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INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO

DIRECCIN GENERAL DE FORMACIN PROFESIONAL


MANUAL DEL PROTAGONISTA
TECNICA ADMINISTRATIVA PARA LA ASISTENCIA GERENCIAL

ESPECIALIDAD

ADMINISTRACION

MODO DE FORMACION

TECNICO GENERAL

ENERO, 2016

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO


Direccin Ejecutiva
Subdireccin Ejecutiva
Direccin General de Formacin Profesional
COORDINACION TCNICA
Direccin Tcnica Docente
Departamento de Curriculum

BIENVENIDA DEL PROTAGONISTA


El manual de Tcnicas Administrativas para la Asistencia Gerencial est
asociado a la unidad de competencia: Aplicando tcnicas Asistente de Direccin
General Administrativa que se utilizan en el sector para mejorar la calidad de
gestin administrativa y la atencin al cliente.
Este manual est dirigido a los Protagonistas que cursan la especialidad del
Tcnico General en administracin con el nico fin de facilitar el proceso
enseanza aprendizaje durante su formacin.
El propsito de este manual es proporcionar al Protagonista una fuente de
informacin tcnica que le ayudar a mejorar su proceso de enseanza
aprendizaje.
Este manual est conformado por siete unidades didcticas:
La agenda de trabajo de la Gerencia.
Redaccin de Documentos.
Logstica para eventos empresariales
Gestin de Viaje.
Abastecimiento Tcnico Material.
Gestin Presupuestaria
Manejo de Caja Chica
Cada unidad del manual ha sido estructurada de la siguiente manera:
1
Objetivo de la unidad
2
Contenido
3
Actividades prcticas
4
Ejercicios de autoevaluacin
En los contenidos se presenta la informacin general, cientfica y tcnica, que
necesita saber el protagonista para el desarrollo de las unidades.
Al final de todas las unidades encontrar:
1
Glosario
2
ndice de tablas
3
Para saber ms
4
Bibliografa
3

Esperamos que logres con xito culminar esta formacin, que te convertir en un
profesional Tcnico General en Administracin y as contribuir al desarrollo del
pas.

RECOMENDACIONES

Para iniciar el trabajo con el manual, debes estar claro que siempre
tu dedicacin y esfuerzo te permitirn adquirir las capacidades del
Mdulo Formativo. Al comenzar el estudio de las unidades didcticas
debes leer detenidamente las capacidades/objetivos planteados,
para que identifiques cules son los logros que se proponen.

Analiza toda la informacin consultada y pregunta siempre a tu


instructor cuando necesites aclaraciones.

Ampla tus conocimientos con los links y la bibliografa indicada u


otros textos que estn a tu alcance.

Resuelve responsablemente los ejercicios de autoevaluacin y


verifica tus respuestas con los compaeros e instructor.

Prepara el puesto de trabajo segn la operacin que vayas a realizar,


cumpliendo siempre con las normas de higiene y seguridad laboral.

Durante las prcticas en el campo, se amigable con el Medio


Ambiente y no tires residuos fuera de los lugares establecidos.

Recuerda siempre que el cuido y conservacin de los equipos y


herramientas, garantizan el buen desarrollo de las clases y que en el
futuro los nuevos Protagonistas harn uso de ellas.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL: Establecer los parmetros que permitan, evaluar las


competencias del Asistente de Direccin General Administrativa en funcin de
facilitar procesos formativos y de capacitacin profesional de jvenes y adultos en
determinadas funciones laborales
OBJETIVOS ESPECFICOS:
Manejar la agenda de trabajo de la gerencia, de acuerdo a
Elaborar documentos comerciales y tcnicos, de acuerdo a
Gestionar la logstica para los eventos empresariales, tomando en cuenta la
operatividad de la empresa
Gestionar los viajes al interior y fuera del pas de la gerencia, segn normas
de control interno y manual de procedimiento.
Gestionar el abastecimiento de materiales e insumos, de acuerdo al manual
de procedimientos.
Gestionar el presupuesto del rea, de acuerdo a polticas y manual de
procedimiento.
Emplear caja chica, segn polticas y normas de control interno

NDICE
Contenido
Modulo: Tcnicas Administrativas para la Asistencia Gerencial...........................1
Unidad I: La Agenda de Trabajo de la Gerencia...................................................1
Objetivo de la Unidad: Manejar la agenda de trabajo de la gerencia, de acuerdo
a tcnicas de redaccin...................................................................................... 1
Tcnicas de Redaccin..................................................................................... 1
Redaccin........................................................................................................ 1
Tipos de textos................................................................................................. 1
Caractersticas de los textos............................................................................ 1
Leyes de los elementos de comunicacin........................................................3
Estructura de Redaccin.................................................................................. 4
Reglas ortogrficas.......................................................................................... 5
REGLAS DE LA LETRA "N"............................................................................. 7
Agenda de la Gerencia................................................................................... 12
Concepto de Programa.................................................................................. 16
Tipos de Programa......................................................................................... 17
Elaboracin de Programa............................................................................... 18
Programa de Cita........................................................................................... 19
Caractersticas de la Comunicacin efectiva y asertiva.................................20
LA ASERTIVIDAD ES SABER ESTABLECER LMITES.............................................22
Afectaciones de la Gerencia para la atencin al cliente interno y externo.....24
Actividades de aprendizaje............................................................................... 27
Actividades de aprendizaje............................................................................... 27
Actividades de Autoevaluacin.........................................................................27
Unidad II: Redaccin de Documentos................................................................28
Objetivo de la Unidad: Elaborar documentos comerciales y tcnicos, de acuerdo
a procedimientos convencionales y ofimticos.................................................28
Conceptos de Documentos tcnicos y Comercial..........................................28
Tipos documentos tcnico y Comercial..........................................................28
6

Ejemplo de Documentos tcnicos y Comercial................................................1


-

Ejemplo de documento comercial..............................................................2

Formularios para recolectar informacin de la empresa..................................2


Introduccin....................................................................................................... 2
Partes del formulario............................................................................................ 4
El uso o funcin................................................................................................... 5
Tcnicas de Archivo.......................................................................................... 7
El proceso de recepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los
documentos en un lugar determinado, a fin de localizarlos fcil y
rpidamente y protegerlos de prdidas o deterioros. Los documentos son
colocados en un mismo orden, debidamente clasificados, toda la
correspondencia, papeles y otros documentos, relacionados con el individuo
o firma ya la vez facilitar su localizacin y manejo. Importancia: Representa
la memoria de la empresa o de algn negocio, o conservacin de los
documentos. Solo se guarda los documentos importantes. Finalidad de las
reglas de clasificacin de archivo: Un archivo tiene mayor valor cuando los
documentos que contiene no pueden ser localizados con prontitud. Si cada
persona inventara sus propias reglas, para decir, Dnde guarda un
documento?, solo esa persona podra encontrarlo, por lo tanto es necesario
observar reglas fijas que permita seleccionar y ordenar los ttulos y de esta
manera, poder archivar todos los documentos adecuadamente. Tipos de
Archivos........................................................................................................... 7
Actividades de aprendizaje................................................................................. 9
Actividades de aprendizaje................................................................................. 9
Actividades de Autoevaluacin...........................................................................9
Unidad III: Logstica para Eventos Empresariales..............................................10
Objetivo de la Unidad: Gestionar la logstica para los eventos empresariales,
tomando en cuenta la operatividad de la empresa...........................................10
Concepto de eventos empresarial.................................................................10
Tipos de eventos empresariales.....................................................................11
Definicin de Planeacin de un evento..........................................................17
Ejemplo de un plan de un evento empresarial...............................................18
Definicin de logstica.................................................................................... 18
La logstica es el conjunto de los medios y mtodos que permiten llevar a
cabo la organizacin de una empresa o de un servicio. La logstica
empresarial implica un cierto orden en los procesos que involucran a la
produccin y la comercializacin de mercancas. Logstica de un evento
empresarial.................................................................................................... 18
7

Descripcin de la Logstica de un evento empresarial...................................19


Normas Tcnicas de Higiene y seguridad de locales para evento empresarial
...................................................................................................................... 22
Montaje y desarrollo de un evento empresarial............................................23
Organizacin de un evento empresarial.......................................................24
Memoria de un evento empresarial Memoria de un evento empresarial.......27
Actividades de aprendizaje............................................................................... 28
Actividades de aprendizaje............................................................................... 28
Actividades de Autoevaluacin.........................................................................28
Unidad IV: Gestin de Viaje............................................................................... 29
Objetivo de la Unidad: Gestionar los viaje al interior y fuera de la gerencia
segn las normas de control interno y manual de procedimiento.....................29
Conceptos de Viaje........................................................................................ 29
Tipos de Viaje................................................................................................. 29
Exterior: fsico, terrestre y extraterrestre.......................................................29
Tramites en Nicaragua para viajes al exterior................................................30
Migracin y Extranjera............................................................................... 35
Por qu debo obtener un pasaporte o cdula de residencia ?......................35
Agencia de Viaje............................................................................................ 35
Normas y Procedimiento en la Agencia de Viaje............................................36
Documentacin del Viajante..........................................................................40
Proceso de reservacin en los hoteles...........................................................40
Proceso de pago de los viatico de viaje al exterior.........................................41
Actividades de aprendizaje............................................................................... 42
Actividades de aprendizaje............................................................................... 42
Actividades de Autoevaluacin.........................................................................42
Unidad V: Abastecimiento Tcnico Material.......................................................44
Objetivo de la Unidad: Gestionar el abastecimiento de materiales e insumo, de
acuerdo al manual de procedimiento................................................................44
Almacn......................................................................................................... 44
Tipos de almacn........................................................................................... 44
Polticas y reglamentos de Almacn..............................................................45
Materiales e Insumo....................................................................................... 47
Proceso de solicitud de materiales e Insumo.................................................47
8

Ejemplo de solicitud de materiales. Formato.................................................48


Control Interno de los materiales del rea de la gerencia..............................48
Programa de abastecimiento de materiales y suministro..............................49
Poltica de distribucin de materiales en las oficinas. ...................................51
Organizacin del Programa de abastecimiento de los materiales del rea de
la gerencia..................................................................................................... 52
Actividades de aprendizaje............................................................................... 53
Actividades de aprendizaje............................................................................... 53
Actividades de Autoevaluacin.........................................................................54
1.

Qu es almacn?....................................................................................... 54

Unidad VI: Gestin Presupuestaria....................................................................55


Objetivo de la Unidad: Gestionar el Presupuesto del rea, de acuerdo a polticas
y manuales de procedimiento..........................................................................55
Concepto de Presupuesto.............................................................................. 55
Caractersticas del presupuesto.....................................................................56
Ventajas y desventaja del presupuesto..........................................................57
Metodologa de Presupuesto.........................................................................58
Accin presupuestaria de la Gerencia............................................................60
Sistema automatizado del presupuesto.........................................................61
Normas y Polticas de Presupuesto...............................................................61
Solicitud de asignacin presupuestaria..........................................................63
Actividades de aprendizaje............................................................................... 64
Actividades de aprendizaje............................................................................... 64
Actividades de Autoevaluacin.........................................................................64
Unidad VII: Manejo de Caja Chica......................................................................65
Objetivo de la Unidad: emplear caja chica, segn polticas y Norma de control
interno.............................................................................................................. 65
Concepto de Caja chica................................................................................. 65
Viatico............................................................................................................ 66
Tipos de viticos en Nicaragua......................................................................66
Descripcin de proceso de reembolso de caja chica......................................66
Norma de Control Interno de Caja Chica........................................................67
Ejemplo de pago de planilla de viatico...........................................................68
Pagos varios por caja chica............................................................................69
9

Informe de rendicin de cuenta de caja chica...............................................69


Ejemplo de rendicin de cuenta de caja chica...............................................72
Actividades de aprendizaje............................................................................... 73
Actividades de aprendizaje............................................................................... 73
Actividades de Autoevaluacin.........................................................................73
Glosario............................................................................................................. 73
PARA SABER MS.............................................................................................. 73
Bibliografa........................................................................................................ 74

Modulo: Tcnicas Administrativas para la Asistencia Gerencial


Unidad I: La Agenda de Trabajo de la Gerencia
Objetivo de la Unidad: Manejar la agenda de trabajo de la
gerencia, de acuerdo a tcnicas de redaccin.
Tcnicas de Redaccin
Redaccin
Redaccin es la composicin de textos
escritos. El redactor es la persona que
escribe, pero de forma profesional. Es
decir que, en ese sentido, el redactor es un
escritor, pero un escritor profesional (un
profesional de la escritura).
Tcnica de redaccin es el nombre que se da a la disciplina y normativa que
establece las tcnicas para expresarse y para escribir, en los documentos
gerenciales.

10

Tipos de textos
Texto argumentativo
Texto explicativo
Texto descriptivo
Texto narrativo
Texto expositivo

Caractersticas de los textos


Segn los lingistas Beaugrande y Dressler, todo texto bien elaborado ha de
presentar siete caractersticas:
Ha de ser coherente, es decir, centrarse en un solo tema, de forma que las
diversas ideas vertidas en l han de contribuir a la creacin de una idea global.
Ha de tener cohesin, lo que quiere decir que las diversas secuencias que lo
construyen han de estar relacionadas entre s.
Ha de contar con adecuacin al destinatario, de forma que utilice un lenguaje
comprensible para su lector ideal, pero no necesariamente para todos los lectores
(caso de los volcados de ncleo mencionados ms arriba) y de forma que,
adems, ofrezca toda la informacin necesaria (y el mnimo de informacin
innecesaria) para su lector ideal o destinatario.
Ha de contar con una intencin comunicativa, es decir, debe querer decir algo a
alguien y por tanto hacer uso de estrategias pertinentes para alcanzar eficacia y
eficiencia comunicativa.
Ha de estar enmarcado en una situacin comunicativa, es decir, debe ser
enunciado desde un aqu y ahora concreto, lo que permite configurar un horizonte
de expectativas y un contexto para su comprensin.
Ha de entrar en relacin con otros textos o gneros para alcanzar sentido y
poder ser interpretado conforme a una serie de competencias, presupuestos,
marcos de referencia, tipos y gneros, pues ningn texto existe aisladamente de la
red de referencias que le sirve para dotarse de significado.
Ha de poseer informacin en grado suficiente para resultar novedoso e
interesante pero no exigir tanta que colapse su sentido evitando que el destinatario
sea capaz de interpretarlo (por ejemplo por una demanda excesiva de
conocimientos previos).
As pues, un texto ha de ser coherente, cohesionado, comprensible para su lector
ideal, intencionado, enmarcado en una situacin comunicativa e inmerso en otros
11

textos o gneros para alcanzar sentido; igualmente ha de poseer informacin en


grado suficiente para resultar novedoso e interesante.

Leyes de los elementos de comunicacin


Claridad: Corresponde al cdigo. Hay
que escribir con un mximo de sencillez
para que el cdigo no haga de filtro,
sino que permita el paso del mensaje.
Brevedad: Corresponde al mensaje.
Intentar dar la mxima informacin en
un mnimo de palabras.
Precisin: Corresponde al contexto:
El texto debe focalizarse en lo que
interesa sin rodeos ni aadidos.
Correccin: Corresponde al canal. Se
debe
escribir
correctamente,
cumpliendo las normas gramaticales y
estructurales y presentar el texto
formalmente digno.
Totalidad: Corresponde al receptor.
No se debe dar la impresin de que transmite un mensaje incompleto.
Originalidad: Corresponde al emisor. Se debe tratar de no copiar las formas.

12

Estructura de Redaccin
Usar la estructura nombre-verbo-complemento: Lo que mata el inters de un
escrito es no llegar nunca a la idea central. Por tanto, las oraciones subordinadas
son el peor enemigo. Trata, pues, de ejercitar tu escritura utilizando oraciones
simples.
Ortografa: Visualizar las palabras que se presentan. Descubrir semejanzas.
Aadir grupalmente, palabras semejantes a las presentadas considerando su
correcta escritura, por ejemplo las esdrjulas: psimo, mnimo, mximo, fantstico,
fantico, etc.
Puntuacin: La idea del texto se pierde por la ausencia o exceso de signos de
puntuacin. El uso de la coma, el punto, los dos puntos, las comillas, los guiones,
etc., a veces resulta complicado, pues no es fcil memorizar tantas reglas.
Sin embargo, antes de redactar es recomendable dar un vistazo a las reglas
principales para evitar errores de interpretacin.
Sencillez: Debemos recordar que se escribe para los dems, no para uno
mismo. Por ello, utilizar palabras de dominio comn facilita an ms la
comprensin del texto para el lector y la redaccin para el autor. Sin embargo,
debe tenerse cuidado de no pecar de ignorante o de abusar de erudito.
La cohesin: Para que un texto sea cohesivo es necesario que el emisor haya
vinculado entre s las oraciones mediante los elementos que marcan las relaciones
semnticas. La cohesin permite apreciar en conjunto las oraciones, por eso, se
13

dice que es una relacin interoracional que permite que las oraciones se organicen
en un texto.
De este modo, un texto no es la suma de las oraciones que lo componen, sino que
es el producto de relaciones transfrsticas (entre oraciones) que se instauran en
l.
La coherencia: Hace referencia al dominio de procesamiento de la informacin.
El mensaje que vehiculizan los textos se estructura de una determinada forma,
segn cada situacin de comunicacin.
La coherencia establece cul es la informacin permanente que se ha podido
comunicar y cmo se ha de hacer.
Evitar la redundancia: No por mucho escribir nuestro texto ser ms atractivo.
Esto hace que el texto pierda inters, sentido y propsito. Nos perdemos y
perdemos al lector.
El ritmo: Le confiere movimiento, vida, debe ser motivador y sugerente. Vara
mucho segn el tipo de escrito, pero en principio suele ser muy homogneo en un
mismo texto.
De este modo el lector crea sus propias expectativas sobre lo que va a leer a
continuacin y las confirma o rechaza a medida que avanza en la lectura. Los
cambios bruscos, si no son intencionados, dificultan la creacin de expectativas y
reducen el inters por la lectura.

Reglas ortogrficas
Las reglas ortogrficas permiten determinar las letras que forman una palabra o
el uso de los signos de puntuacin a partir de normas o pautas de aplicacin
general. Estas reglas pueden ser obligatorias, como la que impone la m delante de
la b, mientras que otras son orientaciones estadsticas, no obligatorias, como la
que indica que los verbos terminados en ger suelen tener g y no j. La escritura de
las palabras normalmente no obedece a ninguna regla concreta, sino que se
basan en la etimologa o en el uso (como la b de obertura, que no obedece a
ninguna regla general).
Entre las reglas de ortografa que afectan a las palabras estn las de las letras
(como m antes de b), acentuacin o uso de la tilde, unin y separacin de
palabras, divisin a final de rengln, diresis.

14

Ortografa de las letras


Reglas ortogrficas de la g y la j

Reglas ortogrficas de la m y la n

15

REGLAS DE LA LETRA "N"


1. Se escribe n al inicio de palabras como: trans-, cons-, circuns-, circun-, ins-.
Ejemplos: transcribir, constante, circunstancial, instrumento
2. Se escribe n antes de v.
Ejemplos: invento, envidia, invocar
3. Nunca debe ir n al final de los verbos reflexivos cuando estn conjugados en la
forma ustedes del Modo Imperativo.
Ejemplos: levntensen, cmbiese por: levntense
sintensen cmbiese por: sintense
Reglas ortogrficas de la h Reglas ortogrficas de la z y la s Reglas
ortogrficas de b y v

16

Reglas ortogrficas de la c y la s

- La letra C : Tiene dos sonidos distintos. El ms suave se asemeja a la s y va


siempre antes de una e, o de una i. En cambio, el ms fuerte suena igual al
de la k y va antes de una a, de una o, o de una u.
. Terminaciones
/La terminacin uncin se escribe siempre con c. Ejemplos: conjuncin, funcin,
presuncin.
/Las palabras que en singular terminan en z, cuando pasan al plural se
escriben con c.
Ejemplos: lpiz = lapices, voz = voces, eficaz = eficaces.
/Las terminadas en -cial, -cito y -ciosos se escriben siempre con c.
Ejemplos: imparcial, social, ilcito, solcito, precioso, silencioso.
(!) Cuidado: Hay tres excepciones, como la palabra controversial, que pertenece
a la familia de la palabra controversia.
17

/Las palabras esdrjulas que terminen en -ice y en -cea o -ceo, van con c.
Ejemplos: apndice, cmplice, cetceo.
(!) Excepcin: una sola, caucseo.
/Las que finalizan en -ancia, -ancio, -encia, -encio e
-incia, van con c.
Ejemplos: elegancia, cansancio, adolescencia, agencia, silencio.
(!) Excepciones: dos, ansia y hortensia
/Todas las palabras que terminen con -cie se escriben con c.
Ejemplos: especie, superficie, calvicie.
/ Las terminaciones en -cito, -cita, cecito y -cecita, cuando se agregan a
palabras para formar diminiutivos llevan siempre c.
Ejemplos: suave + cito = suavecito; luz + cita = lucecita; pez + cecito =
pececito.
/ Los verbos que tienen el infinito terminado en
-zar, cambian la z, por la c cuando van adelante de una e.
Ejemplos: almorzar: almorc; caracterizar: caracteric; analizar: analicemos.
/ Los verbos que terminan en -cer y -cir se escriben con c.
Ejemplos: cocer (de cocinar), aparecer, deducir, producir.
(!)Excepciones: hay tres: toser, coser (coser la ropa) y asir.
/Las palabras que terminan en -ciencia y cencia van con c.
Ejemplos:paciencia, docencia, inocencia.
/Las que terminan en -cin cuando hay un adjetivo o un sustantivo de la familia
de esa palabra que termina en -to o en -tor se escriben siempre con c.
Ejemplos: correccin (adjetivo de correcto); cancin (sustantivo de canto).
. Para no confundir la c con la k
/ Si despus del sonido fuerte viene una consonante, usar la c.
Ejemplos: crter, clase.
. Se escriben con c
Estas palabras de uso frecuente: necesario, cicatriz, celofn, cinta, pincel, cero,
irascible, celeste, cepillar, parecido, bicicleta, decepcin, recibir.
. La letra s
/ Las palabras terminadas en -sin que en su familia poseen una que termina
en -so,- sivo, -sor, -sorio o -sivo.

18

Ejemplos: erosin (erosivo); confesin (confesor); alusin (alusivo); ilusin


(ilusorio).
/Al escribir un adjetivo que termina en -oso y -osa, se usa la s.
Ejemplos: sospechoso, poderosa, ambicioso, ociosa.
/ En las terminaciones -sima e simo, para formar el superlativo.
Ejemplos: parecidsima (de parecida); calmadsimo (de calmo).
/Al final de palabras graves o esdrjulas se pone s.
Ejemplos: mircoles, crisis, dosis.
(!)Cuidado: hay excepciones, como cliz y lpiz.
/Los adjetivos que terminan en -siva o en -sivo, llevan s.
Ejemplos: masiva, agresivo.
/Los sustantivos y adjetivos terminados en -s (la e con acento o tilde).
Ejemplos: corts, francs, ciempis, inters.
. Se escriben con s

Puntuacin
Toda palabra en espaol
tiene acento. Puede ser
ortogrfico o prosdico.

19

Lo que me ayuda a saber si


la palabra lleva o no acento
es su silabas tnicas (ST).
La silaba
Tnica es
aquella silaba que se
pronuncia con mayor
fuerza en la palabra. .
Acentuacin

20

21

Agenda de la Gerencia
La agenda es confidencial, ya que contiene la
vida laboral de su titular.
En la agenda hay que colocar adecuadamente
informacin y tenemos que consultarla para
recordar la informacin.

la

Existen varios tipos de agenda:


- Agenda normal o estndar: Sencilla con todo lo imprescindible.
- Agenda personal: Planificaciones diversas, las diferentes partes de la
agenda estn diferenciadas por separadores de colores.
- Agenda electrnica: Son prcticas por la gran cantidad de informacin
que almacenan en el mnimo espacio.
- Agenda de ordenador: Estn en el ordenador (Outlook)

22

Partes mnimas de una agenda


- Listn telefnico y de direcciones
- Calendarios: Ao actual, anterior y
posterior
- Planning: Suele ser mensual
- Dietario: Apuntado normalmente por
horas
Agendas que usa la Asistente
- Agenda de la Asistente:
En ella se planificarn las tareas, da y hora de realizacin y entrega.
- Agenda del jefe:
En esta se anotaran todas aquellas actividades que competen al jefe.
Gestin de la agenda del jefe
Las actividades de la agenda del jefe se deben distinguir en tres mbitos:
- Familiar: No se debe invadir, si es
necesario hay que consultarlo con
l, tienen que ser casos
excepcionales.
- Ocio: No se debe interrumpir, l
necesita estos momentos para
poder rendir mejor. En caso
necesario se debe consultar con
l.
- Tiempo empresarial: Es necesario
conocer las costumbres del jefe.
No se necesita permiso para la gestin de este tiempo. Hay que tener en
cuenta la duracin de las tareas y dejar margen. Debemos considerar el
ritmo biolgico, y no programar tareas complicadas al principio o final de la
jornada..
Siempre que no se use tiene que estar bajo llave.

23

Planificacin diaria, mensual y anual


Antes de registrar las tareas en la
agenda hay que hacer un borrador,
las normas que tendremos en cuenta
para la planificacin son:
- El objetivo tiene que
ser concreto y asequible.
- Tiene que tener un plazo
temporal. No se deben
planificar tareas ms all de
un trimestre. El tiempo ideal
son 15 das.
- Se debe conocer el propio ritmo biolgico y laboral.

Despus de concretar el borrador de las tareas hay que elaborar un planning


siguiendo lo siguiente:
- No dedicar ms de 2 horas seguidas en una misma tarea.
- La tarea se entregar a las 12 del da de entrega.
- Las tareas ms difciles se harn en horas Hill
- Los lunes y los viernes no programar tareas difciles
- Los das festivos no se programan
- No se puede cargar una jornada con ms de 5 tareas de mxima dificultad
No todos los espacios en blanco en la agenda significan que el jefe est
disponible. Ese es prcticamente un mandamiento que toda secretaria ejecutiva
debe seguir para conservar el puesto y sumar puntos sin morir en el intento. La
administracin de esa agenda constituye un capital invalorable para las asistentes.
Cuando un jefe est en un da complicado, con reuniones peridicas, conviene
protegerlo de llamadas telefnicas y de visitas que lo distraigan de los asuntos que
lo ocupan, seala Connie Eastman, consultora en Recursos Humanos y titular del
sitio secretariasenred.com.
Una sana productividad del asistente administrativo permitir reducir los niveles de
estrs del jefe. Para alcanzar esa meta, Eastman sugiere lo siguiente:
24

Adelantarse a las necesidades del jefe. Esto reduce los apuros de ltimo
momento y la posibilidad de contar con todos los elementos y materiales
necesarios para la reunin en el debido momento.
Prepararse para las urgencias crticas. Se necesitar contratar personal
eventual? Podra necesitar ayuda de colegas? Podra ser tan bsico como pedir
a un colega que atienda las llamadas entrantes? Podra devolver el favor cuando
l/ella tenga un apuro?
Si llegan correos a ltimo momento y la reunin de directorio o de comit ya ha
comenzado,
no
deje
de
hacrselo
saber
a
su
jefe.
La tecnologa cambi los hbitos de los gerentes o de los jefes. Antes no exista
los cliss informticos y las citas slo se anotaban en agendas de papel.
En la actualidad, seala Eastman, los jefes y las secretarias conocen la tecnologa
y muchos utilizan Blackberry, Palm u otras herramientas electrnicas. La asistente
exitosa debe coordinar todas las citas para que se cumplan, para que no se vea
afectada la productividad y para evitar papelones, apunta la experta. Adems,
cuenta con acceso electrnico a mltiples agendas tanto de su jefe como de otros
y puede, por ejemplo, decidir quin est disponible para asistir a cierta reunin y
hasta realiza ms anlisis de informacin que su antecesora. Es la secretaria.com.

25

Concepto de Programa
Concepto
de
programa
(trmino
derivado
del
latn
programma que, a su
vez, tiene su origen en
un vocablo griego)
posee
mltiples
acepciones. Puede ser
entendido como el
anticipo de lo que se
planea
realizar en
algn
mbito
o
circunstancia;
el
temario que se ofrece
para un discurso; la
presentacin y organizacin de las materias de un cierto curso o asignatura; y la
descripcin de las caractersticas o etapas en que se organizan determinados
actos o espectculos artsticos.
El trmino programa hace referencia a un plan o proyecto organizado de las
distintas actividades que se ir a realizar. Tambin, es un sistema de
distribucin de las distintas materias de un curso o asignatura. La expresin
palabra es de origen latn programma que a su vez tiene su origen en un vocablo
griego.
Un programa es una serie de pasos en secuencia para llevar a cabo un plan. Para
escribir un programa se requiere que haya un plan previo, al menos en la mente
de la persona que escriba el programa. Un paso del programa se llama objetivo.
Un programa est compuesto de objetivos. Un objetivo es una accin que debera
llevarse a cabo para lograr la finalidad que se desea.
Hay objetivos con diferentes valores. No todos los objetivos tienen el mismo valor
o importancia. A continuacin se describen cada uno de ellos.

26

Tipos de Programa
Es un complejo de polticas, procedimientos, reglas, asignacin de funciones, de
recursos y otros elementos necesarios para seguir un curso de accin
determinado.
Los programas son un tipo de planificacin generalizada, que tiene por objeto
definir un plan de accin completa para dar cumplimiento a los objetivos definidos
y a la estrategia establecida por la empresa.
Existen diversos tipos de programas dentro de la empresa, algunos son
generalizados de acuerdo al objetivo de ella, otros son ms especficos, porque
estn definidos para actividades especficas. En el caso de los programas
generales, se podra mencionar el siguiente ejemplo: Si el objetivo de la empresa
es incrementar las utilidades en 50% en un plazo de seis meses, el programa de
trabajo podra ser:
El departamento de produccin deber estudiar y analizar la capacidad productiva
de la empresa a fin de dar cumplimiento a los requerimientos de productos para
las nuevas metas de venta, para ello deber:
Reorganizar turnos de trabajo, si el actual sistema no permite incrementar la
produccin.
Coordinar con la Unidad de Compras el abastecimiento oportuno de materias
primas para las nuevas necesidades de produccin.
Por su parte el departamento de ventas deber preparar un plan de incentivos al
personal de su rea con el fin de motivar el incremento de las ventas. En caso
necesario requerir del Departamento de Personal la contratacin de un staff
adicional de vendedores, procurando coordinar oportunamente el programa de
capacitacin.
El departamento de Ventas preparar un estudio del mercado, con el fin de
determinar las posibilidades de acceso a nuevos clientes, reorientando los diseos
de los productos y envases en conjunto con el departamento de produccin si
fuera necesario.

27

Elaboracin de Programa
Para el caso de un programa especfico, a modo de ejemplo, un programa de
control de Caja sera:
Presntese en la unidad de Finanzas y proceda a realizar un arqueo al cajero de
los fondos disponibles, tanto en efectivo como en documentos. (En algunos casos
se podra indicar, fecha, hora y persona que debe realizar el control).
Solicite los registros de Caja y determine el saldo al momento del arqueo. Deje
constancia si el registro de caja no se encuentra actualizado.
Registre en sus papeles de trabajo el saldo determinado segn el registro de caja,
el arqueo fsico efectuado, el ltimo documento emitido, verifique, adems, el
primer documento en blanco y que se cumpla el correlativo.
Durante el arqueo fsico debe registrar en sus papeles de trabajo el detalle de los
valores controlados, preocpese, adems,

28

Programa de Cita.
Un calendario diario puede usarse para llevar un seguimiento de las actividades
planeadas y de las citas diarias de la gerencia, tales como visitas de la DGI o la
visita de proveedores o acreedores. Microsoft Excel es un programa de
computacin que les permite a las personas automatizar el formato de las tareas y
crear calendarios diarios o mensuales usando una hoja de clculo. Los
calendarios pueden ser impresos y guardados en carpetas o tambin se pueden
colgar con un imn en la heladera. Los papeles tambin pueden convertirse en
una agenda diaria de citas y tenerla a mano en un escritorio de trabajo o
directamente en la computadora.
Ejemplo de Cita de trabajo de la gerencia.

29

Caractersticas de la Comunicacin efectiva y asertiva.


COMUNICACIN EFICAZ
Flexibilidad: Es una caracterstica a travs de la cual el personal sanitario
demuestra sensibilidad a condiciones cambiantes, y puede ser capaz adaptarse a
situaciones inesperadas. La flexibilidad es una ventaja en la comunicacin. En
algunas ocasiones, aunque queramos comunicar un mensaje a otra persona o a
un grupo, nos damos cuenta de que existen circunstancias poco usuales y que no
es el mejor momento para dar un mensaje. As, permanecemos en silencio y
escuchamos al interlocutor, mientras guardamos su comunicacin para un
momento ms apropiado. Este acto demuestra flexibilidad ya que el mensaje que
bamos a transmitir se aplaza para poder escuchar el conflicto que en ese
momento presenta nuestro interlocutor.
Cuando el personal sanitario emplea la flexibilidad, demuestra que es sensible a
los estmulos presentes en el ambiente, adems de estar consciente del estado
del paciente con quien se comunica, respetar sus necesidades y sentimientos,
responder con sensibilidad al momento del encuentro.
El personal sanitario con mucha frecuencia no muestra flexibilidad en su trabajo
por estar ocupadas, desarrollando una comunicacin rgida.
Agudeza: La agudeza implica vivacidad, vibracin, anhelo de interactuar con
xito. El personal sanitario replicaran a las respuestas verbales y no verbales que
reciban, tambin el personal sanitario deben saber cundo hablar, estar callado,
escuchar con atencin, participar en un dilogo o actividad con sus pacientes.
Adems de estar conscientes de los cambios en el estado fsico o emocional del
enfermo, el personal sanitario debe estar alerta al estilo en el cual sus pacientes u
otras personas se comunican.
Receptividad: Es el talento para recibir estmulos y una inclinacin para captar
mensajes, respuestas y la presencia del paciente. La receptividad es un
componente importante en el proceso de la comunicacin.
La receptividad es condicin interna, personal, que les permite ser sensibles a
ciertos rastros de la comunicacin que les llegan en el curso de sus actividades
diarias.
Algunas personas no demuestran receptividad en el proceso de la comunicacin.
Esperan que otros tomen la iniciativa, permanecen absortos en s mismos y en sus
propios intereses. Con frecuencia estos individuos critican a los dems o envidian
a aquellos que se comunican bien, a causa de que no se ofrecen a s mismos.

30

Preparacin cuidadosa: El arte de la conversacin crece y se perfecciona


conforme una persona lo practica y se prepara para los dilogos que sostendr. La
preparacin cuidadosa permitir al personal sanitario compartir sus ideas,
sentimientos y reacciones.
La preparacin cuidadosa significa que debe considerar cuidadosamente la
comunicacin o los estmulos que ha recibido y responden con cierta deliberacin.
Ahora sus pensamientos e ideas puede expresarlas sin dificultad.
Estmulo: Dar estmulo es proporcionar ayuda, inspirar valenta y dar esperanzas.
La enfermedad interrumpe el estilo de vida del individuo, relaciones familiares y la
productividad que deriva del trabajo. En consecuencia, cuando l confronta una
situacin desconocida, necesita asistencia para salir adelante.
El personal sanitario debe conocer a ese paciente, a sus problemas de salud y sus
necesidades, y despus, en un plan de cuidados, incorporar las medidas que le
devolvern la salud perdida.
El uso del silencio: En la comunicacin se da escasa atencin al uso del silencio.
Las personas no siempre tienen que expresarse en palabras para gozar de los
beneficios de la comunicacin. Es valioso ser capaz de:
- Compartir con alguien un momento de silencio.
- Callar cuando otro lo insta a replicar con clera.
- Percibir la calma en que se mueve nuestro mundo y gozar los sonidos de la
naturaleza.
- Permitir que ocurran momentos de quietud en el da, ms que llenarlos con
actividad, ruido o diversin.
- Usar el silencio en una conversacin para reunir los pensamientos propios o
adquirir una perspectiva.
- Aceptar el silencio para descubrirse as mismo.
- Compartir en silencio un periodo de espera (resultados de pruebas, intervencin
quirrgica...), puesto que una conversacin causara efectos negativos.
- Guardar silencio de modo que el paciente pueda discutir su problema.
El silencio empleado con cordura puede ser tan eficaz y dar tanto respaldo como
las palabras.

31

LA ASERTIVIDAD ES SABER ESTABLECER LMITES.


Hay momentos en que el silencio permite a otros saber cul es nuestra postura, s
positiva o negativa. No obstante, puede usarse el silencio para castigar o herir a
otros, un hbito comn es emplear el silencio cuando las situaciones son difciles,
cuando alguien ha sido lastimado o desea vengarse. En estas condiciones, el
silencio es capaz de provocar mucho dao a otros y a la persona que lo emplea.
Establecer lmites claros nos permite una mejor comunicacin con los dems pues
es una manera que preservar nuestro espacio y defender nuestros derechos ante
los dems. Los lmites son necesarios en todas nuestras relaciones y saber
establecerlos es una muestra de asertividad y un avance monumental en aquellos
que estn trabajando su autoestima.
La
comunicacin
asertiva es reflejo de
seguridad en nosotras
mismas y autoestima
a
la
vez
que
respetamos
los
derechos
de
los
dems. Muchas veces
en
nuestras
relaciones personales,
familiares o laborales
nos dejamos anular
poco a poco cediendo
nuestro
espacio,
nuestras decisiones y
nuestros deseos ante
los dems. Dejamos, sin darnos cuenta de lado nuestros derechos, nuestros
deseos y validamos como mejores los deseos y derechos de otros, sobre todo en
las relaciones ms cercanas. Los lmites nos dan el poder de ser nosotras mismas
ante cualquier circunstancia y persona.
Walter Riso en su libro los lmites del amor
nos muestra que poner lmites es aprender
a amar sin perderse uno mismo. Un lmite
es lnea que trazamos donde establecemos
que es permitido y lo que no en nuestras
relaciones, por lo tanto, saber establecerlos
es una habilidad que toda persona asertiva
debe desarrollar pues es muestra primero
de una sana autoestima, nos empodera
como persona, reconoce nuestro valor,
marca el respeto que sentimos por nosotras mismas y el respeto que esperamos
32

de los dems. Los lmites son por lo que lo hace sin duda una herramienta
esencial en la comunicacin asertiva.
La asertividad es una cualidad esencial en el
liderazgo, los lderes ms grandes y eficaces
en la historia, han sido personas asertivas.
Personas que se comunicaban ms
efectivamente.
El liderazgo, errneamente, se asocia como
una cualidad exclusiva de una determinada
posicin. Solemos pensar que el lder es
solamente aquel que ocupa una posicin
privilegiada y que el liderazgo se mide por la
cantidad de autoridad adjunta a ese cargo o
posicin y no siempre es as. Sin embargo, en
esencia, el liderazgo es esencia influencia y
la manera mas efectiva de influir en los dems
es usando la asertividad en nuestro diario vivir.
La asertividad establece una
influencia positiva y una
comunicacin eficaz. Su base
es el respeto al derecho de
todas las partes involucradas, a
pensar,
sentir
y
actuar
desacuerdo a sus propias
creencias y la claridad en la
comunicacin.
La comunicacin asertiva es un
tipo de comunicacin donde se
buscan acuerdos y soluciones
de ganar ganar. Parte de la
premisa de que todos somos
importantes y valiosos y que todos tenemos algo valioso que aportar. Por lo tanto yo no
pretendo

33

Afectaciones de la Gerencia para la atencin al cliente interno y


externo.
Cuando
hablamos
de
atencin
al
cliente,
con
frecuencia
slo
pensamos en el
cliente
externo.
Solemos olvidar que
los
supervisados,
compaeros
y
colaboradores
son
clientes internos, y
merecen la misma
calidad de atencin
que se les exige
tener con los clientes externos.
El nivel de coherencia y consistencia que exista en la calidad de la atencin
prestada tanto a clientes externos como internos es una clara expresin de los
valores y cultura de una organizacin. Es insostenible ser "luz de la calle,
oscuridad de la casa". La eficiencia y eficacia de las comunicaciones corporativas
dependen de este factor.

la

La buena atencin al cliente


interno es tambin un arte.
Se cultiva, se practica a
diario y se hace realidad en
accin cotidiana. Implica una
estrategia formal y planes de
accin concretos, en los
cuales
la
comunicacin
interna juega un rol esencial
para consolidar, transmitir y
compartir
los
valores
corporativos,
cumplir
la

misin y alcanzar la visin planteada hacia el futuro.


Actualmente, la comunicacin corporativa interna debe ir mucho ms all de
"transportar" informacin desde la gerencia o niveles ms altos hacia los
empleados y colaboradores.
34

El rea de comunicaciones internas es


medular y debe incluir un completo
conocimiento
de
sus
pblicos,
segmentacin de las audiencias clave
segn posiciones, funciones, necesidades,
intereses y expectativas, as como la
formulacin de planes estratgicos
propios, en estrecha alineacin con metas
de negocio.
Las empresas que tienen clara la necesidad de brindar una atencin excelente a
sus clientes externos, saben que "la ley entra por casa" y para ello invierten
esfuerzos importantes en la ejecucin de estrategias de atencin a sus pblicos
internos para lograr la motivacin y compromiso necesarios hacia su trabajo, su
organizacin y sus lderes.

Visto as, el rea de comunicaciones internas ha pasado a ser un centro de


formulacin de mensajes clave y planes vitales para la productividad, la
competitividad y la salud de la organizacin, capaz de promover valores de
excelencia, cooperacin y trabajo en equipo en favor de las metas de negocio.
Una comunicacin interna efectiva requiere concebir a cada empleado como un
comunicador o vocero invaluable de la cultura corporativa. Esta nocin incorpora a
todos en la organizacin, no slo a representantes o directivos. Especialmente
debe tomar en cuenta a quienes cada da deben relacionarse con clientes
externos y consumidores.
Existe una significativa correlacin entre el compromiso de los empleados y su
productividad. Una empresa que cuenta con una excelente atencin al cliente
interno, tiene mecanismos para reconocer las necesidades de sus empleados,
pero, sobre todo, puede incentivar mecanismos de auto-motivacin en ellos
(especialmente a travs de la capacitacin y el entrenamiento). As, sus oficios y

35

responsabilidades se convierten en claros motivos de realizacin profesional,


personal, familiar y hasta social.
En este contexto es importante conocer y valorar la percepcin del cliente interno
sobre lo que hace la empresa y lo que de ella recibe. No slo sobre la
compensacin salarial, sino tambin emocional. Esta incluye intangibles clave
como son la calidad de la relacin con sus supervisores y jefes, la inclusin y
participacin en la toma de decisiones, su desarrollo de carrera, el ambiente fsico,
la interaccin con los colegas y los clientes, entre otros.
La atencin interna favorece los procesos de fortalecimiento del liderazgo, sentido
de pertenencia, neutraliza e incluso evita los rumores o las especulaciones,
minimiza los ruidos y distracciones y, por ende, incrementa la productividad y
creatividad, motiva al talento, enfoca los esfuerzos y premia y reconoce el xito.
As pus, ocuparse activamente de la atencin al cliente interno es una de las
acciones que ms sustentabilidad en el tiempo le da a cualquier organizacin.
CLIENTES INTERNOS CLIENTES EXTERNOS DE UNIVERSIDAD
En la relacin que
establece el arte de
servir
se
vern
involucrados
tres
protagonistas
fundamentales: La
Empresa
prestadora
del
servicio,
el
representante de la
empresa
en
la
persona de vendedor, despachador, agente comercial, etc., y el cliente/usuario. De
dicha interaccin se generar un beneficio mutuo derivado de la satisfaccin
adecuada de las necesidades detectadas. De acuerdo a Estrada y Borrero (1996),
el resultado ptimo se mide de acuerdo a la siguiente mxima: Satisface a tu
cliente sin perjudicar a tu empresa. La Empresa/Organizacin debe procurar,
entonces, que exista un equilibrio en la relacin entre sus clientes internos
(empleados) y sus clientes externos (Clientes/Usuarios). Para lograr esto se ha de
procurar que los encargados de dirigir las actividades propias de la empresa sean
capaces de establecer, de acuerdo a la visin estratgica, relaciones adecuadas a
nivel administrativo que motiven a los empleados (en todos los niveles) a ser
excelentes en sus relaciones con los usuarios.

36

Actividades de aprendizaje

Actividades de aprendizaje
a. Elabore un cuadro sinptico del contenido de esta unidad
b. En grupo de 5 expondrn el contenido del cuadro sinptico

Actividades de Autoevaluacin
1. Explique la importancia de la
Redaccin de documentos
administrativo
2. Explique la importancia de aplicar las
reglas de ortografa en la Redaccin
de documentos administrativo
3. Explique la importancia de la agenda
y los programas.
4. Diferenciar entre agenda y programa.
5. Explicar el programa de Cita.
6. Diferenciar la comunicacin efectiva y asertiva.

37

Unidad II: Redaccin de Documentos


Objetivo de la Unidad: Elaborar documentos comerciales y
tcnicos, de acuerdo a procedimientos convencionales y
ofimticos..
Conceptos de Documentos tcnicos y Comercial

Documento tcnico: es un sistema de datos e


informacin que se obtiene de forma
sistemtica de una experiencia que implica
anlisis e investigacin; y es procesada por
diversas tcnicas que: resumen, sintetizan,
describen, expliquen, argumentan, etc.; y que
se presenta con una estructura que contiene
los elementos bsicos de Ttulo, Introduccin,
Desarrollo, Conclusin y Referencias.
Documento comercial: son los que respaldan las operaciones de
transaccin de la empresa, constituyndose en medio de prueba y la
entrada de datos para el sistema contable. Se elaboran en original y tantas
copias como lo requiera la empresa. Sus funciones son: contable, jurdica,
de control, entre otros.

Tipos documentos tcnico y Comercial.


-

Tipos de documentos tcnicos

Libros y Monografas: textos, manuales,


tesis, informes, actas, antologas.

Publicaciones
peridicas:
diarios, avances, revisiones.

Publicaciones referativas: ndices, bases de datos, bibliografas.

Publicaciones tcnicas: normas, patentes, catlogos tcnicos.

Materiales de referencia: enciclopedias, diccionarios, atlas, anuarios.

revistas,

Tipos de documentos comerciales


38

1.- Factura
2.- Orden de compra
3.- Remito
4.- Recibo
5.- Nota de dbito

6.- Nota de crdito


7.- Cheque
8.- Pagare
9.- Nota de crdito bancaria
o boleto de depsito

Ejemplo de Documentos tcnicos y Comercial.


-

Ejemplo de documento tcnico

39

Ejemplo de documento comercial

Formularios para recolectar informacin de la empresa.


Introduccin
Formulario
es
un
documento
impreso
que
transmite informacin especfica de una persona a otra o
de una a otra unidad. Este es un papel portador
de datos e informacin y es parte integrante del mtodo.
As, es un medio de transmitir informacin. El propsito
fundamental
del diseo de formularios,
es
suministrar medios estandarizados
para
el
eficaz
procesamiento de informacin administrativa, as como
tambin, crear un instrumento de actividad humana para registrar y pasar la
informacin. Los formularios impresos en papel son bien conocidos por la habitual
dificultad que plantean a la hora de reconocer en la pantalla de
una computadora evitan este problema.
40

Un formulario es un
documento, ya sea fsico o
digital, diseado con el
propsito de que el usuario
introduzca
datos
estructurados
(nombre,
apellidos, direccin, etc) en
las zonas del documento
destinadas a ese propsito,
para ser almacenados y
procesados posteriormente.
En
informtica,
un
formulario consta de un
conjunto de campos de
datos solicitados por un
determinado programa, los
cuales se almacenarn
para su procesamiento y
posterior uso. Cada campo
debe albergar un dato
especfico, por ejemplo, el
campo "Nombre" debe
rellenarse con un nombre
personal; el campo "Fecha
de
nacimiento"
debe
aceptar una fecha vlida,
etc.
Formularios
Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar
informacin variable, el cual tendr diferente utilizacin segn el rea funcional a
la cual pertenezca. Puede considerarse tambin como un instrumento
de trabajo cuyo objetivo es trasportar informacin para simplificar y facilitar
el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime
informacin constante y que tiene una serie de espacios para asentar informacin
variable. Es todo papel que contenga informacin, texto, epgrafes, impresos o en
blanco para rellenarlos posteriormente.

41

Partes del formulario


Extremo superior o cabeza:
Se utiliza para los datos iniciales del formulario, como identificacin del organismo,
ttulo o denominacin de la forma y otros. Representa la introduccin respecto a
la accin que se va a desarrollar en el cuerpo del formulario.
Cuerpo del formulario:
Contiene el mayor grupo de datos del formulario, que son los que generan la
accin implcita los cuales se determinan, de acuerdo con la informacin que se
desea obtener, mediante la utilizacin de la forma. Se analizan las decisiones
acerca de los datos y la distribucin siguiendo una secuencia lgica de colocacin.
Extremo inferior o pie:
Contiene los datos de cierre o conclusin del formulario, firmas y sellos para
aprobar o conformar la informacin registrada en el cuerpo del mismo, y tambin
se asienta el cdigo de registro.

42

Objetivo.
El objetivo fundamental de los formularios reside en que es
un instrumento sobre el cual se apoya la transmisin, el
registro y el control de la informacin relacionada con las
operaciones de la organizacin y con todos sus niveles: Por
lo tanto son uno los medios libres para la recoleccin de
datos debido a su facilidad con que circulan por toda la
organizacin y afectan a todo el sistema de la misma
forma.
Los objetivos principales de los formularios son

Minimizar los gastos operativos de la


organizacin, al establecer un uso racional de los
formularios
Aumentar la Produccin, fomentar la exactitud
y
desarrollar el flujo normal del trabajo, con un
mnimo de duplicidad y repeticin.
Obtener considerables ahorros mediante la
uniformidad de diseos y reproduccin de los
formularios.
Mejorar la imagen de la organizacin, al ofrecer
a
clientes y relacionados, formularios bien
diseados y mejor presentados.
llenar las necesidades que las oficinas
demandan, son aquellos medios para
alcanzar un fin.
Facilitar el flujo de informacin y
el procesamiento de datos, imprimir
uniformidad en los procedimientos,
sintetizar y relacionar informacin y por
ltimo, dar valor legal a determinadas
transacciones.
Por ejemplo, si requerimos el registro de
un usuario para que pueda participar
enviando comentarios sobre nuestros
artculos en Internet o para poder acceder
a cierto contenido, basta con pedir los datos bsicos
Como nombres, apellidos y correo electrnico.
Pero existen otros casos en los que necesitamos ms datos de los usuarios, como
puede ser la inscripcin a un evento, en la que podemos solicitar, adems de

43

nombres, apellidos y correo electrnico, otros datos como la empresa a la que


representar, la direccin de la empresa, la direccin de su sitio web, etc.
Su Importancia. Radica en que sirven de soporte a las transacciones y los
empleados trabajan guindose por los formularios, adems cualquier acto
administrativo se refleja en un formulario.

El uso o funcin

Proveer
la
informacin
necesaria que requiera en
situaciones similares y en
una secuencia lgica.
Ahorrar Escritura manual o
mecnica (y por ende el
tiempo) con la impresin
previa
de
titulos
e
instrucciones para su uso.

suministrar un medio econmico de la informacin escrita con copias


mltiples.

Asegurar que la informacin se suministre en la forma debida.

44

Tcnicas de Archivo
El proceso de recepcionar,
ordenar, clasificar y
conservar
adecuadamente
los
documentos en un lugar
determinado, a fin de
localizarlos
fcil
y
rpidamente
y
protegerlos de prdidas
o
deterioros.
Los documentos son
colocados en un mismo
orden,
debidamente
clasificados, toda la
correspondencia,
papeles y otros documentos, relacionados con el individuo o firma ya la vez
facilitar
su
localizacin
y
manejo.
Importancia:
Representa la memoria de la empresa o de algn negocio, o conservacin de
los documentos. Solo se guarda los documentos importantes.
Finalidad

de

las

reglas

de

clasificacin

de

archivo:

Un archivo tiene mayor valor cuando los documentos que contiene no


pueden ser localizados con prontitud. Si cada persona inventara sus propias
reglas, para decir, Dnde guarda un documento?, solo esa persona podra
encontrarlo, por lo tanto es necesario observar reglas fijas que permita
seleccionar y ordenar los ttulos y de esta manera, poder archivar todos los
documentos
adecuadamente.

Tipos de Archivos.
Qu es un archivo?
Se entiende bajo el concepto de archivo a todos aquellos espacios fsicos en los
que una persona, institucin, agrupacin o comunidad destina para almacenar de

45

forma organizada una serie de documentos, con el objeto de poder conservarlos


para una futura recuperacin y hacerlo de la forma ms rpida posible.
Con el avance de la informtica, el concepto de archivo fue tomado para designar
una serie de datos o informacin en formato digital y que puede ser recuperado
desde alguna PC o dispositivo informtico.
Archivo vertical: Los documentos son almacenados en carpetas individuales,
colgando de una gua dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrs
de otra con el borde que presenta la pestaa hacia arriba, donde se escribe la
identificacin de lo que all se conserva.
Archivo lateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros
de estantera en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o
cajas que se colocan paralelamente.
Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima del
otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo es vlido en el caso
de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas.
Por la frecuencia de consulta, tambin
archivos: activos, semiactivos e inactivos.

se

pueden

mencionar

los

Archivos activos: Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente


o que la documentacin por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no
pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisin de los registros no es superior
a los cinco aos y es consultada ms de una vez al mes.
Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados del
archivo activo finalizado el ao fiscal. Su finalidad es suministrar informacin para
comprobar operaciones realizadas.
Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que
tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan all hasta la
destruccin de los mismos una vez que ya han cumplido su funcin.

Actividades de aprendizaje

46

Actividades de aprendizaje
a. Elabore un mapa conceptual del contenido de esta unidad
b. Elabore un ejemplo de cada documento tcnico y comercial
c.

En grupo de 5 expondrn el contenido del mapa conceptual y los ejemplos


de documentos tcnicos y comerciales..

d. Elaborar un ejemplo de archivo y exponerlo de manera individual.

Actividades de Autoevaluacin
1. Que es documentos tcnico y comercial.
2. Que es procesador de texto.
3. Que es formulario en la recoleccin de la
informacin
4. Que es archivo.
5. Explique en forma breve los diferentes tipos de
archivo.
6. De qu depende que un archivo preste un
buen servicio al usuario?
.

Unidad III: Logstica para Eventos Empresariales.


Objetivo de la Unidad: Gestionar la logstica para los eventos
empresariales, tomando en cuenta la operatividad de la
empresa.

47

Concepto de eventos empresarial


Los eventos empresariales (tambin
conocidos como eventos corporativos)
son esenciales para los negocios hoy en
da. Toda empresa o negocio debe tener
la capacidad de organizar eventos que
impulsen un crecimiento desde adentro y
al mismo tiempo eduquen al pblico
acerca del lugar y propsito de una
empresa dentro de su industria. Y sin
lugar a duda, una de las mejores
maneras
de
lograrlo
es
con
la organizacin
de
eventos
empresariales.
Normalmente los eventos empresariales incluyen conferencias, actividades interempresa y proyectos comunitarios... Todo esto enfocado a reforzar y lograr las
metas de la empresa. Y aunque en buena medida, la mayor parte de los eventos
empresariales estn enfocados a trabajo, estos eventos tambin son conocidos
por su capacidad de divertir, entretener e integrar a todos los asistentes al evento.
La integracin en los eventos empresariales se vuelve particularmente importante
cuando la empresa tiene numerosas locaciones (sobre todo cuando stas se
encuentran en diferentes ciudades o pases). En este caso, las empresas pueden
optar por organizar un evento empresarial semestral o anual para gerentes y
directivos con el fin de lograr un mayor involucramiento entre ellos y para
compartir metas, objetivos, recursos e informacin que ayude a la empresa.
Tambin existen eventos empresariales cuya meta es el lanzamiento de un
producto o una lnea de productos. En este caso, el evento empresarial puede
consistir de exposiciones, exhibiciones, demostraciones, etc... Todas enfocadas a
capturar la atencin del mercado y generar nuevos clientes para la empresa.

Tipos de eventos empresariales


Conferencias
Estas suelen ser grandes reuniones de
personas que tienen un inters en comn o
comparten un sector profesional. Estas son
formales y por lo general implican unos
48

pocos oradores que abordan un amplio grupo de profesionales. Se invita a


interactuar pero no en el mismo nivel de una conversacin o seminario.
Recuerda que lo de hoy son las redes sociales, una buena tctica es proporcionar
a tus invitados tu Twitter, blog o Facebook; esto permite que los asistentes realicen
preguntas, consultas o hagan aportaciones de lo que saben y no han tenido
tiempo de explicar en la conferencia; pero sobre todo abre las compuertas del
intercambio de ideas, lo que te permite tener una nocin cercana sobre qu les
pareci la conferencia.
Seminarios
Los seminarios tienen lugar
para los propsitos educativos
y

generalmente

pequeos

implican

grupos

de

personas. La interaccin es
una parte importante, por lo
que regularmente se les da la
oportunidad a los asistentes
de expresar sus opiniones o
realizar preguntas a los oradores.
De acuerdo a las nuevas tendencias, para que un seminario sea ms interactivo
puedes estructurarlo de manera que haya una actividad para romper el hielo
durante la cual cada uno se presente. Si todos los participantes ya se conocen,
lleva a cabo un rompehielos en el que los participantes compartan con el grupo
algo acerca de s mismos que nadie sepa. Te recomendamos leas nuestro
artculo 5 secretos para un seminario exitoso
Reuniones
Las reunione s pueden ser las interacciones
entre dos o ms personas y en general son
para discutir las oportunidades y desafos, los
conceptos actuales o transmitir informacin.
Pueden ser llevadas a cabo para los empleados
de una organizacin o para los representantes
de diferentes empresas.
49

Te proponemos elaborar un programa o agenda de temas a tratar. Si cuentas con


un buen programa, ordenado y con estimaciones de tiempo para cada asunto a
tratar, logrars mantener un orden en la presentacin y discusin de los temas.
Sugerimos circular la agenda de la reunin previamente entre los participantes, de
esta manera todos conocern anticipadamente el tiempo de los puntos a tratar.
Echa un vistazo a nuestro artculo Cmo organizar mis reuniones de trabajo?
Iniciativas de trabajo en equipo
Como su nombre lo indica,
este tipo de eventos se llevan
a cabo para la motivacin y/o
la formacin de ciertos grupos
de personas dentro de la
organizacin. Por lo general
son ms pequeos para que
cada individuo tenga atencin
personalizada.
Este tipo de eventos no deben dejar de ser creativos aunque sean dirigidos a un
grupo pequeo de empleados. Eventos en Punto te ofrece una serie de
actividades para que tu evento sea realmente efectivo.

Actividades deportivas: tirolesas, deportes nuticos, rutas a caballo,

organizacin de viajes.
Actividades ldicas: juegos como descubre al asesino o la bsqueda del

tesoro, paintball, disfraces, etc.


Actividades de participacin: concursos de canciones, cursos de cocina,
elaboracin de productos manuales, concursos y clases de baile, catas de
vinos, etc.

Actividades de contacto con la naturaleza: senderismo, participacin en proyectos


de conservacin de la naturaleza, visitas a espacios protegidos, etc.
Ferias
Estas exposiciones permiten a las empresas
mostrar y demostrar sus nuevos productos o
servicios. stas son tomadas muy en serio por
aquellos en los sectores industriales, por lo
que se suele gastar mucho dinero en la
50

creacin de pantallas y fabulosas presentaciones. Algunas empresas incluso


viajan largas distancias para asistir a ferias comerciales internacionales.
Un punto importante que tienes que tener en cuenta es que en una feria habr una
gran cantidad de stands, por lo que tienes que buscar alguna tcnica para poder
hacer que el tuyo resalte entre la multitud. Lo ms efectivo podra ser utilizar un
diferenciador poco comn, decora en verde y utiliza materiales ecolgicos como
pufs de cartn, baeras recicladas como sofs. Todo para recibir a los asistentes
en tu stand. El objetivo, adems de ser sostenible, es sorprender y crear gran
impacto visual. Te sugerimos tambin consultar nuesto artculo Declogo para
realizar un evento verde
Conferencias de Prensa
Estas son las entrevistas
realizadas especficamente
por

los

comunicacin

medios
y

de

por

lo

general son en respuesta a


un

evento

reciente,

un

rumor, el anuncio de un
nuevo producto o servicio.
Un representante de la compaa llevar a cabo la conferencia de prensa y
responder a las preguntas de los diversos medios en una ceremonia de
profesionales. Existen varios elementos indispensables que tienes que tomar en
cuenta para llevar a cabo la realizacin de este evento aqu te presentamos
algunos.
Integrar un presdium con los expertos del tema a tratar, as no vacilars al pasar
el micrfono cuando haya una pregunta especializada.
Iniciar puntualmente, este punto con frecuencia provoca tensin pues los
reporteros tienen agendas saturadas como para esperar por el director de marca o
el fabuloso e impuntual dueo.
Formar un press kit, es decir, un paquete con informacin del tema que se aborda,
debe contener fotos, videos, etc. En algunas ocasiones se coloca un obsequio.

51

Una buena nota no se compara con la inversin que se tiene que desembolsar
para cubrir un flow, por esto la importancia de crear una rueda de prensa exitosa.
Ceremonias de Apertura
Cualquier evento importante, como la
exposicin o reunin anual que durar
ms de dos das que generalmente inicia
con

una

ceremonia

inauguracin,

la

de

cual

apertura
marcar

o
el

comienzo del evento y establecer el


tono y el tema de los das siguientes.
Oradores y celebridades pueden ser
invitados a participar para hacerla mas emocionante.
Unirse a una organizacin no lucrativa o de caridad es una idea grandiosa para la
ceremonia. No slo ayudars a una buena causa, sino que tambin disfrutars de
publicidad adicional. Adems de ser una buena opcin para realizar causas
altruistas.
Cena de Gala
Una cena de gala es un evento muy formal,
que se caracteriza por al menos tres
deliciosos

platillos,

entretenimiento

discursos. Estas se celebran a menudo en


combinacin con un evento en pro de una
fundacin o cierre de algn seminario. Se
suele invitar celebridades y oradores, y a veces se otorgan premios. Traje formaletiqueta es el cdigo de vestimenta esperada para tales eventos.
Es importante que tengas en claro el motivo de la cena puedes darle un nombre,
ttulo o slogan o bien realizar una buena causa para celebrarla.
Debes tener en cuenta los aspectos logsticos como la recepcin, la organizacin
de las mesas, el men, el mensaje o contenido que se va a comunicar (si habr
alguna ponencia, pase de video, exposicin, etc.), la animacin, la msica, algn
otro evento ligado a la cena (subasta, baile, rifa) la decoracin, si habr algn
detalle para los asistentes.
52

Lanzamientos de productos
Cuando

un

nuevo

producto

se

es

introduciendo al mercado, el lanzamiento en


general se considera como su primera aparicin
o

exposicin

al

pblico.

El

producto

se

demuestra y discute su eficacia, utilidad y


contribucin a la sociedad o de la industria. El
producto debe estar disponible para su compra
en la puesta en marcha, si es posible.
Lo primero que debes tener en cuenta para lograr el xito de la campaa, es que
la presentacin del producto debe estar integrada en la estrategia de marketing de
la empresa, definir cul es la poca del ao ms adecuada para el evento y cul
es la hora del da ms apropiada para el pblico objetivo, as como la definicin
del espacio teniendo en cuenta la accesibilidad, la distancia, las condiciones
exigidas, autorizaciones necesarias, seguridad del local, impacto sobre el pblicoobjetivo, inters, adecuacin al mensaje a transmitir, ventajas y desventajas del
local, etc. Para ello es necesario conocer muy bien el target: edad, estilo de vida,
capacidad de reaccin ante el riesgo, la novedad, amantes de la aventura, etc.
Junta General de Accionistas
Estas reuniones anuales se llevan a cabo con el propsito de transmitir
informacin importante a los accionistas de la sociedad sobre temas relevantes y
elegir al Consejo de Administracin.
Un evento tan importante, como una junta de accionistas no tiene porqu ser tan
solemne y tenso como de costumbre, sera muy bueno que intentaras abrir la
prxima junta de accionistas de tu empresa, con algn tipo de actividad distendida
y alegre, que relaje a los asistentes para que la reunin se desarrolle con una
mayor naturalidad. Si tu junta de accionistas es general, seria buena idea
comenzar la reunin con un performance que tenga que ver con tu empresa.
Ceremonias de Reconocimiento
Ya sea a grande o pequea escala,
las

ceremonias de premiacin se

llevan a cabo para felicitar y agradecer


a los integrantes de una organizacin
53

que han cumplido con sus deberes de manera admirable o han superado las
expectativas y demandas de la empresa.
Es muy importante definir qu tipo de premio vas a otorgar, se dice que los
premios deben corresponder a la accin que se est reconociendo. Tambin
deberan estar de acuerdo con la persona y la ocasin. La clase de smbolo que
se elija dir mucho sobre qu y a quin est siendo reconocido. Estos son
algunos tipos de reconocimiento que se pueden considerar:
Prendedores,

estatuillas,

certificados,

premios,

plaquetas,

menciones

de

reconocimiento enmarcadas, regalos, un ascenso, invitaciones de obsequio.


Debes tomar en cuenta las nuevas tendencias, hoy por hoy las personas prefieren
ser reconocidas por su labor altruista y un buen reconocimiento podra significar
donar su premio a alguna fundacin o que el premio haya sido comprado a una
organizacin de ayuda social.
Reuniones Directivas
Estas son las reuniones formales del Consejo
de Administracin de una empresa, y se
centran en la visin de la organizacin, metas
y estrategias. Para que estas reuniones sean
un xito debers escoger la sala en base a las
siguientes recomendaciones.
Capacidad de la sala (en trminos de cantidad de asientos), dimensiones y forma
de la sala (dependiendo de si existen presentaciones o actividades), necesidad de
acceso a Internet, necesidad de ordenadores y un equipo audiovisual (video
proyector).
Recuerda que una sala con buenas dimensiones y con una temperatura estable
puede mejorar la eficiencia de la reunin. Para lograr que los participantes se
relajen, podr servirse caf o simplemente botellas de agua al comienzo de la
reunin.

Definicin de Planeacin de un evento


Es el arte de la planificacin de un convenio, parte de
una exposicin, una ceremonia o por ejemplo una
54

competicin deportiva. Un planificador de eventos tiene que trabajar sobre el


presupuesto, establecer las fechas del evento, seleccionar y reservar un lugar
adecuado, la adquisicin de todos los permisos necesarios de las autoridades y la
coordinacin de todos los involucrados de logstica de evento. En el proceso
creativo de la planificacin de un evento, el planificador de eventos tiene que
desarrollar un tema, organizar artistas y oradores, coordinar todos los servicios
pblicos necesarios, seleccionar y organizar la decoracin, mesas, sillas, carpas y
todos los dems requisitos, tales como catering, seguridad, aseos , planes de
emergencia y as sucesivamente.

Ejemplo de un plan de un evento empresarial.

55

Definicin de logstica
La logstica es el conjunto de los medios y mtodos que permiten llevar a cabo
la organizacin de una empresa o de un servicio. La logstica
empresarial implica un cierto orden en los procesos que involucran a la
produccin
y
la
comercializacin
de
mercancas.

Logstica de un evento empresarial


El punto de partida para la logstica de eventos empresariales est en escuchar al
cliente, entender sus necesidades y asesorarle en el cumplimiento de sus
objetivos.
La logstica es el conjunto de mtodos y medios idneos para implementar en la
organizacin, planificacin, flujo y gestin de cualquier emprendimiento o servicio.
Es el puente que une producto y mercado, por lo que el xito de un proyecto
depender, en gran medida, de una buena estrategia logstica, es decir, de un
puente fuerte y slido.
El objetivo de la logstica es colocar los bienes y servicios adecuados, en el
momento preciso, en el lugar idneo, y en las condiciones deseadas, de manera
de generar la mayor rentabilidad, en una ecuacin ideal de mejor servicio, costo y
calidad. Para ello se vale de los recursos humanos y financieros ms razonables y
efectivos.
La persona a cargo de la logstica de cualquier proyecto, tendr responsabilidades
operacionales respecto a la implementacin de medidas a ejecutar, tcticas en
cuanto a cmo se organizan dichas medidas, y estratgicas en los resultados
esperados y obtenidos, como consecuencia de la gestin a realizar

Descripcin de la Logstica de un evento empresarial


LOGSTICA PARA Y DURANTE LA REALIZACIN DE
EVENTO.
Para realizar la logstica del evento necesitamos
conocer el sitio, como la palma de la mano para que las
56

personas encargadas, puedan prestar un mejor servicio, y deben conocer las vas
de acceso, los lugares, el tema y el lugar.
DURANTE LA REALIZACION DE UN EVENTO:
Es muy importante saber de la hora y el lugar donde se relazar el evento, para
poder realizar el men y las pruebas que deban tener en el saln o lugar donde se
ye vara el evento programado
SERVICIOS:
El liderazgo en servicio, escuchando la voz del cliente se podrn conocer sus
expectativas, lo que ocurre con el desempeo y por qu, y lo que debe hacerse
para mejorar.
INCRIPCIONES:
Eventos Empresariales e Institucionales, herramientas estratgicas y tcticas para
atraer, idealizar y reunir a potenciales clientes.

57

ETIQUETA:
Equivale a las reglas convencionales de comportamiento, a las costumbres que
nos han sido transmitidas y que seguimos al estar en situaciones determinadas.
A continuacin nombraremos algunas normas de etiqueta:
PROTOCOLO: Normas a seguir:
1. Lugar de celebracin: En interiores o al exterior. Se debe estudiar el espacio en
el que se va a celebrar el evento.
2. PERSONAS INVITADAS: Hacer un clculo del nmero de personas que van a
asistir: desde los asistentes ms importantes, hasta los camareros del cctel.
Planificar por dnde entrarn al acto.
Dnde debe sentarse el pblico.
Dnde deben ponerse las cmaras.
Cules son las reas de de seguridad, el aparcamiento, etc.

58

Si hay invitados que vienen de otras ciudades, habr que tener listo el hospedaje
y traslados, en caso que fuese necesario, intrpretes y relaciones pblicas.
3. PALABRAS DE BIENVENIDA: Megafonas, sonido ambiental, tarimas, momento
del discurso, agua, orden de intervencin.
4. BRINDIS O COCTEL DE BIENVENIDA: Debe preverse con anticipacin la
duracin del mismo y la adecuacin, ambientacin del lugar y sonido.
5. LA COMIDA: Puede darse o no, en el caso que si, contratar los servicios
pertinentes.
Puede ser que el acto termine una vez finalizados los discursos o bien puede ir
acompaado de una comida o un coctel o una cena.
SALUDOS:
Apretn de manos, el trmino medio es la mejor solucin.
Besos, de preferencia no.
EXPRESIONES:
Buen provecho: Nunca.
Palabrotas: No deben de usar palabras altisonantes.
AUTORIDADES:
Hablar de usted
Evitar los aires de superioridad
MANAS:
Dedo meique: no levantar el dedo meique mientras se bebe.
Palillos: prohibido su uso.
Chicles: solo a discrecin
LOS PROTAGONISTAS DEL PROTOCOLO.
1. ANFITRIN: Es el que tiene convidados a su mesa, casa o institucin.
2. PRESIDENCIA: Denota el mayor honor en un acto e indica quin ha de dirigir
su desarrollo entre dos tiempos: el inicio y el final.

Normas Tcnicas de Higiene y


seguridad de locales para
evento empresarial
Normas de higiene y seguridad en el
desarrollo
de
los
eventos
Para llevar un buen orden en un evento se
necesita de ciertos procedimientos y
reglas para poder hacer de ello un xito
Es
por
esto
que
consideramos
conveniente elaborar unas reglas para
garantizar la seguridad de todos los
participantes.
59

Estas reglas se dividen bsicamente en tres: Las prcticas no permitidas, las que
requieren de previa autorizacin, y las que requieren de atencin y cuidado.
Prcticas

no

permitidas

Queda prohibido realizar cualquier tipo de prctica relacionada o que incluya sexo
explcito, lluvias de cualquier tipo, cortes, asfixias (o cualquier juego de
respiracin)
y
sangre.
Prcticas

que

requieren

previa

autorizacin

Debe avisarse en mesa de entrada o a algn colaborador del evento (llevan


cartelito negro) si se desea realizar cualquier tipo de suspensin. Si se autoriza, un
colaborador instruido en el tema observar la sesin sin participar, pero
observando que todo se haga bajo un marco de seguridad. En caso de que esto
ltimo no pase, el colaborador puede (y debe) parar la sesin.
Si algn participante desea realizar o participar en una sesin de agujas, esta
debe ser informada a la administracin en los das previos al evento. En caso de
autorizarse se preparar el marco adecuado de higiene y seguridad. De realizarse,
se
har
al
estilo
performance
en
un
horario
pautado.
Prcticas

riesgosas

En el evento podrn encontrar varios carteles explicativos (algunos hasta con


dibujos) sobre buenas y malas prcticas. Dnde golpear, dnde atar, etc.
En caso que algn participante observe que hay alguien sesionando que no
cumple con estas buenas prcticas, est en derecho a acercarse discretamente y
advertirle de buen modo el error. De repetirse, y previo informe a algn
colaborador
la
sesin
ser
interrumpida.
Alcohol
El alcohol puede ser un factor que transforme un juego en un mal momento. Es
por eso que se establecen lmites en la cantidad de alcohol.

Montaje y desarrollo de un evento empresarial


Etapas del montaje y desarrollo de un evento

60

1. Recepcin de los participantes y traslado.


2. Registro de los participantes.
3. Realizacion del acto de Inauguracion
4. Realizacion Coctel de bienvenida
5. Implantacin del programa general de actividades.
6. Clausura del evento.
7. Realizacion evento social de despedida.
8. Traslado de los participantes a los terminales de transporte.

Organizacin de un evento empresarial


La organizacin de un evento requiere una
amplia planificacin y una serie de preparativos,
ya que gran parte del trabajo suele realizarse a
escasos meses de la celebracin del evento. En
la mayora de las ocasiones, la organizacin
parece que funciona como un reloj, ya que los
eventos se desarrollan sin problemas y de
acuerdo con el programa. La planificacin anticipada es la clave para que un
evento de un Captulo sea todo un xito.
1. ESTABLECIMIENTO DE LA TEMTICA DEL EVENTO
Cada evento se desarrolla en torno a una temtica y un objetivo en el que se
basarn la organizacin, el pblico objetivo o los participantes, los invitados y
el enfoque de marketing del evento. En trminos generales, un evento, como
61

por ejemplo, una conferencia regional para una comunidad tcnica en


concreto, atraer a participantes que llevan a cabo actividades comerciales
dentro del sector, as como a patrocinadores que sacan partido de la publicidad
de sus productos durante el evento. Adems, la temtica del evento o del
seminario tambin determinar el tipo de los canales de marketing que se
utilizarn con fines publicitarios. Esto tambin se aplica al equipo de
organizacin que necesitar la temtica del evento para identificar de forma
correcta los participantes y las empresas objetivo a las que se les presentarn
el evento.
2. SELECCIN DE UN LUGAR DE CELEBRACIN.
La seleccin de un lugar depende considerablemente de la envergadura del
evento. Por lo general, la envergadura se determina por el nmero de
participantes, las actividades realizadas durante el evento, y si hay espacio
adicional disponible con fines de exposicin. La ubicacin y el estndar de
calidad del lugar de celebracin son tambin aspectos importantes. Se
recomienda en todo momento barajar la posibilidad de contar con varios
lugares de celebracin y comprobar su idoneidad, nivel de servicios, ambiente
y precios antes de tomar una decisin. Pregunte sobre las instalaciones y
servicios del lugar. Se debe explicar las limitaciones o la disponibilidad de las
siguientes opciones: Capacidad de mostrar carteles/sealizacin/seales de
direccin. Cualquier tipo de restriccin para mostrar informacin sobre el
evento. Disponibilidad de conserjes/puntos de informacin. Visite las
instalaciones.
El director del lugar de celebracin debe estar al tanto de todas las actividades
para anticiparse a posibles problemas. Tenga en cuenta los siguientes
aspectos: Capacidad y tamaos adecuados de la sala donde se celebrar el
evento. Flexibilidad para modificar la distribucin/mesas de la sala. No existen
obstrucciones visuales en la sala. Iluminacin interior (flexibilidad para
ajustar/oscurecer secciones). Posibilidad de controlar la luz natural. Distraccin
sonora limitada en vestbulos/detrs de las paredes.
Acceso cercano a los aseos. Disponibilidad de equipos audiovisuales. Casi
todos los eventos incorporan uno o ms elementos de equipos audiovisuales.
Confirme la disponibilidad de cada una de las siguientes opciones: Acceso a
Internet de alta velocidad (con cable/inalmbrico). Micrfonos: sistema de
solapa y pie de micro (n necesarios). Proyectores LCD y mandos a distancia
porttiles. Tamaos adecuados de pantallas y opciones de configuracin.
Monitores de pantalla plana, pantallas de televisin para opciones de vdeo.
Pizarras de caballete, pizarras blancas y accesorios. Tomas de corriente (n y
ubicaciones en la sala).
Justifique su presupuesto. Realice una compilacin de todos los gastos,
incluidos los que se indican a continuacin: 1. Gastos de las instalaciones
donde se celebrar el evento. 2. Gastos de los servicios de restauracin. 3.
62

Gastos de alquiler de equipos audiovisuales. 4. Gastos de servicios de oficina.


5. Pliza de garanta. 6. Servicios gratuitos. 7. Opciones de pago. Existen
varias opciones para celebrar un evento en un lugar de bajo coste. En funcin
de la envergadura del evento, lugares de celebracin pueden ser las oficinas
de un colega, un auditorio o clase de la universidad, o un saln para eventos
de un restaurante. Si est pensando servir comida durante el evento, los
gastos podran aumentar considerablemente. Por otro lado, la comida atrae a
gente a los eventos por lo que sera conveniente encontrar el lugar adecuado,
o coordinar un servicio de restauracin en el evento. Es muy probable que los
hoteles ofrezcan un precio ms elevado en lo que respecta a servicios de
restauracin, as que debe confirmar con el personal del hotel si puede llevar
comida a las instalaciones.
3. CREACIN DE UNA MAGNFICA AGENDA
Una vez que los organizadores descubren que a la gente le gusta asistir a
los eventos, es importante crear un programa al que merezca la pena
asistir. La agenda debe centrarse en una nica temtica y no abrumar a los
asistentes. Por ejemplo, el siguiente programa de muestra de un seminario
de medio da tiene en cuenta las necesidades de los asistentes: 8:00 a.m.
Llegada y desayuno 8:45 a.m. Mensaje de bienvenida 9:00 a.m. Ponente de
apertura 10:00 a.m. Descanso 10:15 a.m. Debates de paneles 11:30 a.m.
ltimos comentarios. Tenga muy presente la agenda y el reloj. A pesar de
contar con una magnfica agenda, los asistentes del evento tienen
preferencias en lo que respecta a cundo desean asistir a dichos
programas y cundo no lo desean. Tenga en cuenta los siguientes aspectos
cuando establezca las fechas y las horas de su evento: 1. Los asistentes
prefieren programas de maana para los seminarios. 2. Los asistentes
prefieren eventos de agradecimiento inmediatamente despus del trabajo.
3. Los martes y los jueves son los das predilectos para celebrar eventos. 4.
Si fuera posible, evite celebrar eventos los viernes. 5. Evite programar
eventos en vacaciones y en vsperas de vacaciones. 6. Tenga muy presente
los requisitos de viaje de los asistentes del evento. Otras cuestiones
importantes: frjese una reputacin por comenzar y finalizar con
puntualidad.
4. REALICE UNA LISTA DE INVITADOS ADECUADOS
Las reuniones exitosas cuentan con una temtica especfica y un pblico
objetivo de dicho mensaje. Es importante realizar una lista de invitados que
incluya asistentes adecuados, incluso si se clasifican en orden de
importancia. Los organizadores realizarn una lista principal de posibles
invitados e informarn del evento a los medios de comunicacin. Esto
funcionar si trata de completar el nmero de asistentes maquillando las
estadsticas. Uno de los aspectos principales para lograr un xito de
asistencia a su evento es invitar a los posibles asistentes con antelacin, y
recordarles el evento incluso si han confirmado su asistencia.
63

5. MARKETING Y PUBLICIDAD DEL EVENTO


El marketing del evento es la tarea ms importante y, con frecuencia, la
ms desafiante en la organizacin de eventos, y suele considerarse como
el factor ms importante del xito de un evento. Esto se debe a que el
nmero de participantes en un seminario depende en gran manera de la
potencia de las actividades de marketing y la publicidad. Que el evento
logre su objetivo o no depende en gran medida de la comerciabilidad de
dicho evento. Esto significa que deben adoptarse el posicionamiento
adecuado del seminario y la estrategia correcta de marketing para
conseguir el nmero deseado de asistentes al evento.
6. COLABORACIN CON PATROCINADORES
Conseguir que patrocinadores acreditados participen en un evento
contribuir a aumentar la credibilidad de dicho evento, adems de reducir
costes. Los patrocinadores tambin pueden servir de ayuda en el
marketing, pues pueden publicitar su evento, adems, entre sus clientes.
Por otra parte, algunos de los patrocinadores pueden contribuir a pagar el
alquiler del local a cambio de espacio publicitario o de publicidad para ellos
mismos. Algunos patrocinadores solicitan adems que se comunique a los
participantes un breve mensaje de su empresa durante el evento.

Memoria de un evento empresarial Memoria de un evento


empresarial

QU
ES?
Corresponde a un Resumen
informativo del evento, contando
los hitos de las etapas de la
produccin y en especial de la
puesta en escena del evento,
considerando la evaluacin del
pblico e imgenes de apoyo.
Para
qu
sirve?
Se utiliza como material informativo de la productora de evento; como documento
a entregar a los clientes contratantes del evento y como agradecimiento a quienes
hayan prestado apoyo con la organizacin.

64

Actividades de aprendizaje

Actividades de aprendizaje
a. Elabore un mapa conceptual del contenido de esta unidad
b. En grupo de 5 expondrn el contenido del mapa conceptual.

Actividades de Autoevaluacin
1. Qu es evento?
2. Enumere los tipos de eventos empresariales
que existen.
3. En qu consiste la planeacin de un evento?
4. Defina qu es logstica.
5. Enumere las prcticas no permitidas en el desarrollo de un evento.
6. Es necesaria la supervisin en un evento? Explique su respuesta.
7. Enumere las etapas para la organizacin de un evento empresarial.
Explique 2 de ellas que le sea de su importancia.

65

8. Qu es memoria de un evento?

Unidad IV: Gestin de Viaje.


Objetivo de la Unidad: Gestionar los viaje al interior y fuera de la
gerencia segn las normas de control interno y manual de
procedimiento.
Conceptos de Viaje.
Viaje es el cambio en la ubicacin de las
personas que se realiza a travs de los
medios de transporte, ya sean mecnicos o
de traccin animal, o el viaje realizado
propiamente a pie.
Los viajes pueden ser llevados a cabo
por recreacin (como parte del turismo o
para visitar amigos y familia), pero puede
ser por muchas otras razones, como ser
la prctica artstica o la migracin, o para
huir de una guerra, motivos de salud, etc.

Tipos de Viaje.
Exterior: fsico, terrestre y extraterrestre.
VIAJE SENCILLO: Es un viaje de ida entre 2 puntos: origen y destino final.
VIAJE REDONDO: Viaje de ida y vuelta, donde el
origen y el destino son el mismo punto. El pasajero
66

puede ir y regresar entre los mismos pares de ciudades, por la misma o diferente
va area, siempre que sean iguales en costo las tarifas.
VIAJE CIRCUITO COMPLETO Viaje en el que se enlazan varios puntos de un
recorrido circular y continuo. El origen del viaje y el punto final coinciden. El
pasajero sale y regresa al punto de origen por diferentes vas areas y tambin
puede haber deferencia en los costos de las tarifas.
VIAJE DE CUIRCUITO INCOMPLETO Viaje redondo con sectores abiertos en el
rea de origen o regreso: Caractersticas: El punto de llegada de origen y el punto
de salida de regreso no son los mismos. El punto de salida de origen y el punto de
llegada de regreso (destino) no son los mismos.

Tramites en Nicaragua para viajes al exterior.


TRAMITE DE PASAPORTE
QU ES EL PASAPORTE ORDINARIO?
Es el documento de viaje que emite la autoridad
competente a las personas nicaragenses que
pretenden salir del territorio nacional, o bien las que
residen en el exterior.
Es un documento pblico, personal, individual e
intransferible que utiliza el titular legtimo a cuyo
nombre expide el Estado de Nicaragua para viajar y acreditar en el exterior la
identidad y nacionalidad nicaragense.
QUINES PUEDEN SOLICITARLO?

Los y las Nicaragenses de origen.


Los y las Nacidos en el Exterior hijos de padre y/o madre nicaragense.
Los Nacionalizados nicaragenses.

DNDE DEBO SOLICITARLO?

En Nicaragua ante la Direccin General de Migracin y Extranjera


En el Exterior ante la Representacin Consular o Diplomtica ms cercana
a su residencia

REQUISITOS GENERALES
67

I. Pasaporte solicitado por primera vez(mayor o menor de edad)

Llenar formulario de solicitud de pasaporte en el exterior.


Entregar Certificado de Nacimiento en original y en buen estado. Si el
Certificado fue emitido antes del 2000
es necesario aporte un certificado de
fecha reciente. Es indispensable una
entrevista con el Cnsul cuando
presente
un
Certificado
de
Nacimiento que diga Reposicin
siempre que haya sido realizada en
los ltimos diez aos.
Hacer pago de la Tasa Consular
(US$50.00). Los jubilados pagaran
US$25.00 para lo cual deben acreditar
tal condicin con carne del Instituto
Nicaragense de Seguridad Social
(INSS). El recibo que se emita debe
estar a nombre del que ser titular del
pasaporte, as sea mayor o menor de
edad.
Entregar cuatro fotografas tamao pasaporte (ver indicaciones generales).
Entregar Certificado de matrimonio si la mujer desea aparecer en su
pasaporte con el apellido de casada (ver indicaciones generales).
Presentar original y entregar obligatoriamente copia de cualquiera de las
identificaciones siguientes: (ver indicaciones generales).

o
o
o

Cdula de Identidad de Nicaragua.


Cdula de Residencia.
Carn Consular o Certificacin
(Todos emitidos en Nicaragua)

de

Registro

Consular.

A falta de stas puede presentar:

Licencia de Conducir.
Carn de Seguro Social.
Ttulo
o
(Todos de Nicaragua).

Diplomas

con

fotografas.

En el caso de los menores de edad se debe anexar la identificacin de los padres,


si el menor tuviese carn de residencia adicionar copia de ste.
II. Pasaporte solicitado por segunda o ms ocasin.

68

Llenar formulario de solicitud de


pasaporte
en
el
exterior
(ver formato e instructivo).
Entregar copia de la hoja de biodatos
del pasaporte anterior, es decir la
hoja principal donde aparece su
fotografa. Si no dispone de esta
copia porque se le perdi, extravi, o
hurtaron su pasaporte, debe hacer la
denuncia
respectiva.
(ver
indicaciones generales).
Entregar Certificado de Nacimiento
en copia y en buen estado.
Hacer pago de la Tasa Consular
(US$50.00). Los jubilados pagaran
(US$25.00) para lo cual deben acreditar tal condicin con carne del Instituto
Nicaragense de Seguridad Social (INSS). El recibo que se emita debe
estar a nombre del que ser titular del pasaporte, as sea mayor o menor de
edad.
Entregar cuatro fotografas tamao pasaporte (ver indicaciones generales).
Presentar Certificado de matrimonio si la mujer desea aparecer en su
pasaporte con el apellido de casada (ver indicaciones generales).
Presentar original y entregar obligatoriamente copia de cualquiera de las
identificaciones siguientes: (ver indicaciones generales).
o Cdula de Identidad de Nicaragua
o Cdula de Residencia
o Carn Consular o Certificacin de Registro Consular(ver indicaciones
generales)

Si no posee ninguna de las identificaciones anteriores, usted podr.ver


indicaciones generales.
NACIONALIZADOS RESIDENTE EN EL EXTERIOR
Se refiere a los extranjeros que adquirieron la nacionalidad nicaragense o se
naturalizaron como tal; independientemente de la fecha de adquisicin de la
nacionalidad, siempre y cuando mantengan la misma.
Adems de los requisitos generales indicados anteriormente, con excepcin del
Certificado de Nacimiento debe presentar:

Copia de la Resolucin de Nacionalizacin.


Copia de la Gaceta en que se publica la Resolucin de Nacionalizacin.
Certificacin de Inscripcin de Nacionalidad emitida por el Registro Central
del
Estado
Civil
de
las
Personas
de
Nicaragua.
Dicha inscripcin se aplica desde 1993, ao en que el Registro Central del
69

Estado Civil de las Personas se dispone a llevar el Registro de


Nacionalizados.
Si ste ltimo paso no lo ha realizado se debe proceder a tal inscripcin, para lo
cual debe aportar Certificado de Nacimiento emitido por las autoridades de su
lugar de origen debidamente traducida al castellano si estuviese redactado en
idioma distinto y apostillado o legalizado segn proceda.

INDICACIONES GENERALES
I. DEL EXTRAVIO, PERDIDA O HURTO DE PASAPORTE
Si Usted extravi, perdi le hurtaron el pasaporte, debe hacer lo siguiente:

Poner la denuncia ante la polica o


autoridad competente de su localidad
donde reside. La autoridad que recibe
la denuncia dar constancia del
hecho, la que debe presentar al
funcionario consular para tramitar su
nuevo pasaporte.
Si usted no hizo la denuncia ante la
polica bien puede hacer una
declaracin ante el funcionario
consular al momento de tramitar su nuevo pasaporte.

LO ANTERIOR, SE APLICA TANTO A MAYORES COMO A MENORES DE EDAD


QUE HAYAN EXTRAVIADO O PERDIDO SU PASAPORTE
II. DEL APELLIDO DE CASADA EN PASAPORTE:
Si usted desea que su pasaporte nuevo se emita con el apellido de casada debe
realizar lo siguiente: Anexar el Certificado de Matrimonio, tomando en cuenta lo
siguiente:

Si se cas en el extranjero y no desea inscribirlo en el Registro Civil en


Nicaragua, el Certificado de Matrimonio que emita la entidad competente,
debe ser debidamente apostillado legalizado por las autoridades de ese
pas. Si es legalizado debe tambin pasar por el consulado de Nicaragua en
el pas donde fue legalizado.
En cualquier caso, si el documento est elaborado en idioma distinto del
castellano, debe ser traducido a ste y anexarse a la solicitud de Pasaporte.

70

Si se cas en el extranjero y desea que su Acta de Matrimonio sea inscrito


en Nicaragua, usted debe presentar en el Consulado ms cercano a su
domicilio los siguientes documentos para su inscripcin:
o Acta de Matrimonio
o Identificacin de los contrayentes, los cuales pueden ser, (pasaporte,
cdula de residencia, cdula de identidad y Certificado de
Nacimiento de ambos (copias).
Si se cas en Nicaragua y lo inscribi en el Registro del Estado Civil,
anexar dicho Certificado de Matrimonio a la solicitud.

Ambos trmites: La solicitud de pasaporte e inscripcin de matrimonio puede


realizarse simultneamente en nuestro consulado.
III. DE LAS IDENTIFICACIONES:
Para que el trmite de pasaporte sea
admitido por la Direccin General de
Migracin y Extranjera, es importante que
usted demuestre ser nacional de Nicaragua
para lo cual debe presentar lo siguiente:
A) EN EL CASO DE LOS MAYORES DE
EDAD

Cdula de Identidad (copia).


Cdula de Residencia vigente (copia).
Pasaporte (copia). Cuando se solicita por segunda o ms ocasin.
Carn Consular en su defecto Certificacin Consular.El carn y la
certificacin consular son emitidos en los Consulados de Nicaragua toda
vez que hayas hecho tu Registro Consular. (Ver informacin del Registro
Consular).

Los que no porten ninguno de los documentos anteriores pueden presentar:

Licencia de conducir (copia).


Carn de Seguro Social (copia).
Documentos de Identidad con fotografas de familiares en primer y segundo
grado de consanguinidad.

Asimismo, el solicitante puede presentar copia de otros documentos suministrados


por autoridades nicaragenses tal como:

Certificados de Notas de Primarias, Secundaria.


Ttulos Diplomas; siempre que los haya obtenido en Nicaragua,
Cualesquier otro documento que permita establecer su condicin de
nacional de Nicaragua.
71

B) EN EL CASO DE LOS MENORES DE EDAD


El padre o madre nicaragense residente en el exterior, podr presentar y anexar
copia de cualquiera de los documentos de identidad sealados en el inciso
anterior (para mayores de edad):
Si algunos de los padres es extranjero, podr identificarse con:

Documento de identidad del pas de origen.


Pasaporte de su pas de origen.
Cdula de residencia si fuese el caso.

HABIENDO EMITIDO LA AUTORIDAD CEDULA DE RESIDENCIA A FAVOR DEL


MENOR, SE ADMITIRA COPIA AMPLIADA DE ESTA.
IV. DE LAS FOTOGRAFIAS:
Aportar (4) cuatro fotografas, tomadas recientemente. Las fotos para que sean
aceptadas deben reunir las siguientes condiciones:

Fondo blanco (vestimenta de color intenso, menos de color negro, para que
la foto no salga oscura).
Sin cabello sobre la frente.
Orejas descubiertas.
Con aretes pequeos (en las orejas).
Tamao 4cm x 5cm.
Hombro y parte superior del pecho visibles.
Sin brillo o reflejos de luz sobre el rostro.
Sin lentes oscuros, ni cubre cabello de cualquier tipo.
Sin piercing en el rostro.

NO RAYAR O ADHERIR PEGAMENTO SOBRE LA FOTO


Migracin y Extranjera
Por qu debo obtener un pasaporte o cdula de residencia ?
Si usted es nicaragense y requiere viajar al extranjero debe solicitar
su pasaporte. Tome nota que no necesita pasaporte para viajar a El Salvador,
Panam, Guatemala y Honduras. Solo debe presentar su cdula de identidad.

Agencia de Viaje.

72

Una agencia de viajes es una empresa asociada al turismo, cuyo oficio es la


intermediacin , organizacin y realizacin de proyectos, planes e itinerarios,
elaboracin y venta de productos tursticos entre sus clientes y determinados
proveedores de viajes , como por ejemplo: transportistas (aerolneas, cruceros),
servicio de alojamiento (hoteles), con el objetivo de poner los bienes y servicios
tursticos a disposicin de quienes deseen y puedan utilizarlos.
La compaa britnica Cox & Kings, creada en 1858, es la agencia de viajes ms
antigua del mundo y Thomas Cook uno de sus ms notables pioneros, por su
planificacin desde 1841 de excursiones religiosas en grupo. En cualquier caso,
las agencias de viajes se desarrollaron sobre todo a partir de los aos veinte, con
el desarrollo de la aviacin comercial.
La frase agencia de viajes ha cambiado su significado desde la emergencia de
compaas como la antes citada, que hoy en da es considerada ms bien un tour
operator. La diferencia es que los tour operators ofrecen de una forma muy
cerrada los planes de viaje, mientras que las agencias intentan ms bien plegarse
lo ms posible a los clientes, tomando sus servicios, entre otros, del mayor
nmero posible de tour operators.
Las agencias de viajes resultan especialmente tiles para la contratacin de viajes
de varios das en el extranjero, pues facilitan los trmites con las compaas
forneas y resuelven los problemas derivados del alojamiento y de la gua
turstica.

Normas y Procedimiento en la Agencia de Viaje.


PROCEDIMIENTO PARA LA OBTENCION DE AUTORIZACION PARA OPERAR
AGENCIAS DE VIAJES
Art 11.- Las agencias de viajes debern solicitar a la Secretara de Estado de
Turismo, autorizacin para ejercer su actividad como tales mediante los siguientes
documentos:
a) solicitud de autorizacin.
b) documentos constitutivos si es una persona moral, y poderes de solicitante.
c) copia del contrato de arrendamiento de los locales donde se establecer la
agencia de viajes u operadores o copia de la documentacin donde se compruebe
la propiedad de los mismos. Los referidos locales deben ser utilizados
exclusivamente para el establecimiento de las agencias de viajes u operadores y
si forman parte de otra dependencia debern estar individualizados.
73

d) pliza de seguros de responsabilidad civil que cubre los riesgos de los viajes
organizados por la empresa.
e) igualmente anexar referencias morales y econmicas del solicitante o su
representante si se trata de una persona moral.
f) constituir una fianza que deber acreditar por copia de dicha fianza, o en su
defecto, aportar aval bancario por esta cantidad durante el tiempo que dura la
actividad de la agencia. La cuanta de la fianza o aval para la apertura de una
agencia ser de RD $20,000.00 para agencias de viajes mayoristas. RD
$10,000.00 para agencias operadoras de turismo. El objeto de la referida fianza
ser garantizar la devolucin de las sumas acordadas en caso de cancelacin o
cualquier otro motivo de inejecucin del contrato.
g) acreditar el uso del personal oficialmente calificado para laborar en la agencia
solicitante.
h) presentacin a la Secretara de los viajes organizados y de su programa.
PARRAFO.- Una vez presentada la solicitud de autorizacin, y si los antecedentes
estn completos, la Secretara publicar en un peridico de circulacin nacional
dicha solicitud dndole un plazo de 10 das a toda persona que quiera oponerse a
su otorgamiento.
NORMAS SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DE LAS AGENCIAS DE VIAJES Y
OPERADORES DE TURISMO
Art 12.- Una vez presentada la solicitud de informacin, y si los antecedentes
estn completos, la Secretara publicar en un peridico de circulacin nacional de
10 das a toda persona que quiera oponerse a su otorgamiento.
Art 13.- Todos los anuncios de viajes, excepto los servicios de lneas regulares de
transporte de viajeros, debern expresar el nombre de la agencia de viajes y
operadores de turismo que los organice.
Art 14.- Las agencias de viajes y operadores de turismo no podrn cobrar por los
servicios sueltos que presten a sus clientes, ms que el precio que tales servicios
tengan sealados y los gastos aplicables a su gestin.
Art 15.- Tratndose de viajes programados y colectivos la agencia y operador
debern confeccionar y poner a disposicin del pblico el proyecto y ofertas
pertinentes, haciendo constar en estos, de forma detallada, el nmero mnimo de
participantes y todas las dems condiciones, precios, medios de transporte que se
utilizan, con la indicacin de sus caractersticas y la categora de las plazas a
ocupar en los mismos. Figurar, as mismo, una relacin nominal, con indicacin
de categora, de los alojamientos a utilizar y dems circunstancias inherentes al
viaje, incluyendo las excursiones opcionales con indicacin de sus preciso y
nmero mnimo de participantes.
Art 16.- En todos los servicios, las agencias de viajes u operadores de turismo,
podrn exigir de sus clientes la entrega de un depsito o el pago total de acuerdo
a la naturaleza del servicio. Art 17.- La contratacin de agencias de viajes u
74

operadores de turismo con las empresas hoteleras y de alojamiento turstico


radicada en el pas, cualquiera que sea su nacionalidad, se ajustar
necesariamente a las normas establecidas en este reglamento y disposiciones
complementarias.
Art 18.- Los servicios prestados por la empresa hotelera a los viajeros, clientes de
una agencia de viajes u operadores, tanto si se trata de viajeros individuales como
de grupos, sern de la misma calidad que los habitualmente prestados a los
clientes.
Art 19.- Los contratos entre las empresas hoteleras de alojamientos tursticos en
general y agencias de viajes u operadores pueden efectuarse en rgimen
individual de grupo.
PARRAFO 1.- Son contratos en rgimen individual los que se efectan para un
mximo de 5 personas.
PARRAFO 2.- Son contratos en rgimen de grupo los que se efectan para ms
de 5 personas.
Art 20.- Toda peticin de reserva para grupo, de ser aceptada, deber confirmarse
en documento escrito, en el que se indique, con toda precisin, los servicios y
precios concentrados.
Art 21.- La empresa hotelera o de alojamiento turstico contestar la peticin de
reserva en un plazo mximo de 3 das, contados a partir de la recepcin de la
solicitud escrita. Cuando la agencia u operador utiliza el sistema de respuesta
pagada y la peticin se haya efectuado por telex, telgrafo, o medios electrnicos,
el plazo ser de 24 horas.
PARRAFO.- En la aceptacin de reservas, la empresa hotelera o de alojamiento
turstico, habr de especificar claramente su duracin, los servicios que
comprende, y el importe de los mismos.
Art 22.- La empresa hotelera o de alojamiento turstico puede exigir un depsito de
garanta. Dicho depsito en este caso, no podr exceder del importe de una noche
de estancia.
PARRAFO.- En este caso la reserva no se convertir en definitiva hasta tanto no
se acredite haber efectuado el depsito.
Art 23.- Cualquier contrato de alojamiento turstico da lugar al pago por la empresa
hotelera a la agencia de viajes u operador de una comisin sobre el precio de
todos los servicios contratados, excepcin hecha de que el acuerdo entre ambas
se haya pactado sobre la base de precios especiales.
PARRAFO 1.- La empresa hotelera o de alojamiento turstico, al facturar, deducir
del importe total de la factura el valor de la comisin devengada.
PARRAFO 2.- Cuando el cliente enviado por una agencia u operador page la
factura directamente, la empresa hotelera o de alojamiento turstico remitir la

75

comisin a la agencia de viajes u operador, dentro de los 30 das siguientes al


cobro de la factura.
Art 24.- El importe de la factura habr de ser abonado por la agencia de viajes u
operador que formaliz el contrato en el mismo establecimiento hotelero y en el
plazo mximo de 30 das a partir de la recepcin de la factura salvo pacto en
contrario.
Art 25.- Las agencias de viajes u operador podrn utilizar el sistema de " bonos o
vaucher " para el pago de los servicios concertados con las empresas de
alojamiento turstico, cuando as haya sido convenido entre las partes, cuyos
bonos debern especificar detalladamente los servicios que comprenden, siendo
liberatorios para el cliente.
Art 26.- En los contratos de rgimen individual, si la anulacin de reserva es
notificada por el agente de viajes u operador con siete das o ms de antelacin al
sealado por la ocupacin, quedar obligada la empresa hotelera o de alojamiento
turstico a la devolucin del depsito de garanta en su caso.
PARRAFO.- En caso de anulacin dentro de los ltimos seis das, el hotelero
podr retener o reclamar en su caso, en concepto de indemnizacin el importe de
un da de habitacin.
Art 27.- En los contratos de rgimen de grupo, salvo pacto en contrario, el plazo
que observarn las empresas hoteleras ser el siguiente:
a) treinta das de antelacin a la fecha prevista de llegada para la anulacin de
ms de un 50% de las reservas contratadas.
b) veintin das de antelacin a la fecha prevista de llegada para la anulacin
parcial, inferior al 50% y superior al 25% de las reservas contratadas.
c) 14 das de antelacin a la fecha prevista de llegada para la anulacin parcial
superior al 15% de las reservas contratadas.
d) siete das de antelacin cuando la anulacin sea inferior al 15% de las reservas
contratadas.
PARRAFO 1.- Las anulaciones hechas fuera de los plazos fijados anteriormente
darn lugar al pago de una indemnizacin.
PARRAFO 2.- La indemnizacin podr fijarse por reserva anulada, en un importe
previamente determinado, o en su defecto, en el de una noche de habitacin.
Art 28.- La empresa hotelera o de alojamiento turstico que incumpla el
compromiso adquirido de facilitar alojamiento en el escrito de aceptacin de
reserva, salvo casos de fuerza mayor, habr de indemnizar a la agencia de viajes
u operador en una cuanta igual al 50% del importe de los servicios contratados.
PARRAFO.- En el caso de que existieran perjuicios reales demostrables en
cuanta superior, estar obligada a pagar la diferencia.

76

Art 29.- Corresponde a la SECTUR la inspeccin, regulacin, vigilancia e


intervencin de las agencias de viajes u operador en cuanto al cumplimiento de los
requisitos y preceptos reguladores de su actividad.

Documentacin del Viajante.


-

Visa

Pasaporte vigente

Proceso de reservacin en los hoteles.


RESERVA
Es la accin mediante la cual una persona en su nombre o en nombre de otra,
solicita el alquiler de una o ms habitaciones de caractersticas determinadas
durante una fecha concreta, contndose las mismas por periodos de veinticuatro
horas bajo un precio determinado de antemano. En algunos pases estos
periodos de veinticuatro horas se inician al medio da o a la una de la tarde,
dependiendo de la poltica de cada establecimiento.
El proceso de reserva es aquel por medio del cual, un husped solicita que se les
asegure una habitacin para determinada fecha y hora, el husped cuando llega
ya tiene su habitacin asignada y segura para el proceso de reserva agiliza la
labor de la recepcionista.
En el proceso de reserva se tiene en cuenta las condiciones y necesidades,
expresada por el husped, este proceso es muy completo porque se tiene los
datos del husped, el tipo de habitacin, la hora de llegada, la permanencia entre
otras que hacen parte del funcionamiento del hotel.

PROCESO DE RESERVAS
1.
Manejar
las
solicitudes
de
reservas.
2. Determinar la disponibilidad y tarifas por medio del rack.
3. Determinar la disponibilidad de la fecha y hora de la reserva y las tarifas de las
habitaciones.
4.
Realizar
formato
de
reserva.

77

El departamento de reservaciones de un hotel es el encargado de efectuar las


reservas y venta de habitaciones del establecimiento. Normalmente esta a cargo
de un gerente de reservaciones, el cual se encuentra subordinado al gerente de
recepcin.
En los hoteles pequeos estos puestos a menudo se combinan con muchos otros.
El resto del departamento, nuevamente variable de acuerdo con el tamao del
hotel, estar integrado por quienes efectan las reservaciones por telfono o
por correo electrnico u otro medio, por los archivistas que manejan el archivo y
control de reservaciones y por una o ms secretarias.

Proceso de pago de los viatico de viaje al exterior.


El pago de viticos al solicitante deber efectuarse en un da (1) antes del viaje a
travs de la oficina de Tesorera de la Divisin General Administrativa Financiera
de conformidad con los procedimientos y polticas establecidas por las
erogaciones.

78

Actividades de aprendizaje

Actividades de aprendizaje
a. Elabore un mapa conceptual del contenido de esta unidad
b. Elabore una lista de los tipos de viaje y explique en qu consiste cada uno.

Actividades de Autoevaluacin
1 Qu es viaje?
2 Qu es un pasaporte?
3 Segn Migracin y Extranjera, Es
necesaria la portacin de pasaporte para
cualquier destino?
4 Solo los nicaragenses de origen podemos
solicitar pasaporte en Nicaragua?
5 Qu es una agencia de viajes?
6 Haga un breve resumen sobre las normas y procedimientos que
necesita una agencia de viajes para operar sus actividades.
7 Qu documentos debo portar como viajante?
8 Es necesario reservar un hotel en el lugar de destino? Explique segn
su criterio.
9 Qu necesito hacer para reservar un hotel? Cul es el proceso?

79

10 Explique la condicin para el pago de vitico de viaje al exterior.

80

Unidad V: Abastecimiento Tcnico Material.


Objetivo de la Unidad: Gestionar el abastecimiento de materiales
e insumo, de acuerdo al manual de procedimiento.
Almacn
Un almacn es un lugar o espacio fsico para el almacenaje de bienes dentro de
la cadena de suministro. Los almacenes son una infraestructura imprescindible
para
la
actividad
de
todo
tipo
de agentes
econmicos (agricultores, ganaderos, mineros, industriales,transportistas, importa
dores, exportadores, comerciantes, intermediarios, consumidores finales,
etc.)
Constituyen una parte habitual de las explotaciones agrarias y ganaderas (en
muchos casos formando parte de la vivienda rural tradicional o de construcciones
peculiares), as como de fbricas, polgonos industriales e instalaciones
industriales
de
todo
tipo,
y
de
los
espacios
dedicados
al
transporte (puertos, aeropuertos, instalaciones ferroviarias) y el comercio (centros
comerciales, grandes
superficies). Tambin
se
denomina
almacn,
especialmente
en
Hispanoamrica,
a
la
propia tienda o establecimiento de comercio minorista.

Tipos de almacn
ALMACEN CENTRAL
Es el lugar donde se renen todos los materiales y productos de la empresa
El almacn central nos permite un mayor y mejor control de las mercancas y
productos, una mejor economa de espacio y un mayor aprovechamiento de los
medios de manipulacin.
ALMACEN REGULADOR
Se encuentra en las proximidades de las propias fbricas de las empresas o en
zonas de concentracin Geogrfica.
Permiten una gran capacidad de reaccin a las necesidades del mercado,
reduccin del tiempo en el plazo de entregas, una mejora en la calidad de servicio
as como un control diario de los Stocks.

81

ALMACEN TRANSIT POINT


Son almacenes situados en zonas de importancia estratgica, con un mnimo de
stock de seguridad para poder cumplimentar y servir los pedidos de urgencias.
Como inconvenientes presentan la posibilidad de roturas de stocks de seguridad.
ALMACENES CROSS-DOCKING
Son almacenes situados estratgicamente, que trabajan sin stocks, realizndose
en ellos la recepcin, verificacin y distribucin fsica inmediata de los pedidos.
Presentan el inconveniente de no poder servir los pedidos urgentes, al no tener
stock.
OPERADORES LOGISTICOS
Realizan la funcin de almacenaje mantenimiento, manipulacin de los stocks.

Polticas y reglamentos de Almacn


-

Polticas

1) El jefe del departamento de almacn coordinar las actividades de su personal


mediante
la
distribucin
del
trabajo
entre
sus
subordinados.
2) Aportar informacin de existencia de material va fax o telefnicamente.
3) Se imprimirn reportes de cierre de mes de entradas y salidas de material de
almacn y se enviarn copias de los mismos a la gerencia de adquisiciones,
recursos materiales y servicios generales y a la gerencia de contabilidad.
4) Se imprimir listados y resmenes de todo el movimiento del mes en el
departamento
de
almacn.
5) Se imprimirn listados de existencias cuando lo soliciten departamentos a
administrativos
y/u
operativos
.
7) Se debern establecer puntos de reorden para mantener un stock constante de
materiales
y
suministros.
8) El almacenista ser el encargado principal de verificar las existencias de
material y reportar cuando sea necesario resurtir, adems de llevar un control
diario
de
entradas
y
salidas
de
material.
9) Cuando el material que se entregue a almacn sea por licitacin, ste podr ser
82

entregado

cualquier

rea

que

lo

solicite.

10) Cuando el material que se entregue a almacn sea por compra directa, ste
solo se entregar al rea a la que va dirigido en la factura.
11) Cuando de requiera (quincenal o mensualmente) se realizar un sondeo de
materiales (inventario interno), copiando las claves de los materiales,
contabilizando
Reglamento
1. Solo se podr acceder al almacn con autorizacin y revisin previa.
2. Prohibida la entrada al almacn con cualquier tipo de mochila, morral o bolsa.
3. Prohibida la entrada de celulares o equipos de comunicacin de uso personal.
4. No se podr sacar ningn tipo de mercanca del almacn sin previo aviso y
autorizacin.
5. Cada artculo deber ir correctamente acomodado en su lugar asignado y en
caso
de
ocuparlo
regresarlo
a
su
lugar
correspondiente.
6. El rea de carga y descarga deber mantenerse siempre limpia en orden y sin
mercanca
para
el
final
del
da.
7.
Mantener
la
puerta
del
almacn
siempre
cerrada.
8.
Entrar
puntualmente
al
rea
de
trabajo.
9. Se deber portar siempre el uniforme y la credencial o el gafete correspondiente
de
cada
rea.
10. Mantener siempre limpia y en orden el rea de trabajo.
11. Prohibida la entrada de cualquier substancia o material prohibido: alcohol,
drogas
y
cualquier
tipo
de
arma.
12.
Siempre
mantener
el
respeto
ante
los
dems.
13. Usar un tono de vox y lenguaje cordial y moderado en todo momento.
14.
Toda
la
basura
se
tirara
en
el
lugar
correspondiente.
15.
Mantener
siempre
una
imagen
de
limpieza
e
higiene.
16. No podrn salir del almacn hasta que hayan pasado por la revisin de
seguridad.
17. Siempre debe de haber mnimo 2 personas dentro del almacn.
18. No se deber correr, gritar, jugar o hacer bromas en el rea de trabajo.
19. Los alimentos y bebidas debern estar siempre en un lugar seguro que no
genere algn riesgo para el mobiliario, maquinaria y el personal.
20. Prohibido darle un mal uso o desperdiciar cualquier material de la empresa.
En caso de cualquier incumplimiento o falta al reglamento se tendrn
amonestaciones ya sean monetarias, horas extras de trabajo o baja definitiva de la
empresa dependiendo de la falta cometida

83

Materiales e Insumo
Los materiales e insumos son los elementos bsicos y esenciales de todo proceso
productivo y no contar con ellos es una de las principales razones por las cuales
una industria se puede ver parada. Los insumos siguen un proceso y se
transforman en productos encuentran a travs del uso de la mano de obra y de los
costos indirectos de fabricacin en el proceso de produccin.

Proceso de solicitud de materiales e Insumo.


Una vez creadas las fichas de los proveedores y de los artculos, el siguiente paso
es la generacin de pedidos. Este documento bsicamente consta de la fecha de
pedido, descripcin del artculo, cantidad que se pide, nombre del proveedor al
cual realizamos el pedido. Se hace un pedido para cada proveedor. Ha esta ficha
se le llama solicitud de compra.
Dentro de la estructura organizativa del departamento de ama de llaves, la gestin
de pedidos al almacn estar de acuerdo a la estructura administrativa del hotel,
veamos el ejemplo: La generacin de pedidos es realizada por los supervisores,
luego el asistente de la gobernanta o la gobernanta o ama de llaves es quien
verifica y firma el vale de mercanca o requisicin.

84

Ejemplo de solicitud de materiales. Formato

Control Interno de los materiales del rea de la gerencia..


El control interno de los materiales lo conforman una serie de formularios, registros
de contabilidad e informes, que dan cuenta de los movimientos de los materiales
desde el momento mismo en que se solicitan al proveedor, hasta cuando el
producto
terminado
ingresa
al almacn respectivo.
Principios que rigen la contabilizacin y control de la materia prima y materiales
1.- Todas las transacciones que impliquen compra, recepcin, almacenaje
y consumo de materias primas, debern ser autorizados por funcionarios o
ejecutivos responsables basados en pedidos expresos.
2.- Todos los movimientos de entradas y salida de materiales y entregas a
produccin debern intervenir por lo menos dos personas a fin de evitar robos,
fraudes o malversaciones.

85

3.- Todas las materias primas o materiales cuyo empleo no sea de manera
inmediata en la produccin, debern estar almacenadas en lugar seguro y bajo
una adecuada vigilancia.
4.- Tanto la clase como la cantidad de materia prima empleada en los
departamentos productivos o en la produccin de una orden determinada, debern
ser
fcilmente
conseguidas.
5.- En cualquier momento, debern poderse averiguar, contar y verificar las
cantidades y valores en toda materia prima y materiales que haya en existencia.
6.- Todas las cuentas de costos y de inventarios que se relacionen con las
materias primas y materiales debern ser susceptibles de comprobacin en cuanto
a la exactitud de sus totales por medio de cuentas principales en el mayor general.
Estos principios trata de impedir el derroche y perdida en el consumo de materias
y materiales, evitar robos, establecer responsabilidades, promueve la realizacin
de compras adecuadas, establecen normas de consumo, permite la toma de
inventarios y mantener un registro correcto del costo de la materia prima empleada
en
el
proceso
productivo,
facilitando
las
labores
de
auditoria.

Programa de abastecimiento de materiales y suministro.


Todo sistema productivo, para asegurarse su funcionamiento, necesita obtener del
exterior una serie de insumos y materiales a partir de los cuales se realizarn los
procesos de transformacin. La funcin de abastecimiento es la encargada de
suministrar estos recursos y adquiere una importancia fundamental en el
desempeo de una organizacin, condicionando los costos productivos y la
capacidad de respuesta al consumidor.
Dado que los materiales representan un porcentaje elevado del costo de los
artculos finales en casi todo tipo de manufactura, no es de extraar la relevancia
que ha tenido y tiene en la actualidad la gestin de aprovisionamiento. Es ste uno
de los motivos por los cuales la administracin de la cadena de abastecimiento se
ha convertido en un arma competitiva clave para las empresas.
El encargado del rea de abastecimiento tiene como responsabilidad la
coordinacin de todas las actividades vinculadas con la adquisicin de materias
primas, materiales e insumos necesarios para las actividades productivas, entre
las que se pueden nombrar las siguientes:
86

Compras
Recepcin
Almacenamiento
Gestin de
inventarios

Todas estas actividades interactan en forma dinmica, dando origen a lo que se


denomina el ciclo de abastecimiento:
La secuencia de actividades involucradas en
el proceso de aprovisionamiento comienza
con la recepcin de necesidades de
requerimientos de bienes y/o servicios, y ya
sea que se traten de adquisiciones aisladas
(por nica vez) o de compras peridicas, el
proceso lleva implcita la bsqueda y
seleccin de proveedores.
Para las adquisiciones peridicas se
confecciona un programa de abastecimiento,
de acuerdo al pronstico de la demanda y las
polticas de inventario establecidas.
En un sistema de punto de reorden, cuando
en los almacenes se detecta la necesidad de
reponer existencias, el rea de Compras
emite una orden de pedido y la enva a los
proveedores,
quienes
entregarn
posteriormente lo solicitado en el rea de Recepcin.
Una vez controlada la entrega, las mercaderas se trasladarn a los Almacenes,
donde permanecern hasta el momento de su consumo en el proceso productivo;
as, las existencias van disminuyendo hasta llegar nuevamente a su punto de
pedido, dando lugar al inicio de un nuevo ciclo de abastecimiento.
El esquema que se acaba de describir responde a un modelo de reposicin, esto
es, cuando el nivel de inventario cae por debajo de un determinado nivel se
repone el stock1. El M.R.P. (Planeamiento de Recursos de Manufactura) introduce
algunas variaciones en este proceso, ya que se trata de un sistema de requisicin,
donde los materiales e insumos siguen un programa de aprovisionamiento de
acuerdo al plan maestro de produccin.
Las modalidades de abastecimiento justo a tiempo tambin introducen cambios al
modelo presentado, principalmente porque responden a sistemas de produccin

87

de arrastre, en donde, a partir de la demanda de los clientes se moviliza todo el


sistema de produccin de la empresa y de los proveedores.
En este tipo de sistema, a partir de las rdenes de produccin generadas por
pedidos de los clientes, la firma solicita las materias primas y materiales
correspondientes a sus proveedores, quienes los entregan de manera casi
instantnea en el lugar de produccin evitando los pasos de recepcin y
almacenaje previos.

Poltica de distribucin de materiales en las oficinas. .


La poltica de distribucin es una accin comercial ajena ya que el fabricante
pierde control sobre algunos elementos del proceso.
Tiene valor estratgico ya que un esmerado diseo de la poltica de distribucin
potencia el desarrollo de un plan garantizando la consecucin de objetivos.

88

Organizacin del Programa de abastecimiento de los materiales


del rea de la gerencia..
Las actividades incluidas dentro de este proceso son las siguientes:
(a) Clculo de necesidades: Es una actividad propia del planeamiento logstico.
Las necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para
el funcionamiento de la empresa, en cantidades especficas para un determinado
perodo de tiempo, para una fecha sealada, o para completar un
determinado proyecto.
El clculo de las necesidades se materializa con los pedidos o la requisicin. Las
necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser
por consumo, reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iniciales y
necesidades para proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar al factor
tiempo.
(b) Compra o adquisicin: Esta actividad tiene por objetivo realizar las
adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y econmicas en
la calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y
al precio total ms conveniente.

Los principales objetivos especficos de esta actividad son:Mantener la continuidad del abastecimiento;Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada;Mantener existencias econmicas compatibles con la seguridad y sin
prejuicios para la empresa;- Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc.,
buscando calidad adecuada;Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y
materiales;Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuacin;Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse
por la permanente capacitacin del personal; y, mantener informado al gerente de
logstica o gerente general acerca de la marcha del departamento.
(c) Obtencin: La obtencin empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a
la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la
exactitud y calidad de lo que se recibe.
(d) Almacenamiento: Este implica la ubicacin o disposicin, as como la custodia
de todos los artculos del almacn, que es la actividad de guardar artculos o
materiales desde que se producen o reciben hasta que se necesitan o entregan.

Los principales aspectos de esta actividad son:


Control de la exactitud de sus existencias.
Mantenimiento de la seguridad.
89

Conservacin de los materiales.


Reposicin oportuna.
(e) Despacho o distribucin: Consiste en atender los requerimientos del usuario,
encargndose de la distribucin o entrega de la mercadera solicitada.
Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es
necesario contar con el embalaje o empaque para asegurarnos que las cantidades
y calidades de los artculos o materiales sean correctas. Es igualmente importante
en esta funcin asegurar el control de la exactitud de los artculos que se
despachan, as como la rapidez de su ejecucin para cumplir con los plazos
solicitados.
(f) Control de stocks: Como objetivo de esta actividad debemos plantear el
asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin
sobrepasar la capacidad de instalacin.
Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los
artculos de abastecimiento.
(g) Utilizacin de desperdicios: Esto con el fin de tomar las medidas ms
ventajosas para la empresa.

Actividades de aprendizaje

Actividades de aprendizaje
a. Elabore un mapa conceptual del contenido de esta unidad
b. En grupo de 5 expondrn el contenido del mapa conceptual

90

Actividades de Autoevaluacin
1. Qu es almacn?
2. Enumere los tipos de almacn y explique
2 de ellos.
3. En qu consisten las polticas y
reglamentos de almacn? Establezca las
diferencias, si considera que existen.
4. Defina materiales e insumos y explique su importancia.
5. De acuerdo al formato dado de solicitud de materiales, haga su
propio pedido.
6. Qu es el programa de abastecimiento de materiales?
7. Enumere las polticas de distribucin de materiales.
8. Cmo se organiza el programa de abastecimiento?

91

Unidad VI: Gestin Presupuestaria.


Objetivo de la Unidad: Gestionar el Presupuesto del rea, de
acuerdo a polticas y manuales de procedimiento.
Concepto de Presupuesto
Historia.
La palabra presupuesto se compone de dos races latinas:
PRE = que significa antes de, o delante de, y
SUPUESTO = hecho, formado, como a continuacin se aprecia:

Por lo tanto, presupuesto significa "antes de lo hecho".


Concepto.
Se llama presupuesto al clculo y negociacin anticipada de los ingresos y
egresos de una actividad econmica (personal, familiar, un negocio, una empresa,
una oficina, un gobierno) durante un perodo, por lo general en forma anual. Es un
plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y
trminos financieros que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas
condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad
de la organizacin.1 El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las
empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por trmino de un
ao.
Elaborar un presupuesto permite a las empresas, los gobiernos, las
organizaciones privadas o las familias establecer prioridades y evaluar la
consecucin de sus objetivos. Para alcanzar estos fines, puede ser necesario
incurrir en dficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el contrario, puede
ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentar un supervit (los
ingresos superan a los gastos).
En el mbito del comercio, presupuesto es tambin un documento o informe que
detalla el coste que tendr un servicio en caso de realizarse. El que realiza el
presupuesto se debe atener a l, y no puede cambiarlo si el cliente acepta el
servicio.
92

Caractersticas del presupuesto

1. De formulacin
Adaptacin a la entidad
La formulacin de un presupuesto, debe ir en funcin directa con las
caractersticas de la empresa, debiendo adaptarse a las finalidades de la misma
en todos y cada uno de sus aspectos; esto es, la adopcin de un sistema de
control presupuestario, no puede hacerse siguiendo un patrn determinado,
aplicable a todo tipo de compaas; adems el presupuesto no es slo simple
estimacin, su implantacin requiere del estudio minucioso, sobre bases
cientficas (en ciertos casos) de las operaciones pasadas de la compaa, en que
se desea implantar, del conocimiento de otras empresas similares a ella, y del
pronstico de las operaciones futuras, de acuerdo con:
La accin, coordinacin y control de funciones
Todo los actos en la vida, aun los ms sencillos, antes de realizar se
han estado basados en un plan; para formular un presupuesto debe partir de un
plan preconcebido, por otro lado, dicha planeacin no resultaran prctica si no se
llevar a cabo formalmente, los planes no se realizan en el momento en que se
presenta alguna situacin favorable, no, debe tener una proyeccin futura y ser
encaminados hacia un objetivo claramente definido; para lograrlo es
imprescindible, coordinar y controlar todas las funciones que conducen a alcanzar
dicho objetivo.
Entre los aspectos recomendables
funcionamiento del presupuesto estn:

respecto

inciso,

para

un

mejor

- seccionar en tantas partes el presupuesto, como responsables en la funcin que


haya en la entidad, con autoridad precisa e individuales de los interesados en el
control y al cumplimiento del presupuesto, de tal forma, que cada rea
de responsabilidad, deba ser controlada por un presupuesto especfico.
- los presupuestos deben operar dentro de un mecanismo contable, para que sean
fcilmente comparables.
- no dejar oportunidad a malas interpretaciones o discusiones.
- elaborar los presupuestos en condiciones de poder ser alcanzables.
2. De presentacin

De acuerdo con las normas contables y econmicas


Los presupuestos se utilizan como herramientas de la administracin (pblica o
privada) tienen como requisitos de presentacin indispensable, ir de acuerdo con
las normas contables y econmicas y de acuerdo con la estructura contable para
efectos de comparacin.
93

3. De aplicacin

Elasticidad y criterio
Las constantes fluctuaciones del mercado la fuerte precisin a que actualmente se
ven sometidas las organizaciones, debido a la competencia, obligan a los
dirigentes a efectuar considerables cambios en sus planes, en plazos
relativamente breves, de ah que sea preciso que los presupuestos sean aplicados
con elasticidad y criterio, debiendo estos aceptar cambios en el mismo sentido en
que varan las ventas, la produccin, las necesidades, el ciclo econmico,
etctera.

Ventajas y desventaja del presupuesto


Ventajas:
1. Cada miembro de la empresa pensaran en la consecucin de metas especficas
mediante la ejecucin responsable de las diferentes actividades que fueron
asignadas.
2. La direccin de la firma realiza un estudio temprano de sus riesgos y
oportunidades y crea entre sus miembros el hbito de analizarlos y discutirlos
cuidadosamente antes de tomar decisiones.
3. De manera peridica ser replantean las polticas y despus de revisarlas y
evaluarlas se concluye que no son adecuadas para alcanzar los objetivos
propuestos.
4. Ayuda a la planeacin adecuada de los costos de produccin.
5. Se procura optimizar resultados mediante el manejo adecuado de los recursos.
6. Se crea la necesidad de idear medidas para utilizar con eficiencia los limitados
recursos de la empresa, dado el costo de los mismos.
7. Es el sistema ms adecuado para establecer "costos promedio" y permite su
comparacin con los costos reales, mide la eficiencia de la administracin en
el anlisis de las variaciones y sirve de incentivo para actuar con mayor
efectividad.
8. Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la
empresa.
Desventajas:

94

1. Sus datos al ser estimado se estarn sujetos al juicio o la experiencia de


quienes los determinaron.
2. Es slo una herramienta de la gerencia. "Un plan presupuestario se disea para
que sirva de gua a la administracin y no para que la suplante".
3. Su implantacin y funcionamiento necesita tiempo; por lo tanto, sus beneficios
se tendrn despus del segundo o tercer periodo cuando se haya ganado
experiencia y el personas que participen su ejecucin est plenamente convencido
de las necesidades del mismo.

Metodologa de Presupuesto
METODOLOGA PARA ELABORACIN DE PRESUPUESTO
Etapas

de

la

preparacin

del

presupuesto.

Para elaborar los presupuestos se deben considerar las etapas siguientes en su


preparacin.
1.Preiniciacin
2.Elaboracin
del
presupuesto
3.Ejecucin
4.Control
5.Evaluacin
1. En la etapa de Preiniciacin se evalan los resultados obtenidos en vigencias
anteriores, se analizan las tendencias de los principales indicadores empleados
para calificar la gestin gerencial (Ventas, costos, precios de las acciones en el
mercado mrgenes de utilidad, rentabilidad, participacin en el mercado y otros),
se efecta la evaluacin de los factores ambientales no controlados por la
direccin
y
se
estudia
el
comportamiento
de
la
empresa.
Este diagnstico contribuye a establecer los fundamentos de la planeacin, las
estrategias
y
lo
operacional.
2. En la segunda etapa, la elaboracin de los presupuestos. Con base en los
planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se ingresa en
la etapa durante la cual estos planes adquieren dimensin monetaria en trminos
presupuestales. Para tal fin se establecen las siguientes pautas:
a. En el campo de las ventas, su valor depender de las perspectivas de los
volmenes a comercializar previstos y de los precios. Para garantizar el alcance
de los objetivos mercantiles, se tomaran decisiones inherentes a los medios de
distribucin,
los
canales
promocionales
y
la
poltica
crediticia.
b. En el rea de produccin, se programarn las cantidades a fabricar o
95

ensamblar, segn los estimativos de ventas y las polticas de los inventarios de


productos
terminados.
c. Las compras se calculan en trminos cuantitativos y monetarios, con base en
los programas de produccin y en las polticas que regulan los niveles de
inventarios
de
materias
primas,
insumos
o
componentes.
d. La jefatura de relaciones industriales o de talento humano, debe preparar el
presupuesto de la nmina en todos los rdenes administrativos y operativos. Esto
lo lleva a cabo con base en los requerimientos de personal planteados por cada
jefe de rea y de acuerdo con los criterios de remuneracin y las disposiciones de
gobierno, frente a los cambios salariales o reajustes anuales y la garanta que se
establece de reajuste salarial en convenciones o pactos colectivos con los
trabajadores.
e. De igual forma se tiene en cuenta, la elaboracin de otro tipo de presupuestos
como el de Costos indirectos de fabricacin, los presupuestos de gastos de
administracin
y
de
ventas.
Es competencia de los encargados de la funcin presupuestal reunir la
informacin de la operacin normal y de los programas que ameriten inversiones
adicionales. El presupuesto ya integrado y coordinado se entrega a la gerencia
con los respectivos comentarios y recomendaciones respectivas, se discute su
conveniencia financiera, se procede a realizar los respectivos ajustes, aprobarlo,
publicarlo
y
difundirlo3.
Una
tercera
etapa
es
la
EJECUCION.
La ejecucin es la puesta en marcha de los planes, con el consecuente inters de
alcanzar los objetivos trazados. El Comit de presupuestos se debe constituir
como el principal impulsor, buscando el empleo eficiente de los recursos fsicos,
financieros y humanos, con la finalidad de alcanzar las metas preestablecidas.
4.

La

cuarta

Etapa

es

denominada

el

CONTROL.

El presupuesto es una especie de medidor en la ejecucin de todas y cada una de


las actividades empresariales. El control consiste en realizar un monitoreo, un
seguimiento y acompaamiento en tiempo real. Se comparan los pronsticos con
la
realidad.
5.

la

ltima

etapa

es

la

EVALUACION.

Al finalizar el periodo para el cual se elabor el presupuesto, se prepara un


informe crtico de los resultados obtenidos que contendr no slo las variaciones
sino el comportamiento de todas y cada una de las funciones empresariales. Es
necesario analizar las fallas en cada una de las etapas iniciales y reconocer los
logros. Esta retroalimentacin es muy importante para las reas, as se lograr
mayor conciencia de su desempeo y tomar las medidas correctivas necesarias.
Debemos recordar que los presupuestos deben ser comparados con la ejecucin
real en forma peridica, de tal forma que se establezca aquellos cambios drsticos
96

o estructurales que pueden hacer que estos sufran ajustes en el tiempo.

Accin presupuestaria de la Gerencia.


El presupuesto es un plan, lo cual significa que expresa lo que la administracin
tratar de realizar, por lo que tiene las siguientes caractersticas:
1.
Integrador. Indica que toma en cuenta todas las reas y actividades
de la empresa. Dirigido a cada una de las reas de forma que contribuya al
logro del objetivo global. Es indiscutible que el plan o presupuesto de un
departamento de la empresa no es funcional si no se identifica con el
objetivo total de la organizacin, a este proceso se le conoce como
presupuesto maestro, formado por las diferentes reas que lo integran.
2.
Coordinador. Significa que los planes para varios de los
departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en
armona. En trminos monetarios: significa que debe ser expresado en
unidades monetarias.
3.
Operaciones. Uno de los objetivos primordiales del presupuesto es
el de la determinacin de los ingresos que se pretenden obtener, as como
los gastos que se van a producir. Esta informacin debe elaborarse en la
forma ms detallada posible.
4.
Recursos. No es suficiente con conocer los ingresos y gastos del
futuro, la empresa debe planear los recursos necesarios para realizar sus
planes de operacin, lo cual se logra, con la planeacin financiera que
incluya Presupuesto de Efectivo y Presupuesto de Adiciones de Activos.
La etapa de preparacin de los presupuestos debe constituirse en la
oportunidad de constatar cmo se est manejando la empresa y cmo se
debera hacer para alcanzar los objetivos establecidos en forma eficiente,
eficaz y econmica. La evaluacin de los mtodos, sistemas,
procedimientos y estructura de la organizacin permite considerar e incluir
97

mejoras en los presupuestos, contra los cuales se conciliar su


cumplimiento.

Sistema automatizado del presupuesto


IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS PARA LA GERENCIA MODERNA
Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en
las operaciones de la organizacin, adems de:

Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la


empresa en unos lmites razonables.

Sirven como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la


empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.

Cuantifican en trminos financieros los diversos componentes de su plan


total de accin.

Las partidas del presupuesto sirven como guas durante la ejecucin de


programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como
norma de comparacin una vez que se hayan completado los planes y programas.

Los procedimientos inducen a los especialistas de asesora a pensar en las


necesidades totales de las compaas, y a dedicarse a planear de modo que
puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia
necesaria.

Los presupuestos sirven como medios de comunicacin entre unidades a


determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de
estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a travs de niveles sucesivos
para su ulterior anlisis.

Normas y Polticas de Presupuesto


A.

Polticas

1.1.
Fomentar la austeridad, el ahorro, la disciplina presupuestal, la
transparencia y la racionalidad en el uso, conservacin y destino de los
recursos, sin menoscabo de las funciones sustantivas.
1.2.
Fortalecer el sistema de evaluacin del cumplimiento de las metas
establecidas en cada proyecto, de forma tal que permita alcanzar los
objetivos del Plan de Desarrollo Institucional y de los planes de las
entidades de la Red y maximizar la efectividad y eficiencia en el ejercicio
de los recursos institucionales.
1.3.
Promover e impulsar la captacin de recursos mediante fuentes
complementarias de financiamiento.
98

1.4.
Mantener la eficiencia en los procesos de registro, actualizacin,
publicacin y acceso de la transparencia de informacin pblica
institucional, en los trminos establecidos por la ley en la materia.
1.5.
Promover la optimizacin de los recursos humanos, materiales y
financieros y la desconcentracin y simplificacin de las funciones
administrativas, a fin de hacer eficiente su aplicacin para el mejor
cumplimiento de las funciones sustantivas de la Institucin, de conformidad
con las polticas, objetivos y estrategias establecidas en el Plan de
Desarrollo Institucional.
1.6.
Vigilar la pertinencia y orientacin de las actividades programadas en
los proyectos anuales, atendiendo las necesidades especficas y
prioritarias de la Institucin.
1.7. Reducir las asimetras de personal entre las entidades mediante la
redistribucin del personal adscrito a la Administracin General y aquellas
dependencias con excedente en su plantilla.
1.8.
Fortalecer la infraestructura fsica y equipamiento tecnolgico de la
entidad.
B.

Normas

1.1 En el caso de las funciones propias del personal de mandos


medios y superiores, slo se autorizarn contratos temporales
equivalentes a Jefe de Unidad o Coordinador.
1.2
El titular de una dependencia deber contar con el visto bueno
de la Coordinacin General de Recursos Humanos antes de asignar
actividades acadmicas o administrativas a personas que no formen
parte de la plantilla de la dependencia. La solicitud puede ser
presentada por va electrnica.
1.3
La jornada extraordinaria de trabajo deber ser utilizada como
un mecanismo de carcter excepcional u ocasional y estar sujeta a
los lineamientos previstos en la Ley del Trabajo, a la realizacin de
programas y actividades prioritarios o de extrema urgencia, propias
de la dependencia o en apoyo a otras; su asignacin deber ser
congruente con las funciones del puesto o plaza del personal que
las desempee.
1.4
Con el propsito de abatir el impacto presupuestal del
crecimiento de la bolsa de horas y de contribuir a la mxima
99

utilizacin de los recursos humanos, los titulares de las entidades


debern aplicar al personal autorizado.

Solicitud de asignacin presupuestaria..


Este proceso de asignacin de presupuesto tiene su base en las solicitudes que
cada rea debe presentar a la gerencia. En este documento se especifican todos
los ingresos y gastos que han ocurrido anteriormente, adicionndole los posibles
nuevos gastos que pudieran ocurrir. Con esta base, la gerencia tiene la
complicada tarea de analizar cada solicitud y tomar decisiones para la distribucin
eficiente del dinero, aprobando y rechazando propuestas. Este momento es crucial
en el proceso de la asignacin de presupuesto y de la rentabilidad de la empresa
en general, puesto que si este proceso no se realiza eficientemente, puede
generar eventualidades que resultaran costosas para la empresa.
En resumen, la asignacin de presupuesto es un proceso muy importante para el
desarrollo eficiente de las actividades de la empresa. Este proceso se realiza en el
momento de la planificacin, especficamente financiera. Resultan cruciales las
solicitudes que cada rea enva con sus especificaciones respectivas sobre los
ingresos y los gastos que pueden ocurrir en el desarrollo de las actividades de la
empresa. Adems, la asignacin de presupuesto cuenta con un porcentaje de
seguridad, que consta del 1% al 5% para cubrir gastos ante cualquier eventualidad
y se considera oportuno el monitoreo y control que realizan cada cierto tiempo
durante un periodo, para evitar que estas eventualidades ocurran.

100

Actividades de aprendizaje

Actividades de aprendizaje
-

Elabore un mapa conceptual de esta unidad.

En grupo de 5 realice una exposicin de la unidad.

Actividades de Autoevaluacin
1. Qu significa la palabra presupuesto?
2. Defina presupuesto.
3. Cules
son
presupuesto?
4. Describa las
presupuesto.

las

caractersticas

del

desventajas

del

metodologa

del

ventajas

5. En qu consiste
presupuesto?

la

6. Cmo se constituye la etapa de preparacin del presupuesto?


7. Cul es la importancia de los presupuestos para la gerencia moderna?
8. Haga un breve resumen de las normas y polticas del presupuesto.
9. Cul es la base del proceso de asignacin del presupuesto?
10. Qu es la asignacin del presupuesto?

101

Unidad VII: Manejo de Caja Chica.


Objetivo de la Unidad: emplear caja chica, segn polticas y
Norma de control interno.
Concepto de Caja chica.
La Caja de una empresa es el lugar donde se deposita el dinero disponible, que
existe en la misma por aportes de sus dueos o por ingresos derivados de
su actividad. Esos recursos, en general, se depositan o guardan
en lugares seguros, y no estn a disposicin directa de quienes manejan la
entidad.
En toda empresa, pblica o privada se asignan recursos dinerarios para afrontar
los gastos diarios no previstos en el presupuesto habitual, con el fin de resolver
situaciones cotidianas urgentes, que no permiten seguir trmites habituales de
autorizacin de gastos; y que por ser de poco monto, deben resolverse de
inmediato evitando perjuicios mayores, y para hacer ms gil ciertas gestiones. En
general los fondos disponibles en Caja Chica son reducidos, y
cada institucin determinar su monto mximo.
Tal vez se trate de enviar una documentacin urgente, sacar fotocopias, servir un
refrigerio a un cliente importante, abonar papelera faltante, proceder al arreglo de
cerraduras, gastos de viticos no habituales, etctera, que requieren
una resolucin inmediata, y pago en efectivo, pues no justifica la emisin de
cheques.
Por supuesto, el responsable del manejo de la Caja Chica, deber requerir los
comprobantes de gastos, que debern justificarse ante los superiores, y
registrarse, para hacer una rendicin mensual de cuentas, gastos que podrn
descontarse del total de ingresos, como cualquier otro gasto, especialmente con
fines tributarios. Es posible, adems que esos fondos de caja Chica, puedan ser
objeto de arqueos sorpresivos, con fines de control, por lo cual se recomienda
llevar un adecuado control de los gastos y un registro sistematizado.

102

Viatico
Son recursos asignados a los servidores pblicos que para el desempeo de sus
funciones deban de trasladarse por un perodo mayor de 24 horas a lugares
distintos al de su adscripcin. Dichos recursos cubrirn los gastos por concepto de
alimentacin, hospedaje y gastos menores inherentes al viaje.

Tipos de viticos en Nicaragua.


-

Alimentacin
Transporte

Descripcin de proceso de reembolso de caja chica


Procedimiento
Recepcin
1.- Se asignar un fondo fijo de caja chica para Recepcin, el cual se utilizar
conforme la actividad misma de la empresa lo vaya requiriendo, en gastos con
valor mximo de $ 2,000.00. Los gastos sern estrictamente indispensables para
la operacin del negocio y debern estar soportados con factura, nota o ticket que
ampare el total del gasto.
2.- Se encargar de hacer la relacin de gastos de caja chica donde incluir fecha,
No. De factura, proveedor, importe, IVA y total, adems de una breve descripcin
del gasto. Esta ser enviada va correo electrnico a Coordinacin Administrativa y
se
le
presentar
en
fsico
para
su
firma.
Coordinacin Administrativa.
3.- Deber revisar la relacin enviada por Recepcin y si est de acuerdo con ella,
enviar su autorizacin por correo electrnico y firmar el documento fsicamente
previo
conocimiento
y
autorizacin
de
Direccin
General.
Recepcin.
4.- Anexar al conjunto de facturas la hoja firmada y elaborar la solicitud de
cheque que entregar a Tesorera para la reposicin del efectivo.
Tesorera.
5.- Generar la transferencia electrnica o el cheque en su caso e informar a
Coordinacin Administrativa de que ya fue concluido el proceso.

103

6.- En caso de generarse el reembolso a travs de un cheque, se encargar de


cambiarlo para entregar a Recepcin el efectivo pendiente de reembolsar.
Recepcin.
7.- Recibir el efectivo de parte de Tesorera en caja chica para su resguardo.

Norma de Control Interno de Caja Chica.

El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo


siguiente:
Deber establecerse un lmite mximo para los pagos a realizarse por caja
chica. Los que excedan dicho lmite, se debern pagar con cheques.
Esta cuenta slo se mover cuando se decida aumentar o disminuir el
fondo, o para su eliminacin.
Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.
La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la
Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal.
La reposicin del fondo se har mediante cheque a favor de la persona
responsable del mismo.
El fondo se cargar a cada una de las cuentas de gastos o de costos,
segn se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica.
Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, debern estar
aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y
letras, el monto pagado.

104

Ejemplo de pago de planilla de viatico.

105

Pagos varios por caja chica.


La Caja Chica se utilizar para atender gastos de menor cuanta que no tengan el
carcter de previsibles y/o que por razones de urgencia deban ser atendidos de
inmediato, tales como:
a) Para todas las Cajas Chicas:
1)

tiles de oficina y escritorio, siempre y cuando no existan los


artculos requeridos en stock y se haya obtenido la certificacin de su
inexistencia.

2)

Arreglo y adquisicin de cerraduras y otros elementos de seguridad.

3)

Fotocopias para uso oficial cuando la solicitud no pueda ser


satisfecha en tiempo y forma por el Centro de Fotocopiado, o cuando
no se disponga de una fotocopiadora en el rea, en forma
permanente o transitoria.

4)

Gastos de servicio de comunicaciones: fax, telefona fija, Internet,


(siempre que no se trate de abonos peridicos) cuando por razones
de urgencia no puedan ser realizados por medios propios.
Reparaciones menores de rodados, cuando por cuestiones de
distancia no puedan realizarse siguiendo el trmite normal que rija
para las contrataciones.
5)

Informe de rendicin de cuenta de caja chica..


Se presenta el MANUAL Y FORMAS PARA LA RENDICIN DE CUENTAS para
que las Municipalidades, Empresas Municipales y Mancomunidades reflejen su
informacin financiera y presupuestaria, utilizando las formas actualizadas que
han sido diseadas para tal fin.
El manual consta de catorce (14) formas, nueve (9) consolidadas y cinco (5)
complementarias, distribuidas de la manera siguiente:
Formas Consolidadas

Formas Complementarias

01 Liquidacin del Presupuesto de Ingresos 05 Arqueo de Caja General.


02 Liquidacin del Presupuesto de Egresos
por cada Programa.
03 Liquidacin del Presupuesto de Egresos

06 Arqueo de Caja Chica o


Fondo por cada programa
Rotatorio.
08
Control
Financiamientos.

de

106

Consolidado.
04 Liquidacin del Presupuesto.
07 Cuenta de Tesorera.
11 Estado de Ingresos y Egresos.

09 Control de Bienes Muebles e


Inmuebles.
10 Informe Anual de Proyectos.

12 Balance General.
13 Estados de Ingresos y Egresos Comparativo.
14 Balances Generales Comparativos.

El uso de estas formas y requisitos es de obligatorio cumplimiento para las 298


municipalidades, Empresas Municipales y Mancomunidades de Honduras, por
cada ejercicio fiscal.
Del manual se entrega un ejemplar impreso y uno en disco compacto (c d),
conteniendo un archivo en Excel con las formas, de la 01 a la 14. En ste se
describen los conceptos y una explicacin detallada para el llenado de cada
forma, asimismo, los funcionarios (as) o empleados (as) que deben firmar y
sellar el documento para convertirlo en informacin oficial de cada
Municipalidad, Empresas Municipales y Mancomunidades. Se incluye tambin
el catlogo de cuentas del presupuesto de ingresos y egresos.
Requisitos para la presentacin: Son requisitos necesarios para la presentacin
de la Rendicin de Cuentas los siguientes:
1. Formato impreso en original y que contenga los nombres, firmas y sellos de

los funcionarios y/o empelados responsables de su elaboracin y


presentacin.
2. Formato digital compacto (CD-Rom), en hojas electrnicas de Excel con

frmulas, fuente nmero 12, en lenguaje office 97-2003 u otro software ms


reciente.
3. Dictamen u opinin del Auditor Municipal (si lo hubiera), refirindose

estrictamente al contenido y elaboracin del informe de Rendicin de


Cuentas.
4. Certificaciones de Puntos de Actas por aprobacin del informe de Rendicin

de Cuentas, Presupuesto y sus Modificaciones.

107

5.

Constancias originales de Saldos Bancarios, de las cuentas a favor

de la municipalidad, al 31 de diciembre del ao que se est liquidando.

108

Ejemplo de rendicin de cuenta de caja chica...

109

Actividades de aprendizaje

Actividades de aprendizaje
1. Elabore un mapa conceptual de la unidad.
2. En grupo de 5 realice una exposicin sobre su mapa conceptual.

Actividades de Autoevaluacin
1. Qu es caja chica?
2. Explique el concepto de vitico.
3. Enumere los tipos de vitico y explique con sus
palabras en qu consiste cada uno de ellos.
4. En qu consiste el proceso de reembolso de
caja chica? Explique.
5. Resuma las normas de control interno de caja chica.
6. Qu pagos se pueden realizar por medio de la caja chica?
7. Cul es el objetivo del informe de rendicin de cuentas de caja chica?

Glosario

PARA SABER MS
-

http://www.monografias.com/trabajos90/control-elementos-del-costo/control-elementosdel-costo.shtml#ixzz41xBogGYc

http://www.monografias.com/trabajos17/abastecimiento/abastecimiento.shtml#ixzz41xKY
ek52

110

http://www.monografias.com/trabajos80/conceptos-teoria-pressupuestos/conceptosteoria-pressupuestos2.shtml#ixzz41xRs4Ci2

Concepto de caja chica - Definicin en


DeConceptos.com http://deconceptos.com/ciencias-sociales/cajachica#ixzz41xslwUH1

http://www.monografias.com/trabajos37/controles-internos/controlesinternos.shtml#controlefect#ixzz41xxUf5JB

Bibliografa
Referencias Bibliogrficas

Presupuestos
Enfoque
Moderno
y
control
de
planeacin
recursos
Autor:
(Segunda
edicin)
Administracin
Financiera
edicin)
de(Dcima
Lawrence
J.Witman
Presupuestos
Moderno
planeacin
Enfoque
y
(Segunda
control de
edicin)
recursos
Autor:
-

Jorge E. Burbano Ruiz y Alberto Ortz Gmez

111