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Business Case

Adicin de funcionalidades al Sistema de


Evaluacin Online del cuerpo docente de la
universidad ESPOL

Christian Falcon
Fabricio Medina
Gisella Murillo
Diana Snchez

Tabla de contenido
1.- Introduccin................................................................................................... 2
2.- Objetivo estratgico de la organizacin.........................................................3
3.- Resultados del Estudio de Factibilidad...........................................................3
4.- Requisitos iniciales......................................................................................... 3
5.- Beneficiarios Principales................................................................................ 4
6.- Anlisis de Riesgos........................................................................................ 4
7.- Resultados del Proyecto................................................................................. 5

1.- Introduccin
Desde el 2008 la Escuela Superior Politcnica del Litoral, mediante el departamento de Servicios
Estudiantiles, tiene implementado el Sistema de Evaluacin Docente en lnea CENACAD, esta

plataforma se encarga de presentar resultados de encuestas dirigidas a los estudiantes sobre el


desempeo de sus Docentes. Dado el inters por parte de los Directivos y Docentes sobre los
resultados que la plataforma ofrece y con el propsito de mejora continua es de suma importancia
que la informacin obtenida del sistema sea veraz y oportuna.
De la experiencia adquirida en los primeros aos de operacin del sistema, se identific que los
estudiantes no realizaban las encuestas durante los plazos establecidos y los resultados no fueron
los esperados, por lo que se decidi que el completar las encuestas sea de carcter obligatorio. Es
as que el no completar las encuestas genera una deuda con el Sistema ACADMICO de la
ESPOL, encargado del mayor porcentaje de trmites estudiantiles. Luego de llenar las encuestas
esta deuda debe de ser eliminada de los registros, funcionalidad que CENACAD actualmente no
posee.
En base, al anlisis precedente, se determina que es necesario implementar un mdulo integrado
al sistema que cumpla con la funcionalidad de desbloquear automticamente al estudiante,
despus de haber culminado la encuesta de evaluacin docente, de tal manera que se sincronicen
los procesos interdepartamentales de finalizacin de encuesta y actualizacin de deuda.
Con este enfoque se presentaron dos soluciones potenciales:
1. Actualizacin en lnea de la deuda en los sistemas: Esta solucin consiste en crear un
mdulo que realice una sincronizacin en lnea de los registros tanto en el Sistema
CENACAD como en el sistema ACADMICO luego de que el estudiante haya realizado
todas las evaluaciones pendientes, desbloquendolo de manera automtica.
2. Actualizacin por lotes o masiva de las deudas en los sistemas. Esta solucin consiste en
crear un mdulo que realice la actualizacin masiva de las deudas en ambos sistemas.
Esta actualizacin se iniciara luego de las 00H00, tomando el listado de todos los
estudiantes que finalizaron las evaluaciones durante el da anterior y desbloquendolos de
los sistemas al da siguiente.
Luego de realizar un estudio de factibilidad financiero, de mercado, tcnico, ambiental y de
responsabilidad social se tom la decisin de implementar la propuesta de Actualizacin en lnea la
cual se ajusta a los objetivos organizacionales de innovacin permanente en los procesos de la
Organizacin, reduciendo los tiempos de espera en los procesos y mejorando el nivel de
satisfaccin de los estudiantes y usuarios actuales del sistema.

2.- Objetivo estratgico de la organizacin


Este proyecto contribuye al objetivo estratgico de mejorar la eficiencia en las actividades
permanentes de la Universidad e incrementar la vinculacin de los usuarios actuales con el
Sistema de Evaluacin a Docentes.

3.- Resultados del Estudio de Factibilidad


Los resultados del estudio de factibilidad realizado al mdulo fueron positivos desde los diferentes
enfoques analizados. Si bien es cierto la solucin seleccionada es la ms costosa, la tasa de
rentabilidad y el ahorro que generar a la Universidad son superiores a la propuesta de
actualizacin por lotes. Esta solucin generar un ahorro de alrededor USD 15,000.00 por ao al
ser reemplazadas las actividades manuales que se realizan para un desbloqueo estudiantil,
adems de darnos un TIR del 8%.
Por otra parte esta solucin genera un mayor beneficio al estudiante y al personal administrativo de
la Universidad, al otorgar un proceso gil y una respuesta automtica al trmite de desbloqueo
estudiantil de los sistemas. Siendo esto lo ms atractivo para el usuario final.
A nivel tcnico las herramientas necesarias para poder desarrollar el mdulo son accesibles para la
Universidad tanto en infraestructura fsica como en tecnologa bsica requerida.

4.- Requisitos iniciales


Los requisitos iniciales del mdulo son los siguientes:
-

Implementar el proyecto a manera de mdulo que permita su integracin a cualquier


componente de sistema que se desee desarrollar ms adelante.

Implementar las estructuras, componentes, y ambiente de pruebas utilizando las


tecnologas open source que ya se encuentran en produccin (PHP y PostgreSQL).

El proceso debe ser totalmente transparente para el usuario.

La sincronizacin de las Bases de datos no debe tomar ms all de 5 a 10 minutos.


Dependiendo del nivel de transaccionalidad de los equipos.

No existe un front-end, la funcionalidad es a nivel de procesos en background.

5.- Beneficiarios Principales


Los principales beneficiarios del mdulo a implementarse son los siguientes:
Docente

Interesado

en

que

los resultados de

la

plataforma CENACAD sobre su desempeo


como docente sea fiable y oportuna.
Interesado en que la plataforma CENACAD

Estudiante

posea

la

funcionalidad

de

desbloqueo

automtico y de esta forma no se presenten


inconvenientes

para

realizar

sus

trmites

Personal Administrativo Centro de

estudiantiles.
Interesado en reemplazar el proceso manual de

Servicios Estudiantiles

desbloqueo en los sistemas por un proceso


automtico y de esta manera reducir costos en

Personal Administrativo Centro de

sus operaciones.
Interesado en reemplazar el proceso manual de

Servicios Informticos

desbloqueo en los sistemas por un proceso


automtico y de esta manera reducir costos en
sus operaciones.
Interesado en que el proyecto cumpla con los

Directivos

requerimientos

solicitados

en

las

especificaciones acordadas tanto en tiempos


como costos.
Interesado en

Comunidad Politcnica

que

la

Universidad

posea

tecnologa de punta con el fin de proveer a la


Comunidad de sistemas y procesos giles.
Tabla 1. Beneficiarios Principales

6.- Anlisis de Riesgos


Se han identificado y clasificado los riesgos relevantes que podran impactar al desarrollo del
proyecto. En la tabla 2 hemos definido los mismos en sus respectivas categoras:

Riesgos en la Planificacin
Poca experiencia en la

Riesgos Tecnolgicos
Bajo rendimiento del equipo de

Riesgos Organizacionales
Falta de apoyo de la

Administracin de Proyectos

proyectos
Desconocimiento de las

Direccin
Poco apoyo

Gestin de interesados ineficaz herramientas de desarrollo

interdepartamental

Alcance del proyecto no

Implementacin del proyecto

Retraso en entrega de las

definido
Levantamiento de informacin

inadecuada

instalaciones

incompleto

Comunicacin poco efectiva


Recursos poco
comprometidos
Tabla 2. Tabla de Riesgos del Proyecto

Cabe recalcar que para que podamos llevar una correcta Administracin del Proyecto es necesario
hacer un plan de Gestin de estos riesgos con el fin de mitigarlos. Las buenas prcticas del PMI
sugieren el uso de plantillas para la identificacin y control de los riesgos las cuales deben ser
constantemente actualizadas durante el tiempo de vida del proyecto. Estas plantillas deben
contener la informacin principal del riesgo (Categora, descripcin, causa, responsable, etc.), as
como las acciones potenciales para contrarrestarlo.

7.- Resultados del Proyecto


Al finalizar el proyecto, se habr eliminado el proceso manual de desbloqueo, por uno automtico.
Adicional, agilitar el trmite tanto para clientes internos como externos, es decir, personal
administrativo y estudiantes.
El proyecto beneficiar a mejorar el nivel de educacin ya que las evaluaciones en lnea sirven
para tomar acciones correctivas y preventivas ante falencias institucionales.
Finalmente, este sistema coopera al proyecto ecolgico de la ESPOL, en lo referente al uso de
nuevas tecnologas y de tal manera, evita desperdicio de insumos materiales, o generacin de una
alta huella ecolgica.