Está en la página 1de 198

Gua

para la preparacin y presentacin de la informacin exgena


tributaria a la DIAN
Ao gravable 2012

Fundador y CEO: Jos Hernando Zuluaga M.


Lder de negocios: Juan Fernando Zuluaga C.
Lder de contenidos: Mara Cecilia Zuluaga C.
Lder logstica: Luz Stella Cardona G.

Publicacin
Gua para la preparacin y presentacin de la
informacin exgena tributaria a la DIAN
Ao gravable 2012
ISBN 978-958-8515-15-1
Editora actualcese.com LTDA
Autor: Diego Hernn Guevara Madrid
Coordinacin editorial: Mara Cecilia Zuluaga C.
Diagramacin:
Cartula: xxxxxxxxxxx
Impresin: Impresora Feriva S.A
SUSCRIPCIN ORO. VENTAS Y
RENOVACIONES
Lder de suscripciones: Alex Bachenheimer M.
Correo electrnico: oro@actualicese.com
www.actualicese.com/oro
SERVICIO AL CLIENTE
Contacto telefnico: P.B.X: (092) 4854646
Celulares: Movistar: 315 578 5668 / 315 579 6104
Comcel: 313 634 6468
Tigo: 300 251 6123
Fijo: (092) 3169744
Fax: (092) 680 75 51- 488 51 52 488 51 53 682 99
11
Correo electrnico: servicioalcliente@actualicese.com
(CAS) Centro de Atencin al Suscriptor - Call Center:
Carolina Barrera / Ivonne Liliana Patio / Jonatan
Rojas / Katherine Cadena
www.actualicese.com/corporativo/contactanos/
PAUTA
Lder de medios publicitarios y eventos presenciales:
Andrs Felipe Merchn.
Correo electrnico: envivo@actualicese.com y
pauta@actualicese.com
pauta.actualicese.com/pauta/

OFICINAS
Unicentro, Cali
Carrera 100 #5-169/331
Oasis de Unicentro
Oficina 512C 512D
Cali / Valle del Cauca / Colombia / Sur Amrica

SUGERENCIAS Y COMENTARIOS
Las sugerencias y comentarios a esta publicacin
pueden ser enviados a contenidos@actualicese.com
comunicados al (CAS) Centro de Atencin al
Suscriptor.

Se prohbe la reproduccin total o parcial de esta
publicacin con fines comerciales.

Esta publicacin se imprimi en Santiago de Cali en
Enero 4 de 2013.

www.actualicese.com

Nota del autor

contenidas en el paquete de resoluciones 111 a 118 de


octubre 31 de 2012 se destaca unas pginas ms adelante,
en la seccin Presentacin y resumen de novedades
normativas. Adems, como este tema puede generar
novedades durante el periodo comprendido entre la fecha
de publicacin de esta obra y la fecha en que se vencern
los plazos para la entrega de la informacin (por ejemplo,
la DIAN an no ha publicado la nueva versin de su
herramienta en Excel conocida como Prevalidador
Tributario), lo animamos a estar pendiente de las
novedades que puedan surgir y que publicaremos
oportunamente en nuestro portal de internet
www.actualicese.com. Y vale la pena destacar a esta altura
que gracias a los cambios que el Art. 139 de la Ley de
Reforma Tributaria 1607 de diciembre 26 de 2012 le hizo
al Art. 631 del E.T., el director de la DIAN tendr que
cambiar su estilo para expedir las resoluciones de exgena
pues las tendr que seguir expidiendo dos meses antes de
que empiece el respectivo ao fiscal y no como hasta
ahora que tena plazo para hacerlo hasta dos meses antes
de finalizar el respectivo ao gravable. Por ello en los
prximos das se tendrn que conocer tambin las
resoluciones con las cuales se pedir la informacin del
ao gravable 2013 pues ya no se podr esperar hasta
octubre de 2013 para hacerlo.

En virtud de lo anterior, esta publicacin pretende
mostrar los puntos ms importantes que deben conocer y
tener presentes todos aquellos que estn obligados a
responder por la informacin del ao gravable 2012 que
la DIAN ha solicitado a travs de sus resoluciones 111 a
118 de octubre 31 de 2012 (quines estn obligados,
cunta informacin tiene que entregar cada reportante, la
forma de hacerlo, los plazos, las sanciones a que se
expone, etc.). La obra se acompaa de varios ejercicios
que ilustran de forma prctica cmo elaborar los reportes
de la Resolucin 117 e incluye un DVD en el que se
recopilan algunas videoconferencias ilustrativas sobre el
tema y tambin las normas, herramientas en Excel y
dems documentos de apoyo (en especial las cartillas
instructivas de la DIAN sobre el proceso de presentacin
virtual de la informacin), los cuales consideramos de
gran ayuda para quienes los consulten.

Teniendo presente que segn el Art. 638 del E.T. la DIAN
cuenta con hasta tres aos despus de vencido el
calendario de plazos para la entrega de informacin del
2012 y en dicho periodo de tiempo efectuar revisiones de
la informacin a quienes la presentaron o exigrsela a
quienes no la entregaron estando obligados a hacerlo, es
por eso que aconsejo que esta obra sea conservada en sus
bibliotecas al menos por ese tiempo, pues podr ser til
en caso de controversias con la DIAN o incluso si usted es
asesor, para recordar las normas y aplicarlas a los
reportantes que no hayan entregado oportunamente la
informacin y que requieran de sus servicios para cumplir
con esta obligacin en forma extempornea.

Esperamos que el estudio de esta publicacin, junto con
los materiales complementarios contenidos en el DVD que
la acompaa, le sea de utilidad para resolver los
interrogantes ms comunes que se pueden tener al



Amigo lector: Gracias por adquirir esta nueva edicin de
la obra Gua para la preparacin y presentacin de la
informacin exgena tributaria a la DIAN en la cual se
han hecho todas las actualizaciones convenientes y
necesarias para estudiar dicho tema en su aplicacin
para los reportes del ao gravable 2012, los cuales se
deben entregar en los primeros meses del ao calendario
2013.

En lo que respecta al suministro de informacin por el ao
gravable 2012, el director de la DIAN, Juan Ricardo Ortega,
ha introducido nuevamente bastantes cambios
importantes en lo que se refiere a los reportes para cruces
de informacin que se exigen anualmente a
contribuyentes y no contribuyentes de los impuestos
nacionales (artculo 631 del Estatuto Tributario). En
efecto, con su Resolucin 117 de octubre 31 de 2012 tom
la decisin de aumentar notoriamente el universo de
personas jurdicas obligadas a entregar el conjunto
completo de los casi doce formatos especiales
mencionados en la resolucin pues redujo el tope de
ingresos brutos en el ao 2011 que obligan a esa tarea y
ya no se lee que las responsables sean las que obtuvieron
en ese ao anterior ingresos brutos fiscales (de renta ms
ganancia ocasional) superiores a 500.000.000 sino las que
obtuvieron ingresos brutos fiscales superiores a
100.000.000. Igualmente, modific el grado de detalle con
el que se debern elaborar varios de los formatos de dicha
resolucin (en algunos de los formatos se tendrn que
entregar ms datos mientras que en otros se dejaron de
pedir algunos que se venan solicitando en todos los aos
anteriores). Al respecto, es importante comentar que si en
la informacin exgena del ao gravable 2012 ya no se
solicita el reporte de algunos datos (por ejemplo, del
detalle de los saldos fiscales a diciembre 31 de 2012 en
caja, inventarios y activos fijos) ello se debe a que dicha
informacin solo quedar reflejada esta vez en otro de los
reportes especiales que se solo se empez a pedir por el
ao gravable 2011, a saber, el reporte del formato 1732
(ver Art. 631-3 del E.T. y la Resolucin 017 de febrero de
2012) y que nuevamente en el 2012 se solicit con la
Resolucin XXXXX de diciembre xx de 2012 (el formato
1732, por el ao gravable 2012, lo debern entregar las
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx). De esa forna no se repetir lo
sucedido en los reportes del ao gravable 2011 cuando
algunas personas jurdicas y naturales quedaron obligadas
a entregar tanto la informacin exgena de la Resolucin
11429 de octubre de 2011 como la informacin del
formato 1732 y con ambos tipos de reportes le hicieron
llegar dos veces una misma informacin a la DIAN. El
resumen de estas y otras novedades importantes

momento de cumplir con esta importante obligacin. Si


desea hacernos llegar algn comentario sobre esta obra,
escrbanos al correo contenidos@actualicese.com.

Con sentido de gratitud,


Diego Hernn Guevara Madrid

Cali, Enero 4 de 2013

Contenido
Nota del autor ........................................................................................................................................................................................................ 4
Presentacin y resumen de novedades normativas ................................................................................................................................ 9
Cuadro Sinptico resumen de las categoras de informantes por el ao gravable 2012 y los formatos que deben
utilizar..16
Captulo I ............................................................................................................................................................................................................... 20
Bases normativas sobre las que se sustenta la exigencia de informacin exgena tributaria por parte de la DIAN ...... 20
1.1 Distincin entre obligaciones tributarias sustanciales y obligaciones formales .................................................................................. 20
1.2 Distincin de las distintas categoras de entidades o personas informantes. ........................................................................................ 20
1.3 Proceso que rige la expedicin de resoluciones anuales que debe emitir la DIAN antes de finalizar el respectivo ao
fiscal ................................................................................................................................................................................................................... 22

Captulo II .............................................................................................................................................................................................................. 24
Anlisis de las resoluciones de la DIAN que regulan por el ao gravable 2012, la informacin exgena tributaria
exigida a entidades especializadas .............................................................................................................................................................. 24
2.1 Informacin exigida a las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera (incluidos fondos de valores, fondos
de inversin, fondos mutuos de inversin, fondos comunes ordinarios y fondos de pensiones), cooperativas de ahorro y
crdito, organismos cooperativos de grado superior, instituciones auxiliares del cooperativismo, cooperativas multiactivas
e integrales y fondos de empleados que realicen actividades financieras (Arts. 623, 623-1, 623.2 (sic) del E.T.; Resolucin 111
de octubre 31 de 2012) ........................................................................................................................................................................................................... 24
2.2 Informacin exigida a las cmaras de comercio (Art. 624 del E.T., Resolucin 112 de octubre 31 de 2012) .............................. 27
2.3 Informacin exigida a las bolsas de valores y comisionistas de bolsa (Art. 625 y 628 del E.T., Resolucin 113 de octubre
31 de 2012) .................................................................................................................................................................................................................................. 28
2.4 Informacin exigida a las EPS, fondos de pensiones, Sena, ICBF y cajas de compensacin (Art. 626 del E.T.; No se expidi
Resolucin) .................................................................................................................................................................................................................................. 29
2.5 Informacin exigida a Registradura Nacional del Estado Civil (Art. 627 del E.T.; Resolucin 114 de octubre 31 de 2012) 29
2.6 Informacin exigida a notarios (Art. 629 del E.T., Resolucin 115 de octubre 31 de 2012) ............................................................... 30
2.7 Informacin exigida a tipgrafos elaboradores de facturas de venta o documentos equivalentes (Art. 629-1 del E.T.,
Resolucin 116 de octubre 31 de 2012) ........................................................................................................................................................................... 31
2.8. Informacin exigida a jueces civiles (Art. 630 del E.T.: No se expdi Resolucin) ................................................................................. 32
2.9. Informacin exigida a grupos empresariales (Art. 631 del E.T.; Resolucin 118 de octubre 31 de 2012) .................................. 32

Captulo III ............................................................................................................................................................................................................ 34
Anlisis a la informacin exigida por el ao gravable 2012 a contribuyentes y no contribuyentes de los impuestos
administrados por la DIAN ............................................................................................................................................................................. 34
3.1 Informacin respecto de socios, accionistas, cooperados y comuneros a diciembre 31 de 2012 (Literal "a" del Art. 631
del E.T.; Artculos 1,2 y 3 Resolucin 117 de octubre 31 de 2012) ......................................................................................................................... 39
3.2 Informacin respecto de pagos o causaciones a terceros y las retenciones practicadas o asumidas sobre los mismos
(Literales "b" y "e" del Art. 631 del E.T.; Artculos 1,2 y 4 Resolucin 117 de octubre 31 de 2012) ......................................................... 41
3.3 Informacin respecto de retenciones de renta, IVA y timbre que le hayan practicado a la persona o entidad informante
(Literal "c" del Art. 631 del E.T.; Artculos 1,2 y 5 Resolucin 117 de octubre 31 de 2012) ......................................................................... 50
3.4. Informacin respecto de ingresos propios recibidos durante el 2012 Literal "f" del Art. 631 del E.T.; Artculos 1,2 y 6
Resolucin 117 de octubre 31 de 2012) ........................................................................................................................................................................... 52
3.5 Informacin respecto de los IVA descontables e IVA generados que fueron denunciados en las ddeclaraciones de IVA de
los bimestres del 2012 (Literale "e" y "f" del Art. 631 del E.T.; Artculos 1, 2 y 7 Resolucin 117 de octubre 31 de 2012) ........... 55
3.6 Informacin respecto de ingresos recibidos (facturados) para terceros durante el 2012 (Literal "g" del Art. 631 del E.T.;
Artculos 1, 2 y 16 Resolucin 117 de octubre 31 de 2012) ...................................................................................................................................... 59
3.7 Informacin sobre pasivos que se incluyan en las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio 2012 (Literal "h"
del Art. 631 del E.T.; Artculos 1,2 y 8 Resolucin 117 de octubre 31 de 2012) ................................................................................................ 61
3.8 Informacin sobre cuentas por cobrar que se incluyan en las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio 2012
(Literal "i" del Art. 631 del E.T.; Artculos 1,2 y 9 Resolucin 117 de octubre 31 de 2012) .......................................................................... 63
3.9 Iinformacin sobre otros valores que se lleven a las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio 2012 (Literal "k"
del Art. 631 del E.T.; Artculos 1,2 y 10 Resolucin 117 de octubre 31 de 2012) .............................................................................................. 65

3.10 Iinformacin especializada solicitada a algunos informantes especiales (mandatarios, consorcios, operados en
contratos de exploracin de hidrocarburos, sociedades fiduciarias; rganos que financien gastos con recursos del tesoro
nacional) (Arts. 11 a 15 Resolucin 117 de octubre 31 de 2012) ............................................................................................................ 66

Captulo IV ............................................................................................................................................................................................................ 71
Suministro de la informacin exgena tributaria del ao gravable 2012 a travs del portal de internet de la DIAN .... 71
4.1 Qu son los servicios informticos electrnicos (SIE) de la DIAN. ............................................................................................................. 71
4.2 Pasos a seguir para la utilizacin de la opcin denominada Presentacin de informacin por envo de archivos . ......... 71
4.3 Consulta posterior a la entrega de los archivos para verificar si se les detect errores ................................................................... 73
4.4 Correccin a los reportes inicialmente enviados .............................................................................................................................. 74

Captulo V .............................................................................................................................................................................................................. 75
Prevalidador para la elaboracin o validacin de la informacin exgena tributaria, ao gravable 2012 ...................... 75
5.1 Usos que se pueden dar al prevalidador tributario diseado por la DIAN ............................................................................................. 75
5.2 Requisitos tcnicos que debe tener el equipo en el cual se vaya a utilizar el prevalidador. ............................................................ 76
5.3 Visualizacin de un caso prctico para la construccin de la informacin que contendra el formato 1001 sobre pagos a
terceros y sus retenciones ............................................................................................................................................................................ 76

Captulo VI ............................................................................................................................................................................................................ 77
Formalidades que se deben cumplir en el proceso de entrega de la informacin exgena tributaria ............................... 77

Captulo VII ........................................................................................................................................................................................................... 79
Rgimen sancionatorio aplicable a dicho proceso ................................................................................................................................. 79
7.1 Anlisis de la norma contenida en el art. 651 del E.T. y de la Resolucin 11774 de diciembre de 2005, que constituyen el
marco de las sanciones aplicables a quienes no suministren, o suministren extemporneamente, o con errores, o corrijan, la
informacin exgena tributaria solicitada por la DIAN .......................................................................................................................................... 79
7.2 Trmino que tiene la DIAN para solicitar la informacin a quienes no la suministren oportunamente y para validar la
exactitud de los datos suministrados por quienes s presentan la informacin (firmeza de los reportes) ........................... 80

Captulo VIII ......................................................................................................................................................................................................... 82
Preguntas frecuentes resueltas por la DIAN sobre los reportes de informacin exgena tributaria ................................... 82
8.1 Sobre las especificaciones tcnicas de la informacin a reportar ............................................................................................................... 82
8.2 Sobre la presentacin de la informacin por envo de archivos ................................................................................................................. 84
8.3 Sobre herramientas de ayuda para conformacin de archivos .................................................................................................................... 86
8.4 Sobre el diligenciamiento y la obligatoriedad en la informacin ................................................................................................................ 88
8.5 Identificacin de terceros ...................................................................................................................................................................... 88

Captulo IX ............................................................................................................................................................................................................ 94
Ejemplos prcticos para los reportes exigidos en la Resolucin 117 de octubre 31 de 2012, artculo631 del E.T. ......... 94
9.1 Reporte literal a. - Datos de socios o accionistas a diciembre 31 de 2012, ........................................................................................ 94
art. 3 de la Resolucin 117 de 2012, Formato 1010 versin 8 ............................................................................................................................. 94

9.2 Reporte literal c.- Retenciones que le practicaron durante el 2012 a la entidad informante.. ................................................... 98
Art. 5 de la Resolucin 117, Formato 1003 versin 7 .............................................................................................................................................. 98

9.3 Reporte literal e. - Pagos a terceros combinado con reporte del literal b por retenciones practicadas a tales
terceros.; Art. 4 de la Resolucin 117 de 2012. Formato 1001 versin 8; Primera parte: Caso de quienes s podrn reportar
a los terceros solo si igualan o superan el lmite mnimo de $500.000 por conceptos distintos a pagos laborales y rentas de
trabajo, o el lmite de $10.000.000 por el concepto de pagos laborales y otras rentas de trabajo .(ver pargrafos 1 y 5 del
art. 4). ......................................................................................................................................................................................................................................... 102

9.4 Reporte literal e. - Pagos a terceros combinado con reporte del literal b por retenciones practicadas a tales terceros;
Art. 4 de la Resolucin 117 de 2012. Formato 1001 versin 8; Segunda parte: Caso de quienes reportarn a la totalidad de
los terceros a quienes realizaron pagos o causaciones por conceptos distintos a pagos laborales (sin importar su cuanta) y
pagos laborales y dems rentas de trabajo iguales o superiores a $10.000.000 (ver pargrafos 2 y 5 del art. 4) ..................... 111

9.5 Reporte literal f. - Ingresos recibidos durante el 2012, Art. 6 de la Resolucin 117 de 2012, Formato 1007, versin 8
....................................................................................................................................................................................................................................................... 120

9.6 Reporte de los literales e y f. IVA descontable e IVA generado del ao 2012. Art. 7 de la Resolucin 117 de 2012,
Formatos 1005 versin 7 y 1006 versin 7 .............................................................................................................................................................. 125

9.7 Reporte literal g Ingresos recibidos para terceros durante el 2012. Art. 16 de la Resolucin 117 de 2012, Formato
1647, versin 1 ....................................................................................................................................................................................................................... 131
6

|actualicese.com


9.8 Reporte literal h - cuentas por pagar a Diciembre 31 de 2012.,Art. 8 de la Resolucin 117 de 2012, Formato 1009
versin 7 ................................................................................................................................................................................................................................... 135

9.9 Reporte literal i. - cuentas por cobrar a diciembre 31 de 2012., Art. 9 de la Resolucin 117 de 2012, Formato 1008
versin 7 ................................................................................................................................................................................................................................... 140

9.10 Reporte literal k. - Otros datos de la declaracin de renta o de ingresos y patrimonio 2012.; Art. 10 Resolucin 117
de 2012, formatos 1011 versin 6, y 1012 versin 7 .......................................................................................................................................... 145

9.11 Reportes de personas o entidades que en el 2012 hayan actuado como mandatarias en contratos de mandato; Art. 13,
Resolucin 117 de 2012, Formatos 1016, 1017, 1018, 1027,1054, 1055 ....................................................................................... 149

Captulo X ........................................................................................................................................................................................................... 157
Normatividad de Informacin exgena tributaria, ao gravable 2012 ........................................................................................ 157
10.1 Resolucin 111 (Octubre 31 de 2012) .................................................................................................................................................................... 157
10.2. Resolucin 112 (Octubre 31 de 2012) ................................................................................................................................................................... 162
10.3 Resolucin 113 (Octubre 31 de 2012) .................................................................................................................................................................... 164
10.4 Resolucin 114 (Octubre 31 de 2012) .................................................................................................................................................................... 167
10.5 Resolucin 115 (Octubre 31 de 2012) .................................................................................................................................................................... 169
10.6 Resolucin 116 (Octubre 31 de 2012) .................................................................................................................................................................... 171
10.7 Resolucin 117 (Octubre 31 de 2012) .................................................................................................................................................................... 173
10.8 Resolucin 118 (Octubre 31 de 2012) .................................................................................................................................................................... 190
10.9 Resolucin 119(Octubre 31 de 2012) ......................................................................................................................... 192
10.10. D ecreto 2634 (Diciembre 17 de 2012),,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,190

|actualicese.com

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

Formulario 10006. Presentacin de Informacin por envo de archivos



Documento que se genera por parte de la DIAN como constancia de la entrega de los reportes. Se deber obtener uno de estos
documentos por cada formato que se deba reportar.

|actualicese.com

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

Presentacin y resumen de novedades normativas

La elaboracin y entrega de la informacin exgena


tributaria establecida en los artculos 623 a 631-1 del
Estatuto Tributario y que es solicitada anualmente1 por
la DIAN a ciertos actores especiales de la economa
(como a los Bancos, Notarios, Cmaras de Comercio,
entre otros), al igual que a un gran universo de empresas
y personas naturales (entre ellas a todas las que hayan
practicado retenciones en la fuente de renta, IVA o
timbre por cualquier monto durante el ao), se ha
convertido en aos recientes en un proceso cada vez ms
extenso y tecnificado.

En efecto, estos reportes que anteriormente solo se
podan entregar en medios magnticos (disquetes o CD) y
deban ser llevados fsicamente hasta las oficinas de la
DIAN, desde el ao 2006 son entregados a travs del
portal de internet de la DIAN, usando para ello la firma
digital emitida por la misma DIAN. Adems, hasta lo que
fueron los reportes del ao gravable 2010 se permiti que
solo quienes tuvieran que entregar un nico formato de
los muchos exigidos por la DIAN, y siempre y cuando a la
fecha de la entrega del mismo no estuvieran obligados a
cumplir con entregar o presentar virtualmente otras
obligaciones administradas por la DIAN, pudieran
entregar ese nico formato en un dispositivo magntico
(una memoria USB). Sin embargo, a partir de los reportes
del ao gravable 2011 se dispuso que sin importar si es
uno solo el formato el que se deba entregar, todos se
deben entregar nicamente en forma virtual a travs del
portal de la DIAN (aunque las resoluciones indican que
solo en aquellos casos en que se presenten complicaciones
tcnicas con el portal que impidan transmitir la
informacin, se permitir que el reportante lleve sus
archivos hasta las sedes de la DIAN en algn dispositivo
magntico.2)

Adicional a lo anterior, hasta los reportes del ao gravable
2004 la informacin se poda recolectar en simples hojas

de trabajo de Excel las cuales se convertan a un archivo


de extensin .prn. Pero a partir del ao gravable 2005 en
adelante, y para que la informacin pueda ser leda por la
plataforma conocida como MUISCA (Modelo nico de
Ingresos, Servicio y Control Automatizado que fue
estrenada por la DIAN en enero de 2003), se exige que los
reportes se elaboren en archivos con el estndar XML los
cuales tienen restricciones especiales, tales como que la
cantidad de registros que puede contener cada archivo no
debe exceder el lmite de 5.000 registros, o que el nombre
que se les debe dar ha de cumplir cierto algoritmo
especfico, etc.

Por ello, y para facilitar la elaboracin de ese tipo de
archivos (lo cual sera muy complicado para la mayora de
los reportantes que no tienen conocimiento sobre cmo
elaborar archivos en el estndar XML), la DIAN permite
descargar desde su portal una herramienta gratuita
conocida como Prevalidador tributario que trabaja en el
ambiente Excel (en su versin 2000 o superior) y facilita
que los archivos queden elaborados en el estndar XML, al
tiempo que permite hacer verificaciones tiles en el
momento de preparacin de la informacin para impedir
que contenga errores de forma.

De otra parte, y por virtud de las facultades especialsimas
que se le dieron a los director de la DIAN con el artculo
631-2 del E.T. (creado por la Ley 863 de diciembre de
2003), estos han aprovechado la oportunidad para
manejar a su antojo (segn los planes de fiscalizacin que
se tracen) los criterios con los cuales se define quines
deben ser informantes y qu tanta informacin le deben
entregar a la DIAN.

Adems, es muy importante destacar a esta altura que
gracias a los cambios que el Art. 139 de la Ley de Reforma
Tributaria 1607 de diciembre 26 de 2012 le hizo al Art.
631 del E.T., el director de la DIAN tendr que cambiar su
estilo para expedir las resoluciones de exgena pues las
tendr que seguir expidiendo dos meses antes de que
empiece el respectivo ao fiscal y no como hasta ahora
que tena plazo para hacerlo hasta dos meses antes de
finalizar el respectivo ao gravable. Por ello en los
prximos das se tendrn que conocer tambin las
resoluciones con las cuales se pedir la informacin del
ao gravable 2013 pues ya no se podr esperar hasta
octubre de 2013 para hacerlo. Este gran cambio permitir
que las empresas y personas s puedan definir de qu
forma tienen que ir registrando todas las operaciones con
terceros desde el comienzo el ao y as evitarse las
sorpresas de que justo cuando ya iba a finalizar el aoel
director de la DIAN les pida la informacin de una forma
que implicaba devolverse a reacomodar los registros
contables del ao que ya se estaba cerrando (como fue lo
que justamente sucedi a finales del 2011 cuando las
resoluciones de octubre de ese ao indicaban que el IVA
que estuviera sumando con los costos y gastos se tenia
que discrimiar por separado del respectivo costo o gasto).
Pero ese cambio tambin le va a permitir a los que juegan
a la evasin tributaria a conocer con mucha anticipacin
de qu forma evitar caer en topes de operaciones con las
empresas con las cuales terminaran siendo reportados

Advirtase que a lo largo del mismo ao gravable, y por virtud de


lo que le permite el artculo 684-2 del Estatuto Tributario, la DIAN
tambin recibe informacin exgena tributaria en forma mensual,
bimestral o semestral de parte de otras entidades tales como los
frigorficos, o los comercializadores de pieles, o los que ejecutan
convenios internacionales de cooperacin, o los que expiden y/o
aceptan facturacin electrnica. Tales reportes no sern
analizados en la presente obra pues la misma solo versa sobre los
reportes que se solicitan anualmente en virtud de los artculos 623
a 631-1 del Estatuto Tributario; adems, vale la pena aclarar que
la palabra exgena hace contraste con la palabra endgena,
pues la primera se refiere a la informacin que llega hasta la DIAN
desde afuera, es decir, de parte de los contribuyentes y dems
administrados por la DIAN, mientras que la segunda hace
referencia a la informacin que fluye desde las dependencias
internas de la entidad.
2
Segn lo dispuso el numeral 11 del artculo 1, y el numeral 9 del
art. 3 de la Resolucin DIAN 12761 de diciembre 9 de 2011, el
hecho de quedar obligado por primera vez a presentar reportes de
informacin exgena tributaria en forma virtual automticamente
implica que tambin se queda obligado a presentar del mismo
modo todas las declaraciones tributarias a partir del mes siguiente
a aquel en el que se venzan los plazos para presentar la
informacin exgena.

|actualicese.com

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

por ellas al final del ao. As mismo ese cambio permitir


que si las resoluciones se concern desde antes de
empezar el respectivo ao fiscal, entonces la DIAN si
podr recibir la informacin de las personas jurdicas y
sucesiones ilquidas que se vayan liquidando durante el
ao pues hasta ahora, como las resoluciones solo salan
dos meses antes de acabarse el ao fiscal, entonces todas
esas personas jurdicas y sucesiones ilquidas que se
liquidaban antes de octubre y cancelaban su RUT se
terminaban salvando de entregar la informacin por esa
fraccin de ao fiscal en que s haban hecho operaciones.

No cabe duda, entonces, de que estos puntos ayudan a que
la administracin tributaria realice mejores cruces de
informacin, con lo cual se ha logrado fiscalizar mejor los
valores declarados por los responsables de presentar
declaraciones tributarias de impuestos nacionales (hasta
el punto de que municipios como Bogot y Cali, entre
otros, han seguido el mismo camino de solicitar
anualmente reportes similares para controlar los
impuestos locales que ellos administran).

Incluso ha permitido en especial que la DIAN detectara
cada ao, desde el ao 2005 en adelante, una gran
cantidad de personas naturales que deban declarar renta
pero no lo haban hecho y son perseguidas como omisas
(por el ao gravable 2004 se detectaron 400.000; por el
2005, 800.000; por el 2006, 350.000 y por el 2007,
170.000). En todo caso, en relacin con los reportes del
ao 2006 hubo evidencia de que muchos de esos omisos
no lo eran en realidad, pues la DIAN en ese momento us
equivocadamente una parte de la informacin exgena
tributaria. El error consisti en que si un mismo
informante haba entregado el reporte del formato 1001
con pagos a terceros, y el formato 1002 con el detalle de
las retenciones practicadas a esos mismos terceros, el
sistema de la DIAN sum los valores bases de esos dos
reportes como si se tratara de ingresos diferentes
recibidos por el mismo tercero, cuando en realidad era un
mismo ingreso reportado en dos formatos diferentes
(para evitar ese tipo de errores, a partir de los reportes
del ao gravable 2011 ya no se utiliza el formato 1002,
pues toda la informacin sobre pagos a terceros y sus
retenciones queda unificada solamente en el formato
1001).

Y unido a la exigencia de los reportes tradicionales de
informacin exgena tributaria anual, la DIAN tambin
empez a solicitar, a partir del ao gravable 2011 en
adelante, mediante una resolucin independiente y en
virtud de lo dispuesto en el art. 631-3 del E.T. (creado con
el art. 17 de la Ley 1430 de diciembre 29 de 2010), la
informacin adicional especial conocida como el reporte
de informacin con relevancia tributaria que se entrega
en el formato 1732 y que equivale a suministrar un mayor
detalle sobre las cifras de la declaracin de renta de
algunos de los contribuyentes obligados a llevar
contabilidad (ver resolucin 017 de febrero de 2012 y la
Resolucin xxxxxxx de diciembre xx de 2012). Mediante
ese formato la DIAN obtiene informacin adicional que no
obtiene con los reportes anuales de exgena, pues en l se
incluyen las cifras contables del ao fiscal (en los reportes
10

de exgena solo se revelan los saldos fiscales del ao


gravable pero no se incluyen saldos contables).

Novedades normativas
En vista de lo anterior, la presente obra se ha preparado
para ayudar a entender mejor cules fueron los
requerimientos de informacin exgena tributaria que en
virtud de lo sealado en los artculos 623 a 631-1 del E.T.
fueron definidos por la DIAN para el ao gravable 2012 a
travs de sus Resoluciones 111 a 118 de octubre 31 de
2012, publicadas en el Diario Oficial 48.600 de dicha
fecha.

En relacin con los reportes de las entidades
especializadas (bancos, notarios, cmaras de comercio,
registradura y tipgrafos), las Resoluciones 111 a 116 de
octubre 31 de 2012 no introdujeron novedades
importantes en relacin con quines son los obligados a
entregar los reportes ni con el tipo de informacin por
entregar (todos los reportes se harn al mismo estilo con
que se hicieron los del 2011, con los mismos criterios y
con los mismos formatos). La nica novedad importante
est en el reporte del art. 623-1 (sobre diferencias de ms
del 40% entre declaraciones y estados financieros
presentados a los bancos cuando se solicitan prstamos),
pues a raz de que el art. 2 de la Ley 1555 de julio 9 de
2012 derog el inciso primero del art. 620 del E.T.
quedaba claro que desde julio 9 de 2012 en adelante los
bancos no podran obtener la informacin sobre las
declaraciones de renta de quienes se presentaban a
solicitar prstamos y por tanto el pargrafo del art. 7 de la
Resolucin 111 estableci que el reporte del art. 623-1
(formato 1025 versin 6) solo se elabora con los datos de
quienes presentaron entre enero 1 de 2012 y julio 8 de
2012 los estados financieros acompaados de la
declaracin de renta evidencindose diferencias de ms
del 40% en algunas cifras de ambos documentos (ver
tambin el concepto DIAN 59580 de sep. de 2012). Lo
anterior significa que ese reporte especial ser uno de los
que desaparecer automticamente en los reportes del
prximo ao gravable 2013.

En relacin con la informacin para cruces de informacin
solicitada a los contribuyentes y no contribuyentes de los
impuestos nacionales administrados por la DIAN (art. 631
del E.T.), esta vez las disposiciones de la Resolucin 117,
comparadas con las que contena la Resolucin 11429 de
2011 para ese mismo ao gravable, han introducido
cambios importantes relacionados con el universo de los
informantes que tendrn el deber de entregar informacin
del ao 2012, al igual que con el el tipo de informacin
que se les exige.

En efecto, esta vez la Resolucin 117 dispone que las
personas jurdicas, declarantes de renta o de ingresos y
patrimonio por el 2012, quedarn obligadas a entregar el
conjunto completo de los formatos del 2012 si en el ao
anterior (2011) obtuvieron ingresos brutos superiores a
$100.000.000. Para definir si se excede o no dicho tope, se
deben sumar los ingresos brutos ordinarios ms los que
constituan ganancias ocasionales (ver concepto DIAN
13446 febrero 2012 que ratifica al 16455 de febrero
2009). Esa es una disminucin bastante importante en ese

|actualicese.com

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

criterio generador de la obligacin de entregar los


reportes pues la informacin completa del 2011 la
entregaron solo las personas jurdicas declarantes de
renta o de ingresos y patrimonio que en el ao anterior
(2010) hubieran obtenido ingresos brutos superiores a
$500.000.000 (ver Resolucin 11429 de octubre de 2011).
Incluso, se debe comenar cuando la DIAN public unos
borradores de sus resoluciones del 2012 en fecha octubre
19 de 2012, en ellos se indicaba que la intencin del
director de la DIAN era exigir a todas las personas
jurdicas (sin importar el monto de los ingresos brutos del
2011) a entregar el conjunto total de los reportes del
2012. Sin embargo, cuando se expidieron las resoluciones
definitivas en octubre 31 de 2012 la obligacin cubri solo
a aquellas que en el 2011 hubieran superado los
100.000.000 de ingresos brutos.

De igual forma, la Resolucin 117 ya no incluye como
criterios para quedar obligado a entregar todos los
reportes del 2012, el hecho de ser gran contribuyente a
la fecha en que se expide la resolucin o el de ser
persona jurdica que por el 2012 usar los beneficios de
la Ley 1429 de 2010. As mismo, en el caso de las
personas naturales y sucesiones ilquidas, la Resolucin
117 dispone esta vez que estarn obligadas a entregar el
conjunto completo de los formatos del 2012 las que en el
ao anterior (2011) obtuvieron ingresos brutos
superiores a $500.000.000 (el mismo tope usado en los
reportes del 2011), pero indicando esta vez que no
importa si la persona natural o sucesin ilquida
(incluidas las colombianas y extranjeras, residentes o no
en Colombia, obligadas o no a llevar contabilidad) estar o
no obligada a presentar declaracin de renta por el 2012.
Este es un ajuste importante gracias al cual le llegarn a la
DIAN ms reportes que en aos aneriores de parte de las
personas naturales y de las sucesiones ilquidas pues
hasta los resportes del ao gravable 2011 las personas
naturales y sucesiones ilquidas quedaban obligadas a
entregar los formatos solo cuando cumplan la doble
condicin de tener en el ao anterior el tope de ingresos
brutos y al mismo tiempo estar obligadas a presentar la
declaracin de renta del nuevo ao. Por tanto, en lo que se
refiere a los reportes del 2012, si una persona natural
obtuvo en el 2011 ingresos brutos superiores a
$500.000.000 y no queda obligada a declarar renta por el
ao gravable 2012, en todo caso le tendr que entregar a
la DIAN por lo menos el detalle de sus ingresos y gastos
del 2012 (algo que no se consegua en aos anteriores). Y
en cuanto a las que obtuvieron en el 2011 el tope de
ingresos antes mencionado y al mismo tiempo s quedan
obligadas a declarar renta por el ao gravable 2012, estas
no solo entregarn los reportes sobre sus ingresos y
gastos del 2012 (art. 4 y 6 de la Resolucin 117) sino que
tambin entregarn el detalle de sus cuentas por cobrar y
por pagar a diciembre 31 de 2012, al igual que el de otros
datos a diciembre 31 de su declaracin de renta 2012 (ver
artculos 8, 9 y 10 de la Resolucin 117).

De igual forma, si una persona natural o una sucesin
ilquida declarante de renta por el 2012 no obtuvo en el
2011 ingresos superiores a $500.000.000, pero durante el
2012 s recibi ingresos propios ms ingresos facturados
para terceros por un monto superior a $500.000.000,

deber entregar por lo menos el formato 1647 (literal g


del art. 631). En los reportes del ao 2011, en este criterio
para quedar obligado a hacer este reporte tambin se
incluan a las personas jurdicas pero esta vez solo se
mencionan a las naturales. Por tanto, las personas
jurdicas que s hayan facturado durante el 2012 ingresos
para terceros y que tengan la obligacin de entregar el
formato 1647 sern esta vez solo las que en el 2011
obtuvieron ingresos propios superiores a 100.000.000 y
sin importar cuanto sean sus ingresos propios ms los
facturados para el tercero durante el 2012.

La Resolucin 117 tambin dispuso que las personas
naturales y jurdicas de todo tipo (obligadas o no a
presentar declaracin de renta o de ingresos y patrimonio
por el 2012), si son personas o entidades que en el 2011
no obtuvieron los topes de ingresos brutos que antes
comentamos, pero que durante el 2012 practicaron
retenciones en la fuente (de renta o de IVA o de timbre)
sin importar el monto de tales retenciones, quedarn
obligadas a efectuar por lo menos el reporte de los
literales b y e del art. 631 del E.T. (pagos a terceros y
sus retenciones en el formato 1001, y detalle de IVA
descontables del 2012 en el formato 1005). En los
reportes del 2011 esa obligacin solo se exiga si el total
de retenciones practicadas por todos los conceptos (renta,
IVA y timbre) superaba los $3.000.000. Por tanto, en el
2012 de esta obligacin solo se salvaran aquellas
personas naturales o jurdicas agentes de retencin que
no practicaron ni un solo valor por retenciones en la
fuente (ni de renta, ni de IVA ni de timbre). Adems, a las
personas naturales y jurdicas agentes de retencin
durante el 2012 que s deban entregar por lo menos el
formato 1001 con el reporte de pagos a terceros, otra vez
se les exige que lo deben hacer reportando la totalidad de
los terceros por pagos o abonos originados en conceptos
diferentes a pagos laborales, y a los terceros por pagos
laborales y rentas de trabajo solo si superan los
$10.000.000 durante el ao 2012. Esto significa que
cuando vayan a reportar los pagos o abonos en cuenta por
conceptos diferentes a salarios y rentas de trabajo, no
pueden tomar en cuenta el lmite de reportar solo a los
terceros con pagos o abonos en cuenta que superen los
$500.000 pues ese lmite solo lo pueden utilizar todos los
dems reportantes del formato 1001, pero no los que lo
entregan por el solo hecho de haber sido agentes de
retencin durante el 2012 (ver pargrafos 1 y 2 de art. 4
de la Resolucin 117).

En cuanto al tipo de informacin que se exige por el 2012,
la Resolucin 117 dispuso que entre los obligados a
entregar el formato 1010 con el detalle de socios,
accionistas, cooperados y comuneros a diciembre 31 de
2012 tambin figurarn los fondos de empleados (con tal
de que todos sean reportantes que en el 2011 obtuvieron
ingresos brutos superiores a $100.000.000). Incluso, esta
vez el art. 3 de la Resolucin pide que en el formato 1010
queden reportados la totalidad de los socios, accionistas,
comuneros, cooperados y asociados a diciembre 31 de
2012 sin importar el valor nominal de sus aportes a dicha
fecha (hasta el 2011, en dicho reporte solo se incluan a
los que tuvieran aportes por valor nominal igual o
superior a $5.000.000).
|actualicese.com

11

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012


En el reporte de los saldos de cuentas por cobrar y por
pagar a diciembre 31 de 2012, los artculos 8 y 9 de la
Resolucin 117 fijaron nuevas reglas para hacer los
reportes de los terceros que componen esas partidas, as:
a) si el total global de las cuentas por cobrar (o por pagar)
a diciembre 31 de 2012 es superior a $500.000.000,
entonces se reportan en forma individualizada a los
terceros que tengan saldos superiores a $1.000.000; y b)
si el total global de las cuentas por cobrar (o por pagar) a
diciembre 31 de 2012 es inferior a $500.000.000,
entonces solo se reporta en forma individualizada a los
que terceros que tengan saldos superiores a $5.000.000.

De igual forma, la Resolucin 117 no exigi realizar el
formato 1004 con el detalle de los descuentos
tributarios que se utilicen en la declaracin de renta
2012. Y en el formato 1011, con los otros datos de la
declaracin de renta o de ingresos y patrimonio 2012, ya
no se piden datos como el del saldo fiscal a diciembre 31
de 2012 en caja (antiguo concepto 1105), ni el saldo fiscal
a diciembre 31 de 2012 de los activos fijos con sus
depreciaciones o amortizaciones (antiguos conceptos
1501 a 1518), ni los datos del juego de inventarios
(antiguos conceptos 1401 a 1407), ni los datos del juego
de inventarios de semovientes (antiguos conceptos 1408 a
1412), ni los detalles de los conceptos de
compensaciones que se utilicen en la declaracin de
renta 2012 (antiguos conceptos 8251 a 8252). La razn
para no pedir esta vez dicha informacin es porque la
misma solo se ver reflejada dentro del formato 1732,
formato que esta vez se exigi con la Resolucin xxxxx de
diciembre de 2012 y que debern entregar las
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Con eso se evita repetir la
experiencia de los reportes del ao gravable 2011 cuando
quienes quedaron obligados a entregar tanto la
informacin exgena de la Resolucin 11429 de 2011
como la informacin del formato 1732 (Resolucin 017 de
febrero de 2012), le hicieron llegar a la DIAN una misma
informacin dos veces, pues la DIAN, al expedir la
Resolucin 017 de febrero de 2012 y el formato 1732,
volva a pedir informacin fiscal que ya haba exigido en la
Resolucin 11429 del 2011.

Los nicos formatos de la Resolucin 117 para reportes
del 2012 que sufrieron alguna modificacin en su
estructura o listado de conceptos en comparacin con los
utilizados en los reportes del 2011, son aquellos que
deben utilizar las sociedades fiduciarias para cumplir con
los tres reportes que les exige el art. 14 de la Resolucin
(ver los nuevos formatos 1013, versin 8, para detallar
quines son los fideicomitentes dentro de cada tipo de
fideicomiso administrado; formato 1058 versin 9 para
reportar los ingresos que se obtuvieron dentro de cada
tipo de fideicomiso administrado; y formato 1014 versin
9 para detallar los pagos y sus retenciones que se hicieron
por cuenta de cada tipo de fideicomiso administrado).

Adems, la expedicin del Decreto 1159 de junio 1 de
2012 mediante el cual se reglament el art. 376-1 del E.T.,
permite prevr que para el ao gravable 2013 la DIAN va
a tener que modificar los formatos 1001 y 1003. Y es que
el decreto 1159 dispone que a antes de junio de 2013 la
12

DIAN empezar a emitir resoluciones con las cuales los


agentes de retencin que all se mencionen no
practicaran las retenciones por el sistema de causacin
sino por el sistema de caja, ya que la retencin se
contabilizar en el mismo momento en que se haga el
pago al tercero y ese pago se tendr que hacer
exclusivamente a travs de los bancos. Por tanto, en ese
caso el formato 1001 podr incluir costos y gastos que son
del ao 2013 (ya que el costo o gasto se seguir
registrando por causacin), pero la retencin sobre ese
costo o gasto puede quedar registrada en el ao 2014
(cuando se pague el respectivo costo o gasto). As, el
formato 1001 de un determinado ao podr quedar con
costos, gastos y sin retenciones, y el del ao siguiente
quedar sin costos y gastos pero s contendr datos sobre
retenciones practicadas. Eso implicar que la DIAN se vea
obligada a cambiar el formato 1003 que elabora la
persona o entidad que sufre la retencin, pues cuando
reporten que sufrieron una retencin, e informen
incluso el valor base sobre el cual se la practicaron, esos
datos del valor base pueden quedarle en un ao
mientras que para el agente de retencin los datos en su
formato 1001 le quedaron en otro ao anterior. Eso es lo
que hoy da viene sucediendo si el pagador son las
entidades pblicas que ejecutan el presupuesto general de
la nacin ya que esas entidades registran los costos y
gastos por causacin pero las retenciones por el sistema
de caja (ver art.76 de la Ley 633 de 2000 y el art. 15 del
Decreto 406 de 2001). Por tanto, es fcil esperar que la
DIAN modifique en el futuro los formatos 1001 y 1003. Y
para ello fue que en el pargrafo 1 del art. 8 de ese
Decreto 1159 de junio de 2012, pensando en que los
mismos bancos sern los que diariamente empezarn a
hacerle llegar a la DIAN los datos sobre quines
ordenaron los pagos, sobre qu bases, qu retenciones se
practicaron y quienes las sufrieron (y lo harn con los
formatos ya definidos en la Resolucin 0076 de agosto 31
de 2012), entonces se dispuso lo siguiente: Pargrafo 1.
La Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales
determinar si la informacin suministrada frente a los
pagos y retenciones efectuados conforme al presente
Decreto, releva total o parcialmente a los sujetos que
tengan la obligacin de informar sobre estos mismos
aspectos conforme al artculo 631 del Estatuto Tributario u
otras disposiciones del mismo ordenamiento.

Los plazos para la entrega de los reportes del ao gravable
2012 se vencern entre el 9 de abril y el 22 de abril de
2013 para quienes en esas fechas tengan la categora de
grandes contribuyentes; y entre el 24 de abril y el 30 de
mayo para todos los dems reportantes. Al respecto, debe
tomarse en cuenta que la Resolucin xxx de diciembre xxx
de 2012 modific la lista de grandes contribuyentes
agregando a dicha lista nuevas entidades y retirando
otras.

Recurdese, adems, que en relacin con la informacin
del ao 2011, la DIAN aprovech toda la que se le entreg
hasta junio de 2012 y con base en ella puso en servicio
una nueva seccin en su portal de internet denominada
Consulta de informacin para declaracin de renta
(https://muisca.dian.gov.co/WebArquitectura/DefInfoEc
onomica.faces). Este servicio permiti a todas las

|actualicese.com

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

personas naturales consultar gratuitamente antes de


agosto de 2012 (es decir, antes de que se vencieran sus
declaraciones de renta del ao gravable 2011), cules
fueron las operaciones del 2011 que bajo su NIT fueron
reportadas por todos los distintos informantes de exgena
(bancos, notarios, empresas). Gracias a ello las personas
naturales podran evaluar si esos datos eran ciertos y si
quedaban o no obligadas a presentar la declaracin de
renta 2011, y en caso positivo tendran informacin ms
completa para elaborarla correctamente. Eso mismo se
espera que la DIAN haga con los reportes del 2012.

Adems, en los artculos que se incluyeron nuevamente en
las resoluciones de octubre de 2012, denominados
Contingencia, la DIAN indic que si en las fechas en que
se vencera la entrega de los reportes se presentan
problemas tcnicos con el portal de la DIAN, en ese caso
el reportante tendr que llevar los archivos fsicamente en
una USB hasta cualquier sede de la DIAN en Colombia y
llevar tambin el archivo de la firma digital para hacer
entonces la transmisin desde los mismos equipos de la
DIAN. Y si all tampoco hay servicios, entonces la DIAN
emitir un comunicado avisando de ello y el informante
tendr 8 das hbiles ms para hacer la entrega del
reporte sin que se configure extemporaneidad en el
proceso.

En esta obra se har un anlisis bsico del paquete de
resoluciones 111 a 117 y tambin de la Resolucin 118
(que regulan la informacin exigida a entidades
especializadas como bancos, notarios y cmaras de
comercio, entre otros), y se mostrar en especial cmo esa
informacin tiene el principal propsito de rastrear a las
personas naturales que por el monto de sus operaciones
quedan obligadas a presentar declaracin de renta por el
del ao gravable 2012.3

Pero nos extenderemos con ejemplos prcticos sobre la
forma de hacer los reportes exigidos por la Resolucin
117 de octubre 31 de 2012, relativos a los datos de los
socios y accionistas a diciembre 31 de 2012, o los datos
sobres pagos a terceros durante el 2012, etc. (dichos
ejemplos se entregarn en archivos de Excel contenidos en
el DVD que acompaa esta obra para que los interesados
los estudien con ms detalle o los usen como plantillas para
hacer sus propios informes).

Incluso, mencionaremos lo que podra pasar si las
declaraciones tributarias con las cuales debe coincidir la
informacin solicitada por la DIAN (Retenciones en la
fuente del 2012, IVA del 2012, Renta del 2012) llegan a
ser corregidas despus de haberse entregado la
informacin exgena a la DIAN.

As mismo, mostraremos los puntos ms importantes que
se deben conocer a la hora de utilizar el prevalidador
que la DIAN publicar en su portal de internet para

construir todos los formatos de que tratan las


resoluciones en su conjunto,4 e ilustraremos sobre la
forma en como se hara la entrega de la informacin
virtualmente a travs del portal de la DIAN.

Por ltimo, se harn comentarios pertinentes sobre el
rgimen sancionatorio que actualmente se aplica para
quienes no entreguen, entreguen extemporneamente,
entreguen con errores o corrijan la informacin solicitada
por la DIAN. Igualmente, destacaremos el plazo que tiene
la DIAN para imponer la sancin respectiva ante
cualquiera de esos eventos.

Los comentarios y apreciaciones contenidos en este
material son responsabilidad exclusiva de su autor. No se
asume ningn tipo de responsabilidad en relacin con su
aplicacin ni con los resultados que se deriven de ello. Este
material constituye solo una gua. Es obligacin de los
sujetos pasivos de las obligaciones tributarias consultar
directamente las normas vigentes y dar cumplimiento a
las mismas.

A la fecha de edicin de este libro la DIAN no haba publicado una


nueva versin de su prevalidador tributario para elaborar o validar
los reportes del 2012. Pero creemos que lo har con los mismos
mens bsicos que han tenido las versiones anteriores. Por
consiguiente, cuando mencionemos los servicios que presta el
prevalidador tributario nos referiremos a la ms reciente versin
disponible, la que se utiliz para los reportes del ao 2011.

Vase el tipo de datos que se exige, por ejemplo, a los bancos con la
Resolucin 111 y comprese con lo indicado en los art. 592 a 594-3
del Estatuto Tributario, artculos que fueron modificados incluso
con la Ley de Reforma Tributaria 1607 de diciembre 26 de 2012.

|actualicese.com

13

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

14

|actualicese.com

Cuadro Sinptico resumen de las categoras de informantes por el ao gravable 2012 y los formatos que deben utilizar

(en la informacin sobre los formatos se destaca en rojo los formatos que son nuevos o que sufrieron cambios en su estructura y por ello cambian de versin, o que incluso sufrieron cambios en el listado de conceptos que se utilizan para
diligenciarlos)

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

| a c t u a l i c e s e . c o m 15

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

16

|actualicese.com

Cuadro Sinptico resumen de las categoras de informantes por el ao gravable 2012 y los formatos que deben utilizar

(en la informacin sobre los formatos se destaca en rojo los formatos que son nuevos o que sufrieron cambios en su estructura y por ello cambian de versin, o que incluso sufrieron cambios en el listado de conceptos que se utilizan para
diligenciarlos)

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

| a c t u a l i c e s e . c o m 17

Cuadro Sinptico resumen de las categoras de informantes por el ao gravable 2012 y los formatos que deben utilizar

18

(en la informacin sobre los formatos se destaca en rojo los formatos que son nuevos o que sufrieron cambios en su estructura y por ello cambian de versin, o que incluso sufrieron cambios en el listado de conceptos que se utilizan para
diligenciarlos)

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

|actualicese.com

Cuadro Sinptico resumen de las categoras de informantes por el ao gravable 2012 y los formatos que deben utilizar

(en la informacin sobre los formatos se destaca en rojo los formatos que son nuevos o que sufrieron cambios en su estructura y por ello cambian de versin, o que incluso sufrieron cambios en el listado de conceptos que se utilizan para
diligenciarlos)

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

| a c t u a l i c e s e . c o m 19

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

Captulo I
Bases normativas sobre las que se sustenta la exigencia de informacin
exgena tributaria por parte de la DIAN

Clasificacin del deber de entregar informacin exgena en el conjunto de obligaciones que
tienen los sujetos pasivos de las obligaciones administradas por la DIAN. Estudio de las normas
que rigen la forma y el momento en que se deben expedir las resoluciones

1.1 Distincin entre obligaciones tributarias
sustanciales y obligaciones formales


Para entender un poco ms el fundamento jurdico que
tiene la DIAN para exigir el suministro de informacin
exgena tributaria, es necesario conocer la clasificacin
que las normas fiscales hacen de las obligaciones
tributarias administradas por la dicha institucin.

En efecto, las obligaciones tributarias administradas por
la DIAN y a cargo de los distintos sujetos pasivos de las
mismas, estn divididas bsicamente en dos grupos:

a) Las obligaciones sustanciales: que se relacionan con la
obligacin que tiene cada contribuyente de pagar los
impuestos administrados por la DIAN (IVA, renta,
retencin, GMF, aranceles, etc.) si incurre en el hecho que
los genera. Al respecto, en el artculo 1 del Estatuto
Tributario se dispone lo siguiente:

ARTICULO 1o. ORIGEN DE LA OBLIGACIN SUSTANCIAL.
La obligacin tributaria sustancial se origina al realizarse
el presupuesto o los presupuestos previstos en la ley como
generadores del impuesto y ella tiene por objeto el pago del
tributo.


Como se ve, los reportes de informacin exgena
tributaria califican en el grupo de obligaciones formales.
Su ubicacin en ese grupo implica varias particularidades
propias de dichas obligaciones tales como, por ejemplo,
que se les apliquen sanciones muy especiales (para
nuestro caso, la contenida en el art. 651 del E.T. regulado
por la Resolucin 11774 de diciembre de 2005); o que la
DIAN cuente con un plazo de tiempo especial para
imponer tales sanciones (ver captulo VI de esta
publicacin); o que a dichas obligaciones formales no las
ampare el beneficio de auditora el cual solo ampara las
declaraciones de Renta y de IVA y Retencin en la fuente
(Arts. 689-1 y 705-1 del E.T.).

1.2 Distincin de las distintas categoras de


entidades o personas informantes.
Dado que algunas entidades y personas manejan
informacin especializada, en los artculos 623 a 631-1 del
Estatuto Tributario se mencionan varias categoras de
entidades informantes y a cada uno de ellas se les pide
reportar un tipo de informacin especfica (ver el cuadro
sinptico resumen en las pginas iniciales de esta obra).

Y en el concepto unificado del IVA 001 de junio de 2003 de


la DIAN (en el Ttulo I, Captulo 1, numeral 1.2), se
menciona lo siguiente:

En conclusin, la obligacin tributaria sustancial nace de
una relacin jurdica que tiene origen en la Ley, y consiste
en el pago al Estado del impuesto como consecuencia de la
realizacin del presupuesto generador del mismo
(subrayado fuera del texto)

b) Las obligaciones formales: que son las enunciadas en los
artculos 555 a 633 del E.T., dirigidas a que el
contribuyente cumpla con la obligacin sustancial. Entre
ellas se incluyen:

Inscribirse en el Registro nico Tributario- RUT y


mantenerlo actualizado (Art. 555-2 E.T. y Decreto
2788 de 2004 modificado con los Decretos 2645 de
julio de 2011 y 2820 de agosto de 2011; ver tambin
el Art. 658-3 del E.T.).

Expedir factura de venta (Art. 615 y siguientes del


E.T.)

Elaborar y presentar las declaraciones tributarias


(Art. 574 a 611 del E.T.)
20

Suministrar la informacin que la autoridad


tributaria le exija, ya sea en respuestas a
requerimientos ordinarios (Art. 684, literal c) o a
travs de los reportes anuales de informacin
exgena tributaria (anteriormente conocidos como
reportes en medios magnticos; ver Arts. 622 a
633 del E.T.).5

Los artculos 622 a 633 existen hace mucho tiempo en el Estatuto


Tributario (con excepcin del 631-3 que lo cre la Ley 1430 de
2010 y que estableci el reporte de informacin con relevancia
tributaria el cual se entreg por primera vez por el ao gravable
2011 en el novedoso formato 1732, formato que por el 2012 se
volver a entregar segn lo indicado en la Resolucin XXXXXX de
diciembre de 2012). Por ese motivo dichos artculos contienen la
expresin medio magntico. Sin embargo, en vista de que desde el
2006 la DIAN estren sus servicios informticos electrnicos, la
informacin exigida ya no se suministra a travs de medios
magnticos (como el CD o una USB), sino que hoy da se exige
entregarlos por medios electrnicos, es decir, a travs del portal
de internet de la DIAN. Adems, la palabra exgena hace
contraste con la palabra endgena, pues la primera se refiere a
informacin que llega hasta la DIAN desde afuera, es decir, de parte
de los contribuyentes y dems administrados por la DIAN, mientras
que la segunda hace referencia a informacin que fluye desde las
dependencias internas de la entidad.

5

|actualicese.com

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012


As, tenemos que en los Arts. 623, 623-1 y 623-2 (sic) se
seala una informacin especial que se exige en forma
exclusiva a las entidades del sector financiero (bancos,
cooperativas de ahorro y crdito, fondos de empleados,
fondos de valores, fondos de pensiones, etc.).

Igualmente, existen otros artculos con exigencia de
informacin especializada y son:

-El Art,. 624, que exige informacin especializada a las
cmaras de comercio.

-El Art. 625, que exige informacin especializada a las
bolsas de valores;

-El Art. 626, que exige informacin especializada a las EPS,
fondos de pensiones, ARP, SENA, ICBF y cajas de
compensacin;

-El Art. 627, que exige informacin especializada a la
Registradura Nacional del Estado Civil.

-El Art. 628, que exige informacin especializada los
comisionistas de bolsa.

-El Art. 629, que exige informacin especializada a los
notarios.

-El Art. 629-1, que exige informacin especializada a los
tipgrafos elaboradores de facturas.

-El Art. 630, que exige informacin especializada a los
jueces.

-El Art. 631-1, que exige informacin especializada a la
persona o entidad que tenga la calidad de matriz en los
grupos empresariales (ley 222 de 1995).

-El art. 631-3 (creado con el art. 17 de la Ley 1430
diciembre 29 de 2010), que le permite al director de la
DIAN solicitar lo que se conoce como reporte de
informacin con relevancia tributaria (formato 1732). El
ao gravable 2011 fue el primero en el que se solicit
dicho reporte y se utiliz para exigirles a algunos
declarantes de renta obligados a llevar contabilidad un
mayor detalle en las cifras contables y fiscales con las que
se haba elaborado la declaracin de renta de dicho ao.
Por el ao gravable 2012, nuevamente se solicit ese
mismo reporte del formato 1732 segn la Resolucin xxxx
de diciembre de 2012

Pero con el art. 631 (titulado para estudios y cruces de
informacin) se le exige informacin a toda persona
jurdica, persona natural o sucesin ilquida
(contribuyente o no contribuyente de los impuestos
nacionales administrados por la DIAN), con tal de que
cumpla ciertos requisitos especiales. Esos reportes se
exigen sin importar que al mismo tiempo le pueda
corresponder presentar una o varias de las otras
informaciones especializadas contenidas en los artculos
antes citados.


En relacin con esos reportes, es importante conocer que
el art. 631-2 del E.T., creado con la ley 863 de diciembre
de 2003, que le da al director de la DIAN la facultad para
manejar a su libre discrecin los valores absolutos objeto
de la informacin de que tratan los arts. 623, 623-2 (sic),
628, 629, 629-1 y 631 del E.T.

Por ese motivo, los valores objeto de reporte o los valores
que fijan el criterio con el que se define quines deben
presentar la informacin (por ejemplo, el nivel de
ingresos brutos en el ao gravable anterior a aquel que se
va a reportar), se pueden dejar igual a los de aos
anteriores o modificarlos ya sea para aumentarlos o para
disminuirlos (como justamente sucedi con las
resoluciones para solicitud de informacin de los aos
gravables 2011 y 2012). Eso explica incluso por qu
razn los valores absolutos que se mencionaban hasta
diciembre de 2003 en esos artculos no tuvieron que
quedar convertidos al estndar de la UVT (unidad de valor
tributario), tal como s se hizo con todas las dems cifras
que estaban contenidas en el Estatuto Tributario y sus
normas reglamentarias para cuando fue expedida la ley
1111 de diciembre de 2006, que hizo dicha conversin de
valores absolutos a valores en UVT.

Adems, junto con todos esos informes definidos en los
artculos del Estatuto Tributario., coexisten hoy en da
otros reportes exigidos a travs de normas que no estn
contenidas en dicho Estatuto y que podramos calificar
como pertenecientes al universo de los reportes de
informacin exgena tributaria (son exigidos en virtud de
las facultades de fiscalizacin que se dan a la DIAN en el
artculo 684 y 684-2 del E.T., o por causa de otras normas
especiales). Tales reportes son:

-Los exigidos en el art. 58 de la Ley 863 de diciembre de
2003, y que se entregan mensualmente dentro del mismo
ao gravable por parte de cualquier entidad pblica o
privada que ejecute convenios de cooperacin y asistencia
tcnica con organismos internacionales (ver el Decreto
4660 Nov. de 2007). Los reportes del ao 2012 se hicieron
segn las instrucciones de la Resolucin 11431 de octubre
31 de 2011. Y los reportes del 2013 los realizarn de
acuerdo con las instrucciones de la Resolucin 119 de
octubre 31 de 2012.

-Los exigidos por la Resolucin 12889 de noviembre de
2007 (modificada con las Resoluciones 1274 de febrero de
2008, 3460 de abril de 2008 y 0924 de enero de 2009), los
cuales se entregan en forma semestral dentro del mismo
ao gravable y corren por cuenta de las personas
naturales o jurdicas que presten el servicio de frigorficos
(sacrificio de animales para el consumo humano).

-Los exigidos por la Resolucin 4450 de mayo de 2008, los
cuales se entregan semestralmente dentro del mismo ao
gravable y corren por cuenta de las personas naturales y
jurdicas y sus asimiladas, que procesan y/o comercializan
pieles y/o cueros en desarrollo de las actividades de
curtido, preparacin y teido de cueros y/o pieles y/o
cueros de animales bovinos y bufalinos.

| a c t u a l i c e s e . c o m 21

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

-Los exigidos por la Resolucin 14465 de noviembre 28 de


2007, los cuales se entregan en forma bimestral dentro
del mismo ao gravable y corren por cuenta de las
personas naturales o jurdicas que expidan y/o acepten
facturacin electrnica.6

resoluciones de octubre de ese ao indicaban que el IVA


que estuviera sumando con los costos y gastos se tenia
que discrimiar por separado del respectivo costo o gasto).
Pero ese cambio tambin le va a permitir a los que juegan
a la evasin tributaria a conocer con mucha anticipacin
de qu forma evitar caer en topes de operaciones con las
empresas con las cuales terminaran siendo reportados
por ellas al final del ao. As mismo ese cambio permitir
que si las resoluciones se concern desde antes de
empezar el respectivo ao fiscal, entonces la DIAN si
podr recibir la informacin de las personas jurdicas y
sucesiones ilquidas que se vayan liquidando durante el
ao pues hasta ahora, como las resoluciones solo salan
dos meses antes de acabarse el ao fiscal, entonces todas
esas personas jurdicas y sucesiones ilquidas que se
liquidaban antes de octubre y cancelaban su RUT se
terminaban salvando de entregar la informacin por esa
fraccin de ao fiscal en que s haban hecho operaciones.

Por tanto, en relacin con la informacin exgena
tributaria correspondiente al ao gravable 2012, la DIAN
expidi, en octubre 31 de 2012 (Diario Oficial 48.600 de la
misma fecha), un paquete de ocho resoluciones
totalmente nuevas (resoluciones 0111 hasta 0118) las
cuales reemplazan las que se haban expedido en octubre
de 2011 (11423 a 11430).8

Dichas resoluciones expedidas en octubre 31 de 2012
reglamentan la informacin que se va a suministrar por
cada categora de entidades y personas informantes as
(ver el cuadro sinptico resumen en las pginas iniciales de
esta obra):

La Resolucin 111 reglamenta la informacin que se
va a suministrar por las entidades financieras (art.
623, 623-1 y 623-2(sic) del E.T.)

La Resolucin 112 reglamenta la informacin
suministrada por las cmaras de comercio (art. 624
del E.T.).

La Resolucin 113 reglamenta la informacin a
suministrar por las bolsas de valores (art. 625 del
E.T.) al igual que la que suministrarn los
comisionistas de bolsa (art. 628 del E.T.).

La Resolucin 114 reglamenta la informacin
suministrada por la Registradura Nacional del
Estado Civil (art. 627 del E.T.).

La Resolucin 115 reglamenta la informacin
suministrada por los notarios (art. 629 del E.T.).

1.3 Proceso que rige la expedicin de


resoluciones anuales que debe emitir la
DIAN antes de finalizar el respectivo ao
fiscal
La informacin a que se refieren los Arts. 623 a 631-1 del
E.T debe suministrase por periodos anuales.7

Por tal razn, para cada una de las categoras de entidades
informantes que mencionamos anteriormente, la DIAN
expide anualmente una resolucin especial individual en
la que se aclara cul es la informacin que se ha de
reportar, a quines les corresponde informarla, la forma
de reportarla y los plazos para entregarla.

Esas resoluciones deben publicarse por lo menos con dos
meses de anticipacin a la fecha de finalizacin del
respectivo ao fiscal al cual pertenezca la informacin
(ver art. 631, pargrafo 3). Adems, si no se emite una
nueva resolucin al llegar un nuevo ao, se entiende que
se emplear la ms reciente resolucin que se haya
expedido.

Sin embargo, es muy importante destacar a esta altura
que gracias a los cambios que el Art. 139 de la Ley de
Reforma Tributaria 1607 de diciembre 26 de 2012 le hizo
al Art. 631 del E.T., el director de la DIAN tendr que
cambiar su estilo para expedir las resoluciones de
exgena pues las tendr que seguir expidiendo dos meses
antes de que empiece el respectivo ao fiscal y no como
hasta ahora que tena plazo para hacerlo hasta dos meses
antes de finalizar el respectivo ao gravable. Por ello en
los prximos das se tendrn que conocer tambin las
resoluciones con las cuales se pedir la informacin del
ao gravable 2013 pues ya no se podr esperar hasta
octubre de 2013 para hacerlo. Este gran cambio permitir
que las empresas y personas s puedan definir de qu
forma tienen que ir registrando todas las operaciones con
terceros desde el comienzo el ao y as evitarse las
sorpresas de que justo cuando ya iba a finalizar el aoel
director de la DIAN les pida la informacin de una forma
que implicaba devolverse a reacomodar los registros
contables del ao que ya se estaba cerrando (como fue lo
que justamente sucedi a finales del 2011 cuando las
6Sobre esos tres reportes no ahondaremos en la presente obra, pues
nicamente nos referiremos a los reportes que estn regulados en
el Estatuto Tributario, art. 623 a 631-1 del E.T.

7En relacin con la informacin a que hace referencia el art. 58 de
la ley 863 de diciembre de 2003, esos reportes son mensualizados y
se van entregando en el trascurso del propio ao fiscal utilizando
incluso un prevalidador tributario especial diseado por la DIAN;
los reportes de los frigorficos y de los procesadores de cuero se
entregan por periodos semestrales, usando igualmente un
prevalidador tributario especial para cada uno de ellos.

22

Se debe resaltar que la informacin y/o sus correcciones de cada


ao fiscal, para los informantes que no la hayan presentado
oportunamente y les sea exigida por la DIAN dentro del plazo que
tiene la DIAN para hacerlo, o para quienes les toque corregirla
porque la DIAN les detect errores o el propio informante los
detect, se suministraran con las resoluciones y el prevalidador
que rigieron para cada ao fiscal.
8

|actualicese.com

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

La Resolucin 116 reglamenta la informacin


suministrada por los tipgrafos elaboradores de
facturas (art. 629-1 del E.T.).
La Resolucin 117 reglamenta la informacin
suministrada por los contribuyentes y no
contribuyentes de los impuestos nacionales (art. 631
del E.T.).
La Resolucin 118 reglamenta la informacin
suministrada por los grupos empresariales (art. 631-
1 del E.T.).9


Advirtase adems que en relacin con la informacin que
deben enviar los jueces civiles y las entidades de la
seguridad social y parafiscales (art. 626 y 630 del E.T.)
desde hace varios aos la DIAN no les ha expedido a los
respectivos informantes nuevas resoluciones y por
consiguiente esas entidades haran sus reportes segn la
ms reciente resolucin emitida.

Tngase presente que hasta los reportes del ao gravable 2006 la


DIAN deca que los reportes del art.631-1 se aplicaban tambin a
los grupos econmicos. Ese exceso de facultades de la DIAN
produjo varios fallos del Consejo de Estado, entre ellos el fallo
15626 de septiembre de 2007 y el 17236 de septiembre de 24 de
2009, en los que se dijo que la DIAN no poda hacer extensiva la
exigencia de este reporte a los grupos econmicos, pues solo le
aplicaba a los grupos empresariales de la Ley 222 de1995, y con
ello la DIAN ya no volvi a decir en las resoluciones del ao 2007 y
siguientes con las que regula el art. 631-1 del E.T. que la
informacin sea exigible tambin a los grupos econmicos.

| a c t u a l i c e s e . c o m 23

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

Captulo II
Anlisis de las resoluciones de la DIAN que regulan por el ao gravable
2012, la informacin exgena tributaria exigida a entidades
especializadas

Resoluciones 111 a 116, y 118, de octubre 31 de 2012, que hacen referencia a la informacin mencionada
en los artculos 623 a 629-1, y 631-1, del Estatuto Tributario, exigida a entidades especializadas como
entidades financieras, notarios, bolsas de valores, Registradura Nacional, cmaras de comercio,
tipgrafos y grupos empresariales.
En Las pginas siguientes se mencionan los aspectos ms
importantes de las resoluciones 111 a 116, y de la 118, de
octubre 31 de 2012, las cuales contienen las exigencias de
informacin por el ao gravable 2012 a las entidades
especializadas mencionadas en los arts. 623 a 629-1 y
631-1 del E.T. El anlisis de la Resolucin 117 se har por
aparte en el captulo III.10

del ao anterior (en este caso a diciembre 31 de 2011),


con tal de que sean entidades que realicen actividades
financieras.

Qu tipo de informacin van a reportar por el 2012?
Deben reportar la siguiente informacin:

1. Las entidades vigiladas por Superfinanciera, las
cooperativas de ahorro y crdito y los fondos de
empleados suministrarn los datos de las personas
jurdicas y naturales que hayan efectuado consignaciones
durante el 2012 en cuentas de ahorro y corrientes
(vigentes o canceladas a diciembre 31 de 2012) por
valores superiores a $25.000.000 (incluidos entre tales
consignaciones los valores provenientes de prstamos
otorgados por la entidad financiera reportante pero sin
sumar los cheques consignados y devueltos ni los
traslados entre cuentas abiertas en la misma entidad
reportante; ver pargrafo 1 del numeral 1 del art. 1). En el
reporte se debe sealar el tipo de concepto por el cual la
cuenta ha merecido estar exonerada del 4 x mil (Art. 879
del E.T.; al respecto recurdese que en el sistema
financiero cada cuentahabiente solo puede tener una
nica cuenta exonerada del 4 x mil). Se reportar al titular
principal de la cuenta y a los secundarios y/o firmantes
autorizados, si los hay. Adicionalmente, se debern
reportar las consignaciones, sin importar su monto, para
las cuentas corrientes y de ahorro de un mismo
cuentahabiente cuando sus saldos consolidados a
diciembre 31 de 2012 sean iguales o superiores a
$5.000.000.11 Los topes de referencia antes mencionados
fueron los mismos usados en los reportes del ao 2011.
Para este reporte se usar el mismo formato 1019 versin
8 que se us en los reportes del 2011.

2. Las entidades vigiladas por Superfinanciera, las
cooperativas de ahorro y crdito y los fondos de
empleados suministrarn los datos de quienes
constituyeron CDT (o inversiones similares) durante 2012
por ms de $5.000.000 (por el 2011 el tope fue igual). Se

2.1 Informacin exigida a las entidades vigiladas


por la Superintendencia Financiera (incluidos
fondos de valores, fondos de inversin, fondos
mutuos de inversin, fondos comunes
ordinarios y fondos de pensiones), cooperativas
de ahorro y crdito, organismos cooperativos de
grado superior, instituciones auxiliares del
cooperativismo, cooperativas multiactivas e
integrales y fondos de empleados que realicen
actividades financieras
Artculos 623, 623-1 y 623-2 (sic) del E.T.
Resolucin 111 de octubre 31 de 2012

A quines se exigen los reportes de esta resolucin?
A los bancos y dems entidades vigiladas por la
Superfinanciera, incluidos los fondos de valores, fondos
de inversin, fondos de pensiones, fondos mutuos de
inversin, sin que se tenga que tomar en cuenta ningn
requisito especial sobre nivel de ingresos o patrimonio a
diciembre 31 del ao anterior (para nuestro caso, a
diciembre 31 de 2011). Es decir, aplica a la totalidad de
esas entidades.

Tambin aplica para las cooperativas de ahorro y crdito,
los organismos cooperativos de grado superior,
instituciones auxiliares del cooperativismo, cooperativas
multiactivas e integrales y Los fondos de empleados sin
importar sus niveles de ingresos o patrimonio a diciembre

11

Es claro que dar a conocer esta informacin desde octubre 31 de


2012 facilitar que los evasores jueguen a no dejar esos saldos de
ms de $5.000.000 a diciembre 31 de 2012 en sus cuentas para no
ser reportados.

10

Para todos los efectos, advirtase que las cifras tributarias que se
incluyan en cualquiera de los reportes exigidos con estas
resoluciones se reportan en pesos, sin decimales, comas o frmulas.

24

|actualicese.com

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

reporta al titular principal de la inversin y a los


secundarios si los hay. Adems, si en la misma entidad el
inversionista nicamente renovaba un mismo CDT, tales
renovaciones no se suman como nuevas inversiones del
ao aunque s se reportar por lo menos el inters que el
inversionista se haya ganado en dichas renovaciones (ver
pargrafo del numeral 2 del art. 1 Resol. 111, y el
concepto DIAN 018799 de Mar. 3 de 2006; usarn para
este reporte el mismo formato 1020, versin 6 que se us
en los reportes del 2011).

3. Los administradores de carteras colectivas, fondos
mutuos de inversin y dems fondos administrados por
sociedades vigiladas por la Superintendencia Financiera,
debern bajo su propio NIT informar segn lo dispuesto
en el literal a del artculo 623 del Estatuto Tributario, los
datos de sus inversionistas y/o partcipes, relativos al ao
gravable 2012, indicando los datos de quines hicieron
operaciones durante el 2012 por montos superiores a
$5.000.000 (por el 2011 el tope fue igual; usarn para este
reporte el mismo formato 1021, versin 6 utilizado en los
reportes del 2011).

4. Los fondos de pensiones voluntarias informarn los
datos de quienes hicieron ahorros voluntarios en dichos
fondos durante 2012, sin importar su cuanta (por el 2011
el criterio fue el mismo). Para este reporte usarn el
mismo formato 1022, versin 7 utilizado en los reportes
del 2011.

5. Los bancos y dems entidades vigiladas por la
Superintendencia Financiera debern informar los datos
de quienes hicieron consumos y/o avances con tarjetas de
crdito superiores a $20.000.000 (por el 2011 el tope fue
igual; usarn para este reporte el mismo formato 1023,
versin 6 utilizado en los reportes del 2011).

6. Los bancos y dems entidades vigiladas por la
Superintendencia Financiera debern informar los datos
de quienes hayan recibido ingresos por ventas recaudadas
con tarjetas de crdito superiores a $10.00.000 (incluido
el IVA). Por el 2011 el tope fue igual. Usarn para este
reporte el mismo formato 1024 versin 6 utilizado en los
reportes del 2011.

7. Los bancos, dems entidades vigiladas por la
Superintendencia Financiera y los fondos de empleados
debern informar los datos de a quines se otorg
prstamos por ms de $20.000.000. Por el 2011 el tope
fue igual. Usarn para este reporte el mismo formato 1026
versin 6 que se us en los reportes del 2011.

8. Los bancos y dems entidades financieras debern
informar los datos de quienes presentaron durante el
2012 (al menos entre enero 1 y julio 8 de 2012) unos
estados financieros de aos anteriores acompaados de
las respectivas declaraciones de renta de esos aos, para
un proceso de crdito, pero en los cuales se detectaba que
la utilidad contable antes de impuestos exceda en ms de
un 40% al valor de la renta lquida de la respectiva
declaracin, o que el patrimonio neto contable exceda en
ms de un 40% al patrimonio lquido de la declaracin de
renta (Art. 623-1 del E.T. y el artculo 7 de la Resolucin).

Usarn para este reporte el mismo formato 1025 versin


6 que se us en los reportes del 2011. En este punto es
necesario comentar que a raz de que el art. 2 de la Ley
1555 de julio 9 de 2012 derog el inciso primero del art.
620 del E.T. quedaba claro que los bancos, desde julio 9 de
2012 en adelante, ya no podan obtener la informacin
sobre las declaraciones de renta de quienes se
presentaban a solicitar prstamos y por tanto el pargrafo
del art. 7 de la Resolucin 111 les dice que el reporte del
art. 623-1 (formato 1025 versin 6) solo se elabora con
los datos de quienes presentaron entre enero 1 de 2012 y
julio 8 de 2012 los estados financieros acompaados de la
declaracin de renta y en los que se evidenciaran las
diferencias de ms del 40% en algunas cifras de ambos
documentos (ver tambin el Concepto DIAN 59580 de sep.
de 2012). Lo anterior significa que ese reporte especial
ser uno de los que desaparecer automticamente en los
reportes del prximo ao gravable 2013.

La importancia de estos reportes que son entregados por
los bancos y entidades financieras (en especial los
referentes a montos de consignaciones efectuados
durante el ao, o montos de CDT y dems inversiones
efectuadas durante el ao, o consumos hechos con tarjetas
de crdito durante el ao) radica en que con ellos se podr
rastrear a las personas naturales y sucesiones ilquidas
que por el ao gravable 2012 quedaran obligadas a
declarar renta.

En efecto, y de acuerdo con lo contemplado en el artculo
594-3 del E.T., cualquier persona natural (sea asalariada o
trabajador independiente o de menores ingresos) quedar
obligada a presentar declaracin de renta por el ao
gravable 2012 si incumple de un total de seis requisitos,
alguno de los tres siguientes (vase artculo 7 del Decreto
2634 de diciembre 17 de 2012 el cual se ve afectado con
los cambios que los artculos 18 y 198 de la Ley de
Reforma tributaria 1607 de diciembre 26 de 2012 le
hicieron al art. 594-1 del E.T. y al Art. 15 de la Ley 1429 de
2010):

- Sus consumos con tarjetas de crdito durante el ao
2012 no debieron exceder de $72.937.000 (2.800 UVT x
$26.049).

-Sus compras y consumos totales en el ao 2012 (en
efectivo, ms tarjetas de crdito, ms cheques, ms
tarjetas dbito, o permutas, etc.) no debieron exceder de
$72.937.000 (2.800 UVT x $26.049).

-El valor total de consignaciones bancarias, depsitos e
inversiones financieras efectuadas durante el ao 2012,
no debi exceder de $117.220.000 (4.500 UVT x $26.049).

De qu manera harn la entrega de los archivos?
En primer lugar, es importante que el RUT de la entidad
informante refleje la responsabilidad 14-informante de
exgena.

Adicionalmente, segn el Art. 10 de la Resolucin 111, el
representante legal de la entidad reportante est obligado
a hacer el reporte (tanto inicial como de las posibles
correcciones) usando los servicios informticos
| a c t u a l i c e s e . c o m 25

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

electrnicos de la DIAN y la firma digital emitida por la


DIAN. 12

Adems, la norma indica que si la DIAN lo autoriza, el
representante legal podra usar una firma digital de las
que son expedidas por entidades distintas a la DIAN,
(ejemplo, las que expide Certicamara S.A.; ver
www.certicamara.com).

Para la transmisin virtual no se aceptan excusas como
daos en los equipos, o prdida de la firma digital. Si se
pierde dicha firma digital o si cambian al representante
legal, deben pedir el cambio mnimo con tres das hbiles
de anticipacin a la fecha del vencimiento (pargrafo Art.
11, Resol. 111).

En todo caso, y al igual que lo sucedido con los reportes
del ao 2011, la DIAN incluy un artculo denominado
contingencia (art. 11 de la Resolucin 111) en el cual se
indica que si para la fecha de entrega virtual de los
reportes se presentan problemas tcnicos con el portal de
la DIAN, el reportante tendra que llevar los archivos
fsicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN
en Colombia y llevar tambin el archivo de la firma
digital para hacer entonces la transmisin desde los
mismos equipos de la DIAN. Y si all tampoco hay
servicios, entonces la DIAN emitir un comunicado
avisando de ello y el informante tendr ocho das hbiles
ms para hacer la entrega del reporte sin que se configure
extemporaneidad en el proceso.

Plazos
El plazo para hacer el reporte nmero 8 de los que
alistamos anteriormente (sobre estados financieros que
mostraban diferencias superiores al 40% con la
declaracin de renta respectiva en los procesos de
solicitud de crdito, art. 623-1 del E.T.) se vencer, para
cualquier nit, en mayo 23 de 2013 (ver Art. 39 del
Decreto 2634 de diciembre 17 de 2012).

Para los dems reportes, el art. 9 de la Resol. 111 volvi a
fijar dos calendarios que dependern de si la entidad
informante, para la fecha en que entregar la informacin,
es o no un gran contribuyente (responsabilidad 13 en
el RUT). Al respecto, debe tomarse en cuenta la
Resolucin XXX de diciembre xx de 2012 con la cual se
actualiz la lista de entidades grandes contribuyentes,
retirando a muchas de la lista e ingresando a otras.

Tales plazos son:

Hasta

9 de abril de 2013

10 de abril de 2013

11 de abril de 2013

12 de abril de 2013

15 de abril de 2013

16 de abril de 2013

17 de abril de 2013

18 de abril de 2013

19 de abril de 2013

22 de abril de 2013

Personas jurdicas
contribuyentes):

ltimos dos
Dgitos del NIT
(sin incluir dgito
de verificacin)

Grandes contribuyentes:






12 Los reportes no son firmados ni por Contador ni por Revisor
Fiscal. Solo los firma el Representante Legal

26

ltimo dgito
del NIT (sin
incluir dgito
de
verificacin)

|actualicese.com

(que

no

sean

Fecha

96 a 00

24 de abril de 2013

91 a 95

25 de abril de 2013

86 a 90

26 de abril de 2013

81 a 85

29 de abril de 2013

76 a 80

30 de abril de 2013

71 a 75

2 de mayo de 2013

66 a 70

3 de mayo de 2013

61 a 65

6 de mayo de 2013

56 a 60

7 de mayo de 2013

51 a 55

8 de mayo de 2013

46 a 50

9 de mayo de 2013

41 a 45

10 de mayo de 2013

36 a 40

14 de mayo de 2013

31 a 35

15 de mayo de 2013

26 a 30

16 de mayo de 2013

21 a 25

17 de mayo de 2013

16 a 20

20 de mayo de 2013

11 a 15

21 de mayo de 2013

06 a 10

22 de mayo de 2013

01 a 05

23 de mayo de 2013

grandes

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

ARTCULO 15. Deber suministrar informacin por parte


de las Cmaras de Comercio y el Ministerio de Salud y
Proteccin Social a la Direccin de Impuestos y Aduanas
Nacionales (DIAN).
1- Por parte de las Cmaras de Comercio en relacin con
Nuevas Pequeas Empresas o Pequeas Empresas
Preexistentes. Las Cmaras de Comercio conformarn el
listado de las empresas inscritas en el registro mercantil
que cumplan con los requisitos de activos totales y nmero
de trabajadores que las identifica como pequeas empresas,
segn se definen en el artculo segundo de la Ley 1429 de
2010 en concordancia con el artculo 1 del presente
Decreto, e igualmente de las empresas que matriculadas al
amparo de la Ley 1429 de 2010 se inscribieron o renovaron
su matrcula mercantil antes del 31 de marzo de cada ao.
Las Cmaras de Comercio, a travs de Confecmaras o de
quien haga sus veces, enviarn la informacin contenida en
el registro anterior a la Direccin de Impuestos y Aduanas
Nacionales DIAN, en los trminos y con las especificaciones
tcnicas que determine la Direccin de Impuestos y
Aduanas Nacionales.

Formato a utilizar
Usarn para este reporte los mismos formatos 1038
(versin 6) y 1039 (versin 6) que se usaron en los
reportes del 2011.

De qu manera harn la entrega de los archivos?
En primer lugar, es importante que el RUT de la cmara de
comercio refleje la responsabilidad 14-informante de
exgena.

Adems, segn el art. 6 de la Resolucin 112, el
representante legal de la Cmara de Comercio queda
obligado a hacer el reporte (tanto inicial como las posibles
correcciones) usando los servicios informticos
electrnicos de la DIAN y la firma digital emitida por la
DIAN (esta informacin no requiere ser firmada ni por
contador ni por revisor fiscal). Adems, la norma dice que
si la DIAN lo autoriza, el representante legal podra usar
una firma digital de las que son expedidas por entidades
distintas a la DIAN (ejemplo, las que expide Certicamara
S.A.; ver www.certicamara.com.co).

Para la transmisin virtual no se aceptan excusas de
daos en los equipos, o de prdida de la firma digital.
Si se pierde dicha firma digital, deben pedir un cambio
mnimo con tres das hbiles de anticipacin a la fecha del
vencimiento (pargrafo art. 7 Resolucin 112).

En todo caso y al igual que lo sucedido con los reportes del
ao 2011, la DIAN incluy un artculo denominado
contingencia (art. 7 en la Resolucin 112) en el cual se
indica que si para la fecha de entrega virtual de los
reportes se presentan problemas tcnicos con el portal de
la DIAN, el reportante tendra que llevar los archivos
fsicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN
en Colombia y llevar el archivo de la firma digital para
hacer la transmisin desde los mismos equipos de la
DIAN. Y si all tampoco hay servicios, la DIAN emitir un
comunicado avisando de ello y el informante tendr ocho
das hbiles ms para hacer la entrega del reporte sin que
se configure extemporaneidad en el proceso.

2.2 Informacin exigida a las cmaras de


comercio
Art. 624 del E.T.; Resolucin 112 de octubre 31
de 2012

A quines se exigen los reportes de esta resolucin?
Cmaras de comercio de toda Colombia, sin importar
ningn criterio en especial.

Qu tipo de informacin van a reportar por el 2012?
Datos de las sociedades (incluidas direccin y cdigo de
pas) que se hayan creado o liquidado durante el ao 2012
(sin importar el tipo de sociedad ni su capital social).
Cuando se trate del dato de las sociedades creadas
durante el ao, se debe identificar a los socios o
accionistas con sus respectivos aportes. Si son socios o
accionistas del exterior, se les identificar con el NIT con
que los mismos se identifican en el exterior para los
efectos del impuesto de renta de sus pases. Si no usan NIT
en ese pas, entonces se reportarn con los seudo-NITS
especiales permitidos por la DIAN para estos casos, los
cuales inician en 444444001 y pueden avanzar hasta el
444449000.
Se debe advertir que en el caso de las sociedades distintas
de las annimas, esa informacin que le exigen a las
Cmaras de Comercio sobre socios de las sociedades
creadas, y el dato de las sociedades liquidadas, es algo que
la DIAN ya tiene dentro del RUT de tales sociedades
(vase la pgina 4 del RUT de una persona jurdica).Por
tanto, la informacin solo le es til a la DIAN si la sociedad
creada fue una annima pues para ese tipo de
sociedades en el RUT solo se consignan los datos de los
miembros de la junta directiva (incluso, en el caso de las
sociedades annimas simplificadas S.A.S., estas a veces no
tienen juntas directivas y por tanto el RUT no le figura
ningn dato a la DIAN). Adems, en relacin con las
sociedades por acciones, no importa si el capital suscrito
fue pagado o no, pues lo que reporta la Cmara es el dato
del capital suscrito sin importar si este se pag o no.

En cuanto al dato de las sociedades que se liquidan
durante el ao, esa informacin le servir a la DIAN para
darse cuenta de si estas han cumplido o no con el proceso
de cancelar el RUT, ya que antes de cancelarlo deben
cumplir con todas las obligaciones tributarias sustanciales
y formales que les correspondan. El proceso de
cancelacin del RUT se realiza segn lo indicado en el art.
11 del Decreto 2788 de agosto de 2004, modificado con el
art. 5 del Decreto 2645 de julio de 2011.

Adems, es importante comentar que hasta la fecha no se
conoce la forma como las Cmaras de Comercio
entregaran a la DIAN otro reporte especial contenido en
el art. 15 del Decreto 4910 de diciembre 26 de 2011, el
cual se les exige para controlar a las personas naturales y
jurdicas que se inscriban en las Cmaras de Comercio
diciendo que se acogen a los beneficios de pequeas
empresas de la Ley 1429. Ese Art. 15 del Decreto 4910 de
2011 dice:

| a c t u a l i c e s e . c o m 27

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012



Plazos
El plazo para este reporte se vencer, para cualquier
nmero de NIT que tenga la cmara de comercio, en fecha
mayo 23 de 2013 (ver Art. 39 del Decreto 2634 de
diciembre 17 de 2012).

digital de las que son expedidas por entidades distintas a


la DIAN (ejemplo las que expide Certicamara S.A.; ver
www.certicamara.com.co).

Para la transmisin virtual no se aceptan excusas de
daos en los equipos, o de prdida de la firma digital.
Si se pierde dicha firma digital, deben pedir un cambio
como mnimo con tres das hbiles de anticipacin a la
fecha del vencimiento (pargrafo art. 7 Resolucin 113).


En todo caso, y al igual que lo sucedido con los reportes
del 2011, la DIAN incluy un artculo denominado
contingencia (art. 6 de la Resolucin 113), en el cual se
indica que si para la fecha de entrega virtual de los
reportes se presentan problemas tcnicos con el portal de
la DIAN, el reportante deber llevar los archivos
fsicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN
en Colombia y el archivo de la firma digital para hacer la
transmisin desde los mismos equipos de la DIAN. Si all
tampoco hay servicios, la DIAN emitir un comunicado
avisando de ello y el informante tendr ocho das hbiles
ms para hacer la entrega del reporte sin que se configure
extemporaneidad en el proceso.


Plazos
El plazo para el reporte de las bolsas de valores (art. 625
del E.T.) vencer, para cualquier nmero de NIT, en fecha
mayo 23 de 2013 (ver Art. 39 del Decreto 2634 de
diciembre 17 de 2012).

Para los reportes de las comisionistas de bolsa, el art. 4 de
la Resolucin 113 volvi a fijar dos calendarios que
dependern de si la entidad informante, para la fecha en
que entregar la informacin, es o no un gran
contribuyente (responsabilidad 13 en el rut. Al
respecto, debe tomarse en cuenta la Resolucin XXX de
diciembre xx de 2012 con la cual se actualiz la lista de
entidades grandes contribuyentes, retirando a muchas
de la lista e ingresando a otras.

Tales plazos son:

2.3 Informacin exigida a las bolsas de


valores y comisionistas de bolsa

Arts. 625 y 628 del E.T.; Resolucin 113 de 2012
A quines se exigen los reportes de esta resolucin?
Bolsas de valores de Colombia, y personas jurdicas que
funcionan como comisionistas de bolsa, ambos sin
importar ningn criterio en especial.

Qu tipo de informacin van a reportar por el 2012?
Las bolsas de valores debern reportar los datos
(incluidas direcciones) de la totalidad de los
comisionistas inscritos en la bolsa y el valor acumulado de
las transacciones realizadas por ellos en la bolsa durante
el 2012 (sin importar su monto). Se reporta tambin la
comisin pagada al comisionista y la retencin que le
practic la bolsa. Usarn para este reporte el mismo
formato 1041 versin 6 que se us en los reportes del
2011.

Las personas jurdicas comisionistas de bolsa reportarn
los datos (incluidos direccin y cdigo del pas de
residencia) de las personas o entidades que efectuaron
durante el 2012, y a travs del respectivo comisionista,
enajenaciones o adquisiciones de acciones y dems
papeles transados en bolsa cuando el valor acumulado en
el ao en cabeza de una misma persona o entidad sea
superior a $10.000.000 (por el 2011 el tope fue igual).
Usarn para este reporte el mismo formato 1042 versin
7 que se us en los reportes del 2011. Si la comisionista
tuviese que reportar a terceros domiciliados en el
exterior, en ese caso los identificara con el NIT con que
ese tercero se identifica en el exterior para efectos del
impuesto de renta de esos pases. Y si no usan NIT en ese
pas, entonces se podrn usar los seudonits diseados por
la DIAN que empiezan en 444444001 y que pueden
avanzar hasta 444449000.

De qu manera harn la entrega de los archivos?
En primer lugar, es importante que el RUT de la entidad
informante refleje la responsabilidad 14-informante de
exgena.

Adicionalmente, segn el art. 5 de la Resolucin 113, el
representante legal de la entidad reportante queda
obligado a hacer el reporte (tanto inicial como las posibles
correcciones) usando los servicios informticos
electrnicos de la DIAN y la firma digital emitida por la
DIAN (esta informacin no es avalada ni por contador ni
por revisor fiscal). Adems, la norma dice que si la DIAN lo
autoriza, el representante legal podra usar una firma
28


Grandes contribuyentes:

|actualicese.com

ltimo dgito del


NIT (sin incluir
dgito de
verificacin)

Hasta

9 de abril de 2013

10 de abril de 2013

11 de abril de 2013

12 de abril de 2013

15 de abril de 2013

16 de abril de 2013

17 de abril de 2013

18 de abril de 2013

19 de abril de 2013

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012


Formatos a utilizar
No aplica.

Plazos
En los decretos sobre plazos que el gobierno expide al fin
del ao no se fijan plazos para este reporte, pero podra
asimilarse a los otros vencimientos que se mencionan en
dicho decreto, a saber, en mayo de 2013 (ver Art. 39 del
Decreto 2634 de diciembre 17 de 2012).

22 de abril de 2013

Personas jurdicas (que no sean grandes


contribuyentes):

ltimos dos dgitos


del NIT (sin incluir
dgito de
verificacin)

Fecha

96 a 00

24 de abril de 2013

91 a 95

25 de abril de 2013

86 a 90

26 de abril de 2013

81 a 85

29 de abril de 2013

76 a 80

30 de abril de 2013

71 a 75

2 de mayo de 2013

66 a 70

3 de mayo de 2013

61 a 65

6 de mayo de 2013

56 a 60

7 de mayo de 2013

51 a 55

8 de mayo de 2013

A quines se exigen los reportes de esta resolucin?


A la Registradura Nacional del Estado Civil.

Qu tipo de informacin van a reportar por el 2012?
Informacin de las cdulas de personas fallecidas durante
el 2012. Para entender por qu le es til a la DIAN este
dato, es importante conocer lo que establecen los Arts.
650 y 791 del E.T.

En esas normas se dice lo siguiente:

ARTICULO 650. SANCIN POR USO FRAUDULENTO DE
CEDULAS. El contribuyente o responsable que utilice
fraudulentamente en sus informaciones tributarias cdulas
de personas fallecidas o inexistentes, ser denunciado como
autor de fraude procesal.

La Administracin Tributaria desconocer los costos,
deducciones, descuentos y pasivos patrimoniales cuando la
identificacin de los beneficiarios no corresponda a cdulas
vigentes, y tal error no podr ser subsanado
posteriormente, a menos que el contribuyente o responsable
pruebe que la operacin se realiz antes del fallecimiento
de la persona cuya cdula fue informada, o con su sucesin.

ARTICULO 791. DE LAS TRANSACCIONES EFECTUADAS
CON PERSONAS FALLECIDAS. La Administracin Tributaria
desconocer los costos, deducciones, descuentos y pasivos
patrimoniales cuando la identificacin de los beneficiarios
no corresponda a cdulas vigentes, y tal error no podr ser
subsanado posteriormente, a menos que el contribuyente o
responsable pruebe que la operacin se realiz antes del
fallecimiento de la persona cuya cdula fue informada, o
con su sucesin.

Por consiguiente, si los reportantes de la informacin
exgena de la Resolucin 117 (donde se informa sobre
beneficiarios de costos y gastos del 2012, o de IVA
descontables del 2012, o de pasivos a diciembre 31 de
2012) llegan a reportar datos con cdulas que segn la
Registradura pertenecen a personas fallecidas, en ese
caso se les puede iniciar un proceso por fraude. La nica
explicacin aceptable sera que la operacin la hayan
hecho con la persona natural antes de fallecer; o que los
familiares de la persona fallecida no hicieron la

46 a 50

9 de mayo de 2013

41 a 45

10 de mayo de 2013

36 a 40

14 de mayo de 2013

31 a 35

15 de mayo de 2013

26 a 30

16 de Mayo de 2013

21 a 25

17 de Mayo de 2013

16 a 20

20 de Mayo de 2013

11 a 15

21 de Mayo de 2013

06 a 10

22 de Mayo de 2013

01 a 05

23 de Mayo de 2013

2.5 Informacin exigida a Registradura


Nacional del Estado Civil
Art. 627 del E.T.; Resolucin 114 de 2012

2.4 Informacin exigida a las EPS, fondos de


pensiones, Sena, ICBF y cajas de
compensacin
Art. 626 del E.T.; No se expidi resolucin

A quines se exigen los reportes de esta resolucin?


EPS, fondos de pensiones, Sena, ICBF y cajas de
compensacin.

Qu tipo de informacin van a reportar por el 2012?
Relacin de quienes no se encuentren a paz y salvo por
concepto de aportes a tales entidades. Por causa de este
reporte, se entiende entonces por qu la DIAN, en el
reporte del literal e del art. 631 del E.T. (artculo 4 de la
Resolucin 117) pidi que la entidad o persona
informante reporte el total de pagos a las entidades de
seguridad social y parafiscales, incluido el aporte del
trabajador. Con un reporte en esas condiciones se podr
hacer el cruce de informacin con el que entregan
directamente las entidades de la seguridad social y
parafiscales.

| a c t u a l i c e s e . c o m 29

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

liquidacin de la sucesin y por ello las operaciones, hasta


que se liquide la sucesin, se siguen haciendo con la
cdula del fallecido (sucesin ilquida).

Formatos a utilizar
Se usar para este reporte el mismo formato 1028 versin
7 utilizado en los reportes del 2011.

De qu manera harn la entrega de los archivos?
En primer lugar, es importante que el RUT de la
Registradura refleje la responsabilidad 14-informante
de exgena.

Adicionalmente, segn el art. 4 de la Resolucin 114, el
Registrador Nacional del Estado Civil queda obligado a
hacer el reporte (tanto inicial como las posibles
correcciones) usando los servicios informticos
electrnicos de la DIAN y la firma digital emitida por la
DIAN. Adems, la norma dice que si la DIAN lo autoriza, el
Registrador podra usar una firma digital de las que son
expedidas por entidades distintas a la DIAN (ejemplo las
que
expide
Certicamara
S.A.;

ver
www.certicamara.com)

Para la transmisin virtual no se aceptan excusas de
daos en los equipos, o de prdida de la firma digital.
Si se pierde dicha firma digital, deben pedir un cambio
como mnimo con tres das hbiles de anticipacin a la
fecha del vencimiento (pargrafo art. 5 Resolucin 114).

En todo caso, y al igual que lo sucedido con los reportes
del 2011, la DIAN incluy un artculo denominado
contingencia (art. 5 de la Resolucin 114), en el cual se
indica que si para la fecha de entrega virtual de los
reportes se presentan problemas tcnicos con el portal de
la DIAN, el reportante deber llevar los archivos
fsicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN
en Colombia y el archivo de la firma digital para hacer la
transmisin desde los mismos equipos de la DIAN. Si all
tampoco hay servicios, la DIAN emitir un comunicado
avisando de ello y el informante tendr ocho das hbiles
ms para hacer la entrega del reporte sin que se configure
extemporaneidad en el proceso.

Plazos
De acuerdo con el artculo 3 de la Resolucin 114, el plazo
vencera el 1 de marzo de 2013. Esa misma fecha est
confirmada en el Art. 39 del Decreto 2634 de diciembre 17
de 2012 con el que se fijaron algunos vencimientos de
obligaciones tributarias para el ao 2013.

ante la notara, sin importar su cuanta (se reporta


entonces operaciones desde $1 en adelante).13 El notario
reporta los datos de todos los que participaron en la
operacin (los compradores principales y secundarios y
tambin los vendedores principales y secundarios), el
monto de la operacin y la retencin en la fuente que al
notario le haya tocado practicar al vendedor o
vendedores.

Formato a utilizar
Usarn el mismo formato 1032 versin 8 que se us para
los reportes del 2011. Adems, en la columna donde se
reportan los Cdigos de los actos sujetos a registro, los
notarios tendrn que utilizar los cdigos que fueron
definidos en la Resolucin 7144 de agosto 6 de 2012
expedida por la Superintendencia de Notariado y Registro.

En el formato 1032 el notario solo debe reportar los
valores que por retenciones en la fuente a ttulo de renta
llevaba cada mes al rengln 37 del formulario 350 para
declaraciones mensuales de retenciones en la fuente. Pero
todos los dems valores de retencin distintos, ya sea a
ttulo de renta o de IVA o de timbre, los reportarn en el
formato 1001 a que hace referencia el artculo 4 de la
Resolucin 117, pues tambin lo deben presentar todos
los que hayan sido agentes de retencin durante el 2012
(entre ellos los notarios). Por tanto, en el formato 1001 se
reportarn las dems retenciones que como persona
natural haya practicado durante el 2012, pero distintas a
las ya reportadas en el formato 1032 (reportara por
ejemplo, las retenciones de IVA al rgimen simplificado
pues el notario es un responsable del rgimen comn).

De qu manera harn la entrega de los archivos?
En primer lugar, es importante que el RUT del notario
refleje la responsabilidad 14-informante de exgena.

Segn el art. 5 de la Resolucin 115, el notario queda
obligado a hacer el reporte (tanto inicial como las posibles
correcciones) usando los servicios informticos
electrnicos de la DIAN y la firma digital expedida por
la DIAN. Adems, la norma establece que si la DIAN lo
autoriza, el notario podra usar una firma digital de las
que son expedidas por entidades distintas a la DIAN
(ejemplo, las que expide Certicamara S.A.; ver
www.certicamara.com.co). Tngase presente que si el
notario ya tiene firma digital por hallarse obligado a
presentar sus declaraciones tributarias viftualmente (art.
1 Resolucin DIAN 12761 de diciembre de 2011),
entonces con esa misma firma digital deber presentar
sus reportes de informacin exgena 2012. Adems, la
informacin que entregue el notario solo se r firmada por

2.6 Informacin exigida a notarios

Si el Notario tiene que reportar a terceros domiciliados en el


exterior, en ese caso la Resolucin 115 da a entender que ese
tercero siempre se tendr que reportar con el nit con se identifica
en el exterior, pues en el art. 8 de la Resolucin se dice que para
reportar a los terceros del exterior solo se usar el tipo de
documento 42. Tipo de documento extranjero (cuando se conoce
el nit con que ese tercero se identifica en el exterior) y ya no se
incluye el tipo de documento 43. Sin identificacin del exterior o
para uso definido por la DIAN, el cual se usa cuando no se conoce
ese Nit y se permita usar los seudonits 444444001 a 444449000.
13

Art. 629 del E.T.; Resolucin 115 de 2012


A quines se exigen los reportes de esta Resolucin?
A todos los notarios de Colombia, sin importar ningn
criterio en especial.

Qu tipo de informacin van a reportar por el 2012?
Datos de las personas o entidades que durante el ao
2012 hayan efectuado enajenaciones de bienes o derechos
30

|actualicese.com

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

l , pues no necesita firmas adicionales de contador.



Para la transmisin virtual no se aceptan excusas de
daos en los equipos, o de prdida de la firma digital.
Si se pierde dicha firma digital, deben pedir un cambio
como minimo con tres das hbiles de anticipacin a la
fecha del vencimiento (pargrafo art. 6 Resolucin 115).

En todo caso, y al igual que lo sucedido con los reportes
del 2011, la DIAN incluy un artculo denominado
contingencia (art. 6 en la Resolucin 115), en el cual se
indica que si para la fecha de entrega virtual de los
reportes se presentan problemas tcnicos con el portal de
la DIAN, el reportante deber llevar los archivos
fsicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN
en Colombia y el archivo de la firma digital para hacer la
transmisin desde los mismos equipos de la DIAN. Si all
tampoco hay servicios, la DIAN emitir un comunicado
avisando de ello y el informante tendr ocho das hbiles
ms para hacer la entrega del reporte sin que se configure
extemporaneidad en el proceso.


Plazos
Segn el artculo 4 de la Resolucin 115, los plazos
dependen de los dos ltimos dgitos del NIT del notario.
Tales plazos son:


ltimos dos
Dgitos del NIT
(sin incluir dgito
de verificacin)

Fecha

96 a 00

24 de abril de 2013

91 a 95

25 de abril de 2013

86 a 90

26 de abril de 2013

81 a 85

29 de abril de 2013

76 a 80

30 de abril de 2013

71 a 75

2 de mayo de 2013

66 a 70

3 de mayo de 2013

61 a 65

6 de mayo de 2013

56 a 60

7 de mayo de 2013

51 a 55

8 de mayo de 2013

46 a 50

9 de mayo de 2013

41 a 45

10 de mayo de 2013

36 a 40

14 de mayo de 2013

31 a 35

15 de mayo de 2013

26 a 30

16 de mayo de 2013

21 a 25

17 de mayo de 2013

16 a 20

20 de mayo de 2013

11 a 15

21 de mayo de 2013

06 a 10

22 de mayo de 2013

01 a 05

23 de mayo de 2013



2.7 Informacin exigida a tipgrafos
elaboradores de facturas de venta o
documentos equivalentes
Art. 629-1 del E.T.; Resolucin 116 de 2012

A quines se exigen los reportes de esta resolucin?


A todas las empresas de tipografa (de personas jurdicas
o de personas naturales) que sin importar su nivel de
ingresos o patrimonio en diciembre del ao anterior (en
este caso a diciembre de 2011) hayan efectuado durante
el 2012 trabajos de elaboracin de facturas de venta o
documentos equivalentes a factura.

Qu tipo de informacin van a reportar por el 2012?
Los datos de sus clientes atendidos durante 2012 (sin
incluir direcciones) y los datos de las facturas que les
tipografiaron (el rango de numeracin tipografiada, el
nmero de la resolucin de autorizacin de facturacin
con la que se autoriz por parte de la DIAN dicha
numeracin de las facturas, y la fecha en que se hizo el
trabajo de impresin). Adems, si el trabajo de tipografa
de facturacin se le hizo a una persona del rgimen
simplificado, la casilla donde se le informara el nmero
de resolucin de autorizacin de la numeracin se
diligenciara con un cero (ver pargrafo del Art. 2 de la
Resolucin 116). Toda esa informacin la debi ir
recopilando a lo largo del ao la tipografa pues as se lo
exige el art. 618-2 del E.T.

Con este reportes la DIAN podr confirmar que los
clientes de la tipografa solo han mandado a imprimir las
facturas en papel con los mismos nmeros de facturacin
que solicitaron ante la DIAN cuando diligenciaron el
formulario 1302, y que la resolucin de autorizacin de
numeracin que le entregaron a la tipografa s es la
misma que la DIAN les haba emitido. El nmero de la
resolucin de autorizacin y los datos del tipgrafo deben
ser visibles en el cuerpo de las facturas impresas en papel
(Resolucin 3878 de 1996). En las facturas impresas con
software de facturacin no se requiere llevar ningn
documento ante los tipgrafos, pues el propio software de
la empresa debe imprimir el nmero de resolucin de
autorizacin de numeracin dentro de las facturas (ver
art. 617 del E.T.)

Formatos a utilizar
Utilizarn el mismo formato 1037 versin 7 utilizado en
los reportes del ao 2011.14.

De qu manera harn la entrega de los archivos?
En primer lugar, es importante que el RUT de persona
jurdica de la tipografa de persona jurdica, o el RUT del
En el formato 1037 no existe la casilla tipo de documento, pues
se entiende que todo cliente tiene que contar con NIT expedido por
la DIAN; por tanto, a los terceros incluidos en dicho formato se les
deber reportar con ese NIT; sin embargo, no es obligatorio
diligenciar el dato del dgito de verificacin de dicho NIT.
14

| a c t u a l i c e s e . c o m 31

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

tipgrafo persona natural, reflejen la responsabilidad 14-


informante de exgena.

Segn el art. 4 de la Resolucin 116, tanto los
representantes legales de las tipografas personas
jurdicas como el tipgrafo persona natural estn otra vez
obligados a entregar el reporte (tanto inicial como las
posibles correcciones) nicamente de forma virtual
usando los servicios informticos electrnicos de la
DIAN y la firma digital expedida por la DIAN (por tal
razn es un error lo escrito en el pargrafo 5 del art. 5 de la
Resolucin cuando insina que todava es posible la
presentacin presencial). Esta informacin no es avalada
ni por contador ni por revisor fiscal. Adems, la norma
dice que si la DIAN lo autoriza, el reportante podra usar
una firma digital de las que son expedidas por entidades
distintas a la DIAN (ejemplo las que expide Certicamara
S.A.; ver www.certicamara.com.co).

Para la transmisin virtual no se aceptan excusas de
daos en los equipos, o de prdida de la firma digital.
Si se pierde dicha firma digital, deben pedir un cambio
como mnimo con tres das hbiles de anticipacin a la
fecha del vencimiento (pargrafo art. 6 Resolucin 116).

En todo caso, y al igual que lo sucedido con los reportes
del 2011, la DIAN incluy un artculo denominado
contingencia (art. 6 en la Resolucin 116), en el cual se
indica que si para la fecha de entrega virtual de los
reportes se presentan problemas tcnicos con el portal de
la DIAN, el reportante deber llevar los archivos
fsicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN
en Colombia y el archivo de la firma digital para hacer la
transmisin desde los mismos equipos de la DIAN. Si all
tampoco hay servicios, la DIAN emitir un comunicado
avisando de ello y el informante tendr ocho das hbiles
ms para hacer la entrega del reporte sin que se configure
extemporaneidad en el proceso.

Plazos
Segn el art. 3 de la Resolucin 116, los plazos (sin
importar si se trata de una tipografa de persona jurdica o
una tipografa de persona natural) se vencern, segn los
dos ltimos dgitos del NIT del reportante, as:

32

Fecha

96 a 00

24 de abril de 2013

91 a 95

25 de abril de 2013

86 a 90

26 de abril de 2013

81 a 85

29 de abril de 2013

76 a 80

30 de abril de 2013

71 a 75

2 de mayo de 2013

66 a 70

3 de mayo de 2013

61 a 65

6 de mayo de 2013

56 a 60

7 de mayo de 2013

51 a 55

8 de mayo de 2013

15 de mayo de 2013

26 a 30

16 de mayo de 2013

21 a 25

17 de mayo de 2013

16 a 20

20 de mayo de 2013

11 a 15

21 de mayo de 2013

06 a 10

22 de mayo de 2013

01 a 05

23 de mayo de 2013

2.8. Informacin exigida a jueces civiles


Art. 630 del E.T. No se expidi resolucin.

A quines les corresponde hacer el reporte?


A todos los jueces civiles de Colombia, sin importar
ningn criterio en especial.

Tipo de informacin que reportaron por el 2012
Los datos de quienes suscribieron ttulos valores y que
hayan sido presentados ante el juez durante el 2012 en un
proceso ejecutivos de mayor cuanta (los que superen
90 salarios mnimos mensuales vigentes; ver art. 19 del
Cdigo Civil). Esto sirve para que la DIAN rastree la
responsabilidad de las partes frente al impuesto de timbre
(art. 519 y siguientes del E.T.). Al respecto, recurdese
que el impuesto de timbre solo se gener sobre los
documentos firmados hasta diciembre el 2009, pues a
partir del 2010 la tarifa del impuesto de timbre qued
fijada en 0%. Adems, en el fallo de marzo 3 de 2011 del
Consejo de Estado para el expediente 17443 se determin
que la tarifa del 0% se tiene que aplicar a los pagos de los
contratos de cuanta indeterminada que se firmaron
desde antes del 2010 pero que se sigan ejecutando
despus del 2010 (ver tambin conceptos DIAN 040374
Jun. de 2011 y 081013 de Oct. de 2011)


Formatos a utilizar
No aplica.

De qu manera hacen la entrega de los archivos?
Se entendera que sera en forma nicamente presencial
llevando el oficio elaborado por el juez, tal como lo
menciona el art. 630 del E.T. (ver Concepto DIAN 048967
de julio 21 de 2005).

Plazos
El juez hace el reporte cada vez que se inicie el proceso
ejecutivo.


ltimos dgitos

31 a 35

2.9. Informacin
empresariales

exigida

grupos

Art. 631-1 del E.T.; Resolucin 118 de 2012

46 a 50

9 de mayo de 2013

41 a 45

10 de mayo de 2013

A quines se exigen los reportes de esta resolucin?

36 a 40

14 de mayo de 2013

A la persona jurdica (con nimo de lucro o sin l), o a la

|actualicese.com

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

persona natural comerciante, que al cierre del ao 2012


tenga la condicin de matriz (socio o accionista
mayoritario) dentro de cualquier grupo empresarial15

En caso de que la matriz sea una entidad del exterior que
no tiene sucursales en Colombia, el art. 2 establece que el
informe lo har la subordinada en Colombia que tenga
mayor patrimonio neto contable a diciembre 31 de 2012
dentro del grupo empresarial.

Adems, es importante destacar que en el Art. 3 de la
Resolucin 118 se dispuso que solo si la matriz del grupo
empresarial es una persona jurdica de naturaleza no
societaria (por ejemplo, una fundacin o agremiacin), o
si la matriz es una persona natural no comerciante, en
esos casos el reporte lo hara la subordinada con mayor
patrimonio neto contable a diciembre 31 de 2012 dentro
del grupo empresarial.

En todo caso, si la matriz es una sociedad comercial que a
diciembre 31 de 2012 se encuentra en estado de
liquidacin, es claro que su nico propsito ser el de
vender sus activos lo ms rpido posible para pagar sus
pasivos (ver arts. 218 a 222 del Cdigo de Comercio). Por
consiguiente, en la contabilidad de esa sociedad matriz
sus inversiones en acciones o cuotas ya no se tomaran
como inversiones permanentes sino temporales, es decir,
que las piensa vender en menos de un ao (ver inciso
segundo del art. 61 del Decreto 2649 de 1993). Si ese es el
caso, esa sociedad matriz, por aplicacin de lo indicado en
el art. 122 del Decreto 2649 de 1993, no est obligada a
consolidar los estados financieros del grupo empresarial y
por consiguiente queda exonerada de hacer este reporte.

Qu tipo de informacin van a reportar por el 2012?
Las personas o entidades matrices de los grupos
empresariales deben enviar, a ms tardar el 30 de junio de
2013, los datos de los estados financieros consolidados
contables a diciembre 31 de 2012 del grupo empresarial.

Tambin deben detallar quines son las entidades
subordinadas nacionales y las subordinadas del exterior
(a las del exterior debe identificrselas con el NIT con que
las mismas se identifican en el exterior para efectos del
impuesto de renta de sus pases.; si no usan NIT en ese
pas, entonces se reportarn con los seudonits especiales
permitidos por la DIAN para estos casos los cuales inician
en 444444001 y pueden avanzar hasta el 444449000)

De qu manera harn la entrega de los archivos?


En primer lugar, es importante que el RUT de la entidad o
persona informante refleje la responsabilidad 14-
informante de exgena.

Segn el art. 7 de la Resolucin 118, el representante legal
de la entidad reportante o la persona natural comerciante
reportante, estn obligados a hacer el reporte (tanto
inicial como las posibles correcciones) usando los
servicios informticos electrnicos de la DIAN y la
firma digital emitida por la DIAN. Esta informacin no es
avalada ni por contador ni por revisor fiscal. Adems, la
norma dice que si la DIAN lo autoriza, se podr usar una
firma digital de las que son expedidas por entidades
distintas a la DIAN (ejemplo, las que expide Certicamara
S.A.; ver www.certicamara.com.co).

Para la transmisin virtual no se aceptan excusas de
daos en los equipos, o de prdida de la firma digital.
Si se pierde dicha firma digital, deben pedir un cambio
como mnimo con tres das hbiles de anticipacin a la
fecha del vencimiento (pargrafo art. 8 Resolucin 118).

En todo caso, y al igual que lo sucedido con los reportes
del 2011, la DIAN incluy un artculo denominado
contingencia (art. 8 de la Resolucin 118) en el cual se
indica que si para la fecha de entrega virtual de los
reportes se presentan problemas tcnicos con el portal de
la DIAN, el reportante deber llevar los archivos
fsicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN
en Colombia y el archivo de la firma digital para hacer la
transmisin desde los mismos equipos de la DIAN. Si all
tampoco hay servicios, la DIAN emitir un comunicado
avisando de ello y el informante tendr ocho das hbiles
ms para hacer la entrega del reporte sin que se configure
extemporaneidad en el proceso.

Plazos
Segn el art. 5 de la Resolucin 118, para todos los
reportantes, sin importar si es una entidad o una persona
natural y sin importar el NIT, el plazo vencera en junio
30 de 2013. Esa misma fecha est ratificada en el Art. 39
del Decreto 2634 de diciembre 17 de 2012 en el cual se
fijaron plazos para obligaciones tributarias a cumplirse
durante el 2013.



Formatos a utilizar
Se utilizarn los mismos formatos 1034 (versin 6), 1035
(versin 6) y 1036 (Versin 7) utilizados en los reportes
del ao 2011.

Los grupos empresariales son los que cumplen las condiciones
mencionadas en los artculos 28 y siguientes de la ley 222 de 1995,
y deben hacer figurar la inscripcin de dicho grupo empresarial en
el registro mercantil de todas las sociedades que componen dicho
grupo. Adems, y de acuerdo con las sentencias del Consejo de
Estado 15309 de mayo de 2007, 15626 de septiembre de 2007 y
17236 de septiembre de 2009, la DIAN ya no puede exigirles la
informacin a los simples grupos econmicos, como pretendi
hacerlo hasta los reportes del ao gravable 2006.

15

| a c t u a l i c e s e . c o m 33

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

Captulo III
Anlisis a la informacin exigida por el ao gravable 2012 a
contribuyentes y no contribuyentes de los impuestos administrados
por la DIAN
Artculo 631 del E.T. Resolucin 117 de octubre 31 de 2012. Informacin sobre la declaracin de
renta o de ingresos y patrimonio ao gravable 2012, declaraciones de IVA del 2012 y
declaraciones de retencin en la fuente del 2012. Obligacin adicional de entregar informacin
del art. 631-3, informacin con relevancia tributaria, formato 1732.

Como lo establece el ttulo del artculo 631 del E.T., esta
informacin es solicitada para hacer cruces de
informacin entre los contribuyentes y no
contribuyentes
de
los
impuestos
nacionales
administrados por la DIAN (renta, retenciones en la
fuente, IVA). En la prctica, equivale a enviarle a la DIAN
los anexos de las declaraciones tributarias del ao
gravable 2012 para que dicha entidad efecte todos los
cruces de informacin entre los anexos de todos los que
terminen siendo informantes, o para rastrear la obligacin
de declarar renta de las personas naturales y sucesiones
ilquidas que pueden o no estar obligadas a declarar al
final del ao.16 Pero veamos algunos detalles importantes
sobre la forma como la DIAN decide qu tanto de la
informacin del art. 631 del E.T. es la que solicita cada
ao.

El art. 631 del E.T. est compuesto de trece literales
(desde el a hasta el m), y cada uno de ellos se relaciona
con un punto distinto de la informacin tributaria que los
contribuyentes y no contribuyentes diligenciaron en sus
declaraciones tributarias del ao gravable (literales a
hasta k); o se relacionan con la compra de activos fijos
durante el ao (literal j); o con asuntos propios de las
obligaciones formales de los contribuyentes, como por
ejemplo, informar la numeracin de las facturas de venta

que emplearon para el registro de sus ventas (literales l


y m).

El texto oficial de ese artculo, con la versin que tuvo
hasta diciembre 26 de 2012 (es decir, hasta antes de ser
modificado con el Art. 139 de la Ley de Reforma
Tributaria 1607 de esa fecha) mencionaba lo siguiente17:

ARTICULO 631. PARA ESTUDIOS Y CRUCES DE
INFORMACIN. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artculo
684 y dems normas que regulan las facultades de la
Administracin de Impuestos, el Director de Impuestos
Nacionales podr solicitar a las personas o entidades,
contribuyentes y no contribuyentes, una o varias de las
siguientes informaciones, con el fin de efectuar los estudios
y cruces de informacin necesarios para el debido control
de los tributos:

a. Apellidos y nombres o razn social y NIT de cada una de
las personas o entidades que sean socias, accionistas,
cooperadas, comuneras o asociadas de la respectiva
entidad, con indicacin del valor de las acciones, aportes y
dems derechos sociales, as como de las participaciones o
dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de
exigibles.

b. Apellidos y nombres o razn social y NIT de cada una de
las personas o entidades a quienes se les practic retencin
en la fuente, con indicacin del concepto, valor del pago o
abono sujeto a retencin, y valor retenido.

c. Apellidos y nombres o razn social y NIT de cada una de
las personas o entidades que les hubieren practicado
retencin en la fuente, concepto y valor de la retencin y
ciudad donde les fue practicada.

d. Apellidos y nombres o razn social y NIT de cada uno de
los beneficiarios de los pagos que dan derecho a descuentos
tributarios, con indicacin del concepto y valor acumulado
por beneficiario.

16

Es importante destacar que la DIAN, a comienzos de agosto de


2012, y luego de haber recibido los reportes de exgena por el ao
gravable 2011, termin publicando en su pgina un nuevo servicio
denominado Consulta de informacin para declaracin de renta
(visitar
el
siguiente
enlace:
https://muisca.dian.gov.co/WebArquitectura/DefInfoEconomica.faces
). Con ese servicio gratuito las personas naturales que tuvieran su
propio RUT y su cuenta de usuario creada en el portal de la DIAN
pudieron conocer antes de agosto de 2012 (es decir, antes de
presentar su declaracin de renta del ao gravable 2011) los datos
que bajo su Nit haban sido incluidos en los reportes entregados por
las empresas por el ao gravable 2011. Las que no tenan RUT ni
cuenta de usuario, podan ir a las sedes fsicas de la DIAN para
conocer la informacin. Lo mismo se espera que la DIAN realice con
la informacin que le entreguen los reportantes por el ao gravable
2012 (ponerla al servicio de las personas naturales antes de las
fechas en que se venzan los plazos para la presentacin de su
declaracin de renta ao gravable 2012 que segn el art. 14 del
Decreto 2634 de diciembre 17 de 2012 transcurrirn a partir de
agosto 9 de 2013)

34

Las cifras en valores absolutos que all se mencionan se


actualizaban cada ao hasta el ao 2003. Pero a partir de ah, por
causa de que la Ley 863 de diciembre de 2003 agreg al E.T. el
artculo 631-2, no volvieron a actualizarse; eso se comenta ms
adelante despus de la cita del texto de la norma.
17

|actualicese.com

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

e. <Literal modificado por el artculo 133 de la Ley 223 de


1995>. Apellidos y nombres o razn social y NIT de cada
uno de los beneficiarios de pagos o abonos, que constituyan
costo, deduccin o den derecho a impuesto descontable,
incluida la compra de activos fijos o movibles, en los casos
en los cuales el valor acumulado del pago o abono en el
respectivo ao gravable sea superior a.; con indicacin del
concepto, retencin en la fuente practicada e impuesto
descontable.

f. <Literal modificado por el artculo 133 de la Ley 223 de
1995>. Apellidos y nombres o razn social y NIT de cada
una de las personas o entidades de quienes se recibieron
ingresos, en los casos en los cuales el valor acumulado del
ingreso en el respectivo ao gravable sea superior a con
indicacin del concepto e impuesto sobre las ventas
liquidado cuando fuere el caso.

g. Apellidos y nombres o razn social y NIT de cada una de
las personas o entidades de quienes se recibieron ingresos
para terceros y de los terceros a cuyo nombre se recibieron
los ingresos, con indicacin de la cuanta de los mismos.

h. Apellidos y nombres o razn social y NIT de cada uno de
los acreedores por pasivos de cualquier ndole, con
indicacin de su valor.

i. Apellidos y nombres o razn social y NIT de cada uno de
los deudores por concepto de crditos activos, con
indicacin del valor del crdito.

j. Descripcin de los activos fijos adquiridos en el ao, cuyo
costo de adquisicin exceda de .., con indicacin del valor
patrimonial y del costo fiscal.

k. La discriminacin total o parcial de las partidas
consignadas en los formularios de las declaraciones
tributarias.

l. <Literal adicionado por el artculo 14 de la Ley 383 de
1997>. El valor global de las ventas o prestacin de
servicios por cada uno de los establecimientos comerciales
con indicacin del nmero y tipo de mquina registradora
y/o intervalos de numeracin de facturacin de venta
utilizada en el ao, ciudad y direccin del establecimiento;

m. <Literal adicionado por el artculo 14 de la Ley 383 de
1997>. Cuando el valor de la factura de venta de cada uno
de los beneficiarios de los pagos o abonos, que constituyan
costo, deduccin u otorguen derecho a impuesto
descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles,
sea superior a ocho millones cien mil pesos ($8.100.000), se
deber informar el nmero de la factura de venta, con
indicacin de los apellidos y nombres o razn social y el NIT
del tercero.

PARGRAFO 1o. La solicitud de informacin de que trata
este artculo, se formular mediante Resolucin del Director
de Impuestos Nacionales, en la cual se establecern, de
manera general, los grupos o sectores de personas o
entidades que deben suministrar la informacin requerida
para cada grupo o sector, los plazos para su entrega, que no

podrn ser inferiores a dos (2) meses, y los lugares a donde


deber enviarse.

PARGRAFO 2o. Cuando se trate de personas o entidades
que en el ltimo da del ao inmediatamente anterior a
aqul en el cual se solicita la informacin, hubieren posedo
un patrimonio bruto superior a, o cuando los ingresos
brutos de dicho ao sean superiores a., la informacin a
que se refiere el presente artculo, deber presentarse en
medios magnticos que sean procesables por la Direccin de
Impuestos Nacionales.

PARGRAFO 3o. Pargrafo adicionado por el artculo 14 de
la Ley 383 de 1997. El nuevo texto es el siguiente:> La
informacin a que se refiere el presente artculo, as como la
establecida en los artculos 624, 625, 628 y 629 del Estatuto
Tributario, deber presentarse en medios magnticos o
cualquier otro medio electrnico, para la transmisin de
datos, cuyo contenido y caractersticas tcnicas sern
definidas por la Direccin de Impuestos y Aduanas
Nacionales, por lo menos con dos meses de anterioridad al
ltimo da del ao gravable por el cual se solicita la
informacin.

Cada ao entonces la DIAN decide cunta de esa
informacin (es decir, cuntos de esos trece literales)
son los que se debern desarrollar o trabajar. No
necesariamente pide reportar la informacin de todos a la
vez.

Sucede, adems, que segn el pargrafo 2 del art. 631, la
obligatoriedad de reportar la informacin de uno o todos
los literales de este artculo deba depender de los topes de
patrimonio bruto o de ingresos brutos que tuvieran las
personas jurdicas y las personas naturales (obligadas y
no obligadas a llevar contabilidad) a diciembre 31 del ao
anterior al que pertenece la informacin que se solicita.
Esos topes iban subiendo de ao en ao como sucede con
todas las cifras absolutas del E.T. (art. 868 y 869 del E.T.).

Pero con el art. 23 de la ley 863 de diciembre de 2003 se
agreg al E.T. un nuevo artculo, el art. 631-2, y all se
indic que los topes a diciembre 31 del ao anterior sern
manejados a voluntad del director de la DIAN. Dicho
artculo dice lo siguiente:

ARTCULO 631-2. VALORES DE OPERACIONES OBJETO
DE INFORMACIN. <Artculo adicionado por el artculo 23
de la Ley 863 de 2003>. Los valores y datos, de que tratan
los artculos 623, 623-2 (sic), 628, 629, 629-1 y 631 del
Estatuto Tributario, as como los plazos y los obligados a
suministrar la informacin all contemplada, sern
determinados mediante Resolucin expedida por el Director
General de la Unidad Administrativa Especial Direccin de
Impuestos y Aduanas Nacionales, en forma individual o
acumulada respecto de las operaciones objeto de
informacin.

PARGRAFO. El Director General de la Direccin de
Impuestos y Aduanas Nacionales presentar anualmente un
informe al Congreso de la Repblica, dando cuenta de los
resultados de gestin obtenidos por la entidad con la
informacin reportada por los obligados.
| a c t u a l i c e s e . c o m 35

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012


Es a causa de estas normas que cada ao el Director de la
DIAN puede jugar con los topes o con el tipo de
informacin que quiera solicitar y en consecuencia todos
esos valores absolutos que antes estaban contenidos en
los Arts. 623 a 631 no se volvieron a actualizar en los
aos 2004 y siguientes y mucho menos fueron
convertidos al estndar de la UVT con la Ley 1111 de
diciembre de 2006.


De todas formas, podemos hacer a esta altura un repaso
histrico sobre esos topes de ingresos brutos (los que se
han usado para hacer exigible la informacin del art. 631
del E.T., en especial para los aos que todava pueden ser
exigidos por la DIAN si no se le han presentado; ver art.
638 del E.T.):

Resumen de los parmetros que han obligado a personas naturales (obligadas o no a llevar contabilidad) y a personas
jurdicas (con nimo de lucro o sin l, declarantes de renta o de ingresos y patrimonio) a presentar la informacin del art. 631
del E.T. en los aos ms recientes (aos que todava pueden ser exigidos por la DIAN si no se han presentado; ver art. 638 del
E.T.)

Las operaciones
del ao gravable

36

Deban ser
reportadas por

2009

Personas jurdicas y
naturales declarantes de
renta o de ingresos y
patrimonio (obligadas o no a
llevar contabilidad)

2010

Personas jurdicas y
naturales declarantes de
renta o de ingresos y
patrimonio (obligadas o no a
llevar contabilidad)

2011

Personas jurdicas y
naturales declarantes de
renta o de ingresos y
patrimonio (obligadas o no a
llevar contabilidad)

2012

Personas jurdicas y
naturales declarantes de
renta o de ingresos y
patrimonio (obligadas o no a
llevar contabilidad)

si los
ingresos brutos (renta
ms ganancia
ocasional)
del ao
anterior fueron
mayores a
$1.100.000.000
(requisito para que
personas jurdicas y
naturales quedaran
obligadas a entregar la
informacin de la
mayora de los literales,
pero algunos literales no
dependan de este
criterio)
$1.100.000.000
(requisito para que
personas jurdicas y
naturales quedaran
obligadas a entregar la
informacin de la
mayora de los literales,
pero algunos literales no
dependan de este
criterio)
$500.000.000 (requisito
para que personas
jurdicas y naturales
quedaran obligadas a
entregar la informacin
de la mayora de los
literales, pero algunos
literales no dependan de
este criterio)
$100.000.000 (requisito
para que las personas
jurdicas queden
obligadas a entregar la
informacin de la
mayora de los literales,
pero algunos literales no
dependan de este
criterio); o $500.000.000
(requisito para que las
personas naturales

|actualicese.com

Ver
resoluciones

7935 de julio 28 de
2009

8660 de agosto 30 de
2010

11429 de octubre 31
de 2011

117 de octubre 31 de
2012

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

Las operaciones
del ao gravable

Deban ser
reportadas por

si los
ingresos brutos (renta
ms ganancia
ocasional)
del ao
anterior fueron
mayores a
queden obligadas a
entregar la informacin
de la mayora de los
literales, pero algunos
literales no dependan de
este criterio)

Ver
resoluciones


Aclarado lo anterior, se establece que de los 13 literales de
los que se compone el art. 631 del E.T. (literales a hasta
el m), la DIAN ha pedido, a travs de su Resolucin 117
de octubre 31 de 2012, que por el ao gravable 2012 solo
se desarrollen 9 literales, a saber, los literales a, b, c,
e, f, g, h, i y k.

Y de acuerdo con las instrucciones contenidas en los
artculos 1 y 2 de dicha Resolucin, se entiende que
ciertos reportantes desarrollarn solo algunos de esos
literales (por ejemplo, algunos solo tendrn que reportar
la informacin de los literales b y e sobre pagos y
retenciones practicadas a terceros, junto con el detalle de
IVA tomados como descontables en declaraciones de IVA).
Pero que otros reportantes s tienen que desarrollar la
informacin de varios de esos literales (se debe examinar
cada caso en particular ; vase el cuadro sinptico resumen
en las primeras pginas de esta obra).

Por eso pasaremos a mirar en detalle quines y de qu
forma desarrollarn cada uno de esos nueve literales que
la DIAN ha pedido por el ao 2012.

Obligacin adicional de entregar informacin con
relevancia tributaria (formato 1732)
Es importante destacar que a raz de lo establecido en el
art. 631-3 del E.T. (el cual fue creado con el art. 17 de la
Ley 1430 de diciembre 29 de 2010), desde el ao gravable
2011 en adelante el director de la DIAN, adicionalmente a
la informacin del art. 631, tambin ha solicitado lo que se
empez a conocer como el reporte de informacin con
relevancia tributaria. Ese 631-3 dice lo siguiente:

ARTCULO 631-3. INFORMACIN PARA EFECTOS DE
CONTROL TRIBUTARIO. El Director General de la U.A.E.
Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, sealar las
especificaciones de la informacin con relevancia tributaria
que deben suministrar los contribuyentes y no
contribuyentes..

Es claro que el director de la DIAN no tiene que cumplir
plazos forzosos para publicar la resolucin con la que
pedira esa informacin con relevancia tributariaen
cuestin (lo cual s tiene que cumplir cuando expide la
resolucin para exigir la informacin tradicional del art.
631, pues en este ltimo caso la resolucin, hasta antes de
que dicho art. 631 fuera modificado con la Ley de Reforma
Tribuaria 1607 de diciembre 26 de 2012, la deba expedir
por lo menos dos meses antes de finalizar el ao fiscal).

Fue por eso entonces que en relacin con el ao gravable


2011, el director de la DIAN expidi la Resolucin 017 de
febrero de 2012, con la cual se dispuso que la
informacin con relevancia tributaria del 2011 se exiga
solo a ciertos declarantes de renta obligados a llevar
contabilidad, los cuales deban usar un formato especial,
que se empez a conocer como el formato 1732, y en el
que tendran que entregar los detalles sobre las cifras
contables y fiscales con las que se haban elaborado su
declaracin de renta 2011. Por tanto, al haber pedido en
febrero de 2012 esa informacin con relevancia
tributaria del 2011, y siendo el caso que para esa fecha ya
se haban expedido las resoluciones de octubre de 2011
con la informacin exgena tradicional para el art. 631 del
E.T., fue claro que las personas y entidades obligadas a
entregar ambos tipos de informacin le terminaron
haciendo llegar a la DIAN en forma duplicada varios datos
del ao fiscal 2011. Para evitar eso es que la nueva
Resolucin 117 de octubre 31 de 2012, al pedir la
informacin exgena del ao 2012, ya no pide ciertos
datos que antes s se exigan (como por ejemplo el saldo
fiscal a diciembre de 2012 del valor en caja y de los
activos fijos), pues esa informacin quedar reportada
esta vez en el formato 1732 el cual se volvi a exigir para
el ao gravable 2012 con la Resolucin xxx de diciembre
de 2012. Por el ao 2012, los obligados a entregar el
formato 1732 son los contribuyentes que xxxxxxxx.

Importante: Los siguientes son comentarios que tienen
pertinencia para el desarrollo de cualquiera de los
reportes exigidos en la Resolucin 117:

1) Quienes tengan que llegar a utilizar los seudo-nits que
se mencionan en el texto de la Resolucin 117, con los
cuales se identificara a los terceros ubicados en el
exterior cuando no manejan NIT para efectos del
impuesto de renta en sus pases (seudo-nits que
empezaran con el nmero 444444000 y que pueden
avanzar de uno en uno hasta el 444449000), lo correcto
es que cuando se asigne un seudo-nit de esos a algn
beneficiario, entonces ese mismo beneficiario del exterior
se deber identificar en todos los distintos reportes (socio,
costo o gasto, cuenta por cobrar, cuenta por pagar,
patrimonio, etc.) con ese mismo seudo-nit.

2) Para todos los efectos, las cifras monetarias que se
incluyan en cualquiera de los reportes exigidos con la

| a c t u a l i c e s e . c o m 37

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

Resolucin 117 se reportan en pesos, sin decimales, ni


comas, ni frmulas.

3) En relacin con el monto de los ingresos brutos a
diciembre de 2011 superiores a $100.000.000 (caso de las
personas jurdicas), o superiores a 500.000.000 (caso de
las personas naturales y sucesiones ilquidas), el cual sirve
de referencia para saber si la persona jurdica o natural
queda obligada a efectuar la mayora de los reportes
mencionados en la resolucin, es importante precisar lo
siguiente:

de la Resolucin 12761 de diciembre de 2011), en ese


caso no necesita solicitar nuevos mecanismos, pues con
ese mismo se presentar la informacin exgena (ver
pargrafo 3 del art. 19 de la Resolucin 117)

5) Para la transmisin virtual no se aceptan excusas de
daos en los equipos, o de prdida de la firma digital. Si
se pierde dicha firma digital o cambian a ltima hora de
representante legal en las personas jurdicas, en tales
casos deben pedir un nuevo mecanismo como mnimo
con tres das hbiles de anticipacin a la fecha del
vencimiento (pargrafo del art. 20 Resolucin 117). En
todo caso, y al igual que lo sucedido con los reportes del
2011, la DIAN incluy un artculo denominado
contingencia (art. 20 de la Resolucin 117), en el cual se
indica que si para la fecha de entrega virtual de los
reportes se presentan problemas tcnicos con el portal de
la DIAN, el reportante deber llevar los archivos
fsicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN
en Colombia y el archivo de la firma digital para hacer la
transmisin desde los mismos equipos de la DIAN. Si all
tampoco se puede recibir los archivos, la DIAN emitir un
comunicado avisando de ello y el informante tendr ocho
das hbiles ms para hacer la entrega del reporte sin que
se configure extemporaneidad en el proceso.


6) En el texto del pargrafo del artculo 2 de la Resolucin
117 se repiti la misma instruccin que se haba
establecido en las Resolucin 11429 de octubre de 2011, a
saber, que las sociedades y las sucesiones ilquidas que se
liquidaron antes de la expedicin de la Resolucin, pero
sin haber cancelado su RUT, a todas ellas se les va a exigir
que antes de poder ir a cancelar su RUT deben entregar
entonces la informacin que les corresponda de acuerdo
con lo exigido en la Resolucin 117 y que corresponda a la
fraccin del ao 2012 por el cual efectuaron operaciones.
Es decir, reportaran las retenciones practicadas a
terceros en esa fraccin de ao o el detalle de los IVA
descontables y generados declarados en esa fraccin del
ao, o los pagos a terceros, etc., pero no reportaran los
saldos de deudores a diciembre 31 de 2012, ni de
pasivos a diciembre de 2012, ni de socios o accionistas
a diciembre de 2012, pues justamente esas entidades y/o
sucesiones no alcanzaron a llegar a diciembre 31 de 2012.
Las que se hayan liquidado despus de expedida la
Resolucin, tambin tendrn que entregar la informacin
que les corresponda antes de permitirles cancelar su RUT.

7) En los casos en los que durante el ao 2012 se haya
producido fusin de sociedades, la obligacin de
reportar recae en la sociedad absorbente o en la nueva
que surge de la fusin. Ellas reportaran todo lo que haya
alcanzado a hacer durante la fraccin de ao 2012 la(s)
sociedad(s) que desaparecin en el proceso de fusin
(Concepto DIAN 06973 de enero 25 de 2007).

8) En el caso de escisin de sociedades durante el 2012, la
obligacin de hacer los reportes del art. 631 recae en las
nuevas sociedades producto de la escisin, pero ellas
podrn definir cul de esas sociedades nuevas reporta la
informacin de las operaciones que por la fraccin del ao

a) Los ingresos brutos que se han de examinar son los


ingresos brutos fiscales denunciados en la declaracin de
renta o de ingresos y patrimonio por el ao 2011,
involucrando tanto los denunciados en la seccin de
rentas ordinarias (rengln 45 del formulario 110
declaracin de renta 2011, o el rengln 39 en el
formulario 210 de la declaracin de renta 2011) como los
que figuren en la seccin de ganancias ocasionales
(rengln 65 del mismo formulario 110, o el 53 en el
formulario 210). Lo anterior, por cuanto as lo dispone el
pargrafo del art. 1 de la Resol. 117 (ver tambin el
concepto DIAN 016455 de febrero de 2009 ratificado con
el 13446 de febrero 28 de 2012).

b) Del punto anterior se excepta a los distribuidores
minoristas de combustibles lquidos y derivados del
petrleo, pues para ellos aplica lo dispuesto en el artculo
10 de la ley 26 de 1989 que establece que el nivel de sus
ingresos brutos se determina multiplicando el respectivo
margen de comercializacin sealado por el gobierno por
el nmero de galones vendidos y restndole luego el
margen de prdida por evaporacin (ver concepto
039190 de mayo 9 de 1997 y la pregunta No.30
respondida en el concepto 097942 de diciembre 24 de
2010).

c) En el caso de las Cooperativas de Trabajo Asociado
(CTA), los $100.000.000 a diciembre de 2011 se
examinaran involucrando todo el valor que en ese ao
facturaron dichas CTA.; es decir, incluyendo los dineros
que eran para el asociado y los que eran para la CTA. (ver
el Concepto DIAN 55690 de Ago. 16 de 2005 y el Concepto
de la Supersolidaria 20091100086401 de mayo 11 de
2009, que confirman que en las CTA el ingreso para el
asociado no se contabiliza como ingresos recibidos para
terceros, pues si as lo hicieran se estara configurando
una intermediacin laboral expresamente prohibida en el
Art. 17 del Decreto 4588 de 2006).

4) Para la entrega de los reportes en forma virtual, la
norma establece (en el pargrafo 4 del art. 19 de la
Resolucin 117) que si la DIAN lo autoriza el
representante legal de la entidad reportante, o la persona
natural misma obligada a hacer el reporte, podran usar
una firma digital de las que son expedidas por entidades
distintas a la DIAN (ejemplo, las que expide Certicamara
S.A.; ver www.certicamara.com.co.). En todo caso, si el
reportante ya tiene mecanismos de firma digital con los
cuales viene presentando declaraciones tributarias en
forma virtual (porque lo obligaba alguno de los criterios
38

|actualicese.com

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

2012 alcanz a realizar la sociedad escindida (Concepto


DIAN 06973 de enero 25 de 2007).

9) En cuanto a las direcciones con las que se reporta a los
terceros, lo que debe hacer cada reportante es usar la
direccin que tena tal tercero en la fecha en que se
hicieron las operaciones con l. No es obligacin por tanto,
estar averiguandor si para la fecha en que se entregar el
reporte ese tercero ha cambiado de direccin (Nota: en
estos casos se podra volver intil para la DIAN el contar
con direcciones que ya no serviran, o incluso, es
desgastante que los reportantes enven a la DIAN las
direcciones de terceros que por tener RUT ya tienen
reportada esa direccin a la DIAN; adems, se podra estar
violando lo indicado en el artculo 44 de la ley 962 de 2005,
Ley anti trmites, que indica que si un sujeto ya le envi
informacin a la DIAN, entonces tal entidad no tiene que
volvrsela a solicitar; por tanto, si un reportante de exgena
ya le mand en aos anteriores las direcciones de ciertos
terceros, entonces sobre esos mismos terceros no debera
volver a mandarle direcciones; como sea, la DIAN, en el
concepto 31198 de mayo de 2012 dijo que al pedir que los
informantes entreguen direcciones terceros, eso no es pedir
informacin que la DIAN ya tiene).

10) Si no se conoce el dgito de verificacin de un NIT, o se
tienen dudas en los nombres completos y apellidos de un
tercero, lo mejor es usar el servicio gratuito del portal de
la DIAN conocido como Consulta Estado RUT (ver el
siguiente
enlace:
(https://muisca.dian.gov.co/WebRutMuisca/DefConsulta
EstadoRUT.faces). Con esta herramienta, lo nico que se
necesita es digitar la cdula de la persona natural o el NIT
de la persona jurdica (sin necesidad de digitar el dgito de
verificacin), y el servicio de la DIAN,, si ese tercero tiene
RUT en la DIAN, le dejar conocer los datos completos de
sus nombres, apellidos o razn social pero no deja ver la
direccin que ese tercero tenga en el RUT. Por tanto, el
dato de la direccin de ubicacin del tercero s se tiene
que seguir reportando con los datos que internamente
tenga el reportante sobre ese tercero. Recurdese que en
las instrucciones que traen los formatos diseados por la
DIAN se dice que el dgito de verificacin de un NIT solo se
reporta si se conoce,. Por tanto no es obligatorio. Adems,
con ese servicio virtual gratuito de la DIAN que acabamos
de comentar se puede salir de las dudas sobre si a una
persona natural se le reporta con cdula (tipo de
documento 13), o con NIT (tipo de documento 31).,
pues si la persona no figura en el RUT de la DIAN,
entonces solo se le la debe reportar como cdula. Si se
comete el error de reportarla como NIT sin figurar en el
RUT de la DIAN, entonces luego de entregados los
formatos la DIAN dir que los registros son equivocados
para esos terceros y la razn ser que el NIT no existe en
RUT. Ello llevara a la necesidad de tener que volver a
corregir los registros de esos terceros.


3.1 Informacin respecto de socios,
accionistas, cooperados y comuneros a
diciembre 31 de 2012
Literal a del art. 631 del E.T.; arts. 1,2 y 3 Resolucin
117 de octubre 31 de 2012
A quines les corresponde desarrollar dicho literal?
Este reporte corre por cuenta solamente de las personas
jurdicas con nimo de lucro (ver cdigos 01 a 99 en la
casilla 63, y cdigo 01 en la casilla 70, segunda pgina de
su RUT), las empresas comunitarias (cdigo 10 en la
casilla 69 de la segunda pgina de su RUT), las
cooperativas de todo tipo (cdigos 01 hasta 99 en la
casilla 66 de la segunda pgina de su RUT) y los fondos de
empleados (opcin 15 en la casilla 65 segunda pgina
del RUT), pero siempre y cuando hubieran existido en el
ao anterior (ao 2011), y en dicho ao anterior hayan
obtenido ingresos brutos superiores a $100.000.000.

Cul informacin se solicita?
Datos (incluidas direcciones y cdigo del pas) de todos
los socios, o accionistas, o cooperados, o comuneros, o
asociados a diciembre 31 de 2012 sin importar el monto
del valor nominal de sus aportes a dicha fecha.18

El valor de las participaciones o dividendos pagados o
abonados en cuenta en calidad de exigibles durante el
perodo (caso de las sociedades comerciales y las
empresas comunitarias), o el valor que del fondo de
proteccin de aportes creado con el remanente fue pagado
o abonado en cuenta al cooperado o asociado (caso de las
cooperativas y fondos de empleados; ver cuenta 3205 en
el plan nico de cuentas de esas entidades), no quedarn
incluidos en el formato 1010 pues se debern llevar al
formato 1001 con los conceptos 5043 (caso de sociedades
comerciales) o 5059 (caso de cooperativas y fondos de
empleados; ver art. 4 de la Resolucin 117). Con ese ajuste
la DIAN logra conocer cul fue el valor de participaciones
o dividendos o remanentes que se repartieron a todos los
socios, incluidos los socios, o accionistas, o cooperados, o
comuneros o asociados que no quedaran incluidos en el
formato 1010 (porque a diciembre 31 ya no son
miembros de la entidad) pero que s haban alcanzado a
recibir dividendos, o participaciones o remanentes antes
de vender sus acciones o aportes.

Para hacer el reporte se deben seguir los siguientes pasos:

1) Se deben reportar a todos los socios,, o accionistas,, o
cooperados, o comuneros, o asociados a diciembre 31 de
2012 incluyendo tanto a los que residen en Colombia
como a los que residan en el exterior. A los que residan en
el exterior se les identificar con el NIT que usen para
efectos del impuesto de renta o su similar en sus pases de
residencia. Si no usan NIT en ese pas, se les reportar con
. Hasta los reportes del 2011, solo se llevaban al reporte a los
socios, accionistas, cooperados o comuneros si el valor nominal de
su aporte a diciembre 31 era superior a $5.000.000.
18

| a c t u a l i c e s e . c o m 39

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

los seudo-nits que se mencionan en la Resolucin, los


cuales equivalen a un tipo de documento 43 y empiezan
con 444444001 pero pueden avanzar de uno en uno hasta
el 444449000.

2) Para definir el valor por el cual se reporta el monto de
su aporte social a diciembre 31 de 2012, se debe proceder
as:

a) El reportante que sea sociedad comercial, o el
reportante que sea empresa comunitaria, reportar como
valor patrimonial del aporte del socio o accionista o
comunero a diciembre 31 de 2012 el resultado que se
obtenga de tomar el porcentaje de participacin que el
socio o accionista tenga a diciembre 31 de 2012 y
multiplicarlo por el patrimonio lquido fiscal de la
sociedad o empresa comunitaria a diciembre 31 si es
positivo (Rengln 41 de su declaracin de renta 2012).
Cuando el valor a reportar del aporte a diciembre 31 sea
negativo, el valor patrimonial del aporte deber
informarse como cero (0).

b) El reportante que sea cooperativa o fondo de empleados,
reportar como valor patrimonial del aporte del
cooperado o asociado el valor contable que le figurae en
las cuentas del PUC, cdigos 3105 (aporte social) y 3110
(fondo de revalorizacin de aportes).

Al respecto, es importante aclarar que el valor patrimonial
por el cual quede reportado en el formato 1010 el aporte
social a diciembre 31 de 2012 de un socio,, o accionista, o
cooperado, o comunero o asociado, no siempre ser igual
al valor fiscal por el cual el socio, o accionista, o
cooperado, o comunero, o asociado lo reflejara en su
propio patrimonio fiscal. En efecto, los aportes en el
patrimonio fiscal de los socios, o accionistas, o
cooperados, o comuneros o asociados solo se incluyen por
lo que haya sido el costo fiscal para cada uno de ellos pero
nunca se deben incluir por valores intrnsecos (ni fiscales
ni contables) que les lleguen a certificar las entidades
donde los poseen (ver Arts. 268 y 272 del ET). Por tanto,
la informacin que entregue la entidad en el formato 1010
sobre el valor patrimonial del aporte a diciembre 31 del
2012 del socio, o accionista, o comunero, o cooperado, o
asociado, no siempre va a cruzar con el valor que a su
turno vayan a incluir ellos en sus declaraciones de renta o
de ingresos y patrimonio o hasta en sus formatos 1012, si
les corresponde entregarlos (ver Art. 10 numeral 2 de la
Resolucin 117).

La DIAN entonces solo puede usar los datos que le lleguen
en el formato 1010 de parte de las entidades como un
referente del valor aproximado que el socio, o accionista, o
cooperado,, o comunero o asociado debe tener reconocido
como un activo en su patrimonio fiscal a diciembre de
2012. Y si ese socio, o accionista, o cooperado, o
comunero o asociado es una persona natural o una
sucesin ilquida, entonces la DIAN puede presumir que
segn el valor del aporte que report la entidad en el
formato 1010, entonces esa persona natural o sucesin
ilquida si puede quedar obligada a declarar, pues ese solo
activo (el aporte en las entidades) tiene un valor fiscal alto
que sumado a los otros que tambin tenga la persona
40

natural o sucesin ilquida a diciembre 31 de 2012 la


hara exceder el monto de patrimonio bruto que la
obligara a declarar renta por el 2012 (son 4.500 UVT de
patrimonio bruto a diciembre de 2012, unos
$117.221.000, lo que obligara a la persona a declarar
renta; ver art. 592 y siguientes del E.T.)

Formato a utilizar
Usarn el mismo formato 1010 versin 8, utilizado en los
reportes del ao 2011.

En l se exigen las direcciones de todos los terceros (tanto
domiciliados en Colombia como domiciliados en el
exterior). En todo caso, cuando se trate de los
domiciliados en el exterior los datos de direccin,
cdigo del departamento. y cdigo del municipio no se
diligenciarn pues solo se les reporta el cdigo del pas.
El formato adems tiene dos columnas especiales para
reportar el porcentaje de participacin del socio, o
accionista, o cooperado, comunero, o asociado a diciembre
de 2012 (una columna donde la participacin porcentual
se escribir sin separador de cifras decimales, y la otra
donde se detallar cuntas eran las cifras decimales para
la cifra de la primera columna).

Si en vez de cdula se reporta el NIT (tipo de documento
31), en ese caso el dgito de verificacin del Nit se
informa solo si se conoce.

Manera de hacer la entrega de los reportes
En primer lugar, es importante que el RUT de la entidad
informante refleje la responsabilidad 14-informante de
exgena. Y que el representante legal de la entidad
tambin tenga su propio RUT y con la responsabilidad
22-Suscribir declaraciones de terceros.

Adicionalmente, el representante legal de la entidad
reportante queda obligado a hacer el reporte (tanto inicial
como las posibles correcciones) usando los servicios
informticos electrnicos de la DIAN y la firma digital
emitida por la DIAN (esta informacin no es avalada ni
por contador ni por revisor fiscal).

Plazos
Segn el art. 17 de la Resolucin 117, los plazos para la
entrega de este reporte dependern de si el reportante,
para la fecha en que se entregar el reporte, es un grande
contribuyente (con responsabilidad 13 en el RUT) o si es
una persona jurdica no grande contribuyente. Al respecto,
debe tomarse en cuenta la Resolucin XXX de diciembre
xx de 2012 con la cual se actualiz la lista de entidades
grandes contribuyentes, retirando a muchas de la lista e
ingresando a otras.

Los plazos son:


Grandes contribuyentes:

ltimo dgito del


NIT (sin incluir
dgito de
verificacin)

|actualicese.com

Hasta

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

9 de abril de 2013

10 de abril de 2013

11 de abril de 2013

12 de abril de 2013

15 de abril de 2013

16 de abril de 2013

17 de abril de 2013

18 de abril de 2013

19 de abril de 2013

22 de abril de 2013

sancin un porcentaje del 3% a los valores inicialmente


reportados pero que eran errneos).

Lo triste en este caso es que aunque esa correccin a la
declaracin de renta no generara sancin, en todo caso,
porque s se hara necesario entrar a corregir el reporte de
informacin exgena, la sancin vendra justamente por
ese otro lado.

Como quien dice:, quienes presentan informacin exgena
deben pensar todas las consecuencias que se derivan de
entrar a hacer correcciones a sus declaraciones tributarias
si sucede que ya han presentado la informacin exgena
(ver Concepto 80262 de noviembre de 2005).

Ejemplo prctico
En el Capitulo IX, numeral 9.1 de esta obra se muestra un
ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial
hara la recoleccin de los datos necesarios con los cuales
pueda hacer el reporte del literal a del artculo 631,
sobre los datos de sus socios y accionistas a diciembre 31
de 2012.19


Personas jurdicas (que no sean Grandes
contribuyentes):

ltimos dos dgitos


del NIT (sin incluir
dgito de
verificacin)

Fecha

96 a 00

24 de abril de 2013

91 a 95

25 de abril de 2013

86 a 90

26 de abril de 2013

81 a 85

29 de abril de 2013

76 a 80

30 de abril de 2013

71 a 75

2 de mayo de 2013

66 a 70

3 de mayo de 2013

61 a 65

6 de mayo de 2013

56 a 60

7 de mayo de 2013

51 a 55

8 de mayo de 2013

46 a 50

9 de mayo de 2013

41 a 45

10 de mayo de 2013

36 a 40

14 de mayo de 2013

31 a 35

15 de mayo de 2013

26 a 30

16 de mayo de 2013

21 a 25

17 de mayo de 2013

16 a 20

20 de mayo de 2013

11 a 15

21 de mayo de 2013

06 a 10

22 de mayo de 2013

3.2 Informacin respecto de pagos o


causaciones a terceros y las retenciones
practicadas o asumidas sobre los mismos
Literales b y e del artculo 631 del E.T. Artculos
1, 2 y 4 Resolucin 117 de octubre 31 de 2012

Por qu se unifican en un solo formato los pagos o


abonos en cuenta a terceros y sus respectivas
retenciones?
Al igual que con los reportes del 2011, la DIAN decidi que
en un solo formato, el formato 1001 versin 8, los
obligados a hacer este reporte debern entregar la
informacin de los pagos o causaciones a terceros por
todo concepto durante el 2012 (compra de activos,
compra de inventarios, valores tratados como cargos
diferidos, distribucin de dividendos y participaciones,
costos y gastos), al igual que las retenciones a ttulo de
renta, IVA o timbre que hayan practicado o asumido sobre
tales pagos o abonos en cuenta.

Cada pago o causacin puede terminar siendo reportado
con retencin o sin ella, lo cual depende de si el pago
estuvo o no sujeto a retenciones en la fuente pues las
normas vigentes indican que hay muchos casos en los
cuales no se tienen que practicar retenciones a ttulo de
renta (por ejemplo, si un tercero era beneficiario de un
pago que constitua para l un ingreso no gravado, una
renta exenta, o era una pequea empresa de la Ley 1429
de 2010,o un autorretenedor de renta, etc.). En esos
casos, a los pagos o causaciones no se les practican

01 a 05
23 de mayo de 2013


Qu pasara si despus de entregado el reporte 2012
la empresa reportante descubre que se hace necesario
corregir su declaracin de renta 2012, y con ello
cambia el rengln 41 de patrimonio lquido?
En ese caso, se dira que el reporte inicial, aunque
coincida con el valor inicialmente llevado a la declaracin
de renta 2012 en el rengln 41, era entonces un reporte
con errores. Por tanto, al presentar el nuevo reporte, en el
que ya se tomara en cuenta el valor de la correccin a la
declaracin de renta, la DIAN va a quedar facultada para
imponer la sancin del art. 651 del E.T. (regulado por
Resolucin 11774 de diciembre de 2005; impondr como

Esos datos que se muestran en dicho numeral estn tomados del


archivo en Excel titulado Hoja de trabajo literal a) socios y
accionistas, archivo que est incluido en el DVD que acompaa
esta obra escrita y que puede entonces ser utilizado por quien lo
desee como plantilla para elaborar all sus propios casos
particulares.
19

| a c t u a l i c e s e . c o m 41

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

retenciones a ttulo de renta. Lo mismo sucede si el pago o


causacin no arrojaba la base mnima en el momento del
pago para quedar sujeto a retenciones a ttulo de renta o
de IVA, o quizs incluso se pudo haber tratado de pagos a
trabajadores independientes prestadores de servicios a
los que entre enero y abril de 2012 se les aplic el art. 173
de la Ley 1450 de 2011 (reglamentado con el Decreto
3590 de septiembre de 2011) y entre mayo y diciembre
de 2012 se les aplic el art. 13 de la Ley 1527 de 2012
(reglamentado con el decreto 1950 de septiembre de
2012) y por tal motivo el pago no sufri retencin a ttulo
de renta (pues eran pagos mensuales que no superaban
los 300 UVT con la primera Ley o los 100 UVT con la
segunda Ley).

Por consiguiente, al pedir que en el formato 1001 quede
reportado el pago total al tercero (sin importar si sufri o
no retenciones) la DIAN est logrando manejar mayor
informacin pues en el pasado la DIAN, con los que solo
entregaban el formato 1002 con el detalle de las
retenciones practicadas (formato que dej de usarse
desde los reportes del ao 2011) y no entregaban el
formato 1001, solo terminaba recibiendo informacin de
los pagos o causaciones que se haban hecho a favor de un
tercero y que s haban sufrido retenciones, pero dejaba
de recibir la informacin de todos los dems pagos que no
sufran retenciones.

Adems, al hacer el reporte de los pagos y sus retenciones
en un solo formato, la DIAN tambin subsana el problema
que tuvo cuando utiliz en el pasado equivocadamente los
reportes del ao gravable 2006, ya que en esa ocasin, si
un mismo reportante entregaba el formato 1001 y el
1002, el sistema de la DIAN terminaba sumando los dos
valores bases de cada formato, creando as
equivocadamente un monto total de pagos a un mismo
tercero que en realidad no era correcto (el pago que
figuraba en el formato 1001 era casi siempre el mismo
valor base que le figuraba al mismo tercero en el
formato 1002). Por causa de ese error la DIAN envi
equivocadamente cartas en el 2008 a personas naturales a
las que consider omisas por no haber declarado el ao
2006 creyendo que s haban recibido ingresos que los
obligaban a declarar.

Como sea, es importante comentar que a partir del ao
gravable 2013, cuando se lleven a la prctica las medidas
del Decreto 1159 de junio de 2012 (el cual reglament el
art. 376-1 del E.T), va a ser necesario que la DIAN
termine modificando otra vez su formato 1001. Y es que el
decreto 1159 dispone que la DIAN empezar a emitir
resoluciones con las cuales los agentes de retencin que
all se mencionen ya no practicaran las retenciones por el
sistema de causacin sino por el sistema de caja, ya que la
retencin se contabilizar en el mismo momento en que se
haga el pago al tercero y ese pago se tendr que hacer
exclusivamente a travs de los bancos. Por tanto, en ese
caso el formato 1001 podr quedar incluyendo costos y
gastos que s son del ao 2013 (porque el costo o gasto s
se seguir registrando por causacin), pero la retencin
sobre ese costo o gasto puede quedar registrada en el ao
2014 (cuando se pague el respectivo costo o gasto).
As,que el formato 1001 de un determinado ao podr
42

quedar con costos y gastos y sin retenciones, y el formato


del ao siguiente podr quedar sin costos y gastos pero s
contener datos sobre retenciones practicadas. Eso
entonces tambin implicar que la DIAN tenga que
cambiar el formato 1003 que elabora la persona o entidad
que sufre la retencin, pues cuando esa persona o entidad
informe que sufri una retencin, e informe incluso el
valor base sobre el cual le practicaron la retencin, esos
datos pueden quedarle en un ao mientras que para el
agente de retencin los datos en su formato 1001 le
quedaron en otro ao anterior. Eso es lo que hoy en da ya
viene incluso sucediendo cuando el pagador son las
entidades pblicas que ejecutan el presupuesto general de
la Nacin ya que esas entidades registran los costos y
gastos por causacin pero las retenciones por el sistema
de caja (ver art.76 de la Ley 633 de 2000 y el art. 15 del
Decreto 406 de 2001). Por tanto, es fcil prever que la
DIAN s modificar entonces en el futuro los formatos
1001 y 1003. Y para ello fue que en el pargrafo 1 del art.
8 de ese Decreto 1159 de junio de 2012, pensando en que
los mismos bancos sern los que diariamente empezarn
a hacerle llegar a la DIAN los datos sobre quines
ordenaron los pagos, sobre qu bases, qu retenciones se
practicaron y quines las sufrieron (y lo harn con los
formatos ya definidos en la Resolucin 0076 de agosto 31
de 2012), entonces se dispuso lo siguiente:

Pargrafo 1. La Direccin de Impuestos y Aduanas
Nacionales determinar si la informacin suministrada
frente a los pagos y retenciones efectuados conforme al
presente Decreto, releva total o parcialmente a los sujetos
que tengan la obligacin de informar sobre estos mismos
aspectos conforme al artculo 631 del Estatuto Tributario u
otras disposiciones del mismo ordenamiento.

A quines les corresponde entregar este reporte?
El reporte de pagos o abonos en cuenta a terceros y sus
posibles retenciones en la fuente corre por cuenta de los
siguientes tipos de reportantes:

1.

2.

3.

|actualicese.com

Las personas naturales y asimiladas (es decir,


incluyendo hasta las sucesiones ilquidas), sean
obligadas o no a llevar contabilidad, colombianas o
extranjeras, residentes o no, si en el ao anterior
(2011) obtuvieron ingresos brutos declarables al
gobierno colombiano por montos superiores a
quinientos millones de pesos ($500.000.000) y sin
importar si por el ao 2012 quedan o no obligadas a
declarar renta.

Las personas jurdicas y asimiladas (con o sin nimo
de lucro, pblicas o privadas), que estn obligadas a
presentar por el 2012 declaracin de renta o de
ingresos y patrimonio, y que en el ao gravable
anterior (2011) hayan obtenido ingresos brutos
fiscales (incluidos los constitutivos de renta
ordinaria ms los constitutivos de ganancia
ocasional) superiores a cien millones de pesos
($100.000.000).

Todas las siguientes entidades (que en su mayora
son no declarantes de renta ni de ingresos y
patrimonio), sin importar sus ingresos en el ao

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

4.

anterior (2011), pero siempre y cuando hayan


practicado algn valor por concepto de retenciones
en la fuente (a titulo de renta, o de IVA, o de timbre)
durante el 2012: a) entidades de derecho pblico (es
decir, las que tienen marcada alguna opcin en la
casilla 64 de la segunda pgina de su RUT); b) los
fondos de inversin (los que tiene escogida la opcin
07, 08 en la casilla 65 de la segunda pgina de su
RUT); c) los fondos de valores; d) los fondos mutuos
de inversin (los que tienen escogida la opcin 17 en
la casilla 65 de la segunda pgina de su RUT); e)
carteras colectivas; f) fondos de pensiones de
jubilacin e invalidez (los que tienen escogida la
opcin 10 en la casilla 65 de la segunda pgina de su
RUT). Igualmente todas las dems personas jurdicas
y naturales y las sucesiones ilquidas, que no estn
mencionadas en ninguno de los numerales 1 y 2
anteriores, ni en los literales anteriores de este
numeral 3, pero que durante el 2012 hayan
practicado algn valor por concepto de retenciones
en la fuente (ya sea a ttulo de renta, o de IVA o de
timbre). Si las entidades y personas mencionadas en
este numeral 3 no practicaron ningn valor de
retenciones durante el 2012, entonces no tendran
que entregar este reporte.


Todos los entes pblicos del nivel nacional y
territorial de los rdenes central y descentralizado
contemplados en el artculo 22 del Estatuto
Tributario, no obligados a presentar declaracin de
renta ni de ingresos y patrimonio. Se dice que son
todos, pues no importa el monto de los ingresos
brutos que les figuren en sus contabilidades del ao
anterior (2011) (ver literal h en el art. 1 de la
Resolucin 117). Ese art. 22 del E.T. dice lo
siguiente:

ARTICULO 22. ENTIDADES QUE NO SON
CONTRIBUYENTES. No son contribuyentes del
impuesto sobre la renta y complementarios, la Nacin,
los Departamentos y sus asociaciones, los Distritos, los
Territorios Indgenas, los Municipios y las dems
entidades territoriales, las Corporaciones Autnomas
Regionales y de Desarrollo Sostenible, las reas
Metropolitanas, las Asociaciones de Municipios, las
Superintendencias, las Unidades Administrativas
Especiales, las Asociaciones de Departamentos y las
Federaciones de Municipios, los Resguardos y Cabildos
Indgenas, los establecimientos pblicos y los dems
establecimientos oficiales descentralizados, siempre y
cuando no se sealen en la ley como contribuyentes.

Tampoco ser contribuyente la propiedad colectiva de
las comunidades negras conforme a la ley 70 de 1993.

El Fondo para la Reconstruccin del Eje Cafetero,
Forec, no es contribuyente del impuesto sobre la renta
y complementarios, y no est obligado a presentar
declaracin de ingresos y patrimonio.

encargados de facturar en los consorcios y uniones


temporales; todos los operadores en los contratos de
exploracin de hidrocarburos, gases y minerales;
todas las sociedades fiduciarias administradoras de
fideicomisos; y todos los secretarios de los rganos
que financian gastos con recursos del tesoro
nacional, tambin deben informar los pagos a
terceros que realizaron por actuar como ejecutores
de los recursos en todas esas figuras especiales, pero
que no les constituan costos y gastos propios sino
que eran costos y gastos cubiertos por cuenta de los
mandantes, o de los miembros del consorcio, o de la
unin temporal, o de los asociados del contrato de
exploracin, o de los fideicomisos administrados,
etc. El reporte de esa clase de pagos especiales no los
hacen en el formato 1001 sino en otros formatos
especficos que mencionan los art. 11 a 15 de la
Resolucin 117.


Adems, si una sucesin ilquida o una persona natural o
jurdica dejaron de funcionar en algn momento dentro
del ao 2012 y no haban ido a cancelar el RUT antes de la
expedicin de la Resolucin 117, en ese caso, antes de
poder ir a cancelar el RUT, les van a pedir que presenten
este reporte con los pagos y retenciones que s hayan
alcanzado a practicar en la fraccin de ao 2012 por la
cual funcionaron. Lo mismo pasar con los que se
liquidaron despus de la expedicin de la Resolucin
(para poder cancelar el RUT tendrn que entregar el
reporte).

Adems, el pargrafo 1 del art. 1 de la Resolucin 115
(sobre la informacin exigida a los notarios; ver numeral
2.6 de este material) hace la precisin de que el notario
no debe incluir en el formato 1001 las retenciones que
solo deben quedar reportadas en su formato 1032
mencionado en esa otra resolucin (retenciones
practicadas por ventas de bienes y derechos ante su
notara las cuales se denunciaban en el rengln 37 de sus
formularios mensuales de retenciones en la fuente del
2012). Por tanto el notario entregara el formato 1001
por el solo hecho de que en el ao 2012 haya practicado
retenciones (as sean nicamente las que practic sobre
venta de bienes o derechos en su notaria; ver concepto
DIAN 059040 sep. 2012). Pero al momento de elaborar
ese formato 1001, con el detalle de sus pagos a terceros
en el ao, en ese formato 1001 no se vern, en la
columna de retenciones a titulo de renta, las que ya
report en el formato 1732.


Cul informacin solicita?
Se solicita informar los datos (incluidas las direcciones de
correo urbano) de los beneficiarios (tanto los
domiciliados en Colombia como los domiciliados en el
exterior) por costos y deducciones en que se incurri
durante 2012 (incluidas compras netas de activos fijos,
compras netas de inventarios, los valores tratados como
activos diferidos y hasta los pagos o distribuciones de
dividendos, participaciones o remanentes a los socios,
accionistas, cooperados o comuneros), sin importar si son o
no deducibles fiscalmente en la renta del ao 2012,
cuando el valor acumulado en el ao 2012 en cabeza de un
mismo beneficiario, sumando todos los posibles conceptos


5.

Todos los que actuaron como mandatarios en


contratos de mandato; todos los miembros

| a c t u a l i c e s e . c o m 43

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

diferentes por los cuales se le hayan hecho pagos o


causaciones y sin incluir el IVA que pueda traer
acumulado porque dicho IVA se dej como mayor valor
del pago o causacin, sea igual o superior a quinientos mil
pesos $500.000 (ver pargrafo 1 del art. 4). Si el pago fue
por salarios y dems pagos laborales, o por otras rentas
de trabajo a los independientes tales como honorarios,
servicios, comisiones, en ese caso el tope se eleva a
$10.000.000 para que el tercero tenga que ser reportado
en forma individualizada (ver el pargrafo 5 del art. 4).

En todo caso, para los reportantes que mencionamos en el
numeral 3 de nuestro listado de reportantes que
entregarn esta informacin (ver literal c del el art. 1 y
el literal c del art. 2, de la Resolucin 117), ellos quedan
obligados a entregar el detalle de la totalidad de los pagos
o causaciones a terceros por conceptos distintos a pagos
laborales (es decir, sin importar que estn por debajo de
$500.000). Y en cuanto a pagos laborales y otras rentas de
trabajo s les permiten reportar en forma individualizada
solamente a los terceros que recibieron pagos por encima
de los $10.000.000 (ver art. 4, pargrafos 1, 2 y 5, de la
Resolucin 117).

Cuando las operaciones de pagos o abonos en cuenta con
un mismo tercero s superen los topes antes comentados,
entonces cada concepto por el cual acumul pagos o
causaciones se reportar con alguno de los 52 posibles
conceptos diseados por la DIAN, de forma tal que la
suma de los valores reportados en todos esos conceptos
arroje el total del pago o causacin efectuada por el 2012
con dicho tercero. Por ejemplo, si un tercero tiene pagos
por honorarios de $300.000 y por servicios de $250.000,
en ese caso, porque la suma de los dos valores superara
los $500.000, el tercero s debe ser detallado en el reporte,
pero los $300.000 se le reportaran con el concepto 5004
y los otros $250.000 con el concepto 5002. En columnas
por aparte se discriminar el IVA acumulado que pueda
estar sumando con el pago o causacin al tercero y los
tipos de retenciones (de renta o de IVA; no incluye
timbre) que se le hayan practicado o asumido. Todos estos
campos pueden quedar en ceros si en efecto no haba un
IVA sumando con el pago o si no se le hizo ningn tipo de
retenciones.

Adems, el primer inciso del artculo 4 de la Resolucin
117 establece que el pago o causacin se reporta segn el
concepto a que correspondan. Esa frase es diferente a la
que se us hasta los reportes del ao 2010 cuando se lea
segn el concepto contable a que corresponda. (ver por
ejemplo la resolucin 8660 de 2010). Por tanto, al
eliminar la palabra contable, eso significa que si, por
ejemplo, en los inventarios de un reportante (por
ejemplo de una constructora) se registraron valores por
honorarios, o por mano de obra, o por servicios, esos
valores cargados en un inventario y que no corresponden
a una compra de mercancas, no se reportaran como
compra de inventarios (como se podra creer a primera
vista), sino con el concepto ms exacto que corresponda
(honorarios, salarios, servicios, etc.). De esa forma incluso
habra mayor coherencia con el monto de la retencin que
se le haya practicado al tercero (la tarifa para una
retencin sobre un honorario es muy distinta de la tarifa
44

para una compra de mercanca).



Cuando se haya hecho el barrido con todos los terceros y
se vea que algunos no alcanzaron el tope para ser
reportados en forma individualizada, entonces esos
terceros se agruparan dentro de cada uno de los 53
conceptos diseados por la DIAN y se reportan con un
nico registro que lleva como NIT el nmero 222222222,
razn social cuantas menores y la direccin de la
entidad o persona informante. Como quien dice, los
registros con el NIT 222222222 solo pueden llegar a ser
como mximo 53.20.

Adems, si el reportante es de aquellos que s tiene que
detallar la totalidad de los pagos diferentes a pagos
laborales y rentas de trabajo (literal c del art. 1 y literal
c del art. 2 de la Resolucin), entonces los nicos
registros con el nit 222222222 que pueden figurar en su
reporte seran los que realizara con el concepto 5001-
salarios y dems pagos labores o con los conceptos 5002,
5003 y 5004 (si son honorarios, comisiones o servicios
con trabajadores independientes), pues esos son los
nicos casos en los que se les permiten reportar en forma
individualizada solo a los terceros que acumularon ms de
$10.000.000 y todos los dems terceros de esos conceptos
s pueden reportarlos en el registro de cuantas menores
con el nit.222222222.

En vista de que esta en esta ocasin la DIAN volvi a pedir
que se incluyan hasta los gastos y costos que seran no
deducibles fiscalmente, se debe aclarar que estos en todo
caso, tienen que ser gastos reales (o sea, los que s son
reconocidos a su vez como un ingreso por parte del
tercero) y no gastos o costos simplemente estimados
(como por ejemplo, estimar una indemnizacin de un
proceso que est adelantndose ante los jueces).

Adems, cuando se est diligenciando el formato 1001, all
hay dos columnas para reportar el pago: en la primera
(denominada Pago deducible) irn solo los valores
deducibles fiscalmente (por ejemplo, el 25% del valor del
4 x mil); en la segunda (denominada Pago no deducible)
irn los costos y gastos no deducibles (por ejemplo, el
75% del 4 x mil). Si el reportante es alguna entidad no
contribuyente de renta, sea que deba presentar o no
declaracin de ingresos y patrimonio 2012 (ver Arts. 598
y 599 del E.T.), en ese caso todos los pagos o causaciones
20

Tngase presente que en el listado de conceptos del formato


1001 figuran esta vez 58 posibles conceptos la mayora de los
cuales son para reportar los pagos que s le constituan costo o
gasto al reportante (incluso el nuevo concepto 5061 mencionado en
el tem 49 no se usara dentro del formato 1001 sino solo en el
formato 1014 exclusivo de las fiduciarias; ver art. 14 de la
Resolucin). Pero dentro de ese listado se incluyeron 4 conceptos
en los que nunca tendra cabida la posibilidad de usar el nit
222222222 de cuantas menores, pues es forzoso identificar al
tercero as sea la propia persona o entidad informante. Nos
referimos a los conceptos 5049 hasta 5052 por las autorretenciones
que el propio reportante se haya autopracticado (ver pargrafos
12 y 13 del art. 4). Por tanto, solo quedan 53 conceptos en los
cuales s habra cabida para usar el registro 222222222 cuantas
menores.

|actualicese.com

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

los reporta nicamente en la columna pagos no


deducibles y siempre dejar en ceros la columna pagos
deducibles (ver el pargrafo 10 del art. 4).

Adems, en los otros formatos similares al 1001 (como los
1014, 1016, 1043, 1046 y 1056) y que son utilizados solo
para reportar los pagos especiales hechos por los tipos de
reportantes especiales que mencionamos en el numeral 5
del listado de reportantes obligados a entregar
informacin sobre pagos a terceros (mandatarios en
contratos de mandato, el encargado de facturar en los
consorcios y uniones temporales, etc.), no existe la
columna de pagos no deducibles, pues el reportante solo
tiene que informar a quin hizo el pago y por cuenta de
quin lo hizo, pero sin importar cmo lo utilizar este
ltimo.

Incluso, hay que comentar que si la DIAN pide hacer el
reporte de los pagos que no sean deducibles fiscalmente,
eso implicara que si el reportante es una persona natural
(obligada o no obligada a llevar contabilidad), esa persona
tendra que reportar todos sus gastos personales que en
efecto son no deducibles (viajes, comidas, ropa, etc.). La
DIAN no hizo salvedades al respecto y por ende se vuelve
algo utpico creer que una persona natural lleva el
registro de esos gastos como para luego poder entrar a
reportarlos. Pero el problema es que si no reportan esos
gastos, y la contraparte s reporta su respectivo
ingreso obtenido con la persona natural., entonces la
DIAN se quedara sin cmo hacer el respectivo cruce de
informacin y tendra la facultad para sancionar a la
persona natural por informacin de gastos no
suministrados. As que lo mejor ser que las personas
naturales obligadas a hacer el reporte de gastos, y que no
llevaron registros de ellos durante el ao, traten de
reportar todo lo que ms puedan.

Adems, en la estructura del formato 1001 (y en la de sus
similares, los formatos 1014, 1016, 1043, 1046 y 1056), se
sigue indicando que cuando un reportante tenga que
detallar el pago o causacin que haya efectuado a favor de
un tercero durante el 2012, en ese caso no solo tendr
que distinguir si ese gasto o costo en el que incurri ser o
no deducible en su declaracin de renta, sino que tambin
tendr que distinguir, en columnas individuales, si ese
gasto o costo tiene incluido algn valor por IVA que no fue
tomado como descontable en las declaraciones de IVA y
que por eso se llevaba como mayor valor del gasto (ver
pargrafo 14 del art. 4).

Si no se hace esa separacin entre el pago y su IVA,
obviamente se alteran para la DIAN los procesos de
cruces de informacin con el tercero, pues dicho tercero,
como contrapartida, en su formato 1007 solo reportar
que tuvo un ingreso pero no lo reporta junto con el IVA
generado, ya que el IVA generado lo reporta en otro
formato distinto a aquel en el que reporta sus ingresos (lo
hace en el 1006). As que, si la DIAN solo cruza el formato
1001 del comprador con el 1007 del vendedor, entonces
se necesita que el IVA s est discriminado.

Significara lo anterior que para estos reportes del 2012
no hay posibilidad de que el IVA que est sumando como

mayor valor de un costo o gasto se pueda dejar reportado


en la misma columna donde estar el valor bruto del costo
o gasto sino que dicho IVA, en todos los casos, tendr que
ser discriminado en las columnas que para tal fin se
disearon en el formato 1001. Y si algn reportante
controlaba ese IVA por aparte en las cuentas contables
del PUC 511570, o 521570, o 731570, sucede que ese
control no es tampoco el ms efectivo, pues all no queda
controlado el IVA que se qued como mayor valor de los
inventarios registrados en la cuenta 14 del PUC, o de los
activos fijos registrados en la cuenta 15 del PUC, o de los
diferidos registrados en la cuenta 17 del PUC. En
consecuencia, si algn reportante no tiene discriminados
los IVA que estn sumando en todas las cuentas donde se
pudo haber dejado acumulado, una solucin que puede
intentar aplicar para conocer esos IVA sera la de fijarse
en cul fue el valor base sobre el cual practic la retencin
de IVA al tercero y all se descubrira el valor del IVA que
haba cobrado ese tercero (o si era un tercero del rgimen
simplificado, se descubre el IVA terico sobre el cual se
calcula la retencin asumida de IVA). Ahora, si el
reportante no fue agente de retencin de IVA pero s fue
agente de retencin de renta, en ese caso puede calcular
cul fue el valor base de la retencin a ttulo de renta y a
ese valor base calcularle la tarifa de IVA respectiva que se
generaba sobre el costo o gasto que s era gravado con IVA
(ya sea 1,6%, 10%, 16%, etc.). El problema en este ltimo
caso es si el pago se haca a alguien que era
autorretenedor de renta, o que el pago no daba base para
practicar la retencin de renta, o que era un pago que le
constitua una renta exenta o un ingreso no gravado, ya
que en todos esos casos no se tienen datos de retenciones
de renta pues no se les aplicaba.

En relacin con este reporte, lo primero que se debe
destacar es que si la entidad o persona natural informante
llegaron a participar durante el ao 2012 como miembros
de un consorcio o unin temporal en el cual era otro el
miembro encargado de facturar;, o si durante el 2012
actuaron como mandantes en contratos de mandato, o
como asociados en un contrato de exploracin de
hidrocarburos o gases, en esos casos no deben reportar
los costos y gastos que figuran en sus contabilidades y hasta
en sus declaraciones de renta, pero que fueron originados
por su participacin en esos consorcios o uniones
temporales, o en los contratos de exploracin de
hidrocarburos, o en los contratos de mandato (este ltimo
es tpico, por ejemplo, cuando se utiliza a una inmobiliaria
para que cubra los costos de administrar un bien raz y
practique directamente las retenciones, o se utiliza a una
agencia aduanera para que ella cubra los gastos de las
importaciones y exportaciones y practique directamente
las retenciones). Lo anterior por cuanto tales costos y
gastos sern reportados nicamente por el consorcio, o por
el mandatario que los represent, o por el operador en los
contratos de exploracin de hidrocarburos (ver Pargrafo 1
del art. 11, el pargrafo 2 del art. 12 y el pargrafo 1 del
art. 13, en la Resolucin 117). Como quien dice, las
empresas y personas naturales solo entrarn a reportar
por su propia cuenta todos los dems costos y gastos que
no se hayan originado por su participacin en ese tipo de
figuras. Como sea, la resolucin no aclara lo que pasara si
sucedi que el mandatario, o el consorcio, o el operador
| a c t u a l i c e s e . c o m 45

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

del contrato de hidrocarburos sean personas o entidades


que antes de octubre 31 de 2012 ya se haban liquidado y
haban cancelado su RUT (ver pargrafo del art. 2
Resolucin 117). En ese caso es obvio que ese mandatario,
o el consorcio, o el operador del contrato de
hidrocarburos ya no entregaran los reportes y s le
tocara hacerlo entonces a los mandantes, o a los
miembros de los consorcios y uniones temporales, o a los
miembros de los contratos de hidrocarburos.

por diferencia en cambio, como en verdad no fue pagado


al tercero, no se reporta en el formato 1001. Y tampoco se
reportara en el 1011 pues all no hay diseado un
concepto especial para ese tipo de gastos.

As mismo, todo el que est obligado a desarrollar la
informacin del literal e (por pagos o causaciones a
terceros) queda obligado a elaborar el reporte que se pide
en el artculo 7, numeral 1, de la Resolucin 117;, es decir,
deber reportar en otro formato especial (el formato
1005) la totalidad de los terceros con quienes se
originaron los IVA descontables que haya llevado a las seis
declaraciones de IVA presentadas durante el 2012 (ver el
subtema 3.5 de esta publicacin). En ese otro formato
1005 solo se piden nombres y NIT del tercero y la cifra del
IVA descontable (no se piden direcciones). Si no estuvo
obligado a presentar declaraciones de IVA, se ahorra este
trabajo.

As mismo, si el costo o gasto fue tomado por ms del
100% del verdadero valor pagado o causado (ejemplo, la
donacin a la fundacin Gustavo Matamoros, que se
deduce en un 125% del valor pagado; ver art. 126-2 del
E.T.), en ese caso al tercero, en el formato 1001, solo se le
reporta con el 100% del valor pagado (para nuestro
ejemplo, con el concepto 5013). Pero luego, si al
reportante le corresponde entregar tambin el formato
1011, le pedirn que reporte (sin nombres de terceros) el
valor que finalmente s se tom como deducible en la
declaracin de renta, en este caso, todo el 125% del pago
y con el concepto 8222. Esto servir para que la DIAN
controle que lo reportado, por ejemplo, en el formato
1001 con el concepto 5013, al ser multiplicado por un
mximo de 125% s le arroje lo que figura en el formato
1011 y concepto 8222. Verificaciones similares se deben
tener presentes para otros conceptos que se utilicen en el
formato 1001, tales como los siguientes:

a) Concepto 5020. Valor de compra del activo sobre el
cual el reportante se tomar el beneficio del Art. 158-3
(inversin en activos fijos productivos, beneficio que
solo lo pueden aplicar en el 2012 los contribuyentes
que tengan incluido ese beneficio dentro de sus
contratos de estabilidad jurdica de la Ley 963 de 2005
firmados con el Estado): en este caso, en el formato
1011, y con el concepto 8200, se informar como
mximo un 30% de lo que est reportado en el 1001
con el concepto 5020.

b) Concepto 5010. Valores pagados entre enero 1 y
diciembre 31 de 2012 por concepto de pagos
parafiscales al ICBF, SENA y caja de compensacin, sin
importar de qu nominas fuesen. En este caso, en el
formato 1001, se reporta el valor pagado a esas
entidades (y no el meramente causado) y que por
tanto est sumando entre los costos y gastos laborales
deducibles (ver art. 114 del E.T. y el concepto DIAN
42747 de mayo de 2009). Pero como ese mismo valor
es el que tambin se reportar luego en los renglones
informativos 32 del formulario 110 31 del
formulario 210 para declaracin de renta por el ao
gravable 2012, lo que suceder es que al hacer el
formato 1011 y con los conceptos 8241, 8242 y 8243

Tambin se puede destacar que si alguien adquiri un


activo fijo o unos inventarios y los recibi porque fue
beneficiario de la liquidacin de una sucesin ilquida, o
porque se los dieron en calidad de donacin en especie, en
ese caso el activo o inventario adquirido en esa forma no
se reporta pues all no se efectu ningn pago al tercero.
Eso ms bien es algo que tendra que reportar solo en el
formato 1007 pues fueron ingresos recibidos en especie
de terceros
De igual forma, en el caso de los dineros que las
cooperativas debitan en sus cuentas del pasivo en las que
se reflejan las partes pertinentes de los excedentes de
ejercicios anteriores que son trasladados a tales cuentas
del pasivo, esos dbitos en esa cuenta fueron pagos a
terceros para ejecutar los excedentes de aos anteriores
tal como lo pide la norma cooperativa pero no son pagos a
los asociados de la cooperativa y por tanto no se puede
decir que se informaran como distribucin de
excedentes (concepto 5059). Esos dbitos, entonces, se
reportan como pagos no deducibles y con los NIT de
esos terceros a los que se les hizo el pago,
En el desarrollo de este literal e (para el cual se usa el
formato 1001) solo se manejarn los costos y gastos que s
tengan un beneficiario externo real. Por consiguiente, los
dems costos y gastos tales como el gasto depreciacin, o
la deduccin por activos fijos productivos, por no tener un
beneficiario externo real, se reportaran solo por quienes
deban desarrollar la informacin del literal k y lo haran
usando el formato 1011 (ver numeral 5 del art. 11 de la
Resolucin 117 y el subtema 3.9 de esta publicacin; y
recurdese que la deduccin por activos fijos
productivos, art. 158-3 de E.T., es una deduccin especial
que luego del ao gravable 2010 solo la pueden seguir
utilizando los contribuyentes que hayan incluido ese
beneficio en sus contratos de estabilidad jurdica, Ley
963 de 2005, firmados con el Estado).

Sobre el gasto o costo por diferencia en cambio, habra
que comentar que ese gasto en realidad nunca es
reconocido por el beneficiario del exterior como un
ingreso (pinsese, por ejemplo, que el beneficiario del
exterior tena una cuenta por cobrar de 100 dlares y se le
pagan 100 dlares.; por tanto l nunca reconoce un
mayor ingreso porque a la empresa colombiana, en el
momento del pago, le toc registrar, por efectos de la tasa
de cambio, un gasto diferencia en cambio). Incluso a
veces el gasto por diferencia en cambio se origina por
ajustar a la baja unos dlares que se tienen en efectivo en
caja fuerte, y eso tampoco es reconocido por ningn
tercero como un ingresos. Entonces, ese gasto o costo
46

|actualicese.com

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

c)


d)

se volvern a reportar esos mismos valores


(recordemos que el formato 1011 no maneja nombres
de terceros). Adems, si algn empleador gener
durante el 2012 nuevos puestos de trabajo y se los
otorgaba al tipo de personas especiales mencionadas
en los Arts. 9 a 13 de la Ley 1429 de 2010
(desplazados, mujeres mayores de 40 aos, etc.), es
posible que el empleador quiera usar el 9% de los
parafiscales pagados sobre los salarios de ese tipo de
trabajadores y llevarlo no como una deduccin, sino
como un descuento del impuesto de renta. Por tanto, a
ese tipo de empleadores les suceder que en el
rengln 32 del formulario 110 el 31 del formulario
210 les queda reportado todo el valor de parafiscales
pagados a esos trabajadores especiales durante el ao,
pero no todo ese valor de esos renglones se tom
como costo o gasto, pues hay una parte que se tom
como descuento del impuesto de renta. Por tanto, si
ese es el caso, entonces en el formato 1011 se entiende
que con los conceptos 8241, 8242 y 8243 solo ir
reportada aquella parte que de los valores llevados al
rengln 32 del formulario 110 al 31 del 210 s se
haya tomado como costo o gasto pero no la parte
que se haya tomado como descuento tributario.

Conceptos 5011 y 5012. Valores pagados (y no los
simplemente causados) entre enero 1 y diciembre 31 a
las entidades de seguridad social en salud, pensiones y
ARP, incluido el aporte del trabajador. En este caso, en
el formato 1001, y usando las columnas de pago
deducible y pago no deducible, se reportarn con
cada entidad de la seguridad social la parte que de ese
pago era el aporte del empleador (parte deducible) y
la parte que era el aporte del trabajador (parte no
deducible para el reportante; ver pargrafo 11 del art.
4). Sin embargo, cuando se elabore la declaracin de
renta 2012, en los renglones informativos 31 del
formulario 110 30 del formulario 210, all solo se
pide reportar los aportes pagados durante el ao sin
incluir los aportes del trabajador. En todo caso, en el
formato 1011 no se dise un cdigo para volver a
detallar los pagos efectuados a las entidades de
seguridad social y que sean los que finalmente se
tomar como deducibles el reportante. Los valores a
reportar en los conceptos 5011 y 5012 se tomaran de
las planillas integradas de liquidacin de aportes
(PILA) pagadas entre enero 1 y diciembre 31 de 2012,
pero se tendra que incluir hasta los valores que se
hayan cancelado por copagos al sistema de salud
cuando el cotizante quiere darle cobertura a personas
que no son de su grupo familiar bsico. Sin embargo,
en caso de los aportes a pensiones, all solo se pide el
aporte obligatorio y no habra que incluir los aportes
voluntarios. La intencin de este reporte es que la
DIAN pueda cruzar esta informacin con los reportes
que a su vez le hacen llegar las EPS, ARL y los fondos
de pensiones, en los que indican quines estn al da o
no en sus pagos laborales (ver art. 626 del E.T.).

e)

f)

Concepto 5001. Pagos laborales. Al momento de hacer


el formato 1001, este es el nico concepto en el cual al
tercero solo se le reporta valores si los mismos estn
efectivamente pagados y no simplemente causados,

pues lo que se busca es rastrearle el ingreso que el


asalariado s debe reconocer como ingreso en el 2012
y que lo podra obligar a declarar renta, ya que los
asalariados, por no estar obligados a llevar
contabilidad, solo reconocen como ingresos del ao los
efectivamente recibidos en dinero o en especie (ver
art. 27 del E.T.). Sin embargo, como al empleador s le
dejan deducir los gastos laborales a pesar de que solo
estn causados (y con tal de que s haya pagado
efectivamente los aportes de seguridad social y
parafiscales con plazo hasta antes de presentar la
respectiva declaracin de renta; ver art. 664 del E.T.),
por eso en el formato 1011, y con el concepto 8207, le
piden que informe el total de los costos y gastos
laborales del ao que s se est tomando como
deducibles (sin importar si estn causados y/o
pagados). Esto mismo debe tenerse en cuenta si una
cooperativa o precooperativa de trabajo asociado
(CTA o PCTA) est obligada a hacer este reporte, pues
en tal caso los pagos por compensaciones hechos a
sus asociados se reportaran con el mismo criterio con
el que se reportarn los pagos por salarios y dems
pagos laborales en una empresa normal (es decir,
reportando a los asociados cuyas compensaciones
hayan sido efectivamente pagadas y que sean iguales o
superiores a los $10.000.000). Lo anterior es as por
cuanto la DIAN, en sus conceptos 4592 de enero 25 de
2001, 91762 de diciembre de 2005 y 43266 de junio
de 2007, ha explicado que las CTA mensualmente
deben depurar esos pagos por compensaciones, para
efectos de la retencin en la fuente, como si fueran
pagos por salarios, y hasta les deben dar al final del
ao el mismo formulario 220 por certificados de
ingresos y retenciones laborales.

Conceptos 5002, 5003 y 5004. Pagos o causaciones
por honorarios, comisiones o servicios. En este punto
habra que comentar que al formato 1001 se llevan
individualizados los valores pagados y/o causados al
tercero (ya sea persona natural o persona jurdica que
se obtuvo ese tipo de ingresos) si estos pagos o
causaciones, junto con los dems pagos o causaciones
por diferentes conceptos, le acumularon ms de
$500.000. Pero si el tercero beneficiario de estos
pagos era una persona trabajadora independiente que
solo acumul pagos o causaciones por estos conceptos,
solo se le reporta individualmente si tales pagos o
causaciones le superaron los $10.000.000 (ver primer
inciso del pargrafo 5 del art. 4)

Concepto 5028. Devoluciones de pagos de aos
anteriores y sus respectivas devoluciones de
retenciones de renta o de IVA.: Si un contribuyente
haba efectuando un pago en un ao anterior y ya
haba hecho tambin la retencin de renta en ese
mismo ao anterior, lo que termina sucedeiendo
cuando devuelven o anulan la operacin en otro ao
fiscal posterior es que para poder reversar la
retencin de renta practicada al sujeto pasivo, este
sujeto pasivo tiene que cumplir con lo indicado en el
art. 5 del Decreto 1189 de 1988 para garantizar que
esa retencin de renta que le van a devolver no la us
en la declaracin de renta de ese ao anterior. Si ya la
| a c t u a l i c e s e . c o m 47

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

haba usado, entonces el agente de retencin no tiene


que debitar en el pasivo de retenciones en la fuente de
renta por pagar sino que llevara el dbito a una
cuenta por cobrar a ese sujeto pasivo y as ninguno de
los dos (ni el sujeto pasivo ni el agente de retencin)
tienen que afectar sus declaraciones de retencin o de
renta ya presentadas o por presentar. Si la devolucin
origina el tener que devolver retenciones de IVA, en
ese caso el sujeto pasivo tiene que cumplir con lo
indicado en el art. 11 del Decreto 380 de 1996 para
garantizar que no se la haba tomado en ningn
formulario de IVA ya presentado. Si ya la haba usado,
entonces el agente de retencin no tiene que debitar
en el pasivo de retenciones en fuente de IVA por pagar
sino que llevara el dbito a una cuenta por cobrar a
ese sujeto pasivo y as ninguno de los dos (ni el sujeto
pasivo ni el agente de retencin) tienen que afectar
sus declaraciones de retencin o de IVA ya
presentadas o por presentar. Para los reportes de
estos tipos de devoluciones de retenciones se dice que
el valor base debe quedar reportado totalmente en la
columna de pagos no deducibles (ver pargrafo 12
del art. 4).

g)

48

manera de aceptar que un agente de retencin haya


debitado el pasivo de retenciones de timbre sera
cuando el documento estuvo equivocadamente sujeto
a impuesto de timbre y alguna norma especial lo
exoneraba; o cuando la retencin de timbre fue
practicada con una tarifa superior a la permitida (ver
al respecto el Decreto 2024 de octubre 2 de 2012 con
el cual se modific el art. 6 del Decreto 1189 de 1988).
Y Ntese que lo que pide incluso la DIAN en los
reportes de exgena 2012 son las devoluciones de
retenciones de timbre sobre operaciones del ao
anterior. Eso indicara que si un agente de retencin
practic la retencin de timbre durante el 2012 y la
devuelve durante el mismo ao 2012, ese tipo de
devolucin no se reporta con el concepto especial
5054,. Como sea, no es creble que a la DIAN le sirva de
algo que los agentes de retencin de timbre le
informen los datos de los terceros a los cuales se les
hicieron devoluciones de retenciones de timbre, y
mucho menos sobre operaciones del ao
anterior, pues ningn tercero usa las retenciones de
timbre para disminuir el valor a pagar de algn tipo de
declaracin tributaria y ms bien todo lo que le
retienen se le convierte en un gasto por impuestos no
deducible (algo que no sucede con las retenciones de
IVA).

Conceptos 5053 y 5054. Retenciones a ttulo de timbre


y devoluciones de retenciones de timbre.: Aqu el
principal problema es que en el formato 1001 la DIAN
sigue sin incluir la columna en la cual se reportaran
este tipo de retenciones pues el formato solo tiene
diseadas las columnas para las retenciones a titulo de
Renta o de IVA. Por anto, se entiende que lo nico que
se puede reportar en relacin con este tipo de
retenciones son solamente los valores base. Adems
sucede que en el caso de los documentos sin cuanta,
pero que s generan un "impuesto de timbre"
(ejemplo, salvoconductos, o visas, etc.; art. 521 del
E.T.), el pargrafo 12 del art. 4 establece que el valor
base de ese tipo de retenciones quedara reportado
en la columna pagos no deducibles. Pero cmo
reportar una base cuando en realidad no la haba? Es
por eso que se entendera que esas operaciones de
retencin de timbre sobre documentos sin cuantia no
habra que reportarlas. Solo entonces se reportaran
los valores base de las retenciones de timbre que s se
hayan practicado sobre documentos con cuantia. Y all
surge la duda porque durante el 2012, y desde el ao
2010 en adelante, esos documentos no estn
generando impuesto de timbre (ver el fallo de marzo 3
de 2011 del Consejo de Estado para el expediente 17443
donde se dijo que la tarifa del 0% se tiene que aplicar a
los pagos de los contratos de cuanta indeterminada que
se firmaron desde antes del 2010 pero que se sigan
ejecutando despus del 2010; ver tambin conceptos
DIAN 040374 Jun. de 2011 y 081013 de Oct. de 2011). Y
en relacin con las devoluciones de retenciones de
timbre de aos anteriores que se pide detallar con el
concepto 5054, hay que comentar que la DIAN misma,
con su concepto 52759 de junio de 2000, dijo que con
las retenciones de timbre no es posible hacer
devoluciones. En consecuencia, si las retenciones a
ttulo de timbre no es posible devolverlas cuando se
anulen los documentos que la originaron, la nica

Formatos a utilizar
Se usar el mismo formato 1001, versin 8, utilizado en
los reportes del 2011

Si el reportante es alguno de los que mencionamos en el
numeral 5 del listado de reportantes obligados a entregar
esta informacin de pagos y retenciones a terceros (es
decir, los mandatarios en contratos de mandato, o los
encargados de facturar en los consorcios y uniones
temporales, etc.), ellos usaran el formato 1001 para
reportar sus propios costos y gastos. Pero para reportar
los pagos especiales que ejecutaron por cuenta de sus
mandantes o miembros, deben hacerlo en los otros
formatos 1014, 1016, 1043, 1046 y 1056, que son los
mismos usados en los reportes del 2011 (ver artculos 11,
12, 13, 14 y 15 de la Resolucin).

El formato el 1001 (y los similares a ese) tienen las
siguientes particularidades:

Se exige reportar direcciones pero solo si el tercero


es un tercero domiciliado en Colombia. . En el caso de
que sea un tercero domiciliado en el exterior, y sin
importar si por el 2012 el reportante estuvo o no
sujeto al rgimen de precios de transferencia
(artculos 260-1 a 260-10 del Estatuto Tributario), lo
nico que se le reporta es el NIT que usa en ese pas
de residencia (o se le asigna uno de los seudo-Nits
que estn en el rango de 444444000 a 444449000),
pero no se le reporta ni direccin, ni cdigo de
departamento, ni cdigo de municipio (esos campos
se le dejan en blanco). S se les reporta el cdigo del
pas (Pargrafo 7 del art. 4 de la Resolucin 117).

Si en lugar de cdula se reporta el NIT, el dgito de

|actualicese.com

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

verificacin se reportara solo si se conoce (no es


dato obligatorio).

si no puede ir personalmente tiene que mandar a un


apoderado (que no tendra que ser obligatoriamente
abogado pues as se desprende de lo establecido en los
Arts. 34 y 68 del Decreto-Ley anti trmites 019 de enero
de 2012). Lo mismo aplica si el representante ya tiene
RUT y solo necesita actualizarlo para que le figure la
responsabilidad 22.

Si el representante legal, o la persona natural obligada a
reportar, ya tienen asignada firma digital (porque se la
asignaron para firmar virtualmente las declaraciones
tributarias o para entregar otros tipos de reportes a la
DIAN), no deben solicitar una nueva, pues con la ya
asignada podrn tambin entregar virtualmente los
reportes de la informacin exgena. Adems, si una
persona natural acta como representante legal de varias
personas jurdicas al mismo tiempo, con la firma que le
asignaron la primera vez, firmar digitalmente en todos
los entes jurdicos donde tenga que hacerlo y con ella
misma tambin puede entregar sus propios reportes si a
ello est obligado.

Todo el trmite de obtencin y activacin de la firma
digital es gratuito y se puede empezar a realizarlo desde
ya para no dejarlo para los ltimos das.


Adems, conviene aclarar que si alguien est obligado a
entregar estos reportes de informacin exgena de forma
virtual, automticamente queda por esa sola razn
obligado a presentar en forma virtual sus declaraciones
tributarias (ver art. 1 numeral 11, y art. 3, ambos en la
Resolucin 12761 de diciembre de 2011). Eso sera
aplicable en especial a las personas naturales que por
primera vez les corresponda entregar informacin
exgena (empezaran a prestar declaraciones tributarias
virtuales a partir del mes siguiente a aquel en que se
venza el plazo para entregar los reportes de exgena)
pues las personas jurdicas, desde julio de 2012 en
adelante, todas ellas estn siempre obligadas a presentar
sus declaraciones tributarias en forma virtual por el solo
hecho de figurar en el RUT como obligadas a presentar
declaraciones de retencin en la fuente (ver art. 1 numeral
12, y art. 2, ambos de la Resolucin 12761 de 2011 la cual
fue modificada con la Resolucin 0019 de febrero de
2012). Lo anterior implica que aunque los reportes de
exgena solo los firmar el representante legal, va a
suceder que si el reportante es alguien que luego tendr
que presentar sus declaraciones en forma virtual, en tal
caso para la presentacin de sus declaraciones en forma
virtual, si las mismas llevan siempre firma de contador o
de revisor fiscal, ser necesario que tambin le consigan
firmas digitales al contador o al revisor fiscal si aun no las
tienen.

Para la transmisin virtual no se aceptan excusas de
daos en los equipos, o de prdida de la firma digital.
Si se pierde dicha firma digital, deben pedir un cambio
mnimo con tres das hbiles de anticipacin a la fecha del
vencimiento (ver pargrafo art. 20 Resolucin 117). Por
eso conviene tener copias del archivo del mecanismo de
firma digital en varios sitios.


Manera de hacer la entrega de los reportes
La persona jurdica reportante o la persona natural
reportante en sus respectivos RUT deben tener figurando
la responsabilidad 14-Informante de exgena. Y si an
no tienen firmas digitales para el representante legal de la
persona jurdica o para la persona natural reportante

Todos los reportantes deben entregar el formato 1001
(as sea su nico formato a entregar) nicamente en forma
virtual por el portal de internet de la DIAN. Eso significa
que si el representante legal de las personas jurdicas
obligadas a hacer los reportes, o la persona natural misma
obligada a entregar los datos de sus pagos a terceros, son
individuos que hasta el momento no tienen asignada una
firma digital en la DIAN, deben solicitarla con tiempo (a
ms tardar faltando tres das hbiles antes de que se
venza el plazo para entregar la informacin), y luego
tienen que activarla (tngase presente que estos reportes
solo los firma el representante legal o la persona obligada
a reportar pero no los tienen que firmar ni sus contadores
ni sus revisores fiscales). En el trmite para obtener las
firmas digitales deben escoger entre ir personalmente a
cualquier sede de la DIAN, o enviar a un apoderado, o
mandar a un simplepor tercero autorizado (este ltimo es
el que ira hasta la DIAN con una simple cartica
autenticada ante notario; ver pargrafo 2 del art. 19 de la
Resolucin 117). En ese trmite la DIAN diligenciar un
formulario 10036 en el que debe quedar indicada una
cuenta de correo electrnico a la cual se har llegar el
archivo especial de extensin .epf (junto con una
contrasea,) para que el titular de esa cuenta de correo
electrnico lo descargue y efecte el proceso de
activacin en el portal de internet de la DIAN (en ese
proceso es donde se podr autoasignar una nueva
contrasea que solo l conocer) y luego s lo pueda usear
para firmar los reportes que entregar.21


Para poder obtener los mecanismos de firma digital es
necesario que el representante legal (en el caso de las
personas jurdicas) tenga su propio RUT y que all le figure
la responsabilidad 22-Suscribir declaraciones de
terceros. Si el representante legal an no tiene RUT, le
tocar empezar por tramitarlo en la DIAN cumpliendo con
todos los nuevos requisitos fijados en los Decretos 2645
de julio de 2011 y 2820 de agosto de 2011 que
modificaron el Decreto 2788 de 2004, a saber: llevar el
original y una fotocopia de la cdula; llevar el original y
una fotocopia del recibo de servicios pblicos o de
impuesto predial correspondientes al sitio que va a
mantener reportado como direccin en la DIAN; llevar
constancias de tener una cuentas bancarias (si le aplica), y
21

Para ms detalles, vanse las cartillas instructivas de la


DIAN para obtencin y activacin de mecanismos de firma
digital y para utilizacin de los servicios informticos
electrnicos del portal de internet de la DIAN, cartillas que
estn incluidas como archivos adicionales de PDF en el DVD
que acompaa esta obra.

| a c t u a l i c e s e . c o m 49

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

En todo caso, y al igual que lo sucedido con los reportes


del 2011, la DIAN incluy un artculo denominado
contingencia (art. 20 en la Resolucin 117), en el cual se
indica que si para la fecha de entrega virtual de los
reportes se presentan problemas tcnicos con el portal de
la DIAN, el reportante deber llevar los archivos
fsicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN
en Colombia y el archivo de la firma digital para intentar
cargarlos directamente en los computadores de la DIAN.
Y si eso tampoco funciona, la DIAN emitir un comunicado
avisando de ello y el informante tendr ocho das hbiles
ms para hacer la entrega del reporte sin que se configure
extemporaneidad en el proceso.

Se debe tener presente la restriccin que existe a la hora
de construir cualquiera de los formatos de la Resolucin
117, referente a que cada archivo no puede contener ms
de 5.000 registros. Por tanto, quienes tengan que detallar
los pagos y retenciones practicadas a terceros durante el
2012, y el reporte les exija incluir ms de 5.000 registros,
debern elaborar varios formatos 1001, guardando el
lmite respectivo en cada uno y diferenciando un archivo
de otro con el nmero de consecutivo de envo (vase
ms detalles en el captulo IV y V de esta publicacin).

Plazos
Segn el art. 17 de la Resolucin 117, los plazos para la
entrega de este reporte transcurrirn segn si para la
fecha de entrega del reporte la persona o entidad
reportante es un gran contribuyente (con responsabilidad
13 en el RUT) o si no lo es. Al respecto, debe tomarse en
cuenta la Resolucin XXX de diciembre xx de 2012 con la
cual se actualiz la lista de entidades grandes
contribuyentes, retirando a muchas de la lista e
ingresando a otras.

Para los que s sean grandes contribuyentes, los plazos se
vencern entre el 9 y el 22 de abril de 2013, segn el
ltimo dgito del NIT del reportante (sin incluir el dgito
de verificacin). Para los dems, trascurrirn entre el 24
de abril y el 23 de mayo de 2013 segn los dos ltimos
dgitos del NIT del reportante (sin incluir el dgito de
verificacin). Los plazos son los mismos que ya incluimos
a esta misma altura cuando analizamos el reporte del
formato 1010 (Ver numeral 3.1 de esta obra)

Qu pasara si despus de entregado el reporte 2012
la persona jurdica o persona natural reportante
descubre que necesita corregir algn valor de su
declaracin de renta o de ingreso y patrimonio 2012,
en especial los renglones sobre costos y deducciones, o
alguna de las declaraciones de retencin en la fuente
de los meses del 2012?
En ese caso, se dira que el reporte inicial, aunque
coincida con los valores inicialmente declarados, era un
reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo
reporte en el que ya se tomaran en cuenta los valores de
las correcciones hechas a las declaraciones de renta o de
ingresos y patrimonio o las correcciones a las
declaraciones de retencin en la fuente, la DIAN quedar
facultada para imponer la sancin del art. 651 del E.T.
(regulado con Resolucin 11774 de diciembre de 2005;
aplicara un porcentaje del 3% a los valores inicialmente
50

reportados pero que eran errneos. Y todo sin importar


incluso que el propio reportante los haya corregido
voluntariamente antes de que la DIAN lo detectara y lo
obligara; ver concepto 80262 de noviembre de 2005).

Como quien dice, quienes presentan informacin exgena
deben pensar todas las consecuencias que se derivan de
hacer correcciones a sus declaraciones tributarias si ya
han presentado la informacin exgena.


Ejemplos prcticos
En el Captulo IX de esta obra, numerales 9.3 y 9.4, se
muestran dos ejemplos sobre la forma como se puede
hacer este reporte. El primero de ellos para los
reportantes que s pueden reportar a los terceros por
conceptos distintos a salarios y rentas de trabajo en
forma individualizada solo si superen los $500.000. El
segundo, para aquellos reportantes a quienes les
corresponde reportar la totalidad del pago al tercero sin
importar su cuanta, cuando se trata de pagos distintos a
pagos laborales y rentas de trabajo.22

3.3 Informacin respecto de retenciones de


renta, IVA y timbre que le hayan practicado
a la persona o entidad informante
Literal c del Art. 631 del E.T.; Arts. 1,2 y 5 de la
Resolucin 117 de octubre 31 de 2012
A quines les corresponde desarrollarlo?
Lo desarrollan las siguientes personas o entidades:

1.

2.

Las personas naturales y asimiladas (es decir,


incluyendo hasta las sucesiones ilquidas), sean
obligadas o no a llevar contabilidad, colombianas
o extranjeras, residentes o no, si en el ao
anterior (2011) obtuvieron ingresos brutos
declarables al gobierno colombiano por montos
superiores a quinientos millones de pesos
(500.000.000) y sin importar si por el ao 2012
quedan o no obligadas a declarar renta.

Las personas jurdicas y asimiladas (con o sin
nimo de lucro, pblicas o privadas), que estn
obligadas a presentar por el 2012 declaracin de
renta o de ingresos y patrimonio, y que en el ao
gravable anterior (2011) hayan obtenido
ingresos brutos fiscales (incluidos los
constitutivos de renta ordinaria ms los
constitutivos
de
ganancia
ocasional)
superiores a cien millones de pesos.
($100.000.000).


Los datos de los ejemplos que se muestran en dichos numerales
estn tomados de los archivos en Excel titulados Hoja de trabajo
literal e) pagos a terceros con lmites y Hoja de trabajo literal e)
pagos a terceros reportando todo, incluidos en el DVD que
acompaa esta obra escrita y que pueden ser utilizados por quien
lo desee como plantilla para elaborar all sus propios casos
particulares.
22

|actualicese.com

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

Cul informacin solicita?


Datos de la totalidad de las retenciones en la fuente a
titulo de renta, a ttulo de IVA y a ttulo de timbre que los
terceros le hayan practicado durante 2012 a la entidad o
persona informante.23

A cada tercero que quede incluido en el reporte se le
informar el NIT, la razn social o los nombres y apellidos,
el concepto de la retencin sufrida y las retenciones que le
fueron practicadas por parte de ese tercero. Igualmente, y
al igual que lo sucedido con los reportes del 2011, a cada
tercero tambin habr que incluirle el valor base sobre
el cual dicho tercero practic la retencin, y la direccin
del tercero. Eso significara que cuando se est reportando
el valor base de una retencin de IVA que le hayan
practicado al informante, habr que reportar tambin el
valor de la venta antes de IVA para que haya coherencia
con el valor base que a su turno reportar en ese
concepto el agente de retencin (los agentes de retencin
de IVA reportan en el formato 1001, como valor base de
una retencin de IVA practicada al rgimen comn o al
rgimen simplificado, el valor de la compra antes de IVA).

Como sea, es importante comentar que a partir del ao
gravable 2013, cuando se lleven a la prctica las medidas
del Decreto 1159 de junio 1 de 2012 (el cual reglament el
art. 376-1 del E.T), este reporte de las retenciones que le
practican al informante ser uno de los reportes que muy
seguramente desaparecer. Y es que el Decreto 1159
dispone que la DIAN empezar a emitir resoluciones con
las cuales los agentes de retencin que all se mencionen
ya no practicaran las retenciones por el sistema de
causacin sino por el sistema de caja, ya que la retencin
se contabilizar en el mismo momento en que se haga el
pago al tercero y ese pago se tendr que hacer
exclusivamente a travs de los bancos. Y que si el banco es
quien quedar con la informacin sobre quin orden el
pago y quin sufri las retenciones, entonces esos bancos
sern los encargados de hacer llegar diariamente a la
DIAN los reportes sobre esas operaciones (lo harn con
los formatos ya definidos en la Resolucin 0076 de agosto
31 de 2012). En consecuencia, en el pargrafo 1 del art 8
del Decreto 1159 de 2012 se dispuso lo siguiente:

Pargrafo 1. La Direccin de Impuestos y Aduanas
Nacionales determinar si la informacin suministrada
frente a los pagos y retenciones efectuados conforme al
presente Decreto, releva total o parcialmente a los sujetos
que tengan la obligacin de informar sobre estos mismos
aspectos conforme al artculo 631 del Estatuto Tributario u
otras disposiciones del mismo ordenamiento.

Ese mecanismo contemplado en el art. 376-1 del E.T. y el
Decreto 1159 de junio de 2012, de que las retenciones de
renta y de IVA se practiquen solamente en el momento del
pago, es algo que desde el ao 2000 ya vienen haciendo
las entidades ejecutoras del presupuesto nacional (ver
art.76 de la Ley 633 de 2000 y el art. 15 del Decreto 406

de 2001). Por tanto, si por ejemplo durante el 2012 una


persona o empresa recibi un pago de parte de una de
esas entidades del Estado ejecutoras del presupuesto
nacional, entonces en su formato 1003 dir cual fue el
valor base sobre el cual la entidad del Estado le hizo las
retenciones. Pero la entidad del Estado, en su formato
1001, no necesariamente va a tener el mismo valor base,
pues el costo o gasto pudo haber quedado registrado en el
2011 mientras que la retencin la practicaron en el 2012
en el momento del pago. Por eso entonces, para esos casos
de los que sufrieron retenciones por caja de parte de
entidades ejecutoras del presupuesto nacional, es muy
fcil prever que no siempre tiene que existir cruce en los
valores base de quien entrega el formato 1003 y los
pagos del ao al tercero que se veran en el formato
1001 de la entidad del Estado.

En relacin con la retencin sufrida a ttulo de impuesto
de timbre (y que contablemente se registra en una cuenta
de gasto impuestos, cuenta PUC 511510 la cual no es
deducible fiscalmente), se debe destacar que durante el
2012, y luego de la sentencia de marzo 3 de 2011 del
Consejo de Estado para el expediente 17443, qued claro
que el impuesto de timbre solo se sigue generando sobre
los documentos sin cuanta (ejemplo, salvoconductos, o
visas, etc.; ver art. 521 del E.T.), pues en ese fallo el
Consejo de Estado determin que en razn a que desde el
2007 la tarifa de impuesto de timbre para los documentos
de cuanta determinada qued establecida en cero por
ciento (0%), entonces esa misma tarifa de 0% se tiene que
aplicar a los pagos de los contratos de cuanta
indeterminada que se firmaron desde antes del 2007 pero
que se sigan ejecutando en la actualidad. Lo anterior
significa que si durante el 2012 el impuesto de timbre solo
le fue practicado al reportante sobre documentos sin
cuanta, entonces el campo "valor base" debera ser de
cero pesos. Pero resulta que el formato 1003, al menos
cuando se diligenciaba en el prevalidador de la DIAN para
ao gravable 2011, exiga que hubiera un valor base
superior a cero y que incluso tena que ser igual o mayor
al valor de la retencin de timbre. Si en el prevalidador
para ao gravable 2012 (que a la fecha en que hacemos
este libro no se ha dado a conocer) se sigue exigiendo lo
mismo, consideramos que es un error grande del
prevalidador de la DIAN y que lo nico que se puede hacer
entonces es reportar como "valor base un valor igual al
valor de la retencin de timbre y luego comunicar por
escrito a la DIAN de lo que se tuvo que hacer para poder
construir el formato 1003 en los casos de esas retenciones
de timbre en documentos sin cuanta.

Se entiende adems que el espritu de la norma es que la
DIAN estara exigiendo las retenciones a ttulo de renta
que el reportante se haya tomado efectivamente en sus
declaraciones de renta 2012 (Rengln 79 en el formulario
110 el 64 en el formulario 210). Por tanto, si durante el
ao 2012 sucede que al reportante s le hicieron por
ejemplo retenciones en la fuente a ttulo de renta pero no
las incluy en su declaracin 2012 (porque no consigui el
certificado por ejemplo), entonces esas retenciones se
quedaran sin incluir en el reporte. Sin embargo, lo
correcto ser reportar todas las retenciones en la fuente a
ttulo de renta que le hayan practicado, as sea que se las

No se incluyen en este reporte las autorretenciones a ttulo de


renta, pues estas se reportan en el desarrollo de los literales b y
e, formato 1001, pagos y retenciones. Ver numeral 3.2 de esta
obra.

23

| a c t u a l i c e s e . c o m 51

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

haya tomado o no en su declaracin de renta, pues de esa


forma la DIAN s podr hacer el cruce respectivo con la
informacin que a su vez enviar a la misma DIAN el
agente de retencin de renta.

El mismo argumento anterior tambin sera aplicable en
cuanto a las retenciones de IVA que le hayan hecho
durante el 2012 al reportante. Es decir, reportara todas
las retenciones de IVA, sea que las haya incluido o no en
los renglones 60 de sus declaraciones de IVA bimestrales
del ao 2012. Adems, si alguna retencin de IVA se la
practicaron en algn momento del ao 2012, pero las
termin registrando contablemente y tomndoselas
fiscalmente en alguno de los dos primeros bimestres del
2013 (pues eso lo permite el art. 484-1 del E.T. y el art. 31
del Decreto 3050 de 1997), en ese caso esas retenciones s
quedaran en el reporte del formato 1003 (para que haya
cruce de informacin con el reporte que har el agente de
retencin en el formato 1001), pero no coincidira con los
valores llevados a las declaraciones de IVA del 2012.

Formatos a utilizar
Formato 1003, versin 7 (el mismo que se us en los
reportes del 2011).

En ese formato 1003 se entiende que no es posible usar el
seudo-nit 222222222 pues se deber reportar en forma
detallada a la totalidad de los terceros que les hicieron
retenciones a las personas o entidad informante (se
reportan todas esas retenciones sin importar su cuanta).

Se reporta el concepto de la retencin sufrida, el NIT del
tercero, la razn social o nombres del tercero, la direccin
del tercero, el valor base y la retencin que le practicaron.
Si en vez de cdula se reporta el NIT, el dgito de
verificacin solo se reporta si se conoce.

Manera de hacer la entrega de los reportes
En primer lugar, es importante que el RUT de la entidad o
persona natural informante refleje la responsabilidad 14-
informante de exgena. Y que si se trata de una persona
jurdica, el representante legal de la entidad tambin
tenga debe tener su propio RUT y con la responsabilidad
22-Suscribir declaraciones de terceros.

Adicionalmente, el representante legal (o liquidador) de la
persona jurdica reportante, o la persona natural obligada
a reportar, quedan obligados a hacer el reporte (tanto
inicial como las posibles correcciones) usando los
servicios informticos electrnicos de la DIAN y la
firma digital emitida por la DIAN (esta informacin no es
avalada ni por contador ni por revisor fiscal).

Plazos
Segn el art. 17 de la Resolucin 117, los plazos para la
entrega de este reporte transcurrirn segn si para la
fecha de entrega del reporte la persona o entidad
reportante es un gran contribuyente (con responsabilidad
13 en el rut) o si no lo es. Al respecto, debe tomarse en
cuenta la Resolucin xxx de diciembre xx de 2012 con la
cual se actualiz la lista de entidades grandes
contribuyentes, retirando a muchas de la lista e
ingresando a otras.
52


Para los que s sean grandes contribuyentes, los plazos se
vencern entre el 9 y el 22 de abril de 2013, segn el
ltimo dgito del NIT del reportante (sin incluir el dgito
de verificacin). Para los dems, trascurrirn entre el 24
de abril y el 23 de mayo de 2013 segn los dos ltimos
dgitos del NIT del reportante (sin incluir el dgito de
verificacin). Los plazos son los mismos que ya incluimos
a esta misma altura cuando analizamos el reporte del
formato 1010 (Ver numeral 3.1 de esta obra)


Qu pasara si despus de entregado el reporte 2012
la persona jurdica o persona natural reportante
descubre que necesita hacer correcciones a su
declaracin de renta o de ingresos y patrimonio 2012, o
a las declaraciones de IVA del 2012 y tiene que
modificar los valores por retenciones a favor de renta o
de IVA que inicialmente se haba tomado?
En ese caso, se dira que el reporte inicial, aunque
coincida con los valores inicialmente declarados, era un
reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo
reporte, en el que ya se tomaran en cuenta los valores de
las correcciones hechas a las declaraciones de renta o de
IVA, la DIAN quedar facultada para imponer la sancin
del art. 651 del E.T. (regulado con Resolucin 11774 de
diciembre de 2005): un porcentaje del 3% a los valores
inicialmente reportados pero que eran errneos.

Como quien dice, quienes presentan informacin exgena
deben pensar todas las consecuencias que se derivan de
hacer correcciones a sus declaraciones tributarias si ya
han presentado la informacin exgena (Concepto 80262
de noviembre de 2005).

Ejemplo prctico
En el Capitulo IX, numeral 9.2, se muestra un ejemplo
sobre la forma en que una sociedad comercial hara la
recoleccin de los datos necesarios con los cuales pueda
hacer el reporte del literal c del artculo 631, sobre las
retenciones a ttulo de renta y de IVA que le practicaron
durante el 2012.24

3.4. Informacin respecto de ingresos


propios recibidos durante el 2012
Literal f del art. 631 del E.T.; Arts. 1,2 y 6 de la
Resolucin 117 de octubre 31 de 2012

A quines les corresponde desarrollarlo?


Lo desarrollan los mismos tipos de personas naturales y
jurdicas que mencionamos cuando se examin el caso de
la informacin correspondiente al literal c del art. 631
del E.T., con todo y las mismas salvedades o
particularidades que all se expresaron (ver numeral 3.3.
Esos datos que se muestran en dicho numeral estn tomados del
archivo en Excel titulado Hoja de trabajo literal c) retenciones que
le practicaron, incluido en el DVD que acompaan esta obra
escrita y que puede ser utilizado por quien lo desee como plantilla
para elaborar all sus propios casos particulares.
24

|actualicese.com

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

de esta publicacin).


Cul informacin solicita?
Datos de aquellos terceros (tanto los domiciliados en
Colombia como los domiciliados en el exterior) de
quienes se recibieron durante 2012 ingresos netos
propios (es decir, despus de devoluciones) cuando el
valor acumulado de dicho ingreso neto en cabeza de un
mismo tercero, reuniendo todas las cuentas del ingreso en
las que le figuren valores, sea igual o superior a
$1.000.000.25

La intencin es que el reporte total de los ingresos
coincida con el total de ingresos que se denuncien tanto
en la seccin de rentas ordinarias (renglones 42 a 44 en
el formulario 110 para DR 2012, renglones 35 a 38 del
formulario 210 para DR 2012) como en la seccin de
ganancias ocasionales (rengln 65 del formulario 110,
o rengln 53 del formulario 210) de la declaracin de
renta o de ingresos y patrimonio 2012.

Como quien dice, y a diferencia del reporte de costos y
gastos, en este reporte de ingresos solo se toman en
cuenta los valores fiscales y no la informacin de ingresos
que sean solamente contables pero que no pasaran a la
declaracin de renta (como, por ejemplo, un ingreso de
ejercicios anteriores, o un ingreso mtodo de
participacin, o ingreso por recuperacin de
provisiones, etc.). Esos ingresos que solo son contables
pero no fiscales nicamente se quedaran reflejando
dentro de los renglones xxx del formato 1732 para
quienes s queden obligados a entregar dicho formato
(Vase la Resolucin xxxx de diciembre xxx de 2012)

En relacin con este reporte, la DIAN otra vez ha indicado
expresamente que si la entidad o persona natural
informante particip durante el ao 2012 como miembro
de un consorcio o unin temporal en el cual era otro el
miembro encargado de facturar; o si fue asociado de un
contrato de exploracin de hidrocarburos, gases, y
minerales; o si actu como mandante en contratos de
mandato o administracin delegada;, o us a otra entidad
o persona para que le hiciera intermediacin comercial y
por tanto facturara los ingresos por cuenta de ellos; o
recibi ingresos por tener participaciones en algn tipo de
fideicomisos, en ese caso todos esos valores por ingresos
recibidos a travs de esas figuras especiales quedarn
reportados en columnas independientes especiales que se
disearon al formato 1007, pero se reportan solo con los
NITs de esos terceros que lo representaban en la
generacin de su ingresos (ver pargrafo 6 del art. 6 de la
Resolucin). Como sea, la resolucin no aclara lo que
pasara si sucedi que el mandatario, o el consorcio, o el
operador del contrato de hidrocarburos sean personas o
entidades que antes de octubre 31 de 2012 ya se haban
liquidado y haban cancelado su RUT (ver pargrafo del
art. 2 Resolucin 117). En ese caso es obvio que ese
mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de

hidrocarburos ya no entregaran los reportes detallados


que a ellos se les piden en los Arts. 11 a 13 de la
Resolucin 117 (entre ellos el que informa los nombres de
los terceros que pagaban los ingresos que le pertenecan
al mandante, o a los miembros de los consorcios y uniones
temporales, o a los asociados del contrato de
hidrocarburos) y se entiende que en ese caso s le tocara
hacerlo entonces con todo el detalle a los mandantes, o a
los miembros de los consorcios y uniones temporales, o a
los asociados de los contratos de hidrocarburos.

De otra parte, hay que mencionar que algunos ingresos
son ingresos que s figuraran en la declaracin de renta o
de ingresos y patrimonio, pero que no iran al reporte.
Tales ingresos son, por ejemplo:

1) El ingreso por intereses presuntivos en prstamos en
dinero a socios: Ese ingreso, por no ser un valor
real sino presuntivo, no se reportara. Adems,
como dice la norma, de lo que se trata es de informar
sobre los terceros de quienes se hayan recibido los
ingresos, y ese inters presunto no fue en verdad
recibido del socio o accionista.

2) El ingreso por diferencia en cambio: Ese tipo de
ingreso tampoco fue recibido de parte de los
beneficiarios del exterior. Esto se ratifica en el hecho
de que en el pasado (entre 1992 y 2006), cuando
existan los ajustes por inflacin fiscales, y se
formaba el ingreso fiscal del saldo crdito correccin
monetaria fiscal, ese tipo de ingreso proveniente
de ese tipo de ajustes, tampoco se llevaba a los
reportes de exgena de esos aos.

3) Los ingresos por recuperacin de deducciones. Estos
ingresos tampoco se recibieron de algn tercero. Un
ejemplo de ellos es el mencionado en los artculos 90
y 196 del E.T., que dice que si al vender un activo fijo
depreciable se obtuvo una utilidad, entonces de esa
utilidad la parte que corresponda a la depreciacin
acumulada que traa el activo hasta la fecha de venta
se considera una renta lquida por recuperacin de
deducciones y la DIAN dice que las rentas lquidas
por recuperacin de deducciones se denunciaran en
el rengln 43 de ingresos brutos no operacionales de
la declaracin de renta (ver la Cartilla instructiva
para la declaracin de renta y el Concepto DIAN
52752 de agosto 3 de 2005). Por tanto, de la venta de
un activo, solo se reporta el precio de venta y se hace
con el nombre del comprador. Pero la utilidad
llevada a recuperacin de deducciones, aunque sea
fiscal, no se lleva a los reportes de exgena.

Sobre este tema se debe tener cuidado con la forma en
como que se llevan a la declaracin de renta, o de ingresos
y patrimonio, algunos ingresos especiales como por
ejemplo, la venta de activos fijos , o las permutas, o las
daciones en pago. En todos los casos, el ingreso bruto que
se origina de todas esas operaciones (pues todas se
asimilan a ventas) debe quedar denunciado en el
formulario de la declaracin de renta o de ingresos y
patrimonio y por ende en el reporte de informacin
exgena, as suceda que en las cuentas del ingreso

El criterio se mira desde el punto de vista del ingreso neto y no


del ingreso bruto, pues quienes reportarn los costos y gastos
tambin reportarn las compras netas superiores a $500.000.

25

| a c t u a l i c e s e . c o m 53

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

contable no figuren tales ingresos o figuren en forma


parcial. Por ejemplo, si se usa un activo de la empresa para
hacer dacin en pago y con ello cancelar un pasivo, en la
contabilidad acreditan el activo y debitan el pasivo pero
no afectan el estado de resultados contable. Sin embargo,
en la declaracin de renta esa operacin se denunciara y
reportara como si hubiese sido una venta, informando el
precio de venta del activo (el precio con el cual de una vez
quedaba cubierto el pasivo) en los renglones 43 65 del
formulario 110, o renglones 38 53 del formulario 210; y
en el rengln de otros costos (renglones 50 66 del
formulario 110, o renglones 43 54 del formulario 210)
se denuncia el costo fiscal de venta del activo. Y si lo que
se hizo con el activo no fue darlo como dacin en pago
sino una venta normal, tambin en la contabilidad solo
quedar reflejada en el estado de resultados la utilidad
y/o prdida en venta del activo, pero en la declaracin se
debe denunciar como ingreso bruto el precio de venta (en
el rengln que le corresponda segn si constituye renta
ordinaria o si constituye ganancia ocasional) y como
otros costos el costo fiscal que tena el activo hasta la
fecha de venta (ver conceptos 037543 de 2000 y 036641
de mayo 20 de 2011).26

Adicionalmente, existen tambin otros valores por
ingresos que en la contabilidad no pasan por el estado de
resultados, pero que s deben quedar reflejados como
tales en la declaracin de renta y luego en el reporte de
informacin exgena. Tales ingresos son el valor
acreditado durante el ao en las cuentas de ingreso por
prima en colocacin de acciones o cuotas sociales, cuenta
3205 del PUC; o el ingreso por donaciones recibidas,
cuenta 3210. Incluso, el primero de esos ingresos (el de
prima en colocacin de acciones) se denuncia como
ingreso bruto en el rengln 43 del formulario 110 para
declaracin de renta 2012, pero luego se resta en el
rengln 47 como ingreso no gravado (artculo 36 del E.T.
antes de ser modificado por la Ley 1607 de diciembre 26
de 2012); incluso, advirtase que los valores que se tomen
como ingreso no gravado en la declaracin de renta se
tienen luego que informar en el formato 1011, y con los
conceptos 8001 hasta 8029; ese formato se diligencia en
desarrollo del literal k del artculo 631 del ET (ver el
numeral 3 del art. 10 de la Resolucin 117; subtema 3.9
de esta publicacin).

Adems, en relacin con los ingresos que s se reportaran,
es importante aclarar que para quienes soportan sus
ingresos con factura de venta, en todas ellas debe constar
el nombre del cliente (art. 617, literal c del E.T.). En
cambio, en los documentos equivalentes a factura de que
trata el Art. 616-1 del E.T. (como por ejemplo el tiquete de
mquina registradora, o las boletas de entradas a
espectculos pblicos) no se exige que figure el nombre
del cliente (Art. 4 Decreto 522 de marzo de 2003). Por
consiguiente, solo para quienes usaban documentos
equivalentes a factura de venta, o incluso hasta para

aquellas empresas que no estn obligadas a expedir


factura ni documento equivalente (como los bancos, y las
empresas del servicio de transporte urbano de pasajeros y
las gasolineras; ver art. 616-2 del E.T. y art. 2 del Decreto
1001 de 1997), se podr aceptar que no era posible
identificar al tercero con quien se obtenan los ingresos y
por tanto esos ingresos as facturados o contabilizados se
reportaran con el seudo-nit 222222222, en el concepto
que le corresponda de los cuatro conceptos que dise
esta vez la DIAN, y colocando como razn social la frase
cuantas menores, y la direccin de la entidad
informante (ver inciso tercero del pargrafo 1 del art. 6 de
la Resol. 117).

Los terceros que s son identificables porque se usaba
factura de venta, pero que no alcancen a acumular el tope
de $1.000.000 en todo el ao 2012, se agruparn en un
nico registro, dentro de cada uno de los cuatro conceptos
diseados por la DIAN (Ingresos brutos operacionales,
Ingresos brutos no operacionales, Ingresos brutos por
intereses y rendimientos financieros, Ingresos por
intereses correspondientes a crditos hipotecarios),
usando para ello el NIT 222222222 cuantas menores, y
tipo de documento 43.

As mismo, quienes tengan la obligacin de desarrollar la
informacin de este literal f reportando los detalles de
sus ingresos fiscales del ao 2012, tambin quedan
obligados a detallar los IVA generados llevados a las
declaraciones del IVA (si es que presentaron tales
declaraciones de IVA durante el 2012 y tomando como
IVA generado hasta los que se forman de las devoluciones
en compras), pero solo si el ingreso que gener ese IVA
(o la devolucin en compra que dio lugar al IVA generado)
fue igual o superior al $1.000.000. El detalle de ese IVA lo
harn en otro formato distinto, a saber, el formato 1006
(ver inciso segundo del art. 7 de la Resolucin 117;
subtema 3.6 de esta publicacin). En todo caso, ese detalle
de los IVA generados no lo tendrn que entregar si los
mismos fueron IVA que se generaban por el hecho de que
existi un mandatario que facturaba los ingresos y el IVA,
o un consorcio que facturaba los ingresos y el IVA, o un
operador de contratos de exploracin que facturaba los
ingresos y el IVA. En tales casos, esos IVA generados solo
se reportan por parte de ese mandatario, o el consorcio, o
el operador del contrato de exploracin, y ellos usarn los
formatos especiales 1586, 1050 y 1055 que se mencionan
en los art. 11 a 13 de la Resolucin 117 (ver el pargrafo 1
del art. 11, el pargrafo 2 del art. 12 y el pargrafo 1 del
art. 13, en la Resolucin 117)

Formatos a utilizar
Se usar el mismo Formato 1007, versin 8, que se us
para los reportes del 2011. En ese formato se reportan los
ingresos operacionales y no operacionales. No se exige
reportar direcciones de los terceros, sino nicamente el
dato del cdigo del pas de residencia. Y si en vez de
cdula se reporta el NIT, el dgito de verificacin se
reporta solo si se conoce.

Tngase presente que todo mandatario en el desarrollo
de contratos de mandato (como son, por ejemplo, las
agencias aduaneras o todas las inmobiliarias de persona

26 Esos costos fiscales de los activos fijos vendidos se reportaran


incluso en otro formato especial, el 1011, y concepto 8210; formato
que se diligencia en desarrollo del literal k del artculo 631 del
E.T. (ver el numeral 5 del art.10 de la Resolucin 117 y subtema 3.9
de esta publicacin).

54

|actualicese.com

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

natural o jurdica que administran bienes races), y sin


importar los ingresos brutos a diciembre del ao anterior
(2011) ni del mandante ni del mandatario, reportar en
forma especial los ingresos que facturaba por cuenta de
sus mandantes. Igualmente, lo harn el operador en un
contrato de exploracin de hidrocarburos, y el miembro
encargado de facturar en el caso de los consorcios y
uniones temporales. Todas ellos tienen que reportar los
ingresos que facturaban por cuenta de los terceros en
nombre de quienes actuaban (Arts. 11 a 13 de la
Resolucin 117). Lo harn con los mismos topes y
restricciones que se mencionan en el art. 7 de la
Resolucin 117, pero usando los formatos especiales que
se les indican los artculos 11 a 16 de la Resolucin 117
(formatos 1017, 1045, 1048). Por tanto, si les corresponde
elaborar el formato 1007, all reportaran solo sus
ingresos propios.

Manera de hacer la entrega de los reportes
En este caso aplican los mismos comentarios y
explicaciones que se dieron cuando examinamos el caso
de la informacin correspondiente al literal c del art.
631 del E.T., con todo y las mismas salvedades o
particularidades que all se expresaron (ver el numeral 3.3
de esta publicacin).

Plazos
Segn el art. 17 de la Resolucin 117, los plazos para la
entrega de este reporte transcurrirn segn si para la
fecha de entrega del reporte la persona o entidad
reportante es un Gran Contribuyente (con
responsabilidad 13 en el RUT) o si no lo es. Al respecto,
debe tomarse en cuenta la Resolucin XXX de diciembre
xx de 2012 con la cual se actualiz la lista de entidades
Grandes Contribuyentes, retirando a muchas de la lista e
ingresando a otras.

Para los que s sean Grandes Contribuyentes, los plazos se
vencern entre el 9 y el 22 de abril de 2013, segn el
ltimo dgito del NIT del reportante (sin incluir el dgito
de verificacin). Para los dems, trascurrirn entre el 24
de abril y el 23 de mayo de 2013 segn los dos ltimos
dgitos del NIT del reportante (sin incluir el dgito de
verificacin). Los plazos son los mismos que ya incluimos
a esta misma altura cuando analizamos el reporte del
formato 1010 (Ver numeral 3.1 de esta obra)

Qu pasara si despus de entregado el reporte 2012,
la persona jurdica o persona natural reportante
descubre que necesita corregir algn valor de su
declaracin de renta o de ingreso y patrimonio 2012,
en especial sus renglones de ingresos brutos en renta o
en ganancias ocasionales?
En ese caso, se dira que el reporte inicial, aunque
coincida con los valores inicialmente declarados, era un
reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo
reporte, en el que ya se tomaran en cuenta los valores de
las correcciones hechas a las declaraciones de renta o de
ingresos y patrimonio, la DIAN va a quedar facultada para
imponer la sancin del art. 651 del E.T. (regulado con
Resolucin 11774 de diciembre de 2005; impondr como
sancin un porcentaje del 3% a los valores inicialmente
reportados pero que eran errneos)


Como quien dice, quienes presentan informacin exgena
deben pensar en todas las consecuencias que se derivan
de hacer correcciones a sus declaraciones tributarias si
sucede que ya han presentado la informacin exgena
(Concepto 80262 de noviembre de 2005).

Ejemplo prctico
En el Captulo IX, numeral 9.5, se muestra un ejemplo
sobre la forma como una sociedad comercial hara la
recoleccin de los datos necesarios con los cuales pueda
hacer el reporte del literal f del artculo 631, sobre los
ingresos fiscales obtenidos durante el ao 2012.27

3.5 Informacin respecto de los IVA


descontables e IVA generados que fueron
denunciados en las ddeclaraciones de IVA
de los bimestres del 2012
Literales e y f del art. 631 del E.T.; Artculos 1,2 y 7
de la Resolucin 117 de octubre 31 de 2012


A quines les corresponde desarrollarlo?
El reporte sobre los IVA descontables lo realizarn todos
aquellos reportantes que hayan tenido que elaborar la
informacin sobre pagos a terceros (literal e del art. 631,
formato 1001; ver el numeral 3.2 de esta publicacin),
pero siempre y cuando haya sucedido que en el 2012
hayan presentado una o varias declaraciones bimestrales
de IVA solicitando en ellas valores por IVA descontables.

El reporte sobre los IVA generados lo realizarn todos
aquellos reportantes que hayan tenido que elaborar la
informacin sobre ingresos recibidos en el ao 2012
(literal f del art. 631, formato 1007; ver numeral 3.6 de
esta publicacin), pero siempre que haya sucedido que en
el 2012 hayan presentado una o varias declaraciones
bimestrales de IVA y en ellas se hayan reportado IVA
generados.

Cul informacin solicita?
Se solicita informar el detalle de la totalidad de terceros
con los cuales se originaron la totalidad de los valores por
IVA descontable que se llev a las declaraciones del VIA
durante el 2012 (incluido el IVA descontable que se
originaba de las devoluciones en ventas). Para ello se
usar el mismo formato 1005, versin 7 utilizado en los
reportes del ao 2011.

En cuanto al detalle de los terceros con los cuales se
origin el IVA llevado como IVA generado a las
declaraciones de IVA del 2012 (incluido el IVA generado
que surga de las devoluciones en compras), solo se pide
reportar a los terceros si el ingreso base que gener ese
IVA, o el valor de las devoluciones en compras que dieron

Los datos que se muestran en dicho numeral estn tomados del


archivo en Excel titulado Hoja de trabajo literal f) ingresos del
ao, archivo que est incluido en el DVD que acompaa esta obra
escrita y que puede entonces ser utilizado por quien lo desee como
plantilla para elaborar all sus propios casos particulares.
27

| a c t u a l i c e s e . c o m 55

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

lugar a IVA generados, fueron iguales o superiores a


$1.000.000.

En todo caso, y para efectos de ambos reportes, si la
entidad o persona natural informante lleg a participar
durante el ao 2012 como asociado de un contrato para
exploracin y explotacin de hidrocarburos, gases y
minerales, o si durante el 2012 actu como mandante en
contratos de mandato, o si durante el 2012 actu como
miembros de un consorcio o unin temporal, en ese caso
no deben reportar los IVA generados e IVA descontables
que figuraran en sus contabilidades y en sus
declaraciones de IVA del 2012 pero que fueron originados
en las operaciones hechas a travs de dichas figuras, pues
tales IVA generados y descontables sern reportados
nicamente por el operador del contrato de exploracin, o
por el mandatario que los represent en el contrato de
mandato, o por el consorcio o unin temporal. Ellos lo
harn usando los formatos especiales 1585, 1586, 1049,
1050, 1054 y 1055 mencionados en los arts. 11, 12 y 13 de
la Resolucin 117 (ver pargrafo 1 del art. 11, pargrafo 2
del art. 12 y pargrafo 1 del art. 13 de la Resolucin 117).
Por tanto, la persona o empresa solo reportar todos los
dems IVA que s generaba o pagaba en forma directa (sin
intervencin de su intermediario). Como sea, la resolucin
no aclara lo que pasara si sucedi que el mandatario, o el
consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos
sean personas o entidades que antes de octubre 31 de
2012 ya se haban liquidado y haban cancelado su RUT
(ver pargrafo del art. 2 Resolucin 117). En ese caso es
obvio que ese mandatario, o el consorcio, o el operador
del contrato de hidrocarburos ya no entregaran los
reportes y s le tocara hacerlo entonces a los mandantes,
o a los miembros de los consorcios y uniones temporales,
o a los asociados de los contratos de hidrocarburos.

En relacin con el reporte de los IVA descontables, y que
se llevara al formato 1005, se debe comentar que si se
tienen IVA descontables que nacan como contrapartida
del hecho de que el reportante practic durante el ao
2012 retenciones de IVA a personas no domiciliadas en
Colombia, esos IVA descontables se reportarn con el NIT
que esa persona o empresa no domiciliada en Colombia
emplea en el exterior. Si no usan NIT en el exterior,
entonces se les asignara un seudo-nit de los que van en el
rango 444444001 a 444449000, y tipo de documento-
43. A ninguno de los terceros se les pone direcciones ni
cdigos de pases. Recurdese que cuando alguien no
domiciliado en Colombia llega a prestar servicios dentro
de Colombia, en ese caso el IVA tiene que figurar
relacionado en el contrato suscrito con el no domiciliado y
dicho contrato hace las veces de factura (ver art. 3 del Dec.
380 de febrero de 1996; el art. 12 del Dec. 1165 de junio
de 1996; y el numeral 2 del art. 5 del Decreto 3050 de
diciembre de 1997; ver tambin el Concepto Unificado del
IVA 001 de junio de 2003, titulo XII, numeral 2.4).
Recurdese que sobre ese tipo de IVA descontable con los
no domiciliados en Colombia, es obligacin del pagador en
Colombia practicar la retencin de IVA del 100% (ver
pargrafo del art. 437-1 del E.T.)

incluir el inciso que tambin figur en los reportes del


2011 y que dice:
El valor del impuesto sobre las ventas descontable
correspondiente al valor del impuesto sobre las ventas
generado de las ventas devueltas, anuladas, rescindidas o
resueltas del ao gravable 2012, se informar tal como fue
reportado con ocasin del impuesto generado.
Esa instruccin indica que que si las empresas generan
IVA con documentos equivalentes a factura (como los
tiquetes de mquinas registradoras en los cuales no hay
nombre del cliente y por tanto reportan tanto el ingreso
como el IVA generado con el seudo-nit 222222222),
entonces, si tuvieron que registrar una devolucin en
ventas y por consiguiente un IVA descontable por
devolucin en ventas, ese tipo de IVA descontable s se
podra reportar usando el NIT 222222222 y el valor ir en
la columna que le disearon al formato 1005, la columna
para IVA descontable por devolucin en ventas. Por eso
entonces ahora el prevalidador tributario de la DIAN s
permite que en el formato 1005 puedan existir registros
con el NIT 222222222, pues hasta los reportes del ao
2010 no lo permita.
Igualmente, por el hecho de haber agregado por aparte la
columna para reportar los IVA descontables que surgen
de una devolucin en ventas, la DIAN podr subsanar
tambin el problema que se generaba hasta los reportes
del 2010 cuando se tena que reportar una devolucin en
ventas y el beneficiario era una persona natural o jurdica
que simplemente es cliente de la empresa reportante pero
que nunca figuran en el RUT de la DIAN como un
responsable del rgimen comn facultado para generar
IVA. Y es que, en efecto, cuando ese IVA de la devolucin
en ventas con ese tipo de clientes quedaba reportado en la
misma columna normal de los IVA descontables que s son
facturados por empresas o personas del rgimen comn,
la DIAN, por no conocer que ese IVA se originaba de una
devolucin en ventas, poda entonces malinterpretar que
esa persona natural o jurdica deba haber declarado esos
IVA como IVA generado.
En todo caso, la confusin que s se podr seguir
presentando es cuando el reportante indique que tiene un
IVA descontable en la columna de IVA normal, pero con
una persona natural que pertenece al rgimen
simplificado. Obviamente ese es un valor que figura como
IVA descontable simplemente por el efecto que tienen las
aplicaciones de las retenciones en la fuente a ttulo de IVA
asumidas con esas personas del rgimen simplificado, y
no porque esa persona lo haya facturado al reportante. En
esos casos, como no hay nada que ayude a distinguir esta
situacin, cuando la DIAN vea esos IVA descontables
tomados por el reportante con esas personas no podr
distinguir si fue que la persona natural les factur ese IVA
descontable o si simplemente es un IVA descontable
producto de la mecnica de las retenciones de IVA
asumidas con el rgimen simplificado. Para solucionar
esto se necesitara que los registros en el formato 1005
usaran algn concepto diferenciador pero esos conceptos
no han sido diseados. O quizs la DIAN sencillamente

Adems, en relacin con el reporte de los IVA


descontables, el artculo 7 de la Resolucin vuelve a
56

|actualicese.com

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

cruzar la informacin de este formato 1005 con la


informacin sobre retenciones de IVA al rgimen
simplificado reportadas en el formato 1001, pues en ese
formato existe una columna independiente para ese tipo
de retenciones de IVA.

LA Z SA, NIT 890.000.002, $300.000


(por una papelera)
Total IVA transitoriamente
descontables . $600.000

Y al finalizar el bimestre se establece que de esos
$600.000, un total de $500.000 se deben enviar a los
costos y gastos pues no se pueden tomar como IVA
descontable en la declaracin del IVA.

En ese caso, el registro crdito de los $500.000 se puede
hacer de la siguiente forma:
LA X SA, NIT 890.000.000, $100.000
(por un gasto honorarios)
LA Y SA, NIT 890.000.001, $200.000
(por un recibo de telfono)
LA Z SA, NIT 890.000.002, $200.000
(por una papelera)

En este punto tambin conviene aclarar de qu forma se


debi haber manejando durante el ao el valor de los IVA
que al final de cada bimestre se someta al prorrateo
ordenado en el art. 490 del E.T. parar lograr que al final
del ao esos IVA se reporten correctamente (ya sea
porque se quedaban finalmente formando mayor valor de
los gastos y se reflejaran en el formato 1001, o porque s
se dejaron como IVA descontable y se vern reflejados en
el formato 1005).
Los IVA que se deben someter a prorrateo son solo los IVA
causados y/o pagados a un tercero y que se relaciona
indistintamente con la generacin de los ingresos
excluidos, gravados y exentos del periodo. Por eso tales
IVA son transitoriamente un IVA descontable pero al
final del bimestre, luego de hacer el prorrateo ordenado
por el artculo 490 del Estatuto Tributario, se tiene que
decidir cul parte se deja como IVA descontable y cul
parte se reclasifica para registrarlos como mayor valor del
costo o gasto.

En ese momento del prorrateo es cuando muchos deciden
hacer un nico registro dentro de la cuenta de IVA
acreditando el valor que van a enviar hacia los costos y
gastos y utilizando un solo tercer genrico o interno que
se crean al interior de cada empresa tales como
prorrateo, o DIAN, y otros similares.

Pero all es donde radica el error, pues al final del ao, en
la cuenta del IVA, no les quedara claro cules son los
terceros que s formaron IVA descontables (y que se
llevan al formato 1005) y cules son los terceros cuyo IVA
fue quitado de la cuenta de IVA descontable y llevado
como mayor valor de los costos y gastos.

Y cuando tengan que hacer el formato 1001, no sabrn a
cul(es) tercero(s) su IVA fue transitoriamente
descontable pero que finalmente s se termin llevando al
mayor valor del costo o gasto con dicho tercero.

La nica manera de solucionar esos impases es que en
cada bimestre, al momento de decidir que un cierto
monto de todo ese IVA transitoriamente descontable del
bimestre se tena que llevar al costo o gasto, entonces ese
monto que all se acreditar se debe acreditar justamente
con el NIT de uno o varios cualquiera de los terceros que
durante el bimestre se registraron como IVA transitorios.

Para ilustrarlo, pensemos que durante el bimestre
noviembre-diciembre de 2012 se hicieron en la cuenta
24080202-IVA descontable transitorio los siguientes
dbitos:
LA X SA, NIT 890.000.000, $100.000
(por un gasto honorarios)
LA Y SA, NIT 890.000.001, $200.000
(por un recibo de telfono)

Cuenta
51109501

51359501

51959501

24080202
24080202
24080202

Nombre cuenta
IVA que se
queda como
mayor valor de
los honorarios
IVA que se
queda como
mayor valor de
los servicios
IVA que se
queda como
mayor valor de
los
gastos
diversos
IVA
descontable
transitorio
IVA
descontable
transitorio
IVA
descontable
transitorio

Tercero
LA X SA, NIT
890.000.000

Db
100.000

Cr

LA Y SA, NIT
890.000.001

200.000

LA Z SA, NIT
890.000.002

200.000

LA X SA, NIT
890.000.000

100.000

LA Y SA, NIT
890.000.001

200.000

LA Z SA, NIT
890.000.002

200.000


Ntese entonces que al acreditar la cuenta 24080202-IVa
descontable transitorio con los mismos NIT con que
inicialmente fue debitada, se logra que al finalizar el ao
cada tercero en esa cuenta solo quedara con el saldo de lo
que s fue finalmente tomado como IVA descontable en las
declaraciones de IVA (en este ejemplo, solo el tercero LA
Z S.A. es el que quedara con un saldo de $100.000 que es
el que finalmente la empresa se tom como IVA
descontable).

Y al mismo tiempo, al debitar en subcuentas especiales
dentro de cada tipo de gasto, se lograr que al hacer el
formato 1001 s se pueda conocer el valor del costo o
gasto con el tercero (que por ejemplo en los honorarios
estara entre las subcuentas 511005 hasta 51095), y el
valor del IVA que se quedaba como mayor valor del
respectivo tipo de gasto (en nuestro ejemplo estar en la
subcuenta especial 51109501) pues as es como se exigen
hacer los registros en el nuevo formato 1001.

Adems, si en el ejemplo anterior, el valor a acreditar en la
cuenta del IVA transitorio no fueran $500.000 sino solo
$20.000, entonces all se puede escoger cualquiera de los
tres terceros del bimestre y al que se escoja se le hara su
registro crdito por el valor de $20.000. Siempre lo que se
| a c t u a l i c e s e . c o m 57

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

deber cuidar es que al tercero al que se escoja hacerle la


acreditacin no vaya a quedar con saldo contrario.

Y en cuanto al reporte de los IVA generados, y que se
llevara al formato 1006, es importante aclarar que para
quienes soportan sus ingresos con factura de venta, en
todas esas facturas es obligatorio tomar el dato del cliente
(art. 617, literal c del E.T.) y por consiguiente el IVA que se
haya generado tambin debe ser identificable con el
nombre del cliente. En cambio, en los documentos
equivalentes a factura de que trata el art. 616-1 del E.T.
(por ejemplo el tiquete de mquina registradora, o las
boletas de entradas a espectculos pblicos), no se exige
que figure el nombre del cliente (ver art. 4, Decreto 522 de
marzo de 2003).

Por consiguiente, solo para quienes usaban documentos
equivalentes a factura de venta, o incluso hasta para
aquellas empresas que no estn obligadas a expedir
factura ni documento equivalente (como los bancos, y las
empresas del servicio de transporte urbano de pasajeros y
las gasolineras; ver art. 616-2 del E.T. y art. 2 del Decreto
1001 de 1997) se podr aceptar que no fue posible
identificar al tercero con quien se obtenan los ingresos y
su respectivo IVA generado. Por tanto, esos IVA generados
en ese tipo de condiciones se reportaran con el seudo-nit
222222222, y colocando como razn social la frase
cuantas menores (ver art. 7, numeral 2 de la
Resolucin).

Adems, el artculo 7 incluye un inciso donde se lee:

El impuesto sobre las ventas generado correspondiente a
operaciones realizadas con personas o entidades sin
residencia o domicilio en el pas, se informar indicando
apellidos y nombres o razn social y el nmero, cdigo o
clave de identificacin fiscal tributaria, tal como figura en
el registro fiscal del pas de residencia o domicilio, en
relacin con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones,
puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho
pas no se utilice nmero, cdigo o clave fiscal, se debe
informar con identificacin 444444001 en forma
ascendente, variando consecutivamente en una unidad
hasta el 444449000 y con tipo de documento 43.

Sobre esa instruccin hay que aclarar que cuando se
hacen ventas a personas ubicadas en el exterior (es decir,
cuando hacemos exportaciones), esas ventas no generan
IVA (se toman como ventas exentas). Pero si la venta se
hizo a personas extranjeras que s estaban en Colombia
cuando se les hizo la venta (por ejemplo a los turistas), all
tiene validez la instruccin de la DIAN pues a ellas s se les
facturara con IVA, y en tales casos a esos extranjeros
tocar reportarlos con los NIT con que se identifican
tributariamente en el exterior, o si no con los seudo-nits
que maneja la DIAN en los reportes de informacin
exgena.

Adems, esta vez el formato 1006 sigue incluyendo la
columna especial para reportar all los IVA generados que
surgen de una devolucin en compras y as evitar que
queden reportados en la misma columna donde s estarn
reportados los IVA generados normales. Con eso se logra
58

eliminar la confusin de que a la DIAN se le informaba en


el formato 1006 sobre un IVA generado con un
determinado tercero, pero en el formato 1007 no le
figuraba el ingreso obtenido con ese tercero y todo porque
no se poda distinguir que ciertos IVA generados surgen
precisamente de una devolucin en compras y no de una
venta gravada.

Formatos a utilizar
Para los IVA tomados como descontables en las
declaraciones del IVA del 2012 se utilizar el mismo
Formato 1005, versin 7, utilizado en los reportes del ao
2011. Ese formato no exige direcciones, y si se usa NIT,
el dgito de verificacin solo se reporta si se conoce.

Para el IVA generado se usar el mismo Formato 1006,
versin 7, utilizado en los reportes del 2011. No se exige
reportar direcciones de los terceros. Y si en vez de cdula
se reporta el NIT, el dgito de verificacin solo se
reporta si se conoce..

Tngase presente que todo mandatario, en el desarrollo
de contratos de mandato (como son por ejemplo las
agencias aduaneras o todas las inmobiliarias de persona
natural o jurdica que administran bienes races), y sin
importar los ingresos brutos a diciembre del ao anterior
(2011) ni del mandante ni del mandatario, reportar en
forma especial los IVA que generaba sobre los ingresos
que facturaba por cuenta de sus mandantes. Y tambin
los IVA de costos y gastos que cubra por cuenta del
mandante y que fueron tomados como descontables solo
por este ltimo. Igual tarea le corresponde al operador
en un contrato de exploracin de hidrocarburos, y al
miembro encargado de facturar en el caso de los
consorcios y uniones temporales. Todas ellos tienen que
reportar esos IVA generados o descontables que
facturaban o pagaban por cuenta de los terceros en
nombre de quienes actuaban y lo harn con los mismos
topes y restricciones que se mencionan en el art. 7 de la
Resolucin 117, pero usando los formatos especiales que
se les indican en los artculos 11 a 13 de la Resolucin 117
(formatos 1585, 1586, 1049, 1050, 1054 y 1055).

Manera de hacer la entrega de los reportes
En este caso aplican los mismos comentarios y
explicaciones que se dieron para cuando examinamos el
caso de la informacin correspondiente al literal c del
art. 631 del E.T., con todo y las mismas salvedades o
particularidades que all se expresaron (ver el numeral 3.3
de esta publicacin).

Plazos
Segn el art. 17 de la Resolucin 117, los plazos para la
entrega de este reporte transcurrirn segn si para la
fecha de entrega del reporte la persona o entidad
reportante es un gran contribuyente (con responsabilidad
13 en el RUT) o si no lo es. Al respecto, debe tomarse en
cuenta la Resolucin xxx de diciembre xx de 2012 con la
cual se actualiz la lista de entidades grandes
contribuyentes, retirando a muchas de la lista e
ingresando a otras.

Para los que s sean grandes contribuyentes, los plazos se

|actualicese.com

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

vencern entre el 9 y el 22 de abril de 2013, segn el


ltimo dgito del NIT del reportante (sin incluir el dgito
de verificacin). Para los dems, trascurrirn entre el 24
de abril y el 23 de mayo de 2013 segn los dos ltimos
dgitos del NIT del reportante (sin incluir el dgito de
verificacin). Los plazos son los mismos que ya incluimos
a esta misma altura cuando analizamos el reporte del
formato 1010 (Ver numeral 3.1 de esta obra)


Qu pasara si despus de entregado el reporte 2012
la empresa o persona reportante descubre que se
necesita hacer correcciones a su declaraciones de IVA
del 2012?
En ese caso se dira que el reporte inicial, aunque
coincida con los valores inicialmente declarados, era un
reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo
reporte, en el que ya se tomaran en cuenta los valores de
las correcciones hechas a las declaraciones de IVA, la
DIAN quedar facultada para imponer la sancin del art.
651 del E.T. regulado con Resolucin 11774 de diciembre
de 2005: un porcentaje del 3% de los valores inicialmente
reportados pero que eran errneos (Concepto 80262 de
noviembre de 2005).

Como quien dice, quienes presentan informacin exgena
deben pensar todas las consecuencias que se derivan de a
hacer correcciones a sus declaraciones tributarias si
sucede que ya han presentado la informacin exgena
(Concepto 80262 de noviembre de 2005).

Ejemplo prctico
En el Captulo IX, numeral 9.6, se muestra un ejemplo
sobre la forma como una sociedad comercial recolectara
los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte
relativo a sus IVA generados e IVA descontables del ao
2012.28



de esta publicacin).

Adicionalmente, este reporte tambin deber ser
entregado por las personas naturales y asimiladas
(colombianas o extranjeras, residentes o no, obligadas o
no a llevar contabilidad), que s estn obligadas a
presentar declaracin del impuesto sobre la renta y
complementarios del ao 2012, y que durante el 2012
facturaron ingresos para terceros durante el 2012, pero
solo si la suma de los ingresos propios ms los ingresos
fracturados para terceros, en el ao 2012, sea superior a
quinientos millones de pesos ($500.000.000).

Cul informacin solicita?
De acuerdo a lo indicado en el artculo 16 de la Resolucin
117, si alguna persona o entidad reciba (entindase
facturaba) ingresos para terceros y lo haca por la
ejecucin de figuras diferentes a la de contratos de
mandato, o de consorcios y uniones temporales, o
contratos para exploracin de hidrocarburos, en ese
caso debe informar los datos de la totalidad de los
ingresos netos (antes de IVA) que durante el 2012 recibi
(factur) por cuenta de un tercero, indicando tanto los
datos completos del tercero que cancelaba los dineros (sin
incluir direcciones pero s el cdigo del pas) como los
datos del tercero a nombre del cual se reciban
(facturaban) los ingresos (indicando para estos ltimos
hasta su direccin de correo urbano y su pas).29

Este reporte, que se har en el mismo formato 1647
versin 1 utilizado en los reportes del 2011, es el que
tendran que efectuar personas o entidades que
facturaban ingresos por cuenta de terceros en el
desarrollo de figuras especiales tales como la
intermediacin comercial la cual es utilizada, por ejemplo,
por las agencias de viaje y las aerolneas comerciales, pues
cuando se van a comprar tiquetes areos, la agencia de
viajes factura la venta del tiquete pero no bajo la figura de
un contrato de mandato actuando como la mandataria,
sino bajo la figura de un contrato de intermediacin
comercial (ver art. 433 y 455 del E.T. y art. 8 del Decreto
1165 de 1996, y el concepto DIAN 007024 de enero de
2007, que confirman que la agencia de viajes s tiene que
expedir la factura). Adems, la aerolnea en su formato
1007 dir que recibi sus ingresos del tercero agencia de
viajes XX (que fue la que le ayudaba a facturar el ingreso)
y as no tendr que usar los NITs de sus miles de
pasajeros compradores de los tiquetes.

As mismo, en el concepto unificado del IVA 001 de junio
de 2003, en el Ttulo II (hechos generadores del IVA),
Captulo II (hecho generador en la venta de bienes) y
numeral 1.2.6, se menciona tambin que en la figura de
"dejar mercanca en consignacin", la entidad o persona a

3.6 Informacin respecto de ingresos


recibidos (facturados) para terceros
durante el 2012
Literal g del art. 631 del E.T.; arts. 1, 2 y 16 de la
Resolucin 117 de octubre 31 de 2012
.
A quines les corresponde desarrollarlo?
Lo desarrollan los mismos tipos de personas naturales y
jurdicas que mencionamos cuando se examin el caso de
la informacin correspondiente al literal c del art. 631
del E.T., con todo y las mismas salvedades o
particularidades que all se expresaron (ver numeral 3.3.

29

Recurdese que los que facturaban por cuenta de terceros pero


por la ejecucin de contratos de mandato, o por la ejecucin de
consorcios y uniones temporales, o por la ejecucin de contratos de
exploracin de hidrocarburos, siempre han tenido la obligacin de
reportar el ingreso facturado por cuenta del tercero, al igual que
los costos y gastos que cubran por cuenta del tercero y lo hacen
con los formatos especiales que estn mencionados esta vez en los
Arts. 11 a 13 de la Resolucin 117).

Esos datos que se muestran en dicho numeral estn tomados del


archivo en Excel titulado Hoja de trabajo IVAs generados y
descontables, incluido en el DVD que acompaa esta obra escrita
y que puede ser utilizado por quien lo desee como plantilla para
elaborar all sus propios casos particulares.

28

| a c t u a l i c e s e . c o m 59

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

la que le dejaron la mercanca en consignacin empezar a


venderla con su propia facturacin, pero una parte del
ingreso es para el tercero dueo de la mercanca que la
dej en consignacin y por tanto ambos (el dueo de la
mercanca y el que se encarg de venderla) son
responsables del IVA (cada uno tiene que declarar la parte
del ingreso que le corresponda junto con su IVA), pero
uno solo es el que factura (el almacn donde dejaron la
mercanca en consignacin). En consecuencia, los que
vendan esas mercancas dejadas en consignacin son
otros de los que tienen que reportar el formato 1647.

Y lo mismo pasara en los restaurantes cuando en la
factura o tiquete de mquina registradora el restaurante
termina incluyendo las propinas, las cuales son un
ingreso solo para sus empleados.

Otro caso ms sera el de las empresas personas jurdicas
que prestan servicios de transporte de carga o de
pasajeros usando vehculos de otras personas o empresas.
En ese evento la empresa de transporte tiene que facturar
todo el servicio, pero le toca discriminar que una parte era
el ingreso para el dueo del vehculo y otra parte s era su
ingreso propio (ver art. 102-2 del E.T.). Si ese ingreso
facturado por cuenta del dueo del vehculo sufra
retenciones en la fuente a ttulo de renta por parte del
cliente final, cada una de las partes se toma esa retencin
segn la participacin que tenga en el ingreso.

En cuanto a las cooperativas de trabajo asociado,
recordemos que cuando ellas facturan tienen que
registrar todo el valor del servicio como ingreso bruto y
luego lo que le pagan a los asociados figurar en la cuenta
de gastos. Por tanto, all no existe la cuenta de ingresos
recibidos para terceros, pues as lo ha confirmado la
propia Superintendencia de la Economa Solidaria en su
Concepto 20091100086401 de mayo 11 de 2009. Con
ese concepto se dio claridad sobre lo que indica el art.
102-3 del E.T. (ver tambin el Concepto 099 de octubre 31
de 2006 del Consejo Tcnico de la Contadura). En
consecuencia, la CTA en el formato 1007 reportar todo el
ingreso como propio y en el 1001 reportar el pago a los
asociados.

En todos los casos en que se hayan facturado ingresos
para terceros por causa de intermediacin comercial, es
importante comentar que si el sistema para facturar esos
ingresos consista en usar tiquetes de mquina
registradora (en los cuales nunca se queda viendo el
nombre del cliente), entonces en el formato 1647, y
aunque el art. 16 de la Resolucin no lo dice
expresamente, s es posible usar el NIT 222222222 para
identificar al tercero que cancelaba el ingreso as
facturado (eso se comprueba al hacer el ejercicio en el
prevalidador diseado por la DIAN para elaborar el
formato 1647).

Todos los ingresos que se facturaban por cuenta del
tercero se pueden haber registrado en la cuenta del PUC
de comerciantes 281510-Venta por cuenta de terceros. Y
si al final del ao 2012 quedaban saldos en esa cuenta, ese
saldo se reportara en el formato 1009 de pasivos a
diciembre 31, pero solo con el tercero a cuyo nombre se
60

reciban los ingresos.



As mismo, es importante comentar que si una persona
jurdica o natural solo estaba prestando sus cuentas
bancarias para movilizar los dineros que otras personas
jurdicas o naturales ya haban facturado directamente
pero no podan consignar en sus cuentas por tenerlas
embargadas (caso por ejemplo de los abogados que a
veces hacen cobros jurdicos de las carteras morosas de
sus clientes pero cuando recaudan esas carteras terminan
llevando esos dineros a sus propias cuentas), es claro
entonces que esas otras personas que ya haban facturado
el ingreso reportan tales ingresos en su respectivo
formato 1007. Pero la persona natural o jurdica que solo
prestaba sus cuentas, tendra que decir que esos dineros
le constituan un pasivo con el verdadero dueo de los
dineros y por tanto no tiene que hacer este reporte del
formato 1647, ya que en ese caso no factur esos ingresos
(solo los recaudaba).

Formato a utilizar
Se usar el mismo formato 1647, versin 1, utilizado en
los reportes del 211

Manera de hacer la entrega de los reportes
En este caso aplican los mismos comentarios y
explicaciones que se dieron cuando examinamos el caso
de la informacin correspondiente al literal c del art.
631 del E.T., con todo y las mismas salvedades o
particularidades que all se expresaron (ver el numeral 3.3
de esta publicacin).

Plazos
Segn el art. 17 de la Resolucin 117, los plazos para la
entrega de este reporte transcurrirn segn si para la
fecha de entrega del reporte la persona o entidad
reportante es un gran contribuyente (con responsabilidad
13 en el RUT) o si no lo es. Al respecto, debe tomarse en
cuenta la Resolucin XXX de diciembre xx de 2012 con la
cual se actualiz la lista de entidades grandes
contribuyentes, retirando a muchas de la lista e
ingresando a otras.

Para los que s sean grandes contribuyentes, los plazos se
vencern entre el 9 y el 22 de abril de 2013, segn el
ltimo dgito del NIT del reportante (sin incluir el dgito
de verificacin). Para los dems, trascurrirn entre el 24
de abril y el 23 de mayo de 2013 segn los dos ltimos
dgitos del NIT del reportante (sin incluir el dgito de
verificacin). Los plazos son los mismos que ya incluimos
a esta misma altura cuando analizamos el reporte del
formato 1010 (Ver numeral 3.1 de esta obra).

Ejemplo prctico
En el Captulo IX, numeral 9.7 se muestra un ejemplo de la
forma como una sociedad comercial que recibi (factur)
ingresos para terceros recolectara los datos necesarios
con los cuales pueda hacer el reporte relativo a tales
ingresos.30
Esos datos que se muestran en dicho numeral estn tomados del
archivo en Excel titulado Hoja de trabajo literal g) ingresos
recibidos para terceros, incluido en el DVD que acompaa esta
30

|actualicese.com

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

$5.000.000 (o al $1.000.000, segn el caso).



En relacin con este reporte, lo primero que se debe
destacar es que si la entidad o persona natural informante
lleg a participar durante el ao 2012 como asociado de
un contrato para exploracin y explotacin de
hidrocarburos, gases y minerales, o si durante el 2012
actu como mandante en contratos de mandato, o si
durante el 2012 particip en consorcios y uniones
temporales, entonces no deben reportar los pasivos a
diciembre 31 de 2012 que figuraran en sus declaraciones
de renta o de ingresos y patrimonio del 2012 pero que
fueron originados en las operaciones hechas en esos
contratos de exploracin, o a travs de los contratos de
mandato, o por la participacin en los consorcios y
uniones temporales, pues tales pasivos sern reportados
nicamente por el operador del contrato de exploracin, o
por el mandatario de los contratos de mandato o por el
consorcio o unin temporal en el que participaron (ver
pargrafo 1 del art. 11, pargrafo 2 del art. 12 y pargrafo
1 del art. 13 de la Resolucin 117).,Es decir, las empresas
y personas naturales solo entrarn a reportar por su
propia cuenta todos sus dems pasivos fiscales que no se
hayan originado por su participacin en esos negocios
jurdicos especiales. Como sea, la resolucin no aclara lo
que pasara si sucedi que el mandatario, o el consorcio, o
el operador del contrato de hidrocarburos sean personas
o entidades que antes de octubre 31 de 2012 ya se haban
liquidado y haban cancelado su RUT (ver pargrafo del
art. 2 Resolucin 117). En ese caso es obvio que ese
mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de
hidrocarburos ya no entregaran los reportes y s le
tocara hacerlo entonces a los mandantes, o a los
miembros de los consorcios y uniones temporales, o a los
asociados de los contratos de hidrocarburos.

El total de los pasivos llevados al formato 1009 deber
cruzar con el dato llevado a la declaracin de renta o de
ingresos y patrimonio 2012 (rengln 40 del formulario
110, o rengln 33 en el formulario 210), salvo si se
presenta lo comentado en el prrafo anterior. Es decir,
que, a diferencia de los reportes de pagos a terceros, ac
no se pedirn pasivos que sean solo contables pero que no
pasan a la declaracin de renta (como los pasivos
estimados, o los pasivos de una sucursal en Colombia con su
casa matriz que est en el exterior, o de una empresa
colombiana para con sus vinculados econmicos en el
exterior, etc.). Esos pasivos que solo son contables pero no
fiscales nicamente se quedaran reflejando dentro de los
renglones xxx del formato 1732 para quienes s queden
obligados a entregar dicho formato (vase la Resolucin
xxxx de diciembre xxx de 2012)


Adems, si el beneficiario de algn pasivo decidi hacer una
operacin de factoring con lo que en su contabilidad
corresponda a la cartera o cuenta por cobrar (Ley
1231 de 2008), y a la entidad informante la cuenta por
pagar le sigue quedando vigente en diciembre 31 de 2012,
en ese caso el pasivo se reportara con el NIT original del
beneficiario a quien se adquirieron los bienes y servicios a
crdito y no con el NIT de la empresa especializada en
factoring que adquiri la cartera, pues el pargrafo del

3.7 Informacin sobre pasivos que se


incluyan en las declaraciones de renta o de
ingresos y patrimonio 2012
Literal h del art.631 del E.T.; Arts. 1, 2 y 8 de la
Resolucin 117 de octubre 31 de 2012
A quines les corresponde desarrollarlo?
Lo desarrollan los mismos tipos de personas naturales y
jurdicas que mencionamos cuando se examin el caso de
la informacin correspondiente al literal c del art. 631
del E.T., con todo y las mismas salvedades o
particularidades que all se expresaron (numeral 3.3. de
esta publicacin).

Cul informacin solicita?
Datos de aquellos terceros (tanto los domiciliados en
Colombia como los domiciliados en el exterior, incluidas
las direcciones solo para los ubicados en Colombia) con
quienes se tengan cuentas por pagar aceptadas
fiscalmente a diciembre 31 de 2012. Al respecto, esta vez
el art. 8 de la Resolucin 117 indica que si el total fiscal de
las cuentas por pagar del reportante a diciembre 31 de
2012 es superior a quinientos millones de pesos
($500.000.000), en ese caso deber discriminar en forma
individualizada a los terceros con saldos en sus cuentas
por pagar superiores a $1.000.000. Pero si el saldo total
fiscal de las cuentas por pagar es igual o inferior a los
$500.000.000,
entonces
reportar
en
forma
individualizada a los terceros con saldos en sus cuentas
por pagar superiores a $5.000.000.31

Aquellos terceros con los que se tengan saldos inferiores
a los $5.000.000 (o al $1.000.000, segn el caso) se
agruparn en un nico registro (uniendo tanto los
domiciliados en Colombia como los domiciliados en el
exterior), dentro de cada uno de los 8 conceptos
diseados por la DIAN, con el NIT 222222222, razn
social cuantas menores y Tipo de documento 43.

En cuanto al concepto diseado por la DIAN como 2207-
Saldo pasivo por clculo actuarial de provisin para
pensiones de jubilacin (y que en el PUC de comerciantes
sera el que figure en la cuenta 2620), el saldo de ese
pasivo se reportar exclusivamente con el NIT de la
entidad informante. Pero el saldo por pasivos laborales de
otro tipo (cesantas, intereses sobre cesantas, etc.) s se
debe tener discriminado por cada trabajador para poder
saber si se le acumulan saldos individuales, junto con
otros posibles pasivos de diversa ndole, superiores a los
obra escrita y que puede ser utilizado por quien lo desee como
plantilla para elaborar all sus propios casos particulares.

31 Tngase en cuenta que con la modificacin que el artculo 10 de
la Ley 1370 de diciembre de 2009 le hizo al artculo 287 del E.T.,
para las declaraciones de renta 2010 y siguientes ya no se
aceptarn como pasivos fiscales ciertos pasivos que las empresas
colombianas tengan con vinculados econmicos en el exterior.
Adems, para el ao gravable 2013 y siguientes, ese art. 287 del
E.T. ya no tendr aplicacin pues fue derogado con el art. 198 de la
Ley 1607 de diciembre 26 de 2011 por lo cual esos pasivos s
volvern a aceptarse como pasivos fiscales.

| a c t u a l i c e s e . c o m 61

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

artculo 773 del Cdigo de Comercio (modificado por el


art. 2 de la Ley 1231 de 2008, y reglamentado por el
Decreto 3327 de septiembre de 2009) menciona lo
siguiente: "Pargrafo: La factura podr transferirse
despus de haber sido aceptada por el comprador o
beneficiario del bien o servicio. Tres (3) das antes de su
vencimiento para el pago, el legtimo tenedor de la factura
informar de su tenencia al comprador o beneficiario del
bien o servicio." Por tanto, puede darse el caso de que a
diciembre 31 de 2012 la empresa que tiene el pasivo no se
termine dando cuenta de que su acreencia cambi de
titular. La DIAN deber, entonces, aceptar la posible "falta
de cruce" con los terceros que se pueda generar con este
reporte de los pasivos.

Sobre los pasivos por sobregiros bancarios es importante
que ese pasivo que se declarar fiscalmente y que tambin
se llevar al formato 1009 sea en realidad un sobregiro
que s figure en el extracto bancario y no solo en la
contabilidad (algo que sucede, por ejemplo, por causa de
los famosos cheques girados y pendientes de cobro a
diciembre 31) pues solo as habr cruce de informacin
cuando el banco reporte como su deudor a la empresa
que hace este reporte de pasivos. Si se dejase como un
pasivo fiscal los sobregiros que son solo contables, en ese
caso no sera correcto reportar que el tercero de ese tipo
de pasivos sera el banco (pues puede ser, incluso, que
en el banco el saldo sea positivo). Ni tampoco sera
correcto decir que se reportara con los NIT de los
titulares a quienes se dieron los cheques y que estn
pendientes de cobro, pues esos terceros ya pudieron
haber endosado a otros dichos cheques. Por ello, el art.
268 del E.T. indica que los saldos en bancos, aun para el
obligado a llevar contabilidad, se deben denunciar por el
saldo en el ltimo da entendida esa frase como el saldo
en extracto (y no por el saldo en libros de contabilidad),
pues la norma se aplica por igual tanto al obligado a llevar
contabilidad como al que no. En consecuencia, si el saldo
es positivo en el extracto, ese mismo saldo debe figurar en
la declaracin de renta o de ingresos y patrimonio como
un activo. Y si el saldo en el extracto es negativo, ese
mismo saldo se denunciar como pasivo.32

En cuanto al concepto 2208-Pasivos respaldados en
documentos de fecha cierta, se entiende que ese concepto
lo usaran solo los reportantes personas naturales no
obligados a llevar contabilidad si los pasivos que incluyen
en su declaracin de renta 2012 estn soportados de esa
forma. Para ello conviene citar lo que dicen actualmente
los Arts. 767, 770 y 771 del E.T.

ARTICULO 767. FECHA CIERTA DE LOS DOCUMENTOS
PRIVADOS. Un documento privado, cualquiera que sea su
naturaleza, tiene fecha cierta o autntica, desde cuando ha
sido registrado o presentado ante un notario, juez o
autoridad administrativa, siempre que lleve la constancia y

fecha de tal registro o presentacin.



ARTICULO 770. PRUEBA DE PASIVOS. Los contribuyentes
que no estn obligados a llevar libros de contabilidad, slo
podrn solicitar pasivos que estn debidamente respaldados
por documentos de fecha cierta. En los dems casos, los
pasivos deben estar respaldados por documentos idneos y
con el lleno de todas las formalidades exigidas para la
contabilidad.

ARTICULO 771. PRUEBA SUPLETORIA DE LOS PASIVOS. El
incumplimiento de lo dispuesto en el artculo anterior,
acarrear el desconocimiento de los pasivos, a menos que se
pruebe que las cantidades respectivas y sus rendimientos,
fueron oportunamente declarados por el beneficiario.

De otra parte, se debe aclarar que existen tres pasivos
especiales a diciembre 31 de 2012 que no necesitan ser
depurados para definir quin es su beneficiario:

El saldo a diciembre 31 del pasivo de las
Retenciones en la fuente a ttulo de renta, IVA o
Timbre (cuentas cdigo PUC 2365, 2367 y 2368).
Ese pasivo se entiende que le corresponde a un nico
beneficiario: la DIAN (NIT 800.197.268-4, y direccin
Cra. 8 #6- 64 de Bogot).

El saldo a diciembre 31 del pasivo de las
Retenciones en la fuente a ttulo de industria y
comercio. Ese pasivo se entiende que le corresponde
a la Secretara de Hacienda Municipal a la que se
cancelan tales retenciones.

El saldo a diciembre 31 del pasivo del IVA por pagar
(cuenta 2408). Este pasivo igualmente se entiende
que le corresponde a un beneficiario: la DIAN.


Formatos a utilizar
Se utilizar el mismo Formato 1009, versin 7 utilizado en
los reportes del 2011.

En ese formato se reportan los datos del tercero, los
conceptos del pasivo y su valor. Se exige reportar
direcciones pero solo si el tercero es un tercero
domiciliado en Colombia (a los del exterior solo se les
reporta el cdigo de pas). Si en vez de cedula se reporta
el NIT, el dgito de verificacin se reporta solo si se
conoce.

Tngase presente que todo mandatario en el desarrollo de
contratos de mandato (como son, por ejemplo, las
agencias aduaneras o todas las inmobiliarias de persona
natural o jurdica que administran bienes races), y sin
importar los ingresos brutos a diciembre del ao anterior
(2011) ni del mandante ni del mandatario, reportarn en
forma especial los saldos de pasivos que les hayan
quedado a diciembre 31 de 2012 pero por causa de cubrir
los costos y gastos de sus mandantes. Igualmente lo harn
el operador en un contrato de exploracin de
hidrocarburos, y el miembro encargado de facturar en
el caso de los consorcios y uniones temporales. Todos
ellos tienen que reportar esos pasivos especiales que se

32 Se tratara solamente de la norma para declarar el valor fiscal


del saldo en la entidad bancaria; pero si con los cheques girados y
entregados y pendientes de cobro se haba afectado alguna compra
de un activo, o una cuenta por cobrar, o una cuenta por pagar, o un
costo o gasto, esa parte de la operacin contable s se queda
intacta.

62

|actualicese.com

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

generaron al manejar los recursos de los terceros en


nombre de quienes actuaban, y lo harn con los mismos
topes y restricciones que se mencionan en el art. 8 de la
Resolucin 117, pero usando los formatos especiales que
se les indican en los artculos 11 a 13 de la Resolucin 117
(formatos 1027, 1052 y 1588). Por tanto, si les
corresponde elaborar el formato 1009, all reportaran
solo los pasivos que s se originaron en sus operaciones
propias.


Manera de hacer la entrega de los reportes
En este caso aplican los mismos comentarios y
explicaciones que se dieron para cuando examinamos el
caso de la informacin correspondiente al literal c del
art. 631 del E.T., con todo y las mismas salvedades o
particularidades que all se expresaron (ver el numeral 3.3
de esta publicacin).

Plazos
Segn el art. 17 de la Resolucin 117, los plazos para la
entrega de este reporte transcurrirn segn si para la
fecha de entrega del reporte la persona o entidad
reportante es un gran contribuyente (con responsabilidad
13 en el RUT) o si no lo es. Al respecto, debe tomarse en
cuenta la Resolucin XXX de diciembre xx de 2012 con la
cual se actualiz la lista de entidades grandes
contribuyentes, retirando a muchas de la lista e
ingresando otras.

Para los que sean grandes contribuyentes, los plazos se
vencern entre el 9 y el 22 de abril de 2013, segn el
ltimo dgito del NIT del reportante (sin incluir el dgito
de verificacin). Para los dems, trascurrirn entre el 24
de abril y el 23 de mayo de 2013 segn los dos ltimos
dgitos del NIT del reportante (sin incluir el dgito de
verificacin).


Qu pasara si despus de entregado el reporte 2012
la persona jurdica o persona natural reportante
descubre que se necesita corregir algn valor de su
declaracin de renta o de ingreso y patrimonio 2012,
en especial su rengln de pasivos?
En ese caso se dira que el reporte inicial, aunque
coincida con los valores inicialmente declarados, era un
reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo
reporte, en el que ya se tomaran en cuenta los valores de
las correcciones hechas a las declaraciones de renta o de
ingresos y patrimonio, la DIAN quedar facultada para
imponer la sancin del art. 651 del E.T. (regulado por
Resolucin 11774 de diciembre de 2005: un porcentaje
del 3% de los valores inicialmente reportados pero que
eran errneos).

Es decir, quienes presentan informacin exgena deben
analizar todas las consecuencias que se derivan de hacer
correcciones a sus declaraciones tributarias si sucede que
ya han presentado la informacin exgena (concepto
80262 de noviembre de 2005).

Ejemplo prctico

En el Captulo IX, numeral 9.8, se muestra un ejemplo


sobre la forma como una sociedad comercial hara la
recolectara los datos necesarios con los cuales pueda
hacer el reporte del literal h del artculo 631, sobre los
saldos de sus pasivos fiscales a diciembre 31 de 2012.33

3.8 Informacin sobre cuentas por cobrar


que se incluyan en las declaraciones de
renta o de ingresos y patrimonio 2012
Literal i del Art. 631 del E.T.; Artculos 1, 2 y 9 de la
Resolucin 117 de octubre 31 de 2012

A quines les corresponde desarrollarlo?
Lo desarrollan las mismas personas naturales y jurdicas
que mencionamos cuando se examin el caso de la
informacin correspondiente al literal c del art. 631 del
E.T., con todo y las mismas salvedades o particularidades
que all se expresaron (numeral 3.3. de esta publicacin).

Cul informacin solicita?
Datos de los terceros (tanto domiciliados en Colombia
como domiciliados en el exterior) con quienes se tengan
cuentas por cobrar a diciembre 31 de 2012. Al respecto,
esta vez el art. 9 de la Resolucin 117 indica que si el total
fiscal de las cuentas por cobrar del reportante a diciembre
31 de 2012 es superior a quinientos millones de pesos
($500.000.000), deber discriminar en forma
individualizada a los terceros con saldos superiores a un
milln de pesos ($1.000.000). Pero si el saldo total fiscal
de las cuentas por cobrar es igual o inferior a los
$500.000.000, reportar en forma individualizada a los
terceros con saldos superiores a cinco millones de pesos
($5.000.000).

Se pide reportar al tercero cuando sus cuentas por cobrar
a diciembre 31 de 2012 (antes de provisiones),
agrupando todas las cuentas en que figure con saldos, sea
igual o superior a $5.000.000 (o superior a $1.000.000,
segn el tipo de reportante). Aquellos con los que se
tengan saldos inferiores a los $5.000.000 (o al $1.000.000,
segn el caso), se agruparn en un nico registro, dentro
de cada uno de los 3 conceptos diseados por la DIAN, con
el NIT 222222222 y razn social cuantas menores.

En cuanto al saldo de la cuenta de provisin fiscal de
deudores a diciembre 31 de 2012 (que se reportar como
si fuese un valor positivo a pesar de que en la declaracin
de renta o de ingresos y patrimonio se incluira como un
valor negativo), sucede que hasta los reportes del 2007 la
DIAN peda que todo el saldo de dicha cuenta a diciembre
31 se reportara con un nico beneficiario, a saber, el NIT
del propio reportante de la informacin exgena. Pero en
los reportes del 2008, 2009, 2010, 2011 y en estos del
2012, la Resolucin indica que ese saldo total (sin
importar si la provisin fue calculada con el mtodo de
Esos datos que se muestran en dicho numeral estn tomados del
archivo en Excel titulado Hoja de trabajo literal h) cuentas por
pagar a diciembre 31, incluido en el DVD que acompaa esta obra
escrita y que puede ser utilizado por quien lo desee como plantilla
para elaborar all sus propios casos particulares.
33

| a c t u a l i c e s e . c o m 63

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

"provisin general" o de "provisin individual") se debe


discriminar por tercero. En consecuencia, el saldo que se
tenga por cada tercero dentro de la cuenta de provisiones
no se mezclara con los dems saldos que ese mismo
tercero tenga en las cuentas por cobrar a diciembre 31
(pues si se mezclara, y reportramos un "saldo neto de la
cuenta por cobrar", eso no tendra cruce de informacin
con el reporte que a su vez har ese mismo tercero de lo
que para l viene siendo un "pasivo", ya que ese tercero no
les hace "provisiones" a sus pasivos). Esa cuenta de
provisiones se reportar entonces en forma total,
discriminando a los que tengan saldos iguales o
superiores a los $5.000.000 (o al $1.000.000, segn el
caso) y quedando los dems reportados con el NIT
222222222.

En relacin con este reporte, lo primero que se debe
destacar es que si la entidad o persona natural informante
lleg a participar durante el ao 2012 como asociada de
un contrato para exploracin y explotacin de
hidrocarburos, gases y minerales, o si durante el 2012
actu como mandante en contratos de mandato, o si
durante el 2012 actu como miembro de consorcios y
uniones temporales, no debe entonces reportar las
cuentas por cobrar a diciembre 31 que le figuraran en su
contabilidad y en su declaracin de renta o de ingresos y
patrimonio del 2012 pero que fueron originados en las
operaciones hechas en esos contratos de exploracin, o a
travs de los contratos de mandato, o por la participacin
en los consorcios y uniones temporales, pues tales cuentas
por cobrar sern reportadas nicamente por el operador
del contrato de exploracin, o por el mandatario que lo
represent o por el consorcio y/o unin temporal en el
que particip (ver pargrafo 1 del art. 11, pargrafo 2 del
art. 12 y pargrafo 1 del art. 13 de la Resolucin 117).
Como quien dice, las empresas y personas naturales solo
entrarn a reportar por su propia cuenta todas sus dems
cuentas por cobrar que no se hayan originado por su
participacin en esos negocios jurdicos especiales. Como
sea, la resolucin no aclara lo que pasara si sucedi que el
mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de
hidrocarburos sean personas o entidades que antes de
octubre 31 de 2012 ya se haban liquidado y haban
cancelado su RUT (ver pargrafo del art. 2 Resolucin
117). En ese caso es obvio que ese mandatario, o el
consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos ya
no entregaran los reportes y s les tocara hacerlo
entonces a los mandantes, o a los miembros de los
consorcios y uniones temporales, o a los asociados de los
contratos de hidrocarburos.

El total de las cuentas por cobrar que sean llevadas al
formato 1008, salvo si se presenta lo comentado en el
prrafo anterior, deber cruzar con el dato llevado a la
declaracin de renta 2012 (rengln 34 del formulario 110,
o con el dato interno de los anexos del formulario 210 con
el que se explique lo llevado al rengln 32, patrimonio
bruto, de quienes usan ese formulario 210).

Formatos a utilizar
Se utilizar el mismo formato 1008, versin 7, utilizado en
los reportes del 2011. All se reportan los datos del
tercero, los conceptos de la cuenta por cobrar y su valor.
64

Se exige reportar direcciones de los terceros solo si estn


domiciliados en Colombia (a los domiciliados en el
exterior solo se les reporta el cdigo de pas). Cuando se
reporten valores correspondientes a la provisin fiscal de
deudores el valor se reportar como si fuese un valor
positivo (a pesar de que en la declaracin de renta o de
ingresos y patrimonio s se incluira como un valor
negativo). Si en vez de cdula se reporta el NIT, el dgito
de verificacin se reporta solo si se conoce.

Tngase presente que todo mandatario en el desarrollo de
contratos de mandato (como son, por ejemplo, las
agencias aduaneras o todas las inmobiliarias de persona
natural o jurdica que administran bienes races), y sin
importar los ingresos brutos a diciembre del ao anterior
(2011) ni del mandante ni del mandatario, reportar en
forma especial los saldos de cuentas por cobrar que les
haya quedado a Diciembre 31 pero por causa de
administrar los ingresos de sus mandantes. Igualmente lo
harn el operador en un contrato de exploracin de
hidrocarburos, y el miembro encargado de facturar en
el caso de los consorcios y uniones temporales. Todos
ellos tienen que reportar esas cuentas por cobrar que se
generaron al manejar los ingresos de los terceros en
nombre de quienes actuaban y lo harn con los mismos
topes y restricciones que se mencionan en el art. 9 de la
Resolucin 117, pero usando los formatos especiales que
se les indican en los artculos 11 a 13 de la Resolucin 117
(formatos 1018, 1051 y 1587). Por tanto, si les
corresponde elaborar el formato 1008, all reportaran
solo las cuentas por cobrar que s se originaron en sus
propias operaciones.


Manera de hacer la entrega de los reportes
En este caso aplican los mismos comentarios y
explicaciones que se dieron cuando examinamos el caso
de la informacin correspondiente al literal c del art.
631 del E.T. con todo y las mismas salvedades o
particularidades que all se expresaron (ver el numeral 3.3
de esta publicacin).


Plazos
Segn el art. 17 de la Resolucin 117, los plazos para la
entrega de este reporte transcurrirn segn si para la
fecha de entrega del reporte la persona o entidad
reportante es un gran contribuyente (con responsabilidad
13 en el RUT) o si no lo es. Al respecto, debe tomarse en
cuenta la Resolucin XXX de diciembre xx de 2012 con la
cual se actualiz la lista de entidades grandes
contribuyentes, retirando a muchas de la lista e
ingresando a otras.

Para los que s sean grandes contribuyentes, los plazos se
vencern entre el 9 y el 22 de abril de 2013, segn el
ltimo dgito del NIT del reportante (sin incluir el dgito
de verificacin). Para los dems, trascurrirn entre el 24
de abril y el 23 de mayo de 2013 segn los dos ltimos
dgitos del NIT del reportante (sin incluir el dgito de
verificacin). Los plazos son los mismos que ya incluimos
a esta misma altura cuando analizamos el reporte del
formato 1010 (ver numeral 3.1 de esta obra)

|actualicese.com

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012


Qu pasara si despus de entregado el reporte 2012
la persona juridica o persona natural reportante
descubre que necesita corregir algn valor de su
declaracin de renta o de ingreso y patrimonio 2012,
en especial su rengln de cuentas por cobrar?
En ese caso se dira que el reporte inicial, aunque
coincida con los valores inicialmente declarados, era un
reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo
reporte, en el que ya se tomaran en cuenta los valores de
las correcciones hechas a las declaraciones de renta o de
ingresos y patrimonio, la DIAN va a quedar facultada para
imponer la sancin del art. 651 del E.T. (regulado por
Resolucin 11774 de diciembre de 2005: un porcentaje
del 3% de los valores inicialmente reportados pero que
eran errneos).

Por tanto, quienes presentan informacin exgena deben
analizar las consecuencias que se derivan de hacer
correcciones a sus declaraciones tributarias si sucede que
ya han presentado la informacin exgena (concepto
80262 de noviembre de 2005).

Ejemplo prctico
En el Capitulo IX, numeral 9.9, se mostrar un ejemplo
sobre la forma como una sociedad comercial recolectara
los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte
del literal i del artculo 631, sobre los saldos de sus
cuentas por cobrar fiscales a diciembre 31 de 2012.34

ejemplo, un saldo en bancos nacionales o del exterior, o el


valor de las acciones y aportes en sociedades), mientras
que otros datos no tienen ese tercero (por ejemplo, el
valor del gasto depreciacin del ao), en este reporte se
terminan usando entonces dos formatos: el 1011 para los
valores que no tienen un tercero que explique su saldo, y
el 1012 para los que s cuentan con un tercero que lo
explique (a esos terceros no se les reporta direccin sino
solamente el cdigo de pas).

Esos datos que se lleven a ambos formatos debern
coincidir solamente con el saldo fiscal llevado a varios
renglones de la declaracin de renta o de ingresos y
patrimonio 2012. No se involucraran, como s se hace en
el reporte de los pagos a terceros (formato 1001), los
saldos contables para esas partidas.

Al respecto es importante comentar que a diferencia de lo
solicitado hasta los reportes del ao 2011, esta vez el art.
10 de la Resolucin 117 indica que en el formato 1011 ya
no se incluirn los datos ni del saldo en caja a diciembre
31 (concepto 1105), ni del saldo fiscal a diciembre 31 de
los activos fijos con sus depreciaciones o amortizaciones
(conceptos 1501 a 1518), ni del juego de inventarios
(conceptos 1401 a 1407), ni del juego de inventarios de
semovientes (conceptos 1408 a 1412), ni de las
compensaciones (conceptos 8251 a 8251). Los valores
fiscales de esas partidas solo se terminarn informado
esta vez dentro del formato 1732 para quienes quedaron
obligados a entregar tambin dicho formato (ver la
Resolucin XXX de diciembre xxx de 2012)

Es importante destacar que varios de los conceptos que se
usarn para detallar informacin en el formato 1011, son
conceptos que tienen que guardar estrecha relacin con lo
que se tenga reportado en el formato 1001 de pagos a
terceros (ver el numeral 5 del art. 10 de la Resolucin,
conceptos 8200 a 8256). As por ejemplo, si se usa el
concepto 8200 para reportar el monto de la deduccin
especial por inversin en activos fijos que el reportante
lleve al rengln 54 de su formulario 110 para declaracin
de renta 2012 (o rengln 42 si usa el formulario 210), ese
valor debe ser como mximo el 30% de lo reportado en el
formato 1001 con el concepto 5020 (compra de activos
fijos sobre los cuales se calcul la deduccin especial).

Igualmente, si se hicieron, por ejemplo, donaciones a
empresas de cine nacional (ley 814 de 2003) y se tom
como deduccin especial el 125% del valor donado, ese
valor tomado como deduccin por donacin se detalla en
el formato 1011 con el concepto 8217, pero debe ser como
mximo el 125% del valor reportado como donacin a la
empresa de cine y que figurara en el formato 1001 con los
conceptos 5013 y 5014 (Nota: la modificacin que el art.
195 de la Ley de reforma tributaria 1607 de diciembre 26
de 2012 le efecta al Art. 16 de la Ley 814 de 2003,
aumentando de 125% a 165% la deduccin fiscal por
donaciones a proyectos de cine nacional, es un cambio que
solo aplica para los ejercicios 2013 y siguientes).

Adems, con los conceptos 8241, 8242 y 8243 se pide
informar los valores pagados durante el 2012 al ICBF,
SENA y caja de compensacin, que se tomen como

3.9 Iinformacin sobre otros valores que se


lleven a las declaraciones de renta o de
ingresos y patrimonio 2012
Literal k del art. 631 del E.T.; Arts. 1, 2 y 10 de la
Resolucin 117 de octubre 31 de 2012.
A quines les corresponde desarrollarlo?
Lo desarrollan los mismos tipos de personas naturales y
jurdicas que mencionamos cuando se examin el caso de
la informacin correspondiente al literal c del art. 631
del E.T., con todo y las mismas salvedades o
particularidades que all se expresaron (numeral 3.3. de
este material).

Cul informacin solicita?
El valor total del saldo fiscal (es decir, sin importar la
cuanta) de otros datos de las declaraciones de renta o
de ingresos y patrimonio 2012. (Ejemplo, el saldo fiscal a
diciembre 31 de los dineros en bancos, o el saldo fiscal a
diciembre 31 de las acciones y aportes en sociedades, el
detalle de los ingresos no gravados o deducciones
especiales que no tienen un beneficiario externo real o
que la DIAN quiere tener ms controlados, y el detalle de
las rentas exentas).

En vista de que algunos de esos datos sera necesario
identificarlos con todo y el nombre de su tercero (por
Esos datos que se muestran en dicho numeral estn tomados del
archivo en Excel titulado Hoja de trabajo literal i) cuentas por
cobrar a Diciembre 31, incluido en los CD que acompaan esta
obra escrita y que puede ser utilizado por quien lo desee como
plantilla para elaborar all sus propios casos particulares.

34

| a c t u a l i c e s e . c o m 65

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

deduccin y no como descuento tributario (ver art. 114


del E.T. y los arts. 9 a 13 de la Ley 1429 de 2010), los
cuales figurarn en los renglones informativos 32 del
formulario 110 31 del formulario 210.

De otra parte, se debe destacar que la DIAN, en el listado
de conceptos con los que se reportaran los diferentes
tipos de rentas exentas que el informante llegue a usar
en su declaracin de renta 2012 (ver el numeral 4 del art.
10), sigue incluyendo conceptos sobre rentas exentas
que ya no estn hoy da vigentes y no se pueden utilizar
por los contribuyentes. Ese es el caso de lo indicado en el
tem 10 de ese listado donde se dice que con el concepto
8116 se reportara el Valor de la renta exenta en procesos
de titularizacin de cartera hipotecaria y de los bonos
hipotecarios, artculo 16 de la Ley 546 de 1999, modificado
por el artculo 81 de la Ley 964 de 2005. Ese beneficio del
art. 16 de la Ley 546 de 1999, modificado con el art. 81 de
la Ley 964 de 2005, se entenda que solo duraba durante
los 11 aos siguientes a la expedicin de la Ley 546. No
son 11 aos contados desde la ley 964 sino 11 aos
contados desde la ley 546, pues la ley 546 haba dicho
inicialmente que el beneficio durara 5 aos y con la
modificacin de la Ley 964 lo que se busc fue alargarlo 6
aos ms para un total de 11 aos pero contados desde la
Ley 546 de 1999. Por tanto, eso termin en el ao 2010.

Adems, si en ese listado no se incluyen conceptos para
reportar otros tipo de rentas exentas que s se siguen
utilizando hoy da (como le sucede a las entidades del
rgimen tributario especial las cuales restan en el rengln
de rentas exentas lo que sea el excedente fiscal que s
destinarn a sus objetos sociales; ver decreto 4400 de
2004), entonces es porque la DIAN no est interesada en
recibir el detalle de esas otras rentas exentas y por tanto
no se reportaran (pues en el listado no se dej indicado
ningn concepto para reportar las dems rentas
exentas).

Formatos a utilizar
Se utilizarn los mismos formatos 1011 versin 6 y 1012
versin 7 utilizados en los reportes de 2011 (pero
tomando en cuenta que ya no se usarn varios de los
conceptos que hasta el 2011 se usaron dentro del formato
1011)

En el formato 1011 no se detallan nombres de terceros
sino solamente conceptos y saldos a diciembre 31. En
cambio, en el formato 1012 s se piden nombres de esos
terceros (no se les reportan direcciones sino solamente el
cdigo de pas). Y si en vez de cdula se reporta el NIT, el
dgito de verificacin se reporta solo si se conoce.

Manera de hacer la entrega de los reportes
En este caso aplican los mismos comentarios y
explicaciones que se dieron cuando examinamos el caso
de la informacin correspondiente al literal c del art.
631 del E.T., con todo y las mismas salvedades o
particularidades que all se expresaron (ver el numeral 3.3
de esta publicacin).

Plazos
Segn el art. 17 de la Resolucin 117, los plazos para la
66

entrega de este reporte transcurrirn segn si para la


fecha de entrega del reporte la persona o entidad
reportante es un gran contribuyente (con responsabilidad
13 en el RUT) o si no lo es. Al respecto, debe tomarse en
cuenta la Resolucin XXX de diciembre xx de 2012 con la
cual se actualiz la lista de entidades grandes
contribuyentes, retirando a muchas de la lista e
ingresando otras.

Para los que s sean grandes contribuyentes, los plazos se
vencern entre el 9 y el 22 de abril de 2013, segn el
ltimo dgito del NIT del reportante (sin incluir el dgito
de verificacin). Para los dems, trascurrirn entre el 24
de abril y el 23 de mayo de 2013 segn los dos ltimos
dgitos del NIT del reportante (sin incluir el dgito de
verificacin). Los plazos son los mismos que ya incluimos
a esta misma altura cuando analizamos el reporte del
formato 1010 (Ver numeral 3.1 de esta obra).

Qu pasara si despus de entregado el reporte 2012
la persona jurdica o persona natural reportante
descubre que necesita corregir algn valor de su
declaracin de renta o de ingreso y patrimonio 2012?
En ese caso se dira que el reporte inicial, aunque coincida
con los valores inicialmente declarados, era un reporte
con errores. Por tanto, al presentar el nuevo reporte, en el
que se tomaran en cuenta los valores de las correcciones
hechas a las declaraciones de renta o de ingresos y
patrimonio, la DIAN queda facultada para imponer la
sancin del art. 651 del E.T. (regulado por Resolucin
11774 de diciembre de 2005: un porcentaje del 3% de los
valores inicialmente reportados pero que eran errneos)

Por tanto, quienes presentan informacin exgena deben
pensar todas las consecuencias que se derivan de hacer
correcciones a sus declaraciones tributarias si sucede que
ya han presentado la informacin exgena (Concepto
80262 de noviembre de 2005).

Ejemplo prctico
En el Capitulo IX, numeral, 9.10, se muestra un ejemplo
sobre la forma como una sociedad comercial recolectara
los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte
del literal k del artculo 631, sobre otros datos de la
declaracin de renta o de ingresos y patrimonio ao
2012.35

3.10 Iinformacin especializada solicitada a


algunos
informantes
especiales
(mandatarios, consorcios, operados en
contratos de exploracin de hidrocarburos,
sociedades fiduciarias; rganos que
financien gastos con recursos del tesoro
nacional)

Esos datos que se muestran en dicho numeral tomados del


archivo en Excel titulado Hoja de trabajo literal k) otros datos de
la DR, est incluido en los CD que acompaan esta obra escrita y
que puede ser utilizado por quien lo desee como plantilla para
elaborar all sus propios casos particulares.
35

|actualicese.com

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

propuesta y del contrato, afectarn a todos los miembros


que lo conforman.

2o. Unin Temporal:
Cuando dos o ms personas en forma conjunta presentan
una misma propuesta para la adjudicacin, celebracin y
ejecucin de un contrato, respondiendo solidariamente por
el cumplimiento total de la propuesta y del objeto
contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las
obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se
impondrn de acuerdo con la participacin en la ejecucin
de cada uno de los miembros de la unin temporal.

PARGRAFO 1o. Los proponentes indicarn si su
participacin es a ttulo de consorcio o unin temporal y, en
este ltimo caso, sealarn los trminos y extensin de la
participacin en la propuesta y en su ejecucin, los cuales
no podrn ser modificados sin el consentimiento previo de
la entidad estatal contratante.

Los miembros del consorcio y de la unin temporal debern
designar la persona que, para todos los efectos,
representar al consorcio o unin temporal y sealarn las
reglas bsicas que regulen las relaciones entre ellos y su
responsabilidad.

PARGRAFO 2o. <Pargrafo derogado por el artculo 285
de la Ley 223 de 1995>.

PARGRAFO 3o. En los casos en que se conformen
sociedades bajo cualquiera de las modalidades previstas en
la ley con el nico objeto de presentar una propuesta,
celebrar y ejecutar un contrato estatal, la responsabilidad y
sus efectos se regir por las disposiciones previstas en esta
ley para los consorcios.

En el Estatuto Tributario, segn lo indican sus Arts. 18,
368 y 437 (literal f), el consorcio o la unin temporal (que
son entes sin personera jurdica pero con NIT propio
pues se inscriben en el RUT de la DIAN identificndose en
la pgina 2 de dicho RUT y en la casilla 68 con el cdigo 03
07), acta como agente de retencin en los costos y
gastos en que se incurra por el desarrollo de las
operaciones del consorcio o unin temporal. Pero no
presentar la declaracin de renta denunciando los
ingresos y costos respectivos, ni las declaraciones de IVA
(mientras solo facture valores que se tomarn los
miembros del consorcio), pues el consorcio o la unin
temporal como tal es considerado un no contribuyente
no declarante (ver art. 18 del E.T.). Para este ltimo
efecto, son sus consorciados o miembros de la unin
temporal los que bimestralmente en las declaraciones de
IVA y anualmente en las declaraciones de renta
denunciarn su respectivo ingreso y costo de acuerdo con
su participacin en el consorcio o unin temporal.

Adems, en el artculo 11 del Decreto 3050 de 1997 se
menciona tambin lo siguiente:

ARTICULO 11. FACTURACIN DE CONSORCIOS Y UNIONES
TEMPORALES. Sin perjuicio de la obligacin de registrar y
declarar de manera independiente los ingresos, costos y
deducciones que incumben a los miembros del consorcio o

Arts. 11 a 15 de la Resolucin 117 de octubre 31 de


2012.
Las actividades econmicas en nuestro pas se pueden
desarrollar en forma directa por parte de cada empresa o
persona que quiera vender o comprar bienes y servicios, o
mediante ciertas figuras jurdicas (permitidas en el Cdigo
Civil y otras leyes especiales) en las que intervendra otra
entidad o persona diferente y que actuara en
representacin de esa empresa o persona que no quiere
desarrollar sus actividades de comprar o vender en forma
directa.

Ese ltimo caso es el que se presenta cuando se utilizan
figuras como contratos de mandato, consorcios y
uniones temporales y operaciones conjuntas para
ejecutar contratos de exploracin y explotacin de
hidrocarburos.

Adicional a lo anterior, tambin existen las figuras
jurdicas conocidas como fideicomisos o fiducias
(artculo 102 del E.T.), en las cuales una o varias personas
naturales o jurdicas (llamadas fideicomitentes o
fiduciantes) hacen aportes de dineros o bienes (fijos o
movibles) para que una sociedad fiduciaria les administre
tales bienes. Se forman as distintos patrimonios
autnomos que tienen unos dueos definidos pero que
son administrados por la sociedad fiduciaria (todos los
patrimonios autnomos que son administrados por una
misma sociedad fiduciaria llegan a tener un nico NIT; ver
numeral 5 del art. 102 del E.T. antes de ser modificado con
el art. 127 de la Ley de reforma tributaria 1607 de
diciembre 26 de 2012). La meta entonces de la sociedad
fiduciaria es explotar esos bienes y cubrir los costos que
demanden esas operaciones (practicando tambin las
retenciones del caso). Pero al final del ao simplemente le
informa a los fideicomitentes o fiduciarios sobre la
utilidad o prdida que se obtuvo en el ao por la
explotacin de los bienes o patrimonios autnomos. Esos
dueos de los bienes son los que tienen que seguir
denunciando en sus propias declaraciones de renta los
bienes que han aportado a los patrimonios autnomos
(art. 271-1 del E.T.), al igual que la simple utilidad que les
reporte la sociedad fiduciaria (art. 102 numeral 2 del E.T.).

Miremos algunos detalles de esas figuras jurdicas:

a) Consorcios y uniones temporales
En el caso de los consorcios y uniones temporales, esas
son figuras definidas en el artculo 7 de la Ley 80 de 1993,
donde se lee:

ARTCULO 7o. DE LOS CONSORCIOS Y UNIONES
TEMPORALES. Para los efectos de esta ley se entiende por:

1o. Consorcio:
Cuando dos o ms personas en forma conjunta presentan
una misma propuesta para la adjudicacin, celebracin y
ejecucin de un contrato, respondiendo solidariamente de
todas y cada una de las obligaciones derivadas de la
propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones,
hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la

| a c t u a l i c e s e . c o m 67

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

unin temporal, para efectos del cumplimiento de la


obligacin formal de expedir factura, existir la opcin de
que tales consorcios o uniones temporales lo hagan a
nombre propio y en representacin de sus miembros, o en
forma separada o conjunta cada uno de los miembros de
consorcio o unin temporal.

Cuando la facturacin la efecte el consorcio o unin
temporal bajo su propio NIT, sta, adems de sealar el
porcentaje o valor del ingreso que corresponda a cada uno
de los miembros del consorcio o unin temporal, indicar el
nombre o razn social y el NIT de cada uno de ellos. Estas
facturas debern cumplir los requisitos sealados en las
disposiciones legales y reglamentarias.

En el evento previsto en el inciso anterior, quien efecte el
pago o abono en cuenta deber practicar al consorcio o
unin temporal la respectiva retencin en la fuente a ttulo
de renta, y corresponder a cada uno de sus miembros
asumir la retencin en la fuente a prorrata de su
participacin en el ingreso facturado.

El impuesto sobre las ventas discriminado en la factura que
expida el consorcio o unin temporal, deber ser distribuido
a cada uno de los miembros de acuerdo con su participacin
en las actividades gravadas que dieron lugar al impuesto,
para efectos de ser declarado.

La factura expedida en cumplimiento de estas disposiciones
servir para soportar los costos y gastos, y los impuestos
descontables de quienes efecten los pagos
correspondientes, para efectos del impuesto sobre la renta y
del impuesto sobre las ventas.

Por todo lo anterior, si el propio consorcio o unin
temporal con su NIT expeda la facturacin (y no los
consorciados o asociados), ese consorcio o unin temporal
deber hacer los reportes exigidos en el artculo 11 de la
Resolucin 117 de octubre de 2012.36

Para ello usar los 6 distintos formatos mencionados en
ese art. 11 (1585, 1586, 1587 1588, 1043 y 1045) con los
cuales reportara por ejemplo los costos que cubri por
cuenta de los miembros del consorcio (junto con las
retenciones practicadas a tales costos); o los ingresos que
factur por cuenta de los consorciados; etc.

En relacin con estos reportes exigidos a los consorcios y
uniones temporales, debe tenerse presente lo que dice el
pargrafo 1 de dicho art. 11 de la Resolucin 117:

Pargrafo 1. En ningn caso la informacin reportada por
el consorcio y/o unin temporal deber ser informada por
el consorciado y/o asociado.

As se evita que a la DIAN le llegue informacin duplicada
respecto de un mismo tercero. Es decir, los terceros que

hicieron las operaciones de comprarle o venderle al


consorcio o unin temporal usarn como beneficiario al
consorcio o unin temporal, y ese mismo consorcio o
unin temporal dir que fue con esos terceros con
quienes hizo la operacin, solo que en el interior del
reporte el consorcio o unin temporal al mismo tiempo
debe indicar para cules miembros eran los costos y el
IVA descontable y la cuenta por pagar a diciembre 31, al
igual que los ingresos y el IVA generado y la cuenta por
cobrar a diciembre 31. Pero los miembros del consorcio o
unin temporal no tienen que volver a informar lo que ya
inform el consorcio o unin temporal.

Como sea, la resolucin no aclara lo que pasara si sucedi
que el consorcio o unin temporal ya se haban disuelto
antes de octubre 31 de 2012 y ya haban cancelado su
RUT (ver pargrafo del art. 2 Resolucin 117). En ese caso
es obvio que ese consorcio o unin temporal ya no
entregaran los reportes y s le tocara hacerlo entonces a
los miembros del respectivo consorcio o unin temporal.

Adems, en el pargrafo 2 del artculo 11 de la Resolucin
117 se establece lo siguiente:

Pargrafo 2. Los pagos o abonos en cuenta que constituyan
costo o deduccin y la retencin en la fuente practicada por
el consorcio o unin temporal, en virtud de contratos
celebrados en desarrollo de convenios de cooperacin y
asistencia tcnica con organismos internacionales, sern
reportados por la entidad pblica o privada que celebr el
convenio.

Para entender esa disposicin habra que pensar en el
hecho que durante el ao 2012 el propio consorcio o
unin temporal haya sido justamente un ejecutor de esos
dineros provenientes de convenios internacionales de
cooperacin (art. 58 de la Ley 863 de 2003 y Decreto 4660
de noviembre de 2007). Por tanto, si ese fue el caso, era
claro que el propio consorcio o unin temporal cumpli a
lo largo de todos los meses del ao 2012 con entregar a la
entidad pblica o privada que lo contrat todos los datos
sobre la ejecucin de esos recursos y de esa forma la
entidad pblica o privada poda hacer mensualmente los
reportes que se le exigan por la Resolucin 11431 de
octubre 31 de 2011.

Por eso en el pargrafo 5 del artculo 1 de la Resolucin
11431 de octubre 31 de 2011 se dijo lo siguiente:

Pargrafo 5. La informacin entregada de acuerdo a lo
establecido en el artculo 1 de la presente Resolucin por las
Entidades Pblicas o Privadas, que corresponda a pagos o
abonos en cuenta, retencin en la fuente practicada e
impuestos descontables, en virtud de los contratos
celebrados en desarrollo de convenios de cooperacin y
asistencia tcnica con organismos internacionales, no
requiere ser reportada anualmente por las Entidades
obligadas, siempre y cuando hayan informado
mensualmente.

36 En diciembre 23 de 2009 la Supersociedades expidi su Circular


115-006, acompaada de una gua con ejemplos, donde se indican
cmo deben ser las contabilizaciones bsicas que se efecten en
virtud de la ejecucin de consorcios y uniones temporales; conviene
repasarla para entender mejor este tipo de figuras jurdicas.

68

As que los consorcios que a lo largo del 2012 ya pasaron


la informacin a la entidad pblica o privada que los

|actualicese.com

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

contrato, no tienen que volver a entregar a la DIAN esa


misma informacin.

b) Patrimonios autnomos administrados por
sociedades fiduciarias
Como ya se explic antes, los patrimonios autnomos
(tambin llamados fideicomisos) tienen su propio NIT y
son simplemente administrados por una sociedad
fiduciaria (a cada patrimonio autnomo o fideicomiso,
cuando se inscribe en el RUT para obtener su NIT, en la
pgina 2, casilla 68, le asignan el cdigo 06).

Como ese patrimonio autnomo termina siendo el que
incurre en costos (practicando retenciones en la fuente) y
tambin genera ingresos, la DIAN pide que todos esos
patrimonios autnomos le presenten el reporte sobre esas
operaciones, y la que tiene la tarea de entregarlos es la
sociedad fiduciaria que administr el patrimonio
autnomo (ver art. 14 de la Resolucin 117). Al hacer esos
reportes sobre pagos y sus retenciones, y sobre los
ingresos, deber entonces seleccionar a los terceros con
los mismos criterios con que las empresas normales
haran los reportes de pagos, retenciones e ingresos (ver
numerales 3.2 y 3.4 de esta publicacin).

Igualmente, en el reporte que le enviarn a la DIAN se
informar sobre la utilidad anual que le haya
correspondido a cada fiduciante y que debe ser
reconocida como ingreso por ese fiduciante.

Para hacer esos reportes usarn esta vez las nuevas
versiones de los formatos 1013, 1014 y 1058 (los tres
cambiaron de versin pues ahora tendrn que manejar
una nueva columna adicional para detallar el subtipo de
fideicomiso al cual corresponden los datos).

Adems, en el pargrafo 3 del artculo 14 de la Resolucin
117 se indica lo siguiente:

Pargrafo 3. Los pagos o abonos en cuenta, el valor del
impuesto sobre las ventas descontable y la retencin en la
fuente practicada por la sociedad fiduciaria, en virtud de
contratos celebrados en desarrollo de convenios de
cooperacin y asistencia tcnica con organismos
internacionales, sern reportados por la entidad pblica o
privada que celebr el convenio.

Para entender esa disposicin hay que pensar en el hecho
que durante el ao 2012 el propio patrimonio autnomo
haya sido justamente un ejecutor de esos dineros
provenientes de convenios internacionales de
cooperacin (art. 58 de la Ley 863 de 2003 y Decreto 4660
de Nov. de 2007). Por tanto, si ese fue el caso, era claro
que el propio patrimonio autnomo cumpli a lo largo de
todos los meses del ao 2012 con entregar a la entidad
pblica o privada que lo contrat todos los datos sobre la
ejecucin de esos recursos y de esa forma la entidad
pblica o privada poda hacer mensualmente los reportes
que se le exigan por la Resolucin 11431 de octubre 31
de 2011.

Por eso en el pargrafo 5 del artculo 1 de esa Resolucin


11431 de octubre de 2011 se dijo lo siguiente:

Pargrafo 5. La informacin entregada de acuerdo a lo
establecido en el artculo 1 de la presente Resolucin por las
Entidades Pblicas o Privadas, que corresponda a pagos o
abonos en cuenta, retencin en la fuente practicada e
impuestos descontables, en virtud de los contratos
celebrados en desarrollo de convenios de cooperacin y
asistencia tcnica con organismos internacionales, no
requiere ser reportada anualmente por las Entidades
obligadas, siempre y cuando hayan informado
mensualmente.
As que los patrimonios autnomos que a lo largo del
2012 ya pasaron la informacin a la entidad pblica o
privada que los contrato, no tienen que volver a entregar a
la DIAN esa misma informacin.

c) Contrato de mandato
En el contrato de mandato, regulado en los artculos 1.262
y siguientes del Cdigo de Comercio, existe una parte
llamada el mandante, que es quien contrata a otra
llamada mandataria para que esta ltima acte en
representacin de la primera. Como consecuencia de ello,
la mandataria es la que facturara, con su propia
facturacin, ingresos que no son para ella sino para su
mandante. Por ejemplo, si el dueo de un inmueble
contrata a una inmobiliaria para que lo represente y le
administre sus bienes races, el dueo del inmueble ser
el mandante y la inmobiliaria sera la mandataria.

En ese caso, y por virtud de lo indicado en el artculo 3 del
Decreto 1514 de 1998 y el art. 29 del Decreto 3050 de
1997, es la inmobiliaria (mandataria) la que facturara,
con su propia papelera de facturacin, los ingresos que se
generan por arrendar las propiedades de su mandante. Y
es tambin la inmobiliaria (mandataria) la que incurra en
costos y gastos necesarios para el mantenimiento de los
bienes races y aunque ella no es la que usara tales costos
en su declaracin de renta (pues los usara solo su
mandante), sucede que tales costos y gastos s llegaban
facturados a nombre de ella, y es ella la que incluso
actuara como agente de retencin a ttulo de renta y de
IVA sobre tales costos y gastos, todo dependiendo de si su
mandante es agente de retencin o no por esos
conceptos.37

Esas retenciones practicadas por la inmobiliaria son
declaradas en la declaracin mensual de retenciones en la
fuente de la propia inmobiliaria, pero los datos sobre los
ingresos que factur para su mandante y su respectivo
IVA s deben ser declarados en las declaraciones de IVA
que presentara el propio mandante de acuerdo con los
informes que peridicamente le enva su mandataria. Y los
costos y gastos, junto con su IVA descontable sern
igualmente tomados como tales solo por el mandante en
Esas retenciones las practica solo si su mandante, de haber hecho
l mismo las operaciones, las hubiera practicado. Como quien dice,
la mandataria asume las calidades que tenga su mandante; (ver el
concepto DIAN 1762 de enero 10 de 2007 y el artculo 8 del Decreto
522 de 2003).
37

| a c t u a l i c e s e . c o m 69

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

sus respectivas declaraciones bimestrales de IVA y anual


de renta38

En vista de lo anterior, es claro que los cruces de
informacin exgena tributaria para la DIAN se podran
complicar, por cuanto las personas y empresas que
hicieron las operaciones directamente con la mandataria
reportaran como beneficiaria de tales operaciones a
dicha mandataria y no a su mandante, pues el dato final
del mandante no era conocido por esos terceros (aunque
se debe tener presente lo que dice el art. 394 del E.T.).

Para que eso no suceda, la DIAN ha dicho, en el artculo 13
de la Resolucin 117, que TODO mandatario (que es el que
actuaba como intermediario), sin importar si es una
persona natural o jurdica y sin importar el monto de los
ingresos de l mismo o de su mandante a diciembre del
ao anterior (2011), deber presentar la informacin de
las operaciones que efectu en desarrollo de todos sus
contratos de mandato durante el ao 2012 (y lo debe
hacer solo en forma virtual).

Aclrese adems que si ese mandatario es quizs una
persona juridica o persona natural que s tena en
diciembre de 2011 ingresos brutos propios superiores a
los $100.000.000, o a los $500.000.000 en ese caso
tendra que responder adicionalmente por los otros
reportes exigidos en los artculos 3 a 10 de la misma
Resolucin 117.

Para hacer los reportes de las operaciones que hicieron
por cuenta de sus mandantes, los mandatarios usarn los
mismos formatos que usaron en los reportes del ao 2011
(formatos 1016, 1017, 1018, 1027,1054 1055)

As mismo, y en razn de que los mismos mandantes
tambin terminaran registrando en sus propias
contabilidades los datos que les sean informados por sus
mandatarios, con todo y los mismos beneficiarios con que
los registr inicialmente su mandataria (pues el mandante
es el que tiene que presentar las declaraciones de IVA y de
renta con esos datos, ya que para l s son sus ingresos, o
sus costos, o sus IVA generados o sus IVA descontables),
es por eso que en el pargrafo 1 de art. 13 de la
Resolucin 117 se dispuso lo siguiente:

Pargrafo 1. En ningn caso la informacin reportada por
el mandatario o contratista deber ser informada por el
mandante.

Como sea, la resolucin no aclara lo que pasara si sucedi
que el consorcio o unin temporal ya se haban disuelto
antes de octubre 31 de 2012 y ya haban cancelado su
RUT (ver pargrafo del art. 2 Resolucin 117). En ese caso
es obvio que ese consorcio o unin temporal ya no

entregaran los reportes y s le tocara hacerlo entonces a


los miembros del respectivo consorcio o unin temporal.

Adems, en el pargrafo 2 del artculo 11 de la Resolucin
se lee lo siguiente:

Pargrafo 2. Los pagos o abonos en cuenta que constituyan
costo o deduccin y la retencin en la fuente practicada por
el mandatario o contratista, en virtud de contratos
celebrados en desarrollo de convenios de cooperacin y
asistencia tcnica con organismos internacionales, sern
reportados por la entidad pblica o privada que celebr el
convenio.

Para entender esa disposicin hay que pensar en el hecho
que durante el ao 2012 el propio mandatario haya sido
justamente un ejecutor de esos dineros provenientes de
convenios internacionales de cooperacin (art. 58 de la
Ley 863 de 2003 y Decreto 4660 de noviembre de 2007).
Por tanto, si ese fue el caso, era claro que el propio
mandatario cumpli a lo largo de todos los meses del ao
2012 con entregar a la entidad pblica o privada que lo
contrat todos los datos sobre la ejecucin de esos
recursos y de esa forma la entidad pblica o privada poda
hacer mensualmente los reportes que se le exigan por la
Resolucin 11431 de octubre 31 de 2011.

Por eso en el pargrafo 5 del artculo 1 de esa Resolucin
11431 de octubre de 2011 se dijo lo siguiente:

Pargrafo 5. La informacin entregada de acuerdo a lo
establecido en el artculo 1 de la presente Resolucin por las
Entidades Pblicas o Privadas, que corresponda a pagos o
abonos en cuenta, retencin en la fuente practicada e
impuestos descontables, en virtud de los contratos
celebrados en desarrollo de convenios de cooperacin y
asistencia tcnica con organismos internacionales, no
requiere ser reportada anualmente por las Entidades
obligadas, siempre y cuando hayan informado
mensualmente.
As que los mandatarios que a lo largo del 2012 ya
pasaron la informacin a la entidad pblica o privada que
los contrato, no tienen que volver a entregar a la DIAN esa
misma informacin.
.

Ejemplo prctico
En el Captulo IX, numeral 9.11, se muestra un ejemplo
sobre la forma como una entidad que actu como
mandataria efectuara los reportes que le son exigidos en
el art. 13 de la Resolucin 117.39

38 El mandante registra en su contabilidad los costos y gastos, el


IVA de tales costos y gastos, los ingresos con su IVA, las cuentas por
cobrar y las cuentas por pagar, de acuerdo con todos los
beneficiarios que le informe la mandataria. En todo caso, el art. 6
de la Resolucin 117 les dice a los mandantes que los ingresos que
recibieron a travs de sus mandatarios los reporten solo con el Nit
del mandatario y en la columna especial que para tales efectos le
disearon al formato 1007.

70

Esos datos que se muestran en dicho anexo estn tomados del


archivo en Excel titulado Hoja de trabajo reporte de mandatarios
en contratos de mandato, incluido en el DVD que acompaa esta
obra escrita y que puede ser utilizado por quien lo desee como
plantilla para elaborar all sus propios casos particulares.

39

|actualicese.com

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

Captulo IV
Suministro de la informacin exgena tributaria del ao gravable 2012
a travs del portal de internet de la DIAN

En vista de que las Resoluciones 111 a 118 de octubre de 2012 han exigido que los reportes con informacin
exgena tributaria del ao gravable 2012 sean suministrados en forma virtual utilizando los servicios
informticos electrnicos (SIE) de la DIAN, es necesario repasar cules son las caractersticas ms
importantes de dichos SIE.

e) Software adicional: Acrobat Reader 8.0 o Superior,


Flash 9.0 o superior y se recomienda mquina virtual
JAVA ltima versin.

f) Navegadores: IExplorer (versiones 7,8 y 9), Firefox
(versiones 3.5, 3.6, 4.0, 5.0, 6.0, 7.0 y 8.0) o Chrome
(versiones 11 o superior). Configuracin del lenguaje:
para Firefox es Espaol/Colombia [es-co]; para
IExplorer es Espaol(colombia)[es-co] y para
Chrome es espaol (Latinoamrica); para todos los
navegadores se debe dejar como primera opcin de
lenguaje. Configurados con ventanas emergentes
permitidas al dominio dian.gov.co.;


g) Impresora: para imprimir los formularios. Se
recomienda una impresora lser con resolucin
mnima de 600 x 600 dpi; de ninguna manera se debe
utilizar una impresora de matriz de puntos. Para la
impresin de los formularios utilice papel de 75
gramos (papel de fotocopia).

h) Contar con una conexin de banda ancha con un
mnimo de 2000 Kbps. Las personas jurdicas deben
disponer de una conexin de banda ancha a
Internetinternet, preferiblemente dedicada, con un ISP
que
forme
parte
del
NAP
Colombia
(http://www.nap.com.co/html /integrantes.php). El
promedio de utilizacin del canal no debe sobrepasar
el 70% de su capacidad. (aclaracin: la DIAN ha
firmado convenios con varias empresas del sector de
telecomunicaciones, con el propsito de establecer
Extranets y ofrecer mejores opciones de conexin a
sus servicios; las empresas con las cuales se tiene
convenio son: ETB, FLYCOM, GLOBAL CROSSING,
PEOPLE ON LINE y TELMEX.

4.1 Qu son los servicios informticos


electrnicos (SIE) de la DIAN.

os SIE sirven para varios propsitos, de los cuales


los dos ms importantes son los siguientes:

a) Diligenciar, o diligenciar y presentar las respectivas
declaraciones tributarias administradas por la DIAN.

b) Suministrar o suministrar y presentar los archivos
con los reportes de informacin exgena (ya sea exgena
tributaria o exgena cambiaria).40

Para poder usar tales SIE y presentar los archivos que
contienen la informacin exgena tributaria se requiere
estar conectado a internet desde un computador que
rena unos mnimos requisitos tecnolgicos.41

Entre esos requisitos se encuentran los siguientes (ver la
siguiente direccin de Internet:
http://www.dian.gov.co/dian/12Sobred.nsf/pages/
Requerimientos_tecnologicos?OpenDocument


a) Tener una memoria RAM de 512 MB (recomendada:
1024 MB).;

b) Procesador 2 Ghz (recomendado: doble ncleo).;

c) Resolucin del monitor: Configuracin mnima: 800 x
600 (recomendada: 1024 x 768).;

d) Sistema operativo: Windows XP SP2, Windows Vista o
Windows 7. Tener el computador con las
actualizaciones del sistema operativo al da (Windows
update). Tambien se puede hacer desde equipos con
sistema operativo Mac OS X.


4.2 Pasos a seguir para la utilizacin de la
opcin denominada Presentacin de
informacin por envo de archivos .

4.2.1. Actualizacin previa del RUT.

40

Para ampliar ms sobre los SIE, vase el archivo en PDF incluido


en el DVD que acompaa a esta publicacin y que contiene la
cartilla instructiva de la DIAN para utilizacin de los SIE. El archivo
se llama cartilla-induccin-servicios-informticos-electrnicos.

Se requiere contar con los RUT actualizados, tanto de la


entidad u organizacin (el cual mostrar la
responsabilidad 14-informante de exgena), como del
representante legal (el cual debe mostrarle la
responsabilidad 22-Suscribir declaraciones de terceros).
Si el reporte lo hace una persona natural obligada a

41

Cuando se entra al portal de la DIAN, el propio portal tambin es


capaz de verificar si el equipo desde donde se est trabajando
cumple esos requisitos; para ello hay que usar la opcin
verificacin de requisitos en el men de los SIE.

| a c t u a l i c e s e . c o m 71

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

suministrar los archivos exigidos por la DIAN, solamente


necesita tener actualizado su propio RUT y cuando inicie
sesin en el portal de la DIAN entrara con la opcin a
nombre propio.

4.2.2 Crearse una cuenta de usuario en el portal de
la DIAN.


La firma digital se debe renovar cada tres aos, contados
desde el momento en que la descargaron del portal de la
DIAN. Para ello el propio portal de la DIAN le avisar
automticamente si la firma est prxima a vencerse y por
el mismo portal se podr renovar (ver Resolucin 12717
de 2005 y la cartilla instructiva de la DIAN sobre
mecanismo de firma digital).


El representante legal de las personas jurdicas, o la
persona natural reportante, cuando ya tienen su RUT,
debern proceder a crearse en el portal de la DIAN una
cuenta de usuario, con la cual podrn acceder a los SIE.
Para ello se utilizan los 13 ltimos nmeros que estn
debajo del cdigo de barras que les figura en la primera
pgina de su RUT (visitar el siguiente enlace:
https://muisca.dian.gov.co/WebArquitectura/
DefNuevosUsuarios.faces).

Si no se tiene RUT, recurdese que tienen que obtenerlo
con todos los nuevos requisitos establecidos por los
Decretos 1 de julio de 2012 y 2820 de agosto de 2011
(recibo de servicios pblicos, fotocopia de la cdula, etc.)

4.2.4. Aclaracin de lo que son las solicitudes de


envo y la forma como se relacionan con los
formatos que contienen la informacin
exgena tributaria solicitada.
De acuerdo con la mecnica del portal de la DIAN, para
cada distinto formato que se quiera entregar se deber
elaborar una distinta solicitud de informacin por envo
de archivos43

Esas solicitudes de informacin por envo de archivos
son unos formularios que el propio portal de la DIAN
(cuando se presenta virtualmente la informacin), o el
funcionario de la DIAN (cuando se llevan los archivos en
forma fsica a las sedes de la DIAN) generar
automticamente y se distinguen en su parte superior con
el nmero 10006 (ver la imagen de un formulario de esos
incluida como ejemplo en las primeras pginas de esta
obra). Esos formularios 10006 sern la constancia de
haber cumplido con la entrega de cada distinto formato.

Las mencionadas solicitudes de informacin por envo de
archivos tienen tambin en su parte superior un cdigo
de barras y un nmero de varios dgitos debajo de l..
Dicho nmero es el que se necesitar diligenciar en los
casos en que por alguna razn se deba corregir alguno de
los archivos inicialmente entregados (se hara un
reemplazo de la solicitud inicial; ver ms detalles en las
pginas 31 y siguientes de la cartilla instructiva).


4.2.3. Obtener y/o renovar la firma digital

Para obtener la firma digital por primera vez (lo cual es un


trmite totalmente gratuito), se debe hacer la diligencia
personalmente en cualquier sede de la DIAN, o a travs de
un tercero apoderado, o un tercero autorizado en un
simple documento autenticado ante notario (ver
pargrafo 2 del art. 19 de la Resolucin 117).

En ese trmite la DIAN diligenciar un formulario 10036
en el que quedar indicada una cuenta de correo
electrnico a la cual se har llegar el archivo especial de
extensin .epf (junto con una contrasea) para que el
titular de esa cuenta de correo electrnico lo descargue,
ingrese al portal de la DIAN con su cuenta de usuario,
haga el proceso de activacin en el portal de internet de la
DIAN (sitio donde se autoasignar una nueva contrasea
que solo l quedar conociendo) y luego s lo pueda usar
para firmar los reportes que entregar (ver la Cartilla
instructiva para uso del mecanismo de firma digital,
cartilla que se incluye como archivo de PDF en el DVD que
acompaa esta obra).

Al archivo con la firma digital, una vez activada, el usuario
le podr dar un nombre cualquiera pero quedar siempre
con extensin .epf. Esa extensin siempre debe quedar
en minsculas pues de lo contrario el archivo no
funcionara. Y se recomienda tener varias copias de ese
archivo por si se llega a averiar.

Si un mismo representante legal firma en varias empresas,
siempre usar una nica firma digital para todos los
reportes que firme as sean de diferentes empresas. Si se
requiere obtener una nueva firma digital, la deben
solicitar como mnimo con tres das hbiles de
anticipacin a la fecha en que entregaran los reportes. 42

4.2.5. Manera correcta de nombrar los archivos


que se entregaran en la DIAN.
El nombre que se debe dar a cada uno de los archivos con
los que se llegue a elaborar cada uno de los formatos de
las resoluciones 111 a 118 tiene que guardar una
estructura especial.

Supngase que se tiene que elaborar el Formato 1001
con los datos de los pagos y retenciones practicados a
terceros durante el 2012, y que los terceros a reportar son
15.000. En ese caso, para ese formato 1001 habra que
elaborar tres distintos archivos que quedaran nombrados
as:

Dmuisca_010100108201300000001.xml
Dmuisca_010100108201300000002.xml
mecanismo. El archivo se llama Cartilla instructiva de firma
digital.

43 Todos los archivos que deba elaborarse de un mismo formato
deben cumplir con una restriccin muy importante, pues cada uno
no puede exceder de los 5.000 registros, y todos los archivos de un
mismo formato se alistan en una sola Solicitud de envo de
archivos.

42 Para ampliar ms sobre el mecanismo de firma digital, vase el


archivo en PDF incluido en el DVD que acompaa a esta obra y que
contiene la cartilla instructiva de la DIAN para la utilizacin de tal

72

|actualicese.com

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

Dmuisca_010100108201300000003.xml


Los dos primeros dgitos (01) pueden llegar a ser tambin
un (02). Se usa el (01) para identificar que es la primera
vez que se entrega el archivo. Pero se cambiara a (02) si
es un reemplazo o correccin. No importa si es la segunda,
o tercera o cuarta correccin, etc., siempre se usar 02
para las correcciones de un reporte inmediatamente
anterior.

Los siguientes cinco dgitos (01001) identifican el
nmero o tipo de formato. y

Los siguientes dos dgitos (08) identifican la versin del
formato.

Los siguientes cuatro dgitos siempre deben corresponder
al ao de la entrega de la informacin y no al ao
gravable al que corresponde la informacin (en este caso
se pone 2013 pues los archivos se estarn entregando
durante el 2013). La huella sobre cul es el ao gravable
al que pertenece la informacin solo se ve en la parte
interna del archivo denominada encabezado y se
diligencia cuando se est construyendo el formato con el
prevalidador diseado por la DIAN, en los campos donde
se pide fecha inicial y fecha final. En esos campos iran
esta vez 2012-01-01 y 2012-12-31.

Los siguientes ocho dgitos (ejemplo 00000001) son para
que el reportante les d una numeracin consecutiva, y sin
saltos, a todos los distintos archivos que llegue a
presentar, sin importar a cuntos formatos distintos
corresponden dichos archivos (y sin importar si en un
mismo ao entrega archivos de exgena tributaria junto
con los de exgena aduanera y cambiaria). Al respecto
debe tenerse en cuenta, como ya se dijo antes, que por
cada formato se deber elaborar una solicitud de
informacin por envo de archivos. Y aun cuando en el
mismo ao de entrega se tengan que estar diligenciando
distintas solicitudes de informacin por envo de archivos,
en ese caso la numeracin del archivo tiene que guardar
un estricto orden consecutivo.

Un ejemplo de ello sera: supngase que durante el 2013
se entregar informacin del ao gravable 2012, as: dos
archivos del formato 1001 y tambin dos archivos
del formato 1005. En ese caso se tendran que hacer las
siguientes solicitudes de envo de archivos y adjuntar los
siguientes archivos:

a) Solicitud de envo para los archivos del formato
1001:

Dmuisca_010100108201300000001.xml
Dmuisca_010100108201300000002.xml

b) Solicitud de envo para los archivos del formato
1005:

Dmuisca_010100507201300000003.xml
Dmuisca_010100507201300000004.xml

Ntese que el nmero del consecutivo de envo para esos


dos ltimos archivos son en este caso el 00000003 y el
00000004, pues en la primera solicitud de envo ya se
haba utilizado el consecutivo 00000001 y 00000002.
Como sea, el propio portal de la DIAN ayuda a que el
usuario no se vaya a equivocar con el nmero del
consecutivo de envos dentro de un mismo ao de entrega,
pues en la pantalla le ir mostrando un texto automtico
pequeo que dira, por ejemplo: Su prximo consecutivo
para el envo de archivos a nombre de esta organizacin es:
789.

Y debe hacerse la recomendacin de que los archivos que
sern trasmitidos a la DIAN estn ubicados en una carpeta
del computador del informante cuyo nombre no tenga
caracteres especiales tales como la , o *, y similares,
pues en esos casos, cuando se pretenda cargar los
archivos en el portal de la DIAN, se presentarn fallas.

Cada archivo que se vaya cagando en el portal de la DIAN
se tiene que ir firmando digitalmente, y en ese caso el
nombre del archivo, despus de firmado, es cambiado
automticamente por el portal de la DIAN y lucira as:

signDmuisca_010100108201200000001.xml.xml

4.3 Consulta posterior a la entrega de los


archivos para verificar si se les detect
errores

Cuando los archivos son recibidos por la DIAN y tal
entidad emite el formulario 10006 como prueba de haber
entregado la informacin, hasta all la DIAN no le ha hecho
ningn tipo de verificacin de fondo a la informacin
reportada.

Cuando la DIAN procese todos esos reportes y les detecte
inconsistencias o problemas de fondo (ya sea, por
ejemplo, porque falta el cruce con los dems reportantes,
o porque un tercero fue reportado como si tuviera NIT
pero en la DIAN no le tienen NIT y por tanto haba que
reportarlo como una cdula, etc.), el reportante puede
saberlo entrando en cualquier momento a los servicios
informticos electrnicos de la DIAN y fijarse en el cono
que se muestra en la parte de abajo, denominado Tareas.
Si all aparece algn nmero, es porque hay algn error
por corregir (ver pginas 23 a 25 de la Cartilla instructiva
para presentacin de informacin por el portal de la
DIAN, la cual est incluida como archivo de PDF en el
DVD que acompaa esta obra).

Pero tambin se puede hacer uso de la opcin Consultar
envos de solicitudes y despus de indicar sobre cul
formato de los entregados se quiere averiguar si la DIAN
le detect errores o no., los resultados que se podrn
desplegar son (ver pginas 26 a 29 de la cartilla):

Solicitud recibida: Indica que la informacin reportada
cumple con la especificacin tcnica del respectivo
formato.

| a c t u a l i c e s e . c o m 73

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

Cancelada: Indica que sobre la solicitud actual se aplic


una solicitud de cancelacin.

Reemplazada parcialmente: Indica que sobre la solicitud
actual se aplic una solicitud de reemplazo parcial.

Reemplazada totalmente: Indica que sobre la solicitud
actual se aplic una solicitud de reemplazo total.

Solicitud con error: Indica que en la solicitud actual se
han detectado errores relacionados con la especificacin
tcnica requerida para describir el contenido.

Solicitud con error a nivel de archivo(s)- Errores de
encabezado o de validacin de datos contra el esquema:
Indica que en la solicitud actual se han detectado errores
relacionados con la especificacin tcnica requerida para
construir los archivos.

Solicitud con error-cantidad de registros en el(los)
archivo(s) no coincide con la digitada en la solicitud de
envo: Indica que hay una diferencia entre la cantidad de
tems o registros informados en la solicitud de envo y los
que finalmente se recibieron.

Solicitud con error.- La firma no coincide en el (los)
archivo (s) que se intent procesar: Indica que la solicitud
actual est siendo autorizada mediante una firma digital
diferente a la usada para colocar los archivos en la
bandeja de entrada.


Solicitud de envo nmero: 1000066000000640
Dmuisca_010100907201300000001.xml
Dmuisca_010100907201300000002.xml

Pero luego sucede que durante el mismo 2013, en agosto
de 2013, se debe corregir uno de los dos archivos con la
informacin del ao gravable 2011 y otro de los archivos
con la informacin del ao gravable 2012.

En ese caso se deber corregir (reemplazar) las dos
solicitudes de envo, y aunque sea uno solo el archivo en
cada solicitud el que debe ser corregido, en todo caso, a
la solicitud que se piensa corregir (o reemplazar) se le
tiene que volver a adjuntar la misma cantidad de archivos
que tena la solicitud inicial. Eso sera:

Para reemplazar la solicitud 1000066000000531 con
los archivos que tenan informacin del ao gravable
2011:

Dmuisca_020110107201300000003.xml
Dmuisca_020110107201300000004.xml

b) Para reemplazar la solicitud 1000066000000640 con
los archivos que tenan informacin del ao gravable
2012:

Dmuisca_020110907201300000005.xml
Dmuisca_020110907201300000006.xml

Obsrvese, entonces, cmo en esas correcciones los
nmeros del consecutivo de envo ya son 3, 4, 5 y 6,
pues en el mismo ao de entrega 2013 ya existan los
nmeros de consecutivo 1 y 2.

Como sea, el propio portal de la DIAN ayuda a que el
usuario no se vaya a equivocar con el nmero del
consecutivo de envos dentro de un mismo ao de entrega,
pues en la pantalla aparece un texto automtico pequeo
que dira, por ejemplo: Su prximo consecutivo para el
envo de archivos a nombre de esta organizacin es: 789.

4.4 Correccin a los reportes inicialmente


enviados

Para entender mejor lo que puede pasarle a un mismo
informante con la entrega de los archivos, pensemos que
durante el mismo ao de envo (para nuestro caso ser el
ao 2013) tenga que reemplazar (entindase
corregir) unos archivos que haba enviado en el
pasado (por ejemplo, corregir los archivos que tenan
informacin del ao gravable 2011 y que fueron
entregados durante el 2012). En ese caso, con todos esos
archivos (es decir, los del ao ms reciente ms los de la
correccin de un ao anterior) se debe conservar el
consecutivo del nmero de envo.

Para ilustrarlo, supngase que en abril del 2012 se haban
entregado dos archivos del formato 1001 con la
informacin del ao gravable 2011 y sus nombres fueron:


Solicitud de envo nmero: 1000066000000531 (este es
el nmero que haba debajo del cdigo de barras de la
Solicitud de envo que se gener en ese ao de la primera
entrega). Esa solicitud se compona de estos archivos:

Dmuisca_010100107201200000001.xml
Dmuisca_010100107201200000002.xml

Luego, durante abril del 2013 se entregan dos nuevos
archivos para el formato 1009, pero con la informacin
del ao gravable 2012, y sus nombres fueron:
74

|actualicese.com

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

Captulo V
Prevalidador para la elaboracin o validacin de la informacin
exgena tributaria, ao gravable 2012

Utilizacin del prevalidador tributario para la elaboracin o validacin de los formatos a que hacen referencia las
resoluciones 111 a 118 del ao 2012 y que contendran la informacin exgena tributaria del ao gravable 2012.

omo a la fecha en que se elabora este libro no se ha


publicado la nueva versin de prevalidador
tributario de la DIAN para elaborar o validar los
reportes del ao gravable 2012, se usar para los
comentarios de este captulo la versin utilizada para los
reportes del 2011, pues confiamos que la nueva versin
conservar los mismos mens bsicos y que solo tienen
que cambiar las estructuras internas de los pocos
formatos que fueron modificados en la Resolucin 117.

un tercero fue reportado como si tuviera NIT pero en


la DIAN no le tienen ese Nit y por tanto haba que
reportarlo con otro tipo de documento), se permitir
entonces al reportante, desde el portal de Internet de
la DIAN, descargar un archivo con el informe de esos
errores detectados por la DIAN y guardarlo en el
equipo. Cuando eso sucede, se podr comparar el
archivo original enviado a la DIAN con el archivo que
contiene los errores detectados por la DIAN. Para eso
se usa la opcin Ver archivo de error en el men
principal del prevalidador

5.1 Usos que se pueden dar al prevalidador


tributario diseado por la DIAN


Para obtener las copias que se llegue a necesitar del
prevalidador tributario de la DIAN se debe visitar la
pgina principal del portal de dicha entidad y en la zona
de la izquierda mirar la opcin Otros servicios y dentro
de las opciones que all se despliegan usar la que dice
prevalidadores. En el men de opciones internas que all
se abren se deber escoger la opcin Informacin
tributaria vigencia 2012.

Una vez se obtiene la copia del aplicativo, el paso siguiente
es el de ejecutarlo o instalarlo. Al hacer dicha instalacin
el aplicativo generar, en cualquier zona del computador
que el usuario haya escogido (que ojal no est muy
alejada de la raz del disco duro), una carpeta llamada
Prevalidador_DIAN_Tributario_2013_v1.0..

Dentro de esa carpeta se har visible, entre otros, un
archivo en Word llamado Manual (que se recomienda
sea ledo por usuarios que por primera vez van a usar el
aplicativo). Tambin se hace visible una subcarpeta
llamada Salida y tambin un archivo de Excel llamado
Prevalidador_ Tributario_2013_v1.0.xls, que es el que se
deber seleccionar para empezar a hacer los trabajos
respectivos. En esa subcarpeta llamada Salida el
aplicativo ir guardando automticamente los archivos ya
convertidos en estndar xml y son los que se han de
entregar a la DIAN.

La recomendacin es que si un mismo usuario (por
ejemplo, un contador) tiene la tarea de construirle la
informacin a distintas empresas, en ese caso, por cada
distinta empresa tendra que hacer una instalacin
diferente del prevalidador, pues si usa el mismo aplicativo
para todas las distintas empresas, entonces en la
subcarpeta de Salida suceder que los nuevos archivos
que va generando para una segunda empresa
reemplazaran a los de la primera empresa trabajada (es


El prevalidador tributario que cada ao publica la DIAN
en su portal de iInternet, es una herramienta gratuita
construida en el programa Excel y que puede ser utilizada
para cualquiera de los siguientes tres propsitos:

a) Diligenciar cualquiera de los distintos 51 formatos
mencionados en las resoluciones 111 a 118 de
octubre 31 de 2012. En ese caso primero se captura
la informacin como si se estuviera trabajando en el
entorno de Excel y luego el aplicativo convierte esa
misma informacin en un archivo con el estndar
XML exigido por la norma. La ventaja de usar el
propio aplicativo diseado por la DIAN para construir
los formatos es que el aplicativo cuenta con bastantes
niveles de ayuda y validaciones que evitan que en el
proceso se cometan errores de forma (por ejemplo,
digitar datos no numricos en espacios que son
numricos). El aplicativo de la DIAN, en todo caso, no
est hecho para verificar si la informacin que le
suministran es fiscalmente exacta o no. Eso solo lo
detectar la DIAN en los posteriores procesos
internos que tal entidad efecte con todos los
archivos que le entreguen los distintos informantes.

b) Revisar y validar los archivos en el estndar XML que
el informante haya construido por su propia cuenta
usando otros aplicativos diferentes al diseado por la
DIAN,

c) Ver archivo de error. Si al consultar va internet
alguna solicitud de informacin por envo de archivos
en relacin con alguno de los formatos entregados a
la DIAN (ver numeral 4.3 de esta publicacin) esa
entidad informa que los archivos de ese formato
contienen errores de tipo tcnico (por ejemplo, que

| a c t u a l i c e s e . c o m 75

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

decir, este aplicativo no es tan sofisticado como s lo es el


software STORM USER de la Supersociedades que
permite, con un solo aplicativo, construir la informacin
para varias empresas).

5.2 Requisitos tcnicos que debe tener el


equipo en el cual se vaya a utilizar el
prevalidador.

De acuerdo con el manual que acompaa al prevalidador
tributario, el equipo donde se piense usar debe contar con
el software de Excel 2000 o superior.

Adems, lo primero que se deber hacer antes de trabajar
con el archivo de Excel que se genera en la instalacin del
aplicativo
(archivo
llamado
Prevalidador_
Tributario_2013_v1.0.xls), es abrir un archivo de Excel
cualquiera y ajustar la zona de macros para que el nivel de
seguridad de las macros sea puesto en la opcin bajo.
Para saber cmo se logra hacer esto, ya sea que en el
computador se tenga un Excel 2010 o que se tenga un
Excel inferior, deben seguirse los pasos 4 a 9 del manual
del prevalidador. Adems, ya se ha podido comprobar que
ese aplicativo en Excel no corre en los equipos MAC
aunque estn dotados con versin de Office para MAC.
Por tanto, en esos equipos se hace necesario tener una
particin del disco duro y en ella tener instalada una
versin de Windows y dentro de esa particin con
Windows instalar el Excel y as s funciona el aplicativo de
la DIAN

5.3 Visualizacin de un caso prctico para la


construccin de la informacin que
contendra el formato 1001 sobre pagos a
terceros y sus retenciones

Este punto se podr apreciar en la videoconferencia
grabada en el DVD que acompaa esta publicacin.

76

|actualicese.com

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

Captulo VI
Formalidades que se deben cumplir en el proceso de entrega de la
informacin exgena tributaria
Actualizaciones del RUT de la persona natural o jurdica reportante y de su representante legal.
Pasos para conseguir las firmas digitales si aun no se tienen. Manejo de contingencias si el da de
la entrega virtual se presentan problemas en el portal de la DIAN.

omo las resoluciones 111 a 118 indican que todos


los reportantes (incluidos quienes solo deban
entregar un nico formato) tienen que entregar esa
informacin nicamente de manera virtual a travs del
portal de la DIAN, lo que se debe hacer es asegurarse de
que el RUT de la empresa (organizacin) refleje la
responsabilidad 14-Informante de exgena, y que su
representante legal tenga vigente y activada su firma
digital. Si el reportante no es una persona jurdica sino
una persona natural, dicha persona natural tambin debe
tener su propio RUT con la responsabilidad 14-
Informante de exgena y contar con su propia firma
digital activada.

Para el trmite de obtener firmas digitales es necesario
que el representante legal, en el caso de las personas
jurdicas, tenga su propio RUT y que en l le figure la
responsabilidad 22-Suscribir declaraciones de terceros.
Si el representante legal an no tiene RUT, le tocar
empezar por tramitarlo en la DIAN cumpliendo con todos
los nuevos requisitos fijados en los Decretos 2645 de julio
de 2011 y 2820 de agosto de 2011, por los cuales se
modific el Decreto 2788 de 2004, a saber:

1) Llevar el original y una fotocopia de la cdula.;

2) Llevar el original y una fotocopia del recibo de servicios
pblicos o de impuesto predial correspondientes al sitio
que mantendr reportado como direccin en la DIAN.;

3) Llevar constancia de tener una cuenta de ahorros o
corriente en una entidad vigilada por la Superfinanciera
(esto ltimo solo se lo exigen a las personas naturales que
vayan a figurar en el RUT como responsables del IVA en el
rgimen comn, o como importadores habituales, o como
exportadores habituales u ocasionales).

Si la persona no puede ir personalmente a tramitar su
inscripcin en el RUT, tiene que enviar a un apoderado
que no requiere ser abogado (ver arts. 34 y 68 del
Decreto-Ley anti trmites 019 de enero de 2012). Lo
mismo aplica si el representante ya tiene su RUT y solo
necesita actualizarlo para que le figure la responsabilidad
22.

Y si aun no tiene mecanismo de firma digital, para el
trmite de obtenerlo puede escoger entre ir
personalmente a cualquier sede de la DIAN o hacerlo
mediante apoderado o enviar a un simple tercero
autorizado (este ltimo se presentara con la simple carta

autenticada ante notario; ver pargrafo 2 del art. 19 de la


Resolucin 117). En ese trmite la DIAN diligenciar un
formulario 10036 en el que queda indicada una cuenta de
correo electrnico a la cual se har llegar el archivo
especial de extensin .epf (junto con una contrasea)
para que el titular de esa cuenta de correo electrnico lo
descargue, lo active en el portal de internet de la DIAN
(sitio donde se reasignar una nueva contrasea que solo
l quedar conociendo) y luego s lo pueda usar para
firmar los reportes que entregar.44

Si el representante legal, o la persona natural obligada a
reportar, ya tiene asignada firma digital (porque se la
asignaron para firmar virtualmente las declaraciones
tributarias o para estar entregando otros tipos de
reportes a la DIAN), en ese caso no debe ir a obtener
nuevos mecanismos pues con el que ya posee puede
tambin entregar virtualmente los reportes de la
informacin exgena. Adems, si una persona natural
acta como representante legal de varias personas
jurdicas al mismo tiempo, en ese caso, con la firma que le
asignan la primera vez, firmar digitalmente en todos los
entes jurdicos donde tenga que hacerlo y tambin puede
entregar sus propios reportes si a ello est obligado.

Todo el trmite de la obtencin y activacin de la firma
digital es gratuito y se puede empezar a tramitar desde ya
para no dejarlo para los ltimos das.

Adems, conviene aclarar que si alguien est obligado a
entregar estos reportes de informacin exgena de forma
virtual, automticamente queda por esa sola razn
obligado a presentar en forma virtual sus declaraciones
tributarias (ver art. 1 numeral 11, y art. 3, ambos en la
Resolucin 12761 de diciembre de 2011). Eso sera
aplicable en especial a las personas naturales que por
primera vez les corresponda entregar informacin
exgena (empezaran a prestar declaraciones tributarias
virtuales a partir del mes siguiente a aquel en que se
venza el plazo para entregar los reportes de exgena)
pues las personas jurdicas, desde julio de 2012 en
adelante, todas ellas estn siempre obligadas a presentar
44

Para ms detalles, vanse las cartillas instructiva de la


DIAN para obtencin y activacin de mecanismos de firma
digital y para utilizacin de los servicios informticos
electrnicos del portal de internet de la DIAN, incluidas
como archivos adicionales de PDF en el DVD que acompaa
esta obra.
| a c t u a l i c e s e . c o m 77

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

sus declaraciones tributarias en forma virtual por el solo


hecho de figurar en el RUT como obligadas a presentar
declaraciones de retencin en la fuente (ver art. 1 numeral
12, y art. 2, ambos de la Resolucin 12761 de 2011 la cual
fue modificada con la Resolucin 0019 de febrero de
2012). Lo anterior implica que aunque los reportes de
exgena solo los firmar el representante legal, va a
suceder que si el reportante es alguien que luego tendr
que presentar sus declaraciones en forma virtual, en tal
caso para la presentacin de sus declaraciones en forma
virtual, si las mismas llevan siempre firma de contador o
de revisor fiscal, ser necesario que tambin le consigan
firmas digitales al contador o al revisor fiscal si aun no las
tienen.
.
As mismo, en el caso de la informacin de personas
jurdicas, es muy importante advertir que cuando se est
iniciandoe la sesin en el portal de la DIAN para entregar
los archivos, se debe entrar con la opcin Organizacin y
no con la opcin A nombre propio. Esa segunda opcin
solo la utiliza el reportante persona natural.

Para la transmisin virtual no se aceptan excusas de
daos en los equipos, o de prdida de la firma digital
(si se pierde dicha firma digital, o si cambiaron de
representante legal, deben pedir un cambio o asignacin
de nueva firma con mnimo tres das hbiles de
anticipacin a la fecha del vencimiento; ver pargrafo del
art. 20 Resolucin 117).

En todo caso, y al igual que lo sucedido con los reportes
del 2011, la DIAN incluy un artculo denominado
contingencia (art. 20 en la Resolucin 117), en el cual se
indica que si para la fecha de entrega virtual de los
reportes se presentan problemas tcnicos con el portal de
la DIAN, el reportante deber llevar los archivos
fsicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN
en Colombia y el archivo de la firma digital para hacer la
transmisin desde los mismos equipos de la DIAN. Si all
tampoco hay servicios, la DIAN emitir un comunicado
avisando de ello y el informante tendr ocho das hbiles
ms para hacer la entrega del reporte sin que se configure
extemporaneidad en el proceso.

Una vez se reportan los archivos (los cuales se firman
digitalmente uno a uno y se agrupan en distintas
solicitudes de informacin por envo de archivos segn el
tipo de formato a que corresponda), el portal de la DIAN le
generar al reportante el formulario 10006 como archivo
en PDF descargable y con la leyenda que dice RECIBIDO.
Adicionalmente le generar un archivo llamado, por
ejemplo, AcuseRecibo100066500003807.xml, el cual se
podr descargar al equipo. Este acuse de recibo es el
soporte legal de la presentacin de informacin y su fecha
ser la que se entienda para todos los fines legales.

Adicionalmente, se entrega un nmero de asunto el cual le
servir para realizar el seguimiento a sus solicitudes. En
caso de que la informacin presentada con la solicitud
tenga error, se le crear una tarea relacionada con el
asunto asignado para hacer la respectiva correccin.
Todas las solicitudes o tareas relacionadas con la solicitud
inicial sern registradas en el asunto asignado para su
78

seguimiento (ver pginas 19 a 22 de la Cartilla instructiva


para presentar archivos por el portal de la DIAN, incluida
como un archivo PDF en el DVD que acompaa esta obra).

|actualicese.com

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

Captulo VII
Rgimen sancionatorio aplicable a dicho proceso

Sanciones que puede aplicar la DIAN y el plazo para hacerlo en caso de que no se le suministre, o
se le suministre extemporneamente, o se le suministre con errores la informacin exgena
solicitada.

7.1 Anlisis de la norma contenida en el art.


651 del E.T. y de la Resolucin 11774 de
diciembre de 2005, que constituyen el
marco de las sanciones aplicables a quienes
no
suministren,
o
suministren
extemporneamente, o con errores, o
corrijan, la informacin exgena tributaria
solicitada por la DIAN

n relacin con la informacin exgena tributaria


exigida por la DIAN, a la fecha se encuentran
vigentes varias normas que configuran el rgimen
sancionatorio aplicable a quienes no la suministren o lo
hagan extemporneamente, con errores o la corrijan.

En primer lugar, el artculo 651 del E.T. dispone que la
informacin que no se suministre estando obligado, o que
se suministre extemporneamente, o que se suministre
con errores, es sancionada con alguna de las siguientes
dos sanciones:


a)
Con sanciones en dinero (literal a del Art. 651) que
puede llegar a ser de hasta 15.000 UVT (durante el
2013 significara sanciones de hasta $402.615.000)

b) Con el desconocimiento de los pasivos, costos y
gastos y rentas exentas de la declaracin de renta y
con el desconocimiento de los IVA descontables en
las declaraciones de IVA (literal b del Art. 651).

Para las sanciones en dinero de que trata el literal a del
Art. 651, la DIAN expidi en diciembre de 2005 la
Resolucin 11774 en la que se establece lo siguiente:

Si la falta consiste en informacin exigida sobre cifras


que no son suministradas o son suministradas en
forma extempornea, se aplicar hasta el cinco por
ciento (5%) de la sumatoria de dicha informacin, sin
que en valores absolutos exceda los 15.000 UVT. As
por ejemplo, si no se entrega el reporte de las
retenciones practicadas, la DIAN podra estimar la
sancin tomando los valores de las declaraciones de
retenciones en la fuente y aplicarles el 5%.

Si la falta consiste en informacin exigida sobre cifras


que s es suministrada en forma oportuna y exacta,
pero se suministra usando medios tcnicos distintos
a los sealados por la DIAN (es decir, no usan los

archivos en XML), en ese caso se impone una sancin


del 4% del valor total suministrado en esos medios
no aprobados sin que en valores absolutos se exceda
de los 15.000 UVT.

Si la falta consiste en informacin exigida sobre cifras,
la cual s es presentada en forma oportuna, y en el
medio tecnolgico diseado por la DIAN, pero sucede
que despus de los procesos de cruce de informacin
con terceros se le detectan errores de contenido, se
aplica una sancin del 3% de la sumatoria de los
datos errneos, sin que en valores absolutos se
exceda de los 15.000 UVT.

Si la falta consiste en informacin exigida sobre otros


datos distintos a cifras (por ejemplo NIT, direcciones,
conceptos, etc.) que no es suministrada o es
suministrada en forma extempornea, se aplicar el
0,5% de los ingresos netos del periodo objeto de la
informacin. En caso de no existir ingresos netos en
el periodo, se aplica el 0,5% del patrimonio bruto del
ao inmediatamente anterior a aquel por el que se
solicita la informacin o el que figure en la ms
reciente declaracin de renta o de ingresos y
patrimonio presentada. En todo caso, en valores
absolutos la sancin no puede exceder los 15.000
UVT.
Si la falta consiste en informacin exigida sobre otros
datos distintos a cifras (NIT, direcciones, conceptos,
etc.) que s es suministrada en forma oportuna y
exacta pero se usan para ello medios tcnicos
distintos de los sealados por la DIAN (es decir, no se
suministra en archivos en XML), se aplicar el 0,4%
de los ingresos netos del periodo objeto de la
informacin. En caso de no existir ingresos netos en
el periodo, se aplica el 0,4% del patrimonio bruto del
ao inmediatamente anterior a aquel por el que se
solicita la informacin o el que figure en la ms
reciente declaracin de renta o de ingresos y
patrimonio presentada. En todo caso, en valores
absolutos la sancin no puede exceder los 15.000
UVT.

Si la falta es por informacin exigida sobre otros datos
distintos a cifras (NIT, direcciones, conceptos, etc.), la
cual s es presentada en forma oportuna y en el
medio tecnolgico diseado por la DIAN, pero
despus de los procesos de cruce de informacin con
terceros se detectan errores, se aplicar el 0,3% de
los ingresos netos del periodo objeto de la
informacin. En caso de no existir ingresos netos en
| a c t u a l i c e s e . c o m 79

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

el periodo, se aplica el 0,3% del patrimonio bruto del


ao inmediatamente anterior a aquel por el que se
solicita la informacin, o que figure en la ms reciente
declaracin de renta o de ingresos y patrimonio
presentada. En todo caso, en valores absolutos la
sancin no puede exceder los 15.000 UVT.

para adelantar la actuacin frente a dicho contribuyente


sern igualmente competentes para decidir frente a la
persona o entidad que hizo el pago.

Por consiguiente, esa norma castigara el hecho de no
informar los pagos que s constituyan ingresos gravables
para el tercero (los cuales iran en el formato 1001), pero
siempre y cuando ste no haya declarado el ingreso. Si ese
tercero no declar lo que para l era un ingreso, y la
entidad o persona informante tampoco lo haba
informado entre sus pagos, se le impondr como multa a
la entidad informante el mayor valor por impuesto de
renta que al tercero le tocar calcular cuando la DIAN le
haga corregir su declaracin de renta.


Advirtase que si a un reportante lo sancionan por no
presentar la informacin, en tal caso, para que le reduzcan
la sancin inicialmente propuesta por la DIAN, el obligado
debe entregar la informacin que no haba entregado (ver
artculo 2 de la Resolucin 11774 de diciembre de 2005).
Pero si despus de hacerlo sta contiene errores, le
abrirn otro proceso sancionatorio por haberla entregado
con errores (ver fallo del Consejo de Estado 9216 de
febrero 12 de 1999).

Adems, si antes de que la DIAN detecte errores en los
archivos, el reportante efecta correcciones voluntarias a
la informacin, stas son sancionables por la DIAN
(concepto 80262 de Nov. de 2005).

Entindase que en todos los casos en que la DIAN
imponga sanciones por estos procesos, tales sanciones no
las autoliquida el propio informante. Para el efecto, DIAN
emite un documento denominado resolucin sancin
para definirla e imponerla.

De otra parte, puede decirse que si los reportes de
informacin exgena tributaria son como los anexos de
la declaracin tributaria (renta, IVA, retencin en la
fuente), entonces en la prctica es como si quedara
prohibido equivocarse con la declaracin tributaria. Lo
anterior por cuanto si una declaracin ya fue presentada y
tambin lo fue su reporte de informacin exgena
tributaria, al hacerle entonces una correccin a la
declaracin tributaria tambin habra que hacerla a los
reportes de informacin exgena tributaria y ah vendran
las respectivas sanciones por haber entregado incialmente
informacin que era errnea

As mismo, existe la norma del artculo 658-2 que
establece:

ARTCULO 658-2. SANCIN POR EVASIN PASIVA.
<Artculo adicionado por el artculo 27 de la Ley 863 de
2003.> Las personas o entidades que realicen pagos a
contribuyentes y no relacionen el correspondiente costo o
gasto dentro de su contabilidad, o estos no hayan sido
informados a la administracin tributaria existiendo
obligacin de hacerlo, o cuando esta lo hubiere requerido,
sern sancionados con una multa equivalente al valor del
impuesto terico que hubiera generado tal pago, siempre y
cuando el contribuyente beneficiario de los pagos haya
omitido dicho ingreso en su declaracin tributaria.

Sin perjuicio de la competencia general para aplicar
sanciones administrativas y de las acciones penales que se
deriven por tales hechos, la sancin prevista en este artculo
se podr proponer, determinar y discutir dentro del mismo
proceso de imposicin de sancin o de determinacin oficial
que se adelante contra el contribuyente que no declar el
ingreso. En este ltimo caso, las dependencias competentes
80

7.2 Trmino que tiene la DIAN para solicitar


la informacin a quienes no la suministren
oportunamente y para validar la exactitud
de los datos suministrados por quienes s
presentan la informacin (firmeza de los
reportes)

Por ltimo, responderemos a las siguientes preguntas:

a) Si no se ha presentado la informacin estando
obligado cunto tiempo tiene la DIAN para detectar
esa omisin y exigir que se la presenten?

b) Si se entreg la informacin en forma oportuna, cul
es el periodo de firmeza de tales reportes, es decir, el
periodo que tiene la DIAN para detectarle errores de
forma o de fondo?

En ambos casos, como el suministro de informacin
exgena es otra de las obligaciones formales de los sujetos
administrados por la DIAN (tal como lo es la de inscribirse
en el RUT o la de expedir factura de venta o documento
equivalente a factura de venta), la norma contenida en el
artculo 638 del E.T. es la que determina el plazo que tiene
la DIAN para detectar el incumplimiento de esas
obligaciones formales o para sancionar a quienes las
presenten con errores.

En esa norma leemos lo siguiente:

ARTICULO 638. PRESCRIPCIN DE LA FACULTAD PARA
IMPONER SANCIONES. Cuando las sanciones se impongan
en liquidaciones oficiales, la facultad para imponerlas
prescribe en el mismo trmino que existe para practicar la
respectiva liquidacin oficial. Cuando las sanciones se
impongan en Resolucin independiente, deber formularse
el pliego de cargos correspondiente, dentro de los dos aos
siguientes a la fecha en que se present la declaracin de
renta y complementarios o de ingresos y patrimonio, del
perodo durante el cual ocurri la irregularidad
sancionable o ces la irregularidad, para el caso de las
infracciones continuadas. Salvo en el caso de la sancin por
no declarar, de los intereses de mora, y de las sanciones
previstas en los artculos 659, 659-1 y 660 del Estatuto
Tributario, las cuales prescriben en el trmino de cinco
aos.

|actualicese.com

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012


Vencido el trmino de respuesta del pliego de cargos, la
Administracin Tributaria tendr un plazo de seis meses
para aplicar la sancin correspondiente, previa la prctica
de las pruebas a que hubiere lugar.

(Subrayado fuera del texto)

De acuerdo con esa norma, se interpretara que si alguien
no ha presentado la informacin de un determinado ao, o
la present con errores, la DIAN tiene plazo para
imponerle la sancin por no enviarla ( o la sancin por los
errores que le detecten), hasta dos aos posteriores a la
fecha en que se deba presentar la declaracin de renta o de
ingresos y patrimonio del periodo en el que se deba haber
presentado el reporte de informacin exgena (o se
present con errores).

Por tanto, si los reportes de informacin exgena
tributaria del ao gravable 2012 se presentarn en abril
de 2013, entonces al presentar las declaraciones de renta
o de ingresos y patrimonio por el ao gravable 2013 (que
se presentaran en abril de 2014) la DIAN contar con dos
aos (hasta abril de 2016) para iniciar sus procesos. En
consecuencia, si esa informacin exgena del ao
gravable 2012 tiene errores, o no se presenta, la DIAN
tiene hasta abril de 2016 (tres aos en total contados

desde el plazo en que se venca la entrega de los reportes)


para detectar los errores o la no entrega de los reportes e
imponer la sancin respectiva.

La anterior interpretacin fue incluso ratificada por la
DIAN en su concepto 96801 de noviembre 23 de 2009.

Adems, si el reportante es alguien no obligado a


presentar ni declaracin de renta ni de ingresos y
patrimonio (caso, por ejemplo, de algunas de las entidades
pblicas del Art. 22 del E.T. que s deben entregar la
informacin de pagos y retenciones a terceros pero que
segn el Art. 598 del E.T. no presentan declaracin de
renta ni de ingresos y patrimonio), la DIAN ha dicho, en
sus conceptos 039199 de 1997 y el 22797 de abril 5 de
2010, que tambin se contara con tres aos para imponer
la sancin por aplicacin del artculo 38 del Cdigo
Contencioso Administrativo, en el cual se lee lo siguiente:

Artculo 38. Caducidad respecto de las sanciones. Salvo
disposicin especial en contrario, la facultad que tienen las
autoridades administrativas para imponer sanciones

caduca a los tres (3) aos de producido el acto que


pueda ocasionarlas (...)"

| a c t u a l i c e s e . c o m 81

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

Captulo VIII
Preguntas frecuentes resueltas por la DIAN sobre los reportes de
informacin exgena tributaria
Respuestas que la DIAN tiene publicadas en su portal de internet desde el ao 2009 en
relacin con los aspectos tcnicos ms importantes en las solicitudes anuales de informacin
exgena tributaria.
3. Qu especificaciones concretas de XML se deben
seguir y en dnde encontrarlas?
Se debe utilizar la especificacin XML 1.0 Tercera edicin,
la cual se puede encontrar en la direccin
http://www.w3.org/tr/rec-xml.

4. Qu caracteres especiales pueden contener los
archivos XML?
Solamente se recibirn caracteres que formen parte del
conjunto de caracteres ISO-8859-1; los caracteres que por
alguna razn no formen parte de este conjunto no deben
ser incluidos en los archivos.

5. Cmo se identifica que un esquema corresponde a
una determinada versin y tipo de archivo XML?
El nombre y el encabezado del archivo contienen la
versin y el tipo de archivo; adicionalmente la solicitud de
presentacin de informacin por envo de archivos
tambin la incluye. El esquema, por su parte, incorpora un
elemento de documentacin que indica el formato que
describe.

6. Cmo se puede estar seguro de que los archivos XML
estn bien formados y son vlidos antes de ser enviados
a la DIAN?
Al validarlos con el esquema XSD correspondiente se
garantiza que los archivos estn bien formados. La validez
del contenido solamente se conocer luego de ser
procesados por la DIAN.

7. Los esquemas de validacin sern entregados a los
usuarios?
Los esquemas XSD hacen parte integral de las
especificaciones tcnicas de cada uno de los formatos
establecidos de acuerdo a la normatividad que los refiera.

8. Existe algn lmite en el tamao de los archivos a
transmitir?
Dado que cada archivo no puede contener ms de 5.000
registros, el tamao del archivo no debe ser superior a 5
MB (mega bytes), que corresponde a los formatos ms
grandes.

9. Cmo se deben nombrar los archivos de los anexos
en caso de que tengan que partirse por tener ms de
5.000 registros?
En los anexos de cada una de las resoluciones se sealan
las especificaciones tcnicas para cada formato. En el
numeral uno de cada anexo se encuentra el estndar del
nombre de los archivos de las especificaciones tcnicas de
cada formato. Es as como el nombre de cada uno de los

a informacin que se presenta en este captulo


corresponde a la que la DIAN tiene publicada en la
siguiente direccin de internet:

http://www.dian.gov.co/dian/20dian-
virtual.nsf/46e8bcb2eaecce4705256ed100565a1d/823cb
9b852982d9e052572ed0079d5e8?OpenDocument

All se han recopilado las respuestas que la misma DIAN
ha dado a varias preguntas relacionadas con el proceso de
preparacin y presentacin de la informacin exgena
tributaria. El listado de respuestas fue actualizado en
mayo de 2009 y por ello, cuando alude a las normas de
informacin exgena, menciona las resoluciones 3841 a
3848 que en ese momento regan la informacin del ao
gravable 2008.

Como sea, varias de esas respuestas siguen siendo tiles
para el proceso de presentacin de la informacin
exgena tributaria del ao gravable 2012 y por ello las
hemos transcrito en este punto.

Preguntas frecuentes

8.1 Sobre las especificaciones tcnicas de la


informacin a reportar

1. Qu es un archivo XML?
Un archivo XML es un conjunto de registros magnticos en
un estndar especfico. Se basan en documentos de texto
plano en los que se utilizan etiquetas para delimitar los
elementos de un documento. XML define estas etiquetas
en funcin del tipo de datos que est describiendo y no de
la apariencia final que tendrn en pantalla o en la copia
impresa, adems de permitir definir nuevas etiquetas y
ampliar las existentes

Estos archivos al estar en este estndar permiten fcil
intercambio entre los sistemas informticos.
El prevalidador que pone a disposicin la DIAN, en forma
gratuita, le permitir la conversin de los archivos a XML.

2. Qu es un esquema XSD?
Un esquema XSD es la descripcin de la estructura de la
informacin contenida en un archivo XML y de sus reglas,
por ejemplo longitud, tipo, obligatoriedad. Se requiere
para que los sistemas que transmiten o reciben archivos
XML puedan validar la conformacin de estos archivos.

82

|actualicese.com

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

archivos, debe especificarse mediante la siguiente


secuencia de caracteres:

Dmuisca_ccmmmmmvvaaaacccccccc.xml donde:
cc : concepto (Insercin 01, Reemplazo 02)
mmmmm : formato
vv : versin del formato (versin 06)
aaaa : ao de envo
ccccccc : consecutivo de envo por ao

Los archivos que correspondan a un mismo formato
conservan el mismo nombre, pero varan los dgitos
correspondientes al nmero de envo, el cual debe
asignarse en forma consecutiva sin que puedan existir
saltos ni repeticiones en el consecutivo.

10. De qu manera se garantiza que un grupo de
archivos
corresponde
a
un
formato?
Por el nombre de los archivos, por ejemplo:
Dmuisca_01100206200600000050.xml
Dmuisca_01100206200600000051.xml
Dmuisca_01100206200600000052.xml
Dmuisca_01100206200600000053.xml

Dentro del nombre del archivo se evidencia el formato, ya
que se identifica su nmero, que para el caso del ejemplo
es el 1002.

Si existen ms de cinco mil registros a ser reportados por
el mismo formato, automticamente se fraccionan en ms
de un archivo, pero en todo caso el segundo o ms
archivos siempre se identificarn con el mismo formato,
en este caso el 1002.

No deben existir saltos ni repeticiones en el consecutivo
de este grupo de archivos y todos deben corresponder al
mismo formato de la solicitud de presentacin de
informacin por envo de archivos.

En caso de que exista algn error en los nombres de los
archivos o falte uno de ellos, no se podr presentar la
informacin.

11. El nmero de envo siempre es 1, o es 1 para el mes
de enero, 2 para el mes de febrero y as sucesivamente?
El nmero de envo es un consecutivo general del ao
para todos los archivos que el contribuyente enva a la
DIAN. No es especfico por formato o por mes o por tipo
de informacin.

El nmero de envo debe coincidir con el nmero de envo
especificado en el nombre del archivo; por tanto, la casilla
"Numenvio", en el contenido de los datos del encabezado
del archivo, y el nmero de envo cuando se colocan los
archivos en la bandeja de entrada en la presentacin de
informacin por envo de archivos, deben coincidir. El
informante debe llevar el control del consecutivo de
envos.

12. El campo nmero de envo debe iniciar en 1 para
cada formato o se va incrementando de un formato a
otro, es decir, el formato 1001 es nmero de envo 1, el
formato 1002 es nmero de envo 2 y as?

No. El nmero de envo es un consecutivo general para


todos los archivos enviados a la DIAN en un perodo de
ao. No es especfico por cada uno de los formatos. Dicha
numeracin no debe contener saltos ni repeticiones
cuando los archivos hacen parte de un solo formato. Debe
coincidir tanto en la conformacin del nombre del archivo
como en el encabezado del contenido del archivo.

Recuerde que el prevalidador no calcula y no controla el
nmero de los archivos; por tanto, debe ser diligenciada
directamente por los usuarios. Adems, un formato puede
tener ms de un archivo, lo que implica que el inicial ser
el nmero 1 hasta el ltimo por el mismo formato. Si se
genera otro formato diferente, este consecutivo
continuar en forma ascendente por el nmero de
archivos que correspondan.

13. Cmo se diligencian los campos fecha inicial y
final?
En estos campos se debe diligenciar la fecha inicial y la
fecha final correspondiente al periodo de la informacin
que se est generando para enviar a la DIAN de acuerdo
con la normatividad vigente.

14. Quin debe poner la informacin en archivos XML?
Es de absoluta responsabilidad del informante.

15. La fecha de envo en el XML corresponde a la fecha
de presentacin de la informacin?
No. La fecha de envo registrada en el encabezado de los
archivos se utilizar solamente para las validaciones de
forma en los archivos. La fecha de envo corresponde a las
fechas inicial y final de la informacin enviada, diferente
de la fecha de presentacin de la informacin, la cual
corresponde al momento en que tenga lugar este hecho.

16. Qu seguridad tiene la presentacin virtual?
Cuando se realiza la presentacin virtual, este servicio
tiene las siguientes caractersticas de seguridad:
a) Las conexiones a los servidores utilizan el protocolo
HTTP sobre SSL (https) que permite cifrar la
comunicacin.
b) Autogestin de sus mecanismos de seguridad, es
decir, de su usuario y contrasea y/o de su
mecanismo de firma respaldada con certificado
digital.
c) Presentacin virtual para el poseedor de firma y
certificado digital, archivo firmado digitalmente que
garantiza no alteracin en la recepcin.

17. Qu mecanismos de seguridad se implementarn
sobre los discos compactos, disquetes o memoria flash
USB entregados a la DIAN?
La DIAN no se quedar con los medios en los cuales viene
la informacin En caso de presentacin presencial dichos
medios se utilizarn para traerla a los puntos autorizados
por la DIAN, evento en el cual el funcionario de la DIAN la
ingresar a travs del servicio de presentacin de
informacin por envo de archivos y devolver el medio.

18. Cul es la razn por la cual solo se pueden enviar
5.000 registros?
| a c t u a l i c e s e . c o m 83

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

Por la facilidad de transmisin (o retransmisin en caso


de fallas), ya que esto reduce el tamao de los archivos y
facilita la correccin de los errores.

19. Qu sucede si se envan ms de 5.000 registros en
un mismo archivo?
El archivo ser rechazado en el proceso de carga.

20. Se debe diligenciar una solicitud de envo por cada
archivo de 5.000 registros?
No. Una solicitud de presentacin de informacin por
envo de archivos cubre todos los archivos que contengan
informacin de un mismo formato. Si la informacin
relativa a un formato tiene 5 mil registros o menos, se
diligenciar una solicitud, pero si la informacin supera
los cinco mil registros se conformarn varios archivos
teniendo en cuenta en la denominacin referir el mismo
formato y se tramitar una solicitud de presentacin.
Si se debe entregar informacin relacionada con varios
formatos se diligenciarn tantas solicitudes como
formatos deban entregarse.

21. Si voy a enviar en 10 archivos informacin que
corresponde a 10 formatos diferentes puedo
diligenciar una sola solicitud?
No. Todos los archivos, numerados consecutivamente,
pueden ser colocados en la bandeja de entrada. Ahora
bien, debe diligenciarse una solicitud de envo por cada
formato que deba entregarse. A su vez, respecto de cada
formato puede haber uno o varios archivos conformados
cada uno por mximo 5 mil registros.

22. Qu significado tiene el campo CodCpt (insercin,
reemplazo) del encabezado?
El cdigo de concepto indica si la carga se realiza como
01 insercin, para archivos nuevos 02 reemplazo
para correccin de la informacin. Cabe anotar que todos
los archivos de una misma solicitud de presentacin de
informacin por envo de archivos deben corresponder al
mismo concepto, es decir, a insercin o reemplazo.

23. En algunos formatos existe un campo denominado
Concepto, tiene este campo relacin con el campo
Concepto
del
encabezado?
No existe relacin entre los campos concepto del
encabezado y los que se encuentran en los registros.
El campo concepto que se encuentra en el encabezado y
en el nombre de los archivos est relacionado con el
campo concepto de la solicitud de presentacin de
informacin por envo de informacin y se utiliza para
identificar la operacin de carga que se realizar con la
informacin recibida. Puede tener valores:
1 Insercin / Nuevo
2 Reemplazo
Los campos concepto de los registros se refieren a la
informacin contenida en cada registro.

24. Cul es la razn del campo Valor Total?
El campo Valor Total del encabezado se utiliza como
campo de control de los archivos y refleja la sumatoria de
un campo numrico de los registros de cada archivo.
Debido a que todos los formatos no tienen la misma
84

conformacin, el campo utilizado para cada formato debe


ser uno de los campos con valores numricos del mismo.

8.2 Sobre la presentacin de la informacin


por envo de archivos

25. La informacin tributaria de aos anteriores
puede presentarse con las nuevas especificaciones
tcnicas?
No. La informacin tributaria de aos anteriores se debe
conformar y presentar de acuerdo con la normatividad y
especificaciones tcnicas establecidas para cada ao
gravable.

Si ese es el caso, la informacin puede ser entregada en la
administracin correspondiente a su jurisdiccin,
almacenando los archivos en un medio magntico y
acompaados del formato de entrega. O puede enviarla
por correo certificado al Grupo de Informacin Exgena
Tributaria de la Subdireccin de Gestin de Fiscalizacin
Tributaria, ubicado en Bogot en la direccin carrera 7 No.
6 54 Piso 13.

26. Cuando se habla de informacin tributaria o de
informacin por envo de archivos se hace referencia a
lo mismo y qu comprende?
Tradicionalmente se ha hablado de informacin exgena
como aqulla que los obligados informan a la DIAN, en
general, por operaciones de terceros y/o realizadas con
terceros. Atendiendo a los nuevos servicios informticos
electrnicos implementados por la DIAN, se hace
referencia al mismo tema solo que bajo la denominacin
de presentacin de informacin por envo de archivos.

El servicio de informacin por envo de archivos tambin
tiene aplicacin, con sus propias especificaciones, en
materia aduanera y prximamente en materia cambiaria.

27. Cul es la forma para presentar la informacin?
Hay dos formas:
- Presentacin virtual: Es la transmisin electrnica y
segura de informacin a la DIAN, mediante el servicio
presentacin de informacin por envo de archivos, lo que
garantiza el origen y proteccin de la informacin
utilizando el mecanismo de firma digital, a travs de los
cuales el interesado realiza el trmite virtualmente ante la
DIAN, que confirma la presentacin con una acuse de
recibo igualmente firmado digitalmente.

- Presentacin presencial: en Puntos de Contacto de la
DIAN donde funcionarios de la entidad atienden
personalmente al interesado, quien lleva la informacin a
travs de disquete, CD, o USB. En este caso el funcionario
de la DIAN ingresa la informacin a travs del servicio de
presentacin de informacin por envo de archivos y
entrega constancia fsica de recibo.

29. Quin debe cumplir el deber legal de presentar la
informacin, el representante legal, el revisor fiscal?
Conforme a la ley deben cumplir con el deber legal de
presentar la informacin por envo de archivos los

|actualicese.com

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

contribuyentes, responsables o informantes directos,


personalmente o por medio de sus representantes.

30. Quin debe firmar la solicitud de envo de archivos,
el representante legal, el revisor fiscal o ambos?
Los obligados a presentar la informacin en forma virtual
deben diligenciar la solicitud de presentacin de
informacin por envo de archivos, la cual a su vez debe
ser firmada digitalmente; para tal efecto deben poseer
mecanismo de firma digital que la DIAN asigna en forma
gratuita.

La solicitud de presentacin de informacin por envo de
archivos debe ser firmada por quien tiene el deber legal
de presentar la informacin, esto es, el informante
persona natural y en el caso de las entidades o personas
jurdicas el representante legal.

31. Cuando se realiza el trmite en forma presencial
quin debe adelantarlo?
Tratndose de la presentacin presencial, el trmite
puede adelantarlo directamente el obligado (informante),
o mediante apoderado debidamente constituido o a travs
de tercero debidamente autorizado, con firma autenticada
de quien autoriza, sealando nombres, apellidos y
documento de identificacin de la persona autorizada.

32. Por qu correo o en qu direccin acceso para
remitir la informacin?
Las personas obligadas a presentar la informacin en
forma virtual deben ingresar al portal de la DIAN:
www.dian.gov.co, y luego utilizar el servicio informtico
electrnico de DIAN virtual.

Previamente a la utilizacin del servicio ha debido
agotarse la verificacin del equipo, la habilitacin de la
cuenta y la activacin del mecanismo digital.

33. Para realizar la presentacin de informacin es
necesario actualizar el RUT de la entidad o persona
natural informante y del representante legal?
Antes de efectuar la presentacin de la informacin debe
actualizarse el RUT de la entidad o persona natural
informante con la obligacin 14 (Informante) y del
representante
legal,
obligacin
22
(Suscribir
Declaraciones a nombre de terceros, presentar
informacin), de ser necesario.

34. Cmo se obtiene la firma digital para presentacin
virtual de la informacin?
El informante en forma personal, o a travs de apoderado
para adelantar en su nombre el trmite, podr acercarse a
los puntos habilitados de la DIAN y solicitar la emisin del
mecanismo de firma digital, para lo cual deber tener
actualizado previamente el RUT de la persona o entidad
informante y el del representante legal con las
responsabilidades correspondientes.

35. El representante legal a quien le fue otorgada la
firma digital, para presentar virtualmente las
declaraciones, necesita otra firma para la presentacin
de informacin?

No. El representante legal, con la firma digital otorgada


por la DIAN para declarar virtualmente, puede presentar
virtualmente la informacin.

36. La firma digital tiene algn costo?
No. La emisin de la firma digital no tiene ningn costo.

37. Puede un interesado sin firma ni certificado digital
presentar la informacin virtualmente?
No. Para cumplir con su obligacin en forma virtual el
interesado debe contar con el mecanismo de firma digital.
Si se trata de un informante que no est obligado a
presentar la informacin virtualmente, la presentar en
forma presencial allegando la informacin en disquetes,
CD o unidades extrables (USB) a los puntos habilitados
donde un funcionario lo atender para ingresar la
presentacin a travs de los servicios informticos de la
DIAN.

No obstante, los informantes que pueden presentar la
informacin en forma presencial, por estar inscritos en el
RUT, pueden habilitar una cuenta con la DIAN, lo que les
permite colocar los archivos conformados en XML en un
espacio virtual llamado bandeja de entrada, que es un
recurso que facilita poner archivos en un medio diferente
a disquete, CD o USB, y que de ninguna manera implica el
cumplimiento de la obligacin.

As mismo, al habilitar cuenta es posible diligenciar la
solicitud de presentacin, la cual queda en trmite,
debiendo imprimirla y firmarla para su presentacin en la
DIAN, donde igualmente un funcionario lo atender para
efectuar el ingreso de la informacin a travs de los
servicios informticos de la DIAN.

Es decir, que en todo caso se requiere para cumplir con la
obligacin agotar dicho trmite, despus del cual recibir
la constancia correspondiente firmada por el funcionario.
38. La presentacin presencial dnde se debe realizar?
La presentacin presencial de la informacin se debe
realizar en las Direcciones Seccionales o puntos
habilitados por la entidad para el efecto.

39. Puedo presentar la informacin en cualquier
administracin del pas, o necesariamente en la
jurisdiccin conforme con el domicilio registrado en el
RUT?
La informacin se puede presentar en cualquier Direccin
Seccional del pas, siguiendo los mismos parmetros
establecidos para el RUT.

40. En qu momento se entiende cumplida la
obligacin de presentar la informacin?
Se entiende cumplido el deber legal de presentar la
informacin de acuerdo con la forma de presentacin:
- Presentacin virtual: mediante acuse de recibo
electrnico y el Formulario 10006 marcado PRESENTADO
firmado digitalmente por la DIAN, generados por los
servicios informticos.
Para la firma de la solicitud de envo los servicios
informticos de la DIAN generan una pantalla adicional
del navegador, la cual debe utilizarse. El usuario que
posee mecanismo de firma digital debe asegurarse de
| a c t u a l i c e s e . c o m 85

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

firmar digitalmente la solicitud antes de proceder a su


envo virtual.
- Presentacin presencial en puntos autorizados:
mediante entrega fsica del Formulario 10006
Presentacin de informacin por envo de Archivos
firmada por el funcionario competente de la DIAN y
marcado con la leyenda FORMALIZADO.

41. Cules son los tiempos definidos para la validacin
de los archivos?
El tiempo definido para este procesamiento depender del
volumen de informacin que est siendo procesado por la
DIAN.

42. La informacin que contenga errores genera
sanciones?
Cuando la DIAN establece que la informacin presentada
contiene errores o que la informacin no corresponde a lo
solicitado, procede la aplicacin de sanciones conforme al
artculo 651 del Estatuto Tributario en concordancia con
la Resolucin No. 11774 de diciembre 7 de 2005.

43. Habr algn cobro adicional al usuario por la
utilizacin del servicio virtual o presencial?
No existe ningn costo por el uso de este servicio. Los
servicios que dispone la DIAN son de carcter gratuito.

44. Se permite hacer retransmisiones de los mismos
archivos por errores y/o inconsistencias?
S. En caso de encontrar errores o inconsistencias en la
informacin se deben corregir los archivos y realizar un
nuevo envo, para lo cual se debe utilizar el concepto de
reemplazo (concepto 02) para identificar que se est
corrigiendo una informacin ya presentada.

45. Para efectos de control de trminos qu fecha se
tiene en cuenta?
Para efectos del control de trminos en lo que se refiere a
oportunidad en el cumplimiento de la obligacin de
informar se cuenta:
- Para presentacin virtual, a partir de la fecha de acuse
electrnico digital de la DIAN.
- Para presentacin presencial, en sitios autorizados: a
partir de la fecha de la expedicin de la constancia fsica
de recibo firmada por la DIAN.

registros. Adicionalmente podr utilizarla para validar


archivos XML generados a travs de otras herramientas.

Esta herramienta es gratuita. Para conocer ms sobre la
misma o descargarla ingrese por www.dian.gov.co /
Ayuda / Prevalidadores, donde encuentra todos los
prevalidadores que hay disponibles.

47. Es el prevalidador un programa o software?
El prevalidador es una herramienta construida sobre
Excel para facilitar la presentacin de la informacin y la
conformacin de los archivos cumpliendo con las
especificaciones tcnicas dispuestas para los formatos
establecidos.

48. Qu informacin valida el prevalidador de datos?
El prevalidador de datos para presentar informacin por
envo de archivos valida y genera archivos xml de la
informacin de acuerdo con las resoluciones 003841 a
003848 de 2008 nicamente.

49. El prevalidador funciona nicamente en Excel?
Si. El prevalidador funciona nicamente con Excel.

50. El prevalidador requiere licencia de software?
No. El prevalidador es de distribucin gratuita y la DIAN
tiene derechos reservados sobre la herramienta.

51. Qu versin de Excel debo tener instalada en mi
equipo? En versiones anteriores puede instalarse?
De acuerdo con los requerimientos tcnicos de los
servicios informticos electrnicos DIAN incluido el
prevalidador, la versin mnima es Windows 2000 y Excel
2000, para que la herramienta funcione correctamente.


52. Cunto espacio ocupa en disco el prevalidador?
El programa instalador y la herramienta instalada ocupan
en disco aproximadamente 9.5 MB.

53. Para utilizar el prevalidador de datos para
presentar informacin por envo de archivos, debo
instalarlo en el computador personal o puedo
trabajarlo directamente en la pgina de la DIAN?
Debe ser instalado en el computador personal o en el que
se vaya a diligenciar la informacin.

54. Qu se debe hacer antes de instalar el
prevalidador?
Antes de instalar el prevalidador siga los siguientes pasos:
1. Abra el programa Microsoft Excel Ruta: botn Inicio
Programas Microsoft Excel (esta ruta puede variar
de acuerdo con la configuracin de su computador).
2. D clic sobre el men Herramientas, baje hasta Macro, y
seleccione la opcin Seguridad.
3. En el cuadro de dilogo Seguridad, seleccione la opcin
Bajo.
4. Cierre el programa Microsoft Excel , Ruta: men Archivo
opcin Salir:
5. Proceda a realizar la descarga del prevalidador.
Previamente lea el artculo Lame en www.dian.gov.co /
Ayuda / Prevalidadores, donde encuentra todo lo
relacionado con los prevalidadores.

8.3 Sobre herramientas de ayuda para


conformacin de archivos

Con el fin de recibir sus opiniones y sugerencias sobre
esta herramienta se ha habilitado la siguiente direccin
electrnica: asistencia@dian.gov.co

46. Qu tipo de apoyo o ayudas tiene el usuario final,
para la generacin de su informacin en los formatos
establecidos?
La DIAN ha desarrollado una herramienta llamada
Prevalidador de datos para presentacin de informacin
por envo de archivos, la cual tiene por objeto facilitar el
proceso de la captura de la informacin, conformar los
archivos XML y fraccionarlos en archivos hasta de 5.000

86

|actualicese.com

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012


55. Dnde se pueden descargar los prevalidadores?
Los prevalidadores se encuentran en el men izquierdo
del portal, opcin Otros servicios informticos / Descarga
prevalidadores.
Tambin los encuentra por el botn superior Ayuda /
Prevalidadores.

56. El Prevalidador carga un archivo plano?
No. El prevalidador solo carga archivos Excel.

57. De una base de datos se puede pasar la
informacin al prevalidador?
Se hace necesario convertir la informacin a formato
Excel y luego pegarla en el prevalidador.

58. El prevalidador valida archivos Excel?
S. Para tal efecto se debe seguir el siguiente
procedimiento:
- El archivo Excel donde est la informacin debe estar
conformado de acuerdo con las especificaciones tcnicas
del formato que se va a diligenciar.
- Determinar el nmero de registros o lneas del archivo
Excel.
- En el prevalidador ir al formato en el cual se ingresar la
informacin.
- Agregar el nmero de lneas o registros, seleccionando
en el men del prevalidador la opcin Agregar, digitar el
nmero de lneas a diligenciar, dar enter y luego clic en
Agregar.
- Dar clic en la opcin Ocultar ayuda en el men del
prevalidador.
- En el archivo Excel seleccionar, nicamente, la
informacin correspondiente.
- Copiar la informacin seleccionada.
- En el prevalidador, ubicado el cursor en la primera
posicin del registro donde se desea copiar la informacin
utilizar
la
opcin
Pegar.
- Si el nmero de casillas y registros copiados del archivo
Excel no coincide con las casillas y nmero de registros
agregados y no se oculta la ayuda del prevalidador, no se
podr realizar el pegado.
- Una vez pegada la informacin verificarla con la ayuda
lnea a lnea utilizando la opcin Mostrar ayuda
- Utilizar la opcin Generar XML para diligenciar la
informacin del encabezado y nombre del archivo.
- En este momento, si el archivo contiene errores, la
herramienta le dar aviso y generar un archivo plano de
errores globales, le permitir guardarlo en el equipo y con
cualquier editor de texto podr ver el contenido del
archivo de errores.
- Una vez superados los errores confirmar los datos del
encabezado.
- Generar los archivos XML.
- La herramienta dar aviso en qu ubicacin quedar el
archivo generado.

59. Descargado e instalado el prevalidador, al ingresar
advierte que se deben habilitar o deshabilitar las
macros, o no funciona el botn Siguiente, o en la opcin
Diligenciar seleccionando un formato, al dar clic en el
botn "Ir al formato", genera "Error en la definicin del
formato", qu se debe hacer en estos casos?

Para superar estos errores, se debe desinstalar el


programa prevalidador de datos. Verificar que la versin
del Excel sea 2000 o superior. Ingresar al Excel,
seleccionar en men opcin Herramientas, indicar Macro,
seleccionar Seguridad, marcar nivel de seguridad BAJO y
cerrar Excel. Esto para que las macros del prevalidador de
datos funcionen correctamente. En este momento ya
puede descargar e instalar el prevalidador.

60. Por qu cuando se genera el XML, la herramienta
advierte que no puede generar el archivo o no genera el
archivo y no responde nada?
Esto debido a que se guard el prevalidador en una
ubicacin diferente a la original de la instalacin, donde
no estn las carpetas y archivos necesarios para la
validacin y generacin de los archivos.

Se recomienda que el prevalidador sea instalado y no
copiado. Igualmente, que cuando se guarde la informacin
no hacerlo en ubicacin diferente a la original de la
instalacin.

61. Despus de haber trabajado en el prevalidador, el
Excel no est trabajando correctamente Qu se debe
hacer?
Se debe abrir el prevalidador, luego cerrarlo
adecuadamente e ingresar al Excel.

62. El prevalidador de datos para presentacin de
informacin por envo de archivos contiene ayudas?
S. Cada una de las casillas contiene un mensaje de ayuda
que orienta acerca del diligenciamiento de la informacin
segn el tipo de formato a utilizar y de los requisitos que
debe cumplir cada registro conforme las especificaciones
tcnicas establecidas.
63. Para cada formato hay un prevalidador de datos
para presentacin de informacin por envo de
archivos?
Se publican tres prevalidadores, uno para la informacin
tributaria, otro para la aduanera y el tercero para la
cambiaria. Cada prevalidador contiene todos los formatos
relacionados con el tipo de informacin que se deba
presentar o que se desee diligenciar.

64. Cmo se remite la informacin a la DIAN, cuando
se hace uso del prevalidador de datos para
presentacin de informacin para envo de archivos?
El prevalidador de datos permite hasta la conformacin de
archivos XML de cada formato. Una vez generados estos
archivos deben realizarse los procedimientos de
presentacin virtual o presencial, segn corresponda.
Presentacin virtual: para los obligados a entregar la
informacin en forma virtual, deben poseer mecanismo de
firma digital y utilizar el servicio de presentacin de
informacin por envo de archivos, dispuesto en DIAN
virtual, ingresando por www.dian.gov.co.
Presentacin presencial: en este caso se debe guardar o
almacenar los archivos XML generados en un disquete, CD
o USB y acercarse personalmente, o mediante apoderado
o tercero debidamente autorizado, a los puntos
habilitados por la DIAN para realizar la presentacin.

| a c t u a l i c e s e . c o m 87

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

65. Cul es la forma adecuada de regresar al


prevalidador despus de generar un archivo XM?, Es
necesario salir del prevalidador y volver a ingresar a
l?
Oprimir el botn Regresar, y el prevalidador regresa al
formato que se estaba diligenciando. Y estando all, en la
barra de men del prevalidador oprimir Inicio y l
regresar a la pantalla de Diligenciar, donde se puede
seleccionar otro formato.

66. Al volver a generar un archivo XML,
correspondiente a un formato que ya ha sido generado
con anterioridad y que ser guardado en la misma
carpeta Salida, qu pasa con el archivo anterior, es
reemplazado o el nuevo se genera con nombre
diferente?
Si el archivo a generar corresponde al mismo concepto
(insercin o reemplazo) y mismo nmero de envo, este
reemplazar el archivo.
Por eso en la generacin de los archivos es importante
tener en cuenta el concepto y el manejo consecutivo del
nmero de envo de los datos del encabezado.

67. En dnde puedo acceder a cada formato XML? Me
pueden facilitar los formatos?
Formatos como tales no existen. En cuanto a la literatura
de las especificaciones tcnicas de los formatos para
conformar los archivos XML, se puede descargar del
portal de la DIAN: www.dian.gov.co / Servicios /
Informticos Electrnicos / Presentacin de informacin
por envo de archivos (exgena) / Especificaciones
tcnicas de las resoluciones.

Otra opcin es descargar e instalar el prevalidador de
datos. Este programa le permitir conocer la
especificacin tcnica de cada formato, validar la
informacin y conformar los archivos XML.


71. Como los campos de nombres, apellidos y razn
social no son obligatorios, segn las especificaciones
tcnicas es posible no informarlos?
Las especificaciones tcnicas indican que no es obligatorio
informar los nombres y apellidos cuando el informado es
una persona jurdica, ya que en este caso el campo a
diligenciar obligatoriamente es razn social. En
consecuencia, si el reportado es una persona natural
deber diligenciarse los campos de apellidos y nombres, si
la informacin se refiere a una persona jurdica, deber
informarse la Razn social.

8.5 Identificacin de terceros



72. Cmo se deben reportar los documentos NUIP, que
tienen 10 dgitos?
Los documentos NUIP se deben reportar como tipo de
documento 13 Cdula de Ciudadana y debe existir en la
base de datos de la Registradura Nacional del Estado
Civil.

73. Las personas naturales se deben reportar
obligatoriamente con el dgito de verificacin y tipo de
documento 31 (NIT)? Cuando no se cuente con el dgito
de verificacin se pueden reportar con tipo de
identificacin 13- Cdula?
Si se trata de una persona natural y tiene RUT se reporta
con tipo de documento 31 y con el dgito de verificacin
correspondiente. Si se trata de una persona natural sin
RUT se informa con tipo de documento 13, Cdula de
ciudadana En este caso no se diligencia el campo dgito de
verificacin.

75. Una persona jurdica que no hizo ninguna
retencin est obligada a presentar la informacin?
Una persona jurdica que no realiz ninguna clase de
retenciones (ni a ttulo de renta ni a ttulo de ventas), no
debe presentar informacin de retenciones en la fuente
practicadas; sin embargo, debe verificar si se trata o no de
un gran contribuyente, o si supera o no los topes de
ingresos brutos que le obligaran a la entrega de
informacin adicional. As mismo, debe verificar los
distintos tipos de informacin contemplados en la
Resolucin de 2008; por ejemplo, es posible que deba
presentar informacin de contratos de mandato o
administracin delegada, de consorcios o uniones
temporales o contratos de exploracin y explotacin
minera, si se encuentra el alguno de estos grupos.
Lo anterior, sin perjuicio de la obligacin de informar que
pueda tener lugar en virtud de resoluciones diferentes a la
Resolucin 03847 de 2008.

76. El tope de ingresos para presentar informacin es
la suma de los ingresos operacionales y no
operacionales, sin incluir la correccin monetaria?
El tope de ingresos brutos para determinar la obligacin
de presentar informacin incluye todos los ingresos
obtenidos por cualquier concepto.

77. Las cooperativas de ahorro y crdito se rigen por
la Resolucin 003841 o 3847 de 2008?

8.4 Sobre el diligenciamiento y la obligatoriedad


en la informacin


68. La informacin se suma la de todo el ao o se
coloca un total mes a mes?
De acuerdo con las resoluciones 003841 a 003848 de
2008, la informacin es anual, acumulada por formato,
tercero y por concepto, segn corresponda.

69. Se pueden incluir los nombres y apellidos en una
sola casilla?
Los apellidos y nombres deben informarse uno a uno en la
casilla correspondiente, en la misma forma en que
aparecen en el RUT.

70. Qu posibilidades hay de que la DIAN permita
reportar a las personas naturales con sus apellidos y
nombres en un slo campo?
Las resoluciones de informacin tributaria 003841 a
003848 de 2008 con sus correspondientes
especificaciones tcnicas disponen que la informacin
debe ser enviada detallando el primer y segundo apellido,
el primer y segundo nombre y/o la razn social, segn se
trate de personas naturales o jurdicas.
88

|actualicese.com

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

Las cooperativas deben entregar, con base en la


Resolucin 003841 de 2008, la informacin pertinente sin
perjuicio de la que deban entregar en virtud de la
Resolucin 003847. En consecuencia debe revisarse la
informacin que se pide segn cada Resolucin, los topes
y conceptos a reportar.

78. Tratndose de empresas en liquidacin, quin
puede firmar la presentacin de la informacin?
La representacin de las empresas en liquidacin la tiene
el liquidador en consecuencia, la presentacin de la
informacin en este evento debe realizarla el liquidador.

79. En la fusin de entidades, quin est obligado a
presentar informacin?
En la fusin de entidades debe presentar la informacin la
entidad absorbente o la nueva que surge de la fusin.

80. En la escisin de entidades, quin est obligado a
presentar informacin?
La obligacin de reportar la informacin recae sobre las
nuevas entidades que surgen de la escisin. Las nuevas
entidades pueden definir quin presenta la informacin.

Socios y accionistas

81. Si una sociedad no reparti dividendos durante el
ao 2008, el formato 1010 se omite y no se presenta
informacin sobre el valor patrimonial? El
prevalidador no acepta que slo se reporte la
informacin sobre acciones o aportes.
En el formato 1010 se debe reportar el valor patrimonial a
31 de diciembre de 2008 de las acciones o aportes y de las
participaciones o dividendos pagados o abonados en
cuenta en calidad de exigibles en dicho perodo. Si no hay
valor de participaciones o dividendos este campo debe ir
en cero.

Pagos o abonos en cuenta

82. Segn el Artculo 4 de la Resolucin de 2008, los
pagos a reportar corresponden a valor bruto o valor
neto?
Los pagos o abonos en cuenta que deben reportarse segn
el artculo 4 de la Resolucin 0011429 de 2008,
corresponden al valor bruto del pago.
Nota: Se equivoca la DIAN en esta respuesta a la pregunta
85, pues para decidir si se reporta o no un pago a un
tercero, y pensando en que durante el ao las compras a
terceros pudieron haber sido sujetas a devoluciones,
anulaciones y rescisiones, solo habra que reportar el valor
neto de las compras y no los valores brutos. Recurdese que
en el formato 1001 donde se reportan estos costos y gastos
no hay columna para devoluciones, columna que s existe
en el formato 1007 de Ingresos

83. Si el informante incurri en un gasto que a la luz de
las normas legales constituye ingreso fiscal para su
beneficiario en el ao 2008, y por alguna circunstancia
(legal o de criterio) el informante no hizo deducible
este gasto en su declaracin de renta del ao 2008,
para efectos de la presentacin de informacin se
debe reportar este pago?

Conforme al artculo 4 de la Resolucin 003847 de 2008,


los informantes deben suministrar los apellidos y
nombres o razn social, identificacin y direccin de cada
uno de los beneficiarios de los pagos o abonos en cuenta
que constituyan costo o deduccin o den derecho a
impuesto descontable. 45


84. Las personas naturales a las cuales se les paga
pensin de jubilacin se incluyen en el concepto de
pagos laborales (5001) o en el concepto de otros pagos
(5016)?
Los pagos por pensin de jubilacin se deben reportar en
el FORMATO 1001, con el concepto 5001 que
corresponde a salarios, prestaciones sociales y dems
pagos laborales efectivamente efectuados al trabajador.

85. Los pagos efectuados a los estudiantes en
prcticas se reportan en el concepto 5001 o 5016?
Si los pagos se efectan bajo el concepto de salarios con
los pagos adicionales que del mismo se derivan, tales
como aportes parafiscales y otros, se llevarn al concepto
5001; en caso diferente se registrarn segn el contrato y
concepto bajo el cual se haga el respectivo pago.

86. Para el caso de los trabajadores que hubiesen
recibido ingresos por concepto de honorarios,
comisiones y dems pagos, se deben acumular dichos
ingresos junto con el concepto de salarios y dems
pagos laborales para determinar la cuanta de
$10.000.000?
S, y se deben reportar en el concepto correspondiente de
acuerdo con lo establecido en el pargrafo 1 del artculo
4 de la Resolucin 3847/08.

A los asalariados a quienes no se les hubieren efectuado
pagos por otros conceptos, cuyo valor acumulado sea
inferior a 10 millones de pesos, se reportarn con NIT
222222222 y razn social cuantas menores, en el
concepto correspondiente.

87. En el formato 1001, concepto 5008 Compra de
activos fijos, se deben reportar todas las compras de
esta clase que hice en el ao o se refiere a la
informacin del rengln 57 Deduccin inversiones en
activos
fijos
del
formulario
110?
Se debe reportar el valor acumulado pagado o abonado en
cuenta por compras de activos fijos durante el ao 2008.

88. Para el sector financiero, la compra de inversiones
se puede considerar como compra de activos movibles?
Segn la Resolucin 003847 de 2008 se deben reportar
los pagos y abonos en cuenta que constituyan costo o
deduccin o den derecho a impuesto descontable, incluida
la compra de activos fijos o movibles, clasificacin que
para el caso del sector financiero debe efectuarse segn la
45

Se equivoca la DIAN en esta respuesta a la pregunta 86,


pues en los reportes del ao 2008 s se pidi reportar hasta
los costos y gastos que no se haya deducido fiscalmente el
reportante.
| a c t u a l i c e s e . c o m 89

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

naturaleza que corresponda de acuerdo con el plan de


cuentas financiero.

89. De acuerdo con la Resolucin 003847 de 2008, en el
concepto 5011 del formato 1001, se deben reportar los
pagos o abonos correspondientes al ao gravable de
2008 por concepto de aportes a EPS incluidos los
aportes del trabajador. En dicho concepto deben
incluirse las deducciones por incapacidades?
No. En el concepto 5011 del formato 1001 se deben incluir
los aportes a las EPS, ISS y los aportes al Sistema de
Riesgos Profesionales, incluidos los aportes del
trabajador. Las deducciones por incapacidad se reportan
en el concepto "Los dems costos y deducciones"
(concepto 5016).

90. En el formato 1001, concepto 5011 se deben
reportar las cuentas AFC (de ahorro de trabajadores)
al igual que los aportes voluntarios?
No. En el formato 1001, concepto 5012, se reportan los
aportes obligatorios a las EPS, ISS y al Sistema de Riesgos
Profesionales, incluidos los aportes del trabajador. No
comprende aportes voluntarios.

91. Las depreciaciones en el gasto no tienen
beneficiario y superan el milln de pesos, cmo se
incluyen en el formato 1001, en cuantas menores?
Las depreciaciones no se informan en el formato 1001. Se
reporta el valor total en el formato 1011 con el concepto
8206.

Retenciones

92. En el artculo 5 de la Resolucin 003847 de 2008,
relativo a informacin de retenciones en la fuente
practicadas, aplica la cuanta mnima para informar?
Todas las entidades de derecho pblico, los fondos de
inversin, los fondos mutuos de inversin, los fondos de
valores, los fondos de pensiones de jubilacin e invalidez,
los consorcios, las comunidades organizadas, y las dems
personas naturales o jurdicas, sucesiones ilquidas y
sociedades de hecho que hubieren efectuado retenciones
en la fuente durante el ao gravable 2008, deben
informar, independientemente del monto de los ingresos
obtenidos.
As mismo, no aplica cuanta mnima en lo que se refiere al
monto a reportar, se deben informar todos y cada uno de
los pagos efectuados a terceros a quienes se les practic
retencin en la fuente en el ao 2008 sin que exista tope
alguno en cuanto al valor a informar.

93. Se deben informar las retenciones practicadas
solamente a los responsables del rgimen comn o
tambin a los de rgimen simplificado?
De acuerdo con el numeral 1 del artculo 5 de la
Resolucin 003847 de 2008 se deben reportar la totalidad
de las retenciones en la fuente a ttulo de renta efectuadas
a personas o entidades sin distincin. Luego, tratndose
de la retencin a ttulo de renta es indiferente si se
practic a un sujeto que en lo que se refiere a ventas
pertenece al rgimen comn o simplificado.
De otra parte, conforme con el numeral 3 del artculo 5
de la Resolucin 0011429 de 2008, se deben reportar la
90

totalidad de las retenciones en la fuente a ttulo de IVA


efectuadas en este caso a entidades o personas del
rgimen comn.
Nota: La respuesta de la DIAN a esa pregunta 96 qued
incompleta pues en los reportes del 2008 tambin se pidi
reportar las retenciones de IVA asumidas con personas del
rgimen simplificado (concepto 2319).

94. A una persona se le practic retencin por
honorarios y por salarios. Se debe reportar
independiente cada concepto? Se puede repetir el NIT
dentro del mismo formato?
Se debe reportar tanto la retencin efectuada por
honorarios (concepto 2304) como por salarios (concepto
2301) en el formato 1002, especificando el valor de la
base y valor de retencin por cada uno de los conceptos.
En consecuencia, se puede repetir el nmero de
identificacin en un mismo formato pero en diferente
concepto

95. El monto a reportar en medios magnticos por el
concepto retenciones en la fuente, debe ser el
realmente descontado al beneficiario del pago, o el
total liquidado y pagado por la empresa a la DIAN?
Se debe reportar al tercero, indicando el concepto del
pago, el valor del pago o abono en cuenta sujeto a
retencin y el valor retenido, suma sta que resulta de la
tarifa aplicada al pago efectuado segn el concepto de
retencin de que se trate.

96. En el formato de retencin en la fuente que se
practic, en la casilla de departamento y municipio se
describe la ciudad donde se realiz el pago o es el
municipio o departamento donde el proveedor tiene el
domicilio principal?
La direccin, departamento y municipio que se debe
informar son los correspondientes a la del tercero a quien
se le efectu la retencin en la fuente, es decir, al
beneficiario del pago.

97. En el formato 1002 "Retenciones en la fuente
practicadas" del prevalidador tributario versin 7,
aparece el campo "Direccin" como obligatorio, por lo
que se requiere saber qu datos se colocan en este
campo para el caso de las escrituras pblicas, ya que en
stas no se anota la direccin del vendedor sino
nicamente la ubicacin del inmueble enajenado.
Si no se cuenta con la direccin del sujeto a quien se
practic la retencin en la fuente, reporte la direccin de
la Notara informante.

98. Para los notarios en el formato 1002 "Retenciones
en la fuente practicadas", el campo "Valor del pago o
abono sujeto a retencin", se refiere al monto de la
venta de inmueble?
Se refiere al valor base sobre el cual se aplic la retencin.

99. En el formato 1002 "Retenciones en la fuente
practicadas", en el caso de que haya un usuario con
ms de una enajenacin, tendr varias retenciones en
la fuente. Este usuario va en un solo registro y se
informa la suma para los campos "Valor del pago o
abono sujeto a retencin" y "Valor de la retencin en la

|actualicese.com

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

fuente practicada a ttulo de renta y a ttulo de IVA"? O


qu se hace?
La informacin se debe acumular por concepto informado
y por NIT del tercero.

IVA descontable

100. Como la informacin va reportada en miles de
pesos, los IVA inferiores a $500 se reportan en
cuantas menores o no se reportan?
Las cifras deben reportarse en valores enteros; por
consiguiente, es posible registrar valores inferiores a mil
pesos, ejemplos: 900, 20570, 160480. La informacin
correspondiente al IVA descontable, formato 1005, no
tiene
tope
de
cuanta
mnima.

101. Cuando se realizan importaciones el IVA se paga
con la nacionalizacin. A qu beneficiario se lleva: a
"OPERACIONES DEL EXTERIOR?
No. Se reporta con el NitNIT de la DIAN: 800197268-4.

Ingresos

102. Cmo se deben reportar los ingresos recibidos
por indemnizaciones de compaas de seguros, por
ejemplo, si el bien estaba registrado por $500.000.000
y el valor de la indemnizacin fue por $300.000.000?
Los ingresos recibidos por indemnizaciones de compaas
de seguro constituyen un ingreso no operacional; por lo
tanto, se reportan en el formato 1007 con el concepto
4002 que corresponde a ingresos no operacionales. Para
este caso, por la suma de $300.000.000.

103. Cmo se reportan las devoluciones que son
mayores al ingreso?
Se debe diligenciar el ingreso y la devolucin en las
casillas correspondientes del formato que corresponda:
1007, 1017, 1045 o 1048.

Cargos diferidos

104. En el concepto 5009, formato 1001, cargos
diferidos o gastos pagados por anticipado, se debe
identificar el pago o abono en cuenta. Siendo as, qu
se debe informar exactamente en el concepto 8206,
formato 1011: el gasto del ao de amortizacin y
depreciacin para activos fijos y cargos diferidos,
respectivamente? Por tercero, o en qu forma y
formato?
Tratndose de pagos por cargos diferidos y/o gastos
pagados por anticipado, se debe informar el valor
acumulado del pago o abono en cuenta registrado en
dichas cuentas durante el ao gravable 2008,
suministrando los apellidos y nombres o razn social,
identificacin y direccin de cada uno de los beneficiarios
de los pagos o abonos en cuenta en el formato 1001,
concepto 5009.
En cuanto a las amortizaciones de los cargos diferidos o
gastos pagados por anticipado, se debe reportar el valor
total acumulado tomado como costo o deduccin en el ao
2008, en el formato 1011 en el concepto 8206, sin la
discriminacin del tercero.


105. Bajo el concepto 1508, formato 1011, se debe
reportar slo el saldo de la cuenta Depreciacin
acumulada y la amortizacin acumulada, sin
identificacin del tercero?
Efectivamente. En el formato 1011, concepto 1508, se
reporta el valor de la depreciacin, amortizacin y
agotamiento acumulado a 31 de diciembre, sin
identificacin del tercero.

Fiduciarias

106. En el formato 1013, al identificar el fideicomiso
qu se debe informar en el campo Cdigo interno?
Este nmero corresponde al nmero interno que le asigne
la fiduciaria a cada fideicomiso.

107. En el caso que algn fideicomiso genere prdida,
se debe reportar?
No, por cuanto la norma no lo exige. Tratndose de
fideicomisos, a travs del formato 1013 se solicita
informacin sobre rendimientos y/o utilidades causadas
en el ao o perodo gravable y el valor patrimonial del
fideicomiso.

108. Qu se entiende por valor patrimonial del
fideicomiso o encargo fiduciario?
El valor patrimonial de los derechos fiduciarios para los
beneficiarios es el que corresponda, de acuerdo con su
participacin, en el patrimonio lquido del fideicomiso al
final del ejercicio o en la fecha de la declaracin.
Para los fines de la determinacin del impuesto de renta y
complementarios, los fiduciarios deben expedir cada ao,
a cada uno de los beneficiarios de los fideicomisos a su
cargo, un certificado indicando el valor de los derechos,
los rendimientos acumulados hasta el 31 de diciembre del
respectivo ejercicio, aunque no hayan sido liquidados en
forma definitiva, y los rendimientos del ltimo ejercicio
gravable. En caso de que las cifras incorporen ajustes por
inflacin se deben hacer las aclaraciones de rigor.

109. Qu se debe reportar con respecto a los ingresos,
pasivos y cuentas por cobrar con cargo a los
patrimonios autnomos?Si es as, en qu anexo y
formato se debe reportar?
La Resolucin 0011429 de 2008 no establece la obligacin
de informar estos conceptos por cada patrimonio
autnomo.

110. En un fideicomiso se realizan pagos a diferentes
personas. Se debe reportar por tercero con su
correspondiente NIT o un solo total en cabeza del
fideicomitente?
Atendiendo a los diferentes beneficiarios del pago, se
efectan distinciones. As, en el formato 1013 que
identifica al fideicomitente, se informa el valor
patrimonial del fideicomiso y el valor de los rendimientos
o utilidades causadas, sealando los conceptos 1010,1020,
1030 o 1040 segn el tipo de fideicomiso. No obstante,
cuando el beneficiario de los rendimientos y/o utilidades
o pagos abonados en cuenta es diferente del
fideicomitente se informan con el concepto 1050.
| a c t u a l i c e s e . c o m 91

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

Por otra parte, se utiliza el formato 1014 para informar


los pagos o abonos en cuenta con recursos del fideicomiso,
incluyendo la informacin del fideicomiso, debiendo en
todo caso suministrar la informacin de identificacin de
los beneficiarios de los pagos, teniendo en cuenta los
conceptos del artculo 4 de la Resolucin 0011429 de
2008. En el formato 1015 se informan las retenciones
practicadas durante el ao 2008, atendiendo a los
conceptos fijados en el artculo 5 de la misma Resolucin.

111. Los giros que se realizan a travs de los
patrimonios o las restituciones fiduciarias a terceros y
que son a nombre del fideicomitente se deben reportar
como un pago?
Se deben reportar todos los pagos o abonos en cuenta que
den derecho a costo, deduccin o impuesto descontable,
incluida la compra de activos fijos o movibles.

Consorcios

112. Para consorcio y uniones temporales dnde se
informa la retencin de IVA?
Independientemente de otro tipo de informacin que
deban entregar los consorcios y uniones temporales, para
efectos de reportar la informacin relativa a la retencin
en la fuente a ttulo de renta como de IVA deben utilizar el
formato 1044 con los mismos conceptos sealados en el
artculo 5 de la Resolucin 0011429 de 2008.

Mandato

113. Las inmobiliarias que manejan contratos de
administracin para inmuebles en arriendo deben
presentar informacin segn lo establecido en el
artculo 15 de la Resolucin 003847 de 2008? En caso
afirmativo deben tener en cuenta los topes de ingresos?
Los mandatarios deben reportar todas las operaciones
inherentes al contrato de mandato sin tener en cuenta los
topes de ingresos ni la obligacin de reportar del
mandante.

114. Los contribuyentes que ejecutan contratos de
mandato, mandatarios por cuenta del mandante,
informan teniendo en cuenta los topes de cuanta
mnima?
Los mandatarios deben informar la totalidad de la
informacin solicitada sin tener en cuenta los topes
mnimos.

Titulares secundarios y autorizados

115. Tratndose de personas jurdicas, se deben
reportar las personas naturales que figuran como
autorizadas para realizar operaciones en relacin con
las respectivas cuentas, donde dicha autorizacin
surge por efectos administrativos y polticas de las
empresas?
En efecto, tratndose de cuentas a nombre de personas
jurdicas, las personas que figuren como autorizadas para
realizar operaciones en relacin con la respectiva cuenta
se deben reportar como titulares secundarios.

92


116. En las cuentas que los titulares figuran como
"Y/O" se deben reportar como titulares secundarios?
Uno de los titulares se debe reportar como principal y los
dems como secundarios.

117. Los sobregiros de cuentas corrientes se deben
reportar como prstamos otorgados durante el ao?
S. Deben ser reportados como prstamos.

Cooperativas

118. Siendo cooperativa de ahorro y crdito
manejamos un ahorro contractual que es una
modalidad de ahorro en la que se pactan cuotas
mensuales a un tiempo determinado. La inquietud es:
en qu formato debe informarse: en el 1019 o en el
1020?
En el formato 1019 se informa el movimiento de las
cuentas corrientes o de ahorro y en el formato 1020, los
certificados a trmino fijo o cualquier otro depsito.

119. Los Certificados de depsito de ahorro a trmino
(CDAT) son una modalidad de ahorro. Se deben
reportar como otro depsito de acuerdo con las
especificaciones del formato 1020?
S. Se debe reportar de acuerdo con el formato 1020.

Diferencias contables y fiscales

120. Para el reporte de informacin del artculo 623-1
Informacin a suministrar por diferencias presentadas
en los estados financieros y la declaracin de renta en
un 40%, no indica el monto de las operaciones de
crdito durante el ao 2005 a reportar. Debe
entenderse que se deben evaluar todas las operaciones
de crdito durante el ao?
Este concepto en la Resolucin no tiene tope y se deben
acumular todas las operaciones por cada titular
efectuadas durante el ao.

Cmara de Comercio

121. Con qu documento se deben reportar los socios
del exterior?
Con el documento que posean conforme el tipo de
documento descrito. Si solo poseen pasaporte, podr
indicarse este nmero.

Notarios

122. Si en la Notara hay cambio de notario, quin
debe cumplir con el deber de presentar la informacin?
De acuerdo con el artculo 629 del Estatuto Tributario, los
notarios deben reportar anualmente, dentro de los plazos
que fije el gobierno nacional, la informacin a que se
refiere dicha norma; en consecuencia, la informacin debe
ser entregada por el perodo sealado, es decir, anual, por
el notario que se encuentre en ejercicio del cargo.

Tipgrafos

|actualicese.com

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

123. Los tipgrafos pueden presentar la informacin


en papel?
No. De acuerdo con la Resolucin 003846 de 2008, la
informacin que tienen que presentar las personas o
entidades que elaboren facturas debe ser conformada
segn las especificaciones tcnicas del formato 1037. Es
decir, deber ser presentada en archivos XML.

Adicionalmente, de acuerdo con la Resolucin 3859 de
2006, las personas o empresas que elaboren facturas de
venta o documentos equivalentes a quienes la DIAN les
otorg firma digital por estar obligados a la presentacin
virtual de declaraciones, deben realizar la presentacin de
la informacin virtualmente, de lo contrario debern
presentar la informacin en forma presencial en los
puntos habilitados de la DIAN, previo diligenciamiento de
la informacin en el prevalidador de datos y almacenando
los archivos XML generados en un disquete, CD o USB.











































Las personas que no disponen del mecanismo de firma


digital pueden habilitar cuenta con la DIAN, lo que les
permite colocar los archivos XML en la bandeja de entrada
y diligenciar la solicitud de presentacin de informacin,
la cual queda en trmite, debiendo acercarse igualmente a
los puntos habilitados por la DIAN para realizar a travs
de funcionarios de la entidad la presentacin de la
informacin usando el respectivo servicio informtico
electrnico y recibir la constancia respectiva.

| a c t u a l i c e s e . c o m 93

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

Captulo IX
Ejemplos prcticos para los reportes exigidos en la Resolucin 117 de
octubre 31 de 2012, artculo631 del E.T.
Desarrollo de casos prcticos sobre la forma en como se recolectara la informacin contable y/o
fiscal de un reportante para luego depurarla y convertirla en reportes con el estndar XML
destacando los puntos ms importantes de tipo contable o fiscal que se deben revisar en cada
reporte
Nota: Los ejemplos prcticos impresos a continuacin estn incluidos como material de Excel en el DVD que
acompaa esta publicacin.

9.1 Reporte literal a. - Datos de socios o accionistas a diciembre 31 de 2012,


art. 3 de la Resolucin 117 de 2012, Formato 1010 versin 8


A continuacin se muestra un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial hara la recoleccin de los datos
necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal a del artculo 631, sobre los datos de sus socios y accionistas a
diciembre 31 de 2012.


Reportes/de/Informacin/exgena/Tributaria/a/la/DIAN/ao/gravable/2012
Ejemplo/Reportes/de/socios,/accionistas,//cooperados,/comuneros/y/asociados/a/dic.31/de/2012TLiteral/"a"/del/art.631/del/ET
Formato/1010,/versin/8
(Art./3/Resolucin/117/de/octubre/31/de/2012)
Hoja%de%Trabajo%contable%para%recolectar%la%informacin%bsica%que%luego%ha%de%llevarse%al%formato%1010,%para%generacin%del%reporte%a%que%hace%referencia%el%literal%"a"%
del%artculo%631%del%ET,%informacin%sobre%socios%o%accionistas,%cooperados,%comuneros%y%asociados%a%dic%31%de%2012,%segn%el%Art.3%de%la%Resolucin%117%de%octubre%31%
de%2012
EJEMPLO/S.A.S./(Sociedad/Comercial)
Cra.%50%80)10%de%Cali

Sociedad:
Direccin/de/la/empresa/:/

1./Participacin/en/el/capital/social/a/dic/31/de/2012

Nombre/Accionistas
Juan%Reyes%Garca
Octavio%Reyes%Garca
Roger%Smith
Reyes%SA
Magos%SA

Nit//o/CC
31234456
16432345
47348
800456321
890341333

DV

9
1

Direccin
Calle%13%%20)45%%Cali
Calle%13%%20)45%Cali
Wall%Stret)New%York
Calle%14%%3)20%Bogot
Calle%13%%3)23%Cali
Totales

Pas/de/domicilio
En%Colombia
En%Colombia
En%EEUU
En%Colombia
En%Colombia

Valor/nominal/del/
Capital/Suscrito/y/
pagado/a/dic/31/de/
2012
100.000
100.000
5.100.000
500.000.000
700.000.000
1.205.300.000

Porcentaje/
respecto/al/
Total/de/la/
cuenta
0,00830%
0,00830%
0,42313%
41,48345%
58,07683%
100%

2./Utilidades/distribuidas/durante/el/2012/a/los/socios/o/accionistas/o/cooperados/o/comuneros/o/asociados
El valor de las participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles durante el 2012, y el valor que del fondo de proteccin de aportes
creado con el remanente fue pagado o abonado en cuenta al cooperado enel caso de las cooperativas y/o asociados en el caso de los fondos deempleados, son/valores/
que no se reportan en el formato 1010 sino en formato 1001 (pagos y retenciones a terceros). En ese formato 1001 se reportan todos los pagos a terceros
(incluido entonceshasta dividendos o participaciones o remanentes) cuando tales pagos hayan superado en el 2012 la cifra de $500.000 (quinientos mil pesos) . Pero si
el reportante del formato 1001 es alguno de los mencionados enel literal "c" del art. 1 de la Resolucin 117 (por ejemplo las empresas que en el 2011 no tenan el tope
de ingresos pero durante el 2012 s practicaron retenciones en la fuente por cualquier monto y por cualquier concepto),en ese caso reportan la totalidad de los
pagos/a/terceros/y/no/solo/a/los/que/superen/los/$500.000/(vase%los%pargrafos%1%y%2%del%art.%4%de%la%Resolucin%117).

94

|actualicese.com

Cuando/se/est/llevando/esta/informacin/
al/formato/1010,/el/porcentaje/de/
participacin/se/tendr/que/informar/en/
una/primer/columna/como/una/cifra/
entera/sin/usar/separaciones/decimales/
(por/ejemplo/ese/valor/de/0,42313%/se/
reportar/como/"1"/pues/est/por/debajo/
del/1%)./Y/luego,/en/otra/columna/
siguiente,/se/indicar/el/nmero/de/
posiciones/decimales/para/esa/primera/
cifra/reportada/en/la/columna/anterior./
En/este/caso,/en/la/segunda/columna/se/
colocara/"5"./En/el/siguiente/socio,/si/su/
porcentaje/es/41,48345%,/entonces/en/la/
primera/columna/se/reporta/"4148345"/
(sin/ningn/punto/de/separacin/
decimal),/pero/en/la/siguiente/columna,/
para/indicar/cuantos/decimales/tena/la/
primera/cifra,/se/colocar/entonces/la/
cifra/"5"

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

3.!Determinacin!del!valor!patrimonial!del!aporte!del!socio!o!accionista!a!dic.31!de!2012
En#este#caso,#es#importante#aclarar#que#en#el#inciso#tercero#del#artculo#3#de#la#Resolucin#117#se#indica#lo#siguiente:
"El valor de las acciones o aportes, debe ser informado utilizando el valor intrnseco fiscal, esto es, patrimonio lquido sobre nmero de acciones en circulacin, o el
patrimonio lquidosobre elnmero de cuotas opartes de inters social. Cuando el valor a reportarresulte negativo, debe informarsecon valor cero (0).Tratndose de
aportesCaCcooperativasCyCfondosCdeCempleados,CelCmontoCaCreportarCserCelCvalorCdelCaporteCmsCsuCrevalorizacin.CParaClosCcomuneros,CelCvalorCpatrimonialCdeCsusCderechosCseC
estableceCdeCacuerdoCconCelCporcentajeCdeCparticipacinCdentroCdelCpatrimonioClquido."C
Envistadelo anterior,la sociedad EJEMPLOS.A.S tomar elvalor quefigure comopatrimonio lquido(fiscal) ensu declaracinde renta2012 (quea estafecha enque
hacemos#el#libro#no#conocemos#su#estructura#pero#que#imaginamos#seguir#siendo#el#rengln#41#del#formulario#110)#y#de#al #obtendr#el#valor#patrimonial#del#aporte#de#
los#accionistas#que#sern#informados##en#el#formato#1010.#
Ese!mismo!dato!del!"patrimonio!liquido"!de!la!declaracin!de!renta!a!dic!de!2012!sera!
Supngase#que#ese#patrimonio#lquido#arroja#un#valor#de#:
!$! ! ! ! ! ! ! ! ! !1.110.025.000!
tambin!utilizado!como!valor!de!referencia!si!el!reporte!lo!realiza!una!Empresa!
comunitaria!(Nota:!Las!"Empresas!comunitarias"!son!aquellas!que!en!el!RUT!son!
distinguidas!con!el!cdigo!10!en!la!casilla!69!de!la!segunda!pagina!de!su!RUT)!.!
Pero!en!el!caso!de!las!cooperativas!y!fondos!de!empleados,! el!valor!patrimonial!a!
reportarle!a!cada!asociado!ser!el!que!les!figure!en!las!cuentas!del!Plan!de!cooperativas!
identificadas!con!los!cdigos!"3105[Aporte!social"!ms!"3310[Revalorizacin!de!
aportes"

4.!Con!todos!los!datos!anteriores,!se!concluye:!

Estavez,segnlo indicado enelart.3dela Resolucin117,sereportarlainformacinde todoslos accionistas sinimportarel montode susaportes socialesa
dic.331/12#(pues#hasta#los#reportes#del#ao#2011#solo#se#reportaba#a#aquellos#que#en#dic.31#tuvieran#aportes#sociales#superiores#a#$5.000.000)
Eltercer accionista,porserextranjero,sereportaconsunit delextranjeropuesensupas s seusancdigosdeidentificacinfiscalparaefectos delimpuesto derenta
de#ese#pas#conoce#(si#en#su#pas#no#se#usaran#cdigos#para#esos#fines,#entonces#se#reportara#con#nit#444.444.001#y#tipo#de#documento#43)
#Z#El#valor#que#se#reportara#en#el#formato#1010#para#todos#los#accionistas#(colombianos#y#el#extranjero)#
# # saldra#de#tomar#los
$!! ! ! ! ! ! ! 1.110.025.000 y#multiplicarlos#por#su#porcentaje#de#participacin.#Eso#dara:
Nombre!Accionistas
Juan#Reyes#G.
Octavio#Reyes
Roger#Smith
Reyes#SA
Magos#SA
Totales

Valor!a!reportar!del!aporte
92.095
92.095
4.696.862
460.476.645
644.667.303
1.110.025.000

Al!reporte!se!llevan!las!cifras!enteras,!sin!ningn!tipo!de!
aproximaciones!a!miles!o!millones,!y!sin!usar!puntos!separadores!de!
miles!o!millones.
En!este!caso,!este!valor!total!s!!sumar!igual!al!valor!total!del!patrimonio!
liquido!fiscal!a!dic.!31!de!2012!llevado!al!formulario!de!la!declaracin!de!renta!
2012!pues!esta!vez!s!se!est!reportando!a!todos!los!socios!o!accionistas.!
Adems,!este!valor!que!aqu!se!arroja!ser!el!mismo!valor!total!de!control!que!
se!formar!en!los!datos!del!"Encabezado"!cuando!ya!se!tenga!generado!el!
respectivo!archivo!XML.!Por!tanto,!se!recomienda!hacer!visualmente!la!
respectiva!verificacin.

| a c t u a l i c e s e . c o m 95

Tipo de Numero de Dv
documento identificacin1
socio
o
accionistas
42
47348
13
31234456
13
16432345
31
800456321 9
31
890341333 1

96

|actualicese.com

Siempre1debe1diligenciarse.
Diligencie1el1nmero1de1posiciones1decimales
para1el1valor1de1la1casilla1anterior,1contada
desde1la1derecha1del1valor1de1la1casilla.
El1valor1de1esta1casilla1puede1ser1mximo120.
Ejemplo:
S1Para1el1valor112.78915,1diligencie15.
S1Para1el1valor10.0000011diligencie16.
S1Para1el1valor1100%1diligencie10.
En1caso1de1no1tener1valor1decimal1diligencie10
(Cero).

Este1total1no1se1muestra1en1el1prevalidador1en1la1zona1donde1
se1captura1la1informacin.1Pero1s11se1genera1cuando1la1
informacin1se1convierte1a1un1archivo1en1el1estndar1XML.1
Por1tanto,11solo1lo1ponemos1ac1para1que1quien1estudie1en1
forma1completa1el1ejemplo1se1de1cuenta1entonces1de1dnde1
saldra1ese1valor1total1que1se1muestra1en1el1archivo1XML.

Primer1 Segundo1 Primer1 Otros1 Razn social Direccin Cdigo1 Cdigo1 Pas de Valor patrimonial Porcentaje1de1 Porcentaje de
apellido Apellido Nombre nombres1 del1informado
Depart munici residencia o acciones o aportes participacin participacin1
del1
amento pio domicilio a1dic.31
(participacin1
informado
decimal)
Smith
Roger
249
4696862
1
5
Reyes6 Garcia Jorge
Calle6136620>45
76 001 169
92095
1
5
Reyes6 Garcia Octavio
Calle6136620>45
76 001 169
92095
1
5
Reyes6SA
Calle614663>20
11 001 169
460476645 4148345
5
Magos6S.A. Calle613663>236
76 001 169
644667303 5807683
5
Totales
1 1 1 1 1.110.025.000

Siempre1debe1diligenciarse.
Para1valores1con1parte1decimal,1se1debe
diligenciar1el1valor1sin1separacin1decimal.
Ejemplo:
S1Para1el1valor112.78915,1diligencie11278915.
S1Para1el1valor10.0000011diligencie11.
S1Para1el1valor1100%1diligencie1100.
El1porcentaje1de1participacin1mximo1es1100%.

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

Al llevar la informacin anterior hasta el archivo del prevalidador tributario, el archivo del formato 1010 se vera as:

Y al convertir esa misma informacin en un archivo con el estndar XML, y que se llamara Dmuisca_010101008201300000001.xml, los datos de
ese archivo se veran as (nota: el dato Ao siempre ser el ao en que se entrega la informacin; vase ms detalles al respecto en el captulo 4 de
esta publicacin):

<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1" ?>
- <mas xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:noNamespaceSchemaLocation="../xsd/1010.xsd">
- <Cab>
<Ano>2013</Ano>
<CodCpt>1</CodCpt>
<Formato>1010</Formato>
<Version>8</Version>
<NumEnvio>1</NumEnvio>
<FecEnvio>2013-02-24T00:00:00.000</FecEnvio>
<FecInicial>2012-01-01</FecInicial>
<FecFinal>2012-12-31</FecFinal>
<ValorTotal>1110025000</ValorTotal>
<CantReg>5</CantReg>
</Cab>
<socios tdoc="42" nid="47348" apl1="Smith" nom1="Roger" pais="249" val="4696862" por="1" dec="5" />
<socios tdoc="13" nid="31234456" apl1="Reyes" apl2="Garcia" nom1="Jorge" dir="Calle 13 20-45 Cali" dpto="76" mun="001" pais="169"
val="92095" por="1" dec="5" />
<socios tdoc="13" nid="16432345" apl1="Reyes" apl2="Garcia" nom1="Octavio" dir="Calle 13 20-45 Cali" dpto="76" mun="001" pais="169"
val="92095" por="1" dec="5" />
<socios tdoc="31" nid="800456321" dv="9" raz="Reyes SA" dir="Calle 14 3-20 Bogot" dpto="11" mun="001" pais="169" val="460476645"
por="4148345" dec="5" />
<socios tdoc="31" nid="890341333" dv="1" raz="Magos S.A." dir="Calle 13 3-23 Medelln" dpto="76" mun="001" pais="169"
val="644667303" por="5807683" dec="5" />
</mas>

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

| a c t u a l i c e s e . c o m 97

98

|actualicese.com

Por&intereses
Banco+Bogot

IVA&retenido
La+X+S.A.

13551502
834.560.210;8

135517
890.543.235;3

Gasto&impuesto&de&timbre
La+X+S.A.

0 ++++++++42.857+

3.000

130.000 +++7.142.857+ 250.000 +++4.457.143+


(30.000)
0
0
0
0
0

+++1.000.000+ +1.000.000+

0
0 +++3.714.286+
0
0 (857.143)
0 +++5.714.286+ 200.000
+30.000.000+ 1.050.000
0

0 +30.000.000+ 2.400.000

0
+114.285.714+ 4.000.000
0

Movimiento&neto&
Movimiento&neto&
durante&Abril&2012
durante&Mayo&2012
Valor&
Valor&
Valor&
Valor&
sujeto&a&
sujeto&a& Retenci
Retencin
retencin
retencin
n

Cuando&se&est&definiendo&este&valor&base&de&una&retencin&de&IVA&que&le&hayan&practicado&a&la&persona&o&entidad&
informante,&habr&que&tomar&el&valor&de&la&venta&ANTES&DE&IVA&(y&no&el&valor&del&IVA&facturado)&pues&solo&as&habra&cruce&
de&informacin&con&el&valor&base&que&a&su&turno&reportar&en&ese&concepto&el&agente&de&retencin.&Y&es&que&segn&el&art.4&
de&la&resolucin&117,&los&agentes&de&retencin&reportarn&en&el&formato&1001&el&valor&total&del&pago&y&luego&en&columnas&
independientes&el&valor&de&la&retencin&de&renta&y&de&IVA&al&rgimen&comn&que&hayan&practicado.&Pero&en&ese&formato&
1001&el&agente&de&retencin&no&siempre&detallar&el&valor&del&IVA&facturado&por&el&vendedor&y&sobre&el&cual&practic&la&
retencin&de&IVA&(en&ese&formato&1001&el&IVA&facturado&por&el&vendedor&solo&se&queda&viendo&si&fue&un&IVA&que&el&
comprador&tuvo&que&dejar&como&mayor&valor&del&gasto&y&que&no&poda&tomar&como&Iva&descontable&en&sus&declaraciones&
de&IVA).&Por&consiguiente,&lo&nico&que&se&quedar&viendo&siempre&en&ese&formato&1001&que&entregar&el&agente&de&
retencin&es&el&"valor&del&pago&antes&de&IVA".&En&consecuencia,&para&que&haya&cruces&de&informacin,&los&que&elaboren&este&
formato&1003&les&tocar&tambin&reportar&como&"valor&base&de&la&retencin&de&IVA&que&le&practicaron"&el&mismo&valor&de&
la&venta&antes&de&IVA

para&el&expediente&17443,&el&impuesto&de&timbre&solo&se&sigue&generando&sobre&los&
documentos&sin&cuanta&(ejemplo&salvoconductos,&o&visas,&etc.&Ver&art.521&del&ET).&
Por&tanto,&para&este&tipo&de&retenciones&(que&se&pide&reportar&con&el&concepto&
"1314")&no&debera&pedirse&reportarse&ningn&"valor&base".&Sin&embargo,&resulta&
que&el&formato&1003,&al&menos&cuando&se&diligenciaba&en&el&prevalidador&de&la&DIAN&
para&ao&gravable&2011,&exiga&que&hubiera&un&valor&base&superior&a&cero&y&que&
incluso&tena&que&ser&igual&o&&mayor&al&valor&de&la&retencin&de&timbre.&Si&en&el&
prevalidador&para&2012&(que&aun&no&lo&hemos&trabajado)&se&sigue&exigiendo&lo&
mismo,&consideramos&que&es&un&error&grande&del&prevalidador&de&la&DIAN&y&que&lo&
nico&que&se&puede&hacer&es&entonces&reportar&como&"valor&base"&un&valor&igual&al&
valor&de&la&retencin&de&timbre&y&luego&comunicar&por&escrito&a&la&DIAN&de&lo&que&se&
tuvo&que&hacer&para&poder&construir&el&formato&1003&en&los&casos&de&esas&
retenciones&de&timbre&en&documentos&sin&cuanta.

En consecuencia, a todos los terceros, sin importar el monto del total de retenciones que le practicaron a la empresa EJEMPLO S.A.S., se les debe reportar dentro
Durante&el&2012,&y&segn&la&sentencia&de&marzo&3&de&2011&del&Consejo&de&Estado&
del+formato+1003

511510
890.543.235;3

Subtotal&renta&e&IVA&(sin&incluir&las&autorretenciones)

Anticipo+de+impuestos+y+retenciones
Retenc.en&la&Fte.
Por+ventas
Ejemplo+SAS+(autorretenciones)
La+J+S.A.
Juan+Ruiz+Gomez
La+X+S.A.

Nombre&Cta

1355
135515
13551501
800.410.560;1
890.311.420;4
16.793.238;6
890.543.235;3

Cdigo&&PuC/Nit

Movimiento&neto&
Movimiento&neto&
Movimiento&neto&
durante&enero&2012 durante&Febrero&2012 durante&Maro&2012
Valor&
Valor&
Valor&
Valor&
Valor&sujeto&
Valor&sujeto&
Retenci
Retenci sujeto&a& Retenci
a&retencin
a&retencin
n
n
retencin
n

Supngase que la empresa EJEMPLO S.A.S, en sus cuentas contables 135515;Retenciones a favor a ttulo de renta y ganancia ocasional, 135517;Retenciones a
favor+Impuesto+a+las+ventas+retenido+y+"511510;Gasto+impuesto+de+timbre"+registr+a+lo+largo+del+ao+2012++los+siguientes+valores:+

156.000
0
0
0

Movimiento&neto&
durante&Junio&2012
Valor&
Valor&
sujeto&a&
Retencin
retencin


A continuacin se muestra un ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial hara la recoleccin de los datos
necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal c del artculo 631, sobre las retenciones a ttulo de renta y de IVA
que le practicaron durante el 2012.























































Hoja&de&Trabajo&contable&para&recolectar&la&informacin&bsica&que&luego&ha&de&llevarse&al&formato&1003,&para&generacin&del&reporte&a&que&hace&
referencia&el&literal&"c"&del&artculo&631&del&ET,&informacin&sobre&retenciones&en&la&fuente&que&le&practicaron&a&la&entidad&o&persona&informante&(ver&art.5&
de&la&resolucion&117&de&Octubre&de&2012)

Reportes&de&Informacin&exgena&Tributaria&a&la&DIAN&ao&gravable&2012
Reportes&de&las&retenciones&que&le&practicaron&(renta,&&IVA&y&timbre)&en&el&&2012ZLiteral&"c"&del&art.631&del&ET
Formato&1003,&versin&7
(art.&5&Resolucin&117&de&octubre&31&de&2012)

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

9.2 Reporte literal c.- Retenciones que le practicaron durante el 2012 a la entidad informante..
Art. 5 de la Resolucin 117, Formato 1003 versin 7

3.000

!!!!!!!1.000.000! 1.000.000
Gran!
8.623.000
Total

0 !!!!!30.000.000! 2.400.000
&179.185.714& &7.623.000&

0 !!!!!!!!!!!!42.857!

Las
autorrreten
ciones no
se reportan
en este
formato
1003. Se
reportan
en el 1001

!!!7.342.857! 257.000 !10.000.000! 350.000 !!!7.342.857! 257.000 !!!2.857.143! 100.000 !!!!!8.571.429! 300.000 !!!5.714.286! 200.000 !!!!!57.142.858! 2.000.000
0
0
0
0
0
0 !!!113.428.571! 3.970.000
0
0
0
0
0
0 !!!!!!!5.714.286! 200.000
0
0
0
0
0
0 !!!!!30.000.000! 1.050.000

Movimiento&neto& Movimiento&neto& Movimiento&neto& Movimiento&neto&


Movimiento&neto& Movimiento&neto&
Total&ao&2012
durante&Julio&2012 durante&Agosto&2012 durante&Septiembre& durante&Octubre& durante&Noviembre& durante&Diciembre&
Valor& Valor&
Valor& Valor& Valor& Valor& Valor&
Valor& Valor& Valor& Total&valores& Toal&
Valor&sujeto&
Valor&sujeto&
sujeto&a& Retenci
Retenci sujeto&a& Retenci sujeto&a& Retenci
Retenci sujeto&a& Retenci sujetos&a& Retencione
a&retencin
a&retencin
retencin n
n retencin n retencin n
n retencin n
retencin
s

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

| a c t u a l i c e s e . c o m 99

1302
1302
1302
1306
1309
1314

31
31
31
31
31
31

4
6 Ruiz*
3
8
3
3
Gmez

Juan

de Dv Primer6 Segundo6 Primer6


del
apellido Apellido Nombre

890311420
16793238
890543235
834560210
890543235
890543235

Concepto Tipo
de Numero
documento identificacin
informado

La*X*S.A.
Banco*Bogot
La*X*S.A.
La*X*S.A.

La*J*S.A.

Otros6Nombres Razn6Social

Cra*45*20210
Calle*15*40210
Cra*78*90220
Cra*75*80210
Cra*78*90220
Cra*78*90220

Direccin

Cdigo6
Dpto.

001
001
001
001
001
001

Totales

113428571
5714286
30000000
42857
30000000
1000000

6666666666 8.623.000

3970000
200000
1050000
3000
2400000
1000000

Al llevar la informacin anterior hasta el archivo del Prevalidador Tributario, el archivo del formato 1003 se vera as:




100 | a c t u a l i c e s e . c o m

Este6total6no6se6muestra6en6el6prevalidador6en6la6zona6donde6se6
captura6la6informacin.6Pero6s66se6genera6cuando6la6informacin6
se6convierte6a6un6archivo6en6el6estndar6XML.6Por6tanto,66solo6lo6
ponemos6ac6para6que6quien6estudie6en6forma6completa6el6
ejemplo6se6de6cuenta6entonces6de6dnde6saldra6ese6valor6total6
que6se6muestra6en6el6archivo6XML.

76
76
11
11
11
11

Cdigo6
Valor6
Vr de la
Municipio acumulado del retencin
a
pago o abono titulo de renta o
sujeto
a de IVA que le
retencin
practicaron

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1" ?>


- <mas xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:noNamespaceSchemaLocation="../xsd/1003.xsd">
- <Cab>
<Ano>2013</Ano>
<CodCpt>1</CodCpt>
<Formato>1003</Formato>
<Version>7</Version>
<NumEnvio>1</NumEnvio>
<FecEnvio>2013-02-24T00:00:00.000</FecEnvio>
<FecInicial>2012-01-01</FecInicial>
<FecFinal>2012-12-31</FecFinal>
<ValorTotal>8623000</ValorTotal>
<CantReg>6</CantReg>
</Cab>
<rets cpt="1302" tdoc="31" nid="890311420" dv="4" raz="La J S.A." dir="Cra 45 20-10" dpto="76" mcpo="001" valor="113428571" ret="3970000" />
<rets cpt="1302" tdoc="31" nid="16793238" dv="6" apl1="Ruiz" apl2="Gomez" nom1="Juan" dir="Calle 15 40-10" dpto="76" mcpo="1" valor="5714286"
ret="200000" />
<rets cpt="1302" tdoc="31" nid="890543235" dv="3" raz="La X S.A." dir="Cra 78 90-20" dpto="11" mcpo="001" valor="30000000" ret="1050000" />
<rets cpt="1306" tdoc="31" nid="834560210" dv="8" raz="Banco Bogot" dir="Cra 75 80-10" dpto="11" mcpo="1" valor="42857" ret="3000" />
<rets cpt="1309" tdoc="31" nid="890543235" dv="3" raz="La X S.A." dir="Cra 78 90-20" dpto="11" mcpo="001" valor="30000000" ret="2400000" />
<rets cpt="1314" tdoc="31" nid="890543235" dv="3" raz="La X S.A." dir="Cra 78 90-20" dpto="11" mcpo="001" valor="1000000" ret="1000000" />
</mas>


Y al convertir esa misma informacin en un archivo con el estndar XML, y que se llamara Dmuisca_010100307201300000001.xml , los datos de ese archivo se veran
as (nota: el dato Ao siempre ser el ao en que se entrega la informacin; vase ms detallas al respecto en el captulo 4 de esta publicacin):
Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

| a c t u a l i c e s e . c o m 101

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

9.3 Reporte literal e. - Pagos a terceros combinado con reporte del literal b por retenciones
practicadas a tales terceros.; Art. 4 de la Resolucin 117 de 2012. Formato 1001 versin 8

Primera parte: Caso de quienes s podrn reportar a los terceros solo si igualan o superan el lmite
mnimo de $500.000 por conceptos distintos a pagos laborales y rentas de trabajo, o el lmite de
$10.000.000 por el concepto de pagos laborales y otras rentas de trabajo .(ver pargrafos 1 y 5 del art. 4).

A continuacin se muestra un ejemplo sobre la forma
como una sociedad comercial recolectara los datos
necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal
e del artculo 631 sobre las pagos a terceros durante el
ao 2012, incluidas las retenciones a ttulo de renta, IVA o
timbre que haya practicado sobre tales pagos (literal b
del Art. 631).

En este primer ejemplo se examina el caso de aquellos
reportantes que no estn obligados a discriminar en
forma individualizada el detalle de la totalidad de los
pagos a terceros, sino que solamente tienen que hacerlo
con aquellos terceros que recibieron pagos o causaciones
que s hayan sido iguales o superiores a $500.000 (si son
por concepto distinto a salarios o rentas de trabajo) y los
que s hayan sido iguales o superiores a $10.000.000 (si
son por concepto de salarios y pagos laborales o rentas de
trabajo). Los pagos y/o causaciones que no superan esos
topes los pueden agrupar bajo el Nit 222.222.222
cuantas menores segn el concepto a que correspondan
(ver pargrafos 1 y 5 del Art. 4 de la Resolucin 117).

En el siguiente ejemplo, en el numeral 9.4 de esta obra se
examinar el caso de los dems reportantes (los
expresamente mencionados en el literal c del Art. 1 del a
Resolucin 117), los cuales s tienen que reportar en
forma individualizada a todos los terceros que hayan
recibido pagos y/o causaciones por conceptos distintos a
salarios o rentas de trabajo sin importar su cuanta, pero
que en relacin con los pagos laborales y las rentas de
trabajo s tienen autorizacin para reportar en forma
individualizada solo a los terceros que hayan recibido
pagos iguales o superiores a $10.000.000. Estos
reportantes no pueden usar, entonces, el Nit 222.222.222
cuantas menores para reportar los pagos por conceptos
distintos a salarios o rentas de trabajo y solo podran usar
ese Nit especial para agrupar a los terceros que por pagos
laborales o rentas de trabajo no recibieron pagos iguales
o superiores a $10.000.000 (ver pargrafos 2 y 5 del Art.
4 de la Resolucin 117)

En este primer ejemplo los pasos que se siguieron en el
proceso de examinar y organizar la informacin antes de
llevarla al formato 1001 fueron:

1) Tener a la mano una hoja de trabajo en Excel con el
Balance de prueba periodo enero a diciembre de 2012
donde estn involucradas todas las cuentas que acumulan
pagos y/o causaciones a terceros (activos fijos incluyendo
acciones o cuotas compradas a terceros, inventarios,
diferidos, distribucin de utilidades o participaciones,
costos y gastos). En ese balance tambin se incluyen las
cuentas del pasivo por retenciones practicadas a terceros
a ttulo de renta, IVA y timbre para extractar de tales

pasivos el dato de las retenciones practicadas o asumidas


con el tercero. Tratndose de las cuentas de costos y
gastos solo se toman en cuenta las que s se registran con
un beneficiario externo real, es decir, sin incluir cuentas
de gastos que no manejan beneficiarios externos tales
como "gasto depreciaciones", "gasto provisiones", etc.
pues estos ltimos irn en otro formato distinto, a saber,
el formato 1011 (ver art.10 de la Resolucin 117).
Adems, si el pago se registraba junto con su valor de IVA
(porque se trataba de un IVA que no se poda llevar como
descontable a las declaraciones de IVA como es el caso
por ejemplo de las compras de activos fijos), en tal caso se
debe tener detallado por aparte cunto es el valor del
pago y cunto es el valor del IVA que se dej como mayor
valor del pago. Las cuentas de ese balance de prueba
deben estar abiertas con todos los beneficiarios, pero
donde se vean sus movimientos dbitos de todo el ao
2012, sus movimientos crdito de todo el ao 2012, sus
saldos contables a dic.31 de 2012, los ajustes para llevar
esos saldos contables hasta saldos fiscales a dic. de 2012
(pues de nuevo se pidi reportar los gastos contables,
sean o no deducibles) y los saldos fiscales a dic. de 2012.
En todo caso, esos gastos que se tomaran como no
deducibles en la declaracin de renta pero que s se
llevaran al formato 1001, tienen que ser gastos reales y
no simplemente "estimados" (por ejemplo estimar una
indemnizacin de un proceso que est ante los jueces).
Adicionalmente, en el caso de los pagos laborales, se debe
adicionar una columna donde se vea cual fue el valor
efectivamente pagado al trabajador pues por el concepto
de salarios y pagos labores no se tomarn en cuenta
valores que estn simplemente causados (aunque los
causados s son deducibles con tal que se hayan pagado
oportunamente los aportes parafiscales y de seguridad
social). De esos valores efectivamente pagados al
trabajador, el valor por "Cesantas" deben ser las
entregadas al trabajador y no las enviadas a los Fondos de
Cesantas en febrero de 2012. Adems, junto a la columna
de los pagos laborales se puede colocar otra con el valor
de los pagos hechos a EPS, Fondos de Pensiones, ARL,
ICBF, SENA y Cajas de Compensacin durante el periodo
enero 1 a diciembre 31 de 2012 (sin importar a qu
periodos de nmina mensual pertenecan). En el caso de
los pagos a EPS y Fondos de pensiones el dato se debe
manejar incluyendo los aportes del trabajador y teniendo
presente que el aporte del empleador se reportar en la
columna pagos deducibles mientras que el aporte del
trabajador ir en la columna pagos no deducibles. En los
pagos a EPS se reportara todo incluidos hasta los copagos
para atencin de beneficiarios diferentes a los del grupo
bsico del cotizante. En los pagos a Fondos de Pensiones
se reportan solo los aportes obligatorios sin incluir
aportes voluntarios. Para todos esos pagos se puede

102 | a c t u a l i c e s e . c o m

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

tomar la informacin de las Planillas Integradas (PILAS)


presentadas durante el ao 2012.

2) Si la entidad o persona natural informante lleg a
participar durante el ao 2012 como miembro de un
consorcio o unin temporal, o si durante el 2012 actu
como mandante en contratos de mandato, o si particip
con cuentas conjuntas en contratos de exploracin de
hidrocarburos, gases y minerales, en ese caso eliminara
del archivo de Excel los costos y gastos que figuran en sus
contabilidades pero que fueron originados a travs de esos
consorcios o uniones temporales, o en los contratos de
mandato, o en los contratos de exploracin de
hidrocarburos, gases y minerales, pues tales costos y gastos
sern reportados nicamente por el consorcio, o por el
mandatario que los represent, o por el operador del
contrato de exploracin (ver pargrafo 1 del Art. 11,
pargrafo 2 del Art. 12 y pargrafo 1 del Art. 13, todos de
la Resolucin 117). Como sea, la resolucin no aclara lo
que pasara si sucedi que el mandatario, o el consorcio, o
el operador del contrato de hidrocarburos sean personas
o entidades que antes de octubre 31 de 2012 ya se haban
liquidado y haban cancelado su RUT (ver pargrafo del
Art. 2 Resolucin 117). En ese caso es obvio que ese
mandatario, o el consrocio, o el operador del contrato de
hidrocarburos ya no entregaran los reportes y s le
tocara hacerlo entonces a los mandantes, o a los
miembros de los consorcios y uniones temporales, o a los
asociados de los contratos de hidrocarburos.

3) Luego, tratar de convertir dicho balance de prueba en
una Base de datos donde para cada registro se vea el
cdigo contable de la cuenta, el nombre de la cuenta
contable, el Nit del tercero, el nombre del tercero, los
movimientos dbitos y crdito del ao, su saldo contable a
Dic. de 2012, los ajustes para llevar esos saldos contables
hasta saldos fiscales, los saldos fiscales a Dic. de 2012 y los
valores pagados en caso de salarios, aportes a seguridad
social y aportes parafiscales.

4) Del anterior cuadro general se pueden extractar por
aparte lo que sera la sub-base de datos con los pagos
labores, de seguridad social y de parafiscales, pues ellos
tienen criterios especiales para ser seleccionados. Queda
as tambin formada la otra sub-base de datos para las
dems cuentas distintas de los pagos laborales, de
seguridad social y de parafiscales.

5) Luego, al trabajar en cada una de esas sub-bases de
datos, se le hace un ordenamiento usando como primer
criterio el nit (sin importar que se mezclen nits de
beneficiarios ubicados en el exterior con nits de
beneficiarios ubicados en Colombia), y como segundo
criterio el Cdigo PUC de la cuenta. Recurdese que
todos los reportantes, sin importar si por el 2012 estn
sujetos o no al Rgimen de precios de Transferencia,
debern informar detalladamente, segn el gasto contable
al que correspondan, a todos sus beneficiarios del exterior
que igualen o superen los $500.000.

6) Seguidamente hacer con Excel el clculo de subtotales
de tal forma que por cada cambio en el Nit se haga una
suma en la columna saldo contable a dic. de 2012

(pues esa es la columna que involucra lo deducible y lo no


deducible). Con eso se descubre cules terceros
acumularon montos iguales o superiores a los $500.000
involucrndoles todos los distintos conceptos en que
tuvieron operaciones durante el ao 2012. En el caso de
los pagos laborales y dems rentas de trabajo pagadas a
los asalariados, trabajadores y cooperados, se reportan no
cuando igualen o superen los $500.000 sino cuando
igualen o superen los $10.000.000.

7) Luego, a esos terceros que s deben ser llevados al
reporte en forma individualizada porque sus pagos
acumulados igualan o superan los $500.000 (o
$10.000.000 si son asalariados, pensionados, trabajadores
o cooperados), se les coloca un color de relleno cualquiera
a la celda (en todas las celdas de su columna saldo
contable a Dic. de 2012 y/o "salarios pagados durante
2012").

8) Una vez hechos los pasos anteriores, los terceros cuyas
celdas en la columna saldo contable a Dic. de 2012
queden sin color de relleno, sern los que integraran las
ollitas con registro nico 222.222.222 cuantas
Menores. Y para poder armar la ollita por cada
concepto (la ollita de honorarios, la de servicios,
etc.), lo que se hace es remover los subtotales hechos con
Excel, y volver a hacer el ordenamiento de toda la base de
datos usando esta vez como criterio el Cdigo PUC de la
cuenta.



















.

| a c t u a l i c e s e . c o m 103

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012
Reportes&de&Informacin&exgena&Tributaria&a&la&DIAN&ao&gravable&2012
Reportes&de&Pagos&y&retenciones&a&TercerosILiteral&"e"&y&"b"&del&art.631&del&E.T.
Formato&1001&versin&8
(Art.&4&Resolucin&117&de&Octubre&31&de&2012)
(Caso&de&quienes&reportarn&a&los&terceros&que&s&superen&$500.000&o&$10.000.000;ver&el&pargrafo&1&Y&5&del&art.&4&
de&la&Resolucin)
Ejemplo&de&cmo&lucira&el&balance&de&prueba&del&ao&2012&con&las&valores&registrados&en&cuentas&de&inventarios,&activos&fijos&(incluyendo&acciones&y&
aportes&compradas),&cargos&diferidos,&dividendos&distribuidos,&costos&y&gastos,&y&del&cual&se&extraeran&los&valores&a&llevar&al&formato&1001&(por&tener&
todos&un&beneficiario&externo&real),&para&la&Sociedad&EJEMPLO&S.A.S,nit&890.000.000I1,&ubicada&en&la&Cra&45&#45I45&de&Bogot

Cuenta

Nombre&cuenta/nombre&del&
Tercero

Movimiento&&
Saldo&Contable&&A&
Movimientos&&
Saldo&Conta.&A&dic&de&
Crditos&de&ene&a&
dic&de&2011
Debitos&de&ene&a&dic
2012
dic

Ajustes&para&llegar&a&saldos&
fiscales

Db

El&saldo&inicial&para&los&inventarios&y&dems&cuentas&
del&activo&que&participarn&en&este&proceso&(porque&
acumulan&pagos&a&terceros)&siempre&debera&verse&
con&un&nico&beneficiario&para&que&esos&valores&del&
ao&2011&no&se&mezclen&con&las&operaciones&del&solo&
ao&2012&que&son&las&que&se&necesita&reportar.

Saldos&fiscales&a&dic&
de&2012

Salarios&y&dems&
rentas&de&trabajo&
efectivamente&
pagadas&a&los&
asalariados

Valores&totales&pagados&en&aportes&a&
Salud&y&Pensiones&(incluido&aportes&del&
trabajador)&y&por&Parafiscales
Parte&del&
empleador

Parte&del&
trabajador

Cr

12050501

Acciones&y&cuotas&en&la&
Empresa&La&V&Ltda

SI

Saldo'Ini.

16793233

Juan'Miguel'Prez

13551501

Retenciones&en&la&fuente&a&
titulo&de&renta&a&favorI
Autorretenciones

SI

Saldo'Ini.

890.000.000

EJEMPLO'S.A.S.

140501

Materia&Prima

SI

Saldo'Ini.

999.999

La'Z'INC.

999.998

La'LLLL'Inc.

890.222.333

La'X'S.A.

890.222.833

La'T'SA

152001

Maquinaria&y&Equipo

SI

Saldo'Inic

890.777.999

La'R'S.A.

''''''''''''''''''''''''''''''''+''' ''''''''''''''''''''''900.000'

890.999.000

La'W'S.A.

''''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''''4.500.000'

'''''''''''''''''''''4.500.000' Esta&empresa&es&

45.678.920

German'Prez

''''''''''''''''''''''''''''''''+''' ''''''''''''''''''''''100.000'

''''''''''''''''''''''''100.000' autorretendora,&al&igual&que&la&''''''''''''''''''''''''100.000'

15209901

IVA&mayor&valor&de&las&
maquinarias&compradas

SI

Saldo'Inic

890.999.000

La'W'S.A.

''''''''''''''''''''''''''''''''+''' ''''''''''''''''''''''720.000'

''''''''''''''''''''''''720.000'

145.678.920

German'Prez

''''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''''''''''''8.000'

'''''''''''''''''''''''''''''''+''' ''''''''''''''''''''''''''''8.000'

170505

Inters.

SI

Saldo'Inic.

890.245.675

Bco'Bgta.

''''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''15.000.000' '''''''''''''''12.000.000'

'''''''''''''''''''''3.000.000'

890.211.333

Bco'BVBA

''''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''17.000.000' '''''''''''''''11.000.000'

'''''''''''''''''''''6.000.000'

17102001

Cargos&diferidosItiles&y&
papelera

SI

Saldo'Inic.

900145321+7

Papelera'Fina'Ltda

17109501

Cargos&diferidosIimpuesto&al&
patrimonio&2011

SI

Saldo'Inic.

800197268+4

DIAN

236505

Retencin&a&ttulo&de&rentaI
Salarios

SI

Saldo'Inic.

Pag

Pagos

+400.000

+400.000

14.325.567

Juan'Ruiz

''''''''''''''''''''''''''''''''+'''

''''''''''''''''''''450.000'

''''''''''''''''''''''''450.000'

''''''''''''''''''''''''450.000'

13.456.789

Ral'Paz

''''''''''''''''''''''''''''''''+'''

''''''''''''''''''''300.000'

''''''''''''''''''''''''300.000'

''''''''''''''''''''''''300.000'

236510

Retencin&a&ttulo&de&rentaI
Dividendos

SI

Saldo'Inic.

Pag

Pagos

47.348

Roger'Smith

''''''''''''''''''''''''''''''''+'''

''''''''''''''''''''330.000'

800456321+9

Reyes'SA

890.341.333

Magos'SA

236510

Retencin&a&ttulo&de&rentaI
Honorarios

SI

Saldo'Inic.

Pag

Pagos

7.493.444

Jos'H.'Zuluaga

236540

Retencin&a&ttulo&de&rentaI
Compras

SI

Saldo'Inic.

Pag

Pagos

''''''''''''''''''''''136.500'

890.222.333

La'X'S.A.

'''''''''''''''''''''''''42.000'

900145321

Papelera'Fina'Ltda

145.678.920

German'Prez

236575

Autorretenciones&a&ttulo&de&
renta

SI

Saldo'Inic.

Pag

Pagos

890.000.000

EJEMPLO'S.A.S.

236702

Retencin&de&Iva&al&rgimen&
simplificado

SI

Saldo'Inic.

Pag

Pagos

7.493.444

Jos'H.'Zuluaga

145.678.920

German'Prez

Este&valor&ir&en&la&columna&
"pagos&deducibles"&(ver&
''''''''''''''''''''''''''''''''+'''

'''''''''''''''''''''''''''''''''''+''' paragrafo&11&del&art.&4&de&la&

'''''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
''''''''''''''''''''''500.000'

''''''''''''''''''''''''500.000'

''''''''''''''''''''''''''''''''+'''

''''''''''''''''''''''''500.000'

'''''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
'''''''''''''''''''2.000.000'

'''''''''''''''''''''''''''''''''''+'''

'''''''''''''''''''''2.000.000'

'''''''''''''''''''''2.000.000'

No&se&le&practic&retencin&a&ttulo&
de&renta&pues&la&compra&de&
''''''''''''''''20.000.000'
'''''''''''''''''''20.000.000' acciones&no&est&sujeta&a&retencin&
'''''''''''''''''''20.000.000'
''''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''''1.000.000' '''''''''''''''''''''''80.000' ''''''''''''''''''''''''920.000' (ver&literal&d&del&artculo&5&del& ''''''''''''''''''''''''920.000'
decreto&1512&de&1985&y&concepto&
'''''''''''''''''''2.000.000'
'''''''''''''''''''''2.000.000'
'''''''''''''''''''''2.000.000'
DIAN&064696&de&2008&
''''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''''2.000.000'

'''''''''''''''''1.200.000'

''''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''10.000.000'

Esta&maquinaria&era&
excluida&de&IVA
''''''''''''''''30.000.000'

''''''''''''''''''''''''800.000'

''''''''''''''''''''''''800.000'

'''''''''''''''''''10.000.000'

'''''''''''''''''''10.000.000'

A&las&importaciones&no&se&les&

resolucin)

Este&valor&ir&en&la&columna&
"pagos&no&deducibles"&(ver&
paragrafo&11&del&art.&4&de&la&
resolucin)

Estos&valores&se&tomaran&
de&las&Planillas&integradas&
para&liquidacin&de&
aportes&(PILAS)&
presentadas&entre&enero&1&
y&dic.31&de&2012&sin&
importar&de&qu&periodos&
eran.&Es&decir&que&si&
durante&el&2012&se&
llegaron&a&presentar&y&
pagar&PILAS&de&otros&
periodos&distintos&al&2012&
(por&ejemplo&la&de&
diciembre&de&2011&o&la&de&
meses&anteriores&a&ese&
que&se&tenan&pendientes&
de&pago),&esas&PILAS&
tambin&se&toman&en&
cuenta&pues&todo&lo&que&
efectivamente&se&pague&
dentro&del&ao&por&estos&
conceptos&(sin&incluir&la&
parte&del&trabajador)&es&lo&
que&se&termina&
constituyendo&en&el&gasto&
deducible&para&el&
empleador&(ver&art.108&y&
114&del&E.T.)

'''''''''''''''''''30.000.000' hace&retenciones&en&la&fuente '''''''''''''''''''30.000.000'


'''''''''''''''''''''''''''''''+''' ''''''''''''''''''''''''900.000'

''''''''''''''''''''''''900.000'
'''''''''''''''''''''4.500.000'

empresa&"LA&R&S.A."&y&"La&W&
S.A."
''''''''''''''''''4.800.000'

''''''''''''''''''4.000.000'

''''''''''''''''''''''''''''''''+'''

'''''''''''''''''''''4.800.000'

'''''''''''''''''''''''''''''''''+'''

'''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
'''''''''''''''''''3.000.000'

''''''''''''''''''6.000.000'

'''''''''''''''''''''''''''''''''+'''

'''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''''''4.000.000'

'''''''''''''''''''''''''''''''+'''

'''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''''''6.000.000'

'''''''''''''''''''''''''''''''''+''' '''''''''''''''''2.000.000'

'''''''''''''''''''''500.000'

''''''''''''''''''''''500.000'

'''''''''''''''''''''''''''''''+'''

''''''''''''''''''''''400.000'

''''''''''''''''''''''''''''''''+'''

'''''''''''''''''''''''''''''''''+'''

'''''''''''''''''''''''''''''''''''+'''

'''''''''''''''''1.000.000' '''''''''''''''''''''2.000.000'

'''''''''''''''''''''''''''''''+'''

'''''''''''''''''''5.130.000'

'''''''''''''''''''+2.000.000'

Supngase&que&
este&reportante&
es&un&
contribuyente&
con&un&contrato&
de&estabilidad&
jurdica&(Ley&
963&de&2005)&y&
que&en&dicho&
contrato&tiene&
incluida&la&
estabilidad&de&la&
norma&del&art.&
158I3&del&E.T.&
Por&tanto,&
'''''''''''6.000.000'
durante&el&2012,&
'''''''''+2.000.000'
sobre&la&compra&
de&este&activo,&se&
tomar&el&

'''''''''''''''''''''''''''''''''''+'''

'''''''''''''''''''''4.800.000'
''''''''''''''''''''''''720.000'
''''''''''''''''''''''''''''8.000'

'''''''''''''''''''''4.000.000'
'''''''''''''''''''''3.000.000'
'''''''''''''''''''''6.000.000'

'''''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
'''''''''''''''''''''2.000.000'

'''''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
'''''''''''''''''''''''''''''''''''+'''

'''''''''''''''''''''''''''''''''''+'''

'''''''''''''''''''''''''''''''''''+'''

'''''''''''''''''''''''''''''''''''+'''

+5.130.000

+5.130.000

''''''''''''''''''''''''330.000'

''''''''''''''''''''''''330.000'

''''''''''''''''''''''''''''''''+'''

'''''''''''''''''2.000.000' '''''''''''''''''''''2.000.000'

'''''''''''''''''''''2.000.000'

''''''''''''''''''''''''''''''''+'''

'''''''''''''''''2.800.000' '''''''''''''''''''''2.800.000'

'''''''''''''''''''''2.800.000'

'''''''''''''''''''''100.000'

''''''''''''''''''''''100.000'

'''''''''''''''''''''''''''''''+'''

'''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
'''''''''''''''''''''''''''''''+'''

''''''''''''''''''''''''''''''''+'''

'''''''''''''''''''''''''''''''''+'''

''''''''''''''''''''''''''''''''+'''

''''''''''''''''''''''''''''''''+'''

'''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
'''''''''''''''''''1.800.000'

'''''''''''''''''''''''''''''''+'''
'''''''''''''''''''''''''''''''+'''

'''''''''''''''''''''''''''''''''+'''
''''''''''''''''''''''488.000'

&Subtotal&Retenciones&(sin&incluir&los&movimientos&
de&"saldo&inicial"&ni&"pagos",&ni&las&
"autorretenciones"&

'''''''''''''''''''''''''''''''''''+'''

'''''''''''''''''''''''''''''''''''+'''

'''''''''''''''''''''''''''''''''''+'''

+136.500

+136.500

'''''''''''''''''''''''70.000'

''''''''''''''''''''''''''28.000'

''''''''''''''''''''''''''28.000'

''''''''''''''''''''105.000'

''''''''''''''''''''''''105.000'

''''''''''''''''''''''''105.000'

'''''''''''''''''''''''''3.500'

''''''''''''''''''''''''''''3.500'

''''''''''''''''''''''''''''3.500'

'''''''''''''''''''''''''''''''+'''
'''''''''''''''''''''''''''''''+'''
'''''''''''''''''2.000.000'

''''''''''''''''''''''''''''''''+'''

'''''''''''''''''''''''''''''''''''+'''

'''''''''''''''''''''''''''''''+'''
'''''''''''''''''''''''''''''''+'''

'''''''''''''''''''''''''''''''''''+'''

'''''''''''''''''''''''''''''''''''+'''

+1.800.000

+1.800.000

2.000.000

2.000.000

'''''''''''''''''''''''''''''''''''+'''

'''''''''''''''''''''''''''''''''''+'''

+488.000

+488.000

''''''''''''''''''''480.000'

480.000

480.000

'''''''''''''''''''''''''8.000'

8.000

8.000

&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&42.000& &&&&&&&&&&&&&&&&6.546.500&

&Valor&neto&retenciones&2012&

Este&tipo&de&activos&
contables&no&se&toman&
como&activos&fiscales&a&
dic.31&pues&no&
representan&ningn&valor&
que&luego&pueda&dar&
derecho&a&formar&un&gasto&
deducible.&Por&tanto,&no&se&
consideran&un&"bien&
apreciable&en&dinero"&(ver&
art.261&del&E.T.)&y&en&
consecuencia&no&hacen&
parte&del&patrimonio&fiscal

&&&&&&&&&&&&&&&&6.504.500&

No&se&le&hicieron&
retenciones&pues&es&un&
trabajador&independiente&
del&rgimen&simplificado&
del&IVA&a&quien&se&le&
aplic&la&tabla&de&la&Ley&
1527&de&abril&27&de&2012&
(sus&pagos&mensuales&no&
superaban&100&UVT)

Se&reportarn&con&el&
nit&y&direccin&de&la&
propia&empresa&
reportante&y&
reportando&todo&el&
valor&en&la&columna&de&
pagos&no&deducibles&
(ver&pargrafo&13&del&
art.&4&de&la&resolucin)

104 | a c t u a l i c e s e . c o m

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

Cuenta

Movimientos-Movimiento-Nombre-cuenta/nombre- Saldo-Contable-Debitos-de-ene-a- Crditos-de-enedel-Tercero


A-dic-de-2011
dic
a-dic

Saldo-Conta.-Adic-de-2012

Ajustes-para-llegar-a-saldosfiscales
Db

370505

Saldos-fiscales-adic-de-2012

Salarios-y-demsrentas-de-trabajoefectivamentepagadas-a-losasalariados

Cr

SI

Resultados-de-ejerciciosanteriores
Saldo'Inic.

47348

Roger'Smith

''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''1.000.000'

/1.000.000

/1.000.000

800456321

Reyes'SA

''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''10.000.000'

/10.000.000

/10.000.000

890341333

Magos'SA

''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''14.000.000'

/14.000.000

/14.000.000

510506

Sueldos

14.325.567

Juan'Ruiz

''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''14.400.000'

'''''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''14.400.000'

13.456.789

Ral'Paz

''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''36.000.000'

'''''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''36.000.000'

''''''''''''''36.000.000' '''''''''''''''''33.000.000'

510530

Cesantas

14.325.567

Juan'Ruiz

''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''1.200.000'

'''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''1.200.000'

'''''''''''''''''1.200.000'

'''''''''''''''''''''''''''''''''''/'''

13.456.789

Ral'Paz

''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''3.000.000'

'''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''3.000.000'

'''''''''''''''''3.000.000'

'''''''''''''''''''''''''''''''''''/'''

510533

Intereses--de-cesantas
'''''''''''''''''''''''''''''''''''/'''

'''''''''''25.000.000'

'''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''25.000.000'

Valores-totales-pagados-enaportes-a-Salud-y-Pensiones(incluido-aportes-del-trabajador)y-por-Parafiscales
Parte-delParte-delempleador
trabajador

''''''''''''''25.000.000'

Entindase-que-durante-el2012-la-empresa-hizo-elpago-de-aportes-de-aosanteriores-que-tenaatrasados-a-esa-EPS-(y-alfondo-de-pensiones-quefigura-ms-abajo)-y-portanto,-como-los-pagdurante-el-ao-2012,sondeducibles-en-el-2012.-Coneste-ajuste-entonces-sellega-al-saldo-fiscal-de5.440.000-que-ser-el-quepodr-deducir-y-que-almismo-tiempo-coincidecon-el-que-aparecediscriminado-en-lapenultima-columna-como"aporte-del-empleador"

''''''''''''''14.400.000' '''''''''''''''''''9.000.000'

14.325.567

Juan'Ruiz

''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''144.000'

'''''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''''144.000'

13.456.789

Ral'Paz

''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''360.000'

'''''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''''360.000'

No-se-le-practic-retencin-a-ttulode-renta-pues-la-compra-de''''''''''''''''''''144.000'
acciones-no-est-sujeta-a-retencin''''''''''''''''''''360.000'
(ver-literal-d-del-artculo-5-del-

510536

Prima

14.325.567

Juan'Ruiz

''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''1.200.000'

'''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''1.200.000'

decreto-1512-de-1985-y-conceptoDIAN-064696-de-2008'''''''''''''''''1.200.000' '''''''''''''''''''1.200.000'

13.456.789

Ral'Paz

''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''3.000.000'

'''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''3.000.000'

'''''''''''''''''3.000.000' '''''''''''''''''''3.000.000'

510539

Vacaciones

14.325.567

Juan'Ruiz

''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''600.000'

'''''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''''600.000'

''''''''''''''''''''600.000'

'''''''''''''''''''''''''''''''''''/'''

13.456.789

Ral'Paz

''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''1.500.000'

'''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''1.500.000'

'''''''''''''''''1.500.000'

'''''''''''''''''''''''''''''''''''/'''

510568

Aportes-a-ARP

890.789.310

Suramericana

'''''''''''''''''''252.000'

''''''''''''''''252.000'

''''''''''''''''''''252.000'

'''''''''''''''''''252.000'

510569

Aportes-a-EPS

890.890.900

S.O.S.'Comfandi

'''''''''''''''4.284.000'

'''''''''''''4.284.000' '''''''''1.156.000'

'''''''''''''''''5.440.000'

''''''''''''''''5.440.000' ''''''''''''2.560.000'

510570

Aportes-a-Pensiones-

800144331/2

Porvenir

'''''''''''''''6.048.000'

'''''''''''''6.048.000' '''''''''2.952.000'

'''''''''''''''''9.000.000'

''''''''''''''''9.000.000' ''''''''''''3.000.000'

510572

Aportes-a-Cajas-Compens

890.303.208

Comfandi

'''''''''''''''2.016.000'

'''''''''''''2.016.000'

'''''''''''''''''2.016.000'

''''''''''''''''2.016.000'

510575

Aportes-a-ICBF

899999239/2

ICBF

'''''''''''''''1.512.000'

'''''''''''''1.512.000'

'''''''''''''''''1.512.000'

''''''''''''''''1.512.000'

510578

Aportes-a-SENA

899.999.034/1

SENA

'''''''''''''''1.008.000'

'''''''''''''1.008.000'

'''''''''''''''''1.008.000'

''''''''''''''''1.008.000'

511010
7493444/7

HonorariosURevisoraFiscal
Jos'H.'Zuluaga

'''''''''''''''6.000.000'

'''''''''''''6.000.000'

'''''''''''''''''6.000.000'

511505
899.999.061

Impuesto-de-indus-y-ccio
Secret'Hacien'Bogot

'''''''''''''''2.000.000'

'''''''''''''2.000.000'

'''''''1.900.000' ''''''''''''''''''''100.000'

51159501
800197268/4
514540

Gasto-impuestos-4-x-mil
DIAN
Mantenimientos.

''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''5.000.000'

'''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''5.000.000'

'''''''3.750.000' '''''''''''''''''1.250.000'

890.777.999
999.999
51651501

La'R'S.A.
La'Z'INC.
Amortizaciones-CargosDiferidosUIntereses
Bco'Bgta
Bco'BVBA
Amortizaciones-CargosDiferidosUtiles-ypapelera
Papelera'Fina'Ltda
Amortizaciones-CargosDiferidosUImpuesto-alpatrimonio
DIAN
Inters.
DIAN
Donaciones
Los'Cineastas'SA'(ley'del'
cine)
Sueldos
Eliana'Gmez
Mara'Gmez'
Cesantas
Eliana'Gmez
Mara'Gmez'
Intereses--de-cesantas
Eliana'Gmez
Mara'Gmez'
Prima
Eliana'Gmez
Mara'Gmez'
Vacaciones
Eliana'Gmez
Mara'Gmez'
Aportes-a-ARP
Suramericana
Aportes-a-EPS
S.O.S.'Comfandi
Aportes-a-PensionesPorvenir
Aportes-a-Cajas-Compens
Comfandi
Aportes-a-ICBF
ICBF
Aportes-a-SENA
SENA
Servicio-publico
Emcali

''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''2.000.000'
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''3.000.000'

'''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''2.000.000'
'''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''3.000.000'

'''''''''''''''''2.000.000'
'''''''''''''''''3.000.000'

''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''12.000.000'
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''11.000.000'

'''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''12.000.000'
''''''''''''''11.000.000'

''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''1.000.000'

'''''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''12.000.000'
Esos-valores''''''''''11.000.000'
resaltados-con-verde,y-registrados-en-lassubcuentas-de-lacuenta-516515'''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''1.000.000'
(amortizaciones),-son-

''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''2.000.000'

claramente-losvalores-que-primeropasaron-por-las'''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''2.000.000'
cuentas-del-activo-de-

'''''''2.000.000'

''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''2.000.000'

Cargos-diferidos
'''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''2.000.000'

'''''''2.000.000'

''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''3.000.000'

'''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''3.000.000' ''''''''''''750.000'

'''''''''''''''''3.750.000'

''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''6.000.000'
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''6.000.000'

'''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''6.000.000'
'''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''6.000.000'

'''''''''''''''''6.000.000' '''''''''''''''''''6.000.000'
'''''''''''''''''6.000.000' '''''''''''''''''''6.000.000'

''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''500.000'
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''500.000'

'''''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''''500.000'
'''''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''''500.000'

''''''''''''''''''''500.000'
''''''''''''''''''''500.000'

'''''''''''''''''''''''''''''''''''/'''
'''''''''''''''''''''''''''''''''''/'''

''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''''60.000'
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''''60.000'

'''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''60.000'
'''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''60.000'

'''''''''''''''''''''''60.000'
'''''''''''''''''''''''60.000'

'''''''''''''''''''''''''''''''''''/'''
'''''''''''''''''''''''''''''''''''/'''

''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''500.000'
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''500.000'

'''''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''''500.000'
'''''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''''500.000'

''''''''''''''''''''500.000' '''''''''''''''''''''''500.000'
''''''''''''''''''''500.000' '''''''''''''''''''''''500.000'

''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''250.000'
''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''''250.000'

'''''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''''250.000'
'''''''''''''''''''''''''''''/''' ''''''''''''''''250.000'

''''''''''''''''''''250.000'
''''''''''''''''''''250.000'

890.245.675
890.211.333
51651502

900145321/7
51651503

800197268/4
530520
800197268/4
539525
800198920/2
720101
66.325.587
61.456.719
720130
66.325.587
61.456.719
720133
66.325.587
61.456.719
720136
66.325.587
61.456.719
720139
66.325.587
61.456.719
720168
890.789.310
720169
890.890.900
720170
800144331/2
720172
890.303.208
720175
899999239/2
720178
899.999.034/1
730101
890.399.003/4

'''''''''''''''''''''''''''''''''''/'''

''''''''''''''''''''''''''''/'''

'''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''''1.000.000'

'''''''''''''''''''''''''''''''''/'''
'''''''''''''''''''''''''''''''''/'''

'''''''''''''''''''''''''''''''''''/'''
'''''''''''''''''''''''''''''''''''/'''

'''''''''''''''''''120.000'

''''''''''''''''120.000'

''''''''''''''''''''120.000'

'''''''''''''''''''120.000'

'''''''''''''''1.020.000'

'''''''''''''1.020.000' ''''''''''''340.000'

'''''''''''''''''1.360.000'

''''''''''''''''1.360.000' '''''''''''''''640.000'

'''''''''''''''1.440.000'

'''''''''''''1.440.000' ''''''''''''285.000'

'''''''''''''''''1.725.000'

''''''''''''''''1.725.000' '''''''''''''''575.000'

''''''''''''''''480.000'

''''''''''''''''''''480.000'

'''''''''''''''''''480.000'

'''''''''''''''''''360.000'

''''''''''''''''360.000'

''''''''''''''''''''360.000'

'''''''''''''''''''360.000'

'''''''''''''''''''240.000'

''''''''''''''''240.000'

''''''''''''''''''''240.000'

'''''''''''''''''''240.000'

''''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''''7.000.000'

'''''''''''''''''''''''''''''/''' '''''''''''''7.000.000'

'''''''''''''''''7.000.000'

------205.252.000-

Como-solo-se-puedededucir-el-impuesto-deindustria-y-comerciopagado,-entonces-con-esteajuste-crdito-de1.900.000-se-logra-llegaral-valor-del-impuesto-deindustria-y-comercio-ques-fue-pagado-(100.000)-yque-es-el-que-se-refleja-enla-columna-saldo-fiscal-adic-de-2012

Aunque-la-Ley-814-de2003-permite-que-fiscalmente-se-puedadeducir-no-el-100%-de-ladonacin-sino-el-125%,-entodo-caso-en-el-formato1001-solo-se-reportar-el100%-pues-fue-lo-queefectivamente-recibi-laentidad-que-recibi-ladonacin.-Y-en-cuanto-alotro-25%-llevado-comomayor-valor-fiscal,-esevalor-terminar-quedandoreflejado-en-otro-formato,el-formato-1011,-y-conconcepto-8217-(ver-art.10,-numeral-5,-item-10,-dela-resolucin-117)

'''''''''''''''''''480.000'

Totales'(sin'incluir'los'movimientos'de'las'
cuentas'13551501'ni'las'cuentas'del'grupo'
2365'y'2367,'Retenciones'practicadas,'ni'los'
saldos'iniciales'en'las'cuentas'de'activos'y'del'
patrimonio,'y'tomando'como'positivos'los'
saldos'auxiliares'en'la'cuenta'370505)

En-el-formato-1001,-sereportaran-todos-los$5.000.000,-usando-lasdos-columnas-("pagodeducible"-por1.250.000-y-"pago-nodeducible"-los-otros$3.750.000).-Y-luego,-enel-formato-1011-todo-elvalor-del-impuestodeducible-se-reportarcon-el-concepto-8211(ver-art.10-numeral-5,item-31,-de-la-resolucin117)-

----------205.085.000- ---------------59.200.000- ------------23.513.000- -----------6.775.000-

| a c t u a l i c e s e . c o m 105

Sueldos
Sueldos
Cesantas
Cesantas
Intereses''de'
cesantas
Intereses''de'
cesantas
Prima
Prima
Vacaciones
Vacaciones
Aportes'a'ARP
Aportes'a'EPS
Aportes'a'
Pensiones'
Aportes'a'Cajas'
Compens
Aportes'a'ICBF
Aportes'a'SENA
Sueldos
Sueldos
Cesantas
Cesantas
Intereses''de'
cesantas
Intereses''de'
cesantas
Prima
Prima
Vacaciones
Vacaciones
Aportes'a'ARP
Aportes'a'EPS
Aportes'a'
Pensiones'
Aportes'a'Cajas'
Compens
Aportes'a'ICBF
Aportes'a'SENA

510506
510506
510530
510530
510533

106 | a c t u a l i c e s e . c o m

720175
720178

720172

720136
720136
720139
720139
720168
720169
720170

720133

510575
510578
720101
720101
720130
720130
720133

510572

510536
510536
510539
510539
510568
510569
510570

510533

Nombre'cuenta

Cdigo'PUC

899999239L2
899.999.034L1

890.303.208

66.325.587
61.456.719
66.325.587
61.456.719
890.789.310
890.890.900
800144331L2

61.456.719

899999239L2
899.999.034L1
66.325.587
61.456.719
66.325.587
61.456.719
66.325.587

890.303.208

14.325.567
13.456.789
14.325.567
13.456.789
890.789.310
890.890.900
800144331L2

13.456.789

14.325.567
13.456.789
14.325.567
13.456.789
14.325.567

Nit

ICBF
SENA

Comfandi

Eliana$Gmez
Mara$Gmez$
Eliana$Gmez
Mara$Gmez$
Suramericana
S.O.S.$Comfandi
Porvenir

Mara$Gmez$

ICBF
SENA
Eliana$Gmez
Mara$Gmez$
Eliana$Gmez
Mara$Gmez$
Eliana$Gmez

Comfandi

Juan$Ruiz
Ral$Paz
Juan$Ruiz
Ral$Paz
Suramericana
S.O.S.$Comfandi
Porvenir

Ral$Paz

Juan$Ruiz
Ral$Paz
Juan$Ruiz
Ral$Paz
Juan$Ruiz

Beneficiario

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$360.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$240.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$480.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$250.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$250.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$120.000$
$$$$$$$$$$$$$$$1.020.000$
$$$$$$$$$$$$$$$1.440.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$60.000$

$$$$$$$$$$$$$$$1.512.000$
$$$$$$$$$$$$$$$1.008.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$6.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$6.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$60.000$

$$$$$$$$$$$$$$$2.016.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$1.200.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$600.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$1.500.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$252.000$
$$$$$$$$$$$$$$$4.284.000$
$$$$$$$$$$$$$$$6.048.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$360.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$14.400.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$36.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$1.200.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$144.000$

Saldo'Conta.''A'
dic'de'2011

Totales

'''''''''94.804.000

$$$$$$$$$$$$$$$$360.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$240.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$480.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$

Valores'totales'
pagados'en'
aportes'a'Salud'
y'Pensiones'
(parte'del'
trabajador)

$$$$$$$$$$$$$$$$2.016.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$360.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$240.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$480.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$360.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$240.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$480.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$250.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$250.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$120.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$120.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$1.360.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$1.360.000$ $$$$$$$$$$$$$$$640.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$1.725.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$1.725.000$ $$$$$$$$$$$$$$$575.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$60.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$1.512.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$1.512.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$1.008.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$1.008.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$6.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$6.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$6.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$6.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$60.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$

$$$$$$$$$$$$$$$$$2.016.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$1.200.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$1.200.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$600.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$
$$$$$$$$$$$$$$$$$1.500.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$252.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$252.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$
$$$$$$$$$$$$$$$$$5.440.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$5.440.000$ $$$$$$$$$$$$2.560.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$9.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$9.000.000$ $$$$$$$$$$$$3.000.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$360.000$

$$$$$$$$$$$$$$14.400.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$9.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$36.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$33.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$1.200.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$
$$$$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$144.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$

Valores'totales'
pagados'en'
aportes'a'Salud'y'
Pensiones'(parte'
del'empleador)

'''''''''''''99.537.000 '''''''''''''''59.200.000 ''''''''''''23.513.000 '''''''''''6.775.000


''''''''30.288.000
Este'valor'ser'luego'reportado'con'el'cdigo'8207,'
pero'en'el'formato'1011'(vase'el'numeral'5'del'
artculo'10'de'la'resolucin'117)

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$500.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$500.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$250.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$250.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$120.000$
$$$$$$$$$$$$$1.020.000$ $$$$$$$$$$$$340.000$
$$$$$$$$$$$$$1.440.000$ $$$$$$$$$$$$285.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$60.000$

$$$$$$$$$$$$$1.512.000$
$$$$$$$$$$$$$1.008.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$6.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$6.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$500.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$500.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$60.000$

$$$$$$$$$$$$$2.016.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$1.200.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$3.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$600.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$1.500.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$252.000$
$$$$$$$$$$$$$4.284.000$ $$$$$$$$$1.156.000$
$$$$$$$$$$$$$6.048.000$ $$$$$$$$$2.952.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$360.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$14.400.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$36.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$1.200.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$3.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$L$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$144.000$

Ajustes'para'llegar'a'saldos' Saldos'fiscales'a'
fiscales
dic'de'2012

Salarios'y'dems'
rentas'de'trabajo'
efectivamente'
pagadas'a'los'
asalariados

Movimientos''
Movimiento''
Saldo'Conta.'A'
Dbitos'de'ene'a' Crditos'de'ene'
dic'de'2012
dic
a'dic

Del$anterior$cuadro$General$se$pueden$extractar$por$aparte$los$pagos$labores,$de$seguridad$social$y$de$parafiscales,$pues$ellos$tienen$criterios$especiales$para$ser$seleccionados.$Los$valore$resaltados$
en$amarillo$indican$que$a$ese$tercero$se$le$report$sus$datos$en$forma$individualizada$dentro$del$formato$1001$(porque$siendo$pagos$laborales$fueron$iguales$o$superiores$a$$10.000.000,o$siendo$pagos$
parafiscales$o$de$seguridad$social$fueron$iguales$superiores$a$$500.000).$Los$datos$que$no$quedaron$resaltados$fueron$entonces$reportados$como$cuantas$menores$dentro$de$cada$concepto

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

Por$aparte,$se$pueden$extractar$las$otras$cuentas$distintas$de$los$pagos$laborales,$de$seguridad$social$y$de$parafiscales,$pues$para$ellas$entonces$se$aplican$otros$criterios.$Los$valore$resaltados$
en$amarillo$indican$que$a$ese$tercero$se$le$report$sus$datos$en$forma$individualizada$dentro$del$reporte$1001$(por$ser$iguales$o$superiores$a$los$$500.000).$Los$datos$que$no$quedaron$resaltados$
$fueron$entonces$reportados$como$cuantas$menores$dentro$de$cada$concepto

Cdigo'PUC

Nombre'cuenta

Nit

Beneficiario

Movimiento''
Saldo'Conta.''A'dic'
Movimientos''
Saldo'Conta.'A'dic'de'
Crditos'de'ene'a'
de'2011
Dbitos'de'ene'a'dic
2012
dic
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$

Saldos'fiscales'a'dic'
de'2012

12050501

Acciones'y'cuotas'en' 16793233
la'Empresa'La'V'Ltda

Juan$Miguel$Prez

140501

Materia'Prima

999.998

La$LLLL$Inc.

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$

140501

Materia'Prima

890.222.833

La$T$SA

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$10.000.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$10.000.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$10.000.000$

140501

Materia'Prima

890.222.333

La$X$S.A.

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$1.200.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$800.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$800.000$

140501

Materia'Prima

999.999

La$Z$INC.

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$1.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$80.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$920.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$920.000$

152001

Maquinaria'y'Equipo 145.678.920

German$Prez

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$100.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$100.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$100.000$

152001

Maquinaria'y'Equipo 890.777.999

La$R$S.A.

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$900.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$900.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$900.000$

152001

Maquinaria'y'Equipo 890.999.000

La$W$S.A.

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$4.500.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$4.500.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$4.500.000$

15209901

IVA'mayor'valor'de' 145.678.920
las'maquinarias'
compradas

German$Prez

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$8.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$8.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$8.000$

15209901

IVA'mayor'valor'de' 890.999.000
las'maquinarias'
compradas

La$W$S.A.

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$720.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$720.000$

170505

Inters.

890.245.675

Bco$Bgta.

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$15.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$12.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$

170505

Inters.

890.211.333

Bco$BVBA

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$17.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$11.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$6.000.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$6.000.000$

17102001

Cargos'diferidosM
tiles'y'papelera

900145321Q7

Papelera$Fina$Ltda

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$1.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$

17109501

Cargos'diferidosM
impuesto'al'
patrimonio'2011

800197268Q4

DIAN

3705005

Resultados'de'
890.341.333
ejercicios'anteriores

Magos$SA

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$14.000.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$14.000.000$

14.000.000

3705005

Resultados'de'
800.456.321
ejercicios'anteriores

Reyes$SA

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$10.000.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$10.000.000$

10.000.000

3705005

Resultados'de'
47.348
ejercicios'anteriores

Roger$Smith

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$1.000.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$1.000.000$

1.000.000

511010

HonorariosM
Revisora'Fiscal

Jos$H.$Zuluaga

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$6.000.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$6.000.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$6.000.000$

511505

Impuesto'de'indus'y' 899.999.061
ccio

Secret$Hacien$Bogot

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$

$$$$$$$$$$$1.900.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$100.000$

51159501

Gasto'impuestos'4'x' 800197268Q4
mil

DIAN

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$5.000.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$5.000.000$

$$$$$$$$$$$3.750.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$1.250.000$

514540

Mantenimientos.

890.777.999

La$R$S.A.

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$

514540

Mantenimientos.

999.999

La$Z$INC.

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$

51651501

Amortizaciones'
Cargos'DiferidosM
Intereses

890.245.675

Bco$Bgta

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$12.000.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$12.000.000$

51651501

Amortizaciones'
Cargos'DiferidosM
Intereses

890.211.333

Bco$BVBA

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$11.000.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$11.000.000$

51651502

Amortizaciones'
Cargos'DiferidosM
tiles'y'papelera

900145321Q7

Papelera$Fina$Ltda

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$1.000.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$1.000.000$

51651503

Amortizaciones'
Cargos'DiferidosM
Impuesto'al'
patrimonio

800197268Q4

DIAN

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$

530520

Inters.

800197268Q4

DIAN

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$

539525

Donaciones

800198920Q2

Los$Cineastas$SA$(ley$del$cine)

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$

730101

Serv.'Public.

890.399.003Q4

Emcali

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$7.000.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$7.000.000$

7493444Q7

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$

Ajustes'para'llegar'a'saldos'
fiscales

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$2.000.000$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q2.000.000$

Totales

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$500.000$

$$$$$$$$$Q2.000.000$

Este'es'un'honorario'
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$
percibido'por'una'persona'
natural''(es'decir,'una'
"renta'de'trabajo")'y'que'
sumados'a'sus'dems'
pagos'o'causaciones''no'le'
termina'superando'los'
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$
$10.000.000.'Por'
consiguiente,'no'es'
necesario'llevarlo'en'
$$$$$$$$$$$2.000.000$
forma'individualizada'al'
reporte'y'en'consecuencia'
quedar'incluido'en'el'
registro'de'las'"cuantas'
$$$$$$$$$$$2.000.000$
menores"'dl'concepto'
$$$$$$$$$$$$$$$$750.000$
5002MHonorarios

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$3.000.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$12.000.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$11.000.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$1.000.000$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$

$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$Q$$$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$3.750.000$
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$7.000.000$

''''''110.448.000


| a c t u a l i c e s e . c o m 107

890000000

800197268

43

43

31
31
42
42
31
31
13

43

31
31
31
31

43

31

31

31

31

31

42
31
31

31

31

31

31

31

31

42

31

31

31

5001

5002

5004
5006
5007
5007
5007
5007
5008

5008

5008
5010
5010
5010

5011

5011

5012

5013

5015

5015

5016
5016
5019

5019

5019

108 | a c t u a l i c e s e . c o m

5020

5029

5034

5034

5043

5043

5043

5049

5057
31
22180.615

6
2

6
5

1
0

4
4

Smith

Prez

Ruiz

Paz

Este2total2no2se2calcula2dentro2del2formato210012cuando2
se2diligencia2la2informacin2en2el2prevalidador2
tributario2de2la2DIAN.2Pero2lo2colocamos2en2esta2hoja2de2
trabajo2para2visualizar2de2dnde2sale2ese2dato2de2
Control2que2se2quedar2reflejando2en2la2parte2del2
"encabezado"2en2el2formato210012cuando2quede2
generado2en2el2estndar2XM

890341333

800456321

47348

890245675

890211333

900145321

890999000

900145321

890245675

999999
890777999
890211333

899999061

800197268

899198920

800144331

890890900

222222222

890777999
890303208
890999239
899999034

222222222

890399003
800197268
999998
999999
890222333
890222833
16793233

222222222

222222222

14325567

13

13456789

13

5001

Segundo2
Apellido

Roger

Juan

Juan

Ral

Primer2
Nombre

EJEMPLO2
S.A.S.
DIAN

Magos2S.A.

Reyes2SA

Cuantas2
Menores
La2R2S.A.
Comfandi
ICBF
Sena
Cuantas2
Menores
S.O.S2
Comfandi
Porvenir2SA
Los2Cineastas2
S.A.
DIAN
Secreta2Haci2
de2Bogot
La2Z2Inc.
La2R2S.A.
Banco2BVBA
Banco2de2
Bogot
Papelera2Fina2
Ltda
La2W2S.A.
Papelera2Fina2
Ltda
Banco2BVBA
Banco2de2
Bogot

Cuantas2
Menores
Cuantas2
Menores
Emcali
DIAN
La2LLL2Inc.
La2Z2Inc.
La2X2SA
La2T2SA

Razn2Social

Esta2"conciliacin"2no2se2
efecta2dentro2del2formato2
1001
2cuando2se2diligencia2en2el2
prevalidador2de2la2DIAN.2
Solo2la2mostramos2en2esta2
hoja2de2trabajo2como2un2
dato2adicional2que2servira2
para22confirmar2que2los2
datos2que2se2llevaran2hasta2
el2formato210012s2estn2
completos2y2correctos

Miguel

Otros2
Nombres

001

001

001

001

001

001

001

001

001

001
001

001

001

001

001

001

001

001
001
001
001

001

001
001
001

001
001

001

001

001

001

169

169

169

249

169

169

169

169

169

169

249
169
169

169

169

169

169

169

169

169
169
169
169

169

169
169
249
249
169
169
169

169

169

169

169

15000000

17000000

3000000

4500000

1000000

12000000

3000000
2000000
11000000

100000

1250000

3000000

10725000

6800000

372000

900000
2496000
1872000
1248000

100000

7000000
0
2000000
920000
800000
10000000
500000

6000000

13000000

10200000

36000000

2000000

14000000

10000000

1000000

0
0
0

1900000

3750000

3575000

3200000

0
0
0
0

0
2000000
0
0
0
0
0

720000

0
0
0

0
0
0
0

8000

0
0
0
0
0
0
0

Iva
mayor
valor
del
costo o gasto
deducible

0
0
0

0
0
0
0

0
0
0
0
0
0
0

Iva
mayor
valor
del
costo o gasto
NO2deducible

2800000

2000000

330000

105000

0
0
0

0
0
0
0

3500

0
0
0
0
28000
0
0

450000

300000

Retencin en
la
fuente
practicada2
Renta

22222222.000.000

2222259.200.000
2222230.288.000

Mas:2Valor2de2las2autorretenciones2las2cuales2estn
reportadas2como2"gasto2no2deducible"2(concepto25059)2pero2no2son2un
gasto
Mas:2Valor2de2la2columna2de2"Salarios2pagados"
Mas:2Valor2de2la2columna2de2"pagos2parafiscales"
Diferencia2para2las2celdas2resaltadas2en2amarillo

2222226.000.000

Mas:2Valor2que2se2acredit2en2las2cuentas2del2cargo
diferido,2y2que2por2tanto2afect2el2saldo2a2dic.2de22012
para2esas2cuentas2(se2suman2pues2es2claro2que2lo2que2se2
report2con2cdigos2"5029",2"5035"2y2"5034"2fueron2los2
dbitos2hechos2a2esas2cuentas2del2cargo2diferido2y2no2sus
saldos2a2dic.231)

222110.448.000

222227.936.000

11
001
169
0
2000000
0
0
0
Totales
2183.783.000 222243.425.000 222222222 728.000
0 2222226.016.500
Totales2para2"gastos2con2sus2IVA"
222227.936.000
Totales2para2"Retenciones"

11

76

11

11

11

76

11

76

11

05
11

11

11

11

11

76

11

05
76
11
11

11

11
11
76

76
11

11

11

76

76

Cod.2 Cod.2
Pas de Pago o abono Pago o abono
Dpto. Mcipio residenc en
cuenta en cuent NO
.
ia
o deducible
deducible
domicili
o

Conciliacin:
Valor2de2la2columna2"Saldo2Contable"2a2dic2de22012
sin2incluir2las2cuentas2de2Nomina.

Cra2826264

Cra245245345

Calle2142233202
Bogot
Calle2132233232
Cali

Calle256278345

Cra28250320

Cra2332#23356

Cra250245310

Cra2332#23356

Calle256278345

Cra2729320
Cra28250320

Cra230224390

Cra2826264

Cra245265320

Cra278290320

Calle10244350

Cra2452#45245

Cra2729320
Calle10244350
Av268264301
Calle225728269

Cra2452#45245

Cra278290320
Cra289245360
Cra240245366

Cra245265320
Cra2826264

Cra2452#45245

Cra2452#45245

Cra238250325

Calle245230310

Direccin

0
0

0
0
0

0
0
0
0

0
0
0
0
0
0
0

Retencin en
la
fuente
asumida2
Renta

0
0
0

0
0
0
0

8000

0
0
0
0
0
0
0

480000

Retencin en
la
fuente
asumida IVA
rgimen2
Simplificado

0
0
0 222222222488.0002

0
0
0

0
0
0
0

0
0
0
0
0
0
0

Retencin en
la
fuente
practicada2
IVA rgimen
comn

Al llevar la informacin anterior hasta el archivo del Prevalidador Tributario, el archivo del formato 1001 se vera as:

22222226.504.500

0
0

0
0
0

0
0
0
0

0
0
0
0
0
0
0

Retencin en
la
fuente
practicada2
IVA
no
domiciliados

5001

Concepto Tipo
de Numero
de Dv Primer2
documento identificacin2
apellido
del2
informado

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012



<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1"?>
<mas xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:noNamespaceSchemaLocation="../xsd/1001.xsd">
<Cab>
<Ano>2013</Ano>
<CodCpt>1</CodCpt>
<Formato>1001</Formato>
<Version>8</Version>
<NumEnvio>1</NumEnvio>
<FecEnvio>2012-02-01T18:47:18</FecEnvio>
<FecInicial>2012-01-01</FecInicial>
<FecFinal>2012-12-31</FecFinal>
<ValorTotal>180615</ValorTotal>
<CantReg>36</CantReg>
</Cab>
<pagos cpt="5001" tdoc="13" nid="13456789" apl1="Paz" nom1="Ral" dir="Calle 45 30-10" dpto="76" mun="001" pais="169" pago="36000000" pnded="0" ided="0"
inded="0" retp="300000" reta="0" comun="0" simp="0" ndom="0"/>
<pagos cpt="5001" tdoc="13" nid="14325567" apl1="Ruiz" nom1="Juan" dir="Cra 38 50-25" dpto="76" mun="001" pais="169" pago="10200000" pnded="0" ided="0"
inded="0" retp="450000" reta="0" comun="0" simp="0" ndom="0"/>
<pagos cpt="5001" tdoc="43" nid="222222222" raz="Cuantas Menores" dir="Cra 45 #45 45" dpto="11" mun="001" pais="169" pago="13000000" pnded="0" ided="0"
inded="0" retp="0" reta="0" comun="0" simp="0" ndom="0"/>
<pagos cpt="5002" tdoc="43" nid="222222222" raz="Cuantas Menores" dir="Cra 45 #45 45" dpto="11" mun="001" pais="169" pago="6000000" pnded="0" ided="0"
inded="0" retp="0" reta="0" comun="0" simp="480000" ndom="0"/>
<pagos cpt="5004" tdoc="31" nid="890399003" dv="4" raz="Emcali" dir="Cra 45 65-20" dpto="76" mun="001" pais="169" pago="7000000" pnded="0" ided="0" inded="0"
retp="0" reta="0" comun="0" simp="0" ndom="0"/>
<pagos cpt="5006" tdoc="31" nid="800197268" dv="4" raz="DIAN" dir="Cra 8 6 64" dpto="11" mun="001" pais="169" pago="0" pnded="2000000" ided="0" inded="0"
retp="0" reta="0" comun="0" simp="0" ndom="0"/>
<pagos cpt="5007" tdoc="42" nid="999998" raz="La LLL Inc." pais="249" pago="2000000" pnded="0" ided="0" inded="0" retp="0" reta="0" comun="0" simp="0"
ndom="0"/>
<pagos cpt="5007" tdoc="42" nid="999999" raz="La Z Inc." pais="249" pago="920000" pnded="0" ided="0" inded="0" retp="0" reta="0" comun="0" simp="0" ndom="0"/>
<pagos cpt="5007" tdoc="31" nid="890222333" dv="1" raz="La X SA" dir="Cra 78 90-20" dpto="11" mun="001" pais="169" pago="800000" pnded="0" ided="0" inded="0"
retp="28000" reta="0" comun="0" simp="0" ndom="0"/>
<pagos cpt="5007" tdoc="31" nid="890222833" dv="0" raz="La T SA" dir="Cra 89 45-60" dpto="11" mun="001" pais="169" pago="10000000" pnded="0" ided="0" inded="0"
retp="0" reta="0" comun="0" simp="0" ndom="0"/>
<pagos cpt="5008" tdoc="13" nid="16793233" apl1="Prez" nom1="Juan" nom2="Miguel" dir="Cra 40 45-66" dpto="76" mun="001" pais="169" pago="500000" pnded="0"
ided="0" inded="0" retp="0" reta="0" comun="0" simp="0" ndom="0"/>
<pagos cpt="5008" tdoc="43" nid="222222222" raz="Cuantas Menores" dir="Cra 45 #45 45" dpto="11" mun="001" pais="169" pago="100000" pnded="0" ided="8000"
inded="0" retp="3500" reta="0" comun="0" simp="8000" ndom="0"/>
<pagos cpt="5008" tdoc="31" nid="890777999" dv="6" raz="La R S.A." dir="Cra 7 9-20" dpto="05" mun="001" pais="169" pago="900000" pnded="0" ided="0" inded="0"
retp="0" reta="0" comun="0" simp="0" ndom="0"/>
<pagos cpt="5010" tdoc="31" nid="890303208" dv="5" raz="Comfandi" dir="Calle10 44-50" dpto="76" mun="001" pais="169" pago="2496000" pnded="0" ided="0"
inded="0" retp="0" reta="0" comun="0" simp="0" ndom="0"/>
<pagos cpt="5010" tdoc="31" nid="890999239" raz="ICBF" dir="Av 68 64-01" dpto="11" mun="001" pais="169" pago="1872000" pnded="0" ided="0" inded="0" retp="0"
reta="0" comun="0" simp="0" ndom="0"/>

Y al convertir esa misma informacin en un archivo con el estndar XML, y que se llamara Dmuisca_010100108201300000001,.xml los datos de ese archivo se
veran as (nota: el dato Ao siempre ser el ao en que se entrega la informacin; vase ms detallas al respecto en el captulo 4 de esta publicacin):

Al llevar la informacin anterior hasta el archivo del Prevalidador Tributario, el archivo del formato 1001 se vera as:

Gua para la preparacin y presentacin de la informacin exgena tributaria a la DIAN, ao gravable 2012

| a c t u a l i c e s e . c o m 109

<pagos cpt="5010" tdoc="31" nid="899999034" dv="1" raz="Sena" dir="Calle 57 8 69" dpto="11" mun="001" pais="169" pago="1248000" pnded="0" ided="0"
inded="0" retp="0" reta="0" comun="0" simp="0" ndom="0"/>
<pagos cpt="5011" tdoc="43" nid="222222222" raz="Cuantas Menores" dir="Cra 45 #45 45" dpto="11" mun="001" pais="169" pago="372000" pnded="0" ided="0"
inded="0" retp="0" reta="0" comun="0" simp="0" ndom="0"/>
<pagos cpt="5011" tdoc="31" nid="890890900" dv="0" raz="S.O.S Comfandi" dir="Calle10 44-50" dpto="76" mun="001" pais="169" pago="6800000"
pnded="3200000" ided="0" inded="0" retp="0" reta="0" comun="0" simp="0" ndom="0"/>
<pagos cpt="5012" tdoc="31" nid="800144331" dv="3" raz="Porvenir SA" dir="Cra 78 90-20" dpto="11" mun="001" pais="169" pago="10725000" pnded="3575000"
ided="0" inded="0" retp="0" reta="0" comun="0" simp="0" ndom="0"/>
<pagos cpt="5013" tdoc="31" nid="899198920" dv="3" raz="Los Cineastas S.A." dir="Cra 45 65-20" dpto="11" mun="001" pais="169" pago="3000000" pnded="0"
ided="0" inded="0" retp="0" reta="0" comun="0" simp="0" ndom="0"/>
<pagos cpt="5015" tdoc="31" nid="800197268" dv="4" raz="DIAN" dir="Cra 8 6 64" dpto="11" mun="001" pais="169" pago="1250000" pnded="3750000" ided="0"
inded="0" retp="0" reta="0" comun="0" simp="0" ndom="0"/>
<pagos cpt="5015" tdoc="31" nid="899999061" raz="Secreta Haci de Bogot" dir="Cra 30 24-90" dpto="11" mun="001" pais="169" pago="100000"
pnded="1900000" ided="0" inded="0" retp="0" reta="0" comun="0" simp="0" ndom="0"/>
<pagos cpt="5016" tdoc="42" nid="999999" raz="La Z Inc." pais="249" pago="3000000" pnded="0" ided="0" inded="0" retp="0" reta="0" comun="0" simp="0"
ndom="0"/>
<pagos cpt="5016" tdoc="31" nid="890777999" dv="6" raz="La R S.A." dir="Cra 7 9-20" dpto="05" mun="001" pais="169" pago="2000000" pnded="0" ided="0"
inded="0" retp="0" reta="0" comun="0" simp="0" ndom="0"/>
<pagos cpt="5019" tdoc="31" nid="890211333" dv="2"