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Proceso de

comunicacin
organizacional.
Alejandro Yael Jimnez Partido
Carlos Alexis Mrquez Olvera
Alejandro Lpez Vera
Oscar Fabricio Len Miranda
Horacio Hernndez Flores

En las organizaciones la transmisin de informacin es una


actividad diaria y de gran importancia, es por ello que existe la
comunicacin organizacional. Generalmente en esta temtica
surgen obstculos o barreras que impiden el correcto proceso
de transmisin de datos empresariales, personales u
organizacionales.

Qu es?
La comunicacin organizacional consiste en el proceso
de emisin y recepcin de mensajes dentro de una
organizacin compleja. Dicho proceso puede ser
interno o externo. Si la organizacin trata de una
comunicacin se distinguen tres sistemas:

Operacionales (tareas u operaciones)

Reglamentarios (rdenes e instrucciones)

Mantenimiento (relaciones pblicas y publicidad)

Las organizaciones hoy en da necesitan mantenerse


actualizadas, cumpliendo tendencias e innovando en
productos y servicios lo cual permite su permanencia en el
mercado con el dinamismo correspondiente de las empresas
altamente efectivas.

La principal finalidad de la comunicacin organizacional es


alcanzar los objetivos institucionales.

Comunicacin interna y externa


Interna; son todas las actividades realizadas por la organizacin, para
crear y mantener las relaciones entre sus miembros.
La comunicacin interna da lugar a:

Conocer a la organizacin y familiarizarse con ella.


Reconocer el desempeo de los colaboradores.
Fomentar el intercambio de informacin en toda la organizacin.
La empresa es responsable de fomentar un clima organizacional
positivo para beneficio de toda la organizacin.

Externa; son todas las actividades realizadas por la organizacin, cuyo


propsito es mantener relaciones con el exterior, en la actualidad a este
tipo de comunicacin se le conoce como relaciones pblicas.

Escenarios de la comunicacin organizacional

Fsico. Dentro de este escenario se puede considerar la interna y


externa, y se consideran todos los elementos decorativos de la
organizacin y tambin los llamados informativos, por ejemplo: los
smbolos de no pasar, slo personal autorizado, etctera.

Social. Este escenario incluye a la totalidad de factores que se


relacionan con las personas y adems de la interaccin existente entre
las mismas, como ejemplo de este escenario se puede considerar el
empleo de papeles de cada miembro dentro de una reunin laboral.

Institucional. Relaciona los mensajes que la organizacin emite a sus


miembros, proveedores, clientes, y dems personas involucradas;
ejemplos de este tipo de comunicacin en este escenario son
bsicamente: memorndums, avisos en pizarra, publicidad, entre
muchos ms.

Flujo de la comunicacin en la organizacin

Es indispensable que la comunicacin fluya en distintas vas, desde


un nivel jerrquico menor a uno ms alto. En caso de que en la
organizacin solamente fluya la informacin del nivel jerrquico
superior a uno inferior, existirn problemas de comunicacin de gran
impacto en la organizacin. En trminos generales para que la
comunicacin sea eficaz en la empresa, es importante que surja del
empleado, es decir, comunicacin de forma ascendente. As como
tambin existe la comunicacin diagonal (se presenta entre los
trabajadores de distintos niveles jerrquicos).

Comunicacin descendente

Este tipo de comunicacin se presenta en los niveles jerrquicos altos y


con direccin especfica hacia los niveles de jerarqua inferior,
generalmente esta comunicacin se presenta en las organizaciones cuya
autoridad es centralizada y sumamente autoritaria.

Dentro de la comunicacin descendente los principales medios utilizados


para el proceso de comunicacin estn va mando (instrucciones de
forma oral al personal) se presenta: a travs de los discursos, reunin
con el personal, va telefnica.

Es importante sealar, que la informacin que se dirige de forma


descendente en una organizacin suele avanzar lentamente,
trayendo como consecuencias tardanza en la llegada de la
informacin a su destino, creando situaciones de frustracin a la
administracin
de
la
empresa.

Comunicacin ascendente
Se presenta cuando los trabajadores (subordinados) transmiten
informacin a sus jefes. Es decir, esta informacin fluye de niveles
inferiores a niveles de jerarqua superior. Desgraciadamente el flujo de
la informacin en esta va de transmisin no siempre llega a los niveles
ms altos de forma completa y objetiva, ya que conforme va
ascendiendo la informacin los receptores van mediando el impacto del
contenido, sobre todo si se trata de informes o noticias negativas o no
esperadas por la gerencia o la administracin.

Los medios ms utilizados para la transmisin de la informacin de


forma ascendente son:
Reunin peridica
Entrevista personalizada
Crculo de Calidad
A travs de encuestas.
Sistema de quejas y sugerencias (Buzones, cartas y mensajes a
la administracin).

Comunicacin cruzada
(diagonal)

Dentro de este tipo de flujo de comunicacin el flujo diagonal se


presenta cuando las partes que intervienen en el proceso de
comunicacin forman parte de niveles jerrquicos diferentes y no
establecen una relacin de dependencia entre ellas.

La finalidad principal de la comunicacin cruzada es incrementar la


velocidad en la transmisin de la informacin, mejorar la comprensin
de la informacin que se transmite y la coordinacin de los esfuerzos
para lograr cumplir con los objetivos de la empresa. La comunicacin
cruzada es muy comn dentro de las organizaciones, ya que no
siempre el flujo de la informacin se dirige por las rutas normalmente
establecidas en los organigramas.

En la actualidad las organizaciones hacen gran uso de la comunicacin


cruzada tanto oral como escrita, con la principal finalidad de
perfeccionar el flujo en direccin vertical de la informacin dentro de
las empresas.

La comunicacin escrita, oral y no verbal

Cada tipo de comunicacin tiene su funcin y ventaja dentro de la


organizacin, es por este motivo que muchas veces las
comunicaciones se emplean en grupo, haciendo uso de las ventajas
de cada una para la comunicacin y complementarse entre ellas. Un
ejemplo claro est en el caso de las conferencias, donde se utiliza
material escrito, videos, diapositivas, la exposicin del expositor; todo
con la finalidad de que los asistentes comprendan de mejor manera la
informacin que se les est proporcionando.

Comunicacin escrita

Boletn interno. Maneja informacin especializada, para el interior y


exterior de la organizacin.
Memorndum. Es el medio ms usado, y ayuda al receptor
(empleado) a recordar instrucciones internas acerca de lo que debe
realizar en la organizacin.
Circular. Es un medio de comunicacin interno, un escrito en que la
Gerencia General o Departamental comunica a todo el personal o
una parte de la organizacin.
Convocatorias. Es un medio mediante el cual, la organizacin informa
a sus empleados, o a la comunidad, que existen vacantes para algn
puesto laboral, o bien se abre algn concurso de proyecto.

La principal ventaja de la comunicacin escrita es el hecho de que


proporciona un registro, referencia y proteccin legal de lo que se
comunica.

Comunicacin oral

Conferencias. Se expone algn tema en particular.

Juntas y Asambleas. Se discute sobre algn tema en particular.

Videoconferencias. Nos comunicamos de un departamento a otro, que


quiz se encuentra en otra ciudad, con el fin de exponer la situacin
de nuestra rea.

Servicio telefnico. Se comunica de un rea a otra por medio de


llamadas, y regularmente es para solicitar alguna informacin que se
necesita para solucionar un problema, o bien, complementar algn
trabajo.

Comunicacin no verbal

Murales. En ellos se maneja informacin motivacional para el


empleado, estos se deben colocar en puntos estratgicos de la
organizacin, para que puedan ser observados por los empleados.

Tabln de avisos. En ellos se colocan cuadros, grficos, etctera, y


tiene por objetivo sensibilizar a los empleados e informarlos acerca de
algn aspecto en cuestin.

Sealizacin. Mapa de las instalaciones, con el propsito que sepan


ubicarse, y hacia dnde dirigirse.

Barreras y fallas en la
comunicacin organizacional
Las barreras que se presentan en la transmisin de la informacin pueden
originarse en el emisor, el mensaje, el receptor del mensaje, o en la misma
retroalimentacin de la informacin que se recibe.
Las principales barreras en la comunicacin especficamente en el caso de
las organizaciones son:

Falta o ausencia de planeacin


Supuestos o hechos confusos
Distorsin del contexto del mensaje
Informacin expresada deficientemente
Prdida de informacin por retencin limitada
Comunicacin de forma impersonal
Exceso de informacin

Auditora de la comunicacin
Es muy importante que la organizacin procure que la comunicacin sea
eficiente, existen opciones para mejorar los procesos de comunicacin,
uno de ellos es la auditora en la comunicacin organizacional, que
permite evaluar las tcnicas de comunicacin.

Las redes en trmino de comunicacin ms importantes para realizar


auditora son las siguientes:

La red reguladora o referente a las actividades, polticas, procesos,


normativas y relaciones entre jefes y empleados.

Red innovadora, que incluya soluciones a problemticas y


alternativas ante las novedades que se presenten.

Red que conlleve a la integracin a travs de reconocimientos,


bonos, promociones laborales que relacionen los objetivos de la
empresa con los individuales.

Red (informativa-instructiva) que contenga anuncios, publicaciones,


formando as una red de informacin propia de la empresa.

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