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INTRODUCCION

El Comandante del Ejrcito de acuerdo a lo preceptuado en la Ley 80 de 1993, sus


decretos reglamentarios y modificatorios, el decreto 2772 del 10 de Agosto de 2005 y
las Resoluciones 591 del 17 de Mayo de 2005 y 168 del 24 de Febrero y su
modificatoria la No. 1465 del 28 de junio de 2006 del Ministerio de Defensa Nacional
emite las siguientes polticas internas en cuanto al cumplimiento del articulado anterior
con las siguientes consideraciones:
La actividad contractual del Ejrcito Nacional como una manifestacin del ejercicio de
la funcin administrativa, debe ceirse bajo los principios de igualdad, moralidad,
eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad, entre otros y en cuanto a los
procesos de seleccin, celebracin y ejecucin de los contratos estatales, a los
postulados del artculo 209 de la Constitucin Poltica y a lo dispuesto por la Ley
General de Contratacin de la Administracin Pblica.
El Manual de Contratacin del Ministerio de Defensa Nacional establece los
procedimientos generales aplicables a la actividad contractual del Ministerio y al
Ejrcito como unidad ejecutora del mismo, permitiendo asumir una defensa sustantiva,
sistemtica, permanente y eficaz de sus intereses, que en ltimas se traducen en los
intereses de los administrados dado que con los procesos contractuales se persigue el
cumplimiento de los fines estatales.
Con la adopcin del presente Manual, el Ejrcito Nacional persigue, acondicionar a
nuestra organizacin, unificar, simplificar, capacitar, divulgar y esquematizar los
procesos de seleccin de contratistas, con el propsito de ejecutarlos de forma
eficiente y eficaz.
Con el fin de asegurar el cumplimiento de los cometidos institucionales, fortalecer la
transparencia y propender por procesos abiertos y participativos, se hace necesario
adoptar el Manual de Contratacin del MDN aplicado al Ejrcito Nacional, para que
con su aplicacin regule los procesos de seleccin de contratistas y procure
herramientas para controlar la ejecucin contractual.
NORMAS
Dentro de las disposiciones legales aplicables al proceso de contratacin, se enuncian
las siguientes, sin perjuicio de la aplicacin de normas que sobre la materia no se
relacionen en este texto, o se expidan con posterioridad a la vigencia de este manual,
caso en el cual, se entendern incluidas.

Constitucin Poltica de Colombia.


Ley 80 de 1993 por la cual se expide el Estatuto General de Contratacin de la
Administracin Pblica.
Decreto 855 de 1994 por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993 en materia de
Contratacin Directa.

Decreto 2681 de 1993 por el cual se reglamentan parcialmente las operaciones de


Crdito Pblico, las de Manejo de la Deuda Pblica, sus asimiladas y conexas y la
contratacin directa de las mismas.
Decreto 94 de 1994 por el cual se delega la facultad de celebrar a nombre de la
Nacin las operaciones a que se refiere el decreto 2681 de 1993.
Decreto 679 de 1994 por el cual se reglamenta parcialmente la ley 80 de 1993.
Decreto 92 de 1998 y 2788 de 2003.
Decreto 287 de 1996 por el cual se reglamentan los artculos 24, 25, 29 y 30 de la
Ley 80 de 1993.
Decretos Ejecutivos 1512 de 2000 y 049 de 2003, por medio de los cuales se
reestructura el Ministerio de Defensa Nacional.
Decreto 2170 de 2002 por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993, se modifica el
Decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones en aplicacin de la Ley 527 de
1999.
Decreto 2434 de 2006 por el cual se modifica el decreto 2170 de 2002.
Resolucin 591 del 17 de Mayo de 2005, que emite el manual de contratacin del
Ministerio de Defensa y sus Unidades Ejecutoras.
Resolucin de delegacin No.168 de 2006 y su modificatoria la No. 1465 de 2006
y toda aquella que la modifique, sustituya o revoque.

CAPITULO I.
GENERALIDADES
ARTICULO PRIMERO
OBJETIVOS
Son objetivos del Manual, los siguientes:
1.

OBJETIVO GENERAL

Dotar al Ejrcito Nacional, de un instrumento competitivo que garantice altos niveles


de eficiencia y eficacia en materia contractual, logrando los cometidos institucionales
bajo esquemas objetivos y al amparo de compromisos ticos.
2.

OBJETIVOS ESPECFICOS
Dotar de una herramienta que propenda por la eficacia y calidad en el proceso
de contratacin.
Regular procedimientos y establecer procesos uniformes de trabajo.
Ejecutar eficazmente los recursos asignados.
Garantizar unidad de criterio.
Generar opciones para capacitacin a los destinatarios de la actividad
contractual.

ARTICULO SEGUNDO
DESTINATARIOS

Son destinatarios del presente Manual, entre otros:


1. Jefatura de Estado Mayor y Segundo Comandante del Ejrcito.
2. Inspeccin General.
3. Jefatura de Operaciones.
4. Jefatura de Desarrollo Humano.
5. Jefatura de Educacin y Doctrina.
6. Jefatura de Logstica.
7. Departamento E3.
8. Departamento E4.
9. Departamento de Planeacin.
10. Ayudanta General.
11. Direccin de Inteligencia.
12. Direccin de Accin integral.
13. Direccin de Personal.
14. Direccin de Instruccin y Entrenamiento.
15. Direccin de Ingenieros
16. Direccin de Informtica.
17. Direccin de Reclutamiento y Control de Reservas.
18. Direccin de Disciplina y Bienestar.
19. Intendencia General del Ejrcito.
20. Direccin de Prestaciones sociales.
21. Intendente Local Comando Ejrcito.
22. Liceos del Ejrcito.
23. Divisiones.
24. Brigadas.
25. Gaulas de Ejrcito.
26. Unidades Tcticas con tesorera y contadura.
27. Batallones de Ingenieros con respecto a sus obras.
28. Batallones de ASPC.

Igualmente sern destinatarios todas aquellas personas naturales o jurdicas que


tengan relacin directa o indirecta con el Ejrcito Nacional, los relacionados en el
artculo noveno del presente manual, entes de control y vigilancia para la contratacin
estatal, las veeduras ciudadanas para su control, los proponentes u oferentes, los
contratistas, entre otros.

ARTICULO TERCERO
MARCO TICO
En los procesos de contratacin que se adelanten bajo el rgimen de este Manual,
prevalecern los compromisos ticos al interior de la institucin y en la interaccin
con terceros. Con la expedicin de este Manual los funcionarios encargados de la
actividad contractual en el Ejrcito Nacional, asumen un compromiso tico en sus
actuaciones, garantizando condiciones de equidad y justicia en la gestin
administrativa, para lo cual suscribirn un pacto de tica y compromiso anticorrupcin
en el que haga explcito su compromiso para fortalecer la transparencia en los
procesos de contratacin y la responsabilidad de rendir cuentas. (Formato No. 37)
Valores: Los valores que se enuncian, regulan la gestin de todos los servidores
pblicos que por virtud de sus funciones y/o de asesora especializada, al igual que los
terceros que participan en los procesos de seleccin de contratistas, velarn por su
cumplimiento.

Honestidad

Lealtad

Respeto

Compromiso

Responsabilidad

Servicio

Eficacia

Solidaridad

Disciplina
ARTICULO CUARTO
MARCO JURDICO

El Ejrcito Nacional garantiza en el desarrollo de su actividad contractual el


cumplimiento integral de los Principios y disposiciones que rigen el ejercicio de la
Funcin Pblica y de la Contratacin en la administracin pblica, consagrados en la
Constitucin Poltica y la Ley. Dentro de stos se mencionan:
PRINCIPIOS

Debido Proceso. Todo trmite se surtir con observancia formal y material de


las normas que determinen la ritualidad del proceso, en los trminos de la ley y
del presente reglamento.
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Buena Fe: El derecho que se busca garantizar con la presuncin de buena fe


es el derecho de las personas a que los dems crean en su palabra, lo cual se
inscribe en la dignidad humana, al tenor del artculo primero de la Carta. () La
buena fe se afianza gracias a disposiciones de derecho positivo que se inspiran
en ese postulado y as logran crear un cauce y un marco seguro a la actividad
estatal y particular. ()".
Transparencia. En virtud de este principio en los procesos contractuales se
conceder a los interesados y a las autoridades pblicas que as lo requieran,
la oportunidad de conocer y controvertir los informes, conceptos y decisiones
que se rindan o adopten, para lo cual establecer etapas que permitan el
conocimiento de dichas actuaciones y otorguen la posibilidad de expresar
observaciones. Lo anterior sin perjuicio de la confidencialidad que debe existir
por parte de los Comits Evaluadores durante el proceso de evaluacin, previo
al traslado del informe pertinente y sobre aquellos asuntos o documentos que
por su naturaleza la ley o los interesados, le imponen el carcter de
reservados.
Planeacin. Previo a la apertura del procedimiento de seleccin o de la firma
del contrato, segn el caso, el Ministerio de Defensa Ejrcito Nacional
elaborar los estudios, diseos y proyectos requeridos, y los pliegos de
condiciones o trminos de referencia. Toda contratacin responder a una
planificacin encaminada al cumplimiento de los propsitos, objetivos, metas y
prioridades del Ejrcito. Este principio de planeacin contractual en armona
con los de inters general y legalidad, procura recoger para el rgimen jurdico
de los negocios del Estado el concepto segn el cual, la seleccin de
Contratistas, la celebracin de contratos, la ejecucin y liquidacin de los
mismos, no pueden ser, de manera alguna, producto de la improvisacin.
Economa. Los procesos de seleccin de Contratistas, se cumplirn y
establecern los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para la
seleccin de la propuesta ms favorable. Para este propsito, se sealarn
trminos preclusivos y perentorios para las diferentes etapas de la seleccin y
las autoridades darn impulso oficioso a las actuaciones. En virtud de este
Principio no se ordenar la apertura de procedimiento de seleccin alguno, sin
que previamente se cuente con los estudios, diseos, proyectos requeridos,
pliegos de condiciones o trminos de referencia, e igualmente sin que existan
las respectivas partidas o disponibilidades presupuestales. En todos los casos
se tendr presente que las reglas, procedimientos y recursos de la actividad
contractual, buscan servir a los fines estatales, a la adecuada, continua y
eficiente prestacin de los servicios pblicos y a la proteccin y garanta de los
derechos de los administrados, para lo cual se evitarn interpretaciones que
generen trmites distintos y adicionales a los expresamente previstos, o que
permitan valerse de los defectos de forma o de la inobservancia de requisitos
para no decidir o proferir providencias inhibitorias.
Responsabilidad. Los servidores pblicos estn obligados a buscar el
cumplimiento de los fines de la contratacin, a vigilar la correcta ejecucin del
objeto contratado y a proteger los derechos del Ministerio de Defensa Ejrcito
Nacional, del contratista y de terceros que puedan verse afectados por la
ejecucin del Contrato. En todos los casos los servidores pblicos respondern
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por sus actuaciones y omisiones antijurdicas y debern indemnizar los daos


que se causen por razn de ellas. Por su parte los Contratistas, respondern
cuando formulen propuestas en las que se fijen condiciones econmicas y de
contratacin artificialmente bajas con el propsito de obtener la adjudicacin del
contrato. Igualmente respondern por haber ocultado al contratar,
inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones, o por haber suministrado
informacin falsa.
Calidad. Los funcionarios que intervienen en la actividad contractual, de
acuerdo con las competencias a ellos asignadas, controlarn la calidad de los
procesos y de los bienes, obras o servicios obtenidos como resultado de la
ejecucin de los contratos. A tal efecto, exigirn que los bienes, obras y
servicios contratados se ajusten a los requisitos mnimos previstos en las
normas tcnicas de carcter nacional, fichas tcnicas o aquellas expresamente
establecidas por el Ministerio de Defensa Ejrcito Nacional. En aquellos
casos en que as lo requiera el Ministerio de Defensa - Ejrcito Nacional, el
contratista indicar los planes o programas de aseguramiento de la calidad con
el cual respalde los bienes, obras o servicios que ofrece
Igualdad. Se proscribe toda forma de discriminacin y por consiguiente a
todas las personas que participen en sus procesos de seleccin, se les
conceder igualdad de tratamiento y oportunidades, respetando el orden en
que hayan actuado.
Seleccin Objetiva. Es objetiva la seleccin en la cual la escogencia se hace
al ofrecimiento ms favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener
en consideracin factores de afecto o de inters y, en general, cualquier clase
de motivacin subjetiva. Por ello, ofrecimiento ms favorable es aquel que,
teniendo en cuenta
factores tales como cumplimiento, experiencia,
organizacin, equipos, calidad, plazo, precio, entre otros y la ponderacin
precisa, detallada y concreta de los mismos, se ajusta a las condiciones
objetivas previstas en el pliego de condiciones. Para este mismo efecto el
Ministerio de Defensa Ejrcito Nacional efectuar las comparaciones del caso
teniendo en cuenta, adicionalmente, los precios o condiciones de mercado y los
estudios propios de la entidad.
Moralidad. Se garantiza que todas las actuaciones desarrolladas con ocasin
del proceso de contratacin estarn inspiradas por los principios legales que
dirigen y juzgan el comportamiento de la sociedad. Como instrumento garante
de la efectividad del principio, se adoptan los pactos de integridad o
compromisos ticos, los cuales se suscribirn tanto por los servidores pblicos,
como por los interesados en presentar propuestas al Ministerio de Defensa
Ejrcito Nacional. (Formato No. 37)
Publicidad. Todos los procesos y documentos de contratacin estarn a
disposicin pblica, excepto aquellos que por su naturaleza estn amparados
de reserva legal o sobre los referidos a condiciones tcnicas especiales que
generan restriccin de acceso. Por norma general, los procesos se publicarn
en el sitio Web www.contratos.gov.co y se garantiza a todos los interesados el
libre e incondicional acceso a los pliegos de condiciones y/o trminos de
referencia.

ARTICULO QUINTO
RGIMEN APLICABLE EN MATERIA DISCIPLINARIA
Para todos los efectos ser aplicable el rgimen de inhabilidades e incompatibilidades
y prohibiciones previstas en la Constitucin Poltica y en las Leyes, especialmente la
Ley 80 de 1993, en sus artculos, No. 8 Sern inhbiles para contratar artculo
No. 9 Inhabilidades e incompatibilidades sobrevivientes - artculo No. 10
Excepciones a las inhabilidades e incompatibilidades; tambin ser aplicable la ley
734 de 2002 en su artculo 35 prohibiciones, a todo servidor pblico le esta prohibido
y la ley 836 de 2003 respectivamente, segn las calidades de su destinatario.

ARTICULO SEXTO
COMPETENCIA PARA CONTRATAR
La competencia para contratar a nombre del Ministerio de Defensa Nacional Ejrcito
Nacional, est distribuida segn delegacin conferida para la presente vigencia
mediante la Resolucin No.168 del 24 de Febrero y su modificatoria la No.1465 del 28
de junio de 2006 y aquella que la modifique, adicione o sustituya, que para tal efecto
expida el Ministro de Defensa Nacional; no obstante para todos los efectos, se
aplicarn las disposiciones generales contenidas en la Ley 489 de 1998 y dems
normas que la modifiquen.

ARTICULO SEPTIMO
INSTANCIAS DECISIVAS
Para los efectos de este manual, las instancias decisivas en el Ministerio de Defensa Ejrcito Nacional, sern las que se enuncian a continuacin:
Segundo Comandante y Jefe de Estado Mayor del Ejrcito el cual Define la
necesidad de la adquisicin.
Jefe Logstico del Ejrcito, define y coordina todas las actividades logsticas y
administrativas.
El Departamento E-4 con el apoyo de las Jefaturas, las Direcciones del
Comando del Ejrcito y las Unidades a todo nivel, consolida los planes de
compras, define el plan de compras centralizado lo pblica y controla, de
acuerdo a lo descrito en el artculo dcimo octavo del presente manual.
Comandantes a todo nivel o Directores de institutos adscritos al Comando del
Ejrcito, definen las prioridades de ejecucin de los procesos, avalan con su
firma los planes de toda ndole, que se realizarn en la vigencia, aplicando el
principio de planeacin.
Jefes de Estado Mayor de las unidades operativas menores, en sus cuarteles
generales avalan con su firma los planes propios y centralizados de toda ndole;
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y lideran, controlan, supervigilan, facilitan y responden por la actividad


administrativa de sus organizaciones.
Ordenador del gasto o competente contractual: Prepara, da apertura y
desarrolla el proceso de contratacin acorde con la delegacin asignada,
adjudica, lleva a trmino y liquida el contrato; nombra y se apoya en los
funcionarios y comits descritos en el artculo noveno del presente manual.
Gerentes de Proyectos: Coordina con los integrantes de los comits y
estructuran el estudio de conveniencia y oportunidad, los proyectos de pliegos
(prepliegos) y los definitivos, de conformidad con los lineamientos y funciones
que se establecen en el artculo dcimo primero del presente manual.
Supervisor y/o Interventor: Fiscaliza, controla y lleva el cumplimiento del
contrato hasta el acta de liquidacin y aplica lo descrito en el artculo dcimo
quinto de este manual.

ARTICULO OCTAVO
POLTICAS DE CONTRATACIN Y COMPRAS
Las polticas definidas por el Ministerio de Defensa Nacional y relacionadas en el
presente Manual, tienen por objeto desarrollar adecuadamente las disposiciones
legales que rigen la contratacin estatal, orientados a garantizar la gestin
transparente, la garanta del inters pblico y la satisfaccin de las necesidades
colectivas con el logro de la misin Institucional. Por lo tanto todo proceso que se surta
debe ejecutarse bajo las siguientes polticas:
Oportunidad.
Austeridad.
Calidad.
Imparcialidad.
Eficiencia y Celeridad.
Mejoramiento Continuo.
Acatamiento integral de la Constitucin y las leyes.
Profundo respeto por la persona humana.
Cooperacin e integracin interna.

Publicidad en los Procesos.

ARTICULO NOVENO
FUNCIONARIOS Y COMITS QUE PARTICIPAN EN EL PROCESO DE
CONTRATACIN
Los funcionarios y comits que participan en el proceso de contratacin en el
Ministerio de Defensa Nacional - Ejrcito Nacional, son:
ORDENADOR DEL GASTO (COMPETENTE CONTRACTUAL POR DELEGACIN)
GERENTE DE PROYECTO
COMIT ECONOMICO (ESTRUCTURADOR Y EVALUADOR)
COMIT JURIDICO (ESTRUCTURADOR Y EVALUADOR)
COMIT TECNICO (ESTRUCTURADOR Y EVALUADOR)
COMIT DE ADQUISICIONES
COMIT DE CIERRES DE OFERTAS (RECIBO DE COTIZACIONES)
SUPERVISOR DE CONTRATO Y CUANDO APLIQUE, EL INTERVENTOR
ARTICULO DECIMO
ORDENADOR DEL GASTO (COMPETENTE CONTRACTUAL)
El ordenador del gasto es el competente contractual delegado del Ministro de la
Defensa Nacional por resolucin; para el ao 2006 mediante la No. 168 fechada 24 de
febrero y su modificatoria la No.1465 del 28 de junio, las cuales delegan la
competencia en materia de contratacin estatal que se encuentra atribuida por la ley al
Ministro y aclara en su artculo 4 la que no se delega, modificndose dependiendo de
las necesidades y cuando la vigencia lo requiera. El alcance de la gestin contractual
delegada se refiere a las siguientes actividades propias del proceso de contratacin
pblica:
1. PREPARACIN DEL PROCESO DE CONTRATACIN. Se delega en general la
competencia para el ejercicio de funciones de nombramiento de funcionarios y
comits, si es del caso gestiona ante el superior jerrquico o Jefe de Estado Mayor
el nombramiento de los comits o funcionarios de mayor antigedad o de otras
organizaciones o unidades, tambin se delega la atencin y decisin de los asuntos
establecidos por la ley para dar inicio oportuno, preparacin del desarrollo eficaz de
los procesos de contratacin, de los contratos y en particular:
1.1 Para solicitar la inclusin del proyecto, servicio o adquisicin dentro del plan
de compras y adquisiciones del Ejrcito Nacional, el cual debe ser elaborado
bajo los lineamientos establecidos en el Decreto 3512 de 2003, por el cual se
reglamenta la organizacin, funcionamiento y operacin del Sistema de
Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal SICE, creado mediante
la ley 598 de 2000.
1.2 Para solicitar y adoptar el estudio de conveniencia y oportunidad para
contratar. (Formato No.1)
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1.3 Para solicitar la expedicin de los certificados de disponibilidad presupuestal


y vigencias futuras que se requieran cumpliendo con las ltimas disposiciones
establecidas para el presupuesto general de la nacin.
1.4 Para la convocatoria de licitaciones pblicas, concursos de mritos y
contrataciones directas, as como para la formulacin de invitaciones a cotizar,
segn lo seale la ley.
1.5 Para disponer la realizacin de publicaciones en diarios de amplia
circulacin. (Formato No.3)
1.6 Para la estructuracin y publicacin del prepliego; del pliego de condiciones
y/o Trminos de Referencia definitivos, en la pgina WEB www.contratos.gov.co ,
(Formato No.39) as como de los avisos de prensa, de conformidad con lo
dispuesto por el decreto 2170 de 2002 su modificatorio el decreto 2434 de 2006 y
el artculo 30 de la ley 80 de 1993.
1.7 Para la suscripcin de los dems actos de impulso o trmite a que haya lugar
dentro de la etapa preliminar al proceso de contratacin.
1.8 Para la convocatoria y desarrollo de la Audiencia Preliminar y las que se
requieran.
2.
PROCESO DE CONTRATACIN. Se delega en general el ejercicio de
funciones y la atencin y decisin de los asuntos necesarios para el desarrollo eficaz
del proceso de contratacin y en particular:
2.1 Para la expedicin de pliegos de condiciones y/o trminos de referencia y
documentos para la contratacin.
2.2 Para la coordinacin necesaria en aras de la debida expedicin de adendas
y de comunicaciones de aclaracin.(formato No.13)
2.3 Para la coordinacin necesaria en aras de la debida formulacin de
requerimientos o aclaraciones de las propuestas.
2.4 Para la coordinacin necesaria en aras de la debida adopcin y expedicin
de informes de evaluacin.
2.5 Para la coordinacin necesaria en aras de la debida citacin y presidencia de
las audiencias preliminares de aclaracin, previas y de adjudicacin del proceso
de contratacin, cuando a las mismas haya lugar, as como de los actos de cierre
del proceso y de apertura de ofertas.
2.6 Para la definicin del proceso de contratacin, a travs de actos
administrativos de adjudicacin, bien sea a travs de resoluciones u oficios que
correspondan segn la naturaleza del proceso de contratacin que se adelante.
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2.7 Para la suscripcin del contrato originado del proceso de contratacin


respectivo; y para la obtencin del correspondiente registro presupuestal.
2.8 Para las dems actuaciones propias del proceso de contratacin que no se
encuentren atribuidas por delegacin, competencia o asignacin de funciones a
cualquier otra autoridad u organismo y para la suscripcin de los dems actos de
impulso o trmite a que haya lugar dentro del proceso de contratacin.
3. EJECUCIN DEL CONTRATO. Se delega en general el ejercicio de las funciones y
la atencin y decisin de los asuntos necesarios para la ejecucin oportuna, eficaz y
adecuada de los contratos estatales y en particular:
3.1 Para la aprobacin de las garantas de los contratos.(Formato No.21) y (Ver
Numeral 5 artculo vigsimo cuarto el presente manual)
3.2 Para la coordinacin necesaria en aras de la debida verificacin de los
requisitos de legalizacin, timbre y pago de publicaciones en el Diario nico de
Contratacin.
3.3 Para la elaboracin y firma de los extractos nicos de Publicacin.
3.4 Para la suscripcin de los documentos necesarios para la extensin,
prrroga, adicin, modificacin de los contratos suscritos en uso de la
competencia delegada, siempre que no impliquen la celebracin de
transacciones y/o conciliaciones. Las actividades de transaccin y conciliacin
sern adelantadas centralizadamente en el Ministerio de Defensa Nacional, de
manera que el delegatario correspondiente podr solicitarla, cuando ello sea
procedente. (Tener en cuenta el captulo IV del presente manual)
3.5 Para la expedicin y/ o refrendacin de las Obligaciones y Ordenes de Pago;
y aprobacin de cuentas.
3.6 Para la declaracin de los incumplimientos, la imposicin de las sanciones a
que haya lugar y su reporte al Registro nico de Proponentes de la Cmara de
Comercio.
3.7 Para la utilizacin de las facultades concedidas por la Ley o pactadas
contractualmente
relacionadas
con
la
interpretacin
unilateral,
la
Modificacin unilateral, terminacin unilateral, liquidacin unilateral y la
declaratoria de la caducidad de los contratos suscritos en uso de la competencia
delegada.
3.8 Para la formulacin de requerimientos y dems comunicaciones y
actuaciones que apoyen, impulsen e implementen la debida y eficaz ejecucin de
los contratos estatales suscritos en uso de la competencia delegada.

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3.9 Para adelantar las impugnaciones ante la Cmara de Comercio, de


conformidad con lo sealado en el artculo 22 numeral 5 de la Ley 80 de 1993,
as como el cobro prejurdico de las sanciones que se hayan impuesto por razn
de los contratos suscritos en ejercicio de la delegacin. As como la
correspondiente reclamacin ante las Compaas Aseguradoras.
3.10 Para la suscripcin de los dems actos de impulso o trmite a que haya
lugar dentro de la ejecucin del contrato.
4.
LIQUIDACIN DEL CONTRATO: Se delega la competencia para la
liquidacin tanto consensual como unilateral de los contratos en los trminos legales
y en tal medida, para la suscripcin de las actas de terminacin y liquidacin de los
contratos, las actas de cancelacin de presupuestos y/o liberacin de apropiaciones,
respecto de los cuales se encuentre delegada la competencia y para la suscripcin
de los dems actos de impulso o trmite a que haya lugar dentro del proceso de
liquidacin de los contratos celebrados. (Formatos No.27,28)

ARTICULO DECIMO PRIMERO

GERENTES DE PROYECTOS
Los Gerentes de Proyecto del Ministerio de Defensa Ejrcito Nacional, son
funcionarios de apoyo a la contratacin, propuestos por el Competente contractual,
para coordinar el proceso de estructuracin y trmite del proceso de contratacin, en
forma eficaz, eficiente y efectiva. El alcance de esta tarea parte de la etapa
precontractual y se agota con el cumplimiento de los requisitos de ejecucin del
contrato, sin perjuicio de la interaccin que corresponda adelantar con el supervisor
del contrato; ello implica que los actos preparatorios, de trmite, de adjudicacin,
suscripcin y perfeccionamiento del contrato, deben ser coordinados por el Gerente de
Proyecto, sin perjuicio de las responsabilidades que le asistan a otros funcionarios,
asesores, comits o supervisores.
Los Gerentes de proyecto del MDN EJC, podrn ser militares y/o civiles vinculados a
la planta de personal del Ministerio de Defensa Nacional, Fuerzas Militares,
Igualmente pero de manera excepcional podrn serlo, los asesores vinculados
mediante contratos de prestacin de servicios o cualquier otra modalidad de
contratacin.
Podrn los competentes contractuales delegados, nombrar como Gerentes (Formato
No.41) en las unidades centralizadas a los Ejecutivos de las unidades apoyadas solo
para sus proyectos, en los proyectos de la Divisin o Brigada a los Oficiales G-4, B-4 u
oficiales del Estado Mayor, (Formato No.50) para los recursos de los Centros de
Instruccin al Director, en las unidades tcticas que ejecutan su presupuesto al oficial
S-4 u oficiales de la plana Mayor o Unidades Fundamentales, cualquier funcionario

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que acredite formacin profesional o tcnica que tengan conocimiento de la materia o


aspectos del bien o servicio que se pretende contratar.
1.

Funciones del Gerente de Proyecto.


El Gerente del Proyecto tendr las siguientes funciones:
1.1 Las funciones de Gerentes de Proyectos comportan la coordinacin de las
labores de los comits estructuradores y evaluadores de las ofertas, actividad
que depender de su gestin e impulso.
1.2 La disposicin de la etapa precontractual del proceso de contratacin,
entendida como el aprestamiento administrativo y logstico para la consecucin
de los documentos previos, de ndole legal, presupuestal y tcnico, en
consecuencia la estructuracin de los estudios de mercado, de precios y
tcnicos, son de su responsabilidad y competencia.
1.3 La vocera del proceso de contratacin. En consecuencia cualquier
informacin interna o externa que deba producirse o tramitarse, deber ser
conocida o propuesta por el Gerente del Proyecto.
1.4 Estructurar en coordinacin con el personal del rea a su cargo, los
estudios previos que anteceden al proceso de contratacin, diseando el
estudio de conveniencia y oportunidad el cual debe comprender un estudio de
mercado y estudio de precios con base en los siguientes lineamientos:
Definicin de la necesidad y definicin tcnica, informando objeto, plazo, forma
de pago, sitio y condicin de entrega, soporte econmico del valor del contrato
y certificado de disponibilidad presupuestal.
1.5 Estructurar de comn acuerdo con el Comit Tcnico, la elaboracin y
diseo de las especificaciones tcnicas del Pliego de Condiciones y/o Trminos
de Referencia, solo cuando no exista la norma tcnica del Ministerio de
defensa; el Gerente del Proyecto junto con el Comit Tcnico estructurador
suscribirn documento dirigido al competente contractual, indicando las razones
que fundamentan las citadas especificaciones, as como las que resulten
aplicables, para demostrar la asignacin de valores y puntajes.
1.6 Realizar por intermedio de sus asesores o colaboradores, las gestiones
pertinentes ante las diferentes dependencias de la Unidad (Seccin Cuarta,
Presupuesto, Contadura, Tesorera, Oficina de Contratacin o quien haga sus
veces, B4, G4, etc.) tendientes a garantizar la suficiencia de recursos
presupuestales, fsicos y humanos necesarios para la viabilidad del proceso,
dentro de la normatividad vigente.
1.7 Liderar las gestiones que sea necesario adelantar en el mbito interno y
externo de la institucin, con el propsito de garantizar el desarrollo del
proceso, para dar cumplimiento al cronograma diseado para tal efecto.
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1.8 Coordinar la expedicin de los documentos que se hagan necesarios o que


contengan los ajustes requeridos y necesarios, en orden de expedir e integrar
el prepliego de condiciones.
1.9 Asistir a la audiencia preliminar de aclaracin de prepliegos y coordinar la
actividad de los comits, en aras de estructurar el pliego definitivo.
1.10 Asistir a la diligencia de cierre del proceso y presentacin de ofertas,
suscribiendo la correspondiente acta.(Artculo Decimocuarto)
1.11 Coordinar las actividades de los comits, ofreciendo las aclaraciones y
directrices que se hicieren necesarias y avalando con su firma los formularios
de preguntas y respuestas, as como los adendos que se haga necesario
expedir.
1.12 Suscribir en seal de aval los requerimientos y aclaraciones que deben
remitirse a los proponentes durante la etapa de evaluacin de las ofertas.
1.13 Suscribir en seal de aval, el informe de evaluacin de las ofertas,
convocar y liderar una reunin previa a la publicacin del informe, con los
comits y el ordenador del gasto, dejando constancia mediante documento y
remitirlo a la carpeta maestra.
1.14 Recibir de la Oficina de Contratacin o quien haga sus veces, las
observaciones al informe de evaluacin y coordinar la expedicin del informe
definitivo de evaluacin de ofertas.
1.15 Solicitar ante la oficina de contratacin o quien haga sus veces, la
realizacin del Comit de Adquisiciones en los casos que existan trminos la
convocatoria se har con tres das de anticipacin, cuando sea necesario.
1.16 Coordinar la elaboracin, tramite y sustentacin ante el Comit de
Adquisiciones, de las ponencias y recomendaciones que requieran de su
aprobacin, con la presentacin oportuna de los documentos que soporten los
aspectos a tratar.
1.17 Coordinar la realizacin y presentacin de la audiencia de definicin del
proceso, convocando para tal efecto a los miembros de los comits
evaluadores.
1.18 Liderar, responder, controlar, gestionar todas las actividades tendientes al
desarrollo del proceso.
1.19 Asistir a la audiencia de decisin del proceso, e intervenir en lo que resulte
de su competencia.

14

1.20 Avalar con su firma el anexo tcnico del contrato y/o de los contratos
resultantes.
1.21 Disponer lo necesario, para obtener dentro de los tres (3) das hbiles
siguientes a la firma del contrato, su correspondiente registro presupuestal y los
requisitos de legalizacin, perfeccionamiento y ejecucin.
1.22 Coordinar la actividad de los comits y avalar con su firma los formularios
de preguntas y respuestas, as como los adendas que se hiciere necesario
expedir.
1.23 Entregar mediante acta, las actuaciones realizadas durante su desempeo
al supervisor del contrato, si fuere del caso.
1.24 Las dems que guarden relacin directa con el respectivo proceso.

2. Del procedimiento para el ejercicio de la funcin de Gerentes de Proyecto.


Momento y Plazo para el ejercicio de la funcin de Gerentes de Proyecto.
2.1 Para consolidar la gestin de la Gerencia de Proyecto se hace necesaria la
notificacin de oficio de designacin.
2.2 Las funciones de Gerente de Proyecto, cesarn una vez se haya suscrito el
contrato y se hayan cumplido la totalidad de los requisitos de legalizacin y
perfeccionamiento.
2.3 Plazos. Como quiera que el proceso de contratacin deba adelantarse
dentro de los trminos preclusivos fijados por la ley, todas las funciones aqu
enlistadas a cargo del Gerente del proyecto, deben cumplirse dentro de los
precisos plazos o trminos all sealados.
2.4 El Gerente deber enviar a la Oficina de Contratacin o quien haga sus
veces, los siguientes documentos con el propsito de iniciar los procesos de
contratacin:

ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD.(con sus soportes)


ESTUDIO DE MERCADO.(comit econmico estructurador)
ESPECIFICACIONES TCNICAS.(comit tcnico estructurador)
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.
ANEXO CONTENTIVO DE LAS CANTIDADES MNIMAS Y LAS
CONDICIONES DE PAGO.(comit econmico estructurador)

15

ARTICULO DECIMO SEGUNDO


COMITS ESTRUCTURADORES Y EVALUADORES DE PROPUESTAS
Los funcionarios designados por el competente contractual para ejercer la funcin
estructuradora y evaluadora de las ofertas que se reciban dentro de un proceso de
seleccin, se trate de licitacin, concurso o contratacin directa, podrn ser militares
y/o civiles vinculados a la planta de personal del Ministerio de Defensa Nacional,
Fuerzas Militares o Igualmente pero de manera excepcional podrn serlo, los
asesores vinculados mediante contratos de prestacin de servicios o cualquier otra
modalidad de contratacin y debern acreditar formacin profesional o tcnica que
tengan conocimiento de la materia o aspectos a estructurar o evaluar, del bien o
servicio que se pretende contratar.
Las calidades y el perfil profesional o tcnico de los funcionarios designados o
seleccionados para ejercer la funcin estructuradora y evaluadora, debern garantizar
al Ejrcito Nacional la estricta aplicacin del deber de seleccin objetiva y la correcta
evaluacin de las ofertas.
Los competentes contractuales delegados, podrn nombrar como comits
estructuradores o evaluadores (Formato No.44) en las unidades centralizadas a los
Contadores, Tesoreros, auxiliares de la contadura, auxiliares de la tesorera, Oficiales
o suboficiales de la Oficina de contratacin o quien haga sus veces, en los proyectos
de la Divisin o Brigada a los Oficiales o Suboficiales de los G-4, B-4 o del Estado
Mayor, en las unidades tcticas que ejecutan su presupuesto a los Oficiales o
Suboficiales del S-4, de la plana Mayor o Unidades Fundamentales, o cualquier
funcionario que acredite formacin profesional o tcnica que tengan conocimiento de
la materia o aspectos del bien o servicio que se pretende contratar.
La funcin estructuradora y evaluadora se ejercer previa designacin del competente
contractual, de obligatoria aceptacin en funcionarios (civiles o militares), que como
mnimo tengan un conocimiento general del objeto que se contrata y un perfil
profesional que permita garantizar el estricto cumplimiento del deber de seleccin
objetiva; y se cumplir a travs de cada uno de los comits, segn su naturaleza,
ejerciendo su funcin con plena autonoma respecto del competente contractual y de
los miembros del Comit de Adquisiciones.
Cuando la insuficiencia de personal obligue, se nombrar un solo funcionario como
integrante del comit estructurador, quien no podr ser designado como comit
evaluador para el mismo proceso, lo anterior para garantizar el principio de
transparencia previsto en la ley.
1.

Funciones de los Comits Estructuradores.


1.1 Elaborar los prepliegos de condiciones y/o trminos de referencia, y los
pliegos de condiciones definitivos y/o solicitudes de oferta, en el rea
correspondiente con la mayor responsabilidad, eficiencia tcnica profesional
16

y diligencia respetando los principios constitucionales y legales que


garanticen una escogencia objetiva en concordancia con el art. 24 de la ley
80 de 1993 consagratorio del principio de transparencia el cual aboga
"sern ineficaces de pleno derecho", particularmente aqullas que
establezcan reglas de seleccin por fuera de la objetividad, claridad y
justicia que debe manifestarse en los pliegos que gobiernan el proceso de
seleccin. Debe tenerse en cuenta que el proceso de contratacin debe
tener previamente unas condiciones claras, expresas y concretas que
recojan las especificaciones jurdicas, tcnicas y econmicas a que hayan
de acomodarse la preparacin de las propuestas y el desarrollo del contrato.
1.2 Los conceptos e informes de los estructuradores, sern el soporte
tcnico, jurdico, financiero y administrativo de que dispondr el Comit de
Adquisiciones para recomendar la seleccin de un contratista, no obstante,
el competente contractual o el mismo Comit, podrn apartarse bajo su total
responsabilidad de los conceptos e informes emitidos, por los
estructuradores.
1.3 Estudiar y evaluar las solicitudes o inquietudes presentadas por los
interesados a los pliegos de condiciones y/o solicitudes de oferta y preparar
las explicaciones que se requieran segn el caso, respecto del contenido de
los pliegos.
1.4 Propender por el acatamiento de las normas tcnicas y/o fichas
aprobadas y por la actualizacin en las mismas, as mismo las jurdicas y
econmicas para que sean incluidas en los pliegos de condiciones.
1.5 Incluir en el pliego de condiciones y/o solicitudes de oferta, previo
anlisis, las especificaciones tcnicas, los factores de verificacin y su
ponderacin de matemtica seleccin y la asignacin de pesos y puntajes.
1.6 Establecer las frmulas costo beneficio cuando haya lugar y la forma de
ponderacin de los aspectos econmicos a evaluar.
1.7 Consultar previamente cuando se trate de bienes importados, con la
Direccin de comercio exterior del Ejrcito, con el fin de determinar la
modalidad de entrega y los costos asociados a la importacin, con el fin de
definir el ANEXO respectivo del pliego de condiciones y/o solicitudes de
oferta (comit econmico).
1.8 Revisar la legislacin tributaria antes de establecer el precio base de la
adquisicin.
1.9 Unificar criterios con el gerente del proyecto en cuanto a plazos y formas
de entrega.

17

1.10 Suscribir concepto, previo a la integracin del pliego de condiciones y/o


Trminos de referencia, donde manifieste su actuacin respecto al proceso
de contratacin.
1.11 Participar en la Audiencia Informativa Preliminar y en la de aclaracin
de pliegos de condiciones y/ o trminos de referencia si a ella hubiere lugar.
1.12 Analizar, estudiar y verificar las inquietudes presentadas al prepliego a
fin de consolidar el pliego definitivo.
1.13 Analizar y proponer cuando sea el caso las modificaciones al pliego
definitivo, a fin de expedir adendas.
1.14 Resolver las inquietudes formuladas hasta el cierre del proceso a
travs de proyectos de Formularios de Preguntas y Respuestas.
1.15 Desarrollar sus funciones de forma coordinada con el Gerente de
Proyecto y el Jefe de la oficina de contratacin o quien haga sus veces.
1.16 Mantener informado a los Gerentes de Proyecto sobre cualquier
novedad que se presente en el desarrollo y elaboracin de los pliegos de
condiciones.
1.17 El estudio integral de las condiciones econmicas, jurdicas y tcnicas,
as como de las financieras, de los bienes, equipos o servicios a adquirir.
1.18 El estudio y presentacin de los aspectos a incluir en el pliego de
condiciones y/o Trminos de referencia ante el Gerente del Proyecto,
verificando que los aspectos all consignados cumplan con todos y cada uno
de los requisitos exigidos en la ley, para garantizar una seleccin objetiva.
1.19 El estudio integral del pliego de condiciones y/o trminos de referencia
con sus respectivos adendas o modificaciones si los hubiere, el estudio del
contenido del acta de audiencia de aclaraciones al pliego, de los formularios
de preguntas y respuestas y la verificacin del cronograma previsto para el
desarrollo de la licitacin, concurso o contratacin directa y en particular, los
mecanismos y factores de evaluacin establecidos en el pliego de
condiciones y las posibles causales de rechazo, inhabilidad,
incompatibilidad o prohibicin que contenga.
1.20 La funcin estructuradora cesar una vez se reciban las ofertas o se
efecte la diligencia de cierre del proceso, salvo que durante la etapa
subsiguiente sean requeridos para precisar aspectos referidos al pliego de
condiciones y/o trminos de referencia. En consecuencia prevalece esta
designacin sobre cualquier situacin administrativa.

18

2.

Del procedimiento para el ejercicio de la funcin evaluadora


2.1. Momento y plazo para el ejercicio de la funcin evaluadora.
De acuerdo con la naturaleza, objeto y cuanta del contrato, en los pliegos
de condiciones y/o trminos de referencia est sealado el plazo
razonable dentro del cual deben elaborarse los estudios tcnicos,
econmicos y jurdicos necesarios para la evaluacin de las propuestas y
para solicitar a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que se
estimen indispensables y que puedan realizarse de conformidad con la
ley.
El funcionario designado para el ejercicio de la funcin evaluadora de un
proceso de seleccin, comenzar su funcin, una vez reciba el oficio de su
denominacin, junto con una fotocopia del pliego de condiciones, de las
adendas si las hubiere, del acta de la audiencia de aclaraciones, de los
formularios de preguntas y respuestas, del cronograma de la licitacin y
una copia de las ofertas presentadas, teniendo en cuenta que para
cualquier eventualidad que requiera confrontar, podr consultar el
expediente original completo en la Oficina de Contratacin o la oficina que
haga sus veces.
La funcin de evaluacin en el proceso finalizar una vez est en firme la
resolucin de adjudicacin o se resuelvan los recursos de reposicin que
se hubieren interpuesto contra el acto de la resolucin de declaratoria de
desierta, para este lapso no podrn los funcionarios designados para este
fin, hacer uso de permisos, vacaciones, traslados o comisiones; y para la
ejecucin del contrato tcnicamente acompaar al supervisor y/o
interventor, en las entregas parciales o totales para verificar que el bien o
servicio contratado sea el que se recibe, culminando con la asesora para
la elaboracin del acta de liquidacin.
2.2. Requerimientos.
Los evaluadores una vez reciban las copias de las ofertas, dentro de los
tres (3) das hbiles siguientes formularn los requerimientos, o dentro del
plazo establecido en el Pliego de Condiciones y/o Trminos de referencia
que consideren necesarios con la finalidad de aclarar las ofertas
presentadas por los contratistas, los que sern suscritos por el competente
contractual (ordenador del gasto) previa revisin del asesor jurdico y de la
Oficina de Contratacin o quien haga sus veces.
Transcurrido el trmino que establece la ley o el pliego de condiciones y/o
solicitudes de oferta, para que los oferentes conozcan los informes de
evaluacin de las propuestas, los evaluadores estn en la obligacin de
dar respuesta a todas y cada una de las observaciones presentadas

19

dentro de los trminos previamente establecidos en el cronograma de


actividades.
Los evaluadores enviarn las respuestas a las observaciones presentadas
por los proponentes a la Oficina de Contratacin o quien haga sus veces
en medio magntico y en documento escrito dentro de los trminos
establecidos en el pliego de condiciones y ser causal de mala conducta
el no dar estricto cumplimiento a los mismos, a menos que medie un acto
administrativo de prrroga de los trminos establecidos.
2.3

Reunin previa a la exhibicin o traslado del informe de


evaluacin.
El Jefe de la Oficina de Contratacin o quien haga sus veces, deber
considerar dentro del cronograma de actividades de la licitacin o
contratacin directa, la realizacin de una reunin previa que permita
analizar y discutir con los evaluadores y el Gerente del Proyecto los
resultados de su verificacin y examen y evaluacin de propuestas.
(Formato No.2)

Cuando se aprecien graves irregularidades en la presentacin de una oferta,


que amenace o entorpezca el proceso de seleccin que se lleva a cabo, es
obligacin del evaluador informar por escrito dentro del da hbil siguiente a
la ocurrencia de los hechos, al competente contractual, y al Jefe de la
oficina de contratacin o quien haga sus veces, para que estos asuman las
acciones correspondientes.
2.4. Obligaciones de los evaluadores ante el Comit de Adquisiciones
Los evaluadores de las ofertas que se presenten al Ejrcito Nacional,
como producto de un proceso de seleccin estn en la obligacin de
presentar ante el Comit de Adquisiciones, si esta as lo requiere, sus
informes de evaluacin, debidamente sustentados.
Si de las decisiones o discusiones que se surtan en el Comit de
Adquisiciones se requiere de una ampliacin o profundizacin de su
informe, este deber ser presentado nuevamente.
3. Funciones Generales de los evaluadores.
Dentro del presente numeral se establecen una serie de funciones que competen,
a nivel general, al ejercicio de evaluacin de ofertas, en este sentido, es importante
tener en cuenta que en el proceso de seleccin de contratistas, en el Ejrcito
Nacional, intervienen diferentes funcionarios y oficinas, dependiendo obviamente
del servicio o bien a contratar y de las necesidades que deba cubrir.

20

Quien ejerza la funcin evaluadora de una propuesta presentada en un proceso de


seleccin en el Ejrcito Nacional, deber realizar de manera general las funciones
que se describen a continuacin:
El estudio detallado y tcnico de las ofertas presentadas, de tal forma que el
evaluador garantice no slo el deber de seleccin objetiva, sino la verificacin de
las ofertas presentadas y evaluadas, verificando que stas cumplan con todos y
cada uno de los requisitos exigidos en el pliego de condiciones y en la ley.
Los evaluadores velarn porque la escogencia del contratista siempre sea objetiva
y en consecuencia es su obligacin recomendar al Comit de adquisiciones elegir
el ofrecimiento ms favorable, sin que la favorabilidad la constituyan factores
diferentes a los contenidos en el pliego de condiciones y/o trminos de referencia
es decir, aquel que cumpla los factores de verificacin y escogencia establecidos
en el pliego de condiciones o trminos de referencia, tales como cumplimiento,
experiencia, organizacin, plazo, entre otros y que a la vez resulte ser el ms
ventajoso para la entidad.
Los evaluadores debern suscribir informes sobre la evaluacin realizada, dejando
constancia de todas las circunstancias de tiempo, modo y lugar que ocurrieran en
el desarrollo de su funcin evaluadora.
Para la entrega de Documentos a la oficina de contratacin o quien haga sus
veces, los evaluadores debern ejercer su funcin con la diligencia debida, de
manera que los informes de evaluacin estn a disposicin de la oficina de
contratacin o la Dependencia que haga sus veces, con dos (2) das de antelacin
a la fecha en que deban ponerse a disposicin de los interesados. Este informe
ser revisado previo al traslado de los proponentes, por el Gerente del Proyecto y
el Ordenador del Gasto.
3.1 En el aspecto Tcnico Administrativo
a)
Verificar que las especificaciones particulares de los bienes o servicios
contratados, correspondan a las solicitadas y definidas en el pliego de
condiciones y/o trminos de referencia.
b)
Verificar la calidad de los bienes y/o servicios que sean ofertados y
hacer las observaciones pertinentes y/o rechazar cualquier ofrecimiento que
no corresponda a las calidades o caractersticas exigidas en el pliego de
condiciones, pero siempre en estricta aplicacin de lo solicitado en los
mismos.
c)
Presentar dentro de los trminos establecidos, los informes de
evaluacin de las ofertas, tanto a la Oficina de contratacin o quien haga
sus veces, como al Comit de Adquisiciones y al competente contractual.

21

d)
Proyectar y remitir a la Oficina de contratacin o quien haga sus veces
dentro de los trminos previstos en el cronograma de actividades, la
respuesta a las observaciones al informe de evaluacin que presenten los
proponentes, dando estricta aplicacin a la ley 80 de 1993, normas
reglamentarias y al pliego de condiciones.
e)
Asistir a la audiencia pblica de decisin del proceso de licitacin o
contratacin directa, interviniendo en lo que resulte de su competencia.
f)
3.2

Y las dems que le asignen y asistan referentes a su rea.

En el aspecto legal
a) Verificar el cumplimiento de todos los requisitos legales exigidos en el
pliego de condiciones y en especial de la capacidad y calidad de los
proponentes, segn se establece en el acpite respectivo del pliego de
condiciones y/o trminos de referencia.
b) Presentar dentro de los trminos establecidos, los informes de evaluacin
de las ofertas, tanto a la Oficina de contratacin o quien haga sus veces,
como al Comit de Adquisiciones y al competente contractual.
c)

Proyectar y remitir a la Oficina de contratacin o quien haga sus veces,


dentro de los trminos previsto en el cronograma de actividades, la
respuesta a las observaciones al informe de evaluacin que presenten los
proponentes, dando estricta aplicacin a la ley 80 de 1993, reglamentarios y
al pliego de condiciones y/o trminos de referencia.

d) Apoyar permanentemente a los diferentes comits durante su funcin


evaluadora.
e) Y las dems que le asignen y asistan respecto a su rea.
3.3 En el aspecto econmico y financiero.
a). Verificar el cumplimiento de todos los aspectos econmicos y financieros
establecidos en los pliegos de condiciones y/o trminos de referencia, as
como de los indicadores financieros objetos de evaluacin o ponderacin.
b) Verificar que los ofrecimientos recibidos, estn acordes con las condiciones
de precio y plazo sealados en los pliegos de condiciones o Trminos de
referencia.
c). Verificar los precios del mercado a efectos de dar cumplimiento a lo
dispuesto en el artculo 6 del Decreto 2170 de 2002.

22

d). Verificar que los valores propuestos incluyan los impuestos de ley si a stos
hubiere lugar.
e) Y las dems que le asignen y asistan respecto a su rea

ARTICULO DECIMO TERCERO


COMIT DE ADQUISICIONES
El Comit de adquisiciones es la unidad asesora que recomienda al competente
contractual para las actividades precontractuales, contractuales y poscontractuales;
desarrollar su gestin, con base en las facultades y obligaciones establecidas en el
documento legal o acto de nombramiento, sin perjuicio de la aplicacin de la norma
que sobre la materia se expida con posterioridad a la vigencia de este manual, caso
en el cual, se entendern incluidas y de obligatorio cumplimiento.
El Comit de adquisiciones estar integrado por Militares en servicio activo o civiles
debidamente nombrados por el Competente contractual delegado por el Ministro de
Defensa Nacional, los cuales se relacionan en el numeral 10 del presente artculo.
Funciones del comit de adquisiciones
1. EN LA ETAPA PRECONTRACTUAL.
1.1

Acoger, solicitar complementaciones, u objetar, segn sea el caso, las


evaluaciones efectuadas a las diferentes propuestas con base en los Pliegos de
Condiciones y/o Trminos de Referencia al que se encontrar sujeto el proceso
contractual y particularmente los factores de seleccin del contratista.

1.2

En caso de resultar procedente, ordenar reevaluaciones, requerimientos o visitas


en aras de obtener una evaluacin integral y objetiva de las ofertas.

1.3

Recomendar la aceptacin de las ofertas o la correspondiente declaratoria de


desierta.

1.4

Las restantes acciones que resulten necesarias en aras de garantizar una


seleccin objetiva de las propuestas.

1.5

Las dems que defina y asigne el competente contractual en aras de realizar un


excelente proceso.

23

2. EN LA ETAPA DE EJECUCIN Y LIQUIDACIN


2.1

Verificar el desarrollo del contrato, cuando ste sea sometido a su conocimiento.

2.2

Conceptuar y recomendar las acciones y gestiones (suspensin de plazos, multas,


incumplimientos, caducidad, potestades excepcionales, reconocimientos de
intereses, restablecimiento del equilibrio econmico), que se considere necesario y
pertinentes para el cabal desarrollo del contrato, cuando sean sometidas a su
conocimiento.

2.3

Las dems que crea conveniente el competente contractual en aras de realizar una
correcta ejecucin del contrato y de garantizar el objeto contractual.

3. EL SECRETARIO TCNICO DEL COMIT DE ADQUISICIONES: El secretario


tcnico del comit de adquisiciones ser quien sigue en antigedad al jefe de la oficina
de contratacin o quien haga sus veces o el suboficial ms antiguo de la oficina del S-4
o el nombrado de oficio por el competente contractual y cumplir las siguientes
funciones:
3.1

Establecer con el Gerente del proyecto la fecha y hora para la convocatoria del
Comit de Adquisiciones de acuerdo con las necesidades del proyecto.

3.2

Preparar la agenda a debatir en la sesin del Comit, con dos das hbiles de
antelacin; y remitirla a los miembros del mismo, junto con los soportes que le
sirvan de apoyo.

3.3

Verificar y constatar que la documentacin que se allegue, se ajuste a lo


requerido en la agenda.

3.4

Verificar la existencia del qurum, llamando a lista a los integrantes.

3.5

Las dems que sean asignadas por el competente contractual referentes a su


cargo.

4. DE LA CONVOCATORIA Y SESIONES DEL COMIT: La convocatoria se efectuar


con dos (2) das hbiles de anticipacin o cuando lo requiera el competente contractual
o el jefe de la oficina de contratacin o quien haga sus veces (Intendente Local, Jefe de
presupuesto, Jefe o Director administrativo), anexando ponencia preparada por el
Gerente de Proyecto (Formato No.6) para que el comit la revise con antelacin a la
citacin. (Formato No.7)
5. DE LOS QURUMS
QURUM TOTAL: Se entender que existe qurum total, cuando se hagan presentes
la totalidad de los miembros del comit de adquisiciones.
QURUM DELIBERATORIO Y DECISORIO: Se entender que el comit puede
sesionar, deliberar y decidir su recomendacin cuando se encuentren presente la mitad
24

mas uno de los miembros que integran el qurum total. En consecuencia, en el evento
en que no se complete este qurum, el Comit no podr sesionar y el Secretario
Tcnico, deber dejar constancia de tal circunstancia y citar nuevamente al Comit.
6. SESIONES: El Secretario Tcnico del Comit, al inicio de la sesin verificar si
existe el qurum deliberatorio mnimo del organismo e informar de ello al mas antiguo
del comit, quien dar inicio a la sesin.
7. DESARROLLO DE LAS SESIONES: Una vez instalado el Comit, el Gerente del
proyecto presentar los aspectos generales del pliego de condiciones y/o trminos de
referencia y la finalidad esperada dentro del proceso de adquisiciones.
Cada uno de los comits evaluadores designar un vocero quien presentar el captulo
correspondiente del pliego y/o trminos, informando las condiciones pertinentes
exigidas en el mismo y los cuadros comparativos que demuestran el apartamiento o
cumplimiento de las ofertas frente a las exigencias del pliego y/o trminos, sealando el
nmero de folio en la oferta donde se evidencia tal circunstancia.
8. RECOMENDACIN DE ADJUDICACION O DECLARATORIA DE DESIERTO: La
recomendacin, sea unnime o dividida ser puesta en conocimiento del competente
contractual, quien tendr la absoluta libertad de acogerla o desecharla de acuerdo a sus
fundamentos.
9. CONSTANCIAS Y ACTAS: De cada una de las sesiones del Comit el secretario
tcnico levantar un acta en resumen de la misma, indicando la recomendacin votada
y acordada, que dar cuenta de lo ocurrido la cual deber ser suscrita por todos los
asistentes a la sesin correspondiente. Las decisiones sern adoptadas por mayora de
los integrantes (la mitad ms uno de los integrantes). (Formatos No. 7,14,18)
.

10. COMPOSICIN DE LOS COMITS DE ADQUISICIONES.


10.1 PARA CUANTAS SUPERIORES A LOS 10.000 SALARIOS MNIMOS
LEGALES VIGENTES CON DESTINO AL EJRCITO NACIONAL.
Sern integrantes del comit de adquisiciones para procesos de contratacin
con destino al Ejrcito Nacional, los siguientes funcionarios:
CON VOZ Y VOTO
a) El Intendente General.
b) El Director Financiero del Ejrcito.
c) El Jefe de la Oficina de Contratacin de Ejrcito.
d) El Jefe de la Seccin de Asesora Jurdica de la Jefatura Logstica.
e) El Gerente del proyecto.

25

10.2 PARA CUANTAS COMPRENDIDAS ENTRE LOS 3.000 Y LOS 10.000


SALARIOS MNIMOS MENSUALES LEGALES VIGENTES; EN EL EJRCITO
NACIONAL:
Para la celebracin de todos los contratos por cuantas iguales o superiores a los
tres mil (3.000) y hasta los diez mil (10.000) salarios mnimos mensuales
inclusive, cualquiera que sea el competente delegado, se conformar un comit
de adquisiciones que estar integrado por mnimo tres (3) miembros, los cuales
sern designados por el Jefe Logstico del Ejrcito, uno de los cuales debe tener
carcter tcnico, y el otro encontrarse vinculado con el rea financiera y/o de
presupuesto de la unidad ejecutora correspondiente; el tercero deber ser un
abogado con conocimientos en contratacin administrativa de la unidad
ejecutora.
Para cumplimiento de lo anterior se deber enviar por parte de los competentes
contractuales que estn dentro de esta cuanta, la propuesta de integrantes al
Jefe de Logstica el cul proceder a emitir la resolucin respectiva.
10.3 PARA CUANTAS MENORES A LOS 3.000 SALARIOS MNIMOS
MENSUALES LEGALES VIGENTES.
Para la celebracin de todos los contratos por cuantas superiores a cien (100)
salarios mnimos legales mensuales, y menores a los tres mil (3.000) salarios
mnimos mensuales legales vigentes, el comit de adquisiciones estar
compuesto por mnimo (3) tres miembros, nombrados por el competente
contractual, (formato No.43) uno de los cuales debe tener carcter tcnico y el
otro encontrarse vinculado con el rea financiera y/o de presupuesto; el tercero
deber ser un abogado preferiblemente con conocimientos en contratacin
administrativa.
Siguiendo los parmetros establecidos y ajustndolos a
organizacin, PODRN INTEGRAR este comit con VOZ Y VOTO:

nuestra

PARA UNIDADES CENTRALIZADAS

El Oficial B4, Ejecutivos de los Batallones apoyados (Solo en estos casos


el acto administrativo sera el suscrito por el 2do Comandante y JEM, si
son mas antiguos que el competente contractual) (Formato No.50)
El Gerente del proyecto.
El Oficial S4 del BASPC.
El Intendente local y/o Jefe de presupuesto.
El Director o Jefe de Seccin usuaria de los elementos o servicios a
adquirir.
El Contador y/o el Tesorero.
El Asesor jurdico.

26

Delegado del Comandante de Unidad Tctica que tenga conocimientos


en contratacin.

PARA UNIDADES QUE EJECUTAN SU PRESUPUESTO

El Gerente del proyecto y/o el Jefe de seccin o Comandante de


Compaa usuaria de los bienes o servicios a adquirir.
El Oficial S4.
El Intendente local y/o Jefe de presupuesto.
El Contador y/o el Tesorero.
Delegado del Comandante que tenga conocimientos en contratacin as
pertenezca a la Plana Mayor o las Compaas del Batalln.
PARA LA DIRECCION DE INTELIGENCIA

El Subdirector o quien sigue en antigedad.


El Gerente del proyecto y/o Jefe de Seccin usuario de los bienes o
servicios a adquirir.
El Jefe de presupuesto de la DINTE.
El Delegado de la asesora Jurdica de la JELOG.
El Jefe de la Oficina de Contratacin o quien haga sus veces.

PARA LA DIRECCION DE RECLUTAMIENTO

El Delegado del Director con conocimientos en contratacin.


El Gerente del proyecto y/o Jefe del Servicio usuario de los bienes o
servicios a adquirir.
El Contador y/o el Tesorero.
El Asesor jurdico.
El Jefe de la Oficina de Contratacin o quien haga sus veces.

PARA LA INTENDENCIA LOCAL DEL COMANDO DEL EJRCITO

El Jefe o Director que tiene asignado el presupuesto o seccin apoyada.


El Gerente del Proyecto y/o Jefe del Servicio usuario de los bienes o
servicios a adquirir.
El Contador.
El Asesor Jurdico.
El Jefe de la seccin financiera de la DIFIN.

PARA LA DIRECCION DE PERSONAL

El Director o Jefe de la seccin usuaria de los bienes o servicios a


adquirir.
El Subdirector o quien sigue en antigedad.
El Jefe seccin de Ejecucin presupuestal.
27

El Gerente del proyecto.


El jefe de la asesoria juridica o asesor de la JELOG.

PARA LA DIRECCION DE INGENIEROS

El Jefe de la seccin tcnica para adquisicin de servicios.


El Jefe de la seccin de equipo para la adquisicin de bienes.
El Asesor Jurdico.
El Gerente del Proyecto.
El Jefe seccin administrativa.

PARA LA BRIGADA DE AVIACION


El Delegado del Comandante con conocimientos en contratacin.
El Gerente del proyecto.
El Oficial B4.
El Jefe seccin Contratos y/o de presupuesto.
El Contador y/o el Tesorero.
El Asesor jurdico.
PARA LA INTENDENCIA GENERAL
El Director de la Oficina de Contratacin.
El Jefe de la Asesora Jurdica de la JELOG.
El Gerente del Proyecto.
El Director de Comercio Exterior y/o Subdirector.
El Subjefe del Depto E-4.
El Jefe de la seccin de Presupuesto de la DIFIN y/o CEITE.
PARA LICEOS DEL EJRCITO
El Delegado del Director con conocimientos en contratacin.
El Jefe departamento Administrativo.
El Gerente del Proyecto.
El Contador y/o el Tesorero.
El Rector del Liceo o el Jefe de la seccin usuaria de los bienes o
servicios a adquirir.
El Asesor Jurdico.
CONSIDERACIONES ESPECIALES DE ESTOS COMITES:
1: Para la celebracin de todos los contratos de cuantas inferiores a cien (100)
salarios mnimos mensuales legales,(Contratacin directa menos del 10% de la
menor cuanta) el funcionario en quien se encuentre delegada la competencia
determinar la necesidad de conformar el Comit de Adquisiciones a que hace
referencia el presente manual, (Formato No.42) teniendo en cuenta las
circunstancias, naturaleza y cuanta de los bienes y servicios a adquirir. En el
28

evento de conformarse este comit, debern seguirse los mismos parmetros


establecidos para el efecto.
2: El acto administrativo de nombramiento deber ser suscrito por el competente
contractual y har referencia a los cargos o quienes hagan sus veces y no a los
nombres de las personas que los ocupan, as mismo se entender, que quienes
los reemplacen por ausencia transitoria o permanente debidamente nombrados
debern cumplir con las funciones asignadas en el presente manual. Se
procurar que el nmero de integrantes sea impar para efecto de sus
decisiones. Los cargos mencionados anteriormente no obligan a que el
competente contractual delegado los nombre en la cantidad y como
textualmente estn escritos.
ARTICULO DECIMO CUARTO
COMIT DE CIERRES DE OFERTAS O RECIBO DE COTIZACIONES
El Comit de cierre de ofertas o recibo de cotizaciones es la unidad asesora que con
funciones precisas acta como garante de la transparencia con la que se efectan los
cierres de los procesos contractuales, recepcionando los sobres contentivos de las
ofertas o cotizaciones presentadas simultneamente por los oferentes en la hora y
sitio registrado; en el pliego de condiciones y/o trminos de referencia o solicitud de
cotizacin; dicho comit desarrollar su gestin, con base en las facultades y
obligaciones establecidas en el documento legal o acto de nombramiento por el
competente contractual debidamente notificado. (Formato No.49)
Podrn nombrarse en el Comit de cierres los siguientes funcionarios:
El Gerente del Proyecto.
El Asesor Jurdico.
El Jefe de la Oficina de contratacin (Intendente Local o Jefe de Presupuesto.
El Oficial S-4.
El Control Interno.
El Delegado del comandante con conocimientos en contratacin.
Cumplirn las siguientes funciones:
1. Intervenir en la fecha y hora sealadas para los cierres de las ofertas que
adelante el competente contractual, teniendo en cuenta que para este efecto se
debe garantizar la hora oficial dada por la superintendencia de Industria y
Comercio. La cul podr ser consultada en la pagina Web (www.sic.gov.co) y
tambin en la Web (www.ejercito.mil.co).
2. Verificar que el acto de cierre se realice en la fecha y hora sealada en los
pliegos de condiciones y/o trminos de referencia o solicitud de cotizacin.

29

3. Constatar que los sobres contentivos de las ofertas se hayan entregado a tiempo
y se encuentren debidamente sellados al momento del cierre y que su apertura
se efecte en presencia de todos los asistentes.
4. Verificar que las ofertas se encuentren foliadas consecutivamente y rubricar folio
a folio el documento original de las ofertas presentadas.
5. Verificar los documentos bsicos, la carta de presentacin, quien la suscribe, la
pliza de seriedad de la oferta si aplica, la propuesta econmica, estos
documentos debern ser ledos a todos los asistentes.
6. Dar apertura oficial de las ofertas presentadas. A este acto puede asistir
cualquier persona que represente a los oferentes o veedor ciudadano.
7. La Composicin del comit de cierres y recibo de ofertas ser con funcionarios
que ya estn participando en el proceso, relacionados en el segundo prrafo del
presente artculo y podr nombrarse ms funcionarios para mayor transparencia
y tranquilidad de la administracin y de los oferentes.
CONSIDERACIONES: Se seguirn los parmetros establecidos en numeral 3
del artculo dcimo tercero para el nombramiento del secretario. Del cierre se
levantar acta que deber ser suscrita por los miembros del Comit y los
representantes de las firmas presentes en el acto. (Formato No.14)
La convocatoria la efectuar el Jefe de la Oficina de Contratacin o quien haga
sus veces con dos (2) das hbiles de anticipacin a la fecha establecida para el
cierre.

ARTICULO DECIMO QUINTO


SUPERVISIN DE LOS CONTRATOS Y/O INTERVENTORA
Todo contrato que se celebre bajo las disposiciones previstas en este manual, debe
contar con supervisor debidamente nombrado por el competente contractual en acto
administrativo (formato No.48) el cual representa a la entidad y cuando se requiera la
interventora se realizar por concurso de mritos, para cuyo ejercicio se hace
indispensable el cumplimiento de sus funciones.
Los Supervisores de los contratos sern diferentes a los Gerentes de los Proyectos y
podrn ser militares y/o civiles vinculados a la planta de personal del Ministerio de
Defensa Nacional, y los interventores sern los contratados para este fin.

30

Podrn los competentes contractuales nombrar como supervisores en:


DIRECCIONES DEL COMANDO DEL EJRCITO
A los Subdirectores.
A los Jefes de las secciones administrativas.
A cualquier funcionario que acredite formacin profesional o tcnica que tenga
conocimiento de la materia o aspectos del bien o servicio que se pretende contratar.
UNIDADES CENTRALIZADAS
A quien sigue en antigedad a los Jefes de las secciones usuarias de los bienes o
servicios contratados.
A los Oficiales o suboficiales del Estado o plana Mayor, en los CIE a los Jefes de
Instructores.
En los proyectos de la Divisin o Brigada a los funcionarios de los G-4, B-4.
A cualquier funcionario que acredite formacin profesional o tcnica que tenga
conocimiento de la materia o aspectos del bien o servicio que se pretende contratar.
UNIDADES TCTICAS O ESPECIALES QUE EJECUTAN SU PRESUPUESTO
A quien sigue en antigedad a los Jefes de las secciones usuarias de los bienes o
servicios contratados
A los Oficiales o suboficiales de la plana Mayor o quienes hagan sus veces.
A los Ejecutivos de las unidades fundamentales.
A cualquier funcionario que acredite formacin profesional o tcnica que tenga
conocimiento de la materia o aspectos del bien o servicio que se pretende contratar.
1.
Del ejercicio de las funciones de supervisin y/o interventora de los
contratos.El ejercicio de la funcin de Supervisin y/o interventora y seguimiento de la
ejecucin contractual comprender, entre otras funciones, las siguientes:
. La revisin de los documentos y antecedentes del contrato suscrito y de los
derechos y obligaciones de las partes y, en particular, los mecanismos establecidos en
el contrato para el reconocimiento de los derechos de contenido econmico.
. La intervencin formal en la coordinacin, vigilancia y control del desarrollo del
objeto contratado, para garantizar al Ministerio de Defensa Ejrcito Nacional que las
obligaciones contractuales se han cumplido y que ste puede tramitar los pagos
correspondientes al contratista.
La expedicin de informes sobre la ejecucin del contrato y en especial el informe
anexo al acta de recibo parcial y/o final que sustente el debido pago de las
obligaciones contradas por el contratista.

31

La intervencin formal en la liquidacin de los contratos, dejando constancia sobre


los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes, en caso de
divergencias presentadas.

2.

Del procedimiento para el ejercicio de la funcin de supervisin y/o


interventora o seguimiento de la ejecucin de los contratos. (Formato
No.30)
Momento y Plazo para el ejercicio de la funcin de Supervisin y/o
Interventora o seguimiento:
Los SUPERVISORES Y/O INTERVENTORES DE LOS CONTRATOS, sern
funcionarios designados por el competente contractual para el ejercicio de la
funcin de seguimiento de un contrato determinado, comenzar su actividad,
una vez se encuentre perfeccionado, esto es, suscrito el contrato, registrado el
compromiso y legalizado el mismo, es decir, aprobadas las plizas y
cancelados el impuesto de timbre y los derechos de publicacin en el Diario
nico de contratacin.
Para este efecto, el Jefe de la oficina de Contratacin o quien haga sus veces,
le informar al Supervisor y/o interventor mediante un memorando sobre el
cumplimiento de los anteriores requisitos. A ste efecto le enviar fotocopia de
los siguientes documentos:

Del contrato.
Copia de la propuesta.
De las plizas con su correspondiente aprobacin.
Del impuesto de timbre, cuando haya lugar.
Del pago de la publicacin. (Una vez se surta el trmite del extracto nico
de publicacin, se remitir fotocopia correspondiente.)

Para cualquier eventualidad que requiera confrontar, podr consultar o


solicitar copias del expediente o carpeta original (Carpeta Maestra) en la
oficina de contratacin o quien haga sus veces.
En todo caso, el SUPERVISOR Y/O
vigilar la ejecucin y cumplimiento
tiempo que este vigente y su funcin
el acta de liquidacin que le ponga
partes.

32

INTERVENTOR DE LOS CONTRATOS


del objeto del contrato durante todo el
slo caducar, una vez se haya suscrito
fin a las obligaciones pactadas por las

3.

Manifestaciones de inconformidad de supervisores y/o interventores de


los contratos en relacin con la ejecucin de los contratos.
Cuando los SUPERVISORES Y/O INTERVENTORES DE CONTRATOS se
manifiesten en desacuerdo con la ejecucin y desarrollo de las obligaciones
pactadas en un contrato, o con la forma de los actos, documentos o
circunstancias examinadas, deber sin excepcin, formular todos sus reparos
por escrito.
Dichos reparos debern ser motivados con razonamientos fundados en
hechos, circunstancias y normas en las que se apoye el criterio sustentado y
debern comprender todas las observaciones y objeciones correspondientes.
El Supervisor y/o interventor dar cuenta al competente contractual, a la
dependencia directamente interesada en el contrato y a la oficina de
contratacin o quien haga sus veces, de los resultados ms relevantes de su
actuacin y recomendar las actuaciones que considere ms convenientes u
oportunas para la normal ejecucin del contrato.
El Supervisor y/o interventor podr solicitar al competente contractual, la
revisin de los actos que considere perjudiciales para los intereses del
Ministerio de Defensa Nacional Ejrcito Nacional.
Cuando se aprecien graves irregularidades en la ejecucin de un contrato que
amenace su paralizacin, es obligacin del Supervisor y/o interventor informar
por escrito dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a la ocurrencia de
los hechos al competente contractual, al Gerente del proyecto y al jefe de la
oficina de contratacin o quien haga sus veces, para que estos inicien las
acciones correspondientes.

4.

Cumplimiento de rdenes del competente contractual, como


consecuencia de irregularidades o circunstancias que afecten el normal
desarrollo de un contrato.
Los SUPERVISORES Y/O INTERVENTORES de los contratos que suscriba
el MDN EJRCITO NACIONAL, estn en la obligacin de acatar las
observaciones y decisiones que adopte el competente contractual, en los
eventos de discrepancias en la ejecucin del contrato y no estn autorizados
a expedir cumplidos para el pago de las obligaciones contradas, hasta tanto
no se tenga pronunciamiento favorable del competente contractual para ese
efecto.

5.

Liquidacin de las obligaciones contradas


LOS SUPERVISORES Y/O INTERVENTORES de los contratos que suscriba
el Ministerio de Defensa Ejrcito Nacional, estn en la obligacin de
entregar debidamente liquidadas todas las cuentas contractuales con sus
33

respectivos soportes, como acta de liquidacin y otros. En este momento


deber quedar documentalmente acreditado que se cumplieron todos los
requisitos necesarios para el cumplimiento de la obligacin a cargo del
Ministerio de Defensa Nacional Ejrcito Nacional y del resultado favorable
de la comprobacin formal y material del cumplimiento de las obligaciones del
contratista.
El contratista deber suscribir el acta de liquidacin que se le remita en un
plazo de 15 das hbiles, posteriores al recibo de la misma. Si al vencimiento
de este plazo, el contratista no se allanare a su suscripcin, el Ministerio de
Defensa Nacional Ejrcito Nacional proceder a la liquidacin de manera
unilateral.
6.

Funciones generales de
interventores.

los supervisores y cuando aplique

a los

Dentro del presente numeral se listan una serie de funciones que competen, a
nivel general, al ejercicio de la funcin de seguimiento en el aspecto tcnico,
administrativo y en el aspecto legal y que describir en forma general los
procesos de esta labor.
Para facilitar la comprensin de estas funciones, es importante tener en
cuenta que en el proceso contractual y en la ejecucin de los contratos, en el
Ministerio de Defensa Ejrcito Nacional, intervienen diferentes funcionarios,
dependiendo obviamente del servicio o bien a contratar y de las necesidades
que deba cubrir cada una de las dependencias.
Se recuerda que quien ejerza la Supervisora y/o interventora de un contrato
en el Ministerio de Defensa Ejrcito Nacional, deber tener pleno
conocimiento del objeto contratado, para poder constatar la debida ejecucin
del mismo y realizar entre otras, las funciones que se describen a
continuacin:
6.1.- En el aspecto Tcnico Administrativo
a) Verificar que las especificaciones y condiciones particulares de los bienes o
servicios contratados, correspondan a las solicitadas, definidas y aceptadas en
el contrato.
De presentarse dudas sobre este particular, deber formularlas por escrito
dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a la ocurrencia de esta
circunstancia, a la Oficina de contratacin o quien haga sus veces y este a su
vez al competente contractual.
La oficina de contratacin o quien haga sus veces, deber responder a este
requerimiento dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a su recibo
clarificando la situacin.
34

b)
En los eventos que as lo determine el contrato, o si la naturaleza del
mismo lo requiere, el Supervisor y/o interventor deber suscribir conjuntamente
con el contratista y el competente contractual, las actas de iniciacin o de recibo
de bienes y/o servicios, dentro del trmino que se haya establecido en el
contrato.
Copia de estas actas, deben enviarse dentro de los tres (3) das hbiles
siguientes a su firma, a la Oficina de Contratacin o quien haga sus veces para
su respectiva incorporacin en la carpeta maestra del contrato.
c) Cuando se requieran cronogramas o programacin de actividades al
contratista para la ejecucin del objeto contratado, el Supervisor y/o interventor
deber exigirlos y recibirlos, para efectos de revisin y control, dentro de los
plazos estipulados en el contrato. Copia de estos cronogramas o programacin
de actividades deben enviarse dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a su
recibo, a la oficina de contratacin o quien haga sus veces para su
correspondiente archivo en la carpeta maestra del contrato.
d) Cuando se trate de la Interventora de contratos de obras, las personas
naturales o jurdicas o los funcionarios designados para este efecto, debern
abrir y llevar conjuntamente con el contratista o la persona delegada por ste,
una memoria diaria de la obra, en donde se harn constar las acciones
realizadas diariamente en ella, as como las actas de los comits tcnicos de
obra o administrativos que peridicamente deban realizarse y las observaciones
que se consideren pertinentes.
Este documento formar parte integral del contrato, por lo tanto, copia mensual
del documento debe enviarse a la oficina de contratacin o quien haga sus
veces, para que este repose en la carpeta maestra del contrato.
e) El Supervisor y/o interventor podr citar o convocar a reuniones al
contratista, al competente contractual y a los funcionarios que tengan un inters
directo en la ejecucin del contrato o hayan participado en la elaboracin de los
trminos de referencia y elaboracin de la minuta del contrato, cuando se tengan
dudas sobre los trminos del contrato y/o se considere necesario para la normal
ejecucin y desarrollo del mismo.
De estas reuniones levantar una ayuda memoria suscrita por los que en ella
intervinieron y la misma deber contener como mnimo los asuntos discutidos,
las decisiones, acciones y compromisos a ejecutar. Copia de este documento,
se enviar a la carpeta maestra, dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a
su suscripcin, para su correspondiente archivo.
f)
Los supervisores y/o interventores de los contratos, si la naturaleza del
mismo lo requiere y as se hubiere estipulado en la minuta del contrato, debern
elaborar actas de recibo parcial de bienes o servicios, las cuales suscribir
35

g) El Supervisor y/o interventor debe exigir la buena calidad y correcto


funcionamiento de los bienes y servicios que sean contratados, y abstenerse de
dar el respectivo cumplido si stos no corresponden a las calidades, cantidades
y especificaciones tcnicas exigidas, para lo cual el supervisor debe mantener
control y coordinacin permanente sobre el desarrollo del contrato, de tal manera
que implemente actividades, tales como, reuniones con el comit evaluador y
contratista, visitas que sean pertinentes a las empresas y otras que se estimen
convenientes y necesarias.
h) El Supervisor y/o interventor deber verificar que el contratista entregue los
bienes y/o servicios que present en la propuesta. En el evento de que algunos
de los bienes o servicios no sean acordes con lo estipulado en el contrato y en la
oferta, ste exigir al contratista que sean cambiados o ajustados en el menor
tiempo posible, o en el indicado para estos eventos en el contrato para que
pueda darse una adecuada ejecucin del mismo. En este evento se proceder
de la siguiente manera:
1)
En el evento en que el material o bien, sea entregado por el
contratista con algn defecto menor, el supervisor podr devolver el material
para que ste corrija o subsane los defectos, en un trmino que el supervisor
considere perentorio sin que afecte el plan logstico de la Unidad.
2)
En el evento en que el material o bien entregado, presente un
defecto que no afecte la funcionalidad o la trazabilidad del mismo o que
disminuya la durabilidad de ste, pero que no sea susceptible de correccin,
el Supervisor recibir el material y autorizar su distribucin, conservando las
muestras defectuosas del total de muestras evaluadas segn el plan de
muestreo que est previsto en la norma tcnica o especificacin tcnica o
dejando cinco (5) muestras de los bienes recibidos, recolectadas al azar las
cuales deben ser marcadas y etiquetadas de manera que se puedan
identificar suficientemente, para efectos de que sobre las mismas, se
practiquen las pruebas que el comit tcnico receptor del material considere
procedentes, en aras de determinar las acciones legales a que haya lugar.
3)
En el evento en que el material o bien entregado, presente
defectos mayores el material ser rechazado por el Supervisor, conservando
las muestras defectuosas del total de muestras evaluadas segn el plan de
muestreo que est previsto en la norma tcnica o especificacin tcnica o
dejando igualmente cinco (5) muestras de los bienes recibidos, recolectadas
al azar las cuales deben ser marcadas y etiquetadas de manera que se
puedan identificar suficientemente para efectos de que sobre las mismas, se

36

NOTA: Para todos los eventos el Supervisor y/o interventor deber valerse de
los conceptos emitidos por los comits recepcionadores del material
(delegados, comit tcnico, almacenista), quienes debern pronunciarse
sobre la condicin de los defectos del material indicando si estos son mayores
o menores y si afectan la durabilidad, la funcionalidad, trazabilidad o el
aspecto que resulte pertinente.
i)
El Supervisor y/o interventor verificar, de conformidad con la naturaleza
jurdica y tipo del contrato suscrito, que el contratista tenga previstos todos los
medios y recursos para mantener la seguridad y la integridad de las personas
que laboran en el Ministerio de Defensa Nacional Ejrcito Nacional.
j)
El Supervisor y/o interventor deber exigir el total cumplimiento de los
cronogramas pactados en los contratos y slo podr recomendar su modificacin
cuando por razn tcnica o dada la naturaleza del contrato, esto se haga
necesario.
Cualquier modificacin que se deba realizar al plazo de ejecucin del contrato
debe ser previamente autorizada por el competente contractual.
k)
El Supervisor y/o interventor deber resolver todas las consultas
presentadas por el contratista y hacer las observaciones que estime conveniente.
Si durante la ejecucin del contrato se presentan dudas o diferencias que no
puedan ser resueltas por el Supervisor, ste deber remitirlas mediante oficio,
dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a la ocurrencia de las mismas, al
competente contractual para su consulta y decisin, con copia al rea de
Contratacin.
l)
El Supervisor y/o interventor debe, si es necesario solicitar la suspensin
temporal de la ejecucin de un contrato por circunstancias de fuerza mayor o
caso fortuito, justificando plenamente las circunstancias de tiempo, modo y lugar
que originan los hechos de la suspensin, ante el competente contractual
mediante documento escrito, para que ste emita su autorizacin.
Si el competente contractual aprueba y suscribe la suspensin del contrato, la
oficina de contratacin o quien haga sus veces, elaborar el acta de suspensin,
copia de la cual deber enviar al Supervisor del contrato dentro de los tres (3)
das hbiles siguientes a su legalizacin, para lo de su competencia.
El Supervisor y/o interventor para todos los eventos de suspensin de los
contratos, una vez desaparezcan los hechos que dieron origen a la suspensin
del mismo, solicitar la reiniciacin del mismo, dejando constancia del tiempo
total de la suspensin temporal y del vencimiento final del contrato.

37

m) El Supervisor y/o interventor deber constatar a la fecha de vencimiento del


contrato, su total cumplimiento. Si llegar a tener dudas sobre la ejecucin del
mismo no podr expedir el acta de recibo final, hasta tanto no se clarifiquen las
dudas o novedades que considere son irregulares.
Para que el Supervisor y/o interventor expida el acta de recibo final del contrato,
deber verificar que todas las obligaciones contractuales se hayan cumplido a
cabalidad y que puede procederse a su respectivo pago final. Este documento
debe contener como mnimo la descripcin de los bienes y/o servicios recibidos,
el valor final del contrato, incluyendo reajustes si es que estos proceden. Copia
de esta acta se enviar a la oficina de contratacin o quien haga sus veces para
su respectivo archivo.
n)
Los SUPERVISORES y/o INTERVENTORES de los contratos del Ministerio
de Defensa Ejrcito Nacional, una vez finalizado el contrato y emitido el ltimo
cumplido de recibo a satisfaccin de los bienes y/o servicios contratados, estn
en la obligacin de elaborar dentro de los plazos establecidos en el contrato y
acordes con la ley, un acta de liquidacin final del contrato.
El acta de liquidacin deber remitirse, dentro de los plazos, al competente
contractual y la Oficina de contratacin o quien haga sus veces para ser revisada
y aceptada.
La obligacin aqu establecida, slo se entender cumplida por el Supervisor y/o
interventor una vez se encuentre suscrita el Acta Final de Liquidacin por el
contratista y el competente contractual.
Si el contratista no acude a suscribir el Acta final de Liquidacin del contrato, la
oficina de contratacin o quien haga sus veces, proceder de conformidad con la
ley a realizar directa y unilateralmente y mediante acto administrativo motivado,
la liquidacin unilateral del contrato.
Si el contratista no esta de acuerdo con el contenido del acta de liquidacin, se le
remitir nuevamente al Supervisor y/o interventor dentro de los tres (3) das
hbiles siguientes al recibo de las observaciones o reparos del contratista.
En este evento, el Supervisor y/o interventor no podr tomarse ms de un (1)
mes en informar al competente contractual y el jefe de la oficina de contratacin o
quien haga sus veces sobre los resultados del nuevo anlisis, para que este
realice los trmites que considere pertinentes.
6.2 En el aspecto Legal:
a)
Cumplir y hacer cumplir todas y cada una de las clusulas contractuales y
en especial, las obligaciones contradas.

38

b)
Solicitar a la oficina de contratacin o quien haga sus veces de
requerirlos, copia de las plizas constituidas por el contratista y de su aprobacin
por parte del Ministerio de Defensa Ejrcito Nacional y de las modificaciones
exigidas a stas durante la ejecucin del contrato.
c)
En cumplimiento de esta obligacin, el Supervisor o interventor del contrato
tendr la obligacin de verificar que las vigencias de las plizas y de sus
modificaciones se encuentren dentro de los trminos exigidos en el contrato.
d)
Informar siempre por escrito a la oficina de contratacin o quien haga sus
veces, si el contratista faltare a alguna o algunas de sus obligaciones
contractuales, con el objeto de que se determine si hay lugar o no a la aplicacin
de sanciones y/o a la declaratoria de caducidad.
e)
Solicitar al competente contractual, en los eventos contemplados en el
contrato y en la Ley, con copia a la oficina de contratacin o quien haga sus
veces, la aplicacin de los principios de terminacin, modificacin e interpretacin
unilateral. De igual forma deber proceder en los casos estipulados en el
contrato para la terminacin de mutuo acuerdo del mismo.
f)
Enviar copia del acta de recibo final y/o parcial a la Oficina de Contratacin
o quien haga sus veces, cada mes o en el plazo que se haya previsto en el
contrato.
g)
El Supervisor y/o interventor siempre tendr la obligacin legal de remitir a
la oficina de contratacin o quien haga sus veces, dentro de los trminos
establecidos, copia de todos los documentos soporte de la Supervisin, as como
de los conceptos y observaciones de las principales modificaciones del mismo y
todo documento referente al mismo, con el objeto de garantizar que se realicen
los trmites a que haya lugar, en el menor tiempo posible.
7. Funciones particulares de los supervisores y/o interventores:
a)

Elaborar el documento o suscribir el acta de iniciacin del contrato.

b)

Suscribir las actas de recibo parciales y final de los bienes y servicio del
contrato.

c)

Rechazar los bienes o servicios que a su criterio no cumplan las normas


tcnicas descritas en el presente contrato.

d)

Rendir informes peridicos (mnimo cada mes) o cuando lo considere


necesario, al competente contractual sobre el avance y ejecucin del contrato.

e)

Verificar la correcta ejecucin y cumplimiento del contrato.

f)

Exigir el cumplimiento del contrato en todas y cada una de sus partes.


39

g)

Atender y resolver en coordinacin con el competente contractual todas las


consultas sobre omisiones, errores, discrepancias o aclaraciones y
complemento en los aspectos tcnicas, descritos en las normas tcnicas
que rigieron el proceso de contratacin.

h)

Verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones


parafiscales de conformidad con lo establecido en el artculo 50 de la Ley
789, en concordancia con lo dispuesto en el artculo 27 del Decreto 2170 de
2002. En caso contrario deber dar aviso de esta circunstancia al
competente contractual.

i)

Para material de Intendencia y cuando se requiera: Verificar y realizar


seguimiento en el cumplimiento de las actividades descritas en el
cronograma de entregas, de conformidad con la reglamentacin expedida
para tal efecto.

j)

Verificar que las garantas que ampara el cumplimiento total del contrato, se
encuentren vigentes e informar en su oportunidad al competente contractual
sobre los inconvenientes presentados.

Todas las dems atribuciones que se contemplen en los documentos del contrato y las
que determine el competente contractual.
CONSIDERACION ESPECIAL: En cualquier estado de ejecucin del contrato el
competente contractual podr emplear las herramientas de auditoria interna que
considere necesarias para garantizar el cumplimiento de las funciones del supervisor y
los comits tcnicos, siempre y cuando no contraren las condiciones del pliego o en
su defecto el clausulado del contrato.
El Supervisor representar en todos los efectos y casos, a la Entidad Ministerio de
Defensa Nacional Ejrcito Nacional, el cual podr exigir reportes y el cumplimiento
de las funciones a los Interventores.
ARTICULO DECIMO SEXTO
OBLIGACIONES TICAS Y PRINCIPIOS COMUNES AL EJERCICIO DE LA
FUNCIN DE GERENTES DE PROYECTO, SUPERVISORES Y COMITS
En cumplimiento de las funciones generales y particulares establecidas en este
documento, para Gerentes de Proyecto, Comits de adquisiciones, de cierres,
estructuradores, evaluadores y supervisores de los contratos o participantes directa o
indirectamente en los procesos y la ejecucin de los contratos, prevalecern los
siguientes principios:
a. Guardar la debida reserva respecto de los hechos o informaciones que conozca
con motivo del ejercicio de sus funciones, sin perjuicio de los deberes y
40

responsabilidades que le corresponden en virtud de las normas que regulan el


secreto o la reserva administrativa.
b. Actuar con pleno conocimiento de las materias sometidas a su consideracin y
con la mayor diligencia posible.
c. Actuar con rectitud y honradez, desechando todo provecho o ventaja personal,
obtenida por si o por interpuesta persona.
d. Otorgar a todos los proponentes y contratistas igualdad de trato, es decir que
no medien diferencias que de acuerdo con las normas vigentes, puedan
considerarse para establecer una prelacin.
e. No obtener ni procurar beneficios o ventajas indebidas, para si o para otros y
con ocasin de su ejercicio, abstenerse de adoptar represalias de ningn tipo
ni ejercer coaccin alguna contra funcionarios o terceros.
f. No debe utilizar en beneficio propio o de terceros o para fines ajenos, la
informacin de la que tenga conocimiento con motivo del ejercicio de su funcin
y que no este destinada al pblico en general.
g. Denunciar ante su superior o ante las autoridades correspondientes los actos o
hechos de los que tuviere conocimiento con motivo o con ocasin del ejercicio
de sus funciones que pudieren perjudicar al Ministerio de Defensa Ejrcito
Nacional o constituir un delito o violacin a la ley.
h. Mantener la independencia de criterio, y el deber de seleccin objetiva
determinado en la ley.
i.

No dejarse presionar por superiores a efectos de expedir conceptos que se


sustraigan a las condiciones objetivas que le impone el ejercicio de la funcin.

j. La funcin de unidades asesoras de coordinacin, estructuracin y/o evaluacin


y seguimiento se ejercer con plena autonoma respecto del competente
contractual y dems funcionarios que tengan que ver con el proceso y la
ejecucin del contrato, pero siempre acatando las autorizaciones previas que
se hayan previsto para la toma de decisiones en la celebracin y ejecucin del
contrato.
k. La funcin de unidades asesoras de coordinacin, estructuracin y/o evaluacin
y seguimiento de los contratos que suscriba el Ministerio de Defensa Ejrcito
Nacional, es de carcter interno y tiene por objeto garantizar la impecable
ejecucin del objeto contratado y el cabal cumplimiento de las obligaciones
pactadas.
l. La funcin de Unidades asesoras (comits) de coordinacin, estructuracin y/o
evaluacin y seguimiento la ejercer previa designacin del competente
41

contractual, el funcionario que como mnimo tenga un perfil profesional o


tcnico que permita garantizar idoneidad en el desarrollo de sus funciones y el
estricto cumplimiento de normas tcnicas, administrativas y/o legales.
m. La funcin de Unidades asesoras (comits) de coordinacin, estructuracin y/o
evaluacin y seguimiento se ejercer en sus modalidades de intervencin
formal y material. La intervencin formal consistir en la verificacin del
cumplimiento de los requisitos que sean necesarios e indispensables para la
ejecucin y desarrollo del objeto contratado. En la intervencin material, se
deber comprobar y certificar la efectiva y real ejecucin y cumplimiento del
objeto contratado.
n. Los conceptos, constancias e informes de los Gerentes de Proyecto, Comits
(Adquisiciones, cierres, estructuradores, evaluadores) y Supervisores de
Contratos, respecto del cumplimiento de las tareas desarrolladas siempre
constarn por escrito.

ARTICULO DECIMO SEPTIMO


TAREAS DE LOS JEFES DE ESTADO MAYOR DE BRIGADA, UNIDADES CON
ORGANIZACIN TRANSITORIA O ESPECIAL Y DIRECTORES
1. Disponer lo necesario, al interior de cada Divisin, Brigada, Unidad con
organizacin transitoria o especial y Direcciones para controlar y hacer el
seguimiento del desarrollo de todos los procesos a que se refiere el presente
manual.
2. Coordinar e Integrar un Grupo de apoyo y asesora para adelantar la ejecucin
e impulso de las tareas inherentes a los Procesos de contratacin de su
unidad. Gestionar ante cualquier comando todo lo necesario para dotar a este
grupo con los recursos Humanos, fsicos, logsticos y tcnicos pertinentes.
3. Tramitar por medio de la Orden semanal el nombramiento para los comits de
las unidades centralizadas, solo cuando se requiera que los funcionarios
ms antiguos que el competente contractual desempeen las funciones
descritas en los artculos dcimo hasta el dcimo quinto, sin prejuicio de las
responsabilidades inherentes a su rea.
4. Supervigilar durante todo el desarrollo del proceso y de la ejecucin del
contrato, que los Jefes de las Oficinas o secciones, o el Jefe de la Oficina de
Logstica (G4-B4-S4); Contador y Jefe de la Oficina de contratacin
(Intendencia Local Jefe de Presupuesto y otros), o quienes hagan sus veces;
nombrados cumplan con las funciones asignadas de los artculos dcimo hasta
el dcimo quinto, sin prejuicio a las responsabilidades atinentes a su rea.

42

5. Controlar que el oficial B4 o los oficiales S4 o los responsables de control


interno de las unidades o quien se designe por el competente contractual,
cumplan con lo previsto en el decreto 2434 de 2006 tramitando la clave para
manejar y custodiar el acceso a la pagina Web del portal nico de contratacin
del estado, con el fin de que se publiquen todos los documentos y actos
administrativos de los procesos de contratacin que ordena la ley.
6. Es responsable que se cumpla el cronograma de ejecucin en la etapa
precontractual, contractual y poscontractual para lo cual exigir en las
reuniones administrativas la presentacin de los cronogramas de los procesos y
su situacin actual.(Formato No.2)
7. Firma los planes propios y centralizados que se emitan en su cuartel general y
controla que en su organizacin lo hagan los comandantes o Directores, los
cuales sern enviados al competente contractual para la realizacin de los
procesos y es responsable de que no se adquieran compromisos sin haberse
realizado los procesos descritos en el presente manual.

CAPITULO II
ETAPA PREVIA PLANEACION Y ESTRUCTURACION
ARTICULO DECIMO OCTAVO
PLANES DE CONTRATACIN Y COMPRAS.
Las Divisiones, Brigadas, Batallones, Unidades con organizacin transitoria o
especiales y Direcciones del Comando Ejrcito elaborarn los planes de contratacin
y compras en todos los recursos para cada vigencia fiscal; los cuales sern enviados
al departamento E4 para ser revisados, ajustados o modificados y ser publicados en el
sitio Web (www.ejercito.mil.co/contratacin).
Dentro de las Obligaciones de las Entidades Estatales que contratan con sujecin a la
Ley 80 de 1993, descritas en el Artculo 13 del Decreto 3512 del 05 de Diciembre de
2003, en el literal b) existe la Elaboracin de los Planes de Compras. A partir de la
fecha de ingreso de las entidades al SICE, stas debern elaborar, registrar y
actualizar sus respectivos planes de compras en el Portal del SICE, de acuerdo con las
instrucciones all publicadas.
El Acuerdo 004 del 02 de Febrero de 2006, en su ART. 1 fija el alcance del trmino
Plan de Compras en el SICE como Plan de Adquisiciones de Bienes, Servicios y
Obra Pblica de las entidades y particulares que manejan recursos pblicos,
independientemente del rubro presupuestal que se afecte, ya sea de funcionamiento o
de inversin

43

En el ART. 2 Determina que la elaboracin de Planes de Compras de conformidad con


el Art. 11 y literal b) del artculo 13 del Decreto 3512 de 2003, en cuanto a Obra
Pblica, ser obligatoria en el segundo nivel de desagregacin del Catlogo nico de
Bienes y Servicios CUBS, que corresponde a nivel de Clase. Para Bienes y Servicios,
la elaboracin de Planes de Compras continuar siendo obligatoria en el tercer nivel de
desagregacin del CUBS, que se refiere a nivel de Subclase.
Mediante Resolucin No. 0730 del 30 de Junio de 2005, en el Artculo 3 fue creado
como usuario del SICE y se asign el rol del Administrador Plan de Compras del
Ejrcito Nacional, al Departamento E-4 del Comando del Ejrcito.
Es de aclarar el nico autorizado por la Contralora General de la Repblica para
ingresar y/o modificar el Plan de Compras de la Fuerza es el Departamento E-4 del
Comando del Ejrcito.
El Administrador Plan de Compras SICE (Departamento E-4) enviar el formato del
Plan de Compras a los funcionarios de las Unidades Tcticas.
Los funcionarios designados debern diligenciar el Plan de Compras de cada Unidad,
conservar una copia de seguridad y lo enva al Departamento E-4 (Por Conducto
Regular a travs de la Divisin) en medio magntico y fsico el da 10 de Enero. El
Departamento E-4 lo consolida y lo registra en el SICE a ms tardar el 31 de Enero de
cada vigencia.
El Plan de Compras, debe ser el soporte de las partidas presupuestales, que se
incluyan en el proyecto de presupuesto para la vigencia fiscal asignada, adems de los
ingresos proyectados para la siguiente vigencia por Fondos Internos
De acuerdo con la Directiva No. 0234 del 27 de Octubre de 2005, El Comando de la
Fuerza dispone que el Plan de Compras puede modificarse en el momento que sea
necesario, pero se deben informar estas modificaciones al Departamento E-4 del
Comando del Ejrcito con el formato respectivo suministrado, en las siguientes fechas:
05 de Abril - 05 de Julio - 05 de Octubre - 15 de Diciembre.
ARTICULO DECIMO NOVENO
ETAPA DE PLANEACIN Y ESTRUCTURACIN
Esta se constituye en etapa preliminar y obligatoria de todo proceso de contratacin,
independiente de su modalidad y comprende:
Elaboracin de los Planes de Compras.
Consolidacin de Informacin.
Anlisis de Informacin y prioridades de Adquisicin.
Nombramiento de Gerentes, Comits y supervisores.

44

En desarrollo de lo previsto en los numerales 7 y 12 del artculo 25 de la Ley 80 de


1993, los estudios en los cuales se analice la conveniencia y la oportunidad de realizar
la contratacin de que se trate, tendrn lugar de manera previa a la apertura de los
procesos de seleccin y debern contener como mnimo la siguiente informacin: La
definicin de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la
contratacin. La definicin tcnica de la forma en que la entidad puede satisfacer su
necesidad, que entre otros puede corresponder a un proyecto, estudio, diseo o
prediseo. Las condiciones del contrato a celebrar, tales como objeto, plazo y lugar de
ejecucin del mismo. El soporte tcnico y econmico del valor estimado del contrato.
El anlisis de los riesgos de la contratacin y en consecuencia el nivel y extensin de
los riesgos que deben ser amparados por el contratista, todo lo anterior avalado por el
Gerente del Proyecto y con los anexos de cada rea como soporte. (Formato No.1)

CAPITULO III.
PROCESOS Y SELECCIN DE LA MEJOR PROPUESTA.

ARTICULO VIGESIMO
ETAPA PRECONTRACTUAL
Comprende el proceso de seleccin propiamente dicho y para los fines de este
Manual se identifican a partir de los actos que hacen pblica la iniciativa de
contratacin, los dems pasos o procesos que defina el competente contractual para
garantizar el fin de la contratacin sin que contraren las normas establecidas que
rigen la materia.
La seleccin de contratistas se surtir a travs de
procedimientos o modalidades:

cualquiera de los siguientes

A. LICITACIN PBLICA O CONCURSO PBLICO


B. CONTRATACIN DIRECTA
C. CONTRATACIN DIRECTA INFERIOR AL 10% DE LA MENOR CUANTA.
9 A. LICITACIN PBLICA Y CONCURSO PBLICO, aplica cuando concurran
las circunstancias previstas en la ley, con sujecin al presupuesto de la
entidad; tales procesos se adelantarn conforme a lo dispuesto en la Ley 80 de
1993 y sus Decretos reglamentarios o la norma que la modifique o sustituya.
El reporte a la cmara de comercio se realiza de acuerdo con la
normatividad de la Superintendencia de Industria y Comercio, la cual
establece las caractersticas y el programa a utilizar para este reporte y
ser dentro de los cinco (5) primeros das corrientes de cada mes, a la

45

cmara de comercio de su jurisdiccin remitida con un mes de antelacin


a la apertura de la licitacin o concurso.
Los pasos similares de la licitacin y la Contratacin directa estn
descritos a continuacin, relacionando los plazos y trminos de cada
proceso.
9 B. CONTRATACIN DIRECTA, aplica cuando concurran las circunstancias
previstas en la ley, con sujecin al presupuesto de la entidad, para la
determinacin de las cuantas y se sometern al trmite que a continuacin se
detalla, a partir de los actos que hacen pblica la iniciativa de contratacin.
Proceso de seleccin
1.

Publicacin del aviso de prensa anunciando disponibilidad


prepliego. Con el fin de garantizar la publicidad y por ende la
democratizacin de los procesos, el Ejrcito Nacional, anunciar a travs
de un medio de amplia circulacin, nacional, regional o local, las
condiciones y trminos durante los cuales estarn disponibles los
prepliegos. Se publicar dentro de los diez (10) a veinte (20) das
calendario anteriores a la apertura de la licitacin o concurso se
publicarn hasta tres (3) avisos con intervalos entre dos (2) y cinco (5)
das calendario (Formato 3)

2.

Publicacin del prepliego en la pgina Web www.contratos.gov.co


De acuerdo al decreto 2434 de 2006, El Ejrcito Nacional publicar los
proyectos de pliegos de condiciones y/o trminos de referencia de los
procesos de licitacin, concurso pblico o invitacin directa con
excepcin de aquellas cuyo valor sea igual o inferior al 10% de la menor
cuanta, con el propsito de suministrar al pblico en general la
informacin que le permita formular observaciones al contenido de los
documentos antes mencionados. Dar estricto cumplimiento al artculo
vigsimo cuarto para la identificacin o numeracin de los procesos
Los proyectos de pliegos de condiciones y/o de trminos de referencia,
en los casos de licitacin o concurso pblico, se llevaran a aprobacin
del comit de adquisiciones y se publicarn en la pgina Web
www.contratos.gov.co cuando menos con diez (10) das calendario de
antelacin a la fecha del acto que ordena la apertura del proceso de
seleccin correspondiente y cuando el proceso de seleccin sea de
contratacin directa, este trmino ser de cinco (5) das calendario..

46

Se exceptan de la aplicacin de este artculo los procesos que tengan


carcter reservado de conformidad con la ley, los acpites tcnicos de
los correspondientes pliegos de condiciones y aquellos cuyo
presupuesto fuere inferior al 10% de la menor cuanta. Para acceder a la
informacin de orden tcnico, el interesado en presentar propuesta, debe
concurrir personalmente o a travs de autorizado, a suscribir el
compromiso de confidencialidad y por ende a documentarse de la
informacin respectiva. (Formato No.38)
Para obtener las claves y dar acceso a la publicacin de los documentos
que ordena la ley, en la pgina WEB www.contratos.gov.co, se
requiere interactuar en la pgina respectiva y obtener un cdigo para
tramitar el formulario y recibir la autorizacin por medio de una clave
cumplir con sus requisitos mnimos para su custodia, trmite y uso.
3.

Audiencia preliminar. El Ejrcito Nacional, efectuar una audiencia


preliminar Dentro de los cinco (5) das calendario antes de la apertura
del proceso; en la fecha y hora sealada en el proyecto de pliegos de
condiciones o prepliego.
a. Suscripcin de la plantilla de ingreso y la planilla de compromiso de
confidencialidad, si aplica. (Formatos No. 5,10,38)
b. Presentacin por parte del Gerente del Proyecto.
c. Presentacin por parte de los delegados de cada Comit, de la parte
pertinente del pliego.
d. Intervencin de los interesados, conforme al turno que registre la
planilla de ingreso.
La Audiencia Preliminar se efectuar dentro del trmino de exhibicin del
prepliego de condiciones y/o trminos de referencia, un plazo mximo de
un (1) da.

4.

Recepcin de observaciones. Las observaciones al pre-pliego de


condiciones y/o trminos de referencia, se recibirn nicamente en la
oficina de contratacin o quien haga sus veces y no por algn
funcionario de los comits; stas debern constar por escrito, una vez
radicadas, tales sern tramitadas y remitidas al Gerente del proyecto y/o
Comits. La totalidad de las respuestas las entregarn las
correspondientes reas a la oficina de contratacin o quien haga sus
veces, en medio documental y magntico para su respectiva respuesta.

5.

Respuesta a observaciones al proyecto de pliego e integracin y


anlisis. Con las observaciones recibidas se integrar el o los
formularios de preguntas y respuestas analizando la pertinencia de
stas; para los efectos se producir el documento que contar con la
firma del Gerente del proyecto, y el ordenador del gasto quienes en

47

coordinacin con la oficina de contratacin autorizarn su inclusin en la


pgina Web www.contratos.gov.co
Nota: Las observaciones recibidas extemporneamente no se
atendern.
6.

Integracin del pliego de condiciones definitivo. Con base en los


formularios de preguntas y respuestas y en los conceptos definitivos
tramitados, se integrar el Pliego Definitivo de Condiciones y/o trminos
de referencia para llevar a ponencia ante el comit de adquisiciones para
su aprobacin y se elaborar el proyecto de Resolucin de Apertura.
(Formato No.8)
Los pliegos de condiciones y/o trminos de referencia se basarn en los
establecidos por el grupo de contratacin estatal del MDN o en su
defecto la oficina de contratacin de Ejrcito y debern incluir como
mnimo la siguiente informacin:
Objeto del contrato.
Caractersticas tcnicas de los bienes, obras o servicios requeridos
por la entidad.
Presupuesto oficial.
Requisitos y calidades de los proponentes
Factores de escogencia de la oferta y la ponderacin matemtica
precisa, concreta y detallada de los mismos.
Criterios de desempate.
Requisitos o documentos necesarios para la comparacin de las
ofertas.
Fecha y hora lmite de presentacin de las ofertas.
Trmino para la evaluacin de las ofertas y adjudicacin del contrato.
Plazo y forma de pago del contrato.
Plizas y Amparos

7.

Resolucin de apertura Est materializada en el acto administrativo


que dispone las condiciones generales de la licitacin, concurso o
contratacin directa, ordenando la apertura formal del proceso de
seleccin. (Formato No.8)

8.

Publicacin de pliegos definitivos en la pgina Web. Publicidad de


los
pliegos de condiciones y/o trminos de referencia. El Ejrcito
publicar los pliegos de condiciones y/o trminos de referencia definitivos
de los procesos de licitacin o concurso pblico o contratacin Directa.
En dichos documentos se podrn incluir los temas planteados en las
observaciones que se consideren relevantes para el proceso de
seleccin. Dar estricto cumplimiento al artculo vigsimo cuarto para la
identificacin o numeracin de los procesos

48

El texto definitivo de los pliegos de condiciones o trminos de referencia


ser publicado en la pgina Web al momento de dar apertura al proceso
de seleccin. En aquellos casos nicos y excepcionales, y despus de
haber surtido todas las instancias dentro de la entidad,(Brigada, Divisin,
Oficina de contratacin de Ejrcito) y no se cuente con la infraestructura
tecnolgica y de conectividad que asegure la inalterabilidad del
documento para surtir la publicacin por este medio, deber publicar un
aviso de prensa, en el cual se indique el lugar de la entidad en que
pueden ser consultados en forma gratuita. Dicho aviso deber publicarse
en un diario de amplia circulacin nacional, departamental o municipal,
segn el caso, o comunicarse por algn mecanismo determinado en
forma general por la autoridad administrativa de modo que permita a la
ciudadana conocer su contenido aplicando as el principio de publicidad.
Para obtener las claves y dar acceso a la publicacin de los documentos
que ordena la ley, en la pgina WEB www.contratos.gov.co, se
requiere interactuar en la pgina respectiva y obtener un cdigo para
tramitar el formulario y recibir la autorizacin por medio de una clave
cumplir con sus requisitos mnimos para su custodia, trmite y uso.
9.

Disposicin del pliego para consulta o compra. Los pliegos de


condiciones o trminos de referencia sern puestos a disposicin para
consulta en el sitio Web www.contratos.gov.co y en la Oficina de
contratacin o quien haga sus veces de cada unidad.

10.

Venta de pliegos de condiciones. Los pliegos de condiciones sern


entregados en calidad de venta a los interesados, previa cancelacin de los
derechos que fija por tabla de cuantas el Ministerio de Defensa; su valor no
es reembolsable y su pago debe hacerse previo a la fecha fijada para la
recepcin de propuestas. Cuando un proceso se declare desierto y se de
apertura nuevamente no se cobrar a algn oferente que lo haya adquirido,
previa verificacin de la cuantas en que participar de nuevo. (Formato
No.9)

11.

Audiencia de aclaraciones. El Ministerio de Defensa - Ejrcito Nacional,


podr realizar una audiencia de aclaraciones a efectos de precisar el
contenido de los pliegos de condiciones y/o trminos de referencia definitivos.
dentro de los tres (3) das hbiles siguientes al inicio del plazo para la
presentacin de la propuesta y a solicitud de cualquiera de las personas que
retiraron pliegos de condiciones y/o trminos de referencia. (Formato No.11)

12. Aclaraciones y recepcin de observaciones al pliego. Dentro del plazo del


proceso de seleccin y hasta los tres das hbiles anteriores al cierre, se
recibirn las observaciones que consideren pertinente formular los
interesados en presentar propuesta.
13.

Publicacin de formularios de respuestas a las observaciones o


adendas, cuando a ellos hubiere lugar. Son formularios, los documentos
49

que contienen las respuestas a las observaciones formuladas y Adendas,


los documentos que contienen modificaciones a los pliegos de condiciones;
unos y otros sern puestos a disposicin de los interesados a travs del
sitio Web www.contratos.gov.co y remitidos a los correos electrnicos o
direcciones que se hubieren registrado, de ser posible o por fax.
14.

Trmino para devolucin de propuestas. Los proponentes podrn retirar


sus propuestas antes de la fecha y hora previstas para el cierre del
proceso; en este caso se les devolvern sin abrir.

15.

Recepcin de propuestas. Las propuestas sern recibidas en el lugar, fecha


y antes de la hora prevista en los pliegos de condiciones para tal efecto. De la
entrega se dejar constancia en acta, en la que se indicar entre otra
informacin: proponente, garanta, nmero de folios y asistentes al acto de
recepcin. Para la recepcin de ofertas se dar diez (10) das hbiles y se
cumplir lo descrito en el Artculo Decimocuarto del presente manual.
(Formatos No. 12 y 14)

16. Evaluacin y requerimientos. Dentro del ms estricto respeto a un


tratamiento igualitario a todos los proponentes, el Ejrcito podr solicitar a
cualquiera de ellos, las aclaraciones o la informacin que estime pertinente,
a fin de adelantar el proceso de evaluacin. Con ocasin de las respuestas,
no podrn los proponentes mejorar, adicionar o complementar sus
propuestas. Para la evaluacin de ofertas se dar siete (07) das hbiles
17. Consolidacin del informe de evaluacin. Agotado el proceso de evaluacin
segn consta en los documentos que emanan de los Comits Evaluadores,
se proceder a consolidar el informe para efectos de su publicacin y
consiguiente traslado.
18. Traslado del informe de evaluacin. El traslado del informe de evaluacin se
surtir por el trmino que seale cada pliego de condiciones y/o trminos de
referencia. Durante este plazo, si los proponentes lo estiman pertinentes,
podrn presentar las observaciones a dicho informe, en la oficina de
Contratacin o quien que haga sus veces. Para el traslado del informe y
observacin de las evaluaciones de ofertas se dar cinco (05) das hbiles.
19. Recepcin y trmite de observaciones al informe de evaluacin.
Recibidas las observaciones, se proceder a su estudio, a proyectar las
correspondientes respuestas y a efectuar los ajustes a los informes de
evaluacin si a ello hubiere lugar. Consolidado el informe final, se definir el
orden de elegibilidad.
20. Comit de Adquisiciones. En los casos en que haya lugar, se someter al
Comit de Adquisiciones el informe referido a la evaluacin, a las
observaciones y a las respuestas de las mismas, para que ste recomiende al
50

ordenador del gasto, la adjudicacin o declaratoria de desierta, si a sta hubiere


lugar. Para la celebracin del comit de adquisiciones se dar cuatro das (04)
das hbiles.
21. Audiencia. La decisin de que la adjudicacin de una licitacin, concurso o
invitacin tenga lugar en audiencia pblica, podr ser adoptada por el
Contralor General de la Repblica en los trminos previstos en el artculo 273
de la Constitucin Poltica, o cuando se considere pertinente de oficio por el
Ministerio de Defensa Nacional o el Comando del Ejrcito, y en los casos que
estime el competente contractual. En ella podrn participar los oferentes, las
organizaciones de veedura ciudadana, los medios de comunicacin y
cualquier persona que lo desee. (Formato No.18)
22. Resolucin de adjudicacin. La Resolucin de adjudicacin es el acto
administrativo por el cual el ordenador dispone la adjudicacin de la invitacin
a la propuesta ms favorable, segn las exigencias previstas en los pliegos
de condiciones y/o trminos de referencia; el acto administrativo de
adjudicacin es irrevocable y deber emitirse en el menor tiempo
posible.(Formato No.17)
23. Notificacin de Resolucin de adjudicacin. Con sujecin a lo dispuesto
en el Cdigo Contencioso Administrativo, se surtir la notificacin personal.
(Formato No.19)
24. Comunicacin a los dems proponentes. Surtido el acto de adjudicacin,
se comunicar sobre la decisin a los restantes proponentes no favorecidos.
(Formato No.19)
25. Elaboracin del Contrato. Una vez adjudicada la invitacin, la oficina de
Contratacin o quien haga sus veces, elaborar
el o los contratos
respectivos, los cuales surtirn los trmites internos de verificacin y control;
debe darse cumplimiento a la identificacin descrita en el artculo vigsimo
cuarto del presente manual.
26. Firma del contrato. Dentro del trmino que prevn los pliegos de condiciones
y/o trminos de referencia, es obligacin del proponente citar de oficio a quien
le fue adjudicada la invitacin, para presentarse ante la oficina de contratacin
o quien haga sus veces, a suscribir el correspondiente contrato, dentro del
perodo de validez de la propuesta. En caso que el proponente se niegue a
firmar el contrato, el Ministerio de Defensa - Ejrcito Nacional har efectiva la
garanta y si es del caso las sanciones pertinentes y se proceder a notificar
la adjudicacin al oferente que haya ocupado el segundo orden de
elegibilidad dentro de los 10 das siguientes a la fecha de notificacin de la
resolucion de adjudicacin

51

27. Requisitos de perfeccionamiento. Los contratos se perfeccionan con la


firma de las partes y su correspondiente registro presupuestal.
28. Requisitos de legalizacin: Los contratos se legalizan con el pago del
Impuesto de Timbre Nacional y el pago de los derechos de publicacin en el
Diario nico de Contratacin Pblica, si a stos hubiere lugar.
29. Requisitos de ejecucin. Para la ejecucin de los contratos se requiere la
aprobacin, por parte del Ministerio de Defensa Ejrcito Nacional, de la
Garanta Unica constituida por el Contratista y como beneficiario o asegurado
el M.D.N.- EJERCITO NACIONAL (SIGLA UNIDAD). (formato No.21)
30. Remisin de documentos al
Supervisor. Cumplidos los anteriores
requisitos, se remitirn copia de todos los antecedentes, el contrato
perfeccionado con requisitos de ejecucin al supervisor (o interventor en
contrato de obra), quien asumir el control de la ejecucin. De acuerdo al
numeral 2 del artculo Dcimo quinto del presente manual.
31. Comunicacin al contratista sobre fecha de iniciacin. Efectuada la
remisin de documentos al supervisor o interventor, se comunicar al
contratista la fecha de iniciacin del contrato, siempre y cuando sta hubiera
establecido desde la fecha de aprobacin de la garanta nica.
9 C. CONTRATACIN DIRECTA MENOR AL 10% DE LA MENOR CUANTA. Los
procesos de seleccin cuyo valor fuere menor al 10% de la menor cuanta,
formularn invitacin a un nmero plural y se sometern al trmite de seleccin
previsto a continuacin:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

9.
10.
11.
12.
13.

Elaboracin de trminos de la invitacin. (Solicitud de Oferta)


Comunicaciones a los invitados para que presenten sus ofrecimientos en
los plazos previstos.( Mnimo dos (2) o ms)
Recepcin de ofrecimientos. (Artculo Decimocuarto del presente manual,
comit de cierres o recibo de cotizaciones)
Evaluacin de ofrecimientos. (Anlisis jurdico, econmico y tcnico)
Solicitud de aclaraciones. (de la Administracin y/o de los Oferentes)
Traslado de evaluacin. (comunicarle a cada uno de los participantes)
Respuestas a observaciones. (de la evaluacin)
Aceptacin de ofrecimiento. (adjudicacin, consideracin 1 del Artculo
Dcimo tercero, el cual faculta al competente para nombrar o no al comit
de adquisiciones para esta modalidad de contratacin)
Elaboracin de contrato. (Artculo vigsimo cuarto del presente manual)
Firma del contrato o de la orden respectiva.
Requisitos de perfeccionamiento. (firmas y expedicin del RPC)
Requisitos de legalizacin.( pago publicacin o Impuesto de timbre si es
del caso)
Requisitos de ejecucin. (aprobacin de la garanta si es del caso)
(Formato No.21)
52

14.
15.

Remisin de documentos al supervisor. (Numeral 2 Artculo Dcimo


quinto)
Comunicacin al contratista sobre fecha de iniciacin. (Acta de inicio)

No obstante lo anterior, con previo anlisis exhaustivo y riguroso por va de excepcin


y en casos que se consideren suficientemente motivados, justificados y comprobados
especialmente en forma econmica y convenientes, consignados en el estudio de
conveniencia y oportunidad; el funcionario competente podr surtir una sola invitacin
a un ente estatal o privado, y podr adelantar un proceso abreviado en cuyo trmite se
garanticen los principios de la contratacin.
ARTICULO VIGESIMO PRIMERO
PROCEDIMIENTOS COMUNES
El procedimiento citado en el artculo precedente, se utilizar en la contratacin
Directa que adelante el Ejrcito Nacional. No obstante las facultades contenidas en el
Decreto 855/94, los procedimientos para la seleccin de contratistas se deben surtir
con sujecin a lo enunciado en el artculo vigsimo de este Manual.

ARTICULO VIGESIMO SEGUNDO


INSTRUCCIONES GENERALES
Como acciones generales adicionales en materia de contratacin administrativa,
establecen las siguientes:

se

1. Los PLIEGOS DE CONDICIONES Y/O TRMINOS DE REFERENCIA que


utilizar el Ejrcito se denominarn as para toda modalidad de contratacin y
sern los remitidos por el rea de contratacin estatal del Ministerio de Defensa
o en su defecto la Oficina de Contratacin de Ejrcito, para los procesos de
contratacin directa menor al 10% de la menor cuanta se denominarn
INVITACIN A COTIZAR y/o SOLICITUD DE OFERTA.
2. Los conceptos que en materia de contratacin estatal emita el rea de
contratacin del Ministerio o el rea de contratacin del Ejrcito para los
aspectos jurdicos y econmicos, primarn sobre los emitidos por los
competentes contractuales.
3. Los formatos que se enuncian en el presente manual sern los aprobados por
la Oficina de Contratacin y emitidos por medio de una GUA PARA EL
EJERCICIO DE LAS FUNCIONES CONTRACTUALES EN EL EJRCITO y
formar parte de este manual.
4. Para obtener las claves y dar acceso a la publicacin de los documentos que
ordena la ley, en la WEB www.contratos.gov.co, se requiere interactuar en la
53

pgina respectiva y obtener un cdigo para tramitar el formulario y recibir la


autorizacin por medio de una clave, cumplir con sus requisitos mnimos para
su custodia, trmite y uso.
5. Salvaguarda de documentos electrnicos. De acuerdo a los preceptuado por el
artculo 24 del decreto 2170 de 2002, toda la informacin contenida en los
documentos electrnicos que se produzcan durante un proceso de contratacin
realizado con el apoyo de herramientas tecnolgicas, har parte del archivo
electrnico de la entidad y constituir uno de los elementos del expediente del
proceso de contratacin. Las entidades estatales debern adoptar las medidas
necesarias para la salvaguarda de esta informacin.
6. Responsabilidad de la publicacin en la Web. De acuerdo a lo preceptuado en
el decreto 2434 de 2006, se deber cumplir con todo su contenido, y
compromete exclusivamente la responsabilidad disciplinaria del servidor pblico
asignado para esta funcin, debindose dejar en la Web hasta dos (2) aos
posteriores a la publicacin del acta de liquidacin
7. Para la publicacin en general e identificacin de los procesos en la Web y en
los reportes a los entes superiores y los de control, se deber emplear lo
descrito en los numerales 1 y 2 del Artculo Vigsimo cuarto del presente
manual.
8. Reportes peridicos bimensuales. De acuerdo a lo descrito en la Resolucin
168 de 2006 los competentes contractuales delegados, enviarn al Segundo
Comandante y JEM del Ejrcito una informacin detallada de los procesos y
contratos realizados para lo cul se cumplir lo establecido en circular No.
162224 de 2006, en cuanto al formato y los plazos para enviar a la Oficina de
Contratacin de Ejrcito, y en cumplimiento al artculo No.13 de la citada
resolucin la cual asign la funcin de Impulso, seguimiento y trmite en los
procesos de competencia delegada del Ministro en el Ejrcito.
9. Los comits tcnicos estarn sujetos a las normas tcnicas emitidas por el
MDN, o en su defecto las Fichas tcnicas que emita el Comando del Ejrcito
por medio de sus Jefaturas o Direcciones, solo en casos especficos que no
existan se proceder a elaborarlas para el elemento que se requiere.
10. Para todos los efectos en donde se mencione la oficina de contratacin o quien
haga sus veces, se hace referencia a las Intendencias Locales de las Unidades
que las poseen o las secciones administrativas que realicen procesos y
elaboren contratos.
11. Los integrantes de los comits y funcionarios relacionados en el artculo
Noveno debern suscribir el compromiso anticorrupcin que reposar en su
folio de vida. (Formato No.37)

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12. Para todos los documentos contractuales que emitan los competentes
delegados se encabezarn con el texto MINISTERIO DE DEFENSA
NACIONAL EJERCITO NACIONAL (SIGLA UNIDAD), omitiendo la frase
FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA, ya que sta, es Unidad ejecutora
independiente en el Comando General.
13. Los competentes contractuales delegados simultneamente en dos unidades
ejecutoras con la Direccin General de Sanidad, actuarn en los procesos de
sanidad, haciendo referencia exclusivamente a M.D.N. DGSM - (SIGLA
ESM) y no harn referencia a la Unidad Ejecutora Ejrcito.
14. Las certificaciones de contratos, solicitadas por los proveedores o contratistas
sern expedidas por cada unidad, previa consulta con la dependencia usuaria
del bien o servicio ejecutado; teniendo en cuenta las novedades si existieren,
las cuales debern consignarse en dicha certificacin. (formato No.40)
15. En nuestro caso para la unidad ejecutora Ejrcito, la menor cuanta es 1.000
SMLMV, por lo tanto cuando se haga referencia a la modalidad de contratacin
abreviada en plazos, se debe especificar CONTRATACION DIRECTA MENOR
AL 10% DE LA MENOR CUANTIA lo cual representa el 10% de los 1.000
SMLMV; en ningn caso se har referencia a la menor o mayor cuanta ya que
no existe como modalidad de contratacin. (Artculo Vigsimo del presente
manual)
ARTICULO VIGESIMO TERCERO
CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIN TCNICA DE PROYECTOS.
Por la naturaleza de los bienes y para garantizar las condiciones de seguridad, el
Ejrcito Nacional se reserva la facultad de identificar la informacin tcnica sujeta a
reserva; dicha informacin ser puesta en conocimiento de los interesados en
presentar oferta al Ejrcito, una vez se suscriba por parte de aquellos o por su
delegado, el correspondiente compromiso de confidencialidad. (Formato No.38)
CAPITULO IV
EJECUCIN DE LOS CONTRATOS
ARTICULO VIGESIMO CUARTO
IDENTIFICACIN O NMERO DEL CONTRATO.
Para efectos de identificacin o numeracin de los contratos suscritos en el Ministerio
de Defensa Nacional Ejrcito Nacional, y para la publicacin de los procesos en la
Web www.contratos.gov.co se determina lo siguiente:

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1. Para Competentes contractuales (Ordenadores del gasto) con centralizacin


administrativa o que estn comprometiendo presupuesto de varias unidades en
un mismo contrato y tambin para unidades que ejecuten su mismo presupuesto,
se identificar de la siguiente forma: (Ejemplo: 123-BASPC13-2006)
NUMERO- (Un consecutivo para todos los contratos en todos los rubros del
mismo ordenador)
UNIDAD DEL ORDENADOR- (Sigla en Letras y Nmeros del Competente
contractual)
AO. (Dgitos completos, despus del ao no va ningn nmero o letra).
2. Para Competentes contractuales (Ordenadores del gasto) con centralizacin
administrativa y que reciban presupuesto o partida especial para ejecutar de otra
unidad (solamente una) en un contrato especfico. (Ejemplo: 123-BASPC13BPM15-2006)
NUMERO UNIDAD DEL ORDENADOR UNIDAD (que recibe el presupuesto
o partida) AO.
3. La identificacin del numeral 1 y 2 deber contener entre nmero, unidad y
ao un guin y se utilizar tambin para la identificacin de los procesos.
4. Todos los contratos suscritos en el Ejrcito Nacional se identificarn como
contratante especificando: M.D.N. EJERCITO NACIONAL SIGLA UNIDAD.
5. Todas las garantas que se constituyan para procesos y contratos tendrn
como afianzado y asegurado al M.D.N. EJERCITO NACIONAL SIGLA
UNIDAD.
6. Los numerales 4 y 5 del presente artculo para efectos legales representan la
Delegacin del gasto conferida por el Ministro de Defensa Nacional.

ARTICULO VIGESIMO QUINTO


EJECUCIN DE LOS CONTRATOS
Los contratos se ejecutarn con sujecin a las condiciones y trminos pactados; y
cuando se requiera precisar dudas se consultarn los pliegos de condiciones y/o
trminos de referencia definitivos y sus adendas, los cuales forman parte integral del
contrato.

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ARTICULO VIGESIMO SEXTO


MODIFICACIN AL CONTRATO
Cuando sobrevengan circunstancias o eventos de fuerza mayor, caso fortuito o el
hecho de un tercero, debidamente comprobadas, que interfieran en la adecuada
ejecucin del contrato y ameriten la revisin de las condiciones pactadas, sin que con
ello, se alteren las condiciones que dieron origen a la seleccin de la propuesta, previo
pronunciamiento escrito del Supervisor y si el competente requiere la recomendacin
del comit de adquisiciones, se podr modificar el contrato, siempre y cuando se
garantice el cumplimiento de los fines de la contratacin.
ARTICULO VIGESIMO SEPTIMO
ADICIN Y PRRROGA DEL CONTRATO
Previa solicitud del Gerente de Proyecto, debidamente justificada, los contratos se
podrn adicionar en valor, sin que la adicin exceda del cincuenta por ciento (50%) de
su valor inicial expresado en salarios mnimos legales mensuales vigentes, si se dan
las condiciones, se podr prorrogar. En todo caso, y si el competente requiere la
recomendacin del comit de adquisiciones, previa justificacin aprobada por la
Interventora o el supervisor del contrato. Suscrita la prrroga o adicin, corresponde
al contratista ampliar las plizas en valor o plazo, segn lo disponga el documento
respectivo y proceder a su publicacin si a ello hubiere lugar; por parte de la
Administracin, las Unidades respectivas procedern al registro presupuestal de la
adicin y a la aprobacin de las modificaciones a las garantas.
ARTICULO VIGESIMO OCTAVO
PAGOS Y CESIN DE DERECHOS PATRIMONIALES
Los pagos que se generen por virtud de la ejecucin de los contratos, se sometern a
los trmites administrativos y las cuentas debern contar con la aprobacin de la
interventora o de la supervisin para su correspondiente legalizacin y desembolso.
ARTICULO VIGESIMO NOVENO
MODIFICACIN CUENTA PARA PAGO DEL CONTRATO
Cuando el contratista solicita modificar la cuenta presentada para el pago de su
contrato, el funcionario competente elaborar el oficio que suscribir el competente
contractual. De esta situacin se informar al Supervisor del Contrato.

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ARTICULO TRIGESIMO
RESOLUCIN CONCEPTO SOLICITADO POR EL SUPERVISOR O POR EL
CONTRATISTA
En situaciones que generan duda frente a la interpretacin del contrato y/o su
adecuada ejecucin, el funcionario competente proyectar concepto escrito, de ser
necesario, con el concurso de la Oficina de Contratacin o quien haga sus veces;
dicho concepto se basar en las leyes, decretos, resoluciones y dems normas
incluyndose los pliegos de condiciones y/o trminos de referencia definitivos o sus
adendas y surtir trmite por conducto del mismo.
ARTICULO TRIGESIMO PRIMERO
AUTORIZACIN DEL SEOR MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL PARA
ADELANTAR OBRAS PBLICAS POR CONTRATACIN DIRECTA
Con sujecin al numeral 19 del artculo 4 del Decreto 855 de 1994, una vez analizada
la solicitud y los documentos soporte, por conducto del Jefe de Estado Mayor y
Segundo Comandante del Ejrcito, si resultare procedente, se proyectar concepto
para la firma del Ministro de Defensa.
ARTICULO TRIGESIMO SEGUNDO
DEL DEBIDO PROCESO
En caso de incumplimiento total o parcial de las obligaciones pactadas en el Contrato,
se garantizar al contratista el debido proceso previsto en el artculo 29 de la
Constitucin Poltica y la respectiva actuacin administrativa se sujetar a lo sealado
en los artculos 3 y 35 del Cdigo Contencioso Administrativo. El funcionario
competente del contrato elaborar el documento en el que consignar los
antecedentes del contrato, los fundamentos de hecho y de derecho del presunto
incumplimiento y sus anlisis frente a los mismos. De ste se dar traslado al
Contratista para que en un plazo mximo de tres (3) das hbiles, los controvierta, si a
ello hubiere lugar y presente por escrito los argumentos que considere pertinentes
para el adecuado ejercicio de su Derecho de Defensa.
ARTICULO TRIGESIMO TERCERO
RESOLUCIN DEL INCUMPLIMIENTO O IMPOSICIN DE SANCIN
Examinados los argumentos y documentos presentados por el Contratista frente a su
presunto incumplimiento, se decidir sobre el mismo. Si de tales argumentos y
documentos resulta configurado el incumplimiento, se expedir el acto administrativo
correspondiente, el cual se le notificar al interesado y sobre el particular se informar
a los entes que determina la ley.

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CAPITULO V

TERMINACIN Y LIQUIDACIN DE LOS CONTRATOS

ARTICULO TRIGESIMO CUARTO

ACTA DE TERMINACIN
Agotado el trmino y cumplido el objeto del contrato, procedern las partes a suscribir
el acta de entrega y recibo de la obra, bien o servicio, en la cual quedar expresa
constancia de la condicin de cumplimiento con sujecin al contrato o de los ajustes
necesarios que deben ejecutarse dentro del trmino que en sta se seale, para
proceder a otorgar la garantas sealadas en el contrato y la nica de entidades
estatales.
ARTICULO TRIGESIMO QUINTO
ACTA DE LIQUIDACIN
Una vez recibido a satisfaccin el objeto del contrato, se revisarn las condiciones
econmicas, las condiciones tcnicas de ejecucin y la situacin jurdica del contrato,
(comits evaluadores antiguos o actuales) para proceder a su liquidacin, dentro de
los 4 meses siguientes. Elaborado el documento de liquidacin ser visado por la
interventora y/o supervisin y suscrito por las partes. (Formato No.27)
CONSIDERACION ESPECIAL: Si no se lograre suscribir el acta de liquidacin dentro
del plazo previsto, se dejar constancia de las razones del caso y proceder un
trmino supletivo de 2 meses para la revisin del caso y la suscripcin del acta. Si
agotado el plazo adicional, no se suscribiere la referida acta, proceder el supervisor
y/o la Interventora a dejar las constancias del caso y compete a la Unidad
Administrativa Especial de Servicios Pblicos a sustanciar la liquidacin unilateral, la
cual ser notificada al contratista, conforme lo previene el Decreto 01 de 1984.
(Formato No.28)

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CAPITULO VI
DISPOSICIONES VARIAS
ARTICULO TRIGSIMO SEXTO
DISPOSICIONES COMPILADAS
En el presente Manual se entienden compiladas todas las disposiciones internas que
con antelacin se han expedido en materia de procesos de contratacin incluyendo el
captulo 2 del vademcum financiero, las circulares emitidas por la Jefatura de Estado
Mayor del Ejrcito No. 162224/CE-JELOG-OFICN-023 que trata de la identificacin de
los Procesos y contratos; y la No.162755/ CE JELOG-OFICN-023 de 2006 que trata
de la publicacin de los procesos y contratos en el portal nico de contratacin del
estado.
Para los temas que este manual no contemple o contenga; deber remitirse a la
Resolucin 591 del 17 de mayo de 2005 Manual de contratacin del M.D.N. y la
resolucion 168 del 24 de febrero de 2006 Delegacin del gasto o aquellas normas
que las modifiquen o sustituyan.
ARTICULO TRIGSIMO SEPTIMO
DEROGATORIAS
A partir de la vigencia de este Manual, quedan sin efecto el Manual de Contratacin
Administrativa de 1994, la Directiva Rgimen de Adquisiciones de 1999, y todas las
disposiciones que le sean contrarias expedidas con antelacin para el Ejrcito
Nacional.
El presente Manual se elabor en la Oficina de Contratacin de Ejrcito.
Brigadier General RICARDO A. VARGAS BRICEO
Jefe de Logstica del Ejrcito
Coronel HUGO HUMBERTO LEAL BELTRAN
Director Oficina de Contratacin
Mayor JUAN ALBERTO MONTES OSPINA
Ejecutor del Proyecto
El presente documento fue revisado y aprobado por asesora jurdica y econmica; para cualquier observacin,
comentario o aporte al texto, pueden remitirse a la Oficina de Contratacin de Ejrcito, para su estudio, anlisis y
actualizacin en futuras ediciones.
OFICINA DE CONTRATACION DE EJERCITO COMANDO EJERCITO OFICINA 502 TELEFONOS 2661124 2660216
MICROONDAS 2207 www.ejercito.mil.co/contratacin - oficontratacion@ejercito.mil.co

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