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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN


Procedimiento Ejecucin de la Formacin Profesional Integral
GUA DE APRENDIZAJE

Versin: 02
Cdigo: GFPI-F-019

GUA DE APRENDIZAJE N 11
1. IDENTIFICACIN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE
Programa de Formacin:
Nombre del Proyecto:

Asistente Administrativo
Unidad de Asistentes
Administrativos en
Lnea

Fase 2: Orientemos y Apoyemos Nuestros Usuarios

Fase del proyecto:

Actividad (es) del


Proyecto:

Resultados de
Aprendizaje:
RAP 3: Operar los

recursos tecnolgicos
requeridos para el recibo,
el despacho y la
organizacin de los
documentos, de acuerdo
con las polticas
institucionales
Resultados de
Aprendizaje:
RAP 4: Recibir los

documentos de acuerdo
con las polticas
organizacionales y la
legislacin vigente.

Cdigo: 122121
Versin: 2
Cdigo:100108

Actividad (es) de
Aprendizaje:
Elaboracin de Mapa
Conceptual
relacionado con el tema
expuesto en Equipo de
trabajo colaborativo.
Temas: Legislacion
legal para la
Conservacin de doc.
comerciales_ Doc.
Comerciales (InternosExternos), Formatos y
ejemplos_ Los 8 pasos
para aplicar una
Gestion Documental en
la organizacin

Ambiente de formacin
Aula de clase archivos
institucionales,
elementos y
condiciones de
seguridad industrial,
salud ocupacional y
medio ambiente
Autoaprendizaje en
salas de internet, e
intranet bibliotecas,
entre otros.

MATERIALES DE FORMACIN
CONSUMIBLE Unidades
Computador,
video beam,
empleadas durante la
internet. E
Competencia:
intranet
Cartulina, marcadores,
Aprendizaje
hojas de block,
Autnomo, sala
rotuladores, lapiceros,
de internet,
lpices, marcadores de
material de
colores y resaltadores,
apoyo en
elementos de seguridad
plataforma Sofa industrial en el manejo y
Plus, trabajos
conservacin de
escritos,
archivos.
consultas extra
clase.

Competencia:
2010601008_Organizar
la documentacin
teniendo en cuenta las
normas legales y de la
organizacin

Competencia:
2010601008_Organizar
la documentacin
teniendo en cuenta las
normas legales y de la
organizacin

Duracin de la gua ( en
horas): 60 horas

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Versin: 02

GUA DE APRENDIZAJE

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN


Proceso Gestin de la Formacin Profesional Integral
Procedimiento Ejecucin de la Formacin Profesional Integral

Cdigo: GFPI-F-019

2. INTRODUCCION:
Siendo el manejo de Archivos en Colombia el pilar fundamental en lo relacionado a la formacin de un aprendiz
del programa Asistente Administrativo, donde el adquirir los diferentes conocimientos, entre ellos: Gestion
Documental y Archivstica, que la deben aprender a travs de su prctica, es decir, el aprender haciendo de
manera eficiente, convirtiendose en un ser vital a la hora de llegar a ser Talento Humano calificado que sepa
adems usar la tecnologa a nivel de: Operar los recursos tecnolgicos requeridos para el recibo, el despacho y la
organizacin de los documentos, de acuerdo con las polticas institucionales y a Recibir los documentos de acuerdo con
las polticas organizacionales y la legislacin vigente.; es en definitiva un requisito fundamental para llegar a ser
competitivos, en un mundo actual en proceso de globalizacin.
El propsito de la gua es definir las bases fundamentales en cuanto al Operar y al Recibir los documentos
aplicando la Gestion Documental aunados a una excelente aplicabilidad de la normatividad en Archivstica
Colombiana que sern las bases fundamentales para construir los devenires de esta competencia.

3. ESTRUCTURACION DIDCTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexin inicial. Autodiagnstico 7 Horas


Es importante propiciar un terreno comn, para lograr la mayor participacin e inters por el tema que se va a
desarrollar; que mejor manera de introducir la gua con un video que presente de manera general, clara y resumida
los conceptos bsicos y generales de lOperar y al Recibir de documentos, teniendo presente el cumplimiento de la
normatividad en cuestion Colombiana.
Joven Aprendiz, deber observar e interiorizar con detenimiento los videos y en los mismos identificar las ventajas
de utilizar una adecuada gestin en relacion con Operar y al Recibir de los documentos y en lo relacionado con la
correcta aplicabilidad de la Gestion Documental en esos dos aspectos y en caso de no hacerlo que implicaciones
se daran en la empresa.
Link(s): https://www.youtube.com/watch?v=0W2JS8PHZzE
https://gestionadminjhenny.files.wordpress.com/2010/07/recivo-y-despacho-de-documentos.pdf
http://es.slideshare.net/mabuiar46/clasificacin-documental?related=1
Recomendacin: Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta el
anlisis realizado, para el desarrollo de la actividad de transferencia del conocimiento.
3.2 Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios para el aprendizaje.)
20 Horas
Se les pide que hagan consultas sobre los temas que se trabajarn en la gua 11: Operar y al Recibir
documentacin, ellos debern elaborar un resumen que ser socializado ante el grupo a traves de: Foros,
mesas redondas, exposiciones, conferencias, peridicos, entre otros.
Cada grupo escoger y presentar varios temas, que seleccionarn, con el fin de no repetir y donde se tomen
todos los temas propuestos.
Posteriormente se generara un conversatorio final, se aclarar cualquier duda y se dejar un documento con el
resumen final como evidencia de D y P (Desempeo y Producto).
3.3 Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin). 23 Horas
Con la informacin final, elaborarn los diferentes formatos sobre la Gestion Documental, formatos que ya estn en
la plataforma como Material de apoyo.
3.4 Actividades de transferencia del conocimiento. 10 Horas
Descripcin: Participe en el Foro Temtico 2, respondiendo de forma clara y argumentada las siguientes
preguntas:
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a. Cul considera que es la importancia de Recibir adecuadamente los documentos, como tambien en el
proceso de Operar correcta y adecuadamente los mismos? Justifique su respuesta.
b. Si usted trabaja en una empresa donde el encargado del archivo por una calamidad personal no asiste y su jefe
le indica que usted es el delegado del archivo mientras su compaero regresa al cargo, Cmo cree que debe
desempearse en el cargo al momento de tratar de Recibir los Documentos que ah se concentren, como
tambien al momento de Operar los mismos?, Sustente su respuesta.
c. Despus de responder las preguntas indicadas, incluya el enlace que contiene el material que selecciono en la
actividad de contextualizacin, esto con el fin de compartir con sus compaeros materiales de apoyo para el
proceso de aprendizaje.
Nota: Realice el aporte del foro y las opiniones frente al trabajo de sus compaeros, a travs del espacio
actividades o el espacio Foros, dispuesto en la plataforma Blackboard...
3.5 Actividades de evaluacin.
Evidencias de Aprendizaje
Criterios de Evaluacin Tcnicas e Instrumentos de
Evaluacin
De Conocimiento : Inicialmente, usted deber
recopilar la informacin obtenida de la actividad de
apropiacin del conocimiento y luego
complementarla con trminos o conceptos que
usted considere pertinentes en la realizacin de la
misma, para hacerlo tenga en cuenta el material de
apoyo que se ofrece en plataforma.
Evidencias de Desempeo:
Para desarrollar esta evidencia usted deber
elaborar una presentacin en Power Point (10
diapositivas) creativas con la solucin de las
preguntas propuestas en la actividad de
apropiacin del conocimiento, en esta podr incluir
imgenes, animaciones, diseo, y lo que considere
que puede hacer llamativo su trabajo. Emplee la
primera diapositiva para una portada, y cada
pregunta en las siguientes.

Aborda procesos de
trabajo individual y
colectivos orientados
hacia el conocimiento y
elaboracin de los
formatos y sus
contenidos.
Establece
conversaciones y
argumenta posiciones
sobre el conocimiento
adquirido.
Reconoce en los
trabajos de los
compaeros sus
fortalezas o
equivocaciones y
argumenta sus razones.

Talleres, cuestionarios,
consultas, quiz(s),
mentefactos, mapas
conceptuales, exposiciones,
estudio de casos, lectura de
textos, mesas redondas,
foros, ensayos cortos,
individuales y/o de trabajo
colaborativo

Recomendacin: No olvide la importancia de


citar y referenciar cuando emplea material de
diferentes fuentes.
Evidencias de Producto:
Usted deber enviar la presentacin solicitada en
Power Point, a travs del espacio dispuesto para
ello en la plataforma Blackboard, denominado
ENVO
DE
LA
ACTIVIDAD
GUIA
11_PRESENTACIN

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GUA DE APRENDIZAJE
4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

ACTIVIDADES DEL
PROYECTO
DURA
CIN
(Hora
s)
60 h

Actividades de
Reflexin inicial.
Autodiagnstico.
Actividades de
contextualizacin
e identificacin de
conocimientos
necesarios para
el aprendizaje.)
Actividades de
apropiacin del
conocimiento
(Conceptualizaci
n y Teorizacin).
Actividades de
transferencia del
conocimiento.

Materiales de formacin
devolutivos:
(Equipos/Herramientas)

Descripci
n

Cantidad

Materiales de formacin
(consumibles)

Descripcin

Cantidad

Talento Humano (Instructores)

AMBIENTES DE
APRENDIZAJE TIPIFICADOS

Especialidad

ESCENARIO (Aula,
Laboratorio, taller, unidad
productiva) y elementos y
condiciones de seguridad
industrial, salud ocupacional y
medio ambiente

Cantidad

20

Video
beam
Porttil
Micrfono

23

Sonido

1
1
1
1

Papel
tamao carta
resma
Fotocopias
por grupo
Cintas
transparente
Marcadores
resaltadores

3
100

Instructor de
Asistente
Administrativos
en lnea

Salones tericos, Biblioteca.


Auditorio, sala de internet

10

10

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5. GLOSARIO DE TERMINOS

Archivero: Es la persona especializada en gestionar los documentos a lo largo del ciclo de vida, quien se dedica a la
organizacin y mantenimiento de un archivo.
Archivo administrativo: Es aquel que garantizar la conservacin de los documentos habitualmente del periodo
actual, fundamental para el correcto funcionamiento de la gestin o administracin. Tambin se conoce como
Archivo Intermedio.
Conservacin de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la
integridad fsica y funcional de los documentos de archivo.
Conservacin preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden tcnico, poltico y
administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su
integridad y estabilidad
Dependencia: Es el espacio indicado para el uso determinado de una funcin u oficio.
Legitimacin: Es el cumplimiento de las condiciones o normatividad establecidas por la ley.
Racionalizacin: Reduccin de procesos con el fin de aumentar los rendimientos, organizando la produccin.
Unidad de conservacin: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su
preservacin e identificacin. Pueden ser unidades de conservacin, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y
los libros o tomos.

6. REFERENTES BIBLIOGRFICOS

Archivo General de la Nacin. Reglamento general de archivos. Santa Fe de Bogot. 1997.


Archivo General de la Nacin. Mini/manual N. 4 Tablas de Retencin y Transferencias Documentales.
Manual de Archivo y Correspondencia SENA. Bogot noviembre de 2004
Ley General de Archivo. (2000, 14 de Julio) Congreso Nacional de la Repblica de Colombia, 2000, 14 de
Julio

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

Eunice Sotelo Guevara, Contadora Pblica titulada, Instructora Convenio SENA-Fe y Alegra, 2015

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