo mismo con
todos los campos.
Observar que cambia

tambin
el
nombre
del
control,
segn el origen de datos o el campo de la
tabla.
Siguiente paso ser agregarle botones para
realizar
operaciones
como,
agregar
contacto, eliminar, buscar, imprimir, Ir al
primer registro, Ir al ltimo, ir al siguiente e
ir al registro anterior:

con registros. Y despus de clic en Agregar


nuevo registro.
De clic en siguiente.
Solo
pregunta
que
deseamos que se vea
en el formulario, texto o
una
imagen,
solo
daremos
clic
en
cualquiera
de
estos
opciones remarcadas y clic en FINALIZAR.
Al dar clic en examinar usted podr buscar
la imagen que desee, dentro de su PC.
Agregue los botones de Guardar, Eliminar,
Imprimir siguiendo los mismos pasos.
Ahora
insertaremos
botones
para
desplazarnos entre los registros como los
mencionados anteriormente (La flecha le
indica cuales son Ir al primer registro, Ir al
ltimo, ir al siguiente e ir al registro
anterior)
Insertemos otro botn:

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Busque
la foto
donde
la tenga

Ya est en la opcin de Exploracin de


registros y a la derecha aparecen las
acciones, inserte el de Buscar y despus los
de
Los pasos son los mismos
que
utilizamos
para
agregar, guardar, eliminar
e imprimir registros.
Una vez insertado todos los botones haga
lo siguiente:
De clic en ver y clic
en Vista Formulario
Para
ver
cmo
quedar,
Ingrese
datos cualquiera de
prueba para verificar
que
los
botones
funcionan, de un
solo empiece dando
clic en el campo nombre ya que al de
Idcontacto lo asignar de forma automtica
porque es autonumrico.
En
el
campo
foto,
de
clic en el
Clip para
ir a buscar
datos
externos.

De clic en Agregar
para buscar la foto.

guardada
y despus
clic
en
Abrir.

Volvemos al cuadro anterior y solo de clic


en Aceptar.
Observe
el

formulario y ya aparece la foto, ahora de


clic en el botn de Guardar, seguidamente
de clic en el botn nuevo y agregue otros
tres registros ms para verificar que
podemos desplazarnos con los botones.
Tarea: Inserte un logo en el formulario, el
ttulo
del
formulario,
pista es: eta
imagen
slo
lleve el puntero
sobre uno de
las figuras y
observe
el
nombre.
UTILIZACIN DE MSCARAS DE ENTRADA.
El uso de estas mscaras es simplemente
para simplificar el ingreso de datos en
nuestros registros, por ejemplo: si en el
campo telfono deseamos guardar slo
nmeros,
aunque
presione
las
teclas
de
letras en el

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teclado no escribir en el campo, ya que
solo puede guardar nmeros.

Solo de clic en el campo que desea


agregarle la mscara.
Observe, cuando
ya conocemos los
caracteres,
ingrese
99999999
estos
caracteres
me
indica que en
cada uno de ellos
guardar
cualquier
dgito
del 0 9 y solo
podr ingresar 8 nmeros.
En caso contrario de clic en el botn de la
par que tiene tres punto () para buscar
mscaras predeterminadas por Access.

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Recuerde que este manual solo le servir
de base para sus futuros proyectos.
CREACION
ASISTENTE

DE

INFORMES

DESDE

AL

Un informe se necesita para visualizar


varios registros con el fin de imprimir a
papel estos. La diferencia con los informes
es que en el informe solo podr visualizar
los datos e imprimir, no podr modificar.
Existen 3 formar para crear informes al

igual que los formularios, en este caso lo


haremos desde el asistente.
Para crear un informe de clic en la ficha

Crear y despus clic en Asistente para


informes.

Aqu observemos las posibles mscaras.

Agregue los campos que desee se


muestren en el informe (Vea la flecha),
ingrese los campos antes mencionados.
(Nombre,

apellidos,
telfono,
email,
foto),
a

Una vez asignada la


mscara de clic en el
disquete
Agregue el nombre
y de clic en aceptar.
Ahora cambie la
vista a vista formulario
ingrese otro
registro, observe el campo telfono que no
podr ingresar letras.

continuacin de clic en siguiente.


Vuelva a dar clic en siguiente del cuadro.

Observe que solo


ingresar 8 nmeros.

Si

desea
ordenar
los

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campos
de
forma
ascendente
o
descendente, despus de clic en siguiente.

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Observe el Informe:

Elija el diseo o forma de presentacin de los


datos

Ahora practique, recuerde la prctica hace al


maestro.

De

clic en

siguiente y elija el diseo del Informe


Vuele a dar clic en siguiente y

De clic en la opcin de Modificar el diseo del


Informe y de clic en finalizar.

Cambie la vista del Informe a Vista Informe y

Observe los registros.


Observe que si, solo mostrar los campos
asignados al informe, nombre, apellidos,
telfono, email y la foto, ya podr imprimir este
reporte, en este caso solo ingres tres registros,
pero el tercero no le ingrese el email ni la foto.

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CONCEPTOS BSICOS
Que es una base de datos?

Una base de datos o banco de datos es un


conjunto de datos pertenecientes a un mismo
contexto y almacenados sistemticamente para su
posterior uso. En este sentido; una biblioteca puede
considerarse una base de datos compuesta en su
mayora por documentos y textos impresos en
papel e indexados para su consulta. Actualmente, y
debido al desarrollo tecnolgico de campos como
la informtica y la electrnica, la mayora de las
bases

de

datos

estn

en

formato

digital

(electrnico), y por ende se ha desarrollado y se


ofrece un amplio rango de soluciones al problema
del almacenamiento de datos.
Existen programas denominados sistemas gestores
de bases de datos, abreviado DBMS, que permiten
almacenar y posteriormente acceder a los datos de
forma rpida y estructurada. Las propiedades de
estos

DBMS,

as

como

su

utilizacin

administracin, se estudian dentro del mbito de la


informtica.
Las aplicaciones ms usuales son para la gestin
de empresas e instituciones pblicas; Tambin son
ampliamente utilizadas en entornos cientficos con
el objeto de almacenar la informacin experimental.