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Importancia de los sistemas de información en la administración y la economía de las organizaciones

Por Víctor Javier Torres Covarrubias

Encuentros, Revista Semestral de la Unidad Académica de Economía, UAN. Año 1, Número 2, Segundo Semestre de 2005

Introducción

La información es un activo valioso de las organizaciones, con el cual, es posible reducir el riesgo que implica la toma de decisiones en los niveles estratégico, táctico y operativo. Por esta razón, es importante estudiar los sistemas que la producen, investigar las tecnologías para su desarrollo, reproducirlas y experimentarlas; con la finalidad de poderlos diseñar, implantar, modificar y controlar de forma eficaz y eficiente de acuerdo con los objetivos organizacionales.

En la llamada era de la información, ésta ha pasado a ocupar un lugar fundamental en la vida de las organizaciones, convirtiéndose en el sistema nervioso que permite a la organización ajustarse a la dinámica social, económica, política y cultural en la que se encuentra inmersa. La

Docente de la Unidad Académica de Economía. Maestro en Ciencias de la Computación por la Fundación Rosenblueth

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gran evolución y uso de las tecnologías de información, han dado lugar a que esta constituya un soporte fundamental para el desempeño organizacional. Este papel se ha incrementado hasta constituir el soporte indispensable para la administración de las organizaciones, convirtiéndose en su recurso principal.

Los avances en la informática y las telecomunicaciones han permitido que las organizaciones dispongan de grandes volúmenes de información en poco tiempo, lo que ha traído consigo la necesidad de tomar decisiones con oportunidad, precisión y rapidez, y hacer un mejor y mayor uso de los recursos disponibles.

El entorno de las organizaciones actuales presenta características dinámicas determinadas por diversos factores como:

Incremento de la competitividad;

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Cambios

gestión;

en

estilos

y

métodos

de

Aumento de la demanda de los clientes;

Diversificación servicios;

de

productos

y

Mercados cada vez más exigentes;

Apertura y globalización de mercados.

En esta dinámica evolutiva de las organizaciones, se hace necesario contar con sistemas que permitan la gestión inteligente de los recursos de información disponible, contribuyendo a eficientar sus ciclos administrativo y económico con los elementos informativos necesarios para la toma de decisiones en sus tres niveles de administración.

Desde una perspectiva meramente técnica, la introducción de sistemas de información automatizados en la organización simplemente cambian la forma en que las entradas de datos son transformadas en salidas de información. Desde la perspectiva de la microeconomía, al introducir tecnologías de información en una organización, se pueden desarrollar las mismas salidas de información con igual cantidad de trabajo pero con menor

cantidad de capital o con igual capital pero menor trabajo, mejorando así la relación trabajo-capital.

Estas visiones por si solas no son coincidentes y tampoco aportan una visión completa y aceptable de lo que los sistemas de información pueden aportar a las organizaciones. Más bien es necesario adoptar una visión integral de sistemas que nos permita visualizar todos los aspectos implicados como pueden ser: técnico, metodológico, administrativo, económico, sociológico, cultural y ecológico.

El propósito de este artículo es el contribuir a formar una visión más amplia sobre la importancia de los sistemas de información para las organizaciones desde una perspectiva integral que implique los aspectos antes mencionados. Es importante aclarar que este documento pretende ser una introducción sobre estos temas, que permita a los profesionales de la informática y en general de las áreas económico-administrativas, reflexionar sobre el importante papel que juegan los sistemas, y cómo éstos contribuyen con la administración proporcionando la información necesaria para la toma de decisiones eficiente y mejorando por tanto su economía.

Sistemas de información, definición y clasificación

Qué es un Sistema de Información

Un sistema de información es el conjunto de procedimientos, reglas, normas y técnicas que se utilizan en una organización para procesar información, desde su entrada, proceso, salida e interpretación.

Víctor Javier Torres Covarrubias

beneficios. Para conseguir este objetivo, un sistema de información basado en computadoras hace uso de siete elementos fundamentales:

Software: que son programas de computadora, con estructuras de datos y su documentación que hacen efectiva la logística, metodología o controles de requerimientos del programa.

Conjunto integrado de procesos, desarrollados en un entorno usuario- computadora, que aplicados sobre un conjunto de datos estructurados (bases de datos) de una organización, recopilan, procesan y distribuyen selectivamente la información necesaria

Hardware: dispositivos electrónicos y electromecánicos que proporcionan capacidad de cálculo y funciones rápidas, exactas y efectivas (computadoras, sensores, maquinarias, bombas, lectores, etc.), que proporcionan una función externa dentro de los sistemas.

para la operatividad habitual de la organización y las actividades propias

Personal: los operadores o usuarios

de la dirección.

directos

de

las

herramientas

del

sistema.

Conjunto de recursos, componentes y medios de comunicación de la organización, que sirven de soporte para el proceso básico de transformación de la información.

La función del desarrollo de sistemas es dar soporte a las actividades de una organización, o desarrollar un producto de software que pueda venderse para generar

Base de datos, una gran colección de informaciones organizadas y enlazadas al sistema a las que se accede por medio del software.

Documentación, manuales, formularios, y otra información descriptiva que detalla o da instrucciones sobre el empleo y operación del programa.

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Procedimientos, o pasos que definen el

de textos, hojas de cálculo, gráficos,

uso específico

de

cada

uno

de los

correo

electrónico,

videoconferencias,

elementos o componentes del sistema y

etc.).

las

mantenimiento.

reglas

de

su

manejo

y

Comunicaciones, que permiten la distribución de información procesada a los diferentes subsistemas (departamentos) internos o externos de la organización.

Clasificación

de

los

sistemas

de

información

Existen varios tipos de sistemas. 1 Aquí se presenta una clasificación de acuerdo al tipo de información que procesan y proporcionan a la administración de las organizaciones;

Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS). Procesan las transacciones rutinarias de las organizaciones (nóminas, contabilidad, ventas, recursos humanos, etc.).

Sistemas de automatización de oficinas (Ofimática) (OAS). Permiten transformar datos, pero no generan por sí solos conocimiento (procesamiento

1

Véase Kendall, Kennet E. y Kendall, Julie E., Análisis y

diseño de sistemas, Prentice-Hall, tercera edición, México

(1997).

Sistemas de manejo de conocimiento (KWS). Dan soporte a los trabajadores profesionales, tales como científicos, ingenieros y doctores, ayudándoles a crear nuevos conocimientos que contribuyan a mejorar la organización.

Sistemas de información gerencial (MIS). Producen información que es usada para la toma de decisiones, basándose en los sistemas de procesamiento de transacciones.

Sistemas

de

decisiones (DSS). Similares a los MIS, pero con énfasis en la toma de decisiones. Son hechos a la medida de cada tomador de decisiones.

de

apoyo

en

la

toma

Sistemas expertos de inteligencia artificial (ESAI). Usan los enfoques del razonamiento de la inteligencia artificial 2 para resolver los problemas que les plantean los usuarios.

Sistemas

de

decisiones en grupo (GDSS). Permiten

de

apoyo

en

la

toma

2

IA. Simulación de la inteligencia humana por medio de

hardware y software

a un grupo de personas interactuar en un entorno de decisión colaborativa y controlada con el fin de resolver determinados problemas.

Sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS). Ayudan a los ejecutivos a organizar sus interacciones con el ambiente externo proporcionando datos resumidos, indicadores, gráficos, etc. Estos se apoyan en la información generada por los TPS y los MIS y ayudan a las decisiones no estructuradas 3 .

Los sistemas de información pueden clasificarse por el tipo de información que generan y la utilidad de esta en la toma de decisiones.

La información estructurada es generada por los sistemas de procesamiento de transacciones y por los sistemas de automatización de oficinas y tienen una estructura que no cambia constantemente. Como la nómina, los pedidos, etc.

La información no estructurada es procesada por los sistemas de apoyo a ejecutivos y por los sistemas de apoyo a la toma de decisiones en grupo y es

3 Aquellas que se dan en base a información del entorno, cambiante y sin estructura definida, noticias ycambios en el mercado.

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dependiente del entorno y las relaciones de la organización. Como las leyes y políticas regulatorias, las noticias económicas, sociales, etc.

La información semi-estructurada combina elementos de información estructurada y no estructurada. Los sistemas MIS o los DSS se basan en la información estructurada que generan los TPS pero a la vez generan información no estructurada que sirve de base a los sistemas ESS y GDSS.

La gráfica 1 nos muestra la ubicación y el nivel directivo en el que son utilizados los diferentes tipos de sistemas, así como el tipo de información que procesan.

Gráfica 1. Nivel de utilidad de los sistemas de información en los niveles de toma de decisiones

de información en los niveles de toma de decisiones Por el tipo de decisiones que se

Por el tipo de decisiones que se toman en cada nivel administrativo, el origen de la información y la cantidad de información

Importancia de los sistemas de información en la administración y la economía de las organizaciones

que estos procesan, podemos estructurar el

Cuadro

administrativos

1.

Origen,

cantidad

y

tipo

de

siguiente cuadro:

información

requerida

por

los

tres

niveles

Nivel

Origen de la Información

Cantidad de

Tipo de decisiones

Información

     

No estructurada,

Estratégico

Externa

Selectiva

No programable

Control Administrativo

Ambas

Ambas

Semi-Estructurada

     

Estructuradas,

Control Operativo

Interna

Masiva

programables

Fuente: Elaboración propia.

Los planes a corto, mediano y largo plazo, requieren información de diferente tipo, por ejemplo, en el nivel operacional se realizan planes y se toman decisiones a corto plazo, cotidianas, que tienen que ver con las transacciones rutinarias de la organización, mientras que en el nivel estratégico, se planea a largo plazo, lo que

permite ajustes sobre la marcha y que son determinados por las entradas de información no estructurada provenientes del contexto externo a la organización y como resultado de la dinámica social, económica, política y cultural.

En la siguiente gráfica se pueden apreciar, estas relaciones:

Gráfica 2. Horizonte de las decisiones

Víctor Javier Torres Covarrubias

de las decisiones Víctor Javier Torres Covarrubias Importancia de los sistemas de información en el ciclo

Importancia de los sistemas de información en el ciclo administrativo de las organizaciones

La informática es una ciencia eminentemente de apoyo administrativo, ya que proporciona la información de calidad que se necesita en cada una de las etapas del proceso administrativo, lo que permite la toma de decisiones con menor grado de riesgo.

Los sistemas de información intervienen y son necesarios en cada una de las etapas del proceso administrativo de la

organización, proporcionando información como gráficas de compras, ventas, aumento o disminución de la demanda de algún producto, etc., información que es muy importante para la toma de decisiones de los administradores de la organización.

Por lo anterior podemos afirmar que los sistemas de información constituyen el sistema nervioso de las organizaciones, ya que si el sistema de información de la organización no es eficiente, no se cumplen las etapas de los ciclos administrativo y económico, o bien, se cumplen tarde o en forma deficiente.

Importancia de los sistemas de información en la administración y la economía de las organizaciones

Gráfico 3. Ciclo administrativo de la organización

Gráfico 3. Ciclo administrativo de la organización Automatización administrativos de los procesos Los procesos

Automatización

administrativos

de

los

procesos

Los procesos de la organización son conjuntos de actividades, que normalmente tienen que ver con los límites funcionales dentro de los cuales las organizaciones logran sus misiones. Ejemplos de procesos de la organización incluyen adquisición de materiales, desarrollo de nuevos productos, entrega de pedidos o la prestación de un nuevo servicio.

Desde que las computadoras fueron usadas primeramente en situaciones comerciales, las organizaciones han tratado de mejorar

las operaciones de sus procesos a través de la aplicación de las tecnologías de información en maneras que se han venido describiendo como automatización. Mientras la automatización ha logrado muchos éxitos inconscientemente, expertos en administración y en tecnologías de información han empezado a reconocer sus considerables limitaciones. En breve, cuando los procesos de la organización se han automatizado sin antes mejorarlos (por ejemplo eliminando las actividades redundantes), las organizaciones generalmente fracasan en lograr beneficios

significativos a partir de grandes inversiones en tecnologías de información. Asimismo, cuando los esfuerzos de automatización se han limitado a pequeñas partes de los procesos de la organización (como aquellas partes que caen dentro de los límites de una unidad funcional de la organización), puede ocurrir que el proceso más grande es suboptimizado, y el desempeño se degrada, en lugar de mejorarse.

El crecimiento en el reconocimiento de las limitaciones de los paradigmas de la automatización tradicional, ha llevado a los expertos a urgir a los administradores a conducir sus actividades de adquisición y desarrollo de sistemas en un contexto más amplio de esfuerzos organizacionales de reingeniería. 4 Si se toma en cuenta cuidadosamente los límites de los procesos de toda la organización e identifican sus medidas críticas de desempeño y sus puntos principales de ventaja, antes de seleccionar o desarrollar un sistema de información, los administradores pueden evitar tanto la automatización de un

4

El

metodológico de los procesos, en este caso administrativos, partiendo de una realidad existente

se refiere al rediseño

término

de

reingeniería

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proceso defectuoso,

automatización de un proceso equivocado.

como

la

Importancia de los sistemas de información en el ciclo económico de las organizaciones

Los sistemas de información, contribuyen a alcanzar los objetivos y las metas organizacionales proporcionando la información necesaria para la toma de decisiones en cada una de las etapas del ciclo administrativo, que a su vez, se aplica a cada una de las etapas del ciclo económico mutante 5 .

Consideremos el ciclo económico de una industria x;

5 El término mutante se refiere a la evolución o constante por etapas del ciclo económico

Importancia de los sistemas de información en la administración y la economía de las organizaciones

Gráfica 4. Importancia de los sistemas de información en cada etapa del ciclo económico. Ejemplo del ciclo económico de una empresa industrial

Ejemplo del ciclo económico de una empresa industrial En la figura anterior, podemos apreciar como los

En la figura anterior, podemos apreciar como los sistemas de información son necesarios al proporcionar la información necesaria para la administración de cada una de las actividades del ciclo económico. En cada etapa, se hace necesario el procesamiento de información que se recibe como entrada, la que es generada en cada una de sus operaciones y las salidas de información que sirven como entradas a otros sistemas de la organización.

Por otra parte, los sistemas de información suelen ser costosos, pero si estos producen los resultados deseados por los usuarios y

contribuyen con esto al buen funcionamiento de la administración, los costos generados por el desarrollo y mantenimiento de los sistemas, suelen ser poco significativos en relación con la productividad que generan. Es precisamente en este punto donde se originan los problemas que generan los sistemas de información, ya que una visión corta sobre la importancia de estos en los procesos organizacionales por parte de los directivos y de los desarrolladores, conlleva a la adquisición o al desarrollo de proyectos de sistemas costosos y poco efectivos. Se estima que un porcentaje

muy alto de los grandes proyectos de sistemas de información pueden ser considerados un fracaso. 6

Conclusiones

Con base en este análisis de la importancia de los diferentes tipos de sistemas de información, se puede concluir que éstos son un elemento indispensable para cualquier organización, y que son como el sistema nervioso de ésta, debido a que la vida y movimiento de toda organización está dada por la información que fluye en ella, así la eficiencia de este flujo es determinante para la toma de decisiones y en general para la buena administración, lo que lleva a tener una economía robusta. Todo lo anterior está dado por la eficiencia de los sistemas de información de la organización, lo cual es el principal trabajo de un profesional de la informática.

Los sistemas de información pueden ser poderosos instrumentos para el cambio organizacional. No sólo habrán de ayudar a la racionalización de los procedimientos y los flujos de trabajo de la institución,

6 Según Laudon & Laudon (1996). Hasta un 75% de los grandes sistemas de información pueden ser considerados un fracaso, desde el punto de vista operativo. (Pág. 525)

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sino que pueden ser usados para dar nueva forma a cómo la institución lleva a cabo sus negocios o aún la naturaleza misma de éstos. Los sistemas de información ayudan a las instituciones a alcanzar altos niveles de eficiencia al ayudarles a rediseñar y agilizar sus procesos de negocios. 7

Las organizaciones pueden ser rediseñadas en cuanto a su administración a través de los sistemas de información, los cuales pueden rediseñar de manera radical los procesos de negocios para mejorar la velocidad, el servicio y la calidad. Si el proceso de negocios primero se rediseña (antes de que se le aplique el poder del cómputo), las instituciones pueden obtener grandes beneficios de sus inversiones en sistemas de información.

7 Conjunto de tareas lógicamente relacionadas que se llevan a cabo para alcanzar un resultado definido de negocios.

Importancia de los sistemas de información en la administración y la economía de las organizaciones

Bibliografía adicional

Cohen Karen, Daniel y Asín Lares Enrique. Sistemas de información para los negocios, México, Mc-Graw-Hill, 2005

Kendall, Kennet E., Kendall, Julie E. Análisis y diseño de sistemas, México, 3ra. Edición, Prentice-Hall, 1997.

Laudon Kenneth C. y Laudon Jane P. (1996). Administración de los sistemas de información, México, Prentice-Hall, 1996.

Laudon Kenneth C. y Laudon Jane P. Sistemas de información gerencial, México, Prentice- Hall, 2002.

Piattini G., Mario. Análisis y diseño detallado de aplicaciones informáticas de gestión, México, Alfaomega-ra-ma, 2000.

McConnell, Steve. Desarrollo y gestión de proyectos informáticos, España, Mc-Graw-Hill, Microsoft Press, 1997.

González, José Carlos, (1994). Depto. de Ingeniería de Sistemas Telemáticos, Universidad Politécnica de Madrid, El enfoque de sistemas, apuntes de ingeniería de sistemas, publicación electrónica.