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Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

NAVEGANDO POR EL SENCILLO MUNDO DEL SIMAT


LUIS ALFREDO RAMOS BOTERO
Gobernador de Antioquia
HUMBERTO DEZ VILLA
Secretario de Educacin para la Cultura
LUIS FERNANDO CORTEZ MOLINA
Director Tcnico
ALVARO URIBE MORENO
Director de Gestin y Apoyo Administrativo
JUAN ESTEBAN MEJA ARBOLEDA
Asesor de Cobertura Educativa
OLGA ESTELLA LPEZ PALACIOS
Profesional Especializada
JORGE IGNACIO SNCHEZ VALENCIA
Supervisor Educativo
LUIS NGEL RUIZ BAENA
Auxiliar
SONIA PALACIO GIRALDO
Profesional Especializada
LUZ BEATRIZ GMEZ RAIGOSA
Auxiliar
LUZ EUGENIA MONTOYA VALENCIA
Profesional Universitario
NUBIA INS JARAMILLO CARDONA
Asistente Tcnico para el Bajo Cauca, Urab y Valle de Aburr
LUIS FERNANDO ARBOLEDA
Asistente Tcnico para el Suroeste, Magdalena Medio y Norte
ALCIZAR CAOLA ARGEZ
Asistente Tcnico para el Oriente, Nordeste y Occidente.
FANNY ROS HENAO
Auxiliar Administrativa
CAMILO ZAPATA PELEZ
Coordinador Alfabetizacin
CONSEJO EDITOR
Alcizar Caola Argez
Olga Estella Lpez Palacios
Luz Eugenia Montoya Valencia
Oswaldo Henao
Mauricio Restrepo
FOTOGRFICAS MARIO SALAZAR Y CIA. LTDA.
Diseo e Impresin
AGRADECIMIENTOS
Tecnolgico de Antioquia
Medelln
Junio de 2008

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Contenido

Pg.
PRESENTACIN

Educacin y pertinencia
Fundamentos legales
Conocimiento: Patrimonio de la humanidad

5
6
8

JUSTIFICACIN

Educacin y desarrollo humano


Los sistemas de informacin en educacin: Marco legal
Los sistemas de informacin: Competencias generales de las entidades
territoriales
Instrucciones para el uso de sta gua
Proceso de matrcula 2009: Resolucin 9919 del 30 de mayo de 2008
Cronograma
Comit municipal de asignacin de cupos y matrcula
Responsabilidad en la informacin del SIMAT en los municipios
Validacin de campos de datos

9
11
12
13
15
21
24
25
26

GENERALIDADES DEL SIMAT

28

GLOSARIO

33

ICONOS

38

PROCESO DE MATRICULA

41

Establecimientos educativos
Proyeccin de cupos
Consulta estudiantes
Prematrcula
Asignacin de cupos

42
44
46
48
51

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Matrcula de estudiantes nuevos


Registro reprobados
Novedades
Promocin
Cambio de matriculados
Retiro de estudiantes

REPORTES

55
59
60
63
65
67
69

PROCESO POR LOTES

113

OBSERVACIONES PARA TENER EN CUENTA EN SIMAT

116

ERRORES COMUNES

117

PREGUNTAS FRECUENTES

119

ANEXOS

121

EVALUACIN

128

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Presentacin

EDUCACIN Y PERTINENCIA
"El aprendizaje de las competencias bsicas (leer, escribir, efectuar las cuatro
operaciones, etc.) no debera ser un fin en s mismo sino un medio; un medio
instrumental que les permita practicar el autoestudio despus de egresar de la
escuela, con el fin de estar mejor preparados para solucionar los problemas
concretos que a diario enfrentan en sus hogares, veredas y comunidades.
En fin, ensear preferentemente lo relevante, lo cercano, lo prevalente, lo
cotidiano, lo inmediato, lo aplicable, lo deseado, lo anhelado, lo til y lo necesario;
de modo que la educacin sea realmente un instrumento para el desarrollo
personal, familiar, productivo y comunitario. Al hacerlo los nios tendran mayor
inters por el estudio, el aprendizaje sera ms rpido y placentero, y la repitencia,
ausentismo y desercin disminuiran."

Polan Lacki

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Fundamentacin Legal

LA DECLARACIN UNIVERSAL DE LOS DERECHOS HUMANOS


ARTCULO 26: Toda persona tiene derecho a la educacin. La educacin
debe ser gratuita, al menos en lo concerniente a la instruccin elemental y
fundamental. La instruccin elemental ser obligatoria. La instruccin tcnica y
profesional habr de ser generalizada; el acceso a los estudios superiores ser
igual para todos, en funcin de los mritos respectivos. La educacin tendr por
objeto el pleno desarrollo de la personalidad humana y el fortalecimiento del
respeto a los derechos humanos y a las libertades fundamentales; favorecer la
comprensin, la tolerancia y la amistad entre todas las naciones y todos los
grupos tnicos o religiosos, y promover el desarrollo de las actividades de las
Naciones Unidas para el mantenimiento de la paz.
Los padres tendrn derecho preferente a escoger el tipo de educacin que
habr de darse a sus hijos.
CONSTITUCIN NACIONAL DE COLOMBIA
ARTICULO 44. Son derechos fundamentales de los nios: la vida, la integridad
fsica, la salud y la seguridad social, la alimentacin equilibrada, su nombre y
nacionalidad, tener una familia y no ser separados de ella, el cuidado y amor, la
educacin y la cultura, la recreacin y la libre expresin de su opinin. Sern
protegidos contra toda forma de abandono, violencia fsica o moral, secuestro,
venta, abuso sexual, explotacin laboral o econmica y trabajos riesgosos.
Gozarn tambin de los dems derechos consagrados en la Constitucin, en las
leyes y en los tratados internacionales ratificados por Colombia.
La familia, la sociedad y el Estado tienen la obligacin de asistir y proteger al
nio para garantizar su desarrollo armnico e integral y el ejercicio pleno de sus
derechos. Cualquier persona puede exigir de la autoridad competente su
cumplimiento y la sancin de los infractores.

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LOS DERECHOS DE LOS NIOS PREVALECEN


SOBRE LOS DERECHOS DE LOS DEMS
LEY 1098 DE 2006 - Ley de infancia
ARTCULO 25. Derecho a la identidad. Los nios, las nias y los
adolescentes tienen derecho a tener una identidad y a conservar los elementos
que la constituyen como el nombre, la nacionalidad y filiacin conformes a la ley.
Para estos efectos debern ser inscritos inmediatamente despus de su
nacimiento, en el registro del estado civil. Tienen derecho a preservar su lengua
de origen, su cultura e idiosincrasia.
ARTCULO 28. Derecho a la educacin. Los nios, las nias y los
adolescentes tienen derecho a una educacin de calidad. Esta ser obligatoria
por parte del Estado en un ao de preescolar y nueve de educacin bsica. La
educacin ser gratuita en las instituciones estatales de acuerdo con los trminos
establecidos en la Constitucin Poltica. Incurrir en multa hasta de 20 salarios
mnimos quienes se abstengan de recibir a un nio en los establecimientos pblicos
de educacin.

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El conocimiento es
un patrimonio de la humanidad

Este documento es fruto de los esfuerzos y recursos aportados por muchas


personas e instituciones en el pasado y en el presente. Debido a ello, su contenido
no pertenece a nadie en particular: es un patrimonio comn, por ello, debemos
compartirlo y beneficiarnos de l en el presente y en el futuro. No difundirlo
significara desperdiciar en gran parte el esfuerzo humano y los recursos aplicados
para producirlo.
Por esta razn, no slo se autoriza, sino que se estimula la reproduccin total
o parcial de su contenido, pretendiendo as que ningn nio, nia o joven de
cualquier lugar de nuestra geografa, quede por fuera de las bases de datos del
sector educativo, ya que de llegar a suceder, significara desconocer su existencia
y de paso negarle sus derechos en educacin. La responsabilidad de esta tarea
est en las manos de nosotros los adultos, tarea que debemos acometer sin
vacilacin alguna.

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Justificacin

EDUCACIN Y DESARROLLO HUMANO


La educacin es un factor estratgico y prioritario del desarrollo humano,
social y econmico de los pases y un instrumento esencial para la construccin
de sociedades ms autnomas, justas y democrticas.
Ofrecer educacin a todos, educacin de calidad, son factores determinantes
para garantizar el desarrollo y la competitividad de un pas.
Colombia necesit casi una dcada para aumentar en un grado el nivel promedio
de escolaridad, que contina siendo bajo para el nivel de desarrollo del pas. En
el ao 2000, la escolaridad media de la poblacin de 15 aos y ms en el pas
solo era superior a la de siete pases de la regin,(Brasil, Nicaragua, Hait,
Repblica Dominicana, El Salvador, Honduras y Guatemala).
El Gobierno se viene transformando, igual el sistema educativo en magnitud
y pertinencia para garantizar la competitividad del pas y asegurar el mejoramiento
de la calidad de vida de la poblacin. Con este objetivo, se propone expandir la
cobertura y mejorar la calidad y aumentar la eficiencia y la productividad del
sector.
Poblacin en edad escolar por fuera del sistema educativo
De acuerdo con datos de la Encuesta Continua de Hogares del DANE, a
principios de sta dcada, el 16% de la poblacin entre 5 y 17 aos estaba por
fuera del sistema educativo, es decir, 1.8 millones de nios y jvenes en edad
escolar. En las zonas urbanas, la poblacin de ese grupo de edad por fuera del
sistema alcanzaba el 12%, mientras que en las reas rurales este porcentaje
ascenda al 25% de la poblacin en ese grupo de edad.
Rango ideales de edades propuestas por nivel educativo:

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Se trabaja la poblacin de 5 y 6 aos para preescolar;


7-11 aos para primaria;
12-15 aos para bsica secundaria;
16 a 17 aos para educacin media.

Los indicadores de acceso a la educacin por niveles de ingreso muestran que


entre 1997 y 2006 disminuy la proporcin de nios y jvenes de hogares pobres
por fuera del sistema educativo, en particular la de menores de 11 aos. No
obstante, este esfuerzo es an insuficiente: para 2001, 29 de cada 100 nios
de hogares de menores ingresos, y 19 de cada 100 en el nivel 2 no asistan a un
centro educativo. La situacin es ms crtica respecto de los jvenes de 16 y 17
aos, donde cerca de la mitad (48%) nivel 1 y el 42% del nivel 2 estaban por
fuera del sistema educativo.
Lo anterior pone de manifiesto que aunque siguen primando razones ligadas
a restricciones de la oferta, la pertinencia y la calidad de la educacin, en particular
de la secundaria y media, son factores determinantes para la permanencia de
los jvenes en el sistema educativo.
Estudios sobre aspectos asociados a la desercin escolar han identificado,
adems de los factores socioeconmicos y de prdida de sentido de la secundaria,
otras razones de abandono del sistema escolar: dificultad para combinar trabajoestudio, expulsin por disciplina, perdida del ao, embarazo de adolescentes,
crisis en la convivencia escolar, autoritarismo, falta de afecto, agresividad,
violencia intraescolar, pandillismo, distanciamiento, actitudes pedaggicas de
los docentes, rgidas prcticas administrativas en las instituciones educativas.
La agudizacin del conflicto colombiano ha generado un incremento en la
demanda de cupos en las reas urbanas, como consecuencia de una marcado
desplazamientos de la comunidad rural a centros urbanos.
Estimativos de la Red de Solidaridad indican que para el ao 2007 hay ms
de dos millones y medio de desplazados por presiones de diferentes actores
armados, de los cuales la gran mayora son nios y jvenes entre 5 y 17 aos.
Las tasas ms elevadas de repitencia y desercin escolar se presentan en el
primer grado de la primaria, con tasas cercanas al 10% y al 18% respectivamente.
Las tasas de desercin son ms elevadas en la poblacin ms pobre, en el
sector oficial y en las zonas rurales.
En las reas rurales, cerca del 50% de los nios y nias abandonan el sistema
al finalizar su formacin de bsica primaria. Las tasas de desercin en el sector
oficial muestran una disminucin progresiva alcanzando valores entre el 5% y
6% en los grados restantes, aunque vuelven a incrementarse en quinto grado a
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niveles cercanos al 13%. En el sector privado se observa una tendencia


decreciente de las tasas de desercin.
Las cifras de cobertura de la educacin superior colombiana indican que el
pas contina por debajo de los niveles internacionales.
Los bajos niveles de cobertura en Colombia coexisten con un alto porcentaje
de cupos sin utilizar, lo que sugiere que un balance ms adecuado entre la oferta
y la demanda no es solo un problema de inversin pblica, sino que tambin
est asociado al mejoramiento de las condiciones econmicas y crediticias de
los estudiantes, y al direccionamiento de la oferta educativa.

LOS SISTEMAS DE INFORMACIN EN EDUCACIN


MARCO LEGAL
Son derechos fundamentales de los nios:. su nombre y su nacionalidad,
tener una familia, la educacin. Art. 44 CN.
La educacin es un derecho de la persona y un servicio pblico que tiene una
funcin social. Art. 67 CN.
... La sociedad, el estado y la familia son responsables de velar por la calidad
de la educacin y de promover el acceso y la permanencia en el servicio
pblico educativo... Art. 4 Ley 115 de 1994.
...El alumno o educando es el centro del proceso educativo y debe participar
activamente en su propia formacin integral... Art. 91 Ley 115/94.
" El Ministerio de Educacin Nacional establecer y reglamentar un sistema
nacional de informacin Objetivos ..Servir como factor para la administracin
y planeacin de la educacin Art. 75 Ley 115/94.

Decreto Nacional 3011 de 1997. Reglamenta la educacin de adultos.


Decreto Nacional 1850 de 2002. Define las jornadas laboral e institucional
inherentes a la prestacin del servicio pblico educativo.
Decreto Nacional 3020 de 2002. Establece los criterios y procedimientos
para organizar las plantas de personal de docentes y de directivos docentes de
acuerdo al nmero de nios y jvenes debidamente reportados por cada
establecimiento educativo.

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Decreto Nacional 0230 de 2002, (adicionado por Decreto Nacional 3055


de 2002). Dicta normas en materia de currculo, evaluacin y promocin de los
educandos.
Resolucin Nacional 2565 de 2003, establece parmetros y criterios para
la prestacin del servicio educativo a la poblacin con necesidades educativas
especiales.
Resolucin Nacional 166 de 2003, define condiciones para el reporte de
informacin del sector educativo.
Decreto Nacional 4313 de 2004, (adicionado por Decreto Nacional 0238
de 2004). Reglamenta la contratacin del servicio pblico educativo cuando a
ello hubiere lugar.
Resolucin Nacional 5360 de 2006, por la cual se establecen las directrices.
Los criterios, procedimientos y el cronograma para la organizacin del proceso
de asignacin de cupos y matrcula para los niveles de preescolar, bsica primaria,
educacin bsica secundaria y educacin media de las instituciones de educacin
formal de carcter oficial en todo el territorio nacional.

SISTEMAS DE INFORMACIN
COMPETENCIAS GENERALES DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES
- ... Dirigir, planificar y prestar el servicio educativo, en los niveles de preescolar,
educacin bsica primaria y bsica secundaria y media, en condiciones de
equidad, eficiencia y calidad....
- ... Mantener la actual cobertura y propender por su ampliacin...
- ... Organizar la prestacin del servicio en su jurisdiccin...

Obligaciones de los municipios no certificados: Suministrar la informacin al


departamento y a la Nacin con la calidad y en la oportunidad que seale el
reglamento. Art. 8 # 8.4 Ley 715/01
Informacin obligatoria. ...En la oportunidad que seale el reglamento en
cada ao, los departamentos, distritos y municipios suministrarn al Ministerio
de Educacin la informacin del respectivo ao...
...Los funcionarios de los departamentos, distritos y municipios que no
proporcionen la informacin en los plazos establecidos por el Ministerio de
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Educacin incurrirn en falta disciplinaria y sern objeto de las sanciones


correspondientes, establecidas en el Rgimen Disciplinario nico. Art. 19 Ley
715/01
...Cualquier falsedad en la informacin se considerar falsedad en documento
pblico y se sancionar de conformidad con la ley penal. Art. 41 Ley 715/01.
La implantacin del sistema de informacin se considera como costo de la
prestacin del servicio y podr pagarse con cargo a los recursos del Sistema
General de Participaciones. Art. 32 Ley 715 de 2001.
Art. 10 Ley 715 de 2001 Numeral 13. Funciones de los Rectores y Directores:
Suministrar informacin oportuna al departamento, distrito o municipio, de
acuerdo con sus requerimientos.

INSTRUCCIONES PARA EL USO DE ESTA GUIA


Este documento, es una gua didctica y metodolgica dirigido a todas las
personas que, de una u otra manera intervienen en la prestacin del servicio
educativo en forma directa o indirecta, estos es: Planificadores educativos,
alcaldes, personeros municipales, secretarios de educacin, administradores
municipales del sistema de matrcula, directores de ncleo, rectores, directores
de centros educativos rurales, educadores, padres de familia, estudiantes,
autoridades locales, veedores ciudadanos, lderes comunales. Reiteramos que
el contenido de este material y el lenguaje que utiliza, es de utilidad pblica por
el beneficio que origina, tener adecuada, correcta y oportunamente registrados
los nios en el SIMAT.
Los contenidos que conforman este documento, constituyen un programa de
aprendizaje permanente. A travs de ellos se desea mejorar y ampliar los
conocimientos y destrezas para el manejo de la informacin asociada a la
prestacin del servicio educativo.
Caractersticas de este material:
El presente material esta organizado en cinco partes as:
Consideraciones generales.
Marco legal y competencias de los entes territoriales en los sistemas de
informacin para el sector educativo.
Contenido del sistema de matrculas.

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Preguntas frecuentes y errores comunes en SIMAT.


Anexos.
El desarrollo temtico est organizado en talleres terico prcticos los cuales
comprenden los siguientes aspectos:

Nombre de la actividad.
Definicin.
Actividad previa.
Procedimiento previo.
Ruta para desarrollar el proceso.
Diagrama.
Notas, apuntes y ejercicios.

Acerca de la metodologa:
Empezamos por las definiciones y experiencias directas de los participantes,
as se posibilita diagnosticar que tanto conoce cada integrante del grupo sobre
los sistemas de informacin.
Cada tema, tendr tres momentos, uno terico, uno prctico. y el desarrollo
de ejercicios hasta apropiarse del concepto.

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PROCESO DE MATRCULA 2009

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
SECRETARIA DE EDUCACIN PARA LA CULTURA
RESOLUCIN NMERO 9919
(Mayo 30 de 2008)
"Por la cual se organiza el proceso de matrcula oficial para el ao escolar
2009 en los niveles de educacin preescolar, bsica y media para los municipios
no certificados del Departamento de Antioquia y de dictan otras disposiciones".
La SECRETARIA DE EDUCACIN PARA LA CULTURA DE ANTIOQUIA, en
uso de las facultades que le confiere el Artculo 151 de la Ley 115 de 1994, el
Artculo 6 de la Ley 715 de 2001, la Resolucin Nacional 5360 de 2006, y
CONSIDERANDO QUE:
A. La Resolucin Nacional 5360 del 07 de septiembre de 2006, organiza el proceso
de matrcula oficial en los niveles de educacin preescolar, bsica y media en
las entidades territoriales certificadas.
B. De conformidad con los Artculos 151 de la ley 115 de 1994, y 5 y 6 de la
ley 715 de 2001, corresponde a la Secretara de Educacin para la Cultura del
Departamento de Antioquia, organizar la prestacin y administracin del servicio
en su jurisdiccin.
C. Por lo anteriormente expuesto, la Secretara de Educacin para la Cultura de
Antioquia.

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RESUELVE:
ARTICULO 1. OBJETO. Organizar el proceso de matrcula en los municipios
no certificados del Departamento de Antioquia para garantizar la prestacin
oportuna del servicio en condiciones equidad, de calidad y eficiencia, que asegure
el acceso y la permanencia de los estudiantes de los niveles de educacin
preescolar, bsica y media, en el sistema educativo oficial.
Para los efectos de esta resolucin se entiende por sistema educativo oficial o
cobertura educativa oficial el conjunto de cupos educativos ofrecidos en los
establecimientos educativos oficiales y los contratados con entidades privadas
con cargo a los recursos pblicos.
ARTICULO 2. RESPONSABLES DEL PROCESO DE MATRICULA. El
alcalde del municipio es el responsable de coordinar en los establecimientos
educativos de su jurisdiccin, la ejecucin de los procedimientos establecidos
por la Secretara de Educacin para la Cultura de Antioquia para el proceso de
matrcula, as como de garantizar su cumplimiento, validar y consolidar la
informacin y comunicar a la Unidad de Cobertura Educativa los resultados y
requerimientos para la continuidad y la ampliacin de cupos, razn por la cual
no se contratar con particulares el servicio educativo, sin el requerimiento previo
del Alcalde de la respectiva localidad.
El rector o director de cada establecimiento educativo es el responsable de
ejecutar correctamente los procedimientos establecidos por la Secretara de
Educacin para la Cultura de Antioquia y de garantizar la calidad y veracidad de
la informacin.
ARTCULO 3. LINEAMIENTOS, ETAPAS Y CRONOGRAMA DEL PROCESO
DE MATRICULA: LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIN
DEL PROCESO DE ASIGNACIN DE CUPOS Y MATRCULA. Los Alcaldes de
Municipios no Certificados, Rectores y/o Directores de establecimientos educativos
oficiales del Departamento de Antioquia, soportarn tcnicamente el proceso
de gestin de la cobertura educativa en el Sistema Integrado de Informacin de
Matrcula SIMAT, para lo cual designarn un funcionario responsable de operar
desde el aplicativo cada uno de sus mdulos y tendrn en cuenta los siguientes
lineamientos en la definicin y estandarizacin de procedimientos para la
asignacin de cupos y matrcula en los municipios y establecimientos educativos:
a. Garantizar el derecho a la educacin a los(as) nios(as) y jvenes en edad
escolar, en condiciones de equidad.
b. Promover la ampliacin de la cobertura del servicio educativo mediante el uso
eficiente de la capacidad instalada de los planteles, del recurso humano y de
los recursos financieros disponibles.
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c. Dar cumplimiento a los parmetros mnimos establecidos en los decretos


nacionales 3020 de 2002 y 3011 de 1997.
d. Desarrollar y fomentar el uso de las metodologas como Escuela Nueva, SAT,
Tele secundaria, Post primaria, Aceleracin del Aprendizaje, Educacin por
Ciclos y otros sistemas tutoriales a distancia, para garantizar el acceso al
servicio educativo en zonas de difcil acceso.
e. Suministrar informacin veraz y oportuna a los padres, acudientes y comunidad
educativa en general para facilitar el acceso al servicio educativo.
f. Suministrar informacin veraz y oportuna a los padres de familia y acudientes
para facilitar el diligenciamiento de formatos de inscripcin para los estudiantes
nuevos y traslado para alumnos(as) antiguos(as) provenientes de otros
establecimientos.
g. Distribuir en forma gratuita los formularios y formatos que se utilicen para la
realizacin del proceso de matrcula.
CRITERIOS GENERALES PARA LA ASIGNACIN DE CUPOS ESCOLARES
ARTICULO 4. Para el periodo lectivo 2009, los rectores y directores de
los establecimientos educativos sern los responsables del proceso de matrcula
en los establecimientos educativos oficiales a su cargo, de conformidad
con los lineamientos contemplados en este acto administrativo ante el comit
de asignacin de cupos y matrcula; por lo tanto debern asignar los cupos
escolares, teniendo en cuenta los siguientes criterios:
a. Asignar los cupos en los establecimientos educativos oficiales en el siguiente
orden de prioridad:
1. Estudiantes que ya estn matriculados en el establecimiento educativo
(antiguos) y a los que solicitan traslados, para asegurar su continuidad en
el sistema.
2. Estudiantes provenientes del ICBF o de la institucin territorial que haga
sus veces que, cumpliendo el requisito de la edad, vayan a ingresar al
grado de transicin, grado obligatorio de preescolar.
3. Estudiantes vinculados al sistema educativo oficial, que hayan solicitado
traslado, prioritariamente a aquellos que tengan hermanos en el
establecimiento educativo al cual se solicita el traslado.
4. Nios y jvenes que soliciten cupo, con prioridad para hermanos(as) de
estudiantes ya vinculados.
5. Nios y jvenes clasificados en los niveles uno (1), dos (2) y tres (3) del
SISBEN, a la poblacin afectada por el desplazamiento y a toda la poblacin
vulnerable por razones sociales, fsicas o culturales.
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6. Beneficiarios de la ley 1081 de 2006. (por medio de la cual se otorgan


beneficios a las familias de los hroes de la Nacin y a los veteranos de la
Fuerza Pblica y se dictan otras disposiciones).
7. Por ningn motivo podrn proyectar cupos que no puedan atender con la
planta oficial asignada en el 2007, salvo autorizacin del Jefe de la Unidad
de Cobertura Educativa de la secretara de Educacin para la Cultura.
b. Asignar los cupos disponibles para estudiantes nuevos que se inscribieron
durante el proceso.
c. Verificar que la edad mnima para ingresar al grado de transicin, grado
obligatorio de preescolar, sea cinco aos (5) cumplidos a la fecha de inicio del
calendario escolar.
d. Garantizar que para el ingreso al sistema educativo oficial no se exija como
requisito examen de admisin. No obstante, se podr realizar examen de
nivelacin para clasificacin en los casos en que, razonablemente, el estudiante
no est en condiciones de presentar sus antecedentes acadmicos. En cualquier
caso, la inscripcin y examen de clasificacin sern gratuitos para los
estudiantes.
e. Velar porque la asignacin de cupo, matrcula o su renovacin no est
condicionada al pago de derechos de afiliacin o incorporacin a la asociacin
de padres de familia o cualquier otro tipo de organizacin, fondo o cuenta.
PROYECCIN DE CUPOS
Determinacin de la oferta educativa para el ao 2009
ARTICULO 5. Determinacin de la Oferta. Con base en la proyeccin de
cupos se determina la oferta educativa para el ao escolar 2009 a fin de prever
y asegurar la continuidad de los estudiantes antiguos y permitir el acceso de los
alumnos nuevos. Los rectores y directores de los establecimientos educativos
oficiales son los responsables de diligenciar el Formato C02.01.F01, a travs del
cual se calcula el nmero de cupos que la institucin o centro educativo est en
capacidad de ofrecer en cada una de las sedes, jornadas, grados y modelos
educativos.
Asimismo, la informacin ser registrada en el Sistema Integrado de Matrcula
SIMAT a travs de la opcin PROYECCIONES - PROYECTAR CUPOS; dicha
informacin ser analizada y avalada por los asistentes tcnicos del rea de
Cobertura Educativa de la Secretara de Educacin para la Cultura de Antioquia,
quienes finalmente aprobarn la proyeccin en el Sistema de Informacin. La
proyeccin de cupos que se presente en el rea de Cobertura Educativa deber
ser remitida por el Alcalde respectivo, especificando entre otros, el anlisis al
interior del comit de asignacin de cupos.
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ARTICULO 6. Definicin de estrategias de ampliacin de cobertura.


Teniendo como insumo el ejercicio de la proyeccin de cupos, los parmetros del
comit y con la asistencia tcnica de la Secretara de Educacin
para la Cultura de Antioquia, los rectores definirn las estrategias de ampliacin
de cobertura para el ao 2008.
PREMATRICULA
Reserva de cupo para alumnos antiguos en la institucin y para
alumnos que solicitan traslado
ARTICULO 7. Los rectores y directores de los establecimientos
educativos oficiales reservarn los cupos necesarios para garantizar a
los estudiantes antiguos el cupo en el mismo establecimiento o en todo
caso la continuidad en el sistema educativo. Adicionalmente, reservarn el
cupo y recibirn, de acuerdo a su disponibilidad, a los estudiantes que por
diferentes razones deseen trasladarse de un plantel educativo oficial a otro,
acorde con los criterios y procedimientos que determine la Secretara de Educacin
para la Cultura de Antioquia. La pre matricula deber hacerse desde el Sistema
Integrado de Matrcula SIMAT y el reporte de la informacin a la Secretara de
Educacin para la Cultura deber hacerse utilizando los instrumentos y formatos
definidos en el procedimiento C0201 Proyeccin de Cupos.
ASIGNACIN DE CUPOS A NIOS PROCEDENTES DE ICBF O DE
ENTIDADES REGIONALES DE BIENESTAR SOCIAL Y DEL PROGRAMA
PRIMERA INFANCIA
ARTICULO 8. El Alcalde deber coordinar con las entidades de
bienestar social o familiar de su jurisdiccin, la identificacin de los nios
provenientes de estas instituciones que, cumpliendo el requisito de la edad,
vayan a ingresar al grado de transicin (grado obligatorio de preescolar) para la
respectiva asignacin de cupo, con el fin de garantizar su acceso al sistema
educativo oficial. Asimismo, la poblacin infantil sujeto del programa de primera
infancia debe ser registrada en el Sistema de Informacin.
INSCRIPCIN DE ALUMNOS NUEVOS
ARTICULO 9. El Alcalde de acuerdo a los criterios del comit, deber
adoptar los procedimientos y formatos establecidos por la Secretara de Educacin
para la Cultura de Antioquia, para implementar el proceso de matrcula que
garantice el cupo para los nios(as) y jvenes que deben continuar e ingresar al
sistema educativo oficial. Previa consolidacin y anlisis de estas solicitudes,
desarrollar las acciones necesarias para su atencin. La inscripcin deber
registrarse en el Sistema Integrado de Matrcula SIMAT, previamente a la
asignacin de cupos la cual deber hacerse tambin a travs del SIMAT.

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RENOVACIN DE MATRICULA DE ALUMNOS ANTIGUOS


Y DE ALUMNOS QUE SOLICITAN TRASLADO
ARTICULO 10. Los rectores y directores de los establecimientos
educativos renovarn la matrcula, para el perodo acadmico, de los alumnos
antiguos y de los alumnos que solicitaron traslado de acuerdo a los parmetros
y competencias establecidos en este acto.
ASIGNACIN DE CUPOS PARA ALUMNOS NUEVOS
ARTICULO 11. El Alcalde de cada municipio no certificado reportar a
la unidad de cobertura educativa de la Secretara de Educacin para la Cultura
de Antioquia, los cupos disponibles por establecimiento educativo, con el fin de
asignar de manera coordinada los mismos a los estudiantes nuevos inscritos
durante el proceso.
MATRICULA DE ALUMNOS NUEVOS
ARTICULO 12. Una vez finalizada la asignacin de cupos, el rector o
director de cada establecimiento educativo realizar la matrcula efectiva de los
alumnos nuevos, y reportar oportunamente esta informacin al rea de cobertura
educativa de la Secretara de Educacin para la Cultura de Antioquia; dicho
procedimiento deber hacerse a travs del Sistema Integrado de Matrcula SIMAT.
PROCEDIMIENTO PARA MATRCULAR ALUMNOS DESPLAZADOS
ARTICULO 13. El alumno sujeto de desplazamiento forzado, que
aspire a un cupo en un establecimiento educativo pblico, ser remitido
formalmente al establecimiento educativo cercano al lugar de su residencia, por
el Alcalde, o por el funcionario en el que l delegue o en su defecto por el
Personero Municipal. Si no hay cupos disponibles, la Alcalda gestionar ante el
Departamento de Antioquia lo pertinente a fin de que se establezcan convenios
que les permita, al menos provisionalmente, ampliar las coberturas de
emergencia, con instituciones pblicas o privadas, que garanticen la prestacin
del servicio educativo a esta poblacin. Esta poblacin ser objeto de un trato
flexible y preferencial en cuanto a los requisitos exigidos por el establecimiento
educativo para efectos de la matrcula.
AJUSTES DE MATRICULA
ARTICULO 14. Una vez finalizada la matrcula efectiva de todos los
alumnos antiguos y nuevos, el rector o director del establecimiento educativo
oficial o el prestador del servicio educativo que tenga contrato de prestacin del
servicio educativo, registrar esta informacin en el SIMAT.

20

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

PARGRAFO: El Rector o Director de la Institucin o del Centro Educativo


deber reportar dentro de los primeros cinco (5) das del mes de febrero de
2009 a la Unidad de Cobertura Educativa de la Secretara de Educacin para la
Cultura, los cupos que queden disponibles.
ARTCULO 15. CRONOGRAMA PARA ASIGNACIN DE CUPOS,
PREMATRCULA, MATRCULA Y RENOVACIN DE MATRCULA: El
desarrollo de los procesos de inscripcin, asignacin de cupos disponibles,
matrcula y renovacin de matrcula, se desarrollar atendiendo las fechas
establecidas en el siguiente cronograma:
CRONOGRAMA
ETAPAS Y ACTIVIDADES

1. PRELIMINARES:
Elaboracin acto administrativo de
las etapas del proceso de matrcula
con su respectivo cronograma.

FECHAS

RESPONSABLE

PRODUCTO DE
SEGUIMIENTO

Abril 15 de 2008

rea de Cobertura Educativa

Montaje de la logstica, difusin y


capacitacin
del
proceso,
capacitacin en el sistema de
informacin.

Marzo 17 al 16 de Mayo
de 2008

rea de Cobertura Educativa y de


Sistemas de Informacin

2. PROYECCIN DE CUPOS.

19 de mayo al 20 de
junio de 2008

Rectores, Directores, Secretarios


de Educacin, Directores de
Planeacin.

Reporte de proyeccin
de cupos para ser
entregado por parte del
Alcalde Municipal en la
unidad de cobertura
educativa de la
Secretara
de
Educacin para la
Cultura de Antioquia.

3. PREMATRCULA
(Reserva de cupo para alumnos
antiguos en la Institucin y para
alumnos que soliciten traslado).

1 de agosto al 31 de
agosto de 2008

Rectores, Directores y Secretarias


o Auxiliares Administrativas

Reporte
Prematricula.

4. ASIGNACIN DE CUPOS A
NIOS(AS) PROCEDENTES DE
ENTIDADES DE BIENESTAR
SOCIAL O DEL ICBF Y DEL
PROGRAMA PRIMERA INFANCIA.

Del 1 al 30 de
septiembre de 2008

Rectores, Directores y Secretarias


o Auxiliares Administrativas

5. INSCRIPCIN DE ALUMNOS
NUEVOS.

Del 1 al 30 de
septiembre de 2008

Rectores, Directores y Secretarias


o Auxiliares Administrativas

Acto Administrativo

de

Reporte de Inscripcin
de alumnos nuevos

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

21

ETAPAS Y ACTIVIDADES

FECHAS

RESPONSABLE

PRODUCTO DE
SEGUIMIENTO

6. ASIGNACIN DE CUPOS PARA


ALUMNOS NUEVOS.

Del 1 al 30 de
septiembre de 2008

Rectores, Directores y Secretarias


o Auxiliares Administrativas

7. RENOVACIN DE MATRCULA
DE ALUMNOS ANTIGUOS Y DE
ALUMNOS QUE SOLICITAN
TRASLADADO.

1 de octubre al 31 de
octubre de 2008

Rectores, Directores y Secretarias


o Auxiliares Administrativas

8. MATRCULA DE ALUMNOS
NUEVOS.

4 de noviembre al 14 de
noviembre de 2008

Rectores, Directores y Secretarias


o Auxiliares Administrativas

9. AJUSTES DE MATRCULA.

18 de noviembre de
2008 al 28 de
noviembre de 2008

Rectores, Directores y Secretarias


o Auxiliares Administrativas

10. REPORTE DE INFORMACIN


DE LA MATRICULA AL
MINISTERIO DE EDUCACIN
NACIONAL.

5 de enero al 16 de
enero de 2009

Administradores municipales del


SIMAT

Reporte de informacin
sin errores, validado a
travs del SINEB.

11. REGISTRO DE NOVEDADES.

Permanentemente

Rectores, Directores y Secretarias


o Auxiliares Administrativas

Reporte de Novedades

12. REPORTE DE MATRICULA


INSTITUCIONES PRIVADAS.

15 de febrero de 2009
al 15 de marzo de 2009

Rectores y Directores de
establecimientos educativos
privados.

Reporte de matricula
privada en formularios
DANE.

PARGRAFO: Si una vez culminando el proceso de matrcula estipulado en


esta Resolucin, el establecimiento educativo tiene cupos escolares disponibles,
podr asignarlos y matricular a los alumnos que lo soliciten teniendo en cuenta
las prioridades contempladas en este acto.
ARTCULO 16. COORDINACIN DE INSPECCIN Y VIGILANCIA DEL
PROCESO DE MATRCULA EN LA SECRETARA DE EDUCACIN PARA LA
CULTURA DE ANTIOQUIA: La inspeccin y vigilancia de los procesos de
prematricula, asignacin de cupos y matrcula, estar a cargo de la Secretara
de Educacin para la Cultura de Antioquia, a travs de auditoras posteriores al
registro de la informacin.
ARTCULO 17. La presente Resolucin rige a partir de la fecha de su
publicacin y deroga cualquier disposicin que le sea contraria.
PUBLQUESE, COMUNQUESE Y CUMPLASE
HUMBERTO DIEZ VILLA
Secretario de Educacin para la Cultura de Antioquia
22

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

ORGANIGRAMA

COMIT MUNICIPAL DE ASIGNACIN


DE CUPOS Y MATRCULA

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

23

COMIT MUNICIPAL DE ASIGNACIN DE CUPOS Y MATRCULA


En todos los Municipios no certificados del Departamento de Antioquia, habr
un comit de asignacin de cupos y matrcula, el cual ser presidido a nivel
seccional por el jefe de la unidad de cobertura de la Secretara de Educacin del
Departamento, y estar integrado localmente por los siguientes funcionarios:
1. El Alcalde del Municipio quien lo presidir o su delegado
2. Los Rectores y Directores de las Instituciones y Centro Educativos del respectivo
Municipio
3. El Personero Municipal
Sern funciones del Comit:
Velar por el estricto cumplimiento de los criterios establecidos en este Acto
para la asignacin de cupos.
Reunirse ordinariamente una vez al mes y cuando lo convoque
extraordinariamente el Alcalde Municipal o lo solicite al menos dos de sus
miembros o el jefe de la unidad de cobertura educativa de la Secretaria de
Educacin para la Cultura.
Validar y consolidar la informacin sobre la matrcula de su localidad y
comunicar al jefe de la unidad de cobertura educativa de la Secretara de
Educacin del Departamento los resultados y requerimientos para la continuidad
y ampliacin de la Cobertura Educativa.
Seleccionar y ejecutar estrategias para el acceso y permanencia de los nios(a)
y jvenes en el sistema educativo.
Velar por el uso eficiente de la capacidad instalada de los establecimientos
educativos, del recurso humano y los recursos financieros disponibles.
Velar por el cumplimiento de los parmetros establecidos en los Decretos
3020 de 2002 y 3011 de 1997 y normas que posteriormente los modifiquen o
deroguen.
Garantizar el derecho a la educacin de los nios(a) y jvenes de su Municipio.
Velar porque la asignacin de cupos y matrcula o su renovacin no estn
condicionadas al pago de derechos de afiliacin o incorporacin a la Asociacin
de Padres de Familia o cualquier otro tipo de organizacin fondo o cuenta.

24

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

Garantizar que para el ingreso educativo oficial no se exija como requisito


examen de admisin.
Velar porque la matrcula para el Grado cero o de transicin, sea para los
nios y nias que cumplan los cinco aos mximo el ltimo da del mes de
marzo del respectivo ao escolar.
Definir las estrategias anuales de Cobertura Educativa en su Municipio.
Establecer los procedimientos y formatos para garantizar la inscripcin o
solicitud de cupo de nios(a) y jvenes que deseen ingresar al sistema educativo
oficial.

RESPONSABILIDAD EN LA INFORMACIN
DEL SIMAT EN LOS MUNICIPIOS

Todos y cada unos los pilares de la pirmide tienen la responsabilidad social,


poltica y moral de velar para que la informacin registrada en el SIMAT sea el
reflejo de la realidad en materia de matrcula en su municipio, en su bsqueda la
Secretaria de Educacin para la Cultura de Antioquia a puesto a disposicin de
los entes territoriales el equipo humano de las dependencias de Sistemas de
Informacin y Asesores en cada subregiones que brindan el acompaamiento
permanente en este proceso.

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

25

GRADOS DE RESPONSABILIDAD
4. Son los secretarios en las Instituciones y los Educadores en los CER los
responsables de la base de la informacin, dado que son quienes tienen el
contacto directo con los registros y soportes fsicos de los estudiantes durante
los diversos procesos de matrcula en la Institucin.
3. Son los rectores de las Instituciones quienes con su firma abalan los datos
existentes en el SIMAT de su Institucin, la cual es base para la garantizar la
continuidad de las plazas, su traslado a otra institucin o la asignacin de
nuevas plazas.
2. Son los administradores municipales los responsables de la calidad en la
informacin del municipio, para lo cual han de iplementar las estrategias
necesarias para su logro.
1. El alcalde es el responsable de la informacin en el ente territorial, con su
firma refrenda los datos registrados por los dems niveles de la pirmide, que
en sus procesos particulares han suministrado y procesado en el SIMAT.
Es por la anterior que se invita a todos los actores del proceso de toma,
registro y control de datos para el SIMAT a que pongan su granito de arena para
la informacin registrada en cada ente territorial tenga una confiabilidad superior
al 95%, es decir, minimizar la cantidad de errores existentes a la fecha, trazar
un plan de trabajo que permita hacer verificaciones - ajustes y as poder contar
con una herramienta eficiente y eficaz para la toma de decisiones.
VALIDACION DE CAMPOS DATOS

26

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

Cada una de las bases de datos que se enuncian en la pirmide es respaldada


por una fuente de financiacin de recursos, donde el ente territorial en cabeza
del alcalde municipal y a su vez por los administradores de las bases de datos en
lo que concierne a: DEPURACIN, NOVEDADES Y ADMINISTRACIN, garantizan
la asignacin de los recursos que han de financiar cada uno de los pilares o
sectores as:
SISBEN: Base de Datos implementada por el Departamento Nacional de
Planeacin que tiene como fin el de ubicar a la poblacin en un nivel a partir
de una encuesta que se le realiza a cada grupo familiar, generando un puntaje
que a su vez mediante la ubicacin en una tabla define el nivel, esta base de
datos es validada por el Departamento Nacional de Planeacin.
ASEGURAMIENTO: Base de datos que tiene como fin identificar la poblacin
que hay en cada municipio afiliada a una EPS-S antes llamadas ARS, y son
tomados de los niveles I y II del SISBEN y la poblacin especial como son: Los
Indgenas, Los Desplazados, Los Desmovilizados, Los Nios en situacin de
abandono a cargo del ICBF, Los Adultos Mayores ubicados en los Centros de
Bienestar del Anciano, entre otros, cuando el ente municipal garantiza una
base de datos con un indicador de calidad en la informacin superior al 90%
de los datos validados en un ente de verificacin denominado FIDUFOSYGA,
le asignan al ente territorial el 100% para la financiacin de los cupos que
tiene en dicha base de datos.
SIMAT: Es un sistema de gestin de la matricula de los estudiantes de
instituciones oficiales que facilita la inscripcin de alumnos nuevos, el registro
y la actualizacin de los datos existentes de un alumno, la consulta de alumnos
por Institucin, el traslado del alumno a otra Institucin, as como la obtencin
de informes como apoyo para la toma de decisiones, es validada frente al
SINEB y es la fuente de asignacin de los recursos para el sector educativo.
SINEB: Es la base de datos que tiene como fin validar los datos cargados en
el SIMAT, dado que en el SINEB se encuentran cargados los datos del SISBEN
del ente territorial, lo cual ha de verificar la calidad de los datos registrados en
el SIMAT.
Partiendo de lo anterior se puede evidenciar que cada uno de los
administradores de bases de datos en los municipios han de tener contacto
frecuente para adelantar procesos en comn, que busquen minimizar las
diferentes inconsistencias presentadas y a su vez el correspondiente proceso de
realizacin de novedades, siempre en la bsqueda de la calidad en la informacin
existente en las bases de datos, dado que actualmente los diversos entes a nivel
central, es decir, los Ministerios y el Departamento Nacional de Planeacin toman
los registros contenidos en las Bases de Datos para la asignacin de los recursos
para los municipios.
Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

27

Una buena fuente de verificacin de los datos existentes en el SIMAT, en lo


que corresponde a calidad, es confrontarla frente a la base de datos del SISBEN
debidamente depurada.

EN CONCLUSIN UNA BASE DE DATOS QUE CONTIENE


INCONSISTENCIAS, ES LA PERDIDA DE RECURSOS QUE DEJA
DE RECIBIR EL ENTE TERRITORIAL (MUNICIPIO, INSTITUCIN
o CER) POR CADA REGISTRO (ESTUDIANTE) NO INGRESADO
OPORTUNAMENTE O CON LOS DATOS DE BUENA CALIDAD.
LAS BASES DE DATOS NO SE MIDEN POR SU VOLUMEN, SE
CUANTIFICAN (ASIGNAN RECURSOS) POR SU CALIDAD.

28

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

Generalidades del SIMAT

Navegando en SIMAT

http://www.sistemamatriculas.gov.co/simat/app
AL CONECTARSE PODR VISUALIZAR LA SIGUIENTE PANTALLA...

DEBE DIGITAR UN USUARIO Y UNA CONTRASEA


Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

29

ESTRUCTURA DEL SIMAT

INTRODUCCIN
El proceso de matrcula es el conjunto de polticas, procedimientos y actividades,
que permiten organizar la continuidad de los alumnos antiguos y el ingreso de
alumnos nuevos, en el Sistema de Educacin del Pas.
El sistema integrado de matrcula SIMAT es una herramienta que permite
organizar y controlar el proceso de matrcula en todas sus etapas, as como
tener una fuente de informacin confiable y disponible para la toma de decisiones.
SIMAT es un sistema de gestin de la matricula de los estudiantes de
instituciones oficiales que facilita la inscripcin de alumnos nuevos, el registro y
la actualizacin de los datos existentes de un alumno, la consulta de alumnos
por Institucin, el traslado del alumno a otra Institucin, as como la obtencin
de informes como apoyo para la toma de decisiones.
Adicionalmente como apoyo a la matricula se tiene el registro y consulta de
las instituciones, la creacin de Sedes, jornadas, grados y grupos y el manejo de
las novedades relacionadas con estas, permitiendo la actualizacin de su
informacin cuando sea necesario.

30

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

Mediante la automatizacin de este proceso, se logra sistematizar, consolidar


y analizar la informacin implicada en el mismo. Esto mejora los procesos de
inscripcin, asignacin de cupos y matrcula y por ende el servicio a la comunidad.
El Sistema Integrado de Matrcula SIMAT permite adems efectuar un
seguimiento completo y detallado al proceso de matrcula mediante el anlisis
de los informes que provee.
Este manual contiene las diferentes opciones de la aplicacin que permiten el
manejo anteriormente mencionado:
Directorio de Instituciones
Esta opcin permite manejar la informacin de instituciones y llevar a cabo
una serie de operaciones sobre ellas tales como insertar, modificar, crear, etc.
Una Institucin, en su funcionamiento, tiene Sedes, jornadas, niveles y modelos
educativos. Esta opcin del SIMAT permite el manejo y operacin de los mismos.
Cortes y Carga de Datos
En esta opcin es posible la definicin de fechas de corte para cada uno de los
procesos. Tambin permite la carga de datos mediante la importacin de
archivos.
Registro de Estudiantes
Esta opcin permite el manejo de informacin de los estudiantes. Habilita el
registro de informacin de un estudiante, su actualizacin, consulta y
eliminacin. El objetivo del registro de estudiantes es tener una base de datos
completa y actualizada de los alumnos. En l se encuentran la informacin de
los estudiantes, sus padres y acudientes con toda su informacin y la
Institucin-Sede-jornada-grado en que se encuentra cada uno.
Proyecciones
En esta opcin es posible definir los parmetros para realizar la proyeccin y
realizar la proyeccin en s misma. El objetivo de la proyeccin de cupos es
tener una base real para prever y asegurar la continuidad de los alumnos
antiguos y establecer la capacidad para atender las solicitudes de alumnos
nuevos.
Inscripciones
Esta opcin permite realizar inscripciones de alumnos nuevos o retirados. Es
posible realizar una inscripcin, consultarla y/o modificarla.
Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

31

El objetivo de la inscripcin de alumnos nuevos es el registro de la informacin


de las solicitudes de cupo en las instituciones, para poder brindar el acceso a
la educacin a la poblacin que lo solicita.
La inscripcin tiene la informacin de los estudiantes, sus padres y acudientes
y una lista, en orden de preferencia, de las instituciones en las cuales quisiera
matricularse el alumno.
Promocin
El objetivo del proceso de promocin es tomar los alumnos matriculados
actualmente y llevarlos al grado siguiente para el ao lectivo siguiente. Es
importante tener en cuenta que si se trata del ltimo grado, los alumnos no se
promocionan, se gradan. En esta opcin es posible seleccionar si se desea
realizar la promocin por jerarqua, por Institucin, por Sede o por jornada.
Matrcula
El objetivo final del proceso de matrcula es matricular alumnos tanto antiguos
como nuevos en el sistema educativo, ya que esto permite la ampliacin de la
cobertura de la educacin como respuesta a la necesidad de educacin de la
poblacin. En esta opcin es posible llevar a cabo la matrcula de los estudiantes
que tienen un cupo asignado en alguna Institucin, as como registrar los
estudiantes reprobados y cancelar o anular el registro de repitencia realizado.
Administracin del Sistema
Esta opcin permite llevar a cabo la administracin del sistema. Es importante
tener en cuenta que nicamente el Administrador del Sistema es quien debe
tener acceso a esta opcin. En ella es posible crear, actualizar y eliminar
registros de las diferentes tablas bsicas que componen el sistema. Durante
la eliminacin de registros no podrn eliminarse registros que estn en uso.
Reportes
El mdulo de reportes permite la obtencin de informes del proceso de matrcula
y sus etapas, con el fin de obtener informacin que alimenta el propio sistema,
as como poder contar con informacin estadstica que sea un apoyo real y
oportuno a la gestin del proceso. Este mdulo permite la produccin de los
reportes que genera el sistema.

32

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

Glosario

SIMAT: Es el sistema integrado de matrcula, que da apoyo al proceso de


matrcula estudiantil y a las tareas correspondientes en las diferentes
Secretaras de Educacin departamentales, distritales y municipales.
Institucin educativa oficial: Es un establecimiento que pertenece al sistema
de educacin oficial, donde se imparte educacin formal, desde el grado de
transicin hasta el grado noveno inclusive, esto es, educacin bsica primaria
y secundaria. En algunas ocasiones las instituciones educativas prestan el
servicio de educacin media: grados 10 y 11 o hasta el grado 13, como en el
caso de las Normales.
Centro educativo oficial: Son establecimientos que pertenecen al sistema
de educacin oficial, donde se imparte la educacin bsica primaria,
nicamente.
Sede: son plantas fsicas independientes que conforman una Institucin
educativa. Una Sede puede ser un centro educativo oficial.
Sede principal: Es la Sede del centro educativo en la que se encuentra el
rea administrativa.
Jornada: Se asimila a un turno escolar. De acuerdo con la resolucin 166, la
jornada puede ser completa, maana, tarde, nocturna y fin de semana.
Grados: Es una secuencia regular de ciclos lectivos cada uno de los cuales
corresponde a un ao escolar.
Grupos: Son los conjuntos de alumnos en que se agrupa la poblacin estudiantil
de un grado.
Cupo: Es el lugar o puesto dentro del aula de clases en funcionamiento, en el
cual se recibe el servicio de educacin.

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

33

Repitencia: Es la consecuencia de la reprobacin del ao escolar.


Estrato: Clasificacin socio econmica asociada al sector donde se encuentra
ubicada la vivienda de residencia de la poblacin estudiantil.
SISBEN: Clasificacin socio econmica asociada principalmente al tipo y
condiciones de la vivienda, que es utilizado como instrumento de focalizacin
de la inversin social.
Poblacin vctima del conflicto: Es la poblacin desmovilizada de los
movimientos alzados en armas o desplazada de sus zonas de origen, como
resultado de las acciones de estos grupos.
Alumnos antiguos: Se consideran alumnos antiguos aquellos que se hayan
matriculado para el ao en curso, en los establecimientos educativos que
prestan el servicio de educacin tradicional o en los programas que conforman
el servicio de educacin no tradicional, que se encuentren registrados como
matriculados en la base de datos de matrcula de la Secretara de Educacin
Correspondiente.
Se consideran igualmente, alumnos antiguos aquellos que se encuentren
matriculados en los grados de jardn del Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar (ICBF) y de las entidades territoriales de bienestar familiar y que a la
fecha de ingreso a clases de la siguiente vigencia, prevista en el calendario
escolar de la respectiva Secretara de Educacin, hayan cumplido 5 aos.
Alumnos nuevos: Se consideran alumnos nuevos aquellos que no se
encuentran registrados como matriculados en la base de datos de la respectiva
Secretara de Educacin, bien sea porque no se matricularon para estudiar o
porque se matricularon y se retiraron del sistema oficial, en el ao en curso.
Procesamiento de solicitudes de alumnos nuevos: Este proceso permite
dar trmite a los formatos de inscripcin, asignando el cupo escolar, si lo hay,
en las instituciones, centros educativos o programas de educacin no
tradicional.
Jerarquas: Son cada una de las instancias por las cuales fluye la informacin:
El sistema Nacional Administrativo de Educacin del pas tiene una estructura
jerrquica. Una jerarqua corresponde a un nivel administrativo del sistema
educativo.
El Sistema Integrado de Matrcula - SIMAT ofrece varias posibilidades para el
manejo de la informacin. Dentro de ellas se encuentra el manejo por
jerarquas. Este permite el flujo de informacin a travs del sistema de acuerdo
34

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

a las diferentes jerarquas que existen, en su orden: Ministerio de Educacin,


Secretara de Educacin, Ncleos, Instituciones, Sedes.
- Estados del alumno:
Existe una opcin en el sistema que permite el manejo de las reglas de
paso de un estado de estudiante a otro. Esta informacin es de acceso
restringido. nicamente para los Administradores del Sistema.
Los estados son:
* Nuevo: Cuando el alumno entra al sistema educativo, no al sistema
SIMAT, por primera vez.
* Inscrito: Cuando ha realizado proceso de inscripcin
* Cancelado: Cuando a cancelado la inscripcin
* Promocionado: Cuando se ha pasado de un grado al siguiente para el
prximo ao, no necesariamente ha ganado el ao, lo que significa este
estado es que se le est reservando un cupo para el ao siguiente.
* Reprobado: Significa que el alumno a perdido el grado que estaba
realizando, si estaba matriculado en quinto para el ao 2004 y pierde el
grado quinto, el alumno quedar en estado reprobado para quinto en el
ao 2004.
* Pre-matriculado: En este estado quedan los alumnos que realicen el
proceso de pre matrcula y que deseen continuar estudiando el ao
siguiente, si el alumno estaba en quinto en el 2004 quedara prematriculado para el grado 2005 en grado sexto.
* Sin Continuidad: En este estado quedan los alumnos a los que no se les
pueden garantizar continuidad, por ejemplo: una Institucin tienen 10
cupos y tiene 12 alumnos para promocionar, 10 de los alumnos quedarn
con estado promocionado y los dos restantes quedarn sin continuidad
dado que no existen ms cupos en la Institucin.
* Matriculado: Cuando el alumno se encuentra cursando el grado y el
ao. Si el alumno es repitente en ese ao tendr una caracterstica ms
que ser marcado como matriculado repitente.
* Trasladado: Cuando un alumno desea cambiarse de colegio y solicita
que se le enve a oro colegio, es marcado como trasladado

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

35

* Asignado: Un alumno esta en este estado cuando se le ha definido en


donde debe matricularse. Como resultado del proceso de asignacin de
traslado, cuando un alumno lo ha solicitado, o como resultado del proceso
de asignacin de alumnos que se inscribieron durante el proceso de
inscripcin, las Secretaras de Educacin corren los procesos de asignacin,
como resultado de estos procesos el alumno queda en estado de asignacin
en donde se define a que Institucin debe ir a matricularse. Un estudiante
no queda matriculado hasta tanto no vaya y realice el proceso de matrcula
en la respectiva Institucin educativa.
* Retirado: Cuando un alumno decide que no va a continuar estudiando,
es marcado como retirado, el sistema pide que se coloque un motivo
cuando el alumno pasa a este estado. Un alumno puede tambin pasar a
este estado por un proceso llamado de liberacin de cupos.
* Sin asignacin: Como resultado del proceso de asignacin de alumnos
nuevos, no es posible conseguir un cupo a un alumno, el alumno es
marcado como sin asignacin.
* Graduado: Una vez el alumno termine sus estudios y ha aprobado el
ltimo grado es marcado como graduado.
- Estados de la Institucin: La Institucin puede encontrarse en los
siguientes estados:
* Activa
* Inactiva
- Estados de la Sede: La Sede puede encontrarse en los siguientes estados:
* Activa
* Inactiva
- Estados de la inscripcin: La inscripcin puede encontrarse en los
siguientes estados:
* Activa
* Cancelada
- Estados del convenio: Un convenio puede encontrarse en los siguientes
estados:
* Activo
* Inactivo
* En trmite
36

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

- Estados de las etapas del proceso de matrcula: Las etapas del proceso
de matrcula pueden encontrarse en los siguientes estados:
* Abierta
* Cerrada
* Definida
- Estados del usuario: Un usuario del sistema puede encontrarse en los
siguientes estados:
* Activo
* Inactivo
- Estados de un archivo de importacin: Un archivo de importacin puede
encontrarse en los siguientes estados:
* PENDIENTE: cuando se recibe el archivo y queda en lista para validar e
importar.
* REVISADO CON ERRORES: cuando se ejecuta el proceso de importacin
y culmina en fracaso.
* IMPORTADO: cuando se ejecuta el proceso de importacin y culmina
con xito.
- Estados de la solicitud de traslado: La solicitud de traslado puede
encontrarse en los siguientes estados:
*
*
*
*

Activa
Asignada
Negada
Cancelada

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

37

Iconos

BUSCAR: Este botn permite realizar una bsqueda una vez hayan
sido definidos los criterios correspondientes para la misma.

AGREGAR (CREAR): Al oprimir este botn, el sistema presentar


una pantalla para el ingreso de la informacin que se desea crear o
insertar. Por ejemplo, si usted desea crear una nueva Institucin,
al oprimir este botn se presentar la pantalla que tiene todos los
campos para ingresar la informacin correspondiente a la nueva
Institucin.
ACTUALIZAR (MODIFICAR): Al oprimir este botn, el sistema
presentar una pantalla que contiene la informacin que se desea
actualizar, permitir modificarla y grabar la informacin con las
modificaciones que se hayan realizado.
ELIMINAR: Mediante el uso de este botn usted podr eliminar
informacin que se encuentre registrada en el sistema. Debe tenerse
en cuenta que el borrado de esta informacin nicamente podr
llevarse a cabo si no se tiene ninguna informacin que dependa de
la que se desea borrar. Por ejemplo, no se puede eliminar una
Institucin mientras tenga Sedes, o una Sede mientras tenga
alumnos.
GUARDAR: El botn guardar es el que graba la informacin. Por
ejemplo, si se ingresa la informacin de un estudiante; para grabarla
se debe oprimir el botn Guardar.

38

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

VER SEDES: Mediante el uso de este botn es posible consultar la


informacin de Sedes de una Institucin para seleccionar una de
ellas.

SIGUIENTE NIVEL: Este botn permite Ir a la jerarqua inferior.


Va hasta el nivel de Secretara o municipio segn se requiera.

NIVEL ANTERIOR: Este botn permite Ir a la jerarqua superior.


Va desde el nivel de municipio o Secretara hasta el nivel de MEN
segn se requiera.

INSCRIBIR: El uso de este botn habilita la pantalla para registrar


la inscripcin de un estudiante que ha sido seleccionado de una
lista.

NOVEDADES: Este botn permite ver el detalle del alumno al


cual se le va a realizar una novedad.

PLANEACIN DE CONVENIOS DE CONTINUIDAD: Al dar clic


en este botn se presenta una pantalla donde se pude planear que
se va a hacer con los cupos faltantes.

REPORTE DE PROYECCIN DE CUPOS: Al dar clic en este botn


se podr imprimir el reporte de la matriz de proyeccin de cupos.

PROMOCIN: Una vez seleccionada la secretara, institucin, sede


o jornada y dar clic en este botn se enviara a ejecutar el proceso
de promocin de alumnos.

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

39

DETALLE DE FUSIONES Y AYUDA EN REPORTES: Al dar clic en


este botn en la pantalla de fusiones se ver el detalle de las
instituciones fusionas. Si se est en la pantalla de reportes al dar
clic en este botn se ver una descripcin del contenido del reporte.
MANEJO DE SELECCIN ENTRE LISTAS

Estas listas se utilizan para pasa informacin de una lista a otra, esto se
hace, seleccionando un elemento de la lista y haciendo clic en una de las
flechas rojas que se encuentran entra las listas. Tambin se pueden utilizar,
seleccionando un elemento y dando doble clic en el elemento, el elemento
seleccionado pasar a la otra lista.

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Proceso de Matrcula

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

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DESARROLLO
ACTIVIDAD: VERIFICACIN DEL ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO
Esta opcin permite manejar la informacin de instituciones y llevar a cabo
una serie de operaciones sobre ellas tales como insertar, modificar, crear, etc.
Una Institucin, en su funcionamiento, tiene Sedes, jornadas, niveles y modelos
educativos. Esta opcin del SIMAT permite el manejo y operacin de los mismos.
ACTIVIDAD PREVIA: Conocer los datos generales del establecimiento como
son: Nmero de DANE, Jornadas que brinda, Grados que atiende, Grupos
Existentes, Modelo pedaggico, Disponibilidad de cupos.
PROCEDIMIENTO PREVIO: Consulta de los Formatos C-600A y C-600B del
DANE del ao escolar vigente.
1. Existe el establecimiento educativo se le verifican todos los campos frente a
los Formatos C-600 del DANE.
2. No existe el establecimiento educativo: Se procede a establecer el acto
administrativo a nivel territorial Municipio y Departamento mediante el cual
se hace oficial la apertura del Establecimiento Oficial o Contratado y ponerse
en contacto con la Secretaria de Educacin para la Cultura de Antioquia COORDIANCION DE SISTEMAS DE INFORMACION- para su correspondiente
verificacin o creacin en el DUE, segn el caso.
PROCESO DE REGISTRO: Clic Institucin, Clic Clic Directorio, digitar cdigo
DANE, darle Clic donde dice Buscar Institucin, luego pude revisar la Institucin
o la Sede e ingresar los datos que le hagan falta.

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NOTAS /APUNTES

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ACTIVIDAD: PROYECCIN DE CUPOS


En esta opcin es posible definir los parmetros para realizar la proyeccin y
realizar la proyeccin en s misma. El objetivo de la proyeccin de cupos es
tener una base real para prever y asegurar la continuidad de los alumnos antiguos
y establecer la capacidad para atender las solicitudes de alumnos nuevos
ACTIVIDAD PREVIA: Realizar el CENSO de los potenciales estudiantes
en cada Centro, Sede e Institucin Educativa del Municipio.
PROCEDIMIENTO PREVIO:
1. Tabulacin del CENSO y el anlisis del los estndares de los grupos segn el
nivel y la zona en la cual se han de proyectar, que permitan garantizar la
continuidad del estudiante en el establecimiento educativo y la plaza docente.
2. Realizacin de la reunin del Comit de Cupos dando cumplimiento a la
resolucin 22156 de fecha Octubre 11 de 2006, de la Secretaria de Educacin
para la Cultura de Antioquia.
PROCESO DE REGISTRO: Clic Proyecciones, Clic Clic Proyectar cupo, digitar
cdigo DANE, Clic en Buscar Instituciones, Clic seleccionar, Clic ver sede,
seleccionar jornada, Clic en el icono de agregar.

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DOCUMENTO SOPORTE: Se imprime la proyeccin de cupos por cada Centro,


Sede, Jornada y Modelo Educativo, se firman por los responsables del proceso,
se adjunta el acta del comit de cupos y se envan a la Secretaria de Educacin
para la Cultura de Antioquia - Direccin de Cobertura Educativa, para su
correspondiente aprobacin.
RECOMENDACIN: Realizar la proyeccin basada en la realidad educativa
de Centro, Sede o Institucin educativa para que ello sea fuente real para el
trazado de polticas educativas a nivel del Municipio ante la Secretaria de
Educacin, documentada con el Acta del Comit de cupos.
NOTAS /APUNTES

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ACTIVIDAD: CONSULTA ESTUDIANTE


Esta opcin permite el manejo de informacin de los estudiantes. Habilita el
registro de informacin de un estudiante, su actualizacin, consulta y eliminacin.
El objetivo del registro de estudiantes es tener una base de datos completa y
actualizada de los alumnos. En l se encuentran la informacin de los estudiantes,
sus padres y acudientes con toda su informacin y la Institucin-Sede-jornadagrado en que se encuentra cada uno.
ACTIVIDAD PREVIA: Contar con los Nombres y Apellidos o Nmero de
Documento de Identidad.
PROCEDIMIENTO PREVIO: Clic en men estudiante, Clic en opcin consulta,
Digitacin de Datos: (Nombres y Apellidos y/o Nmero de documento de
Identidad)
1. Si el estudiante existe, se deben verificar los datos del estudiante
y el estado:

2. Si el estudiante no est registrado se inicia el proceso de registro de estudiante


DATOS PARA LA BSQUEDA

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VERIFICACIN O MODIFICACIN DE LOS DATOS EXISTENTES

RECOMENDACIN: Esta actividad adems permite verificar el 100% de los


datos del estudiante, por estar incompletos o necesiten ser modificados.
NOTAS /APUNTES

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ACTIVIDAD: REGISTRO DE ESTUDIANTE NUEVOS


Esta opcin permite inscribir estudiantes, se encuentren o no registrados en
el sistema. Tambin es posible ver el detalle de la informacin de cada uno de
ellos, y modificarla si se desea.
Esta opcin permite consultar y/o modificar la informacin de los estudiantes
que se encuentran registrados en el sistema en estado Nuevo, Retirado, Inscrito,
Cancelado y Sin Asignacin, haciendo clic en el botn actualizar.

Esta opcin permite consultar y/o modificar la informacin de la inscripcin


de los estudiantes que se encuentran registrados en el sistema en estado
Nuevo, Retirado, Inscrito, Cancelado y Sin Asignacin, haciendo clic en el
botn inscribir

ACTIVIDAD PREVIA: Verificacin de Existencia en el SIMAT


PROCEDIMIENTO PREVIO: Clic en men estudiante, Clic en opcin consulta,
Digitacin de Datos: (Nombres y Apellidos y/o Nmero de documento de
Identidad).
1. Si el estudiante existe, se deben verificar el estado y el establecimiento donde
est registrado.
2. Si el estudiante no est registrado se inicia el proceso de registro detallado a
continuacin.
PROCESO DE REGISTRO: Clic Inscripcin, Cli Clic Nueva Inscripcin, Clic
Icono Agregar

En la siguiente ventana se capturan los datos bsicos de identificacin del


estudiante, es de anotar que la omisin de alguno de los tem en el momento del
registro ha de generar grandes prdidas de tiempo y en la mayora de los casos
dinero a la institucin, centro educativo o municipio, dado que los datos que se
registran son la fuente de verificacin para la asignacin de recursos por parte
del MEN.

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FUENTE DE LOS DATOS:


Se deben tomar del libro de matrcula del
establecimiento educativo, y los anexos correspondientes.
RECOMENDACIN: Verificar detalladamente los datos PERSONALES
existentes en los documentos fuente:
a. Copia de Documento de Identidad.
b. Copia del carnet de afiliacin a salud.
c. Copia del carnet del SISBEN.
Cuando haya finalizado el ingreso de la informacin de familiares, presione el
botn Guardar.

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Luego aparece otra pantalla donde se ingresa la informacin de la institucin


o centro educativo para donde se inscribi el estudiante. Despus de llenar el
formulario le damos en el icono guardar

NOTAS /APUNTES

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ACTIVIDAD: ASIGNACIN DE CUPOS NUEVO


Un alumno esta en este estado cuando se le ha definido en donde debe
matricularse. Como resultado del proceso de asignacin de traslado, cuando un
alumno lo ha solicitado, o como resultado del proceso de asignacin de alumnos
que se inscribieron durante el proceso de inscripcin, las Secretaras de Educacin
corren los procesos de asignacin, como resultado de estos procesos el alumno
queda en estado de asignacin en donde se define a que Institucin debe ir a
matricularse. Un estudiante no queda matriculado hasta tanto no vaya y realice
el proceso de matrcula en la respectiva Institucin
ACTIVIDAD PREVIA: Registro de Estudiante Nuevo
PROCEDIMIENTO PREVIO: Digitacin de los datos bsicos del Estudiante.
PROCESO DE REGISTRO: Clic Inscripcin, Clic Clic asignacin de cupos
Nuevos, Clic Icono
Clic al botn O.K.

La Asignacin de Cupos Nuevos se hace de manera masiva.


La asignacin de cupos nuevos no se realiza en tiempo real, lo que quiere
decir que el resultado de la ejecucin de la asignacin se observa a travs de
MENU - ADMINISTRACION - PROCESOS POR LOTES.
En la siguiente ventana se muestra donde deben llegar:

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

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RECOMENDACIN: Conocer la proyeccin de cupos, porque durante el


proceso de asignacin el sistema valida su disponibilidad y cuando sta es
superada debe ser ampliada por el ADMINISTRADOR del SIMAT del municipio.
NOTAS /APUNTES

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ACTIVIDAD: ASIGNACIN RECTOR


Esta opcin permite al rector de la Institucin realizar la asignacin de los
cupos de acuerdo con la disponibilidad y con la priorizacin de los estudiantes
realizada previamente, as como su consulta y anulacin.
ACTIVIDAD PREVIA: Registro de Estudiante Nuevo.
PROCEDIMIENTO PREVIO: Digitacin de los datos bsicos del Estudiante.
PROCESO DE REGISTRO: Clic Inscripcin, Clic Clic asignacin Rector, digitar
el cdigo DANE de la institucin, dar clic en el botn seleccionar, ingresar el
grado y el modelo educativo, Clic icono buscar

En esta pantalla se puede asignar individualmente estudiantes que se encuentre


en estado inscrito.

RECOMNDACIONES: El ingreso de la informacin de los campos marcados


con * es obligatorio. Estos campos son requeridos.
La asignacin de estos cupos nicamente puede ser llevada a cabo por el
rector de la Institucin.

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NOTAS /APUNTES

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ACTIVIDAD: MATRICULA DEL ESTUDIANTE NUEVO


En esta opcin es posible llevar a cabo la matrcula de los estudiantes que
tienen un cupo asignado en alguna Institucin,
ACTIVIDAD PREVIA:

Asignacin del estudiante nuevo

PROCESO DE REGISTRO:
Clic Matricula, Clic Clic Matricular, Digita el
cdigo DANE de la Institucin o Centro Educativo, Clic en buscar Institucin,
Una vez se haya configurado la etapa de matriculas, seleccionado la institucin
y seleccionada la Sede se ingresar la informacin del ao, jornada, grado y
grupo a matricular, Clic Icono buscar.

Chulear en la parte donde dice seleccin uno a uno los estudiantes a


matricular y finalmente dar clic en el botn guardar.

RECOMENDACIN: Ubicar el estudiante en la Sede, Jornada, Grado y Grupo


correspondiente, que pueda ser verificable en los registros fsicos (libros de
matricula) que existen en el Centro, Sede o Institucin Educativa.

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

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NOTAS /APUNTES

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Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

ACTIVIDAD: PREMATRICULA ESTUDIANTE ANTIGUOS


Esta opcin permite registrar la intencin de matrcula de los estudiantes que
se encuentran matriculados en el sistema. En esta opcin tambin es posible
registrar el traslado de los alumnos.
Prematriculado es el estado quedan los alumnos que realicen el proceso de
pre matrcula y que deseen continuar estudiando el ao siguiente, si el alumno
estaba en quinto en el 2008 quedara pre-matriculado para el ao 2009 en grado
sexto.
ACTIVIDAD PREVIA: Se requiere que los procesos de matricula este
habilitada la tarea de pre matricula para el ao electivo 2009
PROCEDIMIENTO PREVIO: Esta opcin solo la habilita el Administrador
Departamental del SIMAT
PROCESO DE REGISTRO: Clic Matricula, Clic Clic Prematricular.
En esta pantalla se debe seleccionar la institucin para la cual se registrar la
pre matrcula. De igual manera se debe seleccionar la sede para la cual se
registrar la pre matricula de los estudiantes. Definir el ao, jornada, grado y
grupo en que se encuentran los estudiantes a prematricular. Dar clic en el icono
de buscar. Seleccionar los estudiantes a prematricular y finalmente presionar el
botn guardar. Para aquellos estudiantes que han manifestado la intencin de
no seguir en la institucin, se les puede registrar el estado RETIRADO desde
esta misma opcin.

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

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RECOMENDACIN: Realizar sondeo en los estudiantes quienes por cualquier


motivo van a cambiar de establecimiento educativo para el siguiente ao escolar,
para no realizarle la prematricular.
NOTAS /APUNTES

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Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

ACTIVIDAD: REGISTRAR REPROBADOS


Mediante esta opcin es posible seleccionar a los estudiantes que repetirn el
ao y marcarlos como "Reprobado".
Significa que el alumno a perdido el grado que estaba realizando, si estaba
matriculado en quinto para el ao 2008 y pierde el grado quinto, el alumno
quedar en estado reprobado para quinto en el ao 2009.
ACTIVIDAD PREVIA: Prematricular los estudiantes antiguos
PROCESO DE REGISTRO: Clic Matricula, Clic Clic Registrar Reprobados.
El registro de reprobados se hace de manera individual o grupal.
Desde esta pantalla seleccionar la institucin y la sede a la cual se le van a
registrar reprobados, digitar el documento de identidad, nombres, apellidos,
grado, grupo y presionar el botn consulta. Seleccionar el alumno a reprobar y
presionar el botn guardar.

RECOMENDACIN: El informe ha de quedar escrito en la ficha del observador


del estudiante como prueba documental verificable por el ente de control
correspondiente.

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

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ACTIVIDAD: NOVEDADES DEL ESTUDIANTE


Esta opcin permite registrar y consultar las novedades de los estudiantes,
oprimiendo el botn novedades.
En esta opcin tambin es posible actualizar la informacin de un estudiante,
oprimiendo el botn ver alumno.
ACTIVIDAD PREVIA: Formulacin de la novedad por parte del Educador a
cargo del educando.
PROCEDIMIENTO PREVIO: Anotacin en el formato de Matricula.
Proceso de Registro: Clic Matricula, Clic Novedades, se puede hacer:
1. Buscar estudiante por documento.
2. Buscar estudiante por apellidos y nombres.
3. Buscar instituciones o centros educativos, jornadas, grados, estados, totalizar
estudiantes.
Esta opcin permite registrar y consultar las novedades de los estudiantes:
(retiros, traslados, ingresos de estudiantes que vienen de otra Institucin,
modificar ficha de estudiante, etc.).

60

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

Esta es la pantalla cuando le damos el icono novedades.

Esta es la pantalla cuando le damos Clic en el icono modificar.

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

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NOTAS /APUNTES

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Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

ACTIVIDAD: PROMOCIN DE ESTUDIANTES


El objetivo del proceso de promocin es tomar los alumnos matriculados
actualmente y llevarlos al grado siguiente para el ao lectivo siguiente. Es
importante tener en cuenta que si se trata del ltimo grado, los alumnos no se
promocionan, se gradan. En esta opcin es posible seleccionar si se desea
realizar la promocin por jerarqua, por Institucin, por Sede o por jornada.
ACTIVIDAD PREVIA: Novedades, Pre-matrcula y Registro de Reprobados
PROCEDIMIENTO PREVIO: Realizar las actividades de Novedades,
Prematricula y Registro de Reprobados
PROCESO DE REGISTRO: Clic en Matricula, Clic Promocin, Para ejecutar la
promocin en la jerarqua actual, dar Clic icono

Si se desea promocionar una institucin o sede, dar clic icono


; para
promocionar la jornada, dar clic en la jornada correspondiente y en todos los
casos confirmar la ejecucin del proceso presionando OK. La promocin de
alumnos no se realiza en tiempo real, lo que quiere decir que el resultado de la
ejecucin de la promocin se observa a travs de MENU - ADMINISTRACION PROCESOS POR LOTES.
Pantalla par promocin por jerarqua

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

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Esta pantalla es para el caso de la promocin por institucin

OBSERVACIN: El estado promocionado es cuando se ha pasado de un


grado al siguiente para el prximo ao, no necesariamente ha ganado el ao, lo
que significa este estado es que se le est reservando un cupo para el ao
siguiente.
RECOMENDACIN: El proceso de promocin de alumnos es responsabilidad
de la Institucin Educativa, en cabeza del Rector. En los C.E.R. que no cuenten
con los recursos humanos y/o tcnicos para realizarla, el Administrador Municipal
del SIMAT debe orientar y apoyar el proceso o en ltima instancia ejecutarlo
directamente.
NOTAS /APUNTES

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Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

ACTIVIDAD:

CAMBIO A MATRICULADOS

Esta opcin permite la seleccin de los estudiantes que se encuentran en


estado "Matriculado" y realizar cambios de jornada grado y/o grupo para los
mismos.
Cuando se desea cambiar un alumno de jornada, grado y/o grupo, debe existir
el cupo a donde se desea cambiar al alumno.
ACTIVIDAD PREVIA: Matricula del Estudiante
PROCEDIMIENTO PREVIO: Matricular el estudiante.
PROCESO DE REGISTRO: Clic matricula, Clic Clic Cambios a Matriculados,
digitar Cdigo DANE, sede, Jornada, Grado, Grupo y Buscar.

SE PUEDEN MODIFICAR: La Jornada, Grado, Grupo, el Carcter y


Especialidad, para los grados 10, 11, 12, 13, los dos ltimos ciclos
complementarios en las Normales.

RECOMENDACIN: El informe ha de quedar escrito en la ficha del observador


del estudiante como prueba documental verificable por el ente de control
correspondiente.

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

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NOTAS /APUNTES

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Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

ACTIVIDAD: RETIRO DE ESTUDIANTES


Esta opcin permite la seleccin de los estudiantes que se encuentran en
estado "Matriculado" y registrar el retiro de los mismos. Debe registrarse el
motivo de retiro.
ACTIVIDAD PREVIA: Verificacin del Observador del estudiante e
investigacin personalizada sobre el motivo.
OBSERVACIN: De esta actividad ha de quedar un soporte fsico que
identifique claramente el motivo del retiro.
PROCESO DE REGISTRO: Clic Matricula, Clic Retirar estudiante.
Clic en Retirar,

Motivo del retiro, guardar.

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

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RECOMENDACIN: Hacerlo cuando se tenga el evento debidamente


documentado, tanto en el observador del estudiante como en el libro de
matriculas, para que en el momento que se requiera de verificacin esta se
pueda efectuar.
NOTA: LA RETENCIN INDEBIDA DE ESTUDIANTES EN EL SIMAT LE
ACARREAR PROCESOS DISCIPLINARIOS INNECESARIOS.
NOTAS /APUNTES

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Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

ACTIVIDAD: REPORTES
El mdulo de reportes permite la obtencin de informes del proceso de matrcula
y sus etapas. Permite visualizar de forma ordenada la informacin que alimenta
el sistema y el estado de cualquiera de los subprocesos en un momento dado.
Facilita la generacin de informacin estadstica para apoyar de forma oportuna
la gestin del proceso. Permite la obtencin de los archivos requeridos en la
resolucin 166 de 2001.
Este mdulo permite la produccin de los reportes que han sido configurados
en el sistema. En general los reportes se encuentran asociados a los mdulos
del sistema.
ACTIVIDAD PREVIA: Contar con informacin ne el SIMAT.
OBSERVACIN: Esta opcin permite generar reportes con informacin
estratgica para la produccin de indicadores y toma de decisiones.
PROCESO DE REGISTRO: Clic en Reportes, Clic en Reportes.
RECOMENDACIN: Solicitar los Reportes slo cuando se ha realizado el
anlisis o la verificacin del informe obtenido anteriormente, dado que el
procesamiento genera tiempo y el reporte va a una cola en el servidor principal,
lo que en ocasiones ha generado largas esperas en listados repetitivos y que
han sido poco analizados por la calidad de la informacin verificada por parte de
la secretaria.
Listados: GERENCIALES

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

69

Seleccione - Alumnos inscritos no atendidos por municipio - Se presentar la


siguiente pantalla

Digite la informacin necesaria para producir el reporte.


Oprima el botn HTML o PDF . El reporte es enviado para procesamiento por
lotes.

Una vez sea procesado y est disponible en procesos por lotes observar la
siguiente informacin:

70

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

Seleccione - Alumnos matriculados por Institucin - Se presentar la siguiente


pantalla.

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

71

Digite la informacin necesaria para producir el reporte.


Oprima el botn HTML o PDF . El reporte es enviado para procesamiento por
lotes.

Una vez sea procesado y est disponible en procesos por lotes observar la
siguiente informacin:

72

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

Seleccione - Alumnos no atendidos en Secretara por Institucin - presentar


la siguiente pantalla.

Digite la informacin necesaria para producir el reporte.


Oprima el botn HTML o PDF . El reporte es enviado para procesamiento por
lotes.

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

73

Una vez sea procesado y este disponible en procesos por lotes observar la
siguiente informacin:

74

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

Seleccione - Estudiantes asignados vs. inscritos - Se presentar la siguiente


pantalla.

Digite la informacin necesaria para producir el reporte.


Oprima el botn PDF. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

75

Una vez sea procesado y est disponible en procesos por lotes observar la
siguiente informacin:

76

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

Seleccione - Estudiantes asignados vs. Matriculados - Se presentar la siguiente


pantalla.

Digite la informacin necesaria para producir el reporte.


Oprima el botn PDF.

El reporte es enviado para procesamiento por lotes.

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

77

Observar la siguiente informacin.

78

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

Seleccione - Cupos- Se presentar la siguiente pantalla.

Digite la informacin necesaria para producir el reporte.


Oprima el botn PDF. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.

Una vez sea procesado y est disponible en procesos por lotes observar la
siguiente informacin:

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

79

80

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

Seleccione - Estudiantes atendidos por ao - Se presentar la siguiente pantalla

Digite la informacin necesaria para producir el reporte


Oprima el botn HTML. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

81

Una vez sea procesado y este disponible en procesos por lotes observar la
siguiente informacin:

82

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

Seleccione - Estudiantes retirados - Se presentar la siguiente pantalla

Digite la informacin necesaria para producir el reporte


Oprima el botn HTML O PDF. El reporte es enviado para procesamiento por
lotes.

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

83

Una vez sea procesado y est disponible en procesos por lotes observar la
siguiente informacin:

84

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

Seleccione - Estudiantes segn estrato socioeconmico - Se presentar la


siguiente pantalla.

Digite la informacin necesaria para producir el reporte


Oprima el botn HTML o PDF. El reporte es enviado para procesamiento por
lotes.

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

85

Una vez sea procesado y est disponible en procesos por lotes observar la
siguiente informacin:

86

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

Seleccione - Estudiantes segn estrato SISBEN - Se presentar la siguiente


pantalla.

Digite la informacin necesaria para producir el reporte


Oprima el botn PDF. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

87

Una vez sea procesado y est disponible en procesos por lotes observar la
siguiente informacin:

88

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

Seleccione - Total estudiantes atendidos por municipio


Se presentar la siguiente pantalla.

Digite la informacin necesaria para producir el reporte


Oprima el botn HTML o PDF. El reporte es enviado para procesamiento por
lotes.

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

89

Una vez sea procesado y este disponible en procesos por lotes observar la
siguiente informacin:

90

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

ACTIVIDAD: REPORTES RESOLUCIN 166


Esta opcin permite generar reportes que conforman la Resolucin 166 con
informacin para ser reportada ante el Ministerio. Observar la siguiente pantalla
en la que podr seleccionar el o los reportes a producir.
ACTIVIDAD PREVIA:

Contar con informacin el SIMAT.

PROCESO DE REGISTRO:

Clic en Reportes, Clic en Resolucin 166.

RECOMENDACIN: Solicitar los Reportes slo cuando se ha realizado el


anlisis o la verificacin del informe obtenido anteriormente, dado que el
procesamiento genera tiempo y el reporte va a una cola en el servidor principal,
lo que en ocasiones ha generado largas esperas en listados repetitivos y que
han sido poco analizados por la calidad de la informacin verificada por parte de
la secretaria.

Seleccione - Anexo 2 Archivo 1. Se presentar la siguiente pantalla:

Digite la informacin necesaria para producir el reporte.


Oprima el botn.

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

91

El reporte es enviado para procesamiento por lotes.

El reporte generado esta en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.
Observar la siguiente informacin:

Seleccione - Anexo 2 Archivo 2. Se presentar la siguiente pantalla:

92

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

Digite la informacin necesaria para producir el reporte


Oprima el botn

El reporte es enviado para procesamiento por lotes.

El reporte generado esta en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.

Seleccione - Anexo 2 Archivo 3. Se presentar la siguiente pantalla:

Digite la informacin necesaria para producir el reporte.


Oprima el botn

El reporte es enviado para procesamiento por lotes.

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

93

El reporte generado esta en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.

Seleccione - Anexo 2 Archivo 4. Se presentar la siguiente pantalla:

Digite la informacin necesaria para producir el reporte


Oprima el botn

El reporte es enviado para procesamiento por lotes.

El reporte generado esta en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.

Seleccione - Anexo 2 Archivo 4A. Se presentar la siguiente pantalla:

Digite la informacin necesaria para producir el reporte:


Oprima el botn

94

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

El reporte es enviado para procesamiento por lotes.

El reporte generado esta en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.

Seleccione - Anexo 2 Archivo 5. Se presentar la siguiente pantalla

Digite la informacin necesaria para producir el reporte:


Oprima el botn

El reporte es enviado para procesamiento por lotes.

El reporte generado esta en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.

Seleccione - Anexo 2 Archivo 7. Se presentar la siguiente pantalla:

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

95

Digite la informacin necesaria para producir el reporte.


Oprima el botn

El reporte es enviado para procesamiento por lotes.

El reporte generado esta en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.

Seleccione - Anexo 2 Archivo 8. Se presentar la siguiente pantalla:

Digite la informacin necesaria para producir el reporte


Oprima el botn

El reporte es enviado para procesamiento por lotes.

El reporte generado esta en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.

96

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

Seleccione - Anexo 5 Archivo 1. Se presentar la siguiente pantalla:

Digite la informacin necesaria para producir el reporte.


Oprima el botn

El reporte es enviado para procesamiento por lotes.

El reporte generado esta en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.

Seleccione - Anexo 5 Archivo 2. Se presentar la siguiente pantalla:

Digite la informacin necesaria para producir el reporte.


Oprima el botn

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

97

El reporte es enviado para procesamiento por lotes.

El reporte generado esta en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.

Seleccione - Anexo 5 Archivo3. Se presentar la siguiente pantalla:

Digite la informacin necesaria para producir el reporte:


Oprima el botn

El reporte es enviado para procesamiento por lotes.

El reporte generado esta en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.

Seleccione - Anexo 5 Archivo 4. Se presentar la siguiente pantalla:

98

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

Digite la informacin necesaria para producir el reporte:


Oprima el botn

El reporte es enviado para procesamiento por lotes.

El reporte generado esta en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.

Seleccione - Anexo 5 Archivo 4A. Se presentar la siguiente pantalla:

Digite la informacin necesaria para producir el reporte


Oprima el botn

El reporte es enviado para procesamiento por lotes.

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

99

El reporte generado esta en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.

Seleccione - Anexo 5 Archivo 5. Se presentar la siguiente pantalla:

Digite la informacin necesaria para producir el reporte


Oprima el botn

El reporte es enviado para procesamiento por lotes.

El reporte generado esta en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.

Seleccione - Anexo6 A. Se presentar la siguiente pantalla:

Digite la informacin necesaria para producir el reporte:


Oprima el botn

100

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

El reporte es enviado para procesamiento por lotes.

El reporte generado esta en formato CSV, el cual puede ser abierto en Excel.

ACTIVIDAD: REPORTES PLANOS (CSV)


ACTIVIDAD PREVIA: CONTAR CON INFORMACIN EN EL SIMAT.
OBSERVACIN: Esta opcin permite generar reportes que contribuyen al
proceso de verificacin interna a nivel del Centro, Sede o Institucin Educativa.
RECOMENDACIN: Solicitar los Reportes slo cuando se ha realizado el
anlisis o la verificacin del informe obtenido anteriormente, dado que el
procesamiento genera tiempo y el reporte va a una cola en el servidor principal,
lo que en ocasiones ha generado largas esperas en listados repetitivos.
PROCESO DE REGISTRO: Clic en Informes, Clic Reportes Planos, Seleccione
el listado necesitado.
RECOMENDACIN: Lanzar a la WEB solo los listados que vamos a utilizar y
solo hacerlo una vez, en algunos eventos y por carga en el sistema no aparecen
de inmediato en PROCESOS POR LOTES, motivo por el cual son enviados dos,
tres y mas veces el mismo proceso, lo que redunda en mayor demora tanto para
quien lo genera como para los que estn en cola de procesamiento.

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

101

Seleccione - El reporte
Se presentar la siguiente pantalla

Digite la informacin necesaria para

producir el reporte

Oprima el botn Generar en CSV . El reporte es enviado para procesamiento


por lotes.

OBSERVACIN: Los archivos en CSV al momento de abrirlos con Excel


guardarlos con un nombre diferente, es decir, ejemplo la fecha o Sede porque
que durante el proceso de filtrado puede ser daado y siempre tiene un de
archivo en buen estado.

102

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

LOS REPORTES QUE PODEMOS OBTENER EN


LA SELECCIN DEL INFORME SON:
Detallado de Alumnos

RESULTADO OBTENIDO: Genera el reporte con el cual podemos visualizar


por medio de Excel la los estudiantes que hay registrados en los diferentes
estados: matriculado, retirado, etc.
Consolidado de Alumnos

RESULTADO OBTENIDO: Genera el consolidado de los grupos por cada


Institucin, Sede o Centro Educativo.

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

103

Total por Secretaria

RESULTADO OBTENIDO: Genera el total de los estudiantes registrados en


la secretara o Municipio.
Reporte Grupos Exceden 60 cupos

RESULTADO OBTENIDO: Genera los grupos registrados en el SIMAT y que


durante el proceso de matricula o novedades han excedido los sesenta (60)
cupos.
Alumnos con edad no permitida por grado

RESULTADO OBTENIDO: Genera los estudiantes que existen en extraedad


frente a los lineamientos sobre la edad tiene estipulado el Ministerio de Educacin.
104

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

Grupos Metodologa Errnea

RESULTADO OBTENIDO: Genera el reporte de los grupos que tienen su


metodologa errada frente a los datos registrados en el SINEB o en la Secretaria
de Educacin - Legalizacin.
Total por Secretaria por Municipio

RESULTADO OBTENIDO: Genera el total de los estudiantes registrados por


municipio.
Consolidado de Novedades

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

105

RESULTADO OBTENIDO: Genera el consolidado de las novedades registradas


en el SIMAT por cada uno de los responsables de la informacin.
Proyeccin de Cupos

RESULTADO OBTENIDO: Genera la proyeccin de cupos que se ha generado


por cada Institucin o Centro Educativo.
PASOS PARA CONVERTIR UN ARCHIVO PLANO EN EXCEL
En el mdulo de REPORTES 'REPORTESPLANOS, encontramos una serie de
informes muy tiles, los cuales son generados por el sistema en archivo TXT y
debemos convertirlo en XLS o archivo en Excel.
Los pasos para realizarlo son:
1. En el Simat: En el men principal del sistema, se selecciona la opcin Reportes
\ Reportes planos tal como lo indica la Fig. 1

Figura 1. Generacin de Reportes


106

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

Luego aparecer una nueva ventana para definir las opciones del reporte que
se desea generar. Ver Fig. 2
Opcin REPORTE: Dar clic en el control de reporte tal y como se muestra en
la imagen y seleccionar "REPORTES PLANOS".
Luego Seleccionar el AO que se desea generar. Por ejemplo: 2008
El reporte se puede generar a nivel de establecimiento, de municipio, subregin
o departamento, de acuerdo a las necesidades.

Figura 2. Seleccin de Reportes

Existen 9 tipos de reportes que pueden ser generados a nivel de departamento,


subregin, municipio, establecimiento o sedes.
Una vez se haya seleccionado cada una de las opciones, se da clic en el botn
rojo que genera el reporte.
Para buscar el informe se pasa a la opcin Administracin del Men principal
(Ver Fig. 3)
Seleccionar la opcin "Procesos por lotes"

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

107

Figura 3. Bsqueda del reporte generado

Figura 4. Consulta de Procesos por lotes

El Reporte generado se busca luego de haber digitado el AO de consulta y


dado clic en la opcin buscar, segn la Figura 4.

108

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

Figura 5. Seleccin del Reporte generado

Dependiendo del Nivel de Jerarqua en el cual se encuentre, aparecen todos


los reportes que se han solicitado.
Cuando el Mensaje del resultado sea Procesado, se la da clic al Resultado
para mirarlo directamente o guardarlo en el disco duro o en una unidad extrable.
Si se selecciona ABRIR el archivo generado se lo muestra directamente en la
pantalla de su computador.
Si selecciona GUARDAR el archivo es guardado en la carpeta que se le defina
segn la ruta dada. Lo mas recomendable es guardar el documento en el disco
duro tal cual se genera y luego desde el explorador de Windows se sigue la ruta
para abrirlo.
Los archivos vienen comprimidos. (Ver Fig. 6)

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

109

Figura 6. Descarga de Archivo o reporte generado

En este momento ya tiene el archivo del reporte guardado. La mayora de los


Reportes estn generados en formato PDF, y muy pocos en formato TXT o archivo
plano. Ahora para poder visualizarlo debe salir del Simat e ingresar al Explorador
de Windows para buscar el archivo.
Desde el disco duro de su computador: Buscar el archivo que acaba de
bajar y lo descomprime, este es un archivo en TXT que no se puede ver claramente
en este formato por ser un archivo plano.
Ingrese a Excel para importar el archivo que est descomprimido pero en
formato TXT, siguiendo los siguientes pasos:

Figura 7. Importacin del Archivo TXT


110

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

En el Men de Herramientas de Excel, se da clic en Datos


Seleccione Obtener datos externos
Clic en Importar Datos
Aparece el cuadro de dilogo donde da la ruta correspondiente para traer el
archivo TXT e importarlo en Excel.
Aparece un Asistente para importar texto, son tres pasos:
* Paso 1: Tipo de datos originales: seleccione Delimitados

Figura 8. Asistente para importar texto: Paso 1 de 3

* Paso 2: Separadores. Seleccione punto y coma


En este paso debe observar que los campos se le distribuyan en las columnas
correspondientes.

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

111

Figura 9. Asistente para importar texto: Paso 2 de 3

* Paso 3: En este paso puede seleccionar cada columna y establecer el formato


de los datos. Por ejemplo, las columnas con los cdigos DANE puede colocarles
formato TEXTO para que no cambie los nmeros.
Termina este paso con FINALIZAR

Figura 10. Asistente para importar texto: Paso de 3


112

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

Ya tiene en la hoja de Excel toda la informacin de la matrcula del municipio.


Ahora ya puede trabajar en Excel los cuadros que sean requeridos a travs de
las tablas dinmicas o aplicar los filtros para obtener una mayor utilidad del
archivo.
ACTIVIDAD: PROCESOS POR LOTES
ACTIVIDAD PREVIA: Lanzamiento a la WEB de Informe a procesar
PROCESO DE REGISTRO: Clic en Administracin, Clic Procesos por Lotes,
Ao, y Buscar

OBSERVACIONES: Los informes vienen en los formatos:


PDF - HTM: Archivos preferiblemente para ser impreso tal como llegan de la
WEB.
CSV: Archivos que pueden ser abiertos en Excel y filtrados para obtener mayor
accesibilidad a los datos.

RECOMENDACIN: Los archivos en CSV al momento de abrirlos con Excel


guardarlos con un nombre diferente, es decir, ejemplo la fecha o Sede porque
que durante el proceso de filtrado puede ser daado y siempre tiene un de
archivo en buen estado.
Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

113

NOTAS /APUNTES

114

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

115

Observaciones para tener muy presentes


en el SIMAT

1. ADMINISTRACION: USUARIOS: Verificar los usuarios que existen en cada


municipio, todos deben tener el Rol de Secretarias Acadmicas o Instituciones.
NO PUEDEN EXISTIR A NIVEL DE ESTABLECIMIENTOS UN USUARIO
CON ROL DE ADMINISTRADOR NI SECRETARIA. Inactivar aquellos
Usuarios de establecimientos que se cierran temporal o definitivamente y
cambiar la clave cuando un usuario se va. NO COMPARTIR LA CLAVE DE
ADMINISTRADOR CON NINGUN ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO.
2. INSTITUCION:Diligenciar completamente los datos bsicos del
establecimiento.
3. ESTUDIANTES: Nombres completos, ltimo documento de identidad,
Subsidiado, Sisben, Discapacidad, Capacidades excepcionales, Desplazado,
etc.
4. Solo llevan carcter y especialidad los alumnos de los grados 10, 11,
12 y 13. Todos los dems incluyendo los ciclos van con NO APLICA.
5. En los datos de la Sede del establecimiento, deben colocar ACADEMICA,
TECNICA o NO APLICA, y debe coincidir con la misma de los alumnos.
6. Los CER que tengan Metodologa de Escuela Nueva y tengan grupo de
Preescolar, la metodologa de este tambin debe ser ESCUELA NUEVA.
7. Los grados CLEI 1 y CLEI 2 (GRUPOS 21 Y 22) con Metodologa CAFAM,
deben ser creados en la Jornada NOCTURNA.
8. Retiro de Alumnos. Deben reportar en el formato diseado para ellos, sin
modificarlo. Aos anteriores todava?????

116

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

9. Reportes: Reportes Reportes Planos detalle de alumnos. Es un txt pero


se pasa a Excel y generan todo el municipio y no sede por sede.
10. Los estados de los alumnos son:

Nuevo
Inscrito
Asignado
Matriculado

Para retirar un alumno en uno de estos estados hay que llevarlo hasta el
estado de matriculado y luego retirarlo.
NO CANCELAR UN ESTUDIANTE
SIMAT = DUE:

Cdigo dane
Numero de Sedes
Consecutivo de las sedes
Jornadas, grados y grupos
Metodologas
Carcter y Especialidad

ERRORES COMUNES
QUE OCURRE: Estudiantes no ingresados al SIMAT y quedan por fuera en
los cortes realizados por la Secretaria de Educacin para la Cultura de Antioquia
y el Ministerio de Educacin.
CONSECUENCIA: Datos de la matricula subvalorada, se generara prdida de
plazas (docentes) y recursos para el Municipio, Sede o CER.
CORRECCIN: Implementar las estrategias que sean necesarias para darle
cumplimiento al cronograma de matriculas y procesos en el SIMAT que reglamenta
la Secretaria de Educacin para la Cultura de Antioquia por medio de acto
administrativo (resolucin).

QUE OCURRE: Estudiante con especialidad y carcter errado.


CONSECUENCIA: No valida en el SINEB y el Municipio, Sede o CER, pierde
recursos importantes.

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

117

CORRECCIN: Identificar claramente el carcter y la especialidad para los


grados 10, 11, 12 y 13, si los desconoce pida soporte en Sistemas de
Informacin.

QUE OCURRE: Datos Bsicos del Estudiante no corresponden


CONSECUENCIA: No valida en el SINEB y el Municipio, Sede o CER, pierden
recursos importantes.
CORRECCIN: Verificar los datos existentes en el SIMAT frente a los soportes
fsicos aportados por el padre de familia o acudiente al momento de asentar la
matricula, como son:
Fotocopia Carnet de SISBEN
Fotocopia Documento de Identidad (Registro Civil, Tarjeta de Identidad,
Cdula de Ciudadana).

QUE OCURRE: Estudiante matriculado en el SIMAT en un establecimiento


diferente a donde est asistiendo a clase.
CONSECUENCIA: Nmero de estudiantes sobreestimado e irreal frente a los
registros en los libros de matrcula, adems, LA RETENCIN INDEBIDA DE
ESTUDIANTES EN EL SIMAT LE ACARREAR PROCESOS DISCIPLINARIOS
INNECESARIOS.
CORRECCIN: Liberar los estudiantes que no estn matriculas en su
Institucin, Sede o CER.

QUE OCURRE: Datos Bsicos del Establecimiento diferentes a los reportados


en el C-600 y C-600B del DANE.
CONSECUENCIA: No valida en el SINEB y el Municipio, Sede o CER, pierde
recursos importantes.
CORRECCIN: Ponerse en contacto con la Secretaria de Educacin para la
Cultura de Antioquia - Legalizacin, para realizar los ajustes del caso.

QUE OCURRE: El estudiante esta registrado en el SIMAT un grado diferente


al que tiene el registro en el libro de matriculas de la Institucin, Sede CER.

118

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

CONSECUENCIA: Inconsistencias de los datos entre los soportes fsicos y los


registrados en el SIMAT.
CORRECCIN: Realizar la verificacin de los listados obtenidos del SIMAT y
los registro del libro de matrcula de la Institucin Educativa, Sede o CER.

QUE OCURRE: Lentitud en el proceso de navegacin en el aplicativo SIMAT.


CONSECUENCIA: Demora en la carga y descarga de los datos en la WEB,
generando salidas inesperadas y perdida de datos.
CORRECCIN: Aumento de la velocidad de navegacin mnimo a 400K (Banda
Ancha)

QUE OCURRE: No realizacin de las novedades generadas en la Secretaria


de Educacin para la Cultura de Antioquia.
CONSECUENCIA: No validacin del SINEB frente al SIMAT, prdida de recursos
para el Municipio, Institucin, Sede o CER.
CORRECCIN: Realizar oportunamente las novedades presentadas.

PREGUNTAS FRECUENTES
1. Como incluir y corregir el registro del SISBEN de los estudiantes?
R/ Este proceso se puede realizar por: estudiantes, registro de estudiante.
En el campo que de nivel del SISBEN que se en encuentra en la ficha del
estudiante se encuentra una lista desplegable de ah elige el nivel del
estudiante previa verificacin del mismo en la Fotocopia del Carnet de
SISBEN
2. Tipo de documento vlido para el SIMAT?
R/ ltimo documento de identidad del estudiante, tarjeta de identidad o
registro civil (serial) solo nmeros
3. Como crear y aumentar la capacidad de un grupo?
R/ Este procedimiento es responsabilidad del administrador, la ruta para
crear y aumentar un grupo es:

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

119

Clic en INSTITUCION
Clic Clic en GRUPOS
Digitar el cdigo DANE, clic en buscar institucin
Clic en seleccionar, Clic en ver sede a la cual se le va a crear o aumentar
la capacidad
Seleccionar la jornada, el grado, clic en el icono buscar
En la parte que dice capacidad es para aumentar
Si es para crear dar clic en el icono agregar
4. Como corregir el carcter o modalidad?
R/ Identificar claramente el carcter y la especialidad para los grados 10,
11, 12 y 13, este proceso se hace por cambio a matriculados.

120

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

ANEXOS
VARIABLES DEL SIMAT
VARIABLES

NOMBRE
TECNICO
VARIABLE

LONGITUD

TIPO

EQUIVALENCIA

AO DE REPORTE
INFORMACION

AO_INF

Numrico

Ao al que corresponde la informacin de la


planta

CODIGO MUNICIPIO O
DISTRITO

MUN_CODIGO

Carcter

Cdigos DANE Municipios

CODIGO DANE
INSTITUCION EDUCATIVA

CODIGO_DANE

12

Numrico

Cdigo DANE de la institucin educativa

CODIGO DANE ANTIGUO


DE LA SEDE

CODIGO_DANE_
SEDE

12

Numrico

Cdigo DANE que posea la sede en el ao


2001 antes de la fusin establecida por la Ley
715. Para el caso de las Instituciones
Educativas del sector no oficial repita el cdigo
DANE asignado, escrito en la variable Cdigo
DANE Institucin Educativa

CONSECUTIVO DE LA
SEDE

CONS_SEDE

14

Carcter

Cdigo generado por la Secretara de


Educacin para identificar los establecimientos
involucrados en las fusiones. Asigne el cdigo
DANE de la Institucin Educativa seguido del
nmero consecutivo de dos dgitos de cada una
de las sedes que conforman la institucin
educativa. La sede principal o donde labora la
parte administrativa codifquela como 01, la
segunda 02, etc. dando lugar a un nmero
consecutivo de acuerdo al nmero de sedes
que tenga la institucin educativa. Para el caso
de las asociaciones realice el procedimiento
similar a la institucin, codificando la nica sede
como 01. Si la institucin educativa pertenece
al sector no oficial asigne el consecutivo de la
sede de la siguiente forma: cdigo DANE de la
institucin privada seguido de los dgitos 00
(cero cero).

TIPO DE DOCUMENTO

TIPO_
DOCUMENTO

Numrico

1 Cdula de Ciudadana
2 Tarjeta de Identidad
3 Cdula de Extranjera Identificacin de
Extranjera
5 Registro Civil de Nacimiento
6 Nmero de Identificacin Personal (NIP)
7 Nmero nico de Identificacin Personal
(NUIP)
8 Nmero de Identificacin establecido por la
Secretara de Educacin
9 Certificado Cabildo

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

121

ANEXOS
VARIABLES DEL SIMAT
VARIABLES

NOMBRE
TECNICO
VARIABLE

LONGITUD

TIPO

EQUIVALENCIA

NUMERO DE
DOCUMENTO

NRO_DOCUMENTO

12

Carcter

Nmero del Documento de Identidad.

LUGAR EXPEDICION
DOCUMENTO
DEPARTAMENTO

EXP_DEPTO

Carcter

Cdigo DANE del Departamento donde fue


expedido el documento

LUGAR EXPEDICION
DOCUMENTO MUNICIPIO

EXP_MUN

Carcter

Cdigo DANE del Municipio donde fue expedido


el documento

APELLIDO 1

APELLIDO1

50

Carcter

Apellido paterno del Alumno

APELLIDO 2

APELLIDO2

50

Carcter

Apellido materno del Alumno

NOMBRE 1

NOMBRE1

50

Carcter

Primer nombre del Alumno

NOMBRE 2

NOMBRE2

50

Carcter

Segundo nombre del Alumno

DIRECCION RESIDENCIA

DIRECCION_
RESIDENCIA

100

Carcter

Direccin Residencia del Alumno. Ver


Instructivo

TELEFONO DE
UBICACION

TEL

50

Carcter

Telfono Residencia del Alumno. Incluya


nmero telfono fijo, celular, comunitario, etc.

LUGAR DE RESIDENCIA
MUNICIPIO

RES_MUN

Carcter

Cdigo DANE del Municipio donde reside el


alumno

ESTRATO
SOCIOECONOMICO DEL
ALUMNO

ESTRATO

Carcter

0
1
2
3
4
5
6

SISBEN

SISBEN

Carcter

1
2
3
4
5
6
9 no aplica

FECHA DE NACIMIENTO

FECHA_
NACIMIENTO

10

Carcter

Formato: dd /mm /yyyy

122

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

Estrato 0
Estrato 1
Estrato 2
Estrato 3
Estrato 4
Estrato 5
Estrato 6

ANEXOS
VARIABLES DEL SIMAT
VARIABLES

NOMBRE
TECNICO
VARIABLE

LONGITUD

TIPO

EQUIVALENCIA

LUGAR DE NACIMIENTO
DEPARTAMENTO

NAC_DEPTO

Carcter

Cdigo DANE del Departamento donde naci


el alumno

LUGAR DE NACIMIENTO
MUNICIPIO

NAC_MUN

Carcter

Cdigo DANE del Municipio donde naci el


alumno

GENERO

GENERO

Carcter

F Femenino
M Masculino

POBLACION VICTIMA
CONFLICTO

POB_VICT_
CONF

Carcter

1
2
3
9

ULTIMO DEPARTAMENTO
EXPULSOR

DPTO_EXP

Carcter

Cdigos DANE departamento cuando el alumno


se encuentra en situacin de desplazamiento
vctima del conflicto.

ULTIMO MUNICIPIO
EXPULSOR

MUN_EXP

Carcter

Cdigos DANE Municipios, cuando el alumno


se encuentra en situacin de desplazamiento

PROVIENE DE SECTOR
PRIVADO

PROVIENE_
SECTOR_
PRIV

Carcter

S Si
N No

PROVIENE DE OTRO
MUNICIPIO

PROVIENE_
OTRO_MUN

Carcter

S Si
N No

TIPO DISCAPACIDAD

TIPO_
DISCAPACIDAD

Carcter

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
99

CAPACIDADES
EXCEPCIONALES

CAP_EXC

Carcter

1
2
3
4
9

En situacin de desplazamiento
Desvinculados de grupos armados
Hijos de adultos desmovilizados
No Aplica

Sordera Profunda
Hipoacusia o Baja audicin
Baja visin diagnosticada
Ceguera
Parlisis cerebral
Lesin neuromuscular
Autismo
Deficiencia cognitiva (Retardo Mental)
Sndrome de Down
Mltiple
No aplica

Superdotado
Con talento cientfico
Con talento tecnolgico
Con talento subjetivo
No Aplica

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

123

ANEXOS
VARIABLES DEL SIMAT
VARIABLES

NOMBRE
TECNICO
VARIABLE

LONGITUD

TIPO

EQUIVALENCIA

ETNIA

ETNIA

Carcter

00 No Aplica, 01 Achagua, 02 Amora, 03


Andoque o Andoke, 04 Arhuaco (IJKA), 05 Awa
(CUAIKER), 06 Barea, 07 Barazana, 08 Bar
(Motiln), 09 Betoye, 10 Bora, 11 Cabiyari o
Kawiyar, 12 Carapana, 13 Carijona o Karijona,
14 Chimila (ETTE E NEKA), 15 Chiricoa, 16
Cocama, 17 Coconuco, 18 Cofn o Kofn, 19
Pijaos, 20 Cubeo o Kubeo, 21 Cuiba o Kuiba,
22 Curripaco o Kurripako, 23 Desano, 24 Dujos,
26 Embera Catio o Embera Kato, 27 Embera
Chami, 28 Eperara Siapidara, 29 Guambiano,
30 Guanaca, 31 Guayabero, 33 Hitn, 34 Inga,
35 Kamsa o Kamnts, 36 Kogui, 37 Koreguaje
o Coreguaje, 38 Letuama, 39 Macaguaje o
Makaguaje, 40 Nukak (Mak), 41 Macuna o
Makuna (Sara), 42 Masiguare, 43 Matap, 44
Miraa, 45 Muinane, 46 Muisca, 47 Nonuya,
48 Ocaina, 49 Nasa (Paz), 50 Pastos, 51
Piapoco (Dzase), 52 Piaroa, 53 Piratapuyo, 54
Pisamira, 55 Puinave, 56 Sliba , 57Sikuani,
58 Siona, 59 Siriano, 60 Siripu o Tsiripu
(Mariposo), 61 Taiwano (Tajuano), 62
TanimuKa, 63 Tariano, 64 Tatuyo, 65 Tikuna,
66 Totor, 67 Tucano (Desea) o Tukano, 68 Tule
(Kuna), 69 Tuyuka (Dojkapuara), 70 Uwa
(Tunebo), 71 Wanano, 72 Wayuu, 73 Witoto,
74 Wiwa (Arzario), 75 Waunan (Wuanana), 76
Yagua, 77 Yanacona, 78 Yauna, 79 Yukuna, 80
Yuko (Yukpa), 81Yur (Carabayo), 82 Yuruti, 83
Zen, 84 Quillacingas, 200 Negritudes, 400
Rom

RESGUARDO

RES

Carcter

000 No Aplica
Ubique el cdigo del resguardo contenido en el
documento adjunto CODIGOS DE
RESGUARDOS INDIGENAS. Se refiere al
resguardo cual pertenece el alumno, en caso
de indicar una etnia.

INSTITUCIN
BIENESTAR DE ORIGEN

INS_FAMILIAR

60

Carcter

Nombre de la institucin de bienestar de origen


si el nio ingresa al grado Jardn II o B,
Transicin o Grado 0 (Hogar Infantil, ICBF,
guardera, jardn infantil).

JORNADA

TIPO_JORNADA

Carcter

1
2
3
4
5

124

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

Completa
Maana
Tarde
Nocturna
Fin de semana

ANEXOS
VARIABLES DEL SIMAT
VARIABLES

NOMBRE
TECNICO
VARIABLE

LONGITUD

TIPO

EQUIVALENCIA

CARCTER

CARCTER

Carcter

1 Acadmica
2 Tcnica (Incluye la Comercial, Industrial,
Pedaggica,
Promocin
social,
Agropecuario)
0 No Aplica

GRADO

GRADO

Carcter

-2 Pre-Jardn
-1 Jardn I o A o Knder 0 Jardn II o B,
Transicin o Grado 0
1 Primero
2 Segundo
3 Tercero
4 Cuarto
5 Quinto
6 Sexto
7 Sptimo
8 Octavo
9 Noveno
10 Dcimo
11 Once
12 Doce - Normal Superior
13 Trece - Normal Superior
14 Educacin discapacidad cognitiva no
integrada
15 Educacin discapacidad auditiva no
integrada
16 Educacin discapacidad visual no
integrada
17 Educacin discapacidad motora no
integrada
18 Educacin discapacidad mltiple no
integrada
21 Ciclo 1 Adultos
22 Ciclo 2 Adultos
23 Ciclo 3 Adultos
24 Ciclo 4 Adultos
25 Ciclo 5 Adultos
26 Ciclo 6 Adultos
99 Aceleracin del Aprendizaje

GRUPO/CURSO

GRUPO

Carcter

Identificacin del grupo del grado que est


cursando el estudiante y al cual ha sido
asignado. Consiste en una divisin de los
grados para establecer alumnos de acuerdo al
parmetro alumno / docente. Ejemplo: El grado
1 est compuesto por los Cursos A y B. En
esta variable se debe escribir A.

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

125

ANEXOS
VARIABLES DEL SIMAT
VARIABLES

NOMBRE
TECNICO
VARIABLE

LONGITUD

TIPO

METODOLOGA

METODOLOGIA

Carcter

1
2
3
4
5
8
9
10

REPITENTE

REPITENTE

Carcter

S Si Alumno en condicin de repitencia en


el actual ao lectivo.N No

NUEVO EN LA
INSTITUCIN
EDUCATICA

NUEVO

Carcter

S Si Se refiere al alumno nuevo en la


institucin o centro educativo que se
encuentra reportando la informacin de
matrcula.N No

SITUACION ACADEMICA
AO ANTERIOR

SIT_ACAD_
ANO_ANT

Carcter

0 No estudi Vigencia Anterior, que para este


ao se refiere a no haber estudiado en 2004
1 Aprob
2 Reprob
8 No culmin Estudios

CONDICIN DEL
ALUMNO AL FINALIZAR
EL AO ANTERIOR

CON_ALUM_
ANO_ANT

126

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

EQUIVALENCIA

Educacin Tradicional
Escuela nueva
Post primaria
Telesecundaria
SER6 CAFAM7 SAT
Etnoeducacin
Aceleracin del Aprendizaje
Programa para Jvenes en extra edad y
Adultos (Decreto 3011)
11 Preescolar Escolarizado
12 Preescolar
No
Escolarizado/
Semiescolarizado

3 Desert
5 Trasladado a otra institucin educativa
9 No Aplica

La escuela que quiero


Tomado del discurso Nobel de
Gabriel Garca Mrquez

La escuela siempre ha sido un lugar encerrado, como una mazmorra; el lugar


es concebido como si los alumnos fueran personas que estuvieran pagando una
condena.
Es un lugar donde el alumno solo oye: no haga..., no diga..., sintese..., El
alumno recibe slo rdenes e informacin de lo que debe hacer y cmo lo debe
hacer como si el no tuviera la capacidad de pensar y de actuar de una manera
inteligente y audaz.
Todava pensamos que el alumno llega a la escuela con la mente vaca y
terminamos enseando lo que el alumno ya sabe.
Ya es hora de un gran despertar de este letargo sueo, de estas pesadillas
para el estudiante; es el momento de iniciar un gran cambio, donde la escuela
no sea las cuatro paredes en que se encierra al estudiante, sino todo lo que nos
rodea, sea ilimitada, para que hagamos al hombre del maana una persona con
ideas libres. La escuela debe ser vista como la interaccin que hay entre el
estudiante, el maestro, la comunidad y el contexto que los rodea a nivel particular
y general.
La escuela debe ser ese lugar "donde de veras sea cierto el amor y sea posible
la felicidad, y donde las estirpes condenadas a cien aos de soledad tengan por
fin y para siempre una segunda oportunidad sobre la tierra".

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT

127

128

Navegando por el sencillo mundo del SIMAT