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Equilibrium2000

Trabajo de Investigacin
Habilidades y Destrezas de un Gerente de Proyectos

Elaborado por: Luis Diego Bolaos Aguilar

ndice
1. Resumen e Introduccin

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2. Contenido:

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2.1 Analizando un poco ms el concepto de proyectos

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2.2 El Gerente de Proyectos

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2.3 El Liderazgo en Proyectos

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2.4 La comunicacin Efectiva

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2.5 Reuniones Efectivas

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2.6 Presentaciones

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2.7 La Delegacin

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2.8 El equipo Humano

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2.9 Manejo de conflictos

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2.10 La negociacin

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2.11 Solucin de Problemas

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2.12 Manejo del Tiempo

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3. Conclusiones y Recomendaciones

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4. Bibliografa

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Habilidades y Destrezas de un Gerente de Proyectos

Resumen:
Las empresas e instituciones generalmente carecen de un sentido claro de lo
que representa su gente para el logro de los objetivos de la organizacin. La
presente investigacin tiene como objetivo mostrar la inmensa importancia que
el talento humano tiene en los proyectos. Presento las competencias ms
resaltantes que debe poseer el gerente de proyecto y todo miembro de un
equipo de proyecto. Realizo un anlisis detallado de las mejores practicas en
nuestro medio, de las dificultades encontradas y del inmenso potencial que
tenemos, todo ello para concluir con las sugerencias y recomendaciones ms
relevantes que se puedan aplicar a nuestro entorno. He aprendido por medio
de la experiencia y de la investigacin, que la gente es el activo mas importante
de cualquier proyecto, de ah que es muy recomendable examinar buena parte
de las habilidades y capacidades necesarias, el corazn del talento humano, no
solo para el gerente de proyecto, sino para rodos los involucrados en un
proyecto.
1. INTRODUCCION
El presente trabajo ofrecer un espacio para examinar las habilidades y
capacidades humanas requeridas en la gerencia moderna de proyectos. El
trabajo se enfocara particularmente a tratar los conceptos bsicos de
proyectos, el perfil del gerente de proyecto, los aspectos fundamentales del
liderazgo de proyectos, los elementos fundamentales de la comunicacin en un
equipo de proyecto, el manejo de reuniones, las tcnicas recomendadas para
realizar presentaciones. As como lo relacionado con la Facultacin, el trabajo
en Equipos Reales, el manejo de conflictos y la negociacin en un proyecto,
para finalizar proponiendo el modelo recomendado para manejar problemas y
concluir con un anlisis del manejo del recurso mas inapreciable, cual es el
tiempo.
Las anteriores habilidades y capacidades conforman los elementos decisivos
para lograr la tan anhelada productividad en un proyecto que no solo depende
del gerente de proyecto sino tambin de un equipo humano bien estructurado y
desarrollado en aquellas competencias. Ellas son la clave para liberar el
enorme potencial que posee el ser humano que lo conducir a niveles
superiores de creatividad, productividad, calidad y compromiso, base para el
xito de un proyecto.

2. CONTENIDO
2.1 Analizando un poco ms el Concepto de proyectos
Casi toda actividad que una empresa realiza se puede considerar proyecto.
El objetivo de un proyecto es cumplir una necesidad del negocio de la
organizacin. Ocurre una sola vez, tiene una fecha de inicio y de fin, congrega
recursos, se compone de tareas, tiene un responsable final, debe estar
alineados con los objetivos de la organizacin y generar resultados concretos,
todo ello, casi invariablemente, con el apoyo de la tecnologa.
Los proyectos representan un esfuerzo de la organizacin por generar
cambios, cambios que aumentan en velocidad y que requieren una mejor
gerencia de los proyectos. El nfasis gerencial se focaliza en lograr que el
proyecto cumpla su objetivo de tiempo, costo y calidad acordada.
Un proyecto parte de una idea que se concreta en requerimientos para
solucionar un problema o una situacin dada; lo inicia una persona y progresa
realizando una serie de estudios que refina los requerimientos iniciales. Con
esto como base se procede al diseo, se desarrolla el resultado del proyecto
(producto), se prueba y se alista para la operacin.
Todos estos procesos se logran con la aplicacin de una serie de conceptos y
tcnicas modernas de la gerencia aplicadas a los proyectos. Centralizando en
el desarrollo de habilidades humanas y gerenciales necesarias para el xito
del proyecto.
2.2 El gerente de proyectos
La gerencia de proyectos es rol de suma importancia para las organizaciones.
Sus esfuerzos se dirigen a la planeacion, organizacin, direccin y control de
los proyectos. Como un proyecto es sinnimo de cambios, la gerencia de
proyectos es la gerencia de los cambios. La gerencia de proyectos se puede
visualizar como la interfaz entre la gerencia general, la gerencia de
operaciones y la gerencia tcnica. Esta funcin se presenta como un conjunto
de herramientas y tcnicas que se usan para dirigir la utilizacin de diversos
recursos hacia el logro de resultados nicos.
Las funciones de la gerencia de proyectos, a cargo del gerente de proyecto,
son las siguientes:
-La integracin de la solucin, con nfasis en la integracin de los recursos
humanos
-La alineacin del proyecto con la estrategia empresarial/institucional
-Manejo de recursos, su asignacin a las tareas y la determinacin de los
costos
-Gerencia del alcance
-Gerencia de la calidad acorde con lo que el cliente espera
-Gerencia de los plazos para lograr terminar a tiempo el proyecto

-Administracin de los costos con el objeto de cumplir lo requerido por el


cliente en trminos de costos
-Anlisis y manejo de los riesgos
-La administracin del recurso humano, con nfasis, muy particularmente, al
talento humano
- El manejo del contrato con el cliente y de los subcontratos y, finalmente
-El manejo de la comunicacin
-El manejo de la informacin del proyecto
2.3 Liderazgo en proyectos
El liderazgo es esencial para crear y mantener el ambiente de calidad del
proyecto. Los lderes son el modelo de las acciones a tomar a travs del ciclo
de vida del proyecto. Ellos son los que crean la razn de ser para trabajar
productivamente y poder satisfacer a los involucrados del proyecto. Inspiran
la imaginacin del equipo humano. Aportan significado al lugar de trabajo
permitiendo que cada persona se enfoque en su contribucin a las
necesidades de los involucrados.
Particularmente, hacen lo siguiente:
-Crean sinergia mediante la creacin de significado y valor mas all de la
persona, hacia el equipo
-Aportan su visin al proyecto (imagen de cambio) de cmo el proyecto
servir a las necesidades de la organizacin y permiten que el equipo alinee su
propia contribucin personal a la realizacin de esa visin.
-Dan el ejemplo en su comportamiento diario y adoptan el mejoramiento
continuo como una forma de vida
-Hacen que otros lderes crezcan mediante el apoyo, la asesoria, la
educacin y el control de los mismos.
-Establecen y mantienen los sistemas de apoyo al proyecto.
Los lderes dirigen sus esfuerzos a manejar sus equipos con el objeto que
logren las variables de costo, tiempo y calidad esperada en un proyecto y con
la mente siempre puesta en la satisfaccin de los involucrados.
2.4 La comunicacin efectiva
La comunicacin es la herramienta ms importante dentro de la gerencia de
proyectos, es crucial para el xito del mismo ya que la gerencia involucra
comunicacin constante formal e informal a todos los niveles en las
organizaciones participantes en un proyecto. La comunicacin involucra
intercambio de informacin entre los miembros de un equipo con el objeto de
tomar decisiones efectivas
Es un proceso complejo que incluye el intercambio de informacin adecuada
en sus formas verbal y no verbal como, por ejemplo, escuchar, hablar,
observar, escribir y leer, Esta complejidad hace que la informacin se
transmita incorrectamente.

El gerente de proyecto debe dar la orientacin en el proceso comunicacional,


manejar reuniones, aportar ideas, compartirlas con su equipo y recibir
retroalimentacin de el.
Para que la comunicacin sea productiva se recomienda:
-La persona que hable debe ser digna de confianza
-El mensaje debe ser claro
-La persona que escucha debe interpretar el mensaje de la manera como lo
dijo el que hablo
-El entorno es un elemento que afecta considerablemente el proceso y poca
atencin se le presta; las distracciones, el ambiente de trabajo, la presin de
cualquier tipo y otros aspectos enturbian la claridad del mensaje compartido.
La comunicacin se puede mejorar teniendo en cuenta lo siguiente:
-Transmitir el mensaje con claridad
-Observar el comportamiento corporal
-Mantener la autoestima de cada participante en la comunicacin
-Hablar de una manera concisa y simple
-Entender el punto de vista del otro
-Apreciar los sentimientos del otro
-Involucrarse en el mensaje, ser parte de el
-Comprender el mensaje
-Escuchar primero
Para que la comunicacin sea efectiva, la retroalimentacin se convierte en
factor crtico de xito. Para ello se debe tener en cuenta lo siguiente:
-Promover un ambiente de apoyo a la retroalimentacin
-Conseguir que sea rutinaria.
-Dar guas para una buena retroalimentacin
-Discutir todo lo que no se presente con claridad, parafrasear y resumir
-Ser directo al retroalimentar
-Hacer preguntas que generen una respuesta diferente al si o al no
-Tener en cuenta los sentimientos reales de los miembros del equipo
-Mantenerse enfocado en el punto que se esta tratando
2.5 Reuniones efectivas
Las reuniones son una forma de vida en la gerencia de proyectos, donde se
intercambian y comparten mensajes, ideas e informacin. Ya que las reuniones
ocupan una buena parte del tiempo del equipo de trabajo, se requiere un
especial cuidado en el manejo de ellas.
Las reuniones de proyecto incluyen: las de arranque, planeacion, avance del
proyecto, manejo de problemas, publicas, de presentaciones y las de
negociacin y manejo de conflictos.
Las reuniones sirven para:

-Definir el proyecto
-Definir los miembros del equipo
-Revisar y actualizar el proyecto
-Apoyar a los miembros del equipo en sus esfuerzos hacia el logro de los
objetivos del proyecto.
-Ayudar a los miembros del equipo a aumentar su compromiso con el
proyecto
-Tomar acciones
-Definir responsabilidades
-Hacer visible el proyecto
-Promover la participacin
-Promover la creatividad
La frecuencia de las reuniones se relaciona con el ciclo de vida del proyecto.
En la etapa conceptual y de factibilidad es conveniente tener ms reuniones.
Una vez que el equipo trabaja en el diseo. La fabricacin y ensamblaje de los
componentes del proyecto, se puede reducir el nmero de reuniones. Aumenta
de nuevo hacia el final del proyecto para no dejar ningn cabo suelto.
Para lograr que las reuniones sean efectivas se debe tener en cuenta no
cometer los siguientes errores:

No hacer ni muchas ni pocas reuniones


No enviar una agenda con anterioridad
No invitar a gente que tenga la autoridad en la toma de decisiones
No tener en cuenta las guas para hacer presentaciones
Gastar mucho tiempo en aspectos triviales
No asignar acciones
No asignar responsabilidades
No controlar el tiempo de la reunin

Sin lugar a dudas, las reuniones efectivas son un foco excelente para manejar
el proyecto exitosamente; se recomienda planearlas, programarlas y actuar
en consecuencia.
2.6 Presentaciones
Con frecuencia, el gerente de proyecto debe realizar una presentacin formal.
Los participantes pueden ser gerentes de alto nivel, personal tcnico, usuarios
y la audiencia puede ser una persona o un grupo de ellas. La duracin puede
ser de unos minutos o mas de una hora: El tema puede ser de naturaleza
variada.
Se sugiere se sigan los siguientes pasos para lograr hacer una presentacin
efectiva:

Conseguir el apoyo necesario antes de hacer la presentacin


Anticipar objeciones
Ensayar la presentacin

Romper el hielo
Hacer las recomendaciones que considere
Enfatizar los beneficios
Proponer acciones
Hacer seguimiento, luego de terminar la presentacin

El contenido de la presentacin debe tener una introduccin, el cuerpo y las


conclusiones, En la introduccin se rompe el hielo mediante el uso de una
introduccin al tema, se obtiene la atencin de la audiencia y se le dice lo que
se va a decir en la presentacin. En el cuerpo, se enuncia su misin, se
describe el proceso con sus insumos y resultados y se detallan las acciones
solicitadas. Y en la conclusin, se refuerzan los resultados, se les dice lo que
ya se les dijo, se obtienen los compromisos y se resumen las acciones.
Es menester asegurar la programacin de la presentacin a tiempo y en su
lugar, Se deben buscar alternativas para lograr que los participantes vengan,
Se requiere organizar el lugar de la presentacin y tener todos los materiales a
la mano. Asegurar, tambin, el actuar naturalmente y mantener una actitud
positiva. Manejar el cuerpo tal que no distraiga a la audiencia, hacer uso de los
gestos para enfatizar o reforzar lo que se dijo y mirar a los ojos naturalmente.
2.7 La delegacin
La delegacin es un asunto complejo. Altamente dependiente de las
relaciones humanas y de las habilidades gerenciales, la delegacin es
quizs la segunda en complejidad a la hora de tomar decisiones y quizs es
una de las tcnicas gerenciales menos entendidas. La delegacin permite
que el gerente de proyecto pueda ser excelente en el logro de resultados por
medio y con el apoyo de otras personas para el mutuo beneficio de ambas
partes. La mayora de los gerentes y subordinados piensan que el proceso de
delegacin consiste en asignar trabajo, responsabilidad y autoridad al
subordinado sin desprenderse de la responsabilidad general del gerente. Poca
atencin se presta, sin embargo, a las otras habilidades humanas y gerenciales
tales como comunicacin, liderazgo, negociacin, motivacin y otras, que
son el verdadero corazn de la delegacin efectiva.
Cada gerente debe tener un claro entendimiento de tres relaciones
gerenciales en el proceso de delegacin:

Autoridad
Responsabilidad y
Rendicin de cuentas (accountability)

La autoridad significa autorizacin para proceder, no es poder, implica el


derecho a tomar decisiones dentro del lmite de la responsabilidad de la
persona con el objeto de lograr resultados medibles y con la obligacin de
rendir cuentas de su trabajo. La responsabilidad se asigna al delegado y la
acepta el subordinado previo acuerdo entre las partes. La responsabilidad,
cuando la delega el gerente de proyecto, no lo libera de su responsabilidad
final hacia sus superiores, La rendicin de cuentas del equipo de trabajo
atae al gerente de proyectos y no se debe delegar.

El gerente de proyecto, para delegar apropiadamente, debe establecer los


estndares y objetivos, revisar el progreso del equipo, guiar al subordinado
hacia los resultados deseados y aplicar los controles necesarios para obtener
los resultados esperados.
La delegacin implica que las cosas se hagan por medio y con la gente para
el mutuo beneficio de las partes. El problema es que las relaciones con la
gente son de carcter personal y dependen del desarrollo individual en el
conocimiento y aplicacin de las habilidades humanas y gerenciales. El ser
humano es nico en su personalidad. La solucin es, por lo tanto, tener en
cuenta estas habilidades y determinar cuales son las fortalezas y debilidades
de cada uno de los miembros de un equipo de proyecto. Las habilidades que,
como mnimo, hay que tener en cuenta son: Comunicacin, Motivacin,
Liderazgo, Negociacin, Manejo del Tiempo y Solucin de Problemas.
2.8 El equipo humano
Un equipo humano es la estructura organizacional primordial para competir
en el entorno demandante econmico global de hoy en da. Los equipos bien
diseados pueden responder rpidamente a las necesidades y expectativas
siempre cambiantes de los involucrados de un proyecto. Un equipo es un
grupo de personas que trabajan juntas hacia un objetivo comn. Los equipos
pueden ser de funcin nica, cuyos miembros provienen de una disciplina u
organizacin, o multifuncionales, cuyos miembros son parte de diferentes
unidades funcionales u organizaciones. Los equipos de proyecto son los
responsables de rendir cuentas por el desempeo y mejoras del proyecto.
El trabajo en equipo debe ser un lineamiento que provenga de la alta
gerencia; esta debe llevar a cabo una serie de acciones para que el equipo
pueda tener xito.
Un trabajo en equipo se establece determinando el foco o misin del grupo y
obteniendo el compromiso del grupo para trabajar en su misin. El equipo
debe hacer lo que sea necesario para satisfacer su misin, cual es atender a
su cliente, dentro de lmites predefinidos. Para ello, el gerente de proyecto debe
trabajar con su equipo en la planeacion, organizacin, manejo de personal,
direccin, control y coordinacin del proyecto.
Los elementos bsicos del proceso de planeacion de un equipo son:

Preparacin adecuada
Identificacin de los miembros claves del equipo
Intercambio interactivo de informacin
Establecimiento de un lugar fsico con suficiente espacio, abierto,
iluminacin y otros
Registro de la memoria del equipo, para guardar la experiencia de las
sesiones de trabajo.
Disposicin de un facilitador del proceso

El gerente de proyecto tiene un papel fundamental de integracin de los


miembros y eso se hace patente en la fase de planeacion del equipo. Debe

anticiparse a conflictos potenciales y resolverlos si surgen. Debe apuntar


a la identificacin de los aspectos que interrelacionan a los diferentes
miembros del equipo, a las transiciones de responsabilidad de un miembro
a otro.
Los beneficios principales derivados de la planeacion del trabajo en equipo
son:

Los planes resultantes estn basados en el trabajo real que debe


ejecutarse
Las personas obtienen un sentido de compromiso al trabajo y al
proyecto
El tiempo de ejecucin de cada plan elaborado es mnimo
El contenido de cada plan refleja la sabidura de los miembros del
equipo
Desarrollo permanente del grupo de trabajo
Visin compartida entre los miembros
Ampliacin de la habilidad de comunicacin entre las partes
Intercambio de experiencias
Miembros motivados
Aumento de la creatividad
Interdependencia
Sentido de identidad
Alta calidad en la toma de decisiones
Sinergia
Una mayor satisfaccin en el trabajo.

Cmo percibe el gerente de proyecto que el equipo tiene problemas en su


desempeo? A continuacin presento una gua que ser de utilidad:

Frustracin
Competencia no saludable
Conflictos
Reuniones improductivas
Falta de confianza en el gerente de proyecto
Falta de confianza en uno de sus miembros
Entrenamiento inadecuado
Control defectuoso
Poca motivacin
Objetivos no claros
Manejo inadecuado de los reconocimientos
Cultura organizacional que no apoya el trabajo en equipo
Las acciones no se lleva a cabo

Un equipo de proyecto no sale de la nada; debe pasar a travs de un


proceso de creacin detallado, complejo y lento, lo que representa un
problema serio dada la velocidad con que se producen los hechos hoy en da.
Es un proceso de nunca acabar; su formacin se debe dar desde la fase de la
iniciacin y planeacion de un proyecto, va mas all y termina cuando se llega a

la fase de cierre y pasa el proyecto a su fase de operacin. El proceso de


creacin de un equipo de proyecto debe tener en cuenta lo siguiente:

Planear la creacin del equipo


Seleccionar de los miembros, si es posible
Organizar el equipo
Romper el hielo con una reunin de arranque
Definir las metas del equipo
Acordar las lneas de comunicacin
Establecer los planes de trabajo
Identificar reas problemticas
Definir papeles y responsabilidades de cada miembro
Lograr el compromiso de cada persona
Desarrollar actividades que apoyen el desarrollo del equipo
Mantener informado a cada miembro del equipo
Reconocer los logros destacados
Destacar el manejo tico de los asuntos del equipo
Desarrollar las habilidades de solucin de problemas
Promover una comunicacin efectiva

El trabajo en equipo y su desarrollo puede ser el aspecto ms importante del


trabajo del gerente de proyecto. Los proyectos de hoy en da, si quieren ser
exitosos, requieren de un desarrollo sobresaliente de los equipos. La persona
mas preparada para lograrlo es sin duda el gerente de proyecto quien es el
responsable final del xito del proyecto.
2.9 Manejo de conflictos
El conflicto puede existir siempre que se renen dos o mas personas. Las
diferencias existen en toda organizacin, y estas diferencias son una ventaja
para cualquier organizacin que ha aprendido a manejar el conflicto. La
diversidad es una de las grandes fortalezas de cualquier organizacin, Los
equipos de proyecto deben sacar ventaja de sus diferencias para ser exitosos;
se pueden obtener grandes beneficios ponindole atencin a las diferencias.
A continuacin se presenta una lista de fuentes potenciales de conflicto que
pueden ser beneficiosas para un proyecto.

La cultura y sus antecedentes


Las opiniones
Las necesidades y las expectativas
Los hechos
Las percepciones
Los departamentos, las unidades de negocios y el organigrama de la
entidad
Los intereses
Las personalidades y los egos
Las competencias
El conocimiento
Las habilidades

La misin y los objetivos

Los conflictos se pueden controlar. Se debe tener presente la siguiente lista


de recomendaciones como medio eficaz de control:

No se debe competir sino cooperar


Manejar la situacin y no la persona
Acordar soluciones ganar-ganar
Tener una visin global
Aceptar que el conflicto es natural
Ser empatico con los puntos de vista de los otros
Limitar las diferencias percibidas de status
Mantener una comunicacin abierta
Generar confianza
Involucrarse en la situacin

De otro lado, se necesita tener cuidado con los acuerdos ya que tienen su lado
negativo. Existe cierta tendencia en los grupos a ponerse de acuerdo aun
cuando ese acuerdo pueda tener un efecto adverso en la habilidad del equipo
de lograr su misin. Para evitar esta situacin se debe tener en cuenta:

Conseguir un abogado del diablo


Lograr una discusin abierta de todos los asuntos
Reconocer el impacto de las diferencias en status
Examinar todos los acuerdos sin resistirse
Evaluare todos los puntos de vista del asunto o punto en consideracin.

Para manejar el conflicto lo que primero debe hacerse es identificar los


sntomas del conflicto. Algunos de ellos son:

La comunicacin abierta se detiene o desaparece


Se permiten soluciones gana-pierde
Se percibe poco movimiento dirigido hacia la solucin
Existe presin para no manejar los retos
No se acepta la propia responsabilidad
No se presentan sugerencias
Los miembros permanecen callados
Se detiene cualquier resistencia

El conflicto debe manejarse diariamente. Se recomienda tener en cuenta lo


siguiente:

Tratar de tener situaciones cara a cara con el miembro del equipo


Si el honor y el orgullo estn en juego, las personas defendern su
posicin aun cuando se den cuenta que no tienen la respuesta
Examinar y manejar las actitudes propias
Enfocarse en la misin y mantener una actitud positiva
constantemente

Involucrar a todo el equipo en las actividades que le son propias; la


gente no se torna en desacuerdo con sus propias contribuciones; si
todos los miembros del equipo participan, cada uno apoyara la
decisin,
Evitar el discutir, es intil y no conduce a soluciones positivas.
Promover las diferencias de opinin; cada una de las personas esta
en lo correcto en su mente; no hay respuestas correctas o
equivocadas; las diferencias de opiniones se pueden usar para
estimular a otras ideas
Apoyar las relaciones constructivas; las relaciones son la clave del
trabajo en equipo
Las relaciones se deben construir basadas en la honestidad y la
confianza lo que permitir la comunicacin abierta y libre, la clave
real de la gerencia del conflicto.

2.10 La negociacin
La negociacin es un hecho de la vida real en el ambiente de proyectos, Es el
proceso de llegar a un acuerdo con los involucrados de un proyecto con
relacin a la transferencia de recursos, la generacin de informacin y el logro
de resultados. Es un proceso persuasivo y una de las habilidades ms
importantes, necesarias para manejar proyectos exitosamente. El proceso de
negociacin es tan importante como el resultado de la misma. Las
negociaciones exitosas estn basadas en tpicos reales, problemas e
intereses comunes ms que en la gente.
Como mencion anteriormente, la forma de resolver situaciones esta basada
en las relaciones humanas. Por ello se debe tratar de separar el problema de
la gente, enfocarse en los intereses de las partes, tratar de obtener opciones
que generen ganancia mutua y generar criterios objetivos para la obtencin de
resultados.
La cultura, aun dentro de un mismo pas o regin, afecta la estrategia de
negociacin, Por lo tanto se requieren habilidades que manejen los aspectos
multiculturales, por ejemplo: el lenguaje, la esttica, la educacin, la religin,
las creencias y actitudes, las organizaciones sociales y la vida poltica.
Los gerentes de proyecto deben negociar con clientes, contratistas,
proveedores, especialista, otros gerentes y miembros del equipo involucrado
acerca de temas como presupuesto, programacin, prioridades,
responsabilidades, requerimientos de informacin y criterios para evaluar
desempeo, entre otros.
No debe olvidarse que el gerente de proyecto debe tener en cuenta que,
despus de un proceso de negociacin, la gente se puede sentir, como es
comn en nuestro medio, insatisfecha, desgastada, alienada o las tres.
2.11 Solucin de problemas

Una de las formas de solucionar problemas es prevenirlos y una de las


mejores maneras de hacerlo es durante la fase de iniciacin y la de
planeacion. El gerente de proyecto se pregunta con frecuencia que sucedera
si el paso precedente no se termina a tiempo.
Una vez el gerente de proyecto pueda identificar inconvenientes en el futuro,
puede usar su experiencia y habilidades para prevenirlos o minimizarlos.
Una vez se identifican los problemas, se buscan las causas probables y se
establecen acciones preventivas. Y, como no se pueden prevenir todos los
problemas, se crean acciones contingenciales que minimicen el efecto
sobre el proyecto. Todo lo anterior debe contemplarse dentro del plan original
del proyecto.
Uno de los usos del anterior enfoque se relaciona con la prevencin de
accidentes. Es recomendable hacer las siguientes preguntas:

Qu podra ir mal?
Qu ha ido mal en el pasado?
Qu dicen nuestros crticos sobre lo que puede ir mal?
Qu dicen los pesimistas y los optimistas sobre lo q ira mal?
Qu es lo peor que puede pasar?

Aun los mejores planes no anticipan todos los problemas. Cuando un


problema inesperado surge, el gerente de proyecto debe:

Recolectar la informacin acerca del problema


Encontrar la causa (el que, el donde, el cuando y la extensin del
problema) y
Tomar la accin apropiada

Los gerentes de proyectos, buenos en encontrar la solucin a los problemas,


piensan ms all del arreglo como tal. Ellos piensan donde mas puede
ocurrir el problema y donde ms puede aplicarse la solucin.
2.12

Manejo del tiempo

El tiempo es el recurso del que nunca tendremos suficiente. A pesar de esto,


la mayor parte de la gente no posee un enfoque sistemtico para programar
sus actividades y para planear el uso efectivo del tiempo.
Los conceptos bsicos de la administracin del tiempo requieren del
conocimiento de los hbitos de tiempo, el desarrollo de un plan de accin
sistemtico con metas y prioridades, la eliminacin de los agentes que hacen
perder el tiempo, la procrastinacin (dejar las cosas para ultimo momento) y la
habilidad de crear y manejar el tiempo personal y de grupo.
Al manejar un proyecto, el plan de accin del gerente de proyecto debe incluir;
planes a largo, mediano y a corto plazo que manejen actividades diarias;
establecimiento de prioridades con estimados del grado de flexibilidad;
delegacin de actividades con requerimientos de informes de avance y la

planeacion de reuniones y control. El plan debe tambin incluir el uso efectivo


del tiempo disercional. El gerente de proyecto debe tener tiempo para evaluar
los hbitos de su equipo y ayudarles a que manejen su tiempo.
3. Conclusiones y Recomendaciones
Nuestras organizaciones enfrentan serios retos a la hora de generar
productividad y competitividad, en parte debido al ambiente de cultura
organizacional y gerencial poco desarrollado que se vive en ellas; lo anterior
obstaculiza seriamente el desarrollo humano de las mismas impactando
significativamente la productividad de los proyectos.
La dinmica de los negocios en el contexto de nuestro entorno, su situacin
siempre cambiante, la competencia, la incorporacin de la tecnologa, la
presencia a tiempo en el entorno y el uso limitado de los recursos hacen que se
tenga que enfocar la gerencia de proyectos de una manera diferente. Siguen
siendo importantes el aspecto tcnico, el financiero, el tecnolgico y otros no
relacionados con el ser humano. Sin embargo, el lado humano de los
proyectos es condicin indispensable si el gerente de proyecto pretende ser
competitivo. Las habilidades humanas que present son el corazn del
talento humano; ellas son la clave para liberar el enorme potencial que posee el
ser humano que lo conducir a niveles superiores de creatividad, productividad,
calidad y compromiso, base para el xito de un proyecto.
Mis recomendaciones son mis esperanzas de que este ciencia o habilidad de
gerenciar proyectos sean utilizadas, absorbidas y respetadas en nuestras
organizaciones para estar potencialmente ms cerca del xito en los proyectos.
Si tomamos consideracin y ejecutamos los planteamientos que aqu he
descrito puedo garantizar que aumentaremos la taza de efectividad de los
proyectos.
Los Hbitos de la Gente Efectiva pudieron haberse llamado los Hbitos de los
Gerentes de Proyecto Efectivos, por esa razn recomiendo su lectura y
aplicacin. Otra recomendacin fundamental es la de crear una cultura de
trabajo en Equipos reales y aplicar los conceptos de Llamado a cuentas,
definicin de propsito con significado y otros que asegurarn que el Norte del
proyecto este claro para todos y as se puedan comprometer con l. Le
corresponde al gerente de proyectos el dominar estos aspectos para
mejorar su efectividad en este maravilloso rol.
4. Bibliografa
1.
2.
3.
4.

PMBOX
Covey, Stephen, 1995. Los 7 Hbitos de las Personas altamente Efectivas.
Katzenbah, John, 1994. The Wisdom of Teams. Harper Business, USA.
Guido, Clements, 1999. Administracion exitosa de proyectos. Mxico: Thomson
Editores
5. Vijay K. Verma. 1997. Managing the Project Team. Pennsylvania: PMI
6. Vijay K. Verma. 1996. Human Resource Skills for the Project Manager.
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