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Etapa 5A - Nivel Directivo PLANEACION ESTRATEGICA

METODOLOGIA DE MODERNIZACION PARA LA APF

METODOLOGIA DE MODERNIZACION PARA


LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL

Nivel Directivo

PLANEACION ESTRATEGICA
Gua Tcnica
* SECRETARIA DE CONTRALORIA Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO
ETAPA5A / 5 -1997

PROMAP
1995-2000
UNIDAD DE DESARROLLO
ADMINISTRATIVO

Etapa 5A - Nivel Directivo PLANEACION ESTRATEGICA


METODOLOGIA DE MODERNIZACION PARA LA APF

Objetivo de la gua
Proporcionar a las dependencias y entidades de la APF elementos para desarrollar su
proceso de Planeacin Estratgica dentro del marco de la Nueva Estructura Programtica
(NEP) para obtener el Programa Operativo Anual 1998:

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Clarificar la misin y visin de las dependencias y entidades, en


funcin de el Plan Nacional de Desarrollo 1995-2000 (PND)

Definir los objetivos estratgicos

Obtener los indicadores estratgicos que permitan a la institucin


definir las metas, monitorear el avance, corregir rumbo y evaluar el
impacto de sus resultados

Definir los proyectos estratgicos, para el logro de los objetivos

Definir necesidades presupuestales conforme a la Planeacin


Estratgica y acorde a la Nueva Estructura Programtica (NEP)

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Productos del proceso de Planeacin


Estratgica

Misin y Visin de la unidad responsable


Objetivos estratgicos definidos

Indicadores estratgicos y metas


Proyectos estratgicos definidos y
priorizados

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Quin toma parte en el proceso?


La metodologa de Planeacin Estratgica la aplican el Titular de la dependencia y todos
los niveles de mandos superiores hasta Director General, en dos etapas, de acuerdo al
presente marco de referencia :
PRODUCTOS A OBTENER
RESPONSABILIDADES POR NIVEL
D
E
P
E
N
D
E
N
C
I
A
U
N
I
D
A
D

R
E
S
P
O
N
S
A
B
L
E

PND

Definen los objetivos estratgicos, indicadores y


metas de los programas sectoriales que atiende
la dependencia.

Programas
Sectoriales

Programa
Especial 1

Programa
Especial 2

Objetivos de
Actividades
Institucionales

Definen los programas especiales necesarios


para concretar los programas sectoriales y/o para
el logro de la misin de la dependencia

Programa
Especial 3

Objetivos para
apoyar los
Programas
Sectoriales y/o
Especiales

Objetivos Estratgicos
Indicadores Estratgicos
Metas
Estrategias calendarizadas

Objetivos Estratgicos
Indicadores Estratgicos
Metas

(UR)

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Proyectos
Objetivos
Indicadores
Metas

Directores Generales

Validan todo el proceso de planeacin y las


propuestas realizadas por las diferentes Unidades
Responsables.
Establecen las prioridades.

UR

Durante reuniones de trabajo con su equipo de


colaboradores aplican la Metodologa para:
Definir Objetivos Estratgicos, Indicadores y
Metas para apoyar Programas Sectoriales y/o
Especiales y Actividades Institucionales.
Determinar los Proyectos para cumplir con los
objetivos

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Cmo se integra la informacin sobre los


Programas?
Una vez que el equipo directivo ha definido los objetivos estratgicos y metas de los
programas sectoriales y/o especiales, cada Unidad Responsable (UR) definir sus objetivos
estratgicos, indicadores, metas y proyectos para ese programa.
Posteriormente las UR participantes en un programa, integrarn en equipo la informacin de
cada programa de acuerdo a los lineamientos girados por Hacienda

Trabajo
interdisciplinario

Programa Sectorial,
programa especifico
y/o actividad
institucional de la
Dependencia

Objetivos e
indicadores por
Programa
Sectorial y/o
especial

Planeacion
de la Unidad
Responsable 1
Planeacion
de la Unidad
Responsable 2

trabajo
interdisciplinario

Integracin
de la
informacin
por
programa

Planeacion
de la Unidad
Responsable 3

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Insumos para definir proyectos estratgicos


PND
Programas
Sectoriales
Programas
especficos
de la Dependencia
Objetivos e indicadores
estratgicos

Directores Generales

Servicios

Programa
Estratgico
Programa
Operativo
Anual
Proyectos

Acciones de mejora para el cumplimiento de los


estndares de servicio

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Metodologa de Planeacin Estratgica


La identificacin de la misin, objetivos estratgicos, indicadores, metas y proyectos
estratgicos se realiza mediante un proceso de anlisis que permite identificar en forma
objetiva, la razn de ser de la Direccin General y los resultados esperados para cumplir
con su misin dentro del marco sealado en los programas sectoriales, derivados del
PND.
Asimismo se hace un gran nfasis en la seleccin de las estrategias para la
consecucin de los objetivos, explorando nuevos enfoques, que no resulten en ms de lo
mismo, sino en soluciones nuevas y creativas que posibiliten a la Direccin General un
mejor cumplimiento de su misin.
El proceso de planeacin estratgica contesta a las siguientes preguntas:
Cal es nuestra tarea fundamental?
Qu es lo que queremos ser?
Qu nos proponemos lograr?
Cmo lo lograremos?
Qu haremos?
Cmo lo mediremos?

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EL PROCESO DE PLANEACION ESTRATEGICA


RESPONDE A LAS SIGUIENTES
PREGUNTAS:
METAS

COMO LO MEDIREMOS?

Especificacin
numrica de cunto
deseamos lograr

INDICADORES
Parmetros para evaluar
el logro de los objetivos
estratgicos

PROYECTOS
QUE HAREMOS?

ESTRATEGIAS CLAVE

COMO LO
LOGRAREMOS?

La forma en que se lograr el propsito especificado


en los objetivos que estn expresados en los
programas como estrategias o lneas de accin

QUE NOS PROPONEMOS


LOGRAR?
LO QUE
QUEREMOS SER

Son las acciones especficas para


implementar las estrategias

OBJETIVOS ESTRATEGICOS
Los objetivos esenciales para el cumplimiento
de la misin

VISION
Descripcin de un escenario futuro altamente deseado
de la Direccin General

MISION
NUESTRA
TAREA

Enunciado corto que establece el objetivo general


de la Direccion General, es la razn de existir de la misma, se refiere al
beneficio que se pretende dar, sirve para definir las fronteras de responsabilidad y campo de
especializacion

PLANEACION ESTRATEGICA

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COMO SE APLICA EL MODELO?

Modelo de Planeacin Estratgica

EL Proceso parte de la identificacin de la


misin de la Institucin, que representa la razn
de ser de la misma y hacia la que deben
orientarse todas sus actividades.

Revisin de la Visin: Expresada en los


Programas Sectoriales

Validacin de
la Misin

Objetivos estratgicos por


Programa o Actividad
Institucional

Indicadores estratgicos y
metas por Programa o
Actividad Institucional

ASIGNACION
PRESUPUESTAL

PROYECTOS
Anlisis

Estratgico
Proyectos para cumplir
con los objetivos
estratgicos y mejorar
el sistema

Objetivos
Indicadores
Metas
Costo $

Posteriormente se identifica y revisa la visin,


que representa un escenario futuro altamente
deseado de la organizacin. Esta visin est
expresada en los programas sectoriales,
derivados del PND y responde a un cuidadoso
diagnstico del desenvolvimiento del pas en
todos los mbitos, as como a una amplia
consulta popular que recoge las aspiraciones y
demandas de nuestra sociedad.

La definicin de objetivos estratgicos es el


siguiente paso de este proceso. Se identifican
los objetivos para cada Programa Sectorial y/o
Programa Especfico de la Institucin y/o
Actividad Institucional.
Para la medicin de los objetivos estratgicos
se identifican indicadores de resultados y se
establecen las metas. El establecimiento de
metas implica un diagnstico del desempeo
actual y un cuidadoso estimado del potencial
de mejora.

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Modelo de Planeacin Estratgica

...COMO SE APLICA EL MODELO?


Por ltimo a travs de un diagnstico
organizacional (que permite analizar las
fortalezas y debilidades de la institucin) y en
funcin de los objetivos estratgicos definidos
se identifican los estrategias generales a
seguir y los proyectos especficos para
implementar dichas estrategias.

Revisin de la Visin: Expresada en los


Programas Sectoriales

Validacin de
la Misin

Objetivos estratgicos por


Programa o Actividad
Institucional

Indicadores estratgicos y
metas por Programa o
Actividad Institucional

ASIGNACION
PRESUPUESTAL

PROYECTOS
Anlisis

Estratgico
Proyectos para cumplir
con los objetivos
estratgicos y mejorar
el sistema

Objetivos
Indicadores
Metas
Costo $

Los proyectos estratgicos definidos


documentan con la siguiente informacin:

se

Nombre
Objetivo
Alcance
Indicadores
Metas
Acciones principales
Cronograma de actividades y
responsables

Los indicadores estratgicos y las metas son


los elementos bsicos del Sistema de
Evaluacin de Desempeo y junto con los
proyectos debidamente documentados y
costeados servirn de base para la asignacin
presupuestal.
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El Proceso de Planeacin est enmarcado en la


Nueva Estructura Programtica (NEP)

Metodologa de
Modernizacin para
la APF
(Etapa 5)

Necesidad de
Planeacin del Gasto
de las Dependencias
y Entidades NEP

Proceso de
Planeacin
Estratgica

Programa Operativo
Anual
Alineado a cumplir los objetivos
sectoriales y las demandas de la
ciudadana
Incluye proyectos estratgicos
que posibilitan una mejora
radical en la eficacia global de la
institucin
Contiene indicadores de
resultados que facilitan su
administracin y evaluacin

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...Las Debilidades de la EP:


su estructura limita la eficiencia de los procesos bsicos de la administracin del gasto.

PROCESO DE
ADMINISTRACION
DEL GASTO
Planeacin

Programacin

Presupuestacin

Operacin

LIMITACIONES

Evaluacin

Control
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Obstaculiza la alineacin de programas a planes y polticas pblicas


La informacin programtica es insuficiente para controlar la orientacin
e impacto futuro sobre decisiones actuales en la poltica de gasto
No permite determinar con facilidad el costo de las polticas pblicas
El proceso no se utiliza a lo largo del ejercicio ni para la operacin de
las dependencias
Dificulta la flexibilizacin operativa de programas debido a la rigidez en
la ejecucin del gasto
Resta transparencia en la difusin a la ciudadana sobre la poltica de
gasto
Inhibe la medicin del resultado de actividades y programas
gubernamentales
No permite eliminar programas cuyos resultados son desfavorables o
bien, desalineados a objetivos estratgicos
Impide el monitoreo de programas con base en resultados
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El propsito de la NEP: Misin, Visin y Objetivos...


MISION
Crear un sistema de Planeacin, Programacin y
Presupuesto, gil, transparente y til que eleve el valor
agregado de la presupuestacin, el seguimiento y el
ejercicio de los recursos fiscales, para la obtencin de los
resultados comprometidos ante la sociedad.

VISION
Transformar el actual proceso presupuestario de ser un
procedimiento y/o trmite a un instrumento y herramienta
de trabajo orientada a la obtencin de resultados, como
legado de la presente administracin.
La NEP es un instrumento con el potencial para convertirse en una poderosa
herramienta para administradores y autoridades presupuestarias.
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...El Propsito de la NEP: Misin, Visin y Objetivos


OBJETIVOS ESTRATEGICOS
ASIGNACION

PLANEACION

MEDICION DEL
DESEMPEO

ADMINISTRACION

FLEXIBILIZACION

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Mejorar la asignacin de recursos para elevar la eficiencia,


efectividad y calidad de los recursos
Costear polticas pblicas as como los programas y actividades
gubernamentales que, por un lado, permitan realizar proyecciones
de gasto multianuales y por el otro, sirvan para prestar las
implicaciones presupuestarias de una decisin de poltica pblica

Orientar la programacin y presupuestacin hacia la obtencin de


resultados

Crear administradores en las unidades responsables


comprometidos en la obtencin de resultados que contribuyan al
logro de los propsitos de las polticas pblicas
Simplificar el proceso integral de la presupuestacin y el ejercicio
del gasto pblico
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La Presupuestacin Estratgica
DIMENSIONES DEL GASTO PUBLICO
DIMENSION ADMINISTRATIVA
Quin gasta?
(Ramos y unidades responsables) Instrumento de
apoyo: catlogo de unidades responsables y de
dependencias y entidades de la APF.

DIMENSION ECONOMICA
En qu se gasta?
(Gasto corriente y gasto de
inversin : captulos, conceptos
y partidas) Instrumento de
apoyo: clasificador por objeto
del gasto

PREGUNTAS FUNDAMENTALES

Qu se quiere
lograr?
(Planeacin)

Cmo se va a
hacer?
(Programacin)

Hay
suficiencia de
recursos?

A travs de qu?
(Presupuestacin)

DIMENSION FUNCIONAL
Para qu se gasta? o Para lograr qu?
(Programas sectoriales y especiales)
Instrumento de apoyo: catlogo de
programas y metas.

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PEF

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x%
x%
98%
$
100%

Meta

IDENTIFICACION DE PROYECTOS PARA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS


ESTRATEGICOS DE CADA PROGRAMA O ACTIVIDAD INSTITUCIONAL

Costo Estimado

En fecha

Metas

x%
x%

Poblacin asistente al taller

Costo del proyecto por


beneficiario atendido

95%

Nmero de gente en brigadas

x%

95%

x%

95%

Cobertura de vacunacin

Cobertura de capacitacin del


personal de brigada

Indice de vacunacin entre


personas que asistieron al taller.

Cobertura de Cartilla Nacional


de Vacunacin

Indicadores

Indice de morbilidad infantil


Indice de mortalidad infantil
Cobertura de vacunacin
Costo de inmunizacin
Cumplimiento de asignacin de
recursos
Oportunidad de asignacin de
recursos
Calidad

Indicadores
Estratgicos

Nombre del Programa: Vacunacin Universal

Objetivos
Estratgicos

Prevenir la morbilidad
infantil y reducir el ndice de
mortalidad

Proyectos

1. Concientizacin a la
poblacin

2. Reclutamiento y
capacitacin de brigadas
de vacunacin
3. Programa de aplicacin

Nivel de satisfaccin de usuarios


Accesibilidad de servicio:
Lugar
Horario
Indice de quejas en campo
sobre el programa de aplicacin
de vacunas

Costo del Programa:_________________________________

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Revisin de la Visin: Expresada en los


Programas Sectoriales

Modelo de Planeacin Estratgica


Validacin de
la Misin

Objetivos estratgicos por


Programa o Actividad
Institucional

Indicadores estratgicos y
metas por Programa o
Actividad Institucional

PROYECTOS
Anlisis
Estratgico

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ASIGNACION
PRESUPUESTAL

Proyectos para cumplir


con los objetivos
estratgicos y mejorar
el sistema

Objetivos
Indicadores
Metas
Costo $

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MISION
La misin define la esencia o razn de ser la unidad responsable y describe el propsito principal de
sta.
Por medio de la Misin:
Se integran los esfuerzos hacia un objetivo comn.
Se define el campo de especialidad.
Se delimitan las fronteras de responsabilidad.
Genera cohesin, motivacin y compromiso con la Institucin.

Cmo se define la Misin?


Existen diversas metodologas para el desarrollo de la Misin. Una de ellas muy prctica y sencilla es la
que recomendamos y consiste en responder a las siguientes preguntas:
Quin es? Identidad de la Direccin General
Qu se hace?
Para quin se hace?
Para qu se hace?
A travs de qu se hace?
La misin se crea con el Director General y su equipo de trabajo, revisando que cumpla con el marco
legal de la Institucin o Unidad responsable.
La misin debe ser difundida en toda la organizacin y publicada en sus instalaciones en lugares
estratgicos.
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Ejemplos de Misin
ENTIDAD FEDERATIVA
El Gobierno del Estado es una institucin de servicio dedicada a procurar el balance social y regular el
desarrollo del Estado, administrando los recursos con transparencia, eficiencia, eficacia y manteniendo
la paz social dentro del marco jurdico, para elevar la calidad de vida de los ciudadanos.
CONTRALORIA DE LA SSA
Es el rgano de control de la SSA responsable de vigilar, a travs de normas. tcnicas de control y
auditoras, la correcta utilizacin de los recursos humanos, materiales y financieros; coadyuvando con la
administracin a promover la eficiencia y eficacia en la prestacin de servicios de salud.
Veamos como quedan contestadas las preguntas en el caso del primer ejemplo:

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Quin es?

Una institucin de servicio

Qu hace?

Dedicada a procurar el balance social y regular el desarrollo del


estado

Para quin lo hace?

Para los ciudadanos

Para qu lo hace?

Para elevar la calidad de vida de los ciudadanos

A travs de qu lo
hace?

Administrando los recursos, con transparencia, eficiencia, eficacia


y manteniendo la paz social dentro del marco jurdico
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Algunas recomendaciones
para el establecimiento de la Misin
El titular de la Unidad Responsable se rene con su equipo de colaboradores, revisan
y comentan los conceptos sobre la misin y responden en forma individual a cuatro
preguntas bsicas: Qu?, A quin?, Cmo? y Para qu?
Posteriormente se realiza un consenso identificando las respuestas al Qu? en cada
una de las misiones y se acuerda una redaccin; enseguida se consensa de la misma
forma el A quin?, luego el Cmo? y finalmente el Para qu?

Se recomienda que alguien haga el papel de moderador y vaya escribiendo en un


rotafolio el consenso del grupo.
Muchas veces se dificulta el consenso grupal, dado que el grupo se enfrasca en
discusiones semnticas o de redaccin. Es importante centrar al grupo para que
consense los aspectos de fondo y dar un voto de calidad para que alguien haga la
redaccin final.
Finalmente se elabora la versin definitiva de la misin con los elementos
consensados y se difunde entre todos los integrantes del equipo.

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Cmo se identifican los objetivos estratgicos?


Objetivos Estratgicos del Programa / Actividad Institucional
Son los objetivos definidos en los programas sectoriales, especiales de la UR, indispensables
para el cumplimiento de la misin.
Se desprenden tambin de las actividades institucionales y expresan en forma concreta lo que se
pretende alcanzar para coadyuvar al cumplimiento de la Misin.
EJEMPLOS
Programa de Desarrollo del Sector Comunicaciones y Transportes 1995-2000
Subprograma: Infraestructura Carretera.
Objetivos Estratgicos:
1. Conservar y reconstruir las carreteras libres para abatir los costos de transporte; elevar la
seguridad y la calidad del servicio; as como para prolongar la vida til del patrimonio vial federal.

2. Modernizar y ampliar la red federal a fin de extender la cobertura de las carreteras de altas
especificaciones; mejorar los accesos a ciudades, aeropuertos, puertos y fronteras, para propiciar
la interconexin eficiente con otros modos de transporte y facilitar la continuidad de la circulacin
vial a lo largo de la misma.
3. Impulsar y apoyar la conservacin, reconstruccin y ampliacin de los caminos rurales para
coadyuvar al desarrollo econmico y social de las pequeas comunidades; facilitar su acceso a
los servicios de salud y educacin; generar empleos e inducir el intercambio de productos y
servicios.
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SEDESOL

Programa Nacional de Desarrollo Urbano 1995-2000


Objetivos Estratgicos:
1. Propiciar el ordenamiento territorial de las actividades econmicas y de la poblacin conforme a
las potencialidades de las ciudades y regiones.

2. Inducir el crecimiento de las ciudades de forma ordenada de acuerdo con las normas vigentes de
desarrollo urbano y bajo principios sustentados en el equilibrio ambiental de los centros de
poblacin, respetando la autonoma estatal y la libertad municipal.

SEDESOL
Programa Superacin de la pobreza.
Objetivo estratgico:
Propiciar una reduccin significativa de la pobreza en el largo plazo con especial nfasis en los grupos y
regiones prioritarias.

ACTIVIDAD INSTITUCIONAL
Secretara de Relaciones Exteriores
Intervenir en las cuestiones relacionadas con los lmites territoriales del pas y aguas internacionales.
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Indicadores Estratgicos
El establecimiento de indicadores proporciona a la dependencia o entidad una gran claridad de los
resultados que deben lograrse, para considerar que ha cumplido exitosamente con los programas o
actividades institucionales, derivadas de su Misin.
Asimismo, sirven para fijar el rumbo en la Institucin y alinear todos los esfuerzos para el logro de las
metas de cada indicador.
A diferencia del sistema actual de planeacin gubernamental en el que se establecen Metas como
medicin de tareas o actividades, los indicadores estratgicos se orientan a medir los resultados
generados por la realizacin de dichas tareas o actividades y su impacto en el logro de los objetivos.

Este cambio en la estrategia de medicin de desempeo de los programas gubernamentales est


alineado con el esfuerzo de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, para modernizar el Sistema
Presupuestario y mejorar el rendimiento social de los recursos fiscales, permitiendo una mejor toma de
decisiones en los mbitos de planeacin y ejecucin del gasto.
En resumen permiten:

1. Saber en qu medida la Unidad ha logrado sus objetivos, en funcin de los resultados de los
Programas Sectoriales y/o Especiales y del cumplimiento de sus actividades institucionales.
2. Medir el impacto de las estrategias en el logro de los objetivos.
3. Identificar qu tan eficientemente se estn utilizando los recursos.
4. Tomar decisiones: corregir el rumbo, implementar nuevas estrategias, reorientar los recursos.
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ETAPAS PARA LA IMPLEMENTACION DE UN


SISTEMA DE INDICADORES

Entender
la
Situacin

1
Implementacin
del
Sistema

Adecuacin
del Sistema
de informacin

Definicin
de los
Indicadores

Determinacin
de
Informacin e
Infraestructura
requerida

En esta gua nos enfocaremos al anlisis de las etapas 1 y 2, que corresponden a los pasos
necesarios para la identificacin de los indicadores estratgicos.

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Qu son, para qu sirven y cmo se definen


los Indicadores Estratgicos?
Un indicador es una medida indirecta sobre aspectos no directamente mensurables. Por ejemplo la
salud, la educacin, el bienestar social, el desarrollo econmico, etc.

Los propsitos de los programas de Gobierno, expresados a travs de sus objetivos estratgicos, no
son posibles de medir en forma directa por lo que se utilizan indicadores para medir los resultados.
En este contexto entenderemos por Indicador Estratgico los parmetros de medicin del
cumplimiento de los objetivos estratgicos de los programas y/o actividades institucionales.

Algunos ejemplos de indicadores:


Costo promedio por alumno graduado de primaria
Tasa de mortalidad hospitalaria
Indice de desercin de becarios
Indice de contaminacin
Cobertura de apoyo con desayunos escolares
Los indicadores estratgicos se centran en los resultados, no en el proceso y por lo general,
muestran la relacin entre dos variables, por ejemplo:
La cobertura se refiere a poblacin atendida vs poblacin total;
La desercin escolar nos muestra la relacin de alumnos que abandonan sus estudios vs. el
nmero total de alumnos que ingresan al sistema educativo.

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METODOLOGIA DE MODERNIZACION PARA LA APF

Los indicadores se definen en las siguientes dimensiones:

Impacto
Cobertura
Eficiencia
Calidad
Alineacin de recursos

Algunos indicadores incluyen ms de dos variables o bien el clculo de una de ellas implica una frmula
especfica: ejemplo

Indice de utilizacin de capacidad instalada


de una institucin educativa

Matrcula total
Capacidad
terica total

x 100

En donde :
Capacidad terica = [ # de aulas * 0.85 + (# de laboratorios + # de talleres) *0.04]* 40 * 1.7
Esta metodologa supone:

Aprovechamiento de un 85 % del tiempo en aulas y del 40 % en talleres y laboratorios


Uso del 100 % de la capacidad en el turno matutino y 70 % de la capacidad en el turno
vespertino.
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METODOLOGIA DE MODERNIZACION PARA LA APF

DIMENSION

QUE MIDE

EJEMPLOS DE INDICADORES

Impacto

Mide el logro del propsito del


programa. En qu medida se lograron
los objetivos estratgicos

Cobertura

Poblacin atendida vs. poblacin


objetivo

Cobertura de beneficiarios del programa de


becas vs poblacin objetivo
Cobertura de vacunacin

Eficiencia

Costos unitarios. Productividad de los Costo de inmunizacin


recursos utilizados en el Programa que Costo del programa por becario
pueden ser: materiales, tcnicos,
financieros, humanos, etc.

Calidad

Satisfaccin de los clientes con los


atributos del servicio medidos a travs
del estndar

Alineacin
de recursos

Congruencia entre recursos requeridos Congruencia de asignacin (recursos


y aprobados y entre aprobados y
requeridos vs asignados)
suministrados (en volumen y tiempo)
Puntualidad de entrega de recursos
(recursos aprobados vs suministrados
ponderados por puntualidad de entrega).

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Indice de mortalidad infantil


Indice de morbilidad infantil
Indice de colocacin de becarios
Tiempo promedio para encontrar empleo

Satisfaccin de becarios
Satisfaccin de empresas contratantes de
becarios
Satisfaccin de la poblacin con el
programa de vacunacin

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METODOLOGIA DE MODERNIZACION PARA LA APF

Representacin grfica del proceso para


establecer Indicadores
Plan
Nacional
de Desarrollo

Entendimiento
del
Programa

Misin
Participantes
Beneficiarios
Exitos obtenidos
Obstculos para
su desarrollo
Interaccin con
otros programas

Programas
Sectoriales

Objetivos
Estratgicos
del Programa

Actualizacin o
adecuacin de
indicadores

Factores
Criticos
de Exito

Qu cosas
deberan ocurrir
como resultado
para considerar
que se ha tenido
xito en el logro
del objetivo?
Ejemplo: Rehabilitacin
Social de presos

Indicadores
Estratgicos y
Metas

Utilizacin prctica de los


indicadores en la
planeacin de estrategias
y en la evaluacin de
programas

Cmo se
puede medir de
la mejor
manera el
cumplimiento
de los factores
crticos de
xito?

Factores crticos de xito:


Que se integren a la
vida productiva
Que no reincidan

ETAPA5A / 5 -1997

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METODOLOGIA DE MODERNIZACION PARA LA APF

PASOS PARA LA DEFINICION DE INDICADORES

1.Entender el programa o Actividad


Institucional.

Entender detalladamente el programa


actual o actividad a medir y establecer
las bases de medicin

2.Identificar los objetivos estratgicos


del programa especfico o actividad
institucional.

Clarificar los fines ltimos y/o


propsitos de los programas y
actividades institucionales.

3.Identificar los factores crticos de


xito del objetivo.

Identificar los resultados que deben


ocurrir para considerar que se ha
tenido xito en la consecucin del
objetivo.

4.Identificar la manera de medir cada


uno de los factores crticos de xito.

Definicin de indicadores.

5.Denominar el indicador y establecer


una meta por indicador.

Definir la magnitud del reto a lograr.

ETAPA5A / 5 -1997

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Etapa 5A - Nivel Directivo PLANEACION ESTRATEGICA


METODOLOGIA DE MODERNIZACION PARA LA APF

DEFINICION DE INDICADORES ESTRATEGICOS


Explicacin de cada uno de los pasos
Como mencionamos anteriormente, la metodologa para definir indicadores estratgicos es la siguiente:
1.
2.
3.
4.
5.

Entender el Programa o Actividad Institucional


Identificar los objetivos estratgicos del programa especfico o actividad institucional.
Identificar los factores crticos de xito del objetivo.
Identificar la manera de medir cada uno de los factores crticos de xito.
Denominar cada indicador y establecer una meta por indicador.

1.Entender el programa o actividad institucional.


Un requisito muy importante previo a la definicin de indicadores estratgicos es el entendimiento del
programa o actividad institucional.
La naturaleza, enfoque y alcance de cada programa o actividad institucional son distintos y la mxima
efectividad de un sistema para evaluar el desempeo slo se logra cuando los parmetros de medicin
reflejan dichas caractersticas.
El equipo encargado de establecer los indicadores estratgicos debe tener muy claro el propsito del
programa o actividad institucional, sus objetivos de corto y mediano plazo, y los diferentes servicios y/o
productos que genera. Debe conocer tambin las necesidades de los clientes y usuarios y sus
principales factores de insatisfaccin.
Este requisito es indispensable para poder elegir en forma pertinente, los indicadores que reflejen mas
efectivamente el logro de los objetivos.
Veamos un ejemplo hipottico.
ETAPA5A / 5 -1997

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METODOLOGIA DE MODERNIZACION PARA LA APF

Ejemplo Hipottico
Entendiendo el programa

PROGRAMA: Atencin a presos

Objetivo(s)
estratgico(s)
Cliente y/o
beneficiarios
Necesidades
de los clientes

Resultados
logrados a
la fecha

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El objetivo estratgico es lograr la rehabilitacin social de los presos,


para que se rientegren exitosamente a la sociedad, una vez
cumplida su condena
Sociedad en general
Reclusos
Familiares de los reclusos

Que se disminuyan los Indices de Delincuencia


Paz Social
Trato digno para reclusos y familiares
Oportunidades de superacin para reclusos

Se han institudo sistemas de empleo dentro de las crceles


Se tienen programas integrales de rehabilitacin funcionando
Se han mejorado las instalaciones fsicas
Sin embargo los ndices de reincidencia siguen siendo altos

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METODOLOGIA DE MODERNIZACION PARA LA APF

SEDESOL

Programa Nacional de Desarrollo Urbano 1995-2000


Objetivos Estratgicos:
1. Propiciar el ordenamiento territorial de las actividades econmicas y de la poblacin conforme a
las potencialidades de las ciudades y regiones.

2. Inducir el crecimiento de las ciudades de forma ordenada de acuerdo con las normas vigentes de
desarrollo urbano y bajo principios sustentados en el equilibrio ambiental de los centros de
poblacin, respetando la autonoma estatal y la libertad municipal.

SEDESOL
Programa Superacin de la pobreza.
Objetivo estratgico:
Propiciar una reduccin significativa de la pobreza en el largo plazo con especial nfasis en los grupos y
regiones prioritarias.

ACTIVIDAD INSTITUCIONAL
Secretara de Relaciones Exteriores
Intervenir en las cuestiones relacionadas con los lmites territoriales del pas y aguas internacionales.
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METODOLOGIA DE MODERNIZACION PARA LA APF

Indicadores Estratgicos
El establecimiento de indicadores proporciona a la dependencia o entidad una gran claridad de los
resultados que deben lograrse, para considerar que ha cumplido exitosamente con los programas o
actividades institucionales, derivadas de su Misin.
Asimismo, sirven para fijar el rumbo en la Institucin y alinear todos los esfuerzos para el logro de las
metas de cada indicador.
A diferencia del sistema actual de planeacin gubernamental en el que se establecen Metas como
medicin de tareas o actividades, los indicadores estratgicos se orientan a medir los resultados
generados por la realizacin de dichas tareas o actividades y su impacto en el logro de los objetivos.

Este cambio en la estrategia de medicin de desempeo de los programas gubernamentales est


alineado con el esfuerzo de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, para modernizar el Sistema
Presupuestario y mejorar el rendimiento social de los recursos fiscales, permitiendo una mejor toma de
decisiones en los mbitos de planeacin y ejecucin del gasto.
En resumen permiten:

1. Saber en qu medida la Unidad ha logrado sus objetivos, en funcin de los resultados de los
Programas Sectoriales y/o Especiales y del cumplimiento de sus actividades institucionales.
2. Medir el impacto de las estrategias en el logro de los objetivos.
3. Identificar qu tan eficientemente se estn utilizando los recursos.
4. Tomar decisiones: corregir el rumbo, implementar nuevas estrategias, reorientar los recursos.
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METODOLOGIA DE MODERNIZACION PARA LA APF

ETAPAS PARA LA IMPLEMENTACION DE UN


SISTEMA DE INDICADORES

Entender
la
Situacin

1
Implementacin
del
Sistema

Adecuacin
del Sistema
de informacin

Definicin
de los
Indicadores

Determinacin
de
Informacin e
Infraestructura
requerida

En esta gua nos enfocaremos al anlisis de las etapas 1 y 2, que corresponden a los pasos
necesarios para la identificacin de los indicadores estratgicos.

ETAPA5A / 5 -1997

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METODOLOGIA DE MODERNIZACION PARA LA APF

Qu son, para qu sirven y cmo se definen


los Indicadores Estratgicos?
Un indicador es una medida indirecta sobre aspectos no directamente mensurables. Por ejemplo la
salud, la educacin, el bienestar social, el desarrollo econmico, etc.

Los propsitos de los programas de Gobierno, expresados a travs de sus objetivos estratgicos, no
son posibles de medir en forma directa por lo que se utilizan indicadores para medir los resultados.
En este contexto entenderemos por Indicador Estratgico los parmetros de medicin del
cumplimiento de los objetivos estratgicos de los programas y/o actividades institucionales.

Algunos ejemplos de indicadores:


Costo promedio por alumno graduado de primaria
Tasa de mortalidad hospitalaria
Indice de desercin de becarios
Indice de contaminacin
Cobertura de apoyo con desayunos escolares
Los indicadores estratgicos se centran en los resultados, no en el proceso y por lo general,
muestran la relacin entre dos variables, por ejemplo:
La cobertura se refiere a poblacin atendida vs poblacin total;
La desercin escolar nos muestra la relacin de alumnos que abandonan sus estudios vs. el
nmero total de alumnos que ingresan al sistema educativo.

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METODOLOGIA DE MODERNIZACION PARA LA APF

Los indicadores se definen en las siguientes dimensiones:

Impacto
Cobertura
Eficiencia
Calidad
Alineacin de recursos

Algunos indicadores incluyen ms de dos variables o bien el clculo de una de ellas implica una frmula
especfica: ejemplo

Indice de utilizacin de capacidad instalada


de una institucin educativa

Matrcula total
Capacidad
terica total

x 100

En donde :
Capacidad terica = [ # de aulas * 0.85 + (# de laboratorios + # de talleres) *0.04]* 40 * 1.7
Esta metodologa supone:

Aprovechamiento de un 85 % del tiempo en aulas y del 40 % en talleres y laboratorios


Uso del 100 % de la capacidad en el turno matutino y 70 % de la capacidad en el turno
vespertino.
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METODOLOGIA DE MODERNIZACION PARA LA APF

2. Identificar los objetivos estratgicos del programa o actividad institucional.


Dichos objetivos deben estar alineados a los objetivos de los Programas Sectoriales, derivados del PND
o directamente a alguna Actividad Institucional.
Objetivo estratgico
Lograr la rehabilitacin social de los presos.
Por otra parte, ste es un proceso indispensable para evitar posteriores confusiones en el entendimiento
del objetivo y su alcance.
Es importante que el grupo responsable de establecer los indicadores, analice cul es la intencin
fundamental en este objetivo, qu es lo que en esencia se busca, cul es su alcance.

3. Identificar los factores crticos de xito.


Estos factores se identifican contestando a la pregunta:
Qu cosas deberan ocurrir como resultado para considerar que se ha tenido xito en el logro del
objetivo? Esta pregunta no se refiere a lo que se tiene que hacer para lograr el resultado, sino a los
resultados mismos que deben ocurrir para considerar que se ha tenido xito en el logro del objetivo.
Con los factores crticos buscamos identificar las variables vitales y ms importantes que pueden definir
el xito para cada objetivo, de tal forma que lo que se mida sea verdaderamente esencial.
Los factores crticos de xito nos hablan de resultados finales, no de resultados intermedios.
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METODOLOGIA DE MODERNIZACION PARA LA APF

Para encontrar los factores crticos de xito se deben considerar las siguientes perspectivas:

El punto de vista de los beneficiarios / sectores de la sociedad involucrados


Las polticas gubernamentales
Estndares internacionales
El punto de vista del personal operativo

El siguiente caso es un ejemplo de determinacin de factores crticos de xito para el objetivo


mencionado anteriormente: Rehabilitacin social de los presos.

Factores crticos de xito bien planteados

Que los presos liberados se reintegren a


la vida productiva.(Que tengan un medio
de sostenimiento econmico)
Que no reincidan

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Factores crticos de xito mal planteados

Capacitacin de los presos


Implementar programas de desarrollo
personal
Que exista un servicio de colocacin de
empleo para los presos liberados

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METODOLOGIA DE MODERNIZACION PARA LA APF

Consideraciones
1.

En este caso otros factores de xito podran ser: La opinin de los presos sobre el sistema de
rehabilitacin, la percepcin de la familia, resultados de estudios psicolgicos, etc. Sin embargo
estos factores, finalmente pueden reflejarse en los mencionados al principio: si el recluso liberado
est activo laboralmente y si no reincide.

Por otra parte si no se establece diferencia entre "factores de xito y los factores crticos de
xito", los indicadores que se necesiten establecer pueden resultar tantos, que la informacin
resultante no sera til para la toma de decisiones.
2.

Los factores de xito mal planteados hablan de algunas acciones que hay que ejecutar para el
logro de los objetivos, pero no dan informacin de los resultados. Con esos indicadores an se
tendra que indagar ms para saber si se ha tenido xito:

ETAPA5A / 5 -1997

Se puede dar capacitacin a los presos, pero pueden no quedar bien preparados; o bien, a
pesar de estar capacitados, no obtener empleo.
Se pueden implementar programas de desarrollo personal, pero lo que necesitamos saber
es si influyen para que los presos liberados, no reincidan en cometer actos delictivos.
Que exista una agencia colocadora de empleos. Puede existir dicha agencia sin ser
efectiva en sus funciones. Lo que necesitamos realmente saber es qu porcentaje de la
poblacin liberada cuenta con un medio de sostenimiento.

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METODOLOGIA DE MODERNIZACION PARA LA APF

Veamos otro ejemplo:


Objetivo estratgico: Otorgar becas de capacitacin tcnica a trabajadores desempleados, para que
estn en posibilidades de obtener empleo.
Factores crticos de xito bien planteados
RESULTADOS FINALES

Factores crticos de xito mal planteados


RESULTADOS INTERMEDIOS

Que los becarios obtengan empleo.


Que lo obtengan en forma rpida
Que su salario sea arriba del salario mnimo
Que los becarios no sean despedidos del
empleo obtenido.
Que se beneficie al mayor nmero de
becarios.

Cumplir con el otorgamiento de becas.


Que el programa sea ampliamente conocido en
la comunidad.
Que los becarios queden bien capacitados
Que los becarios estn satisfechos con el
programa.

Analicemos los factores crticos de xito mal planteados:


Cumplir con el otorgamiento de becas.
No dice cul va a ser la contribucin con respecto a la poblacin desempleada. Por otro parte, se
pueden otorgar todas las becas disponibles sin que los becarios participantes obtengan empleo.
Este factor de xito no se refiere a resultados finales.
Que el programa sea ampliamente conocido en la comunidad.
Este es un objetivo intermedio. Puede ayudar a que haya mayor reclutamiento para el programa
o mejor recepcin por parte de las empresas, pero nuevamente no se refiere a resultados finales.

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METODOLOGIA DE MODERNIZACION PARA LA APF

Que los becarios queden bien capacitados.


Es un objetivo intermedio. Los becarios pueden estar capacitados y no conseguir empleo, de tal
forma que los fines ltimos no se lograran.
Que los becarios estn satisfechos con el programa.
Este factor no indica, si han conseguido empleo, si son capaces de conservarlo con el tiempo,
etc.
Por ltimo hay que considerar que siempre debe incluirse como factor crtico de xito, el costo
econmico, implicado en el logro del objetivo ya que es sumamente importante la optimizacin de los
recursos.

4. Para cada factor crtico de xito identificar la manera de medir su cumplimiento.


Una vez establecidos los factores crticos de xito, se identificar para cada uno de ellos, la mejor
manera para medir su cumplimiento.
Los indicadores deben medir el resultado logrado en cada uno de los factores crticos de xito.
Para estas etapas puede ayudar, identificar prcticas ejemplares de monitoreo y evaluacin de
programas de naturaleza similar a la del programa en estudio.

Para que el sistema de medicin resulte realmente efectivo, los indicadores deben definirse en
principio, sin tomar en cuenta las limitaciones que representa la no disponibilidad de informacin y la
complejidad de concentrar la informacin dispersa.
Posteriormente se evala la factibilidad de medir los indicadores en funcin del costo-beneficio de
obtener la informacin requerida y del grado de presicin en dicha informacin.
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METODOLOGIA DE MODERNIZACION PARA LA APF

Ejemplos:
Rehabilitacin de Presos.
Factor crtico de xito

Integracin productiva a la sociedad. (Que


tengan un medio de sostenimiento)
Que no reincidan
Costo del Programa de Rehabilitacin por
recluso

ETAPA5A / 5 -1997

Forma de medicin

N de presos con empleo o negocio propio vs.


N de presos liberados.
N de reincidentes vs. N total de presos
liberados.
Gastos asociados a programas de
rehabilitacin / No. de reclusos involucrados

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METODOLOGIA DE MODERNIZACION PARA LA APF

Otorgar becas de capacitacin tcnica a desempleados para que estn en posibilidades de conseguir
empleo:
Factor crtico de xito

Forma de medicin

Que los becarios obtengan empleo.

N de Becarios colocados vs N total de becarios.

Que lo obtengan en forma rpida.

N de becarios que obtuvieron el empleo dentro de un


rango de 15 a 30 das vs N total de becarios colocados.

Que su salario est arriba del salario


mnimo.

N de becarios que perciben ms del salario mnimo vs


N total de becarios empleados.

Que los becarios no sean


despedidos del empleo.

N de despidos de becarios con seis meses de


antiguedad vs N de becarios empleados.

* En la estadstica slo se considerarn despidos


imputables al trabajador.
Que se beneficie al mayor nmero
de gente

Desempleados beneficiados vs poblacin objetivo.

Que el costo beneficio del programa


sea ptimo.

Costo total del programa / N de becarios beneficiados

ETAPA5A / 5 -1997

Costos administrativos / Costo total

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METODOLOGIA DE MODERNIZACION PARA LA APF

5. Denominar los indicadores y establecer la meta para cada indicador

El siguiente paso consiste en darle un nombre al indicador para su identificacin:

Factor crtico de xito

Forma de medicin

Denominacin del
indicador

Integracin productiva a la
sociedad. (Que tengan un medio
de sostenimiento)
Que no reincidan

N de presos con empleo o negocio propio vs N de Indice de reclusos liberados


activos laboralmente
presos liberados.
N de reincidentes vs N total de presos liberados.

Indice de Reincidencias

Costo del Programa de


Rehabilitacin por recluso

Gastos asociados a programas de rehabilitacin /


N de reclusos involucrados

Costo Unitario del


Programa

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METODOLOGIA DE MODERNIZACION PARA LA APF

Factor crtico de xito

Forma de medicin

Que los becarios obtengan


empleo.
Que lo obtengan en forma rpida.

N de Becarios colocados vs N total de becarios.

Que su salario sea arriba del


salario mnimo.
Que los becarios no sean
despedidos del empleo.

vs N total de becarios empleados.


N de despidos de becarios con seis meses de
antigedad vs N de becarios empleados.
* En la estadstica slo se considerarn despidos
imputables al trabajador.

Costo total del programa / N de becarios


beneficiados
Costos administrativos / Costo total

ETAPA5A / 5 -1997

Indice de colocacin de
becarios.
Tiempo de colocacin

N de becarios que obtuvieron el empleo dentro de


un rango de 15 a 30 das vs N total de becarios
colocados.
N de becarios que perciben ms del salario mnimo Nivel de ingresos

Que se beneficie al mayor nmero Desempleados beneficiados vs poblacin objetivo.


de gente
Que el costo beneficio del
programa sea ptimo.

Denominacin del
indicador

Indice de permanencia en el
empleo

Cobertura del programa


Costo del programa por
becario
Costo administrativo del
programa

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METODOLOGIA DE MODERNIZACION PARA LA APF

5.1 Consideraciones para el establecimiento de las metas.


Las metas son el valor numrico a lograr para cada indicador.
Dado que la planeacin en todo el sistema gubernamental deriva del Plan Nacional de Desarrollo 19952000, las metas a comprometer deben visualizar el escenario hasta el ao 2000. Esto debe asegurar la
continuidad y coherencia en los esfuerzos de las dependencias para el prximo trienio.
Las metas deben cumplir dos caractersticas importantes:
Ser alcanzables
Ser retadoras.
Alcanzables
Las metas establecidas deben se factibles de alcanzar. Sin embargo, la mayora de las veces, no es fcil
determinar objetivos realistas, ya que entran en juego muchos factores. Las unidades responsables
deben realizar, un anlisis del desempeo histrico del factor en cuestin, la capacidad de respuesta
actual de la unidad, las necesidades de los beneficiarios y en base a esto, determinar el potencial de
mejora estimado y fijar la meta.
Retadoras
Establecer metas que no comprometan mejoras en el desempeo de la unidad responsable, no estara
alineado con el espritu del Plan Nacional de Desarrollo, ni con el objetivo fundamental de mejorar la
efectividad del sistema gubernamental. Por otra parte, las metas retadoras, una vez aceptadas, generan
una mayor efectividad y compromiso de los involucrados en su logro que las metas fciles de lograr.

ETAPA5A / 5 -1997

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METODOLOGIA DE MODERNIZACION PARA LA APF

VALOR IDEAL DE LA META:

Es muy til tener definida la meta ideal o estndar, es decir, el valor numrico necesario para poder
considerar que cada factor crtico de xito se ha logrado. Este valor nos sirve de referencia y nos seala
la magnitud del reto a lograr en el futuro.
Por ejemplo para considerar que se ha tenido xito en la rehabilitacin de los presos, probablemente
definamos que se requiere, que al menos un 95% de los presos liberados estn laboralmente activos y
no ms de un 5% reincidan.
Objetivo: Rehabilitacin social de los presos.

Factor crtico de xito

Forma de medicin

Integracin productiva a la

N de presos con empleo o negocio

sociedad. (Que tengan un


medio de sostenimiento)
Que no reincidan

propio vs N de presos liberados.

Costo del Programa de


Rehabilitacin por recluso

ETAPA5A / 5 -1997

N de reincidentes vs N total de
presos liberados.
Gastos asociados a programas de
rehabilitacin / N de reclusos
involucrados

Denominacin de
indicador(es)

Valor ideal

Indice de reclusos

95%

50% 60% 70% 80%

5%

30% 25% 20% 15%

liberados activos
laboralmente
Indice de
Reincidencias
Costo Unitario del

META
97

98

99

2000

Programa

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METODOLOGIA DE MODERNIZACION PARA LA APF

Objetivo estratgico: Otorgar becas de capacitacin tcnica a trabajadores desempleados, para que estn en
posibilidades de adquirir empleo.

Que los becarios obtengan


empleo.

Que lo obtengan en forma


rpida.

Que su salario sea arriba del


salaro mnimo.

Que los becarios no sean


despedidos del empleo.

Amplia cobertura del


programa.

Que se beneficie al mayor


nmero de gente

Que el costo beneficio del


programa sea ptimo.

Denominacin de
indicador(es)

Forma de medicin

Factor crtico de xito

N de Becarios colocados vs N total de


becarios.
N de becarios que obtuvieron el empleo dentro
de un rango de 15 a 30 das vs N total de
becarios colocados.
N de becarios que perciben ms del salario
mnimo vs N total de becarios empleados.
N de despidos de becarios con seis meses de
antiguedad vs N de becarios empleados.
En la estadstica solo se considerarn despidos
imputables al trabajador.
Desempleados beneficiados vs poblacin
objetivo.

Costo total del programa / N de becarios


beneficiados

Costos administrativos / Costo total

META
Valor
ideal

97

98

99 2000

Indice de colocacin
de becarios.

95% 70% 80% 90% 95%

Tiempo de colocacin

95% 60% 75% 85% 95%

Nivel de ingresos

Indice de
permanencia en el
puesto

Cobertura del
programa

Costo del programa


por becario
Costo administrativo
del programa

Como parte del proceso para identificar indicadores y establecer metas, resulta de mucha utilidad llevar a cabo una
identificacin de prcticas ejemplares en el monitoreo y evaluacin de programas de naturaleza similar a la del programa
de estudio. Dichas prcticas pueden ser internacionales o nacionales. Un punto de partida es observar las definiciones
realizadas en el desarrollo de sistemas de medicin para programas ya incorporados en el SEI. Otra fuente de referencia
es frecuentemente el trabajo realizado por organizaciones internacionales, como el Banco Mundial, el BID y la Unesco.
Observar mejores prcticas de medicin de programas puede orientar al equipo en cuanto a los aspectos crticos a medir
y valores estndar de los indicadores para la fijacin de metas.

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Objetivo estratgico: Otorgar becas de capacitacin tcnica a trabajadores desempleados, para que
estn en posibilidades de adquirir empleo.

Factor crtico de xito

Forma de medicin

Que los becarios obtengan N de Becarios colocados vs N total de


empleo.
becarios.
Que lo obtengan en forma N de becarios que obtuvieron el empleo dentro
rpida.
de un rango de 15 a 30 das vs N total de
becarios colocados.
Que su salario sea arriba N de becarios que perciben ms del salario
del salaro mnimo.
mnimo vs N total de becarios empleados.
Que los becarios no sean N de despidos de becarios con seis meses de
despedidos del empleo.
antiguedad vs N de becarios empleados.
* En la estadstica solo se considerarn despidos
imputables al trabajador.
Amplia cobertura del
Desempleados beneficiados vs poblacin
programa.
objetivo.
Que se beneficie al mayor Costo total del programa / N de becarios
nmero de gente
beneficiados
Que el costo beneficio del
programa sea ptimo.

ETAPA5A / 5 -1997

Costos administrativos / Costo total

Denominacin de
indicador(es)

META
Valor
ideal

97

98

99

2000

Indice de colocacin 95% 70% 80% 90% 95%


de becarios.
Tiempo de
95% 60% 75% 85% 95%
colocacin
Nivel de ingresos
Indice de
permanencia en el
puesto
Cobertura del
programa
Costo del programa
por becario
Costo administrativo
del programa

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METODOLOGIA DE MODERNIZACION PARA LA APF

Instrumentacin del Sistema de Medicin


1. Una vez definidos los indicadores, es importante que sean validados con algn grupo de
funcionarios clave en la organizacin que certifiquen la utilidad de los mismos y que tanto reflejan la
visin de la organizacin.
Finalmente debern ser validados con la SHCP, a travs de las DGPyPS.
2. Posteriormente se procede a construir los indicadores con datos reales, haciendo los ajustes
necesarios. Este proceso requiere:
2.1 Definir un periodo de referencia para calcular los indicadores
2.2 Identificar los requerimientos de informacin para la obtencin de cada indicador de
desempeo
Obtener un listado de informacin requerida
Fuentes de informacin
Relacin de informacin requerida no generada actualmente

2.3 Determinar la mejor manera de obtener la informacin no disponible y necesaria para


obtener cada indicador de desempeo
Mecanismos necesarios para generar informacin adicional
Validacin de la viabilidad de implementar los mecanismos necesarios para generar
informacin adicional
Asignar responsabilidades
ETAPA5A / 5 -1997

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METODOLOGIA DE MODERNIZACION PARA LA APF

Cmo se define la Visin?


VISION
La visin es una imagen mental de los lderes que representa un escenario futuro altamente deseado
de la Unidad Responsable.
Comunica la idea de lo que la Unidad Responsablel debe llegar a ser.
Describe cmo va a operar y qu resultados debe obtener.

EJEMPLO DE VISION

VISION FONACOT
Ser una institucin reconocida por brindar el mejor servicio de financiamiento a los trabajadores
para la adquisicin de bienes de consumo y servicios, que les permita mejorar su calidad de
vida.
Para ello, deber ser autofinanciable, con alto nivel de productividad, amplia y estratgica
cobertura nacional, operacin dinmica, flexible, apoyada en una infraestructura computacional
y de comunicaciones vanguardista, lo que permite tener la informacin en lnea con nuestras
delegaciones, los centros de trabajo, las instituciones financieras y establecimientos afiliados.
Asimismo, contar con una estructura organizacional que se adapte rpidamente a los cambios
que el entorno exige, con personal honesto, comprometido con la institucin y orgullosos de su
labor.

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51

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METODOLOGIA DE MODERNIZACION PARA LA APF

Factores clave para el establecimiento de la Visin


La visin debe ser formulada por el lder, debe ser coherente y convincente.
El escenario futuro deseado debe considerar fundamentalmente, la satisfaccin de las
necesidades de los diferentes usuarios y beneficiarios (derivado directamente de la misin: Qu
se hace y para quin se hace).
Debe describir cmo la organizacin estar estructurada y qu estar haciendo para lograr el
cumplimiento de su misin.
La descripcin de la visin debe ser amplia y detallada, las generalidades no bastan para darle
direccin a la misma. Es muy conveniente saber el Qu?, Cmo?, Cundo? y Por qu?,
de manera ms precisa de tal forma que permita a los integrantes del grupo, saber cul va a ser
su aportacin en el logro de la misma.
La visin debe ser positiva y alentadora, que invite al desafo y la superacin y justifique un
esfuerzo extra de la organizacin.
La visin debe ser compartida y apoyada por su equipo. Esto le da sentido de direccin.
En el Plan Nacional de Desarrollo y los Programas Sectoriales est plasmada la visin o escenario
futuro deseado para los diferentes mbitos en el desarrollo de nuestra sociedad.
Es el resultado de un cuidadoso diagnstico y de una amplia consulta popular que recopil las
aspiraciones y demandas de los diferentes sectores: ...trabajadores del campo y la ciudad, jvenes y
mujeres de las comunidades indgenas y los grupos populares, de los cientficos e intelectuales, de los
maestros, los estudiantes, los empresarios y la poblacin en general...

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METODOLOGIA DE MODERNIZACION PARA LA APF

Por lo anterior, el anlisis del PND y los Programas Sectoriales correspondientes son pilar fundamental
para el establecimiento de la visin.
La visin es indispensable para que el lder transmita y contagie a su equipo de la necesidad de un
cambio. A travs de la visin el lder comunica a la organizacin, por qu el estado de cosas actual ya
no funciona, hacia dnde va encauzado el cambio y los beneficios que se obtendrn con l.

Recomendaciones para el establecimiento de la Visin


1. Es un trabajo en equipo entre el lder y sus colaboradores
2. El equipo revisa los conceptos sobre visin y de ser posible, se proyecta la pelcula El poder
de una visin y se analiza su contenido
3. Posteriormente es importante que el grupo haga una reflexin sobre las formas en que se est
tratando de lograr la misin, los resultados que se estn obteniendo y los aspectos con los que
el grupo no est satisfecho (sobre los resultados)
Una vez hechos los comentarios, el grupo puede trabajar en forma individual en el
establecimiento de su propia visin, o bien lo pueden hacer por parejas.
4. Al terminar cada persona el establecimiento de su visin, la comparte con el grupo total. Sera
muy til tener las visiones escritas en hojas de rotafolio y colocarlas a la vista de todos.
5. Se produce al consenso grupal en el caso de la visin, los escenarios propuestos por cada
persona o pareja se van adicionando; la excepcin en el caso de planteamientos que sean
opuestos entre s, sobre los cuales el grupo analizar y decidir el escenario ms conveniente.
6. Finalmente se presenta la visin completa para que el grupo decida si representa lo que
quisieran lograr.
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Identificacin de proyectos
Cmo se puede lograr?
Planteamientos

Qu se
quiere lograr?

Objetivos
Indicadores
Metas

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Cuestionamientos
Se requiere contestarse preguntas tales como:
Cules son las estrategias principales
seguidas hasta ahora?
Qu resultados nos han generado?
Cules son las fuerzas Institucionales?
Cules son sus debilidades?
Qu oportunidades pueden capitalizarse?
Qu riesgos tenemos que considerar?
La manera en que estamos haciendo las
cosas, es la mejor manera de hacerlas?
Qu otras alternativas podramos adoptar?
Hacer lo que hacemos es verdaderamente
parte de nuestra misin?
Cmo podemos involucrar ms a la
sociedad?

Estrategias
principales
a seguir

Proyectos

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METODOLOGIA DE MODERNIZACION PARA LA APF

Revisin de la Visin: Expresada en los


Programas Sectoriales

Cmo se definen los proyectos?


Validacin de
la Misin

Objetivos estratgicos por


Programa o Actividad
Institucional

Indicadores estratgicos y
metas por Programa o
Actividad Institucional

PROYECTOS
Anlisis
Estratgico

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ASIGNACION
PRESUPUESTAL

Proyectos para cumplir


con los objetivos
estratgicos y mejorar
el sistema

Objetivos
Indicadores
Metas
Costo $

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METODOLOGIA DE MODERNIZACION PARA LA APF

ADECUACION DE ESTRUCTURAS ORGANICAS


DESGLOSE ESTRUCTURADO DE TRABAJO
Adecuacin
de Estructuras
Orgnicas

Investigacin
Evidencias. Estadstica
del proceso
Tipos y caractersticas
de dictmenes
Aspectos normativos

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Diseo del
proyecto de Gua
Tcnica
Anlisis de informacin
Deteccin de problemtica
Alternativa de solucin
Gua Tcnica:
Preparacin y Validacin
del guin
Desarrollo del Proyecto
Presentacin, ajustes y
validacin (interno)

Grupo de trabajo
SHCP-SECODAM
Concertar reunin de
trabajo con DGNDA
Gua Tecnica:
Reunin de
Presentacin
Anlisis, ajustes y
modificacin
Prueba piloto
Autorizacin

Implantacin
Gua Tcnica
Capacitacin para
su aplicacin
(DGNDA,UDA,
Comisarios)
Implantacin
Difusin a Dependencias
y Entidades
Seguimiento y
evaluacin

Sistema
Electrnico
Archivo
Investigacin inicial
Reunin de trabajo,
planteamiento de
objetivos y estategias
Recursos humanos,
tcnicos y electrnicos
requeridos
Diseo conjunto del
Sistema Electrnico de
Archivo
Autorizacin e
implantacin del sistema
Capacitacin
Seguimiento y Evaluacin
del Sistema Electrnico
de Compras
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ADECUACION DE ESTRUCTURAS ORGANICAS


CRONOGRAMA
1996
Acciones

Julio

Agosto

Septiembre

Octubre

Noviembre

Diciembre

1 Investigacin para el proyecto de Gua Tcnica


2 Proyecto de Gua Tcnica
3 Presentacin en junta tcnica a la SHCP de la Gua
4 Trabajo conjunto con SHCP adecuacin de Gua Tcnica
5 Envo de GT a Oficiales Mayores y consenso Comisarios
6 Ultimos ajustes a la Gua Tcnica y autorizacin
7 Difusin de Gua Tcnica e implantacin
8 Seguimiento y evaluacin de Gua Tcnica
9 Investigacin inicial Proyecto Electrnico de Archivo
10 Planteamiento del PEA a la SHCP
11 Trabajo conjunto SHCP y UDA en PEA
12 Presentacin PEA ajustes y autorizacin
13 Implantacin del PEA

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METODOLOGIA DE MODERNIZACION PARA LA APF

Despliegue de la estrategia en toda la organizacin


VISION

ESTRATEGIA

Para asegurar el xito en la implantacin de las


estrategias definidas por medio de la Planeacin
Estratgica, es necesario:

LIDER DE PROYECTO

LIDER DE SERVICIO

Compartir la Visin a todos los niveles


organizacionales.
INDICADORES DE DESEMPEO
ESTANDARES DE SERVICIO

Involucrar en la Planeacin de los Proyectos a


niveles operativos.

PND
S
SS

Indicadores
estratgicos de
la dependencia

ESTRATEGIAS
METAS

DG

Indicadores estratgicos
de la Unidad Responsable

PROYECTOS

DA

Indicadores de
los proyectos

PS
OBJETIVOS

Asegurar una adecuada organizacin para


cada proyecto: Qu va a hacer cada quin y
cundo.
Establecer mecanismos de seguimiento a la
implementacin de los programas.

INDICADORES DE SERVICIO

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